發(fā)布時間：2023-06-13 16:20:56
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[關(guān)鍵詞]電力施工企業(yè)；工程檔案；管理
中圖分類號：TM73 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2017）03-0327-01
引言
隨著我國電力體制不斷改革，工程檔案完整記錄了電力施工企業(yè)的發(fā)展歷程，記錄了電力施工企業(yè)的工程建設(shè)成果，體現(xiàn)了電力施工企業(yè)的施工水平及檔案管理水平。尤其在電力工程項目管理中，工程檔案是重要的組成部分，工程檔案的管理直接影響到工程的質(zhì)量及企業(yè)的經(jīng)濟效益。因此，確保檔案信息的完整性和準確性是電力施工企業(yè)檔案管理工作的重要任務(wù)，其推動了電力施工企業(yè)的發(fā)展。
1 電力企業(yè)施工工程檔案管理的特點及其意義
在新形勢下，由于受到電力體制改革的影響，對電力施工企業(yè)工程的檔案管理出現(xiàn)了很多要求，其具體體現(xiàn)在施工工程檔案的綜合分析、利用、形成、管理等方面，并面臨復(fù)雜的環(huán)境條件。電力施工企業(yè)的檔案管理具有技術(shù)性強、獨特的行業(yè)特點等特征，提高了對檔案資料的要求，使其具有同步性、完整性和詳細性。電力施工企業(yè)工程檔案管理的特點主要是：做好電力企業(yè)施工工程檔案管理的統(tǒng)籌與提規(guī)劃工作，并全程參與工程施工過程，進一步提高施工工程檔案的完整性；完善施工工程n案管理的有關(guān)規(guī)章制度，規(guī)范檔案管理工作的操作流程，使其具有規(guī)范性和秩序性；施工工程的檔案管理工作要跟上施工工程的進度，保持步伐一致。做好電力企業(yè)施工工程檔案管理工作，有助于提高施工工程檔案管理水平，提高施工工程的質(zhì)量。
2 電力施工企業(yè)工程檔案管理中存在的問題
2.1 檔案管理人員職業(yè)素質(zhì)低
電力施工企業(yè)檔案管理部門屬于新增設(shè)的部門，管理人員大多數(shù)從其它部門臨時調(diào)派過來協(xié)助工作。由于沒有受過系統(tǒng)性培訓，管理人員將檔案管理工作有序、系統(tǒng)、科學、合理的開展。除此之外，檔案管理工作人員不能有效地確定檔案信息的準確性，基層人員上報什么信息，就將其作為檔案信息，沒有辦法校驗檔案信息的真實性，致使檔案信息資源丟失、失真現(xiàn)象出現(xiàn)。并且電力施工企業(yè)中工作人員流動性較大，在崗位上不能擔任很長的時間，檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)及綜合素質(zhì)較低，用消極的態(tài)度對待工作，嚴重導致檔案管理工作難以順利、有效地開展。
2.2 檔案管理沒有按照規(guī)定進行，不夠規(guī)范
電力系統(tǒng)檔案管理制度的標準化和規(guī)范化是實現(xiàn)檔案管理信息化和科學化的重要前提和重要基礎(chǔ)。但是，在日常的工作中卻會因為工作人員的一些不規(guī)范的操作習慣對同一個類型的工作存在不用方式的記錄，這就無形中為檔案管理人員再次記錄和檔案使用人員的查找和使用構(gòu)成了很多的不便。在將紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化處理的過程中也會因為這些人為因素的影響降低計算機處理速度和效率。
2.3 電力體系的檔案意識薄弱
雖然有些電力企業(yè)建立了相關(guān)的檔案管理部門，但是企業(yè)在實際生產(chǎn)經(jīng)營中對于檔案管理的關(guān)注度還不夠高，“重經(jīng)營、輕檔案”的思想十分的普遍，導致很多企業(yè)的領(lǐng)導以及工作人員對于檔案管理工作的關(guān)鍵認識不夠，所以，在電力體系管理中要能夠不斷創(chuàng)新，注重將檔案管理的實際完成度以及職工的績效考核相掛鉤，逐漸加強企業(yè)員工的歸檔意識，保證企業(yè)在實際生產(chǎn)經(jīng)營中所用到的工作文件以及實物都能夠及時的被歸檔。
2.4 檔案管理的智能化和信息化程度不高
數(shù)字化和信息化、智能化是未來檔案管理的發(fā)展方向，也是提高檔案管理效率和管理水平的有效途徑。目前，由于企業(yè)對檔案管理信息化建設(shè)的投入不夠，相關(guān)部門無法正常開展數(shù)字化信息化工作；對于那些已經(jīng)配備了硬件設(shè)備的機構(gòu)或企業(yè)，則存在硬件利用率低，無法充分發(fā)揮這些設(shè)備的功能和作用；第三，相關(guān)專業(yè)人才的嚴重缺乏也是導致信息化建設(shè)沒有取得重大發(fā)展的因素之一。
3 加強電力施工企業(yè)檔案管理的有效策略
3.1 加強電力施工企業(yè)人員對檔案管理的重視程度
我國對電力施工企業(yè)檔案管理工作有著相關(guān)的法律要求。電力施工企業(yè)人員需加深相關(guān)法律的認識，明確檔案管理的重要性。只有加強企業(yè)基層人員和高層人員對檔案管理的重視，才能將檔案管理工作融入到企業(yè)管理工作中，使基層人員積極配合檔案管理人員收集檔案信息，明確自身的責任，從而提升自身工作能力，提高檔案管理的工作效率。
3.2 提高電力施工企業(yè)檔案管理人員的綜合素質(zhì)
電力施工企業(yè)對檔案管理工作人員的選用需謹慎，必須選用經(jīng)過系統(tǒng)性的專業(yè)培訓的檔案管理人員。其能助于電力施工企業(yè)建立規(guī)范性的檔案管理體系，此外，檔案管理人員還能運用專業(yè)理論知識篩選檔案信息，并將其歸類入檔。除了選用專業(yè)的檔案管理人員，還需提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)[3]。電力施工企業(yè)可以調(diào)派檔案管理的骨干人員和其他企業(yè)進行檔案管理工作的交流與學習，從而加深檔案管理人員對檔案管理的知識，提高檔案管理能力，并將借鑒的先進的檔案管理模式與理念融入到本企業(yè)中，進一步優(yōu)化電力施工企業(yè)的檔案管理工作，為電力施工企業(yè)檔案管理工作注入新的活力。
3.3 做好檔案安全防護工作
電力企業(yè)要嚴格按照國家關(guān)于檔案保管保護的規(guī)定，投入必要的資金，做好相應(yīng)防水、防火、防盜、防蟲、防高溫、防潮、防強光、防鼠、防塵等檔案“九防”工作，切實保障檔案安全。此外，電力企業(yè)檔案作為不可再生性資源，要把保障檔案安全作為重大事故和自然災(zāi)害緊急處置的首要任務(wù)，完善安全防范措施，強化安全管理，提高對自然災(zāi)害的應(yīng)急處置能力。
3.4 在檔案管理工作中使用計算機信息技術(shù)
電力施工企業(yè)檔案管理人員需掌握一定的計算機知識，通過計算機將檔案信息制成電子文檔。對視頻、文字、圖片等信息內(nèi)容進行整合，直觀地表達檔案信息。電子文檔要具有規(guī)范性，使用統(tǒng)一的格式。信息技術(shù)的發(fā)展為檔案管理工作提供了很多便利，以往檔案管理人員需到各個部門收集檔案信息，消耗了大量的時間，降低了工作效率。將計算機技術(shù)運用到檔案管理工作中，便于各個部門通過計算機軟件將檔案信息制成電子文檔傳送給檔案管理部門，有效地提高檔案管理工作的工作效率，提高檔案信息的安全性，由于在管理工作中會受到外界因素的影響，致使檔案信息丟失，給電力施工企業(yè)造成巨大的經(jīng)濟損失。
4 結(jié)語
電力施工企業(yè)需提高檔案管理的工作能力，從而增強企業(yè)的信譽度。由于受到電力體制改革的影響，對電力企業(yè)施工工程的檔案管理出現(xiàn)了很多要求，檔案管理人員需引起重視，提高檔案管理工作的綜合素質(zhì)，將計算機技術(shù)融入檔案管理工作中，促進電力施工企業(yè)持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。
【關(guān)鍵詞】檔案管理； 審核； 制度
【Abstract】It is very important to collect and record the engineering materials in the construction process and to manage the archives. Therefore， the project archives are an important part of engineering construction and management， which provides a convenient way for project acceptance and subsequent data query.
【Key words】File management；Audit；System
檔案管理是工程建設(shè)與管理工作的重要組成部分，為了引起重視由施工企業(yè)項目經(jīng)理安排固定人員負責施工資料的收集、審查和保管工作。從進入工地開始，施工單位就應(yīng)對施工檔案的收集、整理和保管提出明確的要求，嚴格履行各種報批、報驗手續(xù)和報送份數(shù)，所有報批、報驗的資料經(jīng)辦人都要按照規(guī)定嚴格履行簽字手續(xù)。
1. 制度建設(shè)、組織保障
1.1工程檔案的重要性。 工程檔案是指從工程項目的提出、立項、審批，勘察設(shè)計、生產(chǎn)準備、施工、監(jiān)理、驗收等工程建設(shè)的各個環(huán)節(jié)入手，收集整理在工程施工、工程管理過程中形成并應(yīng)歸檔保存的文字、表格、聲像，圖紙等各種施工資料。工程檔案是衡量工程質(zhì)量的重要依據(jù)，是基本建設(shè)項目管理工作、工程成果04+56 的重要組成部分。建立與加強工程檔案管理工作，是項目建設(shè)管理工作的需要。
1.2加強工程檔案建設(shè)。 加強工程檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)，積極采用新技術(shù)，開展工程檔案信息化工作，建立工程檔案數(shù)據(jù)庫，開發(fā)工程檔案信息資源，提高工程檔案管理現(xiàn)代化水平，為工程建設(shè)與管理服務(wù)。
1.3表彰和獎勵制度。 對在工程檔案工作中做出突出成績的部門和人員，給予表彰和獎勵；對于違反檔案工作管理規(guī)定的個人，可采取通報批評等方式限期整改，對觸犯檔案法律法規(guī)，造成嚴重后果的，依法追究法律責任。
1.4檔案管理交接制度。 項目檔案管理人員負責對所承建的工程文件、資料進行收集、整理，在合同驗收、設(shè)計單元工程完工驗收前，完成對有關(guān)文件資料的收集整理、歸檔工作；歸檔文件資料必須交主管檔案的專職人員進行審查，并簽署鑒定意見。工程檔案通過驗收后按規(guī)定移交給項目建設(shè)管理單位，交接雙方應(yīng)認真履行交接手續(xù)。
1.5檔案管理人員調(diào)動制度。 工作調(diào)動的人員尚未交清歸檔文件資料，不得辦理調(diào)動手續(xù)。任何個人或部門均不得將歸檔的文件資料據(jù)為己有或拒絕歸檔。
1.6檔案整理遵循的規(guī)章制度。 案卷應(yīng)符合《科學技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T 11822-2000）及《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T 28-2002）的要求。歸檔圖紙應(yīng)按照《技術(shù)制圖復(fù)制圖的折疊方法》（GB/T 10609.3-1989）要求統(tǒng)一折疊。
1.7聲像材料的整理與歸檔。 指定專人負責反映工程項目建設(shè)過程的圖片、照片（包括底片或電子文件）、膠片、錄音、錄像等聲像資料的整理、注釋，并附以詳細的文字說明。電子文件與紙質(zhì)文件同時歸檔，并符合《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T 18894-2002）。
2. 工程檔案的審核
審核的施工資料，符合《水利工程建設(shè)項目檔案管理規(guī)定》等相關(guān)要求，已歸檔的資料組卷合理，排列有序，竣工圖紙清晰，圖面整潔，竣工圖與實物相符，能真實反映工程實況，簽字手續(xù)完備。
2.1審核檔案范圍、數(shù)量統(tǒng)計。 審核主要包括以下內(nèi)容：（1）現(xiàn)場組織機構(gòu)及主要人員名單報審表（2）施工組織設(shè)計（3）設(shè)備進退場報驗、混凝土拌合站使用報告（4）施工技術(shù)方案、作業(yè)指導書、技術(shù)交底（5）安全措施文件（6）項目劃分文件（7）施工進度計劃（8）原材及構(gòu)配件進場報驗（9）各類試驗報告、檢測單位及原材廠家資質(zhì)報告（10）設(shè)計通知（11）變更申請及變更指示（或批復(fù)）（12）報告單及批復(fù)（13）施工日志（14）工程測量成果報驗單（15）單元工程質(zhì)量評定文件（16）分部工程驗收文件（17）缺陷處理文件（18）外觀質(zhì)量評定文件（19）單位工程驗收文件（20）金結(jié)及機電等設(shè)備文件（21）竣工圖編制說明及竣工圖（22）照片檔案。 以上歸檔資料基本上涵蓋了水利施工的主要內(nèi)容。
2.2竣工圖編制質(zhì)量及審核情況。 工程竣工圖是對完建工程的客觀反映，竣工圖編制質(zhì)量的好壞直接影響工程的運行管理及今后的維修、改造，是檢查施工單位、設(shè)備制造廠資料整編工作的要點。對竣工圖嚴格把關(guān)，有一般性設(shè)計變更（設(shè)計變更圖紙面積10%以下），但能在原施工圖上修改補充的，已在原施工圖上更改，更改處注明更改依據(jù)文件的編號及更改人姓名、更改時間，加蓋竣工圖章，監(jiān)理工程師簽字確認。涉及結(jié)構(gòu)形式、工藝、平面布置等重大改變及圖面變更幅度超過10%的，均已另行繪制竣工圖，并通過監(jiān)理工程師審核，加蓋監(jiān)理單位印章并簽字確認。
2.3審核過程中發(fā)現(xiàn)的問題及整改。 對已完成工程應(yīng)歸檔的文件資料，主要審查檔案資料是否完整齊全、準確、系統(tǒng)，手續(xù)是否完備等。審核過程中，監(jiān)理工程師嚴把審核檔案資料的“收集關(guān)”、“質(zhì)量關(guān)”、“準確關(guān)”，如不及時記錄、收集、歸檔，將對工程建設(shè)和運行管理造成不可彌補的損失。在資料收集、整理期間加強文檔質(zhì)量上的審查工作，杜絕對案卷資料涂改、字跡模糊不清、污漬、審核簽字手續(xù)不全等問題。出現(xiàn)破損的案卷要及時更換，對案卷題名不準確、文件排列不合理的要進行修改和調(diào)整，滿足檔案管理的基本要求。
3. 檔案整理審核及評價
經(jīng)過審核，施工單位的檔案要（1）真反映了工程建設(shè)的實際情況；（2）檔案文字字跡清楚、圖表清晰整潔、簽字蓋章手續(xù)齊全；（3）竣工圖圖樣清晰，圖幅完整，能反映工程形象面貌，做到圖物相符，簽字手續(xù)完備；（4）歸檔工程文件的立卷、組卷合理，內(nèi)容要保持有機聯(lián)系，形成規(guī)律，具有成套特點，符合系統(tǒng)性、完整性要求。
關(guān)鍵詞：建筑施工企業(yè);信息化;檔案管理;
中圖分類號： G271 文獻標識碼： A 文章編號：
筑施工企業(yè)檔案管理的重要性。
檔案是機關(guān)、組織和個人在社會活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、音象及其他各種形式和載體的歷史記錄。它是一種信息資源，是信息和載體的統(tǒng)一體。
1、工程檔案管理是工程質(zhì)量評定的依據(jù)。有了完整的原始工程建設(shè)資料，并加以整理歸檔，在整個工程竣工驗收時就能準確無誤的依據(jù)這些原始憑證來評定該項工程產(chǎn)品的質(zhì)量等級是合格還是不合格，這一點建筑施工單位是深有感觸的。
2、工程檔案是處理和判決工程產(chǎn)品使用過程中出現(xiàn)質(zhì)量問題的依據(jù)。
3、工程竣工檔案與施工單位所承建工程的經(jīng)濟效益有直接的關(guān)系。為什么這么說呢，是因為工程竣工檔案是否齊全，與質(zhì)量等級的評定有直接的關(guān)系。
4、工程竣工檔案也是檢驗和衡量施工單位資質(zhì)和信譽的依據(jù)。
工程竣工檔案與我們施工單位是息息相關(guān)的，無論是提高承建工程的經(jīng)濟效益，還是企業(yè)的信譽與發(fā)展都是非常重要和有利的。
二、檔案管理信息化有利于建筑施工企業(yè)提升檔案管理水平。
作為國民經(jīng)濟建設(shè)的支柱產(chǎn)業(yè)之一的建筑施工行業(yè)，近年來規(guī)模不斷擴大，僅以中交二航局為例，經(jīng)過多年發(fā)展，二航局現(xiàn)已成為以大土木為主營業(yè)務(wù)的集團公司，公司的組織構(gòu)架大致可以劃分成三個層級類：公司總部、事業(yè)部、工程公司、管理型公司、經(jīng)營型公司、專業(yè)公司、項目公司、項目部，現(xiàn)有員工8100多名，擁有各類大型工程船舶80多艘，施工機械設(shè)備5200余臺（套），是一個龐大而復(fù)雜的系統(tǒng)。二航局每年有超過百項工程在建或開竣工，檔案資料之多可想而知，而且就二航局所屬各單位而言，檔案管理水平參差不齊，有部分存在數(shù)量冗多、保管條件差、查找利用率低、管理人員知識單一的問題。在檔案信息化系統(tǒng)部屬前，四公司檔案信息管理僅有單機版管理軟件，實現(xiàn)條目級管理，其余單位均無軟件，管理模式和服務(wù)手段落后。要解決這些問題最好的辦法就是實現(xiàn)檔案管理的信息化。
三、建筑施工企業(yè)如何實現(xiàn)檔案管理信息化。
要實現(xiàn)建筑施工企業(yè)檔案管理信息化，要著手增強檔案管理現(xiàn)代化意識、加快硬件設(shè)施建設(shè)、創(chuàng)建規(guī)范的管理機制和建設(shè)復(fù)合型的管理隊伍。
（一）、更新觀念，增強檔案管理現(xiàn)代化意識。
沒有檔案管理現(xiàn)代化意識，及時有一流的檔案保護和管理設(shè)施，都不能稱其為檔案管理現(xiàn)代化。在實現(xiàn)檔案人員現(xiàn)代化進程中，檔案人員要牢固樹立依靠科技進步和科學管理的理念，建立和時代合拍的檔案意識，切實轉(zhuǎn)變對檔案管理輕利用、等客上門、封閉等觀念，實現(xiàn)轉(zhuǎn)變工作作風，實現(xiàn)被動服務(wù)為主動服務(wù)的轉(zhuǎn)變，使檔案工作更好的適應(yīng)現(xiàn)代經(jīng)濟生活發(fā)展的需要。
（二）、加快硬件設(shè)施建設(shè)，實現(xiàn)裝備和技術(shù)的現(xiàn)代化。
1、及時配備檔案管理所需的計算機、掃描儀、刻錄儀等，充分發(fā)揮現(xiàn)代技術(shù)、微縮技術(shù)在檔案管理中的作用，加快檔案信息數(shù)字化處理步伐。
2、檔案信息化系統(tǒng)建設(shè)。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體檔案管理相比，電子文件、電子檔案的管理具有技術(shù)含量高、更新快、相關(guān)因素多，關(guān)聯(lián)度高等特點，因此電子檔案對記錄的管理工作提出了更高的要求。檔案信息涉及到企業(yè)的方方面面，與各個不同的專業(yè)信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)都有密切聯(lián)系，例如辦公自動化系統(tǒng)等，檔案管理信息平臺就是利用各個不同專業(yè)信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)，實現(xiàn)電子文件與電子檔案一體化管理。
近年來，二航局建立了全局檔案信息管理統(tǒng)一平臺，采用服務(wù)器組和存儲設(shè)備大集中的集群部署模式，建立檔案數(shù)據(jù)中心，為各所屬單位提供數(shù)據(jù)集中存儲和應(yīng)用服務(wù)，實現(xiàn)全公司上、下級單位檔案系統(tǒng)互聯(lián)互通；實現(xiàn)全局三級單位統(tǒng)一業(yè)務(wù)規(guī)范。二航四公司在二航局的統(tǒng)一部署下上線了PDE檔案系統(tǒng)，實現(xiàn)電子檔案網(wǎng)上移交和網(wǎng)上互查；實現(xiàn)上級檔案業(yè)務(wù)在線監(jiān)管和查看；將在建項目納入管理體系，更好地實現(xiàn)工程項目檔案收集、保管和利用，有效整合各種檔案資源，充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢，實現(xiàn)檔案信息資源的最大化共享功能，推動公司信息現(xiàn)代化建設(shè)和檔案資源數(shù)字化建設(shè)。目前中交二航四公司PDE檔案系統(tǒng)已實現(xiàn)與OA辦公系統(tǒng)的對接，對公文可直接檢索目錄也可進行全文檢索，可對檔案目錄、正文、附件進行檢索。
（三）、建立規(guī)范的檔案管理制度。
在檔案信息化建設(shè)過程中，為明細相關(guān)責任，保障網(wǎng)絡(luò)及數(shù)據(jù)的安全運行，還需要從實際出發(fā)建立規(guī)范的管理制度。
1、建立和健全檔案管理業(yè)務(wù)流程和技術(shù)規(guī)范，細化電子檔案工作的環(huán)節(jié)和步驟。統(tǒng)一檔案管理標準，統(tǒng)一檔案類型、統(tǒng)一報表樣式；網(wǎng)絡(luò)信息采集、信息整合、數(shù)據(jù)處理、及電子文件到電子檔案的全程數(shù)字化管理；各種檔案類型的數(shù)字化管理；檔案全文信息網(wǎng)絡(luò)檢索與共享；數(shù)字檔案光盤存儲的自動打包，脫離系統(tǒng)、跨平臺的目錄檢索及原文調(diào)閱；檔案信息資源共享，各全宗單位可跨全宗移交檔案、網(wǎng)上數(shù)據(jù)報送，使其檔案信息不再存在信息“孤島”。
目前二航四公司檔案系統(tǒng)已實現(xiàn)：文檔通過協(xié)同辦公自動化模塊實現(xiàn)電子文件的及時歸檔、保管、利用；工程檔案通過在線系統(tǒng)、離線客戶端進行了多個項目的收集、編目等工作，目前已應(yīng)用工程檔案管理中；個人待辦可提醒用戶目前有哪些事情需要處理。主要通過在主頁上顯示和進入相應(yīng)模塊進行操作。
2、制定必要的安全措施，特別是對電子文件和電子檔案，確保電子檔案的安全性和完整性。主要定義各檔案類型的開放權(quán)限以及可使用檔案系統(tǒng)的用戶。定義用戶的角色、權(quán)限以及是否是專兼職檔案員等。權(quán)限管理模塊還細分為永久權(quán)限和臨時權(quán)限，并可對檔案原文的控制進行細化，具體分為瀏覽權(quán)限和下載權(quán)限，以滿足不同的利用。文件安全控制：對電子檔案的“閱讀、下載、打印”進行三權(quán)分立。支持多種圖形、圖像文件格式的管理和瀏覽，無需安裝相應(yīng)的應(yīng)用程序，即可通過瀏覽器打開原文進行瀏覽，且瀏覽器和用戶權(quán)限進行了集成，可以防止非法用戶的瀏覽、下載、打印。光盤打包離線備份：系統(tǒng)提供了將檔案掃描的原件及其對應(yīng)的錄入信息，從數(shù)據(jù)庫中刻錄到光盤上的功能，可以制作出符合國家標準的通用電子光盤檔案。利用廉價的光盤永久保存檔案的原件信息，同時也增加了數(shù)據(jù)的安全性。制作成的光盤可脫離檔案系統(tǒng)進行檢索或瀏覽原文，光盤可設(shè)置登錄密碼，光盤上的內(nèi)容可進行加密保護。
（四）、制定檔案專職人員與兼職人員的繼續(xù)教育培訓與考核工作。 根據(jù)國家檔案局相關(guān)法規(guī)規(guī)定，專職檔案人員每年至少要進行兩次集中的在職繼續(xù)教育用以提高檔案人員的檔案工作素質(zhì)和技能。繼續(xù)教育包括國家檔案協(xié)會會議，檔案知識交流班等用以提高檔案人員技能。 （五）、制定定期檢查與不定期抽查相結(jié)合的歸檔工作監(jiān)督制度。 制定每季度檔案工作自查制度，每季度末由檔案主管、專兼職檔案工作人員開展檔案工作自查。有檔案室和檔案庫房的單位，每月開展一次庫房自查，并上報自查情況總結(jié)。制定不定期抽查制度并嚴格執(zhí)行，在總結(jié)抽查過程中遇到問題時要及時輔導兼職檔案人員改正，力爭做到促使檔案工作向完美方向發(fā)展。建立完善的企業(yè)檔案監(jiān)督制度，檔案主管要堅持在公司領(lǐng)導支持下，認真落實檔案工作監(jiān)督職責。
四、檔案信息系統(tǒng)投入運行后取得的效益
從企業(yè)管理角度看，檔案管理系統(tǒng)的建立，實現(xiàn)了業(yè)務(wù)信息與檔案信息的一體化和檔案管理業(yè)務(wù)自動化，同時為統(tǒng)一管理檔案提供了先進的技術(shù)手段，減少了檔案工作人員重復(fù)工作量，降低了實現(xiàn)檔案信息化管理的成本，提高了企業(yè)信息管理的水平。從檔案利用角度看，由于檔案利用者可直接、快速、方便地在網(wǎng)上查找檔案資源，大大提高了查檔效率。在二航局全局內(nèi)異地查檔大覆蓋后，其累積節(jié)約的費用及時間將更為可觀。
檔案管理工作的開展與施工企業(yè)的日常運營管理有著密切的管理，企業(yè)管理者要重視當昂管理工作的開展，并且將檔案管理工作納入到企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略層面上予以重視。在生產(chǎn)經(jīng)營中，工程管理部門要組建專門對工程檔案管理的隊伍，對于工程檔案進行統(tǒng)一的協(xié)調(diào)和管理，并且指派專人負責專項檔案管理工作。建筑企業(yè)管理者要對于相關(guān)的管理制度進行不斷的完善，并且構(gòu)建一套科學的檔案管理組織，通過落實不同崗位的職責和權(quán)限，層層把關(guān)的保證檔案管理工作質(zhì)量。在日常檔案管理工作開展的過程中，管理者也要通過定期舉辦會議，并且制定和落實工作任務(wù)計劃，有條不紊地將檔案管理工作抓好。
2加強宣傳
檔案管理工作的開展離不開先進的思想意識，而先進的思想意識的產(chǎn)生，則需要積極、有效的宣傳來作為保障。企業(yè)內(nèi)部要提高對檔案管理工作的認識，并且定期的組織企業(yè)內(nèi)部參與檔案管理工作以及各部門交叉人員進行學習，了解國家有關(guān)的法律法規(guī)，并且將檔案管理發(fā)揮政策的學習納入企業(yè)內(nèi)部標準培訓流程當中。企業(yè)管理者在開展建筑工程項目中，要對于自身的檔案服務(wù)范圍進行拓展和跟蹤，積極地實現(xiàn)綜合化、一體化以及跟蹤化的檔案服務(wù)。針對于企業(yè)檔案管理工作人員素質(zhì)培訓上，要積極地組織相應(yīng)的培訓活動，讓員工主動參與進去，不斷提高檔案管理的意識與觀念，重視檔案管理工作，不斷提高業(yè)務(wù)水平和職業(yè)道德修養(yǎng)。檔案管理工作的開展，需要各部門予以全面的支持。只有保證宣傳工作的效果，才可以保證各項檔案資料及時地進行歸檔和提交，保證檔案資料的時效性。
3規(guī)范管理
在開展檔案管理工作時，要對于相關(guān)的檔案管理行為進行規(guī)范化操作，通過制定一個統(tǒng)一的標準來執(zhí)行，可以有效地提高管理效率，實現(xiàn)規(guī)范化的檔案管理。一般來說，建筑施工企業(yè)的檔案分類可以分為文書檔案管理、聲像（照片、錄音、影像、獎牌、證書等）檔案管理、會計檔案管理、科技檔案管理（如科研檔案、工法、工程施工竣工檔案）等。不同的檔案類型要按照經(jīng)營管理、行政管理、生產(chǎn)技術(shù)、科研技術(shù)、設(shè)備、會計、工程建設(shè)、特殊等不同類別進行管理，并且對于不同檔案的歸檔上要做好分類存放。對于檔案管理行為上，還要制定相關(guān)的存放、保密以及查閱條例，并嚴格遵守，從而有效地提高整個檔案管理工作的條理性和規(guī)范性，提高檔案的利用效率。檔案管理者要對企業(yè)檔案資料歸檔范圍的確定，制定企業(yè)檔案管理方面的規(guī)章制度，收集整理企業(yè)各類檔案資料，對檔案資料分類整理、裝訂、裝盒、編目錄、編案卷側(cè)面卷脊，按保管期限分類上架存放，同時編寫相應(yīng)的檢索目錄。
4信息化建設(shè)
企業(yè)的檔案管理工作開展，需要與時俱進地進行創(chuàng)新和改進，引入信息技術(shù)，實現(xiàn)檔案管理信息化是現(xiàn)階段企業(yè)檔案管理工作的必然趨勢。檔案信息是企業(yè)技術(shù)進步和發(fā)展的重要信息資源，也是提高企業(yè)競爭力的關(guān)鍵。通過對信息化技術(shù)的應(yīng)用，構(gòu)建一個科學的檔案信息管理平臺，可以實現(xiàn)對信息的充分利用，并且高質(zhì)量、高效率地對檔案信息進行匯總管理，提高了檔案服務(wù)水平。隨著辦公自動化系統(tǒng)的應(yīng)用，電子檔案逐漸成為了檔案資料中的重要一種。通過檔案信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用，可以實現(xiàn)對電子檔案的安全保管，配合采用刻錄等方式，可以有效地提高檔案信息的安全性。對于一些重點、機密檔案管理上，檔案信息管理系統(tǒng)可以實現(xiàn)對權(quán)限的有效分配，實現(xiàn)了檔案保密的功能。檔案管理工作中，紙質(zhì)文件與電子文件的保存要做好共存與處理，在對紙質(zhì)檔案歸檔的同時，也要做好電子文件的及時歸檔，對重要的紙質(zhì)文件、實物文件通過掃描翻拍等手段進行數(shù)字化轉(zhuǎn)換。另外，檔案信息的管理上，要不斷地對檔案保管條件進行提高，并且對檔案信息的保管設(shè)備進行及時地更新與檢查，避免檔案信息被破壞。檔案信息的使用中，要做好相關(guān)的審批，保證查閱檔案人員的查閱經(jīng)過嚴格的授權(quán)，并嚴格遵守相關(guān)的保密要求。信息化建設(shè)的過程，可以有效地將傳統(tǒng)檔案管理工作中的不足和局限進行改進，提高了管理效率，并且實現(xiàn)了檔案信息的高效利用。
5做好檔案服務(wù)
檔案管理工作的開展，其最終目的是為企業(yè)的經(jīng)營生產(chǎn)提供服務(wù)。在檔案信息管理的過程中，也要重點關(guān)注對檔案信息的開發(fā)與利用。對建筑施工企業(yè)來說，檔案信息中包含了很多技術(shù)方面的信息，是企業(yè)施工過程中技術(shù)和經(jīng)驗的匯總，是企業(yè)智慧的結(jié)晶，是眾多工程師的心血。在工程檔案的管理與利用上，對于一些圖紙、資料，檔案管理人員要進行科學地處理，并且及時地提供給相關(guān)部門進行利用。通過對于檔案的科學整理，可以有效地為企業(yè)技術(shù)創(chuàng)新提供科學依據(jù)。與此同時，很多榮譽、資歷、工程案例等檔案也是企業(yè)參與招投標中的重要籌碼。檔案管理者及時地將此類信息匯總交給相關(guān)部門，也可以提高企業(yè)的市場競爭力，提高業(yè)務(wù)部門的業(yè)務(wù)開展效果。檔案管理工作的服務(wù)對象是整個企業(yè)，工程檔案的管理和利用要具有一套標準的服務(wù)流程，不斷地拓展檔案的利用范圍，滿足企業(yè)各個部門對檔案資料的需求。
6結(jié)束語
1.聲像檔案管理中的問題
1.1施工項目檔案流失嚴重
各施工項目部每次重大活動、召開重要會議，都有專業(yè)人員攝錄像，形成了許多有價值的聲像檔案。其中一些在報刊上刊登或在電視臺，但在檔案室卻找不齊這些原始檔案。分析原因：一是各項目施工地點分散，人員流動性大，多個部門同時參與的大型活動，檔案管理不集中統(tǒng)一。負責人及相關(guān)工作人員都是臨時抽調(diào)的，各自負責一塊工作，相應(yīng)形成的檔案材料缺乏協(xié)調(diào)、統(tǒng)一、集中，活動結(jié)束后，檔案材料也各歸東西，聲像檔案流失在所難免；二是從籌備到結(jié)束沒有嚴格執(zhí)行歸檔要求和相應(yīng)的控制措施以及貫穿始終的檔案管理、服務(wù)工作，也造成檔案材料流失；三是有關(guān)人員檔案意識不強，加之缺乏有效的管理，形成的檔案不及時歸檔，用完之后就歸為己有或是下落不明，又造成檔案的流失。
1.2聲像檔案歸檔不及時不完整
歸檔完整率低，首先是攝影錄像人員的問題。攝錄人員直接從事著產(chǎn)生聲像檔案的工作，決定了聲像檔案的數(shù)量和質(zhì)量。在攝錄人員并非專業(yè)技術(shù)人員，對工程檔案攝錄內(nèi)容和要求以把握，往往只關(guān)注拍攝技能、工程形象，反而把施工技術(shù)環(huán)節(jié)給忽視了；由于拍攝多為業(yè)務(wù)部門，其自身的工作特點攝錄內(nèi)容多側(cè)重工程開工、儀式、外觀，對在建工程不能結(jié)合工程施工、主體等整個流程攝制，沒有側(cè)重技術(shù)層面的局部和細節(jié)，此外由于經(jīng)費或其它原因造成無法結(jié)合工程施工進度將反應(yīng)工程聊城市的照片錄像進行定期拍攝，失去了許多拍攝機會而影響了工程聲像檔案的完整性。
1.3歸檔的特殊要求不能滿足
聲像檔案的特點決定了其歸檔的特殊要求：及時歸檔、影像輸以文字說明，照片底片同時歸檔。聲像檔案有較強的時效性，如果不及時歸檔，日后就是攝影人員自己也很難追憶齊全和準確。本來是很珍貴的照片，卻由于沒有及時歸檔而失去了其應(yīng)有的保存價值和利用價值。在實際聲像檔案管理中常有積壓的照片、底片和錄像帶沒歸檔的情況，時間一長沒有人能說清楚這些資料的來龍去脈，發(fā)揮不了其應(yīng)有的作用。
2.加強聲像檔案管理工作的對策及建議
2.1加強宣傳、加強管理，采取有效的保障措施，狠抓制度落實
使聲像檔案管理有序化，規(guī)范化，標準化。
（1）首先要爭取宣傳主管部門的大力支持，提高全員特別是各級領(lǐng)導及相關(guān)人員的檔案意識，營造良好的檔案工作氛圍；結(jié)合施工生產(chǎn)經(jīng)營工作，通過室藏檔案以及生動的利用實例，發(fā)揮檔案自身的宣傳教育作用。
（2）施工項目部要建立相應(yīng)的管理制度，并強化規(guī)范管理，對產(chǎn)生的聲像材料從收集、歸檔到移交檔案室統(tǒng)一管理制定一套嚴格的制度，形成產(chǎn)生收集歸檔保存利用的系統(tǒng)管理模式，制定一個切合實際的管理辦法來規(guī)范此項工作，防止分散流失，杜絕歸為己有。對有保存價值的聲像檔案要定期向檔案室移交，在此基礎(chǔ)上要狠抓落實。要確保有關(guān)法規(guī)和制度落到實處，必須制定有效的配套保障措施，明確責任，依法管理，做到有章可循、有法必依，使之逐步變成自覺的行動，以確保聲像檔案歸檔質(zhì)量。
2.2加強監(jiān)督，分類指導，注重業(yè)務(wù)培訓
針對聲像檔案管理現(xiàn)狀，檔案部門要加大對各項目部的檔案管理工作的監(jiān)督指導力度。定期開展對各項目部的檔案檢查及業(yè)務(wù)交流指導工作。檔案部門主動加強對聲像檔案音視頻文件攝錄標準的質(zhì)量控制和源頭干預(yù)，并將聲像檔案的收集積累工作拓展到對攝錄器材以及攝錄存儲介質(zhì)的挑選和購買，拓展到對攝錄人員進行指導與培訓，實現(xiàn)音視頻文件錄制質(zhì)量與錄制格式的規(guī)范化和標準化。
2.3全面出擊，形式多樣，疏通收集渠道
要實現(xiàn)聲像檔案收集完整，采取必要的行政手段和物質(zhì)保障，建立并疏通收集渠道，運用多種形式收集。
（1）通過正常移交接收。
（2）重點工程項目、重點科室，重點收集。對公司立檔重點科室產(chǎn)生聲像檔案比較集中的，要有重點地強化收集，經(jīng)常溝通及時掌握情況。
（3）重點人員（攝錄人員）直接征集。
（4）建議檔案部門參與公司各類重大活動。針對重大活動、重要會議，聲像檔案流失嚴重的現(xiàn)狀及產(chǎn)生的諸多因素，應(yīng)采取檔案室直接參與的辦法，由主辦部門通知檔案部門派專人負責各類檔案的收集歸檔工作，以確保重大活動產(chǎn)生的檔案特別是聲像檔案，得以及時、齊全、完整地歸檔，統(tǒng)一管理，方便日后各方面利用。
2.4檔案部門嚴格校驗聲像文件資料并妥善保存
檔案部門主動加強對歸檔聲像文件的嚴格校驗并妥善保存。聲像檔案信息在其制作、保存和利用過程中，應(yīng)避免遭到破壞或更改，確保其真實性、完整性和有效性，對含有重要或敏感信息的聲像檔案還要確保機密性。
首先要做到嚴接收：堅持歸檔聲像文件入庫格式的規(guī)范化、入庫內(nèi)容的選擇性。根據(jù)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T 18894-2002）的要求，對歸檔的聲像文件的真實性、完整性、有效性必須進行檢驗和審核。把好對擬歸檔聲像文件所記載內(nèi)容的挑選關(guān)；把好對擬歸檔聲像文件格式的校驗關(guān)；把好對擬歸檔聲像文件所確定的密級、保存要求與保管期限的鑒定關(guān)。
企業(yè)檔案作為企業(yè)生產(chǎn)和發(fā)展的重要歷史憑證，全面、真實地反映企業(yè)整體發(fā)展狀況和經(jīng)營成果，在各項工作中起著越來越無法替代的積極作用，加強聲像檔案的管理，努力提高聲像檔案工作的管理水平，從而推動企業(yè)檔案整體工作的進行。
其次要對聲像檔案采取相應(yīng)的安全措施妥善保存：
（1）做好提前備份工作，避免因存儲介質(zhì)損壞或技術(shù)淘汰危及聲像檔案安全。
（2）對歸檔的聲像檔案要定期檢查。
（3）對存儲介質(zhì)要適時更新，盡可能保存母帶、提高存儲載體質(zhì)量、加大更新的時間跨度、將模擬信號轉(zhuǎn)換為數(shù)字信號等方式，都是提高更新質(zhì)量、降低更新?lián)p失的有效方法。
（4）對存儲信息要適時遷移，適時采取數(shù)字錄音方式按照最新的技術(shù)標準轉(zhuǎn)錄備份，并實現(xiàn)規(guī)?；袃Υ婧蛡浞荨?/p>
（5）操作系統(tǒng)與應(yīng)用軟件的同步保留與及時備份。
【參考文獻】
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[2]加強基層單位聲像檔案管理[J].檔案與建設(shè)，2007，（10）.
關(guān)鍵詞:建筑;施工現(xiàn)場;檔案管理;經(jīng)濟效益
中圖分類號:F284文獻標志碼:A文章編號:1673-291X(2009)15-0198-02
建筑施工企業(yè)工程項目多、施工工期長、涉及面廣,工程檔案從現(xiàn)實材料到立卷歸檔有一個漫長的周期,檔案工作成效和質(zhì)量難于保證,也拉長了建筑企業(yè)從工程開工到工程竣工的經(jīng)濟周期,影響了建筑企業(yè)的經(jīng)濟收益。如何有效開展工程項目施工現(xiàn)場的檔案工作,促進建筑企業(yè)合情合理合法獲取最大限度的經(jīng)濟效益,是困擾建筑施工企業(yè)管理工作的難題之一。結(jié)合在建筑企業(yè)的工作實踐,筆者認為,要做好工程項目施工現(xiàn)場的檔案管理工作,爭取企業(yè)經(jīng)濟效益,必須準確把握和執(zhí)行法律法規(guī)及管理規(guī)范,切實做到“及時學習領(lǐng)會”、“認真貫徹落實”、“切實嚴格執(zhí)行”三個方面。
一、及時學習領(lǐng)會好法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)范,為企業(yè)獲取經(jīng)濟效益提供信息支持
建筑施工企業(yè)有其特殊的行業(yè)特點,加之建設(shè)工地分散、點多面廣,給工程檔案的收集、整理增加了困難,企業(yè)開展檔案管理工作的難度不小,給企業(yè)爭取經(jīng)濟效益增加了難度。
建設(shè)項目的報建、開工、施工、結(jié)算、驗收等各個環(huán)節(jié),以及建設(shè)工程竣工資料的編制、結(jié)算的確認、建設(shè)項目的創(chuàng)優(yōu)申報都離不開工程資料。工程項目的質(zhì)量保修、經(jīng)濟糾紛的處理與解決,建筑施工企業(yè)的生存、發(fā)展和壯大,同樣離不開工程資料。建設(shè)項目施工過程中的資料積累,形成了建筑企業(yè)的工程檔案。從一定的意義上來說,工程檔案對于建筑施工企業(yè)的生產(chǎn)管理全過程,都起到至關(guān)重要的憑證和證據(jù)作用。如果工程項目施工現(xiàn)場的檔案管理工作存在問題,例如,檔案收集不及時、歸檔不完整等等,勢必造成工作重復(fù),影響工期,增加工程成本。
檔案法律法規(guī)和管理規(guī)范,是政府和建設(shè)、檔案主管部門對建筑企業(yè)檔案管理工作的強制要求,同時也是企業(yè)開展檔案工作的指引。法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)范,可以使檔案管理工作規(guī)范化和常規(guī)化。因此,學習好、領(lǐng)會好檔案法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)范,是做好建筑施工企業(yè)檔案工作的關(guān)鍵。對于每一個檔案管理文件或行業(yè)規(guī)范的出臺,我們都要認真研讀,加強理解,準確領(lǐng)會把握規(guī)范、制度和管理文件的主要內(nèi)容及其精神要點。企業(yè)和檔案工作人員只有正確領(lǐng)會、透徹理解了法律法規(guī)和管理規(guī)范的實質(zhì),才有可能正常開展工作。
首先,建筑施工企業(yè)的檔案工作人員要及時知悉檔案法律法規(guī)的頒布和行業(yè)規(guī)范的實施,及時開展工作。其次,企業(yè)在具體執(zhí)行法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)范過程中,要結(jié)合企業(yè)的實際,落實貫徹文件的具體部署。在施工過程中,要求報送的資料必須及時報送,應(yīng)該備案的資料必須及時備案。由我司總承包施工建設(shè)的廣東電信廣場,在多年的施工建設(shè)過程中,先后經(jīng)歷了三次工程檔案歸檔標準的變更。每一次工程檔案歸檔標準變更后,項目部都及時組織檔案工作人員學習領(lǐng)會和理解新標準,并根據(jù)新標準的要求進行工程檔案的編制、備案和歸檔,確保了三次工程檔案歸檔標準變更的順利過渡和實施,檔案管理工作中減少了大量的重復(fù)工作,為企業(yè)節(jié)省了不少的人工成本,爭取到了可觀的經(jīng)濟效益。
二、認真貫徹落實好法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)范,為企業(yè)獲取經(jīng)濟效益提供政策保證
做好建筑施工企業(yè)檔案管理工作,在學習領(lǐng)會檔案法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)范的基礎(chǔ)上,還必須抓緊抓好檔案法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)范在實際工作中的貫徹落實。建筑施工企業(yè)和檔案工作人員要把握好重點,了解檔案管理部門及建設(shè)主管部門出臺管理文件或規(guī)范的目的和要求,認真做好檔案法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)范的傳達貫徹和落實工作。在工程資料收集和工程檔案管理工作中,檔案工作人員要以檔案法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)范作為開展工作的依據(jù)。在施工現(xiàn)場的具體工作實踐中,要使檔案管理部門及建設(shè)主管部門出臺管理文件或規(guī)范的目的和要求真正體現(xiàn)、落實在管理的每一個環(huán)節(jié),力爭工程資料收集和歸檔一次成功,為順利推進下一階段的工程施工創(chuàng)造條件,減少誤工、延期等不利因素造成的工程成本,為企業(yè)爭取時間、創(chuàng)造效益。
貫徹落實檔案法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)范,建筑施工企業(yè)和檔案工作人員還要緊緊圍繞企業(yè)生產(chǎn)管理這一中心,結(jié)合施工現(xiàn)場的實際條件,充分發(fā)揮人的能動性和積極性。要克服工作中的困難,嚴格貫徹落實檔案法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)范,不打折扣,保證工程資料和檔案工作的質(zhì)量。要力爭施工現(xiàn)場工程資料一次合格,減少重復(fù)工作,為工程竣工后的項目創(chuàng)優(yōu)、工法申報、企業(yè)資質(zhì)申請等工作打好基礎(chǔ),為企業(yè)創(chuàng)造間接利潤,獲取經(jīng)濟效益。
貫徹落實檔案法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)范,不僅要依靠發(fā)揮檔案工作人員的工作能動性和積極性,還要有檔案組織機構(gòu)的推進和監(jiān)督。設(shè)立專門的檔案管理部門,配備檔案管理兼職人員,是比較符合建筑企業(yè)檔案管理工作的做法。一方面,建筑企業(yè)的生產(chǎn)管理基本上在施工現(xiàn)場進行,90%以上的工作量可以在施工現(xiàn)場完成。另一方面,建筑施工企業(yè)有其便利條件,就是按照施工現(xiàn)場人員配備要求及工程資料收集歸檔的工作需要,施工現(xiàn)場都配備了專職的資料員。按照一人兩職責的要求,將專職資料員設(shè)置為兼職檔案工作人員,要求資料員在做好施工資料的同時,按照檔案法律法規(guī)和管理規(guī)范,做好工程檔案的收集歸檔工作。作為國有大型建筑企業(yè),我司設(shè)立了專門的綜合檔案室,負責工程資料及工程檔案工作的開展、推進和監(jiān)督工作。在人員設(shè)置上,綜合檔案室只設(shè)專職檔案工作管理人員一名,其他全部均為兼職檔案工作人員(即在施工現(xiàn)場的資料員)。這也是我司結(jié)合企業(yè)具體實際,貫徹國家檔案集中統(tǒng)一管理基本原則而建立的一種檔案工作管理模式,它符合建筑企業(yè)業(yè)務(wù)工作的特點和需要,減少了檔案歸檔過程中的重復(fù)工作。實踐證明,我司的做法,較好地促進了施工現(xiàn)場的資料收集和工程檔案管理工作,為企業(yè)節(jié)約了大量的人工成本,間接創(chuàng)造了經(jīng)濟效益。
三、切實嚴格執(zhí)行好檔案法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)范,為企業(yè)獲取經(jīng)濟效益保駕護航
工程資料的準確性,對于工程施工過程及生產(chǎn)管理的重要性不言而喻。工程資料特別是工程檔案上的錯誤,對于施工企業(yè)將會是毀滅性的打擊。因此,建筑施工企業(yè)要在及時學習領(lǐng)會、認真貫徹落實的基礎(chǔ)上,至關(guān)重要的一點,就是必須切實嚴格執(zhí)行檔案法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)范。也只有這樣,法律法規(guī)和管理規(guī)范的威力及作用才能充分發(fā)揮,否則就會成為一紙空文。因此,起著推動和監(jiān)督作用的檔案管理部門,要對工程資料嚴格把關(guān),做好審核工作,并將相關(guān)資料及時歸檔。建筑企業(yè)要根據(jù)建筑形勢的發(fā)展變化,根據(jù)檔案管理的工作要求以及施工現(xiàn)場的實際,不斷調(diào)整工作方式方法,針對工作中出現(xiàn)的新問題,要采取新思路、新辦法、新措施加以解決。
切實嚴格執(zhí)行檔案法律法規(guī)和管理規(guī)范,為企業(yè)爭取經(jīng)濟效益,一是要注意處理好生產(chǎn)管理與檔案工作的關(guān)系。建筑企業(yè)的生產(chǎn)管理與企業(yè)開展檔案管理工作是異途同歸的兩個方面,兩者相得益彰、互為促進。以檔案法律法規(guī)和管理規(guī)范為工作依據(jù),做好、管好施工現(xiàn)場檔案資料管理工作,正確處理好企業(yè)生產(chǎn)管理與檔案工作管理的關(guān)系,不僅不會削弱企業(yè)生產(chǎn)管理的力度,而且有助于促進企業(yè)的生產(chǎn)管理工作,促進企業(yè)“向管理要效益”。
二是要注重發(fā)揮好工程檔案資料的真實憑證的作用。施工現(xiàn)場的檔案管理工作,要以檔案法律法規(guī)和管理規(guī)范為依據(jù),為工程項目管理提供準確數(shù)據(jù),及時有效地為企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營和管理服務(wù)。工程檔案資料具有參考借鑒價值,對工程技術(shù)的推廣和應(yīng)用有啟迪助推作用。如,在生產(chǎn)管理過程中甲乙雙方就工程量產(chǎn)生意見分歧或發(fā)生經(jīng)濟糾紛、合同糾紛,工程檔案還可作為原始憑證,為建筑企業(yè)“作證”,作為甲乙雙方確認工程量的證據(jù),為企業(yè)爭取經(jīng)濟效益。
三是要高度重視信息技術(shù)環(huán)境下檔案信息的安全工作。要抓緊抓好檔案法律法規(guī)和管理規(guī)范學習和貫徹落實,抓好檔案工作隊伍的教育管理和檔案崗位責任制的落實。對于特殊的工程項目特別是軍事、銀行等保密工程,要加強對檔案工作人員的保密意識教育,增強人員責任意識,不斷推進檔案管理工作制度化和規(guī)范化,切實做好特殊工程資料的收集、歸檔和保密工作。避免因工程泄密或工程檔案資料泄密,造成不必要的法律訴訟成本,間接為企業(yè)爭取經(jīng)濟效益。
四是要加強與建設(shè)主管部門和檔案管理部門的工作溝通,做好與質(zhì)監(jiān)、安全、建協(xié)等部門的溝通和聯(lián)系。按照各專項工程的要求,以檔案法律法規(guī)和管理規(guī)范為標準及依據(jù),分類做好消防、城建等分項資料,及時收集整理歸檔,為工程項目的分步分項驗收及早做好準備工作,減少因分步驗收緊急做資料趕任務(wù)而發(fā)生的加班工資,減少人工費用。
在現(xiàn)行的建筑企業(yè)運作機制下,企業(yè)檔案管理特別是施工現(xiàn)場的檔案管理工作不能循規(guī)蹈矩、墨守成規(guī),必須在學習領(lǐng)會好、貫徹落實好、高效執(zhí)行好檔案法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)范的基礎(chǔ)上,及時解決施工現(xiàn)場檔案管理工作中的實際問題,不斷深化創(chuàng)新管理方式方法,推進管理工作逐步發(fā)展完善,一定會扭轉(zhuǎn)施工現(xiàn)場檔案管理工作的被動局面,建筑企業(yè)獲取最大經(jīng)濟效益的目標一定會得以實現(xiàn)。
參考文獻:
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關(guān)鍵詞：高速公路；施工檔案管理；問題與對策 Abstract: This paper discusses the construction of archives of the highway construction project problems, thinking about how to do well in construction archives management.
Keywords: highway; construction management; problems and Countermeasures
中圖分類號：U412.36+6 文獻標識碼：A文章編號：
前言
隨著我省公路建設(shè)規(guī)模的不斷擴大，公路等級的不斷提高，高速公路建設(shè)單位對檔案管理工作也越來越重視。施工檔案是高速公路建設(shè)項目檔案的主要組成部分，一份優(yōu)秀的施工檔案，是工程質(zhì)量等級評定的前提，是工程質(zhì)量、工程結(jié)構(gòu)、施工過程的系統(tǒng)體現(xiàn)，如何做好施工單位的檔案管理工作，使之形成一份系統(tǒng)、規(guī)范、準確、真實的施工檔案，成為建設(shè)項目檔案管理工作的一個要點。
1高速公路建設(shè)項目施工單位檔案管理存在的問題
按照建設(shè)項目檔案的相關(guān)管理辦法，施工檔案作為高速公路建設(shè)項目文件材料歸檔范圍的第五大類，應(yīng)歸檔的文件材料內(nèi)容包括：開工報告、施工組織設(shè)計、技術(shù)交底、施工方案、測量、試驗、質(zhì)檢、計量、變更相關(guān)文件材料、施工日志、施工照片、來往文件、竣工圖等，這些文件材料往往在多個部門、多個人員手中形成，如果缺乏有效的管理機制，將無法保證文件材料的系統(tǒng)性、規(guī)范性、準確性和完整性。目前，高速公路建設(shè)項目施工單位檔案管理存在的問題如下：
1.1對檔案管理的認識存在一定局限性
一方面表現(xiàn)在一些施工單位在施工過程中只重視外業(yè)的管理，從領(lǐng)導到技術(shù)人員都缺乏對檔案重要性的認識，忽視了對內(nèi)業(yè)的監(jiān)管，直接影響到內(nèi)業(yè)資料的同步性、規(guī)范性和準確性。另一方面還有些施工單位錯誤的認為施工文件材料的歸檔組卷工作，應(yīng)該在交工驗收之后再統(tǒng)一進行整理和編制，沒有在施工過程當中同步進行預(yù)立卷，由于交工驗收后人員流動大，組卷時間短，往往最終影響施工檔案的形成質(zhì)量。
1.2檔案管理架構(gòu)不夠合理
由于同步意識不夠，部分施工單位沒有在進場后搭建檔案管理組織機構(gòu)，明確工程檔案由哪個部門管、由誰主管、由誰專職負責、各部門由誰兼管負責等；且未編制檔案工作職責，明確各部門、主管領(lǐng)導、分管領(lǐng)導、專兼職檔案人員的檔案工作職責，并賦予專職檔案管理人員相應(yīng)的管理權(quán)限，使得專職檔案人員在管理、規(guī)范整個標段的歸檔文件材料時其他部門的重視度和配合度不高。
1.3檔案管理人員流動性較大
專職檔案管理人員要求具備工程技術(shù)知識和一定的檔案專業(yè)知識，熟悉施工工序、熟悉歸檔范圍、熟悉歸檔要求、熟悉分類編目原則等，對綜合素質(zhì)的要求較高，但由于領(lǐng)導不重視、職權(quán)不明確、工作難開展等原因，往往流動性較大，不利于內(nèi)業(yè)資料的延續(xù)管理。
1.4檔案管理制度需進行優(yōu)化
部分施工單位的檔案管理制度，沒有結(jié)合標段實際內(nèi)業(yè)管理工作情況來進行編制，流于形式且缺乏有效的考核機制，使得制度沒有得到切實的執(zhí)行。
1.5文件材料集中性較差
施工文件材料在施工過程中，往往在多個部門存放，如工程開工報告、技術(shù)交底存放在工程管理部門、質(zhì)檢資料存放在質(zhì)檢部門、變更申報材料存放在計劃部門、試驗資料存放在試驗室、來往文件存放在綜合管理部門等。甚至有的施工單位，來往文件由各部門獨立發(fā)文、收文，沒有進行統(tǒng)一的登記收集，很容易造成文件材料的丟失。
1.6檔案培訓覆蓋面不夠廣
施工單位需歸檔的文件材料在多人手中形成，但開展檔案培訓時，往往只有專職檔案員等少數(shù)人參加，培訓的覆蓋面不夠廣，沒能做到所有文件材料的第一手經(jīng)辦人都明白歸檔的內(nèi)容和歸檔的質(zhì)量要求、時間要求等，使得文件材料存在用筆、用紙、頁邊距不規(guī)范、裱貼不正確、項目名稱填寫不統(tǒng)一、修改方式不正確、正文缺附件、需歸檔文件材料沒有及時移交專職檔案員等問題。
2高速公路建設(shè)項目施工單位檔案管理對策思考
2.1施工前期的檔案管理
2.1.1在施工人員進場基本到位后，施工單位應(yīng)該搭建檔案管理組織機構(gòu)，明確工程檔案管理由哪位領(lǐng)導分管、由哪個部門管、由誰主管、由誰專門具體負責，各部門由誰兼職配合。要以文件或正式通知的形式明確具體負責部門和人員，而且要具備三個“?！保础皩Ｘ?、專職、專業(yè)”。專責，就是要由一名領(lǐng)導主管工程檔案的全過程管理，進行業(yè)務(wù)上指導、工作上把關(guān)、責任上負責；專職，就是要安排責任心強、綜合素質(zhì)高的人員，專門負責檔案的收集、整理、組卷等工作；專業(yè)，檔案管理人員要具有較強專業(yè)知識和相應(yīng)工作經(jīng)驗。只有做到高起點、嚴要求，才有利于工程檔案管理的規(guī)范化和標準化。
2.1.2 制定切合項目實際情況、具有執(zhí)行意義的檔案管理制度，檔案管理制度應(yīng)包含：分管檔案工作的施工單位領(lǐng)導職責、專職檔案員職責、各部門分管檔案工作的領(lǐng)導職責、各部門專（兼）職檔案人員職責；檔案工作考核制度；文件、材料收集整理制度；檔案借閱管理制度；檔案室管理制度；檔案保密制度等。其中文件、材料收集整理制度應(yīng)結(jié)合上級有關(guān)文件規(guī)定，詳細羅列收集歸檔范圍、各部門移交時間、歸檔文件材料的要求以及對聲像資料的拍攝、整理要求等內(nèi)容。制度中還應(yīng)貫徹檔案工作的“三同步”、“三參加”、“三納入”制度。
制定制度之后，以正式文件的形式連同檔案管理組織機構(gòu)的文件，一并下發(fā)到各部門，也可以組織開展座談學習，使各人明了自己的檔案職責、考核要求，明了歸檔文件內(nèi)容、歸檔文件要求、移交歸檔時間等。
2.1.3專、兼職檔案管理人員要熟悉項目的《單位、分部、分項工程》以及各相關(guān)工序，才能做到質(zhì)檢資料不缺不漏，歸檔有序。
2.2施工中期的檔案管理
2.2.1施工過程中，可由施工單位分管領(lǐng)導根據(jù)工程的進展情況組織按季度或半年度對各部門分管領(lǐng)導、各專兼職檔案員進行檢查考核，考核部門分管領(lǐng)導是否重視檔案工作、配備充足的人員、設(shè)備來完成工作，考核專職檔案人員是否將各部門移交的文件材料及時整理預(yù)立卷，兼職檔案人員是否將需歸檔文件材料按時移交、歸檔文件材料是否符合要求、聲像資料是否拍攝齊全、整理分類等，使得文件材料在形成過程中能做到同步、規(guī)范，而且形成自上而下重視檔案管理工作的氛圍。
2.2.2施工中可以組織專、兼職檔案人員參觀學習其他樣板項目或標段，參加各種專業(yè)技術(shù)或檔案管理相關(guān)的培訓，如不能專兼職檔案人員都參加，應(yīng)由專職檔案人員在參觀、培訓完成后，組織施工單位所有文件材料的第一手經(jīng)辦人進行學習宣貫。
2.3施工后期的檔案管理
2.3.1保證專、兼職檔案人員的穩(wěn)定性
施工單位到項目交工驗收之后，人員流動性較大，為了保證檔案工作的銜接，必須確保專職檔案員和大部分兼職檔案人員的穩(wěn)定，以便進行竣工文件的組卷編制工作。
2.3.2重視竣工圖，配備熟悉工程變更的編制人員
為了確?？⒐D編制的質(zhì)量和驗收時間，竣工圖編制的時間要求要做到竣工圖編制與工程進度同步，以確?？⒐D的準確性。一般來說，竣工圖繪制與工程交工的時間差，應(yīng)不大于一個分部工程的施工?？⒐D是結(jié)算、審計、營運養(yǎng)護過程的主要依據(jù)，應(yīng)配備熟悉工程進展、熟悉項目變更的人員編制竣工圖，確?？⒐D能真實反映工程最終面貌、竣工圖中工程數(shù)量為最終工程數(shù)量。
3 結(jié)語
施工單位的檔案管理工作涉及施工單位各部門，要保證高速公路建設(shè)項目能形成一份完整、準確、系統(tǒng)、齊全的施工檔案，必須不斷加強建設(shè)單位、監(jiān)理單位和施工單位自身的檔案管理水平，加強制度建設(shè)，加強過程控制，全面提高檔案人員的整體素質(zhì)，以確保施工檔案能為高速公路工程建設(shè)提供可靠依據(jù)。
關(guān)鍵詞：水利工程；檔案資料；整編管理；收集方法；對策研究
Abstract: Water is a prerequisite for the construction of modern agriculture is indispensable, irreplaceable foundation to support economic and social development. Reorganize the management of construction materials is a complicated systematic work, work closely with to complete data collection, need construction units and departments of the custody of the work. This paper mainly discusses the integrated management of water conservancy construction archives.
Key words: water conservancy project; archives; integrated management; collection method; countermeasure research
中圖分類號：G27 文獻標識碼：文章編號：
前言
隨著各種檔案管理的規(guī)范化、專業(yè)化、統(tǒng)一化，如何做好水利工程施工資料的收集、整編、施工文件、施工圖的管理，對水利工程的施工工作同樣重要。為進一步提高水利工程施工質(zhì)量的驗收工作效率，真實的反映出工程的施工質(zhì)量，這些文檔材料全面反映了水利工程建設(shè)的詳細情況，對工程質(zhì)量評定、工程竣工后的管理和維護，以及對新建工程的準備等，都具有重要的利用價值。因此，認真做好水利工程檔案管理工作是非常重要的。
1、水利工程施工資料整編管理的必要性與工作要求
水利工程施工資料的整編管理，包括施工前期、施工期間、工程驗收等各施工階段形成的，具有保存價值的文字、圖表、聲像等歷史記錄。加強施工資料的管理，有利于促進水利工程施工單位管理工作的規(guī)范化，提高工作效率；有利于提高施工單位的施工質(zhì)量；有利于施工單位積累經(jīng)驗，總結(jié)教訓，不斷提高施工單位的整體施工水平。
水利工程施工資料種類繁雜，牽涉人員多，資料成形周期長；因此，為實現(xiàn)施工資料整編管理工作的圓滿完成，保證工程項目按期竣工驗收，施工資料按時按質(zhì)移交，對施工資料進行系統(tǒng)的整編管理工作，需要配備合格的管理員，制定出具體的工作制度、工作流程，明確管理員的職責。同時，還要做好施工資料收集、整編、成形、歸檔的規(guī)范化，施工文件的真實性、完整性、準確性。使施工資料在工程施工、工程管理、工程維護中充分發(fā)揮出作用。
2、水利工程施工資料的主要構(gòu)成
水利工程的施工資料主要包括施工材料質(zhì)量保證資料（包括施工材料與中間產(chǎn)品的合格證書、施工材料質(zhì)量檢測報告等等）、施工質(zhì)量檢測與等級評定資料（包括施工工序、施工單元、施工工程評定表等）、施工技術(shù)資料（包括施工工序設(shè)計資料、施工方案和相關(guān)技術(shù)文件）、施工圖紙（工程設(shè)計修改通知）、賬冊、備忘錄、施工日志等等。
3、水利工程施工檔案資料的收集方法
從實際情況看、水利工程建設(shè)是比較復(fù)雜的，從項目申報到工程竣工的階段比較多。這種工程形成的文件材料涉及面廣、內(nèi)容繁雜，涉及部門和人員多。經(jīng)歷時間長，稍有疏忽、就可能遺漏。而小型水利工程大多施工要求急、建設(shè)周期短、形成的文件數(shù)量不多，不易引起檔案人員的足夠重視。加之施工人員組成復(fù)雜、往往造成工程任務(wù)一完成。臨時機構(gòu)解散、而檔案材料也隨之消失。為了保證檔案資料收集齊全、完整，工作人員一反過去等人將檔案送上門的做法，檔案管理人員首先了解水利工程建設(shè)工作的具體操作程序和工作流程及分階段的工作安排，掌握了每一階段工作中需要形成哪些檔案資料、對每種資料的內(nèi)容、數(shù)量做到心中有數(shù)。
3.1 追蹤收集。這種方法適用于工程周期短，形成檔案材料快的工程、檔案人員或兼職檔案人員主動到現(xiàn)場詢問和了解工程進展情況，及時掌握工程信息、并指導和督促技術(shù)部門有針對性地收集檔案資料。這種方法收集速度快、檔案資料齊全、質(zhì)量也比較高，但花費的人力、物力較大。
3.2 分階段收集。這種方法適用于建設(shè)周期長的工程。某些大型水利工程及某些跨年度的水利工程，工作人員應(yīng)始終保持與兼職檔案員及施工、建設(shè)部門的聯(lián)系，及時掌握工程進展情況，并加強催收，盡力避免檔案原始材料的散失、這樣能保證工程檔案的連續(xù)性、完整性、
3.3 強制性收集。對某些人員分散、臨時機構(gòu)較多的施工單位，工作人員應(yīng)采用收取檔案資料押金的做法，當一項水利工程報建后，施工單位先交—定金額的資料押金，直到工程完工，施工單位將完整的檔案資料移交給檔案部門后才可退回這筆押金。這種方法對一些內(nèi)部較復(fù)雜的施工單位具有—定的約束力，可以保證檔案資料不會由于人為因素而流失。
4、水利工程檔案資料管理的對策研究
4.1 提高單位主管領(lǐng)導的建檔意識。領(lǐng)導重視檔案工作是管好用好檔案的關(guān)鍵，增強領(lǐng)導干部的檔案意識，才能將檔案工作提到重要議事日程上來，才能從制度上、設(shè)施上、人員管理上得到支持和保證，才能使檔案工作真正發(fā)揮作用，盡快轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實生產(chǎn)力，為水利工程建設(shè)服務(wù)。
4.2 完善檔案管理制度。根據(jù)國家《檔案法》、《保密法》及水利部《水利科學技術(shù)檔案管理規(guī)定》等有關(guān)法規(guī)，結(jié)合單位實際情況制訂《檔案管理制度》、《檔案借閱制度》《檔案鑒定銷毀制度》、《檔案保密制度》等規(guī)章制度。針對某項水利工程制訂《水利工程檔案分類大綱及編號方案》，指導檔案資料的收集、鑒定、歸檔、管理、利用及保密等工作。
4.3 水利工程檔案應(yīng)全面、系統(tǒng)地反映某工程各個環(huán)節(jié)的過程和結(jié)果，就要及時收集某工程的資料，做到同步管理。把某一水利工程形成的文件材料管理納入工作程序，列入工程檔案管理人員的職責范圍。在下達工程計劃或簽訂工程合同、協(xié)議時，應(yīng)同時明確該工程文件材料的收集、整理和歸檔要求；在檢查工程進度時，則應(yīng)同時檢查工程相關(guān)文件材料的收集、整理情況；在工程驗收（或鑒定）時，還應(yīng)先期或同步檢查、驗收工程文件材料的整理與歸檔情況。
4.4 建立水利工程檔案網(wǎng)絡(luò)。利用網(wǎng)絡(luò)平臺，建立水利工程數(shù)據(jù)庫，使每個工程的所有信息、進度全面反映在網(wǎng)絡(luò)上，而檔案管理人員則對檔案資料實行全面監(jiān)控。對于工程中產(chǎn)生的聲像材料，應(yīng)注明材料反映的事由、時間、地點、人物、背景及作者等內(nèi)容。重要的電子文件，還應(yīng)形成相應(yīng)的紙質(zhì)文件材料一并歸檔。實現(xiàn)檔案資料的現(xiàn)代化、智能化、數(shù)據(jù)化管理，滿足水利工程建設(shè)者多方位、多區(qū)域利用檔案資料的需求，為水利工程建設(shè)和管理者提供方便、快捷、高效的服務(wù)。
4.5 強化檔案人員的業(yè)務(wù)培訓，提高檔案管理水平水利工程檔案管理的范圍和要求，對檔案工作人員的素質(zhì)提出了更高的要求。從事水利工程檔案工作的人員，專業(yè)知識和技能應(yīng)該比一般單位的檔案人員更全面，不僅要懂文書檔案，還要懂科技檔案以及與水利工程相關(guān)的一些專業(yè)類別檔案。因此，為達到水利工程檔案整理規(guī)范化的要求，應(yīng)對各專職或兼職檔案管理人員進行培訓。講解水利工程建設(shè)工作中會形成哪些類型的文件材料，哪些是屬于有保存價值的檔案、具體的歸檔范圍。同時，按照檔案管理要求，對文件的起草、書寫要求和制成材料的規(guī)范化，作詳細的講解，使大家對檔案內(nèi)容提前了解，工作中注意積累資料。這種培訓與檔案管理工作和工程同步進行，為今后建檔工作奠定了基礎(chǔ)，使檔案的標準化、規(guī)范化有一個切實的保障。
4.6 開發(fā)利用檔案信息。做好檔案資料的收集、歸檔工作、積累貯存檔案是為了更好地利用和開發(fā)檔案信息。例如2008年吳忠金積供水工程蓄水池及凈水廠工程完工后，通過寧夏水務(wù)投資集團公司規(guī)范資料整編辦法的要求，在工程中精心收集各方的資料，完成的單元工程資料，根據(jù)整編辦法精心整理、調(diào)整；經(jīng)過分部工程驗收和單位工程驗收后，寧夏水務(wù)投資集團公司又組織了工程的檔案驗收，使得工程資料進一步的完整和規(guī)范，使我們工作人員對工程資料有了更進一步的系統(tǒng)了解和完善。水利工程檔案的形成是水利工作者勞動智慧的結(jié)晶，通過文件材料收集歸檔將其轉(zhuǎn)化為檔案信息資源，而這些資源又通過檔案工作者提供給水利工作者利用。對于檔案工作者來說，如果能將檔案信息及時提供給業(yè)務(wù)部門和水利工作者，使他們親身體驗到檔案信息的價值，就會促使他們更積極主動地配合檔案部門做好建檔工作。
4.7 制定規(guī)范，及時立卷。根據(jù)水利工程建設(shè)的實際情況、我們制定了《科技檔案管理規(guī)定實施細則》，建立起工程檔案管理的大件。分類大綱、保管期限、檔號分類方法等，將水利工程檔案共分為十四大類：A綜合類檔案；B堤防類檔案；C河道治理類檔案；D涵閘、虹吸、揚水站工程類檔案；E引黃開發(fā)利用類檔案；F防汛類檔案；G水利樞紐工程類檔案；H水文水情類檔案；I科學研究類檔案；J設(shè)備、儀器類檔案；K計劃統(tǒng)計類檔案；L通訊類檔案；M房建類檔案；N其它類檔案，并在每一類中確定了基本歸檔范圍。在此基礎(chǔ)上，我們制定了《科技檔案案卷質(zhì)量要求與案卷管理方法》，堅持以規(guī)范化的作業(yè)方式。把應(yīng)該收集舊檔的文件資料進行分類整理，立出預(yù)備案卷?？梢匝b訂成正規(guī)卷的、及時把它們裝訂成正規(guī)卷、使檔案管理工作逐步走向規(guī)范化、科學化。
