發(fā)布時(shí)間：2023-04-19 16:48:09
序言：寫(xiě)作是分享個(gè)人見(jiàn)解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的高校檔案管理論文樣本，期待這些樣本能夠?yàn)槟峁┴S富的參考和啟發(fā)，請(qǐng)盡情閱讀。
（一）各大高校各自為政。我國(guó)高校電子檔案目前沒(méi)有統(tǒng)籌管理，電子檔案由各個(gè)學(xué)校自發(fā)、分散管理，正所謂，誰(shuí)有錢(qián)誰(shuí)建，誰(shuí)有技術(shù)誰(shuí)能建。對(duì)于那些直屬于教育部的高校，其電子檔案起步較早，數(shù)字化、信息化程度也相對(duì)較高。如南京大學(xué)檔案館研發(fā)的南大之星軟件就有口皆碑，其開(kāi)發(fā)軟件的能力也堪稱(chēng)全國(guó)高校之最。而對(duì)于那些非直屬院校，其電子檔案的管理和利用能力就相對(duì)薄弱些。
（二）管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范欠缺。由于目前各個(gè)高校所使用的電子檔案管理軟件不同，而不同的軟件所設(shè)計(jì)的功能模塊或分類(lèi)方式也就不同，這樣，勢(shì)必會(huì)導(dǎo)致將來(lái)網(wǎng)絡(luò)化對(duì)接時(shí)存在困難。
（三）安全上存在不足。電子檔案的安全主要是指檔案信息的存儲(chǔ)安全和利用安全。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，電子檔案的安全受到威脅，其內(nèi)容可能被遠(yuǎn)程下載、修改甚至是惡意刪除等，而且其安全防范措施也無(wú)法抵御眾多黑客高手的攻擊。
（四）缺少必要的簽名及確認(rèn)信息。由于高校電子檔案的建立者、管理者與使用者是相互獨(dú)立的不同個(gè)體，所以在制定、借閱和歸還過(guò)程中都需要相關(guān)的簽名及認(rèn)證信息，這樣既可以確保信息的原始性、真實(shí)性，也能在出現(xiàn)問(wèn)題的時(shí)候，第一時(shí)間內(nèi)找出責(zé)任人。
（五）缺少風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估體系。我國(guó)部分高校即使有安全保障體系，也沒(méi)有明確檔案信息的安全目標(biāo)。即明確告知電子信息是否到達(dá)安全標(biāo)準(zhǔn)，是否存在漏洞，可能危害程度以及采取的措施等等。
二、加強(qiáng)高校電子檔案管理工作的策略
（一）建立全國(guó)高校電子檔案管理中心，打破各大高校各自為政的現(xiàn)狀。以國(guó)家教育部為龍頭，打破地域界限，將反映同一職能活動(dòng)的電子檔案從不同的高校檔案館集中起來(lái)，形成全國(guó)高校電子檔案集中管理和服務(wù)體系，實(shí)現(xiàn)資源共享。所有用戶都可以在線查閱或直接下載開(kāi)放檔案；服務(wù)用戶還可以通過(guò)電子郵件、在線問(wèn)答等服務(wù)方式對(duì)所需內(nèi)容進(jìn)行生動(dòng)、快捷地咨詢。
（二）出臺(tái)標(biāo)準(zhǔn)化軟件模塊，統(tǒng)一高校電子檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。出臺(tái)標(biāo)準(zhǔn)化軟件模塊，建議從以下兩個(gè)方面著手：一是成立專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)建立檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)的課題組，使我國(guó)的檔案著錄規(guī)則系統(tǒng)化；二是加強(qiáng)對(duì)檔案信息化發(fā)展的理論研究，只有更深入的理論研究，才能有更完整的電子檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)。
（三）加大資金投入，加強(qiáng)電子檔案軟、硬件設(shè)施建設(shè)。在軟件管理上，各大高校要采用通用格式的光盤(pán)對(duì)歸檔的電子文件進(jìn)行存儲(chǔ)，并積極探索電子檔案存儲(chǔ)的新途徑。在硬件管理上，各大高校要增加經(jīng)費(fèi)投入，將電子檔案建設(shè)的經(jīng)費(fèi)列入年度財(cái)務(wù)預(yù)算中；配置高性能的電子計(jì)算機(jī)、激光打印機(jī)、掃描儀、刻錄機(jī)、多角高倍數(shù)碼相機(jī)等現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)施，以進(jìn)一步完善電子檔案的硬件設(shè)施建設(shè)。
（四）強(qiáng)化電子檔案的安全管理和保護(hù)，確保電子檔案的安全。一是建立檔案數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)機(jī)制；二是采用檔案內(nèi)部局域網(wǎng)與外網(wǎng)連接，以保證電子檔案的安全；三是對(duì)單位檔案資源的訪問(wèn)，采用身份驗(yàn)證技術(shù)。身份驗(yàn)證技術(shù)又稱(chēng)身份識(shí)別技術(shù)，是指用戶通過(guò)使用通行證、指紋、影像、聲音等生理特征來(lái)驗(yàn)證自己身份的過(guò)程；四是采用雙密鑰傳輸重要文件。這主要是指在與單位以外的網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行數(shù)據(jù)傳送時(shí)，發(fā)方和收方使用成對(duì)的密鑰，這樣就能有效地保護(hù)好重要文件和數(shù)據(jù)，避免被黑客等截獲；五是采用訪問(wèn)控制層技術(shù)。這主要是指在單位的內(nèi)網(wǎng)和外網(wǎng)之間，設(shè)置訪問(wèn)控制層，這樣既可以防止外部對(duì)單位局域網(wǎng)的非法訪問(wèn)，也可以防止單位局域網(wǎng)對(duì)外網(wǎng)的不安全操作。訪問(wèn)控制層技術(shù)包括防火墻、網(wǎng)絡(luò)地址轉(zhuǎn)換、服務(wù)器、入侵檢測(cè)等，其中，防火墻是通過(guò)數(shù)據(jù)流的監(jiān)控、過(guò)濾等功能來(lái)來(lái)實(shí)現(xiàn)控制作用的，網(wǎng)絡(luò)地址轉(zhuǎn)換是通過(guò)隱藏、偽裝內(nèi)網(wǎng)的IP地址而實(shí)現(xiàn)控制功能的，服務(wù)器是通過(guò)自身起中介作用而保護(hù)內(nèi)網(wǎng)安全的，入侵檢測(cè)技術(shù)有進(jìn)攻識(shí)別等功能。
（一）檔案意識(shí)欠缺
雖然大部分高校都實(shí)行了檔案管理體系，但是由于大部分工作人員檔案意識(shí)不夠，沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)到圖書(shū)館檔案工作的重要性，以至于高校圖書(shū)館的檔案管理工作受到了嚴(yán)重影響。首先是管理者的檔案意識(shí)欠缺，管理者不能及時(shí)建立、整理檔案信息，使檔案不能發(fā)揮其應(yīng)有的作用，另外由于工作人員的檔案意識(shí)不夠，導(dǎo)致了一些重要的信息資料丟失，使檔案的結(jié)構(gòu)和內(nèi)容不夠完整。
（二）管理機(jī)制缺乏
科學(xué)、完整的檔案信息能夠?yàn)橐院蟮臎Q策提供合理、有效的依據(jù)。然而由于我國(guó)大部分的高校缺乏檔案管理的管理機(jī)制，使圖書(shū)館缺乏統(tǒng)一的協(xié)調(diào)和管理，讓許多檔案不能得到完整保存，雖然數(shù)據(jù)丟失和不健全、不完整的現(xiàn)象經(jīng)常發(fā)生，但是圖書(shū)館仍然沒(méi)有一套行之有效的檔案管理制度來(lái)約束和規(guī)范相關(guān)部門(mén)和個(gè)人的行為。圖書(shū)館檔案管理工作的設(shè)施、技術(shù)等普遍落后于館里的其他部門(mén)，對(duì)于檔案管理沒(méi)有一套規(guī)范的管理機(jī)制，如對(duì)一些缺檔的檔案沒(méi)有進(jìn)行及時(shí)的補(bǔ)救，對(duì)一些收集的案卷沒(méi)有進(jìn)行分類(lèi)、標(biāo)引、編目等，使得圖書(shū)館檔案管理工作不能有效進(jìn)行。
（三）無(wú)專(zhuān)業(yè)的管理人員
一般情況下，圖書(shū)館沒(méi)有對(duì)檔案材料負(fù)責(zé)的專(zhuān)業(yè)人員，因此臨時(shí)一個(gè)工作人員都可以擔(dān)當(dāng)起學(xué)校檔案管理員的角色，兼職的圖書(shū)管理人員只負(fù)責(zé)登記、收藏、保管等一般性的管理工作。由于管理人員不固定，部分管理者沒(méi)有經(jīng)過(guò)專(zhuān)門(mén)的培訓(xùn)，導(dǎo)致檔案工作落后。檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力較低，隨之而來(lái)的是檔案管理方法不健全，由于檔案的分類(lèi)不當(dāng)導(dǎo)致在以后的工作中無(wú)法很快的檢索到相關(guān)檔案。另外，一些高校雖然重視對(duì)文獻(xiàn)的保管，但由于管理人員專(zhuān)業(yè)水平不高因此忽視了對(duì)這部分資源的開(kāi)發(fā)和利用。因此，要提高圖書(shū)檔案的管理工作，首先應(yīng)該提高圖書(shū)館檔案人員應(yīng)用現(xiàn)代化手段進(jìn)行檔案管理的能力。
二、提高高校檔案管理的措施
（一）提高工作人員的管理意識(shí)
首先從高校的領(lǐng)導(dǎo)者開(kāi)始，提高領(lǐng)導(dǎo)者的檔案管理意識(shí)后，讓領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)圖書(shū)工作人員進(jìn)行思想教育，圖書(shū)工作人員需要改變傳統(tǒng)的工作觀念，提高對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)，意識(shí)到圖書(shū)館檔案不僅同圖書(shū)館資料一樣也是寶貴的信息資源，而且對(duì)圖書(shū)館的工作有著重要的參考意義。其次應(yīng)該確定一名館長(zhǎng)來(lái)管理圖書(shū)館管理工作，負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員也應(yīng)該是專(zhuān)職檔案管理，檔案人員一旦確定應(yīng)保持相對(duì)穩(wěn)定，不可隨意變動(dòng)，這是搞好檔案管理工作的第一步。
（二）提高檔案管理的規(guī)范性
檔案管理工作的規(guī)范性是檔案管理順利進(jìn)行的前提，隨著現(xiàn)代科技的發(fā)展，圖書(shū)館應(yīng)該加強(qiáng)自身的建設(shè)，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來(lái)提高工作效率。為了將大量的原始檔案材料收集齊全，必須建立一個(gè)檔案規(guī)章制度來(lái)規(guī)范化管理。除此之外，館藏檔案的結(jié)構(gòu)也應(yīng)該得到規(guī)范，明確檔案的歸檔范圍，可以將圖書(shū)館的日常管理檔案和業(yè)務(wù)流程檔案分到兩個(gè)部門(mén)去管理，另外還可以根據(jù)實(shí)際情況增加一些圖書(shū)館二級(jí)類(lèi)目。
（三）加強(qiáng)工作人員的業(yè)務(wù)能力
首先從實(shí)際出發(fā)，讓檔案人員參加檔案專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)班，來(lái)提高工作人員的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)。其次由于傳統(tǒng)的檔案管理手工操作較麻煩且容易出錯(cuò)，因此檔案人員需要更新觀念，掌握先進(jìn)的計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，摒棄傳統(tǒng)的管理方式且適應(yīng)檔案電子化的發(fā)展趨勢(shì)，從而實(shí)現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理。
三、提高高校檔案管理的必要性
（一）能反映出圖書(shū)館的管理水平
高校圖書(shū)館進(jìn)行的管理活動(dòng)主要是檔案管理活動(dòng)，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)合理的管理能使檔案形成有效的信息。檔案可以將圖書(shū)館的管理活動(dòng)和效果清晰地表現(xiàn)出來(lái)，所以管理人員在做決策時(shí)可以通過(guò)查閱以前的檔案信息資料來(lái)幫助自己，圖書(shū)館管理工作的順利進(jìn)行能夠體現(xiàn)圖書(shū)館的管理水平。
（二）能夠滿足現(xiàn)實(shí)需求
高校的許多重要信息和資源都在圖書(shū)館的檔案管理里保存，檔案管理可以為高校的一些重要決策提供資料經(jīng)驗(yàn)，因此圖書(shū)館檔案管理具有現(xiàn)實(shí)意義。檔案管理可以幫助員工快捷、準(zhǔn)確的了解所需的館內(nèi)信息，并且?guī)椭渌麕熒J(rèn)識(shí)檔案的重要性，不至于造成檔案的閑置。檔案管理能夠降低管理工作的不確定性，方便管理者做出正確決策，能夠滿足現(xiàn)實(shí)需求。
（三）檔案管理的特性決定必須提高
檔案管理有針對(duì)性和從屬性的特征。首先圖書(shū)館檔案一定要有針對(duì)性，圖書(shū)館只需要收集一些與圖書(shū)館工作密切相關(guān)的文件，而對(duì)于一些對(duì)圖書(shū)館毫無(wú)建設(shè)意義的檔案不應(yīng)當(dāng)納入圖書(shū)館檔案中，一些無(wú)關(guān)的檔案會(huì)造成圖書(shū)館檔案的過(guò)于復(fù)雜而沒(méi)有針對(duì)性。其次高校檔案的從屬性決定圖書(shū)館檔案中的一部分是學(xué)校檔案的復(fù)制品，并且圖書(shū)館檔案中的一部分需要交到學(xué)校檔案室。因此檔案的完整性以及檔案的針對(duì)性，決定了檔案管理的工作必須得到進(jìn)一步的提高。
四、結(jié)語(yǔ)
【關(guān)鍵詞】學(xué)生；學(xué)籍檔案；檔案管理
學(xué)籍檔案記載了每個(gè)學(xué)生在校學(xué)習(xí)的基本情況，客觀地反映了每個(gè)學(xué)生在學(xué)校期間德、智、體、美等方面發(fā)展?fàn)顩r，也是一個(gè)人接受某種教育程度的經(jīng)歷和他所達(dá)到學(xué)識(shí)水平的信用憑證。學(xué)籍檔案主要包括：（1）學(xué)生學(xué)籍記錄表；（2）新生入學(xué)登記表及各年級(jí)學(xué)生花名冊(cè)；（3）學(xué)生在籍注冊(cè)表；（4）學(xué)生學(xué)習(xí)成績(jī)表；（5）學(xué)生轉(zhuǎn)學(xué)、轉(zhuǎn)專(zhuān)業(yè)、休學(xué)、復(fù)學(xué)、留級(jí)、退學(xué)、出國(guó)等學(xué)籍變動(dòng)情況登記表；（6）對(duì)學(xué)生的獎(jiǎng)懲文件及登記表；（7）修訂學(xué)籍管理?xiàng)l例的各種文件；（8）實(shí)結(jié)、畢業(yè)生論文；（9）學(xué)位申報(bào)審批表、畢業(yè)證書(shū)、學(xué)位證書(shū)及結(jié)業(yè)證書(shū)；（10）畢業(yè)生學(xué)員鑒定登記表、畢業(yè)生調(diào)配表、檔案轉(zhuǎn)遞單、畢業(yè)生報(bào)到證存根及領(lǐng)取證書(shū)的印刷編號(hào)及畢業(yè)、結(jié)業(yè)情況等。
學(xué)籍檔案從發(fā)生、發(fā)展、形成到保管利用主要包括檔案的收集整理、立卷歸檔、檔案轉(zhuǎn)遞及保管利用等幾個(gè)階段。但由于學(xué)籍檔案種類(lèi)繁多，形式多樣，在實(shí)際管理工作中往往容易出現(xiàn)問(wèn)題，甚至造成嚴(yán)重的后果。因此，重視高校學(xué)籍檔案質(zhì)量，切實(shí)抓好和不斷提高高校學(xué)籍檔案質(zhì)量顯得十分必要。
一、學(xué)籍檔案管理中存在的問(wèn)題
1．收集整理是建立檔案起始，真實(shí)性是這一階段管理的核心內(nèi)容。在具體工作中，首先應(yīng)做到內(nèi)容詳實(shí)可信，不能夸大；其次應(yīng)保證字體工整、清晰，便于永久保存；最后要注意一些細(xì)節(jié)問(wèn)題，如，姓名使用同音字代替，出生日期農(nóng)歷、公歷混淆，與戶口產(chǎn)生沖突等。
2．立卷歸檔是將上一步驟收集整理的檔案材料分類(lèi)匯總，工作重點(diǎn)是確保檔案材料的完整性。存在的問(wèn)題主要有檔案管理人員檔案意識(shí)淡薄，未按要求及時(shí)歸檔，或者材料未及時(shí)補(bǔ)充完善，甚至歸錯(cuò)檔；此外，檔案管理方法陳舊，設(shè)備和設(shè)施老化也是造成立卷歸檔完整性差的客觀因素之一。
3．檔案轉(zhuǎn)遞的特點(diǎn)環(huán)節(jié)多、人員雜，容易丟失造成錯(cuò)投、誤投及“死檔”等情況。學(xué)籍檔案在轉(zhuǎn)遞的過(guò)程中，經(jīng)過(guò)的中間環(huán)節(jié)較多，從學(xué)生本人--學(xué)校立卷各院系--就業(yè)指導(dǎo)辦（教務(wù)處）--機(jī)要郵寄部門(mén)--地市級(jí)教育局（人事局）--縣級(jí)教育局（人事局）--就業(yè)單位人事部門(mén)等，無(wú)論中間某環(huán)節(jié)出現(xiàn)差錯(cuò)，都會(huì)影響學(xué)籍檔案的順利轉(zhuǎn)遞，從而影響畢業(yè)生的正常工作和學(xué)習(xí)。
4．檔案的保管利用。檔案的最終目的是保管利用，因此，檔案的日常維護(hù)尤為重要，而該環(huán)節(jié)常常與檔案的利用結(jié)合在一起。完整的學(xué)籍檔案不能散存于個(gè)人手中，應(yīng)由專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)來(lái)保管，并要求檔案管理部門(mén)要有一套完整的保管利用借閱制度。常常出現(xiàn)有借無(wú)還、涂抹、篡改等現(xiàn)象，造成檔案材料遺失或者信息二次失真，內(nèi)容失實(shí)等
二、完善學(xué)籍檔案工作的管理建議
1．增強(qiáng)檔案意識(shí)。加強(qiáng)《檔案法》宣傳，增強(qiáng)各職能部門(mén)及學(xué)生本人對(duì)學(xué)籍檔案工作的檔案意識(shí)，克服人們對(duì)檔案管理工作的偏見(jiàn)和錯(cuò)誤的認(rèn)識(shí)，激發(fā)人們自覺(jué)收集檔案、保管檔案、利用檔案，真正使大家認(rèn)識(shí)到檔案工作是普通高校教育工作的一個(gè)重要組成部分。領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視檔案管理，把檔案建設(shè)納入教學(xué)計(jì)劃，納入管理制度，要給檔案管理人員培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，并在經(jīng)費(fèi)、設(shè)備、庫(kù)房等方面給予支持，改善工作條件，充分發(fā)揮管理人員的積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性。
2．建立健全收集與補(bǔ)充制度。明確工作職責(zé)范圍，崗位職責(zé)要制度化、規(guī)范化。要制定每項(xiàng)任務(wù)的工作程序，必要時(shí)做出工作流程圖，要有完善的管理制度。努力做到檔案材料歸案率、準(zhǔn)確率符合標(biāo)準(zhǔn)，檔案按存放分類(lèi)清晰，案卷擺放系統(tǒng)有序。學(xué)籍管理制度統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，克服各行其是的局面。要建立健全收集整理、檢查核對(duì)、保管保密、轉(zhuǎn)交與管理職責(zé)等各項(xiàng)規(guī)章制度。在日常工作中，用制度去規(guī)范管理工作，使學(xué)籍管理工作逐步走向規(guī)范化。
3．加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，提高專(zhuān)、兼職檔案員的素質(zhì)。檔案管理工作是一門(mén)管理科學(xué)，隨著科技的發(fā)展，大大加收了檔案管理工作的現(xiàn)代化，這就要求專(zhuān)職檔案員不僅要學(xué)習(xí)檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)、學(xué)習(xí)檔案法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)，還要懂得計(jì)算機(jī)管理檔案的技術(shù)和外語(yǔ)知識(shí)。檔案工作的職業(yè)決定了檔案員不僅要有一定的檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)和熱情服務(wù)的工作態(tài)度，還要具有嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作作風(fēng)，否則，會(huì)給學(xué)校造成不可挽回的損失。所以要不斷強(qiáng)化高校專(zhuān)職檔案員的職業(yè)道德。
4．大力開(kāi)發(fā)利用學(xué)籍檔案信息資源，主動(dòng)提供服務(wù)。學(xué)籍檔案信息資源的開(kāi)發(fā)和利用是學(xué)籍檔案管理工作的最終目的，也是學(xué)籍檔案管理部門(mén)的職責(zé)。有條件的高?？山W(xué)籍檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，如新生錄取登記卡、學(xué)生注冊(cè)表、學(xué)生成績(jī)、畢業(yè)證書(shū)編號(hào)、學(xué)位證書(shū)編號(hào)及檔案轉(zhuǎn)遞情況等，以方便師生們通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)檢索，獲得自己需要的學(xué)籍檔案材料。如學(xué)歷、學(xué)位認(rèn)證、出國(guó)留學(xué)等提供有效信息。
總之，學(xué)籍檔案與個(gè)人的利益息息相關(guān)，以后就業(yè)、提拔干部、晉級(jí)、考評(píng)、轉(zhuǎn)正和晉升工資等都離不開(kāi)學(xué)籍檔案。建立健全一整套高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理體系，管理好學(xué)籍檔案至關(guān)重要。
【參考文獻(xiàn)】
[1]底紅艷．對(duì)高校教學(xué)檔案管理的幾點(diǎn)認(rèn)識(shí)[J]．晉圖學(xué)刊，2002，（3）．
1其考核程序基本覆蓋了高校近期檔案工作的發(fā)展進(jìn)程
(1)增強(qiáng)檔案意識(shí)，建立高校檔案領(lǐng)導(dǎo)體制
近年來(lái)，凡申報(bào)考評(píng)的學(xué)?；窘⑵鹣鄳?yīng)的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)體制以及與學(xué)校整體發(fā)展相適應(yīng)的檔案工作機(jī)構(gòu)。一些高校檔案館的建立，表明高校檔案工作地位正穩(wěn)步提高，標(biāo)志著檔案工作邁出了與學(xué)校整體建設(shè)同步發(fā)展的第一步。多數(shù)高校采取有效措施，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作進(jìn)行決策、監(jiān)督、執(zhí)法、調(diào)控的力度，如成立校級(jí)檔案工作委員會(huì)等。多數(shù)學(xué)校將檔案工作納入學(xué)校的中期規(guī)劃和年度工作計(jì)劃之中，為學(xué)校檔案工作的發(fā)展創(chuàng)造了良性發(fā)展的環(huán)境。
(2)加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，檔案管理形成網(wǎng)絡(luò)
隨著學(xué)校對(duì)檔案工作認(rèn)識(shí)程度的加強(qiáng)，檔案干部隊(duì)伍建設(shè)逐步得到重視，隊(duì)伍結(jié)構(gòu)不斷優(yōu)化，人員年齡呈現(xiàn)年輕化趨勢(shì)，知識(shí)層次及專(zhuān)業(yè)素質(zhì)均有較大幅度提高。多數(shù)學(xué)校已形成由學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)分管、校辦主任主管，專(zhuān)職檔案人員負(fù)責(zé)，兼職檔案人員配合的檔案工作網(wǎng)絡(luò)體系。為學(xué)校檔案工作的正常開(kāi)展提供了可靠的組織保障。與此同時(shí)，各校建立了相應(yīng)了崗位責(zé)任制，與考核制度互為制約，將檔案工作“目錄管理”融入學(xué)校的“目標(biāo)管理”中，從而形成“目標(biāo)管理”的公共環(huán)境。因而有效的保證了檔案工作“目標(biāo)管理”全過(guò)程的實(shí)施。
(3)建立健全檔案管理制度，與檔案工作進(jìn)程保持同步發(fā)展
由于檔案工作程序日趨完善，檔案管理制度的修訂、完善、更新的任務(wù)日漸艱巨、為適應(yīng)檔案工作快速發(fā)展變化的特點(diǎn)，各校采取一系列措施，如將檔案規(guī)章制度重新修訂后匯集成冊(cè)，制訂特色檔案管理制度等。通過(guò)制度建設(shè)，規(guī)范了學(xué)校檔案管理方法和程序，檔案材料的系統(tǒng)性得到制度保證，同時(shí)檔案人員通過(guò)完善的制度建設(shè)，對(duì)檔案進(jìn)行實(shí)時(shí)控制成為可能。
(4)檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)步入規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化軌道。
高校檔案工作“目錄管理”將傳統(tǒng)的檔案管理注入了生機(jī)和活力。自此，打破了傳統(tǒng)模式中由于缺乏統(tǒng)一的工作標(biāo)準(zhǔn)而出現(xiàn)的分散管理局面，提出了科學(xué)、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的操作方式。部分高校檔案部門(mén)據(jù)此展開(kāi)各具特色的有益嘗試。此外，檔案部門(mén)與有關(guān)部門(mén)密切配合，參與學(xué)?？蒲谐晒b定、基建項(xiàng)目竣工、設(shè)備開(kāi)箱驗(yàn)收等重大活動(dòng)，一定程度上實(shí)現(xiàn)了檔案工作和學(xué)校主要職能活動(dòng)的同步管理。檔案分類(lèi)日趨勢(shì)科學(xué)、合理，逐步形成了適合學(xué)校檔案工作實(shí)際的檔案分類(lèi)方案，并在實(shí)體分類(lèi)的基礎(chǔ)上，開(kāi)始多途徑的嘗試信息分類(lèi)的實(shí)踐。多數(shù)試點(diǎn)高校在經(jīng)歷了整改過(guò)程的“短期陣痛”后，已開(kāi)始步入良性發(fā)展階段。并為檔案工作再上新臺(tái)階奠定了基礎(chǔ)。
(5)引入現(xiàn)代化手段，主動(dòng)開(kāi)發(fā)檔案信息資源
高校檔案部門(mén)在積極探索利用途徑，不斷豐富檢索工具的基礎(chǔ)上，圍繞學(xué)校的中心工作和重點(diǎn)任務(wù)，分析檔案需求信息，編制出大量適合當(dāng)前高校改革和發(fā)展的檔案編研資料。轉(zhuǎn)換被動(dòng)服務(wù)方式，突出主動(dòng)服務(wù)特色。依托現(xiàn)代科技，制備出多層次檔案編研成果，不僅滿足了利用者的需求，而且深化了檔案編研的層次。
2其實(shí)施效果給檔案部門(mén)帶來(lái)雙重收益
(1)硬件設(shè)施地更新、充實(shí)，使檔案管理?xiàng)l件和信息開(kāi)發(fā)手段得到改善。
高校普遍增加了對(duì)檔案工作的投資份額，為檔案部門(mén)單獨(dú)配備或更新了現(xiàn)代化設(shè)備，并配備了與之相應(yīng)的專(zhuān)業(yè)人員，輔助檔案現(xiàn)代化管理工作的開(kāi)展，并已取得可喜成果。
(2)軟件收益顯著提高：
領(lǐng)導(dǎo)檔案意識(shí)加強(qiáng)，為檔案部門(mén)解決了大量現(xiàn)實(shí)問(wèn)題。通過(guò)“目標(biāo)管理”使檔案部門(mén)獲得與其他教學(xué)部門(mén)等同的位置，接授檔案專(zhuān)業(yè)考評(píng)，其考核過(guò)程和結(jié)果在校內(nèi)引起關(guān)注和重視，客觀上提高了檔案部門(mén)在學(xué)校的知名度，為檔案工作在學(xué)校綜合管理中贏得了相應(yīng)的地位。檔案人員的業(yè)務(wù)能力和工作水平在實(shí)踐檢驗(yàn)中全方位得到鍛煉?？己撕吞岣?。檔案工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化程度大幅度提高，檔案信息開(kāi)發(fā)成果倍出，為今后的工作奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
從其整體收益不難看出，高校檔案目標(biāo)管理不僅是對(duì)高校檔案部門(mén)綜合能力的全面考核，而且是幫助高校檔案部門(mén)從檔案管理的初級(jí)階段步入中、高級(jí)發(fā)展階段的轉(zhuǎn)折點(diǎn)。
3從推進(jìn)程度分析其實(shí)施過(guò)程的難點(diǎn)
“目標(biāo)管理”推廣實(shí)行后，一些學(xué)校在實(shí)施過(guò)程中，遇到了某些實(shí)際情況和“目標(biāo)管理”的有關(guān)條款不兼容的難題，突出體出在檔案工作與學(xué)校整體工作要求保持“四同步”發(fā)展等問(wèn)題。究其原因，高校檔案“目標(biāo)管理”是從檔案工作發(fā)展角度出發(fā)，對(duì)檔案工作的主體環(huán)節(jié)及周邊方面加以規(guī)范，力爭(zhēng)使之盡量合乎標(biāo)準(zhǔn)。然而，檔案管理作為一門(mén)邊緣學(xué)科，其承載內(nèi)容涉及各個(gè)領(lǐng)域，管理方式滲透到多個(gè)層面。如果將檔案作為一個(gè)隔離體研究，則將失去其存在的意義。同樣，檔案工作作為一種動(dòng)態(tài)的存在方式，應(yīng)考慮到它與周邊介質(zhì)的相互作用與影響。上述問(wèn)題的主要癥結(jié)是“目標(biāo)管理”的設(shè)置初衷沒(méi)能找準(zhǔn)檔案工作的位置——服務(wù)性、輔，過(guò)分夸大了檔案部門(mén)的職能和作用。其基礎(chǔ)性、局域性表明它無(wú)法與學(xué)校整體的中心工作和重點(diǎn)任務(wù)并舉，更不能單方面越級(jí)協(xié)調(diào)學(xué)校的整體規(guī)劃和片面干預(yù)教、科、研工作的實(shí)施過(guò)程。相反，如果從檔案行政管理部門(mén)的角度出發(fā)，重新審視高?！澳繕?biāo)管理”的難點(diǎn)，站在管理者的高并，與平等級(jí)別的管理機(jī)關(guān)協(xié)調(diào)和處理檔案工作及周邊關(guān)系，相對(duì)而言則簡(jiǎn)單些。從所周知，橫向協(xié)調(diào)和縱向隸屬的關(guān)系在處理問(wèn)題的方式上顯然是不同的。據(jù)此可見(jiàn)，如欲加快高校檔案工作“目標(biāo)管理”的推進(jìn)速度，應(yīng)當(dāng)采用“最小阻力法”，將問(wèn)題的難點(diǎn)由制發(fā)機(jī)關(guān)與教育行政主管機(jī)關(guān)協(xié)商解決。以此保證其下行的通達(dá)性，加強(qiáng)實(shí)施的可操作性。
4從高校檔案部門(mén)對(duì)考評(píng)工作的反饋意見(jiàn)分析其可能產(chǎn)生的中期影響
論文摘要:高?？蒲袡n案反映了一所大學(xué)的學(xué)術(shù)水平和實(shí)力?？茖W(xué)有序管理好科研檔案，充分挖掘其成果價(jià)值，有助于高校的持續(xù)發(fā)展和促進(jìn)地方經(jīng)濟(jì)社會(huì)的進(jìn)步。理清科研檔案管理的思路，將有利于更好地開(kāi)展科研檔案管理工作。
科研檔案是人們?cè)趶氖驴茖W(xué)活動(dòng)中形成的，并經(jīng)過(guò)一定整理的，具有保存價(jià)值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式和載體的歷史記錄?？蒲袡n案管理工作是高?？蒲谢顒?dòng)的基礎(chǔ)和真實(shí)記載，直接反映著一個(gè)高校的學(xué)術(shù)水平，是一所高校實(shí)力的憑證，對(duì)學(xué)校的教學(xué)和科研工作的可持續(xù)性發(fā)展起著重大作用。尤其是在高校體制改革和現(xiàn)代技術(shù)高速發(fā)展的今天，科技檔案在整個(gè)高校檔案中所占的比例也顯著增加，在學(xué)?？茖W(xué)管理中所處的地位也越來(lái)越重要。但是對(duì)于高校的科研檔案,能夠完整認(rèn)識(shí)到它的作用的論述并不多。多年來(lái),受到傳統(tǒng)觀點(diǎn)的影響,一般檔案工作者認(rèn)為只有學(xué)校管理性的文件才能作為檔案管理,而對(duì)教師,尤其是個(gè)人自由獨(dú)立形成的學(xué)術(shù)著作、手稿等不夠重視,往往把它們排斥在檔案管理之外,致使高校的科研檔案比較蒼白、貧乏,這是目前高校檔案管理工作的一個(gè)薄弱環(huán)節(jié)。這顯然是與信息化時(shí)代對(duì)信息資料的大量需求相違背的。因此,國(guó)家科學(xué)技術(shù)委員會(huì)、國(guó)家檔案局1987年頒發(fā)了《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》,對(duì)科研檔案的歸檔與管理進(jìn)行了有效的規(guī)范。如何加強(qiáng)科研檔案的管理是擺在科研檔案管理工作者面前的重要課題，本文就高?？蒲芯C合交稿日期：檔案的管理進(jìn)行思考和探討。
一、高?？蒲袡n案歸檔范圍需要重新界定
界定科研檔案的歸檔范圍之前,首先需要確定高校學(xué)術(shù)檔案歸檔范圍的原則。筆者認(rèn)為應(yīng)堅(jiān)持成果性和記錄性并舉?？蒲袡n案工作主要利用科學(xué)技術(shù)研究檔案的成果,“有利用價(jià)值”是保存它的重要原因和主要依據(jù)。因此,必須堅(jiān)持科研檔案的成果性。而科研檔案的記錄性強(qiáng)調(diào)其完整性、憑證性,有些科研檔案或許沒(méi)有成果性和利用價(jià)值,但是它反映了學(xué)?？茖W(xué)技術(shù)研究發(fā)展的現(xiàn)狀和歷史,這些檔案也應(yīng)當(dāng)妥善保存。因此,在確定學(xué)術(shù)檔案的歸檔范圍時(shí),一定要兩者兼顧,堅(jiān)持雙重性質(zhì)并舉?？蒲袡n案的具體歸檔范圍應(yīng)包括以下內(nèi)容:
（一）科研項(xiàng)目檔案
科研項(xiàng)目材料檔案是探索科研規(guī)律的實(shí)踐活動(dòng)的直接記錄。主要包括：科研準(zhǔn)備階段中科研課題申請(qǐng)書(shū)、審批文件、任務(wù)書(shū)、項(xiàng)目計(jì)劃書(shū)、委托書(shū)、開(kāi)題報(bào)告、調(diào)研報(bào)告、方案論證和協(xié)議等材料；研究實(shí)驗(yàn)階段中的各種載體的重要原始記錄、實(shí)驗(yàn)報(bào)告、項(xiàng)目進(jìn)展報(bào)告、計(jì)算材料、專(zhuān)利申請(qǐng)的有關(guān)文件材料；總結(jié)鑒定驗(yàn)收階段中的工作總結(jié)、科研報(bào)告、論文、專(zhuān)著、參加人員名單、技術(shù)鑒定材料、科研投資情況、成果和獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)中的成果和獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)材料及審批材料，這部分檔案是科研檔案存檔的主體。
（二）科研文書(shū)檔案
科研文書(shū)檔案是科研管理活動(dòng)的直接記錄，包括科研發(fā)展、總結(jié)、學(xué)校制定和上級(jí)管理部門(mén)下發(fā)的科研管理文件和課題管理、成果管理等專(zhuān)項(xiàng)管理活動(dòng)中形成的管理性科研文件材料。這部分檔案是進(jìn)行科學(xué)決策、計(jì)劃、組織、控制等基本管理職能和有計(jì)劃、有目的、有條不紊進(jìn)行項(xiàng)目申報(bào)、成果評(píng)獎(jiǎng)及科研管理經(jīng)驗(yàn)總結(jié)的依據(jù)，也是科研檔案的重要部分，對(duì)科研管理工作起到很好的指導(dǎo)作用。
（三）科研成果檔案
主要包括科研年度統(tǒng)計(jì)表、教師公開(kāi)發(fā)表的學(xué)術(shù)論文和編寫(xiě)的學(xué)術(shù)著作、獲獎(jiǎng)成果和證書(shū)、專(zhuān)利和技術(shù)轉(zhuǎn)讓資料等?？蒲谐晒亩嗌偈歉咝？蒲袑?shí)力大小的依據(jù)之一，因此，科研成果檔案的管理在科研管理中也占有重要位置。
二、高?？蒲袡n案管理工作存在的問(wèn)題及原因
（一）高?？蒲袡n案收集不齊全。原因是：多數(shù)科研人員在科研過(guò)程中，重視科學(xué)研究實(shí)踐活動(dòng)，重視科研成果的與獲獎(jiǎng)，輕視科研檔案資料的平時(shí)累積工作，認(rèn)為這是檔案部門(mén)的事，與己無(wú)關(guān)。
（二）高?？蒲腥藛T檔案意識(shí)缺乏。他們認(rèn)為自己的科研成果為什么一定要?dú)w檔，放到檔案室不如放在自己身邊使用起來(lái)方便，于是以關(guān)鍵技術(shù)資料保密為借口，在科研過(guò)程中或科技成果獎(jiǎng)勵(lì)后應(yīng)歸檔的資料不愿上交或找理由不主動(dòng)上交。
（三）高校科研檔案制度不健全?？蒲袡n案的歸檔工作缺乏系統(tǒng)、完整的制度保證，不能做到上、下集中統(tǒng)一管理。高校檔案管理沒(méi)有真正實(shí)行“三納入”、“四同步”制度，在科研檔案管理工作方面缺乏行之有效的制約手段，致使高?？蒲袣w檔管理工作處于失控狀態(tài)。
（四）高?？蒲袡n案重心偏離。在高?？蒲袡n案中，紙質(zhì)材料多、電子檔案少，傳統(tǒng)簡(jiǎn)易設(shè)備多，現(xiàn)代化管理工具少，不能有效地開(kāi)發(fā)和利用高?？蒲袡n案材料。
鑒于此，高?？蒲袡n案中出現(xiàn)了“四多四少”現(xiàn)象，即一般性技術(shù)材料多，關(guān)鍵性技術(shù)材料少；鑒定、審批性材料多，工藝技術(shù)性材料少；文字材料多，光盤(pán)、磁盤(pán)、圖表、照片、錄像材料少；復(fù)印件多，原件少。這些問(wèn)題嚴(yán)重影響了高?？蒲袡n案的收集和管理工作以及高?？蒲袡n案自身價(jià)值的發(fā)展和信息資源的開(kāi)發(fā)利用。
三、對(duì)加強(qiáng)高?？蒲袡n案管理工作的幾點(diǎn)見(jiàn)解
（一）建立科學(xué)管理制度，理順科研檔案歸檔程序?？蒲袡n案是科研課題科技成果研究的全過(guò)程的反映，但又不僅僅局限于某一項(xiàng)科研課題、某一項(xiàng)成果，它是課題及成果之間、學(xué)科之間的綜合反映，因而就形成了科研檔案的四個(gè)特點(diǎn)：專(zhuān)業(yè)性、系統(tǒng)性、集體性、和階段性。為了規(guī)范科研檔案管理工作，就必須遵循國(guó)務(wù)院的《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》規(guī)定的“完整、明確、系統(tǒng)、安全和有效利用要求”歸檔。避免可能造成大量科研檔案材料零散在外現(xiàn)象的出現(xiàn)。為此，必須把科研檔案工作與計(jì)劃管理、課題管理、成果管理等工作緊密結(jié)合起來(lái)，走實(shí)現(xiàn)科研工作與科研建檔工作兩者協(xié)調(diào)發(fā)展的道路，建立合理的歸檔程序，掌握科研檔案管理工作的規(guī)律，保證高?？蒲袡n案的準(zhǔn)確、完整、系統(tǒng)，最終使高?？蒲袡n案工作走上科學(xué)化、規(guī)范化的軌道，達(dá)到提高科研檔案歸檔的質(zhì)量和效率。（二）加強(qiáng)重點(diǎn)、重大科研項(xiàng)目的檔案管理。重大、重點(diǎn)項(xiàng)目及高級(jí)別獲獎(jiǎng)成果最能反映一所高校的科研能力。重點(diǎn)、重大科研項(xiàng)目的研究時(shí)間較長(zhǎng)，往往有一些階段性成果，每一階段中肯定有技術(shù)進(jìn)步和新的成果，這些檔案材料既是學(xué)校的歷史見(jiàn)證，又是新技術(shù)、新創(chuàng)新的基礎(chǔ)。因此對(duì)重點(diǎn)、重大科研項(xiàng)目應(yīng)從立項(xiàng)起就實(shí)行課題組預(yù)立卷歸檔，然后每個(gè)階段產(chǎn)生的技術(shù)進(jìn)步、最新成果、新立項(xiàng)的子課題份年度補(bǔ)倉(cāng)到科研檔案中去，以免遺漏，這對(duì)項(xiàng)目研究人員、學(xué)校和國(guó)家都有重大意義。
（三）提高高校科研人員的科研檔案歸檔意識(shí)?？蒲腥藛T是科研檔案形成的主體，科研人員檔案意識(shí)的提高，將會(huì)使高?？蒲袡n案的管理走上規(guī)范化、科學(xué)化的良性循環(huán)軌道，將會(huì)使高?？蒲袡n案管理工作邁上一個(gè)新的臺(tái)階。
（四）推廣科研檔案的開(kāi)發(fā)利用。美國(guó)檔案學(xué)家謝倫伯格認(rèn)為:“檔案部門(mén)進(jìn)行各種努力的目的,就是把有價(jià)值的文件保存下來(lái),并使它可供利用?！币虼?科研檔案管理的工作要考慮其開(kāi)發(fā)利用問(wèn)題?！皺n案的開(kāi)發(fā)利用是企事業(yè)單位管理水平的一面鏡子?！蹦壳暗臋n案查閱仍停留在傳統(tǒng)的手工層面上,游離于先進(jìn)的信息技術(shù)之外,主要是靠手工翻閱檔案目錄,查閱起來(lái)既耽誤時(shí)間,又浪費(fèi)人力。盡管目前多數(shù)高校科研檔案已開(kāi)始使用計(jì)算機(jī)等信息設(shè)備,但使用范圍仍局限于文檔目錄著入,檔案利用的無(wú)紙化、電子化、網(wǎng)絡(luò)化程度不高。這種檔案管理工作的滯后,嚴(yán)重影響了科研檔案的利用效率。因此,要充分利用和發(fā)揮檔案網(wǎng)站的作用,使相關(guān)網(wǎng)站成為有效開(kāi)發(fā)利用科研檔案的窗口。
同時(shí),高校的科研檔案保管的是一批學(xué)者和科研人員的學(xué)術(shù)成果,它是體力和腦力勞動(dòng)的結(jié)晶,包含著一定的知識(shí)產(chǎn)權(quán)。這就決定了高校科研檔案開(kāi)發(fā)利用的特殊性,在對(duì)高?？蒲袡n案的利用中,一定要注意尊重別人的勞動(dòng)與知識(shí)產(chǎn)權(quán),學(xué)會(huì)正確地利用科研檔案,以避免有意或無(wú)意地造成侵權(quán)的后果。
為在實(shí)際利用中避免侵犯作者的知識(shí)產(chǎn)權(quán),可進(jìn)行這樣幾項(xiàng)工作:
(1)對(duì)科研檔案中享有著作權(quán)的作品,在卷內(nèi)目錄上打上明顯的著作權(quán)目錄標(biāo)記,以提醒利用者注意。
(2)對(duì)科研檔案中有著作權(quán)的作品應(yīng)限制在合理的范圍之內(nèi)利用。
(3)在利用有著作權(quán)保護(hù)的學(xué)術(shù)檔案時(shí),使用者如不是在合理的范圍之內(nèi)利用,應(yīng)與著作權(quán)所有者簽訂著作權(quán)許可使用證,或征得本人的同意。
總之，要通過(guò)多渠道，采取各種方法加大科研檔案工作的宣傳力度，增強(qiáng)高?？萍既藛T的檔案意識(shí)，做好高?？蒲袡n案的平時(shí)收集、整理、開(kāi)發(fā)利用等檔案管理工作，提高高?？蒲袡n案的現(xiàn)代化管理水平，讓高校科研檔案為高?？蒲泄ぷ髟俪龀晒l(fā)揮應(yīng)用的積極作用。
參考文獻(xiàn)：
1、關(guān)月英.高?？蒲袡n案管理工作初探[J].新疆醫(yī)科大學(xué)學(xué)報(bào)，2007.10.30（10）
關(guān)鍵詞:高校;檔案管理;現(xiàn)代化
隨著經(jīng)濟(jì)、信息與科技的發(fā)展,高校檔案作為重要的信息資源,其服務(wù)領(lǐng)域也由原來(lái)的高校內(nèi)部逐步向社會(huì)諸多領(lǐng)域擴(kuò)展。社會(huì)發(fā)展需要高校加速以自動(dòng)化、信息化、社會(huì)化建設(shè)為主的檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)。因而,高校檔案開(kāi)放式的網(wǎng)絡(luò)現(xiàn)代化管理與服務(wù),已成為高校廣大檔案工作者共同關(guān)注的課題。
一、高校檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的內(nèi)容與意義
高校檔案一般有文書(shū)檔案、教學(xué)檔案、科技檔案、聲像檔案、編輯檔案、外事檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案等,有的學(xué)校劃分的類(lèi)別更細(xì)。這些檔案都是師生在工作、學(xué)習(xí)中產(chǎn)生的,應(yīng)視為一個(gè)整體,實(shí)行統(tǒng)一管理。每一類(lèi)檔案的管理、每一個(gè)環(huán)節(jié)的工作都有其專(zhuān)業(yè)要求。業(yè)務(wù)的統(tǒng)一管就是要使每一類(lèi)檔案業(yè)務(wù)工作的開(kāi)展都在學(xué)校檔案機(jī)構(gòu)的督促、檢查之下,即嚴(yán)格要求檔案工作人員按照不同的業(yè)務(wù)規(guī)范要求,認(rèn)真完成每一道工序,使檔案的整理、歸檔、技術(shù)保護(hù)等各個(gè)方面達(dá)到檔案業(yè)務(wù)建設(shè)的要求,有效地為高等學(xué)校各項(xiàng)工作服務(wù)。
(一)檔案管理現(xiàn)代化的內(nèi)容
檔案管理現(xiàn)代化是指應(yīng)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的原理和方法,遵循檔案工作的客觀規(guī)律,通過(guò)計(jì)劃、組織、指揮、協(xié)調(diào)和控制行動(dòng),合理地使用檔案系統(tǒng)的人力、財(cái)力、物力,以最小的投入實(shí)現(xiàn)最大的服務(wù)功能。檔案管理現(xiàn)代化的內(nèi)容包括檔案管理觀念的現(xiàn)代化、檔案管理裝備的現(xiàn)代化、檔案管理人員素質(zhì)的高級(jí)化、檔案管理工作的法制化、檔案管理方法的科學(xué)化。
1.檔案管理思想現(xiàn)代化
在科學(xué)發(fā)展觀思想指導(dǎo)下,創(chuàng)新高校檔案的建設(shè)、管理和改革工作,使這項(xiàng)工作有責(zé)任、有秩序、上水平、提質(zhì)量,使其真正成為領(lǐng)導(dǎo)的智囊?guī)?、參謀部,為各項(xiàng)工作和“史”、“志”工作打下良好的堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。要使這項(xiàng)工作達(dá)到四有,即有人員、有館舍、有設(shè)備、有制度。要對(duì)檔案人員定期或不定期地進(jìn)行以檔案專(zhuān)業(yè)為基本內(nèi)容的培訓(xùn)、考核,提高檔案管理人員的檔案管理意識(shí)、管理水平和素質(zhì)。
檔案管理人員要專(zhuān)業(yè)化、知識(shí)化,最好年輕化,要自上而下,形成體系。檔案管理人員要有高度自覺(jué)和不怕苦累的敬業(yè)精神,要像媒體記者一樣吃苦耐勞,勤奮進(jìn)取,積極主動(dòng),善于采訪、收集、積累各類(lèi)素材,而絕不能貪圖安逸,“守株待兔”。
2.檔案管理組織現(xiàn)代化
實(shí)現(xiàn)高校檔案組織管理,這是時(shí)代的要求。我國(guó)檔案部門(mén)從20世紀(jì)80年代初開(kāi)始探討計(jì)算機(jī)管理檔案,目前已取得了長(zhǎng)足進(jìn)展。
實(shí)現(xiàn)高校檔案自動(dòng)化管理,購(gòu)置設(shè)備、開(kāi)發(fā)軟件,僅是必備的基本條件。在實(shí)施自動(dòng)化管理的過(guò)程中,還必須處理好大量的數(shù)據(jù)輸入與有限的人力、物力的矛盾,要盡快實(shí)施和完善文檔一體化管理,這樣可以避免大量未數(shù)字化處理的檔案數(shù)量成倍遞增,“老賬”未清,“新賬”又來(lái),如此循環(huán)往復(fù),數(shù)據(jù)準(zhǔn)備工作將顧此失彼。
3.檔案管理方法現(xiàn)代化
目前,針對(duì)高校合并、規(guī)模加大和“一校多區(qū)”的具體情況,通過(guò)建立教學(xué)檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)的辦法,改進(jìn)高校院系檔案管理工作,效果明顯。(1)加大檔案管理宣傳力度,增強(qiáng)教職工及有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的檔案管理意識(shí)。(2)運(yùn)用各種現(xiàn)代化信息技術(shù)建立電子檔案,形成以電子檔案為主、紙質(zhì)檔案為輔的檔案管理系統(tǒng)。(3)及時(shí)收集完善各種院系檔案文件,提高歸檔資料的完備率和規(guī)范程度,同時(shí)堅(jiān)持開(kāi)放檔案文件,方便師生檢索查詢,發(fā)揮檔案的資料價(jià)值。(4)加強(qiáng)電子檔案的安全管理。目前的電子檔案資料散存于部門(mén)或個(gè)人的電腦中,不規(guī)范、不系統(tǒng),安全性也令人擔(dān)憂。如果遇到電腦病毒或人為操作失誤,就容易造成電子文件的丟失。
4.檔案管理手段現(xiàn)代化
檔案管理手段現(xiàn)代化是指運(yùn)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)管理檔案,達(dá)到優(yōu)化目的,取得最佳效益的過(guò)程。高校檔案管理的現(xiàn)代化主要包括三個(gè)方面:一是觀念現(xiàn)代化。要確立高校檔案是重要的信息資源這一觀念。二是管理現(xiàn)代化。
要正確確立高校檔案管理的概念,并要制定一套與現(xiàn)代化管理相適應(yīng)的政策、法規(guī)、管理體制和運(yùn)行機(jī)制。三是技術(shù)現(xiàn)代化。要用計(jì)算機(jī)、掃描儀、檔案管理軟件等現(xiàn)代化辦公設(shè)備,對(duì)檔案信息資料進(jìn)行收集、整理、利用,提高檔案的服務(wù)水平。建設(shè)現(xiàn)代化還必須有進(jìn)行現(xiàn)代化建設(shè)的理念、現(xiàn)代化的技能,尤其需要的是堅(jiān)持科學(xué)發(fā)展觀,充分調(diào)動(dòng)方方面面的積極性,保持高校檔案事業(yè)各項(xiàng)工作全面協(xié)調(diào)、持續(xù)、快速、健康的發(fā)展,從而為學(xué)校和社會(huì)大眾提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù),使學(xué)校檔案現(xiàn)代化管理、信息化建設(shè)總體上達(dá)到國(guó)際先進(jìn)水平,更好地為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)事業(yè)服務(wù)。
5.檔案管理人才現(xiàn)代化
高校檔案是反映學(xué)校歷史面貌和發(fā)展變化軌跡的真實(shí)記錄,是一個(gè)重要的信息源,是學(xué)校的寶貴財(cái)富。因此,建設(shè)一支忠誠(chéng)事業(yè)、業(yè)務(wù)精良、作風(fēng)過(guò)硬、一專(zhuān)多能、結(jié)構(gòu)合理、相對(duì)穩(wěn)定的檔案人員隊(duì)伍,是做好高校檔案工作的重要保證,也是高等教育發(fā)展的需要。根據(jù)高校檔案管理的具體要求和發(fā)展需要,高校檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)有以下策略:爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)重視,保障檔案管理人才隊(duì)伍的建設(shè);更新觀念,提高高校檔案管理人才隊(duì)伍的創(chuàng)新意識(shí);強(qiáng)化激勵(lì)機(jī)制,穩(wěn)定高校檔案管理人才隊(duì)伍;加強(qiáng)繼續(xù)教育,提高檔案管理人才隊(duì)伍的素質(zhì)。
(二)加強(qiáng)高校檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的意義
高校檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)有利于提高檔案信息資源的利用率,通過(guò)網(wǎng)絡(luò)可以使信息共享,減少重復(fù)勞動(dòng),提高檔案管理人員的工作效率與工作質(zhì)量;高校檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)有利于提高檔案管理水平,增強(qiáng)服務(wù)意識(shí),使檔案工作與時(shí)俱進(jìn),更好地為社會(huì)大眾服務(wù);高校檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)有利于實(shí)行檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作程序和方法,提高檔案管理基礎(chǔ)工作水平。即要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個(gè)環(huán)節(jié)都要按照統(tǒng)一的程序和科學(xué)的方法進(jìn)行工作;高校檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)有利于實(shí)行檔案綜合管理,提高檔案工作的整體水平。
二、高校檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)存在的問(wèn)題
近幾年,全國(guó)高校加強(qiáng)了對(duì)檔案管理工作的改革,高校檔案管理已步入現(xiàn)代化建設(shè)進(jìn)程并取得了一定的成績(jī)。
但是,目前大多數(shù)高校檔案管理對(duì)計(jì)算機(jī)的應(yīng)用單一、功能簡(jiǎn)單、利用低效。各高校檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的進(jìn)展十分不平衡,經(jīng)費(fèi)緊張,檔案信息化建設(shè)滯后,管理人員綜合素質(zhì)低等,在不同程度上制約了檔案工作管理,使其處于低水平重復(fù)的狀態(tài),造成了財(cái)力、物力、人力的巨大浪費(fèi),—105—致使高校檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的進(jìn)程緩慢。
(一)缺乏統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)化協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)
網(wǎng)絡(luò)化是高校檔案管理現(xiàn)代化的重要內(nèi)容,但受高校管理體制和運(yùn)行機(jī)制的影響,各高校檔案管理工作形成了條塊分割、自成系統(tǒng)、各自為政的局面。盡管許多高校檔案部門(mén)已意識(shí)到資源共享的重要性與必要性,但還是比較缺乏館際之間的合作。目前,還沒(méi)有一個(gè)統(tǒng)一的組織機(jī)構(gòu)來(lái)規(guī)劃協(xié)調(diào)高校檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)和資源共享工作。
(二)標(biāo)準(zhǔn)化水平偏低
由于歷史的原因,高校檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)走的是一條各自為政、自給自足的發(fā)展道路。目前,研制出的不少檔案系統(tǒng)應(yīng)用軟件都沒(méi)有遵循國(guó)際標(biāo)準(zhǔn),功能單一,標(biāo)準(zhǔn)化水平低,數(shù)據(jù)不完整,致使大多數(shù)檔案館無(wú)主題標(biāo)引,共享性差。而國(guó)家至今沒(méi)有統(tǒng)一的發(fā)展規(guī)劃和標(biāo)準(zhǔn),各館的發(fā)展存在著較大的盲目性。
(三)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)滯后
經(jīng)過(guò)多年的努力,高校檔案館大都建成了規(guī)模大小不等的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。但缺乏整體性,數(shù)據(jù)庫(kù)大都自建自用,規(guī)模小,標(biāo)準(zhǔn)化程度低,類(lèi)型單一,數(shù)據(jù)無(wú)規(guī)范化控制,社會(huì)服務(wù)水平較差。而且大多是條目數(shù)據(jù)庫(kù),缺少全文數(shù)據(jù)庫(kù)和多媒體數(shù)據(jù)庫(kù),無(wú)法滿足用戶的多種需求。許多高校檔案館雖然聯(lián)網(wǎng),但只能訪問(wèn)其主頁(yè),無(wú)法實(shí)現(xiàn)實(shí)質(zhì)性的資源共享。
(四)人員素質(zhì)較低
目前,高校檔案人員隊(duì)伍整體素質(zhì)仍普遍較低,不適應(yīng)高速發(fā)展的計(jì)算機(jī)工作環(huán)境,檔案管理工作嚴(yán)重缺乏既懂計(jì)算機(jī)技術(shù)、通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù),又精通檔案業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才,不適應(yīng)檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)和高校檔案事業(yè)發(fā)展的需要。
三、加快高校檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的幾點(diǎn)建議
(一)抓好檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化
檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化是檔案管理現(xiàn)代化的技術(shù)保障和重要前提。沒(méi)有標(biāo)準(zhǔn)化,就沒(méi)有現(xiàn)代化。所以,在當(dāng)前和今后一段時(shí)期,加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)是檔案管理現(xiàn)代化的核心內(nèi)容。這是應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的重要前提,也是一項(xiàng)十分艱巨和細(xì)致的工作。
(二)加快檔案信息化建設(shè)
檔案管理模式正轉(zhuǎn)向以檔案實(shí)體數(shù)字化信息這種主要形式向社會(huì)提供服務(wù)為中心,目標(biāo)在于實(shí)現(xiàn)檔案信息接受、傳遞、存儲(chǔ)和提供利用的一體化以及檔案信息高度共享。而數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè),是實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)的關(guān)鍵。網(wǎng)絡(luò)是檔案信息傳輸、交換和資源共享的重要途徑,在具備網(wǎng)絡(luò)條件的高校,檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的重要環(huán)節(jié)在于制作各種接口,在自己的網(wǎng)站、網(wǎng)頁(yè)上建立各種數(shù)字化的檔案資料庫(kù),實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上接收、管理和傳輸。
(三)促進(jìn)檔案信息利用的社會(huì)化
高校檔案管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)在保證整體利益不受損害的前提下,更大范圍地向社會(huì)各方面提供檔案信息服務(wù)。廣大高校檔案工作者既要強(qiáng)化服務(wù)意識(shí),打破只為學(xué)校內(nèi)部黨政管理、教學(xué)、科研服務(wù)的思維定式,還要注意提高服務(wù)水平和服務(wù)效果。
(四)加強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施
建設(shè)軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施是高校檔案現(xiàn)代化建設(shè)的基礎(chǔ)。目前,高校自身對(duì)檔案管理部門(mén)的投入仍然有限,成為高校檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的瓶頸。加大經(jīng)濟(jì)投入,加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè),是保證高校檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)得以進(jìn)行的先決條件。在硬件方面,高校應(yīng)給予財(cái)力上的支持;在網(wǎng)絡(luò)和軟件方面,高校檔案部門(mén)應(yīng)發(fā)揮教育網(wǎng)、高校校園網(wǎng)的平臺(tái)作用,吸引和運(yùn)用校內(nèi)計(jì)算機(jī)、信息等學(xué)科的技術(shù)、人才力量,以高性能軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施為檔案管理系統(tǒng)提供保障。
(五)優(yōu)化隊(duì)伍結(jié)構(gòu)并提高人員素質(zhì)
檔案人員的素質(zhì)高低,是影響檔案管理現(xiàn)代化的重要原因之一。要解決這一問(wèn)題,人才開(kāi)發(fā)是關(guān)鍵。一方面通過(guò)高等院校培養(yǎng)高層次檔案現(xiàn)代化管理人才。充分發(fā)揮高等院校設(shè)施齊全、師資力量雄厚、科研水平高、輻射面廣等優(yōu)勢(shì),培養(yǎng)高層次檔案信息化管理人才。研究生教育中設(shè)定檔案信息化建設(shè)研究方向,本科生教育中加大現(xiàn)代化、信息化管理等方面的課程分量。同時(shí)還可以用委培、進(jìn)修等形式為各省、市培養(yǎng)高層次的管理人員。另一方面通過(guò)繼續(xù)教育的形式,普及信息化管理知識(shí)。通過(guò)專(zhuān)題培訓(xùn)和實(shí)際操作,使人人成為檔案信息產(chǎn)品的使用者、檔案信息的管理者、檔案信息利用的解答咨詢者、檔案信息的傳播者。同時(shí)通過(guò)崗位培訓(xùn),使檔案信息管理知識(shí)成為入門(mén)必讀,這是有效而不可缺少的重要渠道。
總之,加強(qiáng)高校檔案管理現(xiàn)代化建設(shè),創(chuàng)造條件實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化,是檔案事業(yè)適應(yīng)時(shí)代和社會(huì)發(fā)展的必然選擇,是加速檔案管理規(guī)范化、科學(xué)化的客觀要求,也是提高檔案信息開(kāi)發(fā)與服務(wù)水平的必由之路。因此,高校檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期、系統(tǒng)、艱巨的工程。除了高校自身的重視和努力,還需要國(guó)家和高校檔案主管部門(mén)的宏觀調(diào)控及信息部門(mén)的大力支持。
參考文獻(xiàn):
結(jié)合新形勢(shì)下對(duì)檔案管理工作的要求，在上述觀點(diǎn)的基礎(chǔ)上對(duì)檔案管理工作進(jìn)行梳理，才能更好地做好對(duì)自身工作的定位。因此，要具備以下的幾點(diǎn)認(rèn)識(shí)：第一，高校工作的核心是教學(xué)。高等院校的工作是通過(guò)教育和培養(yǎng)我國(guó)社會(huì)人才，從而促進(jìn)我國(guó)的可持續(xù)的發(fā)展。而要完成高校的人才培養(yǎng)工作，其根本的方法就是通過(guò)教學(xué)活動(dòng)。當(dāng)前高校人才培養(yǎng)的分類(lèi)中，包括教學(xué)型、研究型和教學(xué)研究型。上述三種類(lèi)型其都貫穿著教學(xué)任務(wù)，只是在教育教學(xué)中采用的方式和方法不同。第二，檔案工作服務(wù)于高校教學(xué)工作。高校工作的核心是做好教學(xué)工作，因此，任何的其他其他工作都是圍繞教學(xué)而展開(kāi)的。高校教學(xué)和檔案兩者之間存在著非常密切的聯(lián)系。如學(xué)生檔案、科研檔案等。通過(guò)這些材料可查看學(xué)生和教師的歷史記錄，同時(shí)也是對(duì)教學(xué)管理的重要部分。通過(guò)檔案管理，為教學(xué)工作服務(wù)，所以不能將其等同于中心地位，更不能去取代教學(xué)工作。而當(dāng)前針對(duì)高校檔案工作的被邊緣化的問(wèn)題，僅僅是將其定義為資料的保管，卻忽視了對(duì)檔案管理的深層次的開(kāi)發(fā)。對(duì)基礎(chǔ)論觀點(diǎn)的持有者在對(duì)檔案的管理方面也普遍存在該類(lèi)認(rèn)識(shí)，知識(shí)將檔案工作看做最為基礎(chǔ)的工作，而沒(méi)有見(jiàn)做好對(duì)檔案的管理作為一個(gè)戰(zhàn)略性的任務(wù)。第三，高校檔案管理工作是高校工作的重要組成部分。當(dāng)前針對(duì)高校工作很多將其分為基礎(chǔ)性和非基礎(chǔ)性。很多的學(xué)者在此處將檔案工作分為非基礎(chǔ)性的工作，對(duì)此我認(rèn)為單純的將檔案工作劃分為非基礎(chǔ)或者基礎(chǔ)，其都不正確。我認(rèn)為檔案管理是對(duì)高?；A(chǔ)性與非基礎(chǔ)性工作的記錄，對(duì)此比較贊同將高校檔案工作作為高校管理工作的一部分，其主要的原因是該工作是對(duì)學(xué)?？蒲?、教學(xué)的記錄，沒(méi)有檔案信息，就沒(méi)有對(duì)這個(gè)過(guò)程完整的描述。前面所闡述的基礎(chǔ)與非基礎(chǔ)，其本質(zhì)就是哪些工作重要，哪些工作不重要，但是也不能說(shuō)明非基礎(chǔ)性工作一直不重要。因此，在基礎(chǔ)與非基礎(chǔ)方面兩者是相互轉(zhuǎn)化的。
二、基于檔案管理定位的思路創(chuàng)新
因此，通過(guò)上述對(duì)檔案管理工作的定位分析，最為根本的一點(diǎn)就是如何做好檔案工作，如何拓展其內(nèi)容從而發(fā)揮檔案工作在高校管理當(dāng)中的作用，從而才能更好的對(duì)檔案進(jìn)行定位。對(duì)此，本文提出從以下幾方面拓展檔案管理思路：第一，將檔案管理中心建成學(xué)校的文件流轉(zhuǎn)中心。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，辦公自動(dòng)化成為當(dāng)前發(fā)展的主要趨勢(shì)，高校文件流轉(zhuǎn)周期短、流轉(zhuǎn)快等特點(diǎn)也將越來(lái)越明顯。對(duì)此，在信息化條件下實(shí)現(xiàn)對(duì)信息的共享，成為當(dāng)前各個(gè)高校發(fā)展的共同的要求。因此，在信息化時(shí)代，高校檔案管理人員要充分結(jié)合當(dāng)前的形勢(shì)，積極主動(dòng)的探索檔案管理的現(xiàn)代化和網(wǎng)絡(luò)化，主動(dòng)轉(zhuǎn)變服務(wù)的觀念，并承擔(dān)更多的相關(guān)職能，從而實(shí)現(xiàn)其職能的拓展。第二，將檔案中心建成校園信息共享的重要平臺(tái)。通過(guò)信息化使得高校在獲取相關(guān)信息的途徑和渠道增多。檔案部門(mén)可通過(guò)網(wǎng)絡(luò)獲取更多和更為全面的信息，從而逐步將檔案部門(mén)建成全校信息共享的中樞，改變傳統(tǒng)的以提供保管和紙質(zhì)版媒體的定位。第三，建成文化傳承的驛站。高校校園文化是老師和學(xué)生共同努力的結(jié)果，是對(duì)學(xué)校發(fā)展記錄，也對(duì)高校發(fā)展的歷史沉淀。通過(guò)高校檔案部門(mén)對(duì)這些文化營(yíng)造記錄，體現(xiàn)著高校在不斷追求進(jìn)步的途中，其文化傳承的脈絡(luò)，同時(shí)也是對(duì)高校文化記載的驛站，為高校的人文建設(shè)提供強(qiáng)有力的借鑒和參考。由此，檔案部門(mén)要廣泛針對(duì)高校文化建設(shè)的材料進(jìn)行收集，將高校在發(fā)展過(guò)程中的廣博的文化的傳承不僅要在校園傳承，還必須要在社會(huì)中傳承，通過(guò)高校檔案部門(mén)擴(kuò)大高校在社會(huì)當(dāng)中的影響力，成為連接社會(huì)對(duì)高校了解的紐帶，實(shí)現(xiàn)對(duì)自身功能的創(chuàng)新。
三、結(jié)語(yǔ)
1.1完整性要求維護(hù)醫(yī)院檔案的完整，可以說(shuō)是檔案管理的基本原則。要達(dá)到完整性要求，一方面要保證醫(yī)院檔案數(shù)量齊全，成分多樣，使應(yīng)該集中保存的檔案不致分散和遺漏，維護(hù)全宗和全宗群的完整;另一方面要盡量保持醫(yī)院檔案間的歷史聯(lián)系，不能人為地割裂、分散。
1.2安全性要求醫(yī)院檔案是珍貴的歷史記錄，往往只有一份孤本，而且年代越久遠(yuǎn)的檔案，其價(jià)值往往越大。但由于社會(huì)的和自然的原因，檔案材料不免遭到損毀。因此，盡可能地延長(zhǎng)檔案的壽命，保護(hù)其安全，避免醫(yī)院檔案中的機(jī)密泄露，就成為檔案管的基本任務(wù)之一。
1.3科學(xué)性要求現(xiàn)代的醫(yī)院檔案管理工作，不再是對(duì)醫(yī)院檔案的簡(jiǎn)單出納和保管，而要采用科學(xué)的理論和方法，遵循檔案工作的發(fā)展規(guī)律，把檔案管理活動(dòng)作為一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)來(lái)進(jìn)行科學(xué)管理使醫(yī)院檔案管理工作向更高水平邁進(jìn)。
1.4規(guī)范性要求規(guī)范性要求，也就是醫(yī)院檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化要求。檔案管理系統(tǒng)不是孤立的系統(tǒng)，各個(gè)檔案管理系統(tǒng)之間，檔案管理系統(tǒng)和其它文獻(xiàn)管理系統(tǒng)之間有著千絲萬(wàn)縷的聯(lián)系，并正在向網(wǎng)絡(luò)化方向發(fā)展。這就要求統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一協(xié)調(diào)，實(shí)行檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，使得檔案信息資源得以共享。要達(dá)到規(guī)范性要求，除了要制訂各項(xiàng)醫(yī)院檔案管理業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)并貫徹實(shí)施外，還可通過(guò)法規(guī)手段來(lái)實(shí)現(xiàn)。
1.5經(jīng)濟(jì)性要求在醫(yī)院檔案管理過(guò)程中應(yīng)盡可能用最少的投資達(dá)到最大的效益，無(wú)論采用哪種管理手段，都要考慮它是否經(jīng)濟(jì)實(shí)用，能否用較少的成本獲得較大的經(jīng)濟(jì)效益。由于我國(guó)大多數(shù)檔案機(jī)構(gòu)經(jīng)濟(jì)條件有限，經(jīng)濟(jì)因素往往在檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行中起決定作用。
1.6現(xiàn)代化要求醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化已成為一種發(fā)展趨勢(shì)，將各種現(xiàn)代化技術(shù)如計(jì)算機(jī)技術(shù)、縮微技術(shù)、復(fù)制技術(shù)、視聽(tīng)技術(shù)等應(yīng)用于檔案管理中，可大大提高檔案管理工作的效率，提高醫(yī)院檔案現(xiàn)代化管理水平。
2醫(yī)院檔案管理工作的特點(diǎn)
醫(yī)院檔案管理活動(dòng)與其它文獻(xiàn)管理活動(dòng)一樣，包含了信息的輸入、存貯、加工、輸出這樣一個(gè)信息傳輸過(guò)程，是一種信息控制系統(tǒng)，主要表現(xiàn)在以下四個(gè)方面:
2.1醫(yī)院檔案管理工作對(duì)社會(huì)的相對(duì)封閉性醫(yī)院檔案直接關(guān)系到其形成者的切身利益，所以，檔案一般自形成之日起，對(duì)外有相當(dāng)一段時(shí)間的封閉期，然而醫(yī)院檔案管理的封閉性造成了檔案保管和利用的矛盾，這種矛盾貫穿于檔案管理的整個(gè)過(guò)程，并由此推動(dòng)檔案管理工作不斷向前發(fā)展。
2.2醫(yī)院檔案管理過(guò)程的階段性就醫(yī)院檔案的流轉(zhuǎn)程序而言醫(yī)院，檔案管理過(guò)程可分為檔案室管理和檔案館管理兩個(gè)階段。處于不同階段的檔案所起作用不同，具有不同的價(jià)值，服務(wù)對(duì)象不同，醫(yī)院檔案管理方式也有不少差異。在檔案室階段，檔案具有憑證價(jià)值，主要為其形成單位控制和使用，為本單位日常工作經(jīng)常查考，具有過(guò)渡性;在檔案館階段，檔案對(duì)其形成單位的作用降低，具有歷史價(jià)值和科學(xué)文化價(jià)值，進(jìn)入永久保存時(shí)期。這個(gè)階段的檔案管理工作不僅僅是為某個(gè)單位服務(wù)，而是要有意識(shí)地開(kāi)發(fā)檔案信息資源，主動(dòng)地提供檔案為整個(gè)醫(yī)院的各項(xiàng)工作服務(wù)。
2.3醫(yī)院檔案管理活動(dòng)對(duì)檔案形成者的依附性醫(yī)院檔案是在其形成者活動(dòng)過(guò)程中產(chǎn)生的，反映了形成者的全部歷史及其觀點(diǎn)、經(jīng)驗(yàn)和成果，包含了與其形成者利益密切相關(guān)的事實(shí)和數(shù)據(jù)。因此，檔案歷來(lái)為形成者所有與控制，其價(jià)值與它的形成者有密切關(guān)系。目前普遍采用的在檔案整理中保持檔案的來(lái)源聯(lián)系的作法就充分說(shuō)明了這一點(diǎn)。
3醫(yī)院檔案管理工作的新思路
3.1提高檔案管理人員的素質(zhì),增強(qiáng)人們對(duì)檔案管理的意識(shí)，檔案資源是一種潛在的生產(chǎn)力醫(yī)院的檔案管理與醫(yī)院的醫(yī)療、教學(xué)、科研是緊密相連的。隨著醫(yī)院管理向科學(xué)化、現(xiàn)代化和標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展,檔案工作已成為醫(yī)院管理的重要組成部分,醫(yī)院檔案工作人員是醫(yī)院檔案工作的管理者,對(duì)醫(yī)院的檔案工作實(shí)施全面的管理,在檔案管理中起著領(lǐng)導(dǎo)、決策、指導(dǎo)、監(jiān)督作用。因此,建立一支具有堅(jiān)定理想信念、掌握現(xiàn)代科技知識(shí)和專(zhuān)業(yè)技能、勝任本職工作、富有創(chuàng)新能力的檔案管理隊(duì)伍,并使他們充分意識(shí)到檔案的價(jià)值及檔案帶來(lái)的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)利益,自覺(jué)參與檔案管理工作,已經(jīng)成為我們工作的當(dāng)務(wù)之急。
3.2完善醫(yī)院檔案管理的體制建設(shè)和制度建設(shè)多數(shù)醫(yī)院原來(lái)的檔案管理沒(méi)有獨(dú)立的機(jī)構(gòu),造成檔案管理沒(méi)有自,工作處于被動(dòng)狀態(tài)。醫(yī)院應(yīng)通過(guò)認(rèn)真地調(diào)查研究,制定相應(yīng)的改革措施,逐步建立醫(yī)院檔案管理的職能機(jī)構(gòu),確立檔案室在醫(yī)院中的地位,實(shí)現(xiàn)檔案管理從分散模式向集中模式的轉(zhuǎn)變,從而有利于檔案的保管和檔案信息的綜合開(kāi)發(fā)。檔案管理是一項(xiàng)長(zhǎng)期工作,醫(yī)院各級(jí)部門(mén)要嚴(yán)格把關(guān),責(zé)任到人,建立相應(yīng)的考核制度。醫(yī)院應(yīng)將檔案管理工作納入科室管理責(zé)任書(shū)之中,與科室主任工作實(shí)績(jī)考核獎(jiǎng)懲掛鉤,明確科室主任對(duì)科室檔案工作的管理責(zé)任,抓好歸檔材料的收集、整理,促進(jìn)檔案管理的規(guī)范化。
3.3實(shí)行檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理是檔案管理信息化的根本檔案管理現(xiàn)代化不僅是先進(jìn)設(shè)備的配置，還包括管理方式的標(biāo)準(zhǔn)化。醫(yī)院檔案的標(biāo)準(zhǔn)化是指現(xiàn)代化檔案管理要符合檔案的各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)化內(nèi)容、分類(lèi)、編號(hào)及案卷目錄，各個(gè)項(xiàng)目都要求標(biāo)準(zhǔn)化，符合各標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定。檔案要做到標(biāo)準(zhǔn)化是指現(xiàn)代化醫(yī)院檔案管理必須有章可循、有法可依，在檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)、各個(gè)步驟，從初步收集、整理到最后歸檔、存入微機(jī)，都要做到條理清晰、目的明確，保證檔案完整，避免漏失檔案的內(nèi)容。
4結(jié)論
檔案從幾千年來(lái)的紙質(zhì)載體到21世紀(jì)的電子載體，從理論到實(shí)踐，從思想意識(shí)到管理模式，從工作手段到工作方法，從工作規(guī)范到質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等都面臨著機(jī)遇和挑戰(zhàn)。研究知識(shí)經(jīng)濟(jì)給檔案管理帶來(lái)的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，針對(duì)醫(yī)院檔案管理的特點(diǎn)和要求，探索知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代新形勢(shì)下的醫(yī)院檔案管理對(duì)策，提出具體的、針對(duì)性的措施，對(duì)于提高醫(yī)院檔案管理水平，強(qiáng)化醫(yī)院的檔案管理，豐富醫(yī)院檔案管理的理論內(nèi)容，促進(jìn)醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)，具有重要的理論意義和應(yīng)用價(jià)值。
參考文獻(xiàn)
[1]宋東亮，顧宏革.知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代檔案館的發(fā)展策略[J].檔案學(xué)通訊，2001.3
[2]潘習(xí)龍,徐莉,趙茜倩等.醫(yī)院改革——醫(yī)改的關(guān)鍵環(huán)節(jié)[J].國(guó)醫(yī)院管理,2008,28(5)
[3]張新芳.醫(yī)院檔案管理工作現(xiàn)狀及對(duì)策[J].中國(guó)科技信息,2005,(21)
[4]郭祥麗,嚴(yán)曉春.加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作的對(duì)策[J].中國(guó)醫(yī)院管理,2006,26(7)
三、建設(shè)大檔案管理體制在實(shí)踐中亟待解決的問(wèn)題及對(duì)策
海南大學(xué)實(shí)行大檔案管理后，全校的檔案資源得到有效整合，檔案工作為學(xué)校改革與發(fā)展和社會(huì)建設(shè)提供服務(wù)的功能得到充分保證，同時(shí)也為今后學(xué)校檔案的現(xiàn)代化建設(shè)提供了廣闊的發(fā)展空間。但是大檔案管理模式在現(xiàn)行高校管理體制下也遇到亟待解決的新問(wèn)題。
1.機(jī)構(gòu)設(shè)置不科學(xué)，弱化了檔案部門(mén)依法管理行為?！稒n案法》第七條規(guī)定，機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他組織的檔案機(jī)構(gòu)職責(zé)是：“監(jiān)督、指導(dǎo)所屬機(jī)構(gòu)的檔案工作?！钡诎藯l第一款規(guī)定：高校檔案機(jī)構(gòu)的管理職責(zé)是“貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律和方針政策，綜合規(guī)劃學(xué)校檔案工作?！蹦壳?，全國(guó)各高校檔案管理機(jī)構(gòu)在設(shè)置上，一是設(shè)立獨(dú)立檔案館，一般列為學(xué)校直屬業(yè)務(wù)單位或與圖書(shū)館、學(xué)報(bào)等單位一并定為教輔單位；二是設(shè)立非獨(dú)立檔案館(室)，掛靠校辦或其他相關(guān)部門(mén)。兩種設(shè)置的檔案機(jī)構(gòu)，都被排除在行政管理系列之外。建立了大檔案的高校檔案管理機(jī)構(gòu)，也沒(méi)有改變這種現(xiàn)狀。準(zhǔn)確地講，檔案館沒(méi)有行政管理權(quán)。有關(guān)檔案工作文件要通過(guò)校辦轉(zhuǎn)發(fā)，檔案工作會(huì)議也需要學(xué)校出面組織。由此可見(jiàn)，在現(xiàn)行高校檔案管理體制下，檔案館本應(yīng)依法承擔(dān)的行政管理職能，被不科學(xué)的“定位”完全弱化了。
2.職責(zé)與權(quán)力相分離所帶來(lái)的困惑。實(shí)行大檔案管理后，檔案館的業(yè)務(wù)職責(zé)與任務(wù)加大數(shù)倍，但相應(yīng)的管理職權(quán)卻沒(méi)有發(fā)生根本性變化，管理權(quán)限仍僅限于對(duì)本單位的內(nèi)部管理。只有職責(zé)，沒(méi)有職權(quán)的檔案館，在對(duì)學(xué)校各立卷部門(mén)歸檔管理及其他文獻(xiàn)檔案收繳工作中處于一種尷尬境遇。
3.沒(méi)有相關(guān)配套政策而引發(fā)出“山寨”收費(fèi)現(xiàn)象?！掇k法》首次賦予高校檔案服務(wù)社會(huì)的新功能，同時(shí)也明確“用于個(gè)人或者商業(yè)目的的，可以按照有關(guān)規(guī)定合理收取費(fèi)用”；《辦法》還規(guī)定“高等學(xué)校對(duì)長(zhǎng)期接觸有毒有害物質(zhì)的檔案工作人員，可以按照有關(guān)規(guī)定予以補(bǔ)助。”但是，《辦法》已經(jīng)頒布實(shí)施近一年，各地方政府還沒(méi)有出臺(tái)針對(duì)高校檔案管理的相關(guān)收費(fèi)政策和檔案人員的補(bǔ)助政策。而建立大檔案后，隨著高校檔案的有效整合，極大擴(kuò)充和豐富了的信息資源，吸引了眾多的利用者。于是，收費(fèi)問(wèn)題在沒(méi)有一個(gè)統(tǒng)一規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)的情況下，各高校根據(jù)各自的政策采取了不同的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)。類(lèi)似現(xiàn)象同樣反映在對(duì)檔案人員的工作補(bǔ)助上。
4.檔案重要性被忽視的現(xiàn)象仍較普遍。主要反映在二級(jí)學(xué)院的一些領(lǐng)導(dǎo)干部身上。由于高校的特殊性，二級(jí)學(xué)院的主要負(fù)責(zé)人大多是單位教學(xué)、科研骨干，主要精力放在業(yè)務(wù)上。檔案法制觀念淡漠，視檔案工作可有可無(wú)，對(duì)本單位的檔案工作很少關(guān)心過(guò)問(wèn)，檔案工作被邊緣化。
對(duì)策1：機(jī)構(gòu)職能設(shè)置不科學(xué)和職責(zé)與權(quán)力相分離的問(wèn)題，是一個(gè)問(wèn)題的兩個(gè)方面，只要賦予檔案管理機(jī)構(gòu)依法治檔的職能，管理權(quán)的問(wèn)題也就落到了實(shí)處。建議高校參照地方政府檔案局(館)兩塊牌子一套A-5的做法，在校機(jī)關(guān)設(shè)置檔案處(館)。這樣，檔案管理機(jī)構(gòu)就能夠承擔(dān)起對(duì)全校檔案工作的行政管理職責(zé)了。
對(duì)策2：行業(yè)收費(fèi)是一個(gè)敏感且嚴(yán)肅的問(wèn)題，必須認(rèn)真對(duì)待。建議由省一級(jí)教育行政管理部門(mén)牽頭，通過(guò)調(diào)研提出一個(gè)收費(fèi)與補(bǔ)助標(biāo)準(zhǔn)，報(bào)送物價(jià)部門(mén)審批，從根本上解決檔案利用收費(fèi)和檔案工作人員補(bǔ)助不統(tǒng)一，不規(guī)范問(wèn)題。
對(duì)策3：?jiǎn)挝活I(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)對(duì)檔案部門(mén)的影響至關(guān)重要，要加大檔案宣傳力度，加強(qiáng)法制教育，提高他們的檔案意識(shí)。
大檔案管理是一個(gè)長(zhǎng)期、系統(tǒng)、艱巨的工程，除了需要高校自身的努力，還需要政府有關(guān)部門(mén)和社會(huì)的支持與關(guān)注。只要堅(jiān)持科學(xué)發(fā)展觀，從實(shí)際出發(fā)，把《辦法》的各項(xiàng)規(guī)定落到實(shí)處，才能實(shí)現(xiàn)大檔案管理目標(biāo)，把高校檔案管理工作推向新的發(fā)展階段。
