發(fā)布時(shí)間：2023-10-09 16:08:31
序言：寫作是分享個(gè)人見解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的檔案法律法規(guī)的含義樣本，期待這些樣本能夠?yàn)槟峁┴S富的參考和啟發(fā)，請(qǐng)盡情閱讀。
“行政執(zhí)法監(jiān)督，是指負(fù)有監(jiān)督職責(zé)的國家機(jī)關(guān)及有監(jiān)督權(quán)的媒體、社會(huì)公眾對(duì)于行政執(zhí)法主體實(shí)施的行政執(zhí)法行為，是否符合行政法律規(guī)范進(jìn)行監(jiān)察和督促，并對(duì)違法行為予以糾正的活動(dòng)?！盵1]
而關(guān)于檔案行政執(zhí)法監(jiān)督，檔案界并無完全統(tǒng)一的界說。有學(xué)者認(rèn)為：“所謂檔案執(zhí)法監(jiān)督，是指對(duì)檔案法律、法規(guī)的貫徹實(shí)施情況所進(jìn)行的監(jiān)督檢查以及依法對(duì)違反檔案法律、法規(guī)行為的查處。它既包括檔案行政管理部門對(duì)管轄區(qū)域內(nèi)的檔案館和國家機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位及公民貫徹實(shí)施檔案法律、法規(guī)情況的監(jiān)督檢查以及依法對(duì)違反檔案法律、法規(guī)行為的查處；也包括權(quán)力機(jī)關(guān)、司法機(jī)關(guān)、上級(jí)檔案行政管理部門、監(jiān)察機(jī)關(guān)、黨團(tuán)組織、社會(huì)團(tuán)體、新聞輿論和人民群眾依法對(duì)檔案行政管理部門的執(zhí)法活動(dòng)是否符合檔案法律、法規(guī)及國家有關(guān)法律、法規(guī)體制改革進(jìn)行的監(jiān)督檢查；還包括中央和國務(wù)院各部門，人大、政協(xié)、軍隊(duì)、法院、檢察院系統(tǒng)，省、自治區(qū)、直轄市黨委和人民政府各部門以及其他部門的檔案機(jī)構(gòu)對(duì)本系統(tǒng)或者所屬單位的檔案法律、法規(guī)貫徹實(shí)施情況的監(jiān)督檢查?！盵2]
也有學(xué)者認(rèn)為：“檔案行政執(zhí)法監(jiān)督檢查是指檔案行政管理部門為了履行法律賦予的職能，對(duì)國家機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體以及公民是否遵守檔案法律、法規(guī)，執(zhí)行檔案行政決定和命令，維護(hù)國家檔案的完整、安全與有效利用的情況而實(shí)施的監(jiān)督和檢查，以及其他有關(guān)機(jī)關(guān)和人民群眾對(duì)檔案行政管理部門和執(zhí)法人員是否依法行政進(jìn)行的監(jiān)督。顯然，檔案行政執(zhí)法監(jiān)督檢查的含義包括以下兩個(gè)方面：一是指檔案行政管理部門和所聘任的檔案執(zhí)法人員以主動(dòng)者的身份和地位對(duì)檔案工作進(jìn)行的督促和檢查活動(dòng)。二是指檔案行政管理部門和執(zhí)法人員接受其他有關(guān)機(jī)關(guān)和人民群眾的監(jiān)督，以檢查檔案行政管理部門和執(zhí)法人員是否依法行政，是否有執(zhí)法違法行為，它包括權(quán)力機(jī)關(guān)的監(jiān)督、政府監(jiān)督、司法機(jī)關(guān)的監(jiān)督、人民群眾監(jiān)督以及下級(jí)檔案行政管理部門接受上級(jí)的監(jiān)督等內(nèi)容。兩者合二為一，籠統(tǒng)稱之為‘檔案行政執(zhí)法監(jiān)督檢查’?！盵3]
還有學(xué)者認(rèn)為：“檔案行政執(zhí)法監(jiān)督主要包括兩個(gè)方面的監(jiān)督。對(duì)抽象檔案行政行為的監(jiān)督。是指對(duì)除檔案法律、法規(guī)以外的其他檔案規(guī)范性文件的行政行為的審查。近年來，隨著檔案工作法制化進(jìn)程的推進(jìn)，檔案行政管理部門相繼出臺(tái)了一系列檔案規(guī)范性文件，并發(fā)揮著不可忽視的作用。為防止檔案行政管理部門制定的規(guī)范性文件內(nèi)容與國家檔案法律、法規(guī)性文件不統(tǒng)一，甚至相抵觸的現(xiàn)象，檔案行政執(zhí)法監(jiān)督部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)這類文件的審查。對(duì)具體檔案行政行為的監(jiān)督。具體檔案行政行為即執(zhí)行檔案法律、法規(guī)的行為，檔案行政管理部門在日常工作中的主要職能就是根據(jù)實(shí)際工作需要，作出具體檔案行政行為。具體檔案行政行為不當(dāng)，會(huì)引起行政糾紛，導(dǎo)致復(fù)議、訴訟和賠償，因此，在加強(qiáng)對(duì)抽象檔案行政行為監(jiān)督的同時(shí)，必須加強(qiáng)對(duì)具體檔案行政行為的監(jiān)督，兩者相輔相成，才能真正發(fā)揮檔案行政執(zhí)法監(jiān)督的作用?！盵4]
上述幾種觀點(diǎn)，都將“檔案行政執(zhí)法”和“對(duì)檔案行政執(zhí)法監(jiān)督”兩個(gè)方面歸于“檔案行政執(zhí)法監(jiān)督”的范疇。個(gè)人認(rèn)為，這種認(rèn)識(shí)不夠準(zhǔn)確。檔案行政執(zhí)法監(jiān)督，是指負(fù)有監(jiān)督職責(zé)的國家機(jī)關(guān)及有監(jiān)督權(quán)的媒體、社會(huì)公眾對(duì)于檔案行政執(zhí)法主體實(shí)施的行政執(zhí)法行為，是否符合行政法律規(guī)范進(jìn)行監(jiān)察和督促并對(duì)違法行為予以糾正的活動(dòng)。這種“監(jiān)督”并不是我們常用的、一般意義上的“檔案行政執(zhí)法”活動(dòng)，而是對(duì)“檔案行政執(zhí)法”活動(dòng)的監(jiān)督。
檔案行政執(zhí)法監(jiān)督的方式可以分為內(nèi)部監(jiān)督與外部監(jiān)督兩種。檔案行政執(zhí)法的內(nèi)部監(jiān)督，就是對(duì)執(zhí)法權(quán)的內(nèi)部制約和監(jiān)督。包括上一級(jí)檔案行政管理機(jī)關(guān)對(duì)下一級(jí)檔案行政管理機(jī)關(guān)的監(jiān)督、同級(jí)檔案行政管理部門內(nèi)部的相互監(jiān)督、下一級(jí)檔案行政管理機(jī)關(guān)對(duì)上一級(jí)檔案行政管理機(jī)關(guān)的監(jiān)督三種形式。外部監(jiān)督包括人大監(jiān)督、司法監(jiān)督、輿論監(jiān)督和公眾監(jiān)督。
2檔案行政執(zhí)法監(jiān)督現(xiàn)存的問題
2.1內(nèi)部監(jiān)督有名無實(shí)。主要表現(xiàn)在檔案行政執(zhí)法部門對(duì)同級(jí)部門的依法行政情況失于監(jiān)督，比如，對(duì)檔案館接收檔案時(shí)間、時(shí)限、標(biāo)準(zhǔn)是否符合國家法律法規(guī)規(guī)章要求，檔案館是否按期開放檔案，檔案鑒定，提前或延后開放檔案是否向上一級(jí)檔案行政管理部門請(qǐng)求，對(duì)下一級(jí)檔案館提前或延后開放檔案請(qǐng)求是否給予審批等方面。一些檔案行政執(zhí)法部門只重視抓對(duì)其他單位及社會(huì)單位檔案執(zhí)法情況的督促檢查，忽視對(duì)自身檔案行政執(zhí)法活動(dòng)的監(jiān)督。有些檔案行政管理部門領(lǐng)導(dǎo)還有本位主義思想，對(duì)本單位檔案行政執(zhí)法中出現(xiàn)的問題不是捂住，就是蓋住，推脫應(yīng)當(dāng)承擔(dān)的責(zé)任。對(duì)檔案行政執(zhí)法中發(fā)生的爭議，由行政執(zhí)法部門自己判別，對(duì)與不對(duì)，是否符合辦案程序，均由辦案者自己說了算。這種自己管理自己行為、自己監(jiān)督自己工作、自己判別自己對(duì)錯(cuò)、自己糾正自己問題的檔案行政執(zhí)法內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，基本沒有作用。
2.2人大監(jiān)督薄弱。人大的監(jiān)督相對(duì)于其他監(jiān)督而言，是最具權(quán)威性、效力最高的監(jiān)督。但是，由于對(duì)人大監(jiān)督的內(nèi)容、程序沒有作出明確、詳細(xì)的規(guī)定，因此，不少檔案行政管理機(jī)關(guān)在檔案行政執(zhí)法中，往往喜歡與同級(jí)人大一起進(jìn)行。這樣做，一方面使檔案行政執(zhí)法主體發(fā)生了錯(cuò)位，將本應(yīng)由檔案行政執(zhí)法機(jī)關(guān)進(jìn)行的檔案執(zhí)法工作，轉(zhuǎn)移給人大；另一方面，將人大本應(yīng)該對(duì)檔案行政機(jī)關(guān)行政執(zhí)法情況的監(jiān)督，變成了人大參與檔案行政管理機(jī)關(guān)對(duì)所轄區(qū)域內(nèi)檔案法律法規(guī)規(guī)章執(zhí)行情況的監(jiān)督。
2.3司法監(jiān)督空置。司法監(jiān)督空置，一是指司法監(jiān)督機(jī)構(gòu)對(duì)檔案行政執(zhí)法行為沒有具體的監(jiān)督內(nèi)容，沒有將檔案行政管理部門的行政行為納入其監(jiān)督的范圍，二是檔案行政管理機(jī)關(guān)沒有接受司法機(jī)關(guān)監(jiān)督的意識(shí)與準(zhǔn)備。
2.4輿論監(jiān)督作用有限。在我國，由于檔案工作的相對(duì)滯后性，傳媒對(duì)檔案工作與檔案行政管理機(jī)關(guān)的活動(dòng)關(guān)注度相對(duì)較低，且檔案部門更是擔(dān)心輿論監(jiān)督的報(bào)道，對(duì)本來就“難做”的工作造成影響，傳媒對(duì)檔案工作，包括對(duì)檔案行政執(zhí)法的報(bào)道，多以正面報(bào)道為主。這種情形下的輿論監(jiān)督及作用非常有限，給檔案執(zhí)法機(jī)關(guān)帶來的影響和壓力也十分有限。
2.5社會(huì)與公眾監(jiān)督乏力。就社會(huì)與公眾對(duì)檔案行政行為的監(jiān)督而言，由于社會(huì)及廣大群眾的檔案意識(shí)相對(duì)淡薄，監(jiān)督意識(shí)不強(qiáng)，法律素質(zhì)不高，他們或不知道有權(quán)監(jiān)督，可以監(jiān)督，或不想監(jiān)督，不愿監(jiān)督，或不敢監(jiān)督，不會(huì)監(jiān)督。又由于對(duì)檔案行政執(zhí)法監(jiān)督的渠道并不順暢，有些群眾因個(gè)人問題到同級(jí)或越級(jí)檔案行政部門投訴，得不到認(rèn)真受理，或處理不及時(shí)，使他們失去了對(duì)檔案行政執(zhí)法行為監(jiān)督的信心。
3檔案行政執(zhí)法監(jiān)督工作的重點(diǎn)
3.1劃分層級(jí)職能，完善內(nèi)部監(jiān)督。鑒于實(shí)際工作中，同級(jí)內(nèi)部監(jiān)督不好操作，執(zhí)行起來困難重重。從可操作的層面考慮，明確劃分各級(jí)檔案行政管理機(jī)關(guān)不同的行政執(zhí)法監(jiān)督權(quán)限，將對(duì)某一級(jí)檔案行政管理機(jī)關(guān)的行政執(zhí)法監(jiān)督，交由上一級(jí)檔案行政管理機(jī)關(guān)實(shí)施，即由上一級(jí)檔案行政管理機(jī)關(guān)，對(duì)下一級(jí)檔案行政管理機(jī)關(guān)及所屬部門的依法行政情況進(jìn)行監(jiān)督。雖然說，上述內(nèi)容，在理論上要求了，制度上設(shè)計(jì)了，但許多單位并沒有真正去執(zhí)行、去實(shí)施、去落實(shí)。分級(jí)負(fù)責(zé)，完善內(nèi)部監(jiān)督，關(guān)鍵還在落實(shí)上。
3.2明確執(zhí)法主體，突出人大監(jiān)督。在檔案行政執(zhí)法工作中，必須明確不同的執(zhí)法主體及其職能。檔案行政執(zhí)法的主體是各級(jí)檔案行政管理機(jī)關(guān)，而非各級(jí)人大。人大不應(yīng)參加，至少不應(yīng)過多地參加檔案行政管理部門日常的行政執(zhí)法活動(dòng)。人大的任務(wù)是對(duì)檔案行政管理機(jī)關(guān)依法行政的情況進(jìn)行監(jiān)督，對(duì)檔案行政管理機(jī)關(guān)行政執(zhí)法過程、程序、內(nèi)容、方式和結(jié)果進(jìn)行監(jiān)督。人大執(zhí)法監(jiān)督的對(duì)象，是檔案行政執(zhí)法的主體——檔案局，而非檔案行政管理的相對(duì)人。從這角度講，各級(jí)人大如參加檔案行政管理機(jī)關(guān)組織的檔案行政執(zhí)法檢查，應(yīng)該監(jiān)督的是檔案行政管理機(jī)關(guān)的行政執(zhí)法活動(dòng)本身主體、手段、程序、依據(jù)等是否合法。
3.3嚴(yán)格依法行政，強(qiáng)化司法監(jiān)督。行政訴訟法明確規(guī)定：人民法院對(duì)具體行政行為是否合法進(jìn)行審查，如果發(fā)現(xiàn)被訴具體行政行為違法，有權(quán)予以撤銷。并且判令行政機(jī)關(guān)重新作出具體行政行為。同時(shí)規(guī)定：人民檢察院如果發(fā)現(xiàn)人民法院已經(jīng)發(fā)生法律效力的判決或裁定違反法律、法規(guī)規(guī)定時(shí)，有權(quán)按照審判監(jiān)督程序提出抗訴。但是，法院、檢察院對(duì)檔案行政執(zhí)法情況知之不多，有些人根本不知道還有一部《檔案法》，司法機(jī)關(guān)對(duì)檔案行政執(zhí)法的監(jiān)督勢必受到很大的制約。檔案行政管理機(jī)關(guān)要主動(dòng)與司法機(jī)關(guān)聯(lián)系，宣傳《檔案法》，并請(qǐng)教司法監(jiān)督的內(nèi)容、方式、手段，共同將司法監(jiān)督引入檔案行政執(zhí)法中并強(qiáng)化之。
關(guān)鍵詞：依法行政；行政管理；執(zhí)法；業(yè)務(wù)指導(dǎo)
1檔案行政管理職能沿革
在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代，檔案行政管理一直是以指令性的業(yè)務(wù)指導(dǎo)為主的管理模式，檔案行政管理的職能是以行政命令式的檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)來實(shí)現(xiàn)的。不可否認(rèn)，指令性的業(yè)務(wù)指導(dǎo)行政管理模式在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代，對(duì)檔案事業(yè)的發(fā)展起到了關(guān)鍵的作用。在那時(shí)，雖然稱之為“業(yè)務(wù)指導(dǎo)”，但這種“指導(dǎo)”帶有指令性，這種指令性具有行政強(qiáng)制性，因而，它在某種程度上，就是“法”，就是“命令”，必須堅(jiān)決執(zhí)行，檔案工作和業(yè)務(wù)建設(shè)主要是靠行政規(guī)范性文件和行政命令式的業(yè)務(wù)指導(dǎo)強(qiáng)制執(zhí)行的。這并不是檔案行政管理部門獨(dú)有的特征，而是計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代，一切行政機(jī)關(guān)共有的行政特征。
隨著改革開放與社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，政府行政管理的方式發(fā)生了改變。指令性的管理模式漸漸地退出，取而代之的是依法行政。對(duì)于這種變化，應(yīng)該說檔案部門還是很敏感的。在指令性管理向依法行政轉(zhuǎn)變的初期，就制定頒布了《檔案法》，為檔案行政管理機(jī)關(guān)轉(zhuǎn)變管理職能依法行政奠定了法律基礎(chǔ)。
隨著依法行政的實(shí)施，檔案行政管理職能由計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代指令性的業(yè)務(wù)指導(dǎo)為主的管理模式逐漸向社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)時(shí)代的依法行政為主的管理模式轉(zhuǎn)變，行使檔案行政管理職能的部門，也由業(yè)務(wù)指導(dǎo)一個(gè)部門分為業(yè)務(wù)指導(dǎo)和法規(guī)兩個(gè)部門。但是，受傳統(tǒng)思維和習(xí)慣的影響，這種轉(zhuǎn)變基本上停留在口頭和表面上，尤其在基層，指令性的業(yè)務(wù)指導(dǎo)為主的管理模式依然大行其道。
2法定的檔案行政管理職能簡釋
檔案依法行政的核心是依法行使檔案行政管理職能。必須明確，檔案行政管理機(jī)關(guān)只能在憲法和法律、法規(guī)的范圍內(nèi)活動(dòng)，凡是超過法律規(guī)定的檔案行政權(quán)力和檔案行政行為都是非法和無效的。因此，正確理解和行使檔案行政管理法定的職能尤為重要。對(duì)縣級(jí)以上的檔案行政管理部門的主要職能，《檔案法》第六條作了明確規(guī)定，《檔案法實(shí)施辦法》第八條又進(jìn)一步具體規(guī)定：“縣級(jí)以上地方各級(jí)人民政府檔案行政管理部門依照《檔案法》第六條第二款的規(guī)定，履行下列職責(zé)：（一）貫徹執(zhí)行有關(guān)法律、法規(guī)和國家有關(guān)方針政策；（二）制定本行政區(qū)域內(nèi)的檔案事業(yè)發(fā)展計(jì)劃和檔案工作規(guī)章制度，并組織實(shí)施；（三）監(jiān)督、指導(dǎo)本行政區(qū)域內(nèi)的檔案工作，依法查處檔案違法行為；（四）組織、指導(dǎo)本行政區(qū)域內(nèi)檔案理論與科學(xué)技術(shù)研究、檔案宣傳與檔案教育、檔案工作人員培訓(xùn)?！睂?duì)這些職能可歸納為兩種行政行為：一是抽象行政行為，即制定規(guī)章制度和方針政策；二是具體的行政行為，即對(duì)有關(guān)部門監(jiān)督、指導(dǎo)、依法查處檔案違法行為。這里的“監(jiān)督”，是指通過對(duì)法律、法規(guī)、規(guī)章實(shí)施情況的檢查，督促有關(guān)方面依法做好檔案工作?！爸笇?dǎo)”是指通過業(yè)務(wù)上的輔導(dǎo)、咨詢、政策的闡釋，使有關(guān)方面做好檔案工作。[1]作為檔案行政管理部門實(shí)施的具體的檔案行政行為來說，“監(jiān)督”指的是檔案行政監(jiān)督檢查；“指導(dǎo)”指的是檔案行政指導(dǎo)，而不是指令性的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。檔案行政監(jiān)督檢查屬于強(qiáng)制性行政行為，檔案行政指導(dǎo)屬于非強(qiáng)制性行政行為。
檔案法規(guī)規(guī)定的檔案行政管理的監(jiān)督和指導(dǎo)職能，還有一層含義，就是上級(jí)檔案行政管理機(jī)關(guān)對(duì)下級(jí)檔案行政管理機(jī)關(guān)進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)的職能。這里的“監(jiān)督”，是上級(jí)檔案行政管理機(jī)關(guān)對(duì)下級(jí)檔案行政管理機(jī)關(guān)及其工作人員的行政執(zhí)法情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，并及時(shí)糾正其違法或不當(dāng)?shù)膱?zhí)法行為的一種內(nèi)部監(jiān)督的法定職能。這種職能就是檔案行政執(zhí)法監(jiān)督，它的實(shí)施是多樣的，常用的有規(guī)范性文件備案審查、執(zhí)法爭議協(xié)調(diào)、行政執(zhí)法檢查，實(shí)行行政執(zhí)法責(zé)任制、行政執(zhí)法情況報(bào)告制等，其中，檔案行政執(zhí)法檢查是最重要的檔案行政行為之一。但它不屬于行政執(zhí)法，而屬于行政監(jiān)督。這里的“指導(dǎo)”則仍是行政指導(dǎo)，上級(jí)檔案行政管理機(jī)關(guān)對(duì)下級(jí)檔案行政管理機(jī)關(guān)的行政指導(dǎo)不具有任何強(qiáng)制性。
檔案法規(guī)規(guī)定檔案行政管理部門負(fù)有對(duì)同級(jí)檔案館、下級(jí)檔案館和下級(jí)檔案行政管理部門進(jìn)行檔案行政監(jiān)督檢查和查處檔案違法案件的職能。
檔案法規(guī)還規(guī)定了檔案行政管理部門一些具體的行政職能，如，對(duì)出賣、轉(zhuǎn)讓、贈(zèng)送屬于集體所有、個(gè)人所有以及其他不屬于國家所有的對(duì)國家和社會(huì)具有保存價(jià)值的或者應(yīng)當(dāng)保密的檔案的審批等，對(duì)在利用檔案館的檔案中有損毀、丟失屬于國家所有的檔案行為的處罰等，這些具體的行政職能有：行政處罰、行政強(qiáng)制、行政許可、行政確認(rèn)等。
3檔案行政管理的檔案法定范圍
檔案行政管理職能是有限的，檔案行政管理的檔案法定范圍是有邊界的，超出這個(gè)范圍就有違法之嫌。檔案行政管理的檔案法定范圍就是《檔案法》中規(guī)定的檔案范圍，《檔案法》第二條規(guī)定：“本法所稱的檔案是指過去和現(xiàn)在的國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治……活動(dòng)直接形成的對(duì)國家和社會(huì)有保存價(jià)值的……歷史記錄。”也就是說，檔案行政管理部門管理的檔案范圍是“對(duì)國家和社會(huì)有保存價(jià)值的”檔案。這里，要注意兩個(gè)問題：一是檔案法定定義，不同于檔案的學(xué)理定義，它比檔案的學(xué)理定義的范圍要小。二是如何確定對(duì)國家和社會(huì)有保存價(jià)值的檔案范圍。按照《檔案法實(shí)施辦法》第二條規(guī)定：“《檔案法》第二條所稱對(duì)國家和社會(huì)有保存價(jià)值的檔案，屬于國家所有的，由國家檔案局會(huì)同國家有關(guān)部門確定具體范圍；屬于集體所有、個(gè)人所有以及其他不屬于國家所有的，由省、自治區(qū)、直轄市人民政府檔案行政管理部門征得國家檔案局同意后確定具體范圍?！蹦敲?，屬于國家所有的檔案是由國家檔案局或國家檔案局會(huì)同國家有關(guān)部門通過制定具有規(guī)章性質(zhì)的辦法與標(biāo)準(zhǔn)，明確這類檔案的具體范圍。如，國家檔案局第8號(hào)令《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》及附件《文書檔案保管期限表》等，國家檔案局與最高人民法院共同制定的《關(guān)于人民法院訴訟檔案保管期限的規(guī)定》等。對(duì)于非國家所有的檔案具體范圍的確定，是由各省、自治區(qū)、直轄市檔案行政管理部門根據(jù)本地區(qū)的實(shí)際情況，制定檔案規(guī)范性文件，具體劃定本地區(qū)非國有檔案的范圍。如，《江蘇省非國家所有檔案管理辦法》等。
由于檔案行政管理的管理范圍只在“對(duì)國家和社會(huì)有保存價(jià)值的”檔案方面有效，因而，只有那些產(chǎn)生和保管“對(duì)國家和社會(huì)有保存價(jià)值的”檔案的國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人才是檔案行政管理相對(duì)人的范圍。這個(gè)范圍說明不是所有的產(chǎn)生檔案的領(lǐng)域和這些領(lǐng)域產(chǎn)生的所有檔案都是檔案行政管理部門管理的范圍。這個(gè)范圍是檔案行政管理部門依法行政行使職能的前提，這個(gè)前提必須清楚。對(duì)超出這個(gè)范圍而行使的檔案行政行為要慎重，否則，就有違法之嫌。
4檔案行政管理職能的辨析
4.1檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)職能辨析。檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)職能是計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代指令性的業(yè)務(wù)指導(dǎo)管理模式的產(chǎn)物，隨著全面推進(jìn)依法行政的深入，取而代之的是檔案依法行政職能。計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代指令性的檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)職能已經(jīng)壽終正寢，尤其是在檔案法規(guī)已經(jīng)明確檔案行政管理職能的情況下，按照依法行政對(duì)行政機(jī)關(guān)是“法無授權(quán)不可為”的最基本要求，指令性的檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)就不再是合法的檔案行政管理職能，如果還要堅(jiān)持行使這種職能，就有違法之嫌了。指令性的檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)基本上包含了檔案行政管理的所有職能，包括制定標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、監(jiān)督、指導(dǎo)和執(zhí)法等職能。依法行政下的檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)實(shí)際是行政指導(dǎo)，其內(nèi)涵縮小職能弱化，檔案行政指導(dǎo)并不等于指令性的檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)。檔案行政管理部門的檔案行政指導(dǎo)主要是業(yè)務(wù)上的輔導(dǎo)、咨詢和政策的闡釋，對(duì)被指導(dǎo)單位不具有任何強(qiáng)制性，被指導(dǎo)單位沒有義務(wù)必須服從檔案行政指導(dǎo)，檔案行政指導(dǎo)表現(xiàn)出來的更多是服務(wù)。但是，由于種種原因，指令性的檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)職能并沒有退出歷史舞臺(tái)，依然盛行，尤其是對(duì)檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)和檔案執(zhí)法的含義的理解上。檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)依舊是指令性業(yè)務(wù)指導(dǎo)的含義，要說有變化只是把執(zhí)法的內(nèi)容分了出來，而執(zhí)法卻被理解為單純的查處檔案違法行為。由此，也就衍生出一些錯(cuò)誤的觀念與認(rèn)識(shí)。有檔案執(zhí)法與檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)平行說、[2]檔案執(zhí)法是業(yè)務(wù)指導(dǎo)保障說、[3]檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)是檔案執(zhí)法基礎(chǔ)說，[4]硬是將檔案行政執(zhí)法與檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)這兩個(gè)不是一個(gè)歷史時(shí)期的問題、不是同一性質(zhì)的管理模式問題拉到一起。在檔案行政執(zhí)法是檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)保障的思想驅(qū)使下，使檔案行政執(zhí)法職能淪為保障檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)職能實(shí)施的輔助手段，使檔案行政執(zhí)法失去了本來面貌，失去了應(yīng)有的職能。造成這種情況的原因是：從《檔案法》頒布到《全面推行依法行政實(shí)施綱要》的實(shí)施，檔案行政管理部門并沒有完全實(shí)行行政職能的轉(zhuǎn)變。
4.2檔案行政執(zhí)法職能辨析。轉(zhuǎn)變職能，就是檔案行政管理職能要轉(zhuǎn)到依法行政上，依法行政的核心是行政執(zhí)法。檔案行政執(zhí)法是行政執(zhí)法的一部分，按照行政法學(xué)的說法，它有廣義和狹義之分。廣義的檔案行政執(zhí)法，就是檔案行政機(jī)關(guān)為貫徹、執(zhí)行法規(guī)而采取的一切行政行為，既包括檔案行政管理機(jī)關(guān)為貫徹、執(zhí)行法規(guī)，而制定的規(guī)范性文件的行為，即抽象行政行為。也包括檔案行政管理機(jī)關(guān)依法針對(duì)特定的人和事，而直接采取的削弱權(quán)利、加重義務(wù)的行政處理行為，即具體行政行為。還包括檔案行政管理機(jī)關(guān)采取的檔案行政指導(dǎo)、行政獎(jiǎng)勵(lì)等非強(qiáng)制性行政行為。狹義的檔案行政執(zhí)法，指檔案行政管理機(jī)關(guān)的具體行政行為。主要有檔案行政監(jiān)督檢查、行政許可、行政處罰、行政強(qiáng)制、行政確認(rèn)等強(qiáng)制性行政行為。而檔案界一般認(rèn)為的檔案行政執(zhí)法，則僅指對(duì)具體違法行為的查處。此認(rèn)識(shí)顯然有誤。
檔案行政指導(dǎo)必須堅(jiān)持合法、準(zhǔn)確的原則，不能把檔案行政指導(dǎo)變成檔案行政誤導(dǎo)，檔案行政指導(dǎo)沒有法律約束力。但是，如果產(chǎn)生檔案行政誤導(dǎo)，造成行政相對(duì)人受損害時(shí)，檔案行政管理機(jī)關(guān)必須承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。
4.3檔案行政管理監(jiān)督與指導(dǎo)職能的辨析。《檔案法》中規(guī)定的“監(jiān)督”和“指導(dǎo)”是檔案行政管理部門日常行使的主要法定職能。檔案行政監(jiān)督檢查屬于強(qiáng)制性行政行為，主要是解決機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他組織的檔案工作做不做的問題，解決這些機(jī)構(gòu)必須依法建立檔案工作、歸檔保存應(yīng)當(dāng)保存的檔案、確保檔案的安全等，解決“面”上檔案工作最基本的問題，是最低要求。檔案行政指導(dǎo)屬于非強(qiáng)制性行政行為，主要是解決機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他組織的檔案工作會(huì)不會(huì)做、做得好不好的問題。對(duì)于會(huì)不會(huì)做的問題，主要是通過業(yè)務(wù)上的輔導(dǎo)、咨詢，提供多種檔案管理方法供其選擇而不能強(qiáng)制實(shí)行。檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)基本上都是推薦性標(biāo)準(zhǔn)，如《歸檔文件整理規(guī)則》就是推薦性標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)于做得好不好的問題，實(shí)際是解決“點(diǎn)”上的問題，通過如機(jī)關(guān)檔案工作規(guī)范化管理認(rèn)證等辦法來實(shí)現(xiàn)，起示范引導(dǎo)作用，是最高的發(fā)展方向。這些都是自愿的，不能強(qiáng)制實(shí)行。
4.4檔案行政管理職能的“越位”和“缺位”現(xiàn)象。由于檔案行政管理部門沒有實(shí)現(xiàn)職能轉(zhuǎn)變，也沒有厘清職能，造成履行職能上的一些“越位”和“缺位”現(xiàn)象。表現(xiàn)為：其一，對(duì)于民生、專門、民營企業(yè)、農(nóng)村等檔案工作，一方面，在檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)管理模式下，對(duì)做好這些工作顯得力不從心，舉步維艱。另一方面，對(duì)這些檔案工作，國家、國家檔案局和有關(guān)部委頒布了大量的法律、行業(yè)規(guī)章和規(guī)范性文件作出了具體的要求和規(guī)定。據(jù)對(duì)《法律圖書館》（）的不完全統(tǒng)計(jì)，從《檔案法》頒布至今，國家檔案局頒的行業(yè)規(guī)章和規(guī)范性文件有36部，國家檔案局與各部委合頒的行業(yè)規(guī)章和規(guī)范性文件有24部；部委頒布的行業(yè)檔案規(guī)章和規(guī)范性文件有139部，共199部。其中，大部分是民生和專門檔案范疇的。這些法律法規(guī)既是檔案行政管理機(jī)關(guān)依法行政的依據(jù)，也是監(jiān)管的內(nèi)容。檔案行政管理機(jī)關(guān)本應(yīng)通過自己或者聯(lián)合有關(guān)部門依法行使檔案行政監(jiān)督檢查等職能的方式來督促做好這些檔案工作，但是，在這方面幾乎是空白。其二，上級(jí)檔案行政管理機(jī)關(guān)本應(yīng)對(duì)下級(jí)檔案行政管理機(jī)關(guān)及其工作人員的行政執(zhí)法情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，通過這種行政執(zhí)法檢查糾正其違法或不當(dāng)?shù)膱?zhí)法行為，并促進(jìn)其依法行政的實(shí)施。但是，這方面也幾乎是空白。其三，檔案行政管理部門負(fù)有對(duì)同級(jí)檔案館和下級(jí)檔案館、檔案行政管理部門進(jìn)行檔案行政監(jiān)督檢查和查處檔案違法案件的職責(zé)。但是，這方面的檔案行政執(zhí)法還幾乎是空白。如果說，“局館合一”的體制是造成對(duì)同級(jí)檔案館的檔案行政執(zhí)法空白的理由，那么，對(duì)下級(jí)檔案館、檔案行政管理部門的檔案行政執(zhí)法空白就沒有理由了。面對(duì)如此多的空白，頗值得深思。
5對(duì)檔案行政管理機(jī)關(guān)內(nèi)部職能劃分的思考
要實(shí)現(xiàn)依法行政職能的轉(zhuǎn)變，最終要落實(shí)到調(diào)整、厘清、明確檔案行政管理部門內(nèi)部的職能上。
5.1在現(xiàn)有的機(jī)構(gòu)內(nèi)按照依法行政的職能重新劃分職責(zé)?，F(xiàn)在，大部分檔案行政管理機(jī)關(guān)都內(nèi)設(shè)有業(yè)務(wù)指導(dǎo)和法規(guī)部門，業(yè)務(wù)指導(dǎo)部門最好改變名稱，可改為“檔案管理指導(dǎo)處或檔案指導(dǎo)處（科、股）”，履行檔案行政指導(dǎo)、行政獎(jiǎng)勵(lì)、培訓(xùn)、宣傳教育等職責(zé)，主要行使非強(qiáng)制性的行政職能。法規(guī)處（科、股）履行檔案行政監(jiān)督檢查、行政處罰、行政執(zhí)法監(jiān)督等職責(zé)，負(fù)責(zé)制定檔案業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、政策等，主要行使強(qiáng)制性的行政職能。
訴訟一詞古已有之。《周禮·秋官·大司寇》稱，“爭罪曰獄，爭財(cái)曰訴”。獄指刑事案件，訟指民事案件。元代《大元通判》第十三篇篇名即為“訴訟”。訴訟作為民間解決糾紛的方式古代已廣泛應(yīng)用，作為國家的一項(xiàng)重要職能活動(dòng)源遠(yuǎn)流長。
清代許慎所著《說文解字》定義：“訴，告也”：“訟，爭也?！敝袊糯鷿h語對(duì)“訴訟”兩個(gè)方塊字的解析，言簡意賅，相當(dāng)準(zhǔn)確，其本義沿用至今，并擴(kuò)大演化出許多新含義。在現(xiàn)代漢語中，訴，可作告訴，申訴、訴說、控告、進(jìn)讒言、毀謗等多種詮釋；訟，可作訴訟、為人申冤、爭論是非、責(zé)備、公等多種詮釋。訴訟演化出來的引申意義，已經(jīng)蘊(yùn)含了現(xiàn)代訴訟追求的社會(huì)正義、司法公正、法官居中裁判等司法理念。
現(xiàn)代訴訟有廣義與狹義之分。
廣義訴訟是指由國家司法機(jī)關(guān)、當(dāng)事人和其他訴訟參與人共同參加，按照法定程序、原則和方式，以國家法律為依據(jù)，應(yīng)用法律解決具體案件和糾紛的全部活動(dòng)。
狹義訴訟是指一方提出告訴、申訴、控告和主張，另一方提出爭辯的事實(shí)、理由和主張，法官居中裁判，解決雙方當(dāng)事人訴訟的審判活動(dòng)。簡言之，狹義訴訟是法院依法解決各種訴訟案件的專門審判活動(dòng)。
根據(jù)我國法律規(guī)定，以及訴訟所要解決的實(shí)體問題的不同和訴訟形式的差異，訴訟一般分為刑事訴訟、民事訴訟、行政訴訟三種。
刑事訴訟是指由公安機(jī)關(guān)、檢察機(jī)關(guān)偵查、審查起訴和提起公訴，再由人民法院審判，追究犯罪嫌疑人、被告人刑事責(zé)任案件的司法活動(dòng)。規(guī)范刑事訴訟活動(dòng)的程序法是《刑事訴訟法》及相關(guān)司法解釋，對(duì)被告定罪量刑的實(shí)體法是《刑法》及相關(guān)法律、法規(guī)和司法解釋。
民事訴訟是指司法機(jī)關(guān)為解決平等主體的公民、法人及其他組織之間就財(cái)產(chǎn)權(quán)利、人身權(quán)利等方面爭議和糾紛而進(jìn)行的訴訟活動(dòng)。規(guī)范民事訴訟的程序法是《民事訴訟法》及相關(guān)司法解釋。為解決民事訴訟糾紛而適用的實(shí)體法是民法、商法、婚姻法、繼承法等法律、法規(guī)及相關(guān)司法解釋。
行政訴訟是指公民、法人或其它組織認(rèn)為行政機(jī)關(guān)及其工作人員的具體行政行為侵犯其合法權(quán)益而向人民法院提起的訴訟。規(guī)范行政訴訟的程序法是《行政訴訟法》，為解決行政訴訟而適用的實(shí)體法是行政法方面的法律、法規(guī)、地方性法規(guī)、自治條例、單行條例，并可參照行政規(guī)章。
除上述三大訴訟法所規(guī)范的三種訴訟外，公民、法人或其他組織，還有許多不同類型的紛爭需要解決，但法院通常遵循不告不理原則，不會(huì)主動(dòng)去尋找訴訟糾紛來進(jìn)行審判。國家和社會(huì)一般是通過法律法規(guī)調(diào)整社會(huì)關(guān)系，用行政手段解決矛盾，以民間調(diào)解、仲裁等方式處理糾紛。這些都不是我國三大訴訟法界定的訴訟，也不是本文所論述的訴訟檔案的范疇。
二、檔案的定義
檔的本義為橫木框格；案的本義為長方形桌子。以乎與我們現(xiàn)在所稱的檔案相去甚遠(yuǎn)，但并非風(fēng)馬牛不相及。從詞義的演變和檔案歷史淵源方面考證，選擇檔案一詞，并賦予它現(xiàn)代含義，是歷史的選擇，反映了中國方塊字強(qiáng)大的生命力。
檔案一詞，在我國歷史上，各朝各代有不同稱謂。商代稱檔案為“冊(cè)”，據(jù)郭沫若考證，早在甲骨文中已有“冊(cè)”字，是連結(jié)木牘竹簡的象形字。我們至今仍將檔案、圖書以“冊(cè)”為計(jì)量單位，是沿用其義。周代叫“中”，即官府的簿書?！爸沃小奔凑戆妇?，也是一個(gè)官位的職稱，“史”字就是史官右手執(zhí)“中”寫史的象形字。秦漢時(shí)代稱檔案為“卷”，卷是簡牘和縑帛沿左右或上下軸曲卷起來保存的意思，我們今天仍將檔案、字畫以卷為保管單位，蓋出于此。漢代以后稱檔案為“案”，人伏于桌子上書寫文件，稱為“伏案”寫作，“伏案”一詞，沿用至今，仍然新鮮活潑。唐宗以后，檔案多稱“文案、”“案卷”、“簿書”等等。
檔案二字組成聯(lián)合詞組，是中華民族優(yōu)秀傳統(tǒng)文化大融合的結(jié)果。明末清初，滿人入關(guān)前，用木片作文字書寫材料，文案處理完畢，橫豎成行掛在墻壁上，叫“牌子”、“檔子”。滿人奪取政權(quán)，建立大清帝國后，雖改木片材料為紙質(zhì)材料書寫文件，但仍習(xí)慣稱“檔子”，而廣大中原地區(qū)的紙質(zhì)文件材料，則稱為“案”或“案卷”。因此，滿漢融合之后，便把辦理完畢保存起來的本質(zhì)和紙質(zhì)文件，稱為“檔案”，一直沿用至今。
到了近現(xiàn)代，人們又賦予“檔案”新的外延和內(nèi)涵。我國有關(guān)方面的學(xué)者對(duì)檔案定義進(jìn)行了長期不懈的研究探討，也有各種不同模式和表達(dá)方式。
1937年何魯成所著《檔案管理與整理》表述為：
“檔案者乃已辦理完畢歸檔后匯集編制留待參考之文書”。
1960年《檔案工作》雜志第1期社論表述為：
“檔案是本機(jī)關(guān)在工作和生產(chǎn)中形成的，具有一定保字價(jià)值的，并且經(jīng)過立卷歸檔，作為真實(shí)的歷史記錄集中保管起來的各種文書材料?！?/p>
1980年上海辭書出版社出版的《辭海》表述為：
“凡具有查考使用價(jià)值，經(jīng)過立卷歸檔集中保管起來的各種文字材料，包括收發(fā)電文、會(huì)議記錄、電話記錄、人事材料、技術(shù)文件、出版物原稿、財(cái)會(huì)簿冊(cè)、印模、照片、影片、錄音帶，以及具有保存價(jià)值的各種文書?！?/p>
1985年國家檔案標(biāo)準(zhǔn)局的《情報(bào)與文獻(xiàn)工作詞匯基本術(shù)語》和《檔案著錄規(guī)則》表述為：
檔案是“國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人從事政治、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)文化等社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)直接形成的文字、圖表、聲像等形態(tài)的歷史記錄?！?/p>
1987年9月5日公布的《中華人民共和國檔案法》第二條表述為：
“本法所稱的檔案，是指過去和現(xiàn)在的國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲象等不同形式的歷史記錄?！?/p>
1988年吳寶康主編的《檔案學(xué)概論》表述為：
“檔案是國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中形成的，保存?zhèn)洳榈奈淖?、圖象、聲音及其他各種形式的原始記錄。為了簡便起見，也可表述為：
檔案是原始的歷史記錄?！?/p>
中華人民共和國檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《檔案工作基本術(shù)語》對(duì)檔案定義的表述是：
“國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的有價(jià)值的各種形式的歷史記錄。
2001年，馮惠玲、張輯哲在《檔案學(xué)概論》中表述為：
“檔案是社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的具有清晰固定的原始記錄作用的固化信息?！?/p>
以上幾種，是常見的有關(guān)檔案的法律、法規(guī)、專著和有關(guān)文件資料對(duì)檔案定義的不同表達(dá)形式，各種不同定義，反映了不同歷史條件、社會(huì)背景、觀察角度和側(cè)重范圍。表述方式，各有千秋，異同互見。但都分別反映了檔案定義的基本要素，概括了檔案定義的內(nèi)涵和外延。集中突出了檔案的來源和形成的原因，是人類在實(shí)踐活動(dòng)中形成的；突出了檔案之所以需要保存的因素和范圍，是那些有保存價(jià)值的物質(zhì)存在；突出了檔案的主要特點(diǎn)和基本性質(zhì)，是廣義的文書、文件、信息、信息資料的歷史記錄、真實(shí)記錄、真實(shí)歷史記錄、原始記錄、原始的歷史記錄、固化信息等等。
三、訴訟檔案定義
訴訟檔案，即訴訟案件檔案。給訴訟檔案下定義，必須明確訴訟檔案的內(nèi)涵和外延，揭示訴訟檔案的本質(zhì)屬性，把握訴訟檔案與其他相關(guān)檔案的聯(lián)系和區(qū)別。
建國以來，我國檔案界和最高人民法院有關(guān)著作和文件，對(duì)訴訟檔案定義分別從不同角度進(jìn)行了研究和概括，形成了幾種不同的表述方式：
“訴訟檔案是由訴訟文書轉(zhuǎn)化而成的。任何一個(gè)案件在訴訟過程中所形成的文書材料，經(jīng)過系統(tǒng)整理工作，作為歷史記錄而歸檔保存起來，就是訴訟檔案”。
-摘自陳兆、沈正東主編《最新檔案工作實(shí)務(wù)》，中國檔案出版社，1996年版。
“訴訟檔案是指人民法院、人民檢察院和公安機(jī)關(guān)依法進(jìn)行訴訟活動(dòng)中直接形成的、具有查考利用價(jià)值的、并按有關(guān)規(guī)定立卷歸檔，集中保管起來的訴訟文書材料和聲象材料?！?/p>
-摘自最高人民法院檔案處《訴訟檔案講義》，宇航出版社，1990年版。
“訴訟檔案，是人民法院行使國家審判權(quán)，完成基本職能任務(wù)，進(jìn)行審判活動(dòng)的真實(shí)記錄?！?/p>
-摘自祝銘山主編《中國法院訴訟文書教程》，中國政法大學(xué)出版社，1996年版。
“訴訟檔案是國家重要的專業(yè)檔案之一，是人民法院審判活動(dòng)的真實(shí)記錄，是做好審判工作，實(shí)行審判監(jiān)督的重要依據(jù)和必要案件。”
-摘自最高人民法院法辦發(fā)（1991）46號(hào)《人民法院檔案管理辦法》。
“訴訟檔案，是人民法院審判活動(dòng)的真實(shí)記錄?！?/p>
-摘自最高人民法院法辦發(fā)（1991）46號(hào)《人民法院訴訟檔案管理辦法》
為了更加深刻確切地揭示訴訟檔案的本質(zhì)屬性和內(nèi)涵與外延，對(duì)訴訟檔案定義還可以進(jìn)一步表述為：
訴訟檔案是法院和訴訟當(dāng)事人及其他訴訟參與人依法共同進(jìn)行訴訟活動(dòng)形成的，具有查考利用價(jià)值并立卷歸檔保存的原始信息記錄。
確立這一定義的基本指導(dǎo)思想是：從訴訟檔案管理學(xué)角度出發(fā)，以我國實(shí)體法、程序法、有關(guān)司法解釋和檔案法為依據(jù)，以《人民法院檔案管理辦法》、《人民法院訴訟檔案管理辦法》關(guān)于訴訟檔案的定義為基礎(chǔ)，參考借鑒前述訴訟檔案定義中的精華，吸收法學(xué)、檔案學(xué)研究的最新成果，適應(yīng)審判實(shí)務(wù)和訴訟活動(dòng)的新發(fā)展，力圖全面準(zhǔn)確地反映訴訟檔案本身所具備客觀屬性。譴詞造句盡量與有關(guān)法律法規(guī)和規(guī)章制度的標(biāo)準(zhǔn)提法保持一致，但在訴訟檔案的外延和內(nèi)涵上，對(duì)前述定義有所突破與創(chuàng)新，表述方法亦略有變通。
本定義與過去所有關(guān)于訴訟檔案定義最顯著的不同之處，在于貫穿了現(xiàn)代法治精神和司法觀念，首次將法院與訴訟當(dāng)事人及其他訴訟參與人并列，在訴訟活動(dòng)主體上，適當(dāng)?shù)ㄔ旱穆殭?quán)主義，適當(dāng)突出當(dāng)事人主義。因?yàn)槿绻麤]有原告與被告，沒有上訴人與被上訴人，沒有申請(qǐng)執(zhí)行人與被執(zhí)行人就無所謂訴訟。沒有雙方當(dāng)事人及其他訴訟參與人參與訴訟活動(dòng)，則法院審判活動(dòng)必定是無源之水，無本之木，訴訟活動(dòng)就難以進(jìn)行或不能進(jìn)行。所以，使用“法院和訴訟當(dāng)事人及其他訴訟參與人依法共同進(jìn)行訴訟活動(dòng)”的表述，這是在前述定義基礎(chǔ)上有所突破與發(fā)展的新觀點(diǎn)，也與有關(guān)法律規(guī)定一致。
本定義所稱“法院”，指全國各級(jí)人民法院和軍事、海事、鐵路等專門法院，即泛指全國各級(jí)各類法院。之所以用“法院”而不用“人民法院”，是因?yàn)椤叭嗣穹ㄔ骸笨勺鲝V義和狹義兩種解釋，而“法院”則沒有歧義，也不致引起誤解，其準(zhǔn)確性與簡約性不言而喻。
本定義所稱“訴訟當(dāng)事人及其他訴訟參與人”，指依照法律規(guī)定和訴訟需要參加訴訟活動(dòng)、享有一定訴訟權(quán)利和承擔(dān)一定訴訟義務(wù)的人。檢察機(jī)關(guān)代表國家行使檢察權(quán)，提起公訴和抗訴，是一個(gè)比較特殊的訴訟參與人。但它在訴訟中相當(dāng)于原告的地位和作用，與公民、法人的地位和作用沒有根本區(qū)別，因?yàn)榭剞q雙方當(dāng)事人，在訴訟中的地位是平等的。
本定義所稱“訴訟活動(dòng)”，就是法院通常所稱的“審判活動(dòng)”，嚴(yán)格限定在我國三大訴訟法界定的訴訟范圍之內(nèi)，即狹義的訴訟活動(dòng)，不作廣義解釋。
本定義所稱“原始信息記錄”，主要指法院制作并使用的具有法律效力或法律意義的訴訟文書材料，當(dāng)事人和其他訴訟參與人制作或提供的各種具有法律意義的訴狀、證據(jù)材料（包括實(shí)物）等，法院和訴訟當(dāng)事人及其他訴訟參與人在訴訟活動(dòng)中形成的圖象、聲音、數(shù)字化磁盤、光盤等，就其物質(zhì)形態(tài)而言是廣義的。排除了不屬于上述三大訴訟法界定的訴訟活動(dòng)的原始信息記錄。
四、訴訟檔案概念的基本含義
訴訟檔案概念的基本含義有如下幾個(gè)方面：
（一）訟檔案產(chǎn)生于法院的審判權(quán)。只有法院才具備產(chǎn)生、收集、立卷、保存訴訟檔案的國家權(quán)力、法定資格和必要條件，除法院以外的任何機(jī)關(guān)、團(tuán)體和個(gè)人，都沒有這種權(quán)力、資格和條件。許多法人和自然人收集保存的檔案門類可能比較齊全。如行政文書檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案、基建檔案等等，各個(gè)機(jī)關(guān)單位都能夠產(chǎn)生和形成，事實(shí)上許多單位大都建立了一個(gè)門類比較齊全的綜合檔案室，但唯獨(dú)產(chǎn)生不了訴訟檔案。全國唯有法院一家因行使國家審判權(quán)而產(chǎn)生訴訟檔案。公民、法人因參與訴訟活動(dòng)所形成的自已保存的訴訟文書材料，可以稱作訴訟檔案，但不是本文討論研究的范疇。
（二）訟檔案來源于法院和訴訟當(dāng)事人及其他訴訟參與人。依照我國憲法和法律規(guī)定，法院依法獨(dú)立公正地行使國家審判權(quán)，但首先必須有雙方當(dāng)事人及其訴訟檔件，才有法院審判活動(dòng)，否則既無訴訟也無訴訟活動(dòng)，談何訴訟檔案！訴訟檔案的來源實(shí)際上由兩大部分構(gòu)成，一部分是法院產(chǎn)生的訴訟文書材料，一部分是當(dāng)事人及其他訴訟參與人提供的訴狀和證據(jù)材料。公安機(jī)關(guān)（含國家安全機(jī)關(guān)，下同）、檢察機(jī)關(guān)，雖然依法行使偵查權(quán)、檢察權(quán)，也產(chǎn)生司法文書材料，這些司法文書材料，只有進(jìn)入法院訴訟程序以后，才是真正意義上的訴訟活動(dòng)原始信息記錄，才能最終成為訴訟檔案的一部分。
（三）訴訟檔案是法院和訴訟當(dāng)事人及其他訴訟參與人依法共同進(jìn)行訴訟活動(dòng)直接形成的。依法，是法院和訴訟當(dāng)事人及其他訴訟參與人共同進(jìn)行訴訟活動(dòng)的前提條件，也是訴訟檔案產(chǎn)生和形成的必要條件。依法訴訟，依法制作、依法使用，依法產(chǎn)生或提交的具有法律效力或法律意義的訴訟活動(dòng)原始信息記錄，依法按一定規(guī)則立卷歸檔，才能轉(zhuǎn)化為訴訟檔案。
（四）訟檔案是具體案件訴訟活動(dòng)的原始信息記錄。只有具體個(gè)案訴訟活動(dòng)的原始信息記錄，才能轉(zhuǎn)化為訴訟檔案。一個(gè)具體訴訟案件，一般分為告訴、申訴、公訴、抗訴、收案、立卷、證據(jù)交換、庭審、合議、宣判、執(zhí)行、送達(dá)等程序，訴訟活動(dòng)展開的過程，就是訴訟活動(dòng)原始信息產(chǎn)生和記錄的過程。法院收到當(dāng)事人及其他訴訟參與人的訴狀并決定立案，標(biāo)志訴訟活動(dòng)正式開始。當(dāng)事人及其他訴訟參與人收到法院的裁判文書，并將送達(dá)回證退回法院，標(biāo)志著一個(gè)具體案件訴訟活動(dòng)結(jié)束，原始信息記錄到此為止，且不能更換、修改或丟失。凡事后編寫、添加、修改的，都不是原始信息記錄。諸如案例匯編、裁判文書匯編等等，都不具備訴訟檔案必備的基礎(chǔ)要素，不能轉(zhuǎn)化為訴訟檔案。違法的和虛假的訴訟活動(dòng)原始信息記錄，也有可能依法定程序而產(chǎn)生，并轉(zhuǎn)化為訴訟檔案。但卻由于其信息記錄的原始性，確保了“違法的和虛假的”真實(shí)性，即訴訟檔案的原始信息記錄，維護(hù)和再現(xiàn)了違法的真實(shí)和虛假的真實(shí)。
（五）訴訟檔案是具有查考利用價(jià)值的訴訟活動(dòng)的原始信息記錄。有沒有查考利用價(jià)值是訴訟活動(dòng)的原始信息記錄能否轉(zhuǎn)化為訴訟檔案的基本標(biāo)準(zhǔn)。并不是所有訴訟活動(dòng)的原始性信息記錄都有查考利用價(jià)值。如法官辦案的工作日記，法官擬制的各類訴訟文書提綱，未成形也未報(bào)批的各類訴訟文書草稿，合議庭因分析案情需要勾畫的涉案人物關(guān)系或事件因果關(guān)系的草圖，庭審法官｀主持庭審所列提綱或爭議焦點(diǎn)，訴訟當(dāng)事人及其他訴訟參與人在庭審中的發(fā)言提綱等等，雖然是訴訟活動(dòng)的原始信息記錄，但有的不具有查考利用價(jià)值，有的已通過別的形式，如裁判文書、庭審記錄等，形成了具有法律效力或法律意義的訴訟文書材料，所以，不必將它們轉(zhuǎn)化為訴訟檔案。
（六）訴訟檔案是經(jīng)過立卷歸檔保存的訴訟活動(dòng)的原始信息記錄。依照法律法規(guī)立卷歸檔，集中保存，是訴訟活動(dòng)原始信息記錄轉(zhuǎn)化為訴訟檔案的必然要求。訴訟活動(dòng)原始信息記錄，經(jīng)過有機(jī)組合、立卷歸檔、集中保存起來之后，與訴訟活動(dòng)過程中的原始信息記錄有了很大區(qū)別。它們發(fā)揮的作用在立卷歸檔前后是截然不同的。零散的訴訟活動(dòng)原始信息記錄，立卷歸檔前，屬于訴訟文書材料；按照一定規(guī)則立卷歸檔后，成了訴訟檔案，其稱謂和存在形式發(fā)生了變化；辦理移交歸檔手續(xù)后，保管單位發(fā)生了變化；如果當(dāng)事人上訴或檢察機(jī)關(guān)抗訴，一個(gè)一審案件的訴訟檔案，全部成了二審案件訴訟活動(dòng)的重要依據(jù)和必要條件；一個(gè)案件訴訟活動(dòng)的原始信息記錄只是該案的訴訟文書材料，一旦立卷歸檔入庫集中統(tǒng)一保管后，則成了國家檔案的組成部分。
五、訴訟檔案與相關(guān)檔案的聯(lián)系與區(qū)別
檔的本義為橫木框格；案的本義為長方形桌子。以乎與我們現(xiàn)在所稱的檔案相去甚遠(yuǎn)，但并非風(fēng)馬牛不相及。從詞義的演變和檔案歷史淵源方面考證，選擇檔案一詞，并賦予它現(xiàn)代含義，是歷史的選擇，反映了中國方塊字強(qiáng)大的生命力。
檔案一詞，在我國歷史上，各朝各代有不同稱謂。商代稱檔案為“冊(cè)”，據(jù)郭沫若考證，早在甲骨文中已有“冊(cè)”字，是連結(jié)木牘竹簡的象形字。我們至今仍將檔案、圖書以“冊(cè)”為計(jì)量單位，是沿用其義。周代叫“中”，即官府的簿書?！爸沃小奔凑戆妇?，也是一個(gè)官位的職稱，“史”字就是史官右手執(zhí)“中”寫史的象形字。秦漢時(shí)代稱檔案為“卷”，卷是簡牘和縑帛沿左右或上下軸曲卷起來保存的意思，我們今天仍將檔案、字畫以卷為保管單位，蓋出于此。漢代以后稱檔案為“案”，人伏于桌子上書寫文件，稱為“伏案”寫作，“伏案”一詞，沿用至今，仍然新鮮活潑。唐宗以后，檔案多稱“文案、”“案卷”、“簿書”等等。
檔案二字組成聯(lián)合詞組，是中華民族優(yōu)秀傳統(tǒng)文化大融合的結(jié)果。明末清初，滿人入關(guān)前，用木片作文字書寫材料，文案處理完畢，橫豎成行掛在墻壁上，叫“牌子”、“檔子”。滿人奪取政權(quán)，建立大清帝國后，雖改木片材料為紙質(zhì)材料書寫文件，但仍習(xí)慣稱“檔子”，而廣大中原地區(qū)的紙質(zhì)文件材料，則稱為“案”或“案卷”。因此，滿漢融合之后，便把辦理完畢保存起來的本質(zhì)和紙質(zhì)文件，稱為“檔案”，一直沿用至今。
到了近現(xiàn)代，人們又賦予“檔案”新的外延和內(nèi)涵。我國有關(guān)方面的學(xué)者對(duì)檔案定義進(jìn)行了長期不懈的研究探討，也有各種不同模式和表達(dá)方式。
1937年何魯成所著《檔案管理與整理》表述為：
“檔案者乃已辦理完畢歸檔后匯集編制留待參考之文書”。
1960年《檔案工作》雜志第1期社論表述為：
“檔案是本機(jī)關(guān)在工作和生產(chǎn)中形成的，具有一定保字價(jià)值的，并且經(jīng)過立卷歸檔，作為真實(shí)的歷史記錄集中保管起來的各種文書材料。”
1980年上海辭書出版社出版的《辭?！繁硎鰹椋?/p>
“凡具有查考使用價(jià)值，經(jīng)過立卷歸檔集中保管起來的各種文字材料，包括收發(fā)電文、會(huì)議記錄、電話記錄、人事材料、技術(shù)文件、出版物原稿、財(cái)會(huì)簿冊(cè)、印模、照片、影片、錄音帶，以及具有保存價(jià)值的各種文書?！?/p>
1985年國家檔案標(biāo)準(zhǔn)局的《情報(bào)與文獻(xiàn)工作詞匯基本術(shù)語》和《檔案著錄規(guī)則》表述為：
檔案是“國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人從事政治、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)文化等社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)直接形成的文字、圖表、聲像等形態(tài)的歷史記錄?！?/p>
1987年9月5日公布的《中華人民共和國檔案法》第二條表述為：
“本法所稱的檔案，是指過去和現(xiàn)在的國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲象等不同形式的歷史記錄。”
1988年吳寶康主編的《檔案學(xué)概論》表述為：
“檔案是國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中形成的，保存?zhèn)洳榈奈淖?、圖象、聲音及其他各種形式的原始記錄。為了簡便起見，也可表述為：
檔案是原始的歷史記錄?！?/p>
中華人民共和國檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《檔案工作基本術(shù)語》對(duì)檔案定義的表述是：
“國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的有價(jià)值的各種形式的歷史記錄。
2001年，馮惠玲、張輯哲在《檔案學(xué)概論》中表述為：
“檔案是社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的具有清晰固定的原始記錄作用的固化信息?！?/p>
以上幾種，是常見的有關(guān)檔案的法律、法規(guī)、專著和有關(guān)文件資料對(duì)檔案定義的不同表達(dá)形式，各種不同定義，反映了不同歷史條件、社會(huì)背景、觀察角度和側(cè)重范圍。表述方式，各有千秋，異同互見。但都分別反映了檔案定義的基本要素，概括了檔案定義的內(nèi)涵和外延。集中突出了檔案的來源和形成的原因，是人類在實(shí)踐活動(dòng)中形成的；突出了檔案之所以需要保存的因素和范圍，是那些有保存價(jià)值的物質(zhì)存在；突出了檔案的主要特點(diǎn)和基本性質(zhì)，是廣義的文書、文件、信息、信息資料的歷史記錄、真實(shí)記錄、真實(shí)歷史記錄、原始記錄、原始的歷史記錄、固化信息等等。
2、訴訟檔案定義
訴訟檔案，即訴訟案件檔案。給訴訟檔案下定義，必須明確訴訟檔案的內(nèi)涵和外延，揭示訴訟檔案的本質(zhì)屬性，把握訴訟檔案與其他相關(guān)檔案的聯(lián)系和區(qū)別。
建國以來，我國檔案界和最高人民法院有關(guān)著作和文件，對(duì)訴訟檔案定義分別從不同角度進(jìn)行了研究和概括，形成了幾種不同的表述方式：
“訴訟檔案是由訴訟文書轉(zhuǎn)化而成的。任何一個(gè)案件在訴訟過程中所形成的文書材料，經(jīng)過系統(tǒng)整理工作，作為歷史記錄而歸檔保存起來，就是訴訟檔案”。
-摘自陳兆、沈正東主編《最新檔案工作實(shí)務(wù)》，中國檔案出版社，1996年版。
“訴訟檔案是指人民法院、人民檢察院和公安機(jī)關(guān)依法進(jìn)行訴訟活動(dòng)中直接形成的、具有查考利用價(jià)值的、并按有關(guān)規(guī)定立卷歸檔，集中保管起來的訴訟文書材料和聲象材料。”
-摘自最高人民法院檔案處《訴訟檔案講義》，宇航出版社，1990年版。
“訴訟檔案，是人民法院行使國家審判權(quán)，完成基本職能任務(wù)，進(jìn)行審判活動(dòng)的真實(shí)記錄?！?/p>
-摘自祝銘山主編《中國法院訴訟文書教程》，中國政法大學(xué)出版社，1996年版。
“訴訟檔案是國家重要的專業(yè)檔案之一，是人民法院審判活動(dòng)的真實(shí)記錄，是做好審判工作，實(shí)行審判監(jiān)督的重要依據(jù)和必要案件?！?/p>
-摘自最高人民法院法辦發(fā)（1991）46號(hào)《人民法院檔案管理辦法》。
“訴訟檔案，是人民法院審判活動(dòng)的真實(shí)記錄。”
-摘自最高人民法院法辦發(fā)（1991）46號(hào)《人民法院訴訟檔案管理辦法》
為了更加深刻確切地揭示訴訟檔案的本質(zhì)屬性和內(nèi)涵與外延，對(duì)訴訟檔案定義還可以進(jìn)一步表述為：
訴訟檔案是法院和訴訟當(dāng)事人及其他訴訟參與人依法共同進(jìn)行訴訟活動(dòng)形成的，具有查考利用價(jià)值并立卷歸檔保存的原始信息記錄。
確立這一定義的基本指導(dǎo)思想是：從訴訟檔案管理學(xué)角度出發(fā)，以我國實(shí)體法、程序法、有關(guān)司法解釋和檔案法為依據(jù)，以《人民法院檔案管理辦法》、《人民法院訴訟檔案管理辦法》關(guān)于訴訟檔案的定義為基礎(chǔ)，參考借鑒前述訴訟檔案定義中的精華，吸收法學(xué)、檔案學(xué)研究的最新成果，適應(yīng)審判實(shí)務(wù)和訴訟活動(dòng)的新發(fā)展，力圖全面準(zhǔn)確地反映訴訟檔案本身所具備客觀屬性。譴詞造句盡量與有關(guān)法律法規(guī)和規(guī)章制度的標(biāo)準(zhǔn)提法保持一致，但在訴訟檔案的外延和內(nèi)涵上，對(duì)前述定義有所突破與創(chuàng)新，表述方法亦略有變通。
本定義與過去所有關(guān)于訴訟檔案定義最顯著的不同之處，在于貫穿了現(xiàn)代法治精神和司法觀念，首次將法院與訴訟當(dāng)事人及其他訴訟參與人并列，在訴訟活動(dòng)主體上，適當(dāng)?shù)ㄔ旱穆殭?quán)主義，適當(dāng)突出當(dāng)事人主義。因?yàn)槿绻麤]有原告與被告，沒有上訴人與被上訴人，沒有申請(qǐng)執(zhí)行人與被執(zhí)行人就無所謂訴訟。沒有雙方當(dāng)事人及其他訴訟參與人參與訴訟活動(dòng)，則法院審判活動(dòng)必定是無源之水，無本之木，訴訟活動(dòng)就難以進(jìn)行或不能進(jìn)行。所以，使用“法院和訴訟當(dāng)事人及其他訴訟參與人依法共同進(jìn)行訴訟活動(dòng)”的表述，這是在前述定義基礎(chǔ)上有所突破與發(fā)展的新觀點(diǎn)，也與有關(guān)法律規(guī)定一致。
本定義所稱“法院”，指全國各級(jí)人民法院和軍事、海事、鐵路等專門法院，即泛指全國各級(jí)各類法院。之所以用“法院”而不用“人民法院”，是因?yàn)椤叭嗣穹ㄔ骸笨勺鲝V義和狹義兩種解釋，而“法院”則沒有歧義，也不致引起誤解，其準(zhǔn)確性與簡約性不言而喻。
本定義所稱“訴訟當(dāng)事人及其他訴訟參與人”，指依照法律規(guī)定和訴訟需要參加訴訟活動(dòng)、享有一定訴訟權(quán)利和承擔(dān)一定訴訟義務(wù)的人。檢察機(jī)關(guān)代表國家行使檢察權(quán)，提起公訴和抗訴，是一個(gè)比較特殊的訴訟參與人。但它在訴訟中相當(dāng)于原告的地位和作用，與公民、法人的地位和作用沒有根本區(qū)別，因?yàn)榭剞q雙方當(dāng)事人，在訴訟中的地位是平等的。
本定義所稱“訴訟活動(dòng)”，就是法院通常所稱的“審判活動(dòng)”，嚴(yán)格限定在我國三大訴訟法界定的訴訟范圍之內(nèi)，即狹義的訴訟活動(dòng)，不作廣義解釋。
本定義所稱“原始信息記錄”，主要指法院制作并使用的具有法律效力或法律意義的訴訟文書材料，當(dāng)事人和其他訴訟參與人制作或提供的各種具有法律意義的訴狀、證據(jù)材料（包括實(shí)物）等，法院和訴訟當(dāng)事人及其他訴訟參與人在訴訟活動(dòng)中形成的圖象、聲音、數(shù)字化磁盤、光盤等，就其物質(zhì)形態(tài)而言是廣義的。排除了不屬于上述三大訴訟法界定的訴訟活動(dòng)的原始信息記錄。
3、訴訟檔案概念的基本含義
訴訟檔案概念的基本含義有如下幾個(gè)方面：
（一）訟檔案產(chǎn)生于法院的審判權(quán)。只有法院才具備產(chǎn)生、收集、立卷、保存訴訟檔案的國家權(quán)力、法定資格和必要條件，除法院以外的任何機(jī)關(guān)、團(tuán)體和個(gè)人，都沒有這種權(quán)力、資格和條件。許多法人和自然人收集保存的檔案門類可能比較齊全。如行政文書檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案、基建檔案等等，各個(gè)機(jī)關(guān)單位都能夠產(chǎn)生和形成，事實(shí)上許多單位大都建立了一個(gè)門類比較齊全的綜合檔案室，但唯獨(dú)產(chǎn)生不了訴訟檔案。全國唯有法院一家因行使國家審判權(quán)而產(chǎn)生訴訟檔案。公民、法人因參與訴訟活動(dòng)所形成的自已保存的訴訟文書材料，可以稱作訴訟檔案，但不是本文討論研究的范疇。
（二）訟檔案來源于法院和訴訟當(dāng)事人及其他訴訟參與人。依照我國憲法和法律規(guī)定，法院依法獨(dú)立公正地行使國家審判權(quán)，但首先必須有雙方當(dāng)事人及其訴訟檔件，才有法院審判活動(dòng)，否則既無訴訟也無訴訟活動(dòng)，談何訴訟檔案！訴訟檔案的來源實(shí)際上由兩大部分構(gòu)成，一部分是法院產(chǎn)生的訴訟文書材料，一部分是當(dāng)事人及其他訴訟參與人提供的訴狀和證據(jù)材料。公安機(jī)關(guān)（含國家安全機(jī)關(guān)，下同）、檢察機(jī)關(guān)，雖然依法行使偵查權(quán)、檢察權(quán)，也產(chǎn)生司法文書材料，這些司法文書材料，只有進(jìn)入法院訴訟程序以后，才是真正意義上的訴訟活動(dòng)原始信息記錄，才能最終成為訴訟檔案的一部分。
（三）訴訟檔案是法院和訴訟當(dāng)事人及其他訴訟參與人依法共同進(jìn)行訴訟活動(dòng)直接形成的。依法，是法院和訴訟當(dāng)事人及其他訴訟參與人共同進(jìn)行訴訟活動(dòng)的前提條件，也是訴訟檔案產(chǎn)生和形成的必要條件。依法訴訟，依法制作、依法使用，依法產(chǎn)生或提交的具有法律效力或法律意義的訴訟活動(dòng)原始信息記錄，依法按一定規(guī)則立卷歸檔，才能轉(zhuǎn)化為訴訟檔案。
（四）訟檔案是具體案件訴訟活動(dòng)的原始信息記錄。只有具體個(gè)案訴訟活動(dòng)的原始信息記錄，才能轉(zhuǎn)化為訴訟檔案。一個(gè)具體訴訟案件，一般分為告訴、申訴、公訴、抗訴、收案、立卷、證據(jù)交換、庭審、合議、宣判、執(zhí)行、送達(dá)等程序，訴訟活動(dòng)展開的過程，就是訴訟活動(dòng)原始信息產(chǎn)生和記錄的過程。法院收到當(dāng)事人及其他訴訟參與人的訴狀并決定立案，標(biāo)志訴訟活動(dòng)正式開始。當(dāng)事人及其他訴訟參與人收到法院的裁判文書，并將送達(dá)回證退回法院，標(biāo)志著一個(gè)具體案件訴訟活動(dòng)結(jié)束，原始信息記錄到此為止，且不能更換、修改或丟失。凡事后編寫、添加、修改的，都不是原始信息記錄。諸如案例匯編、裁判文書匯編等等，都不具備訴訟檔案必備的基礎(chǔ)要素，不能轉(zhuǎn)化為訴訟檔案。違法的和虛假的訴訟活動(dòng)原始信息記錄，也有可能依法定程序而產(chǎn)生，并轉(zhuǎn)化為訴訟檔案。但卻由于其信息記錄的原始性，確保了“違法的和虛假的”真實(shí)性，即訴訟檔案的原始信息記錄，維護(hù)和再現(xiàn)了違法的真實(shí)和虛假的真實(shí)。
（五）訴訟檔案是具有查考利用價(jià)值的訴訟活動(dòng)的原始信息記錄。有沒有查考利用價(jià)值是訴訟活動(dòng)的原始信息記錄能否轉(zhuǎn)化為訴訟檔案的基本標(biāo)準(zhǔn)。并不是所有訴訟活動(dòng)的原始性信息記錄都有查考利用價(jià)值。如法官辦案的工作日記，法官擬制的各類訴訟文書提綱，未成形也未報(bào)批的各類訴訟文書草稿，合議庭因分析案情需要勾畫的涉案人物關(guān)系或事件因果關(guān)系的草圖，庭審法官｀主持庭審所列提綱或爭議焦點(diǎn)，訴訟當(dāng)事人及其他訴訟參與人在庭審中的發(fā)言提綱等等，雖然是訴訟活動(dòng)的原始信息記錄，但有的不具有查考利用價(jià)值，有的已通過別的形式，如裁判文書、庭審記錄等，形成了具有法律效力或法律意義的訴訟文書材料，所以，不必將它們轉(zhuǎn)化為訴訟檔案。
（六）訴訟檔案是經(jīng)過立卷歸檔保存的訴訟活動(dòng)的原始信息記錄。依照法律法規(guī)立卷歸檔，集中保存，是訴訟活動(dòng)原始信息記錄轉(zhuǎn)化為訴訟檔案的必然要求。訴訟活動(dòng)原始信息記錄，經(jīng)過有機(jī)組合、立卷歸檔、集中保存起來之后，與訴訟活動(dòng)過程中的原始信息記錄有了很大區(qū)別。它們發(fā)揮的作用在立卷歸檔前后是截然不同的。零散的訴訟活動(dòng)原始信息記錄，立卷歸檔前，屬于訴訟文書材料；按照一定規(guī)則立卷歸檔后，成了訴訟檔案，其稱謂和存在形式發(fā)生了變化；辦理移交歸檔手續(xù)后，保管單位發(fā)生了變化；如果當(dāng)事人上訴或檢察機(jī)關(guān)抗訴，一個(gè)一審案件的訴訟檔案，全部成了二審案件訴訟活動(dòng)的重要依據(jù)和必要條件；一個(gè)案件訴訟活動(dòng)的原始信息記錄只是該案的訴訟文書材料，一旦立卷歸檔入庫集中統(tǒng)一保管后，則成了國家檔案的組成部分。
4、訴訟檔案與相關(guān)檔案的聯(lián)系與區(qū)別
（一）訴訟檔案與偵查檔案
在刑事訴訟活動(dòng)中，公安機(jī)關(guān)的偵查文書和意見書，通過檢察機(jī)關(guān)依法進(jìn)入法院訴訟活動(dòng)并在訴訟活動(dòng)結(jié)束后，轉(zhuǎn)化為訴訟檔案的一部分，法院稱其為“偵查卷”或“公安卷”。未進(jìn)入訴訟活動(dòng)的偵查文書，不能轉(zhuǎn)化為訴訟檔案，也不能稱作訴訟檔案。
（二）訴訟檔案與檢察檔案
檢察機(jī)關(guān)的檢察文書，主要指書、抗訴書、證據(jù)材料等，依法進(jìn)入法院訴訟活動(dòng)，并在訴訟活動(dòng)結(jié)束后，轉(zhuǎn)化為訴訟檔案的一部分，法院稱其為“檢察卷”“卷”或“抗訴卷”。未進(jìn)入法院訴訟活動(dòng)的檢察文書，不能轉(zhuǎn)化為訴訟檔案，也不能移作訴訟檔案。
（三）訴訟檔案與訴訟證據(jù)鑒定文書檔案
訴訟證據(jù)鑒定文書檔案，主要指涉案標(biāo)的物鑒定文書檔案。包括動(dòng)產(chǎn)、不動(dòng)產(chǎn)等有形資產(chǎn)和無形資產(chǎn)的價(jià)值評(píng)估等訴訟證據(jù)鑒定活動(dòng)中產(chǎn)生的原始信息記錄，它與訴訟檔案屬于不同門類的檔案，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)分類立卷歸檔。但與訴訟檔案有密切聯(lián)系。訴訟證據(jù)鑒定文書檔案是鑒定結(jié)論的原始依據(jù)和憑證，而鑒定結(jié)論具有法律意義，屬于一種獨(dú)立的訴訟證據(jù)，是當(dāng)事人的呈堂證據(jù)，也是法院審判、執(zhí)行的依據(jù)，經(jīng)過庭審質(zhì)證、認(rèn)證后，成為訴訟活動(dòng)原始信息記錄的一部分，應(yīng)列入涉案訴訟文書材料，隨卷歸檔。
（四）訴訟檔案與法醫(yī)學(xué)鑒定文書檔案
法醫(yī)學(xué)鑒定文書檔案，是按照法醫(yī)學(xué)鑒定程序，運(yùn)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，為查明和確定案件真實(shí)情況，提供科學(xué)證據(jù)的原始性真實(shí)記錄，它與訴訟檔案屬于不同門類的檔案，以活體檢驗(yàn)、尸體檢驗(yàn)、文證審查、物證檢驗(yàn)、現(xiàn)場勘驗(yàn)等為類別，按年度和一人（件）一號(hào)的原則，單獨(dú)立卷歸檔。1991年12月24日，最高人民法院頒布的《人民法院法醫(yī)學(xué)文書立卷歸檔辦法》，對(duì)鑒定文書材料的收集、排列、編目、卷宗裝訂、歸檔的原則和方法作了明確規(guī)定。法醫(yī)學(xué)鑒定結(jié)論具有法律意義，是法院和法官辦案的依據(jù)，屬于一種獨(dú)立的訴訟證據(jù)，應(yīng)列入涉案訴訟文書隨卷歸檔。
（五）訴訟檔案與法院行政文書檔案
法院行政文書檔案，是指法院訴訟文書以外的各種行政文書（含黨、政、工、團(tuán)等文書）。凡是反映法院工作活動(dòng)，具有查考利用價(jià)值的司法行政文書材料，均必須立卷歸檔。它與訴訟檔案屬于不門類的檔案，單獨(dú)分類立卷歸檔。許多行政文書涉及訴訟活動(dòng)的決策部署、督促反饋、總結(jié)報(bào)告、調(diào)研成果等等，雖與訴訟活動(dòng)密切相關(guān)，因不具備訴訟活動(dòng)原始信息記錄這一本質(zhì)特征，仍屬于行政文書。但部分行政文書也同時(shí)被列入訴訟檔案的副卷歸檔保存。如：有關(guān)案件的請(qǐng)示、批復(fù)，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)同志對(duì)案件的批示和監(jiān)督函，人大代表、政協(xié)委員對(duì)案件的書面建議案、提案、意見、建議，以及法院對(duì)上述案件的辦理報(bào)告和答復(fù)函等等，依照《人民法院行政文書立卷歸檔辦法》應(yīng)當(dāng)歸入行政文書檔案；依照《人民法院訴訟文書立卷歸檔辦法》應(yīng)當(dāng)歸入訴訟檔案，這樣的規(guī)定是完全正確的，因?yàn)樗鼈兺瑫r(shí)具備了上述兩種檔案的屬性。將這些行政文書歸入訴訟檔案，是因?yàn)樗c案件有密切關(guān)系，可能對(duì)案件的訴訟活動(dòng)或裁判結(jié)果產(chǎn)生影響。
（六）訴訟檔案與審判委員會(huì)記錄
審判委員會(huì)記錄，是最高權(quán)威的訴訟活動(dòng)原始信息記錄，理所當(dāng)然屬于訴訟檔案應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的范圍。審判委員會(huì)原始記錄必須保持其連續(xù)性和完整性，而一次審判委員會(huì)討論的案件不止一件，將原始信息記錄歸入訴訟檔案存在工作上和技術(shù)上的不便。因此，在審判實(shí)務(wù)操作上便出現(xiàn)了多種不同的技術(shù)處理辦法。一種是將一次審判委員會(huì)討論數(shù)件案件的全部原始記錄復(fù)印或復(fù)制數(shù)份，分別存入本次會(huì)議所討論決定的案件案卷歸檔；第二種是審判委員會(huì)討論案件時(shí)，除會(huì)議記錄之外，同時(shí)請(qǐng)所討論案件的法官或書記員到會(huì)另行單獨(dú)記錄，再由書記員入卷歸檔。第三種是審判委員會(huì)每次會(huì)議都保存一套完整的原始記錄，以保持審判委員會(huì)記錄的連續(xù)性和完整性，并作為訴訟檔案的一個(gè)獨(dú)特的類別單獨(dú)立卷歸檔。同時(shí)以該原始記錄為準(zhǔn)，將審判委員會(huì)討論決定每個(gè)案件的結(jié)論，按照固定格式和規(guī)范程序，經(jīng)全體委員簽名或經(jīng)會(huì)議主持審簽后復(fù)制數(shù)份，加蓋審委會(huì)印章交由案件承辦人或書記員作為辦案依據(jù)入卷歸檔。筆者認(rèn)為前二種辦法，各有弊端，不宜采用，第三種辦法符合有關(guān)法律和規(guī)定的要求，簡便易行，應(yīng)予推廣。
摘要：隨著我國新課改內(nèi)容的不斷落實(shí)，這使得現(xiàn)階段我國的高校檔案管理更趨向于科學(xué)化、合理化，但是，在實(shí)踐發(fā)展的過程中仍舊存在諸多的問題亟待解決，筆者基于這一情況，對(duì)處于知識(shí)管理背景下的高校檔案管理方式進(jìn)行了切實(shí)的分析和研究，而后提出了切實(shí)的高校信息創(chuàng)新管理措施，以下為詳述。
關(guān)鍵詞：知識(shí)管理理念；高校檔案；信息服務(wù)；創(chuàng)新研究
中圖分類號(hào)：G647 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1674-9324（2017）21-0029-02
現(xiàn)階段我國各高校在檔案管理的過程中，都會(huì)不斷地更新管理方式，一般情況下，檔案的管理內(nèi)容包括：圖片信息、視頻影像信息、文字信息以及圖表信息等資料。高校在對(duì)學(xué)校進(jìn)行管理的過程中，越發(fā)地關(guān)注到檔案管理工作以及經(jīng)營的重要性，檔案管理與經(jīng)營是高校的基A管理內(nèi)容，將高校檔案管理落實(shí)到實(shí)踐過程中，可以使學(xué)校管理效率得到很大程度的發(fā)揮，還會(huì)對(duì)學(xué)校的發(fā)展和進(jìn)步起到重要的促進(jìn)作用。所以，要想發(fā)揮高校管理模式的優(yōu)勢，就要將高校檔案的管理內(nèi)容落實(shí)到實(shí)踐中，這樣才能科學(xué)、合理地完成檔案管理工作，而且也能對(duì)學(xué)校日后的各類檔案應(yīng)用工作提供準(zhǔn)確的資料參考。那么高校在檔案管理的過程中究竟怎樣才能將知識(shí)信息時(shí)代的要求落實(shí)到實(shí)踐中，并促進(jìn)高校檔案管理工作的效率呢？筆者針對(duì)這一問題首先概述了檔案知識(shí)管理的含義，而后提出了提升檔案管理工作效率的切實(shí)建議。
一、對(duì)于知識(shí)管理理念下的檔案管理的含義概述
1.關(guān)于知識(shí)管理的闡述。知識(shí)管理的相關(guān)理念最早可追溯到20世紀(jì)80年代，它提出了新型的管理方式以及戰(zhàn)略性的人力資源管理的理念，而且在這一理念問世后，很多的專業(yè)學(xué)者以及企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者都認(rèn)同這一管理方式。知識(shí)管理與一般的管理內(nèi)容不同，將它落實(shí)的過程中，更多的是以知識(shí)的管理模式為基礎(chǔ)實(shí)施管理的，在應(yīng)用知識(shí)和組織知識(shí)信息的過程中更加強(qiáng)調(diào)創(chuàng)造性的思維，由此可見，這樣的管理更具策略性和科學(xué)性。[1]
2.對(duì)于檔案知識(shí)管理的含義分析?，F(xiàn)階段，高校在進(jìn)行檔案管理的過程中，更多的是將管理活動(dòng)以及經(jīng)營理念落實(shí)到實(shí)踐過程中，并且已經(jīng)逐漸地更新了舊式的管理模式。而在舊時(shí)的檔案管理過程中，更多的是將檔案管理重心落實(shí)到知識(shí)系統(tǒng)的構(gòu)建上，逐漸的落實(shí)服務(wù)內(nèi)容并架構(gòu)起服務(wù)體系。所以，現(xiàn)階段檔案管理的過程中，要加強(qiáng)檔案管理人員的管理力度，在管理重點(diǎn)轉(zhuǎn)向檔案知識(shí)管理過程中，逐漸建設(shè)一個(gè)系統(tǒng)的檔案知識(shí)庫，最終將傳統(tǒng)的管理模式過渡到知識(shí)的管理層面中。[2]
二、對(duì)于高校檔案知識(shí)管理創(chuàng)新研究的具體建議
（一）檔案流程的策略管理建議
在當(dāng)前知識(shí)管理理念下進(jìn)行高校檔案管理的過程中，要想將知識(shí)的管理模式有效地融入，就要逐漸地將現(xiàn)階段的管理模式更新，并在檔案管理的過程中注重檔案知識(shí)管理的導(dǎo)向性，注重檔案管理工作人員的知識(shí)管理效率，在這一管理基礎(chǔ)上，逐步完成檔案管理制度的更新和調(diào)整，最終將檔案內(nèi)容的收集和管理科學(xué)化和細(xì)致化。在檔案管理的過程中，很多高校檔案管理員不僅僅要注重檔案文件的搜集，還要逐漸地轉(zhuǎn)移管理重心，將舊時(shí)的管理模式轉(zhuǎn)移到知識(shí)管理的模式，豐富學(xué)校學(xué)生以及教師的檔案管理內(nèi)容。另外，在進(jìn)行高校檔案管理時(shí)，還要將檔案的文件信息明確并熟練的掌握，而后再由檔案的使用者將其反饋落實(shí)，力求將檔案管理工作科學(xué)化，逐步地構(gòu)建起一體化的管理系統(tǒng)。除此之外，在組織高校檔案知識(shí)管理時(shí)，還要切實(shí)地將檔案知識(shí)的管理落實(shí)到組織實(shí)踐中，提升主題管理法的應(yīng)用，與此同時(shí)，還要盡可能地降低分類法的應(yīng)用，提高檔案管理的科學(xué)性。[3]
（二）健全并完善高校檔案的管理制度
高校在進(jìn)行檔案管理的過程中，應(yīng)當(dāng)在構(gòu)建知識(shí)管理的基礎(chǔ)上，充分遵循國家的法律法規(guī)內(nèi)容，并將此作為檔案管理的基礎(chǔ)和前提，相關(guān)的高校領(lǐng)導(dǎo)也要重視檔案管理的作用，提升檔案管理人員的工作效率，督促他們科學(xué)地、合理地完成開發(fā)、收集以及獲取檔案等工作內(nèi)容，促使檔案管理人員的工作內(nèi)容做到有章可循。當(dāng)前，我國為了將高校的檔案管理工作更加規(guī)范化，逐漸地依據(jù)實(shí)踐管理經(jīng)驗(yàn)頒發(fā)了《高校檔案管理辦法》以及《檔案法》，在此基礎(chǔ)上，很多學(xué)校的相關(guān)管理人員在進(jìn)行檔案管理時(shí)，應(yīng)當(dāng)遵循檔案管理的相關(guān)法律規(guī)定，逐漸的將檔案管理內(nèi)容趨向于合理、真實(shí)以及合法，相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)在進(jìn)行檔案管理的過程中也要履行自身的職責(zé)，對(duì)檔案管理的內(nèi)容和范疇明確的規(guī)劃，使檔案管理有法可依，避免檔案管理過程中存在違法行為，杜絕檔案管理的數(shù)據(jù)信息泄露現(xiàn)象。[4]
（三）提升檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)，創(chuàng)新管理工作
將高校檔案管理的工作內(nèi)容落實(shí)到實(shí)踐程中，最根本的目的就是更好地對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行整合和規(guī)劃，從而滿足用戶的使用需求，提升用戶的工作效率。所以，要想提升高校的檔案管理質(zhì)量，還要重視提升管理人員的專業(yè)素養(yǎng)和綜合素質(zhì)，因?yàn)閺哪撤N程度上來講，檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)和專業(yè)素養(yǎng)決定了檔案管理的效率和質(zhì)量。所以除了對(duì)檔案管理人員定期培訓(xùn)外，還要在日常的工作實(shí)踐過程中，不斷地滲透檔案知識(shí)管理的重要作用，并定時(shí)安排切實(shí)的任務(wù)給檔案管理部門，通過任務(wù)的落實(shí)和完成，逐漸提升檔案管理工作人員的工作質(zhì)量和工作效率。
除了重視提升檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)和綜合素質(zhì)，還要制定完善的制度，約束檔案管理工作人員的管理行為，提升管理人員工作效率，防止出現(xiàn)工作懈怠、懶惰的情況，這樣不僅會(huì)營造出良好的檔案管理工作氛圍，還會(huì)使相關(guān)的檔案管理人員，在工作中逐漸意識(shí)到檔案知識(shí)管理的重要性，逐漸轉(zhuǎn)變管理方式，提升檔案管理工作的科學(xué)性。另外，在進(jìn)行檔案管理的過程中，相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)還要注重檔案管理工作人員的配置和協(xié)調(diào)，這樣不僅可以將檔案知識(shí)管理內(nèi)容逐漸的更新，還可以轉(zhuǎn)變老員工的管理模式和管理思維，為現(xiàn)階段的高校檔案管理注入新的動(dòng)力，除此之外，還可以為新員工提供加薪和升職的機(jī)會(huì)，激發(fā)他們的工作熱情，更新檔案管理模式，為檔案管理注入活力。
（四）構(gòu)建切實(shí)的評(píng)估制度，提升檔案管理的效率
從知識(shí)管理的角度來講，切實(shí)的落實(shí)評(píng)估機(jī)制是保障管理工作實(shí)施的基礎(chǔ)，也是重要的環(huán)節(jié)，所以，在高校檔案管理的過程中，一定要將評(píng)估的內(nèi)容落實(shí)到管理工作中，并將評(píng)估作用和優(yōu)勢最大程度的發(fā)揮，這樣才能為高校檔案知識(shí)管理的創(chuàng)新發(fā)展提供切實(shí)的監(jiān)督保障，保證檔案知識(shí)管理真正的落實(shí)到實(shí)踐過程中。從另一角度來講，如果高校在檔案知識(shí)管理的過程中，不具備科學(xué)的評(píng)估機(jī)制的保障，將會(huì)致使高校的檔案管理無法完成信息反饋，最終使得檔案的知識(shí)管理無法體現(xiàn)實(shí)際的意義。
三、結(jié)束語
綜上所述，現(xiàn)階段的高校在進(jìn)行檔案管理的過程中，更多的關(guān)注知識(shí)以及信息的理念的融入，當(dāng)前的管理手段如果無法跟上時(shí)代的發(fā)展腳步以及社會(huì)的發(fā)展趨勢，將會(huì)使得檔案管理面臨遭受淘汰的威脅，所以，高校在管理檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)力求將知識(shí)、信息理念融入其中，并將管理模式創(chuàng)新化，不斷地創(chuàng)新管理手段和管理理念，摒棄舊的檔案管理糟粕內(nèi)容和環(huán)節(jié)，并使現(xiàn)階段的檔案知識(shí)管理趨向于科學(xué)、系統(tǒng)、合理，這樣才能提升學(xué)校的檔案管理層次。高校要想將自身的發(fā)展與時(shí)代的發(fā)展相契合，就要充分地將知識(shí)的管理理念融入其中，在不斷發(fā)掘具有參考價(jià)值檔案資源的基礎(chǔ)上，整合更具價(jià)值的檔案資源，并對(duì)其實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新管理，只有最大程度地提升高校的師生檔案應(yīng)用效率，才能將高校的檔案知識(shí)管理豐富、創(chuàng)新以及體系化。
參考文獻(xiàn)：
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收稿日期：2016-11-25
