發(fā)布時間：2023-06-30 16:06:38
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的檔案管理機(jī)制樣本，期待這些樣本能夠為您提供豐富的參考和啟發(fā)，請盡情閱讀。
關(guān)鍵詞：大學(xué)生；心理檔案；管理機(jī)制；策略
大學(xué)生心理檔案，是心理教育機(jī)構(gòu)根據(jù)學(xué)生身心發(fā)展階段的特點，運用心理測評手段，從個人簡介、家庭背景、學(xué)習(xí)表現(xiàn)、智力水平、個性特征、心理健康狀況、學(xué)習(xí)動機(jī)和態(tài)度、思想品德和價值觀等方面入手，記錄大學(xué)生在進(jìn)入大學(xué)后適應(yīng)校園生活過程中的心理健康狀況，用以評定、預(yù)測和監(jiān)控大學(xué)生心理行為的管理系統(tǒng)。通過填表、心理測試、動態(tài)觀察、個體咨詢等手段收集與整理有關(guān)受輔學(xué)生的資料，并在此基礎(chǔ)上把學(xué)生心理發(fā)展情況的系列資料進(jìn)行歸檔和保存。
1 建立大學(xué)生心理檔案管理機(jī)制的意義
1.1 有利于在校大學(xué)生的成長和發(fā)展。大學(xué)生心理檔案的建立是大學(xué)生了解自我、改善自我的重要途徑之一，大學(xué)時期培養(yǎng)學(xué)生認(rèn)識自己、認(rèn)識他人及承受挫折的能力，是現(xiàn)代社會日益加劇的競爭環(huán)境所提出的要求。近年來，發(fā)生在大學(xué)生中的一些典型案例，也從多個角度和側(cè)面證實了大學(xué)生心理健康水平在個體成長和發(fā)展過程中有著至關(guān)重要的作用。[1]
1.2 有利于高校制定科學(xué)管理政策，提高管理效益。傳統(tǒng)的管理模式在指導(dǎo)思想上注重和強調(diào)“管住”學(xué)生，忽視建設(shè)和導(dǎo)向；在學(xué)生教育管理的內(nèi)容、方法和途徑上，存在方法陳舊、途徑單一、管理無效的現(xiàn)象；它強調(diào)對紀(jì)律的要求，注重共性培養(yǎng)。而學(xué)生因管束太多，導(dǎo)致獨立意識差，內(nèi)在的創(chuàng)造潛能得不到有效開發(fā)和激活，忽視了人的“自由而全面的發(fā)展”，尤其是以激勵促發(fā)展的教育管理機(jī)制沒有得到充分運用和發(fā)展，挫傷了學(xué)生積極性，扼制了學(xué)生的全面發(fā)展。
1.3 有利于改革創(chuàng)新管理方法與手段，密切師生關(guān)系。堅持管理創(chuàng)新，首先要確立以人為本的教育管理理念，尊重學(xué)生個性發(fā)展，進(jìn)而促進(jìn)學(xué)生全面發(fā)展。以人為本的教育管理理念是教育改革和發(fā)展的核心，也是教育工作的出發(fā)點和歸宿。以人為本的核心在于對人性的充分肯定，對人的自由和民主的追求，最廣泛地調(diào)動人的積極因素，最充分地激發(fā)人的創(chuàng)造活力，最大限度地發(fā)揮人的主觀能動性。“大學(xué)的主旋律應(yīng)是育人，而非制器，是培養(yǎng)高級專門人才，而非制造高檔器材。我們的教育失去了人，忘記人有思想、有感情、有個性、有精神世界，就失去了一切。”[2]
2 大學(xué)生心理檔案管理機(jī)制建立中存在的問題
2.1 大學(xué)生心理檔案內(nèi)容更新緩慢，缺乏動態(tài)性。由于大學(xué)生心理檔案具有動態(tài)性和發(fā)展性特點，其建立并非一勞永逸，而是基于數(shù)次心理調(diào)查結(jié)果所形成的一種歷史記錄。然而，就目前已經(jīng)建立心理檔案的多數(shù)高校來看，普遍存在這樣一種現(xiàn)象，即建立起來的心理檔案內(nèi)容陳舊且更新速度緩慢。雖然學(xué)校方面已意識到學(xué)生的心理狀況是不斷發(fā)展變化的，歷史的記錄往往不能準(zhǔn)確反映學(xué)生現(xiàn)時的心理實際，對未來更沒有太大的參考或指導(dǎo)價值，但在具體操作中，學(xué)校并沒有定期更新心理檔案的內(nèi)容與形式，做到對學(xué)生心理發(fā)展變化的材料定期記錄和收集，以致看似“完整”的心理檔案早已落后于學(xué)生心理變化。事實上，如果心理檔案不能及時反映學(xué)生的心理狀態(tài)，其記錄的內(nèi)容在一定程度上就失去了存在的意義。[3]
2.2 檔案管理人員專業(yè)水平有待提高，管理制度不完備。心理檔案的建立和管理是一項專業(yè)性很強的工作，從事此項工作的人員應(yīng)當(dāng)具有健全的人格、扎實的心理學(xué)知識、廣博的文化知識、豐富的人生閱歷和心理輔導(dǎo)實踐經(jīng)驗。目前，許多高校的心理檔案管理人員缺乏專業(yè)素養(yǎng)和訓(xùn)練，不利于心理檔案的管理和作用發(fā)揮。同時也缺乏完善的管理使用制度，在一定程度上制約了心理檔案功能的發(fā)揮。
目前，多數(shù)學(xué)校除在每學(xué)期開學(xué)期間對新同學(xué)進(jìn)行例行的心理健康普查歸檔之外，并沒有做到每半年或一年再進(jìn)行一次補充或完善。而在平時的工作中，更沒有對存在心理問題的學(xué)生做進(jìn)一步追蹤，把持續(xù)充實心理檔案作為高校學(xué)生管理工作的日常性內(nèi)容，及時替換掉檔案中的舊有材料，以便更好地掌握學(xué)生心理發(fā)展規(guī)律。因而，其管理的結(jié)果也就無法滿足客觀實際的要求，大大降低了心理檔案的使用效率，影響其價值的發(fā)揮。
2.3 大學(xué)生心理檔案服務(wù)性不強，造成資源的浪費。大學(xué)生心理檔案是為學(xué)生、教師以及高校決策部門服務(wù)的。它能幫助教師全面、準(zhǔn)確及時地了解每個學(xué)生的個性特點、心理需求等，從而使教師在教育工作中能做到有的放矢，提高教育教學(xué)質(zhì)量。心理檔案不能束之高閣，要充分利用這一重要資源，挖掘心理檔案的多角度育人功能，提高高校教育、管理工作的針對性、前瞻性和科學(xué)性。[4]
與其他類別的高校檔案的成熟管理機(jī)制相比，大學(xué)生心理檔案建設(shè)起步較晚，管理機(jī)制存在明顯的不足。因此，克服大學(xué)生心理檔案管理機(jī)制中存在的問題，建立一套完善的管理機(jī)制，成為適應(yīng)大學(xué)生心理健康教育發(fā)展新趨勢，也是提高高校思想政治教育效率的必然要求。
人事檔案管理工作質(zhì)量偏低的根本原因在于制度落后，管理理念落后，導(dǎo)致人事檔案存儲數(shù)量偏低，入庫人事檔案整理工作粗糙。人事檔案管理過程中會有定期整理和清理工作，但是這并不能從根本上解決人事檔案管理過程中的存儲問題和檔案整理質(zhì)量。陳舊的人事檔案管理模式已經(jīng)無法適應(yīng)新經(jīng)濟(jì)時代下的要求，因此，需要注入新的管理理念，更新原有的管理模式。新的管理制度可以保持制度本身的整體性和配套設(shè)施的落實程度。實踐是檢驗真理的唯一標(biāo)準(zhǔn)，在實際工作中不斷檢驗新制度的使用價值，不斷完善改進(jìn)以求符合社會發(fā)展要求。
二、人事檔案管理機(jī)制創(chuàng)新策略
1、強化人事檔案管理意識
人事檔案作為人事管理機(jī)制中的特色管理內(nèi)容，是個人身份、學(xué)歷、政治面貌、思想品德的憑證，在企業(yè)單位用人方面人事檔案作用不可忽視。人事檔案事記錄人一生生活工作軌跡的具有法律效益的重要文件，其重要性不言而喻。部分人事檔案管理部門管理意識模糊造成檔案流失或嚴(yán)重?fù)p壞等現(xiàn)象屢屢發(fā)生，因此強化人事檔案管理意識迫在眉睫。面對人事檔案管理過程中出現(xiàn)的問題及時解決，各級領(lǐng)導(dǎo)和工作人員要審時度勢，明確工作內(nèi)容，尤其是檔案管理人員要不斷提高業(yè)務(wù)水平，為單位營造好的人事檔案管理機(jī)制創(chuàng)新出一份力。
2、完善人事檔案管理機(jī)制
人事檔案作為國家機(jī)關(guān)和公司單位的重要文件，需要嚴(yán)密的檔案管理機(jī)制，《檔案法》明確要求檔案的分類歸檔要做到有章可循，管理體制要有法可依。人事檔案管理部門要在辨明檔案真實性上嚴(yán)格把關(guān)，更要做好檔案保密工作。完善的人事檔案管理機(jī)制創(chuàng)新可以更好的促進(jìn)各種實際問題的高效解決。
3、實現(xiàn)人事檔案管理信息化
關(guān)鍵詞：知識經(jīng)濟(jì)；高校；綜合檔案
眾所周知，高校作為人才培養(yǎng)的一個重要基地，也是教育的起源地所在。在其日常綜合管理工作中，普遍是通過對各種檔案的有效管理來從事各類科研活動與教育教學(xué)活動，并用文字、圖標(biāo)等形式將所有活動項目記錄在案，由此就形成了高校綜合檔案[1]。故從某種意義上講，高校檔案蘊含著寶貴的資源與財富，是其他管理信息無法比擬的，不僅是知識經(jīng)濟(jì)背景下高校全面發(fā)展的一個重要依托，同時也是高校繼續(xù)展開各項活動的重要依據(jù)。為此，積極尋求高校綜合檔案管理辦法，就很有必要。
一、知識經(jīng)濟(jì)背景下高校綜合檔案管理問題分析
（一）對檔案管理認(rèn)識不足
部分高校領(lǐng)導(dǎo)普遍對高校綜合檔案管理存在著認(rèn)識不足的問題，多將其當(dāng)成學(xué)校日常行政工作附屬，可有可無，并將精力主要投入在學(xué)校基建與科研等事務(wù)上，較少將目光放在檔案管理上，從而造成高校檔案管理的不到位。正是因為領(lǐng)導(dǎo)的不重視，造成檔案管理人員缺乏對工作的主動性與積極性，安于現(xiàn)狀，缺乏創(chuàng)新精神，進(jìn)而出現(xiàn)高校檔案丟失或失真等問題。同時，一些高校依然采用傳統(tǒng)手工檔案處理形式，造成高校檔案管理逐漸流于形式，缺乏必要的利用與服務(wù)功能，無法迎合知識經(jīng)濟(jì)發(fā)展需求。
（二）檔案安全管理不到位
知識經(jīng)濟(jì)背景下，伴隨各類信息化設(shè)備與技術(shù)在高校檔案管理工作中的廣泛應(yīng)用，國內(nèi)外信息安全形勢的緊迫性也日漸凸顯，致使檔案信息安全管理問題也日漸引起了重視[2]。如檔案信息失真、被篡改，檔案信息被竊取，故強化對高校檔案信息的安全管理很有必要。
（三）檔案利用率低
在部分高校中，因其檔案，特別是科研檔案，多以紙質(zhì)形式存檔，且只有一份，不允許借出，只能在檔案室查閱。這樣一來，不僅使檔案查閱者無法獲得在短時間內(nèi)獲得自己想要的信息，而且查閱者的長期翻閱也使得檔案的完整性得不到保障。長此以往，一些有價值的檔案資源無法共享，從而造成檔案資源的遺失。
二、知識經(jīng)濟(jì)背景下高校綜合檔案管理對策分析
（一）形成檔案管理意識
知識經(jīng)濟(jì)背景下，樹立檔案管理意識、革新檔案管理觀念是高校提升綜合檔案管理的基礎(chǔ)所在。為此，高校在日常綜合檔案管理工作中，需做到三點：一是形成檔案開放意識。因知識經(jīng)濟(jì)背景下，檔案已從部分群體特權(quán)逐漸向全民開放了，大多數(shù)的高校紛紛將檔案資源向廣大師生與公眾開放，只有少部分機(jī)密檔案資源被封存。為此，高校檔案管理人員也應(yīng)樹立檔案開放意識，并具體結(jié)合服務(wù)者需求，逐步提升檔案工作的服務(wù)性與開放性。二是形成檔案時效意識。因知識經(jīng)濟(jì)背景下，社會節(jié)奏逐漸加快，基于此，高校綜合檔案管理也需迎合時展需求，逐步提升其時效性，及時收集、整理檔案，結(jié)合服務(wù)對象需求，第一時間開放檔案信息，以此來提升檔案資源利用的價值。三是形成檔案服務(wù)意識。知識經(jīng)濟(jì)背景下，各高校間的競爭也日漸轉(zhuǎn)向了科研實力與教學(xué)質(zhì)量的競爭，而高校綜合檔案管理工作作為高校展開科研與教學(xué)工作的一個重要依據(jù)，必然就需要檔案管理者逐步樹立檔案服務(wù)意識，切實做好檔案管理工作，從而為檔案利用者提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)[3]。
（二）強化檔案信息安全建設(shè)
1.制定適合的檔案信息安全管理機(jī)制。高校綜合檔案管理者需嚴(yán)格落實《中華人民共和國檔案法》與《中華人民共和國保密法》等法律規(guī)章制度，制定出迎合本高校綜合檔案管理的檔案信息安全管理機(jī)制，以此來保證檔案信息的安全性。
2.落實各類檔案信息及其價值鑒定工作。在日常檔案管理工作中，檔案管理人員需嚴(yán)格落實對各類檔案信息及其利用、服務(wù)價值的鑒定工作，以此來明確其檔案開放和控制、利用范圍。
3.重點加強對檔案的管理。在高校綜合檔案管理工作中，各單位與各檔案管理人員在管理、利用那些與控制使用檔案的時候，均需嚴(yán)格按照國家相關(guān)規(guī)定與實際工作需求，制定對應(yīng)的審批手續(xù)，不可擅自開放或是擴(kuò)大其利用范圍；而對于那些已經(jīng)解密與未被定為密級但仍需加以控制使用的相關(guān)檔案，也需按照相關(guān)規(guī)定處理；對的計算機(jī)信息系統(tǒng)，也需實現(xiàn)同互聯(lián)網(wǎng)的隔離處理，不可用處理國家秘密信息的計算機(jī)連接互聯(lián)網(wǎng)，而需同互聯(lián)網(wǎng)鏈接的計算機(jī)或其它一些電子信息設(shè)備也不可存儲、處理或傳遞檔案信息。
4.逐步強化對檔案管理電子設(shè)備和應(yīng)用系統(tǒng)的有效管理。即嚴(yán)格參照國家相關(guān)規(guī)定構(gòu)建高校檔案管理系統(tǒng)與安全防護(hù)體系，強化網(wǎng)絡(luò)安全管理工作，嚴(yán)格落實各項安全管理機(jī)制，確保各類電子設(shè)備與軟件可正常使用，以免檔案信息被竊取或篡改[4]。同時，有效檢驗并認(rèn)證電子檔案的存儲介質(zhì)，確保其長期可用，并積極展開對高校電子檔案的安全保護(hù)技術(shù)的大力研究工作，開發(fā)出一些有效的電子檔案安全管理技術(shù)，以此來確保高校各類檔案信息的安全與有效。
（三）實現(xiàn)高校檔案管理的網(wǎng)絡(luò)共享化
綜合檔案的共享，一直以來就是高校廣大教職工與科研工作者展開教育教學(xué)與科研工作的前提所在，而現(xiàn)代化電子網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展就為這種資源共享提供了可能。首先，從形式上來講，各大高校可充分利用其校園網(wǎng)與辦公自動化系統(tǒng)來實現(xiàn)同校外構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)資源共享關(guān)系，并在校內(nèi)網(wǎng)上實現(xiàn)對各類檔案資源信息的與開放等。其次，高校還需積極構(gòu)建檔案信息檢索平臺，從而讓檔案利用者只需輸入相關(guān)關(guān)鍵詞就可查找到相關(guān)的檔案信息。與此同時，也可在網(wǎng)上開放檔案信息咨詢服務(wù)，為檔案利用者提供定向、定題的信息資源，以此來不斷提升高校檔案服務(wù)水平。當(dāng)然，要想更好地解決高校綜合檔案信息的分散性與檔案利用者對檔案信息需求間的綜合矛盾，高校各檔案管理還必須徹底擯棄傳統(tǒng)那種“條塊分割、各自為政”的管理觀念，積極樹立服務(wù)意識與資源共享管理，實現(xiàn)各部門同檔案管理部門間的溝通與信息交流，逐步做到檔案信息服務(wù)整體化與網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展，最終實現(xiàn)各類檔案資源的全面共享[5]。同時，知識經(jīng)濟(jì)背景下，逐步強化對高校內(nèi)部各檔案管理人員現(xiàn)代辦公技術(shù)培訓(xùn)工作，同樣也是實現(xiàn)高校檔案資源網(wǎng)絡(luò)共享的重要保障。為此，各高校還需積極落實對檔案管理人員的技術(shù)培訓(xùn)工作，逐步提升其綜合素質(zhì)，為綜合檔案的現(xiàn)代化與信息化管理奠定堅實的人員保障，從整體上提升高校綜合檔案資源的共享率?？偠灾殡S知識經(jīng)濟(jì)時代的來臨，高校綜合檔案管理工作也面臨著較大的挑戰(zhàn)?；诖耍鞔_高校在綜合檔案管理方面存在的問題，并具體針對問題提出相應(yīng)的解決方案，對促進(jìn)高校檔案管理工作實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、網(wǎng)絡(luò)化與信息化、規(guī)范化管理，有著重要的作用，應(yīng)給予高度重視。
作者:譚春霞 單位:長春工程學(xué)院檔案館
參考文獻(xiàn)：
[1]劉楠.知識經(jīng)濟(jì)時代高校綜合檔案管理的問題及措施[J].唐山師范學(xué)院學(xué)報,2012(5)：159-160.
[2]譚春霞.談高校綜合檔案管理存在的問題及改進(jìn)方法[J].黑龍江史志,2014(17)：215.
[3]丁林林.知識經(jīng)濟(jì)時代高校檔案管理工作面臨的挑戰(zhàn)與途徑[J].科技展望,2015(7)：217，219.
1 現(xiàn)狀分析
1.1 部門間信息系統(tǒng)無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，不互通
當(dāng)前多數(shù)高職院校的各個業(yè)務(wù)部門的信息資源管理基本是從自身需求出發(fā)，沒有全局統(tǒng)籌與規(guī)劃，信息共享無法實現(xiàn)。另一方面，各部門之間的數(shù)據(jù)沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，系統(tǒng)的數(shù)字格式、 結(jié)構(gòu)不統(tǒng)一，導(dǎo)致信息的不兼容， 資源共享的瓶頸出現(xiàn)。各部門信息系統(tǒng)管理各自為政， 導(dǎo)致了檔案信息重復(fù)開發(fā)、建設(shè)，人力、物力、財力的浪費無法避免，有時個別部門存在占有信息的心理也導(dǎo)致信息無法共享。
1.2 檔案管理人員水平參差不齊
檔案管理人員的基本要求是能夠有效地管理檔案館的各項業(yè)務(wù)，主管人員要求具備高級及以上專業(yè)技術(shù)任職資格條件，在檔案業(yè)務(wù)素質(zhì)和檔案學(xué)術(shù)科學(xué)研究上具有一定權(quán)威和成果。但是目前高職院校的檔案管理人員以及部門的負(fù)責(zé)人大多來自學(xué)校的其他部門，不是專門的檔案管理專業(yè)科班出身，有的甚至只是兼職管理檔案人員、實習(xí)人員或臨時編制的工作人員。他們不具備檔案專業(yè)的知識和水平，會使檔案管理工作任務(wù)的完成造成障礙。
1.3 檔案管理的數(shù)字化建設(shè)需進(jìn)一步加快
信息時代，數(shù)字化技術(shù)由于其經(jīng)濟(jì)、方便等特點將紙質(zhì)的文本文件取代已成為趨勢，數(shù)字化檔案損耗少，查找利用率高。但部分高職院校的檔案管理工作中實現(xiàn)數(shù)字化管理的相對還比較少。一些高職院校的行政人事檔案、學(xué)生的學(xué)籍資料還是以紙質(zhì)文檔為主，在查找時需要檔案管理人員在檔案庫房花費很長時間，造成工作效率底下。
1.4 檔案意識不強，普及度不高
很少有高職院校特別重視檔案工作，比如在校園進(jìn)行檔案基礎(chǔ)知識的宣傳等，師生不了解檔案對子的的作用和意義，造成其檔案意識不強，在獲得獎勵和成果時沒有承擔(dān)起很好的保管責(zé)任，不能及時將證書原件歸檔。需要使用證時由于材料的遺失不得不找各種途徑去補開證明，費時費力，甚至耽誤前途。
2 高職院校檔案管理工作的若干建議
2.1 健全檔案管理機(jī)制
《高等學(xué)校檔案管理辦法》中規(guī)定，高校檔案館應(yīng)當(dāng)作為與圖書館同級別的獨立機(jī)構(gòu)而設(shè)立，提高檔案管理人員的準(zhǔn)入門檻，引進(jìn)專業(yè)的檔案專業(yè)管理人員，這樣學(xué)校的檔案管理才能為其服務(wù)功能的實現(xiàn)創(chuàng)造可行的環(huán)境，增強檔案在校園內(nèi)和校園外的影響力。作為學(xué)校來說，檔案管理工作要做到對過去負(fù)責(zé)、為現(xiàn)在記錄，為將來傳承，從檔案形成的最初到材料的收集保管，再到文檔的利用和銷毀的各個環(huán)節(jié)都要制定和執(zhí)行有效的規(guī)章制度。
2.2 重視檔案管理人員培訓(xùn)，推進(jìn)檔案信息化建設(shè)
可組織檔案管理人員參加檔案工作的集中學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，重點學(xué)習(xí)檔案工作的數(shù)字化，將文檔數(shù)字化整理和歸類。學(xué)校應(yīng)出臺措施，將校內(nèi)各類文件進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范，讓各類檔案實現(xiàn)規(guī)范化和歸檔及時化，可購買符合自身檔案特點的管理軟件進(jìn)行檔案的管理。這還有利于對各類檔案的及時更新和維護(hù)，實現(xiàn)無紙化辦公。另外，對現(xiàn)有的紙質(zhì)文件應(yīng)通過掃描等數(shù)字化手段盡快進(jìn)行歸檔和整理，滿足師生調(diào)閱和查詢的需要。
2.3 加強檔案意識的普及和宣傳力度
檔案管理人員應(yīng)增強服務(wù)意識，提供檔案的管理和查詢服務(wù)，提升工作態(tài)度和服務(wù)成效。多為師生宣傳檔案的重要性，深化大眾的檔案意識，增強師生對檔案和檔案管理重要性的認(rèn)識，讓全體教職工和學(xué)生支持和配合檔案管理工作，提高檔案的利用價值。
關(guān)鍵詞：人口計劃生育；檔案管理；措施
檔案是對歷史的記錄，如何做好新時期的人口和計劃生育工作的檔案管理工作對我國新時期人口和計劃生育工作更好開展和促進(jìn)社會經(jīng)濟(jì)有好又快發(fā)展有著積極的作用。新時期的人口和計劃生育工作已經(jīng)邁入了法制化，規(guī)范化，制度化發(fā)展，對人口和計劃生育檔案管理工作也提出了更高的，更新的要求。做好新時期的人口和計劃生育檔案管理工作已經(jīng)不能夠停留在以前的管理模式上了，必須要有采取新的管理模式，并加強管理工作等實踐方面的創(chuàng)新研究。
一、充分認(rèn)識人口計生檔案工作的重要性
檔案是人類活動的真實記錄，是人們認(rèn)識和把握客觀規(guī)律的重要依據(jù)。借助檔案，我們能夠更好地了解過去、把握現(xiàn)在、預(yù)見未來。檔案管理是一項記錄歷史、傳承文明、服務(wù)社會、造福人民的重要工作。同樣，計生檔案管理也是黨和國家事業(yè)發(fā)展一個不可缺少的方面，是一項崇高的事業(yè)。恰恰是鄉(xiāng)鎮(zhèn)計生干部特別是鄉(xiāng)鎮(zhèn)領(lǐng)導(dǎo)干部缺乏這樣的認(rèn)識。因此，要采取多種形式，通過開展廣泛持久的檔案管理法規(guī)的宣傳教育，讓《檔案法》等法律法規(guī)不斷深入人心，全面提高鄉(xiāng)鎮(zhèn)計生干部特別是領(lǐng)導(dǎo)干部的思想認(rèn)識和檔案法治意識，增強對計生檔案管理工作重要性的認(rèn)識。市、縣（區(qū)）人口計生部門要經(jīng)常舉辦鄉(xiāng)鎮(zhèn)計生檔案管理人員培訓(xùn)班，特別是對鄉(xiāng)鎮(zhèn)領(lǐng)導(dǎo)干部，至少每年要開展一次系統(tǒng)培訓(xùn)，使鄉(xiāng)鎮(zhèn)領(lǐng)導(dǎo)干部和計生檔案管理人員準(zhǔn)確把握檔案法的條款規(guī)定，掌握計生檔案管理的基本知識，提高對計生檔案管理的認(rèn)知程度和接受程度，避免在工作中不作為和亂作為。
二、人口和計劃生育檔案管理工作現(xiàn)狀
我國是一個人口大國，我國的人口和計劃生育工作的開展面臨著許多嚴(yán)峻的形勢，這也為我國人口和計劃生育檔案管理工作也帶來了一些問題，主要就集中在兩方面：
1、領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作不夠重視
基層檔案整理和保管是整個檔案管理工作全過程的基礎(chǔ)，這卻是我國的人口計劃生育工作檔案管理工作的薄弱環(huán)節(jié)。領(lǐng)導(dǎo)對基層的檔案管理工作一般都不夠重視，檔案管理部門在人們的心中也是“冷衙門”，基層的檔案管理工作人員不具有什么地位，對工作提出的建設(shè)性建議總是不能夠獲得應(yīng)有的重視。檔案的管理工作并沒有列入各級計生考核體系中，領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注的事情一直都是計生的實踐工作，檔案的管理已被自然忽略了。在錄用管理人員之時，一般考慮政治背景就行了，幾乎不關(guān)注檔案管理方面的專業(yè)能力是否已經(jīng)具備。
2、缺乏檔案管理意識，檔案保管條件差
檔案管理工作的不受重視對工作人員的工作積極性也是一個沉重的打擊，而基層工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和檔案管理意識方面也跟本不可能獲得提高，離《檔案法》的要求相差實在是太遠(yuǎn)了。計生工作檔案管理人員對檔案的保管技術(shù)工作和業(yè)務(wù)方面的知識背景都非常的缺乏，多停留在“存放便萬事大吉”的狀態(tài)，這使得檔案管理總是顯得雜亂無章的狀態(tài)。因為檔案管理工作本身就缺乏應(yīng)有的重視，因此檔案保管方面的硬件設(shè)施也跟不上時代的要求，檔案庫缺乏相應(yīng)的保護(hù)措施，這些都為檔案管理工作帶來了許多的隱患。盡管現(xiàn)在國家提出了一些列的嚴(yán)格規(guī)章制度和法律法規(guī)，但是人口計生檔案管理工作方面依舊是出現(xiàn)一房多用，辦公用品質(zhì)量低下等現(xiàn)象，甚至檔案資料出現(xiàn)污損和丟失等重大工作失誤。
三、加強計生檔案管理工作的對策
1、提高對計生檔案管理工作的重視
領(lǐng)導(dǎo)對計生檔案管理工作的重視是對檔案管理工作制度化，標(biāo)準(zhǔn)化最為關(guān)鍵的一個環(huán)節(jié)，是計生檔案管理工作能夠順利進(jìn)行，能夠科學(xué)管理現(xiàn)代化的前提。人口和計劃生育部門的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)更新觀念，充分認(rèn)識到計生檔案管理工作對計生工作開展的決策依據(jù)方面的作用，為育齡婦女提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的作用，為流動人口提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的作用，促進(jìn)計劃生育工作改進(jìn)的作用，為農(nóng)民致富方面的作用。要把計生檔案管理工作提到和計劃生育協(xié)會，法制建設(shè)等部門同等重要的地位，把管理和建設(shè)納入到主要的議事日程，劃撥必要的財政投入，為檔案管理工作打下良好的基礎(chǔ)，為計生檔案管理工作進(jìn)一步的科學(xué)化，標(biāo)準(zhǔn)化，現(xiàn)代化做好準(zhǔn)備。
2、強化人口計生檔案管理規(guī)章制
人口計生工作任務(wù)十分繁雜，為把檔案管理工作融入人口計生部門的各項工作中，就需要有一套完整的制度來規(guī)范約束。一是人口計生檔案收集、上報、整理、存檔應(yīng)做到規(guī)范，嚴(yán)格按照制度辦事，嚴(yán)把“三關(guān)”，即：評查、歸檔和上架關(guān)。做到“細(xì)”，仔細(xì)查找檔案管理上存在的薄弱環(huán)節(jié)，不放過“蛛絲馬跡”，逐一整改和修正；“嚴(yán)”，在專業(yè)人員指導(dǎo)下進(jìn)行驗收整理，凡不符合質(zhì)量要求的，必須重新按要求整理，直至驗收合格；“精”，對已歸檔的資料，全部進(jìn)行檢查，按要求歸類、裝訂。二是實行定期談話制度，專兼職檔案員要定期與服務(wù)對象談話，經(jīng)常到基層去，到育齡婦女家中去，獲取第一手資料，取得工作主動權(quán)。三是實行計劃生育項目檢查治療登記制度，為各級計生服務(wù)站以及醫(yī)院的B超室、手術(shù)室、婦產(chǎn)科等相關(guān)科室專門配備專用檢查登記簿，把第一手資料全部統(tǒng)計起來。只有嚴(yán)格有關(guān)規(guī)章制度，才能確保檔案完整齊全，從而保證相關(guān)資料得以及時、準(zhǔn)確、完整歸檔，這樣既確保了人口計生工作的質(zhì)量，也提高了檔案的可利用性。
3、拓寬服務(wù)領(lǐng)域，強化服務(wù)理念
首先應(yīng)建立健全計生檔案，主要是建立計生“七簿、一卡”?！捌卟尽笔牵焊刹柯毠こ趸椤㈦x婚、復(fù)婚、再婚情況登記簿；未婚青年登記簿；干部職工歷年辦理生育計劃、獨生子女證登記簿；已婚育婦查環(huán)、查孕人員登記簿；非在職人員、職工家屬已婚育婦年度查環(huán)、查孕情況登記簿；歷年違反計劃生育人員處理情況登記簿；干部職工變動情況登記簿?！耙豢ā笔牵河媱澤怯浛??！捌卟?、一卡”檔案反映了整個單位計劃生育的各種基本情況。此外，還有一些計生的文件、照片等材料，也要收集歸檔。計生情況也是不斷發(fā)展變化，有的結(jié)婚，有的離婚，有的復(fù)婚，有的計生節(jié)育，有的超生違法，有的獲獎，有的受罰，有的調(diào)進(jìn)，有的調(diào)出。因此，要對計生檔案實行動態(tài)管理，計生材料及時收集歸檔。建立完整準(zhǔn)確的計生檔案，這就為計生檔案的信息化管理打下堅實基礎(chǔ)。
4、提高工作人員的管理素質(zhì)
檔案管理工作人員的知識技能水平和科技水平直接關(guān)系到檔案工作的管理水平，我國的計生檔案管理工作需要提高工作人員的管理素質(zhì)。這些素質(zhì)可以從以下幾個方面綜合入手：第一、重視對高素質(zhì)、復(fù)合型人才的培養(yǎng)；第二、重視計生檔案工作人員的在職培訓(xùn)；第三、鼓勵檔案工作人員自我成才；第四、合理調(diào)配人才，優(yōu)化人才結(jié)構(gòu)。工作人員素質(zhì)的培養(yǎng)和提高一定要結(jié)合信息時展的技能需求，為下一步引入計算機(jī)等技術(shù)進(jìn)行檔案管理工作做好人才的儲備和培養(yǎng)工作，使得我國的計生檔案管理工作的臺階能夠跟上時代的步伐。
5、引入新技術(shù)
計算機(jī)技術(shù)應(yīng)用在計生檔案管理工作的多是淺顯的技術(shù)手段，沒有發(fā)揮出計算機(jī)應(yīng)當(dāng)具有的能力，所以要積極應(yīng)用好計算機(jī)技術(shù)在計生檔案管理工作中的作用，還應(yīng)當(dāng)進(jìn)行適合我國計生檔案管理工作現(xiàn)代化，科學(xué)化的信息管理軟件，以有效的簡化檔案管理工作的一些繁雜過程，提高工作效率，優(yōu)化檔案管理工作。
人們進(jìn)入圖書館的時候有個檢索系統(tǒng)，這個系統(tǒng)為人們尋找需要的書籍帶來了許多便利，而計生檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)積極引入類似的系統(tǒng)，為工作帶來便利，而不是搬照以前的工作方式，只是對文案歸檔處理。在檢索的過程中，尋求用關(guān)鍵詞代替主題詞的方法避免主題詞存在的繁瑣，效率低下的弊病。計算機(jī)技術(shù)在應(yīng)用過程中，首先要做好數(shù)據(jù)庫的構(gòu)建工作，構(gòu)建一個良好的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，不僅有利于將來工作的人員對檔案的錄入工作，也有利于將來文件的查找工作。而且構(gòu)建的數(shù)據(jù)庫應(yīng)當(dāng)簡便易操作，不能是部門請來了構(gòu)建數(shù)據(jù)庫的工程師，但體統(tǒng)太過專業(yè)化，不易于一般工作人員操作那么計算機(jī)技術(shù)的引入也就失去的了應(yīng)該具有的意義了。在檔案的保管方面，由于紙質(zhì)的文檔不容易保存，容易受到許多環(huán)境因素的影響?，F(xiàn)實中檔案管理庫并不是非常的完善，而且還多存在一房多用的情況，文檔容易受到損壞，因此，可以積極利用多媒體等手段對檔案進(jìn)行有效的保管。比如把文檔做成很小的膠卷，這在許多大的圖書館就有利用這種技術(shù)，而且還非常的經(jīng)濟(jì)，這不僅有利于檔案的保存，還能夠極大的減小檔案對空間的占用。同時把一些數(shù)據(jù)制作成相應(yīng)的可以在計算機(jī)上觀看的視頻或者音頻之類的文件，不僅有利于檔案的查閱，更有利于檔案的永久保存和復(fù)制。
6、要加強檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)
實現(xiàn)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化，不但減少工作人員的勞動量，提高工作效率，而且能搞好地起到資料的交流和共享作用。要不斷強化檔案的服務(wù)功能，編制和安裝科學(xué)、實用的檔案檢索工具，力求實現(xiàn)檔案資料查詢“以計算機(jī)為主、案卷目錄為輔”的查詢系統(tǒng)，把“死檔案”變成“活資料”。目前，全省人口計生網(wǎng)采用四級網(wǎng)絡(luò)的樹形結(jié)構(gòu)，覆蓋了省、市、縣、鄉(xiāng)四級行政區(qū)域，將常住人口信息和流動人口信息分別管理，同時又相互關(guān)聯(lián)，建立兩地聯(lián)系，實現(xiàn)了數(shù)據(jù)一處輸入，各處共享，既提高了檔案管理水平和辦公效率，又為杜絕違法生育行為奠定了基礎(chǔ)，還可便于各級及時查詢匯總信息，及時掌握育齡婦女管理工作情況，為穩(wěn)定低生育水平提供數(shù)據(jù)支持。
高校的成績檔案，是高校教育活動成果記錄，反映了學(xué)生各個方面的真實信息。高校普及了學(xué)分制的教學(xué)方式，這給檔案管理工作帶來了一定的困難。因為采用學(xué)分制，導(dǎo)致文件的大幅度增加，檔案管理工作相比之前更加的繁重。本文通過分析，簡述檔案管理的策略。
【關(guān)鍵詞】
應(yīng)用型高校；學(xué)分制；檔案管理
學(xué)分制是高校一種高效的管理制度，用學(xué)分作為畢業(yè)的根據(jù)。隨著醫(yī)學(xué)院校在管理模式上進(jìn)行學(xué)分制改革，學(xué)生的檔案管理數(shù)量也隨之增多，造成檔案管理工作量的增加，所以需要找出一種策略進(jìn)行解決。
一、高校的學(xué)分制管理
（一）學(xué)分制
學(xué)分制的核心是學(xué)生自由選課制度，可以讓學(xué)生擁有更加靈活的學(xué)習(xí)時間，有選擇性的選擇學(xué)習(xí)內(nèi)容。它適應(yīng)了培養(yǎng)人才的要求，提升了教育質(zhì)量，加深素質(zhì)教育的改革，推進(jìn)了學(xué)生個性化教育。
學(xué)分制可以用來衡量學(xué)生的學(xué)習(xí)情況，讓學(xué)生從自身出發(fā)，合理安排學(xué)習(xí)進(jìn)度，學(xué)生的自主性得到了增強。同時，學(xué)分制尊重學(xué)生的個性與自由，為學(xué)生提供了一個平等的機(jī)會進(jìn)行自我發(fā)展。其最大特點就是突破了學(xué)年的限制，只要滿足學(xué)分指標(biāo)就可以畢業(yè)。
而醫(yī)學(xué)院校的專業(yè)針對性很強，主要培養(yǎng)學(xué)生的動手實踐能力。為了便于管理，醫(yī)學(xué)院校通常使用編級管理方式，將醫(yī)學(xué)課程的學(xué)習(xí)階段和畢業(yè)實踐階段分別設(shè)定學(xué)分。如果累計學(xué)分沒有修夠，或者教學(xué)計劃內(nèi)不及格的，將此類學(xué)生編入下一年級。在學(xué)制年限內(nèi)依然沒有修夠?qū)W分的，可以延長修業(yè)期，將學(xué)生管理編入下一年級。
（二）學(xué)分制高校成績管理特色
由原來的固定學(xué)制，變成了如今的彈性學(xué)制，允許學(xué)生在學(xué)習(xí)期間無論是畢業(yè)提前還是畢業(yè)推遲，只要在學(xué)分修夠的情況下就可以畢業(yè)。這樣就造成了學(xué)生檔案變得很復(fù)雜。再加上學(xué)生實行選課，學(xué)生的學(xué)習(xí)成績由原來的百分比量化成了學(xué)分，同一專業(yè)班級的跨專業(yè)的課程成績，讓檔案充滿了交互性。
二、學(xué)分制下的成績檔案管理
（一）建立學(xué)號檔案管理
在學(xué)分制下的高校中，成績檔案零碎而分散，輸入成績、修改成績、查詢成績都比較慢，很難進(jìn)行高效的成績管理工作，也無法進(jìn)行有效的信息反饋，所以需要建立一個完整的學(xué)號檔案管理機(jī)制。由于學(xué)分制的特點，學(xué)生可以夸系，夸專業(yè)選擇學(xué)習(xí)課程，于是我們就應(yīng)該弱化院系和專業(yè)的概念，突出學(xué)號的概念。同時由于人重名的現(xiàn)象很嚴(yán)重，而學(xué)號卻具有唯一性，無論怎么變動系和專業(yè)，學(xué)生的學(xué)號是不變的。
學(xué)號的編排具有一定的規(guī)律，這使得檔案管理不會再出現(xiàn)傳統(tǒng)方式下，由于院系、專業(yè)、姓名的方式進(jìn)行管理時造成的檔案繁多，工作量大的問題。學(xué)號檔案管理的方式具有系統(tǒng)性，完整保留學(xué)生是否留級、是否休學(xué)、提前畢業(yè)等非常規(guī)檔案。用學(xué)號作為檔案管理方式，可以確保成績檔案管理的規(guī)范和穩(wěn)定，快速準(zhǔn)確的進(jìn)行查詢檢索。
（二）建立部門合作管理機(jī)制
為了避免成績檔案重復(fù)進(jìn)行工作，作為檔案管理部門，應(yīng)該聯(lián)合學(xué)校的每個部門進(jìn)行有效合作，建立合作管理機(jī)制。避免檔案管理變得繁瑣困難，學(xué)校的每個層面，領(lǐng)導(dǎo)教師學(xué)生等都要融入檔案管理之中。
首先，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要建立有效的制度，科學(xué)規(guī)范的對成績檔案進(jìn)行管理。讓成績檔案管理工作，做到分工明確，把責(zé)任規(guī)劃到每個人身上。還要規(guī)范工作程序，明確工作流程，減少反復(fù)工作和盲目工作。
其次，每個院系的教師需要提高檔案管理意識，促使教師可以自覺遞交成績檔案到院系部，有利于成績檔案的整理歸檔，利于檔案管理的規(guī)范化。
再次，由于學(xué)分制實行選課制度，學(xué)生的自由度增加了，而教學(xué)計劃也相應(yīng)的增加，有幾個學(xué)生就有幾份教學(xué)計劃，而檔案管理工作也變得異常繁重，稍有不慎就會出錯，影響成績管理的準(zhǔn)確性。所以需要把學(xué)生也納入檔案管理工作當(dāng)中。
最后，由于學(xué)生是在各個院系之間選課，這樣造成了評價成績、收集數(shù)據(jù)方面的復(fù)雜局面。為了解決這個問題，高?？梢越⑿Ｔ汉献鞴芾砟Ｊ?。院系的教師提供考試的試卷以及成績批閱和試卷保管工作。而學(xué)校復(fù)雜院系學(xué)生的成績查詢和分析統(tǒng)計等工作。通過分工明確的檔案管理工作，促進(jìn)院系部門的協(xié)調(diào)，減少管理的混亂，保證檔案管理工作的正常運行。
（三）檔案管理的網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化應(yīng)用
學(xué)習(xí)的教學(xué)模式逐漸采用學(xué)分制，排課的形式也有安排式改成了選課方式，這樣學(xué)生選課實現(xiàn)了自由化，但管理人員對其分?jǐn)?shù)的管理上出現(xiàn)了困難，原始紙質(zhì)檔案無法滿足工作需求，在如今網(wǎng)絡(luò)信息化時代，高校的檔案管理工作利用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行成績檔案管理，也已經(jīng)成為必然。在管理上，應(yīng)該將手工錄入方式和電子錄入方式相結(jié)合。相比傳統(tǒng)的手工錄入方式，采用計算機(jī)技術(shù)對學(xué)生成績進(jìn)行查詢操作、錄入操作、修改操作以及刪除操作等，查找更方便，存儲量更大、檢索速度更快、可靠性和保密性更高。
現(xiàn)在很多應(yīng)用型高校，都采用教務(wù)軟件進(jìn)行電子錄入方式進(jìn)行成績輸入工作。這種方式有利于檔案管理工作的系統(tǒng)化、規(guī)范化。教務(wù)軟件還可以對學(xué)生的成績進(jìn)行管理，對學(xué)生的班級、課程、班主任、成績等信息進(jìn)行管理，提高了工作效率，也方便了查詢學(xué)生成績。
在成績檔案進(jìn)行數(shù)字化時，需要對紙質(zhì)檔案進(jìn)行整理，對錄入的檔案信息和有關(guān)文件等進(jìn)行審核和校對。這些工作流程應(yīng)該責(zé)任落實到人，明確職責(zé)?？紤]檔案原件信息保護(hù)的同時，最大程度發(fā)揮檔案管理的數(shù)字化功能，保證信息的真實可靠。同時建立文件級別的目錄數(shù)據(jù)庫并加以同步，這樣可以讓成績檔案的準(zhǔn)確率有所提高，為了方便了使用者，應(yīng)該同時進(jìn)行檔案的數(shù)字化和網(wǎng)上查詢功能。
三、結(jié)語
成績檔案管理是一個細(xì)致而又繁雜的工作，開展學(xué)分制教學(xué)，提高了高校檔案管理工作的難度和要求。檔案管理工作應(yīng)當(dāng)以學(xué)生為本，不斷提高其服務(wù)能力和管理工作的效率，推動科學(xué)化的成績檔案工作。
參考文獻(xiàn)：
[1]王曉敏.淺談如何做好檔案管理工作[J].內(nèi)蒙古科技與經(jīng)濟(jì)，2010（01）
一、職業(yè)技術(shù)學(xué)院加強財務(wù)檔案管理的作用
職業(yè)院校的財務(wù)檔案管理包括了院校財務(wù)開支的全部活動資料，是整個財務(wù)工作的具體反映和寫照。因此，高校的財務(wù)檔案保存可以作為日后研究院校財務(wù)狀況的重要憑證，對日后工作人員找尋資料也提供了方便的途徑，大大促進(jìn)了高校的經(jīng)濟(jì)管理。對于有些財務(wù)管理中的問題分析，院校財務(wù)檔案中的資料可以作為重要的參考，為事件處理提供可靠地數(shù)據(jù)資料，節(jié)省工作時間，提高效率。還有一些財務(wù)分析的工作，需要使用之前的財務(wù)檔案，此時數(shù)據(jù)保存完善的檔案就會發(fā)揮重要作用。
對于職業(yè)技術(shù)學(xué)院的財務(wù)開支，難以避免會有些問題的出現(xiàn)，挪用公款、支出不合理都是很可能出現(xiàn)的，為了避免這種情況的發(fā)生，加強職業(yè)技術(shù)學(xué)院的財務(wù)管理也是一種有效的途徑。對財務(wù)開支情況進(jìn)行記錄，能有效的減少不正常財務(wù)開支情況的發(fā)生，從而加強職業(yè)院校的經(jīng)濟(jì)管理。
通過分析職業(yè)高校的財務(wù)檔案還可以為工作人員工作質(zhì)量的評定提供參考，在分析過程中，院校財務(wù)支出的具體情況都會體現(xiàn)出來，對于各項支出和領(lǐng)導(dǎo)者的決策是否合理，都能夠很明顯的體現(xiàn)出來。而且，職業(yè)技術(shù)學(xué)院通過建立完善的財務(wù)檔案管理體系，對于管理過程中的不足和缺陷都能及時發(fā)現(xiàn)，并且得到解決，促進(jìn)財務(wù)管理的科學(xué)化、完善化。
在職業(yè)技術(shù)學(xué)院教學(xué)過程中，一些與經(jīng)濟(jì)管理相關(guān)的專業(yè)，都需要大量的實踐和案例，與理論教學(xué)相結(jié)合，促進(jìn)教學(xué)工作的提高。而本職業(yè)院校的財務(wù)檔案剛好可以作為教學(xué)的參考和依據(jù)，將實際引用到教學(xué)過程中，既為教學(xué)提供了大量的真實案例，又促進(jìn)學(xué)生的能力提高，一舉兩得。
二、目前職業(yè)院校財務(wù)檔案管理中存在的問題
（一）對財務(wù)檔案管理重要性意識不夠
通過之前簡述，可知對職業(yè)技術(shù)學(xué)校來說，財務(wù)檔案管理有著重要的地位和作用。但是在大多數(shù)職業(yè)院校中，對財務(wù)檔案管理的重視性都不高，一般只重視財務(wù)工作的開展，對于具體的證明、數(shù)據(jù)并不重視，只要求有簡單的證明就可以了，并沒有將檔案管理工作落實到位。在之后的數(shù)據(jù)、資料整理過程中，大都只使用了財務(wù)工作中的簡單數(shù)據(jù)，并沒有將整個過程的數(shù)據(jù)收集完整，導(dǎo)致即使檔案管理工作開展落實后，整個資料檔案都并不完整，達(dá)不到預(yù)期的效果。
對檔案管理工作的重視不夠，從根本上來說，是由于領(lǐng)導(dǎo)者的重視不夠，在職業(yè)技術(shù)學(xué)院中，主要原因就是由于學(xué)校管理者對于檔案管理工作的重視不夠。由于管理者不重視該工作的開展落實，所以具體的工作人員更難以將管理工作很好的落實到位。在初期的財務(wù)開支證明時就缺乏統(tǒng)一的規(guī)范要求，在之后收集資料時，數(shù)據(jù)也就難以完善。
（二）財務(wù)檔案管理工作不夠規(guī)范
相關(guān)工作人員缺乏專業(yè)的知識技能是造成檔案管理工作不規(guī)范的主要原因之一。對于財務(wù)檔案管理工作，沒有統(tǒng)一的要求，不同的工作人員有不同的處理方法，造成檔案管理工作的秩序混亂，影響檔案管理工作的質(zhì)量。其次，職業(yè)技術(shù)學(xué)院中沒有設(shè)置專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，很少有專門負(fù)責(zé)財務(wù)檔案管理的工作人員，大都是由其他職能的工作人員，更容易造成管理工作中的不完善問題。而有些職業(yè)院校中，雖然有專門的管理機(jī)構(gòu)，但是由于各部分之間的權(quán)責(zé)劃分不明確，并且缺乏專業(yè)的知識技能培訓(xùn)，難以對管理工作統(tǒng)一約束。除此之外，資源配置情況也是影響職業(yè)技術(shù)學(xué)院財務(wù)管理工作的重要原因，沒有具體的檔案存放地點，信息數(shù)據(jù)沒有具體的收集、保存途徑，即使工作人員有較好的職業(yè)素養(yǎng)，也難以將工作規(guī)范完善。
（三）缺乏統(tǒng)一的要求和標(biāo)準(zhǔn)
我國高校的財務(wù)管理工作發(fā)展較晚，目前還沒有統(tǒng)一的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，所以職業(yè)技術(shù)學(xué)院在財務(wù)檔案管理工作中更是難以達(dá)到預(yù)期要求，將財務(wù)檔案管理的有益作用完全發(fā)揮出來。有部分職業(yè)技術(shù)院校雖然對財務(wù)檔案管理制定有一定的要求，但是都只在小范圍或者自己學(xué)校里實行，并沒有擴(kuò)展到整個行業(yè)，沒有形成有規(guī)范的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。
三、規(guī)范職業(yè)技術(shù)學(xué)院財務(wù)檔案管理
（一）加強職業(yè)技術(shù)學(xué)院財務(wù)檔案管理的意識
出于財務(wù)檔案管理的重要性，和目前職業(yè)技術(shù)學(xué)院財務(wù)檔案管理的意識不強，要重點落實增強職業(yè)技術(shù)學(xué)院對此管理的意識。職業(yè)院校要在充分意識到財務(wù)檔案管理的重要性的前提下，改變之前對財務(wù)支出證明和資料收集的不重視情況，致力于完善院校財務(wù)檔案管理體系。先從領(lǐng)導(dǎo)者抓起，引導(dǎo)院系領(lǐng)導(dǎo)者認(rèn)識財務(wù)檔案管理對學(xué)校財務(wù)支出和日后工作的重要性，建立注重學(xué)校財務(wù)檔案管理的意識。在學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)者的帶領(lǐng)下，增強管理工作人員的重視，從而保證學(xué)校財務(wù)檔案管理工作的重視程度提高和工作的落實，促進(jìn)職業(yè)技術(shù)學(xué)院的財務(wù)開支科學(xué)化，促進(jìn)職業(yè)技術(shù)學(xué)院的經(jīng)濟(jì)管理水平提高。
（二）提高管理人員的專業(yè)素養(yǎng)
專業(yè)的管理人員不僅能提高財務(wù)檔案管理的效率，而且還能保證工作開展的有序和質(zhì)量，因此，提高職業(yè)技術(shù)學(xué)院的管理人員具有重要意義。財務(wù)檔案管理不是單純的一項管理工作，對于工作者還有一定的專業(yè)要求，才能保證工作的高效率和高質(zhì)量。對于從事財務(wù)檔案管理的人員應(yīng)定期的進(jìn)行技能培訓(xùn)，保證管理人員的專業(yè)能力，同時將要求和標(biāo)準(zhǔn)及時傳授給工作人員及時落實到工作中。對于提出要求的落實情況對管理人員進(jìn)行考核，保證財務(wù)檔案管理的工作人員的專業(yè)素養(yǎng)達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)，保證財務(wù)檔案管理能隨著發(fā)展不斷進(jìn)步。
（三）健全院校檔案管理制度
每個職業(yè)技術(shù)學(xué)院，要設(shè)立專門的財務(wù)檔案管理機(jī)制，促進(jìn)財務(wù)檔案管理體系的完善。對于財務(wù)檔案管理的支出證明，規(guī)定要有詳細(xì)的數(shù)據(jù)說明，既是為了之后檔案收集的便利，也是為了保證職業(yè)技術(shù)學(xué)院的財務(wù)支出合理，避免財務(wù)問題的出現(xiàn)。在之后的數(shù)據(jù)收集階段，要將各種資料收集完善，保證數(shù)據(jù)的真實性。職業(yè)學(xué)院在建立管理機(jī)制的前提下，對于各部門的分工，也要劃分明確，將各個階段的具體工作劃分到部門或者人員，保證每項工作都有專業(yè)的負(fù)責(zé)人。除此之外，對于財務(wù)檔案管理過程中需要的資源也要配置到位，檔案存放需要的空間、信息處理需要的計算機(jī)等其他資源，都要滿足工作人員的需要。將各部分都要落實完善，保證整個職業(yè)技術(shù)學(xué)院的財務(wù)檔案管理制度完善，促進(jìn)財務(wù)檔案管理工作的正常運行。
（四）提高財務(wù)檔案管理的信息化
隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，目前我國的網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)逐漸完善，人們的工作和生活都離不開網(wǎng)絡(luò)信息，對于職業(yè)技術(shù)學(xué)院的財務(wù)檔案管理工作，也要與時俱進(jìn)，將計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)運用到檔案管理工作中來。相比傳統(tǒng)的財務(wù)檔案管理的各種紙質(zhì)資料，使用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)之后，各種財務(wù)檔案管理工作將更加簡便快捷。特別是在進(jìn)行數(shù)據(jù)整理保存的階段，信息化的手段將大大提高工作效率。因此，在新時期，職業(yè)技術(shù)學(xué)院財務(wù)檔案管理的信息化是發(fā)展的必然趨勢。
一、民生檔案信息資源共享提出的背景
(一)社會信息化的深入和社會公眾信息知情權(quán)的日益覺醒。首先，信息化的核心在于共享信息資源。檔案承載著人類活動的大量信息，記載和延續(xù)人類文化，在社會信息化和實現(xiàn)信息資源社會共享的歷史進(jìn)程中，具有特殊價值和不可替代的作用;其次，我國政府信息公開已邁入有法可依的階段。作為政府公眾服務(wù)機(jī)構(gòu)之一的檔案館，應(yīng)滿足利用者需求，維護(hù)社會公眾信息知情權(quán)，實現(xiàn)檔案信息資源共享。
(二)區(qū)域一體化對民生檔案管理提出挑戰(zhàn)。隨著我國經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展，區(qū)域一體化逐漸成為發(fā)展趨勢。其中以經(jīng)濟(jì)較為發(fā)達(dá)的珠江三角洲地區(qū)、長江三角洲地區(qū)等區(qū)域比較典型。以下以廣東珠江三角洲地區(qū)(簡稱珠三角地區(qū))為例進(jìn)行分析。
國務(wù)院于2008年底批準(zhǔn)了《珠江三角洲地區(qū)改革發(fā)展規(guī)劃綱要(2008-2020年)》，對廣州、深圳、珠海、佛山、江門、東莞、中山、惠州和肇慶9市為主體的珠三角地區(qū)發(fā)展給予了新的戰(zhàn)略定位。根據(jù)規(guī)劃，珠三角地區(qū)以城鄉(xiāng)規(guī)劃、產(chǎn)業(yè)布局、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、公共服務(wù)等一體化為總體目標(biāo)，共同建立區(qū)域生活圈，在教育、醫(yī)療、社會保障、文化等方面開展合作。目前，珠三角的“城市邊界”日漸消融，廣州佛山、深圳東莞的經(jīng)濟(jì)圈層間的融合明顯，出現(xiàn)了同城化趨勢。由此，珠三角地區(qū)一體化進(jìn)程加速推進(jìn)，原有的檔案的管理將面臨挑戰(zhàn)。
1、共享意識有待提高。隨著經(jīng)濟(jì)發(fā)展和進(jìn)一步融合，人員流動和交往更加頻繁，生活和工作的聯(lián)系更加緊密，本地居住和異地上學(xué)上班等現(xiàn)象更加普遍，區(qū)域一體化的特征和發(fā)展將越來越明顯。當(dāng)前，珠三角各城市間檔案管理仍處于條塊分割、各自為政的局面，阻礙著檔案信息的共享。利用者利用檔案信息一如既往到異地獲取資料，獲取檔案信息的成本并未降低，享受不到一體化給生活和工作帶來的種種便利。如交通出行存在違章或事故，則從信息查詢到交納相關(guān)費用及理賠等，需要不斷異地往返奔波;老百姓關(guān)注的失業(yè)保險等社保檔案，如不能在區(qū)域范圍或更大的范圍內(nèi)異地繳納和使用，就會出現(xiàn)難以接轉(zhuǎn)和續(xù)交的困難，等等。
2、共享規(guī)劃有待制訂。民生檔案包含戶籍檔案、房地產(chǎn)權(quán)檔案、社保檔案、婚姻檔案、教育檔案、勞動就業(yè)檔案、交通出行等方方面面的內(nèi)容。制定民生檔案共建共享規(guī)劃，可以提高民生檔案的有效性和利用效率，檔案專業(yè)服務(wù)的優(yōu)勢將得到充分發(fā)揮。目前，珠三角正在編制基礎(chǔ)設(shè)施、產(chǎn)業(yè)布局、城鄉(xiāng)規(guī)劃、環(huán)境保護(hù)、公共服務(wù)五個一體化發(fā)展規(guī)劃。檔案部門應(yīng)積極應(yīng)對，爭取盡快把檔案信息的共建共享納入發(fā)展規(guī)劃。
3、共享標(biāo)準(zhǔn)有待建立。由于不同地區(qū)經(jīng)濟(jì)發(fā)展不平衡，相應(yīng)的硬件與軟件設(shè)施存在較大的差異。同時，由于檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化程度不高，檔案整理、保管、檢索利用及相關(guān)管理系統(tǒng)等缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。此外，各地區(qū)行政的相對獨立，政府機(jī)構(gòu)實施垂直管理，注重縱向的領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)關(guān)系，許多單位的檔案只能向上級主管部門檔案機(jī)構(gòu)移交，造成了橫向的館(室)與館(室)之間信息的相對封閉，導(dǎo)致檔案保管存在的分散，不利于民生檔案的共享使用。
二、民生檔案信息資源共享的積極影響
目前，珠三角地區(qū)各城市的政府信息網(wǎng)和檔案信息網(wǎng)已建成并開通，檔案信息共享所依托的設(shè)備與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)迅猛發(fā)展，提供了共享的客觀條件。此外，數(shù)字化發(fā)展迅速，通過各種形式將檔案信息進(jìn)行數(shù)字化處理，在文字、聲像等多載體形式下實現(xiàn)了數(shù)字化管理，為民生檔案信息上傳、對外、提供利用等提供了有力的信息支撐。
(一)有利于提高區(qū)域內(nèi)檔案部門生存和發(fā)展的空間
當(dāng)前，檔案館的發(fā)展面臨嚴(yán)峻的挑戰(zhàn):首先，一直以來，檔案館的服務(wù)宗旨以國家利益為重，對社會公眾的需求與利益沒有給予充分的重視。隨著網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)的發(fā)展，社會公眾獲取信息的途徑和來源多樣化，信息意識普遍增強。在這種情況下，檔案館必須在為用戶提供權(quán)威信息方面付出巨大努力，否則，檔案館的價值就會降低，檔案館的存在就會變得無關(guān)緊要;其次，檔案紙質(zhì)載體的統(tǒng)治地位被打破，視頻、圖像等數(shù)字資源的數(shù)量越來越多。用戶變得樂于通過網(wǎng)絡(luò)訪問檔案信息資源，檔案館的服務(wù)范圍擴(kuò)大，服務(wù)對象與范圍社會化。傳統(tǒng)上門查閱檔案進(jìn)一步弱化，利用者寥寥無幾;第三，由于市場經(jīng)濟(jì)體制的確立，生產(chǎn)活動受價值規(guī)律和競爭機(jī)制影響，資金、人才等的配置受這一規(guī)律支配，由供求關(guān)系決定其生產(chǎn)和發(fā)展。雖然檔案館作為國家的科學(xué)文化事業(yè)機(jī)構(gòu)，不是物資生產(chǎn)部門，但一旦其存在的價值普遍受到質(zhì)疑，原有資源的配置必然弱化，檔案館的生存必然出現(xiàn)危機(jī)。
因此，區(qū)域內(nèi)檔案部門應(yīng)打破地域界線，創(chuàng)新合作，推進(jìn)檔案的一體化建設(shè)，推進(jìn)檔案信息的共建共享，必將引起民眾的關(guān)注和領(lǐng)導(dǎo)的重視，拓寬經(jīng)費來源，促進(jìn)參與社會建設(shè)，促進(jìn)信息服務(wù)模式的變革，進(jìn)一步擴(kuò)大生存和發(fā)展的空間。
(二)有利于為區(qū)域內(nèi)民生檔案信息資源的利用提供便捷服務(wù)
珠三角地區(qū)經(jīng)濟(jì)發(fā)展迅速，產(chǎn)業(yè)共生、互補性強，而且人文相通，政府、企業(yè)、民間往來頻繁。區(qū)域內(nèi)由于歷史上行政區(qū)域多次調(diào)整變更及經(jīng)濟(jì)交融等因素，檔案信息資源存在著“你中有我，我中有你”的特點，許多單位和市民經(jīng)常需要跨市查詢房地產(chǎn)權(quán)、婚姻、戶籍、學(xué)籍、人事等檔案。同時，區(qū)域內(nèi)城市間的政府部門就發(fā)展戰(zhàn)略、城市規(guī)劃、基礎(chǔ)設(shè)施、市場體系、產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)、社會管理、環(huán)境保護(hù)、資源保障等進(jìn)行統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)和合作的過程中，不僅需要互相利用大量的檔案資料，在合作過程中也將產(chǎn)生大量新的檔案資料。
因此，檔案信息尤其是民生檔案信息的共建共享，將給區(qū)域內(nèi)的檔案利用者在生產(chǎn)、工作、學(xué)習(xí)、生活、交流、合作等方面帶來便利，使其真正享受到區(qū)域一體化帶來的成果。
三、民生檔案信息資源共享管理機(jī)制的構(gòu)建
當(dāng)前，珠三角地區(qū)各城市間正加大合作力度，積極探索進(jìn)行產(chǎn)業(yè)、交通、城鄉(xiāng)規(guī)劃、警務(wù)、工商、勞動、旅游、金融、戶籍、環(huán)保等對接和合作的研究和論證。如推動“一卡通”、“一證通”等互通工程，以公共交通IC卡的互聯(lián)、互通、共用為突破，逐步推廣應(yīng)用到其他社會公共領(lǐng)域;推動社會保險的信息互通，逐步實現(xiàn)社會保險關(guān)系無障礙轉(zhuǎn)移;推動醫(yī)保服務(wù)系統(tǒng)的互聯(lián)、互通，等等。檔案部門必須重視區(qū)域內(nèi)民生檔案信息資源共建共享的重要性和積極意義，為一體化建設(shè)服務(wù)，也為自身發(fā)展謀求更大的空間。
(一)共享管理機(jī)制構(gòu)建的原則
1、以人為本的原則。以人為本是科學(xué)發(fā)展觀的核心，就是以廣大人民的利益為本，把解決人民群眾切身利益問題放在首位，堅持發(fā)展為了人民、發(fā)展成果由人民共享。民生檔案信息資源共享的出發(fā)點和最終目的就是為利用者提供更加便利和優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
2、協(xié)調(diào)發(fā)展原則。協(xié)調(diào)發(fā)展就是充分發(fā)揮各方的積極性，協(xié)調(diào)對象之間相互促進(jìn)、均衡發(fā)展，就是注重形成發(fā)展的合力，從發(fā)展中的薄弱環(huán)節(jié)入手，促進(jìn)共同發(fā)展。珠三角各地檔案工作發(fā)展不平衡，可以通過民生檔案信息資源共建的平臺，促進(jìn)共同發(fā)展。
3、平等互利原則。平等是相互間在政治、經(jīng)濟(jì)、文化等各方面處于同等的地位，享有同等的權(quán)利。最大利益是共同追求的，雙贏最為理想，對于相互間的發(fā)展都是有利的。在推進(jìn)民生檔案信息共建共享過程中，合作各方主體平等，共同受益。
(二)共享管理機(jī)制的構(gòu)建
1、建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)制
(1)以政府部門為主導(dǎo)。在珠三角經(jīng)濟(jì)一體化建設(shè)中，最大的障礙來自于各地政府的行政壁壘。民生檔案信息資源共建共享也面臨一樣的問題。因此，省檔案行政主管部門應(yīng)成立相關(guān)工作領(lǐng)導(dǎo)小組，確定工作職責(zé)和工作目標(biāo)。珠三角各市應(yīng)成立相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)和工作機(jī)構(gòu)，制定目標(biāo)任務(wù)，明確單位和工作要求，建立一級抓一級、層層抓落實的責(zé)任機(jī)制。
(2)以省檔案行政管理部門為統(tǒng)籌。省檔案行政管理部門應(yīng)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，加強與珠三角各市相關(guān)部門的溝通銜接，密切配合、協(xié)調(diào)聯(lián)動。省檔案行政管理部門應(yīng)從整體著眼，向各市有關(guān)部門宣傳檔案信息資源共享的積極意義，為各市有關(guān)部門的民生檔案信息資源組織提供有益參考，并進(jìn)行有效協(xié)調(diào)，實現(xiàn)民生檔案信息資源的利用價值。
(3)以各市檔案行政管理部門為服務(wù)中心。在信息共建共享的過程中，必須充分調(diào)動各方積極性，共同參與。應(yīng)以各市檔案行政管理部門為工作服務(wù)中心，領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)本地區(qū)檔案工作，確保檔案信息資源管理專業(yè)化。各市檔案行政管理部門是各市間的連接紐帶，也統(tǒng)一負(fù)責(zé)和協(xié)調(diào)本市民生檔案信息資源的數(shù)據(jù)收集和數(shù)據(jù)分析，并負(fù)責(zé)進(jìn)行開發(fā)、傳播與服務(wù)。
2、建設(shè)合作機(jī)制
(1)合作思想。開放是檔案信息共享的前提。珠三角各市首先要解放思想，樹立合作的觀念。在合作中，堅持平等、互惠、發(fā)展的原則，主動提供自身的信息資源，本著既有利于開放又嚴(yán)防泄密的原則，正確處理檔案開放與保密的關(guān)系，盡量讓關(guān)系民生的檔案信息得以開發(fā)利用。
(2)議事制度。省檔案行政管理部門應(yīng)擬定相關(guān)議事規(guī)程，確定合作方向，主持召開相關(guān)會議。或由各市檔案行政管理部門簽定合作協(xié)議，輪流主辦，確立檔案部門的領(lǐng)導(dǎo)聯(lián)席會議制度，共同研究協(xié)商合作議題。
(3)合作重點。當(dāng)前合作的重點是各自建立民生檔案的目錄中心，實現(xiàn)民生檔案目錄資源的共建共享，在此基礎(chǔ)上，推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)，逐步實現(xiàn)全文檢索。同時，實現(xiàn)民生重要檔案信息的互聯(lián)互通，提供檔案異地查詢和利用服務(wù)，實施同城化管理和同城化待遇。
3、建設(shè)運行機(jī)制
(1)統(tǒng)一規(guī)劃。民生檔案信息資源共建共享尚處于探索階段，檔案部門應(yīng)抓住當(dāng)前珠三角正在編制五個一體化發(fā)展規(guī)劃的有利時機(jī)，以省檔案行政主管部門為主，會同市檔案行政管理部門，以科學(xué)規(guī)劃、分步實施、循序漸進(jìn)等為原則，制定切實可行的發(fā)展規(guī)劃，統(tǒng)一管理，統(tǒng)一部署，保證共建共享的有序進(jìn)行。
(2)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。應(yīng)建立相同的民生檔案信息管理系統(tǒng)，研究和制定一套通用的數(shù)據(jù)規(guī)范。各地信息化建設(shè)采用的硬件平臺、軟件平臺和應(yīng)用系統(tǒng)等不相同，形成了信息資源共享技術(shù)上的壁壘，無法形成信息互訪機(jī)制，難以實現(xiàn)信息資源的共享。因此，在建設(shè)民生檔案信息資源共享的過程中必須堅持統(tǒng)一規(guī)范，避免各自為政、互不兼容的現(xiàn)象產(chǎn)生。
(3)統(tǒng)一模式。首先，在各市采取集中的檔案管理模式，由各市的檔案行政管理部門負(fù)責(zé)本地民生檔案信息資源管理，建立檔案信息網(wǎng)站，實現(xiàn)檔案信息的統(tǒng)一管理，統(tǒng)一對外服務(wù)。其次，在各市間采取分散的檔案管理模式，各市的民生檔案信息資源在多方協(xié)作的基礎(chǔ)上，實現(xiàn)各市間檔案信息網(wǎng)站的互聯(lián)互通，利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行民生檔案信息，實現(xiàn)共享。
參考文獻(xiàn)
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