發(fā)布時間：2023-06-27 16:02:25
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的檔案管理規(guī)范化樣本，期待這些樣本能夠為您提供豐富的參考和啟發(fā)，請盡情閱讀。
關(guān)鍵詞：醫(yī)院 檔案管理 規(guī)范化 可行性 探究
一、傳統(tǒng)管理檔案的方法嚴(yán)重阻礙了對信息資源的科學(xué)合理利用
傳統(tǒng)管理檔案的方法主要是指在次年的第一個季度對前一年醫(yī)院工作中的全部檔案信息資料進行科學(xué)的整理，并且對其進行分門別類的立卷和歸檔。然而，醫(yī)院全年工作總結(jié)中的各項具體數(shù)據(jù)主要還是來源于各科室的各種總結(jié)報告和統(tǒng)計方面的報表，并且只能從眾科室的眾多材料中將所需要的各種數(shù)據(jù)信息提取出來。造成這種復(fù)雜情況的原因主要與以下幾方面有關(guān)：第一，醫(yī)院檔案管理的方法仍然采用的的傳統(tǒng)的管理方法，檔案管理尚未形成一個完整的規(guī)范制約。第二，醫(yī)院各科室的主任大多都是專業(yè)性非常強、技術(shù)水平高超的干部，一般在業(yè)務(wù)管理方面肩負著重要的責(zé)任，并且還肩負著對各科室進行行政管理的重要使命，但是部分主任對于行政方面的管理工作不熟悉的情況普遍存在，相應(yīng)的便對檔案的收集和整理并不是十分的清楚，再加上行政管理工作本身與和各科室的業(yè)務(wù)工作聯(lián)系并不密切，便使得科室內(nèi)的主任在行政管理工作中的狀態(tài)是十分的被動，檔案的管理工作也就更難形成科學(xué)的體系。因此，在醫(yī)院檔案的管理中對信息收集不全面、重復(fù)利用信息等現(xiàn)象經(jīng)常出現(xiàn)。為確保能夠更好的利用醫(yī)院檔案信息資源，更好的為人民服務(wù)，醫(yī)院就必須對新的管理檔案的方法和有效途徑進行深入的探究，從而保證醫(yī)院檔案信息的不會流失，并且不斷充實醫(yī)院在衛(wèi)生方面的信息，從而能夠最大限度的保證醫(yī)院檔案信息資源使用價值的有效發(fā)揮。
二、將收集檔案工作的重心轉(zhuǎn)移到各科室的管理上
為更好的適應(yīng)社會主義市場經(jīng)濟的發(fā)展需要，和基于一切為了病人的服務(wù)理念，醫(yī)院逐漸形成了以各科室的龍頭管理模式，并且將收集檔案工作的重心轉(zhuǎn)移到各科室的管理上面。同時為保證更好的為臨床一線服務(wù)，醫(yī)院檔案收集工作就必須有所改變和提高，通過更上一個全新的臺階，來實現(xiàn)信息資料的系統(tǒng)化、科學(xué)化、完整化的收集和整理，并且醫(yī)院的檔案管理工作朝著更加規(guī)范化和科學(xué)化的方向發(fā)展。利用這種方法不僅可以將各科室的具體情況系統(tǒng)化的反映出來，并且還能通過報表中的具體數(shù)據(jù)及時的發(fā)現(xiàn)問題，并采取針對性的措施進行及時的整治，從某種意義上講這非常有利于科室主任全面掌握各項情況，是做好總結(jié)性報告和提高報告水平的重要依據(jù)。
三、醫(yī)院各科室檔案管理工作規(guī)范化、可行性的嘗試
根據(jù)醫(yī)院的實際發(fā)展情況和經(jīng)濟條件，可以建立專門的檔案室評審，不僅與目前醫(yī)院所進行的醫(yī)療衛(wèi)生條件改革相應(yīng)，并且將檔案工作的管理工作在每個科室內(nèi)滲透，從而最大限度的發(fā)揮重要作用。一方面，它完全不需要動用科室大量的人力、物力以及時間去進行各項資料的整理和收集，也不需要專門人員去進行管理，只需要制定科室內(nèi)的一個技術(shù)人員在規(guī)定時間內(nèi)不耽誤自己工作任務(wù)完成的同時，花費少量時間在表格內(nèi)容和要求的提示下，將科室工作中的各項數(shù)據(jù)通過文字記載的方式真實的記錄下來。另一方面，表格的填寫對于推動科室的工作的進展、主任的管理、新業(yè)務(wù)新技術(shù)的科學(xué)研究以及行政管理等具有非常重要的作用。
四、有效解決醫(yī)院各科室檔案管理工作難題的重要方法和有效途徑
醫(yī)院科室的檔案管理工作對管理整個醫(yī)院都起著非常積極的作用，但是任何新事物的出現(xiàn)和發(fā)展的過程都不是一帆風(fēng)順的，都是在艱y困陷中逐漸成長和發(fā)展起來的，醫(yī)院檔案的管理也不例外。因此，相關(guān)的檔案管理者要積極的開動腦筋，使檔案管理的工作在大多數(shù)人的支持、理解中獲得不斷的發(fā)展。第一，要得到醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和各科室主人的理解和大力支持，通過采取各個擊破的方式，并將實踐付諸于行動中，使他們都能夠?qū)@項工作有所了解，明白其中所蘊藏的重要意義和目的，并將具體的實施辦法講解清楚，在此基礎(chǔ)上對他們進行一定的動員，確保其能夠積極主動的接受這項工作。第二，在非常具有代表性的醫(yī)院進行試點，并與其他未采用這種方法科室在年終的評比活動中進行科學(xué)有效的對比，從而將其本身的對醫(yī)院管理發(fā)展的重要作用凸顯出現(xiàn)，為檔案管理工作在醫(yī)院整個管理的正常實行打下牢固的基礎(chǔ)。
五、結(jié)語
隨著社會經(jīng)濟的快速，以計算機為載體的電子信息技術(shù)獲得了巨大的進步。檔案作為醫(yī)院管理中的至關(guān)重要的組成部分，是醫(yī)院得以正常運行和發(fā)展的重要保障。為適應(yīng)社會發(fā)展和醫(yī)院的實際需要，必須加強對醫(yī)院檔案的管理，使其能夠根據(jù)管理工作的重心，有針對性的展開工作，通過重點分析隱藏在其中重點問題，做出科學(xué)的決策以此來有效促進醫(yī)院檔案管理工作朝著科學(xué)化的管理方向發(fā)展。綜上所述，本文通過對醫(yī)院檔案管理工作的重要性進行了仔細、科學(xué)的分析，并在此基礎(chǔ)上經(jīng)過深入的分析和考慮，從傳統(tǒng)管理檔案的方法嚴(yán)重阻礙了對信息資源的科學(xué)合理利用、將收集檔案工作的重心轉(zhuǎn)移到各科室的管理上、醫(yī)院各科室檔案管理工作規(guī)范化、可行性的嘗試以及有效解決醫(yī)院各科室檔案管理工作難題的重要方法和有效途徑等方面對醫(yī)院檔案管理規(guī)范化的可行性進行了科學(xué)有效的探究，從而為醫(yī)院檔案管理水平的有效提升和新時期醫(yī)院的健康發(fā)展具有非常重要的意義。
參考文獻：
[1]陳愛娟.醫(yī)院檔案管理規(guī)范化的可行性探討[J].海南檔案，2011，（03）.
[2]張桂蘭.關(guān)于醫(yī)院檔案管理規(guī)范化探究[J].中國衛(wèi)生產(chǎn)業(yè)，2011，（23）.
[3]徐淑娟.關(guān)于醫(yī)院檔案管理規(guī)范化可行性的探討[J].中國科技投資，2016，（03）.
關(guān)鍵詞：檔案管理；規(guī)范化；標(biāo)準(zhǔn)化
科學(xué)化規(guī)范化的檔案管理只有堅持與時俱進，才能適應(yīng)改革開放的需要，開創(chuàng)檔案管理工作的新局面，很多人在認識上存在一個誤區(qū)，那就是檔案管理工作可有可無，對檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認識。多年來，檔案管理工作對我國經(jīng)濟發(fā)展和現(xiàn)代企業(yè)制度改革發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。要規(guī)范化管理好檔案工作，就必須立足于我國現(xiàn)代企業(yè)管理的現(xiàn)狀，吸收和借鑒優(yōu)秀的檔案管理工作研究成果，不斷適應(yīng)檔案管理工作的新形勢，完善檔案管理工作的新要求，激發(fā)檔案管理工作人員的歷史責(zé)任感和使命感。使檔案管理工作走上科學(xué)化、規(guī)范化和法制化的道路，為經(jīng)濟建設(shè)和社會進步發(fā)揮更大作用。
一、全面普查案卷
這是實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的第一步工作。因為一般的綜合性檔案館多年來大多未做全面的清查，有移交單位劃分保管期限不準(zhǔn)確，有案卷標(biāo)題不規(guī)范或無標(biāo)題，有缺少卷內(nèi)目錄，組卷混亂，不可避免地存在許多重復(fù)現(xiàn)象，也有相當(dāng)一部分無查考價值的文件充數(shù)其中。首先要剔除這些無用的文件，去糟取精，以防計算機管理時出現(xiàn)重復(fù)與低效率的情況。
二、提高案卷質(zhì)量
不斷深化的工作實踐證明，案卷材料收集的是否完整是決定和影響檔案價值的因素，而立卷方法問題與案卷裝訂質(zhì)量問題則可能是決定和影響檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化質(zhì)量的操作性因素。因此，在推進檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的工作進程中，我們必須一方面要注意解決好立卷方法問題，以有利于檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理中的分類和檢索，另一方面，要注意解決好案卷裝訂質(zhì)量問題，以有利于檔案規(guī)范化管理。
三、注意有效的維護全宗的完整性
在堅持貫徹“以我為主”的歸檔原則的前提下，要注意有效的維護全宗的完整性?！耙晕覟橹鳌钡臍w檔原則，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則。在歸檔工作中既要掌握重點，分清主次，把住全宗的入口關(guān)，使不該歸檔文件不致混入，同時，又要注意防止歸檔文件的散失。分別是在立卷中，要把具有內(nèi)在聯(lián)系的文件材料組在一個卷內(nèi)，保持同一問題的完整性，反映同一問題的全部處理過程及來龍去脈，從而在提高檔案利用價值的同時，使立卷歸檔后形成的檔案既完整，又不龐雜，為檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理奠定堅實的工作基礎(chǔ)。
四、嚴(yán)格立卷歸檔原則
相近公文的重復(fù)與立卷組合的無序是阻礙檔案工作實現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的最大問題。實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的根本目標(biāo)就是要實現(xiàn)檔案保管利用價值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。而“以我為主”的立卷歸檔工作則是解決問題、實現(xiàn)目標(biāo)的關(guān)鍵性工作。“以我為主”的立卷歸檔原則，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則，不僅是在我國文書立卷歸檔工作實踐中形成并堅持下來的一條原則，而且還是推進檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，乃至現(xiàn)代化的一個重要原則。它要求我們在實際工作中，在嚴(yán)格執(zhí)行國務(wù)院辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法》的基礎(chǔ)上，要注意解決好三個問題：一是要準(zhǔn)確把握文件立卷歸檔的時效性，完成現(xiàn)行文件階段任務(wù)的，才能予以立卷或歸檔，而沒有完成的，則不能立卷或歸檔，否則，將會給檔案管理造成無序和混亂。
二是明確立卷歸檔的重點和進行合理的立卷分工。要在“以我為主”原則指導(dǎo)下確立立卷歸檔的重點，在實際工作中要注意區(qū)分文件與資料，特別是要注意區(qū)分在內(nèi)容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別，具體問題具體分析，以減少檔案管理中的重復(fù)度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。三是在堅持貫徹“以我為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點，分清主次，把住全宗的入口關(guān)，使不該歸檔文件不致混入，同時，又要注意防止應(yīng)歸檔文件的散失。特別是在立卷中，要把同類并具有內(nèi)在聯(lián)系的文件材料組在一個卷內(nèi)，保持同一問題的完整性，反映同一問題的全部處理過程及來龍去脈，從而在提高檔案利用價值的同時，使立卷歸檔后所形成的檔案既完整，又不龐雜，為檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理奠定堅實的工作基礎(chǔ)。
五、用“關(guān)鍵詞”替代“主題詞”
用“關(guān)鍵詞”替代“主題詞”，簡化查找時間，提高效率，即從題名或文件主題中靠思維歸納出揭示主題內(nèi)容的詞匯、關(guān)鍵詞，進行標(biāo)識，待錄入計算機后利用計算機批量處理的功能進行處理。例如：擬寫關(guān)于廠房基礎(chǔ)建設(shè)施一事的關(guān)鍵詞有人寫“基本建設(shè)”，有人寫“基建”，有人寫“廠房建設(shè)”在進行計算機后控時統(tǒng)一規(guī)范為“基建”。還可利用計算機“活動增加”的功能把一些不規(guī)范的詞與主題詞中詞義相同的合并，這種做法不僅解決了手工標(biāo)引速度慢，計算機自動標(biāo)引不準(zhǔn)確的缺點，而且解決了主題詞的詞義含量問題。最后調(diào)查檔案全宗的保管狀況。這項工作主要是摸清家底，了解目前館藏的庫房條件：包括庫房裝具數(shù)量、長度，庫房面積及其它保管條件等；以及將來的發(fā)展趨勢：比如設(shè)備的增添、面積的擴建等，為全宗的科學(xué)排放做好“硬件”規(guī)劃。
六、實施“以我為主”的歸檔原則
實現(xiàn)檔案保管的完整化、價值的最大化和檢索的便捷化是當(dāng)代檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的根本目標(biāo)。近似公文的重復(fù)、立卷的無序無疑成為阻礙檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的最大障礙，推行“以我為主”的歸檔方式則是解決這一問題的關(guān)鍵所在。
“以我為主”的歸檔原則，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則，不僅是我們文書立卷歸檔工作實踐中形成并長期堅持下來的一條原則，而且還是推進檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、乃至現(xiàn)代化的一個重要原則。
在實際工作中，不僅要嚴(yán)格執(zhí)行國務(wù)院辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法》，更要注意處理好以下三點問題：
首先：要避免檔案的無序及混亂，就應(yīng)從準(zhǔn)確掌握文件歸檔時機著手，明確劃分已經(jīng)完成的任務(wù)文件及未完成的。為已經(jīng)完成現(xiàn)行階段任務(wù)的文件予以立卷或歸檔。其次：要在“以我為主”原則指導(dǎo)下確立文件歸檔的重點，進行明確合理的分工，注意區(qū)分文件與資料。在工作中，會遇到許多在內(nèi)容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料，這就要求我們有針對性的對文件進行分類整理，減少歸檔中出現(xiàn)的重復(fù)現(xiàn)象，降低信息冗余度，實現(xiàn)檔案利用價值的最大化，提高檢索效果。
七、提高人員素質(zhì)
檔案管理人員對檔案的安全負有直接責(zé)任，必須具備較高的素質(zhì)。一是政治素質(zhì)，要有高度的政治責(zé)任心和全心全意為人民服務(wù)的精神，熱愛檔案和檔案事業(yè)；二是業(yè)務(wù)素質(zhì)，要具備專業(yè)知識，熟悉所保管的檔案內(nèi)容，熟悉檔案法規(guī)；三是文化素質(zhì)，要有較高的文化知識，能總結(jié)和分析利用工作中的經(jīng)驗與問題，從中掌握利用工作的規(guī)律。此外，還要有敏銳的工作能力和觀察能力，善于做利用者的工作，能獨立處理利用中出現(xiàn)的一般問題。
當(dāng)然，實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化，標(biāo)準(zhǔn)化的措施還有許多，這需要在以后的工作中不斷總結(jié)。我們通過實行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作，推進了檔案管理，現(xiàn)代化的進程，為初步建成計算機檢索體系，為實行計算機管理打下了扎實的基礎(chǔ)。
參考文獻
1. 楊公之：《檔案信息化建設(shè)導(dǎo)論》，中國檔案出版社，2001年版。
2. 王榮國、李東來：《數(shù)字圖書館的概念形態(tài)及研究范圍》，《圖書館學(xué)刊》，2001年第5期。
3. 董君：《知識經(jīng)濟時代檔案的現(xiàn)代化管理》，《松遼學(xué)刊》（人文社會科學(xué)版），2000年第6期。
關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案管理；規(guī)范化；可行性分析
醫(yī)院檔案管理在醫(yī)院的發(fā)展中非常重要，醫(yī)院作為基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)中一個重要的環(huán)節(jié)，不能被忽略。在醫(yī)院的建設(shè)中，要重視醫(yī)院檔案管理，隨著醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的不斷發(fā)展，熱門對醫(yī)院檔案管理也有著較高的要求，尤其是醫(yī)院檔案管理上的要求在逐漸增加，在醫(yī)院檔案管理的過程中，對規(guī)范化有著較高的要求，醫(yī)院檔案管理應(yīng)該實現(xiàn)規(guī)范化，這樣對醫(yī)院檔案的使用也是有利的，也會減少醫(yī)院檔案丟失的情況，在檔案管理上規(guī)范化是一個重要的發(fā)展趨勢。
1 醫(yī)院檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀
醫(yī)院檔案管理在醫(yī)院的發(fā)展中是非常關(guān)鍵的，醫(yī)院檔案主要是記錄醫(yī)院的具體工作情況，對醫(yī)院的患者基本情況進行記錄，醫(yī)院檔案還可以為領(lǐng)導(dǎo)的決策作出貢獻，除此之外，對醫(yī)院的正常運轉(zhuǎn)也有著重要的影響，在醫(yī)院檔案的管理中還存在著很多的問題，如果不將這些問題解決，那么我國的醫(yī)院檔案管理是無法發(fā)揮作用的?，F(xiàn)在的醫(yī)院檔案管理中存在著很多不規(guī)范的行為：
首先，在檔案管理方面的人才十分的少，有很多的檔案管理人員并不了解檔案，由于醫(yī)院的不重視，這樣就導(dǎo)致了醫(yī)院檔案管理人員有些是借調(diào)，有些是其他崗位的即將退休人員，這樣就導(dǎo)致了檔案管理面臨著規(guī)范化的問題。其次，在醫(yī)院檔案的收集上僅僅重視對病歷檔案的收集，對其他檔案的收集并不重視，這樣就導(dǎo)致了有很多的醫(yī)院檔案存在著丟失的情況，在出現(xiàn)問題的時候沒有可以參考的依據(jù)。
再次，醫(yī)院檔案管理在機制上缺乏統(tǒng)一性，醫(yī)院檔案與其他的檔案是不同的，這主要是由于醫(yī)院檔案管理有著特殊性，因為醫(yī)院檔案的種類較多，就導(dǎo)致了檔案管理的時間和程度是不同的，在有限的時間中，其他的檔案就無法進行保存，在管理上也去缺乏措施，沒有進行分級管理，僅僅是通過同一個檔案管理層級進行管理，這樣對檔案管理有著很大的限制。
最后就是醫(yī)院檔案的設(shè)備存在著落后的現(xiàn)象，由于醫(yī)院對檔案管理并不重視，為了減少成本并不會及時進行設(shè)備的更新，在管理設(shè)備上就存在著落后的現(xiàn)象，在信息化設(shè)備出現(xiàn)的今天，醫(yī)院的檔案管理已經(jīng)無法滿足醫(yī)院發(fā)展的要求。大部分醫(yī)院的管理設(shè)施還是比較落后的。仍然采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體與傳統(tǒng)的書面檔案管理方法，受保存地點的環(huán)境、濕度影響較大，同時保存時間段較短。海量的患者檔案嚴(yán)重的占用了醫(yī)院有限的檔案管理資源，保存與管理設(shè)施的落后直接導(dǎo)致了檔案管理工作的混亂，嚴(yán)重制約了醫(yī)院正常的工作秩序。
2 醫(yī)院檔案管理規(guī)范化可行性的分析
2.1 保存?zhèn)鹘y(tǒng)的檔案有利于進行規(guī)范化的管理
醫(yī)院檔案有很多的用處，是醫(yī)院發(fā)展的依據(jù)，利用傳統(tǒng)的手段保存的檔案在整個醫(yī)院發(fā)展中是十分關(guān)鍵的，從這些檔案中可以看出醫(yī)院的發(fā)展歷史，也可以從這些傳統(tǒng)的檔案中找到醫(yī)院檔案管理中存在的問題及時的解決。傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理雖然面臨著不規(guī)范的問題，但是由于由很多的紙質(zhì)檔案都保存下來，這樣可以作為醫(yī)院檔案管理規(guī)范化的必要依據(jù)，在對醫(yī)院檔案進行規(guī)范化管理的過程中，要將整個醫(yī)院的檔案進行有序的整合，按照患者的病情進行分類，這樣就可以將檔案進行劃分，還可以根據(jù)實際的需要，將檔案按照就診的時間進行劃分，總之，可以按照醫(yī)院的正常標(biāo)準(zhǔn)對醫(yī)院檔案進行分類，保證醫(yī)院檔案管理的規(guī)范化。
2.2 利用傳統(tǒng)的模式建立統(tǒng)一的管理體系
傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理中主要存在的問題就是缺乏統(tǒng)一的管理，在整個醫(yī)院檔案管理的過程中，要想進行規(guī)范化的管理，就要建立統(tǒng)一的管理體系，參照傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理模式可以將醫(yī)院檔案管理中存在的問題進行合理的解決。傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理中存在的問題有很多，例如分工不明確，在保存上缺乏有效性，都是傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理中存在的問題，面對這些問題可以有效的規(guī)劃，對這些問題進行分析和研究，將有利的一面應(yīng)用到醫(yī)院檔案管理體系中，在新檔案管理模式下，杜絕傳統(tǒng)檔案中出現(xiàn)的問題，完善檔案管理體系，對整個醫(yī)院檔案管理有著重要的影響。
有的醫(yī)院是各個科室各自保管患者的檔案，有的醫(yī)院是患者檔案與其他檔案分開管理，只有統(tǒng)一的患者資料檔案管理辦法，對其他例如行政、人事檔案的管理并不重視，所以沒有建立一個有效的檔案管理體系。沒能將整個醫(yī)院所有的檔案都納入到統(tǒng)一的檔案管理體系當(dāng)中來。在新的規(guī)范化檔案管理中，正好需要建設(shè)統(tǒng)一有效的檔案管理體系，這不需要過去已有的管理基礎(chǔ)重新建立一個管理體系，只需要設(shè)立一個嶄新的管理體系，一定程度上簡化了規(guī)范化管理的程序。
2.3 科技的運用使管理更加方便
傳統(tǒng)的檔案管理雖然能夠保證檔案儲存的長久性和完整性，但也存在很多問題，往往占用大量的空間，工作人員在查找時也比較麻煩，費時費力。隨著網(wǎng)絡(luò)科技的發(fā)展，檔案管理逐漸實現(xiàn)電子化管理，醫(yī)院逐步建立了檔案數(shù)據(jù)庫。電子檔案管理可以節(jié)省大量的存儲空間，同時減少了貯存面積，使工作人員檢索起來更加方便，從而提高了工作效率。電子檔案管理應(yīng)該和傳統(tǒng)檔案管理結(jié)合起來，對于特殊的檔案實行數(shù)據(jù)庫管理。這不僅使檔案管理更方便快捷，還適應(yīng)了科技發(fā)展的要求，使檔案管理更加科學(xué)規(guī)范，有利于實現(xiàn)醫(yī)院管理的科學(xué)化、規(guī)范化。
2.4 可以為規(guī)范化管理節(jié)約資金，減少浪費
由于過去投入不足等原因，導(dǎo)致醫(yī)院相關(guān)的檔案保存管理設(shè)備不齊全，保管條件不達標(biāo)，甚至保管場所不夠用，各種因素都制約了醫(yī)院相關(guān)檔案的管理與保存。新的規(guī)范化管理模式要充分的利用高科技手段，使用音頻、視頻、射頻等方法對檔案進行分類管理，并且需要高科技的保管場所與保管設(shè)備。這些都需要投入大量的資金與人力物力。但是由于許多醫(yī)院以前本身并不具有這些相關(guān)的設(shè)備與儀器，在一定程度上避免了設(shè)備的折舊與浪費。由于設(shè)備與管理人才的缺失，正好可以引進最新的科技與人才，從頭建立一個完善的檔案管理系統(tǒng)。
3 結(jié)論
在當(dāng)前的情況下，隨著經(jīng)濟的不斷發(fā)展，人們對醫(yī)療水平需求的提高，以及正在進行的醫(yī)改等活動，對醫(yī)院的檔案管理提出了更高更艱巨的要求。醫(yī)院要充分把握好這次改革的機遇，通過對規(guī)范管理的可行性分析，建立一個完善的檔案管理體系，為醫(yī)療水平的進步提供充實的保障。
參考文獻
檔案工作是醫(yī)院管理工作的重要組成部分，規(guī)范化的檔案管理是醫(yī)院檔案工作的基礎(chǔ)，良好的檔案工作狀況是醫(yī)院加強管理、提高管理水平的重要基礎(chǔ)和可靠保證。醫(yī)院檔案的規(guī)范化管理，是作為醫(yī)院管理基礎(chǔ)工作的首要問題。
1 結(jié)合醫(yī)院工作實際，強化法制觀念和檔案意識，依法集中統(tǒng)一管理檔案。按照《檔案法》、《云南省檔案法規(guī)》要求，醫(yī)院廣泛進行宣傳，多次舉辦相關(guān)法律法規(guī)、專業(yè)知識的培訓(xùn)班，增強職工的法制觀念和檔案意識；通過學(xué)習(xí)、培訓(xùn)、答題、考試等多種形式，豐富和提升檔案管理人員的基本素質(zhì)和管理創(chuàng)新能力。定期組織檔案管理人員學(xué)習(xí)檔案管理的有關(guān)法律法規(guī)，并將之融會貫通于檔案日常管理工作，為醫(yī)院科學(xué)化管理奠定了堅實基礎(chǔ)。
2 建立健全和完善各項規(guī)章制度。檔案管理制度規(guī)范化是確保檔案的及時收集、安全保管和有效利用的基礎(chǔ)，做好檔案工作主要的問題就是要制訂符合工作實際的檔案工作管理規(guī)章制度及行之有效的工作制度，科學(xué)的檔案工作管理制度是做好檔案工作的基本依據(jù)。建立和完善《檔案管理制度》、《檔案借閱制度》、《檔案庫房管理制度》、《檔案安全保密制度》等管理制度及檔案的規(guī)檔范圍、整理分類和保管期限，規(guī)范的工作程序，使檔案的收、管、用工作在規(guī)范化、制度化的軌道上進行。
檔案工作管理制度同醫(yī)院相關(guān)的管理制度相銜接，成為醫(yī)院管理制度的有機組成部分，從不同的側(cè)面、不同的角度去實現(xiàn)總體的醫(yī)院管理目標(biāo)，從而形成一個總體管理制度體系。檔案工作管理制度應(yīng)該同醫(yī)院管理各項制度銜接并重；應(yīng)該同工作人員崗位責(zé)任制相銜接，把檔案工作管理制度納入有關(guān)人員崗位責(zé)任制，以引起大家的重視；把檔案工作任務(wù)的完成和質(zhì)量同有關(guān)人員的個人經(jīng)濟利益掛鉤，確保檔案工作管理制度落到實處，以奠定醫(yī)院管理的堅實基礎(chǔ)。
3 落實《檔案法》有關(guān)條款，規(guī)范基礎(chǔ)管理。按照《檔案法》規(guī)定，統(tǒng)一由文書形成部門立卷歸檔，其目的在于：完整系統(tǒng)、準(zhǔn)確、安全的管理相關(guān)職能部門辦畢待歸檔的公文材料，便于工作需要時能迅速準(zhǔn)確地調(diào)用參考，并循序漸進不斷構(gòu)建起醫(yī)院剛剛過去的工作活動的歷史面貌。醫(yī)院由相關(guān)職能部門兼職檔案員立卷，可以充分發(fā)揮熟悉各類檔案文件材料形成全過程的優(yōu)勢，以保證文件材料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全，從基礎(chǔ)環(huán)節(jié)上提高案卷質(zhì)量，因為相關(guān)職能部門是醫(yī)院工作活動的具體事務(wù)承辦者，不論來文還是發(fā)文，都能夠掌握其來龍去脈和內(nèi)在聯(lián)系。檔案科統(tǒng)一對全院各檔案業(yè)務(wù)工作進行組織、檢查、指導(dǎo)，一定程度了解相關(guān)職能部門的基本工作程序和內(nèi)容，對職能交叉、辦文程序不規(guī)范等有一個較清晰的指導(dǎo)思路。實踐證明，規(guī)范基礎(chǔ)管理，是更好地為醫(yī)院管理提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的首要前提。
一、完善管理制度，建立網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)
檔案管理工作在事業(yè)單位中普遍存在，一般而言檔案管理工作主要是對事業(yè)單位內(nèi)部人員的檔案進行統(tǒng)一的收集與整合，以方便事業(yè)單位對企業(yè)內(nèi)部人員的控制與管理。在進行事業(yè)單位檔案規(guī)范化建設(shè)的過程中建立起有效的管理制度是關(guān)鍵，具體而言包括以下幾個方面：（1）完善管理制度。檔案管理工作在事業(yè)單位中一般缺乏有效的發(fā)展空間，很少有事業(yè)單位會關(guān)注單位內(nèi)部檔案管理制度的創(chuàng)新與完善，因此大部分事業(yè)單位的檔案管理工作在制度上都存在缺失。鑒于此，有關(guān)工作人員應(yīng)積極的對事業(yè)單位檔案管理制度進行一定的完善，使得有關(guān)工作人員可以在制度的規(guī)范下進行具體的工作。這是事業(yè)單位檔案規(guī)范化建設(shè)的基礎(chǔ)。（2）建立網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。隨著現(xiàn)代科技的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)也融入到了社會生活的方方面面。因此在進行檔案管理的過程中，有關(guān)人員也應(yīng)將網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用其中建立起有效的網(wǎng)絡(luò)檔案管理體系，將檔案管理部門與單位其他管理部分有機的聯(lián)系到一起，提高事業(yè)單位檔案管理與應(yīng)用的效率。
二、搞好管理分類，做好檔案歸檔
檔案在進行管理的過程中要進行一系列的工作，而檔案分類是其中最主要的工作之一。在實際的工作過程中有關(guān)工作人員應(yīng)搞好檔案的分類管理，做好檔案的歸檔工作。檔案的分類管理一般要按照檔案的內(nèi)容，檔案的先后順序，檔案的實際情況等進行分類，這些分類有利于檔案的查詢，對于檔案的提取與應(yīng)用有著一定的幫助作用。因此在進行檔案分類的過程中，有關(guān)人員應(yīng)對檔案的分類進行嚴(yán)格的規(guī)定，并采取科學(xué)的分類方法確定具體的檔案類型。除了檔案的分類外，檔案的歸檔也是檔案管理中的重要環(huán)節(jié)。因此為了保障檔案歸檔的質(zhì)量，防止檔案在借閱的過程中丟失，有關(guān)事業(yè)單位應(yīng)針對檔案的歸檔建立起有效的規(guī)章制度，以明確檔案調(diào)取與歸檔的程序，減少檔案歸檔過程中問題的出現(xiàn)。
三、嚴(yán)格檔案整理，堅持科學(xué)管理
檔案在進行存放的過程中，要進行一定的整理針對不同的需要對檔案的存放地點，存放方式等進行更改，同時還要對一些受損檔案進行修復(fù)，對一些過期檔案進行集中處理。因此為了有效的搞好檔案的整理工作，有關(guān)工作人員應(yīng)嚴(yán)格檔案整理工作，對檔案管理工作進行細化，針對檔案管理工作中出現(xiàn)的問題進行有效的修正，采用更加科學(xué)的方式進行檔案的管理。并針對檔案的重要程度以及檔案的時間順序等進行合理的整理。
四、加強法律宣傳，搞好保密工作
檔案中涉及到了事業(yè)單位工作人員的各項隱私信息，因此事業(yè)單位在對檔案進行管理的過程中，應(yīng)對檔案的管理工作給予足夠的重視，避免因檔案管理不善而造成事業(yè)單位員工隱私信息外泄的情況。首先，事業(yè)單位應(yīng)加強法律的宣傳，使得檔案管理人員可以對檔案管理的重要性產(chǎn)生認識，提高檔案管理的規(guī)范程度。其次，檔案管理人員應(yīng)在檔案保密工作上下工夫，制定出有效的檔案保密條款，對于檔案的取閱，檔案信息的公布等進行嚴(yán)格的控制，以此減少檔案信息外泄的情況。最后，有關(guān)檔案管理人員在對檔案進行銷毀的過程中，應(yīng)保障銷毀的徹底性，要在多人監(jiān)督的情況下進行粉碎銷毀或者燃燒銷毀，杜絕一切可能造成檔案信息外流的機會。
五、完善檔案室建設(shè)，注重服務(wù)質(zhì)量
紙質(zhì)檔案需要一定的存放空間，檔案越多占有的空間面積越大，同時由于紙質(zhì)檔案容易受到外界因素影響，經(jīng)常會產(chǎn)生發(fā)霉，受潮的現(xiàn)象。因此有關(guān)事業(yè)單位應(yīng)對檔案的存放地點進行合理的選擇，建立起符合存放要求的檔案室，完善檔案室的建設(shè)，避免檔案因存放不當(dāng)造成檔案的損壞。除此之外，檔案室管理人員的工作能力也與檔案存放的質(zhì)量有著密切的關(guān)系，因此有關(guān)檔案管理人員應(yīng)積極的學(xué)習(xí)檔案管理知識，吸取周圍工作人員的工作經(jīng)驗，注重提高服務(wù)的質(zhì)量，使得事業(yè)單位檔案管理工作可以取得長足的進步。
六、建立電子檔案，實現(xiàn)信息管理
紙質(zhì)的檔案在存放以及查閱等方面都存在著一定的局限性，因此隨著現(xiàn)代科技的發(fā)展，建立電子檔案成為了事業(yè)單位檔案管理的主要工作。在進行工在的過程中，有關(guān)管理人員通過信息錄入的方式，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案存放在計算機中，并利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與各部分進行連通，方便各部分的查閱，有效的提高了檔案管理工作的速度，促進了事業(yè)單位檔案規(guī)范化建設(shè)的進程。
[關(guān)鍵詞]教學(xué)檔案管理；二級學(xué)院；規(guī)范化
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.14.119
[中圖分類號]G647 [文獻標(biāo)識碼]A [文章編號]1673-0194（2016）14-0-02
1 教學(xué)檔案概述
教學(xué)檔案是指二級學(xué)院本科教學(xué)科研以及學(xué)生管理過程中所自然形成的具有存在價值的文字、圖表等資料文檔。這些最原始的具有保存價值的文檔資料對學(xué)校甚至社會有一定的參考作用。檔案是隨著時間的推移，學(xué)院的發(fā)展，最終一點一滴累積得到的，真實地記錄了二級學(xué)院的發(fā)展軌跡。
2 教學(xué)檔案的作用
隨著本科院校管理體制的不斷改革，管理制度也不斷深化，高校二級學(xué)院辦學(xué)的自和管理權(quán)也隨之加大，相關(guān)教學(xué)管理工作的范圍也逐漸擴展。而教學(xué)檔案的收集管理及保存工作，作為學(xué)院管理工作的重要組成之一，應(yīng)該得到相關(guān)學(xué)校管理人員的重視。
隨著學(xué)院管理范圍的不斷擴大，許多教學(xué)、行政相關(guān)文件及實施都由二級學(xué)院進行，原先的管理工作面臨著很大的挑戰(zhàn)和改變，二級學(xué)院的在檔案管理工作出現(xiàn)很多亟待解決的問題。自我國進入21世紀(jì)以來，高等院校的格局組成發(fā)生了很大變化，二級學(xué)院成為我國高等院校的重要組成部分。而檔案作為憑證和具有歷史參考價值的資料文檔，必須得到二級學(xué)院的高度重視。因為檔案是回顧總結(jié)和評估教學(xué)的重要依據(jù)，而且通過研究學(xué)習(xí)檔案能不斷提高教學(xué)水平。這就是檔案作為紙質(zhì)資料的重要意義，要通過自身的優(yōu)秀管理，嚴(yán)格按照檔案建立和完善原則，逐步形成一個二級學(xué)院中完整的檔案管理系統(tǒng)。并且還要引進現(xiàn)代化計算機工具，這樣才能真正做好高校二級學(xué)院的檔案的管理工作。
3 教學(xué)檔案管理的工作內(nèi)容
3.1 學(xué)院的管理類文檔
管理類檔案有學(xué)院教學(xué)相關(guān)資料、學(xué)院的管理機制、學(xué)院設(shè)施管理、各類學(xué)院會議的文字記錄以及學(xué)院一些重大活動的資料，其中包括文字、影視等形式。
3.2 教學(xué)科研類檔案
教學(xué)科研類檔案作為學(xué)院教學(xué)工作的一個重要組成部分，包括教學(xué)中的成果與改革創(chuàng)新、研究課題申報立項的驗證資料以及科研成果取得的證書等關(guān)于科研類的檔案文檔。
3.3 教學(xué)日常運行的管理類檔案
主要包括教師的每日課程狀態(tài)、課程教案、教學(xué)計劃、教學(xué)事故等有關(guān)資料，同時也包括各個學(xué)科的專業(yè)建設(shè)材料、教學(xué)質(zhì)量的管理材料、實踐教學(xué)材料等。
3.4 學(xué)生學(xué)籍、畢業(yè)考核、畢業(yè)設(shè)計類的文檔
其中存放有全部學(xué)生學(xué)籍及各類考試考核的原始試卷和成績單、畢業(yè)設(shè)計的資料，以及四年的獎勵和懲戒的材料。
4 教學(xué)檔案管理的規(guī)范化措施
4.1 設(shè)備管理人員要配備齊全
本科教學(xué)檔案資料庫的構(gòu)建，本身就是一項日?；慕虒W(xué)管理工作，需要長期進行歸檔存檔。所以相關(guān)工作人員必須重視起來，由院長等相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)帶頭監(jiān)督管理，制定相關(guān)管理規(guī)則，成立獨立的機構(gòu)管理工作，要做到任務(wù)分工明確，落實好每個管理人員的任務(wù)，責(zé)任到人，長久地定期檢查工作。
為了更好地管理二級學(xué)院本科的教學(xué)工作，加強學(xué)院教學(xué)檔案管理，建議學(xué)院必須成立專門檔案室，專門進行存檔歸檔等工作，并要依據(jù)相關(guān)檔案管理要求尋找合適的檔案室，滿足文檔對溫度、光線、濕度等的要求。因為檔案資料大多是紙質(zhì)文字檔案資料，檔案室要防止日光直射，消除紫外線對檔案的傷害。不管外面的天氣怎樣，都要將檔案室的溫度保持在14℃～24℃，如果能提供相關(guān)的調(diào)節(jié)溫度濕度的設(shè)備，則要把溫度的變化控制在2℃之內(nèi)，將濕度保持在45% RH～60% RH之間，濕度上下的變化幅度值不能超過5%。
4.2 建立并完善檔案管理的相關(guān)制度
檔案管理工作下放到二級學(xué)院后，相關(guān)工作便成了學(xué)院教職工教學(xué)工作必不可少的一部分內(nèi)容，需得到相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的重視。二級學(xué)院自不斷擴大，相關(guān)管理體系和制度也要進行適應(yīng)性的改變。
從目前情況來看，大多數(shù)二級學(xué)院并未在此問題上進行改善，仍然存在諸多相關(guān)問題，學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)要引起重視，加快完善相關(guān)管理制度。具體的著力點應(yīng)該在二級學(xué)院檔案的建立、工作人員的配備等方面。比如，在收集歸檔的工作上工作人員不負責(zé)，職責(zé)也不明確，教學(xué)檔案沒有進行及時整理，或者檔案不完整等，這些問題在高校二級學(xué)校的檔案管理工作中時有發(fā)生，降低了檔案管理工作的意義。
建立健全的檔案管理制度是檔案管理工作走向規(guī)范化的基礎(chǔ)。學(xué)院在擁有更多自的同時，應(yīng)當(dāng)抓住機遇面對挑戰(zhàn)，真正做好學(xué)院檔案管理工作，結(jié)合自身的實際情況和相關(guān)檔案管理的規(guī)則要求，制定一套符合自身發(fā)展的制度規(guī)則。在管理機構(gòu)的組織、工作人員配置、存檔歸檔的資料范圍自等方面下功夫，讓工作更加有條理、有章可循，提高檔案管理工作的專業(yè)性、規(guī)范性。
4.3 嚴(yán)格把控檔案內(nèi)容，明確教學(xué)檔案收集入檔的時間點
確定歸存內(nèi)容，建立“本學(xué)科教學(xué)基本原始資料庫”目錄，這是建設(shè)本科教學(xué)基本資料庫的第一步。從各學(xué)院有第一屆本科生的學(xué)期開始，二級學(xué)院本科教學(xué)資料庫的資料收集工作也隨之開始。資料的保存時間是由資料本身的存在價值所決定的，要對各類文檔資料進行分類歸檔，劃分不同的保存時間。對于那些關(guān)于學(xué)院發(fā)展和建設(shè)的資料要長期保存，如重大事件或者優(yōu)秀的畢業(yè)設(shè)計論文；對于學(xué)生考卷或者一般類畢業(yè)設(shè)計論文，保存4年即可；對于學(xué)生日常的實習(xí)、實驗等相關(guān)資料保存至學(xué)生畢業(yè)后兩年；其他類別文檔一般無特殊要求保存5年。
對于一些日常的教學(xué)資料文檔，一般在學(xué)期末進行歸檔整理，但要注意對一些跨學(xué)期的事件文檔要延緩歸檔。每年九月份開學(xué)季，學(xué)校都會對各學(xué)院本科的檔案庫進行檢查和評價。在學(xué)期中，學(xué)院也會根據(jù)管理規(guī)定對各學(xué)院的教學(xué)工作進行檢查，看其是否符合檔案資料的記載，同時也會對相關(guān)的檔案管理工作進行復(fù)查。因為學(xué)校對二級教學(xué)單位的年度考核很重要的依據(jù)便是本科教學(xué)基本的原始檔案庫的建設(shè)和維護情況。這樣做能促使檔案庫相關(guān)工作人員積極工作，避免檔案庫建設(shè)完善工作卻無人執(zhí)行的現(xiàn)象。
5 結(jié) 語
教學(xué)檔案工作作為一個本科二級學(xué)院對教學(xué)管理和發(fā)展軌跡的真實記錄，是對高等學(xué)校教學(xué)水平和管理水平評價的重要指標(biāo)和依據(jù)，也是高等學(xué)校檔案工作的重點所在。它能真實記錄整個教育過程，對高校的未來發(fā)展有很好的輔助作用，能為今后的教學(xué)工作提供借鑒。所以，要重視和發(fā)展高校二級學(xué)院教學(xué)檔案工作，嚴(yán)格執(zhí)行檔案工作流程，及時建檔歸檔，構(gòu)筑高校二級學(xué)院教學(xué)檔案的完整體系，并不斷引進高科技的管理方式，應(yīng)用計算機相關(guān)快捷便利的管理系統(tǒng)，真正做好檔案管理工作。
主要參考文獻
[1]皺琦.高校二級院系教學(xué)檔案管理體系關(guān)鍵工作探析及對策[J].遼寧科技學(xué)院學(xué)報，2011（3）.
[2]熊躍萍，黃建平.高校二級教學(xué)檔案管理數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)平臺的構(gòu)建[J].浙江理工大學(xué)學(xué)報，2008（6）.
關(guān)鍵詞：機關(guān)檔案；工作規(guī)范化；管理措施
1引言
在機關(guān)單位工作過程中形成的歷史記錄，即為機關(guān)檔案，它具有重要的保存價值，并對領(lǐng)導(dǎo)決策、職能履行與正確貫徹執(zhí)行國家方針政策、強化內(nèi)部管理具有決定性的意義。所以，實現(xiàn)機關(guān)檔案管理工作的規(guī)范化非常關(guān)鍵。鑒于目前我國部分機關(guān)檔案管理工作仍舊欠缺規(guī)范化，管理水平難以滿足實際需要，還影響到機關(guān)單位的正常運轉(zhuǎn)，因此需要對加強機關(guān)檔案規(guī)范化管理進行深入思考。
2機關(guān)檔案工作規(guī)范化管理的作用與意義
檔案是機關(guān)單位在業(yè)務(wù)工作、隊伍建設(shè)與管理任務(wù)等實踐活動中形成的書面文件、電子媒介或影像資料等原始記錄的統(tǒng)稱，它詳細記錄了機關(guān)單位的發(fā)展歷程。面對機關(guān)單位的新形勢與新要求，應(yīng)當(dāng)進一步提高檔案工作規(guī)范化的管理水平，有助于促進機關(guān)單位工作的進步和發(fā)展。第一，機關(guān)檔案忠實反映了機關(guān)單位工作中獲得的工作成果與艱辛勞動，是機關(guān)單位的一筆可貴財富，有利于推動機關(guān)單位工作科學(xué)發(fā)展的步伐。近些年來國家高度重視檔案管理工作，相繼出臺了一系列措施和制度來改進與加強檔案管理工作的規(guī)范化。完善的機關(guān)檔案能夠引導(dǎo)人們了解機關(guān)單位發(fā)展的主要歷史脈絡(luò)，及時跟進工作當(dāng)中出現(xiàn)的問題，并且總結(jié)有關(guān)經(jīng)驗教訓(xùn)，屬于豐富的信息資源。第二，機關(guān)檔案是指導(dǎo)單位工作的必要依據(jù)，檔案的價值在于挖掘并利用信息資料的效益，充分有效地發(fā)揮檔案的作用，推動各項機關(guān)工作的順利開展。同時具體的單位工作能夠進一步豐富檔案的種類，提高檔案質(zhì)量，有助于檔案工作更好地建設(shè)發(fā)展。伴隨我國法治建設(shè)的提高與完善，各級機關(guān)單位的檔案意識不斷增強，檔案的綜合利用率也在逐年提升，在機關(guān)單位的各項工作任務(wù)中具有舉足輕重的影響作用，在預(yù)防職務(wù)犯罪和行政監(jiān)察監(jiān)督等業(yè)務(wù)內(nèi)容中，機關(guān)單位各部門利用檔案信息資源及時歸納和總結(jié)經(jīng)驗，獲取了突出的工作業(yè)績。第三，規(guī)范化的機關(guān)單位檔案管理是提高其工作水平的關(guān)鍵保障。隨著我國法律法規(guī)的日益完善，機關(guān)單位的工作任務(wù)也逐漸變得繁重起來，檔案資料的內(nèi)容大幅度增加。檔案工作還會出現(xiàn)資料收集不夠齊全，制度執(zhí)行沒有到位，檔案安全存在隱患以及規(guī)范化水平有待提升的狀況與現(xiàn)象。這些問題在為機關(guān)單位的檔案管理任務(wù)施加壓力、帶來挑戰(zhàn)的同時，也為其進一步發(fā)展帶來了機遇。所以提高檔案管理規(guī)范化水平，充分發(fā)揮機關(guān)單位服務(wù)任務(wù)的作用要求，必須實現(xiàn)檔案的規(guī)范化管理，為機關(guān)單位各項工作的健康有序發(fā)展提供有力保障。
3提高機關(guān)檔案工作規(guī)范化管理的科學(xué)途徑
3.1完善現(xiàn)代機關(guān)單位檔案的管理體制
從檔案的收集、鑒定、保管與整理等任務(wù)中，構(gòu)建統(tǒng)一的規(guī)范化管理系統(tǒng)，加強完善檔案管理制度的規(guī)范性。應(yīng)當(dāng)明確機關(guān)單位涉及的所有需要歸檔的資料信息，由檔案部門統(tǒng)一進行收集和整理，在歸檔環(huán)節(jié)中應(yīng)當(dāng)注重檔案的質(zhì)量保證，重視歸檔的具體細節(jié)例如證件與附件，關(guān)注檔案整理的不同時間與資料的先后順序等信息。其中檔案資料的標(biāo)題需要清楚填寫，且避免任意改動。及時處理有破損或字跡模糊不清的檔案資料，建立細節(jié)化明晰的歸檔細則，加強檔案資料信息的完整性、真實性和系統(tǒng)性。
3.2科學(xué)分類資源，完善檢索體系
首先要遵循文件材料的整合規(guī)律，保持各個文件之間的有機聯(lián)系，并且充分體現(xiàn)以人為本的基本原則。其次要做到文件的準(zhǔn)確分類和鑒定，使編目、用品、紙張和字跡的規(guī)范化更明顯；要看歸檔的查全率、及時率與完整率是否達到了標(biāo)準(zhǔn)。再次，不同的檔案檢索工具構(gòu)成了互為補充的檢索系統(tǒng)，從不同角度揭示了檔案資料的內(nèi)容。檢索工具的種類與質(zhì)量直接關(guān)系到檔案的查詢速度與查準(zhǔn)率，完善的檢索體系能夠符合不同檢索渠道的要求。通常機關(guān)單位需要根據(jù)要求來設(shè)立和完善各種門類藏書的全部檔案案卷級與文件級的目錄數(shù)據(jù)庫，按照現(xiàn)實要求設(shè)置目錄專題數(shù)據(jù)資源庫。
3.3引進和利用現(xiàn)代化技術(shù)，更新檔案管理規(guī)范化模式
檔案管理人員應(yīng)當(dāng)利用先進設(shè)施與專業(yè)技術(shù)，對檔案進行電腦目錄輸入、檢索、統(tǒng)計檔案年報的編制、掃描圖紙及重大建設(shè)項目的檔案登記任務(wù)。為實現(xiàn)機關(guān)單位文檔的一體化管理，需要設(shè)計一系列適用于本單位實際工作情況的軟件，來確保文檔一體化有效實施。在電子檔案管理方面，對需要永久保存的電子檔案，例如建筑圖紙、重要的文獻材料和資源以及具有法律效力的文件憑證等，都應(yīng)使用不可擦除型光盤；電子公文存儲歸檔的光盤應(yīng)該貼有標(biāo)簽提示。這些都是檔案規(guī)范化管理任務(wù)中不可或缺的工作，只要奠定好規(guī)范化管理的基礎(chǔ)，就可引領(lǐng)檔案管理工作向高效有序的方向發(fā)展。
4結(jié)語
隨著社會經(jīng)濟發(fā)展和科技進步，機關(guān)部門的檔案管理工作需要更加科學(xué)與規(guī)范化。良好的檔案管理程序可以推動機關(guān)單位的工作發(fā)展，因此領(lǐng)導(dǎo)者必須注重檔案管理制度的完善，選拔專業(yè)化的檔案管理人員，培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案管理人才，加強檔案管理的科學(xué)性和實用性，促進檔案管理的規(guī)范化進程。
作者:翁亞潔 單位:河北省秦皇島市海港區(qū)民政局
參考文獻
[1]冼云嫦.提高機關(guān)檔案工作規(guī)范化管理的思考[A].《決策與信息》雜志社、北京大學(xué)經(jīng)濟管理學(xué)院.“決策論壇——企業(yè)管理模式創(chuàng)新學(xué)術(shù)研討會”論文集（上）[C].《決策與信息》雜志社、北京大學(xué)經(jīng)濟管理學(xué)院:,2017(1).
[2]張立梅.關(guān)于檢察機關(guān)檔案工作規(guī)范化管理的思考[J].檔案天地,2016(11).
一、檔案管理規(guī)范化發(fā)展現(xiàn)狀及存在問題
檔案管理工作的重要性不言而喻。但是在如今的管理中，卻缺乏統(tǒng)一的、系統(tǒng)的建設(shè)。并造就許多問題的出現(xiàn)，阻礙著檔案管理工作的發(fā)展，使其欠缺管理的規(guī)范性。下文將針對檔案管理規(guī)范化的問題進行具體的分析。
1、信息化管理系統(tǒng)建設(shè)不完善
檔案管理系統(tǒng)復(fù)雜而龐大僅僅依靠人力無法進行高效有序的管理，并且隨著電子計算機技術(shù)的迅速發(fā)展電子文件與電子文檔大量涌現(xiàn)，運用傳統(tǒng)的檔案管理系統(tǒng)往往無法保證管理的規(guī)范化，盡管目前信息化管理方法已經(jīng)推展開來，但是依然存在許多問題。首先是硬件設(shè)施及設(shè)備配備不齊全，無法為信息化管理提供基礎(chǔ)條件。其次是軟件設(shè)施，主要問題是檔案管理系統(tǒng)功能不健全或者是軟件程序復(fù)雜，這樣一來就會為檔案的查詢、瀏覽、統(tǒng)計、歸檔、借閱等造成不便，有時可能會因為系統(tǒng)的不完善導(dǎo)致檔案丟失等，嚴(yán)重破壞了檔案管理的規(guī)范化。
2、管理系統(tǒng)不完善
在新形勢下對檔案管理工作的時效性的要求也越來越高，這首先需要讓檔案管理工作的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化落實到位。檔案管理工作需要嚴(yán)謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，但是當(dāng)今管理檔案管理工作中規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的工作流程與工作制度并不完善。首先由于部分單位對檔案管理工作的不重視導(dǎo)致前期對檔案資料的收集與整理不全面不深入，進而直接影響后期對檔案的利用效果。其次，由于對檔案管理部門的管理較為疏松，部分工作人員有時沒有將歸檔與立卷工作做得詳盡而細致，有時甚至損壞了檔案資料的完整性，但是在這種相關(guān)人員的工作職責(zé)與工作內(nèi)容沒有明確的劃分的背景下即使出現(xiàn)了這種錯誤也不一定能被及時發(fā)現(xiàn)。
3、檔案管理工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)較低
新形勢下組織檔案管理工作的開展，規(guī)范化程度依然較低，其中一個很重要的原因就是相關(guān)工作人員自身素質(zhì)。在許多單位檔案管理工作都沒有受到管理層的重視，大家經(jīng)常把檔案管理工作看成是一項非常簡單的工作，對于管理的規(guī)范化認識并不深入，也正是由于對這種認識上的欠缺，導(dǎo)致了檔案管理工作規(guī)范化進程的緩慢。
二、促使檔案管理規(guī)范化發(fā)展的措施
通過上文的詳細闡述，對檔案規(guī)范化管理存在的問題也有了一定的了解和認識。究其問題存在的實質(zhì)原因還是因為相關(guān)的管理不到位。信息化系統(tǒng)建設(shè)不完善，并且沿用傳統(tǒng)的檔案管理措施，不能夠與時展的步伐相接軌。因此首要任務(wù)就是創(chuàng)新管理方法。并提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)。下文將針對具體的應(yīng)對措施具體闡述。
1、依法管理，建章立制
檔案管理工作是一項嚴(yán)肅的工作，建立完善的法制系統(tǒng)去約束它，能夠讓檔案管理工作更加的規(guī)范化，能夠更加良好的保證檔案管理工作的進行。社會在進步，企業(yè)在發(fā)展，檔案管理工作中的設(shè)備也得到的升級，各項軟硬件的優(yōu)化，讓檔案變得更加的多樣化，從過去的紙質(zhì)檔案、影片檔案，到現(xiàn)在的數(shù)字檔案，無疑是一個飛躍，所以過去的檔案管理工作方式也需要得到轉(zhuǎn)變，以適應(yīng)現(xiàn)代檔案管理的要求，作為檔案管理工作者應(yīng)該提升自己的檔案管理知識和技巧，要多多的充電和再培訓(xùn)，讓自己能夠掌握現(xiàn)代檔案管理方法，順應(yīng)形勢需要，堅持走依法治檔的道路，建立一整套行之有效的檔案法律法規(guī)，建立健全檔案管理規(guī)章制度，只有這樣，才能因地制宜、靈活有效，實現(xiàn)檔案管理工作的制度化，最大限度的發(fā)揮其應(yīng)有的社會作用。
2、求實創(chuàng)新，與時俱進
信息時代已近悄悄的來臨，我們的生活已經(jīng)離不開信息這個關(guān)鍵詞，工作、生活、學(xué)習(xí)都與之相聯(lián)系，特別是計算機網(wǎng)絡(luò)的普及，讓我們的社會前進了一大步，而檔案管理工作同樣迎來了新的改變，我們檔案工作者也這接受著新的挑戰(zhàn)。將現(xiàn)代技術(shù)與檔案管理工作結(jié)合起來，達到高效、安全、精準(zhǔn)的目的，讓檔案管理工作步入一個良性循環(huán)，這需要我們檔案管理工作者從根本出發(fā)，尋找檔案管理的特點，運用自身的檔案管理知識，與現(xiàn)代信息相結(jié)合，更好的尾社會、企業(yè)服務(wù)，體現(xiàn)信息社會的優(yōu)勢。
3、科學(xué)規(guī)范，提高效能
檔案管理工作涉及的都是檔案，而這些檔案只有被利用了，才能夠體現(xiàn)它的價值，也能體現(xiàn)出檔案管理工作的價值，而我們檔案管理工作者的價值就需要我們?nèi)プ龊脵n案的開發(fā)和利用工作才能得以體現(xiàn)。檔案的利用是企業(yè)發(fā)展的重要依據(jù)，也是社會發(fā)展的重要信息資源，而且檔案信息資源的共享顯得更加重要。作為檔案管理工作者，我們應(yīng)該要掌握科學(xué)的檔案管理手段，學(xué)會先進的檔案管理技術(shù)，從檔案的收集、整理、鑒定和保管這些工作上都體現(xiàn)出先進性和科學(xué)性，在平時的工作中要掌握重點，例如檔案的編目、檢索、編研，這些工作是檔案管理的前奏，但是卻非常的重要，做好這些工作能夠讓后面的管理工作變得簡單、快捷。在檔案利用過程中，對于一些重要的珍貴檔案應(yīng)該更加妥善的保管，可以對其進行備份、復(fù)制、壓縮等等，但是原件不予以外接，這樣能夠保障檔案的安全性。在庫房的選擇和建設(shè)上也應(yīng)該注重安全性，避免外界條件對檔案造成的不可修復(fù)損害。
