發(fā)布時(shí)間：2023-03-15 15:01:45
序言：寫作是分享個(gè)人見解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的檔案管理信息化樣本，期待這些樣本能夠?yàn)槟峁┴S富的參考和啟發(fā)，請盡情閱讀。
關(guān)鍵詞 醫(yī)院；檔案管理；網(wǎng)絡(luò)化
中圖分類號G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼A 文章編號1674―6708(2011)36―0055―01
隨著時(shí)代的發(fā)展，計(jì)算機(jī)在辦公自動化領(lǐng)域應(yīng)用非常廣泛，并且產(chǎn)生了深遠(yuǎn)的影響，這對醫(yī)院傳統(tǒng)的檔案管理模式提出了挑戰(zhàn)，并且也出現(xiàn)了新的檔案形式，例如電子檔案等，這就要求我們對醫(yī)院檔案管理不能再停留在傳統(tǒng)的管理基礎(chǔ)上了，必須在管理模式和管理思想方面進(jìn)行比較全的更新，才能夠適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，讓醫(yī)院的檔案管理更加快捷、準(zhǔn)確。將圖書、檔案、病案信息進(jìn)行整合加工，建立統(tǒng)一的檢索平臺和搜索引擎，使醫(yī)護(hù)人員能夠在自己辦公室，通過醫(yī)院計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，隨時(shí)獲得信息資源。
1 醫(yī)院檔案實(shí)行信息化管理的內(nèi)容
1.1 人事檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理
隨著醫(yī)院規(guī)模的不斷擴(kuò)大，醫(yī)院的醫(yī)護(hù)人員也在不斷的增加，這個(gè)檔案管理帶來一定的難度。這就需要我們利用好信息化，能夠準(zhǔn)確、迅速地提供人事檔案信息，運(yùn)用現(xiàn)代化手段，建立和完善人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理，從實(shí)體管理向信息化管理轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)人事檔案的動態(tài)管理，這樣不僅可以解決日常生活中遇到認(rèn)識問題，還可以實(shí)現(xiàn)查閱統(tǒng)計(jì)、檔案變更、報(bào)表處理、系統(tǒng)維護(hù)等多種功能的管理。
1.2 病歷檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理
隨著信息化的發(fā)展，傳統(tǒng)的病例已經(jīng)很難適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，信息化的病例管理隨之而出，新技術(shù)、新項(xiàng)目的開展，各種創(chuàng)傷性手術(shù)的開展包括腹腔鏡、胸腔鏡下各種手術(shù)的名稱進(jìn)行編碼輸入計(jì)算機(jī)，通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)各個(gè)科室的互聯(lián)，具有查詢分析功能，并將各類手術(shù)及療效情況非常清晰地列出來，這樣可以實(shí)現(xiàn)各臨床科室相互之間的資料共享，使醫(yī)務(wù)人員在進(jìn)行科研活動和撰寫論文時(shí)能及時(shí)查閱，通過計(jì)算機(jī)的信息化可以幫助臨床醫(yī)生不斷提高自身的醫(yī)療水平，進(jìn)一步提高醫(yī)務(wù)人員的醫(yī)療服務(wù)水平。
1.3 檔案信息化管理
隨著醫(yī)院規(guī)模的不斷擴(kuò)大，醫(yī)院就醫(yī)人員也隨之增加，這對我們醫(yī)院的檔案管理提出了很大的挑戰(zhàn)，日常的檔案管理主要表現(xiàn)在文書工作方面，文書處理過程的好、壞直接影響著檔案的內(nèi)在質(zhì)量。為了能夠適應(yīng)當(dāng)前工作的需要，這就需要管理人員把每天的文件用計(jì)算機(jī)記錄下來，按照批辦的次序在局域網(wǎng)內(nèi)傳閱，并設(shè)定傳閱時(shí)間和催辦時(shí)間。若傳閱文件未及時(shí)返回，催辦程序會發(fā)出信息，提醒承辦人及時(shí)閱文件，并對文件作出相應(yīng)的處理，檔案管理人員再根據(jù)要求預(yù)立卷整理，以避免以往檔案人員年終整理全年檔案工作量大的壓力。
2 檔案管理信息化實(shí)現(xiàn)的建議和方式
2.1 提高人員素質(zhì)
檔案管理人員的技能及素質(zhì)的提高，這對醫(yī)院檔案管理信息化將起著非常重要的作用，這就要求檔案人員在網(wǎng)上進(jìn)行收集、整理、編目、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)工作。信息化檔案管理不僅需要管理人員具備比較專業(yè)的檔案管理工作的知識，并且還要有相當(dāng)強(qiáng)的計(jì)算機(jī)信息化基礎(chǔ)知識，這就需要我們醫(yī)院檔案管理人員不斷提高自身的文化素質(zhì)，加強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)知識的培訓(xùn)和進(jìn)修，通過學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，提高檔案干部隊(duì)伍的綜合素質(zhì)，適應(yīng)計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)不斷發(fā)展的需要，充分發(fā)揮檔案信息化管理的優(yōu)勢，這也是當(dāng)今檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展必須解決的問題。
2.2 需要領(lǐng)導(dǎo)的重視
檔案管理工作是醫(yī)院的一個(gè)重要組成部分，它是醫(yī)院作出正確決策的一個(gè)重要參考依據(jù)，這就需要醫(yī)院在各方面給予相關(guān)的支持，隨著信息化的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)不能適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，這就需要我們在檔案管理方面作出新的選擇，走信息化道路，但是這一切都需要醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)給予的支持，領(lǐng)導(dǎo)不僅要改變傳統(tǒng)的觀念，調(diào)整檔案管理模式，使管理模式從單純的紙質(zhì)收集、整理、利用的管理，逐步過渡到計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化管理方式中來，充分發(fā)揮檔案在醫(yī)院整體信息化建設(shè)和領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策中的作用。只有各級領(lǐng)導(dǎo)的大力支持，才能夠讓醫(yī)院的檔案信息化建設(shè)取得成功。
2.3 網(wǎng)絡(luò)設(shè)備先行是基礎(chǔ)
檔案管理信息化必須要有硬件基礎(chǔ)設(shè)施作支撐，購買先進(jìn)的信息化設(shè)備，建立醫(yī)院局域網(wǎng)，提高檔案管理的安全性。醫(yī)院檔案部門在規(guī)范室藏的基礎(chǔ)上建立局域網(wǎng)，將文書、病案、人事和圖書檔案納入其中，將這些建設(shè)成醫(yī)院的一個(gè)重要信息中心，購買電腦等信息服務(wù)器，依托醫(yī)院的其他網(wǎng)絡(luò)設(shè)施，構(gòu)建編制一套文書、病案、人事和圖書檔案管理的自動化軟件。通過這些硬件及軟件的建設(shè)，可以提高辦公效率，方便利用者，實(shí)現(xiàn)檔案資料的在線利用。
參考文獻(xiàn)
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關(guān)鍵詞：船舶檔案管理；新理念；信息化
中圖分類號:F407.474 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A
引言
隨著社會經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的迅猛進(jìn)步，我們社會已經(jīng)金熱了信息化的時(shí)代。在此時(shí)代背景下，加強(qiáng)信息化建設(shè)以成為各行各業(yè)的必然要求。船舶檔案能夠較為準(zhǔn)確的反映航道及水運(yùn)的發(fā)展軌跡。因此，加強(qiáng)船舶檔案管理的信息化建設(shè)對航道的維護(hù)、建設(shè)等具有更加重要的作用。
一、創(chuàng)新檔案管理理念，實(shí)現(xiàn)船舶檔案管理信息化的積極作用
（一）提高船舶檔案管理的辦公效率
在傳統(tǒng)的手工式檔案管理中檔案的收集、整理、保管、分類等各個(gè)環(huán)節(jié)都需要人工的參與，而眾所周知人工參與的過程中出現(xiàn)失誤的幾率較大，對檔案管理造成了極壞的影響。而實(shí)現(xiàn)船舶檔案管理信息化則可在一定程度上有效保證信息錄入的準(zhǔn)確性，進(jìn)而達(dá)到節(jié)省時(shí)間的目的，使檔案管理工作的辦公效率得到明顯提高。
（二）信息化管理有利于船舶信息資源間的共享
傳統(tǒng)手工式的檔案大多僅有一份，復(fù)制或抄寫較為困難，對需求信息的查找也較為困難，因此在管理上難以實(shí)現(xiàn)船舶信息資源的共享。而實(shí)現(xiàn)了船舶管理的信息化后，對計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、大型數(shù)據(jù)庫等技術(shù)的應(yīng)用就使船舶檔案的管理顯得更加便利，資源之間的共享就更加方便。
（三）信息化管理有利于船舶檔案的穩(wěn)定性保存
傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在保存方面的穩(wěn)定性不夠高，尤其是紙質(zhì)的信息特別容易受到外界環(huán)境如火災(zāi)、水災(zāi)、腐蝕、蟲鼠嚙咬等嚴(yán)重影響。即使不受外界環(huán)境的影響，經(jīng)過較長時(shí)間后紙質(zhì)檔案必然會出現(xiàn)各種自然損耗現(xiàn)象。但是，檔案的信息化管理則可以使檔案信息與檔案載體之間實(shí)現(xiàn)異質(zhì)分離，以便于信息化檔案的長久保存和及實(shí)的查詢利用。
（四）信息化管理有助于提高船舶信息傳遞的速度及安全性
在日常的檔案管理工作中，文件之間的相互傳遞通常采用傳統(tǒng)的郵政系統(tǒng)手段，一方面?zhèn)魉蜁r(shí)間會受到距離長短的限制，另一方面還常常會發(fā)生工作人員將某些文件在傳遞過程中丟失或延誤的情況，給檔案管理人員的歸檔工作及其他人員的檢索利用帶來很大的不便。而利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行管理，則可以直接通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳遞，有效地提高了文件傳遞的安全性和及時(shí)性。
二、創(chuàng)新檔案管理理念，實(shí)現(xiàn)船舶管理信息化的有效措施
（一）深化對船舶檔案管理的認(rèn)識，加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)
要想創(chuàng)新檔案管理理念，實(shí)現(xiàn)船舶檔案管理信息化，首先應(yīng)當(dāng)深化相關(guān)工作人員對船舶檔案管理的認(rèn)識。這就要求各局、分局及船間的各級領(lǐng)導(dǎo)尤其是主管領(lǐng)導(dǎo)必須加強(qiáng)檔案管理的責(zé)任意識，充分認(rèn)識到船舶檔案管理在航道事業(yè)發(fā)展過程中的重要意義。其次，應(yīng)加大船舶檔案管理的硬件設(shè)施建設(shè)的資金投入，為檔案室配置計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、復(fù)印機(jī)等現(xiàn)代化辦公設(shè)備。
（二）建立健全船舶檔案的三級管理機(jī)制
除深化對檔案管理的認(rèn)識外，建立健全船舶檔案的三級管理機(jī)制也是創(chuàng)新檔案管理理念、實(shí)現(xiàn)船舶檔案管理信息化的關(guān)鍵所在。這就要求船舶信息化管理工作必須明確各級管理人員的職責(zé)，實(shí)現(xiàn)管理的制度化、規(guī)范化。其一，明確檔案管理督導(dǎo)員職責(zé)，即制訂相關(guān)管理規(guī)定及規(guī)章制度，負(fù)責(zé)各種資料、報(bào)告、文件的收集整理和歸檔管理；制訂船舶維修、保養(yǎng)方案、計(jì)劃，督促員工按操作規(guī)程行駛船艇和按規(guī)定對船舶進(jìn)行保養(yǎng)、維修；制訂各種應(yīng)急方案，掌握天氣變化情況，正確指揮船艇機(jī)動，保證船舶在緊急狀態(tài)下按正確方法操縱，確保船艇安全等。其二明確船舶管理員的職責(zé)，即定期對船舶狀況進(jìn)行排查，并將檢查的結(jié)果及時(shí)歸檔；加強(qiáng)對船舶動態(tài)監(jiān)控，及時(shí)對駛?cè)敕沁\(yùn)營水域附近的船舶、違反安全管理規(guī)定的船舶發(fā)出警告并及時(shí)采取有效措施；發(fā)生水上交通事故立即向船務(wù)部主管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告并接受海事部門的調(diào)查處理等。其三明確船舶崗位人員職責(zé)，即協(xié)助檔案管理員將各個(gè)傳播的信息落實(shí)到位，確保信息的準(zhǔn)確度；對于存在安全隱患或重大不安全因素，及時(shí)匯報(bào)并進(jìn)行整改或停止作業(yè)，并及時(shí)記錄相關(guān)信息；協(xié)助健全各種管理制度等。
（三）進(jìn)一步推進(jìn)船舶檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程
隨著社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，進(jìn)一步推進(jìn)船舶檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程則顯得十分重要。這就要求船舶檔案管理必須進(jìn)一步引進(jìn)科學(xué)的管理思想，并不斷創(chuàng)新管理方式。尤其是面對信息網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的沖擊，盡快使船舶檔案管理脫離傳統(tǒng)的手工管理逐步變成計(jì)算機(jī)管理，運(yùn)用計(jì)算機(jī)加強(qiáng)船舶技術(shù)檔案管理的收集、傳遞、開發(fā)和利用，充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的積極作用。如利用計(jì)算機(jī)條碼技術(shù)將各個(gè)船只的機(jī)械設(shè)備進(jìn)行編碼，然后統(tǒng)一錄入計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫。這樣就可以利用數(shù)據(jù)庫管理技術(shù)對各個(gè)船只的使用情況、維修保養(yǎng)情況等進(jìn)行匯總、整理和管理，以提高檔案管理的質(zhì)量及效果。
（四）加大對船舶信息的開發(fā)力度
加強(qiáng)檔案信息化管理的目的就是方便日后對信息的利用。因此，加大檔案部門對船舶技術(shù)檔案的利用率及對信息的開發(fā)力度，也可以加快檔案管理的信息化建設(shè)。這就要求船舶檔案管理人員在日常工作中堅(jiān)持服務(wù)的宗旨，針對航道生產(chǎn)及船舶運(yùn)營的特點(diǎn)，不斷擴(kuò)充檔案服務(wù)的內(nèi)容及領(lǐng)域，并提高檔案服務(wù)額質(zhì)量和水平。
（五）引進(jìn)并培養(yǎng)檔案信息化管理的人才
提高船舶設(shè)備檔案管理人員素質(zhì)也是實(shí)現(xiàn)船舶技術(shù)檔案管理信息化的重要方面。因此，檔案管理部門必須重視工作人員的素質(zhì)培養(yǎng)，可定期組織開展一些檔案管理的學(xué)術(shù)交流活動， 邀請檔案管理專家來局講座、指導(dǎo)，或組織檔案管理人員到先進(jìn)單位參觀學(xué)習(xí)。其次，提高檔案管理人員的政治素質(zhì)，使檔案管理工作人員要有高度的政治責(zé)任心、政治敏銳性和嚴(yán)明的政治紀(jì)律， 避免失密和泄密現(xiàn)象的發(fā)生。再者，應(yīng)提高檔案管理人員的綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)。尤其是深造計(jì)算機(jī)應(yīng)用及檔案管理的能力，以保證檔案管理人員隊(duì)伍的穩(wěn)定。
結(jié)語
綜上所述，創(chuàng)新檔案管理李奶奶，實(shí)現(xiàn)船舶檔案管理的信息化建設(shè)對船舶行業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展具有重要意義。因此，我們必須從深化認(rèn)識，引進(jìn)和培養(yǎng)信息化管理人才，建立健全三級管理制度等方面不斷探究實(shí)現(xiàn)船舶管理信息化的有效途徑。
參考文獻(xiàn)
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關(guān)鍵詞：醫(yī)院；檔案管理；信息化
中圖分類號：R19 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1001-828X（2014）09-0078-01
由于我國經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，醫(yī)院作為人類社會中最主要的職能部門之一，在進(jìn)行管理的時(shí)候，一定要更加專業(yè)化才能夠保證醫(yī)院的專業(yè)性。醫(yī)院的檔案是在醫(yī)院的工作人員在工作中積累的豐富的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，在醫(yī)院的中占有非常重要的地位。因此，加強(qiáng)醫(yī)院檔案的信息化管理是未來醫(yī)院的發(fā)展趨勢。
一、重要性
醫(yī)院檔案管理作為醫(yī)院管理中最重要的組成部分，對于醫(yī)院的信息化進(jìn)行管理是非常重要的。它主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：首先，對于醫(yī)院檔案使用信息化管理能夠?qū)τ谝恍┍容^珍貴的醫(yī)學(xué)檔案的原件進(jìn)行保護(hù)。在原來的醫(yī)院檔案管理中，很多非常珍貴的醫(yī)學(xué)原件由于被大量的借閱以及翻看，時(shí)間長了就會導(dǎo)致這些比較珍貴的醫(yī)學(xué)檔案受到損害，或者丟失，這樣就為我們在進(jìn)行醫(yī)學(xué)科研的時(shí)候增加了難度。
其次，在使用傳統(tǒng)的管理方法對于實(shí)行醫(yī)院檔案管理的時(shí)候，相關(guān)的檔案管理人員想要對于各類文件進(jìn)行歸檔的時(shí)候，多采用手工的方式，這樣就給檔案的管理人員帶來了很大的工作量。使用信息化的方式對于醫(yī)院檔案進(jìn)行管理不僅能夠?yàn)闄n案的管理人員減少工作量，還能夠保證醫(yī)院的檔案管理更加規(guī)范化。
第三，運(yùn)用信息化對于醫(yī)院檔案進(jìn)行管理能夠更加有效的對于醫(yī)院的各類信息進(jìn)行整合與共享。這樣就能夠使檔案的信息資源得到更加好的利用。
第四，運(yùn)用信息化對于醫(yī)院檔案進(jìn)行管理能夠是檔案的檢閱更加的方便，在傳統(tǒng)的醫(yī)學(xué)檔案管理中，如果想要查閱資料是非常費(fèi)時(shí)費(fèi)力的一件事，但是如果使用信息化進(jìn)行檔案的管理就只需在計(jì)算機(jī)上輸入檢索的代碼，就能夠輕而易舉的找到自己所需要的資料，非常的簡單快捷。
最后，運(yùn)用信息化對于檔案進(jìn)行管理打破了原來的檔案管理模式，傳統(tǒng)的檔案管理模式檔案多是紙質(zhì)發(fā)的，這樣不僅僅成本高，而且保存是非常困難的，運(yùn)用信息化的檔案管理方式就不會存在這樣的問題。
二、存在問題
現(xiàn)階段由于醫(yī)院的信息管理的復(fù)雜性使得在使用信息化的方式對醫(yī)院進(jìn)行管理的時(shí)候存在非常多的問題。
1.管理觀念陳舊
現(xiàn)階段在進(jìn)行醫(yī)院檔案的信息化管理的時(shí)候，由于醫(yī)院的相關(guān)管理人員在實(shí)際的檔案管理工作中根本就沒有認(rèn)識到運(yùn)用信息化對于檔案管理的重要性，因此在進(jìn)行實(shí)際的工作中很多的醫(yī)院還是采用傳統(tǒng)的手工檔案管理的方法，這種傳統(tǒng)的檔案管理辦法嚴(yán)重的忽視了對于檔案管理的整理、統(tǒng)計(jì)以及編研的情況，導(dǎo)致醫(yī)院的檔案信息的利用率非常低，這對于醫(yī)院的良好發(fā)展產(chǎn)生了嚴(yán)重的影響。
2.人員素質(zhì)較低
在進(jìn)行醫(yī)院檔案的信息化管理的時(shí)候不僅要求醫(yī)院的管理者從思想上加強(qiáng)對于檔案管理的重視，也要求實(shí)際的檔案管理人員必須具有較高的專業(yè)素質(zhì)。而現(xiàn)在我國的各大醫(yī)院中，檔案的管理人員專業(yè)素質(zhì)普遍偏低，很多的相關(guān)管理人員根本就沒有專業(yè)的管理知識以及管理技能，在進(jìn)行實(shí)際的檔案管理的時(shí)候，由于檔案管理人員的缺少專業(yè)的知識，使得醫(yī)院在使用信息化對于檔案進(jìn)行管理的時(shí)候舉步維艱。
3.硬件設(shè)施落后
由于在現(xiàn)在的醫(yī)院中，醫(yī)院的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)層對于檔案管理的不重視，使得在進(jìn)行檔案的管理的時(shí)候不能夠引起足夠的重視，因此使用信息化進(jìn)行檔案管理的時(shí)候，由于資金不足導(dǎo)致醫(yī)院在進(jìn)行檔案的管理的時(shí)候，根本就無法實(shí)現(xiàn)信息化的管理，這樣就嚴(yán)重的影響了醫(yī)院信息化管理的進(jìn)程。
三、解決對策
由于經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，對于醫(yī)院的檔案進(jìn)行信息化的管理是非常重要的。只有加強(qiáng)對于醫(yī)院檔案的信息化的管理才能夠保證醫(yī)院能夠有一個(gè)良好的發(fā)展，下面筆者主要針對上面提到的幾點(diǎn)問題，提出自己的一些建議。
1.加強(qiáng)觀念的轉(zhuǎn)變
如果想要加強(qiáng)醫(yī)院的檔案管理信息化的發(fā)展，就一定要從觀念上加強(qiáng)觀念的轉(zhuǎn)變，只有這樣才能夠使得醫(yī)院的管理者增強(qiáng)對于醫(yī)院檔案信息化管理的重視程度，才能夠在實(shí)際的工作中能夠獲得各個(gè)部門的支持，促進(jìn)醫(yī)院檔案管理信息化的發(fā)展。
2.加強(qiáng)專業(yè)人才的培養(yǎng)
在使用信息化對于醫(yī)院檔案進(jìn)行管理的時(shí)候，對于管理人員的信息化的要求是非常高的。這就要求在對于醫(yī)院的管理人員進(jìn)行選拔的時(shí)候一定要注意人員的專業(yè)性，而對于醫(yī)院現(xiàn)有的一些檔案管理人員來說，要對于他們進(jìn)行相關(guān)的專業(yè)培訓(xùn)，只有這樣才能夠加快醫(yī)院檔案管理的信息化的進(jìn)程，促進(jìn)醫(yī)院檔案的信息化管理水平的提高。
3.建立健全管理制度
―個(gè)科學(xué)完善的管理制度，是醫(yī)院檔案管理的基礎(chǔ)。在進(jìn)行檔案的信息化的管理的時(shí)候，只有嚴(yán)格的按照相關(guān)的管理制度進(jìn)行執(zhí)行，才能夠保證醫(yī)院檔案的信息管理系統(tǒng)有一個(gè)規(guī)范化的發(fā)展，才能夠保證醫(yī)院的檔案管理高效的運(yùn)行，將醫(yī)院的檔案管理提升到―個(gè)新的層次。
4.加強(qiáng)資金投入
檔案管理中的硬件設(shè)施是保證醫(yī)院檔案管理能夠正常的實(shí)行的基礎(chǔ)。在加強(qiáng)醫(yī)院檔案信息化管理的時(shí)候，一定要保證檔案管理的硬件設(shè)施是符合標(biāo)準(zhǔn)的，只有這樣才能夠保證醫(yī)院檔案的信息化能夠正常的實(shí)行。而加強(qiáng)對于信息化的硬件的設(shè)施的建設(shè)就需要大量資金的投入，只有這樣才能夠保證醫(yī)院的檔案管理信息化的正常運(yùn)行。
關(guān)鍵詞：檔案信息化；建設(shè)；檔案管理
檔案信息化的核心是轉(zhuǎn)變保存方式，將以實(shí)體保存的檔案管理模式轉(zhuǎn)化為以數(shù)字化信息保存的檔案管理模式，從而達(dá)到長期保存檔案信息，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，方便檔案尋找查閱的目的，提高檔案的管理能力。當(dāng)前，大多數(shù)檔案管理部門已經(jīng)實(shí)施檔案信息化管理，但由于檔案信息化建設(shè)還處于發(fā)展探索階段，在實(shí)施過程中易受到其他因素的影響，降低檔案管理能力。因此，本文研究的目的就是通過對檔案信息化建設(shè)與檔案管理的思考，提高檔案管理質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)檔案資源的合理利用。
一、影響檔案信息化建設(shè)與檔案管理效率的因素分析
（一）對檔案信息化建設(shè)缺乏正確認(rèn)識
檔案信息化建設(shè)改變了傳統(tǒng)檔案管理方式，是對檔案管理服務(wù)理念的變革，但部分管理人員對此缺乏正確的認(rèn)識，未認(rèn)識到信息技術(shù)對檔案管理的影響，信息技術(shù)對檔案管理的影響主要體現(xiàn)在三方面：一是利用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化能夠提高單個(gè)部門的職能效率；二是實(shí)現(xiàn)檔案信息化的建設(shè)能夠方便檔案的管理與查閱，有效提高個(gè)人的工作效率，并為民眾提供方便；三是有利于實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享，提升組織效率。但部分人員由于未認(rèn)識到檔案信息化建設(shè)的優(yōu)勢，阻礙了檔案管理的變革，降低了檔案管理能力，影響了檔案管理的效率。因此，對檔案信息化建設(shè)缺乏正確認(rèn)識是影響檔案管理效率的因素之一。
（二）對運(yùn)用信息資源存在錯誤觀念
對運(yùn)用信息資源存在錯誤觀念是影響檔案信息化建設(shè)與檔案管理效率的因素之一，阻礙了檔案管理水平的提高。傳統(tǒng)檔案管理理念認(rèn)為，檔案管理的目的就是將檔案入館，較好的長期的保存下來，以便以后的查閱。而現(xiàn)代信息化檔案管理的核心是實(shí)現(xiàn)資源的共享，將注意力由如何存放檔案轉(zhuǎn)移到如何充分利用檔案資源上面，以更好地利用檔案資源、服務(wù)大眾為主要目的，以提高檔案資源的利用率，發(fā)揮檔案資源更大的作用與價(jià)值。但部分管理人員的觀念還是較為傳統(tǒng)，只注重檔案資料的管理保存，不注重檔案資源的合理利用，致使檔案管理的效率低下，檔案管理水平較低。
（三）檔案部門信息化水平存在差異
由于各地的經(jīng)濟(jì)水平不同，檔案部門的信息化施設(shè)以及管理人員的專業(yè)能力都會存在一定的差距，導(dǎo)致了檔案部門信息化水平也存在較大的差距，這已經(jīng)嚴(yán)重影響了檔案管理的效率。有些部門較早使用計(jì)算機(jī)輔助管理檔案，檔案管理的信息化水平較高，但有些部門卻仍舊使用單機(jī)操作，無法實(shí)現(xiàn)資源共享，檔案管理的信息化水平較低，由此導(dǎo)致網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的優(yōu)勢未被發(fā)揮，檔案信息化管理水平參差不齊等問題，從而影響了檔案信息化建設(shè)與檔案管理效率，致使檔案管理能力較低，無法合理利用檔案資源。
二、加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)思考
（一）加強(qiáng)電子文件的管理
隨著計(jì)算機(jī)檔案網(wǎng)絡(luò)的建立，越來越多的重要文件被傳輸?shù)骄W(wǎng)絡(luò)上，致使電子文件的檔案管理至關(guān)重要。實(shí)踐表明，通過電子文件的管理能夠保存重要信息，使檔案信息的價(jià)值最大化，具有重要意義。因此，加強(qiáng)電子文件的管理十分重要，需要做到以下幾點(diǎn)：一是建立管理電子信息與維護(hù)檔案資源網(wǎng)絡(luò)的技術(shù)部門，保證電子文件歸檔制度化、專業(yè)化，從而增強(qiáng)電子文件的管理能力；二是做好電子文件的相關(guān)處理工作，在電子文件管理過程中，管理人員需要及時(shí)進(jìn)行電子檔案的接收、處理、保存以及文件格式的更改等工作，保證電子文件管理的有效性；三是解決好電子文件的保存問題，電子文件的形成時(shí)間短，能否長期儲存缺乏驗(yàn)證，因此在電子文件管理過程中需要解決好電子文件的保存問題，對于長期儲存的文件需要定期復(fù)制，避免出現(xiàn)檔案信息丟失的情況。
（二）建立網(wǎng)絡(luò)檔案
建立網(wǎng)絡(luò)檔案能夠有效提高檔案管理的效率，具有較好的效果，建立網(wǎng)絡(luò)檔案需要做到以下兩點(diǎn)：一是建立檔案網(wǎng)站，發(fā)揮網(wǎng)站的優(yōu)勢，通過建立內(nèi)部服務(wù)網(wǎng)站以及公眾服務(wù)平臺，提高檔案管理的服務(wù)功能，使網(wǎng)絡(luò)檔案成為檔案信息服務(wù)的平臺，大力宣傳網(wǎng)絡(luò)檔案信息，實(shí)現(xiàn)檔案信息的合理利用；二是采購必要的硬件設(shè)備，硬件設(shè)備是提高檔案管理能力的基礎(chǔ)，信息化的檔案管理離不開計(jì)算機(jī)設(shè)備的支持，必要的硬件設(shè)備是保證網(wǎng)絡(luò)檔案信息交換，共享的基礎(chǔ)條件。研究表明建立網(wǎng)絡(luò)檔案有助于提高檔案管理的安全性與可靠性，具有重要的價(jià)值。
（三）提高信息化管理手段
提高信息化管理手段是提高檔案管理效率的有效方法，提高信息化管理手段的方法主要有兩點(diǎn)：一是建立健全的管理制度，依照檔案管理的規(guī)章制度實(shí)施檔案管理，做到有章可循，提高管理效果；二是轉(zhuǎn)變管理方式，從傳統(tǒng)的管理方式轉(zhuǎn)化為現(xiàn)代化的管理方式，依照工作重點(diǎn)提供信息，組織信息，從而達(dá)到提高信息化管理手段的目的。
（四）提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)
檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)決定了檔案管理的效率，因此提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)至關(guān)重要，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)主要需要做到以下幾點(diǎn)：一是選擇具備專業(yè)能力的檔案管理人員，檔案管理人員的工作不僅僅是存放檔案，還需要完成在網(wǎng)絡(luò)上對檔案進(jìn)行儲存、接收，并對檔案格式進(jìn)行修改等工作，需要管理人員具備計(jì)算機(jī)知識與能力，因此需要選擇具備專業(yè)能力，業(yè)務(wù)素質(zhì)較強(qiáng)的管理人員。二是定期進(jìn)行培訓(xùn)，技術(shù)在不斷地發(fā)展，檔案管理人員也需要不斷地學(xué)習(xí)，以滿足社會對檔案管理人員日益增長的要求，通過定期組織培訓(xùn)可以增加管理人員的知識儲備，使管理人員與時(shí)俱進(jìn)，提高管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。三是建立競爭機(jī)制，合理設(shè)置崗位，做到人盡其才，充分發(fā)揮管理人員的主動性，并激發(fā)管理人員工作的積極性。探析檔案信息化建設(shè)與檔案管理具有重要的意義，有助于轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理方式，使檔案資源得到充分的利用，提高檔案的管理能力。因此，本文主要研究了檔案信息化建設(shè)與檔案管理存在的問題以及提高檔案管理效率的策略，通過研究檔案管理的相關(guān)內(nèi)容，加深對檔案信息化建設(shè)與檔案管理的了解，提高信息化建設(shè)與檔案管理的能力?？傊?，對檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)思考是具有重要價(jià)值的。
參考文獻(xiàn)：
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［關(guān)鍵詞］檔案管理；信息化；建設(shè)
0引言
檔案在機(jī)關(guān)和組織中具有很大的文字保存價(jià)值，通過圖表音像等方式，方便今后的資料留存。是資源信息的統(tǒng)一載體。但現(xiàn)在很多單位存在檔案資源管理冗雜、保管條件較差、資料利用率低、管理人員的專業(yè)知識能力有限等一系列問題。所以信息化檔案管理是解決這些問題的有效途徑。
1檔案信息化管理的特征
1．1存取自動化管理
在檔案管理中現(xiàn)代化信息技術(shù)廣泛應(yīng)用，無論是電子檔案或電子文件生成，還是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，在存取的時(shí)候都要運(yùn)用自動化管理。
1．2信息資源的智能化發(fā)展
在信息化條件下開展檔案管理，電腦取代傳統(tǒng)的體力勞動并要進(jìn)行一部分簡單重復(fù)的腦力勞動，因而檔案工作人員有大部分精力把自己的勞動集中于檔案的深度開發(fā)領(lǐng)域上。針對檔案信息管理的深層次開發(fā)就是檔案智能開發(fā)，主要提供有效的系統(tǒng)加工精煉信息，要滿足不同層次、不同角度的需求。
1．3檔案信息資源的網(wǎng)絡(luò)化推進(jìn)
網(wǎng)絡(luò)時(shí)代是世界發(fā)展的主要趨勢，計(jì)算機(jī)在信息獲取以及傳遞上打破時(shí)間、空間限制，方便快捷的方式有效滿足了人們目前的需求，因而檔案網(wǎng)站、數(shù)字檔案館也隨之產(chǎn)生。當(dāng)這些部門不斷增多并且得到普及的時(shí)候，其檔案信息資源在信息化條件下可以得到共享。
2檔案管理信息化措施的有效開展
2．1管理設(shè)備統(tǒng)一調(diào)配
為了讓檔案變得具有流動性，并且能夠方便查閱，并將紙質(zhì)檔案信息逐步轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息，實(shí)現(xiàn)這一技術(shù)要依靠網(wǎng)絡(luò)化設(shè)施的配備，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)部門的全覆蓋。計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)要得到充分的運(yùn)用：因?yàn)槠涔δ苡袡n案的自動編目以及檢索、檔案自動全文存儲與檢索等相關(guān)的信息化工作流程。因此，使用的計(jì)算機(jī)要型號和規(guī)格統(tǒng)一，這是檔案管理信息化的硬件保障。計(jì)算機(jī)內(nèi)部要運(yùn)用內(nèi)存較大的高容量載體，滿足數(shù)字信息的全部要求。在各單位檔案數(shù)量逐步增加的過程中，檔案部門庫房壓力也增大，同時(shí)面臨紙質(zhì)檔案的自然老化以及人員管理不科學(xué)造成的損壞，所以大容量的載體運(yùn)用能夠有效地解決這一問題。工作中運(yùn)用計(jì)算機(jī)的磁盤存儲以及光盤存儲系統(tǒng)，尤其是光盤存儲系統(tǒng)，能夠解決現(xiàn)有檔案存儲難點(diǎn)。高容量的存儲載體不但能解決工作量大的問題，并對檔案的搜索分類帶來便利。行業(yè)中的“地面通信骨干網(wǎng)”快速的實(shí)現(xiàn)檔案的交流以及共享。高速信息網(wǎng)絡(luò)中快速的信息傳遞和豐富的信息資源提供全新的檔案管理方式，并且成為信息時(shí)代的信息管理和交流工作的重要基礎(chǔ)。因而檔案管理也要逐步適應(yīng)這一趨勢，選用規(guī)范性、通用性及穩(wěn)定性的檔案管理體系，實(shí)現(xiàn)檔案的信息、傳輸資源共享。
2．2規(guī)范化的管理機(jī)制
檔案信息化建設(shè)中，應(yīng)明確相關(guān)的責(zé)任，確保網(wǎng)絡(luò)以及數(shù)據(jù)的安全運(yùn)行，需要從實(shí)際情況出發(fā)，有效制定相關(guān)制度和管理章程。檔案管理部門關(guān)鍵是要嚴(yán)格地根據(jù)國家的相關(guān)政策進(jìn)行制度建立，以期建立適應(yīng)信息化建設(shè)的檔案管理制度。第一，對檔案管理的流程以及技術(shù)進(jìn)行管理和規(guī)范，將工作環(huán)節(jié)和工作流程細(xì)化。第二，建立制度相關(guān)的安全管理措施，尤其是在電子文件以及電子檔案這部分，要確保檔案的安全完整性。工作人員在工作中要有高度責(zé)任感，具備負(fù)責(zé)的工作態(tài)度以及樹立服務(wù)思想。在效率上求發(fā)展，讓其在平凡的崗位上創(chuàng)造不平凡的工作業(yè)績。制定統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。檔案信息化是檔案管理中的重要標(biāo)準(zhǔn)之一。并且檔案館標(biāo)準(zhǔn)化的管理流程有：檔案整理標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)等，這些相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)可有效平衡工作情況，對工作情況也可做到量化檢查。如果評定過程中沒有各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)的設(shè)立，其信息庫資源建立衡量標(biāo)準(zhǔn)不完善，則不能監(jiān)督信息數(shù)據(jù)庫，保障其合理性工作過程中各個(gè)單位的檔案部門按照標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一開展工作，各部門各自為政，自成體系，就不能形成暢通的檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，資源共享也不會得以實(shí)現(xiàn)。
2．3需要建設(shè)復(fù)合型的管理隊(duì)伍
第一，檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)是檔案管理人員隊(duì)伍的檢查，其隊(duì)伍的建設(shè)對信息化發(fā)展速度以及質(zhì)量產(chǎn)生重要影響，所以在平時(shí)的工作中培養(yǎng)人員的信息化意識非常有必要，很多檔案管理人員工作時(shí)間比較長，習(xí)慣于傳統(tǒng)的管理模式和管理體制，對計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)在主觀心理上就非常排斥，特別是前期使用中因?yàn)榧夹g(shù)操作不熟練導(dǎo)致工作速度沒有傳統(tǒng)方式快，導(dǎo)致對計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的應(yīng)用持懷疑態(tài)度，因而要經(jīng)常給工作人員普及相關(guān)知識，讓其對信息技術(shù)的優(yōu)點(diǎn)有全面了解，使其在平時(shí)的運(yùn)用和學(xué)習(xí)中具有主觀積極性。第二，檔案信息化是指在信息查閱中要自動登記、輔助立卷、檢索，因而其傳遞和安全利用都是在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行實(shí)施。所以管理人員就要對計(jì)算機(jī)操作流程熟悉并且能熟練地開展操作，掌握相關(guān)的系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)安全知識，確保管理中的安全與完整性。管理人員在立足本職工作的基礎(chǔ)上，強(qiáng)化其自身的學(xué)習(xí)意識，對信息教育培訓(xùn)進(jìn)行參與，更新專業(yè)知識，對業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作水平進(jìn)行熟悉。檔案工作人員明確自身的工作職責(zé)和義務(wù)，不但做好檔案的收集和保管工作，并且為基層服務(wù)提供比較優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)，并強(qiáng)化自身的法務(wù)檔案意識，嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)的政治和工作紀(jì)律。檔案部門也要舉行相關(guān)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)交流，讓工作人員說出自己工作中面臨的困惑以及平時(shí)的工作感悟，有好的經(jīng)驗(yàn)大家可以一起分享，并創(chuàng)造條件聘請專家進(jìn)行上門業(yè)務(wù)指導(dǎo)以及座談交流會，在工作交流和經(jīng)驗(yàn)分享中，提升自身的工作能力和工作效率。
3結(jié)語
信息化管理能夠讓檔案管理制度得到初步完善，在設(shè)備統(tǒng)一調(diào)配，管理機(jī)制規(guī)范以及管理隊(duì)伍建設(shè)的過程中提升整體的管理水平，加大管理規(guī)模和管理范圍，有效推進(jìn)信息管理流程。
作者:張艷 單位:大港油田勘探開發(fā)研究院
參考文獻(xiàn)
關(guān)鍵詞:檔案管理;信息化;措施
一、檔案信息化管理的必要性
所謂檔案信息化,就是在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下,在檔案管理活動中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù),對檔案信息資源進(jìn)行處置、管理并提供利用服務(wù)。檔案信息化可以從以下幾個(gè)方面來理解:首先要實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化;其次,要實(shí)現(xiàn)檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化;再次,要實(shí)現(xiàn)檔案信息高度共享;第四,要引發(fā)檔案管理模式的變革。
檔案信息化管理的必要性主要表現(xiàn)在:由于檔案需長期保存,為提高存儲環(huán)境,避免可能造成文檔紙張受潮、蟲蝕以及火災(zāi)等災(zāi)害,每年大量投入文檔的保管經(jīng)費(fèi)已在所難免。由于檔案需反復(fù)查閱,不可避免的存在原件受損或遺失,給文檔的保管與利用帶來管理上的困擾。在已認(rèn)知的低檔平板掃描儀錄入的方式下,大量文檔的電子化進(jìn)程是不可想象和解決的,且大量電子化文檔如何管理、查閱、應(yīng)用有待全面解決。信息化是當(dāng)今世界經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展的大趨勢。無論是從政治、經(jīng)濟(jì)、文化、科技、軍事等多個(gè)領(lǐng)域還是到人類生活的各個(gè)角落,信息技術(shù)無不顯示其獨(dú)特的魅力,成為現(xiàn)代社會和現(xiàn)代生活不可缺少的工具。可以說,現(xiàn)代信息技術(shù)成為實(shí)現(xiàn)科學(xué)開發(fā)檔案信息資源的關(guān)鍵條件。
二、電子檔案工作現(xiàn)狀及面臨的問題
1、電子檔案內(nèi)容的保密性問題是首要問題,用網(wǎng)絡(luò)的任何終端設(shè)備能索取到存儲在網(wǎng)絡(luò)某一個(gè)設(shè)備上的電子文件。另一方面,一個(gè)終端上的電子文件也可同時(shí)發(fā)給若干個(gè)網(wǎng)絡(luò)終端。這對于在一段時(shí)間需保密的內(nèi)容或限制提供利用的內(nèi)容的安全保密問題,帶來了極大的威脅。
2、電子文件很容易被刪改,且修改后不留任何痕跡。在使用計(jì)算機(jī)形成文材料的過程中,擬稿者無法留下自己的筆跡,單位負(fù)責(zé)人也無法在形成的文件材料磁盤上簽發(fā),日后難以確定該份材料是否具有真實(shí)性和權(quán)威性。即使有人出于自己的目的將軟盤中存的內(nèi)容進(jìn)行了刪改,也難以發(fā)現(xiàn)和確定。
3、隨著辦公自動化的不斷深入,好多單位將會實(shí)現(xiàn)無紙辦公,所有的情況、決策、信息存儲在網(wǎng)絡(luò)中,人們只要操作一下鍵盤就可以得到所需的信息。這種方法確實(shí)為檔案的歸檔存儲簡化了程序,也方便了利用,但是一旦網(wǎng)絡(luò)突然癱瘓或被毀,如出現(xiàn)“黑客”問題,遇到病毒問題或其它方面的故障,電子文件可能會在一瞬間同時(shí)消失,造成難以彌補(bǔ)的損失。
4、檔案軟件沒有信息管理功能,缺乏通用性。檔案部門使用的計(jì)算機(jī)型號不一,規(guī)格各異,各自開發(fā)的軟件不能互用,并且沒有一個(gè)既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計(jì)算機(jī)管理軟件系統(tǒng),由于不能互調(diào),就不能利用電腦完成信息管理工作,不能快捷地出版信息編輯成果,這制約了檔案信息電子化的進(jìn)程。
三、加強(qiáng)檔案信息化管理的措施
首先是盡快培養(yǎng)精通計(jì)算機(jī)技術(shù)的檔案專業(yè)人才,培養(yǎng)一批既懂檔案業(yè)務(wù)又精通計(jì)算機(jī)專業(yè)知識的人才已是檔案部門的當(dāng)務(wù)之急。當(dāng)前要在加強(qiáng)全員計(jì)算機(jī)知識培訓(xùn)的同時(shí),通過招考、送出去深造等渠道選拔、培養(yǎng)高、精、尖計(jì)算機(jī)管理應(yīng)用人才,使他們不僅精通計(jì)算機(jī)技術(shù)而且熟悉檔案業(yè)務(wù),熱愛檔案事業(yè);不僅會操作而且會設(shè)計(jì)程序,能夠開發(fā)軟件。
其次是加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè),電子計(jì)算機(jī)技術(shù)是當(dāng)今新技術(shù)革命的先導(dǎo)技術(shù)。電子計(jì)算機(jī)具有運(yùn)算速度快,精確度高,存貯信息和邏輯判斷能力強(qiáng)以及自動進(jìn)行運(yùn)算等特點(diǎn),在文件的管理上,運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行文件的接收、查找、借閱、歸還,歸檔利用和管理工作。在檔案管理上,運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案的收集、整理、編制檢索工具、內(nèi)容介紹和編制內(nèi)目錄,還可用于庫房的管理。用于特殊的檔案工作項(xiàng)目,如編制大型索引、為檔案的編研工作提供服務(wù)以及檔案統(tǒng)計(jì)等工作。因此首先要從硬件上配備電子計(jì)算機(jī),提高各類檔案館、檔案室計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用程度,逐步提高檔案信息化水平。其次要建設(shè)和完善局域網(wǎng)。使各項(xiàng)工作都網(wǎng)絡(luò)化,加強(qiáng)檔案的利用。
第三是建立健全維護(hù)電子文件真實(shí)和安全的法規(guī),在電子文件的形成、處理、歸檔,電子檔案的保管、利用等各個(gè)環(huán)節(jié),信息都有被更改、丟失的可能性,即使擁有完善的信息安全技術(shù),也需要有相應(yīng)的管理措施來保證其得以實(shí)施。因此,建立健全相關(guān)法規(guī)和管理制度,對于維護(hù)電子檔案的原始性、真實(shí)性,保證其安全具有重要的意義。要通過法律形式將電子檔案的保管和利用標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定下來,使人們能夠自覺地遵守這些規(guī)定。同時(shí)要通過立法確認(rèn)電子文件、電子檔案的法律憑證作用,確保國家檔案行政管理部門依法管理電子文件和電子檔案。
第四是制定科學(xué)、合理、嚴(yán)密的電子檔案工作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范,隨著電子文件的大量產(chǎn)生,迫切需要建立一套科學(xué)、合理、嚴(yán)密的電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。將電子文件的形成、積累、整理、鑒定、歸檔工作和分類、排列、保存方式,用標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范確定下來,使電子檔案從誕生之初就得以科學(xué)、有序、規(guī)范地管理,這是擺在檔案部門面前的一項(xiàng)重大課題,也是迫切需要解決的基礎(chǔ)性工作。
最后是加強(qiáng)檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè),我國至今還沒有建立一個(gè)達(dá)到數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄檔案系統(tǒng),檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式各行其是,層次不一,規(guī)范性、開發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差,不能適應(yīng)檔案信息資源共享的要求,需要加強(qiáng)檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè),開發(fā)標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理系統(tǒng),加強(qiáng)檔案目錄的輸入和保存。 以此帶動全國檔案系統(tǒng)現(xiàn)代化管理水平的提高。
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摘 要 隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，信息技術(shù)已經(jīng)應(yīng)用在各個(gè)行業(yè)中，給人們的工作與生活都來了許多的便利。綜合檔案信息化在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用，促進(jìn)了醫(yī)院檔案管理工作效率的不斷提升。本文通過對檔案信息化的含義、醫(yī)院綜合檔案信息化管理的重要性、以及綜合檔案信息化對醫(yī)院檔案管理的作用三方面進(jìn)行闡述。
關(guān)鍵詞 綜合檔案信息化 醫(yī)院檔案管理 作用
醫(yī)院綜合檔案管理是醫(yī)院管理中的重要組成部分，檔案資料是醫(yī)院重要的信息資源，檔案資料的合理利用，對醫(yī)院的生存與發(fā)展有重要的影響。為了更好的激發(fā)綜合檔案在醫(yī)院醫(yī)療科研、后勤等方面的管理作用，必須要加強(qiáng)綜合檔案管理的信息化水平，只有這樣，才能更好的發(fā)揮醫(yī)院檔案的重要價(jià)值，從而實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案信息資源的共享，為醫(yī)護(hù)工作人員與社會有效的利用與更好的服務(wù)。 一、檔案信息化的含義
檔案信息化就是檔案管理部門進(jìn)行統(tǒng)一的組織與規(guī)劃，在檔案管理中應(yīng)用信息技術(shù)，從而對檔案信息資源更好的處理與管理，檔案信息化為醫(yī)院檔案管理工作提供了有效的保證。 二、醫(yī)院綜合檔案信息化的重要性
（一）醫(yī)院檔案管理水平方面
現(xiàn)階段，綜合檔案管理信息化建設(shè)已經(jīng)廣泛的應(yīng)用到各個(gè)醫(yī)院的管理中，醫(yī)院已經(jīng)對綜合檔案管理信息化的建設(shè)有了高度的重視，不斷的加強(qiáng)對檔案管理人員對信息化的重視意識，對檔案管理的方法進(jìn)行不斷的創(chuàng)新，不斷的引用新型的技術(shù)與設(shè)備到檔案管理中，將信息化的管理充分的落實(shí)到實(shí)處，新型技術(shù)與設(shè)備的應(yīng)用，可以有效的提高檔案管理工作的效率，對醫(yī)院的檔案管理水平的提升也有巨大的影響。
（二）醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展方面
醫(yī)院中的綜合檔案為醫(yī)院提供了重要的資源，在信息技術(shù)不斷發(fā)展的今天，為了滿足社會發(fā)展的需求，必須對醫(yī)院檔案管理傳統(tǒng)的方法進(jìn)行創(chuàng)新，將信息技術(shù)充分的應(yīng)用到醫(yī)院檔案的管理中，使醫(yī)院檔案管理的規(guī)范化與系統(tǒng)化不斷的加強(qiáng)，從而使醫(yī)院的管理水平不斷的提升?，F(xiàn)階段，醫(yī)院要想更好的生存與發(fā)展，就必須要對綜合檔案的信息化加以重視，綜合檔案信息化是醫(yī)院發(fā)展的必然趨勢。醫(yī)院要不斷的加強(qiáng)對醫(yī)院綜合檔案信息化的管理，只有這樣，才能更好的促進(jìn)醫(yī)院管理水平的不斷提升。
（三）醫(yī)院信息訊儲量方面
信息技術(shù)的不斷發(fā)展，使得醫(yī)療技術(shù)也不斷的提高，如，微創(chuàng)技術(shù)、掃描技術(shù)等新型技術(shù)都得到了普遍的應(yīng)用，從而使醫(yī)院的綜合檔案信息存儲量不斷的擴(kuò)大，信息化檔案的存儲密度要高于紙質(zhì)檔案，紙質(zhì)檔案由于記錄的信息比較有限，使得檔案的利用率也比較低，而綜合檔案信息化能夠儲存大量的信息資源，而且有利于查找與借鑒，具有直觀性、與易操作性等特點(diǎn)，使得檔案的利用率不斷的提高，從而促進(jìn)醫(yī)院檔案的管理水平不斷的提高。 三、綜合檔案信息化對醫(yī)院檔案管理的作用
（一）有助于醫(yī)院管理效率的不斷提高
檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了檔案管理過程的自動化，如檔案歸檔、統(tǒng)計(jì)分析等，以醫(yī)院中的OA系統(tǒng)的應(yīng)用為例，實(shí)現(xiàn)了電子文件的一體化管理，這樣就可以較少檔案管理工作人員工作量，也節(jié)約了工作時(shí)間，對于一些繁瑣的文件的處理也比較簡單，從而使醫(yī)院檔案管理的效率有所提高。OA系統(tǒng)涉及的范圍比較廣，如行政后勤、科研等醫(yī)院中的各個(gè)部門的工作，各種類型的文件檔案都可以實(shí)現(xiàn)電子化，通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行資源信息的共享，不僅節(jié)約了紙張與打印的成本，也節(jié)約了一些人力，綜合檔案信息化在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用，促使了醫(yī)院管理效率的不斷提高。
（二）有助于醫(yī)院服務(wù)水平的不斷提高
綜合檔案信息化有助于醫(yī)院服務(wù)水平的不斷提高，具體表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：
一是，促使檔案查詢效率的提高，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案需要親自去現(xiàn)場才能查詢，而且還要親自的在眾多的柜架上去翻找，不僅浪費(fèi)時(shí)間，而且也很不方便，而信息技術(shù)的應(yīng)用，就可以很便利的去查找，通過檢索關(guān)鍵詞，信息系統(tǒng)會自動的顯示。尤其是一些病情案例這樣的檔案，不僅綜合性較強(qiáng)、規(guī)模也比較大，在信息化的條件下就可以準(zhǔn)確的查找，有效的縮短了查找的時(shí)間。
二是，滿足多樣化的利用需求。檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了檔案數(shù)字化的利用與存儲，如電子病歷、檢查報(bào)告等，數(shù)據(jù)處理能力比較強(qiáng)，目錄數(shù)據(jù)的輸入可以使一次性的，也可以使多次性的，這就使得各個(gè)科室可以對檔案進(jìn)行多角度的檢查，滿足了多樣化的檢索需求。如，醫(yī)院的一些相關(guān)的文檔進(jìn)行歸檔后，設(shè)置查閱權(quán)限，通過用戶名與密碼就可以在各個(gè)醫(yī)院工作站進(jìn)行查閱，為臨床的診治提供了準(zhǔn)確的依據(jù)。
（三）使檔案工作人員的職業(yè)素質(zhì)不斷的提高
綜合檔案信息化從檔案技術(shù)、系統(tǒng)設(shè)計(jì)、檔案開發(fā)在不斷的變化，這就要求檔案工作人員在不斷的加強(qiáng)自身的業(yè)務(wù)知識，不斷的優(yōu)化自身的知識結(jié)構(gòu)，掌握新型的技術(shù)能力，不斷的提高自身的綜合素質(zhì)，只有這樣，才能適應(yīng)信息化檔案管理的需求。
總結(jié)：
信息技術(shù)的不斷發(fā)展，給檔案管理工作帶來了便利，也給檔案管理工作帶來挑戰(zhàn)，因此，就必須要不斷的創(chuàng)新檔案管理的方法，不斷的提高對信息化檔案管理的重要程度，檔案管理工作人員要掌握新型的信息技術(shù)能力，將綜合檔案信息化應(yīng)用到醫(yī)院檔案管理中，使綜合檔案信息化成為醫(yī)院規(guī)范管理、提高服務(wù)質(zhì)量、增強(qiáng)競爭力的重要工具。
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檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)是在信息時(shí)代背景下提出的，它是以檔案資源信息化為核心內(nèi)容的。接下來就醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化所要完成的要素進(jìn)行分析。
（一）醫(yī)院運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)進(jìn)行檔案管理
這里所指的的現(xiàn)代化技術(shù)指的是計(jì)算機(jī)信息技術(shù)。醫(yī)院運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)進(jìn)行檔案管理，指的就是醫(yī)院將各種先進(jìn)的計(jì)算機(jī)信息技術(shù)運(yùn)用到檔案的記錄、存貯、整理、加工查找、交流等各個(gè)方面。同時(shí)，根據(jù)計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的特點(diǎn)對當(dāng)前的檔案管理工作進(jìn)行改進(jìn)，以便能夠與計(jì)算機(jī)信息技術(shù)進(jìn)行更好的結(jié)合。醫(yī)院利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)完成檔案管理工作，從而達(dá)到實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化的目的。
（二）醫(yī)院的檔案管理工作人員需要掌握現(xiàn)代科技知識
檔案管理現(xiàn)代化必然會引起檔案管理領(lǐng)域中的一系列的變化，例如技術(shù)革命或技術(shù)變革等等。同時(shí)，由于各種先進(jìn)的現(xiàn)代化技術(shù)的應(yīng)用，也使得醫(yī)院的檔案管理工作人員變得更加難以適應(yīng)。因此，要推進(jìn)醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)，其中一個(gè)重要的要素就是讓醫(yī)院的檔案管理工作人員掌握先進(jìn)的現(xiàn)代科技知識。檔案管理工作人員首先應(yīng)該掌握的就是計(jì)算機(jī)技術(shù)。如今技算計(jì)技術(shù)已經(jīng)成為了檔案管理現(xiàn)代化的基礎(chǔ)，醫(yī)院的檔案管理人員只有掌握了計(jì)算機(jī)技術(shù)，才能夠更好的利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案的現(xiàn)代化管理。同時(shí)醫(yī)院還必須要對檔案管理人員的檔案管理基礎(chǔ)知識進(jìn)行及時(shí)的更新。
（三）實(shí)現(xiàn)檔案資源數(shù)字化
在21世紀(jì)，將各種資源與信息進(jìn)行數(shù)字化已經(jīng)成為了現(xiàn)代化建設(shè)的主要核心。檔案管理現(xiàn)代化，就必須要是實(shí)現(xiàn)檔案資源的數(shù)字化，只有這樣才能夠讓醫(yī)院的檔案管理工作與時(shí)俱進(jìn)。要實(shí)現(xiàn)檔案資源的數(shù)字化就必須要建立起相應(yīng)的規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)還需建立起相應(yīng)的信息平臺，只有這樣才能夠促進(jìn)檔案信息資源的共享與利用，推進(jìn)醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程。
（四）需要建立起科學(xué)的管理機(jī)制
要實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，就必須有科學(xué)管理作保證。科學(xué)管理是檔案信息化管理的基本保證,沒有先進(jìn)的管理就不會有管理工作的現(xiàn)代化，因此必須要建立起科學(xué)的管理機(jī)制。醫(yī)院的檔案管理部門要建立自動化工作的組織機(jī)構(gòu)或配備必要的人員，對檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)有關(guān)的問題進(jìn)行深入地研究和論證。
二、進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的建議
（一）新時(shí)期，需要對檔案管理觀念進(jìn)行更新
在這個(gè)信息時(shí)代，檔案管理信息化已經(jīng)是不可避免的發(fā)展趨勢，而要推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，首先就必須要從思想觀念上進(jìn)行重視。作為醫(yī)院的檔案管理人員，就必須要在更新自己的知識時(shí)，樹立起良好的服務(wù)觀念以及開發(fā)檔案的新觀念。如今，很多行業(yè)所競爭的不僅僅是產(chǎn)品的質(zhì)量，同時(shí)也在競爭服務(wù)。醫(yī)院的檔案管理如今也必須要樹立起良好的服務(wù)意識，不能在停留在原來的思想上。為此，醫(yī)院檔案室必須要對醫(yī)護(hù)人員對知識以及信息的需求進(jìn)行調(diào)查了解，并根據(jù)調(diào)查的情況加大相關(guān)知識、信息的收集、整理等工作力度，積極的為醫(yī)院的發(fā)展貢獻(xiàn)自己的力量。同時(shí)還必須讓檔案管理人員逐步的從傳統(tǒng)的工作模式過渡到檔案信息中心的工作模式上來，并在此過程中提高檔案管理人員的現(xiàn)代化意識，促進(jìn)醫(yī)院檔案事業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展。
（二）重視對硬件設(shè)施建設(shè)的投入
如今，各行各業(yè)都在推行無紙化辦公，進(jìn)行無紙化辦公其最基本的就是需要各種硬件設(shè)施作為支撐。檔案信息化管理，從某種意義上來說就是實(shí)現(xiàn)檔案管理的無紙化辦公。那么在檔案管理信息化建設(shè)的過程中，醫(yī)院就必須要建設(shè)各種電子計(jì)算機(jī)、縮微復(fù)制設(shè)備以及各種先進(jìn)的信息化庫房管理設(shè)備，這些都是檔案管理信息化建設(shè)的基本條件。目前，這些先進(jìn)的設(shè)備只有在一些大中型城市中的醫(yī)院檔案室有配置。但是檔案信息化管理還要涉及到將各種檔案資源在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行共享，這就使得僅僅在幾個(gè)城市、地區(qū)擁有這樣的硬件設(shè)施還無法滿足要求。要實(shí)現(xiàn)真正意義上的檔案管理信息化就需要全國的醫(yī)院檔案室都能夠?qū)崿F(xiàn)硬件設(shè)施上的同步與完善，最后實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)檔案資源進(jìn)行共享。
（三）加大投資款項(xiàng)，滿足檔案信息化建設(shè)
信息化加快，促使醫(yī)院檔案軟件需要時(shí)刻更新。鑒于醫(yī)院檔案需要以信息化的手段對醫(yī)院各項(xiàng)檔案的物、事、人進(jìn)行全程記錄。為此可基于檔案生命周期進(jìn)行相對加大投資款項(xiàng)，使檔案管理信息化生命周期保持在最佳勢頭，如引入信息化軟件、使用各種軟件管理工具、周期查看當(dāng)前硬軟件情況，建立信息化檔案運(yùn)營機(jī)制等，如此一來就保證了醫(yī)院檔案管理信息化的進(jìn)程，隨時(shí)為醫(yī)院服務(wù)。
（四）提高各種現(xiàn)代化管理技術(shù)以及方法的應(yīng)用水平
隨著社會的發(fā)展，各種信息量的產(chǎn)生速度已經(jīng)不是以前的時(shí)代可以比擬的。而信息量的大量增加也為醫(yī)院的檔案工作帶來了新的特點(diǎn)與新的要求。如今醫(yī)院的檔案數(shù)量急劇增加，檔案的種類也越來越繁多，檔案的利用也發(fā)生了巨大的改變，不僅利用的數(shù)量、范圍、深度發(fā)生了巨大的變化，其時(shí)效性的要求也越來越高。這些變化都是傳統(tǒng)的檔案管理方法以及技術(shù)所無法適應(yīng)的。因此，要積極地提高各種現(xiàn)代化管理技術(shù)以及方法的應(yīng)用水平。
為此，必須要進(jìn)行以下幾方面的工作：首先，醫(yī)院必須要實(shí)現(xiàn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化以及規(guī)范化。要推進(jìn)檔案管理的信息化建設(shè)，就必須要做好檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化以及規(guī)范化管理，讓這兩者之間能夠相輔相成、互相促進(jìn)。其次，是要醫(yī)院能夠積極地應(yīng)用現(xiàn)代化管理方法，讓檔案管理更加的科學(xué)、高效和系統(tǒng)，能夠?yàn)獒t(yī)院領(lǐng)導(dǎo)或醫(yī)護(hù)人員的決策以及科學(xué)研究等提供更加準(zhǔn)確的、有效的服務(wù)。最后，是要醫(yī)院積極地將計(jì)算機(jī)與檔案管理工作進(jìn)行有機(jī)的結(jié)合。因?yàn)橛?jì)算機(jī)的應(yīng)用是檔案管理信息化建設(shè)的重要物質(zhì)基礎(chǔ)。
（五）加強(qiáng)檔案信息化人才培養(yǎng)
檔案人才是知識管理型人才。檔案信息所具備的知識性與檔案管理工作本身的專業(yè)性決定了檔案管理人員所從事的工作是一種知識性的勞動。檔案工作人員的素質(zhì)會直接的影響到檔案信息化建設(shè)。醫(yī)院的檔案管理信息化建設(shè)具有很強(qiáng)的技術(shù)性，這就要求檔案管理人員重新審視自己的知識結(jié)構(gòu)，認(rèn)清自己是否具備運(yùn)用各種先進(jìn)的檔案管理工具、高效并準(zhǔn)確獲取各種醫(yī)護(hù)檔案信息以及其他的相關(guān)的檔案管理所需要的的能力。
如今，很多的醫(yī)院檔案管理工作人員都不具備這些綜合能力，他們要么是能夠運(yùn)用各種先進(jìn)的檔案管理工具而缺乏檔案管理能力，要么就是具備檔案管理能力卻不具備運(yùn)用各種先進(jìn)的檔案管理工具的能力。為此，醫(yī)院必須要為他們創(chuàng)造出一個(gè)好的學(xué)習(xí)環(huán)境，鼓勵他們參加各種培訓(xùn)，努力的提高自己各方面的能力。
