發(fā)布時(shí)間：2023-08-23 16:53:25
序言：寫作是分享個(gè)人見解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的檔案管理特色亮點(diǎn)樣本，期待這些樣本能夠?yàn)槟峁┴S富的參考和啟發(fā)，請盡情閱讀。
1 不斷增強(qiáng)醫(yī)院檔案工作的整體創(chuàng)新意識
1.1 創(chuàng)新工作思路
單調(diào)枯燥的工作方式、傳統(tǒng)落后的工作方法，使得許多檔案工作者缺少創(chuàng)新意識和創(chuàng)新欲望。往往，他們?nèi)粘n案工作只是滿足于每年立卷歸檔多少案卷，提供利用服務(wù)多少卷多少人次，而τ諦棖笳咝枰哪方面的檔案材料，最前沿學(xué)科發(fā)展情況如何，檔案工作是否適應(yīng)當(dāng)前形勢和醫(yī)療保健發(fā)展需要等等，卻一無所知或知之甚少，更談不上檔案工作如何主動(dòng)、按需服務(wù)。檔案管理者應(yīng)是先行者和創(chuàng)造者，應(yīng)該形成檔案工作由事后搜集材料變?yōu)槭虑敖槿?、事中參與的新型檔案管理工作理念。檔案工作只有以超前的意識、超前的節(jié)奏、超前的服務(wù)贏得需求者的滿意，才能充分體現(xiàn)檔案管理的價(jià)值。
1.2 創(chuàng)新管理模式
檔案管理模式的創(chuàng)新是指立卷制度更新、工作方式改進(jìn)、盡量簡化檔案管理科室長期推行的一些繁瑣、呆板的操作步驟。如從組卷的形式到裝訂的手段上考慮，怎樣做到既不影響日后調(diào)檔利用，又能盡快完成歸檔程序，取消一些繁瑣的不必要的過程、環(huán)節(jié)、步驟，盡量縮短立卷歸檔周期。在平時(shí)的抄抄寫寫、裝裝訂訂的工作中，檔案工作者也要善于思考，多動(dòng)腦筋，針對工作中發(fā)現(xiàn)的問題積極鉆研一些小發(fā)明、小創(chuàng)造、小革新，這樣也能起到事半功倍之效。目前許多檔案管理科室都將計(jì)算機(jī)應(yīng)用于檔案管理，但多數(shù)僅限于各類檔案目錄的輸入、輸出或檢索，而在檔案管理其它方面的應(yīng)用則較少。其實(shí)，我們只要善于觀察，就不難發(fā)現(xiàn)在我們?nèi)粘n案管理工作中，還有許多工作可以利用現(xiàn)代化技術(shù)來提高我們的工作效率，如采用條形碼來代替檔號，既安全可靠，又方便快捷，可大大提高借閱歸還檔案的速度。類似這種借助計(jì)算機(jī)來完成本來較繁瑣的手工操作的方法應(yīng)該是很多的，因?yàn)闊o論是檔案的業(yè)務(wù)工作，還是檔案的管理工作以及檔案信息的交流，都可以應(yīng)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行現(xiàn)代化管理，幫助解決具體問題，提高管理效率和管理水平。
2 牢固樹立檔案管理工作的創(chuàng)新特色
2.1 創(chuàng)新式的服務(wù)特色
日常的醫(yī)院檔案服務(wù)往往只局限在做好為本醫(yī)院查閱利用本醫(yī)院產(chǎn)生的檔案方面，或者為患者提供病歷資料，而對本單位檔案如何主動(dòng)為社會服務(wù)考慮得比較少。醫(yī)院檔案要體現(xiàn)服務(wù)特色，利用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)提供遠(yuǎn)程服務(wù)。利用網(wǎng)上信息量大、傳遞速度快的優(yōu)勢，與其它檔案機(jī)構(gòu)聯(lián)網(wǎng)，共享檔案信息資源，使服務(wù)范圍由“窄”變“寬”，服務(wù)層次由“淺”變“深”。檔案管理科室還應(yīng)拓展服務(wù)方式和服務(wù)領(lǐng)域，充分開發(fā)所管理的檔案財(cái)寶，通過加工、處理，使其變成社會需要的優(yōu)質(zhì)“產(chǎn)品”。
2.2 創(chuàng)新式的管理特色
檔案工作管理手段的更新是實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)創(chuàng)新發(fā)展的重要因素之一。檔案工作的技術(shù)手段和條件是提高檔案工作效率，確保檔案服務(wù)工作質(zhì)量的重要條件，是檔案工作創(chuàng)新的硬件基礎(chǔ)。因此，在檔案工作管理的手段上，要努力實(shí)現(xiàn)檔案裝備技術(shù)現(xiàn)代化，解決手工操作運(yùn)轉(zhuǎn)速度慢、效率低的問題，積極運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)碼技術(shù)、影像技術(shù)等先進(jìn)技術(shù)和手段，來提高檔案工作技術(shù)含量和水平，使檔案管理手段由“舊”變“新”。在檔案工作管理的形式上，為避免各相關(guān)科室大而全，小而全，可以把價(jià)值小、保管期限短的檔案放到一線科室，實(shí)行分級保管，檔案管理科室只需在網(wǎng)上保留一線檔案信息。這樣既方便一線科室利用檔案的需要，又可避免醫(yī)院檔案室因館藏?cái)?shù)量龐大，造成庫房緊張，同時(shí)還可保證檔案管理人員有時(shí)間開發(fā)館藏信息資源、更好地做好服務(wù)工作。
2.3 創(chuàng)新式的宣傳特色
宣傳工作是各項(xiàng)工作的先導(dǎo)。宣傳工作做得如何直接關(guān)系到人們參與的積極性和重視程度，直接影響到下一步工作能否收到預(yù)期的效果。長期以來，檔案工作的宣傳往往著重于相關(guān)法規(guī)條例的宣傳解釋上，多強(qiáng)調(diào)重要意義、工作要求，這些說教式的宣傳，既不直觀形象，也缺少“藝術(shù)”性，很難引起人們的重視，也達(dá)不到預(yù)期的宣傳效果。如果能通過上網(wǎng)、制作成PPT課件等，把館藏開放的檔案以動(dòng)態(tài)的圖表形式展現(xiàn)給需求者，介紹、宣傳檔案工作，其效果會更形象、更直觀，更易于接受。因此我們在進(jìn)行檔案的宣傳工作時(shí)，要善于捕捉醫(yī)院檔案工作的新亮點(diǎn)、新特點(diǎn)，使檔案的宣傳由“死”變“活”，具有個(gè)性化。
3 充分發(fā)揮檔案管理人員的創(chuàng)新主體作用
3.1 觀念革新的必要性
檔案管理工作的清苦是眾人皆知的，不怕清苦是檔案管理工作者的優(yōu)良傳統(tǒng)。然而在當(dāng)今社會，檔案管理工作者一方面要耐得住清苦，繼續(xù)踏踏實(shí)實(shí)工作；另一方面也要通過檔案工作者的開拓與創(chuàng)新，使檔案工作產(chǎn)生一定的經(jīng)濟(jì)效益，提高檔案工作的自身價(jià)值，發(fā)展檔案事業(yè)。故檔案管理人員的創(chuàng)新意識、創(chuàng)新精神、創(chuàng)新能力是改變檔案管理工作枯燥乏陳局面的關(guān)鍵所在。要一改倉庫保管員的形象，在埋頭苦干、默默奉獻(xiàn)的同時(shí)，不妨多一些敏捷和睿智，多一些膽魄與果斷，主動(dòng)開拓探索檔案管理工作新領(lǐng)域、新觀念，讓檔案管理創(chuàng)造出更豐厚的社會效益和醫(yī)療保健效益。
3.2 業(yè)務(wù)技能提升的基礎(chǔ)性
檔案工作既是一項(xiàng)業(yè)務(wù)性工作，又是一項(xiàng)管理服務(wù)性工作。這就要求從事檔案工作的專職檔案人員，既要有扎扎實(shí)實(shí)的業(yè)務(wù)功底，又要有較強(qiáng)的管理能力和服務(wù)意識。知識經(jīng)濟(jì)的挑戰(zhàn)和網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代的沖擊，以及出現(xiàn)的許多新型載體的檔案和全新的管理手段方式，給專職檔案人員提出了更高的要求。為此，專職檔案人員首先要適應(yīng)新形勢，敢于向傳統(tǒng)觀念挑戰(zhàn)，善于提出新辦法、新思路，解決新問題，勇于打破傳統(tǒng)的條條框框和管理模式，在檔案業(yè)務(wù)上有所創(chuàng)新，有所突破。其次，專職檔案人員不僅要熟悉檔案業(yè)務(wù)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)、步驟，而且還應(yīng)掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法，在務(wù)實(shí)基礎(chǔ)上促進(jìn)創(chuàng)新，努力使專職檔案人員成為一名掌握科學(xué)的、先進(jìn)的工作方法，一專多能的檔案工作人才。
3.3 視野開拓，知識積累的重要性
關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案，管理
醫(yī)療檔案管理具有其特殊性，歷來倍受重視。那么，怎樣才能使醫(yī)院的檔案管理更好地適應(yīng)和服務(wù)于社會各項(xiàng)事業(yè)？筆者認(rèn)為，只有通過創(chuàng)新，才能使醫(yī)院檔案工作充滿生機(jī)和活力，才能滿足社會各界的不同需求。
1.增強(qiáng)醫(yī)院檔案工作整體創(chuàng)新意識
1.1思路創(chuàng)新
單調(diào)枯燥的工作方式、傳統(tǒng)落后的工作方法，使得許多檔案工作者缺少創(chuàng)新意識和創(chuàng)新欲望。往往，他們?nèi)粘n案工作只是滿足于每年立卷歸檔多少案卷，提供利用服務(wù)多少卷多少人次，而對于需求者需要哪方面的檔案材料，最前沿學(xué)科發(fā)展情況如何，檔案工作是否適應(yīng)當(dāng)前形勢和社會發(fā)展需要等等，卻一無所知或知之甚少，更談不上檔案工作如何主動(dòng)、超前服務(wù)。檔案管理者應(yīng)是先行者、創(chuàng)造者，形成檔案工作由事后搜集材料變?yōu)槭虑敖槿搿⑹轮袇⑴c的新的檔案管理工作理念。檔案工作只有以超前的意識、超前的節(jié)奏、超前的服務(wù)贏得利用者的滿意，才能充分體現(xiàn)檔案的價(jià)值。
1.2管理創(chuàng)新
檔案管理創(chuàng)新是指立卷制度更新、工作手段改進(jìn)、盡量簡化檔案部門長期推行的一些繁瑣、呆板的操作步驟。如從組卷的形式到裝訂的手段上考慮，怎樣做到既不影響日后調(diào)檔利用，又能盡快完成歸檔程序，取消一些繁瑣的不必要的過程、環(huán)節(jié)、步驟，盡量縮短立卷歸檔周期。在平時(shí)的抄抄寫寫、裝裝訂訂的工作中，檔案工作者也要善于思考，多動(dòng)腦筋，針對工作中發(fā)現(xiàn)的問題搞一些小發(fā)明、小創(chuàng)造、小革新，這樣也能起到事半功倍之效。目前許多檔案部門都將計(jì)算機(jī)應(yīng)用于檔案管理，但多數(shù)僅限于各類檔案目錄的輸入、輸出或檢索，而在檔案管理其它方面的應(yīng)用則較少。其實(shí)，我們只要肯觀察，就不難發(fā)現(xiàn)在我們?nèi)粘n案管理工作中，還有許多工作可以利用現(xiàn)代化技術(shù)來提高我們的工作效率，如采用條形碼來代替檔號，既安全可靠，又方便快捷，可大大提高借閱歸還檔案的速度。類似這種借助計(jì)算機(jī)來完成本來較繁瑣的手工操作的方法應(yīng)該是很多的，因?yàn)闊o論是檔案的業(yè)務(wù)工作，還是檔案的管理工作以及檔案信息的交流，都可以應(yīng)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行現(xiàn)代化管理，幫助解決具體問題，提高管理效率和管理水平。
2.形成檔案管理創(chuàng)新特色
2.1服務(wù)特色
日常的醫(yī)院檔案服務(wù)往往只局限在做好為本醫(yī)院查閱利用本醫(yī)院產(chǎn)生的檔案方面，或者為患者提供病歷資料，而對本單位檔案如何主動(dòng)為外單位、為社會服務(wù)考慮得比較少。醫(yī)院檔案要體現(xiàn)服務(wù)特色，利用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)提供遠(yuǎn)程服務(wù)。利用網(wǎng)上信息量大、傳遞速度快的優(yōu)勢，與其它檔案機(jī)構(gòu)聯(lián)網(wǎng)，共享檔案信息資源，使服務(wù)范圍由“窄”變“寬”，服務(wù)層次由“淺”變“深”。檔案部門還應(yīng)拓展服務(wù)方式和服務(wù)領(lǐng)域，充分開發(fā)所看管的檔案財(cái)寶，通過加工、處理，使其變成社會需要的優(yōu)質(zhì)“產(chǎn)品”。
2.2管理特色
檔案工作管理手段的更新是實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)創(chuàng)新發(fā)展的重要因素之一。檔案工作的技術(shù)手段和條件是提高檔案工作效率，確保檔案服務(wù)工作質(zhì)量的重要條件，是檔案工作創(chuàng)新的硬件基礎(chǔ)。因此，在檔案工作管理的手段上，要努力實(shí)現(xiàn)檔案裝備技術(shù)現(xiàn)代化，解決手工操作運(yùn)轉(zhuǎn)速度慢、效率低的問題，積極運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)碼技術(shù)、影像技術(shù)等先進(jìn)技術(shù)和手段，來提高檔案工作技術(shù)含量和水平，使檔案管理手段由“舊”變“新”。在檔案工作管理的形式上，為避免各檔案館大而全，小而全，可以把價(jià)值小、保管期限短的檔案放到基層，實(shí)行分級保管，總館只需在網(wǎng)上保留基層檔案信息。這樣既方便基層部門利用檔案的需要，又可避免檔案館因館藏?cái)?shù)量龐大，造成庫房緊張，同時(shí)還可保證檔案館人員有時(shí)間開發(fā)館藏信息資源、更好地做好服務(wù)工作。
2.3宣傳特色
宣傳工作是各項(xiàng)工作的先導(dǎo)。論文格式。宣傳工作做得如何直接關(guān)系到人們參與的積極性和重視程度，直接影響到下一步工作能否收到預(yù)期的效果。長期以來，檔案工作的宣傳往往著重于相關(guān)法規(guī)條例的宣傳解釋上，多強(qiáng)調(diào)重要意義、工作要求，這些說教式的宣傳，既不直觀形象，也缺少“藝術(shù)”性，很難引起人們的重視，也達(dá)不到預(yù)期的宣傳效果。如果能通過上網(wǎng)、制作成VCD等，把館藏開放的檔案以動(dòng)態(tài)的圖表形式展現(xiàn)給社會，介紹、宣傳檔案工作，其效果會更形象、更直觀，更易于接受。因此我們在進(jìn)行檔案的宣傳工作時(shí)，要善于捕捉本單位檔案工作的新亮點(diǎn)、新特點(diǎn)，使檔案的宣傳由“死”變“活”，具有個(gè)性化。論文格式。
3.發(fā)揮專職檔案人員的創(chuàng)新主體作用
3.1觀念更新
檔案工作的清苦是人所皆知的，不怕清苦是檔案工作者的優(yōu)良傳統(tǒng)。論文格式。然而在當(dāng)今社會，檔案工作者一方面要耐得住清苦，繼續(xù)踏踏實(shí)實(shí)工作；另一方面也要通過檔案工作者的開拓與創(chuàng)新，使檔案工作產(chǎn)生一定的經(jīng)濟(jì)效益，提高檔案工作的自身價(jià)值，發(fā)展檔案事業(yè)。專職檔案人員的創(chuàng)新意識、創(chuàng)新精神、創(chuàng)新能力是改變檔案工作局面的關(guān)鍵所在。要一改守?cái)偪袋c(diǎn)、倉庫保管員的形象，在埋頭苦干、默默奉獻(xiàn)的同時(shí)，不妨多一些敏捷和睿智，多一些膽魄與果斷，主動(dòng)找市場，讓檔案創(chuàng)造出更豐厚的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益。
3.2練就過硬的業(yè)務(wù)技能
檔案工作既是一項(xiàng)業(yè)務(wù)性工作，又是一項(xiàng)管理服務(wù)性工作。這就要求從事檔案工作的專職檔案人員，既要有扎扎實(shí)實(shí)的業(yè)務(wù)功底，又要有較強(qiáng)的管理能力和服務(wù)意識。知識經(jīng)濟(jì)的挑戰(zhàn)和網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代的沖擊，以及出現(xiàn)的許多新型載體的檔案和全新的管理手段方式，給專職檔案人員提出了更高的要求。為此，專職檔案人員首先要適應(yīng)新形勢，敢于向傳統(tǒng)觀念挑戰(zhàn)，善于提出新辦法、新思路，解決新問題，勇于打破傳統(tǒng)的條條框框和管理模式，在檔案業(yè)務(wù)上有所創(chuàng)新，有所突破。其次，專職檔案人員不僅要熟悉檔案業(yè)務(wù)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)、步驟，而且還應(yīng)掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法，在務(wù)實(shí)基礎(chǔ)上促進(jìn)創(chuàng)新，努力使專職檔案人員成為一名掌握科學(xué)的、先進(jìn)的工作方法，一專多能的檔案工作人才。
3.3寬闊的視野、豐富的知識
當(dāng)今社會和經(jīng)濟(jì)生活處于快速發(fā)展時(shí)期，知識更新呈“爆炸”式發(fā)展，新的行業(yè)和領(lǐng)域不斷形成，這些對檔案業(yè)務(wù)的管理、服務(wù)等各項(xiàng)工作提出了新的要求和挑戰(zhàn)，作為檔案工作主體的專職檔案人員，如果知識貧乏、老化、單一，面對新情況、新問題就很難提出解決的辦法，工作中更談不上有所改進(jìn)和創(chuàng)新。因此，創(chuàng)造積極向上的學(xué)習(xí)氛圍非常重要，專職檔案人員要把學(xué)習(xí)作為生活中的第一需要，把終身教育作為一種必然選擇，努力學(xué)習(xí)，不斷“充電”，拓寬視野，了解所涉及工作領(lǐng)域的現(xiàn)狀及發(fā)展動(dòng)態(tài)，運(yùn)用檔案學(xué)科新理論、新技術(shù)來指導(dǎo)和改進(jìn)檔案工作，實(shí)現(xiàn)由單一專業(yè)型向多樣復(fù)合型轉(zhuǎn)變。同時(shí)可以制訂相應(yīng)的制度，提出具體要求，以促進(jìn)專職檔案人員在其位、謀其事，努力去多思考，多研究，營造一種銳意進(jìn)取、積極向上的創(chuàng)新氛圍。
綜上所述，只有不斷地創(chuàng)新，檔案工作才能有高度、有特色，檔案事業(yè)才能真正實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。因此，檔案部門無論是在業(yè)務(wù)工作方面，還是在管理服務(wù)工作方面，都要努力做到人無我有，人有我優(yōu)，人優(yōu)我新，使檔案工作常常變，時(shí)時(shí)新，這樣才能使檔案工作立于不衰之地。
【關(guān)鍵詞】示范 高職院校 檔案管理
【中圖分類號】G647 【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】A 【文章編號】1006－9682（2012）08－0116－02
自2006年開始，教育部、財(cái)政部啟動(dòng)了國家示范性高職院校建設(shè)計(jì)劃工作，通過重點(diǎn)建設(shè)高水平的100所國家示范性高職院校，帶動(dòng)全國高職院校深化改革與加快發(fā)展，加強(qiáng)內(nèi)涵建設(shè)，提高教育質(zhì)量，增強(qiáng)服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會的能力，提升我國高職教育的整體水平，示范性高職院校建設(shè)是我國高職教育改革和發(fā)展的一項(xiàng)重大工程。而高職示范校在學(xué)校規(guī)模、管理模式、機(jī)構(gòu)設(shè)置和專業(yè)設(shè)置等方面發(fā)生的調(diào)整和變化，又給檔案管理工作帶來新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。
一、高職院校檔案管理建設(shè)現(xiàn)狀
高職院校檔案是高職院校在長期教育教學(xué)工作、學(xué)校管理、科研、實(shí)習(xí)實(shí)訓(xùn)、基建和學(xué)生學(xué)習(xí)等活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、音像等不同形式的信息資料。檔案管理工作是高職院校管理工作的一個(gè)很重要的組成部分。
1．檔案管理意識薄弱
在高職教育改革人才培養(yǎng)模式、重視提高教育教學(xué)質(zhì)量和突出辦學(xué)特色建設(shè)的發(fā)展進(jìn)程中，很多高職院校的檔案管理工作沒有跟上高職教育快速改革發(fā)展的步伐，相當(dāng)一部分的一線教師和一般的事務(wù)性、業(yè)務(wù)性工作人員對檔案和檔案工作不甚了解，有些部門為圖自己工作方便不愿把公務(wù)活動(dòng)中形成的公務(wù)文件材料、教學(xué)、科研、基建、設(shè)備、錄音錄像等相關(guān)材料送交檔案部門集中統(tǒng)一管理。檔案意識淡薄直接影響了檔案收集的齊全性、完整性。
2．檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)有待進(jìn)一步加強(qiáng)
檔案管理工作是一項(xiàng)集服務(wù)性、科學(xué)性、文化性和政治性相統(tǒng)一的專業(yè)工作，專職管理人員是高職院校檔案管理工作有效開展的主力和保證。現(xiàn)階段，高職院校檔案管理人員中具備檔案專業(yè)知識的人員較少。高職院校檔案管理人員多數(shù)由行政管理人員兼任，相當(dāng)一部分是“半路出家”，缺乏檔案專業(yè)知識與技能，大多只是參與了由當(dāng)?shù)貦n案部門組織的培訓(xùn)，缺乏全面的檔案業(yè)務(wù)技能的訓(xùn)練，檔案工作業(yè)務(wù)知識更新不及時(shí)，檔案工作創(chuàng)新能力不強(qiáng)。一般只是從事日常的接收、歸檔、保管等簡單的常規(guī)性、事務(wù)性工作，綜合素質(zhì)和能力不能很好地適應(yīng)檔案管理規(guī)范化、信息化、現(xiàn)代化的發(fā)展趨勢。
3．檔案利用率較低
檔案管理工作也是一項(xiàng)服務(wù)性工作，能否合理利用檔案，發(fā)揮檔案的應(yīng)有作用是檔案管理工作的根本目的。因?yàn)闄n案信息管理還處于封閉或半封閉狀態(tài)，檔案管理人員服務(wù)意識不強(qiáng)，缺乏主動(dòng)性，同時(shí)受傳統(tǒng)保密觀念的影響，使檔案沒受到足夠的重視，致使檔案利用率低，沒能發(fā)揮應(yīng)有的作用。高職院校檔案管理的內(nèi)容仍是以基建、黨務(wù)、行政、教學(xué)、財(cái)會類檔案為主，其他門類的檔案如照片檔案、聲音檔案、影像檔案、實(shí)物檔案等方面的檔案材料數(shù)量很少，從而導(dǎo)致檔案利用面狹窄。
二、示范性高職院校檔案管理建設(shè)的啟示
一個(gè)高職院校的管理水平、發(fā)展軌跡、文化積淀、辦學(xué)特色等，往往可以從其檔案管理水平的高低中反映出來。示范性高職院校建設(shè)不僅是投資的示范，更是發(fā)展的示范、改革的示范和管理的示范。
1．圍繞示范性高職院校建設(shè)，提高檔案管理意識。
隨著示范校建設(shè)的不斷深入，高職示范校建設(shè)單位的檔案管理部門要在積極探索和認(rèn)真總結(jié)的基礎(chǔ)上進(jìn)行分析和歸納，不斷提升和強(qiáng)化全校各位成員的檔案意識，使檔案意識與學(xué)校示范校建設(shè)工作相匹配，使學(xué)校檔案真正反映和記錄學(xué)校建設(shè)與發(fā)展的歷史，成為示范校建設(shè)的又一大亮點(diǎn)。以示范校建設(shè)的核心任務(wù)為檔案工作的中心，從學(xué)校示范校各項(xiàng)建設(shè)工作的實(shí)際情況和各層次檔案意識現(xiàn)狀出發(fā)進(jìn)行有向性調(diào)整，將檔案意識滲入學(xué)校各項(xiàng)規(guī)章制度和方案計(jì)劃的制訂之中、滲入到各工作任務(wù)的建設(shè)過程中，滲入到各級各類崗位人員工作職責(zé)執(zhí)行過程之中，在布置、檢查、驗(yàn)收和總結(jié)示范校建設(shè)各階段成果的同時(shí)，對檔案工作同步提出要求和加以考察、審核。
2．加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，促進(jìn)檔案管理規(guī)范化。
專職檔案管理隊(duì)伍建設(shè)是高職院校檔案管理隊(duì)伍建設(shè)的核心部分。檔案管理是一門綜合性的邊緣學(xué)科，涉及的知識面廣，因此，對其從業(yè)人員的素質(zhì)要求較高。同時(shí)，檔案工作面臨許多新情況、新問題，要求高職院校檔案工作者要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，不斷提高檔案工作業(yè)務(wù)能力。針對當(dāng)前檔案工作者隊(duì)伍水平參差不齊的狀況，高職院校應(yīng)有計(jì)劃、有步驟、分層次地開展檔案管理人員崗位培訓(xùn)和繼續(xù)教育，特別是要加強(qiáng)對剛剛從事檔案工作不久的檔案工作者和兼職檔案員的業(yè)務(wù)知識的普及和提高，使他們能夠盡快具備檔案專業(yè)知識，迅速勝任自己從事的檔案工作。加強(qiáng)電子文件、電子檔案管理技術(shù)以及計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識的培訓(xùn)，用新理論、新知識武裝頭腦，提升素質(zhì)，指導(dǎo)實(shí)踐，以適應(yīng)高等職業(yè)教育事業(yè)發(fā)展對高職院校檔案管理的新要求。
3．加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，提高檔案管理利用效率。
要實(shí)現(xiàn)高職院校檔案管理工作的現(xiàn)代化，創(chuàng)新檔案信息資源利用的新途徑、新方法，必須借助信息化、數(shù)字化的技術(shù)手段，全面提高高職院校檔案管理工作計(jì)算機(jī)的普及及其網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，并從根本上改變過去“重保管、輕利用”的現(xiàn)象，轉(zhuǎn)變觀念，提高檔案管理利用效率。高職院校應(yīng)借示范性建設(shè)的契機(jī)，一是在現(xiàn)有校園網(wǎng)的信息平臺上，建立檔案網(wǎng)站，有計(jì)劃地開放目錄和現(xiàn)行文件目錄，積極創(chuàng)造條件，上載可以公開的檔案全文信息，為檔案使用者提供網(wǎng)上查詢和使用服務(wù)，充分發(fā)揮檔案信息資源服務(wù)于教學(xué)、科研和用人單位的作用；二是加強(qiáng)檔案信息建庫入網(wǎng)工作，把檔案數(shù)據(jù)庫作為學(xué)校重要的信息資源，納入學(xué)校網(wǎng)絡(luò)辦公的總體格局之中，逐步建立學(xué)校檔案文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫。三是進(jìn)一步加大推廣檔案管理軟件的力度，提高檔案管理的現(xiàn)代化技術(shù)條件和應(yīng)用水平，積極主動(dòng)地為實(shí)現(xiàn)高職院校檔案管理現(xiàn)代化、全面促進(jìn)檔案信息交換和檔案信息資源共享創(chuàng)造條件。
總之，高職院校檔案管理建設(shè)既要有健全、長效的保障機(jī)制，有可行、規(guī)范的管理?xiàng)l例，又要有扎實(shí)的基礎(chǔ)建設(shè)和目標(biāo)明確的實(shí)施方案。只有這樣，檔案管理工作才能穩(wěn)步、高效推進(jìn)，并為高職院校示范校建設(shè)工作的正常開展保駕護(hù)航。
參考文獻(xiàn)
1 郭華梅、雷艷玲.區(qū)域型高職院校檔案信息平臺架構(gòu)初探［J］.檔案與建設(shè)，2011（3）：23～25
一、增強(qiáng)檔案工作整體創(chuàng)新意識
1、檔案工作管理思路的創(chuàng)新
同志指出“迎接未來科學(xué)技術(shù)的挑戰(zhàn)，最重要的是要堅(jiān)持創(chuàng)新，勇于創(chuàng)新。創(chuàng)新是一個(gè)民族進(jìn)步的靈魂，是一個(gè)國家興旺發(fā)達(dá)的不竭動(dòng)力?！眲?chuàng)新行為，首先要有創(chuàng)新意識，有強(qiáng)烈的創(chuàng)新欲望，也只有如此才能有創(chuàng)新動(dòng)力。科技要?jiǎng)?chuàng)新，體制要?jiǎng)?chuàng)新，檔案工作也要?jiǎng)?chuàng)新。長期單調(diào)而枯燥的工作方式、傳統(tǒng)而落后的工作方法，使得許多檔案工作者缺少創(chuàng)新意識和創(chuàng)新欲望，他們墨守陳規(guī)，按傳統(tǒng)辦事，視傳統(tǒng)和經(jīng)驗(yàn)為“至寶”，視專家和權(quán)威為“上帝”，日常檔案工作也只是滿足于每年立卷歸檔多少案卷，提供利用服務(wù)多少卷人次，而對于市場需要哪方面的檔案材料，最前沿學(xué)科發(fā)展情況如何，檔案工作是否適應(yīng)當(dāng)前形勢和社會發(fā)展需要等等，卻一無所知或知之甚少，更談不上檔案工作如何主動(dòng)、超前服務(wù)于市場，服務(wù)于社會。而服務(wù)的落伍，必將使檔案工作失去生存的活力和市場。因此要改變檔案工作既無動(dòng)力，又無目標(biāo)的狀況，應(yīng)努力使檔案部門從“伸手派”變成先行官、創(chuàng)造者，形成檔案工作由事后搜集材料變?yōu)槭虑敖槿搿⑹轮袇⑴c的新的檔案管理工作理念。檔案工作只有日日思變、天天求新，才能以超前的意識、超前的節(jié)奏、超前的服務(wù)贏得市場、贏得利用者的滿意，才能讓檔案工作在社會上“熱”起來。
2、檔案工作管理模式的創(chuàng)新
我國檔案工作許多傳統(tǒng)的做法和管理模式對做好不同時(shí)期的檔案工作起到了積極作用，但也有一些傳統(tǒng)做法已不再適應(yīng)當(dāng)前社會發(fā)展的需要，必須進(jìn)行創(chuàng)新。其中包括檔案工作六個(gè)環(huán)節(jié)和一些具體的操作手段的革新。要在立卷制度上更新，在工作手段上改進(jìn)，盡量簡化檔案部門長期推行的一些繁瑣、呆板的操作步驟。如從組卷的形式到裝訂的手段上考慮，怎樣做到既不影響日后調(diào)檔利用，又能盡快完成歸檔程序，取消一些繁瑣的不必要的過程、環(huán)節(jié)、步驟，盡量縮短立卷歸檔周期，這樣也便于推行部門立卷工作。就是在平時(shí)的抄抄寫寫、裝裝訂訂的工作中，檔案工作者也要善于思考，多動(dòng)腦筋，針對工作中發(fā)現(xiàn)的問題搞一些小發(fā)明、小創(chuàng)造、小革新，這樣也能起到事半功倍之效。目前許多檔案部門都將計(jì)算機(jī)應(yīng)用于檔案管理，但多數(shù)僅限于各類檔案目錄的輸入、輸出或檢索，而在檔案管理其它方面的應(yīng)用則較少。其實(shí)，我們只要肯觀察，就不難發(fā)現(xiàn)在我們?nèi)粘n案管理工作中，還有許多工作可以利用現(xiàn)代化技術(shù)來提高我們的工作效率，如采用條形碼來代替檔號，既安全可靠，又方便快捷，可大大提高借閱歸還檔案的速度。類似這種借助計(jì)算機(jī)來完成本來較繁瑣的手工操作的方法應(yīng)該是很多的，因?yàn)闊o論是檔案的業(yè)務(wù)工作，還是檔案的管理工作以及檔案信息的交流，都可以應(yīng)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行現(xiàn)代化管理，幫助解決具體問題，提高管理效率和管理水平。
3、檔案工作管理機(jī)制的創(chuàng)新
長期以來，檔案管理工作以經(jīng)驗(yàn)管理居多，工作人員的選配往往也是以具有檔案工作經(jīng)驗(yàn)為先決條件，這在某種程度上制約了人才的流動(dòng)，容易產(chǎn)生不思進(jìn)取的思想，更談不上去創(chuàng)新。應(yīng)當(dāng)引進(jìn)競爭激勵(lì)機(jī)制，改變在檔案部門實(shí)際存在的“鐵飯碗”現(xiàn)象，從源頭上解決創(chuàng)新的根本問題。積極推行全員聘任合同制，對現(xiàn)有人員實(shí)行公平競爭、擇優(yōu)上崗，真正做到優(yōu)勝劣汰，能者上庸者下，從而使檔案工作者清楚地認(rèn)識到自己的工作成績與其生存和發(fā)展息息相關(guān)，檔案部門也無“皇糧”可吃，也會有下崗、失業(yè)，再也不能靠“鐵板碗”混日子了，每個(gè)人都有隨時(shí)被淘汰的危機(jī)感，從而激發(fā)每個(gè)人的工作活力，最大限度地發(fā)揮個(gè)人潛力，使檔案工作出現(xiàn)充滿競爭活力、開拓創(chuàng)新的新局面。同時(shí)，要建立一些相應(yīng)的創(chuàng)新激勵(lì)機(jī)制，如鼓勵(lì)創(chuàng)新的用人制度、分配制度、獎(jiǎng)勵(lì)制度，將個(gè)人創(chuàng)新的內(nèi)容作為考核的重要指標(biāo)，進(jìn)行考核，并與勞動(dòng)報(bào)酬、晉職嚴(yán)格掛鉤，努力營造一種鼓勵(lì)創(chuàng)新的氣氛和環(huán)境，促進(jìn)檔案工作良性循環(huán)。相反如果沒有制度的激勵(lì)和約束，沒有精神和物質(zhì)條件作保證，檔案工作者創(chuàng)新的熱情就會被扼殺，也就不會自覺、主動(dòng)地去創(chuàng)新。
二、檔案工作應(yīng)在創(chuàng)新特色上下功夫
l、體現(xiàn)檔案工作服務(wù)特色
日常的檔案服務(wù)只局限在做好為本單位查閱利用本單位產(chǎn)生的檔案方面，而對本單位檔案如何主動(dòng)為外單位、為社會服務(wù)，怎樣利用外單位檔案為本單位服務(wù)做得就很不夠，考慮得也很少。檔案部門要一改坐在家里等人上門查檔的現(xiàn)狀，變被動(dòng)等待服務(wù)為積極主動(dòng)上門服務(wù)，利用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)提供遠(yuǎn)程服務(wù)。利用網(wǎng)上信息量大、傳遞速度快的優(yōu)勢，與其它檔案機(jī)構(gòu)聯(lián)網(wǎng)，共享檔案信息資源，使服務(wù)范圍由“窄”變“寬”，服務(wù)層次由“淺”變“深”。檔案部門還應(yīng)拓展服務(wù)方式和服務(wù)領(lǐng)域，充分開發(fā)所看管的檔案財(cái)寶，通過加工、處理，使其變成社會需要的優(yōu)質(zhì)“產(chǎn)品”。也可以根據(jù)老百姓休閑日增多，追求精神享受的特點(diǎn)，建立一些“檔吧”，使老百姓在優(yōu)雅的環(huán)境中，一邊從檔案中吸取知識、了解歷史，一邊從中感受檔案工作帶給他們的便利，拉近檔案與百姓的距離。還可以利用檔案資料作為出版的資源，出版一些人物傳記、歷史知識讀物、文學(xué)書籍等，多方開辟檔案服務(wù)的渠道。
2、體現(xiàn)檔案工作管理特色
檔案工作管理手段的更新是實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)創(chuàng)新發(fā)展的重要因素之一。檔案工作的技術(shù)手段和條件是提高檔案工作效率，確保檔案服務(wù)工作質(zhì)量的重要條件，是檔案工作創(chuàng)新的硬件基礎(chǔ)。因此，在檔案工作管理的手段上，要努力實(shí)現(xiàn)檔案裝備技術(shù)現(xiàn)代化，解決手工操作運(yùn)轉(zhuǎn)速度慢、效率低的問題，積極運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)碼技術(shù)、影像技術(shù)等先進(jìn)技術(shù)和手段，來提高檔案工作技術(shù)含量和水平，使檔案管理手段由“舊”變“新”。在檔案工作管理的形式上，為避免各檔案館大而全，小而全，可以把價(jià)值小、保管期限短的檔案放到基層，實(shí)行分級保管，總館只需在網(wǎng)上保留基層檔案信息。這樣既方便基層部門利用檔案的需要，又可避免檔案館因館藏?cái)?shù)量龐大，造成庫房緊張，同時(shí)還可保證檔案館人員有時(shí)間開發(fā)館藏信息資源、更好地做好服務(wù)工作。
3、體現(xiàn)檔案工作的宣傳特色
宣傳工作是各項(xiàng)工作的先導(dǎo)。宣傳工作做得如何直接關(guān)系到人們參與的積極性和重視程度，直接影響到下一步工作能否收到預(yù)期的效果。長期以來，檔案工作的宣傳往往著重于相關(guān)法規(guī)條例的宣傳解釋上，多強(qiáng)調(diào)重要意義、工作要求，這些說教式的宣傳，既不直觀形象，也缺少“藝術(shù)”性，很難引起人們的重視，也達(dá)不到預(yù)期的宣傳效果。如果能通過上網(wǎng)、制作成VCD等，把館藏開放的檔案以動(dòng)態(tài)的圖表形式展現(xiàn)給社會，介紹、宣傳檔案工作，其效果會更形象、更直觀，更易于接受。因此我們在進(jìn)行檔案的宣傳工作時(shí)，要善于捕捉本單位檔案工作的新亮點(diǎn)、新特點(diǎn)，使檔案的宣傳由“死”變“活”，具有個(gè)性化。
三、發(fā)揮專職檔案人員的創(chuàng)新主體作用
1、專職檔案人員應(yīng)當(dāng)重視觀念更新
專職檔案人員的創(chuàng)新意識、創(chuàng)新精神、創(chuàng)新能力是改變檔案工作局面的關(guān)鍵所在。特別是在機(jī)構(gòu)改革、人事制度改革的今天，隨著各部門工作人員的減少，工作量的增加，檔案工作將面臨更大的壓力。因此，專職檔案人員有必要進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整和重新定位，要一改守?cái)偪袋c(diǎn)、倉庫保管員的形象，在埋頭苦干、默默奉獻(xiàn)的同時(shí)，不妨多一些敏捷和睿智，多一些膽魄與果斷，從根本上轉(zhuǎn)變觀念，摒棄“皇帝女兒不愁嫁”、“酒香不怕巷子深”的舊觀念，主動(dòng)找婆家、找市場，讓檔案創(chuàng)造出更豐厚的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益。檔案工作的清苦是人所皆知的，不怕清苦是檔案工作者的優(yōu)良傳統(tǒng)。然而在當(dāng)今社會，檔案工作者一方面要耐得住清苦，繼續(xù)踏踏實(shí)實(shí)工作；另一方面也要通過檔案工作者的開拓與創(chuàng)新，使檔案工作產(chǎn)生一定的經(jīng)濟(jì)效益，提高檔案工作的自身價(jià)值，發(fā)展檔案事業(yè)。
2、專職檔案人員應(yīng)當(dāng)練就過硬的業(yè)務(wù)技能
檔案工作既是一項(xiàng)業(yè)務(wù)性工作，又是一項(xiàng)管理服務(wù)性工作。這就要求從事檔案工作的專職檔案人員，既要有扎扎實(shí)實(shí)的業(yè)務(wù)功底，又要有較強(qiáng)的管理能力和服務(wù)意識。知識經(jīng)濟(jì)的挑戰(zhàn)和網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代的沖擊，以及出現(xiàn)的許多新型載體的檔案和全新的管理手段方式，給專職檔案人員提出了更高的要求。為此，專職檔案人員首先要適應(yīng)新形勢，敢于向傳統(tǒng)觀念挑戰(zhàn)，善于提出新辦法、新思路，解決新問題，勇于打破傳統(tǒng)的條條框框和管理模式，在檔案業(yè)務(wù)上有所創(chuàng)新，有所突破。其次，專職檔案人員不僅要熟悉檔案業(yè)務(wù)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)、步驟，而且還應(yīng)掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法，在務(wù)實(shí)基礎(chǔ)上促進(jìn)創(chuàng)新，努力使專職檔案人員成為一名掌握科學(xué)的、先進(jìn)的工作方法，一專多能的檔案工作人才。
3、專職檔案人員應(yīng)當(dāng)拓寬視野、豐富知識
關(guān)鍵詞：中等職業(yè)院校學(xué)生檔案管理問題對策
在當(dāng)前就業(yè)形勢十分嚴(yán)峻，各大中高專院校畢業(yè)生就業(yè)實(shí)行雙向選擇的市場用人機(jī)制背景下，大中高專院校學(xué)生檔案作為學(xué)生就業(yè)過程中一份必不可少的重要憑證，是大中高專院校提供的畢業(yè)生在校期間德智體等方面發(fā)展的綜合情況反映，是畢業(yè)生就業(yè)和用人單位選用人才的重要材料和依據(jù)。以創(chuàng)新的思路認(rèn)真做好中等職業(yè)畢業(yè)生的檔案管理主作，充分挖掘?qū)W生檔案管理在促進(jìn)人才培養(yǎng)過程管理中的積極作用，特別是服務(wù)中等職業(yè)畢業(yè)生成功就業(yè)的推進(jìn)作用，使學(xué)生檔案管理適應(yīng)以就業(yè)為導(dǎo)向的辦學(xué)需要，從而進(jìn)一步提升中等職業(yè)學(xué)校檔案管理的整體質(zhì)量和效益，是一項(xiàng)十分重要而又具有現(xiàn)實(shí)意義的工作。但是目前高校學(xué)生檔案管理中還存在著不少問題和不足，需要?jiǎng)?chuàng)新管理工作盡快得以解決。
一、當(dāng)前中等職業(yè)學(xué)生檔案管理存在的問題
2l世紀(jì)以來，信息化浪潮的掀起以及現(xiàn)代化管理理念的深入，傳統(tǒng)的管理模式就需要在急劇變革中尋求新的生存空間。加之中等職業(yè)院校各項(xiàng)改革的深入，學(xué)生檔案管理也在這些影響之下，表現(xiàn)出如下值得思考的問題：
l、學(xué)生檔案歸檔內(nèi)容程式化，不符合時(shí)展需求。
隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷發(fā)展和與國際接軌的市場經(jīng)濟(jì)的形成，與計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制相適應(yīng)的傳統(tǒng)高校學(xué)生檔案管理工作受到了沖擊，首先反映在學(xué)生檔案的歸檔內(nèi)容上。學(xué)生檔案中記載的許多內(nèi)容已經(jīng)失去應(yīng)用價(jià)值，同時(shí)許多符合時(shí)代需要的新內(nèi)容卻未被記載。如涉及高校招生錄取材料、大學(xué)生入學(xué)登記表、學(xué)籍成績總表、入黨入團(tuán)材料、畢業(yè)生登記表、學(xué)位授予通知書、報(bào)到證存根、體檢表等比較多，而用人單位希望了解的個(gè)人素質(zhì)、成績、能力、誠信等方面的材料比較少，學(xué)生鑒定材料內(nèi)容空洞、政治術(shù)語多，呈公式化、口號化，沒有全面真實(shí)體現(xiàn)學(xué)生在校期間的全貌和個(gè)性發(fā)展特征，檔案材料不完整，信息量不足，檔案材料歸檔跟不上形勢的變化。
2、檔案作用發(fā)揮缺位。
在大學(xué)生就業(yè)進(jìn)入市場用人機(jī)制的大環(huán)境下。學(xué)生檔案作為記載大學(xué)生成長情況重要文本材料，發(fā)揮了它無法替代的育人和人力資源開發(fā)作用，然而，發(fā)揮這些作用的前提是，學(xué)生檔案是否具備內(nèi)容豐富的，能真實(shí)反映大學(xué)生整體情況的有價(jià)植的信息儲量。目前高校學(xué)生檔案管理存在的主要問題就是缺乏創(chuàng)新意識。沒有真正從服務(wù)大學(xué)生實(shí)現(xiàn)成功就業(yè)的要求來實(shí)施管理。由此造成的學(xué)生檔案管理中存在的信息不全，信息失真，缺乏過程管理。信息提供滯后于畢業(yè)生就業(yè)等現(xiàn)象，其服務(wù)就業(yè)工作的作用發(fā)揮也就缺位了。
3、人才培養(yǎng)模式的多樣化變革，帶來新的挑戰(zhàn)。
人才培養(yǎng)模式的多樣化變革，給中等職業(yè)院校的檔案管理帶來了新的挑戰(zhàn)。具體表現(xiàn)在反映人才培養(yǎng)模式變革的材料沒有及時(shí)的進(jìn)入檔案，規(guī)范性較差。有些中職院校主要注重《學(xué)籍卡片》、《考試成績登記表》、《高中學(xué)生思想品德考核表》等反映學(xué)生學(xué)科成績的材料。應(yīng)該凸顯的《考生職業(yè)技能鑒定表》、實(shí)習(xí)、實(shí)訓(xùn)等反映職業(yè)學(xué)校特點(diǎn)的內(nèi)容還較少，難以保證學(xué)生檔案的客觀性與真實(shí)性。而且，學(xué)生檔案材料質(zhì)量不高，利用率較低。從中職院校的普遍情況來看，學(xué)生檔案材料基本上是一些由個(gè)人填寫的主觀判斷式材料為主，全面反映個(gè)人各方面素質(zhì)的客觀分析性材料，尤其是實(shí)踐過程中的定量分析材料過少。如反映職業(yè)技能鑒定結(jié)果的材料，只是簡單一句“同意以上意見”，“情況屬實(shí)”等評語，沒有給予客觀的、全面的評價(jià)，使得檔案材料較為粗糙。
4、電子檔案網(wǎng)絡(luò)化管理存在瑕疵。
檔案管理的最終目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，而檔案網(wǎng)絡(luò)化管理正是使這一目標(biāo)得到實(shí)現(xiàn)的一種行之有效的手段。它通過計(jì)劃、組織、控制、協(xié)調(diào)與職能一體化來實(shí)現(xiàn)檔案管理資源的最佳配置和降低成本，為提高檔案資源的使用效率提供科學(xué)依據(jù)，現(xiàn)代化電子檔案正是在這種情況下應(yīng)運(yùn)而生。計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展以及相關(guān)管理軟件的開發(fā)，為電子檔案的出現(xiàn)提供了物質(zhì)條件上的保障。但是，電子檔案的管理也不是盡善盡美。一般系統(tǒng)軟件都會存在一些技術(shù)性問題。另外，學(xué)生電子檔案的真實(shí)性、安全性還缺乏完善的管理制度來作保證(如系統(tǒng)用戶權(quán)限的界定、更改信息必備的條件、查詢信息必須的手續(xù))，還有網(wǎng)絡(luò)的不安全性、計(jì)算機(jī)故障問題、電子檔案的長期保存、軟件技術(shù)的完善，等等。這些都將隨著電子檔案的不斷發(fā)展而亟待解決
二、加強(qiáng)中等職業(yè)院校學(xué)生檔案創(chuàng)新管理的幾點(diǎn)對策
1、強(qiáng)化意識，完善學(xué)生檔案管理的硬件和軟件。
主管檔案工作的學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要更新觀念、提高認(rèn)識，重視學(xué)生檔案管理工作，把其作為學(xué)校管理工作的重要事情來抓，強(qiáng)化師生的檔案意識，這是落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀的抓手之一。檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)是校園網(wǎng)絡(luò)硬件和數(shù)據(jù)庫的建立。為加快學(xué)生檔案信息化進(jìn)程，學(xué)校應(yīng)抓住中等職業(yè)院?？焖侔l(fā)展的有利條件，多方籌措資金，加大投入力度，盡早完成校園數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，配齊各種必要的硬件設(shè)施。這已成為當(dāng)前高中職業(yè)院校檔案管理的當(dāng)務(wù)之急，也是使中等職業(yè)院校檔案管理工作取得重要進(jìn)展的突破口。學(xué)生檔案管理工作者也應(yīng)提高現(xiàn)代化意識，強(qiáng)化信息技術(shù)觀念，同時(shí)要增強(qiáng)職業(yè)道德，敢于抵制不正之風(fēng)，杜絕私自修改信息現(xiàn)象，堅(jiān)持原則，確保學(xué)籍檔案的真實(shí)性。在軟件建設(shè)上，要豐富內(nèi)涵，按照教育部的要求，針對學(xué)校辦學(xué)特色建立、健全相應(yīng)的現(xiàn)代化檔案管理制度，使管理工作有章可循。這一切為學(xué)生檔案工作趨向規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化營造良好的氛圍，打下扎實(shí)的基礎(chǔ)。
2、統(tǒng)一建檔標(biāo)準(zhǔn)，明確歸檔內(nèi)容與范圍。
作為人事檔案基礎(chǔ)的中等職業(yè)院校學(xué)生檔案，國家有關(guān)部門應(yīng)制定適合高職使用的統(tǒng)一建檔標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一的制表內(nèi)容。同時(shí)，各院校要加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，高度重視檔案建設(shè)，并建立健全收集、歸檔制度，使學(xué)生檔案按照統(tǒng)一立卷內(nèi)容和建檔標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行規(guī)范管理。根據(jù)統(tǒng)一的建檔標(biāo)準(zhǔn)，做到歸檔材料收集齊全，保證不缺人、不缺項(xiàng)目、不缺頁，確保每個(gè)學(xué)生的每份檔案材料填寫清楚、齊全，簽字、蓋章不遺漏。
3、以人為本，做好學(xué)生檔案管理工作的創(chuàng)新。
中等職業(yè)學(xué)校學(xué)生檔案工作者應(yīng)切實(shí)解放思想，更新觀念，摒棄重藏輕用的舊思想，樹立以學(xué)生為本的思想，提高服務(wù)質(zhì)量，使檔案工作貼近學(xué)生的學(xué)習(xí)、生活和就業(yè)，真正做到為學(xué)校發(fā)展和學(xué)生成長服務(wù)。結(jié)合以人為本思想，重新規(guī)范歸檔內(nèi)容。學(xué)生檔案的歸檔內(nèi)容應(yīng)該兼顧檔案的全面和個(gè)體性。既要收集學(xué)生檔案的常規(guī)材料，如畢業(yè)生登記表、成績單等，也要兼顧學(xué)生的個(gè)性特長、知識技能方面的材料。在歸檔過程中，學(xué)生檔案管理人員必須以對學(xué)生高度負(fù)責(zé)的態(tài)度，擴(kuò)大收集檔案材料范圍，充實(shí)檔案內(nèi)容。如反映學(xué)生特長的個(gè)人作品、發(fā)明創(chuàng)造等材料;還有反映學(xué)生道德水平方面的如誠信、助人為樂、道德作風(fēng)、考試有無違紀(jì)行為等方面的社會評價(jià)材料;學(xué)生參加各種社團(tuán)活動(dòng)、班干部、學(xué)生會干部工作情況、學(xué)校大型活動(dòng)的參與情況、社會實(shí)踐活動(dòng)、畢業(yè)實(shí)習(xí)與見習(xí)情況、畢業(yè)論文、參加各種科技創(chuàng)新制作和競賽等材料，都可以歸人檔案，特別是對某些方面表現(xiàn)突出的同學(xué)，將學(xué)生有關(guān)的“亮點(diǎn)”數(shù)據(jù)細(xì)致準(zhǔn)確地歸納起來，如獎(jiǎng)學(xué)金及三好學(xué)生、優(yōu)秀學(xué)生干部等及各種獎(jiǎng)勵(lì)的獲得情況，各種特長及在校對培養(yǎng)的情況(擔(dān)任過干部、黨員發(fā)展等)匯總成證明材料，使其在推薦就業(yè)中更具有說服力和競爭力。就拿上次周寧縣紀(jì)委要錄用我校一名往屆畢業(yè)生為例，這位學(xué)生錄取的筆試不錯(cuò),但開始用人單位不了解其在學(xué)校的品德表現(xiàn),由于錄用單位有多人競爭,經(jīng)過多方面思考，用人單位決定到學(xué)校了解情況，從檔案中得知這位學(xué)生曾經(jīng)獲得市級、校級三好生后順利將這位學(xué)生錄取?？梢?，盡量全面客觀地記錄學(xué)生的在校表現(xiàn)，擺脫學(xué)生檔案千人一面的程式化面目，為用人單位提供翔實(shí)、生動(dòng)的檔案材料，可以更好地為學(xué)生就業(yè)服務(wù)。
4、利用信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)管理的科學(xué)化、現(xiàn)代化。
關(guān)鍵詞：數(shù)字時(shí)代 檔案管理 信息資源
中圖分類號：G270.7 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1007-3973（2013）004-080-02
信息的快速發(fā)展，時(shí)代的飛速前進(jìn)，檔案的信息資料的開發(fā)利用也用上了科技的手段，通過科技的手段對檔案進(jìn)行深層次的整理處理，將檔案進(jìn)行數(shù)字化的管理，進(jìn)一步挖掘信息檔案資源中的有價(jià)值的能夠?yàn)樯鐣峁┬畔⒎?wù)的資源，真正做到為需求者挖掘?qū)毑?。在信息化時(shí)代，在數(shù)字化發(fā)展的今天，技術(shù)的發(fā)展日新月異，人們對于信息的需求也隨著增加，那么對于檔案信息的開發(fā)就顯得尤為重要，本文通過對數(shù)字信息的概念，數(shù)字時(shí)代信息檔案的開發(fā)利用等方面做進(jìn)一步的淺述。
1 數(shù)字時(shí)代檔案信息資源
信息檔案資源，傳統(tǒng)的檔案就是文本音像資料的檔案的資源，在數(shù)字時(shí)代，這些資源加上信息化的手段進(jìn)行進(jìn)一步的開發(fā)利用，是在傳統(tǒng)資源的基礎(chǔ)上加上信息時(shí)代的金屬進(jìn)行檔案的利用開發(fā)。在數(shù)字時(shí)代的檔案意義上，是需要用信息的時(shí)代對信息的整理加工后的再利用。相對傳統(tǒng)的檔案信息，數(shù)字時(shí)代的檔案信息就是傳統(tǒng)檔案信息的利用再管理的過程，是對傳統(tǒng)的補(bǔ)充升級，傳統(tǒng)的檔案信息管理中的檢索單一，功能少，效率低，對于檔案管理以及用戶服務(wù)意識不強(qiáng)，缺乏競爭力。在信息化數(shù)字時(shí)代下的檔案信息，具有高效，用戶體驗(yàn)，全員參與等特點(diǎn)，讓枯燥的檔案管理在信息化時(shí)代綻放光彩，檔案信息的利用開發(fā)更具前景。
2 數(shù)字時(shí)代開發(fā)利用檔案
信息資源目前的幾種形式主要是根據(jù)不同的劃分進(jìn)行分類的。檔案信息資源的利用，目前來看全國的各級檔案管理部門都不同程度的開展了網(wǎng)上信息資源建立的工作，都在利用信息化的手段進(jìn)行檔案的存儲管理工作。目前主要分以下幾類：
2.1 檔案目錄信息
檔案的信息管理工作，其中包括檔案的目錄信息，還有就是檔案的文件分類目錄信息。檔案目錄信息的數(shù)據(jù)庫的建立，是檔案信息數(shù)字化管理的第一步，也是信息檔案管理的基礎(chǔ)，在檔案藏館的每個(gè)檔案信息都是獨(dú)立的數(shù)據(jù)文件，在每個(gè)檔案館中是必不可缺少的，通過檔案信息目錄的檢索可以方便的查詢到檔案藏館的基本情況，可以找到所需要的每一份檔案。
2.2 全文檔案信息
檔案信息的文本全文信息管理，信息化的歸類主要是數(shù)字信息的管理，包括全文的電子檔案，數(shù)據(jù)圖文檔案，電子文件和掃描文檔等等，在數(shù)字檔案數(shù)字信息化管理的浸提，數(shù)字信息技術(shù)與檔案的信息管理是密不可分的，能夠通過數(shù)字互聯(lián)的管理方式進(jìn)行全方面的管理。數(shù)字化的信息時(shí)代都是通過信息化的手段將傳統(tǒng)的檔案管理進(jìn)行有計(jì)劃的分類管理，將原有紙質(zhì)的檔案轉(zhuǎn)換成數(shù)字信息檔案。
2.3 多媒體檔案信息
關(guān)于多媒體的檔案信息就是通過利用計(jì)算機(jī)技術(shù)對傳統(tǒng)的檔案進(jìn)行轉(zhuǎn)換成，數(shù)字文檔、圖像文檔、視頻文檔、音頻文檔，并通過互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行全方位進(jìn)行數(shù)字信息檔案的管理利用。
2.4 專題檔案信息
檔案的信息分類除了具有檔案信息管理的特點(diǎn)外，還具有特定主題檔案的分類，是對同一主題的檔案不同形式的文檔進(jìn)行歸類的過程，建立一個(gè)同一的專題數(shù)據(jù)庫。在信息化快速進(jìn)程的今天，不同的時(shí)期，不同的研究類型進(jìn)行相關(guān)的信息分類，以便于日后的查閱研究。
3 數(shù)字時(shí)代檔案的拓展
檔案信息的數(shù)字化過程是檔案進(jìn)程中的重要產(chǎn)物，信息資源的數(shù)字化過程中的拓展開發(fā)過程是信息資源的組成，對此相關(guān)的部門需要重視檔案信息的拓展開發(fā)利用工作。如何在信息化時(shí)代進(jìn)行檔案的信息開發(fā)利用，如何優(yōu)化檔案的信息結(jié)構(gòu)提高檔案信息利用的效率，意識創(chuàng)新是數(shù)字時(shí)代檔案拓展的重要因素。
3.1 樹立用戶至上的理念
傳統(tǒng)的檔案管理傳統(tǒng)的管理部門，相對都是比較封閉的，都是坐等用戶上門的服務(wù)模式。信息檔案的管理利用的效率和開發(fā)的程度相對都是比較低的，傳統(tǒng)的檔案信息的管理模式已經(jīng)不能夠適應(yīng)快速發(fā)展的時(shí)代需求，在傳統(tǒng)信息管理保障效率不高的情況下，已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)被時(shí)代的發(fā)展拋在了后面，不能滿足大量的信息發(fā)展的要求。傳統(tǒng)模式下的信息資源的單一利用率，很難實(shí)現(xiàn)信息的共享利用和多元利用的模式。檔案信息的有效利用很難適應(yīng)目前快速發(fā)展的信息需求，傳統(tǒng)的檔案管理中技術(shù)落后，管理跟不上，理念不強(qiáng)，不能形成以用戶為中心的管理理念。時(shí)代的發(fā)展對于信息檔案的需求加大，檔案信息管理部門也隨著進(jìn)行了相關(guān)的調(diào)整，逐漸意識到了用戶在信息檔案中的重要性。檔案信息的管理需要首先加強(qiáng)管理部門的管理理念，理念的轉(zhuǎn)變是對管理的指導(dǎo)意義，是對于信息檔案中的信息技術(shù)的服務(wù)意義，從用戶的角度，管理的角度和技術(shù)的角度同時(shí)進(jìn)行的管理理念，是符合市場發(fā)展和部門管理的需求。在數(shù)字化信息檔案的處理過程中需要盡量的簡化用戶的信息管理手續(xù)，建立高效有序的規(guī)范體系，提高檔案信息的利用率，多層次多方位的滿足用戶的信息檔案需求。
3.2 完善檔案信息庫的建立
檔案的信息庫是整個(gè)檔案信息管理中的大腦，數(shù)據(jù)庫的建立是大腦豐富的過程。什么樣的數(shù)據(jù)庫是一個(gè)高質(zhì)量的檔案數(shù)據(jù)庫，需要有完整多樣的檔案信息，需要能夠準(zhǔn)確描述檔案信息的目錄內(nèi)容，需要規(guī)范的檔案信息資料，這一系列的規(guī)范才能建立一個(gè)高質(zhì)量的檔案數(shù)據(jù)庫。數(shù)據(jù)庫的建立是一項(xiàng)長期而艱巨的任務(wù)。檔案信息的管理部門要在充分調(diào)研的基礎(chǔ)上，結(jié)合用戶的需求進(jìn)行數(shù)據(jù)庫的規(guī)范建立工作。需要在數(shù)據(jù)庫的建立中，分清數(shù)據(jù)庫需要建立那些目錄，建立幾級目錄，分清數(shù)據(jù)庫的建立的優(yōu)先順序，合理優(yōu)化數(shù)據(jù)錄入人員的工作安排。在數(shù)據(jù)庫的建立過程中要嚴(yán)格把關(guān)數(shù)據(jù)庫的質(zhì)量和數(shù)量，建立良好的數(shù)據(jù)庫質(zhì)量控制體系，在數(shù)據(jù)的校對工作中，充分使用先進(jìn)的軟件進(jìn)行把控，保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，建立數(shù)據(jù)庫糾錯(cuò)機(jī)制，能夠發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決，保證數(shù)據(jù)庫的整體的質(zhì)量。
數(shù)據(jù)庫的信息來源主要有幾個(gè)方面：（1）電子檔案的歸檔工作。這是數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)。電子文件的整理歸類工作，需要進(jìn)行科學(xué)有效的管理規(guī)范流程，需要保證電子數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確安全，需要保證電子數(shù)據(jù)的完整有效。電子文檔的收集，需要大量的人力物力，需要?jiǎng)訂T全單位的人員進(jìn)行相關(guān)的工作，以保證電子文檔收集的及時(shí)有效性。（2）檔案文檔工作的數(shù)字化工作。對于原有檔案文檔的處理，特別是一些珍貴文檔的處理，需要專門的工作人員，進(jìn)行重點(diǎn)有計(jì)劃的進(jìn)行，甚至需要專業(yè)的技術(shù)指導(dǎo)進(jìn)行相關(guān)信息的處理工作，以便于信息數(shù)字化的完整有效性。對于檔案信息的數(shù)字化的要求完整有效。（3）對于特色文檔的數(shù)字化，四是平時(shí)日常管理的文檔收集工作。
4 創(chuàng)新模式提高效率
傳統(tǒng)的檔案管理模式的影響深遠(yuǎn)，一時(shí)還不能適應(yīng)新理念的檔案管理要求。檔案的管理工作都是處于被動(dòng)工作狀態(tài)，以不能適應(yīng)快速發(fā)展的要求。并且數(shù)據(jù)的分析不能形成良好的互動(dòng)，對于檔案的管理工作僅限于上門服務(wù)，以自我為中心的傳統(tǒng)的低效率的管理模式。這些檔案的管理模式在現(xiàn)在都是落后的需要淘汰的，這就需要有更好的更高效的創(chuàng)新的管理模式以代替。在創(chuàng)新模式之初，需要上下統(tǒng)一意識，樹立以客戶為中心的管理理念，通過技術(shù)快速實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化時(shí)代，提高服務(wù)意識，擴(kuò)充服務(wù)的形式內(nèi)容，創(chuàng)新服務(wù)手段，通過全方面多形式的改革進(jìn)行檔案信息管理的改變。檔案的信息管理工作的改變對于檔案管理中的工作問題就會得到很大的提升，也能在模式的運(yùn)行過程中發(fā)現(xiàn)不足及時(shí)糾正，能夠捕捉到信息管理中的亮點(diǎn)，進(jìn)行創(chuàng)新，讓檔案信息管理工作能夠真正為經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，科技的發(fā)展，教育的研究提供有效高效的信息管理服務(wù)工作。
參考文獻(xiàn)：
[1]徐擁軍.企業(yè)檔案知識管理模式[M].北京：中國檔案出版社，2009（5）.
“五五”普法依法治理檢查驗(yàn)收工作，是今年法制建設(shè)工作的重點(diǎn)。__區(qū)根據(jù)市里相關(guān)工作文件精神的要求，抓時(shí)機(jī)、重效率，五措并舉，扎實(shí)推進(jìn)全區(qū)“五五”普法依法治理總結(jié)驗(yàn)收指導(dǎo)工作。
一是抓組織領(lǐng)導(dǎo)，突出保障性。區(qū)委、區(qū)政府高度重視“五五”普法工作，區(qū)委書記劉強(qiáng)親自為“愛民普法月”題詞，助推“五五”普法開展，區(qū)委常委、政法委書記、區(qū)委法制建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組組長趙寶權(quán)強(qiáng)調(diào)“五五”普法依法治理檢查驗(yàn)收是全區(qū)的一項(xiàng)重要工作，要舉全區(qū)之力，做好“五五”普法檢查驗(yàn)收和爭創(chuàng)“法治區(qū)縣”；要求各成員單位全力配合“五五”普法迎檢工作。全區(qū)召開法制建設(shè)工作會暨“五五”普法總結(jié)驗(yàn)收動(dòng)員大會，為檢查驗(yàn)收提供強(qiáng)有力的組織保障。
二是抓統(tǒng)籌規(guī)劃，突出有序性。及時(shí)召開專題工作(來源：文秘站 ）會，詳細(xì)制定了《__區(qū)‘五五’普法檢查驗(yàn)收工作倒計(jì)時(shí)表》,將各項(xiàng)檢查驗(yàn)收工作進(jìn)行全方位、多角度的梳理和規(guī)劃，明確具體的責(zé)任領(lǐng)導(dǎo)、責(zé)任人及完成時(shí)間，適時(shí)進(jìn)行指導(dǎo)和督促，著力推進(jìn)全區(qū)“五五”普法檢查驗(yàn)收工作，實(shí)現(xiàn)有力有序有效，確保一次性通過檢查驗(yàn)收，爭創(chuàng)全國先進(jìn)。
三是抓驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，突出操作性。在市里檢查驗(yàn)收指導(dǎo)標(biāo)準(zhǔn)基礎(chǔ)上，我區(qū)結(jié)合實(shí)際進(jìn)行了細(xì)化，將每一項(xiàng)檢查內(nèi)容以表格形式進(jìn)行分解，列出各項(xiàng)工作內(nèi)容對應(yīng)的文件、簡報(bào)、圖片、會議記錄等備檢資料和所占分值，更準(zhǔn)確清楚進(jìn)行查漏補(bǔ)缺。同時(shí)，還根據(jù)各部門工作職能，制定相應(yīng)的考核內(nèi)容和評分標(biāo)準(zhǔn)，確保檢查驗(yàn)收的針對性和操作性。
一、館藏特色檔案的基本特征分析
館藏特色檔案，可以表述為在館藏檔案資源體系的長期建設(shè)發(fā)展中形成的某一領(lǐng)域檔案，在同類檔案館或同一館藏的各門類檔案中具有不可替代和不容爭辯的優(yōu)越品質(zhì)，能充分反映本地的歷史衍變、地方特色和館藏資源建設(shè)風(fēng)格，具有以下特征：
1.館藏資源的地方性。受檔案館所在地社會歷史發(fā)展和人文環(huán)境的影響，形成富有地方特性的館藏資源體系。如當(dāng)?shù)貧v史悠久、文化底蘊(yùn)深厚，則該地檔案館的館藏中其重要人物、地方文化、風(fēng)土人性、城市建設(shè)、紅色記憶等地方特色檔案較豐富，其區(qū)域特色檔案成為檔案資源中的精品和亮點(diǎn)。
2.館藏建設(shè)的獨(dú)特性。館藏檔案資源在檔案門類、接收范圍、接收方式等方面明顯有別于其他檔案館而形成的個(gè)性特征。如有的檔案館對圖片信息采取收藏方式接收進(jìn)館，通過市場化運(yùn)作模式建立的圖片信息中心向社會提供有償服務(wù)，勢必使該檔案館擁有大量的照片檔案。
3.館藏結(jié)構(gòu)的差異性。地方經(jīng)濟(jì)發(fā)展方式和社會管理模式的不同，使各地檔案館在館藏構(gòu)成比例上產(chǎn)生較大的差異，形成了風(fēng)格各異的館藏特色。如民營企業(yè)發(fā)展較快的地區(qū)，館藏民企檔案資源相對豐富；城市建設(shè)快速推進(jìn)及重點(diǎn)建設(shè)工程較多的地區(qū)，其重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案較多；山林資源豐富的地區(qū)，其山林及林權(quán)檔案完整齊全等。
4.館藏特色的社會性。館藏特色不是館藏自封的，也不是與生俱來的，是檔案管理人員依據(jù)各自工作風(fēng)格和管理手段，經(jīng)過不斷凝練和長期培育，逐步形成館藏資源個(gè)性，并為各級檔案館和社會認(rèn)同的過程。
二、館藏特色檔案形成的基本規(guī)律
館藏特色的形成是一個(gè)漸進(jìn)的、有序的、不對稱過程。它在形成過程中既沒有統(tǒng)一的固定模式，也沒有形成的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。但各地檔案館圍繞本地社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展和地方文化特色，從本館檔案資源建設(shè)的實(shí)踐出發(fā)，創(chuàng)新特色資源形成的新路子，建設(shè)富有各自特色館藏的檔案資源體系，也是有其規(guī)律可循的：
1.圍繞館藏檔案資源建設(shè)的重點(diǎn)，找到館藏特色形成的突破口。一個(gè)公共檔案館在檔案資源建設(shè)中應(yīng)有多個(gè)方向，某一時(shí)期內(nèi)其館藏資源建設(shè)的重點(diǎn)是不同的，在履行《檔案法》規(guī)定的檔案接收工作職能基礎(chǔ)上，應(yīng)圍繞地方發(fā)展需求，根據(jù)館藏歷史、資源體系和地域特色等來確定館藏特色，加以重點(diǎn)建設(shè)。
2.實(shí)施館藏建設(shè)有重點(diǎn)發(fā)展策略，是保證特色館藏發(fā)展的根本。根據(jù)現(xiàn)有館藏資源基礎(chǔ)和屬于檔案館接收范圍的立檔單位檔案資源實(shí)際，確定館藏特色的發(fā)展重點(diǎn)、領(lǐng)域和優(yōu)先方向，在特定的時(shí)期、領(lǐng)域或方向?qū)嵤┨厣珯n案的征收集和科學(xué)整理工作，制成特色檔案專題數(shù)據(jù)庫，集中統(tǒng)一使用管理，服務(wù)于社會大眾。
3.加強(qiáng)“三重一特”檔案資源建設(shè)，是形成不同館藏風(fēng)格的基礎(chǔ)?！叭匾惶亍睓n案主要是指具有區(qū)域特點(diǎn)的重大活動(dòng)、重點(diǎn)工程、重點(diǎn)人物和地方特色的優(yōu)質(zhì)檔案資源，重要人物檔案是館藏的一大特色和獨(dú)有的品牌，具有典型性、代表性；涉及公共利益的重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案和地方特色檔案則是區(qū)域檔案資源中的精品。因此，“三重一特”檔案是建設(shè)館藏特色的關(guān)鍵，是構(gòu)建資源豐富、門類齊全、精品疊出的特色檔案資源庫的基礎(chǔ)，必須要切實(shí)結(jié)合實(shí)際，加以重點(diǎn)發(fā)展。
三、培育館藏特色的基本方法和途徑
在新時(shí)期條件下，建設(shè)一個(gè)結(jié)構(gòu)合理、特色鮮明、精品突出、社會認(rèn)同的館藏檔案資源體系，是構(gòu)建具有“五位一體”功能公共檔案館的重要基礎(chǔ)。公共檔案館除了制定科學(xué)的館藏特色發(fā)展規(guī)劃，切實(shí)加強(qiáng)對館藏特色檔案資源建設(shè)的組織領(lǐng)導(dǎo)，加大投入力度，強(qiáng)化專門人才培養(yǎng)等因素外，還應(yīng)通過以下五個(gè)方面培育館藏特色。
1.創(chuàng)新接收模式。由于特色檔案資源分布領(lǐng)域?qū)拸V’載體多樣及所有權(quán)屬各不相同，在建設(shè)過程中涉及大量的專業(yè)問題、技術(shù)問題和管理問題，因此，在嚴(yán)格按照《檔案館檔案接收名冊》對進(jìn)館序列單位檔案實(shí)施依法接收的基礎(chǔ)上，一是要突破禁錮接收。以突破時(shí)間年限、突破檔案門類限制、突破全宗單位限制的“三突破”為出發(fā)點(diǎn)，走出一條檔案館特色資源快速集聚的新路子。二是要拓寬接收渠道。通過建立和完善檔案征集網(wǎng)絡(luò)、聘請?zhí)厣珯n案征集人員、設(shè)置收藏或捐贈等聯(lián)合全宗、委托社會專業(yè)機(jī)構(gòu)及中介組織、直接派員參與地方重大活動(dòng)、加強(qiáng)對電子檔案的收集等方式，以超常的思維模式、超前的接收手段豐富館藏特色。三是要開展征購活動(dòng)。由于持有特色檔案的社會人對知識產(chǎn)權(quán)及商品經(jīng)濟(jì)意識的不斷增強(qiáng)，向檔案館無償捐贈特色檔案的人數(shù)越來越少。因此，開展有償征購重要特色檔案是今后培育館藏特色的一條重要途徑。
2.拓寬整合渠道。以各級公共檔案館為主體整合檔案信息資源，是培育特色館藏的最根本手段，也是近年來不少地方檔案館工作的一個(gè)重點(diǎn)。今后各級公共檔案館作為本行政區(qū)域內(nèi)形成的國家檔案資源永久保管基地和社會利用中心，必須在整合政府信息、民生檔案和各類專業(yè)檔案等社會共享性檔案信息資源和城市記憶、社會個(gè)體等特色檔案資源方面發(fā)揮主體作用。在具體整合措施上，實(shí)現(xiàn)“四個(gè)轉(zhuǎn)變”：一是根據(jù)檔案形成單位主體，實(shí)現(xiàn)整合平臺由檔案館向檔案室拓展的轉(zhuǎn)變，努力將各綜合檔案室的特色檔案整合進(jìn)館；二是根據(jù)檔案載體形態(tài)特征，實(shí)現(xiàn)整合載體由紙質(zhì)向多種載體延伸的轉(zhuǎn)變，努力將各領(lǐng)域內(nèi)的電子、音像等載體特色檔案整合進(jìn)館；三是根據(jù)檔案反映對象，實(shí)現(xiàn)整合對象由機(jī)關(guān)向企業(yè)個(gè)體擴(kuò)充轉(zhuǎn)變，努力將存在或反映企業(yè)及社會個(gè)體的特色檔案整合進(jìn)館；四是根據(jù)檔案進(jìn)館的方式和關(guān)系，實(shí)現(xiàn)整合方式由接收向收藏共享的轉(zhuǎn)變，通過社會化和市場化的運(yùn)作模式，努力將社會上具有各類知識產(chǎn)權(quán)的特色檔案信息資源通過收藏方式進(jìn)館，確保進(jìn)館特色檔案更具包容性和生命力，更容易為社會所接受和利用。
3.實(shí)施培育項(xiàng)目。館藏特色資源建設(shè)項(xiàng)目化，是指檔案館以人力和資金專項(xiàng)性投入為基礎(chǔ)，在特定時(shí)期對某一領(lǐng)域或方面的檔案資源征集采取項(xiàng)目化運(yùn)作，實(shí)施不對稱的發(fā)展戰(zhàn)略進(jìn)行重點(diǎn)培育、專項(xiàng)接收，確保館藏特色建設(shè)時(shí)間短、見效快，是建設(shè)館藏特色的一條有效途徑。在具體實(shí)施中，一是選擇項(xiàng)目內(nèi)容時(shí)，應(yīng)堅(jiān)持因地制宜、有的放矢。要充分考慮地方財(cái)政的支持力度、人力保障和特色檔案反映對象及分布區(qū)域特點(diǎn)等因素。二是制定實(shí)施方案時(shí)，應(yīng)堅(jiān)持調(diào)查研究、科學(xué)規(guī)劃。在充分進(jìn)行調(diào)查研究基礎(chǔ)上，制定切實(shí)可行的項(xiàng)目實(shí)施方案，科學(xué)編制項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)預(yù)算，確保項(xiàng)目實(shí)施的有效性。三是項(xiàng)目具體實(shí)施時(shí)，應(yīng)堅(jiān)持政府主導(dǎo)、社會參與。力爭將項(xiàng)目建設(shè)列入地方政府年度重點(diǎn)工作，納入年度財(cái)政預(yù)算，從機(jī)制上保障項(xiàng)目的正常運(yùn)作；充分調(diào)動(dòng)和發(fā)揮社會力量及民間團(tuán)體的專業(yè)優(yōu)勢，確保項(xiàng)目實(shí)施的實(shí)效性和時(shí)效性。
