發(fā)布時間：2023-05-23 17:12:17
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的檔案系統(tǒng)管理樣本，期待這些樣本能夠為您提供豐富的參考和啟發(fā)，請盡情閱讀。
關鍵詞：數(shù)字檔案館；生態(tài)系統(tǒng)；管理
數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)在快速變化的社會發(fā)展環(huán)境中必然會面臨各種機遇與挑戰(zhàn)，如何保持自身的健康可持續(xù)發(fā)展，這不僅涉及經(jīng)濟、社會、技術等制約數(shù)字檔案館發(fā)展的核心要素，而且，關切到未來國家檔案事業(yè)的發(fā)展。為此，本文擬從戰(zhàn)略管理、協(xié)同管理、風險管理以及生態(tài)管理等方面，初步探討如何加強對數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)的管理，保持數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)的健康運行和可持續(xù)發(fā)展。
1 戰(zhàn)略管理
戰(zhàn)略管理是“圍繞著戰(zhàn)略的制定、決策、實施和評價而采取的一系列手段和措施的動態(tài)過程，對組織的發(fā)展方向具有長遠的、全局性影響”[1]，廣泛存在于政治、經(jīng)濟、社會、文化、教育、科技等領域活動中。目前，戰(zhàn)略管理已引入檔案事業(yè)發(fā)展和電子文件管理的研究中。馮惠玲教授指出，“面對電子文件管理這一歷史性挑戰(zhàn)，僅有戰(zhàn)術、方法的應對遠遠不夠，還需要有面向全國的宏觀思維和戰(zhàn)略應對，才能把這項事業(yè)推向前進”[2]，“從國家層面和戰(zhàn)略視角對電子文件管理全局性、基本性、長期性問題所進行的目標定位、統(tǒng)籌規(guī)劃和基本制度安排，體現(xiàn)了一個國家對電子文件管理的基本態(tài)度和總體思路”[3]。國家檔案局楊冬權局長指出，“管理好電子文件，關系到國家和社會歷史記憶的長期保存，關系到人類文明的傳承延續(xù)”，“不僅要考慮電子文件的今天，而且還要考慮它的明天和后天；不僅要考慮電子文件的短期效益，而且還要考慮它的長遠效益”[4]。2010年，由中央辦公廳牽頭，國家檔案局等相關部門為成員單位成立的國家電子文件管理部際聯(lián)席會議辦公室，標志著我國電子文件管理國家戰(zhàn)略正式啟動[5]。
數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)研究立足于從整體性、系統(tǒng)性、平衡性、動態(tài)性等生態(tài)學思想，觀察和思考數(shù)字檔案館的運行與發(fā)展，其中隱含著戰(zhàn)略管理的思維。以戰(zhàn)略管理思維為指導，將數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)與社會發(fā)展、經(jīng)濟發(fā)展、文化發(fā)展以及信息技術發(fā)展等聯(lián)系起來，研究數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)發(fā)展態(tài)勢，制定具有全局性、前瞻性、長遠性的數(shù)字檔案館發(fā)展戰(zhàn)略，并依據(jù)所制定的戰(zhàn)略采取相應的計劃、措施、步驟。實施數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)的戰(zhàn)略管理，能夠?qū)⑾到y(tǒng)中的各種生態(tài)要素聯(lián)結起來，形成一個互相依存、互相制約的整體，保持數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)的健康運行，推動數(shù)字檔案館建設的可持續(xù)發(fā)展。同時，對于一個國家、一個地區(qū)而言，數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)戰(zhàn)略管理將是一項跨機構、跨部門的綜合管理，與國家（地區(qū)）信息化發(fā)展戰(zhàn)略、電子政務戰(zhàn)略等密切配合，與相關組織機構建立戰(zhàn)略聯(lián)盟，協(xié)調(diào)數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)與社會組織系統(tǒng)、社會信息系統(tǒng)之間的關系，在激烈的生態(tài)位競爭中實現(xiàn)數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)的社會使命與專業(yè)價值。
2 協(xié)同管理
協(xié)同管理是“運用協(xié)同學自組織原理，通過建立‘競爭—合作—協(xié)調(diào)’的協(xié)同運行機制，把系統(tǒng)中價值鏈形成過程的各要素組成一個緊密的‘自組織’體系，共同實現(xiàn)統(tǒng)一的目標，使系統(tǒng)利益最大化的管理體系”[6]。在數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)中，要積極實施協(xié)同管理，使得各生態(tài)因子之間密切協(xié)作、互動開放，建立和諧共存、協(xié)調(diào)運行的數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)管理體系，保障數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)健康運行和持續(xù)發(fā)展，其內(nèi)涵主要表現(xiàn)為：
一是要協(xié)調(diào)數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)主體之間關系。圍繞數(shù)字檔案館檔案信息資源管理與利用，加強檔案形成者、檔案管理者、檔案利用者之間的聯(lián)系，建立有效的協(xié)同合作機制，實現(xiàn)檔案信息資源的有效收集、科學管理和充分利用，保障數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)數(shù)字資源管理活動的良性運行。
二是要協(xié)調(diào)數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)主客體之間的關系。圍繞數(shù)字檔案館建設，充分發(fā)揮檔案形成者、檔案管理者、檔案利用者的主觀能動性，將生態(tài)系統(tǒng)中各生態(tài)因子組成一個緊密的協(xié)調(diào)運行體系，調(diào)動各種生態(tài)因子的作用關系，實現(xiàn)與數(shù)字檔案館生存環(huán)境的均衡發(fā)展與和諧共生。
三是要協(xié)調(diào)數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)客體之間的關系，突出表現(xiàn)為內(nèi)部環(huán)境協(xié)調(diào)和外部環(huán)境協(xié)調(diào)。內(nèi)部環(huán)境協(xié)調(diào)主要是協(xié)調(diào)數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)運行機制、信息資源、基礎設施、組織文化等生態(tài)因子之間的關系，建立良性的運行機制，保障數(shù)字檔案館正常運行；提高檔案信息資源質(zhì)量，優(yōu)化檔案信息資源結構，建立檔案信息資源管理體系；強化基礎設施建設，增強數(shù)字檔案館保障能力；創(chuàng)建和諧文化氛圍，提升數(shù)字檔案館工作者的內(nèi)聚力、向心力，使數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)微觀環(huán)境功能最優(yōu)化。外部環(huán)境協(xié)調(diào)主要協(xié)調(diào)數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)宏觀環(huán)境和中觀環(huán)境中各生態(tài)因子之間的關系，激活數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)外部環(huán)境各生態(tài)因子的功能。通過協(xié)調(diào)數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)社會、政治、經(jīng)濟、文化、科技等社會環(huán)境以及地質(zhì)環(huán)境、氣候環(huán)境、生物環(huán)境等自然環(huán)境之間的關系，創(chuàng)造社會穩(wěn)定、政治民主、經(jīng)濟富足、文化繁榮、科技發(fā)達、自然生態(tài)和諧的環(huán)境氛圍；通過協(xié)調(diào)檔案行政管理機構、檔案行業(yè)協(xié)會、傳統(tǒng)檔案館以及其他信息機構等之間關系，提升檔案行政管理能力與協(xié)會業(yè)務協(xié)調(diào)能力，發(fā)揮傳統(tǒng)檔案館的優(yōu)勢，與其他信息機構競爭合作，拓展數(shù)字檔案館生存發(fā)展空間。
3 風險管理
目前，風險管理廣泛應用于經(jīng)濟與社會發(fā)展過程中，特別是在企業(yè)管理、信息管理等領域應用突出。在檔案學研究中，風險管理思想和方法也被關注和重視。近年來，檔案學界高度關注電子文件的風險管理，認為由于“計算機系統(tǒng)的脆弱性、電子文件的重要性、電子文件安全標準的復雜嚴格性、電子文件受損所造成后果的嚴重性，要求我們建立一套科學、嚴密的風險管理體系”[7]。馮惠玲教授在《電子文件風險管理》專著中，全面探究了電子文件風險管理的成因、規(guī)劃、監(jiān)控、識別、評估以及應對等內(nèi)容[8]。數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)風險管理是在風險識別、風險評估的基礎上，積極采用相應的風險應對策略，規(guī)避和化解數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)建設與發(fā)展中的各類風險。數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)的風險管理要強化“安全第一”戰(zhàn)略，突出檔案安全意識，主要包括實體安全和信息安全。
3.1 實體安全。數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)實體安全主要體現(xiàn)在檔案載體安全與檔案庫房安全兩方面。在傳統(tǒng)檔案館或傳統(tǒng)檔案管理中，檔案載體安全是檔案館庫房管理和檔案保護的重點內(nèi)容。在數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)中，數(shù)字檔案載體安全成為新的課題，數(shù)字檔案載體壽命短，容易受損，且檔案信息內(nèi)容無法直接閱讀，檔案信息具有瞬間即逝的可能，需要采取有效的防范措施和定期拷貝、檢查制度，避免數(shù)字檔案載體受損，確保館藏數(shù)字檔案載體的安全性、可讀性和有效性。
檔案庫房安全一直存在諸多風險，如“檔案裝具、檔案安全防護基礎設施不完善、檔案庫房設計不規(guī)范、檔案庫房安全管理制度空泛、檔案庫房安全應急預案缺失”[9]等，這些都對檔案館庫房安全管理帶來潛在威脅。在數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)中，庫房安全增添了新的內(nèi)容，如計算機機房安全、數(shù)字存儲實體安全等，需要采取防火、防潮、防熱、防盜、防震、防電磁干擾等措施，切實加強檔案庫房安全建設，不斷完善、健全檔案庫房安全管理制度，制定數(shù)字檔案館庫房安全應急預案，注重與相關部門之間的應急聯(lián)動，在面對突發(fā)事件時最大限度地保護檔案實體安全，減少檔案損失。
3.2 信息安全?！皵?shù)字檔案館的安全，涉及電子文件與數(shù)字檔案在生命運動周期各個階段的安全保護，包括電子文件的產(chǎn)生、傳遞、存儲、檢索、利用等各個環(huán)節(jié)”[10]。數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)信息安全主要包括檔案信息內(nèi)容安全和檔案信息系統(tǒng)安全兩方面。
數(shù)字檔案信息內(nèi)容具有易消逝性和易修改性等特點，安全風險大。2009年起，國家檔案局就要求“各級國家檔案館要通過建立異地備份庫等形式，對本級重要檔案及電子文件實行異地備份，對重要的電子文件還要實行異質(zhì)備份，確保電子文件的長期可讀，確保檔案信息資源的絕對安全”[11]；2010年，國家檔案局楊冬權局長再次強調(diào)，“確保電子文件的齊全完整、真實有效，讓今天的電子文件在幾十年、幾百年后還能被人讀取利用，是一個需要特別注意的重大問題和特別需要解決的根本問題，不建設好檔案安全體系，今天的電子文件和數(shù)字檔案在若干年后將無法讀取，信息空白的慘劇將無法避免”[12]。
檔案信息系統(tǒng)安全是網(wǎng)絡環(huán)境下數(shù)字檔案館面臨的新的安全風險，給數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)帶來了不可忽視的安全隱患。2010年，《數(shù)字檔案館建設指南》指出“數(shù)字檔案館系統(tǒng)安全隱患包括數(shù)據(jù)竊聽、電磁泄漏、電力中斷、載體損壞、自然災害、非法訪問、計算機病毒、黑客攻擊、系統(tǒng)超負載、假冒身份、權限擴散、數(shù)據(jù)篡改、操作失誤等，應當采取相應的措施和管理手段應對這些安全隱患”[13]。數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)須高度重視信息系統(tǒng)安全，采用多維管理與控制體系，加強制度建設，提高安全管理意識；加強信息系統(tǒng)安全防護措施，提高系統(tǒng)安全防范能力，確保軟硬件系統(tǒng)的穩(wěn)定、可靠；建立網(wǎng)絡安全管理與防護體系，利用各種手段和措施，增強網(wǎng)絡免疫力，保障網(wǎng)絡不被攻擊，有效維護數(shù)字檔案館信息系統(tǒng)安全。
4 生態(tài)管理
生態(tài)管理于20世紀70年代起源于美國，它“運用生態(tài)學、經(jīng)濟學和社會學等跨學科的原理和現(xiàn)代科學技術來管理人類行動對生態(tài)環(huán)境的影響，力圖平衡發(fā)展和生態(tài)環(huán)境保護之間的沖突，最終實現(xiàn)經(jīng)濟、社會和生態(tài)環(huán)境的協(xié)調(diào)可持續(xù)發(fā)展”[14]。隨著生態(tài)管理的應用和發(fā)展，其內(nèi)涵得到進一步延伸，如低碳管理、綠色管理、生態(tài)倫理等，都成為生態(tài)管理的重要內(nèi)容。通過生態(tài)管理，能夠為數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)營造良好的環(huán)境氛圍，實現(xiàn)數(shù)字檔案館與社會政治、經(jīng)濟、文化等之間和諧發(fā)展。
4.1 低碳管理。數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)低碳管理，重點反映在檔案管理成本的節(jié)約和檔案利用成本的節(jié)約上，可以實現(xiàn)數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)管理高效化，優(yōu)化管理程序，將檔案管理人員從繁重的手工操作中解脫出來，提升工作效率，節(jié)約管理成本，降低管理能耗。數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)通過運用信息、網(wǎng)絡、通訊等現(xiàn)代技術手段，提供便捷、快速、高效的檔案信息利用，實現(xiàn)“一站式”檢索、在線利用、全天候服務，避免用戶奔波之苦，減少交通成本；通過網(wǎng)絡，可以打破時空限制，隨時隨地利用檔案信息資源，實現(xiàn)檔案信息資源共享。
4.2 建筑生態(tài)。數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)建筑生態(tài)體現(xiàn)在數(shù)字檔案館庫房建設上，強調(diào)以生態(tài)建筑意識為指導，建造環(huán)保、節(jié)能、綠化且符合檔案保護要求的數(shù)字檔案館庫房。一方面，數(shù)字檔案館建筑設計要遵循“適用、經(jīng)濟、美觀”的原則，利用低耗能、低污染的材料建造數(shù)字檔案館，與周邊環(huán)境和諧共處；通過庫房智能化管理、低碳管理，提升用電效率，降低庫房管理成本。另一方面，數(shù)字檔案信息存儲密度高，同紙質(zhì)檔案相比，大幅度節(jié)省存儲空間，減少存儲庫房；否則，檔案館蓋得再大，也難以承受知識、信息爆炸帶來的存儲壓力。
4.3 資源生態(tài)。目前，數(shù)字檔案館數(shù)字檔案信息少，民生檔案信息少，特色檔案信息少，檔案信息利用率不高，需要重點加強數(shù)字檔案、民生檔案和特色檔案信息資源建設，建立廣泛覆蓋人民群眾的檔案信息資源體系，實現(xiàn)檔案信息資源多樣化、特色化、民族化，滿足社會對檔案信息資源的多樣化需求；同時，數(shù)字檔案館信息系統(tǒng)設計各異，數(shù)字檔案信息資源來源廣泛，數(shù)字檔案信息異構現(xiàn)象嚴重，難以實現(xiàn)資源共享，需要重點加強數(shù)字檔案館規(guī)范化、標準化建設，提高數(shù)字檔案館建設效率，避免數(shù)字檔案館重復開發(fā)，實現(xiàn)數(shù)字檔案信息資源共享，保持信息生態(tài)平衡。
4.4 生態(tài)倫理。生態(tài)倫理要求“把倫理關懷作為開發(fā)、利用和改造自然（環(huán)境）的經(jīng)濟社會活動的一個行為準則，樹立一種全新的、與環(huán)境承載能力相適應的價值觀念和生活方式，促進人與自然的協(xié)調(diào)發(fā)展”[15]。運用生態(tài)倫理思想和倫理道德對數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)實施調(diào)控，一方面，可以提高檔案形成者、檔案管理者的責任意識和自律意識；另一方面，也可以有效防范各種信息干擾和安全風險對數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)的破壞，強化主體的自律和約束，達到生態(tài)平衡。數(shù)字檔案館生態(tài)倫理突出表現(xiàn)在檔案保密與檔案信息開放上。數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)中，檔案管理者需要強化保密意識，遵守《檔案法》、《保密法》等相關法律法規(guī)要求，保護檔案知識產(chǎn)權，維護檔案信息的安全，杜絕泄密現(xiàn)象的發(fā)生；同時，要處理好保密與開放之間的關系，克服“保密保險、利用危險”的工作意識，杜絕以保密為借口、以未開放為借口、以無館藏為借口等理由不提供檔案信息服務，阻礙檔案的開放利用。
注：本文為國家社科基金項目《數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)研究》（編號08BTQ040）研究成果之一
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一、推進自動化，必須提高檔案標準化、規(guī)范化水平
目前，檔案信息自動化系統(tǒng)的現(xiàn)狀是檔案標準化、規(guī)范化滯后和應用軟件多亂，這些都嚴重影響了系統(tǒng)整體水平的提高。目前系統(tǒng)的主要矛盾不是硬件設備的缺乏，而是硬件的功能并沒有充分發(fā)揮。筆者認為對這一問題取得共識是系統(tǒng)建設思想上的一次飛躍，它使我們的觀察視野從計算機系統(tǒng)擴大到整個檔案信息管理。這一認識上的轉(zhuǎn)變給我們的啟示是：檔案信息自動化的內(nèi)涵包括檔案工作的各個方面和各個環(huán)節(jié)，其中首要的是檔案業(yè)務要規(guī)范，檔案標準要建立健全和真正實施。檔案標準和規(guī)范本身也是一個系統(tǒng)工程，要推進檔案自動化建設，必須抓好檔案標準化、規(guī)范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進的辯證關系。
二、自動化建設要著眼于提高系統(tǒng)的整體水平
根據(jù)系統(tǒng)論思想和集成化要求，檔案信息自動化建設的著眼點應是整個系統(tǒng)，組成系統(tǒng)的縱向和橫向的各個節(jié)點都應達到一定水平，并通過網(wǎng)絡加以聯(lián)通，這樣才能發(fā)揮整體優(yōu)勢，提高系統(tǒng)的綜合能力。部分節(jié)點甚至一個重要節(jié)點的障礙，都可能造成系統(tǒng)的梗阻。當然，要求每個節(jié)點的裝備水平和應用能力齊頭并進是不現(xiàn)實的，不可能“齊步走”。鼓勵和支持先進單位提高水平，在一些單位進行較高水平的試點，以取得值得推廣的經(jīng)驗，對整個系統(tǒng)是有利的，但其基本出發(fā)點應是為了提高系統(tǒng)的整體水平，只有少數(shù)先進的節(jié)點不可能組成先進的系統(tǒng)。
三、有重點地抓好數(shù)據(jù)庫建設
目前檔案信息自動化系統(tǒng)從總體上看仍處于由文件處理向信息管理系統(tǒng)的過渡階段，完成這一步的關鍵在于數(shù)據(jù)庫建設。開發(fā)和建設數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是國家檔案信息工程的核心和基礎，是工程的主體。數(shù)據(jù)庫的含義是依托先進的信息技術對資料進行科學的管理和方便地使用。建立數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是一項長期的任務，要經(jīng)過由低到高、由單個到群體的循序漸進過程。經(jīng)過試點，數(shù)據(jù)庫經(jīng)驗中最主要的有：領導重視，統(tǒng)一認識，堅持計算機技術人員同檔案業(yè)務人員協(xié)同配合；面向應用，建立“活庫”，以利用頻率和使用效率考核數(shù)據(jù)庫的“活性”；突出重點，由單一庫向系統(tǒng)庫發(fā)展等。當前若能把綜合數(shù)據(jù)庫的完善提高和各單位檔案目錄庫建立起來，通過網(wǎng)絡連接形成開放的分布式數(shù)據(jù)庫群，將使自動化系統(tǒng)效率大大提高一步。
四、慎重選定技術路線
信息技術的飛速發(fā)展成為當代技術革命的主要特征。目前，對我國檔案信息自動化工程影響最大的技術是微機?穴工作站、服務器 性能的提高，網(wǎng)絡技術的成熟及數(shù)據(jù)庫技術和應用軟件開發(fā)工具的發(fā)展。網(wǎng)絡技術的發(fā)展促使局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)以及信息高速公路的建設和開通。在信息技術發(fā)展日新月異的條件下，選擇檔案信息自動化系統(tǒng)的技術路線是十分重要的，應當推行適應的先進技術，使經(jīng)濟效益的合理性和技術的先進性相統(tǒng)一，技術路線的選擇要符合我們的實際。檔案部門對先進技術的潛在需求很大，但現(xiàn)實的需求又往往跟不上，宏觀監(jiān)測需要的信息量和使用頻率同微觀經(jīng)濟需求有很大差別，因此不斷發(fā)生買了設備不能充分利用，建了網(wǎng)絡而傳輸量很少的情況。要實事求是地分析現(xiàn)狀，充分考慮先進技術的發(fā)展，再進行每一項具體的決策。
五、實事求是地改進管理體制
集中統(tǒng)一是管理任何社會化大生產(chǎn)所必需的方式，信息自動化這一高新技術系統(tǒng)也不例外。人機結合是自動化系統(tǒng)的建設方針，其含義為檔案業(yè)務人員直接使用微機開展工作，這亦是研究自動化系統(tǒng)管理時必須考慮的原則之一。檔案信息自動化系統(tǒng)的管理體制，要能使高度集中管理和方便使用相結合。建立集中統(tǒng)一管理下的分散式系統(tǒng)，是較理想的模式，但這種高技術結構，必須有較強的管理能力和技術能力，不具備這些條件，從集中向分散過渡，反倒有可能退回到分散式。
六、充分發(fā)揮系統(tǒng)建設資金的使用效益
檔案自動化系統(tǒng)建設是檔案部門投資最大的項目，在資金籌集和管理使用方面，較好的做法是多渠道籌措資金，實行中央撥款、地方撥款、單位自籌和爭取外援相結合，資金使用上做到按項目管理，進行項目論證并跟蹤考核。目前存在的主要問題之一是沒有在國家和地方財政長期建設發(fā)展計劃中立項，檔案信息自動化項目資金大多通過領導特批解決，為此耗費了各級檔案部門領導很大精力?！熬盼濉苯ㄔO規(guī)劃被國家經(jīng)濟信息化聯(lián)席會議作為國家經(jīng)濟信息化優(yōu)先發(fā)展的重要工作之一，定名為“金信工程”，為檔案信息自動化系統(tǒng)列入國民經(jīng)濟和社會發(fā)展計劃打下了良好基礎，但要落到實處，還有許多工作要做，各地也應及早積極爭取。存在的問題之二是在資金管理上不夠科學合理，有分散和浪費現(xiàn)象。如有的項目因各種原因不能充分發(fā)揮應有作用，這都有待于今后注意改進。
七、重視人才管理
推進檔案信息自動化的關鍵是人才。加強培養(yǎng)教育，造就一大批復合型人才的重要性，已被廣泛關注。檔案信息自動化系統(tǒng)的骨干力量是計算機技術隊伍，其素質(zhì)水平直接影響自動化水平的提高。當前有些單位的隊伍不穩(wěn)，有人才流失現(xiàn)象。計算機技術人員的培養(yǎng)教育和管理是一個重要課題，要有針對性地對他們進行政治思想教育，培育其事業(yè)心和奉獻精神；有計劃組織進修，掌握信息技術的新知識；在工作條件和生活待遇上給予關心和照顧，解除其后顧之憂；研究專門人才成長和流動的規(guī)律，以形成最佳人才結構等方面都需要給予重視。在管理上，還需要研究如何增強計算機機構和人員的活力，例如引入競爭機制，對某些項目實行項目管理，在保證完成檔案建設的前提下，開展對社會有償服務等等。
一、檔案管理信息系統(tǒng)通用需求
結合實際調(diào)研結果及我國的相關規(guī)定、標準，對檔案管理信息系統(tǒng)的概念進行描述，滿足和幫助檔案機構建立需求分析框架，其中總體業(yè)務需求描述了檔案部門及相關人員對檔案管理信息系統(tǒng)的總體或者說是高層次的目標及要求。在信息時代，隨著現(xiàn)代管理技術的發(fā)展，檔案部門建設檔案管理信息系統(tǒng)的原因是因為檔案部門的手工管理及利用方式已不適應現(xiàn)實狀況，另外由于檔案部門已經(jīng)有檔案管理信息系統(tǒng)多種原因不能滿足現(xiàn)在的需求，必須加強檔案管理信息系統(tǒng)建設。系統(tǒng)的目標一定要與本單位實際相結合，在辦公自動化的前提下實現(xiàn)歸檔自動化，并帶有一定前瞻性且性價比高的系統(tǒng)，以網(wǎng)絡為基礎的文檔一體化，是檔案價值體現(xiàn)之所在，形成電子檔案的電子文件歸檔系統(tǒng)，實現(xiàn)更加便捷、完善的檔案現(xiàn)代化利用，防止信息“孤島”的出現(xiàn)。結合實際工作中遇到的實際功能需求，捕獲與歸檔功能，電子文件管理系統(tǒng)應具備如下捕獲功能：可以捕獲來自于多種外部系統(tǒng)的文件，不同單位可以根據(jù)本單位實際選擇外部系統(tǒng)的類型；必須能夠捕獲各種類型電子文件，捕獲各種類型的子文件的能力是作為電子文件管理系統(tǒng)所必須具備，如：博客、壓縮文件、多媒體文檔。保持各組件間的有機聯(lián)系，具有自動捕獲電子文檔及盡可能多的相關元數(shù)據(jù)的功能，確保各個組件結構上的完整，而且數(shù)據(jù)的完整性和準確性也得到提高；系統(tǒng)設計前要確定各種數(shù)據(jù)類型的獲取方法，根據(jù)系統(tǒng)的配置規(guī)則和初始文號，可以批量捕獲外部系統(tǒng)的文件，批量導入過程中，文件和元數(shù)據(jù)需要一并導入，并能及時修正導入過程中的錯誤，可以將原有文件轉(zhuǎn)換格式后捕獲，并保留格式間的聯(lián)系，系統(tǒng)應該告知用戶進行處理，檔案管理信息系統(tǒng)必須具有預歸檔的功能。分類功能是檔案管理信息系統(tǒng)的基礎與核心，系統(tǒng)應確保設置分類方案不打亂電子文件形成時的有機聯(lián)系，應該基于對機構職能和業(yè)務活動的分析；系統(tǒng)應允許授權用戶的分類方案進行相關變動，系統(tǒng)應該允許授權用戶對原分類方案進行相應操作；在分類方案的不同類目、案卷下允許存在相同的名稱或編碼，系統(tǒng)應該允許存在相同的名稱或者編碼。鑒定和處置功能，對檔案的鑒定工作非常重要，系統(tǒng)可以設置電子檔案的保管期限表，具有進行保管期限定義、修改、維護的能力。系統(tǒng)可以自動檢索出過期檔案，并加入待銷毀列表，經(jīng)過鑒定后發(fā)現(xiàn)其并無保存價值需要銷毀；系統(tǒng)具有復審功能，檔案管理員根據(jù)銷毀審批單；系統(tǒng)必須具有轉(zhuǎn)存與遷移的功能，需要我們及時更換軟、硬件載體；銷毀時要保證該電子文件的徹底銷毀，必須確保已銷毀的文件已經(jīng)從系統(tǒng)中徹底清除，檔案管理系統(tǒng)必須為轉(zhuǎn)移或銷毀的文件保留元數(shù)據(jù)存根。檔案管理信息系統(tǒng)的控制功能，系統(tǒng)必須具備阻止非法操作行為的功能，使授權用戶能夠在其權限范圍內(nèi)進行合法操作。系統(tǒng)必須具備審計跟蹤功能，以保證文件的真實性和完整性；系統(tǒng)可通過審計跟蹤功能記錄用戶的活動，如檢查用戶的行為是否存在濫用權限；系統(tǒng)管理員可自行確定用于審計跟蹤的行為，應允許管理員選擇并決定審計跟蹤；系統(tǒng)應對系統(tǒng)內(nèi)進行監(jiān)視并形成審計跟蹤報告，系統(tǒng)應具備訪問控制功能，系統(tǒng)應具備安全類別的劃分功能，系統(tǒng)應該支持一個訪問控制機制配置選項，系統(tǒng)應允許系統(tǒng)管理員定義用戶角色，維護權限管理；系統(tǒng)應能對重要文件進行特別的保護。查找與檢索功能，其系統(tǒng)檢索模塊應遵守相關規(guī)則，系統(tǒng)應支持多途徑的檢索方式，系統(tǒng)可以選擇支持網(wǎng)絡化檢索方式，系統(tǒng)應支持直觀、靈活的檢索結果及輸出方式，允許同時進行查看、傳輸和打印等。系統(tǒng)報表設計和制作功能，系統(tǒng)應具備統(tǒng)計功能，如根據(jù)其實際業(yè)務需求自定義統(tǒng)計報表的格式；系統(tǒng)必須具備根據(jù)統(tǒng)計內(nèi)容生成內(nèi)容、形式豐富的統(tǒng)計報表功能。另外管理功能是系統(tǒng)應具備數(shù)據(jù)處理功能，系統(tǒng)應具備存儲保管功能，系統(tǒng)應具備備份和恢復功能。
二、通用性能需求
它是檔案管理信息系統(tǒng)在設計時必須考慮的，包括信息系統(tǒng)的準確性，即系統(tǒng)數(shù)據(jù)在傳遞過程中吻合程度；系統(tǒng)的及時性是指系統(tǒng)對用戶的請求可以在很短的時間內(nèi)就得到響應；檔案管理信息系統(tǒng)應該具備穩(wěn)定且靈活的體系結構，其功能設計也應當遵守相關規(guī)范的要求；系統(tǒng)的友好性，體現(xiàn)為以用戶為中心，系統(tǒng)的先進性保持其最合理、最經(jīng)濟的先進性水平。
作者：王洪雁 單位：白山市職業(yè)技能中心
關鍵詞：綜合檔案管理；信息化建設
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：
項目背景
我院自90年代開始進行電子文件成果整理歸檔以來，實現(xiàn)了以計算機數(shù)據(jù)庫技術為基礎的電子化檔案管理。目前我院通過引進和開發(fā)系統(tǒng)，管理著包括建筑、規(guī)劃、市政、測量、巖土以及院文書檔案等超過2000項工程、23萬個各種文件格式的電子檔案。盡管我院檔案信息化建設工作取得了不俗的成績，但仍存在兩個亟待解決的問題：
檔案的管理工作由不同的系統(tǒng)完成，如建筑市政專業(yè)使用建筑圖檔管理系統(tǒng)，規(guī)劃專業(yè)使用gzpi規(guī)劃成果數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，文書檔案使用超越2000文件檔案資料綜合管理系統(tǒng)等，數(shù)據(jù)信息被分割，無法實現(xiàn)共享，而且檔案管理人員在日常工作中需要切換不同的系統(tǒng)重復操作，工作效率低下，阻礙了檔案整體工作效率的提高。
檔案日常借閱流通管理只部分實現(xiàn)了以條形碼管理為核心的流通管理機制，大量的檔案借閱管理工作還停留在原始手工記錄階段，工作十分繁瑣。
以科學、規(guī)范的管理機制，利用現(xiàn)代化網(wǎng)絡技術手段管理我院海量、格式多樣的電子檔案，提升檔案管理水平，提高檔案管理效率，是十分有意義的。
1項目目標
將我院不同的檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫進行整合，以統(tǒng)一、規(guī)范的管理模式實現(xiàn)對不同專業(yè)檔案進行管理；實現(xiàn)以條形碼管理為核心的檔案借閱流通機制。
建設內(nèi)容
我院綜合檔案管理系統(tǒng)項目的建設內(nèi)容包括：（1）實現(xiàn)對科技、文書檔案進行管理；（2）對我院現(xiàn)有的建筑圖檔管理系統(tǒng)進行升級、結構重組及開放接口；（3）實現(xiàn)圖紙批量打印出圖功能；（4）將我院泰坦系統(tǒng)數(shù)據(jù)及規(guī)劃成果等歷史數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換導入到綜合檔案管理系統(tǒng)。
項目組根據(jù)我院對電子形式存在的圖紙和文檔的管理要求，以及我院各專業(yè)檔案資料的借閱流程等，在原有的建筑設計專業(yè)圖檔管理系統(tǒng)《智慧2000圖檔管理系統(tǒng)》的基礎上進行系統(tǒng)升級，經(jīng)升級后能滿足我院的需求，具體如下：
系統(tǒng)用戶
綜合檔案管理系統(tǒng)面向全院工作人員開放，權限設置參考下表所示：
軟件安全控制
綜合檔案是我院寶貴財富，為保證數(shù)據(jù)安全，采取如下手段對數(shù)據(jù)進行保護：
1、角色權限控制，按照角色級別對用戶劃分“下載”、“修改”、“上傳”權限，防止檔案信息被盜取或篡改。
2、對檔案數(shù)據(jù)每月備份一次，保證遇到意外事故能迅速恢復。
3、對所有下載、修改、刪除等敏感操作進行日志記錄，便于追溯。
系統(tǒng)維護方案
根據(jù)工作計劃安排，綜合檔案管理系統(tǒng)運行后，檔案資料室、信息辦及其它相關職能生產(chǎn)部門共同參與綜合檔案管理系統(tǒng)的更新與維護工作，建議如下：
檔案資料室：對現(xiàn)存檔案室的資料進行系統(tǒng)管理，及時添加、更新綜合檔案管理系統(tǒng)中的案卷級、卷內(nèi)級條目；指導并督促各生產(chǎn)部門及相關職能部門按要求進行電子文件上傳歸檔工作。
信息辦：協(xié)助配合檔案資料室收集反饋的系統(tǒng)技術問題并加以解決；對數(shù)據(jù)庫安全備份，并對系統(tǒng)進行維護。
相關職能生產(chǎn)部門：按照我院電子文件歸檔的要求（具體見《關于實施《技術資料歸檔實施辦法》（修訂版）暨啟用電子文件歸檔的通知》，及時上傳應歸檔的電子文件至綜合檔案管理系統(tǒng)；系統(tǒng)技術問題反饋給信息辦。
系統(tǒng)總體設計模式
由于系統(tǒng)用戶覆蓋面較廣，客戶端點數(shù)較多，同時，從系統(tǒng)維護的簡易性角度出發(fā)，也考慮到與現(xiàn)有的信息大廳的整合，采用了B/S的設計模式。首先登錄到信息大廳，再通過菜單鏈接進入本系統(tǒng)。
系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫選型
系統(tǒng)采用主流的MSSQL2005數(shù)據(jù)庫，具有良好的數(shù)據(jù)處理及響應速度，適合B/S模式開發(fā)。
開發(fā)平臺選型
系統(tǒng)采用JAVA平臺進行開發(fā)，開發(fā)效率高，安裝部署容易，系統(tǒng)維護簡便。
技術亮點
1、描述：由于我院各生產(chǎn)專業(yè)科技檔案以及院內(nèi)文書檔案的成果電子文件歸檔方式不統(tǒng)一，文件格式也不統(tǒng)一，電子文件的存放介質(zhì)也是多樣的，造成檔案資料室對電子文件的系統(tǒng)管理上的困難。
技術亮點：增加了在線電子文件歸檔方式，明確了歸檔電子文件格式和命名規(guī)則，并通過生成模板進行了電子文件歸類。
解決方法：通過對我院相關生產(chǎn)部門、職能部門放開上傳電子文件的權限，由相關部門直接向系統(tǒng)進行電子文件的上傳工作，并通過生成模板按內(nèi)容進行電子文件的分類，由檔案室進行審核。電子文件格式和命名規(guī)則參照全質(zhì)辦的《歸檔電子文件數(shù)字化標準》。
2、描述：我院的檔案資料借閱流程是通過手寫登記進行的，不利于統(tǒng)計，工作效率也較低。
技術亮點：利用工作卡號識別我院職工姓名、所屬部門等屬性，利用條形碼功能提取檔案資料的目錄號、案卷題名等屬性。
解決方法：在檔案資料人員立卷過程中，打印案卷封面時，系統(tǒng)自動生成條形碼并打印在封面上。日常借閱中，通過條形碼掃描，能在系統(tǒng)中生成對應案卷的借閱記錄。條形碼掃描識別的功能，能提高檔案管理人員的工作效率，減少失誤，也更方便了借閱記錄的統(tǒng)計與查詢。另外，通過與我院人事部門的全院職工人員數(shù)據(jù)庫對接，在系統(tǒng)的用戶數(shù)據(jù)庫中錄有職工工作卡號，在借閱過程中，通過輸入卡號進行人員識別。
項目總體評價
項目按預期完成，建立院內(nèi)各專業(yè)、不同文件格式數(shù)據(jù)庫及系統(tǒng)，實現(xiàn)電子文件的在線歸檔以及院內(nèi)共享；
軟件分別在檔案資料室、信息辦及建筑專業(yè)進行了功能驗證（其中建筑專業(yè)圖檔系統(tǒng)已在第一期驗收完畢，并投入了使用），共有9位檔案管理人員、系統(tǒng)管理員參與，其中通過驗證人員數(shù)為9人，通過率為100%，所發(fā)來書面意見同意使用該軟件；
軟件的設計總體上符合我院對電子文件資料的歸檔要求，為多專業(yè)、不同文件格式的電子文件歸檔利用提供了方便，保證了實物資料與電子文件資料的一致性。上傳的模塊設置基本符合電子文件的歸類要求，在一定程度上提高了我院電子文件歸檔的效率，達到了成果管理的目標；
檔案管理系統(tǒng)的構建要根據(jù)檔案管理系統(tǒng)的要求和目標進行設計，對整個檔案管理系統(tǒng)的工作做出計劃，保證檔案管理系統(tǒng)運行中各個環(huán)節(jié)之間的協(xié)調(diào)，能夠?qū)λ峁n案的利用效果和檔案管理系統(tǒng)運作狀況進行評價及調(diào)整。
1.目標明確。在建立檔案管理系統(tǒng)時，必須明確目標，并圍繞目標確立功能和合理安排其結構。
2.層次性。在檔案管理系統(tǒng)內(nèi)建立合理與適度的管理幅度與層次，使各層次間的信息流通比較迅速和真實，便于對系統(tǒng)內(nèi)各個層次進行有效的控制和協(xié)調(diào)。
3.相對封閉。在檔案管理活動的過程和環(huán)節(jié)中，將收集、整理、鑒定等環(huán)節(jié)相對封閉，各環(huán)節(jié)各自構成一個相對獨立的封閉系統(tǒng)，環(huán)節(jié)之間相互協(xié)調(diào)和有機配合實現(xiàn)合理的管理。
4.適應原則。檔案管理系統(tǒng)必須具有較強的靈活性和應變能力，無論管理系統(tǒng)的內(nèi)部條件和外部環(huán)境如何變化，都能夠準確、及時、有效地提供檔案信息。
二、檔案管理系統(tǒng)體系結構的選擇
軟件體系結構風格是描述某一特定應用領域中系統(tǒng)組織方式的慣用模式。在網(wǎng)絡環(huán)境下，常用的軟件體系結構由客戶/服務器模式（C/S）和瀏覽器/服務器模式（B/S）兩種。
客戶/服務器應用模式的特點是普遍基于“肥客戶機”結構下的兩層結構應用軟件。客戶端軟件一般由應用程序及相應的數(shù)據(jù)庫連接程序組成，服務器端軟件一般是某種數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，系統(tǒng)開發(fā)簡單快速。
客戶/服務器應用模式的缺點是系統(tǒng)客戶方軟件安裝維護困難，數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)無法滿足對于成百上千個終端同時聯(lián)機的需求，由于客戶/服務器間的大量數(shù)據(jù)通信不適合遠程連接，一般只應用于局域網(wǎng)環(huán)境。
瀏覽器/服務器應用模式在結構上采用客戶機、應用服務器和數(shù)據(jù)庫服務器三層分布式結構?？蛻魴C通過瀏覽器處理用戶和應用服務器的交互。應用服務器負責接受客戶機方面應用程序的請求，然后將這個請求轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)請求后與數(shù)據(jù)庫服務器交互，并將與數(shù)據(jù)庫服務器交互的結果傳送給客戶機的應用程序。數(shù)據(jù)庫服務器軟件根據(jù)應用服務器的請求進行數(shù)據(jù)操作，并將操作結果傳送給應用服務器。
瀏覽器/服務器應用模式實現(xiàn)了客戶端的“零”安裝，減輕了整個系統(tǒng)維護工作，由于客戶機不是直接與數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)交互，從而減少向服務器發(fā)出SQL請求，性能更佳。同時，這種結構增強了系統(tǒng)的整體安全性，提高了執(zhí)行效率，整個系統(tǒng)的延伸性也大為提升。
考慮到客戶/服務器應用模式和瀏覽器/服務器應用模式的優(yōu)缺點，以及檔案管理系統(tǒng)的功能要求，一個好的檔案管理系統(tǒng)應該是客戶/服務器應用模式和瀏覽器/服務器應用模式相結合的體系結構。
三、檔案管理系統(tǒng)的技術開發(fā)要求
檔案管理系統(tǒng)是為各級各類檔案館定制的網(wǎng)絡辦公及管理軟件，應能根據(jù)用戶的實際要求定制數(shù)據(jù)結構，包括打印報表及編目格式，檔案的分類遵循國家檔案分類原則，用戶可結合實際情況需求，通過自定義將檔案進行分類目管理，并能增加下級類目（下級類目基本沒有限制）。
1.數(shù)據(jù)庫的選擇。檔案管理系統(tǒng)應采用大型數(shù)據(jù)庫管理數(shù)據(jù)，支持大數(shù)據(jù)量的檔案信息管理，數(shù)據(jù)安全性和完整性。
2.多媒體及圖像數(shù)據(jù)存儲。檔案管理系統(tǒng)應能支持多媒體數(shù)據(jù)的存儲管理，支持掃描儀直接輸入，圖像數(shù)據(jù)壓縮存儲，支持各種多媒體設備，支持各種格式電子文件的存儲。
3.功能要求。符合檔案管理流程，輸入方式多樣，用戶界面友好，清楚直觀。用戶采用分級管理，記錄、字段以及數(shù)據(jù)文件分別設置權限，保證數(shù)據(jù)安全。查詢方式靈活多樣，數(shù)據(jù)加工能力強大，報表輸出靈活。系統(tǒng)日志能隨時記錄并反映系統(tǒng)被利用的情況，能統(tǒng)計系統(tǒng)日訪問量，月訪問量，甚至年訪問量，對每個用戶的來訪和其使用檔案的情況將會記載。
四、檔案管理系統(tǒng)的安全策略
安全問題對于檔案管理系統(tǒng)是一個非常重要的問題，安全問題不僅僅是指數(shù)據(jù)的存儲安全，還包括數(shù)據(jù)使用的安全，因此，制定合理的安全策略是檔案管理系統(tǒng)的重中之重。
1.網(wǎng)絡訪問控制策略。訪問控制策略是網(wǎng)絡安全防范和保護的主要策略，其任務是保證網(wǎng)絡信息資源不被非法使用和非法訪問。訪問控制策略包括入網(wǎng)訪問控制策略，操作權限控制策略，目錄安全控制策略，屬性安全控制策略，網(wǎng)絡服務器安全控制策略，網(wǎng)絡監(jiān)測、鎖定控制策略，網(wǎng)絡端口和節(jié)點的安全控制和防火墻控制策略等。
2.用戶安全管理策略。用戶安全管理策略是將檔案管理系統(tǒng)的用戶分為普通用戶、部門管理員、管理員和系統(tǒng)管理員四類，不同用戶具有不同操作權限。普通用戶：只能對公開的檔案信息進行查詢。部門管理員：對本部門檔案信息具有讀、寫、刪除、修改權限，能修改自己的基本信息及口令；部門管理員是級別較低的管理人員，主要由部門檔案員擔任。管理員：具有讀、寫、創(chuàng)建、刪除、修改權限，能管理和創(chuàng)建用戶的賬號；管理員是檔案管理的核心人員，主要由專職檔案人員擔任。系統(tǒng)管理員：擁有最高權限，主要完成用戶管理、系統(tǒng)配置、數(shù)據(jù)備份、系統(tǒng)維護、日志監(jiān)督等工作，必須指定專門人員來承擔；系統(tǒng)管理員應有豐富的計算機知識，熟練掌握系統(tǒng)的安全。
[關鍵詞]公路系統(tǒng)檔案管理的現(xiàn)狀；相應的解決措施
中圖分類號：F320 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2017）14-0207-01
正文：由于公路系統(tǒng)的重要性，我們也要有相應的方法來維持保護公路系統(tǒng)。公路系統(tǒng)檔案管理就可以有效的記錄公路系統(tǒng)的具體信息，具體到這條公路途徑哪里，兩旁有什么村莊，村莊內(nèi)盛產(chǎn)什么。公路系統(tǒng)檔案管理一直在不斷的完善和發(fā)展，應對當今檔案信息化的發(fā)展趨勢，筆者將在下文中對于公路系統(tǒng)檔案管理新模式進行闡述。
一、公路系統(tǒng)檔案管理的現(xiàn)狀
1.公路系統(tǒng)檔案管理的優(yōu)點
公路系統(tǒng)檔案管理，我們從字面上就可以分析出來，這是對于公路系統(tǒng)進行歸納總結，做成各自的檔案，然后有專門的工作人員、專門的管理機構進行有序的管理。在我們的相關部門需要用到公路系統(tǒng)檔案進行決策的時候拿出來，幫助我們的政府機關進行有效的管理。如果能夠充分運用公路系統(tǒng)檔案，對于我們的區(qū)域經(jīng)濟發(fā)展乃至社會經(jīng)濟發(fā)展都是非常有好處的。一份好的公路系統(tǒng)檔案，是政府機關做出合理決策的重要支柱之一，我們應當重視起公路系統(tǒng)檔案管理。
二、公路系統(tǒng)檔案管理存在的問題
1.公路系統(tǒng)檔案并不完整
我們想要對公路系統(tǒng)有一個大致的了解，就要充分收集各個地方的公路信息，然后經(jīng)過整理，整理出全套的公路系統(tǒng)信息。公路系統(tǒng)檔案當中包含著很多的內(nèi)容，并不是單單對于一條公路或者多條公路的詳細記載，其中也包含這該條公路所在位置以及周邊的地理環(huán)境、經(jīng)濟發(fā)展大致水平。這才是一個活的公路系統(tǒng)檔案。但是在我們的現(xiàn)實公路系統(tǒng)檔案當中，并沒有很完整的體現(xiàn)這些基本信息。筆者以為，這與我們的公路系統(tǒng)檔案收集方法有著不可忽視的關系，當前公路系統(tǒng)檔案管理有一種趨勢，就是檔案信息化的發(fā)展趨勢。這與我國當前的互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展程度越來越強有關。人們?nèi)绻胁欢膯栴}，可以直接在互聯(lián)網(wǎng)上進行查閱。筆者以為，我們的公路系統(tǒng)檔案不完整，與沒有充分利用公路系統(tǒng)檔案信息化有關。
2.公路系統(tǒng)檔案管理不當
公路系統(tǒng)檔案管理是一門較為繁瑣的細致活，公路系統(tǒng)檔案的管理人員必須要有足夠的耐心和細心來整理這些檔案，并且分門別類的放到固定的位置，這樣做也是為了以后各部門有需要的時候可以及時的查閱相關資料，對于做出決策有一定的幫助。但是在我們的實際工作當中，公路系統(tǒng)檔案管理并不是這樣的，往往不是有專門的人來負責這一工作，是由一些別的部門的工作人員來這里“兼職”。我們可以進行適當?shù)姆治?，一名公路系統(tǒng)檔案的工作人員，首先他有自己應該完成的工作，在完成自己本職工作的前提下才能去完成公路系統(tǒng)的檔案管理。我們一名工作人員的精力只有這么多，不僅要顧到自己的本職工作，還要分給公路系統(tǒng)檔案管理工作。這并不利于我們公路系統(tǒng)的檔案管理，也不利于這位工作人員的本職工作，很有可能出現(xiàn)兩邊的任務都不能很好完成的情況，從而導致我們的公路系統(tǒng)管理檔案出現(xiàn)丟失或者損壞的現(xiàn)象。
3.公路系統(tǒng)檔案管理使用率低下
我們花費了許多的精力去整理公路系統(tǒng)檔案，最終是為了應用到我們的公路管理系統(tǒng)當中，為我們的管理者在決策的時候提供可靠的依據(jù)。可是在實際的工作中管理人員并沒有好好的利用這些檔案。公路系統(tǒng)檔案使用率低下一方面會使公路系統(tǒng)檔案管理人員的工作熱情下降，工作人員可能會產(chǎn)生反正領導也不用，所以我整理的好不好也無所謂的心理，在這樣的心理主導之下，公路系統(tǒng)檔案容易出現(xiàn)錯誤、破損、丟失等一系列由于馬虎所帶來的錯誤；而另一方面就是由于公路系統(tǒng)檔案使用率低所導致的公路系統(tǒng)關嶺工作的效率降低。我們既然設立這樣一個部門專門去進行公路系統(tǒng)檔案的管理工作，就說明公路系統(tǒng)檔案自身是存在著價值的，是對我們的實際工作有利的，無論是從節(jié)省辦公成本還是提高辦公效率上面來說，都是很好的一個輔助途徑。所以公路系統(tǒng)檔案管理實用率低下，也是我們A待解決的一個問題。
4.公路系統(tǒng)檔案管理手段落后
在當前信息時代，即許許多多的事物都離不開互聯(lián)網(wǎng)的支持。人們在身上隨身攜帶的手機，家里的電視機，辦公室當中的電腦，都是這個信息化時代的反應。那么落實到我們的公路系統(tǒng)檔案管理上面，就是檔案信息化的發(fā)展趨勢了。落實到我們的實際工作當中來說，我們可以建立公路信息檔案檢索系統(tǒng)，在上面設置管理員版塊，每個想要查詢某條公路的使用情況的人都可以上這個網(wǎng)站來查詢，而一些特殊的信息則有管理員身份的人才能夠進入。筆者以為順應信息化時代的公路系統(tǒng)檔案管理方法是非常明智的。如果是采用以前的紙質(zhì)以及手工的記錄方法與保存方法，從記錄上來說，紙張破損、記錄有誤的問題可能會發(fā)生；從保管上來說，記錄的檔案遭到折損、丟失了其中的某一頁也不利于我們的檔案保管；從查詢上來說，我們?nèi)ゲ樵冞@些紙質(zhì)書頁，可能會勾勾畫畫對于這些檔案造成破壞。所以筆者以為，順應著信息發(fā)展的大背景進行公路系統(tǒng)檔案的保管方法創(chuàng)新，是非常有必要的保管方法。這能夠讓我們的公路系統(tǒng)檔案管理工作進行起來更加的順利。
5.公路系統(tǒng)檔案管理人員問題
公路系統(tǒng)檔案管理人員往往不想公路系統(tǒng)其他崗位那樣，具有一定的學歷以及相關的專業(yè)知識。往往是由其他部T調(diào)過來的來兼職這一工作，筆者以為這是對于這份工作的不重視，在公路管理單位有這樣的管理能力的時候，應當招聘合適的人員來專門的進行分類匯總的工作。應當具備相關的專業(yè)知識，我們在工作的過程中會用到計算機，運用計算機進行相關資料的檢索。查閱資料的人可能不會操作具體的查詢方法，這時就需要工作人員運用專業(yè)的文獻檢索技術幫助人們來進行檢索。以及我們的管理人員應當對這份工作給予充分的重視，才能夠進行有效的管理，從而在領導需要我們公路系統(tǒng)檔案的時候整理出最契合的資料，提供使用。使公路系統(tǒng)辦公效率提高。
三、公路系統(tǒng)檔案管理的相關措施
行上面詳細闡述的公路系統(tǒng)檔案的現(xiàn)狀，我們發(fā)現(xiàn)存在的問題還是比較多的。筆者以為解決的方法還是要順應我們信息化時代的大趨勢，充分利用互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢，將這種快速便捷的優(yōu)勢運用到我們的公路系統(tǒng)檔案管理中來。通過對公路系統(tǒng)檔案管理人員的計算機知識培訓、公路系統(tǒng)官方網(wǎng)站的建立、公路系統(tǒng)人員檔案互聯(lián)網(wǎng)管理模式的建立、公路系統(tǒng)管理人員的個人素質(zhì)提高以及職業(yè)素養(yǎng)的提高，都是對于我們公路系統(tǒng)檔案管理工作有幫助的好措施。如果在我們的公路系統(tǒng)檔案管理工作當中，把這些措施很好地執(zhí)行下去，與互聯(lián)網(wǎng)形成緊密的聯(lián)系，真正的順應了檔案信息化的發(fā)展趨勢，我們的公路系統(tǒng)檔案管理的工作效率會有著明顯的進步，大大的提升。
結語
公路系統(tǒng)檔案管理找工作還是存在著許許多多的問題的，這些問題或許都不明顯，但是確實是會影響到我們的后續(xù)工作，不利于我們后期的公路系統(tǒng)管理。我們在發(fā)現(xiàn)這些問題之后就可以采取相應的措施去逐一解決這些問題。具體問題具體分析，我們要分析好在公路西她那個檔案管理工作當中的主要矛盾和次要矛盾，首先解決主要矛盾，我們的能力就會上升很大的一個層次；然后我們再去處理次要矛盾，一點一點的補充完整我們的公路信息檔案管理系統(tǒng)。主次矛盾都被解決，我們的公路系統(tǒng)檔案管理就成為了一個合格的、真正有用的、造福于人們的系統(tǒng)。
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為落實《疫苗流通和預防接種管理條例》，規(guī)范全國兒童預防接種的信息管理，衛(wèi)生部下發(fā)文件（衛(wèi)疾控發(fā)〔2006〕512號），要求東、中、西部省份分別于2008年、2009年、2010年底以前90%以上的縣、80%以上的鄉(xiāng)完成兒童預防接種信息管理系統(tǒng)建設。
為此，中國疾病預防控制中心開發(fā)了《兒童預防接種信息管理系統(tǒng)》客戶端軟件供鄉(xiāng)級接種單位使用。系統(tǒng)中的檔案管理功能包括兒童預防接種檔案信息的收集、登記、錄入和網(wǎng)絡報告等。
通過系統(tǒng)的運行和檔案管理的實踐，我們發(fā)現(xiàn)，兒童免疫接種信息系統(tǒng)在提高工作質(zhì)量和工作效率的同時，也存在因檔案管理指導監(jiān)督檢查等方面的工作不到位，產(chǎn)生了數(shù)據(jù)質(zhì)量問題和系統(tǒng)操作與業(yè)務不銜接等新問題。如何通過加強兒童免疫接種信息化中的檔案管理，充分發(fā)揮兒童免疫接種信息系統(tǒng)在業(yè)務工作中的作用具有迫切性。
本文認為，檔案工作不能僅局限于信息系統(tǒng)中的檔案管理模塊的操作與使用，而要面向整個系統(tǒng)開展檔案管理，承擔信息系統(tǒng)運行的檔案業(yè)務指導、監(jiān)督和檢查職能。通過跟進和拓展檔案管理與服務功能，達到解決現(xiàn)有信息系統(tǒng)存在問題、提升系統(tǒng)運行質(zhì)量目的。
2 系統(tǒng)運行的績效
2.1 提高工作質(zhì)量。其一，提升了卡證符合率。系統(tǒng)顯著提高兒童接種微機化管理，減少了手工抄寫時登記大卡、小證的筆下誤。2010年年終工作檢查時，對全區(qū)19處接種門診的120名兒童進行了卡證符合率調(diào)查，結果發(fā)現(xiàn)，卡證符合率由使用微機前的72%提高到現(xiàn)在的95%以上。
其二，保障了免疫程序的準確執(zhí)行。由于各種疫苗的免疫程序均由電腦控制，避免了人工推算免疫程序所導致的時間誤差。
其三，增強了對流動兒童的預防接種控制。全國兒童預防接種信息聯(lián)網(wǎng)后，對于到外地暫時居住而又忘記帶信息卡和接種證的兒童，可以在數(shù)據(jù)庫里查詢后給予補發(fā)接種證，既能使兒童及時接種疫苗，又不用家長回家取接種證，減少了兒童家長因此而產(chǎn)生的誤工費用和往返的旅程費用。同時，有效地減少了流動兒童因流動性大，接種記錄不全而導致的錯種、漏種、重復接種現(xiàn)象的發(fā)生。
其四，提高了接種率報表生成的效率。實行信息化管理后，各種接種統(tǒng)計報表由電腦自動生成，報表時間由過去的1天時間，減少為現(xiàn)在的5分鐘，并且絕無差錯。
2.2 提高工作效率。其一，簡化了登記、預約手續(xù)。兒童預防接種登記、預約一次完成，實現(xiàn)了由手工登記接種證改為機打接種證。節(jié)省了時間，減少家長等待時間。每登記一名接種兒童，由過去的家長平均等待8min，降為現(xiàn)在的2min。接種和預約記錄均由電腦一次打印在接種證上。
其二，縮短了強化免疫預約接種工作時間。強化免疫或大面積加強接種時，我們在省內(nèi)率先使用機打預約接種通知單的方法，進行了大范圍的人群接種預約。在電腦中“強化接種”模塊內(nèi)，選定應種人群，短時間內(nèi)即可大批量打印預約接種通知單，比手工時代一份一份填寫，大大縮短了工作時間。
其三，提高了未接種兒童查詢效率。對于應來接種而未接種兒童的姓名、住址、出生年月日等信息的查詢，在電腦的“接種管理模塊”內(nèi)一擊完成，省去了過去人工翻閱大卡或現(xiàn)場登記一頁一頁查找的麻煩。
其四，拓展了預約形式。對于數(shù)次預約不到或流動人口、臨時接種疫苗通知有困難的人群，采取群發(fā)短信、提示預約的方式通知。改變了過去上門通知和手寫預約的傳統(tǒng)方式，既節(jié)省了人力、物力，又節(jié)省了時間，還能達到非常好的效果。
其五，提高了疫苗接種及時率，降低相應傳染病的發(fā)病率。由于實行了兒童預防接種檔案信息系統(tǒng)管理，使我們在日常工作中，對未接種兒童的查詢更加及時，對各種疫苗接種的管理安排更加科學。因此，提高了疫苗的接種及時率，特別是顯著提高了流動兒童的疫苗接種率，降低了相應傳染病的發(fā)病率，取得了極大的社會效益和潛在的經(jīng)濟效益。
3 系統(tǒng)運行存在問題分析
3.1 信息系統(tǒng)管理人員更換頻繁，培訓不到位。信息管理人員更換頻繁且培訓不到位，導致了接種門診在客戶端軟件安裝、維護、數(shù)據(jù)錄入，尤其是數(shù)據(jù)錄入的準確性等方面存在大量問題，部分人員只能進行簡單的電腦操作，未完全掌握客戶端軟件性能，信息系統(tǒng)篩選未種兒童、統(tǒng)計分析等功能還未得到充分應用。
3.2 兒童跨區(qū)域接種時，異地接種門診未利用信息系統(tǒng)“異地下載”的功能，造成產(chǎn)生大量重復兒童，個別市尤為嚴重。由于接種門診信息管理人員疏忽等造成信息系統(tǒng)、接種底冊和預檢登記等所記錄的接種信息不一致。
3.3 預防接種門診存在無故將未種兒童主動“遷出”，排除到管轄范圍之外，以提高接種率的現(xiàn)象，人為造成管理盲區(qū)。
3.4 部分預防接種門診兒童預防接種信息系統(tǒng)客戶端模塊未充分利用，如疫苗出入庫管理等項。說明部分信息員工作還不能完全脫離原有工作模式，去更新知識，充分利用信息系統(tǒng)日常工作。
3.5 數(shù)據(jù)質(zhì)量存在問題。由于沒有認真審核或者沒有及時下載，預防接種門診重復為兒童建立檔案，造成重卡兒童出現(xiàn)，部分市問題尤其嚴重。平臺上大量重復兒童信息存在，不利于預防接種工作開展，甚至造成漏種、遲種、重復接種等，同時也影響各項接種數(shù)據(jù)的統(tǒng)計與分析質(zhì)量。例如，產(chǎn)科接種門診信息化系統(tǒng)啟用后，個別門診出現(xiàn)了無法下載新生兒信息的現(xiàn)象，針對這種情況預防接種門診應謹慎為新生兒重復建卡，應多方確認確實未錄入系統(tǒng)后方可重新建卡等。
3.6 及時備份率低。全省預防接種門診接種數(shù)據(jù)備份率仍較低，為數(shù)據(jù)安全帶來隱患。
4 面向全系統(tǒng)的檔案管理對策建議
4.1 加強系統(tǒng)中信息處理環(huán)節(jié)的檔案業(yè)務指導。其一，在基本資料和接種登記環(huán)節(jié)。將接種對象的基本情況、接種資料準確錄入，便于個案查詢，同時進行預約接種。例如，工作中如出現(xiàn)兒童跨區(qū)域接種時，異地接種門診要利用信息系統(tǒng)“異地下載”的功能，避免產(chǎn)生大量重復兒童。
其二，在冷鏈管理、疫苗登記環(huán)節(jié)。錄入接種日當天接種疫苗信息包括冰箱、冷藏背包運轉(zhuǎn)環(huán)境，冷鏈運轉(zhuǎn)開始、結束時間，室內(nèi)溫度、冰箱溫度，運轉(zhuǎn)醫(yī)生等；同時，還要錄入接種疫苗編碼、批號、廠家及預計使用量等信息。便于出入庫核對，疫苗使用交接，打印接種證時會自動顯示疫苗批號、廠家等信息。例如，接種當日，工作人員首先要復制粘貼數(shù)據(jù)才可以進行新的數(shù)據(jù)錄入。
其三，在預約接種環(huán)節(jié)。根據(jù)選定的疫苗種類、免疫程序、接種情況、預約接種日期等可設定的條件，生成包含接種對象及其家長信息、接種日期、疫苗種類及針次等內(nèi)容的接種通知單，達到預約接種的目的。例如，可全程或單次預約；也可將一類、二類疫苗分別打印預約。
其四，在報表統(tǒng)計環(huán)節(jié)。統(tǒng)計匯總接種日當天疫苗消耗情況，自動統(tǒng)計滿足條件的新建兒童數(shù)，兒童接種明細，自動生成國家常規(guī)免疫接種情況統(tǒng)計報表，統(tǒng)計、上傳上級平臺。領導可隨時瀏覽、查詢。
其五，在數(shù)據(jù)維護環(huán)節(jié)。用于數(shù)據(jù)備份、恢復及數(shù)據(jù)庫整理。避免網(wǎng)絡與電腦出現(xiàn)故障，丟失數(shù)據(jù)。例如，可在系統(tǒng)內(nèi)設置自動備份功能，點擊接種設定——其他參數(shù)設定——保存自動備份。
4.2 加強系統(tǒng)中檔案生成環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)質(zhì)量與安全控制。其一，強化兒童檔案信息控制。各接種門診應在每個接種日開始時定期通過接種信息系統(tǒng)客戶端軟件對兒童檔案信息進行，并及時向相關人員核實，刪除錯誤的重復記錄?？h級疾控機構應每日通過信息管理平臺，對實施兒童預防接種信息管理系統(tǒng)的鄉(xiāng)級防保組織、接種門診上傳的兒童預防接種檔案信息進行，督促接種門診對數(shù)據(jù)進一步核實，刪除錯誤的重復記錄，無市級平臺的市應及時開展工作。
其二，加強檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量分析。各級疾控機構應通過國家信息管理平臺，對接種門診上報的檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量進行分析，分析指標包括接種門診上傳率、上傳信息及時率、備份率等，提高接種信息錄入和上報的質(zhì)量。市、縣疾控機構應經(jīng)常開展數(shù)據(jù)的檢查復核工作，確保數(shù)據(jù)準確，預防接種統(tǒng)計報表與信息平臺的數(shù)據(jù)應保持一致。
其三，加強兒童在冊數(shù)據(jù)更改控制。加強監(jiān)督和指導，規(guī)范接種門診客戶端兒童管理，慎重更改兒童在冊情況，如兒童確實遷出應有合理證據(jù)，并且在客戶端相應位置填寫遷出理由。
其四，強化數(shù)據(jù)安全控制和規(guī)范系統(tǒng)運行管理。提高上傳率、異地兒童下載率和及時備份率，提高免疫規(guī)劃服務質(zhì)量，規(guī)范預防接種信息管理系統(tǒng)使用，提高我省預防接種的檔次與服務水平。
5 結語
針對這種情況，世界各國政府積極采取各項措施，并出臺了相應的法律法規(guī)和政策，來保障食品安全。歐盟于2002年78頒布了178／2002號法令，要求從2004年起在歐盟范圍內(nèi)銷售的所有食品都能夠進行跟蹤與追溯。
美國于2004年5月公布了“生物反恐法案”，將食品安全提高到國家安全戰(zhàn)略高度，要求所有涉及食品運輸、配送和進口的企業(yè)要建立并保全相關食品流通的全過程記錄。
在我國，新的《食品安全法》已于09年6月1日開始實施，對于擁有十三億人口的食品消費大國，建立食品的召回制度，采用食品的可追溯系統(tǒng)，逐步建立我國食品安全信息系統(tǒng)，以提高民眾的信心，幫助企業(yè)出口到已經(jīng)實施可追溯性的國家，具有深遠的社會和經(jīng)濟意義。
2007年12月29日，為認真貫徹黨的十七大精神，全面落實科學發(fā)展觀，推動民生檔案工作深入開展，推動建立覆蓋人民群眾的檔案資源體系和服務人民群眾的檔案利用體系，國家檔案局印發(fā)《關于加強民生檔案工作的意見》，要求全國各級檔案部門貫徹實施。
民生檔案工作事關構建和諧社會大局，是關注民生、保障民生、改善民生必不可少的重要環(huán)節(jié)。開展民生檔案工作，是檔案部門貫徹市第十次黨代會重民生、解民憂、促民富精神的具體措施，是推動新時期檔案工作發(fā)展的新理念和新目標，是民生檔案管理部門和單位的一項重要職責。
在此背景下，中信信息推出了“光典食品安全檔案管理系統(tǒng)”，該系統(tǒng)以數(shù)據(jù)庫技術和計算機網(wǎng)絡技術為支撐，對食品從“繁殖(育種)～飼養(yǎng)(種植)～屠宰(收購)～加工～冷凍(儲存)
配送
零售一餐桌”全流程，尤其是肉品的屠宰和加工環(huán)節(jié)，蔬果的批發(fā)環(huán)節(jié)的信息實施電子化數(shù)據(jù)收集，監(jiān)督和約束食品生產(chǎn)者，提高食品質(zhì)量，促進食品安全，引導市民消費健康、放心食品，為最終實現(xiàn)食品追溯體系打下基礎。
系統(tǒng)特點
1、結合農(nóng)業(yè)／畜牧業(yè)生產(chǎn)特點
“光典食品安全檔案管理系統(tǒng)”在開發(fā)前，對北京、上海、昆1月、重慶，成都、青島等地區(qū)的食品生產(chǎn)企業(yè)進行了大量實地調(diào)查，通過這一過程，對食品生產(chǎn)流通過程有了更加明確的認識。在“光典食晶安全檔案管理系統(tǒng)”的具體設計上也與目前的農(nóng)業(yè)／畜牧業(yè)生產(chǎn)相通應，以使該系統(tǒng)得到很好的應用與推廣
2.符合用戶的使用習慣
由于“光典食品安全檔案管理系統(tǒng)”面向的用戶是大多集中在集貿(mào)市場、超市、批發(fā)市場、屠宰場等流通環(huán)節(jié)，這部分人員普遍計算機水平不是很高，因此“光典食品安全檔案管理系統(tǒng)”在強調(diào)功能的前提下，盡量做到界面簡單、操作容易。
3.注重系統(tǒng)安全特性
“光典食品安全檔案管理系統(tǒng)”主要是對涉農(nóng)業(yè)／畜牧業(yè)企業(yè)的生產(chǎn)、庫存、運輸、銷售檔案進行管理，這些檔案涉及到企業(yè)的保密性。因此本系統(tǒng)為了增加系統(tǒng)的安全性，特別采用光典特有的電子文件三性保證、嚴格的權限管理和數(shù)據(jù)合法性驗證等措施。
系統(tǒng)功能
“光典食品安全檔案管理系統(tǒng)”涵蓋了食品生產(chǎn)、流通管理的各個環(huán)節(jié)，包括基礎檔案，生產(chǎn)檔案、質(zhì)檢檔案、銷售檔案、系統(tǒng)管理。系統(tǒng)的功能主要包括6部分：
(1)檔案瀏覽。用戶可以根據(jù)自己的權限瀏覽相關檔案內(nèi)容，可以進行一般瀏覽和查詢?yōu)g覽。查詢?yōu)g覽是用戶對自己感興趣的信息查詢后瀏覽。
(2)檔案添加。系統(tǒng)按生產(chǎn)、庫存、銷售的不同過程提供各檔案的添加功能，用戶填寫相關字段后確認即可完成檔案的添加，在添加過程中，系統(tǒng)進行相關合法性驗證。
(3)檔案管理。系統(tǒng)的核心是檔案管理，用戶可以登錄相關界面進行刪除、修改等操作，這些操作是對已經(jīng)存在的記錄進行的，用戶可以修改指定記錄各字段的值；用戶也可將整條記錄刪除。
(4)統(tǒng)計分析。系統(tǒng)提供庫存統(tǒng)計功能，用戶只要選擇倉庫號和統(tǒng)計的起止時間，系統(tǒng)統(tǒng)計相關倉庫某段時間的出入庫和庫存信息。
(5)決策支持。在出入庫的過程中，系統(tǒng)根據(jù)各個倉庫的情況，輔助庫管人員做出決策，如若某倉庫庫存不足，系統(tǒng)提示用戶進行庫間調(diào)撥。
(6)追溯代碼生成。系統(tǒng)根據(jù)產(chǎn)品信息、地塊信息、入庫時間自動生成階段性追溯號。只要系統(tǒng)連接條碼打印程序，即可實現(xiàn)追溯條碼打印。
系統(tǒng)實現(xiàn)關鍵技術
實現(xiàn)“光典食品安全檔案管理系統(tǒng)”的核心在于對食品“身份”的確定，通過數(shù)據(jù)載體(條碼、RFD)把信息流與實物流聯(lián)系起來，實現(xiàn)各個環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)交換。而要生成可追溯的條碼，最重要的是要對食品從源頭開始進行合理的編碼?！肮獾涫称钒踩珯n案管理系統(tǒng)”在分析國際通行的EAN，UCC體系的基礎上，在新增產(chǎn)品和產(chǎn)品包裝環(huán)節(jié)分別實現(xiàn)了自動產(chǎn)生產(chǎn)品標識代碼和產(chǎn)品追溯代碼。
