發(fā)布時(shí)間：2023-02-11 02:37:24
序言：寫作是分享個(gè)人見解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的檔案館文化建設(shè)樣本，期待這些樣本能夠?yàn)槟峁┴S富的參考和啟發(fā)，請盡情閱讀。
［關(guān)鍵詞］高校管理；文書檔案；檔案管理
文書檔案是高校發(fā)展的原始記錄，具有權(quán)威性和憑證性。學(xué)校各部門如何利用檔案為領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)好參謀，為學(xué)校事業(yè)發(fā)展提供服務(wù)，主要取決于所收集的檔案種類是否齊全，是否具有專業(yè)化、多功能的特點(diǎn)。隨著高等教育事業(yè)的發(fā)展，各高校越來越重視檔案工作。高校檔案管理單位以專業(yè)化檔案管理理念創(chuàng)新為先導(dǎo)，以培養(yǎng)專業(yè)化檔案管理隊(duì)伍為核心，以信息化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化提升檔案管理的專業(yè)化水平，促進(jìn)管理思想、管理方法和管理手段等方面的創(chuàng)新，為高校發(fā)展提供了有力保障。
一、提高文書檔案管理專業(yè)化認(rèn)識
首先，樹立專業(yè)化理念，提高專業(yè)化認(rèn)識。檔案管理專業(yè)化是指檔案管理職業(yè)具有自己獨(dú)特的職業(yè)要求和職業(yè)條件，有專門的培養(yǎng)制度和管理制度。檔案專業(yè)既包括學(xué)科專業(yè)，也包括職業(yè)專業(yè)，國家對檔案任職既有規(guī)定的學(xué)歷標(biāo)準(zhǔn)，也有必要的檔案知識、檔案能力和職業(yè)道德的要求。我國有檔案管理人員教育和培訓(xùn)的專門機(jī)構(gòu)、專門內(nèi)容和措施，有對檔案管理人員資格和教育機(jī)構(gòu)的認(rèn)定制度和管理制度。檔案管理職業(yè)有自己的理想追求，有自身的理論武裝，有自覺的職業(yè)規(guī)范和高度成熟的技能技巧，具有不可替代的獨(dú)立特性。
其次，培養(yǎng)專業(yè)化精神，增強(qiáng)專業(yè)化意識。加強(qiáng)檔案文化建設(shè)，塑造檔案職業(yè)文化、職業(yè)品格和職業(yè)素養(yǎng)，要甘于寂寞、樂于奉獻(xiàn)、遵守法紀(jì)、保守秘密，把做好檔案工作作為事業(yè)追求、職業(yè)理想和工作態(tài)度。陳希周在《檔案利用服務(wù)工作“四忌”》一文中認(rèn)為，從事檔案管理工作一忌態(tài)度冷淡，缺乏熱情，二忌不按規(guī)章制度辦事，三忌不熟悉館藏內(nèi)容和檔案管理業(yè)務(wù)，四忌對查閱檔案的人員不嚴(yán)格監(jiān)視，對查閱過的案卷不經(jīng)檢查就人庫。檔案管理工作者要克服“四忌”，努力做到服務(wù)質(zhì)量專業(yè)化、學(xué)習(xí)培訓(xùn)專業(yè)化、業(yè)務(wù)技能專業(yè)化。
再次，建立檔案管理專業(yè)化體系。蹇文燕在《淺談基層檢察機(jī)關(guān)檔案管理和利用的專業(yè)化構(gòu)建》一文中指出，檔案管理和開發(fā)專業(yè)化構(gòu)建的路徑主要有：一是提高認(rèn)識，轉(zhuǎn)變工作理念；二是提高檔案管理人員素質(zhì)，建設(shè)專業(yè)化隊(duì)伍；三是完善設(shè)備，加大檔案工作的投入力度；四是整合利用檔案資源，促進(jìn)事業(yè)健康發(fā)展。檔案管理專業(yè)化的目標(biāo)是人本化，要堅(jiān)持以物為本向以人為本轉(zhuǎn)變，以保管為主向開發(fā)利用為主轉(zhuǎn)變，以管理型向服務(wù)型轉(zhuǎn)變是現(xiàn)代檔案管理發(fā)展的基本趨勢，所有檔案管理工作都是為人服務(wù)、為人的全面發(fā)展服務(wù)的，離開了人所有的檔案都沒有任何意義。檔案管理專業(yè)化過程必須規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。要制定全國統(tǒng)一、行業(yè)統(tǒng)一、單位統(tǒng)一的文書檔案標(biāo)準(zhǔn)，克服各自為陣、各自為術(shù)、各自為范的局面，積極推進(jìn)文書檔案建設(shè)一體化，充分發(fā)揮檔案服務(wù)全面、準(zhǔn)確、便捷的功能。
二、創(chuàng)建文書檔案管理專業(yè)化模式
要提高高校文書檔案管理專業(yè)化水平，必須創(chuàng)新管理體制和模式，建設(shè)機(jī)構(gòu)獨(dú)立、人員獨(dú)立、管理獨(dú)立、經(jīng)費(fèi)獨(dú)立、業(yè)務(wù)獨(dú)立的檔案館?！陡拭C省檔案管理?xiàng)l例》規(guī)定，機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織把檔案事業(yè)列入發(fā)展規(guī)劃和工作計(jì)劃，建立和健全檔案行政管理和保管機(jī)構(gòu)，保障檔案事業(yè)發(fā)展所需經(jīng)費(fèi)；應(yīng)當(dāng)重視檔案管理工作，提供必要條件，保證檔案工作的正常開展，設(shè)置檔案機(jī)構(gòu)或者配備專（兼）職檔案工作人員負(fù)責(zé)檔案的管理，并對所屬單位的檔案工作實(shí)行檢查和指導(dǎo)；檔案館建設(shè)應(yīng)當(dāng)符合國家和地方制定的檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范，具有保管檔案的專用庫房，檔案庫房應(yīng)當(dāng)具備防盜、防火、防潮、防高溫、防蟲、防鼠、防塵、防光等條件和設(shè)施。
目前，高校文書檔案管理模式有兩種：一是文書檔案產(chǎn)生并存放于各單位、各部門、各學(xué)院，或者單位內(nèi)部設(shè)立檔案室，由這些單位指定專職或兼職人員管理，檔案管理零散，缺乏規(guī)范性、整體性，作用很難發(fā)揮，價(jià)值很難利用。二是成立檔案館的高校，文書檔案由檔案館專人負(fù)責(zé)，各單位和部門指定兼職檔案員協(xié)助做好歸檔工作，管理制度健全，文檔生成過程規(guī)范，檔案的價(jià)值整體得到利用。
三、改進(jìn)文書檔案管理專業(yè)化方式
文書檔案管理專業(yè)化建設(shè)主要包括管理制度專業(yè)化、管理方式專業(yè)化、管理手段專業(yè)化、管理措施專業(yè)化等。陳麗在《提升四川檔案管理專業(yè)化水平的標(biāo)尺》一文中認(rèn)為，檔案專業(yè)化管理是指以系統(tǒng)化為保證、數(shù)據(jù)化為標(biāo)準(zhǔn)、信息化為手段，從管理工作的各項(xiàng)專業(yè)環(huán)節(jié)入手，以提升專業(yè)水平的方式，把服務(wù)者的工作重點(diǎn)集中到滿足被服務(wù)者的需求上，以獲得更高效率、更多效益和更強(qiáng)競爭力的管理方式；主要措施包括組織專業(yè)性、管理過程專業(yè)性、技術(shù)專業(yè)性、人員要求專業(yè)性等。
制度建設(shè)是文書檔案專業(yè)化建設(shè)的前提和基礎(chǔ)?！陡拭C省檔案管理?xiàng)l例》規(guī)定，機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)建立、健全科學(xué)的檔案管理制度，使檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，并逐步采用先進(jìn)技術(shù)與設(shè)備，實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化。
信息化建設(shè)是文書檔案專業(yè)化建設(shè)的基本方式。為了提高文書檔案工作的質(zhì)量與效率，開發(fā)文書檔案信息資源利用的新途徑、新方法，必須利用信息化和數(shù)字化技術(shù)手段，以信息化改變傳統(tǒng)文書檔案管理模式，更好地實(shí)現(xiàn)“檔案館可以通過報(bào)紙、廣播、電視、刊物、圖書等媒介，采取出版、播放、陳列、展覽等形式向社會公布檔案”，提高檔案的使用效率。劉向在《要提高檔案管理軟件的專業(yè)化水平》一文中認(rèn)為，要提高檔案管理軟件的專業(yè)化水平，最重要的是提高程序員的檔案知識水平。要根據(jù)檔案工作的特點(diǎn)和需求，有的放矢，使軟件所附有的功能適應(yīng)檔案管理的特殊性。還要進(jìn)一步完善軟件開發(fā)公司的售后服務(wù)，對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，及時(shí)對軟件和系統(tǒng)進(jìn)行升級。陳金水在《信息化、專業(yè)化、標(biāo)準(zhǔn)化，助推社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理》一文中認(rèn)為，要加強(qiáng)信息化硬件設(shè)施建設(shè), 實(shí)現(xiàn)設(shè)備和技術(shù)的現(xiàn)代化，全面提高業(yè)務(wù)檔案管理的現(xiàn)代化水平，及時(shí)配備業(yè)務(wù)檔案現(xiàn)代化所必需的計(jì)算機(jī)、掃描儀、光盤刻錄機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備等現(xiàn)代化辦公設(shè)備, 充分利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù), 利用縮微技術(shù)、光盤技術(shù)在業(yè)務(wù)檔案管理中的作用。
四、培養(yǎng)文書檔案管理專業(yè)化隊(duì)伍
培養(yǎng)和造就一批職業(yè)化、事業(yè)型的檔案管理隊(duì)伍是實(shí)現(xiàn)高校文書檔案管理專業(yè)化的關(guān)鍵。《甘肅省檔案管理?xiàng)l例》規(guī)定，檔案工作人員應(yīng)當(dāng)具備檔案專業(yè)及相關(guān)知識，做到愛崗敬業(yè)，忠于職守，保守秘密，熱情服務(wù)。機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)重視檔案工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，按照國家規(guī)定進(jìn)行職稱評聘，并保持檔案工作人員的相對穩(wěn)定。
文書檔案涉及學(xué)校發(fā)展的方方面面，首先，管理人員要有堅(jiān)定的理想信念，較高的政治素質(zhì)，在遵守檔案保密制度上發(fā)揮表率作用；其次，要掌握高等教育發(fā)展的基本規(guī)律，熟悉學(xué)校發(fā)展規(guī)劃和工作計(jì)劃，具有文書檔案的鑒別、識別能力；最后，要有較高的業(yè)務(wù)能力，全面掌握文書檔案的形成、收集、鑒別、整理、利用、保管等一系列專門環(huán)節(jié)。另外，要有較強(qiáng)的服務(wù)意識和良好的服務(wù)態(tài)度，為文書檔案充分利用提供快捷、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。賢文在《建設(shè)一支穩(wěn)定的專業(yè)化的干部檔案管理隊(duì)伍》一文中認(rèn)為：“干部檔案管理隊(duì)伍應(yīng)該懂得電子計(jì)算機(jī)操作和軟件設(shè)計(jì)的基本原理，能自如地運(yùn)用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行干部檔案材料的貯存、檢索，應(yīng)該懂得錄像、復(fù)制、縮微等技術(shù)的基本知識，熟練地操作、使用儀器，應(yīng)該具有基本的化學(xué)、生物知識，以利用各種手段實(shí)行對干部檔案材料的防霉、防腐措施，應(yīng)該懂得中國檔案發(fā)展史、干部檔案史，等等?！睘榇?，要加強(qiáng)文書檔案管理專業(yè)化隊(duì)伍建設(shè)，使檔案工作者從檔案資料保管員向檔案資源開發(fā)者和研究者轉(zhuǎn)變。
其一，加強(qiáng)檔案學(xué)學(xué)科和專業(yè)建設(shè)。完善、發(fā)展檔案學(xué)科知識體系，根據(jù)社會需求，有條件的高校要積極開辦檔案學(xué)本科和研究生專業(yè)，結(jié)合現(xiàn)代檔案管理的發(fā)展趨勢，加強(qiáng)課程建設(shè)和教材開發(fā)，培養(yǎng)檔案管理應(yīng)用人才、檔案管理信息系統(tǒng)研發(fā)人才和檔案學(xué)研究人才。
其二，引進(jìn)檔案管理人才。要改善檔案管理人員的待遇和工作環(huán)境，在職稱評定、推優(yōu)評優(yōu)等方面給予傾斜和照顧，吸引其他單位或部門具有檔案專業(yè)學(xué)習(xí)或管理背景的人員充實(shí)到檔案管理隊(duì)伍中。
其三，選留檔案管理人才。從應(yīng)屆畢業(yè)生中選留檔案學(xué)專業(yè)大學(xué)生充實(shí)到檔案管理隊(duì)伍中，改善檔案管理隊(duì)伍的學(xué)歷、年齡、知識、學(xué)緣結(jié)構(gòu)，增強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍的整體活力。
一、進(jìn)一步提高區(qū)級檔案館對檔案信息化建設(shè)重要性
檔案信息化建設(shè)是現(xiàn)代化建設(shè)的客觀要求，是檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢，是對傳統(tǒng)檔案管理模式的重大改革。必須統(tǒng)一思想，充分認(rèn)識檔案信息化建設(shè)的重要性和緊迫性。
檔案信息化建設(shè)是地方經(jīng)濟(jì)建設(shè)的現(xiàn)實(shí)需要。檔案對研究過去、指導(dǎo)現(xiàn)實(shí)、預(yù)測未來具有無可替代的作用。利用好檔案信息，不僅可以在工作中少走彎路，而且可以從歷史對未來的昭示中產(chǎn)生新思路、找出新辦法、提出新對策。尤其對創(chuàng)新理論、地方經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會保障等方面，具有十分重要的參考價(jià)值。只有加快檔案信息化建設(shè)步伐，才能盡快實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，才能為當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)建設(shè)提供高質(zhì)量的服務(wù)。
檔案信息化建設(shè)是檔案事業(yè)發(fā)展的必由之路。信息技術(shù)迅猛發(fā)展、廣泛應(yīng)用，使檔案工作出現(xiàn)了許多新情況新特點(diǎn)。檔案類型增多、數(shù)量增大、科技含量增高；檔案載體由紙介質(zhì)為主發(fā)展為磁、光、紙、電等多種介質(zhì)并存，呈現(xiàn)多元化特征；檔案信息利用更加廣泛，深度開發(fā)的要求更高。傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)工作需要，我們必須解放思想，開拓創(chuàng)新，加快實(shí)現(xiàn)檔案信息資源存儲的數(shù)字化、傳遞的網(wǎng)絡(luò)化、管理的自動(dòng)化、服務(wù)的遠(yuǎn)程化，努力推進(jìn)區(qū)級檔案館工作向更高層次發(fā)展。
二、切實(shí)把握好檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)
科學(xué)規(guī)劃。區(qū)級檔案館要求檔案信息化建設(shè) “統(tǒng)一規(guī)劃、分布實(shí)施，重點(diǎn)突破、整體推進(jìn)，邊建邊用、滾動(dòng)發(fā)展?！眹@這一指導(dǎo)思想和目標(biāo)，各區(qū)級檔案館應(yīng)結(jié)合本單位實(shí)際，摸清情況，反復(fù)論證，制定切實(shí)可行的實(shí)施計(jì)劃，要重點(diǎn)把握三個(gè)方面的問題：一是堅(jiān)持從自身實(shí)際出發(fā)。檔案信息化建設(shè)必須按照標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施，但考慮到各單位的實(shí)際情況，在建設(shè)規(guī)模和模式上不搞“一刀切”，充分體現(xiàn)各檔案館特色優(yōu)勢。二是突出重點(diǎn)。網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、信息資源開發(fā)、安全保密等是檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵點(diǎn)，也是重點(diǎn)難點(diǎn)問題，必須高度關(guān)注，集中突破。三是注重實(shí)用。信息化建設(shè)要從實(shí)際需求和能力出發(fā)，切實(shí)把方便利用，發(fā)揮檔案最大效能，作為工作的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)。
集中力量建好數(shù)據(jù)庫和局域網(wǎng)。檔案館保存著大量珍貴的資料，這些檔案資料的數(shù)字化處理，工作量很大，任務(wù)十分繁重。一方面，要抓緊對現(xiàn)存檔案進(jìn)行目錄錄入、全文掃描和圖像、語音采集壓縮；另一方面要建設(shè)技術(shù)先進(jìn)，經(jīng)濟(jì)合理，安全適用，質(zhì)量可靠的局城網(wǎng)。
加大人才培養(yǎng)力度。檔案信息化建設(shè)專業(yè)性、技術(shù)性很強(qiáng)，需要從業(yè)人員具備多方面的專業(yè)知識和技能。一定要采取多種形式，通過各種渠道，加大人才培養(yǎng)力度。當(dāng)前，要突出計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)使用管理、信息安全防護(hù)、多媒體等相關(guān)知識的學(xué)習(xí)培訓(xùn)，全面提高檔案人員的素質(zhì)和能力，以滿足檔案信息化建設(shè)的需要。
三、按照實(shí)際需要，設(shè)計(jì)檔案管理軟件，有序推進(jìn)“數(shù)字檔案”工程建設(shè)
首先要事先做好規(guī)劃和規(guī)范管理工作，以避免重復(fù)和浪費(fèi)。如機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)交換格式、著錄標(biāo)引、xml技術(shù)應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)、電子文件存儲格式、計(jì)算機(jī)檢索體系質(zhì)量評估和控制規(guī)范等各項(xiàng)內(nèi)容，以提高整個(gè)檔案管理軟件的利用效果，保證檔案數(shù)據(jù)的查準(zhǔn)率和查全率，實(shí)現(xiàn)信息資源的充分共享。其次要正確認(rèn)識檔案信息化建設(shè)。檔案信息化建設(shè)主要是指檔案數(shù)字化，是檔案信息化建設(shè)中檔案信息資源建設(shè)的一個(gè)方面，主要是對現(xiàn)有館藏檔案的數(shù)字化。應(yīng)從實(shí)際出發(fā)，根據(jù)檔案的實(shí)際利用需求組織實(shí)施。
四、采取技術(shù)措施確保檔案信息安全
在檔案信息化建設(shè)中，最為重要的檔案數(shù)據(jù)的安全。它是檔案信息化減少得以順利開展的基礎(chǔ)和關(guān)鍵之所在。加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)安全的措施，是多方面的，如數(shù)據(jù)加密、文件系統(tǒng)加密、硬盤加密、異地備份等，但最為重要的措施，還在于從其環(huán)境入手，以確保檔案數(shù)據(jù)的安全。
（一）強(qiáng)化硬件設(shè)備建設(shè)，確保檔案數(shù)據(jù)安全
硬件設(shè)備的安全是檔案數(shù)據(jù)安全的基礎(chǔ)，包括直接載體和間接載體。直接載體如計(jì)算機(jī)、硬盤和光盤等，間接載體如傳輸介質(zhì)、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備和安全設(shè)備等，都要配置良好性能的設(shè)備，同時(shí)要做好防盜、防毀、防電磁干擾及防電磁信息輻射泄漏等的工作外，還要及時(shí)備份數(shù)據(jù)，以應(yīng)對意外的發(fā)生。
（二）強(qiáng)化應(yīng)用軟件的保護(hù)，確保檔案數(shù)據(jù)安全
如果說硬件設(shè)備是檔案信息化建設(shè)的大環(huán)境，那么，應(yīng)用系統(tǒng)就是檔案數(shù)據(jù)所處的“小環(huán)境”，它是特別的應(yīng)用程序，其最大的威脅來自于內(nèi)部或外部的非法訪問。
（三）加強(qiáng)系統(tǒng)軟件的安全性，保障檔案數(shù)據(jù)安全
操作系統(tǒng)是檔案管理軟件運(yùn)行的平臺，是檔案數(shù)據(jù)運(yùn)行的最大環(huán)境。一要使用正版操作軟件；二要安裝正版殺毒軟件；三要及時(shí)升級系統(tǒng)，以防操作系統(tǒng)的漏洞被黑客所利用，造成檔案數(shù)據(jù)受到威脅。
五、努力提高區(qū)級檔案館服務(wù)保密工作
1.1檔案是企業(yè)文化建設(shè)的基礎(chǔ)和依據(jù)，并服務(wù)于企業(yè)文化建設(shè)。
檔案記錄著企業(yè)的成長，是企業(yè)發(fā)展的歷史長卷，記述和反映了企業(yè)文化建設(shè)的歷史，包含著企業(yè)發(fā)展過程中做形成的價(jià)值觀念、經(jīng)營哲學(xué)和拼搏奮進(jìn)的精神取向，而這些都是企業(yè)的文化建設(shè)的前提和依據(jù)。企業(yè)檔案的有效管理為企業(yè)文化建設(shè)提供了大量的歷史文獻(xiàn)和各種有效資料和素材，可為新時(shí)期企業(yè)文化建設(shè)提供借鑒和依據(jù)，同時(shí)營造了濃厚的文化氛圍并樹立了了企業(yè)良好的形象。而企業(yè)文化也是以檔案為依托，企業(yè)文化以檔案形式為表現(xiàn)，檔案多年的文化沉淀形成了企業(yè)文化，可以說，企業(yè)文化的建設(shè)離開企業(yè)檔案管理是無法完成的，二者相輔相成，相互促進(jìn)。
1.2企業(yè)文化的發(fā)展也影響著企業(yè)檔案收集整理和鑒定工作。
企業(yè)文化作為整個(gè)企業(yè)的精神和靈魂所在，體現(xiàn)了企業(yè)的個(gè)性特征和獨(dú)特魅力，是企業(yè)管理活動(dòng)的重要組成部分，指導(dǎo)著企業(yè)發(fā)展的方向。企業(yè)檔案是企業(yè)文化的組成部分，其存在價(jià)值在于滿足企業(yè)的發(fā)展需要。隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，企業(yè)文化也會隨之不斷地完善，企業(yè)文化所體現(xiàn)出的價(jià)值取向的改變和發(fā)展也影響著檔案管理工作，也就是說企業(yè)文化若發(fā)生變化，企業(yè)員工受到企業(yè)文化的影響，在收集和整理企業(yè)檔案過程中，對企業(yè)檔案在收集管理和主觀鑒定，也會隨之發(fā)生相應(yīng)變化。
1.3二者對企業(yè)的發(fā)展有著相同之處。
企業(yè)檔案管理和企業(yè)的文化建設(shè)都共同服務(wù)于企業(yè)管理工作，是企業(yè)管理工作的組成部分，他們共同致力于引導(dǎo)企業(yè)員工形成積極的價(jià)值取向，共同影響著企業(yè)的決策方向，對企業(yè)的發(fā)展有著推動(dòng)作用。
2檔案管理對企業(yè)文化的作用和功能
2.1檔案管理工作促進(jìn)了企業(yè)文化發(fā)展，企業(yè)檔案在企業(yè)的文化建設(shè)中體現(xiàn)了重要的價(jià)值和作用。
首先，企業(yè)檔案記錄了企業(yè)發(fā)展的成長史，是企業(yè)發(fā)展歷程的載體。它以文字、圖片、影響資料等呈現(xiàn)著企業(yè)成長的點(diǎn)滴，是企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的重要資源和精神財(cái)富。其次，企業(yè)檔案突出了企業(yè)文化與眾不同的特色，使企業(yè)文化個(gè)性的塑造更具針對性。每個(gè)企業(yè)的發(fā)展，都有著自身與眾不同的發(fā)展過程，檔案沉淀著不同企業(yè)的不同的文化精髓，繼承者本企業(yè)的優(yōu)良傳統(tǒng)，因此，各企業(yè)文化形成也各具特色，可以說企業(yè)的個(gè)性設(shè)計(jì)和形象塑造都離不開企業(yè)的檔案工作。最后，企業(yè)檔案為企業(yè)員工的文化教育培訓(xùn)工作提供教材。檔案，取其精華去其糟粕，包含大量的歷史知識，是企業(yè)寶貴的精神財(cái)富，企業(yè)檔案最真實(shí)的記錄了企業(yè)在發(fā)展過程中的相關(guān)資料，如企業(yè)財(cái)務(wù)、材料工藝、經(jīng)營狀況、文化建設(shè)等等重要內(nèi)容，為企業(yè)對員工培訓(xùn)和教育提供了必要的教材資料。也提高了員工的綜合素質(zhì)，調(diào)動(dòng)了員工的積極性，增加員工對企業(yè)的熱愛。
2.2企業(yè)檔案與企業(yè)文化具有相同的功能，他們工作服務(wù)于企業(yè)管理工作，是文化與經(jīng)濟(jì)結(jié)合的產(chǎn)物，共同組成企業(yè)的精神文明建設(shè)
企業(yè)檔案對企業(yè)文化具有以下功能：a.導(dǎo)向功能，檔案工作收集之際便取其精華，擇取積極價(jià)值觀資料，將職工引導(dǎo)到企業(yè)的發(fā)展目標(biāo)上來，因此企業(yè)檔案對企業(yè)文化具有導(dǎo)向功能。b.約束功能，企業(yè)檔案是企業(yè)文化的一部分，是企業(yè)的一種無形的文化力量，企業(yè)檔案的收集影響著企業(yè)文化的建設(shè)，并影響著企業(yè)的價(jià)值觀、行為準(zhǔn)則、道德規(guī)范等，企業(yè)檔案和企業(yè)文化共同約束著員工和公司的行為。c.融合功能，檔案管理的收集工作，會將符合公司價(jià)值觀的信息搜集起來，使之融合，共同體現(xiàn)企業(yè)文化，同時(shí)融合職工的思想、行為，使之達(dá)成共性。d.凝聚功能，檔案工作推進(jìn)企業(yè)文化，得到員工認(rèn)同并凝聚人心，團(tuán)結(jié)員工，使員工有歸屬感，從而使員工團(tuán)結(jié)一心，共同為企業(yè)發(fā)展而奮斗。e.輻射功能，企業(yè)檔案使企業(yè)形成不同的企業(yè)文化，對外則代表不同的形象，并使其對外部有一種輻射力，既樹立了自我形象，又對整個(gè)文化建設(shè)產(chǎn)生了極大的影響。
3如何有效發(fā)揮企業(yè)檔案管理在文化建設(shè)中的作用
首先，做好檔案的收集工作，企業(yè)檔案的收集和累計(jì)是檔案管理的最基礎(chǔ)工作，也是企業(yè)檔案發(fā)揮作用的前提條件。檔案的本質(zhì)屬性是它的原始記錄性，內(nèi)容則是它的文化性，檔案資料要求真實(shí)、豐富。其次，規(guī)范檔案管理，改變傳統(tǒng)的檔案管理觀念和工作方式，增強(qiáng)管理人員的管理意識，重視企業(yè)各種檔案管理技術(shù)的開發(fā)利用，加強(qiáng)檔案的信息化管理，要充分利用當(dāng)達(dá)的電子信息技術(shù)，提高管理效果和工作效率。積極引進(jìn)專業(yè)的檔案管理人才，加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)，提升檔案管理工作人員的素質(zhì)，使檔案管理工作更專業(yè)化。最后，要定期的反饋工作，定時(shí)公開企業(yè)檔案。使其自身不斷完善，檔案部門有必要定期對自身工作進(jìn)行反饋，而企業(yè)是由每一個(gè)員工的辛勤勞動(dòng)構(gòu)成的，因此員工有權(quán)利了解企業(yè)檔案的內(nèi)容。要加強(qiáng)企業(yè)檔案工作的透明度，是企業(yè)的每一個(gè)員工都能定期的了解到企業(yè)檔案和企業(yè)的發(fā)展?fàn)顩r。員工在了解的相關(guān)信息后對企業(yè)的信任度加強(qiáng)，工作時(shí)會更加努力。此外，檔案的管理方法也應(yīng)當(dāng)與時(shí)俱進(jìn)，開拓創(chuàng)新，并始終堅(jiān)持以人為本的原則，在對大意義上實(shí)現(xiàn)檔案管理工作對企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和員工利益最大化服務(wù)。
4總結(jié)
關(guān)鍵詞：公共文化；服務(wù)體系；公共檔案館；建設(shè)
公共檔案館作為一種公益性文化單位，既肩負(fù)著參與公共文化服務(wù)的重要職責(zé)，又承擔(dān)著滿足廣大人民群眾公共文化權(quán)利需求的重要作用。如何正確認(rèn)識公共檔案館有效參與公共文化服務(wù)體系建設(shè)的內(nèi)涵以及公共檔案如何有效參與公共文化服務(wù)體系建設(shè)，已成為當(dāng)前公共檔案館建設(shè)急需解決的重要問題。
一、公共檔案館參與公共文化服務(wù)體系建設(shè)的內(nèi)涵
公共檔案館是一種政府承辦的公益性的文化單位，是服務(wù)廣大人民群眾對公共社會信息檔案查詢和利用的重要載體，它能夠在一定程度上全面反映公共資源和社會歷史風(fēng)貌，通過為公共群體提供服務(wù)實(shí)現(xiàn)公民的文化關(guān)懷和文化享有的公共權(quán)利。公共文化服務(wù)體系建設(shè)工作是我國文化體制改革的重要舉措，而公共檔案館參與公共文化服務(wù)體系建設(shè)則是踐行這一舉措的重要途徑之一。
（一）公共檔案館服務(wù)的對象和目的
公共檔案館是檔案館的一種類型，最大的特征就是公共性。因此，公共檔案館就是為社會廣大人民群眾提供館藏資源服務(wù)的機(jī)構(gòu)，其服務(wù)對象就是全體公民。公共檔案館在滿足公民對館藏資源查詢利用的同時(shí)，也在通過各種方式和途徑向人們傳播檔案文化，進(jìn)一步確立公眾的文化權(quán)利。公眾的文化權(quán)利的確立和行使，要求公共檔案館要開展公共文化服務(wù)，并要參與到社會文化服務(wù)體系建設(shè)之中，因此，積極傳播檔案文化和維護(hù)公眾的文化權(quán)利，是公共檔案館參與公共文化服務(wù)的根本目的。
（二）公共檔案館服務(wù)的特性
公共檔案館服務(wù)的主要特征是公共性與服務(wù)性。公共檔案館的服務(wù)內(nèi)容是以檔案資源供給為主，這種檔案資源具有公共物品的屬性，在查詢和利用工程中不會產(chǎn)生利益性競爭，公共檔案館無法通過市場效應(yīng)來調(diào)節(jié)公眾對檔案的使用率，而公眾也無法通過交易途徑來謀得檔案資源的占有和使用。從公共檔案館的確立和定位來看，公共檔案館服務(wù)的是全體公眾而并非特定群體。因此，公共檔案館應(yīng)改變傳統(tǒng)的服務(wù)方式，深入貫徹為人民服務(wù)的工作宗旨。
（三）公共檔案館服務(wù)的原則
公共檔案館作為一種檔案收藏的場所，它不僅是對政府和社會重大事情的記載，而且也記載了廣大公眾的普通歷史事件，它是一個(gè)相對廣泛的承載社會、國家及個(gè)人文化積累于一體的文化事業(yè)機(jī)構(gòu)。公共檔案館的館藏資料是對歷史的客觀反應(yīng)與公正表達(dá)，它揭示了人類追求公平正義的現(xiàn)實(shí)寫照，因此，公共檔案館的定位與性質(zhì)決定了其要遵循公平正義的原則服務(wù)社會。
二、公共檔案館參與公共文化服務(wù)體系建設(shè)的意義
（一）有利于公共文化服務(wù)體系的建構(gòu)
公共文化服務(wù)體系的建構(gòu)是一個(gè)相對復(fù)雜的系統(tǒng)工程，它會涉及到公共圖書館、藝術(shù)館、文化館、展覽館、紀(jì)念館、公共檔案館等部門或機(jī)構(gòu)。缺少了公共檔案館的參與，公共文化服務(wù)體系就不是一個(gè)完成的體系，公共檔案館在社會發(fā)展過程中的歷史文化積累、保存、沉淀，是其它任何部門都無法取代的，同時(shí)它為公共文化服務(wù)體系建構(gòu)的支撐力量也是不可小覷的。因此，政府在建構(gòu)公共文化服務(wù)體系過程中，要充分重視公共檔案館服務(wù)職能的發(fā)揮。
（二）有利于公眾基本文化權(quán)利的保障
建構(gòu)公共文化服務(wù)體系的一個(gè)重要內(nèi)容就是要保障公眾的基本文化權(quán)利，公共檔案館在提供文化服務(wù)時(shí)，對公眾的基本文化權(quán)利需求的滿足具有不可推卸的重要責(zé)任。公共檔案館的建立與運(yùn)行，不僅僅是政府設(shè)立的一個(gè)供廣大人民群眾查詢和利用檔案資源的服務(wù)機(jī)構(gòu)，同時(shí)公共檔案館作為一種開放式的、服務(wù)大眾的文化制度的形成，它在一定程度上保障了公眾基本文化權(quán)利的行使。
（三）有利于公共檔案事業(yè)的長足發(fā)展
政府不僅是公共文化服務(wù)體系建設(shè)的主體，而且也是促進(jìn)公共檔案館發(fā)揮文化職能的中堅(jiān)力量。因此，政府在建設(shè)公共文化服務(wù)體系時(shí)，必然會加大公共事業(yè)的資金投入，同時(shí)也會制定并出臺一些相關(guān)文件政策。這樣不僅能夠提升公共檔案館參與公共文化服務(wù)體系建構(gòu)的積極性，同時(shí)也為公共檔案館有效合理發(fā)展提供必要的支持和保障，從而促進(jìn)公共檔案事業(yè)的長足發(fā)展。
三、公共檔案館參與公共文化服務(wù)體系建設(shè)的策略
（一）加強(qiáng)公共檔案館與其它文化部門的融合
在公共文化服務(wù)體系建構(gòu)的過程中，需要各個(gè)文化部門相互支持、相互融合，這樣才能夠促進(jìn)公共文化服務(wù)功能的有效發(fā)揮。公共檔案館作為一種法定的公共事業(yè)文化單位，它既具有一般文化事業(yè)機(jī)構(gòu)的共性，也具有屬于其自身特色的專屬屬性。它與其它文化機(jī)構(gòu)之間既存在關(guān)聯(lián)，又存在不同。只有將處于文化邊緣地位的公共檔案館地位提升起來，才能夠激發(fā)公共檔案館發(fā)揮其應(yīng)有的文化服務(wù)能力。因此，政府部門要統(tǒng)籌規(guī)劃，明確和規(guī)范各個(gè)文化部門的職責(zé)與權(quán)力，使公共檔案館能夠與其它部門在公共文化服務(wù)體系建構(gòu)的過程中相互融合、相互支撐，同時(shí)要竭力打通公共檔案館與其它文化部門之間的隔閡，凝聚服務(wù)社會公眾的文化合力。
（二）豐富公共檔案館的館藏資源
館藏資源的多少直接決定了公共檔案館的綜合實(shí)力和文化服務(wù)供給能力。隨著社會的快速發(fā)展，公眾對檔案館藏資源使用的需求日益提升。然而，受傳統(tǒng)歷史的影響，我國很多公共檔案館館藏資源匱乏、內(nèi)容與形式單一，館藏結(jié)構(gòu)不夠合理，大多館藏資源記錄的都是政府政務(wù)工作與重大的歷史事件等。而那些反映廣大人民群眾生活和特色事務(wù)的記載相對較少，難以滿足公眾的文化服務(wù)需求。公共檔案館要承擔(dān)起公共文化服務(wù)功能，必須要豐富館藏資源，優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)，逐步貼近公眾日常生活。其中公共檔案館要加強(qiáng)與公眾密切相關(guān)的民生檔案建設(shè)，收集和完善公眾戶籍、婚姻、醫(yī)療等檔案資料。同時(shí)還要建構(gòu)與當(dāng)?shù)貧v史發(fā)展相結(jié)合的特色館藏資源建設(shè)，如風(fēng)景名勝、人文歷史、風(fēng)俗習(xí)慣等，既能夠傳承本土歷史文化發(fā)展，又能夠滿足外地游客的文化需求。
（三）深化公共檔案館的服務(wù)舉措
公共檔案館為公眾提供文化服務(wù)和文化產(chǎn)品供給，效果的好壞最終取決于公眾對館藏資源的利用率和利用滿意度。然而，與其它公共文化部門相比，公共檔案館有很多不方便之處，如地理位置相對偏僻，節(jié)假日不對外開放、傳統(tǒng)化辦公模式等等。因此，公共檔案館在參與公共文化服務(wù)體系建設(shè)時(shí)，要改變原來的不便之處，在保證豐富多樣的檔案館藏資源的同時(shí)，積極優(yōu)化相關(guān)的服務(wù)舉措。首先，政府部門要規(guī)劃好公共檔案館的選址與建筑，要選擇公眾比較密集的生活休閑區(qū)，同時(shí)還要兼顧與其它公共文化部門的協(xié)調(diào)與設(shè)置，使某一區(qū)域能夠滿足公眾對不同文化產(chǎn)品的查詢與利用。其次，要合理布局公共檔案館的內(nèi)部陳設(shè)，依據(jù)檔案分類規(guī)律的同時(shí)，也要兼顧公眾的個(gè)性化需求。最后，要合理安排館藏開放時(shí)間，利用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化辦公模式，突破時(shí)空限制，滿足公眾的切實(shí)需求。
（四）提升公共檔案館隊(duì)伍的綜合素能
檔案管理隊(duì)伍綜合素能的高低，在很大程度上決定了公共檔案館的文化服務(wù)水平和服務(wù)質(zhì)量。公共檔案館要參與公共文化服務(wù)體系的建設(shè)，必須要抓好館員隊(duì)伍建設(shè)。一方面，公共檔案館要從年齡結(jié)構(gòu)、學(xué)歷結(jié)構(gòu)、知識結(jié)構(gòu)、能力結(jié)構(gòu)等方面優(yōu)化檔案管理隊(duì)伍，在提升專業(yè)檔案管理素質(zhì)的同時(shí)，要強(qiáng)化以人為本的服務(wù)理念和服務(wù)方式。另一方面，公共檔案館要實(shí)行“兩條腿”走路的檔案人才管理模式，即引進(jìn)適合現(xiàn)代化檔案管理人才，增強(qiáng)檔案管理實(shí)力；加強(qiáng)對已有管理人員的進(jìn)修與培訓(xùn)，不斷提升檔案管理隊(duì)伍的綜合素能。
參考文獻(xiàn)：
[1]蘇君華.公共文化服務(wù)體系建設(shè)中公共檔案館的功能定位研究[J].檔案建設(shè)，2013.5.
關(guān)鍵詞：企業(yè)管理 文書檔案管理 信息化
隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的快速發(fā)展，計(jì)算機(jī)已經(jīng)被廣泛應(yīng)用于社會生活的諸多領(lǐng)域，其功能的強(qiáng)大已經(jīng)被人們所認(rèn)識到，可以說現(xiàn)代人的生活已經(jīng)無法離開計(jì)算機(jī)。在這樣一個(gè)時(shí)代背景下，傳統(tǒng)的文書檔案處理方式顯然已經(jīng)無法適應(yīng)企業(yè)快速發(fā)展的需要，而出現(xiàn)了種種弊端。因此，企業(yè)文書檔案管理人員，必須要認(rèn)清這一形勢，將計(jì)算機(jī)技術(shù)引入到企業(yè)文書檔案管理工作中，積極推進(jìn)企業(yè)文書檔案管理的信息化進(jìn)程，如此才能夠?yàn)槠髽I(yè)的快速發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。
一、企業(yè)推進(jìn)文書檔案管理信息化的意義
（一）可以實(shí)現(xiàn)信息共享
對紙質(zhì)文書檔案進(jìn)行電子化處理之后，文書檔案的儲存方式發(fā)生了根本性的改變，再加上網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，我們就可以對文書檔案進(jìn)行隨時(shí)、隨地的檢查，而且查準(zhǔn)率非常高，這些優(yōu)勢都是傳統(tǒng)管理方式無法企及的。傳統(tǒng)的文書檔案管理方式，大量有用信息被封存在文件柜之中，不但占用了大量資源，也使這些資料所包含的信息大量浪費(fèi)。而且對于紙質(zhì)文書檔案的查找工作，也非常困難。實(shí)現(xiàn)文書檔案管理信息化之后，檔案管理就由原來的案卷級上升到文件級，管理途徑也由原來的單途徑上升為多途徑，進(jìn)而使文書檔案的信息資源得到最大限度的開發(fā)。
（二）提高工作效率
企業(yè)實(shí)現(xiàn)文書檔案管理信息化之后，計(jì)算機(jī)將被應(yīng)用于文書檔案管理工作的每一個(gè)環(huán)節(jié)，使文書檔案管理工作者從繁重的檔案管理工作中解脫出來。比如傳統(tǒng)的文書檔案管理工作，是將紙質(zhì)的文書檔案裝訂在一起，如果想要對某一份檔案進(jìn)行修改，必須要對整個(gè)檔案進(jìn)行拆卷重做，這勢必會增加檔案管理人員的工作量，使大量時(shí)間與精力浪費(fèi)。但企業(yè)實(shí)現(xiàn)文書檔案管理信息化之后，這種情況就不會出現(xiàn)。我們只需要利用計(jì)算機(jī)將需要修改的檔案找到，使用鍵盤操作就能夠完成對檔案的修改，既省時(shí)，又省力。而且對于文書檔案工作的收集、整理、儲存、統(tǒng)計(jì)以及借閱等工作，我們都可以借助計(jì)算機(jī)來完成，使文書檔案管理工作的效率大幅度提高。
（三）加快了信息傳輸?shù)乃俣?/p>
傳統(tǒng)文書檔案的長距離傳遞主要依靠的是郵政系統(tǒng)，傳送的時(shí)間也無法確定，而且傳遞的過程中，一旦發(fā)生了丟失的情況懷，將會為企業(yè)帶來無法彌補(bǔ)的損失。實(shí)現(xiàn)文書檔案信息化管理之后，文書檔案就可以以電子文件的方式進(jìn)行傳遞，不但提高信息傳送的速度，同時(shí)也保證了文書檔案的安全。
（四）電子檔案的儲存更加穩(wěn)定
電子檔案與紙質(zhì)檔案相比，不但質(zhì)量輕、壽命長，而且更容易保存。比如紙質(zhì)檔案在高溫、酸、氧化劑、潮濕的情況下，可能產(chǎn)生水解或者是氧化反應(yīng)，這勢必會給企業(yè)帶來不必要，也無可挽回的損失。但電子檔案就不同了，隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，我們可以根據(jù)不同的實(shí)際需要，而選擇不同的載體，比如移動(dòng)硬盤、光盤以及U盤等等，及大的方便查閱與攜帶。
二、實(shí)現(xiàn)企業(yè)文書檔案管理信息化的建議
（一）打造文書資料的“收集網(wǎng)絡(luò)”
通常情況下，很多企業(yè)都有年底收集、整理文書檔案的習(xí)慣，年底的時(shí)候，企業(yè)各部門都比較忙碌，這一時(shí)間進(jìn)行文書檔案的收集與整理工作，顯然是不妥的。因此，企業(yè)需要將年度收集轉(zhuǎn)變?yōu)槠匠Ｊ占Ｆ髽I(yè)必須要建立獨(dú)立的文書檔案管理部門，部門工作者可以是從其他部門抽調(diào)出來的，也可以是企業(yè)招聘來的，同時(shí)在企業(yè)的每一個(gè)科室再安排一名兼職文書檔案管理人員，從而組成一個(gè)文書資料“收集網(wǎng)絡(luò)”。文書檔案管理部門負(fù)責(zé)整個(gè)企業(yè)的文書檔案收集工作，而各科室的文書檔案管理人員則負(fù)責(zé)科室的文書檔案收集工作，將每日收集到的文書資料以周、月、季度統(tǒng)一上交到文書檔案管理部門進(jìn)行保管。文書檔案資料在收集的過程中，必須嚴(yán)格登記，這樣才能夠做到有據(jù)可查，相關(guān)責(zé)任人要檢查好文件資料的完整性，并且要保證文書的字跡、紙張是符合相關(guān)規(guī)定的。文書檔案管理部門收到科室上交的文書檔案之后，要進(jìn)行妥善管理，可以根據(jù)實(shí)際需要，預(yù)備出不同的檔案盒，將上交的文書檔案分類別的進(jìn)行存放。
（二）將信息系統(tǒng)的內(nèi)、外網(wǎng)進(jìn)行隔離
為了保證電子文書檔案的安全性，有必要在信息系統(tǒng)的內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)之間，構(gòu)建出一條物理隔離帶，以保證內(nèi)網(wǎng)所儲存的資料的安全。第一層隔離帶依靠的是路由器，我們可以對路由器進(jìn)行安全設(shè)置，從而過濾掉補(bǔ)屏蔽的IP地址?；蛘呤窍绕帘稳縄P地址，然后有選擇性的放行一些IP地址進(jìn)入內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。第二層隔離帶依靠的是防火墻?，F(xiàn)階段，大部分防火墻都具有認(rèn)證機(jī)制，只要設(shè)置防火墻之后，我們就可以對進(jìn)與出的網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控；阻止一些禁止操作；對通過防火墻的一些信息、內(nèi)容以及活動(dòng)進(jìn)行詳細(xì)的記錄；對用戶的訪問行為進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控；對攻擊網(wǎng)絡(luò)的行為進(jìn)行檢測，并發(fā)出警報(bào)。
（三）加強(qiáng)文書檔案管理人員的素質(zhì)建設(shè)
網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)步對于文書檔案管理的信息化建設(shè)有著重要影響，但是人員仍舊是文書檔案管理的信息化建設(shè)的關(guān)鍵所在。因此，想要推進(jìn)企業(yè)文書檔案管理的信息化建設(shè)，首先要完成管理人員的“信息化”建設(shè)。企業(yè)可以采用培訓(xùn)的方式，培訓(xùn)的內(nèi)容要包括計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、檔案學(xué)以及相關(guān)軟件操作等等，同時(shí)還要鼓勵(lì)文書檔案管理人員進(jìn)行自學(xué)，幫助他們樹立終身學(xué)習(xí)的意識，如此才能夠使檔案管理人員的意識與技能共同進(jìn)步，以適應(yīng)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展。除此以外，還需要加大對檔案室的硬件設(shè)施的投入，這樣文書檔案管理人員所學(xué)到的知識才能夠有用武之地，文書檔案資料的價(jià)值才能夠更深入的挖掘，從而為企業(yè)發(fā)展而服務(wù)。
綜上所述，隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，傳統(tǒng)的文書檔案管理方式已經(jīng)無法適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)快速發(fā)展的需求，迫切需要我們運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)文書檔案管理的信息化，從而滿足人們的查詢需求與借閱需求。我們可以從打造文書資料的“收集網(wǎng)絡(luò)”； 將信息系統(tǒng)的內(nèi)、外網(wǎng)進(jìn)行隔離；加強(qiáng)文書檔案管理人員的素質(zhì)建設(shè)等三個(gè)方面入手，推進(jìn)企業(yè)文書檔案管理信息化，從而使文書檔案發(fā)揮出其應(yīng)有的價(jià)值。
參考文獻(xiàn)：
1.1檔案信息化建設(shè)的認(rèn)知因素
在檔案信息化建設(shè)過程中，檔案管理部門的領(lǐng)導(dǎo)對檔案信息管理的不夠重視，主要體現(xiàn)在檔案管理部門沒有一套完整的檔案信息管理體系，對檔案信息建設(shè)的認(rèn)識及管理嚴(yán)重不到位，在檔案管理過程中，檔案工作人員受傳統(tǒng)管理理念的影響，只對檔案信息進(jìn)行了收集，沒有對其進(jìn)行充分的分析與利用，沒有發(fā)揮出檔案應(yīng)有的價(jià)值，嚴(yán)重的浪費(fèi)檔案的存在價(jià)值。
1.2檔案信息化建設(shè)的觀念因素
在傳統(tǒng)的檔案管理過程中，檔案管理人員只將檔案信息收集、保管就沒有任何任務(wù)了。但是，隨著城市人民群眾對信息資料的不斷提升，對存儲的檔案信息利用已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過了信息本身的價(jià)值。所以，檔案管理工作人員應(yīng)該摒棄傳統(tǒng)的管理理念，重視檔案信息化建設(shè)，學(xué)會如何利用檔案的價(jià)值。但是，到目前為止，大部門檔案管理人員仍然沒有意識到檔案信息化建設(shè)的重要性，對檔案管理難以達(dá)到要求。
2在檔案信息化建設(shè)中應(yīng)注意把握的幾個(gè)問題
2.1數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化不等于信息化
檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容非常廣，其中包括信息的收集，整理、信息數(shù)據(jù)庫及信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)、信息資源的有效利用、信息資源開發(fā)利用的法律法規(guī)及人才隊(duì)伍的建設(shè)等。所以，檔案網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化建設(shè)不單單只是信息的建設(shè)，應(yīng)該從多個(gè)方面入手，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)的快速發(fā)展。
2.2立足現(xiàn)實(shí)，加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)
檔案信息技術(shù)處理，既有地域上的差異性，又有業(yè)務(wù)上的共同性。目前，各地檔案館普遍單獨(dú)進(jìn)行計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)的開發(fā)，無論是經(jīng)濟(jì)性、通用性都不利于協(xié)調(diào)統(tǒng)一。當(dāng)務(wù)之急是加強(qiáng)檔案館之間的橫向聯(lián)系，按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，把計(jì)算機(jī)應(yīng)用及適合共性特點(diǎn)的軟件開發(fā)作為信息化建設(shè)的切入點(diǎn)。要力求軟件功能設(shè)計(jì)既具有相對的統(tǒng)一性，又具有一定的靈活性和較強(qiáng)的應(yīng)用性，爭取在最大范圍內(nèi)建立統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)平臺，整合檔案信息資源，以整體優(yōu)勢最大限度地實(shí)現(xiàn)信息資源共享。
2.3注重質(zhì)量，加強(qiáng)特色建設(shè)
信息化不應(yīng)流于表面和形式，而是要注重由信息技術(shù)支持的檔案信息是否適合用戶需求，是否實(shí)現(xiàn)了檔案服務(wù)功能的全面拓展和最大優(yōu)化。如果傳輸?shù)臋n案信息及相關(guān)的數(shù)據(jù)不被利用或者接受，那么檔案信息化建設(shè)就起不到原有的作用。所以，檔案信息化建設(shè)工作必須與社會廣泛聯(lián)系，了解社會需求，掌握信息利用規(guī)律，深入挖掘館藏潛力，注重特色建設(shè)，在檔案信息服務(wù)方面充分體現(xiàn)吸引用戶的魅力。
2.4著重用戶的實(shí)際與需求
不同方面的用戶是信息化建設(shè)成果的直接受用者，但由于受計(jì)算機(jī)知識等因素的制約，使檔案信息化與一些用戶還有一定距離。重要的是要建設(shè)一種便捷的、更加適應(yīng)用戶需求的新型檔案信息服務(wù)關(guān)系，充分滿足用戶需求的信息，與社會共同發(fā)展，共同進(jìn)步。
2.5以人為本，加強(qiáng)人才培養(yǎng)
在檔案管理工作中應(yīng)廣泛使用電子設(shè)備，使傳統(tǒng)的檔案管理方式從根本上發(fā)生變化。著力培養(yǎng)一支復(fù)合型的人才隊(duì)伍，對完成信息化建設(shè)任務(wù)至關(guān)重要。首先，要重視對現(xiàn)有管理人員和專業(yè)技術(shù)人員的崗位培訓(xùn)和繼續(xù)教育，為大家創(chuàng)造學(xué)習(xí)現(xiàn)代科學(xué)知識與先進(jìn)技術(shù)的機(jī)會。其次，有計(jì)劃、有針對性地招聘信息化建設(shè)專業(yè)人才。招聘信息化專業(yè)人才要長期、中期、短期相結(jié)合，實(shí)行用人制度上的社會化運(yùn)作。通過實(shí)行培養(yǎng)現(xiàn)有人員和引進(jìn)專業(yè)人員的辦法，不斷提高信息化建設(shè)隊(duì)伍的綜合素質(zhì)和創(chuàng)新能力，保證在完成信息化建設(shè)任務(wù)時(shí)得心應(yīng)手。
3檔案管理信息化發(fā)展策略
3.1轉(zhuǎn)變思想觀念，樹立信息化管理意識
在我國現(xiàn)階段，檔案管理工作得到了各行各業(yè)的廣泛關(guān)注，也取得了一定的成就。所以，在檔案管理模式及管理理念上也應(yīng)該進(jìn)行改革與創(chuàng)新，檔案信息化建設(shè)成為了檔案管理工作的必然趨勢。為了與時(shí)代同步，檔案管理人員必須改變傳統(tǒng)的管理理念及模式，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，提高自身的職業(yè)素養(yǎng)及崗位技能，只有不斷的提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，才能有效的促進(jìn)檔案信息化建設(shè)的快速發(fā)展。
3.2制定信息化發(fā)展目標(biāo)，并嚴(yán)格執(zhí)行
在檔案管理工作中，管理人員必須從全局出發(fā)，將近期目標(biāo)與長遠(yuǎn)目標(biāo)進(jìn)行有效的結(jié)合，堅(jiān)持一定的原則，既適用性、實(shí)用性、科學(xué)性。在檔案管理工作制定長遠(yuǎn)目標(biāo)時(shí)應(yīng)該對檔案管理工作進(jìn)行深入的分析與研究，使制定的目標(biāo)得以實(shí)現(xiàn)，為全局統(tǒng)一發(fā)展而努力，充分的考慮檔案信息化建設(shè)未來發(fā)展的需求，留下兼容、擴(kuò)充剩余空間，避免有效的資源浪費(fèi)。在制定檔案管理工作的近期目標(biāo)，檔案管理工作近期目標(biāo)的重點(diǎn)在于其可行性和實(shí)用性。在檔案信息化建設(shè)的初級階段，需要對現(xiàn)有的檔案資料進(jìn)行整理，這項(xiàng)工作必須仔細(xì)、認(rèn)真、不能出現(xiàn)任何紕漏和差錯(cuò)，檔案資料的正確性是非常重要的，所以，在整理檔案資料時(shí)必須保證其準(zhǔn)確性，并且按照標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。在對檔案館進(jìn)行整理時(shí)，首先要對重要的檔案資料進(jìn)行數(shù)字化處理，對于沒有價(jià)值的資料進(jìn)行銷毀，避免浪費(fèi)資源和時(shí)間，這是對檔案管理實(shí)行信息化的一個(gè)基本要求。
3.3信息化建設(shè)過程中的系統(tǒng)軟件與硬件設(shè)備統(tǒng)一管理
現(xiàn)階段，檔案管理的各個(gè)部門缺乏有效的溝通和統(tǒng)一管理，各個(gè)部門所采取的信息化手段及設(shè)備都不相同，嚴(yán)重影響檔案信息數(shù)據(jù)之間的兼容性，嚴(yán)重制約檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。為解決檔案信息化建設(shè)存在的問題，必須與檔案管理工作的實(shí)際情況相結(jié)合，使檔案管理工作數(shù)字化設(shè)備得到統(tǒng)一，并使檔案管理的工作人員具有專業(yè)性，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)設(shè)備的文字識別功能，以及自動(dòng)的轉(zhuǎn)化、編目、檢索功能，并在此基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)中自動(dòng)標(biāo)引、上載以及輔助立卷、全文存儲等功能。在檔案管理工作中，使計(jì)算機(jī)設(shè)備的規(guī)格及型號得到統(tǒng)一，這是檔案信息化建設(shè)實(shí)現(xiàn)的基礎(chǔ)。
4結(jié)束語
隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展，各種辦公應(yīng)用軟件不斷出現(xiàn)，為實(shí)現(xiàn)辦公管理的智能化以及自動(dòng)化提供了良好的基礎(chǔ)。對于檔案管理而言，計(jì)算機(jī)技術(shù)以及信息技術(shù)同樣帶來了新的變革，檔案數(shù)字化管理已經(jīng)逐步成為檔案管理的主流形式。檔案數(shù)字化管理技術(shù)，主要是通過將文字、圖像視頻、聲音等資料或者是紙質(zhì)檔案資料的掃描文件經(jīng)過編輯處理后存儲在數(shù)據(jù)庫中的技術(shù)。在檔案管理工作中應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)，不僅可以對傳統(tǒng)的檔案管理工作流程進(jìn)行優(yōu)化整合，同時(shí)能夠有效的擴(kuò)大檔案資料容量，降低檔案資源管理成本投入，提高檢索查閱的服務(wù)水平，對于創(chuàng)新檔案管理體制，推動(dòng)檔案管理工作的發(fā)展具有重要的作用。
1、檔案數(shù)字化管理工作的技術(shù)優(yōu)勢分析
（1）有助于優(yōu)化檔案歸檔管理程序。在信息技術(shù)時(shí)代信息量高速增長，檔案管理工作任務(wù)量日益繁重，由于數(shù)字化的檔案管理體系能夠確保信息收集傳遞渠道的快捷暢通，因此能夠及時(shí)的將這些檔案管理歸檔保存，可以大幅提高檔案歸集整理效率。此外，通過數(shù)字化的檔案管理體系，可以通過信息網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案資料的及時(shí)傳遞，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案資料的遠(yuǎn)程歸檔管理。
（2）降低檔案管理的成本投入。傳統(tǒng)的檔案管理工作主要是由人工對紙質(zhì)檔案資料進(jìn)行整理歸檔，這種粗放的檔案管理模式，所耗費(fèi)的檔案管理辦公費(fèi)用是巨大的，隨著信息量的增大只能通過增加辦公人員來完成檔案管理任務(wù)。通過檔案數(shù)字化管理體系建設(shè)，檔案的載體形式轉(zhuǎn)變?yōu)榇鎯ΡP、光盤以及服務(wù)器，有效的節(jié)約了檔案管理費(fèi)用與占地空間，因而能夠降低檔案管理辦公成本以及庫房管理成本，提高檔案管理經(jīng)濟(jì)效益。
（3）有助于檔案資料的檢索查詢。數(shù)字化的檔案管理體系取代傳統(tǒng)的人工紙質(zhì)檔案管理模式之后，檔案資料的統(tǒng)計(jì)工作效率以及工作質(zhì)量得到了大幅提高。同時(shí)由于數(shù)字化的檔案管理體系都配套建設(shè)了數(shù)據(jù)庫以及共享網(wǎng)絡(luò)平臺，因此有助于檔案資料的在線傳輸、交流以及檢索使用。此外，檔案資料管理數(shù)字化可以實(shí)現(xiàn)檢索的智能化，檔案資料的檢索效率、檢索范圍得到了拓展，有助于提高檔案資料的利用水平。
（4）有助于檔案資料的及時(shí)更新。數(shù)字化的檔案管理體系實(shí)施，檔案資料的歸集整理效率大大提高，而且全過程都是采用計(jì)算機(jī)進(jìn)行信息數(shù)據(jù)資料的處理，因此能夠優(yōu)化檔案資料信息系的工作程序，各種檔案資料可以及時(shí)上傳至數(shù)據(jù)庫，因而可以大幅提高檔案資料的時(shí)效性。
2、數(shù)字化檔案管理體系建設(shè)的制約問題分析
（1）硬件以及軟件體系建設(shè)水平落后。開展檔案數(shù)字化管理體系的建設(shè)離不開硬件以及軟件設(shè)施的支持，但是由于部分單位的檔案管理經(jīng)費(fèi)投入不足，計(jì)算機(jī)配置數(shù)量不足、機(jī)房建設(shè)水平落后，網(wǎng)絡(luò)設(shè)備缺乏，造成了檔案數(shù)字化管理體系建設(shè)工作推進(jìn)遲緩。其次，在軟件系統(tǒng)設(shè)施的建設(shè)上，對于檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)軟件的選擇把關(guān)不嚴(yán)，檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)軟件功能不全，數(shù)據(jù)資料檢索查閱困難，造成檔案數(shù)字化管理體系整體建設(shè)水平較低。
（2）數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)軟件與辦公管理軟件的兼容性較差。由于檔案資料主要是在企事業(yè)單位或者是高?？蒲袡C(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)、管理活動(dòng)中形成的資料文件，但是由于辦公管理系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)未能有效的兼容，在信息資料數(shù)據(jù)格式以及信息傳輸渠道上還存在較多問題，電子檔案資料無法直接由管理系統(tǒng)傳遞至檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行歸檔保存，這不僅增加了中間不必要的處理環(huán)節(jié)，同時(shí)也制約了檔案信息資料在兩套系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)共享。
（3）檔案數(shù)字化管理的安全影響因素較多。檔案數(shù)字化管理體系的建設(shè)雖然有助于電子檔案文件資料的傳遞、整理以及歸檔保存，但是同時(shí)也存在著較多的安全風(fēng)險(xiǎn)因素。例如電子檔案資料文件對于存儲硬件設(shè)備依賴較為嚴(yán)重，如果存儲設(shè)備不穩(wěn)定則會造成數(shù)據(jù)信息資料的丟失。此外，由于電子檔案數(shù)字化體系中軟件系統(tǒng)容易被木馬或者是病毒破壞，造成數(shù)據(jù)文件丟失、損壞等問題的發(fā)生。
（4）檔案管理工作人員能力水平不高。建設(shè)檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，對于檔案管理工作人員的綜合能力水平要求較高，但是現(xiàn)階段由于管理部門對于檔案管理工作重視程度不足，檔案管理工作人員未經(jīng)過系統(tǒng)的教育培訓(xùn)，檔案管理業(yè)務(wù)知識理論基礎(chǔ)不足，對于計(jì)算機(jī)以及檔案管理系統(tǒng)軟件的應(yīng)用能力較差，制約了檔案數(shù)字化管理體系建設(shè)的順利開展。
3、檔案數(shù)字化管理體系建設(shè)措施研究
（1）強(qiáng)化檔案管理部門硬件以及軟件系統(tǒng)等基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，為檔案數(shù)字化管理體系建設(shè)提供良好的基礎(chǔ)。檔案數(shù)字化管理體系的建設(shè)，離不開各項(xiàng)軟硬件等設(shè)施的基礎(chǔ)，因此應(yīng)該將硬件設(shè)施支撐、軟件系統(tǒng)以及網(wǎng)絡(luò)工程等內(nèi)容的建設(shè)作為檔案數(shù)字化管理體系建設(shè)的基礎(chǔ)工作來開展。首先，對于檔案數(shù)字化管理體系硬件設(shè)施的建設(shè)，應(yīng)該增加資金投入確保機(jī)房、計(jì)算機(jī)、辦公設(shè)備以及網(wǎng)絡(luò)通信設(shè)備的齊全，強(qiáng)化硬件環(huán)境的建設(shè)質(zhì)量。其次，應(yīng)該根據(jù)單位檔案管理工作的實(shí)際情況，選擇功能齊全、適用性強(qiáng)以及兼容性較好的專業(yè)軟件作為檔案管理系統(tǒng)軟件，同時(shí)結(jié)合單位內(nèi)部的辦公網(wǎng)絡(luò)共建檔案管理網(wǎng)絡(luò)平臺。通過完善的軟硬件系統(tǒng)設(shè)施建設(shè)，推動(dòng)檔案數(shù)字化管理體系建設(shè)工作的順利開展。
（2）規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的建設(shè)檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)。對于檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)，應(yīng)該綜合分析檔案專業(yè)管理要求、信息傳遞要求，完善功能設(shè)計(jì)以及系統(tǒng)模塊設(shè)計(jì)。首先在檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)功能的設(shè)計(jì)上，應(yīng)該確保具有檔案資料歸集整理、組卷編目、檢索查詢以及匯總統(tǒng)計(jì)等功能。對于檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)模塊的具體設(shè)計(jì)，應(yīng)該涵蓋檔案資料文件管理、立卷管理、檔案著錄、檔案利用、打印輸出、系統(tǒng)設(shè)置等功能模塊，同時(shí)針對資料信息管理必須設(shè)置好輸入、查詢、編輯以及歸檔工具提供能，以便于資料的及時(shí)更新。對于檔案資料的檢索查詢功能模塊，應(yīng)該提強(qiáng)將檔案資料的發(fā)文號、文件名稱、文件生成日期、發(fā)文單位及備注作為檢索要素，同時(shí)設(shè)置權(quán)限界定，以便于為經(jīng)過授權(quán)的檢索使用者提供全面準(zhǔn)確的服務(wù)。
（3）強(qiáng)化對于檔案數(shù)字化管理體系的安全管理。由于檔案數(shù)字化管理體系需要將大量的檔案信息資料置于數(shù)據(jù)庫以及網(wǎng)絡(luò)共享平臺之中，因此檔案資料的管理也存在著較多的安全隱患，必須這些信息資料進(jìn)行全面的安全防護(hù)。首先，對于重要的檔案信息資料以及數(shù)據(jù)文件，應(yīng)該進(jìn)行多次備份處理，并置于不同的存儲設(shè)備或者是數(shù)據(jù)庫之中進(jìn)行資料的保存。其次，對于檔案數(shù)字化管理體系的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境應(yīng)該進(jìn)行凈化處理，通過安裝安全防護(hù)軟件，并設(shè)置好防護(hù)墻的訪問設(shè)置等措施，避免由于病毒或者是木馬程序造成數(shù)據(jù)庫的破壞。第三，對于涉及到單位商業(yè)機(jī)密或者是重要的科研資料，應(yīng)該做好檔案資料文件的加密處理，對這些資料采用專業(yè)的密鑰技認(rèn)證技術(shù)進(jìn)行保密處理，同時(shí)在網(wǎng)絡(luò)平臺上嚴(yán)格設(shè)置訪問權(quán)限，避免涉密資料泄密問題的發(fā)生。通過這些措施，確保檔案數(shù)字化管理體系的安全可靠，為檔案數(shù)字化管理體系建設(shè)提供良好的基礎(chǔ)。
（4）提高檔案管理工作隊(duì)伍的整體素質(zhì)水平。在知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代，各個(gè)單位的信息量成指數(shù)形式的增長，檔案管理工作任務(wù)量大大增加，同時(shí)隨著數(shù)字化檔案管理工作的應(yīng)用實(shí)施，對于檔案管理工作人員的能力水平也提出了較高的要求。為了確保檔案管理工作的順利開展，在檔案管理工作隊(duì)伍人才結(jié)構(gòu)的設(shè)置上，應(yīng)該選擇檔案管理業(yè)務(wù)知識涵養(yǎng)深厚，同時(shí)又能夠熟練使用計(jì)算機(jī)以及軟件的復(fù)合型人才充實(shí)到檔案管理工作隊(duì)伍之中，以對人才結(jié)構(gòu)進(jìn)行優(yōu)化。其次，應(yīng)該重視相關(guān)業(yè)務(wù)知識、軟件應(yīng)用能力以及分析能力的系統(tǒng)培訓(xùn)，作為知識密集型的管理崗位，必須全面的提高檔案管理工作人員的能力水平。
[關(guān)鍵詞]檔案管理；信息化建設(shè)；深圳市；公園管理中心
檔案管理屬于一種附有管理和政治以及服務(wù)等方面性質(zhì)的管理工作，其并非創(chuàng)造物質(zhì)財(cái)富之生產(chǎn)工具，而是歷史文件之科學(xué)管理，其于單位管理體系別重要。在當(dāng)前經(jīng)濟(jì)條件下檔案管理愈加專業(yè)化，信息技術(shù)為檔案管理帶來了新的挑戰(zhàn)與機(jī)遇。檔案管理工作應(yīng)當(dāng)跟進(jìn)信息化時(shí)代需求實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化。
一、檔案管理信息化建設(shè)的意義
（一）實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化是時(shí)代的必然選擇
檔案信息化管理是檔案工作適應(yīng)社會信息化發(fā)展的必然要求，是全面提升檔案工作為社會服務(wù)能力的必然選擇。近年來，檔案部門大力推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，力圖使檔案工作與社會發(fā)展同步。尤其是計(jì)算機(jī)管理廣泛應(yīng)用于各類單位管理的方方面面，在各項(xiàng)管理活動(dòng)中，電子文件以其快捷的辦公速度和傳遞速度，逐步取代了紙質(zhì)文件。因此，如何加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，是做好檔案管理工作的關(guān)鍵。要加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，就要了解檔案信息化建設(shè)的相關(guān)內(nèi)容，以便有針對性地做好這方面的工作。特別是作為才成立四年的深圳市公園管理中心，如何能夠?qū)?9個(gè)公園的“老”檔案管理好，管理到位，就更需要信息化技術(shù)來做保障，只有實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，才會讓單位的一些“老”檔案煥發(fā)“新”生機(jī)。
（二）實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化可以降低管理成本
檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化的路徑給檔案管理創(chuàng)造了極大的方便，譬如在提升工作效率以及節(jié)省工作時(shí)間等方面。檔案管理的信息化指的就是檔案管理的形式由過去以檔案實(shí)體保管為主，轉(zhuǎn)變?yōu)橐詸n案實(shí)體借助信息化模式面向社會提供服務(wù)為主。信息技術(shù)主要運(yùn)用于計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)方面，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，能夠?qū)n案資源實(shí)施分類和提取，可提升檔案管理效益。同時(shí)在實(shí)現(xiàn)檔案實(shí)體的信息化過程中，要做到一方面單位內(nèi)部應(yīng)當(dāng)保障文檔的一體化，讓檔案同文件保持一致性。另一方面，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)對網(wǎng)絡(luò)實(shí)行密碼控制，及時(shí)對網(wǎng)絡(luò)安全實(shí)施測評與安裝殺毒軟件等手段來保障檔案的安全。較比以往傳統(tǒng)的檔案資料，電子檔案則更加方便保存、整改與查詢，同時(shí)，能夠使用網(wǎng)絡(luò)實(shí)施快速傳遞，從而提升檔案管理的使用效率，減低檔案管理的成本。[1]
二、實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的路徑
（一）建構(gòu)科學(xué)可行的總體規(guī)劃
檔案管理信息化是提升檔案信息服務(wù)水平的必由路徑。在構(gòu)架檔案管理信息化之總體規(guī)劃時(shí)，應(yīng)當(dāng)本著服務(wù)于發(fā)展方向的戰(zhàn)略理念。在研究本身的特點(diǎn)與發(fā)展方向的基礎(chǔ)上，實(shí)施深入研究與科學(xué)論證，建構(gòu)出切合實(shí)際的檔案管理信息化長期規(guī)劃與短期計(jì)劃，構(gòu)架一個(gè)規(guī)模比較龐大的網(wǎng)絡(luò)管理模式，推進(jìn)檔案信息化健康發(fā)展的進(jìn)程。此外，應(yīng)當(dāng)關(guān)注系統(tǒng)實(shí)際運(yùn)用的效果，注重系統(tǒng)對開展信息服務(wù)的目標(biāo)積極態(tài)勢，不斷突出系統(tǒng)之靈活以及可擴(kuò)展性，為將來發(fā)展留下拓展空間。[2]早在2012年，公園管理中心就下發(fā)通知要求中心本部各部室按照《市公園管理中心綜合檔案管理框架方案》所列明細(xì)，收集、整理和移交本部室2010年中心組建以來的各類檔案材料。對已建立檔案管理庫房并實(shí)現(xiàn)檔案綜合管理的公園，須按照《深圳市檔案分類方案編制規(guī)則》，繼續(xù)做好本公園2012年度檔案整理、歸檔等工作。同時(shí)，按照“先統(tǒng)計(jì)數(shù)量，后移交歸檔”的程序，2013年實(shí)現(xiàn)公園所有歷史檔案全部移交中心統(tǒng)一管理。這個(gè)檔案管理的總體規(guī)劃，從目前運(yùn)行結(jié)果看，效果非常不錯(cuò)。
（二）構(gòu)建檔案信息網(wǎng)站
互聯(lián)網(wǎng)遍布世界各地，檔案管理自然也應(yīng)打破傳統(tǒng)善于創(chuàng)新，與時(shí)俱進(jìn)。能夠結(jié)合本單位的實(shí)情建構(gòu)局域網(wǎng)，促成資源共享。檔案網(wǎng)絡(luò)建成后，能夠發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)自身的優(yōu)勢，快捷完成檔案之現(xiàn)代化信息管理與調(diào)用。此是檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化的核心目的，并且也是檔案數(shù)字化的主要標(biāo)志與手段。在檔案信息化建構(gòu)中，要把檔案的管理系統(tǒng)融入到整個(gè)管理信息系統(tǒng)之中，構(gòu)成一體化系統(tǒng)，將本單位各個(gè)機(jī)構(gòu)的信息統(tǒng)籌歸納進(jìn)去，促成資源共享，從而取得檔案管理的綜合與系統(tǒng)成效。此外，還要選用那些利用有升級與開發(fā)能力之檔案信息管理系統(tǒng)，此是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的一個(gè)重要條件之一。只有軟件適宜了網(wǎng)絡(luò)管理的要求，具備完善的檢索功能，才能有效發(fā)揮電子計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)之優(yōu)勢。
（三）穩(wěn)步推進(jìn)信息資源數(shù)字化
