發(fā)布時(shí)間：2023-06-06 15:56:39
序言：寫作是分享個(gè)人見解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的檔案管理的方法樣本，期待這些樣本能夠?yàn)槟峁┴S富的參考和啟發(fā)，請盡情閱讀。
1.1檔案管理人員的管理意識不強(qiáng)
在現(xiàn)今醫(yī)院人事檔案中，由于管理人員對檔案的不重視，導(dǎo)致人事檔案中出現(xiàn)偽造、丟失和錯(cuò)漏等情況。另外部分醫(yī)院出現(xiàn)了“棄檔”問題，原因是這些檔案沒有對人才的整體素質(zhì)進(jìn)行反應(yīng)，醫(yī)院不能通過檔案看到人才的綜合能力素質(zhì)。因醫(yī)院人事檔案沒有專業(yè)的管理人員，一般是由其他相關(guān)人員兼職管理，所以忽視了檔案管理的重要性，對于其管理也只是走流程，應(yīng)付上級檢查
1.2管理方式落后
良好的管理方式離不開先進(jìn)的檔案管理設(shè)備和完善的系統(tǒng)，然而部分醫(yī)院對于人事檔案管理沒有重視，對于建設(shè)完善的檔案管理沒有投入過多的資金，導(dǎo)致缺少必備的基礎(chǔ)管理設(shè)備，甚至沒有相關(guān)的管理部門。人事檔案管理還停留人工操作上，電子化管理沒有得到普及，也不能利用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行管理，從而降低了醫(yī)院人事管理工作的工作效率，檔案的處理也變得更加的困難。
1.3檔案管理制度不夠完善
由于一些醫(yī)院沒有根據(jù)實(shí)際情況來發(fā)展人事管理制度，也沒有相關(guān)的制度考核措施，檔案通過不同的渠道、不同的部門、不同的時(shí)間被移交人事檔案管理部門，導(dǎo)致人事檔案材料的不完善和不規(guī)范。從事人事檔案管理的工作人員對人事檔案管理的責(zé)任心不強(qiáng)，沒有充分認(rèn)識到檔案的重要性，使人事檔案的操作不合理、收集不夠及時(shí)甚至出現(xiàn)丟失的情況。因人員的流動較大，醫(yī)院使用人才的手續(xù)也變得簡潔化，在人事檔案管理中，終身制沒有得以及時(shí)糾正，補(bǔ)充，既阻礙醫(yī)院人員的流通性也對上級人事部門的審批工作造成一定的困難。
1.4檔案管理制度單一化
盡管時(shí)代在不斷的發(fā)展，部分醫(yī)院在對人事管理的工作上沒有跟上時(shí)代的步伐，仍然使用很多年前的老方法對其進(jìn)行管理，由于其管理制度的單一性，不能為醫(yī)院更好的創(chuàng)造價(jià)值，延緩了醫(yī)院的發(fā)展。
1.5檔案過于陳舊
因?yàn)楝F(xiàn)今醫(yī)院的人事檔案大多放在檔案室中，常年沒有人進(jìn)行翻動，需要查詢信息時(shí)非常困難，而且檔案中由于人員的疏漏存在不真實(shí)或與真實(shí)情況不符合的情況，如果需要對人事檔案進(jìn)行修改，則具備一定的工作難度。
2對醫(yī)院人事檔案管理的方法措施
2.1對人事檔案進(jìn)行現(xiàn)代化管理
醫(yī)院需要根據(jù)人事檔案的管理流程和指定的規(guī)章制度對人事檔案進(jìn)行信息自動化的現(xiàn)代化管理。醫(yī)院人事檔案的編制不要根據(jù)國家相關(guān)政策來執(zhí)行，在管理執(zhí)行過程中可以根據(jù)檔案所屬人的具體情況進(jìn)行分級處理，然后由檔案管理人員利用電子系統(tǒng)對人事檔案進(jìn)行管理，對醫(yī)院的每個(gè)工作人員進(jìn)行電子存檔。人事檔案的電子檔可以跟人事管理同步進(jìn)行，這樣既避免了因人事檔案材料的滯后性引起的失真，又有利于讓醫(yī)院的人事檔案具備真實(shí)性和完整性。將計(jì)算機(jī)運(yùn)用到醫(yī)院人事檔案的管理工作中，快捷的對人事檔案進(jìn)行檢索相關(guān)人員、歸檔相關(guān)信息、查詢?nèi)藛T、傳遞舊信息、接收新信息、輸出需要的內(nèi)容，對人事檔案進(jìn)行合理利用。由于人事檔案的唯一性，在對人事檔案進(jìn)行查閱長，需保證人事檔案的完整性，不能進(jìn)行隨意的修改和刪除資料。同事檔案具備一定的嚴(yán)密性，沒有得到相關(guān)允許，嚴(yán)禁私自查閱信息。完善真實(shí)的人事檔案有利于醫(yī)院對于醫(yī)護(hù)人員的素質(zhì)情況、人才結(jié)構(gòu)等進(jìn)行準(zhǔn)確且快速的分析，為人才指定相關(guān)數(shù)據(jù)表格，方便醫(yī)院對人才的管理和相關(guān)人才政策的指定，有利于實(shí)現(xiàn)知人善用的效果。另外可以根據(jù)人事檔案中不同員工的特點(diǎn)指定培訓(xùn)計(jì)劃，使人事檔案更好的為提高經(jīng)濟(jì)效益和社會效益做貢獻(xiàn)。
2.2對人事檔案系統(tǒng)進(jìn)行及時(shí)維護(hù)更新
人事檔案管理系統(tǒng)不能只在系統(tǒng)出現(xiàn)問題的時(shí)候才對其進(jìn)行維護(hù)，日常的生活中也需要專門的人員對醫(yī)院人事檔案管理進(jìn)行維護(hù)。平時(shí)不注重對系統(tǒng)的運(yùn)轉(zhuǎn)維護(hù)，出現(xiàn)問題時(shí)會加大修改的難度。人事檔案管理維護(hù)需要對其軟件和硬件兩方面進(jìn)行維護(hù)，因其軟件維護(hù)的復(fù)雜性，要求相關(guān)人員需要對系統(tǒng)做好相關(guān)的數(shù)據(jù)備份工作。其中重要的文件部分需要進(jìn)行多項(xiàng)數(shù)據(jù)的備份。
2.3對相關(guān)管理人員進(jìn)行培訓(xùn)
隨著信息化的發(fā)展，醫(yī)院傳統(tǒng)的人事管理方式需要被淘汰，取而代之的是現(xiàn)代化的人事管理模式，醫(yī)院人事檔案作為個(gè)人信息的真實(shí)記錄，要求對其進(jìn)行錄入的人員必須提高管理意識，要充分認(rèn)識到人事檔案管理的重要性；認(rèn)識到醫(yī)院的潛在生產(chǎn)力是新世紀(jì)人才，可以為醫(yī)院創(chuàng)造更大的效益。醫(yī)院的人事檔案管理人員也需要具備主動服務(wù)的觀念，幫助醫(yī)院挖掘優(yōu)秀的人力資源，是服務(wù)功能得以延伸。將醫(yī)院人事檔案中的人才信息金屬快速準(zhǔn)確的傳遞給相關(guān)科室，為醫(yī)院的相關(guān)科研部門提供方便快捷的服務(wù)。同時(shí)院方需要增加對人事管理軟硬件設(shè)備的資金投入。利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)手段幫助醫(yī)院人事檔案進(jìn)行人性化管理，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人事管理的現(xiàn)代高效化發(fā)展模式。
2.4完善人事管理制度
無規(guī)矩不成方圓，醫(yī)院為更科學(xué)、有效的進(jìn)行人事檔案管理，需要制定一系列例如《醫(yī)院人事檔案管理規(guī)范》的人事檔案制度，它們有利于為醫(yī)院人事檔案的歸檔、整體利用收集等方面提供可靠依據(jù)。在醫(yī)院進(jìn)行人事檔案管理相關(guān)活動時(shí)，需要實(shí)際情況，使活動中所有的內(nèi)容都有相關(guān)的制度參照。醫(yī)院人事檔案管理制度的建立需要根據(jù)醫(yī)院的實(shí)際情況，結(jié)合人事檔案管理的規(guī)律進(jìn)行指定。使檔案可以做到“檔隨人走”，避免出現(xiàn)人為篡改檔案和編造假檔案的現(xiàn)象發(fā)生，使人事觀看檔案具備嚴(yán)謹(jǐn)、合理和科學(xué)的原則。
3結(jié)論
1 檔案管理工作在深化改革中出現(xiàn)的問題
1.1 不重視檔案管理部門
檔案管理工作是針對人力資源和經(jīng)濟(jì)項(xiàng)目等進(jìn)行檔案資料的管理，在傳統(tǒng)的工作形式中，并沒有詳細(xì)的分析檔案管理工作對于企業(yè)的發(fā)展影響，就是在企事業(yè)單位中也存在嚴(yán)重的忽視的現(xiàn)象。沒有在重大的會議中進(jìn)行全面化和真實(shí)性檔案信息的利用，造成了企業(yè)在經(jīng)濟(jì)決策中存在偏差的現(xiàn)象，影響了企業(yè)的長久建設(shè)。由于檔案管理工作的不重視是長期存在的，即使是在整個(gè)社會的呼吁和科學(xué)化管理的促進(jìn)中，也沒有重視度的顯著提高，在管理層和基層工作人員中常出現(xiàn)工作閑散，不注重檔案管理分類、真實(shí)性管理和保密建設(shè)等。在個(gè)人信息和企業(yè)經(jīng)濟(jì)重要信息的管理中，造成了風(fēng)險(xiǎn)隱患，因此，加強(qiáng)檔案管理工作十分必要，也是現(xiàn)代化經(jīng)濟(jì)建設(shè)的必要。
1.2 檔案交接制度不嚴(yán)謹(jǐn)
檔案的分類和存檔并不困難，最容易出亂的環(huán)節(jié)就是檔案交接時(shí)?，F(xiàn)如今，大多數(shù)單位的檔案交接制度不夠嚴(yán)謹(jǐn)，導(dǎo)致許多檔案在交接時(shí)出現(xiàn)錯(cuò)亂和丟失，這樣的局面是我們不想看到的，因?yàn)闄n案一旦錯(cuò)亂和丟失就代表著檔案管理工作失去了大半意義，而且檔案的重新填寫和彌補(bǔ)是很復(fù)雜和費(fèi)時(shí)的，會嚴(yán)重耽誤單位工作的正常進(jìn)行。有關(guān)部門應(yīng)著力加強(qiáng)檔案交接制度的嚴(yán)謹(jǐn)性管理，在交接時(shí)，交接雙方都應(yīng)認(rèn)真對待檔案交接工作，一絲不茍地完成交接任務(wù)。
1.3 許多檔案管理工作者沒有切實(shí)履行宣傳檔案重要性的義務(wù)
檔案管理人員對檔案的重要性宣傳不夠，許多檔案管理工作者沒有切實(shí)履行宣傳檔案重要性的義務(wù)。在今后的工作中，檔案工作人員需要及時(shí)明確的告知檔案持有人有關(guān)檔案的相關(guān)事項(xiàng)，明確檔案持有人的責(zé)任和不重視檔案可能造成的不良后果，告知前來調(diào)取和填寫檔案的人員應(yīng)該如何填寫，并告訴他們應(yīng)認(rèn)真誠實(shí)的填寫相關(guān)檔案，如果不認(rèn)真對待就會造成嚴(yán)重的后果，想要彌補(bǔ)就會變得很麻煩。
1.4 信息化建設(shè)發(fā)展緩慢
在計(jì)算機(jī)信息化時(shí)代，我國的各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)都有了較大的提高，通過信息化技術(shù)的應(yīng)用，將復(fù)雜的工作內(nèi)容在電腦程序中實(shí)現(xiàn)了簡單化的處理，改變了人力勞動的局面，這不僅提高了工作的效率，還保證了檔案管理資料的準(zhǔn)確性。在信息化的推廣中，由于資金和人才的缺失出現(xiàn)了推廣速度較慢的現(xiàn)象，特別是在二三線城市或中小型企業(yè)中，還沒有形成網(wǎng)絡(luò)化和信息化檔案管理的使用，及時(shí)進(jìn)行了計(jì)算機(jī)軟件的連接，但是在檔案管理的應(yīng)用中并沒有最大化的發(fā)揮出效果，沒有建立信息公共平臺，在企業(yè)的各部門溝通中依然沒有現(xiàn)代化的轉(zhuǎn)變。
2 檔案管理工作的方法和注意事項(xiàng)
2.1 提高檔案管理工作意識
在新時(shí)期的人才培養(yǎng)中，需要對新一代的人在進(jìn)行科學(xué)管理的培訓(xùn)，其中就要深化基礎(chǔ)工作的重要意義，明確檔案管理在企業(yè)中的重要意義，在提高重視度的同時(shí)也提倡人才在工作中的檔案使用，學(xué)會利用真實(shí)的數(shù)據(jù)與資料進(jìn)行工作計(jì)劃。對于檔案內(nèi)部的管理人員，要進(jìn)行既具備檔案管理能力，又具備信息化應(yīng)用的復(fù)合型人才。企業(yè)內(nèi)部在注重檔案管理工作重視的同時(shí)，不僅僅要在相關(guān)制度中明確、在管理監(jiān)督工作中加強(qiáng)，還要在應(yīng)用設(shè)施上進(jìn)行資金成本的投入，如建立安全性較好的檔案庫、除濕機(jī)和計(jì)算機(jī)設(shè)備等，無論是在紙質(zhì)類文件還是在信息化建設(shè)中，都能夠保證工作的順利設(shè)施。
2.2 深化檔案信息交接過程
在檔案管理工作中，要根據(jù)檔案管理工作規(guī)范進(jìn)行信息交接過程的控制，針對交接手續(xù)進(jìn)行嚴(yán)格的執(zhí)行，不姑息檔案資料內(nèi)容不符的人員，在交接中要注重?cái)?shù)據(jù)信息的完整性，真實(shí)性。在涉及到財(cái)務(wù)檔案管理內(nèi)容中要進(jìn)行賬務(wù)是否相符的比對，按照檔案信息的分類進(jìn)行正確的歸檔處理，并在計(jì)算機(jī)信息化的應(yīng)用中進(jìn)行檔案傳遞人員的記錄、檔案信息和屬性記錄等，一是便于人員的借閱，二是一旦發(fā)生問題可以進(jìn)行責(zé)任人的確定。另外，在檔案資料的借閱中，要根據(jù)借閱者的尋求進(jìn)行耐心服務(wù)，尋求借閱人員的使用目的，這不僅有利于重點(diǎn)信息的把握，還有利于未來的服務(wù)型檔案管理工作的轉(zhuǎn)變。
2.3 健全檔案管理制度
健全檔案管理制度時(shí)應(yīng)按照規(guī)范的操作流程，杜絕檔案在操作過程中可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)。首先應(yīng)加強(qiáng)檔案管理人員的職業(yè)道德意識和安全操作規(guī)范培訓(xùn)，使檔案管理員具備較高的職業(yè)操守，同時(shí)通過規(guī)范的操作，杜絕在人員操作的過程中出現(xiàn)不該出現(xiàn)的漏洞。其次，應(yīng)盡量統(tǒng)一各單位檔案存儲的格式、統(tǒng)一成相同的處理軟件。這樣能夠防止文檔在格式轉(zhuǎn)換中由于軟件兼容性問題被損壞或丟失。檔案部門既是制定檔案規(guī)章制度的主管部門，又是規(guī)章制度的執(zhí)行部門。
2.4 建章立制，有章可循，規(guī)范操作
建立相關(guān)制度規(guī)范檔案管理工作迫在眉睫，加強(qiáng)制度的建設(shè)和章程的規(guī)范需要提出標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理工作流程，這個(gè)流程應(yīng)符合實(shí)際工作的需要。統(tǒng)一了規(guī)范和章程后，需要檔案管理工作部門和工作人員的認(rèn)真遵守，規(guī)范其操作流程，認(rèn)真細(xì)致的工作。做到有章可循。在調(diào)取、更新和存儲檔案時(shí)更應(yīng)該加強(qiáng)規(guī)范性，避免錯(cuò)誤的發(fā)生。
目前，我國人事檔案管理的工作中存在很多的不足之處，人事材料的不齊全，缺乏一定的真實(shí)性與準(zhǔn)確性，參加工作的時(shí)間存在隨意填寫的情況。因?yàn)槠渖婕傲酸t(yī)院員工的薪水、評職稱與晉升問題，特別是醫(yī)院人事檔案管理工作，很多醫(yī)院員工在醫(yī)院工作多年沒有得到晉升的機(jī)會，對薪水的漲幅也不滿意，轉(zhuǎn)而怪罪是醫(yī)院的問題。其實(shí)不然，現(xiàn)在很多的醫(yī)院采取的是聘任與合同制，這部分員工對于其在醫(yī)院的職位相對缺乏安全感，總希望能在這家醫(yī)院工作積累了經(jīng)驗(yàn)后去別的醫(yī)院就能夠得到轉(zhuǎn)正的機(jī)會，于是將自己個(gè)人的檔案放在身邊，這樣做的目的就是可以在使用方面要方便很多，從而導(dǎo)致了其個(gè)人的人事資料信息缺失，銜接不上。還有就是一些醫(yī)院覺得人事檔案管理比較容易，一般都是其他崗位上的人員來從事，身兼數(shù)職就無法做到將工作做到最好，于是就有了個(gè)人信息失真的情況出現(xiàn)。因此，本文基于這一點(diǎn)，將就醫(yī)院人事檔案管理的方式進(jìn)行分析與研究。
1 全面提高人事檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)
隨著時(shí)代的不斷變化，社會的進(jìn)步、科學(xué)的快速發(fā)展，人事檔案的管理工作方式也在跟著變化。但是人事檔案管理工作的本質(zhì)內(nèi)容是沒有變化的，熟練掌握人事工作、檔案工作是人事檔案管理人員最基本的工作。而隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，如今已經(jīng)是信息數(shù)字化時(shí)代，互聯(lián)網(wǎng)加計(jì)算機(jī)的工作模式已經(jīng)滲入到了每一個(gè)行業(yè)中，人事檔案管理工作不再是一檔案袋的形式保存，取而代之的是計(jì)算機(jī)錄入保存的形式，計(jì)算機(jī)管理人事檔案的方式非常方便，可以隨時(shí)調(diào)取查看，就不用再像以前一樣到檔案室的書柜上翻找那么麻煩。積極的采用現(xiàn)代化的技術(shù)與設(shè)備，開發(fā)或購買計(jì)算機(jī)管理軟件，創(chuàng)建科學(xué)有效的人事檔案存儲和檢索工具，可以很好的將人事檔案的資源進(jìn)行充分的利用。所以，從事醫(yī)院人事檔案管理工作的人員一定要熟練的掌握計(jì)算機(jī)的操作。還有就是人事檔案工作具有一定的保密性，從事該工作的人員必須要能夠堅(jiān)持原則，不得隨意篡改以及泄露。因此，要加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案的管理人員的各方面素質(zhì)，多組織工作人員參加專家的授課輔導(dǎo)或者去外面學(xué)習(xí)交流，從而最終提高醫(yī)院檔案管理工作人員的整體水體。
2 轉(zhuǎn)變醫(yī)院人事檔案管理工作的觀念，確保檔案的真實(shí)性
人事檔案的管理工作具有非常重要的社會價(jià)值，所以要在思想以及行動上對其引起高度的重視。然后就是要對醫(yī)院人事檔案的內(nèi)容、分類進(jìn)行歸類整理，對人事檔案材料的歸類范圍、歸類時(shí)間要有明確的標(biāo)準(zhǔn)。其中最主要的就是要將員工的工作能力、業(yè)務(wù)能力還有所取得的專業(yè)獎項(xiàng)以及社會影響等在其人事檔案中表現(xiàn)出來。檔案管理工作人員在工作中要非常地仔細(xì)，確保人事檔案材料的真實(shí)性，還有人事檔案的材料對紙張、字體規(guī)格、公章等都是有使嚴(yán)格要求的。所以，一定要對此進(jìn)行嚴(yán)格的控制，對一切違規(guī)的人事檔案采取拒收的形式來確保其規(guī)范性。最后就是對于醫(yī)院人事檔案要不斷的收入新的內(nèi)容，因?yàn)閱T工會隨著工作時(shí)間的變化而出現(xiàn)一些新的變動，比如人事的升遷、職位的臨時(shí)變動或者行業(yè)的變更等都是要能夠及時(shí)的在人事檔案中表現(xiàn)出來的。因此，要不斷的與各部門之間嫁接好一座良好的溝通橋梁，及時(shí)的進(jìn)行有效的溝通，如此才能在員工的人事檔案中補(bǔ)充新的材料，從而人事檔案也才能真實(shí)的反映出最新、最全的人事信息。
3 增強(qiáng)服務(wù)意識，提高醫(yī)院人事檔案社會的使用率
醫(yī)院人事檔案管理工作的終極目的是要讓檔案得到充分的利用，如此才能體現(xiàn)出其社會價(jià)值。所以，醫(yī)院人事檔案管理的工作人員要能夠做到以下三點(diǎn)：
第一，提高人事檔案的利用率，加強(qiáng)服務(wù)意識。人事檔案的管理工作不僅僅只是收集、整理以及保管那么簡單，其中最重要的還是要將其進(jìn)行開發(fā)與利用。還有就是工作人員會隨著工作的性質(zhì)進(jìn)行調(diào)動、職位提升等，所以，要能夠及時(shí)的掌握有關(guān)的信息以及工作動向，從而達(dá)到不斷提高工作效率與服務(wù)水平的目的。
第二，利用信息化技術(shù)，提高人事檔案的查閱速度。人事檔案最直接的作用就是供有需要的人員進(jìn)行查閱，以往的檔案室就像圖書館，要像找到某人的人事檔案非常耗費(fèi)時(shí)間。而現(xiàn)在有了計(jì)算機(jī)與互聯(lián)網(wǎng)之后，軟件的檢索功能使得查閱非常的方便。但也必須有人將人事檔案編寫成目錄才行，并將人事檔案掃描到計(jì)算機(jī)中進(jìn)行存儲。如此以后就可以直接在電腦上看到，如果要到檔案室提取人事檔案資料也很快捷方便。
目前，人們生活中一個(gè)非常重要的，必須的工具的就是電子計(jì)算機(jī)，其具有多種多樣的功能，這為企業(yè)的辦公帶來了巨大的變革，使企業(yè)辦公變得更加方便快捷。而在信息技術(shù)時(shí)代，最新的檔案方式就是電子信息檔案，它對企業(yè)在高科技方面的創(chuàng)新發(fā)展意義重大。但是根據(jù)具體情況來看，電子信息檔案并不全是優(yōu)化，它也有自己的不足，比如與傳統(tǒng)的紙張檔案相比，具有更大的風(fēng)險(xiǎn)性，如果沒有積極制定防范風(fēng)險(xiǎn)的措施，那么很容易導(dǎo)致企業(yè)的數(shù)據(jù)被盜，所以，企業(yè)在使用信息檔案時(shí)一定要注意信息的安全性，積極主動的制定一些避免風(fēng)險(xiǎn)的措施，以使信息資源更加安全。
一、避免風(fēng)險(xiǎn)的措施
提前預(yù)防，在風(fēng)險(xiǎn)還沒有出現(xiàn)的時(shí)候就進(jìn)行遏制是規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)最有效的方式，也是最經(jīng)濟(jì)的方式，對于電子檔案來說，應(yīng)該以其自身的潛在缺陷為根據(jù)來實(shí)施控制管理，來保證內(nèi)部信息的安全可靠，主要措施有：
1.積極引進(jìn)最新技術(shù)。計(jì)算機(jī)在工作過程中要同時(shí)結(jié)合多種措施，而規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的最好的辦法就是引進(jìn)新的技術(shù)，新技術(shù)對可以使電子信息檔案更加安全可靠。其中一個(gè)很重要的方法就是設(shè)置密碼，這是現(xiàn)代操作系統(tǒng)最常運(yùn)用的方式，在對電子信息檔案實(shí)施密碼設(shè)置后，要積極的訓(xùn)練一些計(jì)算機(jī)技術(shù)人員來實(shí)施管理控制，避免信息資源被一些外界因素干擾。
2.制定一些制度。為了保證信息資源的安全性，那么必要的管理制度是必不可少的，所以企業(yè)要主動制定一些有針對性的制度來進(jìn)行預(yù)防，也可以根據(jù)需要授權(quán)檔案管理人員自己制定制度，例如：可以規(guī)定只有管理人員才能進(jìn)行相關(guān)的系統(tǒng)操控，而無關(guān)的人員沒有權(quán)利操作系統(tǒng)等。
3.及時(shí)消除風(fēng)險(xiǎn)。為了確保信息檔案數(shù)據(jù)的安全性，及時(shí)消除潛在的風(fēng)險(xiǎn)是非常重要的，在計(jì)算機(jī)維修期內(nèi)，企業(yè)尤其要注意隨時(shí)可能存在的風(fēng)險(xiǎn)，主動采取應(yīng)對措施。因?yàn)橛?jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的的復(fù)雜性，使得控制風(fēng)險(xiǎn)工作也極其的不容易，不過，只要及時(shí)且做到全面看待問題，那么就可以把問題解決掉。比如，對于那種對計(jì)算機(jī)激進(jìn)主義異常敏感的機(jī)構(gòu)來說，為了應(yīng)對潛在的危險(xiǎn)，那么采取一定的措施是非常必要的。
4.及時(shí)進(jìn)行預(yù)防和保護(hù)。為了消除危險(xiǎn)電子信息檔案的因素，其中一個(gè)很重要的措施就是安全防護(hù)，其可以有效的避免信息數(shù)據(jù)受到外界因素的破壞，保證信息的安全可靠。
二、緩解風(fēng)險(xiǎn)的措施
電子信息檔案在遭到外界的干擾后，為了把危險(xiǎn)降到最小，就需要管理人員盡最大的努力把危險(xiǎn)掌控在一定的范圍內(nèi)，那么管理人員應(yīng)該怎么做才能使風(fēng)險(xiǎn)得到緩解?目前，許多企業(yè)開始利用風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移的策略進(jìn)行緩解，電子信息檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)緩解就是通過制定實(shí)施應(yīng)變計(jì)劃、災(zāi)難恢復(fù)計(jì)劃、電子信息檔案相關(guān)資產(chǎn)重新布置等手段來減小電子信息檔案及相關(guān)資產(chǎn)價(jià)值本身或風(fēng)險(xiǎn)的后果或影響。常見的風(fēng)險(xiǎn)緩解方法包括：事前措施、事后措施。前者是指在損失發(fā)生前為減少損失程度執(zhí)行的方案;后者是在損失發(fā)生后為減少損失執(zhí)行的方法。需要強(qiáng)調(diào)的是，在進(jìn)行電子信息檔案的管理時(shí)如果發(fā)生危險(xiǎn)，那么不管是什么情況，企業(yè)都要積極主動的進(jìn)行及時(shí)的處理，這才是最為關(guān)鍵的。
三、分散風(fēng)險(xiǎn)的措施
在電子信息檔案管理中，還有一種經(jīng)常使用的規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的措施就是轉(zhuǎn)移策略，所謂轉(zhuǎn)移策略實(shí)質(zhì)上是一種風(fēng)險(xiǎn)的分散，即把風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)到其他的地方，以此來把已經(jīng)存在的風(fēng)險(xiǎn)降到最低，一般而言，能夠從多個(gè)角度對風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移的方法實(shí)施修正，如：修改配置模式、購買保險(xiǎn)、外包給其他機(jī)構(gòu)、或者與提供商簽署服務(wù)合同等等。經(jīng)過這樣的處理之后，我們可以把復(fù)雜的風(fēng)險(xiǎn)問題進(jìn)行簡化，再對原先實(shí)施的電子信息檔案管理策略優(yōu)化改進(jìn)，創(chuàng)造更加先進(jìn)的電子信息檔案管理系統(tǒng)。此外，還可以與網(wǎng)絡(luò)供應(yīng)商互相協(xié)調(diào)，讓供應(yīng)商的安全服務(wù)符合電子信息檔案的使用需要。另外，還要強(qiáng)調(diào)的是，外包同樣隱含著風(fēng)險(xiǎn)，如果外包人員不符合合同的標(biāo)準(zhǔn)，那么后果會很嚴(yán)重。所以為了預(yù)防人為因素給企業(yè)造成損失，那么那些使用電子信息檔案的人員要做的就是一定要嚴(yán)格遵守操作標(biāo)準(zhǔn)。
四、評估風(fēng)險(xiǎn)的措施
當(dāng)風(fēng)險(xiǎn)來臨后，企業(yè)最需要做的就是積極采取措施進(jìn)行處理，為了把風(fēng)險(xiǎn)造成的影響控制在最小的范圍內(nèi)，還要積極與其他措施相結(jié)合使用。風(fēng)險(xiǎn)評估的目的是為了能夠使預(yù)防計(jì)劃更加科學(xué)合理，在對電子信息檔案實(shí)施全面分析的基礎(chǔ)上，探究引起風(fēng)險(xiǎn)的因素以及其帶來的后果。需要實(shí)施分析評估的基本內(nèi)容是：發(fā)生危險(xiǎn)的概率，危險(xiǎn)帶來的后果有多大，危險(xiǎn)的成本探析，有哪些合適的控制防范辦法等等。此外，企業(yè)管理者要樹立風(fēng)險(xiǎn)觀念，積極主動的制定一套體系完善的針對多種風(fēng)險(xiǎn)的預(yù)防計(jì)劃。需要強(qiáng)調(diào)一點(diǎn)，如果機(jī)構(gòu)中每個(gè)已被識別的弱點(diǎn)通過承認(rèn)得以控制，這說明企業(yè)在安全防范工作中未能給予足夠的重視。企業(yè)防范風(fēng)險(xiǎn)的最大弊端在于，許多經(jīng)營管理者錯(cuò)誤地認(rèn)為電子信息檔案無危險(xiǎn)性，在使用檔案資料時(shí)未采取針對性的安全管理方案，這對于電子信息檔案帶來了諸多不便。而對于檔案管理人員來說，其在管理期間要控制好各個(gè)環(huán)節(jié)的工作，這對于檔案管理是極為重點(diǎn)的。在進(jìn)行評估中，為了確保檔案信息的安全性，檔案管理人員就必須要非常警覺，對于潛在的風(fēng)險(xiǎn)能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)，并把其扼殺在萌芽狀態(tài)，對于已經(jīng)發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)要積極采取措施，力求使風(fēng)險(xiǎn)造成的損失最小。
簡而言之，管理者或管理部門在對電子信息檔案管理時(shí)，一定要有這樣的意識，即電子文件的風(fēng)險(xiǎn)不是主觀的，而是客觀存在的，這種風(fēng)險(xiǎn)不是確定的，而是不確定的，而且還可能帶來很大的危險(xiǎn)，所以一定要有對風(fēng)險(xiǎn)的警覺度，把預(yù)防風(fēng)險(xiǎn)看做所有工作的重中之重，積極制定風(fēng)險(xiǎn)防范辦法，使電子信息檔案的管理水平得以提高，這對于有效規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)和降低損失有重要的意義。
參 考 文 獻(xiàn)
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[3]鄒生.開放網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的信息安全問題[J].信息安全與通信保密.2004(4)：28～29
【關(guān)鍵詞】 疾控中心；檔案管理；問題；方法
在疾控中心的整個(gè)建設(shè)管理工作中，檔案資料是各種工作信息的一個(gè)非常重要的傳承載體，對相關(guān)檔案資料的管理工作是確保疾控中心正常工作運(yùn)轉(zhuǎn)的基礎(chǔ)性保障。因此，疾控中心必須加強(qiáng)病例、設(shè)備以及人事等方面的檔案管理工作，從而確保疾控工作的順利開展。本文就當(dāng)前我國疾控中心在檔案管理中存在的一些問題進(jìn)行分析和總結(jié)，并就疾控中心檔案管理工作的加強(qiáng)方法和注意事項(xiàng)進(jìn)行研究和討論，從而使疾控中心更好的開展工作。
1 疾控中心檔案管理中的問題
目前，我國大部分地區(qū)的疾控中心在檔案管理的工作過程中主要存在以下幾個(gè)方面的問題和不足，具體體現(xiàn)在：
1.1 檔案存在失真問題
我國有些疾控中心的檔案資料存在信息失真、缺失問題，這些都嚴(yán)重降低了檔案的真實(shí)度和可信度。究其原因主要是由于：
1.1.1 因?yàn)樵O(shè)備、技術(shù)等方面的不足，導(dǎo)致工作人員在資料的收集、轉(zhuǎn)遞、整理、利用等過程中出現(xiàn)或多或少的檔案資料的變形、缺損、遺失等，從而造成檔案資料信息的失真失實(shí)。
1.1.2 因?yàn)闄n案管理人員在業(yè)務(wù)素質(zhì)和能力水平上的良莠不齊，導(dǎo)致其對檔案資料的甄別能力不同，沒有及時(shí)的發(fā)現(xiàn)一些假履歷、假職稱等虛假檔案，從而使得這些不實(shí)檔案進(jìn)入到疾控中心的檔案庫中，造成信息的失真。
1.1.3 因?yàn)楸O(jiān)督機(jī)制的不健全，導(dǎo)致檔案在其形成、整理和補(bǔ)充過程當(dāng)中，不能得到有效的管理和控制，從而使不少人鉆了“空子”，導(dǎo)致檔案資料的不實(shí)。
1.2 檔案管理的模式方法落后 目前，我國部分疾控中心在檔案管理過程中仍舊沿用的是以前的傳統(tǒng)管理方法和模式，在檔案的分類、整理和格局布置上比較僵化，不能很好的適應(yīng)當(dāng)前高速變化發(fā)展的醫(yī)療環(huán)境和社會形勢。同時(shí)，在檔案的資料內(nèi)容上也多以靜態(tài)資料為主，缺乏現(xiàn)代化、信息化的影像資料，這在一定程度上也阻礙了疾控中心信息化建設(shè)的進(jìn)程。
1.3 部分地區(qū)存在“棄檔”問題 隨著我國社會經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展和改革開放工作的不斷深入，使得人才在當(dāng)前社會行業(yè)發(fā)展中越來越被關(guān)注和重視，有些疾控中心為了吸引更多的高學(xué)歷、高層次、高技能的醫(yī)療人才，許諾為他們重新建立檔案，從而導(dǎo)致“棄檔”現(xiàn)象的發(fā)生。同時(shí)，隨著醫(yī)療事業(yè)的不斷改革，有些疾控中心在變更檔案管理系統(tǒng)模式時(shí)，對一些不常用到的陳舊檔案丟棄、銷毀，從而導(dǎo)致檔案資料的缺失。
1.4 檔案的更新速度和利用效率低 疾控中心由于不是一線的醫(yī)療單位，因此在檔案尤其是一些新增疾病檔案的更新方面跟不上實(shí)際的疾病發(fā)展情況，從而導(dǎo)致其不能在第一時(shí)間控制病情的發(fā)展。同時(shí)，疾控中心對相關(guān)檔案的整理、利用效率偏低，有些檔案甚至很少被人問津，從而導(dǎo)致疾控中心在出現(xiàn)相似病癥時(shí)不能快速的做出恰當(dāng)、有效的反映。
2 加強(qiáng)疾控中心檔案管理的措施
針對當(dāng)前我國疾控中心在檔案管理工作中存在的問題，在今后的管理中，疾控中心可以采用以下幾個(gè)方面的方法來提高檔案管理的質(zhì)量和水平，下面就其具體注意事項(xiàng)進(jìn)行分析：
2.1 加強(qiáng)疾控中心檔案管理的法制化建設(shè) 國家要根據(jù)我國疾控中心檔案管理工作的實(shí)際狀況，結(jié)合當(dāng)前醫(yī)療事業(yè)改革發(fā)展的情況，積極的建立健全相關(guān)的法律、法規(guī)和政策制度，構(gòu)建全面、完善的檔案管理法律保障體系，切實(shí)規(guī)范疾控中心檔案管理工作在收集、整理、劃分、傳遞、調(diào)用等各個(gè)方面的管理程序和標(biāo)準(zhǔn)，從而促進(jìn)和推動我國疾控中心的檔案管理工作不斷的向著法制化、標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、規(guī)范化的方向邁進(jìn)。
2.2 大力建設(shè)疾控中心的檔案基礎(chǔ)工作 目前，疾控中心的檔案基礎(chǔ)工作建設(shè)主要包括有制度規(guī)范、設(shè)備設(shè)施、組織機(jī)構(gòu)等方面的內(nèi)容。在實(shí)際的建設(shè)過程中，疾控中心的各級領(lǐng)導(dǎo)要大力推行領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制，對一些重要基礎(chǔ)工作的檔案資料要進(jìn)行直屬化的管理。同時(shí)，還要不斷加強(qiáng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和能力水平，定期的對他們進(jìn)行相關(guān)專業(yè)知識和計(jì)算機(jī)技術(shù)的培訓(xùn)，不斷提高他們的職能素質(zhì)和水平，從而確保疾控中心檔案管理工作的順利開展。
2.3 創(chuàng)新檔案管理的新模式 目前，疾控中心的檔案資料在內(nèi)容上大致可以劃分為業(yè)務(wù)、文書、設(shè)備、財(cái)務(wù)、實(shí)物、影像等，其管理的模式通常是采用科室以及中心檔案室的兩級管理模式。由于我國疾控中心的檔案管理模式受計(jì)劃經(jīng)濟(jì)的影響較重，在模式方法上存在一定的定式和僵化，因此，疾控中心必須要順應(yīng)當(dāng)前社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展的新形勢，積極的創(chuàng)新和改革當(dāng)前檔案管理模式，加強(qiáng)中心內(nèi)部各個(gè)部門在檔案資料上的信息共享，確?？剖覚n案管理的便利性和延續(xù)性，確保中心檔案室管理的嚴(yán)密性，從而不斷提高疾控中心檔案管理的質(zhì)量和水平。
2.4 大力建設(shè)信息化檔案管理體系 隨著社會信息化、網(wǎng)絡(luò)化程度的普及，疾控中心在進(jìn)行檔案管理時(shí)也必須要加快對它的信息自動化建設(shè)，構(gòu)建全面、系統(tǒng)的信息化檔案管理體系，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的電子化、自動化和智能化辦公，加大對電子資料、影像資料的管理和控制，從而不斷提高疾控中心檔案管理工作的效率和質(zhì)量水平。
3 結(jié)語
檔案是信息保存和傳承的一個(gè)非常重要的渠道，同時(shí)，它也是一種信息資源，對社會文化的傳承和發(fā)展有著十分重要的作用意義。因此，疾控中心必須要著重加強(qiáng)對相關(guān)檔案資料的管理，使疾控中心的病癥、設(shè)備、人員等方面的檔案信息都能夠得到很好的保存和管理，為疾控中心的發(fā)展積累更多的有價(jià)值的信息資料，從而確保疾控中心的持續(xù)、良性建設(shè)發(fā)展。
參考文獻(xiàn)
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摘要：班主任工作是學(xué)校工作的重中之重。做好班主任工作對于學(xué)校、學(xué)生家庭、學(xué)生個(gè)人以及班主任自身有著重要的意義。班主任對學(xué)生進(jìn)行檔案管理即班主任對學(xué)生的家庭住址、家庭狀況、社會關(guān)系、家長聯(lián)系方式、學(xué)習(xí)簡歷、身體素質(zhì)、學(xué)生在校情況工作去向等情況進(jìn)行登記管理。這種檔案管理對于當(dāng)今的教育教學(xué)以及學(xué)生的成長具有不可替代的作用。
關(guān)鍵詞：檔案管理；基本情況；量化考核
班主任工作是學(xué)校工作的重中之重。做好班主任工作對于學(xué)校、學(xué)生家庭、學(xué)生個(gè)人以及班主任自身有著重要的意義。怎樣才能比較輕松而又簡便地做好班主任工作呢？我以為班主任必須首先做好對學(xué)生進(jìn)行檔案管理。
班主任對學(xué)生進(jìn)行檔案管理（以下簡稱“檔案管理”）即班主任對學(xué)生的家庭住址、家庭狀況、社會關(guān)系、家長聯(lián)系方式、學(xué)習(xí)簡歷、身體素質(zhì)、學(xué)生在校情況（出勤、勞動態(tài)度、品行、性格、考試成績、特長、人際交往、獲獎、違紀(jì)學(xué)期評語）、工作去向等情況進(jìn)行登記管理。這種檔案管理對于當(dāng)今的教育教學(xué)以及學(xué)生的成長具有不可替代的作用。
首先，檔案管理是學(xué)校檔案管理系統(tǒng)的重要組成部分，是學(xué)校決策者和管理者決策管理的重要依據(jù)。
其次，檔案管理是班主任決策班級事務(wù)、賞罰學(xué)生、聯(lián)絡(luò)家長、開展各項(xiàng)工作的重要參考資料。
第三，檔案管理還是所有任課老師因材施教、輔導(dǎo)學(xué)生、管理學(xué)生的腳本。
第四，做好檔案管理，有利于學(xué)校工作具有連續(xù)性、有序性，可以為學(xué)校工作的正規(guī)化、計(jì)算機(jī)化提供保障，可以提高學(xué)校工作和班主任工作的效率和質(zhì)量。
怎樣對學(xué)生進(jìn)行檔案管理呢？我以為應(yīng)首先設(shè)立這樣幾個(gè)項(xiàng)目：
一、基本情況
1、家庭住址：要詳細(xì)地址
2、家庭狀況：人口，相互關(guān)系，工作概況，經(jīng)濟(jì)收入。父母等管理人的聯(lián)系電話或方式。
3、主要社會關(guān)系：主要是在校期間來往走動的親戚及朋友的地址、聯(lián)系方式。
4、學(xué)習(xí)簡歷：主要填寫畢業(yè)（初中）學(xué)校及班主任（初中）姓名、聯(lián)系方式，便于了解該生過去的相關(guān)情況。
5、身體素質(zhì)：主要了解有無特殊病史或特殊病癥。
6、性格特征：在平時(shí)的學(xué)習(xí)生活中有沒有怪異行為，是否特別孤僻或兇悍。
二、學(xué)生在校情況：可以用以下條款來量化考核
（一）遵守紀(jì)律
1、自覺遵守紀(jì)律：自覺遵守中學(xué)生守則和中學(xué)生日常行為規(guī)范，課堂上專心聽講，不講話，不做影響他人學(xué)習(xí)的事。
2、基本遵守紀(jì)律：遵守中學(xué)生守則和中學(xué)生日常行為規(guī)范，課堂上偶爾講話或偶爾影響他人學(xué)習(xí)，經(jīng)批評教育能改正。
3、經(jīng)常違反紀(jì)律：上課經(jīng)常講話影響他人學(xué)習(xí)，或不接受批評教育，屢次違反中學(xué)生日常行為規(guī)范。
（二）學(xué)習(xí)態(tài)度
1、認(rèn)真學(xué)習(xí)：上課專心聽講，獨(dú)立完成老師布置的作業(yè)，勤于思考，認(rèn)真回答老師的提問。
2、學(xué)習(xí)表現(xiàn)一般：上課能聽講，獨(dú)立完成老師布置的作業(yè)，能回答老師提出的問題。
3、學(xué)習(xí)不認(rèn)真：上課聽講不認(rèn)真，有時(shí)不完成老師布置的作業(yè)。
（三）勞動觀念
1、勞動表現(xiàn)好：積極參加勞動，認(rèn)真打掃衛(wèi)生，生產(chǎn)實(shí)習(xí)完成任務(wù)好。
2、勞動表現(xiàn)一般：能打掃衛(wèi)生，生產(chǎn)實(shí)習(xí)任務(wù)完成一般。
3、勞動表現(xiàn)差：不參加勞動，經(jīng)常不打掃衛(wèi)生，生產(chǎn)任務(wù)不能完成或完成質(zhì)量差。
（四）文明禮貌
1、文明禮貌好：不講臟話，使用文明語言。對師長有禮貌，接受批評，不頂撞。
2、文明禮貌一般：基本上做到使用文明語言，接受批評不夠虛心。
3、文明禮貌差：時(shí)常講臟話，有頂撞師長和公共場所起哄現(xiàn)象。
（五）課外活動
1、積極參加：積極參加集體組織的各項(xiàng)文體活動。
2、尚能參加：能參加集體組織的各項(xiàng)文體活動參加。
3、經(jīng)常不參加：對集體組織的各項(xiàng)文體活動不參加。
（六）關(guān)心集體
1、主動關(guān)心：經(jīng)常主動為集體做好事，不損害集體榮譽(yù)，集體利益。
2、尚能關(guān)心：有時(shí)能為集體做好事。
3、不關(guān)心：不為集體做好事，有損害集體榮譽(yù)和集體利益的行為。
（七）愛護(hù)公物
1、愛護(hù)公物：愛護(hù)學(xué)校財(cái)產(chǎn)及教室內(nèi)的一切公物，對損壞公物現(xiàn)象能進(jìn)行批評。
2、尚能愛護(hù)公物：能愛護(hù)公共財(cái)物，但對破壞公物的現(xiàn)象不能展開批評。
3、不愛護(hù)公物：有破壞公物的行為或損壞公物后態(tài)度不好。
（八）獎懲分
1、加分
（1）堅(jiān)持為集體、他人做好事，送溫暖加1—2分。
（2）學(xué)習(xí)態(tài)度端正，成績有明顯提高、期中期末成績排隊(duì)前進(jìn)5名以上者加1—2分。
（3）為國家、集體、群眾的利益，敢于對壞人壞事作斗爭，一次加1—3分。
（4）實(shí)習(xí)生產(chǎn)中，遵守實(shí)習(xí)操作規(guī)程，刻苦鉆研技術(shù)，表現(xiàn)突出者，加1—2分。
（5）積極參加文體活動，取得突出成績?yōu)樾幑庹呒?—2分。
2、減分
（1）違反紀(jì)律，受到學(xué)校大會點(diǎn)名批評者，一次扣2分。
（2）遲到、早退、實(shí)習(xí)和自習(xí)課中途溜號，發(fā)現(xiàn)一次扣1分。曠課一節(jié)扣5分。
（3）擾亂課堂紀(jì)律和實(shí)習(xí)紀(jì)律，影響班級課堂評分者，一次扣1—3分。
（4）辱罵毆打他人者，一次扣1—5分。
（5）抽煙、喝酒者，發(fā)現(xiàn)一次扣5分。
（6）傳看黃色讀物者，發(fā)現(xiàn)一次扣5分。
（7）考試舞弊者，發(fā)現(xiàn)一次扣2—5分。
（8）談戀愛者，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)扣5—10分。
（9）佩戴首飾，或男生留長發(fā)、女生染發(fā)、坦胸漏肚者，一次扣1—3分。
（10）撕毀或涂改通知、布告、板報(bào)者，每次扣1—3分。
（11）擾亂公共秩序，造成不良影響者，一次扣2—10分。
（12）不按規(guī)定佩戴出入證，發(fā)現(xiàn)一次扣0.5分。
（九）、操行品德量化考核的幾點(diǎn)說明：
1、學(xué)生操行品德量化考核，由班主任負(fù)責(zé)進(jìn)行，班主任要經(jīng)常與任課老師保持聯(lián)系，深入學(xué)生之中，聽取學(xué)生意見，每周對學(xué)生進(jìn)行一次考核，及時(shí)加減分，并且每月在全班作一次講評，期末把考核成績報(bào)政教處。
2、評定學(xué)生加減分時(shí)要慎重，嚴(yán)格掌握標(biāo)準(zhǔn)，一般表現(xiàn)不能輕易加分，只有那些優(yōu)秀學(xué)生，在某方面有突出表現(xiàn)的情況下，才能加分。減分要有充分依據(jù)，要重事實(shí)，重證據(jù)，在減分的同時(shí)，要做好學(xué)生的思想教育工作。
3、值周人員，任課老師和其他教職工，都要關(guān)心學(xué)生的健康成長，做好教育轉(zhuǎn)化工作。發(fā)現(xiàn)學(xué)生中好人好事和后進(jìn)生的不良表現(xiàn)，應(yīng)及時(shí)與班主任聯(lián)系，使班主任對學(xué)生的考核搞得更好。
4、期末操行成績作為評選三好學(xué)生、優(yōu)秀團(tuán)干、班干和各項(xiàng)積極分子的依據(jù)之一。
5、政教處和專業(yè)組每學(xué)期對各班學(xué)生的操行考核情況進(jìn)行1—2次檢查。
6、學(xué)生操行量化考核工作，作為班主任工作考核內(nèi)容之一。
關(guān)鍵詞：水利工程；檔案；有效管理；意義；方法
水資源作為一種清潔能源，在目前被廣泛地使用，水利工程的建設(shè)也成為常見事項(xiàng)。而水利工程檔案的管理也越發(fā)的受到關(guān)注和重視，水利工程檔案的有效管理具有重要的現(xiàn)實(shí)意義，對水利工程的質(zhì)量檢測和建設(shè)有著嚴(yán)重的影響，成為了一項(xiàng)重要的工作。
一、有效管理水利檔案的意義
1.有效管理
“有效管理”是經(jīng)濟(jì)學(xué)中一個(gè)理論，是現(xiàn)代企業(yè)普遍采用的管理方式，以及追求的目標(biāo)。有效的管理是指企業(yè)通過分層管理，把管理融入日常的工作之中，并且，對企業(yè)實(shí)施全方位的管理。有效管理遵循注重成果，把握整體，利用優(yōu)點(diǎn)，相互信任，正面思維這六個(gè)基本原則，并以此為指導(dǎo)方案，進(jìn)行管理，實(shí)現(xiàn)管理的優(yōu)化。
在水利檔案管理的過程中，水利檔案的有效管理則是指對水利檔案進(jìn)行全方位的管理，根據(jù)其特點(diǎn)和大體的分類進(jìn)行整理，把管理細(xì)致化、全面化，以改變傳統(tǒng)的對水利檔案不重視的現(xiàn)象。并通過對水利檔案的有效管理，最大化地實(shí)現(xiàn)水利檔案的真正價(jià)值。
2.意義
水利工程檔案的有效管理，對于整個(gè)水利工程的建設(shè)和管理都具有重要的意義。
2.1水利工程檔案的特點(diǎn)
第一，水利工程檔案和其他檔案相同，具有科學(xué)性、完整性、服務(wù)性等特點(diǎn)，并且，由于水利工程本身的復(fù)雜性和綜合性，對其周邊的生態(tài)環(huán)境、農(nóng)業(yè)發(fā)展、工業(yè)發(fā)展都都有很廣泛的影響，因此，水利工程檔案也具有多元性和綜合性的特點(diǎn)。
第二，水利工程檔案是對水利工程從施工前期的準(zhǔn)備，到施工過程中的細(xì)節(jié)，以及施工完成后的質(zhì)量鑒定的一個(gè)完整的記錄。而工程效益的不同、環(huán)境因素的變換等客觀條件則影響著過程施工過程的整體進(jìn)度，一般而言，普通的江河護(hù)坡工程、小型閘電站新建及改建、鎮(zhèn)村組河道疏浚等小型工程，只需要幾個(gè)月或者更短的時(shí)間，但是，假如遇到大型的河道工程、水庫等的建設(shè)，就需要數(shù)年，甚至更長的時(shí)間才能完成，例如我國的三峽水電站的建設(shè)。而根據(jù)水利工程建設(shè)的周期的制約，使得水利工程檔案形成的周期性差異較大。
2.2水利工程檔案的作用
水利工程檔案是水利工程建設(shè)與管理工作中的重要組成部分，他完整、真實(shí)的記錄了水利工程的建設(shè)情況、工程質(zhì)量，為工程后期的建設(shè)具有服務(wù)性和參考性。不僅對已建成的水利工程有著重要的影響，并且，對于后來的水利工程建設(shè)也有著指導(dǎo)意義。
第一，水利工程檔案是全面鑒定水利工程質(zhì)量，查明事故出現(xiàn)原因的依據(jù)。
水利工程檔案對于整個(gè)水利工程的建設(shè)情況都有著詳細(xì)的記錄，從整個(gè)工程施工前期的準(zhǔn)備，到最后工程完工都全面記錄其中。在進(jìn)行水利工程的質(zhì)量鑒定過程中，通過這些檔案就可以得到比較全面的、詳細(xì)的資料，成為了全面鑒定水利工程質(zhì)量的依據(jù)。
并且，當(dāng)工程出現(xiàn)問題時(shí)，觀測漏洞出現(xiàn)的地方，再根據(jù)水利工程檔案所記錄在冊的，便能夠比較容易的查明事故出現(xiàn)的原因。
第二，水利工程檔案為后人改建、擴(kuò)建或者維修提供了完備的資料。
水利工程在使用的過程中，難免會出現(xiàn)一定的問題或者漏洞，或者由于周圍客觀環(huán)境的改變，而面臨著改建或擴(kuò)建的問題。這些問題的解決直接關(guān)系到水利工程的使用問題和效益問題。有了詳細(xì)的、完備的水利工程檔案，這些問題便可以得到很好的解決。
有了水利工程檔案作為指導(dǎo)，過程后期的維修、改建或者擴(kuò)建都可以在此基礎(chǔ)上比較輕松的完成。
第三，水利工程檔案對水利單位日常的工作考查中起著參考作用。
在水利單位內(nèi)部的質(zhì)量審核或者是外審中，便可以通過對水利工程檔案的查看，清楚地了解到水利單位的工作程序和建設(shè)是否合格。并且，水利單位也可以以水利工程檔案為參考資料和依據(jù)，擬定計(jì)劃、總結(jié)工作、設(shè)計(jì)水利工程。
水利工程檔案看似對水利工程建設(shè)沒有多大的關(guān)系，但是實(shí)際上卻對整個(gè)水利工程系統(tǒng)有著深刻的影響。過去人們對水利檔案資料的管理不甚重視，甚至經(jīng)常被忽略，導(dǎo)致很多原始的檔案出現(xiàn)了破舊、泛黃等問題。如今，人們逐漸認(rèn)識到水利工程檔案的重要性，開始注重對水利工程檔案的管理。
二、有效管理水利檔案的方法
實(shí)現(xiàn)水利工程檔案的有效管理，對水利工程的整體建設(shè)和管理都有著重要意義，因此，對水利工程檔案應(yīng)當(dāng)有著一套詳細(xì)具體的措施。
1.水利工程檔案管理存在的問題
1.1目前很多水利單位的水利工程檔案管理存在著很多弊端，首先就是水利工程檔案的管理責(zé)任制不明確，沒有確切的說明是由哪些人來具體的負(fù)責(zé)水利工程檔案的管理。這就容易導(dǎo)致水利工程檔案管理出現(xiàn)問題和漏洞，因?yàn)?，員工不明確自己的具體職責(zé)，并且，即使檔案管理出現(xiàn)了問題，也很難找到直接的負(fù)責(zé)人。所以，水利工程檔案的管理很容易就出現(xiàn)管理不善等問題。
1.2.水利工程檔案多以紙質(zhì)檔案為主，經(jīng)過長時(shí)間的保存后，容易出現(xiàn)各種各樣的問題。
現(xiàn)階段的水利工程檔案主要以紙質(zhì)檔案為主，但是這就存在一個(gè)很大的弊端。紙質(zhì)檔案以紙質(zhì)為主，這樣的話，在長期的保存過程中，就容易出現(xiàn)磨損、缺漏、紙質(zhì)破壞或者泛黃等各種問題。導(dǎo)致檔案失去其原本的意義和價(jià)值。
1.3.水利工程檔案管理水平普遍低下，管理手段落后。
目前我國的水利工程檔案管理普遍采用人工管理，并且是在水利工程建設(shè)完成以后，對形成的紙質(zhì)檔案進(jìn)行人工的分類和整理，在這一過程中，自身就很容易出現(xiàn)問題，對水利工程檔案造成一定損壞。
2.水利工程檔案管理的方法
現(xiàn)階段水利工程檔案管理的各種弊端的存在，導(dǎo)致了水利工程檔案的管理難以實(shí)現(xiàn)有效化，也導(dǎo)致了水利工程檔案的作用和價(jià)值難以真正的發(fā)揮。因?yàn)?，想要?shí)現(xiàn)有效的水利工程檔案的管理，首先就得解決目前水利工程檔案管理過程中所存在的問題，在此基礎(chǔ)上，才能實(shí)現(xiàn)水利工程檔案的有效管理。
2.1明確水利工程檔案管理的責(zé)任制，分工負(fù)責(zé)。
各個(gè)水利單位應(yīng)當(dāng)根據(jù)相關(guān)的規(guī)章制度，明確水利工程檔案的管理責(zé)任制。并且，大型的，有條件的水利單位最好派遣專業(yè)的人員單獨(dú)負(fù)責(zé)水利工程檔案的管理，管理人員與其他人員各司其職，分工合作。
這樣確定水利工程檔案管理的責(zé)任制，不僅方便與檔案的管理，并且，如果檔案出現(xiàn)了問題，那么也可以直接找到相應(yīng)的負(fù)責(zé)人承擔(dān)責(zé)任。有了責(zé)任風(fēng)險(xiǎn)，負(fù)責(zé)檔案管理的人員也會更加的盡心盡力做到有效管理，這樣就減少了水利工程檔案在管理過程中因?yàn)楣芾聿簧贫霈F(xiàn)的問題。
2.2進(jìn)一步推動實(shí)現(xiàn)水利工程檔案的電子化。
傳統(tǒng)的紙質(zhì)的檔案最大的不便便是保存不易的問題，因?yàn)榧堎|(zhì)的檔案容易出現(xiàn)紙張損壞、泛黃、紙質(zhì)粉化等問題，這些問題都會直接導(dǎo)致紙質(zhì)檔案的損壞，并且導(dǎo)致檔案價(jià)值和作用的減少。所以，推動水利工程檔案的電子化是一件很重要的事情。
實(shí)現(xiàn)水利工程檔案的電子化不僅在整理檔案時(shí)少了很多問題，而且，電子檔案可以更長久的保存，不用擔(dān)心會出現(xiàn)紙質(zhì)損壞、泛黃等問題損壞檔案的價(jià)值和作用。并且，電子檔案保存更方便，查閱時(shí)也相對更簡單容易點(diǎn)。
2.3提高管理水平，及時(shí)做好檔案整理收集工作。
針對現(xiàn)階段我國水利工程檔案管理水平低下的問題，提高管理水平是實(shí)現(xiàn)有效管理水利工程檔案的重要途徑和方法。
由于水利工程檔案的各種特點(diǎn)，導(dǎo)致了水利工程檔案的收集難、歸檔難等問題，要實(shí)現(xiàn)水利工程檔案的有效管理，就得解決目前檔案管理所存在的問題。
針對水利工程檔案收集難的問題，在對不同的工程建設(shè)時(shí)，采取不同的收集方式。對于過程周期短的，形成檔案材料快的工程，采取追蹤收集的方式，及時(shí)收集過程信息，這樣才能保證檔案資料的齊全。而對于過程建設(shè)周期長的則采用分階段收集的方式，并且在此期間也要加強(qiáng)檔案的催收，這樣，才能避免原始材料的損失。
提高水利工程檔案的管理水平是在原本的落后的管理水平上，加以改進(jìn)。傳統(tǒng)的，在保存電子檔的水利工程檔案的同時(shí)，還會存以紙質(zhì)的檔案作為備份，這樣，就會造成一定程度上的資源的浪費(fèi)。針對這一點(diǎn)，我們在進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)水利工程檔案電子化的同時(shí)，可以減少對紙質(zhì)檔案的采用，備份的也采取電子檔的形式。
在改進(jìn)了傳統(tǒng)水利工程檔案管理的弊端和問題的基礎(chǔ)上，便進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)了檔案的有效管理。
實(shí)現(xiàn)水利工程檔案的有效管理，對于今天的水利工程建設(shè)具有極其重要的現(xiàn)實(shí)意義，不僅能夠幫助鑒定水利工程的質(zhì)量，也對其后期的維修、改建、擴(kuò)建有著指導(dǎo)意義，成為了現(xiàn)代水利工程建設(shè)中不可忽視的一部分。
參考文獻(xiàn)：
[1]李艷君，水利檔案工作重要性及對策探討[J]，黑龍江史志，2013-05-08
一、探索檔案管理工作新方法的重要性
1.新形勢下檔案管理工作的總體要求
隨著經(jīng)濟(jì)社會的發(fā)展，信息技術(shù)的發(fā)展，使得各行各業(yè)的運(yùn)營環(huán)境發(fā)生了巨大變化，在檔案管理方面也發(fā)生了很大變化，正在逐步實(shí)現(xiàn)信息化。當(dāng)前影響檔案管理發(fā)展的不利因素是缺乏規(guī)范性，探索新的管理方法就是為了規(guī)避存在的管理工作不規(guī)范的問題，如不采取新方法，不能適應(yīng)社會發(fā)展變化，將影響各行各業(yè)的發(fā)展，甚至是難以維系社會秩序的安定。因此探索新的管理方法是為了解決當(dāng)前發(fā)展存在的問題，所以說探索新方法是加強(qiáng)檔案管理工作的總體要求。
2.各行各業(yè)加強(qiáng)自身管理的體現(xiàn)
檔案總體來說它是信息數(shù)據(jù)的集合，它體現(xiàn)了對人與事物的認(rèn)識，檔案管理工作包括整理歸檔等內(nèi)容，對于行業(yè)而言，使企事業(yè)單位更好發(fā)展，少走彎路。以企業(yè)為例，企業(yè)進(jìn)行檔案管理新方法的探索，有利于加強(qiáng)對人力資源等方面的日常管理，創(chuàng)建屬于本企業(yè)特色的企業(yè)文化，凝聚人心，齊心協(xié)力，有利于良好形象的樹立。再以學(xué)校為例，檔案作為教學(xué)活動的總結(jié)，是日常教學(xué)活動必不可少的管理內(nèi)容，采取對于檔案管理的新方法，有利于使教師得到教學(xué)經(jīng)驗(yàn)啟示，對教學(xué)活動的開展歸納總結(jié)工作，使課堂效果更具有效性。
3.各行各業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展的需要
檔案不僅包含了人與事物的信息，而且還具有可供參考借鑒的重要作用，因此為了充分應(yīng)用檔案上有用的信息，就要對檔案進(jìn)行保存等工作，以便得到新理念，促進(jìn)行業(yè)發(fā)展。在企業(yè)日常經(jīng)營中，企業(yè)管理是必須運(yùn)行的發(fā)展模式，檔案是企業(yè)發(fā)展過程中的有效見證，它體現(xiàn)了全體工作人員的智慧頭腦，當(dāng)企業(yè)遇到發(fā)展瓶頸的時(shí)候，通過整理檔案，調(diào)出檔案進(jìn)行瀏覽，就會發(fā)現(xiàn)發(fā)展中存在問題，就會總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，做出日后發(fā)展規(guī)劃，大力推動了企業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。
二、新形勢下加強(qiáng)檔案管理工作的措施方法
1.檔案管理工作存在的問題
（1）檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置不完善。檔案行政管理機(jī)構(gòu)的設(shè)置有著明顯的分類界限，每個(gè)部門之間既是各司其職，各自履行部門的職責(zé)，又配合其他部門推進(jìn)檔案管理工作有序進(jìn)行，但是由于管理機(jī)構(gòu)分類界限不明顯，又與執(zhí)法主體之間有很好的默契，致使相關(guān)的管理工作法律法規(guī)不能充分發(fā)揮作用，還有一個(gè)突出問題是在網(wǎng)絡(luò)設(shè)置上還存在整體規(guī)劃不合理的現(xiàn)象。當(dāng)前檔案室的設(shè)置上越來越呈現(xiàn)多樣化，還有專業(yè)檔案館的設(shè)置，這體現(xiàn)各行業(yè)、同行業(yè)不同部門之間采取分工明確的工作職責(zé)，使檔案管理工作簡單化，但是因?yàn)闆]有明確的規(guī)定對管理工作進(jìn)行限制，導(dǎo)致在資料的收集上遭遇各種障礙，且無法使信息得到高效應(yīng)用。
（2）缺乏公共享用的機(jī)制。檔案信息資料具有互享、互通性，能夠?qū)崿F(xiàn)資源共享，對一個(gè)行業(yè)的發(fā)展具有很重要的借鑒指導(dǎo)意義，信息化建設(shè)是當(dāng)前長期一段時(shí)間的發(fā)展方向。各個(gè)行業(yè)、各個(gè)單位之間又存在著不同差異，在運(yùn)作準(zhǔn)則上也體現(xiàn)出不同的差異之處，信息化發(fā)展建設(shè)、應(yīng)用管理也同樣存在著不同程度的差異，都制約了資源共享的實(shí)現(xiàn)。
2.加強(qiáng)檔案管理工作措施方法
