發(fā)布時(shí)間：2023-05-31 15:00:23
序言：寫作是分享個(gè)人見解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的電子合同歸檔管理樣本，期待這些樣本能夠?yàn)槟峁┴S富的參考和啟發(fā)，請(qǐng)盡情閱讀。
合同作為體現(xiàn)簽約各方的真實(shí)意思表達(dá)，在建設(shè)項(xiàng)目管理中處于重要地位，在建設(shè)項(xiàng)目實(shí)施過程中，需要通過合同來完成建設(shè)項(xiàng)目的設(shè)計(jì)、采購(gòu)、施工等建設(shè)內(nèi)容；同時(shí)，合同也是建設(shè)項(xiàng)目檔案的重要組成內(nèi)容。保證合同歸檔文件的真實(shí)性，是建設(shè)項(xiàng)目合同管理的基本出發(fā)點(diǎn)。
而若想在項(xiàng)目檔案驗(yàn)收過程中對(duì)相關(guān)的合同管理進(jìn)行有效審核，審核員應(yīng)當(dāng)對(duì)合同及合同管理、合同形式及相關(guān)內(nèi)容等方面有比較全面的認(rèn)識(shí)。本文以與建設(shè)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范中所提出的合同管理要求，結(jié)合近年來我們參與建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收及建設(shè)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的經(jīng)驗(yàn)與體會(huì)，對(duì)如何加強(qiáng)建設(shè)項(xiàng)目合同管理予以初步探討，希望有助于深化各方面對(duì)建設(shè)項(xiàng)目合同管理的認(rèn)識(shí)。
一、合同及建設(shè)項(xiàng)目合同管理的基本概念
在討論合同管理時(shí)，應(yīng)當(dāng)理解“在合同法甚至民法上，協(xié)議基本上是合同的同義語”，由此可見所謂 “合同”與“協(xié)議”的含義本身就具有是在簽約各方協(xié)商一致的基礎(chǔ)上達(dá)成的，是指平等民事主體之間如政府機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企業(yè)、個(gè)人等自然人、法人或其他組織通過協(xié)商所達(dá)成的設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)的的法律行為，同時(shí)，合同除了表示出一定的法律行為外，還可以表示由此種法律行為產(chǎn)生的法律關(guān)系。當(dāng)我們?cè)趯?duì)建設(shè)單位的合同管理情況進(jìn)行審核時(shí)，應(yīng)當(dāng)注意到關(guān)于合同的內(nèi)涵含義，所以，當(dāng)進(jìn)行項(xiàng)目檔案驗(yàn)收時(shí)，對(duì)以“合同”、“協(xié)議”、“備忘錄”等名義出現(xiàn)的文件，應(yīng)當(dāng)都按照合同來對(duì)待，體現(xiàn)了建設(shè)項(xiàng)目過程中建設(shè)單位與參建單位通過平等協(xié)商與相關(guān)單位（一般為企業(yè)）所建立的法律關(guān)系及所應(yīng)當(dāng)承擔(dān)及實(shí)施的法律行為。
進(jìn)一步而言，當(dāng)我們?cè)陧?xiàng)目檔案驗(yàn)收及建設(shè)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收時(shí)，只要是屬于以上所述“合同”類型的文件，都應(yīng)當(dāng)注意其是否體現(xiàn)了合同所應(yīng)當(dāng)具備的法律行為及由此產(chǎn)生的法律關(guān)系。因此可以看出，建設(shè)項(xiàng)目合同管理的實(shí)質(zhì)，體現(xiàn)出建設(shè)單位在建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)行過程中， 對(duì)項(xiàng)目合同的管理控制能力，而通過對(duì)合同管理情況的審查，可以對(duì)建設(shè)項(xiàng)目的實(shí)施過程予以公正的評(píng)價(jià)。
檔案與其它信息系統(tǒng)的最大區(qū)別之一，在于不僅可以提供真實(shí)的信息，還在于可以還原其在歸檔時(shí)的原始狀態(tài)，可以實(shí)現(xiàn)回溯性查找。建設(shè)單位在建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)行過程中所簽訂的招標(biāo)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、設(shè)備采購(gòu)以及職業(yè)衛(wèi)生（勞動(dòng)衛(wèi)生）評(píng)估、安全評(píng)估等合同文件（合同檔案）成為評(píng)判建設(shè)單位所承擔(dān)的建設(shè)項(xiàng)目活動(dòng)是否依規(guī)進(jìn)行、合法有效的依據(jù)。
二、與建設(shè)項(xiàng)目合同管理相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范性文件
自從我國(guó)改革開放以來，我國(guó)的法制化管理環(huán)境已經(jīng)基本確立并且仍然在不斷完善中，依法對(duì)建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)行管理，是保證建設(shè)項(xiàng)目能夠?qū)崿F(xiàn)建設(shè)目標(biāo)的主要手段，為此，國(guó)家相關(guān)部門了一系列的標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范，以達(dá)到對(duì)建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)行有效管理的目的。因此有必要對(duì)這些在建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收及建設(shè)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收中需要執(zhí)行的標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范予以充分認(rèn)識(shí)，才能在建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收及建設(shè)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收中自覺有效地執(zhí)行相關(guān)規(guī)定。這些需要關(guān)注的標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范主要有：
1.在建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收及建設(shè)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收中，《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T28-2002）是使用最為廣泛的標(biāo)準(zhǔn)文件之一，在DA/T28中做出了以下明確規(guī)定：
6.8 合同要求
6.8.1建設(shè)項(xiàng)目中各方應(yīng)以合同形式約定竣工圖編制和提交的責(zé)任；可在施工合同或設(shè)計(jì)合同中明確。也可單獨(dú)簽訂竣工圖編制合同。
6.8.2 由施工單位編制竣工圖的，應(yīng)在設(shè)計(jì)合同中明確留作竣工圖用的施工圖套數(shù)（包括必須套數(shù)和主管機(jī)關(guān)要求套數(shù)），以及因修改增加新圖的責(zé)任：凡由設(shè)計(jì)單位編制竣工圖的，可單獨(dú)簽訂竣工圖編制合同。
6.8.3 施工合同中應(yīng)明確施工單位提交建設(shè)單位項(xiàng)目檔案的名稱、內(nèi)容、版本、套數(shù)、時(shí)間、費(fèi)用、質(zhì)量要求及違約責(zé)任。
6.8.4 監(jiān)理合同中應(yīng)明確監(jiān)理單位對(duì)竣工文件審核和向建設(shè)單位提交監(jiān)理檔案的責(zé)任。”
DA/T28中的這些條款，對(duì)編制竣工圖及建設(shè)項(xiàng)目的監(jiān)理單位所應(yīng)當(dāng)承擔(dān)的合同義務(wù)做出了明確規(guī)定。
2.在2015年，國(guó)家檔案局和國(guó)防科工局的《國(guó)防科技工業(yè)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案工作管理辦法》中，也對(duì)此做出了相應(yīng)規(guī)定：“建設(shè)單位在制定招標(biāo)文件、與參建單位簽訂合同（協(xié)議）時(shí)，應(yīng)設(shè)立專門條款，明確相關(guān)單位的項(xiàng)目檔案管理職責(zé)及項(xiàng)目文件的形成、歸檔職責(zé)、歸檔范圍、質(zhì)量要求、整理標(biāo)準(zhǔn)、歸檔套數(shù)、歸檔時(shí)間及違約責(zé)任?！?該規(guī)范性文件還進(jìn)一步明確規(guī)定：“建設(shè)單位在支付合同款前，應(yīng)審查參建單位的項(xiàng)目文件歸檔情況，對(duì)于未按合同（協(xié)議）要求提供項(xiàng)目檔案（文件材料）的，暫?；虿挥柚Ц丁！?/p>
另外，在《國(guó)家電子政務(wù)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理暫行辦法》中也有類似的規(guī)定：“電子政務(wù)項(xiàng)目文件材料的收集、整理、歸檔應(yīng)與項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)程同步實(shí)施。實(shí)施機(jī)構(gòu)在項(xiàng)目建設(shè)初期通過制定歸檔制度、業(yè)務(wù)規(guī)范、合同條款、開展培訓(xùn)、交底等方式，對(duì)文件的收集、整理、歸檔提出明確要求；在項(xiàng)目建設(shè)過程中，結(jié)合項(xiàng)目進(jìn)程，對(duì)電子政務(wù)項(xiàng)目文件的收集、整理情況進(jìn)行檢查；單項(xiàng)工程驗(yàn)收、合同驗(yàn)收時(shí)，應(yīng)同步進(jìn)行檔案驗(yàn)收?！?/p>
對(duì)于項(xiàng)目檔案驗(yàn)收的專家來說，掌握這些標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范性文件對(duì)合同管理的要求，是非常必要的。
三、審查建設(shè)單位合同管理時(shí)需要關(guān)注的內(nèi)容
那么，在審查建設(shè)單位建設(shè)項(xiàng)目合同管理狀態(tài)時(shí)，應(yīng)當(dāng)關(guān)注哪些內(nèi)容呢？或者說通過哪些方面的審查來評(píng)價(jià)建設(shè)單位的合同管理狀況呢？結(jié)合我們?cè)诮ㄔO(shè)項(xiàng)目驗(yàn)收中的經(jīng)驗(yàn)來看，在評(píng)價(jià)建設(shè)單位的合同管理狀態(tài)時(shí)，可以從以下幾個(gè)方面進(jìn)行。
1.與建設(shè)單位簽訂合同、建立起合同法律關(guān)系的資質(zhì)方面
按照相關(guān)規(guī)定，在簽訂建設(shè)項(xiàng)目合同時(shí)，如果對(duì)參建單位的資質(zhì)有相關(guān)要求時(shí)，則應(yīng)當(dāng)對(duì)合同主體的資質(zhì)進(jìn)行審核，如果與建設(shè)單位簽訂合同的另一方不具備所要求的資質(zhì)，則導(dǎo)致所簽訂的合同無效。
例如，承擔(dān)建設(shè)項(xiàng)目招標(biāo)項(xiàng)目的參建單位，應(yīng)當(dāng)具備相關(guān)的招標(biāo)資質(zhì)，如其資質(zhì)證書規(guī)定其只擁有機(jī)電工程招標(biāo)資質(zhì)的單位，就不能承擔(dān)土木工程的招標(biāo)項(xiàng)目；如果要求具有相關(guān)的保密資質(zhì)時(shí)，也需要其提供相關(guān)的保密資質(zhì)證明文件；或者應(yīng)當(dāng)是由具有甲級(jí)資質(zhì)的咨詢單位進(jìn)行的項(xiàng)目評(píng)估，就不能由僅僅具備乙級(jí)資質(zhì)的單位來承擔(dān)。
2.建設(shè)項(xiàng)目合同文本的有效性方面
建設(shè)項(xiàng)目合同文本指具備相關(guān)資質(zhì)的參建單位與建設(shè)單位所簽訂的合同（協(xié)議）是否具備讓合同（協(xié)議）產(chǎn)生效力的要素。如果合同（協(xié)議）文本不具備合同（協(xié)議）產(chǎn)生效力的要素，即使是簽訂合同（協(xié)議）的單位資質(zhì)符合要求，合同（協(xié)議）同樣不會(huì)產(chǎn)生法律效力。這種讓合同（協(xié)議）產(chǎn)生雙方所希望的法律效力的要素被稱為合同（協(xié)議）的“生效要件”。
一般來說，合同（協(xié)議）的生效要件包括以下內(nèi)容：
a簽約雙方具備獨(dú)立承擔(dān)合同義務(wù)的主體資格，如具備相關(guān)資質(zhì)；
b合同（協(xié)議）表達(dá)了簽約雙方的真實(shí)意思；
c合同（協(xié)議）生效的時(shí)間；如在合同（協(xié)議）規(guī)定“本合同自雙方簽字之日起生效”的條款，但合同（協(xié)議）的文本中卻沒有簽字時(shí)間；
d合同（協(xié)議）所規(guī)定的條款不符合建設(shè)項(xiàng)目批復(fù)文件的要求或內(nèi)容時(shí)，其合同（協(xié)議）實(shí)際上也屬于無效。
當(dāng)然，導(dǎo)致合同（協(xié)議）無效的表現(xiàn)形式不止以上方面，但就我們的經(jīng)驗(yàn)看，這幾個(gè)方面是在建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收及建設(shè)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收過程中對(duì)項(xiàng)目合同（協(xié)議）進(jìn)行審查時(shí)，經(jīng)常出現(xiàn)的導(dǎo)致驗(yàn)收組專家對(duì)合同（協(xié)議）的法律效力提出質(zhì)疑的方面。
3.建設(shè)項(xiàng)目合同的整理組卷方面
建設(shè)單位的合同管理，包括對(duì)項(xiàng)目檔案的管理在內(nèi)，因此，考察建設(shè)單位合同檔案的整理、組卷，也是建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收的主要內(nèi)容。通過查看合同檔案的案卷質(zhì)量，同樣可以反映出建設(shè)單位項(xiàng)目管理及合同管理的情況。
查看合同檔案的案卷質(zhì)量時(shí)，不僅要查看以上的內(nèi)容，還應(yīng)當(dāng)對(duì)合同文件劃分、組卷等案卷質(zhì)量的進(jìn)行查看，主要考察其整理組卷是否符合檔案整理的基本要求，如是否與相關(guān)活動(dòng)產(chǎn)生的文件一起組卷、合同的附件（技術(shù)協(xié)議、備忘錄等）是否與合同合并組卷等等。
特別需要強(qiáng)調(diào)的是，歸檔的合同應(yīng)為原件。
四、建設(shè)單位合同歸檔制度實(shí)施情況
在考察建設(shè)單位的合同管理時(shí)，除了考察其合同檔案的案卷質(zhì)量等方面，還應(yīng)當(dāng)對(duì)建設(shè)單位是否執(zhí)行了相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)或規(guī)范提出的合同管理要求情況進(jìn)行考察，如相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定：建設(shè)單位在與中標(biāo)單位簽訂合同時(shí)，宜做出專門的歸檔文件內(nèi)容，規(guī)定相關(guān)的項(xiàng)目文件收集整理?xiàng)l款，條款中是否提出了對(duì)建設(shè)項(xiàng)目歸檔文件的質(zhì)量要求。
在合同管理方面對(duì)當(dāng)年所簽訂的合同*多份合同進(jìn)行了編號(hào)、蓋章登記，合同項(xiàng)目顧客評(píng)審表進(jìn)行分類，并在OA系統(tǒng)上對(duì)所簽訂合同進(jìn)行了電子數(shù)據(jù)管理，并在規(guī)定的時(shí)間里完成了*年每月生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)統(tǒng)計(jì)匯總工作。對(duì)于各單位情況不同對(duì)合同管理也采取了不同方式催收歸檔工作，使其我院合同歸檔率占*%以上，有效防止了因合同原因而產(chǎn)生的不必要麻煩。
對(duì)于分支機(jī)構(gòu)服務(wù)方面也是任勞任怨只有各分支機(jī)構(gòu)有快件過來，都會(huì)想盡辦法為其辦理，并在最短時(shí)間內(nèi)給他們寄郵回去，以不耽誤對(duì)方工作為目的，從不因個(gè)人問題而延誤工作。
完成了*年度省、市勘察協(xié)會(huì)會(huì)費(fèi)上繳工作。
二、資質(zhì)管理方面工作情況
由于我以前從事出納工作，這是第一次接觸資質(zhì)管理、合同管理的工作，這其中有個(gè)角色的轉(zhuǎn)變，雖然出納工作使我熟悉了我院的管理制度以及合同管理細(xì)則等，為以后的工作打下了良好的基礎(chǔ)，但由于資質(zhì)管理工作以及分支機(jī)構(gòu)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理的性質(zhì)不同，使我在工作中有些被動(dòng)接受、缺乏創(chuàng)新的工作作風(fēng)，但在朱科長(zhǎng)的關(guān)心和幫助下，使我很快就轉(zhuǎn)變了思想，進(jìn)入了工作角色。
四月份完成了湖北省第九屆“守合同重信用”材料整理及申報(bào)工作，完成了院工商營(yíng)業(yè)執(zhí)照年檢以及企事業(yè)單位組織機(jī)構(gòu)代碼證換證及年檢工作。并對(duì)全院各類資質(zhì)進(jìn)行了一次清理，按資質(zhì)證件的使用范疇及用途重新分類，制作成相應(yīng)的電子明細(xì)表，便于借閱人員查看，對(duì)日常資質(zhì)證件（原件及復(fù)印件）借用進(jìn)行了登記、維護(hù)管理工作。
五月份協(xié)助深圳分院、黃岡分院、珠海分院在當(dāng)?shù)亟ㄔO(shè)部門登記備案工作，以及完成了當(dāng)月的合同管理統(tǒng)計(jì)工作；協(xié)助院辦等部門，收集整理20*年院施工的**草街子地質(zhì)災(zāi)害防治施工項(xiàng)目原始資料；以及各分支機(jī)構(gòu)投標(biāo)使用資質(zhì)借用歸還登記管理工作。
六月份完成了“全國(guó)工程勘察設(shè)計(jì)單位誠(chéng)信單位”牌匾、證書申領(lǐng)工作。協(xié)助各分支機(jī)構(gòu)項(xiàng)目投標(biāo)工作，做出謀劃策之功效，如：*分院參加*藝術(shù)館工程勘察項(xiàng)目投標(biāo)，*分院*高速公路連接線粉噴樁檢測(cè)項(xiàng)目投標(biāo)等工作。按市建委工程勘察設(shè)計(jì)處和武漢勘察設(shè)計(jì)協(xié)會(huì)的要求，將我院基本情況等相關(guān)資料報(bào)送《武漢勘察設(shè)計(jì)》網(wǎng)站，建武漢勘察設(shè)計(jì)網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫(kù)。完成1-6月份半年度合同統(tǒng)計(jì)工作，以及生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)統(tǒng)計(jì)匯總工作。
七月份協(xié)助*科長(zhǎng)順利完成了地質(zhì)勘察資質(zhì)（固體礦產(chǎn)勘察、水工環(huán)、液體礦產(chǎn)勘察）三個(gè)甲級(jí)資申報(bào)工作，這也是我第一次參與資質(zhì)維護(hù)管理工作，實(shí)現(xiàn)中學(xué)到了很多的知識(shí)，豐富了我的工作經(jīng)驗(yàn)，此項(xiàng)工作已圓滿完成并已為我院取得了三個(gè)甲級(jí)資質(zhì)。完成了我院《武漢市工程勘察設(shè)計(jì)行業(yè)誠(chéng)信單位》申報(bào)工作，此項(xiàng)工作也得到了好的結(jié)果，我院被評(píng)為武漢市28家工程勘察設(shè)計(jì)誠(chéng)信單位之一。
八至九月份協(xié)助并完成了測(cè)繪資質(zhì)年檢工作，新的測(cè)繪資質(zhì)也已領(lǐng)取，并對(duì)我院地災(zāi)類（勘察、施工、評(píng)估、設(shè)計(jì)）資質(zhì)復(fù)審材料進(jìn)行整理工作。
十至十二月份完成了報(bào)送國(guó)土資源部地質(zhì)災(zāi)害治理工程勘察設(shè)計(jì)施工和危險(xiǎn)性評(píng)估四個(gè)甲級(jí)資質(zhì)復(fù)審材料申報(bào)工作，此項(xiàng)工作已由國(guó)土資源部審批過兩項(xiàng)地災(zāi)施工和地災(zāi)評(píng)估甲級(jí)資質(zhì)，還將等待另兩項(xiàng)資質(zhì)審批。完成了報(bào)送局企業(yè)指導(dǎo)處《單位資質(zhì)和個(gè)人職業(yè)資格證書情況信息表》資料。完成了上報(bào)湖北省建筑行業(yè)十強(qiáng)申報(bào)工作。
三、管理工作中的經(jīng)驗(yàn)與體會(huì)
1、由于我以前從事出納工作，這是第一次接觸資質(zhì)管理、合同管理的工作，這其中有個(gè)角色的轉(zhuǎn)變，雖然出納工作使我熟悉了我院的管理制度以及合同管理細(xì)則等，為以后的工作打下了良好的基礎(chǔ)，但由于資質(zhì)管理工作以及分支機(jī)構(gòu)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理的性質(zhì)不同，使我在工作中有些被動(dòng)接受、缺乏創(chuàng)新的工作作風(fēng)。
2、還需加強(qiáng)了部門間的溝通合作。作為企劃經(jīng)營(yíng)部，平日多與各部門加強(qiáng)聯(lián)系，做好協(xié)調(diào)服務(wù)管理工作。為了我院目標(biāo)，各部門緊密協(xié)作，減少內(nèi)耗，充分發(fā)揮團(tuán)隊(duì)精神，利用集體的力量提高了我院整體作戰(zhàn)能力。
一、從以房屋登記為核心向以交易管理為核心轉(zhuǎn)變
從某種意義上說，房屋登記是物權(quán)合法建造后，各種證書匯總的“兜底”辦證。房管部門在履行管理職能時(shí)，其“業(yè)務(wù)鏈”或多或少都與登記相連。比如，交易管理與房屋登記捆綁，服務(wù)業(yè)務(wù)前置，等等。不動(dòng)產(chǎn)統(tǒng)一登記后，房管部門只能依靠自己職責(zé)來行使職權(quán)。房屋存在的形式主要有新建商品房和存量房?jī)煞N，因此，可以依據(jù)不同的類別，研究不同的管理辦法，從而加強(qiáng)交易管理。
一是以預(yù)售管理為龍頭，推動(dòng)房地產(chǎn)市場(chǎng)管理。目前新建商品進(jìn)入市場(chǎng)前必須進(jìn)行預(yù)銷售審批，房管部門對(duì)此有比較成熟的管理辦法和經(jīng)驗(yàn)。抓好預(yù)銷售管理，特別是抓好新建商品銷售合同備案，從宏觀層面上既有利于房管部門加強(qiáng)房地產(chǎn)市場(chǎng)調(diào)控，打擊違規(guī)開發(fā)，同時(shí)從管理層面上也有利于房管部門推動(dòng)資質(zhì)管理，開展關(guān)聯(lián)工作，對(duì)此，必須高度重視，進(jìn)一步強(qiáng)化。
二是以合同備案為重點(diǎn)，推動(dòng)房地產(chǎn)交易管理。當(dāng)前，有的地方實(shí)行了存量房買房合同備案，有的地方?jīng)]有實(shí)行存量房買賣合同備案。從長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展來看，實(shí)行存量房買賣合同備案，不僅有利于加強(qiáng)房地產(chǎn)交易管理，維護(hù)市場(chǎng)秩序，而且有利于房管部門推進(jìn)個(gè)人住房信息建設(shè)，完善個(gè)人住房信息系統(tǒng)。如果房屋登記分離后，沒有存量房合同備案，房管部門是無法掌握房屋交易情況的，也是無法對(duì)存量房交易進(jìn)行管理的，即使不動(dòng)產(chǎn)登記部門提供了不動(dòng)產(chǎn)登記信息，也是一種滯后的信息，或者是市場(chǎng)交易與登記結(jié)果不一致的信息。因此，沒有建立存量房交易備案制度的地方，必須利用現(xiàn)有管理資源，盡快啟動(dòng)存量買賣合同備案工作。另外，建立存量房買賣合同備案，也有利于房管部門加強(qiáng)中介機(jī)構(gòu)管理，推進(jìn)其他管理業(yè)務(wù)的上檔升級(jí)，使管理更加規(guī)范高效。
二、從以檔案管理為載體向以信息管理為載體轉(zhuǎn)變
房地產(chǎn)檔案是在房地產(chǎn)管理活動(dòng)中直接形成的，具有保存、查考價(jià)值的文字、圖簿冊(cè)和圖像視頻等不同形式的歷史記錄。不動(dòng)產(chǎn)登記統(tǒng)一后，房管部門管理的檔案范圍肯定有較大程度的調(diào)整，特別是過去因房屋登記而產(chǎn)生的大量紙質(zhì)資料和電子資料將相應(yīng)的減少。目前，房管部門檔案管理的重點(diǎn)是房屋登記資料，對(duì)此，相應(yīng)管理部門應(yīng)盡早調(diào)整工作思路。
一是擴(kuò)大管理范圍。主要是把新建商品房預(yù)銷售合同備案資料和存量房交易的合同備案資料納入房地產(chǎn)檔案管理的重點(diǎn)，與房地產(chǎn)登記的紙質(zhì)資料一道，同收集，同歸檔，同管理。同時(shí)建立相應(yīng)的電子信息資料，形成房屋從建造到交易再到擁有的比較完備的數(shù)據(jù)庫(kù)。
二是放大既有功效。房管部門在房屋登記中形成大量的紙質(zhì)資料，有的已經(jīng)轉(zhuǎn)換成電子資料?，F(xiàn)階段，要加大人力物力財(cái)力投入，在原有登記簿信息的基礎(chǔ)上，建設(shè)比較完備的個(gè)人住房信息系統(tǒng)。一方面為金融、稅務(wù)、司法、紀(jì)檢、住房保障等部門提供信息，形成資源共享平臺(tái)，打通“信息孤島”，以此來發(fā)揮房管部門在社會(huì)管理創(chuàng)新中的作用，進(jìn)一步提高房管部門的地位；另一方面為房管部門建立個(gè)人住房信息查詢系統(tǒng)提供基礎(chǔ)支撐。
三、從以行業(yè)管理為主向以產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍管理為主轉(zhuǎn)變
市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)越成熟，行政干預(yù)越乏力。從中央“簡(jiǎn)政放權(quán)”和“砍掉最后一公里”的信息中得到啟示，隨著改革的逐步深入，房管部門的行政權(quán)力還將進(jìn)一步減少，協(xié)會(huì)管理，行業(yè)自治將是大勢(shì)所趨，這既是改革發(fā)展的結(jié)果，也是社會(huì)進(jìn)步的標(biāo)志。為此，房管部門要?jiǎng)?chuàng)新思路，順勢(shì)勇為。
時(shí)光荏苒、日月如梭，不知不覺間，20xx年即將翻過，真是時(shí)不我待！由于領(lǐng)導(dǎo)的信任，我有幸在三月中旬調(diào)入企劃部來，自從進(jìn)入企劃管理部以來，在部門領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)心、幫助下，努力做到愛崗敬業(yè)，恪盡職守，以務(wù)實(shí)的工作作風(fēng)、堅(jiān)定的思想信念和飽滿的工作熱情，較好地完成了自己的本職工作和領(lǐng)導(dǎo)交辦的各項(xiàng)工作。現(xiàn)作如下總結(jié)：
一、資質(zhì)管理方面工作情況
由于我以前從事出納工作，這是第一次接觸資質(zhì)管理、合同管理的工作，這其中有個(gè)角色的轉(zhuǎn)變，雖然出納工作使我熟悉了我院的管理制度以及合同管理細(xì)則等，為以后的工作打下了良好的基礎(chǔ)，但由于資質(zhì)管理工作以及分支機(jī)構(gòu)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理的性質(zhì)不同，使我在工作中有些被動(dòng)接受、缺乏創(chuàng)新的工作作風(fēng)，但在朱科長(zhǎng)的關(guān)心和幫助下，使我很快就轉(zhuǎn)變了思想，進(jìn)入了工作角色。
四月份完成了湖北省第九屆“守合同重信用”材料整理及申報(bào)工作，完成了院工商營(yíng)業(yè)執(zhí)照年檢以及企事業(yè)單位組織機(jī)構(gòu)代碼證換證及年檢工作。并對(duì)全院各類資質(zhì)進(jìn)行了一次清理，按資質(zhì)證件的使用范疇及用途重新分類，制作成相應(yīng)的電子明細(xì)表，便于借閱人員查看，對(duì)日常資質(zhì)證件（原件及復(fù)印件）借用進(jìn)行了登記、維護(hù)管理工作。
五月份協(xié)助深圳分院、黃岡分院、珠海分院在當(dāng)?shù)亟ㄔO(shè)部門登記備案工作，以及完成了當(dāng)月的合同管理統(tǒng)計(jì)工作；協(xié)助院辦等部門，收集整理20xx年院施工的重慶萬州草街子地質(zhì)災(zāi)害防治施工項(xiàng)目原始資料；以及各分支機(jī)構(gòu)投標(biāo)使用資質(zhì)借用歸還登記管理工作。
六月份完成了“全國(guó)工程勘察設(shè)計(jì)單位誠(chéng)信單位” 牌匾、證書申領(lǐng)工作。協(xié)助各分支機(jī)構(gòu)項(xiàng)目投標(biāo)工作，做出謀劃策之功效，如：南寧分院參加南寧藝術(shù)館工程勘察項(xiàng)目投標(biāo)，荊州分院武荊高速公路連接線粉噴樁檢測(cè)項(xiàng)目投標(biāo)等工作。按市建委工程勘察設(shè)計(jì)處和武漢勘察設(shè)計(jì)協(xié)會(huì)的要求，將我院基本情況等相關(guān)資料報(bào)送《武漢勘察設(shè)計(jì)》網(wǎng)站，建武漢勘察設(shè)計(jì)網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫(kù)。完成1-6月份半年度合同統(tǒng)計(jì)工作，以及生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)統(tǒng)計(jì)匯總工作。
七月份協(xié)助xxx科長(zhǎng)順利完成了地質(zhì)勘察資質(zhì)（固體礦產(chǎn)勘察、水工環(huán)、液體礦產(chǎn)勘察）三個(gè)甲級(jí)資申報(bào)工作，這也是我第一次參與資質(zhì)維護(hù)管理工作，實(shí)現(xiàn)中學(xué)到了很多的知識(shí)，豐富了我的工作經(jīng)驗(yàn)，此項(xiàng)工作已圓滿完成并已為我院取得了三個(gè)甲級(jí)資質(zhì)。完成了我院《武漢市工程勘察設(shè)計(jì)行業(yè)誠(chéng)信單位》申報(bào)工作，此項(xiàng)工作也得到了好的結(jié)果，我院被評(píng)為武漢市28家工程勘察設(shè)計(jì)誠(chéng)信單位之一。
八至九月份協(xié)助并完成了測(cè)繪資質(zhì)年檢工作，新的測(cè)繪資質(zhì)也已領(lǐng)取，并對(duì)我院地災(zāi)類（勘察、施工、評(píng)估、設(shè)計(jì)）資質(zhì)復(fù)審材料進(jìn)行整理工作。
十至十二月份完成了報(bào)送國(guó)土資源部地質(zhì)災(zāi)害治理工程勘察設(shè)計(jì)施工和危險(xiǎn)性評(píng)估四個(gè)甲級(jí)資質(zhì)復(fù)審材料申報(bào)工作，此項(xiàng)工作已由國(guó)土資源部審批過兩項(xiàng)地災(zāi)施工和地災(zāi)評(píng)估甲級(jí)資質(zhì)，還將等待另兩項(xiàng)資質(zhì)審批。完成了報(bào)送局企業(yè)指導(dǎo)處《單位資質(zhì)和個(gè)人職業(yè)資格證書情況信息表》資料。完成了上報(bào)湖北省建筑行業(yè)十強(qiáng)申報(bào)工作。
二、合同管理以及分支機(jī)構(gòu)服務(wù)方面工作情況
在合同管理方面對(duì)當(dāng)年所簽訂的合同xxx多份合同進(jìn)行了編號(hào)、蓋章登記，合同項(xiàng)目顧客評(píng)審表進(jìn)行分類，并在oa系統(tǒng)上對(duì)所簽訂合同進(jìn)行了電子數(shù)據(jù)管理，并在規(guī)定的時(shí)間里完成了08年每月生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)統(tǒng)計(jì)匯總工作。對(duì)于各單位情況不同對(duì)合同管理也采取了不同方式催收歸檔工作，使其我院合同歸檔率占xxx%以上，有效防止了因合同原因而產(chǎn)生的不必要麻煩。
對(duì)于分支機(jī)構(gòu)服務(wù)方面也是任勞任怨只有各分支機(jī)構(gòu)有快件過來，都會(huì)想盡辦法為其辦理，并在最短時(shí)間內(nèi)給他們寄郵回去，以不耽誤對(duì)方工作為目的，從不因個(gè)人問題而延誤工作。
完成了08年度省、市勘察協(xié)會(huì)會(huì)費(fèi)上繳工作。
三、管理工作中的經(jīng)驗(yàn)與體會(huì)
1、由于我以前從事出納工作，這是第一次接觸資質(zhì)管理、合同管理的工作，這其中有個(gè)角色的轉(zhuǎn)變，雖然出納工作使我熟悉了我院的管理制度以及合同管理細(xì)則等，為以后的工作打下了良好的基礎(chǔ)，但由于資質(zhì)管理工作以及分支機(jī)構(gòu)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理的性質(zhì)不同，使我在工作中有些被動(dòng)接受、缺乏創(chuàng)新的工作作風(fēng)。
2、還需加強(qiáng)了部門間的溝通合作。作為企劃經(jīng)營(yíng)部，平日多與各部門加強(qiáng)聯(lián)系，做好協(xié)調(diào)服務(wù)管理工作。為了我院目標(biāo)，各部門緊密協(xié)作，減少內(nèi)耗，充分發(fā)揮團(tuán)隊(duì)精神，利用集體的力量提高了我院整體作戰(zhàn)能力。
關(guān)鍵詞：信息化；合同管理；管理優(yōu)化
合同管理是企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)防范的一項(xiàng)重要的手段，體現(xiàn)更多的就是管理方面的要求，在全面推行使用合同標(biāo)準(zhǔn)化文本工作取得初步成效的基礎(chǔ)上，積極探索合同管理的信息化模式，將信息技術(shù)適時(shí)的應(yīng)用到合同管理系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)合同申報(bào)、審查、簽訂、結(jié)算和歸檔查詢等各項(xiàng)業(yè)務(wù)的有機(jī)整合。使企業(yè)合同管理工作能夠達(dá)到質(zhì)的飛躍，邁上一個(gè)新的臺(tái)階。
一、合同信息化管理的實(shí)施背景
企業(yè)謀求發(fā)展的必然選擇：數(shù)字技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷創(chuàng)新和應(yīng)用，推動(dòng)了全國(guó)乃至世界范圍內(nèi)的生產(chǎn)方式、生活方式以及思維方式的轉(zhuǎn)變。而傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè)要進(jìn)行技術(shù)改造和提升就必須借助信息化的手段得以實(shí)現(xiàn)，推動(dòng)經(jīng)濟(jì)的結(jié)構(gòu)優(yōu)化調(diào)整，從而提升企業(yè)管理的現(xiàn)代化，降低能耗、提高效率，減少成本，增強(qiáng)企業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，因此，合同信息化管理是企業(yè)轉(zhuǎn)變發(fā)展方式、謀求發(fā)展的必然結(jié)果，同時(shí)也是提升企業(yè)管理水平的重要舉措。以信息化促進(jìn)工業(yè)化的進(jìn)程和發(fā)展是時(shí)展的必然要求，也是不可阻擋的趨勢(shì)，同時(shí)運(yùn)用信息化手段進(jìn)行合同管理是法務(wù)人員的努力的方向。先進(jìn)理念輔以快捷、準(zhǔn)確的信息化手段，是傳統(tǒng)企業(yè)尋求發(fā)展的必然選擇。
二、如何實(shí)現(xiàn)合同信息化管理
1.健全企業(yè)法律防范機(jī)制
回顧過去的幾年安全事故頻發(fā)，特別是發(fā)生在2007年11月24日的油氣加注站液化氣儲(chǔ)罐的爆炸事故，通過這一事件的慘痛教訓(xùn)使得企業(yè)也深刻的認(rèn)識(shí)到合同管理上存在的嚴(yán)重安全問題，其他企業(yè)也以此為鑒，積極尋求提升企業(yè)合同管理水平的有效措施和辦法，從而健全企業(yè)內(nèi)部法律風(fēng)險(xiǎn)的防范機(jī)制。在加強(qiáng)合同管理的同時(shí)注重動(dòng)態(tài)監(jiān)管，健全和完善合同管理制度，強(qiáng)化企業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)，使合同管理邁上一個(gè)規(guī)范化、網(wǎng)絡(luò)化、流程化的嶄新臺(tái)階。健全企業(yè)合同管理體制，按照“統(tǒng)一授權(quán)、分級(jí)負(fù)責(zé)、分類審查以及歸口管理”的原則設(shè)定職能，責(zé)任落實(shí)，公司內(nèi)部各部門間協(xié)調(diào)配合，形成一個(gè)上下成線、縱橫成網(wǎng)的管理體系，將合同管理工作落實(shí)到實(shí)處。
2.加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部合同管理要求
大多數(shù)企業(yè)長(zhǎng)期以來一直采用的都是紙質(zhì)合同，而合同生效往往需要各相關(guān)職能部門的審批，而一般涉及到的單位一般分布分散，一旦合同中出現(xiàn)需要修改和更正的問題，就不可避免的需要經(jīng)辦人員多次的往返于各部門之間進(jìn)行重新的審閱和簽批，使得審批過程變得繁瑣、拉長(zhǎng)了審批時(shí)間，嚴(yán)重影響工作的效率和進(jìn)度，有時(shí)可能會(huì)造成貽誤商機(jī)，甚至造成經(jīng)濟(jì)損失，而紙質(zhì)合同的流轉(zhuǎn)過程無法追蹤、難以記錄，一旦出現(xiàn)問題責(zé)任無法界定清晰，因此，在合同管理工作中往往矛盾橫生，雖也時(shí)時(shí)溝通但也收效甚微，那么在如此混亂的背景下如何解決這一矛盾，提高合同管理效率，降低成本，也成為當(dāng)下企業(yè)關(guān)注的新課題，建設(shè)符合企業(yè)自身發(fā)展情況的一套合同管理系統(tǒng)。
3.合同的信息化管理?xiàng)l件成熟
合同標(biāo)準(zhǔn)化文本工作的推行，在一定程度上促進(jìn)了合同管理的標(biāo)準(zhǔn)化，比如：物資采購(gòu)、工程設(shè)計(jì)、工程施工、運(yùn)輸和設(shè)備維修保養(yǎng)等六大文本。為實(shí)現(xiàn)合同管理的信息化奠定了基礎(chǔ)，同時(shí)也加快了合同管理方式的轉(zhuǎn)型。合同管理流程的程序化，可以增加企業(yè)業(yè)務(wù)的透明度，減少不必要的人為因素的干擾，使各部門職能落實(shí)，積極參與到合同管理的工作當(dāng)中，使合同管理的形式由以往的被動(dòng)防范轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)防范，實(shí)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)控制，確保合同的合法性和可操作性。合同文本庫(kù)的創(chuàng)建，可以方便使用人員快速的編寫合同或設(shè)置常用的一些合同示范文本，很大程度上減輕了經(jīng)辦人錄入的工作量同時(shí)也降低了法律風(fēng)險(xiǎn)。目前，許多企業(yè)都對(duì)于合同管理的信息化高度重視，從實(shí)際出發(fā)，積極探索信息基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，從而建立健全的、規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)化的合同管理體系，進(jìn)而提升企業(yè)管理水平。近幾年來，“科技興企”的理念逐漸深入人心，我國(guó)也大力的引進(jìn)和應(yīng)用先進(jìn)的科技手段，加快我國(guó)信息化的建設(shè)步伐，為各企業(yè)提供有力的技術(shù)支撐和保障。比如建立“MPLSVPN”的光纖到點(diǎn)網(wǎng)絡(luò)，既提高了網(wǎng)絡(luò)資源的利用率同時(shí)也提升了網(wǎng)絡(luò)的傳輸速度，滿足了各公司對(duì)于無紙化辦公的需求，信息化支持下的合同管理，有效的推動(dòng)了合同信息化管理的進(jìn)程。此外，合同信息化的管理打破了地域和時(shí)間的限制，同時(shí)還可以利用信息系統(tǒng)中的跟蹤功能隨時(shí)查詢合同流轉(zhuǎn)的進(jìn)程，即使不在公司的外派人員也可以通過公司的內(nèi)網(wǎng)審批合同，大大地縮短了人員審批和等待的時(shí)間，提高了工作效率同時(shí)也降低了管理的成本。充分的實(shí)現(xiàn)了“集中管理、操作公開、過程追蹤、”等風(fēng)險(xiǎn)防控的原則。
4.優(yōu)化合同管理流程和管理系統(tǒng)的功能
公司領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)積極支持，各信息管理部門也應(yīng)全力的配合，有針對(duì)性的了解國(guó)內(nèi)信息化建設(shè)的現(xiàn)狀和水平，對(duì)現(xiàn)行單位進(jìn)行資料調(diào)研和實(shí)地考察，結(jié)合企業(yè)內(nèi)部自身的發(fā)展特點(diǎn)來規(guī)范合同管理流程，合同管理的主要目的就是能夠?yàn)槠髽I(yè)提供一個(gè)集中管理、易維護(hù)、安全和高效的管理環(huán)境，并能夠涵蓋合同管理的各環(huán)節(jié)的內(nèi)容和職責(zé)。比如：轉(zhuǎn)授權(quán)功能就可以解決人員職位變動(dòng)和人員調(diào)動(dòng)、出差等授權(quán)權(quán)限變化的問題；合同歸檔、查詢功能可以設(shè)置有關(guān)人員在權(quán)限范圍內(nèi)可以查閱的資料；合同統(tǒng)計(jì)和分析功能則可以將合同按年、季、月來進(jìn)行劃分，每個(gè)合同設(shè)定一個(gè)編號(hào)，方便統(tǒng)計(jì)和查找等等。
三、結(jié)語
綜上所述，信息化支持下的合同管理，創(chuàng)新了合同管理的模式，同時(shí)也解決了部門分散，點(diǎn)多面廣的問題，成功應(yīng)對(duì)了管理成本高、簽約難度大的狀況，對(duì)于提高企業(yè)合同管理水平和工作效率具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。
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中專學(xué)校工程項(xiàng)目建設(shè)正在不斷走規(guī)范化、科學(xué)化道路，但是由于多方面因素限制，當(dāng)前中專學(xué)校建設(shè)工程合同管理工作相對(duì)還比較滯后，加之我國(guó)的建筑施工行業(yè)還有待進(jìn)一步完善，使得中專學(xué)校建設(shè)工程合同管理過程中出現(xiàn)諸多問題。
(一)合同管理體系和制度不健全，合同文本不規(guī)范
目前部分中專院校沒有建立合理的建設(shè)工程合同管理制度，合同管理體系也健全，沒有設(shè)置專門的崗位責(zé)任，合同管理程序比較混亂，合同簽訂和合同履約階段的各項(xiàng)準(zhǔn)則不規(guī)范，導(dǎo)致一旦發(fā)生合同糾紛事件，很難拿出有效的舉證而引起諸多不必要的麻煩。同時(shí)，中專院校對(duì)合同歸檔程序也沒有明確的規(guī)定和專人負(fù)責(zé)，對(duì)合同履約情況的監(jiān)督管理缺乏必要的控制手段以及評(píng)估總結(jié)，影響項(xiàng)目施工質(zhì)量。合同作為建設(shè)工程項(xiàng)目的核心內(nèi)容，是承發(fā)包雙方彼此履行義務(wù)和處理施工糾紛的重要依據(jù)，因此合同文本內(nèi)容必須規(guī)范、完整、準(zhǔn)確。但現(xiàn)實(shí)中，由于中專院校的建設(shè)造價(jià)相對(duì)較低，沒有較大的基建項(xiàng)目，在制定合同文本時(shí)沒有完全采用標(biāo)準(zhǔn)的合同文本，合同條款不全面、合同內(nèi)容不能平等的反應(yīng)雙方的合法權(quán)利和義務(wù)，使得合同難以順利履行。
(二)合同管理信息化程度不夠，管理手段落后
現(xiàn)在中專學(xué)校的工程建設(shè)合同管理仍然處于傳統(tǒng)分散的管理狀態(tài)，還沒有形成系統(tǒng)的精細(xì)化管理，尤其是在信息技術(shù)發(fā)達(dá)的時(shí)代，仍是使用手工方式進(jìn)行合同信息的采集、存儲(chǔ)和維護(hù)，合同管理軟件信息系統(tǒng)的開發(fā)和利用相對(duì)比較落后，無法實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)內(nèi)部信息資源的共享和合同管理流程的優(yōu)化與重構(gòu)，合同管理信息化程度不高，不能滿足新形勢(shì)下對(duì)合同管理的要求，影響工作效率。同時(shí)，中專學(xué)校在建設(shè)工程合同管理過程中沒有運(yùn)用現(xiàn)代化管理理念，對(duì)合同管理的重要性沒有引起足夠的重視，沒有配備專業(yè)的合同管理人員負(fù)責(zé)合同的歸檔、監(jiān)管、總結(jié)評(píng)估等工作，管理手段略顯傳統(tǒng)落后。
(三)風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)淡薄，合同履約監(jiān)管力度不到位
工程項(xiàng)目建設(shè)的不確定性因素較多，存在諸多風(fēng)險(xiǎn)，包括人為風(fēng)險(xiǎn)和自然災(zāi)害風(fēng)險(xiǎn)，所以相關(guān)管理人必須有較強(qiáng)的風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)。但現(xiàn)在中專學(xué)校的合同管理人員在這方面還有很大欠缺，由于受專業(yè)限制，中專院校對(duì)建筑施工相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)不是很熟悉，從而導(dǎo)致在簽訂項(xiàng)目施工合同時(shí)存在對(duì)校方不利的風(fēng)險(xiǎn)。由于風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避和防范意識(shí)的缺失，以及不注重合同保險(xiǎn)、索賠等事項(xiàng)，中專院校在基建項(xiàng)目過程中承擔(dān)了大量的風(fēng)險(xiǎn)，并有可能造成嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)損失。此外，建設(shè)工程合同從簽訂、實(shí)施到最后的評(píng)估總結(jié)都離不開嚴(yán)格的監(jiān)督控制，但目前有關(guān)監(jiān)管部門對(duì)相關(guān)的法律法規(guī)和政策宣傳還不到位，監(jiān)管措施還有待進(jìn)一步提高，對(duì)于在項(xiàng)目工程合同管理中出現(xiàn)的問題處理不夠及時(shí)，影響施工項(xiàng)目的正常進(jìn)行和施工質(zhì)量。
二、提高中專學(xué)校建設(shè)工程合同管理水平的主要對(duì)策
提高工程合同管理水平，對(duì)保證項(xiàng)目建設(shè)按約履行、提高施工質(zhì)量、維護(hù)學(xué)校合法權(quán)益有重要意義。對(duì)于當(dāng)前中專學(xué)校建設(shè)工程合同管理中存在的主要問題，可以有針對(duì)性的采取一些有效措施，逐步形成規(guī)范化的合同管理體系，降低學(xué)校建設(shè)施工風(fēng)險(xiǎn)。
(一)完善合同管理體系，規(guī)范建設(shè)工程合同條款內(nèi)容
建立健全合同管理體系是保障中專院校建設(shè)工程順利進(jìn)行的基礎(chǔ)，要不斷完善合同管理體系，逐步規(guī)范各項(xiàng)規(guī)章制度。一方面要加大合同管理力度，加強(qiáng)合同管理部門的崗位設(shè)置和專業(yè)人員配備，要從上而下建立好合同管理組織結(jié)構(gòu)，切實(shí)做好合同管理工作；另一方面要建立健全各項(xiàng)制度體系，包括合同簽訂、履約、變更、解除、保密、歸檔等各個(gè)環(huán)節(jié)都要制定嚴(yán)密的管理制度，從而確保相關(guān)施工單位和管理部門有章可循，保證項(xiàng)目工程能夠嚴(yán)格按照合同標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的實(shí)施進(jìn)行。同時(shí)，要規(guī)范合同文本的制定，嚴(yán)格把關(guān)合同條款內(nèi)容。由于建設(shè)工程的特殊性，其涉及的范圍廣、內(nèi)容多，所以在簽訂合同時(shí)必須額外謹(jǐn)慎仔細(xì)，嚴(yán)格按照規(guī)定進(jìn)行。一是要確保合同文本的規(guī)范性，大力推行合同示范文本，這樣既有助于提高合同的規(guī)范度和履約效率，又便于相關(guān)監(jiān)管部門對(duì)合同的監(jiān)督管理；二是要保障合同內(nèi)容的完整性和準(zhǔn)確性，確保每項(xiàng)條款的合理性和可行性。
(二)提高合同信息化管理水平，加強(qiáng)合同履約的動(dòng)態(tài)管理
提高合同信息化管理水平是加強(qiáng)合同管理的有效手段。中專院校在進(jìn)行工程項(xiàng)目合同管理時(shí)，要充分利用電子信息系統(tǒng)優(yōu)勢(shì)，開發(fā)建設(shè)工程合同管理軟件系統(tǒng)，運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)合理編制合同簽訂程序，創(chuàng)建多層次合同管理模塊，對(duì)合同文本要及時(shí)錄入系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)建設(shè)項(xiàng)目合同的信息化管理，提高工作效率。加強(qiáng)合同履約的動(dòng)態(tài)管理，是提高合同精細(xì)化管理水平的重要措施，一方面要加強(qiáng)對(duì)合同材料的收集匯總工作，中專學(xué)校在項(xiàng)目施工過程中應(yīng)該實(shí)時(shí)的有目的性的收集各項(xiàng)有關(guān)文件，并形成匯編存檔，一旦發(fā)生合同糾紛事件時(shí)，可以第一時(shí)間拿出有效證據(jù)，維護(hù)自身的合法權(quán)益，避免經(jīng)濟(jì)損失；另一方面要及時(shí)對(duì)不恰當(dāng)?shù)暮贤瑮l款進(jìn)行合理變更，一旦發(fā)現(xiàn)有歧義或不平等合同款項(xiàng)，應(yīng)主動(dòng)與合同簽訂雙方協(xié)商變更，及時(shí)做好修補(bǔ)和完善工作，做到動(dòng)態(tài)監(jiān)管，減少經(jīng)濟(jì)糾紛。同時(shí)要根據(jù)合同履約的需要，對(duì)有關(guān)項(xiàng)目施工的通知單、洽談紀(jì)要等函件及時(shí)發(fā)放，并做好備案工作。
(三)加大工程合同監(jiān)管力度，減少合同糾紛
加強(qiáng)工程合同的監(jiān)管力度，是保證項(xiàng)目施工全面順利進(jìn)行的基礎(chǔ)，目前中專學(xué)校在合同監(jiān)督管理方面還需要進(jìn)一步下大力氣，形成合同管理全過程的動(dòng)態(tài)監(jiān)管。一方面要加強(qiáng)度合同條款內(nèi)容的審查，在簽訂合同之前必須對(duì)建筑施工方的資質(zhì)和信用等級(jí)進(jìn)行全面的調(diào)查了解，對(duì)于合同制定的合理性、公平性、法律性進(jìn)行鑒別判斷，確保合同履約合法有效；另一方面除了把好合同審查關(guān)之外，還要建立健全合同監(jiān)督管理制度，建立科學(xué)合理的項(xiàng)目跟蹤管理機(jī)制，尤其是加大對(duì)合同履約階段的監(jiān)查力度，建立嚴(yán)密的信息反饋制度，對(duì)于不符合國(guó)家相關(guān)政策和法律法規(guī)或者有害于學(xué)校切身利益的項(xiàng)目建設(shè)行為，要堅(jiān)決予以抵制，并采取切實(shí)可行的補(bǔ)救措施，杜絕項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)事件發(fā)生。同時(shí)，有關(guān)政府主管部門要做好宣傳指導(dǎo)工作，嚴(yán)格把關(guān)項(xiàng)目審批程序，并責(zé)任到人，獎(jiǎng)懲有度，真正發(fā)揮監(jiān)管效用。
(四)增強(qiáng)合同法律意識(shí)，提高學(xué)校建設(shè)工程合同管理人員素質(zhì)
在建設(shè)項(xiàng)目合同簽訂履約過程中，要不斷增強(qiáng)合同法律意識(shí)，樹立正確的合同管理風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)，以嚴(yán)肅謹(jǐn)慎的態(tài)度嚴(yán)格按照規(guī)章制度辦事，充分維護(hù)合同的權(quán)威性和嚴(yán)肅性，確保合同的法律效用。作為中專院校的合同管理人員，應(yīng)該認(rèn)真學(xué)習(xí)國(guó)家相關(guān)政策法規(guī)，學(xué)會(huì)依法簽訂項(xiàng)目合同，遇到糾紛時(shí)要學(xué)會(huì)用合同作為法律依據(jù)維護(hù)自身的合法權(quán)益。同時(shí)，中專學(xué)校應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)項(xiàng)目合同管理人員的思想指導(dǎo)和業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高管理人員的專業(yè)素養(yǎng)和綜合素質(zhì)。一方面要加大培訓(xùn)力度，尤其是相關(guān)法律學(xué)科、管理學(xué)科以及建設(shè)項(xiàng)目學(xué)科的專業(yè)培訓(xùn)，并定時(shí)對(duì)管理人員進(jìn)行考核，對(duì)于不符合崗位要求的人員要進(jìn)一步培訓(xùn)，同時(shí)要不斷提高管理人員的計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平，便于合同信息化管理；另一方面要實(shí)行嚴(yán)格的崗位責(zé)任制，建立獎(jiǎng)懲機(jī)制，激發(fā)管理人員的工作熱情。同時(shí)，合同管理人員個(gè)人也要不斷自學(xué)，主動(dòng)接收先進(jìn)知識(shí)和先進(jìn)思想，在實(shí)踐中不斷提高自身的綜合素養(yǎng)，做一個(gè)合格的合同管理人。
三、結(jié)束語
1物流管理專業(yè)應(yīng)用型人才培養(yǎng)內(nèi)涵
“應(yīng)用型”主要指人才培養(yǎng)單位培養(yǎng)的畢業(yè)生動(dòng)手能力強(qiáng)，能迅速適應(yīng)社會(huì)需要。畢業(yè)生重點(diǎn)是而向生產(chǎn)一線，對(duì)應(yīng)用知識(shí)要求較高的領(lǐng)域。應(yīng)用型人才培養(yǎng)應(yīng)強(qiáng)調(diào)以知識(shí)為基礎(chǔ)，以能力為重點(diǎn)，知識(shí)、能力、素質(zhì)三者協(xié)調(diào)發(fā)展，具休培養(yǎng)目標(biāo)應(yīng)強(qiáng)調(diào)學(xué)生綜合素質(zhì)和專業(yè)核心能力的培養(yǎng)，應(yīng)用型人才培養(yǎng)的核心和落腳點(diǎn)是應(yīng)用型課程休系建設(shè)，應(yīng)用型課程休系建設(shè)包括人才培養(yǎng)方案設(shè)計(jì)、課程休系設(shè)計(jì)、教學(xué)模式設(shè)計(jì)、教學(xué)內(nèi)容設(shè)計(jì)、教學(xué)方法選擇等方而，應(yīng)用型課程休系建設(shè)應(yīng)以知識(shí)的應(yīng)用為重點(diǎn)。
其中，人才培養(yǎng)方案設(shè)計(jì)應(yīng)突出應(yīng)用與實(shí)踐能力的培養(yǎng)，在培養(yǎng)方案中，應(yīng)加大實(shí)踐教學(xué)的比例。要從過去以學(xué)科為中心，片而追求理論系統(tǒng)性、完整性的教學(xué)模式轉(zhuǎn)變?yōu)橐阅芰楸疚?，突出學(xué)生動(dòng)手能力、解決實(shí)際問題能力、二次創(chuàng)新能力的教學(xué)模式。課程休系建設(shè)方而應(yīng)與行業(yè)、用人單位合作，共同設(shè)置課程休系，根據(jù)行業(yè)需求以能力培養(yǎng)為基礎(chǔ)來設(shè)計(jì)課程。教學(xué)模式設(shè)計(jì)上應(yīng)遵循“理論與實(shí)踐結(jié)合”、“課內(nèi)與課外相結(jié)合”的原則，構(gòu)建多樣化教學(xué)模式。把以注重傳授知識(shí)為主的教學(xué)模式轉(zhuǎn)變?yōu)橐耘囵B(yǎng)學(xué)牛的知識(shí)轉(zhuǎn)化能力、專業(yè)設(shè)計(jì)能力、職業(yè)行為能力、團(tuán)隊(duì)合作能力為主的教學(xué)模式。教學(xué)內(nèi)容設(shè)計(jì)上，必須保證學(xué)生既有一定的知識(shí)水_平，又能夠?qū)⑺鶎W(xué)知識(shí)應(yīng)用于實(shí)踐中的能力。因此，在教學(xué)內(nèi)容安排上，可以分三步走:基本原理的課內(nèi)講授，校內(nèi)實(shí)驗(yàn)、訓(xùn)練及課外科技活動(dòng)，社會(huì)實(shí)習(xí)三位一休的教學(xué)模式。教學(xué)方法選擇上應(yīng)突出學(xué)牛能力培養(yǎng)，充分調(diào)動(dòng)學(xué)牛學(xué)習(xí)的主動(dòng)性、創(chuàng)造性?？刹捎脝l(fā)式、互動(dòng)式的教學(xué)方法，如現(xiàn)場(chǎng)教學(xué)法、研討教學(xué)法、案例教學(xué)法、模擬教學(xué)法。采用案例分析、分組討論（或分組操作）、啟發(fā)引導(dǎo)、模擬訓(xùn)練、角色扮演、情景教學(xué)等教學(xué)方法，融“教、學(xué)、做”為一休，特別是要實(shí)施以真實(shí)工作任務(wù)和產(chǎn)品作為載休的教學(xué)方法，提卨教學(xué)效果，強(qiáng)化學(xué)牛能力培養(yǎng)。
2物流管理專業(yè)應(yīng)用型人才培養(yǎng)課程體系建設(shè)思路
物流管理專業(yè)應(yīng)用型人才培養(yǎng)課程休系建設(shè)應(yīng)強(qiáng)調(diào)課程休系和教學(xué)內(nèi)容的內(nèi)在聯(lián)系和整休優(yōu)化，將顯性課程、隱性課程及第二課堂通盤考慮，以素質(zhì)教育為前提，以培養(yǎng)人的全而發(fā)展為目標(biāo)，充分考慮提高學(xué)牛知識(shí)、能力、素質(zhì)要求，在此基礎(chǔ)上更新教學(xué)內(nèi)容，建立課程模塊，培養(yǎng)方案要課堂、課外統(tǒng)籌兼顧，更好地發(fā)揮學(xué)牛自主學(xué)習(xí)的主動(dòng)權(quán)和選擇權(quán)，真正實(shí)現(xiàn)以學(xué)牛學(xué)習(xí)為主休，在保障基礎(chǔ)的前提下壓縮第一課堂的理論教學(xué)時(shí)數(shù)；將實(shí)驗(yàn)、實(shí)踐教學(xué)單獨(dú)組成一個(gè)模塊，分解到各年級(jí)，強(qiáng)化實(shí)踐，使學(xué)牛素質(zhì)和創(chuàng)新能力的培養(yǎng)得到提高。
應(yīng)用型人才培養(yǎng)從人才培養(yǎng)方案的頂層設(shè)計(jì)抓起，以應(yīng)用型課程休系建設(shè)為核心和落腳點(diǎn)，以培養(yǎng)適應(yīng)于地方經(jīng)濟(jì)文化建設(shè)的應(yīng)用型人才為目標(biāo)，兼顧學(xué)牛長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展和就業(yè)的現(xiàn)實(shí)需要。物流管理專業(yè)應(yīng)用型人才培養(yǎng)實(shí)踐課程休系建設(shè)應(yīng)以社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展人才需求為導(dǎo)向，培養(yǎng)而向基層、而向牛產(chǎn)第一線的高素質(zhì)應(yīng)用型人才，在充分調(diào)研行業(yè)發(fā)展情況、行業(yè)崗位及崗位成長(zhǎng)目標(biāo)的基礎(chǔ)上，對(duì)崗位工作內(nèi)容深入分析的基礎(chǔ)上總結(jié)崗位能力需求，進(jìn)而理順課程內(nèi)容與能力培養(yǎng)的關(guān)聯(lián)，最后形成完整的應(yīng)用型人才培養(yǎng)課程休系。
3 基于應(yīng)用型人才培養(yǎng)的物流管理專業(yè)課程體系建設(shè)方案
3.1物流專業(yè)初次就業(yè)崗位及成長(zhǎng)崗位定位物流專業(yè)就業(yè)行業(yè)及崗位主要包括普通第三方物流企業(yè)(運(yùn)輸、倉(cāng)儲(chǔ)業(yè)務(wù)為主）、制造企業(yè)物流部門、連鎖企業(yè)物流中心(物流部門）及其他企業(yè)及崗位。
普通第三方物流企業(yè)中：
初級(jí)崗位：物流市場(chǎng)開發(fā)、倉(cāng)庫(kù)管理、車輛調(diào)度、物流信息處理、客戶關(guān)系管理、行政管理等；
成長(zhǎng)崗位(2?3年）：市場(chǎng)部主管、倉(cāng)儲(chǔ)主管(經(jīng)理）、運(yùn)輸主管、分公司（辦事處)經(jīng)理等。
制造企業(yè)中：
物流部門初級(jí)崗位：物流計(jì)劃員、統(tǒng)計(jì)員、倉(cāng)庫(kù)管理員、物資采購(gòu)、運(yùn)力采購(gòu)、供應(yīng)鏈專員等；
成長(zhǎng)崗位：物流部主管、倉(cāng)庫(kù)主管、物流外協(xié)業(yè)務(wù)主管、供應(yīng)鏈主管等。
連鎖企業(yè)物流中心(物流部門）中：
初級(jí)崗位：倉(cāng)儲(chǔ)管理員、車輛調(diào)度員、物流信息員、客戶管理員、供應(yīng)鏈專員等；
成長(zhǎng)崗位：物流中心倉(cāng)庫(kù)主管、運(yùn)輸主管、配送部主管、供應(yīng)鏈主管等。其他企業(yè)崗位有貨代業(yè)務(wù)員、貨代公司操作員、快遞業(yè)務(wù)員、快遞公司倉(cāng)儲(chǔ)員、客服人員、信息處理員等。
3.2崗位典型工作任務(wù)及工作過程分析通過對(duì)典型物流企業(yè)、物流崗位的調(diào)研，可以得出下列物流相關(guān)崗位典型工作任務(wù)及工作過程。
業(yè)務(wù)開發(fā)的工作過程：尋找、篩選目標(biāo)客戶一客戶及業(yè)務(wù)評(píng)估一遞交物流方案書一客戶確認(rèn)一會(huì)同運(yùn)作部門進(jìn)行實(shí)施確認(rèn)一簽定物流服務(wù)合同一資源準(zhǔn)備(計(jì)劃履行合同）。
運(yùn)力采購(gòu)的工作過程:明確需求一分析需求和供應(yīng)市場(chǎng)一編制采購(gòu)計(jì)劃一詢價(jià)和報(bào)價(jià)分析一認(rèn)證確定供應(yīng)商一談判一簽訂合同一關(guān)系維護(hù)一評(píng)價(jià)采購(gòu)工作。
倉(cāng)儲(chǔ)的工作過程:接收入庫(kù)（出庫(kù))指令一貨物接運(yùn)前的準(zhǔn)備一貨物接運(yùn)一審核訂單與進(jìn)貨單一貨物或商品檢驗(yàn)一接運(yùn)信息的處理一儲(chǔ)位的規(guī)劃管理一貨物或商品上架儲(chǔ)存一儲(chǔ)存環(huán)境條件的管理控制一盤點(diǎn)一盤點(diǎn)結(jié)果的處理一系統(tǒng)確認(rèn)。
分揀的工作過程:接受訂單一商品訂單資料分析一確定揀貨作業(yè)方式一制作揀貨作業(yè)單據(jù)一安排揀貨作業(yè)路徑一揀貨作業(yè)人員安排貨物揀取一分貨一系統(tǒng)確認(rèn)。
配送的工作過程:領(lǐng)取裝車單與配送單據(jù)一點(diǎn)驗(yàn)單據(jù)一按單清點(diǎn)貨物一裝車作業(yè)一按路線進(jìn)行配送一配送異常信息反饋一領(lǐng)取并審理驗(yàn)收單據(jù)一返回驗(yàn)收單據(jù)。
運(yùn)輸?shù)墓ぷ鬟^程：接收指令一調(diào)度車輛一提貨一在途跟蹤一收貨安排一費(fèi)用審核。
合同維護(hù)與修改的工作過程：新客戶合同登記一合同歸檔一按月對(duì)登記文件進(jìn)行查詢，看是否有需要續(xù)簽合同一通知客戶續(xù)簽一如果客戶提出新的需求，對(duì)需求進(jìn)行處理一完成續(xù)簽或終止合同工作。
關(guān)務(wù)工作的工作過程:接到報(bào)關(guān)資料及報(bào)關(guān)指令一根據(jù)運(yùn)作的具體產(chǎn)品情況配合海關(guān)完成產(chǎn)品的清關(guān)流程一反饋清關(guān)過程中的異常情況和海關(guān)臨時(shí)要求一協(xié)調(diào)海關(guān)處理相關(guān)問題。
商務(wù)工作的工作過程:接到客戶業(yè)務(wù)信息一錄入訂單一根據(jù)業(yè)務(wù)需要牛成不同合同一根據(jù)合同擬制打印相關(guān)單據(jù)一傳遞相關(guān)單據(jù)到關(guān)務(wù)部和物流配送部并發(fā)出相應(yīng)操作指令一搜集運(yùn)作中的相關(guān)信息并反饋客戶一協(xié)調(diào)客戶及公司處理異常問題一配合財(cái)務(wù)完成與客戶的對(duì)帳工作一跟催賬款的回收。
客戶服務(wù)的工作過程:①接受客戶需求訂單一錄入信息系統(tǒng)一訂單實(shí)施的組織和監(jiān)督一對(duì)配送、運(yùn)輸過程中出現(xiàn)的異常情況進(jìn)行跟蹤處理一協(xié)調(diào)客戶關(guān)系，進(jìn)行投訴處理一對(duì)問題處理的情況進(jìn)行記錄和反饋;②客戶服務(wù)指令確認(rèn)（倉(cāng)儲(chǔ)、運(yùn)輸、配送、綜合)一錄入信息系統(tǒng)一分單一應(yīng)收費(fèi)用審核一回單確認(rèn)一電iS回訪。
3.3崗位能力分析
根據(jù)不同的崗位工作分工，物流工作崗位能力需求差別主要休現(xiàn)在崗位工作內(nèi)容上。物流崗位工作能力需求主要休現(xiàn)在以下幾個(gè)方而：崗位工作知識(shí)儲(chǔ)備、信息的搜集及處理能力、語言表達(dá)與溝通能力、處理突發(fā)事件的能力、團(tuán)隊(duì)合作意識(shí)及基礎(chǔ)的外語聽說讀寫能力，具休能力要求如下：物流市場(chǎng)開發(fā)能力、倉(cāng)儲(chǔ)與配送運(yùn)作能力、運(yùn)輸?shù)慕M織與運(yùn)輸流程優(yōu)化能力、電子商務(wù)與物流信息運(yùn)作的能力、（國(guó)際、國(guó)內(nèi)）貨物運(yùn)輸業(yè)務(wù)運(yùn)作能力、設(shè)計(jì)物流項(xiàng)目方案能力。
3.4基于應(yīng)用型人才培養(yǎng)的課程體系方案
按照應(yīng)用型人才培養(yǎng)要求，在充分調(diào)研物流工作崗位的基礎(chǔ)上，以工作崗位任務(wù)及能力要求為基礎(chǔ)設(shè)計(jì)物流專業(yè)課程休系，得出如下基于應(yīng)用型人才培養(yǎng)的物流專業(yè)課程休系方案設(shè)計(jì)。
工作崗位屬于普通第三方物流企業(yè)、制造企業(yè)物流部fJ、連鎖企業(yè)物流中心(物流部門）。
工作任務(wù)包括物流市場(chǎng)營(yíng)銷、項(xiàng)目客戶開發(fā)、倉(cāng)儲(chǔ)作業(yè)管理、庫(kù)存管理、商品養(yǎng)護(hù)管理、公路運(yùn)輸組織、運(yùn)輸調(diào)度、運(yùn)輸業(yè)務(wù)管理、運(yùn)輸流程優(yōu)化、運(yùn)輸場(chǎng)站規(guī)劃與布置、電子商務(wù)運(yùn)作、物流信息處理、國(guó)際、國(guó)內(nèi)貨物運(yùn)輸及進(jìn)出口業(yè)務(wù)報(bào)關(guān)、物流項(xiàng)目方案設(shè)計(jì)、物流業(yè)務(wù)流程優(yōu)化。
職業(yè)能力涵蓋崗位工作知識(shí)儲(chǔ)備、信息搜集及處理能力、語言表達(dá)與溝通能力、處理突發(fā)事件能力、團(tuán)隊(duì)合作意識(shí)及基礎(chǔ)的外語聽說讀寫能力：物流市場(chǎng)開發(fā)能力、倉(cāng)儲(chǔ)與配送運(yùn)作能力、運(yùn)輸?shù)慕M織與運(yùn)輸流程優(yōu)化能力、電子商務(wù)與物流信息運(yùn)作的能力、（國(guó)際、國(guó)內(nèi)）貨物運(yùn)輸業(yè)務(wù)運(yùn)作能力、設(shè)計(jì)物流項(xiàng)目方案能力。
(一)建立分級(jí)授權(quán)管理制度
企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)性質(zhì)、組織機(jī)構(gòu)設(shè)置和管理層級(jí)安排,建立合同分級(jí)管理制度。屬于上級(jí)管理權(quán)限的合同,下級(jí)單位不得簽署。對(duì)于重大投資類、融資類、擔(dān)保類、知識(shí)產(chǎn)權(quán)類、不動(dòng)產(chǎn)類合同,上級(jí)部門應(yīng)加強(qiáng)管理。下級(jí)單位認(rèn)為確有需要簽署涉及上級(jí)管理權(quán)限的合同,應(yīng)當(dāng)提出申請(qǐng),并經(jīng)上級(jí)合同管理機(jī)構(gòu)批準(zhǔn)后辦理。上級(jí)單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)下級(jí)單位合同訂立、履行情況的監(jiān)督檢查。
(二)實(shí)行統(tǒng)一歸口管理
企業(yè)可以根據(jù)實(shí)際情況指定法律部門等作為合同歸口管理部門,對(duì)合同實(shí)施統(tǒng)一規(guī)范管理,具體負(fù)責(zé)制定合同管理制度,審核合同條款的權(quán)利義務(wù)對(duì)等性,管理合同標(biāo)準(zhǔn)文本,管理合同專用章,定期檢查和評(píng)價(jià)合同管理中的薄弱環(huán)節(jié),采取相應(yīng)控制措施,促進(jìn)合同的有效履行。
(三)明確職責(zé)分工
公司各業(yè)務(wù)部門作為合同的承辦部門負(fù)責(zé)在職責(zé)范圍內(nèi)承辦相關(guān)合同,并履行合同調(diào)查、談判、訂立、履行和終結(jié)責(zé)任。公司財(cái)會(huì)部門側(cè)重于履行對(duì)合同的財(cái)務(wù)監(jiān)督職責(zé)。
(四)健全考核與責(zé)任追究制度
企業(yè)應(yīng)當(dāng)健全合同管理考核與責(zé)任追究制度,開展合同后評(píng)估,對(duì)合同訂立、履行過程中出現(xiàn)的違法違規(guī)行為,應(yīng)當(dāng)追究有關(guān)機(jī)構(gòu)或人員的責(zé)任。
二、合同管理流程
合同管理從大的方面可以劃分為合同訂立階段和合同履行階段(見圖1所示)。
三、合同各環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)及管控措施
(一)合同調(diào)查
合同訂立前,企業(yè)應(yīng)當(dāng)進(jìn)行合同調(diào)查,充分了解合同對(duì)方的主體資格、信用狀況等有關(guān)情況,確保對(duì)方當(dāng)事人具備履約能力。該環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險(xiǎn)是:忽視被調(diào)查對(duì)象的主體資格審查,準(zhǔn)合同對(duì)象不具有相應(yīng)民事權(quán)利能力和民事行為能力或不具備特定資質(zhì),與不具備權(quán)或越權(quán)的主體簽訂合同,導(dǎo)致合同無效,或引發(fā)潛在風(fēng)險(xiǎn);在合同簽訂前錯(cuò)誤判斷被調(diào)查對(duì)象的信用狀況,或在合同履行過程中沒有持續(xù)關(guān)注對(duì)方的資信變化,致使企業(yè)蒙受損失;對(duì)被調(diào)查對(duì)象的履約能力給出不當(dāng)評(píng)價(jià),將不具備履約能力的對(duì)象確定為準(zhǔn)合同對(duì)象,或?qū)⒕哂新募s能力的對(duì)象排除在準(zhǔn)合同對(duì)象之外。
主要管控措施:第一,審查被調(diào)查對(duì)象的身份證件、法人登記證書、資質(zhì)證明、授權(quán)委托書等證明原件,必要時(shí),可通過發(fā)證機(jī)關(guān)查詢證書的真實(shí)性和合法性,關(guān)注授權(quán)人的行為是否在其被授權(quán)范圍內(nèi),在充分收集相關(guān)證據(jù)的基礎(chǔ)上評(píng)價(jià)主體資格是否恰當(dāng)。第二,獲取調(diào)查對(duì)象經(jīng)審計(jì)的財(cái)務(wù)報(bào)告、以往交易記錄等財(cái)務(wù)和非財(cái)務(wù)信息,分析其獲利能力、償債能力和營(yíng)運(yùn)能力,評(píng)估其財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)和信用狀況,并在合同履行過程中持續(xù)關(guān)注其資信變化,建立和及時(shí)更新合同對(duì)方的商業(yè)信用檔案。第三,對(duì)被調(diào)查對(duì)象進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)調(diào)查,實(shí)地了解和全面評(píng)估其生產(chǎn)能力、技術(shù)水平、產(chǎn)品類別和質(zhì)量等生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)情況,分析其合同履約能力。第四,與被調(diào)查對(duì)象的主要供應(yīng)商、客戶、開戶銀行、主管稅務(wù)機(jī)關(guān)和工商管理部門溝通,了解其生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、商業(yè)信譽(yù)、履約能力等情況。
(二)合同談判
初步確定準(zhǔn)合同對(duì)象后,企業(yè)內(nèi)部的合同承辦部門將在授權(quán)范圍內(nèi)與對(duì)方進(jìn)行合同談判,按照自愿、公平原則,磋商合同內(nèi)容和條款,明確雙方的權(quán)利義務(wù)和違約責(zé)任。該環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險(xiǎn)是:忽略合同重大問題或在重大問題上做出不當(dāng)讓步;談判經(jīng)驗(yàn)不足,缺乏技術(shù)、法律和財(cái)務(wù)知識(shí)的支撐,導(dǎo)致企業(yè)利益損失;泄露本企業(yè)談判策略,導(dǎo)致企業(yè)在談判中處于不利地位。
主要管控措施:第一,收集談判對(duì)手資料,充分熟悉談判對(duì)手情況,做到知己知彼;研究國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)監(jiān)管、產(chǎn)業(yè)政策、同類產(chǎn)品或服務(wù)價(jià)格等與談判內(nèi)容相關(guān)的信息,正確制定本企業(yè)談判策略。第二,關(guān)注合同核心內(nèi)容、條款和關(guān)鍵細(xì)節(jié),具體包括合同標(biāo)的的數(shù)量、質(zhì)量或技術(shù)標(biāo)準(zhǔn),合同價(jià)格的確定方式與支付方式,履約期限和方式,違約責(zé)任和爭(zhēng)議的解決方法、合同變更或解除條件等。第三,對(duì)于影響重大、涉及較高專業(yè)技術(shù)或法律關(guān)系復(fù)雜的合同,組織法律、技術(shù)、財(cái)會(huì)等專業(yè)人員參與談判,充分發(fā)揮團(tuán)隊(duì)智慧,及時(shí)總結(jié)談判過程中的得失,研究確定下一步談判策略。第四,必要時(shí)可聘請(qǐng)外部專家參與相關(guān)工作,并充分了解外部專家的專業(yè)資質(zhì)、勝任能力和職業(yè)道德情況。第五,加強(qiáng)保密工作,嚴(yán)格責(zé)任追究制度。第六,對(duì)談判過程中的重要事項(xiàng)和參與談判人員的主要意見,予以記錄并妥善保存,作為避免合同舞弊的重要手段和責(zé)任追究的依據(jù)。
(三)合同文本擬定
該環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險(xiǎn)是:選擇不恰當(dāng)?shù)暮贤问?合同與國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)產(chǎn)業(yè)政策、企業(yè)總體戰(zhàn)略目標(biāo)或特定業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)目標(biāo)發(fā)生沖突;合同內(nèi)容和條款不完整、表述不嚴(yán)謹(jǐn)準(zhǔn)確,或存在重大疏漏和欺詐,導(dǎo)致企業(yè)合法利益受損;有意拆分合同規(guī)避合同管理規(guī)定等;對(duì)于合同文本須報(bào)經(jīng)國(guó)家有關(guān)主管部門審查或備案的,未履行相應(yīng)程序。
主要管控措施:第一,企業(yè)對(duì)外發(fā)生經(jīng)濟(jì)行為,除即時(shí)結(jié)清方式外,應(yīng)當(dāng)訂立書面合同。第二,嚴(yán)格審核合同需求與國(guó)家法律法規(guī)、產(chǎn)業(yè)政策、企業(yè)整體戰(zhàn)略目標(biāo)的關(guān)系,保證其協(xié)調(diào)一致;考察合同是否以生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃、項(xiàng)目立項(xiàng)書等為依據(jù),確保完成具體業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)目標(biāo)。第三,合同文本一般由業(yè)務(wù)承辦部門起草,法律部門審核;重大合同或法律關(guān)系復(fù)雜的特殊合同應(yīng)當(dāng)由法律部門參與起草。國(guó)家或行業(yè)有合同示范文本的,可以優(yōu)先選用,但對(duì)涉及權(quán)利義務(wù)關(guān)系的條款應(yīng)當(dāng)進(jìn)行認(rèn)真審查,并根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行適當(dāng)修改。各部門應(yīng)當(dāng)各司其職,保證合同內(nèi)容和條款的完整準(zhǔn)確。第四,通過統(tǒng)一歸口管理和授權(quán)審批制度,嚴(yán)格合同管理,防止通過化整為零等方式故意規(guī)避招標(biāo)的做法和越權(quán)行為。第五,由簽約對(duì)方起草的合同,企業(yè)應(yīng)當(dāng)認(rèn)真審查,確保合同內(nèi)容準(zhǔn)確反映企業(yè)訴求和談判達(dá)成的一致意見,特別留意“其他約定事項(xiàng)”等需要補(bǔ)充填寫的欄目,如不存在其他約定事項(xiàng)時(shí)注明“此處空白”或“無其他約定”,防止合同后續(xù)被篡改。第六,合同文本須報(bào)經(jīng)國(guó)家有關(guān)主管部門審查或備案的,應(yīng)當(dāng)履行相應(yīng)程序。
(四)合同審核
該環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險(xiǎn)是:合同審核人員因?qū)I(yè)素質(zhì)或工作態(tài)度原因未能發(fā)現(xiàn)合同文本中的不當(dāng)內(nèi)容和條款;審核人員雖然通過審核發(fā)現(xiàn)問題但未提出恰當(dāng)?shù)男抻喴庖?合同起草人員沒有根據(jù)審核人員的改進(jìn)意見修改合同,導(dǎo)致合同中的不當(dāng)內(nèi)容和條款未被糾正。
主要管控措施:第一,審核人員應(yīng)當(dāng)對(duì)合同文本的合法性、經(jīng)濟(jì)性、可行性和嚴(yán)密性進(jìn)行重點(diǎn)審核,關(guān)注合同的主體、內(nèi)容和形式是否合法,合同內(nèi)容是否符合企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益,對(duì)方當(dāng)事人是否具有履約能力,合同權(quán)利和義務(wù)、違約責(zé)任和爭(zhēng)議解決條款是否明確。第二,建立會(huì)審制度,對(duì)影響重大或法律關(guān)系復(fù)雜的合同文本,組織財(cái)會(huì)部門、內(nèi)部審計(jì)部、法律部、業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)的相關(guān)部門進(jìn)行審核,內(nèi)部相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)認(rèn)真履行職責(zé)。第三,慎重對(duì)待審核意見,認(rèn)真分析研究,慎重對(duì)待,對(duì)審核意見準(zhǔn)確無誤地加以記錄,必要時(shí)對(duì)合同條款作出修改并再次提交審核。
(五)合同簽署
該環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險(xiǎn)是:超越權(quán)限簽訂合同,合同印章管理不當(dāng),簽署后的合同被篡改,因手續(xù)不全導(dǎo)致合同無效等。
主要管控措施:第一,按照規(guī)定的權(quán)限和程序與對(duì)方當(dāng)事人簽署合同。對(duì)外正式訂立的合同應(yīng)當(dāng)由企業(yè)法定代表人或由其授權(quán)的人簽名或加蓋有關(guān)印章。授權(quán)簽署合同的,應(yīng)當(dāng)簽署授權(quán)委托書。第二,嚴(yán)格合同專用章保管制度,合同經(jīng)編號(hào)、審批及企業(yè)法定代表人或由其授權(quán)的人簽署后,方可加蓋合同專用章。用印后保管人應(yīng)當(dāng)立即收回,并按要求妥善保管,以防止他人濫用。保管人應(yīng)當(dāng)記錄合同專用章使用情況以備查,如果發(fā)生合同專用章遺失或被盜現(xiàn)象,應(yīng)當(dāng)立即報(bào)告公司負(fù)責(zé)人并采取妥善措施,如向公安機(jī)關(guān)報(bào)案、登報(bào)聲明作廢等,以最大限度消除可能帶來的負(fù)面影響。第三,采取恰當(dāng)措施,防止已簽署的合同被篡改,如在合同各頁碼之間加蓋騎縫章、使用防偽印記、使用不可編輯的電子文檔格式等。第四,按照國(guó)家有關(guān)法律、行政法規(guī)規(guī)定,需辦理批準(zhǔn)、登記等手續(xù)之后方可生效的合同,企業(yè)應(yīng)當(dāng)及時(shí)按規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。
(六)合同履行
合同訂立后,企業(yè)應(yīng)當(dāng)與合同對(duì)方當(dāng)事人一起遵循誠(chéng)實(shí)信用原則,根據(jù)合同的性質(zhì)、目的和交易習(xí)慣履行通知、協(xié)助、保密等義務(wù)。該環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險(xiǎn)是:本企業(yè)或合同對(duì)方當(dāng)事人沒有恰當(dāng)?shù)芈男泻贤屑s定的義務(wù);合同生效后,對(duì)合同條款未明確約定的事項(xiàng)沒有及時(shí)協(xié)議補(bǔ)充,導(dǎo)致合同無法正常履行;在合同履行過程中,未能及時(shí)發(fā)現(xiàn)已經(jīng)或可能導(dǎo)致企業(yè)利益受損情況,或未能采取有效措施;合同糾紛處理不當(dāng),導(dǎo)致企業(yè)遭受外部處罰、訴訟失敗,損害企業(yè)利益、信譽(yù)和形象等。
主要管控措施:第一,強(qiáng)化對(duì)合同履行情況及效果的檢查、分析和驗(yàn)收,全面適當(dāng)執(zhí)行本企業(yè)義務(wù),敦促對(duì)方積極執(zhí)行合同,確保合同全面有效履行。第二,對(duì)合同對(duì)方履行情況實(shí)施有效監(jiān)控,一旦發(fā)現(xiàn)有違約可能或違約行為,應(yīng)當(dāng)及時(shí)提示風(fēng)險(xiǎn),并立即采取相應(yīng)措施將合同損失降到最低。第三,根據(jù)需要及時(shí)補(bǔ)充、變更甚至解除合同。一是對(duì)于合同沒有約定或約定不明確的內(nèi)容,通過雙方協(xié)商一致對(duì)原有合同進(jìn)行補(bǔ)充;無法達(dá)成補(bǔ)充協(xié)議的,按照國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)、合同有關(guān)條款或者交易習(xí)慣確定;二是對(duì)于顯失公平、條款有誤或存在欺詐行為的合同,以及因政策調(diào)整、市場(chǎng)變化等客觀因素已經(jīng)或可能導(dǎo)致企業(yè)利益受損的合同,按規(guī)定程序及時(shí)報(bào)告,并經(jīng)雙方協(xié)商一致,按照規(guī)定權(quán)限和程序辦理合同變更或解除事宜;三是對(duì)方當(dāng)事人提出中止、轉(zhuǎn)讓、解除合同的,造成企業(yè)經(jīng)濟(jì)損失的,應(yīng)向?qū)Ψ疆?dāng)事人書面提出索賠。第四,加強(qiáng)合同糾紛管理,在履行合同過程中發(fā)生糾紛的,應(yīng)當(dāng)依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī),在規(guī)定時(shí)效內(nèi)與對(duì)方當(dāng)事人協(xié)商并按規(guī)定權(quán)限和程序及時(shí)報(bào)告。合同糾紛經(jīng)協(xié)商一致的,雙方應(yīng)當(dāng)簽訂書面協(xié)議;合同糾紛經(jīng)協(xié)商無法解決的,根據(jù)合同約定選擇仲裁或訴訟方式解決。企業(yè)內(nèi)部授權(quán)處理合同糾紛,應(yīng)當(dāng)簽署授權(quán)委托書。糾紛處理過程中,未經(jīng)授權(quán)批準(zhǔn),相關(guān)經(jīng)辦人員不得向?qū)Ψ疆?dāng)事人作出實(shí)質(zhì)性答復(fù)或承諾。
(七)合同結(jié)算
合同結(jié)算是合同執(zhí)行的重要環(huán)節(jié),既是對(duì)合同簽訂的審查,也是對(duì)合同執(zhí)行的監(jiān)督,一般由財(cái)會(huì)部門負(fù)責(zé)辦理。該環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險(xiǎn)是:違反合同條款,未按合同規(guī)定期限、金額或方式付款;疏于管理,未能及時(shí)催收到期合同款項(xiàng);在沒有合同依據(jù)的情況下盲目付款。
主要管控措施:第一,財(cái)會(huì)部門應(yīng)當(dāng)在審核合同條款后辦理結(jié)算業(yè)務(wù),按照合同規(guī)定付款,及時(shí)催收到期欠款。第二,未按合同條款履約或應(yīng)簽訂書面合同而未簽訂的,財(cái)會(huì)部門有權(quán)拒絕付款,并及時(shí)向企業(yè)有關(guān)負(fù)責(zé)人報(bào)告。
(八)合同登記
合同登記管理制度體現(xiàn)合同的全過程封閉管理,合同的簽署、履行、結(jié)算、補(bǔ)充或變更、解除等都需要進(jìn)行合同登記。該環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險(xiǎn)是:合同檔案不全,合同泄密,合同濫用。
主要管控措施:第一,合同管理部門應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)合同登記管理,充分利用信息化手段,定期對(duì)合同進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、分類和歸檔,詳細(xì)登記合同的訂立、履行和變更、終結(jié)等情況,合同終結(jié)應(yīng)及時(shí)辦理銷號(hào)和歸檔手續(xù),以實(shí)行合同的全過程封閉管理。第二,建立合同文本統(tǒng)一分類和連續(xù)編號(hào)制度,以防止或及早發(fā)現(xiàn)合同文本的遺失。第三,加強(qiáng)合同信息安全保密工作,未經(jīng)批準(zhǔn),任何人不得以任何形式泄露合同訂立與履行過程中涉及的國(guó)家或商業(yè)秘密。第四,規(guī)范合同管理人員職責(zé),明確合同流轉(zhuǎn)、借閱和歸還的職責(zé)權(quán)限和審批程序等有關(guān)要求。
