發(fā)布時(shí)間：2023-07-10 16:28:47
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【關(guān)鍵詞】檔案數(shù)字化 人事管理 信息化建設(shè)
人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)是需要多學(xué)科知識(shí)、多專業(yè)配合、多部門協(xié)作、多環(huán)節(jié)配套的復(fù)雜系統(tǒng)工程，目的在于推廣應(yīng)用。因此，人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)必須圍繞人事檔案文件的特點(diǎn)來進(jìn)行，即從實(shí)際出發(fā)，采用最新信息技術(shù)，及時(shí)解決建設(shè)中的存在問題。
1 人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)的現(xiàn)狀
當(dāng)今，現(xiàn)代信息技術(shù)迅猛發(fā)展，成熟的數(shù)字化技術(shù)已經(jīng)普及到各行各業(yè)。加快數(shù)字化建設(shè)成為我國現(xiàn)代化建設(shè)的國家戰(zhàn)略。因此，以數(shù)字化手段做好新時(shí)期的人事工作，更好地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，既是新時(shí)期人事工作的客觀需要，也是國家信息化和現(xiàn)代組織人事工作的必然要求，人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)勢(shì)在必行。
但長期以來，人事檔案管理主要為人工作業(yè)，近期雖使用了計(jì)算機(jī)，但由于其內(nèi)容的保密性，推廣情況較差，造成其數(shù)字化程度對(duì)比同時(shí)期其他領(lǐng)域相對(duì)落后?，F(xiàn)存的信息形式?jīng)]有統(tǒng)一規(guī)范，信息記錄的流程不科學(xué)，使得信息內(nèi)容不全面，不能滿足對(duì)人員個(gè)體的微觀管理和對(duì)人員群體的宏觀管理的需要。
具體情況有如下幾點(diǎn)。
1.1 人事檔案管理軟件的開發(fā)滯后，泛用性不強(qiáng)
人事檔案管理主要對(duì)通用性信息進(jìn)行管理。但目前，人事檔案管理軟件的開發(fā)處于無政府狀態(tài)，沒有統(tǒng)一的規(guī)范文件，各地方自行開發(fā)的軟件的不兼容使信息不能互通，制約了數(shù)字化進(jìn)程的推進(jìn)。
1.2 人事檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化程度低
人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)的前提是基礎(chǔ)工作內(nèi)容規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。由于歷史原因，人事檔案業(yè)務(wù)管理基礎(chǔ)較差，案卷保存質(zhì)量不高， 人事檔案管理無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，當(dāng)前的制度一般僅著眼于某一地區(qū)、部門，使數(shù)字化建設(shè)的全面實(shí)施困難重重。
1.3 人事檔案管理的方式落后
人事檔案管理的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、工作程序標(biāo)準(zhǔn)依舊是人工工作時(shí)期制定的，尚未從信息技術(shù)的特點(diǎn)和發(fā)展方面進(jìn)行考慮。目前，越來越多的文件資料是以信息存儲(chǔ)設(shè)備形式出現(xiàn)，現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)規(guī)定已不能適應(yīng)人事檔案數(shù)字化的要求。
1.4 人事檔案管理人員的素質(zhì)不高
數(shù)字化的信息系統(tǒng)管理需要有較高知識(shí)層次和掌握了一定技術(shù)水平的人員。目前，許多單位和部門缺乏高素質(zhì)人才，既掌握檔案管理知識(shí)，又精通信息技術(shù)的復(fù)合型人才奇缺。
2 人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)的目標(biāo)
既然人事檔案管理數(shù)字化是時(shí)代的需要，那么要想通過其充分利用現(xiàn)有設(shè)備實(shí)現(xiàn)信息資源共享，提高工作效率，就必須建立現(xiàn)代化的數(shù)字化信息管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，系統(tǒng)具體要求如下。
2.1 日常業(yè)務(wù)管理
實(shí)現(xiàn)日常人事檔案工作中對(duì)檔案材料的收集、鑒別、整理、保管、轉(zhuǎn)遞、統(tǒng)計(jì)和查閱等業(yè)務(wù)內(nèi)容，應(yīng)主要由四大功能組成：檔案案卷管理、檔案材料管理、檔案審核及系統(tǒng)維護(hù)。
2.2 數(shù)字化檔案采集
數(shù)字化檔案采集系統(tǒng)應(yīng)主要負(fù)責(zé)對(duì)紙質(zhì)檔案材料的數(shù)字化采集處理，提供目錄整理、信息采集、數(shù)據(jù)審核3大功能，并可利用現(xiàn)化代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)多人多客戶端的對(duì)多本檔案、不同材料的同時(shí)采集，實(shí)現(xiàn)高效、快捷的檔案數(shù)字化采集。
2.3 數(shù)字化檔案網(wǎng)上查閱
數(shù)字化檔案查閱系統(tǒng)是以專用資源網(wǎng)為網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)，采用B/S（瀏覽器/服務(wù)器）模式架構(gòu)，在組織系統(tǒng)內(nèi)部實(shí)現(xiàn)本地及遠(yuǎn)程查檔、閱檔功能。在系統(tǒng)安全方面，有如下三點(diǎn)設(shè)計(jì)：
（1）可按日期、時(shí)間或長期有效等多種方式完成閱檔授權(quán)。
（2）對(duì)閱檔過程進(jìn)行詳細(xì)的日志記錄。
（3）信息采用加密信道傳輸?shù)榷喾N方式，使系統(tǒng)運(yùn)行更加安全可靠。
3 檔案管理數(shù)字化信息系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)注意的問題
3.1 應(yīng)用軟件應(yīng)統(tǒng)一
應(yīng)選用中央組織部推行的，建立在《信息結(jié)構(gòu)體系》基礎(chǔ)上的系統(tǒng)軟件，避免造成數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)混亂和上下級(jí)數(shù)據(jù)無法溝通與共享。制定文本、照片、聲像等資料的相關(guān)采集標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一文件格式。同時(shí)，對(duì)系統(tǒng)所涉及到的其他應(yīng)用項(xiàng)目，也要制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，確保信息共享的兼容性。
3.2 應(yīng)使用先進(jìn)技術(shù)構(gòu)建數(shù)字化系統(tǒng)
建立數(shù)字化信息系統(tǒng)會(huì)使用到數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等。在建立數(shù)據(jù)庫時(shí)，應(yīng)采用分布式多媒體數(shù)據(jù)庫，克服圖像和視頻數(shù)據(jù)容量大引起的調(diào)用速度慢等問題，以便在信息數(shù)據(jù)大量增加情況下，保證信息的調(diào)用、管理、更新和存儲(chǔ)。應(yīng)注重?cái)?shù)據(jù)源采集和后期制作的質(zhì)量控制，宜采用高清掃描儀、數(shù)字杜比和DVD技術(shù)錄入照片、音頻、視頻，確保信息資源的質(zhì)量。要預(yù)先考慮利用互聯(lián)網(wǎng)與上級(jí)組織人事部門連接，滿足應(yīng)用軟件實(shí)時(shí)升級(jí)的需要。
3.3 數(shù)字化信息系統(tǒng)建設(shè)的計(jì)劃與完善
要根據(jù)系統(tǒng)建設(shè)的迫切程度、資金、網(wǎng)絡(luò)規(guī)模等情況制定工作計(jì)劃和建設(shè)目標(biāo)。
（1）擬定數(shù)字化信息系統(tǒng)的基本框架，選定或開發(fā)系統(tǒng)應(yīng)用軟件。
（2）進(jìn)行資料數(shù)據(jù)的采集與錄入，建立規(guī)范化的信息報(bào)送、錄入制度，豐富信息資源庫。
（3）在試運(yùn)行的基礎(chǔ)上完善、改進(jìn)和提高，收集整理出現(xiàn)的問題，召開專家研討會(huì)，集思廣益，提出改進(jìn)方案。
（4）加大資金投入，在條件成熟的基礎(chǔ)上，推廣成功經(jīng)驗(yàn)，提高覆蓋率。
3.4 突出多部門、多方位聯(lián)動(dòng)，加強(qiáng)上下級(jí)和相關(guān)部門間的協(xié)調(diào)
外部檔案信息涉及到上級(jí)主管部門、基層單位、橫向部門；內(nèi)部則涉及多個(gè)管理職能部門，信息內(nèi)容包括班子建設(shè)、管理、任免、檔案、教育、統(tǒng)計(jì)、考核和考察進(jìn)而黨員統(tǒng)計(jì)等方面。因此，數(shù)字化信息系統(tǒng)建設(shè)必須突出多部門協(xié)作、多方位聯(lián)動(dòng)的特點(diǎn)，制定高效合理的信息采集、維護(hù)和使用制度，明確界定各級(jí)、各部門的責(zé)任、權(quán)限和義務(wù)，形成規(guī)范、有序、統(tǒng)一的運(yùn)行機(jī)制。
3 結(jié)語
綜上所述，人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)應(yīng)以建立現(xiàn)代化的數(shù)字化信息管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)為基礎(chǔ)，進(jìn)行統(tǒng)一的培訓(xùn)，提高使用者的實(shí)際操作能力，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)，更好地為現(xiàn)代組織人事工作服務(wù)。
參考文獻(xiàn)
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作者簡(jiǎn)介
王少英（1961-），女，現(xiàn)為吉林省四平市四平賓館助理檔案員。
一、疾控檔案數(shù)字化建設(shè)的重要性
一方面，疾控中心實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化建設(shè)可以大大提高管理效率。以往檔案載體都為紙質(zhì)文檔，在對(duì)其進(jìn)行管理中不僅需要投入大量精力，還需消耗很多時(shí)間，在管理上很容易出錯(cuò)，并且在二次使用查閱時(shí)也較為復(fù)雜，檔案管理工作效率較低，且難以得到有效提高。而借助信息技術(shù)加強(qiáng)檔案管理數(shù)字化建設(shè)，不僅能夠大大節(jié)省管理人員精力和時(shí)間，還能夠降低檔案中錯(cuò)誤發(fā)生率，同時(shí)，通過數(shù)字化建設(shè)后能夠利用各種管理軟件及管理技術(shù)進(jìn)行檔案管理，方便日后查閱、調(diào)用、復(fù)制及利用檔案，有利于檔案資料的開發(fā)利用。
另一方面，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化建設(shè)可以進(jìn)一步優(yōu)化檔案管理環(huán)境。傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔在保存上容易受到溫度、濕度、空氣等外部環(huán)境影響，且長期保存過程中難免會(huì)出現(xiàn)破損、丟失、數(shù)據(jù)模糊不清等情況。建立數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)后，檔案保護(hù)和管理?xiàng)l件得以改善，許多以往陳舊模糊的檔案信息便能夠以電子檔案的形式保存下來，這對(duì)日后檔案資料分析利用來說意義重大。檔案查閱和整理都能夠借助計(jì)算機(jī)進(jìn)行處理，紙質(zhì)檔案使用頻率逐漸減少，不僅提高了檔案利用率，還能夠提高檔案保存質(zhì)量。
二、疾控中心檔案管理數(shù)字化建設(shè)路徑
（一）樹立數(shù)字化檔案管理的理念。檔案管理數(shù)字化建設(shè)基礎(chǔ)是要從思想上樹立現(xiàn)代化理念，打破原有檔案管理格局，沖破封閉管理限制，實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)管理向數(shù)字化管理的轉(zhuǎn)變。疾控中心領(lǐng)導(dǎo)者及管理人員應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理數(shù)字化建設(shè)的?J識(shí)，了解數(shù)字化建設(shè)的必要性和緊迫性，并在單位內(nèi)展開宣傳，提高職員對(duì)數(shù)字化建設(shè)的理解。同時(shí)，疾控中心還應(yīng)創(chuàng)新檔案管理理念，由以往靜態(tài)管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)閯?dòng)態(tài)管理，結(jié)合實(shí)際情況樹立數(shù)字化管理的正確觀念。另外，疾控中心還應(yīng)從宏觀上將檔案管理數(shù)字化建設(shè)納入自身發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃中，在實(shí)踐中及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案數(shù)字化建設(shè)中存在的問題，準(zhǔn)確把握問題產(chǎn)生的原因，盡早制定針對(duì)性措施解決。
（二）建立科學(xué)數(shù)字化管理數(shù)據(jù)庫。檔案管理數(shù)字化建設(shè)涉及很多數(shù)據(jù)資料，要想確保數(shù)字化建設(shè)的順利實(shí)施，實(shí)現(xiàn)龐大的傳統(tǒng)紙質(zhì)文件處理向數(shù)字化檔案管理的方向轉(zhuǎn)變，數(shù)據(jù)庫的建立至關(guān)重要，也是數(shù)字化建設(shè)過程中的必經(jīng)環(huán)節(jié)。數(shù)字化管理數(shù)據(jù)庫的建立必須要契合疾控中心自身具體情況，這樣既能夠保證數(shù)據(jù)系統(tǒng)的合理性、適應(yīng)性和全面性，同時(shí)也更容易與內(nèi)部工作人員達(dá)成共識(shí)，顯著提高檔案管理效率。另外，疾控中心針對(duì)檔案管理數(shù)字化建設(shè)制定相應(yīng)的管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)信息資源的共享，監(jiān)督并制約檔案管理數(shù)字化建設(shè)過程，確保在其建設(shè)過程中滿足國家相關(guān)法律法規(guī)及章程制度要求，更好為民眾、為社會(huì)、為政府提供醫(yī)療服務(wù)。
（三）加大數(shù)字化軟件及硬件投入。優(yōu)質(zhì)硬件和軟件設(shè)施是檔案管理數(shù)字化建設(shè)的基礎(chǔ)，對(duì)此疾控中心應(yīng)加大財(cái)力支持，配置與數(shù)字化建設(shè)相適應(yīng)的硬件和軟件設(shè)施，這是數(shù)字化建設(shè)的基礎(chǔ)也是重點(diǎn)。檔案管理數(shù)字化建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)備包括存儲(chǔ)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、信息安全系統(tǒng)等，要加強(qiáng)檔案管理數(shù)字化建設(shè)，必須配備相應(yīng)的硬件和軟件基礎(chǔ)，比如計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、掃描儀、打復(fù)印設(shè)備等硬件，檔案管理專用軟件以及網(wǎng)絡(luò)日常管理與維護(hù)，注重軟件及其應(yīng)用管理的跟進(jìn)，在軟件和硬件選擇上遵循優(yōu)勝劣汰原則，在建設(shè)過程中不斷提升數(shù)字化管理質(zhì)量，確保檔案管理數(shù)字化建設(shè)過程的高效實(shí)施。
（四）重視復(fù)合型檔案人才的培養(yǎng)。疾控中心應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員培訓(xùn)工作的重視程度，努力培養(yǎng)與之相符的現(xiàn)代信息化、數(shù)字化、專業(yè)化檔案管理人才。一是疾控中心應(yīng)重視對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員數(shù)字化專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，鼓勵(lì)其加強(qiáng)繼續(xù)教育，定期對(duì)其展開培訓(xùn)，并且注重培訓(xùn)工作的數(shù)字化針對(duì)性，結(jié)合管理人員自身實(shí)際情況制定培訓(xùn)計(jì)劃。二是引入具有數(shù)字化技術(shù)知識(shí)背景的檔案管理人員，提升檔案管理人員政策待遇、薪酬待遇，優(yōu)化檔案工作環(huán)境，做到能夠“吸引人才、留住人才”。此外，疾控中心不僅要重視提高管理人員數(shù)字信息專業(yè)技術(shù)水平，更要重視檔案管理人員綜合素質(zhì)的提升。
圖書館檔案管理工作是圖書館中的一項(xiàng)基礎(chǔ)性、服務(wù)性工作，在圖書館中有著重要的作用，隨著科技的不斷進(jìn)步，圖書館的管理檔案工作也慢慢發(fā)展成數(shù)字化管理，這就讓圖書館在管理上更加方面快捷，但是它的進(jìn)步也受到一些影響。因此，必須對(duì)圖書館資料儲(chǔ)存電子化建設(shè)有足夠的認(rèn)識(shí)，要做好調(diào)研與運(yùn)用，達(dá)到使這些問題完美的解決，使圖書館資料儲(chǔ)存電子化建設(shè)日趨完善。
1 落實(shí)圖書館檔案管理數(shù)字化建設(shè)的現(xiàn)實(shí)意義
1.1 提高管理人員的工作效率和工作水平
隨著時(shí)代的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)化辦公已經(jīng)成為符合時(shí)展的辦公方式，“紙上辦公”時(shí)代已經(jīng)逐漸被取代，網(wǎng)絡(luò)辦公能夠保存大量的電子文檔，節(jié)約資源。圖書館正在利用很多種網(wǎng)絡(luò)方法、掃描方法、OCR方法、數(shù)據(jù)處理方法這些高端方法和裝置，利用這些裝置和科技縮短了管理員步行傳輸過程，使管理員的工作量減少并且提高了工作速度和效率。他們可以通過數(shù)字化設(shè)備進(jìn)行各類檔案的信息，只要輸入關(guān)鍵字，就可以很快地找出文檔，節(jié)省了大量的時(shí)間，很大程度提高工作人員的工作效率和水平。
1.2 提高圖書館檔案的完整性與永久性
通過數(shù)字化的檢索，可以用很短時(shí)間發(fā)現(xiàn)并核對(duì)缺失的檔案及缺失的內(nèi)容，利用網(wǎng)上信息查找方式對(duì)缺失點(diǎn)進(jìn)行補(bǔ)充完善，保證信息的完整性；很多工作需要利用計(jì)算機(jī)對(duì)陳舊的照片、殘缺模糊的字跡進(jìn)行修補(bǔ)，利用的也是數(shù)字化的原理；此外，兩個(gè)相隔很遠(yuǎn)的人需要進(jìn)行文件傳輸，就可以利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行網(wǎng)上辦公，與傳統(tǒng)辦公相比，網(wǎng)上辦公具有隨時(shí)性、高效性，也保證了傳輸文檔的完整性。
2 當(dāng)下圖書館檔案管理數(shù)字化建設(shè)存在的不足
2.1 電子檔案安全性得不到保障，檔案管理數(shù)字化建設(shè)有待改進(jìn)
目前，我國圖書館的檔案管理工作在數(shù)字化建設(shè)方面有許多需要亟待改進(jìn)的地方，其一，我國缺乏一個(gè)完善的圖書館檔案工作查詢和管理系統(tǒng)，不同的單位之間無法有效的進(jìn)行信息查詢對(duì)接；其二，在當(dāng)前的時(shí)展的大環(huán)境下，我國很多圖書館的計(jì)算機(jī)設(shè)備都仍然是“大頭電腦”，上網(wǎng)速度很慢，信息儲(chǔ)存能力很低，無法有效及時(shí)地更新事物信息，很大程度影響檔案的完整性；其三，電子檔案的安全性低，電子檔案不需要利用密碼查看，所有很多有不良想法的人登錄別人的電腦，隨意對(duì)他人的電子文檔進(jìn)行篡改，導(dǎo)致文檔信息的偏差，有很大安全和利益隱患。
2.2 未能正確處理紙質(zhì)檔案與電子檔案的關(guān)系
紙質(zhì)信息是文化傳承的重要方式，也是世界文明沿用幾千年的信息交流方式，因此，對(duì)圖書館檔案進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)并不是遺棄傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，而是將檔案儲(chǔ)存和查閱變得更加方便快捷，賦予紙質(zhì)檔案和電子檔案以相互印證和相互備份性。但當(dāng)前很多圖書館檔案管理人員未能正確處理紙質(zhì)檔案和電子檔案的關(guān)系，側(cè)重偏向電子檔案的建設(shè)，忘卻了紙質(zhì)檔案存在的珍貴價(jià)值和意義。電子檔案的儲(chǔ)存力要遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于紙質(zhì)檔案，也能夠隨時(shí)發(fā)送和修改，但它具備的文化歷史意義卻遠(yuǎn)遠(yuǎn)不如紙質(zhì)檔案，它的存在只是促使我們的辦公、信息收集更加方便，不能完全替代紙質(zhì)檔案，所以我們的側(cè)重點(diǎn)不能有偏差，需要清晰電子檔案與紙質(zhì)檔案的印證關(guān)系。
3 采取有效措施，優(yōu)化圖書館檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作
3.1 兼顧數(shù)字化建設(shè)與原文資料的發(fā)展
原文資料是對(duì)事物信息了解收集的重要資料來源，可以通過查詢紙質(zhì)資料、聲音資料、影像資料等原文資料來進(jìn)行信息的收集。原文資料具有很高的準(zhǔn)確性和考量性，因此，在進(jìn)行圖書館檔案管理數(shù)字化建設(shè)時(shí)，創(chuàng)造數(shù)字化管理環(huán)境時(shí)還要保證人們的原文資料閱讀需求，盡力將兩者都融入到建設(shè)中，保證閱讀的全面性和可考量性，將閱讀環(huán)境做到最好優(yōu)化。
3.2 落實(shí)圖書館檔案資源的共享工作
檔案電子化建設(shè)是一個(gè)系統(tǒng)工程，包括整體設(shè)計(jì)、設(shè)備選型、軟件開發(fā)、檔案整理、掃描輸入、系統(tǒng)管理、磁盤備份、查詢管理和安全防范措施等，比如一組硬件和軟件系統(tǒng)。由于大型企業(yè)機(jī)關(guān)在日常的工作中幾乎每天都會(huì)產(chǎn)生大量的文本文件需要及時(shí)輸入和存儲(chǔ)，因此數(shù)字化系統(tǒng)就應(yīng)使用雙服務(wù)器雙機(jī)備份、磁盤陣列存儲(chǔ)、集中掃描、高速掃描儀、CD-ROM和磁帶等手段加以解決。同時(shí)，為了提高利用率，應(yīng)設(shè)置適當(dāng)?shù)臋n案查詢系統(tǒng)，上傳觸摸屏查詢及文檔網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)資源共享的目的。
3.3 完善檔案信息服務(wù)體系。
隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展，各種辦公應(yīng)用軟件不斷出現(xiàn)，為實(shí)現(xiàn)辦公管理的智能化以及自動(dòng)化提供了良好的基礎(chǔ)。對(duì)于檔案管理而言，計(jì)算機(jī)技術(shù)以及信息技術(shù)同樣帶來了新的變革，檔案數(shù)字化管理已經(jīng)逐步成為檔案管理的主流形式。檔案數(shù)字化管理技術(shù)，主要是通過將文字、圖像視頻、聲音等資料或者是紙質(zhì)檔案資料的掃描文件經(jīng)過編輯處理后存儲(chǔ)在數(shù)據(jù)庫中的技術(shù)。在檔案管理工作中應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)，不僅可以對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理工作流程進(jìn)行優(yōu)化整合，同時(shí)能夠有效的擴(kuò)大檔案資料容量，降低檔案資源管理成本投入，提高檢索查閱的服務(wù)水平，對(duì)于創(chuàng)新檔案管理體制，推動(dòng)檔案管理工作的發(fā)展具有重要的作用。
1、檔案數(shù)字化管理工作的技術(shù)優(yōu)勢(shì)分析
（1）有助于優(yōu)化檔案歸檔管理程序。在信息技術(shù)時(shí)代信息量高速增長，檔案管理工作任務(wù)量日益繁重，由于數(shù)字化的檔案管理體系能夠確保信息收集傳遞渠道的快捷暢通，因此能夠及時(shí)的將這些檔案管理歸檔保存，可以大幅提高檔案歸集整理效率。此外，通過數(shù)字化的檔案管理體系，可以通過信息網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案資料的及時(shí)傳遞，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案資料的遠(yuǎn)程歸檔管理。
（2）降低檔案管理的成本投入。傳統(tǒng)的檔案管理工作主要是由人工對(duì)紙質(zhì)檔案資料進(jìn)行整理歸檔，這種粗放的檔案管理模式，所耗費(fèi)的檔案管理辦公費(fèi)用是巨大的，隨著信息量的增大只能通過增加辦公人員來完成檔案管理任務(wù)。通過檔案數(shù)字化管理體系建設(shè)，檔案的載體形式轉(zhuǎn)變?yōu)榇鎯?chǔ)盤、光盤以及服務(wù)器，有效的節(jié)約了檔案管理費(fèi)用與占地空間，因而能夠降低檔案管理辦公成本以及庫房管理成本，提高檔案管理經(jīng)濟(jì)效益。
（3）有助于檔案資料的檢索查詢。數(shù)字化的檔案管理體系取代傳統(tǒng)的人工紙質(zhì)檔案管理模式之后，檔案資料的統(tǒng)計(jì)工作效率以及工作質(zhì)量得到了大幅提高。同時(shí)由于數(shù)字化的檔案管理體系都配套建設(shè)了數(shù)據(jù)庫以及共享網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，因此有助于檔案資料的在線傳輸、交流以及檢索使用。此外，檔案資料管理數(shù)字化可以實(shí)現(xiàn)檢索的智能化，檔案資料的檢索效率、檢索范圍得到了拓展，有助于提高檔案資料的利用水平。
（4）有助于檔案資料的及時(shí)更新。數(shù)字化的檔案管理體系實(shí)施，檔案資料的歸集整理效率大大提高，而且全過程都是采用計(jì)算機(jī)進(jìn)行信息數(shù)據(jù)資料的處理，因此能夠優(yōu)化檔案資料信息系的工作程序，各種檔案資料可以及時(shí)上傳至數(shù)據(jù)庫，因而可以大幅提高檔案資料的時(shí)效性。
2、數(shù)字化檔案管理體系建設(shè)的制約問題分析
（1）硬件以及軟件體系建設(shè)水平落后。開展檔案數(shù)字化管理體系的建設(shè)離不開硬件以及軟件設(shè)施的支持，但是由于部分單位的檔案管理經(jīng)費(fèi)投入不足，計(jì)算機(jī)配置數(shù)量不足、機(jī)房建設(shè)水平落后，網(wǎng)絡(luò)設(shè)備缺乏，造成了檔案數(shù)字化管理體系建設(shè)工作推進(jìn)遲緩。其次，在軟件系統(tǒng)設(shè)施的建設(shè)上，對(duì)于檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)軟件的選擇把關(guān)不嚴(yán)，檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)軟件功能不全，數(shù)據(jù)資料檢索查閱困難，造成檔案數(shù)字化管理體系整體建設(shè)水平較低。
（2）數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)軟件與辦公管理軟件的兼容性較差。由于檔案資料主要是在企事業(yè)單位或者是高?？蒲袡C(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)、管理活動(dòng)中形成的資料文件，但是由于辦公管理系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)未能有效的兼容，在信息資料數(shù)據(jù)格式以及信息傳輸渠道上還存在較多問題，電子檔案資料無法直接由管理系統(tǒng)傳遞至檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行歸檔保存，這不僅增加了中間不必要的處理環(huán)節(jié)，同時(shí)也制約了檔案信息資料在兩套系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)共享。
（3）檔案數(shù)字化管理的安全影響因素較多。檔案數(shù)字化管理體系的建設(shè)雖然有助于電子檔案文件資料的傳遞、整理以及歸檔保存，但是同時(shí)也存在著較多的安全風(fēng)險(xiǎn)因素。例如電子檔案資料文件對(duì)于存儲(chǔ)硬件設(shè)備依賴較為嚴(yán)重，如果存儲(chǔ)設(shè)備不穩(wěn)定則會(huì)造成數(shù)據(jù)信息資料的丟失。此外，由于電子檔案數(shù)字化體系中軟件系統(tǒng)容易被木馬或者是病毒破壞，造成數(shù)據(jù)文件丟失、損壞等問題的發(fā)生。
（4）檔案管理工作人員能力水平不高。建設(shè)檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，對(duì)于檔案管理工作人員的綜合能力水平要求較高，但是現(xiàn)階段由于管理部門對(duì)于檔案管理工作重視程度不足，檔案管理工作人員未經(jīng)過系統(tǒng)的教育培訓(xùn)，檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)理論基礎(chǔ)不足，對(duì)于計(jì)算機(jī)以及檔案管理系統(tǒng)軟件的應(yīng)用能力較差，制約了檔案數(shù)字化管理體系建設(shè)的順利開展。
3、檔案數(shù)字化管理體系建設(shè)措施研究
（1）強(qiáng)化檔案管理部門硬件以及軟件系統(tǒng)等基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，為檔案數(shù)字化管理體系建設(shè)提供良好的基礎(chǔ)。檔案數(shù)字化管理體系的建設(shè)，離不開各項(xiàng)軟硬件等設(shè)施的基礎(chǔ)，因此應(yīng)該將硬件設(shè)施支撐、軟件系統(tǒng)以及網(wǎng)絡(luò)工程等內(nèi)容的建設(shè)作為檔案數(shù)字化管理體系建設(shè)的基礎(chǔ)工作來開展。首先，對(duì)于檔案數(shù)字化管理體系硬件設(shè)施的建設(shè)，應(yīng)該增加資金投入確保機(jī)房、計(jì)算機(jī)、辦公設(shè)備以及網(wǎng)絡(luò)通信設(shè)備的齊全，強(qiáng)化硬件環(huán)境的建設(shè)質(zhì)量。其次，應(yīng)該根據(jù)單位檔案管理工作的實(shí)際情況，選擇功能齊全、適用性強(qiáng)以及兼容性較好的專業(yè)軟件作為檔案管理系統(tǒng)軟件，同時(shí)結(jié)合單位內(nèi)部的辦公網(wǎng)絡(luò)共建檔案管理網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)。通過完善的軟硬件系統(tǒng)設(shè)施建設(shè)，推動(dòng)檔案數(shù)字化管理體系建設(shè)工作的順利開展。
（2）規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的建設(shè)檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)。對(duì)于檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)，應(yīng)該綜合分析檔案專業(yè)管理要求、信息傳遞要求，完善功能設(shè)計(jì)以及系統(tǒng)模塊設(shè)計(jì)。首先在檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)功能的設(shè)計(jì)上，應(yīng)該確保具有檔案資料歸集整理、組卷編目、檢索查詢以及匯總統(tǒng)計(jì)等功能。對(duì)于檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)模塊的具體設(shè)計(jì)，應(yīng)該涵蓋檔案資料文件管理、立卷管理、檔案著錄、檔案利用、打印輸出、系統(tǒng)設(shè)置等功能模塊，同時(shí)針對(duì)資料信息管理必須設(shè)置好輸入、查詢、編輯以及歸檔工具提供能，以便于資料的及時(shí)更新。對(duì)于檔案資料的檢索查詢功能模塊，應(yīng)該提強(qiáng)將檔案資料的發(fā)文號(hào)、文件名稱、文件生成日期、發(fā)文單位及備注作為檢索要素，同時(shí)設(shè)置權(quán)限界定，以便于為經(jīng)過授權(quán)的檢索使用者提供全面準(zhǔn)確的服務(wù)。
（3）強(qiáng)化對(duì)于檔案數(shù)字化管理體系的安全管理。由于檔案數(shù)字化管理體系需要將大量的檔案信息資料置于數(shù)據(jù)庫以及網(wǎng)絡(luò)共享平臺(tái)之中，因此檔案資料的管理也存在著較多的安全隱患，必須這些信息資料進(jìn)行全面的安全防護(hù)。首先，對(duì)于重要的檔案信息資料以及數(shù)據(jù)文件，應(yīng)該進(jìn)行多次備份處理，并置于不同的存儲(chǔ)設(shè)備或者是數(shù)據(jù)庫之中進(jìn)行資料的保存。其次，對(duì)于檔案數(shù)字化管理體系的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境應(yīng)該進(jìn)行凈化處理，通過安裝安全防護(hù)軟件，并設(shè)置好防護(hù)墻的訪問設(shè)置等措施，避免由于病毒或者是木馬程序造成數(shù)據(jù)庫的破壞。第三，對(duì)于涉及到單位商業(yè)機(jī)密或者是重要的科研資料，應(yīng)該做好檔案資料文件的加密處理，對(duì)這些資料采用專業(yè)的密鑰技認(rèn)證技術(shù)進(jìn)行保密處理，同時(shí)在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上嚴(yán)格設(shè)置訪問權(quán)限，避免涉密資料泄密問題的發(fā)生。通過這些措施，確保檔案數(shù)字化管理體系的安全可靠，為檔案數(shù)字化管理體系建設(shè)提供良好的基礎(chǔ)。
（4）提高檔案管理工作隊(duì)伍的整體素質(zhì)水平。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，各個(gè)單位的信息量成指數(shù)形式的增長，檔案管理工作任務(wù)量大大增加，同時(shí)隨著數(shù)字化檔案管理工作的應(yīng)用實(shí)施，對(duì)于檔案管理工作人員的能力水平也提出了較高的要求。為了確保檔案管理工作的順利開展，在檔案管理工作隊(duì)伍人才結(jié)構(gòu)的設(shè)置上，應(yīng)該選擇檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)涵養(yǎng)深厚，同時(shí)又能夠熟練使用計(jì)算機(jī)以及軟件的復(fù)合型人才充實(shí)到檔案管理工作隊(duì)伍之中，以對(duì)人才結(jié)構(gòu)進(jìn)行優(yōu)化。其次，應(yīng)該重視相關(guān)業(yè)務(wù)知識(shí)、軟件應(yīng)用能力以及分析能力的系統(tǒng)培訓(xùn)，作為知識(shí)密集型的管理崗位，必須全面的提高檔案管理工作人員的能力水平。
關(guān)鍵詞：城市建設(shè)檔案；信息化；數(shù)字化；建設(shè)管理
一、引言
城建檔案是城市規(guī)劃、建設(shè)及其管理活動(dòng)中形成的極具保存價(jià)值的文字、圖表、音像等不同格式的文件資料，在我國城市建設(shè)中起著不可替代的作用[1]。而現(xiàn)如今，傳統(tǒng)的城建檔案管理模式正逐漸被信息化以及數(shù)字化管理模式所取代，因此，相關(guān)部門十分有必要加強(qiáng)對(duì)這方面的研究實(shí)踐，以應(yīng)對(duì)未來城建檔案信息化管理工作中可能遇到的各種問題。
二、當(dāng)前實(shí)行城市建設(shè)檔案信息化與數(shù)字化建設(shè)管理的現(xiàn)實(shí)意義
（一）有助于滿足當(dāng)前城建檔案管理需求
現(xiàn)如今，城市化進(jìn)程的快速推進(jìn)，產(chǎn)生了大量的城市建設(shè)檔案，而以往傳統(tǒng)的城建檔案管理模式卻難以與當(dāng)前城市建設(shè)形勢(shì)相匹配，使得城建檔案管理工作中總是暴露出一些問題，比如工作效率低或者信息共享困難等。所以，現(xiàn)在的城建檔案管理必須要與時(shí)俱進(jìn)，積極引進(jìn)以及使用信息化結(jié)合數(shù)字化管理的方式，以妥善處理城建檔案中紙質(zhì)檔案積壓等問題。
（二）有助于提高城建檔案管理效率
在過去，城建檔案的存儲(chǔ)媒介為紙張，在檔案保存與管理過程中，受客觀因素影響很大，為了保存這些紙質(zhì)檔案，相關(guān)部門還需要在存儲(chǔ)環(huán)境以及檔案維護(hù)等方面投入大量Y本。盡管如此，紙質(zhì)檔案在管理過程中依然會(huì)因反復(fù)調(diào)閱而產(chǎn)生破損、字跡模糊或者丟失等問題。這些都會(huì)嚴(yán)重影響到城建檔案管理效率。而在信息時(shí)代，隨著信息技術(shù)以及數(shù)字技術(shù)的靈活運(yùn)用，檔案管理人員可以將城建檔案管理從傳統(tǒng)模式解脫出來，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，在優(yōu)化城建檔案管理方式的前提下，實(shí)現(xiàn)城建檔案管理的規(guī)范化以及標(biāo)準(zhǔn)化，以發(fā)揮其應(yīng)有作用。
三、新時(shí)期強(qiáng)化城市建設(shè)檔案信息化與數(shù)字化建設(shè)管理的有效措施
（一）加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，推進(jìn)城建檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)
想要實(shí)現(xiàn)城市建設(shè)檔案的信息化與數(shù)字化管理，首先就要將檔案信息轉(zhuǎn)化為有生命力、流動(dòng)的資源，即數(shù)字化信息。相關(guān)部門需要配備統(tǒng)一化的信息設(shè)備，完成檔案部門計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)全覆蓋，為機(jī)關(guān)、企業(yè)配備全、快、準(zhǔn)的檔案信息。與此同時(shí)，對(duì)現(xiàn)有的計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行改進(jìn)以及優(yōu)化，就檔案信息進(jìn)行自動(dòng)全文存儲(chǔ)、檢索、自動(dòng)標(biāo)引以及文檔信息系統(tǒng)的一體化管理等[2]。另外，城建檔案信息的存儲(chǔ)應(yīng)采取高容量載體，包括計(jì)算機(jī)的磁盤存儲(chǔ)系統(tǒng)以及光盤存儲(chǔ)系統(tǒng)等。以上述方式來應(yīng)對(duì)和解決檔案信息存儲(chǔ)難的問題，同時(shí)還能幫助相關(guān)管理人員提高工作效率，減輕工作強(qiáng)度。最后，各檔案管理部門需要主動(dòng)學(xué)習(xí)和借鑒其他檔案館信息化管理成功經(jīng)驗(yàn)，將城建檔案信息化建設(shè)納入到議事日程中來，特別是要注重城建檔案信息化管理的建設(shè)與政府電子政務(wù)建設(shè)的和諧統(tǒng)一向前發(fā)展，以帶動(dòng)自身進(jìn)步。
（二）做好電子檔案的保存工作
目前，存儲(chǔ)電子文件的媒介大多為化學(xué)磁性材料，從理論上講，這種材料是可以長期保存的。但是由于電子文件的發(fā)展形成過程相對(duì)較短，實(shí)施貯存中的驗(yàn)證還比較缺乏，因此，在讀取光盤時(shí)會(huì)頻頻發(fā)生磨損現(xiàn)象，進(jìn)而影響到光盤內(nèi)電子文件的完整性，嚴(yán)重時(shí)還可能造成電子文件丟失等問題。基于此，一些需要長久保存且極具價(jià)值的電子文件，需要相關(guān)人員定期復(fù)制、檢查。
（三）加強(qiáng)人員培訓(xùn)，提高管理工作效率
相關(guān)部門必須要將提高檔案管理人員自身素質(zhì)以及工作能力作為重點(diǎn)，給予其足夠的學(xué)習(xí)以及深造機(jī)會(huì)，通過不斷的學(xué)習(xí)來提高其知識(shí)水平以及理解水平。與此同時(shí)，還需要定期組織檔案管理人員學(xué)習(xí)最新的知識(shí)與技術(shù)，緊跟時(shí)展步伐，用科學(xué)的知識(shí)以及工作方式武裝自己，從而在工作崗位上發(fā)揮自己的優(yōu)勢(shì)。另外，在平時(shí)的城建檔案管理工作中，還需要定期對(duì)人員的能力及素質(zhì)進(jìn)行考核，加深其對(duì)知識(shí)的理解與掌握，不斷強(qiáng)化自身城建檔案信息化與數(shù)字化管理水平，以此來形成一個(gè)合理的、科學(xué)的信息化檔案管理平臺(tái)。
四、結(jié)語
總之，城市建設(shè)檔案的信息化與數(shù)字化建設(shè)管理，不僅可以實(shí)現(xiàn)城市建設(shè)檔案管理的歷史性跨越以及質(zhì)的突破，同時(shí)也能促進(jìn)我國檔案業(yè)的良性發(fā)展。對(duì)此，相關(guān)部門或機(jī)構(gòu)需要加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，推進(jìn)城建檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，做好電子檔案的保存工作，加強(qiáng)人員培訓(xùn)，提高管理工作效率，從而充分發(fā)揮城建檔案在城市建設(shè)中的關(guān)鍵性作用。
參考文獻(xiàn)：
檔案管理信息化建設(shè)的必要性
在國內(nèi)高校，隨著校園檔案數(shù)據(jù)增加、保管條件差、查找利用率低、管理人員管理概念的缺乏等問題頻繁出現(xiàn)，我們逐漸意識(shí)到實(shí)現(xiàn)校園檔案管理信息化建設(shè)的必要性和緊迫性。校園檔案信息化建設(shè)是利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)工具對(duì)檔案資源進(jìn)行有效的管理，使檔案充分發(fā)揮其自身的價(jià)值和對(duì)學(xué)校、學(xué)生、社會(huì)的作用，真正的共享資源。校園檔案信息化是以學(xué)校的檔案資源建設(shè)為中心，通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)加強(qiáng)對(duì)電子文件的管理，充分發(fā)掘和利用檔案資源，以實(shí)現(xiàn)校園檔案的信息化。
當(dāng)前，我國各學(xué)校的管理者和師生對(duì)于學(xué)校檔案管理信息化缺乏足夠認(rèn)識(shí)，沒有形成校園檔案信息化的管理理念，大都認(rèn)為檔案管理工作只是簡(jiǎn)單的整理和保管，甚至有些學(xué)校的管理者對(duì)檔案管理工作漠不關(guān)心，也不給予經(jīng)費(fèi)支持，嚴(yán)重影響了學(xué)校檔案管理的效應(yīng)。筆者認(rèn)為，在進(jìn)行學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)中，最基礎(chǔ)設(shè)備就是硬件基礎(chǔ)設(shè)施和檔案信息網(wǎng)絡(luò)。而一些學(xué)校缺乏功能強(qiáng)大的硬件設(shè)施和檔案存儲(chǔ)設(shè)備，滿足不了信息化建設(shè)對(duì)校園檔案信息處理的需求，也嚴(yán)重阻礙了校園檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程。
目前，教育部和各省級(jí)教育主管部門對(duì)高職院校人才培養(yǎng)工作狀態(tài)數(shù)據(jù)采集平臺(tái)的推行，對(duì)高職院校的檔案信息化建設(shè)與管理提出了新的要求。將信息技術(shù)應(yīng)用于高職院校檔案管理的全過程，采用計(jì)算技術(shù)處理和保存教學(xué)檔案信息，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為教學(xué)管理提供更好的服務(wù)，不僅能進(jìn)一步提高檔案的利用價(jià)值，而且為學(xué)校教學(xué)評(píng)估提供了重要的依據(jù)和憑證，還成為衡量高職院校教學(xué)管理水平和教育質(zhì)量的重要標(biāo)識(shí)之一。
信息化建設(shè)的基本條件
其一，計(jì)算機(jī)可以促進(jìn)設(shè)備管理的全面化，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)的覆蓋率，提高檔案管理的質(zhì)量與效率，這也就為檔案管理的發(fā)展提供了相應(yīng)的基礎(chǔ)。通過計(jì)算機(jī)建立的檔案管理系統(tǒng)可以做到：檔案進(jìn)行自動(dòng)編目和檢索、檔案業(yè)務(wù)工作上的管理、檔案自動(dòng)全文存儲(chǔ)與檢索、檔案自動(dòng)標(biāo)引、計(jì)算機(jī)輔助立卷以及文檔一體化管理等。這就要求在校園檔案管理的過程中要對(duì)學(xué)?；A(chǔ)設(shè)施進(jìn)行不斷完善，提高計(jì)算機(jī)的使用程度，以此來提高檔案管理的效果與質(zhì)量。
其二，在構(gòu)建信息化的檔案管理機(jī)制的過程中，首先應(yīng)該明確的就是權(quán)責(zé)的分配，只有這樣才能提高各部門之間的溝通與合作，從根本上保障網(wǎng)絡(luò)及數(shù)據(jù)的安全運(yùn)行。同時(shí)，還應(yīng)該對(duì)現(xiàn)階段檔案管理的狀況進(jìn)行研究與分析，以此來建立相應(yīng)的管理規(guī)范，對(duì)檔案管理人員的工作進(jìn)行約束，提高檔案管理的效率。一方面，我們要積極創(chuàng)新檔案管理制度。校園相關(guān)的檔案管理部門應(yīng)該按照國家的要求與規(guī)范制定適應(yīng)校園信息化建設(shè)的檔案管理制度。另一方面，要建立健全和完善檔案管理業(yè)務(wù)流程和技術(shù)規(guī)范，對(duì)電子檔案工作環(huán)節(jié)和步驟進(jìn)行細(xì)化；要制定相應(yīng)的安全措施，尤其是在電子文件和電子檔案方面應(yīng)該予以重視，確保電子檔案的安全性、有效性以及完整性。此外，還要統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化是完善校園檔案信息化管理的重要方式，它也是衡量管理工作人員工作效率高低的重要依據(jù)。反之，學(xué)校就難以建立有效的檔案數(shù)據(jù)庫信息資源。如果沒有對(duì)檔案管理的工作進(jìn)行約束與管理，就容易導(dǎo)致檔案管理的工作流于形式，難以起到相應(yīng)的作用與效果，檔案信息網(wǎng)絡(luò)就無法正常與穩(wěn)定地運(yùn)行，資源共享也就難以實(shí)現(xiàn)。
其三，應(yīng)該對(duì)檔案管理隊(duì)伍進(jìn)行建設(shè)，完善管理隊(duì)伍的復(fù)合型，提高檔案管理人員的信息化意識(shí)。信息時(shí)代高校檔案管理主要是通過計(jì)算機(jī)技術(shù)來進(jìn)行自動(dòng)登記、輔助立卷、歸檔、著錄、檢索、信息網(wǎng)絡(luò)傳遞和安全，這就要求檔案管理人員不僅要熟悉電子文件的特征和電子檔案的全程規(guī)范管理，而且要對(duì)自身的計(jì)算機(jī)技術(shù)水平進(jìn)行不斷提高，以此來進(jìn)行規(guī)范的操作與系統(tǒng)的管理。同時(shí)，還應(yīng)該對(duì)管理人員的安全意識(shí)與安全防范能力進(jìn)行不斷提高，以此來確保檔案信息的完整性與信息的安全性，這就要求檔案管理人員定期進(jìn)行培訓(xùn)，強(qiáng)化自我學(xué)習(xí)意識(shí)，不斷更新相關(guān)專業(yè)知識(shí)與自身的綜合素質(zhì)，從根本上提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作水平。
相關(guān)建議
加強(qiáng)校園檔案管理的軟硬件設(shè)施建設(shè) 首先應(yīng)該加強(qiáng)學(xué)校管理者和師生對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的意識(shí)，引起大家的高度重視，將檔案信息化建設(shè)提上日程。同時(shí)，要提高檔案管理人員的計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)水平，加強(qiáng)學(xué)校局域網(wǎng)的建設(shè)，使檔案網(wǎng)絡(luò)和學(xué)校的辦公檔案實(shí)現(xiàn)資源共享。在檔案管理的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中，引入相關(guān)的檔案管理軟件。各個(gè)基層的部門將本部門的歸檔文件按照相關(guān)要求自行錄入檔案管理的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，既分擔(dān)檔案管理工作人員的工作，又能夠使各部門的檔案及時(shí)、完整地進(jìn)入檔案數(shù)據(jù)庫，提高資源共享的速度。另外，管理人員將檔案目錄通過人工輸入的方式轉(zhuǎn)化為機(jī)檢數(shù)據(jù)，利用電子信息技術(shù)對(duì)各部門的電子檔案進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，使其電子檔案具有真實(shí)性和完整性。在檔案管理工作中，還應(yīng)該注重對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫中信息資源的監(jiān)督和管理。在學(xué)校的網(wǎng)絡(luò)主頁上，檢錄檔案管理系統(tǒng)的網(wǎng)站，為師生提供檔案的檢索和下載功能，實(shí)現(xiàn)電子信息對(duì)檔案管理的全面覆蓋，方便師生對(duì)檔案的使用，完善校園檔案管理系統(tǒng)。
加強(qiáng)資金的投入力度 資金的投入不足，嚴(yán)重地影響檔案管理信息化建設(shè)。檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)長期的、見效慢的工作，需要大量的資金投入來緩解一些矛盾突出的問題。檔案管理部門的經(jīng)費(fèi)一般都是由學(xué)校的財(cái)務(wù)部門提供，其自身不能創(chuàng)造資金。所以，檔案管理部門需要爭(zhēng)取學(xué)校管理者和財(cái)務(wù)部門的支持，進(jìn)一步擴(kuò)大籌資的途徑，加大資金的投入力度，使檔案管理信息化建設(shè)得到有效落實(shí)。
加強(qiáng)檔案管理的規(guī)范和安全體制建設(shè) 按照相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合學(xué)校的具體情況，制定有效的管理措施和規(guī)范，保證校園檔案管理信息化建設(shè)工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。在進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)工作中，應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫的監(jiān)管，確保檔案信息的安全，防止泄密等事件的發(fā)生。一些非公開的檔案信息嚴(yán)禁在網(wǎng)上，一些已經(jīng)在網(wǎng)上公開的信息，也必須要求使用者通過身份認(rèn)證、采用防火墻等安全措施，使檔案信息系統(tǒng)能夠安全、正常地運(yùn)轉(zhuǎn)。
強(qiáng)化管理人員的管理結(jié)構(gòu)和專業(yè)素質(zhì) 學(xué)校應(yīng)該建立一個(gè)完善統(tǒng)一的管理機(jī)制，集中處理校內(nèi)各個(gè)基層部門的檔案信息。要以分管校長為領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人為成員，組成一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)小組，全面負(fù)責(zé)組織和協(xié)調(diào)學(xué)校檔案信息化建設(shè)。在進(jìn)行新舊數(shù)據(jù)的處理時(shí)，要盡量采用新的方式先處理新的檔案數(shù)據(jù)，把舊的檔案放在新檔案后面處理。在進(jìn)行館藏檔案的處理時(shí)，也要注意先處理重點(diǎn)檔案?；趯?duì)檔案的分析，重要價(jià)值的檔案應(yīng)優(yōu)先進(jìn)行數(shù)字化處理；為避免不必要的工作，一些沒有使用價(jià)值的檔案可以按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。另外，要注重專業(yè)人才的引進(jìn)和培訓(xùn)，提高整個(gè)檔案管理隊(duì)伍的素質(zhì)。改善人才的結(jié)構(gòu)，引進(jìn)專業(yè)的檔案管理人員，加強(qiáng)對(duì)骨干管理人員的培訓(xùn)，加強(qiáng)整個(gè)管理部門的學(xué)習(xí)氛圍，對(duì)檔案信息化建設(shè)工作進(jìn)行定期指導(dǎo)和檢查，提高管理人員的整體工作能力，促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的加快發(fā)展。
結(jié)束語
筆者認(rèn)為，高職學(xué)院應(yīng)從本校的實(shí)際情況出發(fā)，以檔案信息為主體，結(jié)合具體的問題，加強(qiáng)校園檔案管理信息化建設(shè)，加快推進(jìn)校園檔案管理信息化進(jìn)程，從而實(shí)現(xiàn)校園檔案管理信息化的全面普及，真正對(duì)我國檔案管理的發(fā)展起到促進(jìn)作用。
參考文獻(xiàn)
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[2]王曉敏.淺談如何做好檔案管理工作[J].內(nèi)蒙古科技與經(jīng)濟(jì)，2010（1）
關(guān)鍵詞：文書檔案 電子信息化 建設(shè)
Abstract: archives is the work of the unit's true record, is an important basis for the sustainable development of various undertakings, which can guide the practical work and can provide important evidence to the history. However, with the development of socialist market economy steady and rapid development, document file management is also faced with hitherto unknown challenge. Management methods are gradually changing from traditional to modern, informatization management methods of artificial change of direction. Strengthening the management of file information construction, enhance the level of management and utilization of archives, bring into full play the function of archive information has become the new period is an important subject in the study of.
Key words: electronic information construction of Archives
[中圖分類號(hào)] G275 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A[文章編號(hào)]
隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的迅猛發(fā)展，高速大容量的檔案影像管理系統(tǒng)已經(jīng)日漸普及。綜合文書檔案的建立與管理亦急需專業(yè)化。為了實(shí)現(xiàn)檔案長期保存、高效管理和快速查詢，節(jié)省檔案存放空間，迫切需要實(shí)施檔案信息化管理，提升檔案管理和利用水平，以適應(yīng)當(dāng)前新形勢(shì)的發(fā)展。
一、更新觀念，組建文書檔案信息化系統(tǒng)
一個(gè)單位日常工作常涉及到業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)、人事、教育等多種大量的文書檔案，各類文書檔案需要有效執(zhí)行和科學(xué)管理。傳統(tǒng)的手工登記、人工查詢、人工分發(fā)、人工統(tǒng)計(jì)的文書檔案管理模式已經(jīng)不適應(yīng)新形勢(shì)的發(fā)展且傳統(tǒng)的手工登記、人工查詢的文書檔案管理模式暴露出很多問題。在信息化高度發(fā)展的今天，急需實(shí)現(xiàn)文書檔案的信息化管理。
積極組建文書檔案信息化系統(tǒng)，該系統(tǒng)由軟件系統(tǒng)和硬件系統(tǒng)組成。軟件系統(tǒng)包括操作系統(tǒng)、Microsoft Word、文書檔案信息化應(yīng)用系統(tǒng)等，其中文書檔案信息化應(yīng)用系統(tǒng)包括主執(zhí)行程序、數(shù)據(jù)庫（用戶庫、卷內(nèi)文件目錄庫（按案卷+順序號(hào)建立索引）、單位庫、保管期限庫、保管者、存放處、注備等）、各功能程序、文檔模板等；硬件系統(tǒng)包括計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等。
文書檔案信息化系統(tǒng)對(duì)檔案庫的建立、維護(hù)、打印、查閱、歸檔管理、查詢、分類統(tǒng)計(jì)、輸出等功能，還應(yīng)具有檔案工作任務(wù)計(jì)劃、日常工作提示、重要事務(wù)安排警示等功能。此外還特別要求系統(tǒng)具有完美的打印及預(yù)覽功能，所有打印的文書，用戶可以任意的修改其格式，自行添加數(shù)據(jù)內(nèi)容、文字、圖形、標(biāo)志，修改打印的字體、字體大小，滿足任何套打的需要。這個(gè)功能可以自行編碼設(shè)計(jì)完成，也可在文書檔案信息化系統(tǒng)中集約現(xiàn)行優(yōu)秀的文書處理軟件（如Microsoft Word）的相關(guān)功能組件，并與之有機(jī)地結(jié)合起來形成一個(gè)整體。
二、與時(shí)俱進(jìn)，開發(fā)文書檔案信息化管理系統(tǒng)
1、選擇好文書檔案信息化開發(fā)平臺(tái)
文書檔案信息化系統(tǒng)的開發(fā)及運(yùn)行平臺(tái)可選用Microsoft Windows 操作系統(tǒng)，它具有應(yīng)用廣泛、安裝維護(hù)方便等特點(diǎn)。其開發(fā)工具可選可視化設(shè)計(jì)和真正面向?qū)ο蟮募砷_發(fā)系統(tǒng)，如Borland公司優(yōu)秀的DELPHI 或C++Builder等集成開發(fā)系統(tǒng)。其中DELPHI 是當(dāng)今世界上最優(yōu)秀的Windows、數(shù)據(jù)庫應(yīng)用程序開發(fā)工具。
2、文書檔案信息化開發(fā)的具體過程
文書檔案信息化系統(tǒng)開發(fā)是一個(gè)復(fù)雜的過程，它一般包括開發(fā)準(zhǔn)備、系統(tǒng)調(diào)查、系統(tǒng)分析、系統(tǒng)設(shè)計(jì)、系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)與轉(zhuǎn)換、系統(tǒng)運(yùn)行與維護(hù)、系統(tǒng)評(píng)價(jià)等步驟。根據(jù)實(shí)際情況，文書檔案信息化系統(tǒng)開發(fā)更要注重系統(tǒng)調(diào)查、系統(tǒng)分析、系統(tǒng)設(shè)計(jì)、系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)與轉(zhuǎn)換四個(gè)步驟。開發(fā)過程要嚴(yán)格質(zhì)量管理和進(jìn)度控制。
文書檔案信息化系統(tǒng)可采用目前流行的面向?qū)ο螅∣O, Object Oriented）的系統(tǒng)開發(fā)方法，面向?qū)ο蟮拈_發(fā)方法作為一種常用的管理信息系統(tǒng)開發(fā)方法，它具有開發(fā)效率高、開發(fā)周期短等優(yōu)點(diǎn)，是近年來受到廣泛關(guān)注的一種系統(tǒng)開發(fā)方法。目前提供面向?qū)ο蟮拈_發(fā)平臺(tái)也很優(yōu)秀，如Borland公司優(yōu)秀的DELPHI 和C++Builder 等集成開發(fā)系統(tǒng)。
三、發(fā)揮優(yōu)勢(shì)，提升文書檔案信息化管理水平
1、實(shí)施信息化系統(tǒng)內(nèi)外網(wǎng)隔離，提高辦公效率
計(jì)算機(jī)具有強(qiáng)大的信息處理能力。在以往的檔案管理工作中，工作人員過多地依賴于手工操作，要求資料收集完整、齊全，避免漏寫、漏抄；用筆規(guī)范、耐用，字跡工整、清楚；分類、統(tǒng)汁準(zhǔn)確無誤，結(jié)果又費(fèi)時(shí)，又費(fèi)力。在應(yīng)用計(jì)算機(jī)軟件之后，文件資料收集、儲(chǔ)存、分類、統(tǒng)計(jì)和查閱等環(huán)節(jié)變得十分方便、有序，無論是起草文件還是辦理傳遞，都變得簡(jiǎn)單易行。
在內(nèi)部信息化網(wǎng)絡(luò)和外網(wǎng)之間，設(shè)置物理隔離，以實(shí)現(xiàn)內(nèi)外網(wǎng)的隔離是保護(hù)信息化網(wǎng)絡(luò)安全最有效、最經(jīng)濟(jì)的措施之一。第一層隔離防護(hù)措施是路由器。路由器濾掉被屏蔽的IP地址和服務(wù)?？梢允紫绕帘嗡械腎P地址，然后有選擇地放行一些地址進(jìn)入信息化網(wǎng)絡(luò)。第二層隔離防護(hù)措施是防火墻。大多數(shù)防火墻都有認(rèn)證機(jī)制，無論何種類型防火墻，從總體上看，都應(yīng)具有以下五大基本功能：過濾進(jìn)、出網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù)；管理進(jìn)、出網(wǎng)絡(luò)的訪問行為；封堵某些禁止的業(yè)務(wù)；記錄通過防火墻的信息內(nèi)容和活動(dòng)；對(duì)網(wǎng)絡(luò)攻擊的檢測(cè)和告警。在此基礎(chǔ)上，應(yīng)用計(jì)算機(jī)軟件收集文件資料、儲(chǔ)存、分類、統(tǒng)計(jì)和查閱等
大大提高了辦公效率。
2、實(shí)施文件和文字信息共享
在原始的手工操作管理中，行政事業(yè)單位由于不能做到信息共享，使得大量信息閑置在文件柜中，不僅造成資金和資源的浪費(fèi)，還造成文件和信息查找困難。運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行管理后，檔案管理由案卷級(jí)深入到文件級(jí)，由單途徑管理發(fā)展為體系管理，由對(duì)檔案外部特征（目錄）管理到內(nèi)、外部特征（目錄和內(nèi)容）合并管理。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統(tǒng)建立互聯(lián)，從而極大地提高了檔案利用工作的質(zhì)量和效率，可以對(duì)所調(diào)閱的信息資源作出適時(shí)響應(yīng)和脫機(jī)處理，可以保證很高的查全率和查準(zhǔn)率，可以不受空間的限制。并且通過網(wǎng)絡(luò)服務(wù)這個(gè)寬廣的平臺(tái)，可以了解其他檔案工作部門概況、工作的重點(diǎn)和檔案管理信息動(dòng)態(tài)。
3、提高文件傳遞的速度和安全性
在日常公文辦理過程中，辦理人員私存文件或文件在傳遞過程中丟失的情況時(shí)有發(fā)生，文件傳遞的傳統(tǒng)手段是靠郵政系統(tǒng)，傳送時(shí)間受距離長短的限制。同時(shí)，文件還可能因?yàn)槠渌蛟斐蓙G失或延誤，給檔案人員歸檔和其他人員檢索利用造成很大不便。而應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，可直接通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳遞，大大提高了文件傳遞的安全性和及時(shí)性。
4、提高檔案人員的綜合素質(zhì) 一是從硬件建設(shè)和投入上下功夫，不斷改善硬環(huán)境，提高檔案人員業(yè)務(wù)技能。事實(shí)證明，只有在不斷增加現(xiàn)代化硬件設(shè)施投入的基礎(chǔ)上，檔案人員才能通過對(duì)這些設(shè)備設(shè)施的了解、學(xué)習(xí)直至熟練運(yùn)用達(dá)到增加業(yè)務(wù)技能、提高管理水平的效果。二是采取“自學(xué)為主，培訓(xùn)為輔”模式，逐步形成終身教育機(jī)制，保障檔案人員素質(zhì)隨時(shí)展而不斷提高。通過不斷學(xué)習(xí)獲取知識(shí)是提高素質(zhì)的根本途徑，要對(duì)本單位的檔案人員建立學(xué)習(xí)激勵(lì)機(jī)制，把檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)成績(jī)作為業(yè)績(jī)考核的一部分。三是加大檔案部門間、區(qū)域間系統(tǒng)合作的力度，通過交流，多學(xué)習(xí)兄弟單位利用檔案資源進(jìn)行知識(shí)轉(zhuǎn)化、知識(shí)創(chuàng)新的經(jīng)驗(yàn)，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)、現(xiàn)代通訊等高科技手段，不斷增加檔案部門和檔案人員的信息源。
四、科學(xué)規(guī)劃，挖掘文書檔案信息化系統(tǒng)應(yīng)用前景
文書檔案信息化系統(tǒng)可為檔案管理人員輸入、修改、登記、打印、交換、統(tǒng)計(jì)、歸檔等管理工作提供了完善的服務(wù)。通過使用可提高文書檔案信息執(zhí)行效率和安全性，也推進(jìn)了政務(wù)進(jìn)一步公開。同時(shí)解決了文書檔案處理的連續(xù)性和全面性，實(shí)現(xiàn)了對(duì)文書檔案自動(dòng)處理和科學(xué)管理的全過程，可徹底改變傳統(tǒng)的文書檔案管理的低效和弊端，大幅度地提高了文書檔案管理工作的效率，使文書檔案管理工作步入了系統(tǒng)化、現(xiàn)代化和科學(xué)化的軌道。為進(jìn)一步推動(dòng)辦公的全面自動(dòng)化奠定基礎(chǔ)。
參考文獻(xiàn)：
關(guān)鍵詞 檔案數(shù)字化 建設(shè) 問題 探討
檔案數(shù)字化建設(shè)是檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)。隨著電腦網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展、信息時(shí)代的到來，各行各業(yè)都大量使用了電腦辦公。這不但極大地提高了工作效率，節(jié)約了時(shí)間、成本，而且減少了工作人員的勞動(dòng)量。數(shù)字化檔案將紙質(zhì)版檔案輸入電腦進(jìn)行管理，與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)相融合，不但實(shí)現(xiàn)了檔案的信息化、遠(yuǎn)程化管理，而且實(shí)現(xiàn)了異地共享檔案查閱信息，極大地方便了相關(guān)部門的工作。雖然數(shù)字化檔案有很多優(yōu)勢(shì)，但是要完全做好檔案數(shù)字化建設(shè)仍然存在著很多問題。檔案管理人員對(duì)檔案數(shù)字化管理沒有進(jìn)行專業(yè)的知識(shí)培訓(xùn)與學(xué)習(xí)，使得檔案數(shù)字化建設(shè)難以進(jìn)行和提高。
一、檔案數(shù)字化建設(shè)存在的幾個(gè)問題
（一）紙質(zhì)版檔案的完善程度影響檔案數(shù)字化建設(shè)
雖然紙質(zhì)版檔案工作量大、管理麻煩，但是要進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)，首先必須借助紙質(zhì)版檔案，才能將檔案中的各種信息輸入電腦進(jìn)行存儲(chǔ)。因此，紙質(zhì)版檔案成了數(shù)字化檔案輸入的依據(jù)；其正確性和完整性將影響數(shù)字化檔案管理的正確性和完整性。即有了完善的紙質(zhì)版檔案，才有高質(zhì)量的數(shù)字化檔案，而紙質(zhì)版檔案的完善程度將影響檔案數(shù)字化建設(shè)。特別是對(duì)于一些對(duì)檔案管理知識(shí)不熟、業(yè)務(wù)不專業(yè)的管理者來說，做好紙質(zhì)版檔案的正確性和完整性是其面臨的一大問題。
（二）沒有形成統(tǒng)一的數(shù)字化檔案管理軟件
現(xiàn)在各行各業(yè)的檔案管理，雖然是用電腦進(jìn)行管理，但僅僅是建立文件夾進(jìn)行管理，并沒有正式的軟件管理系統(tǒng)。因此，用文件夾建立的檔案管理無法提交互聯(lián)網(wǎng)識(shí)別，也就失去了數(shù)字化建設(shè)的意義；進(jìn)而也就無法實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化信息共享和遠(yuǎn)程操控。此外，有些行業(yè)和部門雖然使用了檔案數(shù)字化管理軟件，但是由于是出于本行業(yè)、本部門的需要而進(jìn)行的軟件開發(fā)。這種管理軟件使用范圍窄，軟件內(nèi)容和格式單一，通常只適合本行業(yè)、本部門的檔案管理。甚至有的管理軟件與本行業(yè)的計(jì)算機(jī)相匹配，一旦離開本行業(yè)的計(jì)算機(jī)，則其他計(jì)算機(jī)無法打開或者查閱，嚴(yán)重限制了管理軟件的作用。
（三）計(jì)算機(jī)病毒始終是檔案數(shù)字化建設(shè)中的困擾
計(jì)算機(jī)病毒是電腦中的最大弊端，而且也無法克服，只能通過設(shè)置防火墻和安裝殺毒軟件進(jìn)行預(yù)防。事實(shí)上，計(jì)算機(jī)病毒對(duì)檔案管理會(huì)造成毀滅性的損害。一旦計(jì)算機(jī)感染病毒，不但會(huì)使檔案無法打開，而且易造成永久性的檔案數(shù)據(jù)和信息丟失；檔案數(shù)字化建設(shè)將毀于一旦、功虧一簣，造成很大的經(jīng)濟(jì)損失。此外，電腦黑客的侵入將竊取檔案信息，使得檔案管理的[私權(quán)被破壞，不僅會(huì)給單位造成嚴(yán)重的損失，而且會(huì)給個(gè)人造成不可估量的傷害。因此，計(jì)算機(jī)的安全問題是進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)必須要解決的問題。
（四）檔案信息管理人員的業(yè)務(wù)知識(shí)單一
要進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)，檔案信息管理人員必須具備檔案管理的專業(yè)知識(shí)和計(jì)算機(jī)知識(shí)；只有融合兩者，才能勝任數(shù)字化檔案管理工作。事實(shí)上，很多單位和部門的檔案管理人員不具備對(duì)以上兩門知識(shí)的把握，其大多是由單位委任的。單位領(lǐng)導(dǎo)直接派遣與檔案管理工作性質(zhì)相近的職工，或者計(jì)算機(jī)專業(yè)的職工進(jìn)行檔案管理，這樣既不利于檔案數(shù)字化建設(shè)，也不利于單位的檔案管理。嚴(yán)格來說，具備兩門知識(shí)的人才甚少，現(xiàn)任的檔案管理人員的檔案管理水平不高，數(shù)字化檔案的建設(shè)越發(fā)困難。
二、針對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)問題的幾點(diǎn)思考
（一）做好紙質(zhì)版檔案
雖然紙質(zhì)版檔案管理工作量大、管理效率低，但是鑒于數(shù)字化檔案的弊端，以及為了管理安全起見，檔案管理部門還需完善紙質(zhì)版的檔案建設(shè)。對(duì)此，一是要做好紙質(zhì)版檔案管理的正確性，包括檔案中的日期、個(gè)人信息、文件內(nèi)容、數(shù)字標(biāo)點(diǎn)等。只有確保紙質(zhì)版檔案的內(nèi)容正確無誤，輸入電腦的檔案信息才會(huì)正確，具有數(shù)字化建設(shè)的意義。否則錯(cuò)誤的數(shù)字化檔案不僅會(huì)給他人造成損失，還會(huì)誤導(dǎo)管理者一錯(cuò)再錯(cuò)。二是要做好紙質(zhì)版檔案的完整性和延續(xù)性。個(gè)人檔案或者單位檔案，因職工調(diào)動(dòng)或者單位搬遷建設(shè)等容易導(dǎo)致紙質(zhì)版檔案丟失，且一旦丟失，就再也找不回來。因此，檔案管理人員必須確保紙質(zhì)版檔案的完整性，從而保護(hù)單位和個(gè)人的資料信息，使數(shù)字化檔案查詢紙質(zhì)版信息有據(jù)可依。三是要保障紙質(zhì)版檔案的安全。檔案信息關(guān)系到個(gè)人和單位的隱私，關(guān)乎他人和單位的安全。因此，檔案管理人員必須確保紙質(zhì)版檔案的安全，不僅要防止其發(fā)生損毀和丟失，更要防止發(fā)生篡改檔案的行為。
（二）加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫建設(shè)和管理
數(shù)字化信息技術(shù)的發(fā)展促使檔案管理工作不斷取得了新的成績(jī)。但是，仍有一部分工作做得不到位，即目前還沒有建立一個(gè)完備的數(shù)據(jù)庫。檔案數(shù)字化建設(shè)的關(guān)鍵問題就是數(shù)據(jù)庫的建設(shè)和管理。有關(guān)部門應(yīng)該應(yīng)用當(dāng)前快速發(fā)展的信息技術(shù)，不斷建設(shè)和完善數(shù)據(jù)庫；數(shù)據(jù)庫的建立是一個(gè)漫長的、由單個(gè)到群體的循序漸進(jìn)的過程。要加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫建設(shè)和管理，有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)就必須要求單位上下統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，充分認(rèn)識(shí)數(shù)據(jù)庫建設(shè)的重要性；堅(jiān)持計(jì)算機(jī)技術(shù)人員同檔案業(yè)務(wù)人員協(xié)同配合，遇到問題共同探討和解決。此外，在建設(shè)數(shù)據(jù)庫的過程中要突出重點(diǎn)，打破傳統(tǒng)思想的束縛，實(shí)現(xiàn)由單一的數(shù)據(jù)庫向系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫發(fā)展；在數(shù)據(jù)庫的管理過程中，要能夠重點(diǎn)面向應(yīng)用、建立活庫，應(yīng)用數(shù)據(jù)庫的使用頻率和效率來考核數(shù)據(jù)庫的活性等。
（三）提高管理人員的技術(shù)水平
鑒于數(shù)字化檔案的重要性，必須建立專門的管理人員隊(duì)伍進(jìn)行管理。為此，檔案管理人員應(yīng)做好以下幾點(diǎn)：一是要強(qiáng)化自身的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識(shí)，提高計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平，充分發(fā)揮數(shù)字化檔案建設(shè)的優(yōu)越性。管理者不僅要熟練地操作計(jì)算機(jī)，還必須懂得如何利用數(shù)字化檔案管理軟件，加密隱私和設(shè)置計(jì)算機(jī)防火墻，識(shí)別和防范計(jì)算機(jī)病毒，安全清除計(jì)算機(jī)病毒，保證檔案數(shù)字化建設(shè)的安全性。二是要熟悉檔案管理知識(shí)，將檔案管理知識(shí)充分應(yīng)用到計(jì)算機(jī)管理中；能用檔案數(shù)字化管理軟件識(shí)別檔案信息的正確性、完整性以及數(shù)字的邏輯性，使檔案數(shù)字化建設(shè)質(zhì)量高、效率好。三是要努力提高管理者的職業(yè)道德素質(zhì)。不管是對(duì)紙質(zhì)版檔案還是數(shù)字化檔案來說，管理者的業(yè)務(wù)素質(zhì)和道德素質(zhì)都至關(guān)重要。其管理水平和責(zé)任態(tài)度決定了檔案管理的質(zhì)量以及檔案數(shù)字化建設(shè)的質(zhì)量。因此，有關(guān)部門必須加強(qiáng)管理者的道德修養(yǎng)，嚴(yán)格做好對(duì)檔案管理者的管理。
（四）要引進(jìn)和應(yīng)用先進(jìn)的檔案管理軟件
管理軟件作為檔案數(shù)字化建設(shè)的管理系統(tǒng)，必須與計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)升級(jí)同步，即必須讓管理軟件進(jìn)行相應(yīng)的升級(jí)更新。否則隨著計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的發(fā)展，管理人員將無法打開管理軟件，或者網(wǎng)絡(luò)升級(jí)使得管理軟件在互聯(lián)網(wǎng)中無法識(shí)別，從而影響檔案的數(shù)字化建設(shè)。此外，要引進(jìn)和應(yīng)用先進(jìn)的檔案管理軟件，加快和促進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)的更新升級(jí)，促使數(shù)字化檔案管理能夠更加順暢，應(yīng)用更加方便，從而真正達(dá)到數(shù)字化檔案管理的目的。
三、結(jié)語
要做好檔案數(shù)字化建設(shè)，必須從根本上抓起。如引進(jìn)和應(yīng)用先進(jìn)的檔案管理軟件，強(qiáng)化對(duì)管理者檔案管理知識(shí)和計(jì)算機(jī)知識(shí)的培訓(xùn)，使其能夠熟練地操作先進(jìn)的管理軟件；充分應(yīng)用好計(jì)算機(jī)知識(shí)，避免病毒感染和黑客攻擊、破壞檔案資料信息。只有確保檔案管理的安全性，數(shù)字化檔案建設(shè)才有意義，才能順應(yīng)數(shù)字化檔案信息管理的發(fā)展趨勢(shì)。
（作者單位為國土資源信息院）
參考文獻(xiàn)
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