發(fā)布時間：2023-07-13 16:42:55
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的檔案標準化管理樣本，期待這些樣本能夠為您提供豐富的參考和啟發(fā)，請盡情閱讀。
關(guān)鍵詞：檔案；標準化；管理
檔案管理是組織內(nèi)部管理工作的重要組成部分，是提高組織工作效率和質(zhì)量必要條件，也是衡量組織與部門業(yè)績與軟實力的重要尺度。然而，不少組織還存在對檔案作用的認識不足，財力投入少，設備及技術(shù)落后、檔案工作缺乏標準化化，檔案收集、整理、利用不規(guī)范，影響了檔案管理科學發(fā)展和組織競爭力。本文結(jié)合目前檔案管理現(xiàn)狀，結(jié)合組織實際，探討檔案標準化管理的啟示。
一、檔案標準化管理的重要性
檔案標準化是管理檔案質(zhì)量的準繩，只有高水平的標準，才會有高質(zhì)量的管理效果，實現(xiàn)企業(yè)檔案工作標準化管理的意義在于：便于采用計算機為核心的現(xiàn)代技術(shù)，便于迅速、準確、系統(tǒng)地滿足人們對各類、信息的需要。企業(yè)檔案標準化管理有利于依法治檔工作的進行，有利于提高企業(yè)檔案工作的質(zhì)量，有利于促進企業(yè)檔案管理的現(xiàn)代化，有利于檔案信息的開發(fā)利用和檔案學理論的研究和發(fā)展。
二、建立檔案管理工作機制
（一）領(lǐng)導工作機制。
作為組織領(lǐng)導應樹立檔案管理意識，重視相關(guān)工作，加大檔案標準化管理力度，形成積累、保護和利用檔案資源、服務中心工作的工作思路。建立、健全檔案管理領(lǐng)導體系。成立檔案管理工作領(lǐng)導小組和鑒定小組，由組織主要領(lǐng)導為總負責人，形成了組織主要領(lǐng)導主管、檔案室負責、專職檔案員分工明確的格局。
（二）制定和完善規(guī)章制度，實施目標管理。
制定和完善《檔案收集制度》、《檔案保管制度》、《檔案保密制度》、《檔案借閱制度》、《電子文件歸檔管理制度》等相關(guān)檔案管理規(guī)章制度，形成一套完整檔案管理制度體系。要嚴格按照相關(guān)檔案管理規(guī)章制度要求，把檔案工作納入到組織發(fā)展戰(zhàn)略，確立工作目標并進行層層分解，把檔案工作融入組織戰(zhàn)略規(guī)劃、年度計劃及檔案管理人員的崗位標準和職責中，實施目標管理。通過定期目標檢查、績效考核確保相關(guān)工作落到實處。
三、提高檔案管理水平
（一）檔案基礎建設
加大投入力度，配備硬件建設，投資進行檔案庫房、借閱室、、檔案陳列室、辦公室、機要室等建設，結(jié)合組織實際按相關(guān)標準購置檔案軟件、檔案專用計算機、專業(yè)掃描儀、光盤刻錄機、防磁柜、防盜報警系統(tǒng)、溫濕度測控儀、電子消毒柜等設備，安裝防盜門、更換滅火器。切實改善檔案保管條件及辦公設施設備，為檔案標準化管理基礎建設提供強有力的硬件保障。
（二）檔案管理隊伍建設
首先，加大檔案工作宣傳力度，幫助全員樹立檔案意識。堅持依法治檔，充分利用組織網(wǎng)站、宣傳欄等宣傳、貫徹《中華人民共和國檔案法》，增強檔案法律觀念，提高全員依法治檔意識，讓所有員工了解檔案工作的重要性、支持檔案工作。其次，加強檔案隊伍綜合素質(zhì)建設。采取"走出去，請進來"對專業(yè)人員業(yè)務素質(zhì)和現(xiàn)代信息技術(shù)進行培訓，建設一支素質(zhì)過硬的專業(yè)化檔案從業(yè)人員隊伍。為實施檔案管理標準化提供人力資源保障。
（三）檔案信息化建設
在組織信息化建設中，將檔案信息化納入組織整體規(guī)劃，逐步實現(xiàn)檔案管理網(wǎng)絡化，實現(xiàn)計算機管理、分析、利用，服務于組織中心工作。
四、把握環(huán)節(jié)，提高標準化
（一）檔案的搜集
檔案工作所涉及部門多、范圍廣、難度大，應按照檔案管理制度要求采取一系列措施。一方面，做好每年各部門上交檔案室的相關(guān)資料的形成、積累、整理和歸檔，由專門檔案管理人員進行整理，保證檔案的完整和規(guī)范。另一方面，在提高紙質(zhì)檔案歸檔率、完整率基礎上，加強電子文件、照片、圖表、音像等其它載體檔案的收集，豐富檔案庫藏。
（二）制定并完善檔案分類目錄
按照相關(guān)制度和標準的要求，編制案卷目錄、分類目錄、文件字號索引、底圖目錄以及聲像檔案目錄、實物檔案目錄、電子檔案目錄等。永久、30 年保管的檔案進行原文保管。現(xiàn)存檔案實行計算機系統(tǒng)化管理。
（三）加強檔案的整理
為確保案卷質(zhì)量達到標準化要求，嚴格按照有關(guān)規(guī)定和規(guī)范要求，實行集中統(tǒng)一管理。明確各類檔案管理實施細則及工作規(guī)程。制定組織文書檔案、會計檔案、特殊載體檔案的分類表；按照分類方案，做到組織各年度、各門類檔案分類科學、卷目錄齊全、裝訂整齊、有序排列上架。
（四）檔案的保管
加強檔案庫房管理，做到防溫、防潮、防蟲、防火、防塵、防光、防盜、防鼠，堅持定時測控，保證庫房溫度、濕度符合國家規(guī)定要求。加強梅雨季節(jié)及汛期等特殊時段的檢查與問題整改。對庫房安全隱患做到及時發(fā)現(xiàn)，及時解決。按照規(guī)范借閱的程序與要求，加強檔案借閱管理、設備或介質(zhì)信息的防竊取管理工作，確保檔案數(shù)據(jù)安全，避免發(fā)生丟失、損壞或檔案泄密事件。
（五）撰寫編研材料
樹立科學管理、講求效益的觀念，加強編研工作，拓寬利用渠道，提高利用效率。撰寫檔案全宗介紹、檔案管理體制、檔案立卷說明及檔案歸檔范圍、分類標準等，擴大了檔案的利用效果。并注重檔案利用效果的反饋工作。編寫檔案利用實例，定期進行檔案利用綜合分析。通過提供檔案資料，為組織各項工作提供了技術(shù)服務，創(chuàng)造了經(jīng)濟效益和社會效益。
參考文獻：
[1]Frederik Rosen. Off the Record： Outsourcing Security and State Building to Private Firms and the question of Record Keeping， Archives， and Collective Memory[J]. Archival Science， 2008 （8）：1-14.
[2]蔣玉清.談創(chuàng)新企業(yè)檔案管理機制[J].黑龍江檔案，2009（1）：65.
[3]習侯明，白宇紅.談文書檔案管理的現(xiàn)有問題及對策[J].辦公室業(yè)務，2012， （3）.
關(guān)鍵詞：檔案；管理；精細化；創(chuàng)新化
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1001-828X（2013）09-00-01
隨著當前改革有序的推動和管理理念的不斷成熟，檔案的利用價值越來越顯示出其重大作用。檔案的作用、價值和地位是隨著現(xiàn)代制度的建立和對檔案認識的不斷深化而逐漸提高的?，F(xiàn)代化的檔案管理制度已成為促進社會和諧發(fā)展不可缺少的因素。
進入新世紀以來，隨著市場經(jīng)濟體制趨向完善，知識經(jīng)濟和信息經(jīng)濟的快速發(fā)展，各單位迫切需要按照現(xiàn)代科學管理要求，創(chuàng)建和諧單位，急需在加強檔案管理規(guī)范化建設的基礎上推進檔案管理創(chuàng)新。但是，目前大多數(shù)單位的檔案管理仍停留在“傳統(tǒng)型”或“初創(chuàng)型”階段，檔案管理現(xiàn)狀明顯滯后于現(xiàn)代管理要求。因此，進行檔案管理創(chuàng)新發(fā)展對促進社會和諧發(fā)展具有重要的作用。
一、檔案管理現(xiàn)狀及存在問題
1.管理理念滯后，沒有把檔案管理工作擺到應有位置
部分領(lǐng)導對檔案工作的認識仍停留在陳舊的觀念上，認為檔案管理工作只不過是文件資料的搜集、整理、保存和查閱，是一項簡單的管理業(yè)務輔工作，不創(chuàng)造經(jīng)濟價值，忽視檔案管理在生產(chǎn)經(jīng)濟活動中的重要地位和作用，更沒有把它上升到現(xiàn)代科學管理和信息化管理的要求來認識，因此沒有將它擺到重要的管理位置上。
2.管理模式滯后，管理制度不健全
檔案管理體系跟不上發(fā)展的需要，沒有隨著單位規(guī)模的擴張、經(jīng)營層面的增加而相應建立檔案管理網(wǎng)絡，僅依靠檔案工作人員“孤軍作戰(zhàn)”。甚至有的職工把有關(guān)圖書資料、文件資料、技術(shù)設計圖紙等私自保管，從而造成檔案不全，檔案資料散失的現(xiàn)象，嚴重影響了檔案的完整、安全及檔案信息資源的利用作用。
3.管理人員薄弱，綜合業(yè)務知識落后
單位沒有配備專職檔案工作人員，是由其他管理人員兼職，對于規(guī)模很小的單位為精簡人員，可以兼職，但問題在于專職、兼職的文化程度和專業(yè)知識落后，有的未經(jīng)專業(yè)培訓，缺乏檔案管理專業(yè)知識，更缺乏對計算機、圖像、情報、法律等復合型知識及運用能力，并有相當一部分檔案工作人員不熱忱于本職工作。
二、促進檔案管理向精細化和創(chuàng)新化方向發(fā)展
推進檔案管理創(chuàng)新發(fā)展的目的主要體現(xiàn)在圍繞現(xiàn)代的科學管理要求，對檔案技術(shù)、經(jīng)濟資源進行科學整合和優(yōu)化配置，建設成為單位的信息資源中心，實現(xiàn)管理理念、管理方式、管理模式、組織形式、管理制度的精細化管理和創(chuàng)新化管理，實行規(guī)范與創(chuàng)新相結(jié)合。
1.管理理念和方法要趨于精細化
要推進檔案管理精細化，關(guān)鍵取決于更新理念。應充分認識到檔案工作在市場經(jīng)濟體制趨于完善、知識經(jīng)濟和信息經(jīng)濟快速發(fā)展的新形勢下的重要地位和作用。促使領(lǐng)導把檔案工作納入現(xiàn)代管理創(chuàng)新的重點內(nèi)容來抓，并加強檔案工作人員、各級經(jīng)營管理人員對檔案管理重要性的教育，使之形成共識，充分利用和發(fā)揮檔案信息資源的實用價值作用，更好地為組織發(fā)展和提高經(jīng)營管理水平服務。
隨著經(jīng)濟全球化和知識經(jīng)濟、信息經(jīng)濟的快速發(fā)展，各個單位更加需要注重市場信息、知識信息的積累與應用，這就迫切需要通過檔案管理的規(guī)范與創(chuàng)新，更好地發(fā)揮信息資源的集聚和開發(fā)利用作用。要改變傳統(tǒng)的檔案利用服務方式，逐步建立起上門服務、電話咨詢、計算機聯(lián)網(wǎng)等企業(yè)檔案利用服務體系，實現(xiàn)多途徑、多渠道、全方位的服務體系，更主動地為領(lǐng)導決策、規(guī)劃、總結(jié)、研究和生產(chǎn)經(jīng)營等各項工作服務，充分開發(fā)利用檔案信息資源，更好地發(fā)揮信息資源共享作用。隨著規(guī)模的擴展和產(chǎn)業(yè)的提升，組織機構(gòu)和管理層面發(fā)生明顯變化，加上現(xiàn)代管理制度要求運作規(guī)范、高效，更加講究法律程序化，勢必只有推進檔案管理創(chuàng)新，才能更好地適應單位內(nèi)部與外部環(huán)境的變化，更好地適應規(guī)范化、法制化、高效化的管理。此外，各個單位可以根據(jù)自身情況決定檔案管理組織形式機構(gòu)，但無論組織機構(gòu)如何設置，都必須遵循統(tǒng)一管理與分級管理相結(jié)合的基本原則；都必須推進由單一的行政管理組織向依法治檔的組織轉(zhuǎn)換；從單純的檔案資料管理組織向集檔案、情報、信息于一體化管理組織轉(zhuǎn)換，促使檔案工作從低效率、低產(chǎn)出向高效率、高產(chǎn)出轉(zhuǎn)化，建立起充滿生機活力的復合型檔案管理新組織。
2.管理模式和制度要趨于創(chuàng)新化
一個單位之所以能持續(xù)快速地發(fā)展，主要得益于機制、技術(shù)和管理的不斷創(chuàng)新。同時，科技革命和管理革命都需要檔案管理創(chuàng)新。未來的競爭既是科技的競爭，也是管理的競爭。產(chǎn)品技術(shù)需要不斷創(chuàng)新，管理也需不斷創(chuàng)新。要把檔案室建設成為組織的信息中心，成為發(fā)展服務的資料庫、智力庫、情報庫，實行虛擬和實物相結(jié)合，歷史和現(xiàn)實相結(jié)合，主動和被動相結(jié)合的管理模式。利用檔案管理規(guī)范創(chuàng)新的信息資源平臺，及時準確地提供各方面的信息資源和佐證材料，確保歷年檔案資料的綜合利用。這就足以說明規(guī)范和創(chuàng)新檔案管理的重要作用。
推進檔案管理制度創(chuàng)新，要從加強檔案管理規(guī)范化建設入手，按照現(xiàn)代管理制度創(chuàng)新和依法治檔的要求，從檔案資料的源頭抓起，制定檔案進館時間，根據(jù)不同項目制定歸檔范圍，開展科技檔案編研，擴展檔案管理的涵蓋面和輻射面作用，推進檔案管理體系和管理制度的完善與創(chuàng)新，健全行之有效、廣泛參與的檔案管理制度，使檔案管理更趨規(guī)范化、制度化和科學化。
三、結(jié)語
根據(jù)檔案管理精細化和創(chuàng)新化發(fā)展的新思路，建立和完善一整套新穎的檔案管理機制是檔案收集工作精細化和創(chuàng)新化的前提和保證，具有高素質(zhì)的檔案管理人員是檔案事業(yè)發(fā)展的動力。因此，隨著市場經(jīng)濟的不斷發(fā)展，信息已成為各個單位發(fā)展不可或缺的重要資源。推進檔案管理的精細化和創(chuàng)新化發(fā)展，不斷提高檔案管理工作，并充分借鑒檔案管理成果顯著的單位先進經(jīng)驗，對事業(yè)的發(fā)展無疑具有十分重要的推動作用。
參考文獻：
[1]劉連俊，等.淺論知識經(jīng)濟時代檔案管理人員創(chuàng)新精神的培養(yǎng)[J].經(jīng)濟師，2003（3）.
一、加強對檔案管理整改
檔案是開展業(yè)務活動的原始記錄，目前，在一些企、事業(yè)單位普遍存在管理不規(guī)范的問題，如案卷缺少卷內(nèi)目錄、案卷標題及檔號不規(guī)范、組卷混亂，而且檔案利用利低、資源整合能力弱。針對這些薄弱環(huán)節(jié)，我們首先做到加強工作力度，認真梳理管理存在的問題，認真編研材料編撰，、突出全宗卷完善、計算機輸入三個重點，花大力氣進行認真整改。編研材料無論在數(shù)量上還是內(nèi)容上都得到了不斷充實；其次，制定達標方案，落實責任人，我們要在對照檢查的基礎上，對需要改進和完善之處，逐條以書面形式列表分解，落實責任人員，并確定了完成期限；第三要重視建章立制，促進長效管理。我們要建立一系列檔案管理制度，涉及歸檔范圍、立卷要求、分類標準，移交手續(xù)、借閱、記錄、統(tǒng)計等各個方面，形成了一整套比較完整的檔案管理制度，同時，檔案員加強對達標方案落實情況的檢查，督促有關(guān)科室及時完成達標方案布置的工作。
二、加快數(shù)據(jù)準備推進檔案現(xiàn)代化管理進程
首先，要分清輕重緩急，循序漸進。檔案管理的重要目的是為社會所有，而實現(xiàn)計算機管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。檔案作為一個企業(yè)、一個部門特有的信息資源，具有獨特的應用價值。同時，綜合性檔案館在推行計算機管理的過程中，應先根據(jù)各全宗的重要程度，是否開放的情況對所有全宗進行排隊，將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進行優(yōu)先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機的進程和提高社會利用率。其次，對于那些建館時間比較藏案卷多，不僅著錄工作量大而且復雜，如果沒有一整套規(guī)范化和科學化的工作程序與方法，會使計算機因數(shù)據(jù)準備不足而無法使用，甚至直接影響檔案管理工作現(xiàn)在花的進展速度。第三，分門別類，充分利用檔案原有基礎對于那些案卷基礎較好又具備全引目錄的案卷在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標引而對那些特殊形式的檔案。如“房檔” “案件”等則可用計算機程序?qū)⑷嗣?地址.時間用案卷目錄直接錄入，然后用計算機統(tǒng)一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎可以減少著錄環(huán)節(jié)，大大提高著錄速度。
三、高標準強化檔案管理工作
首先，檔案管理是我國各項事業(yè)管理工作的重要組成部分，是做好各項管理工作的基礎和關(guān)鍵。同時，隨著信息化的迫切要求及飛速發(fā)展，對檔案部門提出了更高的要求和一些可待解決的問題。因此，我們要對檔案管理工作給予高度重視，必須強化檔案管理標準化。其次，隨著我國高新技術(shù)的發(fā)展文件檔案的計算機管理提上了議事日程，文件檔案的計算機管理克服了以往工作環(huán)節(jié)，工作程序的重復雷同將文件和檔案作為統(tǒng)一的系統(tǒng)工程加強文件檔案管理的超前控制保證了檔案的質(zhì)量從而充分發(fā)揮了檔案作用。檔案工作者提前介入文件的生命周期從信息源頭做起的思想在世界范圍內(nèi)受到一致歡迎這種思想主要來源于為解決文檔分離使電子時代檔案工作從根本上動搖而提出的也是解決現(xiàn)實文檔分離的根本辦法。第三，當今世界已經(jīng)進入信息時代，辦公自動化已經(jīng)成為不可爭議的現(xiàn)實。在這種情況下，檔案部門要知難而上，積極參與企業(yè)信息化建設，使檔案管理成為企業(yè)信息化的一個重要組成部分。目前，國外檔案管理很多已使用計算機，就是在國內(nèi)，使用計算機輔助管理檔案的也越來越多。實現(xiàn)檔案計算機輔助管理勢在必行。另外，各種新型載體檔案的儲備技術(shù)已經(jīng)應用到檔案管理領(lǐng)域，數(shù)字化檔案館也已開始啟動。為了適應時展需要，使我國檔案管理工作與各項工作有效銜接，我們確立了檔案管理工作的網(wǎng)絡化、數(shù)字化目標，并制定了詳細的工作方案，為最終實現(xiàn)檔案自動查詢和檔案資源共享做好充分的準備。
一、加強對檔案管理整改
檔案是開展業(yè)務活動的原始記錄，目前，在一些企、事業(yè)單位普遍存在管理不規(guī)范的問題，如案卷缺少卷內(nèi)目錄、案卷標題及檔號不規(guī)范、組卷混亂，而且檔案利用利低、資源整合能力弱。針對這些薄弱環(huán)節(jié)，我們首先做到加強工作力度，認真梳理管理存在的問題，認真編研材料編撰，、突出全宗卷完善、計算機輸入三個重點，花大力氣進行認真整改。編研材料無論在數(shù)量上還是內(nèi)容上都得到了不斷充實；其次，制定達標方案，落實責任人，我們要在對照檢查的基礎上，對需要改進和完善之處，逐條以書面形式列表分解，落實責任人員，并確定了完成期限；第三要重視建章立制，促進長效管理。我們要建立一系列檔案管理制度，涉及歸檔范圍、立卷要求、分類標準，移交手續(xù)、借閱、記錄、統(tǒng)計等各個方面，形成了一整套比較完整的檔案管理制度，同時，檔案員加強對達標方案落實情況的檢查，督促有關(guān)科室及時完成達標方案布置的工作。
二、加快數(shù)據(jù)準備推進檔案現(xiàn)代化管理進程
首先，要分清輕重緩急，循序漸進。檔案管理的重要目的是為社會所有，而實現(xiàn)計算機管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。檔案作為一個企業(yè)、一個部門特有的信息資源，具有獨特的應用價值。同時，綜合性檔案館在推行計算機管理的過程中，應先根據(jù)各全宗的重要程度，是否開放的情況對所有全宗進行排隊，將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進行優(yōu)先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機的進程和提高社會利用率。其次，對于那些建館時間比較藏案卷多，不僅著錄工作量大而且復雜，如果沒有一整套規(guī)范化和科學化的工作程序與方法，會使計算機因數(shù)據(jù)準備不足而無法使用，甚至直接影響檔案管理工作現(xiàn)在花的進展速度。第三，分門別類，充分利用檔案原有基礎對于那些案卷基礎較好又具備全引目錄的案卷在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標引而對那些特殊形式的檔案。如“房檔” “案件”等則可用計算機程序?qū)⑷嗣⒌刂?、時間用案卷目錄直接錄入，然后用計算機統(tǒng)一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎可以減少著錄環(huán)節(jié)，大大提高著錄速度。
三、高標準強化檔案管理工作
首先，檔案管理是我國各項事業(yè)管理工作的重要組成部分，是做好各項管理工作的基礎和關(guān)鍵。同時，隨著信息化的迫切要求及飛速發(fā)展，對檔案部門提出了更高的要求和一些可待解決的問題。因此，我們要對檔案管理工作給予高度重視，必須強化檔案管理標準化。其次，隨著我國高新技術(shù)的發(fā)展文件檔案的計算機管理提上了議事日程，文件檔案的計算機管理克服了以往工作環(huán)節(jié)，工作程序的重復雷同將文件和檔案作為統(tǒng)一的系統(tǒng)工程加強文件檔案管理的超前控制保證了檔案的質(zhì)量從而充分發(fā)揮了檔案作用。檔案工作者提前介入文件的生命周期從信息源頭做起的思想在世界范圍內(nèi)受到一致歡迎這種思想主要來源于為解決文檔分離使電子時代檔案工作從根本上動搖而提出的也是解決現(xiàn)實文檔分離的根本辦法。第三，當今世界已經(jīng)進入信息時代，辦公自動化已經(jīng)成為不可爭議的現(xiàn)實。在這種情況下，檔案部門要知難而上，積極參與企業(yè)信息化建設，使檔案管理成為企業(yè)信息化的一個重要組成部分。目前，國外檔案管理很多已使用計算機，就是在國內(nèi)，使用計算機輔助管理檔案的也越來越多。實現(xiàn)檔案計算機輔助管理勢在必行。另外，各種新型載體檔案的儲備技術(shù)已經(jīng)應用到檔案管理領(lǐng)域，數(shù)字化檔案館也已開始啟動。為了適應時展需要，使我國檔案管理工作與各項工作有效銜接，我們確立了檔案管理工作的網(wǎng)絡化、數(shù)字化目標，并制定了詳細的工作方案，為最終實現(xiàn)檔案自動查詢和檔案資源共享做好充分的準備。
【關(guān)鍵詞】標準化體系；生產(chǎn)管理；企業(yè)檔案管理；規(guī)范化
1.前言
長期以來，相當一部分人包括部分領(lǐng)導干部對企業(yè)生產(chǎn)管理及檔案工作缺乏足夠的認識，認為生產(chǎn)管理就是把企業(yè)產(chǎn)品質(zhì)量抓好，把現(xiàn)場環(huán)境衛(wèi)生搞好就行了。至于檔案工作更是可有可無，認為檔案管理員只是一個企業(yè)資料倉庫的保管員，檔案管理工作也不是單位的主要工作，不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟效益，只要“守好攤”，不丟失，不泄密，能應付外調(diào)、查檔就行了。然而，作為企業(yè)管理的重要組成部分，生產(chǎn)管理和檔案管理的管理質(zhì)量上不去，直接導致不少珍貴檔案資料缺失，生產(chǎn)過程中積累的技術(shù)經(jīng)驗無法留存，企業(yè)成本增加，負擔加重，整個企業(yè)管理也呈現(xiàn)出一片混亂，令企業(yè)高層領(lǐng)導大傷腦筋。近年來，隨著科學技術(shù)的發(fā)展，人們認識的進步，企業(yè)生產(chǎn)管理日益標準化的需要，檔案管理工作的規(guī)范化也變得越來越迫切?？茖W認識檔案管理與標準化體系生產(chǎn)管理的本質(zhì)內(nèi)涵，準確把握兩者之間的辯證關(guān)系，對于能否全面推行標準化體系的生產(chǎn)管理，科學、規(guī)范化地實行企業(yè)檔案管理至關(guān)重要。
2.標準化體系生產(chǎn)管理與企業(yè)檔案管理的內(nèi)涵
2.1標準化體系生產(chǎn)管理
標準化體系規(guī)定了質(zhì)量方針、目標、職責和程序，并通過建立相關(guān)體系進行過程管理、質(zhì)量策劃、質(zhì)量控制、質(zhì)量保證和質(zhì)量改進。目前，IS09000標準已經(jīng)被100多個國家轉(zhuǎn)化成本國標準。1996年ISO又制定了IS014000環(huán)境質(zhì)量體系標準，它是企業(yè)自愿采用、自我約束性的標準。
標準化是一個永恒的話題，“沒有規(guī)矩不成方圓”。過去非制度化、非程序化和非標準化成為我國企業(yè)傳統(tǒng)生產(chǎn)管理模式的特征之一。它反映在管理業(yè)務、管理方法、生產(chǎn)操作、生產(chǎn)過程、報表文件、數(shù)據(jù)資料等各個方面，特別是在生產(chǎn)現(xiàn)場：生產(chǎn)無序，管理混亂，“跑、冒、滴、漏”以及“臟、亂、差”等現(xiàn)象比比皆是。隨著國際標準化體系管理逐步融入全球領(lǐng)域，這種落后的生產(chǎn)管理方式已遠遠不能滿足現(xiàn)代化生產(chǎn)的需要。生產(chǎn)與運作管理的制度化、程序化和標準化是科學管理的基礎，現(xiàn)代生產(chǎn)與運作管理要求的是科學化的管理。在管理工作中，要完全按照各種規(guī)章制度、作業(yè)標準、條例等執(zhí)行，一切都做到有據(jù)可依，有章可循，按制度辦事，按作業(yè)標準操作，按程序管理。打破傳統(tǒng)落后的生產(chǎn)管理模式，低耗、優(yōu)質(zhì)、高效地進行生產(chǎn)一直是企業(yè)管理者追求的最高目標。
2.2企業(yè)檔案管理
企業(yè)檔案是指企業(yè)在各項生產(chǎn)經(jīng)營和管理活動中形成的具有保存價值的全部檔案的總和（包括計劃統(tǒng)計、經(jīng)營銷售、物資供應、財務管理、勞動工資、安全衛(wèi)生和黨、政、工、團工作等各方面的資料）。
著名企管專家譚小芳老師表示，一個沒有檔案的企業(yè)就像一個沒有歷史的國度，沒有歷史的國度遲早會消亡。沒有檔案的企業(yè)如何積累自己企業(yè)的歷史、完善和總結(jié)企業(yè)的成功經(jīng)驗，一定是個難題。大量事實證明，檔案在企業(yè)管理中起著不可忽視的作用：它準確地反映了企業(yè)的成長歷程；能防患企業(yè)商業(yè)秘密外泄；是決策制訂的參謀和幫手；是企業(yè)文化的活標本；是企業(yè)對外宣傳的資料庫；是員工成長的珍貴史料；是有力的法律武器。
3.標準化體系生產(chǎn)管理與企業(yè)檔案管理之間的關(guān)系
規(guī)范化的檔案管理是實行企業(yè)標準化體系生產(chǎn)管理的基礎，標準化體系的生產(chǎn)管理是企業(yè)檔案管理規(guī)范化的前提條件。企業(yè)的日常生產(chǎn)管理體系越標準、越規(guī)范，它形成的各項記錄資料就越真實有效；而它作為企業(yè)檔案內(nèi)容的信息來源也就更完善更有說明力，檔案管理工作做起來也更科學更合理。反之，檔案管理工作又是企業(yè)實行標準化體系生產(chǎn)管理的重要保證；檔案資料作為企業(yè)各項活動的歷史積累和真實記憶，科學、合理、規(guī)范的檔案管理能快速、準確、及時地為企業(yè)的日常生產(chǎn)管理提供有力的憑據(jù)和參考價值，必要時還能起到指導作用。
因此，規(guī)范化的企業(yè)檔案管理與標準化體系生產(chǎn)管理之間是相輔相成、相互促進、辯證統(tǒng)一的。離開科學、合理、規(guī)范化的檔案管理，企業(yè)的標準化生產(chǎn)管理就無據(jù)可依，無憑可證。而離開了標準化體系的生產(chǎn)管理，所謂的規(guī)范化檔案管理也就成了無本之木，無源之水。
4.標準化生產(chǎn)管理及規(guī)范化檔案管理的初步實踐
4.1生產(chǎn)記錄表格的規(guī)范
針對企業(yè)當前生產(chǎn)管理現(xiàn)場各類記錄表格雜亂無章的現(xiàn)象，筆者因持有標準化體系內(nèi)審員資格證書且具有多年內(nèi)審及基層技術(shù)管理經(jīng)驗，有幸被領(lǐng)導委以重任――在一個月內(nèi)將各個部門正在使用的所有表格收集起來并加以整合優(yōu)化。在此工作過程中，筆者發(fā)現(xiàn)本公司雖然也推行標準化質(zhì)量、環(huán)境體系，但是卻沒有真正落到實處，導致各個部門各自為政，同是一份“異常處理單”，三個部門就使用了三個不同版本的表格，更有甚者，同一部門使用的“xx生產(chǎn)統(tǒng)計表”現(xiàn)用的表格和以前的居然也不相同。為了將所有表格達到格式統(tǒng)一，筆者嚴格參照標準化體系程序文件及作業(yè)文件的具體要求，在與各個部門負責人協(xié)商、取得一致的基礎上，以方便于生產(chǎn)管理為原則，對內(nèi)容與生產(chǎn)脫節(jié)、多余的表格加以刪除，對內(nèi)容表述不詳?shù)谋砀窦右酝晟?，并將其按標準要求一一編號，并盡量做到一表多用，以減少版面印刷費且方便管理，僅直接使用于生產(chǎn)管理的表格就整合了52份。公司上下通過使用標準化格式的表格后，生產(chǎn)管理現(xiàn)場已然規(guī)范了許多。當然，生產(chǎn)管理的標準化不僅是記錄表格的規(guī)范，還包括產(chǎn)品生產(chǎn)、質(zhì)量保證、質(zhì)量控制、質(zhì)量檢驗、質(zhì)量監(jiān)督等全過程制定并嚴格貫徹一系列相關(guān)標準，才能有效地保證產(chǎn)品質(zhì)量的穩(wěn)定和提高。可見，全面推行規(guī)范的標準化體系的生產(chǎn)管理刻不容緩。
4.2“高起點、高要求、高標準”三高檔案室的建立
筆者所在的企業(yè)為一家新能源公司，因歷史遺留問題，加之領(lǐng)導層更換交迭，企業(yè)至2011年11月前都沒有建立檔案庫，許多珍貴的資料等到需要查找借鑒的時候才發(fā)現(xiàn)已無蹤影（譬如大型設備出了故障，連一本說明書及操作手冊都找尋不著，令維修人員無從下手，只得請廠家派技術(shù)人員前來維修），造成了許多不必要的浪費；整個公司辦公區(qū)隨處可見有用或無用的文件資料……以總公司為首的高層領(lǐng)導痛心之余，決定以本公司為“檔案管理”的新試點成立檔案室，而且以最快的速度建立起了約52平方米的檔案密集柜庫房及24平方米左右的檔案管理辦公室，同時還配置了專用電腦、打印/復印一體機、掃描儀、碎紙機等一系列檔案管理的專用設備。軟件方面：對檔案室提出了“高起點、高要求、高標準”的三高標準，并要求所有部門對檔案管理人員給予工作上的全力支持與配合。筆者因為有著豐富的檔案管理經(jīng)驗而“臨危受命”，在查閱了大量相關(guān)技術(shù)資料的前提下，又走訪了某“人才市場檔案館”，學習其先進的檔案管理經(jīng)驗，隨后編寫出了適合本單位的《檔案管理標準》、《檔案室管理制度》等一系列建設性檔案管理文件及《檔案移交接收清冊》《檔案查（借）閱審批表》等日常管理文件。僅至2011年底，便已成功接收科技檔案共計506冊；文書檔案共計1969冊；銷售檔案共計573份；財務檔案共計249冊；人事檔案共計1437份；行政檔案共計426冊。且檔案室自2012年四月初正式實行“檔案借閱”制度以來，已先后為工程、研發(fā)、財務、人資、生產(chǎn)等提供了上百人次的檔案借閱工作，對各類生產(chǎn)管理提供了極為重要的參考資源。本企業(yè)檔案室在短短一年的時間內(nèi)就充分發(fā)揮出了其檔案管理的重要作用，由此看來，企業(yè)檔案作為繼承、保護與開發(fā)事業(yè)，對企業(yè)科技的發(fā)展占有舉足輕重的地位。因此，檔案管理的規(guī)范化是企業(yè)檔案事業(yè)發(fā)展的必然要求。
5.全面推行標準化體系生產(chǎn)管理，實現(xiàn)企業(yè)檔案管理的規(guī)范化
筆者從事了多年的基層技術(shù)管理工作，對制造型企業(yè)的生產(chǎn)流程、國際標準化體系的生產(chǎn)管理，規(guī)范、現(xiàn)代化的檔案管理了然于心。并深切感受到企業(yè)要發(fā)展、要壯大，除了要有過硬的技術(shù)攻堅力量、雄厚的經(jīng)濟實力外，實行規(guī)范、標準化體系的企業(yè)管理是企業(yè)取得成功的法寶，而生產(chǎn)管理和檔案管理既是企業(yè)管理不可分割的組成部分，又是企業(yè)賴以生存的基石。因此，全面推行標準化體系的生產(chǎn)管理，實現(xiàn)企業(yè)檔案管理的規(guī)范化刻不容緩。要想最終達成這一目標，可以從如下幾個方面著手：
（1）公司高層領(lǐng)導者應本著高度重視企業(yè)標準化體系的生產(chǎn)管理和規(guī)范化的檔案管理工作為立場，在取得現(xiàn)有成果的基礎上，進一步賦予標準化管理人員和檔案管理人員行使職能的充分權(quán)力，并制定相關(guān)激勵機制，把標準化體系的生產(chǎn)管理和規(guī)范化的檔案管理工作放在人才隊伍建設的高度上來，提高相關(guān)人員的工作積極性，以便形成一股后進之力，推動標準化生產(chǎn)管理和規(guī)范化檔案管理的進程。
（2）企業(yè)標準化工作是一項重要的基礎管理工作，它既是長期工作，也是日常工作。因此，領(lǐng)導者應更新觀念，將標準化體系執(zhí)行人員從兼職的狀態(tài)中脫離出來，以便加大對全員標準化體系知識的培訓宣傳力度，使全體員工切實理解企業(yè)推進標準化體系生產(chǎn)管理的方向和決心。同時，企業(yè)標準化體系執(zhí)行人員要將標準化體系生產(chǎn)管理的概念具體化、書面化、格式化，讓每個員工觸手可及、觸目可望，并對企業(yè)標準體系的實施進行認真的策劃，對實施的結(jié)果進行檢驗、分析和改進，通過評審采取有效的措施，推動企業(yè)標準化體系的持續(xù)改進，真正做到生產(chǎn)現(xiàn)場的標準化管理。
（3）企業(yè)的檔案資料是保證企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的重要保障，檔案管理又是企業(yè)整體管理體系的重要組成部分。企業(yè)應注重抓好檔案管理人員的業(yè)務技能培訓，更新觀念，力求創(chuàng)新，不斷提高檔案管理人員的業(yè)務素質(zhì)和工作魄力。檔案行政管理部門與各主管部門應密切配合，進一步加強規(guī)范化管理的檢查指導，以此帶動整個企業(yè)對檔案工作的認識，真正把檔案管理工作作為基礎性工作抓緊抓好。檔案管理人員自身要堅持與時俱進，除認真按國家《檔案法》及已制訂的有關(guān)檔案管理的各項規(guī)章制度進行程序化操作外，還必須認真學習文化知識和計算機信息技術(shù)，適時實現(xiàn)計算機智能化、網(wǎng)絡化管理，將檔案管理融采集、處理、存儲和傳播為一體，促進公司檔案管理工作的標準化、規(guī)范化、科學化管理，以便提高檔案工作效率，更好地為公司的發(fā)展提供全面、高效、優(yōu)質(zhì)的服務。
（4）管理層適時監(jiān)督、各部門負責人積極配合，做好標準化體系生產(chǎn)管理及規(guī)范化企業(yè)檔案管理的反饋工作。標準化體系執(zhí)行小組及專職檔案管理人員要及時將日常生產(chǎn)管理的反饋信息進行處理，以便不斷加以修正。
結(jié)束語
只有我們?nèi)駝訂T，切實將標準化體系的生產(chǎn)管理和科學、規(guī)范化的檔案管理落到實處，才能促進企業(yè)健康穩(wěn)定的發(fā)展，我們的企業(yè)也才會經(jīng)久不衰，百年傳承。
參考文獻
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[3]王學芳.淺談企業(yè)的標準化管理[J].機械工業(yè)標準化與質(zhì)量，2011年2月總第453期
本標準規(guī)定了公務電子郵件的撰寫、傳遞、鑒定、歸檔、整理、移交與保管等規(guī)范化程序與管理規(guī)則。
本標準適用于公務電子郵件的歸檔與管理，在維護其真實性、完整性和長期可讀性的基礎上，為其安全保管和有效開發(fā)利用提供依據(jù)。
國家機關(guān)、團體、企事業(yè)單位和其他社會組織的公務電子郵件歸檔與管理適用本標準。
2規(guī)范性引用文件
下列文件中的條款通過本標準的引用而成為本標準的條款。凡是注明日期的引用文件，其隨后所有的修改單(不包括勘誤的內(nèi)容)或修訂版均不適用于本標準，然而，鼓勵根據(jù)本標準達成協(xié)議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。凡是不注明日期的引用文件，其最新版本適用于本標準。
GB/T18894―2002電子文件歸檔與管理規(guī)范
GB/T 17678．1―1999 CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求第一部分：電子文件歸檔與檔案管理
GB/T17678．2―1999 CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求第二部分：光盤信息組織結(jié)構(gòu)
DA/T 1―2000檔案工作基本術(shù)語
DA/T 18―1999檔案著錄規(guī)則
DA/T 22―2000歸檔文件整理規(guī)則
國家檔案局令第6號 電子公文歸檔管理暫行辦法
3術(shù)語和定義
DA/T 1-2000確立的以及下列術(shù)語和定義適用于本標準。
3．1 電子郵件electronic mail
由電子計算機生成、處理，并通過電子郵件系統(tǒng)經(jīng)由計算機網(wǎng)絡發(fā)送和接收的電子信息。它包括信息文本本身及其附件。
電子郵件可在一機構(gòu)內(nèi)部進行傳遞，也可在政府部門之間或政府部門與公眾之間進行傳遞。電子郵件分為三種：公務電子郵件、暫時性公務電子郵件、私人電子郵件。
3．2 公務電子郵件electronic mail document
國家機關(guān)、團體、企事業(yè)單位和其他社會組織在公務活動中產(chǎn)生的經(jīng)由電子郵件系統(tǒng)傳輸?shù)碾娮余]件。
3．3 公務電子郵件系統(tǒng)electronic mail document sys-tem
用于產(chǎn)生、傳送、接收、閱讀和處置公務電子郵件的計算機應用系統(tǒng)。3．4 電子文件管理系統(tǒng)electronic records managementsystem
為了收集、組織、記錄電子文件信息并對其進行分類，以利于電子文件保存、檢索、使用和處置的計算機應用系統(tǒng)。
4總則
4．1公務電子郵件自形成時應有嚴格的管理制度和技術(shù)措施，確保其真實性、完整性和有效性。
4．2公務電子郵件的鑒定、歸檔、整理、保管、移交等應實行全過程管理與監(jiān)控，保證管理工作的連續(xù)性。
4．3應明確規(guī)定公務電子郵件歸檔的時間、范圍、技術(shù)環(huán)境、相關(guān)軟件、版本、數(shù)據(jù)類型、格式、作數(shù)據(jù)、檢測數(shù)據(jù)等要求，保證歸檔公務電子郵件的質(zhì)量。
4．4歸檔公務電子郵件同時存在相應的紙質(zhì)或其他載體形式的文件時，應在內(nèi)容、相關(guān)說明及描述上保持一致。
4．5公務電子郵件的鑒定、歸檔、整理、保管、移交等應納入各單位公文處理程序和相關(guān)人員的崗位責任。
4．6機構(gòu)內(nèi)設置的公共郵箱(機構(gòu)內(nèi)對個人開放的郵箱，郵箱內(nèi)設有許多文件夾，分別用來討論工作中不同方面的問題)或共享郵箱(用來供員工發(fā)送疑問或者關(guān)于執(zhí)行的公務某一特定方面的信息，只有一定范圍內(nèi)的人員才能使用的郵箱)必須說明創(chuàng)建的目的或理由、郵箱使用者的范圍，并向使用者闡述郵箱的使用方法和要求。公共郵箱或共享郵箱必須明確相關(guān)責任人。
4．7系統(tǒng)管理員應設定工作站和電子郵件賬戶的使用密碼，密碼應妥善保護，并定期更改。
4．8各單位系統(tǒng)管理人員應為使用公務電子郵件系統(tǒng)的工作人員提供能夠自動識別病毒特征的軟件系統(tǒng)，并確保工作人員在使用文件或查找信息時，其工作站的殺毒軟件和防火墻軟件的自動保護功能都能啟動。病毒特征庫應當定期更新。
5公務電子郵件的撰寫與傳遞
5．1公務電子郵件標題、正文內(nèi)容的撰寫以及署名規(guī)則參照相關(guān)紙質(zhì)公文規(guī)定。郵件標題撰寫應符合郵件主題或公務性質(zhì)，以保證郵件應用的時效性以及歸檔、檢索利用質(zhì)量。
5．2各單位應在公務電子郵件系統(tǒng)的公務信箱中發(fā)送和接收公務電子郵件，不得使用私人郵箱。郵件一經(jīng)發(fā)出，必須原樣保存。應盡量避免公務郵箱用于私人活動。
5．3公務電子郵件應使用專網(wǎng)和專門的郵件服務系統(tǒng)進行發(fā)送和接收，并對發(fā)送的郵件進行加密處理，同時應對網(wǎng)絡環(huán)境、服務器、工作站進行安全性驗證。
5．4在發(fā)送公務電子郵件時應使用真實身份，并根據(jù)電子郵件的密級和發(fā)送范圍，確定是否應進行加密和電子簽名。不得在公務電子郵件及其附件中使用掃描簽字等易被修改、偽造的簽字方式。
5．5各單位系統(tǒng)管理人員或有關(guān)人員應保存經(jīng)由公務電子郵件系統(tǒng)傳送的所有電子郵件收發(fā)記錄，作為指導、監(jiān)督歸檔的依據(jù)(公務電子郵件發(fā)文、收文登記表參見附錄A．1，A．2)。
公務電子郵件收發(fā)記錄應當歸檔，只有授權(quán)人員方可查詢。
5．6使用公務電子郵件系統(tǒng)的工作人員不得開啟可疑電子郵件，如發(fā)現(xiàn)病毒，應立即通知系統(tǒng)管理人員。
5．7公務電子郵件收發(fā)日志應備份，脫機保存，定期移交檔案部門。
6公務電子郵件的鑒定與歸檔
6．1鑒定歸檔責任歸屬
6．1．1對外發(fā)送的郵件由發(fā)送者進行鑒定歸檔；接收到的外部郵件，由接收者進行鑒定歸檔。
6．1．2內(nèi)部電子郵件應由郵件的發(fā)送者或郵件討論的發(fā)起者進行鑒定歸檔。
6．1．3公共郵箱文件夾或共享郵箱的郵件由文件夾或郵箱的責任人進行鑒定歸檔。個人郵箱內(nèi)郵件的鑒定，由郵箱擁有者負責。
6．2鑒定內(nèi)容
6．2．1應根據(jù)電子郵件的內(nèi)容確定其是否具有公文性質(zhì)，是否具有保存價值。對于涉及公務但以個人名義收發(fā)的電子郵件應視為公務電子郵件。
6．2．2公務電子郵件保管期限和密級的劃分工作，參照國家有關(guān)紙質(zhì)文件材料的保管期限和密級的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
6．2．3各單位檔案部門必須對需要歸檔的公務電子郵件進行真實性、完整性、有效性鑒定。真實性鑒定是指認定郵件是否當時當人收發(fā)的，檢查公務電子郵件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息經(jīng)過傳輸、遷移等處理后是否與收發(fā)時的原始狀況一致。完整性鑒定是指利用有效的技術(shù)手段，檢查公務電子郵件的內(nèi)容信息、背景信息、結(jié)構(gòu)信息等要素是否完備。有效性鑒定是指檢測公務電子郵件是否具備可理解性和可用性，包括載體的完好性、信息的可識別性、存儲系統(tǒng)的可靠性、載體的兼容性等。
6．3歸檔范圍
6．3．1凡是反映本單位工作活動且具有查考利用價值的公務電子郵件均屬歸檔范圍。載有相同信息的紙質(zhì)文件屬于歸檔范圍的，則該份電子郵件也應歸檔。
6．3．2：土務電子郵件歸檔時，應包括以下部分：
a)郵件發(fā)送人、接收人的具體情況(包括姓名、職務、所屬部門和公務電子郵箱)；
b)發(fā)送、接收郵件的時間；
c)郵件密級；
d)郵件的題名；
e)郵件正文、附件；
f)郵件收發(fā)日志；
g)發(fā)送、接收郵件的軟件名和版本號。
6．4歸檔要求
6．4．1：辦理完畢且具有保存價值的公務電子郵件應及時從原有郵箱中遷移出來，進行邏輯歸檔，保存到專門的電子文件管理系統(tǒng)中。需歸檔的電子郵件不可長期保存在公共郵箱內(nèi)。
6．4．2發(fā)送或接收具有保存價值的公務電子郵件后應立即將電子郵件打印成紙質(zhì)文件，將打印輸出存檔到紙質(zhì)文件管理系統(tǒng)中。
6．4．3采用物理歸檔的公務電子郵件應采用或轉(zhuǎn)換為本標準規(guī)定的標準格式(公務電子郵件存儲格式參見附錄B)，如無法完整、準確地轉(zhuǎn)換，應將相關(guān)的應用程序一并歸檔。
6．4．4一般情況下電子郵件和附件作為整體進行歸檔。
6．4．5經(jīng)加密的公務電子郵件應解密后明文歸檔。
7歸檔公務電子郵件的整理
7．1歸檔公務電子郵件的整理按DA/T22―2000規(guī)定的要求進行。
7．2歸檔公務電子郵件以件為單位整理。同一全宗可按類別、保管期限、機構(gòu)(問題)等進行分類整理，公務電子郵件編號規(guī)則應與電子文件編號規(guī)則保持一致，有對應其他版本的，應通過檔號建立兩者之間的聯(lián)系。
7．3將已整理好的公務電子郵件按順序存入規(guī)范化載體(公務電子郵件存儲載體參見附錄C)，不同保管期限的公務電子郵件應分別存儲在不同的載體上，務必保證電子郵件的真實與完整。
7．4公務電子郵件的著錄參照國家有關(guān)規(guī)定進行。存儲公務電子郵件的載體著錄內(nèi)容包括：
a)說明文件，對存儲載體內(nèi)文件及軟硬件環(huán)境進行描述。
b)類目表文件，說明載體內(nèi)文件分類信息。
c)著錄文件，存放有關(guān)文件的目錄信息。
d)公務電子郵件夾，存放已歸檔的各種公務電子郵件。
7．5存儲公務電子郵件的載體或包裝盒上應貼有標簽，標明以下信息：
a)載體編號；
b)立檔單位名稱；
c)類別(或主題)；
d)郵件起止日期；
e)轉(zhuǎn)存日期；
0密級；
s)文本(正本或備份)；
h)操作環(huán)境(硬件或軟件)；
i)存儲介質(zhì)的生產(chǎn)日期；
j)保管期限。
8公務電子郵件的移交與接收
8．1各單位文件管理人員應按時向檔案保管部門移交已歸檔的公務電子郵件，移交時應履行規(guī)定的程序，并做好移交登記(移交登記表參見附錄D)，完全合格后方可移交。登記表一式兩份，移交單位和檔案管理部門各保存一份。
8．2移交單位和檔案保管部門應對歸檔的載體及其技術(shù)環(huán)境進行檢驗，檢驗結(jié)果分別由移交單位、接收單位填入《公務電子郵件移交檢驗登記表》(參見附錄E)。登記表一式兩份，移交單位和檔案管理部門各保存一份。
8．3歸檔公務電子郵件移交可以采用邏輯方式或物理方式。的公務電子郵件采用物理方式移交。
8．4無論采用邏輯方式還是物理方式移交，對于需永久或長期保存的公務電子郵件，均應當將電子形式轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)形式或者縮微形式一并保存后移交。
9公務電子郵件的保管
9．1檔案保管部門應對各單位移交的公務電子郵件制作備份，一式三套，一套封存保管，一套提供利用，一套異地保存。
9．2歸檔公務電子郵件的保管要求應符合GB/T18894―2002中9．4的相關(guān)規(guī)定。
關(guān)鍵詞：配電網(wǎng)；工程建設；標準化管理
1概述
隨著經(jīng)濟的迅猛發(fā)展，人們對電量的需求越來越大，電力企業(yè)為提高工作效率和經(jīng)濟效益，開始建立生產(chǎn)、技術(shù)和管理準則，對工程組織、協(xié)調(diào)、控制、人員、經(jīng)費以及設施等進行標準化管理。工程建設標準化管理的實施是提高工程質(zhì)量，強化電力企業(yè)工程管理能力的有效途徑，建立科學、合理的配電網(wǎng)工程建設標準化管理體系，可有效提高施工效率，推動企業(yè)技術(shù)進步。
2 電力企業(yè)標準化管理問題分析
2.1 標準化管理 標準化管理是工業(yè)技術(shù)發(fā)展到一定階段的產(chǎn)物，是不同部門工業(yè)之間和企業(yè)之間技術(shù)交流與合作的標準通道，能有效減少不同技術(shù)標準之間互相適應的時間。標準化管理具有計劃、組織、指揮、協(xié)調(diào)以及監(jiān)督五項功能，各項功能相互聯(lián)系，互相制約，構(gòu)成一個統(tǒng)一的有機整體。
2.2 電力企業(yè)標準化管理問題 我國電力企業(yè)標準化管理的數(shù)量和質(zhì)量已經(jīng)有了明顯提高，標注化管理、質(zhì)量管理、經(jīng)濟責任制之間已經(jīng)建立起了密切的聯(lián)系，有利于產(chǎn)品質(zhì)量和企業(yè)效益的提升，但是，在大力發(fā)展電力企業(yè)標準化管理過程中，仍發(fā)現(xiàn)了一系列問題，具體表現(xiàn)在：
2.2.1 電力企業(yè)管理制度落后。電力企業(yè)標準化競爭意識不強，影響了企業(yè)標準化科研成果的研發(fā)和實踐，多數(shù)企業(yè)直接實施“拿來主義”，套用其他企業(yè)的標準體系，沒有對管理模式進行必要的調(diào)整和優(yōu)化，導致實施的標注化體系與企業(yè)自身發(fā)展狀況嚴重不符，影響了管理效率。
2.2.2 標準體系不健全。電力企業(yè)對管理標準的重視力度較大，在制定和貫徹管理標準工作方面較為出色，但與管理標準配套的技術(shù)標準以及工作標準沒有得到同步發(fā)展，導致標準內(nèi)容不健全，影響標準之間的協(xié)調(diào)性，降低管理效率。
2.2.3 設備和技術(shù)落后。我國電力企業(yè)加快了電力系統(tǒng)的改造和升級進度，但部分落后的電氣設備和技術(shù)在一定時期內(nèi)還需繼續(xù)運行，這不利于國家標準制度的實施。多數(shù)電力企業(yè)缺乏安全生產(chǎn)標準，沒有對人身安全、健康、環(huán)保等要素進行綜合考慮；技術(shù)條件和試驗方法不對應，也影響了我國電力標準化管理的實施。
2.2.4 標準化管理應用性不強。我國電力企業(yè)制定了很多標準，但各項標準制度缺乏應用性，沒有對企業(yè)生產(chǎn)運行起到實質(zhì)性的指導作用。企業(yè)標準的制定是基礎，實施才是整個企業(yè)標注化管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，只有將各項標準貫徹落實到各項工作當中，才能發(fā)現(xiàn)標準中存在的問題，并不斷改進和完善，為企業(yè)的發(fā)展提供動力。
綜上所述，我國電力企業(yè)的標準化管理已經(jīng)取得一定的效益，但在實際運行中仍有一些問題急需解決。配電網(wǎng)工程是電力系統(tǒng)基礎性建設工程中的重要組成部分，以下將以配電網(wǎng)工程為例，對標準化管理的實施進行分析。
3 配電網(wǎng)工程標準化管理的實施
3.1 施工準備階段的標準化要求 配電網(wǎng)工程施工前，需要對工程項目策劃、招標管理、建設協(xié)調(diào)、原材料進場檢測以及設計交底等內(nèi)容進行安排和規(guī)定，根據(jù)各工程特點、地理位置、投資額度制定工程管理體系，合理分配各項資源。①項目策劃時，要按照基建部的要求，制定項目管理策劃范本，結(jié)合工程情況，變質(zhì)項目管理策劃；②招標階段，根據(jù)施工、監(jiān)理招標管理規(guī)定，參與招標工作；③建設協(xié)調(diào)方面，建立定期協(xié)調(diào)機制，主動提出有實際意義的建議，解決工程項目建設中的征地拆遷、通道手續(xù)辦理等問題；④施工組織設計包括編制依據(jù)、項目概況、質(zhì)量目標、組織機構(gòu)、管理組織協(xié)調(diào)的描述、質(zhì)量控制中的檢驗、試驗程序等。⑤設計交底和圖紙會審是工程質(zhì)量的關(guān)鍵，設計質(zhì)量決定工程的使用質(zhì)量及其壽命，圖紙是施工和驗收的依據(jù)，未經(jīng)會審的圖紙不得用于施工。設計交底時應包括設計意圖、設計特點及注意事項；設計變更情況；新技術(shù)、新標準、新方法的應用情況；施工條件及可能面臨的問題；施工應注意的事項。圖紙會審工作則由參見單位各級技術(shù)人員組織實施，成果要形成會審紀要，分發(fā)各部門執(zhí)行。⑥原材料進場檢驗是確保工程質(zhì)量的基礎，不合格材料不得進入施工場地。原材料、半成品、構(gòu)配件均需要進行檢驗和復檢。
3.2 施工過程的標準化管理 首先，施工流程要標準化，制定工程進度、合同管理、現(xiàn)場管理、巡視制度，確保工程進度和質(zhì)量達到設計要求。其次，施工進度方面，要按照合同編制工期組織工程施工、控制工程進度。當施工期間受到外界不可控因素影響時，應對生產(chǎn)日期進行調(diào)整；若需要進行技術(shù)變更，則應通過審批手續(xù)后方可執(zhí)行?！对O計變更管理制度》、《旁站、巡視監(jiān)理制度》、《工序質(zhì)量交接驗收管理制度》、《見證取樣送檢管理制度》以及《原材料跟蹤管理辦法》等制度均應根據(jù)工程實際情況進行制定并實施。再次，施工安全方面，應建立質(zhì)量事故報告制度、工程質(zhì)量問題處理制度以及質(zhì)量問題閉環(huán)管理制度。工程建設過程中出現(xiàn)事故后，應根據(jù)事故性質(zhì)，分級上報，調(diào)查事故原因，追究相關(guān)部門及人員的責任；性質(zhì)特別嚴重的，應在24h內(nèi)報告主管部門、監(jiān)理部、建設單位、工程質(zhì)量監(jiān)督機構(gòu)，于5日內(nèi)書寫質(zhì)量事故報告。最后，工程質(zhì)量責任及考核管理制度。完善工程建設參與單位的綜合能力評價體系，定期資信評價結(jié)果，將結(jié)果作為合同管理和招評標的重要依據(jù)。明確建設單位及人員崗位的質(zhì)量責任和分工，將責任落實到個人，避免職能重復或職責不清帶來的質(zhì)量隱患。建立科學的考評標準，對工作質(zhì)量進行考核，并將其納入到業(yè)績考核范疇，通過適當?shù)募畲胧{(diào)動參與人員的積極性和責任感。
3.3 工程竣工階段的標注化管理 建立健全工程質(zhì)量檢驗和驗收管理制度，按照檢驗項目、檢驗批次，分項、分步的完成工程的質(zhì)量驗收。建立工程檔案資料管理制度，統(tǒng)一和規(guī)范配電網(wǎng)工程檔案管理，確保檔案資料的原始性、規(guī)范性、完整性，為后期工程管理提供參考。
4 結(jié)語
標準化管理是企業(yè)提高管理效率，提高人力、資源利用率的有效途徑，電力企業(yè)管理實施標準化管理后，能顯著提高工程的施工進度、施工質(zhì)量，極具推廣價值。
參考文獻：
[1]張興華.完善機制 提升配電網(wǎng)工程標準化管理水平[J].農(nóng)村電工，2015，01：1.
關(guān)鍵詞：供電計量 標準化 管理
一、供電計量工作技術(shù)分析
通常情況下，電力計量可以分成低壓計量與高壓計量，也有利用互感器接表進行計量及直接接表計量技術(shù)。現(xiàn)階段，我國供電企業(yè)常用的計量技術(shù)有兩種：第一種是利用微處理器和模數(shù)轉(zhuǎn)換進行的實時處理計量技術(shù)，這種微處理器和模數(shù)轉(zhuǎn)換技術(shù)所使用的電能表功能非常靈活，是當代電力計量與多功能電表的重要技術(shù)，其最大的優(yōu)點是計量內(nèi)存容量非常大、計量信息處理的速度快，能夠獲得很多有用的電能參數(shù)，它常用于計量精度較高的關(guān)口電量。然而，這種方法也存有一些缺點，因為電力市場發(fā)展及企業(yè)研發(fā)能力存在差異性，該計量技術(shù)對處理無功電能、諧波分量等方面有一定影響，我國還沒有形成一個統(tǒng)一標準；第二種是運用通用型的計量芯片來計量電力的技術(shù)?，F(xiàn)階段，很多供電企業(yè)都經(jīng)常利用通用型的電力計量芯片技術(shù)，該技術(shù)對于有功電能統(tǒng)計具有運行穩(wěn)定、技術(shù)成熟和容易開發(fā)的優(yōu)勢。所以，它在中低端的電能計量設備中得到了非常廣泛的應用。因為器件本身功能具有一定限制性，利用通用型芯片技術(shù)制作的電能表在計量無功電能與諧波電能方面比較困難。
二、供電計量的標準化管理
電力計量要實現(xiàn)標準化管理，必須構(gòu)建有針對性的電力計量標準化體系，這種標準化體系可以分成三個方面，即：管理標準化、技術(shù)標準化、服務與人員標準化。
1.管理標準化
管理標準化是站在供電企業(yè)的管理角度對電力計量實行標準化的管理。管理標準化具體含有幾點工作：第一是將法律作為依據(jù)，一切工作依據(jù)法律展開，加大法制工作的宣傳力度，真正貫徹《電力法》、《計量法》法律法規(guī)，把這些法律法規(guī)當成是供電企業(yè)電力計量工作的行為準則，真正做到依據(jù)法律管理電能；第二是必須建立必要的規(guī)章制度，具體有計量管理技術(shù)相關(guān)規(guī)范、計量標準定期檢查制度、計量標準技術(shù)管理制度、計量工作現(xiàn)場管理制度等，要對電能計量工作的所有環(huán)節(jié)都制定標準，保證計量設備儀器可靠準確；第三是電力計量工作要受到領(lǐng)導的高度重視，組織管理方面需要構(gòu)建行政管理人員直接進行管理的形式，將電力計量方面的管理工作置于重要位置；第四是定期強制性的檢驗電能計量儀器儀表，加強計量儀表的檢定工作，無論設備儀器是否正在運行，都要依據(jù)相關(guān)檢查流程規(guī)范強制進行檢定，對經(jīng)過現(xiàn)場校驗發(fā)現(xiàn)不合格的計量儀表儀器，必須送到指定的計量站對其進行全指標試驗，一旦發(fā)現(xiàn)不合格強制要求用戶換新，與此同時，要給所有計量表都建立一個專門的檔案，統(tǒng)一歸檔管理，從而減少用戶由于計量數(shù)據(jù)不準確受到的損失；第五是還要注意各部門相互配合，協(xié)同工作，重視各個崗位、各個部門之間的制約、配合，計量儀器和計量設備的選購、配置、維護及檢查檢測所有環(huán)節(jié)都進行閉環(huán)動態(tài)化的管理，將每項工作都落實到具體責任人，并制定獎罰分明制度；第六是制定檔案管理方面制度，建立計量檔案，派專人負責檔案管理工作，提高電力計量管理工作中圖紙、記錄、證書及資料的管理水平，并建立對應臺賬實行動態(tài)管理，及時更新數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)，確保資料準確，從而利于整體分析電力方面各種數(shù)據(jù)信息，確保儀器可靠性和準確性，給正常的電能收費工作提供依據(jù)。
2.技術(shù)標準化
要使電力計量實現(xiàn)標準化的管理，必須要保證技術(shù)方面具有強大的支持，也就是在技術(shù)管理方面形成制度體系與制度方法，進而滿足各標準要求。首先，要加強計量儀器選型方面的整體分析，提升計量工作準確性。儀器選型分析主要是在已選定儀器設備的情況下，分析其定位、接線及選型，最大限度的提高計量精度。具體就是要正確接線，接線方式和計量方式要根據(jù)電力系統(tǒng)不同情況進行，要注意將計量誤差降至最低，合理定位主要是合理制定計量點位置，如果計量位置遠離現(xiàn)場，就會增加二次負載與二次回路的損耗，進而會降低計量精度。合理選型就是科學制定電流互感器變比；其次，要提升計量儀表儀器的精度，使計量管理達到規(guī)范化和標準化。提升儀器儀表精度最主要的是提高電能表精度，在硬件方面提高和改善計量工作標準化管理。技術(shù)方面必須進行改造，有順序的淘汰技術(shù)較落后的產(chǎn)品，拒絕國家已淘汰或禁止使用的電能表，加大力度改造計量技術(shù)，實現(xiàn)遠程抄寫電表和計量數(shù)字化，不斷提升計量工作自動化水平。加大計量工作的檢驗力度，計量工作必須嚴格按照計量監(jiān)督標準進行，充分發(fā)揮技術(shù)方面的優(yōu)勢，不斷提升計量精度，可以依據(jù)符合類別選擇精確度級別，投入使用前做好調(diào)校工作，使計量儀器誤差滿足規(guī)范要求。
3.服務與人員標準化
服務與人員標準化是指供電企業(yè)在服務方面和人事管理方面要進行規(guī)范，從而提升計量管理標準化程度，這方面標準化管理工作主要含有如下幾方面：第一，要加強技術(shù)培訓與技術(shù)交流工作，提升計量工作人員技術(shù)素質(zhì)，計量標準化管理的實施和運用與計量人員具有緊密聯(lián)系，計量人員具有較高綜合素質(zhì)與技術(shù)素質(zhì)對標準化管理的實施具有促進作用。所以，要提升計量工作人員業(yè)務能力與技術(shù)素質(zhì)，使他們推動管理標準化向前發(fā)展；第二要加強計量隊伍建設工作，保證計量隊伍的綜合能力水平，可以從人力資源和智力兩方面為整個計量工作的開展提供有效的基礎保障；第三要重視服務標準的具體實施，加大標準實施力度，推進服務標準化。具體要明確制定各項服務制度、營業(yè)室服務、維修服務、業(yè)務流程、收費標準等方面的服務標準；第四是注意對電力用戶開展計量咨詢服務，向人們宣傳電能計量方面的有關(guān)知識，讓廣大用戶了解計量工作的重要性及程序性。
