發(fā)布時間：2023-05-28 09:40:24
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的檔案管理范本樣本，期待這些樣本能夠為您提供豐富的參考和啟發(fā)，請盡情閱讀。
關鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；數字化管理
中圖分類號：D630．1;G270．7文獻標識碼：A文章編號：1006－0049－(2016)01－0235－02
事業(yè)單位檔案是對事業(yè)單位組織建構、發(fā)展以及人員調動、財務狀況等進行的信息保存。在事業(yè)單位改革的新時期，檔案管理擔負著為事業(yè)單位的進步一發(fā)展提供第一手資料和建議的責任，發(fā)展事業(yè)單位檔案管理工作值得我們進行思考和探索。
一、事業(yè)單位檔案管理的新發(fā)展
(一)檔案形式的變化
事業(yè)單位的檔案傳統(tǒng)形式是紙質，一份員工個人檔案就占用較大的空間并且難以查找，隨著信息技術的不斷進步，目前檔案的形式發(fā)生了根本改變，普通的員工檔案和財務會計檔案可以通過數字信息的形式存入電腦磁盤中，占用空間小，通過文件名查找就可以迅速找到;重要的會議檔案則可以通過視頻和音頻進行記錄，客觀性更強。
(二)檔案管理模式的變化
事業(yè)單位檔案形式的變化使檔案本身的價值提升，檔案不再是對事業(yè)單位發(fā)展歷史的記錄，而是可以當做資料進行分析，為事業(yè)單位的未來發(fā)展提供相關的建議，因此，檔案管理模式也隨之發(fā)生變化。目前事業(yè)單位檔案管理多采用數字化的管理模式，這不僅提高了檔案管理的效率，也提高了檔案本身的利用率。
二、事業(yè)單位檔案數字化管理方法
(一)進行檔案管理系統(tǒng)的建立
數字化的檔案管理即通過計算機和網絡進行檔案管理，包括原有的檔案資料的數字化轉化、新的檔案收集和整理、檔案分類保存、調取以及分析應用等。這一系列的數字化的管理是項綜合活動，涉及多方面的內容，所以事業(yè)單位需要建立有效的數字化管理系統(tǒng)，有效結合事業(yè)單位自身的實際情況，并要涉及設備選型、總體設計、檔案整理、系統(tǒng)管理、軟件開發(fā)、查詢管理、光盤備份、安全措施、掃描錄入等。檔案管理系統(tǒng)的建立是數字化檔案管理的最基本方法，即在單位內部建立一個特殊域名的網站，時期成為一個聯(lián)網性質的檔案存儲庫，使所有檔案數據都成為這個存儲庫中的一部分，以便統(tǒng)一管理。
(二)合理規(guī)劃檔案管理工作的責任分配
紙質檔案的數字化轉化過程比較復雜，同時由于事業(yè)單位各項事務的進行和發(fā)展，檔案資料內容越來越多、分類也越來越詳細。傳統(tǒng)的由檔案管理工作人員收取檔案信息并保存管理的工作環(huán)節(jié)，會給工作人員造成巨大的負擔，因此，應合理規(guī)劃檔案管理工作的責任分配，不要求檔案管理工作人員能夠獨立勝任所有的管理工作，而是要求在數字化檔案管理的過程中，任何一個環(huán)節(jié)都有優(yōu)秀的管理工作者能夠快速地完成工作任務、解決工作問題。以檔案管理中的資料收集為例，事業(yè)單位應將其劃分為一至二人的專項工作，使工作人員能夠勝任檔案資料類型的編輯、分類任務，并且能夠協(xié)助其他部門和員工們，使上交的檔案格式規(guī)范、整齊。
(三)對檔案管理工作進行標準化建制
事業(yè)單位檔案管理數字化工作并非是檔案管理部門獨立的工作，除了對企業(yè)現存的檔案進行數字化掃描、建立各種檔案表格并將會計財務檔案、員工個人檔案和單位發(fā)展規(guī)劃檔案等進行分門別類的電子信息輸入和歸檔之外;還需要根據事業(yè)實際需要，對各類檔案的提交格式、提交時間等進行規(guī)定，以便檔案工作人員能夠順利將檔案歸檔。因此，應對檔案管理工作進行標準化建制，即根據檔案資料的來源、類型以及存檔位置等，設置相關的檔案資料范本，將范本下發(fā)到單位各部門，要求各部門按照檔案資料范本進行檔案的自主提交;另外，對檔案資料的調取和應用也應該設計標準化的程序，例如，對員工檔案設置統(tǒng)一格式的賬號和登陸密碼，方便資料的調取。
(四)積極推進檔案安全管理
數字檔案管理除了檔案資料的存儲形式不同于傳統(tǒng)的檔案管理，在檔案安全管理上也有很多特殊性，積極推進檔案的安全管理，是做好數字檔案管理所必須的。建議事業(yè)單位在進行數字庫建設時選擇合適的設備生廠商和供應商，要注意檔案數據庫的建設無論是在結構還是硬件的組成上都要嚴格依據設計的標準要求，從而為日后功能的升級打下基礎性條件;同時要根據檔案的重要程度不同選擇多種形式的保護級別，進而讓使用者獲得最佳的處理效果。此外，硬件要支持熱插撥，有效保障系統(tǒng)功效，提高系統(tǒng)數據的安全性。
三、進行數字化檔案管理的關鍵
事業(yè)單位檔案管理的數字化進程能夠使檔案工作本身得到迅速的發(fā)展，檔案數字化管理并不是一朝一夕能夠完成的，要進一步推進該項工作，還需要把握住兩個關鍵。第一，以檔案管理工作人員職業(yè)能力提升為基礎，事業(yè)單位應開班業(yè)務學習班、業(yè)務比拼競賽等，通過這種方式使檔案工作人員的職業(yè)能力不斷提升，以滿足事業(yè)單位檔案管理工作的需要;第二，應重視數字化檔案管理的硬件設施添置，根據檔案數字化發(fā)展的進程以及計算機技術的革新，不斷更新檔案管理部門的硬件設施，使其為下一步工作的開展提供助力。
四、結語
綜上所述，事業(yè)單位的檔案管理工作要順應時代的潮流，就需要以數字化檔案管理模式的建設為主要發(fā)展方向，根據檔案管理的特殊性以及數字化建設需求，進行管理系統(tǒng)建立、責任分配、工作標準化建制等各項工作，以確保數字化檔案管理工作行之有效。
參考文獻
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關鍵詞：土地檔案管理;問題;解決措施
中圖分類號： F301.2;G271 文獻標識碼： A DOI編號： 10.14025/ki.jlny.2016.24.085
1檔案以紙質存儲，不便查閱
在土地檔案管理中檔案的歸檔很多地區(qū)仍然以紙質材料為主，電子檔案使用沒有得到普及。紙質檔案管理中會遇到很多問題，比如年久出現文字的褪色、模糊，紙質檔案資料少頁丟失，查閱后不歸還現象時有發(fā)生。電子檔案不存在這些缺點，查閱方便的同時也提高了工作效率。但是電子檔案管理也要十分注意，電子檔案以儲存電腦、優(yōu)盤等為主，電腦容易中毒，而優(yōu)盤容易丟失，所以也要加強對電子檔案的管理。
2 檔案利用率低，達不到最大利用率
檔案利用率低，檔案資源整合能力較弱。目前，基層對檔案資源主要用于提供近幾年領導決策的工作思路;提供制定各種工作措施、規(guī)章制度的“范本”，及上級部門頒布的法律、法規(guī)及司法解釋等單一供給，并沒有真正的把檔案資源合理整合，總結出一套行之有效的開發(fā)利用方法。特別是未能發(fā)揮檔案本身的文獻庫效應，讓檔案資源形成“館藏文化”，在檔案資源的利用上，極大規(guī)模地實現時效性、綜合性的特征。
3檔案管理人員專業(yè)水平不足
有些地區(qū)檔案管理員一直是被忽略的職務，認為檔案管理工作簡單，什么人都可以勝任，甚至采用兼職管理，這種管理意識是錯誤的，土地檔案管理是土地資源規(guī)劃中不可或缺的部分，具有重要的價值和意義。所以要改變這種不重視的態(tài)度，加強檔案管理，提高管理人員的專業(yè)水平，發(fā)揮檔案的應有價值和社會效益。
4 對檔案的重視程度不夠
檔案所發(fā)揮的作用是隱性的，往往不被重視，而且這種現象在多個地區(qū)均有存在。對檔案管理工作的不重視說明對檔案了解不夠深入，不了解檔案的存在價值和其所發(fā)揮的作用。對檔案管理工作的輕視，致使相關人員的工作積極性不高，得過且過，否定了自我的工作價值。這是工作中的一種惡性循環(huán)，沒有工作熱情，糊弄了事，最終會導致檔案歸檔不及時、資料不完整、丟失嚴重，對于后期的使用和查閱造成相當大的影響。
5 檔案管理人員管理意識薄弱
土地檔案管理人員在檔案管理上認識比較模糊。有些地區(qū)沒有將土地檔案管理工作放到夯實基層基礎的戰(zhàn)略高度加以認識，所以在檔案管理上不知如何進行檔案管理。另外，在實際工作中對檔案管理的重視程度不夠。一些地區(qū)沒有意識到檔案在信息化時代的重要作用和實用價值，認為土地檔案管理只是對已經發(fā)生材料的收集和整理，在此過程中需要投入人力、財力和物力，但是還出不了成績，因此被看做是一種徒勞工作，得不到重視。
6土地檔案管理力量相對薄弱
土地檔案管理不被重視，導致從業(yè)人員流失嚴重。甚至有些地區(qū)采用兼職人員肩負檔案管理工作，而且人員變動頻繁，這樣就造成了部分管理人員的專業(yè)素養(yǎng)不高，導致檔案的管理極為混亂，在檔案提取和利用中問題百出，不利于檔案發(fā)揮其最大作用和價值。有些檔案管理人員只會立卷歸檔，對于檔案的全宗號、目錄號、類別號以及保管期限等混淆不清。
7檔案門類不夠豐富
有的地區(qū)只注重文書、戶籍檔案的收集，而忽視聲像、實物檔案以及有關資料的收集，影響了土地檔案的系統(tǒng)性和完整性。
檔案資源個別流失。由于歷史的或保管不善等原因，個別檔案存在斷檔現象;部分檔案管理人員認為自己保管檔案材料能夠方便工作，不愿上交集中管理，導致一些重要的檔案資料損毀、丟失。
重保管輕利用。一些地區(qū)在工作中，忽視了檔案資料的作用，不愿或不習慣通過檔案資料為該地區(qū)的土地資源規(guī)劃和利用提供服務，以此來提高工作效率，降低工作成本，造成大量信息資源閑置。
參考文獻
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學校檔案管理系統(tǒng)是一所學校不可缺少的組成部分，它的內容對于學校的決策者和管理者來說都是至關重要的。所以，學生的檔案管理系統(tǒng)應該是能夠為用戶提供充足的信息和快捷的查詢手段。
筆者認為，針對傳統(tǒng)檔案管理方式所存在的效率低、保密性差、檔案查找和維護困難等問題，學校應當建立起現代化的檔案管理體制，實現檔案管理的信息化和現代化。因為，現代化檔案管理系統(tǒng)具有處理迅速、存儲量大、查閱方便等特點，可以方便地查詢、閱讀、修改、交流和重復使用，對促進學校檔案管理的高視點、高層次、科學化和規(guī)范化具有十分重要的意義。
一、現代化的檔案管理，呼喚高素質的專職人員
從當前來看，由于受傳統(tǒng)檔案管理意識的影響，現在學校的檔案管理水平還停留在紙介質的基礎上，檔案管理工作流程還停留在傳統(tǒng)的管理層面上，檔案管理人員隊伍普遍存在著觀念落伍、知識老化、知識結構不合理等現象，浪費了許多人力和物力。二十一世紀是信息時代，要跟上社會的進步，解決檔案事業(yè)發(fā)展中的問題，就要不斷提高檔案管理工作者的整體素養(yǎng)，以適應檔案事業(yè)的迅速發(fā)展。一個檔案管理人員必須具備的素質，應該是其思想素質、業(yè)務素質和能力素質最佳狀態(tài)的綜合表現。因而，合格的檔案管理工作者應該是一個與時俱進，善于吸收新理念、新技術、新模式、新方法的廣涉博學的多面手。只有具備了較好的基礎知識、較高的專業(yè)素養(yǎng)和良好的管理能力，才能使學校的檔案管理工作跟上時代的發(fā)展步伐，向更高的層次邁進。
二、實現學校師生檔案管理信息化的途徑
為適應當前社會經濟發(fā)展的需要，學校應盡快建立起現代化的檔案管理系統(tǒng)，走檔案管理信息化之路。我認為，實現學校檔案管理的信息化應從以下途徑入手：
1、有效地推進檔案管理自動化建設。
目前，檔案信息自動化系統(tǒng)的現狀是檔案的標準化、規(guī)范化管理滯后和應用軟件的多且亂，檔案歸檔內容分類不科學、文件格式不統(tǒng)一、部門之間管理系統(tǒng)不能相互兼容等現象，這些都嚴重影響了檔案管理系統(tǒng)整體水平的提高。我認為，能對這一問題達成共識是檔案管理建設意識上的一次飛躍，它使我們的視野在立足于計算機系統(tǒng)的基礎上，擴大到整個檔案信息管理系統(tǒng)。因為，檔案信息自動化的內涵應包括檔案工作的各個方面和各個環(huán)節(jié)，其中首要的是規(guī)范檔案業(yè)務、建立健全檔案標準和真正的實施。檔案標準和規(guī)范本身也是一個系統(tǒng)工程，抓好檔案的標準化、規(guī)范化建設，掌握好兩者之間的相輔相成、相互促進的辯證關系，才能有效地推進檔案管理的自動化建設。
2、抓好學校檔案的數據庫建設。
從總體來看，目前檔案信息自動化系統(tǒng)仍處于由文件處理向信息管理系統(tǒng)的過渡階段，而完成這一步的關鍵完全在于檔案信息的數據庫建設。數據庫的含義是依托于先進的信息技術對所歸檔的資料進行科學的管理和方便的使用。因此，全力抓好學校檔案的數據庫建設，是全面提高學校檔案管理標準化、科學化和規(guī)范化的基礎，也是其基本的前提。
3、提高學校檔案管理的工作質量。
要全面推進檔案管理自動化建設，學校必須在人力、物力、財力上給予優(yōu)先支持，創(chuàng)造條件，切實抓好學校的檔案硬件建設。發(fā)揮庫房、辦公區(qū)和閱覽室的獨立功能，嚴格按照檔案保管“八防”要求，配備相應設備。建立分管領導、教研組長、檔案員等組成的檔案管理網絡機構，及時調整充實檔案管理人員，配備專職檔案員，通過職業(yè)道德教育和業(yè)務技能培訓，全面提高檔案管理人員的素質。堅持檔案工作為領導決策服務、為教育教學服務、為教職工服務的導向，努力提高檔案的利用率。加強檔案的編研工作，利用現有的數據和資料，進行研究匯集，為檔案的綜合利用開辟重要的途徑。嚴把質量檢查關，嚴格歸檔入庫手續(xù)，及時將歸檔的文件資料按照有關檔案要求，進行自動化處理和存檔。對不符合要求的歸檔材料進行退回整改，并對歸檔情況進行鑒定評估。
總之，學校檔案管理的信息化是檔案工作發(fā)展的必然趨勢。因此，積極利用現代化的信息技術，結合學校傳統(tǒng)檔案工作的管理經驗，開拓信息化、網絡化的學校檔案管理事業(yè)，對全面推進學校教育整體改革、維護學校權益、促進教師隊伍的發(fā)展具有十分重要的作用。
【參考文獻】
在這些信息中既包括了企業(yè)在管理、生產等方面所走的彎路，也記錄了各種各樣的成功經驗。一切活動和企業(yè)創(chuàng)造與發(fā)展的全過程都反映在企業(yè)檔案上。因此，決策者可以依據檔案了解企業(yè)的歷史和現狀，掌握企業(yè)包括人力、財物、生產、供銷等各種基礎條件的準確數據，站在一個更高的位置上展望未來，做出更加科學和實際的企業(yè)發(fā)展規(guī)劃，讓自身企業(yè)在競爭中立于不敗之地。
二、檔案為企業(yè)解決糾紛提供有力支持
在當前市場經濟的大環(huán)境下，企業(yè)的發(fā)展更加趨于多元化的合作經營，管理人員、組織機構、管理制度、經營范圍區(qū)域都在時刻發(fā)生著變化，在生產經營過程中難免因為意見不同、年代久遠等發(fā)生這樣或那樣的糾紛，此時如何保護自身的合法權益不受侵害就顯得極為重要。而檔案作為財務單證、合同、影像等各種原始資料的集合，具有一定的法律效力，可以在法律解決糾紛方面提供有效證據?？梢?，檔案能夠減少企業(yè)損失、維護企業(yè)形象、確保企業(yè)合法權益不受非法侵犯，成為企業(yè)生存發(fā)展的法律保護盾。
三、檔案可以增強企業(yè)誠信建設
誠信是中華民族的傳統(tǒng)美德，是全體員工在長期的生產經營過程中都應遵守的基本思想信念和行為準則，更是企業(yè)生存、競爭、發(fā)展的靈魂。檔案，是企業(yè)發(fā)展的信譽支撐，它作為一種無形資產，記錄了企業(yè)為了自身的生存和發(fā)展的各種信用記錄，是企業(yè)信用狀況的積累。企業(yè)管理的好，講誠信、信用好，就會得到廣大消費者與合作者的認可，經營狀況就好，經濟效益就好。企業(yè)講誠信、效益好，員工就有榮譽感、就有干勁，企業(yè)就容易管理。由此可見，企業(yè)信用度高就能形成企業(yè)發(fā)展的良性循環(huán)。另外，加強企業(yè)信用檔案建設，既可以提升企業(yè)的形象和知名度，也有利于規(guī)范市場經濟秩序、促進經濟健康發(fā)展。因此，檔案和企業(yè)信譽密切相關，已經成為企業(yè)發(fā)展的無形推手。
四、檔案可以規(guī)范企業(yè)信息管理
隨著科技發(fā)展，信息的產生、傳播、保存都較以前有了翻天覆地的發(fā)展。信息的來源、傳播途徑、保存方法更加多元化、多樣化。信息的傳播速度更加迅速，對社會的影響也在不斷增強。企業(yè)在經營中所產生的信息既有公開的一般資料，也有重要商業(yè)機密的信息資料，有些信息的價值對企業(yè)的經營管理及未來起著決定作用。如果管理混亂就容易發(fā)生失泄密問題，給企業(yè)帶來不應有的損失甚至毀滅性的打擊。而如果信息經過檔案人員整理就會形成檔案，就有了密級及查閱和公開的年限、范圍等性質。只要企業(yè)加強檔案管理與利用就會避免發(fā)生企業(yè)機密泄露的事件發(fā)生，企業(yè)的檔案信息也將得到很好的利用。
五、檔案能夠推動企業(yè)文化建設
企業(yè)文化是企業(yè)價值觀、信念、儀式、符號、處事方式等各種因素的集合體，是一種歷史積淀，是企業(yè)的無價資產。優(yōu)秀的企業(yè)文化能激發(fā)員工的使命感、增強員工的榮譽感與自豪感。檔案作為記錄企業(yè)發(fā)展的信息載體本身就具有很強文化特征，為企業(yè)文化的建設提供了大量文獻資料，是企業(yè)文化建設的基礎。檔案作為企業(yè)文化的服務者可以發(fā)揮很重要的作用，如體現企業(yè)榮譽、財力等各方面的資料都能成為教育和影響員工的優(yōu)秀素材。企業(yè)檔案實際本身就與企業(yè)文化相輔相成，互不分離，對企業(yè)文化的發(fā)展起著不可替代的作用。
六、結語
一、畢業(yè)生學籍檔案的利用價值
隨著畢業(yè)就業(yè)人數的增加，市場對人才的需求，突顯檔案利用價值的重要性、真實性。檔案的利用價值是滿足社會需求的有用性。畢業(yè)生學籍檔案的利用價值簡要歸納如下：
首先，憑證價值。畢業(yè)生學籍檔案從形成規(guī)律來看，它是畢業(yè)生在校期間綜合表現的歷史記載，是畢業(yè)生整體素質的客觀反映。其次，參考價值。用人單位依據檔案的全部原始記錄材料，掌握畢業(yè)生全貌，評判畢業(yè)生優(yōu)劣，選拔優(yōu)秀人才，實現用好人才。再次，社會價值。從本校檔案利用登記表看，畢業(yè)生學籍檔案服務于學生就業(yè)、企業(yè)招聘、職務晉升、職稱晉級、各類報考、出國留學、醫(yī)療保險、社會保險、各類公證等諸多社會活動，滿足學校、師生、社會的利用需求。
二、畢業(yè)生學籍檔案管理主要存在的問題
1、檔案材料缺乏規(guī)范。以最近2013年歸檔的30個本科學院85個專業(yè)9198名學生的學籍檔案資料來看，主要存在以下問題，對學籍檔案不夠重視，書寫內容錯誤、不全，書寫字跡不清、隨意涂改，簽字漏簽，未粘貼照片，鑒定評語不實，獎懲沒有記載，公章加蓋錯誤，材料不齊全不完整等等。
2、方法與手段缺乏創(chuàng)新。如在辦理出國（英文）成績檔案的過程中，利用者要求時間緊，同一時期內要求辦理的人員較多，工作量較大，現有能力無法滿足所有利用者意愿，因此努力提高檔案開發(fā)利用手段和水平，是擺在檔案館工作人員面前的一個重要課題。
3、檔案管理系統(tǒng)有待升級。目前我校南大之星檔案網絡管理系統(tǒng)的檔案目錄數據主要靠逐條手工錄入，隨著人數的急劇增長，已經不能滿足現代管理的需要，有待加強學習，普遍采用數據導入功能，可以將EXCEL等格式文件與管理系統(tǒng)相銜接，自由導入導出表格，避免手工錄入信息的耗時和錯誤，提高工作效率。
三、畢業(yè)生學籍檔案管理的相應對策
1、培養(yǎng)檔案意識，注重法規(guī)學習。首先，培養(yǎng)學生檔案意識，使學生了解檔案的重要性，知道哪些檔案可以在檔案館查詢利用；提高教師檔案意識，提高歸檔質量，促進檔案管理工作。其次，學習有關檔案法規(guī)與文件。學習領會《檔案法》、《普通高等學校學生管理規(guī)定》《普通高等學校檔案管理辦法》、《黑龍江大學檔案管理辦法》等法規(guī)和文件，明確檔案工作流程，從檔案收集歸檔到查詢利用，做到依法治檔，遵循規(guī)范化、制度化、科學化要求，使檔案工作納入法治化軌道，實現有章可循、有據可依。
2、加強隊伍建設，完善規(guī)范體系。學籍檔案管理是一項復雜的系統(tǒng)工程，積極推進學籍檔案專兼職管理隊伍建設。選拔政治過硬，認真負責，熟悉檔案業(yè)務和學生管理，具有一定的計算機應用水平的同志負責學籍檔案工作。規(guī)范工作用語，熟悉專門術語，按章辦事，遵守程序，求真務實，提高效率，促進工作的高效、快捷、準確、規(guī)范。學籍檔案規(guī)范本身是一個系統(tǒng)工程，僅靠學籍管理人員和學籍檔案人員難以有效組織實施，需要把所有的規(guī)范標準按其內在聯(lián)系組成一個科學的有機整體――學籍檔案規(guī)范體系[3]，就本?，F狀來看，專兼職隊伍人員分布在檔案館、學工部（學生處）、教務處、招生就業(yè)處相關負責科室老師以及各學院教務員、輔導員老師中。學籍檔案管理人員實現專門術語的統(tǒng)一、規(guī)范和標準，便于相互交流，利于檔案檢索。推進部門二級檔案員制度，提高業(yè)務素質，規(guī)范部門立卷，加強密切合作。檔案館隨時了解、督促、檢查學籍收集、整理、歸檔工作。
這種狀況顯然不符合課程的教學目的,不符合培養(yǎng)合格應用型人才的專業(yè)目標要求,面對不斷變革的新形勢,《文書與檔案管理學》課程內容以及教學方法,必須進行改革和創(chuàng)新,才能適應社會不斷發(fā)展的需要。
一、實現教學觀念的轉變
改變《文書與檔案管理學》傳統(tǒng)的教學觀念,實現既要重理論教學又要重實踐教學的轉變,注重結合實際,不斷創(chuàng)新,從培養(yǎng)學生的綜合素質入手,介紹分析國家機關和社會組織的各種文件現象,檔案信息資源的利用,傳授公文寫作與處理、文檔一體化管理、檔案檢索利用的有關知識。教學過程中應密切關注現實工作的影響與發(fā)展,應該讓學生了解掌握文件和檔案管理領域最新的動態(tài)、資料和國家有關法規(guī)、條例,如:國家有關主管部門最新的與本課程內容有關的若干法規(guī)條例、國家標準、改革方案及其他相關資料。課堂講授要密切結合現實社會和國家當前的文件和檔案工作情況,對于近年來文件和檔案工作中出現的新情況、新問題,如文檔一體化與建立現代文檔系統(tǒng)、依法行政與依法行文、依法治檔、政務公開與公文公開、政務檔案信息的公開和利用、轉變政府職能與精簡文件、我國加入WTO與我國文件檔案管理工作如何借鑒世界各國成功經驗與做法等內容,均應涉及和探討。
那種滿足于空講理論,脫離現實,脫離社會,脫離我國文件檔案工作實際的做法,對于《文書與檔案管理學》的發(fā)展極為不利,我們應該摒棄這種不良的教風與學風。課程設置和教學內容的改革對象擴大,范圍拓寬。將過去課程內容的研究對象主要針對黨政機關公文和檔案,擴大為對于各社會的組織,包括機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位文件和檔案工作的研究;研究范圍除了應保證文書學和檔案學原有的完整體例外,還應增加對各行各業(yè)、國外文檔工作中的新觀點、新理論、新做法的介紹和比較研究;關注辦公自動化系統(tǒng)、文件生命周期理論、電子文件的管理等新的領域;積極借鑒其他學科如立法學、行政法學、寫作學、管理學等先進、成熟的理論和研究成果?，F已逐步納入授課范圍的新增加的教學內容有規(guī)范性文件、新型載體文件、文檔工作系統(tǒng)設計、文檔工作的組織與控制、文檔工作的標準化和現代化等。明確重點,分類施教。在國內各大專院校,相關專業(yè)的文書學和檔案學大都是分別設置的兩門課程。在我系文秘專業(yè),則是將這兩門課程內容合并在一起,系統(tǒng)講授和實踐訓練,一是文書學和檔案學關系非常密切,特別是辦公自動化條件下的文檔一體化的實現,使檔案工作越來越溶入到文書工作的各個環(huán)節(jié)中去。
在對學生進行實際操作訓練和技能培養(yǎng)過程中,對文檔工作的系統(tǒng)體系設計、組織與控制等方面,將文書和檔案工作的內容合在一起,能夠達到一個較好的理論和實踐效果。檔案學則是將重點放在前部分整理和保管上。這種安排只是適應了特定歷史條件下我國文檔工作發(fā)展階段的需求,即以手工操作為主,紙質文檔為主的整理與保存方法,僅僅介紹和詮釋我國歷史上一些文書種類、文書工作制度手段、辦理操作過程以及現行黨政領導機關關于文檔工作的一些明文規(guī)定和被肯定的作法,回避了許多十分重要和敏感的問題,而這些問題都是現今實際工作中必須面對和急需解決的問題:如作為國家政務信息系統(tǒng)的重要組成部分,怎么樣規(guī)范使用公文文種,怎么樣設計公文格式,文檔工作系統(tǒng)怎么樣設計才能為國家管理以及各社會組織提高工作效率服務,政務檔案信息怎樣公開,立法和管理上如何保證實現等等。因此,《文書與檔案管理學》在課程內容上必須改革以適應時代的發(fā)展。對文書學內容將教學重點前移,將文件和文件工作作為課程重點,既探討文件管理學科的理論和規(guī)律,又教授文件工作的具體運作方式和公文具體使用方法。
如:對公文文種、公文格式、行文規(guī)則,具體分析其特點,使用規(guī)范和標準,對文件工作的組織協(xié)調與控制,著重探討對文件質量數量的控制、運轉過程的控制,精簡文件的規(guī)律與方法,以提高文件工作的質量和效率。至于立卷歸檔,既要考慮手工操作的慣性發(fā)展,又要重點講授新形勢下《歸檔文件整理規(guī)則》,以“件”為單位進行整理的方法。檔案學應本著“簡化整理,深化檢索,提高利用”為改革教學內容的重點,將以往整理和保管的內容進行重新設置,介紹檔案分類體系的設定和方法的選擇,如何分類排放和保管。重點介紹在文檔一體化管理下,檔案信息的檢索分類方法,檢索系統(tǒng)的建立,如何實現快速的查找;檔案提供利用的途徑、方式,如何充分利用檔案信息資源,政務檔案信息如何公開等等。將過去一帶而過的這些內容作為檔案課程內容改革的重點部分加以介紹。
【關鍵詞】檔案管理；信息自動化；現狀與對策
【Abstract】Objective： To investigate the current situation of our hospital archives management and the existing problems， countermeasures and find solutions to their problems and automation of files information. Method： starting from the present situation of our hospital archives management， strengthen the hospital archives management， first of all focus on learning "Archives Law"， improve the consciousness to archive， strengthen the centralized and unified management， the establishment of scientific management system， perfect the file management system， strengthen the training， combined with the practice， improve quality， archives management personnel to increase investment， improve equipment， to realize the modernization of file management of hospital archives three level network management model. To strengthen the hospital archives information automation； secondly strengthen countermeasures， automated hospital archives information advance automation， must improve the Archives standardization， standardization， automation construction should be focused on improving the overall level of the system， focused on the construction of database. Results： the hospital archives are system management， realize the automation of files information and modernization of archives management， address the weak links in the management of hospital archives； accelerate the institutionalization and standardization work of hospital archives management， the archives administration of the hospital made significant improvement. Conclusion： to speed up the construction of archives information automation system， achieve every link of archival work computer， is to realize the modernization of archival work， better file management of hospital in new era.
【key words 】file management； information automation； current situation and Countermeasures
【中圖分類號】R563.12 【文獻標識碼】B【文章編號】1004-4949（2014）04-0006-01
醫(yī)院檔案是醫(yī)院的寶貴財富，加強對這一信息資源的管理，對醫(yī)院現代化建設尤其重要。醫(yī)院檔案是醫(yī)院管理工作中的憑據，是醫(yī)學科學研究的基礎，是醫(yī)院進行宣傳教育的生動資料。醫(yī)院如何適應社會主義市場經濟體制，轉變檔案管理模式，加強檔案規(guī)范化管理，就必須在調查醫(yī)院檔案管理的基礎上，了解醫(yī)院檔案管理工作的現狀和存在的問題，簡析其原因，并相應地采取一些對策，特別是加快檔案信息自動化系統(tǒng)建設，實現檔案工作各個環(huán)節(jié)的計算機化，是實現檔案工作現代化，提高檔案系統(tǒng)整體功能的物質技術基礎和重要手段，只有這樣才能更好地做好新時期醫(yī)院檔案管理工作。現就醫(yī)院檔案管理的現狀與對策談綜述如下。
1醫(yī)院檔案管理工作的現狀
1.1檔案管理制度不健全，檔案收集效率不高 在醫(yī)院管理中，各級醫(yī)院制定了適用于本院的、較為健全的醫(yī)院醫(yī)療、人事、行政、后勤管理制度，而涉及檔案管理的制度卻較少。在醫(yī)院目標管理考核方案中，一般也沒有將檔案管理納入目標考核，造成檔案收集效率不高，檔案不齊全。
1.2對醫(yī)院檔案內容界定不清，管理范圍不明 到目前為止，醫(yī)院檔案的管理還沒有一整套科學統(tǒng)一的管理制度標準。隨著科學技術的進步，社會的發(fā)展，檔案的內涵和外延都在發(fā)生變化。各級醫(yī)院在管理檔案時，由于還沒有統(tǒng)一的管理標準和模式，各級醫(yī)院根據自己的理解和實踐進行管理，使許多應該納入管理的檔案沒有納入管理。
1.3檔案意識不強，檔案利用率較低 對檔案管理方面的認識還較淡薄，認為檔案工作可有可無，認識不到檔案工作在醫(yī)院管理中的重要性和必要性。由于對檔案重視程度不夠，檔案信息資源開發(fā)不足，造成檔案利用率不高。
1.4檔案管理分散，不利于檔案的完整和安全 各科室分散管理，不便于綜合利用，不利于檔案的完整和安全。每個科室都要有人兼管保存，重復保存，造成人力、物力和空間的浪費。
1.5 檔案管理人員業(yè)務水平不高 檔案知識欠缺在醫(yī)院人才培養(yǎng)中，一般重視醫(yī)療技術人員素質的提高和繼續(xù)教育，對檔案管理人員的素質提高沒有納入計劃和要求，檔案管理人員平時進修學習的機會不夠，缺乏系統(tǒng)的檔案知識培訓，許多檔案管理人員的管理水平停留在經驗上，思想觀念和管理水平跟不上時代的發(fā)展要求，缺乏創(chuàng)新和活力。
1.6檔案工作硬件投入不足，檔案現代化管理水平不高 有些醫(yī)院由于醫(yī)療用房緊張，致使檔案用房狹小，不符合檔案保管的標準。另外，檔案管理設備陳舊，管理技術落后，也制約了檔案事業(yè)的發(fā)展。近年來，隨著科學技術的進步，計算機及網絡技術在醫(yī)院管理中的廣泛運用，醫(yī)院管理手段不斷進步。而運用計算機及網絡技術管理檔案的卻較少，一些檔案工作還停留在手工收集、檢索，信息量小，不利于檔案的收集、利用和開發(fā)。
2加強醫(yī)院檔案管理工作的方法
2.1加強學習《檔案法》，提高依法歸檔的自覺性 大力宣傳檔案工作，使醫(yī)院領導、職工都充分認識檔案的重要性，認識檔案與自己日常工作和生活的密切關系，更好地支持檔案管理工作，從而促進全員檔案意識格局的形成?！稒n案
法》規(guī)定：檔案工作實行統(tǒng)一領導、分級管理的原則，維護檔案的完整與安全，便于社會各方面的利用。此外，醫(yī)院管理干部及醫(yī)、教、研人員的檔案法制觀念淡薄，甚至有相當一部分人不知道《檔案法》的基本精神，缺乏依法歸檔的自覺性，因而學習、宣傳《檔案法》非常重要。
2.2檔案只能集中統(tǒng)一管理，不能分散管理 運用行政手段和法律手段對檔案進行統(tǒng)一管理，這是建立統(tǒng)一的、科學的檔案工作制度，推行檔案工作標準化管理的基礎。實行檔案統(tǒng)一管理，才能對綜合性醫(yī)院檔案進行規(guī)范化管理，真正地、充分地發(fā)揮其憑證和利用作用。
2.3建立科學的檔案管理體系，健全檔案管理制度 促進檔案工作規(guī)范管理，建立科學的檔案管理體系，健全檔案管理制度，是促進檔案工作規(guī)范管理的關鍵。各醫(yī)院要結合本單位檔案工作實際，根據《檔案法》、《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理辦法》等有關法律、法規(guī)，制訂一套比較科學、完整、系統(tǒng)、切實可行的檔案管理制度。對各科室的各類檔案材料進行集中統(tǒng)一管理，統(tǒng)一考核，使檔案管理與醫(yī)療業(yè)務同步考核評價，同步發(fā)展。
2.4加強培訓、結合實踐，提高檔案管理人員素質 檔案管理人員素質直接影響檔案管理水平，醫(yī)院要將檔案人員培養(yǎng)納入醫(yī)院人才培養(yǎng)計劃，全面提高檔案管理人員素質。一是通過專業(yè)培訓、繼續(xù)教育、知識更新、進修學習等提高業(yè)務和知識水平。二是深入臨床一線調查研究醫(yī)療、教學和科研對檔案信息的需求，不斷總結探索檔案管理工作，適應檔案業(yè)務發(fā)展，推動檔案管理水平的提高[1]。
2.5加大投入，提高配備，實現檔案的現代化管理 加強資金投入，引進現代化的技術和設備是實現檔案現代化管理必須的條件。一方面要提高檔案保護設備和技術現代化的配備，如檔案庫房的去濕、空調設備，高效滅蟲、滅火設備，這些設備和技術的應用是檔案現代化管理的重要內容；另一方面要引進計算機管理，用計算機儲存整個醫(yī)院的各種業(yè)務、行政上的檔案，方便使用者及時查找、閱讀，既節(jié)省時間也節(jié)省人力、物力和財力，提高了工作效率，同時利用計算機管理可以減少檔案的有效空間，保存信息方便簡單，也增加了其保密程度。因此，醫(yī)院應充分利用計算機管理應用設計完善的軟件和網絡等現代化辦公設備，實現檔案管理的自動化、現代化。
2.6建立醫(yī)院檔案三級網絡管理模式，為檔案的開發(fā)利用提供可靠依據 由醫(yī)院院長或副院長直接分管，形成一個以分管院長全面領導，辦公室主任或副主任負責，各科室負責人和專、兼職檔案員為成員的醫(yī)院檔案三級網絡管理模式。醫(yī)院的檔案管理應統(tǒng)一領導、統(tǒng)一機構、統(tǒng)一制度，統(tǒng)一操作、統(tǒng)一保管，從而有利于貫徹上級精神；有利于組織監(jiān)督各職能部門的檔案工作；有利于檔案的收集和利用；有利于解決檔案綜合管理中的人員、經費、設備等問題；有利于醫(yī)院檔案的安全、完整，為醫(yī)院檔案的開發(fā)利用提供可靠依據。
3加強醫(yī)院檔案信息自動化的對策
3.1推進自動化，必須提高檔案標準化、規(guī)范化水平 目前，檔案信息自動化系統(tǒng)的現狀是檔案標準化、規(guī)范化滯后和應用軟件多亂，這些都嚴重影響了系統(tǒng)整體水平的提高。目前系統(tǒng)的主要矛盾不是硬件設備的缺乏，而是硬件的功能并沒有充分發(fā)揮。筆者認為對這一問題取得共識是系統(tǒng)建設思想上的一次飛躍，它使我們的觀察視野從計算機系統(tǒng)擴大到整個檔案信息管理。這一認識上的轉變給我們的啟示是：檔案信息自動化的內涵包括檔案工作的各個方面和各個環(huán)節(jié)，其中首要的是檔案業(yè)務要規(guī)范，檔案標準要建立健全和真正實施。檔案標準和規(guī)范本身也是一個系統(tǒng)工程，要推進檔案自動化建設，必須抓好檔案標準化、規(guī)范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進的辯證關系。
3.2自動化建設要著眼于提高系統(tǒng)的整體水平 根據系統(tǒng)論思想和集成化要求，檔案信息自動化建設的著眼點應是整個系統(tǒng)，組成系統(tǒng)的縱向和橫向的各個節(jié)點都應達到一定水平，并通過網絡加以聯(lián)通，這樣才能發(fā)揮整體優(yōu)勢，提高系統(tǒng)的綜合能力。部分節(jié)點甚至一個重要節(jié)點的障礙，都可能造成系統(tǒng)的梗阻。當然，要求每個節(jié)點的裝備水平和應用能力齊頭并進是不現實的，不可能“齊步走”。鼓勵和支持先進單位提高水平，在一些單位進行較高水平的試點，以取得值得推廣的經驗，對整個系統(tǒng)是有利的，但其基本出發(fā)點應是為了提高系統(tǒng)的整體水平，只有少數先進的節(jié)點不可能組成先進的系統(tǒng)。
3.3有重點地抓好數據庫建設 目前檔案信息自動化系統(tǒng)從總體上看仍處于由文件處理向信息管理系統(tǒng)的過渡階段，完成這一步的關鍵在于數據庫建設。開發(fā)和建設數據庫系統(tǒng)是國家檔案信息工程的核心和基礎，是工程的主體。數據庫的含義是依托先進的信息技術對資料進行科學的管理和方便的使用。建立數據庫系統(tǒng)是一項長期的任務，要經過由低到高、由單個到群體的循序漸進過程。經過試點，數據庫經驗中最主要的有：領導重視，統(tǒng)一認識，堅持計算機技術人員同檔案業(yè)務人員協(xié)同配合；面向應用，建立“活庫”，以利用頻率和使用效率考核數據庫的“活性”；突出重點，由單一庫向系統(tǒng)庫發(fā)展等。當前若能把綜合數據庫的完善提高和各單位檔案目錄庫建立起來，通過網絡聯(lián)接形成開放的分步式數據庫群，將使自動化系統(tǒng)效率大大提高一步。
4小結
加快檔案信息自動化系統(tǒng)建設，實現檔案工作各個環(huán)節(jié)的計算機化，是實現檔案工作現代化，提高檔案系統(tǒng)整體功能的物質技術基礎和重要手段[2]。檔案信息自動化系統(tǒng)是一項需要運用多種學科知識，多專業(yè)配合，多部門協(xié)作，多環(huán)節(jié)配套的復雜系統(tǒng)工程，系統(tǒng)建設發(fā)展到目前階段，研究探討對系統(tǒng)的協(xié)調組織、加強管理和科學決策，是十分必要的。加強對檔案信息自動化系統(tǒng)管理的目的在于開發(fā)應用，離開推進應用水平的提高，就脫離了實際。加強管理的指導思想，要積極進取，開拓創(chuàng)新，爭取條件采用先進技術；要充分掌握系統(tǒng)的綜合性、系統(tǒng)性、統(tǒng)一性，統(tǒng)籌兼顧，全面安排，調動各方面的積極性；要從現實出發(fā)，循序漸進。如何提高應用水平，需要深入考察與自動化系統(tǒng)相關的諸多方面的情況及變化趨勢，分析存在的問題，尋求解決的途徑[3]。
當前我國檔案工作改革和發(fā)展已進入整體推進與重點突破相結合的階段，如何把繁重的任務和推進現代化進程結合起來，正確領導和協(xié)調起著重要作用。因此，要求提高行政決策的科學性和決策過程的民主化，行政領導要與檔案業(yè)務、計算機專業(yè)技術、人事教育、后勤保障等部門共同研究，組織專家論證，從檔案改革的需求、傳輸技術的可行、人財物力的可能、社會經濟效益等多方面進行分析，集思廣議才能避免失誤[4]。要加強檔案信息自動化建設的協(xié)調工作，討論并提出系統(tǒng)建設中長期發(fā)展目標和指導方針，協(xié)調自動化系統(tǒng)建設中各有關方面工作，審定系統(tǒng)建設的階段目標、技術路線、標準規(guī)范、實施方案、投資規(guī)模、經費預算及重大立項和執(zhí)行。為使重大問題在決策前得到充分論證，應設立專家咨詢小組，這為提高行政決策水平建立了制度保證[5]。
參考文獻
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[3]周宏仁等.信息化助建和諧社會的14個著力點.中國信息界，2008，10（3）：76-78.
1.現在的證明一般是在留存的空白版本基礎上添加變動信息后打印，看上去整潔，美觀，便于存檔。不建議使用便箋手寫。
2.必有信息：單位名稱(注冊全稱)，離職者姓名，離職者曾任職務，在職時間，證明開具日期，開具日期處加蓋公章(“騎年壓月”)。另外，一般寫明身份證號，因為那才是唯一的。
3.有競業(yè)限制協(xié)議且公司方面支付了補償金的，建議在離職證明里加以說明競業(yè)限制約定。
4.頁眉打印有公司logo——宣傳公司形象?？梢赃x擇是否添加公司聯(lián)系方式。
5.一般用a4紙打印(檔案管理標準)，現實中也有些公司采取一式兩份中間分割處蓋騎縫章的方式。
6.無錯別字，不允許篡改，若填寫證明時出錯建議重新開具。
【范本一】
離職證明
先生/女士/小姐(身份證號為 )自20**年01月01日入職我公司擔任人力資源 部 人力資源助理 職務，至20**年07月31日因 個人 原因申請離職，在職期間無不良表現，經協(xié)商一致，已辦理離職手續(xù)。
因未簽訂相關保密協(xié)議，遵從擇業(yè)自由。
特此證明。
公司名稱(加蓋公章)
20**年07月31日
【范本二】
離職證明
茲證明 先生/女士/小姐原系我公司 市場開發(fā)部 職員，在職時間為20**年01月01日至20**年07月31日?，F已辦理完所有離職手續(xù)。特此證明!
