發(fā)布時(shí)間：2023-06-16 16:25:17
序言：寫作是分享個(gè)人見解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的檔案化管理樣本，期待這些樣本能夠?yàn)槟峁┴S富的參考和啟發(fā)，請盡情閱讀。
【關(guān)鍵詞】檔案管理；信息化；數(shù)字化；管理效率
0.前言
檔案管理信息化對檔案工作者提出了新的技能要求，檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化是時(shí)展的要求。數(shù)字化檔案信息能夠讓任何一位檔案使用者不受時(shí)間、空間的限制，在任何地點(diǎn)、時(shí)間只需有一網(wǎng)的電腦，就可以進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)查閱所需要的檔案信息。檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化不僅是提高檔案利用率非常有效的手段，而且還能提高檔案的管理效率。
1.檔案工作的信息化
一是隨著社會(huì)的發(fā)展，公民的知情權(quán)在很大程度上得到提高。檔案信息的開發(fā)更多地關(guān)注現(xiàn)實(shí)和大眾需求，檔案工作者要有信息意識，應(yīng)具備對信息真?zhèn)芜M(jìn)行準(zhǔn)確鑒別、區(qū)別對待的能力。二是現(xiàn)代傳媒技術(shù)的發(fā)展使檔案信息的傳播形式呈現(xiàn)出多樣性的特征。原有檔案信息的編輯速度不能適應(yīng)高速的信息傳播和應(yīng)用速度，這就需要檔案工作者具備在新的傳媒技術(shù)條件下對信息的有效檢索、評價(jià)、使用和傳播的能力。三是現(xiàn)代傳播手段給檔案信息傳播帶來了很大的便利，但網(wǎng)絡(luò)黑客技術(shù)、病毒、木馬等安全隱患一直存在。檔案工作者必須樹立信息安全意識，在傳播過程中，不僅要注意自身的保密工作，更要注意避免丟失信息造成信息遺漏。四是隨著公眾的檔案意識和信息意識的增強(qiáng)，利用檔案信息的用戶不再局限于專業(yè)人員和政務(wù)系統(tǒng)工作人員，因此信息傳播內(nèi)容要具備廣泛性與實(shí)用性。
2.檔案信息的數(shù)字化
檔案信息化建設(shè)作為一個(gè)系統(tǒng)工程，而檔案信息的數(shù)字化則是這個(gè)系統(tǒng)工程中的基礎(chǔ)部分，沒有檔案信息的數(shù)字化，檔案信息化建設(shè)就無從談起。
對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理主要有三種方式：第一種是通過計(jì)算機(jī)人工錄入；第二種是通過掃描儀掃描由字符識別軟件（OCR）識別，制成文本文件；第三種是將檔案文件的每一頁看成是一張圖片，不管上面具體是什么內(nèi)容，由數(shù)碼照相機(jī)或掃描儀按頁拍照或掃入計(jì)算機(jī)制成圖形文件。前兩種方式占據(jù)空間小，是一種真正意義上的全文數(shù)字化，但紙質(zhì)檔案信息的記錄方式是多種多樣的，有的是手寫體、繁體字，有的字跡褪化及非文字形式等，此時(shí)采用前兩種方式就會(huì)暴露出如下致命弱點(diǎn)：采用人工錄入，不但需要大量的錄入人員，而且一時(shí)還不能馬上勝任此項(xiàng)工作，差錯(cuò)率大且核對困難，投入大，收效慢；用OCR字符識別的準(zhǔn)確率低，尤其對于手寫體字跡或印刷質(zhì)量稍差的字跡；而第三種方式實(shí)現(xiàn)容易，一般檔案工作人員只要稍加培訓(xùn)，即可操作機(jī)器，且工作可以定量化，差錯(cuò)率相對較低，即便有一些錯(cuò)掃、漏掃等，也能很快被發(fā)現(xiàn)。如果能采用先進(jìn)的高速掃描機(jī)，那么對檔案信息數(shù)字化無疑是如虎添翼。另外，還因?yàn)閳D像掃描保持了檔案原件本來面目，可以使利用者在看到文字內(nèi)容的同時(shí)，也能看到紙質(zhì)檔案的其它一些特征，如原件的紙色、墨跡、印章、圈點(diǎn)、批注等各種原貌，使利用者可以獲得更多的線索，開展一些更深入的研究。對于實(shí)物檔案則可以通過用數(shù)碼相機(jī)對實(shí)物進(jìn)行拍照， 以數(shù)字圖像的形式存儲到計(jì)算機(jī)存儲設(shè)備中。
對于聲像檔案的數(shù)字化主要包含兩方面內(nèi)容：一是將普通攝像機(jī)拍攝的模擬視頻信號可以通過專門的視頻采集設(shè)備將之?dāng)?shù)字化，并加工成數(shù)字視頻檔案；二是指通過數(shù)碼攝像機(jī)拍攝下來的錄像，本身就是數(shù)字視頻，輸入到計(jì)算機(jī)直接就可以通過視頻編輯軟件加工成數(shù)字化視頻檔案。
通過運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)與多媒體技術(shù)，所有的檔案信息都能以數(shù)字化的形式存儲，做到圖、文、聲并茂，檔案信息的記錄功能與顯示功能得到了極大的強(qiáng)化；而且更有前景的是數(shù)字化后的檔案信息能隨心所欲地從一種媒介轉(zhuǎn)換到另一種媒介，給長期以來沉悶、形式單一的檔案信息貼上吸引人的“標(biāo)簽”。
3.數(shù)字化檔案信息的管理
我國各級各類企業(yè)檔案部門開展檔案管理數(shù)字化的實(shí)踐與探索始于20世紀(jì)90年代，隨著計(jì)算機(jī)、信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理信息化的應(yīng)用技術(shù)和水平也隨之不斷發(fā)展和提高，大致可以歸納為三方面的發(fā)展方向。第一、檔案文件目錄信息檢索系統(tǒng)的建立與應(yīng)用。檔案文件目錄信息檢索系統(tǒng)的應(yīng)用，應(yīng)該說是計(jì)算機(jī)技術(shù)與檔案工作的最早結(jié)合點(diǎn)。由于檔案館（室）的庫藏檔案數(shù)量巨大，檔案的利用頻繁，為了方便利用者，提高查詢效率，檔案部門利用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行檔案目錄或?qū)ｎ}文件級目錄著錄，以達(dá)到快速檢索的目的，檢索工具的數(shù)字化帶來的優(yōu)勢盡顯無遺。第二、“文檔一體化”管理。1992年國家檔案局提出“文檔一體化”管理思路，許多檔案部門嘗試?yán)糜?jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)現(xiàn)文件與檔案的一體化管理，從文件形成之時(shí)到文件辦結(jié)歸檔乃至檔案管理成為一條流水線的操作過程?！拔臋n一體化”操作管理軟件與傳統(tǒng)手工操作相比，避免應(yīng)歸檔的文件材料人為遺漏，提高了文件歸檔的完整性和準(zhǔn)確性，提高了文件立卷的效率，提高了檔案的質(zhì)量。第三、檔案工作數(shù)字化管理系統(tǒng)的建設(shè)。我國檔案工作數(shù)字化管理起步時(shí)間較晚，目前還是以針對上述檔案信息檢索系統(tǒng)和文檔一體化數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的管理為主，停留在檔案工作數(shù)字化管理的初級階段，數(shù)字化管理的優(yōu)勢和潛能并未充分發(fā)掘出來。檔案工作作數(shù)字化管理系統(tǒng)實(shí)際上是一個(gè)可以涵蓋檔案行政管理和業(yè)務(wù)管理、檔案信息開發(fā)利用工作等諸方面的大型的系統(tǒng)工程，如檔案自動(dòng)編目和自動(dòng)檢索、檔案自動(dòng)全文存儲與檢索、檔案業(yè)務(wù)工作輔助管理、計(jì)算機(jī)輔助立卷、檔案自動(dòng)標(biāo)引、文檔一體化管理、檔案館辦公自動(dòng)化、檔案庫房保護(hù)技術(shù)現(xiàn)代化、檔案數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)與建立等。而這些不僅是檔案管理基本的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，也是檔案管理智能化、自動(dòng)化的具體體現(xiàn)，更是檔案管理數(shù)字化全面實(shí)現(xiàn)的基礎(chǔ)。
4.檔案信息利用網(wǎng)絡(luò)化實(shí)現(xiàn)信息的高度共享
檔案信息只有在傳遞過程中才能體現(xiàn)出它應(yīng)有的價(jià)值，以往信息存在于一次文獻(xiàn)即檔案原件或經(jīng)過處理的二次文獻(xiàn)范疇內(nèi)。人們需要檔案信息，往往需要親臨檔案館，通過閱覽摘錄、靜電復(fù)制或拍攝等形式來獲取需要的信息。但檔案信息在完成數(shù)字化后以數(shù)字形式存在時(shí)，數(shù)字網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)就將成為其主要的傳輸平臺，為檔案信息的快速流動(dòng)提供可能。數(shù)字化了的檔案信息在傳遞過程中可以同時(shí)進(jìn)行多向傳遞，形成傳遞網(wǎng)絡(luò)，而且通過因特網(wǎng)可以方便地進(jìn)行遠(yuǎn)程傳遞，不受時(shí)間與空間的限制，利用者不必親臨檔案館，就可以在任何時(shí)間任何地點(diǎn)通過計(jì)算機(jī)方便地利用檔案信息。
檔案信息傳輸平臺應(yīng)首先構(gòu)建的是檔案館局域網(wǎng)也可稱為內(nèi)網(wǎng)，一般的要求是在遵循統(tǒng)一的通信協(xié)議前提下，通過網(wǎng)絡(luò)連線將各個(gè)部門和所屬各單位檔案部門的計(jì)算機(jī)資源整合在一起。各部門和各單位的個(gè)體計(jì)算機(jī)通過網(wǎng)絡(luò)共享網(wǎng)絡(luò)信息資源，同時(shí)為檔案館核心數(shù)據(jù)庫提供檔案信息。其次是構(gòu)建外網(wǎng)、公眾網(wǎng)等，可使檔案信息通過數(shù)字網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)入信息交流的大動(dòng)脈——互聯(lián)網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享。
檔案信息化建設(shè)的最終目的就是要切實(shí)加強(qiáng)檔案信息資源的合理配置和科學(xué)管理，使檔案信息資源實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化、網(wǎng)絡(luò)化，以滿足社會(huì)各方面日益增長的利用檔案信息的迫切需要。
1.1創(chuàng)新與安全的挑戰(zhàn)
以往施行的檔案管理機(jī)制的重點(diǎn)第一是方便搜索，使用，第二是保障檔案安全。檔案管理體系縱向運(yùn)用前進(jìn)時(shí)，會(huì)體現(xiàn)和別的運(yùn)用體系綜合的狀況，例如文檔管理整體性。針對這種綜合，要用革新思想來解決好各個(gè)部分的沖突。并且電腦體系以及網(wǎng)絡(luò)自身在安全部分都存在不足，硬件：人為亦或者自然災(zāi)難；軟件：受到病毒侵入。并且還沒有有關(guān)的內(nèi)部手段進(jìn)行管理、安全思想脆弱等要素，容易讓網(wǎng)絡(luò)不法分子趁虛而入。
1.2標(biāo)準(zhǔn)化、法制化的挑戰(zhàn)
因?yàn)闄n案本身的繁瑣性，國內(nèi)政府的檔案管理系統(tǒng)十分繁瑣，不集中管理比較突顯。因?yàn)槎嗵幑芾?，各自有各自的?guī)則，導(dǎo)致了管理規(guī)范化統(tǒng)一難。檔案方面依據(jù)的法律法規(guī)較少，乃至對達(dá)50年歷史的檔案一定要密封級別都沒有相關(guān)的法律根據(jù)，導(dǎo)致很多的檔案由于密級狀況沒辦法施展其作用。
1.3技術(shù)支持不全面
一是電子文件在性質(zhì)上確定了它的保管條件、保管期限等方面存在著局限，若不能很好加以解決，可能會(huì)適得其反。二是在檔案信息化建設(shè)初期，有大量的紙質(zhì)檔案需要通過掃描儀等設(shè)備轉(zhuǎn)化為電子檔案，目前我們多數(shù)單位使用的平板掃描儀雖然價(jià)格便宜，但速度慢，無法適應(yīng)將原始檔案資料短期內(nèi)完成轉(zhuǎn)化的要求。
2如何改進(jìn)檔案信息化管理工作
2.1轉(zhuǎn)變管理模式
伴隨著現(xiàn)代化管理措施以及裝置的引入，尤其是電腦、縮微、光盤、多媒體等技術(shù)的前進(jìn)為現(xiàn)在檔案管理的前進(jìn)供應(yīng)了優(yōu)越的條件，現(xiàn)在措施推動(dòng)以往的檔案管理形式面對著新的前進(jìn)。現(xiàn)在，檔案管理作業(yè)的關(guān)鍵也符合數(shù)字化管理的需求，檔案管理從以前的實(shí)物改變到信息能源的管理，使用信息為管理宗旨，對產(chǎn)生的各類檔案開展數(shù)字化制作，使用現(xiàn)代化措施對檔案信息能源開展管理。檔案使用信息化能夠多次重復(fù)、多平臺的使用，必須經(jīng)過信息化，才能夠完成檔案信息能源的運(yùn)用價(jià)值，可以為經(jīng)濟(jì)前進(jìn)、科學(xué)技術(shù)前進(jìn)等方面供應(yīng)更加完整、更加便利、更加高效的服務(wù)；可以創(chuàng)建出更高的社會(huì)以及經(jīng)濟(jì)利益，促進(jìn)其成為將來信息社會(huì)前進(jìn)的珍貴戰(zhàn)術(shù)能源。
2.2加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)
電子電腦措施是現(xiàn)在新措施改革的先進(jìn)措施。電子電腦擁有計(jì)算數(shù)據(jù)塊、精準(zhǔn)度高，儲存資料以及邏輯辨別性能高并且主動(dòng)開始計(jì)算等特征，在文件的管理上，使用電腦開展資料的收取、搜索、讀閱、奉還，還有辨別到時(shí)間需要消滅的資料等檔案的管理作業(yè)。在檔案管理中，使用電腦進(jìn)行檔案的搜集、收拾、編寫搜索方式、實(shí)質(zhì)簡介以及編寫內(nèi)目次，還能夠供應(yīng)庫房使用。在特別檔案作業(yè)中，例如編寫大規(guī)模搜索工具、為檔案的研發(fā)作業(yè)供應(yīng)服務(wù)和檔案計(jì)算等作業(yè)。所以第一先把電子電腦裝置到硬件上，提升各種檔案管理室使用電腦以及網(wǎng)絡(luò)措施的運(yùn)用水平，慢慢提升檔案信息化程度。第二要?jiǎng)?chuàng)建以及健全局域網(wǎng)絡(luò)。使每一項(xiàng)作業(yè)都網(wǎng)絡(luò)化，增強(qiáng)檔案的使用。
2.3建立有效的信息系統(tǒng)
首先，改進(jìn)和規(guī)范在應(yīng)用計(jì)算機(jī)條件下文件檔案管理工作流程，使之適應(yīng)檔案信息管理的需要；其次，依據(jù)文件處理流程來進(jìn)行檔案信息化系統(tǒng)軟件功能設(shè)計(jì)；再次，在信息系統(tǒng)中建立完善的內(nèi)部控制制度，確保檔案的安全。在電子檔案使用過程中，首先是應(yīng)注意電子檔案安全性問題。因?yàn)橛?jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化的快速發(fā)展，電子檔案涉及范圍迅速擴(kuò)展，數(shù)量也急劇增加，特別是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化的快速發(fā)展，隨之而來的問題就是如何在網(wǎng)絡(luò)下防范計(jì)算機(jī)病毒以及黑客的攻擊，確保電子檔案的安全。其次是電子檔案的真實(shí)性問題。在實(shí)際工作中，由于從電子文件的生成到歸檔缺少程序化管理系統(tǒng)，不能實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)間的直接鏈接，目前無法保證電子文件元數(shù)據(jù)完整歸檔，多數(shù)電子檔案與其相對應(yīng)的紙質(zhì)檔案之間未建立統(tǒng)一的管理方法；儲存電子檔案選用的載體不耐久等原因，影響了檔案的完整性、可靠性，從而影響了檔案的真實(shí)性。三是電子檔案的法律效力問題，通常檔案的法律效力都是與其載體相關(guān)來確定，電子檔案由于沒有固定的載體，所以，制定相應(yīng)的法律認(rèn)定條文就有一定的困難，這也就是光盤、磁帶、磁盤等載體的電子檔案未被法律認(rèn)定的原因。
2.4提高檔案工作者專業(yè)素質(zhì)
現(xiàn)代化的設(shè)備需要人來操作，檔案工作信息化需要人來實(shí)現(xiàn)。因此，建立一支具有現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)知識和業(yè)務(wù)知識的專業(yè)隊(duì)伍是至關(guān)重要的：首先，檔案管理者必須具多元化的知識結(jié)構(gòu)，現(xiàn)代科學(xué)成果在檔案管理中的大量運(yùn)用，迫使檔案工作者要不斷學(xué)習(xí)和掌握理論、文化和管理等有關(guān)知識，其中尤為重要的是計(jì)算機(jī)、數(shù)學(xué)等學(xué)科的知識，它們對檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化、信息化具有直接作用。其次，全面掌握檔案專業(yè)知識，如具備檔案學(xué)、檔案管理學(xué)及檔案自動(dòng)化管理等有關(guān)專業(yè)知識和基本技能。再次，檔案工作者必須具備掌握檔案管理現(xiàn)代化技術(shù)、進(jìn)行檔案信息分析與研究、提供高層次檔案信息服務(wù)與咨詢等三方面的能力。檔案管理人員必須不斷學(xué)習(xí)相關(guān)知識，上級檔案管理部門要積極創(chuàng)造條件，有計(jì)劃的選送檔案管理人員進(jìn)行深造及培訓(xùn)，還可以采取以老帶新、以強(qiáng)帶弱的辦法建立復(fù)合型人才群體和梯隊(duì)型人才結(jié)構(gòu)。
3結(jié)束語
關(guān)鍵詞：檔案信息化；建設(shè)；檔案管理
檔案信息化的核心是轉(zhuǎn)變保存方式，將以實(shí)體保存的檔案管理模式轉(zhuǎn)化為以數(shù)字化信息保存的檔案管理模式，從而達(dá)到長期保存檔案信息，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，方便檔案尋找查閱的目的，提高檔案的管理能力。當(dāng)前，大多數(shù)檔案管理部門已經(jīng)實(shí)施檔案信息化管理，但由于檔案信息化建設(shè)還處于發(fā)展探索階段，在實(shí)施過程中易受到其他因素的影響，降低檔案管理能力。因此，本文研究的目的就是通過對檔案信息化建設(shè)與檔案管理的思考，提高檔案管理質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)檔案資源的合理利用。
一、影響檔案信息化建設(shè)與檔案管理效率的因素分析
（一）對檔案信息化建設(shè)缺乏正確認(rèn)識
檔案信息化建設(shè)改變了傳統(tǒng)檔案管理方式，是對檔案管理服務(wù)理念的變革，但部分管理人員對此缺乏正確的認(rèn)識，未認(rèn)識到信息技術(shù)對檔案管理的影響，信息技術(shù)對檔案管理的影響主要體現(xiàn)在三方面：一是利用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化能夠提高單個(gè)部門的職能效率；二是實(shí)現(xiàn)檔案信息化的建設(shè)能夠方便檔案的管理與查閱，有效提高個(gè)人的工作效率，并為民眾提供方便；三是有利于實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享，提升組織效率。但部分人員由于未認(rèn)識到檔案信息化建設(shè)的優(yōu)勢，阻礙了檔案管理的變革，降低了檔案管理能力，影響了檔案管理的效率。因此，對檔案信息化建設(shè)缺乏正確認(rèn)識是影響檔案管理效率的因素之一。
（二）對運(yùn)用信息資源存在錯(cuò)誤觀念
對運(yùn)用信息資源存在錯(cuò)誤觀念是影響檔案信息化建設(shè)與檔案管理效率的因素之一，阻礙了檔案管理水平的提高。傳統(tǒng)檔案管理理念認(rèn)為，檔案管理的目的就是將檔案入館，較好的長期的保存下來，以便以后的查閱。而現(xiàn)代信息化檔案管理的核心是實(shí)現(xiàn)資源的共享，將注意力由如何存放檔案轉(zhuǎn)移到如何充分利用檔案資源上面，以更好地利用檔案資源、服務(wù)大眾為主要目的，以提高檔案資源的利用率，發(fā)揮檔案資源更大的作用與價(jià)值。但部分管理人員的觀念還是較為傳統(tǒng)，只注重檔案資料的管理保存，不注重檔案資源的合理利用，致使檔案管理的效率低下，檔案管理水平較低。
（三）檔案部門信息化水平存在差異
由于各地的經(jīng)濟(jì)水平不同，檔案部門的信息化施設(shè)以及管理人員的專業(yè)能力都會(huì)存在一定的差距，導(dǎo)致了檔案部門信息化水平也存在較大的差距，這已經(jīng)嚴(yán)重影響了檔案管理的效率。有些部門較早使用計(jì)算機(jī)輔助管理檔案，檔案管理的信息化水平較高，但有些部門卻仍舊使用單機(jī)操作，無法實(shí)現(xiàn)資源共享，檔案管理的信息化水平較低，由此導(dǎo)致網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的優(yōu)勢未被發(fā)揮，檔案信息化管理水平參差不齊等問題，從而影響了檔案信息化建設(shè)與檔案管理效率，致使檔案管理能力較低，無法合理利用檔案資源。
二、加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)思考
（一）加強(qiáng)電子文件的管理
隨著計(jì)算機(jī)檔案網(wǎng)絡(luò)的建立，越來越多的重要文件被傳輸?shù)骄W(wǎng)絡(luò)上，致使電子文件的檔案管理至關(guān)重要。實(shí)踐表明，通過電子文件的管理能夠保存重要信息，使檔案信息的價(jià)值最大化，具有重要意義。因此，加強(qiáng)電子文件的管理十分重要，需要做到以下幾點(diǎn)：一是建立管理電子信息與維護(hù)檔案資源網(wǎng)絡(luò)的技術(shù)部門，保證電子文件歸檔制度化、專業(yè)化，從而增強(qiáng)電子文件的管理能力；二是做好電子文件的相關(guān)處理工作，在電子文件管理過程中，管理人員需要及時(shí)進(jìn)行電子檔案的接收、處理、保存以及文件格式的更改等工作，保證電子文件管理的有效性；三是解決好電子文件的保存問題，電子文件的形成時(shí)間短，能否長期儲存缺乏驗(yàn)證，因此在電子文件管理過程中需要解決好電子文件的保存問題，對于長期儲存的文件需要定期復(fù)制，避免出現(xiàn)檔案信息丟失的情況。
（二）建立網(wǎng)絡(luò)檔案
建立網(wǎng)絡(luò)檔案能夠有效提高檔案管理的效率，具有較好的效果，建立網(wǎng)絡(luò)檔案需要做到以下兩點(diǎn)：一是建立檔案網(wǎng)站，發(fā)揮網(wǎng)站的優(yōu)勢，通過建立內(nèi)部服務(wù)網(wǎng)站以及公眾服務(wù)平臺，提高檔案管理的服務(wù)功能，使網(wǎng)絡(luò)檔案成為檔案信息服務(wù)的平臺，大力宣傳網(wǎng)絡(luò)檔案信息，實(shí)現(xiàn)檔案信息的合理利用；二是采購必要的硬件設(shè)備，硬件設(shè)備是提高檔案管理能力的基礎(chǔ)，信息化的檔案管理離不開計(jì)算機(jī)設(shè)備的支持，必要的硬件設(shè)備是保證網(wǎng)絡(luò)檔案信息交換，共享的基礎(chǔ)條件。研究表明建立網(wǎng)絡(luò)檔案有助于提高檔案管理的安全性與可靠性，具有重要的價(jià)值。
（三）提高信息化管理手段
提高信息化管理手段是提高檔案管理效率的有效方法，提高信息化管理手段的方法主要有兩點(diǎn)：一是建立健全的管理制度，依照檔案管理的規(guī)章制度實(shí)施檔案管理，做到有章可循，提高管理效果；二是轉(zhuǎn)變管理方式，從傳統(tǒng)的管理方式轉(zhuǎn)化為現(xiàn)代化的管理方式，依照工作重點(diǎn)提供信息，組織信息，從而達(dá)到提高信息化管理手段的目的。
（四）提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)
檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)決定了檔案管理的效率，因此提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)至關(guān)重要，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)主要需要做到以下幾點(diǎn)：一是選擇具備專業(yè)能力的檔案管理人員，檔案管理人員的工作不僅僅是存放檔案，還需要完成在網(wǎng)絡(luò)上對檔案進(jìn)行儲存、接收，并對檔案格式進(jìn)行修改等工作，需要管理人員具備計(jì)算機(jī)知識與能力，因此需要選擇具備專業(yè)能力，業(yè)務(wù)素質(zhì)較強(qiáng)的管理人員。二是定期進(jìn)行培訓(xùn)，技術(shù)在不斷地發(fā)展，檔案管理人員也需要不斷地學(xué)習(xí)，以滿足社會(huì)對檔案管理人員日益增長的要求，通過定期組織培訓(xùn)可以增加管理人員的知識儲備，使管理人員與時(shí)俱進(jìn)，提高管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。三是建立競爭機(jī)制，合理設(shè)置崗位，做到人盡其才，充分發(fā)揮管理人員的主動(dòng)性，并激發(fā)管理人員工作的積極性。探析檔案信息化建設(shè)與檔案管理具有重要的意義，有助于轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理方式，使檔案資源得到充分的利用，提高檔案的管理能力。因此，本文主要研究了檔案信息化建設(shè)與檔案管理存在的問題以及提高檔案管理效率的策略，通過研究檔案管理的相關(guān)內(nèi)容，加深對檔案信息化建設(shè)與檔案管理的了解，提高信息化建設(shè)與檔案管理的能力?？傊瑢n案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)思考是具有重要價(jià)值的。
參考文獻(xiàn)：
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關(guān)鍵詞：檔案管理 信息化建設(shè) 檔案信息化
檔案信息化就是以原紙質(zhì)的檔案為依據(jù)，在不改變檔案原來的內(nèi)容信息的情況下，對檔案本身的內(nèi)容及檔案的存在形式進(jìn)行符合信息轉(zhuǎn)變原則的改變，使檔案信息化，在企業(yè)內(nèi)部，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，方便企業(yè)人力資源部和各個(gè)層次的領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)的查閱動(dòng)態(tài)的本企業(yè)人才的檔案信息。
1.檔案信息化建設(shè)的涵義
“檔案是資料本身的原始記錄”，這種記錄就是一種信息。但是在這里我們要弄清信息化中的信息不僅僅限于檔案本身的記錄信息，它還包括將原始信息進(jìn)行處理后與社會(huì)其他信息形式融合形成的更廣泛的信息。
2.促進(jìn)檔案信息化建設(shè)的幾點(diǎn)建議
2.1檔案工作人員要樹立檔案信息意識
檔案信息化在某種意義上講就是“觀念信息化”，檔案工作人員是檔案信息化建設(shè)的基本力量，他們的能動(dòng)性事關(guān)信息化建設(shè)的成敗，只有讓檔案工作人員在思想上樹立檔案信息的意識，認(rèn)識到檔案信息化建設(shè)的重要性，檔案工作人員才會(huì)具有強(qiáng)烈的使命感和責(zé)任心，才會(huì)主動(dòng)關(guān)心檔案信息化建設(shè)事業(yè)，認(rèn)真做好信息化過程中的各項(xiàng)工作。
2.2提高檔案信息化水平技術(shù)
①配備計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、交換器、路由器、掃描儀等硬件設(shè)備。系統(tǒng)軟件的開發(fā)應(yīng)用或完善，可通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)軟件的操作進(jìn)行培訓(xùn)及推廣，逐步建立同一平臺為分中心做好前期準(zhǔn)備工作。
②每個(gè)員工的檔案全文的數(shù)字化。對各職能部門每年提交的檔案資料，需要全部的輸入，并作備注，建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)施紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案“雙套制”工作模式，避免重復(fù)勞動(dòng)，不但能節(jié)約人力和財(cái)力，而且也會(huì)大大加快了檔案信息數(shù)字化的進(jìn)程。
③對上網(wǎng)的員工檔案信息進(jìn)行密級界定。首先制訂密級標(biāo)準(zhǔn)，對內(nèi)部檔案按公開、內(nèi)部、秘密、機(jī)密進(jìn)行界定；其次對檔案信息使用者進(jìn)行網(wǎng)上身份驗(yàn)證，對不同身份的使用者提供不同的信息查詢權(quán)限，以保障軟件系統(tǒng)的安全。
2.3全面提高檔案信息的管理水平
信息技術(shù)的廣泛采用，使檔案基礎(chǔ)建設(shè)的重心向檔案信息化建設(shè)轉(zhuǎn)變?，F(xiàn)今，在計(jì)算機(jī)管理滲透的形式下，計(jì)算機(jī)管理軟件的應(yīng)用為實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化做出了巨大貢獻(xiàn)。檔案部門建立自己的局域網(wǎng)，添置計(jì)算機(jī)、光盤刻錄機(jī)、掃描儀等，在系統(tǒng)開發(fā)和檔案利用過程中發(fā)揮著重要作用。
①隨著電子文件的大量產(chǎn)生，如何安全且高效地管理電子檔案已成為不可回避的現(xiàn)實(shí)問題。因此，選用適合電子文件形成單位自身特點(diǎn)的檔案管理軟件，有計(jì)劃、有針對性地進(jìn)行錄入、開發(fā)利用等工作是開展檔案信息化建設(shè)不可回避的一項(xiàng)重要工作。
②檔案管理軟件的對象是電子文件，通過選取合適的檔案管理軟件，就可以使企業(yè)的檔案達(dá)到高效的管理。
③信息化建設(shè)理念，需要科學(xué)的檔案管理軟件作支撐，單純以傳統(tǒng)方式管理大量電子文件，絕非明智之舉，檔案管理軟件集功能全面、智能、便捷、高效等優(yōu)點(diǎn)于一身，提高檔案工作質(zhì)量和效率的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，在很大程度上決定著檔案信息化建設(shè)的成敗。
④從安全角度來說，優(yōu)良的檔案管理軟件自身的安全設(shè)置，如訪問授權(quán)、用戶安全級別、密碼設(shè)置等功能模塊，已成為電子文件管理、利用的一道堅(jiān)實(shí)屏障，能有效地確保檔案信息安全。
3.全面推行檔案信息化管理，確立檔案信息化工程發(fā)展的新方向
信息化工程建設(shè)的過程就是檔案的形成過程，從檔案紙質(zhì)資料的收集-整理-整理成電子版-上傳，這些過程都是需要仔細(xì)再仔細(xì)的，容不得出一點(diǎn)點(diǎn)差錯(cuò)，否則就會(huì)導(dǎo)致檔案出錯(cuò)，所以，信息化的有效管理會(huì)在各方面提高檔案管理效率與效益。
①加強(qiáng)內(nèi)部檔案信息化建設(shè)，選用適合的企業(yè)檔案管理軟件，制定適合本企業(yè)實(shí)際工作的檔案信息化管理的規(guī)章制度，及時(shí)改革不適應(yīng)檔案信息化要求的管理體制，提高內(nèi)部信息交換及共享的水平，創(chuàng)造更多有利于內(nèi)部利用的條件。
②建立多層次、多渠道、重實(shí)效的檔案信息化人力資源培訓(xùn)制度和考評制度，全面的提高相關(guān)崗位人員工作的素質(zhì)和工作能力。
③檔案管理的工作人員要學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)和信息管理化知識，只有對計(jì)算機(jī)信息管理軟件系統(tǒng)有了足夠的了解，才能參與本單位的軟件開發(fā)工作，才能提出正確信息需求，使內(nèi)部檔案的信息系統(tǒng)運(yùn)行保持在良好狀態(tài)之中。
④檔案的數(shù)據(jù)質(zhì)量是計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)成敗的關(guān)鍵，所以必須要嚴(yán)把檔案的資料數(shù)據(jù)關(guān)，保證所輸入的資料是全面的、準(zhǔn)確的，否則難以保證系統(tǒng)的正常運(yùn)行?？煽紤]建立資料的審核制度，在檔案資料輸入之前對檔案資料進(jìn)行審核，在檔案資料輸入之后還要進(jìn)行認(rèn)真的校對。
4.結(jié)束語
充分利用計(jì)算機(jī)功能，提高檔案管理效率。計(jì)算機(jī)應(yīng)用的普及和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展為企業(yè)檔案的管理提供了很大的方便，利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)搭建專門的檔案管理平臺，不但可以效地實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案的動(dòng)態(tài)管理，提高企業(yè)檔案的管理效率，還能節(jié)省大量的人力及物力。保證檔案信息化建設(shè)發(fā)展，為促進(jìn)企業(yè)的整體經(jīng)濟(jì)、效益的發(fā)展，提供了快捷有效的檔案管理作用。對于企業(yè)來說，檔案管理的好壞直接關(guān)系到了企業(yè)的發(fā)展，所以，檔案管理是需要我們每個(gè)企業(yè)的管理層的領(lǐng)導(dǎo)去重視的。
參考文獻(xiàn)：
一、目前我國檔案信息化管理工作中存在的問題
所謂的檔案信息化就是采用先進(jìn)的信息化技術(shù)，來將元數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為數(shù)字形式，從而存儲在相應(yīng)的設(shè)備軟件上，然后與互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行有效的連接，從而可以利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案的查詢和利用，提高了檔案利用的效率，有效的實(shí)現(xiàn)了檔案數(shù)據(jù)資源的共享。雖然檔案信息化管理工作在我國得到了極大的發(fā)展，也是未來我國檔案管理事業(yè)主要的發(fā)展趨勢，但是從實(shí)際的角度來看，該工作中還是存在一定的問題。而主要的問題包括以下幾個(gè)方面：
1.發(fā)展不平衡
我國對檔案信息化管理的重視程度整體不高，這就使得各個(gè)區(qū)域?qū)n案信息化管理工作的重視程度不均衡，有些地區(qū)的檔案信息化管理工作的開展程度并不高，而有些區(qū)域的檔案信息化管理工作的開展程度卻相對較高，無論是基礎(chǔ)方面還是在硬件設(shè)施上，部分地區(qū)的檔案信息化管理水平甚至超越了國家的平均管理水平，這些地區(qū)利用先進(jìn)的軟件和構(gòu)建有效的平臺來實(shí)施對檔案的高效管理，使得檔案信息化的建設(shè)速度相對較快。但是部分地區(qū)的檔案信息化管理水平還相對較為落后，其還有待進(jìn)步的發(fā)展，甚至有些地區(qū)的檔案信息化管理水平已經(jīng)出現(xiàn)了發(fā)展停滯的情況，與那些檔案信息化管理發(fā)展較為快速的地區(qū)，形成了鮮明的對比。從這一點(diǎn)可以充分的了解到，我國的檔案信息化管理工作的發(fā)展和建設(shè)并不平衡。
2.信息化水平整體較低
我國一些地區(qū)的檔案信息化管理水平相對來說較為快速，而且管理體系也較為健全，但是就整體來說，我國的檔案信息化管理水平還是相對較低，還有很大的發(fā)展空間。我國的一些大型企業(yè)在檔案信息化管理上，要比國家的整體水平還要高，這主要是因?yàn)槠湓诎l(fā)展檔案信息化管理工作的過程中，并沒有局限于發(fā)展檔案館本身，其主要是針對檔案信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行發(fā)展。其在發(fā)展檔案信息化管理工作的時(shí)候，主要采用采用的是集成化的管理方式，在檔案管理的平臺上，將檔案館作為發(fā)展的核心環(huán)節(jié)，從而帶動(dòng)其他部門的檔案管理工作的發(fā)展。但是我國大多數(shù)的檔案信息化管理工作在發(fā)展上還只是局限于對圖書館本身進(jìn)行管理。
3.信息資源利用率較低
我國的檔案查詢在一些地區(qū)還需要本人親子辦理或者是委托人到專門的檔案館進(jìn)行辦理，還無法有效的實(shí)現(xiàn)線上查詢，這樣就使得檔案信息資源的利用變得較為復(fù)雜，使得我國的檔案信息資源的整體利用率相對較低。
4.重視程度不足
我國對檔案信息化管理工作的重視程度不高，為檔案信息化管理工作開展的資金投入相對較少，人才的配備也不健全，基礎(chǔ)設(shè)施也相對較為落后，這就使得我國的檔案信息化管理工作無法高效的開展。另外，我國對檔案信息化管理的認(rèn)識程度也較低，無法有效的促進(jìn)檔案信息化管理工作的快速發(fā)展，導(dǎo)致檔案信息資源利用率低，檔案館的管理人員多為年齡較大的人員，其不具備扎實(shí)的專業(yè)管理知識，責(zé)任感也不強(qiáng)，這就使得檔案信息化管理工作的開展舉步維艱。
二、構(gòu)建低碳理念的檔案信息化管理模式的對策
1.加大經(jīng)費(fèi)投入
我國領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)充分認(rèn)識檔案信息化的重要性，加大信息化建設(shè)的經(jīng)費(fèi)投入。檔案信息資源作為衡量我國管理水平的重要標(biāo)志，對構(gòu)建低碳社會(huì)、推動(dòng)社會(huì)的持續(xù)健康發(fā)展有重要作用。因此，我國領(lǐng)導(dǎo)支持檔案信息化模式的建設(shè)，提供充足的資金保障，支持檔案部門的工作。
2.轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念
我國部分地區(qū)認(rèn)為檔案利用率較低，檔案信息化建設(shè)意義不大，使得檔案管理人員仍然采用傳統(tǒng)的手工操作模式。轉(zhuǎn)變觀念作為檔案信息化建設(shè)的重要前提，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)更新管理觀念，提高自身認(rèn)識水平，樹立低碳理念的檔案信息化管理意識，積極探索低碳理念的檔案信息化模式新思路，進(jìn)而適應(yīng)信息化發(fā)展的要求。
3.加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)
檔案管理人員是檔案信息化管理工作得以開展的保證，也是相關(guān)檔案信息化技術(shù)的利用者，要想能夠使得檔案信息化管理工作得以高效的開展，就需要選用高素質(zhì)的檔案管理人員，在低碳理念的影響下，不斷的構(gòu)建健全的檔案信息化管理模式，對相關(guān)的檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)技能的培訓(xùn)，加大對檔案管理人員的培養(yǎng)力度，從而使得檔案信息化管理工作能夠順利的開展。此外，引進(jìn)高素質(zhì)的信息管理人才有利于檔案管理的科學(xué)化，進(jìn)而推進(jìn)信息化建設(shè)的進(jìn)程。
4.加快檔案網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程
利用網(wǎng)絡(luò)化對檔案實(shí)施管理，將檔案轉(zhuǎn)換為電子形式，以減少對紙張的應(yīng)用，這樣就可以達(dá)到有效節(jié)省資源的目的，而利用網(wǎng)絡(luò)化開展檔案管理工作，可以使得檔案資源實(shí)現(xiàn)共享，用戶可以通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案信息資源的查詢，在網(wǎng)絡(luò)的檔案庫中，下載自己所需要的檔案資源，從而提升檔案數(shù)據(jù)信息的利用率，從而有效的推動(dòng)檔案信息化管理工作的長遠(yuǎn)發(fā)展。
三、結(jié)語
一、檔案管理信息化的內(nèi)涵
（一）檔案管理信息化的定義
檔案管理信息化是指在檔案管理過程中，將檔案資料通過加工處理，應(yīng)用數(shù)字化原理和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，對檔案資源進(jìn)行科學(xué)合理的配置、開發(fā)和利用，以實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的社會(huì)共享。對檔案資料進(jìn)行數(shù)字化加工，就要求根據(jù)不同專業(yè)、不同行業(yè)的具體特點(diǎn)，按照不同的標(biāo)志進(jìn)行檢索、分類、歸納和匯總，以實(shí)現(xiàn)信息化管理。其特征如下：①檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化；②檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化；③檔案信息利用的共享化；④檔案信息服務(wù)的社會(huì)化。
（二）檔案管理信息化的主要內(nèi)容
檔案管理信息化內(nèi)容包括：①信息化的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。軟件基礎(chǔ)設(shè)施是信息化建設(shè)不可缺少的基本條件，是檔案信息資源開發(fā)利用和信息技術(shù)應(yīng)用的基礎(chǔ)，而其核心是檔案信息網(wǎng)絡(luò)，它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的必要手段。②檔案信息資源建設(shè)。檔案信息是國民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的戰(zhàn)略資源之一，其開發(fā)和利用是檔案信息化的核心任務(wù)，是檔案信息化建設(shè)的實(shí)效所在。③檔案的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)之一，主要包括電子文件的歸檔和電子檔案管理，檔案信息的資源標(biāo)識、描述、存儲、查詢、交換、管理和使用，逐步形成檔案信息化的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系。④檔案信息化的應(yīng)用體系建設(shè)。它是檔案信息資源開發(fā)利用和檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的技術(shù)保障。⑤信息化人才隊(duì)伍建設(shè)。這是檔案信息化的成功之本，對其他各個(gè)要素的發(fā)展起著決定性作用。
二、檔案管理信息化發(fā)展的制約因素
（一）檔案信息化管理基礎(chǔ)工作不牢
主要表現(xiàn)在硬件設(shè)施和軟件環(huán)境兩個(gè)方面。硬件設(shè)施的問題是指實(shí)施信息化管理的工具缺乏，硬件設(shè)施主要是相關(guān)的一系列必要的工具器材，如計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、數(shù)碼相機(jī)、光盤刻錄機(jī)、縮微設(shè)備、復(fù)印機(jī)以及光盤、磁盤等等，由于這些設(shè)備的配備都需要較大的經(jīng)費(fèi)投入作保障，而且設(shè)備的后期維護(hù)成本也較高，資金缺乏往往就會(huì)導(dǎo)致設(shè)備配置緊張。缺乏了必要硬件設(shè)備，紙質(zhì)的檔案轉(zhuǎn)換、加工處理、整理分析工作也會(huì)受到影響，快捷高效的信息化管理便無從談起。軟件環(huán)境是指檔案信息管理各個(gè)環(huán)節(jié)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。比如在把紙質(zhì)的檔案轉(zhuǎn)換成電子文檔這個(gè)階段，缺乏詳細(xì)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)來要求什么樣的紙質(zhì)檔案應(yīng)該采用何種轉(zhuǎn)換格式，導(dǎo)致相同類型的紙質(zhì)檔案經(jīng)過不同的部門和人員處理就有不同電子格式，增加了信息化管理的工作量和工作難度。還有一些電子表格，同一種表格不同部門或人員填制的格式互不相同，也增加了檔案整理、歸檔的難度。如各類表格，其填寫往往缺乏完整性，備注欄填寫各式各樣等情況大量存在。同時(shí)，在電子檔案的保管、傳遞、調(diào)閱、使用等環(huán)節(jié)都沒有統(tǒng)一的剛性的要求，存在很多人為主觀因素。
(二)檔案信息的保密安全性差
檔案信息需要共享，這是由檔案信息資源自身的特點(diǎn)決定的，檔案信息共享也是檔案信息化建設(shè)的一個(gè)基本目標(biāo)。而信息共享具有限制性，即在一個(gè)特定范圍內(nèi)共享；檔案信息又在一定程度上具有保密性。但是，在信息化管理中，由于網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)的應(yīng)用，使得檔案信息泄密的渠道和風(fēng)險(xiǎn)不斷增加，除了常見的網(wǎng)絡(luò)病毒、網(wǎng)絡(luò)黑客對管理計(jì)算機(jī)的入侵，工作人員無意泄露等情況外，電磁泄露、剩磁泄露等威脅更是防不勝防。此外，由于信息化管理下檔案信息與載體是可以相互分離的，泄密具有很強(qiáng)的隱蔽性，幾乎無法判斷檔案信息是否被非法復(fù)制，而且檔案信息在泄露后可借助網(wǎng)絡(luò)快速傳播，很難實(shí)現(xiàn)泄密后的補(bǔ)救控制。因此，檔案信息共享與安全保密形成了矛盾。
（三）可利用的檔案信息資源少
檔案館承擔(dān)著檔案保管和檔案利用的職能，但是，長期以來，檔案部門主要依靠歸檔制度來保證檔案試實(shí)體的收集，并且始終未能擺脫“重藏輕用”的局面。即重視檔案館內(nèi)部組織管理，輕視研究和預(yù)測社會(huì)對館藏信息的需求；重視館藏服務(wù)方式，輕視深層次的信息服務(wù)；重視館藏檔案信息的政治性和保密性，輕視館藏檔案信息的社會(huì)性和文化性；重視以實(shí)體為中心的“保管模式”，忽視以信息整合為中心的“后保管模式”。瀏覽網(wǎng)上檔案館就會(huì)感覺到可利用的檔案信息資源實(shí)在是太少了，讀者不愿光顧。
（四）檔案管理人員素質(zhì)偏低
作為一名合格的檔案信息化管理工作者，不僅要掌握計(jì)算機(jī)理論知識和運(yùn)用技能，熟練使用各種現(xiàn)代信息工具，特別是網(wǎng)絡(luò)傳輸工具，而且還應(yīng)具備對檔案信息的加工、提煉能力，把有價(jià)值的檔案信息有效的傳遞給檔案利用者。這就對檔案管理人員的綜合素質(zhì)提出了較高的要求，因此，只有那些既諳熟檔案管理又掌握現(xiàn)代信息技術(shù)的復(fù)合型人才才能勝任這項(xiàng)工作，但是，囿于我國傳統(tǒng)的用人體制，再加上現(xiàn)階段檔案部門對檔案管理人力資源投入資金有限，這就使得現(xiàn)有工作人員接受培訓(xùn)機(jī)會(huì)渺茫，優(yōu)秀人才又難以被吸納進(jìn)來，直接導(dǎo)致檔案隊(duì)伍綜合素質(zhì)普遍不高，嚴(yán)重制約了先進(jìn)技術(shù)和先進(jìn)管理在檔案管理信息化建設(shè)中的推廣和應(yīng)用。
三、實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的對策
（一）夯實(shí)檔案信息化管理的基礎(chǔ)
首先是要加強(qiáng)硬件設(shè)備的配置。由于檔案工作向來不受單位的重視，檔案部門必須正確認(rèn)識自身所處的地位，多方面爭取領(lǐng)導(dǎo)的支持，并將檔案信息化管理納入整個(gè)單位信息化管理體系當(dāng)中，才能更好的獲得支持，從而改善設(shè)備條件。需要充分配備的硬件有計(jì)算機(jī)、掃描儀、數(shù)碼相機(jī)、刻錄機(jī)等。設(shè)備配備要把握一個(gè)原則：既滿足工作需要，又節(jié)約成本。對于這些設(shè)備，檔案部門要指派專人對檔案信息化管理的電子設(shè)備進(jìn)行維護(hù)，保證設(shè)備的正常工作，不影響信息化管理的工作效率。
其次要加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化建設(shè)。電子文件從形成到歸檔，涉及到的崗位和人員眾多。要確保收集到的檔案信息的真實(shí)性、完整性和有效性，就必須在電子文件的形成、流轉(zhuǎn)、處置、直到歸檔的各個(gè)環(huán)節(jié)，實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、制度化的管理，確保同一類型的檔案在不同的部門和人員之間產(chǎn)生的電子文檔格式、大小、樣式一致，方便對檔案實(shí)行信息化管理。如文本檔案要采取tx t記事本格式還是e x c e l格式，必填的項(xiàng)目該如何填寫，選填項(xiàng)目可否有填寫者自行刪掉，填寫后由誰保管，保管多長時(shí)間，保管人要負(fù)什么責(zé)任，調(diào)閱的方式和辦理程序等等，都要有統(tǒng)一的要求。在此基礎(chǔ)上，嚴(yán)格電子檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，包括生成、加工、還有保管、借閱的程序，做到歸檔統(tǒng)一、保管安全、使用有序，使制度變成歸檔人員的自覺行動(dòng)并及時(shí)做好軟硬件設(shè)備的更新維護(hù)。
（二）保護(hù)檔案信息的安全
網(wǎng)絡(luò)化檔案信息開發(fā)利用的正常運(yùn)行，要依賴于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的安全。對信息利用安全，要建立層次分明、角色明確的信息利用機(jī)制，并建立權(quán)限設(shè)置的流程；對信息保管安全，要建立檔案數(shù)據(jù)的保存、遷移及其校驗(yàn)機(jī)制，并建立功能和作用完全不同于信息管理系統(tǒng)的信息處理工具，利用工具，確保信息的保管安全；在系統(tǒng)安全管理上，通過采用設(shè)置防火墻等技術(shù)手段，在計(jì)算機(jī)硬件環(huán)節(jié)上阻隔不安全隱患，確保檔案信息資源的安全、有效以及網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)正常運(yùn)行安全；同時(shí)，還必須重視培養(yǎng)電腦技術(shù)開發(fā)人才，解決技術(shù)上的障礙；此外，要加強(qiáng)對工作流程、文件信息以及信息保管方式的管理，確保信息運(yùn)轉(zhuǎn)流暢、安全可靠；最后，還要加強(qiáng)對信息工作人員的管理，由于信息時(shí)代，檔案工作人員接觸到的信息更加頻繁和密集，其中包括企業(yè)的核心數(shù)據(jù)信息，因此，加強(qiáng)對信息工作人員的管理，建設(shè)一支高度自覺、遵紀(jì)守法的檔案人員隊(duì)伍，非?，F(xiàn)實(shí)和必要。
（三）加強(qiáng)檔案信息化資源建設(shè)
檔案信息資源建設(shè)是檔案信息化建設(shè)核心的重要要素。一是要從豐富館藏入手，狠抓信息的儲備，開展廣泛的收集、廣攬社會(huì)信息、改善館藏結(jié)構(gòu)，增加檔案門類。二是要在進(jìn)行數(shù)字化的時(shí)候，不僅是把現(xiàn)成的檔案數(shù)字化，還要對分散的檔案信息進(jìn)行整合、加工，把經(jīng)過二次加工的信息同時(shí)進(jìn)行數(shù)字化，才能真正擴(kuò)充信息資源，提高信息資源的質(zhì)量和利用率。在檔案管理系統(tǒng)建設(shè)中常遇到過分強(qiáng)調(diào)本單位特殊性，管理方式不可更改的情況。這種無視標(biāo)準(zhǔn)化、拒絕采用標(biāo)準(zhǔn)的觀念極其有害。曾有過高層政府機(jī)關(guān)，采用僅憑經(jīng)驗(yàn)管理檔案的方法，連續(xù)數(shù)十年不變，雖然也很有成效，但不具有通用性，無法實(shí)現(xiàn)必要的共享。采用標(biāo)準(zhǔn)意味著系統(tǒng)性的進(jìn)步，對信息系統(tǒng)的長遠(yuǎn)發(fā)展有不可估量的推動(dòng)作用。因此，必須大力推進(jìn)共同標(biāo)準(zhǔn)的制定和應(yīng)用。對耗費(fèi)巨大的部分標(biāo)準(zhǔn)，例如電子檔案的標(biāo)準(zhǔn)更應(yīng)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，集中力量，不斷推進(jìn)。同時(shí)，相關(guān)的立法工作也應(yīng)及時(shí)跟上步伐，這是檔案管理信息化建設(shè)健康發(fā)展的重要保證。由于檔案館是一個(gè)信息社會(huì)的重要組成部分，在該領(lǐng)域中會(huì)遇到國內(nèi)外各種各樣的法律問題，必須認(rèn)真研究計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的法律法規(guī)，以保證信息化建設(shè)的正常進(jìn)展。
（四）加強(qiáng)檔案信息管理人才的培養(yǎng)
檔案管理信息化是不斷完善、優(yōu)化的過程，始終要依賴于檔案人員素質(zhì)的提高。作為應(yīng)用性很強(qiáng)的檔案工作，為了培養(yǎng)檔案管理人才，必須加強(qiáng)檔案人員的繼續(xù)教育，使他們掌握新知識、新技能，以滿足檔案管理信息化的需要。檔案信息化管理的主要內(nèi)容和核心就是計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，即檔案計(jì)算機(jī)管理。為了保證電子時(shí)代人類活動(dòng)的真實(shí)歷史記錄得以長期保存和利用，檔案管理者必須學(xué)會(huì)利用現(xiàn)代化檔案管理手段———檔案計(jì)算機(jī)管理及電子文件的歸檔與管理的知識與技能，這就要求每一個(gè)檔案管理者都必須及早適應(yīng)電子信息技術(shù)革命給檔案工作帶來的影響和變革，否則難以勝任計(jì)算機(jī)時(shí)代的檔案管理工作。檔案工作人員必須能熟練運(yùn)用電子計(jì)算機(jī)以及各類現(xiàn)代化辦公設(shè)備進(jìn)行電子文件的制作、使用和維護(hù)。因此，必須對現(xiàn)有檔案工作者進(jìn)行基礎(chǔ)知識教育、高級理論培訓(xùn)及檔案專業(yè)教育，使他們不僅具有較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)，而且具備較強(qiáng)的開拓創(chuàng)新意識。此外，對檔案信息管理急需人才和高端人才加以引進(jìn)，以解除單位檔案信息管理人才缺乏的燃眉之急，并且能即時(shí)調(diào)整檔案信息管理人員的知識結(jié)構(gòu)。
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關(guān)鍵詞：檔案管理 現(xiàn)代化 現(xiàn)狀 問題 對策
中圖分類號：G271
檔案管理現(xiàn)代化，就是應(yīng)用現(xiàn)代管理學(xué)原理，采用現(xiàn)代管理方法和現(xiàn)代管理手段即應(yīng)用先進(jìn)技術(shù)和先進(jìn)設(shè)備，對檔案進(jìn)行科學(xué)管理，不斷提高工作質(zhì)量和工作效率，使檔案的基礎(chǔ)工作、貯藏保護(hù)、提供利用等工作達(dá)到現(xiàn)代化水平，有效地為國家建設(shè)服務(wù)。其包括檔案管理觀念現(xiàn)代化、檔案管理裝備現(xiàn)代化、檔案管理人員現(xiàn)代化等三個(gè)方面。
隨著信息技術(shù)的發(fā)展，檔案管理現(xiàn)代化已成為檔案界的熱點(diǎn)。因此，有必要對我國檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)情況進(jìn)行深入分析和研究，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，找出問題并提出對策，以真正實(shí)現(xiàn)檔案管理的智能化、自動(dòng)化、提高檔案管理的整體水平，使之更好地服務(wù)于經(jīng)濟(jì)社會(huì)建設(shè)。
一、檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展進(jìn)程
檔案管理現(xiàn)代化也是一個(gè)與科技發(fā)展同步的漸進(jìn)過程，是一個(gè)有重點(diǎn)、有步驟地代替手工管理、解決實(shí)際問題的發(fā)展進(jìn)構(gòu)。然而，檔案管理現(xiàn)代化也是一個(gè)相對的概念，過去曾經(jīng)先進(jìn)實(shí)用的技術(shù)與管理方法，現(xiàn)在也許就落后于實(shí)踐發(fā)展了。因此簡要地回顧―下檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展演變過程，有助于探討當(dāng)前的檔案管理現(xiàn)代化中存在的問題，并提供解決問題的對策。
從世界范圍來看，檔案管理現(xiàn)代化發(fā)端于20世紀(jì)60年代檔案管理自動(dòng)化研究工作。20世紀(jì)60年代初，國外一些檔案工作者在計(jì)算機(jī)專業(yè)人員的幫助下，開始試用計(jì)算機(jī)管理檔案，并開展了檔案管理自動(dòng)化研究，如美國、英國、法國、南斯拉夫等。1972年，國際檔案理事會(huì)設(shè)立了檔案自動(dòng)化專業(yè)委員會(huì)，負(fù)責(zé)研究、收集和交流各國檔案管理使用汁算機(jī)的情況，并通過召開會(huì)議、出版書籍和開展培訓(xùn)等活動(dòng)，對各國檔案管理自動(dòng)化起到較好的推進(jìn)作用。
我國檔案界于20世紀(jì)70年代末開始了運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理檔案的嘗試，至今已有三十幾年時(shí)間，也取得了不小的成就。我國計(jì)算機(jī)檔案管理的發(fā)展，從時(shí)間進(jìn)程上對以分力四個(gè)階段：即調(diào)查論證階段、初步實(shí)驗(yàn)價(jià)段、技術(shù)攻關(guān)階段、網(wǎng)絡(luò)化及其推廣應(yīng)用階段。
調(diào)查論證階段。1979年開始，個(gè)別檔案館開始對計(jì)算機(jī)在檔案部門的應(yīng)用，進(jìn)行了調(diào)研和可行性論證工作。
初次實(shí)驗(yàn)階段 。1983年.有少數(shù)幾個(gè)檔案館，使用計(jì)算機(jī)開發(fā)了檔案管理實(shí)驗(yàn)性的應(yīng)用系統(tǒng)。開始了檔案著錄標(biāo)引方法的摸索，著手制定檔案著錄標(biāo)引的國家標(biāo)準(zhǔn)。
技術(shù)攻關(guān)階段。從1985年開始，檔案部門攻克了計(jì)算機(jī)應(yīng)用檔案管理的―些技術(shù)難關(guān)，出現(xiàn)了一些比較好的檔案目錄計(jì)算機(jī)管理實(shí)用系統(tǒng)及應(yīng)用結(jié)果。目錄數(shù)據(jù)已開始準(zhǔn)備采用國家標(biāo)準(zhǔn)。
推廣應(yīng)用階段。1987年后，隨著計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)的發(fā)展和檔案管理自動(dòng)化研究的深入，計(jì)算機(jī)在檔案部門的應(yīng)用，已開始向檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)擴(kuò)展，檔案管理軟件系統(tǒng)功能也由“點(diǎn)”到“線”再到“面”，呈現(xiàn)不斷提高與完善的趨勢。
20世紀(jì)90年代以來，我同的檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)進(jìn)入了快速發(fā)展時(shí)期。90年代中期，現(xiàn)代化管理開始了網(wǎng)絡(luò)化階段；進(jìn)入21世紀(jì)，則開始了以啟動(dòng)數(shù)字檔案館建設(shè)為標(biāo)志的檔案信息化階段。與此同時(shí)，我國檔案部門還進(jìn)行了現(xiàn)代化管理標(biāo)準(zhǔn)的制定與完善，如頒布了《檔案管理軟件功能要求暫行規(guī)定》、《CAD電子文件光盤儲存系統(tǒng)的一致性測試》等。這將有力地促進(jìn)我國檔案管理現(xiàn)代化走上規(guī)范化的發(fā)展道路。
二、我國檔案管理現(xiàn)代化的現(xiàn)狀
近年來，檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)取得了很大成績，如適合于機(jī)關(guān)檔案工作的文書工作―體化管理系統(tǒng)已大規(guī)模應(yīng)用，各檔案部門已基本實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)自動(dòng)處理的環(huán)節(jié)，光盤技術(shù)在檔案信息的存儲和檢索中進(jìn)入了實(shí)質(zhì)性的應(yīng)用階段，檔案計(jì)算機(jī)管理正逐步走向網(wǎng)絡(luò)化等。
雖然我國檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)已經(jīng)得到了很大的發(fā)展，但此項(xiàng)工作畢竟是一項(xiàng)較大的系統(tǒng)工程，其發(fā)展過程中仍存在著這樣那樣的問題，如不及時(shí)采取措施妥善解決，將制約檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展進(jìn)程。
三、我國檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)中存在的問題
1、檔案管理現(xiàn)代化意識不強(qiáng)。管理觀念現(xiàn)代化是檔案管理現(xiàn)代化的靈魂。檔案管理現(xiàn)代化的首要內(nèi)容是管理思想的現(xiàn)代化。如果檔案人員沒有現(xiàn)代化意識，就會(huì)影響檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。沒有檔案管理觀念現(xiàn)代化，即使有一流的檔案保護(hù)和管理設(shè)施，不能稱其檔案管理現(xiàn)代化。多年來，檔案管理現(xiàn)代化是人們探討的熱門話題，但由于檔案意識薄弱，對檔案管理現(xiàn)代化的認(rèn)識不夠，大多數(shù)單位也僅僅是把它停留在話題上。由此出現(xiàn)了領(lǐng)導(dǎo)不重視，資金投入不足，設(shè)備陳舊落后，對檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程中出現(xiàn)的新情況、新問題（如電子文件的管理與利用）缺乏深入研究和具體的解決方法等若干問題，嚴(yán)重影響了檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程。
2、檔案工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)亟待提高。人才現(xiàn)代化是檔案管理現(xiàn)代化的前提。當(dāng)前，檔案現(xiàn)代化管理的主要內(nèi)容和核心，就是計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，即計(jì)算機(jī)檔案管理。電子計(jì)算機(jī)以其高速運(yùn)算與極強(qiáng)的數(shù)據(jù)處理能力給檔案管理者帶來了科學(xué)的管理手段與先進(jìn)的檢索方法。這就要求檔案工作者不僅需要具備圖書、情報(bào)、檔案學(xué)的專業(yè)知識，還需具備現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用能力和信息加工處理能力等。從目前人員現(xiàn)狀來看，許多機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位的檔案管理人員知識結(jié)構(gòu)還遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到這些要求，這將成為制約檔案信息化建設(shè)的瓶頸問題。所以，加快培養(yǎng)和造就一批信息化建設(shè)的管理型、技術(shù)型和復(fù)合型人才就成為了當(dāng)務(wù)之急。
3、對檔案管理現(xiàn)代化缺乏統(tǒng)籌規(guī)劃和強(qiáng)有力的指導(dǎo)。從總體上看，各級檔案館、各企事業(yè)單位、各系統(tǒng)的檔案管理現(xiàn)代化工作仍處在“各自為戰(zhàn)”的狀態(tài)，沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，目標(biāo)不明確，步驟不清楚，重點(diǎn)解決的問題不突出，由此造成購置設(shè)備型號不一，功能各異，技術(shù)設(shè)備不配套，系統(tǒng)操作平臺不一，為檔案管理現(xiàn)代化的統(tǒng)一、規(guī)范帶來極大的障礙。
4、技術(shù)設(shè)備問題。由于經(jīng)濟(jì)條件的限制，部分檔案部門不能在現(xiàn)代化建檔案管理現(xiàn)代化方面投入足夠的資金，使得自身的現(xiàn)代化技術(shù)裝備較差。而且絕大多數(shù)單位檔案室的計(jì)算機(jī)，僅用于檔案的檢索，檢索的卷數(shù)卻僅占檔案室檔案總數(shù)的30%左右，且主要集中在文書檔案，其他各門類的檔案，如會(huì)計(jì)檔案、科技檔案等仍為手工檢索。
四、解決措施
針對目前檔案管理現(xiàn)代化過程中存在的問題，筆者提出以下解決措施
1、更新觀念，增強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化意識。在實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的過程中，首先是提高領(lǐng)導(dǎo)干部的認(rèn)識，他們握著地區(qū)或單位檔案工作現(xiàn)代化管理的命運(yùn)與前途。其次檔案工作人員也要牢固樹立依靠科技進(jìn)步和科學(xué)管理的觀念，建立與時(shí)代合拍的檔案意識，克服對檔案管理現(xiàn)代化的片面認(rèn)識，切實(shí)轉(zhuǎn)變計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代形成的對檔案重管理輕利用、等客上門、封閉保守等思想觀念，實(shí)現(xiàn)檔案管理的被動(dòng)式服務(wù)為主動(dòng)式服務(wù)，將封閉式服務(wù)轉(zhuǎn)化為開放式服務(wù)，進(jìn)而有計(jì)劃、有步驟積極而穩(wěn)妥地開展檔案現(xiàn)代化建設(shè)。
2、加強(qiáng)檔案人員的培養(yǎng)，提高業(yè)務(wù)能力。要牢固樹立人才資源是第一資源的思想，抓好檔案人才的培養(yǎng)，不斷提高檔案人員的自身素質(zhì)，以人才資源開發(fā)推動(dòng)檔案現(xiàn)代化的進(jìn)程。首先要提高檔案工作人員的基礎(chǔ)素質(zhì)，樹立標(biāo)準(zhǔn)意識，因?yàn)闄n案人員的標(biāo)準(zhǔn)意識如何，決定了檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作的質(zhì)量。其次加強(qiáng)對信息技術(shù)應(yīng)用能力的培訓(xùn)，學(xué)習(xí)與檔案信息化相關(guān)的計(jì)算機(jī)應(yīng)用基礎(chǔ)知識、數(shù)字化技術(shù)知識、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識、現(xiàn)代管理技術(shù)知識、外語知識等，從理論和實(shí)踐上認(rèn)真解決檔案專業(yè)與各種現(xiàn)代化管理專業(yè)相結(jié)合的問題，提高檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，以滿足檔案信息化發(fā)展的需要。
3、加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，促進(jìn)交流、合作。檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，絕不能各自為政，必須加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，搞好宏觀管理。檔案行政管理部門要統(tǒng)籌規(guī)劃，加強(qiáng)協(xié)調(diào)，把檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)列入國民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展計(jì)劃，保證檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的資金投入，制定統(tǒng)一的現(xiàn)代化管理標(biāo)準(zhǔn)，在設(shè)備購置、數(shù)據(jù)庫建設(shè)、應(yīng)用軟件推廣、人員培訓(xùn)等方面統(tǒng)一布置；規(guī)劃好檔案館、機(jī)關(guān)檔案室、科技事業(yè)單位檔案和企業(yè)檔案館（室）的現(xiàn)代化管理工作。需要注意的是檔案管理現(xiàn)代化是一個(gè)循序漸進(jìn)的過程，各級檔案部門條件差異較大。因此，檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)不能一哄而起，要有計(jì)劃、有步驟地根據(jù)本系統(tǒng)、本地區(qū)的實(shí)際情況，先試點(diǎn)，后鋪開，堅(jiān)持從點(diǎn)到面的方針，推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)有條不紊地發(fā)展。_
交流、合作，則是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的紐帶和橋梁。檔案工作在國內(nèi)地區(qū)間、省際間的發(fā)展存在著差異，我國與世界上發(fā)達(dá)國家的檔案工作也存在著一定的差距。這就需要及時(shí)地進(jìn)行科學(xué)的交流、學(xué)習(xí)與合作。認(rèn)真對照、分析、研究，取長補(bǔ)短，加速實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的步伐。
4、加快硬件設(shè)施建設(shè)，實(shí)現(xiàn)裝備和技術(shù)的現(xiàn)代化。這是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的物質(zhì)基礎(chǔ)和保障。要及時(shí)配備檔案管理現(xiàn)代化所必有的計(jì)算機(jī)、掃描儀、光盤刻錄機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備等現(xiàn)代化辦公設(shè)備，要充分發(fā)揮現(xiàn)代科技、縮微技術(shù)在檔案管理中的作用，加速實(shí)用、通用軟件的研制，加快檔案信息數(shù)字化處理步伐。為此，各級政府應(yīng)加大財(cái)政投入的力度，檔案部門應(yīng)努力提高自身的工作水平，爭取更多的經(jīng)費(fèi)支持；同時(shí)，檔案部門要充分利用存有大量檔案資源的自身優(yōu)勢，挖掘各方面潛力，重點(diǎn)加強(qiáng)檔案的提供利用工作，及時(shí)開發(fā)出豐富的檔案信息以滿足社會(huì)各界的需要，將各類檔案的潛在價(jià)值轉(zhuǎn)化為經(jīng)濟(jì)效益。而現(xiàn)代化技術(shù)及手段在檔案部門的廣泛運(yùn)用，又將為檔案工作注入新的活力，將極大地提高檔案利用工作的水平，創(chuàng)造出更為可觀的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，為檔案工作現(xiàn)代化的繼續(xù)發(fā)展提供有力保證。
5、采用現(xiàn)代化管理。這是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的主要途徑和必經(jīng)之路。檔案管理包括宏觀管理和微觀管理，前者是指制訂檔案工作發(fā)展目標(biāo)，以及為實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)進(jìn)行計(jì)劃、組織、協(xié)調(diào)、控制等一系列活動(dòng)，后者是運(yùn)用先進(jìn)的科學(xué)方法，做好檔案的收集、整理、保護(hù)、鑒定及開發(fā)利用。檔案部門及檔案工作者應(yīng)遵循檔案工作的發(fā)展規(guī)律，采用科學(xué)的管理方法，最大限度地發(fā)揮人、物、財(cái)?shù)男в?，把檔案館建成一流的黨和國家管理的檔案基地和提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的信息中心。
總之，檔案管理現(xiàn)代化是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，要充分調(diào)動(dòng)各方面的積極性，相互配合，共同努力，使檔案工作形成一個(gè)科學(xué)、完整、合理的現(xiàn)代化管理體系，真正實(shí)現(xiàn)檔案管理的智能化、自動(dòng)化、提高檔案管理的整體水平。
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關(guān)鍵詞：信息化檔案建設(shè) 概念 重要性 建設(shè)過程 現(xiàn)在 辦法
引言：在進(jìn)入人類信息化的社會(huì)以后，檔案管理對人們認(rèn)識和了解客觀世界，對傳承古老的人類文明，對發(fā)展經(jīng)濟(jì)和創(chuàng)新科技，具有著不可替代的作用與價(jià)值。因此，加快檔案管理工作融入信息化社會(huì)的步伐，把檔案管理信息化納入人類社會(huì)信息化的總格局中，大力推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)，是檔案管理部門的重要任務(wù)和戰(zhàn)略之舉。
一、檔案管理信息化建設(shè)的概念
所謂檔案管理信息化，是指檔案管理從面向紙質(zhì)檔案實(shí)體保管的模式，向數(shù)字化信息存儲模式過渡和轉(zhuǎn)變的過程。主要形式要實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字信息化和網(wǎng)絡(luò)化；要實(shí)現(xiàn)信息化檔案的收發(fā)、存儲和查詢的一體化模式；要實(shí)現(xiàn)檔案信息的高度共享，而這必將是檔案管理模式的新革命。在管理檔案中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息化技術(shù)，對檔案原有信息類資源進(jìn)行處理、計(jì)算、轉(zhuǎn)化和存儲管理并為檔案信息的查詢和使用提供信息化的服務(wù)，加快實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化、現(xiàn)代化的進(jìn)程。檔案管理信息化的過程會(huì)是一個(gè)長期快速的發(fā)展過程，在這一過程中，要不斷地更新現(xiàn)代信息技術(shù)、信息設(shè)備，充分運(yùn)用科學(xué)的現(xiàn)代化技術(shù)手段，極大地提高檔案的管理、利用的現(xiàn)代信息化水平。
二、檔案管理信息化建設(shè)的必要性
在電子信息化技術(shù)高度發(fā)達(dá)的今天，發(fā)展和建設(shè)檔案管理的信息化已然成為一條迫切且必然的選擇之路，辦公自動(dòng)化和辦公的無紙化等事物的發(fā)展和出現(xiàn)，使檔案的產(chǎn)生方式發(fā)生了巨大的變化，例如我們的辦公OA系統(tǒng)已將文件的起草、簽發(fā)、傳遞、歸檔等運(yùn)作流程在計(jì)算機(jī)終端和網(wǎng)絡(luò)通訊線路中進(jìn)行，這樣迫使檔案必須以計(jì)算機(jī)別的語言為主要存在形態(tài)，以計(jì)算機(jī)的計(jì)算為處理手段，以網(wǎng)絡(luò)的傳輸為傳遞方式，以存儲器的識別為儲存方式。電子信息化的檔案與傳統(tǒng)的手工紙質(zhì)檔案的建立、儲存和查詢方式具有很大的差異。這種差異預(yù)示著檔案管理工作者會(huì)面對更多的計(jì)算機(jī)讀取、傳遞、存儲的電子檔案。檔案信息的內(nèi)容，會(huì)更直接、準(zhǔn)確無誤的被查詢到。檔案管理的信息化為檔案管理部門大量節(jié)省存儲空間，更環(huán)保，檢索更加方便快捷，且準(zhǔn)確性大大提高，不但節(jié)省了大量的人工查詢時(shí)間和實(shí)體檔案的存儲物質(zhì)和空間，對環(huán)境保護(hù)也起到了一定的積極作用。由此看來，對于任何一個(gè)單位來說能夠提供有價(jià)值的系統(tǒng)性、真實(shí)性電子檔案信息，就標(biāo)志著這個(gè)單位已邁入了檔案管理信息化的新領(lǐng)域。
三、檔案管理信息化建設(shè)的建設(shè)過程
檔案管理信息化建設(shè)包括基礎(chǔ)設(shè)備的建設(shè)、檔案信息資源的建設(shè)、規(guī)范制度的建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)的建設(shè)和管理人才的建設(shè)等方面。
（一）基礎(chǔ)設(shè)施備的建設(shè)：主要包括服務(wù)器、終端計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)交換機(jī)、介質(zhì)儲存器、操作系統(tǒng)及應(yīng)用軟件等，其中是以終端計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)為核心，以服務(wù)器、介質(zhì)存儲器為存儲手段，以網(wǎng)絡(luò)交換機(jī)等作為傳遞信息和查閱信息的紐帶。
（二）檔案信息資源的建設(shè)：一是原有檔案的數(shù)字信息化；二是收集和接收各種形式的電子檔案后集成整合到統(tǒng)一的檔案管理數(shù)據(jù)庫應(yīng)用系統(tǒng)中，從而建立生成更豐富更強(qiáng)大的電子檔案信息。
（三）規(guī)范制度的建設(shè)：能夠保障檔案管理信息化標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、有序健康的發(fā)展。
（四）應(yīng)用系統(tǒng)的建設(shè)：能夠?yàn)闄n案管理信息提供建立、發(fā)展的平臺。
（五）管理人才的建設(shè)：能夠?yàn)闄n案管理信息化提供技術(shù)支持。
四、檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀和解決辦法
（一）檔案管理信息化的現(xiàn)狀：1、電子化檔案管理標(biāo)準(zhǔn)不夠規(guī)范、制度不夠完善；2、電子化檔案管理還不能夠完全的與電子政務(wù)對接，融入度較低；3、檔案電子信息資源共享不全面，缺乏通用性。由于原有的管理體制的問題，檔案管理存在橫向溝通不暢，規(guī)范制度不能統(tǒng)一，從而造成檔案信息的共享和交流的難度增大。4、對檔案管理的重要性認(rèn)識不夠，使檔案信息化缺乏良好的信息化建設(shè)的推動(dòng)力和發(fā)展環(huán)境。5、無法建立統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范制度，造成檔案管理信息化發(fā)展的腳步緩慢甚至停滯。6、從事檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)存在“老化”、“過時(shí)”的現(xiàn)象，沒有先進(jìn)的信息化管理知識和意識。7、軟件應(yīng)用系統(tǒng)的建設(shè)和應(yīng)用技術(shù)的開發(fā)相對較薄弱，原有的工作基礎(chǔ)無法適應(yīng)新時(shí)代信息化的要求。8、數(shù)據(jù)保護(hù)意識不夠，存在信息丟失的風(fēng)險(xiǎn)。
（二）解決辦法：1、利用現(xiàn)代的管理手段和先進(jìn)的信息技術(shù)，加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，要加強(qiáng)組織和領(lǐng)導(dǎo)，提高專業(yè)認(rèn)識，加大資金投入，增配軟、硬件設(shè)備，引進(jìn)和培養(yǎng)先進(jìn)的信息化建設(shè)人才和技術(shù)手段。2、提高對創(chuàng)新人才的培養(yǎng)的意識，提高檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)。建立一支具有合理分工、科學(xué)結(jié)構(gòu)、素質(zhì)強(qiáng)硬的檔案管理隊(duì)伍。3、建立健全規(guī)范的檔案管理制度。4、解決好電子檔案的安全保存問題。
檔案管理的信息化建設(shè)給予新時(shí)期檔案管理工作嶄新的形式與內(nèi)容，為檔案管理工作帶來了新的發(fā)展機(jī)遇和挑戰(zhàn)。檔案管理的信息化建設(shè)是一項(xiàng)長期而又艱巨的任務(wù)，不可能一步到位，所以要逐步實(shí)施，抓住重點(diǎn)，講求時(shí)效，不斷持續(xù)發(fā)展和進(jìn)步。
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