發(fā)布時間：2023-07-19 17:11:28
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的檔案信息電子化樣本，期待這些樣本能夠?yàn)槟峁┴S富的參考和啟發(fā)，請盡情閱讀。
辦公自動化、無紙化的提出是最近幾年出現(xiàn)的，這也說明了檔案事業(yè)的發(fā)展方向。檔案過去都是紙質(zhì)的，而且生成方式也是起草、簽發(fā)、催辦、歸檔，過去都是紙質(zhì)和手工處理，而現(xiàn)在都是使用計(jì)算機(jī)來實(shí)現(xiàn)這些功能，在通過通訊線路進(jìn)行傳送。所以檔案就需要能夠被計(jì)算機(jī)所識別，這樣檔案的存在形式以及利用方式就會有了很大的改變。作為檔案信息使用者，專注的是信息的內(nèi)容，這些內(nèi)容可能處于各種機(jī)讀形式的檔案，那么如何將這些檔案進(jìn)行系統(tǒng)的提取就是檔案工作者所要完成的事情。
二、檔案信息電子化有其不可替代的優(yōu)勢
檔案信息電子化，其益處有：1.能夠?qū)ΜF(xiàn)有的微機(jī)進(jìn)行利用，提高其使用效率?，F(xiàn)在很多的檔案館里面的計(jì)算機(jī)設(shè)備使用范圍比較窄，軟件功能也比較簡單，不能滿足很多的需求，并且很多的檔案館只是用計(jì)算機(jī)來進(jìn)行檔案著錄和打字的工作，物不能盡其用。2.提高了檔案文獻(xiàn)的加工效率，保證了其時效性。手工加工的工作模式，存在了這么多年一方面是當(dāng)時的科技不發(fā)達(dá)，另一方面也是有其可取之處，但是就當(dāng)前的情況來說，檔案信息電子化，在效率和準(zhǔn)確性上要高出手工加工不是一點(diǎn)半點(diǎn)，而檔案信息的利用非常注重其時效性，采用計(jì)算機(jī)加工，能夠縮短大量的加工時間，提升檔案信息的時效性。3.檔案信息電子化屬于一次投入多次產(chǎn)出的模式，能夠節(jié)約信息加工成本，手工編研信息成果出版所需要的經(jīng)費(fèi)比較多，而且不能夠多次產(chǎn)出，國家對檔案部門的撥款畢竟有限，不能夠完全依賴于此，所以，使用檔案信息電子化可以解決這一問題。4.檔案信息電子化容易進(jìn)行拷貝和傳輸，這樣便于將拷貝送給領(lǐng)導(dǎo)和需要的部門，拓寬了服務(wù)范圍，讓社會對于檔案部門的重要性給予重視。
三、解決好電子文件歸檔工作才能真正實(shí)現(xiàn)檔案電子化
關(guān)鍵詞：檔案信息；電子化；問題；對策
檔案信息電子化主要是指應(yīng)用計(jì)算機(jī)對檔案進(jìn)行材料進(jìn)行整理、修改、篩選和保存，使傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為計(jì)算機(jī)軟件的形式供人們使用。電子檔案，從文件的起草、修改到印發(fā)的過程都是在電腦上進(jìn)行，電子檔案便于修改、復(fù)制、傳送，提高了工作的時效性；但其在使用過程中導(dǎo)致原始檔案記錄的消失，原始記錄特征不復(fù)存在，并且電子文件是計(jì)算機(jī)文字處理的最后一個文本，沒有草稿與印稿的區(qū)別，也沒有正本與副本的差異，檔案和文件之間也沒有清晰的界限區(qū)分，這樣電子化信息給檔案工作的管理造成的影響是深刻而長遠(yuǎn)的。檔案信息的電子化管理是牽一發(fā)而動全身，檔案管理工作是信息化的推進(jìn)，是知識與技術(shù)的進(jìn)步，使得檔案管理工作的技術(shù)含量顯著增加，因此，檔案管理工作者要全面發(fā)展積極采取措施適應(yīng)技術(shù)的更新。
1 檔案信息電子化的作用
1.1 檔案信息電子化方便處理、傳送和保存
電子化檔案管理的工作都是在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行，檔案文件的修改、復(fù)制、查找、輸出等工作簡單快捷，避免了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，處理起來就要翻閱大量的文件，檔案的傳送只需互聯(lián)網(wǎng)即可，一個郵件的發(fā)送就能傳送到使用者手中，解決了距離的局限性。電子化檔案的保存只需一個軟件，解決了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案對保存環(huán)境和場地面積的高要求。
1.2 檔案信息電子化實(shí)現(xiàn)信息利用共享性
電子文件不再是直觀的紙質(zhì)文件，而是利用計(jì)算機(jī)以文件的形式展現(xiàn)為任何使用者，實(shí)現(xiàn)了信息利用的共享性，不再受時間和距離的影響。
1.3 檔案信息電子化，可充分利用電腦的潛能，降低成本
目前，大部分單位的檔案部門都是使用電腦及網(wǎng)絡(luò)對檔案工作進(jìn)行管理，用于檔案的處理、保存等。檔案信息管理的硬件設(shè)備以及技術(shù)條件日益成熟，電子化檔案管理廣泛應(yīng)用，新技術(shù)也在逐漸的被應(yīng)用到管理工作中，如語音識別、文字掃描模式識別等，提高了利用率。減少了傳統(tǒng)紙質(zhì)文件形式的檔案管理需要大量人力、物力、財(cái)力等的浪費(fèi)，降低了管理成本，提高了工作效率。
1.4 提高檔案信息的時效性
信息的手工加工程序是選題―選材―編輯―出版，是一個比較慢的細(xì)活，再從文件資料形成開發(fā)二次文獻(xiàn)信息，可想而知，時間比較漫長，等到二次文獻(xiàn)開發(fā)好，往往造成信息的失效，直接影響了檔案信息的應(yīng)用價(jià)值。電子化檔案，管理人員只需利用計(jì)算機(jī)利用機(jī)讀形式的檔案，完成信息的加工工作程序，快速的出版二次文獻(xiàn)，提高檔案信息的時效性。
1.5 降低傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案文件使用的出版經(jīng)費(fèi)成本
傳統(tǒng)的手工編制的紙質(zhì)檔案出版需要很多的經(jīng)費(fèi)，國家撥給檔案部門的經(jīng)費(fèi)又是有限的，靠單位解決更是不現(xiàn)實(shí)的事情，這樣可能會造成檔案工作人員辛辛苦苦編制的成果無法出版，信息電子化只需一次的投入，編制好，保存好，可多次打印使用，降低了出版經(jīng)費(fèi)。
1.6 提升檔案部門的自身價(jià)值
檔案信息電子化可實(shí)現(xiàn)多次拷貝，拷貝的成果可供任何使用者使用，擴(kuò)大了社會影響，拓寬了服務(wù)范圍，提高了檔案部門的影響力度及自身價(jià)值。
2 檔案信息電子化現(xiàn)狀
2.1 檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性
單位檔案部門使用的電腦是不同的型號和規(guī)格，使用的檔案軟件也不一樣，并且沒有既可以檢索又可以完成信息管理的電腦軟件，由于軟件的不統(tǒng)一，造成不能利用計(jì)算機(jī)軟件完成檔案信息管理工作，不能快捷的出版檔案信息編輯成果，制約了檔案信息電子化的進(jìn)展。
2.2 檔案信息資源共享的要求達(dá)不到
我國目前還沒有開發(fā)出一個達(dá)到數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄檔案系統(tǒng)，檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)形式不統(tǒng)一，層次不同，檔案信息系統(tǒng)的規(guī)范性、開發(fā)性、服務(wù)性和共享性較差，達(dá)不到檔案信息資源共享的要求。
2.3 標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作有待提高
檔案信息電子化工作開展的前提是規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。但由于歷史的原因，檔案工作的基礎(chǔ)設(shè)施較差，案卷質(zhì)量較低，尤其是各類檔案的著錄細(xì)則相容性不強(qiáng)，系統(tǒng)軟件的移植性較差，各個單位檔案信息電子化工作不統(tǒng)一，僅僅著眼于某個單位或某個企業(yè)，并不能全面實(shí)施、進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化的工作，制約了檔案工作電子化的發(fā)展。
2.4 檔案管理人員的水平有待提高
實(shí)現(xiàn)檔案信息電子化，檔案管理人員是關(guān)鍵，管理人員需要較高的文化水平以及計(jì)算機(jī)技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計(jì)算機(jī)操作。目前大多檔案部門缺乏高技術(shù)的人才，專業(yè)的檔案、信息處理人才更是缺乏，大部分的檔案管理人員的技術(shù)賀歲平較低，文化水平較低，不能滿足于現(xiàn)代先進(jìn)設(shè)備的使用，更不用說檔案信息電子化了。
3 檔案信息電子化的應(yīng)對措施
3.1 政府要加大支持力度
政府應(yīng)加大對檔案信息電子化的投入，開發(fā)檔案管理準(zhǔn)用軟件，提高管理工作效率。組織專業(yè)技術(shù)人員數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄檔案系統(tǒng)，提高檔案信息系統(tǒng)的規(guī)范性、開發(fā)性、服務(wù)性和共享性，提高檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化程度。
3.2 解決好電子文件的保存問題
做好歸檔電子文件的技術(shù)處理工作，實(shí)施電子文件管理戰(zhàn)略。也就是說，通過采取技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護(hù)電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會效用。
3.3 管理向立體化方向發(fā)展
以前的檔案管理是呈直線狀態(tài)的，隨著人們對利用服務(wù)工作的重視，使利用工作和其它基礎(chǔ)工作構(gòu)成一個平面。這種平面結(jié)構(gòu)只反映紙質(zhì)檔案的情況，隨著電子文件的介入，檔案種類在增加，其基礎(chǔ)工作和利用工作也都具有各自的個性。
3.4 提高檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平
檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，是推進(jìn)檔案信息電子化的重要前提和基礎(chǔ)；同時，檔案信息電子化水平的提高能有效促進(jìn)檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，二者是相輔相成，互相促進(jìn)的。要不斷加強(qiáng)電子檔案的硬件和軟件建設(shè)，不斷規(guī)范電子檔案的收集、整理、歸檔、利用程序，制定嚴(yán)格的管理標(biāo)準(zhǔn)，確保信息的準(zhǔn)確性、安全性，不斷提高電子檔案管理水平。
3.5 人員知識結(jié)構(gòu)的變革迫在眉睫
我國檔案人員要適應(yīng)信息技術(shù)和檔案事業(yè)的發(fā)展必須采取積極措施抓好知識更新，引進(jìn)、消化、適應(yīng)信息技術(shù)的成果，使檔案人員擁有廣博的知識，以適應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展的需要?？梢钥隙?，加快檔案人員知識結(jié)構(gòu)的變革，多途徑、多層次培養(yǎng)人才，是檔案工作迎接信息技術(shù)革命最根本的對策。
4 結(jié)束語
總之，檔案信息電子化是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢，當(dāng)前我國檔案工作改革和發(fā)展已進(jìn)入整體推進(jìn)與重點(diǎn)突破階段，如何把繁重的任務(wù)和推進(jìn)現(xiàn)代化進(jìn)程結(jié)合起來，是值得我們認(rèn)真思考的問題.各級檔案業(yè)務(wù)、計(jì)算機(jī)專業(yè)技術(shù)、人事教育、后勤保障等部門要積極行動起來，協(xié)同作戰(zhàn)，認(rèn)真研究檔案信息管理電子化過程中存在的問題，討論并提出系統(tǒng)建設(shè)的階段目標(biāo)、技術(shù)路線、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和可實(shí)施方案，為全面實(shí)現(xiàn)檔案信息處理和管理的現(xiàn)代化貢獻(xiàn)力量。
參考文獻(xiàn)
[1]溫陽春. 檔案信息電子化管理芻議[J]. 企業(yè)改革與管理，2014，07：65.
[2]鄭曉雁. 淺談加強(qiáng)檔案信息電子化管理的重要性[J]. 長治學(xué)院學(xué)報(bào)，2008，04：88-89.
關(guān)鍵詞：文書檔案；電子化
文書檔案是反應(yīng)各個階段，各個時代的主要政治和管理制度的記錄過程，是社會發(fā)展過程中的主要記錄者。文書檔案記錄了一個社會組織在生產(chǎn)過程中各個階段的重要管理活動和各個業(yè)務(wù)開展?fàn)顩r，是社會發(fā)展過程中主要的體現(xiàn)形式。文書檔案管理是通過由各種已經(jīng)完成的活動中能夠具有保存價(jià)值的文書整理形成的，是歷史的客觀記錄，是用來來反映在某一時期領(lǐng)導(dǎo)的決策、部門建設(shè)、研究開發(fā)、問題處理等的過程和成果。隨著當(dāng)前社會中計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)不斷的開發(fā)和利用，人們對網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)的不斷加快，文書檔案管理工作也逐步的出現(xiàn)了高水準(zhǔn)，高系統(tǒng)化的工作流程。文書檔案管理是檔案工作的一個重要組成部分。為了能夠滿足當(dāng)前人們對檔案管理過程中的系統(tǒng)化，精確化，各種先進(jìn)的技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用不斷的加快，成為當(dāng)前為人們提供準(zhǔn)確信息的前提，用以滿足當(dāng)前人們對信息的需求。
一、文書檔案管理信息的電子化的優(yōu)點(diǎn)
電子檔案管理是文書檔案工作中重要的環(huán)節(jié)，是提高其工作效率的主要手段和方法，是通過各種先進(jìn)技術(shù)進(jìn)行工作的前提和基礎(chǔ)，其主要作用是通過電子化手段將文書檔案標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。
1，電子檔案的便于檢索，使用方便，提高了辦公效率。電子檔案是將信息儲存在光盤或磁盤上，應(yīng)用計(jì)算機(jī)來查詢。計(jì)算機(jī)擁有強(qiáng)大的信息處理能力，使得文書檔案管理更快捷，更方便。同時電子檔案改變了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的操作方式，避免了人們使用手工操作時出現(xiàn)的字跡不工整、漏抄等搜集不完整的問題，也節(jié)省了人工，提高了效率。而且檔案管理的過程
也變得更容易操作，只是在計(jì)算機(jī)上打打字和點(diǎn)點(diǎn)鼠標(biāo)便可完成，時間大大縮短。所以，電子信息化管理文書檔案相比傳統(tǒng)的管理方式，最明顯的就是方便，檢索效率高。
2，信息易于保管。電子檔案是存儲在光盤和磁盤上的信息。比傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體更易保存，不僅能夠防止蟲蛀、防潮，而且可以重復(fù)使用，節(jié)能、環(huán)保、使用壽命長，符合國家提倡的建立節(jié)約型社會的理念。更避免了紙質(zhì)載體在高溫、濕度大的環(huán)境下發(fā)生氧化或者是被腐蝕的風(fēng)險(xiǎn)。而且光盤和磁盤的存儲量大，占用空間小，穩(wěn)定性高，操作簡單，造價(jià)低廉，方便備份，易于管理，所以，資源信息的電子化，這大大提高了檔案管理的服務(wù)質(zhì)量。
第三，電子傳輸，實(shí)現(xiàn)資源的共享。在傳統(tǒng)的手工操作中，各個單位和部門之間的信息無法達(dá)到及時的交流和共享，大量的文書檔案像古董一樣閑置和保存著。這在一定程度上造成了資源的浪費(fèi)。信息化的到來和網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，方便人們通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行信息的溝通與交流，利用電子網(wǎng)絡(luò)傳輸資源。
第四，提高了文書檔案傳輸?shù)陌踩浴鹘y(tǒng)的檔案傳輸是靠人力來完成，時間較長，給傳輸帶來安全隱患，比如會出現(xiàn)在傳輸過程中資料的丟失，并且通過郵遞極高費(fèi)時費(fèi)力等，安全性也隨之降低。電子傳輸?shù)某霈F(xiàn)解決了這一問題，只要有互聯(lián)網(wǎng)，便可方便的傳輸，保證了檔案的及時傳輸，而且能夠確保其安全性，不會造成檔案的延誤或者丟失現(xiàn)象，綠色節(jié)能，大大節(jié)省了人力、物力和財(cái)力。
二、文書檔案管理信息的電子化的缺點(diǎn)
首先，檔案真實(shí)性難以保障。因?yàn)殡娮咏橘|(zhì)具有可讀寫性，人們可以對電子檔案進(jìn)行反復(fù)的輸入和修改，并且沒有修改后的特殊標(biāo)記。文書電子檔案的管理在某種程度上失去了它的固有形式，人們不能通過辨別字體字號的形式判斷文書檔案的原始性，并且電子檔案沒有印章和親筆簽名，相關(guān)單位也無法鑒別真?zhèn)?。在這種情況下電子檔案的真實(shí)性就難以得到保障。
2、電子檔案的安全問題隨著網(wǎng)絡(luò)的普及而變得更為嚴(yán)峻： 現(xiàn)在，通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)攔截電子信息的現(xiàn)象時有發(fā)生，網(wǎng)絡(luò)黑客通過特殊的程序可以攔截人們之間重要的數(shù)據(jù)信息內(nèi)容，或者使用計(jì)算機(jī)病毒，病毒的入侵會讓檔案管理人員的電腦癱瘓、信息丟失，而且假冒的非授權(quán)用戶侵犯了他人的合法權(quán)益。這些問題都對電子檔案的安全性構(gòu)成了威脅。人們通過安裝殺毒軟件等方式來減少病毒的入侵，設(shè)置專門人員維護(hù)計(jì)算機(jī)和局域網(wǎng)，這就為管理帶來了另一筆費(fèi)用，購買殺毒軟件，增加人員開支。
第三，文書檔案管理信息的電子化應(yīng)用對管理人員的要求也大大提高。文書檔案的管理不僅要求工作人員懂得在紙質(zhì)文書檔案管理的操作理論、方法還要求工作人員能夠熟練的使用電子計(jì)算機(jī)，懂得數(shù)據(jù)傳輸?shù)募夹g(shù)。這樣的管理人員要具備較高的知識水平，但是目前我國的電子化文書檔案管理人員技術(shù)水平有限，不能適應(yīng)電子化進(jìn)程的需要。電子化管理中出現(xiàn)了復(fù)合型人才奇缺的尷尬局面。
第四，電子文件兼容問題。電子文件的通用問題比較嚴(yán)重，現(xiàn)在全世界各大軟件開發(fā)公司都相對獨(dú)立，為了獲得更多經(jīng)濟(jì)效益，電子文件之間都是不兼容的，電腦軟件開發(fā)的通用性差，不同的系統(tǒng)生成的不同的電子文件，相互不能通用，或者是不同的軟件生成的電子文件難以實(shí)現(xiàn)格式的轉(zhuǎn)換，這也為檔案管理人員增加了工作量，在電子文件之間進(jìn)行轉(zhuǎn)換格式。同時也增加了經(jīng)費(fèi)的支出，要同時購買多種格式的軟件，以便使用。
三、加快推進(jìn)檔案信息化技術(shù)的基本原則
1、科學(xué)化規(guī)范化和精細(xì)化原則。標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、精細(xì)化是強(qiáng)化電子文檔管理的重要原則，因?yàn)槲臋n管理本身就是一項(xiàng)嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作，必須要進(jìn)一步細(xì)化檔案工作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，才能提高檔案管理的質(zhì)量和效率要求。
2、快捷與安全同步的原則。信息化在提高辦事效率、質(zhì)量和速度的同時，也給安全保密工作帶來諸多壓力和挑戰(zhàn)。所以，要堅(jiān)持快捷與安全同步的原則，在確保安全基礎(chǔ)上提高工作效率，不斷增強(qiáng)信息化條件下檔案管理的全安系數(shù)，強(qiáng)調(diào)安全使用和管理。
3、效益與質(zhì)量兼顧的原則。因?yàn)闄n案信息數(shù)字化建設(shè)的艱巨性、復(fù)雜性和繁重性，因此需要投入相當(dāng)?shù)娜恕⒇?cái)、物力，所以，要堅(jiān)持效益與質(zhì)量兼顧的原則，研究自身實(shí)力，分析客戶需求，強(qiáng)化建檔質(zhì)量，思考快捷安全建檔的途徑。
四、改革措施和解決辦法探討
針對在文書檔案管理信息的電子化應(yīng)用中出現(xiàn)的實(shí)際問題，本人結(jié)合相關(guān)資料總結(jié)以下方案：第一，針對安全性問題，使用局域網(wǎng)，讓文書檔案只能在局域網(wǎng)的范圍內(nèi)傳輸，給文書檔案的傳輸控制在一個IP地址范圍內(nèi)，防止文件流向外網(wǎng)。比較常用的辦法是設(shè)置隔離的路由器，路由器的作用是屏蔽不在范圍內(nèi)的IP地址，這樣就可以有選擇的進(jìn)行文件的傳輸。也可以通過設(shè)置防火墻的方法，對網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)進(jìn)行過濾，檢測不安全的攻擊行為。第二，加強(qiáng)人員管理，針對人員素質(zhì)低的現(xiàn)象，定期進(jìn)行教育培訓(xùn)。經(jīng)過定期的教育培訓(xùn)，讓檔案管理人員能夠掌握較全面的電子化檔案管理方法，樹立較強(qiáng)的責(zé)任心，同時，提法他們的綜合文化水平，比如外語水平、計(jì)算機(jī)操作水平等，加強(qiáng)思想教育，樹立較強(qiáng)的責(zé)任意識，從根本上杜絕管理人員私自泄露檔案的事情發(fā)生，達(dá)到檔案管理的保密要求。
五、結(jié)束語
現(xiàn)代社會是一個信息高速發(fā)展的社會，是一個科學(xué)技術(shù)不斷進(jìn)步的社會，文書檔案作為檔案管理工作的重要組成部分，它不僅記載歷史發(fā)展的興衰歷程，同時也客觀真實(shí)地反映著生產(chǎn)經(jīng)營過程中重要事件，成為歷史軌跡的再現(xiàn)者。現(xiàn)在，科學(xué)技術(shù)正在日新月異的發(fā)展著，信息科學(xué)已經(jīng)影響著我們的生活方式，電子檔案也成為了當(dāng)前社會發(fā)展中主要的檔案管理手段。信息化文書檔案管理已經(jīng)逐步取代老式的紙質(zhì)檔案管理，更是實(shí)現(xiàn)檔案管理過程中對其精確化劃分和系統(tǒng)化整理的有力基礎(chǔ)和前提條件。文書檔案的歸檔、保管與利用，是一項(xiàng)極其重要而復(fù)雜的工作。因此在其工作中實(shí)現(xiàn)電子化成為其發(fā)展過程中的必然結(jié)果和前提條件，為電子化檔案提供了理論基礎(chǔ)。加強(qiáng)科學(xué)管理，確保電子檔案能夠安全可靠地處于可準(zhǔn)確提供利用的狀態(tài)，使其在社會生活中發(fā)揮更大的作用。
參考文獻(xiàn)
[1]南劍茜；文書檔案管理信息電子化應(yīng)用《商場現(xiàn)代化》2011年第03期
[論文摘要]隨著全球和國內(nèi)信息化技術(shù)的廣泛應(yīng)用和城市經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，現(xiàn)代辦公呈自動化、無紙化發(fā)展趨勢，使檔案的生成方式發(fā)生了很大變化，加快城建檔案信息電子化數(shù)字化建設(shè)，已成為城建檔案事業(yè)發(fā)展的必然要求。
追溯檔案部門應(yīng)用電子計(jì)算機(jī)的歷史是在上世紀(jì)70年代，隨著信息技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用水平逐步提高。建設(shè)部2004年批準(zhǔn)了《全國城建檔案信息化建設(shè)規(guī)劃與實(shí)施綱要》，為我國全面實(shí)現(xiàn)城建檔案信息處理和管理的現(xiàn)代化做了準(zhǔn)備。
一、城建檔案信息電子化數(shù)字化的現(xiàn)狀
城建檔案館大多在上世紀(jì)80年代初建立，80年代末期由蕪湖城建檔案館率先試點(diǎn)開始了探索建立檔案計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)。90年代中期部分特大城市城建檔案館開始建立自己的MIS系統(tǒng)，并開始了檔案原件電子化工作。所應(yīng)用的操作系統(tǒng)由DOS轉(zhuǎn)向Wondows，數(shù)據(jù)庫也由最初單機(jī)版的dBascII轉(zhuǎn)向支持局域網(wǎng)操作的Foxpro，繼而向大型數(shù)據(jù)庫發(fā)展?，F(xiàn)在部分城建檔案館建立了自己的網(wǎng)站，但內(nèi)容僅限于館藏、內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)的職責(zé)和辦事流程的介紹，我國城建檔案信息化應(yīng)用總體上還處于初步發(fā)展階段。這一現(xiàn)狀與實(shí)現(xiàn)電子化數(shù)字化管理的要求不太適應(yīng)，與迎接知識經(jīng)濟(jì)時代的到來的要求也相距甚遠(yuǎn)。這集中表現(xiàn)在：
1.城建檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性
各基層城建檔案館、室使用的計(jì)算機(jī)型號、系統(tǒng)軟件各異，開發(fā)的管理軟件不能互用，著錄標(biāo)準(zhǔn)不同，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計(jì)算機(jī)管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地提供利用和領(lǐng)導(dǎo)決策，也不便于編研，這制約了城建檔案信息電子化、數(shù)字化的進(jìn)程。
2.建設(shè)部至今還沒有建立一個系統(tǒng)的用于數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄
各城市城建檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式、深度不同，規(guī)范性、開發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差，建設(shè)部至今還沒有建立一個系統(tǒng)的用于數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄，不能適應(yīng)城建檔案信息資源共享、管理軟件共享的要求。
3.城建檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作有待提高
檔案信息管理電子化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。但由于各地館、室的檔案業(yè)務(wù)水平發(fā)展的不均衡，案卷質(zhì)量不高，特別是各類城建檔案的著錄細(xì)則相容性不強(qiáng)，系統(tǒng)軟件移植性差。此外城建檔案自動化工作尚無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，僅著眼于某一個館或某個工作流程，無法全面實(shí)施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，這也制約了城建檔案信息工作電子化的應(yīng)用和推廣。
4.城建檔案信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)有待提高
城建檔案的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、組織工作程序標(biāo)準(zhǔn)未從計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)特點(diǎn)和發(fā)展考慮，越來越多的歸檔城建工程文件資料和圖紙是磁盤、光盤，現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)規(guī)定不能完全適應(yīng)。城建檔案信息安全保障體系的建設(shè)還不夠完善，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)有待提高。
5.城建檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高
實(shí)現(xiàn)檔案信息電子化，首先要有具有現(xiàn)代化知識的人，管理人員要有較高的專業(yè)知識層次和先進(jìn)技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計(jì)算機(jī)操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中城建檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低。盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。
6.各地城建檔案部門應(yīng)用軟件系統(tǒng)跟不上現(xiàn)實(shí)的需求
各地城建檔案部門各自為政地開發(fā)設(shè)計(jì)應(yīng)用軟件系統(tǒng)，重復(fù)開發(fā)導(dǎo)致浪費(fèi)了大量的人力和物力，并由于現(xiàn)代信息技術(shù)的飛速發(fā)展導(dǎo)致了技術(shù)落后，跟不上現(xiàn)實(shí)的需求。
7.城建檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)資金缺乏
數(shù)字化、電子化所需相應(yīng)計(jì)算機(jī)、存儲、輸入輸出等硬件設(shè)備的大量資金投入，超出通常城建檔案館室所能承擔(dān)的資金范圍，常需要上級政府部門撥款，因此導(dǎo)致建設(shè)遲緩。
二、城建檔案信息電子化的發(fā)展趨勢
現(xiàn)代辦公自動化、無紙化的發(fā)展趨勢，使檔案的生成方式發(fā)生了很大變化，諸如文件資料、照片和圖紙等運(yùn)作過程在計(jì)算機(jī)和通訊線路中進(jìn)行，這樣檔案的前身必須以機(jī)讀文件為主要形態(tài)，那么檔案也自然以機(jī)讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預(yù)示著檔案工作者將面對更多的機(jī)讀形式以磁盤為載體的電子化數(shù)字化檔案。廣大信息檢索者關(guān)心的是信息的內(nèi)容，這些信息可能來自不同的機(jī)讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統(tǒng)地提供出來是檔案工作者義不容辭的責(zé)任。由此看來，檔案信息電子化是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢。那么，城建檔案館的發(fā)展方向就應(yīng)該是：
1.建立、健全城建檔案館藏檔案數(shù)字化。
2.健全和開展城建檔案電子化接收和管理。
3.建設(shè)有著各地方特色城建檔案的數(shù)據(jù)庫，能更好地提供專業(yè)信息和專業(yè)服務(wù)，并傳承承載著中國地方各自悠久歷史的建筑的文化。
4.建立真正的高效率的數(shù)字化城建檔案館，并做到多城市多館互通互用。
5.向?qū)I(yè)特色的城建檔案館發(fā)展，向社會提供網(wǎng)上查詢利用。
三、城建檔案信息電子化數(shù)字化的作用
所謂檔案信息電子化，就是把館、室所藏檔案資料以紙質(zhì)或機(jī)讀形式為主要物質(zhì)對象，用微機(jī)對檔案文獻(xiàn)進(jìn)行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為微機(jī)軟件形式的二次文獻(xiàn)信息供人們利用的過程。其作用有：
1.可充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有微機(jī)的潛能，提高利用率。目前多數(shù)基層城建檔案館室對計(jì)算機(jī)的應(yīng)用單一，開發(fā)功能簡單，僅用于著錄或貯存，利用低效率，造成人力、物力的極大浪費(fèi)，使現(xiàn)代化設(shè)備不能盡其用。
2.縮短城建檔案信息的加工時間，提高利用的時效性。從快速加工到檢索及提供利用需時短，且能提供的檔案信息準(zhǔn)確、全面。利用者可用機(jī)讀形式的檔案，完成信息調(diào)閱，提高服務(wù)效率。
3.城建檔案信息電子化，可一次投入多次產(chǎn)出，節(jié)約經(jīng)費(fèi)，信息成果可多份拷貝。并能長效保存信息。
關(guān)鍵詞：文書檔案；電子化
文書檔案重要的內(nèi)容是社會發(fā)展歷史。它通過歷史的客觀記錄，來反映在某一時期領(lǐng)導(dǎo)的決策、部門建設(shè)、研究開發(fā)、問題處理等的過程和成果。文書檔案管理是檔案工作的一個重要組成部分。隨著信息化的到來，使人們進(jìn)入了電子網(wǎng)絡(luò)時代，許多的信息通過電子網(wǎng)絡(luò)管理和傳輸。目前國家提出了文書檔案管理的改革——文書檔案管理信息的電子化應(yīng)用，來提高文書檔案管理的水平，并且及時的提供準(zhǔn)確、完整的檔案信息滿足需要。
一、文書檔案管理信息的電子化的優(yōu)點(diǎn)
首先，使用方便，便于檢索，辦公效率大大提高。電子檔案使用光盤、磁盤作為載體，將信息存儲在上面。計(jì)算機(jī)的運(yùn)算速度極高，具有強(qiáng)大的信息處理能力，這是計(jì)算機(jī)參與文書檔案管理的最明顯優(yōu)點(diǎn)。它解決了在傳統(tǒng)檔案管理中人們使用手工操作的時候出現(xiàn)的信息收集不完整，出現(xiàn)漏抄，字跡不工整等問題，節(jié)約了人力也提高了準(zhǔn)確性。電子檔案使得人們在進(jìn)行檔案管理的時候，按照資料的分類進(jìn)行收集、統(tǒng)計(jì)和查閱，時間大大縮短。因此，電子信息化管理文書檔案相比傳統(tǒng)的管理方式，最明顯的就是方便，檢索效率高。
第二，信息易于保管。與紙質(zhì)載體相比，電子檔案使用高科技材料制成，不僅能夠防止蟲蛀、防潮，而且可以重復(fù)使用，節(jié)能、環(huán)保、使用壽命長，解決了紙質(zhì)載體在高溫、濕度大的環(huán)境下發(fā)生氧化或者是被腐蝕的現(xiàn)象。電子檔案但它最大的有點(diǎn)是存儲在DVD、光碟、硬盤等電子設(shè)備上占用的空間小，操作簡單，不需要占用大量的人財(cái)物力。所以，它的特點(diǎn)是存儲時間長，不易受損，節(jié)省資源，穩(wěn)定性好，易于保管。
第三，電子傳輸，實(shí)現(xiàn)資源的共享。在傳統(tǒng)的手工操作中，各個單位和部門之間的信息無法達(dá)到及時的交流和共享，大量的文書檔案像古董一樣閑置和保存著。這在一定程度上造成了資源的浪費(fèi)。信息化的到來和網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，方便人們通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行信息的溝通與交流，利用電子網(wǎng)絡(luò)傳輸資源。電子傳輸可以在瞬間完成大容量信息的傳遞，適應(yīng)現(xiàn)代社會快節(jié)奏的工作特點(diǎn)。比起傳統(tǒng)的手工傳輸或者是交通工具輔助傳輸，它所起到經(jīng)濟(jì)效益是無法估量的。網(wǎng)絡(luò)化的應(yīng)用更是擴(kuò)展了信息的傳遞范圍，人們以網(wǎng)絡(luò)為載體進(jìn)行資料的傳輸，并且相關(guān)資料存放在相應(yīng)的資料庫內(nèi)，人們可以通過協(xié)議進(jìn)行網(wǎng)上檢索和資源的共享，查找、利用更加便捷。
檔案管理實(shí)現(xiàn)了從外部的目錄管理到內(nèi)部的內(nèi)容管理，并且實(shí)現(xiàn)了信息系統(tǒng)的工聯(lián)，人們可以交流共享同級部門之間的信息，也可以交流共享歷史不同時期的信息。電子傳輸，資源共享，提高了部門之間的了解，增強(qiáng)了業(yè)務(wù)聯(lián)系。
第四，提高了文書檔案傳輸?shù)陌踩?。傳統(tǒng)的檔案傳輸是靠人力，不免會出現(xiàn)在傳輸過程中資料的丟失，并且通過郵遞極高費(fèi)時費(fèi)力，安全性也隨之大大降低。電子傳輸?shù)某霈F(xiàn)解決了這一問題，不僅保證文書檔案的及時傳輸，而且能夠確保其安全性，不會造成檔案的延誤或者丟失現(xiàn)象。
二、文書檔案管理信息的電子化的缺點(diǎn)
首先，檔案真實(shí)性難以保障。因?yàn)殡娮咏橘|(zhì)具有可讀寫性，人們可以對電子檔案進(jìn)行反復(fù)的輸入和修改，并且沒有修改后的特殊標(biāo)記。文書電子檔案的管理在某種程度上失去了它的固有形式，人們不能通過辨別字體字號的形式判斷文書檔案的原始性，并且電子檔案沒有印章和親筆簽名，相關(guān)單位也無法鑒別真?zhèn)?。在這種情況下電子檔案的真實(shí)性就難以得到保障。
其次，網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，電子檔案的安全性問題日益突出。目前通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)攔截電子信息的現(xiàn)象時有發(fā)生，網(wǎng)絡(luò)黑客通過特殊的程序可以攔截人們之間重要的數(shù)據(jù)信息內(nèi)容，病毒的入侵使得人們的電腦癱瘓、信息丟失，假冒的非授權(quán)用戶侵犯了他人的合法權(quán)益。這些問題對電子檔案的安全性構(gòu)成了嚴(yán)重的威脅。
第三，文書檔案管理信息的電子化應(yīng)用對管理人員的要求也大大提高。文書檔案的管理不僅要求工作人員懂得在紙質(zhì)文書檔案管理的操作理論、方法還要求工作人員能夠熟練的使用電子計(jì)算機(jī)，懂得數(shù)據(jù)傳輸?shù)募夹g(shù)。這樣的管理人員要具備較高的知識水平，但是目前我國的電子化文書檔案管理人員技術(shù)水平有限，不能適應(yīng)電子化進(jìn)程的需要。電子化管理中出現(xiàn)了復(fù)合型人才奇缺的尷尬局面。
第四，電子文件兼容問題。隨著信息化得普及，電子文件的問題凸顯，其中電子文件不兼容的現(xiàn)象尤為明顯，電腦軟件開發(fā)的通用性差，不同的系統(tǒng)生成的不同的電子文件，他們之間不能識別，或者是不同的軟件生成的電子文件難以實(shí)現(xiàn)格式的轉(zhuǎn)換，這些問題丞待解決。
三、改革措施和解決辦法探討
針對在文書檔案管理信息的電子化應(yīng)用中出現(xiàn)的實(shí)際問題，筆者提出以下舉措。第一，針對安全性問題，在文書檔案傳輸?shù)木W(wǎng)絡(luò)中設(shè)置隔離帶。通過這個隔離，文書檔案只能在某一范圍的局部網(wǎng)絡(luò)內(nèi)傳輸，帶防止文件流向外網(wǎng)。最簡單的方法是設(shè)置隔離的路由器，路由器的作用是屏蔽不在范圍內(nèi)的IP地址，這樣就可以有選擇的進(jìn)行文件的傳輸。也可以通過設(shè)置防火墻的方法，對網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)進(jìn)行過濾，檢測不安全的攻擊行為。第二，針對人員素質(zhì)低的現(xiàn)象，要加強(qiáng)工作人員的教育培訓(xùn)。通過在工作中的培訓(xùn)，讓管理人員及時掌握最新的電子化管理方法。同時，提法他們的綜合文化水平，比如外語水平、計(jì)算機(jī)操作水平等。
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一、加強(qiáng)檔案信息電子化管理的重要性
檔案信息電子化，就是以館、室、藏檔案資料、紙質(zhì)或機(jī)讀形式為主要物質(zhì)對象，用微機(jī)對檔案文獻(xiàn)進(jìn)行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為微機(jī)軟件形式的二次文獻(xiàn)信息供人們利用的過程。加強(qiáng)檔案信息電子化管理，是貫徹中央以信息化帶動工業(yè)化發(fā)展戰(zhàn)略的重要行動，具有重要的意義。
1、加強(qiáng)檔案信息電子化管理，是電子政務(wù)發(fā)展的需要
檔案資源是人類社會發(fā)展的歷史記錄，是國家的一種原生的、獨(dú)有的、不可替代的信息資源，是電子政務(wù)建設(shè)不可缺少的重要公共信息資源；檔案信息化建設(shè)是電子政務(wù)建設(shè)的重要組成部分；大力開發(fā)檔案信息資源，服務(wù)社會和各級政府，對于我國“三個文明”的建設(shè)具有重大意義。對此，進(jìn)行檔案信息化建設(shè)，加快檔案資源的開發(fā)應(yīng)用，是電子政務(wù)發(fā)展的需要。
2、加強(qiáng)檔案信息電子化管理，是提高檔案資源利用率的需要
隨著電子商務(wù)時代的到來，檔案管理也伴隨著信息資源的交流和互換進(jìn)入社會信息網(wǎng)絡(luò)的新天地。而傳統(tǒng)的檔案工作模式是手工信息加工工作模式，即：“選題一選材一編輯～出版”的工作方式，從文件資料形成到開發(fā)“二次文獻(xiàn)信息”時間長，造成信息失效，嚴(yán)重影響了檔案信息的應(yīng)用價(jià)值。檔案信息電子化，編者可直接利用機(jī)讀形式的檔案，利用電腦完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻(xiàn)。檔案信息電子化，建立企業(yè)信息資料庫，選取最能體現(xiàn)企業(yè)優(yōu)勢、樹立企業(yè)良好形象的信息資源上網(wǎng)，企業(yè)通過網(wǎng)絡(luò)，宣傳自己和展示自己，吸引客戶和占領(lǐng)市場。
二、當(dāng)前檔案信息電子化管理存在的問題
隨著電子信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用、辦公自動化、文檔雙軌制的推行，對檔案信息電子化管理提出新的挑戰(zhàn)。當(dāng)前，檔案信息電子化管理還存在許多問題，主要表現(xiàn)如下：
1、硬件和軟件設(shè)施有待完善
目前，許多檔案館的計(jì)算機(jī)硬件配置高低不一，通用性較差，一些設(shè)備安裝在低配置的計(jì)算機(jī)上，無法實(shí)現(xiàn)其自身的功能。比如掃描儀、數(shù)碼攝像機(jī)、數(shù)碼照相機(jī)等一些高端設(shè)備，在比較落后的計(jì)算機(jī)上根本無法使用。沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計(jì)算機(jī)管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，這嚴(yán)重制約了檔案信息電子化的進(jìn)程。
2、缺乏標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化
檔案信息管理電子化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。
目前，由于歷史原因，館、室、藏檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差，案卷質(zhì)量不高，特別是各類檔案的著錄細(xì)則相容性不強(qiáng)，系統(tǒng)軟件移植性差；檔案自動化工作尚無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，僅著眼于某一個館或某個專業(yè)系統(tǒng)，無法全面實(shí)施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，制約了檔案信息工作電子化。
3、檔案人員素質(zhì)有待提高
實(shí)行檔案信息電子化，必須有高技術(shù)人才來管理。目前，許多檔案部門工作人員只會一般的計(jì)算機(jī)操作，沒有較高的知識層次和先進(jìn)的技術(shù)水平，缺乏檔案、信息處理復(fù)合型人才，無法充分使用現(xiàn)代化設(shè)備，制約了檔案信息電子化建設(shè)。
三、新形勢下加強(qiáng)檔案信息電子化管理的途徑
加快檔案信息自動化系統(tǒng)建沒，實(shí)現(xiàn)檔案工作各個環(huán)節(jié)的計(jì)算機(jī)化，是實(shí)現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化，提高檔案系統(tǒng)整體功能的物質(zhì)技術(shù)基礎(chǔ)和重要手段。因此，必須提高對檔案信息電子化的認(rèn)識，采取各項(xiàng)措施，提高檔案信息電子化管理水平。
1、完善硬件和軟件設(shè)施
檔案部門領(lǐng)導(dǎo)要有現(xiàn)代化管理意識，增強(qiáng)檔案信息電子化管理意識，要在基礎(chǔ)硬件、軟件開發(fā)、信息收集和利等方面加大投入，完善計(jì)算機(jī)、數(shù)碼攝像機(jī)、數(shù)碼照相機(jī)、掃描儀等設(shè)備配置。加大軟件開發(fā)力度，加快開發(fā)一套綜合功能強(qiáng)大的檔案信息管理軟件，使各地檔案信息數(shù)據(jù)能相互轉(zhuǎn)化，使利用起來快捷方便。
2、提高檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平
檔案信息自動化的內(nèi)涵包括檔案工作的各個方面和各個環(huán)節(jié)，其中首要的是檔案業(yè)務(wù)要規(guī)范。當(dāng)前，檔案信息自動化系統(tǒng)的現(xiàn)狀是檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化滯后和應(yīng)用軟件混亂，嚴(yán)重影響了系統(tǒng)整體水平的提高。因此，必須制訂《數(shù)字化聲像檔案著錄規(guī)則》《檔案資料數(shù)字化懷準(zhǔn)》《紙質(zhì)檔案數(shù)字化操作規(guī)程》《照片檔案數(shù)字化操作規(guī)程》《縮微膠片數(shù)字化操作規(guī)程》《錄音檔案數(shù)字化操作規(guī)程》《錄像檔案數(shù)字化操作規(guī)程》《多媒體信息采集操作規(guī)程》等規(guī)章制度，提高檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平。
3、提高檔案人員素質(zhì)
【關(guān)鍵詞】檔案信息電子化安全管理
1 檔案信息電子化安全管理的現(xiàn)狀
1.1 檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性。檔案部門使用的計(jì)算機(jī)型號不一，規(guī)格各異，各自開發(fā)的軟件不能互用，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計(jì)算機(jī)管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化安全管理的進(jìn)程。
1.2 在我國至今還沒有建立一個達(dá)到數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄檔案系統(tǒng)，檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式各行其是，層次不一，規(guī)范性、開發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差，不能適應(yīng)檔案信息資源共享的要求。
1.3 標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作有待提高。檔案信息管理電子化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。但由于歷史原因，館室藏檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差，案卷質(zhì)量不高，特別是各類檔案的著錄細(xì)則相容性不強(qiáng)，系統(tǒng)軟件移植性差；檔案自動化工作尚無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，僅著眼于某一個館或某個專業(yè)系統(tǒng)，無法全面實(shí)施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，這也制約了檔案信息工作電子化。
1.4 檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高。實(shí)現(xiàn)檔案信息電子化，首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進(jìn)技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計(jì)算機(jī)操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化安全管理了。
2 檔案信息電子化安全管理的發(fā)展趨勢
辦公自動化、無紙化等事物的出現(xiàn)，使檔案的生成方式發(fā)生很大變化，諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運(yùn)作過程在計(jì)算機(jī)和通訊線路中進(jìn)行，這樣檔案的前身必須以機(jī)讀文件為主要形態(tài)，那么檔案也自然以機(jī)讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預(yù)示著檔案工作者將面對更多的機(jī)讀形式以磁盤為載體的檔案。廣大信息檢索者關(guān)心的是信息的內(nèi)容，這些信息可能來自不同的機(jī)讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統(tǒng)地提供出來是檔案工作者義不容辭的責(zé)任。不失時機(jī)地提供有價(jià)值的檔案信息，必須有一個“去粗取精，去偽存真”的過程，使得機(jī)讀形式的檔案信息具有系統(tǒng)性、真實(shí)性、有價(jià)值性，用戶才能獲得更為完善的服務(wù)。由此看來，檔案信息電子化安全管理是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢。
3 檔案信息電子化安全管理的益處
所謂檔案信息電子化安全管理，就是以館 室藏檔案資料 紙質(zhì)或機(jī)讀形式的為主要物質(zhì)對象，用微機(jī)對檔案文獻(xiàn)進(jìn)行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為微機(jī)軟件形式的二次文獻(xiàn)信息供人們利用的過程。其益處有：
3.1 可充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有微機(jī)的潛能，提高利用率。目前，大多數(shù)基層檔案館 室對計(jì)算機(jī)的應(yīng)用單一，開發(fā)功能簡單，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存，利用的低效率造成人力、物力、財(cái)力和時間的極大浪費(fèi)，使現(xiàn)代化設(shè)備不能盡其用。
3.2 縮短二次文獻(xiàn)信息的加工時間，提高檔案信息的時效性。手工信息加工工作模式是：選題―選材―編輯―出版，這條“慢工出細(xì)活”的工作方式，即從文件資料形成到開發(fā)“二次文獻(xiàn)信息”時間長，造成信息失效，嚴(yán)重影響了檔案信息的應(yīng)用價(jià)值。檔案信息電子化安全管理，編者可直接利用機(jī)讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻(xiàn)。
3.3 檔案信息電子化安全管理，可一次投入，多次產(chǎn)出，可改變信息加工工作受經(jīng)費(fèi)限制的局面。手工編研信息成果出版需要較多的經(jīng)費(fèi)，但目前乃至今后一個相當(dāng)長的時期內(nèi)，企望國家給檔案部門撥較多的經(jīng)費(fèi)進(jìn)行信息編輯是不現(xiàn)實(shí)的，依靠自身解決也不是件容易的事，解決不好，檔案工作者的辛勤勞動成果只能“待字閨中”。
3.4 檔案信息電子化安全管理，信息成果可多份拷貝，將拷貝成果送到領(lǐng)導(dǎo)及各個部門，就擴(kuò)大了社會影響，拓寬了服務(wù)范圍，檔案部門的地位自然也就得到了提高。
3.5 檔案信息電子化安全管理，可使檔案信息順利地與最新技術(shù)接軌。雖然“信息高速公路”在我國尚在起步階段，但檔案事業(yè)要注意這方面發(fā)展動向，超前拿出對策，使檔案工作適應(yīng)這一客觀形勢的變化和要求，使現(xiàn)在的勞動電子化，為將來“信息高速公路”中有一束檔案信息打下基礎(chǔ)。
4 檔案信息電子化安全管理的拓展服務(wù)領(lǐng)域
4.1 信息服務(wù)的社會化、多主體。由主要為企事業(yè)單位內(nèi)的對象服務(wù)轉(zhuǎn)化為社會全方位服務(wù)，已成為檔案管理者的共識。這是因?yàn)闄n案部門既要面對黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位等一切社會活動中利用或可能利用檔案信息的組織和個人，又要針對性地為特殊利用者提供特定服務(wù)。信息化社會中，人們對各類信息的需求日益迫切。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，人們從事的科學(xué)研究和生產(chǎn)建設(shè)、行政管理活動變得越加復(fù)雜，越離不開信息服務(wù)。對檔案信息的單一需求必然將被對檔案、文件、圖書、情報(bào)檢索資料的綜合需求所代替。
關(guān)鍵詞：檔案;電子信息化;發(fā)展
一、檔案電子信息化現(xiàn)狀
信息網(wǎng)絡(luò)時代的來臨，對諸多行業(yè)產(chǎn)生了極大的沖擊，尤其是檔案管理工作，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案已經(jīng)難以滿足日益增長的工作需求，影音、圖像、電子文本等多種電子信息載體的不斷更新使用，使得檔案管理工作的電子信息化不斷發(fā)展。隨著近兩年來的不斷發(fā)展，電子檔案已經(jīng)在各個行業(yè)領(lǐng)域及部門得到了極其廣泛的使用。對于檔案管理電子信息化發(fā)展的分析是當(dāng)前工作中檔案管理進(jìn)一步提高改善的要求以及保證。
二、檔案電子信息化發(fā)展環(huán)境
社會信息化發(fā)展已經(jīng)開始帶動檔案信息化發(fā)展，檔案信息化建設(shè)也是信息社會建設(shè)的重要的有機(jī)組成部分。20世紀(jì)80年代以來，信息技術(shù)的快速發(fā)展和廣泛應(yīng)用，引發(fā)了一場新的全球性產(chǎn)業(yè)革命――信息產(chǎn)業(yè)革命。在這場新興的產(chǎn)業(yè)革命中，國民經(jīng)濟(jì)與社會發(fā)展的信息化是一項(xiàng)核心的內(nèi)容，信息化水平已成為衡量一個國家和地區(qū)現(xiàn)代化水平的重要標(biāo)志。黨的十七大報(bào)告指出：“大力推進(jìn)信息化與工業(yè)化融合，促進(jìn)工業(yè)由大變強(qiáng)。”我國信息化發(fā)展開始進(jìn)入全方位、多層次推進(jìn)的新階段，各行各業(yè)、各個領(lǐng)域的信息化迅猛發(fā)展，信息化已成為我國國民經(jīng)濟(jì)與社會發(fā)展的必然趨勢。檔案作為信息資源，面對信息化的發(fā)展潮流，檔案信息化也必然成為檔案事業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略選擇，這是時代賦予檔案事業(yè)的要求，攸關(guān)檔案事業(yè)的發(fā)展前途。同時信息化也是檔案事業(yè)創(chuàng)新發(fā)展的契機(jī)，無論是國家信息化中對于信息資源建設(shè)作為核心內(nèi)容的要求，還是先進(jìn)的信息技術(shù)為手段為檔案各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展所提供的技術(shù)支持和保障，都是檔案事業(yè)實(shí)現(xiàn)改革與發(fā)展的重要契機(jī)，檔案部門必須緊緊抓住這一重要發(fā)展機(jī)遇期，適應(yīng)時展的要求，積極作為，科學(xué)謀劃，夯實(shí)檔案信息資源作為國民經(jīng)濟(jì)與社會發(fā)展的戰(zhàn)略性基礎(chǔ)信息資源的地位，通過檔案信息化推動檔案事業(yè)的跨越式發(fā)展。
三、檔案電子信息化的政策支持
國家政策的支持導(dǎo)向。1996年國家檔案局成立了電子文件歸檔與電子檔案管理研究領(lǐng)導(dǎo)小組，集合有關(guān)力量開展相關(guān)研究。2002年《全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》，將電子文件歸檔作為主要任務(wù)納入全國檔案信息化建設(shè)。2007年召開全國電子文件中心經(jīng)驗(yàn)交流會，鼓勵、倡導(dǎo)地方政府電子文件的集中管理。2010年國家檔案局在全面分析我國電子文件系統(tǒng)建設(shè)現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，開展了“國家電子文件支撐平臺系統(tǒng)”建設(shè)項(xiàng)目，旨在通過認(rèn)真總結(jié)我國十多年電子政務(wù)建設(shè)正反兩方面經(jīng)驗(yàn)與教訓(xùn)、民族軟件企業(yè)發(fā)展模式的利弊和認(rèn)真梳理、分析黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位對電子文件管理系統(tǒng)共性業(yè)務(wù)與技術(shù)需求，實(shí)現(xiàn)對電子文件管理系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)體系的研究和編寫，最終形成符合我國國情的、具有自主創(chuàng)新性與示范意義的、能夠被社會所認(rèn)可的、可以公開標(biāo)準(zhǔn)的、并可持續(xù)發(fā)展的國家電子文件支撐平臺系統(tǒng)，初步實(shí)現(xiàn)我國對電子文件系統(tǒng)按統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)規(guī)劃、設(shè)計(jì)、建設(shè)、應(yīng)用與管理，推動我國電子政務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)化、國產(chǎn)化進(jìn)程。
四、檔案電子信息化的意義
所謂檔案信息電子化，就是以館室藏檔案資料紙質(zhì)或機(jī)讀形式的為主要物質(zhì)對象，用微機(jī)對檔案文獻(xiàn)進(jìn)行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為微機(jī)軟件形式的二次文獻(xiàn)信息供人們利用的過程。其意義有：
1、可充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有微機(jī)的潛能，提高利用率。目前，大多數(shù)基層檔案館室對計(jì)算機(jī)的應(yīng)用單一，開發(fā)功能簡單，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存，利用的低效率造成人力、物力、財(cái)力和時間的極大浪費(fèi)，使現(xiàn)代化設(shè)備不能盡其用。
2、縮短二次文獻(xiàn)信息的加工時間，提高檔案信息的時效性。手工信息加工工作模式是：選題―選材―編輯―出版，這條“慢工出細(xì)活”的工作方式，即從文件資料形成到開發(fā)“二次文獻(xiàn)信息”時間長，造成信息失效，嚴(yán)重影響了檔案信息的應(yīng)用價(jià)值。檔案信息電子化，編者可直接利用機(jī)讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻(xiàn)。
3、檔案信息電子化，可一次投入，多次產(chǎn)出，可改變信息加工工作受經(jīng)費(fèi)限制的局面。手工編研信息成果出版需要較多的經(jīng)費(fèi)，但目前乃至今后一個相當(dāng)長的時期內(nèi)，企望國家給檔案部門撥較多的經(jīng)費(fèi)進(jìn)行信息編輯是不現(xiàn)實(shí)的，依靠自身解決也不是件容易的事，解決不好，檔案工作者的辛勤勞動成果只能“待字閨中”。
4、檔案信息電子化，信息成果可多份拷貝，將拷貝成果送到領(lǐng)導(dǎo)及各個部門，就擴(kuò)大了社會影響，拓寬了服務(wù)范圍，檔案部門的地位自然也就得到了提高。
5、檔案信息電子化，可使檔案信息順利地與最新技術(shù)接軌。雖然“信息高速公路”在我國尚在起步階段，但檔案事業(yè)要注意這方面發(fā)展動向，超前拿出對策，使檔案工作適應(yīng)這一客觀形勢的變化和要求，使現(xiàn)在的勞動電子化，為將來“信息高速公路”中有一束檔案信息打下基礎(chǔ)。
五、檔案信息電子化的發(fā)展趨勢
辦公自動化、無紙化等事物的出現(xiàn)，使檔案的生成方式發(fā)生很大變化，諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運(yùn)作過程在計(jì)算機(jī)和通訊線路中進(jìn)行，這樣檔案的前身必須以機(jī)讀文件為主要形態(tài)，那么檔案也自然以機(jī)讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預(yù)示著檔案工作者將面對更多的機(jī)讀形式以磁盤為載體的檔案。廣大信息檢索者關(guān)心的是信息的內(nèi)容，這些信息可能來自不同的機(jī)讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統(tǒng)地提供出來是檔案工作者義不容辭的責(zé)任。不失時機(jī)地提供有價(jià)值的檔案信息，必須有一個“去粗取精，去偽存真”的過程，使得機(jī)讀形式的檔案信息具有系統(tǒng)性、真實(shí)性、有價(jià)值性，用戶才能獲得更為完善的服務(wù)。由此看來，檔案信息電子化是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢。
