發(fā)布時(shí)間：2023-05-23 17:14:44
序言：寫作是分享個(gè)人見解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的檔案管理信息化建設(shè)樣本，期待這些樣本能夠?yàn)槟峁┴S富的參考和啟發(fā)，請(qǐng)盡情閱讀。
1檔案信息化建設(shè)的優(yōu)勢(shì)與特點(diǎn)
通常情況下，檔案信息化建設(shè)便于檔案管理的優(yōu)勢(shì)主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：首先通過相關(guān)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建設(shè)的信息化檔案，能夠更加方便地保存檔案資料。相較于以往的通過把檔案資料記錄在紙張上用于保存，信息化檔案只需要占據(jù)計(jì)算機(jī)極小內(nèi)存，就能夠很好地把檔案資料保存下來。以往的紙質(zhì)檔案管理方法可能受天氣或時(shí)間的影響，記錄檔案資料的紙張很容易就會(huì)發(fā)霉變質(zhì)，而檔案資料的也會(huì)遭到損壞，檔案資料也會(huì)因此失去價(jià)值。通過建設(shè)信息化檔案完全不受此影響，能夠非常長(zhǎng)久有效的保存檔案信息。其次，建設(shè)信息化檔案能夠在很大程度上滿足閱讀者查詢檔案資料。傳統(tǒng)檔案管理經(jīng)過長(zhǎng)時(shí)間的檔案資料積累之后，檔案資料會(huì)越來越多，在一定程度上加大閱讀者查詢檔案資料的難度，而通過信息化檔案閱讀者，只需要通過搜索關(guān)鍵字就能夠短時(shí)間內(nèi)找到想要的資料，這也在很大程度上的提高檔案使用率，發(fā)揮檔案資料所存在價(jià)值。最后通過建設(shè)檔案信息化徹底改變了傳統(tǒng)檔案管理模式，以往的檔案管理模式大多數(shù)都需要通過人工手動(dòng)完成，相關(guān)的資料收集、歸類與保存都需要相關(guān)操作人員來進(jìn)行。這種模式極其消耗工作人員的時(shí)間與精力，而且工作人員在進(jìn)行相關(guān)工作時(shí)難免會(huì)出錯(cuò)，導(dǎo)致檔案資料的準(zhǔn)確性有所降低。通過建設(shè)信息化檔案能夠有效地防止這一問題的產(chǎn)生，相關(guān)技術(shù)人員只需將檔案信息歸來在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的相關(guān)行列當(dāng)中就可，這種模式在很大程度上方便了檔案管理，確保檔案資料的準(zhǔn)確性。
2檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀
當(dāng)前，檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為優(yōu)化檔案管理質(zhì)量的最佳方法，但是，仍有有許多相關(guān)單位并沒有對(duì)此非常重視，這也造成了在進(jìn)行相關(guān)建設(shè)過程中，仍有些許地方不夠完善。就當(dāng)前所存在較為顯而易見的操作人員技術(shù)問題而言，當(dāng)前從事相關(guān)檔案管理的操作人員有絕大部分的綜合技術(shù)不能夠滿足建設(shè)檔案信息化的需要，如操作人員對(duì)于電腦的使用方法不夠了解，無法高效使用電腦來進(jìn)行相關(guān)檔案管理工作。另外，相關(guān)操作人員對(duì)管理工作不夠嚴(yán)謹(jǐn)，沒有足夠重視自身工作。許多檔案管理工作人員沒有能夠清楚自身職責(zé)所在，只注重檔案的保管而忽視檔案的利用價(jià)值。這些原因都會(huì)很大程度上降低檔案信息化使用效率，從而使得這些檔案資源不能夠發(fā)揮價(jià)值。
3檔案信息化建設(shè)相關(guān)介紹
檔案信息化所包含的內(nèi)容具有多樣性，從大范圍角度來說，檔案信息化所指的是結(jié)合各個(gè)行業(yè)的檔案資料通過準(zhǔn)確合理的整合，從而形成信息化的檔案。另外該檔案的內(nèi)容涵蓋了經(jīng)濟(jì)、文化以及政治方面的資料。將各種資料進(jìn)行準(zhǔn)確合理的整合，有利于將其分享與使用。從小范圍來說，檔案信息化就是指通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的參與使得檔案原有的信息能夠更好的歸類，能夠使閱讀者在進(jìn)行閱讀檔案資料的過程中更為方便，給閱讀者帶來更具真實(shí)性、多樣性的檔案資料。通過檔案信息化建設(shè)利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)能夠有效地把許多現(xiàn)代化的檔案資源結(jié)合在一起，通過合理地歸類能夠使得閱讀者極為方便查詢最具現(xiàn)代化的檔案信息，從而使得檔案資源最大程度上發(fā)揮作用，服務(wù)社會(huì)以及大眾。
4改進(jìn)檔案管理的建議與方法
4.1注重檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)與技術(shù)培養(yǎng)
優(yōu)化檔案管理的最終目的是為了能夠把檔案資料更方便、有效的提供給相關(guān)部門與相關(guān)人員參考。所以檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)牢記檔案信息化管理的最終目的，加強(qiáng)自身服務(wù)意識(shí)，堅(jiān)持服務(wù)相關(guān)部門與人員使用檔案的核心思想。更正以往的管理模式中只注重保管而忽視檔案利用價(jià)值管理理念，在保證檔案資料的安全有效的前提下最大程度上發(fā)揮出檔案資料價(jià)值，使得檔案資料能夠更好的服務(wù)社會(huì)大眾。檔案管理工作人員需要在更正傳統(tǒng)管理觀念的同時(shí)加強(qiáng)自身專業(yè)素養(yǎng)，建設(shè)信息化檔案需要相關(guān)工作人員具有足夠的專業(yè)才能得以實(shí)現(xiàn)，信息化檔案管理相關(guān)工作需要具有較高的專業(yè)素養(yǎng)的綜合型人才，提高相關(guān)工作人員的專業(yè)素養(yǎng)加強(qiáng)對(duì)管理人員的技術(shù)培養(yǎng)，對(duì)檔案信息化管理具有重大意義。
4.2提高檔案信息管理水平
在先進(jìn)科學(xué)技術(shù)的推動(dòng)下，通過使用計(jì)算機(jī)相關(guān)軟件能夠加快信息化檔案建設(shè)進(jìn)程。通過相關(guān)計(jì)算機(jī)管理軟件能夠?qū)π畔⒒瘷n案的管理工作起到積極作用。使得檔案管理的核心內(nèi)容朝檔案信息化方向發(fā)展，另外應(yīng)加大檔案信息化所用設(shè)備的投入，搭建高效的檔案信息化平臺(tái)系統(tǒng)，從而為檔案信息化管理活動(dòng)的開展打下良好基礎(chǔ)。建設(shè)電子檔案是信息化檔案建設(shè)的主要措施，電子檔案雖不能夠帶來實(shí)際效益，但是能夠在服務(wù)社會(huì)的同時(shí)發(fā)揮其潛在的經(jīng)濟(jì)效益。當(dāng)越來越多的電子檔案形成時(shí)，如何合理地管理這些電子檔案成為了主要問題。通過合理地選擇相關(guān)計(jì)算機(jī)管理軟件，是電子檔案得以有效利用的關(guān)鍵所在，但是也需要強(qiáng)化相關(guān)工作人員的專業(yè)素養(yǎng)，前后兩者均對(duì)提高管理質(zhì)量起到重要作用。
4.3加強(qiáng)檔案信息管理
在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)過程當(dāng)中，應(yīng)當(dāng)提前制定好相關(guān)工作流程，在整個(gè)建設(shè)過程中都應(yīng)保持認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度。信息化檔案建設(shè)應(yīng)當(dāng)結(jié)合當(dāng)前社會(huì)需求進(jìn)行規(guī)劃，在構(gòu)架檔案管理網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)時(shí)，應(yīng)充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)所具有的擴(kuò)展性、靈活性等特點(diǎn)，以結(jié)合社會(huì)需求，拓展開發(fā)相關(guān)功能，更新軟件系統(tǒng)，保證檔案信息化硬件設(shè)施和軟件的有效配合，以此保證檔案信息化的正常開展。信息化檔案管理相關(guān)人員應(yīng)從以往的實(shí)物檔案管理向檔案信息化管理模式轉(zhuǎn)變。管理具有多樣性、多渠道、實(shí)時(shí)性的檔案信息化資料，另外應(yīng)注重對(duì)專業(yè)人才的培養(yǎng)，同時(shí)逐步改革相關(guān)培訓(xùn)與考評(píng)，提高檔案工作人員的專業(yè)素養(yǎng)與工作能力。另外充分結(jié)合計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，通過相關(guān)管理軟件提高檔案管理效率。電腦的廣泛使用以及網(wǎng)絡(luò)管理技術(shù)發(fā)展給檔案管理帶來了巨大的便利。采用相關(guān)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)所構(gòu)建的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，不僅能夠使得檔案資料更具真實(shí)性，還能夠有效提高檔案使用率，節(jié)約絕大多數(shù)人力資源。
5結(jié)語
通過建設(shè)信息化檔案能在很大程度上提高檔案管理水平，傳統(tǒng)的方式通過紙張來進(jìn)行檔案相關(guān)資料的管理，已經(jīng)滿足不了當(dāng)今社會(huì)的需求。因此，建設(shè)信息化檔案已經(jīng)成為優(yōu)化檔案管理質(zhì)量的最佳方法，相關(guān)管理單位應(yīng)從實(shí)際出發(fā)，結(jié)合社會(huì)需要，構(gòu)建高效的檔案信息化平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理，全面提高檔案管理水平。同時(shí)也要注重相關(guān)管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，從而更好地推動(dòng)檔案信息化發(fā)展進(jìn)程。
作者:蘭志芳 單位:內(nèi)蒙古烏蘭察布市中心醫(yī)院
參考文獻(xiàn):
［1］張玄.檔案信息化建設(shè)的幾點(diǎn)思考［J］.辦公室業(yè)務(wù),2013(11).
［2］趙群.解析檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)思考［J］.辦公室業(yè)務(wù),2014(23).
［3］夏燕玲.檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)思考［J］.云南檔案,2010(3).
檔案工作，是各個(gè)組織、單位對(duì)工作內(nèi)容和工作過程涉及的有價(jià)值的相關(guān)歷史性資料的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)的活動(dòng)，其具有憑證價(jià)值和參考價(jià)值，還是規(guī)范管理的基礎(chǔ)。檔案管理信息化建設(shè)，是當(dāng)前檔案管理工作中的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作和檔案管理科學(xué)化的保障性工作。針對(duì)檔案管理信息化建設(shè)方面，本文從提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)投入，為檔案管理信息化建設(shè)提供基礎(chǔ)性保障；轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理模式，把實(shí)體管理變?yōu)樾畔⒒芾?；?yōu)化檔案信息化管理建設(shè)工作人員的專業(yè)性結(jié)構(gòu)，提升工作能力；加強(qiáng)檔案網(wǎng)站建設(shè)，落實(shí)檔案信息公開；注重檔案信息化管理建設(shè)安全性，避免蓄意篡改、非法利用；規(guī)范檔案信息錄入，保證電子檔案信息真實(shí)、準(zhǔn)確；完善數(shù)字檔案館建設(shè)共七個(gè)方面闡述了筆者的建議。
【關(guān)鍵詞】檔案管理；信息化建設(shè)；建議
檔案工作，是各個(gè)組織、單位對(duì)工作內(nèi)容和工作過程涉及的有價(jià)值的相關(guān)歷史性資料的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)的活動(dòng)，其具有憑證價(jià)值和參考價(jià)值，還是規(guī)范管理的基礎(chǔ)。檔案信息化建設(shè)是指運(yùn)用信息技術(shù)提高檔案工作現(xiàn)代化水平，重新思考檔案管理的新情況、新原則與新理論，確立網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中檔案管理與檔案服務(wù)的基本框架與基本方法，實(shí)現(xiàn)檔案信息的社會(huì)化服務(wù)。檔案管理信息化建設(shè)，是當(dāng)前檔案管理工作中的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作和檔案管理科學(xué)化的保障性工作。
一、提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)投入，為檔案管理信息化建設(shè)提供基礎(chǔ)性保障
各組織、各單位，為進(jìn)一步推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，必須領(lǐng)導(dǎo)在思想上要提高檔案信息化建設(shè)的重要意義，將檔案信息化建設(shè)作為重要的工作任務(wù)來抓。為了推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，在硬件上要保障資金投入，包括計(jì)算機(jī)、檔案管理軟件、掃描儀、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、照相機(jī)、攝像機(jī)、移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備、服務(wù)器等。對(duì)于財(cái)力資金有限的單位，可以按照檔案管理工作的需要先購(gòu)置極缺的設(shè)備，采用逐年增購(gòu)的方式來逐步完善檔案信息化管理建設(shè)所需的硬件條件。
二、轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理模式，把實(shí)體管理變?yōu)樾畔⒒芾?/p>
傳統(tǒng)的檔案管理，是以紙質(zhì)材料、照片、錄像光盤作為檔案工作的主要內(nèi)容。檔案交接程序多，檔案占用存放空間大、存放時(shí)間長(zhǎng)容易發(fā)生檔案材料的變性，甚至無法辨識(shí)。隨著科技的發(fā)展，除了必要的紙質(zhì)材料需要原始性存檔之外，很多檔案材料可以采用電子文檔、移動(dòng)硬盤的形式進(jìn)行存檔。這種信息化變革，節(jié)約了紙張的同時(shí)也簡(jiǎn)化了檔案交接工作過程，高效而節(jié)約。并且，電子檔案容易保管，且安全性較高。
三、優(yōu)化檔案信息化管理建設(shè)工作人員的專業(yè)性結(jié)構(gòu)，提升工作能力
從事檔案工作的人員，是專業(yè)技術(shù)性人員，因此各組織、單位在配備檔案管理工作人員時(shí)要充分論證從業(yè)人員的學(xué)歷的專業(yè)性，還要定期的組織從業(yè)人員學(xué)習(xí)檔案信息化管理建設(shè)的新知識(shí)、新方法。此外，因?yàn)闄n案信息化管理建設(shè)需要從業(yè)人員具備較強(qiáng)的計(jì)算機(jī)運(yùn)用能力，因此要針對(duì)這一特點(diǎn)有針對(duì)性的對(duì)在崗職工安排計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力培訓(xùn)，努力將檔案工作隊(duì)伍培養(yǎng)成會(huì)檔案管理、又會(huì)計(jì)算機(jī)的復(fù)合型人才隊(duì)伍，滿足檔案管理信息化建設(shè)對(duì)人員的需要。
四、加強(qiáng)檔案網(wǎng)站建設(shè)，落實(shí)檔案信息
公開檔案網(wǎng)站建設(shè)是檔案信息化管理建設(shè)工作的另一項(xiàng)重要工作內(nèi)容。通過檔案網(wǎng)站建設(shè)，能夠?qū)崿F(xiàn)遠(yuǎn)程在線檔案服務(wù)和信息公開。當(dāng)前，一些組織、單位雖然建設(shè)了檔案工作網(wǎng)站，但是還處于低層次的起步階段，檔案工作網(wǎng)站維護(hù)不及時(shí)，檔案管理工作信息不公開、服務(wù)功能無人應(yīng)答回復(fù)，甚至一些欄目是空白。因此，要進(jìn)一步加強(qiáng)檔案網(wǎng)站建設(shè)，完善檔案網(wǎng)站的功能，及時(shí)維護(hù)，互動(dòng)高效，提高主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，實(shí)現(xiàn)信息公開。
五、注重檔案信息化管理建設(shè)安全性，避免蓄意篡改、非法利用
檔案信息化管理建設(shè)必然涉及到安全性的問題，要高度認(rèn)識(shí)到網(wǎng)絡(luò)安全的重要性，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)水平提升，設(shè)置防火墻和安全掃描監(jiān)控系統(tǒng)，防止檔案信息被蓄意篡改、非法利用。對(duì)于檔案網(wǎng)站用戶，要建立實(shí)名制準(zhǔn)入驗(yàn)證，拒絕非法訪問和未授權(quán)訪問。要根據(jù)用戶進(jìn)行分類，以授權(quán)不同的檔案信息查詢權(quán)限。對(duì)于重要檔案信息、機(jī)密檔案信息、敏感檔案信息，為了保證安全性要與互聯(lián)網(wǎng)隔離儲(chǔ)存。
六、規(guī)范檔案信息錄入，保證電子檔案信息真實(shí)、準(zhǔn)確
電子檔案信息在錄入時(shí)，容易出現(xiàn)錯(cuò)誤。因此，要加強(qiáng)對(duì)電子檔案信息的內(nèi)容的審核以及錄入的檢查校對(duì)，最大程度的減少電子檔案信息的錯(cuò)誤，力爭(zhēng)電子檔案信息錄入準(zhǔn)確、真實(shí)。為了便于開展電子檔案信息的核對(duì)和錄入工作，檔案部門要建立統(tǒng)一的檔案工作要求，明確電子檔案材料的格式模板和內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)。
七、完善數(shù)字化檔案館建設(shè),開拓檔案工作的新局面
數(shù)字化檔案館建設(shè)，是檔案信息化管理建設(shè)的另一項(xiàng)組成部分。數(shù)字檔案館是數(shù)字時(shí)代或者說大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案館的發(fā)展方向，是現(xiàn)代的新型檔案館，是對(duì)傳統(tǒng)檔案館的升級(jí)。檔案工作是否現(xiàn)代化，我國(guó)能否成為檔案強(qiáng)國(guó)，其顯著標(biāo)志就是看是否建成數(shù)字檔案館。數(shù)字化檔案館建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，其集成的檔案信息數(shù)量與內(nèi)容更加廣泛，更便于檔案信息統(tǒng)計(jì)、查詢、保存。數(shù)字化檔案館建設(shè)不是一個(gè)組織、一個(gè)部門的事情，是多個(gè)組織、多個(gè)部門協(xié)調(diào)建設(shè)的關(guān)系，需要根據(jù)實(shí)際情況做好信息管理的統(tǒng)籌規(guī)劃與銜接，要在同一個(gè)平臺(tái)下通過同一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)質(zhì)量管理系統(tǒng)完善數(shù)字化檔案建設(shè)。傳統(tǒng)檔案館必須向數(shù)字檔案館轉(zhuǎn)變，才能適應(yīng)檔案環(huán)境的新變化，開拓檔案工作的新局面。
參考文獻(xiàn)：
[1]吳冬梅.淺談信息時(shí)代的檔案利用工作[J].科技與經(jīng)濟(jì),2001,(5).
[2]劉英萍.淺議檔案工作信息化建設(shè)[J].檔案與社會(huì),2005,(12).
關(guān)鍵詞:新時(shí)期;人事檔案管理;信息化建設(shè)
人事檔案就是對(duì)企事業(yè)單位的信息資源進(jìn)行管理,當(dāng)前社會(huì)經(jīng)濟(jì)以及信息技術(shù)快速發(fā)展,企事業(yè)單位要實(shí)現(xiàn)良好的發(fā)展就應(yīng)積極加強(qiáng)人才的管理,認(rèn)識(shí)管理是人力資源管理的重要組成部分,對(duì)于促進(jìn)人才的穩(wěn)定、高效發(fā)展具有積極地意義。在現(xiàn)代化發(fā)展的今天,傳統(tǒng)的人事檔案管理方法已經(jīng)不適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的實(shí)際需要,因此應(yīng)積極轉(zhuǎn)變?nèi)耸聶n案的管理方法,促進(jìn)人事檔案實(shí)現(xiàn)信息化的管理與建設(shè),更好的適應(yīng)社會(huì)以及單位發(fā)展的實(shí)際需要。
一、人事檔案管理信息化建設(shè)的意義
當(dāng)前信息技術(shù)發(fā)展迅速,人類活動(dòng)主要通過信息資源來承載,人事檔案是對(duì)人的成長(zhǎng)以及社會(huì)經(jīng)歷進(jìn)行記載,在人力資源管理中有著十分重要的作用,隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展,人事檔案的信息化管理建設(shè)成為發(fā)展的必然趨勢(shì)。人事檔案的信息化建設(shè)需要以信息技術(shù)為依托,不再是傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理,將人事檔案信息錄人到計(jì)算機(jī)中,利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理,保證人事檔案信息的全面、真實(shí),避免出現(xiàn)信息丟失的情況。利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行人事檔案管理有助于提高檔案信息的安全性和完整性,有助于檔案信息的開發(fā)和利用。人事檔案中的信息數(shù)量比較大,利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行管理有助于提高信息的更新速度,強(qiáng)化信息資源的共享,避免傳統(tǒng)紙質(zhì)管理中復(fù)雜的工作環(huán)節(jié),減少勞動(dòng)力的支出。通過及時(shí)更新人事檔案信息資料,企事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)能夠更加全面、及時(shí)、準(zhǔn)確的了解員工的工作情況,為人動(dòng)提供了科學(xué)的依據(jù)。同時(shí),實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的信息化建設(shè),能夠促進(jìn)人事檔案管理效率以及效果的實(shí)現(xiàn),促進(jìn)管理水平的提升。信息化的人事檔案管理是在計(jì)算機(jī)上對(duì)檔案信息進(jìn)行查詢、修改和更新的,能夠避免破壞原始檔案資料,保證檔案信息資源的權(quán)威性。人事檔案信息的建設(shè)應(yīng)尊重員工,保證員工的知情權(quán),這樣人事檔案才有利用的價(jià)值,對(duì)人事檔案進(jìn)行信息化建設(shè),員工能夠通過網(wǎng)絡(luò)查詢了解自己的檔案信息,為員工解疑答惑,體現(xiàn)人性化服務(wù)。因此應(yīng)加強(qiáng)人事檔案的信息化建設(shè),促進(jìn)人力資源管理效果和水平的提高。
二、新時(shí)期人事檔案管理的信息化建設(shè)對(duì)策
1.提高對(duì)人事檔案信息化管理的重視程度
當(dāng)前信息化建設(shè)逐漸推進(jìn),人事檔案管理的信息化建設(shè)也得到了一定的發(fā)展,人事檔案的信息化建設(shè)就是利用信息管理系統(tǒng)進(jìn)行動(dòng)態(tài)化、即時(shí)性的建設(shè),促進(jìn)人事檔案管理水平的提高。因此應(yīng)提高對(duì)人事檔案信息化建設(shè)的重視程度,了解信息化建設(shè)的作用和意義。人事檔案管理的信息化建設(shè)不是一朝一夕就可以實(shí)現(xiàn)的,應(yīng)將人事檔案管理信息化建設(shè)納人到日常管理工作中,從企事業(yè)單位的實(shí)際情況出發(fā),循序漸進(jìn),不斷提升人事檔案信息化的建設(shè)效果和水平,對(duì)人事檔案的信息化建設(shè)進(jìn)行綜合的研究和分析,及時(shí)發(fā)現(xiàn)存在的問題,并積極采取措施加以解決2j[,使人事檔案管理信息化建設(shè)能夠?qū)崿F(xiàn)高效、順利的建設(shè)與發(fā)展。
2.加強(qiáng)信息化軟件的開發(fā)力度
人事檔案管理的信息化建設(shè)需要利用信息管理平臺(tái)來實(shí)現(xiàn),因此應(yīng)檔案管理以及科學(xué)技術(shù)人員應(yīng)加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理信息化軟件的開發(fā)和利用,對(duì)各種操作系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí),建立完善的人事檔案信息管理數(shù)據(jù)系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)人事檔案管理信息化建設(shè)的有效推進(jìn),在人事檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng)建設(shè)時(shí),應(yīng)注重管理系統(tǒng)的功能實(shí)現(xiàn),數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)應(yīng)具有一定的查詢、傳輸、處理等功能3j[,在人事檔案信息化管理建設(shè)中,數(shù)據(jù)庫(kù)中包含著大量人員信息,這些信息數(shù)據(jù)是需要重復(fù)利用的,因此要以人事檔案管理信息化建設(shè)為核心,促進(jìn)信息資源的利用效率,實(shí)現(xiàn)信息的共享,保證信息資源的科學(xué)性、安全性,提高人事檔案的信息服務(wù)質(zhì)量,促進(jìn)人事檔案管理信息化建設(shè)的高效推進(jìn)。
3.提高檔案管理人員的素質(zhì)能力
人事檔案管理的信息化建設(shè)最終還是由人來完成的,因此在人事檔案管理的信息化建設(shè)中,應(yīng)努力提高人事檔案管理人員的素質(zhì)能力,提高人事檔案管理人員的服務(wù)水平。在人事檔案信息化管理中,需要利用計(jì)算機(jī)對(duì)文字、圖像、聲音等進(jìn)行加工處理,實(shí)現(xiàn)人事檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ),并通過人事檔案管理平臺(tái)實(shí)現(xiàn)人事檔案的傳輸和共享,以便滿足人們的人事檔案需求。檔案管理人員應(yīng)掌握一定的信息處理基礎(chǔ),明確檔案管理的相關(guān)知識(shí),以高度的責(zé)任感投人到人事檔案管理信息化建設(shè)中,促進(jìn)人事檔案管理水平的提高。
4.做好人事檔案的安全管理工作
由于計(jì)算機(jī)本身的局限性,使得在人事檔案管理信息化建設(shè)中,應(yīng)加強(qiáng)對(duì)人事檔案信息安全的管理,在做好人事檔案信息資源共享的同時(shí),也應(yīng)注重檔案信息的安全問題,避免由于檔案信息泄露造成嚴(yán)重的損失。因此人事檔案管理部門應(yīng)努力強(qiáng)化檔案信息的安全管理工作,做好安全保護(hù)措施,保證人事檔案的真實(shí)性和科學(xué)性。對(duì)計(jì)算機(jī)中的人事檔案做好備份工作,并明確人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的使用權(quán)限,保證人事檔案的管理能夠按照相關(guān)的制度進(jìn)行,實(shí)現(xiàn)人事檔案的安全管理。
三、結(jié)束語
當(dāng)前社會(huì)經(jīng)濟(jì)以及信息技術(shù)快速發(fā)展,計(jì)算機(jī)技術(shù)被廣泛的應(yīng)用到社會(huì)生產(chǎn)及生活的各個(gè)領(lǐng)域,在人事檔案管理中,計(jì)算機(jī)技術(shù)也得到了普及,實(shí)現(xiàn)了紙質(zhì)檔案向信息化檔案管理的轉(zhuǎn)變,促進(jìn)了人事檔案管理效率的提升。
參考文獻(xiàn):
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【關(guān)鍵詞】信息化建設(shè)；高校檔案管理；分析
隨著社會(huì)的發(fā)展和時(shí)代的進(jìn)步，人類進(jìn)入了信息化時(shí)代，高校的檔案管理方式也發(fā)生了很大改變，已經(jīng)由傳統(tǒng)的管理方式向信息化方向發(fā)展。信息化技術(shù)給高校檔案管理帶來了極大的便利，同時(shí)能夠促進(jìn)檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。高校檔案管理員面臨的最大問題是，如何將信息化建設(shè)更好地應(yīng)用到檔案管理中，這也是當(dāng)前他們的重要任務(wù)。將信息化建設(shè)應(yīng)用到檔案管理中，不僅能提高工作效率，還能減輕工作人員的工作負(fù)擔(dān)。當(dāng)前，高校進(jìn)行檔案管理的信息化建設(shè)受到很多問題的阻礙，積極對(duì)高校檔案管理中的信息化建設(shè)進(jìn)行分析，便于更好地促進(jìn)高校的可持續(xù)發(fā)展。
1.關(guān)于高校檔案管理的概念和內(nèi)涵
1.1在高校的管理中，檔案管理是其中的一個(gè)重要方法，對(duì)高校的建設(shè)意義重大。高校檔案管理包括的內(nèi)容有很多包括招生工作、科研管理檔案及教學(xué)檔案等，它將一些具體的事物用文字和圖表的方式進(jìn)行表示，方式簡(jiǎn)單，便于保存，是以后高校教育和教學(xué)的重要參考和歷史記錄依據(jù)。它能為高校日后的發(fā)展積累豐富的經(jīng)驗(yàn)，從而奠定了高校可持續(xù)發(fā)展的基礎(chǔ)，對(duì)高校的未來發(fā)展影響深遠(yuǎn)。實(shí)現(xiàn)高校檔案管理信息化指的是利用網(wǎng)絡(luò)和多媒體等先進(jìn)技術(shù)對(duì)高校檔案進(jìn)行信息化管理，對(duì)一些高校的檔案資料進(jìn)行合理的開發(fā)和利用，以達(dá)到實(shí)現(xiàn)其進(jìn)行社會(huì)共享的目的，從而提高其社會(huì)利用價(jià)值。
1.2高校檔案管理信息化通過網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化的手段將高校中的各類檔案資料進(jìn)行收集，從而實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理。通過網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)等技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)將高校檔案進(jìn)行自動(dòng)化和一體化管理的目的。還能通過技術(shù)手段進(jìn)行資源的共享，實(shí)現(xiàn)高校檔案的共享價(jià)值。高校檔案管理信息化是進(jìn)行推廣和應(yīng)用信息技術(shù)的過程，也是進(jìn)行二次開發(fā)和利用高校檔案資源和信息的過程，是一個(gè)將信息服務(wù)達(dá)到最大化價(jià)值開發(fā)的過程。
2.信息化建設(shè)在高校檔案管理中存在的一些問題
當(dāng)前高校的檔案管理工作已經(jīng)成為了各校管理工作的重點(diǎn)，在當(dāng)今信息化時(shí)代的大背景下，為了促進(jìn)學(xué)校管理建設(shè)，各高校都采用了很多的方法，但是受到一些客觀和主觀問題的影響，仍然存在著很多的問題，主要表現(xiàn)在如下方面：
2.1檔案管理人員整體素質(zhì)不高，能力和水平有限。
很多高校的檔案管理人員都是臨時(shí)聘用的，沒有經(jīng)過專門的知識(shí)和技能的培訓(xùn)，對(duì)于檔案管理工作中的具體流程和注意事項(xiàng)沒有明確的概念，在工作中按照自己的思維進(jìn)行管理，這樣在工作中容易出現(xiàn)信息流失和信息不全的問題。高校也沒有對(duì)學(xué)校管理中檔案管理人員起到的重要作用有著清晰的認(rèn)識(shí)，在資金和經(jīng)費(fèi)的投入上明顯不足，沒有對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，使得他們的技能始終得不到提高。
2.2落后的檔案管理設(shè)施和技術(shù)服務(wù)水平。
在檔案管理工作中，我國(guó)各高校存在著明顯的南北方差異，總體而言，南方的高校管理水平要高于北方的高校管理水平。存在著差異的重要原因就是資金投入水平不同，一些一流的高校其資金來源較廣，學(xué)校能利用的資金相對(duì)較多，對(duì)學(xué)校檔案管理工作投入的資金就多；而一些普通的高校相對(duì)而言缺少資金來源渠道，對(duì)學(xué)校的檔案管理工作投入的資金就少，從而使得學(xué)校的檔案管理工作發(fā)展受到了限制。
3.如何有效進(jìn)行高校檔案管理工作的信息化建設(shè)
現(xiàn)代高校檔案管理工作的重要目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)信息化和數(shù)字化的管理模式，從而實(shí)行促進(jìn)高校建設(shè)的目的。如何將各高校的檔案管理水平進(jìn)一步的提高，以保證檔案管理的效力，可以從下面的幾個(gè)方面進(jìn)行考慮：
3.1將檔案管理隊(duì)伍進(jìn)行強(qiáng)化建設(shè)，檔案管理人員的素質(zhì)必須進(jìn)行提高和培養(yǎng)。高校檔案管理人員的素質(zhì)對(duì)檔案管理工作的開展具有很大影響，當(dāng)前檔案管理工作滯后的一個(gè)重要原因就是管理人員的素質(zhì)偏低。所以加強(qiáng)管理人員的素質(zhì)培養(yǎng)和專業(yè)技能培養(yǎng)成為了當(dāng)前的首要任務(wù)，定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高其專業(yè)技能，同時(shí)要提高他們對(duì)工作重要性的認(rèn)識(shí)，及時(shí)對(duì)他們進(jìn)行一些應(yīng)用到檔案管理中的先進(jìn)技術(shù)培訓(xùn)，讓他們能在工作中學(xué)會(huì)操作，從而有效提高高校檔案管理工作的能力。
3.2加大對(duì)檔案管理工作的資金投入，充分提高檔案管理的信息化技術(shù)水平。當(dāng)前高校檔案管理工作中的一個(gè)重要問題就是檔案管理設(shè)施落后、嚴(yán)重缺乏資金投入。沒有雄厚的資金作為后盾，檔案管理工作就不能得到切實(shí)的落實(shí)。各高校應(yīng)積極加大社會(huì)各界對(duì)學(xué)校的資金投入，擴(kuò)大資金來源，從而能夠引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)施，提高檔案管理的整體水平。
3.3創(chuàng)新管理方式，進(jìn)行特色檔案管理體系的建立。大多高校在當(dāng)前的檔案管理工作中，都是簡(jiǎn)單的對(duì)檔案進(jìn)行分類劃分。這種簡(jiǎn)單的劃分模式存在著較大的缺點(diǎn)，容易造成以后在查找檔案中存在困難或是流失了一些重要的檔案信息，同時(shí)也不利用進(jìn)行特色校園的建設(shè)。為了將高校檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)行有效提高，就需要在日常工作中對(duì)技術(shù)創(chuàng)新進(jìn)行不斷加強(qiáng)，實(shí)現(xiàn)管理手段的不斷信息化發(fā)展，建立起具有自己校園特色的個(gè)性檔案管理體系。
小結(jié)
高校檔案管理的主要方式已經(jīng)逐步改變?yōu)檫M(jìn)行信息化的管理，為了將檔案管理人員的工作效率進(jìn)行提高，促進(jìn)高校的可持續(xù)發(fā)展，實(shí)現(xiàn)最大價(jià)值化的高校管理，就需要不斷完善和改進(jìn)高校的檔案信息化管理，找到發(fā)展中存在的問題并提出相關(guān)的解決策略，從而保證能有效進(jìn)行高校檔案的信息化管理，以此促進(jìn)高校建設(shè)的順利進(jìn)行。
參考文獻(xiàn)：
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論文關(guān)鍵詞：信息化；科技；檔案管理；必由之路
進(jìn)入21世紀(jì)以來，由于現(xiàn)代信息化技術(shù)得到突飛猛進(jìn)的發(fā)展，對(duì)于科技檔案管理而言，不再只停留在保存原有資料的功能上，更重要的是依靠現(xiàn)代信息、網(wǎng)絡(luò)等高新技術(shù)和資源，利用信息化網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)技術(shù)構(gòu)成嶄新平臺(tái)，從而提高企業(yè)的綜合運(yùn)作能力，增強(qiáng)企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)能力。由此可見，信息化是科技檔案管理的必由之路。作為企業(yè)的檔案管理者，務(wù)必要樹立起強(qiáng)烈的職業(yè)創(chuàng)新意識(shí)，以信息化建設(shè)推動(dòng)科技檔案管理工作，把建立企業(yè)檔案信息網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)館藏科技檔案數(shù)字化、資源共享、服務(wù)對(duì)象與需求擴(kuò)大化，當(dāng)成義不容辭的職責(zé)。
一、科技檔案在企業(yè)信息化建設(shè)中發(fā)揮的作用
檔案具有歷史再現(xiàn)性、知識(shí)性、信息性、政治性、文化性、社會(huì)性、教育性、價(jià)值型等特點(diǎn)，其中歷史再現(xiàn)性為其本質(zhì)屬性，其他特點(diǎn)為一般屬性。因此，可將檔案的定義簡(jiǎn)要表述為：檔案是再現(xiàn)歷史真實(shí)面貌的原始文獻(xiàn)。
科技檔案是指在自然科學(xué)研究、生產(chǎn)技術(shù)、基本建設(shè)等活動(dòng)中，形成的應(yīng)該歸檔保存的圖紙、圖表、文字材料、計(jì)算材料、照片、影片、錄像帶等科技文件材料。科技檔案管理是檔案管理的重要組成部分，它在企事業(yè)單位中是一項(xiàng)技術(shù)基礎(chǔ)工作。盡管檔案管理歷史悠久，而科技檔案管理卻誕生在近代工業(yè)革命之后，是社會(huì)化大生產(chǎn)和專業(yè)分工的產(chǎn)物?？萍紮n案對(duì)于企業(yè)建設(shè)與發(fā)展具有重大的作用，特別是在進(jìn)入現(xiàn)代化企業(yè)建設(shè)中，科技檔案在科研、生產(chǎn)、企業(yè)科學(xué)管理中顯示出越來越明顯的無可替代的作用，具有相當(dāng)高的經(jīng)濟(jì)價(jià)值。
對(duì)于一個(gè)企業(yè)來說，研發(fā)能力的強(qiáng)弱，是衡量其核心競(jìng)爭(zhēng)力的重要指標(biāo)，而許多新的研發(fā)成果不可能從零開始，更多的是要借鑒、吸收大量的前人成功經(jīng)驗(yàn)，吸取大量的前人失敗教訓(xùn)?？萍紮n案利用價(jià)值是它本身固有的特點(diǎn)，使其變利用價(jià)值為使用價(jià)值，使科學(xué)技術(shù)成為生產(chǎn)力，在企業(yè)建設(shè)與發(fā)展中產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益。
當(dāng)今社會(huì)正步入一個(gè)新的技術(shù)革命新時(shí)代，這些高新技術(shù)廣泛應(yīng)用于生產(chǎn)，應(yīng)用于社會(huì)之中，勢(shì)必帶來社會(huì)生產(chǎn)力的飛躍，同樣也會(huì)引起社會(huì)生活的深刻變化，尤其是計(jì)算機(jī)和通信技術(shù)的迅速發(fā)展和廣泛應(yīng)用，信息已成為人類生存和發(fā)展的重要資源，是現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的支柱之一。信息資源的利用就是人類知識(shí)和智慧的利用，科學(xué)信息的交流、利用必將推動(dòng)科技生產(chǎn)力的不斷發(fā)展，科技檔案信息化管理勢(shì)在必行。
所謂科技檔案信息化，就是根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況，在科技檔案管理中，全面運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)企業(yè)科技檔案信息資源進(jìn)行處置、管理并提供利用服務(wù)。企業(yè)科技檔案信息化一般而言，可以從實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，實(shí)現(xiàn)檔案的信息接收、傳遞、存儲(chǔ)和提供利用的一體化，實(shí)現(xiàn)檔案信息的高度共享，引發(fā)檔案管理模式的變革。具體來說，由于原始檔案經(jīng)過反復(fù)查閱，不可避免地受到一定程度的損害，給文檔的保管與利用帶來管理上的困擾。而信息化技術(shù)就彰顯出獨(dú)特的魅力，可以說，現(xiàn)代信息技術(shù)成為實(shí)現(xiàn)科學(xué)開發(fā)檔案信息資源的關(guān)鍵條件。
二、科技檔案管理是企業(yè)信息化建設(shè)和發(fā)展的重要環(huán)節(jié)
企業(yè)信息化以現(xiàn)代化的信息處理技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，對(duì)企業(yè)進(jìn)行全方位、多角度、高效能的改造，通過信息資源的開發(fā)和信息技術(shù)的有效利用，來提高企業(yè)的生產(chǎn)能力和經(jīng)營(yíng)管理水平，增強(qiáng)企業(yè)在國(guó)內(nèi)外市場(chǎng)中的競(jìng)爭(zhēng)力。
供電企業(yè)在改革發(fā)展的歷史進(jìn)程中，特別是經(jīng)歷了ip市場(chǎng)風(fēng)雨變換的考驗(yàn)，以“抓住機(jī)遇，迎接挑戰(zhàn)”為口號(hào)，已實(shí)現(xiàn)了信息化建設(shè)的新局面。以遼寧省電力公司erp項(xiàng)目為例，2008年9月26日全面啟動(dòng)，2009年6月25日成功上線，11家市級(jí)供電公司按照試點(diǎn)設(shè)計(jì)流程無差異推廣，當(dāng)年11月25日，erp項(xiàng)目在14家市級(jí)供電公司全面推廣。繼后，2010年erp在農(nóng)電系統(tǒng)的71個(gè)縣區(qū)上線。這說明了以erp為核心的各信息系統(tǒng)深化應(yīng)用為主線，為支撐堅(jiān)強(qiáng)智能電網(wǎng)和三集五大體系建設(shè)，為盡快建成“一強(qiáng)三優(yōu)”現(xiàn)代公司，奠定了堅(jiān)實(shí)的信息化建設(shè)的基礎(chǔ)。
同樣，在供電企業(yè)科技檔案信息化管理也是如此。更多更快地收集、整理、傳遞有價(jià)值的信息，為供電企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、研發(fā)和領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)，已成為供電企業(yè)信息化建設(shè)的核心環(huán)節(jié)。供電企業(yè)的科技檔案信息化建設(shè)，將檔案管理的電子化、網(wǎng)絡(luò)化納入整體企業(yè)信息化的重要內(nèi)容。通過長(zhǎng)期的全方位地跟蹤國(guó)內(nèi)外本行業(yè)的科技動(dòng)態(tài)、成果和進(jìn)展水平，建設(shè)成具有行業(yè)特色的專題數(shù)據(jù)庫(kù)，這樣才能為本企業(yè)提供高質(zhì)量的信息服務(wù)。
三、科技信息化管理是一項(xiàng)系統(tǒng)工程
供電企業(yè)一般設(shè)置科技信息管理部門，這個(gè)部門的主要職責(zé)是：根據(jù)本企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和發(fā)展需要，開展科技工作，解決實(shí)際問題，推動(dòng)電網(wǎng)技術(shù)進(jìn)步與信息化；運(yùn)用科技管理、計(jì)算機(jī)應(yīng)用、信息化和技術(shù)監(jiān)督等手段，提高本企業(yè)科學(xué)管理水平。管理的內(nèi)容：一是負(fù)責(zé)制定科技發(fā)展規(guī)劃，負(fù)責(zé)科技計(jì)劃（資金）管理，包括科技項(xiàng)目計(jì)劃，青年科技促進(jìn)費(fèi)項(xiàng)目計(jì)劃等；二是負(fù)責(zé)科技管理成果，包括鑒定、申報(bào)、評(píng)審、獎(jiǎng)勵(lì)、科技成果產(chǎn)業(yè)化及推廣應(yīng)用、技術(shù)市場(chǎng)等；三是負(fù)責(zé)專利管理，包括申報(bào)、統(tǒng)計(jì)、實(shí)施等；四是負(fù)責(zé)計(jì)量管理，包括計(jì)量升級(jí)、貫徹執(zhí)行計(jì)量法、計(jì)量認(rèn)證與認(rèn)可、計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)的建立與檢定、計(jì)量站管理等；五是負(fù)責(zé)全質(zhì)管理，包括全質(zhì)管理成果的申報(bào)、評(píng)審、發(fā)表、獎(jiǎng)勵(lì)等；六是負(fù)責(zé)標(biāo)準(zhǔn)化管理，包括標(biāo)準(zhǔn)的制訂、修訂、標(biāo)準(zhǔn)化審查等；七是負(fù)責(zé)科技統(tǒng)計(jì)工作；八是負(fù)責(zé)信息化工作，包括信息規(guī)劃、信息網(wǎng)的建設(shè)與維護(hù)、組織開發(fā)應(yīng)用軟件等。當(dāng)然，供電企業(yè)科技管理部門管理的內(nèi)容并非僅僅以上八個(gè)方面，筆者之所以羅列出來，是說明科技信息絕非是檔案管理部門一家的事情，它是供電企業(yè)科技管理的重要組成部分，建立科技管理系統(tǒng)與科技數(shù)據(jù)庫(kù)，同樣是一項(xiàng)系統(tǒng)工程。
供電企業(yè)科技管理系統(tǒng)服務(wù)于全網(wǎng)的各級(jí)科技管理部門，在功能上覆蓋運(yùn)作層、運(yùn)作管理層、戰(zhàn)術(shù)管理層和戰(zhàn)略管理層。通過集約化的共享數(shù)據(jù)庫(kù)和發(fā)達(dá)的計(jì)算機(jī)通信網(wǎng)絡(luò)，溝通各層間的信息交流，實(shí)現(xiàn)全網(wǎng)科技管理工作（當(dāng)然包括科技檔案管理）的統(tǒng)一管理。
科技管理系統(tǒng)、科技計(jì)劃管理系統(tǒng)、科技成果管理系統(tǒng)、科技統(tǒng)計(jì)管理系統(tǒng)、計(jì)量管理系統(tǒng)、全面質(zhì)量管理標(biāo)準(zhǔn)化管理系統(tǒng)以及科技評(píng)審專家?guī)?、科技成果專家評(píng)審系統(tǒng)等等，就為科技檔案管理提供了強(qiáng)大的支撐能力，提供了科技檔案靈活、方便的查詢、統(tǒng)計(jì)功能。
推進(jìn)科技檔案信息化的關(guān)鍵是人才。舉例來說，如由于科技檔案的信息化，其中包括檔案信息內(nèi)容的數(shù)字化，文檔處理的一體化，電子檔案保存的技術(shù)化，開發(fā)利用形式的多樣化，使得電子檔案的管理與紙質(zhì)檔案的管理有著截然不同的方法，這就對(duì)檔案管理人員提出了更高的要求。只有把人才問題解決好了，才能使檔案信息化建設(shè)符合正確的方向，才能最大限度地能滿足企業(yè)對(duì)科技檔案的需求。
科技檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期、全面而又具體的工作，信息化建設(shè)的實(shí)現(xiàn)不可能是檔案部門力所能及的，也不是僅僅單憑幾個(gè)計(jì)算機(jī)技術(shù)人員，它固然需要所有科技檔案人員的積極參與，更需要企業(yè)統(tǒng)籌兼顧全面安排，特別是依靠企業(yè)科技信息管理部門所發(fā)揮的主導(dǎo)作用。
四、科技管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了科技檔案現(xiàn)代化管理
1.科技計(jì)劃管理系統(tǒng)
以遼寧省電力公司為例，科技計(jì)劃管理信息系統(tǒng)采用面向?qū)ο蟮南到y(tǒng)分析與設(shè)計(jì)，利用先進(jìn)的三層體系結(jié)構(gòu)（bas），應(yīng)用java技術(shù)開發(fā)，符合j2ee標(biāo)準(zhǔn)的強(qiáng)大的企業(yè)級(jí)資源管理平臺(tái)，是建立并實(shí)施erp的核心?？萍加?jì)劃管理的主要功能包括：對(duì)基層、省公司和發(fā)供電企業(yè)的科技計(jì)劃進(jìn)行分類查詢，按項(xiàng)目類別，負(fù)責(zé)單位對(duì)資金分配的統(tǒng)計(jì)，設(shè)備的購(gòu)置計(jì)劃，科技計(jì)劃草稿，科技計(jì)劃的上報(bào)等。該系統(tǒng)運(yùn)行以來，通過信息網(wǎng)絡(luò)完成計(jì)劃上報(bào)與下達(dá)、項(xiàng)目申請(qǐng)若干個(gè)。
2.計(jì)量管理系統(tǒng)
計(jì)量管理主要包括：基層單位申報(bào)計(jì)量室認(rèn)證資料、基層單位計(jì)量管理資料信息采集與查詢等。
3.全質(zhì)及標(biāo)準(zhǔn)化管理系統(tǒng)
全質(zhì)及標(biāo)準(zhǔn)化管理系統(tǒng)主要包括：行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)維護(hù)、基層單位上報(bào)qc成果、qc成果評(píng)審結(jié)論及上報(bào)qc成果，企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化編寫模板等。
4.科技成果和專利管理
科技成果和專利管理主要包括：基層單位上報(bào)科技成果、科技成果匯總維護(hù)、基層單位上報(bào)專利、篩選申報(bào)科技進(jìn)步獎(jiǎng)項(xiàng)目、基層單位返回科技進(jìn)步獎(jiǎng)推薦書、匯總上報(bào)科技進(jìn)步獎(jiǎng)推薦書、科技成果專利統(tǒng)計(jì)及收集科技成果推廣項(xiàng)目申請(qǐng)書等。
5.科技統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)
關(guān)鍵詞：旅游系統(tǒng) 檔案管理 信息化 建設(shè)途徑
現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展給人們的生活帶來了翻天覆地的變化，尤其是進(jìn)入新世紀(jì)以來，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷更新?lián)Q代為它賦予了更多的功能，現(xiàn)已逐漸應(yīng)用于人們生活和工作的各個(gè)方面。旅游系統(tǒng)檔案內(nèi)容復(fù)雜，傳統(tǒng)的人工收集和整理工作效率較慢，且信息資料不具有參考和指導(dǎo)價(jià)值。利用現(xiàn)代化信息技術(shù)進(jìn)行旅游系統(tǒng)檔案管理對(duì)促進(jìn)旅游產(chǎn)業(yè)的發(fā)展提高旅游產(chǎn)業(yè)的信息管理效率具有重要的意義。
一、信息化管理旅游系統(tǒng)檔案的必要性
首先，從旅游產(chǎn)業(yè)發(fā)展的角度進(jìn)行分析。近年來，伴隨著國(guó)家經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展以及相關(guān)管理部門對(duì)我國(guó)旅游產(chǎn)業(yè)的大力扶持，旅游產(chǎn)業(yè)獲得了巨大的發(fā)展空間，目前已經(jīng)逐漸成為第三產(chǎn)業(yè)中的佼佼者，對(duì)我國(guó)的國(guó)民經(jīng)濟(jì)的發(fā)展起到了巨大的作用。旅游系統(tǒng)檔案中包含著旅游人事、財(cái)務(wù)、文書、教育培訓(xùn)、導(dǎo)游、旅游等多方面的內(nèi)容，它既是當(dāng)前旅游產(chǎn)業(yè)的發(fā)展水平的一種集中反映，也可以對(duì)旅游產(chǎn)業(yè)的未來階段內(nèi)的發(fā)展起到指導(dǎo)和促進(jìn)性作用。
其次，傳統(tǒng)的旅游系統(tǒng)信息化管理中存在著諸多的不足，對(duì)旅游產(chǎn)業(yè)的發(fā)展造成了嚴(yán)重的限制。旅游產(chǎn)業(yè)想要在短時(shí)間獲得更大的發(fā)展，需要不同部門、單位進(jìn)行有效的合作與信息資源共享。但是在傳統(tǒng)模式下，旅游系統(tǒng)檔案的利用率比較低，導(dǎo)致旅游產(chǎn)業(yè)的不同組成要素之間很難再同一時(shí)間內(nèi)保持信息資源的一致性。在這種情況下，旅游產(chǎn)業(yè)的其中一個(gè)因素很可能受到其他信息的影響，出現(xiàn)不同的變化，從而破壞旅游產(chǎn)業(yè)發(fā)展的穩(wěn)定性。
二、目前旅游系統(tǒng)檔案信息化管理中存在的不足
旅游信息檔案的傳統(tǒng)管理模式應(yīng)用已久，相關(guān)工作人員已經(jīng)逐漸認(rèn)可了這種工作模式，因此他們尚不能完全意識(shí)到信息化管理的優(yōu)勢(shì)。從主觀的思想層面，相關(guān)工作人員和工作單位不愿意進(jìn)行信息化管理的嘗試。在這種狀態(tài)下，相關(guān)單位的管理者也沒有將信息化管理檔案做為重點(diǎn)的推進(jìn)項(xiàng)目，因此相應(yīng)的資金、設(shè)備、人才等都無法匹配現(xiàn)代化信息檔案管理的要求。
其一，實(shí)現(xiàn)旅游系統(tǒng)檔案的現(xiàn)代化信息管理，需要相關(guān)單位引進(jìn)先進(jìn)的管理技術(shù)和管理設(shè)備。但是受到認(rèn)識(shí)程度和資金不足等因素的影響。旅游相關(guān)單位和部門想要實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理面對(duì)著比較嚴(yán)重的技術(shù)水平不足的情況。相對(duì)來說，我國(guó)的旅游系統(tǒng)檔案管理尚處于初始階段，相關(guān)單位沒有引進(jìn)相應(yīng)的信息管理軟件系統(tǒng)，對(duì)于很多復(fù)雜的技術(shù)問題難以在第一時(shí)間進(jìn)行處理。另外，當(dāng)前國(guó)家對(duì)于旅游產(chǎn)業(yè)的信息化發(fā)展尚未形成完善的法律法規(guī)，這難以對(duì)旅游產(chǎn)業(yè)的發(fā)展形成有效的約束和規(guī)范，不同部門之間使用的信息化管理系統(tǒng)甚至存在不兼容的情況，容易出現(xiàn)一些信息濫用、盜用等行為，對(duì)旅游公司和消費(fèi)者的權(quán)益構(gòu)成嚴(yán)重的侵害。
其二，旅游系統(tǒng)檔案管理的信息化與傳統(tǒng)的檔案管理工作存在著明顯的區(qū)別。工作人員必須熟練相應(yīng)的軟件系統(tǒng)的操作，掌握系統(tǒng)升級(jí)、漏洞檢修等多方面的知識(shí)，具備較高的計(jì)算機(jī)使用能力和水平。但是在實(shí)際情況中，旅游單位缺乏這種技術(shù)型人才，現(xiàn)有管理人員計(jì)算機(jī)能力參差不齊，對(duì)現(xiàn)代化信息化檔案管理的推進(jìn)形成了嚴(yán)重的制約，因此，不同旅游部門之間的檔案信息化管理系統(tǒng)經(jīng)常不匹配，嚴(yán)重降低了工作效率和質(zhì)量。
三、旅游系統(tǒng)檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理的有效途徑
首先，國(guó)家相關(guān)部門需要加強(qiáng)對(duì)信息化管理旅游系統(tǒng)檔案重要性的宣傳，使各旅游單位了解現(xiàn)代化信息管理對(duì)于旅游產(chǎn)業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的促進(jìn)性作用。將促進(jìn)旅游系統(tǒng)檔案的信息化管理當(dāng)成當(dāng)前工作的重點(diǎn)內(nèi)容，積極支持相關(guān)黨委的信息化建設(shè)工作，提供資金、人才、設(shè)備等多方面的支持。
其次，相關(guān)旅游單位需要注重培養(yǎng)專業(yè)的信息化管理人才，提高其對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)的操作和利用水平，提高現(xiàn)代化信息管理的能力。管理者需要組織信息化管理技術(shù)培訓(xùn)，讓他們積極的學(xué)習(xí)信息化管理檔案的操作和使用方法，掌握不同軟件的使用要點(diǎn)，靈活的進(jìn)行旅游檔案資料的收集、整理、統(tǒng)計(jì)等，提高檔案的利用、資料的共享和利用效率。需要注意的是，旅游檔案中涉及到大量的保密性內(nèi)容，因此在利用現(xiàn)代化技術(shù)進(jìn)行檔案管理的過程中，一定要注意確保信息資料的保密性，因此，在必要情況下需要與相關(guān)工作人員簽訂保密協(xié)議，避免系統(tǒng)檔案資料泄露。另外，相關(guān)單位也要積極引進(jìn)復(fù)合型人才，既要具備旅游產(chǎn)業(yè)的專業(yè)知識(shí)，又要熟練的掌握現(xiàn)代化信息技術(shù)，注意為新型人才開出更加優(yōu)厚的條件，建設(shè)高質(zhì)量的信息化技術(shù)管理團(tuán)隊(duì)。
此外，實(shí)現(xiàn)旅游系統(tǒng)檔案的信息化管理，需要積極引進(jìn)或者是建立符合當(dāng)前旅游產(chǎn)業(yè)發(fā)展態(tài)勢(shì)的信息化管理系統(tǒng)。這有利于提高各種旅游信息的收集和利用效率，方便不同部門快速的進(jìn)行旅游檔案資源的利用與分析效率。另外，不同部門所使用的檔案管理軟件需要確保兼容性，提高檔案資源的利用效率。
四、結(jié)語
綜上所述，在全新的社會(huì)發(fā)展時(shí)期內(nèi)，旅游產(chǎn)業(yè)系統(tǒng)檔案的信息化管理已經(jīng)成為了一種必然的發(fā)展趨勢(shì)，目前旅游部門實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理仍舊存在著認(rèn)識(shí)不足、人才和設(shè)備缺失等問題，想要真正實(shí)現(xiàn)信息化管理，提高旅游檔案信息的利用效率，就要全面的解決這些問題，以確保旅游產(chǎn)業(yè)的穩(wěn)定、良好的發(fā)展。
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1交通運(yùn)輸部門檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化的必要性
在信息化時(shí)代的今天，信息技術(shù)的快速發(fā)展和廣泛應(yīng)用，對(duì)經(jīng)濟(jì)和社會(huì)的發(fā)展產(chǎn)生了深遠(yuǎn)的影響。交通運(yùn)輸部門檔案管理工作也不例外，同樣需要現(xiàn)代化。目前，我國(guó)各級(jí)檔案管理部門也紛紛加強(qiáng)信息技術(shù)建設(shè)。加強(qiáng)信息化條件下的檔案管理工作，是適應(yīng)時(shí)代和社會(huì)發(fā)展的必然選擇，是加快檔案現(xiàn)代化管理的客觀要求，也是提高服務(wù)水平的唯一途徑。所謂“檔案管理的信息化”，是指檔案管理的模式由原來的以檔案實(shí)體保管作為重點(diǎn)，轉(zhuǎn)向以檔案實(shí)體通過信息化形式向社會(huì)提供服務(wù)作為重點(diǎn)。實(shí)現(xiàn)檔案實(shí)體的信息化，可以對(duì)檔案信息資源進(jìn)行分類、分析、提取和加工，能提高檔案管理效益。與傳統(tǒng)的檔案資料相比較，電子檔案更便于保存、修改和查詢，并且可以利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行快速傳遞，從而提高檔案管理的利用效率，降低檔案管理成本。
2檔案信息化建設(shè)的主要內(nèi)容
交通運(yùn)輸部門檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化應(yīng)本著統(tǒng)籌規(guī)劃、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、安全保密的原則，做好以下三項(xiàng)工作。
2.1建立一個(gè)實(shí)用的檔案信息網(wǎng)站。檔案網(wǎng)站是交通運(yùn)輸部門檔案管理在網(wǎng)上建設(shè)的信息站點(diǎn)，一般以網(wǎng)頁形式給人們提供相關(guān)的檔案信息和服務(wù)，進(jìn)行檔案信息的網(wǎng)上咨詢、查找、電子文件的實(shí)時(shí)歸檔及直接提供使用，這是檔案信息化的主要目的。建設(shè)檔案信息網(wǎng)站時(shí)，要選用標(biāo)準(zhǔn)化的設(shè)備。選用的產(chǎn)品應(yīng)符合當(dāng)前國(guó)內(nèi)外的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，最好是當(dāng)前或未來的一些主流產(chǎn)品，能夠得到國(guó)內(nèi)外一些實(shí)力雄厚的軟、硬件公司或廠家的支持，以保證其升級(jí)換代，減少重新開發(fā)的成本。
2.2加強(qiáng)電子文件的管理。隨著計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)的建立與發(fā)展，越來越多的重要文件被傳輸上網(wǎng)。這就要求檔案管理人員必須深入到現(xiàn)行文件工作領(lǐng)域，對(duì)產(chǎn)生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲(chǔ)工作進(jìn)行指導(dǎo)，保護(hù)電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來龍去脈。也就是說，通過采取技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識(shí)別和保護(hù)電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會(huì)效用。
2.3做到檔案信息的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的一項(xiàng)重要內(nèi)容，也是衡量檔案管理工作現(xiàn)代化水平的一個(gè)重要標(biāo)志。交通運(yùn)輸部門在進(jìn)行檔案管理信息化時(shí)，應(yīng)該按照國(guó)家推薦信息化管理的標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)自身發(fā)展的需求和特點(diǎn)來制定內(nèi)部的管理標(biāo)準(zhǔn)體系，在實(shí)踐中不斷進(jìn)行完善。檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，應(yīng)既符合國(guó)家的標(biāo)準(zhǔn)，又有利于實(shí)際的操作。應(yīng)對(duì)各種文件及檔案的內(nèi)容、著錄項(xiàng)目、數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)和格式等作出統(tǒng)一的規(guī)定，還要對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)管理的軟件、硬件的文檔格式、數(shù)據(jù)指標(biāo)等進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范。以便實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享，解決因軟件的不同而帶來的數(shù)據(jù)無法轉(zhuǎn)換或者不能讀取的問題。
3檔案信息化建設(shè)對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)要求
搞好檔案的信息化建設(shè)必須不斷提高檔案管理人員的素質(zhì)，這是檔案信息化成功之本。
3.1應(yīng)當(dāng)有檔案管理的專業(yè)知識(shí)。檔案管理人員必須系統(tǒng)地學(xué)習(xí)和掌握檔案學(xué)知識(shí)，具有較全面扎實(shí)的實(shí)踐技能。一方面，檔案是一種知識(shí)載體，檔案工作者要發(fā)揮檔案的社會(huì)效益，就要熟悉檔案的內(nèi)容，掌握檔案內(nèi)容所涉及的知識(shí)。另一方面，檔案管理人員在對(duì)檔案進(jìn)行收集、整理、保管、編研、提供利用中始終貫穿著分析、研究、綜合、判斷等各種科學(xué)的研究活動(dòng)。檔案工作者只有熟悉和掌握檔案專業(yè)理論知識(shí)，并具有一定的廣度和深度，這樣在實(shí)際工作中才能發(fā)現(xiàn)新情況，解決新問題。
3.2應(yīng)當(dāng)有相關(guān)的科學(xué)文化知識(shí)。（1）文史知識(shí)。語言文字與檔案管理和服務(wù)是不可分割的，具有較強(qiáng)的語言表達(dá)能力，對(duì)于搞好檔案信息管理工作具有重要作用。通曉歷史，才能了解檔案產(chǎn)生的歷史背景和作用，更好地熟悉、管理和開發(fā)檔案信息資源。（2）相關(guān)學(xué)科知識(shí)。現(xiàn)代檔案學(xué)與相關(guān)學(xué)科的滲透日益加強(qiáng)，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)有重點(diǎn)地學(xué)習(xí)和掌握相關(guān)學(xué)科知識(shí)。如現(xiàn)代管理學(xué)、情報(bào)學(xué)、圖書館學(xué)。（3）信息化管理知識(shí)。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)熟練掌握網(wǎng)絡(luò)知識(shí)和軟件操作及計(jì)算機(jī)維護(hù)技能，及時(shí)捕捉社會(huì)信息，以便針對(duì)受眾需求更好地促進(jìn)檔案信息的傳播。
隨著經(jīng)濟(jì)體制的改革，我國(guó)事業(yè)單位所容納的檔案數(shù)量越來越多，為了減輕檔案管理員的工作負(fù)擔(dān)，提高檔案管理的質(zhì)量和效率，事業(yè)檔案管理信息化建設(shè)勢(shì)在必行，而且已經(jīng)成為目前事業(yè)單位檔案管理工作的重點(diǎn)。
【關(guān)鍵詞】
事業(yè)單位；檔案管理；信息化
事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)是事業(yè)單位發(fā)展的必然趨勢(shì)，只有在實(shí)行了信息化管理才能使事業(yè)單位檔案管理工作順應(yīng)時(shí)展潮流，信息化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)的應(yīng)用能夠有效的提高事業(yè)單位檔案管理水平，對(duì)于社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展起到不可忽視的促進(jìn)作用。
1事業(yè)單位檔案管理信息化的優(yōu)勢(shì)
1.1優(yōu)化存儲(chǔ)環(huán)境傳統(tǒng)的檔案以紙質(zhì)形式保存，隨著時(shí)間的推移、環(huán)境的變化這些檔案很容易受蟲蛀、發(fā)霉等因素的影響而受到破壞，使檔案資料的完整性、安全性受到嚴(yán)重的威脅，不利于長(zhǎng)久的保存，而且其存儲(chǔ)流程相當(dāng)繁瑣，會(huì)造成人力資源的浪費(fèi)。在實(shí)行檔案信息化管理后，不僅大大地降低了管理成本檔案信息直接由相關(guān)人員錄入到計(jì)算機(jī)之中，而且還可以對(duì)檔案進(jìn)行備份，大大地提高工件的效率，保證檔案的完整性和安全性。
1.2優(yōu)化查詢服務(wù)傳統(tǒng)檔案查詢不僅手續(xù)復(fù)雜，需要通過多個(gè)程序的審核而且不能保證檔案的安全，不利于檔案資料的長(zhǎng)期保存。檔案管理信息化不僅簡(jiǎn)化了查詢程序，提高了查詢速度，而且可以保障原有檔案資料不被損壞，不會(huì)對(duì)檔案和檔案環(huán)境造成任何影響，而且使檔案查詢不受時(shí)間和地點(diǎn)的約束，隨時(shí)都可以通過網(wǎng)絡(luò)查詢和調(diào)用所需要的檔案信息，使檔案的查詢和使用更具優(yōu)勢(shì)。
2事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中的影響因素
事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的內(nèi)容主要有檔案信息化管理平臺(tái)建設(shè)、檔案管理科學(xué)規(guī)劃和檔案內(nèi)容的數(shù)字化處理。在實(shí)際的工作中，還存在很多因素嚴(yán)重阻礙了事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的步伐，主要影響因素如下：
2.1事業(yè)單位檔案管理信息化平臺(tái)系統(tǒng)的更新不及時(shí)目前，我國(guó)大多數(shù)事業(yè)單位都已經(jīng)建立了員工檔案信息系統(tǒng)，但由于領(lǐng)導(dǎo)和工作人員對(duì)檔案管理信息化工作的重視程度不夠，使事業(yè)單位檔案管理信息化平臺(tái)系統(tǒng)得不到及時(shí)的更新，從而影響了檔案管理工作的效率，阻礙了事業(yè)單位人才優(yōu)化管理工作的實(shí)施。
2.2事業(yè)單位檔案管理信息化平臺(tái)系統(tǒng)的使用率不高事業(yè)單位雖然都建立了檔案管理信息平臺(tái)系統(tǒng)，但其利用率并不高，使其并不能充分地發(fā)揮自己的優(yōu)勢(shì)，并沒有起到降低成本、減少員工工作量，提高工作效率、提高檔案資料查詢效率的作用。
2.3檔案管理工作人員的素質(zhì)有待提高由于事業(yè)檔案管理部門還存在很多員工其從專業(yè)技能水平、信息技術(shù)水平等方面都沒有達(dá)到一定的標(biāo)準(zhǔn)，有些員工甚至缺乏職業(yè)道德素養(yǎng)，不僅嚴(yán)重影響了檔案服務(wù)水平，也影響了事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的推進(jìn)。
3事業(yè)單位檔案管理信息化的對(duì)策
3.1強(qiáng)化信息化管理理念，加大管理隊(duì)伍建設(shè)力度要想加快事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的步伐，需要從樹立和強(qiáng)化信息化管理理念著手，從根本上強(qiáng)化管理部門領(lǐng)導(dǎo)和員工的信息意識(shí)，提高其對(duì)檔案信息化管理的重視度。另外，為了保證檔案管理信息化的順利實(shí)施，還需要有關(guān)部門定期組織檔案管理工作人員進(jìn)行學(xué)習(xí)和培養(yǎng)，不斷提高管理人員的計(jì)算機(jī)技術(shù)、相關(guān)專業(yè)管理技術(shù)以及職業(yè)素養(yǎng)，不斷提高管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)。事業(yè)單位還需要不斷完善檔案管理工作人員考核制度，可以通過引進(jìn)有效的激勵(lì)機(jī)制激發(fā)員工的工作熱情，以不斷提高檔案資料的利用率和檔案管理工作的效率。
3.2加速檔案管理硬件建設(shè)事業(yè)單位檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)需要一定的硬件基礎(chǔ)，所以需要相關(guān)部門給予足夠的資金支持，以保證檔案信息化建設(shè)的順利實(shí)施。引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)備可以提高儲(chǔ)存量和系統(tǒng)的運(yùn)行速度，這樣可以保證事業(yè)單位檔案管理工作的順利展開，要注意選擇性能穩(wěn)定的設(shè)備以保障檔案資料的安全性，檔案管理信息建設(shè)中還要通過不斷地?cái)U(kuò)充檔案資料使檔案信息得以不斷的充實(shí)和完善，使其能夠?yàn)闆Q策部門提供及時(shí)、準(zhǔn)確、可靠的文字依據(jù)。
3.3加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理信息化中的軟件開發(fā)除了保證硬件設(shè)施達(dá)標(biāo)外，還需要提高事業(yè)單位檔案管理部門的網(wǎng)絡(luò)意識(shí)，并將檔案信息系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)升級(jí)納入到檔案管理工作之中。有關(guān)部門要加大對(duì)檔案管理信息化的軟件投入力度，給予足夠的技術(shù)和資金支持，并不斷完善軟件升級(jí)換代工作，以保證事業(yè)單位檔案管理信息化的穩(wěn)步發(fā)展，使其能夠提供更優(yōu)勢(shì)、快捷的服務(wù)。
3.4制定科學(xué)、具體的總體規(guī)劃在建設(shè)事業(yè)單位檔案管理信息系統(tǒng)時(shí)要注重其可擴(kuò)展性，使檔案信息系統(tǒng)具有更廣闊的發(fā)展空間，根據(jù)事業(yè)單位的實(shí)際情況制定科學(xué)、合理、具體的檔案管理信息總體規(guī)劃和發(fā)展措施，建立一個(gè)實(shí)用的檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，能夠?yàn)闄n案管理人員提供完善的電子檔案整理、網(wǎng)絡(luò)查詢、瀏覽和下載等服務(wù)，使其成為符合事業(yè)單位發(fā)展、社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的網(wǎng)絡(luò)管理模式。另外，還要注重對(duì)檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行不斷的更新，只有這樣才能為事業(yè)單位發(fā)展提供更可靠的技術(shù)保障。
3.5不斷完善檔案管理制度科學(xué)、規(guī)范、合理的檔案管理制度為檔案管理信息化建設(shè)提供有力的依據(jù)和保障。事業(yè)單位要根據(jù)自身檔案管理實(shí)際情況制定更詳細(xì)、具體、規(guī)范、科學(xué)的檔案管理規(guī)章制度，并將檔案管理信息化建設(shè)納入到員工獎(jiǎng)勵(lì)、職稱評(píng)定之中，并對(duì)工作中的失誤實(shí)行責(zé)任追究，這樣更能調(diào)動(dòng)員工工作的積極性，以加速檔案管理信息化的進(jìn)程，保證檔案管理信息化工作的順利實(shí)施。
事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)是社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)，同時(shí)它對(duì)于社會(huì)發(fā)展和科技進(jìn)步也起到不可忽視的促進(jìn)作用，同時(shí)也能夠?yàn)閮?yōu)化事業(yè)單位人才結(jié)構(gòu)提供可靠的依據(jù)。要結(jié)合事業(yè)單位自身的實(shí)際情況，制定出切實(shí)可行的規(guī)劃方案，保證對(duì)事業(yè)單位檔案實(shí)行科學(xué)、合理、規(guī)范、有效的管理，以促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作的順利展開。
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