發(fā)布時間：2023-06-07 15:34:58
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的檔案管理認知樣本，期待這些樣本能夠為您提供豐富的參考和啟發(fā)，請盡情閱讀。
【關(guān)鍵詞】人事檔案；管理制度；改革創(chuàng)新
目前在一些單位中檔案管理部門對人事檔案管理的制度及模式還存有一些不足之處，這些管理問題在一定程度上限制了管理工作的開展，影響了人事檔案在單位中的作用效果。目前我國經(jīng)濟形勢處于轉(zhuǎn)型及調(diào)整時期，這對單位人員調(diào)動有著非常大的影響，人事檔案的作用所起到的效果也愈加突出，因此，對其管理制度與模式的改革創(chuàng)新就更應受到單位和社會的重視。
一、當前人事檔案管理工作中存在的問題
（一）檔案管理不當，人員流動性大。
事業(yè)部門聚集了大量的高素質(zhì)以及高層次人才，這些人才在單位處于專業(yè)要求較高的崗位中，因為這些人的發(fā)展前景、專業(yè)特點以及再教育等原因?qū)е缕淞鲃有暂^大。傳統(tǒng)的檔案管理方法由于工作繁雜，單一重復，導致很多人才不愿意長期從事檔案管理工作，造成人員的大量、快速流動。
（二）管理工作不科學，缺乏合理的考核規(guī)范。
當前，我國缺乏科學的員工考核依據(jù)和人事檔案管理制度，很多用人單位是根據(jù)人事檔案對員工進行工資晉級和職務晉升，而不是根據(jù)員工的貢獻價值、工作能力以及知識水平，用人單位缺乏公正、合理、科學的考核標準，對員工的工作積極性造成很大的負面影響。
（三）檔案管理工作秩序混亂，歸檔不及時。
當前，很多用人單位已經(jīng)充分認識到人才對單位和企業(yè)發(fā)展的重要性，因為，紛紛采取相關(guān)的優(yōu)惠政策來吸引專業(yè)人才。在原用人單位限制人事檔案不能辦理工作調(diào)動的情況下，用人單位使用三不要做法，即不要遷移戶口、不要人事檔案、不要調(diào)出手續(xù)，造成部分檔案歸檔不及時，影響正常的檔案使用秩序。
（四）人事檔案管理內(nèi)容陳舊。
人事檔案管理中所涉及的管理內(nèi)容比較陳舊，無法滿足現(xiàn)代單位對于人才的基本管理需求，也無法切實適應于現(xiàn)代單位檔案管理的需要，而對于個人參加各類培訓，獲得技能證書情況等又缺乏相應的記錄格式。另一方面，由于個人關(guān)系等主觀情況導致人事檔案中出現(xiàn)很多虛假的記錄，這就使得人事檔案管理失去真正的意義，無法充分反映個人的真實情況。
二、人事檔案管理工作進行改革創(chuàng)新的對策措施
（一）正確認知人事檔案管理，樹立服務意識。
要正確認知人事檔案管理，建立正確的管理理念，促進管理工作的全面開展。首先，管理人員要充分重視人事檔案管理工作，提高管理觀念，從整體安排管理工作，合理配置管理人員，建立和完善檔案管理的監(jiān)督體系。第二，管理人員要大力宣傳人事檔案的管理理念，使企業(yè)以及機關(guān)等每位員工都是檔案管理的參與者，將檔案管理當做基礎(chǔ)工作來做，引導相關(guān)管理人員執(zhí)行自己職責，在實際工作中提高工作水平，促進管理工作的提高。只有全員重視檔案管理工作，才可以使檔案管理更好的為全體人員服務。
（二）改進檔案管理方法，提高工作效率。
相關(guān)單位要改進檔案管理方法，為提高管理水平提供條件，對人事檔案進行管理要從傳統(tǒng)的分散模式向統(tǒng)一模式轉(zhuǎn)變。加強事業(yè)企業(yè)同社會管理機構(gòu)的交流合作，整合檔案信息資源，促進檔案管理向信息化方向發(fā)展，加強檔案資源的應用和開發(fā)。同時，還要建立完善的檔案管理條例，科學制定管理方法，使檔案管理充分滿足市場經(jīng)濟的需求，促進檔案管理水平的提高。
（三）做好管理人員培訓工作，提高隊伍的專業(yè)素養(yǎng)。
人事制度的深化改革對管理人員的專業(yè)素質(zhì)提出高要求。在新時期下，領(lǐng)導一定要選擇責任感強、工作態(tài)度認真嚴謹?shù)娜藛T從事檔案管理工作，建立一支具有高水平管理能力和專業(yè)素質(zhì)的管理團隊，并且對其進行培訓教育，提高管理人員的工作能力和工作水平。同時，還要聘請專業(yè)檔案管理人員進行專業(yè)培訓，樹立正確科學的管理理念，利用現(xiàn)代信息技術(shù)進行檔案管理，更新檔案管理方式。
（四）充實檔案管理內(nèi)容，便于查閱相關(guān)個人信息。
聘用書、工作協(xié)議、勞動合同等相關(guān)法律文件是人事檔案的關(guān)鍵組成因素，一定要進行及時歸檔，同時，解聘、辭聘以及考核等相關(guān)資料也要及時存入檔案中，充實檔案內(nèi)容、豐富個人信息，為以后的查閱提供便利。
（五）成立檔案管理機構(gòu)，制定科學合理的管理制度。
由于人員流動頻繁，人事檔案不能由所在企業(yè)或者單位完全控制，要成立專門的、中立的、社會性的管理機構(gòu)。檔案管理機構(gòu)要遵守國家檔案管理、勞動以及人事的相關(guān)政策、制度以及法律，接受檔案管理部門、勞動部門以及國家人事部門的檢查和監(jiān)督，制定科學的管理條款?？傊脒m應單位的發(fā)展及市場經(jīng)濟的轉(zhuǎn)變就需要突破原有管理模式的局限，通過時代的角度去探索及創(chuàng)新管理制度，根據(jù)人事檔案的作用及要求對其制度及模式進行科學合理的改進。上文的內(nèi)容主要指出人事檔案應具有一定的隱私性，并在實際中受法律的保護，在尊重員工的同時，建立公開、透明、公正的高效的人事檔案管理體系，利用創(chuàng)新的角度對人事檔案進行有效管理。
參考文獻：
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關(guān)鍵詞：人工智能;檔案管理;應用
檔案管理是一項重復繁瑣、枯燥乏味、并容易出錯的工作，但在人工智能時代，這種局面在未來將會有較大的改觀。人工智能在檔案管理領(lǐng)域的應用將推動檔案資源數(shù)字化、管理網(wǎng)絡化、智能化、用戶使用便利化，對檔案管理和社會服務的影響會是革命性的，呈現(xiàn)一種完全不同的情景。
一是存儲數(shù)字化，檔案柜架消失。這包括檔案的數(shù)字化采集和數(shù)據(jù)庫建設(shè)。檔案數(shù)字化采集指使用專業(yè)化的數(shù)字設(shè)備，將實物與聲像檔案中的圖文，轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息，實現(xiàn)檔案采集的目標;數(shù)據(jù)庫建設(shè)則是用數(shù)據(jù)庫將收集和編碼的檔案數(shù)據(jù)存儲和管理起來。概括起來就是檔案生產(chǎn)資料的智能化。
二是無人檔案館，檔案的收集、整理、分類、歸檔智能化，這包括網(wǎng)絡檔案信息資源智能收集、數(shù)字檔案信息資源智能分類與檢索、智能化檔案價值鑒定和智能化檔案安全管理。在檔案工作中可以應用人工智能，包括應用自然語言處理、模式識別和機器學習的相關(guān)科學技術(shù)對數(shù)字檔案信息資源進行智能分類，以及應用神經(jīng)網(wǎng)絡算法來讓計算機做檔案開放鑒定，它通過模仿人腦的機制來解釋和處理數(shù)據(jù)，建立大腦神經(jīng)網(wǎng)絡系統(tǒng)傳遞信息，分析圖像、聲音和文本。機器鑒定檔案會有以下三個優(yōu)點：鑒定標準統(tǒng)一，效率高， 無須相關(guān)專業(yè)知識即可鑒定。簡單說，人工智能將使檔案管理生產(chǎn)力大幅度提升。
三是檔案管理關(guān)系將被重新定義，呈現(xiàn)的是全時空機器關(guān)系。常言說“生產(chǎn)力決定生產(chǎn)關(guān)系，生產(chǎn)關(guān)系反作用生產(chǎn)力，生產(chǎn)力與生產(chǎn)關(guān)系需要相互適應，并且在矛盾中相互促進發(fā)展”。人工智能進入檔案管理領(lǐng)域，也將帶來檔案 管理關(guān)系的重大變化，這種關(guān)系的解讀可以從人工智與檔案工作者、人工智能與檔案服務、人工智有與檔案使用者。任何一種新技術(shù)在檔案工作中應用的初期都會使檔案工作者產(chǎn)生一定的抵觸情緒，特別像人工智能這樣的技術(shù)，可以應用到檔案工作的方方面面，勢會顛覆檔案工作者的原始認知，這需要通過教育來改變。
近年來，隨著大數(shù)據(jù)的快速發(fā)展，人工智能技術(shù)已經(jīng)被廣泛應用于人們的生活生產(chǎn)中，其應用也將為檔案管理工作帶來了一系列歷史性變革與發(fā)展。人工智能技術(shù)應用于檔案管理中可以實現(xiàn)智能分類檢索與智能安全管理，滿足用戶對檔案管理的多元化需求。如2019 年由浙江省檔案館與國家級AI+檔案聯(lián)合實驗室（國家檔案局檔案科學技術(shù)研究所和科大訊飛股份有限公司聯(lián)合成立）（以下簡稱“聯(lián)合實驗室”）共同簽訂戰(zhàn)略合作協(xié)議，同時為“國家級成果應用示范基地”揭牌。一項用于檔案管理的“黑科技”—科大訊飛檔案機也在今天正式亮相。AI賦能，成效顯著。目前實驗室成功利用智能語音識別和實時轉(zhuǎn)寫技術(shù)實現(xiàn)口述征集，實現(xiàn)了智能語音檔案著錄，音、視頻數(shù)字檔案檢索利用等這些革命性成果，極大的提升了檔案工作的效率;用OCR技術(shù)識別民國繁體文書類檔也取得突破性進展，識別率85%以上，達到可用級別;尤為重要的是，基于機器學習的檔案數(shù)字化加工系統(tǒng)研制及知識庫建設(shè)，利用OCR識別與智能語音“雙結(jié)合”方式以及檔案行業(yè)規(guī)則和知識庫學習，對數(shù)字化加工應用的創(chuàng)新，整體效能提升40%以上。這些先進成果和技術(shù)應用，為聯(lián)合實驗室和浙江省檔案館的合作奠定了堅實的基礎(chǔ)。雙方合作以后，聯(lián)合實驗室將利用自身的技術(shù)、人才、產(chǎn)品、服務等核心優(yōu)勢，浙江省檔案館提供權(quán)威、專業(yè)的檔案管理研究資源支持，雙方共同制訂“人工智能+檔案”科研成果應用及推廣的可行性方案規(guī)劃設(shè)計，共同推動相關(guān)成果在區(qū)域性國家重點檔案保護（華東）中心和浙江省檔案館的國家重點檔案保護與開發(fā)、口述歷史采集室建設(shè)運行、音視頻檔案整理利用、檔案開放鑒定、檔案著錄等工作中的成果轉(zhuǎn)化及推廣，創(chuàng)新檔案管理工作模式，提升“智慧檔案”建設(shè)水平。聯(lián)合實驗室首款產(chǎn)品—訊飛檔案機，以檔案信息安全為基礎(chǔ)，具備高保密性?？呻S時隨地進行口述史的征集整理;重大活動全過程記錄建檔。產(chǎn)品上手簡單，操作便捷，是實驗室首款既有顏值又有才華的檔案專業(yè)人工智能創(chuàng)新型產(chǎn)品。浙江省檔案館目前正在進行一系列口述歷史的搶救性采集整理工作，從此前走訪浙江籍名人，到接下來走訪浙籍老藝術(shù)家、抗戰(zhàn)老兵，包括檔案機在內(nèi)的人工智能黑科技都將發(fā)揮巨大的作用。
人工智能是研究、開發(fā)用于模擬、延伸和擴展人的智能的理論、方法、技術(shù)及應用系統(tǒng)的一門新的技術(shù)科學。自誕生以來，人工智能的理論和技術(shù)日益成熟，應用領(lǐng)域也不斷擴大，基于技術(shù)革命的大膽預測，未來人工智能帶來的科技變革，將會是人類智慧的一大挑戰(zhàn)。綜上所述，傳統(tǒng)的檔案提供利用服務方式一般包括閱覽服務、展覽服務和咨詢服務等被動方式實現(xiàn)，而新型的檔案提供利用服務方式主要是網(wǎng)站服務、新媒體服務、精準推送服務等主動方式實現(xiàn)。人工智能可以應用大數(shù)據(jù)人工智能對使用者的需求進行深度挖掘，及時準確地掌握使用者的個性化需求，真正地實現(xiàn)“以用戶為中心”的現(xiàn)代檔案服務，包括“萬物互聯(lián)”“萬物智能”“無時不在”“無處不聯(lián)” “無所不有”的等智能服務特點。
參考文獻
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[關(guān)鍵詞]人力資源管理 退休 檔案管理體系
中圖分類號：F272 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2016）02-0150-01
職工退休一直是企業(yè)職工關(guān)心的熱點話題，而人事檔案是職工退休辦理的重要支撐和依據(jù)。因此如何做好人事檔案的管理與退休申報、辦理工作，是關(guān)系到職工切身利益，保障職工退休隊伍穩(wěn)定，已成為當前企業(yè)極為重視的一項工作任務。
一、職工退休申報與人事檔案管理的關(guān)系
按照國家有關(guān)退休政策以及退休辦理流程對職工達到法定退休年齡，符合退休政策的職工進行退休申報和審批，并計算養(yǎng)老待遇等一系列的工作。但在為職工辦理退休申報手續(xù)過程中，出生日期、參加工作時間、職稱、工作履歷等重要信息的認定需要從職工人事檔案中進行核查，這是為職工退休辦理提供資料的重要依據(jù)，職工人事檔案是記述和反映職工的歷史和現(xiàn)狀，人事檔案由原始資料構(gòu)成，包括職工歷年工作經(jīng)歷、學歷、職稱、人事調(diào)動、新職工登記表、入伍表、工資待遇調(diào)整等信息。所以職工退休與人事檔案之間有著緊密的關(guān)系，退休審批需要職工人事檔案，人事檔案內(nèi)容記載的是否清晰、準確也關(guān)系到職工的退休申報和審批。因此人事檔案管理和職工退休辦理是一個有機的整體，二者不可分離，同步發(fā)展。
二、辦理職工退休申報過程中出現(xiàn)的問題
（1）職工檔案資料記載模糊致使出生日期難以認定。尤其是職工入職或計算工齡的第一張表上的出生日期模糊或有涂改等現(xiàn)象，這就給企業(yè)的退休申報和社保機構(gòu)經(jīng)辦部門的退休審批工作帶來困難，也會直接影響到職工的退休時間。
（2）檔案資料不全，參加工作時間等退休信息不好認定。由于檔案管理不善，部分職工的人事檔案中缺少相應的資料。 從目前企業(yè)的人事檔案管理中，如職工履歷、工資、職稱、崗位變動等情況的材料未能及時歸檔，有的檔案里有聘任手續(xù)資料，但變?yōu)楣と藣徫粫r，無解聘等手續(xù)，或者到新的崗位上工作，沒有新崗位任何紙質(zhì)材料及相關(guān)手續(xù)，還有的檔案記載是當兵入伍，但沒有退伍證明材料，以及職工履歷上記載是下鄉(xiāng)的，但沒有下鄉(xiāng)工齡認定材料和下鄉(xiāng)證明材料，由于檔案內(nèi)容不完整，不能反映其本人的真實情況，不能客觀地反映一個人的全貌。也不能確定職工的參加工作時間，以及職工的身份和崗位等問題，致使會影響到職工的退休和待遇計算等問題，給職工造成不可彌補的損失。
（3）人事檔案中的紙質(zhì)材料與企業(yè)管理系統(tǒng)上的電子信息不同步。隨著管理手段的提高，以及科技信息技術(shù)的進步，供電企業(yè)現(xiàn)在各項管理均利用計算機管理復雜的工作，人力資源管理方面推廣使用的是人力資源管控系統(tǒng)和ERP系統(tǒng)，系統(tǒng)中存儲了大量的人員基本信息。但是不同程度的存在有些員工的電子信息同紙質(zhì)檔案并不完全相符的問題，如紙質(zhì)檔案有材料而ERP系統(tǒng)沒有維護到位，或是ERP系統(tǒng)有信息而缺少相應的紙質(zhì)檔案。動態(tài)管理工作水平有待于進一步提高。
檔案管理工作是關(guān)系到職工切身利益的大事，記載不清或者檔案卻是都會給職工、單位造成不必要的麻煩。完善檔案管理工作是一份長期而艱巨的任務，現(xiàn)在做得好不好有可能要到幾年甚至幾十年之后才能體現(xiàn)出它的效果。
三、申報退休遇到問題的原因分析
（1）表象原因。首先，由于歷史因素，職工檔案缺失或者是丟失。其次，職工人事檔案的記載比較模糊，有些企業(yè)并沒有對人事檔案設(shè)定專人管理，檔案一直都是無人管理的狀態(tài)，因此檔案的涂改、前后記載差異等等都是比較常見的問題，也導致了檔案的審查工作變得非常的困難。
（2）本質(zhì)原因。職工在辦理退休手續(xù)的時候，除了有歷史原因影響之外，其檔案管理過程的不規(guī)范仍然是主要問題。我國在建國甚至改革開放初期的時候都是以經(jīng)濟建設(shè)作為主要的工作內(nèi)容來進行管理，因此對于人事檔案的關(guān)注度不高，檔案意識相對就比較落后，檔案管理思想更加如此，因此管理過程的規(guī)范性非常差。檔案管理人員自身的文化素質(zhì)和業(yè)務能力的差異也讓檔案管理工作質(zhì)量好壞不一，人事檔案并沒有作為企業(yè)的重要工作來開展，檔案丟棄也是因為管理疏漏導致的，因此這一現(xiàn)狀是比較嚴重和主要的問題，目前這一狀態(tài)還是沒有獲得很好的改善，因此需要建立起全局人事檔案管理的思想。
四、建立人事檔案管理體系，提升檔案管理工作。
（1）強化檔案管理認知能力。職工檔案作為企業(yè)職工退休的一個重要依據(jù)，是每一個職工都需要的重要資料，當這個資料沒有獲得妥善的管理和保護的時候，其企業(yè)職工的權(quán)益就會收到損害。所以加強企業(yè)各部門對于檔案管理的認知能力是提升檔案管理工作質(zhì)量的首要任務，讓檔案管理的軟硬件設(shè)施能夠符合規(guī)范要求，制定出相應的管理制度來確保檔案的質(zhì)量和安全性。
（2）組建檔案管理隊伍。檔案管理工作需要由專人來執(zhí)行，那么組建一支高效、高水平的管理隊伍就是非常有必要的事情，當前的檔案管理隊伍正是因為能力不足、水平不高，才會容易出現(xiàn)檔案管理問題，因此企業(yè)的檔案管理部門應該對其員工進行培訓或者引入新的高新技術(shù)人才，讓檔案管理工作能夠規(guī)范、嚴格，這樣企業(yè)職工的檔案才能夠獲得妥善的管理和保存。
（3）增加企業(yè)檔案管理培訓項目。單位檔案部門的人員素質(zhì)高低不齊，因此為他們開展專項培訓，提升他們的技能水平，能夠顯著的改善目前的問題。檔案部門管理人員的素質(zhì)通過培訓項目有有針對性的培養(yǎng)和強化，能夠讓他們在不影響自身經(jīng)驗的同時，增加業(yè)務能力，這樣等同于提升了檔案管理工作的質(zhì)量，為企業(yè)職工的檔案管理提供了保障。
（4）建立職工知悉人事檔案的相關(guān)機制，建立人事檔案監(jiān)督檢查機制。人事檔案管理工作非常的紛繁復雜，涉及的內(nèi)容多，牽涉的部門廣，因此其工作需要建立一個多層面、立體的監(jiān)督考核制度，通過檢查制度來督促檔案管理人員的工作質(zhì)量，通過定期或不定期對檔案資源進行抽查和檢查，能夠讓檔案管理工作更加的規(guī)范，滿足時效性和規(guī)范性的要求。
（5）嚴格執(zhí)行檔案管理規(guī)章制度。人事檔案管理工作要順利的進行，需要有一套嚴格的檔案管理規(guī)章制度來保障檔案收集、鑒別、轉(zhuǎn)移、查詢等一系列工作的有效運行，因此應當建立、健全《人事檔案收集制度》、《人事檔案利用權(quán)限轉(zhuǎn)移制度》、《人事檔案查詢制度》等制度，并且嚴格要求各單位按制度辦事，確保檔案管理工作的有效開展。
企業(yè)退休職工的申報和檔案管理之間的聯(lián)系非常緊密，檔案作為他們退休資料的一個基礎(chǔ)，如果不能夠保證其完整和完善，那么就會影響對職工退休各項福利的管理，損害了員工的利益，因此檔案管理工作必須要正確的認識，放在一個高度上來對待，加強檔案管理工作人員的素質(zhì)，提升檔案管理工作質(zhì)量，能夠讓企業(yè)退休職工的申報工作更加順利。
參考文獻
二、檔案管理內(nèi)容
1、員工入職檔案：個人簡歷
員工入職登記表、應聘人員登記表、面試記錄及待遇核定審批、筆試試題、身份證復印件、學歷學位證復印件、離職證明、合同及協(xié)議。
2、員工培訓檔案：培訓通知、培訓總結(jié)報告或者考評結(jié)果、培訓審批表、員工外派培訓合同、外出培訓反饋表(證書原件)、員工培訓統(tǒng)計表。
3、績效管理檔案：將員工績效考核資料按月歸類整理。
4、員工離職檔案：員工離崗包括員工與公司解除(終止)勞動關(guān)系，死亡等情形。
三、檔案規(guī)定
1、基礎(chǔ)管理
1.1原則：分類標準、歸檔、排列有序、層次清楚、整理規(guī)范。
1.2員工入職前,人力資源部對人事檔案的性、性核查，如有虛假，可不予錄用和解聘。
1.3對人事檔案按入職分類歸檔，按在職人員、離職人員整理，并登記于《入職員工人事檔案登記》(見附件一)《離職員工人事檔案登記》(見附件二)，并在檔案前頁填寫人事資料的名稱及對檔案編號，人事檔案原則上是永久保存。
1.4當在職員工的資料有變動時(如學歷變動、身份證號碼變動、個人技術(shù)職稱變動、婚姻情況變動等)，應將資料復印件交人力資源部歸檔，原件當場查驗。
1.5調(diào)動和錄用入公司的員工，應在辦理手續(xù)前調(diào)閱檔案。在其報到新崗位前，對調(diào)入或新的檔案都應登記。
1.6對員工考察、考核、培訓、獎懲的材料要收集、整理檔案的完整性，歸檔的材料鑒別，材料的、文字清楚、手續(xù)齊備。材料須經(jīng)審批蓋章和本人簽字的，應在蓋章、簽字后歸檔。
1.7員工離職檔案每月清查，存檔，檔案保存原則上三年后方可銷毀(高管及核心人員保留該員工離崗8年止)。
1.8人力資源部檔案員要注意檔案管理環(huán)境的清潔、整潔。
1.9檔案應分類編號存放，員工編號，防止重名重姓員工檔案交叉，制電子目錄，以便查閱。
2、檔案的查、借閱
2.1檔案分為保密與非保密，保密檔案禁止查閱，只能在檔案室閱覽，外借;非保密級檔案因工作需要查、借閱，須填寫《查、借閱人事檔案單》(附件三)，行政人力資源部經(jīng)理批準后方可查、借閱。
2.2任何垮查、借閱人事檔案，下級員工查、借閱員工的人事檔案。
2.3公司級、行政人力資源部可直接查、借閱員工人事檔案。
2.4所有批準后借閱的人事檔案需在三天內(nèi)歸還人力資源部(除特殊情況可延長)，對借閱后到期未歸還者、歸還損壞、私自復印檔案者、
遺失者依照公司檔案管理的規(guī)定。
2.5人力資源部查、借閱登記，并在《人事檔案借閱登記本》簽字登記(附件三)。
3、查、借閱檔案注意
3.1涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案材料。
3.2擅自復印、拍攝檔案內(nèi)容，如有工作需要從檔案中取證須經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理同意。
3.3查、借閱者擅自泄露檔案內(nèi)容，違反者視情節(jié)嚴重，予以懲處。
4、檔案的銷毀
4.1公司任何個人和非經(jīng)同意銷毀員工檔案資料。
4.2某些檔案到了銷毀期時，由人力資源部填寫《公司員工人事檔案銷毀審批登記》(附表五)，經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準后銷毀。
4.3經(jīng)批準銷毀的人事檔案，人力資源部須核對，將批準的《公司員工人事檔案銷毀登記》和將要銷毀的人事檔案登記并歸檔，登記表永久保存。
1加強檔案人員素質(zhì)教重要性
1.1檔案管理工作的內(nèi)在要求
在我們的企業(yè)的發(fā)展越來越快的條件下，檔案管理人員的素質(zhì)對于提高我們的企業(yè)檔案管理水平具有著重要的作用，我們當前許多的企業(yè)檔案管理人員的素質(zhì)不高，對于我們的工作檔案認知程度較低，在檔案的管理過程中，對于一些新型的檔案管理模式不熟悉，使得我們的企業(yè)檔案管理水平較低，當企業(yè)的發(fā)展到一定程度下，其檔案管理水平已經(jīng)無法滿足我們的企業(yè)發(fā)展需求，因此提高我們的檔案管理人員的素質(zhì)是我們的企業(yè)發(fā)展的必然要求。我們當前的企業(yè)內(nèi)部各個部分都建立了專業(yè)化的檔案管理部門，檔案管理工作需要我們的檔案管理人員對于我們的相應部門的工作有著清楚的了解，其本身要具有較高的檔案管理素質(zhì)，能夠?qū)⑽覀兊臋n案采用現(xiàn)代化的方式去進行管理，采用新的管理理念來代替舊的管理方法，讓我們的企業(yè)檔案管理在企業(yè)的發(fā)展下能夠取得更大的進步，在檔案管理水平得到提高后，我們可以反過來去促進企業(yè)的發(fā)展。
1.2檔案信息化管理給檔案工作者提出了新的要求
我們許多的企業(yè)當前在檔案管理人員方面仍然是我們傳統(tǒng)的檔案管理人員，其管理理念與我們的企業(yè)發(fā)展的核心理念已經(jīng)不再適應，在新時期，我們在檔案管理人員的選擇方面要以現(xiàn)代化檔案管理理念為核心，對于已有的檔案管理人員要去提高他們的技能水平，讓他們的管理理念與時俱進，從而使得我們的企業(yè)檔案管理方面能夠取得更好的發(fā)展。我們的傳統(tǒng)的檔案管理方面，主要采取的是卷宗分類等檔案管理模式，對于數(shù)字化技術(shù)的應用很少，傳統(tǒng)的檔案管理模式對于傳統(tǒng)的企業(yè)來講已經(jīng)足夠，但是在我們當前企業(yè)的集團化、綜合化的條件下，我們的檔案管理模式需要取得更好的發(fā)展，就必須去采用數(shù)字化技術(shù)來進行檔案管理，這是我們的新時代下信息化管理給檔案管理者提出了必然條件，采用全新的檔案管理方法與管理理念，能夠使得我們的企業(yè)檔案管理更加的條理化，同時在檔案的利用方面我們也能夠更加的方便。
1.3檔案干部隊伍的現(xiàn)狀
從我們當前的各個企業(yè)的檔案管理人員來看，大多數(shù)檔案管理人員仍然是以舊的檔案管理模式為核心在進行工作，其效率較低已經(jīng)成為了制約企業(yè)發(fā)展的因素，我們的檔案管理人員的素質(zhì)在我們的企業(yè)改革過程中必須得到充分的提高。我們的檔案管理干部中，大多數(shù)的人員對于信息化技術(shù)的認知程度都比較低，對于現(xiàn)代化的信息檔案管理手段缺少足夠的了解，同時相關(guān)的技術(shù)水平更是達不到要求。在我們的當前檔案信息化發(fā)展的形式下，我們的檔案干部中仍然有部分的人員不去主動學習先進的管理方法，在一些發(fā)展較快的企業(yè)內(nèi)部，傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理模式成為了企業(yè)發(fā)展的一個阻礙，檔案管理干部的技術(shù)水平在新時期必須得到提升，因此我們是有必要采用一些策略來提高我們的檔案管理人員的水平，讓我們的檔案管理人員去掌握先進的信息化檔案管理技術(shù)，為企業(yè)的發(fā)展提供堅實的保障。
2 檔案管理工作人員素質(zhì)提高的有效策略
2.1 加強檔案工作人員的專業(yè)知識
提高我們的檔案管理人員的素質(zhì)，我們必須去提高我們的檔案管理人員的專業(yè)知識，讓他們?nèi)フ莆宅F(xiàn)代化的檔案管理技術(shù)，切實提高自身的業(yè)務水平。我們的檔案管理人員由于其對于現(xiàn)代化信息知識缺乏的情況比較普遍，我們首先要去讓我們的檔案管理人員去學習信息化技術(shù)，用技術(shù)手段的革新來為我們的檔案管理來開拓出一條新的道路。在現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)中，信息化檔案管理技術(shù)儼然成為了一門完整的學科，在我們的信息檔案管理技術(shù)方面，我們的信息技術(shù)形成了從檔案記錄、儲存、調(diào)用為提米的檔案管理系統(tǒng)，利用信息化技術(shù)，我們的檔案信息能夠存儲在我們的企業(yè)的服務器硬盤當中，采用信息網(wǎng)絡技術(shù)就能夠去快速的利用這些信息，為我們的企業(yè)在利用檔案方面創(chuàng)造了很大的便利，我們的檔案管理人員要革去自身傳統(tǒng)的檔案管理理念，主動的去學習我們的信息化檔案管理技術(shù)，提高自身水平。在檔案管理的人員的業(yè)務水平方面，我們的檔案管理人員要具備更加具體化的管理能力，能夠?qū)ξ覀兊钠髽I(yè)檔案進行編目、館藏以及調(diào)用等，在現(xiàn)代化理念下，我們的檔案管理人員還要能夠去將這些業(yè)務處理過程通過信息化技術(shù)來實現(xiàn)，將我們檔案數(shù)字化后存儲于服務器中，構(gòu)成我們企業(yè)的檔案數(shù)據(jù)庫，在需要利用的時候能夠很快的去使用。除此之外，檔案管理人員要對檔案管理工作的認知較為深刻，務必將我們的檔案管理工作做好。
2.2提高檔案管理人員工作意識
提高我們的檔案管理人員的素質(zhì)，同時要注重去提高檔案管理人員的工作意識。我們的檔案管理人員要具有認真負責的態(tài)度，在我們的檔案管理工作的過程中，檔案管理人員秉承為企業(yè)負責的理念，認真的去將我們的檔案管理工作做好，為企業(yè)的發(fā)展打下良好的條件。在我們的檔案管理人員自身的工作意識上，要認識到檔案管理對于企業(yè)的重要性，檔案管理人員在平時工作過程中，不要刻意去追求功利，對于企業(yè)的檔案機密要嚴格進行保密，當企業(yè)檔案管理方面遇到困難要主動去解決。
2.3 加強人員隊伍建設(shè)
我們企業(yè)的檔案管理要取得新的發(fā)展，需要我們的檔案管理人員去切實提高自身素質(zhì)，企業(yè)要加強檔案管理干部的隊伍建設(shè)。在我們建設(shè)現(xiàn)代化的檔案管理隊伍的過程中，要以現(xiàn)代化的檔案管理理念為核心，我們的檔案管理人員必須具有較強的現(xiàn)代化信息檔案管理技術(shù)，從而將我們的企業(yè)檔案管理做到條理清楚。同時我們的檔案管理人員要具有較高的思想教育意識，堅守我們的社會主義核心價值觀“愛崗、敬業(yè)、誠信、友善”不動搖，做一個為企業(yè)、為社會負責的檔案管理人員。
一、人事檔案管理的含義
人事檔案形成于一系列人事管理的活動之中。人事檔案是由多個個人檔案組成的，檔案中主要記錄的內(nèi)容是工作人員的個人發(fā)展過程、工作經(jīng)歷、個人的思想品德、獲獎或者受處分的經(jīng)歷等等，其信息量繁雜且多種多樣，在進行整理和查找時很不方便。對人事檔案進行管理的主要工作內(nèi)容是將所有的人事檔案進行收集、整合、歸類以及將檔案進行完整保存。為了確保人事檔案的真實性，管理工作中還要對檔案中的信息進行核實，確保信息的準確性。
二、人工智能技術(shù)的含義
人工智能是集研究智能理論、開發(fā)智能技術(shù)、模擬拓展智能方法于一體的綜合性學科。人工智能技術(shù)屬于計算機領(lǐng)域的分支，主要開發(fā)的是新型智能化機器設(shè)備，這類設(shè)備可以根據(jù)人的語音指令或者對圖像的識別做出智能反應。人工智能具有高度理性的特點，在處理信息和數(shù)據(jù)上速度極快，遠遠快過人工，節(jié)省了時間。人工智能技術(shù)的應用不受時間、地點、環(huán)境的約束，可以隨時開始工作，適應環(huán)境的能力更強，因此人工智能為人們的生產(chǎn)以及生活帶來了極大的便利。人工智能最大的優(yōu)點是它的信息檢索能力，能夠快速提取有效信息，找出解決問題的最佳方案。
三、目前人事檔案管理工作的困境
1.檔案信息過多，難以整理
我國目前人事檔案的整理工作面臨很大困境，檔案資料過于繁雜、檔案數(shù)目增多、檔案信息缺失等問題持續(xù)困擾著檔案管理人員。傳統(tǒng)的檔案采取紙質(zhì)化的呈現(xiàn)形式，工作人員需要在檔案中尋找有用的信息進行核對和整理，工作效率低下。人事檔案的來源渠道各式各樣，在檔案的分類上需要消耗大量的時間，對檔案資源的使用造成了一定的影響。個別人對檔案的重視度不夠，在填寫時會漏填、誤填信息，這也會對檔案整理工作造成影響，導致工作效率的降低。
2.非結(jié)構(gòu)化信息難以分類
檔案信息非結(jié)構(gòu)化現(xiàn)象是指信息無法數(shù)字化的資料較多。例如，文檔資料、圖片資料等，這些資料中包含大量的重要信息，但由于文件格式特殊且不能數(shù)字化，需要人工提取有效信息并加以分類。在檔案管理工作中，非結(jié)構(gòu)化信息越來越多，但是工作人員數(shù)量實在有限，給檔案信息分類工作帶來了很多困難。要加強對非結(jié)構(gòu)化信息數(shù)據(jù)的管理和使用，才能強化檔案管理工作，促進人事檔案資源有效利用。
3.隱性信息資源難以轉(zhuǎn)化
人事檔案數(shù)據(jù)信息的資源系統(tǒng)是由兩種資源組成的，一種是直觀表達在檔案信息中的顯性信息資源，另一種是由檔案管理的工作人員根據(jù)檔案信息進行自主判斷的隱性信息資源。由于檔案管理人員的缺少，多數(shù)單位檔案的隱性信息在獲取上有很大難度，而且檔案的隱性信息資源無法通過數(shù)據(jù)進行直觀表示，加大了檔案信息的評定難度。
四、人工智能技術(shù)在人事檔案管理中的綜合應用
1.高效率地搜集整理檔案信息
傳統(tǒng)的檔案管理工作中，檔案信息是用紙質(zhì)進行記錄的，紙質(zhì)檔案占用的空間較大，且紙張容易受潮難以保管，難以隨身攜帶。人工智能技術(shù)的出現(xiàn)，將檔案中的信息電子化、數(shù)字化，把紙質(zhì)資料轉(zhuǎn)變?yōu)榱司W(wǎng)絡資料，方便了檔案文件資料的管理。網(wǎng)絡化之后的檔案信息不需要用紙質(zhì)記錄，只需要利用多媒體設(shè)備就可以展示數(shù)據(jù)，檔案資料可以直接保存在電腦中，方便了檔案管理人員對檔案信息的收集和整理。目前電子檔案的內(nèi)容形成來源有兩個，第一是將現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，第二是利用人工智能技術(shù)直接制作形成的電子檔案。電子檔案的出現(xiàn)減少了管理人員的工作量，降低了人力成本。隨著數(shù)字化的檔案不斷增多，在進行檔案管理時可以利用多種智能主體幫助工作。人工智能的主體有很多種類，例如，執(zhí)行命令型的智能主體、學習型的智能主體等，這類智能主體都可以根據(jù)事先設(shè)置好的程序命令自主完成工作，提高了檔案資料收集整理的效率。
2.高速度地檢索分類人事檔案
人工智能技術(shù)利用計算機將檔案中的數(shù)據(jù)信息網(wǎng)絡化之后，會對數(shù)據(jù)信息進行詳細分類，這些分類后的數(shù)據(jù)有兩種存儲形式，分別是文本形式和多媒體形式。文本分類是根據(jù)檔案信息中被標記的文本信息，利用人工智能找出與其相關(guān)或類似的信息，將這些文本信息進行合理分類。對文本資料的整理和分類充分體現(xiàn)出網(wǎng)絡技術(shù)智能化的特點，人工智能可以根據(jù)管理人員所設(shè)定的方式對數(shù)據(jù)庫中的檔案信息進行智能分類，同時也能把網(wǎng)絡上相同的資料進行整合和分類。在提取檔案信息時，人工智能的篩選能力加快了資料檢索的速度。與傳統(tǒng)的人工篩選相比，人工智能的篩選速度更快、篩選的資料更加準確，可以在短時間內(nèi)過濾掉大量無用的數(shù)據(jù)。人工智能技術(shù)還具備識別能力，例如，語言識別、圖片視頻識別等，所以人工智能也可以對多種形式的資料進行檢索分類，在人事檔案管理中起著重要作用。
3.準確評定檔案信息價值
在檔案的整理歸納工作中，工作人員要審查檔案信息的真實性，判斷信息是否有價值，這無疑增加了工作人員的工作量。人工智能由于具有推理、學習、記憶以及決策的能力，它可以使計算機模擬人類的智能行為。因此，在人工智能中植入特定的專家系統(tǒng)，就可以讓人工智能依據(jù)評定專家的思維方式對檔案中的信息進行評定。要想在人工智能中建立檔案價值評定系統(tǒng)，需要按照以下步驟進行：首先，建立專家評定的數(shù)據(jù)庫，收集專家的評定準則、評定方法，將這些信息進行程序化編制輸入到電腦中；其次，對數(shù)據(jù)庫進行模擬檢驗，輸入簡單的信息數(shù)據(jù)，對人工智能的評定功能進行檢驗，發(fā)現(xiàn)其中是否有漏洞；最后，完善評定系統(tǒng)，投入使用。人工智能可以負責大多數(shù)的信息評定，加大了檔案價值評定的工作效率。
4.確保檔案信息的安全性
檔案安全主要包括實體檔案安全和數(shù)字檔案安全。實體檔案的安全主要是利用保險柜進行保管，保險柜的鑰匙由工作人員管理。由于檔案過多，工作人員要保管多把鑰匙，無論使用還是攜帶都極不方便。隨著人工智能技術(shù)的不斷改進，數(shù)字檔案的安全性已經(jīng)有極大程度的提高。人工智能在進行資料掃描時，會自動給資料進行歸類，為之后工作中查找資料提供了極強的便利性。數(shù)字檔案的安全由智能密碼進行保護，例如，瞳孔密碼、指紋密碼，這類密碼只有相關(guān)管理人員才能打開，方便了工作人員對檔案的管理，也提高了檔案的安全性。人工智能還自帶監(jiān)控功能，如果有人非法觸發(fā)了檔案系統(tǒng)，監(jiān)控系統(tǒng)會向總控室的工作人員發(fā)出警戒信息，有效避免檔案丟失的情況。
5.檔案服務逐漸智能化
在傳統(tǒng)的檔案工作中，工作人員會提供檔案查閱和答疑的服務，工作人員的工作量很大。在利用人工智能技術(shù)之后，檔案信息的服務工作形式由人工服務轉(zhuǎn)變?yōu)榱司W(wǎng)絡服務，使檔案服務工作變得及時、高效。近年來，我國一直不斷推進智能機器人為人類提供服務的政策，在這種政策下，智能機器人也走進了人事檔案的服務工作中。這類高智能化的機器擁有著智能化、移動性強的特點，可以根據(jù)來訪客戶的需要提供不同的實際服務。智能機器人解決了工作人員數(shù)量有限的問題，提供了人性化、智能化的服務。人工智能機器人也可以代替工作人員完成紙質(zhì)檔案的出庫、入庫工作，減少了人力成本，提高了工作效率。
五、結(jié)束語
人工智能技術(shù)已經(jīng)廣泛的應用在了我們的生活當中，手機的智能助理、智能美顏相機都標志著人工智能技術(shù)開始在生活中普及。將人工智能技術(shù)與人事檔案管理工作相互結(jié)合，將檔案的信息和數(shù)據(jù)進行數(shù)字化處理，提高人事檔案整理的工作效率。在未來，人工智能技術(shù)會越來越成熟，對人事檔案管理工作以及我們的生活都會提供更大的便利。
參考文獻：
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一、檔案人員繼續(xù)教育存在的問題
目前，影響和制約我國檔案事業(yè)發(fā)展的因素很多，但檔案人員的專業(yè)技術(shù)水平整體偏低，檔案人才隊伍的結(jié)構(gòu)失衡是其最主要的方面。雖然繼續(xù)教育為檔案事業(yè)培養(yǎng)了大批專業(yè)人才，然而隨著市場經(jīng)濟建設(shè)的不斷深入，檔案繼續(xù)教育的更差與目前可持續(xù)發(fā)展的要求存在較大差距。
1、缺乏統(tǒng)籌規(guī)劃，繼續(xù)教育體系不健全。由于各級檔案部門在規(guī)劃、協(xié)調(diào)繼續(xù)教育方面尚有欠缺，統(tǒng)籌規(guī)劃、分級培訓、按需施教、效的原則沒有得到完全落實，檔案繼續(xù)教育機構(gòu)管理體制分散，缺乏良好的協(xié)作機制，沒有形成有效的檔案繼續(xù)教育體系，教育經(jīng)費、教育時間得不到保障，培訓對象和培訓內(nèi)容上存在一定的盲目性和不規(guī)范性。
2、缺乏激勵競爭機制和自我提高意識。目前，檔案繼續(xù)教育存在著動力不足的問題：一是檔案繼續(xù)教育未與檔案人員的取證、使用、考核切實有效地掛鉤，對受教育者起不到激勵作用；二是檔案部門較之其他部門競爭壓力相對較小，缺乏“我要學”的內(nèi)在動力，缺少學習的緊迫感和自我提高的意識。
3、教學內(nèi)容和方法滯后。盡管近年來檔案繼續(xù)教育的內(nèi)容有所增加，但基礎(chǔ)教育內(nèi)容和方法仍是傳統(tǒng)單一的檔案專業(yè)、課本型的教育，科學發(fā)展觀要求檔案售貨員具備的思想素質(zhì)、職業(yè)道德及現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)并沒有及時充實到教學內(nèi)容之中，致使檔案人員缺乏經(jīng)濟、社會、法律等方面的知識和對現(xiàn)代科技在檔案管理中的應用知識技能的了解。
4、繼續(xù)教育師資不足。從幾年來檔案行業(yè)繼續(xù)教育情況看，檔案繼續(xù)教育師資嚴重缺乏，多數(shù)由行政管理人員作兼職，缺少專門的教學培訓知識和授課方法技巧，教育內(nèi)容泛泛，重點不突出，業(yè)務針對性較差，致使需要的知識學不到，學到的知識用不上，造成繼續(xù)教育層次較低，成效不高。
二、加強檔案人員繼續(xù)教育的對策
檔案繼續(xù)教育應既具有實用性、經(jīng)驗性，又要內(nèi)容跟上時展步伐；既要實施多學科、多視角、開放式教育，又要具有創(chuàng)新性，在普及的基礎(chǔ)上得到提高。因此，在新的歷史時期，檔案繼續(xù)教育要以科學發(fā)展觀為指導，適應檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的需要。
1、加強科學規(guī)劃和制度建設(shè)，健全管理體系。首先，各級檔案部門應根據(jù)自身的特點、任務、不同層次的人員構(gòu)成及其挖苦、中遠期目標等對檔案繼續(xù)教育作出科學規(guī)劃，保證在繼續(xù)教育的過程中做到有的放矢，不搞一刀切；其次，要制定和完善檔案繼續(xù)教育規(guī)章制度，包括教育、培訓管理制度、考試制度以及考核目標、教學質(zhì)量標準等，對繼續(xù)教育的對象、內(nèi)容、時間、經(jīng)費作出具體規(guī)定，使繼續(xù)教育制度化、規(guī)范化；再次，國家可以實行宏觀調(diào)換，分級管理的辦法。即國家檔案局通過法律法規(guī)及有關(guān)方針政策和市場需求等間接手段進行引導和宏觀調(diào)控，各級檔案繼續(xù)教育部門協(xié)調(diào)合作，對人力資源進行合理配置與有效利用，逐步建立并形成國家檔案局組織協(xié)調(diào)，省、市檔案部門積極配合，檔案人員踴躍參與的繼續(xù)教育網(wǎng)絡和有規(guī)劃、有組織、有經(jīng)費的檔案繼續(xù)教育管理體系。
2、建立競爭和激勵機制。一方面，要按照檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展和人才隊伍建設(shè)的需要布局，把繼續(xù)教育與資格證書制度結(jié)合起來，對檔案人員參加繼續(xù)教育的學時、發(fā)證、考核等程序作出嚴格的規(guī)定，并將參加教育培訓的檔案人員情況載入個人業(yè)務檔案，作為從業(yè)資格認定、考核、評聘和晉升的重要依據(jù)；另一方面，要充分發(fā)揮政策對繼續(xù)教育的引導，協(xié)調(diào)和激勵作用。通過制定相應的繼續(xù)教育政策來搶劫建立注重實際工作能力和工作績效的用人機制，員參加各種形式的培訓，調(diào)動檔案人員提高素質(zhì)的積極性，從機制上保證檔案工作人員繼續(xù)教育的有效開展。
一、合并高職院校干部人事檔案管理與利用存在的問題
1.領(lǐng)導重視不夠，專業(yè)人員缺乏
合并的高職院校，干部檔案管理實現(xiàn)了由被動式管理向主動式管理轉(zhuǎn)變的模式，師資隊伍迅速膨脹，干部人事檔案管理的工作任務加重，然而，部分高職院校沒有配備專用的檔案庫房，沒有設(shè)立單獨的人員編制，這樣勢必影響組織人事部門其他工作的順利開展。
2.制度不規(guī)范，管理手段落后
合并高職院校由于先前的隸屬關(guān)系、辦學規(guī)模、管理方式不同等歷史原因，導致出現(xiàn)檔案管理制度規(guī)范不一，質(zhì)量參差不齊、人員構(gòu)成復雜、管理手段落后等問題。如歸檔材料沒有統(tǒng)一的規(guī)格；收集過程中紙張大小不統(tǒng)一；檔案材料沒有進行規(guī)范整理，有的甚至沒有進行科學的分類和裝訂；現(xiàn)代化的管理技術(shù)和手段尚未得到有效的應用。
3.信息開發(fā)利用率差，發(fā)揮服務作用程度低
干部人事檔案信息管理還處于封閉或半封閉狀態(tài)和被動服務局面，人事檔案信息資源的開發(fā)利用程度不高，往往大多只限于干部考察和發(fā)展黨員等方面，在師資培養(yǎng)、人才選拔、人才穩(wěn)定與年度考核等方面未能真正起到應有的作用。
4.升級達標工作任務繁重
很多學校合并升格后，就趕上了中央組織部要求開展干部“三齡一歷”審核工作，這對干部檔案管理提出了很高要求，而原先幾所學校檔案工作起步不同，有的學校已經(jīng)經(jīng)過了上級部門的檢查驗收，達到干部檔案管理目標一級、二級或三級標準，有的規(guī)模甚至都沒有按新標準整理過，檔案管理人員的工作任務繁重。
二、解決問題的途徑
1.領(lǐng)導高度重視，提高檔案管理人員素質(zhì)
學校領(lǐng)導，尤其是主管組織人事工作的領(lǐng)導，應充分樹立起檔案意識，合并高職院校應在機構(gòu)設(shè)置和人員編制上給以充分保證；在檔案經(jīng)費上落實到位，增添必要的硬件設(shè)施；主動關(guān)心檔案工作者的工作、學習、生活，當他們在工作中取得了成績或圓滿完成了工作任務時，主管領(lǐng)導應及時給以表揚和認可，同時還要讓他們享受同等的升遷機會，促進人事檔案工作績效的提高。提高檔案管理人員素質(zhì)，是做好這項工作的重要依據(jù)。安排在崗人員進行業(yè)務培訓，系統(tǒng)地學習黨和政府制定組織人事工作的政策、法規(guī)和檔案專業(yè)理論知識，以適應新時期高等職業(yè)教育事業(yè)發(fā)展對高校干部人事檔案管理的新要求。
2.加強規(guī)章制度建設(shè)，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平
建立健全一套完整科學的干部人事檔案管理工作規(guī)章制度，真正發(fā)揮人事檔案“見證歷史”的作用。完善檔案的保管、利用、借閱、保密、歸檔、鑒別制度，及時收集、補充、更新和完善人事檔案材料，對收集檔案材料，從手續(xù)是否完備，表述是否準確、精練，觀點是否明確等方面進行認真細致的鑒別，使人事檔案的收集和歸檔工作真正做到不丟失、不積壓、客觀真正地反映事實。順應時代的發(fā)展，增加資金投入，嚴格執(zhí)行現(xiàn)代化管理標準，注重信息的準確性、唯一性，做到劃分準確、排列有序、條目清楚、查找便捷。
3.建立信息網(wǎng)絡，充分發(fā)揮服務效能
干部人事檔案管理信息化包括兩層含義：一是要把檔案中的手寫文字信息電腦化、數(shù)字化；二是要把數(shù)字化的信息網(wǎng)絡化，要能實現(xiàn)網(wǎng)上人事信息的接收、傳遞、儲存和資源共享。這樣可大大提高檔案的利用效率。
4.充實干部檔案管理隊伍
為切實做好干部“三齡一歷”審核工作，順利實現(xiàn)干部檔案升級達標任務，組織人事部門應當按照政策規(guī)定配備適當數(shù)量的專職干部從事此項工作，適當時間抽調(diào)部分政治素質(zhì)高、原則性強的同志協(xié)助從事那些耗費時多、工作量大、技術(shù)性強的工作，這樣可以保證干部檔案工作的長效性，促進干部人事檔案管理上水平。
