發(fā)布時間：2023-10-11 16:23:07
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的檔案分類管理樣本，期待這些樣本能夠為您提供豐富的參考和啟發(fā)，請盡情閱讀。
在企業(yè)的生產活動過程中，合同已經突顯出其關鍵而重要的地位，合同在企業(yè)運營過程中扮演了重要的角色，隨著企業(yè)經濟發(fā)展層次的不斷上升，企業(yè)合同檔案的管理也提上了日程，由于企業(yè)的合同檔案數(shù)量不斷增加，為了科學、規(guī)范、有效地管理好企業(yè)合同檔案，為需求者提供便捷準確的服務，需要對企業(yè)的合同檔案進行科學合理的分類管理，要采用科學有效的策略和方法，實現(xiàn)對企業(yè)合同檔案管理的分類管理、集中管理。
1 企業(yè)合同檔案的概念及特征
企業(yè)的合同檔案是企業(yè)活動中的重要分支，是重要的憑證，詳細記載了企業(yè)的經濟活動內容，也是企業(yè)履行合同的權利和義務的全部資料，是企業(yè)預算、評估和審計不可或缺的內容。合同檔案與企業(yè)的市場經濟活動密切相關，可以分為不同的種類，如：
企業(yè)經營合同、企業(yè)技術合同、企業(yè)勞動合同、企業(yè)銷售合同、企業(yè)工程合同等，在企業(yè)的合同檔案分類中，可以呈現(xiàn)出更為直觀和簡單的特征，這些合同檔案都具有其共性和個性，有一般檔案共同的價值和職能，而合同檔案還有其個性，這主要表現(xiàn)在以下幾個方面：
①法律性特征。企業(yè)的合同檔案不同于一般的檔案，它的內容載體為合同，而合同是具有法律效應的資料，在《合同法》的背景之下，具有相應的法律效力，合同檔案自然也具有法律效應，這與合同檔案的合同簽訂、合同變更、合同終止相適應，體現(xiàn)出企業(yè)的合同檔案的法律性特征。
②憑證性特征。企業(yè)的合同檔案是市場經濟的產物，在激烈的市場競爭之中，必然會產生較多的經濟糾紛，而合同是當事人履行合同義務和實施權利的憑證，也是處理經濟糾紛的處理憑證，因而，合同檔案顯現(xiàn)出較為明顯的憑證性特征。
③規(guī)范性特征。企業(yè)的合同簽訂、變更和終結是在《合同法》的范圍之內有效，可以這樣認為，企業(yè)合同檔案不僅具有法律性的特征，而且還有合同檔案所特有的規(guī)范性的特征，在法律范疇之內，企業(yè)合同檔案必須包括當事人的姓名、合同數(shù)量、價款，并且還有規(guī)定的格式，如果沒有依照合同的格式條款，則難以展現(xiàn)出合同全部的法律效力，會使企業(yè)合同不完善或不規(guī)范，這樣，就在無形中使當事人的合法權益受到威脅。
2 企業(yè)合同檔案管理的分類優(yōu)化措施
企業(yè)的合同檔案管理要克服分散、無序的缺點和問題，要正視合同檔案管理的混淆、分散化的狀態(tài)，實施優(yōu)化的分類管理措施，減少合同檔案分類管理的難度，有效地查找、利用、統(tǒng)計和管理合同檔案。
2.1 強化企業(yè)合同檔案管理機制
在企業(yè)的合同檔案管理制度之中，積極健全和完善合同檔案機制，要對合同檔案的相關工作如：收集、整理、編目、上架等，進行制度化的完善和優(yōu)化，這樣，在制度完善的前提下，才能充分發(fā)揮出企業(yè)的合同檔案管理效能，從安全的角度上來看，強化企業(yè)的合同檔案管理機制，還可以確保企業(yè)的商業(yè)機密，減少企業(yè)的風險，從而促進企業(yè)健康、有效的可持續(xù)發(fā)展。
2.2 要加強合同之間的聯(lián)系，做好合同檔案的分類整理
在企業(yè)的合同檔案管理中，要增強合同檔案之間的聯(lián)系，要使合同檔案的分類整理工作更為順暢，并且在對企業(yè)合同檔案收集整理工作中，注重合同文件之間的聯(lián)系，單立類目、分類組卷，實現(xiàn)科學的保管和管理。同時，企業(yè)要指定獨立的部門負責合同檔案的管理事宜，避免合同檔案管理中的分散化和無序化狀態(tài)。
2.3 實施合同檔案的統(tǒng)一編號，利用分類管理
在對企業(yè)的合同檔案分類管理中，要將不同的合同文件進行統(tǒng)一的編號，這個工作要依照一定的規(guī)則實施，具體如：將年度內的合同文件分為不同的類別如：物資類、工程類等，再加以不同的符號加以區(qū)分，確定好不同的類別號，然后再依照時間的順序或者科目的不同編制小的編號，這樣，就可以較好地實現(xiàn)對企業(yè)合同檔案的保管、統(tǒng)計和利用。
2.4 注重附屬材料的收集和整理，確保合同檔案的完好 與齊全
在對企業(yè)的合同檔案管理進行分類優(yōu)化的過程中，主管單位要負責合同的齊全和完整，要注重對合同檔案的附屬關聯(lián)材料的收集和整理，并且對于這些相關文件資料要加以不定期的督促和檢查，從而確保合同檔案在移交之前的齊全和完整性。
2.5 注重企業(yè)合同檔案管理材料的變化情況
在企業(yè)的合同檔案管理分類優(yōu)化過程中，規(guī)定在每年的一定時間要進行合同檔案的移交，主管部門要移交上一年度的所有合同文件資料，這個工作相當繁瑣和細致，還存在一些合同檔案的變化情況，諸如：合同簽訂后還會有合同的變更、合同解除、合同作廢等問題，這些相關的合同文件變化情況都要進行及時的把握，由于這些合同文件資料的不確定性，不能一次性地終結，因而不主張將剛簽訂的合同歸入檔案室，而需要關注合同的變化情況，將完結的合同檔案統(tǒng)一移交給檔案管理部門，這樣就會使合同檔案分類管理更為全面和系統(tǒng)化。
3 優(yōu)化企業(yè)合同檔案管理分類的方法
3.1 集分式歸類原則為核心的合同檔案分類管理
企業(yè)的合同檔案分類管理要重點對科技檔案和文書檔案進行分類整理，科技檔案主要包括企業(yè)的生產、科研內容以及建設項目的文件資料，具有技術性和保密性較強的特點。對于文書檔案的分類整理，包括企業(yè)的行政事務的管理以及經營方面的管理內容，這些檔案內容不利于查找和統(tǒng)計，在進行分類、收集、整理的過程中，存在較大的難度，因而，需要依循集分式歸類的原則，以此為核心，進行合同檔案分類管理，要依照《合同法》中的無名合同和有名合同的不同種類，進行重新擬定和分類，從而增強對合同檔案分類管理的有效性。
3.2 集分式分類表
我國企業(yè)的有名合同主要涵蓋了九種不同的合同形式，又稱為典型合同，是具有規(guī)則和名稱的合同形式；而無名合同又稱非典型合同，是沒有規(guī)則和名稱的合同形式。這九種不同形式的合同要以有名合同和無名合同為前提，擬定規(guī)范而科學的集分式分類表，并且要在集分式分類表中，對合同檔案進行分類歸檔，進行統(tǒng)一的編號和整理。
3.3 分類表的使用方法
在分類表的分類歸檔整理過程中，年度、分類號、件號是合同檔案分類表中的重要元素，其中：年度是合同簽訂的年份，合同對應的分類號碼為分類號，件號是在同類的合同檔案分類中的流水號。這三個要素可以用于企業(yè)合同檔案分類管理中，便于實現(xiàn)對企業(yè)合同檔案管理的統(tǒng)一收集、整理和保管。在這種優(yōu)化的合同檔案分類管理方式下，可以實現(xiàn)同庫保管，利于整理和查閱，實現(xiàn)科學有效的合同檔案管理。
關鍵詞：家庭檔案；分類整理；保管
當家庭之舟開始在生活的海洋中遠航之時，真實記錄和反映家庭生活歷史與家庭文化的家庭檔案也就相伴而生。本文就家庭檔案管理具有重要的意義和整理保管談談粗淺看法。
一、家庭檔案管理的作用和意義
1、家庭檔案是社會檔案財富的組成部份
作為社會“細胞”的家庭，它所形成的檔案，不僅較全地記載了一個家庭的社會實踐和家庭事務活動情況，而且也較真實地反映了整個社會局部地區(qū)的歷史面貌。這種微觀檔案，是研究本地區(qū)的歷史狀況，制定本地區(qū)的社會經濟發(fā)展規(guī)劃、編寫地方史志等難得的素材。鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)家、私營企業(yè)主以及廣大社會個體的家庭檔案，可以作為研究、對比城鄉(xiāng)經濟發(fā)展狀況、社會風貌的典型資料。
2、家庭檔案是處理糾紛的重要依據(jù)
俗話說“清官難斷家務事”。原因之一就是因為在家庭糾紛中，當事者多為“口說空話”，拿不出白紙黑字的真憑實據(jù)來。譬如，在現(xiàn)實生活中，兄弟分家多年后又為家庭財產分配問題發(fā)生糾紛，有的口角不止，有的引訟。假如我們重視了家庭檔案的建設，兄弟分別把分家時的財產分配清單保存下來，那就不致于會發(fā)生上述糾紛了，即使發(fā)生了糾紛，也不會使“清官”再為難了。
3、家庭檔案是家庭日常生活的助手
隨著社會生產和科學技術的飛速發(fā)展，人們的生活水平不斷提高，各種電器已經普及各個家庭，成為大家生活的伴侶。為了日后正確使用和維護這些家電，就需要把有關的圖紙、使用說明書、保修單等歸檔保存起來，否則，一旦出現(xiàn)什么故障會給家庭生活帶來許多不便，以致造成一定的損失。
4、休閑文化的一個重要組成部份
利用家史、自傳、回憶錄和家庭過去與現(xiàn)在的變化情況，可以對家庭成員，尤其是對子女進行教育。節(jié)假日或其他空余時間，瀏覽一下家庭中的日記、作品、影集，也能陶冶情操，得到一種精神上的放松與休閑。家庭檔案真實地記錄了長輩們在家庭事務和社會實踐活動中的一些經歷，即使他們與世長辭了，晚輩們還可以看到他們的照片和手跡，聽到他們的聲音，真可謂“音容宛在”。
二、家庭檔案的分類整理與保管
（一）家庭檔案的收集
1、財產檔案――理財、投資的好助手。包括家庭收入、支出賬目，存單、股票等各類投資交易證卡，有價證券、工資條、水電費支出記錄、保險憑據(jù)、借條、合同契約、貴重物品清單和發(fā)票等。
2、證件檔案――一旦遺失麻煩多。包括房產證、土地證、出生證、學生證、畢業(yè)證、學位證、工作證、結婚證、身份證、戶口簿、借書證、職稱資格證書、聘書、獨生子女證和技術資格等級證書等。
3、說明書檔案――使用、維修不用愁。包括各種家用電器、車輛、防盜門、家具的說明書、保修卡、維修單、電路圖和維修地點、聯(lián)系電話等。
4、音像檔案――逝去的點滴成為永久的記憶。包括家庭成員各個時期的照片，結婚、壽慶、旅游觀光、聚會娛樂等活動形成的錄音（錄像）帶、光盤、軟盤等。
5、保健檔案――創(chuàng)造幸福生活的基礎。包括嬰兒出生、保健材料：家庭成員病歷、診斷書、醫(yī)療保健卡、B超、x光、cT等檢查結果及片子，心腦電圖、化驗單、體檢表、血型報告、住院記錄、疫苗接種和藥物過敏記錄、家庭成員意外傷害記錄及醫(yī)院處方、飲食禁忌等。
6、交友聯(lián)誼檔案――親情友誼連結的紐帶。包括親朋好友的住址、電話號碼，老師、同事、同學名錄、來往書信、賀卡、明信片等。
7、個人履歷檔案――記錄下人生道路的堅實步伐。包括家庭成員的生日、結婚紀念日及入學、入團、入黨、應聘、升職、喬遷的日期，自傳、簡歷、日記，獎狀、獎牌、獎章，各種考試的成績單。
8、榮譽檔案――熠熠如生、催人奮進。包括各種榮譽證書、獲獎證明、獎狀、獎牌、獎章、獎杯等。
9、珍藏品檔案――陶冶情操、修身養(yǎng)性的載體。包括家庭成員個人愛好、收藏，如：書法、書畫作品、學術論文、專著、在各類報刊發(fā)表的文章及作品，名人好友題字題詞；古玩、家譜、票證等物品；郵票及封片等郵品，各類藝術品收藏，書報刊物收藏等等。
10、旅游檔案――開闊視野、愉悅身心。旅游景點門票、導游圖、旅行線路圖、賓館介紹、登程返程車票機票、游覽日記等。
三、家庭檔案的整理與保管
1、家庭檔案的整理
家庭材料按傳記、證件、憑據(jù)、書信、文書表冊和音像等進行分類；根據(jù)材料重要程度或時間順序排列組合；逐一進行編號、編目用以固定家庭檔案材料的位置；分門別類裝入檔案盒，填寫檔案盒背脊，方便查找。
一、當前我國稅收征管存在的主要問題
為確保國家稅收,發(fā)揮稅收的職能作用,國家在稅收征管方面制定了相應的法規(guī)制度,取得了一定的成效。但目前,在稅收征管方面,仍然存在以下幾個方面的問題:
第一,管理監(jiān)督不到位。取消稅務專管員后,由于把實行專管員管戶向管事制度轉變簡單的理解為取消專管員,形成了管理環(huán)節(jié)的空位和斷層,使稅務機關失去了對納稅人的管理和監(jiān)控;二是注重了集中征收,優(yōu)化服務,片面強調以查代管,形成了管不細、查不全、征不足、處罰難、效率低的狀況;三是征管格局中的四個系列以及各職能部門間協(xié)調不好,各自為政,多頭指揮,不通信息,相互扯皮,互相推諉,導致稅收征管全過程運轉不正常。
第二,管理手段應用不到位。目前管理手段主要是運用計算機管理,但其監(jiān)控作用不明顯,主要表現(xiàn)為:征管軟件本身還不成熟,使用中存在一些缺陷,在一定程度上還不能滿足征管要求,信息傳遞不通暢,影響收入的完整性,加之有少數(shù)微機操作人員責任心不強,不能按規(guī)定及時、完整、準確地錄入有關信息,因而計算機不能全面真實地反映征納情況;部分工作人員不熟悉征管業(yè)務規(guī)程,無法對征管信息進行微機處理。
第三,管理職責明確不到位。由于對新的征管模式認識不足,征管實踐中削弱了管理,淡化了責任,在一定程度上造成了底數(shù)不清,稅源不明,監(jiān)控不力,漏征漏管。造成征管質量不高的原因,一是少數(shù)單位在認識上沒有弄清分類管理的含義,片面理解為對一般納稅人的ABC管理;二是各單位沒有結合本單位實際制定出切實可行的分類管理操作辦法和措施,因而職責不明確,管理程序、方法不規(guī)范,管理效果不好;三是大多數(shù)單位職責雖分解到人、落實到戶,但沒有建立相應的制約機制,沒有配套的考核辦法和措施,使管理工作不能落到實處;四是普遍把分類管理和十率考核、征管軟件運用、征管檔案管理工作割裂開來,沒有利用它們之間的內在聯(lián)系理順工作思路,使該四項工作不能環(huán)環(huán)相扣順利開展,而這些原因造成征管質量不高,主要體現(xiàn)在:一是登記率不完全真實。二是申報率不準,這有計算機軟件本身的問題,也有管理人員管理不到位的問題,還有沒有按征管規(guī)程對非常戶進行處理的問題。三是申報準確率難以掌握。由于管理未落實到位,管理人員無法掌握納稅人生產、經營和財務狀況,不能對其納稅的準確性作出大致判斷,偷逃稅款不同程度存在。另外在雙定戶的定額核定上,由于管理的問題使核定的定額與實際銷售相差甚遠,造成稅款流失。在對大中型企業(yè)和一般納稅人的征管中,同樣存在監(jiān)控不力,稅款流失現(xiàn)象。四是在緩交稅款審核上存在調查核實不嚴的情況,客觀上讓一些企業(yè)感到貸款不還不行,費不繳不行,而稅款可緩,能緩就緩。五是依法治稅難,在征管過程中不同程度的存在執(zhí)法難的問題,一些稅務機關正常的稅收保全措施難以實行,或是相關部門不配合,或是存在來自各方的干預。
由于上述征管不利,最終影響稅源,不能保證國家財政收入。
二、當前加強我國稅收征管的建議
第一,抓好分類管理的落實。隨著市場經濟的不斷發(fā)展和社會主義公有制為主體,多種所有制經濟共同發(fā)展的基本經濟制度的建立,納稅人的經濟類型、經營方式、組織方式日趨復雜,能否有效地對納稅戶和稅源變化情況進行監(jiān)控是稅收征管的基礎,只有打牢這個基礎,才能真正提高征管質量和效率。分類管理就是針對納稅人方方面面的復雜性和納稅申報方式多樣化的實際設立的一種能使稅收征管建立在及時掌握納稅人經營情況、經營方式、核算方式和稅源變化基礎的一種管理形式和管理方法。由于分類管理是從管好源頭開始,所以應從各個方面加強管理,包括將所有納稅戶納入稅務登記的范圍內,對納稅戶納稅申報表、財務會計報表、發(fā)票領用存表等相關資料進行案頭審計,并有針對性的開展各種日常檢查和稅源調查工作,切實掌握納稅戶的稅務登記增減變化情況、發(fā)票使用情況、產經營情況、納稅情況、減免緩退情況、違章處罰等全部納稅事宜的全過程,并能通過管理及時而準確地收集整理、傳遞各種涉稅信息、資料,建立健全納稅戶檔案,真正做到底數(shù)清,稅源明,所以應該把抓好分類管理的落實作為加強征管的突破口。落實分類管理應做到:(1)統(tǒng)一思想,提高認識。各級領導和廣大稅務干部要把推行分類管理看作是加強征管的基礎和關鍵,是創(chuàng)收的保證。要正確認識分類管理的含義及其內容。(2)結合實際,因地制宜進行分類管理,以簽訂責任書的形式,把職責明確到人,落實到戶。(3)把分類管理、征管質量(十率)考核,征管軟件的運用、征管檔案的管理四項工作有機結合進行,分類管理中包含了后三項工作的大部分,分類管理搞好了,其他三項基本就能水到渠成了。
一、 加強領導，提高業(yè)務水平
檔案管理是教育工作的重要組成部分，也是教育工作者的重要職責。睢縣檔案局借鑒圖書管理和辦公文秘檔案管理工作的做法，制定了檔案整理目標和檔案分類管理辦法。一是建立組織。建立檔案管理小組，并設立專職檔案管理人員，每個科室抽一名同志為兼職檔案員。二是增添設備，改善硬件設施。我們在資金緊張的情況下，克服困難，購進專用檔案櫥、檔案袋、檔案夾、裝訂機以及其他檔案管理用具，實現(xiàn)專室、專櫥、專人管理。三是努力學習整檔知識，提高管檔素質。組織專、兼職檔案管理人員到上一級檔案局學習檔案管理知識，掌握了一定的整檔技術，為建檔整檔工作打下了堅實基礎。四是注重質量，提高整檔標準。堅持邊干邊學，保證質量，通過學習和摸索，逐步明確了適應教育教學需要的檔案管理標準，同時技術水平也逐步得到提高。
二、 認真收集、及時歸檔
明確了檔案整理的目標和檔案分類管理辦法，就要在實際工作中認真實施。我們主要是分兩步進行：第一步是收集材料。檔案總體上有三大部分：教學管理檔案、學籍管理檔案和社會管理檔案。我們規(guī)定從招生開始建檔到畢業(yè)時為止，班主任按學年將管理檔案初步分類后交給專職檔案員。教學檔案和學籍檔案由兼職函授檔案員負責收集，在學期末把平時積累的教學學籍檔案初步分類后交給專職檔案管理人員。專職檔案員要每個月定期了解相關人員的檔案收集情況并督促幫助。第二步是及時歸檔。由專職檔案員將各種檔案材料按規(guī)定時間和要求整理裝訂成冊，分類放置于規(guī)定的檔案櫥內，并寫出案 卷目錄、卷內目錄、全引目錄。
三、 圍繞中心、服務教育，發(fā)揮檔案服務功能
[關鍵詞]檢務 檔案 管理
檔案管理，是對文件從產生到最終銷毀或移交檔案部門的全過程的管理活動，其主要目標是要將組織中的文件數(shù)量保持到一個適當?shù)臄?shù)量限度，防止不必要的或無用文件信息的干擾，簡化文件制作、傳遞、處理以及利用的程序，改進文件工作的組織、控制方法，保證文件完成現(xiàn)行效用后得到適當?shù)奶幹?，并通過經濟地保管和利用文件信息，最大限度地提高組織管理的質量和效率。
一、電子管理模式的特點和分類
1.電子文件作為文件的一種形式，具有文件的基本特征，我國文件、檔案管理的一般原則和方法對于電子文件的管理同樣具有宏觀的指導作用。另一方面，電子文件又有許多不同于其他類型文件的特點，在其管理活動中還有其特有的原則和方法。
2.檔案館電子文件的管理模式
（1）集中式保管模式，是指將具有永久保存價值的文件（紙質或電子）送至國家指定或授權的機構、組織（通常為國家檔案部門）集中保存，該類機構對其職能范圍內的歸檔單位的檔案工作進行領導、指導和監(jiān)督，對其入館檔案進行實體和信息的雙重控制。
（2）分布式保管模式，又稱分散式保管，是指各組織、機構中產生的文件（紙質或電子）不統(tǒng)一移交給特定部門，而將其留存于本機構內部（庫房或信息系統(tǒng)），加以保管和利用，該模式的代表就是“匹茲堡大學方案”。
二、檢驗檢疫業(yè)務檔案的介紹
1.檢驗檢疫業(yè)務檔案（以下簡稱檢務檔案）包括報檢單及所附單證、檢驗檢疫工作記錄單、證稿、證單存檔聯(lián)等紙質資料、電子數(shù)據(jù)或其組合。歸檔是檢驗檢疫工作流程的最后一個環(huán)節(jié)，即歸檔人員對通過CIQ2000出入境檢驗檢疫綜合業(yè)務計算機管理系統(tǒng)（以下簡稱CIQ2000系統(tǒng)）報檢的檢驗檢疫業(yè)務，根據(jù)報檢類別和歸檔規(guī)則在CIQ2000系統(tǒng)中對符合歸檔條件的報檢號逐批進行電子數(shù)據(jù)歸檔，并將報檢單等紙質資料裝訂后按歸檔順序號分類立卷存檔。由于CIQ2000系統(tǒng)自動將歸檔號與報檢號一一對應，通過報檢號即可根據(jù)歸檔號所在的卷宗來快速調閱需要查詢的報檢單檔案，所以，大多數(shù)檢務部門都采用上述歸檔方式。
2.由于紙質檢務檔案記述并反映了檢驗檢疫工作的全過程，為檢驗檢疫機構內部查閱出入境貨物檢驗檢疫原始記錄、了解檢驗檢疫簽證流程、確認檢驗檢疫證單的更改/重發(fā)/核查計收費情況、檢查工作質量，以及出境貨物理賠案件的調查、入境貨物重大索賠案件的處理、司法部門的訴訟調查舉證、國內外有關部門的來函查詢等發(fā)揮了一定的參考憑據(jù)作用。但是，隨著檢驗檢疫業(yè)務量的成倍增長，檢務檔案管理中歸檔過程較繁鎖、歸檔工作量較大、檔案庫房占用量較多以及檔案利用率較低等方面的問題日漸突出。
三、目前檢驗檢疫部門檢務檔案管理的做法
1.參照企業(yè)分類管理方式，對企業(yè)進行分類建檔。結合電子監(jiān)管工作，對信譽好、進出口量較大且質量穩(wěn)定的企業(yè)進行分類后實行簡便建檔管理，在CIQ2000系統(tǒng)中電子數(shù)據(jù)歸檔不需逐份錄入報檢號而實行批量歸檔。檢務部門對這類報檢單在CIQ2000系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)歸檔環(huán)節(jié)，根據(jù)報檢日期、主施檢部門、單位注冊號等條件進行待歸檔查詢后，對符合歸檔條件的報檢號進行批量歸檔；對這類報檢單的紙質檔案只需按企業(yè)名稱、報檢日期簡單地建檔立卷。在條件成熟時，逐步取消部分紙質檔案，這樣不僅有利于檢驗檢疫部門和企業(yè)雙方既節(jié)省人力、物力和財力，又提高工作效率，更充分發(fā)揮了企業(yè)分類管理與電子監(jiān)管有機結合的優(yōu)勢，使資源得到合理配置和利用。
2.根據(jù)出入境貨物的報檢類別，貨物的不同特性、不同風險度對不同貨物進行分類建檔。例如：對電子轉單換證憑條到口岸換發(fā)通關單的“驗證”出境貨物，在CIQ2000系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)歸檔環(huán)節(jié)，根據(jù)報檢日期、主施檢部門等條件將其電子數(shù)據(jù)批量歸檔，其換證憑條可隨通關單存檔聯(lián)一并存檔，需要時可根據(jù)報檢號查找通關單流水號及對應的換證憑條。而對涉及安全、衛(wèi)生、環(huán)保的進出口敏感貨物，實施衛(wèi)生注冊登記、質量許可管理等憑證報檢的貨物，或檢驗周期較長的大型成套設備，根據(jù)需要可較詳細地按貨物分類或主施檢部門分類建立檔案。
3.適當縮短普通紙質檢務檔案保存期限?！冻鋈刖硻z驗檢疫簽證管理辦法》（國檢法[1999]386號）規(guī)定“檢務檔案保管期限：一般出境檢驗檢疫檔案為3年；入境檢驗檢疫檔案為4年。涉及重大案（事）件和典型案例，或入境貨物檢驗檢疫發(fā)現(xiàn)一類有害生物的檢務紙質檔案，應作長期或永久保存?！痹趯嶋H工作中，我們發(fā)現(xiàn)檔案室90%以上的檢務檔案都是原封不動地存放3-4年后銷毀，檔案利用率較低。
四、檢務檔案電子管理模式的可行性分析
1.據(jù)粗略統(tǒng)計，調閱紙質檔案的主要用途在于辦理更改手續(xù)、工作質量檢查、業(yè)務部門查閱資料和有關執(zhí)法部門的來函查詢等幾個方面。如果在不違反檢務檔案管理原則和不影響檢務檔案利用的前提下，及時修訂檢務檔案管理規(guī)章制度，適當縮短普通紙質檢務檔案保存期限，一定程度上可以解決檔案庫房占用量較多的問題。
2.由于檢驗檢疫流程都經過CIQ2000系統(tǒng)進行處理的情況下，除了涉及重大案（事）件和典型案例，或入境貨物檢驗檢疫發(fā)現(xiàn)有害生物的檢務紙質檔案，應作長期或永久保存外，普通紙質檔案的角色有必要逐步向短期、精簡的方向轉變，通過分類管理的方式、利用CIQ2000系統(tǒng)的批量歸檔功能及修訂現(xiàn)行的檢務檔案管理規(guī)章制度等措施，或許是加強檢務檔案的規(guī)范有效管理、合理利用資源和提高工作效率的有效途徑之一。
3.目前電子檔案管理系統(tǒng)，為檔案現(xiàn)代化管理提供完整的解決方案，電子檔案管理系統(tǒng)可以自成系統(tǒng)，提供完整的電子檔案管理和網(wǎng)絡查詢功能，也可以與本單位的OA辦公自動化設計過程管理，形成更加完善的現(xiàn)代化信息管理網(wǎng)絡。如果CIQ2000系統(tǒng)可以搭載《電子檔案管理系統(tǒng)》，建立具有系統(tǒng)設置、權限管理、數(shù)據(jù)載入、整編組卷、檢索利用、借閱管理、銷毀、制作標準光盤、統(tǒng)計報表、數(shù)據(jù)轉換等十大模塊的檢務檔案管理系統(tǒng)。并對檔案數(shù)據(jù)庫進行備份，設定檔案密級，按部門按專業(yè)按用戶級別設定訪問權限，日志庫自動記錄對檔案庫的所有檢索、調檔、增加、刪除、修改等操作，同時在系統(tǒng)中持續(xù)管理檔案文件，提供借閱、歸還、催還等功能，實現(xiàn)全電子化的檔案管理和檢索查詢，電子智能化處理與紙質檔案管理有機結合，既能管理文書檔案，也能管理科技檔案及其它檔案。
關鍵詞：檔案管理方法 海上應急救助值班 文檔管理
海上應急救助是海上安全保障工作的“最后一道防線”，是保障涉海經濟活動安全有序進行的重要舉措，隨著國家海上“一路一帶”海洋發(fā)展戰(zhàn)略的提出，海上應急救助工作也必然面臨新的更高的要求。在海上應急救助值班工作中，積累了大量的文檔資料，如何對這些文檔進行甄別區(qū)分、科學歸檔，進而更好地服務于海上應急救助值班工作，提高海上應急救助工作成效也是從業(yè)者迫切思考解決的問題。
一、規(guī)范海上應急救助值班文檔管理工作的必要性
海上應急救助值班文檔是專業(yè)單位履行海上應急救助職責的重要履職文件，是應急救助事件處置工作的客觀真實反映，也是指導后續(xù)應急處置工作的重要依據(jù)。但是由于海上應急救助值班存在文檔存檔標準不統(tǒng)一、工作人員流動性大等原因，導致救助值班文檔存檔不規(guī)范、不及時等情況，規(guī)范海上應急救助值班文檔管理工作很有必要。
一是有利于提高應急處置效率。海上應急救助工作事關重大，對于處置的工作效率要求非常高，要在第一時間進行快應急響應和處置。規(guī)范海上應急救助值班文檔管理，對救助值班文檔進行合理分類，并充分利用現(xiàn)代計算機辦公的優(yōu)勢，快速檢索所需要文件檔案，為應急處置的科學決策提供參考非常必要。
二是有利于總結評估分析。海上應急事件千變萬化，處置工作一般都沒有現(xiàn)成的范本可供參考，經常要借鑒以往的應急處置案例，規(guī)范海上應急救助值班文檔管理，有利于總結評估分析，發(fā)現(xiàn)事故規(guī)律和特點，以更好指導類似應急事件的處置工作，避免重大人員傷亡和財產損失等情況出現(xiàn)。
三是有利于規(guī)范檔案管理。采用合理的檔案管理方法對海上應急救助值班文檔進行規(guī)范管理，尤其是在一定范圍實現(xiàn)全面覆蓋，有利于救助文檔的存儲和調取使用。
二、常見檔案分類管理方法及適用范圍
在日常檔案管理工作中，最常見檔案分類管理方法有四種，具體如下：
（一）年度分類法。年度分類法以形成和處理文件的年度為標準，將檔案分成各個類別。適用于使用文書檔案逐年歸檔工作制度的單位。
（二）組織機構分類法。組織機構分類法是根據(jù)文件的承辦單位將檔案進行分類，即按照立檔單位的內部組織機構將檔案分成若干類別。適用于內部機構穩(wěn)定、機構設置不多的單位。
（三）問題分類法。問題分類法是以文件內容所涉及的問題為標準，將檔案分成若干個類別。適用于存在時間不長，組織機構模糊不清、檔案數(shù)量不大的單位。
（四）復式分類法。以年度分類法、組織機構分類法、問題分類法為基礎，由年度和組織機構、年度和問題靈活組合形成檔案分類方法。具體包括：年度-組織機構分類法、組織機構-年度分類法、年度-問題分類法、問題-年度分類法以及組織機構-問題分類法、問題-組織機構分類法等等。
在實際工作中，由于檔案卷宗中文書構成的復雜性，單純采用一種分類方法進行文書檔案管理相對比較少，通常都會根據(jù)單位檔案管理工作實際將兩種或者兩種以上的分類方法進行有機結合來進行檔案管理。
三、檔案分類管理方法在海上應急救助值班文檔管理工作中的應用
考慮海上應急救助值班的文檔管理具有時效性強、分類標準缺失、涵蓋問題復雜、檢索要求高等特點，筆者結合日常工作實際，擬采用“年度-問題分類法”對海上應急救助值班文檔進行分類管理，具體如下：
（一）確定主線。以年度為分類主線，將海上應急救助值班文檔按照年度順序進行分類，詳見組織結構圖1：
（二）明確問題。在年度工作目錄下，將海上應急救助值班文檔按照問題分類法，歸結為四大類，即：救助工作、日常值班、專項任務、崗位工作，詳見組織結構圖2：
（三）細化問題。同時，為更好歸類和存檔管理，將涉及救助工作相關問題進行進一步細化分類，包括：救助報告、救助影像、救助統(tǒng)計、案例評估、其他問題等內容。
將日常值班相關問題進行細分，包括每日交班、船艇油水、補給動態(tài)、應急物資、日常工作影像、值班基礎文件、節(jié)假日專用、惡劣氣象防抗、其他問題等。
將專項任務相關問題進行細分，包括專項保障、專項演練、實戰(zhàn)訓練和其他問題。
將崗位工作相關問題按照值班人員崗位進行細分，包括崗位1、2、3、4等等。詳見組織結構圖3。
（四）歸納匯總。通過對年度救助工作相關問題進行分類匯總，歸納出“救助工作”四大類問題，對四大類問題進行逐級細化，形成了18類小問題，并對每一個小問題命名方式和存放要求進行細化完善，基本覆蓋了海上應急救助值班的主要問題，具體見下表：XX單位XX年度海上應急救助值班文檔分類一覽表。
四、加強海上應急救助值班文檔管理的工作建議
（一）要準確理解文檔歸檔時間
使用年度分類法經常會遇到由于成文日期、簽發(fā)日期、日期不盡相同，無法進行合理歸類的問題。針對這一情況，可以參照該文件的文體種類細分進行科學分類：
1.法規(guī)性的文件以批準日期為依據(jù);
2.指導性的文件以簽發(fā)日期為依據(jù);
3.會議記錄以開會日期為依據(jù);
4.計劃、總結、預算、決算、統(tǒng)計報表以該文件針對的時間為依據(jù);
5.跨年度的計劃以開始年度為準;
6.跨年度總結以最后年度為依據(jù)。
（二）要合理設置歸檔問題
使用問題分類法對救助值班檔案進行文類管理時，由于救助值班工作內容涉及的問題相當復雜，加上值班人員的對問題認識局限性和差異性，且沒有統(tǒng)一規(guī)范的分類標準，因而對類目的設置往往難以做到準確規(guī)范，使分類有失準確。建議在進行問題設置時，一是要對救助值班工作相關問題的概括應當盡量準確并且明確范圍，各個同級類目應當互相排斥，類目之間盡量做到互不相容。二是分類層次和類目不宜過多和瑣碎，否則容易造成理解偏差。三是如果一份文件同時涉及幾個問題，應研究并確認其中的主要問題，將文件歸入相應類目。四是應設立一個綜合類以包容一些綜合性文件和數(shù)量過少問題的文件。
（三）要加強對文檔的日常管理
考慮值班人員對問題理解差異性和文檔管理相對的固定性，建議：一是盡量安排具有一定文檔管理能力的人專門負責對救助值班文檔進行管理，避免分類不清的情況出現(xiàn);二是要規(guī)范對文檔命名工作，例如在前面列舉的“救助報告”命名上，可以采用“年度+任務次數(shù)+任務概述”方式進行命名，即15-XXX：“XXX”輪（施救單元）救助“XXX”輪（被救對象）。三是要定期對文檔存放情況進行復核。在文檔管理過程中，根據(jù)文檔生成數(shù)量大小，定期對文檔存放情況進行復核，避免未及時存檔造成大量積累進而導致管理混亂。四是要對文檔及時歸檔?？紤]到電子文檔保存要求相對較高，建議每半年采用移動硬盤和光盤同步備份的方式對救助值班文檔進行歸檔處理，避免因電腦癱瘓等造成不可挽回的損失。
海上應急救助值班文檔管理是海上應急處置工作的基礎，只有不斷規(guī)范管理、夯實基礎，才能逐步地實現(xiàn)科學決策、科學施救，不斷提高海上應急處置工作成效，更好地保障海區(qū)安全形勢的穩(wěn)定。
參考文獻
關鍵詞：檔案信息管理系統(tǒng)；計算機數(shù)據(jù)挖掘技術；應用
中圖分類號：TP311 文I標識碼：A 文章編號：1009-3044（2016）29-0022-03
在網(wǎng)絡計算機逐漸普及的情況下，網(wǎng)絡技術和數(shù)據(jù)庫發(fā)展日益成熟，對人們的生活生產產生了重要的影響，傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)收集整理方式不再適應社會的發(fā)展需要。檔案信息管理工作是一項復雜化的工作，在管理的過程中需要對大量的數(shù)據(jù)信息進行篩選、分類，計算機數(shù)據(jù)挖掘技術在檔案信息管理系統(tǒng)中的應用能夠提升檔案信息管理工作效率，并為檔案信息管理工作提供安全的保障，促進檔案信息管理的高效發(fā)展。為此，文章對計算機數(shù)據(jù)挖掘技術在檔案信息管理系統(tǒng)中的應用進行分析。
1計算機數(shù)據(jù)挖掘技術概述
1.1內涵
計算機數(shù)據(jù)挖掘技術是一種新型的數(shù)據(jù)處理技術，主要是從大數(shù)據(jù)中的模糊記憶隨機數(shù)據(jù)中選擇符合人們需要數(shù)據(jù)的過程。計算機數(shù)據(jù)挖掘是一個不斷循環(huán)的過程，如果一個目標的實現(xiàn)沒有達到預計的效果，計算機數(shù)據(jù)挖掘信息處理系統(tǒng)會重新返回到上一個目標點進行重新工作。通過對目標任務的不斷細化處理來滿足人們生活、學習以及社會生產信息的需要。
1.2方法
1）關聯(lián)分析法
關聯(lián)分析法是指從特定的數(shù)據(jù)中挖掘出比較頻繁的項集模式知識。比如在商場中可以通過計算機數(shù)據(jù)挖掘技術中的關聯(lián)分析法了解哪一種商品得到消費者的喜愛（購買頻率高）。
2）序列模式分析法
序列模式分析法是指根據(jù)數(shù)據(jù)得出信息之間的聯(lián)系，在具體操作上側重對數(shù)據(jù)模式的基本分析，通過對數(shù)據(jù)模式的分析最終發(fā)展數(shù)據(jù)之間的潛在關聯(lián)。
3）分類分析法
分類分析法是指從大量數(shù)據(jù)中找到一組具有數(shù)據(jù)典型特征的模型，從而實現(xiàn)對未知數(shù)據(jù)的分類識別處理。
4）聚類分析法
聚類分析法是指在特定的數(shù)據(jù)中找到數(shù)據(jù)之間的聯(lián)系。比如在商業(yè)發(fā)展中，商家可以應用聚類分析法對消費者進行分組，找到消費者的購買模式并進行分析，指定符合消費者需要的營銷方案。
1.3基本類型
在計算機數(shù)據(jù)挖掘技術中，根據(jù)數(shù)據(jù)采集信息的質量和特性具體可以分為不同的類型，能夠對計算機數(shù)據(jù)挖掘的范圍、屬性、應用計算模式、生成訓練集合等過程進行詳細分析。第一，相關規(guī)則。計算機數(shù)據(jù)挖掘技術中應用的是技術水平較低、操作相對簡單的關聯(lián)性分析原則。通過應用關聯(lián)性分析原則能夠對數(shù)據(jù)信息進行詳細的分析，對同樣信息內容的資料進行歸納，找到事物之間的聯(lián)系，以數(shù)據(jù)記錄的方式，在最大程度上減少因為數(shù)據(jù)增加帶來的計算機系統(tǒng)空間占有率高問題。第二，粗糙集。粗糙集是一種知識模糊的教學工作。粗糙集在計算機數(shù)據(jù)挖掘技術中的應用能夠在無法掌握信息的情況下，通過簡單的算法將用戶的工作變得簡單。另外，粗糙集能夠節(jié)省用戶對數(shù)據(jù)庫研究、對數(shù)據(jù)資料表格化處理的實踐，提升對有關信息的查詢、檢索、應用效率。
2計算機數(shù)據(jù)挖掘技術在檔案管理系統(tǒng)中的應用意義
2.1提升檔案信息管理的安全
檔案信息往往會記錄非常重要的資料，且資料的信息能夠完好無損保留的時間越長，資料本身的歷史價值就越高，具有重要價值意義。這些具有高歷史價值的檔案資料也會得到更多的人使用，在使用的過程中會在不同程度上破壞檔案信息的科學、完整，由此也加重了檔案信息的管理難度。另外，檔案的保密性也是其重要的工作內容，因為檔案信息的泄漏會對有關人員的隱私安全帶來侵犯。將計算機數(shù)據(jù)挖掘技術應用到檔案管理中能夠在最大程度上避免檔案信息管理問題的出現(xiàn)，加強檔案信息的安全。
2.2提高檔案信息管理的效率
計算機數(shù)據(jù)挖掘技術的應用是對傳統(tǒng)檔案管理模式的一種補充，能夠提升檔案管理工作人員的工作效率。檔案管理工作中的一個重要工作環(huán)節(jié)是對檔案的鑒定，傳統(tǒng)的檔案鑒定是由檔案管理人員依靠自己的主觀經驗完成的，受強烈主觀因素的影響很容易導致有價值檔案信息的丟失。在應用了計算機數(shù)據(jù)挖掘技術之后，檔案管理人員能夠利用計算機系統(tǒng)對檔案信息的使用和保存情況進行系統(tǒng)化分析，形成檔案信息管理規(guī)律，促進檔案管理工作的穩(wěn)定進行。
2.3提升檔案信息的使用效率
檔案信息具有一定的私密性，因而檔案信息的借閱范圍是有限制的，但由于檔案管理人員和使用人們對檔案的認知水平不高，導致檔案管理部門對檔案信息的借閱管理處于一種被動，在人提出借閱申請之后，檔案管理人員才會將檔案信息提供給需要的人。在應用了計算機數(shù)據(jù)挖掘技術之后，檔案管理人員能夠和檔案借閱者進行及時的溝通，發(fā)現(xiàn)檔案借閱者對檔案信息的需求以及檔案節(jié)約的方向，進而形成專門化的檔案信息提供渠道，為檔案借閱者提供有針對性的檔案信息，幫助檔案借閱者解決自己的難題。
2.4增強檔案信息的服務型
檔案信息經過加密處理之后的適用范圍會縮小，在信息化快速發(fā)展的情況下，很多檔案信息自身會呈現(xiàn)出一些問題。但是受傳統(tǒng)檔案管理思想的影響以及檔案管理過程中干擾因素的影響，使得現(xiàn)階段的檔案信息仍是為小部分的人提供服務。將計算機數(shù)據(jù)挖掘技術應用到檔案信息服務管理中，能夠對檔案的使用情況進行分析，通過分析發(fā)現(xiàn)潛在的檔案信息使用者和檔案信息的未來使用者，進而在對檔案數(shù)據(jù)信息分析和收集的情況下進一步提升檔案信息的服務性。
3基于計算機數(shù)據(jù)挖掘技術的檔案信息管理模型
3.1數(shù)據(jù)籌備工作
檔案信息管理的過程中會出現(xiàn)各種形式的信息，比如檔案的編號、檔案存放地點的相關信息、檔案使用信息、檔案檢索產生的信息、檔案訪問所產生的信息、檔案借閱歷史信息等。在檔案信息管理系統(tǒng)建立成功之后，系統(tǒng)使用者需要進行注冊，在注冊成功之后會頻繁地應用檔案信息管理系統(tǒng)，由此會出現(xiàn)大量的序列數(shù)據(jù)信息，比如檔案的檢索數(shù)據(jù)、檔案的瀏覽數(shù)據(jù)、檔案的借閱數(shù)據(jù)等。這些數(shù)據(jù)之間存在一些有價值、有意義的信息。信息化檔案管理需要以和檔案有關的信息為主要管理對象，做好數(shù)據(jù)的準備工作。在一切準備好之后將數(shù)據(jù)存儲到指定的數(shù)據(jù)庫中，為之后的計算機數(shù)據(jù)挖掘工作做好充分的準備。
3.2對前期準備好的數(shù)據(jù)信息進行預處理
對前期準備好的工作進行預處理可以應用數(shù)據(jù)清理較為容易忽略的元祖、人工填寫方式對紙質檔案明細進行分類，從而實現(xiàn)對對應檔案專業(yè)的統(tǒng)一管理，為之后的檔案信息分類管理提供重要的保障。根據(jù)最新區(qū)域的行政名稱，一些地區(qū)受區(qū)域名Q調整的影響會取消相應的機關信息，針對這種狀況，可以應用手工記賬填寫的方式來進行更正，保證數(shù)據(jù)前后信息的一致。
3.3應用數(shù)據(jù)挖掘技術對數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)進行識別和應用
檔案管理人員可以應用數(shù)據(jù)預處理中的數(shù)據(jù)清理、數(shù)據(jù)集成、數(shù)據(jù)變換等分層技術實現(xiàn)對存儲到數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)挖掘技術進行識別和應用。檔案信息管理數(shù)據(jù)庫中會存儲使用者的個人信息，在經過數(shù)據(jù)預處理之后，能夠對獲得的數(shù)據(jù)信息進行清洗、修正、減少系統(tǒng)中的錯誤數(shù)據(jù)信息，達到對數(shù)據(jù)的規(guī)范使用。檔案數(shù)據(jù)使用者將有關的信息存儲到數(shù)據(jù)庫中的時候，數(shù)據(jù)挖掘程序會對使用者的個人信息進行更新和重新驗證，并根據(jù)之前的預設值情況對信息重新分類處理，為檔案使用者提供具有針對性的服務，保證使用者能夠獲得自己需要的信息。另外，在檔案信息管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中信息不斷增加的情況下，有關人員可以應用計算機數(shù)據(jù)挖掘技術對和檔案相關的專業(yè)進行分析，完善對學科專業(yè)的就業(yè)分析。
4計算機數(shù)據(jù)挖掘技術在檔案管理中的應用
4.1計算機數(shù)據(jù)挖掘技術在檔案分類管理中的應用
檔案管理的基礎工作之一是檔案分類。計算機數(shù)據(jù)挖掘技術中的決策樹算法能夠按照一定的規(guī)則將不同類別、不同屬性的檔案信息在最短的時間內進行區(qū)分，并按照檔案整理規(guī)則將檔案進行歸類整理，提升檔案管理的歸類速度、檢索速度。應用計算機數(shù)據(jù)挖掘技術對檔案進行分類管理的工作流程具體表現(xiàn)為：從眾多的、不同類型的、不同特征的數(shù)據(jù)集中挑選中一些數(shù)據(jù)組合形成訓練集（已經完成檔案數(shù)據(jù)分類工作的數(shù)據(jù)集），數(shù)據(jù)集的構建符合分類模型的構建要求，在構建好訓練集之后將其應用在沒有完成分類工作的檔案管理中，從而幫助檔案管理者根據(jù)檔案信息用戶對檔案信息的需求來進行檔案分類總結，同時還可以根據(jù)用戶的喜好為其推薦其他檔案數(shù)據(jù)信息。通過這些具有針對性的檔案數(shù)據(jù)挖掘分析能夠提升用戶獲取數(shù)據(jù)信息的時間，實現(xiàn)對檔案數(shù)據(jù)信息的高效利用，充分發(fā)揮出檔案數(shù)據(jù)的價值。比如檔案管理人員可以對檔案使用者訪問的網(wǎng)頁內容、檔案信息查詢的間隔時間、檔案信息查詢的停留時間、檔案信息的下載情況等信息進行科學、系統(tǒng)的分析和匯總，之后根據(jù)數(shù)據(jù)分析對檔案使用者的興趣、愛好進行總結，挖掘檔案使用者的其他信息，比如檔案使用者喜歡針對檔案的內容提出問題等。通過對不同檔案使用者的具體特點和檔案喜好進行差異化分析，能夠進一步提升檔案使用者對檔案信息的有效使用，提升檔案信息服務質量。
4.2計算機數(shù)據(jù)挖掘技術在檔案收集管理中的應用
計算機數(shù)據(jù)挖掘技術在檔案收集管理中的應用主要是根據(jù)計算機數(shù)據(jù)庫內部的數(shù)據(jù)信息描述來構建相應的數(shù)據(jù)模型。之后將計算機數(shù)據(jù)樣本和數(shù)據(jù)模型進行對比發(fā)現(xiàn)二者之間的差異，如果計算機數(shù)據(jù)樣本和數(shù)據(jù)模型之間相吻合，需要檔案管理人員根據(jù)測試樣本模型分類方式來對檔案信息進行分類處理。檔案收集管理中對計算機數(shù)據(jù)挖掘技術的應用要求是要對檔案數(shù)據(jù)信息庫進行全面的分析和測評，從而得到科學的檔案收集方案。計算機數(shù)據(jù)挖掘技術在檔案收集管理中的應用需要對檔案庫中的數(shù)據(jù)進行分析，經過分析建立專門的對已知數(shù)據(jù)詳細描述的概念模型，將這個模型和測試樣本比較。如果其中的一個模型在測試后被認可，則是可以應用這個模型來對檔案收集分類管理。比如當檔案管理工作人員針對某一件事向客戶發(fā)放調查問卷的時候，會利用計算機數(shù)據(jù)挖掘技術將客戶的回答輸入到數(shù)據(jù)庫中。在這個數(shù)據(jù)庫中，檔案管理人員可以借助系統(tǒng)對客戶的回答內容從多個具體屬性來進行描述，比如客戶的年齡、職業(yè)等。在有新的客戶回答被輸入到數(shù)據(jù)庫時，系統(tǒng)會對客戶的需求進行分類。
比如：一個學校圖書館讓讀者在閱讀圖書實現(xiàn)進行個人信息的登記。圖書館檔案管理工作人員對1000名讀者閱讀歷史、經濟、科技、時政的情況進行了分析，具體分析內容如表一所示。從表1中可以發(fā)現(xiàn)，文科學生比較喜歡閱讀歷史和時事政治方面的書籍；理科生則是喜歡閱讀科技和經濟方面的書。通過以上的分析，圖書館檔案管理人員能夠根據(jù)不同用戶的不同閱讀需求為其提供具有針對性的借閱服務。
4.3計算機數(shù)據(jù)挖掘技術在檔案保留管理中的應用
檔案保留法主要是指應用傳統(tǒng)的檔案管理手段來保留檔案信息，使得檔案信息不流失的過程。對于企業(yè)的發(fā)展來講，留住老員工在某種程度上就是為企業(yè)的發(fā)展節(jié)省成本費用。為此，企業(yè)留住老員工所采取的一項重要措施就是對找到老員工檔案流失的原因，并應用計算機數(shù)據(jù)挖掘技術來對老員工檔案流失的情況進行細致的分析，根據(jù)分析結果采用相應的解決辦法，從而避免企業(yè)老員工檔案的流失。
第二條凡對本省行政區(qū)域內依法取得《藥品經營許可證》的藥品批發(fā)企業(yè)實施藥品安全信用分類管理工作，適用本辦法。
第三條藥品批發(fā)企業(yè)藥品安全信用（以下簡稱：藥品安全信用）分類管理工作包括采集信用信息、建立信用檔案、評定信用等級以及對信用良好與否的企業(yè)采取相應的激勵或者懲戒措施等。
第四條藥品安全信用分類管理工作應當結合日常監(jiān)督檢查和稽查執(zhí)法檢查進行，并根據(jù)信用等級確定檢查頻次。對檢查中發(fā)現(xiàn)的違法違規(guī)行為，除依法給予行政處罰外，依照本辦法納入藥品安全信用分類管理。
第五條藥品安全信用信息采集、記錄、信用等級評定及采取的激勵或者懲戒措施應當堅持合法、公正、客觀、準確的原則。
第六條**省食品藥品監(jiān)督管理局（以下簡稱：省局）負責全省藥品安全信用分類管理工作，并制定相應的激勵或者懲戒措施，督促和檢查市、縣藥品監(jiān)督管理部門藥品安全信用檔案的建立。
設區(qū)的市級食品藥品監(jiān)督管理局（以下簡稱：市局）負責采集、記錄本轄區(qū)內藥品安全信用信息、建立信用檔案，并指導所轄縣級食品藥品監(jiān)督管理局開展藥品安全信用分類管理工作，組織對轄區(qū)內藥品批發(fā)企業(yè)的藥品安全信用等級的評定和匯總上報工作，實施相應的激勵或者懲戒措施等。
縣級食品藥品監(jiān)督管理局（以下簡稱：縣局）負責本轄區(qū)內藥品安全信用信息的采集和上報工作，參與藥品安全信用等級的評定。
第七條藥品安全信用檔案信息包括：企業(yè)基本信息、日常監(jiān)管信息、質量反饋信息、舉報投訴信息和表彰獎勵信息。
（一）企業(yè)基本信息包括：
1、藥品經營許可和GSP認證信息：企業(yè)名稱、注冊地址、倉庫地址、經營方式、經營范圍、許可證編號、GSP證書編號、發(fā)證（經營許可、GSP認證）有效起止時間、變更、換證信息等。
2、企業(yè)相關人員信息：法定代表人、企業(yè)負責人、質量負責人、質量管理機構負責人和企業(yè)銷售等人員的簡歷及其學歷、執(zhí)業(yè)藥師證書或者其他資格證書、身份證的復印件等。
（二）日常監(jiān)管信息包括：藥品監(jiān)管部門在日常監(jiān)管、GSP跟蹤檢查和專項整治工作中的監(jiān)督檢查記錄以及企業(yè)違反藥品監(jiān)督管理法律、法規(guī)、規(guī)章和規(guī)范性文件的不良行為記錄等。
（三）質量反饋信息是指藥品監(jiān)管部門對企業(yè)違法、違規(guī)等行為的相關信息。如整改通知書、行政處罰決定書、質量抽檢情況、企業(yè)整改報告等。
（四）舉報投訴信息是指藥品監(jiān)管部門收到反映企業(yè)涉嫌違法違規(guī)行為的舉報信函、電話記錄和電子郵件等，以及檢查情況和處理結果等。
（五）表彰獎勵信息是指藥品監(jiān)管部門或者政府有關部門對企業(yè)藥品質量安全方面的表彰獎勵等。
第八條藥品安全信用信息的采集，以企業(yè)人員登記表、行政許可審批表、行政處罰決定書、文件通知、現(xiàn)場檢查報告、監(jiān)督檢查記錄、整改通知等為依據(jù)，存入藥品安全信用檔案。
第九條藥品安全信用信息應及時上報或交流。
市局、縣局對轄區(qū)內的藥品批發(fā)企業(yè)查實有本辦法第十三條、第十四條、第十五條情形或發(fā)現(xiàn)有其它違反藥品監(jiān)管法律、法規(guī)行為的，均應及時填寫《藥品批發(fā)企業(yè)不良行為記錄》（附表1），同時收集和保存相關證據(jù)，并逐級上報。涉及跨轄區(qū)以外本省以內的藥品安全信用信息及時告知企業(yè)所在地的市級藥品監(jiān)督管理部門，以保證信息溝通和資源共享。
第十條藥品安全信用等級分為：守信、警示、失信和嚴重失信四級。
第十一條藥品安全信用等級評定原則為：
（一）以是否違反藥品監(jiān)督管理法律、法規(guī)和規(guī)章等而被處罰作為信用等級劃分的主要標準；
（二）以違法行為情節(jié)的輕重和主觀過錯的大小作為信用等級劃分的輔助標準。
第十二條藥品安全守信等級
（一）1年內無嚴重違法、違規(guī)行為，可評定為A級藥品安全守信單位。
（二）連續(xù)2年內無嚴重違法、違規(guī)行為，可評定為AA級藥品安全守信單位。
（三）連續(xù)3年內無嚴重違法、違規(guī)行為，可評定為AAA級藥品安全守信單位。
第十三條藥品安全警示等級
有下列情形之一的，評定為警示等級：
（一）在規(guī)定的時間內未申請GSP認證的；
（二）質量負責人、質量管理機構負責人不能在職在崗或者有兼職行為的；
（三）企業(yè)對銷售人員未進行藥品相關的法律、法規(guī)和專業(yè)知識培訓或者未建立培訓檔案的；
（四）在藥品監(jiān)管部門核準的地址以外場所儲存藥品的；
（五）發(fā)現(xiàn)藥品質量存在安全隱患，未立即停止該藥品銷售或者未向藥品監(jiān)管部門報告的；
（六）未經藥品監(jiān)管部門審批以互聯(lián)網(wǎng)交易等方式銷售藥品的；
（七）有違法藥品廣告行為的；
（八）儲存、養(yǎng)護設施設備不符合相關要求的；
（九）未按照藥品說明書規(guī)定使用低溫、冷藏設施設備儲存或運輸藥品的；
（十）未執(zhí)行藥品不良反應報告制度的；
（十一）依據(jù)《中華人民共和國藥品管理法實施條例》第八十一條的規(guī)定，1年內無主觀故意（即有充分證據(jù)證明其不知道所銷售的藥品是假藥或劣藥），被沒收違法所得5次以上（含）的；
（十二）GSP認證跟蹤檢查發(fā)現(xiàn)嚴重缺陷2項或一般缺陷10項以上的（涉及本辦法第十三條、第十四條相同條款除外）。
第十四條藥品安全失信等級
有本辦法第十三條2種及以上情形或有下列情形之一的，評定為失信等級：
（一）連續(xù)2年評定為警示等級的；
（二）超出《藥品經營許可證》核準的經營范圍、經營方式或者經營地址從事藥品經營活動的；
（三）知道或者應當知道他人從事無證經營藥品行為，為其提供藥品的；
（四）為他人以本企業(yè)的名義經營藥品提供場所，或者資質證明文件，或者票據(jù)等便利條件的；
（五）從無《藥品生產許可證》、《藥品經營許可證》的企業(yè)購進藥品的(沒有實施批準文號管理的中藥材除外)；
（六）被收回《GSP認證證書》的；
（七）無購銷記錄或者購銷記錄嚴重失真的；
（八）擅自拆除藥品經營管理所必須的養(yǎng)護設施設備的。
第十五條藥品安全嚴重失信等級
有本辦法第十四條2種及以上情形或者有下列情形之一的，評定為嚴重失信等級：
（一）連續(xù)2年被評定為失信等級的；
（二）被藥品監(jiān)管部門責令停業(yè)整頓或者撤消《GSP認證證書》的；
（三）銷售假劣藥品，情節(jié)嚴重的；
（四）拒絕、逃避、阻撓執(zhí)法人員監(jiān)督檢查的；
（五）提供行政許可虛假申請材料騙取《藥品經營許可證》、《GSP認證證書》或者辦理變更事項的。
第十六條藥品安全信用等級評定周期為一個年度（每年的1月1日至12月31日），一個評定周期期滿后，該周期內的不良行為記錄不轉入下一個評定周期。
第十七條藥品安全信用等級評定程序：市局應于每年12月底，根據(jù)日常采集、記錄的藥品安全信用信息，按照本辦法第十三條、第十四條、第十五條的規(guī)定，對轄區(qū)內藥品批發(fā)企業(yè)的藥品安全信用等級進行評定，并于次年的1月底前將評定結果報省局備案（附表2），同時告知轄區(qū)內的藥品批發(fā)企業(yè)。省局根據(jù)市局的評定結果，結合對藥品批發(fā)企業(yè)的日常監(jiān)管等情況進行抽查，對抽查結果與市局評定結果不一致的，由省局告知企業(yè)所在地市局予以糾正。
第十八條對藥品安全信用等級實行動態(tài)管理，實施監(jiān)督巡查制度。省局和市局每年將不定期對藥品批發(fā)企業(yè)進行巡查，對巡查不符合當前信用等級條件的，及時調整信用等級。
第十九條藥品批發(fā)企業(yè)認為藥品監(jiān)管部門采集、記錄的信息與事實不符，有權要求復核或予以更正。藥品監(jiān)管部門對企業(yè)提出的復核或者更正的要求應予受理，合理的應及時采納，不合理的予以駁回并說明理由。
第二十條對評定為守信等級的企業(yè)，給予以下激勵：
（一）減少日常監(jiān)督檢查頻次和抽檢頻次（專項檢查和舉報核查除外）。
（二）連續(xù)3年評定為AAA級藥品安全信用等級的企業(yè)，省局將通報表揚。
（三）在法律、法規(guī)、規(guī)章和政策允許范圍內，優(yōu)先辦理行政審批，并作為評先評優(yōu)的重要條件。
第二十一條對評定為警示等級的企業(yè)，由所在地市局予以誡勉談話、書面警示（附表3）；對評定為失信等級的企業(yè)，由所在地市局給予內部通報、責令限期整改、增加日常監(jiān)督檢查和藥品抽檢頻次；對評定為嚴重失信的企業(yè)，除采取以上懲戒措施外，由省局和所在地市局列入"黑名單"，不定期進行專項檢查，并向社會公告，限期整改不到位的，省局依法吊銷《藥品經營許可證》并收回《GSP認證證書》。
第二十二條對違反本辦法的規(guī)定采集、記錄藥品安全信用信息，或者未依據(jù)日常采集、記錄的信用信息評定信用等級的，按有關規(guī)定追究采集、記錄或者信用等級評定機關直接責任人和主管領導的責任。
