發(fā)布時間：2023-09-15 17:13:55
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的電子檔案管理方法樣本，期待這些樣本能夠為您提供豐富的參考和啟發(fā)，請盡情閱讀。
系統(tǒng)建設的質量治理框架
檔案機構開展信息化工作的質量目標是高效率、低成本地建設一個能夠支持現(xiàn)代檔案管理業(yè)務開展的應用系統(tǒng)。而電子檔案管理系統(tǒng)建設能否按照預期計劃高質量建成，與參建人員綜合能力、基礎設施環(huán)境、現(xiàn)行法規(guī)制度，以及建設過程的規(guī)范性和科學性有很大關系，所以從系統(tǒng)建設之初就要明確影響質量的關鍵要素和質量控制框架。電子檔案管理系統(tǒng)建設過程中所依賴的法規(guī)政策標準、系統(tǒng)建設需求、建設過程監(jiān)管、軟硬件設施支撐環(huán)境，以及參建人員能力和水平，都是決定電子檔案管理系統(tǒng)建設質量的關鍵要素，如圖所示。從圖中可見，電子檔案管理系統(tǒng)建設質量不僅要從最終輸出的檔案管理系統(tǒng)角度進行衡量，還需要追溯到建設過程中支撐、控制、輸入和監(jiān)管等環(huán)節(jié)的質量。這是因為電子檔案管理系統(tǒng)建設并非一次性的成品輸出，而是一個滾動建設和持續(xù)完善的過程。此外，多個立檔單位與檔案保管單位之間的業(yè)務協(xié)同和數(shù)據(jù)共享等特點，決定了電子檔案管理系統(tǒng)建設的復雜性和特殊性。由此，需要從系統(tǒng)建設的支撐環(huán)境、需求輸入、制度控制、過程監(jiān)督、功能實現(xiàn)、系統(tǒng)運行和建設成效等方面進行全過程管理，最終形成一個滿足檔案機構實際需求的高質量電子檔案管理系統(tǒng)。1.環(huán)境建設質量治理軟硬件基礎設施及其網(wǎng)絡環(huán)境、建設項目資金等，是電子檔案管理系統(tǒng)建設的基礎支撐和電子檔案管理系統(tǒng)賴以生存的生態(tài)環(huán)境，決定了電子檔案管理系統(tǒng)建設成果能否得以使用。網(wǎng)絡與軟硬件設施，及其運行管理機制，直接影響了電子檔案管理系統(tǒng)的功能使用、數(shù)據(jù)訪問和業(yè)務開展。當前，網(wǎng)絡技術、中間件、存儲設施、服務器等基礎設施的迭代更新速度很快，要求軟硬件基礎設施的更新?lián)Q代需要保障檔案系統(tǒng)的功能穩(wěn)定、安全可用和業(yè)務的連續(xù)性，環(huán)境基礎設施的質量治理能力亟待改進。2.需求分析質量治理檔案機構及其人員是電子檔案管理系統(tǒng)建設的主體，決定了系統(tǒng)建設的方向和目標。檔案部門人員根據(jù)實際業(yè)務需要，提出信息化環(huán)境下開展檔案服務工作的目標，最終形成系統(tǒng)建設需求，而需求的準確性和完整性直接影響了電子檔案管理系統(tǒng)的設計和實施方案，因此檔案管理人員的需求分析能力至關重要。通常，需求分析由檔案管理業(yè)務人員和系統(tǒng)建設的專業(yè)技術人員協(xié)同完成，而雙方在系統(tǒng)建設過程中需要不斷地溝通交流，明確潛在需求和需求可能變更的方向。需求的變化和更新是軟件系統(tǒng)建設的重難點，由此各方人員在分析系統(tǒng)需求時，不僅應充分理解現(xiàn)有業(yè)務活動流程、范圍和要求，還應具有前瞻性思維，以發(fā)展的眼光來開展需求調(diào)研和分析設計，確保系統(tǒng)建設需求能夠在較長的一段時期內(nèi)保持有效。3.制度嵌入質量治理法規(guī)政策遵從性是電子檔案管理系統(tǒng)建設區(qū)別于其他類型信息系統(tǒng)建設的重要特點之一。檔案管理機構在開展各類活動時，需要在外部制度的基礎上，提煉出本單位應遵循的條款和工作實施的具體要求。而后在電子檔案管理系統(tǒng)建設過程中，將具體化的制度要求嵌入到系統(tǒng)中，盡可能實現(xiàn)系統(tǒng)自動化的制度遵從，減少人工參與度，更客觀、有效地執(zhí)行各項法規(guī)、政策、規(guī)范和標準。這就要求電子檔案管理系統(tǒng)建設的相關人員熟悉并深刻理解各個層級制度中約定的各項要求，研究其應用場景及其間的關聯(lián)關系，制定切合本部門業(yè)務活動的各項制度。同時還應借助監(jiān)管手段和各種技術方法加強制度執(zhí)行的質量，督促和檢查制度執(zhí)行過程中的漏洞與風險，并持續(xù)改進。4.過程監(jiān)管質量治理電子檔案管理系統(tǒng)建設是一項復雜的信息化系統(tǒng)工程，對其建設過程的監(jiān)督和管理是保障質量的重要措施。檔案信息化建設工作通常會采取政府招投標和政府采購等方式來選擇供應商，并委托第三方機構（承建方）來完成電子檔案管理系統(tǒng)建設的具體任務。承建方負責方案設計、系統(tǒng)開發(fā)、環(huán)境部署與集成調(diào)試；建設方負責全局規(guī)劃、整體設計、資金籌措、明確需求等重要工作。對于電子檔案管理系統(tǒng)建設的可行性研究、方案論證、系統(tǒng)設計、設備采購、軟件開發(fā)、數(shù)據(jù)處理和系統(tǒng)測試等各個階段，承建方和建設方均應采取過程質量控制方法，檢驗各自承擔的任務，同時監(jiān)督對方的工作。必要時還可引入第三方監(jiān)理公司來協(xié)助建設方對電子檔案管理系統(tǒng)建設的進度、成本、目標、任務、范圍，以及合規(guī)性和有效性等進行檢查。由此監(jiān)理方的質量檢查、風險控制、發(fā)現(xiàn)問題和診斷能力成為影響電子檔案管理系統(tǒng)建設質量的重要因素。5.功能實現(xiàn)質量治理電子檔案管理系統(tǒng)建設的一個重要的顯性成果就是將檔案業(yè)務融入信息系統(tǒng)的電子檔案應用軟件系統(tǒng)，作為檔案部門及其人員開展業(yè)務活動的網(wǎng)絡化工作平臺，其功能的完整性、流程的合理性、數(shù)據(jù)的規(guī)范性是助力檔案人員開展各項業(yè)務工作的重要保障。與一般的應用軟件系統(tǒng)相比，電子檔案管理系統(tǒng)的質量除了實現(xiàn)基礎的系統(tǒng)管理功能以外，還具有檔案業(yè)務的法規(guī)、政策和相關標準強執(zhí)行性等特點，需要有標準符合性的質量檢查。因此，電子檔案管理系統(tǒng)的設計與開發(fā)需要深入了解檔案業(yè)務事項、辦理流程及其政策、規(guī)范要求，才能保證系統(tǒng)功能完整、流程合理且數(shù)據(jù)規(guī)范。6.運行維護質量治理以往的煙囪式、自給自足的建設模式正在逐漸被淘汰，而共建共享成為新的系統(tǒng)基礎設施部署的共性特點。許多省級綜合檔案館統(tǒng)一建成了區(qū)域性的數(shù)字檔案館基礎設施運行服務平臺，采取了海量存儲、云計算的虛擬服務模式。云計算的IT集約化服務模式在統(tǒng)一規(guī)劃、資源租賃、平臺支撐和應用共享等方面具有較高的統(tǒng)籌性、規(guī)范性和專業(yè)性，但對各檔案管理機構而言幾乎是個“黑盒子”，即檔案人員只需規(guī)范地按照操作規(guī)程使用，無需關注其背后復雜的技術方案和實現(xiàn)原理。一方面，這有助于檔案人員集中精力鉆研檔案管理業(yè)務、提升檔案信息服務；但另一方面，由于檔案人員缺乏技術知識，對外包服務的監(jiān)管和控制將成為提升電子檔案管理系統(tǒng)質量的一項重要任務。7.應用成效質量治理按時完成建設工作，并順利通過項目驗收、保障檔案人員能夠基于應用系統(tǒng)開展檔案工作，是電子檔案管理系統(tǒng)建設的標志性成果。系統(tǒng)建設不僅要保障建設方獲得一個高質量的電子檔案管理系統(tǒng)，而且還需要承建方能夠在建設成本范圍內(nèi)取得良好的信譽，積累經(jīng)驗和獲取收益。因此，衡量電子檔案管理系統(tǒng)建設質量，需要從建設工作成效多方面進行檢查評估。近年來，“以評促建，以建促用”的電子檔案管理系統(tǒng)治理理念和方法已經(jīng)在我國各級各類檔案管理機構得到很好的推廣和應用，使建設方、承建方、監(jiān)理方均能各盡其責、獲得最大的收益和顧客滿意度。
結語
目前，人們生活中一個非常重要的，必須的工具的就是電子計算機，其具有多種多樣的功能，這為企業(yè)的辦公帶來了巨大的變革，使企業(yè)辦公變得更加方便快捷。而在信息技術時代，最新的檔案方式就是電子信息檔案，它對企業(yè)在高科技方面的創(chuàng)新發(fā)展意義重大。但是根據(jù)具體情況來看，電子信息檔案并不全是優(yōu)化，它也有自己的不足，比如與傳統(tǒng)的紙張檔案相比，具有更大的風險性，如果沒有積極制定防范風險的措施，那么很容易導致企業(yè)的數(shù)據(jù)被盜，所以，企業(yè)在使用信息檔案時一定要注意信息的安全性，積極主動的制定一些避免風險的措施，以使信息資源更加安全。
避免風險的措施
提前預防，在風險還沒有出現(xiàn)的時候就進行遏制是規(guī)避風險最有效的方式，也是最經(jīng)濟的方式，對于電子檔案來說，應該以其自身的潛在缺陷為根據(jù)來實施控制管理，來保證內(nèi)部信息的安全可靠，主要措施有：
1.積極引進最新技術。
計算機在工作過程中要同時結合多種措施，而規(guī)避風險的最好的辦法就是引進新的技術，新技術對可以使電子信息檔案更加安全可靠。其中一個很重要的方法就是設置密碼，這是現(xiàn)代操作系統(tǒng)最常運用的方式，在對電子信息檔案實施密碼設置后，要積極的訓練一些計算機技術人員來實施管理控制，避免信息資源被一些外界因素干擾。
2.制定一些制度。
為了保證信息資源的安全性，那么必要的管理制度是必不可少的，所以企業(yè)要主動制定一些有針對性的制度來進行預防，也可以根據(jù)需要授權檔案管理人員自己制定制度，例如：可以規(guī)定只有管理人員才能進行相關的系統(tǒng)操控，而無關的人員沒有權利操作系統(tǒng)等。
3.及時消除風險。
為了確保信息檔案數(shù)據(jù)的安全性，及時消除潛在的風險是非常重要的，在計算機維修期內(nèi)，企業(yè)尤其要注意隨時可能存在的風險，主動采取應對措施。因為計算機網(wǎng)絡的的復雜性，使得控制風險工作也極其的不容易，不過，只要及時且做到全面看待問題，那么就可以把問題解決掉。比如，對于那種對計算機激進主義異常敏感的機構來說，為了應對潛在的危險，那么采取一定的措施是非常必要的。
【摘要】
在信息化迅速發(fā)展的當今社會，越來越多的電子文件格式被廣泛應用，檔案管理的對象也由最初的傳統(tǒng)紙質版資料和文獻變得越來越電子化和現(xiàn)代化，目前我國在檔案管理的工作方面運用是的相對保守的傳統(tǒng)管理方式，由于長期的管理制度不完善導致了檔案管理中的管理缺失，無法在管理工作中適應現(xiàn)代化檔案形式的管理需求。
【關鍵詞】
現(xiàn)代化檔案；管理水平；管理方法
為針對現(xiàn)代化的檔案資料形式的不斷向高科技含量和高信息含量的發(fā)展方向，只有通過對檔案管理水平和管理方法進行提高、發(fā)展和完善，利用先進的管理制度，保證在工作方式上對新型檔案資料形式的有效管理。因此，在檔案管理方法的提高上，要通過科學管理理論和先進管理制度的運用，將對新型的電子資料的管理工作進行合理的分類，利用科學的管理制度提出能夠適應當前檔案資料形式的現(xiàn)代化檔案管理新方法，不斷提高檔案的利用率。
1 檔案管理現(xiàn)代化的含義
我國的檔案發(fā)展形式在世界信息化發(fā)展的步伐上，不斷更新檔案形式，發(fā)展成越來越多樣化和現(xiàn)代化的新型電子化檔案形式，因此需要同時改進傳統(tǒng)檔案管理制度，才能保證檔案利用的有效性。隨著當今社會科學技術的不斷發(fā)展和更新，對資料的保存方式也越來越多的由傳統(tǒng)的紙質格式不斷向電子化、多媒體化的方向發(fā)展，而對這些現(xiàn)代化的檔案信息進行的管理工作，若還是以傳統(tǒng)的針對紙質文獻資料進行的管理方法進行管理，無法將檔案資料的系統(tǒng)性和多樣性有效整合，只有針對現(xiàn)代化檔案的形式特點和性質，利用科學檔案管理理論，成立針對現(xiàn)代化檔案管理的新型管理模式，才能將目前的檔案管理工作做到能夠適應科技化的信息發(fā)展水平。
2 進程中存在的問題
2.1檔案標準化程度低
隨著國家經(jīng)濟的不斷發(fā)展，我國在檔案管理工作方面的管理力度顯得相對不高，在實際的管理工作中沒有受到相應的重視和影響，因此對檔案管理的要求也越來越缺少能夠考核管理水平是否正確的檔案管理標準。在我國的檔案管理中，人員管理普遍比較松散，對檔案應有的重視程度得不到保障，在管理方法上存在著許多不符合檔案管理標準的工作方式和管理機制，而且在對檔案資料進行編排和利用的過程中，存在著大量的分類處理不當和管理方法不完善的方面，如果不進行合理的、科學的改進和完善，在工作中仍然用傳統(tǒng)的檔案管理方式，必定無法完成現(xiàn)代化檔案資料的管理工作。
2.2缺乏檔案管理專業(yè)人才
檔案管理是一項需要重點研究、系統(tǒng)分析的極富專業(yè)性要求的管理工作，因此在對管理人員的安排上，需要合理計劃、科學分工，首先將檔案管理的人員設置做到能夠保證檔案管理工作正確有效進行，了解新型的電子資料的特點，有針對性的進行不同形式檔案的管理。但在我國目前的檔案管理工作中，對檔案管理人員的設置具有很大的非專業(yè)性，對檔案管理工作的有效性受到很大的影響，如果要求用現(xiàn)在的檔案管理團隊的管理水平和管理方式去對科技化、電子化、多媒體化的新型檔案資料去進行管理工作，那么在對檔案的科學化、專業(yè)化管理方面將很難達到應有的管理水平和管理目的。
2.3管理投入不足
保證了檔案管理人員的專業(yè)水平可以一定程度上提高檔案管理在目前管理模式上的傳統(tǒng)和不完善，但對于管理資源的投入需要有相應的領導支持和資金支持才能夠實現(xiàn)，只有足夠的專業(yè)檔案管理資源才能保證管理工作在技術上和專業(yè)程度上能夠適應現(xiàn)代化的檔案形式。目前我國的檔案管理工作普遍存在著管理缺失的現(xiàn)狀，除了工作人員數(shù)量不足，管理水平不專業(yè)之外，更重要還是由于檔案管理的工作沒有得到領導的重視和管理費用的支持，想要改變傳統(tǒng)的檔案管理體制，還需要從加強領導介入，提高對工作的支持和資金支持做起，將檔案管理工作更加完善的進行。
3 提高檔案管理現(xiàn)代化水平
傳統(tǒng)的檔案管理模式專業(yè)水平低，沒有足夠的技術和資金支持，要想改變這樣的檔案管理現(xiàn)狀，為適應科技化、電子化的檔案形式提供有效支持，就需要通過科學管理理論的學習和管理方式的參考提出新型的管理機制。首先針對檔案管理標準化程度低的傳統(tǒng)管理方法和管理現(xiàn)狀，應當進行正確的科學管理理論和先進管理方法的學習和提高。其次在檔案管理工作人員專業(yè)性水平低的管理缺陷上，應當通過對檔案管理人員進行專業(yè)化和現(xiàn)代化管理理論的培訓，根本上提高檔案管理的專業(yè)水平。再次，還應改變對檔案管理工作的態(tài)度，將專業(yè)人員和資金投入結合，使檔案管理在現(xiàn)代化發(fā)展方面有足夠的物資保證。
4 結束語
經(jīng)過對傳統(tǒng)的檔案管理方式的分析，只有通過先進的科學管理理論和管理方式的運用，將目前的管理機制進行革新，才能夠適應當今的電子化、信息化檔案發(fā)展形勢。針對新型的檔案形式需求和傳統(tǒng)文獻資料科學管理相結合，用新的管理方法對新的檔案形式進行科學管理。
參考文獻：
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1 現(xiàn)代化和電子化檔案管理的特點及優(yōu)點
檔案記錄了事業(yè)單位日常工作的方方面面，在提高事業(yè)單位工作效率上有著不容忽視的作用。檔案如此重要，其管理也是相當重要的。因此，如果能夠進一步提高檔案管理水平，推進檔案現(xiàn)代化和電子化進程，意味著檔案管理的水平會有突飛猛進的發(fā)展。檔案管理現(xiàn)代化是檔案管理水平提升的基礎。檔案管理不再是以前的單純的紙質媒體，而是多種檔案管理手段的綜合應用。檔案管理的現(xiàn)代化是加強檔案管理綜合管理水平的重要方面。在收集、檢索和應用等檔案功能發(fā)揮作用的時候，檔案管理的現(xiàn)代化也就體現(xiàn)出了對比傳統(tǒng)的檔案管理方式的優(yōu)勢。檔案管理的電子化，即計算機和多媒體化。傳統(tǒng)的紙質檔案肯定不能適應當今社會發(fā)展的需要，因為紙質媒體不適宜攜帶，不容易綜合處理數(shù)據(jù)，而且容易損壞，電子檔案就發(fā)揮出了它的重要作用。電子檔案對比傳統(tǒng)檔案的優(yōu)勢體現(xiàn)在很多方面。一是在收集方面。電子檔案更容易接收和存儲檔案信息，而且不需要占用物理空間，只需要存儲在電子設備就行，不會造成空間的浪費。各種檔案都可以統(tǒng)一進入到電子檔案進行管理，這比傳統(tǒng)的檔案管理方式在時間和空間上有明顯的優(yōu)勢。二是在處理和選擇檔案方面。電子化了的檔案比傳統(tǒng)檔案更加方便和快捷。電子化檔案隨時可以從電子設備上抽調(diào)出來供工作使用，而且在選擇信息的時候只需要點擊相應的功能鍵就能處理大批量的數(shù)據(jù)，而且準確無誤，這是傳統(tǒng)的檔案管理方式無法比擬的。三是在加工方面。如果電子檔案需要綜合處理或者修改數(shù)據(jù)，隨時隨地都可以進行，而紙質檔案則沒有這么方便的功能。遇到特殊或緊急情況，傳統(tǒng)檔案不能滿足迅速發(fā)展的社會需要。
2 我國目前檔案管理的現(xiàn)狀及不足
雖然目前我國的現(xiàn)代化和電子化檔案管理方法比傳統(tǒng)的檔案管理方式具有不可比擬的優(yōu)勢，但是這種檔案管理方式還是存在著諸多問題。首要面臨的問題是規(guī)范化問題。我國目前的現(xiàn)代化和電子化檔案管理方式不具有規(guī)范性。具體表現(xiàn)在工作人員處理電子化檔案的方式上面。大家知道電子化檔案容量小，方便攜帶，但是某些工作人員大手大腳，不重視電子檔案的安全性和機密性，隨意處置檔案，這就容易造成檔案的遺失和泄露。某些工作人員只知道上傳電子檔案，但不知道如何規(guī)范有效地存儲電子檔案，重要數(shù)據(jù)沒有備份，這就容易造成一旦電子設備出現(xiàn)故障，那么電子檔案就會出現(xiàn)遺失的情況。而且，一旦電子存儲有電子檔案的設備遺失，就會造成檔案泄露，給事業(yè)單位和國家造成不必要的損失。因此，提高檔案管理人員的綜合素質極其迫切和重要，要加強工作人員的培訓和學習，確保他們意識到檔案管理的重要性，要時刻保持警惕，防止檔案遺失或泄露，改變他們傳統(tǒng)的檔案保存理念，使工作人員能夠跟進檔案管理的現(xiàn)代化和電子化進程。在這一方面，事業(yè)單位需要加強對檔案管理人員的培訓，讓他們學習新的檔案管理方法和思路，讓他們認識到檔案管理不是一項簡單的保存檔案的工作，而是具有極高的科學性和管理性的工作，只有改變檔案管理人員的工作態(tài)度，提高檔案管理人員的管理水平，才能跟上現(xiàn)代化和電子化檔案管理的發(fā)展趨勢，才能提高事業(yè)單位工作的效率。
上面的論述已經(jīng)提到電子化檔案的安全性問題，一是檔案管理人員的問題，二是電子技術本身存在的一些問題和漏洞。一些事業(yè)單位沒有與時俱進的思想理念，沒有及時更換老舊的電子存儲設備，這就容易導致一旦電子設備出現(xiàn)問題和故障，那么存儲在里面的電子檔案必然受到損壞和遺失。一些事業(yè)單位電腦落后，處理速度慢，這必然影響到檔案數(shù)據(jù)管理的處理效率。另外，計算機的軟件沒有更新，導致一些檔案數(shù)據(jù)出現(xiàn)錯誤，給檔案管理帶來了不必要的麻煩。這就要求相關的事業(yè)單位能加強檔案管理意識，及時更新電子存儲設備，及時維護檔案數(shù)據(jù)，做好必要的備份，保證正常的檔案處理管理工作有序穩(wěn)定進行。
3 提高檔案管理水平的途徑
首先，我們必須明確即便是再現(xiàn)代化和電子化的檔案管理方法，也需要檔案管理人員的處理和數(shù)據(jù)分析。因此，事業(yè)單位要把提高檔案管理人員的管理水平作為檔案管理工作的首要工作來抓。當今社會是信息化和電子化的時代，檔案管理也必須加強信息化和電子化。如果檔案管理人員沒有相應的理念，是不可能適應現(xiàn)代化的檔案管理模式的。因此，事業(yè)單位應該加強對檔案管理人員的培訓，提高他們的檔案管理水平，轉變他們傳統(tǒng)的檔案管理思想和理念，讓他們學會如何應用好電子設備來處理龐大的檔案數(shù)據(jù)，而不是簡單地存儲檔案信息。提升檔案管理人員綜合分析處理檔案信息數(shù)據(jù)的能力，是事業(yè)單位提高工作效率的首要任務。
提高目前檔案管理水平的第二個方面是要確保電子檔案信息和數(shù)據(jù)的安全性。電子設備比起傳統(tǒng)的紙質檔案雖然方便快捷，但是電子設備一旦出現(xiàn)故障，對檔案信息和數(shù)據(jù)具有毀滅性的損害。因此，安全對于檔案信息來說必須作為基本任務來重視。首先，要想確保檔案信息和數(shù)據(jù)的安全，要從檔案管理人員入手，提高檔案管理人員的安全意識。加強對檔案管理人員的電腦技術培訓，讓他們學會如何綜合分析處理數(shù)據(jù)，如何維護檔案信息，以及遇到電子存儲設備故障應該如何應對等方面的知識。其次，提高電子檔案存儲設備的時效性。要經(jīng)常及時更換老舊的電子存儲設備，應用最新的軟件，及時更換必要的硬件設施，保證電子設備的運營能夠配合日常的工作需要。這就需要事業(yè)單位提高工作管理意識，加強對檔案管理工作各個方面的投入，力圖改善現(xiàn)有的檔案存儲環(huán)境和處理數(shù)據(jù)的局限性。把檔案管理工作放在日常工作的重要位置，確保檔案信息數(shù)據(jù)的應用及時和有效。
一、檔案管理工作的電子化趨勢
隨著社會的進步與科技的發(fā)展，我國大多企事業(yè)單位中，無紙化辦公和自動化辦公的趨勢已經(jīng)形成。在檔案管理領域，普遍實施的是電子檔案管理的模式，在社會發(fā)展的新時期，電子化趨勢是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢。該領域還存在一些不足，比如在檔案軟件的采用上，缺乏一定的通用性；缺乏相應法律、法規(guī)的約束與規(guī)范的作用；在檔案分類方法的采用上缺乏適應性等。
二、實現(xiàn)檔案管理電子化的諸多益處
（一）充分利用最新技術，與時展相結合。檔案管理工作實現(xiàn)電子化趨勢，是科學技術發(fā)展的產(chǎn)物，唯有充分利用這種趨勢，才能實現(xiàn)本職工作的良好開展。通過對檔案資料的收集與整理，采用計算機技術，使之轉化為微機軟件的形式，以便更方便人們的查閱與檔案的管理。
（二）有益于工作效率的提高。與之前的紙質檔案相比，電子檔案的優(yōu)勢在于其更容易書寫，更容易保存、也更易于人們查閱。電子檔案實現(xiàn)里對計算機技術的合理利用，發(fā)揮了計算機技術的諸多優(yōu)勢，實現(xiàn)了對人力、物力、財力與時間的大量節(jié)約，也更大程度上提高了工作效率。
（三）可以實現(xiàn)資源的最大化利用。檔案管理工作注重對信息的加工，以往的紙質檔案模式受經(jīng)費的影響，很多工作難以順利進行。醫(yī)院的檔案管理工作任務繁重，如果只運用紙質檔案費用很高，檔案管理工作電子化的實現(xiàn)，解決了這一難題。除此之外，電子信息還具備可以拷貝的特性，改變了原有紙質檔案手抄的形式，在進行查閱的時候，能夠通過拷貝輕松實現(xiàn)檔案備份。這使得檔案工作者的勞動成果得以體現(xiàn)，也使得檔案管理工作服務的范圍更加廣泛，從而實現(xiàn)了資源的最大化利用。
（四）加強了檔案信息的實效性。檔案信息具有時效性，醫(yī)院的檔案信息更是如此。應用以往的紙質檔案，實現(xiàn)對檔案信息的再加工，所耗時間較長，不利于實現(xiàn)檔案信息價值的最大化。電子檔案的出現(xiàn)，極大緩解了這一難題，因為通過對計算機的操作，人們能夠順利實現(xiàn)對原有檔案信息的查閱與修改，從而實現(xiàn)檔案管理工作的良好開展。
三、規(guī)避電子檔案管理工作中的風險問題
檔案管理工作采取電子化模式，與原有模式相比，在帶來諸多便捷的同時，亦存在著一定的風險，作為檔案管理工作者，要有規(guī)避風險的意識，使檔案信息實現(xiàn)最大的應用價值。
（一）是電子檔案管理工作存在風險的原因。
1.與電子檔案的特性有關。保障檔案信息安全是檔案管理工作不容忽視的問題，特別是電子檔案的出現(xiàn)，檔案信息安全問題更是應該加強，這與電子檔案的自身特點有極大關系。醫(yī)院的檔案信息眾多，電子檔案的信息安全受到影響，無疑會對檔案管理工作本身以及其他工作造成重大影響。所以，在日常工作中，注重電子檔案管理中的安全工作，有著極其重大的意義。
2.檔案管理工作中規(guī)范性不強。檔案管理工作中安全問題是人們較為容易忽視的問題，在對檔案管理工作的規(guī)范上表現(xiàn)的也不夠充分。突出表現(xiàn)為管理計劃的制定較為隨意，風險評估不夠徹底，檔案安全現(xiàn)狀不能保持等幾個方面。加強檔案管理工作中的規(guī)范性是社會新時期發(fā)展的要求，是做好檔案管理工作的有力保證。
（二）規(guī)避電子檔案管理工作中風險的措施。
1.提高檔案管理工作人員的工作素質。為了規(guī)避電子檔案管理過程中的風險問題，提高工作人員的業(yè)務素質是良好舉措。除引進一些高學歷、高能力的檔案管理專業(yè)素質人才之外，還要注重對單位的所有檔案管理工作人員的素質教育，舉行定期的培訓，提高其專業(yè)、負責的精神，真正形成忠于本職工作，實現(xiàn)部門間的合作互動的良好局面。
摘要:檔案管理現(xiàn)代化是新時期檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢,是21世紀檔案事業(yè)持續(xù)發(fā)展、不斷創(chuàng)新的必然趨勢和歷史性任務。
關鍵詞:檔案 管理 現(xiàn)代化
隨著信息化浪潮涌現(xiàn),信息化從理論方式技術手段,都深刻地影響著檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展進程,不斷賦予檔案管理現(xiàn)代化以全新的內(nèi)涵。我們要正視這種發(fā)展與變化,準確地反握新時期檔案管理現(xiàn)代化的新趨勢、新要求,以檔案資源信息化推動檔案管理現(xiàn)代化。
近年來,雖然檔案工作得到較快的發(fā)展,檔案管理現(xiàn)代化水平有一定的提高,但在檔案管理方法和手段方面與世界先進水平相比,還有一定的差距,不能更好地滿足新形勢對檔案工作提出的要求。因此,就采取各種措施,加快檔案工作現(xiàn)代化的步伐。
一、檔案工作現(xiàn)代化的必要性
實現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化是社會主義市場經(jīng)濟對檔案工作的要求。在建設社會主義市場經(jīng)濟的過程中,要從總體上提高現(xiàn)代化水平,必須摸清國際國內(nèi)的動態(tài),了解過去和現(xiàn)狀,以及今后的發(fā)展趨勢,才能確定今后努力的目標和方向。而要做到這一點,就要求檔案部門能迅速、準確地提供現(xiàn)代化所需的檔案材料。面?zhèn)鹘y(tǒng)的管理方法則無法滿足這種需要,春有采用現(xiàn)代化手段,才能在較短時間內(nèi),迅速查閱到利用者所需要的檔案材料,及時提供利用。所以,實現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化,是適應我國實現(xiàn)現(xiàn)代化,趕超世界先進水平的必然要求。
實現(xiàn)檔案管理工作現(xiàn)代化是檔案事業(yè)發(fā)展的需要。隨著檔案事業(yè)的不斷發(fā)展,檔案的種類和數(shù)量急劇增長,給保管和利用帶來一系列問題。同時,利用者也對檔案工作提出了更高的要求,他們希望檔案部門能及時地無遺漏地向其提供所需要的檔案材料,并迅速傳遞到每一個需要利用的地方。手工管理的落后狀態(tài),無法解決檔案工作面臨的種種難題,不可避免地會影響檔案事業(yè)的發(fā)展。因此改革落后的檔案管理手段已成為十分緊迫的任務。面科學技術的發(fā)展,特別是電子計算機及通訊技術的廣泛應用,能為實現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化提供可靠的物質基礎。
二、檔案管理工作現(xiàn)代化的主要內(nèi)容
新時期檔案管理現(xiàn)代化是一個相對的、運態(tài)的、發(fā)展的概念范疇,在不同時期都被賦予不同的核心內(nèi)容。新時期檔案管理現(xiàn)代化是在信息時代背景下產(chǎn)生的檔案理論與實踐,以檔案資源信息化為核心內(nèi)容的新時期檔案管理現(xiàn)代化理論和工作體系正逐漸形成和發(fā)展。
(一)檔案工作技術現(xiàn)代化
它是指檔案的記錄、存貯、整理、加工、查找、交流、傳遞等用先進的科學技術裝備起來,實現(xiàn)工作手段的現(xiàn)代化。它涉及廣泛運用電訊設備、電子計算機技術、印刷技術、復制技術、縮微技術、聲像技術。比如:廣泛使用計算機進行檔案的檢索、編目、庫房管理、閱覽管理、各種統(tǒng)計工作,并把電子計算機與現(xiàn)代化的縮微技術、通訊技術有機結合起來,將會有效地實現(xiàn)檔案管理自動化。
(二)檔案工作組織與管理現(xiàn)代化
檔案事業(yè)的建設和檔案工作的組織與管理,經(jīng)系統(tǒng)論、信息論、控制論等現(xiàn)代化的科學理論為指導,運用管理科學的原理,遵循檔案工作的客觀規(guī)律,研究和處理工作的各種問題,可以做到管理方法科學化、管理機構高效化,管理工作現(xiàn)代化,檔案工作標準化,使檔案管理與組織工作更趨于完善。檔案管理手段包括理論手段和技術手段,即檔案管理的各種管理方法、管理理論以及先進的技術手段、技術成果,管理手段現(xiàn)代化是檔案管理現(xiàn)代化水平的具體體現(xiàn),是檔案管理現(xiàn)代化理論的基礎之一。首先是檔案現(xiàn)代管理方法和理論的應用。通過借鑒和利用當代管理學中的科學理論和方法,形成行之有效的檔案科學管理理論,這些理論與檔案工作實際相結合,不斷地指導檔案管理實踐,在實踐中加以總結和發(fā)展,最終形成檔案管理現(xiàn)代化的理論體系。其次是先進的技術手段應用。要不斷地將當代先進的技術設備、技術手段和技術成果引入檔案管理中,實現(xiàn)檔案管理的專業(yè)化、自動化。
(三)檔案干部知識化
由于設備的現(xiàn)代化和管理的科學化,需要建設一支具有現(xiàn)代化科技知識和業(yè)務知識的檔案專業(yè)干部隊伍。他們不僅要具有較高的政治素養(yǎng)和積極進取的精神,還應懂得電子計算機的基本理論和基本技能,能夠進行技術操作和管理,在檔案專業(yè)有較深的造詣和較高的文化和歷史知識,這樣才能適應檔案工作現(xiàn)代化的需要。
(四)檔案資源信息化
在信息時代,信息化已成為各行各業(yè)現(xiàn)代化的與主導,以信息化推動現(xiàn)代化是今后國民經(jīng)濟與社會發(fā)展的方向。檔案資源信息化作為信息技術在檔案管理領域的創(chuàng)新實踐,是將檔案資源和檔案各項管理過程,通過信息和系統(tǒng)加工和計算機網(wǎng)絡和傳輸,實現(xiàn)檔案資源的合理配置與有序、有效開開利用,實現(xiàn)檔案信息資源的社會共享。信息化將成為各項檔案工作的重要管理平臺和技術支撐,是新時期檔案管理現(xiàn)代化的核心內(nèi)容,其主要包括:一是檔案信息資源建設,即通過數(shù)字化、網(wǎng)絡化技術手段,建立起各類規(guī)范化、標準化、可共享的目錄數(shù)據(jù)庫和內(nèi)容數(shù)據(jù)庫;二是檔案基礎平臺建設,包括檔案網(wǎng)絡建設和管理系統(tǒng)開發(fā)應用,建立檔案作息資源共享的技術支撐平臺,實現(xiàn)檔案信息傳輸?shù)木W(wǎng)絡化和檔案信息資源的共享化。檔案管理現(xiàn)代化的出路在于信息化,可以預見,在未來20年,檔案資源信息建設作為檔案管理現(xiàn)代化的核心內(nèi)容,將不斷推動檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展。(五)檔案保護現(xiàn)代化
傳統(tǒng)意義上檔案保護現(xiàn)代化主要是指檔案庫房、檔案設施設備等現(xiàn)代化以及檔案載體保管保護水平的現(xiàn)代化。隨著新型存儲介質的不斷出現(xiàn)和現(xiàn)代信息處理技術的廣泛應用,出現(xiàn)許多新型載體的檔案,如機讀檔案、聲像檔案、電子檔案等,這此檔案信息的記錄和存儲載體有磁性的、光學性的和磁光性的,有磁帶、磁盤、光盤等不同形式。新型載體檔案與傳統(tǒng)載體檔案在形成介質、利用方式、存儲方式等各個方面都有不同的特點和要求,因此,以新型檔案載體為對象的檔案分配制度現(xiàn)代化將成為今后研究的重點內(nèi)容,而且,它不僅研究有效保護和保管檔案載體的方式、方法,還要深入研究如何保護檔案信息內(nèi)容的安全性、真實性與完整性。
三、檔案工作現(xiàn)代化的作用
利用計算機檢索檔案,將極大地提高檔案的查找速度,有效提高查全率,節(jié)約利用者查閱檔案的時間,提高服務質量。
[關鍵詞]高校；電子文件；管理方法
一、引言
近年來隨著中國信息化程度的日漸提高，電子文件以其豐富的形式越來越廣泛深刻的影響著人類生活的各個方面，并真實記錄了社會生活的變遷。在國家頒布的《電子文件歸檔與管理規(guī)范》中，將電子文件定義為：在數(shù)字設備及環(huán)境中形成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，以來計算機等數(shù)字設備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡上傳送的文件。電子文件數(shù)量的快速增長，使它成為檔案記錄中重要的組成部分。但是，在諸多因素的影響下，電子文件在管理方法、管理技術及管理標準等方面一直存在一些問題，特別是對于高等院校，研究院所等一些檔案文件利用率較高的地方，如何對電子文件進行規(guī)范化的管理以方便用戶特別是高校學生能夠更方便的了解檔案中信息，在提高電子文件的利用效率同時也要確保文件的真實性與完整性，就成了人們所關注的問題。
二、高校電子文件管理過程中所存在的問題
盡管各個高校如今都產(chǎn)生了大量的電子文件，但卻未得到學校的高度重視，未作為檔案進行系統(tǒng)化的處理，有的甚至得不到應有的保護。
1、對文件管理電子化重要性的認識有不夠充分。主要體現(xiàn)在兩個方面：一是高校內(nèi)電子文件的歸檔選擇和保存普遍不夠規(guī)范，沒有形成一套行之有效的規(guī)章制度。目前，高校中普遍存在的問題是歸檔不及時，紙質文件轉化成電子文件的過程缺乏規(guī)范的管理，不同系統(tǒng)之間不兼容的情況等，這些問題加大了電子文件管理的不確定性；二是對電子文件管理資金和設備的投入不足。工作人員無法利用新技術快速準確的處理電子文件，更缺少對電子文件運行所依賴的軟硬件的保護，使得電子文件的安全可用性大打折扣。
2、學校與所設檔案館（室）的分離。各所高校由于工作的性質，通常會產(chǎn)生大量的檔案，包括人事檔案、教學檔案等，因此多數(shù)高校都設有單獨的檔案館（室），由于文件數(shù)量龐大，單獨的檔案館（室）可以提供良好的建筑結構和更為先進的保管設施，以及合理的人員配置，在一定條件下會改善檔案保管的條件，但同時加大了學校及時歸檔進行信息整合的難度和文件為學?；蚋咝W生所利用的難度，并且容易造成電子文件形成與歸檔的脫節(jié)和歸檔文件與利用者的脫節(jié)，不利于高校電子文件的管理水平和利用效率的提升。
3、缺乏電子文件管理的專業(yè)技術人員。對電子文件及其歸檔后形成的電子檔案的管理，是一項艱巨的任務，否則會因對歸檔的電子文件進行分類整理不科學，影響到文件的利用價值。由于電子文件對計算機系統(tǒng)的依賴性，其必須借助計算機編目歸檔，這就要求電子檔案的管理要求管理人員既具備檔案管理基礎知識，能熟練掌握檔案工作的基本原則和方法，又能熟練掌握電子計算機技術、數(shù)字通信技術等。但如今許多高校檔案部門人員偏少，技術力量薄弱，缺乏既懂檔案知識又熟悉計算機專業(yè)技術的復合型人才，這是高校電子文件管理出現(xiàn)問題的根本原因。
4、高校間的電子文件相互交流較少，信息共享的程度弱。首先各所高校的發(fā)展水平都各有優(yōu)勢與不足，能夠實現(xiàn)信息的交流與共享勢必會提升一些學校的科研教學水平。但是由于各高校目前使用的電子文件管理系統(tǒng)五花八門，尚未有一套成熟通用的管理平臺，因此也很難建立一套適應性廣泛的電子文件管理規(guī)范，無法體現(xiàn)電子文件信息輸出時高度時效性的優(yōu)勢，也大大減少了高校學生可以獲取的信息量，不符合現(xiàn)代信息社會的發(fā)展潮流，正是高校電子文件管理中亟待提高的一部分。
三、針對所存在問題的變革方法
1、針對電子文件的管理最重要的就是要建立健全管理體制，制定必要的規(guī)章制度，規(guī)范電子文件的管理流程。首先就要明確電子文件的制作流程、保存要求、保存措施、提供利用的制度，以及電子檔案的保管、提供利用等環(huán)節(jié)的有關問題，以明確規(guī)范的程序維護電子文件的真實性和可用性，同時電子文件的數(shù)字化建檔、內(nèi)容格式，保全形式、規(guī)章制定都應該有一套統(tǒng)一的標準，以確保高校內(nèi)電子文件管理能夠安全有效的開展。
2、加強高校檔案部門、電子文件形成部門和文件利用者之間的相互關系。由于電子文件在歸檔工作中所涉及的問題非常廣泛，因此必須協(xié)調(diào)好各部門工作，使其參與到電子文件管理活動的全過程管理中去，使高校電子文件形成一套貫穿于始終并包含學校工作各個方面的完整的系統(tǒng)，共同形成高質量且符合利用需求的電子文檔。此外若將學校辦公自動化系統(tǒng)接入檔案管理系統(tǒng)，在檔案生成的初期就由系統(tǒng)對其進行管理和保護，不僅節(jié)省人力資源，增加工作效率，還能更好實現(xiàn)信息共享和管理。
3、重視高校電子檔案管理人員的培養(yǎng)和業(yè)務素質的提高。面對信息技術對檔案管理工作的滲透與沖擊，檔案工作人員應主動轉變觀念，將電子文件視為檔案系統(tǒng)中不可或缺的組成部分。提高職業(yè)素質，調(diào)整專業(yè)知識結構，要了解計算機信息管理和開發(fā)利用知識，并要熟悉掌握計算機在檔案管理中的應用，使用新的管理模式和方法對電子文件進行有效的整理。同時高校可將電子文件形成單位的信息錄入員加入到電子文件管理的隊伍當中，形成結構更加合理的管理人才體系。
一、加強并創(chuàng)新檔案管理意識
不少企業(yè)或者組織對于人事檔案管理是不重視的，認為整理人事檔案無非是將所有人的主要經(jīng)歷、政治面貌、品德作風進行簡單的登記保存而已，對于企業(yè)或者組織的發(fā)展毫無意義，同時還要分配人事檔案管理人員，對于組織來說無非是又一項支出。加強人事檔案管理的第一步，也是首要環(huán)節(jié)就是要加強醫(yī)院內(nèi)部的人事檔案管理意識。
首先，在醫(yī)院的管理者之間應該達成一致意見：對人事檔案管理樹立重視意識。這有利于人事檔案管理的有效貫徹實施，自上而下地推進人事檔案管理工作的開展。對于人事檔案管理給予更多的資源，包括人力資源，招聘專門的檔案管理人才；物力資源，提供人事檔案管理資料室，配備基本的辦公用品；財力資源，提供更多款項，為人事檔案管理工作的順利進行提供有效的物質保障。其次，提高全員的檔案意識，通過公布文件、通知、公告等，來讓醫(yī)院全員了解認識檔案管理的重要性，增強各崗位人員的工作積極性與責任感，提高全員的工作效率。最后，人事檔案管理人員應該增強責任意識，確保人員充分履行工作職責；人事檔案管理人員也應轉變檔案管理理念，解放思想，創(chuàng)新觀念，開拓思路，尋找一種高效、創(chuàng)新且具有“人性化”的人事檔案管理方法。
二、建立健全人事檔案管理機制
人事檔案管理機制是人事檔案管理的重要保障，也是人事檔案管理得以順利進行所需要遵循的依據(jù)。人事檔案管理機制需要建立健全人事檔案管理制度，將人事檔案的管理過程規(guī)范化、程序化、專門化。通過科學的方法以及利用現(xiàn)代化信息技術管理手段，規(guī)定檔案更新周期、更新時間、托管人員、可以翻閱人員、可使用人員等，明確職權與分工。對人事檔案進行科學性、系統(tǒng)性、全面性地管理。人事檔案管理的主要分為“收集信息―整理信息―分類歸檔”三個主要步驟。建立健全人事檔案管理機制需要從人事檔案管理的三個主要步驟入手，逐步進行規(guī)范，并且對每個步驟的著重點進行總結強調(diào)。
首先，收集信息。這是人事檔案管理的基礎。收集信息能否有效進行關系到人事檔案的信息是否全面。收集信息作為人事檔案管理的重要環(huán)節(jié)必須強調(diào)細致性和全面性。收集信息需要將檔案管理人員按科室進行分工，明確責權，從收集信息的第一步開始到分類歸檔的最后一步截止，負責該科室檔案的人員不能更替，若有特殊情況，一定要做好交接工作，明確檔案管理人員的責任意識與保密意識；其次，整理信息。這是人事檔案管理的關鍵步驟。對人事檔案信息的整理強調(diào)檔案管理人員的協(xié)作分工，醫(yī)院各個科室的人事檔案最好由專門的人員進行整理，即在檔案管理之前所分配的人員。最后，分類歸檔。人事檔案的管理，不僅僅是強調(diào)對檔案的收集、整理與保管，更重要的是能夠有效利用科學的人事檔案管理，來促進醫(yī)院內(nèi)部的人才考察與人才選拔。所以分類歸檔時，應該注意檔案類別的系統(tǒng)性與檔案使用時的便捷性。
三、創(chuàng)新人事檔案管理方法
