發(fā)布時(shí)間：2022-07-19 21:43:28
序言：寫作是分享個(gè)人見解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的檔案管理工作思路樣本，期待這些樣本能夠?yàn)槟峁┴S富的參考和啟發(fā)，請(qǐng)盡情閱讀。
人事檔案是在組織人事工作管理活動(dòng)中形成的，經(jīng)過組織的審查或者認(rèn)可，并且記錄和反映人員經(jīng)歷和德才表現(xiàn)等原貌，以個(gè)人為單位立卷歸檔保存的文字、聲音、圖像、照片等形式的原始記錄。也是個(gè)人經(jīng)歷和實(shí)踐的歷史記錄，是個(gè)人思想品德、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)和成長(zhǎng)過程的真實(shí)寫照，是記載人生軌跡的重要依據(jù)。它既反映出人們經(jīng)歷、學(xué)歷和職務(wù)或技術(shù)職稱，同時(shí)又反映個(gè)人的社會(huì)關(guān)系和獎(jiǎng)懲等情況。它是發(fā)現(xiàn)人才、使用人才、管理人才的重要依據(jù)，也是國(guó)家檔案的重要組成部分。人事檔案管理工作做為一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，在人力資源開發(fā)、人才預(yù)測(cè)和人才政策制訂等方面具有十分重要的作用，為人事調(diào)動(dòng)、人員聘用、轉(zhuǎn)正定級(jí)、干部提拔、專業(yè)技術(shù)職務(wù)晉升以及離退休、養(yǎng)老、醫(yī)療保險(xiǎn)手續(xù)辦理等提供幫助。
一、目前人事檔案管理現(xiàn)狀及存在的問題
近年來隨著經(jīng)濟(jì)體制的改革，社會(huì)的進(jìn)步，人員類型的多樣變化，檔案管理也衍生出了很多類型，我國(guó)也越來越重視人事檔案的管理。根據(jù)現(xiàn)狀，我國(guó)人事檔案主要由干部檔案、工人檔案和學(xué)生檔案三大類組成。
干部的人事檔案管理，一般由有檔案管理權(quán)限的各單位自行管理，由其獨(dú)立收集、整理、執(zhí)行，信息來源單一，僅關(guān)系到本單位下屬人員。干部檔案管理制度是比較傳統(tǒng)的管理方法，管理權(quán)限分屬組織、人事、行政辦公室等部門管理；工人檔案管理一般由勞資部門來管理，而學(xué)生檔案由學(xué)生工作部門或當(dāng)?shù)厝瞬沤涣髦行膩砉芾怼?/p>
隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展和人事制度改革的不斷深入，傳統(tǒng)的管理方式不能適應(yīng)形勢(shì)發(fā)展的需要，而長(zhǎng)期以來的“重人事、輕檔案”的陳舊觀念也束縛了檔案工作的開展。目前，干部人事檔案管理工作主要存在以下幾個(gè)問題：
1.對(duì)人事檔案重要性認(rèn)識(shí)不足
目前，人們對(duì)人事檔案的認(rèn)識(shí)還比較膚淺，對(duì)檔案的重要性意識(shí)淡薄。中新網(wǎng)曾經(jīng)對(duì)2068名人員進(jìn)行調(diào)查，49.3%的被調(diào)查者認(rèn)為“工作中注重的是能力，人事檔案沒用”，12.33%的被調(diào)查者則表示“無所謂”，緊緊只有38.64%的人認(rèn)為“擇業(yè)自由，但是檔案也很重要不能遺棄”。被調(diào)查者中近半數(shù)的人認(rèn)為檔案并不重要。而“說起來重要，排起來次要，用起來需要，忙起來忘掉”的現(xiàn)象也從一定程度上說明了人們對(duì)人事檔案的重要性認(rèn)識(shí)不足。
2.人事檔案管理人員少、素質(zhì)不高且缺乏服務(wù)意識(shí)
人事檔案具有很強(qiáng)的專業(yè)性，應(yīng)該由專業(yè)人員進(jìn)行管理。但是目前很多單位的人事檔案工作人員配備并不是那么樂觀，大多是兼職檔案管理員。人事檔案管理人員并不是科班出身，甚至沒有進(jìn)行過崗前培訓(xùn)，專業(yè)素養(yǎng)偏低，真正專業(yè)對(duì)口，年富力強(qiáng)的同志并不愿意從事檔案工作，即使檔案專業(yè)的畢業(yè)生，也因其工作繁瑣、單調(diào)、枯燥、乏味避而遠(yuǎn)之，更遑論研究開發(fā)人事檔案的熱情了。
3.人事檔案本身質(zhì)量不高，可信度降低
人事檔案載體較為單一，僅限于紙質(zhì)檔案，屬于靜態(tài)的文字材料，信息不夠直觀全面，無法反映人的全貌。人事檔案內(nèi)容主要反映個(gè)人履歷、學(xué)歷、職稱、政審材料、黨團(tuán)材料等方面的材料較多，而對(duì)于個(gè)人性格、特長(zhǎng)、誠(chéng)信、業(yè)績(jī)、學(xué)術(shù)成果、科研水平等方面的材料比較欠缺，重視程度不夠。但人事檔案本身又具有動(dòng)態(tài)的特點(diǎn)，當(dāng)事人各方面的情況隨著時(shí)間的發(fā)展在不斷發(fā)生變化，時(shí)刻在?V寫著自己的人生，但一些單位的檔案工作人員并不能及時(shí)補(bǔ)充新材料，造成檔案缺乏反映最近的崗位執(zhí)行情況和業(yè)務(wù)進(jìn)展等，甚至還存在人事檔案內(nèi)容失真的現(xiàn)象，年齡越填越小，工齡黨齡越填越長(zhǎng)，學(xué)歷越填越高，導(dǎo)致人事檔案本身的可信度下降，可利用價(jià)值低下。
二、人事檔案管理工作思路
通過前面的分析，我們清醒的認(rèn)識(shí)到人事檔案工作中存在的問題，結(jié)合當(dāng)前檔案管理水平和實(shí)際，理清發(fā)展思路，探索人事檔案管理的新方法新道路。
1.培養(yǎng)和提高人們對(duì)檔案重要性的認(rèn)識(shí)
在提高人們對(duì)檔案重要性認(rèn)識(shí)中，首先要加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)干部的檔案意識(shí)，因?yàn)槿魏我豁?xiàng)工作都離不開領(lǐng)導(dǎo)的支持和重視。首先要通過報(bào)刊、電視等新聞媒體制造輿論等，宣傳人事檔案的作用以及相關(guān)的法規(guī)政策，重點(diǎn)宣傳人事檔案與個(gè)人的關(guān)系，讓人們首先對(duì)人事檔案有一定的了解。通過專業(yè)人員的專題講座，進(jìn)一步強(qiáng)化人們對(duì)人事檔案重要性的認(rèn)識(shí)，了解人事檔案的作用，是組織選人用人的依據(jù)，激發(fā)人們關(guān)心人事檔案，增強(qiáng)檔案意識(shí)。
2.努力提高人事檔案管理者的業(yè)務(wù)素養(yǎng)
檔案工作人員起主導(dǎo)、支配作用，是人事檔案工作的主體，而干部人事檔案管理工作是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，涉及到檔案的收集、整理、鑒別、歸類、保管、利用等繁瑣的工作環(huán)節(jié)，因而人事檔案管理人員要具有較高的政治素質(zhì)、過硬的業(yè)務(wù)素質(zhì)以及良好的保密意識(shí)。隨著社會(huì)的發(fā)展，現(xiàn)代化也是人事檔案工作的發(fā)展趨勢(shì)，這就要求檔案管理人員要加強(qiáng)科學(xué)文化知識(shí)的學(xué)習(xí)，拓寬知識(shí)面，隨時(shí)更新自己的知識(shí)結(jié)構(gòu)，以適應(yīng)現(xiàn)代化發(fā)展的趨勢(shì)。人事檔案工作人員還要具有敬業(yè)精神，工作中要不怕苦不怕累不怕繁瑣，堅(jiān)持原則，嚴(yán)格遵守規(guī)章制度。
3.提高人事檔案材料的質(zhì)量并維護(hù)其可信度
加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案的科學(xué)管理，保證檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全，是提高機(jī)關(guān)工作效率和工作質(zhì)量的關(guān)鍵性前提。檔案管理工作是機(jī)關(guān)單位的重要工作之一，其工作質(zhì)量直接關(guān)系到機(jī)關(guān)單位的管理與發(fā)展，因此廣大機(jī)關(guān)單位工作人員務(wù)必要不斷創(chuàng)新，找尋檔案管理工作的發(fā)展新思路，以此推進(jìn)單位檔案管理工作的良性發(fā)展。本文以“創(chuàng)新機(jī)關(guān)檔案管理工作的新思路”為題，旨在結(jié)合我局實(shí)況對(duì)新時(shí)期創(chuàng)新機(jī)關(guān)檔案管理工作的思路進(jìn)行研討。
關(guān)鍵詞：
機(jī)關(guān)單位 檔案管理工作 糧食檔案 思路創(chuàng)新
1改革管理觀念，實(shí)現(xiàn)糧食檔案管理現(xiàn)代化
21世紀(jì)是一個(gè)信息化大時(shí)代，糧食和商務(wù)局的檔案管理工作受到現(xiàn)代信息技術(shù)的影響，現(xiàn)面臨著建立電子檔案、應(yīng)用信息技術(shù)、借助新型檔案載體保管糧食檔案等諸多挑戰(zhàn)，因此檔案管理者必須革新管理觀念，一改傳統(tǒng)檔案管理工作中的落后理念，嘗試建構(gòu)資源優(yōu)勢(shì)、公共文化等檔案管理新觀念，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。第一，檔案管理人員須著眼現(xiàn)實(shí)、革新觀念，提高自身的管理素養(yǎng)與工作水平，自覺強(qiáng)化自身檔案的存儲(chǔ)、加工、傳輸以及共享工作，爭(zhēng)取挖掘出現(xiàn)代化檔案管理的精髓；第二，館內(nèi)工作者要重新審視糧食檔案管理，提高認(rèn)知、端正態(tài)度，讓我局檔案管理工作在探索中創(chuàng)新，在創(chuàng)新中不斷發(fā)展。
2加強(qiáng)硬件建設(shè)，促進(jìn)檔案管理工作技術(shù)化
新時(shí)期，計(jì)算機(jī)是促進(jìn)我局糧食檔案管理技術(shù)化的關(guān)鍵工具，計(jì)算機(jī)參與到檔案管理的工作中，不僅方便了查閱者查找、利用和閱讀，提高檔案查閱的工作效率，而且還能夠有效縮減檔案保存占據(jù)的空間，提高了檔案的保密水平。因此，必須重視檔案管理的硬件設(shè)備建設(shè)，須投入一定的資金建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施與辦公設(shè)備，開辟空間創(chuàng)建辦公室、檔案室，購(gòu)進(jìn)用于檔案管理計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、檔案柜、消防除潮等設(shè)備，為檔案管理的技術(shù)化提供優(yōu)質(zhì)的硬件支撐。與此同時(shí)，我局還須著手培養(yǎng)檔案管理者的計(jì)算機(jī)技能，使得檔案管理工作人員兼具紙介質(zhì)檔案與非紙介質(zhì)檔案雙重管理技能，從而為我局各項(xiàng)工作的開展進(jìn)行提供信息資源數(shù)據(jù)參考。
3重視檔案保密，建立專項(xiàng)的檔案保密制度
關(guān)于檔案的安全保密，我認(rèn)為必須建立專項(xiàng)的檔案保密制度，要求檔案人員嚴(yán)格遵循這幾點(diǎn)原則開展工作：必須遵守保密守則，要嚴(yán)守秘密，嚴(yán)防泄密、失密，否則要追究責(zé)任，嚴(yán)肅處理；嚴(yán)格執(zhí)行檔案的查借閱制度，借出的檔案要及時(shí)歸檔、核實(shí)；增強(qiáng)保密觀念，經(jīng)常檢查設(shè)施安全保密情況；離開檔案室時(shí)，必須鎖好文件資料柜，關(guān)好門窗；銷毀檔案也要登記造冊(cè)，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后方能進(jìn)行，銷毀時(shí)要有監(jiān)銷人，并履行簽字手續(xù)。但需注意的是，要想真正發(fā)揮這幾條原則的作用價(jià)值，我局還必須擁有一套嚴(yán)格的監(jiān)督管理制度，對(duì)于檔案工作人員的泄密行為進(jìn)行嚴(yán)格懲處，真正將制度要求準(zhǔn)則落實(shí)到實(shí)際工作中，實(shí)現(xiàn)有章可循、有則可依，確保單位的檔案信息處于保密環(huán)境。
4創(chuàng)新服務(wù)方式，加快實(shí)現(xiàn)檔案的信息價(jià)值
伴隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，機(jī)關(guān)檔案的檔案管理需求也呈現(xiàn)出多樣化、多層次的情狀，為了有效應(yīng)對(duì)這一情狀趨勢(shì)，這就要求各大機(jī)關(guān)單位要從自身著手創(chuàng)新檔案服務(wù)方式，進(jìn)而加快檔案信息資源價(jià)值的實(shí)現(xiàn)進(jìn)程。其一，根據(jù)不同需求、不同類別將機(jī)關(guān)檔案劃分歸類，做好后續(xù)的加工管理；其二，借用互聯(lián)網(wǎng)信息化境，參考組織網(wǎng)絡(luò)信息，創(chuàng)建專門的檔案信息咨詢平臺(tái)，便于查閱者隨時(shí)進(jìn)行檔案咨詢，旨在提供更優(yōu)質(zhì)、全面的服務(wù)；其三，積極開展單位的檔案編研工作，在研究的同時(shí)服務(wù)于、便利于單位工作者，實(shí)現(xiàn)檔案資源的信息價(jià)值。
5善于培養(yǎng)人才，為機(jī)關(guān)檔案管理注入活力
除了加強(qiáng)機(jī)關(guān)單位自身的創(chuàng)新以外，還須將目光投向人才培養(yǎng)，努力為機(jī)關(guān)檔案管理注入鮮活的創(chuàng)新能力，從而培養(yǎng)出一批具有創(chuàng)新意識(shí)、創(chuàng)新技能的檔案管理人員。首先，做好檔案管理人員的培訓(xùn)工作，邀請(qǐng)專業(yè)人員幫扶我局檔案人員幫助熟悉專業(yè)知識(shí)、掌握電子文檔管理技能，提升檔案管理人員的文化水平和知識(shí)層次，培養(yǎng)出符合檔案管理的創(chuàng)新型人才；其次，帶領(lǐng)檔案管理人員“走出去”，給他們提供參與政策文件、檔案知識(shí)學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，拓展他們的知識(shí)視野、優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)，鍛煉他們的創(chuàng)新能力；最后，吸納一些具有檔案專業(yè)管理能力的高素質(zhì)人才，提高我局檔案管理的整體水平，為檔案管理事業(yè)的發(fā)展注入鮮活創(chuàng)新能力。
6結(jié)語
總的來說，創(chuàng)新機(jī)關(guān)檔案管理工作絕非易事，需要廣大工作人員的堅(jiān)持不懈的努力、革新，所以我局必須充分發(fā)揮自身管理優(yōu)勢(shì)、規(guī)避劣勢(shì)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化、技術(shù)化和信息化，為機(jī)關(guān)單位檔案管理工作開創(chuàng)新局面。
作者：楊曉微 單位：吉林省洮南市糧食和商務(wù)局
參考文獻(xiàn)：
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關(guān)鍵詞:人事檔案;管理工作;解決思路
1事業(yè)單位人事檔案管理工作中存在的問題分析
1.1目前,國(guó)內(nèi)許多事業(yè)單位任然采用紙張保存這種比較陳舊的檔案管理方式,大量的紙張文件,不僅僅比較占空間,而且容易損壞和丟失,查閱起來不方便。雖然當(dāng)下計(jì)算機(jī)管理已經(jīng)初步普及,但是在很多單位,計(jì)算機(jī)記錄的只是檔案的目錄,具體的檔案文件依舊是以紙張形式存在,時(shí)間越長(zhǎng),丟失和損壞的可能性就會(huì)越來越大,給檔案管理工作造成眾多不便。
1.2檔案管理人員專業(yè)性欠佳,事業(yè)單位對(duì)該崗位重視程度不夠
在大多數(shù)事業(yè)單位看來,管理人事檔案這樣的工作崗位是屬于沒有職權(quán),油水少,不需要技術(shù)含量的工作,更有勝者,有部分領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為這樣的工作是個(gè)人就能做。所以有些單位還存在不設(shè)立人事檔案管理人員的事情存在,只是在需要人動(dòng)時(shí),抽調(diào)其他部門人員來臨時(shí)頂替或者協(xié)助管理人事檔案工作。還有的事業(yè)單位將沒有經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)的工作人員安排到該崗位。種種觀念和行為都體現(xiàn)著事業(yè)單位對(duì)單位人事檔案管理工作的不重視,導(dǎo)致大量的人事管理人員其專業(yè)性不強(qiáng),不具備適應(yīng)當(dāng)代數(shù)據(jù)化管理人事檔案的要求,造成了管理混亂,體制臃腫等現(xiàn)象。
1.3人事檔案管理的信息化進(jìn)程只在初步階段,任重而道遠(yuǎn)
相對(duì)于紙張保管,個(gè)人信息的數(shù)字化管理使得人事檔案從保管到提取,再到讀取都要快捷方便的多,管理成本也小的多。顯然,眾多事業(yè)單位也已經(jīng)意識(shí)到檔案管理的數(shù)字化信息化將對(duì)檔案管理工作起到革命、革新的作用,但是真正落實(shí)到具體工作上面所取得的成績(jī)只是一點(diǎn)半點(diǎn)。許多單位依然采用紙質(zhì)管理手工歸類管理的方式,有的即使安裝了檔案管理系統(tǒng),由于管理系統(tǒng)的落后以及技術(shù)水平的限制,往往只是將檔案編號(hào)和目錄輸人程序系統(tǒng)中,提取和調(diào)閱工作任然是靠人工查閱的方式,這樣半生不熟的辦法,使得工作效率提升不高。
2提高檔案人事管理工作的幾個(gè)提議
2.1從思想意識(shí)層面,提高事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案管理工作的重視
在事業(yè)單位,單位領(lǐng)導(dǎo)要將人事檔案管理工作放到其他干部隊(duì)伍建設(shè)一樣的重視程度上來,提高對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí),從財(cái)力、物力、人力等方面支持檔案管理工作,將人事檔案管理工作和其他日常工作平等對(duì)待。組建人事檔案管理工作管理部門,針對(duì)檔案管理部門制定專項(xiàng)管理制度,對(duì)人事檔案工作實(shí)行定性、定量考核,分級(jí)、分類指導(dǎo)等,統(tǒng)一動(dòng)態(tài)管理人事檔案管理部門工作,進(jìn)而完善事業(yè)單位人事檔案管理工作的制度化、規(guī)范化和科學(xué)化。
2.2不斷完善和補(bǔ)充人事檔案內(nèi)容,適應(yīng)事業(yè)單位改革的需要
對(duì)于檔案管理部門來說,要順應(yīng)改革的潮流,逐步豐富人事檔案的內(nèi)容。比如事業(yè)單位里的月、季度、年的考核結(jié)果,主要工作業(yè)績(jī)報(bào)告以及參加重大項(xiàng)目或者活動(dòng)的材料等。對(duì)于工作人員的個(gè)人情況要?jiǎng)討B(tài)追蹤,統(tǒng)籌管理和規(guī)劃。人事檔案要能夠真實(shí)體現(xiàn)其工作經(jīng)歷和工作情況,包括個(gè)人的學(xué)歷情況,進(jìn)修或者繼續(xù)教育情況,各種專項(xiàng)技術(shù)資格等。完善和補(bǔ)充人事檔案內(nèi)容,是事業(yè)單位結(jié)構(gòu)改革的重要內(nèi)容之一,也是事業(yè)單位精準(zhǔn)使用人才的基礎(chǔ)。
2.3合理運(yùn)動(dòng)數(shù)字化、信息化的辦公方式以提升工作效率
選擇一套成熟的、實(shí)用的、適合本單位規(guī)模的計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng),通過信息化系統(tǒng)來管理事業(yè)單位的人事檔案,不僅僅是跟上了時(shí)代科技進(jìn)步的步伐,更是實(shí)實(shí)在在的簡(jiǎn)化檔案提取及閱讀各類檔案信息的方式,將人事檔案管理工作的信息化水平提高了一大截。通過實(shí)現(xiàn)純數(shù)字信息化的檔案管理,既可以有效的避免人事檔案的丟失或者損壞,而且在檔案資料的保密性和保險(xiǎn)方面都能做的更加完美。
2.4選用高素質(zhì)、高水平的檔案專業(yè)人員來做檔案管理工作,加強(qiáng)保密工作
對(duì)于檔案管理工作人員選拔,要選用那些具有一定檔案理論知識(shí),比較高的政治覺悟,明白檔案管理工作基本方式方法,同時(shí)要能夠熟練操作計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng),具有一定文字表述能力的人才。事業(yè)單位要不定期的組織學(xué)員進(jìn)行檔案管理工作的培訓(xùn),讓從事檔案管理的人員能夠熟悉和了解相關(guān)的法律知識(shí),具有獨(dú)立完成工作的業(yè)務(wù)能力。在此基礎(chǔ)上,還應(yīng)該了解文秘學(xué)和情報(bào)學(xué)的知識(shí),高素質(zhì)的檔案管理人員是提高檔案管理水平的必要條件之一。另外,事業(yè)單位必須要完善檔案資料在保管、利用、保護(hù)、保密等方面的制度規(guī)范。對(duì)于檔案資料要實(shí)現(xiàn)專人保管,專人查閱,集中歸檔,認(rèn)真執(zhí)各項(xiàng)檔案管理制度,在遵紀(jì)守法的前提下,嚴(yán)格按照檔案管理方面的規(guī)章制度來進(jìn)展工作,為人事檔案資料的保密性提供保障。
3結(jié)束語
電子信息化給人事檔案管理工作注人了新的血液。事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該提高自身對(duì)于人事檔案管理的重視,將人事檔案管理工作提到日常事宜上來,加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn),使其具備高素質(zhì),高技能。不斷補(bǔ)充檔案內(nèi)容,反映員工的實(shí)際工作情況,提高檔案的利用率和實(shí)用性,使檔案更加科學(xué)合理的為單位服務(wù),促進(jìn)事業(yè)單位的蓬勃發(fā)展。
參考文獻(xiàn):
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[關(guān)鍵詞] 醫(yī)院檔案管理；新醫(yī)改；信息化；新思路
[中圖分類號(hào)] R197.32 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] C [文章編號(hào)] 1674-4721（2013）04（b）-0143-02
隨著我國(guó)新醫(yī)改方案及配套政策的陸續(xù)出臺(tái)，醫(yī)療改革日益深化，對(duì)醫(yī)院臨床及管理工作提出了新的要求和挑戰(zhàn)。醫(yī)院檔案是國(guó)家信息資源的重要組成部分，其不僅有憑證作用，更作為一種特殊的信息資源，為臨床醫(yī)學(xué)的研究和發(fā)展提供依據(jù)和線索[1]。檔案管理是醫(yī)院管理的重要組成部分，應(yīng)加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理的科學(xué)化，以適應(yīng)新醫(yī)改形式的發(fā)展。本院較為重視檔案管理工作，但以往的檔案管理方法存在一定的弊端，不能保證檔案的系統(tǒng)性及完整性。隨著醫(yī)改的深入和科技的發(fā)展，筆者對(duì)新形勢(shì)下醫(yī)院檔案的管理方法進(jìn)行了有益的探索。
1 傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理存在的問題
1.1 管理體制不健全，缺少統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)
醫(yī)院絕大多數(shù)科室的工作人員都有明確的工作職責(zé)及制度，但醫(yī)院檔案管理方面的制度及職責(zé)規(guī)范則不明確[2]，沒有一定的管理模式也沒有管理網(wǎng)絡(luò)，檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置雜亂且管理分散，各部門檔案分別管理，使信息資源缺乏完整性和連貫性，無法統(tǒng)一有價(jià)值的資料，且可能收集重復(fù)信息，查找困難。這會(huì)給檔案的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化管理造成困難，不足以滿足新時(shí)代的發(fā)展需求，不利于管理的科學(xué)化。
1.2 缺少專業(yè)管理人員，且管理人員意識(shí)不強(qiáng)
絕大多數(shù)的醫(yī)院檔案管理人員均非專業(yè)出身，多是由其他科室，如行政、護(hù)理或醫(yī)技科室轉(zhuǎn)崗或兼職，理論及文化水平參差不齊，流動(dòng)性大，隨意性強(qiáng)[3]。由于缺少專業(yè)管理人員，轉(zhuǎn)崗或兼職人員往往對(duì)檔案管理工作不能足夠重視，不能將精力放在檔案管理工作中，使檔案管理工作處于弱勢(shì)和被動(dòng)地位，缺少創(chuàng)新且發(fā)展緩慢。另外，管理人員法制意識(shí)薄弱，相關(guān)人員對(duì)《中國(guó)人民共和國(guó)檔案法》有關(guān)知識(shí)學(xué)習(xí)不足，致使管理無章可循，無法可依[4]。
1.3 現(xiàn)代化管理水平較低
由于醫(yī)院檔案管理分散且管理人員主動(dòng)性差，檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展較緩慢。傳統(tǒng)的檔案管理方法為次年的第一季度收集整理上年各科室檔案資料，然后進(jìn)行分類歸檔保存。而醫(yī)院檔案室一般較小，儲(chǔ)存空間較少，傳統(tǒng)方法收集的檔案往往因?yàn)檗讚?jù)的空間無法全部歸檔保存，而被刪選掉的信息則永久遺失，使醫(yī)院檔案信息十分有限。另外，醫(yī)院全年工作總結(jié)數(shù)據(jù)均自各個(gè)科室的統(tǒng)計(jì)報(bào)表，整理操作十分麻煩，需要從多個(gè)材料中提取需要的信息[1]。這樣不但加大了檔案管理人員的工作量，且手工提取數(shù)據(jù)難免錯(cuò)漏，無法保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，不符合新形勢(shì)的發(fā)展要求。
1.4 重管輕用
從目前醫(yī)院的檔案管理來看，重管輕用的現(xiàn)象普遍存在。很多醫(yī)院檔案收集、整理、保管之后就被束之高閣，鮮為利用，忽視了最為重要的檔案信息資源的開發(fā)，特別是對(duì)醫(yī)療、教學(xué)及科研有極為重要意義的病歷檔案，使許多珍貴的信息不能物盡其用。檔案信息不能得到充分利用，則失去了檔案的價(jià)值，久而久之會(huì)使醫(yī)院檔案管理工作流于形式，難以發(fā)展。而傳統(tǒng)的檔案管理方式的缺陷，如查找不便、信息不全等也可能是重管輕用的原因。由此可見，以上原因互為因果，均嚴(yán)重阻礙了醫(yī)院檔案管理工作的創(chuàng)新和發(fā)展，使其跟不上新時(shí)代的節(jié)奏，成為新醫(yī)改下醫(yī)院管理工作的軟肋。
2 醫(yī)院檔案管理工作的新思路
2.1 健全醫(yī)院檔案管理制度，規(guī)范管理模式
建立健全醫(yī)院檔案管理制度的內(nèi)容十分廣泛，如建立檔案利用、保管制度，制定檔案保管期限及范圍等規(guī)定，并將這些制度和規(guī)定納入醫(yī)院管理考核之中，制定相應(yīng)的考核和獎(jiǎng)懲措施，將有助于制度及規(guī)定的實(shí)施，并能調(diào)動(dòng)各科室及檔案管理人員的積極性。制度及規(guī)定的建立應(yīng)符合醫(yī)院的實(shí)際情況，由多年從事檔案管理的有經(jīng)驗(yàn)人員帶頭組成小組，小組中應(yīng)至少有一名技術(shù)人員，提供專業(yè)技術(shù)指導(dǎo)，且應(yīng)廣泛收集各科室意見，認(rèn)真總結(jié)科室對(duì)檔案管理的實(shí)際需求，并與小組多年的管理經(jīng)驗(yàn)結(jié)合，從而制定出切實(shí)可行的管理制度和規(guī)定，讓檔案管理從無章可循到依章辦事，達(dá)到規(guī)范化管理，這樣也保證了檔案資料的連續(xù)性和完整性。
2.2 組織業(yè)務(wù)培訓(xùn)，強(qiáng)化管理意識(shí)
醫(yī)院檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)對(duì)檔案的優(yōu)化管理至關(guān)重要。醫(yī)院檔案管理工作，不是各門類檔案的簡(jiǎn)單集中保管，而是一項(xiàng)實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化、現(xiàn)代化的高標(biāo)準(zhǔn)系統(tǒng)工程，需要工作人員具備一定的專業(yè)素養(yǎng)。面對(duì)現(xiàn)今檔案管理人員素質(zhì)較低的問題，組織業(yè)務(wù)培訓(xùn)，強(qiáng)化管理意識(shí)迫在眉睫。提高檔案管理人員素質(zhì)，一方面醫(yī)院應(yīng)將檔案人員培養(yǎng)納入醫(yī)院人才培養(yǎng)計(jì)劃，要特別重視復(fù)合型人才的培養(yǎng)。通過專業(yè)培訓(xùn)、繼續(xù)教育等手段，提高檔案管理人員的知識(shí)水平。同時(shí)，與其他科室一樣，檔案管理也應(yīng)引進(jìn)考核、晉升制度，從而調(diào)動(dòng)工作人員的熱情，激發(fā)其工作主動(dòng)性。另外，要提高全院的檔案管理意識(shí)，應(yīng)首先得到院領(lǐng)導(dǎo)的支持，院領(lǐng)導(dǎo)通過開會(huì)強(qiáng)調(diào)、突擊檢查及向科主任施壓等方法，可迅速提高全院對(duì)檔案管理的重視，經(jīng)過一段時(shí)間的習(xí)慣及熟悉以后，規(guī)范的檔案收集工作成為定式，將有利于醫(yī)院檔案管理工作的開展。為維護(hù)檔案的完整與安全，檔案管理人員的法制觀念也應(yīng)強(qiáng)化，應(yīng)建立和完善以《中華人民共和國(guó)檔案法》為依據(jù)的檔案管理模式。
2.3 引進(jìn)現(xiàn)代化的檔案管理技術(shù)
現(xiàn)代化管理離不開現(xiàn)代化的設(shè)備，利用計(jì)算機(jī)管理檔案可以減少檔案的儲(chǔ)存空間，保存方便簡(jiǎn)單，既節(jié)省人力、物力和財(cái)力，又進(jìn)高了工作效率，且在信息高度發(fā)展的今天，計(jì)算機(jī)管理檔案符合時(shí)展的需求。
2.3.1 儲(chǔ)存方式的多樣化 在傳統(tǒng)的檔案管理時(shí)期，醫(yī)院檔案主要以紙質(zhì)文本形式儲(chǔ)存，其具有所占空間大、查找困難、難以常年保存、共享性差等缺點(diǎn)[5]。隨著現(xiàn)在信息化的發(fā)展，檔案的儲(chǔ)存也呈現(xiàn)多樣化，除了紙質(zhì)文本以外，且更多的是以為患者服務(wù)過程中產(chǎn)生的電子文件和視聽檔案的形式出現(xiàn)。新的儲(chǔ)存方式的出現(xiàn)，不僅減少了傳統(tǒng)檔案儲(chǔ)存的占地，更擴(kuò)大了存儲(chǔ)的內(nèi)容和范圍，延長(zhǎng)了儲(chǔ)存時(shí)間，具有共享性。但新技術(shù)并不能完全替代舊的儲(chǔ)存方式，筆者認(rèn)為應(yīng)兩者結(jié)合，根據(jù)檔案類型，選擇合適的儲(chǔ)存方式。
2.3.2 電子管理網(wǎng)絡(luò)的建立 實(shí)現(xiàn)檔案網(wǎng)絡(luò)化管理是網(wǎng)絡(luò)時(shí)代檔案工作的主題。傳統(tǒng)檔案管理因受管理人員的主觀性影響，使管理工作效果受到較大影響，而計(jì)算機(jī)管理程序?yàn)橹鲗?dǎo)的管理方式可以解決這一問題，提高工作質(zhì)量和效率。應(yīng)從以下幾個(gè)方面實(shí)現(xiàn)醫(yī)院的檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理：（1）人事檔案的網(wǎng)絡(luò)化；（2）病歷檔案的網(wǎng)絡(luò)化；（3）文書管理的網(wǎng)絡(luò)化[6]。然而，要實(shí)現(xiàn)檔案網(wǎng)絡(luò)化管理也仍存在一定的問題。首先，各部門在檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)中，不能協(xié)調(diào)統(tǒng)一，標(biāo)準(zhǔn)化程度難以制定；其次，醫(yī)院各科室封閉的辦公環(huán)境阻礙了檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，由于協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)的缺少，使工作效率無法提高；另外，在某些地方醫(yī)院信息網(wǎng)絡(luò)化的技術(shù)問題難以解決，成為阻礙檔案管理發(fā)展的瓶頸，而網(wǎng)絡(luò)黑客和病毒等也可能造成檔案信息的泄漏和損毀，引發(fā)嚴(yán)重后果?？傊?，雖然實(shí)現(xiàn)檔案網(wǎng)絡(luò)化管理是時(shí)展的必然趨勢(shì)，但醫(yī)院應(yīng)根據(jù)自身實(shí)際情況循序漸進(jìn)，避免急于求成，造成浪費(fèi)或不良后果。
2.4 拓展檔案服務(wù)領(lǐng)域
檔案管理的終極目的是利用，使其發(fā)揮潛在的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，因此，醫(yī)院檔案管理工作者應(yīng)通過編制多種檢索工具、開展編研工作、提供主動(dòng)服務(wù)、加強(qiáng)各級(jí)醫(yī)院信息的橫向聯(lián)系，提高檔案信息利用率。同時(shí)，還可以經(jīng)常舉辦醫(yī)學(xué)檔案信息相關(guān)講座，結(jié)合醫(yī)院在不同時(shí)期對(duì)檔案信息的不同需求，積極拓寬科研選題新思路，主動(dòng)為醫(yī)院臨床、科研或教學(xué)工作提供服務(wù)。
3 小結(jié)
醫(yī)院檔案是醫(yī)院的財(cái)富，面對(duì)新形勢(shì)，醫(yī)院檔案管理應(yīng)積極探索創(chuàng)新，尋求發(fā)展，以適應(yīng)時(shí)代的要求。這需要建立健全醫(yī)院檔案管理工作制度，并取得檔案管理工作人員、院領(lǐng)導(dǎo)及各科室的配合，提高對(duì)檔案管理工作的重視。隨著電子網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，醫(yī)院檔案管理順應(yīng)形勢(shì)引進(jìn)新技術(shù)是大勢(shì)所趨，但需量力而行，逐步發(fā)展，避免急于求成。除此之外，提高醫(yī)院檔案信息的利用，是檔案管理工作的重要內(nèi)容。
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1 科技檔案的特點(diǎn)
受到科學(xué)技術(shù)發(fā)展的特點(diǎn)，科技檔案具有其特殊性。首先，專業(yè)性。科學(xué)技術(shù)活動(dòng)復(fù)雜，范圍廣泛，涉及多門學(xué)科[1]。特別是最近幾年，交叉學(xué)科現(xiàn)象越來越普遍，科學(xué)技術(shù)涉及對(duì)象的復(fù)雜程度也在不斷提升。發(fā)展科學(xué)技術(shù)的根本目的是服務(wù)生產(chǎn)與生活?？萍紮n案予以配合，需要將科學(xué)技術(shù)按照專業(yè)屬性進(jìn)行嚴(yán)格區(qū)分，將復(fù)雜活動(dòng)形成客觀的科技文件。因此，科技檔案依據(jù)的是不同類型科研生產(chǎn)技術(shù)活動(dòng)進(jìn)行分類，專業(yè)性表現(xiàn)的非常顯著。其次，特殊性與針對(duì)性。不同類型的科學(xué)技術(shù)活動(dòng)，需依據(jù)對(duì)象利用術(shù)語與符號(hào)表現(xiàn)出來。而科技檔案也就將這些特殊的符號(hào)特點(diǎn)記錄下來。同時(shí)科學(xué)技術(shù)展開為描述和使用的特殊需要，具有明確的規(guī)格與質(zhì)量。科技檔案是科研活動(dòng)的實(shí)踐結(jié)果，同時(shí)也是科研人員指揮結(jié)晶，專業(yè)性與特殊性由此也就決定了科技檔案使用的針對(duì)性。最后，成套性。所有的科技生產(chǎn)活動(dòng)都需依照相關(guān)的科學(xué)程序，保持相應(yīng)規(guī)律實(shí)施。而這些活動(dòng)生產(chǎn)科技資料都需要有系統(tǒng)性。將資料歸檔，需要保持相應(yīng)的聯(lián)系，以此才可指導(dǎo)科研與生產(chǎn)。因此，成套性也是科技檔案的一項(xiàng)基本特點(diǎn)。
2 信息時(shí)代科技檔案管理的現(xiàn)狀
在信息技術(shù)快速發(fā)展下，科技檔案管理模式需要不斷更新，這樣才可滿足科技檔案發(fā)展的需要，才能夠?w現(xiàn)科技檔案的本質(zhì)屬性。但分析科技檔案管理的現(xiàn)狀，效果并不理想。
首先，管理人員素質(zhì)較低。無論是對(duì)企業(yè)還是對(duì)單位，任何檔案均具有一定的機(jī)密性，科技檔案也不例外。要想科技檔案管理工作達(dá)到理想的效果，就必須要求管理人員具備較高的專業(yè)素質(zhì)。而實(shí)際中，完成科技檔案管理工作的人員并不受到工作單位的重視，也有部分原因受到編制因素的影響，導(dǎo)致檔案管理人員出現(xiàn)頻繁流動(dòng)的現(xiàn)象[2]。有的用人單位甚至出現(xiàn)兼職管理的現(xiàn)象。由于管理科技檔案的工作沒有接受系統(tǒng)性的培訓(xùn)，不具備與之相匹配的專業(yè)素質(zhì)，導(dǎo)致在科技檔案歸檔、收集、整理期間出現(xiàn)多種差錯(cuò)，難以高質(zhì)量完成該項(xiàng)工作，由此對(duì)科技檔案管理工作的水平產(chǎn)生影響。
最后，信息化程度偏低?，F(xiàn)代化社會(huì)，信息化時(shí)代，科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展。信息化技術(shù)已經(jīng)被廣泛應(yīng)用于各個(gè)領(lǐng)域。即便部分用人單位在科技檔案管理工作中使用了計(jì)算機(jī)信息，但僅僅局限于檔案基本信息、目錄編制以及檔案轉(zhuǎn)發(fā)等方面，并沒有全面實(shí)現(xiàn)信息化管理。由于檔案信息化管理不具備整體性與系統(tǒng)化，由此導(dǎo)致科技檔案信息收集準(zhǔn)確性不高，全面性受到影響，且信息更新速度明顯落后，由此影響到科技檔案管理的質(zhì)量。
3 提高科技檔案管理效率的策略
研究分析可了解到科技檔案管理存在著較多的不足。這些不足之處對(duì)科技檔案管理的效率產(chǎn)生重要影響。因此，需要采取有效的策略，改善信息時(shí)代科技檔案管理現(xiàn)狀。
3.1 提高管理人員專業(yè)素質(zhì)
與其他管理工作性質(zhì)相對(duì)比，科技檔案管理工作的專業(yè)性與技術(shù)性均非常強(qiáng)。而要想這項(xiàng)工作能夠達(dá)到理想的效果，那么管理人員就需要提高專業(yè)素養(yǎng)。觀察分析當(dāng)前科技檔案管理工作人員，兼職現(xiàn)象較為嚴(yán)重，普遍缺少檔案管理的專業(yè)知識(shí)與技能。為保證科技檔案管理工作的效率，工作人員就必須通過各方面加強(qiáng)專業(yè)管理知識(shí)，全面提高管理技能?；诖?，單位也可對(duì)管理人員加強(qiáng)培訓(xùn)，提高專業(yè)素質(zhì)，以此全面提高科技檔案管理人員的業(yè)務(wù)知識(shí)能力與現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)。當(dāng)然，管理人員還應(yīng)不斷提高自身的修養(yǎng)、專業(yè)素質(zhì)以及政治素養(yǎng)，擴(kuò)充自身的知識(shí)面，促使科技檔案管理工作在實(shí)際中發(fā)揮作用。
3.2 加強(qiáng)現(xiàn)代化管理
隨著現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)水平的提高，科技檔案管理工作的信息化程度需要不斷提升，系統(tǒng)化管理機(jī)制的建立顯得較為重要，由此可促進(jìn)管理工作順利展開，促使科技檔案管理工作規(guī)范化與制度化特點(diǎn)更為顯著。現(xiàn)代化的科技檔案管理工作，就必須對(duì)科技檔案材料的保存、保密、歸檔、鑒別以及轉(zhuǎn)遞進(jìn)行管理，并不斷完善人事材料，及時(shí)補(bǔ)充更新人事材料。管理人員在收集和管理人事材料的時(shí)候，應(yīng)做好鑒別工作，以此來保證檔案材料的準(zhǔn)確性與完備性，提高科技檔案材料的真實(shí)性與客觀性。
3.3 強(qiáng)化科技檔案管理的信息化建設(shè)
在信息化程度不斷提高的過程中，信息化技術(shù)應(yīng)用于科技檔案管理中已經(jīng)成為一種必然趨勢(shì)。建立全面、系統(tǒng)的信息化系統(tǒng)，有助于查閱科技檔案材料，提高工作效率，節(jié)約查閱資料所花費(fèi)的時(shí)間。在科技檔案管理的過程中，將計(jì)算機(jī)信息化系統(tǒng)有效引入其中，可顯著提高科技檔案管理的工作效率[3]。但在此方面應(yīng)加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)的防范。信息化技術(shù)的應(yīng)用，必然會(huì)給信息帶來安全帶來潛在性的威脅。對(duì)此，建立信息化管理通知系統(tǒng)的同時(shí)，創(chuàng)建與之相應(yīng)的信息化安全維護(hù)系統(tǒng)，這樣就可從根本上保證科技檔案信息資料的機(jī)密性與安全性。信息化管理將是科技檔案發(fā)展的重要選擇。
關(guān)鍵詞:高校；檔案工作; 管理; 創(chuàng)新
“創(chuàng)新是一個(gè)民族進(jìn)步靈魂，是一個(gè)國(guó)家興旺發(fā)達(dá)的不竭動(dòng)力?！币彩且粋€(gè)行業(yè)和部門發(fā)展的源泉。高校檔案管理將會(huì)面臨許多新的挑戰(zhàn)與機(jī)遇。針對(duì)所出現(xiàn)的新的檔案管理難題，需要的就是檔案管理工作的創(chuàng)新。
1 高校檔案含義
2008年9月1日,國(guó)家教育部和國(guó)家檔案局頒布了《高等學(xué)校檔案管理辦法》,指出高等學(xué)校檔案是指“高等學(xué)校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)直接形成的對(duì)學(xué)生、學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。學(xué)校檔案是廣大教職工在長(zhǎng)期教育教學(xué)工作、學(xué)校管理和學(xué)生學(xué)習(xí)等活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、音像等不同形式的材料。檔案不僅記載著學(xué)校的辦學(xué)歷史，而且記載著全校師生員工的德、能、勤、績(jī)。這對(duì)于我們?nèi)尕瀼攸h的教育方針，深化學(xué)校內(nèi)部體制改革，優(yōu)化教師隊(duì)伍，提高辦學(xué)水平都具有重要的參考價(jià)值。學(xué)校檔案還是學(xué)校教育教學(xué)活動(dòng)的真實(shí)記錄，它全面反映了學(xué)校最基本的職能活動(dòng)，是評(píng)價(jià)學(xué)校綜合辦學(xué)水平的“窗口”，是從事教育教學(xué)活動(dòng)、學(xué)校管理、教科研工作和教育督導(dǎo)評(píng)估必不可少的資料。因此，檔案管理是學(xué)校管理工作的一個(gè)重要組成部分。一個(gè)學(xué)校的管理水平、發(fā)展軌跡、文化積淀、辦學(xué)特色,常?？梢詮臋n案中反映出來。鑒于此，高校的檔案管理在系統(tǒng)化、規(guī)范化的基礎(chǔ)上，還要從如次方面進(jìn)行創(chuàng)新，以適應(yīng)新時(shí)期教育教學(xué)的需要。
2 創(chuàng)新檔案管理工作思路
檔案管理思路創(chuàng)新具體內(nèi)容十分廣泛，可以是具體檔案技術(shù)創(chuàng)新構(gòu)想，大到全球圖書檔案管理查詢系統(tǒng)發(fā)展戰(zhàn)略，小到某個(gè)具體部門的檔案管理思路方法。
要想有創(chuàng)新行為，是管理工作上新的臺(tái)階。首先要有創(chuàng)新意識(shí)，思路決定出路，檔案工作創(chuàng)新的前提是管理思路的創(chuàng)新。管理創(chuàng)新的過程將始終貫穿著觀念創(chuàng)新的思想，觀念創(chuàng)新就是使管理創(chuàng)新得以成功的保證。管理創(chuàng)新必須確立現(xiàn)代化管理意識(shí)，特別是檔案管理知識(shí)化、網(wǎng)絡(luò)化、社會(huì)化，把知識(shí)和創(chuàng)機(jī)關(guān)報(bào)作為檔案工作的管理目標(biāo)。本著“以人為本，服務(wù)至上”的服務(wù)理念，把滿足全社會(huì)用戶和學(xué)校的需求作為檔案管理工作的中心環(huán)節(jié)和價(jià)值走向，以創(chuàng)新理念和創(chuàng)新行為來加強(qiáng)檔案管理，開辟檔案管理發(fā)展的新途徑。對(duì)檔案館管理水平的評(píng)價(jià)不能單純地看場(chǎng)所、設(shè)備和館藏，而應(yīng)主要看檔案館對(duì)資源的開發(fā)利用程度和服務(wù)效果。觀念創(chuàng)新并不等到同管理思路創(chuàng)新，因?yàn)閮烧弋吘共皇且换厥拢^念創(chuàng)新是靜態(tài)的，而思路創(chuàng)新是動(dòng)態(tài)；觀念創(chuàng)新是籠統(tǒng)的，而思路創(chuàng)新是具體的，觀念創(chuàng)新只停留在意識(shí)上，而思路創(chuàng)新要把思路落實(shí)在行為上。很顯然，管理思路就是要把某種思路落實(shí)到具體的管理行為上。
3 創(chuàng)新檔案管理工作模式
3.1 管理內(nèi)容的創(chuàng)新。 檔案館雖然收藏有學(xué)校文獻(xiàn)資源，但是不可能把所有的文獻(xiàn)資源收藏齊全。人們至今仍然會(huì)感到館藏資源的不足。單憑本館館藏難以滿足用戶的信息需求，必須調(diào)整，充實(shí)館藏內(nèi)容，提高館藏質(zhì)量。有目的、有重點(diǎn)、有計(jì)劃地采集用戶的需要的檔案資源，并對(duì)檔案文獻(xiàn)資源不斷地進(jìn)行優(yōu)化、組織、集成，使其系統(tǒng)化、規(guī)范化、有序化，及時(shí)、準(zhǔn)確、高效地為用戶提供服務(wù)。
3.2 管理方式的創(chuàng)新。 檔案管理的好壞往往要通過對(duì)管理水平的評(píng)價(jià)來確定。根據(jù)時(shí)展的需要，對(duì)檔案館管理水平的評(píng)價(jià)不能單純地看場(chǎng)所、設(shè)備和館藏。檔案管理主要應(yīng)看檔案館對(duì)資源的開發(fā)利用程度和服務(wù)效果。檔案館的管理工作重心要從對(duì)館舍設(shè)備、檔案資料的管理轉(zhuǎn)向?qū)τ脩艉蜋n案員的管理。檔案管理人員要面向用戶，走向用戶，想用戶之所想，急用戶有之所急，館員與用戶之間的配合關(guān)系將更加融洽與協(xié)調(diào)。 高校檔案館雖屬機(jī)關(guān)部門，但大多屬于非獨(dú)立結(jié)構(gòu)，一般情況下掛靠校辦，或者是校辦的一個(gè)科室，其職能主要是執(zhí)行而非決策。隨著高校管理體制改革的深化，一些高校管理者逐步認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的地位和作用，在高校機(jī)構(gòu)改革中，先后將檔案管從校辦或其他部門分離獨(dú)立起來，升格為直屬單位，變成檔案管理的職能部門，由被動(dòng)執(zhí)行變?yōu)橹鲃?dòng)決策，對(duì)促進(jìn)高校檔案管理變革具有重要意義。檔案工作的技術(shù)手段和條件是提高檔案工作效率，確保檔案服務(wù)工作質(zhì)量的重要條件，是檔案工作創(chuàng)新的硬件基礎(chǔ)。尤其計(jì)算機(jī)在檔案管理中的運(yùn)用，越來越顯現(xiàn)出科學(xué)性、方便性、實(shí)用性和重要性，同時(shí)也提高了工作效率。
4 創(chuàng)新檔案管理工作機(jī)制
要打破檔案管理思路呆板和管理模式陳舊的格局，重要的是要有管理機(jī)制的創(chuàng)新。長(zhǎng)期以來，檔案管理工作以經(jīng)驗(yàn)管理居多，工作人員的選配往往也是以具有檔案工作經(jīng)驗(yàn)為先決條件，這在某種程度上制約了人才的流動(dòng)，容易產(chǎn)生不思進(jìn)取的思想，更談不上去創(chuàng)新。必須引進(jìn)競(jìng)爭(zhēng)激勵(lì)機(jī)制，從源頭上解決創(chuàng)新的根本問題。積極推行全員聘任競(jìng)爭(zhēng)上崗，真正做到優(yōu)勝劣汰，能者上庸者下，使每個(gè)人都有危機(jī)感，從而激發(fā)工作活力，最大限度地挖掘個(gè)人潛力，充分調(diào)動(dòng)積極性，使檔案工作呈現(xiàn)出充滿競(jìng)爭(zhēng)活力、開拓創(chuàng)新的新局面。要建立一些相應(yīng)的創(chuàng)新激勵(lì)機(jī)制，如用人制度、分配制度、獎(jiǎng)勵(lì)制度，將個(gè)人創(chuàng)新的內(nèi)容作為考核的重要指標(biāo)，并與勞動(dòng)報(bào)酬、晉職掛鉤，努力營(yíng)造一種鼓勵(lì)創(chuàng)新的氛圍和環(huán)境，促進(jìn)檔案工作的良性發(fā)展。還要加強(qiáng)館員的在職培訓(xùn)及繼續(xù)教育，以保證專業(yè)知識(shí)的更新和擴(kuò)充，防止其老化或停滯不前。
檔案資料沒能及時(shí)更新
基層國(guó)土資源的檔案管理工作是對(duì)地方國(guó)土資源等的利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)整理。土地利用情況不斷發(fā)生變化、地方礦產(chǎn)資源的儲(chǔ)存量也在發(fā)生變化，因此，檔案管理工作要能時(shí)時(shí)更新統(tǒng)計(jì)工作。但從目前來看，由于經(jīng)費(fèi)的限制，檔案管理工作的更新情況比較差。檔案所記載的事項(xiàng)與現(xiàn)實(shí)情況出入較大。同時(shí)，管理人員在檔案的管理中沒能盡到保管的職責(zé)，長(zhǎng)時(shí)間不對(duì)檔案進(jìn)行整理，蟲蛀、受潮等對(duì)檔案造成損毀的現(xiàn)象經(jīng)常發(fā)生。
利用率低
目前對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)局限于對(duì)資料的保管上，而沒有真正發(fā)揮檔案管理的作用。檔案管理工作的內(nèi)容局限在資料的查找的范圍內(nèi)，資料的利用率低，管理人員的工作主動(dòng)性比較差，工作效率低下。
基層國(guó)土資源的檔案管理的策略分析
（一）爭(zhēng)取政府支持，健全機(jī)構(gòu)設(shè)置
基層國(guó)土資源管理部門為地方政府管轄，其資金來源于政府的財(cái)政撥款。因此，要努力爭(zhēng)取地方政府的支持，在資金、人員的安排上做到有利的配置。同時(shí)，部門領(lǐng)導(dǎo)要重視檔案管理工作，在檔案管理工作中，加強(qiáng)部門領(lǐng)導(dǎo)和有效組織。在檔案管理工作中，將部門人員分成若干小組，相互監(jiān)督，做好檔案管理工作。同時(shí)，上級(jí)主管部門要加大對(duì)對(duì)檔案管理的機(jī)構(gòu)建設(shè)和必要設(shè)備的投入，配備專門的滅火器和吸塵器等設(shè)備，減少檔案管理工作中危險(xiǎn)因素。
（二）加強(qiáng)制度建設(shè)和管理人員的素質(zhì)建設(shè)
上級(jí)主管部門要制定統(tǒng)一的檔案管理的制度，在實(shí)際工作中對(duì)各項(xiàng)制度加以落實(shí)，并將檔案管理制度的落實(shí)情況納入年度的績(jī)效考核中。在文件資料入檔前，管理人員要進(jìn)行檢查，防止不符條件歸檔情況的發(fā)生。同時(shí)，部門人員要認(rèn)識(shí)到檔案管理工作是一項(xiàng)復(fù)雜性的工作。部門領(lǐng)導(dǎo)要不斷加強(qiáng)管理人員的專業(yè)素質(zhì)建設(shè)和愛崗敬業(yè)的職業(yè)道德建設(shè)。再者，要在檔案管理工作中明確管理人員的職責(zé)，明確責(zé)任的歸屬。在對(duì)管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)時(shí)，可以邀請(qǐng)優(yōu)秀的檔案管理專家到所進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，在工作中對(duì)檔案的收集、保管和整理等進(jìn)行具體的指導(dǎo)，取長(zhǎng)補(bǔ)短，做好檔案管理工作。
（三）做好檔案管理中的文書處理
文書處理是檔案管理工作中的重要內(nèi)容。在加強(qiáng)制度建設(shè)的同時(shí)，要做好文檔的歸檔處理。公文文書要采用規(guī)格統(tǒng)一和質(zhì)量上乘的紙張，一律實(shí)行左側(cè)裝訂。同時(shí)，在歸檔時(shí)，管理人員要檢查公文發(fā)文機(jī)構(gòu)的簽發(fā)手續(xù)是否完完備，主送單位、抄送單位必須明確，落款和蓋章必須符合公文要求。在公文的字跡上，要做到清晰和鮮明，能長(zhǎng)時(shí)間保存。這些都是檔案管理中文書處理的要求。
（四）加快檔案管理的信息化建設(shè)
科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和互聯(lián)網(wǎng)的普及，對(duì)檔案管理工作的信息化建設(shè)提出了新的要求。檔案管理工作中的信息交流也越來越頻繁。在基層國(guó)土資源的檔案管理中，管理人員要在對(duì)現(xiàn)有檔案進(jìn)行妥善保管的基礎(chǔ)上，加強(qiáng)對(duì)電子檔案的未來發(fā)展趨勢(shì)的認(rèn)識(shí)。在檔案管理的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，管理人員要對(duì)社會(huì)的需求進(jìn)行分析，做好檔案管理工作，在電子檔案的錄入中，要加強(qiáng)安全性和保密性設(shè)置，防止部門機(jī)密資料的泄漏和病毒入侵。同時(shí)，要根據(jù)實(shí)際的變化情況，對(duì)檔案管理工作中所歸檔的資料進(jìn)行實(shí)時(shí)更新，以保證其準(zhǔn)確性和現(xiàn)有的利用價(jià)值。
（五）改變傳統(tǒng)的檔案管理工作的思路
現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，檔案管理工作的作用越加明顯。檔案管理部門的工作也越來越多：不僅涉及檔案的借閱，還有部門咨詢和公開咨詢等等。在新的形式下，檔案管理工作將越來越復(fù)雜，因此，管理人員要不斷改變傳統(tǒng)的檔案管理工作的方法和思路，在檔案管理中，牢固樹立為人民服務(wù)的思想，滿足人民群眾的需要，使國(guó)土資源檔案管理工作真正服務(wù)于民。
企事業(yè)單位在進(jìn)行財(cái)務(wù)管理過程中對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理工作的重要認(rèn)識(shí)水平不足，不能充分有效地利用其對(duì)管理進(jìn)行服務(wù)。財(cái)務(wù)檔案管理工作是一種對(duì)企事業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)等相關(guān)信息進(jìn)行保存的重要依據(jù)。但是由于管理人員缺乏管理認(rèn)知，造成財(cái)務(wù)檔案管理工作人員不足，工作業(yè)務(wù)繁重而效率低下的局面。另外，管理上不被重視造成員工對(duì)財(cái)務(wù)檔案資料的收集、整理往往也不積極，管理意識(shí)淡薄，以致部分財(cái)務(wù)檔案缺失、損毀。財(cái)務(wù)檔案管理工作人員的專業(yè)能力較低，財(cái)務(wù)檔案管理工作的機(jī)構(gòu)設(shè)置不完善，財(cái)務(wù)檔案管理工作的規(guī)范性不夠
二、財(cái)務(wù)檔案管理工作效率提升的主要舉措
1.加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理工作的理性認(rèn)知
第一，財(cái)務(wù)檔案管理認(rèn)知水平的提高需要進(jìn)行綜合方面的宣傳與引導(dǎo)，企事業(yè)單位中應(yīng)當(dāng)積極開展針對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理工作重要性的學(xué)習(xí)與探討，對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理的有效利用以及再利用問題進(jìn)行深入探討和分析，使企事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)與管理者充分認(rèn)識(shí)到財(cái)務(wù)檔案管理的重要意義。企事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)者們也應(yīng)當(dāng)發(fā)揮主觀能動(dòng)性，進(jìn)行積極的學(xué)習(xí)，自覺接受財(cái)務(wù)檔案管理問題方面的學(xué)習(xí)。第二，財(cái)務(wù)檔案管理工作具有重要意義。相關(guān)的企事業(yè)單位管理工作應(yīng)當(dāng)充分分清主次，相關(guān)部門也應(yīng)當(dāng)充分創(chuàng)造條件配合財(cái)務(wù)檔案管理工作的開展，實(shí)現(xiàn)部門之間的資源共享與合作，只有這樣才能真正地提高企事業(yè)單位管理工作效率。
2.實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案管理部門的專業(yè)技術(shù)水平與能力提升
企事業(yè)單位的檔案管理人員應(yīng)當(dāng)適時(shí)開展專業(yè)技能與綜合素質(zhì)方面的培訓(xùn)與指導(dǎo)，目的是為了促進(jìn)財(cái)務(wù)檔案管理工作的效率提升。在進(jìn)行培訓(xùn)的過程中，應(yīng)當(dāng)形成獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，對(duì)從事該項(xiàng)工作業(yè)務(wù)能力突出和綜合素質(zhì)較高的員工進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，激發(fā)員工的工作熱情。相應(yīng)的監(jiān)督管理的開展能夠提高其檔案管理工作的合理性，盡量減少疏忽，提高財(cái)務(wù)檔案管理水平，提高檔案的可利用價(jià)值。
3.財(cái)務(wù)檔案管理機(jī)構(gòu)建設(shè)充分加強(qiáng)
在進(jìn)行企事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理工作過程中，應(yīng)當(dāng)不斷完善財(cái)務(wù)檔案管理機(jī)構(gòu)建設(shè)。檔案管理工作涉及到的信息量非常大，只有形成合理的工作思路，建立相應(yīng)的機(jī)構(gòu)環(huán)節(jié)才能真正做到管理效能提升。
4.財(cái)務(wù)檔案管理工作的信息化管理
企事業(yè)單位進(jìn)行財(cái)務(wù)檔案管理的過程中應(yīng)當(dāng)注重檔案管理工作的信息化、現(xiàn)代化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的電算化系統(tǒng)建設(shè)，只有這樣才能真正做到財(cái)務(wù)管理數(shù)據(jù)構(gòu)件信息化，并實(shí)現(xiàn)高效的信息建設(shè)。加強(qiáng)庫(kù)房建設(shè)也是確保財(cái)務(wù)檔案管理的有效性的關(guān)鍵，企事業(yè)單位需要考慮到財(cái)務(wù)檔案存檔所需要的基本條件，建設(shè)其能夠支持不同類型檔案存儲(chǔ)的庫(kù)房，紙質(zhì)財(cái)務(wù)檔案需要管理人員加強(qiáng)對(duì)庫(kù)房干燥度和通風(fēng)工作的重視，而移動(dòng)硬盤等技術(shù)型數(shù)據(jù)存儲(chǔ)設(shè)備要求企事業(yè)單位加強(qiáng)對(duì)其的技術(shù)管理。
三、小結(jié)
