發(fā)布時(shí)間：2023-05-22 16:32:12
序言：寫(xiě)作是分享個(gè)人見(jiàn)解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的檔案整理注意事項(xiàng)樣本，期待這些樣本能夠?yàn)槟峁┴S富的參考和啟發(fā)，請(qǐng)盡情閱讀。
根據(jù)本所行政財(cái)務(wù)部目前工作情況與不足之處，結(jié)合所發(fā)展?fàn)顩r和今后趨勢(shì)，行政財(cái)務(wù)部計(jì)劃從以下幾個(gè)方面開(kāi)展20xx年最后一季度的工作：
1、進(jìn)一步完善所《員工手冊(cè)》，確定規(guī)章制度的各項(xiàng)內(nèi)容，爭(zhēng)取做到各項(xiàng)制度的科學(xué)適用，保證所在既有的規(guī)范中順利運(yùn)行。
2、完成各部門各崗位的工作分析，為年終評(píng)選及績(jī)效考核提供科學(xué)依據(jù)。
3、充分考慮員工福利，做好員工激勵(lì)工作，增強(qiáng)企業(yè)凝聚力。財(cái)務(wù)部年度工作計(jì)劃4、完善本部門組織機(jī)能，細(xì)化各員工工作職責(zé)，各項(xiàng)工作內(nèi)容具體落實(shí)到人，定時(shí)定量完成，提高部門工作質(zhì)量要求，圓滿完成所交給的各項(xiàng)工作任務(wù)。
二、具體實(shí)施方案
(一)規(guī)章制度的完善
規(guī)章制度引導(dǎo)員工工作規(guī)范，是處理日常工作中各項(xiàng)事務(wù)的依據(jù)，在一定程度上影響著企業(yè)的正常運(yùn)行。然，本所迄今為止的規(guī)章制度嚴(yán)格來(lái)說(shuō)是不完備的。鑒于此，行政財(cái)務(wù)部基于穩(wěn)定、合理、健全的原則，在20xx年底首先應(yīng)完成所規(guī)章制度的完善。
1、20xx年1月底前完成對(duì)《員工手冊(cè)》的初步修改，更新所有工作規(guī)范及崗位職責(zé);
2、20xx年1月報(bào)請(qǐng)主任律師審閱修改;
3、20xx年2月份最終定稿。
實(shí)施目標(biāo)注意事項(xiàng)
規(guī)章制度的制定應(yīng)本著簡(jiǎn)潔、科學(xué)、務(wù)實(shí)的方針，注重可行性及可操作性。
目標(biāo)實(shí)施需支持和配合的事項(xiàng)
1、需各部門提供最新版本的服務(wù)規(guī)范;
2、制度修訂后需請(qǐng)各部門審閱、提出寶貴意見(jiàn)并須經(jīng)主任律師最終裁定。
(二)各崗位工作分析
通過(guò)崗位分析既可以了解公司各部門各崗位的任職資格、工作內(nèi)容，從而使公司各部門
的工作分配、工作銜接更加精確，也有助于對(duì)每個(gè)崗位的工作量、貢獻(xiàn)值、責(zé)任程度等方面進(jìn)行綜合考量，以便為制定科學(xué)合理的年終優(yōu)秀職員評(píng)選奠定良好的基矗詳細(xì)的崗位分析還給行政配置、招聘和為各部門員工提供方向性的培訓(xùn)提供依據(jù)。
1、20xx年1月份擬定所年終優(yōu)秀職員評(píng)選文件，報(bào)主任律師審閱后備案;
2、20xx年1月份完成崗位分析的基礎(chǔ)信息搜集工作，按各崗位職責(zé)確定其主要工作內(nèi)容、工作行為與責(zé)任;
3、20xx年2月份在主任律師的指導(dǎo)下確定各崗位綜合考評(píng)依據(jù)，評(píng)選出所優(yōu)秀職員。
實(shí)施目標(biāo)注意事項(xiàng)
在信息搜集過(guò)程中要力求翔實(shí)準(zhǔn)確，整理后的崗位分析按部門進(jìn)行分類，以便日后工作中查詢。
目標(biāo)實(shí)施需支持和配合的事項(xiàng)
1、需參考各員工完整的崗位職責(zé);
2、優(yōu)秀職員評(píng)選依據(jù)及崗位分析資料須經(jīng)主任律師最終裁定。
(三)員工福利與激勵(lì)
做好員工激勵(lì)工作，有助于從根本上解決企業(yè)員工工作積極性、主動(dòng)性、穩(wěn)定性、向心力、凝聚力及對(duì)企業(yè)的忠誠(chéng)度等問(wèn)題。行政財(cái)務(wù)部在20xx年底亦須一以貫之地做好員工激勵(lì)，確保公司內(nèi)部士氣高昂，工作氛圍良好。
1、堅(jiān)持貫徹所原有的各項(xiàng)福利：如五金的繳納、中餐補(bǔ)貼、話費(fèi)補(bǔ)貼、員工生日慶生會(huì)、年底發(fā)放過(guò)節(jié)禮品等;
2、計(jì)劃激勵(lì)政策：進(jìn)行年度優(yōu)秀職員評(píng)選表彰、員工合理化建議獎(jiǎng)勵(lì)等;
3、組織員工團(tuán)體活動(dòng)：10月中旬組織一次爬山、季度安排員工聚餐等。
實(shí)施目標(biāo)注意事項(xiàng)
員工福利和激勵(lì)是相輔相承的關(guān)系，行政財(cái)務(wù)部應(yīng)站在長(zhǎng)遠(yuǎn)利益的立場(chǎng)上，做好員工福利與激勵(lì)工作。
目標(biāo)實(shí)施需支持和配合的事項(xiàng)
1、每一項(xiàng)福利和激勵(lì)政策的制定都需要公司提供相應(yīng)的物質(zhì)資源，所以具體福利的激勵(lì)項(xiàng)目都需要主任律師最終裁定，行政財(cái)務(wù)部有建議的權(quán)利和義務(wù);
2、福利與激勵(lì)政策一旦確定，行政財(cái)務(wù)部應(yīng)配合做好后勤保障;
3、各部門負(fù)責(zé)人同樣肩負(fù)激勵(lì)責(zé)任，日常工作中對(duì)員工的關(guān)心和精神激勵(lì)需各主管以上管理人員配合共同做好。
(四)本部門組織機(jī)能完善
行政財(cái)務(wù)工作作為企業(yè)各項(xiàng)工作開(kāi)展的動(dòng)力及保障，自身的規(guī)范化建設(shè)也十分重要。因此，從本季度開(kāi)始，行政財(cái)務(wù)部將大力加強(qiáng)本部門的內(nèi)部管理和規(guī)范，嚴(yán)格按照現(xiàn)代化企業(yè)行政工作要求，力求將行政財(cái)務(wù)部提升到戰(zhàn)略性行政管理的層次。
1、完善部門職能，實(shí)施目標(biāo)責(zé)任制：明確行政財(cái)務(wù)部的各項(xiàng)工作內(nèi)容，并將每一項(xiàng)工作進(jìn)行落實(shí)，做到每項(xiàng)工作均有責(zé)任人、完成期限、完成質(zhì)量要求、考核標(biāo)準(zhǔn);
2、建立詳細(xì)的行政檔案：此檔案的建立應(yīng)在動(dòng)態(tài)下保持良好使用功能，包括所有員工的學(xué)歷層次、服務(wù)年限、獎(jiǎng)懲情況、培養(yǎng)發(fā)展方向等各項(xiàng)指標(biāo)，以備所需。此工作應(yīng)在2月31日前完成基礎(chǔ)檔案，并隨時(shí)更新;
3、提升本部門工作人員的專業(yè)水平：安排部門成員積極參加業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，進(jìn)行禮儀培訓(xùn)，著手提高部門人員的綜合素質(zhì)和工作能力。
實(shí)施目標(biāo)注意事項(xiàng)
行政財(cái)務(wù)部的自身建設(shè)關(guān)系到企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的方向和后勁，因此應(yīng)著眼于未來(lái)發(fā)展，盡可能地將本部門建設(shè)做到公司發(fā)展的前面。樹(shù)立危機(jī)意識(shí)，把工作做細(xì)做實(shí)。
目標(biāo)實(shí)施需支持和配合的事項(xiàng)
高考并非中國(guó)公民獲得文憑學(xué)歷的惟一途徑，還有成人高考、自學(xué)考試等途徑，所取得學(xué)歷都是國(guó)家認(rèn)可的學(xué)歷。那我們知道有哪些嗎?下面是小編整理的2021高考報(bào)名時(shí)填寫(xiě)報(bào)名表注意事項(xiàng)高考經(jīng)驗(yàn)，僅供參考，希望能夠幫助到大家。
高考網(wǎng)上報(bào)名時(shí)填寫(xiě)報(bào)名表注意事項(xiàng)1、科類信息。
考試科類信息至關(guān)重要，填報(bào)時(shí)須仔細(xì)校對(duì)，否則有可能無(wú)法正常參加高考 或者錄取時(shí)不能正常投檔。
2、身份證信息。
身份證號(hào)務(wù)必要正確填寫(xiě)，這是電子檔案中最根本的能證明考生身份的標(biāo)識(shí)。
3、聯(lián)系方式。
錄取期間的聯(lián)系電話最好填考生本人的手機(jī)號(hào)碼，考生本人沒(méi)有使用手機(jī)的可以填寫(xiě)父母的手機(jī)號(hào)或是其它能隨時(shí)聯(lián)系到考生的手機(jī)號(hào)碼，便于在錄取期間和考生聯(lián)系。
4、通訊地址。
考生務(wù)必要準(zhǔn)確填寫(xiě)通訊地址，避免由于地址填寫(xiě)錯(cuò)誤造成錄取通知書(shū)投寄 錯(cuò)誤。
5、報(bào)名結(jié)束后，考生發(fā)現(xiàn)信息填報(bào)有誤應(yīng)當(dāng)如何更正。
6、考生發(fā)現(xiàn)信息填報(bào)有誤，應(yīng)持本人準(zhǔn)考證、居民身份證和所在學(xué)校證明到當(dāng)?shù)卣猩k申請(qǐng)修改，
當(dāng)?shù)卣猩k審查無(wú)誤后報(bào)省招生考試院審核修改。
高考注意事項(xiàng)：提醒一：遲到15分鐘就禁止入場(chǎng)。
參加考試的考生，一定要在開(kāi)考前20分鐘開(kāi)始進(jìn)入試室，正式考試開(kāi)始15分鐘后禁止遲到考生進(jìn)入試室。
提醒二：稿紙、手機(jī)是“禁品”。
只允許攜帶規(guī)定的文具，包括考試用的鉛筆、黑色字跡的.鋼筆、簽字筆等，不得攜帶任何書(shū)籍、筆記、報(bào)紙、稿紙、涂改液、計(jì)算器、移動(dòng)電話、電子記事本等物品。否則將取消當(dāng)次科目的考試成績(jī)或各科考試成績(jī)。
提醒三：須用2B鉛筆、黑色的鋼筆或簽字筆。
考生必須用2B鉛筆作答客觀題(選擇題部分)，用黑色的鋼筆或簽字筆在規(guī)定的答題區(qū)域作答各科主觀題(非選擇題部分)。考生必須在答題卡指定的各題目答題區(qū)域作答(包括畫(huà)表及輔助線)。否則答案無(wú)效。
提醒四：答題卡、試卷、草稿紙萬(wàn)萬(wàn)不可帶出試室。
正式考試開(kāi)考60分鐘后，考生方可交卷離開(kāi)試室。提前交卷的考生在監(jiān)考員清點(diǎn)試卷、答題卡無(wú)誤后，并經(jīng)監(jiān)考員同意方可離開(kāi)試室。正式考試結(jié)束后，考生應(yīng)將試卷、答題卡反扣在桌面上，待監(jiān)考員收齊試卷、答題卡點(diǎn)核無(wú)誤，方可離開(kāi)試室?？忌粶?zhǔn)將答題卡、試卷、草稿紙等帶出，否則將被取消考試資格。
高考考場(chǎng)經(jīng)驗(yàn)及十大注意事項(xiàng)——填名號(hào)，粘條碼。
進(jìn)入考場(chǎng)后，考生應(yīng)按《考試操作指令》完成答題前的準(zhǔn)備——考場(chǎng)分發(fā)題(卡)后，應(yīng)按考場(chǎng)提示先將姓名、考號(hào)準(zhǔn)確填寫(xiě)在答題卡指定處，再將本人條形碼粘貼到答題卡相應(yīng)位置，然后須檢查核對(duì)本人的試題題數(shù)、頁(yè)數(shù)和答題卡上的題數(shù)是否完整、對(duì)應(yīng)。
——先審題，后作答。
對(duì)任何一道試題都須仔細(xì)審題，先看清題意，看準(zhǔn)提問(wèn)，然后作答;對(duì)綜合題、作文題等則要先審題構(gòu)思再動(dòng)手答題，并看清答題區(qū)域大小，以免因理解有誤答錯(cuò)試題回頭修改。
——快答易，再答難。
應(yīng)按試題順序作答——選擇、填空、簡(jiǎn)答、綜合應(yīng)用等，先做簡(jiǎn)單、有把握得分的試題。遇到難題不緊張、不糾纏，以便節(jié)省時(shí)間解答相對(duì)較容易的試題，確保會(huì)做的題都能得分，將疑難試題留到最后分析解決。
——答題后，速涂卡。
涂卡時(shí)要涂點(diǎn)準(zhǔn)確，不能漏涂，更不能串格;涂后如需更正涂點(diǎn)，要用橡皮將原涂點(diǎn)擦凈，不致影響得分。
——字跡清，卷面潔。
在回答主觀性試題時(shí)，不要只顧答題速度，不計(jì)書(shū)寫(xiě)質(zhì)量，切忌亂涂亂改。一定力求字跡清晰，保持卷面整潔，且敘述要有條理，避免因字跡辨認(rèn)不清引起不必要的失分。
——心氣靜，抗干擾。
進(jìn)入考場(chǎng)后，可先簡(jiǎn)單地熟悉一下環(huán)境，平心靜氣地專心應(yīng)考?？荚嚻陂g，無(wú)論陰天下雨，還是刮風(fēng)打雷，甚至是考場(chǎng)內(nèi)其他考生發(fā)生意外情況，都不應(yīng)分心聽(tīng)看，分散精力。
——不懊悔，不自責(zé)。
高考是選拔性考試，試題具有一定區(qū)分度，因此有答不出的題目，或有的題目答題失誤實(shí)屬正常?？歼^(guò)一科就該忘記一科，切勿因一味責(zé)怪自己而影響下一科的正常發(fā)揮。
——遵時(shí)間，守紀(jì)律。
按照規(guī)定，交卷時(shí)間不得早于每科考試結(jié)束前30分鐘。如有考生在規(guī)定出場(chǎng)時(shí)間內(nèi)答完試題，應(yīng)認(rèn)真檢查、修正答案，既不要違犯規(guī)定提前退出考場(chǎng)，更不得在考場(chǎng)內(nèi)影響其他考生答題，若違犯考場(chǎng)紀(jì)律，將被按有關(guān)規(guī)定取消單科或所有各科的考試成績(jī)。
——區(qū)域外，莫答題。
答題卡中每道題都限定了答題區(qū)域，如在限定區(qū)域外答題，包括將答案寫(xiě)在試題上、草紙上，答案都無(wú)效。更不得將姓名、考號(hào)寫(xiě)在答題卡非指定位置，或以其他方式在答題卡留有“特殊標(biāo)記”。
——第一天，勿估分。
關(guān)鍵詞：檔案管理；歸檔整理；分類；技巧
當(dāng)我國(guó)引入現(xiàn)代化管理的模式與先進(jìn)理念之后，無(wú)論在企業(yè)、政府部門、事業(yè)單位通過(guò)對(duì)人力資源管理的重視與普遍運(yùn)用，逐漸開(kāi)始意識(shí)到了檔案管理的重要價(jià)值與功能取向。一方面，在不斷的實(shí)施檔案管理的改革；另一方面，也在進(jìn)行相關(guān)的匹配措施的研究與資源配置。在這種新的檔案管理局面之下，有必要針對(duì)當(dāng)前檔案管理所面對(duì)的新情況，對(duì)其配套的歸檔整理分類問(wèn)題及提升效率的技巧進(jìn)行具體探討。
1 檔案管理歸檔整理分類解析
1、內(nèi)涵
不同的行業(yè)檔案的類型、種類、數(shù)量、機(jī)密程度等也不相同。但是，從檔案管理的本質(zhì)來(lái)看，它的價(jià)值在于使數(shù)據(jù)、信息資源得到科學(xué)的管理，并能夠在系統(tǒng)的管理中，方便保存、查詢、提取、運(yùn)用，以及按照管理程序進(jìn)行的銷毀等。因此，歸檔整理分類就非常關(guān)鍵。目前企事業(yè)單位、政府行政管理部門，按照人力資源管理中的檔案管理體系，均有一定的培訓(xùn)，而且，已經(jīng)將檔案管理的歸檔整理分類作為了一個(gè)專門化的職能。
2、原t
從原則方面看，歸檔整理分類要求精準(zhǔn)性、規(guī)范性。比如，精準(zhǔn)性中，要求分類標(biāo)準(zhǔn)的準(zhǔn)確、標(biāo)識(shí)的簡(jiǎn)化、細(xì)則的清晰；再如，針對(duì)具體檔案中的材料、價(jià)值的差異分析、等級(jí)劃分，保管組織單位在不同種類中的對(duì)應(yīng)性，目錄的編輯、順序的排列組合等。除了這些基本的原則之外，在歸檔整理分類制度、程序、裝訂，紙質(zhì)、電子檔案不同的運(yùn)用形式，以及保存、轉(zhuǎn)移、銷毀等各個(gè)方面，也需要與之相匹配的精準(zhǔn)性、嚴(yán)肅性、規(guī)范性等。
3、注意事項(xiàng)
根據(jù)現(xiàn)階段的檔案管理及其歸檔整理分類現(xiàn)狀、經(jīng)驗(yàn)分析，應(yīng)該注重在這個(gè)方面的可操作體系構(gòu)建，這樣就可以實(shí)現(xiàn)統(tǒng)籌規(guī)劃、統(tǒng)一管理，通過(guò)方法、流程使歸檔整理分類在秩序的基礎(chǔ)上，逐漸的形成簡(jiǎn)化、快捷、便利的主要特征與表現(xiàn)，從而推動(dòng)檔案管理功能與價(jià)值體現(xiàn)的最大化；并將其轉(zhuǎn)化為一種資源利用渠道，為進(jìn)一步的人力資源管理、企業(yè)治理提供牢靠的依據(jù)。
2 檔案管理歸檔整理分類技巧
1、以整理程序?yàn)闇?zhǔn)
一般而言，歸檔整理分類可以劃分為兩個(gè)層面，在整理過(guò)程中，可以按照設(shè)計(jì)文件、文字材等進(jìn)行進(jìn)一步的項(xiàng)、子項(xiàng)方面的劃分，這樣在劃分中形成一個(gè)制定程序的基礎(chǔ)，然后，按照我國(guó)的相關(guān)法律要求，設(shè)計(jì)出一套與現(xiàn)階段的檔案管理改革相匹配的歸檔整理分類程序。而在分類方面，則主要集中于對(duì)方法的運(yùn)用，以及技能的熟練性。具體來(lái)看，整理分類程序相對(duì)簡(jiǎn)單，重點(diǎn)是按照檔案的性質(zhì)、材料、種類、類型、對(duì)應(yīng)部門等做好劃分。程序與整理分類本身就屬于一個(gè)密切關(guān)聯(lián)的系統(tǒng)構(gòu)成要素。因此，建議從這些構(gòu)成要素出發(fā)，制訂與其相符合的程序。比如，以科學(xué)歸檔文件的整理分類為例，一是對(duì)其進(jìn)行收集，如在文字材料、設(shè)計(jì)文件的大類下，進(jìn)一步從子項(xiàng)的外部、內(nèi)部、會(huì)議，以及次子項(xiàng)等進(jìn)行一一的對(duì)應(yīng)收集、整理，再進(jìn)行對(duì)應(yīng)的整理、分類。再如，對(duì)于人事檔案的整理分類，就可以按照時(shí)間、職能、級(jí)別等進(jìn)行劃分，然后，進(jìn)一步整理、分類?？傊煌臋n案管理對(duì)象，應(yīng)該采取與其相適應(yīng)的程序，但主要的思路應(yīng)該明確，并堅(jiān)持簡(jiǎn)化原則等。
2、紙質(zhì)檔案電子檔案區(qū)別對(duì)待
現(xiàn)階段的檔案管理中有紙質(zhì)、電子檔案管理兩種，所以需要區(qū)別對(duì)待。
（1）紙質(zhì)檔案
針對(duì)紙質(zhì)檔案可以按照傳統(tǒng)的流程進(jìn)行一些簡(jiǎn)化，在化繁為簡(jiǎn)之后，先進(jìn)行一系列的收集、檢查，然后，再按照原來(lái)的基本分類，進(jìn)行進(jìn)一步的整理、分類。這個(gè)方面沒(méi)有必要花費(fèi)更多的功夫。因?yàn)閭鹘y(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理在經(jīng)過(guò)電子檔轉(zhuǎn)化的過(guò)程，已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了一次有序的整理、分類，所以，只需要在歸檔整理分類中細(xì)化、簡(jiǎn)化，保證其完整性、有效性、精準(zhǔn)性即可；盡可能減少勞動(dòng)要素中的資源浪費(fèi)。
（2）電子檔案
針對(duì)電子檔案目前已經(jīng)有了較專業(yè)的電子檔案歸檔整理處理的軟件，所以，在這個(gè)方面，重點(diǎn)應(yīng)該放置在對(duì)于相關(guān)軟件的專業(yè)知識(shí)與操作技能的訓(xùn)練，并做好技術(shù)性的安保措施。
3、技巧與方法說(shuō)明
（1）以材料流向、流量為導(dǎo)向提升歸檔率
技巧與方法的使用，應(yīng)該與效率結(jié)合起來(lái)。無(wú)論紙質(zhì)、電子檔案，都可以按照企事業(yè)單位等機(jī)構(gòu)的文件流向、流量進(jìn)行歸檔率的計(jì)算，并針對(duì)性的安排歸檔整理工作的投入比例。在這個(gè)方面，可以透過(guò)建立的數(shù)據(jù)庫(kù)、運(yùn)用頻率進(jìn)行數(shù)據(jù)圖表的制作，根據(jù)流向、流量趨勢(shì)圖譜進(jìn)行進(jìn)一步的歸檔率提升。
（2）透過(guò)職能確保范圍、期限
不同的職能，所處理的檔案歸檔、整理范圍也不相同，但可以按照項(xiàng)目管理的方法，劃分不同的階段，在明確數(shù)量、種類、類型、完整度、內(nèi)容等基本要素的條件下，以機(jī)構(gòu)、編制、職能設(shè)計(jì)出具體的方案，從而讓機(jī)構(gòu)的工作職能能夠有理有序的體現(xiàn)在歸檔整理的范圍、期限之內(nèi)，這樣就可以更好的實(shí)現(xiàn)針對(duì)性的整理分類，提高效率。
（3）以“主體”為旨?xì)w的歸檔法
所謂以主體為旨?xì)w，指的是在從機(jī)構(gòu)或組織團(tuán)體本身出發(fā)。比如，以學(xué)校的檔案管理為例，其中的歸檔整理分類，就可以透過(guò)“以我為用、以我有用”的主導(dǎo)原則，盡可能從其功能、價(jià)值、應(yīng)用方向，進(jìn)行具體的歸檔整理分類?？梢岳斫鉃閺挠猛镜慕嵌冗M(jìn)行劃分，有助于提升針對(duì)性，提高工作效率。
（4）行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)先行，提高整理質(zhì)量
行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)導(dǎo)向的直接指向是整理質(zhì)量問(wèn)題。所以，一方面，要明確相關(guān)的國(guó)家管理規(guī)范、條例、細(xì)則；另一方面，在紙質(zhì)、電子檔案整理中，按照行業(yè)的基本標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)行整理、立卷等。具體看，如文件材料之間的歷史性聯(lián)系、保存價(jià)值、分別立卷，還需要注意時(shí)間性、秘密性與非機(jī)密性等。
（5）歸檔范圍、分類方案密切結(jié)合
目前來(lái)看，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案歸檔整理分類主要用于保存、核對(duì)；而電子檔案則傾向于利用方面；所以，需要運(yùn)用好計(jì)算機(jī)文件整理，如范圍、方法的融合、代碼表的編制等。在這個(gè)方面可以推薦使用南大之星軟件，因?yàn)樗谀壳暗臋n案管理中的運(yùn)用反響較好，也能夠滿足現(xiàn)階段的電子檔案歸檔整理分類的基本要求等。
3 結(jié)束語(yǔ)
由于現(xiàn)階段的歸檔整理分類因檔案管理整體革新還處于量變的過(guò)程，所以，可以透過(guò)對(duì)相關(guān)的技術(shù)性解析，提升歸檔整理分類水平，為檔案管理質(zhì)量與水平提供更好的促進(jìn)作用。具體來(lái)看，一方面可以按照系統(tǒng)論的理論思路與框架，構(gòu)建起歸檔整理分類的可操作體系，使其與目前的檔案管理改革相適應(yīng)。另一方面，可以在區(qū)分紙質(zhì)、電子檔案的形式、用途、功能及現(xiàn)階段的利用情況方面，按照上面所說(shuō)的五個(gè)提高質(zhì)量與效率的方法進(jìn)行進(jìn)一步整理水平提升。
參考文獻(xiàn)
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[2]章潔.淺談檔案管理的難點(diǎn)及對(duì)策[J].檔案與建設(shè)，2013（10）.
[3]黨珍珠.信息化環(huán)境下檔案管理工作的創(chuàng)新策略 [J].科技與企業(yè)，2014（08）.
[關(guān)鍵詞]電子檔案;辦公;整理;保護(hù)
1電子檔案的整理
1.1文書(shū)電子檔案整理
一是內(nèi)部文件。以年份、組織機(jī)構(gòu)、保管期限進(jìn)行組盤(pán)。第一按不同年代、組織機(jī)構(gòu)、保管期限進(jìn)行組盤(pán);第二將不同年代、組織機(jī)構(gòu)、保管期限的文件分盤(pán)保管,便于按不同年代、不同期限定期拷貝,以延長(zhǎng)歸檔電子文件的保管壽命。將同一歸檔部門的文件集中在同一盤(pán)上方便利用。為了確保文書(shū)電子文件組盤(pán)統(tǒng)一規(guī)范,應(yīng)由檔案部門在接收歸檔文件時(shí)集中完成,組盤(pán)后,檔案人員應(yīng)以統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)和規(guī)范命題,并建立文書(shū)檔案盤(pán)內(nèi)文件目錄,便于計(jì)算機(jī)對(duì)盤(pán)內(nèi)文件查找。
二是外來(lái)文件。通過(guò)文書(shū)室處理,掃描成影像文件進(jìn)入網(wǎng)絡(luò),各類公文的傳遞、批辦、督辦均在網(wǎng)上操作。電子文件的歸檔工作由業(yè)務(wù)部門掌握,處理完畢的文件由承辦部門根據(jù)文件的重要性,確定密級(jí)和保管期限,按歸檔鍵轉(zhuǎn)入檔案部門,檔案人員審查后,加上檔案管理信息,如分類號(hào)、檔號(hào)等,然后進(jìn)入檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。如要查詢,則可通過(guò)各個(gè)網(wǎng)絡(luò)終端在其權(quán)限范圍內(nèi)進(jìn)行查詢。
1.2科技電子文件歸檔
科技電子文件檔案種類較多,可以先按照基建、設(shè)備、科研、房地產(chǎn)、聲像檔案分類管理,然后再按項(xiàng)目歸檔。基建檔案的形成一般是利用計(jì)算機(jī)打印使用規(guī)范的紙張輸出的,所以,數(shù)據(jù)信息整理時(shí)就按檔案管理要求進(jìn)行輸入,對(duì)紙質(zhì)文件的實(shí)體進(jìn)行掃描,并按案卷號(hào)、圖號(hào)、序號(hào)連接起來(lái),使終端用戶直接檢索到每一張圖紙資料。引進(jìn)設(shè)備時(shí)必須在合同中明確提出電子文件的必要條件,如系統(tǒng)環(huán)境、工作平臺(tái)、文件格式、縮微膠片等。在移交電子文件軟盤(pán)、光盤(pán)或其他載體的同時(shí),應(yīng)附上電子文件內(nèi)容說(shuō)明和注意事項(xiàng)。
1.3會(huì)計(jì)電子文件整理
一是工資單。工資以光盤(pán)形式歸檔時(shí),應(yīng)附有紙質(zhì)的每月的工資匯總表,并列出單位、名稱、代碼、人數(shù)、明細(xì)工資等,同時(shí)還應(yīng)附有移交清單,作為財(cái)務(wù)和檔案部門雙方交接時(shí)的憑證。
二是賬簿。會(huì)計(jì)賬簿內(nèi)容已進(jìn)入計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng),現(xiàn)在看到的實(shí)物實(shí)際上是計(jì)算機(jī)的打印件,計(jì)算機(jī)賬簿的格式比較統(tǒng)一,其內(nèi)容也可以光盤(pán)形式保存。但光盤(pán)歸檔時(shí)必須啟用賬簿交接表,填明機(jī)構(gòu)全稱、賬簿名稱、編號(hào)、賬簿頁(yè)數(shù)、啟用日期,負(fù)責(zé)人、主管會(huì)計(jì)、審核、記賬等人員必須簽名,以增強(qiáng)賬簿的真實(shí)性和憑證作用。
2電子檔案的保護(hù)
2.1優(yōu)盤(pán)或大容量移動(dòng)硬盤(pán)的保護(hù)
一是統(tǒng)一配發(fā)優(yōu)盤(pán)或大容量的移動(dòng)硬盤(pán),并賦碼,專碼專人專用,登記造冊(cè),列入資產(chǎn)。二是加強(qiáng)病毒防范。要求各業(yè)務(wù)部門加強(qiáng)計(jì)算機(jī)的病毒檢測(cè),確保保存電子文件的優(yōu)盤(pán)或移動(dòng)硬盤(pán)不帶病毒。三是對(duì)加密盤(pán)的管理。有的電子文件在存盤(pán)時(shí)進(jìn)行過(guò)加密或隱含文件名,如果密碼或文件名被遺忘,電子文件就難以打開(kāi)。所以對(duì)這類文件應(yīng)該解密或顯現(xiàn)文件名后再歸檔保存。四是在條件允許時(shí),及時(shí)將存儲(chǔ)電子文件的硬盤(pán)載體更換成光盤(pán),便于長(zhǎng)久保存。
11月1日至11月16日
項(xiàng)目
日
期
工作內(nèi)容
工作總結(jié),需要提高補(bǔ)充的知識(shí)
2011年11月16日星期三
員工入離職流程圖，培訓(xùn)員工信息表，調(diào)休單，加班申請(qǐng)單繪制
接觸到：?jiǎn)T工崗位職責(zé)劃分
請(qǐng)銷假制度
員工崗位職責(zé)說(shuō)明書(shū)，為薪酬績(jī)效提供依據(jù)，需要了解薪酬績(jī)效方面知識(shí)，請(qǐng)銷假與績(jī)效相關(guān)，如薪資結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)，績(jī)效考核方案設(shè)計(jì)等
2011年11月15日星期二
人事制度的完善，人事檔案管理制度完善，以及人事檔案分類
上午：招聘工作
需要學(xué)習(xí)編寫(xiě)制度的格式，需要了解相關(guān)人事行政的法律法規(guī)—《新華書(shū)店》—《行政人事法律法規(guī)政策文件全書(shū)》
2011年11月14日星期一
人事檔案歸類整理，及分類，收集明細(xì)
總結(jié)了人事檔案歸類及人事檔案明細(xì)，且注意事項(xiàng)培訓(xùn)檔案與員工檔案以及績(jī)效檔案管理分開(kāi)
2011年11月12日星期六
上午：智成人才市場(chǎng)招聘
下午：?jiǎn)T工入職流程圖，人事管理制度，崗位職責(zé)分類
了解人事制度框架，以及相關(guān)內(nèi)容及細(xì)節(jié)，崗位職責(zé)分類明細(xì)
2011年11月11日星期五
上午：早會(huì)行政：《員工手冊(cè)》
人事：制度健全
下午：具體事宜操作
了解行政人事分別職責(zé)，要系統(tǒng)性了解，從各方面學(xué)習(xí)，分類分步學(xué)習(xí)
2011年11月10日星期四
上午：華威招聘會(huì)現(xiàn)場(chǎng)
下午：日常接待面試人員，通知未齊全資料員工；做好11月份考勤備注，公司員工架構(gòu)圖
根據(jù)員工架構(gòu)圖反映人力資源管理的什么知識(shí)？
2011年11月9日星期三
上午：宿舍管理制度（試著起草）人事檔案整理、分類、編號(hào)
下午：完善
檔案明細(xì)
2011年11月1日—8日
了解公司組織架構(gòu)，學(xué)做考勤，工資核算，指紋錄入等日常工作
根據(jù)公司主要組織架構(gòu)，了解公司相關(guān)人員狀況，對(duì)各個(gè)崗位職責(zé)具體分析，完善編寫(xiě)各項(xiàng)人事管理制度，建立完整的檔案明細(xì)及檔案管理系統(tǒng)，電子與書(shū)面結(jié)合。制定考勤制度，績(jī)效考核制度，了解薪資結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)
內(nèi)容
日期
工作內(nèi)容
工作總結(jié)及提高補(bǔ)充的知識(shí)
2011年11月23日
上午：對(duì)人事制度內(nèi)容全面閱讀，并提出建議
下午：全面閱讀員工手冊(cè)并編寫(xiě)培訓(xùn)大綱
擅于與領(lǐng)導(dǎo)溝通，借力打力，提高執(zhí)行力度
2011年11月24日
本文主要介紹了校園火災(zāi)檔案作為原始記錄保留起來(lái)的重要意義，如何做好校園火災(zāi)檔案的收集整理與管理工作，簡(jiǎn)述了校園火災(zāi)檔案的內(nèi)容。
關(guān)鍵詞
火災(zāi)檔案；消防安全；建立管理
火災(zāi)事故的發(fā)生給人們的生命和財(cái)產(chǎn)帶來(lái)巨大損失，而在各種火災(zāi)中校園火災(zāi)又具有特別大的影響。近年來(lái)，隨著全社會(huì)的防火意識(shí)的不斷加強(qiáng)，各個(gè)學(xué)校也都制定了相應(yīng)的消防工作管理體系來(lái)應(yīng)對(duì)不斷嚴(yán)峻的防火工作。因此，校園火災(zāi)檔案作為原始記錄保留起來(lái)的意義，就顯得特別重要。它的建立與管理是構(gòu)建消防工作管理體系的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，對(duì)于今后的消防安全工作具有很大的指導(dǎo)意義和參考價(jià)值。為此筆者結(jié)合工作實(shí)際，對(duì)火災(zāi)檔案的建立與管理、意義及作用，淺談自己的認(rèn)識(shí)與思考。
一、火災(zāi)檔案與消防安全工作的關(guān)系
火災(zāi)檔案作為滅火工作結(jié)束后形成的具有保存價(jià)值的原始資料，在消防安全工作中發(fā)揮著非常重要的作用：
1.火災(zāi)檔案統(tǒng)計(jì)工作，是消防安全工作中一項(xiàng)不可缺少、不可替代、不容忽視的基礎(chǔ)性工作。收集并保管好火災(zāi)檔案，通過(guò)各類數(shù)字的統(tǒng)計(jì)，分析具有規(guī)律性、傾向性問(wèn)題，便于對(duì)現(xiàn)實(shí)問(wèn)題作出正確的分析和判斷，提高敏銳性和對(duì)火災(zāi)事故的研判能力?？傊?檔案資料的統(tǒng)計(jì)與掌握，對(duì)于研究火災(zāi)規(guī)律，總結(jié)防火經(jīng)驗(yàn)等都具有非常重要的意義[1]45。
2.防火救災(zāi)工作中既有成功的經(jīng)驗(yàn)，又有失敗的教訓(xùn)。校園火災(zāi)檔案是學(xué)校防火工作的一個(gè)記錄，哪些工作我們做得好，哪些工作沒(méi)有起到效果，在一份份火災(zāi)檔案中都能找到答案。從歷史經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)中汲取知識(shí)養(yǎng)料，不僅有利于當(dāng)前工作的順利開(kāi)展，也有利于今后工作的統(tǒng)籌安排，為創(chuàng)造一個(gè)有利于校園協(xié)調(diào)發(fā)展的良好環(huán)境提供條件。
3.對(duì)現(xiàn)實(shí)同類問(wèn)題具有借鑒作用。火災(zāi)檔案中不僅有相關(guān)部門處理火災(zāi)的書(shū)面材料，而且有相關(guān)部門調(diào)查處理經(jīng)過(guò)和結(jié)論，對(duì)處理相同情況的問(wèn)題是不可缺少的依據(jù)。建立火災(zāi)檔案便于對(duì)每一起火災(zāi)事故進(jìn)行全面細(xì)致地分析研究，分析已有的教訓(xùn)和撲滅火災(zāi)的經(jīng)驗(yàn)，有效避免隨意性，減少失誤，從根本上解決問(wèn)題。
4.分析火災(zāi)原因，制定切實(shí)可行的管理制度和防護(hù)措施。通過(guò)分析各類火災(zāi)發(fā)生原因，制定有關(guān)的政策和規(guī)定，為日后防火工作的開(kāi)展提供基礎(chǔ)性保障。相應(yīng)建立“防火安全經(jīng)常檢查制度”，“定期進(jìn)行消防宣傳、消防培訓(xùn)制度”，“安全用電、按章辦事，防止各類違規(guī)使用與操作制度”“，消防設(shè)施管理辦法”等。按制度要求分級(jí)負(fù)責(zé)、層層落實(shí)，防火安全制度責(zé)任到人，系統(tǒng)全面地預(yù)防火災(zāi)事故的發(fā)生，為學(xué)校消防安全工作服務(wù)，共創(chuàng)平安和諧校園[2]31。
5.火災(zāi)檔案信息化，提升消防管理工作的效率。運(yùn)用檔案管理系統(tǒng)，可以對(duì)火災(zāi)檔案進(jìn)行信息化管理，建立健全火災(zāi)消防檔案庫(kù)及消防宣傳資料庫(kù)，利用計(jì)算機(jī)管理軟件對(duì)其進(jìn)行編目和檢索?？梢栽O(shè)置專門的消防網(wǎng)頁(yè)，其中消防知識(shí)、火災(zāi)案例等板塊內(nèi)容應(yīng)做到豐富翔實(shí)，此舉措能夠有力推動(dòng)消防安全管理工作。形式多樣的宣傳教育，使防火安全意識(shí)深入人心，使師生和學(xué)校工作人員從內(nèi)心認(rèn)識(shí)到防火的重要性，能夠大大減少違章用電、用火、用氣等生活工作中的安全隱患，使火災(zāi)事故發(fā)生量降到最低。學(xué)校消防檔案管理系統(tǒng)的建立，可以使全校師生員工做到自覺(jué)履行消防義務(wù)，形成全員行動(dòng)的校園消防文化氛圍。
二、火災(zāi)檔案產(chǎn)生哪些材料
火災(zāi)檔案是滅火工作結(jié)束后形成的，從立案、勘查鑒定到結(jié)案處理全過(guò)程的，具有保存價(jià)值的，作為原始記錄保存起來(lái)的，用以查考的文字、圖表、照片、錄像等不同形式與載體的檔案材料。
1.火災(zāi)立案登記表：登記表中詳細(xì)記錄起火時(shí)間、地點(diǎn)、原因，氣溫降水等氣象情況；火災(zāi)發(fā)生時(shí)間、撲滅時(shí)間，撲救情況；滅火使用的設(shè)備工具、實(shí)施方法；火災(zāi)過(guò)火面積以及經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)等[3]24。
2.火災(zāi)損失情況報(bào)告表：客觀、準(zhǔn)確、科學(xué)的對(duì)火災(zāi)造成的經(jīng)濟(jì)損失進(jìn)行分類，及時(shí)有效、實(shí)事求是的評(píng)估火災(zāi)造成的經(jīng)濟(jì)損失。包括火災(zāi)造成的人身及財(cái)產(chǎn)物品損失，固定資產(chǎn)和流動(dòng)資產(chǎn)的損失及其保險(xiǎn)費(fèi)的損失，以及對(duì)環(huán)境的污染產(chǎn)生的損失，對(duì)附近居民社會(huì)活動(dòng)影響帶來(lái)的損失及火災(zāi)現(xiàn)場(chǎng)及清理火場(chǎng)的費(fèi)用等[3]24。
3.火災(zāi)原因認(rèn)定書(shū)：消防支隊(duì)和公安處成立聯(lián)合調(diào)查組進(jìn)行調(diào)查和勘查，認(rèn)定火災(zāi)原因。包括事故調(diào)查記錄材料，火災(zāi)情況訪問(wèn)筆錄、證明材料等。
4.火災(zāi)現(xiàn)場(chǎng)勘查筆錄：內(nèi)容包括現(xiàn)場(chǎng)保護(hù)人員到場(chǎng)時(shí)間和保護(hù)情況、勘查詳細(xì)情況、勘查開(kāi)始和結(jié)束時(shí)間、勘查結(jié)束后參加勘查人員簽名，同時(shí)附公安處對(duì)整個(gè)火災(zāi)現(xiàn)場(chǎng)所做的實(shí)地錄像及照片。此材料是根據(jù)火災(zāi)現(xiàn)場(chǎng)存在的事實(shí)，重現(xiàn)火災(zāi)發(fā)生、蔓延經(jīng)過(guò)的一項(xiàng)工作，在確定證據(jù)的可靠性、充分性和相互之間的因果關(guān)系方面起著十分重要的作用，在調(diào)查取證和認(rèn)定火災(zāi)原因工作中，占據(jù)非常重要的地位。尤為重要的是火災(zāi)現(xiàn)場(chǎng)拍攝的照片、影像等，成為火災(zāi)查處提供詳細(xì)直觀的第一手資料和最具說(shuō)服力的證據(jù)，為火因的查明、火災(zāi)肇事者查處提供大量的依據(jù)。
5.火災(zāi)現(xiàn)場(chǎng)起火點(diǎn)平面示意圖，附有制圖說(shuō)明。
6.其他與火災(zāi)有關(guān)的火災(zāi)情況的報(bào)告、批復(fù)、函件、簡(jiǎn)報(bào)、新聞報(bào)道及相關(guān)會(huì)議材料。
三、火災(zāi)檔案收集管理特點(diǎn)及注意事項(xiàng)
火災(zāi)檔案的收集與整理是一項(xiàng)重要的工作，如果人們對(duì)這項(xiàng)工作重視不夠，相關(guān)部門不整理，不保存，火災(zāi)資料殘缺不全，漏項(xiàng)很多，就會(huì)對(duì)后期查閱利用造成不便，不能很好地發(fā)揮其作用。
1.火災(zāi)檔案不同于文書(shū)檔案，火災(zāi)檔案的整理組卷有其獨(dú)自的特點(diǎn)。注意事項(xiàng)有：（1）火災(zāi)檔案的收集力求齊全完整，一套完整的火災(zāi)案件包括立案、調(diào)查、結(jié)論處理等全過(guò)程材料。（2）職能部門指定專門人員負(fù)責(zé)火災(zāi)檔案資料，重大以上火災(zāi)要建立專門檔案，在火災(zāi)案件處理結(jié)案后三個(gè)月內(nèi)完成對(duì)文件材料的收集整理、立卷歸檔工作。（3）火災(zāi)檔案整理時(shí)，一定要遵循其形成規(guī)律，保持它們之間的有機(jī)聯(lián)系和成套性，以便保管和利用；相關(guān)的照片、錄像帶等入聲像檔案，為了便于檢索，一定要把聲像檔案和紙質(zhì)檔案做有機(jī)的對(duì)應(yīng)，建立相互準(zhǔn)確可靠的標(biāo)識(shí)關(guān)系。（4）材料整理時(shí)，以一次火災(zāi)案件為單位組織材料，結(jié)論結(jié)果在前，其余材料按時(shí)間順序，重復(fù)材料剔除。一般是一案一卷或一案多卷，案結(jié)卷成。（5）案卷裝訂要求標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范?；馂?zāi)檔案材料要根據(jù)保存價(jià)值分為永久、長(zhǎng)期、短期三類，如果不加區(qū)別地全部歸檔保存，既不便于保存和利用，又會(huì)造成人力物力浪費(fèi)。（6）火災(zāi)案卷標(biāo)題結(jié)構(gòu)應(yīng)齊全完整、準(zhǔn)確地揭示卷內(nèi)文件內(nèi)容，文字精練確切；案卷題名應(yīng)包括失火時(shí)間、失火地點(diǎn)、責(zé)任單位等要素。
2.火災(zāi)檔案的管理。（1）嚴(yán)格管理好火災(zāi)檔案，一切火災(zāi)案卷都要妥善保管，不得擴(kuò)散，所有的檔案卷宗都要設(shè)為內(nèi)部保管，按檔案管理辦法進(jìn)行管理。（2）嚴(yán)禁私自借閱，其他單位或個(gè)人使用火災(zāi)檔案要經(jīng)防火部門同意后方可使用，并且不得對(duì)外公布火災(zāi)統(tǒng)計(jì)資料和信息。（3）復(fù)查案件時(shí)不允許對(duì)歸檔的檔案材料進(jìn)行修改、涂抹或銷毀，不準(zhǔn)篡改火災(zāi)檔案資料和信息?；馂?zāi)事故的發(fā)生對(duì)學(xué)校的發(fā)展及其影響是巨大的，損失是慘重的，防火工作事關(guān)師生的生命財(cái)產(chǎn)安全，事關(guān)學(xué)校的發(fā)展穩(wěn)定大局，因而全面收集、利用計(jì)算機(jī)建立完備的火災(zāi)檔案，提高相關(guān)人員的火災(zāi)檔案管理意識(shí)顯得尤為重要。所以我們要以強(qiáng)烈的責(zé)任意識(shí)，將火災(zāi)過(guò)后形成的所有寶貴的第一手資料進(jìn)行存檔備案，使之達(dá)到規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化管理，確保火災(zāi)檔案資料能夠更好更有效地為消防安全的各項(xiàng)工作服務(wù)。
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一、電子文件的整理
1、基建、設(shè)備等電子文件的整理。
基建檔案的形成一般是利用計(jì)算機(jī)使用規(guī)范的紙張打印輸出的，所以，在數(shù)據(jù)信息整理時(shí)就要按檔案管理的要求進(jìn)行輸入，就是對(duì)紙質(zhì)文件的實(shí)體進(jìn)行掃描，并按案卷號(hào)、圖號(hào)、序號(hào)連接起來(lái)，使終端用戶可以直接檢索到每一張圖紙資料。而對(duì)于設(shè)備檔案的管理，在引進(jìn)設(shè)備時(shí)必須在合同中明確提出電子文件的必要條件，如：系統(tǒng)環(huán)境、工作平臺(tái)、文件格式、縮微膠片等等。在移交電子文件載體的同時(shí)，應(yīng)附上電子文件的內(nèi)容說(shuō)明和注意事項(xiàng)。
2、財(cái)務(wù)電子文件的整理。
學(xué)校財(cái)會(huì)賬簿內(nèi)容一般已進(jìn)入計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，現(xiàn)在看到的實(shí)物實(shí)際上是計(jì)算機(jī)的打印件，計(jì)算機(jī)賬簿的格式比較統(tǒng)一，其內(nèi)容也可以光盤(pán)的形式保存。但光盤(pán)歸檔時(shí)必須啟用賬簿交接表，填明機(jī)構(gòu)全稱、賬簿名稱、編號(hào)、賬簿頁(yè)數(shù)、啟用日期，負(fù)責(zé)人、主管會(huì)計(jì)、審核、記賬等人員必須簽名，以增強(qiáng)賬簿的真實(shí)性和憑證作用。
3、其它電子文件的整理。
現(xiàn)在的學(xué)校一般都建有計(jì)算機(jī)信息管理系統(tǒng)，如行政信息管理系統(tǒng)，包括教學(xué)、科研、人事管理、教學(xué)管理系統(tǒng)等內(nèi)容。對(duì)這些電子文件該如何進(jìn)行整理呢？我認(rèn)為：計(jì)算機(jī)與信息中心接收相關(guān)數(shù)據(jù)后，應(yīng)該進(jìn)行集中處理，經(jīng)匯總的數(shù)據(jù)再通過(guò)信息中心輸送給各部門共享。隨著每年數(shù)據(jù)的更新，過(guò)期的數(shù)據(jù)應(yīng)按檔案部門的統(tǒng)一要求，進(jìn)行鑒定，編目整理，移交給檔案部門保存，或直接存入光盤(pán)，定期歸檔。
二、歸檔方式和途徑選擇
紙質(zhì)檔案的載體較為穩(wěn)定安全，而電子文件的載體穩(wěn)定性差，易損壞，因此歸檔方式的選擇至關(guān)重要。
1、開(kāi)通專線進(jìn)行電子文件歸檔。
隨著各單位計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)的建立與發(fā)展，越來(lái)越多的重要文件被傳輸上網(wǎng)。對(duì)那些未被傳輸且具有保存價(jià)值的電子文件，應(yīng)由電子文件形成部門編目整理，向檔案部門進(jìn)行專線傳輸。檔案部門經(jīng)與信息管理部門協(xié)商后，形成常見(jiàn)的文件格式（如DBF、DOC、TXT、EXE等），然后由檔案人員根據(jù)檔案的密級(jí)和保管期限，加上檔案管理信息，如：分類號(hào)、檔案號(hào)等，錄入檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。如要查詢，則可通過(guò)各個(gè)網(wǎng)絡(luò)終端在其權(quán)限范圍內(nèi)進(jìn)行檢索。
2、由計(jì)算機(jī)信息管理部門負(fù)責(zé)歸檔。
為適應(yīng)辦公自動(dòng)化工作發(fā)展的需要，各校都設(shè)立了計(jì)算機(jī)與信息管理中心，由他們利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建立了校園信息管理系統(tǒng)。由于計(jì)算機(jī)與信息管理中心具有一定的技術(shù)設(shè)備及人才條件，由他們負(fù)責(zé)將日常工作中形成的具有保存價(jià)值的電子文件歸檔，無(wú)疑是最佳的歸檔途徑之一。
總之，無(wú)論利用何種歸檔途徑，都必須按照單位統(tǒng)一格式編目整理后，傳輸給檔案部門，不能由檔案部門自主地從網(wǎng)上下載，以確保電子文件形成部門所形成的文件數(shù)據(jù)具有可靠的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。檔案部門接收的電子文件一律應(yīng)存入光盤(pán)，進(jìn)行分類歸檔。
三、完善歸檔制度
1、電子文件來(lái)源廣泛，其形成者不僅有業(yè)務(wù)管理部門的承辦人，還有數(shù)據(jù)錄入員、信息管理員與計(jì)算機(jī)技術(shù)人員等。因此，將頭緒如此之多的電子文件進(jìn)行收集歸檔，必須要靠制度來(lái)約束，使制度變成歸檔人員的自覺(jué)行動(dòng)。要將電子文件的歸檔工作納入到本單位的立卷歸檔制度之中，并列入到信息管理工作程序，認(rèn)真地做好布置、檢查、總結(jié)、考核等日常所必須的管理工作。
2、形成“雙軌”歸檔制度。由于印章和簽署是文件生效的主要標(biāo)志，在現(xiàn)在技術(shù)條件下，對(duì)一些具有憑證作用和法律效力的文件必須以紙介質(zhì)形式進(jìn)行保存。為了使電子文件和紙介質(zhì)文件達(dá)到內(nèi)容真實(shí)相符，所以有必要采取“雙軌制”進(jìn)行文件的歸檔，即紙介質(zhì)與光磁介質(zhì)兩種文件一起歸檔，形成內(nèi)容相同的兩套檔案。
四、電子檔案的保護(hù)
一、培訓(xùn)目標(biāo)：通過(guò)培訓(xùn)，使農(nóng)村農(nóng)民群眾了解黨和國(guó)家發(fā)展農(nóng)村經(jīng)濟(jì)的方針政策和法律法規(guī)；掌握基本的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)，經(jīng)營(yíng)管理及科學(xué)文化知識(shí)；掌握 1 至 2 項(xiàng)實(shí)用技術(shù)，并能因地制宜地宣傳推廣，使農(nóng)民有覺(jué)悟、懂技術(shù)、善經(jīng)營(yíng)、會(huì)管理的新型勞動(dòng)者。
二、培訓(xùn)任務(wù)及對(duì)象：農(nóng)民群眾、致富能手，每人至少參加2期以上培訓(xùn)，共計(jì)20個(gè)課時(shí)。
三、培訓(xùn)時(shí)間及地點(diǎn)：塘壩村遠(yuǎn)程室；XX年年7月11日起至7月20日止，期間于晚上8：00——9：00一個(gè)小時(shí)的培訓(xùn)。
四、培訓(xùn)教師：石傳花（組長(zhǎng)）、馮金祥、田景英、羅永紅及駐村干部。
五、培訓(xùn)內(nèi)容及計(jì)劃：
培訓(xùn)日期 培訓(xùn)時(shí)間 授課教師 培訓(xùn)內(nèi)容
7月11日 20：00——9：00 各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及授課教師 開(kāi)班培訓(xùn)及對(duì)學(xué)員提出要求
7月12日 20：00——9：00 石傳花 種殖技術(shù)
7月13日 20：00——9：00 田景英 養(yǎng)殖技術(shù)
7月14日 20：00——9：00 羅永紅 經(jīng)營(yíng)管理
7月15日 20：00——9：00 馮金祥 外出務(wù)工知識(shí)
7月16日 20：00——9：00 石傳花 家庭生活知識(shí)
7月17日 20：00——9：00 田景英 種殖技術(shù)
7月18日 20：00——9：00 羅永紅 養(yǎng)殖技術(shù)
7月19日 20：00——9：00 馮金祥 法律法規(guī)知識(shí)
7月20日 20：00——9：00 石傳花 家庭生活知識(shí)
7月21日 20：00——9：00 各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及授課教師培訓(xùn)總結(jié)及提出希望
六、教學(xué)方式：科技知識(shí)、適用技術(shù)的培訓(xùn)主要采取集中播放錄像與講授結(jié)合的方式進(jìn)行。
