發(fā)布時間：2023-05-19 16:34:24
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的檔案一體化管理樣本，期待這些樣本能夠為您提供豐富的參考和啟發(fā)，請盡情閱讀。
【中圖分類號】G250【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】C【文章編號】1672-3783(2012)05-0027-01
信息技術(shù)革命正在改變著檔案、圖書、信息部門 的工作方式、服務(wù)手段。隨著我國經(jīng)濟(jì)體制改革的不 斷深入，使得國有醫(yī)院不斷轉(zhuǎn)換經(jīng)營機(jī)制，醫(yī)院將逐 步成為自我經(jīng)營、自負(fù)盈虧、自我約束的醫(yī)院法人實 體，國有醫(yī)院的管理模式也將發(fā)生重大轉(zhuǎn)變。因此，作為醫(yī)院管理工作的一個重要組成部分：檔案、圖書、 信息管理工作的改革勢在必行。筆者擬對檔案、圖書、 信息一體化管理探討如下：
1 傳統(tǒng)方式的弊端
1.1 重復(fù)浪費，影響信息資源交流和共享：在計劃經(jīng)濟(jì)體制下形成的相對獨立、縱向發(fā)展的 檔案、圖書、信息體系，已不能滿足現(xiàn)代化醫(yī)院橫向 發(fā)展的多層次信息需要。各自獨立，重復(fù)建設(shè)的運(yùn)作 模式，不但造成人、財、物的不必要浪費，而且影響 了醫(yī)院信息管理人員對三種信息資源共同開發(fā)和同外 界的信息交流，也影響了醫(yī)院管理人員和技術(shù)人員對 信息的利用。多頭領(lǐng)導(dǎo)、各自為政、縱向發(fā)展的封閉 系統(tǒng)，不利于醫(yī)院信息間的橫向交流，不能滿足醫(yī)院 用戶對信息多方面、多層次的需求，造成檔案、圖書、 信息資源浪費，不利于資源共享和共同開發(fā)。
1.2 獨立的管理體制難以滿足現(xiàn)代醫(yī)院對信息質(zhì)和量 的要求：檔案、圖書、信息，是有機(jī)整體。圖書、情報、 檔案共同具有信息性、知識性和社會性，三者之間互 相轉(zhuǎn)化、相互交叉，有著非常密切的關(guān)系。但是由于歷 史的原因，使三者進(jìn)行了分離，各自縱向獨立發(fā)展，形 成各自的特點，三者之間的差異越來越明顯。隨著信 息社會的到來，這種各自為政的縱向發(fā)展，就失去了橫 向聯(lián)系，造成醫(yī)院在管理上無法統(tǒng)籌安排和全面規(guī)劃。我國加入WT0以后，市場競爭更加激烈，醫(yī)院的決策者和科技人員不但對信息的需求量增大，而且要 求信息及時、準(zhǔn)確、廣泛。然而檔案、圖書、信息資 料各自獨立的管理體制很難滿足現(xiàn)代醫(yī)院對信息的質(zhì) 和量的要求。
2 體化管理的優(yōu)勢
2.1 形成完整意義上的信息系統(tǒng)，為醫(yī)院發(fā)展提供充 足的信息資源：計算機(jī)技術(shù)，特別是通信技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)正快速 地應(yīng)用于文獻(xiàn)信息的收集、加工、儲存和傳遞，將使檔 案、圖書、信息部門徹底擺脫傳統(tǒng)工作模式，其管理 與服務(wù)都將進(jìn)入一個全新的境界。信息網(wǎng)絡(luò)打破了人 們存儲、檢索文獻(xiàn)信息的方式，檔案、圖書、信息一 體化管理為醫(yī)院管理提供了更多便利條件。
檔案、圖書、信息一體化管理有利于研究有關(guān)信 息開發(fā)、利用的方法和途徑。檔案、圖書、信息一體 化管理的形成便于醫(yī)院實現(xiàn)完整意義上的信息中心，造就優(yōu)勢互補(bǔ)、整體提高的格局。
2.2 確保信息價值最充分的利用：檔案、圖書、信息一體化管理，使資料數(shù)量得到 增加和有效使用時間的加長，通過高速化、網(wǎng)絡(luò)化的 技術(shù)手段，解決了信息部門館藏結(jié)構(gòu)單一，信息不全，提供速度較慢的缺點，使檔案、圖書、信息資料在其 有效期內(nèi)，能夠發(fā)揮最大的效益，能及時、準(zhǔn)確地為領(lǐng) 導(dǎo)提供決策所需的信息。
2.3 避免不必要的浪費：建立信息中心，對原有的管理機(jī)構(gòu)和人員相應(yīng)地 進(jìn)行撤并和精簡，可節(jié)省一定的人力和財力，從而以 最小的投入獲取最大的經(jīng)濟(jì)效益。醫(yī)院檔案、圖書、 情報信息的一體化管理，可以避免不必要的浪費，從 而加速信息現(xiàn)代化的進(jìn)程。
3 實現(xiàn)一體化管理需注意的幾個問題
3.1 加強(qiáng)檔案、圖書、信息標(biāo)準(zhǔn)化工作：檔案、圖書、信息的標(biāo)準(zhǔn)化工作是信息一體化管 理的基礎(chǔ)。沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，信息一體化管理網(wǎng)絡(luò)的建 立就無從談起，用計算機(jī)等現(xiàn)代化設(shè)備和手段進(jìn)行一 體化信息服務(wù)更無法實現(xiàn)。目前，檔案、圖書、信息 界需要標(biāo)準(zhǔn)化的方面很多，例如：在信息的著錄、標(biāo) 引、分類、檢索以及計算機(jī)、通訊設(shè)備的通用性等方 面都應(yīng)進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化。
隨著辦公自動化管理在辦公領(lǐng)域的普遍應(yīng)用，政府機(jī)關(guān)和社會各行業(yè)都在逐步實行“文檔一體化管理”，以提高工作效率，加快辦公現(xiàn)代化的進(jìn)程，實現(xiàn)全面、科學(xué)的“文件連續(xù)體”檔案全程管理。
文件、檔案及其相互關(guān)系
盡管各國基于不同的需要和角度對“文件”定義的表述不盡相同，但還是呈現(xiàn)出明顯的共性。文件有狹義和廣義兩種類型。狹義的文件是專指公共文件，即僅僅由“政府部門”或“公共機(jī)構(gòu)”形成的文件，廣義的文件則是指一切公私文件。20世紀(jì)70年代中期以來，西方國家對文件的認(rèn)識開始傾向于廣義化文件定義，對文件的界定從專指型轉(zhuǎn)向泛指型。我國在20世紀(jì)80年代后期也提出泛指型的文件定義。即文件是組織或個人在社會活動中，為了相互聯(lián)系、記載事物、處理事物、表達(dá)意志和交流情況而制作的又構(gòu)成該項活動組成部分的記錄材料。
而“檔案”是人們在長期的社會實踐中逐漸形成的概念。盡管西方國家在檔案定義表述上千差萬別，但是定義的共性也是顯而易見的，即：多以文件定義作為基礎(chǔ)，通常選擇“文件”作為檔案定義的屬概念。而我國的檔案定義一直是檔案界的問題之一，爭議的焦點主要集中在對檔案定義的屬概念存在不同選擇。80年代后給檔案下的定義是“機(jī)關(guān)”、社會組織和個人在社會活動中形成的，作為原始記錄保存起來以備查考的文字、圖表、及其它各種方式和載體的文件材料。它的主體是黨政機(jī)關(guān)，因為黨政機(jī)關(guān)處于領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)地位，其所形成的檔案的價值也相對重要一些，無論過去、現(xiàn)在、還是將來，黨政機(jī)關(guān)的檔案都將是檔案館館藏的主要來源。但人類社會是一個復(fù)雜的系統(tǒng)，作為這系統(tǒng)的每一個組成部分，都通過行使自己的職能從而維護(hù)整個系統(tǒng)的運(yùn)轉(zhuǎn)，少了任何一個組織部分，這個系統(tǒng)都是不完善的。推而言之，少了任何一類組織的檔案，這個社會的歷史都可能是片面的，因此，檔案應(yīng)從黨政機(jī)關(guān)擴(kuò)展到事業(yè)單位、再擴(kuò)展到企業(yè)、其他社會組織。涉及公民個人檔案（也就是人事檔案），是檔案的主體?！皺n案界”普遍認(rèn)為文件是特定形成者在社會活動中逐漸產(chǎn)生的，其形成狀態(tài)是分散和零亂的，而檔案是經(jīng)過分類、立卷、歸檔而構(gòu)成一定系統(tǒng)并集中保存起來的文件，不再是一份份孤立、零散的文件，而是具有內(nèi)在聯(lián)系的文件整體。文件經(jīng)過單位文書的處理后，可轉(zhuǎn)化為檔案，其中的精華部分是“領(lǐng)導(dǎo)批示”，具有永久保存的價值。此外，文件紙張的質(zhì)量好壞也決定了文件的質(zhì)量，文件紙質(zhì)最好是“種毛纖維”，其纖維素最純、最多，一般可達(dá)90%以上。文件的質(zhì)量好壞又直接決定著檔案的質(zhì)量，文件管理的好壞也直接決定著檔案管理的優(yōu)劣，反之，檔案管理作為文件管理的延伸和發(fā)展形式，在文件管理中繼續(xù)發(fā)揮著重要作用。
文檔一體化的概念
所謂文檔一體化，就是利用計算機(jī)技術(shù)的強(qiáng)大功能，遵循文件運(yùn)動周期理論，對文件從制作、現(xiàn)行使用、暫時保存到永久保存四個階段實行全過程的管理，達(dá)到文書與檔案數(shù)據(jù)資源的最佳管理和利用效果?！拔募n案一體化管理”的理論依據(jù)是文件生命周期理論，該理論認(rèn)為，文件從其產(chǎn)生形成到最終銷毀或作為檔案永久保存是一個完整的生命過程，這一過程可分為若干階段，由于各階段有其不同的價值、作用和特點，各階段文件存在著與之相對應(yīng)的保管地點和存放方式。
目前國內(nèi)外學(xué)者對文件生命周期理論的階段劃分還沒有統(tǒng)一的認(rèn)識或劃分標(biāo)準(zhǔn)。筆者認(rèn)為比較適合我國國情和比較合理的為四個階段劃分法，即制作階段、現(xiàn)行使用階段、暫時保存階段和永久保存階段。
文件生命周期理論強(qiáng)調(diào)文件從始至終都是一個完整、動態(tài)、連續(xù)的生命運(yùn)動過程。而我國檔案工作通過歸檔口的設(shè)置將文件的第一、二階段作為文件，將第三、四階段作為檔案，并采取非統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和方法進(jìn)行管理，使文件運(yùn)動的不同階段相對獨立，因此造成文檔分離的不正?，F(xiàn)象。要解決這一實際工作的難題必須實現(xiàn)文檔一體化，即將文件和檔案揉合在一起。從本質(zhì)上看四個階段都是文件，只是其價值、特點、存放地址不同，因此文檔一體化在現(xiàn)實中主要是對二、三階段文件的一體化管理。依據(jù)文件生命周期理論，文件運(yùn)動的不同階段需要不同的管理方式和保管場所，其中暫時保存階段的文件尤為特殊，這一階段的文件要經(jīng)受時間的考驗，有的可能沒有價值可以銷毀，有的一段時間內(nèi)有價值然后再銷毀，有的具有永久保存價值，因此需要一個過渡性的中間機(jī)構(gòu)（檔案室）來專門對其進(jìn)行整理、保管和利用。文檔一體化就是把文件的形成、運(yùn)轉(zhuǎn)、處理和管理與檔案的收集、整理、鑒定、檢索、編目和利用等環(huán)節(jié)有機(jī)地聯(lián)系在一起，從而使文件到檔案的全過程都得到有效控制，再按照各階段統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，組織成一個科學(xué)的大系統(tǒng)，從整體相互聯(lián)系的角度對若干系統(tǒng)進(jìn)行處理和統(tǒng)籌安排，盡量消除或減少重復(fù)工作，以取得系統(tǒng)的最優(yōu)化，求得系統(tǒng)的最高效率。
文檔一體化的實現(xiàn)
1、以“OA”為基礎(chǔ)
在OA辦公系統(tǒng)平臺中，文件承辦完后，通過一個數(shù)據(jù)接口，將需歸檔的文件材料自動轉(zhuǎn)入檔案管理系統(tǒng)中，實行文件和檔案一體化管理。福建科易檔案管理系統(tǒng)是一個功能完善，操作簡單，兼容性和安全保密性強(qiáng)的檔案管理系統(tǒng)，對硬件設(shè)備要求相對較低，具有管理實體文件、檔案目錄和電子文件、檔案原文的雙重功能，能根據(jù)單位的自身職能特點和專業(yè)信息要求制定數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，并隨著業(yè)務(wù)處理平臺的變化而改變工作方法，提高工作效率。各科室可以通過本單位局域網(wǎng)，對本單位的文件及檔案資料進(jìn)行查詢利用，充分借助OA辦公系統(tǒng)平臺的基礎(chǔ)，實現(xiàn)文件數(shù)據(jù)庫和檔案數(shù)據(jù)庫的信息資源共享，提供給各級領(lǐng)導(dǎo)及業(yè)務(wù)人員利用，并從系統(tǒng)的角度出發(fā)，對文件工作和檔案工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃和科學(xué)管理，使之實現(xiàn)系統(tǒng)化和規(guī)范化，以期發(fā)揮各自及總體最大效能，從而提高各類機(jī)構(gòu)管理效能。該系統(tǒng)還可以統(tǒng)一管理檔案原文和檔案目錄著錄項目，著錄目錄涵蓋公文標(biāo)題、密級、發(fā)文字號、發(fā)文機(jī)關(guān)、成文日期及收發(fā)文日期等。這就為檔案室在今后管理工作中不再重復(fù)著錄奠定了基礎(chǔ)。同時，還可以省略收文登記手工操作，從而達(dá)到文件處理精煉化、完成案卷系統(tǒng)化和查找利用標(biāo)準(zhǔn)化，檔案室也就擺脫了繁瑣立卷任務(wù)。
2、對文書工作的要求
抓文件登記管理，根據(jù)多年的工作實踐體會，我們在年終就著手?jǐn)M訂下年度文書立卷類目，以不同問題內(nèi)容，按問題一年度分類法來分類，并隨著問題變化對立卷類目作相應(yīng)的調(diào)整或補(bǔ)充并按文件的形成規(guī)律，保持文件之間歷史聯(lián)系的原則，首先登記范圍要明確，凡是本單位發(fā)文和內(nèi)部使用的文件要登記，上級機(jī)關(guān)來文，不相隸屬單位相互發(fā)文和下級保送文件中，凡需貫徹執(zhí)行、辦理答復(fù)或有一定查考價值均需登記。因為收文登記是文書檔案管理的關(guān)口，只有做好登記工作，才能掌握文件的來龍去脈，使文件管理者做好心中有數(shù)，為年度立卷工作打下良好基礎(chǔ)。
3、設(shè)備與軟件的投入
目前，全省檔案管理軟件采用福建省檔案局推廣的福建科易檔案管理系統(tǒng)，但在使用科易單機(jī)版軟件時期OA辦公系統(tǒng)對接存在較多問題，究其原因是在進(jìn)行數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)入時，數(shù)據(jù)流量較大，對網(wǎng)絡(luò)需求較高，同時，如果各部門要利用檔案資料也不方便。所以檔案管理系統(tǒng)與自動化辦公系統(tǒng)相統(tǒng)一是文檔一體化管理的前提，也是檔案管理自動化、信息化、規(guī)范化和科學(xué)化的基礎(chǔ)。因此，必須加大設(shè)備與軟件的投入，如建立OA辦公系統(tǒng)和福建科易檔案管理系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)版軟件的無縫銜接，需購置容量大、速度快的計算機(jī)和高速批量掃描儀等。
Abstract: The implementing of book,information and archive integrated management is an important symbol of modern information society. The paper probes into the application condition of integrated management and development dilemma and puts forward the corresponding development strategies,that is improving of integration management system environment and establishing integration information service platform.
關(guān)鍵詞:一體化;圖書情報檔案;應(yīng)用
Key words: integration;books and information achieves;application
中圖分類號:G25 文獻(xiàn)標(biāo)識碼:A文章編號:1006-4311(2010)21-0199-02
0引言
隨著通信網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息數(shù)字化技術(shù)的不斷發(fā)展以及世界經(jīng)濟(jì)一體化趨勢的不斷深入,傳統(tǒng)的、受急劇增長的文獻(xiàn)量制約而形成的缺乏橫向聯(lián)系、各自為政的檔案、圖書、情報分立系統(tǒng),已難以適應(yīng)信息社會的需求。
其弊端日益顯現(xiàn),如文獻(xiàn)資料的重復(fù)購置、計算機(jī)設(shè)備的重復(fù)配置等,亟待通過網(wǎng)絡(luò)共建、資源共享、分步式收藏、遠(yuǎn)程存取等多種方式,實現(xiàn)三者之間的協(xié)調(diào)與互補(bǔ),從而在滿足讀者日益多樣化的圖書情報信息需求的同時,提高各項財務(wù)資源、人力資源和物資資源的使用效率。
有鑒于此,如何為充分利用既有科研檔案的信息,增加技術(shù)發(fā)展的機(jī)會,探索圖書、情報、檔案一體化,加快科學(xué)研究過程中的科研檔案信息的集成化管理已經(jīng)成為我國理論界和實務(wù)界必須面對的一個新課題和新挑戰(zhàn)。
1圖書、情報、檔案一體化管理的應(yīng)用現(xiàn)狀
一方面,從本質(zhì)上看,圖書、情報、檔案的本質(zhì)屬性均屬于信息范疇,都是信息的一種存儲、傳遞、加工和利用手段,同是社會的文獻(xiàn)信息源,具備先天整合的必然性;
另一方面,從實踐上看,圖書、情報、檔案宏觀上均是為社會的政治、經(jīng)濟(jì)、科技、文化、教育等發(fā)展提供文獻(xiàn)信息保障,從微觀上均是為不同的讀者或者用戶的需求提供各種類型的信息服務(wù),具備后天整合的必要性。
因而,無論從本質(zhì)屬性還是服務(wù)目的和對象上看,具有必要實行一體化管理,將圖書、情報、檔案集為一體,形成綜合性信息網(wǎng)絡(luò),從而為國民經(jīng)濟(jì)建設(shè)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。
有鑒于此,圖書、情報、檔案一體化管理在國內(nèi)外都取得了巨大的發(fā)展,表現(xiàn)在:
首先,國外最早認(rèn)識到圖書、情報、檔案一體化管理重要性的研究機(jī)構(gòu)是聯(lián)合國教科文組織。
其在1967年就提出建立涉及全部學(xué)科領(lǐng)域里的文獻(xiàn)、圖書和檔案服務(wù)工作的國家情報系統(tǒng)(NATIS),通過將一個國家內(nèi)的情報所、圖書館和檔案館組織起來,藉以最大限度地滿足國內(nèi)人民的需要,并進(jìn)而開展國際方面的情報交流。
在此基礎(chǔ)上,1974年,聯(lián)合國教科文組織還將原圖書館組及書目、情報工作及科學(xué)名詞委員會改組為情報工作、圖書館與檔案部,并出版《聯(lián)合國教科文組織情報科學(xué)、圖書館學(xué)和檔案管理學(xué)雜志》,以推動全球圖書、情報、檔案一體化管理進(jìn)程,受其影響美國國會圖書館、總統(tǒng)圖書館、澳大利亞的許多圖書館以及英國不列顛圖書館均先后改建為檔案、圖書、情報三位一體的實體,既收藏圖書、檔案,又提供情報信息。
其次,國內(nèi)圖書、情報、檔案一體化管理的研究最早可以追溯到20世紀(jì)70年代末期,其到80年代后期得到進(jìn)一步發(fā)展,而真正初見成效則要到90年代后期,最具代表性的就是1996年,上海圖書館、上海情報所合并,成立了上海圖書情報新館,有效地促進(jìn)了圖書情報管理向多功能的轉(zhuǎn)變以及信息載體和內(nèi)容向多元化的轉(zhuǎn)變,使上海圖書館和上?？萍记閳笏鶑拇诉M(jìn)入一個跨世紀(jì)的歷程。而后,在2003年,天津泰達(dá)圖書館在吸收借鑒國內(nèi)外圖書、情報、檔案一體化管理優(yōu)秀研究成果的基礎(chǔ)上,打造了一個全新概念的圖書、情報、檔案一體化和功能創(chuàng)新的、綜合滿足全區(qū)用戶需要的國內(nèi)唯一的新型圖書館,成功實現(xiàn)了完整的圖書、情報、檔案三位一體的一體化管理體制,一躍成為文獻(xiàn)信息服務(wù)高度綜合的現(xiàn)代化大型圖書館。
2圖書、情報、檔案一體化管理的應(yīng)用領(lǐng)域
2.1 提供資源利用率
由于圖書、情報、檔案管理部門分屬不同的行政主體和運(yùn)作環(huán)境,不論在經(jīng)費來源、人員配置、文獻(xiàn)收藏,還是服務(wù)對象等方面都存在諸多差異,往往存在嚴(yán)重的重復(fù)建設(shè)和多頭管理弊端,因而通過施行圖書、情報、檔案一體化管理可以使文獻(xiàn)管理和信息管理由單一、分散向綜合、系統(tǒng)化發(fā)展,從而能夠優(yōu)化人力資源、財務(wù)資源和物質(zhì)資源的配置,提高各項資源的利用效率。這對于,本來經(jīng)費和人力資源就較為緊張的我國廣大檔案館、圖書館和科技館而言,具有十分重要的意義。
2.2 提高現(xiàn)代化水平
施行圖書、情報、檔案一體化管理的重要目標(biāo)就是實現(xiàn)文獻(xiàn)工作技術(shù)的現(xiàn)代化。
隨著社會文獻(xiàn)數(shù)量的劇增,傳統(tǒng)的文本文獻(xiàn)的收藏和查閱方式已越來越難以滿足公眾對公共信息的需求,且圖書、情報、檔案各系統(tǒng)也難以負(fù)擔(dān)這樣巨大的經(jīng)費支出,因而迫切的需要采用電子計算機(jī)技術(shù),使圖書、情報、檔案信息的輸入、組織、檢索、統(tǒng)計、通訊等工作自動化。
主要包括:采用光學(xué)技術(shù)使圖書、情報、檔案資料實體的貯存、傳遞縮微化;采用聲像技術(shù)使圖書、情報、檔案資料的利用視聽化;采用網(wǎng)絡(luò)化系統(tǒng)使圖書情報檔案管理服務(wù)自動化。
2.3 提高讀者服務(wù)水平
在傳統(tǒng)圖書、情報、檔案分立的模式下:
一方面,情報或文獻(xiàn)被人為割裂開來,信息讀者往往難以從某個單一的系統(tǒng)內(nèi)獲取所需的全部信息或情報,而是必須通過不同的審批程序,借閱處于不同地理位置的館藏才能夠獲取足夠的信息或情報,給讀者帶來諸多不便;
另一方面,由于對讀者需求缺乏全面的認(rèn)知,缺少對各類讀者在信息或文獻(xiàn)檢索過程中的業(yè)務(wù)需求與責(zé)任需求的分析,使得各系統(tǒng)檔案館、圖書館和科技館往往缺乏對過去、現(xiàn)在和未來文件利用的需求的全面考慮,導(dǎo)致圖書館按圖書類別進(jìn)行文獻(xiàn)的收集、整理和歸檔,而科技館和檔案館則應(yīng)按項目結(jié)題立卷,缺乏橫向和縱向的聯(lián)系,給讀者查閱帶來巨大的困難,文獻(xiàn)和檔案的利用率普遍較低。
3加快圖書、情報、檔案一體化管理應(yīng)用的對策
3.1 完善一體化管理的政策環(huán)境
實現(xiàn)圖書、情報、檔案一體化管理的重要障礙之一就在于其分屬不同的行政系統(tǒng),處于不同的運(yùn)作環(huán)境中。因而,要想順利開展和實施圖書、情報、檔案一體化管理解決方案就需要有相應(yīng)的政策支持和制度安排。
具體而言,包括:
首先,可由文化部、科技部和國家檔案局牽頭,成立統(tǒng)一的一體化管理機(jī)構(gòu),例如,規(guī)定在國家與文件檔案局下設(shè)置文件中心負(fù)責(zé)一體化管理方案的規(guī)劃、協(xié)調(diào)與執(zhí)行,從而從法律上確保文件中心的組織地位;
其次,由文件中心根據(jù)圖書、情報等信息活動的規(guī)律和特點,針對各系統(tǒng)信息和文獻(xiàn)采集、存儲、加工和利用各個環(huán)節(jié),及時制定一體化管理的相關(guān)辦法,保證信息和文獻(xiàn)收集整理的及時性和完整性。
3.2 建立一體化信息服務(wù)平臺
計算機(jī)技術(shù)、縮微技術(shù)、通訊網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和多媒體技術(shù)的推廣是圖書、情報、檔案一體化管理的重要技術(shù)保證。
建立一個以軟硬件配置為基礎(chǔ),以計算機(jī)、縮微機(jī)和通訊設(shè)備技術(shù)在信息網(wǎng)絡(luò)上的應(yīng)用為核心的圖書情報檔案一體化信息服務(wù)平臺,為共享信息資源創(chuàng)造一定的物質(zhì)條件,確保圖書情報檔案一體化管理技術(shù)暢通。
首先,通過建立一體化的信息服務(wù)平臺,可以節(jié)約不同系統(tǒng)內(nèi)部設(shè)備和文獻(xiàn)的重復(fù)投入,使信息利用達(dá)到高效、高速、集中的最佳效能。
其次,可以避免目前各圖書、情報、檔案管理系統(tǒng)重復(fù)處理、重復(fù)數(shù)字化、重復(fù)開發(fā)軟件等造成的人、財、物等各項浪費,加速其現(xiàn)代化進(jìn)程。
最后,通過完善信息服務(wù)平臺客戶端建設(shè),還可以使讀者可以通過網(wǎng)絡(luò)訪問圖書、情報、檔案的各種文獻(xiàn)和情報信息,并根據(jù)客戶需求提供一定的定制服務(wù),以有效提高讀者服務(wù)水平。
此外,文獻(xiàn)和檔案歸檔的范圍中多為已經(jīng)發(fā)表的出版物,而有價值的研究過程記錄和研究結(jié)果分析往往被忽視而為被列入收集范圍,通過采用一體化信息服務(wù)平臺,還可以時時記錄各種信息分解和研究過程,實現(xiàn)信息處理的全程跟蹤。
參考文獻(xiàn):
【關(guān)鍵詞】 圖書 情報 檔案 管理
1.圖書、情報、檔案是具有同源性的相關(guān)信息學(xué)科
圖書、情報、檔案是三門相關(guān)的信息學(xué)科,都是知識的載體,同屬于文獻(xiàn)型信息資源,具有同源性。信息和傳媒的迅猛發(fā)展,迫使這些學(xué)科向融和方向發(fā)展。圖書、情報、檔案三者可以互相轉(zhuǎn)化、相互滲透、相互交叉,有著非常密切的親緣關(guān)系。但是由于歷史的原因,圖書、情報、檔案各成體系,相對獨立,縱向獨立發(fā)展,三者間的差異越來越明顯,由此引來諸多弊端,造成圖書、情報、資源浪費,不利于資源共享和共同開發(fā);各自發(fā)展和相對獨立的圖書、情報、檔案體系,已不能滿足現(xiàn)代化、多層次的信息需要,時代需要有比較全面系統(tǒng)的理論依據(jù)、數(shù)據(jù)和參考資料,最新的科技情報和圖書資料,又要有可及時利用的檔案材料作依據(jù);各自為政,縱向發(fā)展的封閉系統(tǒng),既不能適應(yīng)用戶需要,也不能適應(yīng)開放社會信息縱橫交流的需要;圖書、情報、檔案,同出一體,本是有機(jī)整體,即三者具有共同的信息性,知識性和社會性三種屬性,如果三者分割開來,各自發(fā)展,勢必隔斷相互聯(lián)系,阻礙信息交流,在管理上也不利于統(tǒng)籌安排,全面科學(xué)規(guī)劃,進(jìn)而建立統(tǒng)一的現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)。鑒于此,打破信息處理和服務(wù)工作的各學(xué)科和各專業(yè)之間的界限,整合圖書、情報、檔案一體化管理,實現(xiàn)真正意義上的圖書、情報、檔案信息資源共享。20世紀(jì)80年代末,隨著檔案工作現(xiàn)代化的進(jìn)程,其信息化的服務(wù)意識越來越強(qiáng),作為信息處理和服務(wù)工作的檔案學(xué)科也應(yīng)與圖書和情報學(xué)科一樣朝著一體化方向發(fā)展,其目的是整合為一體,為同樣的對象服務(wù),從而使檔案、圖書、情報資料在有效期內(nèi),發(fā)揮最大的效益。
2.圖書、情報、檔案一體化管理的可行性
圖書館學(xué)、情報學(xué)、檔案學(xué)是知識信息管理的三大學(xué)科,它們之間有著共同的認(rèn)識論、基礎(chǔ)理論和方法論。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和社會更廣泛、更迫切的需求,對圖書、情報、檔案的利用越來越要求公開化、社會化。信息資源體系事實上也無法使圖書館與情報所、檔案館相區(qū)別。圖書、情報管理二者在現(xiàn)代社會本身沒有太大區(qū)別,現(xiàn)代圖書已承擔(dān)一部分情報工作。各種情報技術(shù),如縮微、復(fù)制、機(jī)檢等技術(shù)生產(chǎn)廣泛應(yīng)用于圖書館,使得圖書與情報的界限已變得模糊,有些地區(qū)實際上已經(jīng)實現(xiàn)了二者機(jī)構(gòu)的完全統(tǒng)一;圖書、情報、檔案的同源性決定了檔案機(jī)構(gòu)與圖書館、情報所服務(wù)對象的相似性,所不同的是檔案機(jī)構(gòu)公眾服務(wù)性不如圖書館、情報部門強(qiáng),它以特定對象的服務(wù)內(nèi)容,主要是對部門機(jī)構(gòu)內(nèi)部服務(wù)。但從文件“雙重價值論”出發(fā),文件檔案除了有對原機(jī)關(guān)的原始價值即第一價值外,還存在其從屬價值即第二價值。前者主要體現(xiàn)其行政價值,后者體現(xiàn)其情報價值。因此,檔案館網(wǎng)絡(luò)化管理的發(fā)展,在經(jīng)歷原始價值后,必然要向從屬價值(情報價值),即檔案的公開化、社會化方向發(fā)展,從而走向檔案、圖書、情報三者一體化管理。
當(dāng)今以信息技術(shù)革命為核心和動力的網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)出現(xiàn)在我們面前,網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)的一大特點就是擴(kuò)散性強(qiáng),與傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè)的“點式”布局不同的是,它所追求的是“網(wǎng)狀結(jié)構(gòu)”。它可有各種聯(lián)結(jié)組合方式與檢索方式,而且具有信息傳遞容量大、速度快的特點,通過它可以實現(xiàn)異地查詢而不受距離的限制,利用者可以隨時與檔案信息管理中心聯(lián)系,通過網(wǎng)絡(luò)將信息快速地傳輸給查閱者。正因為網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)有如此大的優(yōu)勢和特點,對圖書、情報、檔案的管理工作提出了新的任務(wù),就是要促進(jìn)圖書、情報、檔案管理一體化,以適應(yīng)當(dāng)前科技和全球經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要,具體來說有以下幾個方面:
2.1圖書、情報、檔案數(shù)量的劇增以及網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展促進(jìn)了三者的信息管理工作,隨著科技和網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展,促使圖書、情報、檔案信息資源以網(wǎng)絡(luò)化方式加互相連接,統(tǒng)一管理,提供及時利用,實現(xiàn)資源共享。
2.2圖書、情報、檔案資料內(nèi)容交叉、重復(fù)的現(xiàn)象促進(jìn)了三者之間的橫向聯(lián)系,促使信息工作者探討各種信息的特點,研究綜合開發(fā)、利用的方法和途徑,以提供全、準(zhǔn)、精的信息為現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。
2.3圖書、情報、檔案資料數(shù)量的增加和有效使用時間的縮短,促使三者部門采取新的對策,措施和技術(shù)手段。主要是促使三者部門對鑒定對象采取縮微化、微電子化,以解決存貯空間不足的問題,使各種文獻(xiàn)的存貯技術(shù)和提取技術(shù)有更大的發(fā)展;促使三者部門在采限文獻(xiàn)檢索時的高速化、網(wǎng)絡(luò)化,以解決信息部門館藏結(jié)構(gòu)單一,信息不全,提供速度慢的矛盾,使圖書、情報、檔案資料在有效期內(nèi)發(fā)揮最大的效益。
2.4社會對信息需要在數(shù)量、質(zhì)量上的變化,促使圖書、情報、檔案工作者轉(zhuǎn)變服務(wù)觀念,改變工作方式,通過多種渠道和方法提供全面、準(zhǔn)確、精煉的信息服務(wù)。
2.5系統(tǒng)論、信息論和控制論的出現(xiàn)與發(fā)展使圖書館學(xué)、情報學(xué)、檔案學(xué)的研究趨于整體情報、檔案脫離其載體,進(jìn)行統(tǒng)一管理創(chuàng)造了便利。
2.6圖書、情報、檔案一體化功能,遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于這三者各自功能簡單相加的總和。圖書、情報、檔案若融合為一體,進(jìn)行一體化管理,使各部分之間存在橫向聯(lián)系和協(xié)作,建立一種數(shù)字化的統(tǒng)一網(wǎng)絡(luò),使圖書、情報、檔案資料共享。
2.7信息技術(shù)下的圖書、情報、檔案一體化的整合是一種數(shù)字化的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的融合,其可行性主要是因為隨著科技的發(fā)展,原來文獻(xiàn)信息與載體之間“從一而終”的關(guān)系發(fā)生了變化,信息作為文獻(xiàn)的本質(zhì)屬性和內(nèi)涵,已擺脫了對載體的專一性的依賴關(guān)系,開始實現(xiàn)信息自身的獨立與自由。這種變化可以使信息從固定獨立的載體中解放出來,并且隨著網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展創(chuàng)造新的經(jīng)營和管理方式,滿足社會和經(jīng)濟(jì)發(fā)展的更大需求和資源共享。圖書、情報、檔案一體化管理,這是適應(yīng)信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境發(fā)展應(yīng)運(yùn)而生的。館藏數(shù)字化信息資源的豐富與多樣化,存取異地信息的便利是“一體化”建立的立足點,也為信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的圖書、情報、檔案的統(tǒng)一管理創(chuàng)造了便利條件。
3.圖書、情報、檔案一體化管理的構(gòu)想與設(shè)計
3.1實行有效的國家管理在信息化的過程中,國家應(yīng)履行宏觀管理的職能,實行信息化建設(shè)的“統(tǒng)籌規(guī)劃,國家主導(dǎo),統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn),聯(lián)合建設(shè),互通互聯(lián),資源共享”的一體化管理模式,它主要包括:
3.1.1信息機(jī)構(gòu)與體制建立全國性的專門管理機(jī)構(gòu)和相關(guān)體制;打破原有各自為政的局面,進(jìn)行部門內(nèi)部重組,新設(shè)并合并部分性能相同的機(jī)構(gòu),這是信息整合、構(gòu)建信息資源管理系統(tǒng)的必要步驟;適應(yīng)一體化信息資源管理與運(yùn)作,應(yīng)在原有圖書、情報、檔案機(jī)構(gòu)的基礎(chǔ)上增設(shè)信息管理中心。在信息管理中心部門下,分設(shè)信息整合部與信息服務(wù)部,直接取代原來三個部門內(nèi)部提供服務(wù)機(jī)構(gòu)與單獨信息整理機(jī)構(gòu),從而使圖書、情服、檔案機(jī)構(gòu)實現(xiàn)有機(jī)組合。
3.1.2制定相應(yīng)的信息保障頒布專門的以及對其有利的法律政策,制定專門的以及對其有利的發(fā)展戰(zhàn)略計劃,健全保護(hù)信息用戶的各種機(jī)制。
3.1.2加強(qiáng)信息監(jiān)管完善信息服務(wù)監(jiān)管機(jī)制,實行對網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)進(jìn)行統(tǒng)一的監(jiān)督管理和控制,構(gòu)建系統(tǒng)化的動態(tài)連接。
3.1.4試行三者實體的相互交叉式管理即三者各有側(cè)重,有的可交叉其二,有的可交叉其三,有的可交叉幾個方面的工作。
3.1.5信息系統(tǒng)控制管理重點放在文獻(xiàn)信息系統(tǒng)的有效管理上,對文獻(xiàn)信息進(jìn)行科學(xué)分類和處理,保證文獻(xiàn)信息獲取、加工、貯存、傳遞等渠道的暢通,控制管理所必須的信息數(shù)量,合理控制信息流量,深化文獻(xiàn)信息開發(fā)層次,提高文獻(xiàn)信息傳遞效率、吸收能力和利用率,建立靈敏的信息反饋系統(tǒng),發(fā)揮信息系統(tǒng)的整體效益。因此,建立一個強(qiáng)有力的、國家一級的、統(tǒng)一的集中領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu),建立和健全一個整體機(jī)制管理,形成三位一體的全信息事業(yè)的現(xiàn)代化管理模式。
3.2通過現(xiàn)有的網(wǎng)絡(luò)平臺,建立圖書、情報、檔案的統(tǒng)一網(wǎng)站在數(shù)字化館的基礎(chǔ)上實現(xiàn)有效的動態(tài)鏈接,使其進(jìn)一步公開化社會化,在高速發(fā)展的信息網(wǎng)絡(luò)打破了傳統(tǒng)技術(shù)條件下地域、時間和行業(yè)限制,使得全方位的信息共享在技術(shù)上成為可能。但這并不意味著配置了計算機(jī)、縮微和通迅設(shè)備,還應(yīng)建立一個立體信息網(wǎng)絡(luò)交互管理系統(tǒng),為信息資源共享創(chuàng)造一定的物質(zhì)條件。
3.3加強(qiáng)圖書、情報、檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)是信息一體化管理的基礎(chǔ)。從具體的數(shù)字館藏建設(shè)來說,以統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范為基礎(chǔ),以數(shù)字化的信息為底層,以分布式海量資源庫群為支撐,以智能檢索技術(shù)為手段,以寬帶高速網(wǎng)為傳輸通道,將豐富多彩的多媒體信息傳遞給利用者。目前,圖書、情報、檔案需要標(biāo)準(zhǔn)化的方面很多。筆者認(rèn)為,標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)工作應(yīng)該從全局著眼,在小范圍內(nèi)著手進(jìn)行,也就是要從信息一體化管理的前景考慮標(biāo)準(zhǔn)化工作的進(jìn)程。在購置設(shè)備時應(yīng)該考慮實用性問題。
3.4合理解決圖書、情報、檔案的有限閱讀問題由于數(shù)字館庫采用不同于傳統(tǒng)圖書、情報、檔案信息存儲、處理、傳遞方式,對在以傳統(tǒng)紙質(zhì)印刷基礎(chǔ)上建立起來的版權(quán)制度構(gòu)成強(qiáng)有力的沖擊,出現(xiàn)了許多原有法律難以解釋的問題。因此,在使用網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)中應(yīng)視不同情況加以限制,注重網(wǎng)絡(luò)安全,保證文檔信息的完整、真實與防止泄密等,以減少不必要的損失。從信息資源服務(wù)社會,擔(dān)負(fù)社會教育職能、促進(jìn)文化知識傳播和科技發(fā)展、經(jīng)濟(jì)發(fā)展等方面起著重要作用這個意義上說,不論以怎樣的方式使用文獻(xiàn)信息,都應(yīng)受到版權(quán)保護(hù),合理解決圖書和情報的著作權(quán)、知識產(chǎn)權(quán)、隱私權(quán)以及檔案的有限閱讀等問題,對于發(fā)揮圖書、情報、檔案整體功能具有積極意義。
1．圖書、檔案、情報同出一源，歷史上很難區(qū)分開。早在遠(yuǎn)古時代的檔案、圖書、情報是很難區(qū)分的，三者同出一源、同為一體。古代檔案與圖書是名副其實的“一體化”，圖書館與檔案館融為一體。
2．圖書、檔案、情報具有相同特征。
圖書、情報、檔案均具有信息性、知識性、服務(wù)性這三個特征，圖書、情報、檔案工作均屬提供知識信息的服務(wù)工作。
3．圖書、情報、檔案一體化管理的系統(tǒng)論機(jī)理。根據(jù)貝塔朗菲發(fā)現(xiàn)的著名定律:整體系統(tǒng)的屬性與功能大于各孤立子系統(tǒng)的總和，即整體的發(fā)揮不是簡單地1+1=2，而是>2。應(yīng)用到“一體化”研究中，即圖書、檔案、情報各自作為一個獨立的系統(tǒng)，有著自己的獨立功能，但這三個系統(tǒng)功能簡單相加的總和，是會小于“一體化”整體功能的，只有圖書、檔案、情報融為一體后，他們才能產(chǎn)生橫向聯(lián)系與協(xié)作，促進(jìn)圖書、檔案、情報資源共享，才能產(chǎn)生1+1>2的系統(tǒng)效能。
4．信息技術(shù)的發(fā)展和信息工作人員綜合素質(zhì)的提高為一體化管理提供了現(xiàn)實可能。
計算機(jī)設(shè)備和技術(shù)的推廣為信息綜合管理提供了初步的物質(zhì)基礎(chǔ)，圖書館學(xué)、情報學(xué)、檔案學(xué)的綜合教育，使信息工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)、知識結(jié)構(gòu)和工作能力有了很大提高，為實現(xiàn)
圖書、情報、檔案一體化奠定了初步的人才和智力基礎(chǔ)。
二、高校二級學(xué)院圖書、情報、檔案管理的特點分析
1.工作人員少，管理水平低
二級學(xué)院從事圖書資料管理和檔案管理的人員數(shù)量很少，特別是從事檔案管理的人員多為文秘或教務(wù)人員兼任。圖書資料和檔案管理水平普遍比較低，表現(xiàn)為硬件條件差，普遍缺少相應(yīng)的管理和利用設(shè)施；信息化手段的應(yīng)用程度低，信息共享難以實現(xiàn)。鑒于以上特點，各高校二級學(xué)院理應(yīng)實行圖書、情報、檔案一體化管理，整合有限的信息資源和管理人員，發(fā)揮整體服務(wù)效能。同時，實行圖書、情報、檔案一體化管理與高?，F(xiàn)有的管理體制沒有大的沖突，易于為各個方面所接受，在實際操作中障礙較少。
2.數(shù)量規(guī)模小，信息內(nèi)容單一
二級學(xué)院是各高校的基層單位。由于各高校普遍設(shè)有圖書館、檔案館（或綜合檔案室）開展高校的圖書情報和檔案工作，面向全校提供圖書情報和檔案服務(wù)，高校二級學(xué)院所擁有的圖書資料和檔案的數(shù)量都比較少，內(nèi)容和載體形式也比較單一。圖書資料多為本學(xué)院所設(shè)置專業(yè)的專業(yè)書籍和刊物，檔案多為本學(xué)院在教學(xué)管理中形成的教案、畢業(yè)論文等。
3.特征更為接近
檔案具有信息性和知識性等特征，但其最本質(zhì)的特性在于其具有原始性，表現(xiàn)在載體上檔案往往是孤本，在價值上檔案具有歷史憑證作用。但對于高校二級學(xué)院來說，其保存的檔案，如教學(xué)管理中形成的教案、畢業(yè)論文，其價值更多地體現(xiàn)為情報價值，需要發(fā)揮歷史憑證作用的檔案比較少。因此，二級學(xué)院保存的圖書和檔案，其特征更為接近，均表現(xiàn)為信息性和知識性。
三、高校檔案、圖書一體化管理的應(yīng)對措施
1、提升思想認(rèn)識。
通過研究宣傳,使人們充分認(rèn)識到,實行高校檔案、圖書一體化管理,是檔案、圖書管理工作適應(yīng)時展的重要舉措,是謀求新形勢下圖書、檔案工作實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的必然選擇。既是理論研究的重點,更是實踐要解決的問題。同時,確立高校檔案、圖書管理新的價值觀,樹立文獻(xiàn)資源共享,全方位開放的理念,將檔案、圖書管理工作與知識創(chuàng)新結(jié)合起來,使檔案、圖書工作從思想到行動實現(xiàn)一次大的變革。
2、統(tǒng)一檔案、圖書管理的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)。
要以一體化管理為目標(biāo),研制并應(yīng)用檔案、圖書通用的信息處理方法、規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn),以確保彼此之間信息能互相識別、互相利用。逐步協(xié)調(diào)和統(tǒng)一檔案、圖書在文獻(xiàn)管理、檢索方面不一致的地方,組織人員編制和采用適合各系統(tǒng)使用的分類、著錄、標(biāo)引和檢索的分類法、著錄法、主題法及文獻(xiàn)標(biāo)引法等,達(dá)到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化,以利于資源共享和現(xiàn)代化手段的實現(xiàn)。
3、改革管理體制。
建立統(tǒng)一的文獻(xiàn)信息管理機(jī)構(gòu),切實解決條塊分割、各自為政的問題。賦予新的文獻(xiàn)信息管理機(jī)構(gòu)雙重職能(業(yè)務(wù)與行政管理職能),并在這一機(jī)構(gòu)下設(shè)置兩個中心,即檔案信息中心與圖書文獻(xiàn)中心,,統(tǒng)一協(xié)調(diào)管理。合理配置檔案、圖書文獻(xiàn)資源,使其呈現(xiàn)出適應(yīng)知識、信息社會發(fā)展需要的高度的整體性、統(tǒng)一性和協(xié)調(diào)性。
4、加強(qiáng)信息基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。
一方面,高校要加大檔案、圖書信息基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的投入力度;另一方面,高校文獻(xiàn)信息管理機(jī)構(gòu)也要多渠道、多途徑等集發(fā)展資金。以此獲得在設(shè)備更新、軟件升級方面的資金保障。同時,加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)庫的統(tǒng)一管理和建設(shè),建立共同的計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng),并在此基礎(chǔ)上形成一體化的網(wǎng)絡(luò)平臺,以充分利用高校豐富的文獻(xiàn)資源。
5、建立利益平衡機(jī)制。
實行檔案、圖書一體化管理,必須從現(xiàn)實出發(fā),堅持平等、互利、互惠的原則。要通過每一項一體化活動,使原來的檔案、圖書管理機(jī)構(gòu)在融合的過程中彼此平等受益,并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任
與義務(wù)。在利益分配上,可以投入的多少來換取收益;也可事先簽好協(xié)議,在協(xié)議中明確雙方之間的職責(zé)、權(quán)利及收益。總之,應(yīng)盡量減少沖突和摩擦,激發(fā)雙方在一體化過程中的積極性。
6、培養(yǎng)一支適應(yīng)一體化要求的文獻(xiàn)信息管理隊伍。
新型的一體化管理,需要精通圖書、檔案業(yè)務(wù)工作,熟悉檢索技術(shù),并具有計算機(jī)技能的通用型管理人才。從未來發(fā)展看,以檔案、圖書為主的文獻(xiàn)信息業(yè)必然形成“二位一體”的緊密結(jié)合機(jī)制。面對這一發(fā)展趨勢,高校文獻(xiàn)信息管理機(jī)構(gòu)必須培養(yǎng)一支適應(yīng)一體化發(fā)展需要的管理隊伍,使之素質(zhì)不斷加強(qiáng)、業(yè)務(wù)水平不斷提高、知識結(jié)構(gòu)日益完善。
參考文獻(xiàn)
[1]鐘常青,網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下圖書情報檔案一體化的探索[J],長沙鐵道學(xué)院學(xué)報(社會科學(xué)版),2005,(2)。
[2]賀于,高校圖書、情報、檔案工作一體化障礙初探[J],蘭臺世界(理論版),2007,(3)。
美國檔案學(xué)會權(quán)威邁勒最近指出：“多少年來，檔案學(xué)家認(rèn)為檔案手稿不能達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化，也不能進(jìn)行資源共享，因為所藏資源都是孤本的。在圖書館技術(shù)和自動化的影響下，這種情況要改變?！?0世紀(jì)90年代，國際上成立了一個由檔案學(xué)家、圖書館學(xué)家和情報學(xué)家組成的研究“在交接點――信息生產(chǎn)者和利用者之間的共同范圍”的團(tuán)體，旨在推行一體化管理。
美國俄亥俄州大學(xué)由該州投資2000萬美元以于1994年完成了一項龐大的圖書館、情報中心、檔案庫三者自動化聯(lián)網(wǎng)計劃，使全州18個最重要的圖書、檔案、情報部門連成一個信息網(wǎng)絡(luò)，讀者或用戶可以在網(wǎng)內(nèi)查到所有館藏信息。館際互借將變得十分快捷。期刊文章、檔案源、情報資料可以傳真方式來傳遞，并可函寄給需求者，而且傳真和郵寄對用戶免費。其中最重要的兩項數(shù)據(jù)庫技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)通信工程是美國檔案學(xué)會和英國檔案學(xué)會共同承擔(dān)完成的。這些例證都真正體現(xiàn)了資源共享的宗旨，反映了西方發(fā)達(dá)國家在圖書、檔案、情報三部門一體化方面所進(jìn)行的探索。其中的一些先進(jìn)成果，是很值得我們認(rèn)真借鑒的。
從美、英兩國的實際做法中，我們可以發(fā)現(xiàn)他們在文獻(xiàn)信息資源建設(shè)及布局方面具有一些相同之處：(1)都有權(quán)威性的文獻(xiàn)信息資源整體建設(shè)組織機(jī)構(gòu)；(2)都有明確的文獻(xiàn)信息資源建設(shè)計劃；(3)都從學(xué)科、主題方面系統(tǒng)收集文獻(xiàn)；(4)都能相互配合，分工協(xié)作收集文獻(xiàn)；(5)都能實現(xiàn)資源共享。
世界各國政府和部門，尤其是發(fā)達(dá)國家，已把開發(fā)利用文獻(xiàn)信息源作為國際市場競爭的主要手段，拓寬光盤服務(wù)范圍，在建立光盤數(shù)據(jù)庫的同時相應(yīng)考慮利用通訊技術(shù)的發(fā)展來實現(xiàn)計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化。這就要求圖書館、檔案館、情報所都有責(zé)任按照明確的目標(biāo)，設(shè)計的統(tǒng)一線路建立各有特色的專題數(shù)據(jù)庫，在取得經(jīng)驗的基礎(chǔ)上：
(1)組建用戶服務(wù)網(wǎng)絡(luò)。力爭根據(jù)協(xié)作網(wǎng)絡(luò)而產(chǎn)生的集團(tuán)優(yōu)勢，早日產(chǎn)生兼具社會效益和經(jīng)濟(jì)效益的拳頭服務(wù)項目，如國際聯(lián)機(jī)檢索、項目論證、課題查新等，來確定基本的用戶對象，發(fā)展網(wǎng)絡(luò)成員，建立起較為穩(wěn)定的用戶服務(wù)網(wǎng)；同時還應(yīng)積極做好廣告宣傳工作，讓用戶能充分了解信息網(wǎng)絡(luò)的功能、條件、服務(wù)質(zhì)量和效率，并選派懂得圖書、檔案、情報一體化技術(shù)的公關(guān)人員攜帶服務(wù)項目，直接去需求信息的單位，上門開展宣傳推銷活動。這樣既可以及時了解到用戶的需求，發(fā)展網(wǎng)絡(luò)新成員，又?jǐn)U大自己的知名度，再輔以大力開展市場調(diào)研，及時把握信息市場動態(tài)，隨時不斷地調(diào)整好自身的服務(wù)方式。
(2)開展信息，提供主動定向服務(wù)，從而大力發(fā)展信息商品生產(chǎn)，可根據(jù)企業(yè)的委托，對用戶產(chǎn)品進(jìn)行跟蹤調(diào)查，對新產(chǎn)品進(jìn)行如何開拓市場的探索，使企業(yè)可以更加掌握商品信息、了解行業(yè)動態(tài)，為其新產(chǎn)品的發(fā)展提供科學(xué)決策的依據(jù)。發(fā)達(dá)的信息市場需要發(fā)達(dá)的信息商品生產(chǎn)來支持，兩者相輔相成，缺一不可。處理好兩者的關(guān)系，不僅能提供大量的適銷的現(xiàn)貨信息產(chǎn)品，而且可以廣泛、公開承攬高、新、尖的信息產(chǎn)品業(yè)務(wù)，滿足社會對信息產(chǎn)品的期貨需要，改變信息市場客體的不完整性。
二
一體化管理的具體實施方案：
第一，實行有效的國家管理。在信息化的過程中，國家應(yīng)該也必須履行宏觀管理的職能。它主要包括：A.建立全國性的專門管理機(jī)構(gòu)和相關(guān)體制。B.頒布專門的以及對其有利的法律、政策。C．制訂專門的以及對其有利的發(fā)展戰(zhàn)略計劃。D．健全保護(hù)信息用戶的各種機(jī)制。同時對網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)進(jìn)行統(tǒng)一的監(jiān)督、管理和控制，構(gòu)建系統(tǒng)化的動態(tài)鏈接。
實行統(tǒng)一管理，要將重點放在研究文獻(xiàn)信息系統(tǒng)的有效管理問題上。對文獻(xiàn)信息進(jìn)行科學(xué)的分類和處理，保證文獻(xiàn)信息獲取、加工、儲存、傳遞等渠道的暢通，控制管理所必需的信息數(shù)量，合理控制信息流量，深化文獻(xiàn)信息開發(fā)層次，提高文獻(xiàn)信息傳遞效率、吸收能力和利用率，建立靈敏的信息反饋系統(tǒng)，發(fā)揮信息系統(tǒng)的整體效益，必須有整體機(jī)制管理。建立一個強(qiáng)有力的、國家一級的、統(tǒng)一的集中領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，加快三位一體的全信息事業(yè)的現(xiàn)代化管理。
第二，通過現(xiàn)有的網(wǎng)絡(luò)平臺，建立圖書、情報、檔案的統(tǒng)一網(wǎng)站，在各數(shù)字化館的基礎(chǔ)上實現(xiàn)有效的動態(tài)鏈接，使其進(jìn)一步公開化、社會化。
從具體的數(shù)字館藏建設(shè)來說，必須以統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范為基礎(chǔ)，以數(shù)字化的信息為底層，以分布式海量資源庫群為支撐，以智能檢索技術(shù)為手段，以寬帶高速網(wǎng)為傳輸通道，將豐富多彩的多媒體信息傳遞給利用者。除了包括將館藏數(shù)字化的工作外，還涉及館藏信息資源的形成、整理、存儲、檢索、傳遞、保管、保護(hù)、利用、鑒定、統(tǒng)計等全過程。它是一種引入管理和應(yīng)用數(shù)字化的物理信息對象的方法。功能有以下五項：(1)各種載體數(shù)字化。(2)數(shù)據(jù)的接收、存儲和管理。(3)組織對數(shù)據(jù)的有效訪問和查詢。(4)數(shù)字化信息的網(wǎng)上和傳遞。(5)系統(tǒng)管理和安全維護(hù)。
第三，合理解決圖書、情報的著作權(quán)、隱私權(quán)以及檔案的有限閱讀等問題。
美國數(shù)字檔案館的核心技術(shù)――EAD技術(shù)，它是美國的編碼檔案著錄文獻(xiàn)類型技術(shù)的形成、記錄結(jié)構(gòu)、構(gòu)成元素、相關(guān)屬性及其著錄方法。檔案編碼著錄(EAD)的出現(xiàn)就是希望提供一種標(biāo)準(zhǔn)編碼結(jié)構(gòu)，EAD是應(yīng)用新技術(shù)解決問題的，標(biāo)準(zhǔn)通用標(biāo)識(SGML)和擴(kuò)展標(biāo)識語言(XML)就是EAD的兩大技術(shù)基礎(chǔ)。加州伯克萊大學(xué)、杜克大學(xué)、國家數(shù)字圖書館采用EAD編譯檢索工具，以測試其理論與技術(shù)的完善程度。耶魯大學(xué)、哈佛大學(xué)在1996年初DTD初版發(fā)行時，就開始把它應(yīng)用到工作中。加利福尼亞大學(xué)、圣地亞哥大學(xué)成功地把EAD檢索工具用于數(shù)據(jù)庫的建立。
EAD二版發(fā)行后，一些館室開始著手更改檢索工具。倫敦公共文件署目前正在進(jìn)行更改館藏指南的開發(fā)戰(zhàn)略。一經(jīng)完成，此項目將詳細(xì)描述幾個世紀(jì)以來英國公共文件的狀況。英國的一些大學(xué)，如利物浦大學(xué)、牛津大學(xué)、達(dá)拉姆大學(xué)、格拉斯哥大學(xué)，也在開展EAD項目。美國加州伯克萊著力于加州遺產(chǎn)數(shù)字圖像檢索項目，此項目旨在論證全宗級文件與EAD編碼檢索工具的結(jié)合，能夠有效地收集從班克羅伏特圖書館大型圖片集中選出的關(guān)于圖片材料的25000種數(shù)字描述，來反映加拿大歷史和文化。有意義的是，加州遺產(chǎn)項目的檢索系統(tǒng)正應(yīng)用于加州伯克萊K一12展望項目的大學(xué)互動計劃中。在此計劃中，由全體教員和圖書館人員組成的小組與來自洛杉磯奧克蘭公共學(xué)校的K一12項目的教師協(xié)同工作，從1997―1998學(xué)年開始，利用數(shù)字檔案館教授與加州歷史和文化相關(guān)的科目。
加州遺產(chǎn)項目同時也為另外兩個項目奠定了基礎(chǔ)，即美國遺產(chǎn)虛擬檔案項目和加州大學(xué)EAD項目(UCEAD)，后者由加州大學(xué)資助，作為一系列加州大學(xué)全面開展數(shù)字圖書館項目的起點。UCEAD除為加州大學(xué)建立了檢索工具數(shù)據(jù)庫，其主要目標(biāo)是培訓(xùn)9所加州大學(xué)的檔案人員在利用傳統(tǒng)軟件“32具箱”時，能夠有效
運(yùn)用EAD。美國遺產(chǎn)項目是斯坦福大學(xué)、弗吉尼亞大學(xué)、杜克大學(xué)和加州大學(xué)伯克萊之間的一項合作，其目的是為了說明在同樣記錄美國文化遺產(chǎn)但檢索工具種類不同的四個合作檔案館中，EAD都可適用，并依此能夠建立一個聯(lián)合虛擬檔案館。當(dāng)前，此項目正在研究需要解決的理論、行政、技術(shù)方面的問題，以便為眾多的機(jī)構(gòu)提供綜合利用的檢索工具；、項目的核心是在將EAD運(yùn)用到現(xiàn)有的檢索工具中時，設(shè)計一個“統(tǒng)一實踐中可被接受的范圍”。1996年11月，在伯克萊召開的一次會議上，來自四個合作機(jī)構(gòu)的代表在伯克萊技術(shù)人員和檔案人員工作的基礎(chǔ)上，展開了討論并取得一致意見，整理形成EAD轉(zhuǎn)化方針的初稿。不久，9所加州大學(xué)的檔案人員著手開展UCEAD項目，并進(jìn)一步完善方針?biāo)U述的內(nèi)容。美國遺產(chǎn)項目和UCEAD的參與者――代表著12個大學(xué)的檔案機(jī)構(gòu)，一致同意遵循這個方針。這些檔案機(jī)構(gòu)希望以這個方針為討論基礎(chǔ)，對“統(tǒng)一實踐中可被接受的范圍”達(dá)成全國的共識。
愛荷華大學(xué)和佛蒙特州大學(xué)、紐約公共圖書館、北卡羅來那大學(xué)以及北卡羅來那州立大學(xué)都在開展某些項目的研究。通過融合EAD編碼檢索工具來豐富“美國檔案”數(shù)據(jù)庫的成果，這使得檔案界認(rèn)識到編碼和著錄標(biāo)準(zhǔn)的價值及重要性。從而為檔案利用提供一種全面細(xì)致的檢索工具，這也就構(gòu)成了檔案館利用工作的重心，加強(qiáng)了對全世界文化資源和歷史資源全面的綜合的利用，檔案人員不僅能更好地為傳統(tǒng)對象服務(wù)，而且也將第一次使我們的館藏為不同層次的教育者、學(xué)生及普通公眾所利用。
EAD是基于《通用檔案著錄國際標(biāo)準(zhǔn)》之上的一部檔案著錄交流標(biāo)準(zhǔn)。它是已標(biāo)準(zhǔn)通用標(biāo)記語言和擴(kuò)展標(biāo)記語言文獻(xiàn)類型定義的形式存在的，它與國際檔案理事會的《團(tuán)體機(jī)構(gòu)、個人和家族檔案規(guī)范記錄國際標(biāo)準(zhǔn)》相兼容。自從1996年2月EAD的第一初版以來，在許多美國、加拿大、英國(尤其是公共檔案局)檔案庫房和一些歐洲、澳大利亞檔案庫房都在執(zhí)行EAD計劃。EAD目前正由美國國會圖書館和SAA聯(lián)合維護(hù)。國會圖書館負(fù)責(zé)實體上的維護(hù)，SAA負(fù)責(zé)行政上和智能上的維護(hù)。
此類項目主要是由圖書館等機(jī)構(gòu)發(fā)起而由檔案館參與的項目，其中較為典型的有伊利諾斯數(shù)字檔案館。該“數(shù)字檔案館”主要是由該州的圖書館和行政部門聯(lián)合建設(shè)和維護(hù)，參加者有15個機(jī)構(gòu)，除了伊利諾斯州檔案館之外，還包括兩所學(xué)校，一個歷史研究會和一個博物館。其項目的主要目的是在網(wǎng)上為用戶提供有關(guān)該州歷史和現(xiàn)狀的信息，同時為項目參加機(jī)構(gòu)向伊利諾斯數(shù)字檔案館上傳數(shù)據(jù)提供工具。
這樣的合作項目還有美國的西北數(shù)字檔案館，該數(shù)據(jù)庫于2002年初由13個機(jī)構(gòu)共同建立。該項目得到美國國家人文基金批準(zhǔn)，資助金額為兩年35萬美元。參加該項目的13個機(jī)構(gòu)除了高校和歷史協(xié)會之外，還包括華盛頓州檔案館，西雅圖市檔案館。該數(shù)據(jù)庫最終將安裝在華盛頓州立大學(xué)，為各類研究人員提供在線的信息檢索和服務(wù)。
因為在歐美國家數(shù)字圖書館的建設(shè)中包括檔案資源，因此這種由圖書館、檔案館參加的基于信息共享的數(shù)字檔案館非常普遍。其核心部分主要是數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)站建設(shè)。數(shù)字檔案館建設(shè)的過程中除了遇到數(shù)字化技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮、數(shù)據(jù)組織、信息檢索等技術(shù)問題之外，還會遇到數(shù)字化權(quán)、著作權(quán)、隱私權(quán)等法律問題。由于該類型的項目主建方不是檔案機(jī)構(gòu)，也就無形中降低了從專業(yè)角度對它進(jìn)行分析的價值。從目前掌握的材料，似乎還沒有由若干檔案館聯(lián)合建立的基于信息共享的數(shù)字檔案館。
三
在信息化社會，不論是數(shù)字檔案館還是數(shù)字圖書館，或是其他信息服務(wù)機(jī)構(gòu)，都十分強(qiáng)調(diào)“用戶中心”的觀念，都把能夠為用戶提供完美的信息服務(wù)作為一個非常重要的目標(biāo)，提供智能化的信息檢索和現(xiàn)代化的服務(wù)手段，進(jìn)行信息服務(wù)。
隨著社會的進(jìn)步、科學(xué)的發(fā)展，一種新型的數(shù)字圖書館、檔案館的數(shù)字化、智能化和虛擬化，將使二館成為新的信息集散地、信息傳播中心和知識寶庫。隨著計算機(jī)高容量、大密度存儲功能的開發(fā)，今后兩館的館藏資源要進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)化，并在網(wǎng)上流通，這將改變現(xiàn)有的館藏結(jié)構(gòu)。
隨著現(xiàn)代通訊技術(shù)和計算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展，數(shù)字信息化技術(shù)時代已經(jīng)到來，電子圖書、電子檔案服務(wù)以其館藏容量大，閱讀效率高和獲取信息快等優(yōu)點迅速崛起，深受廣大讀者青睞。所謂電子圖書館和檔案館，是指一個特定組織范圍內(nèi)用電子方式存儲圖書、檔案的全文內(nèi)容，并提供檢索、訪問、查閱和提供全文服務(wù)的信息系統(tǒng)。電子圖書館、電子檔案館與傳統(tǒng)的圖書館、檔案館相比，其優(yōu)勢在于館藏容量大、信息資料新、查閱速度快、內(nèi)涵更廣、發(fā)揮的功能更多、提供的服務(wù)更全面，所起的社會作用更大。特別是電子化推行的館際互借互查業(yè)務(wù)，將圖書、檔案的異地借閱變?yōu)榭赡堋D書檔案兩館的信息知識含量高、存儲著各學(xué)科比較系統(tǒng)的、成熟的、權(quán)威的信息資源。開展電子圖書、電子檔案服務(wù)可以最大限度地利用這些豐富資源實現(xiàn)將科學(xué)轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力的目的。
根據(jù)國外檔案、圖書、情報工作的“一體化”情況分析，“一體化”的實質(zhì)是指文獻(xiàn)信息資源開發(fā)利用的最佳組合模式的選擇。積極研究和制定有關(guān)檔案、圖書、情報工作通用的著錄標(biāo)引、檢索標(biāo)準(zhǔn)和管理規(guī)范。
美國人James H．Billington在題為“The Library OfCongress’National Digital Library Program”一文中指出，“數(shù)字圖書館要讓所有的學(xué)校、圖書館、家庭同那些公共閱覽室的長期讀者一樣，能夠任意從自己所在的地點接觸到這些對他們來說嶄新而重要的資料，并按個人的要求來理解，重新整理和使用這些資料。”這個定義強(qiáng)調(diào)了能夠任意從自己所在的地點接觸到所需的資料，突破了圖書館傳統(tǒng)的束縛，實現(xiàn)了物理位置的虛擬化，信息服務(wù)的即時化、自主化。
在美國、歐洲和日本等國家20世紀(jì)90年代初推出的信息高速公路建設(shè)計劃中，數(shù)字圖書館系統(tǒng)的開發(fā)和應(yīng)用占有相當(dāng)重要的地位，并被看成未來信息高速公路的重要的信息資源之一。譬如，1993年由美國國家科學(xué)基金會(NSF)、美國國防部尖端研究項目機(jī)構(gòu)(DAR-PA)、國家航空與太空總署(NASA)聯(lián)合發(fā)起的數(shù)字圖書館工程(Digital Library Initiative，代號DLI)投資6800萬美元，其中2400多萬美元撥給了以六所大學(xué)為中心的數(shù)字圖書館創(chuàng)始工程。這是世界上最早的圖書館建設(shè)工程。之后，DLI的二期工程投資單位除了一期工程的NSF、DARPA和NASA以外，增加了國家圖書館(NLM)、國會圖書館(LOC)、國家人文科學(xué)基金會(NEH)以及聯(lián)邦調(diào)查局(FBI)。協(xié)作單位有國家檔案館(NARA)、史密斯松尼機(jī)構(gòu)(Smithsoian Institute)、聯(lián)邦博物館與圖書館服務(wù)機(jī)構(gòu)(LMLS)等。投資力度數(shù)億美元，可見數(shù)字圖書館在美國政府規(guī)劃中的日益顯著地位。
英國大不列顛圖書館也于1993年宣布了“2000年的政策目標(biāo)”，即通過數(shù)字和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)使用戶能最大限度地利用其收藏。同年，該圖書館提出了包括20多個項目的“信息利用倡議”，推進(jìn)數(shù)字圖書館的發(fā)展。
日本已決定建造一個新的國家圖書館，該圖書館的目標(biāo)包括，研制一套信息資源數(shù)字化處理系統(tǒng)，廣泛收集和使用各種載體的文獻(xiàn)，建立一個與國內(nèi)外數(shù)據(jù)庫相連的現(xiàn)代化數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。
關(guān)鍵詞：學(xué)校檔案管理；信息化建設(shè)；問題；建議
在學(xué)校管理的各項工作中，檔案管理是其中較為重要的一部分。隨著教育改革進(jìn)程的加快，學(xué)校傳統(tǒng)的檔案管理在應(yīng)用的過程中表現(xiàn)出了種種弊病，這種種弊病的解決在很大程度上依賴于學(xué)校檔案管理的信息化建設(shè)。但是由于學(xué)校檔案管理的信息化建設(shè)發(fā)展的時間較短，其中存在的弊病較多，因此，探究其信息化建設(shè)中的問題，提出相應(yīng)的改進(jìn)建議，對實現(xiàn)學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)的科學(xué)發(fā)展具有重要的意義。
一、學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)的內(nèi)容
學(xué)校檔案管理信息化指的是以發(fā)揮檔案的憑證作用為基礎(chǔ)，充分發(fā)揮檔案的信息功能，促使檔案內(nèi)容實現(xiàn)數(shù)字化，促使檔案傳遞實現(xiàn)信息化。其中檔案管理信息化的含義有三層：其一，促使檔案內(nèi)容實現(xiàn)數(shù)字化，以便于信息的讀取與存儲；其二，實現(xiàn)檔案信息傳遞、接收、儲存、利用的一體化，提升操作的便利性；第三，實現(xiàn)檔案信息管理的網(wǎng)絡(luò)化，增強(qiáng)信息管理的便利性，提升信息的利用率。由此可知，學(xué)校檔案管理的信息化建設(shè)內(nèi)容也包括三個方面：第一，檔案信息數(shù)字化建設(shè)。檔案信息數(shù)字化建設(shè)的含義是在掃描技術(shù)和數(shù)據(jù)庫技術(shù)的支持下，以安全性、效益性和規(guī)范性為原則，將傳統(tǒng)的檔案內(nèi)容轉(zhuǎn)化為電子檔案進(jìn)行保存，從而構(gòu)成一個有結(jié)構(gòu)、有秩序的檔案信息庫。第二，檔案網(wǎng)站建設(shè)。檔案網(wǎng)站建設(shè)是檔案管理機(jī)構(gòu)以公共信息服務(wù)網(wǎng)站為平臺，以網(wǎng)頁主頁的方式開展檔案宣傳工作、提供相關(guān)服務(wù)的服務(wù)型網(wǎng)站，其功能為交流、服務(wù)與宣傳，其構(gòu)成內(nèi)容為機(jī)構(gòu)信息、資源信息、工作信息和服用利用信息等。在學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)的過程中，檔案網(wǎng)站建設(shè)是重要步驟。第三，數(shù)字檔案館建設(shè)。數(shù)字檔案館是一種遠(yuǎn)程獲取檔案信息的方式，其建設(shè)的目的在于促使用戶能夠以便利快捷的方式獲取所需信息，其特點為：在功能方面其中心是存儲；在運(yùn)行方面實現(xiàn)信息存取的網(wǎng)絡(luò)化；在存儲方面以無形的信息方法完成。
二、學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)的問題
學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)的時間較短，其中存在的問題較多，具體分析如下：第一，重視程度較低。學(xué)校檔案管理工作在學(xué)校的各項工作中受到的重視程度本來就比較低，學(xué)校相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理信息化建設(shè)的重要性認(rèn)識不完善，導(dǎo)致在其中投入的精力不足，投入的經(jīng)費不夠，與信息化建設(shè)相配套的基礎(chǔ)設(shè)施不健全，最終影響了學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)的實現(xiàn)。第二，人才隊伍不健全。學(xué)校檔案管理人員長期使用傳統(tǒng)的檔案管理方法，在檔案管理方面已經(jīng)形成定性思維，對信息化管理這種新型檔案管理方式的接受程度比較低，接受效率比較低。同時，因為相關(guān)的培訓(xùn)制度不健全，缺乏有效的培訓(xùn)激勵機(jī)制，使得原有的檔案管理人員出現(xiàn)固步自封的現(xiàn)象。再加之，專業(yè)的檔案信息化管理人員沒有實現(xiàn)有效的引進(jìn)，人才隊伍不健全，最終影響了學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展。第三，檔案管理制度不健全。受到檔案管理重視程度不足的影響，學(xué)校的檔案管理工作并沒有被納入政府工作體系，所以在學(xué)校檔案管理方面也沒有相關(guān)的規(guī)定，使得學(xué)校檔案管理缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，影響了檔案管理的規(guī)范化建設(shè)，最終影響了檔案管理工作的信息化建設(shè)。
三、學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)的建議
針對上述問題，本文針對學(xué)校檔案管理工作的信息化建設(shè)提出以下建議：
第一，提升重視程度。首先，教育部門要針對學(xué)校檔案管理的信息化建設(shè)召集學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)召開相關(guān)會議，促使學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)充分認(rèn)識到學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)的重要性，端正學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對信息化建設(shè)的認(rèn)識，進(jìn)而提升全體師生對檔案管理信息化建設(shè)的認(rèn)識，以在學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的支持下在檔案管理信息化建設(shè)方面投入充足的精力、人力和物力，為檔案管理信息化建設(shè)的實現(xiàn)奠定良好的條件。
第二，完善人才隊伍建設(shè)。在檔案管理信息化建設(shè)的過程中，人才是決定檔案管理信息化建設(shè)效果的重中之重。在新形勢下，檔案管理人員不僅要做管理員，更好成為檔案信息的“數(shù)據(jù)庫”和“百事通”。為了達(dá)到這樣的要求，檔案管理員要主動提升自己的專業(yè)素養(yǎng)，豐富自己的計算機(jī)應(yīng)用技能和數(shù)據(jù)庫能力，緊追檔案管理信息化建設(shè)的步伐。同時，學(xué)校要做好檔案管理人員的培訓(xùn)工作，定期開展培訓(xùn)，號召全體檔案管理人員積極參與，并制訂定期考核計劃，對于未能通過考核的檔案管理員對其進(jìn)行再教育，如再次考核不過關(guān)，就予以辭退處理。除此之外，學(xué)校檔案管理系統(tǒng)還要積極引進(jìn)專業(yè)的檔案管理信息化建設(shè)相關(guān)人才，做好信息化檔案系統(tǒng)的設(shè)計與維護(hù)工作，帶領(lǐng)全體檔案管理人員提升信息化建設(shè)素養(yǎng)，以最終建設(shè)一支高素養(yǎng)的信息化建設(shè)人才隊伍，以進(jìn)一步推進(jìn)檔案管理工作的信息化建設(shè)步伐。
第三，完善制度建設(shè)。在學(xué)校檔案管理工作信息化建設(shè)的過程中，對其產(chǎn)生阻礙的因素之一就是不規(guī)范的制度。建設(shè)規(guī)范的制度，要處理好標(biāo)準(zhǔn)化制度和規(guī)范化制度之間的關(guān)系，促使二者相互協(xié)調(diào)，共同進(jìn)步。首先，要建設(shè)一個具有統(tǒng)一性的網(wǎng)絡(luò)目錄標(biāo)準(zhǔn)。因為檔案內(nèi)容較多，形式多樣，錄入標(biāo)準(zhǔn)和管理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，導(dǎo)致查閱困難。因此，要完善檔案管理的信息化建設(shè)就要統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，以便提升檔案管理效率和查閱使用效率。其次，要建立一套較為完善的制度，比如建立電子檔案管理制度、重要場所的進(jìn)出制度、電子檔案系統(tǒng)的安全運(yùn)行制度等，以實現(xiàn)檔案信息的規(guī)范管理。
第四，完善數(shù)據(jù)庫建設(shè)。首先，要搭建一個學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)平臺，以《檔案法》的相關(guān)規(guī)定為依據(jù)，規(guī)范檔案管理規(guī)章制度，對學(xué)校檔案進(jìn)行分類處理；其次，要實現(xiàn)資源共享。學(xué)校檔案管理部門要聯(lián)合學(xué)校的其他部門制定檔案管理的聯(lián)合目錄，并形成完善的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，以便于實現(xiàn)一體化管理，以便于實現(xiàn)資源共享。第五，完善硬件設(shè)備的配置。檔案管理的信息化建設(shè)在很大程度上依賴于硬件設(shè)備，因此，為了推進(jìn)學(xué)校檔案管理信息化進(jìn)程的實現(xiàn)，完善硬件設(shè)備配置是關(guān)鍵。檔案管理部門的相關(guān)人員要將所需的硬件設(shè)備進(jìn)行統(tǒng)計，將其上報給學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要盡快予以審批、撥款，完善硬件設(shè)備的配置，以完善檔案管理的信息化建設(shè)。
四、結(jié)語
隨著教育改革進(jìn)程的加快，傳統(tǒng)的學(xué)校檔案管理模式在工作的過程中表現(xiàn)出了種種缺陷，不利于實現(xiàn)學(xué)校檔案的規(guī)范化管理，不利于提升檔案的利用水平。因此實現(xiàn)學(xué)校檔案管理的信息化建設(shè)具有重要意義。學(xué)校檔案管理的信息化建設(shè)包括三方面的內(nèi)容，分別是：檔案信息數(shù)字化建設(shè)、檔案網(wǎng)站建設(shè)和數(shù)字檔案館建設(shè)。目前存在的問題是重視程度較低、人才隊伍不健全、檔案管理制度不規(guī)范，針對這樣的問題，本文從提升重視程度、完善人才隊伍建設(shè)、規(guī)范制度建設(shè)、完善硬件配置、完善數(shù)據(jù)庫建設(shè)五個方面對學(xué)校檔案管理工作的信息化建設(shè)進(jìn)行了探究，具有一定的價值。
參考文獻(xiàn)：
[1]李靜.學(xué)校檔案管理的信息化建設(shè)與問題對策[J].黑龍江史志,2014,(9):98.
[2]陳航.學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)“失范”與相關(guān)對策分析[J].卷宗,2014,(5):45-46.
[3]馬美玲.學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)存在的問題及對策[J].黑龍江史志,2013,(23):95.
[4]李嶸.學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)存在的問題及對策[J].科教導(dǎo)刊,2013,(22):240-241.
檔案工作理應(yīng)服務(wù)于社會發(fā)展的需要，這既是檔案工作的“安身立命”之本，也是社會發(fā)展的必然要求。然而，檔案工作服務(wù)社會發(fā)展需要，絕非僅靠“滿腔熱情”即可以完全做到，而是必須在嚴(yán)格遵循檔案工作基本規(guī)律的同時，尋求檔案工作與社會發(fā)展需要的結(jié)合點。只有這樣，才能使檔案工作始終在健康的軌道上獲得發(fā)展與完善。正因如此，關(guān)注民生、保障民生、改善民生，有針對性地履行檔案管理職能、開展社會服務(wù)成為檔案部門當(dāng)前的重要工作內(nèi)容。
開展檔案信息服務(wù)是檔案部門所肩負(fù)的社會使命。關(guān)注民生、保障民生、改善民生、建設(shè)和諧社會，同樣離不開檔案信息服務(wù)實踐的支撐。因此，參與社會建設(shè)、關(guān)注改善民生、強(qiáng)化“民生檔案”管理、深化檔案信息服務(wù)，對于更好地發(fā)揮檔案部門的自身優(yōu)勢、投身和諧社會建設(shè)實踐具有特殊意義。
1. 強(qiáng)化“民生檔案”管理，參與社會建設(shè)、關(guān)注改善民生的檔案需求，開展惠及全民的檔案信息服務(wù)是檔案部門的基本職能。檔案部門肩負(fù)著為黨和政府的決策服務(wù)、為社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)、為社會公眾服務(wù)的多重職能，具有得天獨厚的檔案信息服務(wù)優(yōu)勢。而檔案信息服務(wù)的基本要求在于保證服務(wù)公共性、普惠性與社會公平。同時，檔案信息服務(wù)具有量多面廣、針對性強(qiáng)的特點，是構(gòu)建和諧社會、促進(jìn)社會發(fā)展、改善民生問題等不可或缺的內(nèi)容與手段。因此，要適應(yīng)社會建設(shè)的需要，必須改變以往過分強(qiáng)調(diào)政治性與保密性，忽視社會公眾利用需求的思維定式與行為方式。樹立以人為本、貼近社會公眾的服務(wù)理念，積極參與社會建設(shè)、關(guān)注改善民生問題、強(qiáng)化“民生檔案”管理，通過網(wǎng)絡(luò)化、信息化和數(shù)字化平臺，開展以集成化、個性化、便捷化為主要特征的檔案信息服務(wù)，逐步形成具有公共性、普惠性與社會公平特點的檔案信息服務(wù)體系。
