發(fā)布時(shí)間：2023-07-09 08:55:02
序言：寫(xiě)作是分享個(gè)人見(jiàn)解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的檔案合規(guī)管理樣本，期待這些樣本能夠?yàn)槟峁┴S富的參考和啟發(fā)，請(qǐng)盡情閱讀。
一、公文制發(fā)是推進(jìn)檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)性前提
公文是檔案的前身，檔案由公文轉(zhuǎn)化而來(lái)。公文制發(fā)的質(zhì)量，影響和決定著檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的進(jìn)程。因此，在公文制發(fā)中必須要打好規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化工作基礎(chǔ)，以提高檔案管理的整體質(zhì)量，為檔案管理工作實(shí)行規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化做好前期工作。首先，公文在用紙規(guī)格上要統(tǒng)一、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，符合國(guó)家的有關(guān)規(guī)定。排版形式為橫寫(xiě)橫排，左側(cè)裝訂。二要，注意檢查制發(fā)公文是否履行了簽發(fā)手續(xù)，是否符合審批權(quán)限，公文標(biāo)題、主送單位和抄送單位是否準(zhǔn)確，落款與公文是否一致，有無(wú)日期等。三是，公文字跡要清晰。不論是草擬公文，繕印公文，還是做出的各種記錄、報(bào)表、簽字、批注等，都不應(yīng)使用容易褪色的筆種、墨水和紙張，以保證字跡鮮明、清晰，有利于日后長(zhǎng)久保管利用。四是，使用文種要合理，擬制格式要規(guī)范，行文不要濫用簡(jiǎn)稱和使用不規(guī)范的字，以利于日后規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化工作打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
二、實(shí)施“以我為主”的立卷歸檔原則是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的關(guān)鍵環(huán)節(jié)
相近公文的重復(fù)與立卷組合的無(wú)序是阻礙檔案工作實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的最大問(wèn)題。檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的根本目標(biāo)，就是要實(shí)現(xiàn)檔案保管利用價(jià)值的最大化、案卷完整化和檢索利用便捷化。而“以我為主”的立卷歸檔原則是解決問(wèn)題、實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的關(guān)鍵性工作?！耙晕覟橹鳌钡牧⒕須w檔原則，即將歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則，不僅是在我國(guó)文書(shū)立卷歸檔工作實(shí)踐中形成并堅(jiān)持下來(lái)的一條原則，而且還是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，乃至現(xiàn)代化的一個(gè)重要原則。它要求我們?cè)趯?shí)際工作中，在嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)務(wù)院辦公廳《不歸檔文件銷(xiāo)毀辦法》的基礎(chǔ)上，要注意解決好三個(gè)問(wèn)題：一是，要準(zhǔn)確把握文件立卷歸檔的時(shí)效性，完成現(xiàn)行文件階段任務(wù)的，才能予以立卷或歸檔，而沒(méi)有完成的，則不能立卷或歸檔，否則，將會(huì)給檔案管理造成無(wú)序和混亂。二是，明確立卷歸檔的重點(diǎn)和進(jìn)行合理的立卷分工。確立立卷歸檔的重點(diǎn)，要區(qū)分文件與資料，特別是要在內(nèi)容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別，具體問(wèn)題具體分析，以減少檔案管理中的重復(fù)度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。三是，在堅(jiān)持貫徹“以我為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護(hù)全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點(diǎn)，分清主次，把住全宗的入口關(guān)，使不該歸檔文件不致混入，同時(shí)，又要注意防止應(yīng)歸檔文件的散失。特別是在立卷中，要把同類(lèi)并具有內(nèi)在聯(lián)系的文件材料組在一個(gè)卷內(nèi)，保持同一問(wèn)題的完整性，反映同一問(wèn)題的全部處理過(guò)程及來(lái)龍去脈，從而在提高檔案利用價(jià)值的同時(shí)，使立卷歸檔后所形成的檔案既完整，又不龐雜，為檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理奠定堅(jiān)實(shí)的工作基礎(chǔ)。
三、提高案卷質(zhì)量是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的可靠保證
【關(guān)鍵詞】合同檔案；規(guī)范化法
人和法人之間簽訂的以實(shí)現(xiàn)一定的經(jīng)濟(jì)互惠利益為目的，明確了協(xié)議雙方各自的權(quán)利和義務(wù)，以及各自應(yīng)負(fù)的具體責(zé)任的具有法律效力的文件，稱之為合同。合同是解決簽訂者之間利益糾紛及維護(hù)各自權(quán)益的重要憑證，是重要的民生檔案。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，規(guī)范的交易行為促生了越來(lái)越多的合同，對(duì)合同檔案的規(guī)范化管理成為保證經(jīng)濟(jì)有序發(fā)展的重要環(huán)節(jié)。
一、合同檔案建立的必要性
著名法學(xué)家龐德有一句名言：“商業(yè)時(shí)代的財(cái)富，大部分是由合同構(gòu)成的”。首先，企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立合同檔案管理制度的主要因素，是受到國(guó)家經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展，以及世界大環(huán)境日新月異的變化帶來(lái)的深刻影響。當(dāng)今社會(huì)市場(chǎng)環(huán)境下，企業(yè)管理者須順應(yīng)時(shí)展潮流，增強(qiáng)法制觀念，積極參與到國(guó)際大平臺(tái)中，與其他企業(yè)進(jìn)行各種合作，取長(zhǎng)補(bǔ)短，提高自身發(fā)展實(shí)力。但合作的同時(shí)，雙方為了維護(hù)自身合法利益，在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的過(guò)程中就要簽訂合同和協(xié)議，對(duì)同一類(lèi)的合同文件進(jìn)行管理，必然出現(xiàn)一系列合同檔案，對(duì)合同檔案的良好管理是企業(yè)維護(hù)自身權(quán)益的有效途徑，因此，企業(yè)應(yīng)建立完善科學(xué)的合同檔案管理制度。另外，企業(yè)任何一部分經(jīng)濟(jì)活動(dòng)都需要簽訂合同進(jìn)行記載和規(guī)范，當(dāng)運(yùn)行過(guò)程中出現(xiàn)糾紛時(shí)需要利用合同檔案進(jìn)行解決，所以，合同檔案的規(guī)范化管理必須引起管理者重視。
二、合同檔案管理工作主要內(nèi)容
（一）合同檔案的收集。合同檔案的管理首先是對(duì)組成合同檔案的相關(guān)合同的收集工作，主要是收集時(shí)間、收集內(nèi)容及收集方式。1.收集時(shí)間。合同檔案有自身的形成和運(yùn)動(dòng)規(guī)律，有些合同的履行時(shí)間較短，在幾天左右就可以履行完合同約定內(nèi)容；有的合同履行時(shí)間較長(zhǎng)，如重大項(xiàng)目建設(shè)工程類(lèi)合同，通常需要幾年乃至更長(zhǎng)的時(shí)間。根據(jù)合同履行的時(shí)間，決定了合同檔案收集時(shí)間需要根據(jù)實(shí)際情況靈活把握，不能等到合同全部履行完畢再歸檔。2.收集內(nèi)容。形成一個(gè)合同檔案，其內(nèi)容應(yīng)該包括合同審批、招投標(biāo)、合同的簽訂、履行、變更、終止和爭(zhēng)議解決等與合同項(xiàng)目相關(guān)的文字材料，要齊全完整。主要包括三個(gè)方面：合同審批階段的文件材料、合同簽訂方面的文件材料、合同履行階段的文件材料。3.收集方式。合同檔案的內(nèi)容和性質(zhì)、管理模式影響著合同檔案的收集方式，要從源頭保證合同收集的齊全和完整。（二）合同檔案的整理。1.合同檔案的分類(lèi)工作。對(duì)合同檔案的分類(lèi)首先離不開(kāi)對(duì)合同的分類(lèi)，現(xiàn)行檔案分類(lèi)方法沒(méi)有把合同檔案作為一個(gè)單獨(dú)的一級(jí)科目進(jìn)行整理，不過(guò)不同企業(yè)單位中的分類(lèi)方法各不相同，有的為合同檔案設(shè)立了單獨(dú)門(mén)類(lèi)，并在系統(tǒng)中設(shè)置了檔案模塊，有的歸入不同的類(lèi)目中。2.合同檔案的保管期限劃分。合同檔案的保管期限確定的基本依據(jù)是合同本身的價(jià)值，不同合同檔案的保管期限劃分標(biāo)準(zhǔn)不同，如文書(shū)類(lèi)檔案是永久、30年、15年；科技檔案是永久、長(zhǎng)期和短期。另外，合同中的有效期是合同檔案確定保管期限的重要參考。3.合同檔案的排序。合同檔案在收集了齊全的具體文件材料以后，要按照一定的順序?qū)⑵淞腥牒贤瑱n案中，確保合同檔案之間的聯(lián)系。4.變更、續(xù)簽合同的歸屬。合同變更是指合同沒(méi)有履行完畢時(shí)，因?yàn)槭聦?shí)情況需要在法律允許的范圍內(nèi)改變?cè)械暮贤瑑?nèi)容的相關(guān)事宜。5.合同檔案歸檔文件目錄的填寫(xiě)。合同檔案建立以后，要對(duì)其進(jìn)行編號(hào)以方便查閱，另外，合同的簽訂往往涉及多方，需責(zé)任者在合同檔案上簽字明確責(zé)任人，最后還要注明合同檔案成立日期。
三、合同檔案的規(guī)范化管理改進(jìn)建議
（一）解決合同收集難的建議?！逗贤ā返?2條：“采用合同書(shū)形式訂立合同的，自雙方當(dāng)事人簽字或者蓋章后合同成立?！币虼?，簽字和蓋章是檔案收集管理的關(guān)鍵點(diǎn)，公司可以在蓋章時(shí)就對(duì)合同進(jìn)行編號(hào)，方便了合同的收集工作。或者實(shí)行統(tǒng)一格式的合同審批單，審批單里要注明合同的內(nèi)容、發(fā)生的金額、責(zé)任人、經(jīng)辦部門(mén)等信息，審批單應(yīng)該一式三聯(lián)，在訂立合同以后，第一聯(lián)和合同一起到檔案部門(mén)歸檔；第二聯(lián)交給財(cái)務(wù)部門(mén)作為記賬憑證；第三聯(lián)由簽署合同的部門(mén)作為憑證自留。這種方式記錄了合同簽訂的全過(guò)程，使檔案收集過(guò)程更加嚴(yán)謹(jǐn)。（二）管理人員要加強(qiáng)對(duì)合同的重視。應(yīng)該指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)合同檔案的管理，加強(qiáng)管理者的管理意識(shí)。第一，要做好檔案管理的宣傳工作；第二，加強(qiáng)對(duì)合同保管員的培訓(xùn)工作，增強(qiáng)其合同保管相關(guān)理論和責(zé)任意識(shí)；第三，要加強(qiáng)全公司對(duì)合同管理制度的認(rèn)知，查閱要制度化，以免合同丟失或損壞，否則將追究負(fù)責(zé)人的責(zé)任，并給予處罰。嚴(yán)格的制度落實(shí)可以避免合同發(fā)生問(wèn)題時(shí)，責(zé)任人相互推諉并在一定程度上避免了管理人員意識(shí)薄弱的問(wèn)題。（三）提高合同檔案管理的信息技術(shù)水平。檔案信息化是檔案管理部門(mén)采用的現(xiàn)代化信息技術(shù)，有助于對(duì)項(xiàng)目相關(guān)材料的收集和整理，把分散的信息集中起來(lái)進(jìn)行系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化管理，不僅有利于合同需要人及時(shí)查閱，也保證合同檔案的安全性。公司要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的計(jì)算機(jī)培訓(xùn)工作，加大信息管理意識(shí)，營(yíng)造良好的信息管理氛圍。
四、結(jié)語(yǔ)
在合同檔案管理中，還存在著很多急需解決的問(wèn)題，這不僅需要企業(yè)自身提高檔案管理工作者的素質(zhì)，還需要合同簽訂的雙方為合同檔案的管理共同負(fù)責(zé)，充分認(rèn)識(shí)到合同檔案建立的必要性，從而采取有效措施，實(shí)現(xiàn)對(duì)合同檔案的規(guī)范化管理。
【參考文獻(xiàn)】
[1]姚雪琴.淺述企業(yè)合同檔案管理工作[J].辦公室業(yè)務(wù),2011(S1):104.
[關(guān)鍵詞] 會(huì)計(jì)檔案；檔案管理
doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 18. 075
[中圖分類(lèi)號(hào)] G275 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194（2014）18- 0123- 02
檔案管理是新農(nóng)合的基礎(chǔ)工作，是新農(nóng)合基金支付和參合農(nóng)民費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)補(bǔ)償?shù)闹匾罁?jù)和憑證，做好新農(nóng)合檔案管理工作是保障新農(nóng)合基金安全和健康發(fā)展的重要保障，也是落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀，關(guān)注民生，加強(qiáng)社會(huì)主義新農(nóng)村建設(shè)和構(gòu)建和諧社會(huì)的具體體現(xiàn)，因此必須加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，認(rèn)真研判其發(fā)展趨勢(shì)及問(wèn)題，推動(dòng)會(huì)計(jì)檔案管理走上規(guī)范化、科學(xué)化道路。
1 會(huì)計(jì)檔案的收集與整理
會(huì)計(jì)檔案的收集范圍一般指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表以及其他會(huì)計(jì)核算資料等4個(gè)部分，它是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要?dú)v史資料和證據(jù)，是形成會(huì)計(jì)檔案的前提和基礎(chǔ)。因此，必須熟悉和掌握會(huì)計(jì)檔案的收集范圍。
1.1 會(huì)計(jì)憑證
它包括自制原始憑證、外來(lái)原始憑證、原始憑證匯總表、銀行存款對(duì)賬單、應(yīng)行存款余額調(diào)節(jié)表等。會(huì)計(jì)憑證裝訂要整齊、牢固、美觀，不掉頁(yè)、不壓字、不串頁(yè)、不倒置，便于翻閱。
1.2 會(huì)計(jì)賬簿
它包括按會(huì)計(jì)科目設(shè)置的總分類(lèi)賬、各類(lèi)明細(xì)分類(lèi)帳、現(xiàn)金日記賬、應(yīng)行存款日記賬以及輔助登記備查簿等。對(duì)于這些賬簿要分別整理立卷，組成保管單位。訂本式賬簿以一本為一個(gè)保管單位；活頁(yè)式賬簿在整理時(shí)去掉空白頁(yè)，按科目順序整理成冊(cè)，裝訂后要加裝封面、封底和扉頁(yè)；計(jì)算機(jī)生成的總賬、明細(xì)賬等應(yīng)單獨(dú)組卷并加裝封面和扉頁(yè)，填齊封面和扉頁(yè)的各項(xiàng)內(nèi)容。賬簿裝訂后應(yīng)依次在每頁(yè)非裝訂線一側(cè)上角編頁(yè)號(hào)，每?jī)?cè)賬簿單獨(dú)編一個(gè)流水號(hào)，編號(hào)可用號(hào)碼機(jī)打印，也可用碳素或藍(lán)黑鋼筆編寫(xiě)。
1.3 會(huì)計(jì)報(bào)表
分月、季度、年度會(huì)計(jì)報(bào)表。每類(lèi)報(bào)表包括資產(chǎn)負(fù)債表、損益表、利潤(rùn)分配表、現(xiàn)金流量表、成本費(fèi)用表及各種附表、報(bào)表附注和決算說(shuō)明等。會(huì)計(jì)報(bào)表按本單位隸屬單位和月、季、年分別整理，報(bào)表附注和決算說(shuō)明應(yīng)與報(bào)表一并組卷裝訂。各類(lèi)會(huì)計(jì)報(bào)表應(yīng)編寫(xiě)頁(yè)碼，其方法與賬簿相同。
1.4 其他會(huì)計(jì)核算資料
屬于財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)范疇，與會(huì)計(jì)核算、會(huì)計(jì)監(jiān)督緊密相關(guān)的數(shù)據(jù)資料。會(huì)計(jì)電算化存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)上的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)、程序文件及其他會(huì)計(jì)核算資料均應(yīng)視同會(huì)計(jì)檔案一并管理。
2 會(huì)計(jì)檔案形成與保管
（1）上述會(huì)計(jì)檔案均應(yīng)整理裝盒，并按要求填齊盒上各項(xiàng)內(nèi)容。這些的會(huì)計(jì)檔案收集整理應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊(cè)，編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。
（2）當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，可暫由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年，期滿之后，應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)編制移交清冊(cè)，移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管。
（3）會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類(lèi)。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類(lèi)。年會(huì)計(jì)檔案的保管期限，從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起?？傎~、明細(xì)賬、憑證等保管期限為15年；銀行、現(xiàn)金日記賬保管期限等25年；年度財(cái)務(wù)報(bào)告決算等保管期限為永久。
（4）保管到期的會(huì)計(jì)檔案，由本單位檔案機(jī)構(gòu)提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，編制會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)，單位負(fù)責(zé)人在會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽署意見(jiàn)，由檔案機(jī)構(gòu)和會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)共同派人到指定地點(diǎn)監(jiān)銷(xiāo)。
3 會(huì)計(jì)檔案管理中存在的問(wèn)題
3.1 會(huì)計(jì)檔案立卷不規(guī)范
有些單位會(huì)計(jì)憑證裝訂后沒(méi)有封粘，或者已封粘但在封粘處沒(méi)有會(huì)計(jì)人員簽章，會(huì)計(jì)憑證裝訂封皮項(xiàng)目填寫(xiě)不全；有些單位的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表以及會(huì)計(jì)文件資料混亂放置，活頁(yè)賬簿沒(méi)按統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)填寫(xiě)封面，會(huì)計(jì)報(bào)表各月份分散存放。會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)雙方?jīng)]有按冊(cè)清點(diǎn)，沒(méi)有移交清單，沒(méi)有按照永久、定期兩類(lèi)分別保管，不僅查找非常困難，而且銷(xiāo)毀檔案也不及時(shí)，造成會(huì)計(jì)檔案積累過(guò)多，無(wú)處存放。
3.2 會(huì)計(jì)檔案保管不規(guī)范
有些單位的會(huì)計(jì)檔案未按要求歸入單位綜合檔案室保管，而是由會(huì)計(jì)人員自行保管；有些單位沒(méi)有成立綜合檔案室，各類(lèi)檔案分別由具體工作人員保管；有些單位雖設(shè)有專(zhuān)職檔案管理人員，但未接收會(huì)計(jì)檔案；有些單位由于領(lǐng)導(dǎo)不了解《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，要求會(huì)計(jì)人員自行保管會(huì)計(jì)檔案；還有個(gè)別單位由于檔案箱不足，將會(huì)計(jì)檔案裝入紙箱中，放在會(huì)計(jì)室的柜頂上或任意堆放。
3.3 會(huì)計(jì)檔案監(jiān)督機(jī)制不完善
一是會(huì)計(jì)信息披露進(jìn)程中的政府監(jiān)管不足，準(zhǔn)則、法規(guī)執(zhí)行的監(jiān)督不力，缺乏效率；會(huì)計(jì)信息失真的法律責(zé)任界定不完善、責(zé)任追究力度不夠。二是注冊(cè)會(huì)計(jì)師制度不完善，一方面注冊(cè)會(huì)計(jì)師既要對(duì)受托單位的會(huì)計(jì)信息進(jìn)行客觀公正的審計(jì)，又要收取審計(jì)費(fèi)用，對(duì)被審計(jì)單位依賴性強(qiáng)；另一方面注冊(cè)會(huì)計(jì)師行業(yè)還沒(méi)有形成有效的監(jiān)管機(jī)制，部分從業(yè)人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)差。
3.4 計(jì)算機(jī)系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)安全及會(huì)計(jì)軟件存在隱患
首先，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)由許多部分組成，每個(gè)部分都有薄弱環(huán)節(jié)，極易遭到攻擊或破壞，如數(shù)據(jù)易被篡改、軟件被修改或破壞、安全存取功能薄弱等。其次，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的自身安全和保護(hù)功能非常薄弱，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全技術(shù)尚在建立和完善之中，信息易被竊取或泄露、非法增刪改，計(jì)算機(jī)病毒的破壞性極大。此外電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)只有在會(huì)計(jì)軟件的支持下才能運(yùn)行并發(fā)揮作用，會(huì)計(jì)軟件對(duì)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的處理是否真實(shí)、合法起決定性作用。而現(xiàn)在會(huì)計(jì)軟件在開(kāi)發(fā)中重功能、輕安全的現(xiàn)象普遍存在，可能存在會(huì)計(jì)軟件處理功能陷阱，或會(huì)計(jì)軟件運(yùn)行與維護(hù)陷阱對(duì)系統(tǒng)的破壞性極大。
4 會(huì)計(jì)檔案管理存在問(wèn)題的解決措施
4.1 加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理，理順會(huì)計(jì)檔案管理體制
由單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一管理的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照會(huì)計(jì)檔案整理的有關(guān)規(guī)定，明確會(huì)計(jì)檔案的所有權(quán)是單位，單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)將會(huì)計(jì)檔案整理規(guī)范，在會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)暫保管1年，期滿后編制會(huì)計(jì)檔案案卷目錄，移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管；未設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)的，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)內(nèi)部指定專(zhuān)人保管。出納入員不得兼管會(huì)計(jì)檔案。
4.2 規(guī)范會(huì)計(jì)檔案立卷
裝訂會(huì)計(jì)憑證必須使用會(huì)計(jì)憑證裝訂封皮，封粘裝訂線，并在封粘處加蓋會(huì)計(jì)人員印章。封皮表面的有關(guān)內(nèi)容必須逐項(xiàng)填寫(xiě)齊全。裝訂完畢必須按月份的先后順序放入會(huì)計(jì)檔案（憑證）盒中，必須認(rèn)真逐項(xiàng)填寫(xiě)檔案盒面上的內(nèi)容。年度終了必須封賬，活頁(yè)賬簿必須將空白賬頁(yè)取出，已設(shè)置會(huì)計(jì)科目但無(wú)業(yè)務(wù)發(fā)生的賬頁(yè)則應(yīng)保留。必須按賬頁(yè)編號(hào)順序填寫(xiě)“目錄”及“賬簿使用登記表”，與賬簿一并裝訂。裝訂后要將裝訂線封粘，由會(huì)計(jì)人員在封粘處加蓋印章。移交本單位檔案機(jī)構(gòu)保管的會(huì)計(jì)檔案，原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊(cè)的封裝。個(gè)別需要拆封重新整理的，檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)會(huì)同會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責(zé)任。 年度終了必須將會(huì)計(jì)報(bào)表逐頁(yè)編制序號(hào)，分別填寫(xiě)“會(huì)計(jì)檔案卷內(nèi)目錄”和“會(huì)計(jì)備考表” 。
4.3 規(guī)范會(huì)計(jì)檔案保管
已建立綜合檔案室的單位，財(cái)會(huì)部門(mén)應(yīng)按綜合檔案室的要求辦理相關(guān)手續(xù)，將會(huì)計(jì)檔案移交綜合檔案室保管。未建立綜合檔案室的單位，會(huì)計(jì)檔案暫由財(cái)會(huì)部門(mén)妥善保管，但要由專(zhuān)人負(fù)責(zé)。要配置專(zhuān)用箱柜及防盜、防火、防霉、防蛀設(shè)施。對(duì)已離任的會(huì)計(jì)人員，其會(huì)計(jì)檔案應(yīng)交本單位綜合檔案室或財(cái)會(huì)部門(mén)保管，不得自行存放。對(duì)已終止會(huì)計(jì)核算業(yè)務(wù)的單位或部門(mén)，其會(huì)計(jì)檔案應(yīng)交上級(jí)檔案室保管。凡未移交的單位或個(gè)人，應(yīng)立即辦理移交手續(xù)。
4.4 規(guī)范會(huì)計(jì)檔案保管的期限管理和銷(xiāo)毀管理
各單位會(huì)計(jì)檔案的保管期限要嚴(yán)格按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。會(huì)計(jì)檔案的保管期限，從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起，會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類(lèi)。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類(lèi)。會(huì)計(jì)檔案保管期滿需銷(xiāo)毀時(shí)，由本單位會(huì)計(jì)檔案管理部門(mén)提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，會(huì)同財(cái)會(huì)部門(mén)共同鑒定，嚴(yán)格審查后，編造會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)。機(jī)關(guān)和事業(yè)單位報(bào)本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷(xiāo)毀；企業(yè)單位經(jīng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)審查，報(bào)經(jīng)上級(jí)主管部門(mén)批準(zhǔn)后銷(xiāo)毀。對(duì)于其中未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)的原始憑證，應(yīng)單獨(dú)抽出另行立卷，由會(huì)計(jì)檔案保管部門(mén)保管到結(jié)清債權(quán)債務(wù)為止。各單位按規(guī)定銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)由會(huì)計(jì)檔案保管部門(mén)和財(cái)會(huì)部門(mén)共同派員監(jiān)銷(xiāo)。監(jiān)銷(xiāo)人在銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案前，應(yīng)認(rèn)真清點(diǎn)核對(duì)，銷(xiāo)毀后，應(yīng)在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽名蓋章，并將監(jiān)銷(xiāo)情況報(bào)告單位領(lǐng)導(dǎo)。
4.5 加強(qiáng)會(huì)計(jì)人員崗位培訓(xùn)，提高會(huì)計(jì)檔案的案卷質(zhì)量
會(huì)計(jì)人員是會(huì)計(jì)檔案整理的第一責(zé)任人。會(huì)計(jì)人員對(duì)會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化整理的熟知、熟練程度，決定了會(huì)計(jì)檔案案卷質(zhì)量的高低。因此，必須將會(huì)計(jì)檔案管理及操作技能的培訓(xùn)，納入會(huì)計(jì)人員上崗前的培訓(xùn)中，從會(huì)計(jì)檔案整理的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)學(xué)起，使其熟練掌握會(huì)計(jì)檔案管理的基本知識(shí)與操作技能，進(jìn)而從源頭上做好會(huì)計(jì)檔案的整理規(guī)范工作。
4.6 完善會(huì)計(jì)檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，嚴(yán)格辦理會(huì)計(jì)檔案移交手續(xù)
實(shí)行會(huì)計(jì)委派制的地區(qū)和部門(mén)，除了建立會(huì)計(jì)檔案立卷、歸檔、安全、保密等管理制度外，還應(yīng)根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》《會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范》，結(jié)合實(shí)際，制定會(huì)計(jì)檔案的歸檔范圍、歸檔時(shí)間、分類(lèi)大綱、保管期限表、移交時(shí)間等，確保會(huì)計(jì)檔案收集的齊全完整。在向委托單位移交檔案時(shí)，交接雙方的監(jiān)交人、會(huì)計(jì)人員、報(bào)賬員、檔案員應(yīng)同時(shí)辦理交接手續(xù)，并加蓋公章，清點(diǎn)會(huì)計(jì)檔案是否齊全完整、賬目是否相符，案卷整理質(zhì)量是否規(guī)范。交接憑據(jù)應(yīng)一式三份，雙方單位各自保留一份，存檔一份
4.7 加大會(huì)計(jì)檔案的監(jiān)管力度
【關(guān)鍵詞】財(cái)務(wù)檔案；管理工作；高校
高校檔案管理作為高校內(nèi)部反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)最為重要的參考資料，同時(shí)也是保存高校歷史發(fā)展以及記錄高校實(shí)際經(jīng)濟(jì)情況的重要證據(jù)，是整個(gè)高校檔案重要的組成部分之一。對(duì)于高校而言，其檔案的全面性、真實(shí)性以及準(zhǔn)確性直接左右這高校教育事業(yè)前進(jìn)的步伐，隨著二十一世紀(jì)我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的逐步發(fā)展，高校的財(cái)務(wù)檔案管理工作也逐漸成為了高校檔案管理中的一大重點(diǎn)。如何才能完善高校財(cái)務(wù)管理，并且有效提高相應(yīng)的管理效率，是目前所有高校面臨的一大重點(diǎn)問(wèn)題。
一、高校財(cái)務(wù)方面檔案管理工作的具體內(nèi)容
我國(guó)財(cái)務(wù)管理的會(huì)計(jì)檔案主要包括了以下幾大常規(guī)類(lèi)別：a、會(huì)計(jì)憑證類(lèi)；b、會(huì)計(jì)賬薄類(lèi)；c、財(cái)務(wù)報(bào)告類(lèi)；d、其他類(lèi)；e、電算方面會(huì)計(jì)檔案；同時(shí)還包括了一些非常規(guī)類(lèi)檔案，分別是：a、在每年都會(huì)做出一份數(shù)據(jù)庫(kù)的備份資料；b、在進(jìn)行財(cái)務(wù)管理軟件（系統(tǒng)）升級(jí)時(shí)所留下的老數(shù)據(jù)庫(kù)備份資料；c、由財(cái)會(huì)系統(tǒng)管理員做出的系統(tǒng)管理維護(hù)方面的記錄信息；d、其他被存檔的相關(guān)數(shù)據(jù)資料以及有關(guān)數(shù)據(jù)信息。
二、就目前財(cái)務(wù)檔案管理中所出現(xiàn)的問(wèn)題分析
（1）對(duì)于財(cái)務(wù)檔案管理方面的意思還有待加強(qiáng)
前文中曾經(jīng)提及財(cái)務(wù)管理工作的具體意義就在于為現(xiàn)實(shí)服務(wù)，為歷史記錄，但是由于目前高校財(cái)務(wù)管理相關(guān)的工作人員數(shù)量較少，同時(shí)所需要負(fù)責(zé)的任務(wù)量相當(dāng)繁重，當(dāng)進(jìn)行財(cái)務(wù)檔案有關(guān)資料的手機(jī)或是整理時(shí)，常常得不到應(yīng)有的重視，高校對(duì)于財(cái)務(wù)管理工作重要性的認(rèn)識(shí)還極為低下，工作意識(shí)還有很大的上升空間，所以導(dǎo)致一部分的檔案被無(wú)故損毀或是缺失。
（2）財(cái)務(wù)檔案管理方面的工作人員業(yè)務(wù)水平較低，達(dá)不到具體工作要求
就目前而言，各高校基本上沒(méi)有財(cái)務(wù)檔案管理工作的專(zhuān)業(yè)性人才，基本上是由會(huì)計(jì)人員進(jìn)行兼任，他們沒(méi)有受過(guò)檔案相關(guān)的業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，同時(shí)在經(jīng)驗(yàn)上，也有極大的缺乏，這些根本原因?qū)е滤麄冊(cè)谶M(jìn)行財(cái)務(wù)檔案管理工作時(shí)對(duì)于檔案相關(guān)工作標(biāo)準(zhǔn)以及要求不清楚，更不懂得檔案有關(guān)的操作規(guī)程，經(jīng)過(guò)整理得出的檔案案卷整體質(zhì)量低下、分類(lèi)不具備科學(xué)性以及不具備復(fù)查的意義。這樣不但使得財(cái)務(wù)檔案在以后的尋找中極為不方便，同時(shí)也使得這些資料在以后可能會(huì)隨其他資料而被無(wú)故處理。
（3）財(cái)務(wù)檔案相關(guān)機(jī)構(gòu)設(shè)置不夠嚴(yán)謹(jǐn)，不具備基本的規(guī)范性
所謂的財(cái)務(wù)檔案方面的管理機(jī)構(gòu)，其意義在于：是對(duì)整個(gè)檔案管理工作的有效保證，同時(shí)也是法律最基本的需求。但是，就目前高校市場(chǎng)而言，許多學(xué)校在實(shí)際工作中并沒(méi)有對(duì)此機(jī)構(gòu)進(jìn)行詳細(xì)有效地設(shè)置，在對(duì)于類(lèi)似工作的同時(shí)，仍然是由其他部門(mén)的人員兼任處理。由于財(cái)務(wù)檔案管理工作中的不具體，機(jī)構(gòu)設(shè)置方面的不規(guī)范，使得財(cái)務(wù)檔案方面的管理工作受到極大地影響。
三、相應(yīng)的解決辦法概述
（1）對(duì)高校進(jìn)行檔案管理方面的教育，使其認(rèn)識(shí)檔案管理的基本性質(zhì)以及重要性
對(duì)于財(cái)務(wù)檔案相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)階層而言，必須使其提高對(duì)財(cái)務(wù)檔案的認(rèn)識(shí)，并且對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理的有關(guān)工作提高重視程度，積極著手與建立完善、健全的財(cái)務(wù)檔案管理系統(tǒng)。同時(shí)必須依照本高校的實(shí)際規(guī)模對(duì)高校檔案管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行一定詳細(xì)的設(shè)置。并且制定出詳細(xì)有效地管理目標(biāo)，明確各部分間的具體責(zé)任內(nèi)容，處理好檔案管理工作的大事小事。
（2）提高相應(yīng)的管理人員綜合素質(zhì)
對(duì)高校財(cái)務(wù)檔案管理相關(guān)工作人員而言，其必須具備一定的素質(zhì)涵養(yǎng)以及工作能力，同時(shí)還必須具備一定程度的法律意識(shí)以及法律認(rèn)識(shí)。在對(duì)于相關(guān)工作人員的選擇上，必須選擇綜合素質(zhì)突出、個(gè)人工作能力極強(qiáng)的人員來(lái)進(jìn)行相關(guān)的檔案管理工作。對(duì)已有工作人員，進(jìn)行一定的財(cái)務(wù)檔案管理方面的教育培訓(xùn)，提升工作水平，增強(qiáng)他們的檔案管理保密意識(shí)以及責(zé)任意識(shí)。
（3）必須設(shè)立針對(duì)性較強(qiáng)的財(cái)務(wù)檔案方面的管理機(jī)構(gòu)
如果擁有了高素質(zhì)以及高能力的管理人員之后，就必須建立一套具備一定規(guī)范性以及針對(duì)性的財(cái)務(wù)檔案方面的管理機(jī)構(gòu)，合理實(shí)施管理目標(biāo)責(zé)任制，并且將相關(guān)的管理標(biāo)準(zhǔn)歸納到對(duì)工作人員的年度考核標(biāo)準(zhǔn)之中。通過(guò)一系列的賞善罰惡的獎(jiǎng)懲措施來(lái)提高工作人員的積極性。
（4）建立專(zhuān)門(mén)的資料保管庫(kù)房
對(duì)于財(cái)務(wù)檔案的存儲(chǔ)，必須按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定建立專(zhuān)門(mén)的庫(kù)房進(jìn)行儲(chǔ)存工作，如果某些高校不具備單獨(dú)興建庫(kù)房的能力，那么也必須將庫(kù)房與辦公室、閱覽室有效的區(qū)分開(kāi)來(lái)。同時(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案管理相關(guān)的硬件設(shè)施，進(jìn)行庫(kù)房建設(shè)的同時(shí)，必須保證建成后具備一定的防范措施：防火、防盜、防塵、防霉等具體防范內(nèi)容。并且制定出相關(guān)的庫(kù)房管理政策，禁止與相關(guān)管理工作無(wú)關(guān)的人進(jìn)入其中，有效的保證庫(kù)房?jī)?nèi)檔案的安全，同時(shí)對(duì)財(cái)務(wù)檔案可能受到的自然損害進(jìn)行防范，以保證資料的完整性。
（5）建立一定完整的信息化管理系統(tǒng)
隨著時(shí)展，必須將信息化與與財(cái)務(wù)檔案方面的管理工作有機(jī)的結(jié)合在一起，必須將財(cái)務(wù)檔案方面的管理工作重心逐漸向信息化靠攏，建立一套具備一定獨(dú)立性以及精確程度的信息管理系統(tǒng)。實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案相關(guān)信息有網(wǎng)可查、有網(wǎng)可存，這樣即方便了對(duì)于檔案的歸類(lèi)、儲(chǔ)存，同時(shí)對(duì)于日后的查找也帶來(lái)的極大程度的方便性。
四、小結(jié)
總而言之，為了順應(yīng)二十一世紀(jì)高速發(fā)展的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)，各高校必須對(duì)自身財(cái)務(wù)檔案管理工作進(jìn)行一定程度的強(qiáng)化，對(duì)相應(yīng)的管理辦法、手段進(jìn)行一定的優(yōu)化，努力培養(yǎng)出一批具有高素質(zhì)、高能力的財(cái)務(wù)管理人才，提升本校整體的財(cái)務(wù)檔案方面的管理水平，增強(qiáng)相關(guān)的憂患意識(shí)，對(duì)財(cái)務(wù)檔案的潛在左右以及具體內(nèi)容進(jìn)行充分的發(fā)揮，使其可以更好的為高校服務(wù)。
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關(guān)鍵詞：技改技措檔案 完整規(guī)范 管理
隨著我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)體制的逐步建立，國(guó)家重點(diǎn)工程項(xiàng)目在投資、管理、建設(shè)等方面發(fā)生了一系列的變化，面對(duì)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)愈加激烈的嚴(yán)峻形勢(shì)，很多企業(yè)的老廠區(qū)及老生產(chǎn)線已完全適應(yīng)不了企業(yè)發(fā)展的需要。為了解決這個(gè)問(wèn)題，企業(yè)只有對(duì)現(xiàn)有設(shè)施進(jìn)行技術(shù)改造，通過(guò)采用新技術(shù)、新工藝、新設(shè)備、新材料努力提高產(chǎn)品質(zhì)量，促進(jìn)產(chǎn)品升級(jí)換代，降低能耗和原材料消耗，加強(qiáng)資源綜合綜合利用和治理污染等，提高社會(huì)綜合經(jīng)濟(jì)效益和實(shí)現(xiàn)以內(nèi)涵為主的擴(kuò)大再生產(chǎn)。 這個(gè)生產(chǎn)建設(shè)活動(dòng)過(guò)程中產(chǎn)生的檔案便是技改技措檔案。
技改技措檔案管理是指國(guó)家對(duì)企業(yè)投資的基礎(chǔ)能力建設(shè)項(xiàng)目、研保條件建設(shè)項(xiàng)目和批生產(chǎn)能力建設(shè)項(xiàng)目等專(zhuān)項(xiàng)技改項(xiàng)目以及本企業(yè)自籌資金建設(shè)的技改技措項(xiàng)目從立項(xiàng)到國(guó)家以及本企業(yè)驗(yàn)收過(guò)程中所形成檔案的全過(guò)程管理。企業(yè)技改技措項(xiàng)目檔案是企業(yè)技改技措工程建設(shè)過(guò)程和建設(shè)成果的真實(shí)反映，它對(duì)于加強(qiáng)技改工程質(zhì)量控制，以及工程日后維修、改建、擴(kuò)建等具有重要作用。
技改技措項(xiàng)目檔案由于投資大、建設(shè)工期長(zhǎng)、工種多，檔案資料多種多樣，管理難度很大。如何確保技改技措檔案管理的規(guī)范、完整，筆者認(rèn)為只有明確部門(mén)和人員的職責(zé)范圍，制定嚴(yán)格的管理規(guī)章制度，加強(qiáng)檔案收集歸檔、整理組卷等各個(gè)環(huán)節(jié)的管理，才能確保技改技措項(xiàng)目檔案的完整規(guī)范。
一 、 技改技措項(xiàng)目檔案工作的基本原則
企業(yè)的技改技措工程是一項(xiàng)復(fù)雜的企業(yè)生產(chǎn)建設(shè)活動(dòng)，它所產(chǎn)生的項(xiàng)目論證、立項(xiàng)、報(bào)批、批復(fù)等文件；各項(xiàng)設(shè)備儀器的招標(biāo)采購(gòu)，調(diào)試運(yùn)行維修等文件；工程建設(shè)審批，勘察設(shè)計(jì)、實(shí)施到竣工驗(yàn)收過(guò)程中形成的文件；以及以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等載體的電子文件等等，檔案種類(lèi)繁多，牽涉到企業(yè)內(nèi)部計(jì)劃部門(mén)、設(shè)備部門(mén)、儀器部門(mén)、基建部門(mén)、 科技信息部門(mén)、檔案部門(mén)等眾多部門(mén)，如何才能管理好這些檔案，筆者認(rèn)為最重要的就是要有一個(gè)牽頭單位實(shí)行自上而下的責(zé)任保證體系和監(jiān)督管理體系，這就是企業(yè)技改技措檔案工作的基本原則。
企業(yè)的技改技措項(xiàng)目檔案管理應(yīng)該實(shí)行集中與分散管理相結(jié)合的管理體制。技改技措項(xiàng)目檔案包括科研檔案、設(shè)備儀器檔案、基建檔案和電子檔案等。其管理工作要納入到企業(yè)計(jì)劃部門(mén)所牽頭的技改技措項(xiàng)目檢查、協(xié)調(diào)、考核、組織驗(yàn)收等全過(guò)程的管理工作。企業(yè)檔案部門(mén)應(yīng)對(duì)其它部門(mén)的檔案管理工作進(jìn)行督促和指導(dǎo)。
為確保技改技措項(xiàng)目檔案歸檔工作的及時(shí)有序，企業(yè)計(jì)劃部門(mén)應(yīng)在下達(dá)技改技措項(xiàng)目計(jì)劃的同時(shí)，向各有關(guān)檔案管理部門(mén)通知相關(guān)內(nèi)容，比如此次技改技措項(xiàng)目所牽涉的設(shè)備儀器的名稱、數(shù)目，基本建設(shè)工程的內(nèi)容等，檔案人員心中有數(shù)，檔案管理從收集開(kāi)始就有序進(jìn)行，切實(shí)做到檔案管理與項(xiàng)目建設(shè)同時(shí)起步。
技改技措項(xiàng)目檔案的驗(yàn)收工作是工程驗(yàn)收中很重要的一項(xiàng)內(nèi)容。計(jì)劃部門(mén)通知各部門(mén)驗(yàn)收時(shí)間后，各相關(guān)部門(mén)的檔案管理人員應(yīng)按時(shí)間節(jié)點(diǎn)對(duì)其管理的檔案進(jìn)行整理、統(tǒng)計(jì)，然后向企業(yè)檔案部門(mén)提交報(bào)告，檔案部門(mén)進(jìn)行匯總后，向計(jì)劃部門(mén)提交本次技改技措項(xiàng)目檔案管理總結(jié)報(bào)告，各相關(guān)單位檔案管理人員接受審查組對(duì)技改技措項(xiàng)目檔案的現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)收。
二 、確保企業(yè)技改技措項(xiàng)目檔案規(guī)范管理的對(duì)策
1． 建立完善的歸檔制度。技改技措項(xiàng)目檔案中最讓人頭疼的問(wèn)題就是技改技措工程實(shí)施期間所歸檔案不夠完整規(guī)范。比如在設(shè)備儀器檔案的管理中，由于相關(guān)技術(shù)人員的不重視，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)前期招標(biāo)文件、合同以及后期檢測(cè)運(yùn)行維修過(guò)程中技術(shù)報(bào)告的丟失和遺漏等，都是檔案歸檔的不夠完整規(guī)范的具體表現(xiàn)。
針對(duì)這個(gè)問(wèn)題，企業(yè)應(yīng)根據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)規(guī)定，結(jié)合本單位實(shí)際情況制定切實(shí)可行的技改技措項(xiàng)目檔案管理制度，作為指導(dǎo)監(jiān)督技改技措項(xiàng)目檔案管理的執(zhí)法依據(jù)。使相關(guān)技術(shù)人員在工程管理的每一個(gè)環(huán)節(jié)中能夠有法可依，有章可循，杜絕部門(mén)和人員之間的推委扯皮，從而保證技改技措檔案歸檔的完整規(guī)范。 其次，結(jié)合工程項(xiàng)目施工進(jìn)程所涉及的內(nèi)容和單位，制定相關(guān)單位人員的職責(zé)范圍、工作標(biāo)準(zhǔn)及考核措施，加強(qiáng)對(duì)相關(guān)技術(shù)人員的考核，將檔案管理納入每一位員工的績(jī)效考核范圍，增強(qiáng)工作責(zé)任心，也便于監(jiān)督、檢查和管理。
2．加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部相關(guān)人員的檔案管理培訓(xùn)。由于企業(yè)技改技措工程量大、施工時(shí)間長(zhǎng)、所涉及的部門(mén)和人員多等特點(diǎn)，如果技術(shù)人員的檔案意識(shí)不夠強(qiáng)，自覺(jué)性、主動(dòng)性較差，對(duì)國(guó)家及行業(yè)關(guān)于技改技措工程檔案的相關(guān)要求了解不深，就會(huì)直接影響技改技措檔案的規(guī)范管理。要解決這一問(wèn)題，企業(yè)的檔案部門(mén)應(yīng)該組織本企業(yè)與技改技措工程相關(guān)的專(zhuān)、兼職檔案員以及設(shè)備、基建、科技部門(mén)相關(guān)技術(shù)人員參加技改技措項(xiàng)目檔案管理培訓(xùn)，使相關(guān)人員進(jìn)一步理順技改技措項(xiàng)目檔案管理的工作思路和方式方法，對(duì)于與技改技措工程檔案相關(guān)的管理規(guī)定、編制規(guī)范等技改技措項(xiàng)目檔案管理標(biāo)準(zhǔn)有進(jìn)一步的理解和認(rèn)識(shí)，提高全員的檔案意識(shí)，為技改技措項(xiàng)目檔案工作的全面展開(kāi)打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
3．加強(qiáng)各基層單位檔案管理人員對(duì)技改技措項(xiàng)目檔案認(rèn)識(shí)，強(qiáng)化管理，加強(qiáng)工作責(zé)任感。技改技措項(xiàng)目檔案在企業(yè)整個(gè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中起著非常重要的作用，檔案管理人員在項(xiàng)目建立之初，就要重視檔案的收集歸檔工作，認(rèn)真學(xué)習(xí)有關(guān)企業(yè)技改技措項(xiàng)目制度，對(duì)工程管理的每一個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行認(rèn)識(shí)和了解，這樣才會(huì)在檔案收集方面變被動(dòng)為主動(dòng)，為檔案的完整規(guī)范打下基礎(chǔ)。其次，在檔案整理方面嚴(yán)格按照技改技措項(xiàng)目檔案管理制度執(zhí)行，比如整理組卷時(shí)封面、標(biāo)簽的填寫(xiě)，頁(yè)碼的打印，裝訂的規(guī)格，目錄的制作等，按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，切實(shí)做到技改技措項(xiàng)目檔案的齊全、完整、規(guī)范。
三、結(jié)語(yǔ)
總之，技改技措項(xiàng)目檔案作為近年企業(yè)檔案重要的組成部分，如何加強(qiáng)規(guī)范管理，直接影響著企業(yè)的生產(chǎn)和再生產(chǎn)。只有制定嚴(yán)格的管理規(guī)章制度，明確企業(yè)內(nèi)部相關(guān)部門(mén)和人員的職責(zé)范圍，加強(qiáng)檔案收集、歸檔、整理、提供利用等各個(gè)環(huán)節(jié)的管理，才能確保技改技措項(xiàng)目檔案的完整規(guī)范，使技改技措項(xiàng)目檔案在企業(yè)的現(xiàn)代化建設(shè)中發(fā)揮其應(yīng)有的作用。
參考文獻(xiàn)：
關(guān)鍵詞：教學(xué)評(píng)估；教學(xué)檔案；規(guī)范化管理
教育部對(duì)普通高等學(xué)校實(shí)施本科教學(xué)工作水平評(píng)估目的在于重點(diǎn)檢查被檢高校教育教學(xué)質(zhì)量和整體運(yùn)行情況，督促各級(jí)政府加大對(duì)高等學(xué)校的投入，推動(dòng)高校深化改革，真正達(dá)到“以評(píng)促建、以評(píng)促改、評(píng)建結(jié)合、重在建設(shè)”的目的。
《普通高等學(xué)校本科教學(xué)工作水平評(píng)估方案（試行）》對(duì)高校本科教學(xué)工作的評(píng)估指標(biāo)體系做出了明確的界定，所有這些指標(biāo)體系的支撐材料例如學(xué)校的辦學(xué)條件、管理水平、教學(xué)質(zhì)量、辦學(xué)效益等方面材料都集中體現(xiàn)在高等學(xué)校的教學(xué)檔案材料之中，在教學(xué)評(píng)估中，通過(guò)實(shí)地考察，通過(guò)對(duì)辦學(xué)指導(dǎo)思想、師資隊(duì)伍、教學(xué)條件及利用，教學(xué)建設(shè)與改革、教學(xué)管理、學(xué)風(fēng)、教學(xué)效果等各類(lèi)教學(xué)檔案材料的查看，對(duì)各項(xiàng)指標(biāo)進(jìn)行定量分析，不僅可以為評(píng)估提供最有說(shuō)服力的證據(jù)，而且可以把學(xué)校圍繞教學(xué)中心工作所取得的成績(jī)系統(tǒng)而準(zhǔn)確地再現(xiàn)出來(lái)，把學(xué)校教學(xué)工作中的一個(gè)個(gè)閃光點(diǎn)和特色展示出來(lái)，以便專(zhuān)家組更好地、全面準(zhǔn)確地了解學(xué)校的辦學(xué)過(guò)程，對(duì)學(xué)校的辦學(xué)情況做出全面客觀的評(píng)價(jià)。完整、充實(shí)、豐富的教學(xué)檔案資料在教學(xué)評(píng)估中的作用是其它任何資料都不可替代的.教學(xué)檔案材料是否完整、充實(shí)，不僅反映了學(xué)校的整體辦學(xué)和管理水平，而且可能直接影響著教學(xué)評(píng)估的結(jié)果。所以我們說(shuō)教學(xué)檔案的規(guī)范化管理是教育評(píng)估的基礎(chǔ)和依據(jù)，教育評(píng)估即依賴于教學(xué)檔案，又能促進(jìn)加強(qiáng)教學(xué)檔案的規(guī)范化管理建設(shè)，提高教學(xué)檔案的管理水平。
我們?nèi)绾伟盐战虒W(xué)評(píng)估的契機(jī)，進(jìn)一步加強(qiáng)教學(xué)檔案的規(guī)范化管理呢？
1 應(yīng)轉(zhuǎn)變觀念，深入強(qiáng)化檔案意識(shí)
教學(xué)檔案是高校檔案管理和建設(shè)的重要組成部分，是反映一所學(xué)校當(dāng)時(shí)的教育教學(xué)秩序、規(guī)模、質(zhì)量、效益等方面的重要背景資料，具有很高的使用價(jià)值和保存價(jià)值，學(xué)校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)必須引起足夠的重視并采取必要的措施加大管理和建設(shè)力度。要徹底轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，要以唯物辯證法等科學(xué)方法論為指導(dǎo)，注意綜合運(yùn)用科學(xué)合理的行政管理方法、思想教育方法以及必要的經(jīng)濟(jì)管理手段來(lái)對(duì)教學(xué)檔案進(jìn)行管理；要依據(jù)教學(xué)檔案工作中的新特點(diǎn)、新情況，深入細(xì)致地開(kāi)展宣傳檔案法規(guī)和檔案工作的活動(dòng)，努力培養(yǎng)廣大師生員工的檔案意識(shí)，特別是要強(qiáng)化主管教學(xué)工作和教學(xué)管理部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)。重點(diǎn)宣傳檔案法制思想，有效貫徹《檔案法》和有關(guān)學(xué)校檔案管理制度，使依法治檔的觀念深入到師生員工的腦海意識(shí)中去，為實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案規(guī)范化管理打下良好的思想意識(shí)基礎(chǔ)。
2 應(yīng)加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，建立各級(jí)責(zé)任制，協(xié)調(diào)理順工作關(guān)系
應(yīng)建立起必要的組織機(jī)構(gòu)和教學(xué)檔案管理和建設(shè)制度，明確各級(jí)各類(lèi)檔案管理人員的任務(wù)和職責(zé)，確定各類(lèi)教學(xué)檔案的內(nèi)容、保存的范圍和時(shí)限；必須明確學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)是教學(xué)檔案管理的一級(jí)責(zé)任人，教務(wù)處和各教學(xué)單位負(fù)責(zé)人是二級(jí)責(zé)任人，教學(xué)秘書(shū)是第一層次的執(zhí)行人，各科室及教研室主管人員是第二層次執(zhí)行人的制度。實(shí)施必要的定期檢查驗(yàn)收制度和獎(jiǎng)懲制度，把教學(xué)檔案的管理和建設(shè)納入各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)目標(biāo)責(zé)任管理之中。
教學(xué)檔案前期工作大都由教務(wù)管理人員兼職承擔(dān)，負(fù)責(zé)教學(xué)檔案的工作人員能否正確處理好教學(xué)管理和檔案管理的工作關(guān)系，直接影響到教學(xué)檔案規(guī)范化管理的效果。教學(xué)管理與檔案工作相輔相成，聯(lián)系十分密切，因此負(fù)責(zé)檔案工作的教學(xué)管理人員必須兼顧兩方面的工作，理順工作關(guān)系，通過(guò)科學(xué)規(guī)范化的工作程序和處理方法，及時(shí)有效地完成職責(zé)范圍內(nèi)的各項(xiàng)工作任務(wù)。
3 應(yīng)積極應(yīng)用現(xiàn)代辦公技術(shù)，推行教學(xué)檔案管理的現(xiàn)代化
當(dāng)今人類(lèi)社會(huì)正步入一個(gè)利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)數(shù)字化的全新時(shí)代，作為原生信息的檔案，與時(shí)俱進(jìn)，實(shí)行現(xiàn)代化管理勢(shì)在必行，但從具體的高校本科評(píng)估實(shí)踐看，大部分高校的檔案管理方式還停留在運(yùn)用傳統(tǒng)的檔案管理方式上，信息化管理手段明顯滯后。教學(xué)檔案的規(guī)范化管理還必須依賴于工作方法的改進(jìn)和現(xiàn)代辦公技術(shù)的應(yīng)用。隨著高校擴(kuò)招和高校教育體制改革的深入，教學(xué)管理人員工作量不斷增多，仍依靠長(zhǎng)期沿襲的人抄手寫(xiě)的方式去處理日常教務(wù)工作和管理教學(xué)檔案，就不可能從繁雜的事務(wù)中解脫出來(lái)。因此，積極應(yīng)用現(xiàn)代辦公技術(shù)和設(shè)備，依托計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)教務(wù)檔案的電子化、網(wǎng)絡(luò)化管理，有利于減輕工作人員勞動(dòng)強(qiáng)度，縮短勞動(dòng)時(shí)間，提高教學(xué)檔案管理的工作效率。將現(xiàn)代辦公技術(shù)與教學(xué)檔案管理相結(jié)合，是實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案規(guī)范化管理的重要途徑和發(fā)展方向。
學(xué)校應(yīng)在教學(xué)事業(yè)經(jīng)費(fèi)中撥出專(zhuān)款用于教學(xué)檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)，投入必要的物質(zhì)條件，不斷更新管理手段，積極應(yīng)用現(xiàn)代化的管理手段，高校教學(xué)檔案管理和建設(shè)納入規(guī)范化、科學(xué)化、制度化管理軌道。
4 應(yīng)努力提高教學(xué)檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)
要加強(qiáng)校內(nèi)管理人員政治思想學(xué)習(xí)和業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，強(qiáng)化責(zé)任人對(duì)執(zhí)行人的有效監(jiān)督管理，密切同其他院校的業(yè)務(wù)交流和學(xué)習(xí)等。分管教學(xué)檔案的教務(wù)工作人員及其他教學(xué)單位相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)努力提高自身的檔案業(yè)務(wù)素質(zhì)，利用各種培訓(xùn)機(jī)會(huì)，學(xué)習(xí)檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)，學(xué)習(xí)檔案法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)，認(rèn)認(rèn)真真地將教學(xué)檔案管理好，并采取有效的措施，圍繞教學(xué)改革和管理的任務(wù)要求，大力開(kāi)發(fā)教學(xué)檔案信息資源，主動(dòng)為廣大師生員工做好檔案信息服務(wù)，不斷提高自身工作水平和工作能力。
5 應(yīng)依照國(guó)家檔案法規(guī)科學(xué)整理檔案
學(xué)生檔案是高校檔案工作的重要組成部分，有著其他檔案不可比擬的地位和價(jià)值。隨著學(xué)生檔案工作的不斷演變，學(xué)生檔案已不僅僅是高等學(xué)校在招收學(xué)生、錄取登記、學(xué)籍管理等活動(dòng)中直接形成的記載性材料，更是反映高校學(xué)生在校期間參與社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)、建立黨團(tuán)組織關(guān)系及就業(yè)分配等情況的重要信息資源。加強(qiáng)學(xué)生檔案信息的利用和管理，對(duì)于促進(jìn)教育教學(xué)改革、幫助學(xué)生就業(yè)以及實(shí)現(xiàn)學(xué)校整體管理目標(biāo)都有著極其重要的意義。尤其從學(xué)生角度來(lái)看，高校對(duì)學(xué)生檔案管理工作的重視為莘莘學(xué)子對(duì)其檔案的查詢與利用提供了廣泛的途徑。而從當(dāng)前檔案管藏的整體現(xiàn)狀及未來(lái)長(zhǎng)久的管理目標(biāo)來(lái)看，加強(qiáng)和改進(jìn)高校學(xué)生檔案的管理既符合當(dāng)前“以人為本”、“重視民生檔案”的價(jià)值理念，也有利于實(shí)現(xiàn)高校檔案館藏資源的集中統(tǒng)一管理，同時(shí)更是實(shí)現(xiàn)高校學(xué)生檔案管理體制科學(xué)化、規(guī)范化的重要途徑和保障。
二、高校學(xué)生檔案管理的現(xiàn)狀及所面臨的問(wèn)題
作為新時(shí)期指導(dǎo)我國(guó)高校檔案工作管理的規(guī)范性文件――《高等學(xué)校檔案管理辦法》（以下簡(jiǎn)稱辦法）終于在2008年8月由教育部以27號(hào)令形式出臺(tái)了，這對(duì)于全面提升高校檔案工作管理有著至關(guān)重要的意義。
以往的高校檔案比較注重黨群關(guān)系、行政人事關(guān)系、社科關(guān)系及財(cái)會(huì)類(lèi)檔案材料的規(guī)范與管理，但對(duì)于作為高校的最廣泛主體的學(xué)生檔案的立檔、存檔工作卻沒(méi)有引起足夠的重視。新頒布的《辦法》在歸檔屬類(lèi)中增設(shè)了“學(xué)生類(lèi)”檔案，并詮釋了其主要內(nèi)容。這是我國(guó)第一次將學(xué)生檔案作為獨(dú)立的基本類(lèi)別向世人展示，此舉既適應(yīng)了我國(guó)人事制度改革的需要，更是對(duì)傳統(tǒng)意義上的高校檔案管理模式的突破和挑戰(zhàn)。
縱觀各高校學(xué)生檔案管理的現(xiàn)狀，盡管新《辦法》已實(shí)施了六年多，但依然存在墨守成規(guī)、置之不問(wèn)的現(xiàn)象，甚至有些地方在管理上還處于比較混亂的狀態(tài)?，F(xiàn)就高校學(xué)生檔案管理所面臨的諸多問(wèn)題簡(jiǎn)單的進(jìn)行一下陳述。
（一）高校學(xué)生檔案管理無(wú)序，歸檔材料不齊
盡管新《辦法》已明確將學(xué)生檔案納入高校檔案工作的一部分，但到目前為止，國(guó)家相關(guān)部門(mén)并未提供可操作性的規(guī)定，致使各大高校在檔案管理部門(mén)和管理人員的分配上出現(xiàn)無(wú)序和缺乏。如有的高校將學(xué)生檔案歸招生辦或就業(yè)辦管理，有的將檔案歸各院校、系部自己管理，甚至有的直接將其放入檔案管理室即可。有時(shí)候即使檔管部門(mén)確定了，檔管人員也會(huì)由于其身兼數(shù)職的特殊身份，而缺乏相關(guān)培訓(xùn)經(jīng)歷與專(zhuān)業(yè)檔管技能。孰不知在這種不受重視的高校檔案管理體制下，又豈能形成一套科學(xué)化、規(guī)范化的檔案管理制度和工作流程呢？不僅如此，高校在學(xué)生檔案的收集、整理方面也沒(méi)有統(tǒng)一的要求和標(biāo)準(zhǔn)，這勢(shì)必會(huì)造成歸檔材料的可用度不高和殘缺不齊的惡狀。
（二）高校學(xué)生檔案管理手段滯后、利用率低下
目前，大多數(shù)高校學(xué)生檔案屬于手工操作，管理模式尚未脫離原始狀態(tài)，檔管內(nèi)容也多以紙質(zhì)材料為載體，不但工作效率低下，手段滯后，同時(shí)也給檔案信息的開(kāi)發(fā)利用帶來(lái)很大障礙。比如在招生錄取階段，許多高校新生檔案的收集整理工作需要投入眾多人力物力，工作量大且繁瑣，極易出現(xiàn)錯(cuò)誤。尤其在畢業(yè)前后，正是高校生檔案轉(zhuǎn)遞、查詢的高峰階段，由于許多地區(qū)的高校尚無(wú)專(zhuān)業(yè)的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，校方無(wú)法為用人單位提供全面的學(xué)生檔案信息，甚至沒(méi)有明確的檔案查詢途徑，以致學(xué)生檔案的利用率極為低下。近年來(lái)，隨著網(wǎng)絡(luò)招生錄取工作的廣泛發(fā)展，產(chǎn)生了大量電子檔案，大大提高了學(xué)生檔案的管理水平及操作使用價(jià)值，于此同時(shí)也節(jié)約了大量的人力物力財(cái)力，實(shí)現(xiàn)了校方、企方與學(xué)生三者間的“互利共贏”。所以加速學(xué)生檔案管理工作現(xiàn)代化的步伐成為了高校擴(kuò)招特別是實(shí)現(xiàn)就業(yè)渠道多元化的必經(jīng)之路。
（三）高校和師生對(duì)學(xué)生檔案管理均不夠重視
在現(xiàn)代教育體制下，一方面高校領(lǐng)導(dǎo)和教育工作者更注重的是教育教學(xué)及人才培養(yǎng)工作，對(duì)學(xué)生檔案管理體系建設(shè)的投入嚴(yán)重不足，而對(duì)于學(xué)生檔案的管理現(xiàn)狀也沒(méi)有引起足夠的認(rèn)識(shí)，使整個(gè)高校的檔案管理工作處于無(wú)“專(zhuān)人”管理甚至“放任自流”的狀態(tài)。需要特別強(qiáng)調(diào)的是，目前仍存在“非專(zhuān)業(yè)”學(xué)生檔案管理人員在“非專(zhuān)業(yè)”的管理技術(shù)和環(huán)境下從事著“非專(zhuān)業(yè)”的管理行為，使得檔管工作處于淡漠輕視、消極被動(dòng)、得過(guò)且過(guò)的惡性循環(huán)之中。另一方面，高校學(xué)生自身檔案意識(shí)淡薄，對(duì)個(gè)人的檔案不聞不問(wèn)，甚至多年后都不知道其檔案置在何處，直到考研或參加工作后對(duì)方要求提供時(shí)才記起打電話查詢檔案去向。由于檔案自身的私密性、機(jī)要性和時(shí)間限制性，轉(zhuǎn)遞查詢?nèi)舫较拗茥l件就會(huì)導(dǎo)致檔案資料查詢失效甚至遺失。故長(zhǎng)期以來(lái)，高校學(xué)生檔案便經(jīng)歷了由最初的“亂檔”再到“死檔”，最終被淪為“空檔”的悲苦命運(yùn)，而且這一現(xiàn)象還有進(jìn)一步擴(kuò)大的趨勢(shì)。
三、當(dāng)前解決高校學(xué)生檔案管理工作的途徑和要求
針對(duì)當(dāng)前我國(guó)高校學(xué)生檔案管理體制與制度混亂、專(zhuān)業(yè)管理人員缺乏、管理方式落后以及檔案不受重視的現(xiàn)狀，并達(dá)到學(xué)生檔案“檔如其人”的管理目標(biāo)，就必須通過(guò)以下方式實(shí)現(xiàn)高校學(xué)生檔案管理工作的科學(xué)化、規(guī)范化。
（一）重視學(xué)生檔案管理，提高學(xué)生檔案意識(shí)
高校學(xué)生檔案管理是一項(xiàng)繁瑣而細(xì)致的工作，它是體現(xiàn)學(xué)生個(gè)人信息材料真實(shí)性、延續(xù)性、完整性的重要保證。所以要實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案工作的科學(xué)化、規(guī)范化管理，就必須先從思想上和制度上加以重視。國(guó)家相關(guān)部門(mén)應(yīng)在《檔案法》指導(dǎo)之下，從學(xué)生檔管工作的現(xiàn)狀出發(fā)，進(jìn)一步制定相關(guān)的實(shí)施細(xì)則，確保學(xué)生檔案管理工作有據(jù)可依。另外，高校應(yīng)對(duì)全體師生進(jìn)行《檔案法》相關(guān)內(nèi)容的教育和培訓(xùn)，多開(kāi)展講座活動(dòng)，加強(qiáng)個(gè)人檔案知識(shí)的宣傳力度，讓檔案管理人員和師生全面提高檔案意識(shí)，認(rèn)真填寫(xiě)、變更和備份關(guān)于檔案的每一項(xiàng)內(nèi)容。而且，校方還要加強(qiáng)檔案管理部門(mén)與各系部之間的聯(lián)系，認(rèn)真收集學(xué)生信息、拓寬材料范圍、充實(shí)檔案內(nèi)容，杜絕歸檔材料泄漏，以保證檔案信息及相關(guān)材料的真實(shí)性、完整性、規(guī)范性。
（二）豐富檔管人員的管理知識(shí)、提高其管理技能
高校學(xué)生檔案的管理離不開(kāi)檔案職能部門(mén)的科學(xué)化、規(guī)范化的管理機(jī)制與服務(wù)理念，更離不開(kāi)檔案管理人員堅(jiān)實(shí)的業(yè)務(wù)知識(shí)和專(zhuān)業(yè)技能。只有專(zhuān)業(yè)素質(zhì)高、業(yè)務(wù)知識(shí)過(guò)硬、管理能力較強(qiáng)的管理隊(duì)伍，才能滿足學(xué)生檔案逐步社會(huì)化與信息化發(fā)展的要求。故此，高校應(yīng)設(shè)立特別崗位聘用專(zhuān)職人員來(lái)管理學(xué)生檔案，加強(qiáng)對(duì)專(zhuān)職檔管人員的培訓(xùn)，通過(guò)業(yè)務(wù)交流、進(jìn)修等方式，積極為檔管人員提供學(xué)習(xí)和進(jìn)修的機(jī)會(huì)，豐富其檔管理論基礎(chǔ)知識(shí)，熟練使用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化檔案管理設(shè)備，以提高其管理學(xué)生檔案的整體水平和業(yè)務(wù)技能，為日后檔案的信息化、科學(xué)化管理提供扎實(shí)的技術(shù)支持。
（三）加強(qiáng)高校學(xué)生檔案工作薄弱環(huán)節(jié)的建設(shè)
【關(guān)鍵詞】勝任力 城市建設(shè)檔案管理企業(yè) 績(jī)效考核
勝任力是現(xiàn)代人力資源管理績(jī)效考核的主要依據(jù)和實(shí)施前提，它關(guān)注影響員工績(jī)效的潛在的深層次特征，能將績(jī)效優(yōu)異者和績(jī)效一般者區(qū)分開(kāi)來(lái)，甚至可以預(yù)測(cè)員工未來(lái)的工作績(jī)效。城市建設(shè)檔案管理企業(yè)作為城市建設(shè)的重要組成部分，其績(jī)效考核研究對(duì)于規(guī)范企業(yè)運(yùn)行、提高企業(yè)整體人力資源隊(duì)伍素質(zhì)以及企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益等有著重要作用和意義。為此，本研究從新興的勝任力研究出發(fā)，以期為城市建設(shè)檔案管理企業(yè)績(jī)效考核提供新的方法。
一、勝任力的內(nèi)涵及與績(jī)效的關(guān)系
勝任力的概念最先是由美國(guó)心理學(xué)家戴維·麥克利蘭于1973 年在《測(cè)試勝任力而非智力》一文中提出的。他認(rèn)為組織在人員選拔和甄選中采用的傳統(tǒng)智力測(cè)驗(yàn)、性向測(cè)驗(yàn)、學(xué)術(shù)測(cè)驗(yàn)以及等級(jí)分?jǐn)?shù)等測(cè)試手段，不能預(yù)測(cè)其從事復(fù)雜工作和高層次職位工作的績(jī)效，以及在生活中能否取得成功；同時(shí)這種測(cè)試手段對(duì)某些特定人群也不盡公平。他認(rèn)為勝任力是個(gè)人的一些潛在特點(diǎn)，它包括動(dòng)機(jī)、個(gè)性特點(diǎn)、自我形象、價(jià)值觀、知識(shí)和技能，這些潛在的特點(diǎn)促成了個(gè)人有效或卓越的工作績(jī)效。
勝任力具有以下三個(gè)重要特征：績(jī)效關(guān)聯(lián)性，與員工未來(lái)的工作績(jī)效緊密聯(lián)系；動(dòng)態(tài)性，與工作情景聯(lián)動(dòng)；可區(qū)分性，能夠區(qū)分優(yōu)秀業(yè)績(jī)者與普通業(yè)績(jī)者。由此可見(jiàn)，勝任力概念從一出現(xiàn)就和工作績(jī)效之間存在著必然的聯(lián)系，將勝任力導(dǎo)入城市建設(shè)檔案管理企業(yè)績(jī)效考核管理中，更能從深層次探討個(gè)人特質(zhì)對(duì)其業(yè)績(jī)的影響。
二、城市建設(shè)檔案管理企業(yè)績(jī)效考核存在的問(wèn)題
由于城市建設(shè)檔案管理企業(yè)出現(xiàn)得比較晚，人員考評(píng)體制相對(duì)滯后，員工素質(zhì)參差不齊，同時(shí)由于該類(lèi)起企業(yè)往往依附于城市建設(shè)的相關(guān)單位，因此使得貴陽(yáng)市城市建設(shè)檔案管理企業(yè)的績(jī)效考核和指標(biāo)體系都到受多種體制性因素和客觀性因素的影響，歸納總結(jié)起來(lái)我國(guó)城市建設(shè)檔案管理企業(yè)員工績(jī)效考核存在的問(wèn)題主要有以下幾個(gè)方面。
（一）崗位職責(zé)不明確
由于貴陽(yáng)市城市建設(shè)檔案管理企業(yè)成立較晚，因此很多企業(yè)的崗位說(shuō)明書(shū)不配套，崗位職責(zé)不清，不能科學(xué)判斷員工和崗位的匹配程度，從而對(duì)員工進(jìn)行績(jī)效考核時(shí)，缺乏依據(jù)。
（二）績(jī)效考核方式不科學(xué)
目前城市建設(shè)檔案管理企業(yè)對(duì)員工績(jī)效考核時(shí)由于部門(mén)之間溝通少，員工之間相互不熟悉，很難做到公正、客觀；受中國(guó)人的中庸思想和內(nèi)斂的作風(fēng)，怕矛盾、怕沖突，給對(duì)方考評(píng)時(shí)追求無(wú)差別趨同，普遍給高分，使得考核失去意義。
（三）績(jī)效管理缺乏相應(yīng)的支撐
由于缺乏對(duì)績(jī)效管理重要性和系統(tǒng)性認(rèn)識(shí)，城市建設(shè)檔案管理企業(yè)績(jī)效考核一般沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的考核部門(mén)。員工間進(jìn)行評(píng)價(jià)時(shí)， 只要根據(jù)主觀印象打分，草率了事，這樣造成的結(jié)果是各部門(mén)都不積極配合，使得企業(yè)績(jī)效考核工作更加困難。
三、基于勝任力的城市建設(shè)檔案管理企業(yè)績(jī)效考核建議及對(duì)策
在分析目前城市建設(shè)檔案管理企業(yè)績(jī)效考核存在的問(wèn)題基礎(chǔ)上，參考相關(guān)勝任力和人力資源管理理論以及借鑒國(guó)外城市建設(shè)檔案管理企業(yè)和其他公司基于勝任力的績(jī)效考核方案規(guī)劃的成功經(jīng)驗(yàn)和模式，從以下幾個(gè)方面提出了加強(qiáng)和改善目前城市建設(shè)檔案管理企業(yè)勝任力績(jī)效考核規(guī)劃方案質(zhì)量的建議和對(duì)策。
（一）確立勝任力導(dǎo)向在企業(yè)績(jī)效考核體系中的戰(zhàn)略地位
從城市建設(shè)檔案管理企業(yè)中長(zhǎng)期發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃的實(shí)施要求和業(yè)務(wù)職能核心競(jìng)爭(zhēng)力提升的角度出發(fā)，并采取相關(guān)的輔措施和配套方案，確保該項(xiàng)戰(zhàn)略能夠得到有效的貫徹和實(shí)施，以提升其對(duì)于城市建設(shè)檔案管理企業(yè)長(zhǎng)期發(fā)展戰(zhàn)略和服務(wù)戰(zhàn)略的支撐能力。例如將勝任力與員工的薪酬及職位晉升方案掛鉤，將效益機(jī)制和效率機(jī)制引入到內(nèi)部考核之中，根據(jù)員工的價(jià)值創(chuàng)造進(jìn)行比例性分配，從而激活企業(yè)內(nèi)部人力資源管理的活力和創(chuàng)新機(jī)能。
（二）提高對(duì)于城市建設(shè)檔案管理企業(yè)崗位職責(zé)和價(jià)值創(chuàng)造細(xì)分和評(píng)價(jià)的質(zhì)量
結(jié)合城市建設(shè)檔案管理企業(yè)工作崗位技術(shù)性強(qiáng)、業(yè)務(wù)綜合優(yōu)化需求高以及安全性要求高等特點(diǎn)，根據(jù)其業(yè)務(wù)運(yùn)作流程和機(jī)制確定崗位的價(jià)值創(chuàng)造流程，以提高服務(wù)滿意度為導(dǎo)向細(xì)化崗位職責(zé)，從而為崗位勝任力的績(jī)效考核系統(tǒng)的制定準(zhǔn)備堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)支持。現(xiàn)代城市建設(shè)檔案管理企業(yè)的布局優(yōu)化和輸送策略等等業(yè)務(wù)崗位對(duì)于員工素質(zhì)的要求非常高，技能也比較綜合化，不同崗位之間的價(jià)值貢獻(xiàn)也不相同，因此要對(duì)這些崗位業(yè)務(wù)體系做出相應(yīng)的定量化考核方案。
（三）根據(jù)職位要求確定一般勝任力和特殊勝任力績(jī)效標(biāo)準(zhǔn)
基于勝任力冰山模型外顯和內(nèi)隱部分的勝任力內(nèi)容制定績(jī)效標(biāo)準(zhǔn)，首先。一般勝任力績(jī)效標(biāo)準(zhǔn)包括職位必須的各種知識(shí)、技能，這些標(biāo)準(zhǔn)隨著個(gè)體從事不同工作性質(zhì)的變化而變化，是完成績(jī)效目標(biāo)的最基本要求，可以通過(guò)專(zhuān)業(yè)、學(xué)歷等確定；其次，特殊勝任力績(jī)效標(biāo)準(zhǔn)主要是達(dá)到優(yōu)秀績(jī)效目標(biāo)所具備的價(jià)值觀、態(tài)度、個(gè)性等個(gè)體的內(nèi)在期望和動(dòng)力，這些標(biāo)準(zhǔn)不應(yīng)隨工作性質(zhì)的變化而變化。這些標(biāo)準(zhǔn)的確定可以通過(guò)行為事件訪談法，制訂完成績(jī)效目標(biāo)的高績(jī)效者的特殊勝任力特征。
