發(fā)布時間：2023-06-06 15:56:25
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的檔案管理的意義樣本，期待這些樣本能夠為您提供豐富的參考和啟發(fā)，請盡情閱讀。
高校人事檔案的主要內(nèi)容記錄了高校教職工工作、生活、所在部門和在校情感經(jīng)歷，教職工的各項信息都可以在人事檔案中得到體現(xiàn)，不但關系到教職工教學評定、提升職位和人才選拔，而且還從客觀的角度反映了高校整個教學質(zhì)量的水平和效率。此外，還可以從人事檔案中看到教職工的在校成長經(jīng)歷，反映教師在整個教學過程中的歷史記錄。因此，高校認真做好人事檔案管理工作是非常有意義的。在管理工作的過程中，應該嚴格執(zhí)行國家政府部門的相關規(guī)定，將人事檔案管理工作納入高校工作的主要內(nèi)容，增強人事檔案管理人員的領導能力和技能水平，提升人事檔案管理工作在高校內(nèi)的地位。
二、高校人事檔案管理工作中存在的問題
（一）高校人事檔案管理工作的重要性難以體現(xiàn)出來
長時間以來，高校人事干部都只是注重高校的學習和建設工作，對高校的人事檔案管理工作往往采取忽略的態(tài)度，再加上人事檔案管理工作的資金不足，人事檔案工作自然就不全面，工作漏洞頻出。高校管理層對人事檔案管理工作的忽視，從而致使人事檔案管理工作人員缺乏專業(yè)的管理技能、高效的工作方式和積極的工作態(tài)度，管理工作人員對高校人事檔案的重視度就自然較低。對于要及時歸檔的人事資料，高校基層的檔案員不能在第一時間送遞高校檔案室，對高校人事檔案統(tǒng)一管理工作造成很多不穩(wěn)定因素。正是這些不穩(wěn)定因素的存在，從而導致很多人事歸檔工作不能做好做全，甚至是嚴重違反了高校的相關規(guī)定，給后續(xù)的管理工作埋下不小的隱患。此外，我國多數(shù)高校管理層還沒有將人事檔案管理工作納入高校的主要工作范圍內(nèi)，難以體現(xiàn)出其工作的重要性，讓管理工作常常處于被動狀態(tài)，阻礙了高校人事檔案管理工作的發(fā)展和建設。
（二）現(xiàn)代化信息技術的融入力度和使用力度不足
據(jù)不完全統(tǒng)計調(diào)查，我國多數(shù)的高校人事檔案管理工作還處于傳統(tǒng)管理的階段，管理方式多以手工管理為主，繁瑣的文件整理程序和低效率的歸檔流程，再加上各類學歷變化、職位晉升、業(yè)務進修、評級表彰等人事檔案的更新，現(xiàn)代化信息技術的融入和使用力度的不足，從而致使高校人事檔案管理工作不能跟上高校建設和發(fā)展的需求。目前，高校管理層所引進的現(xiàn)代化信息技術和設備，往往只是用于高?？蒲泻徒虒W方面，就算用于檔案部門，人事檔案的信息資源也不能得到充分的共享和分享，無法滿足高校人事檔案信息開發(fā)與利用工作的需求。
（三）高校缺乏人事檔案的專業(yè)管理人才
專業(yè)性強是高效人事檔案管理工作的特點，這就要求管理工作人員具有較強的專業(yè)技能和較高的知識水平，同時還應該根據(jù)工作實情進行相應的培訓工作，讓工作人員及時掌握最新的管理方式和技術，通過專業(yè)的考核來評定工作人員的能力等級。但是，從我國高校人事檔案管理工作的實際情況來看，很多管理工作人員都沒有接受過專業(yè)的培訓。這些工作人員的年齡往往很大，平均學歷水平不高，甚至一些高校聘用的是退休的教職工來兼職的，這就導致了管理工作不嚴謹和不穩(wěn)定。檔案管理人員缺乏專業(yè)的知識，工作業(yè)務水平不高，致使檔案管理隊伍的職業(yè)素質(zhì)不高，這對高校的人事檔案管理隊伍的建設和發(fā)展極為不利。
三、實踐“以人為本”理論，規(guī)范高校人事檔案
管理工作（一）充分認識人本性質(zhì)以人為本，是將人的生存和發(fā)展作為最終工作目標，將人的核心價值作為工作的框架，一切以規(guī)范化的工作出發(fā)。在高校人事檔案管理工作當中融入“以人為本”理念，應該從以下三個方面入手：
1.以每本人事檔案為本。每一本人事檔案都是管理工作的主體要素，記錄了高校教職工在校的各種經(jīng)歷，是人生階段發(fā)展的真實寫照。
2.以管理員工作為本。提升檔案管理員的工作地位，為管理工作人員營造一個良好的工作環(huán)境，提升工作人員的技能水平和職業(yè)素質(zhì)，將人事檔案管理工作作為高校各項工作的前提條件，從在校教職工的基本利益出發(fā)。
3.以檔案利用原則為本。人事檔案管理工作的最終目的就是服務于高校各項管理工作，為信息查閱者提供相應的信息資料。全面優(yōu)化高校人事檔案的服務形象，充分體現(xiàn)出人事檔案信息的價值。
（二）“以人為本”是實現(xiàn)高校人事檔案管理工作規(guī)范化的基礎
全面貫徹以人為本的科學發(fā)展觀，從人事檔案信息開發(fā)利用的角度出發(fā)，著力創(chuàng)新高校人事檔案管理的工作方式，并最終實現(xiàn)規(guī)范化的管理模式，同時這也是高校人事檔案管理工作未來發(fā)展的趨勢。從以人為本的理念出發(fā)，鼓勵檔案管理人員積極參加相關培訓活動，提升工作的效率和服務的質(zhì)量，只有通過這種規(guī)范化的管理模式，全面推動高校事業(yè)的發(fā)展，才能讓高校在激烈的人才競爭中站穩(wěn)腳跟。
四、創(chuàng)新管理體系，提升管理水平
（一）增強管理意識，創(chuàng)新管理模式
強烈的管理意識是做好人事檔案管理工作的前提條件。因此，高校的人事檔案管理工作人員應該增強自己的工作意識，加強自身在工作當中的覺悟。此外，高校人事部門還應該嚴格實行工作崗位選拔機制，將能力好、覺悟高的人放在人事檔案管理崗位上，才能夠從根源降低管理漏洞。同時，還應該在現(xiàn)有管理模式的基礎上，結合管理工作的實際情況，不斷創(chuàng)造出新的管理模式。
（二）培養(yǎng)專業(yè)性人才，完善人事檔案管理機制
根據(jù)人事檔案管理工作未來發(fā)展的趨勢，培養(yǎng)專業(yè)性強的管理人員，完善管理機制，是提升高校人事檔案管理工作的主要途徑。為高校人事檔案管理工作培養(yǎng)出一批擅長計算機技術又精通檔案管理業(yè)務的復合型人才，能夠從各個角度彌補以前留下的技術性漏洞。
五、結束語
關鍵詞：基建工程;檔案管理;重要意義
Abstract: With China's economic prosperity and development, and the corresponding development of engineering construction in China is constantly extending scale. As a large project, need to consider to play in practice various elements of contact and alone utility. Which contains the related issues of capital construction archives management, it is essential to guarantee the normal operation of the operation of engineering construction, has the irreplaceable effect, this article as a starting point for the study, analysis of the connotation, construction project archives management in engineering construction process and the role of significance, proposed on the basis of the effective development of capital construction archives management style.
Keywords: construction project; file management; importance
中圖分類號:G271文獻標識碼：A文章編號：
引言
在城市建設、規(guī)劃以及管理活動中，需要將發(fā)展的歷程記錄下來，作為詳盡的發(fā)展資料，對我國社會經(jīng)濟的發(fā)展具有深遠的意義。這就是基建工程檔案的作用體現(xiàn)，是城市歷史的見證者，也是城市發(fā)展的原始珍貴資料和未來參考的寶貴資源?？梢钥醋魇浅鞘兄R財富以及社會的有效資源。其可以是文字形式、圖紙圖標形式以及依托于現(xiàn)代化技術的聲像文件資料等。如果對此進行充分的研究、探討以及開發(fā)利用，將會成為城市現(xiàn)代化發(fā)展的有力保障，產(chǎn)生不可估量的社會價值以及社會效應，具有深遠的意義。
1 工程檔案是建設工程的有機組成部分
1.1工程前期檔案
一般來說，遠在建設工程施工之前，建設工程檔案就開始產(chǎn)生并積累了。建設工程立項文件是建設工程項目決策、審批、確立過程的真實記錄，是項目經(jīng)費落實和項目具體實施的根本依據(jù)。項目預算編制、項目概要設計、招投標都必須以立項文件為依據(jù)。而項目預算、概要設計、招投標產(chǎn)生積累的文件材料又是項目勘察測量、詳細設計的依據(jù)。也就是說，在建設工程項目開工建設前，已經(jīng)有大量的文件材料形成了。如果把這一個文件積累過程從建設工程中剔除，建設工程是根本無法成立，也是無法開展的。
1.2工程施工過程檔案
文件材料的產(chǎn)生與具體施工進程也是不能割裂的。在建筑材料如鋼筋、水泥、磚塊等使用前，必須要進行送檢，只有檢測合格才能使用，這些檢測文件材料是非常重要的依據(jù)。在建筑材料使用進程中。應該根據(jù)指令實施，如用什么標號水泥，怎么配比，用量多少等，在實施中還有監(jiān)理旁站監(jiān)督記錄和檢測記錄；出現(xiàn)了問題還有調(diào)整指令和變更說明等等?？梢哉f，貫穿建設工程過程一直有兩根線條，一條是技術性的，是抽象的，以文件材料為表征；另一條是操作性的，是實體的，以工程物理結果為體現(xiàn)。技術性線條還要先產(chǎn)生，還要更長遠在施工階段，二者又是交織在一起的。但無論如何，技術性線條是不能從建設工程中抽離出來的，更不能忽略不計。
2 加強基建工程檔案管理的重要意義
2.1改善人民生活，促進經(jīng)濟發(fā)展
經(jīng)濟發(fā)展的重要表征即體現(xiàn)在城市發(fā)展和建設領域，其中有一個隱含的因素表現(xiàn)為城市是人們生存的空間，它的改善和進步一方面可以顯著的感受到，同時可以深遠的影響著人們的生活和工作，所以城市發(fā)展、建設和規(guī)劃是經(jīng)濟發(fā)展的主要構成體。城市的建設內(nèi)涵豐富，領域眾多，而所有的工程項目建設均是由各個基本工程建設組成，在具體的建設中需要進行文檔材料的收集、記錄和整體，包括工程前期準備，施工的詳細流程以及竣工后的驗收和維護等操作，其也構成基建工程管理工作的主要內(nèi)容，對后續(xù)工程建設具有深遠的指導意義。所以需要考量以下幾個方面：其一是加強管理，規(guī)范操作流程，其二是完善現(xiàn)有的保存方式，其三是它的記錄體現(xiàn)著城市發(fā)展的進程，其四表現(xiàn)在它是城建和城管的重要參考資料，其五，它是提升城市建設的有效途徑，其六是預防和應對某些不可抗拒災難的指導性資料。
2.2防止和降低自然災害造成的經(jīng)濟損失
城市發(fā)展中一個不可回避的問題體現(xiàn)在城市自然災害的防范以及造成損失之后的恢復性建設。在此環(huán)節(jié)之中基建工程檔案的作用和價值功不可沒，一方面可以真實的記錄產(chǎn)生的災害，同時也能夠通過客觀的了解尋找到本質(zhì)的規(guī)律以及城市建設過程中存在的不足，包括管理和運作方面的相關事宜考慮，對未來城市發(fā)展起到有效的保護作用。從以下三個方面進行探討：首先，基建工程檔案和相應的管理關系密切，其次是基建工程檔案具有指導效用，最后是基建工程檔案的建立對相關領域的學術研究起到積極促進的作用。
3 加強基建工程檔案的管理工作的措施
3.1做好基建工程檔案的服務工作
城市經(jīng)濟發(fā)展包含著城市化建設，建設的很多工程又可以作為發(fā)展的有效保障，譬如道路、公共設施的建設等。正是這些方面的綜合性考量才會更有效果的促進城市發(fā)展。從工程開展的角度進行分析，城市工程建設是需要通過基建工程的模式達成。從這個角度分析，基建工程建設項目是城市發(fā)展的基本構成要素，從微觀的領域分析，對居民生活的影響十分密切，從宏觀層面分析，它是國家經(jīng)濟發(fā)展的細胞，能夠體現(xiàn)出現(xiàn)階段我國城市化建設發(fā)展的程度和水平。通過上面的分析得到結論，非常有必要、有針對性的完善現(xiàn)階段我國基建工程檔案的服務水準，進而保障基建工程檔案工作的順利展開。
3.2提高檔案管理水平
城市化發(fā)展進程是人類文明的外在延拓，現(xiàn)代化城市發(fā)展具有時代特點，需要相關的工作人員不斷加強自身素質(zhì)?；üこ坦芾碚咭约皢T工要掌握專業(yè)基礎知識，掌握先進的經(jīng)驗和技術，不斷的從觀念上進行轉(zhuǎn)變和深化。現(xiàn)階段相關工作者需要定期學習、并且在實踐過程中不斷加強員工的內(nèi)在素質(zhì)，促成相關工作能夠達到見效快、范圍廣等特點。在此過程之中需要加強職業(yè)道德的培養(yǎng)，并且杜絕不良現(xiàn)象的產(chǎn)生，包括嚴格執(zhí)行工作的要求，客觀上也起到了基建工作的規(guī)劃化、標準化的促進效果作為工程建設的組成部分，做好各個環(huán)節(jié)的溝通以及信息的交流，既達到良好的保障效果，同時為后續(xù)的工程項目建設提供優(yōu)良的基礎。
3.3工程竣工驗收備案工作與工程檔案管理工作相結合
工程建設項目最后一個環(huán)節(jié)體現(xiàn)在工程項目竣工的操作方面，包括工程竣工驗收備案。其基建工程管理的效用充分的發(fā)揮出來。也是各級部門管理的重要內(nèi)容。工程檔案管理以及工程備案是一個進程中兩個環(huán)節(jié)的體現(xiàn)，可以相互借鑒。從總體的效應分析，在項目竣工環(huán)節(jié)中不斷完善現(xiàn)有的基建工程管理工作，進而可以起到顯著的監(jiān)督效果。
4 結語
現(xiàn)代化城市建設是國家經(jīng)濟發(fā)展的重要構成，作為城市建設以及城市規(guī)劃的有機組成部分，建設工程項目的質(zhì)量以及效用發(fā)揮著巨大的作用，其中基建工程檔案管理工作是其工作環(huán)節(jié)中不可忽視的內(nèi)容。務必要在現(xiàn)有的工作環(huán)境下，不斷的深化基建工程管理工作的理念，同時需要加強相關工作者的業(yè)務技能，接受先進的基建工程項目管理的模式，貫徹黨和政府的相關規(guī)章法律政策，不斷完善現(xiàn)有的機制，使基建工程管理工作成為城市化發(fā)展的有力保障。
參考文獻
[1]黃娟.淺談企業(yè)基建工程檔案的收集與整理[J].經(jīng)營管理者.2011（18）.
[2]劉巖巖.基建檔案建設與管理工作的探討[J].四川有色金屬.2011（04）.
關鍵詞：檔案管理現(xiàn)代化、數(shù)據(jù)采集、高水平的咨詢服務
什么是檔案的現(xiàn)代化管理？如何研究開發(fā)檔案現(xiàn)代化管理？如何有效的進行數(shù)據(jù)采集，并提供高水平的咨詢服務，規(guī)劃出一個科學全面且切實可行的檔案管理“宏圖”，是當前各級檔案事業(yè)負責人所面臨的重要問題。綜合多年來的工作經(jīng)驗，談談本人的見解。
（一）
檔案是國家機關、社會團體及個人在社會活動中直接形成的，是記錄歷史真實狀況的重要資料，是文字、圖表、聲像以及電子文檔等不同形式的記錄。檔案學是一門社會科學，社會功能和社會使命是檔案存在與發(fā)展的依據(jù)，檔案的記錄功能對社會的發(fā)展具有不可或缺的積極作用。檔案的現(xiàn)代化管理在傳統(tǒng)管理的基礎上建立起來，它以系統(tǒng)論為基礎，以數(shù)學方法為工具，借助計算機、數(shù)字通信等技術，組成最佳的結構體系，并充分發(fā)揮檔案管理人員的積極性和創(chuàng)造性，以取得被管理對象在確定目標下，使整體動態(tài)取得最佳效果。與檔案管理現(xiàn)代化相對應的是傳統(tǒng)手工管理模式，兩者的不同在于：一是管理對象及其特點不同，傳統(tǒng)檔案管理的主體是紙質(zhì)檔案，其信息與載體不可分割；而檔案管理現(xiàn)代化條件下，其對象更多的是數(shù)據(jù)化形式的檔案，具有可共享、動態(tài)、易控、可變、依賴等新型載體的特征；二是管理模式的不同：傳統(tǒng)的檔案管理是手工管理模式，包括收集、整理、鑒定、編目 、排架、統(tǒng)計和提供利用等諸環(huán)節(jié)，現(xiàn)代化的檔案管理以智能化的計算機管理為主，工作環(huán)節(jié)以監(jiān)控信息為核心。
總的來說，檔案現(xiàn)代化管理的主要特征是：系統(tǒng)化，就是整體的各個組成部分為達到一個總目標，按照統(tǒng)一計劃而行動；定量化，就是把復雜系統(tǒng)中的變量及相互關系，用數(shù)學形式表示出來，建立數(shù)學模型，進行定量分析，預測未來或調(diào)整方向；信息化，就是廣泛地使用計算機，對大量有用信息進行收集、分析，利用反饋信息進行預測和決策；智力化，就是現(xiàn)代化管理十分強調(diào)人的作用，注意開發(fā)管理人員的智力，充分調(diào)動人的主動性、積極性和創(chuàng)造性。要求組織機構具有應變能力，充滿活力和高效率，以適應錯綜復雜的變化情況或環(huán)境。
檔案現(xiàn)代化管理的最終目標，是最大限度地保護檔案質(zhì)量，延長檔案的壽命；最大限度地開發(fā)檔案信息資源為社會各界提供高水平的咨詢服務。要完成檔案現(xiàn)代化管理的最終目標，必須做好三件事：一是在保證電子檔案質(zhì)量的基礎上延長檔案壽命；二是利用計算機技術提高檔案管理效率和水平，開發(fā)檔案信息資源，為社會各界提供高水平的咨詢服務；三是對檔案數(shù)據(jù)文件的采集、整理，形成電子檔案，豐富資源。這三件事不是各自孤立的，而是相互依賴、相互制約。延長檔案的壽命是基礎，如果沒有檔案壽命的延長，就談不上檔案信息的開發(fā)；不能為社會提供相應的咨詢服務，延長檔案壽命就失去它應有的意義，即提供高水平的咨詢服務要靠高質(zhì)量的檔案資源為基礎，延長檔案壽命的意義要靠提供高質(zhì)量的咨詢服務來體現(xiàn)。如果沒有源源不斷的檔案數(shù)據(jù)采集，在電子時代，檔案就失去了繼續(xù)豐富檔案資源的源泉，其后果不堪設想。三件事都要靠人去做，特別是第二、三件事，科技含量很高，所以管理人員科技素質(zhì)的提高，顯得尤為重要。
（二）
能否有效的進行數(shù)據(jù)的采集和整理，將直接影響到檔案的現(xiàn)代化管理，并有利于提高咨詢服務的水平。檔案資料的數(shù)據(jù)采集是檔案信息資源得以充分開發(fā)和有效利用的基礎。檔案資料數(shù)據(jù)的采集是實現(xiàn)檔案資料信息集中和共享的基礎工作,沒有檔案數(shù)據(jù)的采集,檔案管理的現(xiàn)代化建設就成了無米之炊;沒有準確及時、先進可靠的數(shù)據(jù)采集整理工作,檔案管理的現(xiàn)代化建設也得不到必要的保證。
由此可見,檔案數(shù)據(jù)采集這一環(huán)節(jié)的工作好壞,對整個檔案現(xiàn)代化管理建設的成敗將產(chǎn)生決定性的影響。因此,只有規(guī)范檔案資料數(shù)據(jù)的采集,擴大數(shù)據(jù)中心收集范圍的覆蓋面,使檔案資料的收集、報送工作規(guī)范化、制度化、有序化,才能合理整合檔案資料的數(shù)據(jù)資源,有效提高檔案管理和利用的水平。
要實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)采集與整理的高效化，應從以下幾個方面確定中心檔案數(shù)據(jù)采集的范圍和數(shù)據(jù)采集的渠道：
檔案資料數(shù)據(jù)采集的范圍
檔案資料目錄中心數(shù)據(jù)采集范圍為:反映該地區(qū)各歷史時期政治、軍事、經(jīng)濟、科學、技術、文化、宗教等活動的各種文字、圖表、聲像等不同載體類型的檔案資料目錄。
檔案資料數(shù)據(jù)采集的渠道
檔案目錄信息齊全、數(shù)據(jù)準確是檔案管理現(xiàn)代化建設的基礎,而高效的數(shù)據(jù)采集渠道則是檔案資料目錄中心建設的必要條件。檔案數(shù)據(jù)的采集人員應主動向社會各界多層次、多渠道、多形式地采集信息,豐富檔案數(shù)據(jù)資源的信息含量。在檔案數(shù)據(jù)采集實施方面,可以采取分階段建設、分批采集數(shù)據(jù)、采集數(shù)據(jù)數(shù)量逐年增加的具體措施,不斷優(yōu)化數(shù)據(jù)采集渠道,使數(shù)據(jù)采集流程標準化,采集工作持續(xù)化、制度化、規(guī)范化、現(xiàn)代化。
（三）
現(xiàn)代檔案咨詢服務是隨著檔案中介結構的產(chǎn)生而發(fā)展起來的，它要求檔案界人士充分認識到服務是檔案賴以生存和發(fā)展的基礎，使檔案人員主動積極地參與到社會生活當中，將檔案融入生活，發(fā)揮檔案工作的重要社會功能，高水平的咨詢服務是依托檔案人員有效的數(shù)據(jù)采集完成的。
一般說來，檔案咨詢服務除了具有獨立自主性，復雜綜合性等咨詢服務的共性外，還具有社會服務性、專業(yè)針對性、層次實用性、真實可靠性等特點。我國檔案咨詢服務的社會服務性決定了其必然分為多個種類，我們不妨試從以下幾個角度來分析：（1）按檔案咨詢的形式，可分為口頭咨詢、書面咨詢、網(wǎng)絡咨詢;（2）按咨詢服務的難易性來分，可分為一般性咨詢和專門性咨詢；（3）按內(nèi)容性質(zhì)分，可分為事實性咨詢、指導性咨詢、管理性咨詢、專業(yè)性咨詢、科研咨詢及委托咨詢。
檔案咨詢服務的形式眾多，由此而來的是近年來我國咨詢服務發(fā)展較快，但同時也由于觀念滯后、社會需求不旺盛、自我宣傳力度不夠?qū)е聶n案咨詢服務存在諸多問題，比如（1）理論與實際脫節(jié)，理論研究沒有促進檔案咨詢服務法規(guī)體系的建立完善;(2)公私服務機構間矛盾日益突出；（3）咨詢?nèi)藛T素質(zhì)普遍過低；（4）規(guī)模效應小，主要表現(xiàn)為檔案咨詢服務的業(yè)務范圍小、技術含量不高、服務體系不健全、社會影響小等方面。（5）發(fā)展不平衡，第一是地區(qū)發(fā)展不平衡，如東南沿海發(fā)展較快，第二是業(yè)務領域的發(fā)展不平衡。
針對以上不足，要提高我國咨詢服務的總體水平，應從以下幾個方面著手：
從根本上提高檔案工作者的總體素質(zhì)
檔案資源管理人才是知識型的管理人才，檔案信息的知識性及檔案工作的專業(yè)性決定了檔案工作者的勞動是知識性勞動。當代社會的檔案現(xiàn)代化管理的主要內(nèi)容和核心，就是計算機技術的應用，即檔案的電子化管理。計算機的產(chǎn)生和普及應用，對人類科學文化的發(fā)展必然產(chǎn)生巨大的推動作用，機讀的電子文件在檔案載體形式中所占的比重將會越來越大，雖然不能完全取代紙張載體，但紙質(zhì)文件載體形式必然會越來越少，電子文件也越來越廣泛地被認識和使用。即為了保證電子時代人類活動的真實歷史記錄得以長期保存和利用，檔案管理者必須要學會利用檔案計算機化管理及電子文件的歸檔與管理的知識與技能，這就要求檔案工作者必須及早適應電子信息技術革命給檔案工作帶來的影響和變革。在電子技術逐漸普及的時代，檔案工作人員必須掌握現(xiàn)代化信息技術，熟練運用電子計算機以及各類現(xiàn)代化辦公設備來進行電子文件的制作、使用和維護，才能真正解決理論與實際脫節(jié)的問題，為社會各界提供高水平的咨詢服務。
加大檔案現(xiàn)代化管理的投入
制約檔案現(xiàn)代化管理的因素有很多，如資金、技術、人才等，但起主要決定因素的是領導者的現(xiàn)代化管理的意識。首先，應加大精力和資金的投入，注重地域和業(yè)務領域上的不平衡，缺少資金，應想方設法創(chuàng)造條件吸收資金；缺少設備，應千方百計配備先進設備；缺少管理人才，應積極培養(yǎng)、選拔高素質(zhì)的專業(yè)人才，以解決規(guī)模效應小、人員素質(zhì)低等問題。其次，各部門領導，尤其是主管檔案工作的領導，要經(jīng)常了解過問此項工作，定期聽取檔案工作匯報，了解檔案工作現(xiàn)狀，提出要求，下達任務，指導檔案部門依法開展工作，幫助解決工作中實際存在的困難和問題。再次，要有宏觀指導的總體思路，提出切實可行的辦法，解決公私服務機構間的矛盾，實現(xiàn)發(fā)展戰(zhàn)略上的創(chuàng)新，提出新的管理內(nèi)涵和技術手段，這些都對檔案事業(yè)的發(fā)展具有重要的意義。
由此可見，電子信息化是當代檔案事業(yè)發(fā)展的重要方向，檔案資源是社會發(fā)展和經(jīng)濟發(fā)展的重要保證，檔案資源系統(tǒng)是整個國家文獻信息系統(tǒng)的重要組成部分之一，在構成整個社會的科學能力中占有重要地位，成為社會信息系統(tǒng)的基石。檔案的現(xiàn)代化管理不僅對局部單位的工作和生產(chǎn)有意義，對整個社會也有重要的意義，不僅具有當前的、現(xiàn)實的意義，也具有長遠的、歷史的意義。檔案中蘊藏的豐富信息將在當今時代的各個領域中發(fā)揮不可替代的作用，所以我們必須加快檔案的現(xiàn)代化管理進程，建設一個完善的檔案現(xiàn)代化管理系統(tǒng)。
[參考文獻]
羅秀梅《淺談檔案管理現(xiàn)代化》黑龍江科技信息 2009年19期
劉忠淺《談如何實現(xiàn)藝術檔案的現(xiàn)代化管理》.江西圖書館學刊 2007年01期
【論文關鍵詞】電子檔案 電子檔案管理 電子檔案利用
【論文摘要】當前，在日常工作中，電子檔案的數(shù)量呈現(xiàn)逐年遞增的現(xiàn)象，對于電子檔案的管理工作成為檔案管理部門面對的一個重要課題。加強和做好電子檔案管理的目的，就是為了更準確、更完整、更可靠地利用電子檔案。本文從電子檔案的管理入手，分析了電子檔案的主要利用途徑，指出了做好電子檔案管理的若干措施。
電子檔案，是指具有保存價值的已歸檔的電子文件及其相關資料。當前，在日常工作中，電子檔案的數(shù)量呈現(xiàn)逐年遞增的現(xiàn)象，對于電子檔案的管理工作成為檔案管理部門面對的一個重要課題。隨著信息技術的快速發(fā)展，檔案管理的電子化程度雖然已有所提高，但由于管理理念、管理方法、管理手段等的不同，其中的問題也日漸顯現(xiàn)。加強和做好電子檔案管理的目的，就是為了更準確、更完整、更可靠地利用電子檔案。本文從電子檔案的管理入手，分析了電子檔案的主要利用途徑，指出了做好電子檔案管理的若干措施。
一、電子檔案使用的主要途徑
電子檔案具有快捷、方便的特點，與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比，其查全率和查準率是紙質(zhì)檔案無法可比的。然而，電子檔案的利用必須建立在相對應的信息技術基礎之上，而且還需要發(fā)揮管理的軟功能才能充分展示其優(yōu)越性。當前，關于電子檔案的利用，其途徑主要有三種：提供拷貝、通信傳輸和直接利用。
1、提供拷貝?？截愂请娮訖n案使用的第一途徑，目的是向使用者提供檔案的原始狀態(tài)，確保其使用過程中的權威性。作為檔案部門，當向利用者提供載體拷貝時，應將文件轉(zhuǎn)換成通用標準文檔存儲格式，由利用者自行解決恢復和顯示的軟硬件平臺。當利用者不具備利用電子文件的軟硬件平臺時，也可向這些用戶提供打印件或縮微品。
2、通信傳輸。通信傳輸可以解決使用者無法到達檔案所在地的難題，而且可以節(jié)省時間和財力，是電子檔案在使用中的一個重要方式。所謂通信傳輸，即用網(wǎng)絡傳輸電子檔案，在不同的館際之間，可以實現(xiàn)檔案資源互相交流，以及向相對固定的查檔單位提供檔案資料，可以通過點對點轉(zhuǎn)換數(shù)字通信或互聯(lián)網(wǎng)絡來實現(xiàn)。
3、直接利用。直接利用指的是利用檔案部門或另一檢索機構的電腦，在檔案部門的網(wǎng)絡上直接查詢。直接利用的特點是可為利用者提供技術支持，也可使更多的讀者同時利用同一份電子檔案。這一方法的可能性，取決于檔案館網(wǎng)絡系統(tǒng)中可供直接利用的信息資源的多少。
二、加強電子檔案管理的重要意義
電子檔案對于大部分的單位和部門來說，還是一個新鮮事物，加強對電子檔案的管理意義重大。作為檔案管理工作者，做好電子檔案的管理，從理念上說，要求我們必須完成由傳統(tǒng)的管理模式向現(xiàn)代化管理模式的轉(zhuǎn)變。下面，我們將就加強電子檔案管理的重要意義進行分析。
1、加強電子檔案管理，有利于節(jié)省人力物力
在傳統(tǒng)檔案管理中，由于檔案工作的特殊性，特別是一些易破碎的檔案資料，一般需要大量的人財物力才能夠更好地保管，而且還不可避免地存在損壞的風險。然而，計算機及其網(wǎng)絡的出現(xiàn)，不但為歸檔提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途徑，免除了立卷歸檔、檢索查找的困難，減輕了工作人員的勞動強度，提高了歸檔質(zhì)量和檢索速度，有利于節(jié)省大量的人力物力。檔案管理工作實現(xiàn)電子化以后，就可把按“卷”立卷歸檔，改為按“件”整理歸檔，大大提高了檔案管理的工作效率。
2、加強電子檔案管理，有利于提高服務質(zhì)量
檔案管理的目的是為使用者提高便捷高效的服務，加強電子檔案管理，資源信息實現(xiàn)電子化，有利于提高檔案管理的服務質(zhì)量。電子檔案的特點是實物資料的信息化，大量的原始檔案可以集中在計算機存儲介質(zhì)中，通過互聯(lián)網(wǎng)進行傳播，這可以使得用戶在查閱時可以實現(xiàn)對海量信息的快速篩選。加強電子檔案的管理，為讀者提高高質(zhì)量的服務，要求我們必須拓寬知識面，努力學習新技術，增長技能，提高駕馭現(xiàn)代化技術的能力，使檔案管理工作發(fā)揮出應有的社會效益和經(jīng)濟效益。 轉(zhuǎn)貼于
3、加強電子檔案管理，有利于滿足多樣化需求
隨著社會的進步，越來越多的使用者對檔案的多樣性提出了要求，他們不但要看原始的文字資料，更要看原始的圖像、視頻等資料，而傳統(tǒng)的檔案模式已經(jīng)無法滿足這一需求。電子檔案因為對信息保存的多樣性，逐漸成為了滿足使用者多樣化需求的主要解決方案。檔案利用需求的多樣性，與社會發(fā)展水平和人們生活的文明程度有著密切的聯(lián)系，隨著社會發(fā)展和科學技術的進步，檔案工作的服務對象和檔案利用需求都會發(fā)生變化，表現(xiàn)出一定的動態(tài)性，加強電子檔案的管理，有利于滿足這一多樣化需求。
三、做好電子檔案管理和利用的主要措施
由于電子檔案提供利用方式的多樣化與所依賴技術的多樣化，導致利用工作的復雜性。因此，加強電子檔案的利用管理是十分重要的工作，需要多方面的密切配合，并從多個角度展開工作。
1、建立檔案利用制度，整合各類檔案資源
要建立檔案利用審批制度，相關人員需要查閱和利用檔案時，必須獲得檔案主管領導的審批，還要建立檔案利用管理制度，檔案收藏部門可利用網(wǎng)絡技術來進行檔案收集管理活動，使檔案收集更為及時，保證電子檔案的及時更新，更好的滿足電子檔案利用者的需求，并做到電子檔案利用和紙質(zhì)檔案利用互補，整合檔案資源來創(chuàng)新檔案管理模式，實現(xiàn)電子檔案需求利用質(zhì)的飛躍。
2、規(guī)范檔案利用方式，避免不可挽回損失
電子檔案的利用不能夠無原則，應該根據(jù)利用者的情況而定，并且依據(jù)電子檔案內(nèi)容的密級層次進行有效管理。一般情況下，對內(nèi)容不是完全開放的電子檔案，不宜用拷貝的方式提供使用，對這類文件瀏覽的過程必須在有效的監(jiān)控下進行。采用網(wǎng)絡方式提供利用時，有密級的信息內(nèi)容應進行加密處理，并對所使用的“密鑰”進行定期或不定期的更改，避免由于誤操作所帶來的不可挽回的損失。
3、建立“雙套制”模式，確保重要信息完整
所謂“雙套制”，指的就是電子檔案和紙質(zhì)檔案同時提交保存歸檔?！半p套制”管理模式對檔案工作者提出了新的挑戰(zhàn)，要求檔案人員要緊跟時代步伐，掌握現(xiàn)代信息技術，熟練運用電腦及現(xiàn)代通訊技術，否則就無法介入文檔的形成和保管。另外，“雙套制”所面臨的問題，主要是哪些檔案應該實行“雙套制”，哪些不應該實行“雙套制”。只有根據(jù)各個檔案的內(nèi)容特點采取相適宜的管理方法，有選擇性地實行“雙套制”管理，才不會造成人、財、物力的浪費，并且實現(xiàn)對重要信息的完整保存。
4、加強工作人員管理，提高檔案保護意識
電子檔案由于提供利用方式的多樣化與所依賴技術的多重化，導致了利用工作的復雜化。因此，必須加強對檔案管理工作人員的管理，從思想上認識到檔案管理工作的重要性，從技術上確保檔案管理工作的安全性，達到既能使電子檔案信息最大限度的被利用，又能使這些資源得到可靠、安全、有效的保護?？傊?，必須提高電子文件的制作者和管理人員的責任心，使他們養(yǎng)成忠于職守、認真負責、精益求精的工作態(tài)度，這是保證電子文件原始性、真實性的根本措施。
四、小結
現(xiàn)代社會正在跨入“信息時代”，網(wǎng)絡技術的廣泛利用會產(chǎn)生越來越多的電子檔案。電子檔案的歸檔、保管與利用，是一項極其重要而復雜的工作。為了適應電子檔案工作需要和檔案事業(yè)發(fā)展，電子檔案的管理與利用著眼點要高，立足點要實，要符合本單位的客觀實際，順應其規(guī)律，加強科學管理，確保電子檔案能夠安全可靠地處于可準確提供利用的狀態(tài)，使其在社會生活中發(fā)揮更大的作用。
【參考文獻】
[1] 余慧玲. 試論電子檔案的歸檔、保管與利用[J]. 韶關學院學報·社會科學， 2009，30(7).
前言：
人事檔案是我國人才主要信息的來源，是社會公共信息的重要組成部分。它通過社會載體，對國家人才進行分門別類，是國家或企業(yè)知人善用、選拔人才的重要手段。人事檔案的管理和現(xiàn)階段人力資源管理的發(fā)展存在十分密切的關系①，人事檔案為人力資源管理提供可靠的人才資源和信息，成為選拔人才和重用人才的依據(jù)，為人力資源管理的發(fā)展帶來動力；同時人力資源的不斷發(fā)展也在一定程度上促進了人事檔案管理的發(fā)展，因此，二者相輔相成，密不可分。目前的發(fā)展狀況之下，管好用好人事檔案，對人才資源開發(fā)起著重要作用。
因此，在研究過程中我們要不斷提出了一些完善目前人事檔案管理的發(fā)展應對對策，以期能更好地發(fā)揮其應有的職能，進而提高人事檔案管理在人力資源管理中的有效性。
1. 人力資源管理中的人事檔案管理出現(xiàn)的問題
首先，在人事檔案中保證真實性是非常重要的，一旦人事檔案失去了真實性，也就失去了可利用的價值，在一定程度上減少了人事檔案的嚴肅性，這也就嚴重妨礙了人力資源的合理配置，偏離了人力資源管理發(fā)展的軌道。失真的人事檔案信息喪失了權威性和嚴肅性，影響了人力資源配置、員工退休解聘程序、補充計劃的完整協(xié)調(diào)性，不能準確的做出制度和政策，從而是企業(yè)錯失發(fā)展機遇，給未來的人力資源調(diào)配帶來嚴重的負面意義[2]。
其次，人事檔案是一個人一生，從學習到工作實踐全面客觀地真實記錄，認真的做好人事檔案管理工作，才能將其運用到人力資源管理的工作中。但是，現(xiàn)階段很多單位對于人事檔案的材料記錄和核實，過于簡單和敷衍，很多檔案出現(xiàn)雷同的套話、空話記錄，導致不能真實的了解檔案中的人員信息，失去了價值，進而影響到員工的正常晉升和選拔，也影響到員工在今后工作中的積極性，降低了人事檔案對人力資源開發(fā)的參考價值②。
第三，人事檔案管本文由收集整理理的不當，造成很多檔案分散，甚至丟失，嚴重影響了人事考察的整體性，從而降低了人力資源費效力。人事檔案
的整理和存檔是一個整體的，銜接密切的過程，一旦由于管理或個人原因?qū)е聶n案不能及時歸檔和更新，就會給人力資源的管理工作增添麻煩。檔案的分散、丟失現(xiàn)象破壞了人事檔案的完整性，造成管理缺口，降低了人力資源的使用效力。
第四，人事檔案管理的手段好壞也關系到人力資源的開發(fā)。近幾年來，隨著市場經(jīng)濟的不斷發(fā)展，對于人事檔案管理的要求越來越科學化、規(guī)范化。很多單位現(xiàn)階段的人事檔案管理仍處在傳統(tǒng)的管理模式中，無法適應人力資源管理的發(fā)展趨勢，缺乏很好的創(chuàng)新和競爭意識，無法為人力資源的開發(fā)提供有效的服務。
2. 人事檔案在人力資源管理中的作用
首先，人事檔案可以為人力資源管理提供真實可靠的人才信息，有利于人才的選拔和任用。對于國家和企業(yè)而言，只有知人善用才能使得其在工作崗位上發(fā)揮最大的作用，而知人善用最有效的方法就是必須要掌握人才的真實全面的信息。人事檔案的建立從根本上記錄了人才學習實踐經(jīng)歷的整體信息，客觀的反應人才的基本特征和優(yōu)勢，通過有效的記錄能準確的了解人才的狀況，為企業(yè)的選人、用人提供有價值的參考信息，得到知人善用的目的。
其次，人事檔案關于人才的記錄和歸檔為國家和企業(yè)的一些重大決策提供了必要真實的依據(jù)。人力資源管理中對于人員的人事考核、晉級、獎懲等等，都離不開人事檔案提供的信息資料。通過真實客觀的資料分析，在人力資源管理中才能對員工的業(yè)績、素質(zhì)、能力等進行綜合分析，做出相應的決策，從而保證國家或企業(yè)決策的科學化、合理化。
最后，人事檔案的存在可以在一定基礎上優(yōu)化人力資源的合理配置，實現(xiàn)人與物的完美結合，提高人力資源的使用效率和實用價值。人事檔案可以實現(xiàn)人力資源信息的共享，科學預測人力資源的需求，促進人才在各地區(qū)、行業(yè)、組織之間的合理流動，使人力資源從容的面對和處理人員流動、崗位變化、優(yōu)勝劣汰等情況，得到最佳的配置。
3. 提升人事檔案管理在人力資源管理中作用的策略
第一，為了適應知識經(jīng)濟的不斷發(fā)展，適應人力資源管理的發(fā)展趨勢，要切實提高人事檔案管理人員的素質(zhì)[3]。傳統(tǒng)的人事檔案管理模式已經(jīng)無法適應現(xiàn)代人力資源管理的需求，我們在引進高素質(zhì)人才的同時，也要注重對人員的后期培訓和學習，以不斷適應變化的人力資源發(fā)展趨勢，全面提高人事檔案人員的責任心和使命感，積極主動地與各部門溝通協(xié)作，及時有效地提供各種信息，更好地為人力資源管理服務。
第二，在管理過程中要建立健全合理的人事檔案管理制度。對于不適應新形勢、新情況的人事檔案管理規(guī)章制度，必須進行改革，及時建立新的、更為科學合理的人事檔案管理制度，使得人事檔案工作更加制度化、規(guī)范化，適應人力資源管理的發(fā)展形式。
第三，要加快人事檔案管理工作的科學化、現(xiàn)代化進程。隨著時代的發(fā)展，檔案材料不斷增多，傳統(tǒng)的管理模式對于檔案的查找?guī)硪欢ň窒扌?，帶來諸多不便，容易延誤時間，而且出錯率較高。建立人事檔案現(xiàn)代化信息管理系統(tǒng)，通過微機終端和系統(tǒng)互聯(lián)，實現(xiàn)個人信息微機檢索和聯(lián)網(wǎng)查詢，及時更新檔案信息，最大效益地、更好地為國家單位各項事業(yè)的發(fā)展做出應有的貢獻[1]。
關鍵詞：醫(yī)院病案 檔案管理 對策
中圖分類號：R197 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2013）01（a）-0234-01
病案是對人們的疾病和對疾病治療的真實記錄，記載了病人的病況、檢查、治療過程和轉(zhuǎn)歸的情況，在醫(yī)院醫(yī)療和教學以及科研工作中有著重要的作用，相應的醫(yī)院病案檔案管理工作就顯得尤為重要。
1 當前醫(yī)院病案檔案管理的現(xiàn)狀
（1）病案管理與檔案管理相脫離。
醫(yī)院的病案檔案應該與醫(yī)院其他的檔案資料共同構成醫(yī)院檔案的整體，但是，病案作為反映醫(yī)療業(yè)務的檔案，在現(xiàn)行的醫(yī)院檔案管理工作體系中，卻將它分離與醫(yī)院檔案管理工作體系之外。這樣一來，醫(yī)院檔案的整體就被分割成兩部分，跟檔案集中統(tǒng)一管理的原則不符，并且使醫(yī)院檔案行政管理部門無法對其進行監(jiān)督指導，影響了醫(yī)院檔案工作的開展，降低了醫(yī)院病案管理的工作質(zhì)量，阻礙了醫(yī)院檔案管理工作走向法制化的發(fā)展道路。
（2）醫(yī)院病案的內(nèi)在質(zhì)量不高。
目前來看，造成醫(yī)院病案內(nèi)在質(zhì)量不高的原因主要有四點：一是醫(yī)院檔案管理上病案質(zhì)量的責任界限不清晰，造成有些資料不齊全。二是醫(yī)院病案質(zhì)量的檢查者和被檢查者之間不能相互制約，因為病案質(zhì)量的高低反映著醫(yī)院的管理水平，使得即使病案質(zhì)量出現(xiàn)問題，也沒有相關人員予以追究。三是政府檔案行政管理機關沒有做到切實的監(jiān)督指導，使病案檔案管理出現(xiàn)“真空”。四是各單位從事醫(yī)院檔案管理的人員大都是從其他崗位轉(zhuǎn)崗過來的，缺乏基本的專業(yè)技能和理論知識。有些單位為了節(jié)省人力成本，甚至采用兼職人員。由于單位對業(yè)務的重視程度較高，職工往往更傾向于做好業(yè)務工作，而忽視檔案管理相關的任務，更不要說主動學習檔案管理相關知識。這引起了一系列檔案管理工作的混亂。隨著社會的不斷進步，醫(yī)院病案檔案不能僅限于本單位查閱資料，而是服務于整個社會，醫(yī)院病案檔案工作如何確定自己的方向、找準自己的位置，使病案檔案充分地發(fā)揮和實現(xiàn)自身價值是擺在病案檔案工作者面前的嶄新課題，同時也是我們亟待解決的重要問題。
2 提高醫(yī)院病案檔案管理的對策
（1）強化病案檔案管理職能。
當前新時期的環(huán)境下，要適應社會醫(yī)療體系的改革，就要加強醫(yī)院的管理工作，提高醫(yī)院全體人員包括醫(yī)院領導、醫(yī)護人員和檔案管理者們的檔案管理意識，全程監(jiān)控醫(yī)院各項活動中所形成的全部醫(yī)療信息，并對其跟蹤服務。要想達到這一目標，首先就必須要摒棄掉傳統(tǒng)的陳舊觀念，接受和學習適應新時期社會醫(yī)療體系的新觀念，進一步加強醫(yī)院檔案管理的職能，使得醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)成為一個儲備著醫(yī)療信息、醫(yī)療研究的資料、醫(yī)院管理條件和領導決策的文件等內(nèi)容的綜合完整性的系統(tǒng)。
（2）完善病案檔案管理體系。
把醫(yī)院病案檔案管理工作納入到醫(yī)院檔案管理的工作體系中，同時醫(yī)院的檔案管理工作要做到“三個統(tǒng)一”，即統(tǒng)一領導、統(tǒng)一機構和統(tǒng)一制度。對醫(yī)院檔案管理工作部門和分管醫(yī)院檔案工作的院長，要明確他們的職責和任務，在進行醫(yī)院檔案管理時務必要包括醫(yī)院病案檔案的管理工作，實現(xiàn)醫(yī)院檔案集中管理的原則。由于病案管理有著特殊的專業(yè)性，因此它還受醫(yī)院病案管理委員會的領導與監(jiān)督；在統(tǒng)一機構上，要明確和強化醫(yī)院檔案管理部門的職能，使其成為醫(yī)院運行信息管理的專業(yè)性主管部門；將醫(yī)院病案檔案管理工作納入到全院檔案管理的范疇，并將相關人員的責任界面劃分清晰。首先，醫(yī)院的檔案部門應該將病案方案管理和其它種類的檔案管理做全面考慮，將醫(yī)院病案管理工作整合到全院檔案管理工作的整體體系中，統(tǒng)籌制定檔案管理工作的規(guī)劃和計劃，并定期對醫(yī)院檔案管理工作進行檢查和總結，其中包括對醫(yī)院病案檔案的管理工作。其次，在收集和整理醫(yī)院病案檔案時，檔案部門要根據(jù)病案形成的規(guī)律和特點，在保證病案檔案的完整齊全和準確規(guī)范的基礎上，按照病案管理要求要進行病案檔案的管理工作。再次，醫(yī)院的檔案管理部門要加強對病案的保管工作，對病案的檔案管理進行整體規(guī)劃并科學布局，完整及安全的保管病案檔案。在對相關工作人員的管理上，可以推行崗位責任制，要求醫(yī)院病案檔案的管理人員認真履行檔案管理的工作職責，檔案管理部門和醫(yī)院相關主管部門要定期不定期的對其檢查和考核，對病案檔案管理做得好的人員給予獎勵，對病案檔案管理中出現(xiàn)錯誤和漏洞的要予以相應懲罰，做到獎懲分明，提高檔案管理人員的工作積極性。在醫(yī)院的人才培養(yǎng)上，要將醫(yī)院的病案檔案管理人員列于人才培養(yǎng)計劃，以此來提高醫(yī)院病案檔案管理的工作質(zhì)量。
（3）挖掘病案檔案信息資源。
醫(yī)院的檔案管理部門服務于醫(yī)院工作最直接最具體的表現(xiàn)就是，將醫(yī)院的相關檔案信息提供出來，作為領導決策、醫(yī)療研究和醫(yī)院管理的依據(jù)。目前，醫(yī)院檔案信息服務相對滯后，不能滿足對信息要求具有實效性的需求，為了解決這一現(xiàn)象，醫(yī)院的檔案管理部門要積極籌建一個現(xiàn)代化的醫(yī)院綜合檔案目錄中心，用以存放醫(yī)院所有的檔案文件目錄，并與醫(yī)院的各業(yè)務科室實現(xiàn)微機互聯(lián)，這樣，如需使用相關檔案信息，就可以直接在目錄庫里查出，大大提高了工作效率。而且，在醫(yī)院有了對某項病例的醫(yī)療研究成果時，信息儲存庫就可以發(fā)揮其強大的優(yōu)勢，在病案檔案管理人員對科研成果檔案進行分析加工后，可以用其進行檔案的編研和傳播科研成果，以便更好的為醫(yī)療科研和廣大患者服務。另外，還要做好醫(yī)院病案檔案信息的反饋工作，以此來完善檔案信息的開發(fā)。必須要深入研究檔案開發(fā)中所利用到的反饋信息，來了解開發(fā)信息是否得到合理全面的利用，并從中總結出檔案信息開發(fā)工作的潛在規(guī)律，為進一步開發(fā)和完善檔案信息資源提供依據(jù)。同時，還可以找出檔案信息資源開發(fā)工作中的不足，以便采取有效措施進行控制和調(diào)整，保證醫(yī)院病案檔案信息開發(fā)工作的持續(xù)健康發(fā)展。
（4）加強檔案業(yè)務培訓。
有條件的單位應該配備專業(yè)的檔案管理員，并加強對管理人員的繼續(xù)教育，定期參加省檔案局組織的業(yè)務培訓，從而提高業(yè)務人員的檔案管理水平。首先必須強化檔案人員業(yè)務理論水平知識，使之能夠深入到崗位的第一線，能夠主動提供醫(yī)療衛(wèi)生信息資料，其次還必須學習掌握現(xiàn)代化管理技術和設備，實現(xiàn)更加高效快捷的服務。
3 結語
本文通過分析當前新時期下我國醫(yī)院病案檔案管理的現(xiàn)狀，提出了加強醫(yī)院病案檔案管理工作的相應對策，用以提高醫(yī)院病案檔案管理的工作效率和質(zhì)量，從而促進醫(yī)院事業(yè)的持續(xù)健康發(fā)展。
參考文獻
1 檔案管理在醫(yī)院行業(yè)的意義及內(nèi)容
檔案管理在醫(yī)院行業(yè)具有重要的意義，主要體現(xiàn)在以下幾個方面：第一方面，檔案管理的文件除了文字上的，區(qū)別于其他行業(yè)的地方體現(xiàn)在檔案管理文件還包含很多影像文件，范圍更加的廣，需要更深層次的管理，是極其重要的信息資源庫；第二方面，擁有了信息資源庫，對醫(yī)院起著有效的監(jiān)控作用；第三方面，可以利用大數(shù)據(jù)對信息庫資源進行分析比對，調(diào)取各個單位的資料，進行分析，提高?t院的管理效率，并做到有效預測，規(guī)避不必要的浪費。
既然檔案管理在醫(yī)院行業(yè)如此重要，那么一般來說醫(yī)院行業(yè)的檔案管理主要包括什么呢？主要包括了醫(yī)院的歷史資料，涵蓋了成立始的基礎建設、人事檔案、其他發(fā)展資料等，以及發(fā)展過程中的各種信息的收集整理，是醫(yī)院要進行有效管理的必須基礎信息資料。
2 當今檔案管理在醫(yī)院行業(yè)存在的弊端
醫(yī)院行業(yè)檔案管理現(xiàn)階段錯在的弊端主要體現(xiàn)在管理機構設置方面、專業(yè)知識方面、檔案信息管理沒有進行形式統(tǒng)一、檔案服務意識不強等方面。
2.1 管理機構設置不完善
每個行業(yè)根據(jù)自身的特點應該設立不同的檔案管理機構，建立不同的檔案管理方法。醫(yī)院行業(yè)區(qū)別于其他行業(yè)的特點在于它有病歷檔案。早期醫(yī)院檔案管理沒有意識到檔案管理的重要意義，比如沒有意識到檔案管理除了對歷史信息的收集搜索外，還可以進行分析對比。這就造成了醫(yī)院行業(yè)在進行檔案管理的時候沒有進行分類整理，只是簡單的進行收集整理?，F(xiàn)如今要對檔案信息進行分析的時候，就需要重新分類整理，再進行分析，這就造成醫(yī)院的重復工作，降低了工作效率。
2.2 欠缺專業(yè)知識
由于歷史原因，醫(yī)院一直以治病救人為己任，把重心都放在了醫(yī)生的專業(yè)能力，而對于關于醫(yī)院管理方面沒有引起重視，未聘請專業(yè)的檔案管理人員進行管理。而醫(yī)院行業(yè)的檔案管理涉及到人事管理、文書管理、病歷管理等多個方面，一般的醫(yī)務人員進行管理未免知識不足，不能進行正確的分類整理管理，沒有應有的檔案管理邏輯，這就會在進行信息比對分析的時候出現(xiàn)差錯，需要重新分類整理，加重醫(yī)院檔案管理負擔，重復工作，不能提高工作效率。
2.3 未統(tǒng)一檔案信息管理形式
雖然醫(yī)院進行檔案管理，但是檔案管理的形式存在諸多問題。第一個問題，沒有正確的進行分類，只是簡單的按照科室進行檔案管理，科室之間的同類信息不能共享，無法進行綜合分析。比如有一個患有幾種病癥的綜合病癥患者，要借鑒這樣的案例，就需要從各個科室去調(diào)用，然后進行分析。這樣工作量大，不能及時找到相關病歷，不利于對病患進行快速診斷治療，不利于醫(yī)院的發(fā)展。第二個問題，沒有深刻應用信息技術。由于歷史原因，醫(yī)院在進行檔案管理的時候，沒有進行應有的分類，只是簡單的進行信息收集，只能提供簡單的查詢、查閱功能，沒有相應的分析功能。而電子信息要體現(xiàn)優(yōu)勢作用主要依靠的是他的分析比對功能，由于醫(yī)院沒有真正體會到檔案管理的重要性，沒有進行分類，沒有設置專業(yè)的人員進行管理。造成檔案管理無法進行分析比對，沒有利用價值。
2.4 檔案服務意識不強
主要由于醫(yī)院沒有意識到檔案管理的重要性，既沒有設置相應的機構，也沒有專業(yè)的檔案管理人員，只是由相關人員進行簡單收集。如果沒有領導指派要求，相關人員能不收集的檔案信息就不收集，減少自己的工作量，沒有主動的檔案服務意識。
3 檔案管理改革的主要方式
既然檔案管理存在上面講的諸多弊端，針對管理機構設置方面、專業(yè)知識方面、檔案信息管理沒有進行形式統(tǒng)一、檔案服務意識不強等方面提出了以下的改革方式，來避免弊端的出現(xiàn)或是更少的幾率出現(xiàn)。首先要從意識上提高，其次要從手段上提高，再次進行人才培養(yǎng)，最后要建立有效的管理機構。
3.1 從意識上提高檔案管理
只有從意識上提高檔案管理，才能從根本上提高醫(yī)院的檔案管理。提高意識從高層到基層的順序進行，只有高層的意識上來了，基層才會行動起來，變被動為主動。第一，提高高層的檔案管理的意識。相信很多管理者已經(jīng)知道檔案管理的重要性，在意識上已經(jīng)知道了，那么下面就是行動上的提高，幫助基層提高意識，高層可以通過會議或者文件的方式告知基層，檔案管理如何重要，醫(yī)院有哪些要求。第二，提高基層管理人員的檔案管理的意識。管理者應該分塊告知基層檔案管理人員應該分類整理的內(nèi)容，避免各個科室部門重復工作，并培養(yǎng)基層人員分類整理意識，畢竟收集信息要靠基層人員來操作完成。
3.2 在手段上提高檔案管理
在手段上提高檔案管理主要體現(xiàn)在兩個方面，一是，要建立統(tǒng)一的資源庫。以前醫(yī)院的資料收集按照科室，這樣不利于科室之間資源共享。建立統(tǒng)一的資源庫后，按照類別進行分類，醫(yī)院的所有信息都在里面，全醫(yī)院共享。也有利于進行分析比對，所有信息在一起后，利用大數(shù)據(jù)可以分析公司歷史發(fā)展的利弊，對公司未來發(fā)展進行預警，規(guī)劃，對醫(yī)院的發(fā)展具有重要的意義。二是，要建立各大醫(yī)院的資源共享。建立同行業(yè)資源共享后，可以看到其他醫(yī)院的資料資源，也可以看到自己所在醫(yī)院的發(fā)展地位，更能有利于判斷行業(yè)的發(fā)展趨勢，有諸多有利的方面。
3.3 進行人才培養(yǎng)，提高檔案管理效率
人才是行業(yè)發(fā)展的關鍵，由于早期醫(yī)院在檔案管理方面的意識不強，沒有培養(yǎng)檔案管理方面的專業(yè)人才，為了未來醫(yī)院在檔案管理方面有所突破，需要進行專業(yè)人才的培養(yǎng)。培養(yǎng)的方式主要有下面兩個，一個是對專門進行檔案管理的人員進行培養(yǎng)，定期或者不定期進行專業(yè)知識的培訓，使進行檔案管理的人員在知識上知道如何進行檔案管理，知道如何進行信息的整理分類。第二個是對醫(yī)院的醫(yī)務人員進行檔案管理方面的培訓，也是定期不定期的進行指導培訓，主要指導病人資料的整理收集，及其他信息的多元化保管。如此一來，就能從整體上提高醫(yī)院進行檔案管理的人員的素質(zhì)。
3.4 建立有效的管理機構、機制
檔案管理有一定的管理方法，有一般的管理模式，醫(yī)院應該建立相應的管理制度對流程進行規(guī)范。一般來說先是收集信息，然后進行整理，后來進行鑒定，最后進行分析。在收集信息方面，應該進行分類收集，收集到醫(yī)院統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫。在整理方面，收集的信息要進行分類整理。在鑒定方面，鑒定各個部門的檔案，然后產(chǎn)生分析報告。在分析方面，分析對醫(yī)院發(fā)展造成影像的因素有哪些，然后對未來發(fā)展提出建議。
病歷檔案是醫(yī)院檔案管理的重要組成部分，面對新形勢的時代要求，充分發(fā)揮病歷檔案的作用，服務于醫(yī)院管理，適應醫(yī)療體制改革的需求，病歷檔案的管理與利用，必須依法管理。
1病歷檔案管理的重要性
病歷檔案是一種特殊的檔案，既有檔案的共同屬性-原始性、真實性和準確性，又有自己的專業(yè)特殊性：①病歷檔案的完整性與連續(xù)性；②病歷檔案的直接責任者為若干醫(yī)療工作者；③患者入院到出院即構成一件病歷檔案；④病歷檔案產(chǎn)生和形成很快、數(shù)量大，是臨床、教學、科研和醫(yī)院管理不可缺少的資料，是醫(yī)療事故糾紛、法律訴訟中的法定證據(jù)，也是溝通協(xié)調(diào)醫(yī)患關系、體現(xiàn)患者的知情權和醫(yī)療權的重要手段。
2認真做好病歷檔案管理工作，為醫(yī)務工作者及患者提供更好的服務
2.1利用病歷檔案，服務于一線醫(yī)務人員病歷檔案管理的目的在于為醫(yī)、教、研等方面提供信息服務，有效開發(fā)病歷檔案資源能更好地為醫(yī)院醫(yī)療工作服務，通過對病歷檔案的層層開發(fā)，有效提高病歷檔案的開發(fā)利用價值。醫(yī)院病歷檔案管理水平的提高能為醫(yī)院的科研工作提供有價值的參考資料，增加醫(yī)院的效益，這里指的效益不僅僅指醫(yī)院的經(jīng)意效益，更包括醫(yī)院的社會效益，只有醫(yī)院的社會效益不斷提高，才能為醫(yī)院的經(jīng)濟效益提高提供強大的后盾。
2.2利用病歷檔案，服務于患者立足以患者為中心，更好的服務于患者，不斷的提高醫(yī)療和服務質(zhì)量，調(diào)動患者參與意識，讓患者得到更高水平的治療。加強醫(yī)院病歷檔案管理可以滿足不斷增長的患方對病歷檔案的利用需求。隨著患方法律意識、維權意識和健康保健意識的不斷增強，患方就其個人在醫(yī)方診療過程中形成的病歷檔案的知情權和利用需求也在不斷增長。近年來患方利用病案信息進行維權、健康咨詢、院外會診等現(xiàn)象越來越多，醫(yī)院只有加強對病歷檔案的管理，才能滿足患方利用病歷檔案的合理需求，從而促進醫(yī)患關系更加和諧。
3加強病歷檔案管理的意義
加強醫(yī)院病歷檔案管理是有效規(guī)范醫(yī)務工作者依法執(zhí)醫(yī)行為、指導醫(yī)院經(jīng)營管理、提高醫(yī)院整體管理水平的有效保障。病歷檔案是醫(yī)院管理中最為重要的信息資料，通過加強對病歷檔案的管理，可以有效規(guī)范檔案形成責任人即醫(yī)務工作者的依法執(zhí)業(yè)行為。病歷檔案可以客觀、準確、真實、及時地反映出醫(yī)院的醫(yī)療質(zhì)量、護理質(zhì)量、管理質(zhì)量的現(xiàn)實水平，是醫(yī)院領導層進行決策和規(guī)劃發(fā)展的重要參考，是上級部門檢查和督促醫(yī)院各項工作的可靠依據(jù)，是醫(yī)療、護理業(yè)務工作質(zhì)量、數(shù)量等量化統(tǒng)計的數(shù)據(jù)基礎。趨于完善、規(guī)范的病歷檔案管理是醫(yī)院提高整體管理水平，促進和指導醫(yī)院良性發(fā)展的有效保障。病歷檔案是醫(yī)院必不可少的管理環(huán)節(jié)和重要信息庫，是一個醫(yī)院治療成果和水平的重要體現(xiàn)，對醫(yī)院本身和患者來說都是非常重要的，這也是醫(yī)院醫(yī)療水平的最終結果體現(xiàn)，需要醫(yī)院上下共同努力維護。
4醫(yī)院檔案管理工作新思路
4.1隨著醫(yī)院管理向科學化標準化和現(xiàn)代化發(fā)展檔案工作已經(jīng)成為醫(yī)院管理工作中不可或缺的一部分，醫(yī)院檔案工作人員對醫(yī)院的檔案工作進行全面而系統(tǒng)的管理，因此在檔案管理中起著領導和決策的作用。因此提高檔案管理人員的全面素質(zhì)培養(yǎng)人們對檔案管理的意識培養(yǎng)創(chuàng)建一直有信念有理想、具備鉆研精神和創(chuàng)新精神的管理隊伍成為醫(yī)院檔案管理工作的當務之急。
4.2以前的醫(yī)院沒有獨立的檔案管理部門造成檔案管理工作非常被動段有自主權。因此完善醫(yī)院檔案管理體制、建設醫(yī)院檔案管理制度成為了醫(yī)院檔案管理工作的重點。醫(yī)院應逐步盡力檔案管理的專職機構實現(xiàn)檔案管理從分散模式向集中模式的轉(zhuǎn)變，這樣有利于檔案工作的順利進行。醫(yī)院還應把檔案管理工作納入科室管理責任書之中對主任實施績效考核，責任到人，有獎有罰，明確主任對檔案工作的職責，改進檔案管理工作的規(guī)范化和標準化。
4.3實行檔案標準化管理是檔案管理信息化的根本，檔案管理現(xiàn)代化不僅是先進設備的配置還包括管理方式的標準化。檔案的標準化指的是檔案管理的內(nèi)容、編號、分類以及案卷目錄是否符合標準符合各項規(guī)定。醫(yī)院想要做到檔案標準化就必須使現(xiàn)行的醫(yī)院檔案管理有法可依、有章可循。從初步收集整理到最后歸檔入機都有一套清新明確的流程保證檔案完整和準確。
