發(fā)布時間：2023-07-04 16:26:29
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的檔案管理的價值樣本，期待這些樣本能夠為您提供豐富的參考和啟發(fā)，請盡情閱讀。
關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；高校；人事檔案；管理；優(yōu)化措施
我國的人事檔案工作源于延安時期，建國之后，包括高校在內(nèi)的一些企業(yè)和事業(yè)單位均建立并完善了人事檔案管理制度。人事檔案完整地記錄了一個人的學(xué)習(xí)、經(jīng)驗、專業(yè)技術(shù)水平、政治面貌、工作情況、任職資格等，通過有效的人事檔案管理，高?？梢匀媪私馊瞬判畔⒉⒆鳛槿耸?a href="http://www.ss1213.com/haowen/41605.html" target="_blank">管理的基礎(chǔ)。
一、大數(shù)據(jù)的概念及其在高校人事檔案管理中的應(yīng)用
（一）大數(shù)據(jù)概念綜述
早在2011年5月，“大數(shù)據(jù)”一詞就被麥肯錫公司提出。大數(shù)據(jù)又被稱之為巨量資料，主要是指依托于互聯(lián)網(wǎng)平臺而產(chǎn)生的海量的、形式多樣化的非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)。這種數(shù)據(jù)通過傳統(tǒng)的技術(shù)手段很難對其進行分類、整理、存儲和處理[1]?？梢哉f，與傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)相比，大數(shù)據(jù)具有數(shù)據(jù)量龐大、類型繁多、價值密度低、處理速度快等特點。目前，大數(shù)據(jù)已經(jīng)被廣泛地應(yīng)用于社會的很多行業(yè)，并帶來了巨大的經(jīng)濟價值和社會價值。
（二）大數(shù)據(jù)在人事檔案信息化管理中的應(yīng)用
一是收集。高校人事檔案信息較為龐雜，且形式多樣，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案應(yīng)用十分不方便。通過大數(shù)據(jù)技術(shù)，可對高校人事檔案信息進行系統(tǒng)的收集，并將數(shù)量龐大的信息進行精準(zhǔn)的分類、存儲，為人事檔案信息化管理打下基礎(chǔ)。二是管理。高校人事檔案信息繁多、復(fù)雜，傳統(tǒng)的人工管理效率低下。而大數(shù)據(jù)的應(yīng)用，通過計算機、云存儲等技術(shù)提高了人事檔案管理的效率，使得其管理更加有序、清晰。三是使用。通過大數(shù)據(jù)在高校人事檔案管理中的應(yīng)用，使得其在使用過程中直接通過計算機的檢索功能即可獲得，從而使得高校人事檔案的使用更加便捷，更有利于人事決策[2]。
二、大數(shù)據(jù)時代高校人事檔案信息化管理現(xiàn)狀
（一）信息化管理意識較弱，管理方式單一
長期以來，我國高校對人事檔案管理意識較為薄弱，僅僅將人事檔案管理作為一項輔工作，沒有充分認識到人事檔案管理的重要性。還有部分高校認為人事檔案僅僅是政治時代個人功過是非的記錄，沒有太大的現(xiàn)實意義。正因如此，以致于在具體的檔案信息化管理過程中出現(xiàn)了人員配置不齊、硬件設(shè)施不達標(biāo)的現(xiàn)象。此外，高校人事檔案的管理方式較為單一，均是通過人工方式進行，不僅降低了人事檔案的管理效率，還在很大程度上影響了人事檔案信息的共享。
（二）基礎(chǔ)設(shè)施落后
受到傳統(tǒng)人事檔案管理觀念的影響，各大高校對人事檔案信息化管理投入的資金有限，導(dǎo)致其信息化管理過程中出現(xiàn)了硬件設(shè)備落后、軟件開發(fā)滯后的問題，這都在很大程度上限制了大數(shù)據(jù)在人事檔案信息化管理中的有效應(yīng)用。
（三）檔案管理人員綜合素質(zhì)偏低
大數(shù)據(jù)時代下的高校人事檔案信息化管理對檔案管理人員提出了更高的要求，不僅要懂得檔案管理的專業(yè)知識，還要具備計算機信息技術(shù)。然而，目前高校人事檔案管理人員整體素質(zhì)水平較低，并且存在明顯的老齡化現(xiàn)象，其觀念陳舊且無法掌握新興的信息化管理技能；還有一部分高校選擇兼職人員或者聘請檔案管理人員，在工作中缺乏責(zé)任心，無法認真對待人事檔案的管理工作。
（四）缺乏健全、完善的管理制度
目前，我國高校仍缺乏一個健全、完善的人事檔案管理制度，以致于在具體的收集、整理、歸檔過程中出現(xiàn)錯誤，甚至在借閱、轉(zhuǎn)出過程中出現(xiàn)檔案遺漏和損毀。
三、大數(shù)據(jù)時代下高校人事檔案信息化管理的優(yōu)化對策
（一）更新人事檔案信息化管理理念，完善管理制度
大數(shù)據(jù)的發(fā)展是大勢所趨。在這種形勢下，高校必須要改變傳統(tǒng)人事檔案管理的觀念，充分認識到人事檔案信息化管理的重要性，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對繁雜的檔案進行收集、分類、存儲和利用，并在此基礎(chǔ)上制定出符合高校實際情況的人事檔案信息化管理系統(tǒng)。此外，健全、完善人事檔案管理制度，還必須對目前人事檔案管理機制進行修正，明確檔案管理人員的職責(zé)和管理細則，使其在管理工作中能夠嚴(yán)格按照相關(guān)要求進行檔案的信息化管理。
（二）加大資金投入，積極構(gòu)建大數(shù)據(jù)管理平臺
在更新人事檔案信息化管理理念的基礎(chǔ)上，要加大資金投入，更新人事檔案管理所需的硬件設(shè)備、軟件技術(shù)。當(dāng)人事檔案管理的硬件和軟件完全達標(biāo)之后，即可在此基礎(chǔ)上構(gòu)建大數(shù)據(jù)管理平臺。在具體構(gòu)建大數(shù)據(jù)管理平臺的過程中，首先要收集整理原始數(shù)據(jù)，并對其真?zhèn)芜M行辨別。同時，建立以部門為單位的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫，將每一份人事檔案的編號、姓名、性別、民族、出生年月、籍貫、政治面貌、學(xué)歷信息等相關(guān)資料進行準(zhǔn)確的錄入。其次，基本信息錄入完成之后，對人事檔案進行分類處理，以便日后進行查閱。最后，在人事檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫中，還應(yīng)將人事檔案與其相關(guān)的職能部門進行鏈接，以便日后信息能夠及時更新。
（三）構(gòu)建“大檔案”思維
在大數(shù)據(jù)時代下，高校人事檔案管理工作必須要轉(zhuǎn)變思維模式，積極構(gòu)建“大檔案”，對人事檔案資料進行全方位、多維度的收集、儲存和管理。在具體構(gòu)建“大檔案”的過程中，要以制定的端口為基點，準(zhǔn)確、快速地將檔案信息資料進行全方位檢測，以提高高校人事檔案管理的效率。但同時要重視檔案信息的安全問題，確保高校人事檔案信息不被竊取，確保其知識產(chǎn)權(quán)不被侵害。
（四）組建“大檔案”團隊，實現(xiàn)人事檔案的信息化管理
“大檔案”體系屬于一個規(guī)模較大、信息量齊全的數(shù)字化檔案庫。因此，在具體的管理中要準(zhǔn)確理解檔案信息內(nèi)容以及信息與信息之間存在的關(guān)聯(lián)性，以確保能夠真正發(fā)揮其自身的價值。
（五）提升高校人事檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平
在高校人事檔案信息化管理過程中，檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平、綜合素質(zhì)也是一項非常重要的因素。在具體的管理過程中，檔案管理人員不僅要具有專業(yè)的人事檔案管理知識，還要具有較高現(xiàn)代信息技術(shù)水平，同時還要具備較高的思想道德覺悟和一定的責(zé)任心。因此，高校在加強人事檔案信息化管理的過程中，要通過業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)、素質(zhì)教育等方式，不斷提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和思想道德素質(zhì)，同時還可以引進一批高質(zhì)量的檔案管理人員和計算機信息化人才，從整體上提高人事檔案管理人員的質(zhì)量。綜上所述，高校人事檔案管理的水平直接影響高校的發(fā)展，而大數(shù)據(jù)的發(fā)展推動了高校人事檔案的信息化管理。因此，在大數(shù)據(jù)時代下，要針對目前高校人事檔案信息化管理過程中存在的問題采取積極有效的措施，對其進行優(yōu)化，真正提升高校人事檔案信息化管理的水平。
參考文獻：
1.企業(yè)檔案管理中存在的問題
1.1 檔案管理人員管理觀念薄弱
檔案資料對于檔案資源的開發(fā)具有重要的參考價值，是制定檔案發(fā)展計劃的重要依據(jù)和參考資料。然而，目前企業(yè)管理人員還沒有認識到檔案管理對于企業(yè)發(fā)展的重要性，因此在檔案部門投入的資金、精力、人力、物力等都相對較少，檔案部門工作人員的檔案意識薄弱，不能保證企業(yè)檔案資料的真實性和完整性，最終導(dǎo)致企業(yè)檔案管理工作的現(xiàn)代化建設(shè)不能很好地實施。
1.2 企業(yè)檔案管理方式落后
當(dāng)前，很多企業(yè)檔案管理一直采用的是傳統(tǒng)管理方式，沒有將現(xiàn)代化信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)融入進去，導(dǎo)致了管理方式落后，跟不上形勢的發(fā)展。由于管理方式落后，很多檔案在査找過程中非常不方便，降低了工作效率不說，還很難配合其他部門開展工作。
1.3 相關(guān)制度體系不夠完善
從目前的情況來看，由于思想認知上的誤區(qū)以及對檔案管理的不重視，很多企業(yè)都沒有根據(jù)自身實際情況建立一套完善的檔案管理制度體系，甚至部分學(xué)校都沒有配備專門的檔案管理部門和人員，導(dǎo)致檔案管理工作隨意性較強，檔案整理不及時、不規(guī)范，檔案信息不完整、檔案遺失等問題普遍存在。因此，要想切實提高企業(yè)檔案管理水平，必須要對相關(guān)的制度體系進行完善，為檔案管理工作的規(guī)范有序開展提供依據(jù)。
1.4 檔案管理設(shè)施建設(shè)滯后
擋案管理設(shè)施建設(shè)關(guān)系著管理水平的提高，但由于企業(yè)管理人員對檔案管理的不重視，導(dǎo)致資金投入不足，檔案管理設(shè)施的建設(shè)存在較大的滯后性，尤其是檔案存儲環(huán)節(jié)，有的企業(yè)檔案室破舊，存儲環(huán)境惡劣，造成檔案資料破壞嚴(yán)重，無法再利用。同時管理人員的安全意識不足，將檔案資料與一些危險物品放置在一起，加上缺乏完善的保護設(shè)施，對檔案資料產(chǎn)生極大的威脅。甚至部分企業(yè)并沒有專門的檔案管理部門，現(xiàn)代化檔案管理水平偏低，嚴(yán)重制約了檔案管理工作的高效開展。
2.完善企業(yè)檔案管理的對策
2.1 樹立正確的檔案管理觀念
充分重視企業(yè)檔案管理工作的重要性和價值，企業(yè)檔案具備潛在生產(chǎn)力，一旦其作用得到充分發(fā)揮就能為企業(yè)以及社會帶來效益，為管理者提供強大的助力，所以，要創(chuàng)新管理觀念，盡力開發(fā)企業(yè)檔案的豐富資源，為社會提供更有價值的服務(wù)。
2.2 建立完善的檔案信息系統(tǒng)，完善檔案管理方式
要想真正實現(xiàn)企業(yè)檔案管理的信息化，首要任務(wù)就是建立完善的檔案信息系統(tǒng)。我們使用計算機對檔案進行管理就必須要建立一個專門的系統(tǒng)進行操作，在這個系統(tǒng)平臺上我們可以進行信息的錄入、分類、歸檔、整理、保存、搜索等，通過使用計算機軟件實現(xiàn)檔案管理的信息化。另外，我們還要建立一個完善的信息資源庫，在這里我們可以查找所有想要查找的信息，并且必須保證信息的準(zhǔn)確、可靠。我們知道無論是計算機系統(tǒng)，還是計算機軟件都需要定期的升級優(yōu)化，只有這樣我們才能保證使用功能越來越方便、快捷、高效。因此，對于檔案管理信息化系統(tǒng)需要有專業(yè)的工作人員進行定期的維護和更新，保證系統(tǒng)的穩(wěn)定運行，為檔案管理工作提高可靠的技術(shù)支持。
2.3 加強企業(yè)檔案管理制度建設(shè)
首先，企業(yè)要建立明確的責(zé)任制度體系，設(shè)立專門的檔案管理部門，并配備專業(yè)的檔案管理人員。其次，制定具體的檔案管理工作目標(biāo)，明確各部門的職責(zé)，使其積極配合企業(yè)檔案管理工作的開展。然后，建立完善的檔案工作規(guī)范，對檔案的收集、整理、裝訂、歸檔與借閱等各個流程均給予明晰的規(guī)定，確保制度的嚴(yán)格落實，對于違反規(guī)定的行為和人員要進行嚴(yán)肅處理，從而提高企業(yè)檔案管理工作的整體效率和科學(xué)化水平。
2.4 增加硬件投入，加快企業(yè)檔案信息數(shù)字化建設(shè)
電子檔案是信息時代下紙質(zhì)檔案的新發(fā)展，數(shù)字檔案是對傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的再現(xiàn)過程，但由于各地區(qū)信息化水平的不同，數(shù)字檔案建設(shè)很多還都不完善，影響了企業(yè)檔案管理效果的發(fā)揮。如果硬件投資到位，將會把工作人員從復(fù)雜的工作中解放出來，這樣既解放了勞動資源，保護了紙質(zhì)檔案的完整性，又方便了檔案查詢、再利用，在一定程度上提高了工作人員的工作效率。
3.加強企業(yè)檔案管理的必要性
3.1 能夠為企業(yè)提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)
檔案資料能夠為企業(yè)的各項工作的開展提供準(zhǔn)確、真實的數(shù)據(jù)信息，并且為企業(yè)未來的發(fā)展服務(wù)。比如企業(yè)過去的科研活動、文化體育活動都可以為當(dāng)前的管理工作提供可借鑒的經(jīng)驗。
3.2 有利于檔案資源的進一步開發(fā)和利用
企業(yè)檔案是在企業(yè)日常科研、外事以及行政管理等活動中形成的具有參考價值和保存價值的文獻資料，對企業(yè)的評價、考核、研究以及總結(jié)工作具有重要的作用。在我國體制改革不斷深入的現(xiàn)如今，企業(yè)也面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，檔案管理工作作為企業(yè)管理的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，對促進企業(yè)人事管理、科研等工作水平有著積極的意義。但目前傳統(tǒng)的檔案管理模式嚴(yán)重制約了檔案資源的進一步開發(fā)和利用，因此必須進行檔案管理創(chuàng)新，利用新的管理理念、管理方法、管理技術(shù)，深度開發(fā)檔案資源的利用價值，為企業(yè)的發(fā)展創(chuàng)造更多的效益。
3.3 是時展的內(nèi)在要求
當(dāng)今時代是信息時代，也是知識經(jīng)濟時代，知識資產(chǎn)作為企業(yè)的無形資產(chǎn)，開始在促進企業(yè)發(fā)展過程中顯示出重要的地位。檔案是知識資產(chǎn)的一部分，真實記錄著企業(yè)不同時期的各項活動，在新時期檔案變得更加多元化，固有的檔案管理體系已不能滿足檔案資源利用的需求，比如電子檔案的出現(xiàn)，就需要完善檔案管理的信息化建設(shè)。因此，加強檔案管理工作是適應(yīng)時展需求的內(nèi)在要求。
4.結(jié)語
美國的檔案學(xué)者莫斯曾經(jīng)指出在檔案的整個系列的工作中，檔案鑒定是第一關(guān)鍵性決定。鑒定是檔案工作整個系列中第一關(guān)鍵性決定，在其后的所有檔案管理工作都是建立在它的基礎(chǔ)上。從這里就已經(jīng)可以看出在整個檔案管理的過程中檔案價值鑒定有著舉足輕重的作用。從整體上來講，檔案是對各種信息的原始記錄，是人類寶貴的文化財富。但是具體到每一份文件、每一份案卷時，則不是所有的檔案都具有參考價值。有的參考價值大一點，有的參考價值小一點，有的是曾經(jīng)具有參考價值，現(xiàn)在不具備參考價值。檔案價值鑒定的工作就是對每一份檔案所具有的價值進行甄別。檔案價值的鑒定將會直接決定檔案的存亡。當(dāng)檔案價值鑒定判定檔案已經(jīng)沒有保村存的價值的時候，檔案就會被銷毀。所有在進行檔案價值鑒定的時候需要慎重。通過檔案鑒定可以讓所保存的檔案在整體的價值上面有質(zhì)的提升，是提高檔案質(zhì)量的重要途徑?，F(xiàn)在檔案不僅有紙質(zhì)的，還有電子的。對于紙質(zhì)的檔案，檔案數(shù)量的急劇增加，會導(dǎo)致庫房的緊張，設(shè)備短缺，經(jīng)費不足等一系列的問題。通過對檔案價值的鑒定，有利于檔案庫房、設(shè)備人員的合理和有效利用。提高檔案人員的整體業(yè)務(wù)水平,實現(xiàn)優(yōu)質(zhì)服務(wù)。
二、檔案價值鑒定存在的問題
雖然從客觀上講，我國的檔案鑒定工作受到國家的重視，也有所發(fā)展，但是由于政策理論和法規(guī)等多方面的原因，使得我國檔案管理工作中檔案價值鑒定存在著許多的問題。
（一）檔案價值鑒定理論研究混亂
在我國幾乎是沒有對檔案價值鑒定進行一個準(zhǔn)確的定義。在一些教科書中雖然對檔案價值鑒定進行了描述，但是描述的內(nèi)容只是與歸檔文件產(chǎn)生的歷史背景、條件、內(nèi)容的重要程度等因素進行價值鑒定的方法和原則，而沒有涉及到對檔案價值鑒定的明確定義。這就使得在進行檔案價值鑒定理論研究時出現(xiàn)判斷性的失誤，最終使得檔案價值鑒定的理論研究出現(xiàn)混亂。比較明顯的表現(xiàn)就是有的將“文件”與“檔案”兩個概念相混淆；有的弄不清檔案價值鑒定的起始點和終止點；也有的將檔案價值與檔案價值鑒定混為一談。
（二）檔案價值鑒定隊伍建設(shè)急需改善
我國的檔案工作隊伍存在著不穩(wěn)定，缺少檔案價值鑒定人才的現(xiàn)象。檔案價值鑒定人才的缺少導(dǎo)致了檔案價值得不到有效的判定，從而對檔案管理的后期工作形成了障礙。此外對于現(xiàn)有的檔案價值鑒定人員也存在著各種各樣的問題。其主要的表現(xiàn)有以下幾點：（1）檔案價值鑒定在檔案管理工作中有著很強的“困惑性”和“疑難性”，有部分檔案管理人員存在著畏難情緒、怕?lián)?zé)任的心理，使得檔案價值鑒定工作無法有效的開展；（2）檔案價值鑒定標(biāo)準(zhǔn)的可操作性不強，為檔案價值鑒定隊伍的建設(shè)帶來了許多困難；（3）檔案鑒定人員缺乏相應(yīng)的理論知識，對檔案鑒定的重要性和復(fù)雜性缺乏認識。
（三）檔案價值鑒定質(zhì)量不能夠令人滿意
隨著時間的推移與社會的變化，檔案的價值也會進行改變。在著一些列的變化中，檔案價值鑒定的重點也會進行變化。但是由于各種各樣的原因，很難準(zhǔn)確的對檔案價值鑒定的重點進行準(zhǔn)確的把握。檔案價值鑒定工作缺乏重點，其很明顯的后果就是工作的質(zhì)量也不能夠讓人滿意。在現(xiàn)在的檔案管理工作中還存在著有些已經(jīng)失去保存價值檔案仍被繼續(xù)保存，原有檔案保管期限劃分不清的現(xiàn)象。形成這些現(xiàn)象的主要原因就是檔案價值鑒定工作不到位。
三、加強檔案價值鑒定的措施
有問題不可怕，可怕的是知道問題卻不知道進行改正。對于檔案價值鑒定工作也是如此。為此，針對上述問題，個人提出以下幾個改善當(dāng)前檔案價值鑒定工作的意見。
（一）加強理論研究
做任何事想要成功都必須要考理論來進行支持。對于檔案鑒定工作首先要做的就是加強理論研究工作。對于檔案價值鑒定工作，應(yīng)該將其作為一個完整的、系統(tǒng)的工作，并組織專人進行攻關(guān)。既然我們國內(nèi)的檔案價值鑒定還沒有形成一個完整的理論體系，那么我們可以先借鑒、吸收國外在檔案鑒定方面的先進思想與優(yōu)秀成果，并在此基礎(chǔ)上形成具有中國特色的檔案鑒定的理論體系，從而更好地指導(dǎo)我們的檔案鑒定實踐。此外我們還必須做好兩方面的工作。一方面是利用現(xiàn)有理論，積極開展檔案價值鑒定工作，創(chuàng)造經(jīng)驗，為檔案價值鑒定理論的研究提供豐富的實際材料；另一個方面是理論研究人員要深入實際，在調(diào)查研究、收集和掌握檔案價值鑒定的豐富材料的基礎(chǔ)上，進行理論研究，并將研究成果應(yīng)用到實際的工作實踐中來，從實踐中完善理論體系。
（二）完善檔案價值鑒定隊伍
首先我們應(yīng)該培養(yǎng)出專門的檔案價值鑒定人才，然后是各級檔案局、館根據(jù)實際情況建立起專門的檔案價值鑒定機構(gòu)。檔案價值鑒定機構(gòu)的主要任務(wù)有以下內(nèi)容：提出職能范圍內(nèi)檔案價值鑒定工作的總的規(guī)劃和“永久”檔案進入檔案館的比例，協(xié)助檔案行政主管部門制定檔案價值鑒定工作的指導(dǎo)性文件及標(biāo)準(zhǔn)，監(jiān)督檢查和指導(dǎo)所轄各類檔案的價值鑒定，并負責(zé)鑒定業(yè)務(wù)咨詢。
關(guān)鍵詞：檔案 管理 價值
隨著市場經(jīng)濟的不斷發(fā)展，檔案查考利用方式、范圍發(fā)生了很大變化，檔案的價值越來越引起人們的高度重視，在企業(yè)的經(jīng)營和經(jīng)濟的可持續(xù)發(fā)展的過程中，檔案的利用發(fā)揮了不可替代的重要作用, 檔案之生命力的根基在于檔案自身所特有的價值，就此話題，本人談?wù)剬n案價值的一點粗淺的認識。
一、對檔案價值內(nèi)涵的認識
關(guān)于檔案價值的內(nèi)涵，在檔案學(xué)界有三種觀點：一是利用價值論從實用主義角度出發(fā)研究檔案價值，認為檔案價值是指檔案的利用價值、使用價值，也就是檔案對人們的有用性，即我們通常所說的檔案的作用。二是勞動價值論從政治經(jīng)濟學(xué)的商品價值論角度出發(fā)研究檔案價值，認為檔案價值是指文件管理人員（文書工作者）和檔案工作人員在制作、處理、管理文件和檔案等活動中，所付出一切辛勞努力等有效的社會勞動凝結(jié)。三是主客體關(guān)系論從哲學(xué)角度出發(fā)研究檔案價值，認為檔案價值屬于主客體關(guān)系范疇，是檔案客體屬性對社會主體需要的滿足，是社會主體需要對檔案客體屬性的某種肯定。
二、對檔案價值構(gòu)成的認識
檔案的價值主要表現(xiàn)在證據(jù)性價值和情報性價值兩個方面，是由美國的謝倫伯格首先提出的。他所指的證據(jù)性價值，是指由被證明事物即文件產(chǎn)生機構(gòu)的組織和職能的重要性所決定的價值。情報性價值指公共文件由于含有對各種研究有用的情報資料而固有的價值。檔案價值是檔案這一客體對從事社會實踐活動的主體所具有的憑證和參考意義。
檔案的情報價值也稱之為參考價值。檔案不僅歷史地反映了客觀事物和思維發(fā)展的縱向深度，而且廣泛地反映了事物領(lǐng)域和實踐活動的廣度。檔案以知識原載體的形式，凝結(jié)了生產(chǎn)實踐、改革社會、創(chuàng)造科學(xué)文化等各種實踐活動的狀況、創(chuàng)造成果以及經(jīng)驗教訓(xùn)，為人們今后處理社會與自然界的關(guān)系，處理社會內(nèi)部人與人的關(guān)系，以及與此相聯(lián)系的探索性和準(zhǔn)備性活動等各方面，提供借鑒。因此，檔案對于人們查考既往情況，掌握歷史資料，研究有關(guān)事物的發(fā)展規(guī)律具有廣泛的參考價值。
三、對檔案價值實現(xiàn)的認識
一般來說，檔案價值的實現(xiàn)，可分為兩個階段。第一階段是從文件材料到檔案，這是檔案價值的生成階段。在這個階段中，檔案工作者可以根據(jù)自己的工作經(jīng)驗和檔案管理素養(yǎng)，根據(jù)對利用者的預(yù)測和估計，對具有特殊意義的文件、材料收集、整理、鑒定、保管等工作，把日常工作中形成的文件、材料變成有一定價值的檔案。第二階段，是從檔案被利用到產(chǎn)生社會效益和經(jīng)濟效益，這是檔案價值實現(xiàn)階段，檔案工作者勞動的目的就是為滿足社會的需要，也只有在檔案工作的勞動成果與社會需要相結(jié)合的時候，這種勞動才能得到社會的承認，檔案也只有被完全利用，才能實現(xiàn)其價值，從而轉(zhuǎn)化為社會效益和經(jīng)濟效益。
企業(yè)檔案價值最終要實現(xiàn)所經(jīng)歷的過程，事實上已經(jīng)涉及到檔案工作的各個方面。影響檔案價值能否實現(xiàn)、實現(xiàn)程度如何，有四個方面：一是檔案的利用實踐。檔案價值是客觀存在的，但檔案處于靜態(tài)保管時，它的價值只是潛在的。實現(xiàn)檔案價值，必須通過利用檔案實踐，滿足對人們的需要。二是檔案意識。檔案意識就是個人對檔案和檔案工作的整體認識，檔案意識強弱，首先影響到檔案的保存和積累，檔案意識強，檔案保存完整，積累豐富，就會“有檔可用，有案可查”，否則就失去檔案的價值，其次影響到人們對檔案價值的認識，檔案意識強，重視檔案的作用，在社會實踐活動中，人們就會自覺地利用檔案，否則，就會“有檔不用，有案不查”。三是企業(yè)檔案管理水平。由于檔案數(shù)量大而信息分散，影響利用檔案的效率，而檔案利用者利用檔案時都有求快、求便、求準(zhǔn)、求全的心理，這就要求檔案工作者有較高檔案管理水平和良好的職業(yè)道德修養(yǎng)，使利用者能以最快的速度，最方便的途徑獲得最想要的，最準(zhǔn)確、最系統(tǒng)的信息。四是社會發(fā)展水平。不同的社會發(fā)展和發(fā)展水平，對于檔案利用的需要和可提供檔案利用的程度，受到很大的制約，應(yīng)逐步實現(xiàn)檔案開放，使普通社會公眾獲得利用檔案的權(quán)利，檔案的價值才獲得更充分的實現(xiàn)。
四、如何在企業(yè)實際工作中提高檔案的利用價值
企業(yè)檔案有價值，最終要產(chǎn)生社會效益和經(jīng)濟效益，利用檔案可以減少勞動消耗，節(jié)約勞動時間，節(jié)省生產(chǎn)費用，降低產(chǎn)品成本，利用檔案為技術(shù)改造，科研設(shè)計，生產(chǎn)經(jīng)營服務(wù)，可以提高勞動生產(chǎn)率，利用檔案避免重復(fù)勞動，減少損失或支出費用，這些結(jié)果之所以成為現(xiàn)實，必然要經(jīng)歷檔案價值生成利用的過程，因此有效地把握這一過程，檔案價值就可能得到實現(xiàn)，從而產(chǎn)生最佳的社會效益和經(jīng)濟效益，否則檔案價值就可能耗散。
根據(jù)以上所述，現(xiàn)以企業(yè)貫徹ISO9000國際標(biāo)準(zhǔn)（以下簡稱貫標(biāo)）為例，在實際工作中如何提高檔案的利用價值談幾點認識：
1.企業(yè)貫標(biāo)作為提高質(zhì)量管理和質(zhì)量保證水平乃至企業(yè)管理水平的一個重要手段，而檔案管理作為基礎(chǔ)性管理工作的一個組成部分，提高檔案利用價值，應(yīng)做好基礎(chǔ)工作。ISO9000標(biāo)準(zhǔn)質(zhì)量體系中，文件資料和質(zhì)量記錄是質(zhì)量管理活動的載體，也是外部認證機構(gòu)審核貫標(biāo)企業(yè)是否符合ISO9000標(biāo)準(zhǔn)的主要依據(jù)之一。檔案管理應(yīng)把貫標(biāo)文件和資料作為管理和控制的組成部分，同時應(yīng)形成比較嚴(yán)格的管理規(guī)范和收集、分類、保管、鑒定、統(tǒng)計的工作細則，對具有考查利用價值的貫標(biāo)文件、資料、記錄應(yīng)作為歸檔處理。
2.企業(yè)檔案是企業(yè)活動整體的反映和記錄，貫標(biāo)文檔是企業(yè)質(zhì)量活動的反映和記錄，具體表現(xiàn)在黨政群工作檔案、生產(chǎn)經(jīng)營和技術(shù)管理檔案、科技工作檔案三部分。它是企業(yè)各類活動的綜合產(chǎn)物，從縱向發(fā)展來看，它記錄了企業(yè)過去與現(xiàn)在的歷程，是企業(yè)歷史的縮影，同時也預(yù)示著企業(yè)的未來；從橫向的活動來看，企業(yè)檔案是企業(yè)黨群、行政、經(jīng)營、生產(chǎn)、科研、基本建設(shè)、設(shè)備儀器管理、財務(wù)和干部管理各種職能活動。在實現(xiàn)企業(yè)基本目標(biāo)活動中，形成有價值的文件材料整體，也是按照ISO9000標(biāo)準(zhǔn)要求必須具備的相關(guān)文件資料和記錄，從而確保質(zhì)量體系有效運行。
[關(guān)鍵詞] 檔案信息化；醫(yī)院檔案；檔案管理
doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2015. 05. 116
[中圖分類號] G275 [文獻標(biāo)識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2015）05- 0242- 02
檔案管理是醫(yī)院管理工作的重要內(nèi)容之一，是體現(xiàn)醫(yī)療機構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)素質(zhì)與管理水平的標(biāo)準(zhǔn)。檔案可以作為醫(yī)院的成長歷程，而且也為后期發(fā)展提供借鑒作用。醫(yī)療事業(yè)是非常具有實際價值的工作，而檔案則成為了醫(yī)院發(fā)展過程中收集的寶貴資源，是醫(yī)院后續(xù)發(fā)展與提高專業(yè)水平的關(guān)鍵要素。
1 檔案信息化建設(shè)的必然性
檔案信息化建設(shè)使傳統(tǒng)檔案管理措施發(fā)生了很大改變，也改善了日漸復(fù)雜的醫(yī)患關(guān)系。通過計算機進行自動化檔案管理工作，不僅會增強醫(yī)院內(nèi)部的交流與溝通，也會增強患者與醫(yī)生的交流，對減少管理成本、優(yōu)化工作流程、提高工作效率起到了關(guān)鍵性作用。通過信息化檔案管理模式，為醫(yī)院信息資料提供了更加安全的環(huán)境，也提高了醫(yī)院的服務(wù)質(zhì)量，對樹立醫(yī)院形象有很大幫助。現(xiàn)代化信息建設(shè)基于電子計算機，通過現(xiàn)代信息技術(shù)，建立符合新時代的管理與查詢方法，在第一時間內(nèi)收集所需的檔案資源，使信息化檔案管理得以實現(xiàn)，發(fā)揮出檔案管理的實際效益。
1.1 社會進步的客觀要求
檔案信息化建設(shè)是社會生產(chǎn)力進步過程中產(chǎn)生的新要求，也是現(xiàn)代化醫(yī)院改革必然要做出的選擇，信息化檔案系統(tǒng)不僅需要滿足社會服務(wù)與管理的要求，也需要滿足新時期下醫(yī)院的管理要求，是直接體現(xiàn)出社會生產(chǎn)力進步的客觀要求。醫(yī)院通過檔案信息化建設(shè)，充分利用了計算機技術(shù)與互聯(lián)網(wǎng)的快速信息交互存儲功能，將需要大量人工操作的化驗、繳費、掛號、處方等工作，通過網(wǎng)絡(luò)傳遞與共享得以實現(xiàn)，不僅節(jié)約了人力、物力，而且也實現(xiàn)了部門之間的有機結(jié)合，為醫(yī)院提高經(jīng)濟效益做出很大貢獻。通過信息化檔案系統(tǒng)，不僅使醫(yī)生處理相關(guān)問題更加方便，也使病患的治療過程更加方便，為醫(yī)院持續(xù)發(fā)展提供支持。
1.2 提高醫(yī)院管理水平的內(nèi)在要求
社會正在逐漸步入信息化發(fā)展階段，各類規(guī)章制度不斷成熟，而檔案管理信息化水平也在不斷提高。目前我國的各大醫(yī)院都在進行檔案信息化建設(shè)，創(chuàng)造出新的醫(yī)療管理模式，使醫(yī)院服務(wù)質(zhì)量與工作效率得到了很大的提高，全面改進了醫(yī)療機構(gòu)的管理水平與服務(wù)能力。日漸成熟的圖像處理技術(shù)為建立醫(yī)學(xué)影像系統(tǒng)提供了技術(shù)支持，而信息化技術(shù)則使成本更加合理，將護理流程、臨床管理、經(jīng)濟核算、經(jīng)濟分析等管理內(nèi)容，完全進行整合，幫助醫(yī)院建立完善的全面質(zhì)量管理平臺，滿足患者與領(lǐng)導(dǎo)層的需求。信息化醫(yī)院結(jié)構(gòu)改革使多種傳統(tǒng)管理方法發(fā)生了極大的改變，醫(yī)療體系信息化改革是加強管理衛(wèi)生工作、深化改革的基本點，而檔案信息化建設(shè)則提高了整體醫(yī)院管理水平，對優(yōu)化醫(yī)院管理結(jié)構(gòu)，提高工作效率起到了關(guān)鍵作用。通過信息化的改革，使醫(yī)療機構(gòu)的服務(wù)水平得以提升，也為社會和患者帶來更好的服務(wù)。隨著管理人員的專業(yè)素質(zhì)不斷成熟，檔案管理工作將發(fā)揮出更大的工作效果，對醫(yī)院提高管理水平也起到了促進作用。
2 檔案信息化建設(shè)思路
檔案信息化建設(shè)是現(xiàn)代化醫(yī)院信息管理工作的重點，必須根據(jù)實際檔案情況制訂合理的信息化建設(shè)措施。
2.1 多樣化載體
在建設(shè)信息化檔案時，不能將其理解成電子信息，而且也不要完全拋棄傳統(tǒng)檔案管理方案的優(yōu)點，需要將兩者有機結(jié)合，使檔案管理更加多元化。例如，在管理重癥住院患者的檔案時，需要在信息管理系統(tǒng)中建立完善的病患病情資料，在準(zhǔn)備手術(shù)進行、使用特殊藥品時，如果可能出現(xiàn)不良后果，必須使用紙質(zhì)材料，保證醫(yī)療事故或糾紛不會出現(xiàn)。而且切片、X光片、圖標(biāo)等物體，都可以成為檔案資料的載體，必須靈活進行控制與管理。
2.2 信息豐富化
醫(yī)院需要處理的信息十分龐大，醫(yī)院系統(tǒng)每天都需要收集大量資料，所以檔案資料不能過度關(guān)注重點檔案，而是要從細節(jié)出發(fā)，控制醫(yī)院整體檔案系統(tǒng)，發(fā)現(xiàn)部門與領(lǐng)域之間存在的聯(lián)系，優(yōu)化檔案管理儲存體系，使檔案查詢和借閱更加方便。在進行檔案管理時，必須掌握全部的基礎(chǔ)資料，且病患個人資料是檔案管理的重點內(nèi)容，必須為病人嚴(yán)格保密檔案資料的具體情況，除非在與當(dāng)事人協(xié)商后，可以根據(jù)情況作為法律與科研方面的需求進行使用。在控制好重點檔案后，也需要管理其他檔案，通過信息化檔案系統(tǒng)，可以實現(xiàn)人事調(diào)動等活動，從多個方向保證檔案信息豐富化。
2.3 專業(yè)化管理
檔案信息化建設(shè)完成后，需要安排專業(yè)管理人員進行管理，管理人員必須具有較強的管理知識，并且需要了解電子信息系統(tǒng)與各部門的特點。例如，在發(fā)生停電問題或自然災(zāi)害的情況下，管理人員需要及時進行處理，找出停電問題及災(zāi)害發(fā)生的事故原因，并且根據(jù)應(yīng)急處理措施，保證醫(yī)院可以正常運行。
2.4 科學(xué)化管理
在進行檔案管理時，必須選擇科學(xué)的管理方法，需要遵循真實、保密的管理原則，并且根據(jù)醫(yī)院的發(fā)展需求，對人力資源、病人信息、文化建設(shè)方面的信息進行統(tǒng)籌管理工作。根據(jù)檔案管理系統(tǒng)，及時發(fā)現(xiàn)運營過程中出現(xiàn)的問題，并將其數(shù)據(jù)化，為院領(lǐng)導(dǎo)提供更加直觀的數(shù)據(jù)信息，方便領(lǐng)導(dǎo)層制訂相關(guān)決策，根據(jù)醫(yī)院發(fā)展問題制訂解決措施，為醫(yī)院長遠發(fā)展提供支持。
3 結(jié) 語
建立完善的檔案管理信息體系，是實現(xiàn)現(xiàn)代化醫(yī)院體系發(fā)展的必須要求，也是建立科學(xué)、系統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理體系中必不可少的環(huán)節(jié)。必須認識到檔案管理的重要性，完善檔案管理制度，建立標(biāo)準(zhǔn)的一體化管理體系，通過多種途徑獲得檔案信息資源。健全的檔案管理系統(tǒng)，可以使醫(yī)療、科研、教學(xué)工作更加順利地展開，也可以通過檔案信息化建設(shè)，實現(xiàn)全醫(yī)院的信息交通，醫(yī)生可以在辦公室內(nèi)學(xué)習(xí)相關(guān)知識，為醫(yī)院提供更好的服務(wù)，使醫(yī)院發(fā)展水平得到根本性提升。
主要參考文獻
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關(guān)鍵詞：中等職業(yè)學(xué)校 檔案管理 措施
中圖分類號：G718 文獻標(biāo)識碼： C 文章編號：1672-1578（2012)06-0249-01
學(xué)校檔案是學(xué)校建設(shè)發(fā)展的歷史記錄，是學(xué)校各項工作及全體師生員工德、能、勤、績等的真實、全面的反映。隨著社會的發(fā)展、教育體制的改革，中等職業(yè)學(xué)校的發(fā)展遇到前所未有的機遇，這就要求檔案管理工作必須與時俱進，不斷創(chuàng)新，不斷更新和完善。發(fā)揮出其重要作用。為了使學(xué)校檔案管理工作為學(xué)校的發(fā)展發(fā)揮出其特有的功效和作用，應(yīng)該著重從以下幾方面加強工作。
1 要高度重視，加強管理
中等職業(yè)學(xué)校檔案是學(xué)校樹立自我形象和價值觀念、學(xué)校精神等的重要載體，一方面，可以為新時期中等職業(yè)學(xué)校建設(shè)提供借鑒和依據(jù)，另一方面，也是學(xué)校自我形象和價值建設(shè)工作的重要組成部分，這就要求高度重視檔案管理工作，不要認為學(xué)校工作主要是以教學(xué)為主，輕視檔案管理工作的錯誤思想，這就要求學(xué)校主要領(lǐng)導(dǎo)高度重視并采取有效措施加強檔案管理工作，在思想上要認識到檔案管理工作的地位和重要性，在行動中要加大檔案管理方面的人員、資金投入和管理力度，并把檔案工作納入到學(xué)校發(fā)展的長效機制之中，努力讓全體教職員工增強建檔意思，形成人人重視和維護學(xué)校檔案工作的良好風(fēng)氣。
2 制定和完善各種制度，使檔案管理工作有章可循
結(jié)合學(xué)校實際，制定和完善檔案管理制度，從學(xué)校檔案的收集整理、有效管理、合理利用等環(huán)節(jié)，以《中華人民共和國檔案法》為指導(dǎo)原則，認真制定和落實各項制度，包括：《檔案室管理制度》、《檔案室工作職責(zé)》、《檔案人員工作職責(zé)》、《檔案資料收集員工作職責(zé)》、《檔案利用制度》等等，并責(zé)成專職檔案管理人員具體負責(zé)組織和指導(dǎo)資料的收集、分析、篩選、整理、立卷、歸檔等建檔工作。同時要求學(xué)校各科室檔案資料收集員負責(zé)本科室檔案資料收集，做到職責(zé)明確、整理有序、歸檔及時，確保學(xué)校檔案管理工作的順利開展。
3 加強檔案管理的軟、硬件建設(shè)
軟件建設(shè)主要是指：一是人員配備上，學(xué)校要有一批政治素養(yǎng)高、理論知識廣、業(yè)務(wù)能力強，工作作風(fēng)正的檔案管理人員，而且要求他們忠于職實、遵紀(jì)守法、確保檔案的絕對安全，由此可見學(xué)校必須重視檔案管理人員的綜合質(zhì)素的提高。學(xué)校要至少配備一名專職檔案管理人員，各科室要至少配備一名專職（或兼職）檔案資料收集員，只有這樣，通過團結(jié)協(xié)作、齊抓共管，才能使各種檔案資料整理的齊全、完整和及時。二是檔案的收集、整理和歸檔立卷。學(xué)校的檔案種類繁多,有日常文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、紙質(zhì)檔案、電子檔案等，這就要求工作認真負責(zé)，對各種檔案要認真對待，對所使用紙質(zhì)、幅面、尺寸規(guī)格等要按有關(guān)規(guī)定必須統(tǒng)一、規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。特別是對上級下發(fā)的公文是否履行了簽發(fā)手續(xù),是否符合審批權(quán)限,公文標(biāo)題是否準(zhǔn)確,主送單位和抄送單位準(zhǔn)不準(zhǔn),落款是否與公文一致,有無日期等一定要認真、仔細的檢查和核對。同時要求公文字跡要牢固清晰。各種記錄、簽字、批注等都應(yīng)使用規(guī)定的筆種、墨水和紙張,以保證字跡鮮明、清晰,這有利于日后長久保管利用。在現(xiàn)今的網(wǎng)絡(luò)工作環(huán)境下,電子文件也屬于檔案的一部分,由于電子文件與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件有很大的差別,電子文件通常以脫機方式保存,在實際使用中大量電子文件還是光盤保存。在使用光盤保存時，一定要選正規(guī)廠家生產(chǎn)并且質(zhì)量好的
硬件建設(shè)主要是指：存放檔案必須有專門庫房,并設(shè)有專柜便于查找,做到科學(xué)管理,排列整齊,并健全檢索工具。庫房要經(jīng)常通風(fēng),做到整潔衛(wèi)生,庫房內(nèi)不準(zhǔn)吸煙,以免發(fā)生火災(zāi),做到防火、防盜、防潮、防鼠、防蟲、防塵、防光,以確保安全和延長檔案壽命。對于電子文檔在保存方面,要求光盤存放在無強磁場干擾、無震動、無塵、無腐蝕氣體和溫濕度適中的環(huán)境里。因為潮濕會使光盤片基霉變,所以環(huán)境空氣相對濕度應(yīng)該控制在40%～65%,溫度應(yīng)該控制在14～24℃。此外，如計算機、打印機、掃描儀、數(shù)碼相機、攝像機等設(shè)施已是當(dāng)今社會檔案管理工作中必備的工作工具。
4 建立和健全檔案資料的借閱制度
企業(yè)人事檔案管理是企業(yè)管理中的一個重要組成部分，它在多個方面有著不可忽視的重要性。
一、企業(yè)人事檔案對單位人力資源工作的重要性
企業(yè)人事檔案對單位人力資源工作的重要性主要表現(xiàn)在以下三個方面：
一是為企業(yè)的一些重大人事決策提供了必要的依據(jù)。通過充分閱研人事檔案，能夠詳盡了解每一位員工的業(yè)績、素質(zhì)、能力等，進行綜合分析規(guī)劃，求得人員需求量和人員擁有量之間的相互匹配，從而保證人力資源決策科學(xué)化、合理化。
二是提高人力資源使用效率和使用價值，合理進行人力資源配置。隨著時間的推移，出現(xiàn)人員流動、崗位變化等情況，人事檔案會隨著人員的流動而不斷傳遞，檔隨人走是人事檔案的動態(tài)特征，企業(yè)人員流動相對較快，要謹防發(fā)生有檔無人或有人無檔的現(xiàn)象。人檔統(tǒng)一才能使人力資源得到最佳的配置，使人才在企業(yè)的各個部門、各個崗位之間合理流動。
三是能夠做到知人善任、選賢舉能、知人善用，深挖每個員工的潛力，發(fā)揮他們在所擅長崗位上的最大效能。除組織直接派人考察外，還必須通過查閱人事檔案進行全面了解，主要內(nèi)容包括：道德品質(zhì)，工作經(jīng)歷，特長、成績與貢獻等等，從而為企業(yè)進行干部考察、任免、調(diào)配提供真實可靠有效的資料。
二、企業(yè)人事檔案對員工本人的重要性
有些員工認為檔案存在單位，平時根本不接觸，對自己的意義不是很大，甚至個別職工認為檔案可有可無，那事實真的如此嗎？
企業(yè)人事檔案對職工本人工作和生活的方方面面都有重要作用，如認證身份、計算連續(xù)工齡、申報職稱、政治審查等等，在按規(guī)定出具有關(guān)證明（包括存檔證明、婚姻證明、學(xué)歷證明、家庭成員證明、出國證明），辦理退休等，都需要以人事檔案為依據(jù)。
三、企業(yè)人事檔案對社會信用體系建設(shè)的重要性
人是社會的基本單位，也是信用的提供者和接受者，因此個人信用體系是社會信用體系的必不可少的組成部分。人事檔案是個人信用信息非常重要的一個組成部分，通過人事檔案可以證實個人的經(jīng)歷、學(xué)歷、技術(shù)職稱、社會關(guān)系、獎懲等情況，可以為個人求職、單位求才提供大量豐富、動態(tài)、真實有效的原始資料和數(shù)據(jù)。另外，檔案還有一些衍生職能，如以檔案為依托可以評定職稱、辦理社會保險和退休手續(xù)、提供出國政審和涉外公證材料等，從而形成完整的個人信用基礎(chǔ)信息。
綜上所述，在當(dāng)今社會，企業(yè)人事檔案的作用并沒有在時展的背景下被逐漸弱化，相反，隨著社會的發(fā)展，社會和企業(yè)正在重新認識企業(yè)人事檔案的重要性，從而對企業(yè)人事檔案的管理提出了更高的要求。
如何加強對企業(yè)人事檔案管理，通過理論學(xué)習(xí)和工作實踐經(jīng)驗，我認為應(yīng)該從以下幾方面著手：
一是啟動檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化工作，建立健全科學(xué)合理的人事檔案管理制度。青島市政府在“十三五”規(guī)劃中明確提出要加強標(biāo)準(zhǔn)化工作，用標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范管理，在人事檔案管理中，也同樣需要加強制度的標(biāo)準(zhǔn)化管理。對于不適應(yīng)新形勢、新情況、新任務(wù)的規(guī)章制度，必須要進行改革，及時建立新的、更為科學(xué)合理的人事檔案管理制度，使得人事檔案工作更加制度化、規(guī)范化。在檔案的收集上要及時、完整；在檔案的鑒別上必須遵循“取之有據(jù)，舍之有理”；檔案的整理歸檔要嚴(yán)謹、科學(xué)；檔案的借閱應(yīng)根據(jù)具體情況具體分析，對人力資源管理部門及其他部門應(yīng)有所區(qū)別，注意檔案安全，檔案的更新應(yīng)及時、準(zhǔn)確、完整，尤其應(yīng)注意對檔案的新內(nèi)容進行及時、主動的補充收集。
二是推動檔案信息化建設(shè)，建立科學(xué)的人事檔案分類系統(tǒng)。人事檔案的內(nèi)容大同小異，它們之間雖存在著許多共性，但不同類別的人員，由于企業(yè)的工作性質(zhì)、社會責(zé)任、職業(yè)特點、素質(zhì)要求、任用方式、考核內(nèi)容、社會評價、報酬待遇等方面的不同，在人事檔案內(nèi)容上也必然存在著較大的差異。我們可以利用信息化手段，根據(jù)不同類別的人員設(shè)計不同的管理制度，對檔案的功能進行重新定位，增加反映個人個性特點和專業(yè)能力的資料，使人事檔案更加貼近社會和用人單位的需求，提高人事檔案的利用效率，提高人事檔案的價值。
三是提高人事檔案管理重視程度，重視人才引進、人員培訓(xùn)，全面提高人事檔案管理人員綜合素質(zhì)。在知識經(jīng)濟時代，在現(xiàn)代化程度不斷提高的今天，引進高素質(zhì)的檔案人才是企業(yè)檔案工作發(fā)展的必然要求。在引進高素質(zhì)人才的同時，企業(yè)也應(yīng)注重對現(xiàn)有檔案人員的培訓(xùn)，使其適應(yīng)新形勢下的新要求，從而全面提高企業(yè)檔案管理人員的素質(zhì)。
四是增強服務(wù)意識，積極主動的提供人事信息服務(wù)。人力資源管理知人、選人、用人、留人、育人的重要途徑是人事檔案信息的提供，所以人事檔案管理人員應(yīng)認清形勢，擺正位置，端正態(tài)度，增強服務(wù)意識，改變長期以來坐等上門的被動服務(wù)方式，增強服務(wù)意識，積極主動地為企業(yè)人力資源管理提供信息服務(wù)。
【關(guān)鍵詞】困難職工檔案；管理；思考
困難職工幫扶工作是縣市工會工作重要組成部分。困難職工檔案是指各級工會組織在對困難職工家庭建檔審核、審批、日常幫扶工作中形成的具有保存價值的文字、圖表、音像、電子數(shù)據(jù)等不同形式和載體的歷史記錄，既是工會工作檔案的重要內(nèi)容，也是社會民生檔案的重要組成部分。做好縣市困難職工檔案工作，對于服務(wù)社會民生，對于工會依法維護職工合法權(quán)益，促進社會和諧穩(wěn)定具有十分重要的意義。然而由于困難職工檔案工作具有廣泛性、動態(tài)性、替代性等特點，導(dǎo)致一些單位幫扶工作不精準(zhǔn)，影響了困難職工幫扶工作的開展，本文擬對縣市工會困難職工檔案工作管理，作幾點思考。
一、深刻認識困難職工檔案工作的重要意義
困難職工檔案是工會組織掌握困難職工群體狀況的原始憑證，是工會開展送溫暖和幫扶救助工作，向黨委政府反映困難職工的情況和推動解決困難職工相關(guān)問題的重要依據(jù)。建立和完善困難職工檔案工作，對于推進工會維權(quán)職責(zé)，落實中央關(guān)于“十三五”期間有關(guān)改善民生問題具有十分重要的意義。
（一）工會困難職工檔案工作是我國民生檔案工作的重要組成部分。民生檔案是機關(guān)、社會組織和個人形成的與人民群眾利益直接相關(guān)的檔案，包括勞動就業(yè)、社會保障、社會管理等涉民檔案。是社會管理活動的歷史記錄，是維護群眾權(quán)益的原始憑證，是人民群眾最關(guān)心、最直接、最現(xiàn)實的利益問題在檔案工作中的集中體現(xiàn)。當(dāng)前，我國正處于社會轉(zhuǎn)型期，各種矛盾突出，產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)調(diào)整，企業(yè)轉(zhuǎn)型升級，社會貧富差距進一步加大，尤其是職工因病致貧、子女就學(xué)致貧等現(xiàn)象比較突出，已成為工會維護職工合法權(quán)益工作的重要內(nèi)容，也是當(dāng)前我國社會民生最突出的問題之一。因此，工會在困難職工幫扶工作中形成的檔案材料，同樣是我國民生檔案的重要組成部分。
（二）困難職工檔案是工會精準(zhǔn)幫扶的重要保證。指出：“‘十三五’時期經(jīng)濟社會發(fā)展要努力在保障和改善民生、推進扶貧開發(fā)等方面取得明顯突破”，這就提出了保障和改善民生效益問題，如何提高效益，對于困難職工幫扶工作來說，關(guān)鍵是要做到精準(zhǔn)。精準(zhǔn)幫扶，是指通過對困難職工精準(zhǔn)識別，精準(zhǔn)幫扶，精準(zhǔn)管理，并建立其長效機制，實現(xiàn)幫扶成效的最大化。而要做到精準(zhǔn)幫扶，關(guān)鍵在于困難職工檔案的建立是否精準(zhǔn)、完整。
（三）困難職工檔案是工會制訂困難職工幫扶政策的重要依據(jù)。多年來，通過各級工會組織的不斷努力，困難職工數(shù)量不斷下降，但目前仍有不少職工處于貧困線上，以余姚市為例，今年符合低保及其邊緣戶的困難職工達470戶，尤其是新狀態(tài)下困難職工呈現(xiàn)上升勢態(tài)，臨時救助戶也不斷增多。建立困難職工檔案，能準(zhǔn)確掌握困難職工底數(shù)，推動職工最低保障制度，普惠困難職工，推動職工幫扶工作制度化、規(guī)范化。如何制訂困難職工幫扶政策，幫扶計劃，幫扶措施，如何使政策更具科學(xué)性、實效性、針對性，最好的方法，就是根據(jù)困難職工檔案，進行數(shù)據(jù)分析，尋求政策的最佳方案。因此，困難職工檔案是工會組織制訂幫扶政策的重要依。
（四）困難職工檔案能充分反映黨和政府對困難職工的重視和關(guān)懷。工會是黨領(lǐng)導(dǎo)下職工自愿結(jié)合的工人階級群眾組織，是黨聯(lián)系職工群眾的橋梁和紐帶。在困難職工幫扶工作上，黨和政府已把更多的資源和手段賦予工會，實質(zhì)上工會是代表黨和政府關(guān)愛職工，幫扶職工。歷年來的困難職工檔案表明，工會做了大量工作，已取得了巨大成就，充分反映出黨和政府對困難職工的關(guān)愛。
二、當(dāng)前困難職工檔案管理存在的問題
困難職工檔案是近年來工會組織履行基本職責(zé)，開展幫困扶貧，提高幫扶效益，而新形成的檔案材料，時間短，還未納入工會和檔案部門統(tǒng)一規(guī)范，工會組織雖然出臺了一些管理文件，但僅限于作為幫扶依據(jù)的原始材料加以管理，與檔案部門歸檔立卷的相關(guān)要求有一定的距離。
（一）檔案缺乏系統(tǒng)性。困難職工檔案，一般由困難職工原始檔案、綜合統(tǒng)計資料檔案和工作資料檔案三部分組成。困難職工原始檔案，是指困難職工的家庭基本信息和致貧原因檔案材料；綜合統(tǒng)計資料檔案，是指幫扶工作綜合統(tǒng)計檔案，包括困難職工戶數(shù)，家庭平均收入，致貧分析數(shù)據(jù)、幫扶資金支出等；工作資料檔案，是指開展各種幫扶工作中形成的其它具有保存價值的材料，如黨政、工會出臺的困難職工幫扶政策文件，幫扶制度，各類幫扶會議，工會開展的“春送崗位、夏送清涼、秋送助學(xué)、冬送溫暖”活動等。三類檔案材料構(gòu)成了一個完整的綜合體系，缺少任何一項，就會導(dǎo)致檔案缺乏系統(tǒng)性。而實際在建立困難職工檔案中，后二類材料或是缺乏，或是保存在工會其它文書檔案中，導(dǎo)致檔案缺乏系統(tǒng)性，難以充分體現(xiàn)工會的幫扶工作狀況。
（二）原始檔案缺乏完整性。困難職工原始檔案是指以困難職工家庭為對象建立的檔案，包含職工及家庭成員信息，收入狀況，困難程度，造成貧困原因，如下崗失業(yè)、重大疾病、子女教育、意外災(zāi)難等因素，還包含各類原始證件、單據(jù)等證明材料，如職工住院證明，醫(yī)藥支出發(fā)票、子女就學(xué)證明等。這是困難職工檔案的主體和基礎(chǔ)，也是制訂幫扶政策，開展幫扶工作的主要依據(jù)。但由于基層工會對困難職工幫扶工作重要性認識不足，在信息采集時不認真，不仔細，導(dǎo)致部分項目信息不實，如家庭成員及其收入狀況，致貧原因等，收入狀況和困難描述不符邏輯性等，致使原始檔案缺乏真實性和完整性。 （下轉(zhuǎn)第119頁）（上接第107頁）
（三）歸檔缺乏規(guī)范性。困難職工立卷歸檔缺乏統(tǒng)一操作規(guī)范，許多縣市工會，困難職工原始檔案沒有按檔案的要求統(tǒng)一編碼裝訂、立卷歸檔，基本流散于文件和資料中，沒有按年度整理，沒有注明保管年限，沒有納入工會綜合檔案室管理和總工會全宗目錄。檔案往往由職工服務(wù)中心保管，造成查詢難、利用難。雖然全國總工會建立“全國工會幫扶工作管理系統(tǒng)”，各縣市有統(tǒng)一的困難職工服務(wù)電子信息平臺，但平臺只能反映本年度的困難職工和幫扶情況，要了解往年困難職工狀況和工會困難職工幫扶狀況，比較困難。
（四）歸檔立卷重復(fù)性。當(dāng)前縣市域不同困難群體的幫扶工作，由不同部門管理。困難職工由工會管理，困難黨員由縣市委組織部門管理，困難殘疾人由殘聯(lián)管理，普通困難群眾由民政部門管理。基層單位包括社區(qū)、村，在年度上報困難群體信息時，缺乏統(tǒng)一溝通協(xié)調(diào)，造成多頭上報，導(dǎo)致多頭存檔，重復(fù)存檔，重復(fù)幫扶，影響了幫扶工作的嚴(yán)肅性。
三、加強困難職工檔案工作管理的對策
（一）進一步提升工會系統(tǒng)檔案意識，營造困難職工檔案工作的良好氛圍。一是要在工會系統(tǒng)內(nèi)部廣泛宣傳困難職工檔案工作的重要性，學(xué)習(xí)黨委政府關(guān)于加強困難群體幫扶工作的意見，增強做好困難職工檔案工作的自覺性。二是要加大檔案教育培訓(xùn)力度，提高困難職工建檔工作的業(yè)務(wù)水平。三是把困難職工檔案作納入工會重要工作內(nèi)容，并列入年度考核。
（二）建立健全困難職工檔案三級網(wǎng)絡(luò)，提高困難職工原始信息準(zhǔn)確性。一是明確縣市職工服務(wù)中心、鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道職工服務(wù)站和基層職工服務(wù)點為工會困難職工檔案管理的責(zé)任單位，形成縣市困難職工檔案管理工作三級網(wǎng)絡(luò)。二是明確各中心、站、點的工作職責(zé)，基層職工服務(wù)點的職責(zé)以采集困難職工原始信息檔案為主，按實填寫困難職工家庭申請表，并收集相關(guān)證明材料，并上報；鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道職工服務(wù)站的職責(zé)以審核為主，對服務(wù)點上報的材料進行審核，材料是否真實有效，材料是否符合邏輯，困難條件是否符合等，并上報縣市職工服務(wù)中心；縣市職工服務(wù)中心以復(fù)核、數(shù)據(jù)錄入，歸檔立卷為主。三是各中心、站、點明確一名工作人員，具體負責(zé)抓好檔案工作。
（三）規(guī)范檔案材料的整理歸檔工作，提升檔案工作質(zhì)量。一是制訂各類規(guī)章制度，制訂《困難職工檔案歸檔范圍》《困難職工檔案信息采集、審核、歸檔程序和立卷規(guī)定》《困難職工檔案年度更新與保存制度》等。二是把困難職工檔案納入工會檔案管理范疇，確定與工會檔案相應(yīng)的保管期限，處理好困難職工檔案相對獨立性與工會檔案綜合性的融合問題。三是加強與有關(guān)困難群體幫扶部門的溝通和協(xié)調(diào)，在檔案數(shù)據(jù)錄入前，與其他困難群體檔案管理部門進行協(xié)調(diào)，實行資源共享，對重復(fù)建檔的困難職工，及時調(diào)整處理，避免檔案重復(fù)性。四是加強對困難職工的動態(tài)管理，以年度為界限，對在檔困難職工情況進行一次了解，對已脫貧、不符合困難職工條件的，退出困難職工檔案管理系統(tǒng)，其紙質(zhì)檔案按規(guī)定歸檔。
（四）加強困難職工檔案信息化建設(shè)，建立三個檔案載體。一是傳統(tǒng)檔案載體。即按常規(guī)檔案管理規(guī)定，按困難職工原始檔案、綜合統(tǒng)計資料檔案和工作資料檔案三類進行歸檔，按年度納入工會檔案范圍。二是虛擬檔案室載體。按檔案數(shù)字化、信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)要求，對困難職工檔案進行掃描作數(shù)字化處理，建立虛擬檔案室，并與縣市檔案館接洽，納入縣市虛擬檔案館，儲存在縣市虛擬檔案館數(shù)據(jù)庫，也可以通過鏈接，與其他民生檔案組合，納入民生檔案數(shù)據(jù)焱絡(luò)體系，成為民生檔案一部分，便于查詢利用。三是“全國工會幫扶工作管理系統(tǒng)”檔案載體。把困難職工原始信息輸入全國總工會的“全國工會幫扶工作管理系統(tǒng)”，以戶為單位，輸入家庭成員各類信息，如家庭成員基本情況，工作單位或入學(xué)學(xué)校，工資收入，家庭成員平均收入，健康狀況，致貧原因等，能快速查閱當(dāng)年度困難職工個人基本情況，還可通過數(shù)據(jù)處理，分析了解當(dāng)年度困難職工分布情況、家庭結(jié)構(gòu)、年齡結(jié)構(gòu)、收入結(jié)構(gòu)、就業(yè)結(jié)構(gòu)、致貧主要因素等，為工會制訂幫扶政策，開展幫扶活動提供依據(jù)。
總之，困難職工檔案既是工會工作檔案的重要組成部分，也是社會民生檔案的重要組成部分，做好困難職工檔案工作，對于工會精準(zhǔn)幫扶，依法幫扶，維護社會和諧穩(wěn)定，促進企業(yè)轉(zhuǎn)型升級，具有十分重要的意義。
【參考文獻】
[1]梁雪花.關(guān)于民生檔案工作的幾點思考.云南檔案，2014（12）.
