發(fā)布時(shí)間：2023-05-17 15:42:59
序言：寫作是分享個(gè)人見解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的檔案管理重點(diǎn)樣本，期待這些樣本能夠?yàn)槟峁┴S富的參考和啟發(fā)，請(qǐng)盡情閱讀。
【摘要】在信息化數(shù)據(jù)檔案管理的過程中，檔案管理的安全問題，成為管理的重要問題。如何在現(xiàn)有的技術(shù)條件下，做好信息化數(shù)據(jù)檔案管理的工作，成為有關(guān)部門必須思考的問題之一。本文將簡(jiǎn)要分析信息化數(shù)據(jù)檔案管理的重點(diǎn)和難點(diǎn)，旨在更好地促進(jìn)信息化數(shù)據(jù)檔案管理水平的提高。
關(guān)鍵詞 信息化；數(shù)據(jù)檔案；管理重點(diǎn)；難點(diǎn)
在實(shí)際工作中，檔案管理信息化主要是通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)檔案資源進(jìn)行合理的調(diào)整與管理，從而達(dá)到對(duì)檔案資源的高效利用。就目前信息化數(shù)據(jù)檔案管理的現(xiàn)狀而言，由于部分系統(tǒng)操作、軟件應(yīng)用存在的各種安全漏洞以及從業(yè)人員素質(zhì)等問題，常常導(dǎo)致檔案管理工作中出現(xiàn)大量的數(shù)據(jù)安全問題、敏感數(shù)據(jù)的防竊取問題、防篡改問題，影響了信息化檔案管理工作的順利進(jìn)行。因此，信息化數(shù)據(jù)檔案管理工作的安全隱患，逐漸引起了人們的注意力。
一、進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的重要性分析
目前，檔案信息化建設(shè)的發(fā)展水平逐漸提高，使用檔案管理信息化系統(tǒng)，可以對(duì)職工檔案進(jìn)行信息化管理，對(duì)于促進(jìn)檔案管理工作的效率，具有重要的促進(jìn)作用。進(jìn)行檔案信息化建設(shè)，有利于解決傳統(tǒng)檔案管理工作中零散、不規(guī)范、信息查詢慢等問題，在最短的時(shí)間內(nèi)達(dá)到快速查詢信息的目的。利用信息化數(shù)據(jù)檔案管理系統(tǒng)的搜索引擎，甚至可以幾秒內(nèi)完成相關(guān)信息的查詢工作，給相關(guān)的管理工作帶來了極大的便利。另外，由于檔案管理工作本身具有一定的滯后性，傳統(tǒng)的檔案管理基本是通過手工制作完成的，規(guī)范性不強(qiáng)，時(shí)間也相對(duì)較長(zhǎng)，對(duì)于檔案信息的同步性沒有保障。而信息化數(shù)據(jù)檔案管理系統(tǒng)，可以從根本上解決這個(gè)問題。信息化數(shù)據(jù)檔案管理系統(tǒng)，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)可以快速地實(shí)現(xiàn)檔案信息的同步記錄，方便工作人員的隨時(shí)查詢，以滿足不同單位對(duì)檔案信息的有效需求。
二、信息化數(shù)據(jù)檔案管理系統(tǒng)建設(shè)存在的問題分析
（一）信息化數(shù)據(jù)檔案管理建設(shè)的資金有限。在信息化數(shù)據(jù)檔案管理建設(shè)發(fā)展的新時(shí)期，在資金預(yù)算方面相較于前期的資金預(yù)算要高很多。專業(yè)的硬件設(shè)備和軟件是檔案管理信息化發(fā)展的重要基礎(chǔ)，如果專業(yè)的硬件設(shè)備和軟件不能得到及時(shí)的更新，很難有效地開展信息化數(shù)據(jù)檔案的高效管理工作。但是在實(shí)際的工作中，信息化數(shù)據(jù)檔案管理建設(shè)后期的資金投入?yún)s相對(duì)較少。資金投入較少，直接導(dǎo)致檔案管理部門的硬件系統(tǒng)陳舊，缺少相應(yīng)的配套軟件。加之舊的軟件功能較少、適應(yīng)性較弱，嚴(yán)重影響了信息化數(shù)據(jù)檔案管理工作的順利開展。
（二）信息化數(shù)據(jù)檔案管理建設(shè)的資源收集、利用效率較低。部門單位盲目進(jìn)行檔案資料的收集工作，在沒有將資料進(jìn)行分類之前，不考慮資料的使用價(jià)值，不進(jìn)行嚴(yán)格的篩選，直接記錄下來。盲目地收集資料，從檔案管理工作的表面上，可以達(dá)到檔案資料的詳盡度要求，但實(shí)際上資料的價(jià)值不高，反而因?yàn)檎加昧舜罅康馁Y源，影響了正常的檔案管理工作。因此，信息化數(shù)據(jù)檔案管理建設(shè)的資源收集、利用效率較低的問題，對(duì)于信息化數(shù)據(jù)檔案的管理工作，會(huì)產(chǎn)生極其不利的影響。其次，檔案管理部門的人員服務(wù)意識(shí)欠缺，也是導(dǎo)致檔案資料流于形式化的重要原因。
（三）信息化數(shù)據(jù)檔案管理建設(shè)的管理人員素質(zhì)不高。信息化數(shù)據(jù)檔案管理建設(shè)的管理人員素質(zhì)不高，會(huì)直接導(dǎo)致信息化數(shù)據(jù)檔案管理工作難以進(jìn)行下去。檔案管理工作人員是檔案管理工作的核心部分，檔案管理水平在一定程度上取決于工作人員的素質(zhì)。目前，信息化數(shù)據(jù)檔案管理建設(shè)的管理人員素質(zhì)普遍不高，部分年長(zhǎng)的工作人員由于自身知識(shí)結(jié)構(gòu)老化，對(duì)新概念、新知識(shí)的接受能力較差，很難適應(yīng)信息化數(shù)據(jù)檔案管理的難度，無法深入開展相關(guān)的檔案管理工作。致使信息化數(shù)據(jù)檔案管理工作，一直無法取得顯著的成效。
三、促進(jìn)信息化數(shù)據(jù)檔案管理建設(shè)的有效策略分析
結(jié)合信息化數(shù)據(jù)檔案管理系統(tǒng)建設(shè)工作過程中存在的問題，在現(xiàn)有的技術(shù)條件下進(jìn)行深入分析，有利于促進(jìn)信息化數(shù)據(jù)檔案管理系統(tǒng)的完善發(fā)展，也能在最短的時(shí)間內(nèi)，顯著提高檔案管理工作的效率。在此，主要分析信息化數(shù)據(jù)檔案管理系統(tǒng)建設(shè)存在的信息化數(shù)據(jù)檔案管理建設(shè)的資金不足、信息化數(shù)據(jù)檔案管理建設(shè)的資源收集利用效率較低、信息化數(shù)據(jù)檔案管理建設(shè)的管理人員素質(zhì)不高等問題的有效策略，可以為日后采取有效工作方法奠定基礎(chǔ)。
（一）加大信息化數(shù)據(jù)檔案管理建設(shè)的資金投入。為進(jìn)一步解決信息化數(shù)據(jù)檔案管理建設(shè)的資金不足問題，加大信息化數(shù)據(jù)檔案管理建設(shè)的資金投入，在短時(shí)間內(nèi)完成檔案部門硬件設(shè)備和軟件的更新。同時(shí)，將相關(guān)的檔案工作納入單位的整體規(guī)劃中，從單位財(cái)政和政策兩個(gè)方面，確保檔案管理工作可以順利地開展下去。單位在財(cái)政方面，應(yīng)根據(jù)實(shí)際工作情況，設(shè)立檔案管理的專項(xiàng)資金，保證檔案管理部門硬件和軟件設(shè)施更新及擴(kuò)展工作。在政策方面，可以通過企業(yè)文化宣傳檔案管理的重要性，積極鼓勵(lì)工作人員參與到檔案管理工作中。因此，必須要加大信息化數(shù)據(jù)檔案管理建設(shè)的資金投入，才能更好地保障檔案管理工作水平的進(jìn)一步提高。
（二）合理地構(gòu)建檔案信息資源體系。合理地構(gòu)建檔案信息資源體系，對(duì)于解決信息化數(shù)據(jù)檔案管理建設(shè)中存在的資源收集、利用效率較低問題，具有一定的現(xiàn)實(shí)意義。在檔案信息收集的過程中，優(yōu)先選擇與單位相關(guān)的資料，有選擇性地刪除沒有查閱價(jià)值的信息。同時(shí)，按照國(guó)家的相關(guān)法律法規(guī)，合理地制定檔案管理辦法，用以規(guī)范檔案資料收集存在的問題。另外，在檔案管理工作中，應(yīng)逐步改善重收集輕利用的問題，使檔案管理在工作中發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值。合理構(gòu)建檔案信息資源體系，才能從根本上改善檔案資料收集中的低效率問題。所以，結(jié)合具體單位的工作狀況，合理地構(gòu)建檔案信息資源體系，對(duì)于信息化數(shù)據(jù)檔案管理工作的發(fā)展具有極大的促進(jìn)作用。
（三）全方面提高檔案管理人員的素質(zhì)。為了更好地解決信息化數(shù)據(jù)檔案管理建設(shè)的管理人員素質(zhì)不高的問題，促進(jìn)檔案管理工作的有序開展，全方面提高檔案管理人員的素質(zhì)，是相對(duì)有效的策略。檔案管理部門應(yīng)定期準(zhǔn)備專業(yè)的培訓(xùn)，培養(yǎng)工作人員的扎實(shí)理念以及開拓意識(shí)，使其可以在現(xiàn)有的技術(shù)條件下，快速更新信息化數(shù)據(jù)檔案建設(shè)的重要性觀念。同時(shí)，檔案管理部門也可以根據(jù)實(shí)際的工作需要，積極引進(jìn)專業(yè)的人才，使之可以更加專業(yè)地進(jìn)行檔案管理工作。全方位提高檔案管理人員的素質(zhì)，是檔案管理部門進(jìn)行檔案管理工作的重要基礎(chǔ)，是做好一切檔案管理工作的基本前提。因此，在檔案管理工作的實(shí)際工作中，必須結(jié)合檔案管理系統(tǒng)中存在的具體問題，積極探究解決的策略，力爭(zhēng)在最短的時(shí)間內(nèi)做好檔案管理工作。
綜上所述，由于現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展，需要大量的信息，檔案信息的需求量越來越大，信息化數(shù)據(jù)檔案管理工作，已成為當(dāng)前檔案信息化管理的基礎(chǔ)性工作。
參考文獻(xiàn)：
[1] 王怡, 焦國(guó)鋒. 淺談林業(yè)檔案管理信息化[J]. 陜西林業(yè)，2011，1(05)：10~11.
關(guān)鍵詞：人事檔案；管理；醫(yī)院
醫(yī)院人事檔案管理工作的開展質(zhì)量不僅關(guān)系著人事檔案對(duì)于醫(yī)院發(fā)展的作用與價(jià)值的發(fā)揮，同時(shí)也與醫(yī)院職工自身的發(fā)展與個(gè)人利益緊密相關(guān)，因此，應(yīng)得到足夠的重視。但我國(guó)醫(yī)院人事檔案管理工作開展的現(xiàn)狀整體并不樂觀，檔案管理中的一系列重點(diǎn)工作內(nèi)容得不到有效的落實(shí)，這也就導(dǎo)致了人事檔案管理工作不能完全適應(yīng)時(shí)展的要求，長(zhǎng)此以往必將對(duì)醫(yī)院的長(zhǎng)期穩(wěn)定發(fā)展帶來不利的影響，必須要采取有效的措施對(duì)其予以強(qiáng)化。
1當(dāng)前我國(guó)醫(yī)院人事檔案管理工作上的不足
1.1規(guī)章制度不健全。
進(jìn)入新時(shí)期，我國(guó)的醫(yī)院基本都已完成了人事機(jī)制的改革，而面對(duì)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)所帶來的新形勢(shì)，當(dāng)前醫(yī)療領(lǐng)域?qū)I(yè)人才的流動(dòng)性也有了很大的加強(qiáng)，這也很大程度上刺激著醫(yī)院對(duì)自身辦院條件與人才管理機(jī)制進(jìn)行優(yōu)化與完善。但在人事檔案管理工作方面，終身制的原則仍舊沒有得到改革與調(diào)整，這也一定程度上限制了人才的正常流動(dòng)。同時(shí)在人事檔案管理規(guī)章制度的健全性方面也存在著一定的不足，這也將影響人事檔案資料的完整性，給人事調(diào)動(dòng)、審核等工作造成不便。
1.2動(dòng)態(tài)管理水平低。
實(shí)行動(dòng)態(tài)管理對(duì)于當(dāng)前醫(yī)院人事檔案管理工作的有效開展具有著積極的作用，但目前我國(guó)許多醫(yī)院在人事檔案管理工作中缺乏動(dòng)態(tài)管理意識(shí)，不注重動(dòng)態(tài)管理的全面性，在管理過程中主動(dòng)性與積極性不高，使得動(dòng)態(tài)管理官水平較低，不能發(fā)揮其應(yīng)有的作用。
1.3管理措施較落后。
當(dāng)前我國(guó)一些醫(yī)院對(duì)于人事檔案管理工作重視不足，在檔案管理措施方面長(zhǎng)期沿用傳統(tǒng)守舊的措施與方法，使得檔案管理工作不能與醫(yī)院的實(shí)際發(fā)展需要相適應(yīng)，加之部分工作人員檔案管理專業(yè)水平與素質(zhì)較低，缺乏對(duì)現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)的掌握，常常造成檔案管理工作中各類失誤的發(fā)生。
2新時(shí)期我國(guó)醫(yī)院人事檔案管理的工作重點(diǎn)
2.1加強(qiáng)人事檔案管理的法制化水平。
我國(guó)在規(guī)范檔案管理工作方面有著明確的法律規(guī)定，在法治社會(huì)建設(shè)的今天，依法開展檔案管理工作也是醫(yī)院人事檔案管理工作的重點(diǎn)內(nèi)容。醫(yī)院應(yīng)認(rèn)真貫徹、宣傳《檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》，做好對(duì)內(nèi)部的檔案管理普法教育與宣傳，利用各種宣傳渠道，包括學(xué)習(xí)資料、內(nèi)部刊物、醫(yī)院網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)等，全面提高醫(yī)院所有成員的檔案意識(shí)與法制觀念，并制定嚴(yán)格的違規(guī)處罰機(jī)制，對(duì)于檔案管理工作中的違法違規(guī)行為進(jìn)行嚴(yán)厲懲處，提高醫(yī)院人事管理的法制化水平。
2.2加強(qiáng)人事檔案管理的動(dòng)態(tài)化水平。
醫(yī)院人事檔案應(yīng)實(shí)行全面動(dòng)態(tài)管理，檔案新內(nèi)容需著重表現(xiàn)一個(gè)人每一個(gè)階段的真實(shí)面貌，既要體現(xiàn)個(gè)人特色，如醫(yī)德醫(yī)風(fēng)，又要反映醫(yī)療技術(shù)水平，如技術(shù)專長(zhǎng)、科研成果。醫(yī)院人事檔案管理工作應(yīng)該及時(shí)補(bǔ)充體現(xiàn)個(gè)人特色和時(shí)展的新內(nèi)容；增加一些反映個(gè)人特色的內(nèi)容，可以是誠(chéng)信材料，如為人信用度，病人滿意度，也可以是德、能、勤、績(jī)的考核材料“，德”包含政治思想認(rèn)識(shí)水平和職業(yè)道德“，能”是體現(xiàn)專業(yè)技術(shù)水平“，勤”表現(xiàn)在工作態(tài)度是否積極勤勞和是否遵守勞動(dòng)紀(jì)律“，績(jī)”包含門診量、手術(shù)臺(tái)數(shù)、疾病治愈率、篇數(shù)、科研成果、學(xué)術(shù)地位、獎(jiǎng)勵(lì)等；應(yīng)該及時(shí)增加體現(xiàn)醫(yī)療技術(shù)水平的工作項(xiàng)目。
2.3加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院人事檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)，提高人事檔案管理人員的素質(zhì)。
在醫(yī)院人事檔案管理人員中普遍存在著年齡老化；檔案管理人員多從臨床科室中產(chǎn)生，專業(yè)不對(duì)口的現(xiàn)象很普遍;醫(yī)院人事檔案管理?xiàng)l件落后，工作環(huán)境差強(qiáng)人意，使一部分人員不愿意從事檔案管理工作；醫(yī)院人事檔案管理工作量大而繁瑣，檔案管理人員流動(dòng)性大，隊(duì)伍不夠穩(wěn)定等，對(duì)醫(yī)院人事檔案事業(yè)的發(fā)展起了阻礙的作用。因此，有必要加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院人事檔案管理人員的隊(duì)伍建設(shè)醫(yī)院人事檔案工作涉及醫(yī)院管理的方方面面，檔案管理人員不僅要掌握檔案學(xué)基礎(chǔ)知識(shí)，還應(yīng)結(jié)合醫(yī)院人事檔案的特點(diǎn)，具備醫(yī)學(xué)、計(jì)算機(jī)、英語、人事管理學(xué)及醫(yī)院管理學(xué)知識(shí)。各級(jí)醫(yī)院不僅要選派思想上、政治上、工作作風(fēng)和業(yè)務(wù)能力等方面過硬的干部從事人事檔案管理工作，還必須抓好檔案人員的繼續(xù)教育，全面提高檔案人員素質(zhì)。
2.4推動(dòng)人事檔案管理的服務(wù)性轉(zhuǎn)型。
以往醫(yī)院人事檔案管理工作在服務(wù)性上相對(duì)較差，檔案管理人員對(duì)于人事檔案管理工作的認(rèn)識(shí)不足，缺乏服務(wù)觀念，工作效率也相對(duì)較低，甚至人事檔案管理工作被簡(jiǎn)單的等同于材料保管，工作方式十分被動(dòng)，這就更無法發(fā)揮人事檔案對(duì)醫(yī)院發(fā)展的服務(wù)價(jià)值。對(duì)此，在新時(shí)期醫(yī)院人事檔案管理工作的開展過程中應(yīng)樹立起良好服務(wù)觀念，大力推動(dòng)人事檔案管理向服務(wù)性轉(zhuǎn)型，改變保守被動(dòng)的人事檔案管理工作觀念與工作方式，更加主動(dòng)的對(duì)人事檔案信息進(jìn)行收集與整合，并注重結(jié)合醫(yī)院建設(shè)發(fā)展的實(shí)際挖掘和開發(fā)人事檔案的利用價(jià)值，拓寬人事檔案利用的途徑，從而更好地發(fā)揮人事檔案對(duì)于醫(yī)院各項(xiàng)工作的服務(wù)作用，提高檔案的有效利用價(jià)值。此外，在當(dāng)前競(jìng)爭(zhēng)激烈的總體環(huán)境下，醫(yī)院人事檔案管理工作還應(yīng)加強(qiáng)時(shí)效性，通過人事檔案管理工作效率的提升，提高醫(yī)院人才吸收與人才培養(yǎng)的有效性，從而以人才的力量為醫(yī)院增強(qiáng)競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力，為醫(yī)院在競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境下的良好發(fā)展提供服務(wù)與保障。
2.5加強(qiáng)人事檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。
人事檔案管理信息化的建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期的任務(wù)，隨著各項(xiàng)人事制度改革的推進(jìn)和辦公自動(dòng)化水平的不斷提高，科學(xué)決策、人才預(yù)測(cè)、宏觀調(diào)控、微觀管理等工作將更多地依賴于人事檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)。因此建立計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理現(xiàn)代化勢(shì)在必行。過去，我們的人事檔案管理工作全靠手工方式查找、調(diào)閱、摘抄、綜合、分析、統(tǒng)計(jì)，既費(fèi)人力，又費(fèi)時(shí)間?，F(xiàn)在我們可以通過計(jì)算機(jī)實(shí)觀信息管理自動(dòng)化和網(wǎng)絡(luò)化，使人事信息由傳統(tǒng)的手工處理方式轉(zhuǎn)變成計(jì)算機(jī)處理方式，逐步實(shí)現(xiàn)人事信息和公務(wù)公文的大容量數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和遠(yuǎn)程交換，實(shí)現(xiàn)資源共享。因此，必須建立人事檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)個(gè)人基本信息的微機(jī)檢索，不斷擴(kuò)大人事檔案信息的內(nèi)涵，以確保醫(yī)院在人才培養(yǎng)、職稱晉升、干部聘用等方面的合理性和公正性。
3結(jié)論
進(jìn)入新時(shí)期后，醫(yī)院在外部環(huán)境與內(nèi)部管理要求等方面都已發(fā)生了很大的改變，面對(duì)新形勢(shì)的變化，醫(yī)院應(yīng)積極改變?nèi)耸聶n案管理工作的觀念、方法，提高檔案管理意識(shí)，從自身實(shí)際出發(fā)，把握人事檔案管理工作的重點(diǎn)，充分發(fā)揮人事檔案的重要使用價(jià)值，從而為醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展做出貢獻(xiàn)。
參考文獻(xiàn)
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關(guān)鍵詞：東營(yíng)市重點(diǎn)工程 檔案管理
中圖分類號(hào)：C93文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A
正文：東營(yíng)市作為黃藍(lán)兩大國(guó)家戰(zhàn)略交匯城市，面臨重大發(fā)展機(jī)遇，推動(dòng)“十二五”發(fā)展，工作的關(guān)鍵和主攻方向就是加快推進(jìn)黃藍(lán)兩大國(guó)家戰(zhàn)略的實(shí)施，建設(shè)高效生態(tài)經(jīng)濟(jì)區(qū)和藍(lán)色經(jīng)濟(jì)區(qū)。確定一批重點(diǎn)建設(shè)工程項(xiàng)目是東營(yíng)市中心城發(fā)展最迫切需要的，是廣大人民群眾熱切期盼的，對(duì)東營(yíng)市的建設(shè)發(fā)展，對(duì)提升黃河三角洲中心城市的形象，對(duì)保障改善民聲非常重要。精心組織實(shí)施好這批項(xiàng)目，東營(yíng)將發(fā)生重大變化，民生將得到極大改善。
一、東營(yíng)市的重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目需要嚴(yán)格的檔案管理
東營(yíng)市公布2014年全市重點(diǎn)工程項(xiàng)目，其中重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目78個(gè)，重點(diǎn)推進(jìn)項(xiàng)目14個(gè)，主要包括農(nóng)業(yè)、工業(yè)、服務(wù)業(yè)、城市建設(shè)、能源交通基礎(chǔ)設(shè)施和社會(huì)民生五大方面。
要將這些事關(guān)城市發(fā)展大計(jì)的重點(diǎn)工程做細(xì)、做精，離不開建立科學(xué)高效的項(xiàng)目推進(jìn)機(jī)制和管理機(jī)制和嚴(yán)格高效的項(xiàng)目檔案管理。建設(shè)工程在基本建設(shè)活動(dòng)中產(chǎn)生的全部工程文件是聯(lián)系緊密，互為依存，不能割裂的系列文件。【1】
二、加強(qiáng)工程檔案管理的重要性
工程檔案是指在城市規(guī)劃、建設(shè)及其管理活動(dòng)中直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料，是工程建沒過程中的真實(shí)記錄，它是傳承城市人類文明的載體，是建設(shè)項(xiàng)目全過程的原始、真實(shí)記錄．是寶貴的信息資源，是城市建設(shè)的一種潛在的生產(chǎn)力。對(duì)工程后期檢測(cè)、維修、改建、擴(kuò)建、拆除和其他工程建設(shè)具有指導(dǎo)利用、借鑒參考及工程科學(xué)技術(shù)研究等有著重要的作用，建筑工程檔案與工程使用管理有著十分緊密的聯(lián)系。通過對(duì)它的管理、編研、開發(fā)和利用．必將轉(zhuǎn)化為直接的生產(chǎn)力，推動(dòng)城市建設(shè)發(fā)展，為社會(huì)創(chuàng)造更多的財(cái)富。
三、做好工程檔案管理的措施
東營(yíng)市黃河水城管理委員會(huì)辦公室主要負(fù)責(zé)黃河水城管理委員會(huì)的日常管理工作，承擔(dān)管轄區(qū)域內(nèi)市政設(shè)施、園林綠化、環(huán)境衛(wèi)生的養(yǎng)護(hù)管理工作，承擔(dān)中心城西城區(qū)改造建設(shè)任務(wù)和金湖銀河生態(tài)工程建設(shè)。在推進(jìn)黃河水城深度開發(fā)、改善中心城水系水質(zhì)，加快金湖銀河生態(tài)工程和西城老城區(qū)改造建設(shè)、保障改善民生、提高城市環(huán)境質(zhì)量等方面實(shí)現(xiàn)了新突破，緊緊圍繞全市中心工作大局，不斷拓展檔案工作，在檔案資源上夯實(shí)基礎(chǔ)，在檔案開發(fā)利用上出成果，在檔案信息化建設(shè)上求突破，在檔案業(yè)務(wù)建設(shè)上下功夫，在檔案創(chuàng)新服務(wù)上做文章，努力建設(shè)素質(zhì)好、業(yè)務(wù)精的新時(shí)期檔案隊(duì)伍，為全市經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展和高效生態(tài)經(jīng)濟(jì)區(qū)建設(shè)提供了有力支撐和保障。
（1）重視工程檔案管理工作，提高檔案管理水平。建筑工程檔案涉及工程方方面面的工作，貫穿于工程全過程，因此工程檔案管理人員必須全程跟蹤服務(wù)于工程，特別是在項(xiàng)目建設(shè)初期。遵循項(xiàng)目建設(shè)和檔案形成的規(guī)律，工程檔案管理人員應(yīng)盡早加入工程，對(duì)項(xiàng)目檔案工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，盡早收集。在簽訂承包合同時(shí)必須設(shè)工程檔案要求的條款，明確參與施工各單位的檔案職責(zé)?！?】將工程檔案管理納入工程建設(shè)管理程序，建立健全工程檔案管理體制，做到工程檔案工作與工程建設(shè)同步?！?】【4】有些建筑公司，對(duì)工程建設(shè)中的檔案管理不太重視，到工程完工后，即將交工驗(yàn)收，才開始慌忙整理，有的施工單位甚至人也難以找到，給檔案整理帶來很大難度。而且，一般施工單位沒有專職檔案管理人員，內(nèi)業(yè)資料分散于工程技術(shù)科、試驗(yàn)室、合同管理等部門，工程后期人員繼續(xù)撤離后，有些施工單位留下的人員對(duì)資料不熟悉，加之有些資料簽字手續(xù)不完備，需要施工單位或監(jiān)理人員簽字，人員很難召來，拖延了資料整理時(shí)間。鑒于上述原因，在工程建設(shè)中加強(qiáng)檔案管理工作，提高檔案管理人員的整體素質(zhì)，對(duì)各專職或兼職檔案管理人員進(jìn)行大量培訓(xùn)。理解建筑工程建設(shè)工作中會(huì)形成哪些類型的文件材料，哪些是屬于有保存價(jià)值的檔案今后需歸檔、并講解了具體的歸檔范圍。
（2）加強(qiáng)對(duì)檔案工作的集中統(tǒng)一管理、是建筑工程檔案齊全、完整、規(guī)范的重要保證。西城改造重點(diǎn)實(shí)施續(xù)建項(xiàng)目10個(gè)，新建項(xiàng)目11個(gè)。其中，續(xù)建項(xiàng)目有濰坊路、嵩山路、菏澤路、天目山路、東營(yíng)河橋、魚臺(tái)路及耿井片區(qū)雨污水管道維修疏通工程、耿井片區(qū)雨污水管線維修、影視街、商河路綜合改造、賓平街、西城北污水處理廠外管網(wǎng)工程、黃河路（西一路至西四路）綠化提升工程、勝利廣場(chǎng)周邊支路和西城道路及橋梁維修工程，新建項(xiàng)目有油城廣場(chǎng)片區(qū)、工益集團(tuán)及科技館片區(qū)、勝動(dòng)集團(tuán)片區(qū)、黃河鉆井運(yùn)輸二公司片區(qū)改造工程、西五路道路工程、賀蘭山路道路工程、云門山路道路工程、西城部分道路景觀改造工程、南一路建設(shè)工程、城市道路照明項(xiàng)目、危橋大修工程。除上述項(xiàng)目，2014年西城改造指揮部還參與廣利河及五六干合排截污干管維修、城市管理示范街項(xiàng)目西城部分、老廣蒲溝截污干管及泵站維修、西城道路市政消防栓建設(shè)等項(xiàng)目實(shí)施，同時(shí)負(fù)責(zé)測(cè)井公園、淄博路西延（東營(yíng)區(qū)段）等工程實(shí)施。項(xiàng)目多、任務(wù)重，但所有工程項(xiàng)目堅(jiān)持集中統(tǒng)一管理，建立專門的工程檔案室，配備專門的檔案管理人員， 深入現(xiàn)場(chǎng)，做好對(duì)工程檔案的服務(wù)工作。東營(yíng)市金湖銀河生態(tài)工程檔案管理人員在主動(dòng)做好對(duì)工程業(yè)務(wù)指導(dǎo)、現(xiàn)場(chǎng)跟蹤服務(wù)、檔案接收工作的同時(shí)，對(duì)工程項(xiàng)目進(jìn)行清查、摸底、分析研究，積極探索，不但深入現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，而且還與建設(shè)單位就工程的有關(guān)特殊事項(xiàng)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)勘查，了解工程的實(shí)際情況。做好項(xiàng)目檔案的示范樣本，現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)、實(shí)地操作，及時(shí)解決疑難性問題，并做好該工程的跟蹤服務(wù)工作，創(chuàng)出了重點(diǎn)工程服務(wù)的新路子。
（3）嚴(yán)把工程竣工驗(yàn)收備案工作是工程建設(shè)項(xiàng)目管理的最后一道程序。工程竣工驗(yàn)收備案工作形成的備案文件材料是工程檔案的重要組成部分，也是各級(jí)建設(shè)行政主管部門日后管理工程的重要依據(jù)，而且工程備案和工程檔案管理的性質(zhì)和目的在很大程度上是一致的，因此將工程竣工驗(yàn)收備案工作與工程檔案管理工作結(jié)合起來．委托各級(jí)城建檔案管理機(jī)構(gòu)管理．對(duì)深化建設(shè)工程管理體制．規(guī)范檔案收集、整理、歸檔、保管，建立健全工程建設(shè)長(zhǎng)期有效的監(jiān)督機(jī)制是十分必要的。
（4）有效利用計(jì)算機(jī)資源，建立檔案檢索系統(tǒng)。提高檔案管理水平，提高檔案管理工作的協(xié)調(diào)工作能力，方便對(duì)檔案利用，提高工作效率。按照檔案的性質(zhì)和類型，收集整理的部門的檔案資料，內(nèi)部文件、記錄按照文件和記錄的形成部門和類別進(jìn)行分類與編號(hào)。
（5）加強(qiáng)對(duì)檔案管理人才培訓(xùn)，建立高水平工程檔案管理。現(xiàn)代化的城市建設(shè)離不開現(xiàn)代化的人才，高水平的工程檔案管理也離不開具有綜合素質(zhì)的管理人員。實(shí)踐證明，集中業(yè)務(wù)培訓(xùn)是做好工程檔案管理工作的重要途徑和有效措施，它時(shí)間短、見效快、針對(duì)性強(qiáng)、覆蓋面廣，能大大提高建設(shè)單位和施工技術(shù)人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和對(duì)工程檔案的管理能力，對(duì)東營(yíng)市工程檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化起到了積極的促進(jìn)作用。這種培訓(xùn)將檔案管理工作和工程同步進(jìn)行，為今后建檔工作奠定了基礎(chǔ)，使檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化有一個(gè)切實(shí)的保障。
結(jié)語：綜上所述．重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目工程檔案管理工作在城市工程建設(shè)中發(fā)揮著重要的作用，也是加快城市現(xiàn)代化建設(shè)進(jìn)程、構(gòu)建和諧社會(huì)的重要手段之一，因此．認(rèn)真做好建筑工程檔案管理工作非常必要，我們要嚴(yán)格落實(shí)有關(guān)的法律規(guī)章制度，制定具體的措施，確保整體工程檔案管理步入良性循環(huán)的軌道。
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2006年7月17日南京市《重大活動(dòng)（事件）檔案管理登記辦法》和《重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理登記辦法》頒布實(shí)施。
《重大活動(dòng)（事件）檔案管理登記辦法》共分11條，文末附有重大活動(dòng)和重大事件檔案管理登記表。第二條本辦法所指重大活動(dòng)（事件）是指市委、市政府及其部門在本行政區(qū)域內(nèi)組織的具有較大影響的政治、經(jīng)濟(jì)、科技、文化、體育、宗教、外事等方面的活動(dòng)，或者在本行政區(qū)域內(nèi)發(fā)生的重大事件。第四條各重大活動(dòng)的主辦、承辦單位或由多個(gè)單位參加組成的臨時(shí)籌備機(jī)構(gòu)，應(yīng)當(dāng)在活動(dòng)項(xiàng)目確定后10個(gè)工作日內(nèi)依法向南京市檔案行政管理部門登記備案。以市委、市政府名義主辦、承辦的重大活動(dòng)應(yīng)當(dāng)由籌備機(jī)構(gòu)的辦公室（秘書處）辦理登記備案手續(xù)；由多個(gè)單位組成的臨時(shí)籌備機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)由臨時(shí)籌備機(jī)構(gòu)所在的部門登記備案。第五條本行政區(qū)域內(nèi)發(fā)生的重大事件，應(yīng)當(dāng)在事件基本處理后10個(gè)工作日內(nèi)，由牽頭處理事件部門依法向南京市檔案行政管理部門登記備案。 第六條區(qū)縣檔案行政管理部門可以依照本辦法對(duì)本行政管理范圍內(nèi)區(qū)縣黨委、政府組織的重大活動(dòng)(事件)進(jìn)行登記。第七條登記備案的方式可以在南京檔案網(wǎng)站（archivesnj.省略）政務(wù)公開欄目填寫登記表進(jìn)行網(wǎng)上登記，也可以下載登記表填寫并送南京市檔案局進(jìn)行登記。第八條檔案行政管理部門在接受登記后7個(gè)工作日內(nèi)應(yīng)與重大活動(dòng)（事件）的主辦、承辦單位、處理單位建立工作聯(lián)系，對(duì)重大活動(dòng)（事件）檔案的收集、整理、歸檔和移交工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督。第九條對(duì)未按規(guī)定進(jìn)行重大活動(dòng)（事件）登記備案的單位，將依據(jù)《南京市檔案條例》第二十七條，責(zé)令限期整改，逾期不改的，檔案行政管理部門對(duì)其可以處以一千元以上一萬元以下的罰款。
《重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理登記辦法》有11項(xiàng)條款，后面附有重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理聯(lián)系登記表、項(xiàng)目及項(xiàng)目檔案和資料情況動(dòng)態(tài)表。第二條 本辦法所指重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目，以市政府公布的重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目名單為準(zhǔn)。第三條重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案是指從重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目的提出、立項(xiàng)、審批、勘察設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、試生產(chǎn)、到竣工驗(yàn)收的全過程中形成的，具有利用和保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像、電子文件等應(yīng)當(dāng)歸檔的各種載體的文件材料。第四條登記工作的組織：（一）南京市檔案局每年根據(jù)市政府公布的南京市重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目名單，統(tǒng)一部署南京市重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案的登記工作；各項(xiàng)目主管部門的檔案機(jī)構(gòu)和項(xiàng)目所在地的區(qū)縣級(jí)檔案行政管理部門應(yīng)做好對(duì)本部門和本地區(qū)南京市重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理登記工作的組織、指導(dǎo)和監(jiān)督工作。（二）凡新建、擴(kuò)建、改建、在建、收尾和竣工試生產(chǎn)的南京市重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目，均屬本辦法要求登記范圍，登記由建設(shè)項(xiàng)目法人單位或業(yè)主單位負(fù)責(zé)組織填寫“南京市重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理登記表”，報(bào)送南京市檔案局。（三）南京市重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理登記表一為聯(lián)系登記表，表二為項(xiàng)目及項(xiàng)目檔案和資料情況動(dòng)態(tài)表，分別于市政府公布南京市重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目名單后30個(gè)工作日內(nèi)和項(xiàng)目開工后60個(gè)工作日內(nèi)填寫并報(bào)送。（四）對(duì)未按規(guī)定填報(bào)“表一”進(jìn)行項(xiàng)目檔案管理登記的單位，市及所在區(qū)縣檔案行政管理部門將送達(dá)“限期登記通知單”，并限期7個(gè)工作日補(bǔ)登并報(bào)送，仍不登記的，將依照《南京市檔案條例》第二十七條規(guī)定，對(duì)責(zé)任單位處以一千元以上一萬元以下的罰款。（五）南京市檔案局于每年5月底匯總“項(xiàng)目及項(xiàng)目檔案和資料情況動(dòng)態(tài)表”填報(bào)情況，并及時(shí)向全市公布。第五條登記工作的要求：（一）“南京市重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理登記表”可在南京市檔案局和區(qū)縣檔案行政管理部門領(lǐng)取或在南京市檔案局（館）網(wǎng)站下載。（二）重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目法人單位或業(yè)主單位在市政府公布南京市重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目名單公布后應(yīng)及時(shí)向南京市檔案局報(bào)送“聯(lián)系登記表”。（三）非當(dāng)年竣工的南京市重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目，項(xiàng)目法人單位或業(yè)主單位在每年3月底前填寫“項(xiàng)目及項(xiàng)目檔案和資料情況動(dòng)態(tài)表”報(bào)送市檔案局。（四）項(xiàng)目法人單位或業(yè)主單位應(yīng)按要求認(rèn)真填寫登記表各欄目并按時(shí)報(bào)送。第六條為確保重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目的正常秩序，任何部門和單位不得向南京市重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目收取任何形式的檔案管理登記費(fèi)用。第七條重大技改項(xiàng)目、重大利用外資項(xiàng)目的檔案管理登記工作，依照本辦法執(zhí)行。
（此辦法文本由南京市檔案局法規(guī)處楊炳榮提供）
中小學(xué)校檔案管理工作是衡量學(xué)校教育質(zhì)量和管理水平的重要標(biāo)準(zhǔn)，是反映學(xué)校各項(xiàng)工作規(guī)范化、科學(xué)化的重要載體。筆者根據(jù)檔案管理的有關(guān)要求，就中小學(xué)校檔案管理談幾點(diǎn)粗淺的認(rèn)識(shí)。
一、中小學(xué)校檔案管理工作存在的問題
就目前中小學(xué)校檔案管理工作的現(xiàn)狀來看，由于歷史和現(xiàn)實(shí)的多種原因，主要存在以下幾方面的問題：
1、檔案管理人員缺乏。據(jù)了解，多數(shù)學(xué)校沒有專職的檔案管理人員，現(xiàn)有的檔案管理人員一般都是兼職的，且業(yè)務(wù)水平低下；
2、大部分學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作認(rèn)識(shí)不足，更認(rèn)識(shí)不到做好檔案管理工作對(duì)學(xué)校各項(xiàng)工作的促進(jìn)作用；
3、管理?xiàng)l件不合格。不少學(xué)校沒有專門的檔案室（柜），不具備保管檔案所要求的通風(fēng)、防潮、防霉、防盜、防火等基本條件，檔案材料隨處散放，保管設(shè)備不齊全，直接影響著學(xué)校檔案的保管和使用效果。
4、檔案收集很不完整。主要表現(xiàn)為多頭存放、多家管理、收集不及時(shí)、流失較多；
5、檔案載體結(jié)構(gòu)單一。受條件和設(shè)備等方面的制約，許多中小學(xué)校的原始檔案多為紙質(zhì)打印檔案，仍有部分手工抄寫、頁面規(guī)格不一的案卷，而電子、音像、磁盤等介質(zhì)的檔案卻很少；
二、做好中小學(xué)校檔案管理工作的幾點(diǎn)認(rèn)識(shí)
1、建立檔案要有強(qiáng)烈的立檔意識(shí)。要有收藏家的心態(tài)，視檔案材料為至寶，及時(shí)收放保管。如，學(xué)生獲獎(jiǎng)通知，即使本校學(xué)生沒有獲獎(jiǎng)，也不能扔入廢紙簍，要存檔保管，并注明本校學(xué)生沒有獲獎(jiǎng)或未參賽情況。這樣就不會(huì)有獲獎(jiǎng)漏登之嫌，便于核查。倘若當(dāng)時(shí)認(rèn)為某材料無存檔價(jià)值，也不宜馬上作廢處理，應(yīng)引入待整理檔案袋小憩。
隨著教育標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的全面展開，檔案管理工作也應(yīng)更新觀念，加快發(fā)展。如何實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化、現(xiàn)代化，筆者認(rèn)為：首先，觀念要現(xiàn)代化，即要樹立中小學(xué)校檔案是重要的教育資源這一觀念。其次，在管理上要與時(shí)俱進(jìn)，要確立加快發(fā)展中小學(xué)校檔案管理的理念，制訂一整套與現(xiàn)代化管理相適應(yīng)的管理體系和運(yùn)行機(jī)制。第三，要有計(jì)劃地逐步在檔案管理中實(shí)現(xiàn)管理科學(xué)化、技術(shù)現(xiàn)代化，即盡量采用計(jì)算機(jī)、傳真機(jī)和信息檢索終端等現(xiàn)代化辦公設(shè)施，收集、處理、傳遞檔案信息資料，提高檔案管理的信息化水平。因?yàn)闄n案管理工作的技術(shù)手段和設(shè)備條件是提高檔案工作效率，確保檔案服務(wù)工作質(zhì)量的重要條件，是檔案工作創(chuàng)新的硬件基礎(chǔ)。尤其計(jì)算機(jī)在檔案管理中的運(yùn)用，越來越顯現(xiàn)出科學(xué)性、方便性、實(shí)用性和重要性，同時(shí)也提高了工作效率。四是中小學(xué)校要在“農(nóng)遠(yuǎn)工程”的基礎(chǔ)上，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)檔案管理軟件的開發(fā)應(yīng)用，建立校園網(wǎng)或?qū)W校網(wǎng)站，與周邊學(xué)校或名校建立長(zhǎng)期的網(wǎng)絡(luò)合作關(guān)系，逐步實(shí)現(xiàn)資源共享，將計(jì)算機(jī)作為檔案管理的重要工具，進(jìn)一步發(fā)揮學(xué)校檔案的重要作用。
2、確立現(xiàn)代化管理意識(shí)。提高中小學(xué)校全體教職工對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，是做好學(xué)校檔案工作的前提。為此，教育主管部門要把檔案管理工作作為學(xué)校管理工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容，列入日常檢查、學(xué)期常規(guī)考核中。各學(xué)校要切實(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，至少要確定一名副校長(zhǎng)分管此項(xiàng)工作。要經(jīng)常組織廣大教職工認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》，深入進(jìn)行檔案法律知識(shí)的學(xué)習(xí)和宣傳，使領(lǐng)導(dǎo)干部和全體師生員工都認(rèn)識(shí)到學(xué)校檔案工作的重要意義，堅(jiān)決杜絕檔案工作“說起來重要、做起來次要、忙起來不要”的實(shí)用主義做法，扎扎實(shí)實(shí)地抓好學(xué)校檔案工作。必須確立現(xiàn)代化管理意識(shí)，特別是檔案管理知識(shí)化、網(wǎng)絡(luò)化、社會(huì)化，把知識(shí)和創(chuàng)新作為檔案工作的管理目標(biāo)。根據(jù)“以人為本，服務(wù)至上”的服務(wù)理念，把滿足社會(huì)家長(zhǎng)和學(xué)校的需求作為檔案管理工作的中心環(huán)節(jié)和價(jià)值趨向，以現(xiàn)念和創(chuàng)新思維來加強(qiáng)檔案管理，開辟檔案管理發(fā)展的新途徑。同時(shí)，要建立起一整套切實(shí)可行的檔案管理制度，按照《檔案法》要求，規(guī)范各類檔案的分類、歸檔要求和管理辦法，使檔案工作做到有章可循，有法可依。要按上級(jí)檔案管理部門的要求，設(shè)立專職（或指定專人）負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作。規(guī)范檔案建設(shè)工作。不管學(xué)校規(guī)模大小，均應(yīng)選派一名思想素質(zhì)好、責(zé)任心強(qiáng)、熟悉學(xué)校工作、懂得辦學(xué)規(guī)律和較強(qiáng)業(yè)務(wù)能力的同志負(fù)責(zé)檔案管理工作，并制定相應(yīng)的學(xué)習(xí)培訓(xùn)制度，有計(jì)劃地培養(yǎng)檔案管理方面的專業(yè)人才，逐步中小學(xué)校檔案管理人員專業(yè)化、固定化。因此，各中小學(xué)校一方面要建立健全崗位責(zé)任制、檔案室管理制度、查閱制度、保密制度等，嚴(yán)格按規(guī)章辦事。另一方面要專門設(shè)立檔案室，所有檔案按文書類、教學(xué)類、學(xué)籍類、聲像類分別設(shè)櫥，配備六防（防火、防盜、防潮、防光、防蟲、防鼠咬）實(shí)施，確保檔案材料保管安全、利用方便、管理規(guī)范。
3.相關(guān)檔案要建立聯(lián)系，分類歸檔。學(xué)校檔案工作應(yīng)堅(jiān)持“以我為主”的立卷歸檔原則，按月或按學(xué)期收集、整理、立卷、歸檔。在整理過程中，應(yīng)著重收集本學(xué)校形成的文件資料，上級(jí)針對(duì)本單位制發(fā)的文件材料，本單位公務(wù)活動(dòng)形成的重要會(huì)議材料等方面的材料。每學(xué)期檔案資料收集齊全后，要根據(jù)不同門類、不同載體按時(shí)間、分類別分別整理歸檔。同時(shí)，要根據(jù)教育主管部門和檔案管理部門的要求，軟硬件同步推進(jìn)，在各方面積極創(chuàng)造條件，使學(xué)校的檔案管理工作更加完善。
（一）存儲(chǔ)載體不安全電子檔案對(duì)存儲(chǔ)載體有著很高的要求，如果存儲(chǔ)載體的安全性得不到保證，將可能直接導(dǎo)致電子檔案損壞乃至滅失。如：學(xué)校里部分教師把應(yīng)歸檔文件（如學(xué)生成績(jī)、考試試卷和備課教案等）簡(jiǎn)單地保存在計(jì)算機(jī)硬盤存儲(chǔ)器上，這樣一旦信息系統(tǒng)出現(xiàn)問題，電子文件就會(huì)遭到破壞，甚至丟失；有些以U盤作為電子文件存貯的介質(zhì)，由于U盤的質(zhì)量、壽命、丟失、病毒感染等問題，電子檔案的保存可靠程度不能保證，存在很大安全隱患。
（二）專業(yè)人才缺乏電子檔案管理是一個(gè)新生事物，從事電子文件管理的人員必須具備檔案管理方面的基礎(chǔ)知識(shí)和計(jì)算機(jī)信息技術(shù)等多方面的技術(shù)技能。由于學(xué)校從事檔案工作的專業(yè)人員相對(duì)偏少，多數(shù)科室都是檔案兼職人員。有些科室雖然有現(xiàn)代先進(jìn)的計(jì)算機(jī)設(shè)備，但因部分檔案專兼職管理工作人員還是原來紙質(zhì)管理下的工作人員，工作方式無法適應(yīng)電子檔案管理工作的需要，缺乏專業(yè)人員、操作不夠規(guī)范等都在影響著電子檔案管理工作的規(guī)范化。（四）電子歸檔意識(shí)薄弱學(xué)校部分科室還沒有將檔案工作中紙質(zhì)檔案納入現(xiàn)代科學(xué)管理和法制管理的軌道，歸檔不鑒定，真?zhèn)尾槐鎰e，其利用率也比較低，除了在辦學(xué)水平評(píng)估期間引起重視外，平時(shí)在檔案管理中都沒有意識(shí)到電子文件的重要性，對(duì)其歸檔、保管等一系列問題也沒有給予充分重視和關(guān)注，不僅達(dá)不到存真去偽、存精去雜的目的，還使大量珍貴的文件湮沒在價(jià)值不大或不精煉的檔案材料之中，給電子檔案規(guī)范化管理帶來諸多不便。
二、提高中職學(xué)校電子檔案管理水平的對(duì)策
（一）樹立科學(xué)的電子檔案管理發(fā)展理念要用觀念創(chuàng)新助推電子檔案管理工作，重點(diǎn)樹立三種觀念：一是“以人為本”的電子檔案工作觀念，一切工作都應(yīng)該圍繞如何服務(wù)和促進(jìn)人的全面發(fā)展，特別是教師隊(duì)伍教育教學(xué)水平的提高和學(xué)生整體素質(zhì)的提升。二是全面發(fā)展的電子檔案工作理念，堅(jiān)持中職學(xué)校檔案建設(shè)與科室、職能部門二級(jí)檔案建設(shè)的全面發(fā)展，增強(qiáng)全體師生員工的檔案意識(shí)；三是協(xié)調(diào)發(fā)展的電子檔案工作觀念，加快中職學(xué)校檔案工作發(fā)展步伐，促進(jìn)檔案工作與學(xué)校各項(xiàng)工作全面協(xié)調(diào)發(fā)展，更好地為學(xué)校的發(fā)展服務(wù)。
（二）加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，在硬件建設(shè)和軟件建設(shè)兩方面都要加強(qiáng)，兩手抓兩手都要硬。在硬件建設(shè)上，完善檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施，加強(qiáng)檔案的場(chǎng)所建設(shè)和庫房建設(shè)，爭(zhēng)取采用自動(dòng)化的密集架管理系統(tǒng)，進(jìn)一步完善電子文件和計(jì)算機(jī)設(shè)備的保管設(shè)施和環(huán)境。
（三）不斷提高檔案管理人員的思想修養(yǎng)和專業(yè)技能電子檔案管理人員要熟練掌握現(xiàn)代檔案網(wǎng)絡(luò)化管理知識(shí)，并能夠熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)等網(wǎng)絡(luò)設(shè)備；全面熟悉檔案業(yè)務(wù)管理，包括紙質(zhì)檔案和電子檔案各個(gè)環(huán)節(jié)的具體管理方法；刻苦學(xué)習(xí)各方面的專業(yè)知識(shí)，注重點(diǎn)滴積累。同時(shí)，既要有人文素養(yǎng)，又要有創(chuàng)新意識(shí)與能力。
關(guān)鍵詞：電子信息化管理模式；檔案管理；作用；煤炭行業(yè)
當(dāng)前，我國(guó)煤炭行業(yè)的發(fā)展已成為社會(huì)發(fā)展中的一個(gè)熱點(diǎn)。煤炭行業(yè)中的檔案管理工作隨著社會(huì)的發(fā)展逐漸開始健全起來。但是由于煤炭企業(yè)的一些條件限制，還在采用傳統(tǒng)的檔案管理模式。電子信息化管理模式的提出改革了煤炭企業(yè)的檔案管理。相對(duì)于傳統(tǒng)的檔案管理模式而言，電子信息化管理模式針對(duì)的是信息化電子文件，改變了以往檔案資料必須呈現(xiàn)在紙質(zhì)文件上的固有模式，借助計(jì)算機(jī)和現(xiàn)代辦公軟件就可以進(jìn)行閱讀。同時(shí)電子信息化管理模式處理和傳遞檔案資源的效率也大大高于紙質(zhì)文件，不受時(shí)間和空間的限制而實(shí)現(xiàn)共享，是一種簡(jiǎn)單、高校進(jìn)行檔案管理工作的現(xiàn)代模式。下文中主要針對(duì)電子信息化模式的基本概念和特點(diǎn)進(jìn)行概括，探討其在煤炭行業(yè)檔案管理工作中的作用等問題。
一、電子信息化管理模式的概括
（一）電子信息化管理模式的概念
電子信息化管理模式是基于當(dāng)下社會(huì)信息化、科技化發(fā)展而產(chǎn)生的一種模式。所謂的電子信息化管理模式往往是指在現(xiàn)代大中小型企業(yè)的檔案管理工作中利用計(jì)算機(jī)磁盤、硬盤、U盤或者其他化學(xué)磁性材料進(jìn)行檔案材料的貯存手段，其管理的檔案材料內(nèi)容主要包含了圖片、信件、報(bào)表、圖紙等。是一種相對(duì)而言的面積要求低、環(huán)境要求高的檔案管理模式。
（二）電子信息化管理模式的特點(diǎn)
電子信息化管理模式的特點(diǎn)是在計(jì)算機(jī)及其相關(guān)軟件技術(shù)的發(fā)展之下產(chǎn)生的。當(dāng)下的電子信息化管理模式是一種巨大變革之下的全新檔案管理模式，這種模式的操作不能離開計(jì)算機(jī)以及相關(guān)現(xiàn)代辦公軟件的支持，整個(gè)過程的檔案生成、歸檔、貯存、簽發(fā)、查閱都必須以機(jī)讀形式存在。
往往在電子信息化管理模式中，收集和貯存的檔案信息必須要精確、真實(shí)、有價(jià)值，這就給其提出了要求，整個(gè)電子信息化管理模式是一個(gè)去偽存真的模式，是一個(gè)“去其糟粕取其精華”的模式，是一個(gè)嚴(yán)謹(jǐn)科學(xué)的模式。
電子信息化管理模式是在傳統(tǒng)檔案管理模式之上進(jìn)行積極改革、更新、改善而建立的一個(gè)開放性的全新的檔案管理工作體系。是對(duì)從前傳統(tǒng)檔案管理工作必要補(bǔ)充的模式，也是以提高檔案管理工作質(zhì)量和效率為目的的模式。改變了以往檔案管理不規(guī)范、管理封閉、管理銜接不嚴(yán)密等問題。
二、電子信息化管理模式在煤炭行業(yè)檔案管理工作中的具體作用
取代煤炭行業(yè)的傳統(tǒng)檔案管理模式是電子信息化管理模式的一種應(yīng)用。在煤炭行業(yè)的檔案管理工作中，電子信息化管理模式能夠?qū)鹘y(tǒng)的紙質(zhì)文件記錄的文字、報(bào)表、信件等利用計(jì)算機(jī)的現(xiàn)代辦公軟件形成數(shù)字記錄的電子文件。電子信息化管理模式使得煤炭行業(yè)的檔案管理更加快捷，讓其具有可修改性、可共享性、高速傳遞性、快速貯存性等特點(diǎn)。正常情況下，電子信息化管理模式主要依靠的是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)來實(shí)現(xiàn)對(duì)于檔案管理的現(xiàn)代化、自動(dòng)化、智能化以及信息化。因此，電子信息化管理模式對(duì)于煤炭行業(yè)檔案管理工作中的具體作用表現(xiàn)如下。
一是電子信息化管理模式能夠促進(jìn)煤炭行業(yè)檔案管理效率和質(zhì)量的提高，利用檔案信息的電子檔案形成所有檔案管理工作流程的自動(dòng)化，從而省去了大量的中間人工操作環(huán)節(jié)，大大提高檔案工作的效率。檔案工作人員有足夠多的時(shí)間去審核、檢查檔案信息的真實(shí)性、價(jià)值性等，使檔案工作在保證實(shí)效性的同時(shí)保證了質(zhì)量。
二是通過電子信息化管理模式中的檔案管理方式以及辦公自動(dòng)化軟件，實(shí)現(xiàn)了煤炭行業(yè)的檔案資源信息共享。將現(xiàn)代化辦公自動(dòng)化軟件和檔案管理系統(tǒng)加以連接，便能夠讓檔案資料的電子檔案從收集到查閱實(shí)現(xiàn)一體化操作，使檔案資料歸檔和查閱同步。最終讓煤炭行業(yè)從業(yè)人員以及社會(huì)人士查閱與煤炭檔案資源相關(guān)的信息更加便利，促進(jìn)煤炭行業(yè)檔案管理工作的推進(jìn)以及檔案服務(wù)工作的創(chuàng)新。
三是煤炭行業(yè)的檔案管理工作相當(dāng)復(fù)雜，檔案內(nèi)容涉及了運(yùn)營(yíng)、生產(chǎn)、技術(shù)、科技、實(shí)物等，類別相當(dāng)復(fù)雜，查閱和檢索過程較為漫長(zhǎng)。電子信息化管理模式可以確保檔案在查閱和檢索過程中的快速性、精確性。煤炭行業(yè)在傳統(tǒng)檔案管理工程中檔案查閱和檢索需要大量檔案管理人員通過人工操作查找的方式在大量龐雜和類別多樣的檔案當(dāng)中進(jìn)行找尋需要的檔案，這樣的檢索和查閱模式不僅效率低下，而且誤差率極高，也浪費(fèi)了大量的時(shí)間和人力。使用電子信息化管理模式能夠利用現(xiàn)代辦公管理軟件高效、精確地查閱到所需要的檔案資料信息。而在現(xiàn)代化辦公軟件中可以為檔案管理人員提供模糊查找、精確查找和分類查找等多種檢索方法，讓檔案管理人員工作的檢索和查閱過程更加方便、更加高效、更加準(zhǔn)確。
四是電子信息化有效提高了煤炭行業(yè)檔案管理過程中的檔案保存時(shí)長(zhǎng)。煤炭行業(yè)引起工作環(huán)境的特殊性，其檔案管理中的保存工作一直都是一個(gè)重點(diǎn)環(huán)節(jié)。由于環(huán)境問題的影響，煤炭行業(yè)的檔案管理中常常會(huì)出現(xiàn)某些檔案資料缺失、丟失或者是保存不當(dāng)無法使用等問題。這是因?yàn)槊禾啃袠I(yè)的檔案管理中檔案保存加工流程多，而且繁瑣，加工之后的保存也由于特殊的生產(chǎn)環(huán)境容易對(duì)檔案造成一定程度的毀壞。而電子信息化管理模式能夠?qū)n案管理人員從加工環(huán)節(jié)中解放出來，采用計(jì)算機(jī)現(xiàn)代辦公軟件完成加工工作，提高檔案加工效率。最后使用電子檔案進(jìn)行保存，確保檔案貯存的安全性。
三、電子信息化管理模式在煤炭行業(yè)檔案管理工作各階段中的作用
煤炭行業(yè)檔案管理工作是分階段進(jìn)行的，由于煤炭行業(yè)所涉及的科技、技術(shù)、實(shí)物等檔案管理，就涉及到很多保密環(huán)節(jié)、鑒定環(huán)節(jié)等。因此，電子信息化管理模式在煤炭行業(yè)檔案管理工作的每個(gè)階段都有其一定的作用，具體表現(xiàn)如下。
一是在煤炭行業(yè)檔案管理的收集階段，利用電子信息化模式中的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)就可以實(shí)現(xiàn)自動(dòng)收集網(wǎng)絡(luò)電子檔案的工作，并形成一個(gè)龐大的煤炭行業(yè)的檔案資源共享數(shù)據(jù)庫。
二是利用計(jì)算機(jī)的現(xiàn)代辦公軟件可以在檔案管理的整理環(huán)節(jié)對(duì)電子檔案進(jìn)行科學(xué)的有序化處理，讓電子檔案形成邏輯目錄。
三是對(duì)于電子信息化管理模式而言，檔案管理保密環(huán)節(jié)是相當(dāng)重要的，既要防止黑客篡改共享資源因特網(wǎng)的地址，也要防止核心檔案資料的被竊取。因此，對(duì)電子檔案分級(jí)保存，加設(shè)多層防護(hù)密碼，設(shè)置使用權(quán)限，以保障檔案管理的保密階段安全。
四是鑒定環(huán)節(jié)是對(duì)電子檔案鑒定的過程，利用電子信息模式的生成條件和可取性進(jìn)行鑒定。
五是煤炭行業(yè)的檔案服務(wù)模式需要在檔案管理中強(qiáng)調(diào)利用環(huán)節(jié)，利用電子信息化管理模式可以建立檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化管理，增加各種檢索和查閱方式，提供多種閱讀方法，為檔案的閱讀和檢索提供方便，使煤炭行業(yè)的檔案服務(wù)更上一層樓。
六是在統(tǒng)計(jì)環(huán)節(jié)主要依靠的是電子信息管理模式中的計(jì)算機(jī)自動(dòng)系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn)，大大降低統(tǒng)計(jì)環(huán)節(jié)的時(shí)間浪費(fèi)和人工浪費(fèi)，保障統(tǒng)計(jì)環(huán)節(jié)的效率以及精確。
四、結(jié)語
社會(huì)信息科技不斷發(fā)展，電子信息化管理模式在煤炭行業(yè)的檔案管理中運(yùn)用是必然的趨勢(shì)，也是廣大大中小型企業(yè)的必然選擇。電子信息化管理模式的作用直接彌補(bǔ)了傳統(tǒng)檔案管理模式中的不足，為檔案管理作出了應(yīng)有的貢獻(xiàn)。
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一、重點(diǎn)水利工程建設(shè)檔案管理的現(xiàn)狀
1.相關(guān)部門對(duì)檔案管理制度重視不足，落實(shí)不夠
在水利工程建設(shè)過程中，檔案管理工作往往不會(huì)被納入工程建設(shè)的同布置、同檢查，檔案管理與工程建設(shè)質(zhì)量、進(jìn)度、安全等問題相比，重視程度不夠。在工程建設(shè)之初各參建單位在工程建設(shè)各階段對(duì)檔案資料管理應(yīng)承擔(dān)的工作職責(zé)沒有進(jìn)行明確，造成了檔案資料管理職責(zé)不清。在日常的文件材料管理方面各單位的崗位責(zé)任制、文件歸檔制度、文件保管制度、檔案鑒定制度等大多是流于形式，沒有形成有效的管理體制，也就使得水利工程建設(shè)檔案管理工作無明確的辦事規(guī)程和行動(dòng)準(zhǔn)則。在實(shí)際建設(shè)施工過程中，各參建單位對(duì)文件材料的管理仍舊是以水利工程建設(shè)的實(shí)施為主，側(cè)重于科技檔案的收集、整理。再加之水利工程建設(shè)周期較長(zhǎng)、文件材料交接手續(xù)不到位，檔案驗(yàn)收無檔案部門參加等因素，使得檔案管理工作的開展未能達(dá)到有關(guān)規(guī)定要求的深度。
2.檔案管理人員非專業(yè)，保管環(huán)境不達(dá)標(biāo)
調(diào)查中的重點(diǎn)水利工程內(nèi)容大多涉及多領(lǐng)域多專業(yè)。工程中的各個(gè)單項(xiàng)工程會(huì)被分成多個(gè)標(biāo)段，標(biāo)段內(nèi)又會(huì)分包。參與施工的單位多而雜，素質(zhì)參差不齊。這些施工單位一般重視技術(shù)工作，檔案收集管理意識(shí)薄弱，片面的認(rèn)為工程質(zhì)量和按時(shí)完工才是主要工作內(nèi)容，對(duì)檔案收集管理工作不重視，普遍沒有設(shè)置專門的檔案管理機(jī)構(gòu)和崗位。對(duì)于文件材料的收集整理工作，基本是由行政人員、技術(shù)人員兼職管理，這部分人員中又以參加工作時(shí)間不長(zhǎng)的青年居多，他們經(jīng)驗(yàn)不足，又沒有經(jīng)過專業(yè)檔案培訓(xùn)，且身兼數(shù)職、精力有限。所謂的檔案管理工作只是被動(dòng)的接受并保存文件資料。再加上工程工期長(zhǎng)、臨時(shí)機(jī)構(gòu)解散、人員流動(dòng)性等不確定性因素，還會(huì)發(fā)生文件材料遺失、缺項(xiàng)漏項(xiàng)、簽章手續(xù)不全等問題。這就造成了檔案管理工作明顯滯后于水利工程建設(shè)工作的情況，還會(huì)出現(xiàn)工程面臨竣工驗(yàn)收時(shí)才會(huì)想到檔案收集整理工作的現(xiàn)象。于是，為了能順利完成驗(yàn)收，就會(huì)突擊補(bǔ)材料，這樣材料的真實(shí)性就無法保證。此外，水利工程項(xiàng)目在施工建設(shè)時(shí)都會(huì)成立項(xiàng)目部，選址一般都在工程所在地，房屋結(jié)構(gòu)為彩鋼瓦。由于場(chǎng)地和條件的限制，項(xiàng)目部無集中統(tǒng)一管理檔案的檔案室，各參建單位的檔案會(huì)放在辦公室的鐵皮柜中保存，項(xiàng)目部環(huán)境雜亂，檔案保管的“八防”標(biāo)準(zhǔn)無法達(dá)到。
3.檔案收集整理不規(guī)范
一是原始資料收集不齊全，整理歸類不合理。因檔案管理人員缺乏檔案專業(yè)知識(shí)，導(dǎo)致文件資料收集不及時(shí)、內(nèi)容不齊全、整理不規(guī)范、分類不準(zhǔn)確、卷內(nèi)文件聯(lián)系不緊密，組合不合理，案卷書寫不規(guī)范。如工程建設(shè)中，各單位只顧及工程數(shù)據(jù)資料的收集，往往不會(huì)留存施工建設(shè)場(chǎng)面的影像資料。有的工程連基本的工程施工前后的對(duì)比照片都不齊全。有照片的也沒有按檔案整理的要求放入檔案專用照片冊(cè)中，并配以詳細(xì)的文字說明有。二是案卷內(nèi)容不完整。工程建設(shè)檔案的形成與收集整理沒有系統(tǒng)的流程，歸檔范圍也沒有嚴(yán)格的界定，再加上工程建設(shè)檔案資料內(nèi)容繁雜，涉及的單位部門較多，受時(shí)間約束較大，造成歸檔材料不完整。如工程施工、監(jiān)理日志做不到一日一記，出現(xiàn)對(duì)應(yīng)不上的情況；工程的監(jiān)理，往往只有監(jiān)理員在工程現(xiàn)場(chǎng)，監(jiān)理總監(jiān)不到位，需監(jiān)理簽字的資料會(huì)由他人替簽或集中補(bǔ)簽。三是文件材料的搜集整理與移交接收工作嚴(yán)重脫節(jié)，造成檔案的缺失。目前，檔案行政管理部門一般不直接參與到水利工程建設(shè)實(shí)施過程中，這樣就造成水利工程建設(shè)過程中文件材料收集和整理工作中出現(xiàn)的問題不能及時(shí)被檔案行政管理部門發(fā)現(xiàn)，有些因遺漏而未被整理入卷的應(yīng)歸檔的文件材料，在水利工程完工移交后，能被找到的可能性幾乎為零，從而導(dǎo)致水利工程檔案不可逆轉(zhuǎn)的缺失，對(duì)今后的保管利用都造成很大的影響。
4.檔案信息化程度不高
隨著水利事業(yè)的不斷發(fā)展，作為水利工程建設(shè)主體的地方水務(wù)部門的水利工程檔案的數(shù)量也在不斷增多。從目前調(diào)查的情況來看，水務(wù)部門及工程參建單位的水利工程建設(shè)檔案管理工作仍然保留著傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式。計(jì)算機(jī)的運(yùn)用主要是進(jìn)行登記，檢索工具只有“目錄檢索”一種，檔案信息化程度低。
二、重點(diǎn)水利工程建設(shè)檔案規(guī)范化管理的建議
1.增強(qiáng)檔案意識(shí)，建立完善的檔案管理網(wǎng)絡(luò)與制度
