發(fā)布時間：2022-09-21 13:45:26
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的檔案信息樣本，期待這些樣本能夠為您提供豐富的參考和啟發(fā)，請盡情閱讀。
一、案例介紹
案例1：2007年，遼寧省d市三道溝鄉(xiāng)發(fā)生一起人身觸電事故，造成一名攀登變壓器臺的6歲兒童死亡。供電部門拿出了2000年與這個變壓器臺的產(chǎn)權單位所共同簽署的《供用電協(xié)議書》的證據(jù)，內(nèi)有“變壓器歸產(chǎn)權單位管理并使用”的字樣。經(jīng)法院幾經(jīng)審理，而最終裁決該鄉(xiāng)供電所不承擔賠償責任。
案例2：2008年，遼寧省f市一家企業(yè)發(fā)生債務糾紛，法院一審裁決其擔保人——f市供電部門承擔連帶責任。在二審辯論中，f市供電部門法律人舉出擔保事宜已于2006年轉(zhuǎn)給另一企業(yè)的書面證明，法院二審裁決f市供電部門不承擔責任，而追究新的擔保人的責任。
案例3：2010年，遼寧省t市職工王某與單位發(fā)生勞動糾紛而上訴勞動爭議裁決機關，由于單位出具的證據(jù)僅屬于在單位網(wǎng)上公布的電子文件，缺少加蓋的企業(yè)印鑒，缺少企業(yè)法人的親筆簽名，并沒有形成紙質(zhì)文件，勞動爭議裁決機關不認定其電子文件的法律效力，不能作為證據(jù)使用。
二、檔案信息化概述
檔案是人類社會各項實踐活動的真實記錄，是社會的寶貴財富，是人類重要的歷史文化遺產(chǎn)。檔案事業(yè)是維護歷史真實面貌的永恒事業(yè)，檔案工作深植于人類社會的活動，當然包括企業(yè)單位的活動，與社會進步與經(jīng)濟發(fā)展同步，并隨著社會文明程度的提高，越來越深入到社會生活的各個方面，在經(jīng)濟發(fā)展、科技進步、精神文明建設中發(fā)揮越來越重要的作用。
進入新世紀后，我國的信息產(chǎn)業(yè)乘上了高速列車而得到快速發(fā)展。檔案管理工作同樣表現(xiàn)出信息化趨勢，檔案的收集、整編、管理、使用，更多地體現(xiàn)在自動化、實時化、網(wǎng)絡化上，不僅減輕了檔案管理人員的工作負擔，而且檢索查詢更為方便，一般都可在內(nèi)部網(wǎng)絡上完成，無論是在時間還是空間上都顯得非常簡潔。
為了有效地開發(fā)、利用檔案信息資源，除涉及機密的檔案之外，其余檔案資源可以通過信息化處理上網(wǎng)傳遞，資源共享，以便得到更加充分的有效利用，更好地為企業(yè)建設與發(fā)展服務。這是無可非議的創(chuàng)新之舉、改革之舉，也是不以人們意志轉(zhuǎn)移的客觀規(guī)律，是檔案管理現(xiàn)代化的有效途徑和發(fā)展方向。這就是檔案信息化的基本概念。
所謂信息化檔案則是將檔案實體信息化、電子化，提倡無紙化辦公，全部檔案將在電子計算機系統(tǒng)中產(chǎn)生、傳遞、儲存并使用。它的要害是取消紙質(zhì)檔案，檔案沒有原稿，文件原稿的責任者簽字都在計算機上完成。
三、檔案信息化決不等于信息化檔案
筆者認為，檔案管理工作具有嚴肅性、嚴謹性和保密性的特征，檔案信息化只能是為檔案管理工作服務的一種工具、一種手段、一種方式，而決不是檔案管理工作的最后歸宿，檔案信息化與信息化檔案雖然有一定的聯(lián)系，但歸根結底還是有著本質(zhì)的區(qū)別，不能混為一談。不應該也不可能把檔案管理通通歸結到信息化檔案唯一途徑上，也就是說檔案信息化決不等于信息化檔案。在檔案管理工作中，片面地強調(diào)無紙化辦公，取消紙質(zhì)檔案的作法弊大于利，不可盲目地宣揚和全部推行。理由如下：
1.取消紙質(zhì)檔案（含文件沒有原稿、原稿上計算機字體簽名）無法律依據(jù)
電子文件、電子檔案尚待國家正式立法，國家檔案行政機構缺乏檔案無紙化規(guī)劃、設計和規(guī)范，目前只能對紙質(zhì)文件成為制度上法律上的選擇，也就是說法律還沒有承認電子文件、電子檔案其原始性、真實性、可靠性、權威性。立法是一項嚴肅的政權行為，必須按照嚴格的法律程序進行。如翹首以待的《電力法》的修改經(jīng)過了比較漫長的時間，也得到了專家和業(yè)內(nèi)外人士的首肯，然而至今仍未正式提交人大常委會審議。至于電子文件、電子檔案何時立法、何時頒布，難以估計，所以在現(xiàn)行法律尚未認定電子文件、電子檔案的法律效力、廢除紙質(zhì)檔案的情況下，絕對不可以用電子文件、電子檔案的替代或取消紙質(zhì)檔案。據(jù)了解，盡管無紙化辦公喊了這么多年，也做了多方面的努力，但是目前全國尚未有一個行政機關和企事業(yè)單位實現(xiàn)了真正意義上的無紙化辦公和無紙化檔案，相反隨著事業(yè)的發(fā)展，辦公用紙量卻是越來越大。所以，無紙化辦公和無紙化檔案只能是一種可望而不可即的美好愿望，還是應該實事求是，以正視現(xiàn)狀為好。大力鼓吹甚至強行實行無紙化辦公和無紙化檔案，要么是不懂得檔案管理工作的方針、政策、原則、方法和要求，要么就是憑主觀意志的盲目指揮，要么就是不顧現(xiàn)狀的急于求成。
2.檔案是信息，但信息不一定是檔案，檔案和信息的定義有原則的不同
檔案是工作中辦理完畢的經(jīng)過科學分類整理的文獻。信息是根據(jù)工作需要購買、索取或在網(wǎng)上傳遞的參考資料。檔案是真實的歷史記錄，具有法律效力的證據(jù)，而信息卻沒有這方面的要求，所以檔案的信息化決不是將檔案置于信息的地位，只是在網(wǎng)絡技術上的一個名詞而已。信息理所當然地要實現(xiàn)信息化，但檔案未必要完全實現(xiàn)信息化檔案，它可以存在于多種形式之中，信息化僅僅是其中的一個方面。
3.紙質(zhì)檔案明顯的具有原始性、真實性、權威性的特點
正是紙質(zhì)檔案的特點決定了它是不容修改的，而信息則可以利用電子計算機等設備任意移植、嫁接、拼湊、修改，電子文件、電子檔案雖是名義上的檔案，卻具有信息的特點，其原始性、真實性、權威性難以考證判斷，一旦出了本單位的大門，則難以認可。至于近年來興起的電子印章，有的人也對其充滿了不確信感，這就不足為奇了。在國家及行業(yè)已經(jīng)頒布的電子文件管理的國家標準、行業(yè)標準中，明確規(guī)定必須實行電子、紙質(zhì)形式的雙套保存，即“雙套制”機制，這不僅是一個單純的技術解決方案，而是一個不容動搖的制度化方案。
4.紙質(zhì)檔案壽命較長，可以長久保存、長久利用
雖然紙質(zhì)檔案偶然也會發(fā)生病蟲害，但是現(xiàn)代科學手段（技術或藥物）完全能使安全問題得到控制、預防，從而保證了紙質(zhì)檔案的安全長久保存。而電子文件、電子檔案則壽命較短，難以長久保存、長遠利用。計算機軟件打不開，內(nèi)容不能讀取的現(xiàn)象屢屢發(fā)生，至于硬盤中丟失或被修改的事情也絕非鮮見，更不用說遭到“黑客”的侵襲以及病毒的感染，使人提心吊膽，防不勝防。有人說：“將電子文件、電子檔案刻入光盤，可以永久保存”，經(jīng)有關專家論證，至今也沒有定論，但大部人認為，即使是光盤壽命也并不長遠，也不能永久保存。所以，妥善保存完整、準確、系統(tǒng)、規(guī)范的紙質(zhì)檔案，在一個相當長的歷史時間內(nèi)，仍然是安全、長久的有效辦法。
5.從檔案管理的法律法規(guī)上，紙質(zhì)文件仍具主導地位
《檔案法》規(guī)定檔案管理要標準化、規(guī)范化、現(xiàn)代化，是指檔案管理要創(chuàng)新觀念、創(chuàng)新機制、創(chuàng)新手段，充分利用現(xiàn)代化新設備、新技術、新材料、新手段武裝檔案管理，并不是不要紙質(zhì)檔案。檔案管理創(chuàng)新的根本原則是不能違背現(xiàn)實社會和現(xiàn)實法律的規(guī)定，如果背離了這項根本原則肯定是行不通的。再從《保密法》分析，涉及秘密的檔案不宜上網(wǎng)（指局域網(wǎng)）公開傳遞，如果涉及秘密的檔案不能上網(wǎng)，則電子文件、電子檔案就不完整，不完整的檔案，就不可能準確、全面的提供有效利用。這樣就違背了檔案管理必須完整、準確的基本要求。增強檔案安全意識，是檔案管理工作歷來所堅持的方針，一定要把安全防范措施放在首位，對于那些密級較高的檔案，原則上不進行數(shù)字化，可采取其他保護和復制措施。所以檔案管理的改革是一項嚴肅而又慎重的大事，不可掉以輕心、馬虎從事，必須以積極、慎重的態(tài)度嚴肅地對待檔案管理改革工作。歷史在前進，檔案事業(yè)也要持續(xù)穩(wěn)定的健康發(fā)展，才能跟上時代前進的步伐。
當然，以上僅僅是在分清檔案信息化與信息化檔案的基礎上，從不能用取消紙質(zhì)檔案而進行論述的，筆者的觀點是檔案信息化不等于信息化檔案。實際上并不是否定電子文件、電子檔案，更不是否定檔案管理的信息化。
應該說，檔案信息化管理是檔案部門的一項基礎性業(yè)務工作，是檔案管理向現(xiàn)代化邁進的必由之路，是檔案工作實現(xiàn)歷史與未來有機鏈接的戰(zhàn)略之舉，需要從各方面予以重視，從基礎建設、信息資源建設、目錄數(shù)據(jù)庫建設以及管理人員的業(yè)務素質(zhì)等方面予以加強。
【關鍵詞】檔案工作者；信息素養(yǎng)；檔案信息傳播
0.引言
本文具體分析了檔案工作者為什么需要很高的信息素養(yǎng)，以及需要哪些信息素養(yǎng)。這些信息素養(yǎng)在管理檔案中，會帶來哪些好處以及優(yōu)點。最后，本文作者也對如何提高檔案工作者的信息素養(yǎng)提出了自己的一些觀點和看法。
1.檔案工作者為什么要引入信息素養(yǎng)
為什么在檔案工作者的工作中要引入信息素養(yǎng)？想要回答這個問題，就必須要清楚什么是檔案工作者的信息素養(yǎng)。美國信息協(xié)會主席，保羅在1947年首次提出了相關概念。通俗的講，信息素養(yǎng)就是一個人在管理信息方面的能力和品質(zhì)，詳細的說就是檔案工作者本身具有的修養(yǎng)和能力，這些能力和修養(yǎng)是檔案工作者根據(jù)自身和外部信息環(huán)境發(fā)展的要求，自覺或不自覺的接受教育或者影響而形成的。從傳播學的角度來看，信息工作者就如同蜜蜂傳播花粉一樣，在傳播信息。
隨著社會的不斷發(fā)展，信息的傳播方式以及傳播效果等等已經(jīng)發(fā)生了很大的變化。信息素養(yǎng)包含了對信息的真?zhèn)伪鎰e，評價使用以及獨立學習等。檔案工作者的信息素養(yǎng)對于檔案信息的傳播具有重要的意義，主要原因是以下幾個方面：
1.1 檔案信息的公開化加大
檔案信息著重于現(xiàn)實的發(fā)展以及人名大眾的實際所需，來擴大自己對利用者的吸引程度。而且，隨著社會的發(fā)展，公眾的各方面的權力也發(fā)生著變化，擁有了很多信息的知情權，這就要求檔案工作者對信息有較強的辨別真?zhèn)蔚哪芰?，對待不同的信息采用不同的方式?/p>
1.2 檔案信息的傳播形式多樣化
新出現(xiàn)的傳媒技術以及傳播工具的普及，在原有的基礎上，大大增寬了信息的傳播形式。已有的技術不能適應高速的發(fā)展形勢，這就需要檔案工作者掌握更加有效的檢索信息、分辨信息、評鑒信息、傳播信息的技術和能力。
1.3 檔案信息的安全問題
先進的技術在帶給我們便利的同時，也帶來了很多的安全隱患。網(wǎng)絡黑客、病毒、木馬等等一直在困擾著我們，如何保護信息資源不受它們的侵害，保證信息的不遺漏，也是檔案工作者應具備的素質(zhì)。
做到以上所有的要求，就需要檔案工作自身擁有良好的信息素養(yǎng)，并且形成信息素養(yǎng)這一意識，在工作中時時提醒自己，是自己跟得上信息的換代速度，加快自己的進化，把工作做到最好。
2.檔案工作者需要哪些信息素養(yǎng)
2.1豐富的信息知識
一個人的受教育水平在很大程度上決定了一個人的內(nèi)在氣質(zhì)。豐富的信息知識可以提高檔案工作者的信息素養(yǎng)。信息知識主要包括信息的理論、常識、方法等。檔案工作者不僅要清楚信息文化知識，懂得信息的基本常識、概念，信息的搜索、來源等，還要正確的理解，把理論應用于實踐。現(xiàn)在大量的信息都是在網(wǎng)上傳播，檔案工作者的計算機技術也必須過硬，至少在國家二級以上，這樣才能更好地掌握信息網(wǎng)絡技術，不會被里面的新名詞、技術術語整的頭昏腦脹。很多學?，F(xiàn)在要求大學生掌握較高級的英語水平，這是有一定的道理的。因為計算機里很多程序、軟件都是用英語編寫，雖然電腦上也有翻譯工具，但畢竟沒有自己會時，理解得更加透徹。此外，使用計算機網(wǎng)絡必須遵循相關的法律條文，使用各種數(shù)據(jù)與信息要合乎國家的有關法規(guī)，尤其要嚴格遵守保密法規(guī)，防止失泄密問題的發(fā)生。
2.2 信息道德
健康的社會形態(tài)，就是公民具有底線的倫理道德。信息道德就是在信息的獲取和使用過程中的倫理規(guī)范。在面向廣大觀眾時，要真是、客觀地描述信息，不能帶上人為的主觀色彩，誤導民眾分析信息的能力。特別是電視、報刊、網(wǎng)絡等傳播工具更不應如此。高尚的信息道德是維護現(xiàn)代檔案信息行為正確性的重要保證。
2.3 信息的能力
信息的能力是指檔案工作者從事檔案工作實踐活動中應具備的對信息搜集、理解、分析、處理的能力。首先是信息的處理能力。檔案工作者在搜集到足夠的信息時，因為各種信息都包含在內(nèi)，信息容量太大，包含的內(nèi)容太多，不能很方便、準確的找到中心與重點，這就需要檔案工作者把各種信息歸類，剔除不需要或者重復的內(nèi)容。其次是信息的運用能力。篩選出有正面意義的信息，并把信息深加工，形成對國家決策者或者經(jīng)濟建設者或者是民眾的決定有好的影響的及時，準確，系統(tǒng)的信息。最后是要有信息的預判能力，也就是信息預測，根據(jù)手頭已有的信息，推測出未來最可能發(fā)生或改變的事情，這事一個檔案工作者綜合能力的體現(xiàn)，也是立足于本職工作的憑借，這對于檔案及檔案事業(yè)的發(fā)展具有重要意義。
2.4 信息的意識
信息意識就是檔案工作者對檔案工作信息的敏感程度。一個好的檔案工作者必須有著極強的好奇心，對外界發(fā)生的事情有著濃厚的興趣。首先，檔案工作者本身是一個信息源，為公眾提供各種所需信息，所以，檔案工作者必須保持對社會發(fā)展以及檔案信息的高度關注。如此才能提高對信息處理、預判的能力。其次，敏銳地感受社會信息的變化對檔案工作的影響。面對每天數(shù)以億計的海量信息，檔案工作者必須具有極其敏銳的意識，才能篩選出合適的，需要的信息，為社會建設作出貢獻。最后，要時刻注意信息存儲的安全。現(xiàn)在很多的信息尤其是數(shù)字化信息，被動過手腳之后很難發(fā)現(xiàn)，信息泄露會造成重大的經(jīng)濟損失，所以還是要注意老生常談，但經(jīng)久不衰的安全問題。
3.檔案工作者如何培養(yǎng)自己的信息素養(yǎng)
檔案工作者的信息素養(yǎng)的培養(yǎng)是一項很復雜的工作。工作量大，過程繁瑣還有很強的不確定性。下面就如何提高檔案工作者的信息素養(yǎng)，說出我自己的一些觀點供大家參考，討論。
3.1 良好的社會環(huán)境
檔案信息傳播離不開社會環(huán)境，當然這里的環(huán)境因素主要指國家的財政支持、法律建設、設備的配置情況（硬件和軟件環(huán)境）。我們每一個人不可能像一樣在鬧市中津津有味的看書，環(huán)境對我們的精神集中力存在很大的影響。大的社會環(huán)境也對信息素養(yǎng)的培養(yǎng)有著重要的主用。國家號召，領導下定決心，工作著自己有著覺悟，才能營造濃厚的提高信息素養(yǎng)的氛圍。氛圍有了，下面就是設備的資源問題，有過硬的設備支持，使得每一個檔案工作者都能使用好的設備，不僅能提高自己的技術操作，還可以學以致用，在實際操作中印證所學，把知識變成自己的財富。
3.2 高校的文化教育
學到老活到老，特別是在現(xiàn)在這個高度發(fā)達的社會。知識更新異常迅速，為了不被社會落下，我們除了自己在工作中學習之外，還要到高校中進行深造，為自己武裝，優(yōu)質(zhì)高效地完成檔案工作。
4.結語
綜上所述，檔案工作者在檔案信息的傳播中，充當著傳播者和實踐者的身份。在其日常的工作中，加入了信息素養(yǎng)這一概念，最主要的目的就是為了使檔案管理者認識到自己身負的責任，意識到在現(xiàn)代社會上，自身存在的不足之處，以及如何提高自己本身的素質(zhì)，更好地工作。只有清新的知道了自己以后的道路方向，才能在這個知識更新加快的年代，引領者檔案工作的順利、健康、和諧的發(fā)展。
【參考文獻】
[1]王建.信息素養(yǎng)與職業(yè)人才培養(yǎng)探究[J].職業(yè)教育研究，2006，（1）：134-135.
（一）檔案信息制度不健全帶來的信息安全隱患
在檔案信息化突飛猛進的背景下，相關的檔案信息安全管理制度卻未及時地建立起來，給別有用心的人竊取和不當利用檔案信息以可乘之機，嚴重危害著檔案信息的安全。比如，有的檔案管理單位解答了檔案利用者的問題，因為認為該問題具有代表性，就將該問題放入常見問題資訊庫中。若該檔案管理單位缺乏檔案信息的保護制度和保密意識，沒有對咨詢?nèi)说膫€人信息進行必要的屏蔽和處理，可能會造成用戶信息的泄露，侵犯檔案利用者的隱私權。再比如，有的地市住房公積金管理網(wǎng)絡系統(tǒng)由于缺乏相應的安全制度和技術保障措施，只需要輸入公積金繳存人的姓名就可以查閱到其工資水平和住房公積金繳納情況，而個人的收入狀況屬于個人不愿向外界透漏的的隱私，這就造成了個人檔案信息的泄露。
（二）檔案網(wǎng)絡化管理帶來的信息安全隱患
網(wǎng)絡化管理給檔案管理工作帶來便利。但是，計算機感染木馬病毒和遭受黑客惡意攻擊的風險給檔案信息的安全性帶來隱患。木馬程序一旦侵入檔案管理系統(tǒng)，很可能會破壞檔案信息數(shù)據(jù)，甚至會采取篡改、盜竊、銷毀檔案數(shù)據(jù)的破壞手段，造成檔案管理的混亂，給檔案數(shù)據(jù)的安全性帶來致命損害。另外，以光盤、硬盤等存儲介質(zhì)為載體的電子數(shù)據(jù)檔案有其自身不可克服的缺點，如信息數(shù)據(jù)不夠穩(wěn)定、易于損壞和難以固定保存等，加之檔案存儲設備更新速度很快，若不對檔案存儲設備以及相關的計算機硬件和軟件及時更新，解決數(shù)字檔案的格式轉(zhuǎn)換等問題，極易造成檔案數(shù)據(jù)丟失、毀損或無法順利讀取等情況發(fā)生。
（三）檔案管理造成的信息安全隱患
檔案信息化對檔案管理人員的素質(zhì)提出了更高的要求，要求檔案管理人員不但要精通檔案管理知識，還要精通互聯(lián)網(wǎng)知識、計算機和相應檔案管理軟件的操作方法。但是，當前檔案管理人員的年齡結構存在普遍偏大的狀況。有些年齡較大的檔案管理人員知識更新不夠及時，仍然拘泥于傳統(tǒng)的檔案管理模式，對信息化的檔案管理可能會感覺力不從心。因為對檔案管理設備和檔案管理軟件研究不夠深入，操作熟練程度不夠等原因，在管理過程中容易造成檔案數(shù)據(jù)意外刪除等丟失毀損情況，構成檔案信息的安全隱患。
二、加強檔案信息安全的舉措
（一）加強制度建設，提高檔案安全管理意識
首先，單位領導要充分認識到檔案信息安全管理的重要性，制定相應的檔案信息安全管理制度，與檔案管理人員簽訂檔案安全管理責任承諾書，安排專門檔案管理人員對所有檔案信息進行保密管理，規(guī)范檔案信息的保密審查程序和公開程序，確保做到公開的檔案信息不，的檔案信息不公開。同時，要完善檔案信息安全防范機制，嚴格禁止其他計算機對檔案管理系統(tǒng)網(wǎng)絡的接入和訪問，的檔案信息不允許與互聯(lián)網(wǎng)聯(lián)接，的計算機要設置專用密碼，在轉(zhuǎn)為非計算機時要按照《保密法》的規(guī)定對存儲硬盤進行拆除。
（二）不斷提高檔案安全管理技術，做好電子檔案的異質(zhì)備份工作
首先，提升檔案安全管理技術是保障檔案信息安全的有效途徑，要定期對管理檔案的計算機設備進行殺毒軟件的升級，及時對病毒進行掃描和查殺，避免木馬程序和黑客惡意侵入檔案管理系統(tǒng)。同時，定期對檔案管理設備如計算機設備、打印機、復印設備等進行檢查，確保各種檔案管理設備的正常使用。其次，承載電子數(shù)據(jù)檔案的存儲設備有別于傳統(tǒng)的檔案載體文件，對它的讀取必須依靠必要的硬件設備和閱讀軟件才能夠?qū)崿F(xiàn)，對這些電子文件檔案同時轉(zhuǎn)化為其他類型的載體就成為必要。做好電子檔案的異質(zhì)備份工作，就可以防止隨著技術的發(fā)展出現(xiàn)現(xiàn)有的電子檔案因為缺乏相應的閱讀設備和軟件而不能順利讀取的尷尬局面。異質(zhì)備份的常見方法主要有：將網(wǎng)絡下載文件轉(zhuǎn)變成紙質(zhì)文檔；將紙質(zhì)文檔通過掃描等手段轉(zhuǎn)換成電子文檔；將現(xiàn)有的電子照片通過拷貝等形式制作成多份備查等。
（三）優(yōu)化檔案管理人員結構，提高檔案安全防范意識
檔案管理的信息化對檔案管理人員的素質(zhì)提出了更高要求，要優(yōu)化檔案管理人員結構，建立形成梯隊的復合型檔案管理隊伍。檔案管理人員不但要熟悉檔案管理方面的業(yè)務知識以及相關的檔案管理法規(guī)，還要對計算機操作、互聯(lián)網(wǎng)知識等現(xiàn)代化的科技知識做到熟練掌握。這就要求我們必須要建立健全檔案管理人員的管理制度，對檔案管理人員的配備、流入流出等規(guī)定嚴格的程序，明確各類管理人員的工作職責和違反規(guī)定造成檔案安全信息不當泄露應承擔的責任。要定期對檔案管理人員進行業(yè)務知識和檔案信息安全管理方面的培訓，提高他們的安全防范意識和防范技能水平。
三、結語
醫(yī)院的檔案管理的信息化任務成為艱巨。因為相比醫(yī)院的基礎設施建設現(xiàn)代化、醫(yī)療設備和流程的現(xiàn)代化，醫(yī)院的檔案管理信息化底子還很薄，而且沒有引起充分的重視，而且由于檔案信息化跟不上，由此帶來的影響是極為深遠和全方面的，會阻礙醫(yī)院的改革和進步。因此極為必要引入信息化技術，加快醫(yī)院的檔案管理的信息化進程。
完善檔案管理，提高檔案管理的信息化水平，有助于檔案管理工作的質(zhì)量提高，信息全球化時代，社會檔案需求的變化，對包括檔案工作領域方面提出的要求更多，國家、省、市、縣檔案部門及各行業(yè)檔案部門正在采取多種手段和措施，積極推進檔案信息化建設進程。醫(yī)院作為大眾關注、關乎民生的重要部門，更應對檔案信息化建設給予高度重視。醫(yī)院檔案工作，不僅面對社會經(jīng)濟、政治、科技、文化、教育等各方面，更要面對社會大眾。如今，越來越多的利用者要求及時、準確地獲取所需的檔案信息，傳統(tǒng)的檔案服務方式的低效檢索狀況，顯然難以適應這種新的變化。
另外一方面，我國的醫(yī)療衛(wèi)生改革工作也在如火如荼的進行，在改革過程中需要的信息的支持，而這些基礎的信息都來自于醫(yī)院的檔案，而且改革本身也應當被記錄到檔案中去，改革的諸多舉措、以及改革效果的評價，也應當被記錄入檔案，這也將有利于及時發(fā)現(xiàn)醫(yī)療衛(wèi)生改革過程中的問題，使改革更加科學、更加合理。醫(yī)院作為醫(yī)療服務部門，其服務質(zhì)量的好壞關系到人民的生命安全，醫(yī)院每天服務成千上萬的患者，如果管理過程不規(guī)范不科學，那么無疑將影響醫(yī)院的服務質(zhì)量，醫(yī)院檔案管理工作作為重要基礎工作之一，是醫(yī)院管理工作的重要組成部分，它的作用具有不可替代性。實現(xiàn)檔案信息化管理，對加快現(xiàn)代醫(yī)院建設具有重要的保障和推進作用，不可忽視，不可或缺。
目前的醫(yī)院信息化建設面臨以下的問題：
首先是醫(yī)院的檔案管理基礎比較差。在目前的醫(yī)院管理的各個環(huán)節(jié)，基本均已經(jīng)引入了計算機技術，無論是行政辦公層面，看病服務方面，醫(yī)療檢查等各個方面，均已經(jīng)滲透了信息化，醫(yī)院的放射科、實驗室和局域網(wǎng)等尤其顯著。但是檔案管理的信息化卻沒有跟上。在檔案管理方面的信息技術參與度遠遠低于其它的部門和領域。一是表現(xiàn)在醫(yī)院的信息管理軟件沒有跟上，有的醫(yī)院使用的還是最簡單的檔案管理方法，用手工的登記和整理，這樣無疑就影響了醫(yī)院檔案信息的可利用性和可分析性；有的醫(yī)院即使是有管理信息軟件，但是無法實現(xiàn)與其它系統(tǒng)的兼容和共享，不能服務于醫(yī)院其它方面的管理需要，使得醫(yī)院管理缺乏可兼容性和可擴張性。很多醫(yī)院的信息化建設過程中都存在著類似的問題，就是在上信息管理軟件的時候不聯(lián)動，往往是各個部門獨立進行自己的，沒有辦法與其它系統(tǒng)兼容和共享信息。
其次是檔案管理信息化的規(guī)范性和制度性不強。導致醫(yī)院檔案管理工作無據(jù)可依，沒有系統(tǒng)性，完全根據(jù)自己的意愿行事。我國的醫(yī)院信息化管理的規(guī)范化和標準化方面，還有很多的工作要做。只有做到了規(guī)范化，才能為后期的信息化打好基礎，做好鋪墊。否則檔案管理的信息化起不到提高效率、節(jié)約人力物力的效果。醫(yī)院的檔案是一個較廣義的概念，在不同的部門科室均有不同類型的檔案，這些檔案多是分部門管理，每個部門的管理規(guī)范和習慣都不一樣。有的醫(yī)院即使是有綜合檔案管理部門，但由于對業(yè)務不了解，管理人員的專業(yè)知識不到位，所以綜合檔案管理辦公室的工作人員所做的也只是一些基層的收集和整理的工作，并不能更有效地發(fā)揮檔案的更高信息價值，而醫(yī)療方面的檔案如病例檔案、各種檢查影像等，則是屬于醫(yī)務部門管理。由于各管理部門間所采用的工作模式、管理手段的不同，在檔案管理權責上也不夠明確，使得檔案工作集中統(tǒng)一管理原則不能很好地實施，形成多頭管理，各行其道。在醫(yī)院的綜合目標管理考核中往往沒有將檔案工作納入其中，造成了對各類檔案管理的規(guī)范化和標準化的困難，進而影響檔案管理信息化水平的提高。
第三，醫(yī)院的檔案管理人員的知識水平和知識結構的局限，也制約了醫(yī)院檔案管理的信息化水平。很多人關于醫(yī)院檔案管理的概念還是停留在最傳統(tǒng)的檔案管理上，而沒有任何關于信息化和網(wǎng)絡知識方面的考慮。同時醫(yī)院的人才選擇也多是向?qū)I(yè)的技術水平方面要求，對檔案管理投入的人力資源和物力資源不足，
進而導致檔案管理水平不高，缺乏活力。
針對以上存在的問題，從醫(yī)院的信息化角度來看，領導層面一定要引起充分的重視，在組織領導、規(guī)劃安排、人員配備、制度建設、場地保障、經(jīng)費支撐、設備使用上予以大力支持，切實保障檔案信息化建設的工作需求。檔案管理人員要打破傳統(tǒng)的思維定勢，確立新理念，了解社會各部門檔案管理新動態(tài)，解放思想、努力創(chuàng)新，積極應對傳統(tǒng)檔案管理模式向信息化管理模式轉(zhuǎn)變的挑戰(zhàn)。
另外要推進電子歸檔。電子文件檔案是檔案信息化管理的重要資源，要按照電子文件歸檔與管理的要求，規(guī)范開展各項工作。首先，由各科室檔案管理人員制作整理電子文件后交醫(yī)院檔案室，通過技術處理，將已經(jīng)歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，從而識別和保護文件的原始結構，保證電子文件的可靠性。同時，把帶有歸檔標識的電子文件統(tǒng)一進行文件格式轉(zhuǎn)化，保證數(shù)據(jù)的可靠性和通用性，拷貝至醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)庫之中，為在更廣領域提供利用打下基礎。
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Abstract： Through explaining the specific measures to strengthen archives information quality， this article proposes countermeasures on how to achieve the maximum utilization of archives resources development.
關鍵詞： 強化;檔案信息質(zhì)量;開發(fā)利用;共享
Key words： strengthen;archives information quality;development and utilization;sharing
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1006-4311（2015）04-0199-02
0 引言
本文所講的檔案信息質(zhì)量主要是從檔案卷宗的內(nèi)在質(zhì)量入手的，其主要體現(xiàn)在：檔案內(nèi)容的完整性、檔案內(nèi)容反映的事件的真實性、檔案卷宗排序的規(guī)律性和合理性以及檔案紙質(zhì)的優(yōu)劣性和文字書寫清晰度等。
1 檔案信息質(zhì)量與開發(fā)利用的關系
首先，檔案信息質(zhì)量是檔案開發(fā)利用的前提。檔案信息質(zhì)量決定著檔案開發(fā)利用的程度，如果檔案的信息質(zhì)量不齊全，那么檔案開發(fā)利用的效果就不理想，而如果檔案內(nèi)的資料齊全，那么在查詢檔案信息時就可以快速地查詢出來，從而節(jié)省了大量的人力物力，促進了檔案的重復利用;其次，檔案的開發(fā)利用是評價檔案信息質(zhì)量的唯一標準。檔案信息如果不能被有效地利用，則檔案管理就失去了應有的作用，也就不能真正實現(xiàn)檔案信息保存的意義。檔案信息資源的利用，可以反映出檔案信息的質(zhì)量，信息需求人員在查詢檔案信息時，發(fā)現(xiàn)檔案中沒有自己需要的信息就說明檔案信息的質(zhì)量不高，就需要檔案管理人員及時地進行檔案的更新與完善。結合筆者多年的檔案管理經(jīng)驗，高校檔案資源數(shù)據(jù)庫內(nèi)的資源建設，很大一部分是由于學生在查詢相關信息時因為缺乏相應的信息而進行補充的，因此檔案信息質(zhì)量與開發(fā)利用是相互促進的關系。
2 提高檔案信息質(zhì)量的措施
2.1 提高檔案信息意識，加強檔案宣傳 首先，提高高校管理者以及檔案管理工作人員的檔案質(zhì)量意識。檔案信息質(zhì)量的高低與檔案形成者有很大的關系，作為直接從事檔案信息收集與管理的檔案工作人員，一定要具有檔案信息質(zhì)量管理意識，在源頭上規(guī)范檔案信息的質(zhì)量，保證檔案內(nèi)容的真實、全面，同時高校的管理者作為檔案管理工作的總負責人，一定要重視檔案信息質(zhì)量，加強對檔案信息質(zhì)量管理的支持力度，制定切實可行的有助于提高檔案信息質(zhì)量的制度措施，規(guī)范檔案管理工作;其次，要加強對檔案信息質(zhì)量管理工作的宣傳力度，讓人們明白檔案信息質(zhì)量的重要性，提高檔案管理人員的檔案信息質(zhì)量優(yōu)化意識，因此高校要積極組織檔案管理人員參加各種檔案管理工作交流會與培訓會，提高他們的思想意識。
2.2 做好檔案信息的收集工作 檔案信息質(zhì)量的高低取決于檔案信息收集階段的質(zhì)量，檔案信息收集得比較全面而且準確就會提高檔案信息的質(zhì)量，因此對于納入到歸檔的信息一定要進行甄別：一是要做好檔案的鑒定制度，檔案管理人員要對檔案信息進行仔細地鑒定，對于不符合事實的信息要堅決地給予去除;二是建立檔案審核制度，對于收集的信息要經(jīng)過多部門多環(huán)節(jié)的審核之后，才能納入到檔案中，通過嚴格的審核制度保證檔案信息質(zhì)量的真實。
2.3 創(chuàng)新檔案信息管理技術 在信息化時代背景下，強化檔案信息質(zhì)量，就必須要借助現(xiàn)代計算機技術，實現(xiàn)檔案資源信息的數(shù)字化、網(wǎng)絡化，通過現(xiàn)代計算機技術可以實現(xiàn)檔案信息在形成的過程中的準確性，而且還可以提高檔案信息資源的使用率。通過網(wǎng)絡技術實現(xiàn)檔案信息資源的共享，為人們使用檔案信息提供了便捷的途徑，當前的檔案信息管理技術主要有：一是信息安全技術。信息安全技術就是通過對檔案共享平臺的安全管理，保證共享平臺不被外界病毒等侵犯，保證檔案信息共享平臺的安全運行;二是數(shù)據(jù)遷移與數(shù)據(jù)仿真技術。該技術是實現(xiàn)高校檔案信息資源公共平臺的重要支撐，通過該技術可以保證檔案信息需求者之間通過該平臺了解檔案信息，而不再受地點、時間的限制。
3 強化檔案信息質(zhì)量，促進檔案開發(fā)利用的具體對策
3.1 建立完善科學的高校檔案管理機制 一是要貫徹集中統(tǒng)一管理的原則。高校在教學、科研、生產(chǎn)、管理等各項實踐中形成的有保存價值的全部檔案，應當由高校檔案部門全面收集、集中管理;二是要加強規(guī)章制度建設。規(guī)章制度是做好各項工作的前提保證，要使高校的檔案材料收集齊全完整，必須建立一套切實可行并且操作性較強的檔案材料歸檔的規(guī)章制度。要堅持按規(guī)章制度辦事，克服隨意性，持之以恒;三是要對高校教學檔案進行科學有效的管理。要把檔案工作納入到學校、部門的計劃、規(guī)劃，納入教學、科研管理工作，納入教師、專業(yè)人員和機關干部的職責范圍，并且要布置、檢查、驗收檔案工作。只有完善檔案管理機制、實行崗位責任制、責任到人，高校檔案工作為教學科研服務才能落到實處。
3.2 扎實做好檔案信息的整理工作 檔案工作的目的就是為高校的廣大師生提供各種信息資源，為高校教學活動提供豐富的資源。而檔案信息開發(fā)利用的前提，就是高校的檔案信息豐富、全面、正確，因此實施檔案開發(fā)利用的根本就是要做好檔案信息的整理工作，以便為師生提供更加全面的服務。首先，高校的檔案管理人員要按照檔案信息的種類進行科學的分類，并且按照檔案信息資源進行區(qū)別化的收藏，以便信息需求者在檢索信息時能夠在第一時間知道檔案信息的內(nèi)容;其次，高校在整理檔案信息資源時，要密切聯(lián)系高校的實際發(fā)展情況。要積極構建適合本校專業(yè)發(fā)展的檔案信息資源，比如高校在構建檔案信息資源時要選擇本校學生的資源，比如高校沒有藝術類專業(yè)的學科，高校就要少構建甚至不構建藝術類的檔案信息資源。
3.3 優(yōu)化檔案信息質(zhì)量，構建檔案信息資源共享平臺
基于現(xiàn)代媒體技術的發(fā)展，高校檔案管理部門要充分利用現(xiàn)代計算機技術，實現(xiàn)高校檔案信息的數(shù)字化，以此解決檔案信息資源傳播速度慢、資源分布不均的問題。一是實現(xiàn)高校內(nèi)部檔案資源的數(shù)字化。高校的檔案管理部門要積極將現(xiàn)代計算機技術引入到檔案信息資源建設中，實現(xiàn)對高校檔案資源的數(shù)字化平臺建設，高校內(nèi)的師生可以通過網(wǎng)絡平臺進入到高校檔案信息資源管理中心，從而快速地查詢自己需要的知識;二是構建高校間的檔案信息資源共享平臺。高校之間要加強合作，整個高校內(nèi)的檔案信息資源，通過構建區(qū)域性的高校檔案信息平臺，不僅可以實現(xiàn)檔案信息的最大利用率，解決高校檔案資源不均的問題，還可以降低高校的檔案資源建設成本，提高高校的經(jīng)濟效益;三是加強高校檔案資源與社會公共檔案信息資源的整合，隨著高校教育功能的轉(zhuǎn)變，高等教育服務于區(qū)域經(jīng)濟的發(fā)展，因此高校檔案信息資源要與公共檔案資源實現(xiàn)整合。
3.4 高校檔案管理人員要轉(zhuǎn)變服務方式 檔案的開發(fā)利用是檔案工作的主要內(nèi)容，因此要想最大程度開發(fā)利用檔案信息資源就必須要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的服務理念，創(chuàng)新服務方式：一是檔案管理人員要改變服務理念，檔案管理工作職能要由檔案信息管理轉(zhuǎn)變?yōu)榉e極主動提供服務，樹立為廣大師生服務的意識;二是拓展服務范疇。高校檔案信息資源的開發(fā)利用對象不僅僅是高校內(nèi)的師生，還要服務于區(qū)域經(jīng)濟的發(fā)展，檔案管理人員要利用高校的豐富信息資源，為地方經(jīng)濟發(fā)展提供豐富的理論知識;三是要建立完善的溝通與反饋機制，檔案管理人員要及時與信息需求者進行溝通，征求信息需求者的意見，了解自己在工作中的缺陷，以便在以后的工作中得以改正。
總之，基于檔案信息質(zhì)量與檔案開發(fā)利用的相互促進關系，高校一定要重視檔案信息質(zhì)量，通過提高檔案信息資源的質(zhì)量，促進檔案的開發(fā)利用，發(fā)揮檔案資源的作用，從而為高等教育的科學發(fā)展提供重要的支撐。
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關鍵詞：醫(yī)院；檔案；信息化
檔案是社會經(jīng)濟發(fā)展必不可少的寶貴信息資源，隨著技術的發(fā)展與進步，檔案由最初的紙質(zhì)版發(fā)展成現(xiàn)在的電子版，與之相應的是對檔案信息化的需求進一步增強。而如今迅猛發(fā)展和廣泛應用的信息技術，更是為檔案的信息化建設創(chuàng)造了前所未有的契機。
1 醫(yī)院檔案信息化建設的重要性
楊公之主編的《檔案信息化建設導論》中定義檔案信息化建設為“在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現(xiàn)代信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理和提供利用服務?！贬t(yī)院檔案信息化建設作為檔案信息化建設的一個重要組成部分，尤其是在當前快速發(fā)展的信息社會中，信息技術變革了醫(yī)院傳統(tǒng)的信息管理模式，使得以計算機及檔案管理軟件應用為主，利用計算機、掃描儀等對檔案進行搜索、存儲和管理，成為了醫(yī)院檔案管理方式發(fā)展的必然趨勢，也是醫(yī)院實現(xiàn)信息共享、實現(xiàn)與醫(yī)保系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng)，保障人民群眾效益的重要手段，更是適應時代和社會發(fā)展的客觀要求。
2 全面完成醫(yī)院檔案信息化建設的主要任務
2.1 檔案部門需具備完善的基礎設施
首先檔案管理需配置足夠面積的檔案室、辦公室、檔案柜，以及電子檔案儲存應用所需的電子計算機、空調(diào)、去濕機、滅火器、溫濕度計等硬件設施。其次，電子計算機特有的自動化程度高、運算速度快、數(shù)據(jù)存儲容量大、通用性強等的特點，在醫(yī)院電子檔案信息的管理上，為檔案管理人員提供了極大的便捷，檔案管理人員可以通過計算機進行文件的收文、查詢、借閱、返還等檔案的歸檔利用和管理工作。同時由于醫(yī)院面對的社會群體具有廣泛性及公立醫(yī)院本身具有的社會公益性等特點，電子檔案信息更加復雜繁多，對于電子計算機的基礎配置也有著更高的要求，因此提高醫(yī)院檔案管理部門的計算機硬件配置和網(wǎng)絡使用率，是進行醫(yī)院檔案信息化建設的必要條件。另外，隨著社會保障制度的完善，醫(yī)保涉及范圍的擴大，建立和完善局域網(wǎng)，使各項工作趨于網(wǎng)絡化，加強醫(yī)院電子檔案信息的利用，使得資源共享是現(xiàn)階段提出的更為迫切的要求。
2.2 對電子文件的歸檔與管理制定嚴格的規(guī)范
檔案信息電子化指的是通過計算機、掃描儀等現(xiàn)代電子設備將檔案資料整理輸入計算機，使之轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料再加以應用。因此電子文件的保存歸檔就需要有明確的規(guī)范指引。首先，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《電子公文歸檔管理暫行辦法》制定醫(yī)院檔案管理規(guī)范，并定期組織學習新的檔案管理辦法，根據(jù)新的法規(guī)及時修正電子文件管理規(guī)范。其次，建立檔案文件級目錄數(shù)據(jù)庫，對檔案實現(xiàn)電子化管理，規(guī)范電子文檔的歸檔與管理，保證電子檔案信息的科學保管和有效利用。再次，注重特殊類型電子檔案的管理。由于醫(yī)院臨床、教學、科研活動具備特殊的技術性，因此多樣化特殊類型的電子檔案在醫(yī)院檔案中也占據(jù)著十分重要的地位，例如聲像檔案可以直觀便捷地反映手術過程，具有十分重要的科研意義。
2.3 醫(yī)院檔案信息化需要配備高素質(zhì)復合型人才
（1）醫(yī)院檔案人員需要具備較高的政治修養(yǎng)與素質(zhì)。熟悉與通透國家檔案政策，全心全意為人民服務的服務意識，良好的職業(yè)道德和崇高的敬業(yè)精神，這是作為一名醫(yī)院檔案工作者首先應當具備的素質(zhì)。其次，要滿足各方面應用的需求，需要具備運用信息技術深入管理、開發(fā)、利用檔案資源的本領，使檔案管理與其他綜合信息管理相結合。
（2）醫(yī)院檔案人員需要具備檔案專業(yè)技能。針對新形勢對檔案工作的要求，檔案管理人員的專業(yè)檔案管理知識與技能的培養(yǎng)至為重要。醫(yī)院檔案管理人員要不斷強化繼續(xù)教育，堅持“學用結合、重視實效”，積極按時參與省、市檔案局組織的檔案管理培訓班，保證其檔案管理知識與時俱進，對檔案管理法規(guī)了解參透，同時能夠充分掌握新時期檔案管理的信息化手段，以滿足醫(yī)院檔案信息化建設的需求。
（3）醫(yī)院檔案人員需要是具備綜合素質(zhì)的復合型人才。新形勢下，醫(yī)院檔案需要管理、檔案、計算機三位一體的復合型人才，綜合運用多種管理思想、經(jīng)濟理念、檔案專業(yè)知識等，對檔案工作進行有效的管理。同時也需要用現(xiàn)代信息技術整合醫(yī)院傳統(tǒng)檔案管理模式，為醫(yī)院檔案信息化建設提供有力的數(shù)據(jù)與保障。
2.4 醫(yī)院檔案信息化建設要注重檔案信息安全
由于電子信息應用會受到來自病毒和黑客等問題的影響，因此保管電子檔案的計算機的各種防病毒措施要完善，針對部分需要提供網(wǎng)絡共享的檔案資源，要提供有效的網(wǎng)絡安全保障；在檔案信息化的同時，更不可忽視紙質(zhì)檔案的保存，要實現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案并存。
醫(yī)院檔案信息化建設是一項長期、全面而又具體的工作，它需要完善的基礎設施、先進的管理規(guī)范、優(yōu)秀的檔案管理人員、嚴謹?shù)陌踩胧┑雀鞣矫娴木C合配合，實現(xiàn)醫(yī)院檔案信息化建設是醫(yī)院現(xiàn)代化管理的重要組成部分。
信息化是當今世界和社會發(fā)展的大趨勢，只有積極推動醫(yī)院檔案信息化建設進程，才能適應社會和時展的需要，更好地服務社會。尤其是醫(yī)院的社會公益性決定了其服務團體的廣泛性，而其自身檔案信息化建設歷程又是社會檔案信息化建設歷程的直接體現(xiàn)，因此，加強醫(yī)院檔案信息化建設不只是醫(yī)療事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的需要，更是整個社會可持續(xù)發(fā)展的必然要求。
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摘要：隨著時代的發(fā)展和社會的進步，信息化技術逐漸深入到我們的工作和生活中，同時也為檔案的管理和建設提供了高效化、現(xiàn)代化、科學化的信息技術，提高了檔案管理的水平和質(zhì)量，并保證了檔案管理更加完善。本文就檔案信息化建設、檔案管理中出現(xiàn)的問題以及未來的發(fā)展和解決措施進行分析。
關鍵詞 ：檔案建設 檔案管理 信息化
信息時代的到來，使計算機等通信技術得到快速的發(fā)展，目前經(jīng)濟學院的檔案建設和管理也邁入信息化發(fā)展的時代。對檔案進行信息化建設主要是通過信息化技術的使用，將檔案中的資料和信息與社會的政治、經(jīng)濟、文化發(fā)展相互融合，進而使建設的信息化檔案資料和信息能夠在社會這個交流的平臺中最大限度地傳播開來，滲透和融合到社會中去，進而為社會服務。
一、檔案信息化建設的有效措施
1.促使工作人員樹立檔案信息化的理念
目前傳統(tǒng)的檔案建設中，工作人員并沒有對檔案建設有足夠的重視，工作中只是簡單地進行檔案記錄和保管工作，未能真正認識到檔案的重要性，這樣既無法滿足社會發(fā)展的需要，但也預示了檔案信息化建設的到來。在進行檔案信息化建設的過程中，相關的工作人員是工作的主體，他們要對信息化檔案建設有充分的了解，樹立正確的信息化檔案建設理念，在工作中發(fā)揮自己的主觀能動性，進而促進檔案信息化建設的發(fā)展進程。工作人員要對檔案信息化建設工作負有足夠的責任感和使用感，這樣才能推動檔案中的信息資料更好地傳播和融合到社會中去，提高檔案管理的質(zhì)量。
2.提高信息化檔案建設的技術水平
在進行信息化檔案建設的過程中，工作人員要配置齊全的計算機等硬件設備，并能夠根據(jù)檔案信息的特點選擇適當?shù)南到y(tǒng)軟件進行信息統(tǒng)計，這樣能夠有效地提高信息化檔案建設的技術水平，并能夠在建設的過程中不斷進行完善，保證檔案的信息化傳播平臺系統(tǒng)性的強大，并能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的全文和目錄數(shù)字化，使檔案中的信息能夠在比較完善的現(xiàn)代化設備中進行內(nèi)容錄入和統(tǒng)一的保存，這樣能夠有效地提高工作效率。值得注意的是，在進行檔案錄入時，要嚴格按照國家的規(guī)定和標準進行，并要進行一定的審查，保證信息錄入的準確性，減少重復性，推動信息化檔案建設的發(fā)展。
建設檔案信息化后，檔案的管理部門能夠?qū)n案中的信息進行共享，但是這樣就使得檔案管理中出現(xiàn)漏洞。所以在建設檔案信息化工作時，要界定的網(wǎng)上的信息，按級別進行文件信息預覽，對信息進行科學、合理的分類，查閱信息的用戶需要經(jīng)過網(wǎng)絡驗證才可以查閱信息。也可以明文規(guī)定一些信息是可以公開的，一些信息是只有一部分管理人員或者需要特殊條件才可以查閱，通過界定預覽者的身份進行信息公開或保密，這樣能夠有效地保證檔案信息的安全性和可靠性。
3.提高檔案信息化管理的水平
在初步完成檔案信息化建設的基礎上，對檔案進行管理時主要采用信息化技術，這樣能夠有效地提高檔案管理的水平和質(zhì)量，保證檔案管理更加科學化和現(xiàn)代化。在檔案信息化建設之后的管理中主要采用的信息化系統(tǒng)設備，即掃描機設備、打印機、磁性介質(zhì)等，這些設備在進行檔案資料信息化的過程中，推動了電子文件和信息化的發(fā)展，同時也保證檔案管理工作更加高效、科學。
在檔案信息化建設的發(fā)展進程中，國家規(guī)定了相關的實施綱要，主要是要相關的部門在進行檔案信息化建設的過程中選擇合適的管理軟件系統(tǒng)，并能夠有針對性、有計劃性地進行檔案資料的錄入工作，并針對這些信息進行深入的開發(fā)研究和利用。
二、檔案信息化管理的發(fā)展方向
在檔案的信息化建設完成之后，要對檔案進行管理，工作人員要有針對性地選擇合適的檔案管理系統(tǒng)軟件，結合經(jīng)濟學院自身以及檔案的發(fā)展優(yōu)勢，制定嚴格的檔案管理制度，保證檔案信息化的發(fā)展方向。同時還應該要提高檔案信息化管理工作人員的工作技能和整體素質(zhì)，對工作人員進行相關系統(tǒng)技術和能力的培訓、考核，保證工作人員能夠熟練掌握基本的計算機知識和技能，并能夠積極參與到信息化檔案管理系統(tǒng)軟件的開發(fā)中，在工作中不斷充實自己，提高對信息化檔案管理的工作認識，在檔案管理的過程中提高工作效率，促進檔案管理的正常運行。
總而言之，檔案的信息化建設和管理工作需要有計算機等技術設備的支持，只有這樣才能夠通過現(xiàn)代化的技術設備，提高檔案建設和管理的工作效率，并能夠通過相關的軟件系統(tǒng)對檔案進行動態(tài)管理，節(jié)省人力和物力。工作人員在工作中要掌握基本的工作技能，提高計算機的知識水平，進而在工作中對檔案進行規(guī)范化、科學化的建設和管理工作，保證信息化檔案能夠有效地為社會和國家服務。
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厘定思路，加強領導與規(guī)劃
檔案信息化建設必須堅持以檔案信息資源為核心，以信息資源共享為目的，所以網(wǎng)絡這個新生事物一經(jīng)出現(xiàn)，便吸引了浙江檔案部門的視線。借助因特網(wǎng)這個"第四大媒體"，可以打破原來的邊界束縛，讓檔案信息資源在無限寬廣的領域得到共享，以此創(chuàng)建檔案工作開放、積極、務實、人文的新窗口。
思路甫定，全省各地就緊鑼密鼓地開始了籌劃實施工作。經(jīng)過前期的試點摸索，2002年8月，全省召開檔案互聯(lián)網(wǎng)站建設會議，對網(wǎng)站建設進行全面動員。會議要求各地以積極的態(tài)度、嚴格的制度、嚴謹?shù)淖黠L搞好網(wǎng)站建設，明確布置了各地的工作任務，組織各市檔案局（館）技術骨干進行網(wǎng)頁制作培訓。省檔案局在做好引導工作的同時，積極向基層輸送技術服務與咨詢，幫助下面解決技術上的困難。
在實施過程中，針對各地網(wǎng)站建設的不同進度，省檔案局不定期地信息通報，肯定建設速度與效果都較好的單位，督促、鞭策建設進度較慢的單位，以便保質(zhì)保量地完成全省的預期目標。
獨辟蹊徑，開創(chuàng)檔案網(wǎng)站建設的全新模式
浙江省檔案館嘗試探索建立網(wǎng)站主要是依托電腦公司的技術力量，搭建了"浙江檔案網(wǎng)"，并于2001年7月正式接入Internet。"浙江檔案網(wǎng)"的開通，受到了社會的普遍歡迎。截至2002年6月，網(wǎng)站的訪問量達兩萬多人次。但是在網(wǎng)站運行中也暴露出不少問題，如開發(fā)成本較高、安全與維護的技術難度較大、與電腦公司的溝通比較困難等。省檔案館是全省檔案網(wǎng)站建設的先行者，同時也是實驗者，所以他們在工作中暴露出來的問題，給全省的網(wǎng)絡規(guī)劃與運作提供了借鑒與思考。
財力物力捉襟見肘，信息技術人員鳳毛麟角，這似乎是檔案部門的行業(yè)特征。為了找到適合檔案部門特色的互聯(lián)網(wǎng)站建設道路，解決束縛網(wǎng)站建設的人財物問題、技術準入問題、安全維護問題，實現(xiàn)輕輕松松建網(wǎng)、平平安安運行，作為全省的檔案行政管理部門，省檔案局煞費苦心，動了不少腦筋，經(jīng)過多方探索與方案論證，終于找到了一條快速、便捷地構建全省檔案網(wǎng)絡的解決之道---"數(shù)字浙江"。
"數(shù)字浙江"，是浙江省信息化重點工程項目，它為全省各地85％以上的機關單位提供了自助網(wǎng)站應用平臺。這種自助式網(wǎng)站應用平臺，可以讓用戶無技術障礙地建立網(wǎng)站，并輕松實現(xiàn)維護。每年只要繳付低廉的租金，就可獲得充足的網(wǎng)絡空間。這種低門檻的進入方式，使困擾檔案部門已久的許多困難都能迎刃而解。
在全省的互聯(lián)網(wǎng)建設會議上，省檔案局要求各地以"數(shù)字浙江"為平臺構建網(wǎng)站。已有網(wǎng)站的，也可以掛在"數(shù)字浙江"上，并且第一年租費全部由省局支付。這種簡單、創(chuàng)新的運作模式，大大激勵了基層檔案部門的工作積極性，原先的畏難情緒也因此煙消云散。檔案網(wǎng)站開始在浙江大地如雨后春筍般涌現(xiàn)出來。
鞏固成績，逐步實現(xiàn)從量的擴張到質(zhì)的提高
截至目前，全省95個檔案局（館）中，已有94個檔案局（館）建立網(wǎng)站，其中除了8家單位保留原有的自建網(wǎng)站外，其余的網(wǎng)站都是依靠"數(shù)字浙江"網(wǎng)絡平臺創(chuàng)建的。
一個覆蓋全省的檔案網(wǎng)絡體系已初具規(guī)模。
現(xiàn)在，只要通過省檔案局（館）的門戶網(wǎng)站，就能搜索到全省各市、縣檔案局（館）的信息，而且還能查到國內(nèi)外主要檔案網(wǎng)站的信息。從2002年11月起，省檔案局無密信息和文件，都開始網(wǎng)上傳輸。
今后一個階段，全省檔案網(wǎng)站建設將調(diào)整工作重點，實現(xiàn)從量的擴張向質(zhì)的提高的轉(zhuǎn)變，這需要有大量內(nèi)容充實網(wǎng)站，需要重點開發(fā)檔案網(wǎng)站的核心功能，即要建設好開放檔案信息查詢與電子檔案政務等欄目，積極拓展網(wǎng)站的輔助功能，讓網(wǎng)上用戶有檔案資料可查，有檔案工作信息可看，有歷史知識可汲取，有檔案文化可品茗，避免讓他們成為匆匆過客，以此集聚檔案網(wǎng)站的人氣。2003年9月，全省組織優(yōu)秀檔案網(wǎng)站評比活動，推進各地檔案網(wǎng)站質(zhì)量與效益的提高。
