發(fā)布時間：2023-07-27 16:14:16
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的檔案管理的創(chuàng)新樣本，期待這些樣本能夠為您提供豐富的參考和啟發(fā)，請盡情閱讀。
1.檔案管理創(chuàng)新的含義
自從改革開放以來，創(chuàng)新這個詞語就已經深入到了我國的各行各業(yè)當中，繼而在推動人們生活水平不斷提升的同時也改變了國家原有的經濟格局。事實上，同創(chuàng)新相掛鉤的內容有很多，它幾乎涵蓋了社會中所有領域的探索工作，其中主要包括了技術創(chuàng)新、制度創(chuàng)新以及管理創(chuàng)新等等。其中的管理創(chuàng)新也包含了理論創(chuàng)新、模式創(chuàng)新、方法創(chuàng)新以及理念創(chuàng)新的內容，繼而對企業(yè)原有的管理內容開展全面的改革，創(chuàng)造出一個嶄新的經營局面。
本篇文章的研究重點檔案管理工作是國家企事業(yè)單位日常工作中的重中之重，那么如何才能夠進一步的改進單位的工作效率，提高服務水平是和諧社會中對機關事業(yè)單位所提出的更高要求?；诖?，管理創(chuàng)新工作的加入不僅能夠為檔案管理帶來正面的促進性作用，同時還可以有效的樹立事業(yè)性單位在社會公眾面前的正面形象，達到提高公益服務質量的最終目的。
2.檔案管理創(chuàng)新的內容
筆者將檔案管理工作的創(chuàng)新內容主要總結成了如下的幾個方面：首先是管理機制上的創(chuàng)新，構建出一個科學且可行性高的管理機制是檔案工作創(chuàng)新的最基礎保證。其不僅能夠對傳統(tǒng)檔案管理工作中的一些漏洞進行彌補，同時還能夠緊跟住時代的發(fā)展腳步，繼而讓檔案管理工作可以開展的更加順利;其次是管理方式上的創(chuàng)新，伴隨著近年來國內各個機關單位都紛紛的加入到了管理創(chuàng)新的隊伍當中，所以在技術的革新上也有了一些各種各樣的經驗。為此，檔案管理部門更加需要針對現有的管理方式進行豐富與創(chuàng)新，繼而通過加入一些創(chuàng)新理論的方式來對檔案管理的創(chuàng)新工作給予一些正面的推動作用;最后是管理理念上的創(chuàng)新，通過對傳統(tǒng)檔案管理的思想進行改變能夠有效的提高內部員工的工作積極性與服務水平，繼而在日常的檔案管理工作中加入一些新的觀念與想法，在不斷的探索與進步當中拓寬自身的業(yè)務范圍。
二、檔案管理創(chuàng)新工作問題
通過上文的介紹可知，創(chuàng)新工作的順利開展不僅能夠讓企業(yè)得到更快的進步，同時還關乎到社會與國家的未來發(fā)展。而檔案事業(yè)的管理工作更加需要緊跟住時展腳步，積極的加入到創(chuàng)新的隊伍之中。然而就我國當前的單位檔案管理創(chuàng)新工作的現況來看，由于缺少了一些實際的運行經驗與正確的創(chuàng)新方法，從而讓檔案管理的創(chuàng)新工作出現了一些諸多的問題。
1.設備老化與經費不足
在檔案管理的工作當中最為重要的兩個方面即為物力和財力，這兩種十分主要的資源是整個管理機制的基礎運行保證。近年來，我國的信息技術水準雖然已經有了顯著的提高，但是在實際的應用過程中仍然因各種客觀因素而導致問題不斷。其中最主要的一個原因就是單位中的先進設備不足以及可用于創(chuàng)新工作之用的投入經費過少，繼而讓檔案失密的可能性得到了大幅度的提高。
2.管理人員素質較低
企業(yè)的發(fā)展與進步同其所擁有工作人員的綜合素質水平是息息相關的，尤其對于帶有秘密性質的檔案管理工作來說，工作者更加需要在具備超高專業(yè)素質的同時不斷的增強自身的工作責任心，時刻在工作當中提醒自己需要用一個嚴謹且真誠的態(tài)度來完成自己的使命。然而，我國大部分單位中的檔案管理人員都存在著綜合素質較低的情況，尤其是對于工作崗位中的一些老員工來說，由于他們缺少一定的憂患意識且對新鮮事物的接受能力較差，所以很難在創(chuàng)新工作中滿足新型崗位所提出的要求，嚴重的制約了檔案管理創(chuàng)新工作的順利開展。
3.檔案利用率不高
檔案管理具有著非常重要的作用，從單位管理者的角度來看，如果能夠對檔案中記錄的信息資源進行妥善利用，不僅能夠為單位帶來更多的創(chuàng)收，同時還可以為單位在激烈的競爭環(huán)境中達到增加核心競爭能力的作用。然而，大部分的單位都存在著檔案利用率低下的情況，并且很多檔案管理部門也只是擺擺樣子，缺少實際價值。
三、實現檔案管理工作的創(chuàng)新措施
1.創(chuàng)新管理資金資源運用
資金是檔案管理創(chuàng)新工作運行的基礎保證，單位管理者應從兩方面著手來對資金進行創(chuàng)新管理：首先要增加發(fā)展資金，在進一步強化檔案部門服務意識的同時來將其所擁有的價值激發(fā)出來，同時讓企業(yè)能夠看得到由檔案部門所帶來的成績;其次需要更好的利用現有資金，盡可能的實現用最少的錢來辦最大的事兒，繼而利用單位現有的有限條件來創(chuàng)造出更多的無限可能。
2.創(chuàng)新人力資源隊伍建設
檔案管理人員是整個創(chuàng)新機制的核心所在，人力資源隊伍素質的高低能夠直接影響到單位檔案管理的創(chuàng)新成果。為此，單位領導一方面需要加大對檔案管理人才的培養(yǎng)力度，盡可能的利用單位資源來為他們創(chuàng)造出更多的深造與學習機會;另一方面還應該構建出一套公平合理的獎勵機制，針對那些本職工作完成優(yōu)秀的員工給予一定的物質獎勵，繼而從根本上提升檔案管理人員的工作積極性。
1 新形勢下科技檔案工作面臨問題的反思
1.技檔案管理認識不夠
把科技檔案管理工作等同于一般物的管理，認為只要把有關資料保管起來就行了，沒有集中統(tǒng)一管理，以致于對查閱和調檔帶來諸多不便。有的因資料收集不全，影響了新品的進一步開發(fā)。個別企業(yè)領導對科技檔案管理工作不重視，硬件設施不全，人員待遇低，影響了檔案人員的工作積極性?？萍紮n案管理功能的認識不到位，科研文件的歸檔率大大低于文書檔案，許多重大科技活動、科研項目的檔案，科技主管門只保存著有關立項與驗收工作的部分檔案，至于反映項目研究過程的原始記錄和研究狀況的重要數據，甚至計劃項目承擔單位的檔案部門也未作保存。實際上，科技管理部門保存的部分檔案根本起不到應有的作用，由于信息缺失過多，它們既不能起到借鑒作用，也不能成為共享信息資源。
2.科技檔案管理的相關法律法規(guī)滯后
其中科技檔案保密方面的法律法規(guī)體系還不健全，立法重點不明確。《中華人民共和國保守國家秘密法》是規(guī)范我國保密工作的一部專門法，是制定一切保密法規(guī)、規(guī)章和具體保密制度的基本依據，在我國整個保密法律法規(guī)體系中起著主導和決定作用。但是目前這部《保密法》在一些方面存在滯后性，包括對于科技檔案保密方面欠缺法律規(guī)定及涉密計算機的管理規(guī)定落后于現代計算機和網絡的發(fā)展。這就給科技檔案管理部門制定相應的部門保密規(guī)章帶來一定的難度，也給科技檔案工作人員依法辦事帶來了困難，同樣也對科技檔案的保密工作十分不利。
3.科技檔案利用率與社會需求仍有一定差距
科技檔案工作自身發(fā)展中各個方面、各個環(huán)節(jié)也存在不平衡、不和諧問題，檔案機構、人員、設施、制度等還不能適應新時期科技檔案事業(yè)發(fā)展的需要，科技檔案信息化建設步伐亟待加快等等。因此，必須進一步建立和完善科技檔案服務體系。
2 新形勢下科技檔案管理的創(chuàng)新思路
1.加大宣傳力度
要采取有效措施，利用多種形式，廣泛宣傳依法收集科技檔案工作的重要意?x，讓人們了解科技檔案的形成與收集、整理與歸檔等知識環(huán)節(jié)。檔案部門每年都應組織一兩次科技文件材料歸檔工作宣傳教育活動，以《檔案法》為核心，宣傳科技檔案工作的重要作用，宣講科技檔案利用實例，使人們充分認識到科技檔案的重要作用。要通過鮮明的利用實例，消除認識偏見，認識到把科技文件材料集中收集、歸檔，是為了使科技檔案發(fā)揮出最大的功能和效應。
2.健全規(guī)章制度，實現規(guī)范化管理
建立健全科技檔案工作的各項規(guī)章制度，制定科技檔案管理工作的標準規(guī)范，并且以程序圖、系統(tǒng)圖、網絡圖等形式，把它們形象化、直觀化。在嚴格各項規(guī)章制度和崗位責任制的同時，加強思想教育，提高職業(yè)道德水平，把科技檔案工作首先建立在遵循客觀規(guī)律和發(fā)揮人的積極作用的基礎之上?？萍紮n案形成的各個環(huán)節(jié)是一個有機的整體，哪個環(huán)節(jié)的工作沒有做好都會影響到全局的工作管理。因此，必須樹立質量第一的思想，把檔案質量貫穿在檔案工作的始終，同時把科技文件材料的形成歸檔過程看成是一個無限循環(huán)的過程。不斷將影響歸檔質量的信息反饋到新工作中去。
對科技檔案規(guī)范化達標管理，是維護檔案工作的基本原則的有效途徑。同時，標準化管理是科技檔案為科研生產以及廣大利用者提供服務、互通信息的重要基礎，是科技檔案交流的必要條件，是應用現代化管理的首要前提。
3.實現科技檔案管理現代化
標準化、規(guī)范化是檔案管理的重要手段之一，是實現檔案管理現代化的重要前提和基礎，可以為檔案管理軟件創(chuàng)造一個良好的應用環(huán)境，加快檢索速度，提高利用效率，發(fā)揮檔案信息共享優(yōu)勢。應充分發(fā)揮計算機管理的優(yōu)勢實現紙質檔案的計算機管理，提高管理質量和工作效率，充分利用網絡技術實現科技檔案管理的現代化，通過采用企業(yè)局域網和國家信息高速公路等計算機網絡技術，逐步建立具有高效率管理和開發(fā)利用檔案信息資源能力的網絡管理系統(tǒng)，同時滿足檔案管理人員和科技人員的需要。
積極運用高新技術，實現科技檔案資源共享。檔案利用的方式、手段及傳播的媒介是隨社會進步而進步的。隨著計算機技術與網絡技術在人類生活、工作和學習各個領域中的普及。如何積極運用高新技術，實現科技檔案資源共享，已成為當前檔案工作急需解決的問題。筆者認為可以從以下兩個方面解決：首先，要增加資金投入，逐步配備計算機、刻錄機、掃描儀、照相機、復印機以及用于防盜、防火、防潮、防塵的各種現代化的硬件設施。其次，要應用計算機技術和網絡技術，以“政府上網工程”的辦公自動化、網絡化、電子化和全面信息共享為契機，加強科技檔案信息資源的網絡化管理。
【關鍵詞】信息時代；檔案管理；信息化
檔案是記錄人類歷史和社會發(fā)展的寶貴資源，具有重要的保存和研究價值。隨著信息技術的發(fā)展及其在各行各業(yè)的普及，現代檔案管理也必須改革傳統(tǒng)的手工操作模式，創(chuàng)新管理體制和服務方式，提高管理人員的專業(yè)水平和業(yè)務素質，確保檔案信息的安全可靠。
一、信息時代我國檔案管理工作存在的問題
（一）管理信息規(guī)劃和體制落后。根據調查分析發(fā)現造成我國檔案管理工作信息規(guī)劃設計滯后的原因是多方面的：第一，我國檔案管理體制落后，檔案資源在空間分布上是相互分離的，受制于資金和權限等因素無法在全國范圍內統(tǒng)一設計和規(guī)劃檔案信息資源。第二，檔案信息化具有很大的不確定性，因為檔案的數字化信息化正在建設中，處在不斷的發(fā)展變化過程中，這樣就不好設計檔案數字化管理的系統(tǒng)，所以導致信息化檔案不夠全面和真實。對于檔案信息化首先要完成的是整合分裂的檔案資源，但是要實現信息檔案的共享還有一定的困難。另外，地方檔案館的信息化要符合當地行政部門職能轉變要求，既要整理歷史檔案，工作中正在生成的檔案也要納入信息化系統(tǒng)。
（二）檔案管理服務手段落后。進入信息時代以來我國認識到檔案管理信息化的重要性和必要性，大力建設信息高速公路，大背景下我國檔案管理信息化水平不斷提高，但是距離社會的需要還有很大的距離。我國檔案資源不夠完整全面，在檔案查詢和對接方面技術落后，無法達到用戶的使用要求。很多檔案管理人員在工作中還是手工檢索和編輯，經常出現檔案資料不按時歸還的現象，影響了檔案信息的完整性和安全性。
（三）缺少高素質的檔案管理人員。檔案管理看似是很簡單的工作，但是它需要強烈的責任心，因為檔案管理枯燥乏味，需要良好的職業(yè)道德來支撐繁重的工作。檔案管理又有一定的專業(yè)性，需要檔案管理專業(yè)知識和一定的信息技術才能勝任，目前我國檔案管理人員很少是科班出身，缺少專業(yè)知識和信息技術，影響了檔案管理信息化的創(chuàng)新工作。
（四）檔案管信息化創(chuàng)新缺少制度保障。檔案資料復雜、繁多，檔案管理需要科學制度的保障，這樣才能提高檔案管理的安全性和工作效率。但是目前我國檔案管理工作缺少標準化的制度保障，同時部門溝通不暢，導致單位信息流通不暢。這些弊端影響了信息時代檔案管理工作的創(chuàng)新，甚至導致信息外露影響檔案信息的安全，阻礙了檔案管理事業(yè)的發(fā)展。
二、信息時代檔案工作的創(chuàng)新策略
（一）檔案管理體制要創(chuàng)新。要充分發(fā)揮檔案信息的價值，最重要的是對檔案信息進行統(tǒng)一管理，實現資源的全面共享。但是目前我國檔案管理信息化仍在不斷地摸索，檔案管理體制存在很多不足，比如檔案信息管理不夠集中。這是我國檔案信息分割管理造成的，每個機構在檔案管理上各自為政，無法實現資源共享。所以檔案管理創(chuàng)新的當務之急是檔案管理體制的創(chuàng)新，對不同地區(qū)不同結構的檔案進行統(tǒng)一管理，實現資源共享，提高檔案信息管理和使用的效率。
（二）檔案管理服務手段的創(chuàng)新。首先在檔案收集和上傳方面要實現自動化。信息時代檔案管理的重要一環(huán)是收集和錄入信息，和紙質檔案資源相比，信息化的檔案資源管理依靠工作人員的下載和上傳，在這個過程中出現問題就影響了檔案信息的真實性，所以工作人員必須充分利用信息技術，利用程序軟件實現資源的自動化管理，確保檔案信息的真實有效。其次，實現資源在線查詢服務，信息技術的發(fā)展極大地方便了人們的生活，也改變了人們工作和生活的方式，人們更加依賴信息技術帶來的便捷性和時效性。傳統(tǒng)檔案管理必須去檔案館室查閱文獻，耗費時間，檔案管理服務創(chuàng)新就是要利用信息技術開放檔案查詢端口，讓人們隨時隨地使用檔案資源。
（三）提高檔案管理人員素質。第一，每個勞動者都需要具備一定的職業(yè)道德，檔案管理人員也不例外，愛崗敬業(yè)、一定的事業(yè)心和責任感是做好任何一份工作的前提。只有具備良好職業(yè)道德的檔案管理人員才能積極投入工作，總結工作經驗，發(fā)現工作中的問題并研究解決辦法，推動檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展。第二，檔案管理有一定專業(yè)性，管理人員必須具備專業(yè)知識和一定的信息技術，關注社會變遷和檔案工作的發(fā)展，這樣才能勝任新時代的檔案管理工作，才能有創(chuàng)新管理的能力。另外，現代社會各界普遍對人才提出了創(chuàng)新要求，檔案管理人員也要有一定創(chuàng)新意識和創(chuàng)新能力，破除陳舊觀念和成規(guī)，用創(chuàng)新的方式解決工作中遇到的各種問題。
（四）加強制度管理，確保檔案安全。檔案管理工作因為制度不完善，管理不規(guī)范，容易造成檔案機密的泄露影響檔案管理安全。所以，在進行檔案信息化管理創(chuàng)新的同時必須高度重視檔案資源的安全問題。相關部門要建立科學嚴密的管理制度，加強網絡平臺的安全建設，確保我國檔案信息的安全。
三、結束語
在現代社會信息成為重要的社會資源，人們對信息的需求更加迫切，檔案資源也更加受到人們的重視，成為人們工作、學習和生產的重要資料。各級檔案館室要順應信息時代的發(fā)展，利用信息技術帶來的巨大的基于創(chuàng)新檔案管理，促進我國檔案事業(yè)的發(fā)展。
【參考文獻】
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關鍵詞：企業(yè)；檔案管理；創(chuàng)新
企業(yè)的人事檔案管理作為我國人事管理制度的重要組成部分，能夠全面、系統(tǒng)的記錄員工的身份、資歷、工作表現以及業(yè)務技能等內容，可以說人事檔案代表了一個人的人生軌跡。同時人事檔案還與員工的切身利益相關，比如薪資待遇、組織關系、職稱評定以及勞動保障等方面，具有一定的法律效用。隨著改革開放的不斷深入，企業(yè)的人事檔案管理面臨著的問題，需要我們對企業(yè)人事檔案的管理現狀進行分析，加強人事檔案管理創(chuàng)新，如此才能夠最大限度的發(fā)揮出人事檔案的資源優(yōu)勢，更好的為企業(yè)發(fā)展提供人才保障。
一、加強企業(yè)人事檔案管理創(chuàng)新的意義
（一）加強檔案管理創(chuàng)新是提高企業(yè)核心競爭力的重要保障
人事檔案所包含的關于人才基本信息，是社會各個行業(yè)人才在企業(yè)從事生產活動的記錄，如果企業(yè)中的人事檔案信息是不完整的，或者是片面，這就無法真實、全面的反映出人才的所做所為，這勢必會影響到企業(yè)對人才的全面掌握以及合理使用。而且如果企業(yè)的檔案管理水平落后，毫無創(chuàng)新意識，必然會使企業(yè)人事檔案管理陷入混亂，甚至會導致檔案丟失，一些另有用心的人刪改檔案，使企業(yè)無法真實的看到員工的能力，也無法做到人盡其才。所以，加強檔案管理創(chuàng)新是企業(yè)管理有效進行的重要保障，也是企業(yè)核心競爭力提升的重要基礎。
（二）檔案管理創(chuàng)新是企業(yè)文化創(chuàng)新的重要內容
人事檔案部門是企業(yè)諸多部門中的一員，而人事檔案所記錄的信息也是企業(yè)信息的重要組成部分。這些信息承載著一名員工的發(fā)展歷程，那么將眾多檔案放在一起，它們所承載的就是企業(yè)的發(fā)展歷史。通過對人事檔案的挖掘，我們可以從中發(fā)現每一位員工對于企業(yè)發(fā)展的貢獻，當我們將有代表性的人物、事件進行報道、宣傳之后，從中凝結出的精神與力量就成為了企業(yè)文化的重要組成部分。加強檔案管理創(chuàng)新，正是目的正是提高檔案的管理水平，能夠將員工所做出的貢獻全程記錄。所以說，檔案管理創(chuàng)新也是企業(yè)文化創(chuàng)新的重要內容。
（三）實現檔案管理創(chuàng)新是我國推行人才強國戰(zhàn)略的客觀要求
檔案管理工作是黨和政府了解企業(yè)人才發(fā)展狀況的主要途徑。只有做好檔案管理工作，黨和政府才能從這些檔案信息中分析出社會對人才的需求狀況，摸索出人才成長的普遍規(guī)律，從而制定有利于人才成長的發(fā)展規(guī)劃，提高社會人才的素質與數量。而傳統(tǒng)的檔案管理手段已經無法適應當前社會發(fā)展的需求，需要我們加強企業(yè)人事檔案管理的進程，這已經成為我國推行人才強國戰(zhàn)略的客觀要求。同時，隨著我國經濟體制改革的不斷完善，體制外的從業(yè)人數將會大于體制內的從業(yè)人數，面對規(guī)模如此巨大的檔案量，就需要企業(yè)切實做好檔案管理的創(chuàng)新工作，使企業(yè)人事檔案管理工作水平邁入一個新的階段。
二、加強企業(yè)人事檔案管理創(chuàng)新的措施
（一）提高員工對檔案管理工作的認識
只有員工對檔案管理工作有一個充分的認識，加強人事檔案管理工作才能夠順利展開。首先，要加強對檔案管理工作的宣傳，構建檔案咨詢服務體系，通過這一體系，使員工能夠了解檔案管理工作存在的意義，同時通過咨詢服務還能夠認識到當前檔案管理工作的不足之處，從而彌補檔案管理工作的不足之處。其次，增強檔案管理人員的責任心，使他們能夠認識到檔案管理工作對于企業(yè)發(fā)展的重要性，從而做好檔案的收集、整理工作，全心全意的為企業(yè)發(fā)展而服務。創(chuàng)新工作模式與方法，提高業(yè)務技能，特別是對虛假信息的甄別能力，將不真實的信息排除在外，從而提高檔案管理工作的效率，保證檔案的完整性與可靠性。
（二）完善管理制度
健全的管理制度，規(guī)范的管理流程是實現檔案管理創(chuàng)新的重要保障。企業(yè)人事檔案管理制度主要包括：采集制度、轉遞制度、核對制度、歸檔制度、借閱查詢制度等。企業(yè)健全這些管理制度之后，要堅持“三不轉”、“四不借”、“五不查”原則，從而使檔案管理的制度更加完善，為檔案管理的創(chuàng)新奠定基礎。
（三）增加投入，加強基礎設備建設
經費是企業(yè)開展人事檔案管理的物質基礎，缺乏經費，實現企業(yè)人事檔案管理創(chuàng)新就成為了一句空話。目前，多數企業(yè)都存在著檔案管理經費不足的問題，這與社會、企業(yè)、個人忽視檔案管理重要性有著非常密切的關聯。企業(yè)必須要認識到這一點，保證經費到位，這樣才能夠做好檔案的收集、保護以及搶救工作。企業(yè)還需要為檔案部門提供單獨的檔案室，購置檔案管理必備的相關設施、設備，以保證檔案的安全性與完整性。有條件的企業(yè)，還可以為檔案室配置掃描儀、打印機、監(jiān)視器等設備，從而提高企業(yè)檔案管理的效率。
（四）逐步推進檔案管理的信息化、網絡化建設
隨著計算機網絡技術的快速發(fā)展，信息化已經成為現代企業(yè)發(fā)展必然趨勢。檔案管理信息化的實質是利用計算機技術，將紙質檔案轉化為數字信息，并且運用檔案信息管理系統(tǒng)，實現檔案信息在不同部門、不同單位之間的數據傳送，提高檔案信息使用的效率。由于電子信息的承載能力較強，所以企業(yè)可以最大限度的收集員工的個人信息，比如學歷、職稱、培訓、業(yè)務技能、社會關系、薪資待遇、管理能力、組織能力等等。同時，檔案管理實現信息化建設之后，能夠快速有效的對員工的個人信息進行動態(tài)更新，比如及時對工作成果、業(yè)務技能更新等等，與傳統(tǒng)的手工檔案管理相比，檔案信息管理系統(tǒng)能夠更及時、準確、全面的展開員工的個人信息?？梢詭椭嚓P人員更為迅速的了解員工的實際情況。
總結：
綜上所述，人事檔案管理工作對于企業(yè)發(fā)展的促進作用是不言而喻的，加強企業(yè)人事檔案管理創(chuàng)新，不但是提高企業(yè)核心競爭力的重要保障，也是企業(yè)進行文化創(chuàng)新的重要內容，同時還是我國推行人才強國戰(zhàn)略的客觀要求。我們可以從提高員工對檔案管理工作的認識；完善管理制度；增加投入，加強基礎設備建設；逐步推進檔案管理的信息化、網絡化建設等方面入手，加強企業(yè)人事檔案管理的創(chuàng)新，從而為企業(yè)平穩(wěn)、健康發(fā)展，提供人才保障。
參考文獻：
“創(chuàng)新是民族進步的靈魂,是國家興旺發(fā)達的不竭動力”。改革開放以來,我國建設事業(yè)迅猛發(fā)展,城市變化日新月異。作為城市建設事業(yè)發(fā)展真實記錄的城建檔案工作就是在這一過程中形成并發(fā)展壯大的。城建檔案工作主要是管理建設系統(tǒng)業(yè)務管理類檔案和眾多的建設工程檔案。在新的形勢下, 要保持城建檔案工作保持蓬勃生機，我們需要不斷解放思想,創(chuàng)新思維,使城建檔案工作得到升華和創(chuàng)新發(fā)展。
一、與時俱進,構建創(chuàng)新型隊伍推動事業(yè)發(fā)展
我國城建檔案工作起步于上世紀80年代初,現在絕大部分城建檔案館業(yè)務骨干和領導隊伍都是從那個時候成長起來的。這些同志實踐經驗豐富,愛崗敬業(yè),勤勤懇懇;但因為多種原因,相當一部分同志沒有受過高層次的專業(yè)訓練,對現代高新科技不是很熟悉。對一些剛參加城建檔案工作的年輕人來說,對城建檔案工作這種經驗性強,牽涉到建設系統(tǒng)眾多方面的特點又缺乏體會。加上最近幾年建設系統(tǒng)體制改革變化很大,建設工程檔案管理程序和措施的落實也有很大困難。
一要樹立創(chuàng)新意識。我們正在面對的是一個以信息、網絡和知識為基礎的全新經濟時代,檔案的收集、保管與利用正在變?yōu)樾畔⒌馁Y源整合和開發(fā),建設系統(tǒng)也在走向信息化,城建檔案工作要適應這種新時代的要求,就應當有創(chuàng)新的意識和思想,城建檔案工作者要充分理解創(chuàng)新工作為知識經濟的靈魂,在檔案工作網絡化方面,滲透創(chuàng)新思想,開展創(chuàng)新實踐。
二要培養(yǎng)創(chuàng)新能力。城建檔案工作者應努力優(yōu)化自己的知識結構,堅持探索的精神,樹立求變求新的態(tài)度并擁有在復雜多變的條件下進行綜合選擇的能力,使自己成為適應、符合時代要求的復合型人才。城建檔案工作者還應有檔案新知識、新理論和新技術的創(chuàng)造能力，從而提高有效服務的能力。
三要提高創(chuàng)新技能。城建檔案工作者應充分掌握有關信息處理的基礎理論知識、基本技術手段和方法;包括計算機網絡,數據庫技術,文檔高速掃描和工程圖紙真彩掃描技術,GIS技術,數字城建檔案館技術,網站建設技術等。特別要加強計算機信息處理技術的學習和應用,熟練使用計算機網絡和共享信息應成為每位城建檔案工作者的基本功。
二、豐富館藏,夯實創(chuàng)新發(fā)展的基礎
在創(chuàng)新城建檔案工作的過程中, 要做好“四個結合”不斷豐富和完善城建檔案信息資源。
一是將“業(yè)務指導”與“檔案接收”相結合,強化歸檔收集。檔案工作者就是管檔案的,不能只說不做,不能怕麻煩,不能拒絕具體事務。我們應把“業(yè)務指導”和“檔案接收”結合起來,業(yè)務指導是方法、是手段,檔案收集是目標,是結果。在業(yè)務指導上,應勤跑工地,堅持項目追蹤,收集信息,了解情況,隨時進行檢查指導,把政策講透,把要求講透。
二是將“編制深度”與“歸檔廣度”相結合,拓展歸檔渠道。豐富館藏應當是檔案資料的大數量和高質量的統(tǒng)一體,是規(guī)模與品位的“雙優(yōu)”。豐富館藏的渠道拓寬了,接收方法也解決了,就應特別注重質量問題,即既要擴容又要提質。在擴容提質上,主要注重以下三方面:一是嚴格按城建檔案歸檔范圍接收檔案,不在此列的拒之門外,確保專館專用,節(jié)約政府公共資源。二是以最低限度數量的檔案保存最大限度的必要的信息量,盡量避免重復的、價值不大的檔案進館,確保數量優(yōu)化。三是對整理不規(guī)范、殘缺不全,模糊不清的資料盡量拾遺補缺,修訂完善,確保質量優(yōu)化。
三要將“依法治檔”和“行業(yè)管理”相結合,提高城建檔案法律意識。我們要充分運用法律法規(guī)賦予的權力,大膽靈活地履行收集檔案、行政執(zhí)法和行業(yè)管理的職責,主動開展工作。一是加強檔案法規(guī)宣傳,強化全社會檔案法律意識。要多方式、多渠道、多層次地宣傳《檔案法》、《建筑法》、《建設工程質量管理條例》、《城市建設檔案管理規(guī)定》等法律法規(guī),使之深入人心。二是要建立目標管理考核機制。要通過建設行政和檔案行政部門對基層單位的年度目標管理考核,將檔案接收和館藏量增長列為量化指標,年初下目標、年終抓督促,強化行政管理和工作責任意識。三是充分利用法律法規(guī)授權,依法治檔。嚴格按城建檔案管理有關法律法規(guī)的有關規(guī)定,加強法制建設,開展執(zhí)法檢查。
四要將“庫房管理”與“檔案利用”相結合,突出城建檔案的利用價值。檔案整理入庫上架不是檔案工作的終結,從檔案工作最高目的來講,這還僅僅是開始,是起點。我們在做好檔案庫房管理,確保檔案安全的同時,應進一步突出檔案利用工作,充分發(fā)揮城建檔案為城市規(guī)劃、建設、管理和經濟社會發(fā)展服務的作用。一是充分搞好檔案日常查閱利用。要建立檔案利用反饋登記制度,總結利用規(guī)律,改進利用服務。二是充分改善利用條件。應廣泛采用現代化手段管理城建檔案信息資源,提高館藏檔案的開發(fā)利用水平。
三、突出重點,加快城建檔案管理工作信息化
城建檔案管理所具有的特點決定了它必須與時俱進地走信息發(fā)展的道路,把城建檔案中蘊含著的豐富內容開發(fā)出來,發(fā)揮出更多更大的作用,為現代化的城市建設和經濟社會發(fā)展服務。
一要領導關注,營造城建檔案信息化建設良好的內部環(huán)境。信息時代已經到來,如何依托計算機技術,建立高效、方便、快捷的檔案信息系統(tǒng),更好地服從、服務于建設系統(tǒng)的發(fā)展是檔案工作面臨的重要課題。但城建檔案信息化建設必須以一定的資金、技術和人才為基本備件,而這些基本條件恰恰是當前城建檔案工作發(fā)展里程中的緊缺資源。因此,如何取得領導的重視與支持已成為城建檔案信息化建設的關鍵問題。
二要統(tǒng)籌規(guī)劃、科學布局。一是要有計劃地充實、完善檔案管理現代化設備,力爭實現檔案儲存數字化、檢索計算機化、保護科學化、辦公自動化。二是要建立電子文件管理制度和工作程序。緊密跟蹤信息技術的發(fā)展、變化、充分借鑒先進建設系統(tǒng)的經驗,采取科學的管理方法和手段,保證已產生的需要長久保存歸檔的電子文件的真實性、完整性和安全性。
無論任何國家，事業(yè)單位都是這個國家發(fā)展與建設的核心，更是黨與政府的主要管理部門?，F今，檔案管理工作作為事業(yè)單位的主要組成部分，在其運行發(fā)展中，若檔案管理工作做得不夠完善，那么，對于事業(yè)單位來說，其本身的利益就會受到很大影響。對此，加強與完善檔案管理工作，對于檔案管理工作中存在的問題縮小化，只有研究出更好的創(chuàng)新決策，才會更有利于事業(yè)單位今后的發(fā)展與決策。在任何一個國家、企業(yè)或是事業(yè)單位發(fā)展中，檔案管理工作都承載著重要的信息。我們應該看清目前檔案管理工作的現狀。該文從事業(yè)單位檔案管理工作現狀出發(fā)，從多角度剖析了檔案管理工作中存在的不足，最后提出了事業(yè)單位要將檔案管理工作視為重點，并提出了幾點創(chuàng)新的舉措。
1 事業(yè)單位檔案管理工作現狀中存在的問題
1.1 檔案管理條件很差
主要是由于事業(yè)單位自身的原因造成的。因為其本身就對檔案管理工作的重要性認識不夠，因此忽視了檔案管理工作，所以導致在資金投入方面比較少。事業(yè)單位中很多高級領導對檔案管理的概念與認識不是很清晰，在具體實施過程中，不能客觀地為事業(yè)單位創(chuàng)造直接經濟利益與社會效益，工作中頭腦一熱就重視此項工作，只有三分鐘熱度，所以導致此項工作開展得不是很順利，進而越來越衰弱。久而久之，管理條件也受到了很大影響，存放檔案的庫房比較簡陋，同時還有其他物品堆放，現場管理混亂不堪。另外，檔案管理工作人員對自己所從事的工作不重視，工作中不夠認真，有的管理工作人員甚至認為檔案管理就是對自己所在單位及其他部門的資料進行一個簡單的保管。因此，工作中管理手段不夠科學與完善，進而影響了檔案管理工作的質量與效果。實際上，這項工作除了細致以外，還比較煩瑣，它是事業(yè)單位的重點核心內容，其管理的好壞直接影響著事業(yè)單位創(chuàng)造的社會利益與經濟利益。不論是事業(yè)單位的高級領導還是檔案管理工作人員，都要重視此項工作，看清并重視檔案管理工作的重要性，對這項工作增加資金投入，使其管理條件提高；管理人員工作中要抱著積極的工作心態(tài)和工作熱情，不要造成重要檔案信息的遺漏與丟失。
1.2 缺少專業(yè)的管理業(yè)務人員
從目前檔案管理工作的現狀來看，在事業(yè)單位檔案管理工作中，有很多管理工作人員業(yè)務不熟練，更缺少專業(yè)的管理技能，甚至對檔案管理工作中有些工作環(huán)節(jié)仍然存在著一定的誤區(qū)。由于管理人員工作業(yè)務素質低，最終導致很多信息資料被遺失、丟棄。另外，有的管理人員職業(yè)道德缺乏，甚至泄露機密等現象存在。可見，由于管理人員業(yè)務整體素質低下最終導致檔案管理工作開展得不是很順利。近幾年來，事業(yè)單位逐步開始對自身的人事制度進行改革，通過對管理人員的認真考核，經過培訓考試合格才能上崗，對于有些檔案管理人員在工作中部分操作流程不夠熟悉、對檔案管理工作意識較差的工作人員進行了嚴重處理。
2 事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新研究管理決策
2.1 重視檔案管理工作并提高對此項工作的意識
在事業(yè)單位管理工作中，檔案管理工作極其重要。它是事業(yè)單位管理工作中的重點核心部分，其檔案管理工作的好壞，直接影響著事業(yè)單位整體管理工作的好壞。因此，事業(yè)單位要想取得良好的檔案管理成果，必須要重視此項工作發(fā)揮的重要性。加強事業(yè)單位各級領導對檔案管理工作的管理意識并提高重視度，針對檔案管理體制中涉及的一些管理工作一定要認真執(zhí)行并落實，同時要增加資金投入、提高檔案管理保管條件，大力增加專業(yè)人才使用，為檔案管理工作提供有力的保障。另外，更要建立一支高素質、高職業(yè)道德的檔案管理人才隊伍，只有這樣，才能真正提高檔案管理工作的質量和效率，才能使此項工作持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。
2.2 強化檔案管理制度完善、統(tǒng)一并執(zhí)行到位
現今，事業(yè)單位要想取得好的發(fā)展管理成果，除了要重視檔案管理工作之外，對于檔案管理制度的執(zhí)行也很重要，檔案管理制度不是一張白紙，中看不中用，只有建立完善嚴格的檔案管理制度才能對下一步開展工作提供幫助。檔案管理制度要認真落實并執(zhí)行到位，加強各項規(guī)范和管理工作的執(zhí)行，對于事業(yè)單位的各級領導與管理人員更要認真執(zhí)行并嚴格遵守規(guī)章制度。只有建立完善的檔案管理體制并執(zhí)行到位，才能取得可喜可賀的成果。
2.3 加強檔案的保密工作
在檔案管理工作環(huán)節(jié)中，做好檔案保密工作是十分重要的環(huán)節(jié)，尤其是對于事業(yè)單位來講，做好檔案保密工作更是重中之重，在進行檔案存檔的同時，對于外界保管環(huán)境也要做好，例如，門窗要加固好，要有專業(yè)的管理人員進行看護，要禁止任何無關緊要的人員進入檔案管理區(qū)，要防止不法分子潛入，但是對于管理人員的辦公室要和存放檔案室分開，要確保任何一個檔案管理人員的保密意識不斷加強，充分認識到檔案管理工作的重要性，了解泄密的后果以及要承擔的責任。
2.4 提高檔案管理人員的素質和能力
檔案管理是一項綜合性非常強的工作，對管理人員的要求也比較高，檔案管理人員要具有豐富的檔案管理知識和技能。事業(yè)單位要定期組織管理人員進行教育培訓，提高他們的檔案管理知識和技能，提高計算機技術和能力。同時，要具備較高的職業(yè)道德。樹立檔案管理意識，認真、負責地開展工作，確保檔案管理工作的質量。另外，提升事業(yè)單位檔案管理的地位和加強相關人員的培訓。
(一)高職院校檔案管理是其評估工作順利開展的有力支持
高職院校的評估是針對某個特定階段，對其在建設中存在的問題和取得的成就進行鑒定與評價。通過對現狀的評估，高職院校能夠及時的發(fā)現建設中存在的問題，找到這些問題的源頭，這樣既可以避免問題的惡化，又可以保證院校各項工作能夠健康順利的開展。高職院校檔案管理是其評估工作的一個重要內容，檔案管理工作的好壞直接影響著高職院校評估結果的好壞。
(二)檔案管理資料是高職院校教學科研的鮮活教材
高職院校作為我國職業(yè)教育的主力軍，承擔著為社會培養(yǎng)高層次技術人才的使命，教學任務是其主要任務之一。高職院校除了教學之外，科研工作也是其不可或缺的一項重要的建設內容。因此，高職院校的教學、科研工作始終伴隨著院校的建設發(fā)展，它們是以自我創(chuàng)新引領高職院校始終處在時代前沿的保證。高職院校檔案管理可以將現有的教學科研成果收集整理，作為將來進一步改善提高教學科研水平的基礎性材料，這些檔案管理資料無疑是高職院校教學科研的鮮活教材。
二、高職院校檔案管理中存在的問題
檔案工作意義重大，它影響著高職院校的發(fā)展步伐和建設水平，同時對于教師的教學和學生的學習也起著不可忽視的作用。因此，在高職院?？焖俚陌l(fā)展道路上，檔案管理發(fā)揮了重要的作用，但是隨著時代的發(fā)展，高職院校檔案管理中存在著不少的問題。
改革開放以來，隨著我國對專業(yè)技術人才需求的不斷增加，高等職業(yè)教育也隨之快速發(fā)展。目前，我國高職院校一直處于規(guī)模不斷擴張、招生數量連年攀升的態(tài)勢。生源數量的增加又造成了高職院校校舍和教學資源的緊張。為此，高職院校在校園基礎設施、教學儀器設備、師資力量等方面加大了建設力度。而對于檔案工作這種見效慢、產出效果不明顯的工作卻沒有得到應有的重視。由于領導重視不夠，使得高職院校的檔案管理工作難以繼續(xù)向前推進。
(二)高職院校對檔案管理工作經費投入不足
檔案管理需要有一支具有專業(yè)技術水平的工作人員負責檔案的日常管理。而高職院校經費投入的不足，導致檔案管理工作的嚴重滯后，主要表現在高職院校檔案管理基礎設施薄弱、技術水平落后、人員配備不足、管理方法落后、質量不高、成效不明顯等方面。
(三)檔案管理工作人員的專業(yè)性不強
我國的高職院校大多是從以前的中職中專發(fā)展而來，檔案管理也是承接以前的體制。在管理人員的配備上，高職院校一直是將那些臨近退休、無力承當教學任務的老教師安排在檔案管理工作崗位上，或者是院校為了吸引高層次人才而承諾的幫助解決配偶工作問題，將其配偶安排在檔案管理工作崗位上。這些檔案管理人員有一個共同特征是，缺乏專業(yè)系統(tǒng)的檔案學理論學習與實踐的鍛煉，他們的知識背景與當下的檔案管理工作的專業(yè)性和技術性形成鮮明的矛盾，制約著檔案管理工作的規(guī)范和質量的提升。
(四)對檔案管理的價值認識不足
檔案是一些有價值的歷史資料，所謂價值就是指這些資料對于現在和將來的工作仍然具有指導意義和參考價值。如果不充分利用，那么這些價值也就蕩然無存。檔案束之高閣只是一堆廢紙。出現這種情況的原因主要有兩個方面:一是高職院校檔案管理人員沒有意識到檔案的重要性，沒有對檔案進行規(guī)范整理，建立全面的檔案目錄，以至于檔案需要者無法查到需要的檔案，而造成的供需矛盾;二是高職院校廣大師生對于檔案的價值認識不足，沒有查閱檔案的觀念和習慣。這兩種情況導致了高職院校檔案管理的開發(fā)利用工作的長期落后。
三、高職院校創(chuàng)新檔案管理機制的措施
檔案工作是一項基礎性、服務性很強的工作，針對目前高職院校檔案管理工作中存在的問題，為加強檔案管理工作，充分發(fā)揮檔案在教學、科研、管理工作中的作用，我們應從以下幾個方面的創(chuàng)新檔案管理工作機制。
(一)加強高職院校的檔案管理制度創(chuàng)新
制度創(chuàng)新是高職院校檔案管理工作贏得新的發(fā)展的前提。建立完善的檔案管理工作制度有利于推進檔案管理工作的規(guī)范性。目前造成高職院校檔案管理工作效率低下、質量不高的原因在于其檔案管理責任制度和激勵制度的缺失。大多數高職院校都將精力和時間集中在招生和校區(qū)與專業(yè)的擴建上，以至于荒廢了檔案管理工作的制度建設，使得檔案管理工作責任落實不明確。檔案館藏對于檔案的分類工作、整理工作都是由當班的工作人員共同完成，而完成的質量如何?事后如果出現問題誰來負責?這些責任劃分極不明確，甚至無從談起。而且工作人員對于檔案的維護管理都是誰值班誰負責，換班時沒有規(guī)范的交接手續(xù)，這種制度的最大弊端就是檔案的遺失、殘缺、損壞現象找不到責任人。工作中出現了疏漏也不用承擔責任，這導致了工作人員責任心的缺失［6］。檔案管理工作激勵機制的缺失主要表現在對檔案管理工作不被重視，缺乏一系列的檔案管理工作考評機制和評價條例，使得檔案工作人員的工作得不到應有的認可，使他們喪失了工作的積極性和熱情。因此，完善高職院校的檔案管理機制，應當首先建立明確的責任制度和激勵制度。
(二)建立完善的檔案收集工作機制
檔案的收集是檔案管理的第一個環(huán)節(jié)，檔案收集工作的質量決定著其整理、歸類、保管、查閱的工作質量。檔案并不是檔案機構自己形成的，而是在長期不斷地檔案收集中形成的。做好檔案收集工作可以從以下三個方面著手:一是嚴格執(zhí)行檔案歸檔制度。二是加強對零散文檔收集的制度的建設。一些散落在外的文檔仍然有其重要的檔案價值。這些檔案一般都是由于工作人員的疏忽和檔案收集制度的規(guī)范性不高造成的，為此應當有針對性的建立檔案收集制度，以制度建設確保檔案的完整性。三是加強對檔案材料的回收工作。檔案收集不僅僅是檔案管理人員的事情，而且也是全校師生必須共同承擔的事情。當前，高職院校的一些師生缺乏檔案材料的保管意識，有些職能部門和教師在借閱檔案材料后缺乏及時歸還的意識，而有些檔案管理工作人員也缺乏工作的責任心，導致不少外借的檔案材料被損壞或遺失，致使有些檔案材料殘缺不全，給學校的檔案管理帶來了很大的弊端。因此，在建立完善的檔案管理機制的同時，必須注重和規(guī)范檔案的外借與回收機制建設。
(三)嚴格遵循檔案管理的工作程序
在檔案的收集過程中，應當保證文件材料的完整，對待需要長期保管的文件材料尤其要注重其完整性。例如對公文文檔的收集與保存，每份文件的原件與附件、原件與印件、請示與批復、原件與轉發(fā)文件、同一份文件的不同文字表達等材料的收集都要按照嚴格程序進行收集、整理、歸類、收藏、保管。另外，歸檔文件的完整性應當體現于保管利用的便捷性之中。首先，檔案工作人員要嚴格執(zhí)行歸檔工作的各項要求，完整收集歸檔現有的文件。其次，檔案工作人員要及時關注文件形成過程中的各種情況，要有責任和義務對成為檔案之前的文件中存在格式錯誤，書寫錯誤等問題向有關人員提出意見，以規(guī)范文件的管理和提高檔案的質量，在整理檔案過程中應將收集到的各種文件進行分類、編排形成檔案體系。
(四)處理好檔案保管與利用之間的關系
整理檔案的復雜性一方面在于要保持檔案之間相互聯系性，另一方面要注重檔案的保管與利用。目前高職院校的檔案管理工作不能很好的將檔案之間的聯系性與檔案的實際利用價值有機的統(tǒng)一起來，往往是兼顧檔案的聯系性卻忽視了檔案的實際利用價值，而兼顧了檔案實際利用價值卻又能忽視檔案之間的聯系性。例如高職院校舉辦的某次大型學術研討會，會上產生了書面材料，影音資料和各種圖片資料等，這些資料因為形式的不同而在歸檔時必然會被分開，這就割裂了文件之間的內在聯系性。但是這卻十分有利于檔案的歸類與整理。諸如此類的矛盾在檔案的收集與整理中屢見不鮮。面對此種矛盾我們應當首先要以檔案的保管為重，因為檔案工作的首要職能就是保證檔案材料的安全性和完整性。只有這些檔案能夠被完整的保存下來，檔案的開發(fā)利用工作才能夠順利開展。因此在面對保管與有效利用發(fā)生矛盾的時候，檔案管理應當將檔案的保管放在首位。同時，尋求能夠實現二者兼顧檔案管理模式。例如在針對某研討會形成的各種不同形式的檔案材料時，我們首先應當保證這些檔案的安全和完整。聲像資料應當與書面資料分開保管，利用專業(yè)的技術對其進行專門的維護和保管。同時將這些有著很強的內在聯系和互補性的聲像資料與書面資料放在一起保管以便查閱。為實現兩種功能的兼顧，應當成立嘗試建立專門的索引目錄，在書面紙質檔案索引后面注釋好與之有聯系的聲像資料的位置，這樣便可以兼顧各種形式檔案保管的內在聯系性和完整性。
(五)加強檔案管理人員素質的提高
關鍵詞：信息時代；規(guī)劃院；檔案管理；創(chuàng)新；
中圖分類號：F208文獻標識碼： A 文章編號：
知識經濟社會是一個創(chuàng)新性很強的社會,進入信息化時代的規(guī)劃院檔案部門應是一個創(chuàng)新能力極強的職能部門。今天,創(chuàng)新能力已經成為評價檔案部門服務水平,特別是檔案部門工作效率的重要標準。無論從國際發(fā)展趨勢來看,還是從我國實際現代化的要求來看,都需要改革創(chuàng)新。在信息和網絡時代飛速發(fā)展的今天,信息技術有力地支撐了檔案工作創(chuàng)新活動,建立電子檔案、構建網絡平臺、開辟檔案網站。檔案信息化建設,已成為檔案工作創(chuàng)新的重要途徑和必然選擇。入世后,信息業(yè)、咨詢業(yè)的發(fā)展成為新的增長點,以現代化的計算機網絡技術提供優(yōu)勢、快捷的信息咨詢服務成為大勢所趨。因此,檔案信息服務的對象日益廣泛,服務的需求更加多樣化。為適應這種國際化、信息化的挑戰(zhàn),檔案部門以及檔案工作者必須。
具有預見性和前瞻性,改變傳統(tǒng)的工作方法,創(chuàng)新服務方式,加快檔案工作信息化的建設。
一、規(guī)劃院檔案工作創(chuàng)新勢在必行
檔案工作創(chuàng)新就是指檔案職能部門適應信息化發(fā)展變化,適應外在環(huán)境需要,形成新的結構、流程和服務方式。創(chuàng)新是現代檔案工作增強自身生命力的特性、過程和方法。檔案工作通過創(chuàng)新,可以更快地實現職能轉變、改進觀念以及運行機制和管理服務方式的再設計與建造,全面提高工作效率和服務水平,提高檔案資源的利用率。隨著經濟發(fā)展、社會生活的變遷和公共需求的演進,檔案工作的管理體制、運行機制和服務模式正面臨著變革. 一方面,傳統(tǒng)的、封閉的、狹隘的自我發(fā)展觀念,缺乏整體意識,獨自追求體系完備,自我封閉,不求合作,盲目追求“實體”的擁有。這些都嚴重影響了檔案資源的社會共享和信息增值,導致了檔案信息資源的利用率低、檔案工作效益滯后的不利局面。另一面,檔案管理中的重藏輕用的傳統(tǒng)服務觀念,制約著信息化的進程。在信息時代,檔案工作者只有將其所掌握的檔案專業(yè)知識轉化為生產力,才能得到社會的認可。盡管檔案界已認識到開發(fā)檔案信息資源為社會服務,是檔案事業(yè)賴于生存和發(fā)展的基礎。但積習難改,陳舊的思想觀念仍然在影響著檔案信息化建設的發(fā)展進程。
20世紀90年代以來,經濟全球化程度迅速加深,以信息技術為代表的高新技術和知識經濟迅猛發(fā)展,給檔案工作的運行機制和公共管理服務帶來了巨大的壓力和挑戰(zhàn),檔案工作在這種背景條件下,只有順應時代潮流,大力深化改革,強化自身職能,使檔案工作信息化的普及應用變成生動的現實。
二、檔案拓展服務領域的創(chuàng)新工作
1、信息服務的社會化、多主體
由主要為企事業(yè)單位內的對象服務轉化為為社會全方位服務,已成為檔案管理者的共識。這是因為檔案部門既要面對社會活動中利用或可能利用檔案信息的組織和個人,又要有針對性地為特殊利用者提供特定服務。信息化社會中,人們對各類信息的需求日益迫切。隨著科學技術的發(fā)展,人們從事的科學研究和生產建設、行政管理活動變得更復雜,越來越離不開信息服務。對檔案信|邑的單一需求必然將被對檔案、文件、圖書、情報檢索資料的綜合需求所代替。
2、興辦服務實體,發(fā)展檔案產業(yè)
知識經濟時代,檔案館(室)的改革創(chuàng)新方向就是走信息化道路,在為社會提供檔案信息服務的基礎上,創(chuàng)建檔案信息服務產業(yè),建立以檔案信息搜集、加工、貯存、檢索、服務為主要內容的工作實體。對于檔案信息開放和開發(fā),檔案工作者應當樹立服務意識和產業(yè)意識,面向經濟建設主戰(zhàn)場主動出擊。如在匯編專題信息方面:開發(fā)科技信息,幫助企業(yè)開發(fā)先進技術產品;開發(fā)經濟信息,為企業(yè)結構調整服務;開發(fā)市場信息,為企業(yè)提供營銷機會;開發(fā)法律信息,維護企業(yè)合法權益。
3、加強橫向聯合,實現信息資源共享
隨著信息時代的發(fā)展,人類知識和信息總量急劇增長,面對浩瀚的文獻資源,任何一個文獻部門都不可能將所有知識和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。
三、信息時代背景下的檔案創(chuàng)新工作
1、利用知識管理理念重塑檔案工作,實現檔案管理工作的創(chuàng)新
如果說信息管理是一種技術創(chuàng)新的話,知識管理則是基于信息管理之上的管理理念的創(chuàng)新。知識管理包含了信息時代的許多先進管理理念,其中不少是檔案工作可以借鑒的。知識管理主張運用集體的智慧整合企業(yè)各種形式的知識資源,提高企業(yè)的應變能力和創(chuàng)新能力,實現顯性知識和隱性知識的共享;企業(yè)知識創(chuàng)新的源泉在于知識的轉化,知識轉化的核心在于隱性知識顯性化和顯性知識內部化。企業(yè)檔案是企業(yè)在生產經營活動中形成的各種記錄,是固化的知識,屬于顯性知識。因此,基于知識管理的理念,檔案部門僅僅局限于管理已經文本化的企業(yè)檔案資料是很不夠的,而應該根據自己在企業(yè)管理中的地位和工作性質,在做好檔案信息資源開發(fā)利用的同時,積極推進企業(yè)顯性知識的擴散,適當介入隱性知識的挖掘,促進不同種類的知識在企業(yè)內部的傳播、共享和創(chuàng)新。
2、配合知識管理,適當淡化檔案管理的邊界,拓展檔案管理的外延
知識管理是從創(chuàng)造價值的角度來考察企業(yè)的所有運作,并把對知識的管理滲透到企業(yè)的各種具體管理之中, 因此,知識管理的對象非常寬泛。傳統(tǒng)的企業(yè)檔案工作的邊界則是比較清晰的,主要是對企業(yè)活動中已經形成的具有保存價值的文件材料進行保管,目的是作為日后的憑證、參考。這雖然鑄就了檔案工作在企業(yè)工作中的特殊地位,但也限制了檔案工作的進一步發(fā)展。因此,有必要配合知識管理,適當淡化檔案工作的邊界,拓展檔案工作的外延。具體而言,檔案部門應配合知識管理的實施,進一步樹立大檔案觀,加強與圖書、情報等部門在信息資源搜集、整理和提供利用上的分工協作,提升圖書、情報、檔案一體化水平,為企業(yè)的生產經營活動提供強有力的信息支持。這樣,檔案部門不僅可以為企業(yè)的生產經營活動做出更大貢獻,還可以進一步提升自己在企業(yè)中的地位。
3、借用知識管理的先進信息技術,提升檔案管理的技術水平
知識管理并不是企業(yè)管理的全部,也并不是與企業(yè)其他方面的管理相對立。知識管理只是從創(chuàng)造價值的角度考察企業(yè)的所有運作,并將企業(yè)的知識管理滲透到戰(zhàn)略管理、市場營銷、人力資源管理、生產管理等方面,從而使知識管理成為所有管理的中心和關注的重點。實施知識管理需要強大的現代信息技術支持,比如,知識管理體系中的通訊網絡、群件技術、推拉技術、多維度分析技術、數據挖掘技術等, 這些技術不一定都適合檔案部門,但檔案部門肯定能從中受益。因此,借助企業(yè)實施知識管理的機會,帶動檔案工作信息化建設的升級,是檔案工作實現自我發(fā)展的一條捷徑。
結束語
總之,規(guī)劃院檔案工作者應在檔案創(chuàng)新工作上投入更多的精力,進行更深層次的思考,采取更有效的措施。檔案創(chuàng)新工作是未來檔案利用的必然趨勢,通過檔案工作者的共同努力,檔案機構必定能夠改變檔案工作的現狀,有效發(fā)揮檔案工作的優(yōu)勢,為利用者提供更多更全更好更有實效的檔案信息。
參考文獻：
[1]蔡姍.影響規(guī)劃院檔案管理的主要因素及對策分析[J].科學之友,2010(12):84- 85.
