發(fā)布時間：2022-01-28 04:55:12
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的檔案管理系統(tǒng)樣本，期待這些樣本能夠為您提供豐富的參考和啟發(fā)，請盡情閱讀。
隨著網(wǎng)絡技術、信息技術的發(fā)展，計算機技術也逐步向著數(shù)字化和智能化的方向發(fā)展，隨即產(chǎn)生大量的電子文件，傳統(tǒng)手工記錄信息的方式已經(jīng)不能滿足人們的需求。企業(yè)或政府部門為提高信息質(zhì)量的正確性，開始大力開發(fā)各種檔案管理系統(tǒng)，做好檔案管理工作尤為重要。以檔案管理需求為研究視角，提出了開發(fā)檔案管理系統(tǒng)所需的理論知識及技術支持，詳細介紹了檔案管理系統(tǒng)主要功能模塊，以期為類似研究提供一定指導。
關鍵詞：
檔案管理系統(tǒng)；需求分析；功能模塊
檔案管理在企業(yè)占有重要的地位，隨著信息量的增多，任務繁重，管理不便。目前我國正處于電子檔案的研究。為了推動檔案管理的效率、建設信息化的資源發(fā)展方向。結(jié)合實際需要的檔案管理系統(tǒng)的特點進行開發(fā)檔案管理系統(tǒng)，以提高檔案信息管理的質(zhì)量。
1研究背景
隨著計算機的不斷改革創(chuàng)新與換代，人類的生活逐漸趨于科技化、信息化。如今，計算機已成為大眾日常生活不可缺少的一部分，不僅能逐漸豐富我們的視野，也可以加深人類對世界的認知，帶領大眾走向新的天地。隨著計算機的進步，信息在人們生活中不斷地更換角色。信息化時代給人們帶來更多的發(fā)展空間。當今，無論是在企業(yè)單位還是政府部門工作都需要大量信息的篩選與收集。信息的完整性與規(guī)范性決定了企業(yè)的發(fā)展，甚至相關企業(yè)專門成立了信息整合小組，用來負責各種各樣的信息進行整合、歸納等。計算機的便捷就成了必不可少的工作項目，有利于提高企業(yè)的核心效率。面對大量的信息資料，傳統(tǒng)手工記錄信息的方式已經(jīng)遠遠不能滿足人們的需要，而且信息容易丟失，這樣給企業(yè)利益造成極大的損失。為了降低和減少人工帶來的失誤，現(xiàn)在企業(yè)政府的相關文件都是通過檔案的形式記錄的，有助于方便查找與調(diào)動，工作效率更高。采用計算機進行管理檔案具有它獨特的優(yōu)勢，但是我國關于電子檔案的發(fā)展目前還在進一步完善。在管理制度和管理規(guī)范中存在一定的局限性，在檔案管理方面，積極探索新的管理方法，適應新時代的發(fā)展需求?；诖?，創(chuàng)新現(xiàn)代檔案信息管理系統(tǒng)，提高系統(tǒng)操作效率及安全性，使其滿足現(xiàn)代化業(yè)務及借閱者的需求，具有重要的現(xiàn)實意義。
2開發(fā)系統(tǒng)技術支持
2.1相關理論及技術
2.1.1J2EE多層應用模型
J2EE多層應用模型包含很多組件，不同于傳統(tǒng)的技術開發(fā)架構(gòu)，J2EE多層應用模型的本質(zhì)是為了方便應用程序和系統(tǒng)之間的交互。在實際運用過程中，J2EE依托多層分布式應用模型，依據(jù)邏輯功能劃分，依據(jù)不同應用組件所處層分布在不同機器上[1]。使用J2EE多層模型的優(yōu)點在于它能實現(xiàn)各層的獨立工作，同時還能提供系統(tǒng)的可擴展性。
2.1.2MVC設計模式
MVC設計模式是一種典型的軟件設計典范，是模型視圖控制器的簡稱，目的是將業(yè)務模型和用戶界面的實現(xiàn)代碼分離，從而達到同一個程序有不同的表現(xiàn)形式。MVC設計模式有很多的框架和控件組成。這種設計模式的優(yōu)點在于耦合性低，重用性高，生命周期成本低，部署快，可維護性高，有利于軟件工程化管理。對于系統(tǒng)而言選擇一個好的框架應用在項目中，將會對項目的效率和可重用是至關重要的。
2.1.3Servlet
Servlet是用Java編寫的服務器端程序，服務器上需要一些程序，通常是根據(jù)用戶輸入訪問數(shù)據(jù)庫的程序，工作流程是借助客戶端發(fā)送到服務器上，服務器開基于實際需求的檔案管理系統(tǒng)功能開發(fā)范桂泉（濰坊護理職業(yè)學院，山東青州262500）摘要：隨著網(wǎng)絡技術、信息技術的發(fā)展，計算機技術也逐步向著數(shù)字化和智能化的方向發(fā)展，隨即產(chǎn)生大量的電子文件，傳統(tǒng)手工記錄信息的方式已經(jīng)不能滿足人們的需求。企業(yè)或政府部門為提高信息質(zhì)量的正確性，開始大力開發(fā)各種檔案管理系統(tǒng)，做好檔案管理工作尤為重要。以檔案管理需求為研究視角，提出了開發(fā)檔案管理系統(tǒng)所需的理論知識及技術支持，詳細介紹了檔案管理系統(tǒng)主要功能模塊，以期為類似研究提供一定指導。關鍵詞：檔案管理系統(tǒng)；需求分析；功能模塊啟并調(diào)Servlet，它依據(jù)客戶端請求直接生產(chǎn)響應內(nèi)容并將其上傳給服務器，由服務器把響應信息返回至客戶端，Servlet根據(jù)客戶端請求生成相應內(nèi)容[2]。Servlet具有運用方便、功能強大等優(yōu)勢，成為開發(fā)相關系統(tǒng)傳統(tǒng)的技術之一。
2.1.4SQLServlet數(shù)據(jù)庫
數(shù)據(jù)庫最早由美國推出的關系型數(shù)據(jù)庫，在實際的操作過程中，使用SQL語句進行數(shù)據(jù)的添加、修改、刪除等功能。具有方便快捷高效率的發(fā)展優(yōu)勢。同樣可以實現(xiàn)數(shù)據(jù)加密及數(shù)據(jù)備份的功能。SQL語句可以嵌套在宿主語言的程序中使用，可以進行視圖和基本表的查詢等操作。因此SQL語句可以是應用程序，也可以是終端用戶。
2.2系統(tǒng)應具備的特性
根據(jù)實際需求的檔案管理，在系統(tǒng)規(guī)劃中，檔案管理系統(tǒng)需遵守嚴謹、規(guī)范準確和高效的管理模式。達到統(tǒng)一的要求，實現(xiàn)自動化管理的思維模式。因此基于實際需求的檔案管理有以下特性：安全性：凡是牽涉到信息資源的相關操作都要保證系統(tǒng)的安全性能，加強防范意識。高效性：本系統(tǒng)使用J2EE架構(gòu)，其被廣泛應用到大型分布式企業(yè)應用軟件平臺中，能夠為開發(fā)人員提供良好的工作平臺。數(shù)據(jù)庫技術中的模式能夠?qū)⑾到y(tǒng)的需求充分地展現(xiàn)出來，客戶端使用B/S開發(fā)模式，其是Web開發(fā)的主要趨勢，具有良好的操作性、靈活性及集成性。在計算機的發(fā)展速度上提高信息資源的方便快捷性。統(tǒng)一性：根據(jù)各個部分統(tǒng)一的規(guī)范標準，確保每個部門檔案信息的具有良好的交互性。開發(fā)成本少：本系統(tǒng)在研發(fā)過程中使用的成本較少，開發(fā)周期較短，因為使用的軟件都是開源軟件，系統(tǒng)能夠提高檔案信息管理的簡便性，從而提高工作效率。
3系統(tǒng)整體架構(gòu)及各功能模塊
3.1系統(tǒng)功能需求
在軟件需求規(guī)格說明書中，功能需求充分說明系統(tǒng)展現(xiàn)給用戶的行為和執(zhí)行的操作等。案管理系統(tǒng)的主要功能模塊功能如下：數(shù)據(jù)錄入部分是指根據(jù)界面要求錄入修改的各類檔案數(shù)據(jù)，并完成檔案文本與電子檔案的掛接，還可開展檔案案卷、文件等錄入操作。（2）所設計的檔案管理系統(tǒng)中的文件管理分為基本信息及類別信息的管理。前者主要包括檔案新的編輯、添加等；后者主要包括檔案的編號、類別、入庫時間、借閱情況等管理。（3）用戶管理主要包括借閱人員基本信息和種類信息的管理，主要包括借閱人員姓名、編號、工作部門、聯(lián)系方式及狀態(tài)等管理。（4）借閱管理查詢就是查詢借閱人員之前在所借閱檔案的情況，能夠得到借閱檔案的信息，比如：名稱、借閱時間、條形碼等[3]。借閱檔案歷史查詢便于了解借閱者之前的信息，例如：檔案歸還時間等。借閱檔案流程為：提出申請—判斷身份是否合法—錄入信息并且保存———提供所借閱的檔案。
3.2系統(tǒng)整體架構(gòu)
根據(jù)實際需求的檔案管理功能需求；關于檔案管理設計的業(yè)務整合范圍有收集、檔案整理和檔案著錄整理等。檔案收集是通過各部門的歸檔人員將有價值的信息進行存檔。檔案整理是由歸檔人員將整理好的信息提交上來并進行審核，審核通過則進入移交操作。在按照電子檔案的相應規(guī)則進行模擬上架操作。著錄整理根據(jù)歸檔人員提交的材料信息進行著錄，附上相關著錄信息說明。上交的相關部門給予審批處理后，移交給檔案部門進行管理。系統(tǒng)開發(fā)利用的目的主要是是將大量的信息進行分類，便于相關部門管理查找。依據(jù)功能需求，構(gòu)建系統(tǒng)的總體框架。
3.3系統(tǒng)各功能模塊
設計的模塊功能嚴格按照完整性和一致性的原則，開發(fā)擁有規(guī)模強大、操作簡便的檔案管理系統(tǒng)。在實現(xiàn)自動化管理的過程中，通常采用模塊化的分析方法，將系統(tǒng)劃分為以下幾個模塊進行設計：
3.3.1用戶管理
用戶登錄系統(tǒng)之前，需要輸入相應的賬號及密碼，要求用戶先實施身份驗證，如果使用者輸入的用戶名稱和密碼正確，會自動進入檔案管理系統(tǒng)[4]。如果輸入的信息中有一項錯誤，系統(tǒng)會給出相應的提示。用戶權限分為普通用戶、系統(tǒng)管理員和檔案室人員管理。普通用戶權限可以進入系統(tǒng)查閱相關的資料；系統(tǒng)管理員權限的范圍比較廣。可以設置用戶的權限及日常信息的維護，檔案室管理員可以對文件進行查詢修改的設置。用戶登錄后需要記入到日志庫中，登錄界面如圖1所示。
3.3.2數(shù)據(jù)管理
本模塊具有數(shù)據(jù)維護和數(shù)據(jù)備份功能，其中，數(shù)據(jù)備份就是對用戶輸入的檔案或檔案卷信息給予備份管理。輸入數(shù)據(jù)過程中，必須考慮使用者連續(xù)輸入的情況，可由這些記錄中復制到新紀錄內(nèi)。依據(jù)不同檔案輸入不同的數(shù)據(jù)，這個模塊還配備數(shù)據(jù)維護權限。數(shù)據(jù)維護主要對刪除的檔案進行處理判斷該問卷是否進行恢復或徹底刪除。
3.3.3文件管理
該模塊主要實現(xiàn)收文、文件分類、修改、打印等操作，設計這項功能方便技術對辦公自動化系統(tǒng)轉(zhuǎn)來的文件實施歸檔處理，實現(xiàn)文檔一體化管理的目的。檔案室人員可以根據(jù)用戶的要求進行文件的查詢、添加、修改和刪除等操作，并對經(jīng)過修改的信息實施保存處理。
3.3.4借閱管理
該模塊主要對借閱人員的借閱、歸還等管理，具備借閱管理權限的使用者可以操作這個模塊，其中，外借模塊旨在對檔案文件進行借出及歸還登記[5]。電子借閱申請由具備借閱管理權限的用戶展開相關操作。一般使用者提出閱讀電子文檔的請求后，被同意方會將問卷發(fā)送給借閱人。
3.3.5數(shù)據(jù)備份及恢復
該模塊主要完成數(shù)據(jù)的備份及恢復操作，數(shù)據(jù)備份可依據(jù)檔案保存年度、檔案種類等條件進行部分或完全備份。數(shù)據(jù)恢復能夠?qū)⑼ㄟ^備份出來的數(shù)據(jù)恢復至數(shù)據(jù)內(nèi)。此外，備份操作中會生成一個XML文件，恢復時也由此完成。
4結(jié)語
在我國計算機技術不斷發(fā)展的過程中，部分檔案信息可以實現(xiàn)共享，電子管理模式也可應用至檔案管理系統(tǒng)中，以此創(chuàng)建一體化的管理平臺。通過設計一些基于實際需求的檔案管理功能，初步對檔案管理有更深刻的認識。利用J2EE平臺、數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)庫等對系統(tǒng)進行模塊化設計，并詳細介紹系統(tǒng)中檔案借閱、文件管理等模塊情況，以期為檔案管理技術達到先進水平提供一定指導。
參考文獻
[1]孫玲.人事檔案管理系統(tǒng)的功能需求[J].電子技術與軟件工程,2016,(19):212.
[2]霍奇道,畢桂.檔案管理系統(tǒng)功能設計與開發(fā)[J].勞動保障世界,2015,(24):56.
[3]王萍.檔案管理平臺的需求與功能開發(fā)[J].科技傳播,2015,(10):155+214.
[4]王靜.淺談檔案管理系統(tǒng)的需求與功能開發(fā)利用[J].內(nèi)蒙古石油化工,2014,(01):82-85.
關鍵詞：綜合檔案管理；信息化建設
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：
項目背景
我院自90年代開始進行電子文件成果整理歸檔以來，實現(xiàn)了以計算機數(shù)據(jù)庫技術為基礎的電子化檔案管理。目前我院通過引進和開發(fā)系統(tǒng)，管理著包括建筑、規(guī)劃、市政、測量、巖土以及院文書檔案等超過2000項工程、23萬個各種文件格式的電子檔案。盡管我院檔案信息化建設工作取得了不俗的成績，但仍存在兩個亟待解決的問題：
檔案的管理工作由不同的系統(tǒng)完成，如建筑市政專業(yè)使用建筑圖檔管理系統(tǒng)，規(guī)劃專業(yè)使用gzpi規(guī)劃成果數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，文書檔案使用超越2000文件檔案資料綜合管理系統(tǒng)等，數(shù)據(jù)信息被分割，無法實現(xiàn)共享，而且檔案管理人員在日常工作中需要切換不同的系統(tǒng)重復操作，工作效率低下，阻礙了檔案整體工作效率的提高。
檔案日常借閱流通管理只部分實現(xiàn)了以條形碼管理為核心的流通管理機制，大量的檔案借閱管理工作還停留在原始手工記錄階段，工作十分繁瑣。
以科學、規(guī)范的管理機制，利用現(xiàn)代化網(wǎng)絡技術手段管理我院海量、格式多樣的電子檔案，提升檔案管理水平，提高檔案管理效率，是十分有意義的。
1項目目標
將我院不同的檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫進行整合，以統(tǒng)一、規(guī)范的管理模式實現(xiàn)對不同專業(yè)檔案進行管理；實現(xiàn)以條形碼管理為核心的檔案借閱流通機制。
建設內(nèi)容
我院綜合檔案管理系統(tǒng)項目的建設內(nèi)容包括：（1）實現(xiàn)對科技、文書檔案進行管理；（2）對我院現(xiàn)有的建筑圖檔管理系統(tǒng)進行升級、結(jié)構(gòu)重組及開放接口；（3）實現(xiàn)圖紙批量打印出圖功能；（4）將我院泰坦系統(tǒng)數(shù)據(jù)及規(guī)劃成果等歷史數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換導入到綜合檔案管理系統(tǒng)。
項目組根據(jù)我院對電子形式存在的圖紙和文檔的管理要求，以及我院各專業(yè)檔案資料的借閱流程等，在原有的建筑設計專業(yè)圖檔管理系統(tǒng)《智慧2000圖檔管理系統(tǒng)》的基礎上進行系統(tǒng)升級，經(jīng)升級后能滿足我院的需求，具體如下：
系統(tǒng)用戶
綜合檔案管理系統(tǒng)面向全院工作人員開放，權限設置參考下表所示：
軟件安全控制
綜合檔案是我院寶貴財富，為保證數(shù)據(jù)安全，采取如下手段對數(shù)據(jù)進行保護：
1、角色權限控制，按照角色級別對用戶劃分“下載”、“修改”、“上傳”權限，防止檔案信息被盜取或篡改。
2、對檔案數(shù)據(jù)每月備份一次，保證遇到意外事故能迅速恢復。
3、對所有下載、修改、刪除等敏感操作進行日志記錄，便于追溯。
系統(tǒng)維護方案
根據(jù)工作計劃安排，綜合檔案管理系統(tǒng)運行后，檔案資料室、信息辦及其它相關職能生產(chǎn)部門共同參與綜合檔案管理系統(tǒng)的更新與維護工作，建議如下：
檔案資料室：對現(xiàn)存檔案室的資料進行系統(tǒng)管理，及時添加、更新綜合檔案管理系統(tǒng)中的案卷級、卷內(nèi)級條目；指導并督促各生產(chǎn)部門及相關職能部門按要求進行電子文件上傳歸檔工作。
信息辦：協(xié)助配合檔案資料室收集反饋的系統(tǒng)技術問題并加以解決；對數(shù)據(jù)庫安全備份，并對系統(tǒng)進行維護。
相關職能生產(chǎn)部門：按照我院電子文件歸檔的要求（具體見《關于實施《技術資料歸檔實施辦法》（修訂版）暨啟用電子文件歸檔的通知》，及時上傳應歸檔的電子文件至綜合檔案管理系統(tǒng)；系統(tǒng)技術問題反饋給信息辦。
系統(tǒng)總體設計模式
由于系統(tǒng)用戶覆蓋面較廣，客戶端點數(shù)較多，同時，從系統(tǒng)維護的簡易性角度出發(fā)，也考慮到與現(xiàn)有的信息大廳的整合，采用了B/S的設計模式。首先登錄到信息大廳，再通過菜單鏈接進入本系統(tǒng)。
系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫選型
系統(tǒng)采用主流的MSSQL2005數(shù)據(jù)庫，具有良好的數(shù)據(jù)處理及響應速度，適合B/S模式開發(fā)。
開發(fā)平臺選型
系統(tǒng)采用JAVA平臺進行開發(fā)，開發(fā)效率高，安裝部署容易，系統(tǒng)維護簡便。
技術亮點
1、描述：由于我院各生產(chǎn)專業(yè)科技檔案以及院內(nèi)文書檔案的成果電子文件歸檔方式不統(tǒng)一，文件格式也不統(tǒng)一，電子文件的存放介質(zhì)也是多樣的，造成檔案資料室對電子文件的系統(tǒng)管理上的困難。
技術亮點：增加了在線電子文件歸檔方式，明確了歸檔電子文件格式和命名規(guī)則，并通過生成模板進行了電子文件歸類。
解決方法：通過對我院相關生產(chǎn)部門、職能部門放開上傳電子文件的權限，由相關部門直接向系統(tǒng)進行電子文件的上傳工作，并通過生成模板按內(nèi)容進行電子文件的分類，由檔案室進行審核。電子文件格式和命名規(guī)則參照全質(zhì)辦的《歸檔電子文件數(shù)字化標準》。
2、描述：我院的檔案資料借閱流程是通過手寫登記進行的，不利于統(tǒng)計，工作效率也較低。
技術亮點：利用工作卡號識別我院職工姓名、所屬部門等屬性，利用條形碼功能提取檔案資料的目錄號、案卷題名等屬性。
解決方法：在檔案資料人員立卷過程中，打印案卷封面時，系統(tǒng)自動生成條形碼并打印在封面上。日常借閱中，通過條形碼掃描，能在系統(tǒng)中生成對應案卷的借閱記錄。條形碼掃描識別的功能，能提高檔案管理人員的工作效率，減少失誤，也更方便了借閱記錄的統(tǒng)計與查詢。另外，通過與我院人事部門的全院職工人員數(shù)據(jù)庫對接，在系統(tǒng)的用戶數(shù)據(jù)庫中錄有職工工作卡號，在借閱過程中，通過輸入卡號進行人員識別。
項目總體評價
項目按預期完成，建立院內(nèi)各專業(yè)、不同文件格式數(shù)據(jù)庫及系統(tǒng)，實現(xiàn)電子文件的在線歸檔以及院內(nèi)共享；
軟件分別在檔案資料室、信息辦及建筑專業(yè)進行了功能驗證（其中建筑專業(yè)圖檔系統(tǒng)已在第一期驗收完畢，并投入了使用），共有9位檔案管理人員、系統(tǒng)管理員參與，其中通過驗證人員數(shù)為9人，通過率為100%，所發(fā)來書面意見同意使用該軟件；
軟件的設計總體上符合我院對電子文件資料的歸檔要求，為多專業(yè)、不同文件格式的電子文件歸檔利用提供了方便，保證了實物資料與電子文件資料的一致性。上傳的模塊設置基本符合電子文件的歸類要求，在一定程度上提高了我院電子文件歸檔的效率，達到了成果管理的目標；
目錄
2功能和性能要求.42.1檔案數(shù)據(jù)采集與加工模塊.4
2.1.1檔案接收系統(tǒng).4
2.1.2數(shù)據(jù)移植.5
2.1.3館藏歷史檔案數(shù)字化.5
2.2檔案數(shù)據(jù)存儲及管理模塊.5
2.2.1檔案信息標準化管理.5
2.2.2檔案分類.6
2.2.3檔案數(shù)據(jù)著錄.6
2.2.4檔案信息鑒定.6
2.2.5.存儲管理.6
2.2.6目錄管理.6
2.2.7信息統(tǒng)計.6
2.2.8報表打印.6
2.2.9實物條碼管理.6
2.3檔案數(shù)據(jù)查詢利用模塊.6
2.3.1檔案信息開發(fā).7
2.3.2綜合智能查詢.7
2.3.3檔案借閱管理.7
2.3.4支持網(wǎng)站信息.7
2.4系統(tǒng)維護模塊.8
2.4.1系統(tǒng)維護主要要求.8
2.4.2基礎數(shù)據(jù)維護.8
2.4.3權限管理系統(tǒng).8
2.4.4用戶管理.8
2.4.4數(shù)據(jù)備份與恢復.9
2.4.5信息加密.9
2.4.6版權保護.9
2.4.7日志管理.9
2.4.8檔案綜合管理.9
2.5系統(tǒng)幫助模塊.9
1主要功能描述
檔案管理系統(tǒng)應具備檔案的綜合管理功能。系統(tǒng)涉及的范圍應涵蓋檔案管理活動中需要用計算機進行管理或處理的所有環(huán)節(jié)，包括對檔案數(shù)字化工作中的掃描、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換、修版、文字識別(OCR)、正文錄入、校對、著錄、審核等處理環(huán)節(jié)的管理功能；文件或材料收集；檔案整編（數(shù)據(jù)采集、類目設置、分類排序、數(shù)據(jù)校檢、目錄生成、數(shù)據(jù)統(tǒng)計、打印輸出等基本功能，并能實現(xiàn)根據(jù)主題詞（或關鍵詞）及分類號自動標引的功能）；檢索查詢；借閱管理；檔案利用；檔案編研；輔助實體管理(包括對檔案征集、接收、移交以及檔案鑒定、密級變更等進行相應的管理或處理)。
主要功能一是通過與公文管理子系統(tǒng)的連接實現(xiàn)綜合辦公系統(tǒng)的收、發(fā)文在流轉(zhuǎn)結(jié)束后進行預歸檔，通過系統(tǒng)提供的數(shù)據(jù)接口，將需要歸檔的信息傳輸至檔案管理系統(tǒng)。二是通過對已有館藏文書檔案、科技檔案、財務檔案、聲像檔案、照片檔案、人事檔案和實物檔案等的數(shù)字化，實現(xiàn)檔案的全面自動化管理和提供不受用戶站點限制的網(wǎng)絡查詢利用服務。
根據(jù)當前IT技術在檔案行業(yè)的應用潮流，參照國內(nèi)數(shù)字化檔案館的應用需求，檔案管理系統(tǒng)應包括以下幾個方面的模塊：
檔案數(shù)據(jù)采集與加工模塊
檔案數(shù)據(jù)存儲及管理模塊
檔案數(shù)據(jù)查詢利用模塊
系統(tǒng)維護模塊
系統(tǒng)幫助模塊
2功能和性能要求檔案管理系統(tǒng)按照信息流的過程應分為五個功能模塊：檔案數(shù)據(jù)采集與加工、檔案數(shù)據(jù)存儲及管理、檔案數(shù)據(jù)的查詢利用、系統(tǒng)維護管理和系統(tǒng)幫助。其功能涵蓋對非數(shù)字化檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)化、數(shù)字檔案信息的采集、處理、存儲，應用程序的維護和對轉(zhuǎn)化后的所有數(shù)字檔案的歸檔、組織、、利用等過程。
2.1檔案數(shù)據(jù)采集與加工模塊檔案數(shù)據(jù)采集與加工模塊承擔各類數(shù)字檔案的采集并發(fā)出存儲指令。數(shù)字檔案的來源包括館藏檔案數(shù)字化、接收直屬各單位檔案部門檔案（或目錄）以及面向社會征集的檔案和其它檔案信息。能實現(xiàn)多種方式文件的輸入采集。
2.1.1檔案接收系統(tǒng)把OA系統(tǒng)中形成的檔案文件的條目信息和原文一同轉(zhuǎn)入檔案管理系統(tǒng)，經(jīng)過檔案人員整理，形成電子檔案以供查詢、利用，實現(xiàn)文檔一體化。
l檔案人員可以利用系統(tǒng)提供的立檔單位已整理的卷內(nèi)文件和待編目的案卷功能中的添加、編輯、刪除、加入當前卷、撤出當前卷、拆卷和編目等操作，對立檔單位提交的文件、檔案、資料進行存儲和歸檔（分類組卷）。
l對于跨年度而尚未辦結(jié)的檔案，可通過手工設置自動轉(zhuǎn)入下一年度進行歸檔。
檔案員對已錄入檔案目錄、從其它系統(tǒng)自動導入檔案的各類目錄信息的進行整理。
整理完畢的檔案目錄根據(jù)檔號組成原則自動生成檔號、館號，入相應的檔案目錄庫。生成各種統(tǒng)計報表。
（2）面向社會或個人接收的檔案信息：它們主要是社會上個人通過某種方式移交的檔案信息，可以是目錄和文件,也可以只是目錄。
2.1.2數(shù)據(jù)移植從舊檔案管理系統(tǒng)中移植檔案資料數(shù)據(jù)信息。
通過數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換功能可以自動讀出老數(shù)據(jù)庫中的字段結(jié)構(gòu)，讓管理人員自己選擇老字段對應新庫中的那一個字段，從而一一建立其字段間的對應關系。根據(jù)設定的轉(zhuǎn)換條件將記錄自動轉(zhuǎn)換到新的檔案管理系統(tǒng)中。
2.1.3館藏歷史檔案數(shù)字化館藏資源數(shù)字化是指對檔案資料，包括紙質(zhì)檔案資料、視頻資料和音頻資料，對它們進行數(shù)字化加工。
（1）紙質(zhì)公文檔案的OCR與原件影像掃描、采集、著錄
紙質(zhì)文件的掃描需要考慮速度、識別率和影像的清晰度，同時在原文件的影像信息入庫前，需要對信息進行防偽處理,如加入水印等。
（2）照片的整理與掃描、采集、著錄
A、標準：圖片采集工具支持多種圖片格式，包括BMP、TIFF、GIF、JPEG、TGA、E、D、PIC等格式，自動生成縮略圖。并具有校正、去黑邊、去斑等圖像處理功能。
B、要求：對圖片的著錄項目（包括照片內(nèi)容）要全面，檢索和使用要方便，在轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出數(shù)據(jù)庫的過程中，照片同其著錄信息不能分離。
（3）多媒體影像檔案采集與著錄
A、標準：視頻文件采集應支持高低碼率同時輸出，采集過程支持自動關鍵幀提取，生成影像高無損壓縮。
B、要求：提供數(shù)字流媒體的采集、非線性編輯平臺，對于數(shù)字流媒體可以輕松實現(xiàn)瀏覽、檢索和自動播放。
（4）其他檔案類型數(shù)據(jù)庫的轉(zhuǎn)入
A、標準：支持各種主流數(shù)據(jù)庫的轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出，能實現(xiàn)跨平臺的操作。
B、要求：適應性強，可以借鑒第三方程序，完成不同種類數(shù)據(jù)庫的轉(zhuǎn)入或數(shù)據(jù)字段的抽取工作，可以靈活設置數(shù)據(jù)庫中字段，便于接受數(shù)據(jù)庫相同但字段結(jié)構(gòu)不同的數(shù)據(jù)庫。
2.2檔案數(shù)據(jù)存儲及管理模塊檔案數(shù)據(jù)存儲及管理主要是對采集過來的信息進行整編、分類、維護等處理，將大量無序的檔案信息有序化。要兼容新、老歸檔文件整理規(guī)則?？梢宰杂蛇m應分散整編、集中整編和混合整編的整編方式。
主要包括：檔案信息標準化、分類及主題詞標引、元數(shù)據(jù)錄入、鑒定、存儲管理、目錄管理、信息統(tǒng)計、報表制作、信息備份。
2.2.1檔案信息標準化管理保證檔案的真實和完整，可讀性，要符合國家和國際的有關技術標準。對檔案著錄信息符合中華人民共和國檔案著錄規(guī)則。
2.2.2檔案分類根據(jù)現(xiàn)有館藏和有關規(guī)定對檔案、圖書資料可進行自動分類和手工分類，分別建立目錄庫。
2.2.3檔案數(shù)據(jù)著錄檔案員可對已錄入檔案和從其它系統(tǒng)自動導入 檔案的各類信息的進行整編，包括按有關著錄規(guī)定進行自動獲取著錄和手工補充著錄。對移交過來的檔案進行驗收，合格的給予簽收，不合格的由移交人重新整理。
整理完畢的檔案根據(jù)檔號組成原則自動生成檔號入庫。
2.2.4檔案信息鑒定電子檔案的鑒定，包括內(nèi)容鑒定和技術鑒定兩方面。
內(nèi)容鑒定包括價值鑒定、開放鑒定、真?zhèn)舞b定和銷毀鑒定。
技術鑒定的任務是對電子文件的各方面技術狀況進行全面檢查，包括對文件信息真實性、完整性、可讀性分析以及對文件載體性能的檢測。
2.2.5.存儲管理采用足夠容量的存儲介質(zhì)，保證系統(tǒng)運行的速度。
加強數(shù)字檔案信息的安全，選擇安全存儲的數(shù)據(jù)庫，保證數(shù)字檔案的原始性和真實性。
2.2.6目錄管理目錄是文件信息的分類方式，目錄管理包括目錄完整性維護、目錄權限設置、目錄清單維護。
2.2.7信息統(tǒng)計信息統(tǒng)計是對系統(tǒng)中的基本數(shù)據(jù)進行匯總，要求能按規(guī)定的時間、型式自動生成各種統(tǒng)計報表。
2.2.8報表打印功能：
1）能夠，按規(guī)定的時間、型式自動生成、打印各種規(guī)定的統(tǒng)計報表、目錄。
2.2.9實物條碼管理傳統(tǒng)手工模式下調(diào)閱檔案，需要借助檔號找到檔案在庫房的位置。通過計算機管理可以采用條碼掃描，條碼打印等設備，快速準確鑒別檔案實物，實現(xiàn)一份檔案一個條碼。
2.3檔案數(shù)據(jù)查詢利用模塊檔案數(shù)據(jù)的查詢利用包括檔案信息開發(fā)、綜合智能查詢、支持網(wǎng)站信息等系統(tǒng).
2.3.1檔案信息開發(fā)檔案信息的開發(fā)是實現(xiàn)檔案資料充分利用的重要手段。在信息開發(fā)過程中能提供規(guī)范化的編研模板和流程，以提高信息開發(fā)的效率和質(zhì)量。另外對館藏數(shù)字檔案或編研檔案可根據(jù)情況進行版權保護工作或加注版權信息。
專題庫管理：專題庫是對編研成果的匯總，對其管理的功能包括制作專題目錄，管理各專題的名稱、時間、期限、專題類別、狀態(tài)、創(chuàng)建者、參與者等信息，并提供增加、修改、刪除、查詢專題等功能。
素材庫管理：根據(jù)編研需要，從系統(tǒng)目錄結(jié)構(gòu)的檔案庫或從檔案庫外通過輸入、掃描、摘錄等方式得到素材，并提供素材描述信息的輸入、修改、刪除等功能。
2.3.2綜合智能查詢查詢是檔案業(yè)務中最常見的服務方式。為了提高檔案的查詢效率和查詢準確率，應具有以下功能。
（1）具有檔案查詢、全文檢索能力的授權功能。檔案管理員可以授權哪些人可以使用查詢和全文檢索功能，可以查詢哪一級別的文件，經(jīng)過授權的人員可以根據(jù)權限查詢和檢索相應的文件。
（2）全文檢索功能要包括基于關鍵詞的全文檢索、自然語言檢索和相似性檢索的全方位智能檢索，分別代表不同層次的檢索需求(詞、句、篇章)。
2.3.3檔案借閱管理檔案管理員記錄用戶要借閱的檔案類型、是否已歸檔、借閱案卷、借閱日期、借閱者、借閱期限和同意借閱領導的簽字等信息，檢索到用戶所需的檔案進行借閱登記，并打印借閱單。
歸還管理
歸還管理可對用戶歸還的檔案進行登記，同時更改系統(tǒng)中所記錄的檔案所剩份數(shù)，并提供續(xù)借功能。同時需要具有設置利用者填寫檔案利用效果表單后，才能完成歸還手續(xù)辦理操作的功能。
l催還管理
由于用戶借閱和歸還都進行了登記和管理，所以系統(tǒng)可以通過催還管理對過期未還的檔案或已借出若干天的檔案進行統(tǒng)計、自動提醒和打印催還單。
l借閱統(tǒng)計
系統(tǒng)對檔案的借閱提供各種統(tǒng)計方式，并可隨時打印統(tǒng)計結(jié)果。
l預約管理
用于處理用戶在網(wǎng)上預約的檔案，為用戶辦理借閱手續(xù)。
2.3.4支持網(wǎng)站信息檔案系統(tǒng)網(wǎng)站是檔案管理系統(tǒng)對外的門戶，用戶能夠通過Internet瀏覽器檢索閱讀、下載數(shù)據(jù)庫中的檔案目錄信息、內(nèi)容信息以及相關圖形圖像信息、語音視頻信息。
2.4系統(tǒng)維護模塊系統(tǒng)維護管理模塊是為了保證本系統(tǒng)在安全的環(huán)境下正常運轉(zhuǎn)，并對各個模塊進行支持。
2.4.1系統(tǒng)維護主要要求l檔案類型可以自由定制。
l檔案管理的層次可以自由定制。
l檔案錄入的信息（數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)）可以自由定制。
l用戶的錄入及檢索界面可以自由定制。
l錄入方式可以自由定制。
l檔案的分類表可以自由定制。
l統(tǒng)計報表設計自由定制。
l用戶對檔案的操作和使用權限可以自由定制
l數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換
2.4.2基礎數(shù)據(jù)維護基礎數(shù)據(jù)維護是維護系統(tǒng)各業(yè)務模塊正常運行的基礎數(shù)據(jù)。這些基礎數(shù)據(jù)包括輔助字典、實體分類表、主題詞表、檔案類別表、全宗表、立檔單位名錄等。
2.4.3權限管理系統(tǒng)權限管理模塊和系統(tǒng)各業(yè)務模塊密切相關，下面說明系統(tǒng)的權限功能要求。
系統(tǒng)由用戶操作，用戶登陸時首先要進行身份認證。身份認證后，可確定用戶屬于哪一種角色：
1、從權限對象上
系統(tǒng)管理員：權限。
檔案管理員：權限。
外部用戶：權限（如檢索和館外利用等）。
領導：功能。
2、從權限內(nèi)容上
分功能權限和數(shù)據(jù)權限。兩部分權限要相互獨立。
3、從數(shù)據(jù)操作上
在數(shù)據(jù)權限中，又分查詢、修改和原文權限。
2.4.4用戶管理系統(tǒng)的用戶應分為三類，分別是：管理員、普通用戶和賦權人。只有在用戶管理中登記過用戶才能進入本檔案管理系統(tǒng)中。
2.4.4數(shù)據(jù)備份與恢復為保障網(wǎng)絡功能的安全實現(xiàn)和數(shù)據(jù)庫本身的安全，軟件需要具備備份與恢復、遭遇異常情況報警等功能，能夠在較短時間內(nèi)恢復正常運行。
具有對系統(tǒng)和數(shù)據(jù)定時自動備份的功能。
光盤制作
2.4.5信息加密具有對傳輸數(shù)據(jù)進行加密的功能。
2.4.6版權保護為了維護立檔人的合法權益，對的圖片、文檔等資料加入圖示等標志，以防止他人非法盜用，也可通過加入徽標和數(shù)字水印加以保護。
2.4.7日志管理為了對用戶的操作進行監(jiān)控，防止用戶進行非法操作以及遇到故障時可根據(jù)日志信息進行部分恢復操作。
日志包括登錄日志、原文日志（系統(tǒng)日志）、
2.4.8檔案綜合管理包括：
設備管理：
庫房管理：
資料管理：
制度管理：
管理網(wǎng)絡圖：
關鍵詞：檔案管理MVCJ2EE用例角色
1、系統(tǒng)分析
基于MVC（model-view-controller）的檔案管理系統(tǒng)是借助于J2EE架構(gòu)以及面向?qū)ο蠓椒ǖ燃夹g，將檔案管理從原始的手工管理方式轉(zhuǎn)交為計算機自動化的管理方式；其功能涵蓋對檔案的數(shù)字化加工，電子檔案信息的采集、處理、存儲、歸檔、組織、、利用和數(shù)字管理全過程，具有可擴展、實用的特性。因此，該系統(tǒng)要求標準化高，能快速、準確并全面利用檔案，方便網(wǎng)上歸檔貨物在線審批，良好的信息安全。
2、系統(tǒng)的設計
采用MVC的模式進行設計，即模型．視圖，控制器的層次結(jié)構(gòu)。結(jié)構(gòu)包括：(1)Model，表示業(yè)務數(shù)據(jù)和業(yè)務邏輯，通常由JavaBean或EJB實現(xiàn)。(2)View，也稱視圖，是用戶看到并與用戶交互的界面，一般由JSP頁面和表示組件(包括ActionForm)組成。(3)Controller，由ActionServlet類和Action類來實現(xiàn)。ActionServlet類是其核心組件，繼承了javax.servlet.http.HttpServlet類，扮演中央控制器的角色。Action類負責調(diào)用模型方法，更新模型狀態(tài)，并幫助控制程序流程，Action一般不實現(xiàn)具體應用程序邏輯。
系統(tǒng)運用UML技術通過MSVisio2003工具對用戶的關鍵業(yè)務邏輯進行用例分析（見圖1檔案管理系統(tǒng)的用例圖），系統(tǒng)實現(xiàn)了檔案管理、借閱管理、消息管理、系統(tǒng)管理、綜合查詢等功能，實現(xiàn)了用戶管理、部門管理、檔案建立、檔案借閱、檔案歸還、檔案催還、權限管理、日志管理等。這里主要描述系統(tǒng)的用例和角色的設計。
網(wǎng)上歸檔：實現(xiàn)網(wǎng)上編輯和網(wǎng)上提交。整理編目：檔案接收、立卷歸檔和審核入庫。檔案利用：全文檢索、借閱管理、專項打印和利用統(tǒng)計。專題編研：專題管理和檔案編研。包括專題管理和檔案編研。數(shù)據(jù)管理：數(shù)據(jù)庫管理、檔案數(shù)據(jù)維護。系統(tǒng)管理：用戶角色管理、在線審批、日志管理、詞典管理、系統(tǒng)設置。
系統(tǒng)中涉及的主要角色有：系統(tǒng)管理員：是指檔案維護人員，可以建立檔案數(shù)據(jù)庫，對數(shù)據(jù)庫進行備份；可以對角色和用戶進行管理，包括增、刪、改以及授權等操作。檔案管理員：是指檔案工作人員，負責檔案管理的日常工作。審核人：是指業(yè)務主管，負責審批手續(xù)。
查閱用戶：是指普通用戶，可以查詢、借閱已授權的檔案資料。
3、系統(tǒng)實現(xiàn)
3.1數(shù)據(jù)庫的實現(xiàn)
SQLServer數(shù)據(jù)庫利用Command對象地調(diào)用SQLServer的存儲過程，在多個頁面中調(diào)用同一個存儲過程，使站點易于維護。這樣意味著可以建立非常復雜的檢索或者操作數(shù)據(jù)庫的方法。簡而言之，能用存儲過程時就要用存儲過程。如下代碼實現(xiàn)了調(diào)用SQLServer的存儲過程：
<％@PageLanguage="javascript"％>
<％@ImportNamespace=”System.Data”％>
<％@ImportNamespace=”System.Data.SqlCIient”％>
3.2系統(tǒng)功能實現(xiàn)
表示層負責處理用戶的輸入和向用戶的輸出，但并不負責解釋其含義。以用戶角色注冊模塊為例，表示層的文件為regedit.java。系統(tǒng)業(yè)務邏輯層的作用是作為紐帶將表示層和數(shù)據(jù)庫緊密聯(lián)系在一起，放在Web服務器端和應用服務器端。數(shù)據(jù)庫服務層負責實際的數(shù)據(jù)存儲和檢索。
【關鍵詞】NoteExpress軟件；科技查新；檔案
管理系統(tǒng)隨著科技信息技術的發(fā)展，查新檔案的信息化管理取得了很大了進步，給圖書館信息化管理工作帶來了很大便利。但是，鑒于發(fā)展時間短，在軟件管理系統(tǒng)的研發(fā)上還存在一些不足，如界面友好度不夠、綜合對比分析性能不強、軟件使用缺乏穩(wěn)定性、操作性不理想等，亟待完善。
1科技查新檔案管理系統(tǒng)概述
根據(jù)法律法規(guī)規(guī)定的性質(zhì)，查新檔案可范圍文書檔案、模板性較強項目檔案兩種類型。本文主要就項目檔案的信息化管理進行探討。每個科技查新項目，通常包括科技查新報告、合同、相關文獻全文、檢索結(jié)果和必要的專家意見等，而查新項目的比較核心為查新合同和查新報告。在查新檔案管理中，使用NoteExpress平臺，即參考文獻管理工具軟件，可幫助用戶在科研流程中，準確而高效利用電子資源，進行文獻搜索和管理，從而有助于科研的順利推進。利用NoteExpress軟件開展查新檔案管理，在發(fā)展過程中，可實現(xiàn)查新檔案的信息化存儲、自動化檢索、多元化服務和人性化管理，進而可減輕工作人員的工作量和工作負荷，提高管理的效率，并還可拓展查新服務范圍。
2管理系統(tǒng)設計
NoteExpress軟件為中文操作界面，屬性表頭高達50多種，可以方便用戶進行隨意的更改，同時NoteExpress軟件也有利于實現(xiàn)系統(tǒng)的細節(jié)化管理。整個查新檔案管理系統(tǒng)的設計如下：首先搭建系統(tǒng)平臺，以NoteExpress軟件為基礎，第一步要對NoteExpress題錄進行修改，一般要修改13個屬性，包括項目屬性，如修改項目名稱、修改項目編號；包括檢索屬性，如修改檢索式、修改檢索范圍和結(jié)果、以及修改檢索詞與結(jié)論；包括委托屬性，如修改委托日期、修改委托單位與委托人；其他屬性還有查新點、完成日期修改等。題錄修改完后，第二步是數(shù)據(jù)導入，只要滿足NoteExpress過濾器文檔要求，就可以將查新報告直接導入題錄?；蛘咭部梢允止や浫?，相比直接導入，逐條錄入操作簡單，也較為便捷。其中，數(shù)據(jù)錄入的流程為：第一步：搭建系統(tǒng)平臺。首先打開NoteExpress軟件，然后鼠標右鍵打開題錄菜單，完成屬性表頭編輯。第二步：逐條錄入。點擊新建題錄，在相應位置處依次粘貼字段內(nèi)容。第三步：導入附件。在題錄菜單中找到添加附件，在文件窗口中找到需要添加的文件，然后鏈接到附件存放處。第四步：保存。完成上述步驟后，點擊保存題錄。
3管理系統(tǒng)技術兼容性
Windows2000、WindowsXP、Windows7和Unix等系統(tǒng)，均可安裝NoteExpress系統(tǒng)，適用于多種操作系統(tǒng)，且可應用于多種辦公軟件，比如Word2003、Word2007和OpenOffice等，具備晚上的網(wǎng)絡數(shù)據(jù)庫在線檢索功能。在單機上適用NoteExpress也可，技術的先進性確保了查新項目數(shù)據(jù)保密性、安全性，并可實現(xiàn)快速導出數(shù)據(jù)，且數(shù)據(jù)導入功能具有連續(xù)性，可實現(xiàn)數(shù)據(jù)的快速復制和共享。樹形結(jié)構(gòu)文件夾，允許用戶隨時添加和重命名文件夾，便于查新檔案的聚類存放和有效管理。建立好查新檔案數(shù)據(jù)庫后，維護管理十分方便，同時也可保障管理屏的良好運行。
4管理系統(tǒng)功能實現(xiàn)
4.1批量處理
對于查新項目，基于NoteExpress軟件的查新檔案管理系統(tǒng)不僅能夠單個修改題錄信息，更可以批量替換字段，對字段進行批量編輯操作，更能夠?qū)Ω郊M行批量鏈接。對于查新檔案管理員來講，系統(tǒng)批量處理功能的實現(xiàn)在很大程度上提高了字段的整體編輯水平，減輕了工作壓力。
4.2及時檢索服務
基于NoteExpress軟件的查新檔案管理系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)及時檢索功能。檢索查新項目，只要輸入部分字段或者是相關字段，就能夠進行匹配定位，提供快速化的檢索服務。同時，對于查新項目，為給分組管理提供便捷化服務，系統(tǒng)還能夠?qū)崿F(xiàn)優(yōu)先級檢索標識功能。
4.3附件鏈接服務
題目錄的功能可實現(xiàn)檔案局部細節(jié)管理，且題錄欄中的附件連接功能，允許用戶查詢新報告、新合同和Dialog等數(shù)據(jù)，同時也可查閱相關文獻，將文獻全文連接至新項目下，便可查詢到詳細的信息列表處下的鏈接路徑下。還具備很好的筆記編輯功能，用來幫助用戶及時查詢和編輯記錄項目的有關信息。4.4項目與排序基于NoteExpress軟件的查新檔案管理系統(tǒng)為分析查新項目提供了良好的服務，可以按照優(yōu)先級對查新項目排序，也可以對項目字段進行操作。例如，對查新項目委托人排序，有助于分析項目委托人分布，從而實現(xiàn)有效的用戶管理。
4.5提供多元化服務
基于NoteExpress軟件的查新檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建給查新檔案管理員提供了極大的管理便利，在科研項目編寫工作中，通過管理系統(tǒng)的檢索分析服務能夠得到強大的信息支持，同時也有利于及時了解工作進展。
5結(jié)語
綜上所述，以NoteExpress軟件為基礎構(gòu)建的科技查新檔案管理系統(tǒng)，解決了當前軟件系統(tǒng)使用中的不足，操行簡單，數(shù)據(jù)維護簡單，實現(xiàn)了存儲的精細化和檢索的快速自動化，具有多元化服務優(yōu)勢，其人性化管理大大提升了工作效率。
參考文獻
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關鍵詞：檔案利用；中國石油檔案管理系統(tǒng)；檔案搜索；檔案借閱；檔案報表；檔案編研
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1009-3044(2011)21-5049-02
Research on Records Using in Electronic Records Management System
HOU Li-li
(Automation Institute of Lanzhou Petrochemical Company, Lanzhou 730060, China)
Abstract: Whether the module of records using is good or bad, relates to value and efficiency of Electronic Records Management System in use. The functions of the whole and every modules in Electronic Records Management System of Petro China are introduced.
Key words: records using; Electronic Records Management System of Petro China; records search; records lending; records report; records editing
檔案利用，是檔案利用者通過檔案利用工作系統(tǒng)查找、利用檔案信息，滿足其利用需求的行為過程，也是檔案信息資源潛在的利用價值得以實現(xiàn)的過程。因此檔案利用模塊，是電子檔案管理系統(tǒng)中最重要的模塊之一，直接衡量著檔案管理系統(tǒng)的使用價值。開發(fā)一個好的檔案利用模塊，使檔案管理系統(tǒng)不僅滿足了用戶查詢搜索、借閱等功能，從長遠角度看，將成為一個內(nèi)容非常豐富的知識平臺和社會資源。項目組在信息部的支持下，與微軟合作開發(fā)了中國石油檔案管理系統(tǒng)。本文主要介紹系統(tǒng)中的檔案利用模塊。
1 總體功能結(jié)構(gòu)圖
檔案利用是用戶利用檔案資源進行工作，也就是各部門、各單位使用檔案的過程。包括檔案的搜索、借閱、報表、編研四個子模塊。如圖1。
2 各個子模塊功能
2.1 搜索
系統(tǒng)不僅可以利用檔案名、檔號、類別、歸檔單位、歸檔日期等項結(jié)合進行高級搜索，還支持全文搜索。
2.2 借閱
系統(tǒng)除了可以借閱實體檔案以外，還支持電子檔案的在線借閱。電子檔案的借出和歸還都是由系統(tǒng)自動完成，無需用戶手動操作。包括我的借閱、借閱審批、借閱辦理等標簽頁。圖2是檔案的借閱/歸還流程圖。
2.2.1 我的借閱
用于實現(xiàn)用戶的檔案借閱以及個人借閱管理的功能，是用戶自己的工作區(qū)。
包括我的借閱單、未歸還檔案和已歸還檔案三個標簽頁。
1）我的借閱單：保存在借閱列表中，但沒有上交審批的借閱檔案；
2）未歸還檔案：已通過審批借出，但未歸還的借閱檔案；
3）已歸還檔案：用戶曾今借閱過，并已歸還給檔案館的檔案。
2.2.2 借閱審批
是對用戶提交需借閱檔案的審核過程。
審批部門包括用戶本單位、歸檔單位、檔案部門和指定的業(yè)務主管部門。系統(tǒng)規(guī)定了三種審批流程：
1）借閱無密級檔案或借閱本部門有密級檔案，如圖3；
2）跨部門借閱有密級檔案（歸檔部門是一般情況），如圖4；
3）跨部門借閱有密級檔案（歸檔部門為空或歸檔部門和檔案保管部門是同一部門），如圖5；
2.2.3 借閱辦理
是由檔案館用戶進行管理，主要管理檔案的登記、借出、歸還、催還、借閱查詢等操作。
2.3 報表模塊
固定報表模板有檔基表、人員基本情況統(tǒng)計表、檔案利用統(tǒng)計表、歷年各類檔案庫存統(tǒng)計表、檔案庫藏情況統(tǒng)計表等。系統(tǒng)還支持自定義報表模板，檔案工作人員可以根據(jù)自己的需求定義報表的行和列。
2.4 編研模塊
編研模塊是為編研人員提供的一個討論平臺，其中包括編研編寫、匯編、參與等工作。
檔案編研的流程是：檔案管理部門人員填報“新建編研課題” 檔案管理部門領導審核 檔案編研。標簽頁包括待審批編研、進行中編研和已完成編研三部分。編研模塊的流程圖如圖6。
3 結(jié)束語
中國石油檔案管理系統(tǒng)目前已在中石油多家下屬單位上線。其中的檔案利用模塊以其強大的搜索功能、嚴密的借閱審批流程、方便快捷的電子檔案在線借閱、靈活的報表模板自定義功能以及高效的在線編研平臺，贏得了廣大單位用戶的好評。
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一、文書檔案的工作原則
（一）整體性原則。和其他的管理工作不同之處在于文書檔案管理工作具有整體性原則，文書檔案管理工作并不是把每個部門的檔案收集起來然后統(tǒng)一管理，其服務對象并不是哪個部門而是整個公司，其檔案信息收集工作也并不是每個部門獨立收集，而是在信息收集過程中需要每個部門的配合與相互合作，故文書檔案工作是一個整體性很強的工作。
（二）規(guī)范性原則。文書檔案工作的信息量大，涉及到每一個員工的個人信息以及企業(yè)的一些發(fā)展信息，信息覆蓋面廣，信息細節(jié)性大，因此做好文書檔案工作必須要建立規(guī)范性的工作制度和工作流程，只有管理工作的每一步按照既定的流程走才能使如此多的信息有條不紊地進行管理，如果文書檔案工作的整個流程缺乏規(guī)范性原則不但會影響文書檔案中信息的管理和維護，而且會影響影響企業(yè)的長期發(fā)展。
（三）保密性原則。一個企業(yè)的檔案庫中包括整個企業(yè)中所有工作人員的個人信息，其中很多信息都是個人的隱私信息，因此在文書檔案工作中一定要秉承保密性原則。參與到文書檔案工作中的所有工作人員要對企業(yè)所有人員的檔案信息負責，不能隨意攜帶他人的檔案出去，也不能隨意翻閱、透露他人的檔案信息，他人信息的泄露可能會給他人造成很多麻煩，是一種極其不尊重他人隱私權的行為。如果一個企業(yè)的文書檔案工作連保密性這一基本原則都做無法做到，那在該企業(yè)工作的員工的信息安全性也肯定無法得到保障，該企業(yè)也無法取得長期穩(wěn)定的發(fā)展。
二、檔案管理系統(tǒng)在文書檔案工作中所存在的問題
（一）檔案管理工作與文書工作脫節(jié)。檔案管理工作與文書工作既有著本質(zhì)的區(qū)別，但是在工作中又有著一定的聯(lián)系，良好的文書工作可以促進檔案管理工作的進行，有條不紊的檔案管理工作又可以方便文書工作的開展。但是現(xiàn)在在文書檔案工作中運用檔案管理系統(tǒng)所存在的一個最大的問題就是檔案管理工作與文書工作相脫節(jié)。在很多企業(yè)的檔案工作中，檔案管理工作和文書工作都是分開進行的，導致信息流通受阻，工作效率不高。
（二）企業(yè)文書檔案管理基礎普遍較低。文書檔案工作實質(zhì)是一份管理工作，需要專業(yè)的管理人員參與到工作中，但是在我國大多數(shù)企業(yè)中，文書檔案工作中的工作人員都不是專業(yè)的管理人才，他們既缺乏專業(yè)的管理知識又缺乏一定的管理技巧，由此導致企業(yè)的檔案管理工作處于無比混亂的工作現(xiàn)狀中。
三、檔案管理系統(tǒng)在文書檔案工作中的優(yōu)勢
（一）提高了工作效率。在傳統(tǒng)的文書檔案工作，大部分的檔案工作都是依靠人力獨立完成，如檔案信息的收集、檔案信息的分類保管等，工作強度大而且所耗費的時間長，面對如此多的檔案信息，檔案工作的管理人員也很容易出現(xiàn)失誤，影響后期的檔案工作。在文書檔案工作中運用檔案管理系統(tǒng)可以大大減少工作人員的工作強度，而且管理系統(tǒng)具有強大的信息處理能力可以大大提高對信息計算的準確率。檔案管理系統(tǒng)為文書檔案的信息收集、信息處理、信息分類和信息保管工作提供了很大的便利，在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，為了保證檔案不受損害，必須對檔案的保存條件進行嚴格的控制，而且檔案運輸工作需要大量的人力和物力，而現(xiàn)在可以利用網(wǎng)絡信息化的力量借助于檔案管理系統(tǒng)實現(xiàn)檔案信息的“瞬時”搬運。
（二）使信息得到共享。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，檔案室與其他部門之間的信息流通得不夠流暢，檔案室往往在企業(yè)中成為了一個虛設的部門。在企業(yè)中，大部分的檔案都是一直存放在檔案室中，由于缺乏規(guī)范性的存放管理以及檔案數(shù)量太多等因素，給想借閱或者查閱檔案信息的工作人員造成了很大的困難。在文書檔案工作中有效地運用檔案管理系統(tǒng)可以使企業(yè)中所有的檔案信息及時地得到共享，任何想借閱或者查閱檔案信息的工作人員都可以借助該系統(tǒng)進行借閱或者查閱。
四、檔案管理系統(tǒng)在文書檔案工作中的建議
要想使檔案管理系統(tǒng)在文書檔案工作中發(fā)揮出最大的作用，首先要提高工作人員對于檔案管理系統(tǒng)的應用意識，要給每位員工普及到檔案管理系統(tǒng)的使用方法和使用條件，使每位員工認識到檔案管理系統(tǒng)的巨大作用，繼而使檔案管理系統(tǒng)滲入到員工的日常工作中。其次，要加大檔案建設數(shù)字化監(jiān)督力度，對檔案建設的每一環(huán)節(jié)都要加大監(jiān)督力度，對檔案建設工作中出現(xiàn)的任何不規(guī)范行為要及時給予處罰，建立健全檔案建設工作的工作標準。
隨著以區(qū)域信息網(wǎng)為基礎的公用信息平臺的建成，黨政機關辦公自動化的推進，電子公文交換的開展，機關和事業(yè)單位的檔案管理工作進入由紙質(zhì)文件向紙質(zhì)文件與電子文件并存管理轉(zhuǎn)變的時期。
自2004年開始，某區(qū)檔案局館、信息辦聯(lián)合北京某公司（以下簡稱甲公司），依托某區(qū)內(nèi)部辦公網(wǎng)共同開發(fā)了“某區(qū)機關檔案管理系統(tǒng)”，以滿足各黨政機關電子公文和檔案管理工作的需要。該系統(tǒng)是目前使用的系統(tǒng)的前身。這個系統(tǒng)設計了分兩個模塊將不同來源的檔案信息導入數(shù)據(jù)庫，一是每年例行歸檔的文件由檔案員手工錄入目錄及原文，二是其他來源的數(shù)據(jù)（比如數(shù)字化掃描的早期檔案）直接導入數(shù)據(jù)庫。
2009年，檔案局在原系統(tǒng)基礎上啟動了新檔案管理系統(tǒng)的調(diào)研工作，2012年底，一期工程開發(fā)完畢，系統(tǒng)密級層、核心層、內(nèi)網(wǎng)層數(shù)據(jù)庫和查詢服務平臺基本開發(fā)完成。2013年上半年經(jīng)過試運行，總結(jié)試點單位試運行情況，下半年開始，全區(qū)推行應用該系統(tǒng)。筆者以為該系統(tǒng)在國內(nèi)政府內(nèi)網(wǎng)檔案管理上總結(jié)出了一些前沿性經(jīng)驗，還存在一些問題和不足，仍然有很大的完善空間。
2 問題診斷
2.1 需求調(diào)查方面
筆者以為，需求調(diào)查應包括以下幾個方面的內(nèi)容：
（1）外部環(huán)境。包括計算機網(wǎng)絡技術方面的發(fā)展，也包括檔案文件管理方面的政策環(huán)境。
（2）小環(huán)境。一是區(qū)內(nèi)電子政務開展情況，各部門政務平臺建設情況，電子文件形成情況、管理現(xiàn)狀及各部門對電子文件的利用需求等。二是區(qū)內(nèi)檔案管理情況，文件歸檔要求，電子文件管理規(guī)定，檔案工作的歷史傳統(tǒng)以及各單位檔案信息化建設情況等。
（3）全市建設思路。區(qū)縣必須自覺將本地區(qū)電子文件（檔案）備份中心建設納入全市的電子文件管理體系中。重點需要調(diào)研北京市對電子文件管理的整體思路、實踐舉措，特別是電子數(shù)據(jù)格式和規(guī)范要求，以便使本區(qū)的電子文件（檔案）備份中心信息與全市電子文件（檔案）備份中心信息能夠互聯(lián)共享。
以上內(nèi)容，某區(qū)重點開展了國內(nèi)各地電子文件（檔案）備份中心建設情況的調(diào)研和當前區(qū)內(nèi)環(huán)境的調(diào)研，其他方面的調(diào)研略顯不足，特別是對全市建設思路以及國際大環(huán)境的考量不足。
2.2 技術設計方面
主要存在以下不足：
（1）系統(tǒng)采集障礙未能解決。目前，某區(qū)電子文件（檔案）備份中心系統(tǒng)采集的電子信息主要來自兩個方面：一是各單位通過“文件錄入”；二是區(qū)檔案館館藏檔案數(shù)字化。而系統(tǒng)設計時將采集各業(yè)務系統(tǒng)形成的電子文件納入采集范圍，從實際情況來看，阻力較大，不僅公安分局的戶籍信息、藥監(jiān)分局藥品監(jiān)管信息、地稅局的稅務信息、工商分局的登記信息等垂直管理單位的業(yè)務信息不接受本系統(tǒng)外的信息共享，而且住建委的房產(chǎn)信息、人社局的社保信息等區(qū)屬單位的業(yè)務信息也同樣不愿意接受本系統(tǒng)外的信息共享。雖然這部分采集功能設置在系統(tǒng)建設的第二個階段進行，但是從當前實際情況看，由于行業(yè)門檻，很難取得實質(zhì)性推進。
（2）部分設計環(huán)節(jié)未能體現(xiàn)文件管理的規(guī)律。和大部分電子文件（檔案）備份中心的設計研發(fā)類似，主要由信息化科2名計算機網(wǎng)絡和軟件工程專業(yè)人員牽頭進行，通過系統(tǒng)設計招投標委托從事系統(tǒng)設計的專業(yè)公司進行研發(fā)。雖然電子文件（檔案）備份中心建設小組吸收了2-3名檔案業(yè)務人員參與系統(tǒng)需求研討，但是在實際研發(fā)過程中，檔案業(yè)務人員的意見并未能很好地融入系統(tǒng)的程序設計中。
2.3 驗收方面
回顧分析某區(qū)電子文件（檔案）備份中心建設的整個過程，認為建設中存在重開發(fā)、輕驗收的情況。完成設計公司委托后，系統(tǒng)建設基本經(jīng)歷三個階段：一是系統(tǒng)需求論證階段，二是系統(tǒng)設計開發(fā)階段，三是系統(tǒng)驗收完善階段。某區(qū)檔案局館參與前后兩個階段，相比較而言，更加重視系統(tǒng)需求論證，系統(tǒng)驗收完善基本草草收場。表現(xiàn)在兩個方面：
（1）驗收論證不充分。驗收應認真聽取各方的意見，特別是電子文件（檔案）備份中心一線使用部門的意見。
（2）初驗整改不到位。對驗收的重視程度不夠，驗收標準在合同中的含糊表示導致設計公司對系統(tǒng)初驗后的完善不甚上心，大問題小改動，小問題不改動，甚至以計算機技術的有限來解釋部分問題的存在。項目委托單位檔案局由于中間隔了一個政采中心，在大問題上難以采取強硬立場。
2.4 運行維護方面
目前，一期工程已進入推廣應用階段，運行中存在如下問題：
（1）高度集中后引發(fā)巨大效率浪費。這是系統(tǒng)自設計運行以來帶來的大麻煩。原本全區(qū)各單位各自獨立自主的歸檔進程，大多數(shù)應該也可以在每年的四五月份完成。系統(tǒng)應用以來，好幾年上一年度歸檔工作被拖后到第二年的10月以后完成。各個獨立的單位被強制性地拉到一個平臺。由于程序設計缺陷，當這個平臺錄入功能有問題時，所有檔案員要集體等待問題被解決；當這個平臺排序功能出現(xiàn)錯亂，所有檔案員又需要集體等待問題解決；當平臺的服務器出現(xiàn)故障，所有檔案員除了面對故障頁面不能工作，還要擔心不要丟失數(shù)據(jù)或者回檔（這種情況時有發(fā)生）；當系統(tǒng)的技術服務商中斷服務，系統(tǒng)的運行問題完全有可能被擱置幾個月無人解決。有的單位反映，還不如自己錄EXCEL表方便。這種單向的權力不對等的塔形結(jié)構(gòu)難以形成正向的反饋改進機制，很讓人無奈。當系統(tǒng)出現(xiàn)問題，各立檔單位對檔案局沒有辦法，檔案局對負責技術維護的公司缺乏具有實效的措施，因為實際的需求方不掌握經(jīng)費的開支，真正的用戶在沒有其他選擇的情況下對糟糕的體驗束手無策。
（2）與北京市數(shù)字檔案館的對接受限。近年來，各區(qū)縣均是結(jié)合本地區(qū)實際情況自行開展檔案信息化建設。某區(qū)電子文件（檔案）備份中心動手早，數(shù)據(jù)格式、傳輸要求已經(jīng)制定，但與北京市數(shù)字檔案館的數(shù)據(jù)標準和要求是否一致還未能得到驗證。目前，各區(qū)縣又開始自覺在電子文件（檔案）備份中心建設上延緩腳步，密切關注全市數(shù)字檔案館頂層設計要求和規(guī)范，以避免重復建設。
（3）部分程序操作不夠高效便捷。這方面的問題也是基層使用單位反饋較多的問題，主要是部分操作不夠人性化，沒有充分體現(xiàn)計算機管理檔案的便捷高效，反而費時費力，為基層檔案人員帶來操作負擔。比如，錄入一旦出現(xiàn)錯誤，不同文件的同類型錯誤不能實現(xiàn)批量修改；歸檔范圍沒有按一定規(guī)律排序，基層錄入時只能逐條對照，比較耗費精力等等。以上問題基本屬于目前技術能夠?qū)崿F(xiàn)的，但由于各種原因未能得到解決。
3 再設計建議
針對如上問題和不足，筆者提出以下幾方面的再設計思路和建議：
3.1 多方溝通助設計
設計是電子文件（檔案）備份中心系統(tǒng)開發(fā)的核心環(huán)節(jié)。目前，新的系統(tǒng)設計需要結(jié)合實際問題，全面深刻地反思一些原系統(tǒng)落后的單極化設計理念造成的困境，以避免重蹈覆轍。引入云計算等新技術，探索新的路徑，規(guī)避落入過于集中的單中心管理模式的窠臼。由檔案局主導，各部門協(xié)同，群策群力共同推進新系統(tǒng)建設。
完善系統(tǒng)設計還需要從以下三個方面進一步加強溝通。
（1）加強與各部門溝通，唯有通過建立規(guī)范統(tǒng)一的信息采集制度才能暢通信息采集的渠道。信息采集制度的建立需要各級部門和單位的共同參與和支持。垂直管理部門電子信息的傳輸要從國家部委層次提出統(tǒng)一思路和方案，各級部門按要求貫徹落實。非垂直管理部門業(yè)務系統(tǒng)電子信息的傳輸需要上級行業(yè)主管部門和區(qū)縣政府形成統(tǒng)一思想，明確收集范圍、內(nèi)容及保密措施等。
（2）加強與檔案業(yè)務人員溝通，遵循文件管理規(guī)律，修正系統(tǒng)部分環(huán)節(jié)。電子文件（檔案）備份中心系統(tǒng)體現(xiàn)兩個專業(yè)性：一是計算機網(wǎng)絡管理專業(yè)性，二是文件檔案管理專業(yè)性。鑒于系統(tǒng)目前文件檔案管理專業(yè)性體現(xiàn)不足，存在諸多不合理環(huán)節(jié)，筆者以為應將其作為下一步系統(tǒng)完善升級的重要內(nèi)容。在完善過程中，特別要征求和采納文件檔案管理專業(yè)人員的意見和建議，系統(tǒng)設計人員要與系統(tǒng)使用人員進行反復的溝通交流，在兩個專業(yè)性之間尋求最佳的結(jié)合和平衡。
（3）加強與上級主管部門溝通，密切關注頂層設計，做好系統(tǒng)各項對接。目前，北京市檔案局正在對北京市數(shù)字檔案館進行頂層設計，作為區(qū)縣一級，必須對此保持密切關注。
3.2 充分驗收是保障
驗收是電子文件（檔案）備份中心系統(tǒng)開發(fā)的最后環(huán)節(jié)，也是檢驗系統(tǒng)功能實現(xiàn)是否的重要環(huán)節(jié)。系統(tǒng)的充分驗收是電子文件（檔案）備份中心研發(fā)成功的重要保障，可以從以下幾方面開展：
（1）驗收標準要詳細體現(xiàn)在研發(fā)合同中。要強化設計公司對系統(tǒng)驗收的重視，按合同要求督促設計公司做好系統(tǒng)后期的完善。合同中應將驗收標準具體化，如驗收時出現(xiàn)影響系統(tǒng)功能實現(xiàn)的問題時如何處理，驗收時發(fā)現(xiàn)需要新加的系統(tǒng)需求如何處理，驗收問題后期修改完善的時限和要求等。
（2）驗收內(nèi)容要分層多次進行。驗收時要廣泛征求各方意見，包括計算機網(wǎng)絡專業(yè)人員、文書檔案專業(yè)人員、基層系統(tǒng)使用人員、上級主管部門人員以及高校學者專家等。
（3）驗收內(nèi)容要與試運行相結(jié)合。一些系統(tǒng)設計上的問題只有在運行過程中才能發(fā)現(xiàn)，因此必須經(jīng)過一定的試運行期。試運行不能僅僅是檔案局館內(nèi)部的試運行，而應擴展到部分基層使用單位；試運行期時間不宜太短，最少為一個歸檔年度。
（4）驗收的問題要及時跟進整改。驗收期間發(fā)現(xiàn)的問題應登記備案，逐一與設計公司溝通磋商，明確解決的思路和辦法。要注重對問題整改的跟進督促，追蹤改進反饋。
3.3 建立機制保運行
運行是電子文件（檔案）備份中心系統(tǒng)的使用和維護階段，運行問題的解決是一個長期性課題，需要建立長效機制來確保系統(tǒng)正常運轉(zhuǎn)?？梢詮囊韵聨追矫嫒胧郑?/p>
（1）建立問題反饋制度，及時解決運行問題。沒有絕對完美的系統(tǒng)設計，運行出現(xiàn)問題不可避免。使問題得到及時有效地解決是良好系統(tǒng)的保障機制。因此，檔案局館應建立問題反饋制度，及時收集各單位在系統(tǒng)使用過程中發(fā)現(xiàn)的問題，并通過系統(tǒng)維護合同采取有效措施及時解決這些問題。
（2）引導信息網(wǎng)絡利用，充分發(fā)揮系統(tǒng)效果。建立專門系統(tǒng)管理電子文件和電子檔案的根本目的在于更好地利用這些電子信息資源，發(fā)揮檔案材料資政、參考、憑證、存史、教化育人的獨特價值。但長期以來，人們養(yǎng)成查閱實體檔案材料的習慣，對電子文件的信賴還未真正建立起來。檔案局館應加大對電子文件（檔案）備份中心的宣傳力度，引導利用者通過網(wǎng)絡更方便快捷地查詢所需信息。
參考文獻
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