發(fā)布時間：2023-06-25 16:11:31
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的數(shù)字化檔案管理樣本，期待這些樣本能夠為您提供豐富的參考和啟發(fā)，請盡情閱讀。
關(guān)鍵字：檔案數(shù)字化；醫(yī)院檔案；管理體系；對策
醫(yī)院檔案醫(yī)院的一筆寶貴財富，對于醫(yī)院各項管理經(jīng)營、科研創(chuàng)新、文化建設(shè)都有著舉足輕重的意義。檔案是醫(yī)院開展日常經(jīng)營活動的重要基礎(chǔ)。譬如，病歷檔案是醫(yī)院開展醫(yī)療服務(wù)的有效憑據(jù)，具有法律效力，當(dāng)發(fā)生醫(yī)療糾紛時，舉證倒置原則下，醫(yī)院可以依據(jù)患者的病歷檔案進行維權(quán)，保護醫(yī)院和患者的正當(dāng)權(quán)益。而人事檔案記錄了醫(yī)院所有人員的各項資料，是現(xiàn)代醫(yī)院隊伍建設(shè)、人力資源優(yōu)化、崗位結(jié)構(gòu)調(diào)整等的重要依據(jù)。數(shù)字化檔案管理是醫(yī)院信息化建設(shè)的內(nèi)容之一，也是當(dāng)前我國醫(yī)療行業(yè)轉(zhuǎn)型的必然要求。
1 檔案數(shù)字化管理中存在的問題
1.1 人才制約
專業(yè)人才的缺乏是當(dāng)前檔案數(shù)字化管理的最大障礙。由于缺乏專業(yè)人才，醫(yī)院在開展檔案數(shù)字化建設(shè)時不能有效地開展整體規(guī)劃和具體細節(jié)的制定。即使數(shù)字平臺搭建好后，也會由于檔案工作缺乏必須的網(wǎng)絡(luò)操作技術(shù)，而導(dǎo)致平臺的利用名不副實。此外，部分醫(yī)院甚至是由其他員工兼職檔案管理，其工作能力不但有待考量，甚至其工作熱情和日常工作量都難以保證。
1.2 制度有待完善
醫(yī)院檔案是醫(yī)院人在長期社會實踐活動中留存下來的歷史真跡[1]。它記錄了醫(yī)院在不同發(fā)展階段包括前身、建設(shè)規(guī)劃、基礎(chǔ)建設(shè)、財務(wù)活動、設(shè)備科研、黨建工作等在內(nèi)等的各項事務(wù)，保存好醫(yī)院檔案能夠使我們?nèi)娴卣J識醫(yī)院的發(fā)展軌跡以及歷史沿襲。不同性質(zhì)的檔案管理有著不同的要求。但目前醫(yī)院的檔案工作由于多種限制而存在粗放式管理，制度籠統(tǒng)松懈，針對性不強。因此造成了檔案出現(xiàn)遺漏遺失、損壞甚至是偷盜篡改。這樣不僅不利于檔案的長期有序管理，而且還可能使醫(yī)院的內(nèi)部信息、保密成果受到破壞與泄露。
1.3 檔案管理意識落后
開始醫(yī)療改革后，醫(yī)院公益性質(zhì)和事業(yè)單位性質(zhì)逐漸削弱，醫(yī)療服務(wù)和經(jīng)濟利益成為了其發(fā)展的主要方向，像檔案管理這類后勤保障類的工作逐漸受到冷落。致使在醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層以及檔案人員都逐漸放松了對檔案工作的管理。這樣下來，致使檔案工作的物理環(huán)境、經(jīng)費投入、人員制度保障等都難以滿足檔案管理的正常需求，更談不上檔案的數(shù)字化管理。
2 提升醫(yī)院檔案數(shù)字化管理的對策建議
2.1 樹立醫(yī)院檔案管理的數(shù)字化觀念
數(shù)字化是現(xiàn)代檔案管理的基本發(fā)展思路。醫(yī)院開展檔案數(shù)字化工作，必須首先轉(zhuǎn)變觀念，摒棄傳統(tǒng)的人工操作。醫(yī)院管理層應(yīng)積極樹立現(xiàn)代化的檔案管理觀念，深刻認識檔案數(shù)字化發(fā)展對于提升檔案管理成效，構(gòu)建醫(yī)院信息化體系的重要意義。檔案部門應(yīng)當(dāng)深刻到當(dāng)前形勢下檔案工作肩負著提升醫(yī)療水平，創(chuàng)新工作局面的承前啟后職能。檔案人員應(yīng)當(dāng)盡早樹立數(shù)字化意識，同時積極開展學(xué)習(xí)。只有首先樹立了現(xiàn)代檔案管理意識，才能確保數(shù)字化工作的有序開展。
2.2 推進檔案數(shù)字平臺建設(shè)
數(shù)字化檔案管理應(yīng)當(dāng)充分依托醫(yī)院的信息化平臺。一是積極在醫(yī)院局域網(wǎng)內(nèi)積極構(gòu)建檔案管理網(wǎng)絡(luò)，重點建立檔案的電子資源庫。從而逐步實現(xiàn)手工作業(yè)向數(shù)字化管理的轉(zhuǎn)型。二是重點開發(fā)檔案網(wǎng)絡(luò)與醫(yī)院信息化平臺的有效對接和信息共享。實現(xiàn)平臺對接和信息共享后，檔案的采集與篩選工作就可以直接通過信息平成，而不必再經(jīng)過紙質(zhì)資料這一過程。三是開展重點項目的檔案管理。對于醫(yī)院的科研立項、管理試點等重大項目應(yīng)當(dāng)建立獨立檔案，并與其所屬檔案分類項目的管理并行。同時積極協(xié)助課題組完成項目立項、資料整理、建檔歸檔及組卷等工作。此外還應(yīng)當(dāng)適當(dāng)開放醫(yī)院檔案，為醫(yī)院的醫(yī)療科研、經(jīng)營管理、文化建設(shè)等工作提供資料與參考。
2.3 加快傳統(tǒng)作業(yè)與數(shù)字化融合
從目前來看，醫(yī)院檔案管理的數(shù)字化仍然處于降低水平。僅僅是人工的手寫記錄操作轉(zhuǎn)變?yōu)榱穗娮有问?，而遠沒有實現(xiàn)依托計算機技術(shù)的信息處理平臺。筆者認為，今后醫(yī)院開展數(shù)字化檔案管理工作應(yīng)當(dāng)著重將檔案管理從傳統(tǒng)人工向數(shù)字自動轉(zhuǎn)變。實際上，傳統(tǒng)檔案管理是其數(shù)字化的前提和基礎(chǔ)，也是其過渡階段的重要輔助工具。這兩者之間既有形式上的區(qū)別，又有著內(nèi)在聯(lián)系。因此醫(yī)院在推進數(shù)字化檔案工作時，應(yīng)當(dāng)充分依托傳統(tǒng)檔案管理，積極開展數(shù)字化的檔案業(yè)務(wù)再造，分階段分步驟地開展數(shù)字化改造。
2.4 開展軟件硬件建設(shè)
在醫(yī)院科技檔案數(shù)字化建設(shè)過程，要以計算機分布和網(wǎng)絡(luò)設(shè)施為基礎(chǔ)的硬件建設(shè)[2]。數(shù)字檔案管理的建設(shè)不可一蹴而就，需要全院上下全員參與。它涉及廣泛，包括了網(wǎng)絡(luò)工程、軟件系統(tǒng)、硬件支撐、信息的采集處理及存儲規(guī)則、網(wǎng)絡(luò)安全等諸多技術(shù)問題。筆者認為醫(yī)院當(dāng)前的檔案數(shù)字化工作應(yīng)當(dāng)從以下方面入手：一是積極開展軟硬件建設(shè)[3]。硬件建設(shè)，包括基礎(chǔ)的機房、計算機、辦公自動化、網(wǎng)絡(luò)通信等。醫(yī)院前期應(yīng)積極投入資金，加強硬件環(huán)境建設(shè)，開發(fā)引進軟件平臺。在構(gòu)建信息平臺的過程中，重視平臺的移植性和實用性。二是積極統(tǒng)籌檔案資源。由于醫(yī)院檔案管理工作覆蓋面廣，包括了醫(yī)院建設(shè)沿襲、人事檔案、病例資料、科研成果等等。這些檔案由于長期采用封閉式的人工管理，其中本身就存在著一些歸檔錯誤、填寫不規(guī)范、資料破損遺失等問題。因此在開展檔案數(shù)字化建設(shè)時，應(yīng)當(dāng)對現(xiàn)有檔案工作進行全面的梳理與校驗。同時醫(yī)院內(nèi)部深入調(diào)研檔案資料采集、篩選、審核以及保管過程存在的問題，也為今后的數(shù)字化發(fā)展提供參考。
2.5 加強數(shù)字化檔案隊伍建設(shè)
數(shù)字化檔案管理工作除了在軟硬件環(huán)境上需要醫(yī)院積極投入資金，購買基礎(chǔ)設(shè)備，引進信息平臺?，F(xiàn)代檔案工作應(yīng)盡早從傳統(tǒng)的手工作業(yè)步入自動化、網(wǎng)絡(luò)化管理階段[4]。醫(yī)院應(yīng)將人員培訓(xùn)納入數(shù)字化檔案管理的實施路徑中。檔案人員應(yīng)當(dāng)盡快轉(zhuǎn)變心態(tài)，樹立現(xiàn)代化的檔案管理觀念。盡早圍繞數(shù)字化工作成立專業(yè)小組，積極開展檔案調(diào)研，引進其他醫(yī)院成功的數(shù)字化檔案建設(shè)模式與經(jīng)驗。同時聯(lián)合醫(yī)院信息中心積極制定數(shù)字化檔案工作的實施路徑、步驟等問題，邀請專業(yè)數(shù)字化檔案人員來院開展工作指導(dǎo)和業(yè)務(wù)培訓(xùn)。從而加速數(shù)字檔案工作的進程，并提高人員數(shù)字化業(yè)務(wù)操作水平。
3 結(jié)語
隨著社會現(xiàn)代化進程的持續(xù)推進，醫(yī)院檔案數(shù)字化管理已經(jīng)成為了趨勢。然而數(shù)字化并非可一蹴而就的。醫(yī)院應(yīng)當(dāng)積極樹立檔案管理的數(shù)字化觀念，推進檔案數(shù)字平臺建設(shè)，加快傳統(tǒng)作業(yè)與數(shù)字化融合，同時開展軟件硬件建設(shè)以及加強數(shù)字化檔案隊伍建設(shè)。只有始終圍繞檔案數(shù)字化管理，多管齊下，結(jié)合醫(yī)院工作實際采取多種舉措，才能有效提升醫(yī)院的檔案管理成效，建設(shè)一條特色數(shù)字化檔案管理路子。
參考文獻
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1 房產(chǎn)檔案管理基本介紹
房產(chǎn)檔案管理包括房屋面積、產(chǎn)權(quán)屬人、交易紀(jì)錄、司法部查封、權(quán)屬登記、離婚產(chǎn)權(quán)分析、拆遷補償、房屋結(jié)構(gòu)、租賃抵押擔(dān)保、產(chǎn)權(quán)處理以及房屋繼承等。所謂產(chǎn)權(quán)檔案數(shù)字化，指的是通過多媒體技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息數(shù)據(jù)庫技術(shù)、掃描技術(shù)以及存儲技術(shù)有機結(jié)合，利用數(shù)字化形式將檔案信息有效存儲，在建立數(shù)據(jù)庫的過程中，實現(xiàn)資源共享。以便更好的實現(xiàn)原件管理和數(shù)據(jù)管理[1]。
1.1 主要特征
首先，管理內(nèi)容數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化。在網(wǎng)絡(luò)信息化時代中，實施檔案數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化管理，能夠?qū)⒋蚱苽鹘y(tǒng)紙質(zhì)管理方式的局限性，借助先進計算機技術(shù)和高端設(shè)備將檔案信息載體分離式存儲，這不僅能夠節(jié)省信息存儲時間，而且還能提高信息利用價值以及工作效率。其次，管理服務(wù)全面化和社會化。計算機設(shè)備既能實現(xiàn)文本存儲，還能實現(xiàn)圖像存儲，借助網(wǎng)絡(luò)平臺能夠?qū)崿F(xiàn)信息全面、準(zhǔn)確搜集，有利于構(gòu)建全方面的檔案服務(wù)模式，此外，在檔案信息資源共享的影響下，用戶能夠有針對性的進行信息搜集、應(yīng)用，以便提升工作質(zhì)量和速度，從中能夠體現(xiàn)服務(wù)社會化特點。
1.2 主要方式
房產(chǎn)檔案主要有三種管理方式，第一種是原件管理，即利用信息技術(shù)保管好檔案原件；第二種是掃描件管理，即借助掃描儀等先進設(shè)備實施具體的掃描工作，以便資料查詢和實際應(yīng)用，雖然該設(shè)備工作速度較慢，但是掃描效果良好，然而相機設(shè)備兼具快速和優(yōu)質(zhì)兩種效果；第三種是數(shù)據(jù)分析，即對房產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)詳細、合理分析，借此方式實現(xiàn)信息保存。
1.3 基本原則
首先，真實性原則。房產(chǎn)檔案從原始信息過渡到數(shù)字化信息，務(wù)必要保證信息的一致性和真實性，對于存在出入的信息要及時糾正，提高信息的可靠性和真實性。然后，安全性原則。確保房產(chǎn)檔案信息安全，即保證權(quán)利人合法權(quán)益的基本表現(xiàn)，一旦信息安全性降低，那么信息資源完整性極易遭到破壞。最后，便捷性原則。應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)于房產(chǎn)檔案管理，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息及時查閱、便捷查閱，能夠打破以往檔案信息所受地域限制及時間限制。
2 房產(chǎn)檔案管理數(shù)字化中出現(xiàn)的問題和解決措施
2.1 問題
首先，房產(chǎn)檔案資料缺乏完整性，影響相關(guān)政策、法規(guī)的健全性，具體表現(xiàn)為實際房屋和資料記載存在結(jié)構(gòu)、面積等方面的不同。其次，服?漳諶蕕ヒ唬?用戶接收的服務(wù)僅限于檔案證明以及檔案信息咨詢等潛在層面，對于深層次的利用分析和網(wǎng)上服務(wù)研究，還存在一定的工作難度。最后，計算機設(shè)備被片面應(yīng)用于房產(chǎn)檔案人工管理，然而房產(chǎn)檔案尚未實現(xiàn)信息數(shù)字化處理，這在一定程度上影響信息查詢?nèi)嫘訹2]。
2.2 措施
2.2.1健全房產(chǎn)檔案數(shù)字化體系
只有健全房產(chǎn)檔案的數(shù)字化體系，才能確保房產(chǎn)檔案實現(xiàn)信息規(guī)范化，在此基礎(chǔ)上發(fā)揮信息價值，提高房產(chǎn)檔案的利用率。如果房產(chǎn)檔案未能標(biāo)準(zhǔn)化實施數(shù)字信息管理，那么房產(chǎn)檔案需要經(jīng)歷較長時間實現(xiàn)管理工作質(zhì)量優(yōu)化，促進管理工作有序發(fā)展。
2.2.2完善房產(chǎn)檔案數(shù)字化系統(tǒng)
雖然網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化時代提高了信息技術(shù)的應(yīng)用率，但是目前大多數(shù)房產(chǎn)檔案仍利用紙質(zhì)化形式，僅在特定條件下才會通過人工應(yīng)用計算機設(shè)備，檔案只是實現(xiàn)了輸入形式的數(shù)字化，未能實現(xiàn)全面數(shù)字化，這不僅會降低工作效率，還會降低信息的真實性和實用性。完善房產(chǎn)檔案數(shù)字化系統(tǒng)，即原文件借助掃描儀的形式實現(xiàn)信息數(shù)字化，以此減少信息檢索時間、提高信息準(zhǔn)確率。
2.2.3大力培養(yǎng)檔案專業(yè)化人才
提升房產(chǎn)檔案人員的綜合素質(zhì)和專業(yè)能力，有利于促進房產(chǎn)檔案管理工作穩(wěn)健進行。為此，聘請專家對工作人員進行系統(tǒng)性培訓(xùn)，在培訓(xùn)的過程中，傳播豐富的專業(yè)知識、提高工作人員對數(shù)字化技術(shù)的掌握能力和運用能力，促使工作人員在創(chuàng)新型思想的引導(dǎo)下，規(guī)范房產(chǎn)檔案的工作行為，積極配合房產(chǎn)檔案管理。
2.2.4構(gòu)建檔案信息輸送平臺
構(gòu)建檔案信息輸送平臺，有利于檔案信息數(shù)據(jù)庫提高利用價值，有利于促進檔案信息及時、高效、準(zhǔn)確傳遞，同時，還能實現(xiàn)檔案信息的便捷化傳輸，加快信息的傳播速度和傳播范圍，充分發(fā)揮數(shù)據(jù)庫的價值和利用率。此外，還能增加客戶對房產(chǎn)檔案管理工作的認可度和滿意度[3]。
【關(guān)鍵詞】檔案管理；數(shù)字化；特征
檔案管理的數(shù)字化建立在現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與檔案管理理念的基礎(chǔ)上，即為數(shù)字化的檔案處理，也是檔案管理工作由人為化向數(shù)字化的系統(tǒng)轉(zhuǎn)變。利用檔案管理的數(shù)字化建設(shè)可實現(xiàn)信息載體的革新，還可實現(xiàn)數(shù)字化檔案管理體系的建立。優(yōu)化資源建設(shè)，規(guī)避物理載體儲存信息的弊端。全部以數(shù)字形式記錄于磁盤等計算機信息存儲器中的處理辦法，更有利于構(gòu)建數(shù)字化檔案管理體系。其中數(shù)字化的檔案管理工作又可看作是信息化的收集與保管以及現(xiàn)代化的規(guī)章制度。
一、數(shù)字化檔案管理的特點
（1）經(jīng)濟效益高。即以增加辦公費用和辦公人員這樣一種方式來解決這一難題。而數(shù)字化檔案管理是機讀檔案，不再是傳統(tǒng)紙質(zhì)為載體的檔案信息。這樣不僅節(jié)省了占地面積，節(jié)省了保管費用。而且方便查閱，因此也避免了重復(fù)印刷而造成的紙張浪費和不必要的增加人員的費用。
（2）辦公效率高。數(shù)字化的檔案管理使信息資料能快速歸檔，并盡快使用。以人事檔案管理為例，由于管理對象的范圍，并具有很強的流動性，如工人進廠，退休，流動性等，要想準(zhǔn)確了解統(tǒng)計這些情況，傳統(tǒng)的檔案管理方法必須“歸檔”后才能進行查詢。數(shù)字文件通過網(wǎng)絡(luò)計算機管理，能夠準(zhǔn)確地反映當(dāng)前情況。數(shù)據(jù)查詢通過數(shù)字化檔案管理變得十分簡單，可以真正做到讓辦公室的工作人員足不出戶便可知曉天下大事，數(shù)字文件實際上已經(jīng)成為一個沒有圍墻的邊界文件，檔案保管也形成了文件實體保管基地到信息控制中心的轉(zhuǎn)變。
（3）檔案利用率高。由于傳統(tǒng)的檔案大都以紙質(zhì)為載體，通常保管在檔案館、檔案室，給使用者造成了極大的不便。數(shù)字化檔案管理使查找檔案更加方便快捷，使用者可以準(zhǔn)確地查詢到到自己所需要的檔案。信息網(wǎng)絡(luò)的實現(xiàn)大大提高了檔案的利用效率。使用著可以不受空間和時間的限制，更加便利快捷。
二、提高檔案數(shù)字化管理的建議
（1）提高檔案信息管理的創(chuàng)新服務(wù)意識。單位領(lǐng)導(dǎo)的檔案管理意識對檔案管理工作的影響力頗高，所以對檔案的管理工作各級檔案管理部門還應(yīng)該進一步落實加強。單位在人力、物力、財力上給予檔案數(shù)字化管理工作強有力支持。同時還要在思想層次上支持檔案數(shù)字化管理工作。在網(wǎng)絡(luò)信息社會條件下，檔案管理者應(yīng)該充分認識到檔案數(shù)字化管理工作所面臨的嚴(yán)峻挑戰(zhàn)和新形勢，檔案管理工作者應(yīng)該要加強自身的職業(yè)素養(yǎng)，加強檔案管理的主動意識，提高自身對檔案管理工作的創(chuàng)新意識及服務(wù)意識。
（2）加強檔案管理人員數(shù)字化檔案管理水平。單位檔案管理者和部門應(yīng)該提高職業(yè)技能，進一步加強對數(shù)字化檔案信息系統(tǒng)的操作的技巧，應(yīng)當(dāng)鼓勵檔案管理者積極參加以計算機信息網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化技術(shù)為核心的技能學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，并給予必要的支持。檔案管理者還應(yīng)熟練掌握檔案專業(yè)知識。與此同時，單位還要積極向社會各界引進網(wǎng)絡(luò)信息數(shù)字技術(shù)精通的專業(yè)人才，并對在職員工定期培訓(xùn)，使之成為檔案數(shù)字化管理的堅強后盾?；诖?，不僅可以提高檔案管理團隊的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)現(xiàn)代化技能，而且為檔案管理數(shù)字化的實施創(chuàng)造了良好的條件。
（3）推進檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化體系建設(shè)。檔案管理數(shù)字化的真正實現(xiàn)要依靠檔案館之間、檔案管理主管部門之間、檔案室之間的共同努力。而不是單靠某個檔案館所能獨立完成的，檔案信息數(shù)字化管理的真正實現(xiàn)，不僅要確保信息資源的共享，而且各級檔案管理主管部門要及時制定和更新檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，積極促進檔案數(shù)字化管理工作的有效實施，進一步加強檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化體系的建立，實現(xiàn)檔案管理與時代和信息科技的同步發(fā)展。檔案數(shù)字化管理與傳統(tǒng)以紙質(zhì)為載體的檔案相比，其最大特點就是能夠通過網(wǎng)絡(luò)迅速查詢，其流動性也更快。檔案數(shù)字化管理的實現(xiàn)有利于檔案管理信息資源的開發(fā)。隨著數(shù)字化檔案管理的不斷深入研究、創(chuàng)新發(fā)展，數(shù)字化檔案管理將徹底代替?zhèn)鹘y(tǒng)的檔案給管理方式。
參考文獻：
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關(guān)鍵詞：檔案管理 數(shù)字化 應(yīng)用
中圖分類號：G27 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1674-098X（2014）11（c）-0150-01
信息技術(shù)的發(fā)展對檔案管理工作提出了新的要求，為適應(yīng)信息化發(fā)展和滿足檔案管理需求，提高檔案管理水平，改善服務(wù)質(zhì)量，數(shù)字化技術(shù)被廣泛地應(yīng)用在檔案管理工作中。傳統(tǒng)的手工檔案管理模式具有工作效率不高、檔案易破損且無法實現(xiàn)資源共享的缺陷，而數(shù)字化技術(shù)具有存儲空間大、誤差小、可實現(xiàn)資源共享等優(yōu)點，將其應(yīng)用在檔案管理中，能夠有效彌補傳統(tǒng)檔案管理模式的空白。
1 檔案數(shù)字化管理概述
檔案數(shù)字化管理是指通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、掃描技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲技術(shù)和數(shù)據(jù)庫技術(shù)的有效結(jié)合，將檔案信息以數(shù)字化的形式存儲起來，最終構(gòu)建一個使用效率較高的檔案信息數(shù)據(jù)庫，進而實現(xiàn)資源共享。檔案數(shù)字化管理主要是指對檔案原件和檔案數(shù)據(jù)的管理，檔案原件、掃描件和數(shù)據(jù)是數(shù)字化檔案的主要存儲形式。
2 檔案管理特征
2.1 日常網(wǎng)絡(luò)化管理
檔案日常網(wǎng)絡(luò)化管理能夠快速地進行信息的搜集、整理和移交等操作，檔案一旦受理，就能夠在網(wǎng)絡(luò)上對其進行綜合利用，這不但能夠充分利用信息，還便于檔案統(tǒng)計、檢索工作的進行，并節(jié)省一定的時間。網(wǎng)絡(luò)能夠?qū)n案中的文字信息和圖像信息有效地結(jié)合起來，借助網(wǎng)絡(luò)完成所用的工作，能夠最大限度地提高工作效率。
2.2 內(nèi)容數(shù)字化
在傳統(tǒng)的手工檔案管理模式中，檔案內(nèi)容以紙質(zhì)的形式存放，它的內(nèi)容和載體是一個整體，不可分割。而檔案數(shù)字化管理通過計算機設(shè)備、多媒體技術(shù)等將檔案以數(shù)字化的形式存儲，不但完整地保留了檔案內(nèi)容，還實現(xiàn)了內(nèi)容和載體的分離，檔案的實際載體作為初始依據(jù)保存下來，只要查閱存儲在計算機中的信息就能夠?qū)崿F(xiàn)日常管理。
2.3 服務(wù)社會化
數(shù)字化技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，有效彌補了傳統(tǒng)手工檔案管理模式的空白，實現(xiàn)了資源共享。用戶只要通過計算機網(wǎng)絡(luò)就能夠自主、快捷查詢和下載自己所需要的內(nèi)容，這種服務(wù)具有社會化的特點，代表著社會的進步。
2.4 全面服務(wù)
檔案數(shù)字化將文字和圖像存儲在計算機中，人們借助互聯(lián)網(wǎng)通過身份確認后，能夠在網(wǎng)絡(luò)上查詢到所有信息，這種以網(wǎng)站為載體的檔案管理模式，使得檔案服務(wù)呈現(xiàn)多元化、全面化。
3 檔案管理數(shù)字化建設(shè)幾種容易出現(xiàn)的問題
3.1 資料搜集和記載的漏洞
近年，社會各界更加關(guān)注檔案管理工作，相關(guān)法律法規(guī)也日益完善，然而在此之前的檔案資料搜集并不完整。另外，檔案信息的記載與實際情況也存在一定差別。
3.2 缺少服務(wù)創(chuàng)新理念
一直以來，檔案管理工作單純地停留在為用戶提供證明或者咨詢服務(wù)，缺少對檔案的實際利用效果的進一步分析，并較少研究信息資料上網(wǎng)服務(wù)的可行性，在一定程度上阻礙了檔案的開發(fā)利用。
3.3 條件制約
在原有的檔案數(shù)字化管理模式中，主要依靠手工操作，輔以計算機來管理檔案的原始載體，卻不是對檔案信息的數(shù)字化處理。計算機數(shù)據(jù)存儲、歸檔信息，導(dǎo)致無法完整顯示紙質(zhì)材料中的全部內(nèi)容，最終查詢的信息也缺少完整性。
4 檔案數(shù)字化管理措施
4.1 加強檔案人才的培養(yǎng)
創(chuàng)新是檔案管理人才需要具備的基礎(chǔ)素質(zhì)之一，要實現(xiàn)檔案的開放、多元化發(fā)展，檔案人才需要更新觀念，不斷探索，勇于創(chuàng)新。檔案人才還應(yīng)熟練操作計算機，具體是指能夠熟練地應(yīng)用辦公自動化軟件、全面掌握現(xiàn)代通信、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，并能夠有效進行計算機設(shè)備的維護。另外，檔案人才還應(yīng)了解自己行業(yè)檔案管理的基礎(chǔ)知識。加強對檔案人才的培訓(xùn)和建設(shè)，使其掌握最新理念和技術(shù)，樹立積極的服務(wù)理念，增強業(yè)務(wù)能力。
4.2 規(guī)范檔案資料
滿足社會需求是數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用在檔案管理的根本初衷，若檔案資料信息殘缺、不完整，則會失去檔案數(shù)字化管理的價值，并會給用戶帶來不便。因此，要保證檔案資料的完整、準(zhǔn)確、規(guī)范。
4.3 構(gòu)建檔案標(biāo)準(zhǔn)體系，不斷完善
統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范能夠約束檔案數(shù)字化管理工作的有序、規(guī)范進行?，F(xiàn)階段，個別部門存在忽略檔案管理工作，缺少檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化體系的現(xiàn)象，這阻礙了檔案管理工作的發(fā)展進程。
4.4 建立檔案信息數(shù)據(jù)系統(tǒng)
現(xiàn)階段，紙質(zhì)檔案仍是主要實體，紙質(zhì)檔案數(shù)字化制作方式是指借助計算機完成人工錄入或者使用掃描儀掃描，這種制作方式在有限的存儲空間內(nèi)，能夠存儲大量的數(shù)據(jù)信息，真正實現(xiàn)了檔案全部內(nèi)容的數(shù)字化。然而檔案記錄方式的多樣性削弱了計算機識別的真實性。另外，人工錄入又降低了工作效率，這縮減了數(shù)據(jù)信息的使用價值。對于通過掃描儀逐頁掃描，并繪制成圖形，實現(xiàn)了檔案初始文件的信息數(shù)字化。這種方式與人工錄入相比具有一定的優(yōu)勢，能夠縮減數(shù)據(jù)信息的錄入時間，大大提高了工作效率，且誤差較小。因此，掃描儀掃描具有更廣闊的應(yīng)用前景。
4.5 建立檔案信息傳輸平臺
檔案信息傳輸平臺，能夠顯著提高數(shù)據(jù)庫的利用效率，這主要是因為檔案信息只有在傳輸過程中才能最大限度地發(fā)揮自身價值。在檔案數(shù)字化管理中，檔案信息以數(shù)字的形式存在，而數(shù)字網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)是其傳輸數(shù)據(jù)的主要平臺，檔案信息傳輸平臺的建立，使得信息數(shù)據(jù)的遠程傳輸擺脫了時間和地點的束縛，這便于檔案信息的快速流動，并充分發(fā)揮了核心數(shù)據(jù)庫的功能。
5 結(jié)語
檔案的數(shù)字化管理已經(jīng)成為社會發(fā)展的必然。雖然，現(xiàn)階段數(shù)字化管理過程中仍然存在一定的問題，但是與傳統(tǒng)的檔案管理模式相比，具有使用效率高、占用空間小等優(yōu)點，它代表了社會科學(xué)技術(shù)的進步，并伴隨著國家相關(guān)法律法規(guī)的出臺和完善，將不斷創(chuàng)新檔案數(shù)字化管理模式，有效解決存在的問題，從而提高檔案數(shù)字化管理水平，充分發(fā)揮檔案信息的價值，使其更好地服務(wù)于人民群眾。
參考文獻
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【關(guān)鍵詞】 意義；檔案管理；數(shù)字化
檔案是人們在社會活動中形成的一種歷史記錄，它客觀地記錄了人們在政治、經(jīng)濟、科學(xué)、技術(shù)、文化等各個方面的歷史發(fā)展過程。為了完整地、系統(tǒng)地保存檔案這一歷史記錄，人們需要盡可能拓展檔案所涉及的領(lǐng)域的廣度和深度，使其能完整地記錄和反映歷史。同時，為了實現(xiàn)檔案的資政決策功能，特別是在各項重大經(jīng)濟建設(shè)決策中的參考、借鑒作用，只有充分地占有信息，才能系統(tǒng)地對大量的信息進行分析、比較、篩選、甄別，以避免認識上的局限性，進而制定正確的政策，為科學(xué)的決策提供堅實的理論支撐。檔案信息化建設(shè)，是指在國家檔案建設(shè)管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理的活動中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案信息資源進行數(shù)字化管理和提供利用。它使檔案管理模式發(fā)生轉(zhuǎn)變，從以檔案實體保管和利用為重點，轉(zhuǎn)向檔案信息的數(shù)字化存儲和提供服務(wù)為重心，從而作進一步走向規(guī)范化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、社會化。檔案管理數(shù)字化對優(yōu)化管理者知識結(jié)構(gòu)、隊伍結(jié)構(gòu)、提高管理者素質(zhì)、促進現(xiàn)代管理技術(shù)應(yīng)用、保護原紙質(zhì)檔案和改善其利用方式等方面有著特殊意義。
一、優(yōu)化了管理者知識結(jié)構(gòu)和隊伍結(jié)構(gòu)
人類進入信息社會，信息技術(shù)向各個領(lǐng)域拓展與滲透，涉及的領(lǐng)域也越來越寬，檔案管理行業(yè)也不例外。傳統(tǒng)紙質(zhì)材料在管理和使用過程中存在諸多不利因素，借助信息數(shù)字化在社會各領(lǐng)域的拓展，檔案歸檔的材料由原始的純紙材料向多樣化發(fā)展，如磁盤、光盤、錄像帶、彩色照片等，而磁盤、光盤、彩照、錄像帶等歸檔材料易受潮、受損、管理工作更是不容忽視。數(shù)字化檔案管理要求檔案管理人員必須加強學(xué)習(xí)，更新專業(yè)知識，使專業(yè)知識和管理知識相互滲透，互為補充。如何使現(xiàn)有的管理人員適應(yīng)檔案數(shù)字化管理這一新事物的要求，使從事檔案管理人員既有檔案管理方面的知識，又懂得并掌握計算機信息管理等方面的技術(shù)技能。目前各檔案部門一是要有針對性的吸納專業(yè)型的人才充實到檔案隊伍中來，如掌握計算機軟、硬件技術(shù)或數(shù)字通訊技術(shù)，接受過大學(xué)教育的檔案管理人才。二是加大教育投入，培養(yǎng)一批既能熟練計算機技術(shù)和信息、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，又熱愛檔案事業(yè)的專門人才，以滿足電子檔案管理的需求。三是抽調(diào)一部分檔案管理人員，進行電子檔案基礎(chǔ)知識、計算機管理技術(shù)、數(shù)字通信技術(shù)的強化培訓(xùn)，使他們迅速掌握電子檔案管理的技能，解決人才缺乏的現(xiàn)狀， 優(yōu)化管理者知識結(jié)構(gòu)， 改善管理者隊伍結(jié)構(gòu)，提高管理者綜合素質(zhì)。
二、促進現(xiàn)代管理技術(shù)應(yīng)用，提高了工作效率
檔案一種豐富的信息資源，它記載著社會發(fā)展各歷史時期進展的全過程，也信息，匯集著豐富的、大量的各方面的知識，使檔案的整理工作繁瑣，重復(fù)勞動多，勞動強度大。數(shù)字化管理如利用計算機等現(xiàn)代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。一是人工立卷時，立卷人根據(jù)自己的理解對文件進行分類，盡管都仿照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，但因每個人的理解能力不同，對同一份文件有不同的分類，因此不可避免地產(chǎn)生分類不準(zhǔn)的現(xiàn)象，影響案卷質(zhì)量，給利用工作帶來不便。而利用計算機模擬人工立卷，然后按類別將屬于條目的內(nèi)容打印出來，作為以前的那種以“卷”為單位時案卷目錄這一檢索工具的替代物，也可按文件形成的先后順序排列打印，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又發(fā)揮計算機的管理優(yōu)勢，減少了手工操作，提高了工作效率。二是用傳統(tǒng)的文書立卷方法立卷，當(dāng)發(fā)現(xiàn)立卷的文件有遺漏和收集不完成時，就要拆卷，有要對卷內(nèi)文件從新排序，卷內(nèi)文件目錄也要重新填寫，重新編號，重新裝訂。而利用計算機立卷發(fā)現(xiàn)文件遺漏時，插入非常方便，只需修改一下文件的目錄就行了。三是人工立卷歸檔時，經(jīng)常需要對文件進行接邊的切邊，稍不留神，就會破壞文件全貌甚至切掉重要的批示和領(lǐng)導(dǎo)的簽字。使用計算機立卷歸檔、降低了檔案工作人員的工作量，提高了工作效率。既能完整地保存文件的全貌，又能按時完成歸檔工作，不至于出現(xiàn)文件積壓現(xiàn)象。從而使檔案管理人員從繁重的立卷中解脫出來。集中時間和精力致力于檔案與信息資源的開發(fā)和利用工作。
三、有效保護了原紙質(zhì)檔案，改善了利用方式
漫長的社會發(fā)展歷史和悠久的檔案存儲歷史，使我國現(xiàn)存的檔案和書刊，種類眾多，其價值不可估量，如貝葉經(jīng)、敦煌寫經(jīng)等這樣古老的文化遺產(chǎn)和元朝、明朝、清朝及民國時期的珍貴檔案、歷史地圖和其它大量的珍貴歷史文獻。這些古老的珍貴文獻和檔案記載著中華民族燦爛文化與悠久的歷史，必須加以妥善保管，要想方設(shè)法延長其保存期限。過去的材質(zhì)和現(xiàn)行的紙質(zhì)材料，都難以達到這一目的，但數(shù)字化管理，如利用計算機掃描技術(shù)對這些文獻作數(shù)字化處理，制作數(shù)字化副本，提供利用和交流，把原件妥善地保存起來，便可以有效地延長原件的保存時間，以防因長期翻閱造成字跡模糊或破損，甚至是在出現(xiàn)天災(zāi)人禍的情況下遭致毀滅性的破壞，達到了保護作用。
另外，紙質(zhì)檔案數(shù)字化還能夠改善檔案在信息社會中的利用方式。檔案的數(shù)字化管理，可以使紙質(zhì)檔案原件的數(shù)字化副本不再受“孤本”的限制，一份文件可以同時提供給所有需要它的人共享。電子影像文件可以通過計算機局域網(wǎng)或者廣域網(wǎng)進行異地傳輸，使異地調(diào)閱利用成為可能。單純從技術(shù)上講，此時，利用者可以不用到檔案館來，通過任何一臺上網(wǎng)的計算機就能利用到檔案館內(nèi)已經(jīng)開放的檔案。這不僅免去了利用者的奔波之苦，更大的好處在于擴大了檔案的利用空間。另外，利用者還可以不受時間限制，在檔案電子化以后，即使在閉館之日，也能隨時上網(wǎng)利用檔案電子資源。
綜上，隨著計算機網(wǎng)絡(luò)的進一步發(fā)展，檔案管理數(shù)字化越來越明顯的表現(xiàn)出優(yōu)越性，我們要充分認識到檔案管理數(shù)字化的意義，更多的考慮如何加強數(shù)字化建設(shè)。誠然，在檔案數(shù)字化的進程中，我們會遇到各種各樣的困難和挑戰(zhàn)，面對諸多問題，我們一定要不斷探索和研究新方法，分析新形勢，解決新問題，加快檔案數(shù)字化的進程。
參考文獻
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【關(guān)鍵詞】醫(yī)療保險 檔案管理 數(shù)字化 思考
隨著電子技術(shù)的飛速發(fā)展和計算機網(wǎng)絡(luò)的普遍應(yīng)用，數(shù)字化為人民群眾帶來的便捷與日俱增，就連枯燥的檔案管理也在逐步向著數(shù)字化的方向挺進。醫(yī)療保險檔案管理作為比較特殊的安安管理業(yè)務(wù)，實現(xiàn)數(shù)字化管理師大勢所趨，建立醫(yī)療保險檔案從收集、整理、立卷、保管、利用、移交等各環(huán)節(jié)全文圖像數(shù)字檔案管理系統(tǒng)乃勢在必行之路。實現(xiàn)醫(yī)療保險檔案對參保人員“記錄一生、跟蹤一生、服務(wù)一生、保障一生”的目標(biāo)是醫(yī)療保險制度改革的必然方向。醫(yī)療保險檔案管理按照規(guī)范化、制度化、信息化要求，建立醫(yī)療保險業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，將醫(yī)療保險業(yè)務(wù)經(jīng)辦信息管理系統(tǒng)形成的檔案資料進行數(shù)字化檔案管理，將檔案要件通過電子掃描技術(shù)將紙質(zhì)檔案資料數(shù)字影像化永久保存，并集中在數(shù)據(jù)庫統(tǒng)一管理，從而實現(xiàn)了從傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體業(yè)務(wù)檔案管理模式向信息化業(yè)務(wù)檔案管理模式的轉(zhuǎn)變。真正地做到了“誰經(jīng)辦、誰收集、誰整理”。從而醫(yī)療保險業(yè)務(wù)檔案的查閱、瀏覽都可以在局域網(wǎng)上完成，減少了不必要的事務(wù)工作，提高醫(yī)療保險經(jīng)辦工作效率，完善了醫(yī)療保險業(yè)務(wù)經(jīng)辦流程。
醫(yī)療保險檔案管理數(shù)字化管理的核心問題是確保系統(tǒng)安全。如何確保數(shù)據(jù)安全值得思考，值得研究，值得醫(yī)療保險檔案管理人員去努力工作。內(nèi)外網(wǎng)物理隔離技術(shù)、異地容災(zāi)備份技術(shù)、云備份技術(shù)、防火墻技術(shù)、殺毒軟件問題，這里面既有硬件技術(shù)也有軟件技術(shù)。在日常情況下，異地備份要求兩地數(shù)據(jù)保持實時同步；災(zāi)難發(fā)生時，通過主機、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫和應(yīng)用的實時切換，保證業(yè)務(wù)的不間斷運行。目前醫(yī)療保險經(jīng)辦過程中與業(yè)務(wù)操作和管理信息化所不相適應(yīng)的問題是各類社會保險的相關(guān)紙質(zhì)資料（例如病歷檔案、報銷單據(jù)、征收單據(jù)、轉(zhuǎn)移單據(jù)等）由醫(yī)療保險經(jīng)辦機構(gòu)保存在各自的檔案室中；這些檔案資料需要不斷實時更新。在辦理醫(yī)療保險有關(guān)手續(xù)中需要對有關(guān)資料進行調(diào)閱、傳遞、更新，在這個過程中采用傳統(tǒng)的檔案管理模式，帶來了有關(guān)資料調(diào)閱速度慢、無法及時歸還，原件可能被遺失或損害等問題，同時也使得資料管理工作日益繁重?，F(xiàn)行的社會保險資料保管、使用方式已不能滿足業(yè)務(wù)部門的管理、服務(wù)要求，因此提出社保險資料檔案數(shù)字化處理要求。
1 數(shù)字化是提高醫(yī)療保險管理效率的有效途徑
數(shù)字化建設(shè)的根本目的是提高醫(yī)療保險管理工作的效率和維護醫(yī)療保險基金的健康安全運行，保障廣大參保人的根本利益，是社會保障體系建設(shè)的重心，也是省政府為民辦十件實事的重要內(nèi)容之一。結(jié)合醫(yī)療保險數(shù)字化建設(shè)與應(yīng)用的實踐，以醫(yī)療保險運行報表為指南，回顧了我省醫(yī)療保險工作取得的成績和存在的問題，分析了數(shù)字化建設(shè)在提高醫(yī)療保險人群覆蓋率、加強醫(yī)療質(zhì)量管理、促進醫(yī)療質(zhì)量提高等方面均發(fā)揮著極其重要的作用。全面推進和提高我省醫(yī)療保險管理工作，保障醫(yī)療保險基金的健康安全運行，必須具備四個基本條件。一是完善的基礎(chǔ)設(shè)施及技術(shù)支撐環(huán)境；二是從事醫(yī)療保險管理工作的高素質(zhì)隊伍；三是良好的醫(yī)療保險制度環(huán)境；四是科學(xué)有效的管理。
2 醫(yī)療保險檔案管理數(shù)字化與醫(yī)療服務(wù)的關(guān)系
門（急）診人次、門診大病（慢特病）人次、住院人次住院率等有關(guān)數(shù)據(jù)為了解參保人群的整體健康狀況，調(diào)整醫(yī)療費用報銷范圍和比例有著一定的指導(dǎo)意義?？茖W(xué)合理地使用醫(yī)?；鸨Ｕ蠀⒈Ｈ说慕】凳轻t(yī)療保險制度的根本目的。健康與醫(yī)療服務(wù)統(tǒng)計指標(biāo)，可以通過數(shù)字客觀地描述和反映一定時間內(nèi)，地區(qū)人口的健康狀況及其動態(tài)變化、發(fā)展趨勢，以及醫(yī)療服務(wù)水平和醫(yī)療保險制度對人口健康的影響。
3 醫(yī)療保險檔案管理數(shù)字化管理與基金運行的關(guān)系
醫(yī)?；鸬倪\行情況不僅是政府關(guān)心的問題，更是老百姓熱切關(guān)心的焦點問題。要保障醫(yī)?；鸬慕】?、安全、高效運行就必須及時的了解醫(yī)?；鸬氖罩в嗲闆r，保證其“總量控制、略有結(jié)余”。我們應(yīng)充分發(fā)掘醫(yī)療保險數(shù)字化管理的技術(shù)優(yōu)勢，進一步提高效率，降低運作成本，創(chuàng)造性地發(fā)展具有中國特色的醫(yī)療保險基金運行模式和保證基金運行的數(shù)字安全，同時也要保證其制度上的安全。各地醫(yī)保經(jīng)辦機構(gòu)都要根據(jù)省有關(guān)規(guī)定，建立比較完善的內(nèi)部管理制度，對醫(yī)療保險基金的籌集、支付、使用和管理做出具體規(guī)定，從制度上保證社?；鸬陌踩Ｆ浯?，我想談?wù)勧t(yī)療保險數(shù)字化平臺與醫(yī)療質(zhì)量管理之間的關(guān)系。醫(yī)療保險制度的建立和完善歸根到底是形成良好醫(yī)療費用共濟和醫(yī)療管理監(jiān)督機制，使醫(yī)療機構(gòu)為參保人創(chuàng)造健康價值。握參保人的基本情況和醫(yī)療保險基金的運行情況，能為政府出臺社會保障政策提供強有力的依據(jù)。數(shù)據(jù)共享和表達標(biāo)準(zhǔn)化。推行醫(yī)療保險基金運行情況上報制度，強調(diào)各類數(shù)據(jù)采集的真實性和及時性，并根據(jù)各地實際情況，對部分指標(biāo)進行了增刪，建立數(shù)據(jù)共享平臺，使政府有關(guān)部門及時了解醫(yī)療保險運行動態(tài)，為進一步制定醫(yī)療政策提供了科學(xué)的依據(jù)，同時也為各地市州相互交流學(xué)習(xí)管理經(jīng)驗提供了平臺和參照。
4 利用醫(yī)療保險數(shù)字化平臺加強醫(yī)療質(zhì)量的管理
醫(yī)療保險管理的數(shù)字化要求醫(yī)保定點機構(gòu)也實行數(shù)字化管理，醫(yī)療機構(gòu)為了獲得更多的醫(yī)療保險賠付就必須對參保人就醫(yī)進行數(shù)字化管理和加強醫(yī)療服務(wù)的質(zhì)量管理。這樣就更加有利于參保人的醫(yī)療費用的控制和醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量的提高。特別是出臺了基本藥物目錄以后，醫(yī)保定點機構(gòu)加強了藥品使用管理，如抗生素分三級管理和使用、品管理等效果明顯。
5 醫(yī)療保險數(shù)字化管理的意義
醫(yī)療保險檔案數(shù)字化管理在管理方式上的變革一是必然促使干部隊伍知識化。數(shù)字化的管理模式的運用，必將使醫(yī)療保險的業(yè)務(wù)動作、管理活動越來越依賴于信息系統(tǒng)。反之，信息系統(tǒng)的成功運行又將更多信息應(yīng)用的工作提升到醫(yī)保經(jīng)辦機構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)工作顯要位置。醫(yī)保數(shù)據(jù)庫的提取和分析把過去的按照感覺進行粗放式管理方式變?yōu)橛瞄L期積累的大量數(shù)據(jù)說話，按統(tǒng)計結(jié)果決策的管理方式。二是控制醫(yī)療費用的增長、提高基金運行效率。醫(yī)療費用一直持續(xù)高速增長對醫(yī)?；鸬姆€(wěn)定運行造成很大壓力，直接影響基金的穩(wěn)定運行。如何合理控制醫(yī)療費用的增長，提高有限的醫(yī)療保險基金的使用效率，是當(dāng)前迫切需要探索和解決的問題。醫(yī)保經(jīng)辦機構(gòu)要著力制定數(shù)據(jù)交換標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范上報表格的內(nèi)容和格式，推行醫(yī)保的數(shù)字化管理，這樣也就有利于數(shù)據(jù)采集的真實性和及時性，通過設(shè)定醫(yī)?；痤A(yù)警值，及時向醫(yī)療經(jīng)辦機構(gòu)提供基金運行現(xiàn)狀，防止基金“穿底“，從而保證其健康、安全、持續(xù)的運行，平穩(wěn)度過“危險期”。
作者簡介
劉旻（1970-），男，吉林省經(jīng)濟管理干部學(xué)院本科畢業(yè)?，F(xiàn)供職于吉林省四平市醫(yī)療保險管理局。
關(guān)鍵詞：數(shù)字化檔案;管理;作用
傳統(tǒng)的檔案一般是采用以紙質(zhì)為主，以案卷的形式存放于檔案庫房中，一般來說檔案利用率不高。而新形勢下的高校數(shù)字化檔案是通過計算機、掃描儀等多媒體科技來實現(xiàn)檔案的采集、記錄、錄入、管理、利用，是一種通用性強、操作性高、實時性好、利用率高的新型檔案管理方式。通過這種方式可以實現(xiàn)高校各個部門網(wǎng)絡(luò)資源的共享性，改變傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案每一次利用查閱都要把紙質(zhì)檔案借閱出來，利用完后再歸還，多次借閱造成紙質(zhì)檔案的破碎、丟失等不安全因素，既實現(xiàn)了檔案的共享，又保證了檔案的安全，大大提高了文檔服務(wù)，從而達到檔案信息資源共享。通過這種數(shù)字化檔案管理，提高了檢索速度，提高了效率，擴大了查詢范圍，同時還可采用電子加密技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)防火墻等技術(shù)對檔案進行機密處理，大大提高了檔案的利用率和保密性。
一、高校檔案管理數(shù)字化是社會發(fā)展、科技發(fā)展、高校發(fā)展的必然
第一檔案數(shù)字化是數(shù)字檔案建設(shè)最基礎(chǔ)的工作，就是把紙質(zhì)文檔通過掃描、錄入等方式將信息存儲到計算機數(shù)據(jù)庫中，最終實現(xiàn)檔案的快速檢索、同時設(shè)備技術(shù)操作簡單，存儲空間小，維護方便，安全有效，并且可以實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的實時備份，這將大大提高了檔案的安全性和完整性。第二建立了數(shù)字化檔案管理，可以把高校的校園網(wǎng)、黨政網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)、檔案管理系統(tǒng)、高校圖書管理系統(tǒng)等進行聯(lián)網(wǎng)就可以充分利用高校各個部門的多方資源，達到資源共享，更好的為高校師生服務(wù)，真正做到了讓檔案滲入到高校發(fā)展的領(lǐng)域，使廣大師生更好的認識檔案、管理檔案、利用檔案。第三高校一直以來都是是社會科技發(fā)展的前沿領(lǐng)域，各種新技術(shù)、新科技、新設(shè)備都在這里可以很好的利用，高校的師資隊伍也是有著良好的教育和學(xué)歷背景，所以高校在接觸新知識，獲取新信息方面，有著得天獨厚的優(yōu)越條件，這給需要技術(shù)、需要計算機的數(shù)字化檔案管理提供了很好的產(chǎn)生背景。
二、數(shù)字化檔案管理對高校檔案產(chǎn)生的影響
第一，對高校檔案利用產(chǎn)生的影響。由于數(shù)字化檔案管理是通過計算機等多媒體來進行檔案的管理，所以每一位查詢利用者只要有一臺計算機就可以不受任何時間、空間的限制，只要不是涉及加密文件就都可以進入檔案管理系統(tǒng)查閱檔案信息，這就大大改變了傳統(tǒng)手工翻閱查詢檔案，費時、且不容易查到等缺點，提高的檔案的利用率和減少了查閱檔案時間。第二，對高校檔案業(yè)務(wù)工作的影響。檔案要想規(guī)范管理、有效利用，最重要就是要加強對檔案的收集。
那么，怎么才能有效開展數(shù)字化檔案管理工作？筆者認為可以從以下幾個方面著手：
第一、加強對檔案人員的各項培訓(xùn)。這個培訓(xùn)既包括檔案知識業(yè)務(wù)培訓(xùn)又包括計算機應(yīng)用技術(shù)的培訓(xùn)。信息化背景下檔案信息化建設(shè)需要既懂檔案業(yè)務(wù)管理，又了解自動化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)等現(xiàn)代信息技術(shù)的復(fù)合型人才。而傳統(tǒng)的檔案管理只是注重保存，不注重利用的思想。要努力提高檔案工作人員的工作積極性，要在工作中調(diào)動他們愿意學(xué)習(xí)新的技術(shù)、新的科技手段來加強檔案的利用的思想，首先思想上要引起重視。第二、加強檔案工作者對信息技術(shù)應(yīng)用能力的培訓(xùn)。數(shù)字化檔案工作是一項新技術(shù)、新信息的工作，要想開展好這項新的檔案管理模式就必須學(xué)了必要的常規(guī)高校檔案管理制度和檔案管理辦法外，還要學(xué)習(xí)適應(yīng)新形勢下的檔案信息化相關(guān)的知識，只有學(xué)習(xí)了必要的檔案知識，也掌握了信心化技術(shù)以后才能適應(yīng)檔案信息化的發(fā)展。再次基礎(chǔ)上還應(yīng)該對檔案管理人員進行有關(guān)檔案鑒別的學(xué)習(xí)，數(shù)字化檔案在保存過程中受著磁盤、光盤等載體的影響，必須通過計算機進行轉(zhuǎn)換，雖然這種方式速度快、節(jié)省時間空間，但是也要考慮到在實際工作中收到技術(shù)的不同影響，有可能會產(chǎn)生信息的不全或者錯誤，這就要求我們檔案管理人員對檔案的真實性有一定的鑒別能力。第三、加大對檔案資金的投入。高校的領(lǐng)導(dǎo)，尤其是負責(zé)分管檔案的主要領(lǐng)導(dǎo)要定期了解檔案工作，聽取相關(guān)檔案負責(zé)人的工作匯報，學(xué)校要制定本校檔案管理辦法，用制度要管理檔案、用科技要提高檔案管理水平。其次要提供檔案的必要物質(zhì)支持，為學(xué)校檔案管理配置先進設(shè)備，還要積極培養(yǎng)、選拔高素質(zhì)的專業(yè)人才作為檔案管理人員。充分認識到檔案工作的重要性，把加快學(xué)校數(shù)字化檔案工作作為一項重要的工作來開展。第四、及時調(diào)整更新檔案信息。高校一般學(xué)生多、教師多、學(xué)校檔案類別多，一般包括行政、黨群、教學(xué)、科研、設(shè)備、基建、外事、人事等，所以學(xué)校管理對象、管理類別也是很繁多，每年學(xué)生招生人數(shù)、畢業(yè)人數(shù)，教職工的新近與退休、教學(xué)課程的增減、財務(wù)信息的更新、基建維修項目的增加、行政事務(wù)的開展等，各項類別要想統(tǒng)計清楚，完整的了解這些情況，按照傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案是每年各個部門上交檔案室后，通過查閱才能了解這些情況，而現(xiàn)在數(shù)字化檔案，各部門主要涉及的情況有所改變，通過計算機查詢就可以反映當(dāng)前的情況，但這就要求各部門要及時把更新改變后的情況及時更改。第五、加強檔案數(shù)字化保密保管。由于檔案的數(shù)字化載體的不同，它同傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案保管條件，保密要求都有著不同的要求。一般傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案要求檔案室有防霉、防蟲、溫濕度計等要求，而且保密性一般是指檔案借閱要有登記、檔案管理人員要遵守相關(guān)的檔案保密法，不得隨便把檔案借閱給外人，超過檔案借閱期限必須歸還等等。而數(shù)字化檔案往往可能及時磁盤、光盤等等這些占用空間小、存儲空間大的數(shù)字文件，要對他們保管，一般就要更多的考慮系統(tǒng)的安全，系統(tǒng)的備份等。此外，由于數(shù)字化檔案可以在計算機上進行查閱，所以就更應(yīng)該加大網(wǎng)絡(luò)的安全性，在錄入檔案的同時，要確保檔案信息不丟失、不能被非法篡改等。
隨著技術(shù)的發(fā)展、科技的創(chuàng)新，高校的不斷發(fā)展，數(shù)字化檔案建設(shè)在今后的高校檔案管理中的作用一定是會日益增加，檔案本身就是記錄歷史發(fā)展，是我們保存歷史、傳承歷史、證明歷史的依據(jù)，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案存在不容易收集、不利于保存、不方便查閱等缺點，已經(jīng)不能適應(yīng)于歷史的發(fā)展了，而數(shù)字檔案有著空間小、存儲多、查閱方便快速等優(yōu)點也被越來越多的高校所接受。但是這種新技術(shù)也對檔案管理人員的水平提出了新的要求。如何利用好這種新技術(shù)把檔案利用價值發(fā)揮的更好，如何提高信息檔案部門信息管理和使用的自動化水平，提高辦公效率，更好地發(fā)揮檔案資料的作用已成為檔案部門實現(xiàn)信息現(xiàn)代化管理的主要問題，這就要求高校檔案管理人員更要努力學(xué)習(xí)新知識、新技術(shù)，不斷積累工作經(jīng)驗，使檔案管理工作適應(yīng)時代要求，適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化和自動化的需要，為社會發(fā)展提供良好的服務(wù)。
參考文獻：
數(shù)字化檔案的憑證價值，取決于元數(shù)據(jù)的整體性，如果對于某份數(shù)字化檔案的元數(shù)據(jù)整體中某一項元數(shù)據(jù)缺失，那么該份數(shù)字化檔案的憑證價值也就喪失。因此元數(shù)據(jù)的實施一定要標(biāo)準(zhǔn)化，要想保證元數(shù)據(jù)在實施中的整體性，只能依靠標(biāo)準(zhǔn)化。
1數(shù)字化檔案管理元數(shù)據(jù)需求分析的內(nèi)涵
在現(xiàn)有的國際、國內(nèi)、行業(yè)等標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)之上，才能實現(xiàn)數(shù)字化檔案管理元數(shù)據(jù)的需求分析，這些是針對具體的數(shù)字化檔案類型、用戶、業(yè)務(wù)管理流程等采用科學(xué)的方法所進行的元數(shù)據(jù)模型中元數(shù)據(jù)功能項的設(shè)置分析及對其描述的過程。這個功能的意思是要基于元數(shù)據(jù)元素、元數(shù)據(jù)模型。根據(jù)這一定義，應(yīng)該明確的是，數(shù)字化檔案管理元數(shù)據(jù)的需求首先是一種功能需求，需要確定需求分析的信息源并施以科學(xué)的方法。
2 數(shù)字化檔案管理元數(shù)據(jù)需求分析的信息源
數(shù)字化檔案管理需求分析的信息源，是以數(shù)字化檔案管理元數(shù)據(jù)需求分析的信息來源范圍為主要的另外包含權(quán)威性文獻、數(shù)字化檔案本身、用戶等。
就其本身而言的話，數(shù)字化檔案的分類豐富，有多媒體數(shù)字化檔案、視頻檔案、音頻檔案、圖像、圖形檔案盒數(shù)字處理檔案，因此，其信息源范圍可以是關(guān)于字處理檔案、圖像檔案、圖形檔案、音頻檔案、視頻檔案以及多媒體數(shù)字化檔案的管理元數(shù)據(jù)范圍的需求分析。
針對權(quán)威性文獻而言，權(quán)威性文獻可以分為法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、政策、規(guī)范、最佳實現(xiàn)及理論等，因此，其信息源的分析范圍可以是國內(nèi)外的有關(guān)文件管理、檔案管理和數(shù)字化檔案管理的法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、最佳實踐及理論中存在著的有關(guān)對數(shù)字化檔案管理元數(shù)據(jù)需求的分析。
針對用戶而言，信息源的分析范圍可以是對文件管理者、檔案管理者、數(shù)字化檔案管理者、計算機系統(tǒng)管理員以及數(shù)字化檔案利用者所提出的分析方法。
3 數(shù)字化檔案管理元數(shù)據(jù)需求的分析方法
在數(shù)字化檔案管理元數(shù)據(jù)領(lǐng)域中，對數(shù)字化檔案管理元數(shù)據(jù)進行需求分析，要采用科學(xué)的方法才能保證其分析的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。筆者認為，有兩類方法：一類是自上而下演繹分析法；另一類是自下而上歸納分析法。
3.1自上而下演繹分析法
3.1.1文獻參考法
文獻參考法，以“文獻”形式表述有關(guān)法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、政策、規(guī)范等，以保證符合現(xiàn)行法律的規(guī)定，是從“文獻”的抽象到具體數(shù)據(jù)元的確定的方法。主要是從所涉及文件管理的文獻中概括出數(shù)字化檔案元數(shù)據(jù)的需求。美國匹茲堡大學(xué)的元數(shù)據(jù)項目是運用此法的主要代表項目，該項目主要研究文件管理的中憑證要求（簡稱《baC項目》）。
3.1.2理論推導(dǎo)法
從文件管理理論出發(fā)進行歸納演繹，以層層遞進的邏輯來驗證數(shù)字化檔案管理元數(shù)據(jù)的合理性，即是理論推導(dǎo)法。
目前流行的文件管理理論主要有：文件連續(xù)體理論、文件生命周期理論和文件運動理論。不論采取哪種理論作為我們的研究依據(jù)，都對數(shù)字化檔案管理元數(shù)據(jù)的需求均具有一定的指導(dǎo)意義。
以澳大利亞元數(shù)據(jù)研究項目《教育、研究與產(chǎn)業(yè)合作項目》（SPIRT project）為例，他們所制定的元數(shù)據(jù)主要依據(jù)澳大利亞所獨創(chuàng)的“文件連續(xù)體理論（records continuum thinking）”；而加拿大不列顛哥倫比亞大學(xué)研究項目《數(shù)字化檔案完整性保存項目（UBC）》則依據(jù)的是文件運動理論理論。按照我國目前的檔案管理相關(guān)理論，我們要采取在我國比較流行的文件生命周期理論。
3.2自下而上歸納分析法
3.2.1調(diào)查訪問法
通過對文件創(chuàng)建人員、文件管理人員等相關(guān)的專業(yè)人員等進行跟蹤訪談和數(shù)據(jù)分析，按照用戶的實際需要，在大數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上得出數(shù)字化檔案管理元數(shù)據(jù)需求。另外用到此方法的是在跨國聯(lián)合項目――文件永久性憑證性問題在電子系統(tǒng)里的應(yīng)用（簡稱INTERPARPES）。
3.2.2流程實際法
按照檔案實際管理的業(yè)務(wù)流程為基礎(chǔ)，通過數(shù)字化檔案在管理過程中的運動為分析的切入點進行需求分析。研究者持有這類分析方法會認為文件管理流程和元數(shù)據(jù)是分不開的，所以，要理解元數(shù)據(jù)，就要緊緊聯(lián)系數(shù)字化檔案管理流程實際，值得注意的是，不是傳統(tǒng)的手工管理業(yè)務(wù)流程。
以上方法各有優(yōu)劣，如文獻參考法，可以從宏觀上保證建立的數(shù)字化檔案管理元數(shù)據(jù)具有合法性和憑證性，但建立的標(biāo)準(zhǔn)過于寬泛；理論推導(dǎo)法，可以保證其合理性和系統(tǒng)性，但建立的標(biāo)準(zhǔn)偏向理論性，實用性不強；基于用戶訪問法建立的標(biāo)準(zhǔn)，其實用性和操作性較好，但缺乏完整性與系統(tǒng)性；流程實際法，即使具有可行和運用性范圍依舊被局限。所以說，數(shù)字化檔案管理元數(shù)據(jù)的需求分析時，需要綜合作用各類所學(xué)多種方法分析需求，而不是孤立、單一的只作用一種方法，這樣做才可能滿足數(shù)字化檔案元數(shù)據(jù)更全面和客觀的需求。
4關(guān)于數(shù)字化檔案管理元數(shù)據(jù)需求分析體系模擬建構(gòu)
在以上探討數(shù)字化檔案管理元數(shù)據(jù)需求分析的內(nèi)涵、信息源及方法的基礎(chǔ)上，筆者嘗試模擬建構(gòu)需求分析體系。
首先，根據(jù)具體行業(yè)、應(yīng)用領(lǐng)域的目標(biāo)與特點，確定數(shù)字化檔案管理元數(shù)據(jù)需求分析的信息源；需求分析的信息源主要包括，文獻（規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)）、數(shù)字化檔案本身、用戶、數(shù)字化檔案管理業(yè)務(wù)流程等方面。其次，對需求分析信息源進行分類整理、審讀，綜合采用科學(xué)的方法對信息源進行分析，簡練出數(shù)字化檔案管理數(shù)據(jù)的需要并形成需求陳述。再次，針對各需求陳述進行元數(shù)據(jù)的提煉，將提煉到的元數(shù)據(jù)進行分類，再將具體的元數(shù)據(jù)納入到分析框架。最后，判斷元數(shù)據(jù)元素項的設(shè)置，形成數(shù)字化檔案管理元數(shù)據(jù)體系模型。
參考文獻：
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