發(fā)布時(shí)間：2023-09-04 16:40:15
序言：寫作是分享個(gè)人見解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的人事檔案建設(shè)樣本，期待這些樣本能夠?yàn)槟峁┴S富的參考和啟發(fā)，請盡情閱讀。
[關(guān)鍵詞]人事檔案管理；信息化建設(shè)；重要性；問題；對策
0引言
人事檔案管理工作是企業(yè)單位人力資源管理中的一項(xiàng)重要環(huán)節(jié)，在全球信息化的背景之下，以往傳統(tǒng)人事檔案管理工作模式早已不能符合現(xiàn)代社會的發(fā)展需要，人事檔案管理內(nèi)涵以及工作業(yè)務(wù)的發(fā)展重心實(shí)現(xiàn)了更大的延伸，也就是企業(yè)應(yīng)明確怎樣做好人事檔案管理的信息化建設(shè)，進(jìn)而真正推動(dòng)該項(xiàng)工作的現(xiàn)代化發(fā)展。然而目前，縱觀企事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)工作不難看出，其仍舊包含較多問題，對企業(yè)單位人事檔案工作的持續(xù)全面發(fā)展形成了一定的阻礙影響。為此，我們應(yīng)制定科學(xué)有效的對策，積極開展人事檔案信息化建設(shè)，方能達(dá)到事半功倍的工作效果。
1人事檔案管理信息化建設(shè)的重要性
人事檔案管理信息化建設(shè)主要是采用現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)信息技術(shù)完成人事檔案資源的整理、處置，并提供相應(yīng)的應(yīng)用服務(wù)，該過程體現(xiàn)出了檔案信息資源管理的網(wǎng)絡(luò)化以及數(shù)字化特征，可進(jìn)一步加快人事檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展進(jìn)程，由此可見該項(xiàng)工作將對企業(yè)單位人事工作、生產(chǎn)管理形成極為重要的影響。首先，人事檔案管理信息化，由電子檔案的形成、收集、檢驗(yàn)、歸檔、入庫直至應(yīng)用等流程均需要借助自動(dòng)化系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)，可令管理員工避免從早到晚一直忙于瑣碎事務(wù)，這樣一來人事檔案管理效率將明顯增長。其次，人事檔案管理信息化完成了人事檔案管理的無紙化、網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展，使復(fù)雜的模塊實(shí)現(xiàn)了全面集成，例如薪酬管理、工作業(yè)績評估、檔案信息管理等，利用人事檔案信息集成數(shù)據(jù)庫可更快地查詢到所需要的各項(xiàng)人員信息。省略了檔案工作人員處理原始資料的較多時(shí)間，對保護(hù)人事檔案原版紙質(zhì)資料的完整性極為有利，同時(shí)可更好地實(shí)現(xiàn)信息資源的全面共享。另外，加強(qiáng)人事檔案管理信息化建設(shè)，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)決策人員可更快地了解到不同級別干部人員道德、才干、業(yè)績、廉政等層面的相關(guān)信息，進(jìn)而為培養(yǎng)人才、崗位晉升、人員聘用提供科學(xué)的參考資料。
2人事檔案管理信息化建設(shè)包含的問題
縱觀當(dāng)前企業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)工作不難看出，其呈現(xiàn)出一定的代表性問題。首要問題在于沒有形成科學(xué)的認(rèn)識，因此對人事檔案管理信息化建設(shè)工作不夠重視。一些人錯(cuò)誤地認(rèn)為，該項(xiàng)工作僅僅是輔環(huán)節(jié)，無需列入重點(diǎn)計(jì)劃進(jìn)行管理，沒有擺正人事檔案管理的應(yīng)有地位。在這種錯(cuò)誤認(rèn)識的前提下，企業(yè)單位無法投入充足的人力與財(cái)力資源，對人事檔案管理信息化建設(shè)的有效開展形成了一定的阻礙影響。
當(dāng)前，一些企業(yè)單位進(jìn)行檔案管理通常應(yīng)用傳統(tǒng)模式，由于較多重復(fù)性工作耗費(fèi)了員工精力，導(dǎo)致工作效率低下。同時(shí)，當(dāng)前企業(yè)單位人事檔案資源的提供、應(yīng)用仍舊多為實(shí)體檔案，大量的多次翻閱會導(dǎo)致檔案損壞以及不完整的問題，檔案管理保存工作無法全面落實(shí)。在建設(shè)人事檔案信息數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)過程中，一些企業(yè)單位并沒有形成一致的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)劃，導(dǎo)致數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)欠缺應(yīng)有的完整性以及系統(tǒng)性，信息采集不完整，一些信息不確定，無法第一時(shí)間更新，使得人事信息呈現(xiàn)出混亂的現(xiàn)象。同時(shí)，部分企業(yè)僅能在員工基礎(chǔ)信息、編輯檔案目錄、傳遞檔案資源等環(huán)節(jié)應(yīng)用計(jì)算機(jī)管理，信息化水平有限，較難完成資源共享。
以往，人事檔案資源管理通常通過手工方式進(jìn)行裝訂，無需員工有較高的技能與素質(zhì)，然而伴隨人事檔案管理的信息化、現(xiàn)代化發(fā)展，企業(yè)更加需要素質(zhì)水平較高的復(fù)合型人才方能有效開展人事檔案管理。
3人事檔案管理信息化建設(shè)策略
3.1更新觀念、完善制度、擴(kuò)充投入
人事n案管理信息化建設(shè)的有效執(zhí)行應(yīng)由觀念認(rèn)識這一源頭人手，完善管理制度，擴(kuò)充投入，創(chuàng)建穩(wěn)定的工作隊(duì)伍。觀念意識層面，企業(yè)單位各階層領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視信息化建設(shè)，做好領(lǐng)導(dǎo)組織工作，提升扶持力度，通過多元途徑籌措經(jīng)費(fèi)，確保信息化建設(shè)以及系統(tǒng)應(yīng)用需要的各項(xiàng)費(fèi)用。同時(shí)，應(yīng)做好軟硬件設(shè)施建設(shè)管理，積極開展人事檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)用開發(fā)研究。制度建設(shè)層面，應(yīng)創(chuàng)建完善的應(yīng)用系統(tǒng)，提升安全保密水平，制定自檢監(jiān)督管理制度，為人事檔案信息化管理建設(shè)夯實(shí)基礎(chǔ)。再者，應(yīng)加強(qiáng)員工隊(duì)伍建設(shè)，創(chuàng)建完善的人才培訓(xùn)管理制度，打造出一大批掌握豐富人事檔案管理知識與高水平技能、同時(shí)能夠熟練應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)、精通信息化數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)操作的綜合人才。
3.2強(qiáng)化人事檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)
企業(yè)單位在建設(shè)人事檔案管理信息化系統(tǒng)前期，應(yīng)針對單位現(xiàn)實(shí)狀況，面向企業(yè)全員人事檔案信息做細(xì)致、嚴(yán)格的甄別篩選，確保數(shù)據(jù)信息錄入精準(zhǔn)完善。基于數(shù)字檔案信息的錄入以及電子信息的形成，創(chuàng)建完善全面的個(gè)人信息資料庫、干部履歷庫、工資水平庫、專業(yè)員工科研項(xiàng)目庫、個(gè)人表現(xiàn)庫、人才照片庫、任免信息庫等。另外，應(yīng)定期豐富、充實(shí)、更新檔案資料，提升人事檔案時(shí)效性、精準(zhǔn)性與可靠性，同時(shí)需要做好信息庫資源的合理分類，在設(shè)定權(quán)限的基礎(chǔ)上進(jìn)行檢索，確保檔案資源的有序、順暢運(yùn)行。
3.3做好人事檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)
信息時(shí)代，企業(yè)單位應(yīng)基于網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器為信息平臺，重視網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)優(yōu)化，加強(qiáng)人事檔案信息化管理工具軟件的配置，進(jìn)而為用戶提供可靠、優(yōu)質(zhì)的網(wǎng)絡(luò)信息數(shù)據(jù)服務(wù)，擴(kuò)充人事檔案管理信息化建設(shè)的覆蓋范疇。另外，應(yīng)以各個(gè)職能單位工作權(quán)限為基準(zhǔn)劃定系統(tǒng)模塊，添加企業(yè)有關(guān)組成機(jī)構(gòu)的信息資源，真正完成員工、薪酬、勞動(dòng)合同、保險(xiǎn)資料、工作報(bào)表等資源的網(wǎng)絡(luò)化、信息化管理，創(chuàng)建形成整體、多元化、層次結(jié)構(gòu)分明、現(xiàn)代智能化、保密安全的人事檔案信息化管理網(wǎng)絡(luò)體系，為企業(yè)單位制定人事管理決策提供重要的參考信息。
3.4完善人事檔案管理網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)
為完善人事檔案管理網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)，首先應(yīng)加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全監(jiān)控測試，配備入侵檢測模塊至共享化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)之中，快速分析統(tǒng)計(jì)出入網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)信息。倘若察覺系統(tǒng)存在安全隱患，應(yīng)快速做出應(yīng)對處理。另外，應(yīng)采用科學(xué)合理的安全防護(hù)管理對策，針對各類信息資源的保密等級應(yīng)做出清晰的界定，明確用戶查詢應(yīng)用權(quán)限?？衫迷O(shè)置密碼、確認(rèn)身份等手段預(yù)防人事檔案資源遭受破壞或出現(xiàn)重要信息泄露的問題，定期做好數(shù)據(jù)庫信息資源的備份管理。再者，應(yīng)合理地配設(shè)訪問控制應(yīng)用體系，應(yīng)用防火墻技術(shù)系統(tǒng)做好訪問管理。利用上述對策，可有效做好企業(yè)人事檔案信息數(shù)據(jù)庫的維護(hù)與管理，提升其應(yīng)用價(jià)值。
關(guān)鍵詞：醫(yī)院；人事檔案；信息化
人事檔案工作是所有單位的人事信息集中地，人事檔案管理工作和企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益沒有直接關(guān)系，就因?yàn)檫@一點(diǎn)，醫(yī)院的管理層對人事檔案工作的制度建設(shè)和模式創(chuàng)新等方面不太重視，并且現(xiàn)行的人事檔案管理工作存在著很多的弊端。所以，必須要加大管理改革的力度，優(yōu)化醫(yī)院的人事管理水平，促進(jìn)單位內(nèi)的人才合理調(diào)配，發(fā)揮應(yīng)有的作用。
1醫(yī)院人事檔案管理信息化現(xiàn)狀
1.1檔案信息的真實(shí)性存在問題。
人事檔案的信息真實(shí)，這是人事檔案工作存在的前提和設(shè)置的目的，但是，很多檔案材料中內(nèi)容的失真。有的檔案材料的信息出現(xiàn)前后矛盾的現(xiàn)象，員工的出身年月和其他資料上存在著不一致的現(xiàn)象。比如說，個(gè)人的簡介敘述的很模糊，很多參加各種活動(dòng)的時(shí)間都在同一年，明顯不符合邏輯，同一個(gè)事情，每次填寫時(shí)時(shí)間都不一樣，填寫時(shí)隨意性很強(qiáng)。上述現(xiàn)象的發(fā)生也就失去了檔案管理的意義，給檔案管理工作造成了很大的麻煩，這種人事檔案嚴(yán)重失真的情況，其實(shí)降低了工作的效率。
1.2人事檔案管理信息化程度低。
以上我們說過，由于醫(yī)院人事檔案管理不和醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)效益直接掛鉤，導(dǎo)致醫(yī)院對人事檔案管理很不重視，也不會投入過多的資金和人員，這就造成了人事檔案信息化管理水平較低，設(shè)備不能得到及時(shí)的更新，信息化程度不高，檔案還是停留在紙質(zhì)材料上，已經(jīng)嚴(yán)重落后。以上這些現(xiàn)象造成了醫(yī)院人事檔案的管理質(zhì)量低下，檔案的保管缺乏嚴(yán)肅性，隨意涂改現(xiàn)象嚴(yán)重。
1.3相關(guān)部門的從業(yè)人員業(yè)務(wù)水平落后。
檔案管理服務(wù)水平的高低，很大程度上取決于檔案管理從業(yè)人員的業(yè)務(wù)水平。就從目前的大多數(shù)醫(yī)院來看，很多醫(yī)師的學(xué)歷都比較高，尤其體現(xiàn)在臨床方面，但是醫(yī)院檔案管理人員的人員知識結(jié)構(gòu)很不合理，學(xué)歷較低，很多都是非科班出身，由醫(yī)院的其他部門臨時(shí)抽調(diào)組成。其次，有些檔案管理工作人員知識臨時(shí)任職，在管理工作的過程中，還在準(zhǔn)備醫(yī)師證等各種考試，根本沒有時(shí)間研究人事檔案管理工作。
2醫(yī)院人事檔案管理信息化策略
2.1樹立新的檔案管理理念，增強(qiáng)檔案主動(dòng)管理的意識。
傳統(tǒng)的檔案管理理念已經(jīng)不適合醫(yī)院的常規(guī)管理，需要樹立新的檔案管理理念。醫(yī)院屬于非營利性的公共醫(yī)療服務(wù)機(jī)構(gòu)，其中人力資源是醫(yī)院的主要力量，沒有優(yōu)秀的醫(yī)學(xué)人才資源，醫(yī)院是無法發(fā)揮應(yīng)有的社會效益的。人事檔案管理的不斷改進(jìn)，不僅能夠完成醫(yī)院相關(guān)的人事任務(wù)，對醫(yī)院人力資源進(jìn)行合理的調(diào)配，在薪資以及福利方面發(fā)揮出巨大的優(yōu)勢，有利于發(fā)揮人力資源管理的作用。因此，醫(yī)院檔案的管理工作需要醫(yī)院全體人員齊參與，樹立人事檔案管理的意識和大局觀，特別是推動(dòng)醫(yī)院服務(wù)水平的意識，在資金和人才的繼續(xù)教育上加大投入，使用最先進(jìn)的檔案管理的相關(guān)軟件和設(shè)備，健全單位內(nèi)的檔案管理體系。
2.2采用信息化管理手段，提高檔案管理的效率。
信息化管理和人事檔案相結(jié)合，是管理工作的大勢所趨，要求人事檔案工作要運(yùn)用新的科技手段，提高工作的效能，實(shí)現(xiàn)信息化技術(shù)促進(jìn)人事檔案管理方式的徹底轉(zhuǎn)變。國外先進(jìn)的國家已經(jīng)基本實(shí)現(xiàn)了人事檔案的信息化建設(shè)，信息化程度很高，我國的三級甲等醫(yī)院已經(jīng)全面普及了計(jì)算機(jī)輔助管理檔案，正在進(jìn)一步向鄉(xiāng)鎮(zhèn)地區(qū)擴(kuò)大。
2.3加強(qiáng)思想道德和職業(yè)道德素質(zhì)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。
醫(yī)院要經(jīng)常開展各種繼續(xù)教育和業(yè)務(wù)培訓(xùn)活動(dòng)，提高檔案管理人員的思想道德素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平，要樹立以人為本的價(jià)值觀，以為人民服務(wù)為宗旨，檔案管理工作要站在全體醫(yī)院員工的立場上。具體可以做到以下幾點(diǎn)，醫(yī)院可以配備專職的檔案員，開展的培訓(xùn)活動(dòng)要包括對檔案管理人員的培訓(xùn)，培訓(xùn)的方式有很多，如在職進(jìn)修、外出考察以及參加研討會等各種方式，以不斷適應(yīng)新時(shí)期對人事檔案管理工作的要求，作為檔案管理工作人員，要樹立正確的價(jià)值觀，增強(qiáng)自己的責(zé)任心和團(tuán)體意識，學(xué)會運(yùn)用先進(jìn)的檔案管理設(shè)備和手段，使工作的效率得到提高，掌握檔案管理的綜合技能，以從容的應(yīng)對檔案業(yè)務(wù)的發(fā)展需要。
2.4實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的信息化、科學(xué)化、現(xiàn)代化。
為了順應(yīng)信息化時(shí)代的發(fā)展，醫(yī)院檔案管理部門應(yīng)該建立電子檔案，力求人事檔案管理工作的科學(xué)合理，并用現(xiàn)代化的手段進(jìn)行管理，提高檔案信息的真實(shí)度，通過現(xiàn)代化信息采集的設(shè)備，建立醫(yī)院人事檔案數(shù)據(jù)庫，并及時(shí)的升級和更新，使人事檔案管理的信息呈動(dòng)態(tài)化的趨勢，保障檔案信息不過時(shí)，增強(qiáng)信息的可信度，便于隨時(shí)檢索和查詢，只有做到檔案信息的規(guī)范化和科學(xué)化管理，才能提高人事檔案管理的工作水準(zhǔn)，服務(wù)于醫(yī)院的中心工作。
3結(jié)語
面對醫(yī)院在新時(shí)期的人事檔案管理信息化的趨勢，本文通過分析醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀，并提出一些策略，以供參考，希望能在今后檔案信息化管理上有更大的進(jìn)步。
參考文獻(xiàn)：
[1]譚善梅.發(fā)揮醫(yī)院人事檔案信息在人力資源管理的作用[J].中國病案，2010（01）.
一、對人事檔案信息化建設(shè)形成正確的認(rèn)識
（一）人事檔案的信息化建設(shè)是我國信息社會發(fā)展的必要要求。伴隨著電子技術(shù)和信息技術(shù)的快速發(fā)展，我國社會信息化建設(shè)步伐越來越快，信息逐漸成為一種重要的社會發(fā)展資源，人們越來越意識到信息的獲得就意味著資源的獲取，這個(gè)觀念正受到越來越多人的認(rèn)可與認(rèn)同，信息資源已經(jīng)成為人類經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和社會活動(dòng)的公認(rèn)戰(zhàn)略資源。人們先前之所以重視人事檔案的管理工作，是因?yàn)槿藗兤毡檎J(rèn)為其是一種原生的信息資源，在生產(chǎn)力由人才決定的觀念中，人們對人事檔案管理工作的重要性形成了非常明確的認(rèn)識。信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的持續(xù)發(fā)展，極大的改變了人們的生產(chǎn)、生活方式，使人事檔案管理逐漸朝著開放化、社會化的方向發(fā)展，這給人事檔案管理工作帶來了新的機(jī)遇，使得人事檔案管理信息化建設(shè)逐漸被提上了新的日程。
滿足社會民眾的客觀需求是認(rèn)識檔案管理工作的基本初衷，服務(wù)社會是人事檔案管理工作的基本目的，人事檔案管理信息化建設(shè)是我國政務(wù)信息化迅速發(fā)展的表現(xiàn)，而檔案管理工作信息化建設(shè)的發(fā)展要求又會反過來推動(dòng)我國人事檔案管理的改革，順應(yīng)了我國人事管理工作和政務(wù)信息工作的民主化潮流，體現(xiàn)了新的社會發(fā)展要求。
（二）人事檔案的信息化建設(shè)對工作質(zhì)量和勞動(dòng)效率提升具有非常積極的作用。隨著社會的發(fā)展，現(xiàn)代信息改變了傳統(tǒng)意義上的人事檔案管理方式，在人事管理的操作過程中，多媒體網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的信息共享能力、系統(tǒng)信息能力、直觀能力和綜合能力能夠給人事管理提供全方位、立體化的人事信息?；谶@一技術(shù)，管理人員能夠?qū)θ耸潞啔v信息、人事素質(zhì)、自然狀況、人員優(yōu)勢和人事道德情況等信息進(jìn)行準(zhǔn)確、快速的提取，還可以基于電子檔案對人事生活、學(xué)習(xí)和工作方面的影響和聲音信息進(jìn)行快速地查詢和提取，實(shí)現(xiàn)即時(shí)化、動(dòng)態(tài)化的人事檔案管理，使得全方位人事信息的獲取變得非常的方便、快捷。
人事檔案信息管理中互聯(lián)網(wǎng)和局域網(wǎng)的應(yīng)用的優(yōu)點(diǎn)在于其能夠有效避免不同部門對同一信息的重復(fù)錄入，大幅降低勞動(dòng)重復(fù)現(xiàn)象的產(chǎn)生，進(jìn)而能夠提升工作效率。同時(shí)，由于信息化檔案的電子特點(diǎn)，實(shí)踐操作中產(chǎn)生的即時(shí)新信息，各部門完全可以根據(jù)自身的職責(zé)即時(shí)進(jìn)行信息更新，確保人事檔案信息資源的第一時(shí)間更新與收集，為其他部門和領(lǐng)導(dǎo)提供第一手的最新重要信息，這會在很大程度上提升工作信息的時(shí)效性。在共享人事檔案信息后，管理人員可以通過局域網(wǎng)對一個(gè)人進(jìn)行多角度、多部門的交流，從不同的角度去了解特定人員的局限性。人事檔案管理的信息化建設(shè)能大幅提升對人事了解的廣度和深度，進(jìn)而能在有效的時(shí)間內(nèi)高水平、高質(zhì)量地完成人事檔案管理工作。
二、新時(shí)期人事檔案管理信息化建設(shè)的指導(dǎo)思想
在信息化建設(shè)受到越來越多關(guān)注的當(dāng)下，體現(xiàn)人事管理的便捷性、即時(shí)性和動(dòng)態(tài)性是人事檔案管理自動(dòng)化、信息化系統(tǒng)的主要管理目。想要更好地實(shí)現(xiàn)信息化的人事檔案管理。我們必須要不斷強(qiáng)化檔案管理工作的指導(dǎo)思想，對檔案信息化建設(shè)的重要作用形成清楚的認(rèn)識。第一，人事檔案管理工作人員必須具有強(qiáng)烈的進(jìn)取心，上進(jìn)好學(xué)，具有優(yōu)良的創(chuàng)新精神和創(chuàng)新意識，敢于創(chuàng)造條件，具有一定水準(zhǔn)的先進(jìn)技術(shù)掌握和利用能力。第二，全體工作人員必須具有良好的檔案認(rèn)識和檔案意識，盡最大努力做好檔案管理的統(tǒng)一性、體系性和綜合性工作，綜合考慮，統(tǒng)籌兼顧，積極調(diào)動(dòng)各方有力力量。第三，實(shí)事求是，一切從實(shí)際出發(fā)，積極探討和研究怎樣切實(shí)有效地進(jìn)行應(yīng)用水平的提升，對信息化管理的變化趨勢和變化內(nèi)容進(jìn)行深入地分析，分析總結(jié)現(xiàn)存問題，積極探索新的問題解決途徑。
三、人事檔案管理信息化建設(shè)的主要內(nèi)容
當(dāng)前，我國人事檔案信息化建設(shè)還不成熟，完全意義上的檔案信息化管理仍未實(shí)現(xiàn)，因此，我們需要不斷改變傳統(tǒng)的人事檔案管理模式，積極推進(jìn)信息化建設(shè)的進(jìn)程，開展人事檔案建設(shè)和管理中的“面”的人事檔案管理模式，向?qū)嶓w檔案管理為“線”的檔案管理模式轉(zhuǎn)變，有效推進(jìn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化變革，將服務(wù)社會作為人事檔案管理的重心，提升服務(wù)思想，逐漸提升檔案管理的服務(wù)水平和管理效率，為人才任用和人才晉升提供切實(shí)可靠的人事檔案信息。具體來講，其內(nèi)容主要包括下列幾個(gè)方面：
（一）變更傳統(tǒng)的檔案儲存模式。在人事檔案管理過程中，我們應(yīng)妥善處理那些利用頻率較高、內(nèi)容載量較大和損壞相對較為容易的重要檔案信息。通過先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用，將檔案信息進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化處理，為后續(xù)的提取和保管提供方便。
人事檔案中所承載的信息往往是與企業(yè)員工切實(shí)利益密切相關(guān)的信息，對于員工職稱的評定和職位的選報(bào)具有重要的法律性和證據(jù)性。人事檔案在職員考核、工資晉升和職稱評定以及人事糾紛方面具有法律意義，發(fā)揮著關(guān)鍵性的參考和證據(jù)作用。
（二）構(gòu)建人事檔案目錄數(shù)據(jù)庫。從時(shí)間上來說，人事信息檔案的管理是一個(gè)漫長的過程，一般來說每個(gè)人的檔案信息都需要保管幾十年，甚至?xí)r間更久，特別是對于那些身份比較特殊的人來說，他們的信息具有一定程度的史料作用，對此需要做好數(shù)據(jù)庫。人事信息復(fù)雜而且變動(dòng)較大，傳統(tǒng)的紙質(zhì)版信息檔案，需要占用相當(dāng)大的數(shù)量和空間，給檔案的查閱和管理帶來了很大的難度，這就需要我們積極推進(jìn)檔案信息管理的信息化建設(shè)，加大建設(shè)力度，用先進(jìn)的電子化檔案取代傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，以實(shí)現(xiàn)檔案管理工作水平和效率的大幅提升。
（三）人事檔案管理信息化的作用。人事檔案管理信息化建設(shè)具有十分重要的積極作用，信息化檔案管理方式會對企事業(yè)單位的組織和人事工作產(chǎn)生非常重大的影響，主要表現(xiàn)為：第一，服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)的決策。干部任用和干部選拔是人事檔案信息的一個(gè)非常重要的作用，做好人事檔案的管理工作能夠在一定程度上為人事組織部門的“用人”“選人”提供有利條件，檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)有利于人事信息的調(diào)取和共享，將使得上級領(lǐng)導(dǎo)和人事組織部門對各級干部的考察工作變得更為快捷、更為直觀，在考察現(xiàn)職干部中具有不可估量的作用。第二，可以準(zhǔn)確及時(shí)地進(jìn)行信息更新。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式，盡管具有一定的優(yōu)點(diǎn)，但是弊端也同樣非常明顯，例如，紙質(zhì)版的檔案使得檔案轉(zhuǎn)遞相對困難，數(shù)據(jù)庫資源和檔案信息內(nèi)容具有延時(shí)性，檔案信息的更新和補(bǔ)充工作相對較為耗費(fèi)精力，數(shù)據(jù)承載具有一定的誤差。而檔案管理實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化后，檔案信息本人便可以根據(jù)自身的權(quán)限對自己的基本信息進(jìn)行了解，一旦發(fā)現(xiàn)誤差或者錯(cuò)誤，便可以及時(shí)地提出建議，進(jìn)而讓人事檔案更為完整、豐富和準(zhǔn)確。
經(jīng)濟(jì)的進(jìn)步，時(shí)代的發(fā)展，促使人類進(jìn)入到知識時(shí)代，信息成為時(shí)展的決定力量，信息技術(shù)在各行各業(yè)的應(yīng)用大大提升了工作的效率，提高了行業(yè)競爭力，檔案行業(yè)亦不例外，在信息技術(shù)的影響下，人事檔案管理工作水平有了很大提高，其利用電子化、網(wǎng)絡(luò)化與數(shù)字化為載體，突破了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的限制，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息資源的共享目的。
1.人事檔案信息化建設(shè)的重要意義
信息時(shí)代的到來徹底改變了社會各行各業(yè)發(fā)展的模式，在這樣的環(huán)境下，傳統(tǒng)的人事檔案管理利用紙質(zhì)形式進(jìn)行記載、長期的處于閑置狀態(tài)下的模式已經(jīng)無法滿足發(fā)展需求，因此，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化不僅可以改進(jìn)人事檔案的載體，同時(shí)也將人事檔案以動(dòng)態(tài)的方式呈現(xiàn)出來，運(yùn)用現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)完成人事信息的整合與管理，為人事檔案的查詢與檢索提供過便利，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享。
1.1提高人事檔案信息化是現(xiàn)代化管理的需求
隨著經(jīng)濟(jì)體制改革的深入，檔案總局為了適應(yīng)社會發(fā)展的需求，提出了檔案全國檔案住處化建設(shè)的目標(biāo)與任務(wù)，因此，加快認(rèn)識檔案管理的信息化建設(shè)是與時(shí)展相一致的，是現(xiàn)代管理的必然要求，其對人事檔案管理工作及工作效率的提升都將發(fā)揮積極意義，這將改善人事檔案的利用價(jià)值。
1.2實(shí)現(xiàn)認(rèn)識檔案信息資源共享
信息時(shí)代的打來使得信息成為重要的戰(zhàn)略資源，在人類社會進(jìn)步的過程中，人事檔案信息化建設(shè)就是要以檔案信息資源建設(shè)為核心進(jìn)而強(qiáng)化對檔案資源的利用的與開發(fā)，加快檔案數(shù)字化的進(jìn)程，推動(dòng)我國人事檔案工作的發(fā)展，為現(xiàn)代化建設(shè)提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
2.新形勢下人事檔案信息化建設(shè)中存在的問題
近年來，我國人事檔案信息化建設(shè)水平有了明顯的改進(jìn)，但從實(shí)際情況來看，我國的人事檔案信息化水平與西方發(fā)達(dá)國家相距較大，制約著我國人事檔案信息建設(shè)的步伐，具體來說，主要存在以下幾個(gè)問題：
2.1整體水平相對較低
目前，我國多數(shù)的事業(yè)單位對人事檔案管理工作不夠重視，導(dǎo)致人事檔案管理工作管理水平相對較為落后，內(nèi)容更新、補(bǔ)充不夠及時(shí)，制約了人事檔案的信息化進(jìn)程，使檔案信息化建設(shè)優(yōu)勢無法充分發(fā)揮，制約管理水平的發(fā)展。
2.2檔案信息化系統(tǒng)的管理過于分散
在檔案信息化的建設(shè)過程中，由于沒有統(tǒng)一的規(guī)劃及領(lǐng)導(dǎo)，因此浪費(fèi)情況頗為嚴(yán)重，而且各部門間各自為政，因此在各自的范圍內(nèi)實(shí)行建設(shè)，而在這些部門中含有大量的信息，因此存在著重復(fù)的工作問題，使人事檔案資源的信息共享受到制約。
2.3管理人員不足，整體水平較低
受到檔案工作特征的影響，從事檔案工作的人員較少，整體水平相對較低。多數(shù)認(rèn)識檔案工作人員并未受到專業(yè)的訓(xùn)練，對檔案信息資源的收集意識也較為薄弱，使得工作人員在工作中對單反的和總要性及管理檔案要求、資料收集等業(yè)務(wù)處理不當(dāng)，缺乏對檔案全面、系統(tǒng)、連續(xù)性的合理規(guī)劃。在檔案的整理、搜集檔案資料、檢索與存儲檔案的管理過程中的方法相對也不夠完善，這在一定程度上也制約了檔案信息化建設(shè)的發(fā)展與進(jìn)步。
3.改進(jìn)人事檔案信息化建設(shè)的有效對策
從上文的分析中我們看到當(dāng)前我國人事檔案信息化建設(shè)中仍然存在諸多制約因素，對此，必須要引起重視，采取相對應(yīng)的對策加以改進(jìn)，促進(jìn)人事單反信息化建設(shè)水平的提高。
3.1改進(jìn)人事檔案信息化的整體水平
為了實(shí)現(xiàn)人事檔案的信息化目標(biāo)，政府必須要制定與其想對應(yīng)的規(guī)章及制度，提高人事檔案信息化建設(shè)水平。檔案的利用主要是依賴現(xiàn)有的信息技術(shù)手段及現(xiàn)代化的管理方式與嚴(yán)格的管理制度來達(dá)到預(yù)期的管理目標(biāo)，實(shí)現(xiàn)信息的控制。唯有如此，才能從根本上促進(jìn)人事檔案管理水平的提高，為用戶提供主動(dòng)服務(wù)。人事檔案的利用必須要通過專業(yè)的網(wǎng)站進(jìn)行查詢，利用檔案數(shù)據(jù)信息的權(quán)限管理辦法及縣官的安全管理協(xié)議等規(guī)章制度，投稿人事檔案信息進(jìn)行有效及合法的利用。同時(shí)，作為檔案的基本價(jià)值，電子檔案法律憑證的作用要在信息技術(shù)方法可以確保數(shù)字化方案真實(shí)性的基礎(chǔ)上得到良好的體現(xiàn)。另外，要對當(dāng)前我國現(xiàn)有的人事檔案利用信息進(jìn)行調(diào)整，唯有如此才能發(fā)揮檔案憑證的價(jià)值。
3.2實(shí)行集中統(tǒng)一管理的模式
由于管理過于松散，導(dǎo)致大量的信息資源被漏掉或者是重復(fù)錄入，影響信息價(jià)值的發(fā)揮，制約使用功能的發(fā)揮。所以，要想更加集中的采集與使用人事信息，就要集中統(tǒng)一的管理模式。用信息科學(xué)技術(shù)為職稱，實(shí)現(xiàn)人事信息資源的數(shù)字化及資源的共享目標(biāo)。
3.3加強(qiáng)對人事檔案管理人員的培養(yǎng)力度
發(fā)展的根本是人才的發(fā)展，但從當(dāng)前我國人事檔案的管理情況來看，我國檔案事業(yè)的發(fā)展人才不足，尤其是復(fù)合型的人才不夠，對此，必須要加大人事檔案人員的培訓(xùn)力度，進(jìn)而提高檔案人員的綜合素質(zhì)，加強(qiáng)對崗位人員的知識更新與學(xué)習(xí)，使其更好適應(yīng)時(shí)展的需求，提升其競爭力，調(diào)動(dòng)遠(yuǎn)動(dòng)的積極性與主動(dòng)性，為檔案使用者提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
（一）醫(yī)院人事檔案管理信息化建設(shè)重視程度不夠。眾所周知，醫(yī)療工作是醫(yī)院各項(xiàng)工作中最重要的工作，且能直接為醫(yī)院帶來良好的社會經(jīng)濟(jì)效益，行政后勤工作主要是為臨床一線服好務(wù)，而醫(yī)院人事檔案管理只是行政后勤工作的一小部分，主要用于輔助醫(yī)院管理，不能直接產(chǎn)生效益。因此，目前許多醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)都不重視醫(yī)院人事檔案管理工作，基本上沒有為人事檔案管理投入資金，只要求能夠基本保存檔案就好。多數(shù)醫(yī)院的人事檔案仍為最原始的紙質(zhì)檔案，還停留在手工填寫、人工立卷的水平，信息化程度較低。甚至有些醫(yī)院人事檔案保管部門連最基本的信息化設(shè)備計(jì)算機(jī)都沒有，更別說建數(shù)據(jù)庫了，根本談不上人事檔案信息化建設(shè)。（二）醫(yī)院人事檔案管理人員信息化專業(yè)知識不足。長期以來，醫(yī)院人事檔案管理一直處于不受重視情況，醫(yī)院配備從事人事檔案管理人員多數(shù)是人事部門或檔案科的兼職人員，他們本身就具有除人事檔案管理外的其他很多工作，根本不能全身心地投入到人事檔案管理工作中去。目前還有很多醫(yī)院從事人事檔案管理工作者不僅缺乏檔案專業(yè)管理知識，更不了解計(jì)算機(jī)操作技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等信息化專業(yè)知識，在操作實(shí)踐、管理理念等方面專業(yè)化水平較低。從事醫(yī)院人事檔案管理人員受人事檔案信息化管理相關(guān)知識的認(rèn)知缺陷所限，思想觀念明顯滯后于檔案信息化工作的需要，影響了人事檔案信息化時(shí)展的步伐，一定程度上影響醫(yī)院人事檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)展。（三）醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)制度不健全。在檔案信息化建設(shè)過程中，雖然國家制定出臺了全國檔案系統(tǒng)信息化建設(shè)綱要等法律法規(guī)，為我國檔案管理工作信息化建設(shè)提供了遵循，但在具體的實(shí)踐過程中并沒有真正落實(shí)到位。目前，一部分醫(yī)院人事檔案管理工作中根本沒有配備信息化所需的最基本的計(jì)算機(jī)設(shè)備，沒有實(shí)現(xiàn)信息化，更談不上信息化建設(shè)制度的建立；大多數(shù)醫(yī)院只是配備了計(jì)算機(jī)等基本設(shè)備，沒有建立人事檔案信息庫，沒有建立人事檔案信息化建設(shè)相關(guān)的管理制度，也沒有醫(yī)院人事檔案管理信息化建設(shè)的長遠(yuǎn)發(fā)展規(guī)劃，更沒有具體實(shí)施的細(xì)則，信息化建設(shè)制度很不健全，致使醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)工作流于形式。
二、新形勢下如何做好醫(yī)院人事檔案信息化管理工作
（一）提升醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和人事檔案管理人員對檔案信息化建設(shè)的重視程度，將人事檔案信息化建設(shè)列入重要日程。醫(yī)院人事檔案是醫(yī)院人才資源信息儲備庫，是醫(yī)院管理的重要組成部分，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和人事檔案管理部門必須要適應(yīng)新形勢對醫(yī)院人事檔案管理信息化的要求，徹底轉(zhuǎn)變對傳統(tǒng)人事檔案管理的思想觀念，提升對人事檔案信息化建設(shè)的重視程度，將人事檔案信息化建設(shè)列入醫(yī)院的重要日程中，成立醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)組織機(jī)構(gòu)，并加大對信息化建設(shè)的資金支持和投入力度。要對醫(yī)院人事檔案管理模式進(jìn)行改革創(chuàng)新，建立信息化檔案管理體系，建立與醫(yī)院人事檔案管理相關(guān)的各類數(shù)據(jù)庫，包括職工基本信息數(shù)據(jù)庫、專業(yè)技術(shù)人員考核信息庫、衛(wèi)生專業(yè)技術(shù)人員醫(yī)德醫(yī)風(fēng)考評數(shù)據(jù)庫、工資數(shù)據(jù)庫等等，以實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人事檔案管理信息化，全面提升檔案管理水平。（二）加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案信息化管理的隊(duì)伍建設(shè)，為人事檔案信息化建設(shè)工作的開展提供強(qiáng)有力的人才保障。醫(yī)院要加強(qiáng)對人事檔案隊(duì)伍的建設(shè)，首先要選派政治素質(zhì)高、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、責(zé)任心強(qiáng)的檔案專業(yè)人員從事人事檔案管理工作，同時(shí)重點(diǎn)引進(jìn)配備計(jì)算機(jī)專業(yè)的人員充實(shí)到醫(yī)院人事檔案管理工作中，并通過多種途徑加強(qiáng)對從事檔案管理人員有關(guān)檔案管理專業(yè)知識業(yè)務(wù)培訓(xùn)和信息化專業(yè)知識培訓(xùn)，使他們成為既懂檔案專業(yè)知識又懂計(jì)算機(jī)信息化管理知識，并具有較強(qiáng)的綜合網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和管理能力的復(fù)合型人才。（三）建立健全醫(yī)院人事檔案管理信息化制度建設(shè)，為醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)工作保駕護(hù)航。醫(yī)院要加強(qiáng)人事檔案信息化建設(shè)，建立健全人事檔案信息化管理工作制度，包括人事檔案立卷歸檔工作流程和制度、建立人事檔案信息工作流程和核查工作制度、醫(yī)務(wù)人員的醫(yī)德醫(yī)風(fēng)相關(guān)內(nèi)容信息化管理、患者檔案治療與評價(jià)管理和人事檔案信息安全管理制度等內(nèi)容。醫(yī)院要成立人事檔案管理信息化組織機(jī)構(gòu)，明確人事檔案信息化管理相關(guān)人員的責(zé)任，并定期組織相關(guān)人員學(xué)習(xí)檔案信息化相關(guān)知識，研討人事檔案信息化管理相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，促進(jìn)醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)工作有序、規(guī)范開展。醫(yī)院要依據(jù)《檔案法》等制度制定科學(xué)的人事檔案信息化管理辦法和統(tǒng)一規(guī)范的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合醫(yī)院的實(shí)際情況，建立一套科學(xué)、合理、針對性和操作性強(qiáng)的人事檔案信息化管理體系，形成完整規(guī)范的人事檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和考核管理辦法，用健全的制度為人事檔案信息化建設(shè)工作保駕護(hù)航。
參考文獻(xiàn)
1.楊亦君.醫(yī)院檔案信息化建設(shè)存在的問題及對策[J].中國管理信息化，2018.1
當(dāng)今，現(xiàn)代信息技術(shù)迅猛發(fā)展，成熟的數(shù)字化技術(shù)已經(jīng)普及到各行各業(yè)。加快數(shù)字化建設(shè)成為我國現(xiàn)代化建設(shè)的國家戰(zhàn)略。因此，以數(shù)字化手段做好新時(shí)期的人事工作，更好地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，既是新時(shí)期人事工作的客觀需要，也是國家信息化和現(xiàn)代組織人事工作的必然要求，人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)勢在必行。但長期以來，人事檔案管理主要為人工作業(yè)，近期雖使用了計(jì)算機(jī)，但由于其內(nèi)容的保密性，推廣情況較差，造成其數(shù)字化程度對比同時(shí)期其他領(lǐng)域相對落后?，F(xiàn)存的信息形式?jīng)]有統(tǒng)一規(guī)范，信息記錄的流程不科學(xué)，使得信息內(nèi)容不全面，不能滿足對人員個(gè)體的微觀管理和對人員群體的宏觀管理的需要。具體情況有如下幾點(diǎn)。
1.1人事檔案管理軟件的開發(fā)滯后，泛用性不強(qiáng)人事檔案管理主要對通用性信息進(jìn)行管理。但目前，人事檔案管理軟件的開發(fā)處于無政府狀態(tài)，沒有統(tǒng)一的規(guī)范文件，各地方自行開發(fā)的軟件的不兼容使信息不能互通，制約了數(shù)字化進(jìn)程的推進(jìn)。
1.2人事檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化程度低人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)的前提是基礎(chǔ)工作內(nèi)容規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。由于歷史原因，人事檔案業(yè)務(wù)管理基礎(chǔ)較差，案卷保存質(zhì)量不高，人事檔案管理無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，當(dāng)前的制度一般僅著眼于某一地區(qū)、部門，使數(shù)字化建設(shè)的全面實(shí)施困難重重。1.3人事檔案管理的方式落后人事檔案管理的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、工作程序標(biāo)準(zhǔn)依舊是人工工作時(shí)期制定的，尚未從信息技術(shù)的特點(diǎn)和發(fā)展方面進(jìn)行考慮。目前，越來越多的文件資料是以信息存儲設(shè)備形式出現(xiàn)，現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)規(guī)定已不能適應(yīng)人事檔案數(shù)字化的要求。
1.4人事檔案管理人員的素質(zhì)不高數(shù)字化的信息系統(tǒng)管理需要有較高知識層次和掌握了一定技術(shù)水平的人員。目前，許多單位和部門缺乏高素質(zhì)人才，既掌握檔案管理知識，又精通信息技術(shù)的復(fù)合型人才奇缺。
2人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)的目標(biāo)
既然人事檔案管理數(shù)字化是時(shí)代的需要，那么要想通過其充分利用現(xiàn)有設(shè)備實(shí)現(xiàn)信息資源共享，提高工作效率，就必須建立現(xiàn)代化的數(shù)字化信息管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，系統(tǒng)具體要求如下。
2.1日常業(yè)務(wù)管理實(shí)現(xiàn)日常人事檔案工作中對檔案材料的收集、鑒別、整理、保管、轉(zhuǎn)遞、統(tǒng)計(jì)和查閱等業(yè)務(wù)內(nèi)容，應(yīng)主要由四大功能組成：檔案案卷管理、檔案材料管理、檔案審核及系統(tǒng)維護(hù)。
2.2數(shù)字化檔案采集數(shù)字化檔案采集系統(tǒng)應(yīng)主要負(fù)責(zé)對紙質(zhì)檔案材料的數(shù)字化采集處理，提供目錄整理、信息采集、數(shù)據(jù)審核3大功能，并可利用現(xiàn)化代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)多人多客戶端的對多本檔案、不同材料的同時(shí)采集，實(shí)現(xiàn)高效、快捷的檔案數(shù)字化采集。
2.3數(shù)字化檔案網(wǎng)上查閱數(shù)字化檔案查閱系統(tǒng)是以專用資源網(wǎng)為網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)，采用B/S(瀏覽器/服務(wù)器)模式架構(gòu)，在組織系統(tǒng)內(nèi)部實(shí)現(xiàn)本地及遠(yuǎn)程查檔、閱檔功能。在系統(tǒng)安全方面，有如下三點(diǎn)設(shè)計(jì)：
（1）可按日期、時(shí)間或長期有效等多種方式完成閱檔授權(quán)。
（2）對閱檔過程進(jìn)行詳細(xì)的日志記錄。
（3）信息采用加密信道傳輸?shù)榷喾N方式，使系統(tǒng)運(yùn)行更加安全可靠。
3檔案管理數(shù)字化信息系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)注意的問題
3.1應(yīng)用軟件應(yīng)統(tǒng)一應(yīng)選用中央組織部推行的，建立在《信息結(jié)構(gòu)體系》基礎(chǔ)上的系統(tǒng)軟件，避免造成數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)混亂和上下級數(shù)據(jù)無法溝通與共享。制定文本、照片、聲像等資料的相關(guān)采集標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一文件格式。同時(shí)，對系統(tǒng)所涉及到的其他應(yīng)用項(xiàng)目，也要制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，確保信息共享的兼容性。
3.2應(yīng)使用先進(jìn)技術(shù)構(gòu)建數(shù)字化系統(tǒng)建立數(shù)字化信息系統(tǒng)會使用到數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等。在建立數(shù)據(jù)庫時(shí)，應(yīng)采用分布式多媒體數(shù)據(jù)庫，克服圖像和視頻數(shù)據(jù)容量大引起的調(diào)用速度慢等問題，以便在信息數(shù)據(jù)大量增加情況下，保證信息的調(diào)用、管理、更新和存儲。應(yīng)注重?cái)?shù)據(jù)源采集和后期制作的質(zhì)量控制，宜采用高清掃描儀、數(shù)字杜比和DVD技術(shù)錄入照片、音頻、視頻，確保信息資源的質(zhì)量。要預(yù)先考慮利用互聯(lián)網(wǎng)與上級組織人事部門連接，滿足應(yīng)用軟件實(shí)時(shí)升級的需要。
3.3數(shù)字化信息系統(tǒng)建設(shè)的計(jì)劃與完善要根據(jù)系統(tǒng)建設(shè)的迫切程度、資金、網(wǎng)絡(luò)規(guī)模等情況制定工作計(jì)劃和建設(shè)目標(biāo)。
（1）擬定數(shù)字化信息系統(tǒng)的基本框架，選定或開發(fā)系統(tǒng)應(yīng)用軟件。
（2）進(jìn)行資料數(shù)據(jù)的采集與錄入，建立規(guī)范化的信息報(bào)送、錄入制度，豐富信息資源庫。
（3）在試運(yùn)行的基礎(chǔ)上完善、改進(jìn)和提高，收集整理出現(xiàn)的問題，召開專家研討會，集思廣益，提出改進(jìn)方案。
（4）加大資金投入，在條件成熟的基礎(chǔ)上，推廣成功經(jīng)驗(yàn)，提高覆蓋率。
3.4突出多部門、多方位聯(lián)動(dòng)，加強(qiáng)上下級和相關(guān)部門間的協(xié)調(diào)外部檔案信息涉及到上級主管部門、基層單位、橫向部門；內(nèi)部則涉及多個(gè)管理職能部門，信息內(nèi)容包括班子建設(shè)、管理、任免、檔案、教育、統(tǒng)計(jì)、考核和考察進(jìn)而黨員統(tǒng)計(jì)等方面。因此，數(shù)字化信息系統(tǒng)建設(shè)必須突出多部門協(xié)作、多方位聯(lián)動(dòng)的特點(diǎn)，制定高效合理的信息采集、維護(hù)和使用制度，明確界定各級、各部門的責(zé)任、權(quán)限和義務(wù)，形成規(guī)范、有序、統(tǒng)一的運(yùn)行機(jī)制。
3結(jié)語
關(guān)鍵詞：醫(yī)院；人事檔案；信息化；自助
隨著醫(yī)療衛(wèi)生體制的改革和發(fā)展，醫(yī)院各項(xiàng)工作都在邁向科學(xué)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，為適應(yīng)醫(yī)院發(fā)展建設(shè)，加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理勢在必行。面對卷帙浩繁的檔案資料，如何實(shí)現(xiàn)對病歷、設(shè)備、文書、人事、科研等檔案的有效管理成為當(dāng)今大型醫(yī)院的共同思考。筆者結(jié)合無錫市中醫(yī)醫(yī)院人事管理信息化建設(shè)實(shí)際，就醫(yī)院人事檔案管理信息化建設(shè)問題進(jìn)行分析。
一、人事檔案在醫(yī)院管理工作中起著極其重要的作用
對于一家醫(yī)院來說，人事檔案是醫(yī)院人才隊(duì)伍建設(shè)的重要依據(jù)，也是醫(yī)院人才隊(duì)伍現(xiàn)狀的重要體現(xiàn)，是制訂醫(yī)院人才的培養(yǎng)及引進(jìn)計(jì)劃，保證醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展的基礎(chǔ)。人事檔案與職工個(gè)人的組織關(guān)系、工資待遇等緊密相連，因?yàn)榉从陈毠さ纳矸?、學(xué)歷、職稱而具有法律效用。在醫(yī)院的檔案管理工作中，人事檔案是重要的組成部分，是醫(yī)院職工晉升及考核的重要依據(jù)。工齡計(jì)算、工作調(diào)動(dòng)、轉(zhuǎn)正定級、職稱評審以及辦理各種社會保險(xiǎn)等都需要人事檔案。
二、醫(yī)院人事檔案管理存在的問題
1.工作量大。
醫(yī)院科室多員工多，信息量大，檔案管理專職工作人員卻很少，甚至往往由其他崗位人員兼職擔(dān)任。然而在進(jìn)行員工信息統(tǒng)一維護(hù)更新工作時(shí)，檔案錄入工作耗時(shí)長，專業(yè)要求高，工作量很大，如果僅依靠一兩名兼職人員的管理，很難達(dá)到錄入的及時(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。
2.難以及時(shí)更新。
由于工作量大，專職管理人員匱乏，就會出現(xiàn)員工信息更新滯后。主要反映在員工信息動(dòng)態(tài)變化缺少空間和不能體現(xiàn)員工的個(gè)性與常態(tài)的工作動(dòng)態(tài)過程與創(chuàng)新這兩個(gè)方面。對員工的基本信息的輸入與分析等，并不是一勞永逸，學(xué)歷、職稱、科室調(diào)動(dòng)等員工的變化在原有的管理模式下根本不能動(dòng)態(tài)化管理，老辦法已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)親醫(yī)院管理的需要。
3.管理系統(tǒng)信息化滯后。
目前各大醫(yī)院使用的人力資源管理系統(tǒng)，可能有部分檔案功能，但也僅實(shí)現(xiàn)了從紙質(zhì)檔案向以Word或Excel格式的電子存檔的量變。系統(tǒng)難以對人員數(shù)據(jù)信息實(shí)時(shí)同步更新和及時(shí)地維護(hù)，人員數(shù)據(jù)信息的不完整，難以滿足人事日常工作的基本需求。所以經(jīng)常出現(xiàn)碰到需要查詢的資料，還是要到檔案室翻閱檔案，更談不上對人力資源的開發(fā)與利用?？傊?，信息系統(tǒng)的自動(dòng)化一定程度內(nèi)減輕了檔案工作者的工作量，但檔案的收集、整理、歸類、編目等工作還是主要依靠手工操作。
三、建設(shè)員工參與的檔案自助管理平臺
醫(yī)院人事檔案管理改革新方向——建設(shè)員工參與的檔案自助管理平臺。
1.建設(shè)員工參與的檔案自助管理平臺。
筆者所設(shè)想的員工參與的檔案自助管理平臺，就是讓把事關(guān)員工的信息輸入、修改、補(bǔ)充等檔案初始工作，交還給員工本人。在醫(yī)院人事檔案信息化自助平臺上，首先單位給每個(gè)職工一人一個(gè)賬號，讓他們自己設(shè)置密碼、登錄；再請他們自己完善個(gè)人信息，經(jīng)人事部門審核通過后保存；基礎(chǔ)信息的完整錄入后，可生成一個(gè)對應(yīng)員工個(gè)人的職業(yè)生涯檔案庫，縱向上可以看出一個(gè)員工的完整的人事信息的演變，橫向上人事部門可以對整個(gè)職工群體進(jìn)行統(tǒng)計(jì)與比對。
2.把簡單的檔案卡片完善為電子檔案庫。
通過這樣一個(gè)檔案自助管理平臺，可以把簡單的文本或表格形式的檔案登記卡向完善的網(wǎng)頁式的檔案數(shù)據(jù)庫的邁進(jìn)提升，把每個(gè)員工的信息，都設(shè)計(jì)成豐滿的個(gè)人檔案庫，如檢索員工學(xué)習(xí)經(jīng)歷時(shí)，不再是單一的學(xué)歷現(xiàn)狀，而可以查詢他歷年來學(xué)歷的提升變化。
3.使廣大職工參與到自己的信息完善工作中。
建設(shè)需要員工主動(dòng)參與的檔案信息化自助建設(shè)系統(tǒng)在激活員工的主人翁意識的同時(shí)，也大大降低了人事部門專員的工作壓力。通過系統(tǒng)平臺，把員工醫(yī)德、科研、技能培訓(xùn)與工作創(chuàng)新都做出較為科學(xué)的比對，讓人事部門在醫(yī)院檔案信息系統(tǒng)平臺能全面的認(rèn)識自己的員工，讓員工自己在完善信息的過程中發(fā)現(xiàn)不足，及時(shí)改進(jìn)與提升。
4.個(gè)人檔案的隱私性與安全性得到保障。
每一個(gè)員工使用與工號相對應(yīng)的賬號登入系統(tǒng)后可以維護(hù)或增加個(gè)人職稱、學(xué)歷、繼續(xù)教育等方面的信息，經(jīng)人事科審核后才能正式入庫。使用一個(gè)賬號只能查看對應(yīng)的自己的個(gè)人信息，且修改或增減都必須經(jīng)過人事科審核，這就保障了信息的保密性和可信度。
5.加強(qiáng)監(jiān)管力度。
通過構(gòu)建完善的檔案信息自助平臺的過程，人事部門對各項(xiàng)信息進(jìn)行了審核、、整理、歸納、綜合、分析與運(yùn)用。檔案信息的完善有助于提高醫(yī)院職能科室部門的管理質(zhì)量，有助于他們有針對性地促進(jìn)醫(yī)院與員工的不斷提升。
四、結(jié)語
建設(shè)醫(yī)院人事檔案信息化員工自助建設(shè)系統(tǒng)與平臺這一理念具有前瞻性，它是以科學(xué)的方法、發(fā)散性的思維、集體的智慧來解決工作問題的一種方式。這種新興事物可以調(diào)動(dòng)員工的積極性、責(zé)任心，發(fā)揮其個(gè)人對于自身了解的優(yōu)勢，又可以顯著減輕檔案工作者的工作量，對促進(jìn)醫(yī)院的發(fā)展有著重要的積極的推動(dòng)作用，應(yīng)該引起廣大醫(yī)院管理者的重視。
參考文獻(xiàn)
一、醫(yī)院人事檔案的特點(diǎn)
（一）建檔歷史長，而且門類載體豐富
從醫(yī)院建立之初，檔案管理隨之出現(xiàn)，到目前為止，大部分的國有醫(yī)院均為事業(yè)單位，檔案歷史長達(dá)50年，甚至有的醫(yī)院經(jīng)原有的教會醫(yī)院改建而成，檔案歷史可追溯到上百年。我國醫(yī)院檔案管理不僅歷史長，而且門類載體也很豐富，主要包括基建、科研、人事、文字等檔案，又海涵了科研、設(shè)備、病歷、病理、實(shí)物、磁盤等技術(shù)性檔案。
（二）檔案數(shù)量大，關(guān)聯(lián)性較強(qiáng)
經(jīng)過長期的臨床實(shí)踐，醫(yī)生搜集了大量的資料，整理大量的病理、病歷、磁盤等技術(shù)檔案，按照醫(yī)院相關(guān)規(guī)定，這些資料價(jià)值重大，需要保存完整，所以從醫(yī)院建立之初一直到現(xiàn)在，大部分醫(yī)院都保留有上百萬冊病歷檔案。而且醫(yī)院病歷檔案、膠片、科研成果等資料形成周期長，檔案之間存在較強(qiáng)的關(guān)聯(lián)性。
（三）檔案涉及面較廣
醫(yī)院檔案涉及面廣，服務(wù)性強(qiáng)。醫(yī)院檔案能為醫(yī)學(xué)科學(xué)、患者群眾、醫(yī)院發(fā)展提供服務(wù)。在一些大型醫(yī)院里記錄了全國、甚至全世界一些罕見病歷的治療方法。以協(xié)和醫(yī)院為例，其醫(yī)院檔案中記錄了全肺、賁門癌等切除手術(shù)病歷，可以說是活著的歷史。這些珍貴的檔案資料可以供其他醫(yī)院借鑒參考，以全面提高醫(yī)院的診斷水平和醫(yī)療能力。
二、醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀
在醫(yī)療衛(wèi)生體制改革進(jìn)程的推進(jìn)下，大部分醫(yī)院已經(jīng)認(rèn)識到醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的重要性，并逐步推進(jìn)，但從醫(yī)院檔案的特點(diǎn)中可以看出，由于醫(yī)院檔案歷史久、門類多、數(shù)量龐大，醫(yī)院檔案信息化建設(shè)步履維艱，取得了一些成績，比如注重新進(jìn)員工檔案信息的電子化，老員工檔案更新內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)和電子化信息同步更新等，但還存在一些問題亟待解決，如下：
（一）人事檔案的信息化水平不夠
人事檔案的信息化建設(shè)不是簡單的把紙質(zhì)檔案質(zhì)量轉(zhuǎn)化為電子資料，而是需要建立檔案管理數(shù)據(jù)庫和信息化管理平臺，實(shí)現(xiàn)人事檔案資料與人力資源系統(tǒng)對接，方便人事檔案的補(bǔ)充、完善、查閱，充分發(fā)揮人事檔案在醫(yī)院人力資源配置方面的重要作用。但現(xiàn)階段，由于醫(yī)院在人事檔案管理方面投入的資金有限，加之醫(yī)院人事檔案信息量大，門類多，沒有現(xiàn)成的檔案管理軟件投入使用，而且暫用的電子檔案軟件系統(tǒng)安全性無法保證，阻礙了人事檔案信息化的進(jìn)程。
（二）人事檔案管理制度有待完善
醫(yī)院人事檔案管理制度不健全，是各大醫(yī)院普遍存在的現(xiàn)象。在醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的過程中發(fā)現(xiàn)，“有檔無人，有人無檔”的現(xiàn)象比比皆是，主要是由于醫(yī)療人才在流動(dòng)的過程中，原有單位由于合同未到期或其他原因未能將檔案調(diào)入新單位，或是醫(yī)院員工離職，而醫(yī)院沒有及時(shí)通知員工將檔案調(diào)離造成的，這些情況對于檔案的整理及信息化也造成了一定難度。而且，現(xiàn)在的醫(yī)院檔案管理模式過分的強(qiáng)調(diào)保密性和原則，人事檔案的查詢、調(diào)遣門檻高，利用僅僅局限于政審、調(diào)資、年終考核、辦理退休幾個(gè)方面，對于人事檔案的利用率極低，這樣的管理模式也使得人事檔案信息化建設(shè)步履維艱。
（三）人事檔案管理人員業(yè)務(wù)水平有待提高
醫(yī)院人事檔案管理部門由于領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，在人員配置上多以其他科室人員兼職為主，人員流動(dòng)性較大，而且專任的檔案管理人員部分非本專業(yè)出身，學(xué)歷較低，對于檔案電子化排斥心理較重，對于檔案管理系統(tǒng)不能熟練操作。而且由于之前在檔案履歷表的填寫上沒有使用同一的模板，在存檔信息上差異較大，也給檔案信息化帶來一定困難，增加了人事檔案管理人員的工作量?，F(xiàn)階段，要加快人事檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程，引入高素質(zhì)的檔案管理人才，提高檔案管理人員業(yè)務(wù)水平乃當(dāng)務(wù)之急。
三、加快醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)的有效策略
針對醫(yī)療人事檔案信息化建設(shè)中存在的問題，現(xiàn)提出如下解決對策。
（一）引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)和設(shè)備，提高人事檔案的信息化水平
醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要進(jìn)一步加強(qiáng)對人事檔案信息化建設(shè)的重視，在資金上給予支持，引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)和設(shè)備，開發(fā)適合醫(yī)院使用的人事檔案管理系統(tǒng)和信息化管理平臺。人事檔案涉及個(gè)人隱私，所以網(wǎng)絡(luò)化的安全設(shè)計(jì)是信息化管理中最重要的環(huán)節(jié)，可以為人事檔案設(shè)置不同級別的管理權(quán)限，比如普通、秘密、機(jī)密，同時(shí)為了保護(hù)信息在傳遞過程中的機(jī)密性，需要對信息進(jìn)行加密，以防信息失竊。
