發(fā)布時(shí)間：2023-09-13 17:12:10
序言：寫作是分享個(gè)人見解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的檔案與合同管理樣本，期待這些樣本能夠?yàn)槟峁┴S富的參考和啟發(fā)，請盡情閱讀。
關(guān)鍵詞：學(xué)生檔案管理；數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)；需求分析；客戶端/服務(wù)器模式
中圖分類號：TP315文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A文章編號：1009-3044(2008)35-2486-04
The Design and Implementation of Hotan Teachers College Students' Records Management System
ADIL Gulam
(Department of Physics, Xinjiang's Hotan Teachers College, Hotan 848000, China)
Abstract: A new method of student's scores management system forHotan Teachers College is introduced in this paper. combining the design and implementation of student's scores management system ,we have made research on the distributional application system. many universities have been trying to develop an opened and distributed student's scores management system on their campus networks. In this paper, the optimum solutions on scores management system according to the characteristics of Xinjiang special regions are discussed by considering the relations between the network architecture and score management systems.
Key words: scores management system; database design; needs analysis; client/server model
1 引言
學(xué)生檔案管理系統(tǒng)是教育單位不可缺少的部分。一個(gè)功能齊全、簡單易用的學(xué)生檔案管理系統(tǒng)不但能有效地減輕學(xué)校各類工作人員的工作負(fù)擔(dān)，其內(nèi)容對于學(xué)校的決策者和管理者來說也至關(guān)重要。所以學(xué)生檔案管理系統(tǒng)應(yīng)該能夠?yàn)橛脩籼峁┏渥愕男畔⒑涂旖莸牟樵兪侄?。但一直以來人們使用傳統(tǒng)人工的方式管理文件檔案、統(tǒng)計(jì)和查詢數(shù)據(jù)，這種管理方式存在著許多缺點(diǎn)，如：效率低，保密性差，人工大量浪費(fèi)；另外時(shí)間一長，將產(chǎn)生大量的文件和數(shù)據(jù)，這對查找、更新和維護(hù)都帶來了不少困難。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷提高和計(jì)算機(jī)科學(xué)日漸成熟，其強(qiáng)大的功能已為人們所深刻認(rèn)識，它已進(jìn)入人類社會的各個(gè)領(lǐng)域并發(fā)揮著越來越重要的作用。
基于校園網(wǎng)的學(xué)生檔案管理系統(tǒng)完成后可以降低工作量，提高辦公效率，學(xué)生管理人員、教師和學(xué)生都不受時(shí)間和地點(diǎn)的限制查詢學(xué)生資料，而目前使分散的學(xué)生管理得到集中管理，這對減輕管理工作負(fù)擔(dān)，提高管理水平，實(shí)現(xiàn)學(xué)生管理的現(xiàn)代化、系統(tǒng)化、規(guī)范化具有重要意義。本文結(jié)合和田師范?？茖W(xué)校學(xué)生檔案管理工作的實(shí)際情況，在需求分析、系統(tǒng)分析的基礎(chǔ)上，對和田師專學(xué)生管理系統(tǒng)做出總體設(shè)計(jì)、詳細(xì)設(shè)計(jì)和程序設(shè)計(jì)，并進(jìn)行系統(tǒng)測試。
2 需求分析
這個(gè)階段的任務(wù)是確定“為了解決這個(gè)問題，目標(biāo)系統(tǒng)必須做什么”，主要是確定目標(biāo)系統(tǒng)必須具備哪些功能。對于需求分析不僅是軟件定義時(shí)期的最后一個(gè)階段，而且是軟件開發(fā)期的第一個(gè)階段，也是關(guān)系到軟件開發(fā)成敗的關(guān)鍵步驟。只有通過需求分析才能把軟件功能和性能的總體概念描述為具體的軟件需求規(guī)格說明，從而奠定軟件開發(fā)的基礎(chǔ)。在本階段所研究的對象是軟件項(xiàng)目的用戶要求，且必須全面理解用戶的各項(xiàng)要求，但又不能全盤接受所有的要求。為了達(dá)到這一目的，必須對其中模糊的要求進(jìn)行澄清，然后才能決定是否可以采納。而且準(zhǔn)確地表達(dá)被接受的用戶要求，也是需求分析的另一個(gè)重要方面，只有經(jīng)過確切描述的軟件需求才能成為軟件設(shè)計(jì)的基礎(chǔ)。
2.1 學(xué)生檔案管理系統(tǒng)的功能
學(xué)生檔案管理系統(tǒng)旨在提供一貫可以操作的，方便管理，提高工作效率，易于修改的輔助管理系統(tǒng)?？紤]到我校校園網(wǎng)落的實(shí)際情況，本系統(tǒng)采用Visual Basic+SQL Server 2000 結(jié)構(gòu)。
考慮到系統(tǒng)所要實(shí)現(xiàn)的功能以及系統(tǒng)的安全性，在用戶進(jìn)入系統(tǒng)之前進(jìn)行合法用戶檢測。所以系統(tǒng)中應(yīng)該有一個(gè)用戶名和密碼檢測的模塊，當(dāng)然與此相對應(yīng)，還必須有操作員管理模塊，它必須能夠進(jìn)行操作員的增加、刪除和修改，并且能夠進(jìn)行授予相應(yīng)的操作權(quán)限。系統(tǒng)中必須有一個(gè)默認(rèn)的管理用戶，它在應(yīng)用系統(tǒng)剛安裝好就能夠使用該用戶進(jìn)入，該用戶能夠建立其他用戶。同時(shí)還必須有密碼修改的模塊。普通用戶能夠修改自己的密碼，但系統(tǒng)管理員用戶能夠修改所有的資料。
大中專學(xué)校的學(xué)生檔案管理內(nèi)容十分豐富，工作繁多，所以本例規(guī)定開發(fā)的學(xué)生檔案管理系統(tǒng)只處理每學(xué)年的招生信息導(dǎo)入、新生學(xué)籍注冊、學(xué)生檔案管理和其它管理。
在招生信息導(dǎo)入管理方面提供的服務(wù)功能如下：
1) 導(dǎo)入新生的民族、籍貫、專業(yè)代碼；
2) 錄入院系信息和生成班級信息；
3) 導(dǎo)入招生數(shù)據(jù)和新生圖片；
4) 統(tǒng)計(jì)和清除新生數(shù)據(jù)；
5) 修改密碼。
在新生學(xué)籍注冊管理方面應(yīng)提供的服務(wù)功能如下：
1) 新生入校學(xué)籍注冊；
2) 新生專業(yè)調(diào)整；
3) 新生統(tǒng)計(jì)與報(bào)表生成以及報(bào)表打印；
4) 修改密碼。
在學(xué)生檔案管理方面應(yīng)提供的服務(wù)功能如下：
1) 錄入學(xué)生每學(xué)期的情況；
2) 生成學(xué)生鑒定表；
3) 生成回執(zhí)單；
4) 檔案查詢及打?。?/p>
5) 修改密碼。
學(xué)生檔案管理系統(tǒng)的直接用戶有學(xué)生、教師和教學(xué)管理員。管理員有權(quán)操縱數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)，進(jìn)行添加、更新、刪除等操作。學(xué)生和教師一般只查詢信息。本校的各部門，教研室、學(xué)生幾乎有PC機(jī)，學(xué)校全部計(jì)算機(jī)已經(jīng)連網(wǎng)。
2.2 學(xué)生管理主要工作流程分析
學(xué)生管理的各項(xiàng)工作之間有嚴(yán)格的順序性，這就要求在開發(fā)時(shí)對學(xué)生管理的業(yè)務(wù)流程有明確的了解。學(xué)生管理工作中的運(yùn)行管理是核心工作，就對運(yùn)行工作中涉及的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行分析。具體的業(yè)務(wù)流程圖如圖3、圖4所示。
3系統(tǒng)設(shè)計(jì)
3.1 設(shè)計(jì)思路
基于C/S的學(xué)生檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)是一個(gè)不斷改進(jìn)和反饋的過程。圖8是進(jìn)行基于C/S的學(xué)生檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)思路圖。
1) 系統(tǒng)界定
首先必需對系統(tǒng)進(jìn)行界定，即劃分系統(tǒng)的范圍，分析系統(tǒng)與其他系統(tǒng)之間的關(guān)系、系統(tǒng)與環(huán)境的關(guān)系。如圖5，這個(gè)過程產(chǎn)生對系統(tǒng)的一個(gè)清晰的描述，確定研究的問題。
2) 系統(tǒng)規(guī)劃、分析和方案設(shè)計(jì)
針對一個(gè)已經(jīng)界定清楚的系統(tǒng)，下面的工作便是進(jìn)行系統(tǒng)的規(guī)劃和分析及設(shè)計(jì)方案。在這個(gè)過程中，首先對系統(tǒng)進(jìn)行規(guī)劃，進(jìn)行了子系統(tǒng)的劃分和系統(tǒng)的實(shí)施計(jì)劃的設(shè)計(jì)，同時(shí)對系統(tǒng)進(jìn)行分析，這些分析包括系統(tǒng)的特性和結(jié)構(gòu)的分析、需求分析、系統(tǒng)的可行性分析等內(nèi)容，系統(tǒng)規(guī)劃和分析經(jīng)常交織在一起。另外，在這個(gè)階段還完成系統(tǒng)方案的設(shè)計(jì)和選擇工作。
3) 系統(tǒng)概要設(shè)計(jì)
系統(tǒng)概要設(shè)計(jì)主要是對系統(tǒng)業(yè)務(wù)進(jìn)行流程分析，完成系統(tǒng)的特性設(shè)計(jì)以及系統(tǒng)的功能劃分和初步設(shè)計(jì)，并對系統(tǒng)具體結(jié)構(gòu)和技術(shù)方案進(jìn)行設(shè)計(jì)。
4) 系統(tǒng)詳細(xì)設(shè)計(jì)
系統(tǒng)詳細(xì)設(shè)計(jì)包括數(shù)據(jù)流的設(shè)計(jì)、數(shù)據(jù)庫的設(shè)計(jì)、系統(tǒng)模塊的詳細(xì)設(shè)計(jì)、界面設(shè)計(jì)、程序流程的設(shè)計(jì)等內(nèi)容。
5) 代碼開發(fā)
代碼開發(fā)是按照詳細(xì)設(shè)計(jì)的要求進(jìn)行代碼的編寫工作。
6) 系統(tǒng)測試
系統(tǒng)測試是在系統(tǒng)投入使用前，對系統(tǒng)的需求分析、設(shè)計(jì)規(guī)格說明和編碼的復(fù)審。
7) 系統(tǒng)修改、運(yùn)行和維護(hù)
維護(hù)系統(tǒng)的運(yùn)行，保證系統(tǒng)有效、可靠的運(yùn)轉(zhuǎn)。
8) 系統(tǒng)評價(jià)和總結(jié)
對系統(tǒng)的完成和運(yùn)行情況進(jìn)行評價(jià)，總結(jié)系統(tǒng)開發(fā)過程中的得失，有些好的體會、思想和資源可以積累下來，并且這個(gè)過程還可以對系統(tǒng)的改進(jìn)和再設(shè)計(jì)進(jìn)行分析。實(shí)際上，以上這些過程并不要求嚴(yán)格按順序的，前后過程之間存在反饋，這些過程之間并不一定存在明顯的界限。
3.2系統(tǒng)功能模塊設(shè)計(jì)
對上述各項(xiàng)功能進(jìn)行集中、分塊，按照結(jié)構(gòu)化程序設(shè)計(jì)的要求，學(xué)生檔案管理系統(tǒng)需要完成的主要功能有以下幾大模塊：
1) 招生信息導(dǎo)入
新生數(shù)據(jù)和圖片導(dǎo)入、新生數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，輸入院系和班級信息，導(dǎo)入民族、專業(yè)、籍貫信息，查詢新生信息以及密碼管理等功能。
2) 新生學(xué)籍注冊
學(xué)籍注冊，分班，自動生成學(xué)號，圖片下載，手工輸入，調(diào)動學(xué)籍、學(xué)籍統(tǒng)計(jì)和查詢，打印個(gè)人信息表和統(tǒng)計(jì)表、密碼管理等功能。
3) 學(xué)生檔案管理
學(xué)生檔案查詢、統(tǒng)計(jì)、生成花名冊、打印個(gè)人信息表、打印學(xué)生證、打印花名冊、打印統(tǒng)計(jì)表、回執(zhí)單以及自定義表格打印
3.3 數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)
進(jìn)行數(shù)據(jù)庫的概念設(shè)計(jì)，首先必須選擇適當(dāng)?shù)臄?shù)據(jù)模型。用于概念設(shè)計(jì)的數(shù)據(jù)模型既要有足夠的表達(dá)能力，可以表示各種類型的數(shù)據(jù)及其之間的聯(lián)系和語義，又要簡明易懂，能夠?yàn)榉菍I(yè)人員所接受?？晒┻x擇的數(shù)據(jù)模型不少，比如各種語義數(shù)據(jù)模型、面向?qū)ο髷?shù)據(jù)模型等，目前應(yīng)用最廣泛的是E-R數(shù)據(jù)模型（Entity-Relationship data Model）。必須根據(jù)需求分析，確定E-R模型中的實(shí)體、聯(lián)系和屬性。
首先要確定學(xué)生檔案管理的實(shí)體，從前面章節(jié)的分析中可以看出，所有的活動都是以學(xué)生基本信息（Student）展開的，初步確定有以下實(shí)體：用戶（UserID）實(shí)體、專業(yè)代碼實(shí)體、地區(qū)代碼實(shí)體、民族代碼實(shí)體、院系代碼實(shí)體、政治面貌代碼實(shí)體、班級實(shí)體，其中專業(yè)代碼實(shí)體、地區(qū)代碼實(shí)體、民族代碼實(shí)體、院系代碼實(shí)體、政治面貌代碼實(shí)體、班級實(shí)體、完全依賴于設(shè)備實(shí)體的存在而存在，所以屬于弱實(shí)體的范疇。
其次要確定學(xué)生管理中各實(shí)體的鍵、屬性、屬性的數(shù)據(jù)類型及取值范圍。在確定實(shí)體的主鍵時(shí)，要確保這個(gè)主鍵可以唯一的標(biāo)識這個(gè)實(shí)體。在概念模型的設(shè)計(jì)中，經(jīng)常會遇到這種情況，最簡單的解決方法就是對實(shí)體集合中每個(gè)實(shí)體有一個(gè)互不相同的學(xué)號，選擇這個(gè)學(xué)號作為實(shí)體集合的關(guān)鍵字。因此在學(xué)生基本信息實(shí)體中增加了學(xué)生學(xué)號這個(gè)屬性，這種增加學(xué)號屬性也是設(shè)計(jì)中常用的一種確定實(shí)體鍵的方式。在確定實(shí)體的屬性及其數(shù)據(jù)類型時(shí)，要考慮到系統(tǒng)的可擴(kuò)展性以及特殊情況。在確定屬性代碼的時(shí)候，要避免同一概念數(shù)據(jù)模型中出現(xiàn)相同的屬性編碼，同時(shí)還要使人一目了然。在這里給出各實(shí)體的屬性和主鍵，以下劃線標(biāo)識出主鍵。
學(xué)生基本信息實(shí)體：考號、學(xué)號、院系代碼、專業(yè)代碼、現(xiàn)在專業(yè)、班級編號、現(xiàn)在班級、姓名、性別、出生年月、政治面貌編號、婚姻狀況、家庭出身、戶口性質(zhì)、畢業(yè)中學(xué)、考生設(shè)備名稱特長、家庭地址、聯(lián)系電話、郵編、入學(xué)日期、高考成績、Picture.
專業(yè)代碼實(shí)體：專業(yè)代碼、專業(yè)代號、錄取專業(yè)、院系。
地區(qū)代碼實(shí)體：區(qū)號、籍貫。
民族代碼實(shí)體：民族代碼、民族。
院系代碼實(shí)體：院系代碼、院系、院系主任。
班級實(shí)體：班級編號、院系、錄取專業(yè)、班級、班主任。
用戶實(shí)體：用戶名、密碼、權(quán)限。
第三要確定實(shí)體之間的聯(lián)系。實(shí)體與實(shí)體之間的聯(lián)系除了一對一、一對多之外，還存在有多對多的形式?？梢詫⒙?lián)合理解為構(gòu)建于M:N聯(lián)系實(shí)體之間的一個(gè)橋梁，通過它將這個(gè)M:N聯(lián)系轉(zhuǎn)化為兩個(gè)1:N聯(lián)系。完成了學(xué)生檔案管理模塊的概念數(shù)據(jù)模型之后，可以用相同的步驟來完成系統(tǒng)中其他模塊的概念模型的設(shè)計(jì)，在這里就不一一贅述。
4 系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)
系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)選用Microsoft Visual Basic 作為前臺開發(fā)工具。Visual Basic 是一套完整的開發(fā)工具，提供了企業(yè)級模板。系統(tǒng)采用多層結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)，可以生成具有高度可伸縮性和靈活性的應(yīng)用程序。使用Visual Basic架構(gòu)開發(fā)，生成可編程Exe窗體，Visual Basic界面與代碼相分離。
4.1用戶注冊與登錄模塊的實(shí)現(xiàn)
每個(gè)模塊的登陸界面以及密碼算法是統(tǒng)一的，但是所運(yùn)行的模塊不同，所訪問的數(shù)據(jù)庫不同，因此登陸用戶身份以及密碼不同，如圖7。
4.2 招生信息導(dǎo)入模塊的實(shí)現(xiàn)
界面實(shí)際上是系統(tǒng)與用戶之間的接口，也是控制和選擇信息輸入輸出的主要途徑。界面設(shè)計(jì)規(guī)定界面的布局、風(fēng)格、色彩等約定，界面設(shè)計(jì)應(yīng)該堅(jiān)持友好、簡單、實(shí)用、易于操作等的原則。
這個(gè)模塊的主要功能是，把招生的信息導(dǎo)入到招生數(shù)據(jù)庫中，以便于學(xué)生學(xué)籍注冊時(shí)使用。
4.3 學(xué)籍注冊模塊的實(shí)現(xiàn)
這個(gè)模塊的主要功能是，新生到校報(bào)名時(shí)，根據(jù)考號調(diào)用相關(guān)信息，并分班，同時(shí)自動生成學(xué)號后，保存到學(xué)生檔案數(shù)據(jù)庫中，以便于學(xué)生檔案管理時(shí)使用。
圖9 學(xué)籍注冊模塊的實(shí)現(xiàn)
4.4 學(xué)生檔案管理模塊的實(shí)現(xiàn)
這個(gè)模塊的主要功能是，輸入學(xué)生每學(xué)期獎懲情況、政治思想狀況、以及修改、查詢學(xué)生相關(guān)信息。打印院系學(xué)生花名冊、個(gè)人信息表、回執(zhí)單等，如圖10。
5 結(jié)束語
本論文結(jié)合和田師專學(xué)生檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)，研究了基于C/S的分布式應(yīng)用系統(tǒng)原理、設(shè)計(jì)和實(shí)現(xiàn)的問題。首先，論文概述了和田師范?？茖W(xué)校學(xué)生檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用背景，對學(xué)生檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行了需求分析。在此基礎(chǔ)上提出了基于C/S的分布式應(yīng)用系統(tǒng)的解決方案。接著，論文對學(xué)生檔案管理系統(tǒng)的解決方案─基于C/S的分布式應(yīng)用系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)和原理進(jìn)行了深入研究，并從系統(tǒng)的角度對基于 C/S 的分布式系統(tǒng)的特性進(jìn)行了分析。在論文中，結(jié)合筆者實(shí)際研究過程中的經(jīng)驗(yàn)，對基于 C/S 的分布式應(yīng)用系統(tǒng)的設(shè)計(jì)方法進(jìn)行了研究，提出了基于校園網(wǎng)的一些安全和復(fù)合密碼算法思想，并給出了基于 C/S 的分布式應(yīng)用系統(tǒng)的設(shè)計(jì)流程。最后，論文對學(xué)生檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行了詳細(xì)設(shè)計(jì)和實(shí)現(xiàn)，重點(diǎn)分析了學(xué)生檔案管理系統(tǒng)的技術(shù)方案設(shè)計(jì)和應(yīng)用平臺選擇、系統(tǒng)設(shè)計(jì)以及系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)。
參考文獻(xiàn)：
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各區(qū)（縣）勞動和社會保障局、各職業(yè)介紹服務(wù)中心：
為了做好按提前退休工種辦理退休工作，經(jīng)研究，在本市職業(yè)介紹服務(wù)中心存檔的人員和檔案在街道的失業(yè)人員中，符合提前退休工種條件的，可以辦理退休?，F(xiàn)將有關(guān)問題通知如下：
一、辦理在本市職業(yè)介紹服務(wù)中心存檔的人員和檔案在街道的失業(yè)人員按提前退休工種退休的有關(guān)工作，按照我局《關(guān)于嚴(yán)格按照國家規(guī)定辦理企業(yè)職工退休有關(guān)問題的通知》（京勞社養(yǎng)發(fā)〔1999〕63號）的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
二、上述人員辦理按提前退休工種退休時(shí)，個(gè)人提出申請由職業(yè)介紹服務(wù)中心或街道（鎮(zhèn)）勞動科按規(guī)定填寫《職工提前退休審批表》，報(bào)所在區(qū)、縣勞動和社會保障局審批。
三、各單位在審批時(shí)，要嚴(yán)格進(jìn)行審查，以存檔前或失業(yè)前的檔案明確記載為準(zhǔn)，后補(bǔ)的材料無效。
Abstract:Archives of engineering construction contract management of construction enterprises are management work in legal documents and evidence. This article on the project construction of contract management of.
關(guān)鍵詞：工程 合同 檔案
Key words: project contract archives
任何一項(xiàng)工程都要有業(yè)主委托設(shè)計(jì)、監(jiān)理、施工，各方之間的責(zé)任與利益不同，只有通過合同才能形成相互聯(lián)系和相互制約的機(jī)制，從而實(shí)現(xiàn)工程的目標(biāo)。因而，作為合同文件的檔案管理在工程中顯得尤為重要，加強(qiáng)工程施工合同的歸檔管理和開發(fā)利用成為工程施工檔案管理部門面對的重要課題。合同管理是項(xiàng)目管理的核心，其始終貫穿于項(xiàng)目管理的全過程，因而我們要做好工程中的合同檔案管理工作，促進(jìn)工程中各方維護(hù)自身的利益，確保市場上各種工程活動的協(xié)調(diào)有序地運(yùn)行。
一、對工程合同檔案的理解
工程合同是工程施工單位、承包人、建設(shè)單位、發(fā)包人完成某項(xiàng)工程項(xiàng)目勘察、設(shè)計(jì)、建筑、安裝工作、建設(shè)單位接受工作成果并支付報(bào)酬的書面文件。凡是符合法律的具有法律效力的合同都應(yīng)該收集、歸檔、整理組卷、裝訂、歸檔，并進(jìn)行長時(shí)間的保存。合同檔案內(nèi)容包括投標(biāo)、中標(biāo)書、信件以及數(shù)據(jù)、合同書、電傳、電報(bào)、傳真、電子郵件、電子數(shù)據(jù)交換等，其中市政工程承包合同實(shí)際包括勘察、設(shè)計(jì)、建筑、安裝合同。
二、工程合同檔案管理的任務(wù)
在工程建設(shè)的市場經(jīng)濟(jì)條件下，我們要培養(yǎng)工程合同意識，使工程各方都認(rèn)識到如果不簽訂合同將不利于自身和市場的發(fā)展。首先，在合同簽訂之前施工單位應(yīng)對招標(biāo)文件進(jìn)行分析和合同文本審查，評估合同風(fēng)險(xiǎn)，然后進(jìn)行工程合同的策劃，為報(bào)價(jià)、工程預(yù)算、合同談判與簽訂提供決策的信息與意見。其次，當(dāng)合同簽訂后，應(yīng)該對于合同實(shí)施情況進(jìn)行跟蹤，收集合同實(shí)施過程中的信息資料，然后對此進(jìn)行分析，提出合同實(shí)施方面的意見、建議，建立合同實(shí)施的保證體系。
三、如何提高工程合同管理水平
3.1加強(qiáng)工程合同檔案管理質(zhì)量
工程合同管理對材料的收集是管理的基礎(chǔ)工作，對此，工程施工技術(shù)人員、監(jiān)理人員要加強(qiáng)對檔案管理人員的聯(lián)系，檔案管理人員也要跟隨施工進(jìn)度在在收集時(shí)做到有的放矢，保證材料收集的連續(xù)性與完整性。收集的材料除了要完整，還應(yīng)該確保其正確。因而工程監(jiān)理還應(yīng)該檢查合同內(nèi)容是否字跡清楚、齊全、完整，合同的書寫是否規(guī)范，合同文本上是否有雙方代表人的簽章與日期。還要保證作為企業(yè)檔案部門留存的建設(shè)工程施工合同必須是“第一手”的原始記錄，只有加強(qiáng)合同的收集與整理，才能防范工程管理中的漏洞，避免工程糾紛。
3.2建立健全合同檔案管理機(jī)制
21世紀(jì)是法制的社會，在工程建設(shè)過程中我們應(yīng)該簽訂合同，明確了發(fā)包人和承包人在工程中的權(quán)利和義務(wù)，因而企業(yè)要建立健全合同管理制度，使工程合同依法訂立，依法履行，以達(dá)到維護(hù)各方權(quán)益，提高效益的目的。首先，施工合同簽訂后的關(guān)鍵問題是如何依法履行。我們應(yīng)該遵守《民法通則》、《合同法》、《招標(biāo)投標(biāo)法》、《建筑法》，規(guī)定合同雙方應(yīng)認(rèn)真履行各自的權(quán)利和義務(wù)，任何一方無權(quán)隨意變更或解除合同，任何一方違反合同規(guī)定，都必須承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。這樣充實(shí)完善檔案案卷，科學(xué)地規(guī)范檔案法規(guī)，更進(jìn)一步地加強(qiáng)檔案法規(guī)建設(shè)。其次，制定施工合同檔案的收集范圍、責(zé)任單位及責(zé)任人員和歸檔時(shí)限。合同管理人員要認(rèn)真履行自己的職責(zé)，保證縱企業(yè)各層次關(guān)系明確，在企業(yè)《工程技術(shù)資料管理辦法》中應(yīng)明確施工合同檔案管理的考核辦法，使檔案管理部門和人員產(chǎn)生激勵作用，確保建設(shè)工程施工合同歸檔渠道的暢通及歸檔的及時(shí)性和完整性。最后，工程合同檔案是一種寶貴的信息資源，檔案人員應(yīng)學(xué)會用現(xiàn)代的科學(xué)理論完善工程合同檔案管理，進(jìn)行動態(tài)性、實(shí)時(shí)性的管理，及時(shí)全面地總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，并要做好必要的保密工作，維護(hù)企業(yè)自身的合法權(quán)益。
3.3建立健全合同管理網(wǎng)絡(luò)體系
建筑安裝施工企業(yè)具有跨地區(qū)跨省市、施工點(diǎn)多面廣、施工基地遷移頻繁等特點(diǎn)，因而在工程合同管理中往往會存在一些問題，為了保證工程合同檔案的收集同基本建設(shè)類檔案一樣要齊全完整，除了要按照“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理”的原則實(shí)行公司和分公司兩級管理，另外可建立起一個(gè)與企業(yè)組織機(jī)構(gòu)及管理模式相適應(yīng)的、信息暢通的、完整的、穩(wěn)固的合同管理網(wǎng)絡(luò)體系，做好檔案的收集、整理、歸檔、利用工作，更好的完善工程合同的渠道。第一，建立網(wǎng)絡(luò)體系就要求合同管理員經(jīng)常咨詢和查看各級合同檔案管理的工作狀況，每個(gè)季度各級合同檔案管理員將這段時(shí)期的檔案管理變化情況報(bào)道給公司合同管理員，加強(qiáng)雙方之間的聯(lián)系。第二，每年各級合同檔案管理員將各地的收集完整的合同檔案連同合同臺帳一并移交公司經(jīng)營部門，然后由公司交企業(yè)檔案部門留存。因?yàn)橥暾钠髽I(yè)建設(shè)工程施工合同管理網(wǎng)絡(luò)是信息暢通的渠道，輔以計(jì)算機(jī)的應(yīng)用則更快捷、容量大。第三，企業(yè)檔案部門收到工程合同后應(yīng)該按合同臺帳、合同編號進(jìn)行一一的對照，發(fā)現(xiàn)有缺的要及時(shí)進(jìn)行追回。接著企業(yè)檔案部門還要對檔案進(jìn)行分類，按照責(zé)任者、文件題名、時(shí)間、保管期限、文件字號、密級、檔案號制成檔案的二次文獻(xiàn)輸入計(jì)算機(jī)并組卷歸檔。
三、結(jié)束語
工程建設(shè)是社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展的動力，而良好的工程合同檔案的管理又能提高工程建設(shè)的效益，因此我們要不斷完善工程合同管理，提高工程檔案管理的質(zhì)量，以更好的為工程各方創(chuàng)造利益，為社會發(fā)展服務(wù)。
參考文獻(xiàn)：
[1] 劉曉明.合同檔案的特點(diǎn)及其管理[J]. 科技情報(bào)開發(fā)與經(jīng)濟(jì).2006年04期
關(guān)鍵詞：建筑工程合同，工程建設(shè)，分類，作用，措施。
中圖分類號：K826.16 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：
建設(shè)工程合同是承包人進(jìn)行工程建設(shè)，發(fā)包人支付價(jià)款的合同。是指由承包人進(jìn)行工程建設(shè)，發(fā)包人支付價(jià)款的合同，通常包括建設(shè)工程勘察、設(shè)計(jì)、施工合同。
一、建設(shè)工程合同的管理內(nèi)容
在我國建設(shè)工程項(xiàng)目從立項(xiàng)開工到竣工檢查過程中，工程合同管理工作需做到以下幾點(diǎn)。
（1）建立工程合同管理的體系及管理制度，同時(shí)建立健全相關(guān)的合同管理檔案制度。
（2）在建立工程合同簽訂關(guān)系之前，需持以認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，以事前做好相應(yīng)的市場預(yù)測、資訊調(diào)研等準(zhǔn)備工作。
（3）在工程合同簽訂中，需要進(jìn)行嚴(yán)格管理。由于簽訂工程合同是一種法律行為，簽字雙方要擔(dān)負(fù)一定的權(quán)責(zé)，責(zé)任雙方必須以嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度擬定合同的內(nèi)容條款，同時(shí)確保工程合同的合法、公平原則。
（4）在責(zé)任雙方簽訂工程合同后，要認(rèn)真履行合同相關(guān)的內(nèi)容要求，按照合同內(nèi)容對在建設(shè)過程中發(fā)生的相關(guān)變更索賠事件和合同糾紛事件予以及時(shí)處理。
二、建設(shè)工程合同的分類及要求
工程合同通常都貫穿于工程項(xiàng)目的整個(gè)建設(shè)過程中，尤其是大、中型建設(shè)項(xiàng)目，需要從立項(xiàng)開始經(jīng)歷一個(gè)異常繁雜的過程。我國建設(shè)工程中合同類型可分為以下4 種。
（1）建筑工程勘察設(shè)計(jì)合同。建設(shè)項(xiàng)目的項(xiàng)目責(zé)任人要在與設(shè)計(jì)單位代表完成事前的勘察及設(shè)計(jì)任務(wù)后，明確責(zé)任雙方的權(quán)利及義務(wù)，合同內(nèi)容通常涉及有關(guān)的基礎(chǔ)資料、勘察設(shè)計(jì)文件、質(zhì)量控制要求及實(shí)體工程造價(jià)等。
（2）建設(shè)工程委托監(jiān)理合同。建設(shè)單位派請具有相關(guān)資質(zhì)的監(jiān)理機(jī)構(gòu)代表為權(quán)利代表，對工程項(xiàng)目實(shí)體建設(shè)過程進(jìn)行全程監(jiān)督與管理。簽訂的建設(shè)工程委托監(jiān)理合同的內(nèi)容一般涉及監(jiān)理對象、雙方責(zé)任主體的權(quán)利以及其他一些相關(guān)的內(nèi)容，而合同要求的工作內(nèi)容是通過監(jiān)理機(jī)構(gòu)為建設(shè)項(xiàng)目提供高質(zhì)量的技術(shù)服務(wù)。
（3）建設(shè)工程承包施工合同。建設(shè)工程承包施工合同是承包責(zé)任人履行施工任務(wù)的依據(jù)性文件，其內(nèi)容主要包括工程范圍、施工工期、開工與竣工時(shí)間、工程施工質(zhì)量及驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、工程造價(jià)成本、技術(shù)資料的交付時(shí)間、材料及設(shè)備的供應(yīng)、質(zhì)量保修范圍、保質(zhì)期和雙方互相協(xié)作條款等。
（4）建設(shè)工程物資采購合同。建設(shè)工程項(xiàng)目的物資采購合同具有一般合同的法律約束力，它指的是具有平等主體的自然法人、其他物資組織之間為實(shí)現(xiàn)建設(shè)工程項(xiàng)目的物資買賣關(guān)系而建立的關(guān)于供求雙方相互權(quán)利與義務(wù)關(guān)系的文本協(xié)議。
建設(shè)工程合同管理要求。建設(shè)工程合同需要合法的管理與維護(hù)，以防范在建設(shè)工程中出現(xiàn)的合同風(fēng)險(xiǎn)，這也對相應(yīng)的工程合同管理工作提出了一定要求。簽訂工程合同的主體必須具有相應(yīng)的法人資質(zhì)，并且要求法人必須是能夠獨(dú)立承擔(dān)風(fēng)險(xiǎn)責(zé)任的企業(yè)組織。不具有資質(zhì)的其他部門、機(jī)構(gòu)以及自然人不能私自簽訂合同。因此，在簽訂合同之前應(yīng)對簽訂合同的當(dāng)事人的資質(zhì)和資信能力進(jìn)行全面調(diào)查，以確保簽字的法人單位有能力履約工程合同；簽訂的工程合同需以書面形式表達(dá)，其內(nèi)容要包括當(dāng)事人的名稱、住所，合同的抬頭、落款、公章以及簽字當(dāng)事人提供的資信情況與載明的當(dāng)事人的法人名稱、住址要保持一致。
三、建設(shè)工程合同在工程中的作用
本文主要以建設(shè)施工合同為例分析建設(shè)工程合同在工程中的重要作用。建設(shè)施工合同是建設(shè)項(xiàng)目業(yè)主與承包人需共同遵守的具有法律效力的技術(shù)經(jīng)濟(jì)文件，具有特殊性和繁雜性。在簽訂施工合同之后，為實(shí)現(xiàn)工程建設(shè)目標(biāo)，建設(shè)單位與施工單位在協(xié)議中都會明確雙方的相互權(quán)責(zé)與義務(wù)關(guān)系，因此，在履約過程中都要以施工合同的內(nèi)容要求作為主要依據(jù)，并將其作為業(yè)主單位進(jìn)行項(xiàng)目建設(shè)，撥付計(jì)量款，控制施工質(zhì)量、工期和成本，以順利促進(jìn)工程建設(shè)項(xiàng)目活動的重要憑據(jù)。由此可見，一份內(nèi)容全面的施工合同將對實(shí)現(xiàn)質(zhì)量、進(jìn)度和成本目標(biāo)起到事半功倍的效果，同時(shí)也會對規(guī)范工程管理和提高管理效率起到較好的促進(jìn)作用。
四、加強(qiáng)工程合同管理的措施
為加強(qiáng)合同管理，提高合同質(zhì)量，保證合同的全面履行，以提高合同的履約率、維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益和提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益，應(yīng)做好以下幾方面的工作：
（1）增強(qiáng)管理人員的檔案意識
做好工程合同的管理工作，意識是關(guān)鍵。首先要爭取項(xiàng)目經(jīng)理部對合同管理工作的支持，把合同管理工作像抓進(jìn)度、質(zhì)量與成本控制那樣抓緊、抓好、抓牢。其次要增強(qiáng)合同管理人員的檔案意識，使他們知道自己承擔(dān)著歸檔的法律義務(wù)，以及依法利用合同檔案的權(quán)利。最后要說明的是，檔案意識是合同管理人員的最基本的素質(zhì)與要求，對合同管理工作起著至關(guān)鍵性的作用，這也是做好工程合同管理工作的可靠基礎(chǔ)和基礎(chǔ)前提。
（2）建立完善的管理制度
企業(yè)必須建立一套完善的合同管理制度，才能保證合同管理工作順利進(jìn)行。從項(xiàng)目的立項(xiàng)階段開始，工程建設(shè)就應(yīng)該把竣工驗(yàn)收的檔案管理工作與五大目標(biāo)等同視之，設(shè)置相關(guān)的機(jī)構(gòu)部門與管理人員，并構(gòu)建一個(gè)完整的管理體系，專門負(fù)責(zé)工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收階段的資料收集、整理和檔案管理工作。除此之外，還應(yīng)建立一套可靠的管理方針和實(shí)施細(xì)則，使每個(gè)檔案管理人員都明確自己的管理職責(zé)，保證日常工作的規(guī)范，充分發(fā)揮工程合同在工程各個(gè)方面的作用。
（3）加強(qiáng)合同信息化建設(shè)
伴隨現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和新型載體的應(yīng)用越來越廣泛，這這種趨勢下，傳統(tǒng)的檔案管理模式必將被淘汰，信息化的檔案管理模式也就呼之欲出了。因此，我們需要借助信息技術(shù)建立合同管理系統(tǒng)，如合同檔案庫、合同分析系統(tǒng)等。工程建設(shè)應(yīng)該運(yùn)用這點(diǎn)，充分利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，開展檔案的信息化管理工作，并建立合同檔案數(shù)據(jù)庫，加快合同信息化建設(shè)的節(jié)奏，全面提升工程的檔案管理水平。
（4）加強(qiáng)專業(yè)知識的培訓(xùn)
要想要做好工程合同的管理工作，對檔案管理人員素質(zhì)、能力的培養(yǎng)不可或缺。因此，在工程合同管理工作中，管理人員既要懂得檔案管理的專業(yè)知識，全面了解合同的內(nèi)容、特點(diǎn)、規(guī)律和方法，又要學(xué)習(xí)了解相關(guān)的管理法規(guī)，增強(qiáng)對工作崗位的責(zé)任心和使命感。由此可見，勢必要加強(qiáng)對現(xiàn)行合同管理專業(yè)知識的培訓(xùn)工作，使工程從由始至終都規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，增強(qiáng)工程管理的整體水平，保證工程資料的檔案質(zhì)量。
（5）嚴(yán)格控制竣工驗(yàn)收關(guān)
一般而言，工程在竣工驗(yàn)收前，都會對工程合同進(jìn)行專項(xiàng)驗(yàn)收，一旦出現(xiàn)合同驗(yàn)收不合格的情況，是不可以進(jìn)行竣工驗(yàn)收的。所以在工程竣工驗(yàn)收過程中，工程合同的各級管理部門與相關(guān)工作人員一定要嚴(yán)格控制竣工驗(yàn)收關(guān)，要仔細(xì)審查各類工程合同資料，保證竣工檔案的真實(shí)性與可靠性，盡可能地將工程合同應(yīng)有的作用發(fā)揮出來。
五、結(jié)論
對于工程建設(shè)項(xiàng)目，需要事前分析施工合同履約過程中的風(fēng)險(xiǎn)因素，對風(fēng)險(xiǎn)大的工程更要強(qiáng)化合同分析工作，以避免或減少合同風(fēng)險(xiǎn)因素帶來的問題。
參考文獻(xiàn)：
[1]李幼琴.建設(shè)工程合同管理探析[J].企業(yè)技術(shù)開發(fā),2007,26（6）：54-55．
關(guān)鍵詞：工程合同；管理
中圖分類號： TU723.1 文獻(xiàn)標(biāo)識碼： A 文章編號：
工程合同是指涉及工程范疇的平等主體的自然人、法人、其他組織之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的書面協(xié)議。包括代建、勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、招標(biāo)、工程咨詢、工程檢測、工程管理、拆遷等內(nèi)容。工程合同管理（以下簡稱合同管理）是企業(yè)管理的重要內(nèi)容之一，是降低企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)、實(shí)現(xiàn)企業(yè)合法權(quán)益的根本保障。本文就合同管理的簽訂、履行等方面談一下自己的認(rèn)識和理解。
一、合同的簽訂
合同的簽訂必須符合國家法律、法規(guī)，符合國家有關(guān)方針政策，并遵循：“平等互利、協(xié)商一致”的原則。對外簽訂合同，除法定代表人外，必須是持有法人委托書的法人委托人，法人委托人必須在企業(yè)法人授權(quán)的范圍內(nèi)代表企業(yè)簽訂合同。簽約人在簽訂合同之前，必須認(rèn)真了解對方當(dāng)事人的情況。合同一律采用書面格式，必須采用統(tǒng)一合同文本，并對合同各方當(dāng)事人權(quán)利、義務(wù)的規(guī)定必須明確、具體，文字表達(dá)要清楚、準(zhǔn)確。合同承辦人、合同簽署代表簽訂合同的委托人應(yīng)該認(rèn)真核查對方當(dāng)事人的主體資格，包括主體資格證明、資質(zhì)證明及相關(guān)文件；若對方法定代表人委托他人簽訂合同的，還應(yīng)審查人的資格，必須提供書面授權(quán)委托文件；同時(shí)，還要考察對方的履約能力和商業(yè)信用；評估合同內(nèi)容的可行性、嚴(yán)密性。
二、合同的履行
1、合同依法成立，具有法律約束力。一切與合同有關(guān)的部門、人員都必須本著“重合同、守信譽(yù)”的原則。嚴(yán)格執(zhí)行合同所規(guī)定的義務(wù)，確保合同的實(shí)際履行或全面履行。
2、合同履行完畢的標(biāo)準(zhǔn)，應(yīng)以合同條款或法律規(guī)定為準(zhǔn)。沒有合同條款或法律規(guī)定的，一般應(yīng)以物資交清，工程竣工并驗(yàn)收合格、價(jià)款結(jié)清、無遺留交涉手續(xù)為準(zhǔn)。
3、在合同履行過程中，無論遇到任何困難，首先應(yīng)盡一切努力克服困難，盡力保障合同的履行。如實(shí)際履行或適當(dāng)履行確有人力不可克服的困難而需變更、解除合同時(shí)，應(yīng)在法律規(guī)定或合理期限內(nèi)與對方當(dāng)事人進(jìn)行協(xié)商。
4、對方當(dāng)事人提出變更、解除合同的，應(yīng)從維護(hù)本公司合法權(quán)益出發(fā)，從嚴(yán)控制。第一，變更、解除合同，必須符合《合同法》的規(guī)定，并應(yīng)在公司內(nèi)辦理有關(guān)手續(xù)。第二，變更、解除合同的手續(xù)，應(yīng)按規(guī)定的審批權(quán)限和程序執(zhí)行。第三，變更、解除合同一律采用書面形式（包括當(dāng)事人雙方的信件、函電、電傳等），口頭形式一律無效。第四，變更、解除合同的協(xié)議在未達(dá)成或未批準(zhǔn)之前，原合同仍有效，繼續(xù)履行。但特殊情況經(jīng)雙方一致同意的例外。第五，因變更、解除合同而使當(dāng)事人的利益遭受損失的，除法律允許免責(zé)外，均應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任，并在變更、解除合同協(xié)議書中明確規(guī)定。
5、關(guān)于合同糾紛的處理方式和原則
第一，合同在履行過程中如與對方當(dāng)事人發(fā)生糾紛的，應(yīng)按《合同法》等有關(guān)法規(guī)和本《制度》規(guī)定妥善處理。第二，合同糾紛由有關(guān)業(yè)務(wù)部門協(xié)法律顧問負(fù)責(zé)處理，經(jīng)辦人對糾紛的處理必須具體負(fù)責(zé)到底。第三，處理合同糾紛的原則是：(1)堅(jiān)持以事實(shí)為依據(jù)、以法律為準(zhǔn)繩，法律沒規(guī)定的，以國家政策或合同條款為準(zhǔn)。(2)以雙方協(xié)商解決為基本辦法，糾紛發(fā)生后，應(yīng)及時(shí)與對方當(dāng)事人友好協(xié)商，在既維護(hù)本公司合法權(quán)益，又不侵犯對方合法權(quán)益的基礎(chǔ)上，互諒互讓，達(dá)成協(xié)議，解決糾紛。(3)因?qū)Ψ截?zé)任引起的糾紛，應(yīng)堅(jiān)持原則，保障我方合法權(quán)益不受侵犯；因我方責(zé)任引起的糾紛，應(yīng)尊重對方的合法權(quán)益，主動承擔(dān)責(zé)任，并盡量采取補(bǔ)救措施，減少我方損失；因雙方責(zé)任引起的糾紛，應(yīng)實(shí)事求是，分清主次，合情合理解決。第四，合同糾紛的提出，加上由我方與當(dāng)事人協(xié)商處理糾紛的時(shí)間，應(yīng)在法律規(guī)定的時(shí)效內(nèi)進(jìn)行，并必須考慮有申請仲裁或的足夠時(shí)間。
三、加強(qiáng)合同管理的措施
合同管理不是一門簡單的學(xué)問，很多細(xì)節(jié)很多條款都要在日常工作中加以注意并及時(shí)掌握合同管理中各種動態(tài)的信息，以保證對合同管理的完整性與及時(shí)性。
1、加強(qiáng)合同管理的組織機(jī)構(gòu)建設(shè)，設(shè)立專門合同管理機(jī)構(gòu)和配備合同管理人員。機(jī)構(gòu)建設(shè)是創(chuàng)建“重合同守信用”企業(yè)的組織保證。要在公司組建一支合同管理員隊(duì)伍，并全部經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，形成了公司合同管理由管理機(jī)構(gòu)具體負(fù)責(zé)和管理人員經(jīng)辦負(fù)責(zé)的有序運(yùn)行機(jī)制。做到公司合同信用管理機(jī)構(gòu)健全，配備合同管理人員，建立健全有關(guān)規(guī)章制度。
2、認(rèn)真做好合同管理的基礎(chǔ)工作
(1)建立合同管理制度，工程合同管理辦法中應(yīng)涵蓋合同專管員崗位職責(zé)、合同專用章與合同文本保管使用制度、工程合同委托制度、工程合同信函與談判紀(jì)要管理制度、合同管理學(xué)習(xí)與培訓(xùn)制度、工程合同臺帳與檔案管理制度等相關(guān)配套的管理制度，以便細(xì)化和規(guī)范合同管理的全過程。
(2)合同檔案集中管理。應(yīng)定期將履行完畢或不再履行的工程合同有關(guān)資料（包括與有關(guān)的文書、圖表、傳真件以及合同流轉(zhuǎn)單等）按合同編號整理，交檔案管理人員存檔。
(3)建立合同管理臺帳。應(yīng)根據(jù)合同的不同種類，建立合同的分類臺賬和總臺賬。臺賬應(yīng)逐日填寫，做到準(zhǔn)確、及時(shí)、完整。合同檔案應(yīng)當(dāng)包括紙質(zhì)檔案和電子檔案，及時(shí)更新，保證合同管理員能夠掌握合同的最新動態(tài)。
3．監(jiān)督檢查。依據(jù)合同管理工作的實(shí)際情況，合同管理領(lǐng)導(dǎo)部門應(yīng)對工程合同管理工作進(jìn)行定期或不定期檢查，其檢查結(jié)果將作為年終考核的依據(jù)。
【摘要】科研項(xiàng)目合同檔案是維護(hù)合同雙方的合法權(quán)益，履行合同和解決糾紛的依據(jù)，是科研活動不可或缺的重要組成部分。本文結(jié)合實(shí)際工作，針對普遍存在的問題，提出了新的管理思路和管理方法，以便科學(xué)合理地開展科研項(xiàng)目合同檔案管理工作。
關(guān)鍵詞 科研項(xiàng)目；合同檔案；管理
科研項(xiàng)目合同檔案是記載科研項(xiàng)目合同履行全部情況的文字資料，具有突出的依據(jù)憑證性、形式與內(nèi)容的規(guī)范性程序較高、時(shí)效性強(qiáng)等特點(diǎn)，這些特點(diǎn)決定了科研項(xiàng)目合同檔案的特殊性和重要性。科研項(xiàng)目合同檔案是維護(hù)合同雙方的合法權(quán)益，履行合同和解決糾紛的依據(jù)，同時(shí)為科研生產(chǎn)、經(jīng)營管理提供依據(jù)和參考，是科研活動不可或缺的重要組成部分，所以我們要重視科研項(xiàng)目合同檔案管理工作，不斷創(chuàng)新工作思路，探索新的管理模式，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理。
一 、類別
我所對科研項(xiàng)目合同檔案進(jìn)行了梳理，根據(jù)不同的內(nèi)容和特點(diǎn)，將我所的科研項(xiàng)目合同主要分為以下幾類：1. 科研生產(chǎn)合同：主要指型號科研、預(yù)先研究、裝備生產(chǎn)、維修保障等方面的合同。2. 儀器設(shè)備合同：主要指外購儀器設(shè)備、非標(biāo)設(shè)備等方面的合同。3. 基本建設(shè)合同：主要指工程建設(shè)等方面的合同。4. 其他合同：主要指其他類合同。
二、存在的問題
由于科研項(xiàng)目合同檔案種類繁多，又有其特殊性，在收集、整理中容易出現(xiàn)以下一些問題。
（一）歸檔不完整。如合同附件或合同中提到的文件資料，歸檔不全現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，給合同檔案的管理和利用帶來不便。
（二）合同簽署信息不完整。個(gè)別合同沒有合同簽署日期，簽字蓋章信息不完整，影響了合同的準(zhǔn)確性和有效性。
（三）存在復(fù)印件、圓珠筆書寫等現(xiàn)象。歸檔的合同中，如委托授權(quán)書等文件，經(jīng)常出現(xiàn)復(fù)印件現(xiàn)象；簽訂合同時(shí)，隨意使用圓珠筆等不耐久字跡材料。
（四）存在歸檔計(jì)劃落實(shí)性差。出現(xiàn)隨時(shí)歸檔或者集中大批量歸檔等現(xiàn)象。
三、管理的方法和措施
檔案部門應(yīng)及時(shí)掌握及歸納科研項(xiàng)目合同檔案管理工作中存在的問題，采取有效的方法和措施，有針對性地改善合同管理工作，不斷提高合同檔案管理水平，滿足企事業(yè)單位科研生產(chǎn)經(jīng)營管理各項(xiàng)工作對檔案管理的要求。
（一）健全制度，落實(shí)管理。科研項(xiàng)目合同檔案有別于其他檔案，在收集、整理、歸檔等方面存在很大的差異性，較難和其他項(xiàng)目同時(shí)歸檔 ，故我所檔案部門與合同相關(guān)的管理部門進(jìn)行了溝通，在執(zhí)行檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，結(jié)合檔案管理工作的實(shí)際情況，于2012 年起，將我所把合同檔案作為專門檔案進(jìn)行管理。建立并修訂完善了相關(guān)的制度來規(guī)范和實(shí)施，進(jìn)一步明確了歸檔計(jì)劃、歸檔范圍、歸檔時(shí)間和歸檔要求，在合同規(guī)范化管理方面取得了一定的成效。從而使合同檔案及時(shí)、完整歸檔有了制度保證，為進(jìn)一步提高合同檔案管理水平提供了堅(jiān)實(shí)的保障。
（二）實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)管理體系。根據(jù)科研項(xiàng)目合同檔案的特點(diǎn)和要求，實(shí)行網(wǎng)絡(luò)管理體系，由檔案部門集中統(tǒng)一管理，專門負(fù)責(zé)收集、整理、管理全所的合同文檔，同時(shí)檔案部門負(fù)責(zé)監(jiān)督指導(dǎo)各部門的合同管理工作，以確保檔案完整、完全和有效地利用。各部門應(yīng)分別建立健全合同文檔的形成、積累、整理、歸檔工作體系，并確定一名專門人員負(fù)責(zé)合同文檔管理。建立合同檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，明確職責(zé)，強(qiáng)化責(zé)任，才能事半功倍；同時(shí)進(jìn)一步深化職能，加強(qiáng)檔案管理與業(yè)務(wù)部門之間的業(yè)務(wù)交流和工作溝通，有序開展科研項(xiàng)目合同檔案管理工作。
（三）明確管理程序。我所領(lǐng)導(dǎo)非常重視科研項(xiàng)目合同的制作過程，規(guī)定了合同檔案必須如實(shí)記載合同簽訂、履行的真實(shí)情況。在合同簽訂前，必須將記載的全部內(nèi)容，經(jīng)過各相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)的校對審核，由主管的所領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，還需要法律顧問室對法律方面審核同意后，方可簽訂合同，對合同檔案的正確性、系統(tǒng)性、完整性負(fù)責(zé)，程序嚴(yán)明，要求明確，進(jìn)一步降低風(fēng)險(xiǎn)，依法維護(hù)單位的合法權(quán)益，使合同檔案充分發(fā)揮其突出的依據(jù)憑證性作用。
四、采取有效的管理措施
館藏檔案質(zhì)量的好壞、完備與否，取決于檔案的收集整理工作。在利用合同檔案時(shí)，要充分發(fā)揮合同檔案的寶貴信息，就必須有計(jì)劃性地做好收集、整理等工作，同時(shí)因地制宜做好科研項(xiàng)目合同的歸檔管理工作，才能積極主動地為全所人員提供利用，使檔案的作用得到充分的發(fā)揮。
（一）制定歸檔計(jì)劃，主動介入?？紤]到有些科研項(xiàng)目合同檔案有其獨(dú)特性，正式簽訂后需要辦理免稅等手續(xù)。所以，合同簽訂后不能馬上移交歸檔，故建議采用按年度歸檔比較可行。
要做好檔案合同的管理工作，必須制定完備的計(jì)劃，每年年初，根據(jù)合同檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，檔案部門要求各合同管理部門，列出預(yù)計(jì)當(dāng)年新簽合同清單，寫明合同名稱，合同數(shù)量、金額，合同甲乙方等基本信息，便于檔案人員發(fā)揮主觀能動性，配合業(yè)務(wù)部門有計(jì)劃、有目的地開展未簽或新簽的合同或補(bǔ)充協(xié)議等的檢查和指導(dǎo)工作，主動介入，保證科研項(xiàng)目合同材料完整、齊全、準(zhǔn)確。
（二）歸檔時(shí)嚴(yán)格把關(guān)。由于合同檔案的種類繁多，所以應(yīng)該根據(jù)實(shí)際情況，嚴(yán)把歸檔質(zhì)量關(guān)，認(rèn)真做好歸檔接收工作。合同檔案的整理應(yīng)當(dāng)由歸檔責(zé)任人負(fù)責(zé)并在歸檔前進(jìn)行，列出合同歸檔清單，按照所內(nèi)統(tǒng)一的合同編號進(jìn)行系統(tǒng)排列。認(rèn)真檢查，為合同的真實(shí)性和完整性負(fù)責(zé)，檢查時(shí)重申歸檔的合同必須為原件，合同的書寫材料必須符合持久性耐久性的要求，合同附件必須完整、準(zhǔn)確，合同中提到的相關(guān)培訓(xùn)材料及驗(yàn)收依據(jù)等必須歸檔完整。加強(qiáng)對合同的檔案管理，完整保存與合同相關(guān)的證據(jù)材料，糾紛一旦發(fā)生，可以及時(shí)運(yùn)用檔案記載的內(nèi)容，依法維護(hù)單位的權(quán)益，所以，我們必須重視科研項(xiàng)目合同檔案的收集、整理和歸檔工作，嚴(yán)把歸檔質(zhì)量關(guān)。
（三）歸檔、組卷工作。對于合同檔案的管理，我所主要借助于信息化管理手段，開發(fā)了一個(gè)合同管理平臺，增加了一些合同特有的字段和檢索方法，在合同的管理方法上有了一定的突破。各合同管理部門按照要求，隨時(shí)錄入新簽合同信息，貼上各部門唯一的條形碼，便于檔案人員及時(shí)掌握合同信息，及時(shí)開展檢查指導(dǎo)工作。待合同信息完整齊全后，一般于下一年年初，通過合同管理平臺網(wǎng)上移交，檔案部門仔細(xì)檢查核對合同信息后掃入條碼，正式組卷。
對于合同檔案的分類、組卷、編號，我所是參照文書檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)來進(jìn)行的，首先將“合同檔案”設(shè)置為一級類目，然后按照“問題—年度”分類方法進(jìn)行分類、組卷、編號。這里的“問題”，就是合同檔案的類別。這個(gè)管理方法非常便于合同的統(tǒng)計(jì)、查找和利用，充分滿足了合同管理部門的工作需求，給檔案人員的工作也帶來了便利。與此同時(shí)，由于合同檔案不是一個(gè)獨(dú)立個(gè)體，與科研生產(chǎn)經(jīng)營管理各方面有著千絲萬縷的關(guān)系，通過建立參見號，關(guān)聯(lián)至各相關(guān)的案卷中去，進(jìn)一步完善整個(gè)檔案管理體系。
一、 高校合同管理中存在的問題
（一）合同簽訂主體混亂，缺乏合同管理機(jī)構(gòu)
高校合同管理涉及的多個(gè)部門，如基建工程與修繕項(xiàng)目（含設(shè)計(jì)、監(jiān)理、施工等）牽涉到基建處與后勤管理處；資產(chǎn)出租出借、對外投資牽涉到后勤管理處；物資設(shè)備采購、大宗物資采購、低價(jià)易耗品的定期采購牽涉到資產(chǎn)設(shè)備處；教材和圖書資料（含電子圖書資源）采購牽涉到圖書館；合作辦學(xué)牽涉到招生就業(yè)管理處；教科研的橫向課題牽涉到教科處；校企合作牽涉到各系部等等，造成誰都能以部門名義對外簽合同，一旦出現(xiàn)合同糾紛，誰都不承擔(dān)責(zé)任，誰都負(fù)不起責(zé)任，最后由學(xué)校承擔(dān)責(zé)任，同時(shí)多部門對外簽合同，往往給合同的收集、歸檔管理造成了難度，給學(xué)校財(cái)務(wù)管理帶來了風(fēng)險(xiǎn)和損失。如我校僅中國移動的捐贈合同就分別與學(xué)工處、團(tuán)委、招就處、后勤與產(chǎn)業(yè)處、信息中心簽訂六個(gè)不同內(nèi)容的合同，十分混亂，缺乏合同管理的主體，給學(xué)校的利益帶來了損失。
（二）合同缺乏流程管理，內(nèi)部牽制不到位
合同管理是全過程的系統(tǒng)，合同的管理分為制度、流程、表格、文本、檔案幾個(gè)方面的管理，流程管理又分為合同準(zhǔn)備階段管理、合同簽約管理、合同履約管理、合同履約后管理。合同從訂立前常出現(xiàn)對對方單位資質(zhì)和履約能力審查不夠；合同簽署中出現(xiàn)合同沒有經(jīng)過承辦部門、財(cái)務(wù)、基建審計(jì)等部門聯(lián)合會簽，重大金額沒有經(jīng)過律師對合同主要條款的審核等；合同簽訂后出現(xiàn)沒有部門能監(jiān)督合同的履行情況，如合同是否按時(shí)完成，完成的質(zhì)量如何，是否有合同糾紛發(fā)生等；合同履行結(jié)束后，沒有主管部門將合同全部收集歸檔、妥善保管合同的正本、副本、往來函件、談判記錄、履行記錄、解除、變更合同的協(xié)議等重要資料等等，結(jié)果給學(xué)校造成不必要的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)、稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)以及法律糾紛等。
（三）合同文本混亂，缺乏規(guī)范化的格式文本
很多高校由于缺乏合同管理主體機(jī)構(gòu)，合同大多由各合同承辦部門簽訂，合同的格式五花八門，專業(yè)性差，往往忽視違約責(zé)任、爭議解決等條款的約定，導(dǎo)致最終給學(xué)校帶來利益損失。如有些合同僅限于口頭搞“君子協(xié)議”，不簽訂書面合同；有的即使是書面合同，也不注意合同中的一些主要條款的約定及違約處理的約定；更有甚者為了便于應(yīng)付管理部門的審查,對于同一個(gè)項(xiàng)目,往往還要簽訂 “正規(guī)合同” 和“私下合同”兩份,“正規(guī)合同”形式正規(guī),內(nèi)容合法,但雙方并不真正履行, “私下合同”在形式上不完備,實(shí)際上屬于不平等合同,會給高校的利益帶來很大損失,并容易造成合同糾紛。
二、高校合同管理規(guī)范化的具體措施。
（一）加強(qiáng)法制觀念，重視合同管理人員的培養(yǎng)
1、高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)充分重視學(xué)校的合同管理，加強(qiáng)對合同的宣傳和教育力度，強(qiáng)化全校教職工的合同意識和法制觀念，舉辦關(guān)于《合同法》、《專利法》、《科技合同法》、《商標(biāo)法》、《建筑法》、《招標(biāo)投標(biāo)法》等一系列法律法規(guī)講座，使教職員工能夠熟練地使用這些法律法規(guī)，這樣就能支持和理解合同管理工作，自覺遵守規(guī)章制度。
2、合同管理是一項(xiàng)專業(yè)性強(qiáng)、知識面寬、法律法規(guī)意識要求高、需要豐富實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的管理工作，因此對合同管理人員的選擇和培養(yǎng)顯得尤為的重要。學(xué)?？梢愿鶕?jù)實(shí)際情況，定期或不定期組織合同管理人員進(jìn)行合同相關(guān)法律法規(guī)知識的專業(yè)培訓(xùn)和職業(yè)道德培訓(xùn)。通過培訓(xùn)使合同管理人員掌握合同訂立與管理的技巧，培養(yǎng)其職業(yè)素養(yǎng)，促使高校合同管理人員的業(yè)務(wù)水平不斷提高，保證合同的簽訂質(zhì)量。
（二）建立健全合同管理制度體系建設(shè)
1、建立和完善合同管理制度。合同管理制度是高校對各類合同的簽訂、履行和管理工作的規(guī)范，是全面推進(jìn)依法治校，切實(shí)維護(hù)學(xué)校合法權(quán)益內(nèi)部合同管理的基本準(zhǔn)則。在制度中對合同管理的機(jī)構(gòu)以及合同的起草、談判、審查、簽訂、履行、變更、糾紛、責(zé)任等每一個(gè)工作環(huán)節(jié)均做出明確規(guī)定，明確對于涉及經(jīng)濟(jì)內(nèi)容的合同，達(dá)到規(guī)定金額的項(xiàng)目必須經(jīng)過正常的招投標(biāo)程序后，才能進(jìn)入合同簽訂程序，規(guī)范簽訂主體，嚴(yán)禁以職能部門或院系名義對外簽訂合同。
2、要建立與合同管理制度相配套的一系列制度。除有了合同管理制度是不夠的，還必須對合同運(yùn)行全過程的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行細(xì)致、深入的規(guī)定，使每個(gè)步驟的開展都有據(jù)可依，并處于有效的監(jiān)控狀態(tài)。這些配套制度主要包括合同歸口管理制度、資信調(diào)查制度和信用管理制度、合同授權(quán)委托書管理制度、合同履行及糾紛處理制度、合同基礎(chǔ)事物管理制度包括合同專用章管理、合同臺賬登記、合同檔案管理等。
（三）建立全過程流程管理和內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制
1、合同準(zhǔn)備階段。首先簽約前要對初次簽約主體資格進(jìn)行調(diào)查，所有合同在簽訂前需要重點(diǎn)調(diào)查合作方有無簽約主體資格，了解其資質(zhì)、履約能力、既往的履約信譽(yù)等。重大合同在簽訂前需要聘請專業(yè)人才進(jìn)行詳細(xì)的專項(xiàng)調(diào)查并制作調(diào)查報(bào)告。其次對有過合作關(guān)系的單位，平時(shí)要建立履約、信用檔案，建立不良記錄的信息管理制度，對列入不良記錄名單的應(yīng)限制其參與學(xué)校的相關(guān)經(jīng)濟(jì)活動，通過對客戶的資信信息、資信檔案、信用狀況、信用等級進(jìn)行嚴(yán)格的制度化管理，最大限度地控制客戶的信用風(fēng)險(xiǎn)。
2、合同簽署階段。合同簽訂中首先規(guī)范合同文本。盡量采用國家相關(guān)部門統(tǒng)一印制的格式合同或合同示范文本，規(guī)范合同文本，有利于明確合同主體的責(zé)任和合同爭議的解決，減少合同履約過程中的爭議。其次規(guī)范合同審批流程。每項(xiàng)合同的簽訂應(yīng)由承辦部門提出，合同承辦部門應(yīng)就合同主要條款、可行性及風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行全面審查，合同的審批流程分別經(jīng)過財(cái)務(wù)處、紀(jì)檢審計(jì)處、學(xué)院辦公室等部門審核合同的相關(guān)條款，建立合同會簽制。重大合同還需經(jīng)學(xué)校法律顧問審閱，主要對合同文本進(jìn)行合法性、規(guī)范性審查。實(shí)行合同會簽審批流程，對每份合同的簽訂，層層把關(guān)，責(zé)任到位。再次規(guī)范法人授權(quán)委托制度。高校對外簽訂合同, 應(yīng)由作為法定代表人的校長或其委托人進(jìn)行。未經(jīng)授權(quán), 任何人不得以學(xué)校名義對外簽約,杜絕職能部門或二級院系以本部門、本單位名義對外簽約。
3、合同履行階段。對合同實(shí)施動態(tài)化全程監(jiān)控。首先合同簽訂后，合同承辦部門應(yīng)當(dāng)對合同履行過程中的各個(gè)環(huán)節(jié)包括簽約、交貨、驗(yàn)收到結(jié)算及時(shí)跟蹤、管理，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。其次合同管理的核心內(nèi)容就是抓好執(zhí)行環(huán)節(jié)的財(cái)務(wù)控制，財(cái)務(wù)部門應(yīng)該嚴(yán)格按照合同的條款辦理結(jié)算手續(xù)，把好合同結(jié)算關(guān)，杜絕違反合同規(guī)定超進(jìn)度付款現(xiàn)象的發(fā)生。
4、合同履行后階段。首先做好合同基礎(chǔ)事物管理，進(jìn)行日常的合同臺賬登記和合同檔案的信息化管理，并及時(shí)進(jìn)行合同評價(jià)分析。合同簽署后，合同管理部門應(yīng)及時(shí)將合同資料歸檔，妥善保管合同的正本、副本、往來函件、談判記錄、履行記錄、解除、變更合同的協(xié)議等重要資料，實(shí)現(xiàn)合同檔案的信息化管理，同時(shí)適時(shí)引進(jìn)合同的軟件化管理、使其能進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化審核，規(guī)范化的管理，也便于合同信息資料的收集、整理、存儲、處理、分析和使用。其次紀(jì)檢監(jiān)督部門要檢查合同管理制度的執(zhí)行情況，每年對合同進(jìn)行年檢，檢查合同的簽訂和履行情況。通過檢查可以發(fā)現(xiàn)問題，分析尋找主要矛盾和矛盾的主要方面，采取針對性的措施，保證合同的正確履行，提高合同的履行率，避免和減少合同糾紛。
合同的規(guī)范化管理，實(shí)際上是把經(jīng)濟(jì)監(jiān)督關(guān)口前移，用合同管理的方式去規(guī)范、約束經(jīng)濟(jì)行為，避免了經(jīng)濟(jì)活動中由于缺乏法制觀念給學(xué)校造成的不必要損失，由于校內(nèi)各職能部門全方位的參與，形成了監(jiān)督的機(jī)制，增強(qiáng)了經(jīng)濟(jì)活動的透明度，有效地抑制了腐敗行為，加強(qiáng)了黨的廉政建設(shè)。學(xué)校應(yīng)當(dāng)把依法治校與加強(qiáng)學(xué)校管理、提高學(xué)校競爭力和維護(hù)學(xué)校自身合法權(quán)益有機(jī)結(jié)合起來。建立和完善合同管理，加強(qiáng)法制教育，提高法律意識，是高校完善合同管理，依法治校的必然產(chǎn)物。
參考文獻(xiàn)：
“財(cái)富的一半來自合同”，合同是企業(yè)從事各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動獲取經(jīng)濟(jì)效益的橋梁和紐帶。當(dāng)前，合同管理非常重要，關(guān)乎企業(yè)生死存亡，合同管理是企業(yè)管理的重要內(nèi)容，做好合同管理工作，是維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益的最基本的要求。筆者針對黑龍江墾區(qū)國有農(nóng)場土地等資源合同管理中出現(xiàn)的突出問題，提出了具體解決辦法，旨在提高企業(yè)經(jīng)營管理水平和經(jīng)濟(jì)效益，規(guī)避各種經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)。
【關(guān)鍵詞】
土地資源；合同管理；存在問題；措施及辦法
黑龍江墾區(qū)擁有土地總面積5.54萬平方公里，耕地4338萬畝，其中水田2268萬畝。黑龍江墾區(qū)占全國農(nóng)墾耕地面積近一半，是我國耕地面積最大的墾區(qū)，土地是墾區(qū)立足之本，發(fā)展之基，土地等資源收入是墾區(qū)目前主營收入，占其自身資源收入的80%以上。土地承包合同好與壞，不僅關(guān)乎墾區(qū)的發(fā)展，而且直接關(guān)系到墾區(qū)的穩(wěn)定及廣大職工的切身利益。
一、合同簽訂情況
黑龍江省農(nóng)墾齊齊哈爾管理局土地總面積398.23萬畝，其中耕地面積219.83萬畝，按照管理局關(guān)于對農(nóng)（牧）場2016年上半年經(jīng)濟(jì)活動開展考核調(diào)研的通知要求，管理局黨委責(zé)成相關(guān)部門組成調(diào)查組，對全局土地資源合同執(zhí)行情況進(jìn)行檢查，對下一步如何完善合同管理體制、合同簽訂和履約等情況進(jìn)行充分的調(diào)研，通過檢查，共清理各類經(jīng)濟(jì)合同24540份，其中：當(dāng)年簽訂土地承租合同21837份，長期出租土地承租合同502份，草原合同1684份，林地合同391份，水面合同55份，資產(chǎn)租賃合同8份，建筑施工合同59份，其他資源合同4份。在對土地承包合同進(jìn)行查閱過程中發(fā)現(xiàn)，全局共有外來承包戶408戶，占全局土地承包總戶數(shù)的1.8%。這些外來戶一部分是當(dāng)年農(nóng)場種植業(yè)結(jié)構(gòu)調(diào)整，職工沒有水稻種植經(jīng)驗(yàn)，從外地引來的水稻種植戶；另一部分是2000年初農(nóng)場土地效益不好，農(nóng)場職工沒有種地積極性，土地發(fā)包較困難，在周邊農(nóng)村通過做工作吸引來場的種植戶。從合同管理來看，總體情況較好，但個(gè)別農(nóng)場仍然存在一些不可忽視的問題。
二、合同管理現(xiàn)狀
黑龍江墾區(qū)由于歷史機(jī)構(gòu)、管理體制、客觀形勢和相關(guān)管理制度的變更等多方面因素影響，引發(fā)合同糾紛呈逐年增長態(tài)勢，合同管理需加強(qiáng)，主要體現(xiàn)在以下幾方面。
（一）合同簽訂不規(guī)范
通過調(diào)查發(fā)現(xiàn)，一些農(nóng)（牧）場在合同簽訂規(guī)范上存在大量問題：一是格式化合同筆填出現(xiàn)失誤后，經(jīng)辦人直接在合同上修改。二是一些補(bǔ)充條款不注明在相應(yīng)的位置，而是填寫在合同空白處。三是土地承包合同漏填相關(guān)項(xiàng)目條款。四是土地承包合同承包人簽字有錯誤。五是合同數(shù)字書寫潦草難辨。六是合同審查校對不細(xì)，存在多、少、錯字。七是合同漏填重要內(nèi)容。八是簽約人簽字蓋章不全。九是合同變更不簽補(bǔ)充協(xié)議。
（二）合同內(nèi)容存在問題
1.缺乏必備條款。重點(diǎn)體現(xiàn)在缺少合同的變更、解除、中止等條款以及違約責(zé)任條款。這樣將直接導(dǎo)致有的合同不能變更解除，有的合同不能中止，如當(dāng)事人違約不能受到相應(yīng)的制裁。
2.條款內(nèi)容存在問題。一是內(nèi)容簡單，約定不細(xì)。二是表述存在問題，容易產(chǎn)生疑義。三是約定不合規(guī)、不合理。四是權(quán)利義務(wù)條款有失公允。
3.無用條款過多。主要是一些采用格式化范本的合同。一些范本為了適應(yīng)大范圍使用，規(guī)定羅列了很多方面的條款。有的農(nóng)場簽訂合同將范本照搬照抄，一些無用的或雙方未約定的條款也不刪除，造成合同條款過多，很多條款不能執(zhí)行。
（三）簽約技術(shù)存在問題
1.不達(dá)成合同約定生效條件。達(dá)成合同中約定生效的條件是合同生效的基礎(chǔ)。因此要使合同真正生效，合同的約定必須達(dá)成，但實(shí)際上這方面也存在問題。如合同中約定簽字蓋章后生效，但合同只簽字不蓋章或只蓋章不簽字，或簽字蓋章不全。有的合同約定公證后生效，但簽訂合同不辦理公證。
2.合同生效時(shí)間與合同約定生效時(shí)間存在矛盾。如某承包合同為2011年7月30日簽訂，但在合同中約定“承包期限自2011年1月1日起……”，造成2011年1月1日至2011年7月29日承包不發(fā)生效力。
3.既又承包，合同簽訂無效。在各場簽訂的承包合同中，有的約定了人，由人代表農(nóng)場在合同上簽字，但同時(shí)有的人承包了土地，又在承包人一欄上簽字，造成了合同的無效。
4.簽約時(shí)間過長，合同難以履行。有一租賃合同，期限50年，但租賃人已經(jīng)57歲，如合同履行完，其已百歲以上，但合同中還約定合同履行完，租賃人有優(yōu)先承租權(quán)。其中提前終止合同條款約定如乙方確需提前解約，須提前3個(gè)月書面通知甲方。本合同應(yīng)針對乙方年齡特點(diǎn)，重點(diǎn)考慮合同期限及中止解除等條款。
（四）簽約主體存在問題
一是無主體資格者簽訂合同。各場簽訂的各類合同，簽約主體只能是農(nóng)（牧）場，不應(yīng)當(dāng)為其他的非法人單位。但還有少部分合同由非法人單位作為甲方簽訂承包合同。二是代表人無主體資格。有的合同人在法定代表人一欄上簽字，顯然不具備主體資格。有的合同未約定人，合同簽字一欄也未載明是法定代表人還是人，卻由人簽字。三是無主體資格認(rèn)定材料。雙方是單位的無營業(yè)執(zhí)照，是個(gè)人的無身份證明，建筑公司等特殊行業(yè)無資質(zhì)證明，法定代表人無法定代表人身份證明，委托人無授權(quán)委托書。
（五）長期合同問題較多
一是個(gè)別農(nóng)（牧）場簽訂土地長期合同，存在問題較多，如承包期限太長。二是承包費(fèi)過低。每畝幾元、十幾元、幾十元的都有。三是合同條款過于簡單。有的合同就是幾句話，普遍缺少切實(shí)可行的變更和解除條款，造成無法有效地調(diào)整承包費(fèi)用或解除合同。四是發(fā)包方五花八門，有的是農(nóng)場、有的是分場、有的是連隊(duì)、甚至是莫名其妙的單位。長期合同基本上都是歷史遺留下來的，體現(xiàn)了當(dāng)時(shí)機(jī)構(gòu)管理體制和經(jīng)營管理出現(xiàn)了許多問題。
（六）合同管理制度滯后
一是合同管理檔案沒有完全建立，底數(shù)不清，合同編號不統(tǒng)一。個(gè)別農(nóng)（牧）場合同管理檔案還沒有建立，單位究竟簽訂多少份合同底數(shù)不清，各類經(jīng)濟(jì)合同編號無序、混亂。二是合同管理缺少審批、會簽、登記、備案歸檔等管理制度。農(nóng)（牧）場基本上沒有完善的合同管理制度，合同管理的各環(huán)節(jié)沒有制度約束，管理存在漏洞。三是重大的經(jīng)濟(jì)合同簽訂無會議紀(jì)要或相關(guān)文件、合同履約中隨意變更。四是合同保管分散，無統(tǒng)一保管部門，出現(xiàn)“誰都管，誰都不管”的現(xiàn)象。五是合同管理委員會沒有真正發(fā)揮作用。在合同起草、訂立、簽訂等過程中沒有起到應(yīng)有的審批和監(jiān)督作用，存在監(jiān)管真空狀態(tài)。六是合同歸檔不夠嚴(yán)肅。將一些未簽訂完成或有缺欠的合同保存歸檔。
三、提高合同管理的建議和措施
1.認(rèn)真貫徹執(zhí)行《齊齊哈爾管理局合同管理辦法》，要將合同管理辦法作為各單位簽訂、履行、管理各類合同的規(guī)范性文件，貫穿于合同管理工作的始終。各單位應(yīng)當(dāng)依照管理局的管理辦法，結(jié)合本單位的實(shí)際，制定本單位的實(shí)施細(xì)則，并在今后的合同管理工作中認(rèn)真貫徹執(zhí)行。
2.認(rèn)真清理合同，摸清底數(shù)。要認(rèn)真清理本單位的各類合同，分類建立好管理檔案，準(zhǔn)確摸清底數(shù)，檔案中要按照合同類別統(tǒng)一進(jìn)行編號，做到紙質(zhì)合同與編號對應(yīng)，以便查閱。管理檔案要載明合同當(dāng)事人、標(biāo)的、履行期限、履行狀況、是否修改及修改補(bǔ)充內(nèi)容、是否產(chǎn)生糾紛和產(chǎn)生糾紛的原因及如何解決處理等內(nèi)容。針對合同存在問題，各單位要及時(shí)整改不合規(guī)合同。如對簽訂不規(guī)范，缺章少字、填列內(nèi)容筆誤等能夠補(bǔ)充完善的合同進(jìn)行認(rèn)真整改。
3.對顯失公平等不合規(guī)合同進(jìn)行清理。必要時(shí)通過政法機(jī)構(gòu)部門付諸法律程序予以修改和完善。
4.成立合同管理組織機(jī)構(gòu)，完善合同管理制度。各單位要按照合同管理辦法的要求，成立合同管理委員會和合同管理辦公室。建立健全合同管理制度，有效地監(jiān)督管理各類合同的簽訂和履行。合同管理辦公室要及時(shí)搜集、整理合同，要及時(shí)將到期的合同向本單位檔案管理部門移交，并編制移交清冊，重要的合同實(shí)行文本電子儲存。合同正本、副本、附件，以及雙方變更、修改合同的協(xié)議或往來傳真函件，都要妥善保管。
5.認(rèn)真清理、保管和使用合同印章。企業(yè)要認(rèn)真清理合同印章，對外簽訂的各類合同的印章必須唯一，嚴(yán)格控制非法人單位對外簽訂合同，對外的合同印章必須報(bào)管理局備案，合同印章要指定專人保管，印章使用要建立登記和審批制度。
6.加強(qiáng)合同訂立人的身份確認(rèn)和主體資格審查。合同簽訂對方是自然人的，要審查其身份信息。是單位的，審查企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照，簽訂人的授權(quán)委托書和身份信息，并對企業(yè)的勞務(wù)、供貨或生產(chǎn)等資信和能力進(jìn)行審查。
7.大宗資源承包或租賃合同簽訂期限不宜過長。要在合同中約定切實(shí)可行的變更解除條款，保證合同的順利履行和合理有效地變更解除。
8.簽訂合同應(yīng)使用管理局下發(fā)的統(tǒng)一文本。無統(tǒng)一文本的，各單位要在起草合同后，及時(shí)由合同管理辦公室進(jìn)行審查修改。
9.嚴(yán)格履行合同簽批手續(xù)，有效杜絕訴訟風(fēng)險(xiǎn)。根據(jù)合同管理辦法中的各類合同審批權(quán)限，制訂更加詳細(xì)的補(bǔ)充規(guī)定，將哪一種合同由誰審批，多大標(biāo)的合同由誰審批等內(nèi)容作具體的規(guī)定。
10.加大公證力度，規(guī)范合同管理。對各類合同，特別是大標(biāo)的或其他重要的合同，應(yīng)當(dāng)辦理公證，對合同內(nèi)容、簽訂程序等進(jìn)一步規(guī)范化，避免產(chǎn)生不必要的糾紛和損失。
