發(fā)布時(shí)間：2023-06-16 16:25:28
序言：寫作是分享個(gè)人見(jiàn)解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的檔案管理數(shù)字化樣本，期待這些樣本能夠?yàn)槟峁┴S富的參考和啟發(fā)，請(qǐng)盡情閱讀。
關(guān)鍵詞：數(shù)字化、檔案管理、網(wǎng)絡(luò)化
中圖分類號(hào)：G270.7文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1006-026X（2013）12-0000-01
前言
21世紀(jì)是一個(gè)信息技術(shù)發(fā)展日新月異的時(shí)代，信息技術(shù)在各個(gè)行業(yè)各個(gè)方面的運(yùn)用已經(jīng)越來(lái)越普遍，并逐漸成為各個(gè)行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)的有力技術(shù)手段已經(jīng)各方面進(jìn)步和發(fā)展的不竭動(dòng)力。而對(duì)于信息量巨大，工作量頗高，提供大量信息資源的檔案管理工作來(lái)說(shuō)，計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等數(shù)字化技術(shù)的變革的沖擊，為其帶來(lái)了巨大的機(jī)遇以及挑戰(zhàn)，正確的認(rèn)識(shí)檔案管理的數(shù)字化發(fā)展，并使其向數(shù)字化的方向發(fā)展，使得檔案管理更加的系統(tǒng)、及時(shí)、準(zhǔn)確和高速，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)資源更加地有效利用和分享。這樣能夠促進(jìn)檔案管理行業(yè)的發(fā)展，減小管理工作過(guò)程中的工作量及難度。
一、我國(guó)檔案管理的現(xiàn)狀
我國(guó)檔案管理是以服務(wù)社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)檔案資源為目的，其主體是依據(jù)《檔案法》建立的檔案館，檔案館也是集中管理、保存檔案的基地，它能實(shí)現(xiàn)諸多檔案管理功能比如：收藏功能、存儲(chǔ)功能、宣傳功能以及傳播功能。同時(shí)在我國(guó)這樣一個(gè)歷史悠久，古文化燦爛的國(guó)度，檔案管理不僅具有重要的意義，并一直得到重視，并取得了巨大的發(fā)展。發(fā)展到現(xiàn)階段，隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、通訊技術(shù)等信息技術(shù)的進(jìn)步和發(fā)展，對(duì)檔案管理也產(chǎn)生了極大的影響。近年來(lái)，檔案管理過(guò)程中信息化、數(shù)字化技術(shù)得到了成功地應(yīng)用，使得檔案管理方面產(chǎn)生了巨大的變革，電子式的文件大批量的產(chǎn)出，以及計(jì)算機(jī)技術(shù)下紙質(zhì)檔案數(shù)字化的進(jìn)步，促進(jìn)了檔案包含信息內(nèi)容的加速，并逐漸出現(xiàn)檔案管理對(duì)象檔案實(shí)體與檔案信息管理工發(fā)生分離的情況。正如我們所知，檔案它是能夠被我們傳輸、表達(dá)、感受的，以圖像、文件等為載體的一種信息?，F(xiàn)階段，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，必然會(huì)導(dǎo)致不同區(qū)域的使用人員共享檔案信息的情況，憑借各種數(shù)字化技術(shù)，檔案管理的工作也將突破地域，形成“移動(dòng)中的檔案館”，建立起全國(guó)乃至全世界范圍內(nèi)的檔案管理中心，檔案信息將更加容易獲取和傳播。
二、數(shù)字化檔案管理的內(nèi)容及特點(diǎn)
信息化建設(shè)的關(guān)鍵是實(shí)現(xiàn)信息資源的共享以及高效的利用，無(wú)論從哪個(gè)方面來(lái)說(shuō)檔案都是信息資源的中心，因而對(duì)檔案規(guī)范化以及標(biāo)準(zhǔn)化的管理已受到社會(huì)各行各業(yè)的廣泛關(guān)注。正是在這樣的背景下，為適應(yīng)各行業(yè)發(fā)展的客觀需求，數(shù)字化檔案管理運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)并結(jié)合數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)對(duì)文字檔案、圖像檔案等檔案形勢(shì)進(jìn)行數(shù)字化的管理，全面的管理，并進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)檔案系統(tǒng)與辦公系統(tǒng)的無(wú)縫銜接。數(shù)字化檔案管理是由若干年前西方“數(shù)字化圖書(shū)館工程”的概念演變而來(lái)，是一種利用多種計(jì)算機(jī)多媒體技術(shù)的新型檔案管理形式，基于高速網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)跨庫(kù)檢索并對(duì)海量檔案信息庫(kù)群進(jìn)行管理。
數(shù)字化檔案管理包括諸多方面的內(nèi)容，主要可完成以下工作：首先是以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，多媒體技術(shù)以及現(xiàn)代通信技術(shù)為基礎(chǔ)，建立起能過(guò)在外部進(jìn)行信息調(diào)整的公共網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。其次是將不同時(shí)期、不同類別的檔案信息庫(kù)以及多種其他信息庫(kù)作為基礎(chǔ)信息，形成能夠?qū)鹘y(tǒng)檔案信息轉(zhuǎn)化，自動(dòng)生成電子檔案的數(shù)據(jù)庫(kù)形式。再則是實(shí)現(xiàn)智能處理，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)到知識(shí)庫(kù)的轉(zhuǎn)變，并運(yùn)用自然語(yǔ)言進(jìn)行全網(wǎng)絡(luò)的檔案搜索，實(shí)現(xiàn)檔案信息的全網(wǎng)絡(luò)共享。最后是建立成立體化，全方位一體化的使用體系，及時(shí)地處理和提供各類檔案信息，并保證信息資源使用過(guò)程中的安全性，提供可靠地安全保密措施。
數(shù)字化檔案管理作為一種基于互聯(lián)網(wǎng)的分布是檔案管理系統(tǒng)，能夠根據(jù)不同的需求提供各類檔案信息服務(wù)，數(shù)字化檔案管理主要有以下幾種特點(diǎn)及優(yōu)勢(shì)：
1、實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益的提高。
如今，社會(huì)經(jīng)濟(jì)得到的飛速的發(fā)展，造成現(xiàn)實(shí)的辦公效率難以應(yīng)付海量的信息，由此形成了尖銳的矛盾，在傳統(tǒng)辦公方式之下，一直是一種粗狂型的模式。也就是一種單純的以增加人員和辦公用具來(lái)解決這些問(wèn)題的手段，這種方法造成企業(yè)管理成本大幅度的增加，相反數(shù)字化檔案管理一改傳統(tǒng)紙質(zhì)載體的檔案信息，將其轉(zhuǎn)化為機(jī)讀的檔案信息，不僅在很大程度上減少了管理費(fèi)用，節(jié)約了大量實(shí)體空間，還能有效地方便查詢，進(jìn)而避免了印制紙質(zhì)資料而造成的浪費(fèi)和成本的增加。
2、實(shí)現(xiàn)辦公效率的提升
數(shù)字化檔案管理能夠做到資料的及時(shí)歸納和盡早利用。譬如，在企業(yè)人事管理的過(guò)程中，需要管理對(duì)象眾多，并且有極大的流動(dòng)性和負(fù)責(zé)性，員工調(diào)動(dòng)，退休等都會(huì)伴隨著檔案的移動(dòng)，要想一絲不茍地準(zhǔn)確記錄和了解這些動(dòng)態(tài)的信息，按照以往的管理模式必將消耗大量的人力、物力，而且還可能造成延后。但是利用數(shù)字化的檔案管理方式，通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)就能輕松準(zhǔn)確的統(tǒng)計(jì)這些信息，同時(shí)回過(guò)頭來(lái)要想查詢這些信息也是什么的簡(jiǎn)單和方便，可以使得相關(guān)的工作人員做到對(duì)所有信息進(jìn)行實(shí)時(shí)的控制和處理。并且，由于計(jì)算機(jī)技術(shù)以及信息都不受物理空間的限制，因而數(shù)字化的檔案管理更是能實(shí)現(xiàn)檔案的無(wú)界性，由此檔案庫(kù)也由實(shí)體的檔案館變?yōu)榭晒╇S時(shí)隨地利用的信息處理中心。
3、實(shí)現(xiàn)檔案的高效利用
傳統(tǒng)的檔案管理都是在檔案室或者檔案館內(nèi)進(jìn)行的，而且是以紙質(zhì)材料為載體的，這樣給使用者帶來(lái)了諸多不便，然而數(shù)字化檔案管理則能夠使人們更加方便和精確的獲取所需的檔案信息，網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理更是能使使用者不受時(shí)間以及空間地域的限制，從而大大提高檔案信息的利用效率。
三、數(shù)字化檔案管理建設(shè)應(yīng)注意的問(wèn)題
數(shù)字化檔案管理能給我們帶來(lái)諸多方面的便利，但與此同時(shí)也存在著多個(gè)方面的問(wèn)題和有待克服的困難，為了實(shí)現(xiàn)全面檔案管理的數(shù)字化建設(shè)在，實(shí)踐過(guò)程中應(yīng)注意一下幾個(gè)方面的問(wèn)題：
1、系統(tǒng)工程的構(gòu)建
我們必須認(rèn)識(shí)到檔案管理數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)的工程，它包括設(shè)計(jì)、開(kāi)發(fā)、整理等多個(gè)方面的工作，而且日常的記錄、保管等工作也具有相當(dāng)大的工作量，所需要的設(shè)備也是多種多樣。為了提高管理系統(tǒng)的效率還應(yīng)管理查詢系統(tǒng)的設(shè)置以達(dá)到資源查詢及共享的目的，并進(jìn)一步開(kāi)發(fā)操作系統(tǒng)、加密系統(tǒng)等已全面提高檔案管理的水平。
2、保證檔案的安全性及可靠性
運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的數(shù)字化檔案管理最重要的一點(diǎn)就是安全性的保證，全網(wǎng)絡(luò)資源共享對(duì)其安全也提出了更高的要求?，F(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展迅速，應(yīng)注意及時(shí)更新保護(hù)系統(tǒng)以保證管理系統(tǒng)的安全運(yùn)行，防止其被惡意破壞或侵入。
3、注意與辦公系統(tǒng)的高效銜接
與辦公系統(tǒng)的銜接將有助于企業(yè)對(duì)自身進(jìn)行數(shù)字化檔案管理，實(shí)現(xiàn)企業(yè)財(cái)務(wù)管理、人事管理等的有效結(jié)合，提高檔案管理的效率。實(shí)行科學(xué)完善的管理規(guī)章制度，實(shí)現(xiàn)文檔一體化，電子檔案及紙質(zhì)檔案同步保存，并在兩者之間建立有效的銜接通道，做到數(shù)字檔案管理的有跡可循，提高數(shù)字檔案的可靠性。
1 房產(chǎn)檔案管理基本介紹
房產(chǎn)檔案管理包括房屋面積、產(chǎn)權(quán)屬人、交易紀(jì)錄、司法部查封、權(quán)屬登記、離婚產(chǎn)權(quán)分析、拆遷補(bǔ)償、房屋結(jié)構(gòu)、租賃抵押擔(dān)保、產(chǎn)權(quán)處理以及房屋繼承等。所謂產(chǎn)權(quán)檔案數(shù)字化，指的是通過(guò)多媒體技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、掃描技術(shù)以及存儲(chǔ)技術(shù)有機(jī)結(jié)合，利用數(shù)字化形式將檔案信息有效存儲(chǔ)，在建立數(shù)據(jù)庫(kù)的過(guò)程中，實(shí)現(xiàn)資源共享。以便更好的實(shí)現(xiàn)原件管理和數(shù)據(jù)管理[1]。
1.1 主要特征
首先，管理內(nèi)容數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化。在網(wǎng)絡(luò)信息化時(shí)代中，實(shí)施檔案數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化管理，能夠?qū)⒋蚱苽鹘y(tǒng)紙質(zhì)管理方式的局限性，借助先進(jìn)計(jì)算機(jī)技術(shù)和高端設(shè)備將檔案信息載體分離式存儲(chǔ)，這不僅能夠節(jié)省信息存儲(chǔ)時(shí)間，而且還能提高信息利用價(jià)值以及工作效率。其次，管理服務(wù)全面化和社會(huì)化。計(jì)算機(jī)設(shè)備既能實(shí)現(xiàn)文本存儲(chǔ)，還能實(shí)現(xiàn)圖像存儲(chǔ)，借助網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)能夠?qū)崿F(xiàn)信息全面、準(zhǔn)確搜集，有利于構(gòu)建全方面的檔案服務(wù)模式，此外，在檔案信息資源共享的影響下，用戶能夠有針對(duì)性的進(jìn)行信息搜集、應(yīng)用，以便提升工作質(zhì)量和速度，從中能夠體現(xiàn)服務(wù)社會(huì)化特點(diǎn)。
1.2 主要方式
房產(chǎn)檔案主要有三種管理方式，第一種是原件管理，即利用信息技術(shù)保管好檔案原件；第二種是掃描件管理，即借助掃描儀等先進(jìn)設(shè)備實(shí)施具體的掃描工作，以便資料查詢和實(shí)際應(yīng)用，雖然該設(shè)備工作速度較慢，但是掃描效果良好，然而相機(jī)設(shè)備兼具快速和優(yōu)質(zhì)兩種效果；第三種是數(shù)據(jù)分析，即對(duì)房產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)詳細(xì)、合理分析，借此方式實(shí)現(xiàn)信息保存。
1.3 基本原則
首先，真實(shí)性原則。房產(chǎn)檔案從原始信息過(guò)渡到數(shù)字化信息，務(wù)必要保證信息的一致性和真實(shí)性，對(duì)于存在出入的信息要及時(shí)糾正，提高信息的可靠性和真實(shí)性。然后，安全性原則。確保房產(chǎn)檔案信息安全，即保證權(quán)利人合法權(quán)益的基本表現(xiàn)，一旦信息安全性降低，那么信息資源完整性極易遭到破壞。最后，便捷性原則。應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)于房產(chǎn)檔案管理，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息及時(shí)查閱、便捷查閱，能夠打破以往檔案信息所受地域限制及時(shí)間限制。
2 房產(chǎn)檔案管理數(shù)字化中出現(xiàn)的問(wèn)題和解決措施
2.1 問(wèn)題
首先，房產(chǎn)檔案資料缺乏完整性，影響相關(guān)政策、法規(guī)的健全性，具體表現(xiàn)為實(shí)際房屋和資料記載存在結(jié)構(gòu)、面積等方面的不同。其次，服?漳諶蕕ヒ唬?用戶接收的服務(wù)僅限于檔案證明以及檔案信息咨詢等潛在層面，對(duì)于深層次的利用分析和網(wǎng)上服務(wù)研究，還存在一定的工作難度。最后，計(jì)算機(jī)設(shè)備被片面應(yīng)用于房產(chǎn)檔案人工管理，然而房產(chǎn)檔案尚未實(shí)現(xiàn)信息數(shù)字化處理，這在一定程度上影響信息查詢?nèi)嫘訹2]。
2.2 措施
2.2.1健全房產(chǎn)檔案數(shù)字化體系
只有健全房產(chǎn)檔案的數(shù)字化體系，才能確保房產(chǎn)檔案實(shí)現(xiàn)信息規(guī)范化，在此基礎(chǔ)上發(fā)揮信息價(jià)值，提高房產(chǎn)檔案的利用率。如果房產(chǎn)檔案未能標(biāo)準(zhǔn)化實(shí)施數(shù)字信息管理，那么房產(chǎn)檔案需要經(jīng)歷較長(zhǎng)時(shí)間實(shí)現(xiàn)管理工作質(zhì)量?jī)?yōu)化，促進(jìn)管理工作有序發(fā)展。
2.2.2完善房產(chǎn)檔案數(shù)字化系統(tǒng)
雖然網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化時(shí)代提高了信息技術(shù)的應(yīng)用率，但是目前大多數(shù)房產(chǎn)檔案仍利用紙質(zhì)化形式，僅在特定條件下才會(huì)通過(guò)人工應(yīng)用計(jì)算機(jī)設(shè)備，檔案只是實(shí)現(xiàn)了輸入形式的數(shù)字化，未能實(shí)現(xiàn)全面數(shù)字化，這不僅會(huì)降低工作效率，還會(huì)降低信息的真實(shí)性和實(shí)用性。完善房產(chǎn)檔案數(shù)字化系統(tǒng)，即原文件借助掃描儀的形式實(shí)現(xiàn)信息數(shù)字化，以此減少信息檢索時(shí)間、提高信息準(zhǔn)確率。
2.2.3大力培養(yǎng)檔案專業(yè)化人才
提升房產(chǎn)檔案人員的綜合素質(zhì)和專業(yè)能力，有利于促進(jìn)房產(chǎn)檔案管理工作穩(wěn)健進(jìn)行。為此，聘請(qǐng)專家對(duì)工作人員進(jìn)行系統(tǒng)性培訓(xùn)，在培訓(xùn)的過(guò)程中，傳播豐富的專業(yè)知識(shí)、提高工作人員對(duì)數(shù)字化技術(shù)的掌握能力和運(yùn)用能力，促使工作人員在創(chuàng)新型思想的引導(dǎo)下，規(guī)范房產(chǎn)檔案的工作行為，積極配合房產(chǎn)檔案管理。
2.2.4構(gòu)建檔案信息輸送平臺(tái)
構(gòu)建檔案信息輸送平臺(tái)，有利于檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)提高利用價(jià)值，有利于促進(jìn)檔案信息及時(shí)、高效、準(zhǔn)確傳遞，同時(shí)，還能實(shí)現(xiàn)檔案信息的便捷化傳輸，加快信息的傳播速度和傳播范圍，充分發(fā)揮數(shù)據(jù)庫(kù)的價(jià)值和利用率。此外，還能增加客戶對(duì)房產(chǎn)檔案管理工作的認(rèn)可度和滿意度[3]。
一、數(shù)字化檔案管理工作的重要作用
數(shù)字化檔案管理工作的重要作用主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：
（一）有助于檔案原件的保護(hù)。首先，當(dāng)紙質(zhì)檔案實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化后，就可以實(shí)現(xiàn)數(shù)字化副本的保存與使用，避免了頻繁使用紙質(zhì)檔案，這能夠有效保護(hù)檔案原件。其次，紙質(zhì)檔案伴隨年代的推移可能因字跡模糊或紙質(zhì)污損而出現(xiàn)不易辨認(rèn)的情況，而數(shù)字化檔案則能夠使得檔案信息有效保持完整。最后，數(shù)字化檔案還能夠?qū)堎|(zhì)圖片檔案運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)進(jìn)行修復(fù)，避免紙質(zhì)圖片檔案因?yàn)樽匀焕匣脑蚨д妗?/p>
（二）有助于節(jié)省檔案存儲(chǔ)空間。傳統(tǒng)檔案作為紙質(zhì)文件，其管理與儲(chǔ)存都需要大量的空間，當(dāng)數(shù)字化檔案管理運(yùn)用先進(jìn)的數(shù)字化存儲(chǔ)技術(shù)來(lái)儲(chǔ)存檔案資源后，將大大降低檔案所占有的空間，而且數(shù)字化檔案后，存儲(chǔ)量將變得更大，具有更強(qiáng)的安全性和通用性。還能夠有效避免紙質(zhì)檔案在存儲(chǔ)過(guò)程中可能出現(xiàn)的各種損壞、損毀危險(xiǎn)。
（三）有助于減少檔案管理成本。在傳統(tǒng)檔案管理工作中，由于是紙質(zhì)檔案文件，因此檔案的錄入、歸類、存檔、借閱等各項(xiàng)日常管理工作都需要手工管理，不僅工作效率低，而且管理也存在著諸多困難。而伴隨數(shù)字化檔案管理進(jìn)程的日漸加深，檔案的管理與利用也變得更加智能化，檔案管理者和利用者可以輕松憑借智能化的檢索方式快速找到所需要的檔案資料。
（四）有助于檔案資源的共享。傳統(tǒng)檔案由于其儲(chǔ)存載體以及存儲(chǔ)方式的原因，使得各地檔案資料都存在“信息孤島”的情況，而數(shù)字化檔案后，則可以憑借互聯(lián)網(wǎng)突破時(shí)空限制，實(shí)現(xiàn)檔案信息的異地共享，增強(qiáng)檔案的使用價(jià)值和傳播范圍。
二、做好數(shù)字化檔案管理工作的對(duì)策與途徑
（一）構(gòu)建完善數(shù)字化檔案管理制度。為了進(jìn)一步提高數(shù)字化檔案管理工作效率和工作質(zhì)量，構(gòu)建健全完善的數(shù)字化檔案管理制度是一個(gè)有效途徑之一。各個(gè)檔案管理部門應(yīng)當(dāng)切實(shí)結(jié)合自身數(shù)字化檔案管理工作實(shí)情，從實(shí)際出發(fā)對(duì)現(xiàn)有的數(shù)字化檔案管理制度予以健全完善，以構(gòu)建出一套更加科學(xué)合理的管理制度，并在制度的運(yùn)行過(guò)程中不斷考證、不斷實(shí)踐，針對(duì)出現(xiàn)的問(wèn)題以及不足不斷加以完善。健全完善的數(shù)字化檔案管理制度應(yīng)當(dāng)包括數(shù)字化檔案收集制度、數(shù)字化檔案歸檔制度、數(shù)字化檔案保管制度，以及制定數(shù)字化檔案歸檔范圍、數(shù)字化檔案保管期限等規(guī)定，還需要將這些制度與規(guī)定納入檔案管理人員的崗位考核中去，進(jìn)一步強(qiáng)化檔案管理人員的崗位責(zé)任意識(shí)以及對(duì)制度和規(guī)定的執(zhí)行力度，確保數(shù)字化檔案能夠按照規(guī)定的流程得到規(guī)范化的管理。
（二）規(guī)范數(shù)字化檔案的利用方式。對(duì)于數(shù)字化檔案的利用應(yīng)當(dāng)額外制定相關(guān)查、借閱利用制度，不能無(wú)原則，當(dāng)利用者需要查閱利用數(shù)字化檔案的時(shí)候，必須滿足借閱、利用制度的相關(guān)規(guī)定。比如根據(jù)數(shù)字化檔案內(nèi)容的密級(jí)層次對(duì)借閱、利用人員進(jìn)行相關(guān)規(guī)定，不符合查、借閱規(guī)定的人員不能借閱、利用數(shù)字化檔案。還有就是針對(duì)檔案內(nèi)容不是開(kāi)放的電子檔案，不能提供拷貝借閱、利用方式，而且查、借閱人員需要處于有效的監(jiān)控下進(jìn)行。為了確保數(shù)字化檔案在共享過(guò)程中的網(wǎng)絡(luò)安全性，檔案管理部門還應(yīng)當(dāng)對(duì)含有密級(jí)信息的電子檔案予以加密處理并定期或不定期更改“密鑰”，有效保障數(shù)字化檔案的安全，同時(shí)也避免借閱、利用人員誤操作對(duì)電子檔案造成損壞或者更改檔案內(nèi)容。此外，伴隨數(shù)字化檔案管理工作的加深，相信數(shù)字化檔案的數(shù)據(jù)容量也會(huì)不斷增加，從而給儲(chǔ)存設(shè)備帶來(lái)儲(chǔ)存壓力，而且伴隨時(shí)間的推移，檔案的檢索利用效率將逐漸降低，此時(shí)可以根據(jù)檔案數(shù)據(jù)的訪問(wèn)頻率來(lái)管理檔案數(shù)據(jù)，對(duì)各種數(shù)字化檔案進(jìn)行分級(jí)存儲(chǔ)，在滿足檔案利用者需求的同時(shí)，也能夠最大程度降低數(shù)字化檔案的存儲(chǔ)成本。
（三）實(shí)施紙質(zhì)檔案數(shù)字化外包。為了節(jié)約檔案數(shù)字化工作成本、提升工作效率，檔案管理部門可以考慮將紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作外包給專業(yè)的檔案數(shù)字化服務(wù)公司。首先，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)自己的實(shí)際需求，嚴(yán)格評(píng)估和審核外包商的業(yè)務(wù)能力和技術(shù)能力，選擇信譽(yù)好、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的服務(wù)商。其次，檔案原件在移交數(shù)字化加工單位前，由檔案部門工作人員預(yù)先清點(diǎn)、檢查、登記，確定需要數(shù)字化加工的檔案案卷。檔案原件必須嚴(yán)格按照檔案管理要求，履行出入庫(kù)手續(xù)和交接手續(xù)。在檔案數(shù)字化生產(chǎn)加工過(guò)程中，必須有檔案部門工作人員在場(chǎng)進(jìn)行全程監(jiān)督，及時(shí)解決生產(chǎn)加工中出現(xiàn)的問(wèn)題，排除泄密隱患，與承擔(dān)檔案數(shù)字化生產(chǎn)加工單位簽訂保密協(xié)議，明確數(shù)字化加工單位的保密義務(wù)和責(zé)任，并要求數(shù)字化加工單位必須與從事檔案數(shù)字化加工的人員簽訂保密協(xié)議，檔案數(shù)字化工作人員必須提供無(wú)犯罪證明，明確工作人員的保密義務(wù)和責(zé)任。再次，檔案部門工作人員應(yīng)根據(jù)工作進(jìn)度，不定期對(duì)已完成數(shù)字化加工的檔案原件進(jìn)行抽樣檢查，確保檔案原件準(zhǔn)確、完好。最后，檔案數(shù)字化加工完成后，數(shù)字化加工單位應(yīng)當(dāng)將生產(chǎn)加工的檔案原件、檔案數(shù)字化信息及其存儲(chǔ)介質(zhì)全部移交給檔案部門，不得擅自復(fù)制或留存，并辦理移交手續(xù)。例如：2014年開(kāi)遠(yuǎn)市檔案館開(kāi)始按照“分批實(shí)施、逐步完善”的原則，采用招投標(biāo)形式將檔案數(shù)字化項(xiàng)目外包給云南蘭臺(tái)商貿(mào)有限公司，??館藏檔案進(jìn)行全文數(shù)字化掃描和數(shù)據(jù)掛接，建立全文數(shù)據(jù)庫(kù)。開(kāi)遠(yuǎn)市檔案館按照社會(huì)利用面廣、利用率高和更具有利用價(jià)值的原則優(yōu)先對(duì)這些檔案進(jìn)行全文數(shù)字化錄入。開(kāi)遠(yuǎn)市檔案館第一批錄入條目38543條、掃描604597頁(yè)；第二批錄入條目139050條、掃描648514頁(yè)，今年繼續(xù)做第三批。通過(guò)檔案數(shù)字化有效改變了檔案利用的現(xiàn)狀，更好地為社會(huì)提供高效便捷的服務(wù)，也標(biāo)志著檔案管理工作向規(guī)范化、數(shù)字化、信息化建設(shè)邁出了一大步。
（四）宏觀層面設(shè)計(jì)數(shù)字化檔案管理與保存方案。在全國(guó)各級(jí)檔案管理部門如火如荼開(kāi)展數(shù)字化檔案管理工作的形勢(shì)背景下，各自為政的數(shù)字化檔案管理模式也潛藏著諸多風(fēng)險(xiǎn)。而在各種計(jì)算機(jī)信息技術(shù)以及存儲(chǔ)設(shè)備層出不窮、日新月異的當(dāng)下，是否可以考慮利用新的技術(shù)對(duì)檔案數(shù)字化產(chǎn)生的巨量數(shù)據(jù)進(jìn)行管理與保存，以及各地各自為政的數(shù)字化檔案管理模式存在的種種弊端，這是需要檔案行政主管部門牽頭研究的項(xiàng)目。比如云計(jì)算這種先進(jìn)的數(shù)據(jù)管理與存儲(chǔ)方式目前已經(jīng)在許多行業(yè)獲得了廣泛的應(yīng)用，因此是否能夠考慮在一定的行政區(qū)域中利用云計(jì)算建立一個(gè)檔案數(shù)據(jù)管理中心，將各地分散投入、分散的數(shù)字化檔案整合在一起，再借助更先進(jìn)的管理方式，更強(qiáng)大的技術(shù)力量，更優(yōu)越的設(shè)備條件，使得數(shù)字化檔案管理工作邁上一個(gè)新的臺(tái)階。
【關(guān)鍵詞】檔案管理；數(shù)字化；落實(shí)；方法
檔案管理數(shù)字化是一種必然趨勢(shì)，是時(shí)代的進(jìn)步和創(chuàng)新，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)對(duì)于檔案管理來(lái)講是十分重要的，也具有劃時(shí)代的現(xiàn)實(shí)意義，給檔案管理創(chuàng)造了許多的方便，檔案管理的數(shù)字化同時(shí)給人們的生活帶來(lái)許多的方便，方便人們查閱信息，檔案管理數(shù)字化能夠使檔案管理有序化，能夠使檔案管理工作更加有意義。
一、檔案管理數(shù)字化的概念及優(yōu)點(diǎn)
（1）檔案管理數(shù)字化的概念。檔案管理數(shù)字化是建立在現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)及數(shù)字信息技術(shù)發(fā)展普及的基礎(chǔ)上，運(yùn)用現(xiàn)代科技及數(shù)字信息技術(shù)，將檔案信息資源進(jìn)行高度且有序的綜合整理，并且以現(xiàn)代的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)為技術(shù)設(shè)施的分布式、超大規(guī)模的數(shù)字信息的系統(tǒng)管理。（2）檔案管理數(shù)字化的優(yōu)點(diǎn)。第一，檔案管理數(shù)字化能夠大大縮短信息的加工時(shí)間，從而進(jìn)一步提高檔案信息時(shí)效性。手工的檔案管理的步驟較為復(fù)雜，同時(shí)從信息的收集到最后生成信息報(bào)告需要很復(fù)雜的過(guò)程，如果信息過(guò)時(shí)還會(huì)嚴(yán)重影響檔案信息的利用價(jià)值。第二，檔案管理數(shù)字化能夠節(jié)省檔案信息的儲(chǔ)存空間，從而使檔案的儲(chǔ)存變得更加完整。利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，能夠?qū)⒛切┘堎|(zhì)的檔案以數(shù)字化的形式儲(chǔ)存在計(jì)算機(jī)的內(nèi)部，避免了大量紙質(zhì)的檔案資料的堆積，減少浪費(fèi)，而且紙質(zhì)檔案的材料容易殘缺或破損，特別是在長(zhǎng)時(shí)間的存放和翻閱后，這種情況就不會(huì)在檔案管理數(shù)字化之后出現(xiàn)。第三，檔案管理數(shù)字化大大的提高了檔案信息的利用率，它能使檔案信息完美地與最新的科學(xué)技術(shù)接軌，充分地利用了網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)的功能，同時(shí)也將它們的功能發(fā)揮的淋漓盡致，將檔案信息的成果通過(guò)現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)發(fā)送給各級(jí)部門，拓寬了服務(wù)的范圍，從而大大提高了檔案信息的利用率。第四，檔案管理數(shù)字化大大地縮短了檔案信息的檢索時(shí)間，手工檔案信息的檢索，需先檢索目錄，然后進(jìn)行查找，需要浪費(fèi)很多的時(shí)間和人力，而且如果在信息不明確時(shí)，則需要更多的查找時(shí)間。但是在數(shù)字化的管理中，你只需輸入關(guān)鍵詞就可以查找到你需要的檔案信息資料，從而大大的縮短了查找時(shí)間。
二、管理檔案數(shù)字化的方法
（1）要想確保檔案的原件安全以及提高檔案信息的利用
率，檔案管理數(shù)字化是必須要做的基礎(chǔ)性的工作。在進(jìn)行檔案數(shù)字化的管理時(shí)一定要把握好下面的幾個(gè)原則：第一，方便利用的原則。數(shù)字化管理的主要目的就是保護(hù)原件和方便利用。第二，克隆復(fù)制的原則。在檔案數(shù)字化的管理當(dāng)中，一定要有效的保證檔案信息資料的完整性，還要對(duì)縮微、數(shù)字化、鑒定整理和仿真復(fù)制等的工作進(jìn)行合理的安排和統(tǒng)籌規(guī)劃，盡可能的不要拆卷掃描，不能多次拆裝或重復(fù)的掃描。在這個(gè)過(guò)程中，不能因?yàn)樾畔⒌闹匾潭群兔舾谐潭鹊纫蛩囟鴮?duì)檔案信息進(jìn)行刪減，以免造成檔案的不完整，而給檔案的提供利用和管理帶來(lái)麻煩。還應(yīng)該注意要維護(hù)檔案的原貌，減少對(duì)檔案原件可能會(huì)造成的損害。第三，排序的原則。在檔案數(shù)字化的管理中，要優(yōu)先建立起文件的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，這是開(kāi)展數(shù)字化工作的基礎(chǔ)，一定要注重目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，重質(zhì)量。要對(duì)檔案信息資料進(jìn)行準(zhǔn)確的不能存在任何失誤的整理、分類、著錄、編頁(yè)，建立一個(gè)高質(zhì)量的文件目錄和案卷目錄，打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，在源頭上杜絕數(shù)字化管理的差錯(cuò)。因?yàn)闄n案數(shù)據(jù)的對(duì)錯(cuò)、詳略決定著檔案數(shù)字化管理的成敗。（2）檔案管理的數(shù)字化是一項(xiàng)系統(tǒng)的細(xì)致的工程，它需要多方籌措并且需要長(zhǎng)期的開(kāi)展。第一，建立重要的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，保證重要數(shù)據(jù)安全。檔案數(shù)字化的管理核心就是建立企業(yè)的檔案的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)。首先要建立一個(gè)收藏檔案信息的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，它是根據(jù)企業(yè)的基本情況，通過(guò)著錄標(biāo)引，將企業(yè)內(nèi)收藏的各類的檔案的基本情況都錄入計(jì)算機(jī)，建立一個(gè)基本的數(shù)據(jù)庫(kù)，從而就能通過(guò)檢索來(lái)提高檔案原件的利用率；然后建立一個(gè)基層的報(bào)表數(shù)據(jù)庫(kù)，在企業(yè)的檔案數(shù)字化管理中，建立一個(gè)基層報(bào)表以及狀態(tài)數(shù)據(jù)庫(kù)，然后將各部門反饋的信息和需要報(bào)送的數(shù)據(jù)，通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)直接填入到建立的數(shù)據(jù)庫(kù)中，再根據(jù)企業(yè)的具體要求進(jìn)行一些調(diào)整，還要根據(jù)上級(jí)的使用情況和要求，及時(shí)、迅速、準(zhǔn)確的填好基層報(bào)表。第二，提高檔案意識(shí)，統(tǒng)一思想，要想加快檔案數(shù)字化的建設(shè)，必須要強(qiáng)化檔案意識(shí)。檔案管理部門一定要定期的組織召開(kāi)會(huì)議，宣傳、貫徹檔案管理意識(shí)的重要性，提高企業(yè)內(nèi)部員工的檔案意識(shí)，還要努力建立一個(gè)檔案信息收集、報(bào)送和管理的高效機(jī)制，同時(shí)各部門應(yīng)該密切的配合，一起搞好檔案的管理工作，有效的發(fā)揮出檔案的作用。第三，在當(dāng)下這個(gè)時(shí)代必須要將檔案工作實(shí)現(xiàn)技術(shù)化，也就是數(shù)字化。檔案資源的數(shù)字化，一是要對(duì)現(xiàn)存的檔案資料進(jìn)行數(shù)字化的開(kāi)發(fā)，利用數(shù)字備份來(lái)加強(qiáng)對(duì)檔案資料原件的保存，因?yàn)闄n案原件的某些物理特性，比如珍品、文物、大型物品等，使人們很難直接的查閱到這些資料，但是當(dāng)將這些檔案資料進(jìn)行數(shù)字化的處理之后，人們就能很簡(jiǎn)單的查閱了。二是要在檔案資料進(jìn)行檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換時(shí)，還要注重當(dāng)前形成了的電子文檔的收集。第四，提高檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，檔案管理人員可以通過(guò)學(xué)習(xí)和時(shí)間來(lái)掌握系統(tǒng)的文化素質(zhì)、專業(yè)理論知識(shí)以及業(yè)務(wù)能力、技能素質(zhì)和應(yīng)用現(xiàn)代化的新技術(shù)等。隨著數(shù)字信息技術(shù)的日新月益，要求檔案管理者不僅僅要有檔案業(yè)務(wù)的的專業(yè)知識(shí)、多媒體知識(shí)和相關(guān)的學(xué)科知識(shí)，還要掌握熟練地網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)操作技術(shù)。不僅要提高他們的素質(zhì)，還要加強(qiáng)檔案管理者的隊(duì)伍建設(shè)，并且將其納入考核激勵(lì)的機(jī)制，逐漸的建立完善有效地激勵(lì)機(jī)制，從而促進(jìn)檔案管理工作的發(fā)展。第五，在我們實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化的過(guò)程中，一定要掌握好全面化、同步化、書(shū)面化、和專業(yè)化等環(huán)節(jié)，因?yàn)閿?shù)字化的檔案管理，給我們的工作帶來(lái)便利的時(shí)候，同樣存在著一些困難和問(wèn)題，稍微處理不好，檔案信息就可能遭受損失。檔案的管理工作是從文件的形成、文件的收集、文件的整理、文件審核再到回歸檔案，移交，整個(gè)的環(huán)節(jié)都需要各個(gè)部門的密切合作；檔案數(shù)字化管理是多方面的，不能只注重傳統(tǒng)資料本身，還要延伸到與其相關(guān)的部分，對(duì)其進(jìn)行數(shù)字化的處理；還可以設(shè)立專職檔案管理員，這種專業(yè)化的分工，對(duì)檔案管理員進(jìn)一步的掌握專業(yè)知識(shí)非常有利，從而使檔案資料的組卷更加合理；還可以實(shí)行“雙保險(xiǎn)”，即保存紙質(zhì)檔案資料，也保存數(shù)字檔案資料。第六，保證重點(diǎn)檔案的數(shù)字化工作，醫(yī)院可能由于剛開(kāi)始致力于檔案管理數(shù)字化的工作中，檔案全面的數(shù)字化管理不能在短時(shí)間內(nèi)實(shí)現(xiàn)，所以可以先保證重點(diǎn)檔案的數(shù)字化工作。要保證重點(diǎn)，突出特色，所以我們要對(duì)那些使用的頻率比較高、重要的檔案進(jìn)行完整且優(yōu)先的數(shù)字化管理，尤其是那些對(duì)企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展有著重要指導(dǎo)意義和作用的檔案，更要特別關(guān)注它的數(shù)字化的方式，來(lái)進(jìn)一步提高這些檔案的利用率。
檔案管理工作對(duì)于社會(huì)和人們來(lái)講都是非常重要的，人們生活中的某些信息都能夠進(jìn)入檔案管理工作的范圍，如果檔案管理工作做的好，能夠給人們的生活帶來(lái)很大的便利，檔案管理數(shù)字化是一種社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)，能夠使檔案管理的工作更加便捷，檔案管理工作人員也應(yīng)該全面投入到檔案管理的創(chuàng)新和改革中來(lái)，檔案管理數(shù)字化水平也是衡量檔案管理工作重要性的標(biāo)志，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化成為檔案管理工作的重中之重。
參 考 文 獻(xiàn)
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[3]許平．淺談檔案管理數(shù)字化與高素質(zhì)人才隊(duì)伍建設(shè)[J]．基層工作．2009-09-02
[4]富玉．關(guān)于建設(shè)數(shù)字化檔案管理的幾點(diǎn)思考[J]．現(xiàn)代商業(yè)．2010-
10-25
【關(guān)鍵詞】 意義；檔案管理；數(shù)字化
檔案是人們?cè)谏鐣?huì)活動(dòng)中形成的一種歷史記錄，它客觀地記錄了人們?cè)谡?、?jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化等各個(gè)方面的歷史發(fā)展過(guò)程。為了完整地、系統(tǒng)地保存檔案這一歷史記錄，人們需要盡可能拓展檔案所涉及的領(lǐng)域的廣度和深度，使其能完整地記錄和反映歷史。同時(shí)，為了實(shí)現(xiàn)檔案的資政決策功能，特別是在各項(xiàng)重大經(jīng)濟(jì)建設(shè)決策中的參考、借鑒作用，只有充分地占有信息，才能系統(tǒng)地對(duì)大量的信息進(jìn)行分析、比較、篩選、甄別，以避免認(rèn)識(shí)上的局限性，進(jìn)而制定正確的政策，為科學(xué)的決策提供堅(jiān)實(shí)的理論支撐。檔案信息化建設(shè)，是指在國(guó)家檔案建設(shè)管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理的活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行數(shù)字化管理和提供利用。它使檔案管理模式發(fā)生轉(zhuǎn)變，從以檔案實(shí)體保管和利用為重點(diǎn)，轉(zhuǎn)向檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)和提供服務(wù)為重心，從而作進(jìn)一步走向規(guī)范化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、社會(huì)化。檔案管理數(shù)字化對(duì)優(yōu)化管理者知識(shí)結(jié)構(gòu)、隊(duì)伍結(jié)構(gòu)、提高管理者素質(zhì)、促進(jìn)現(xiàn)代管理技術(shù)應(yīng)用、保護(hù)原紙質(zhì)檔案和改善其利用方式等方面有著特殊意義。
一、優(yōu)化了管理者知識(shí)結(jié)構(gòu)和隊(duì)伍結(jié)構(gòu)
人類進(jìn)入信息社會(huì)，信息技術(shù)向各個(gè)領(lǐng)域拓展與滲透，涉及的領(lǐng)域也越來(lái)越寬，檔案管理行業(yè)也不例外。傳統(tǒng)紙質(zhì)材料在管理和使用過(guò)程中存在諸多不利因素，借助信息數(shù)字化在社會(huì)各領(lǐng)域的拓展，檔案歸檔的材料由原始的純紙材料向多樣化發(fā)展，如磁盤、光盤、錄像帶、彩色照片等，而磁盤、光盤、彩照、錄像帶等歸檔材料易受潮、受損、管理工作更是不容忽視。數(shù)字化檔案管理要求檔案管理人員必須加強(qiáng)學(xué)習(xí)，更新專業(yè)知識(shí)，使專業(yè)知識(shí)和管理知識(shí)相互滲透，互為補(bǔ)充。如何使現(xiàn)有的管理人員適應(yīng)檔案數(shù)字化管理這一新事物的要求，使從事檔案管理人員既有檔案管理方面的知識(shí)，又懂得并掌握計(jì)算機(jī)信息管理等方面的技術(shù)技能。目前各檔案部門一是要有針對(duì)性的吸納專業(yè)型的人才充實(shí)到檔案隊(duì)伍中來(lái)，如掌握計(jì)算機(jī)軟、硬件技術(shù)或數(shù)字通訊技術(shù)，接受過(guò)大學(xué)教育的檔案管理人才。二是加大教育投入，培養(yǎng)一批既能熟練計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，又熱愛(ài)檔案事業(yè)的專門人才，以滿足電子檔案管理的需求。三是抽調(diào)一部分檔案管理人員，進(jìn)行電子檔案基礎(chǔ)知識(shí)、計(jì)算機(jī)管理技術(shù)、數(shù)字通信技術(shù)的強(qiáng)化培訓(xùn)，使他們迅速掌握電子檔案管理的技能，解決人才缺乏的現(xiàn)狀， 優(yōu)化管理者知識(shí)結(jié)構(gòu)， 改善管理者隊(duì)伍結(jié)構(gòu)，提高管理者綜合素質(zhì)。
二、促進(jìn)現(xiàn)代管理技術(shù)應(yīng)用，提高了工作效率
檔案一種豐富的信息資源，它記載著社會(huì)發(fā)展各歷史時(shí)期進(jìn)展的全過(guò)程，也信息，匯集著豐富的、大量的各方面的知識(shí)，使檔案的整理工作繁瑣，重復(fù)勞動(dòng)多，勞動(dòng)強(qiáng)度大。數(shù)字化管理如利用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。一是人工立卷時(shí)，立卷人根據(jù)自己的理解對(duì)文件進(jìn)行分類，盡管都仿照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，但因每個(gè)人的理解能力不同，對(duì)同一份文件有不同的分類，因此不可避免地產(chǎn)生分類不準(zhǔn)的現(xiàn)象，影響案卷質(zhì)量，給利用工作帶來(lái)不便。而利用計(jì)算機(jī)模擬人工立卷，然后按類別將屬于條目的內(nèi)容打印出來(lái)，作為以前的那種以“卷”為單位時(shí)案卷目錄這一檢索工具的替代物，也可按文件形成的先后順序排列打印，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又發(fā)揮計(jì)算機(jī)的管理優(yōu)勢(shì)，減少了手工操作，提高了工作效率。二是用傳統(tǒng)的文書(shū)立卷方法立卷，當(dāng)發(fā)現(xiàn)立卷的文件有遺漏和收集不完成時(shí)，就要拆卷，有要對(duì)卷內(nèi)文件從新排序，卷內(nèi)文件目錄也要重新填寫，重新編號(hào)，重新裝訂。而利用計(jì)算機(jī)立卷發(fā)現(xiàn)文件遺漏時(shí)，插入非常方便，只需修改一下文件的目錄就行了。三是人工立卷歸檔時(shí)，經(jīng)常需要對(duì)文件進(jìn)行接邊的切邊，稍不留神，就會(huì)破壞文件全貌甚至切掉重要的批示和領(lǐng)導(dǎo)的簽字。使用計(jì)算機(jī)立卷歸檔、降低了檔案工作人員的工作量，提高了工作效率。既能完整地保存文件的全貌，又能按時(shí)完成歸檔工作，不至于出現(xiàn)文件積壓現(xiàn)象。從而使檔案管理人員從繁重的立卷中解脫出來(lái)。集中時(shí)間和精力致力于檔案與信息資源的開(kāi)發(fā)和利用工作。
三、有效保護(hù)了原紙質(zhì)檔案，改善了利用方式
漫長(zhǎng)的社會(huì)發(fā)展歷史和悠久的檔案存儲(chǔ)歷史，使我國(guó)現(xiàn)存的檔案和書(shū)刊，種類眾多，其價(jià)值不可估量，如貝葉經(jīng)、敦煌寫經(jīng)等這樣古老的文化遺產(chǎn)和元朝、明朝、清朝及民國(guó)時(shí)期的珍貴檔案、歷史地圖和其它大量的珍貴歷史文獻(xiàn)。這些古老的珍貴文獻(xiàn)和檔案記載著中華民族燦爛文化與悠久的歷史，必須加以妥善保管，要想方設(shè)法延長(zhǎng)其保存期限。過(guò)去的材質(zhì)和現(xiàn)行的紙質(zhì)材料，都難以達(dá)到這一目的，但數(shù)字化管理，如利用計(jì)算機(jī)掃描技術(shù)對(duì)這些文獻(xiàn)作數(shù)字化處理，制作數(shù)字化副本，提供利用和交流，把原件妥善地保存起來(lái)，便可以有效地延長(zhǎng)原件的保存時(shí)間，以防因長(zhǎng)期翻閱造成字跡模糊或破損，甚至是在出現(xiàn)天災(zāi)人禍的情況下遭致毀滅性的破壞，達(dá)到了保護(hù)作用。
另外，紙質(zhì)檔案數(shù)字化還能夠改善檔案在信息社會(huì)中的利用方式。檔案的數(shù)字化管理，可以使紙質(zhì)檔案原件的數(shù)字化副本不再受“孤本”的限制，一份文件可以同時(shí)提供給所有需要它的人共享。電子影像文件可以通過(guò)計(jì)算機(jī)局域網(wǎng)或者廣域網(wǎng)進(jìn)行異地傳輸，使異地調(diào)閱利用成為可能。單純從技術(shù)上講，此時(shí)，利用者可以不用到檔案館來(lái)，通過(guò)任何一臺(tái)上網(wǎng)的計(jì)算機(jī)就能利用到檔案館內(nèi)已經(jīng)開(kāi)放的檔案。這不僅免去了利用者的奔波之苦，更大的好處在于擴(kuò)大了檔案的利用空間。另外，利用者還可以不受時(shí)間限制，在檔案電子化以后，即使在閉館之日，也能隨時(shí)上網(wǎng)利用檔案電子資源。
綜上，隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的進(jìn)一步發(fā)展，檔案管理數(shù)字化越來(lái)越明顯的表現(xiàn)出優(yōu)越性，我們要充分認(rèn)識(shí)到檔案管理數(shù)字化的意義，更多的考慮如何加強(qiáng)數(shù)字化建設(shè)。誠(chéng)然，在檔案數(shù)字化的進(jìn)程中，我們會(huì)遇到各種各樣的困難和挑戰(zhàn)，面對(duì)諸多問(wèn)題，我們一定要不斷探索和研究新方法，分析新形勢(shì)，解決新問(wèn)題，加快檔案數(shù)字化的進(jìn)程。
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1.檔案數(shù)字化建設(shè)的必要性
1.1檔案數(shù)字化建設(shè)是信息時(shí)代的發(fā)展要求
隨著科技的進(jìn)步以及信息時(shí)代的飛速發(fā)展。人們的生活、學(xué)習(xí)、以及工作都在這信息化浪潮中發(fā)生著巨大改變。辦公自動(dòng)化水平的提升使無(wú)紙化辦公成為了必然，為適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展需求，檔案管理從傳統(tǒng)的管理模式走向了信息化管理的發(fā)展道路。數(shù)字化建設(shè)比傳統(tǒng)的管理模式更加迅速和準(zhǔn)確。
1.2檔案數(shù)字化建設(shè)是社會(huì)發(fā)展的需要
檔案所包含的原始憑證是最真實(shí)可靠的記載，是國(guó)家信息資源的重要組成部分，具有很大的經(jīng)濟(jì)價(jià)值。當(dāng)今的人們已經(jīng)越來(lái)越開(kāi)始關(guān)注獲取檔案信息的便捷性和時(shí)效性了。與傳統(tǒng)檔案載體相比較，數(shù)字化檔案的獲取更加方便快捷，而且不會(huì)損壞到原文件。所以順應(yīng)社會(huì)發(fā)展的實(shí)際需要，應(yīng)該盡快改變傳統(tǒng)的管理模式，加快檔案數(shù)字化建設(shè)的步伐，準(zhǔn)確及時(shí)的為各個(gè)領(lǐng)域提供便利，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享。
1.3檔案數(shù)字化建設(shè)是檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)
檔案數(shù)字化建設(shè)之所以會(huì)成為檔案管理的必然，是由于傳統(tǒng)的管理和數(shù)字化管理存在著幾點(diǎn)顯著的差別。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案載體成本高、容量有限，而且一旦遭到破話，將難以得到恢復(fù)。而數(shù)字化檔案載體成本低、容量大，數(shù)字檔案可以通過(guò)備份避免檔案受到損害。再加上紙質(zhì)檔案工作繁瑣、浪費(fèi)時(shí)間和精力，而數(shù)字檔案只需通過(guò)計(jì)算機(jī)就可以很方便的在很短的時(shí)間檢索到所需的內(nèi)容。最重要的差別是數(shù)字化檔案可以滿足人們?cè)诮ㄖO(shè)計(jì)和科研等方面的多維需求，這是傳統(tǒng)模式不能相比的。
1.4檔案數(shù)字化建設(shè)是開(kāi)發(fā)和利用檔案信息資源的基礎(chǔ)
如果能將檔案的數(shù)字化工作做的出色，就能實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理開(kāi)發(fā)。開(kāi)發(fā)檔案信息資源的目的是為國(guó)家更好的服務(wù)，達(dá)到社會(huì)資源共享的效果。檔案數(shù)字化建設(shè)之所以說(shuō)是開(kāi)發(fā)和利用信息資源的基礎(chǔ)，是因?yàn)閿?shù)字化建設(shè)可以克服地域的限制，實(shí)現(xiàn)大規(guī)模檔案信息資源的服務(wù)和使用，確保檔案信息資源的準(zhǔn)確、時(shí)效性。因此，應(yīng)該加快檔案的數(shù)字化建設(shè)，使檔案信息資源得到最大限度的開(kāi)發(fā)和利用，為社會(huì)主義現(xiàn)代化的建設(shè)事業(yè)服務(wù)。
2.提高檔案數(shù)字化管理的對(duì)策
2.1建設(shè)系統(tǒng)工程，實(shí)現(xiàn)信息共亨
檔案電子化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，包括總體設(shè)計(jì)、設(shè)備選型、軟件開(kāi)發(fā)、檔案管理、掃描錄入、系統(tǒng)管理、光盤備份、查詢管理、安全措施等一套硬件加軟件的系統(tǒng)。由于各大型機(jī)關(guān)、企業(yè)日常工作中，每天都要產(chǎn)生大量的文字檔案，需要進(jìn)行錄入、保管，因此該系統(tǒng)應(yīng)采取雙服務(wù)器、磁盤陳列存儲(chǔ)、高速掃描儀集中掃描、光盤和磁帶雙備份的解決方案。同時(shí)，為了提高利用率，還應(yīng)設(shè)置適當(dāng)?shù)臋n案查詢系統(tǒng)，通過(guò)觸摸屏查詢及文檔網(wǎng)絡(luò)上傳，達(dá)到資源共享的目的。
2.2提供科學(xué)技術(shù)保障措施
在技術(shù)上進(jìn)行不斷改進(jìn)和創(chuàng)新，技術(shù)創(chuàng)新要多樣化，譬如信息加密技術(shù)，數(shù)字簽名技術(shù)，防火墻技術(shù)，操作系統(tǒng)安全內(nèi)核技術(shù)，入侵檢測(cè)技術(shù)和長(zhǎng)期可存取技術(shù)等。只有技術(shù)的不斷進(jìn)步與不斷更新才能促進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)的安全性，提供科學(xué)有效的技術(shù)保障，促進(jìn)檔案數(shù)字化管理的順利進(jìn)行。
2.3實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案統(tǒng)一管理
針對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)中的問(wèn)題，要保障電子檔案的真實(shí)性與完整性，需要從管理的角度出發(fā)。主要包括對(duì)管理體系的加強(qiáng)、提升體系標(biāo)準(zhǔn)化、增強(qiáng)研究體系的支撐體系等。在管理制度上，也要從不同方面來(lái)完善。譬如，要改善人員安全管理制度，加強(qiáng)文檔管理，健全系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境安全管理制度等。在建立檔案數(shù)字化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)體系時(shí)，必須依據(jù)國(guó)家確定的國(guó)家信息化相關(guān)規(guī)定來(lái)制定，同時(shí)還要與行業(yè)和地方的相關(guān)政策、辦法相結(jié)合，使之形成嚴(yán)密的體系，從而使整個(gè)數(shù)字化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，步調(diào)一致，有利于部門之間、單位之間、系統(tǒng)之間，乃至整個(gè)城市、國(guó)家和國(guó)際之間的互通互聯(lián)。
2.4完善紙質(zhì)檔案規(guī)范處理
由于之前的檔案館存儲(chǔ)的文件等信息主要是紙質(zhì)文件、圖紙、照片和錄像帶等。所以，現(xiàn)在大部分檔案工作者首要的任務(wù)就是將這些檔案資源從各種不同的載體全部都轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案資源，從而實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上數(shù)字信息的傳遞。首先，對(duì)提供利用率高的檔案信息，優(yōu)先進(jìn)行數(shù)字化，將檔案信息的案卷級(jí)目錄、文件級(jí)目錄、摘要、提綱、重要數(shù)據(jù)等數(shù)字化。然后，利用相應(yīng)的設(shè)備，分階段依據(jù)不同的載體，采取不同的方式，著手實(shí)施必要的數(shù)字化處理。只有通過(guò)數(shù)字化的轉(zhuǎn)換，才可使大量的館藏的固定化的信息被激活，使信息管理技術(shù)得到發(fā)展，從而適應(yīng)新世紀(jì)中高速高效的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。
2.5加強(qiáng)數(shù)據(jù)系統(tǒng)設(shè)施建設(shè)
數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)已成為信息資源開(kāi)發(fā)的重要手段之一，其建設(shè)在數(shù)字化信息資源管理中有著舉足輕重的地位?；A(chǔ)設(shè)施的優(yōu)化，需要配備適應(yīng)數(shù)字檔案信息發(fā)展所需的軟硬件。檔案部門應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況、配備適應(yīng)檔案數(shù)字化工作需要的辦公設(shè)備，保證能夠滿足檔案資料從輸入、存儲(chǔ)、管理到利用的數(shù)字化管理全過(guò)程的需要，努力實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)、應(yīng)用、技術(shù)和產(chǎn)業(yè)的良性互動(dòng)，促進(jìn)網(wǎng)絡(luò)融合，實(shí)現(xiàn)資源優(yōu)化配置和信息資源共享，充分利用數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)對(duì)檔案信息資源進(jìn)行合理的組織與加工。同時(shí)，還要配置先進(jìn)、適用和可靠的數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)軟件，從而提高檔案信息的有序性、完整性、可讀性以及安全性，此外，數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的完美融合極大地方便了檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用，提高了開(kāi)發(fā)效率。
2.6建立檔案安全保障體系
隨著科技的發(fā)展，社會(huì)上網(wǎng)絡(luò)犯罪的手段也愈加高端，如今網(wǎng)絡(luò)違法犯罪等問(wèn)題日漸突出，譬如，計(jì)算機(jī)病毒、網(wǎng)絡(luò)攻擊、垃圾郵件、系統(tǒng)漏洞、網(wǎng)絡(luò)竊密和虛假有害信息等問(wèn)題層出不窮。要利用殺毒工具、訪問(wèn)級(jí)別控制、防火墻、加密技術(shù)和病毒防護(hù)技術(shù)等全面堵截，防止網(wǎng)絡(luò)文件被非法破壞。在加強(qiáng)軟硬件以及網(wǎng)絡(luò)安全維護(hù)的同時(shí)，也不能忽略自然因素對(duì)管理工作造成的影響。要采取有效措施，積極預(yù)防應(yīng)對(duì)地震、火災(zāi)、冰雪和洪澇等突發(fā)自然災(zāi)害對(duì)重要檔案造成的破壞，避免造成難以估量的損失。數(shù)字檔案的存放如果能存放在不同的地方，這樣會(huì)大大降低損失率。數(shù)字檔案在保管條件上要求高，在選擇存放地點(diǎn)時(shí)要多角度、全方位地考察，將檔案的安全風(fēng)險(xiǎn)系數(shù)降到最低，確保數(shù)字檔案的安全管理。
高校檔案管理創(chuàng)新數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)化
一、檔案管理數(shù)字化的意義
檔案本質(zhì)上也是一種信息資源，信息是為了方便人們使用，但是檔案信息長(zhǎng)期以來(lái)重存檔輕利用，查看檔案資料需要各種審批，這違背了檔案信息保存的目的。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理數(shù)字化成為了必然選擇。首先，數(shù)字化的檔案信息更有利于使用者，使用者只需要在網(wǎng)絡(luò)上填報(bào)自己的信息，經(jīng)過(guò)管理系統(tǒng)確認(rèn)以后就能夠查詢自己權(quán)限內(nèi)的資料，不會(huì)受到時(shí)間和空間的限制，在任何時(shí)候、任何地點(diǎn)。只要有一臺(tái)計(jì)算機(jī)并且能夠聯(lián)網(wǎng)即可。我們已經(jīng)進(jìn)入了信息時(shí)代，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，人們獲取信息的途徑已經(jīng)異常豐富，對(duì)人們而言，缺少的不是信息，而是獲取準(zhǔn)確信息的注意力。高校檔案管理數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化就是為了解決人們?nèi)鄙俚淖⒁饬?，通過(guò)檔案管理系統(tǒng)的檢索功能，幫助使用者準(zhǔn)確獲取信息。除此以外，檔案管理數(shù)字化以信息系統(tǒng)為基礎(chǔ)，而管理信息系統(tǒng)的引入正在改變檔案管理工作的環(huán)境。以往的檔案管理工作的重點(diǎn)就是檔案資料的匯總和歸檔，以及對(duì)文獻(xiàn)資料進(jìn)行匯編等等，而引入信息管理系統(tǒng)以后，這些工作都可以交給系統(tǒng)完成，工作人員的注意力將集中在檔案數(shù)據(jù)管理和系統(tǒng)維護(hù)，以及檔案開(kāi)發(fā)利用上。其次，檔案管理數(shù)字化在減輕工作人員的工作量的同時(shí)也在提高工作效率，對(duì)于傳統(tǒng)和比較規(guī)范的工作都可以由系統(tǒng)完成。尤其是對(duì)于檔案資料的歸檔，這是以往最繁重的工作，現(xiàn)在只需要將電子版文件保存，并按一定的格式要求錄入即可，而且方便了各部門相互之間查閱。
高校檔案管理數(shù)字化有著其現(xiàn)實(shí)意義，而且目前高校的很多網(wǎng)絡(luò)設(shè)備正在逐漸成熟。首先，高校檔案部門都已經(jīng)開(kāi)始利用計(jì)算機(jī)辦公，正在努力向辦公自動(dòng)化方向發(fā)展。更重要的是不僅僅是檔案管理部門，高校各部門各單位基本上都在向辦公自動(dòng)化發(fā)展，這樣在日常工作中就會(huì)形成很多的電子信息，而紙質(zhì)版文件正在逐步退出舞臺(tái)，電子資料也不僅僅是文檔和表格，而是包括了語(yǔ)音、視頻、圖片等等，傳遞的介質(zhì)包括光盤、磁盤等等。另外，目前高校都已經(jīng)建成了各種網(wǎng)絡(luò)，包括校園網(wǎng)、中國(guó)互聯(lián)網(wǎng)、中國(guó)教育科研網(wǎng)、中國(guó)科技網(wǎng)等等，而且這些網(wǎng)絡(luò)都可以與外網(wǎng)互聯(lián)，先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和嶄新的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境為學(xué)校的各項(xiàng)管理工作以及教師和學(xué)生的工作生活提供了極大幫助。而且網(wǎng)絡(luò)的利用方便了教師和學(xué)生查看資料、學(xué)術(shù)交流，甚至是科研合作。計(jì)算機(jī)這一輔助工具已經(jīng)成為各項(xiàng)工作的必備條件。其次，檔案管理數(shù)字化設(shè)備也逐漸被應(yīng)用。現(xiàn)代化的設(shè)備和智能化的硬件基礎(chǔ)是高校實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化的基礎(chǔ)。經(jīng)過(guò)十幾年的建設(shè)，伴隨著學(xué)校辦公自動(dòng)化的逐步實(shí)現(xiàn)，檔案管理設(shè)備也逐漸實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)化，而且正在努力實(shí)現(xiàn)智能化，已經(jīng)使用的現(xiàn)代化的設(shè)備為實(shí)現(xiàn)信息系統(tǒng)數(shù)字化管理提供了硬件保證。因此，實(shí)現(xiàn)高校檔案管理數(shù)字化已經(jīng)不再是可望不可即。
二、高校檔案管理數(shù)字化存在的問(wèn)題
（一）檔案管理的理念和方法問(wèn)題
從目前的形勢(shì)看，高校檔案管理數(shù)字化已經(jīng)成為必然，而且各項(xiàng)硬件設(shè)備也正在逐步到位，信息管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)也初步完成，一些學(xué)校已經(jīng)正在使用。但是，檔案管理的理念和管理方法還比較落后，系統(tǒng)的工作模式還主要依據(jù)傳統(tǒng)的手工工作流程，對(duì)計(jì)算機(jī)這一輔助工具的開(kāi)發(fā)還不夠，工作方法沒(méi)有創(chuàng)新，檔案管理工作依然沒(méi)有擺脫重管理輕利用的局面，現(xiàn)有的工作模式僅僅是改變了工作的形式和資料的形式，知識(shí)信息載體發(fā)生了變化，并沒(méi)有對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理進(jìn)行革新?，F(xiàn)代意義上的檔案管理數(shù)字化主要是依靠計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)檔案信息和數(shù)據(jù)的管理，而目前檔案信息的管理還主要依靠人工，只是工作環(huán)境是在計(jì)算機(jī)上，這樣不僅不能提高工作效率，減輕工作負(fù)擔(dān)，反正增加了工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度。在工作理念上沒(méi)有創(chuàng)新導(dǎo)致了工作模式的生硬轉(zhuǎn)變，而國(guó)外檔案管理已經(jīng)是一個(gè)專門的專業(yè)，有著極強(qiáng)的理論和實(shí)際操作性，針對(duì)不同的檔案資料都有不同的分類管理的措施和方法，但在國(guó)內(nèi)這些都還沒(méi)有實(shí)現(xiàn)?？傮w來(lái)說(shuō)，目前高校檔案管理數(shù)字化的硬件設(shè)備已經(jīng)基本完成，但是管理的軟件部分，包括系統(tǒng)功能開(kāi)發(fā)和管理理念以及工作模式都存在較大問(wèn)題。
（二）檔案管理數(shù)字化缺乏統(tǒng)一化和標(biāo)準(zhǔn)化
高校檔案管理數(shù)字化的非標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)和非統(tǒng)一化主要體現(xiàn)在這樣幾個(gè)方面：一是學(xué)校內(nèi)部管理體制問(wèn)題，由于學(xué)校各部門的工作各自為政，各部門對(duì)于資料和文檔都有自己的要求，都有自己的形式，這是各部門的工作性質(zhì)所決定的，加上學(xué)校在統(tǒng)一化和標(biāo)準(zhǔn)化方面要求不高，導(dǎo)致學(xué)校內(nèi)部檔案資料不能實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化和統(tǒng)一化；二是目前各高校隸屬于不同的主管單位，一些高校隸屬于國(guó)家教育廳，而更多的院校則隸屬于省教育廳或者市級(jí)教育單位，這就造成各高校檔案管理有著明顯的“地域色彩”，這個(gè)問(wèn)題主要是國(guó)家對(duì)于高校檔案管理沒(méi)有統(tǒng)一要求和統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)；三是高校檔案管理系統(tǒng)組成不同。包括系統(tǒng)的硬件設(shè)備和軟件部分，硬件設(shè)備高校都是各自采購(gòu)，相互之間存在差異，硬件的差異一定會(huì)造成系統(tǒng)功能的差異，導(dǎo)致系統(tǒng)的軟件部分也存在差異，各檔案館之間的聯(lián)系就難以保證。這些問(wèn)題與學(xué)校得到的經(jīng)費(fèi)和學(xué)校的前期組織計(jì)劃有很大聯(lián)系，一些系統(tǒng)的建設(shè)勞民傷財(cái)，最終還是沒(méi)有實(shí)際的效果，造成重大損失?？傊?，高校檔案管理數(shù)字化面臨的一大制約因素就是標(biāo)準(zhǔn)化和統(tǒng)一化，離開(kāi)了標(biāo)準(zhǔn)化和統(tǒng)一化，檔案管理數(shù)字化就只是一種工作形式，改變不了當(dāng)前檔案管理面臨的困境。
（三）系統(tǒng)安全和經(jīng)費(fèi)問(wèn)題
目前高校的檔案管理系統(tǒng)都是外包設(shè)計(jì)的，系統(tǒng)一般都會(huì)接入校園網(wǎng)和其他網(wǎng)絡(luò)，而現(xiàn)在眾多的網(wǎng)絡(luò)病毒對(duì)系統(tǒng)的安全造成很大的威脅，加上一些工作人員沒(méi)有信息安全意識(shí)，在日常工作中很可能引入病毒。系統(tǒng)安全的另一個(gè)方面就是系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，目前高校檔案管理的數(shù)據(jù)庫(kù)都是各自為政，缺乏整體性設(shè)計(jì)，數(shù)據(jù)庫(kù)規(guī)模小，不便于維護(hù)，對(duì)病毒抵御能力差，沒(méi)有標(biāo)準(zhǔn)化的設(shè)計(jì)，經(jīng)常造成重復(fù)建設(shè)。檔案信息關(guān)系到學(xué)校的正常工作，以及學(xué)校的機(jī)密信息，一旦泄露將造成不可挽回的損失。另外，學(xué)校檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)經(jīng)常遇到經(jīng)費(fèi)問(wèn)題，除了一些名校之外，多數(shù)高校還是存在經(jīng)費(fèi)問(wèn)題，加上一些領(lǐng)導(dǎo)不是很重視。而且，檔案管理部門除了建設(shè)以外，還需要對(duì)員工進(jìn)行培訓(xùn)，需要系統(tǒng)的維護(hù)，或者聘請(qǐng)專業(yè)技術(shù)人員等等，這些都需要經(jīng)費(fèi)支持。除了上邊提到的問(wèn)題，還有一些比較傳統(tǒng)的問(wèn)題，這里避免老生常談沒(méi)有提到，包括檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)問(wèn)題，檔案資料的開(kāi)發(fā)利用問(wèn)題等等。
三、高校檔案管理數(shù)字化實(shí)現(xiàn)的措施
一、數(shù)字化檔案管理概述
當(dāng)前，計(jì)算機(jī)的廣泛使用，形成了大量的數(shù)字檔案信息。檔案信息數(shù)字化隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)以及多媒體技術(shù)的發(fā)展，產(chǎn)生的一種新型的檔案信息形態(tài)。采用數(shù)字化檔案管理，把分散于不同載體、不同地理位置的信息資源以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)，以網(wǎng)絡(luò)化的方式互相連接，從而可以及時(shí)利用，實(shí)現(xiàn)資源共享。國(guó)土資源管理系統(tǒng)通過(guò)引入數(shù)字化管理后，相關(guān)管理內(nèi)容能通過(guò)軟件進(jìn)行歸類管理，將大量的紙質(zhì)文件變換成數(shù)據(jù)和數(shù)字形式的計(jì)算機(jī)管理，不僅有利于文件的長(zhǎng)期保存，還有利于科學(xué)管理的實(shí)施。當(dāng)前國(guó)家的經(jīng)濟(jì)正在不斷的發(fā)展，國(guó)土資源的利用不斷的發(fā)生變化，國(guó)土資源檔案的調(diào)用使用的比較頻繁，通過(guò)數(shù)字化檔案管理，相關(guān)人員通過(guò)計(jì)算機(jī)的資源共享，能夠迅速的查閱了相關(guān)的軟件，減少了以往紙質(zhì)文件的調(diào)用時(shí)間，在檔案的更新和歸檔中也能夠通過(guò)計(jì)算機(jī)的錄入及時(shí)的實(shí)現(xiàn)，為國(guó)家的國(guó)土資源管理和國(guó)家的革新經(jīng)濟(jì)建設(shè)提供了方便，高效利用時(shí)間的同時(shí)也間接的促進(jìn)了國(guó)家經(jīng)濟(jì)效益的提升。
二、數(shù)字化檔案管理在國(guó)土資源管理中的適應(yīng)性分析
1、數(shù)字化檔案管理符合國(guó)土資源多樣化管理要求。
國(guó)土資源檔案種類極多，包括了綜合類檔案、地籍管理檔案、建設(shè)用地檔案以及礦產(chǎn)資源檔案，還有國(guó)土資源監(jiān)察檔案、測(cè)繪管理檔案、會(huì)計(jì)、聲像、科研、基建設(shè)備、實(shí)物和電子檔案等等。而且僅就地籍檔案來(lái)說(shuō)，又分成集體土地地籍檔案和國(guó)有土地地籍檔案兩類。這充分體現(xiàn)了國(guó)土資源檔案的多樣化特征。根據(jù)數(shù)字化檔案管理特征來(lái)看，可以針對(duì)不同的檔案資料進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，從而將這些資源統(tǒng)一納入到數(shù)據(jù)庫(kù)中，并利用智能化分析技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的高效管理，從國(guó)土資源檔案多樣化特點(diǎn)上來(lái)看充分顯示了數(shù)字化檔案管理的高度適用性。
2、數(shù)字化管理能夠解決國(guó)土資源檔案復(fù)雜性特點(diǎn)
國(guó)土資源檔案管理的相關(guān)內(nèi)容比較復(fù)雜，其主要是對(duì)國(guó)土使用歷史的記錄，長(zhǎng)期積累了較多的文件，在長(zhǎng)時(shí)間的國(guó)家城市建設(shè)和規(guī)劃中，同一地點(diǎn)經(jīng)歷了不同的建設(shè)規(guī)劃，其用房的性質(zhì)，產(chǎn)權(quán)所有人等都發(fā)生了變動(dòng)。因此，在同一地點(diǎn)，國(guó)土資源的使用情況不同，其檔案也就有多個(gè)文件記錄，檔案之間也存在著相互的聯(lián)系。面對(duì)我國(guó)眾多的地區(qū)和建設(shè)工程，可知國(guó)土資源檔案的復(fù)雜性。而數(shù)字化管理能夠通過(guò)智能軟件對(duì)復(fù)雜的工作內(nèi)容簡(jiǎn)化記錄和保存，當(dāng)然并不是對(duì)內(nèi)容簡(jiǎn)化，而是將其管理模式進(jìn)行簡(jiǎn)化，通過(guò)數(shù)字化模型的建立，將龐大的檔案文件相互間的關(guān)系進(jìn)行智能的整理，相關(guān)人員在錄入和查找中只要輸入相關(guān)信息就可以實(shí)現(xiàn)檔案的綜合利用，實(shí)現(xiàn)了管理流程的數(shù)字化和科學(xué)化。
3、數(shù)字化管理能夠適用國(guó)土資源易變更性特點(diǎn)。國(guó)土資源種類繁多，其中地籍方面檔案資源就非常容易出現(xiàn)信息變化。特別是當(dāng)前我國(guó)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展，城鎮(zhèn)化建設(shè)速度不斷加快，地籍信息經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)改變。在數(shù)字化管理模式下，利用智能化的信息系統(tǒng)，將相關(guān)的信息統(tǒng)一搜索出來(lái)，并統(tǒng)一進(jìn)行修改，從而極大地提升管理效率。因此，數(shù)字化管理能夠輕松應(yīng)對(duì)國(guó)土資源信息容易變更的問(wèn)題。
4、數(shù)字化管理能夠適用國(guó)土資源完整性特點(diǎn)。國(guó)土資源檔案是一個(gè)系統(tǒng)性的資源集合，很多資源并不是獨(dú)立信息個(gè)體，而是將多種信息資源綜合在一起形成一個(gè)完整性資源，因此如果某一個(gè)資源信息出現(xiàn)缺失就容易造成國(guó)土資源信息的不完整，從而影響資源的檢查和監(jiān)督作用。在數(shù)字化管理模式下，這種相關(guān)性的建立已經(jīng)通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)完成，因此很容易輕松調(diào)用并進(jìn)行修改，極大地提升了國(guó)土資源檔案管理的效率。
三、推進(jìn)國(guó)土資源檔案數(shù)字化管理的應(yīng)用
數(shù)字化檔案管理的具體含義，即通過(guò)多媒體等信息技術(shù)手段，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)資料或是相應(yīng)的錄音或視頻資料通過(guò)數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換，使其成為統(tǒng)一整體的多媒體信息內(nèi)容，并將其依據(jù)相應(yīng)一致的數(shù)據(jù)格式儲(chǔ)存于數(shù)據(jù)庫(kù)當(dāng)中。進(jìn)而利用強(qiáng)大的數(shù)據(jù)庫(kù)資源對(duì)國(guó)土資源信息進(jìn)行統(tǒng)一的處理和管理，從而高效的提高對(duì)國(guó)土資源信息的利用及處理能力。
1、改變觀念充分認(rèn)識(shí)數(shù)字化管理的重要作用
在推進(jìn)國(guó)土資源檔案管理的數(shù)字化過(guò)程中，必須要有相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行推動(dòng)才能夠?qū)嵤?，因?yàn)閲?guó)土資源本身的復(fù)雜性會(huì)涉及到諸多部門的通力合作，如果這些部門的信息沒(méi)有納入到數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)中，就難以轉(zhuǎn)化成知識(shí)庫(kù)，從而實(shí)現(xiàn)高效的系統(tǒng)化管理。所以只有所有領(lǐng)導(dǎo)摒棄門戶之見(jiàn)，轉(zhuǎn)變觀念，將國(guó)土資源檔案信息統(tǒng)一收集被納入到數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)中，并在日常的工作中使用數(shù)字化管理系統(tǒng)，才能夠有效提升國(guó)土資源管理效率。
2、制定實(shí)施計(jì)劃分步實(shí)施
首先要明白國(guó)土資源檔案數(shù)字化管理的難度，這是一個(gè)系統(tǒng)性的綜合工程，涉及到諸多部門的支持，同時(shí)還需要相關(guān)人才的支持。所以不可能一步完成，所以在實(shí)施過(guò)程中要通過(guò)制定完善的實(shí)施計(jì)劃著手。然后再進(jìn)一步落實(shí)資金、實(shí)施單位和基礎(chǔ)設(shè)施構(gòu)建、人才培訓(xùn)和意識(shí)培養(yǎng)等一系列工作。接著當(dāng)數(shù)字化管理系統(tǒng)搭建完成之后，就需要組織相關(guān)的人員對(duì)傳統(tǒng)的國(guó)土信息資源，如紙質(zhì)檔案、錄像帶資料等進(jìn)行手工錄入和數(shù)字化前期的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作推進(jìn)，并且在錄入數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)時(shí)，需要對(duì)數(shù)據(jù)內(nèi)容進(jìn)行嚴(yán)格審核，確保在數(shù)字化轉(zhuǎn)換過(guò)程中，信息資源沒(méi)有失真，只有如此才能夠有效提升國(guó)土資源檔案的使用效果。
3、搞好安全性建設(shè)
在其數(shù)字化管理的建設(shè)過(guò)程當(dāng)中，最大的隱患問(wèn)題即為數(shù)據(jù)的安全性。當(dāng)前信息技術(shù)的快速發(fā)展，相應(yīng)的病毒入侵形式和程度也在不斷的加重，因而在對(duì)其進(jìn)行數(shù)字化管理的實(shí)施過(guò)程中，相應(yīng)的管理者應(yīng)當(dāng)提高安全防范意識(shí)，加強(qiáng)防范措施，對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)定期進(jìn)行病毒查殺。加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的安全培訓(xùn)，在資料錄入時(shí)必須要采取相應(yīng)的密碼設(shè)置，制定并完善相應(yīng)的安全防范制度，提升國(guó)土資源檔案管理的安全性。對(duì)數(shù)據(jù)的操作要通過(guò)技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)安全認(rèn)證、可溯源。
