發(fā)布時間：2023-08-11 17:17:50
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的建設(shè)單位檔案管理樣本，期待這些樣本能夠為您提供豐富的參考和啟發(fā)，請盡情閱讀。
【關(guān)鍵詞】工程建設(shè)單位；檔案管理；問題分析
隨著社會科技的不斷進步，城市的快速發(fā)展各種類型的工程建設(shè)隨之興起，人們對工程建設(shè)的質(zhì)量提出了更高的要求[1]。在工程建設(shè)的過程當(dāng)中，工程檔案是對建設(shè)過程的詳情進行記錄的重要手段，也是幫助人們積累建設(shè)經(jīng)驗和總結(jié)建設(shè)結(jié)果的重要方式。因此在具體的工作過程中，工程建設(shè)單位對檔案進行妥善管理具有重要的意義。但是在實際的管理工作過程中，受到各方面因素的影響，管理工作還存在著一定的問題，會對管理的效果產(chǎn)生不良的影響。本文對工程建設(shè)單位檔案管理工作中所存在的相關(guān)問題進行分析，具體內(nèi)容如下。
1工程檔案的內(nèi)容以及含義
在工程建設(shè)的活動當(dāng)中，對具有實際價值的相關(guān)材料和內(nèi)容采用文字、影響或者是圖表的方法進行記錄保存，便于后續(xù)的工作者能夠利用檔案進行參考，吸取有價值的經(jīng)驗，進一步完善工程建設(shè)的工作[2]。檔案產(chǎn)生于工程建設(shè)的整個過程當(dāng)中，能夠被人們進行研究和利用的一種信息資源，對工程建設(shè)活動當(dāng)中的具體過程以及達到的成果能夠進行直接的反應(yīng)。工程檔案具有一般性，因為其主要是對原始的信息進行具體的記錄，能夠作為一種追蹤建設(shè)過程的憑證；但是工程檔案又具備特殊性，不同的工程建設(shè)所記錄的工程信息不同，因此所能進行參考的經(jīng)驗也有所不同。由此可見工程檔案是對工程建設(shè)項目進行管理的過程中的一個重要部分。
2目前檔案管理中所存在的問題
由于受到各方面因素的影響，在目前的檔案管理工作中還存在著不少問題，對檔案管理的過程產(chǎn)生不良的影響，主要體現(xiàn)在以下幾方面。
2.1管理的意識比較單薄
在具體的工作過程當(dāng)中，部分管理工作人員認為檔案管理只是將工程建設(shè)過程中的內(nèi)容進行簡單的記錄，因此當(dāng)工程建設(shè)工作完成之后，檔案只是記錄了相關(guān)的數(shù)據(jù)、施工的進度以及用料等，但是對大部分有用的信息卻沒有進行具體的總結(jié)分析，在后續(xù)的工作過程當(dāng)中當(dāng)工作人員需要尋找檔案進行參考時，往往找不到真正有用的信息，也無法對一些需要用到的數(shù)據(jù)來源進行具體的最終，最終影響了檔案的質(zhì)量。除此之外，檔案的記錄還存在著造價的情況，從而造成檔案記錄和實際過程的差距較大，造成該種現(xiàn)象產(chǎn)生的原因主要是因為在建設(shè)的工作過程當(dāng)中有時投資者和施工人員為了更快的完成工程的驗收工作，對檔案的內(nèi)容進行隱瞞或者夸大，從而造成了檔案真實性的缺失。
2.2管理的機制不健全和管理技術(shù)相對落后
在實際的建設(shè)過程當(dāng)中，檔案記錄的時間和建設(shè)的時間往往不是同步的，這主要是因為管理機制不健全所造成的現(xiàn)象，這樣會導(dǎo)致建設(shè)過程中關(guān)鍵性的信息未能及時進行記錄而確實，不僅會對管理工作的有序進行造成嚴重的影響，也會對建設(shè)的工作以及日后的維護造成不良的影響。在管理技術(shù)方面，部分落后的地區(qū)還是采用紙質(zhì)的方式來記錄檔案，傳統(tǒng)的檔案記錄管理容易造成檔案的損壞，其管理的效率較低，在檔案保存方面也具有較大的難度。在較為發(fā)達的地區(qū)雖然已經(jīng)實現(xiàn)了使用電子檔對檔案進行存檔記錄，但是在管理歸類方面還較為混亂，缺乏一定的延續(xù)性以及統(tǒng)一性，會對管理的工作產(chǎn)生不良的影響。
3解決措施
針對目前在工程建設(shè)單位檔案管理工作中所存在的問題，可以采取以下措施進行處理。
3.1增強管理工作人員的管理意識
在對工程建設(shè)單位檔案管理的過程當(dāng)中，需要提高管理工作人員的管理意識。相關(guān)部門可以定期舉行培訓(xùn)活動對管理工作人員進行管理技能培訓(xùn)，讓管理工作人員能夠意識到檔案管理對工程建設(shè)的重要性，在進行檔案管理的過程中除了對相關(guān)信息進行記錄之外，還需要總結(jié)具有實際意義的信息并進行具體的記錄，從而能夠有效幫助后續(xù)的工作人員參考工程建設(shè)的檔案，為以后的建設(shè)工作提供更有效的參考幫助。
3.2建立健全檔案管理的機制
在進行檔案管理工作的過程當(dāng)中，需要完善相關(guān)的管理機制。在進行檔案記錄的過程中要對檔案記錄人員提出明確具體的要求，讓其根據(jù)工程建設(shè)的進度對檔案進行實時的記錄，特別是對重要的信息進行及時的整理和收集，并進行歸納和總結(jié)，根據(jù)管理機制的要求對檔案記錄的內(nèi)容進行具體的完善，保證建設(shè)進度和檔案管理的進度能夠同時進行，確保檔案管理的質(zhì)量。
3.3提高管理技術(shù)
對于管理方式較為落后的地區(qū)，需要加大經(jīng)濟投入引進先進的管理設(shè)備來幫助工作人員對檔案進行管理，采用計算機技術(shù)對檔案進行科學(xué)管理，按照內(nèi)容和建設(shè)的項目類別來對檔案進行分類管理。而在經(jīng)濟較為發(fā)達的地區(qū)，則要對檔案進行系統(tǒng)的分類，確保管理的統(tǒng)一性和延續(xù)性，讓管理的工作能夠有序的進行，幫助工作人員能夠利用檔案進行系統(tǒng)的參考，進一步完善工程建設(shè)的工作技術(shù)和質(zhì)量。
關(guān)鍵詞：檔案信息化 建設(shè) 工程檔案 檔案管理
中圖分類號：TV2 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1672-3791（2013）01（c）-0239-01
所謂檔案信息化，就是將室藏檔案作為基本依據(jù)，在不改變檔案原來信息內(nèi)容的原則下，對檔案的存在形式做一改變，即用信息手段對檔案進行規(guī)整，同時又保證檔案本身的完整性與統(tǒng)一性，使檔案信息社會化、自動化，實現(xiàn)檔案資源共享。檔案信息化建設(shè)是指利用高新技術(shù)手段，將傳統(tǒng)介質(zhì)文件（紙質(zhì)文件、聲音文件、視頻文件）和已歸檔保存的電子檔案，系統(tǒng)組織成具有有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫。工程檔案管理是檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、檢索、編研提供利用等活動的通稱；是一項政策性、機密性、專業(yè)性較強的工作。在工程項目中如何加強工程檔案信息化建設(shè)是做好檔案管理工作的關(guān)鍵，也是檔案工作向現(xiàn)代化邁進的必由之路。筆者結(jié)合自身的工作經(jīng)驗，現(xiàn)對檔案信息化、檔案信息化建設(shè)及工程檔案管理提出幾點體會。
1 在檔案信息化過程中應(yīng)遵守以下原則
1.1 規(guī)范性原則
檔案信息化建設(shè)需要制定完整統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，這是提高工作質(zhì)量和效率的關(guān)鍵。在進行館（室）藏檔案信息化的過程中，有兩種形式：一方面是指將館（室）藏的檔案經(jīng)過利用現(xiàn)代各種輸入設(shè)備技術(shù)輸入到計算機中，形成數(shù)字化信息；另一方面是指館（室）中可以直接接受電子類型的文件。這兩種形式，都要遵照規(guī)范性原則進行，因此，要制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，促進數(shù)字化檔案的良性發(fā)展，保證數(shù)字化檔案的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。
1.2 安全性原則
隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化建設(shè)的不斷深入，網(wǎng)絡(luò)的脆弱性和潛在威脅也日益顯現(xiàn)出來。因此，我們必須加強網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)的研究與開發(fā)，采取有力的安全策略，充分保證檔案信息的安全性。
1.3 效益性原則
由于檔案信息數(shù)字化建設(shè)是一項巨大的系統(tǒng)工程，需要投入相當(dāng)?shù)娜肆?、物力、財力，因此必須要遵守效益性原則，要根據(jù)自身的能力、館（室）藏基礎(chǔ)，分析用戶需求，研究館（室）藏體系還要考慮館（室）藏檔案的利用率。
2 促進檔案信息化建設(shè)的幾點建議
2.1 調(diào)整檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)，提高員工素質(zhì)
為了適應(yīng)檔案信息化建設(shè)的需要，檔案人員首先要具備一定的科學(xué)文化基礎(chǔ)知識，還應(yīng)具備扎實的檔案學(xué)理論知識，以解決檔案信息庫建設(shè)中出現(xiàn)的新問題、新情況。還要有一些自然科學(xué)、社會科學(xué)及邊緣科學(xué)的專業(yè)知識。一方面，檔案信息是一種載體，檔案工作者要發(fā)揮檔案信息的社會效益，就要熟悉檔案的內(nèi)容，掌握檔案內(nèi)容所涉及的知識；另一方面，檔案工作者在對檔案進行收集、整理及管理的過程中，始終貫穿著分析、研究、綜合、判斷等各項工作。如果檔案人員不熟悉專業(yè)知識，在日常的管理工作中就無法完成自己的本職工作。
2.2 提高檔案信息化水平技術(shù)
對于工作人員配備計算機、服務(wù)器、交換器、路由器、掃描儀等硬件設(shè)備。系統(tǒng)軟件的開發(fā)應(yīng)用或完善，可通過計算機系統(tǒng)軟件的操作進行培訓(xùn)及推廣，逐步建立同一平臺為分中心做好前期準(zhǔn)備工作；檔案中心目錄及全文的數(shù)字化。檔案信息數(shù)據(jù)輸入是目錄中心的基礎(chǔ)性工作，對各職能部門每年移交的大量成果檔案資料，邊整理邊輸入，從信息源頭抓起，建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)，實施紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案“雙套制”工作模式，避免重復(fù)勞動，不但能節(jié)約人力和財力，而且也會大大加快了檔案信息數(shù)字化的進程；對上網(wǎng)信息進行密級界定。
2.3 提高檔案信息管理水平
加快檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。建設(shè)數(shù)字化檔案館，繼續(xù)推進運用計算機管理檔案，提高檔案館計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用程度，逐步提高檔案信息化水平；加強檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)。要充分運用計算機技術(shù)，加快檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)，提高檔案檢索利用服務(wù)質(zhì)量。各部門向檔案館移交檔案時，要盡量做到同時移交機讀目錄；加強電子檔案歸檔管理。研究電子檔案接收、保管、利用的技術(shù)方法，制定電子檔案管理辦法。最后實現(xiàn)檔案信息處理計算機化，信息存儲數(shù)字化，信息采集實時化，信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化。
3 推行檔案信息化管理，確立工程檔案發(fā)展的新方向
工程建設(shè)的過程就是工程檔案的形成過程，這就決定了工程檔案的建立是一個漫長而復(fù)雜的過程。為完善工程檔案的建立，提出以下幾點建議。
（1）加強工程檔案信息化建設(shè)，選用適合企業(yè)檔案管理的軟件，制定工程檔案信息化管理的規(guī)章制度和標(biāo)準(zhǔn)體系，為檔案信息化建設(shè)奠定有利基礎(chǔ)。檔案信息化建設(shè)必須要在統(tǒng)一規(guī)劃的基礎(chǔ)上，采取統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式，統(tǒng)一的軟件程序，統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一的工作規(guī)程，改革不適應(yīng)檔案信息化要求的管理體制，打破地域和部門分割，提高工程信息交換及共享水平，創(chuàng)造更多有利于方便公眾利用的條件。
（2）加強協(xié)作，確保建設(shè)順利。檔案信息化建設(shè)在資金、技術(shù)、設(shè)備、人才等方面都有很高的要求。在工作中只有堅持協(xié)作的原則，加強與各個部門的溝通、協(xié)調(diào)與配合，主動爭取各級領(lǐng)導(dǎo)的支持和各部門的配合，才能保證這項工作在各階段的順利實施。
（3）檔案工作人員要學(xué)習(xí)計算機和信息管理化知識，只有對計算機信息管理軟件系統(tǒng)有了足夠的了解，才能參與本單位的軟件開發(fā)工作，才能提出正確信息需求，使系統(tǒng)運行保持在良好狀態(tài)之中。
（4）加強檔案信息安全保障體系建設(shè)。在加強檔案信息化建設(shè)的同時，應(yīng)把檔案信息安全放在突出位置，確保管理系統(tǒng)和數(shù)據(jù)的安全、可靠，防止檔案信息失密、泄密和丟失。
總之，隨著科技的進步，信息化已不可避免地進入了檔案管理的領(lǐng)域，因此，新形勢下檔案信息化建設(shè)成為歷史發(fā)展的必然趨勢。檔案管理工作是一門深奧的學(xué)問，做好檔案工作是無止境的，檔案信息化建設(shè)也是一個循序漸進和不斷探索的過程。在工作中利用計算機和網(wǎng)絡(luò)搭建專門的檔案管理平臺，不僅能促進檔案信息化建設(shè)與社會信息化同步發(fā)展，還能推進我國檔案事業(yè)的不斷進步，為新時期檔案事業(yè)的發(fā)展做出新的貢獻。
參考文獻
[1] 夏燕玲.檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點思考[J].云南檔案，2010（3）.
[2] 趙鵬，李光.檔案工作落實科學(xué)發(fā)展觀的關(guān)鍵——實現(xiàn)檔案實物化管理向信息化管理的轉(zhuǎn)變[J].山東檔案，2005（5）.
關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；信息化建設(shè)
中圖分類號：TP391 文獻識別碼：A 文章編號：1001-828X（2016）025-000-01
信息化的快速發(fā)展為事業(yè)單位檔案管理工作帶來機遇的同時也帶來了挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為媒介，通過人工錄入方式進行的檔案管理已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代社會的要求了。我國檔案管理只有實現(xiàn)轉(zhuǎn)型，才能符合事業(yè)單位實際發(fā)展的需要，發(fā)揮更大的作用。在我國檔案界已經(jīng)有很多人開始探索實現(xiàn)檔案管理工作信息化的有效途徑了，真正實現(xiàn)這個目標(biāo)任重而道遠。
一、事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀分析
全球信息化的飛速發(fā)展使得大部分事業(yè)單位開始了檔案管理信息化的建設(shè)，但是效果不是很明顯，在建設(shè)的道路上遇到了很多的阻礙。
首先，事業(yè)單位檔案管理工作沒有受到應(yīng)有的重視。檔案管理在一個事業(yè)單位的運行過程中有著不可替代的作用，檔案定時的分類整理使得事業(yè)單位的工作變得清晰，同時也提高了資源的共享程度。然而，很多檔案的使用者或者事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)者沒有一個對檔案管理工作的清晰的認識，忽略了對單位檔案管理的建設(shè)，資金投入過少使得檔案管理的軟硬件水平不能提高，檔案管理工作人員素質(zhì)能力過低。
其次，我國檔案信息資源的開發(fā)有限，有效供給嚴重不足，在對信息資源進行采集加工的過程中出現(xiàn)過多重復(fù)勞動。目前，我國的檔案開放比例很低，數(shù)據(jù)庫容量少，巨大的信息資源沒有得到有效的利用。
最后，缺少符合事業(yè)單位檔案管理工作要求的系統(tǒng)，軟硬件設(shè)備不能滿足事業(yè)單位大量的檔案信息的要求。
二、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)方式
目前我國事業(yè)單位檔案管理存在著許多的問題，存在問題是正常的，可是我們不應(yīng)該忽略問題的存在，反而應(yīng)當(dāng)對具體的問題進行具體的分析，然后進行解決。為了更好地適應(yīng)信息化的社會發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理部門應(yīng)當(dāng)及時尋找問題根源并且進行解決，以便滿足檔案信息使用者的要求。
1.制定有效安全的檔案管理制度
檔案的作用是為企事業(yè)單位提供方便快捷完善的信息資源，為檔案使用者提供最好的服務(wù)，其中很多內(nèi)容是單位的秘密文件，所以應(yīng)當(dāng)制定一套有效安全的檔案管理制度來保證檔案安全，消除虛假信息隱患。檔案部門應(yīng)當(dāng)加大對內(nèi)外網(wǎng)的檢測，對上網(wǎng)的檔案進行嚴格把關(guān)。同時檔案使用者應(yīng)當(dāng)將使用情況進行及時的反饋，檔案管理者也應(yīng)該吸取檔案使用者的意見建議，進一步完善事業(yè)單位的檔案管理工作。
2.加大對檔案管理的軟硬件設(shè)施建設(shè)
傳統(tǒng)檔案多為紙質(zhì)資料，這為檔案的采集、儲存、保護帶來極大的不便。與此同時，信息化的發(fā)展允許將大量的資料通過電子錄入的方式進行儲存，檔案儲存所需的空間變小，對檔案的整理及存儲環(huán)境的要求也變得簡單。這就需要事業(yè)單位擁有一套完善的、功能全面的、容易操作的軟硬件設(shè)備。
3.加強對事業(yè)單位檔案管理者的專業(yè)素質(zhì)培養(yǎng)
由于信息化滲入事業(yè)單位檔案管理工作，檔案管理的方式發(fā)生了很大的變化，管理的范圍也擴大了，因此對檔案管理者能力的要求也有了一定的提高。事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)加強對檔案管理者的專業(yè)素質(zhì)的培養(yǎng)，檔案管理者應(yīng)當(dāng)具備一定的對計算機、軟硬件技術(shù)的了解，能夠有效管理信息化后的檔案。事業(yè)單位應(yīng)該注重提高檔案管理人員對其工作的重視程度，同時對檔案管理者進行專業(yè)能力的考核。
三、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的重要意義
1.檔案管理的工作變得簡單
由于傳統(tǒng)檔案以紙質(zhì)資料為主，紙張容易變脆老化，對資料進行采集、整理、儲存、保護的過程量太大。信息化之后，檔案多以文字為主，管理人員通過建立電子網(wǎng)絡(luò)平臺，電子錄入的方式即可實現(xiàn)對檔案的收集整理，而且信息所占的空間變小，便于儲存及管理，同時之后的檔案管理工作變得簡單易行，只需對系統(tǒng)進行定期維護即可。
2.檔案使用者使用更加方便
過去使用檔案需要檔案使用者從大量的資料中找尋，工作量極大，找到自己所需非常的不容易。當(dāng)檔案實現(xiàn)信息化后，檔案使用者通過網(wǎng)絡(luò)輸入關(guān)鍵詞進行檢索就可以從大量的資料中找到自己所要找的資料，同時使用者也不必親自到檔案室尋找，提高了檔案信息遠程化傳輸，極大地提高了管理以及辦公的效率。
四、總結(jié)
隨著信息技術(shù)的全面發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理工作已經(jīng)不能適應(yīng)社會對檔案管理的要求。檔案管理只有進行改革，轉(zhuǎn)變檔案管理模式才能形成高效便捷的檔案信息化管理。但是我國的檔案管理工作還處于探索階段，與其他國家還有很大的差距，不能很好地滿足大眾的需求，因此，需要事業(yè)單位加強對檔案管理工作的完善，同時也需要計算機軟硬件公司設(shè)計生產(chǎn)專業(yè)有效的檔案管理系統(tǒng)。
參考文獻：
[1]朱蕙宏.關(guān)于事業(yè)單位檔案管理信息化的建設(shè)與發(fā)展探討[J].大科技.2015.（4）：5-5，6.
1.1沒有認識到檔案管理信息化的重要性。檔案管理的信息化建設(shè)關(guān)鍵在于抓住以信息化形式向社會提供服務(wù)的重點。目前事業(yè)單位的檔案保管還集中在實體檔案保管上，還沒有主動實現(xiàn)檔案重審信息化建設(shè)。首先，沒有對檔案資料進行必要的分類提取加工，電子檔案的使用效益較低，無法滿足現(xiàn)代社會對事業(yè)單位檔案資料提出的需要。其次，沒有認識到信息化建設(shè)對降低檔案管理成本，提高檔案查詢速度的作用，檔案管理還停留在守護“死檔案”的方式上。第三，檔案管理還依然依靠手工操作，受制于技術(shù)條件，無紙化檔案閱讀還只停留在概念階段，傳統(tǒng)管理模式制約了檔案管理工作發(fā)展。1.2缺乏檔案管理信息化建設(shè)的總體規(guī)劃。首先，事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)總體規(guī)劃與事業(yè)單位的發(fā)展戰(zhàn)略不符，沒能根據(jù)事業(yè)單位的總體發(fā)展規(guī)劃進行科學(xué)設(shè)計，導(dǎo)致檔案管理信息化建設(shè)規(guī)劃不切實際。其次，沒能進行深入的調(diào)研和科學(xué)的論證，有的事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)規(guī)劃過于超前，缺乏實施信息化建設(shè)的必要和前提條件。第三，沒能注重檔案管理信息化建設(shè)的實際效果，不具備相關(guān)計劃的擴展性和靈活性，沒有給檔案管理信息化建設(shè)留出足夠的發(fā)展空間。1.3沒能建立檔案管理信息化建設(shè)的網(wǎng)站。信息化是依靠互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展起來的。實現(xiàn)檔案管理的信息化建設(shè)目標(biāo)必然依靠網(wǎng)站作為信息輸送的結(jié)點。但是，目前事業(yè)單位檔案管理網(wǎng)站還處在設(shè)計階段。首先，事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)沒能借助網(wǎng)站形式開展網(wǎng)上檔案查詢、電子文件傳輸，電子文檔歸檔等具體工作。其次，無法借助網(wǎng)站形式為全社會提供電子檔案服務(wù)，嚴重降低了事業(yè)單位檔案的使用效率。第三，沒能把事業(yè)單位檔案管理系統(tǒng)納入事業(yè)單位統(tǒng)一的信息系統(tǒng)，無法全面統(tǒng)一進行網(wǎng)絡(luò)維護，無法實現(xiàn)相關(guān)數(shù)據(jù)資源共享，沒能發(fā)揮出檔案的綜合效率，更不具備當(dāng)前以及今后一段時間的主流硬件設(shè)備。
2檔案管理信息化的基本價值
2.1全面提升檔案管理效率。事業(yè)單位完善檔案管理信息化建設(shè)可以全面提高檔案管理工作的效率，進一步壓縮檔案管理成本，實現(xiàn)事業(yè)單位檔案資料的充分有效利用。首先，傳統(tǒng)檔案管理媒介主要是紙張，需要專業(yè)的工作人員收集數(shù)據(jù)信息資料，檔案管理成本較高，檔案安全性較低，檔案錯誤情況較多。采用信息化的管理方式，全面借助網(wǎng)站平臺進行檔案信息的管理，不僅極大的降低了檔案管理難度，而且提高了檔案管理的效率。首先，檔案管理主要借助硬盤和云存儲方式，提升了數(shù)據(jù)信息存儲的容量，可以全面提高檔案信息量。其次，采用計算機進行文字等資料編輯和錄入，不僅降低了檔案管理難度，而且提高了檔案整理效率，拓展了檔案數(shù)據(jù)存儲方式。第三，進一步突破了時空對檔案的限制，管理人員可以隨時進行管理，可以更好為用戶服務(wù)，全面提高了檔案管理實用價值。2.2進一步加強信息化水平。促進檔案管理工作信息化建設(shè)可以進一步加強事業(yè)單位的信息化建設(shè)水平。事業(yè)單位在信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，必須把信息技術(shù)引入到科教文衛(wèi)事業(yè)當(dāng)中，實現(xiàn)檔案管理的信息化，可以間接的提高事業(yè)單位工作效率。首先，信息的傳播主要依靠網(wǎng)絡(luò)進行的，以電子文檔為主進行存儲，要求事業(yè)單位日常辦公也必須使用電子文檔，這樣不僅提高了事業(yè)單位的日常辦事效率，而且也極大的提高了事業(yè)單位的信息化水平。其次，信息化的關(guān)鍵點在于共享，實現(xiàn)了檔案數(shù)據(jù)資料的共享，也就意味著信息的實時傳遞，這樣更有利于信息和數(shù)據(jù)的交換，可以全面提高事業(yè)單位的工作水平，進一步提高事業(yè)單位工作人員的素質(zhì)，促進事業(yè)單位取長補短。第三，依靠信息系統(tǒng)進行檔案存儲，更方便事業(yè)單位內(nèi)部使用檔案數(shù)據(jù)資料，使相關(guān)人員在查閱檔案時更加方便，從而極大的提高了事業(yè)單位檔案管理人員和工作人員辦事效率。
3檔案管理信息化的主要措施
3.1提高檔案管理人員的信息素質(zhì)。提高檔案管理人員的信息化素質(zhì)和知識水平，對于檔案管理工作而言，有著不可估量的重要價值。提高檔案管理人員的信息化素質(zhì)應(yīng)當(dāng)從以下幾方面做起：首先，為檔案管理人員樹立信息化發(fā)展的主流意識，更新檔案管理工作觀念，促進檔案管理人員主動的提高信息技術(shù)的應(yīng)用能力。其次，加強對檔案管理人員的信息技術(shù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的信息技術(shù)水平，有計劃的為檔案管理人員進行信息技術(shù)知識和實際能力的培訓(xùn)。第三，注重對檔案管理人員的信息技術(shù)水平進行考核，制訂檔案管理的信息技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，要求檔案管理人員努力達到與崗位適應(yīng)的操作水平。第四，建立必要的獎懲機制，鼓勵檔案管理人員形成信息技術(shù)創(chuàng)新的動力，引導(dǎo)檔案管理人員圍繞工作實踐鉆研信息技術(shù)。3.2加強檔案管理信息化硬件建設(shè)。必要的是硬件設(shè)施是事業(yè)檔案開展信息化管理的基礎(chǔ)，隨著現(xiàn)代云計算和大數(shù)據(jù)的應(yīng)用，必要的硬件設(shè)備是實現(xiàn)檔案管理信息化的基礎(chǔ)。首先，為了保證檔案數(shù)據(jù)資料在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的高效使用，必須加強硬件設(shè)備的建設(shè)，為事業(yè)單位檔案管理配備性能較為良好的服務(wù)器系統(tǒng)，實現(xiàn)中央控制和各終端的有效連接。其次，加強大對事業(yè)單位檔案管理工作的資金投入，按照相關(guān)的發(fā)展規(guī)劃，在保證資金到位的前提下，加快實現(xiàn)檔案管理的信息化進程，推進檔案管理信息化的建設(shè)速度。第三，逐步的將高水平的電子計算機設(shè)備滲透到事業(yè)單位檔案管理日常工作中，實現(xiàn)檔案管理錄入存儲的信息化操作，依靠信息設(shè)備實現(xiàn)檔案管理信息化的新常態(tài)。第四，圍繞當(dāng)前的移動互聯(lián)網(wǎng)的快速發(fā)展趨勢，在取得事業(yè)單位的行業(yè)大系統(tǒng)開發(fā)前提下，盡可能的實現(xiàn)事業(yè)單位檔案數(shù)據(jù)的移動客戶端傳播，逐漸豐富事業(yè)單位檔案的信息化發(fā)展傳播渠道。3.3加強檔案管理信息化軟件建設(shè)。開展符合事業(yè)單位檔案管理實際需要，以及符合行業(yè)發(fā)展總體進程的事業(yè)單位檔案管理軟件系統(tǒng)，對于事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)有著更為重要的意義和價值。首先，應(yīng)當(dāng)根據(jù)事業(yè)單位的業(yè)務(wù)工作實現(xiàn)需要，建立可以互聯(lián)互通，共享信息服務(wù)，無障礙進行數(shù)據(jù)傳播的信息系統(tǒng)。其次，建立事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的綜合網(wǎng)站，進一步提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的服務(wù)水平，圍繞有效綜合性平臺，拓展事業(yè)單位檔案管理信息化的網(wǎng)站建設(shè)。第三，加強事業(yè)單位數(shù)據(jù)信息保護系統(tǒng)的開發(fā)和升級工作，不斷提升數(shù)據(jù)檔案抵抗病毒和惡意攻擊的能力，保證檔案數(shù)據(jù)資料在網(wǎng)絡(luò)的安全傳遞，做好檔案數(shù)據(jù)資料的備份工作，在保證檔案數(shù)據(jù)安全前提下，做好檔案信息的服務(wù)工作。
4結(jié)論
實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)，不僅符合檔案管理工作要求，而且也符合我國經(jīng)濟社會發(fā)展趨勢。為了做好檔案管理的信息化建設(shè)，就必須提前做好規(guī)劃，抓住有利時機，沉著應(yīng)對信息技術(shù)帶來的挑戰(zhàn)，結(jié)合事業(yè)單位傳統(tǒng)檔案管理方式，做好事業(yè)單位檔案管理的轉(zhuǎn)型升級工作。
作者:周麗君 單位:通河縣清河鎮(zhèn)中心小學(xué)
參考文獻
關(guān)鍵詞:事業(yè)單位;檔案管理;信息化
中圖分類號:F49
文獻標(biāo)識碼:A
文章編號:1672-3198(2010)23-0399-01
0引言
以計算機技術(shù)為基礎(chǔ)的信息化管理技術(shù)給檔案管理工作開拓了一種與傳統(tǒng)手工管理手段完全不同的視野,這不僅是以機器代替手工的過程,而且在檔案管理的模式上、方式上和思維結(jié)構(gòu)上都發(fā)生了巨大的變化。實際上,檔案信息化管理是一個以產(chǎn)業(yè)為支撐、信息技術(shù)廣泛應(yīng)用為主導(dǎo)、檔案信息資源建設(shè)為核心、信息網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)、信息人才為依托、檔案信息法規(guī)、政策、標(biāo)準(zhǔn)為保障的綜合體系。
1檔案管理信息化是社會發(fā)展的必然要求
從檔案管理來說,所謂檔案信息化,就是檔案管理模式從檔案實體保管為重點,向以檔案實體以數(shù)字化信息形式為社會提供服務(wù)為重心的轉(zhuǎn)變過程。要實現(xiàn)檔案信息化管理,首先要解放思想,轉(zhuǎn)變觀念,改變傳統(tǒng)的被動服務(wù)方式,不斷加強檔案信息現(xiàn)代化管理意識。其次應(yīng)加強學(xué)習(xí),增強檔案工作人員的工作能力以適應(yīng)新時代的檔案工作。由于科技的進步,檔案管理手段也發(fā)生了變化,這些變化對檔案工作人員的工作能力都提出了新的要求。要將檔案管理的觸角伸向前端,拓展檔案收集的途徑,提高檔案收集的歸檔率、完整率、準(zhǔn)確率,從而保證單位檔案信息資源的完整性。同時,在后端使檔案信息資源的利用延伸到本單位的信息化過程中去,擴大檔案的利用,提升檔案和檔案工作的價值。這種前后并進的檔案管理理念將令檔案管理系統(tǒng)的功能得到充分的發(fā)揮。一是要將復(fù)雜工作簡單化,將簡單工作規(guī)范化,堅持從信息的源頭上抓起,將文書檔案、會計檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、照片檔案和實物檔案統(tǒng)統(tǒng)納入管理范疇,進行檔案質(zhì)量監(jiān)控。要加快庫藏檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè),以滿足檔案信息共享、快速檢索利用的需要。二是對那些重要的、利用頻率高、容易受損的檔案實行數(shù)字化。三是對在本單位信息化環(huán)境中形成的電子文件進行有效管理,保證歸檔電子文件真實、完整、長期可讀。
2制訂檔案信息化總體規(guī)劃
檔案信息化總體規(guī)劃的制定,必須服從且服務(wù)于企事業(yè)單位的發(fā)展戰(zhàn)略。通過分析單位自身特點和發(fā)展目標(biāo),進行深入調(diào)查和科學(xué)論證,制定出符合自身實際、切實可行的檔案信息化長遠規(guī)劃和近期計劃,形成一定規(guī)模的網(wǎng)絡(luò)管理模式,推動檔案信息化的協(xié)調(diào)發(fā)展。要注重系統(tǒng)的實際應(yīng)用效果,強調(diào)系統(tǒng)對企事業(yè)單位信息服務(wù)目標(biāo)的支持,同時也要重視系統(tǒng)的靈活性和可擴展性,為未來的發(fā)展留出足夠的擴展空間。
3建設(shè)實用的檔案信息網(wǎng)站
檔案網(wǎng)站,即企事業(yè)單位檔案部門在互聯(lián)網(wǎng)上建立的信息站點,它以網(wǎng)頁方式提供檔案信息和相關(guān)服務(wù);實施檔案信息網(wǎng)上查找、咨詢、電子文件實時歸檔和直接提供利用。它是檔案數(shù)字化的主要目的,也是檔案信息化的重要標(biāo)志和手段。
(1)在檔案信息化建設(shè)中,應(yīng)當(dāng)將檔案管理系統(tǒng)納入單位管理信息系統(tǒng),建立一體化系統(tǒng),對本單位各部門的信息予以統(tǒng)籌考慮,資源共享,將會獲得管理的系統(tǒng)綜合效益。
(2)選用適用的具有開發(fā)能力和升級換代能力的檔案管理系統(tǒng)是實現(xiàn)檔案信息上網(wǎng)的重要條件之一。軟件只有符合網(wǎng)絡(luò)管理的要求,且檢索功能強大,才能充分發(fā)揮計算機的優(yōu)勢,為不同層次的用戶提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。
(3)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備要標(biāo)準(zhǔn)化,所選產(chǎn)品應(yīng)符合國內(nèi)外有關(guān)標(biāo)準(zhǔn),并是當(dāng)前或未來的主流產(chǎn)品,能得到國內(nèi)外實力雄厚的軟硬件廠家或公司的支持,以確保升級換代,避免重新開發(fā)。同時,設(shè)備配置要合理化,應(yīng)考慮網(wǎng)絡(luò)的吞吐能力、傳遞速度、響應(yīng)時間等因素。
4逐步實現(xiàn)檔案信息資源數(shù)字化
檔案信息資源數(shù)字化是檔案信息化建設(shè)的前提和基礎(chǔ),是保護檔案原件的重要方式之一,也是構(gòu)建數(shù)字檔案綜合業(yè)務(wù)管理信息系統(tǒng)時首要考慮的重要功能之一。檔案數(shù)字化是通過應(yīng)用先進的信息技術(shù)手段,將檔案部門各種傳統(tǒng)的物質(zhì)載體形式的檔案(如紙質(zhì)、縮微膠片、音頻和視頻檔案等)加工成數(shù)字化信息,建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫、檔案全文數(shù)據(jù)庫,在網(wǎng)上,提供服務(wù)。館藏檔案資源全文數(shù)字化不是所有館藏在近期全都全文數(shù)字化,而應(yīng)該對館藏檔案資源數(shù)字化作
整體分析,突出重點,逐步解決。同時,數(shù)字檔案館的建成并不意味著傳統(tǒng)檔案館的消亡。由于各自的主要功能不同,加之各自具備適應(yīng)企事業(yè)單位某種需求的特殊優(yōu)勢,決定了數(shù)字檔案館和傳統(tǒng)檔案館將,互為補充,互為依存。
【關(guān)鍵詞】 電子化 檔案管理 信息化技術(shù)
檔案的存在，是國家、社會以及個人在正常社會活動中逐步形成的聲音、圖像、文字和其他不同形式的記錄。對檔案管理進行電子化建設(shè)，就是對機讀形式或者是紙質(zhì)形式的檔案文獻，通過計算機進行篩選和收集，令其生成計算機數(shù)據(jù)的文獻信息，以供人們的日常應(yīng)用。
一、行政單位檔案管理進行電子化建設(shè)的必要性分析
1、有助于提升檔案的服務(wù)功效。對檔案管理進行電子化建設(shè)，能夠增強檔案信息使用的便利性，提升其服務(wù)功效。相對于原有的檔案管理形式，電子化管理不僅節(jié)約成本，并且傳遞形式也有了突破性創(chuàng)新，使其更加便捷、高效、迅速。它所具備的優(yōu)勢，一是極大拓寬了檔案管理的工作服務(wù)廣度，二是提高了其信息的實際利用效率，對于檔案管理相關(guān)部門的服務(wù)功能發(fā)揮提供了絕佳的條件。
2、有助于降低檔案的管理成本。通過傳統(tǒng)方式進行檔案管理過程中，對檔案信息進行采集以及編制和出版都有很高的成本。在運用電子化管理模式之后，能夠快速降低投入成本，多次產(chǎn)出。通過多次開發(fā)以及使用檔案信息，可以降低檔案管理因經(jīng)費不足而存在的限制，減少其加工信息的工作成本，實現(xiàn)檔案管理相關(guān)工作的跨越式成長。
3、有助于提高檔案的利用時效性。從文字采集到形成二次文獻的信息，在傳統(tǒng)模式下所需要耗費的工作時間較長，造成信息延后、失效，對檔案信息的實際應(yīng)用價值造成影響。對其進行電子化管理能夠直接通過機讀的方式形成檔案，并通過計算機功能進行信息加工，迅速有效的生成二次文獻。如此對提升檔案管理的實際工作效率具有非常重要的影響。
二、行政單位檔案管理電子化建設(shè)的有效路徑
1、建立健全檔案管理電子化的體制。通過自上到下建立健全、統(tǒng)一的檔案電子化管理體系，從而規(guī)范其在制作以及收集和歸檔上的時效、程序以及方法等內(nèi)容。第一，需要制定突出行政單位自身特點的電子化檔案利用、保密以及保管制度。第二是將電子文件、電子檔案的利用、管理歸檔統(tǒng)一輸出到辦公網(wǎng)絡(luò)一體化管理系統(tǒng)中，從而完成局域網(wǎng)內(nèi)行政單位的信息共享。第三，深挖電子檔案建設(shè)的課題探討，一是研究傳統(tǒng)文檔的電子化管理和網(wǎng)絡(luò)信息化，二是分析怎樣更安全、快捷、有效的利用和管理電子檔案。
2、強化電子檔案的具體收集管理。建立完善的檔案數(shù)字庫，通過建立檔案數(shù)字庫內(nèi)計算機相關(guān)目錄檢索，來完成紙質(zhì)檔案例如圖像掃描、手工輸入以及OCR識別等多種方式轉(zhuǎn)變成電子化信息資源。對于電子化檔案建設(shè)，一定保證信息的真實性和可靠性，并實行安全保管，對需要保密管理的信息做好保密工作，如進行加密、防讀、權(quán)限控制等加密處理，以此保證檔案管理的電子化管理順利實施。
3、全面提升單位工作人員的綜合素質(zhì)。進行電子化檔案管理，還需要全面提升單位工作人員的綜合素質(zhì)。打造技術(shù)水平高、現(xiàn)代管理水平強的高素質(zhì)工作人才。對檔案管理進行電子化體系建設(shè)，其核心力量就是具備一支計算機技術(shù)相關(guān)水平過硬的隊伍，其隊伍技術(shù)水平對電子化管理水平的高低有著直接性的影響。同時還要對他們展開有針對性的政治教育和思想教育，塑造員工積極的事業(yè)觀以及奉獻精神。并對專業(yè)人才的流動規(guī)律和成長進行深入研究，加強檔案管理人員和機構(gòu)的工作活力，例如引入競爭機制等。
4、加強部門間的溝通與交流，實現(xiàn)資源共享。伴隨現(xiàn)代信息化時代的發(fā)展，人們對于信息的需求也在不斷遞增，檔案館無法對擁有的全部檔案信息進行完整的利用、保存和整理。這就需要將檔案管理相關(guān)部門各自為政的局面打破，促進各個管理部門的相互連接，發(fā)展其橫向聯(lián)系，從而實現(xiàn)資源共享，滿足社會更廣范圍的需求。
5、注重檔案信息深層次的開發(fā)。檔案管理相關(guān)部門在運用硬盤光盤存儲、掃描系統(tǒng)、計算機等技術(shù)對檔案進行電子化收集、保存和整理之后，需要注重對相關(guān)檔案信息展開更深層次的研究和開發(fā)。通過準(zhǔn)確、及時的收集社會反饋的相關(guān)信息以及利用結(jié)果之后，明確信息變動的狀態(tài)，以此保證檔案管理相關(guān)部門能夠做出有效的決策，并能夠更好的服務(wù)于大眾。
結(jié)語：社會發(fā)展需要信息化和數(shù)字化的檔案信息建設(shè)，為此我們一定要提高對檔案管理進行電子化建設(shè)的認識水平和重視程度。不僅要正視目前電子化發(fā)展中產(chǎn)生的弊端，更應(yīng)該通過創(chuàng)新的觀念、高素質(zhì)人才、創(chuàng)新的制度和管理系統(tǒng)，不斷加強行政單位進行檔案管理的專業(yè)水平，實現(xiàn)檔案管理的高速、有效發(fā)展。
參 考 文 獻
[1]李麗.從企業(yè)文化結(jié)構(gòu)談企業(yè)檔案與企業(yè)文化[J].云南檔案.2012.（01）
[關(guān)鍵詞]信息化；檔案管理機制的轉(zhuǎn)型；事業(yè)單位發(fā)展趨勢
檔案資源和檔案各項管理過程數(shù)字化是檔案信息化建設(shè)的重要組成部分，需通過信息系統(tǒng)和計算機網(wǎng)絡(luò)共同協(xié)作完成信息傳送，從而使得檔案資源更合理有效并有序的被整合，達到了檔案信息共享的目的。檔案信息化建設(shè)逐步走向數(shù)字化存儲和利用，充分體現(xiàn)出檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化進程。在2012年11月25日頒布的《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》指出，應(yīng)把在統(tǒng)籌兼顧的同時并推進信息化的速度作為工作目標(biāo)和主要任務(wù)。
一、什么是檔案管理信息化
從定義來看，由實體文檔的保管轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮有畔⑽募硖峁┓?wù)的形式被通稱為檔案管理信息化管理形式。通過在對檔案信息的分類、分析、提取和加工可以提高檔案管理信息化的工作效益。相比舊的管理形式，這類新形式更易于保存與操作，在運用網(wǎng)絡(luò)的同時，既節(jié)約了檔案管理成本，也有利于效率的提高。使得電子文件更加規(guī)范化和數(shù)字化，并在部分中心城市發(fā)展數(shù)據(jù)庫，為公眾在網(wǎng)上查詢信息提供便利條件，同時也構(gòu)建了完整的檔案信息化體制。
二、實施事業(yè)單位檔案管理信息化面臨的問題
事業(yè)單位現(xiàn)階段檔案管理方面的問題有以下幾個：
1、缺乏通用性
由于現(xiàn)階段工作部門的計算機配置與所用軟件的差異，文件檢索與軟件系統(tǒng)方面鉗制住了檔案信息管理的普及進度。
2、信息共享上的弊端
部分企業(yè)現(xiàn)階段的數(shù)據(jù)交換系統(tǒng)不能夠達到規(guī)范性、開發(fā)性、服務(wù)性等多層次發(fā)展的標(biāo)準(zhǔn)。
3、規(guī)范性
其次由于歷史因素導(dǎo)致的管理規(guī)范性差也是一大問題。這一問題在各檔案明細間尤為突出，不規(guī)范的工作標(biāo)準(zhǔn)使得在檔案管理信息化普及進程上成為一大障礙。
4、事業(yè)單位在檔案管理方面缺乏創(chuàng)新性
在越來越多的檔案存儲與整理途徑中，更應(yīng)該考慮新技術(shù)的發(fā)展與計算機處理信息能力的提升，可見檔案管理在創(chuàng)新方面需要得到重視。
5、管理人員的素質(zhì)問題
由原來實體檔案文件轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮有畔⒒瘷n案，對管理人員的素質(zhì)條件必須嚴格。就目前形式來說，大多事業(yè)單位在管理人員工作水平與知識儲備上都有欠缺，要想使檔案信息更好的保管，提高工作人員的素質(zhì)有利于資源的優(yōu)化配置。
三、事業(yè)單位如何達到檔案管理信息化
第一，檢索方式與存儲模式的優(yōu)化與革新。通過提高計算機的利用率，擴大存儲信息量并優(yōu)化檢索配置對事業(yè)單位檔案管理信息化是一種方式。既要保證技術(shù)，又要監(jiān)督管理，二者共同對檔案的安全問題形成保障。同樣也需要紙質(zhì)檔案與電子檔案的備份查閱管理，在檔案查找方面提供很大便利。在完善電子檔案的過程中，讓分散的信息點通過整合，有順序的排列處理，也可以共享檔案信息資源。
第二，推進管理人員綜合素質(zhì)的提升。對管理人員的素質(zhì)可以通過培訓(xùn)的方式來提高，以便建立更復(fù)雜的管理知識構(gòu)架。建立復(fù)合型人才的高尖端團隊也是對檔案管理團隊綜合能力的提高，同時也能有效的解決資源配置上的一些弊端。
第三，運行有效的檔案管理安全與保密機制。事業(yè)單位在檔案管理方面可以把安全與保密機制作為管理工作的重點。檔案信息的管理在運作、傳播與共享的過程中可能產(chǎn)生一些疏漏，導(dǎo)致檔案產(chǎn)生安全問題。通過運行安全與保密機制，可以保證信息對指定人員公開的安全性。此外，不僅保障了日常辦公的安全性，也對整個檔案管理信息系統(tǒng)的安全問題構(gòu)建起了一層壁壘。
第四，改進檔案信息管理走向標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化。在檔案信息管理中，規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)起著重要的制衡作用。在構(gòu)建檔案信息管理的同時也應(yīng)該多參考國家管理機制的標(biāo)準(zhǔn)，因地制宜，結(jié)合優(yōu)秀的管理機制成果并形成符合本單位的管理標(biāo)準(zhǔn)。在建立管理數(shù)據(jù)庫的時候，標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化更是有著不可小覷的作用。對各形式的檔案數(shù)據(jù)形成有層次的劃分管理，并在統(tǒng)一規(guī)定下進行數(shù)據(jù)與文檔間的轉(zhuǎn)化與共享操作。這種方法有利于解決數(shù)據(jù)在轉(zhuǎn)化與共享過程中的一些不足，也對日后數(shù)據(jù)庫的更新與發(fā)展有著正規(guī)與標(biāo)準(zhǔn)的導(dǎo)向作用。
【關(guān)鍵詞】 事業(yè)單位；檔案管理；信息化建設(shè)
中圖分類號：G27文獻標(biāo)識碼：A文章編號：1006-0278(2012)04-179-01
一、引言
當(dāng)前，社會信息化加速發(fā)展，企事業(yè)單位的科研、生產(chǎn)與管理活動也進入了信息化建設(shè)時期。網(wǎng)絡(luò)化和信息化已然成了社會發(fā)展的重要趨勢，也是企業(yè)事業(yè)單位實行現(xiàn)代化管理的方向。在這種形勢背景下，事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)則成了順應(yīng)時展的必然選擇。本文主要以此為主題展開探討，具有一定的參考意義和啟發(fā)意義。
二、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀
具體而言，事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題主要表現(xiàn)在以下幾點：
（一）對檔案管理信息化建設(shè)工作不夠重視
從目前來看，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)層不夠重視檔案管理的信息化建設(shè)，沒有意識到它的重要性。于是出現(xiàn)了在實際工作中疏于管理和指導(dǎo)檔案管理的現(xiàn)象。人員缺乏和經(jīng)費投入不足等問題也普遍存在。對于事業(yè)單位自身發(fā)展所形成的真正有價值的檔案也不夠重視，開發(fā)利用度不高，這些現(xiàn)狀都導(dǎo)致事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的進程。
（二）檔案管理信息化建設(shè)缺乏針對性
現(xiàn)階段，不少事業(yè)單位是聘請軟件公司來從事本單位內(nèi)部的檔案管理信息化建設(shè)，但是這些軟件公司不熟悉事業(yè)單位的特點、管理特色和業(yè)務(wù)流程，所以他們采用拿來主義，照搬套用同一種模式來建設(shè)檔案管理信息化，這樣的現(xiàn)狀就導(dǎo)致軟件公司所設(shè)計的信息化系統(tǒng)缺乏實用性和針對性，使用效果不是非常理想，有礙于檔案管理信息化進程的順利推進。
（三）檔案管理人員跟不上信息化建設(shè)的進程
我們都知道檔案管理工作是一個專業(yè)性很強的工作，要求檔案工作人員要具備系統(tǒng)的檔案管理專業(yè)知識，還要了解本單位生產(chǎn)產(chǎn)品技術(shù)方面的知識。另外，隨著計算機的日益普及，這對事業(yè)單位檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)也提出了很高的要求。然而，目前事業(yè)單位的檔案管理人員一般以兼居多，他們的檔案知識不夠全面，對計算機技能也不甚了解，這樣的情況使得他們遠遠跟不上檔案管理信息化建設(shè)的進程。
三、如何推進事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)
（一）事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)層要充分重視檔案管理信息化建設(shè)
企業(yè)發(fā)展首先靠領(lǐng)導(dǎo)，所以事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)層首先就要從意識上重視檔案管理信息化建設(shè)。首先，要投入足夠的資金支持這項建設(shè)，為信息化建設(shè)保障物質(zhì)基礎(chǔ)。其次，要樹立事業(yè)單位信息化的理念。雖然檔案信息化建設(shè)需要比較大的投入，從計算機、掃描儀、打印機到復(fù)印機以及網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)等設(shè)備都需要一一配備，但其能促進事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。所以，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)要放遠眼光，積極促進檔案管理信息化建設(shè)。
（二）加強各類檔案信息化設(shè)備的添置
檔案管理信息化建設(shè)工作是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程。所以事業(yè)單位的檔案裝備要齊全，不同載體、不同門類的檔案都要科學(xué)、有序的擺放。此外，還要積極推進檔案全文數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，有條件的單位要對各種類型的檔案進行數(shù)字化錄入和管理，盡快實現(xiàn)檔案的電子化查詢，提高利用效率。
（三）完善電子檔案的有序管理
作為事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的核心要素，確保檔案信息的完整性和安全性必須引起檔案管理人員的重視。所以，事業(yè)單位要制定有關(guān)電子檔案的管理規(guī)范，要求所有員工嚴格遵循，保障檔案信息的安全性。對于有保存價值的電子檔案，還要保存相應(yīng)的紙質(zhì)文件。雙管齊下，確保檔案信息的保密性和安全性。
總之，事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)是一項系統(tǒng)工程，檔案管理人員還要不斷提高自身的管理素質(zhì)，一方面，要學(xué)習(xí)有關(guān)檔案管理的理論知識和技能，增強理論素養(yǎng)，另一方面，還要學(xué)習(xí)有關(guān)計算機、網(wǎng)絡(luò)等方面的知識，調(diào)整心態(tài)，與時俱進，并使事業(yè)單位的檔案信息得到最大的開發(fā)與利用價值，以滿足事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展的最大需求。
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