發(fā)布時(shí)間：2023-05-24 16:33:38
序言：寫作是分享個(gè)人見解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的檔案管理分類樣本，期待這些樣本能夠?yàn)槟峁┴S富的參考和啟發(fā)，請(qǐng)盡情閱讀。
一、確保分類體系具有思想性
檔案分類就是依據(jù)一定的標(biāo)準(zhǔn)，按照檔案來源、時(shí)間、內(nèi)容和形式特征的異同點(diǎn)，對(duì)檔案進(jìn)行有層次的區(qū)分，并形成相應(yīng)的體系。檔案分類體現(xiàn)了人們對(duì)檔案的基本認(rèn)識(shí)，是人類主觀意識(shí)的反映。
首先，要充分體現(xiàn)依法治檔的理念，中學(xué)學(xué)校檔案實(shí)體分類的體系結(jié)構(gòu)、類目設(shè)置、序列編排要以《中華人民共和國(guó)檔案法》、《檔案法實(shí)施條例》等法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)，從實(shí)際出發(fā)，突出教學(xué)、學(xué)籍等檔案在中學(xué)學(xué)校檔案中的中心地位，強(qiáng)化行政、管理、安全、思政等各類型檔案的管理，使檔案工作科學(xué)、真實(shí)地反映學(xué)校管理工作全貌，全面系統(tǒng)反映新時(shí)期中學(xué)職能活動(dòng)的新情況、新特點(diǎn)。
其次，要充分體現(xiàn)綜合性，學(xué)校檔案的分類體系是一項(xiàng)系統(tǒng)的工程，特別是面向中學(xué)具有普遍適用性的分類體系，涉及面廣，包括法律、法規(guī)、規(guī)章、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、實(shí)施細(xì)則等多方面內(nèi)容，并且要將檔案基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)、業(yè)務(wù)工作組織標(biāo)準(zhǔn)、管理工作程序標(biāo)準(zhǔn)和現(xiàn)代化設(shè)施技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)確應(yīng)用到實(shí)踐中，使之符合高等學(xué)校檔案工作的現(xiàn)實(shí)需要和長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。
再次，要確保具有操作性。我國(guó)檔案工作已經(jīng)形成了以《檔案法》及其實(shí)施辦法為核心，各行業(yè)檔案管理規(guī)定為主干的法律體系，成為檔案工作的宏觀、原則、概括的導(dǎo)向，確立了檔案工作的基本目標(biāo)。對(duì)于中學(xué)學(xué)校檔案工作來說，除了宏觀的導(dǎo)向外，還必須根據(jù)學(xué)校檔案工作的規(guī)律和特點(diǎn)建立具有操作性的工作規(guī)范，為中學(xué)學(xué)校檔案工作的開展提供微觀、具體、量化的保證。對(duì)于檔案分類來說，就是要在《中國(guó)檔案分類法》的指導(dǎo)下，堅(jiān)持整體性、結(jié)構(gòu)性、層次性、有序性、開放性的原則，擬定中學(xué)學(xué)校檔案的分類方法。
二、增強(qiáng)分類體系的科學(xué)性
科學(xué)性主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面，一方面是從實(shí)踐的角度來看，要實(shí)事求是，符合學(xué)校檔案工作的實(shí)際；另一方面是從理論的角度來看，要遵循檔案基礎(chǔ)理論和形式邏輯原則。兩個(gè)方面要有機(jī)地結(jié)合在一起，并具有一定的拓展性和包容性，力爭(zhēng)實(shí)現(xiàn)分類表的全覆蓋。
首先要形成科學(xué)的概念體系。采用“學(xué)校檔案”這一具有綜合性的概念，學(xué)校在教學(xué)、科研、黨政管理和其他各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同載體的文件材料、均屬學(xué)校檔案。中學(xué)學(xué)校檔案以中學(xué)全部檔案為對(duì)象，按照不同類型檔案形成的領(lǐng)域范疇以及特點(diǎn)，將形成于同一活動(dòng)領(lǐng)域的檔案作為一個(gè)整體歸入相同的類別。
其次要把握檔案的形成規(guī)律和內(nèi)容、特點(diǎn)，確定統(tǒng)一的實(shí)體分類體系，把同一門類檔案的管理性和業(yè)務(wù)性材料集中在一起，適度注意與《中國(guó)檔案分類法――教育檔案分類表》（即信息分類）體系的協(xié)調(diào)。再次，確立科學(xué)的類目體系。類目設(shè)置必須有相對(duì)穩(wěn)定性。不受偶然因素、短期行為的影響，在較長(zhǎng)時(shí)期內(nèi)不隨意改變，在類目名稱、檔號(hào)模式、標(biāo)識(shí)符號(hào)等方面，力求做到準(zhǔn)確、簡(jiǎn)明、易懂、好記。
最后，類目排列，檔號(hào)結(jié)構(gòu)的確定須符合邏輯原則。要充分考慮到中學(xué)學(xué)校檔案記述和反映事物的本質(zhì)屬性和非本質(zhì)屬性的不同，嚴(yán)格按從總到分，從一般到具體的原則劃分。做到各類之間，各類相同級(jí)位之間的劃分標(biāo)準(zhǔn)一致。下位類目的外延之和，等于上位類目的外延。同位類目之間界限清楚，不互相交叉和包容。
三、提高分類體系的適用性
首先，要具有適度的靈活性。中學(xué)具有多樣性的特點(diǎn)，不僅分初級(jí)和高級(jí)中學(xué)，還分普通中學(xué)和職業(yè)中學(xué)等。因此，中學(xué)學(xué)校檔案的分類體系在強(qiáng)調(diào)宏觀和總體原則統(tǒng)一的同時(shí)，采用多元、靈活的處理方法，照顧不同類型、規(guī)模、層次院校的特點(diǎn)。各校可以在總的分類體系基礎(chǔ)上，根據(jù)檔案工作的實(shí)際情況和發(fā)展水平，給各校在類目設(shè)置、序列編排、上架檢索等方面以較多的自由度，留有較大的余地。
其次，要具有較好的包容度。根據(jù)中學(xué)學(xué)校檔案產(chǎn)生的領(lǐng)域范疇，結(jié)合檔案記述的內(nèi)容性質(zhì)，可以初步將學(xué)校檔案分為黨群、行政管理、教學(xué)、科學(xué)研究、產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開發(fā)、基本建設(shè)、儀器設(shè)備、出版、外事、財(cái)會(huì)等10大類，在此基礎(chǔ)上對(duì)每一類檔案進(jìn)行二級(jí)分類，根據(jù)檔案的數(shù)量確定分類的層次。
關(guān)鍵詞：本科教學(xué)評(píng)估 教學(xué)檔案 分類管理
本科教學(xué)工作水平評(píng)估根據(jù)一定的指標(biāo)體系，通過系統(tǒng)地收集高校的主要信息和材料，在進(jìn)行科學(xué)分析的基礎(chǔ)上對(duì)高校辦學(xué)條件和教育教學(xué)質(zhì)量等方面進(jìn)行客觀評(píng)價(jià)。高等學(xué)校教學(xué)檔案是在教學(xué)活動(dòng)中逐步累積形成的具有參考、利用和保存價(jià)值的原始記錄，它能夠完整、準(zhǔn)確、真實(shí)地反映教學(xué)管理的全過程，揭示教學(xué)單位的教學(xué)質(zhì)量和管理水平，是教學(xué)評(píng)估的基礎(chǔ)和依據(jù)。雖然教學(xué)檔案在評(píng)估指標(biāo)體系中沒有單獨(dú)設(shè)立項(xiàng)目，但是評(píng)估指標(biāo)體系中的大多數(shù)指標(biāo)和觀測(cè)點(diǎn)都是以教學(xué)檔案為依據(jù)的，如教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、試卷、成績(jī)、畢業(yè)論文等都是評(píng)估材料的重要依據(jù)。實(shí)踐證明，教學(xué)評(píng)估與教學(xué)檔案建設(shè)相輔相成、相互促進(jìn)，教學(xué)檔案是教學(xué)評(píng)估的基礎(chǔ)和依據(jù)，同時(shí)教學(xué)評(píng)估又能促進(jìn)教學(xué)檔案建設(shè)，提升教學(xué)檔案的價(jià)值和地位，教學(xué)評(píng)估工作為提升教學(xué)檔案建設(shè)水平帶來了新的契機(jī)。然而教學(xué)檔案材料具有內(nèi)容豐富、類別復(fù)雜、涉及面廣的特點(diǎn)，這就使得教學(xué)檔案的詳細(xì)分類十分困難。如何根據(jù)教育教學(xué)規(guī)律建立行之有效的教學(xué)檔案分類標(biāo)準(zhǔn)是教學(xué)管理人員面臨的一個(gè)重要問題。
一、本科教學(xué)評(píng)估方案與高校教學(xué)檔案。
(一)本科教學(xué)評(píng)估方案與高校教學(xué)檔案的關(guān)系。
在高校教學(xué)水平評(píng)估方案中，一級(jí)指標(biāo)有七項(xiàng)，其中與教學(xué)檔案明顯相關(guān)的指標(biāo)占了三項(xiàng)，分別是：
1 專業(yè)建設(shè)與教學(xué)改革。包括專業(yè)、課程與實(shí)踐教學(xué)三個(gè)方面。這部分內(nèi)容廣泛，是評(píng)估材料中的重點(diǎn)和難點(diǎn)。它主要反映專業(yè)的總體布局與結(jié)構(gòu)是否合理。專業(yè)的設(shè)置是否適應(yīng)社會(huì)的需要；改革教學(xué)方法與手段的效果：實(shí)踐教學(xué)內(nèi)容的科學(xué)性和取得的效果等。
2 教學(xué)管理。包括管理隊(duì)伍與質(zhì)量監(jiān)控兩個(gè)二級(jí)指標(biāo)。管理隊(duì)伍的情況可以從人事檔案中收集。質(zhì)量監(jiān)控部分主要就是觀測(cè)教學(xué)規(guī)章制度的建設(shè)與執(zhí)行、各主要教學(xué)環(huán)節(jié)的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和教學(xué)質(zhì)量的監(jiān)控。
3 教學(xué)效果。包括基本理論、技能、畢業(yè)論文、思想道德修養(yǎng)、體育、社會(huì)聲譽(yù)、就業(yè)七個(gè)二級(jí)指標(biāo)。主要觀測(cè)學(xué)生基本理論與技能的實(shí)際水平、學(xué)生創(chuàng)新精神與實(shí)踐能力、論文質(zhì)量、學(xué)生體質(zhì)健康標(biāo)準(zhǔn)、畢業(yè)生就業(yè)率等。這部分內(nèi)容比較復(fù)雜，涉及多個(gè)檔案體系，教學(xué)檔案是其中主要一個(gè)材料來源。
(二)本科教學(xué)評(píng)估體系下教學(xué)檔案的細(xì)化。
對(duì)照本科教學(xué)評(píng)估指標(biāo)體系中關(guān)于教學(xué)檔案的指標(biāo)，筆者根據(jù)實(shí)際工作情況，將院系教學(xué)檔案細(xì)化為如下四個(gè)方面。
1 基本教學(xué)文件：涵蓋教學(xué)評(píng)估方案中的教學(xué)管理指標(biāo)和專業(yè)建設(shè)與教學(xué)改革的部分指標(biāo)。對(duì)應(yīng)的教學(xué)檔案具體包括教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、教學(xué)進(jìn)程安排、教師授課計(jì)劃書、教學(xué)任務(wù)書、教學(xué)日志及考勤表、課表等。
2 日常工作文件：涵蓋教學(xué)評(píng)估方案中的教學(xué)管理指標(biāo)和教學(xué)效果指標(biāo)。對(duì)應(yīng)的教學(xué)檔案具體包括學(xué)籍管理、調(diào)課管理、學(xué)期各類教學(xué)總結(jié)、各類考試管理和其他日常文件。
3 主要教學(xué)環(huán)節(jié)文件：涵蓋教學(xué)評(píng)估方案中專業(yè)建設(shè)與家偶爾改革的部分指標(biāo)和教學(xué)效果兩個(gè)指標(biāo)。對(duì)應(yīng)的教學(xué)檔案包括理論課程排課管理、教學(xué)改革、教材管理、實(shí)踐教學(xué)管理、畢業(yè)論文管理。
4 教學(xué)質(zhì)量管理文件：涵蓋教學(xué)評(píng)估方案中專教學(xué)效果及教學(xué)管理兩個(gè)指標(biāo)。對(duì)應(yīng)的教學(xué)檔案包括包括教師教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控管理、各類成績(jī)管理。
二、本科教學(xué)評(píng)估下的“高校院系教學(xué)檔案分類管理”運(yùn)行機(jī)制研究
(一)教學(xué)檔案分類管理的原則。
1 真實(shí)性原則。教學(xué)檔案是歷史的原始記錄，必須真實(shí)、客觀、可信，因此，必須遵循檔案自然形成的規(guī)律進(jìn)行分類，科學(xué)選擇分類方法，合理設(shè)置分類項(xiàng)目，從而使教學(xué)檔案能夠系統(tǒng)的反映出教學(xué)活動(dòng)的本來面目。這是教學(xué)檔案分類管理的首要原則。
2 系統(tǒng)性原則。由于教學(xué)檔案是在處理教與學(xué)的各種活動(dòng)中逐漸形成的，它的成分較多，縱橫關(guān)系錯(cuò)綜復(fù)雜，因此，在進(jìn)行教學(xué)檔案分類的時(shí)候必須遵循一定的邏輯規(guī)則，尤其要注意分類標(biāo)準(zhǔn)的一致性和縱橫關(guān)系的明確性。如我們?cè)趯?duì)教學(xué)檔案進(jìn)行分類時(shí)縱向可以根據(jù)學(xué)年進(jìn)行分類，橫向可以按照檔案職能進(jìn)行分類，一旦確定分類方法以后，每次分類就都遵循同一標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，而不能第一次以學(xué)年縱向、職能橫向分類，第二次以職能縱向、學(xué)年橫向分類。這是教學(xué)檔案分類管理的根本性原則。
3 實(shí)用性原則。也是教學(xué)檔案分類管理的終極目標(biāo)。教學(xué)檔案是為教育教學(xué)、科研和管理服務(wù)，它能夠提供詳盡完備的原始材料，發(fā)揮檔案的查考和憑證作用，所以在對(duì)教學(xué)檔案進(jìn)行分類時(shí)就必須考慮其實(shí)用性。如根據(jù)學(xué)年進(jìn)行教學(xué)檔案分類時(shí)，我們不能忽視檔案本身的職能特點(diǎn)而生搬硬套進(jìn)行分類，而要注意檔案的可用性。
(二)教學(xué)檔案分類管理的一般方法。
在教學(xué)檔案分類管理的原則指引下，筆者認(rèn)為可以采用如下方法對(duì)教學(xué)檔案進(jìn)行分類。
1 按教學(xué)檔案的職能進(jìn)行分類。教學(xué)檔案是一個(gè)復(fù)雜的整體，各種教學(xué)檔案的內(nèi)容、性質(zhì)、成分、形式各不相同，各有特點(diǎn)。據(jù)此，筆者根據(jù)本科教學(xué)評(píng)估方案，具體分析教學(xué)檔案的構(gòu)成，針對(duì)不同檔案的特點(diǎn)，提出了按照教學(xué)檔案的職能進(jìn)行分類的方法。按照教學(xué)檔案職能進(jìn)行分類就是在本科教學(xué)評(píng)估方案體系下教學(xué)檔案細(xì)化的四個(gè)方面。
2 按學(xué)年――學(xué)期進(jìn)行分類。在高校實(shí)行學(xué)年制具有悠久的歷史，早在12--13世紀(jì)大學(xué)的初建階段，就實(shí)行學(xué)年制的分科教學(xué)制度。我國(guó)高校經(jīng)歷了學(xué)分制―學(xué)年制一學(xué)年學(xué)分制這樣一個(gè)過程。目前高校多數(shù)實(shí)行學(xué)年學(xué)分制這樣一種教學(xué)管理制度。它保留了學(xué)年制的整齊劃一等特點(diǎn)，為教學(xué)檔案按照年度進(jìn)行分類提供了依據(jù)。按學(xué)年分類即意味著按學(xué)期分類，按學(xué)期分類其實(shí)是按學(xué)年分類的細(xì)化?，F(xiàn)在高校分為春季和秋季兩類招生，然而無論哪一類別的招生，一個(gè)學(xué)年都要分為兩個(gè)學(xué)期，相應(yīng)的教學(xué)檔案就可以在學(xué)年之下再根據(jù)不同的學(xué)期進(jìn)行分類。
(三)本科教學(xué)評(píng)估下的“院系教學(xué)檔案分類管理體系”的具體措施。
在理清了本科教學(xué)評(píng)估與教學(xué)檔案的關(guān)系后，秉著教學(xué)檔案分類管理的原則和方法，筆者建立了如下的“院系教學(xué)檔案分類管理體系”。
首先，根據(jù)筆者提出的職能分工的要求，將本科教學(xué)評(píng)估方案體系下教學(xué)檔案細(xì)化的四個(gè)方面作為分類體系第一級(jí)別，分別予以編號(hào)，為1(基本教學(xué)文件)、2(日常工作文件)、3(主要教學(xué)環(huán)節(jié)文件)、4(教學(xué)質(zhì)量管理文件)。
其次，將四大職能具體的分工作為分類體系的第二級(jí)別，分別予以編號(hào)，為1-1(教學(xué)計(jì)劃)，……，1－7(課表)；2-1(上級(jí)文件)，……，2-5(各類考試管理)；3-1(理論課程排課管理)，……，3-5(畢業(yè)論文管理)；4--1(教師教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控管理)，4-2(各類成績(jī)管理)。
1、地質(zhì)勘查項(xiàng)目檔案管理實(shí)現(xiàn)對(duì)分類不夠完善。現(xiàn)階段的地質(zhì)勘查數(shù)字化項(xiàng)目的檔案管理不夠完善，缺乏對(duì)數(shù)字化項(xiàng)目檔案的分類編輯和處理，使得數(shù)字化項(xiàng)目檔案不能得到有效的保管，分類不完善的數(shù)字化檔案，在檔案調(diào)用時(shí)不能將這些檔案直接調(diào)出，同時(shí)在對(duì)各種類型的數(shù)字化項(xiàng)目檔案沒能進(jìn)行有效分類，管理降低了檔案管理的有效性和工作效率。
2、地質(zhì)勘查數(shù)字化項(xiàng)目檔案管理制度有待加強(qiáng)。在檔案管理時(shí)，相關(guān)責(zé)任分散、不夠明確。缺乏對(duì)數(shù)字化項(xiàng)目檔案的管理合作，不同部門的檔案管理各自為政，不能將所有的數(shù)字化項(xiàng)目檔案進(jìn)行有效的整合，使得地質(zhì)勘查數(shù)字化項(xiàng)目檔案管理效率低下。
3、檔案管理水平有待提高?，F(xiàn)階段的數(shù)字化項(xiàng)目檔案管理工作，管理工作人員的技能水平不高，對(duì)數(shù)字化項(xiàng)目的檔案管理工作認(rèn)識(shí)不夠，相關(guān)職業(yè)技能和業(yè)務(wù)能力不強(qiáng)，不能有效的完成地質(zhì)勘查數(shù)字化項(xiàng)目的檔案管理工作，所獲取的信息量小，對(duì)于檔案的二次利用效果低下。
4、地質(zhì)勘查數(shù)字化項(xiàng)目檔案管理缺乏協(xié)調(diào)合作。地質(zhì)勘查數(shù)字化項(xiàng)目的檔案管理工作需要，地勘企業(yè)各部門間沒有進(jìn)行有效配合，沒能將數(shù)字化項(xiàng)目的檔案進(jìn)行科學(xué)合理的整合分類，使得數(shù)字化項(xiàng)目檔案管理工作進(jìn)展不夠順利管理水平不高。
二、地質(zhì)勘查數(shù)字化項(xiàng)目檔案管理建議
1、加強(qiáng)對(duì)地質(zhì)勘查數(shù)字化項(xiàng)目檔案的分類整合。通過先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)地質(zhì)勘查數(shù)字化項(xiàng)目檔案進(jìn)行科學(xué)合理的分析、收集和整理，從而增加檔案管理的有效性和檔案調(diào)用的有效性。
2、建立完善的檔案管理制度，拓寬檔案管理范圍。科學(xué)完善的檔案管理制度是地質(zhì)勘查檔案管理水平提升的重要因素，隨著地質(zhì)勘查工作的不斷增多，地質(zhì)勘察數(shù)字化項(xiàng)目的檔案就不斷增多。在地質(zhì)勘察數(shù)字化項(xiàng)目檔案管理過程中，完善的項(xiàng)目檔案管理制度能夠有效增加地質(zhì)勘察數(shù)字化項(xiàng)目檔案管理的工作效率，并將其他與數(shù)字化項(xiàng)目檔案有關(guān)的工作納入到檔案管理中去。增加檔案管理范圍。
3、加強(qiáng)對(duì)先進(jìn)計(jì)算機(jī)技術(shù)的創(chuàng)新，加強(qiáng)相關(guān)人員培訓(xùn)。隨著地質(zhì)勘查數(shù)字化項(xiàng)目檔案管理工作的不斷進(jìn)行，就需要對(duì)地質(zhì)勘查數(shù)字化項(xiàng)目檔案管理的系統(tǒng)加以改進(jìn)，提高項(xiàng)目檔案的管理水平。加強(qiáng)相關(guān)管理人員的職業(yè)技能培訓(xùn)，從而實(shí)現(xiàn)地質(zhì)勘查數(shù)字化項(xiàng)目檔案管理。
4、加強(qiáng)各部門間的配合，并做好檔案管理工作的監(jiān)督和和指導(dǎo)。通過檔案管理部門和企業(yè)各部門間的有效合作能夠，提高企業(yè)檔案管理的效率和全面性，同時(shí)，上級(jí)檔案管理部門需要做足對(duì)下級(jí)檔案管理部門的監(jiān)督和指導(dǎo)工作，并制定相關(guān)的責(zé)任制度，對(duì)出現(xiàn)的數(shù)字化項(xiàng)目的檔案管理失誤人員進(jìn)行合理的懲罰。
三、結(jié)束語
一、學(xué)校檔案管理的意義
檔案管理是一種信息控制系統(tǒng)，檔案的建立需要學(xué)校各個(gè)部門的材料匯集。材料是在管理工作中形成的，其形成和管理也就是各部門的管理工作之一。搜集和匯總后的檔案材料經(jīng)過加工。輸出又為管理工作服務(wù)。提供各項(xiàng)數(shù)據(jù)。同時(shí)，通過對(duì)檔案材料的分析和總結(jié)又起到促進(jìn)管理工作的作用。檔案管理是學(xué)校管理的一部分，同時(shí)又顯現(xiàn)和作用于整個(gè)學(xué)校管理當(dāng)中。所以說檔案管理不能簡(jiǎn)單的說是學(xué)校管理的一部分。
二、加強(qiáng)學(xué)校檔案管理的措施
（一）嚴(yán)把進(jìn)入關(guān)
現(xiàn)今，從事檔案管理的人員大多都是中文系出身，專業(yè)并不對(duì)口，致使很多非專業(yè)人員從事檔案管理工作。為了提高服務(wù)質(zhì)量及工作效率，引進(jìn)專業(yè)內(nèi)的工作者十分重要。首先，在招聘人才時(shí)，盡量招聘檔案管理相關(guān)專業(yè)者。第二，在對(duì)引進(jìn)的人才進(jìn)行的考核時(shí)，要分為面試和筆試兩部分。筆試多為理論知識(shí)和基礎(chǔ)知識(shí)的考察，但是也要有相應(yīng)的對(duì)實(shí)際問題的分析。面試的考察重點(diǎn)即位才和德。一方面，引進(jìn)的人才要熟悉工作流程，必要時(shí)可現(xiàn)場(chǎng)操作。另一方面，從事檔案管理人員必須具備較高的素質(zhì)，這是由檔案管理工作的特殊性所決定。檔案具有一定的絕密性，從業(yè)人員不能利用職權(quán)之便，泄露他人信息或者其他信息以謀取個(gè)人私利，這就要求從業(yè)者必須具備較高的素質(zhì)。
（二）加強(qiáng)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)
很多人對(duì)檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認(rèn)識(shí)，認(rèn)為檔案管理工作可有可無。再加上一些企業(yè)的檔案管理工作人員自身就對(duì)檔案管理工作沒有給予高度重視，在檔案管理工作中缺乏高度的工作責(zé)任感，良好的職業(yè)道德，辦事細(xì)心的工作態(tài)度，樂于奉獻(xiàn)的工作精神，又沒有積累扎實(shí)的檔案管理的理論知識(shí)、科技知識(shí)，因而不能充分認(rèn)識(shí)到檔案事業(yè)在社會(huì)發(fā)展中的戰(zhàn)略作用和實(shí)際意義。工作中存在失位現(xiàn)象，工作責(zé)任心不強(qiáng)，對(duì)檔案管理工作重要性的宣傳力度不夠，檔案管理無用論在本部門滋生蔓延到整個(gè)企業(yè)。不利于形成企業(yè)管理層關(guān)心、重視檔案管理工作的氛圍，整個(gè)企業(yè)的檔案意識(shí)進(jìn)一步弱化。從而導(dǎo)致檔案管理工作在管理方式新舊更替的歷史進(jìn)程遇到新的障礙，在整個(gè)企業(yè)發(fā)展進(jìn)程中有邊緣化危險(xiǎn)。
（三）制定詳細(xì)的檔案管理工作流程
現(xiàn)今的學(xué)校檔案管理工作存在一定的不合理性，缺乏一套完整的系統(tǒng)的流程，有時(shí)甚至影響工作的正常進(jìn)行。因此，制定一套詳細(xì)的工作流程刻不容緩。將學(xué)校檔案管理系統(tǒng)分為四部分，分別為系統(tǒng)管理、讀者管理、書籍管理、統(tǒng)計(jì)分析。在讀者管理中，分為讀者分組管理和讀者資料管理。之前學(xué)校檔案管理通常會(huì)將圖書管理作為重點(diǎn)工作，但是建立學(xué)生借閱檔案也十分重要。將這條加入今后檔案管理的系統(tǒng)工作中，是學(xué)校創(chuàng)新管理的突破口之一。對(duì)于書籍管理，可分為書籍類別管理、書籍資料管理、出借資料、歸還資料、損壞資料。細(xì)化工作流程，既方便讀者，也對(duì)今后的學(xué)校的檔案管理大有益處。
（四）合理的檔案分類
日積月累，檔案的數(shù)量十分龐大，如果沒有合理的分類標(biāo)準(zhǔn)，查詢起來就像是一件大海撈針的工作。因此，合理的檔案分類十分必要。目前，中圖分類只是針對(duì)大致方向進(jìn)行的概括分類，還有很多跨屬類的存在，給分類工作帶來很大的不變，且中途分類因此是大致分類，不細(xì)化，也存在一定的弊端。所以，制定詳細(xì)的、合理的分類十分必要。首先，對(duì)每一類下一個(gè)準(zhǔn)確的定義很重要，這可以為分類提供必要的參考。其次，每一小類的分類標(biāo)準(zhǔn)要準(zhǔn)確詳細(xì)，制定合理的關(guān)鍵詞，方面他人的查詢。
（五）創(chuàng)新管理手段
1、加強(qiáng)知識(shí)管理的核心是以人為本管理。發(fā)揮館員主觀能動(dòng)性，內(nèi)凝外聯(lián)，改革創(chuàng)新，整體推進(jìn)。要強(qiáng)化校內(nèi)宣傳，取得學(xué)校各方面的理解和支持，不斷把學(xué)校檔案工作推向新層次、新臺(tái)階。2、加強(qiáng)信息資源建設(shè)。開展資源整合，優(yōu)化館藏，提高檔案利用率。強(qiáng)化信息技術(shù)利用。及時(shí)購買檔案管理軟件，擴(kuò)大對(duì)于數(shù)字信息的發(fā)掘、整理、組織以及使用，設(shè)計(jì)一個(gè)多功能并具有吸引力的網(wǎng)站來指導(dǎo)用戶直接使用各種有用的網(wǎng)上資源。3.建立檔案管理人才競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制。鼓勵(lì)館員輪崗，帶動(dòng)知識(shí)在館內(nèi)流動(dòng)，在工作中學(xué)習(xí)、成長(zhǎng)。對(duì)那些通過寫作、出版、講座，或以輔導(dǎo)方式與他人共享自己隱性知識(shí)和專業(yè)技術(shù)知識(shí)的組織文化。同時(shí)，注重檔案管理人員的在職培訓(xùn)及繼續(xù)教育，以保證專業(yè)知識(shí)的更新和擴(kuò)充，防止其老化或停滯不前。
三、結(jié)語
關(guān)鍵詞：城管檔案；檔案管理；檔案整理
檔案是指國(guó)家機(jī)構(gòu)，社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的有價(jià)值的各種形式的歷史記錄[1]。隨著我國(guó)城市化建設(shè)進(jìn)程的不斷加快，城市規(guī)模的不斷擴(kuò)大，城市管理過程中形成的各類檔案增長(zhǎng)迅速，已經(jīng)成為了城管工作中的一項(xiàng)重要工作內(nèi)容。城管檔案是指在城市管理活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的各類形式的城市管理活動(dòng)歷史記錄。城管檔案在城市管理與發(fā)展中發(fā)揮著重要的作用，是城市各項(xiàng)管理工作重要的參考與依據(jù)，也是反映城市管理水平的重要指標(biāo)之一。
1 城管檔案的重要性
城管檔案是對(duì)過去城市管理工作和歷史情況的記錄，完整翔實(shí)的城管檔案可以為機(jī)關(guān)工作提供備查依據(jù)，對(duì)城管檔案進(jìn)行調(diào)研，則可以深入挖掘城市管理工作內(nèi)在的規(guī)律，為城市管理工作的發(fā)展提供最基礎(chǔ)的參考資料。隨著我國(guó)城市化進(jìn)程的不斷加快，城市人口、規(guī)模不斷增擴(kuò)，城市管理工作的難度也不斷增加，問題不斷增多。城管檔案在此種發(fā)展形勢(shì)下，其重要性越發(fā)突顯，成為我國(guó)解決城市矛盾問題、提升城市管理水平、指引城市發(fā)展方向的最重要的數(shù)據(jù)信息來源與依據(jù)。
2 城管檔案歸檔整理工作中存在的問題
目前，我國(guó)城管檔案收集、歸檔整理工作主要是由城管局來負(fù)責(zé)進(jìn)行。城管局是城市管理中負(fù)責(zé)綜合行政執(zhí)法的部門，是由原事業(yè)單位“城管辦”、“聯(lián)合執(zhí)法大隊(duì)”演變而來。工作內(nèi)容繁雜、檔案管理意識(shí)不強(qiáng)等諸多因素使得城管檔案工作一直是城管工作中一項(xiàng)次要性的工作。對(duì)城管檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)不足使得城管檔案工作在相當(dāng)長(zhǎng)的一段時(shí)間內(nèi)處于被動(dòng)的局面，在檔案收集、歸檔整理、保管、編研利用等方面存在不足之處，尤其是在城管檔案的歸檔整理方面。
歸檔整理是檔案管理工作的重要環(huán)節(jié)，也是檔案管理工作的基礎(chǔ)與起點(diǎn)。檔案歸檔整理工作，就是按照一定的原則和方法，將處于零散和需要進(jìn)一步條理化的檔案，進(jìn)行基本的分類、組合、排列與編目，組成有序體系的過程[2]。目前，在城管檔案歸檔整理過程中，存在著諸多問題，包括了檔案的裝訂、分類以及排列等方面，其中，檔案分類是問題較為突出的環(huán)節(jié)。
在檔案分類上，沒有根據(jù)工作實(shí)際情況制訂合理的分類方案是比較突出的問題，而既使用“機(jī)構(gòu)”又使用“問題” 標(biāo)準(zhǔn)來進(jìn)行分類是較為常見的問題，這種分類標(biāo)準(zhǔn)的交叉使用，使得檔案文件分散歸檔，對(duì)文檔的檢全率具有較大影響。在《歸檔文件整理規(guī)則》中，歸檔文件的分類方法有三種，分別為保管期限-年度-機(jī)構(gòu)、保管期限-年度-問題以及保管期限-年度，但在實(shí)際的歸檔文件分類中，采用級(jí)次分類法、收文發(fā)文分類法、文號(hào)分類法等方法的現(xiàn)象多有存在，這些分類方法不是全國(guó)統(tǒng)一的分類標(biāo)準(zhǔn)，在反映歸檔文件間的歷史聯(lián)系、形成規(guī)律以及文件內(nèi)容方面多有不足，容易給文件檢索與存取造成困難。
對(duì)于歸檔文件的排列問題，《歸檔文件整理規(guī)則》中有著明確的規(guī)定：歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi)，按事由結(jié)合時(shí)間排列。但在實(shí)際的工作中，按文號(hào)排列、按問題排列或是全部文件都按時(shí)間順序排列的現(xiàn)象十分普遍，給歸檔文件的存取以及整理造成困難。
3 歸檔整理問題的成因分析
任何問題的存在都有其產(chǎn)生的深層原因，城管檔案的歸檔整理問題也不例外，只有對(duì)問題的成因進(jìn)行深入分析，才能有效的解決問題。就城管檔案管理中的歸檔整理問題而言，其成因主要是檔案工作人員的專業(yè)水平與素質(zhì)因素，當(dāng)然，更深層的原因也與管理者對(duì)檔案工作的重視程度有關(guān)。
檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性較強(qiáng)的工作，而檔案整理環(huán)節(jié)，尤其是檔案的分類，是最能體現(xiàn)其專業(yè)性的地方。目前，城管系統(tǒng)內(nèi)的檔案管理工作大多是粗放型的管理狀態(tài)，遠(yuǎn)未達(dá)到專業(yè)化管理的水平。檔案工作人員大多是兼職，設(shè)有專職檔案員的部門較少，而即便在設(shè)有專職檔案員的部門，具備檔案專業(yè)高等教育水平的人才也是少之又少。檔案專業(yè)人才的缺乏，導(dǎo)致了城管檔案管理工作一直滯后于城管部門的整體發(fā)展。長(zhǎng)時(shí)間停留在表面意義上的管理，未能達(dá)到專業(yè)化的管理水平，對(duì)城管檔案管理工作向更高層次發(fā)展造成了重要影響。
城管檔案管理專業(yè)人員的缺乏，也使得城管檔案管理各項(xiàng)制度的建立與完善缺少了專業(yè)指導(dǎo)。如專業(yè)人員的缺乏使得檔案分類方案的制訂無法從單位實(shí)際出發(fā)來有效規(guī)范檔案的歸檔整理工作，導(dǎo)致了分類方法不具體、檔案保管期限設(shè)置不合理等問題的發(fā)生。
4 提高城管檔案歸檔整理工作成效的方法
4.1 加強(qiáng)檔案管理專職專業(yè)人員的設(shè)置與引進(jìn)
專職與專業(yè)人員的設(shè)置與引進(jìn)既是兩個(gè)方面的事情，同時(shí)也是合二為一的。目前，多數(shù)城管部門的檔案員是兼職，但隨著城管檔案管理事務(wù)的增多，兼職檔案員已經(jīng)無法勝任與滿足城管部門檔案管理工作的需求，只有設(shè)立專職的檔案管理工作人員，才能更好的完成檔案管理工作的要求，同時(shí)，專職的崗位設(shè)立也體現(xiàn)了對(duì)檔案管理工作的重視程度，也是吸引檔案管理專業(yè)人才的基本條件。而對(duì)于專業(yè)檔案管理人才的引進(jìn)，要從多渠道、多方面來進(jìn)行，要從城管部門人力資源戰(zhàn)略層面出發(fā)來進(jìn)行。單位應(yīng)投入更多的資金支持，應(yīng)提供更多的人才吸引條件，加強(qiáng)人才培訓(xùn)與平臺(tái)的提升建設(shè)，為人才的發(fā)展提供上升的空間，只有如此，才能吸引到高素質(zhì)、高水平的檔案管理專業(yè)人才投身到城管事業(yè)，才能為城管檔案管理的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的人力資源基礎(chǔ)。
4.2 加強(qiáng)現(xiàn)有檔案管理人員的專業(yè)技能培訓(xùn)
加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員專業(yè)技能的培訓(xùn)無疑是快速提升檔案歸檔整理工作成效的有效方法。檔案管理人員應(yīng)對(duì)《文書檔案管理歸檔文件整理規(guī)則》進(jìn)行學(xué)習(xí)領(lǐng)會(huì)，對(duì)實(shí)施細(xì)則要加強(qiáng)理解。培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)以日常工作的常用技能與常見問題進(jìn)行重點(diǎn)加強(qiáng)，要少理論性多實(shí)用性，注重實(shí)效。培訓(xùn)應(yīng)定期舉行，可以派員進(jìn)行外部培訓(xùn)，也可以在單位內(nèi)部組織，聘請(qǐng)省市檔案館的專業(yè)人士進(jìn)行指導(dǎo)講座。
4.3 制定科學(xué)合理的檔案分類方案
檔案分類是檔案歸檔整理最重要的也是核心的內(nèi)容，因此，制訂科學(xué)合理的檔案分類方案對(duì)于檔案歸檔整理工作來說是至關(guān)重要的。檔案分類方案要根據(jù)國(guó)家檔案局2006年公布的《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》的要求以及《文書檔案管理歸檔文件整理規(guī)則》來制定。檔案分類方案要使用正確的分類方法，要正確界定城管局文件材料的歸檔范圍，準(zhǔn)確劃分檔案保管期限，使保存的檔案反映本局職能活動(dòng)情況，維護(hù)其歷史面貌。
科學(xué)合理的檔案分類方案，需要專業(yè)的檔案管理人員來完成，而且還要熟悉掌握本單位的工作職能、主要工作內(nèi)容。鑒于城管局檔案管理的專業(yè)水平，可以在檔案分類方案的制定時(shí)請(qǐng)上級(jí)檔案管理部門進(jìn)行協(xié)助指導(dǎo)，方案一旦確定，文件的歸檔整理便可以按照整理規(guī)則順理成章的進(jìn)行。
5 結(jié)束語
檔案整理工作的基本任務(wù)是建立檔案實(shí)體的管理秩序，使檔案實(shí)體有序化、條理化，其意義與價(jià)值在于為整個(gè)管理工作提供一個(gè)嚴(yán)格有序的工作基礎(chǔ)。城管檔案歸檔整理工作中存在的問題，除缺乏專業(yè)的檔案管理人員外，對(duì)于檔案管理工作的重視程度不夠也是重要因素。因此，加強(qiáng)檔案管理工作重要性的宣傳，強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，也是提高城管檔案管理工作成效的重要內(nèi)容。
參考文獻(xiàn)
關(guān)鍵詞：水利工程；施工建設(shè)檔案；檔案管理；評(píng)價(jià)指標(biāo)；管理流程 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A
中圖分類號(hào)：G271 文章編號(hào)：1009-2374（2017）06-0262-02 DOI：10.13535/ki.11-4406/n.2017.06.131
水利工程施工建設(shè)檔案是保證水利工程質(zhì)量安全和可維護(hù)性的重要參考資料，所以水利工程施工建設(shè)檔案管理工作一直以來都是承建單位在施工建設(shè)中的重要內(nèi)容。某工程渠道長(zhǎng)68.46km，設(shè)計(jì)引水流量350m3/s，最大引水流量500m3/s，該渠道1標(biāo)段長(zhǎng)5.848km（樁號(hào)4+085～9+909）。渠道縱穿多條支流、公路和居民區(qū)，施工復(fù)雜度高，地質(zhì)條件復(fù)雜。在建設(shè)過程中參與單位眾多，包含了勘察設(shè)計(jì)單位、承建單位、材料供應(yīng)商、設(shè)備供應(yīng)商、監(jiān)理單位等，工程資料類型眾多、結(jié)構(gòu)復(fù)雜，所以對(duì)于資料的收集、整理、分類、歸檔等一系列的檔案管理工作對(duì)于工程的開展與后期的維護(hù)具有非常重要的意義。
1 檔案管理工作的內(nèi)容
1.1 檔案管理組織
檔案管理要有獨(dú)立的辦公室和專業(yè)的檔案管理人員，檔案管理辦公室要符合檔案管理要求，包括檔案保管要求，防水、防火、防潮等，還包括檔案應(yīng)用要求，配置打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀、計(jì)算機(jī)等。檔案管理人員要具備檔案專業(yè)管理技術(shù)資格，熟悉水利工程施工建設(shè)全過程業(yè)務(wù)的開展順序與流程，通常配置兩名以上工作人員，可做到相互幫助與監(jiān)督。
檔案管理制度是檔案規(guī)范化管理的有效保證，包括檔案接收制度、檔案保管制度、檔案利用制度、檔案安全制度和檔案統(tǒng)計(jì)制度等。檔案的分類與歸檔要具體到項(xiàng)目的個(gè)體單位，設(shè)立檔案保管期、責(zé)任人和工作節(jié)點(diǎn)目標(biāo)。檔案管理經(jīng)費(fèi)由各項(xiàng)目的工作單位提供，將其納入單位工程年度經(jīng)費(fèi)預(yù)算中。
建立檔案管理保障措施，明確檔案管理工作流程：（1）明確工程檔案的質(zhì)量、份數(shù)、移交審批制度；（2）檔案管理的收集與整理工作要與水利工程施工進(jìn)度和施工質(zhì)量控制同步；（3）單元工程質(zhì)量驗(yàn)收時(shí)，驗(yàn)收資料歸檔要具備完整性；（4）已驗(yàn)收的部分工程檔案，在十日內(nèi)必須完成歸檔、整編；（5）建立自查制度，將其納入部門考核。
1.2 檔案管理整理、分類與歸檔
檔案的管理、分類與歸檔要保證文件資料的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性。在水利工程施工建設(shè)開始前，就要收集工程開工建設(shè)的有關(guān)資料，其中包括施工技術(shù)資料、材料與設(shè)備資料、質(zhì)量評(píng)定與驗(yàn)收資料等。施工建設(shè)過程中，要及時(shí)對(duì)文件的施工圖、施工合同、施工規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)等進(jìn)行收集，保證文件材料與施工進(jìn)度同步。檔案的保存形式多種多樣，對(duì)于紙質(zhì)文件要保證材料的字跡清晰、圖表整潔，簽字審核手續(xù)完備。電子資料要進(jìn)行備份，可采用刻盤等方式進(jìn)行保管。標(biāo)注的案卷名稱要簡(jiǎn)潔準(zhǔn)確，目錄編制規(guī)范，便于快速定位檔案位置。檔案的分類要根據(jù)水利工程施工建設(shè)的內(nèi)容進(jìn)行科學(xué)的劃分，如綜合類檔案、合同類檔案、進(jìn)度控制資料檔案、質(zhì)量控制黨刊、施工管理檔案、生產(chǎn)控制檔案等。
要求工程建設(shè)的參與單位各職能部門要按時(shí)、按要求歸檔，移交各完成的工程檔案或者是根據(jù)施工需要調(diào)取檔案時(shí)要建立嚴(yán)格的審批制度，按照用戶需求移交有關(guān)工程檔案。使用完畢后，要及時(shí)歸還。工程檔案的收集與整理要根據(jù)工程節(jié)點(diǎn)設(shè)置考核辦法，保證完成各節(jié)點(diǎn)的檔案整編目標(biāo)。
1.3 檔案后期管理
檔案從工程部門接收后到檔案室要進(jìn)行檔案的保存與統(tǒng)計(jì)，保存時(shí)要在檔案柜架上清晰的標(biāo)出檔案的內(nèi)容，根據(jù)檔案歸屬分類保存。檔案柜及檔案柜上的資料要整齊擺放，統(tǒng)一間距，檔案數(shù)量要與目錄數(shù)量相吻合，定期進(jìn)行檔案檢查，落實(shí)三防工作，保證檔案的保管安全性。
檔案利用時(shí)要根據(jù)目錄進(jìn)行檔案定位，在信息化檔案管理過程中，可通過軟件系統(tǒng)通過關(guān)鍵詞定位，找到檔案所在位置。檔案的編研工作是對(duì)水利工程施工建設(shè)過程中的重要事記、科研成果、基礎(chǔ)資料等進(jìn)行匯編，使檔案更加規(guī)范，做到能夠合理開發(fā)和利用。
目前的檔案管理中，使用檔案管理軟件輔助管理已經(jīng)成為了一種重要的檔案管理手段，將檔案的案卷目錄、文件級(jí)目錄、檔案簡(jiǎn)介等建立數(shù)據(jù)庫，歸檔的電子文件直接存儲(chǔ)在服務(wù)器中，建立雙活數(shù)據(jù)中心，保證電子文件的安全性和7*24小時(shí)可利用性。
2 檔案管理評(píng)價(jià)
2.1 評(píng)價(jià)方法
檔案管理評(píng)價(jià)是以《水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收管理辦法》和《水利工程項(xiàng)目檔案管理規(guī)定》等文件為依據(jù)，根據(jù)水利工程施工建設(shè)項(xiàng)目的具體情況建立檔案管理評(píng)價(jià)指標(biāo)體系，擬定評(píng)價(jià)閾值、指標(biāo)等參數(shù)，并采用層次分析的方法M行綜合評(píng)價(jià)。層次分析結(jié)構(gòu)可劃分為三個(gè)層次結(jié)構(gòu)，包括目標(biāo)層、準(zhǔn)則層和指標(biāo)層。其中目標(biāo)層A作為檔案管理的綜合評(píng)價(jià)，準(zhǔn)確層B1為檔案管理組織機(jī)構(gòu)，B2為檔案整理、劃分與歸檔，B3為檔案接收后的管理。指標(biāo)層是以實(shí)際情況確定管理指標(biāo)，Cij（i，j=1，2，…，n），指標(biāo)內(nèi)容包括：檔案管理組織機(jī)構(gòu)下分的管理機(jī)構(gòu)人員、檔案管理設(shè)施、檔案管理制度、檔案管理經(jīng)費(fèi)、檔案管理保障措施；檔案整理、劃分與歸檔下分的文件資料完整性、文件資料的準(zhǔn)確性、文件材料的系統(tǒng)性、歸檔與移交、節(jié)點(diǎn)目標(biāo)完成情況；檔案接收后的管理下分的檔案保管與統(tǒng)計(jì)、檔案利用、檔案信息化和檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化等。
2.2 指標(biāo)系數(shù)
指標(biāo)系數(shù)依據(jù)檔案管理工作檢查過程中的實(shí)際情況，以及管理規(guī)范文件的評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)，采用了等間距分級(jí)法確定系數(shù)標(biāo)準(zhǔn)。評(píng)價(jià)指標(biāo)與分值如表1所示：
檔案管理的評(píng)價(jià)方法與指標(biāo)系數(shù)對(duì)某工程渠道的檔案管理工作進(jìn)行權(quán)重分析，得到檔案管理綜合評(píng)價(jià)指數(shù)G=0.92，評(píng)價(jià)為優(yōu)良；準(zhǔn)則層中檔案管理組織結(jié)構(gòu)G1=0.89，評(píng)價(jià)為合格；檔案整理與歸檔G2=0.93，評(píng)價(jià)為優(yōu)良；檔案歸檔接收后的管理G3=0.92，評(píng)價(jià)為優(yōu)良。
3 結(jié)語
水利工程施工建設(shè)檔案是水利工作中不可或缺的重要資料，它不僅能夠輔助工程建設(shè)順利完成，而且是竣工后的維護(hù)與保養(yǎng)的重要參考依據(jù)。所以作為水利施工企業(yè)在進(jìn)行水利工程建設(shè)時(shí)，必須要完善檔案管理工作內(nèi)容，提高檔案管理水平，保證所建設(shè)的水利工程有檔可查、有據(jù)可依。
參考文獻(xiàn)
[1] 嚴(yán)杰.淺談大型水庫水利工程建設(shè)檔案管理[J].工業(yè)b，2015，（31）.
關(guān)鍵詞：檔案管理系統(tǒng) 檔案借用 檔案歸還
中圖分類號(hào)：TP314 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1007-9416(2012)07-0215-01
1、引言
隨著科學(xué)技術(shù)的不斷提高，計(jì)算機(jī)科學(xué)日漸成熟，其強(qiáng)大的功能已為人們深刻認(rèn)識(shí)，它已進(jìn)入人類社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域并發(fā)揮著越來越重要的作用。作為計(jì)算機(jī)應(yīng)用的一部分，使用計(jì)算機(jī)對(duì)員工檔案信息進(jìn)行管理，具有手工管理所無法比擬的優(yōu)點(diǎn)。
2、系統(tǒng)功能分析
本系統(tǒng)主要任務(wù)是對(duì)檔案進(jìn)行分類和分柜管理，還可進(jìn)行檔案借用和檔案歸還管理。另外還提供友好的用戶操作界面，并且具有密碼和權(quán)限管理功能。其功能主要有如下幾項(xiàng)：
(1)密碼和權(quán)限管理功能，不同權(quán)限的用戶具有不同的操作權(quán)利。
(2)應(yīng)用程序與數(shù)據(jù)卡服務(wù)器連接配置功能，用于在應(yīng)用程序中配置SQL Server 2000數(shù)據(jù)庫服務(wù)器名和檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫名。
(3)檔案分類資料錄入，包括分類序號(hào)、檔案分類名、檔案分類所屬部門、備注、建檔人員、建檔日期、修改人員、修改日期。
(4)檔案柜資料錄入，檔案柜號(hào)、檔案柜名稱、備注。
(5)檔案記錄錄入，包括檔案編號(hào)、檔案名稱、檔案柜號(hào)、檔案人姓名、檔案人工號(hào)、修改人、修改日期、建檔人、建檔日期、正文頁數(shù)、附件件數(shù)、附圖張數(shù)。
(6)檔案借用記錄錄入，包括檔案編號(hào)、檔案名稱、借用人員、借用日期、備注。
(7)檔案歸還記錄錄入，包括檔案編號(hào)、檔案名稱、歸還人員、歸還日期、備注。
(8)檔案分類資料和檔案柜資料記錄的修改和刪除功能。
(9)檔案記錄的修改、刪除和組合查詢功能。
(10)檔案借用和歸還記錄的修改、刪除和查詢功能。
3、系統(tǒng)主要窗體詳細(xì)設(shè)計(jì)
3.1 檔案管理窗體設(shè)計(jì)
檔案管理窗體是檔案管理系統(tǒng)的核心，在這里可以增加、修改、刪除和查詢記錄。在“檔案管理”窗體中，檔案分類信息表的檔案分類名稱字段記錄會(huì)顯示在樹狀檢視元件TreeView對(duì)象的檔案分類節(jié)點(diǎn)下。雙擊檔案分類名，程序自動(dòng)從檔案記錄信息表中提取雙擊檔案分類名的所有檔案記錄，顯示在右邊的DBGrid對(duì)象里。單擊“增加”按鈕可以在選擇的檔案分類名下增加一條檔案記錄，其中建檔人員、建檔日期、修改人員和修改日期字段自動(dòng)填寫為檔案分類記錄中的對(duì)應(yīng)字段值。與創(chuàng)建檔案分類管理窗體一樣，將窗體命名為“F_Manage”，對(duì)應(yīng)“Archives_Manage.pas”單元文件保存。檔案管理窗體如圖1所示。
3.2 數(shù)據(jù)記錄組合查詢窗體設(shè)計(jì)
本系統(tǒng)具有通用性組合查詢窗體。在檔案管理窗體中單擊“查找”按鈕打開“數(shù)據(jù)記錄查詢”窗體。選擇了查找字段和查找條件，再輸入或選擇查找值，單擊“增加”按鈕可以增加一條參數(shù)查找條件記錄。參數(shù)查找條件記錄顯示在列表檢視元件ListView中，在列表檢視元件ListView第一列上選中一條參數(shù)查找條件記錄，單擊“刪除”按鈕可以從ListView對(duì)象中刪除該記錄。添加好參數(shù)查找條件后單擊“查找”按鈕，執(zhí)行查詢操作。也可以單擊“全部數(shù)據(jù)”按鈕來提取得到所有檔案記錄。查找字段下拉列表框使用了ComboBoxEx控件對(duì)象，與ImageList搭配使用，在每一個(gè)列表項(xiàng)前可以顯示圖標(biāo)。查找條件列表使用了ListView控件對(duì)象，它可以實(shí)現(xiàn)資源管理器右半邊的四種顯示方式。
3.3 檔案借用和歸還窗體設(shè)計(jì)
當(dāng)“檔案借用和歸還管理”窗體開始時(shí)，檔案編號(hào)文本框處于不可編輯狀態(tài)，單擊“增加”按鈕，檔案編號(hào)文本框處于可編輯狀態(tài)。在檔案編號(hào)文本框中輸入想借用的檔案編號(hào)，并且自動(dòng)啟動(dòng)過濾功能，如果檔案在檔案記錄信息表存在，則會(huì)自動(dòng)填寫檔案名稱字段值。此時(shí)才可以單擊“保存”按鈕來增加一條檔案借用記錄，如果輸入的檔案編號(hào)在檔案信息表中不存在，當(dāng)然也就沒有借用檔案之說了。單擊“檔案歸還管理”屬性頁，可以方便地切換到檔案歸還管理操作界面，其操作過程于檔案借用管理差不多。檔案借用和歸還管理窗體如圖2所示。
4、結(jié)語
該檔案管理系統(tǒng)給預(yù)拌混凝土企業(yè)的管理工作帶來了極大的方便，為企業(yè)檔案管理提供了有效的管理工具，提高整個(gè)部門的工作效率、技術(shù)水平和管理服務(wù)水平。
參考文獻(xiàn)
[1]張?jiān)鰪?qiáng).Delphi7實(shí)用教程.第一版第三次印刷.北京:中國(guó)鐵道出版社,2003.5.
[關(guān)鍵詞]電力系統(tǒng)；檔案管理；措施
中圖分類號(hào)：F426 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-914X（2016）08-0210-01
前言
隨著我國(guó)電力系統(tǒng)的深化改革，對(duì)于經(jīng)營(yíng)與企業(yè)管理提出更高要求。檔案管理作為企業(yè)改革發(fā)展的重要基礎(chǔ)資料，傳統(tǒng)的檔案管理方法已遠(yuǎn)遠(yuǎn)滿足不了當(dāng)今發(fā)展的需求。提高檔案管理水平，為企業(yè)的快速發(fā)展提供助力。
1、電力檔案管理的意義
檔案管理運(yùn)用現(xiàn)代化管理方式，注重對(duì)不同階段檔案之間的關(guān)聯(lián)實(shí)行管理，充分體現(xiàn)了檔案管理制度、方法、內(nèi)容等方面的遞進(jìn)銜接關(guān)系，實(shí)施檔案管理能明確人員的職責(zé)，提高整體的管理效率。一方面，實(shí)施電力系統(tǒng)檔案管理，能提高人員的工作積極性和主動(dòng)性，優(yōu)化人力、物力資源整合配置，對(duì)檔案實(shí)行細(xì)致的管理，明確階段工作重點(diǎn)，減少不必要的勞動(dòng)[1]；另一方面，實(shí)施電力系統(tǒng)檔案管理后，按照階段工作特點(diǎn)，制定詳細(xì)的規(guī)范，明確本階段的具體任務(wù)，促使每位員工在各盡其職的基礎(chǔ)上，不會(huì)出現(xiàn)工作職能的交叉和重疊，防止權(quán)責(zé)不明、越職管理的事件發(fā)生。
2、我國(guó)電力系統(tǒng)檔案管理存在的問題
2.1缺乏領(lǐng)導(dǎo)層次的重視
電力系統(tǒng)的檔案管理工作，嚴(yán)重缺乏高層領(lǐng)導(dǎo)的重視，他們認(rèn)為檔案管理工作可有可無，相反的卻極其重視市場(chǎng)產(chǎn)品質(zhì)量、占有率、售后服務(wù)等內(nèi)容，這樣就使得下層員工對(duì)檔案管理工作缺乏積極性。正是由于這個(gè)原因，很多電力系統(tǒng)單位對(duì)檔案管理的資金投入少條件差、管理手段落后，檔案設(shè)施不完整；沒有建立完善的材料收集制，造成檔案數(shù)量不全內(nèi)容缺失，對(duì)電力系統(tǒng)無法提供高效能高質(zhì)量的服務(wù)，何況是檔案管理的目標(biāo)、規(guī)章制度建立。
2.2缺乏專業(yè)的管理人員
電力系統(tǒng)檔案管理缺乏專業(yè)部門和專業(yè)人員的管理，有些負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員根本不懂得如何去管理檔案，把檔案管理看成是簡(jiǎn)單的分類收集，由于管理人員的責(zé)任意識(shí)差、專業(yè)水平低，導(dǎo)致檔案管理停滯不前；部分電力系統(tǒng)采用庫房兼?zhèn)渥龀蓹n案室，更嚴(yán)重的甚至有些電力系統(tǒng)根本沒有設(shè)立檔案室；電檔案管理的隨意性比較大，存在抽調(diào)檔案資料，任意涂改的情況；許多電力公司檔案保管不合理，流失很多寶貴的資料，為日后的發(fā)展帶來很多不便之處，因?yàn)闆]有科學(xué)的保管期限和歸檔范圍的界定，致使非常多沒有保存價(jià)值的資料被長(zhǎng)期保管，這種情況嚴(yán)重增加了經(jīng)營(yíng)管理的成本。
2.3缺乏先進(jìn)的指導(dǎo)理論
檔案管理工作是當(dāng)前情況下電力系統(tǒng)部門面臨的重要難題，急需相關(guān)方面的政策指導(dǎo)和理論知識(shí)，尤其要特別注意以下幾方面問題：電力系統(tǒng)檔案的法律地位和產(chǎn)權(quán)特征；產(chǎn)權(quán)變更電力系統(tǒng)檔案的流向；如何鑒定有保存價(jià)值的檔案，這些問題的解決都需要檔案管理部門進(jìn)行探討研究，在具體工作中完善電力公司的檔案管理模式，國(guó)家頒布相關(guān)的政策法規(guī)，引導(dǎo)檔案管理工作持續(xù)穩(wěn)步發(fā)展。
2.4檔案管理存在的隱患
電力系統(tǒng)檔案管理建設(shè)常見的安全隱患有：庫房布局不合理、庫房建設(shè)不符合安全防護(hù)的規(guī)定等。
3、提高電力系統(tǒng)檔案管理水平的具體措施
3.1加強(qiáng)單位管理層的重視
對(duì)電力系統(tǒng)檔案的管理，首先要提高領(lǐng)導(dǎo)的重視程度，政府制定相關(guān)規(guī)定政策，在宏觀上加強(qiáng)對(duì)檔案管理的要求；企業(yè)內(nèi)部建立監(jiān)督機(jī)制，對(duì)檔案管理進(jìn)行嚴(yán)格監(jiān)管，提倡建立完整的檔案管理系統(tǒng)；管理層堅(jiān)持檔案管理和市場(chǎng)占有率并舉的原則，促進(jìn)對(duì)檔案的管理。
3.2對(duì)管理人員進(jìn)行培訓(xùn)
對(duì)檔案管理人員進(jìn)行嚴(yán)格的選拔，保障每個(gè)人都持有從業(yè)資格證才能上崗工作；考核員工的綜合素質(zhì)，增強(qiáng)他們的責(zé)任意識(shí)；定期展開培訓(xùn)，選擇優(yōu)秀的人員到外國(guó)進(jìn)修學(xué)習(xí)，掌握先進(jìn)的理念技術(shù)，為我國(guó)電力系統(tǒng)檔案管理作出更大的貢獻(xiàn)。
3.3增強(qiáng)理論指導(dǎo)
電力系統(tǒng)檔案管理的相關(guān)單位和專業(yè)人員，對(duì)其進(jìn)行深刻的探討研究，制定符合我國(guó)國(guó)情的檔案規(guī)范，用統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)對(duì)各單位的檔案實(shí)行管理，便于檔案的規(guī)范和查閱。健全檔案的保存機(jī)制，對(duì)作用重大的檔案進(jìn)行整合分類，對(duì)于時(shí)間年限久遠(yuǎn)，價(jià)值小的檔案實(shí)行銷毀，避免占據(jù)大量的空間和資源，浪費(fèi)管理成本。
3.4合理設(shè)計(jì)檔案室
根據(jù)檔案資料數(shù)量大、種類多、繁瑣復(fù)雜的特性，合理設(shè)計(jì)檔案室，在電力企業(yè)，規(guī)劃獨(dú)立的正規(guī)的檔案室，便于對(duì)企業(yè)資料的管理和查閱。
3.5具體的檔案管理過程
電力系統(tǒng)檔案管理，主要分為四個(gè)環(huán)節(jié)，分別是檔案收集、檔案分類、檔案保管和檔案應(yīng)用，每個(gè)環(huán)節(jié)之間既是相互獨(dú)立的個(gè)體，卻又存在緊密的聯(lián)系，體現(xiàn)檔案管理的效能。
3.5.1檔案收集。進(jìn)行檔案管理的首要步驟就是收集資料，這就要求對(duì)電力企業(yè)中每個(gè)部門的發(fā)展歷史、研究成果，進(jìn)行系統(tǒng)的鑒定，收集保存價(jià)值重大信息資料。在具體的實(shí)施中，第一，建立健全管理制度，鑒別有價(jià)值的資料，進(jìn)行歸檔保存；第二，規(guī)定各部門轉(zhuǎn)卻記錄發(fā)明創(chuàng)新和生產(chǎn)活動(dòng)，便于對(duì)檔案信息的采集；第三，進(jìn)行交流溝通，對(duì)各部門的檔案定期收集。
3.5.2檔案分類。把收集的檔案資料按照內(nèi)容進(jìn)行科學(xué)分類，并編碼記錄，系統(tǒng)的進(jìn)行排列，形成平行或從屬的檔案數(shù)據(jù)庫；檔案管理部門加強(qiáng)對(duì)登記、分類機(jī)制的完善，對(duì)檔案的時(shí)間、范圍做出詳細(xì)要求；采用復(fù)合型方法進(jìn)行分類，可以按照部門平行分類，或者根據(jù)時(shí)間縱向分類。
3.5.3檔案保管。在檔案保管中，要貫徹落實(shí)崗位責(zé)任制，第一，設(shè)定統(tǒng)一的規(guī)范和目標(biāo)約束管理人員的行為，對(duì)資料的數(shù)量、格式和規(guī)格進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化要求，規(guī)范檔案的目錄、標(biāo)題、時(shí)間等工作。第二，建內(nèi)部控制制度，對(duì)工作人員進(jìn)行監(jiān)管，把具體工作落實(shí)每個(gè)人身上，掌握了解檔案的庫存情況，進(jìn)行檔案保管時(shí)，實(shí)行相互制約相互監(jiān)督的模式，促使人們嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)操作。當(dāng)出現(xiàn)管理人員退休或調(diào)動(dòng)前，需對(duì)其承擔(dān)的檔案管理實(shí)行全方位的檢查，確定沒有問題后，才可以辦理相關(guān)手續(xù)，這樣可以很好地的保護(hù)電力系統(tǒng)檔案資料。第三，把檔案管理納入到業(yè)績(jī)考核范圍內(nèi)，對(duì)于管理出現(xiàn)人為失誤情況，進(jìn)行處罰，嚴(yán)重的辭退，對(duì)于管理工作完善的人員，進(jìn)行獎(jiǎng)金、福利等獎(jiǎng)勵(lì)。
3.5.4檔案利用。前三個(gè)環(huán)節(jié)的一切管理工作都是為利用打下基礎(chǔ)的，通過借出、交流、閱覽詢等方式，發(fā)揮電力系統(tǒng)成果的余熱，推動(dòng)電力企業(yè)的技術(shù)改革。在檔案查閱借出等環(huán)節(jié)都要進(jìn)行如實(shí)的記錄，保證檔案的完整和安全。
4、結(jié)束語
綜上所述，在新時(shí)期下，加強(qiáng)檔案管理，對(duì)電力公司的發(fā)展和運(yùn)營(yíng)有重要的作用，通過加強(qiáng)單位管理層的重視、培訓(xùn)管理人員、增強(qiáng)理論指導(dǎo)、合理設(shè)計(jì)檔案室等措施系統(tǒng)高效的進(jìn)行檔案管理，切實(shí)管理好檔案收集、檔案分類、檔案保管和檔案應(yīng)用四個(gè)環(huán)節(jié)，促進(jìn)電力系統(tǒng)檔案管理發(fā)揮巨大的意義。
參考文獻(xiàn)
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