發(fā)布時(shí)間：2023-08-06 10:52:37
序言：寫作是分享個(gè)人見解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的檔案信息化建議樣本，期待這些樣本能夠?yàn)槟峁┴S富的參考和啟發(fā)，請(qǐng)盡情閱讀。
引言
當(dāng)前這個(gè)信息化的時(shí)代，信息化技術(shù)成為知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代最為寶貴的資源，而信息化的發(fā)展程度已經(jīng)成為衡量一個(gè)地區(qū)或者國家社會(huì)發(fā)展程度與經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平的關(guān)鍵指標(biāo)。城建檔案指的是在城市管理、規(guī)劃以及建設(shè)活動(dòng)進(jìn)程中所產(chǎn)生的對(duì)社會(huì)、國家具有重要保存意義的聲像、圖標(biāo)、圖紙以及文字等各類載體的文件資料。進(jìn)行城建檔案信息化管理，采用信息化技術(shù)推動(dòng)城建檔案社會(huì)化、規(guī)范化以及系統(tǒng)化的發(fā)展，其對(duì)于進(jìn)一步加強(qiáng)城市建設(shè)管理具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。
一、城建檔案信息化管理的內(nèi)涵
與傳統(tǒng)城建檔案的實(shí)體管理模式不同，城建檔案管理信息化主要以系統(tǒng)論、信息論和控制論為理論指導(dǎo)，充分運(yùn)用信息技術(shù)對(duì)原有管理模式進(jìn)行機(jī)制創(chuàng)新和流程再造，實(shí)現(xiàn)城建檔案管理現(xiàn)代化。為此，城建檔案信息化建設(shè)主要包括五個(gè)方面的內(nèi)容：基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、信息資源建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)、資金人才投入、信息開發(fā)利用。這五個(gè)方面中，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是基礎(chǔ)，信息資源建設(shè)是核心，標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)和資金人才投入是保障，信息開發(fā)利用是目的。
二、城建檔案信息化建設(shè)應(yīng)具備的幾大核心要素
（一）、城建檔案信息化建設(shè)中的基礎(chǔ)設(shè)備
基礎(chǔ)設(shè)備不僅是城建檔案信息化建設(shè)的物質(zhì)基礎(chǔ)，更是城建檔案信息資源開發(fā)與利用的重要平臺(tái)，因此，要想做好城建檔案信息化建設(shè)，首先應(yīng)做好基礎(chǔ)設(shè)施的構(gòu)建。
（二）、城建檔案信息化建設(shè)中的應(yīng)用系統(tǒng)
應(yīng)用系統(tǒng)關(guān)系到城建檔案信息化建設(shè)的速度與質(zhì)量。它不僅僅是城建檔案信息進(jìn)行采集、處理、加工、管理、傳遞的重要應(yīng)用軟件，更是信息資源開發(fā)與利用的重要技術(shù)保障。因此，可以說應(yīng)用系統(tǒng)集中體現(xiàn)了城建檔案信息化建設(shè)的效益。
（三）、城建檔案信息化建設(shè)中的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范
隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷延伸與擴(kuò)展，在構(gòu)建檔案管理信息化建設(shè)的同時(shí)，也要切實(shí)保證檔案信息資源的真實(shí)性與可靠性。因此，構(gòu)建與遵循檔案信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，也早已成為檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)。
（四）、城建檔案信息化建設(shè)中的人才隊(duì)伍
檔案信息化人才作為城建檔案信息化建設(shè)的直接執(zhí)行者，其個(gè)人素質(zhì)、專業(yè)技能水平的高低，直接影響到檔案信息化建設(shè)成功與否。因此，可以說檔案信息化人才是檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵。各級(jí)檔案部門在構(gòu)建檔案信息化建設(shè)中，應(yīng)該高度重視檔案信息化人才隊(duì)伍的建設(shè)，從而為檔案信息化管理提供更好的服務(wù)。
三、城建檔案信息化管理的措施與建議
（一）注重城建檔案電子文件的收集
在信息化技術(shù)的不斷推動(dòng)下，城建檔案電子文件正在持續(xù)增加。由于城建檔案本身具有極強(qiáng)的專業(yè)性質(zhì)，這就對(duì)城建檔案電子文件的收集、歸檔提出了較高的要求。所以，必須要建立健全城建檔案電子文件的收集、歸檔體系，進(jìn)一步規(guī)范城建檔案電子文件的收集、歸檔時(shí)間、范疇、方法以及標(biāo)準(zhǔn)等各個(gè)方面，從而有效提升城建檔案電子文件的歸檔效率。在必要情況下，可以嘗試把城建檔案電子文件的收集、歸檔與員工的績效進(jìn)行掛鉤。城建檔案機(jī)構(gòu)還應(yīng)當(dāng)適當(dāng)增加相應(yīng)的人力、物力，加快檔案電子化歸檔的速度，為城建檔案信息化管理奠定扎實(shí)的基礎(chǔ)。除此之外，因?yàn)槌墙n案本身的特殊性質(zhì)，針對(duì)信息資源數(shù)據(jù)庫的建設(shè)應(yīng)當(dāng)選擇GIS 軟件，通過構(gòu)建GIS 數(shù)據(jù)庫，便于城建數(shù)據(jù)資料的檢索、管理以及查詢，同時(shí)能夠便于數(shù)據(jù)資料的進(jìn)一步加工與提取。信息資料數(shù)據(jù)庫中存儲(chǔ)的信息主體應(yīng)當(dāng)包含城建資料與城建檔案的二次信息與詳細(xì)內(nèi)容，同時(shí)還應(yīng)當(dāng)與建設(shè)項(xiàng)目空間位置信息整合成為一個(gè)具有連續(xù)性的空間數(shù)據(jù)庫，城市基本比例尺地形圖應(yīng)當(dāng)作為背景數(shù)據(jù)庫。詳細(xì)的數(shù)據(jù)種類應(yīng)當(dāng)囊括地名、環(huán)保資料、城市園林綠化、地下綜合管線、市政共用設(shè)備、城市勘測、城市建筑以及城市規(guī)劃等信息資源。
（二）、建立健全城建檔案保密體系
城建檔案傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理模式，能夠方便檔案管理人員進(jìn)行相應(yīng)的收集、登記、查詢、保存以及轉(zhuǎn)移，而城建檔案在實(shí)施信息化管理以后，因?yàn)榛ヂ?lián)網(wǎng)本身所具有的高風(fēng)險(xiǎn)，保密工作就變得越來越重要。我們可以參考發(fā)達(dá)國家在城建檔案保密工作的做法，比如美國的城建檔案只是針對(duì)本人或者其所授權(quán)的人進(jìn)行開放，并不會(huì)對(duì)所有的公眾進(jìn)行開放，在某些州中，未經(jīng)城建檔案主體授權(quán)而看其檔案屬于違法行為，并且對(duì)執(zhí)法部門也不例外。這就需要城建檔案部門建立健全相應(yīng)的保密體系，通過制度進(jìn)行有效地制約，保障城建檔案信息查詢系統(tǒng)與電子文件只有在獲得授權(quán)的情況下才能夠進(jìn)行使用。
（三）、注重城建工程檔案信息管理系統(tǒng)的維護(hù)與更新
城建工程檔案信息化建設(shè)是一個(gè)動(dòng)態(tài)的過程，每年每月甚至每天都有大量工程檔案信息會(huì)補(bǔ)充進(jìn)來，這些數(shù)據(jù)的變化要反映到信息管理系統(tǒng)中，就要求管理人員注重系統(tǒng)的維護(hù)與更新。工程檔案資料的維護(hù)與更新要遵循《建設(shè)工程文件歸類整理規(guī)范》、《建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范》的要求，統(tǒng)一數(shù)據(jù)格式和標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)文件、圖紙檔案編目與檢索自動(dòng)化，電子文檔、影像資料全存儲(chǔ)與檢索自動(dòng)化。及時(shí)地對(duì)城建工程檔案信息管理系統(tǒng)維護(hù)與更新，可以使檔案更好地服務(wù)用戶，提升城建工程檔案信息管理水平。
（四）、突破重點(diǎn)，做好信息化建設(shè)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)
當(dāng)前建檔案管理信息化建設(shè)要重點(diǎn)突破：第一是抓好硬件基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)。利用現(xiàn)有資源構(gòu)建城建檔案的信息資源中心，為城建檔案的信息化管理提供扎實(shí)的硬件保障。第二是做好全省統(tǒng)一的城建檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。嚴(yán)格按照法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)，積極打造開放式的分布式數(shù)據(jù)庫群。首要的是構(gòu)建好各類專業(yè)數(shù)據(jù)，依據(jù)城建功能建立各專題資源庫，包括規(guī)劃方案數(shù)據(jù)庫、地下管線數(shù)據(jù)庫、污水垃圾治理專庫等等。在此基礎(chǔ)上，進(jìn)一步建設(shè)和完善綜合數(shù)據(jù)庫。第三是做好應(yīng)用系統(tǒng)的建設(shè)。這個(gè)系統(tǒng)應(yīng)包括城建檔案工程指導(dǎo)系統(tǒng)、檔案接收系統(tǒng)、檔案數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)、工程跟蹤系統(tǒng)等等。在應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)中，要加強(qiáng)對(duì)檔案信息資源的使用、維護(hù)和安全性的設(shè)計(jì)要求，確保打造一個(gè)全面、有用、高效、安全的城建檔案管理信息系統(tǒng)。
結(jié)束語
總而言之，隨著我國城鎮(zhèn)化建設(shè)步伐的加快，城市基礎(chǔ)設(shè)施、住宅及公共設(shè)施建筑、工業(yè)建筑等大量城建工程如雨后春筍般地涌現(xiàn)。如何做好這些城建工程檔案資料的管理，使其發(fā)揮檔案的功能和價(jià)值，更好地服務(wù)城市建設(shè)，顯得尤為重要和必要。如果仍采用傳統(tǒng)的檔案管理模式，其新增的巨量數(shù)據(jù)資料處理、保存難度大，很難適應(yīng)如今飛速發(fā)展的信息化社會(huì)要求。改革傳統(tǒng)城建工程檔案管理模式，大力推行電子化、數(shù)字化、信息化新型檔案載體勢在必行。
參考文獻(xiàn)
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院在工作活動(dòng)中形成的各種載體檔案，是醫(yī)院的重要資源和寶貴財(cái)富。隨著醫(yī)院服務(wù)模式的轉(zhuǎn)變，醫(yī)院檔案信息化管理工作中必將成為醫(yī)院管理的重要組成部分。醫(yī)院檔案信息化管理已勢在必行，現(xiàn)就醫(yī)院檔案管理信息化的重要性進(jìn)行分析，并提出了實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理信息化的措施及建議。
【關(guān)鍵詞】 醫(yī)院綜合檔案信息化 重要性 措施
1 醫(yī)院綜合檔案管理的現(xiàn)狀
醫(yī)院檔案涵蓋了醫(yī)院管理的各個(gè)方面，包括文書、人事、病歷、財(cái)務(wù)、基建等很多重要檔案。但由于醫(yī)院對(duì)檔案管理的意義認(rèn)識(shí)不足，重視不夠，醫(yī)院檔案管理還處在比較落后的手工管理階段，存在著設(shè)備技術(shù)落后、存儲(chǔ)空間有限、資料容易遺漏、檢索困難、查找麻煩的諸多不足，使檔案開發(fā)利用率低，發(fā)揮的作用不大，醫(yī)院綜合檔案管理已跟不上醫(yī)院日趨發(fā)展的需求。加之，在醫(yī)院人才培養(yǎng)中，一直以來重視醫(yī)療技術(shù)人員素質(zhì)的培養(yǎng)，沒有把檔案人員素質(zhì)的提高和繼續(xù)教育納入計(jì)劃和要求。檔案工作隊(duì)伍存在著專業(yè)知識(shí)老化，知識(shí)面窄，知識(shí)結(jié)構(gòu)不合理、缺少高層次的檔案專業(yè)人才等問題。許多檔案人員的管理水平停留在傳統(tǒng)的經(jīng)驗(yàn)上，思想觀念和管理水平跟不上時(shí)代的發(fā)展，缺乏創(chuàng)新和活力。這些情況已嚴(yán)重阻礙了醫(yī)院檔案事業(yè)的發(fā)展。
2 實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理信息化的重要性
（1）檔案信息化是發(fā)展醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的必然要求。檔案信息化可以促進(jìn)醫(yī)院信息化建設(shè)和規(guī)范化管理，提高醫(yī)院信息化管理水平。隨著醫(yī)院信息化建設(shè)的不斷深入，HIS、PACS、LIS、OA等系統(tǒng)已滲透在醫(yī)院各個(gè)領(lǐng)域，電子病歷的使用，辦公自動(dòng)化的實(shí)現(xiàn)，使醫(yī)院檔案管理信息化已迫在眉睫。檔案的信息化建設(shè)業(yè)已成為醫(yī)院檔案工作發(fā)展的必然趨勢和工作重點(diǎn)，它的發(fā)展與成熟也勢必對(duì)醫(yī)院的現(xiàn)代化管理帶來更深遠(yuǎn)的影響。
（2）檔案信息化是加強(qiáng)醫(yī)療衛(wèi)生工作的需要。醫(yī)院各種門類的檔案資料不僅能為廣大醫(yī)務(wù)人員的醫(yī)、教、研、學(xué)提供豐富、翔實(shí)的信息資源，而且也能為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的決策和管理提供準(zhǔn)確、完整、可靠的原始數(shù)據(jù)，而檔案信息化在充分發(fā)揮檔案的這些功能方面有著獨(dú)特優(yōu)勢。隨著醫(yī)療業(yè)務(wù)的不斷深入和發(fā)展，檔案信息資源的開發(fā)和利用也顯得更為重要。對(duì)于承擔(dān)著日益繁重的醫(yī)療衛(wèi)生任務(wù)的綜合醫(yī)院而言，實(shí)現(xiàn)檔案信息化是適應(yīng)醫(yī)療業(yè)務(wù)工作需要和時(shí)展的必然要求。
（3）檔案信息化可為醫(yī)療業(yè)務(wù)工作提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。實(shí)現(xiàn)檔案信息化，改善檔案管理工作，才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務(wù)職能改變，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理，為醫(yī)院的醫(yī)療、教學(xué)、科研等業(yè)務(wù)工作服務(wù)。
（4）檔案信息化可使信息發(fā)揮最大效益。隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，特別是縮微技術(shù)、掃描技術(shù)、光盤技術(shù)的廣泛使用，可以大大增加檔案信息的存儲(chǔ)量，存儲(chǔ)密度比紙質(zhì)檔案高出許多倍。紙質(zhì)載體的文件一般只能記錄文字、圖形、聲音、動(dòng)畫等各種媒體信息。這樣利用很小的空間就可以保存大量的信息，而且開發(fā)利用速度快，具有直觀性、選擇性、易操作性。
3 醫(yī)院檔案信息化管理的應(yīng)對(duì)措施
（1）醫(yī)院檔案管理納入醫(yī)院發(fā)展規(guī)劃。檔案信息化管理應(yīng)緊密聯(lián)系醫(yī)院的發(fā)展戰(zhàn)略，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要充分認(rèn)識(shí)到，醫(yī)院多年積累的檔案對(duì)醫(yī)院發(fā)展的重要性，只有醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)足夠重視和支持，把醫(yī)院檔案管理納入發(fā)展規(guī)劃，才能把醫(yī)院綜合檔案管信息化落到實(shí)處。
（2）加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)中軟件配套工作。建立相對(duì)穩(wěn)定的檔案信息化管理體系，這是檔案工作向信息化邁進(jìn)的必由之路。檔案信息化建設(shè)應(yīng)與醫(yī)院的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)同步進(jìn)行，實(shí)現(xiàn)資源互補(bǔ)。我院信息中心已在籌劃檔案網(wǎng)絡(luò)與醫(yī)院網(wǎng)絡(luò)的設(shè)密權(quán)限，嘗試以檔案室為中心將院內(nèi)相關(guān)計(jì)算機(jī)進(jìn)行內(nèi)部聯(lián)網(wǎng)。將信息建立在統(tǒng)一的管理平臺(tái)上，方便使用者在任何一臺(tái)計(jì)算機(jī)上查看相關(guān)資料，在實(shí)現(xiàn)資源共享的同時(shí)也體現(xiàn)了數(shù)字化檔案管理的時(shí)效性。醫(yī)院正在逐步完善檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，逐步實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化一體化的構(gòu)想。
（3）加大資金投入，完善信息化設(shè)備。在檔案信息化管理中，首先需要配置穩(wěn)定、可靠、安全和較高性能的信息化硬件設(shè)施，以滿足信息化環(huán)境下檔案資源的采集、管理、利用等基本需求。根據(jù)實(shí)際條件，配置掃描儀、刻錄機(jī)、音視頻數(shù)字化采集和轉(zhuǎn)換設(shè)備、數(shù)碼相機(jī)、數(shù)碼攝像機(jī)，存儲(chǔ)設(shè)備等現(xiàn)代化設(shè)備。并在醫(yī)院內(nèi)部構(gòu)建一個(gè)檔案網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)。把數(shù)字檔案存儲(chǔ)在專門的數(shù)據(jù)服務(wù)器上，檔案檢索工作站通過網(wǎng)絡(luò)訪問，為用戶提供查詢、更新、事務(wù)管理等服務(wù)。促使檔案管理逐步從傳統(tǒng)的手工、經(jīng)驗(yàn)管理向現(xiàn)代化的科學(xué)管理邁進(jìn)。
（4）加強(qiáng)檔案管理人員培訓(xùn)。要實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案信息化，提高檔案管理的質(zhì)量和檔案資源開發(fā)利用的效率，需要利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)手段和方法進(jìn)行管理，這就要求醫(yī)院檔案工作者不僅要具備檔案管理專業(yè)知識(shí)素養(yǎng)，還要具備熟練掌握現(xiàn)代化信息技術(shù)的能力。醫(yī)院要采取多種方法培養(yǎng)和提高檔案工作者的綜合素質(zhì)，通過不斷學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，才能適應(yīng)信息技術(shù)不斷發(fā)展的需要。
（5）信息化檔案安全防范。檔案管理人員必須要有風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)，聯(lián)合醫(yī)院信息中心部門，加強(qiáng)檔案信息系統(tǒng)的實(shí)時(shí)監(jiān)控，防止電腦黑客的資取、篡改檔案信息和破壞檔案信息系統(tǒng)。同時(shí)，要給檔案系統(tǒng)安裝防病毒軟件，防止電腦病毒入侵。同時(shí)，作好檔案的保密工作。
總之，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化是確保醫(yī)療事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的需要，是醫(yī)院現(xiàn)代信息管理的重要組成部分。檔案工作者要充分認(rèn)識(shí)到加強(qiáng)檔案信息化管理的重要性，不斷提高自身的素質(zhì)，熟練運(yùn)用現(xiàn)代設(shè)備和信息技術(shù)，創(chuàng)造性地開展工作，促進(jìn)醫(yī)院的檔案事業(yè)蓬勃發(fā)展。
參 考 文 獻(xiàn)
論文摘 要：信息時(shí)代的到來使檔案信息化和數(shù)字檔案館的建設(shè)變成了可能，本文首先對(duì)相關(guān)概念及其重要性做了必要的說明，其次針對(duì)目前高校在檔案館建設(shè)過程中存在的問題進(jìn)行了分析，最后提出了相關(guān)的策略意見。
1.檔案信息化與數(shù)字檔案館含義
檔案信息化，就是在相關(guān)部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和為社會(huì)提供服務(wù)，加速實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。檔案管理信息化是指檔案管理模式從以檔案實(shí)體為重心向以檔案信息為重心轉(zhuǎn)變的過程。
數(shù)字檔案館是指存儲(chǔ)和利用檔案信息資源的信息空間，是一個(gè)由眾多檔案資源庫群、檔案信息資源處理中心、檔案用戶群構(gòu)成的數(shù)字檔案館群體。數(shù)字檔案館具有館藏資源數(shù)字化、信息組織與傳輸網(wǎng)絡(luò)化、服務(wù)范圍擴(kuò)大化、信息資源共享化、信息檢索便捷化等諸多特點(diǎn)。
2.高校檔案信息化與數(shù)字檔案館建設(shè)的重要性分析
隨著信息時(shí)代的到來，現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)在高校管理工作各領(lǐng)域中應(yīng)用廣泛，電子信息傳輸、電子文件、各類管理系統(tǒng)、應(yīng)用程序以及檔案館館藏檔案數(shù)字化等，使得傳統(tǒng)的檔案管理方式已不能滿足新形勢的需要。檔案現(xiàn)代化管理和信息化建沒，成為檔案工作發(fā)展的必然趨勢。
高校檔案信息化與數(shù)字檔案館是檔案管理更加規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)的要求。高校檔案館館藏?cái)?shù)量不斷增加，現(xiàn)行存儲(chǔ)空間有限，需要通過數(shù)字檔案館來緩解。以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為主的檔案數(shù)字化已經(jīng)或正在逐步引入到檔案管理工作中，檔案的形成、鑒定、整理、利用都受到深刻影響。電子檔案管理流程的科學(xué)化、規(guī)范化、專業(yè)化以及檔案信息資源開發(fā)一體化，是電子檔案管理重要性的體現(xiàn)。
高校檔案信息化與數(shù)字檔案館建設(shè)是檔案開發(fā)利用，實(shí)現(xiàn)服務(wù)方便快捷、資源共享的有效渠道。檔案資源是人類社會(huì)發(fā)展的歷史記錄，是國家的一種原生的、獨(dú)有的、不可替代的信息資源，是社會(huì)發(fā)展不可缺少的重要公共信息資源。在各層次檔案工作中廣泛應(yīng)用現(xiàn)代化管理技術(shù)，與高校信息化工作進(jìn)行有機(jī)結(jié)合，充分挖掘出檔案信息資源的潛力，進(jìn)行最大化的檔案信息數(shù)據(jù)聚集，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，充分發(fā)揮檔案信息的經(jīng)濟(jì)價(jià)值和社會(huì)價(jià)值。檔案的數(shù)字化建設(shè)，將是傳統(tǒng)檔案工作的重大變革。
3.高校檔案館數(shù)字化建設(shè)中存在的問題
3.1觀念問題
高校檔案管理意識(shí)薄弱，對(duì)高校建設(shè)數(shù)字化的檔案館還沒有足夠的意識(shí)。很多高校雖然具有專門的檔案機(jī)構(gòu)，也制定了各種檔案規(guī)章制度，但貫徹不力。一些領(lǐng)導(dǎo)對(duì)本部門檔案工作的重要性缺乏認(rèn)識(shí)，對(duì)本部門檔案疏于管理。而一些文件形成者對(duì)檔案移交歸檔認(rèn)識(shí)不足。同時(shí)檔案部門的一些工作人員依法治檔的意識(shí)也很淡薄，對(duì)檔案立卷歸檔的業(yè)務(wù)指導(dǎo)不夠，監(jiān)察、督辦不力。通過數(shù)字檔案館的建設(shè)，一方面可以提高文件形成者、領(lǐng)導(dǎo)者的檔案質(zhì)量意識(shí)；另一方面也可以將檔案管理制度規(guī)范融入管理系統(tǒng)之中，使之成為高校檔案管理的自覺行為，從而提高高校檔案管理質(zhì)量。
3.2技術(shù)層面的問題
⑴高校數(shù)字檔案館中存儲(chǔ)的是大量的多媒體信息，但是傳統(tǒng)的面向文字信息的結(jié)構(gòu)化關(guān)系數(shù)據(jù)庫不能滿足這一現(xiàn)實(shí)要求，需要建立面向?qū)ο蟮姆墙Y(jié)構(gòu)化的多媒體數(shù)據(jù)庫；
⑵通信網(wǎng)絡(luò)是傳遞數(shù)字化檔案信息的基礎(chǔ)，遠(yuǎn)程登錄使數(shù)字檔案館的利用不受地域限制。目前，我國互聯(lián)網(wǎng)的傳輸速度較慢，網(wǎng)絡(luò)安全問題尚未解決，這些都阻礙了數(shù)字檔案館的發(fā)展；
⑶標(biāo)準(zhǔn)的制定在數(shù)字檔案館的建設(shè)過程中至關(guān)重要，但是目前相應(yīng)的電子文件標(biāo)準(zhǔn)、多媒體信息標(biāo)準(zhǔn)和數(shù)字檔案的著錄標(biāo)準(zhǔn)、全文數(shù)據(jù)庫的標(biāo)準(zhǔn)等還沒有形成規(guī)范；
⑷高校數(shù)字檔案館建設(shè)的目的是為了實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，將數(shù)字檔案信息在局域網(wǎng)或廣域網(wǎng)上進(jìn)行傳輸，安全問題變得尤為重要。
4.相關(guān)策略建議
4.1加快檔案標(biāo)準(zhǔn)化制定和貫標(biāo)
推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，標(biāo)準(zhǔn)要先行。高校要加強(qiáng)檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)的制定和貫標(biāo)工作。通過調(diào)查研究，借鑒國內(nèi)已有的檔案數(shù)字化治理技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范，通過這些檔案標(biāo)準(zhǔn)化和制度的貫徹，規(guī)范高校檔案信息化工作。
4.2重視檔案管理軟件的開發(fā)和應(yīng)用
高校要重視檔案管理軟件的開發(fā)和應(yīng)用。在軟件開發(fā)方式上，應(yīng)依照國家標(biāo)準(zhǔn)并結(jié)合高校實(shí)際，統(tǒng)一規(guī)劃，創(chuàng)新機(jī)制，采取與軟件公司、相鄰高校以及科研單位合作等多種形式進(jìn)行研發(fā)工作，最終形成一批有自主知識(shí)產(chǎn)權(quán)的、符合檔案工作發(fā)展趨勢的管理軟件。
4.3安全性方面的建議
數(shù)字化的檔案館在安全性方面也要得到加強(qiáng)，加快研究、制定和完善電子檔案管理、檔案信息公開、上網(wǎng)安全、網(wǎng)站（頁）建設(shè)與檔案信息安全管理體制等方面的規(guī)章制度，形成有效的檔案信息化建設(shè)激勵(lì)約束機(jī)制，提高信息安全意識(shí)，防止失密、泄密的發(fā)生，確保檔案數(shù)據(jù)庫安全。建立音像檔案庫和電子檔案異地備份庫，開辟數(shù)字檔案館數(shù)據(jù)安全儲(chǔ)存和備份的空間，對(duì)電子檔案和音像檔案實(shí)行專庫管理。
4.4重視檔案信息化人才隊(duì)伍的建設(shè)
數(shù)字檔案館建設(shè)是一項(xiàng)高科技項(xiàng)目，要根據(jù)建設(shè)需要，培養(yǎng)和引進(jìn)一批人才，構(gòu)建一支知識(shí)結(jié)構(gòu)合理的檔案工作隊(duì)伍，確保檔案館建設(shè)正常運(yùn)行。首先，在提高高校專兼職檔案人員政治素質(zhì)的同時(shí)，要加大培訓(xùn)力度，加強(qiáng)對(duì)他們在應(yīng)用新技術(shù)、新設(shè)備、新方法方面的培訓(xùn)，普及信息技術(shù)知識(shí)，提高他們掌握和運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)的技能；其次要根據(jù)檔案館(室)人員具體情況，吸收高素質(zhì)現(xiàn)代化管理人才，對(duì)急需的信息化人才可采用引進(jìn)或不求所有只求所用的柔性流動(dòng)的方式予以使用，取其所長，開發(fā)檔案信息化的項(xiàng)目和產(chǎn)品等。
5.結(jié)語
數(shù)字化檔案館建設(shè)是高校建設(shè)工作中的重要工程。數(shù)字檔案館將影響到高校在各個(gè)領(lǐng)域的發(fā)展，為現(xiàn)代社會(huì)教育提供可靠的信息服務(wù)。高校檔案數(shù)字化建設(shè)才剛剛起步，仍需依靠政府部門大力支持，同時(shí)借鑒國內(nèi)外先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，不斷推進(jìn)檔案數(shù)字化、信息化建設(shè)。
參考文獻(xiàn)
[1]范文霞.加強(qiáng)高職院校電子閱覽室的安全管理的思考.內(nèi)蒙古電大學(xué)刊，2007（09）
中圖分類號(hào)：G27 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1003-2738（2011）12-0221-02
摘要：檔案信息化人才建設(shè)是人才強(qiáng)國戰(zhàn)略的重要內(nèi)容，是國家高層次人才建設(shè)的重要組成部分，也直接關(guān)系到檔案管理事業(yè)的發(fā)展和興衰。通過對(duì)檔案信息化人才現(xiàn)狀的綜合分析，提出了檔案信息化建設(shè)對(duì)人才需求的能力、結(jié)構(gòu)、知識(shí)、層次等模塊分析結(jié)果，給出了人才建設(shè)的幾項(xiàng)措施和建議，對(duì)檔案信息化人才建設(shè)有一定的指導(dǎo)作用。
關(guān)鍵詞：檔案信息化；人才建設(shè)；模塊
檔案信息化改革和發(fā)展的核心問題是人才問題，檔案管理信息化事業(yè)應(yīng)樹立人才資源是第一資源、人才優(yōu)勢是最大優(yōu)勢的觀念。從一定意義上說，檔案管理信息化事業(yè)人才建設(shè)是人才強(qiáng)國戰(zhàn)略的重要內(nèi)容，是國家高層次人才建設(shè)的重要組成部分；另外，檔案管理信息化事業(yè)的人才狀況也直接關(guān)系到檔案管理事業(yè)的發(fā)展和整個(gè)檔案管理事業(yè)的興衰，因此，加強(qiáng)人才建設(shè)，也是檔案管理事業(yè)自身發(fā)展的必然選擇。
一、檔案信息化人才建設(shè)現(xiàn)狀
隨著我們國家對(duì)檔案信息化建設(shè)工作的重視力度不斷加大，人才建設(shè)取得了巨大的進(jìn)步，在一定程度上緩解了檔案信息化建設(shè)人才瓶頸，基本上能滿足當(dāng)前檔案信息化建設(shè)的需要。但是，從檔案信息化建設(shè)的實(shí)際出發(fā)，檔案信息化建設(shè)人才建設(shè)還存在著許多函待解決的問題，有待于進(jìn)一步更新觀念，采取得力措施，鼓勵(lì)和引進(jìn)社會(huì)優(yōu)秀人才充實(shí)到檔案信息化建設(shè)人才當(dāng)中。
1.檔案職業(yè)隊(duì)伍的信息化素養(yǎng)總體偏低，不能適應(yīng)檔案信息化發(fā)展的需要。85%以上的領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)信息化建設(shè)缺乏必要的了解和掌握，外行領(lǐng)導(dǎo)內(nèi)行的現(xiàn)象比較普遍，個(gè)別人對(duì)信息化存在輕視甚至排斥的心理。
2.技術(shù)型人才嚴(yán)重不足。據(jù)調(diào)查顯示，目前我國從事檔案管理工作的人員當(dāng)中具有信息技術(shù)專業(yè)背景的人員的比例還不到10%，遠(yuǎn)遠(yuǎn)低于歐美發(fā)達(dá)國家大于60%的從業(yè)比例，還存在著較大的差距和不足。
3.人才流失嚴(yán)重，人才缺口很大，人才結(jié)構(gòu)不平衡。隨著檔案管理事業(yè)規(guī)模的擴(kuò)大，各檔案局、館對(duì)各方面人才的需求也隨之增加。但普遍存在學(xué)歷和職稱偏低、隊(duì)伍數(shù)量不足、人才資源稀缺的問題，人才建設(shè)跟不上形勢發(fā)展的步伐。另外，優(yōu)秀人才又不斷流失，大多數(shù)流向了社會(huì)其他行業(yè)。
4.缺乏創(chuàng)造性的制度機(jī)制和政策環(huán)境，人才穩(wěn)定性差。一是思想觀念陳舊，官本位意識(shí)較濃，檔案人員地位普遍不高。二是市場人才配置的作用還沒有充分發(fā)揮，知識(shí)和人才的價(jià)值沒能得到充分體現(xiàn)。三是科學(xué)化管理程度不高。
二、檔案信息化建設(shè)對(duì)人才需求模塊分析
（一）素質(zhì)模塊分析。
檔案管理人員必須具有較高的政治素質(zhì)、良好的職業(yè)道德和崇高的敬業(yè)精神，這一方面是由檔案管理工作的政治性、服務(wù)性決定的，另一方面也是由檔案管理工作的保密性、服務(wù)性所決定。
1.堅(jiān)定的政治信念。檔案工作是一項(xiàng)政治性、機(jī)密性很強(qiáng)的工作。因此，檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守黨和國家的各項(xiàng)法律、方針、政策，嚴(yán)守機(jī)密，樹立政治意識(shí)和政治信念。
2.熱情的工作態(tài)度。檔案工作具有服務(wù)性強(qiáng)的特點(diǎn)，要求檔案管理人員要樹立愛業(yè)、敬業(yè)、奉獻(xiàn)的精神和不為名、不為利的價(jià)值觀。在服務(wù)態(tài)度上，力爭做到主動(dòng)熱情、耐心周到。力爭把檔案的潛在價(jià)值轉(zhuǎn)化成有用性、可用性的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。
3.嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作作風(fēng)。檔案工作不僅是一項(xiàng)政治性、服務(wù)性很強(qiáng)的工作，也是一項(xiàng)復(fù)雜、細(xì)致、煩瑣的工作，這就需要檔案管理人員具有嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作作風(fēng)。這種工作作風(fēng)，要求我們整理檔案的區(qū)分全宗、分類立卷、編目、鑒定、確定保管期限、匯編、注釋檔集內(nèi)容、利用檔案的咨詢等各個(gè)環(huán)節(jié)都要準(zhǔn)確無誤。
4.較強(qiáng)的事業(yè)心。檔案的收集工作是一項(xiàng)難度較大的工作，這就要求檔案管理人員要在工作實(shí)踐中培養(yǎng)強(qiáng)烈的事業(yè)心，高度的責(zé)任感和使命感，耐得住寂寞，愿為檔案事業(yè)奉獻(xiàn)精力與時(shí)間，不為一時(shí)的困難所嚇倒，為檔案工作現(xiàn)代化建設(shè)勤奮學(xué)習(xí)，鉆研業(yè)務(wù)。
（二）能力模塊分析。
檔案信息化建設(shè)涉及數(shù)字化檔案信息資源建設(shè)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、辦公自動(dòng)化和文檔一體化管理，簡言之，就是把計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等現(xiàn)代技術(shù)運(yùn)用于文書工作和檔案管理，可謂一項(xiàng)檔案技術(shù)工程。這就要求檔案管理人員既要掌握檔案學(xué)基礎(chǔ)理論和檔案管理知識(shí)，還要掌握一些自然科學(xué)基礎(chǔ)理論知識(shí)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和操作技能。
1.能熟練運(yùn)用信息工具。作為檔案管理人員，要注重自我完善，掌握計(jì)算機(jī)理論知識(shí)和運(yùn)用技能，使自己能熟練使用各種現(xiàn)代信息工具，特別是網(wǎng)絡(luò)傳輸工具，為更快、更好地開發(fā)檔案信息打下牢固的技術(shù)基礎(chǔ)。
2.能捕捉檔案信息。當(dāng)今信息時(shí)代，社會(huì)將更多地從信息服務(wù)的功能上去要求和評(píng)價(jià)檔案部門。因此，檔案工作者必須具備較強(qiáng)的信息捕捉能力，不僅要熟練、快速地獲取本館所藏的檔案信息提供給利用者，而且要充分利用網(wǎng)絡(luò)的便利和優(yōu)勢，熟悉網(wǎng)上的檔案信息資源，引導(dǎo)利用者獲得更多的檔案信息。
3.能鑒定有效的檔案信息。作為檔案管理人員，要把有價(jià)值的檔案信息有效地傳遞給檔案利用者，這是利用者評(píng)價(jià)檔案部門信息服務(wù)質(zhì)量的一個(gè)重要標(biāo)準(zhǔn)。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，信息份量重大，內(nèi)容也十分蕪雜，檔案工作者必須具備比以往更強(qiáng)的鑒定評(píng)估能力，對(duì)檔案信息進(jìn)行判斷、鑒選、分析，從中篩選出對(duì)特定利用者有用的部分，為利用者提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
4.能加工、提煉檔案信息。信息社會(huì)，檔案利用者更需要“精要”信息，提供“原件”已遠(yuǎn)遠(yuǎn)無法滿足他們的需求。這就要求檔案工作者提高對(duì)檔案信息的加工、提煉能力。許多檔案信息具有多重價(jià)值，從不同角度進(jìn)行加工，剔除其中的無用成分，重新組合，將產(chǎn)生出新的檔案信息產(chǎn)品。從而實(shí)現(xiàn)檔案信息的滲透增值能力，達(dá)到高效利用的目的。
（三）結(jié)構(gòu)模塊分析。
檔案信息化建設(shè)人才需求不僅是長遠(yuǎn)的，而且是廣泛的。相對(duì)于不同的工作對(duì)象，不同的工作內(nèi)容，不同的工作范圍，信息化建設(shè)對(duì)人才結(jié)構(gòu)的需求呈現(xiàn)出梯形結(jié)構(gòu)分布。
1.管理型人才。檔案信息化管理型人才是檔案信息化項(xiàng)目的組織推動(dòng)、戰(zhàn)略規(guī)劃、工程策劃和標(biāo)準(zhǔn)制定者，也是檔案信息化工程設(shè)計(jì)的主要參與者，包括檔案局館中分管信息化工作的領(lǐng)導(dǎo)、技術(shù)負(fù)責(zé)人、信息化部門主管、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、信息化系統(tǒng)分析人員等。它要求相關(guān)人員了解國內(nèi)外檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀，熟悉檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容和要求，做到既精通管理業(yè)務(wù)，又熟悉信息技術(shù)應(yīng)用。
2.技術(shù)型人才。這部分群體是檔案信息化項(xiàng)目的工程設(shè)計(jì)、系統(tǒng)分析和技術(shù)實(shí)現(xiàn)者，進(jìn)一步細(xì)分為系統(tǒng)的設(shè)計(jì)、開發(fā)人才和系統(tǒng)的支持、維護(hù)人才；側(cè)重于硬件的人才與側(cè)重于軟件的人才；通信網(wǎng)絡(luò)專家、信息系統(tǒng)專家、軟件編程人員等。此類人員必須具有信息技術(shù)專業(yè)背景，具備較為深厚的信息技術(shù)功底，精通并能熟練應(yīng)用信息技術(shù)某一領(lǐng)域的知識(shí)和技能，并具有檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)，了解文件檔案管理的信息流程。
3.技能型人才。技能型人才是具體承擔(dān)日常操作和管理維護(hù)的人才。技能型人才必須具有檔案管理專業(yè)知識(shí)和信息技術(shù)基礎(chǔ)，掌握特定崗位所需的知識(shí)和技能，如網(wǎng)頁制作與網(wǎng)站維護(hù)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)管理與存儲(chǔ)技術(shù)、檔案數(shù)字化技術(shù)等。
4.研究型人才。研究型人才是檔案研究機(jī)構(gòu)、高等院校和檔案管理部門中從事檔案信息化建設(shè)理論和應(yīng)用技術(shù)研究的高端人才。作為研究型人才，其工作職能是在實(shí)踐的基礎(chǔ)上構(gòu)建檔案信息化建設(shè)的理論，研究新技術(shù)、新方法在檔案領(lǐng)域的應(yīng)用，提出電子文件和數(shù)字檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)建議，指導(dǎo)檔案信息化建設(shè)的開展。
（四）知識(shí)模塊分析。
檔案信息化建設(shè)作為一個(gè)整體系統(tǒng)工程，人才建設(shè)應(yīng)當(dāng)由多學(xué)科知識(shí)背景的各類專業(yè)人才綜合構(gòu)成。檔案信息化人才應(yīng)當(dāng)具備下列相關(guān)專業(yè)知識(shí)：
1.檔案業(yè)務(wù)知識(shí)。包括文件工作與電子文件管理、檔案學(xué)理論與檔案管理業(yè)務(wù)、文件保護(hù)與信息安全知識(shí)等，特別是檔案信息化和數(shù)字檔案管理方面的知識(shí)和技能。
2.信息技術(shù)知識(shí)。包括硬件技術(shù)、軟件編程技術(shù)、系統(tǒng)分析與系統(tǒng)基層技術(shù)、通訊網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、多媒體技術(shù)等知識(shí)技能。
3.工程管理知識(shí)。包括工程項(xiàng)目決策與管理的基本理論、方法，工程項(xiàng)目建設(shè)的方針、政策和法規(guī)，工程技術(shù)知識(shí)等。
4.行政管理知識(shí)。包括行政學(xué)理論和行政管理、行政法規(guī)、行政體系與公務(wù)員制度、政治學(xué)和領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)等方面的知識(shí)與技能。
三、檔案信息化人才建設(shè)若干建議
加強(qiáng)檔案信息化人才建設(shè)工作，從整體來講，要制定一個(gè)總體目標(biāo)和規(guī)劃，建立一個(gè)完善的信息化建設(shè)教育體系，確定系統(tǒng)的信息化建設(shè)教育內(nèi)容，編制適用不同層次的教材。要立足于全員培訓(xùn)，有計(jì)劃、分階段，區(qū)分層次、突出重點(diǎn)。
1.通過高等院校培養(yǎng)高層次檔案信息化管理人才。充分發(fā)揮高等院校設(shè)施齊全，師資力量雄厚，科研水平高，輻射面廣等優(yōu)勢。研究生教育中設(shè)定檔案信息化建設(shè)研究方向，本科生教育中加大現(xiàn)代化、信息化管理等方面的課程份量。同時(shí)還可以用委培、進(jìn)修等形式為各省、市培養(yǎng)高層次的管理人員。
2.通過繼續(xù)教育的形式，普及信息化管理知識(shí)。繼續(xù)教育形式靈活、內(nèi)容專一、周期短、見效快?？梢詫ｎ}培訓(xùn)、專題講座形式普及信息知識(shí)，學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)的基礎(chǔ)知識(shí)、基本原理，學(xué)習(xí)文字處理技術(shù)，學(xué)習(xí)常用的檔案管理軟件的應(yīng)用，學(xué)習(xí)網(wǎng)絡(luò)知識(shí)，通過專題培訓(xùn)和實(shí)際操作，使人人成為檔案信息產(chǎn)品的使用者、檔案信息的管理者、檔案信息利用的咨詢者、檔案信息的傳播者。
3.通過崗位培訓(xùn)，使檔案信息管理知識(shí)成為入門必讀?；鶎訖n案人員兼職多，更換頻繁，崗位培訓(xùn)是最受基層人員的歡迎。要在原來“五學(xué)”的基礎(chǔ)上，增加現(xiàn)代化、信息化管理的課程，掃除現(xiàn)代文盲，使之上崗后就了解紙質(zhì)文件、電子文件的管理。
4.開專題研討會(huì)、舉辦專題研討班，營建檔案信息化建設(shè)的研究氛圍，增強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的緊迫感。經(jīng)常對(duì)檔案信息化建設(shè)涉及的問題充分討論、廣泛交流。
5.借用科研單位、科研實(shí)體的力量，推動(dòng)檔案信息化建設(shè)。檔案部門應(yīng)與技術(shù)過硬的科研單位、科研實(shí)體聯(lián)合開發(fā)實(shí)用的軟件，借用他們的技術(shù)力量培訓(xùn)操作人員。甚至在技術(shù)力量不足的情況下，還可以借助他們的力量制作網(wǎng)頁、建立網(wǎng)站、構(gòu)建局域網(wǎng)。
參考文獻(xiàn)：
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【關(guān)鍵詞】醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu) 檔案管理 信息化建設(shè)
隨著醫(yī)療衛(wèi)生體系的深化改革以及我國經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，社會(huì)對(duì)醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)檔案信息化建設(shè)需求越來越高。積極優(yōu)化檔案管理新方式，加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，一方面能有效實(shí)現(xiàn)資源共享，一方面能全面強(qiáng)化醫(yī)院服務(wù)職能。
一、醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)檔案管理信息化建設(shè)的問題所在
（一）人員綜合素質(zhì)有待進(jìn)一步提高
傳統(tǒng)醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)檔案管理人員綜合素質(zhì)有待進(jìn)一步提升，部分檔案管理人員缺乏專業(yè)管理能力與技能，或是“身兼數(shù)職”，或是從其他崗位上轉(zhuǎn)行而來，真正檔案專業(yè)的人才少之又少。再加上醫(yī)療衛(wèi)生部門領(lǐng)導(dǎo)階層不重視，在職檔案工作人員缺乏專業(yè)進(jìn)修培訓(xùn)，導(dǎo)致其專業(yè)水平偏低。
（二）對(duì)檔案管理信息化建設(shè)認(rèn)識(shí)不到位
受傳統(tǒng)管理理念的影響，大部分醫(yī)院對(duì)檔案管理信息化建設(shè)認(rèn)識(shí)不到位，沒有意識(shí)到檔案信息化建設(shè)的重要性，仍然沿用人工管理方式，輕編研、輕整理、輕統(tǒng)計(jì)，檔案資源利用率偏低，嚴(yán)重阻礙了檔案信息化建設(shè)的順利開展。
二、缺乏完善的制度支持
目前來說，醫(yī)院檔案信息化建設(shè)方向不明確，缺乏統(tǒng)一的管理準(zhǔn)則與協(xié)調(diào)制度，缺乏合理、完善的管理制度。檔案結(jié)構(gòu)簡單、資料標(biāo)準(zhǔn)不一，各項(xiàng)工作的開展缺乏制度支持，導(dǎo)致檔案信息化工作“無章可循”。
三、醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)檔案管理信息化建設(shè)路徑
（一）全面提高檔案管理人員綜合素質(zhì)
醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)要想實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)這一目標(biāo)，必須加強(qiáng)對(duì)檔案工作人員的教育與培訓(xùn)力度，全面提高檔案管理人員綜合素質(zhì)。在檔案信息化發(fā)展的新形勢下，醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)必須通過專門培訓(xùn)、教育，持續(xù)提高工作人員業(yè)務(wù)技能與科技知識(shí)掌握程度，進(jìn)一步優(yōu)化檔案工作人員素質(zhì)結(jié)構(gòu)，更好地為信息化建設(shè)服務(wù)。第一，加強(qiáng)檔案工作人員信息技術(shù)培訓(xùn)力度，通過專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)提高工作人員信息化處理能力、網(wǎng)絡(luò)安全維護(hù)能力以及電子檔案管理技能。第二，加強(qiáng)檔案工作人員對(duì)相關(guān)政策法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的學(xué)習(xí)，加深工作人員對(duì)檔案信息化建設(shè)的了解與認(rèn)識(shí)程度。第三，進(jìn)一步提高檔案管理人員的風(fēng)險(xiǎn)判斷能力與風(fēng)險(xiǎn)防御能力，不斷提升工作人員的職業(yè)素養(yǎng)。第四，增強(qiáng)檔案管理人員的安全意識(shí)，避免個(gè)人信息資源的泄露。第五，完善檔案部門工作考評(píng)機(jī)制。直接將檔案工作人員考評(píng)結(jié)果與其薪酬、職業(yè)晉升相掛鉤，通過多種激勵(lì)性措施，建立一支高效、全能、優(yōu)質(zhì)的人才隊(duì)伍，更好地推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)順利開展。
（二）正確認(rèn)識(shí)檔案信息化的重要性
科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展使得檔案管理工作發(fā)生了深刻變革，因此，醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理人員必須充分認(rèn)識(shí)到檔案信息化的重要性，改變傳統(tǒng)思維，更好地順應(yīng)時(shí)展變化。醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)階層應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)的必要性與重要性，將醫(yī)療檔案管理積極納入醫(yī)院整體發(fā)展規(guī)劃中，通過各種制度、資金支持，將檔案信息化建設(shè)落到實(shí)處。
（三）完善檔案管理制度
完善檔案管理規(guī)章制度，使各項(xiàng)工作開展有章可循。醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)檔案管理部門應(yīng)積極建設(shè)合理、科學(xué)的管理體制，加大信息化建設(shè)管理規(guī)章的建設(shè)力度，使得信息化建設(shè)在標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范框架下進(jìn)行。應(yīng)積極加強(qiáng)醫(yī)院各部門之間的聯(lián)系與配合，通過完善的檔案共享網(wǎng)絡(luò)，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案規(guī)范化運(yùn)作，及時(shí)、迅速發(fā)揮各類檔案應(yīng)有價(jià)值。加強(qiáng)檔案的集中管理，統(tǒng)一病歷檔案與治療檔案，建立合理、科學(xué)的醫(yī)療服務(wù)平臺(tái)，保證醫(yī)患之間的正常交流，加快診療進(jìn)度。完善檔案管理工作規(guī)程，進(jìn)一步規(guī)范檔案管理具體行為，在相關(guān)法律政策與內(nèi)部管理規(guī)范的共同配合下，積極推動(dòng)醫(yī)療衛(wèi)生單位信息化建設(shè)順利、健康、高效發(fā)展。
（四）加強(qiáng)信息化管理軟硬件支持
檔案管理信息化是醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)信息化發(fā)展過程中的關(guān)鍵步驟，因此，醫(yī)療機(jī)構(gòu)管理階層必須給予足夠重視與支持，積極創(chuàng)造條件加大信息化建設(shè)投入力度。加大檔案管理硬件環(huán)境建設(shè)力度，加大軟件系統(tǒng)開發(fā)力度，建立完善的檔案數(shù)據(jù)管理平臺(tái)，通過軟硬件系統(tǒng)的支持，促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)順利開展。與此同時(shí)，醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)還應(yīng)加強(qiáng)檔案資源建設(shè)力度，通過多種載體、多種途徑豐富檔案資源，以加快醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)檔案信息化建設(shè)的整體步伐。另外，加強(qiáng)醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)不同科室之間的內(nèi)網(wǎng)連接，有效提高信息共享程度，進(jìn)而提高檔案利用率。
（五）整體統(tǒng)籌醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)檔案信息化建設(shè)工作
醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)檔案信息化建設(shè)屬于一項(xiàng)長期性、系統(tǒng)性任務(wù)，因此，醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)必須將檔案信息化建設(shè)與自身戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)相結(jié)合。醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)階層必須將檔案信息化建設(shè)納入醫(yī)院整體規(guī)劃中來，有步驟、有計(jì)劃、有重點(diǎn)的分步實(shí)施，制定檔案信息化建設(shè)總體目標(biāo)、分步目標(biāo)，預(yù)防檔案信息化建設(shè)工作出現(xiàn)“形式主義”等問題，將各項(xiàng)工作落到實(shí)處，真正促進(jìn)醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)檔案信息化建設(shè)工作的順利開展。另外，隨著網(wǎng)絡(luò)化、辦公自動(dòng)化等發(fā)展，醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)發(fā)展過程中出現(xiàn)了大量的電子文件，這些電子文件主要包括多媒體文件、文本文件、影像文件以及圖像文件等。因此，必須加強(qiáng)醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)電子文件歸檔管理、紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理。電子文件資源屬于醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)檔案信息管理的重要資料來源，必須嚴(yán)格按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求進(jìn)行編輯、整理。紙質(zhì)檔案一式三份，一份供查閱使用，一份供異地保存使用，一份用來封存保管。
四、結(jié)語
綜上所述，在信息化時(shí)代背景下，積極加大醫(yī)療衛(wèi)生單位信息化建設(shè)力度，是檔案部門跨越式發(fā)展的重要途徑，是醫(yī)療衛(wèi)生單位健康、順利發(fā)展的前提。醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)必須立足于檔案信息化建設(shè)的問題所在，并針對(duì)性提出解決對(duì)策，以期全面推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)的高效發(fā)展。
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【關(guān)鍵詞】醫(yī)院 檔案 信息化管理 現(xiàn)狀 改進(jìn)
引言
隨著科技的不斷發(fā)展，信息化管理也逐漸的滲透到各醫(yī)院的管理工作當(dāng)中來。各醫(yī)院的檔案管理也逐漸進(jìn)入了信息化管理階段。所謂醫(yī)院的檔案信息化管理主要指通過計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫、通信技術(shù)等高科技要素對(duì)本醫(yī)院的檔案進(jìn)行管理。
1.我國醫(yī)院檔案信息化管理現(xiàn)狀
1.1檔案信息化管理軟件研發(fā)水平相對(duì)落后
眾所周知，當(dāng)今世界計(jì)算機(jī)更新?lián)Q代的周期越來越短，計(jì)算機(jī)硬件的水平也越來愈先進(jìn)了。但與此同時(shí)，軟件研發(fā)的進(jìn)程和開放周期則顯得相對(duì)落后。相比之下，在醫(yī)院的檔案信息化管理中這種不平衡的現(xiàn)象則顯得更加尖銳。主要表現(xiàn)在，醫(yī)院檔案管理的專業(yè)軟件相對(duì)滯后，開發(fā)周期長，各項(xiàng)軟件的功能及更新?lián)Q代速度遠(yuǎn)不能適應(yīng)當(dāng)前檔案管理的實(shí)際需求和特殊情況。比如，改變手工登記、匯編、檢索等傳統(tǒng)檔案管理的單板計(jì)算機(jī)檔案管理，在發(fā)明之初確實(shí)方便了查找和管理，但隨著科技的不斷進(jìn)步，醫(yī)院事務(wù)的不斷復(fù)雜，雖然已不能適應(yīng)當(dāng)前的需要但很多醫(yī)院都還在使用最低級(jí)的方式管理各種檔案。
1.2相關(guān)檔案管理人員綜合素質(zhì)有待提高
目前，大多數(shù)醫(yī)院專門從事檔案管理的工作人員有很大一部分人不僅未接受檔案管理的相關(guān)培訓(xùn)，缺乏檔案管理專業(yè)知識(shí)現(xiàn)象也很嚴(yán)重。另外，有些人員計(jì)算機(jī)水平也不高，不能適應(yīng)漸漸深入的信息化檔案管理模式。這種現(xiàn)象就會(huì)直接影響醫(yī)院檔案管理的效果，長此以往，由于各醫(yī)院檔案管理人員的知識(shí)水平和計(jì)算機(jī)水平的參差不齊，長此以往容易導(dǎo)致有時(shí)醫(yī)院的檔案管理工作會(huì)處于被動(dòng)和滯后的狀態(tài)，嚴(yán)重影響檔案管理的規(guī)范和準(zhǔn)確度。
2.改進(jìn)我國醫(yī)院檔案信息化管理的措施
2.1 擴(kuò)大宣傳和教育面，提高重視
為更好的應(yīng)對(duì)日趨復(fù)雜多變的檔案信息，徹底消除以往檔案管理工作中的各種局限，就要求各醫(yī)院必須將檔案管理信息化落到實(shí)處。因此，應(yīng)當(dāng)通過各種途徑來擴(kuò)大檔案管理信息化的宣傳面，不管是醫(yī)院的各位領(lǐng)導(dǎo)還是普通醫(yī)務(wù)人員都應(yīng)當(dāng)認(rèn)真學(xué)習(xí)相應(yīng)的法律法規(guī)、綱領(lǐng)性文件，使其從思想上提高認(rèn)識(shí)和重視。具體來說，作為一名普通醫(yī)務(wù)人員應(yīng)該認(rèn)真閱讀和體會(huì)《醫(yī)院衛(wèi)生檔案管理辦法》、《檔案法》等的法律法規(guī)，從而充分認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性。另外，重中之重，作為醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)，醫(yī)院的生成和發(fā)展的決策者、舵手，更應(yīng)該通過深入的研究和充分的思考，看到檔案管理信息化的重要性。在日常的工作中，應(yīng)該對(duì)檔案管理信息話充分的重視起來。
2.2下力度積極開發(fā)和引進(jìn)先進(jìn)的管理軟件
任何一項(xiàng)工程的建設(shè)和實(shí)施都離不開強(qiáng)有力的基礎(chǔ)設(shè)施做后盾。醫(yī)院的檔案管理信息化亦是如此。面對(duì)當(dāng)前檔案管理軟件滯后的現(xiàn)狀，我們應(yīng)下力度積極的開發(fā)及引進(jìn)各種先進(jìn)的管理軟件。具體說來，一方面是開發(fā)和引進(jìn)國內(nèi)外先進(jìn)的綜合管理軟件，提高綜合管理水平；一方面是開發(fā)和引進(jìn)先進(jìn)的專業(yè)檔案管理軟件，以滿足當(dāng)前檔案管理的特殊情況。另外，任何軟件的開發(fā)和引進(jìn)都需要強(qiáng)大的資金做保證。因此，各醫(yī)院在軟件開發(fā)方面應(yīng)加大資金投入，真正做到有錢用到刀刃上。
2.3建設(shè)一支高綜合素質(zhì)的專業(yè)檔案管理人員隊(duì)伍
有了先進(jìn)的軟件和硬件等基礎(chǔ)設(shè)施作保障，加上領(lǐng)導(dǎo)和各醫(yī)務(wù)人員思想上的重視，要實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的信息化還離不開建設(shè)一支高綜合素質(zhì)的專業(yè)檔案管理人員隊(duì)伍。具體來說，一方面對(duì)于目前在崗的檔案管理人員，應(yīng)重視自身的專業(yè)理論，并不斷的提高自己的計(jì)算機(jī)運(yùn)用水平。醫(yī)院可為其提供各種培訓(xùn)和學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，自身也應(yīng)利用閑暇的時(shí)間不斷的學(xué)習(xí)和更新知識(shí)。另一方面應(yīng)做好檔案管理優(yōu)秀人才的培養(yǎng)、吸引等儲(chǔ)備工作。這是醫(yī)院檔案管理信息化的人力保障。
3.結(jié)語
隨著科技的不斷發(fā)展和進(jìn)步，醫(yī)療事業(yè)引入信息化管理的不斷深化和快速推進(jìn)，醫(yī)院檔案管理對(duì)醫(yī)院的綜合管理工作起到了越來越重要的作用。先進(jìn)完善的檔案管理能夠?yàn)獒t(yī)務(wù)人員及病人第一時(shí)間提供最充實(shí)、最準(zhǔn)確的資料，為本醫(yī)院的科研、學(xué)習(xí)、工作提供最翔實(shí)的原始數(shù)據(jù)，能進(jìn)一步的推動(dòng)醫(yī)院的管理事業(yè)進(jìn)入一個(gè)新的層面。可見，繼續(xù)大力深化和推進(jìn)我國醫(yī)院的檔案管理信息化工作是勢在必行的選擇。因此，針對(duì)我國醫(yī)院檔案信息化的現(xiàn)狀，各醫(yī)院亟待結(jié)合自身的情況進(jìn)行深入思考和研究，提出相應(yīng)的整改措施，改善目前的狀況，從而從根本上改進(jìn)醫(yī)院的檔案管理工作，進(jìn)而更好的為醫(yī)院事業(yè)服務(wù)。
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關(guān)鍵詞：檔案管理;信息化;利用與開發(fā)
Abstract: the document management informatization construction is the focus of the current file, along with the archives management model transformation, promote the continuous progress of the information the optimization function of archives work further highlight. Pay attention to archives informatization construction, improve the quality of the archives management, and to realize the resource sharing, give play to the use of archives work, and promote the function of file resources knitting research and development will be the focus of this paper.
Keywords: file management; Information; Use and development
中圖分類號(hào)：G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：2095-2104（2012）
1、前言
隨著信息化管理的應(yīng)用和加強(qiáng)，檔案信息化管理手段也應(yīng)運(yùn)而
生，傳統(tǒng)的檔案管理模式逐步淡出歷史舞臺(tái)，檔案的存儲(chǔ)由紙質(zhì)變?yōu)殡娮虞d體，其便于操作、快捷查詢等優(yōu)點(diǎn)也成為了信息化檔案的主要形式。檔案是重要的歷史資源，是記錄人們與社會(huì)活動(dòng)的真實(shí)憑據(jù)，具有相當(dāng)?shù)牧粼趦r(jià)值，因此，檔案管理工作非常重要，而開發(fā)信息化平臺(tái)提高檔案資源利用率也是檔案管理工作的重點(diǎn)之一。
2、檔案信息化管理的優(yōu)勢
檔案信息化是在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、規(guī)劃、和組織下，在檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和提供利用服務(wù)。換句話說，檔案信息化是指檔案管理模式從面向檔案實(shí)體保管為重點(diǎn)，向以檔案實(shí)體的數(shù)字化信息這種主要形式為社會(huì)提供服務(wù)為重心的轉(zhuǎn)變過程。它體現(xiàn)出了四個(gè)方面的要求：一是要實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化；二是實(shí)現(xiàn)檔案信息接收、傳遞、存儲(chǔ)和提供利用的一體化；三是實(shí)現(xiàn)檔案信息高度共享；四是實(shí)現(xiàn)檔案管理模式的變革。檔案信息化管理采用高容量載體對(duì)檔案信息化進(jìn)行存儲(chǔ)，對(duì)檔案信息自動(dòng)編目及檢索，對(duì)檔案進(jìn)行自動(dòng)全文存儲(chǔ)以及檢索，檔案業(yè)務(wù)及工作管理、計(jì)算機(jī)輔助閱卷、檔案的自動(dòng)標(biāo)引，以及對(duì)文檔信息系統(tǒng)的一體化管理等等，使檔案信息變成流動(dòng)的、有生命力的資源。
檔案信息化的優(yōu)勢主要體現(xiàn)在：（一）存儲(chǔ)環(huán)境的優(yōu)勢。傳統(tǒng)的檔案以紙張為主要記錄載體，在存儲(chǔ)和保管過程中需要防霉防蛀，對(duì)存儲(chǔ)環(huán)境的溫度等有著相當(dāng)嚴(yán)格的要求。信息化檔案以電子檔案為主，電子檔案的來源一方面是對(duì)原有紙質(zhì)檔案的轉(zhuǎn)換，在經(jīng)過掃描等處理形成電子檔案后就可以封存紙質(zhì)檔案，避免紙張多次翻查接觸空氣中的灰塵、水分等加速紙張老化，直接查詢電子檔案。另一方面新的檔案記錄可以直接以電子檔案的形式來進(jìn)行留存，同時(shí)備份數(shù)據(jù)，電子檔案依托光盤、硬盤為載體所需的存儲(chǔ)環(huán)境相對(duì)于紙質(zhì)檔案比較簡單，環(huán)境優(yōu)勢明顯。（二）整理、歸檔優(yōu)勢。在檔案資料收集、整理、歸檔的過程中，傳統(tǒng)紙質(zhì)收集方式耗時(shí)長，而且有時(shí)還需要再加工，增加了重復(fù)的工作量。而電子文檔可以由檔案部門將格式統(tǒng)一下發(fā)，網(wǎng)絡(luò)提交，直接歸檔，提高了后期維護(hù)效率。此外，備份數(shù)據(jù)又可避免原始數(shù)據(jù)損壞后帶來的災(zāi)難性損毀。（三）利用、查詢優(yōu)勢。傳統(tǒng)的檔案管理模式下，檔案的查詢、借閱手續(xù)相當(dāng)復(fù)雜、繁瑣，需要提出申請(qǐng)、得到準(zhǔn)許后進(jìn)入檔案室進(jìn)行人工翻查，紙質(zhì)檔案經(jīng)過多次翻查后必然會(huì)對(duì)紙張?jiān)斐梢欢ǖ膿p壞，此外，由于人工的疏忽也可能弄亂檔案順序等等，給后續(xù)管理帶來極大麻煩。信息化管理可以由查詢者自己通過登錄網(wǎng)絡(luò)來進(jìn)行搜索所需檔案，調(diào)用電子文檔進(jìn)行瀏覽，可操作性強(qiáng)，簡化了檔案使用流程，準(zhǔn)確、快捷。對(duì)電子文檔的查閱并不會(huì)對(duì)文檔本身造成任何損壞，也不會(huì)影響檔案的排序與歸檔。因此，在使用和查詢上有著傳統(tǒng)管理方式無法比擬的重大優(yōu)勢。
3、以檔案信息資源共享促進(jìn)檔案利用與開發(fā)
3．1信息化建設(shè)對(duì)檔案利用開發(fā)的必然性作用。
檔案是一種信息資源，是社會(huì)快速發(fā)展過程中用來記錄、保存各種信息的有效工具。檔案信息既是社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展的歷史記憶，又是各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展必需的重要參考和依據(jù)。它所涉及的內(nèi)容廣泛、復(fù)雜，檔案管理工作者只有按照單位或者部門的需要，將檔案進(jìn)行整理、注錄，做好檢索工具，才能在有限的時(shí)間內(nèi)使其保存的信息實(shí)現(xiàn)最大化的搜尋與查找，檔案才能更好的發(fā)揮自身的價(jià)值。提供利用是檔案工作的基本職能，它是體現(xiàn)檔案歷史價(jià)值、社會(huì)價(jià)值、經(jīng)濟(jì)價(jià)值的重要手段。全面進(jìn)行檔案工作創(chuàng)新的最終目標(biāo)是為了能夠讓檔案管理更好地發(fā)揮作用，能夠全面持續(xù)、快速地發(fā)展，更好地為利用者服務(wù)。
如今，信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)已廣泛應(yīng)用于政府公務(wù)，社會(huì)公共服務(wù)、企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營及科教事業(yè)各方面，處于與世界經(jīng)濟(jì)接軌變革時(shí)期的中國，加快檔案信息化建設(shè)，促進(jìn)檔案信息的開發(fā)利用更加顯得緊迫與重要。
檔案部門是檔案信息資源的主要來源地，建立信息庫、信息網(wǎng)絡(luò)，加快數(shù)字化、數(shù)據(jù)庫化和網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程，是提高檔案信息能力的主要途徑，這個(gè)途徑是“科技興檔”的具體實(shí)施，是帶有深刻變革意義的科技創(chuàng)新。對(duì)一個(gè)單位而言，就是要把單位部門的檔案信息化建設(shè)單位的信息化建設(shè)總體布局中。要充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)促進(jìn)檔案信息化進(jìn)程，充分發(fā)揮檔案的實(shí)效性、信息功能性和知識(shí)生產(chǎn)性。要積極探索新的途徑，尋找新的角度，全方位、多層次地開發(fā)檔案信息資源，用創(chuàng)新的思維中大信息資源整合開發(fā)利用力度。
3．2、檔案信息化環(huán)境下開發(fā)利用檔案信息的建議
檔案信息能力是指檔案信息開發(fā)和利用檔案信息的綜合能力。而開發(fā)利用檔案信息是指對(duì)檔案記載信息的采集、加工、存貯和輸出工作，是把檔案記錄的信息由靜態(tài)轉(zhuǎn)化為動(dòng)態(tài)為利用者索取利用的過程，是實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值，充分發(fā)揮檔案信息作用，為社會(huì)各項(xiàng)實(shí)踐活動(dòng)服務(wù)的關(guān)鍵性工作系統(tǒng)。這個(gè)工作系統(tǒng)的運(yùn)行好壞，實(shí)質(zhì)上就是對(duì)檔案信息能力的一種測定。這就要求檔案信息開發(fā)要從需求出發(fā)，有計(jì)劃、有重點(diǎn)、有目的、有針對(duì)性的進(jìn)行綜合信息、重點(diǎn)信息、開發(fā)，這是檔案工作的立足點(diǎn)，也是檔案信息資源開發(fā)的關(guān)鍵所在。
實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息有實(shí)用價(jià)值的開發(fā)，建議加強(qiáng)以下幾個(gè)方面工作：①加強(qiáng)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化是檔案管理現(xiàn)代化的基礎(chǔ)，是實(shí)現(xiàn)檔案管理自動(dòng)化的前提，是提高檔案工作效率，節(jié)省人力、物力、財(cái)力的有效措施，也是實(shí)現(xiàn)信息資源共享的重要保證，直接影響著檔案工作信息化的步伐，有助于實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的目標(biāo)管理。②大力加強(qiáng)檔案信息資源深層次挖掘工作， 建立內(nèi)容豐富的檔案信息數(shù)據(jù)庫。數(shù)據(jù)庫是檔案信息資源共享體系建設(shè)的核心。建立數(shù)據(jù)庫 網(wǎng)絡(luò)信息資源組織的重要方式，這種方式 就是將要處理的數(shù)據(jù)經(jīng)合理分類和規(guī)范化處理之后，以記錄的形式存儲(chǔ)于計(jì)算機(jī)中。通過完善檔案目錄中心以及全文檔案信息資源數(shù)據(jù)庫建設(shè)，逐步實(shí)現(xiàn)各部門檔案信息數(shù)字化。用數(shù)據(jù)庫技術(shù)組織信息資源可極大地提高信息的有序性、完整性、可理解性和安全性。③檔案利用工作的反饋信息和綜合分析，是加大檔案信息資源開發(fā)力度，提高開發(fā)質(zhì)量的重要措施。通過有關(guān)信息的收集、匯總、分析和加工，及時(shí)地了解與掌握社會(huì)需求，及時(shí)地開發(fā)檔案信息資源，服務(wù)于經(jīng)濟(jì)建設(shè)，盡可能全面、迅速、把有效信息傳輸給社會(huì)，既是大力開發(fā)檔案信息資源的有效形式，也是廣泛地、系統(tǒng)地提供檔案資源為社會(huì)各方面服務(wù)的一項(xiàng)重要工作。
【關(guān)鍵詞】高校；檔案管理；信息建設(shè)
隨著社會(huì)信息化時(shí)代的發(fā)展，高校招生規(guī)模的擴(kuò)大，畢業(yè)人數(shù)的增多，目前的高校學(xué)籍管理工作的運(yùn)行方式已無法滿足時(shí)展的需求。在傳統(tǒng)的學(xué)籍檔案管理中，對(duì)檔案資源共享、信息資源傳輸?shù)确矫嬉延泻芏嗖蛔愕牡胤?，與信息化的時(shí)代需求之間還存在諸多的矛盾，所以，改善高校學(xué)籍檔案信息的管理工作，是目前高校首要解決的問題。
一、我國高校學(xué)籍檔案信息管理的現(xiàn)狀
目前，我國高校學(xué)籍檔案信息管理大多都使用的是教務(wù)管理系統(tǒng)，主要以紙質(zhì)材料保存為基礎(chǔ)，再通過網(wǎng)絡(luò)儲(chǔ)存、傳輸?shù)男问浇㈦娮訖n案，但是其中的操作過程還是需要靠人員來實(shí)現(xiàn)，所以在檔案的信息建設(shè)與管理方面還存在著很多問題。首先，在歸檔方面，歸檔的方法較不統(tǒng)一，而歸檔的形式也是多種多樣，在院系之間，存在著按年度歸檔、學(xué)期歸檔、班級(jí)歸檔的不同歸檔方式；其次，在保存方面，檔案信息的保存必須有紙質(zhì)的書面材料，但由于高校的學(xué)生較多，很難做到細(xì)致保管，從而導(dǎo)致這些紙質(zhì)的材料會(huì)出現(xiàn)不齊全、不完整或有破損的情況；此外，在檔案的利用方面，學(xué)生如果想查找檔案必須要親自到學(xué)校，通過工作人員進(jìn)行手動(dòng)查找，從而花費(fèi)了大量的時(shí)間，顯得不便利?？傊诟咝Ｄ壳暗膶W(xué)籍檔案信息管理上還是缺乏相關(guān)的指導(dǎo)、檢查等工作，而院系之間的檔案管理又是互相封閉，缺少借鑒與交流。
二、高校學(xué)籍檔案信息管理者在信息化建設(shè)中的意識(shí)構(gòu)成
高校學(xué)籍檔案信息管理工作主體意識(shí)提高是檔案信息管理工作能否順利開展的重要前提。這種主體意識(shí)主要包括以下幾個(gè)方面：
（一）檔案數(shù)字化信息利用的意識(shí)
檔案資源的數(shù)字化信息意識(shí)是檔案信息資源與檔案數(shù)字化管理的有機(jī)統(tǒng)一。檔案作為一種信息記錄的形式，主要是將信息源保存在一個(gè)載體上。當(dāng)檔案被儲(chǔ)存、保管以后，它便會(huì)成為一種信息，只有通過信息搜查、檢索的方式來獲取。在高校的學(xué)籍檔案管理中，檔案工作者作為操作主體，在管理的過程中要有“檔案的最終意義不是保存，而是利用”的意識(shí)。所以在管理中，要以利用為主要原則，改變以往“重藏輕用”的觀念，要充分利用好現(xiàn)代的信息技術(shù)手段，提高對(duì)學(xué)籍檔案信息的開發(fā)利用。只有有效運(yùn)用好檔案信息，才會(huì)使其在社會(huì)中發(fā)揮出真正的價(jià)值，而不再是像以往那樣，僅成為一種“儲(chǔ)藏”形式的存在。
（二）信息網(wǎng)絡(luò)的服務(wù)意識(shí)
有效的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)讓利用者更充分的利用好檔案的信息資源，可隨時(shí)隨地的進(jìn)行查詢與搜索。在信息服務(wù)的網(wǎng)絡(luò)中，首先，要建立高校的學(xué)籍檔案網(wǎng)站，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)傳遞與網(wǎng)絡(luò)檢索功能，為高校學(xué)籍檔案信息網(wǎng)絡(luò)服務(wù)打下基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)信息化管理功能，讓利用者隨時(shí)調(diào)閱高校學(xué)籍檔案信息，滿足相關(guān)需求，從而讓學(xué)籍檔案信息發(fā)揮出真是的社會(huì)價(jià)值。其次，檔案信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)可讓學(xué)籍檔案工作者更及時(shí)的更新檔案信息，從而避免了網(wǎng)絡(luò)檔案內(nèi)容陳舊，信息的單一的情況，加強(qiáng)了高校學(xué)籍檔案信息的利用。最后，由于學(xué)籍檔案信息的利用者對(duì)信息技術(shù)的掌握水平不一，所以需增加檔案信息網(wǎng)絡(luò)的咨詢功能；高校的學(xué)籍檔案工作者應(yīng)建立網(wǎng)絡(luò)咨詢系統(tǒng)，可通過在網(wǎng)站上設(shè)置留言板、電子郵箱等方式，讓檔案利用者與檔案管理者之間形成交流，從而更加了解檔案利用者的需求，并總結(jié)其提出的相關(guān)問題，優(yōu)化檔案信息的管理系統(tǒng)，提高檔案信息網(wǎng)絡(luò)的服務(wù)質(zhì)量。此外，在檔案的網(wǎng)絡(luò)信息化管理中，必須加強(qiáng)安全管理意識(shí)，在采取系統(tǒng)的帳號(hào)密碼管理方式的同時(shí)，還要加強(qiáng)閱讀防火墻的等安全設(shè)施的建立，以避免黑客的侵入，對(duì)學(xué)生檔案進(jìn)行更改或胡亂調(diào)閱的情況。
（三）樹立檔案工作者的規(guī)范意識(shí)
在當(dāng)前信息化時(shí)代中，規(guī)范檔案工作者的標(biāo)準(zhǔn)化管理意識(shí)尤為重要，而這些標(biāo)準(zhǔn)管理不僅要在檔案形成之后，在學(xué)籍檔案信息形成的整個(gè)過程都要隨時(shí)進(jìn)行規(guī)劃。首先，在學(xué)籍檔案形成階段，由于紙質(zhì)檔案與電子檔案是并存的，所以檔案信息管理者要充分考慮兩者之間差異性。在紙質(zhì)檔案的管理上，檔案的原始資料內(nèi)容都是由之前的院校進(jìn)行遞送，在由當(dāng)前高校根據(jù)學(xué)生的基本情況與日常表現(xiàn)進(jìn)行補(bǔ)充，這個(gè)工作基本上是由檔案工作人員完成的，而電子檔案卻不同，電子檔案的形成往往是在學(xué)校各相關(guān)部門的具體工作過程中形成的。由招生部門在招生時(shí)就初步的形成了學(xué)生的學(xué)籍檔案，包括其中的學(xué)號(hào)、姓名、班級(jí)、院系、學(xué)籍卡等信息，在日后的工作中，由系部對(duì)檔案進(jìn)行補(bǔ)充完善，包括了學(xué)生的課程科目、考試成績、總體評(píng)分等。而為了實(shí)現(xiàn)檔案的規(guī)范管理，檔案管理人員在這些電子文件形成的過程中就要實(shí)施具體的標(biāo)準(zhǔn)管理方法，并將其中的管理意識(shí)傳遞給電子文件的形成者，從而實(shí)現(xiàn)電子文檔一體化管理，為檔案信息管理工作提供了更加有利的保障。
（四）標(biāo)準(zhǔn)法律法規(guī)意識(shí)
由于檔案的公布受諸多法律和校規(guī)的限制，所以，將這些限制制定成檔案信息管理的標(biāo)準(zhǔn)，是目前檔案信息管理的最好方法。在檔案信息管理者的工作中，在檔案信息的公布上要把好關(guān)，根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)，強(qiáng)化標(biāo)準(zhǔn)化管理意識(shí)。標(biāo)準(zhǔn)化管理不僅可保護(hù)院校及學(xué)生的切身利益，還可使檔案信息在利用上等得到更好的發(fā)展，最終實(shí)現(xiàn)檔案信息的社會(huì)價(jià)值。
三、結(jié)語
在高校學(xué)籍檔案的信息化建設(shè)中，加強(qiáng)院校硬件軟件設(shè)施與提高學(xué)籍檔案管理者的信息意識(shí)是不可或缺的兩項(xiàng)重要因素，只有二者兼顧，才能真正讓高校學(xué)籍檔案管理工作得到實(shí)質(zhì)的發(fā)展，發(fā)揮其有效的管理價(jià)值，讓學(xué)籍檔案工作得到真正的價(jià)值體現(xiàn)。
參考文獻(xiàn)：
[1]郭瀟.論高校教學(xué)管理者信息素養(yǎng)的培養(yǎng)與提高[J].惠州學(xué)院學(xué)報(bào)（社會(huì)科學(xué)版），2012（05）
