發(fā)布時(shí)間：2023-06-15 17:16:38
序言：寫(xiě)作是分享個(gè)人見(jiàn)解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的干部檔案管理的重要性樣本，期待這些樣本能夠?yàn)槟峁┴S富的參考和啟發(fā)，請(qǐng)盡情閱讀。
關(guān)鍵詞：人事檔案；企業(yè)管理；人力資源
1 人事檔案對(duì)企業(yè)管理的重要性
1.人事檔案是選好管理干部的基礎(chǔ)
現(xiàn)企業(yè)要做好企業(yè)管理工作，就必須首先做好企業(yè)管理干部的選人工作，著重從專(zhuān)業(yè)技能、心理素質(zhì)、職業(yè)道德等多個(gè)層面來(lái)篩選人才。而企業(yè)篩選人才的主要工具就是人事檔案，其對(duì)于企業(yè)人才的篩選有著至關(guān)重要的作用。人事檔案中形形的經(jīng)歷、一條條的獎(jiǎng)懲記錄，都能夠真真切切地折射出求職者的品德、品格、能力及“短板”，企業(yè)便可根據(jù)這些信息對(duì)求職者進(jìn)行甄別，從中選擇適合企業(yè)實(shí)際需求的管理干部。
2.人事檔案是用好管理干部的基礎(chǔ)
人事檔案是用好管理干部的基礎(chǔ)，具體包括兩個(gè)方面的內(nèi)容：其一，能夠人盡其用。企業(yè)可以從管理干部的個(gè)人人事檔案中了解其性格特點(diǎn)、專(zhuān)業(yè)特點(diǎn)及心理特點(diǎn)擁有一個(gè)全面的認(rèn)知，從而根據(jù)這些認(rèn)知來(lái)為其提供適合其特點(diǎn)的工作崗位。如為研究方向?yàn)槭袌?chǎng)營(yíng)銷(xiāo)的管理干部安排一個(gè)銷(xiāo)售管理崗位等。其二，能夠促進(jìn)管理干部的發(fā)展。企業(yè)可以在人事檔案中增加職工的獎(jiǎng)懲情況，這樣的手段和方式恰恰能夠激發(fā)管理干部的工作熱情，形成企業(yè)內(nèi)部良好的競(jìng)爭(zhēng)氛圍。
3.人事檔案是提拔管理干部的基礎(chǔ)
要發(fā)揮提拔活動(dòng)的激勵(lì)作用，就必須保證提拔的公正性、平等性，也就是說(shuō)提拔干部要有一個(gè)具有說(shuō)服力的證明，而職工人事檔案，恰恰是廣大職工普遍認(rèn)可的提拔證明材料。企業(yè)可以根據(jù)管理干部人事檔案中日常工作表現(xiàn)及獎(jiǎng)懲情況來(lái)?yè)駜?yōu)擇先，提拔對(duì)企業(yè)做出突出貢獻(xiàn)的管理干部，繼而提高企業(yè)管理工作的質(zhì)量。
2 企業(yè)人事檔案管理中的現(xiàn)存問(wèn)題
1.人事檔案管理工作認(rèn)識(shí)不足
國(guó)內(nèi)的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展沒(méi)有西方發(fā)達(dá)國(guó)家成熟，企業(yè)管理思維也尚不成熟，特別現(xiàn)代企業(yè)管理思維尚未全面形成，僅國(guó)企、外資企業(yè)及其他大型企業(yè)對(duì)人事檔案的重要性達(dá)成了普遍共識(shí)，而在中小企業(yè)中對(duì)人事檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)還亟待提高，他們更愿意把精力放在能夠直接提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的生產(chǎn)活動(dòng)和經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中去，認(rèn)為人事檔案管理工作無(wú)非就是檔案保管，只要保存好人事資料，不弄丟、不損壞就是做好了人事檔案管理工作，片面地把人事檔案管理看作是一個(gè)靜態(tài)化的管理，而不能以動(dòng)態(tài)化的視角來(lái)看待人事檔案管理工作。
2.人事檔案完整性、真實(shí)性較低
很多企業(yè)都未能夠成立專(zhuān)門(mén)的人事檔案管理部門(mén)，而企業(yè)職工的人事檔案大多寄存在地方的人力資源與社會(huì)保障局，甚至有的企業(yè)從招聘職工到職工晉升、職工離退休都沒(méi)有見(jiàn)過(guò)職工的人事檔案。職工的檔案長(zhǎng)期寄存在人力資源與社會(huì)保障局，職工在企業(yè)中的績(jī)效考核、工作獎(jiǎng)懲情況等都不能及時(shí)的裝入個(gè)人人事檔案中去，由此造成斷檔情況的出現(xiàn)。一旦遇到實(shí)際需要檢查個(gè)人人事檔案材料時(shí)，為了應(yīng)付檢查，企業(yè)便會(huì)短時(shí)間內(nèi)編造一些虛假的績(jī)效考核及獎(jiǎng)懲記錄等裝入職工個(gè)人人事檔案中去，造成人事檔案信息失真的現(xiàn)象頻頻發(fā)生。
3.人事檔案現(xiàn)代化程度較低
從國(guó)內(nèi)人事檔案管理的現(xiàn)狀來(lái)看，現(xiàn)代化信息管理在行政、事業(yè)單位中已全面鋪開(kāi)，提高了工作效率和工作質(zhì)量。但在企業(yè)中，人事檔案管理的現(xiàn)代化程度還比較低。盡管市場(chǎng)上已經(jīng)出現(xiàn)了人事檔案管理軟件，但大多數(shù)企業(yè)的人事檔案管理工作都仍然停留在人工管理模式上，人事檔案管理工作量大，且容易出錯(cuò)。
4.人事檔案管理工作人員素質(zhì)偏低
一方面，專(zhuān)業(yè)管理人才緊缺。目前國(guó)內(nèi)的現(xiàn)代企業(yè)管理專(zhuān)業(yè)教育仍以研究生階段教育為主，并未走進(jìn)本科教育的舞臺(tái)，而具備研究生學(xué)歷的人才大多集中扎堆在上市企業(yè)、外資企業(yè)中，國(guó)內(nèi)一般中小型企業(yè)專(zhuān)業(yè)人事檔案管理人才緊缺，甚至大多為兼職管理。另一方面，隨著信息化水平的不斷提高，從事手工人事檔案管理的管理人才表現(xiàn)出極大的不適應(yīng)感，亟需提升他們的現(xiàn)代信息技術(shù)水平。
3 加強(qiáng)人事檔案管理工作的建議
1.增強(qiáng)人事檔案管理意識(shí)
企業(yè)管理者必須認(rèn)識(shí)到認(rèn)識(shí)當(dāng)管理工作對(duì)企業(yè)的重要性，必須認(rèn)識(shí)到企業(yè)的人事檔案管理工作是企業(yè)管理工作的基礎(chǔ)，也是提高企業(yè)管理質(zhì)量的工具。增強(qiáng)人事檔案管理意識(shí)，必須首先把企業(yè)人事檔案管理工作提升到日常工作這樣的一個(gè)高度，把人事檔案管理列入年度工作計(jì)劃，加大對(duì)企業(yè)人事檔案管理的資金投入和人力資源投入，加快人事檔案管理的軟硬件設(shè)施建設(shè)等。
2.建立嚴(yán)格的人事檔案管理制度
嚴(yán)格的管理制度是各項(xiàng)管理工作得以有序開(kāi)展的基礎(chǔ)，為了提高企業(yè)人事檔案管理工作質(zhì)量，必須建立嚴(yán)格的人事檔案管理制度，用制度來(lái)約束行為，保證人事檔案信息的完整性和真實(shí)性。首先，應(yīng)建立人事資料歸檔制度。對(duì)企業(yè)職工的年度考核，獎(jiǎng)懲情況等，應(yīng)該在本年度及時(shí)歸入員工個(gè)人人事檔案中去；其次，應(yīng)建立人事檔案查閱制度。建立查閱臺(tái)賬和查閱簽名制度，但凡需要查閱職工人事檔案的，一律進(jìn)行臺(tái)賬登記，并簽署查閱人姓名，規(guī)定查閱歸還時(shí)間等；最后，制定人事檔案交接制度。人事檔案從外部流入企業(yè)亦或者是從企業(yè)流出，都應(yīng)該辦理交接手續(xù)，仔細(xì)檢查人事檔案資料的完整性，并在密封處加蓋公章等。
3.建設(shè)現(xiàn)代化人事檔案管理系統(tǒng)
一方面，加快信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。企業(yè)在充分認(rèn)識(shí)到人事檔案管理工作重要性的基礎(chǔ)上，應(yīng)加大對(duì)人事檔案管理工作的資金投入，購(gòu)置計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，建立人事檔案管理內(nèi)網(wǎng)，為現(xiàn)代化、信息化人事檔案管理工作奠定堅(jiān)實(shí)的硬件基礎(chǔ)。
另一方面，企業(yè)應(yīng)對(duì)自身有一個(gè)清晰地認(rèn)知，結(jié)合行業(yè)特點(diǎn)等，從市場(chǎng)上選擇適合本企業(yè)人事檔案管理工作實(shí)際需求的管理軟件，切忌人云亦云。當(dāng)然，為了提高軟件的實(shí)用性，企業(yè)還可以與軟件開(kāi)發(fā)公司合作，針對(duì)本企業(yè)人事檔案管理工作實(shí)際設(shè)計(jì)一款具有較高針對(duì)性的人事檔案管理軟件。
4.加快人事檔案管理人員素質(zhì)建設(shè)
加快人事檔案管理人員的素質(zhì)建設(shè)，需要多方參與，形成合力。首先，應(yīng)改革國(guó)內(nèi)現(xiàn)代教育體系中的現(xiàn)代企業(yè)管理教育體系，將現(xiàn)代企業(yè)管理專(zhuān)業(yè)教育下落到本科高校教育當(dāng)中，大面積培養(yǎng)現(xiàn)代企業(yè)管理人才，滿(mǎn)足現(xiàn)代企業(yè)管理人才市場(chǎng)的需求；其次，社會(huì)培訓(xùn)機(jī)構(gòu)也應(yīng)該積極的參與到現(xiàn)代企業(yè)人事檔案管理人員素質(zhì)建設(shè)的浪潮中，開(kāi)設(shè)現(xiàn)代企業(yè)管理人才培訓(xùn)班，配合企業(yè)做好人事檔案管理人才素養(yǎng)提升工作；最后，企業(yè)應(yīng)該加大投入，提高人事檔案管理人才待遇，定期舉行培訓(xùn)課程，著重提高人事檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)技能素質(zhì)和現(xiàn)代化信息素養(yǎng)。
總之，企業(yè)人事檔案對(duì)企業(yè)的一筆寶貴財(cái)務(wù)，企業(yè)人事檔案管理工作是企業(yè)現(xiàn)代企業(yè)管理工作的重要組成部分，企業(yè)必須從軟硬件設(shè)施著手，提高思想認(rèn)識(shí)，加快制度建設(shè)，加快隊(duì)伍建設(shè)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)人事檔案管理的現(xiàn)代化。
參考文獻(xiàn)
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【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位 人事檔案 信息化建設(shè) 理由策略
伴隨著事業(yè)單位的人事制度改革，人事檔案管理工作也日益顯得重要。事業(yè)單位的人事檔案是人才信息的重要存儲(chǔ)器，能記載人才的重要信息，反映人員的學(xué)習(xí)工作經(jīng)歷、工作表現(xiàn)獎(jiǎng)懲情況、工資薪酬、職務(wù)職稱(chēng)、歷史背景，還是組織部門(mén)選拔任用干部的重要依據(jù)。管理好利用好人事檔案，加強(qiáng)檔案的信息化建設(shè)，對(duì)于開(kāi)發(fā)人力資源有著重大的作用。下面就結(jié)合自己的工作談?wù)勈聵I(yè)單位的人事檔案管理存在的理由及策略。
一、人事檔案管理工作中存在的理由
（一）不重視對(duì)人事檔案管理
人事檔案工作是一項(xiàng)默默無(wú)聞的工作，整日里面對(duì)的是檔案柜和一本本的人事檔案，不像其他工作那樣有色彩、有味道，怎么努力都沒(méi)有明顯的成績(jī)。正是這樣的靜默，使得社會(huì)及相當(dāng)一部分領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)人事檔案工作的重要性認(rèn)識(shí)不足，且都存在一些誤區(qū)。在人們的心里，檔案工作就是登記、保管的事務(wù)性工作，誰(shuí)都可以做，不是重要的崗位和重要的工作內(nèi)容，保管好，不遺失、不泄密，能應(yīng)付外調(diào)、查檔就可以，就是好檔案員。所以這是一項(xiàng)最容易被忽視的工作，提到日程上來(lái)的機(jī)會(huì)幾乎沒(méi)有。各單位的的檔案工作，基本上是“說(shuō)起來(lái)重要、排起來(lái)次要、忙起來(lái)忘掉、用起來(lái)需要”的局面。人員素質(zhì)不高，工作積極性不高，被動(dòng)應(yīng)付，便是檔案管理工作的寫(xiě)照。
（二）缺乏有效的檔案管理
人事檔案工作只看重以往個(gè)人歷史信息記錄的維護(hù)，忽視現(xiàn)期內(nèi)容的補(bǔ)充和更新。一部分人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高，沒(méi)有經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，檔案收集意識(shí)淡薄。所以工作中對(duì)檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)處理不當(dāng)，缺乏全面性、系統(tǒng)性、連續(xù)性；對(duì)于應(yīng)該歸檔的材料沒(méi)有及時(shí)整理歸檔，檔案的收集、整理、儲(chǔ)存、檢索以及利用等方面，仍沿用傳統(tǒng)的管理策略，整理檔案靠小作坊式加工，檔案材料的檢索基本靠手工完成。如此種種嚴(yán)重影響了檔案管理水平。
（二）檔案的搜集管理意識(shí)不強(qiáng)
檔案管理工作的主要內(nèi)容便是材料收集和保管。但現(xiàn)實(shí)情況卻是有些檔案員檔案意識(shí)淡薄，搜集和保管檔案的重視程度不夠，輕視了這項(xiàng)工作的重要性，導(dǎo)致部分人事檔案材料跟不上個(gè)人經(jīng)歷的變化，給檔案的使用帶來(lái)諸多不便。
人事檔案材料不健全?，F(xiàn)存人事檔案內(nèi)容單一，選拔任用干部時(shí)，只能從干部人事檔案中得到如年齡、主要經(jīng)歷、入黨入團(tuán)、學(xué)歷、工資調(diào)整等一些基本信息。檔案缺乏動(dòng)態(tài)管理，人事的繼續(xù)教育、德能勤績(jī)、收入、經(jīng)濟(jì)審計(jì)、組織考察等重要內(nèi)容幾乎沒(méi)有資料可查。
干部人事檔案管理是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)性、政治性、機(jī)密性很強(qiáng)的工作，單位應(yīng)當(dāng)配備專(zhuān)職人員管理，單獨(dú)存放。但實(shí)際情況卻不盡如人意，有些單位還是有人兼職管理，或者非專(zhuān)業(yè)人員管理。
（三）人事檔案信息化、現(xiàn)代化水平不高
一些單位雖然配備了微機(jī)，但是也僅局限于打印檔案目錄，無(wú)法進(jìn)行人事信息的查詢(xún)和檢索。微機(jī)成了工作人員的工具，而不是檔案管理的機(jī)器。根本不能實(shí)現(xiàn)對(duì)人事信息的篩選、排序、分類(lèi)、匯總，沒(méi)有形成紙質(zhì)檔案和電子檔案并存共用的管理機(jī)制，跟不上時(shí)展對(duì)檔案工作管理的要求。很多人事統(tǒng)計(jì)工作還是靠原始的手工完成，造成人力資源的極大浪費(fèi)。
二、做好人事檔案管理的措施
（一）健全制度
結(jié)合檔案工作實(shí)際，建立健全檔案管理的各種規(guī)章制度，干部檔案工作人員職責(zé)、干部檔案查借閱制度、干部檔案保管保密制度、檔案材料的收集制度等。把檔案的管理工作責(zé)任落實(shí)到人，獎(jiǎng)懲分明，確保檔案管理工作有章可循，有據(jù)可依，規(guī)范運(yùn)轉(zhuǎn)。
（二）加強(qiáng)信息化建設(shè)
人事檔案的信息化建設(shè)是檔案資源科學(xué)、有效整合的手段，建立人事檔案的數(shù)據(jù)庫(kù)就是最好的整合。建立電子檔案，在保管好實(shí)體檔案的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)人事檔案的電子化，有關(guān)信息全部錄入計(jì)算機(jī)，利用干部人事檔案信息對(duì)干部隊(duì)伍進(jìn)行綜合分析，使得檔案的檢索和查詢(xún)更加迅速和快捷，為提拔、選用干部和人員考核提供信息和決策依據(jù)。在錄入數(shù)據(jù)庫(kù)的基礎(chǔ)上，建立每個(gè)人的個(gè)人檔案信息平臺(tái)，以姓名、崗位、身份證號(hào)、本人照片等重要信息作為檢索，以人事檔案的目錄作為條目鏈接。隨時(shí)通過(guò)計(jì)算機(jī)增加個(gè)人的考核、獎(jiǎng)懲、教育、成果等數(shù)據(jù)資料。在豐富個(gè)人信息的同時(shí)，突出個(gè)人特色，實(shí)現(xiàn)檔案的動(dòng)態(tài)管理和補(bǔ)充。同時(shí)要注意電子檔案的安全保密工作，因?yàn)殡娮游淖中薷暮笫遣涣艉圹E的，電子檔案的安全保密是檔案信息化管理的前提工作。
（三）配備專(zhuān)職檔案人員管理
具體的管理人員必須使具備一定政治素質(zhì)、專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，才能做好人事檔案材料管理和存放。但目前一些單位的情況是人員緊張，檔案管理人員多是兼職。對(duì)于人事檔案材料份數(shù)多，資料復(fù)雜的實(shí)際，難以應(yīng)付，造成檔案管理質(zhì)量的下降。所以新時(shí)期的檔案管理人員必須具備一定的檔案業(yè)務(wù)知識(shí)、電腦操作知識(shí)、一定的軟件應(yīng)用能力和網(wǎng)絡(luò)知識(shí)。
（四）提高人事檔案利用水平
事業(yè)單位的人事檔案作用尚未充分發(fā)揮出來(lái)，首先是在干部的考核、提拔和任用上，沒(méi)能發(fā)揮出人事檔案的考核作用。其次是其社會(huì)服務(wù)功能需進(jìn)一步加強(qiáng)，人事檔案作為人員各段時(shí)期信息的原始存儲(chǔ)器，具有很強(qiáng)的權(quán)威性。但長(zhǎng)久以來(lái)，事業(yè)單位人事檔案管理重保密、輕利用的現(xiàn)象依然存在，人們感覺(jué)人事檔案很神秘，削弱了其利用和服務(wù)功能。所以，要進(jìn)一步改善和開(kāi)發(fā)檔案的利用價(jià)值，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，變簡(jiǎn)單的基本情況查詢(xún)?yōu)槿耸滦畔⒌娜娌樵?xún)，充分發(fā)揮檔案的作用。
關(guān)鍵詞：事業(yè)單位 人事檔案 信息化建設(shè) 問(wèn)題對(duì)策
伴隨著事業(yè)單位的人事制度改革，人事檔案管理工作也日益顯得重要。事業(yè)單位的人事檔案是人才信息的重要存儲(chǔ)器，能記載人才的重要信息，反映人員的學(xué)習(xí)工作經(jīng)歷、工作表現(xiàn)獎(jiǎng)懲情況、工資薪酬、職務(wù)職稱(chēng)、歷史背景，還是組織部門(mén)選拔任用干部的重要依據(jù)。管理好利用好人事檔案，加強(qiáng)檔案的信息化建設(shè)，對(duì)于開(kāi)發(fā)人力資源有著重大的意義。下面就結(jié)合自己的工作談?wù)勈聵I(yè)單位的人事檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策。中國(guó)
一、人事檔案管理工作中存在的問(wèn)題
1、不重視對(duì)人事檔案管理
人事檔案工作是一項(xiàng)默默無(wú)聞的工作，整日里面對(duì)的是檔案柜和一本本的人事檔案，不像其他工作那樣有色彩、有味道，怎么努力都沒(méi)有明顯的成績(jī)。正是這樣的靜默，使得社會(huì)及相當(dāng)一部分領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)人事檔案工作的重要性認(rèn)識(shí)不足，且都存在一些誤區(qū)。在人們的心里，檔案工作就是登記、保管的事務(wù)性工作，誰(shuí)都可以做，不是重要的崗位和重要的工作內(nèi)容，保管好，不遺失、不泄密，能應(yīng)付外調(diào)、查檔就可以，就是好檔案員。所以這是一項(xiàng)最容易被忽視的工作，提到日程上來(lái)的機(jī)會(huì)幾乎沒(méi)有。各單位的的檔案工作，基本上是“說(shuō)起來(lái)重要、排起來(lái)次要、忙起來(lái)忘掉、用起來(lái)需要”的局面。人員素質(zhì)不高，工作積極性不高，被動(dòng)應(yīng)付，便是檔案管理工作的寫(xiě)照。
2、缺乏有效的檔案管理
現(xiàn)階段事業(yè)單位人事檔案工作普遍存在管理理念滯后，管理制度不完善的弊端，尤其在管理上，一些單位管理水平不高，管理手段落后。人事檔案工作只看重以往個(gè)人歷史信息記錄的維護(hù)，忽視現(xiàn)期內(nèi)容的補(bǔ)充和更新。一部分人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高，沒(méi)有經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，檔案收集意識(shí)淡薄。所以工作中對(duì)檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)處理不當(dāng)，缺乏全面性、系統(tǒng)性、連續(xù)性；對(duì)于應(yīng)該歸檔的材料沒(méi)有及時(shí)整理歸檔，檔案的收集、整理、儲(chǔ)存、檢索以及利用等方面，仍沿用傳統(tǒng)的管理方法，整理檔案靠小作坊式加工，檔案材料的檢索基本靠手工完成。如此種種嚴(yán)重影響了檔案管理水平。
3、檔案的搜集管理意識(shí)不強(qiáng)
檔案管理工作的主要內(nèi)容便是材料收集和保管。但現(xiàn)實(shí)情況卻是有些檔案員檔案意識(shí)淡薄，搜集和保管檔案的重視程度不夠，輕視了這項(xiàng)工作的重要性，導(dǎo)致部分人事檔案材料跟不上個(gè)人經(jīng)歷的變化，給檔案的使用帶來(lái)諸多不便。
人事檔案材料不健全?，F(xiàn)存人事檔案內(nèi)容單一，選拔任用干部時(shí)，只能從干部人事檔案中得到如年齡、主要經(jīng)歷、入黨入團(tuán)、學(xué)歷、工資調(diào)整等一些基本信息。檔案缺乏動(dòng)態(tài)管理，人事的繼續(xù)教育、德能勤績(jī)、收入、經(jīng)濟(jì)審計(jì)、組織考察等重要內(nèi)容幾乎沒(méi)有資料可查。
干部人事檔案管理是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)性、政治性、機(jī)密性很強(qiáng)的工作，單位應(yīng)當(dāng)配備專(zhuān)職人員管理，單獨(dú)存放。但實(shí)際情況卻不盡如人意，有些單位還是有人兼職管理，或者非專(zhuān)業(yè)人員管理。
4、人事檔案信息化、現(xiàn)代化水平不高
在信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，快捷的微機(jī)技術(shù)還沒(méi)有被一些單位采用。很多人事檔案管理工作還局限于紙質(zhì)檔案的建立和保管層面上，人事檔案的電子數(shù)據(jù)庫(kù)沒(méi)有建立，管理的重心還是實(shí)體管理，實(shí)現(xiàn)人事檔案的電子化管理在一些單位還是一句口號(hào)。一些單位雖然配備了微機(jī)，但是也僅局限于打印檔案目錄，無(wú)法進(jìn)行人事信息的查詢(xún)和檢索。微機(jī)成了工作人員的工具，而不是檔案管理的機(jī)器。根本不能實(shí)現(xiàn)對(duì)人事信息的篩選、排序、分類(lèi)、匯總，沒(méi)有形成紙質(zhì)檔案和電子檔案并存共用的管理機(jī)制，跟不上時(shí)展對(duì)檔案工作管理的要求。很多人事統(tǒng)計(jì)工作還是靠原始的手工完成，造成人力資源的極大浪費(fèi)。
轉(zhuǎn)貼于中國(guó)
二、做好人事檔案管理的措施
1、健全制度
人事檔案管理是單位管理工作的重要組成部分，首先領(lǐng)導(dǎo)要對(duì)人事檔案管理工作給予一定的重視，做到對(duì)檔案工作及時(shí)檢查、督促、指導(dǎo)，使檔案管理工作真正起到服務(wù)于單位整體管理的作用，并能同步于人事制度的改革。結(jié)合檔案工作實(shí)際，建立健全檔案管理的各種規(guī)章制度，干部檔案工作人員職責(zé)、干部檔案查借閱制度、干部檔案保管保密制度、檔案材料的收集制度等。把檔案的管理工作責(zé)任落實(shí)到人，獎(jiǎng)懲分明，確保檔案管理工作有章可循，有據(jù)可依，規(guī)范運(yùn)行。中國(guó)
2、加強(qiáng)信息化建設(shè)
人事檔案的信息化建設(shè)是檔案資源科學(xué)、有效整合的手段，建立人事檔案的數(shù)據(jù)庫(kù)就是最好的整合。建立電子檔案，在保管好實(shí)體檔案的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)人事檔案的電子化，有關(guān)信息全部錄入計(jì)算機(jī)，利用干部人事檔案信息對(duì)干部隊(duì)伍進(jìn)行綜合分析，使得檔案的檢索和查詢(xún)更加迅速和快捷，為提拔、選用干部和人員考核提供信息和決策依據(jù)。在錄入數(shù)據(jù)庫(kù)的基礎(chǔ)上，建立每個(gè)人的個(gè)人檔案信息平臺(tái)，以姓名、崗位、身份證號(hào)、本人照片等重要信息作為檢索，以人事檔案的目錄作為條目鏈接。隨時(shí)通過(guò)計(jì)算機(jī)增加個(gè)人的考核、獎(jiǎng)懲、教育、成果等數(shù)據(jù)資料。在豐富個(gè)人信息的同時(shí)，突出個(gè)人特色，實(shí)現(xiàn)檔案的動(dòng)態(tài)管理和補(bǔ)充。實(shí)現(xiàn)上述目的，需要建立在一定軟件系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，還要添置必要的設(shè)備，比如計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀等設(shè)備，這是需要資金做基礎(chǔ)的，加大對(duì)檔案管理的資金投入，使事業(yè)單位的人事檔案管理工作真正實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化和信息化。
同時(shí)要注意電子檔案的安全保密工作，因?yàn)殡娮游淖中薷暮笫遣涣艉圹E的，電子檔案的安全保密是檔案信息化管理的前提工作。
3、配備專(zhuān)職檔案人員管理
事業(yè)單位的人事檔案管理有其自身的特點(diǎn)，其工作性質(zhì)是專(zhuān)業(yè)性、政治性、機(jī)密性很強(qiáng)的工作。涉及到個(gè)人的隱私和一個(gè)人的成長(zhǎng)、工作、遵紀(jì)守法的記錄。具體的管理人員必須使具備一定政治素質(zhì)、專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，才能做好人事檔案材料管理和存放。但目前一些單位的情況是人員緊張，檔案管理人員多是兼職。把一些非專(zhuān)業(yè)人員安排到這個(gè)崗位上。對(duì)于人事檔案材料份數(shù)多，資料復(fù)雜的實(shí)際，難以應(yīng)付，造成檔案管理質(zhì)量的下降。所以新時(shí)期的檔案管理人員必須具備一定的檔案業(yè)務(wù)知識(shí)、電腦操作知識(shí)、一定的軟件應(yīng)用能力和網(wǎng)絡(luò)知識(shí)。
4、提高人事檔案利用水平
事業(yè)單位的人事檔案作用尚未充分發(fā)揮出來(lái)，首先是在干部的考核、提拔和任用上，沒(méi)能發(fā)揮出人事檔案的考核作用。人事檔案管理的收集整理、鑒別、保管，都是為了組織部門(mén)用人、選人、調(diào)人、獎(jiǎng)懲做材料證明，檔案信息的搜集和整理，都是要服務(wù)于干部人事工作，為人事決策提供參考依據(jù)。其次是其社會(huì)服務(wù)功能需進(jìn)一步加強(qiáng)，人事檔案作為人員各段時(shí)期信息的原始存儲(chǔ)器，具有很強(qiáng)的權(quán)威性。但長(zhǎng)久以來(lái)，事業(yè)單位人事檔案管理重保密、輕利用的現(xiàn)象依然存在，人們感覺(jué)人事檔案很神秘，削弱了其利用和服務(wù)功能。所以，要進(jìn)一步改善和開(kāi)發(fā)檔案的利用價(jià)值，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，變簡(jiǎn)單的基本情況查詢(xún)?yōu)槿耸滦畔⒌娜娌樵?xún)，充分發(fā)揮檔案的作用。
三、結(jié)束語(yǔ)
事業(yè)單位干部人事制度的改革，給人事檔案管理工作帶來(lái)了挑戰(zhàn)，同時(shí)也促進(jìn)了人事檔案的管理。在完善的檔案管理制度約束下，配備專(zhuān)職的業(yè)務(wù)人員，加快檔案的信息化建設(shè)，開(kāi)發(fā)檔案的利用價(jià)值，為上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部的選拔任用，提供數(shù)據(jù)的參考。中國(guó)
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關(guān)鍵詞：退休干部；人事檔案；檔案管理
我國(guó)各地制定的退休干部人事檔案管理規(guī)范均是大相徑庭，各大企業(yè)中的管理規(guī)定亦是不同的，退休干部人事檔案管理工作與企業(yè)發(fā)展息息相關(guān)，但許多企業(yè)并不注重檔案利用，退休干部檔案利用率更低，各項(xiàng)檔案管理工作均未落到實(shí)處。因此，探討退休干部人事檔案管理，對(duì)企業(yè)發(fā)展有著極大推動(dòng)作用。
一、退休干部人事檔案管理中存在的不足之處
1.退休干部人事檔案管理意識(shí)弱
當(dāng)下諸多企業(yè)僅注重經(jīng)濟(jì)利益追求，檔案管理意識(shí)弱。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)僅將自己的精力與資金均投入于各項(xiàng)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)及產(chǎn)品銷(xiāo)售，對(duì)檔案管理工作并不關(guān)注，認(rèn)為退休干部與企業(yè)僅是雇傭關(guān)系，無(wú)需將精力與資金投在人事檔案管理工作上，導(dǎo)致企業(yè)退休干部檔案管理工作十分被動(dòng)，大多數(shù)情況下都難以應(yīng)付全局，各項(xiàng)工作完成質(zhì)量偏低，退休干部上訪或是存在爭(zhēng)議時(shí)則無(wú)原始資料查找。檔案管理人員對(duì)此項(xiàng)工作的認(rèn)識(shí)偏差，導(dǎo)致退休干部認(rèn)識(shí)檔案管理工作與企業(yè)發(fā)展脫節(jié)。
2.退休干部人事檔案經(jīng)費(fèi)少
企業(yè)退休干部人事檔案管理工作的落實(shí)，要為此設(shè)置專(zhuān)門(mén)的庫(kù)房，派遣專(zhuān)業(yè)管理人員，建立相應(yīng)的保障措施與制度。但這些工作的落實(shí)均需充足的經(jīng)費(fèi)，以確保退休干部人事檔案管理工作有序展開(kāi)。
3.退休干部人事檔案管理欠缺
利益驅(qū)動(dòng)導(dǎo)致有人想要獲得企業(yè)退休干部原始檔案，企業(yè)退休干部人事檔案中的原始資料均是長(zhǎng)時(shí)間保存，具有相應(yīng)的商業(yè)價(jià)值與收藏價(jià)值，有人會(huì)由利益驅(qū)使而想方設(shè)法的獲取相關(guān)原始檔案資料。
二、退休干部人事檔案管理工作相關(guān)建議
1.加強(qiáng)企業(yè)對(duì)退休干部人事檔案管理的認(rèn)識(shí)度
要不斷加大宣傳力度，引導(dǎo)企業(yè)深刻認(rèn)識(shí)到退休干部人事檔案管理工作的重要性?？筛鶕?jù)實(shí)際情況開(kāi)展各種活動(dòng)，運(yùn)用報(bào)紙、電視等媒體大力宣傳檔案相關(guān)法規(guī)與社會(huì)保障法規(guī)，引導(dǎo)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)深刻認(rèn)識(shí)退休干部人事檔案管理的重要性，并知道檔案丟失或者缺損后的危害，督促其自覺(jué)將退休干部人事檔案管理列入日程，真正重視退休干部人事檔案工作，根據(jù)實(shí)際情況給予相應(yīng)的經(jīng)費(fèi)支持，全面維護(hù)退休干部的合法權(quán)益。
2.加大經(jīng)費(fèi)投入
要根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況加大資金投入，積極改善退休人員人事檔案管理?xiàng)l件與環(huán)境，健全和完善各項(xiàng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，以確保企業(yè)退休干部人事檔案管理工作有序開(kāi)展。社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦部門(mén)要積極爭(zhēng)取并獲得政府支持，加大資金投入，同時(shí)建立專(zhuān)門(mén)的退休干部人事檔案管理庫(kù)房，為其配備計(jì)算機(jī)、掃描儀等設(shè)備。庫(kù)房要做好防火、防盜、防潮等方面工作，保證退休干部人事檔案存放安全。
3.加強(qiáng)依法治檔
要不斷加強(qiáng)依法治檔，持續(xù)加大退休干部人事檔案管理力度。檔案管理行政機(jī)構(gòu)各項(xiàng)工作的開(kāi)展務(wù)必遵循依法治檔的原則，將退休干部人事檔案管理工作列入國(guó)家檔案管理內(nèi)容中，根據(jù)《檔案法》中的各項(xiàng)要求嚴(yán)格落實(shí)管理工作，強(qiáng)調(diào)標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格、執(zhí)法嚴(yán)格、監(jiān)督嚴(yán)格。全面維護(hù)退休干部人事檔案管理工作的嚴(yán)肅性、規(guī)范性，促使檔案法制建設(shè)進(jìn)一步發(fā)展。
4.加大隊(duì)伍建設(shè)
為了能夠有效提升退休干部人事檔案管理效率與管理質(zhì)量，在實(shí)際的管理工作中企業(yè)退休干部人事檔案管理工作人員要不斷加強(qiáng)自身素質(zhì)，根據(jù)現(xiàn)代化社會(huì)發(fā)展需求，配備思想政治素質(zhì)過(guò)硬、文化素質(zhì)高，同時(shí)數(shù)量信息管理技術(shù)的人員，檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)及文字水平亦應(yīng)過(guò)硬，這樣才能夠保證在人力資源上保證退休干部人事檔案管理工作的實(shí)際需求。綜上所述，企業(yè)退休干部人事檔案屬極具保存價(jià)值的文件材料，干部退休時(shí)要以此為根據(jù)經(jīng)勞動(dòng)保障行政機(jī)構(gòu)審批，亦是退休干部辦理養(yǎng)老保障的原始資料。本文探討了退休干部人事檔案管理，分析了退休干部人事檔案管理中存在的不足之處，包括退休干部人事檔案管理意識(shí)弱與退休干部人事檔案經(jīng)費(fèi)少、退休干部人事檔案管理欠缺，并提出了適用于退休干部人事檔案管理工作相關(guān)建議，通過(guò)加強(qiáng)企業(yè)對(duì)退休干部人事檔案管理的認(rèn)識(shí)度與加大經(jīng)費(fèi)投入和加強(qiáng)依法治檔，同時(shí)加大隊(duì)伍建設(shè)，為企業(yè)退休干部人事檔案管理工作提供參考依據(jù)。
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關(guān)鍵詞：醫(yī)院人事檔案 管理 對(duì)策分析
醫(yī)院人事檔案是醫(yī)院人才信息的重要載體, 是個(gè)人經(jīng)歷、學(xué)歷、思想品德、科研教學(xué)、職稱(chēng)考評(píng)、繼續(xù)教育、業(yè)績(jī)考核以及獎(jiǎng)勵(lì)懲處等方面的原始記錄。它為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)班子準(zhǔn)確提供各類(lèi)人才信息和用人依據(jù),同時(shí)也是職工享受福利、各類(lèi)專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員評(píng)定職稱(chēng)的重要依據(jù)。隨著社會(huì)的發(fā)展和醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)改革的不斷深入,醫(yī)院的人事檔案工作面臨著更多更高的要求, 人事檔案管理工作如何主動(dòng)順應(yīng)時(shí)展的要求,迎接新挑戰(zhàn),實(shí)現(xiàn)新局面,是我們?nèi)耸聶n案工作者需要正確面對(duì)和認(rèn)真思考的重要課題。
1.當(dāng)前醫(yī)院人事檔案管理存在問(wèn)題及原因分析
1.1對(duì)人事檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足
在人事制度改革不斷深入的情況下，人才流動(dòng)日益加大，原來(lái)的“檔在人在”的秩序被破壞，這樣就導(dǎo)致人才的引進(jìn)工作受到阻擾，出現(xiàn)了很多“檔在無(wú)人’域者“有人無(wú)檔”的情況。目前, 醫(yī)院普遍存在重醫(yī)療業(yè)務(wù)的發(fā)展, 輕人事檔案管理的現(xiàn)象,對(duì)人事檔案工作存在一些偏見(jiàn)或誤區(qū)，對(duì)人事檔案管理認(rèn)識(shí)簡(jiǎn)單化，對(duì)人事檔案信息開(kāi)發(fā)利用的重要性認(rèn)識(shí)不足, 僅僅停留在對(duì)檔案保管、存放, 一般應(yīng)付的思想觀念上。只要干部人事檔案不丟失, 能應(yīng)付外調(diào)、查檔就行, 極少考慮到人事檔案信息用于人才開(kāi)發(fā)利用方面。
1.2醫(yī)院人事檔案管理制度相對(duì)落后
隨著人事制度的不斷改革發(fā)展，人才流動(dòng)，醫(yī)療衛(wèi)生單位選拔和使用人才的手續(xù)不斷簡(jiǎn)化。由于人事檔案管理“終身”制，沒(méi)有得到及時(shí)補(bǔ)充和修正，阻礙了人才的流動(dòng)。隨著醫(yī)院規(guī)模的不斷擴(kuò)大，人事制度改革和人員模式改變，給醫(yī)院帶來(lái)了人事眾多、管理多元化的特點(diǎn)，也給人事檔案的管理模式提出了要求。
1.3檔案管理人員綜合素質(zhì)較低
人事檔案工作崗位上的管理人員大多是中途轉(zhuǎn)行或兼職管理檔案的，知識(shí)結(jié)構(gòu)不均，學(xué)歷層次不齊，缺乏專(zhuān)業(yè)的培訓(xùn)，對(duì)行政管理、醫(yī)院管理工作不熟悉。一般只能應(yīng)對(duì)簡(jiǎn)單的收集和裝訂工作, 難以勝任新時(shí)期的檔案管理工作; 人事管理工作量大，年度晉升考核調(diào)資，干部職工人動(dòng)，聘用及業(yè)務(wù)考核評(píng)比，這些都需要人事部門(mén)完成，工作細(xì)碎繁雜致使工作人員只做些簡(jiǎn)單工作，安于現(xiàn)狀，服務(wù)意識(shí)落后。
1.4管理設(shè)備差，管理手段落后
醫(yī)院重視醫(yī)療設(shè)備的程度遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于對(duì)人事檔案管理，對(duì)檔案管理的設(shè)施投入較少，辦公環(huán)境極其簡(jiǎn)單，常以“因陋就簡(jiǎn)、因地制宜”為原則，硬件設(shè)施簡(jiǎn)陋，無(wú)鐵門(mén)、鐵窗等基本設(shè)施，也不具備防火、防潮、防盜等條件，而且還融辦公、閱檔、倉(cāng)庫(kù)為一體。管理工作人員從事檔案的收集、整理、歸類(lèi)、編目等主要還是手工為主，紙質(zhì)材料較多，案卷質(zhì)量和收集效率以及檔案利用率較低。手工的檔案不僅操作麻煩，而且不易檢索且容易破壞。
1.5內(nèi)容不規(guī)范、材料不全面
在人事檔案收集過(guò)程中, 有些歸檔材料紙張不合規(guī)格、填寫(xiě)過(guò)于簡(jiǎn)單或不規(guī)范, 如學(xué)習(xí)、進(jìn)修、工作經(jīng)歷、家庭成員及社會(huì)關(guān)系填寫(xiě)不詳;有些人事檔案材料填寫(xiě)隨意, 內(nèi)容前后矛盾, 如部分職工填寫(xiě)履歷時(shí)為了找工作有意增大年齡、為了延遲退休故意減小年齡等等, 使檔案材料缺乏可靠性;需歸檔的材料有些檔案材料由于歷史原因缺少一些職工的干部履歷表、入黨登記表、學(xué)生登記表、下鄉(xiāng)知青期間的工齡認(rèn)定材料, 直接影響了人事檔案的規(guī)范性、系統(tǒng)性?，F(xiàn)有的人事檔案材料構(gòu)成上, 涉及到個(gè)人思想品德、個(gè)人履歷、社會(huì)關(guān)系方面的材料較多, 而反映個(gè)人醫(yī)學(xué)業(yè)績(jī)、工作能力、醫(yī)學(xué)專(zhuān)業(yè)特長(zhǎng)等方面的信息材料較少, 難以發(fā)揮人力資源的開(kāi)發(fā)利用的功能。
2.加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案管理工作的對(duì)策分析
2.1提高思想認(rèn)識(shí),增強(qiáng)做好人事檔案工作的責(zé)任感和緊迫感
醫(yī)院人事檔案工作涉及醫(yī)院管理的方方面面, 是醫(yī)院人事工作的重要組成部分, 是人事工作中一項(xiàng)必不可少的基礎(chǔ)工作。要充分認(rèn)識(shí)新形勢(shì)下加強(qiáng)和改進(jìn)干部人事檔案管理對(duì)推進(jìn)干部人事工作發(fā)展的重要性, 自覺(jué)增強(qiáng)檔案意識(shí), 切實(shí)擺上重要位置, 將其納入干部人事工作的年度計(jì)劃之中, 并作為考評(píng)干部人事工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容。醫(yī)院要重視人事檔案管理工作,改變傳統(tǒng)的檔案保管觀念, 樹(shù)立對(duì)人事檔案信息開(kāi)發(fā)利用、為醫(yī)院發(fā)展服務(wù)的新觀念。
2.2健全醫(yī)院人事檔案管理制度，規(guī)范管理
干部人事檔案管理是一項(xiàng)頭緒多, 業(yè)務(wù)繁雜的工作, 一套行之有效的制度和流程必不可少。要進(jìn)一步完善、規(guī)范檔案管理制度，如檔案管理和檔案利用制度。實(shí)行人事檔案的社會(huì)化管理制度。制定《醫(yī)院人事檔案管理?xiàng)l例》和《人力資源信息管理辦法》，使檔案的管理制度更加完善和行之有效。規(guī)范醫(yī)院人事管理的流程，合理利用開(kāi)發(fā)人才信息資源。
2.3提升人員素質(zhì)，加強(qiáng)檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)
檔案管理人員素質(zhì)的高低影響到醫(yī)院人事工作的開(kāi)展乃至醫(yī)院的發(fā)展, 因此要按規(guī)定配備專(zhuān)職檔案管理人員。建立一支思想堅(jiān)定、業(yè)務(wù)精湛、愛(ài)崗敬業(yè)、嚴(yán)守紀(jì)律的干部人事檔案管理人員隊(duì)伍, 是搞好新形勢(shì)下干部人事檔案工作的重要保證。要建立人才引進(jìn)與培養(yǎng)機(jī)制，引進(jìn)熱心從事檔案工作、高學(xué)歷、專(zhuān)業(yè)素質(zhì)高、作風(fēng)正派、責(zé)任心強(qiáng)、熟悉計(jì)算機(jī)操作的檔案管理人員；醫(yī)院要將檔案人員的培養(yǎng)納入醫(yī)院人才培養(yǎng)計(jì)劃，關(guān)心他們的職稱(chēng)晉升和工作業(yè)績(jī)，使他們的辛勤勞動(dòng)得到公正回報(bào)。還要重視和做好原有從業(yè)人員的崗前培訓(xùn)與繼續(xù)教育工作，確?！俺肿C上崗”，在崗人員要不斷學(xué)習(xí)，并定期進(jìn)行技能、知識(shí)培訓(xùn)，不斷更新知識(shí)，提高技能。
2.4加強(qiáng)人事檔案信息化建設(shè),提供優(yōu)質(zhì)的人才檔案信息服務(wù)
隨著科學(xué)的發(fā)展，各行各業(yè)的網(wǎng)絡(luò)化已經(jīng)成為一種發(fā)展趨勢(shì)。傳統(tǒng)的人事檔案管理手工模式已經(jīng)跟不上醫(yī)院的發(fā)展需要，需要加強(qiáng)人事檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)電子化、網(wǎng)絡(luò)化。相對(duì)于傳統(tǒng)模式的手工建檔，網(wǎng)絡(luò)建檔可以避免在搜索信息、存儲(chǔ)檔案和提取檔案存在的諸多問(wèn)題有著不可比擬的優(yōu)越性：保存時(shí)間長(zhǎng)，不易破損、信息全面、存取方便、便于查找且具有共享性?？己斯_(kāi)公平，不僅提高了管理工作效率、利于材料完整保存、提高準(zhǔn)確性而且還可以滿(mǎn)足醫(yī)院的人力資源需求。建立和完善干部檔案數(shù)據(jù)庫(kù), 及時(shí)更新, 動(dòng)態(tài)化管理干部人事檔案信息, 保證干部檔案信息的時(shí)效性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性,以便檢、查詢(xún)、信息統(tǒng)計(jì)分析及開(kāi)發(fā)利用, 使干部檔案管理工作信息化、科學(xué)化、現(xiàn)代化, 提高人事檔案管理的工作效率。
2.5加強(qiáng)人事檔案信息的開(kāi)發(fā)利用，優(yōu)化衛(wèi)生人力資源配置
人事檔案反映自然人的成長(zhǎng)軌跡即反映出自然人的成長(zhǎng)經(jīng)歷, 反映其學(xué)歷變動(dòng)、職務(wù)變遷、職稱(chēng)晉升、工資增減、獎(jiǎng)勵(lì)懲處、家庭及社會(huì)關(guān)系、政治面貌等方面。由于人事檔案工作的特殊性、保密性, 所以必須在人事檔案制度要求許可的范圍內(nèi)進(jìn)行開(kāi)發(fā)利用。此外要充實(shí)個(gè)人工作業(yè)績(jī)、能力檔案材料, 重點(diǎn)收集個(gè)人文化程度、專(zhuān)業(yè)水平、繼續(xù)教育情況、參加各種衛(wèi)生專(zhuān)業(yè)資格考試、注冊(cè)考試等信息資料, 及時(shí)將個(gè)人的臨床工作能力、業(yè)績(jī)和反映專(zhuān)業(yè)技術(shù)特長(zhǎng)的材料及時(shí)歸入檔案, 為醫(yī)院考察選拔干部、合理配置人力資源提供必要的依據(jù)。
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關(guān)鍵詞：管理理念；檔案管理；科學(xué)化；人事管理
一、檔案管理的現(xiàn)狀
1.對(duì)檔案的重視程度不夠。由于我國(guó)當(dāng)前的國(guó)情影響，使得我國(guó)的檔案管理過(guò)程中存在著諸多誤區(qū)，其重視程度不夠，長(zhǎng)期以來(lái)，相當(dāng)一部分人包括部分領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)都存在一些誤區(qū)，其在檔案管理的過(guò)程中一般都是采用抄抄寫(xiě)寫(xiě)和對(duì)各種一般事情進(jìn)行分析和保存的過(guò)程進(jìn)行管理的，不是單位的主要工作，不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，所以在檔案管理的過(guò)程中對(duì)其不夠重視，對(duì)各種管理手段和先進(jìn)管理技術(shù)的認(rèn)知不夠完善，以至于在檔案管理的過(guò)程中對(duì)各種先進(jìn)技術(shù)手段的應(yīng)用和分析方法都不夠，缺乏其認(rèn)知方法和認(rèn)知過(guò)程。這表明一些人對(duì)檔案工作缺乏了解，忽視檔案工作，這種現(xiàn)狀是影響當(dāng)前檔案管理的主要措施和相應(yīng)的手段，是檔案管理工作中的主要問(wèn)題。
2.人事檔案交接手續(xù)不嚴(yán)密，重視不夠。在過(guò)去的檔案管理工作中，由于管理人員對(duì)檔案管理的不夠?qū)Ｂ?，不夠?qū)I(yè)使得其容易出現(xiàn)各種工作對(duì)接問(wèn)題。所以在離崗或調(diào)動(dòng)工作時(shí)，移交檔案、手續(xù)不按程序辦理，在檔案管理的過(guò)程中對(duì)各種檔案信息的檢查和檢驗(yàn)方式都不夠完善，導(dǎo)致其數(shù)量和材料之間出現(xiàn)各種誤差，這些誤差是影響公司效益和發(fā)展的主要手段，。該檢查的不檢查，該清理的不清理，該簽字的不簽字，導(dǎo)致檔案數(shù)量、材料等問(wèn)題責(zé)任不明、界限不清。甚至有人認(rèn)為，檔案交接只是一串鑰匙的問(wèn)題，使得人事檔案交接工作前后脫節(jié)，出現(xiàn)人事檔案管理硬件設(shè)施不完善、檔案管理人員培訓(xùn)不到位等現(xiàn)象。
3.管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后。大部分工作人員沒(méi)有經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，對(duì)檔案的重要性、管檔要求，檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，檔案收集意識(shí)淡薄。而且大多數(shù)檔案管理人員身兼數(shù)職，對(duì)檔案工作精力投入不足。一些歸檔的材料還不夠真實(shí)準(zhǔn)確，歸檔材料未能及時(shí)、準(zhǔn)確地得到補(bǔ)充，使存檔的材料不能真實(shí)地反映本人現(xiàn)實(shí)情況，導(dǎo)致人事檔案的不完整。
4.檔案管理人員對(duì)檔案的重要性宣傳不到位。一是檔案管理人員對(duì)人事檔案的重要性未進(jìn)行廣泛宣傳，使得本人和檔案管理人員對(duì)檔案中缺少的材料不能及時(shí)補(bǔ)充、完善、更新；二是人事檔案管理基本上是兼管，屬于非專(zhuān)業(yè)人員管理。由于受專(zhuān)業(yè)和時(shí)間限制，檔案管理人員也不能及時(shí)地掌握檔案管理工作的新知識(shí)、新技術(shù)。
5.檔案管理人員對(duì)人事檔案重要性認(rèn)識(shí)不足。認(rèn)為只要有一份好工作就行了，檔案可有可無(wú)。對(duì)個(gè)人檔案采取忽視的態(tài)度，有些人連自己的人事檔案在哪里都不清楚，甚至有人認(rèn)為自己的檔案不應(yīng)在本人所屬的單位，而由本人保管；有些應(yīng)該歸檔的材料不能及時(shí)交檔案管理人員存檔。這些思想和觀念必然導(dǎo)致人事檔案材料不全或缺失。
6.人事檔案管理手段落后。在檔案管理手段上，沒(méi)有單獨(dú)的計(jì)算機(jī)和檔案管理軟件，查閱人事檔案信息仍采用手工查找。檔案的存儲(chǔ)依舊使用古老的鐵皮柜，占地面積大，使用空間也不能完全合理應(yīng)用。
二、人事檔案管理對(duì)策及思考
檔案創(chuàng)新工作是當(dāng)前社會(huì)發(fā)展過(guò)程中的必然趨勢(shì)，是社會(huì)在發(fā)展過(guò)程中對(duì)檔案要求的必然結(jié)果。創(chuàng)新是一個(gè)理論發(fā)展的前提，它不是抽象憑空產(chǎn)生的，是通過(guò)各種具體實(shí)踐理論為基礎(chǔ)的過(guò)程，是采用各種先進(jìn)技術(shù)為一體的創(chuàng)新理念和前提基礎(chǔ)。人事檔案是對(duì)個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作實(shí)際等內(nèi)容的真實(shí)記載和反映。
1.嚴(yán)格按程序交接。人事檔案交接是一項(xiàng)認(rèn)真細(xì)致、手續(xù)嚴(yán)密、責(zé)任重大的工作，應(yīng)按程序辦理。檔案交接手續(xù)：一是對(duì)所保管的檔案進(jìn)行一次全面清理，做到賬務(wù)相符；二是對(duì)借出的檔案要及時(shí)催還，整理好借據(jù)，并在借據(jù)上注明原因及催還情況。
2.強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，嚴(yán)格檔案管理程序。強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)干部的檔案管理意識(shí)，完善檔案管理硬件設(shè)備，增加檔案庫(kù)房，購(gòu)買(mǎi)空調(diào)、除濕機(jī)、檔案密集架和電腦。引進(jìn)計(jì)算機(jī)管理軟件，建立人事檔案的信息存儲(chǔ)和檢索系統(tǒng)。此外，還應(yīng)建立健全檔案管理制度，努力做到檔案收集齊全完整、內(nèi)容真實(shí)可靠。
3.健全檔案管理制度。建立檔案工作制度必須遵循以下要求：第一，規(guī)章制度要體現(xiàn)合理性、科學(xué)性。建立起來(lái)的規(guī)章制度必須符合單位特點(diǎn)和檔案管理實(shí)際，以適應(yīng)單位檔案管理的需要。第二，簡(jiǎn)明實(shí)用。制度必須具有可操作性，其建立應(yīng)以方便實(shí)用、簡(jiǎn)便易行、可操作性強(qiáng)為目標(biāo)，以便更好地發(fā)揮制度的指導(dǎo)和規(guī)范作用。第三，堅(jiān)持制度約束的雙向性。既約束領(lǐng)導(dǎo)又約束職工。領(lǐng)導(dǎo)的行為和形象直接影響著制度的順利執(zhí)行，而職工是單位的主要構(gòu)成群體，是制度的主要約束對(duì)象和執(zhí)行者。
4.建章立制，有章可循，規(guī)范操作。積極主動(dòng)做好檔案收集工作，做到制度上墻，操作人員有章可循。建立職工借閱檔案登記簿，職工檔案轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出登記簿，職工檔案材料轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出登記簿，檔案材料移交表等。對(duì)由于歷史原因，確實(shí)收集不到的檔案材料，要查明原因，登記說(shuō)明，為以后的查找工作提供方便。因此，我們?cè)谑占瘷n案資料時(shí)要做到口勤、手勤、腳勤，及時(shí)追補(bǔ)和補(bǔ)充新的資料，真正起到人事檔案的依據(jù)作用。
5.積極做好宣傳工作，加強(qiáng)檔案管理人員的事業(yè)心、責(zé)任感。積極做好宣傳工作，對(duì)收集的材料要認(rèn)真核實(shí)，把真實(shí)可靠的材料收入人事檔案，把好質(zhì)量關(guān)。在檔案鑒別過(guò)程中，檔案管理人員要認(rèn)真負(fù)責(zé)、確保檔案真實(shí)完整。
6.提高人民群眾對(duì)檔案材料重要性的認(rèn)識(shí)。一是加大宣傳力度，提高對(duì)人事檔案重要性的認(rèn)識(shí)，做好咨詢(xún)服務(wù)工作，利用多種渠道向群眾宣傳有關(guān)人事檔案的管理知識(shí)，使其認(rèn)識(shí)到，人事檔案并不是可有可無(wú)的，它對(duì)本人今后工作有著重要的影響。二是加強(qiáng)對(duì)人事檔案的規(guī)范化管理，做到檔案的收集、整理、鑒定和保管等各個(gè)環(huán)節(jié)科學(xué)規(guī)范。三是加強(qiáng)收集工作，完善檔案內(nèi)容，及時(shí)補(bǔ)充檔案缺失材料，提高檔案的利用價(jià)值。
【?P鍵詞】鐵路人事檔案管理；管理模式；創(chuàng)新管理
【Keywords】 railway personnel files management； management mode； innovation management
【中圖分類(lèi)號(hào)】G271 【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A 【文章編號(hào)】1673-1069（2017）11-0016-02
1 引言
在中國(guó)科技日新月異的今天，鐵路運(yùn)輸已經(jīng)成為促進(jìn)當(dāng)今國(guó)民經(jīng)濟(jì)發(fā)展不可或缺的重要力量。鐵路運(yùn)輸?shù)目焖侔l(fā)展給我們帶來(lái)了前所未有的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，因此，鐵路部門(mén)更需要合理規(guī)劃人力資源，有效適應(yīng)鐵路運(yùn)輸發(fā)展的需要。干部人事檔案管理是人事管理中極具特色的重要部分，其對(duì)于我國(guó)企業(yè)單位的業(yè)務(wù)與發(fā)展有著不可替代的現(xiàn)實(shí)意義。首先，干部人事檔案管理是考核隊(duì)伍業(yè)績(jī)與水平的重要依據(jù)，檔案中詳細(xì)記錄了本人的基本信息以及業(yè)績(jī)、專(zhuān)長(zhǎng)等。其次，干部人事檔案可以起到鞭笞和鼓勵(lì)員工的作用。干部人事檔案作為單位考核職員的重要參考，可激勵(lì)員工提高業(yè)務(wù)水平和工作質(zhì)量。
2 鐵路干部人事檔案管理存在的問(wèn)題
2.1 檔案管理邊緣化
無(wú)論在國(guó)企還是私企，管理工作中都含有檔案管理這一部分。檔案管理具有真實(shí)性、原始性與不可替代性，并且具有極強(qiáng)的法律效益。人們普遍對(duì)人事檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不到位，導(dǎo)致在實(shí)際工作中并沒(méi)有得到有效落實(shí)與保護(hù)。領(lǐng)導(dǎo)將企業(yè)經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略管理作為中心，不重視檔案管理工作，從而導(dǎo)致檔案管理被邊緣化。因此，大多數(shù)人普遍存在兩種誤區(qū)：第一，認(rèn)為人事檔案記錄即可，無(wú)須再花其他功夫進(jìn)行特別的管理。其實(shí)不然，自古便有選賢舉能之說(shuō)，要想讓員工盡可能地發(fā)揮自己的才能，領(lǐng)導(dǎo)必須要有合理的人事管理制度。以免出現(xiàn)人員配備不到位，甚至是張冠李戴的情況，影響工作質(zhì)量與效率。第二，認(rèn)為個(gè)人人事檔案與己無(wú)關(guān)，那是領(lǐng)導(dǎo)該做的事。實(shí)際上，每一份人事檔案都獨(dú)一無(wú)二，是不可替代的。如果自己都不重視，將其“束之高閣”，最后只有為自己的過(guò)失買(mǎi)單[1]。
2.2 人事檔案管理模式單一，設(shè)施落后
一直以來(lái)，鐵路人事檔案管理都是采用紙質(zhì)檔保存的方式，并專(zhuān)門(mén)安排專(zhuān)業(yè)人員加以收集與整理。這種保存方式有一定的合理性，但在不同程度上存在著某些利弊。特別是在一些狹小、潮濕的空間，不利于紙質(zhì)檔案的存放。在互聯(lián)網(wǎng)+風(fēng)起云涌的今天，我們可以利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，將檔案?jìng)浞?，用電子檔加以管理，以便于檔案的存放和查找。
2.3 檔案管理人員專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)有待提高
大多數(shù)人認(rèn)為檔案管理就是簡(jiǎn)單的記錄與存放工作，這是對(duì)檔案管理錯(cuò)誤的認(rèn)識(shí)。實(shí)際上，檔案管理是一件專(zhuān)業(yè)性極強(qiáng)的工作。人事檔案管理人員，除了與其他部門(mén)一樣需要有一定的文字功底，在鐵路運(yùn)輸部門(mén)，檔案管理人員還要熟知有關(guān)鐵路運(yùn)輸?shù)南嚓P(guān)知識(shí)，熟知與法律相關(guān)的法律常識(shí)。因此，要從事檔案管理工作，其工作要求相對(duì)較高。但因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)階層重視不足，資金不到位，加之個(gè)別檔案管理人員業(yè)務(wù)水平與職業(yè)素養(yǎng)不高，檔案管理工作難以進(jìn)一步改革與創(chuàng)新。
3 傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案存在的優(yōu)缺點(diǎn)
3.1 傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式的優(yōu)點(diǎn)
①便于記錄原始特征。原則上紙質(zhì)檔案不能涂抹與修改，這在一定程度上保證了信息的真實(shí)性與原始性。具有第一手材料的價(jià)值。特別是在法律效益方面有極大的憑證和參考作用。②紙質(zhì)載體更具穩(wěn)定性和安全性。紙質(zhì)檔案的保存有其物質(zhì)載體，不易被盜，對(duì)于個(gè)人信息的保護(hù)更加安全。且紙質(zhì)檔案如果設(shè)施完備，保存壽命較長(zhǎng)。③具有相對(duì)憑證性。紙質(zhì)檔案須本人手寫(xiě)且不能涂改，如同身份證，是獨(dú)一無(wú)二的載體，所以其具有極強(qiáng)的憑證性。相對(duì)于電子檔案，沒(méi)有實(shí)際的物質(zhì)載體，因此不具有很強(qiáng)的憑證性。
3.2 傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式的缺點(diǎn)
①紙質(zhì)檔案保管存在問(wèn)題。紙質(zhì)檔案保存量較大，加上領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠，導(dǎo)致保管的資金投入過(guò)低，保存環(huán)境惡劣，個(gè)別管理人員職業(yè)素養(yǎng)較低，所以加大了保管的難度。不少紙質(zhì)檔案出現(xiàn)了被酸化、被腐化、紙質(zhì)殘缺等問(wèn)題，并且被損毀后很難復(fù)原。②紙質(zhì)檔案易磨損、易丟失。人事檔案管理是否科學(xué)合理直接決定了應(yīng)收集歸檔的檔案是否齊全和完整，檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)技能與素養(yǎng)也直接決定了檔案管理的質(zhì)量和效率。若需在原有檔案中添加一份歸檔材料，必須要對(duì)整本檔案進(jìn)行重新裝訂，加速紙質(zhì)檔案的磨損。一些責(zé)任心不強(qiáng)的檔案管理人員便會(huì)直接導(dǎo)致檔案的丟失或收集不齊全、不規(guī)范等。③查閱檢索耗時(shí)長(zhǎng)。相對(duì)于電子檔案，紙質(zhì)檔案的查閱檢索程序煩瑣，且花費(fèi)時(shí)間長(zhǎng)。要查閱檔案，需到檔案室由專(zhuān)門(mén)人員查找，造成不便。
4 創(chuàng)新鐵路干部人事檔案管理的相關(guān)對(duì)策
4.1 加強(qiáng)對(duì)檔案管理的重視程度
無(wú)論是領(lǐng)導(dǎo)還是個(gè)人，都要加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理的重視程度。其中，提高領(lǐng)導(dǎo)層面的相關(guān)意識(shí)尤其重要。專(zhuān)業(yè)的管理人員和必要的管理資金都是加強(qiáng)檔案管理的重要?l件。首先，加強(qiáng)對(duì)鐵路干部人事檔案管理的宣傳，使鐵路工作人員和普通民眾都認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性；其次，定期組織鐵路部門(mén)檔案管理人員進(jìn)修和培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)水平和專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)[2]。
4.2 完善檔案管理配套設(shè)施
檔案管理工作在鐵路運(yùn)輸部門(mén)尤為重要，它關(guān)系著整個(gè)鐵路網(wǎng)的運(yùn)行。因此，在鐵路運(yùn)輸部門(mén)，應(yīng)當(dāng)投入更多的人力、物力和財(cái)力來(lái)保證檔案管理工作的正常開(kāi)展。另外，資金撥發(fā)尤其重要，科技創(chuàng)新也不可或缺。紙質(zhì)檔案每一年都會(huì)逐年增加，如果不加以科學(xué)管理，紙質(zhì)檔案越積越多，導(dǎo)致存放和查找困難，造成檔案丟失、損壞。檔案庫(kù)房中應(yīng)當(dāng)配備完善的防火、防盜和防潮設(shè)施，避免出現(xiàn)紙質(zhì)檔案酸化、變色、腐蝕等。一旦出現(xiàn)此類(lèi)情況，很難再行修復(fù)。
4.3 優(yōu)化電子檔案管理模式
在這個(gè)網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，要充分利用互聯(lián)網(wǎng)給我們帶來(lái)的便利，建立有效措施完善電子檔案的真實(shí)性與安全性，嚴(yán)格制定相關(guān)規(guī)定并加以科技約束，排除管理人員擅自修改人員檔案內(nèi)容的可能，以免造成虛假檔案。另外，務(wù)必要定期檢測(cè)和拷貝電子檔案內(nèi)容，一式三份，以避免電子檔案丟失。對(duì)于電子檔案也要配備專(zhuān)人專(zhuān)項(xiàng)管理，明確個(gè)人分工和職責(zé)范圍，制定統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，使電子檔案管理也逐步走向規(guī)范化。
4.4 實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理的融合
對(duì)于紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理都各自存在著其自身的合理性與局限性。因此，要實(shí)現(xiàn)二者的創(chuàng)新，要做到取其精華，去其糟粕，取長(zhǎng)補(bǔ)短，相互補(bǔ)充。實(shí)現(xiàn)電子檔案管理和紙質(zhì)檔案管理的互動(dòng)，形成一種綜合管理系統(tǒng)，從而為鐵路干部人事檔案管理提供更行之有效的管理模式，提高管理質(zhì)量與檔案利用率。
4.5 人事檔案管理模式應(yīng)向開(kāi)放式管理變革
隨著人力資源制度的變革，如果相關(guān)的人事檔案工作不能做到與時(shí)俱進(jìn)，就無(wú)法適應(yīng)企業(yè)的發(fā)展。如今，單位招聘人才，考核方式多種多樣，個(gè)人檔案只是作為其中一個(gè)參考部分，經(jīng)常被組織和個(gè)人查用。并且檔案的內(nèi)容大多與個(gè)人業(yè)績(jī)、專(zhuān)長(zhǎng)相關(guān)，值得保密的內(nèi)容并不多。隨著信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)的飛速發(fā)展，在人事檔案管理方面，可以嘗試改變檔案管理與服務(wù)方式。利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，將不屬于個(gè)人隱私的檔案內(nèi)容上網(wǎng)，采用網(wǎng)絡(luò)化管理模式，使紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理一體化。
（一）提升認(rèn)識(shí)，對(duì)人事檔案實(shí)施動(dòng)態(tài)化管理
加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案管理的有效性，抓好檔案工作，其基礎(chǔ)就是要提升人們對(duì)其的認(rèn)識(shí)，從管理和監(jiān)督兩方面入手實(shí)施管理。具體來(lái)說(shuō)，檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)干部要加強(qiáng)宣傳，在資金、技術(shù)、管理等多個(gè)方面給予支持，規(guī)范檔案管理的內(nèi)容，將工作落實(shí)到實(shí)處。另外，還要提高監(jiān)管力度，定期對(duì)人事檔案進(jìn)行檢查，成立專(zhuān)門(mén)的調(diào)研小組，親自指導(dǎo)監(jiān)督，并建立考評(píng)機(jī)制，采用動(dòng)態(tài)化的手段實(shí)施管理，完善管理效力。
（二）利用信息化技術(shù)實(shí)施人事檔案管理工作
隨著社會(huì)科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，信息化設(shè)備逐步應(yīng)用到了各行各業(yè)，在事業(yè)單位中采用現(xiàn)代化技術(shù)實(shí)施檔案管理就顯得尤為重要。人事檔案被稱(chēng)為單位的資料庫(kù)，是人才信息的集散地，以往的手動(dòng)管理和記錄形式，很容易引起資料的丟失，不利于妥善保管。利用信息化設(shè)備對(duì)檔案進(jìn)行管理，有助于提高檔案的科學(xué)性，也更加易于保管，基本不會(huì)出現(xiàn)由于人動(dòng)而造成的資料丟失現(xiàn)象，并且計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用還能夠提高檔案數(shù)據(jù)的記錄的正確性，節(jié)約手段記載花費(fèi)的時(shí)間，使工作效率得到提升。
（三）加強(qiáng)培訓(xùn)，提高檔案管理者的素質(zhì)能力
從根本上而言，事業(yè)單位內(nèi)部檔案管理人員的素質(zhì)能力，是檔案管理工作是否科學(xué)合理的關(guān)鍵。人事檔案管理是集政策性和業(yè)務(wù)性于一體的工作，對(duì)管理者的素質(zhì)水平具有很高的要求。對(duì)此，單位內(nèi)部要做好工作人員的選拔工作，挑選能力強(qiáng)的人員進(jìn)行工作，定期組織培訓(xùn)，幫助檔案管理者明確管理內(nèi)容，提高管理科學(xué)性，并擴(kuò)寬他們的知識(shí)面，充分調(diào)動(dòng)他們的工作積極性，提高他們的責(zé)任心，全面提升檔案管理隊(duì)伍的綜合能力，為管理工作的有效開(kāi)展作鋪墊。
二、結(jié)束語(yǔ)
