發(fā)布時(shí)間：2023-01-24 21:11:26
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的檔案信息論文樣本，期待這些樣本能夠?yàn)槟峁┴S富的參考和啟發(fā)，請盡情閱讀。
確保檔案信息安全是檔案工作中最基本、最核心的任務(wù)之一。檔案信息安全關(guān)系到國家檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)和歷史文化的長久傳承，關(guān)系到國家核心信息資源的有效控制。只有在切實(shí)保障檔案實(shí)體和檔案信息絕對安全的前提下，檔案事業(yè)才能健康順利地發(fā)展。檔案信息安全觀是檔案工作者在工作實(shí)踐中形成的對檔案信息安全本質(zhì)的認(rèn)識和看法。隨著形勢任務(wù)的發(fā)展變化，檔案信息安全管理的內(nèi)涵在不斷豐富，外延在不斷拓展，形式在不斷更新，必須以全面的、開放的、發(fā)展的、多維的眼光來審視檔案信息安全工作，摒棄那些陳舊的、狹隘的、落后的思想觀念，確立新的檔案信息安全觀。與傳統(tǒng)的檔案信息安全觀不同，新的檔案信息安全觀強(qiáng)調(diào)檔案信息安全是一個全面的、動態(tài)的、均衡的防護(hù)整體。所謂全面的，即檔案信息安全觀要由過去單一的、傳統(tǒng)的檔案保管、保護(hù)觀念向全面的檔案信息安全保障體系建設(shè)戰(zhàn)略轉(zhuǎn)變。所謂動態(tài)的，就是要居安思危，提高風(fēng)險(xiǎn)意識，開展風(fēng)險(xiǎn)評估，根據(jù)存在的問題，動態(tài)調(diào)整檔案信息安全保障體系。所謂均衡的，就是避免檔案信息安全保障體系出現(xiàn)任何環(huán)節(jié)的短缺而對整個檔案信息安全系統(tǒng)構(gòu)成的威脅。
二、完善檔案建立信息安全設(shè)施，夯實(shí)基礎(chǔ)，強(qiáng)化機(jī)制
為了確保檔案信息安全，必須首先將建立檔案信息安全體系作為第一要務(wù)，以科學(xué)、合理、完善的檔案信息安全管理體制機(jī)制達(dá)到保障檔案信息安全的目的。諸如建立檔案信息安全危機(jī)預(yù)防與危機(jī)管理機(jī)制；實(shí)施重要檔案信息備份制度，提高抵御各種突發(fā)事件影響的能力；處理好檔案信息利用與保護(hù)的關(guān)系，提高檔案利用過程中檔案實(shí)體與信息安全的保障能力；完善受損檔案搶救制度，采取搶救和保護(hù)措施，把損失降到最低等各項(xiàng)制度措施，認(rèn)真做好檔案信息化建設(shè)過程中的檔案信息安全保障工作。
三、健全檔案建立信息安全制度，明確責(zé)任，形成常態(tài)
對檔案信息安全構(gòu)成威脅的因素來自各個層面和各個領(lǐng)域。因此，需要構(gòu)建一個全面的法規(guī)制度體系，即國家、地方和檔案部門從三個不同的層面建立健全檔案信息安全法律法規(guī)體系，來保障檔案的絕對安全。當(dāng)前，檔案信息安全管理的條款分布在《保密法》、《國家安全法》、《檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》和檔案工作的各項(xiàng)條例條令等規(guī)范之中，尚未形成專門的檔案信息安全管理制度或法律體系，需要我們依據(jù)國家的有關(guān)法規(guī)、結(jié)合檔案信息安全保障的具體實(shí)際，建立一整套具體可行的檔案信息安全管理制度，明確規(guī)定檔案信息安全的管理職責(zé)、管理要求、管理目標(biāo)、管理內(nèi)容等，依法實(shí)施組織管理，并形成常態(tài)化的趨勢。有了科學(xué)完善的檔案信息安全管理的法規(guī)，關(guān)鍵就在于具體、有效落實(shí)。必須在建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度的基礎(chǔ)上抓好落實(shí)，要加強(qiáng)對檔案資源監(jiān)測，嚴(yán)格檔案的管理和利用活動，依法管理，按章辦事，科學(xué)有效地實(shí)現(xiàn)檔案的管理與保護(hù)。依法嚴(yán)厲查處破壞檔案、危害檔案信息安全的行為，對污染環(huán)境、盜竊檔案、破壞檔案的重大事件要嚴(yán)肅查處，堅(jiān)決打擊。同時(shí)還應(yīng)當(dāng)注意到：檔案信息安全是檔案工作的中心內(nèi)容，不但要確保檔案在收集、整理、保管、編研中的信息安全問題，還要進(jìn)一步強(qiáng)調(diào)責(zé)任意識，通過各級檔案部門和業(yè)務(wù)人員的分層包干、分層負(fù)責(zé)，消除檔案業(yè)務(wù)管理工作中可能出現(xiàn)的各種檔案信息安全隱患，確保檔案信息安全，努力做到萬無一失。
四、建立檔案建立信息安全隊(duì)伍，注重科研，培育人擦
（一）檔案管理制度不完善。在檔案收集、分類、歸檔、利用等過程中，相應(yīng)制度不完善，難以確保檔案的完整性和真實(shí)性，加之，工作人員風(fēng)險(xiǎn)意識薄弱，未能認(rèn)識到電子檔案的重要性，所以要全面實(shí)現(xiàn)檔案的信息化建設(shè)還有很大困難。
（二）缺乏信息化建設(shè)的投入力度。要實(shí)現(xiàn)檔案的信息化建設(shè)，就必須要有相應(yīng)的信息化設(shè)備，但購買設(shè)備需要一大筆資金，對于本就資金缺乏的縣級檔案館而言，顯然就十分困難了，很難一次性將所需設(shè)備配置齊全。此外，對已有信息化設(shè)備未能做好定期的保養(yǎng)和維修工作，使得設(shè)備在使用過程中容易出現(xiàn)故障，而且也縮短了設(shè)備的使用壽命。
（三）未能突出重點(diǎn)工作。在檔案信息化建設(shè)進(jìn)程中，縣級檔案館的工作沒有輕重緩急之分，對于檔案信息的收集也沒有明文規(guī)定，導(dǎo)致很多單位提交檔案信息的時(shí)候既有紙質(zhì)檔案又有電子檔案，檔案館收集起來之后還要對檔案進(jìn)行全面性的整理，從而耽誤了工作進(jìn)程，影響了工作質(zhì)量。
（四）對人員管理松懈。縣級檔案館對工作人員的管理過于松懈，使得很多制度和規(guī)定都流于形式，未能全面落實(shí)。一方面，對各個崗位工作人員的責(zé)任和權(quán)限沒有十分明確的界定，在工作中遇到問題或困難有互相推諉的現(xiàn)象，工作中的失誤也不能第一時(shí)間追究到相應(yīng)的責(zé)任人，致使職責(zé)不清，工作效率低下；另一方面，缺乏對工作人員的繼續(xù)教育和培訓(xùn)，導(dǎo)致一些工作人員存在懶惰、安于現(xiàn)狀、不思進(jìn)取等消極的思想，或是在工作中還會出現(xiàn)懶散的行為，有甚者還搞形式主義、個人主義等，工作能力和綜合素質(zhì)難以得到有效提升。
二、縣級檔案館檔案信息化建設(shè)的創(chuàng)新思路
（一）創(chuàng)建科學(xué)、完善的檔案管理制度。在信息化時(shí)代里，制定文件及檔案的管理制度和辦公業(yè)務(wù)的信息化管理兩者之間是緊密相連的，因此要確保檔案信息化建設(shè)的順利、高效、安全、規(guī)范，就必須要創(chuàng)建科學(xué)、完善的檔案信息化管理制度。如《檔案信息化工作操作制度》、《電子檔案管理制度》、《辦公自動化系統(tǒng)應(yīng)用章程》等，但在創(chuàng)建制度的時(shí)候必須要確保跟檔案工作的新標(biāo)準(zhǔn)及新要求相吻合。
（二）強(qiáng)化縣級信息化基礎(chǔ)設(shè)備的創(chuàng)建。電子檔案管理雖然方便、快捷，但必須要依賴于計(jì)算機(jī)，因此，要強(qiáng)化縣級檔案館檔案的信息化建設(shè)，就必須要強(qiáng)化信息化基礎(chǔ)設(shè)備的創(chuàng)建。結(jié)合檔案館的實(shí)際需求，配備相應(yīng)的計(jì)算機(jī)軟件設(shè)備、硬件設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等，采取最科學(xué)、最先進(jìn)的信息化技術(shù)，切忌過于追求高級但跟實(shí)際不符的技術(shù)。此外，還要強(qiáng)化縣級檔案館檔案管理軟件的水準(zhǔn)。管理軟件不僅能有效完成事務(wù)、業(yè)務(wù)的管理以及檔案利用服務(wù)的工作，還能跟資源數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)有效結(jié)合成為有機(jī)整體，構(gòu)成從數(shù)據(jù)錄入———數(shù)據(jù)管理———數(shù)據(jù)處理———數(shù)據(jù)輸出完善的應(yīng)用鏈條。檔案信息化建設(shè)的最終目的就是要實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案館的建設(shè)，把各種檔案資料和信息經(jīng)過處理再傳輸，確保檔案信息得到最科學(xué)地配置和最充分地開發(fā)與利用，盡可能實(shí)現(xiàn)信息資源的共享。
（三）緊抓重點(diǎn)工作，強(qiáng)化針對性管理?？h級檔案館在開展檔案信息化建設(shè)的時(shí)候，應(yīng)該緊抓重點(diǎn)工作，對重點(diǎn)工作進(jìn)行有針對性的管理?？h級檔案館首先要求各個單位在提交紙質(zhì)檔案的時(shí)候必須提交相應(yīng)的電子文件歸檔，對于辦公自動化系統(tǒng)生成的電子文件，要落實(shí)辦公自動化系統(tǒng)跟數(shù)字檔案室的有效銜接。檔案部門也要遵循檔案管理有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求，強(qiáng)化對電子文件的鑒定、歸檔等有關(guān)工作的監(jiān)管和指導(dǎo)，確保電子文件的完整性、真實(shí)性和實(shí)用性。其次，要不斷研究電子檔案接收、保管及利用的新技術(shù)和新方式，創(chuàng)建完善、合理的電子檔案管理方式；強(qiáng)化對電子檔案的接收工作，從根源上解決各種問題，充分發(fā)揮出電子檔案的優(yōu)勢，并對檔案需求者做好服務(wù)工作；要充分借助計(jì)算機(jī)對檔案信息進(jìn)行處理，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化儲存，以及信息采集和信息服務(wù)的科學(xué)化和網(wǎng)絡(luò)化。
首先，要建立一套安全有效的會計(jì)檔案管理制度與財(cái)務(wù)管理適應(yīng)，如操作管理制度、數(shù)據(jù)管理制度、機(jī)房管理制度等，這些管理制度同樣也是構(gòu)成單位內(nèi)部控制體系的重要組成部分。網(wǎng)絡(luò)安全是會計(jì)檔案的生命線，可以通過權(quán)限管理、加強(qiáng)密碼設(shè)置、安裝正版防毒工具等有效措施，使系統(tǒng)內(nèi)部的數(shù)據(jù)得到安全保護(hù)。其次，對會計(jì)檔案資料實(shí)行電子文件與紙質(zhì)文件共同管理的制度，將兩者同步歸檔，既對紙質(zhì)文件照常整理歸檔，又對電子文件中的相應(yīng)的會計(jì)信息數(shù)據(jù)錄入存檔，起到資源共享，共同互補(bǔ)的作用。最后，建立嚴(yán)格的會計(jì)檔案使用權(quán)限管理制度，既要防止內(nèi)部人員對外泄密，也要防止外部人員向內(nèi)竊取。
（二）從基礎(chǔ)做起，加強(qiáng)日常會計(jì)檔案管理工作。
會計(jì)檔案因存儲量大，可以通過計(jì)算機(jī)硬盤或刻錄光盤等將會計(jì)數(shù)據(jù)儲存。但電子的會計(jì)檔案資料易復(fù)制、易更改。而紙質(zhì)的會計(jì)檔案數(shù)據(jù)，字跡容易鑒定，有直觀可視性，這就決定了信息化會計(jì)檔案管理的要求遠(yuǎn)比紙質(zhì)會計(jì)檔案要提升許多。同時(shí)，會計(jì)檔案有別于其他文書類檔案，具有法律憑證的性質(zhì)，是單位整個經(jīng)濟(jì)活動的全部真實(shí)記錄。因此，會計(jì)檔案的完整性尤為重要。首先，對電子設(shè)備和防病毒軟件時(shí)時(shí)進(jìn)行更新與維護(hù)。隨著信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷更新與進(jìn)步，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)病毒的攻擊力也越來越強(qiáng)，使得會計(jì)信息的重要數(shù)據(jù)容易被破壞。其次，定期對會計(jì)電子檔案進(jìn)行備份。建議對數(shù)據(jù)進(jìn)行雙重備份，并存放在不同的地點(diǎn)，以防止意外災(zāi)害給整個財(cái)務(wù)信息化系統(tǒng)造成無法挽回的后果。最后，注意電子檔案的存放方式。由于會計(jì)電子檔案對周圍環(huán)境要求苛刻，采用磁性介質(zhì)保存的會計(jì)檔案要防水、防火、防塵、防磁，這就體現(xiàn)了電子檔案管理的脆弱性。如果存放不當(dāng)，就有可能造成會計(jì)檔案信息的銷磁或者數(shù)據(jù)的丟失，所以應(yīng)遠(yuǎn)離磁場，嚴(yán)密保管。
（三）注重綜合型人才的培養(yǎng)。
1低保檔案信息管理的特性分析
低保檔案信息管理工作的開展，是以社會服務(wù)政策落實(shí)、社會救濟(jì)收益落實(shí)為中心，其管理職責(zé)以記錄低保用戶信息、低保福利領(lǐng)取信息、低保服務(wù)信息為主，所以，其管理工作的開展具有廣泛性、動態(tài)性、雙軌性、多層面性。廣泛性是指低保檔案管理針對廣大民眾群體，其低保申報(bào)人員、生活需求等方面存在明顯差異，而動態(tài)性是指隨著民生政策的多項(xiàng)調(diào)整，低保檔案管理也需要隨著政策、服務(wù)現(xiàn)狀進(jìn)行調(diào)整。最后，明確低保檔案信息管理的特性，對吉林省公主嶺市的社會救助體系完善及創(chuàng)新有積極作用。
2吉林省公主嶺市低保檔案信息管理現(xiàn)狀
吉林省公主嶺市以搭建局域網(wǎng)絡(luò)的方式，對區(qū)域內(nèi)的民生需求、低保用戶信息、低保用戶服務(wù)及民生政策落實(shí)等方面進(jìn)行分化與調(diào)整，在注重低保檔案信息管理處理的前提下，對低保檔案進(jìn)行審核及分類，但是，低保用戶本身的信息虛假問題、低保申請審核及立案存儲等方面，還需要進(jìn)一步總結(jié)與統(tǒng)一處理。例如，吉林省公主嶺市的低保申請與低保審核分化為兩個體系，部分低保服務(wù)提供極容易出現(xiàn)材料不齊全、不規(guī)范的情況。此外，低保服務(wù)工作的開展，其管理工作忽略了服務(wù)時(shí)效性，部分低保申請及立案缺少及時(shí)性，嚴(yán)重影響低保檔案信息管理工作的效率提升。最后，隨著大數(shù)據(jù)信息及網(wǎng)絡(luò)平臺搭建，低保電子檔案的數(shù)據(jù)庫安全也影響低保檔案信息管理的效果優(yōu)化，低保檔案信息存儲以五年為主，但是，這并不能滿足社會救助體系及低保服務(wù)的綜合性落實(shí)與改革。吉林省公主嶺市低保檔案信息管理雖然有專業(yè)化流程，但是，立案時(shí)效、申報(bào)信息審核、低保用戶服務(wù)提供、檔案信息的安全性等方面仍需進(jìn)一步強(qiáng)化。缺少針對低保檔案信息的管理及安全保護(hù)，直接影響網(wǎng)絡(luò)背景下的新型社會救助體系創(chuàng)新。
3優(yōu)化吉林省公主嶺市低保檔案信息管理的可行性措施
3.1深化低保檔案信息的基礎(chǔ)建設(shè)。低保檔案的基礎(chǔ)建設(shè)需要從低保人員檔案、低保檔案保存規(guī)范性入手，這是構(gòu)建新型社會救助體系的基礎(chǔ)性工作。對吉林省公主嶺市的不同低保人員進(jìn)行集中處理，并以鎮(zhèn)、鄉(xiāng)、村為基點(diǎn)，對低保人群的基本信息、生活水平、貧困程度等方面進(jìn)行信息收集，以此為后續(xù)的低保服務(wù)開展提供信息依據(jù)。針對低保檔案信息的收集、存儲，以完善檔案規(guī)范管理制度的方式，結(jié)合村鎮(zhèn)的實(shí)際情況，構(gòu)建專項(xiàng)的檔案管理制度。例如，部分低保用戶身體有殘疾，可以采用成立“殘疾人低保檔案庫”的方式，對不同殘疾等級的低保用戶提供不同的社會救助服務(wù)。3.2落實(shí)動態(tài)管理。民生政策及新型社會救助服務(wù)體系的構(gòu)建，需要結(jié)合吉林省公主嶺市的民生情況以及低保服務(wù)的落實(shí)情況進(jìn)行分析，在與其他行政部門協(xié)調(diào)落實(shí)社會服務(wù)的過程中，需要針對低保用戶的經(jīng)濟(jì)水平變化進(jìn)行調(diào)整。強(qiáng)化低保申請及低保辦理的資質(zhì)，在明確低保對象后，為期發(fā)放低保金。針對部分已經(jīng)“脫貧”用戶，需要及時(shí)進(jìn)行處理，采用定期、不定期的抽查、民生普及的方式，對低保用戶、申報(bào)低保人群的經(jīng)濟(jì)條件、實(shí)際生活情況進(jìn)行信息收集與整理，這是利用低保檔案信息實(shí)現(xiàn)低保服務(wù)效益最大化的關(guān)鍵性工作。3.3強(qiáng)化信息化數(shù)據(jù)庫的安全性。隨著網(wǎng)絡(luò)低保檔案信息庫的構(gòu)建，相對簡化了低保檔案信息的管理流程，但是，信息化數(shù)據(jù)庫的安全性及技術(shù)應(yīng)用等方面仍需進(jìn)一步強(qiáng)化，所以，吉林省公主嶺市的低保檔案信息管理，需要針對不同低保人群、不同時(shí)間段內(nèi)的低保申請用戶進(jìn)行專項(xiàng)管理，以成立“低保申請數(shù)據(jù)庫”、“低保審核數(shù)據(jù)庫”、“低保用戶服務(wù)數(shù)據(jù)庫”、“低保用戶調(diào)查數(shù)據(jù)庫”的方式，實(shí)現(xiàn)社會救助體系的網(wǎng)絡(luò)化、信息化。局域網(wǎng)絡(luò)的安全需要以信息查詢準(zhǔn)則、信息隱蔽性為中心，例如，不允許擅自對低保用戶信息進(jìn)行拷貝，以網(wǎng)絡(luò)監(jiān)測的方式，對低保檔案信息的應(yīng)用方式進(jìn)行監(jiān)管，以此提高低保檔案信息的安全性。3.4注重人員管理及培養(yǎng)。吉林省公主嶺市新型社會救助體系及低保檔案管理工作的落實(shí)與調(diào)整，需要從人員培訓(xùn)、人員管理的角度進(jìn)行強(qiáng)化。采用“獎懲制度”并從的方式，對低保檔案的經(jīng)手人員進(jìn)行管理，針對人員的信息處理效率、信息存儲全面性、信息安全性保護(hù)等方面進(jìn)行審核，以構(gòu)建綜合性人員管理制度的方式，實(shí)現(xiàn)低保服務(wù)處理時(shí)效性、管理效果的綜合提升。在分化人才培養(yǎng)及檔案人員管理的過程中，需要以低保檔案數(shù)據(jù)庫為中心，并以成立檔案人員培訓(xùn)機(jī)制的方式，對檔案人員的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息處理能力等方面進(jìn)行提升，以此推動新型社會救助體系建設(shè)及低保檔案信息管理質(zhì)量的協(xié)調(diào)發(fā)展。
作者:左丹 單位:吉林省公主嶺市民政局社會救助事業(yè)中心
城建檔案信息服務(wù)績效評估的內(nèi)涵
根據(jù)指標(biāo)考核評分標(biāo)準(zhǔn)，對城建檔案管理機(jī)構(gòu)各項(xiàng)考核指標(biāo)完成情況，以及上級城建檔案管理部門布置的階段性工作任務(wù)完成情況進(jìn)行自我評價(jià)，撰寫單位績效自評工作報(bào)告并報(bào)上級機(jī)關(guān)績效管理辦。③集中考評。采取聽取匯報(bào)、查閱資料、實(shí)地抽查、座談交流等方式，對年度績效目標(biāo)實(shí)現(xiàn)情況進(jìn)行考核、評價(jià)。④公眾評議。采取問卷評議、電話訪問等方式，邀請社會各界進(jìn)行評議。重點(diǎn)從履行職責(zé)、工作效率、服務(wù)態(tài)度、勤政廉政等方面進(jìn)行評議，推動作風(fēng)轉(zhuǎn)變和服務(wù)意識的增強(qiáng)。⑤察訪核驗(yàn)。具體由當(dāng)?shù)乜h市區(qū)效能辦牽頭組織實(shí)施。四是城建檔案信息服務(wù)績效評估等次，即評估結(jié)果，分為優(yōu)秀、良好、一般、差4個等次。
城建檔案信息服務(wù)績效評估的目標(biāo)
更新城建檔案管理思想。在信息社會，必須及時(shí)更新思想，提高信息服務(wù)意識。由于績效評估建立了比較全面的衡量指標(biāo)，可以隨時(shí)獲得用戶的反饋意見，達(dá)到迅速更新管理思想的目的。提高城建檔案信息服務(wù)質(zhì)量。通過績效評估可以發(fā)現(xiàn)城建檔案管理機(jī)構(gòu)在提供城建檔案信息服務(wù)過程中存在的問題，并采取有針對性的措施來糾正檔案信息服務(wù)過程中的缺陷，不斷提高服務(wù)質(zhì)量，從而提高用戶滿意程度。確保城建檔案信息服務(wù)的成本管理效率。城建檔案管理機(jī)構(gòu)雖然是非營利機(jī)構(gòu)，但在提供信息服務(wù)的過程中也需要考慮效益與所投成本的比率，否則極易導(dǎo)致只重投入、不管效益的后果，造成人、財(cái)、物等浪費(fèi)。通過績效評估發(fā)現(xiàn)一些不合理現(xiàn)象，緊緊圍繞規(guī)范化、服務(wù)型政府建設(shè)工作，抓業(yè)務(wù)人員服務(wù)能力建設(shè)、檔案載體標(biāo)準(zhǔn)化案卷指導(dǎo)與歸檔及檔案檢索與利用，努力提高快捷便民服務(wù)工作效率。促進(jìn)檔案信息化建設(shè)。近年來，我國城建檔案事業(yè)受社會信息化影響，也在信息化道路上逐漸成熟起來，信息化建設(shè)效果初步顯現(xiàn)，但也暴露出了很多問題。通過引入評估機(jī)制，能夠幫助城建檔案管理機(jī)構(gòu)及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)過程中存在的問題，并找出解決的辦法，可以說是指導(dǎo)檔案信息化建設(shè)的有力工具。
城建檔案信息服務(wù)績效評估體系的構(gòu)建
［關(guān)鍵詞］數(shù)字化；檔案管理；信息安全
一、檔案信息數(shù)字化的主要內(nèi)容
檔案數(shù)字化主要包括檔案目錄信息的數(shù)字化，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，以多種類型的檢索關(guān)鍵字為基礎(chǔ)以便于快速檢索；載體檔案的數(shù)字化，是檔案信息數(shù)字化的主體對象，如紙質(zhì)檔案、檔案縮微品、照片檔案、錄音錄像檔案等利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描與信息處理技術(shù)、數(shù)據(jù)庫等新技術(shù)進(jìn)行數(shù)字化，最后以數(shù)字化的形式存儲、與網(wǎng)絡(luò)化的形式互相聯(lián)結(jié)，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，形成一個具有有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫，及時(shí)利用，實(shí)現(xiàn)資源共享。
二、檔案信息數(shù)字化存在的安全隱患
（一）制度建設(shè)層面缺失。依據(jù)《中華人民共和國檔案法》和信息安全相關(guān)法律、法規(guī)規(guī)定，要求在開展檔案信息數(shù)字化建設(shè)時(shí)，必須制定相應(yīng)健全的管理制度，以確保檔案信息數(shù)字化工作中的各個環(huán)節(jié)有據(jù)可依。但是在實(shí)際工作中，一些單位對制度建設(shè)不重視，使得在檔案信息數(shù)字化建設(shè)中，沒有建立相應(yīng)的管理制度用于規(guī)范工作行為，使其在檔案數(shù)據(jù)采集與加工、檔案數(shù)據(jù)存儲及管理、檔案數(shù)據(jù)查詢利用過程中責(zé)任主體不明，無章可循。（二）技術(shù)上的不安全因素。1.使用國外技術(shù)和產(chǎn)品帶來的安全隱患。目前我國大多數(shù)的檔案信息系統(tǒng)所需要硬件、軟件均沒有實(shí)現(xiàn)國產(chǎn)化。我國數(shù)字化信息管理還處在較低的水平，這些國外的產(chǎn)品和技術(shù)特別是操作系統(tǒng)和應(yīng)用系統(tǒng)都存在一定的安全風(fēng)險(xiǎn)和安全隱患。2.計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的安全因素。要提高檔案管理和利用的便捷性，以計(jì)算機(jī)為終端，采用局域網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)并用的方式是一個很好的解決方案。不同應(yīng)用系統(tǒng)（管理系統(tǒng)和利用系統(tǒng)）之間的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)處于相對隔離的狀態(tài)，而且設(shè)有必要的防護(hù)措施，但是這樣也無法完全保證檔案信息的絕對安全，檔案管理和利用便捷性和安全性的矛盾時(shí)刻存在。3.安全漏洞帶來的安全隱患。俗話說：“道高一尺，魔高一丈”，計(jì)算機(jī)病毒、黑客攻擊是一個世界范圍內(nèi)的信息安全難題，雖然近年來我國計(jì)算機(jī)安全技術(shù)領(lǐng)域有了長足進(jìn)步，但它們或多或少在技術(shù)上還存在不完善的地方，在維護(hù)檔案信息安全上還存在著一些漏洞。（三）管理人員的因素。無論是檔案管理還是利用，實(shí)施這個過程的主體都是人，而人為的因素有很大的不確定性，這會影響到檔案數(shù)據(jù)的安全。例如，人為的操作失誤，導(dǎo)致數(shù)字化檔案誤刪、泄密；少部分人員職業(yè)操守欠缺，為私利對數(shù)據(jù)有意地篡改，將檔案信息管理的用戶與口令等信息向外部人員透露；管理人員責(zé)任心不強(qiáng)造成備份數(shù)據(jù)丟失、損毀等，這些都對檔案信息安全構(gòu)成威脅。
三、檔案信息數(shù)字化安全的具體措施
（一）制度建設(shè)層面完善。依據(jù)《中華人民共和國檔案法》和信息安全相關(guān)法律、法規(guī)規(guī)定，制定切實(shí)可行的信息安全管理標(biāo)準(zhǔn)。建立和完善電子檔案信息的采集錄入、信息處理、信息存儲、信息與利用等方面的安全管理規(guī)章制度和操作規(guī)程。在制度中，要根據(jù)工作人員不同的專業(yè)特長，進(jìn)行合理的工作安排，要有明確分工、明確責(zé)任主體、權(quán)限分明，做到在檔案信息數(shù)字化過程中的各個環(huán)節(jié)都有人負(fù)責(zé)。發(fā)生泄密或其他事故時(shí)要有相應(yīng)的倒查機(jī)制。明確電子文件的歸檔范圍，明確電子文件的管理人員；明確數(shù)字檔案信息記錄備份要求，對備份時(shí)間、格式、份數(shù)有明確記錄，備份要有專人管理；明確定期對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查的內(nèi)容和時(shí)間標(biāo)準(zhǔn)，指定檢查的人員。（二）提高技術(shù)層面安全防護(hù)能力。檔案信息數(shù)字化安全防護(hù)能力在技術(shù)層面上的提高是包括硬件設(shè)施、軟件設(shè)計(jì)、網(wǎng)絡(luò)防護(hù)、通信安全的一個綜合性課題。（1）應(yīng)提高我國具有自主知識產(chǎn)權(quán)硬件及軟件的使用率，在核心設(shè)備上可以用國產(chǎn)替代的，要堅(jiān)決使用國產(chǎn)設(shè)備。（2）應(yīng)保障存儲設(shè)備的安全，建立符合標(biāo)準(zhǔn)的電子設(shè)備信息機(jī)房。（3）對內(nèi)部局域網(wǎng)和外部互聯(lián)網(wǎng)要進(jìn)行物理隔離，防止外部網(wǎng)絡(luò)對內(nèi)網(wǎng)的非法訪問。（4）應(yīng)長期跟蹤軟件的使用效果，發(fā)現(xiàn)并及時(shí)修補(bǔ)軟件的安全漏洞，并按要求配備經(jīng)國家有關(guān)部門認(rèn)證的防火墻和殺毒軟件。（5）按照制定的備份機(jī)制與規(guī)范，及時(shí)做好數(shù)據(jù)的備份。（6）建立嚴(yán)格的數(shù)字化檔案信息的安全防范機(jī)制，包括信息登錄訪問控制、用戶權(quán)限控制、信息分類與安全控制。（7）在檔案信息傳輸使用進(jìn)程中建立數(shù)字化檔案傳輸安全控制，包括網(wǎng)絡(luò)監(jiān)測和鎖定控制、網(wǎng)絡(luò)端口和節(jié)點(diǎn)的安全控制、信息加密控制等。（三）注重管理人員培養(yǎng)。無論是制度建設(shè)還是技術(shù)手段最后都需要具體的人去操作。所以在管理人員的培養(yǎng)方面應(yīng)注意：（1）做好檔案管理人員專業(yè)技能培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)能力。（2）加強(qiáng)職業(yè)道德培訓(xùn)和相關(guān)法律法規(guī)的學(xué)習(xí)，使相應(yīng)的人員具備較高的職業(yè)操守和較強(qiáng)的法紀(jì)意識。（3）結(jié)合檔案數(shù)字化管理自身的特點(diǎn)，通過定期的培訓(xùn)提高從業(yè)人員的信息化水平。數(shù)字化檔案信息的安全管理是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，在檔案信息數(shù)字化實(shí)施過程及后期的管理、應(yīng)用中，需要從制度、技術(shù)、人員三方面入手，以制度的建立健全為綱，以人員管理為主線，以軟硬件設(shè)施的不斷完善為基礎(chǔ)，確保檔案信息數(shù)字化應(yīng)用的安全。
作者:楊玉宏 單位:內(nèi)蒙古烏蘭察布市微波總站
信息技術(shù)的迅速發(fā)展和廣泛應(yīng)用加快了信息社會前進(jìn)的步伐，也給社會道德注入了新的活力，促進(jìn)了社會道德的開放性和多元化。然而網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在促進(jìn)人與社會全面自由發(fā)展的同時(shí)，也給我們傳統(tǒng)的倫理觀帶來了不小的沖擊，一系列的倫理難題應(yīng)運(yùn)而生，成為當(dāng)今社會潛藏的危機(jī)。
1.信息安全
信息系統(tǒng)自身存在的漏洞，給黑客的非法入侵提供了可乘之機(jī)，從而使網(wǎng)絡(luò)信息的安全性極端脆弱，嚴(yán)重的安全失范行為會給國家?guī)頌?zāi)難性的后果。我們目前采取的各種防范措施，還無法從根本上保證信息的安全，正如美國計(jì)算機(jī)軟件專家科思所說：“我們甚至有理由懷疑，絕對可靠的防范措施可能永遠(yuǎn)也找不到?！盵1]如何保證信息安全，成為我們面臨的新的信息倫理難題，也是我們在構(gòu)建數(shù)字檔案館過程中，至今仍無法完全克服的一個“瓶頸”。
2.信息侵權(quán)
提供文化信息資源為社會服務(wù)是網(wǎng)絡(luò)的一個主要功能，然而由于網(wǎng)絡(luò)傳播的不可控性，信息侵權(quán)現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。所謂信息侵權(quán)指的是未經(jīng)版權(quán)所有者允許擅自轉(zhuǎn)載、復(fù)制其信息內(nèi)容。可以說網(wǎng)絡(luò)上的版權(quán)糾紛成為時(shí)下糾纏最多的問題之一。據(jù)國家版權(quán)局的消息：近兩年來國家各級版權(quán)機(jī)關(guān)共受理版權(quán)案件2824件，有關(guān)著作權(quán)、技術(shù)專利權(quán)和軟件盜版等所涉及的金額已達(dá)到數(shù)億元人民幣。[2]另外，信息技術(shù)的發(fā)展使個人隱私被采集和公開的可能性大大增加，互聯(lián)網(wǎng)為某些居心不良的人獲取和傳播他人隱私提供了便利，使個人的自由和尊嚴(yán)受到潛在的威脅。
3.信息犯罪
信息犯罪是指運(yùn)用信息技術(shù)或信息故意實(shí)施的嚴(yán)重危害社會、危害公民合法權(quán)益并應(yīng)負(fù)刑事責(zé)任的行為。作為一個犯罪概念和特殊的犯罪形式，學(xué)術(shù)界有幾種相關(guān)的概念和定義，如電腦犯罪、計(jì)算機(jī)犯罪、網(wǎng)絡(luò)犯罪等。[3]從類型上說，信息犯罪可以分為信息竊取和盜用、信息欺詐和勒索、信息污染和濫用、信息攻擊和破壞等。無論哪一種犯罪，其危害都是相當(dāng)大的。信息犯罪給知識產(chǎn)權(quán)、個人隱私、社會信用和國家安全都帶來巨大威脅。檔案部門向來是國家保密機(jī)關(guān)關(guān)注的重點(diǎn)，信息犯罪對檔案工作的破壞作用不言而喻，如果發(fā)生檔案失竊、被篡改或惡意傳播，將會給社會帶來極大的影響。
4.“非人性化”問題
網(wǎng)絡(luò)只是一個技術(shù)平臺，只能充當(dāng)人與人之間相互交往的媒介，隔著計(jì)算機(jī)屏幕，人們感受不到對方作為一個活生生的人的反應(yīng)，忽略了對方的感情需要。在網(wǎng)絡(luò)社會，人們終日跟計(jì)算機(jī)打交道，在家辦公、電子商務(wù)、網(wǎng)上購物等新事物的出現(xiàn)，使具有可視性、親切感的人際交往活動越來越少。人們在這種“非人性化”的世界中，產(chǎn)生的孤獨(dú)感、緊張情緒、對周圍事物的冷漠都給社會帶來不和諧的因素。網(wǎng)絡(luò)的“非人性化”問題已經(jīng)成為信息時(shí)代倫理建設(shè)不可回避的話題。[4]
二、信息倫理建設(shè)必須重視法制化
如果說以上出現(xiàn)的新的倫理問題中，諸如網(wǎng)絡(luò)非人性化、信息肆意傳播我們還可以通過加強(qiáng)“道德自律”加以控制的話，那么信息安全問題、信息侵權(quán)行為的控制和防范問題，信息欺詐、信息攻擊和破壞等信息犯罪問題，僅僅依靠人們在道德觀念上的自我約束恐怕已經(jīng)很難奏效了，迫切需要強(qiáng)制性法律措施的配合。信息活動管理上的法制建設(shè)滯后是信息犯罪增加的一個不容忽視的因素。法制化建設(shè)是信息活動規(guī)范的迫切需要，也是對信息關(guān)系調(diào)整的外在約束力。法律手段在檔案信息倫理建設(shè)中的作用可以從以下幾個方面來分析。
1.傳統(tǒng)倫理道德在信息時(shí)代的約束力已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠信息技術(shù)帶來的諸多新的倫理問題依靠傳統(tǒng)倫理已經(jīng)無法解決，信息時(shí)代處理新的倫理問題缺乏傳統(tǒng)的價(jià)值參照體系，這就導(dǎo)致了人們心中的道德模糊感。[5]人的某種觀念的形成需要相當(dāng)長時(shí)間的培養(yǎng)和適應(yīng)，我國傳統(tǒng)價(jià)值觀是幾千年悠久歷史的積淀，要使人們在短期內(nèi)建立新的價(jià)值觀體系，在這種道德缺失中維護(hù)正常的秩序，法律，是一個有力的工具。
2.傳統(tǒng)倫理與信息倫理的區(qū)別
傳統(tǒng)社會人們的活動和交往范圍狹窄，倫理規(guī)范不僅容易建立，而且容易形成固定的自我約束和輿論控制功能。而在信息時(shí)代，信息技術(shù)在縮短了人與人之間的距離，把地球變成“地球村”的同時(shí)，使人們的心靈接觸越來越少，感情逐漸淡漠，人與人之間的關(guān)系退化成了計(jì)算機(jī)的語言和符號，信息倫理調(diào)整著的人們的感情逐漸疏遠(yuǎn)，傳統(tǒng)社會所謂的“熟人約束”、“面子管制”在這樣一個相對自由的時(shí)空中變得軟弱無力。因此，信息倫理需要法律規(guī)制，而且應(yīng)改變傳統(tǒng)倫理中法律只是作為道德輔助手段的觀念，把法制化作為調(diào)控信息倫理的主要方式。
3.法律是化解和消除信息環(huán)境下各種問題的主要和重要手段
倫理道德只是一種軟性的社會控制手段，它的實(shí)施依賴于人們的自覺性和自主意識。而對于一些道德淪喪、良心泯滅的人來說，倫理道德就顯得蒼白無力了，不足以制止其做出危害社會的行為。而且，由于網(wǎng)絡(luò)的開放性、虛擬性和操作的隱蔽性，人們無法判斷行為的真正發(fā)出者，依靠社會輿論和風(fēng)俗習(xí)慣來維系的信息倫理很難發(fā)揮規(guī)范人們道德行為的作用。法律作為一種最專門化、最具效力和強(qiáng)制性的控制工具，仍然是化解和消除信息環(huán)境下各種問題的主要和重要的手段。只有將那些成熟的、共性的信息倫理規(guī)范適時(shí)地轉(zhuǎn)化成法律法規(guī)，使之具有法律的強(qiáng)制性，才能更好地規(guī)范個人與社會的信息行為，構(gòu)筑社會安全的第一道防線。[6]
4.信息立法是促進(jìn)建立全球倫理價(jià)值觀的有效措施
在全球化趨勢日益明顯的今天，信息本身的普遍性、共享性和無國界化要求與之相適應(yīng)的信息倫理應(yīng)包含全球倫理或普遍倫理的成分。然而，通常的觀點(diǎn)是，生長于不同文化背景下的倫理往往具有不同的性質(zhì)，具有文化上的“異質(zhì)”性，但若僅僅局限束縛于倫理的“異質(zhì)”性，則不利于信息的無國界傳播和信息全球共享。[7]因此，達(dá)成信息倫理基本準(zhǔn)則上的共識，能更好地促進(jìn)信息交流和傳播。信息立法不僅有效打擊了在信息領(lǐng)域造成嚴(yán)重后果的行為者，而且為信息倫理的事實(shí)創(chuàng)造了良好的外部環(huán)境，為信息倫理的“同質(zhì)”構(gòu)建提供了一個平臺。
另外，法律法規(guī)作為一種“他律”，為我們的道德“自律”提供了可遵循的規(guī)范，也給信息時(shí)代提供了一種可量化的是非評判標(biāo)準(zhǔn)。
三、現(xiàn)有檔案法制建設(shè)的不足及應(yīng)采取的措施
通過以上論述，使我們認(rèn)識到了法制建設(shè)在信息倫理建設(shè)中的重要作用，不可否認(rèn)，我國已經(jīng)出臺了一些規(guī)范信息行為的法律法規(guī)和行政規(guī)章，但與飛速發(fā)展的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)相比，我國的信息法制化建設(shè)還是很薄弱的，迫切需要加強(qiáng)。具體到檔案工作領(lǐng)域，到目前為止，已經(jīng)形成了法律、部門規(guī)章及文件、地方規(guī)章及文件等多層次的檔案法律體系。1987年頒布的《檔案法》是我國檔案法律體系的核心和主體，同時(shí)還出臺了《檔案法實(shí)施辦法》、《各級國家檔案館開放檔案辦法》等一系列相關(guān)的法律法規(guī)和各種地方性行政規(guī)章，還先后制定了《檔案管理軟件功能要求暫行規(guī)定》、《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》等有關(guān)電子檔案的規(guī)則和標(biāo)準(zhǔn)，在一定程度上滿足了檔案管理信息化發(fā)展的需要。但就目前的現(xiàn)狀來看，檔案立法方面存在的問題還是不容忽視的。
1.檔案立法方面存在的問題
第一，檔案信息化方面還存在著不少立法空白點(diǎn)。目前除了少數(shù)幾個法律層次較低的部門文件以外，還沒有出臺其他以電子檔案為主體的規(guī)范性法律文件，我們在面對電子檔案的歸檔管理、檔案網(wǎng)站建設(shè)、電子檔案數(shù)據(jù)備份管理等問題時(shí)仍無法可依。在已建立的檔案網(wǎng)站中普遍存在著檔案站點(diǎn)、站名設(shè)置不規(guī)范，提供信息內(nèi)容的水平和深度參差不齊等一系列問題。這些弊端會直接損害檔案，尤其是與國家利益密切相關(guān)的檔案的保密性和真實(shí)性[8]，極易導(dǎo)致電子檔案的泄密、販賣、惡意傳播等嚴(yán)重違法行為。而立法上存在的空白點(diǎn)使我們無法追究這些行為的法律責(zé)任，不能對犯罪行為展開有效的打擊和實(shí)施應(yīng)得的懲罰，從而給社會帶來不良影響和危害。
第二，現(xiàn)有《檔案法》中的條款需要增加和調(diào)整。由于1987年的《檔案法》是在當(dāng)時(shí)特定的技術(shù)水平和社會發(fā)展?fàn)顟B(tài)下制定的，其中缺乏有關(guān)信息時(shí)代規(guī)范電子檔案、進(jìn)行檔案信息化管理的內(nèi)容，而且有關(guān)檔案定義、檔案歸檔期限、檔案違法現(xiàn)象等的規(guī)定也與新的形勢不太適應(yīng)，需要加以補(bǔ)充和調(diào)整。
尤其在人們的維權(quán)意識日益增強(qiáng)的今天，有關(guān)檔案著作權(quán)、知識產(chǎn)權(quán)的問題，不能再僅僅借鑒鄰近的《著作權(quán)法》、《合同法》來保護(hù)電子檔案的版權(quán)或確認(rèn)電子檔案的歸屬，檔案管理是一個獨(dú)立、特定的行業(yè)，要給其提供有力的法律理論支持。第三，現(xiàn)有的檔案法規(guī)中有關(guān)信息化方面的規(guī)定立法層次偏低?！稒n案管理軟件功能要求暫行規(guī)定》、《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》等規(guī)則和標(biāo)準(zhǔn)，都屬于層次較低的行政部門文件，在法律效力上遠(yuǎn)無法滿足檔案信息化發(fā)展的需要。這種狀況造成的后果就是，在某一案件出現(xiàn)時(shí)，無法對其形成強(qiáng)有力的約束和制裁。電子檔案管理中的利益維護(hù)由于缺乏法律保障而長期處于不利地位。
2.加強(qiáng)檔案法制化建設(shè)
第一，加強(qiáng)檔案立法。這包括了很多方面和層次，具體說就是要制定有關(guān)電子文件、電子檔案管理、電子檔案網(wǎng)站管理、電子文件數(shù)據(jù)備份管理等方面的法律法規(guī)，填補(bǔ)現(xiàn)有檔案法律體系的空白點(diǎn)；對《檔案法》中不適應(yīng)信息時(shí)代要求的條款進(jìn)行修正和補(bǔ)充，特別要增加有關(guān)電子檔案信息資源的管理、保護(hù)、利用等方面的內(nèi)容，對于檔案著作權(quán)制定相應(yīng)的管理規(guī)則和懲處措施；把一些必要的原有的部門性行政規(guī)章上升到以國家名義制定的法律的高度，避免一些肆意破壞者鉆立法層次低的空子，降低由于對檔案信息化管理和規(guī)范力度不夠帶來風(fēng)險(xiǎn)的可能性。
第二，檔案立法建設(shè)要與現(xiàn)有的法律體系保持良好的兼容性。不僅要制定管理性的法律法規(guī)，更要堅(jiān)持發(fā)展的原則，制定能夠促進(jìn)檔案信息化健康發(fā)展的法律法規(guī)。同時(shí)，在對原有條款進(jìn)行補(bǔ)充和修正時(shí)要考慮法律法規(guī)的可操作性，使整個體系更加科學(xué)完善。
第三，檔案信息法制化建設(shè)不僅強(qiáng)調(diào)“立法”的重要性，還要全面考慮法制化體系的系統(tǒng)建設(shè)，包括立法、執(zhí)法、司法、監(jiān)督等多個方面；要積極進(jìn)行機(jī)構(gòu)改革(如現(xiàn)有的局館合一模式)，為檔案行政執(zhí)法和監(jiān)督職能的順利開展創(chuàng)造良好的社會環(huán)境。
第四，認(rèn)真研究檔案信息法制建設(shè)的國際動向，積極參與保障信息網(wǎng)絡(luò)安全的國際合作。走向國際不僅使我們在制定相關(guān)國內(nèi)法律法規(guī)和實(shí)施管理時(shí)能博采眾長，更使我們在打擊跨國計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)犯罪時(shí)，在解決網(wǎng)絡(luò)侵權(quán)、網(wǎng)絡(luò)違約等跨國糾紛時(shí)有良好的國際合作基礎(chǔ)，做到公平、公正、有效、合理。[9]
1.技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)。其一，硬件方面的風(fēng)險(xiǎn)。有些單位在采購設(shè)備的過程中，著重追求大而全面的設(shè)備系統(tǒng)，只追求先進(jìn)的設(shè)備和高質(zhì)量的設(shè)備而忽視了硬件方面存在的風(fēng)險(xiǎn)問題，沒有做好相應(yīng)的軟件進(jìn)行配套，導(dǎo)致這些大而全的硬件發(fā)揮不出應(yīng)有的效果，使得浪費(fèi)現(xiàn)象十分嚴(yán)重。其二，軟件方面的風(fēng)險(xiǎn).隨著科技的快速發(fā)展，軟件方面也存在著被淘汰的風(fēng)險(xiǎn).在系統(tǒng)建設(shè)方面，有些單位偏重于大而全的系統(tǒng)，功能完善而且一步到位的方案.這樣不僅使得成本大大的增加，而且由于技術(shù)快速發(fā)展導(dǎo)致系統(tǒng)會面臨很大的升級換代的壓力，這樣會有得不償失的風(fēng)險(xiǎn).與此同時(shí)，軟件行業(yè)發(fā)展十分迅速，軟件供應(yīng)商的數(shù)量與日俱增，他們采用不同的應(yīng)用平臺和開發(fā)工具，所以在選擇具體的軟件開發(fā)系統(tǒng)時(shí)，具有一定的風(fēng)險(xiǎn)性，因此技術(shù)的發(fā)展會淘汰一批實(shí)力不夠的軟件供應(yīng)商，這樣軟件的售后服務(wù)，系統(tǒng)維護(hù)和升級就會面臨很大的壓力，隱患十分嚴(yán)重.其三，數(shù)據(jù)安全的風(fēng)險(xiǎn).信息技術(shù)的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的潛在威脅給數(shù)據(jù)安全帶來了很大的風(fēng)險(xiǎn).與此同時(shí)，檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換，儲存和利用等方面也存在著許多技術(shù)方面的問題，這也是由于技術(shù)不成熟所造成的。
2.經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)。檔案信息化實(shí)施過程是一個長期連續(xù)不斷的過程，需要幾年甚至幾十年持續(xù)不斷的投入和完善。信息化建設(shè)投資巨大，但是經(jīng)濟(jì)效益卻不明顯。因?yàn)闄n案信息表現(xiàn)更多的是它的社會效益，具有隱性的特點(diǎn)。有些檔案部門因?yàn)榭床坏蕉唐谛Ч?，對檔案信息化的實(shí)施產(chǎn)生了疑問，有些領(lǐng)導(dǎo)急于求成，擅自更改實(shí)施進(jìn)度或終止部分項(xiàng)目的建設(shè)。高投入和慢收益，這一直接矛盾決定了檔案信息化建設(shè)投資面臨很大的經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，由于信息化項(xiàng)目持續(xù)時(shí)間較長，容易受到外界環(huán)境的影響，成本具有不可預(yù)測性，如：通貨膨脹、物價(jià)上漲，會增加檔案信息化的成本，如果控制不好，會直接影響整個信息化建設(shè)項(xiàng)目。
3.管理風(fēng)險(xiǎn)。檔案信息化建設(shè)除了信息技術(shù)的運(yùn)用，更多涉及工作理念、工作流程和管理方式的轉(zhuǎn)變。在檔案信息化建設(shè)中，三分技術(shù)，七分管理。檔案信息化建設(shè)中會涉及很多管理問題，如果業(yè)務(wù)流程混亂，管理架構(gòu)不明，忽視了技術(shù)與業(yè)務(wù)流程的整合，信息化建設(shè)就會面臨很大的風(fēng)險(xiǎn)。因此，組織與管理是檔案信息化建設(shè)成功的關(guān)鍵。首先，檔案信息化建設(shè)需要一個強(qiáng)有力的組織機(jī)構(gòu)，針對實(shí)施過程中的各種問題進(jìn)行管理和決策。如果決策失誤，會造成很大的風(fēng)險(xiǎn)，如：選擇建設(shè)承包商和對其監(jiān)督管理不當(dāng)?shù)脑?，會造成?xiàng)目的延期，還有可能因進(jìn)度計(jì)劃安排不合理，維護(hù)工作不到位等。其次，檔案信息化建設(shè)涉及到大量的協(xié)調(diào)工作和部門利益的調(diào)整。如果不能有效協(xié)調(diào)部門之間的工作，就可能出現(xiàn)互相扯皮，導(dǎo)致進(jìn)度遲緩。第三，信息化應(yīng)用有效推進(jìn)，需要管理層對信息化的管理理念和管理模式有足夠的了解，從而帶動整個團(tuán)隊(duì)充分發(fā)揮團(tuán)隊(duì)協(xié)作作用。如果缺乏團(tuán)隊(duì)合作精神，信息化項(xiàng)目不容易被人們接受，信息化建設(shè)會流于表面，難于發(fā)揮其真正作用。所以有效的組織和管理對于檔案信息化來說至關(guān)重要。
4.信息安全方面的風(fēng)險(xiǎn)。第一，設(shè)備安全方面的風(fēng)險(xiǎn).我國的設(shè)備很多都是直接進(jìn)口發(fā)達(dá)國家的，所以我國的很多領(lǐng)域多會看到對設(shè)備和技術(shù)依賴性很強(qiáng)這一現(xiàn)象，尤其在檔案管理領(lǐng)域，這一現(xiàn)象尤為明顯，對于引進(jìn)的新型設(shè)備，我們又缺乏必要的信息管理和技術(shù)改進(jìn)手段，尤其是在系統(tǒng)安全和信息安全的研究和應(yīng)用與發(fā)達(dá)國家有著很大的差距.據(jù)我們統(tǒng)計(jì)，目前市場上約有三分之二的軟件是外國產(chǎn)品，其中有百分之九十是國外產(chǎn).長此以往，我國的信息很可能被別國輕而易舉的取代，這勢必會造成極大地?fù)p失，因此我們對于自己的信息設(shè)備研究工作是一項(xiàng)艱巨的任務(wù)。
5.法律政策風(fēng)險(xiǎn)。在虛擬的網(wǎng)絡(luò)空間傳輸過程中，檔案信息需要一套完善的相關(guān)法律和法規(guī)，而制度也是極大的保證，以期待檔案信息在實(shí)際工作中發(fā)揮巨大的參考作用和憑證作用，最終使得檔案數(shù)字信息在網(wǎng)絡(luò)中得到資源共享.檔案信息化涉及到一系列知識產(chǎn)權(quán)問題，這其中包括數(shù)字化權(quán)、檔案數(shù)據(jù)庫產(chǎn)權(quán)、檔案復(fù)制權(quán)、檔案網(wǎng)站建設(shè)中因鏈接而產(chǎn)生的知識產(chǎn)權(quán)等問題，這其中的每一個問題都是不容忽視的.如果沒有相關(guān)的法律制度，檔案信息化的安全就得不到保證，檔案信息化就會面臨很大的風(fēng)險(xiǎn).如果檔案信息化得不到完整的建立健全，其管理性，業(yè)務(wù)性和技術(shù)性就得不到很好的體現(xiàn)，這就直接制約了信息化的發(fā)展，如:軟件的開發(fā)缺乏整體的規(guī)劃性，通用性和實(shí)用性得不到充分的體現(xiàn);在各個系統(tǒng)之間，標(biāo)準(zhǔn)和定義得不到統(tǒng)一，彼此之間的數(shù)據(jù)的不到充分的共享，相互之間就無法有效溝通，數(shù)據(jù)的更新也無法得到統(tǒng)一安排，這就給信息化建設(shè)帶來了很大的壓力，造成了極大地浪費(fèi)。
二、結(jié)語
