發(fā)布時(shí)間：2023-05-26 15:50:00
序言：寫作是分享個(gè)人見解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的檔案信息化管理樣本，期待這些樣本能夠?yàn)槟峁┴S富的參考和啟發(fā)，請盡情閱讀。
【論文摘要】信息化是當(dāng)今世界經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的大趨勢。計(jì)算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展使我們步人了一個(gè)信息化的時(shí)代，無論是從政治、經(jīng)濟(jì)、文化、科技、軍事等多個(gè)領(lǐng)域還是到人類生活的各個(gè)角落，信息技術(shù)不斷顯示其獨(dú)特的魅力，成為現(xiàn)代社會(huì)和現(xiàn)代?；畈豢扇鄙俚墓ぞ?。
1、檔案信息化的定義和內(nèi)涵
1.1定義
所謂檔案信息化，就是在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案信息資源進(jìn)行處置、管理并提供利用服務(wù)。
1.2內(nèi)涵
檔案信息化可以從以下幾個(gè)方面來理解：第一，要實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化；第二，要實(shí)現(xiàn)檔案信息接收、傳遞、存儲(chǔ)和提供利用的一體化；第三，要實(shí)現(xiàn)檔案信息高度共享；第四，要引發(fā)檔案管理模式的變革。
2、檔案信息化管理的必要性
由于檔案需長期保存，為提高存儲(chǔ)環(huán)境，避免可能造成文檔紙張受潮、蟲蝕以及火災(zāi)等災(zāi)害，每年大量投入文檔的保管經(jīng)費(fèi)已在所難免，且因無備份而又為每年不得不有的文檔損失耽憂。由于檔案需反復(fù)查閱，不可避免的存在原件受損或遺失，給文檔的保管與利用帶來管理上的困擾。在已認(rèn)知的低檔平板掃描儀錄入的方式下，大量文檔的電子化進(jìn)程是不可想象和解決的，且大量電子化文檔如何管理、查閱、應(yīng)用有待全面解決。信息化是當(dāng)今世界經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的大趨勢。無論是從政治、經(jīng)濟(jì)、文化、科技、軍事等多個(gè)領(lǐng)域還是到人類生活的各個(gè)角落，信息技術(shù)兀不顯示其獨(dú)特的魅力，成為現(xiàn)代社會(huì)和現(xiàn)代?；畈豢扇鄙俚墓ぞ??？梢哉f，現(xiàn)代信息技術(shù)成為實(shí)現(xiàn)科學(xué)開發(fā)檔案信息資源的關(guān)鍵條件。
3、加強(qiáng)檔案信息化管理的措施
《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計(jì)劃》又把信息化建設(shè)列為戰(zhàn)略重點(diǎn)之一，明確了“十五”期間檔案信息化管理的主要任務(wù)。歸納其主要內(nèi)容有：制定檔案信息化管理的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，研制、推廣檔案管理應(yīng)用軟件，加強(qiáng)電子文件和電子檔案的管理，做好電子文件、電子檔案的積累、保管、利用，保證電子文件、電子檔案的齊全、完整、有效，建立、規(guī)范、聯(lián)通各區(qū)域網(wǎng)絡(luò)，建立全國檔案信息網(wǎng)絡(luò)，并人國家信息網(wǎng)。實(shí)現(xiàn)館藏檔案數(shù)字化、傳輸網(wǎng)絡(luò)化、資源共享化、服務(wù)對象與需求擴(kuò)大化。
3.1加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)
電子計(jì)算機(jī)技術(shù)是當(dāng)今新技術(shù)革命的先導(dǎo)技術(shù)。電子計(jì)算機(jī)具有運(yùn)算速度快，精確度高，存貯信息和邏輯判斷能力強(qiáng)以及自動(dòng)進(jìn)行運(yùn)算等特點(diǎn)，在文件的管理上，運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行文件的接收、查找、借閱、歸還，以及辯認(rèn)到期應(yīng)銷毀的文件等檔案的歸檔利用和管理工作。在檔案管理上，運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案的收集、整理、編制檢索工具、內(nèi)容介紹和編制內(nèi)目錄，還可用于庫房的管理。用于特殊的檔案工作項(xiàng)目，如編制大型索引、為檔案的編研工作提供服務(wù)以及檔案統(tǒng)計(jì)等工作。因此首先要從硬件上配備電子計(jì)算機(jī)，提高各類檔案館、檔案室計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用程度，逐步提高檔案信息化水平。其次要建設(shè)和完善局域網(wǎng)。使各項(xiàng)工作都網(wǎng)絡(luò)化，加強(qiáng)檔案的利用。
3.2檔案信息資源建設(shè)
3.2.1 檔案的電子化
所謂檔案信息電子化，就是以館藏檔案資料紙質(zhì)或機(jī)讀形式的為主要物質(zhì)對象，用微機(jī)對檔案文獻(xiàn)進(jìn)行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為微機(jī)軟件形式的二次文獻(xiàn)信息供人們利用的過程。檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性。檔案部門使用的計(jì)算機(jī)型號不一，規(guī)格各異，各自開發(fā)的軟件不能互用，并且沒有一個(gè)既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計(jì)算機(jī)管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化的進(jìn)程。加強(qiáng)電子文檔資料的歸檔工作，利用計(jì)算機(jī)、掃描儀把紙質(zhì)檔案數(shù)字化，建立全文數(shù)據(jù)庫，以便于查找利用。
3.2.2 加強(qiáng)檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)
我國至今還沒有建立一個(gè)達(dá)到數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄檔案系統(tǒng)，檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式各行其是，層次不一，規(guī)范性、開發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差，不能適應(yīng)檔案信息資源共享的要求，需要加強(qiáng)檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)，開發(fā)標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理系統(tǒng)，加強(qiáng)檔案目錄的輸入，保存。
3.3檔案信息化人才的培養(yǎng)
從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息化了，因此，信息化建設(shè)人才需要深厚的檔案學(xué)基礎(chǔ)理論，熟悉檔案工作的規(guī)律，從而創(chuàng)新更科學(xué)、更先進(jìn)的管理方法，因此必須通過各種途徑加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)人員培訓(xùn)工作。提高檔案業(yè)務(wù)人員的管理水平。
【參考文獻(xiàn)】
在經(jīng)濟(jì)迅速發(fā)展的今天，房地產(chǎn)業(yè)也獲得了蓬勃的生命力，得到了迅速的發(fā)展。而房產(chǎn)檔案管理作為房地產(chǎn)業(yè)的重要組成部分，在房地產(chǎn)業(yè)蓬勃發(fā)展的今天也起到了巨大的作用。
一、對房產(chǎn)檔案作用的認(rèn)識(shí)
房產(chǎn)檔案主要是指房地產(chǎn)業(yè)的管理部門在房地產(chǎn)發(fā)證登記、交易買賣、房屋拆遷、建筑用地和租賃用地中，通過收集、整理等過程，按照特定的方法形成的能夠直接反映房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)人、房屋現(xiàn)實(shí)狀況和土地使用狀況的文件材料，這些材料主要以文字、計(jì)算材料，圖紙，圖表，照片，錄像帶，錄音帶等各種形式為載體。
在房產(chǎn)檔案建立形成之后，當(dāng)房產(chǎn)的產(chǎn)權(quán)以各種不同的形式不斷的發(fā)生變化時(shí)，或者是，當(dāng)房屋的現(xiàn)有狀態(tài)發(fā)生轉(zhuǎn)移或變更時(shí)，房產(chǎn)檔案的內(nèi)容必須不斷地被補(bǔ)充一些新的材料，才能夠保證其真實(shí)性和連續(xù)性，防止發(fā)生各種不必要的糾紛。
二、房產(chǎn)檔案管理的特點(diǎn)分析
（一）具有法律的依據(jù)性
房產(chǎn)檔案是對產(chǎn)權(quán)變化和房屋的現(xiàn)有狀態(tài)轉(zhuǎn)移或變更的記錄，對調(diào)解各種糾紛起到了重要的作用，它是確認(rèn)產(chǎn)權(quán)和房屋現(xiàn)有狀態(tài)的重要依據(jù)，是除了產(chǎn)權(quán)證書外，另一種被法律所認(rèn)可的憑證。當(dāng)前各種房屋交易糾紛紛至沓來，這時(shí)，房產(chǎn)檔案就起到了重要的作用，成為了重要的法律依據(jù)。
（二）具有區(qū)域的壟斷性
房產(chǎn)管理屬于屬地管理，而且每個(gè)地區(qū)都只有一個(gè)房產(chǎn)管理部門，因此房產(chǎn)管理就具有了區(qū)域的壟斷性。因此，房產(chǎn)管理部門的工作效率就決定了該地的房地產(chǎn)業(yè)的發(fā)展情況。因此，為了該地區(qū)房地產(chǎn)業(yè)的不斷發(fā)展，保持市場的秩序化，房產(chǎn)管理部門就必須加大硬件設(shè)施，實(shí)現(xiàn)信息化管理。
（三）具有社會(huì)的信息性
房產(chǎn)檔案作為反映房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)人、房屋現(xiàn)實(shí)狀況和土地使用狀況的文件材料，本身就具有社會(huì)的信息性。即使對房產(chǎn)檔案進(jìn)行了信息化管理，但是，它仍是信息傳遞的載體，具有社會(huì)的信息性。
（四）具有動(dòng)態(tài)性
當(dāng)房產(chǎn)的產(chǎn)權(quán)以不同的方式在發(fā)生變化時(shí)，或者，當(dāng)房屋的自然狀態(tài)發(fā)生變化時(shí)，房產(chǎn)檔案的內(nèi)容就必須進(jìn)行補(bǔ)充，詳細(xì)并及時(shí)的記錄房產(chǎn)的產(chǎn)權(quán)、房屋的自然狀態(tài)變化的具體情況，這就決定了房產(chǎn)檔案管理具有動(dòng)態(tài)性。
（五）具有使用的頻繁性
房產(chǎn)檔案在社會(huì)生活中經(jīng)常會(huì)被用到，例如：買賣、繼承、抵押房屋時(shí)，或者是發(fā)生房屋糾紛時(shí)，又或者是房屋的自然狀態(tài)發(fā)生變化時(shí)。所以房產(chǎn)檔案具有使用的頻繁性。
三、房產(chǎn)檔案管理的缺陷分析
人工的房產(chǎn)檔案管理存在著多種缺陷，主要可以分為三類：第一類是房產(chǎn)檔案有積攢的現(xiàn)象，房產(chǎn)檔案資料因?yàn)閿?shù)量大、種類繁多、房產(chǎn)信息變更快等原因，造成了房產(chǎn)檔案不能得到及時(shí)的整理和分類，這也就造成了房產(chǎn)檔案的堆積現(xiàn)象；第二類是房產(chǎn)檔案管理部門的管理水平不高，主要是因?yàn)榉慨a(chǎn)檔案管理部門的硬件設(shè)施簡陋，這就造成了房產(chǎn)檔案管理部門的工作效率低，管理水平不高；第三類房產(chǎn)檔案的動(dòng)態(tài)性給工作帶來了一定的難度，因?yàn)楫?dāng)買賣、繼承、抵押房屋時(shí)，或者是發(fā)生房屋糾紛時(shí)，又或者是房屋的自然狀態(tài)發(fā)生變化時(shí)，房產(chǎn)檔案的內(nèi)容就必須進(jìn)行補(bǔ)充，對發(fā)生的各種情況進(jìn)行最詳細(xì)的記錄，而且因?yàn)榉康禺a(chǎn)業(yè)的迅速發(fā)展，各種變更每天都會(huì)發(fā)生，并且數(shù)量十分巨大，這就給房產(chǎn)檔案的管理工作帶來了許多的困難。
因?yàn)槿斯さ姆慨a(chǎn)檔案管理存在著許多的缺陷，所以房產(chǎn)檔案的信息化管理就獲得了巨大的發(fā)展空間，它可以在一定程度上解決大部分的問題。
四、房產(chǎn)檔案的信息化管理分析
隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，以計(jì)算機(jī)為主要核心的房產(chǎn)檔案信息化管理也得到了廣泛的應(yīng)用，而且也會(huì)逐漸代替復(fù)雜的人工房產(chǎn)檔案管理。房產(chǎn)檔案的信息化管理有利于改變工作模式和工作方法，極大地提高房產(chǎn)檔案管理的效率；有利于提高房產(chǎn)檔案管理的質(zhì)量和和水平，保證房產(chǎn)檔案得到及時(shí)的整理和更新。
房產(chǎn)檔案的信息化管理首先可以有效地保護(hù)房產(chǎn)檔案的原件，滿足使用者的各種需要；其次是可以深層次的揭示房產(chǎn)檔案的具體內(nèi)容，進(jìn)行傳統(tǒng)的房產(chǎn)檔案服務(wù)，主要包括提供目錄，進(jìn)行查詢、復(fù)制和借閱等服務(wù)；然后是可以將繁瑣的房產(chǎn)檔案進(jìn)行濃縮，提取其中的精華，去除沒有利用價(jià)值的房產(chǎn)檔案信息，減少房產(chǎn)檔案的信息量；最后是可以對房產(chǎn)檔案中的原件信息進(jìn)行綜合的分析和研究，提高信息的準(zhǔn)確性。
同時(shí)在對房產(chǎn)檔案進(jìn)行信息化管理是應(yīng)該堅(jiān)持做到：第一，保證做好房產(chǎn)檔案信息化過程中的技術(shù)處理工作；第二，保證做好信息化房產(chǎn)檔案的保存工作；
第三，保證工作人員的綜合素質(zhì)，具有良好的工作效率；第四，保證各部門之間具有清晰的職能分配；第五，采用信息化和紙質(zhì)文件相互協(xié)調(diào)的房產(chǎn)檔案管理。
1 當(dāng)前實(shí)行社保檔案信息化管理的重要意義
在科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展的今天，社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作也需要與時(shí)俱進(jìn)，脫離原本的以紙質(zhì)、光盤以及磁盤等為介質(zhì)的管理模式，逐漸向以計(jì)算機(jī)為技術(shù)支持的現(xiàn)代化檔案管理轉(zhuǎn)型。其中，實(shí)現(xiàn)社保檔案信息化管理的優(yōu)勢如下：
1.1 減輕管理人員勞動(dòng)強(qiáng)度，提高管理效率
在我國檔案管理事業(yè)發(fā)展至今，已形成了一套成熟完整的管理流程，但是傳統(tǒng)的管理模式在檔案的收集、整理、檢索等工序，總會(huì)花去檔案管理人員大量的時(shí)間以及精力，特別是在檔案檢索環(huán)節(jié)，管理人員需要對照紙質(zhì)目錄在大量的紙質(zhì)檔案中抽調(diào)出所需檔案，其效率十分低下。然而在新時(shí)期計(jì)算機(jī)技術(shù)的合理運(yùn)用，相關(guān)管理人員可以在掌握必要的計(jì)算機(jī)技術(shù)基礎(chǔ)上，依靠相關(guān)程序自動(dòng)生成檔案信息，將這些信息匯總起來共同形成社會(huì)保險(xiǎn)檔案數(shù)據(jù)庫。管理人員只要在系統(tǒng)中輸入關(guān)鍵詞就可以快速而準(zhǔn)確的抽調(diào)出相關(guān)檔案信息，極大減輕了管理人員的工作強(qiáng)度。
1.2 紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案，節(jié)約檔案管理成本
以往傳統(tǒng)的社會(huì)保險(xiǎn)檔案通常為紙質(zhì)材料，不僅成本較高，同時(shí)紙質(zhì)檔案在存儲(chǔ)、管理以及檢索方面都會(huì)存在一定難度，這就在一定程度上增加了管理人員的工作量，且管理效率也不理想。而在新形勢下，先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)已迅速蔓延至人們生活工作的方方面面。相較于其他存儲(chǔ)、傳遞模式，成本低廉以及方便快捷等特點(diǎn)也讓計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用優(yōu)勢大大提高。在社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理中，計(jì)算機(jī)技術(shù)的運(yùn)用讓紙質(zhì)檔案逐漸被電子檔案所取代，這一方面降低了檔案本身的制作成本，節(jié)省檔案存放占地空間，另一方面也節(jié)省了大量的人力資源。
1.3 信息化管理有助于社保檔案永久、安全的保存
以往傳統(tǒng)的社保檔案由于以紙質(zhì)為主，受自然因素以及人為因素的影響，很多檔案信息并不能得到永久、安全的保存，特別是那些年代較為久遠(yuǎn)的檔案，有時(shí)會(huì)因?yàn)槿藶槭韬龌蛘呤艹薄⒒覊m等因素而遭到不同程度的破損，當(dāng)使用時(shí)就會(huì)出現(xiàn)檔案信息缺失或者字跡模糊等現(xiàn)象，給社保檔案的利用造成困難。但是信息化管理則不同，它可以將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為文字、圖片、音頻等電子形式，在很大程度上減少了檔案信息丟失或者字跡模糊等現(xiàn)象的發(fā)生。同時(shí)，由于電子版檔案可進(jìn)行多次備份，就算計(jì)算機(jī)硬件本身出現(xiàn)問題，相應(yīng)的檔案管理系統(tǒng)也不會(huì)就此崩潰，利用其它硬件依然可以恢復(fù)或者重建，進(jìn)而保證了社保檔案的完整性。
2 新時(shí)期加強(qiáng)社保檔案信息化管理的有效策略
2.1 加大宣傳，提高大眾對社保檔案信息化的正確認(rèn)識(shí)
可以通過電視臺(tái)、報(bào)紙或者網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)等媒體進(jìn)行社保檔案信息化的宣傳，提高社會(huì)公眾對社保檔案信息化的正確認(rèn)識(shí)，并對其有一個(gè)深入理解以及支持。提高社會(huì)公眾的認(rèn)識(shí)不僅僅是因?yàn)樯绫n案的信息化是一項(xiàng)技術(shù)手段的革命，更重要的是一場生活方式、管理方式以及思想觀念的革命。目前，我國的社保檔案事業(yè)正處于發(fā)展的關(guān)鍵時(shí)期，我們需要抓住機(jī)遇，積極開拓進(jìn)取，制定和執(zhí)行科學(xué)的戰(zhàn)略方針，來為今后社保檔案事業(yè)創(chuàng)造新的契機(jī)。另外，作為社保檔案信息化工作的領(lǐng)導(dǎo)者，也需要深切了解到檔案信息化的內(nèi)涵、目標(biāo)以及目的，并且對社保檔案信息化的內(nèi)容以及具體實(shí)現(xiàn)過程等有一個(gè)清楚的認(rèn)識(shí)。意識(shí)決定行為。在相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的帶領(lǐng)下，進(jìn)一步加大對社保檔案信息化建設(shè)的投入力度，從而為實(shí)現(xiàn)社保檔案的信息化管理提供必要的設(shè)備以及人才支持。
2.2 構(gòu)建一個(gè)完善的社保檔案信息化管理配套體系
第一，加強(qiáng)設(shè)備部門、系統(tǒng)開發(fā)部門以及網(wǎng)絡(luò)運(yùn)營部門之間的交流、合作，且社保單位應(yīng)該對自己的發(fā)展要求有一個(gè)充分掌握，并將信息化管理作為發(fā)展載體，依照相關(guān)發(fā)展需求研發(fā)符合自身需求且運(yùn)行穩(wěn)定的信息管理系統(tǒng)。
第二，就目前來看，我國多地社保單位的統(tǒng)籌程度都不容樂觀，并沒有積極構(gòu)建以檔案信息化管理為基礎(chǔ)的發(fā)展格局，進(jìn)而給社會(huì)保險(xiǎn)檔案的信息化發(fā)展造成了極大阻礙。所以，我們需要切實(shí)提高社保檔案管理統(tǒng)籌程度。
第三，建立健全社保檔案管理制度。在新時(shí)期，為了進(jìn)一步完善社保檔案信息化管理配套體系，提高信息化管理水平，需要建立相應(yīng)的個(gè)人信息更改管理制度以及安全管理制度，以此來為約束和管制管理人員的行為，避免因??人私欲而隨意更改他人的檔案信息。
2.3 提高社保檔案信息化管理水平
第一，各社保單位需要設(shè)立人才培養(yǎng)的專項(xiàng)資金，積極加強(qiáng)對社保檔案管理人員信息化技能以及職業(yè)素養(yǎng)的培養(yǎng)。具體來說，相關(guān)單位需要根據(jù)本單位的信息化管理建設(shè)程度，定期或不定期的組織檔案管理人員進(jìn)行必要的強(qiáng)化訓(xùn)練與教育培訓(xùn)，將其培養(yǎng)成符合本單位發(fā)展需求的復(fù)合型人才，這也是保證社保檔案信息化管理效率的前提。
第二，不斷擴(kuò)展和延伸社保檔案的功能。相關(guān)社保單位可以根據(jù)社保發(fā)展的基本要求，對社保檔案信息化管理中所包含的信息進(jìn)行深入分析研究，分析信息的變化趨勢，積極探索其中存在的問題，并提出有建設(shè)性的建議。舉例來說，我們可以通過分析參保人員的年齡變化趨勢，來對未來社保資金支出的壓力信息進(jìn)行分析，為今后社保單位的健康發(fā)展做好各項(xiàng)資金安排。
2.4 規(guī)范檔案經(jīng)辦隊(duì)伍，提高檔案的準(zhǔn)確性、完整性
在以往的社保檔案信息化管理中，由于當(dāng)時(shí)操作人員錄入信息的不規(guī)范，使得很多參保人的姓名或者身份證號碼等存在錯(cuò)誤，再加上參保人地址錄入不詳細(xì)以及電話號碼錯(cuò)誤等，都給社保檔案管理帶來的諸多不便。為有效避免這一問題，相關(guān)社保單位可以組建一支三人以上的工作小組，主要負(fù)責(zé)修改參保人員的各項(xiàng)信息。與此同時(shí)，還需相關(guān)部門提供參保人員的二代身份證復(fù)印件及相關(guān)證明資料，以此來確保參保人員的信息完整以及準(zhǔn)確。
1.1電子檔案代替書紙檔案，實(shí)現(xiàn)了無紙化辦公
信息化管理的基礎(chǔ)是網(wǎng)絡(luò)和電子科技的創(chuàng)新提高，在信息化病歷檔案的管理體制下，病患者的醫(yī)療信息檔案是以電子保存的形式進(jìn)行集結(jié)的，這樣的話就減少了辦公紙張的使用，實(shí)現(xiàn)了無紙化辦公的目的，可以很方便的幫助醫(yī)院管理工作者查閱和利用。從醫(yī)院的成本造價(jià)管理來看，病歷檔案的無紙化辦公，還可以降低紙張的采購成本，在電子檔案的優(yōu)勢下，可以實(shí)現(xiàn)無紙化的網(wǎng)上傳遞，并且傳遞的速度也十分快捷，省去了很多不必要的中間環(huán)節(jié)，使診斷結(jié)果的匯報(bào)速度進(jìn)一步提升，也方便了病患者可以隨時(shí)隨地的了解自己的病例診斷信息，這也是醫(yī)院未來檔案管理的發(fā)展趨勢所在。
1.2保證了病歷檔案信息的完整性，有助于醫(yī)療工作效率的提高
在科學(xué)技術(shù)的推動(dòng)下，我國的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)有了更大范圍的普及，在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及發(fā)展影響下，信息化檔案管理也就有了開展的堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，依托于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)可以充分的保障各項(xiàng)檔案信息的完整性，不會(huì)發(fā)生信息的丟失。它把病患者的健康檔案信息錄入到計(jì)算機(jī)中，對每一個(gè)病患者建立一個(gè)獨(dú)立的信息模版，再以數(shù)字或代碼的形式進(jìn)行區(qū)別，這樣的話，就可以一目了然的區(qū)分出不同病患者的檔案信息特點(diǎn)，從而便于主治醫(yī)師更好的制定診治方案，除此之外，它還可以促進(jìn)醫(yī)院病歷的規(guī)范化，包括從病歷信息的采集到最后的檔案制成整個(gè)環(huán)節(jié)都要求醫(yī)療人員，認(rèn)真負(fù)責(zé)的進(jìn)行，電子病歷形成后錄入到計(jì)算機(jī)中，并在相關(guān)技術(shù)的作用下，對各種資源進(jìn)行整合，進(jìn)而提高醫(yī)院對病案質(zhì)量的管理能力，形成了一種定期提醒的模式，促使病歷檔案管理人員按照時(shí)間的要求保證質(zhì)量的完成歸檔工作。
1.3最大程度的降低了歸檔工作的失誤率，有利于醫(yī)師診斷水平的提高
在電子檔案中，可以對主治醫(yī)師提供一個(gè)清晰明確的病患者信息，主治醫(yī)師可以根據(jù)這些信息作出明確的診斷要點(diǎn)，而這些診斷要點(diǎn)在計(jì)算機(jī)技術(shù)的自動(dòng)處理作用下，可以大大的減少中間不必要的人工的轉(zhuǎn)接工作，有效的降低了失誤的發(fā)生率，進(jìn)而保證了醫(yī)療行為的正確合理，規(guī)避了醫(yī)療事故的產(chǎn)生，有助于醫(yī)師在主治的過程中提高自身的主治水平；而且電子病歷檔案的一個(gè)明顯特點(diǎn)就是它的存儲(chǔ)十分便利，占用空間小，不會(huì)因?yàn)椴』颊邤?shù)量的增多而帶來數(shù)據(jù)資料的整合困難，在網(wǎng)絡(luò)的作用下可以順利的實(shí)現(xiàn)各個(gè)主治部門的信息整合。
1.4促進(jìn)醫(yī)療糾紛舉證能力的顯著提高
從近幾年我國的醫(yī)院診斷所發(fā)生的各種醫(yī)療事故來看，基本上都會(huì)牽涉到病患者的病歷檔案，那么在糾紛事故中，醫(yī)療檔案發(fā)揮著極其重要的作用。它是具有法律效力的重要醫(yī)學(xué)記錄，在事故的處理中可以作為有力的法律證據(jù)，因?yàn)樗涗浟瞬』颊咴\斷治療整個(gè)過程的具體狀況，并且記錄也十分全面和清晰，是病患者在醫(yī)院接受治療的體現(xiàn)，因此，它是維護(hù)醫(yī)院或者是病患者自身合法權(quán)益的重要材料。
2.醫(yī)院信息化病歷檔案管理的不足之處
2.1電子檔案缺少安全性考慮
由于病歷檔案信息對病患者和醫(yī)院都有重要的作用，它記錄了病患者的實(shí)際病情狀況以及診治的過程，對病患者來說，屬于個(gè)人隱私。而對于醫(yī)院管理來說，由于時(shí)代進(jìn)步，而很多的檔案管理人員自身還沒有掌握相應(yīng)的計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，對其中的重要環(huán)節(jié)缺少必要的技術(shù)支持，很容易導(dǎo)致電子檔案存在潛在的危險(xiǎn)性，容易讓不法分子趁虛而入，進(jìn)而給病患者和醫(yī)院的合法權(quán)益造成危害。
2.2電子檔案的信息化管理的基礎(chǔ)不完善
這方面的不足之處主要體現(xiàn)在，電子檔案的存儲(chǔ)系統(tǒng)硬件和軟不是很健全，存在很多的隱性漏洞。電子病歷按照數(shù)據(jù)庫的形式進(jìn)行存儲(chǔ)，是儲(chǔ)存在硬件上的，對于這些信息的儲(chǔ)存管理是用來支持日常業(yè)務(wù)管理的，這會(huì)對數(shù)據(jù)庫的效率和容量有一定的要求，需要計(jì)算機(jī)的硬件和軟件有足夠的空間和安全性，保證存儲(chǔ)基礎(chǔ)設(shè)施的良好。
2.3管理的標(biāo)準(zhǔn)存在很大的差異化
在信息化管理模式下，醫(yī)院的電子病歷檔案管理會(huì)涉及到諸多的部門，由于醫(yī)院各個(gè)部門的工作職責(zé)不同，這就導(dǎo)致了其對電子病歷檔案管理的要求各有不同，那么各個(gè)病歷檔案管理的制約因素就相對較多，并且會(huì)在整個(gè)電子病歷檔案的形成過程中都會(huì)有所涉及和牽連，導(dǎo)致各個(gè)不同部門的病歷檔案管理標(biāo)準(zhǔn)差異明顯，因此，對于醫(yī)院管理部門來書，就需要建立一個(gè)切實(shí)可行的電子病歷檔案的管理機(jī)制。
3.總結(jié)
一、檔案信息化管理的內(nèi)涵和外延
醫(yī)院檔案信息管理主要包括業(yè)務(wù)檔案信息、教學(xué)檔案信息、醫(yī)學(xué)科技檔案信息、后勤保障信息、行政黨務(wù)檔案信息等，基本上由文件、原始記錄、文獻(xiàn)、事物所構(gòu)成。它應(yīng)具有原始記錄、價(jià)值保留、集中存儲(chǔ)、統(tǒng)一管理、隨時(shí)查詢、增值效用等屬性，同時(shí)又具有量大、面廣、類別眾多、進(jìn)出頻繁的特點(diǎn)。就其功能而言，醫(yī)院檔案應(yīng)是醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)部門的決策支持；是學(xué)科建設(shè)、科研工作的參考依據(jù)；是資源配置、基本建設(shè)的信息資料，也是醫(yī)院建設(shè)的基本依據(jù)。因此，檔案工作應(yīng)是醫(yī)院改革與發(fā)展一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)性工作。
檔案信息化管理內(nèi)涵包括兩個(gè)方面，一是應(yīng)用信息技術(shù)對檔案信息系統(tǒng)集成、有序分類、便于查詢、開發(fā)應(yīng)用，對檔案的鑒定分類、編目、排序、檢索、歸檔保存等進(jìn)行高效的管理，以提高醫(yī)院管理效率；二是用信息流來調(diào)控檔案物流，最終實(shí)現(xiàn)“無紙化”管理，促進(jìn)管理創(chuàng)新。檔案管理信息化應(yīng)包括三個(gè)方面：
1．?dāng)?shù)據(jù)資料信息化應(yīng)用掃描儀、計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)把應(yīng)當(dāng)存檔的文件、資料信息等以統(tǒng)一規(guī)范的數(shù)據(jù)格式錄入計(jì)算機(jī)，以備處理。
2．工作流程信息化通過專用軟件實(shí)現(xiàn)檔案分類、編目和排序，為此首先需要規(guī)范管理流程、確定崗位員工的工作標(biāo)準(zhǔn)，減少人為調(diào)空和干預(yù)。為保證文檔一致性，醫(yī)院辦公自動(dòng)化系統(tǒng)要與檔案管理系統(tǒng)兼容。
3．檔案檢索信息化在施行分級檢索制度的前提下，通過醫(yī)院網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)可隨時(shí)準(zhǔn)確檢索到所需要的存檔文件、資料、原始記錄、文獻(xiàn)等。
檔案管理信息化的外延是指其外部的信息環(huán)境，既檔案管理部門獲取、傳輸、存儲(chǔ)、應(yīng)用信息資源的外部環(huán)境(院內(nèi)院外)，也包括相關(guān)法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、制度、信息安全和基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。
二、醫(yī)院檔案信息管理的特征
醫(yī)院檔案信息管理是實(shí)現(xiàn)醫(yī)院管理目標(biāo)的重要手段。明確醫(yī)院檔案信息的特點(diǎn)，有助于醫(yī)院管理者更加自覺、主動(dòng)地做好醫(yī)院信息管理工作。
1．醫(yī)院檔案信息管理具有資源管理的特征?，F(xiàn)代社會(huì)中，信息已成為無形的財(cái)富和重要資源。醫(yī)院檔案信息作為醫(yī)院的重要資源， 日益受到醫(yī)院管理者的重視。作為醫(yī)院檔案信息管理系統(tǒng)中的管理者和被管理者都是具有一定體質(zhì)、智力、知識(shí)和技能的人力資源。小生產(chǎn)狀態(tài)下的醫(yī)院管理是完全依靠醫(yī)院管理者的反映、認(rèn)識(shí)和記憶能力。但現(xiàn)代醫(yī)院管理規(guī)模之龐大、內(nèi)容之復(fù)雜、反應(yīng)速度之快捷都大大超出了醫(yī)院管理者自然能力所能駕馭的范圍。建立并依靠醫(yī)院檔案信息系統(tǒng)開展醫(yī)院檔案信息管理，就成為彌補(bǔ)人力資源不足的重要手段。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展、普及及應(yīng)用，醫(yī)院管理系統(tǒng)中的各部門實(shí)現(xiàn)了檔案信息資源共享。所有醫(yī)院管理者都努力地去準(zhǔn)確獲取信息和及時(shí)利用信息，把醫(yī)院管理成功寄托在對信息的占有和使用上，正是看到了醫(yī)院檔案信息的資源價(jià)值所在。信息作為一種戰(zhàn)略資源正經(jīng)歷著由信息事務(wù)性管理向信息資源性管理的轉(zhuǎn)變。所以，醫(yī)院檔案信息管理也必然具有了資源管理的特征。
2．醫(yī)院檔案信息管理具有質(zhì)量管理的特征。醫(yī)院檔案信息普遍地存在于醫(yī)院工作活動(dòng)之中，并隨時(shí)都在大量產(chǎn)生著新的信息。醫(yī)院檔案信息原本是溝通管理系統(tǒng)間各個(gè)環(huán)節(jié)和層次的橋梁和紐帶，它的價(jià)值和意義就是體現(xiàn)在有效的溝通中。但醫(yī)院的檔案信息質(zhì)量并不是自生自滅的自然流淌。所以，醫(yī)院檔案信息管理必然依賴于對信息的管理。對眾多的醫(yī)院信息給予去粗取精、去偽存真、合并歸類的處理，才能成為醫(yī)院管理所需要的高質(zhì)量的醫(yī)院信息，才能保證醫(yī)院管理的決策正確。反之，也就不能保證醫(yī)院管理的正常運(yùn)行。所以醫(yī)院檔案信息管理具有質(zhì)量管理的特征。
3．醫(yī)院檔案信息管理具有自成體系的理論和技術(shù)的特征。隨著檔案信息管理作用的增強(qiáng)和技術(shù)的成熟，其獨(dú)立的理論和技術(shù)系統(tǒng)性正逐漸形成。醫(yī)院檔案信息管理系統(tǒng)組建涉及到臨床醫(yī)學(xué)、醫(yī)院管理學(xué)、衛(wèi)生經(jīng)濟(jì)學(xué)、醫(yī)學(xué)工程等方面的學(xué)科知識(shí)，形成獨(dú)立的管理系統(tǒng)。而從事醫(yī)院檔案信息管理的人必須具有醫(yī)學(xué)、計(jì)算機(jī)、管理學(xué)、統(tǒng)計(jì)學(xué)等相應(yīng)的知識(shí)和技能，才能勝任此項(xiàng)工作。由此，醫(yī)院檔案信息就具有了自己的理論和技術(shù)特征。
三、醫(yī)院檔案信息系統(tǒng)的應(yīng)用管理
1．要全面完整地運(yùn)行系統(tǒng)
醫(yī)院檔案信息化管理的內(nèi)容相當(dāng)豐富。對于系統(tǒng)中的各模塊要有步驟、有計(jì)劃地全面啟動(dòng)，不能留有空當(dāng)和死角。要達(dá)到與檔案相關(guān)的部門全部上崗運(yùn)行并全面理順工作流程。特別要盡快轉(zhuǎn)變到新的網(wǎng)絡(luò)上來，這樣才能優(yōu)化工作流程，切實(shí)做到方便病人、方便，臨床的應(yīng)用要求。
2．要充分利用信息服務(wù)
(1)為醫(yī)院管理決策提供依據(jù)。決策是醫(yī)院管理的基本職能，科學(xué)的決策必須以全面反映客觀事物的信息資料為依據(jù)。因此，了解情況掌握信息是對醫(yī)院決策者的起碼要求，是正確決策的基本前提。醫(yī)院管理者只有充分掌握各種必要的醫(yī)院內(nèi)部和外部的有關(guān)信息，才能使自己的思想符合實(shí)際并作出正確決策。對于醫(yī)院管理者來說，所有復(fù)雜的信息不可能依賴人腦的記憶，而必須是要通過醫(yī)院檔案信息管理系統(tǒng)和其他渠道來提供。有了高質(zhì)量的醫(yī)院信息，才有助于醫(yī)院管理者的科學(xué)決策。因此，醫(yī)院檔案信息管理時(shí)時(shí)刻刻都在為醫(yī)院的正確決策提供著依據(jù)。
(2)是完成醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)控制的工具和手段。在現(xiàn)代醫(yī)院管理中，醫(yī)院管理者特別是高層次管理者，已較少直接、具體地管理物和人員，更多是對信息的管理。從某種意義上講，醫(yī)院管理就是按照一定目標(biāo)通過信息對醫(yī)院系統(tǒng)進(jìn)行組織、指揮、協(xié)調(diào)和控制。完整意義上的醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)是一個(gè)相對封閉的信息回路結(jié)構(gòu)，這個(gè)回路結(jié)構(gòu)專門用于把各執(zhí)行機(jī)構(gòu)和部門的執(zhí)行結(jié)果反饋給控制中樞(醫(yī)院管理指揮決策中心)。網(wǎng)絡(luò)是檔案信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)傳輸平臺(tái)。對于醫(yī)院采說，通過網(wǎng)絡(luò)可以提高辦事效率，縮短時(shí)間等，并提高數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，減少管理漏洞。還可以通過信息共享減少醫(yī)患之間的交叉感染，對防控烈性傳染病是極為科學(xué)有效的。在實(shí)際控制中正是根據(jù)反復(fù)不斷信息輸入、輸出和對多回路的源源不斷的反饋，才使醫(yī)院的管理活動(dòng)得到及時(shí)調(diào)整。因此，做好醫(yī)院檔案信息管理就成為醫(yī)院管理中的又一個(gè)控制手段。
(3)醫(yī)院檔案信息管理是實(shí)現(xiàn)醫(yī)院管理協(xié)調(diào)的紐帶和橋梁。醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)有著自己的組織機(jī)構(gòu)。組織要保持自身的穩(wěn)定性和發(fā)揮最佳的組織功能，必然離不開檔案信息。醫(yī)院信息使醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)中的各個(gè)層次、各個(gè)環(huán)節(jié)的活動(dòng)協(xié)調(diào)于醫(yī)院系統(tǒng)的整體之中，從而使醫(yī)院組織功能得到充分地發(fā)揮。醫(yī)院檔案信息管理的溝通上下、聯(lián)系左右的重要作用，把醫(yī)院各部門聯(lián)系起來，在醫(yī)院管理核心領(lǐng)導(dǎo)下朝著共同目標(biāo)統(tǒng)一行動(dòng)。因此，醫(yī)院檔案信息是協(xié)調(diào)各部門行動(dòng)；溝通聯(lián)絡(luò)醫(yī)院各工作環(huán)節(jié)和管理層次的紐帶和橋梁。
(4)要理順檔案信息的管理關(guān)系。由于醫(yī)院檔案信息工作發(fā)展較為迅速，其職能作用和組織地位并未引起醫(yī)院管理者足夠的重視。好多醫(yī)院的檔案室剛剛為獨(dú)立的職能科室。隨著檔案信息系統(tǒng)的發(fā)展和信息業(yè)務(wù)覆蓋面的擴(kuò)大，這種檔案信息管理體制暴露出許多致命的缺陷，如信息系統(tǒng)開發(fā)和信息服務(wù)方面的最高優(yōu)先權(quán)，本位主義在所難免，部門的權(quán)益被忽視等。醫(yī)院管理者要克服這種厚此薄彼的部門本位主義體制的缺陷，把醫(yī)院檔案信息管理部門置于醫(yī)院分管領(lǐng)導(dǎo)之下，設(shè)立一個(gè)獨(dú)立的面向醫(yī)院整個(gè)組織的檔案信息管理部門，為醫(yī)院的各個(gè)層次、各個(gè)部門提供更加完善的檔案信息服務(wù)。這已成為醫(yī)院檔案信息化管理的道德要求。
[關(guān)鍵詞]檔案信息化 優(yōu)勢 對策
[中圖分類號]G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號]1009-5349（2012）10-0057-01
21世紀(jì)，是知識(shí)的時(shí)代，信息的時(shí)代，網(wǎng)絡(luò)把整個(gè)世界連成一個(gè)地球村。在這種大的時(shí)代氛圍中，無論是黨政機(jī)關(guān)的辦公，公司企業(yè)的洽談，還是學(xué)校的教育、教學(xué)，都離不開檔案管理，而目前的檔案管理已日漸走上了信息化道路。 所謂檔案信息化管理，就是在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案信息資源進(jìn)行處置、管理并提供利用服務(wù)。在檔案管理中，實(shí)現(xiàn)信息化管理較傳統(tǒng)的管理方式，有它得天獨(dú)厚的優(yōu)勢，但由于處于管理方式的轉(zhuǎn)型中，又有它的難處，為此，我們應(yīng)該積極探索檔案信息化管理的對策。
一、檔案信息化管理的優(yōu)勢
（一）時(shí)間、空間優(yōu)勢
傳統(tǒng)的檔案管理，主要用紙質(zhì)的檔案，并存放在專門的檔案室中。實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理后，不需要更多的存放檔案的空間，檔案都存貯在電腦當(dāng)中，或者刻錄成光碟，只需要“消磁柜”，就可以保證資料的完好。利用這樣的信息化管理，不用考慮檔案紙由于時(shí)間長而造成的損壞。因此，這種管理方式既能保證較長時(shí)間地保存檔案，又可以節(jié)約空間。
（二）利用優(yōu)勢
實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，可以把檔案設(shè)置成不同的訪問級別，并進(jìn)行分類。各個(gè)部門可以根據(jù)需要和訪問級別，在最短的時(shí)間內(nèi)查找到所需要的資料。這樣既可以節(jié)約查找的時(shí)間，又方便利用。
二、實(shí)現(xiàn)檔案信息化的難點(diǎn)
（一）技術(shù)上的難關(guān)需要突破
在實(shí)現(xiàn)檔案信息化的過程中，既要實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化；又要實(shí)現(xiàn)檔案信息接收、傳遞、存儲(chǔ)的一體化，實(shí)現(xiàn)檔案信息高度共享，這就需要技術(shù)上多方面的配合，因此，檔案管理是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程。目前，正處向信息化發(fā)展的過程中，有許多技術(shù)難關(guān)需要解決。只要突破技術(shù)上的難關(guān)，才能真正實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。
（二）檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)亟待提高
進(jìn)行檔案信息化管理的時(shí)候，需要從事這一管理的人員具有現(xiàn)代化管理知識(shí)。然而從年齡結(jié)構(gòu)上來分析，從事檔案管理的人員中，年齡大的人員占多數(shù)，這就給檔案管理迅速實(shí)現(xiàn)信息化帶來了困難。
（三）安全管理制度需要完善
隨著檔案管理逐漸實(shí)現(xiàn)信息化，信息安全問題成為一個(gè)重要的問題。一方面，信息安全受到來自“黑客”的攻擊；另外一方面，存在著管理人員忽略安全，泄露信息的狀況。
三、促進(jìn)檔案信息化的對策
（一）解決技術(shù)上的難題，加強(qiáng)檔案信息的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)
檔案信息管理是對傳統(tǒng)檔案實(shí)體信息及檔案的管理信息利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行的輔助管理。作為一個(gè)規(guī)范化的檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)軟件，必須具備檔案的收集、整理、編目、保管、鑒定、檢索、開發(fā)利用及檔案統(tǒng)計(jì)等基本業(yè)務(wù)管理能力，這需要全方位技術(shù)的協(xié)調(diào)工作。因此，在技術(shù)上要請專業(yè)的技術(shù)人員來指導(dǎo)操作，同時(shí)要協(xié)調(diào)好網(wǎng)絡(luò)管理部門、信息采集部門、檔案管理部門的關(guān)系，達(dá)到相互配合，高效工作。
（二）盡快提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)
檔案信息化涉及數(shù)字化檔案信息資源、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、辦公自動(dòng)化和文檔一體化管理，簡言之，就是把計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等現(xiàn)代技術(shù)運(yùn)用于文書工作和檔案管理，可謂一項(xiàng)檔案技術(shù)工程。這就要求檔案管理人員既要掌握檔案學(xué)基礎(chǔ)理論和檔案管理知識(shí)，還要掌握一些自然科學(xué)基礎(chǔ)理論知識(shí)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和操作技能。對于檔案管理人員而言，首先達(dá)到的業(yè)務(wù)目標(biāo)就是能熟練運(yùn)用信息工具，這需要他們掌握計(jì)算機(jī)理論知識(shí)和運(yùn)用技能。其次，需要檔案管理人員能夠捕捉檔案信息，不僅為本部門的人員提供檔案資源，也需要熟悉網(wǎng)上的檔案信息資源，引導(dǎo)需求者獲得更多的檔案信息。再次，檔案人員需要具備提煉、加工檔案信息的能力，因?yàn)?，檔案利用者更需要“精要”信息。
面對目前檔案管理人員的現(xiàn)狀，一方面，應(yīng)該積極吸收檔案管理專業(yè)畢業(yè)生從事這一管理，因?yàn)樗麄兙邆湎嚓P(guān)的專業(yè)知識(shí)。而且，他們有更多的精力來接觸新鮮的事物，更方便學(xué)習(xí)最先進(jìn)的檔案管理方式。另一方面，對現(xiàn)有的檔案管理人員要進(jìn)行集中培訓(xùn)，達(dá)到短期內(nèi)提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的目標(biāo)。
（三）加強(qiáng)檔案信息管理的安全建設(shè)
檔案具有保密性的特點(diǎn)，因此，在實(shí)現(xiàn)檔案信息化的過程中，首先需要解決技術(shù)上的“保密”功能，設(shè)置不同級別的訪問權(quán)限。同時(shí)做好安全的防范措施，防止“黑客”的入侵和別有用心的人盜取檔案資料。其次，要注意培養(yǎng)檔案管理人員的“安全意識(shí)”，不可以“有意”或者是“無意”泄露檔案信息，提高“保密意識(shí)”，以保證檔案信息的安全。
【參考文獻(xiàn)】
[1]雷亞旭.檔案信息化建設(shè)的管理與改進(jìn).實(shí)用醫(yī)技雜志，2006年4月，第13卷，第7期.
關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化；優(yōu)勢；安全問題；措施
1 引言
檔案在人們的生活中具有重要的作用，和人們的生活息息相關(guān)，隨著社會(huì)的進(jìn)步，傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)逐漸落后于時(shí)代潮流，科技的進(jìn)步也使檔案管理出現(xiàn)了翻天地覆的改變，常規(guī)的管理方法已經(jīng)不能滿足人們的需求，這就需要在檔案管理中引入信息技術(shù)，能夠有效的提高檔案管理的效率，提升整個(gè)管理的質(zhì)量，但是目前信息技術(shù)在檔案管理的應(yīng)用中還存在一些問題，給檔案的安全帶來隱患，本文主要對檔案信息化管理的優(yōu)勢及安全問題進(jìn)行分析，并提出一些解決問題的措施，以便促進(jìn)檔案信息化管理的發(fā)展。
2 檔案信息化管理的優(yōu)勢
1.能夠提高對檔案的信息進(jìn)行利用的效率。隨著現(xiàn)代科技的飛速發(fā)展，環(huán)保的理念也逐漸深入人心，這就使無紙化辦公愈發(fā)被人們所關(guān)注，在社會(huì)中的各個(gè)方面得到了應(yīng)用。自動(dòng)化辦公的程度增加，就會(huì)使紙質(zhì)的檔案管理與數(shù)字化、信息化辦公間的矛盾與沖突不斷增加。檔案管理引入信息化之后，可以把檔案信息用數(shù)字和信息化的方式展現(xiàn)，進(jìn)而可以在辦公的信息化系統(tǒng)內(nèi)得到直接的應(yīng)用，不僅可以有效解決上述矛盾與沖突，還能夠提高檔案管理的信息的利用率，使檔案的使用者更加方便。
2.可以使搜索的速度不斷加快，提高了檔案搜索中的準(zhǔn)確性，傳統(tǒng)檔案管理的模式，在進(jìn)行檔案的搜索時(shí)，需要工作人員在大量的目錄或者案卷中手動(dòng)進(jìn)行查找，不僅需要耗費(fèi)大量的時(shí)間，查找的速度也很慢，而且容易產(chǎn)生錯(cuò)誤。實(shí)行檔案的信息化管理之后，不僅能夠極大的提高對檔案的信息進(jìn)行查找的速度，還可以極大的降低檔案的查找出現(xiàn)錯(cuò)誤的概率，提高了搜索的準(zhǔn)確度。
3.有利于檔案信息的共享與遠(yuǎn)程的傳輸。傳統(tǒng)紙質(zhì)的檔案，使用人員需要利用相關(guān)的部門進(jìn)行檔案的查找，或者需要借助傳真和郵寄等方式，這些手段對使用者造成很多不便。使用檔案信息化管理之后，可以借助信息科技，很快的就把使用者需要的檔案信息傳送到其手中，節(jié)省了大量的人力與財(cái)力，為使用者帶來了方便，提高了信息使用的效率。
3 檔案信息化管理安全問題分析
1.檔案信息化管理中檔案的合法性和真實(shí)性問題。根據(jù)以往的經(jīng)驗(yàn)，紙質(zhì)版的檔案需要相關(guān)單位的蓋章或者領(lǐng)導(dǎo)的簽字，很容易就可以辨別其合法性與真實(shí)性。但是檔案的信息化管理中，電子形式的檔案很容易被復(fù)制和 修改，這就很可能使檔案信息的真實(shí)與合法性受到影響。
2.保管的過程中出現(xiàn)的安全問題。對電子形式的檔案進(jìn)行長期的管理會(huì)受到很多因素的影響與制約，例如，計(jì)算機(jī)軟件及硬件使用的壽命，計(jì)算機(jī)軟件與硬件的平臺(tái)和檔案的信息間一致性的程度等，這些都要進(jìn)行妥善的處理，如果對其保管不當(dāng)，就可能使檔案的信息受到損害，嚴(yán)重者可能丟失檔案的信息。
3.檔案信息在傳輸時(shí)出現(xiàn)的安全問題。檔案的信息化管理過程中，信息的傳輸一般都是利用互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行傳輸，而互聯(lián)網(wǎng)形式的復(fù)雜就可能在傳輸?shù)倪^程中出現(xiàn)安全問題，使傳輸?shù)男畔⑹艿奖粋卧?、篡改以及竊取的威脅，尤其是一些需要得到高度重視與保密的信息，傳輸中的安全問題對其有極大的影響，需要得到相關(guān)人員的重視。
4.計(jì)算機(jī)的病毒帶來的安全問題。信息化時(shí)代不可避免的會(huì)遇到計(jì)算機(jī)的病毒問題，這是全世界都面臨的重要安全問題之一，檔案的信息化管理中，電子檔案在傳輸與保存的過程中可能會(huì)受到病毒的侵?jǐn)_，檔案信息化管理的系統(tǒng)也可能會(huì)受到相關(guān)的攻擊等，很多檔案面臨著被泄露的威脅，給人們的生活帶來很大影響，對檔案的安全也造成很大威脅。
4 應(yīng)對檔案信息化管理安全問題的對策
1.對電子形式檔案的真實(shí)性與合法性進(jìn)行改善。對于這一問題，可以使用加密技術(shù)進(jìn)行預(yù)防，目前使用加密的技術(shù)主要有兩大類，即對稱與非對稱兩種。對稱性的加密主要指加密和解密的秘鑰是相同的，這種加密的技術(shù)應(yīng)用比較廣泛；而非對稱加密是指解密和加密使用的秘鑰是完全不同的兩種，也就是說，加密秘鑰能夠公開，但是解密秘鑰卻不能公開，需要相關(guān)人員掌管，這種加密的方式在目前信息化檔案管理中的應(yīng)用取得了很好的效果。使用非對稱的加密技術(shù)，能夠把加密的秘鑰在所有需要接受管理的檔案部門進(jìn)行公開，由各個(gè)部門自行對檔案的管理進(jìn)行加密，這可以有效的解決檔案管理中存在的真實(shí)性與合法性的問題。
2.可以建立健全完善的管理制度。檔案信息化管理中，電子檔案在形成和利用以及管理和保存等各個(gè)環(huán)節(jié)內(nèi)，都可能會(huì)出現(xiàn)信息的更改或者丟失的威脅，而且那些已經(jīng)被更改或者丟失的信息并不容易和及時(shí)的被發(fā)現(xiàn)。所以，對檔案進(jìn)行管理的部門就需要建立一套統(tǒng)一管理的規(guī)章和制度，對系統(tǒng)中每份檔案生命的周期進(jìn)行全程管理，確保每個(gè)環(huán)節(jié)電子信息的準(zhǔn)確和完整。而且，對電子信息進(jìn)行制作的人員需要對自己所做的檔案負(fù)責(zé)，在對信息檔案進(jìn)使用時(shí)，只可以采取只讀的方式進(jìn)行觀看，避免在使用的過程中對電子信息產(chǎn)生破壞。而且，機(jī)關(guān)活動(dòng)中已經(jīng)形成的電子文件在簽發(fā)后就不能對其進(jìn)行更改，如果必須進(jìn)行更改，需要經(jīng)過相關(guān)部門的批準(zhǔn)。
3.對電子信息使用的權(quán)限進(jìn)行控制，一般來說，應(yīng)用范圍比較多的方法就是向需要的用戶頒發(fā)使用的通行證，這些通行證一般由專門的符合、數(shù)字或者字母組成，對于相關(guān)的用戶來說，要想對檔案進(jìn)行查看，就必須使用正確的數(shù)字或者符號進(jìn)行輸入，這樣能夠有效的避免無關(guān)的人員進(jìn)入檔案管理的系統(tǒng)。而且，在對檔案的訪問權(quán)限進(jìn)行設(shè)置時(shí)，還要對訪問者身份以及檔案保密的等級等進(jìn)行綜合的考慮。
4.可以使用監(jiān)控技術(shù)對安全問題進(jìn)行解決。監(jiān)控技術(shù)是對訪問進(jìn)行控制的技術(shù)中一種特別的形式，可以在檔案信息系統(tǒng)的外網(wǎng)和內(nèi)網(wǎng)間設(shè)計(jì)一定障礙，也就是所謂的防火墻，可以對檔案系統(tǒng)人員的進(jìn)出進(jìn)行鑒別和監(jiān)控，不僅能夠有效的減少無關(guān)的人員對檔案系統(tǒng)訪問的數(shù)量，還能夠降低一些需要保密的檔案泄露的概率，保證檔案系統(tǒng)中信息的安全，避免其遭到非法的侵犯。
5.可以引進(jìn)新的理念和管理的技術(shù)。隨著信息科技的進(jìn)步，很多行業(yè)都在某種程度上使用了高科技的技術(shù)。檔案的管理需要緊跟時(shí)代潮流，對傳統(tǒng)、落后的管理理念進(jìn)行創(chuàng)新和改善，加大各方面投入的力度，從源頭上對檔案的信息化管理進(jìn)行改善。
5 結(jié)語
綜上所述，檔案信息化管理在人們的生活中具有重要的意義，發(fā)揮了巨大的作用，加強(qiáng)對其安全問題的重視，采取有效的措施對其進(jìn)行解決能夠切實(shí)有效的發(fā)揮出檔案信息化管理的作用，所以需要得到相關(guān)人員的重視。
參考文獻(xiàn)
[1]王建宇.淺析檔案信息化管理的優(yōu)勢及安全問題[J].蘭臺(tái)世界，2011，（24）：63-64.
在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，檔案信息資源在社會(huì)與經(jīng)濟(jì)發(fā)展中具有重要的價(jià)值，并且其在不斷參與社會(huì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)的過程中，開始展現(xiàn)出越來越大的利用效益。同時(shí)，檔案資源的頻繁開發(fā)利用也給檔案管理工作帶來了新的挑戰(zhàn)，尤其是在檔案信息化管理模式下，給檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)。檔案管理社會(huì)化參與理念的提出，一定程度上緩解了檔案資源保管與利用的壓力，一方面降低了檔案管理成本，另一方面提高了檔案利用效率，具有積極的實(shí)踐意義和價(jià)值。從市場經(jīng)濟(jì)環(huán)境來看，高校競爭壓力對其自身核心競爭力的發(fā)展提出了更高的要求，這就使得高校處于市場經(jīng)濟(jì)影響的考慮而不得不集中優(yōu)勢資源打造自身核心競爭力，即應(yīng)用型高校著重發(fā)展應(yīng)用型教學(xué)，研究性高校著重發(fā)展科研與教學(xué)，這使得高校的檔案管理工作可借助社會(huì)力量提高檔案管理水平，而不必耗費(fèi)過多的學(xué)校精力與資源。因此在這中背景下，社會(huì)參與理念的提出對于發(fā)展高校檔案信息化管理，以及提高管理水平具有積極的意義。
2社會(huì)參與檔案信息化管理模式的設(shè)計(jì)思路
在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)環(huán)境下，檔案管理自身發(fā)展的趨勢與要求，使得高校檔案管理逐漸發(fā)展成為實(shí)體控制與信息控制兩種不同的層面，并且在“大檔案資源觀”的深入影響下，信息控制使得檔案管理融于信息管理網(wǎng)絡(luò)，發(fā)揮信息的綜合作用與優(yōu)勢，實(shí)體控制則以集中控制的模式實(shí)現(xiàn)設(shè)備、人力等自愿的集約化管理與規(guī)模經(jīng)濟(jì)管理，這種分層模式的檔案信息化管理成為市場經(jīng)濟(jì)環(huán)境下的全新發(fā)展模式。在市場經(jīng)濟(jì)體制下，為最大限度節(jié)約高校教育資源，以及最大限度發(fā)揮高校檔案作用，提高檔案管理水平，高校可以在可控范圍內(nèi)設(shè)計(jì)社會(huì)參與模式的檔案信息化管理模式，具體思路為高校檔案信息化管理外包給社會(huì)中介組織管理或者部分交予社會(huì)中介組織管理，進(jìn)而達(dá)到高校檔案管理的成本降低、效益增加的目的。通常來說，高校檔案信息化管理的社會(huì)力量外包分為以下階段：一是詳細(xì)了解和分析高校檔案信息化管理現(xiàn)狀以及進(jìn)行業(yè)績評估，并規(guī)劃檔案信息化管理發(fā)展前景；二是根據(jù)自身狀況制定合理的外包策略，以及具體外包項(xiàng)目或權(quán)限；三是對社會(huì)力量的管理水平及能力進(jìn)行綜合評價(jià)，進(jìn)而設(shè)定科學(xué)合理的外包合同；四是對高校檔案信息化管理的社會(huì)力量及外包過程進(jìn)行監(jiān)督管理，進(jìn)而完成項(xiàng)目驗(yàn)收。
3社會(huì)參與檔案信息化管理模式中的社會(huì)力量分析
3.1檔案中介機(jī)構(gòu)功能
從高校檔案信息化管理的流程及管理模式來看，社會(huì)力量參與的中介結(jié)構(gòu)功能主要包括四個(gè)方面：①社會(huì)服務(wù)功能，這也是檔案中介機(jī)構(gòu)的基本功能之一，體現(xiàn)了社會(huì)力量的社會(huì)服務(wù)性屬性與本質(zhì)。社會(huì)力量所具備的較強(qiáng)的市場經(jīng)濟(jì)特性能夠使其利用高校檔案管理轉(zhuǎn)移職能完成檔案服務(wù)于社會(huì)的改革，同時(shí)又能促進(jìn)檔案管理行政部分的改革，進(jìn)而擴(kuò)大社會(huì)服務(wù)范圍與社會(huì)服務(wù)效益；②社會(huì)溝通功能，以中介組織為主的檔案管理社會(huì)力量既不隸屬于高校等行政部門，也不隸屬于市場，其從本質(zhì)上是溝通檔案醒著能夠管理部門與市場之間的橋梁，起到社會(huì)溝通的功能；③公證鑒定功能，檔案中介結(jié)構(gòu)具有獨(dú)立性、技術(shù)性、客觀性的特征，因此其具備為社會(huì)提供公證服務(wù)、鑒定證明等獨(dú)特功能；④市場調(diào)節(jié)功能，檔案中介組織完全按照市場經(jīng)濟(jì)運(yùn)行規(guī)律而運(yùn)行，因此其能夠在市場中發(fā)揮其調(diào)節(jié)市場的作用，比如聯(lián)系勞務(wù)、技術(shù)、信息等要素的供給與需求，并且其還可以在社會(huì)或市場招聘檔案管理專業(yè)人才并充分發(fā)揮其專業(yè)技能，進(jìn)而促進(jìn)高校檔案信息化管理的發(fā)展。
3.2檔案協(xié)會(huì)職能與管理方式
