發(fā)布時(shí)間：2022-10-20 05:13:40
序言：寫(xiě)作是分享個(gè)人見(jiàn)解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的檔案學(xué)論文樣本，期待這些樣本能夠?yàn)槟峁┴S富的參考和啟發(fā)，請(qǐng)盡情閱讀。
【論文摘要】教學(xué)檔案是在教學(xué)管理和教學(xué)實(shí)踐中形成的對(duì)學(xué)校有價(jià)值的材料;文章從高校教學(xué)檔案的內(nèi)容、教學(xué)檔案的特點(diǎn)、教學(xué)檔案管理中存在的問(wèn)題等幾方面論述了對(duì)高校教學(xué)檔案的規(guī)范化管理的重要性和必要性。
【論文關(guān)鍵詞】教學(xué)檔案規(guī)范化管理
高等學(xué)校教學(xué)檔案是在教學(xué)管理和教學(xué)實(shí)踐中形成的對(duì)學(xué)校有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等材料,其內(nèi)容非常豐富。高校的教學(xué)檔案從一定程度上來(lái)講它是反映學(xué)校教學(xué)管理水平和教學(xué)質(zhì)量的一個(gè)重要標(biāo)志。是學(xué)校教學(xué)工作的真實(shí)記錄,高等學(xué)校教學(xué)檔案的規(guī)范化管理是提高高校教學(xué)質(zhì)量的重要保障,故加強(qiáng)高校教學(xué)檔案的規(guī)范化管理勢(shì)在必行。
1系部教學(xué)檔案的內(nèi)容
(1)綜合類(lèi):主要有上級(jí)教育主管部門(mén)下達(dá)的有關(guān)文件;學(xué)院規(guī)劃實(shí)施計(jì)劃、教學(xué)要點(diǎn)、教學(xué)工作會(huì)議的記錄、簡(jiǎn)報(bào)等材料;學(xué)院制定的各種教學(xué)制度、規(guī)定、辦法、條例以及教學(xué)工作的文件;教改項(xiàng)目的立項(xiàng)報(bào)告;教學(xué)工作的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、分析資料;每學(xué)期評(píng)教評(píng)學(xué)的相關(guān)材料及教學(xué)檢查的記錄、總結(jié)。
(2)教學(xué)管理類(lèi):教師教學(xué)有關(guān)規(guī)程、教學(xué)工作檢查、評(píng)估有關(guān)材料;教師教學(xué)任務(wù)安排及開(kāi)課有關(guān)資料、教師教學(xué)情況調(diào)查表、教學(xué)質(zhì)量檢查、師資建設(shè)規(guī)劃、實(shí)施情況,教師進(jìn)修培訓(xùn)材料;學(xué)籍管理材料;學(xué)籍變更材料;課程安排表、學(xué)年校歷。
(3)教學(xué)業(yè)務(wù)類(lèi):重點(diǎn)課程及一般課程建設(shè)的規(guī)劃、實(shí)施方案、總結(jié)等有關(guān)材料;培養(yǎng)方案、課程標(biāo)準(zhǔn)、教學(xué)進(jìn)度計(jì)劃、教學(xué)任務(wù)書(shū)、教學(xué)日志等有關(guān)資料;教材建設(shè)、教師自編或主編教材及使用教材的目錄;教師制作的CAI課件等資料;優(yōu)秀教師講課的典型教案、教學(xué)模型、標(biāo)本,青年教師教學(xué)比武材料;教學(xué)實(shí)習(xí)有關(guān)材料;各種考試試卷及試卷分析材料;學(xué)生的畢業(yè)論文及評(píng)審意見(jiàn);學(xué)生在校期間發(fā)表的論文和獲獎(jiǎng)有關(guān)資料,考研相關(guān)材料;教師業(yè)務(wù)檔案;教學(xué)儀器設(shè)備材料等。
(4)教學(xué)研究類(lèi):各類(lèi)教改項(xiàng)目及科研課題的立項(xiàng)申請(qǐng)書(shū)、實(shí)施計(jì)劃、成果及總結(jié)以及獲獎(jiǎng)的申報(bào)材料和獎(jiǎng)狀;獲院級(jí)以上的教學(xué)成果類(lèi)的申報(bào)材料及獎(jiǎng)狀;教師發(fā)表的教學(xué)研究論文目錄。
2教學(xué)檔案的特點(diǎn)
教學(xué)檔案是教學(xué)活動(dòng)的客觀反映和總結(jié),故除具有一般檔案的屬性外它又有自己的特點(diǎn):
(1)內(nèi)容廣泛:一方面學(xué)校辦學(xué)規(guī)模越來(lái)越大,招生形式越來(lái)越多樣化,辦學(xué)領(lǐng)域不斷拓寬,新學(xué)科、新專(zhuān)業(yè)不斷涌現(xiàn),使得教學(xué)檔案的內(nèi)容也越來(lái)越廣泛;另,教學(xué)內(nèi)容越來(lái)越豐富,高校除了設(shè)置相應(yīng)的德、智、體幾方面的課程外,隨著專(zhuān)業(yè)的增多,多學(xué)科互相滲透、交差不斷加強(qiáng),使的教學(xué)內(nèi)容多學(xué)科性越來(lái)越明顯,與之相適應(yīng),檔案材料也越來(lái)越豐富。
(2)材料來(lái)源較分散:高校教學(xué)檔案來(lái)源于上級(jí)主管部門(mén)和學(xué)校兩級(jí)教務(wù)教學(xué)活動(dòng),即有上級(jí)和學(xué)校下發(fā)的有關(guān)教育教學(xué)的有關(guān)文件,又有主管教學(xué)的教務(wù)部門(mén)形成的關(guān)于教學(xué)改革、培養(yǎng)方案、培養(yǎng)目標(biāo)、學(xué)科設(shè)置、課程安排等方面的材料,同時(shí)還有系部在日常教學(xué)中形成的教學(xué)檔案。
(3)歸檔時(shí)間不同:文書(shū)檔案是按年度歸檔,而教學(xué)檔案是按學(xué)年度進(jìn)行歸檔的,歸檔時(shí)間從上一年的9月1日到當(dāng)年的8月31日。
(4)高校的教學(xué)檔案統(tǒng)一按國(guó)家教委辦公廳的《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類(lèi)法》進(jìn)行。
3教學(xué)檔案管理中存在的問(wèn)題
(1)材料收集較困難:因部分教學(xué)人員對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)不足,認(rèn)為教學(xué)科研成果是自己在教學(xué)過(guò)程中取得的,應(yīng)該由自己來(lái)管理,擔(dān)心材料會(huì)遺失,或擔(dān)心檔案部門(mén)立卷歸檔后自己利用不方便。故對(duì)上交檔案材料有抵觸情緒,使的收集起來(lái),有一定困難。
(2)系一級(jí)的管理困難:由于系部無(wú)專(zhuān)門(mén)的檔案管理人員,故材料的收集、整理、移交都是由教學(xué)秘書(shū)兼著,由于有些教師不配合,就會(huì)造成資料的不完整和檔案材料的不延續(xù)性。加上有些系部認(rèn)為系部的主要工作是教學(xué),對(duì)檔案材料只要用時(shí)有就可以了,無(wú)須按什么規(guī)則整理歸檔,導(dǎo)致教學(xué)檔案整理、分類(lèi)缺乏統(tǒng)一的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn),使得教學(xué)檔案整理、分類(lèi)缺乏系統(tǒng)性與關(guān)聯(lián)性。
(3)資金緊缺:系部收集到的材料并不能馬上移交,因經(jīng)費(fèi)不足有些系部連一個(gè)像樣的檔案柜都沒(méi)有,故造成檔案材料收集整理后與移交前這一段時(shí)間無(wú)處可放,容易遺失而選成檔案材料的遺失。
(4)人員緊缺:一般高校系部都無(wú)專(zhuān)職檔案管理員,由教學(xué)秘書(shū)兼任,而教學(xué)秘書(shū)的主要精力在教學(xué)上,加上大部分沒(méi)有受過(guò)檔案專(zhuān)業(yè)培訓(xùn),因而少有精力去將教學(xué)檔案收集整理完整,這樣將造成教學(xué)檔案整理分類(lèi)缺乏系統(tǒng)性、準(zhǔn)確性,致使移交到檔案館的材料不規(guī)范,給今后的利用工作帶來(lái)極大的不便。
4加強(qiáng)教學(xué)檔案的規(guī)范化管理
(1)從系部教學(xué)檔案管理方面存在的問(wèn)題出發(fā),各系部由于檔案工作規(guī)范化程度低,管理不到位,系、教研室兩級(jí)檔案管理、存檔部門(mén)職責(zé)不明,歸檔機(jī)制不健全,導(dǎo)致文件材料重復(fù)歸檔、不歸檔、漏歸檔現(xiàn)象較為普遍,亟需在科學(xué)劃分系部檔案類(lèi)目的基礎(chǔ)上,明確系、教研室檔案的建檔、存檔和管理職責(zé),加強(qiáng)對(duì)系、教研室檔案工作的指導(dǎo)和對(duì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn),定期開(kāi)展對(duì)系部、教研室檔案工作的指導(dǎo)與業(yè)務(wù)培訓(xùn),定期開(kāi)展對(duì)系部檔案工作的督查,提高信息服務(wù)的針對(duì)性與實(shí)用性,加速高校檔案信息化建設(shè)。
(2)檔案材料應(yīng)當(dāng)隨時(shí)收集、隨時(shí)整理檔案工作應(yīng)當(dāng)形成一種周期性的自查、自評(píng)、整改和自建的長(zhǎng)效機(jī)制,以此為檔案管理日常運(yùn)作機(jī)制提供質(zhì)量上的監(jiān)控與保證,避免把問(wèn)題都積壓到一件中心工作來(lái)臨前倉(cāng)促解決。
(3)完善檔案制度建設(shè),據(jù)《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類(lèi)法》和本校的具體情況制定統(tǒng)一的檔案管理辦法和分類(lèi)體系,使檔案分類(lèi)走上統(tǒng)一化、標(biāo)準(zhǔn)化。
(4)歸檔要求:凡需歸檔的教學(xué)文件材料,必須遵循教學(xué)文件材料的自然形成規(guī)律,保持歸檔材料之間的聯(lián)系,據(jù)便于保管和利用的原則進(jìn)行系統(tǒng)整理;盡量采用原件,規(guī)格相對(duì)統(tǒng)一;一般用計(jì)算機(jī)打印,不能打印的則要求用碳素墨水或藍(lán)黑墨水書(shū)寫(xiě),字跡要工整,圖文清晰,并裝訂成冊(cè),以利長(zhǎng)期保存;教學(xué)檔案材料一般要求長(zhǎng)期保存。教學(xué)日歷、教學(xué)任務(wù)書(shū)、課程安排表、學(xué)生實(shí)習(xí)有關(guān)材料、教學(xué)檢查座談?dòng)涗洝⒙?tīng)課記錄、學(xué)生畢業(yè)論文(設(shè)計(jì))、各種考試試卷、實(shí)驗(yàn)報(bào)告等則要求保存五年以上;教學(xué)檔案管理人員應(yīng)于每學(xué)期期末對(duì)本單位的教學(xué)檔案進(jìn)行及時(shí)的清理與歸檔。立卷人應(yīng)按文件材料自然形成的規(guī)律和便于利用的要求,進(jìn)行系統(tǒng)整理、組卷、并編頁(yè)號(hào)、卷號(hào)(盒號(hào)),填寫(xiě)卷內(nèi)目錄、備考表,擬定案卷標(biāo)題,注明密級(jí)和保管期限,并于每學(xué)年度結(jié)束后對(duì)所有教學(xué)檔案進(jìn)行匯總,裝訂后,按學(xué)年度排列進(jìn)柜管理存檔。
(5)收集工作必須貫徹集中統(tǒng)一管理的原則,遵循教學(xué)檔案的自然形成規(guī)律,按歸檔范圍分類(lèi)收集;必須保證歸檔教學(xué)文件材料收集的完整性、準(zhǔn)確性、真實(shí)性、系統(tǒng)性;所收集的教學(xué)文件材料按各大類(lèi)的分別積累,進(jìn)行預(yù)立卷,并按時(shí)間先后順序排列。
(6)利用現(xiàn)代辦公技術(shù),實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案現(xiàn)代化的管理。隨著高校教育體制改革的深入,教學(xué)管理人員工作量不斷增大,如果仍依靠長(zhǎng)期沿襲的手工方式去處理日常教務(wù)工作和管理教學(xué)檔案,就不可能從繁雜的事務(wù)中解脫出來(lái)。故利用現(xiàn)代辦公手段,實(shí)現(xiàn)教務(wù)檔案的電子化、網(wǎng)絡(luò)化管理,有利于減輕工作人員勞動(dòng)強(qiáng)度,縮短勞動(dòng)時(shí)間,提高檔案管理的工作效率。
參考文獻(xiàn)
[1]鄧紹興,陳智為.檔案管理學(xué).中國(guó)人民大學(xué)出版社,1999年.
必然帶來(lái)了培養(yǎng)手段的迥異。而培養(yǎng)手段的合理性直接決定了培養(yǎng)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)效果。對(duì)于檔案專(zhuān)業(yè)的“學(xué)歷教育”來(lái)說(shuō)，實(shí)現(xiàn)其培養(yǎng)目標(biāo)必定要走“學(xué)院派”的常規(guī)培養(yǎng)路線(xiàn)。與其他高等教育的學(xué)科相同，培養(yǎng)手段通常是讓培養(yǎng)對(duì)象從檔案學(xué)的歷史來(lái)源、基礎(chǔ)學(xué)理入手，加之情報(bào)學(xué)、圖書(shū)館學(xué)、文書(shū)學(xué)等臨近專(zhuān)業(yè)、學(xué)科和公共課程的研修后，使其檔案學(xué)知識(shí)由淺入深地逐漸提高，最終達(dá)到具有一定檔案文獻(xiàn)、史料編研的能力，以此通過(guò)這種循序漸進(jìn)的教學(xué)方式和一定的學(xué)習(xí)年限，培養(yǎng)出檔案行業(yè)中的“建筑工程師”。對(duì)于檔案專(zhuān)業(yè)的“在職教育”來(lái)說(shuō)，實(shí)現(xiàn)其目標(biāo)必定要走“職業(yè)派”的特殊路線(xiàn)。為了使“非檔案學(xué)”專(zhuān)業(yè)的檔案人員快速達(dá)到從業(yè)水平，對(duì)各單位的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作給予一定的支持，故培養(yǎng)手段往往側(cè)重于實(shí)際工作的方式、方法，其課程設(shè)置也較為務(wù)實(shí)且針對(duì)性強(qiáng)。比如，“文書(shū)檔案管理”、“科技檔案管理”、“會(huì)計(jì)與聲像檔案管理”等。而宏觀、學(xué)理性的課程，如“文書(shū)學(xué)”、“檔案發(fā)展史”等則分量較輕，以此培養(yǎng)出檔案行業(yè)中的“建筑工人”。
二、培養(yǎng)師資不同為了使培養(yǎng)手段更好地發(fā)揮作用
培養(yǎng)師資的選擇就成為要仔細(xì)斟酌的一個(gè)問(wèn)題。這就好比說(shuō)，培養(yǎng)“建筑工程師”的人，其本身一定也是“建筑工程師”；而培養(yǎng)“建筑工人”的人，其本身也一定是“建筑工人”。而只有這樣，才能在人才培養(yǎng)中達(dá)到事半功倍的效果。檔案專(zhuān)業(yè)的“學(xué)歷教育”培養(yǎng)師資必定是具有較高的學(xué)理知識(shí)和文獻(xiàn)、史料編研能力的檔案行業(yè)的教育家、學(xué)者、教授、講師等諸如此類(lèi)的“學(xué)院派”人物。因?yàn)樗麄冋莆罩S富的學(xué)術(shù)資源，了解國(guó)內(nèi)外最新的檔案學(xué)動(dòng)向，參與并編寫(xiě)相關(guān)的學(xué)術(shù)著作，具有很高的史料編研造詣。同理，檔案專(zhuān)業(yè)的“在職教育”培養(yǎng)師資必定是具有豐富的檔案管理實(shí)操經(jīng)驗(yàn)，多年從事檔案行業(yè)的監(jiān)督指導(dǎo)人員，以及相關(guān)行政業(yè)務(wù)人員。因?yàn)樗麄兂Ｄ杲佑|基層單位檔案工作，熟悉檔案整編的實(shí)操流程，對(duì)于部分機(jī)構(gòu)特殊的檔案管理狀況具有豐富的處置經(jīng)驗(yàn)?？傊?，由于培訓(xùn)目標(biāo)和培訓(xùn)手段的不同，造就了不同的培訓(xùn)模式在師資來(lái)源選取上要有所差異。相同性質(zhì)的師資培養(yǎng)相同性質(zhì)的學(xué)員體現(xiàn)出檔案專(zhuān)業(yè)的“學(xué)歷教育”和“在職教育”培養(yǎng)師資側(cè)重的不同。這也從另一個(gè)側(cè)面進(jìn)一步反映出兩種培養(yǎng)模式的本質(zhì)差別。
三、培養(yǎng)周期不同
檔案專(zhuān)業(yè)的“學(xué)歷教育”和“在職教育”可以說(shuō)是“道”與“術(shù)”的關(guān)系。所謂的“道”更側(cè)重于理論，知識(shí)結(jié)構(gòu)更加系統(tǒng)、全面，偏向于檔案實(shí)際工作中的研究與編研；所謂的“術(shù)”更側(cè)重于實(shí)踐，知識(shí)結(jié)構(gòu)更具有針對(duì)性、時(shí)效性，偏向于檔案實(shí)際工作中的“收集、管理、借閱利用”。由于檔案專(zhuān)業(yè)的“學(xué)歷教育”與“在職教育”的培養(yǎng)目標(biāo)、培訓(xùn)手段、培訓(xùn)師資的側(cè)重不同，故在通常情況下，前者的培養(yǎng)周期要遠(yuǎn)高于后者。就前者而言，培訓(xùn)周期一般為幾年（無(wú)論是本科階段或是研究生階段），只有這樣才能保證被培養(yǎng)者的知識(shí)體系建構(gòu)，以及學(xué)科敏感性的養(yǎng)成；而對(duì)于后者來(lái)說(shuō)，由于培訓(xùn)目標(biāo)、手段較為有針對(duì)性，主要關(guān)注于檔案日常工作中一些常見(jiàn)問(wèn)題，故其培訓(xùn)周期可以精華至一周或十余天。
四、結(jié)語(yǔ)
一、加強(qiáng)意識(shí)，建立機(jī)構(gòu)
檔案工作首先要得到學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，把檔案工作列入學(xué)校工作的議事日程，深入持久地組織好《檔案法》學(xué)習(xí)與宣傳活動(dòng)。結(jié)合實(shí)際，領(lǐng)導(dǎo)帶頭學(xué)，做貫徹落實(shí)《檔案法》的帶頭人，通過(guò)學(xué)習(xí)與廣泛宣傳，使教職工能增強(qiáng)檔案意識(shí)，形成人人重視檔案，支持檔案并自覺(jué)地維護(hù)學(xué)校檔案工作。建立健全的管理機(jī)構(gòu)和管理網(wǎng)絡(luò)，成立以校長(zhǎng)為組長(zhǎng)、各科室負(fù)責(zé)同志參與的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，配備一名專(zhuān)職檔案員，學(xué)校各科（處）室都設(shè)有兼職檔案員，建立綜合檔案室，從組織上保證檔案工作的順利開(kāi)展。
二、健全制度、規(guī)范管理
建立完善的檔案管理工作制度，是檔案工作逐步實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理的有力措施和可靠保證。各科（處）室做到職責(zé)明確，使歸檔有范圍，立卷有標(biāo)準(zhǔn)，借閱有規(guī)定，保密有條例，庫(kù)房管理有措施，開(kāi)發(fā)利用有目標(biāo)，這就在細(xì)節(jié)上保證了檔案管理的順利開(kāi)展?！毒C合檔案室工作職責(zé)》、《檔案人員工作職責(zé)》、《檔案庫(kù)房管理制度》、《檔案保密制度》、《檔案利用制度》、《檔案鑒定、銷(xiāo)毀制度》、《檔案室管理制度》等制度的制定，促使各科室人員都重視檔案工作，認(rèn)真研究落實(shí)本部門(mén)的檔案工作任務(wù)，使學(xué)校檔案工作保質(zhì)保量限期完成。
三、強(qiáng)化業(yè)務(wù)，提高能力
檔案管理工作水平的高低、質(zhì)量的優(yōu)劣，取決于檔案工作人員的素質(zhì)。在加強(qiáng)政治思想教育和職業(yè)道德教育的同時(shí)，還必須要求檔案員，真正做到“業(yè)務(wù)精通，愛(ài)檔如珍，維護(hù)歷史，兢兢業(yè)業(yè)，服務(wù)現(xiàn)實(shí)”理念。加強(qiáng)檔案人員自身業(yè)務(wù)建設(shè)，一方面積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，學(xué)習(xí)檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)理論，另一方面建立檔案工作網(wǎng)絡(luò)，選拔年紀(jì)輕、懂電腦且熱愛(ài)檔案事業(yè)、默默奉獻(xiàn)的人擔(dān)任學(xué)校專(zhuān)職檔案管理員，運(yùn)用現(xiàn)代化管理知識(shí)和先進(jìn)技術(shù)設(shè)備，提高管理水平，使學(xué)校的檔案工作跟上辦公自動(dòng)化步伐，為學(xué)校教學(xué)、科研和其他工作服務(wù)。因此，加強(qiáng)檔案人員的業(yè)務(wù)能力培養(yǎng)，提高檔案工作者素質(zhì)，是加速檔案科技進(jìn)步，推動(dòng)檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵。
四、穩(wěn)定干部隊(duì)伍，改善工作條件
要采取切實(shí)措施，建立一支有較好的政治、業(yè)務(wù)素質(zhì)的檔案干部隊(duì)伍，并保持相對(duì)穩(wěn)定。專(zhuān)職檔案干部屬專(zhuān)業(yè)人員，與教學(xué)、科研、圖書(shū)管理人員同等對(duì)待，按有關(guān)規(guī)定，認(rèn)真做好專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)聘任(或任命)工作。檔案干部中的骨干，一般不要輕易調(diào)動(dòng)。檔案部門(mén)的經(jīng)費(fèi)，應(yīng)列入學(xué)校預(yù)算，統(tǒng)籌解決。學(xué)校各職能部門(mén)要對(duì)與本部門(mén)關(guān)系密切的歸檔材料、設(shè)備，從學(xué)校經(jīng)費(fèi)中給予支持。要為檔案部門(mén)添置必要的設(shè)備，以便于開(kāi)展工作。檔案館(室)的庫(kù)房建設(shè)，應(yīng)列入學(xué)?；窘ㄔO(shè)規(guī)劃，逐步改善工作條件，維護(hù)檔案的完整與安全。
五、注重收集，加強(qiáng)管理
學(xué)校檔案材料是領(lǐng)導(dǎo)正確決策、研究工作、處理重大問(wèn)題的依據(jù)，搞好文件材料收集是確保檔案材料齊全完整的前提和基礎(chǔ)，也是直接反映本單位工作實(shí)績(jī)的有力證明。學(xué)校文件材料收集能否齊全完整，一方面，要根據(jù)事業(yè)單位檔案管理的要求，抓好上級(jí)單位發(fā)給本校的文件材料的傳閱和歸檔，定期對(duì)文件材料進(jìn)行清理檢查，確保材料齊全；另一方面，強(qiáng)化文書(shū)管理，抓好學(xué)?；顒?dòng)所形成的文件材料的收集，使“帳外”材料的作用得到充分發(fā)揮。對(duì)有請(qǐng)示沒(méi)有批復(fù)或有批復(fù)沒(méi)有請(qǐng)示等有聯(lián)系的文件材料，檔案人員應(yīng)及時(shí)查詢(xún)，保證這類(lèi)文件材料的按時(shí)歸檔。利用復(fù)印的機(jī)會(huì)收集。檔案人員在復(fù)印文件材料時(shí)，對(duì)有價(jià)值，需要?dú)w檔的文件材料當(dāng)即留下原件，以備日后歸檔。
教學(xué)檔案管理是學(xué)校管理及發(fā)展的重要資料，它包含文字、圖表、視屏等各種資料，是學(xué)校教學(xué)管理的最真實(shí)、可靠的資料，教學(xué)檔案的完整性、準(zhǔn)確性對(duì)學(xué)校有重要的意義，教學(xué)檔案的科學(xué)、規(guī)范化管理能有效地推動(dòng)中職學(xué)校的建設(shè)和發(fā)展。
1．教學(xué)檔案管理的工作內(nèi)容
中職學(xué)校的教學(xué)檔案管理主要是管理教學(xué)活動(dòng)中的資料，包括教學(xué)類(lèi)、管理類(lèi)及綜合類(lèi)三種檔案。第一，教學(xué)類(lèi)檔案，主要包括教師教學(xué)課程的設(shè)計(jì)、規(guī)劃、實(shí)施方案及實(shí)施的情況；教師教學(xué)的課程標(biāo)準(zhǔn)、課程安排、教學(xué)任務(wù)、教學(xué)進(jìn)度、教學(xué)培訓(xùn)等；教師課件的設(shè)計(jì)、教學(xué)案例、教學(xué)模型；學(xué)生使用的教材管理、教師編輯教材的使用情況、考試試卷的來(lái)源、試卷的分析總結(jié)等。第二，管理類(lèi)檔案，主要有對(duì)教師教學(xué)情況的考察、教學(xué)評(píng)估材料的收集、教師教學(xué)檔案的整理、學(xué)生課程表的安排、教師課程資料的準(zhǔn)備、教師教學(xué)質(zhì)量的檢查，教學(xué)師資力量的建設(shè)、教師進(jìn)修材料的準(zhǔn)備、學(xué)生學(xué)籍的管理等。第三，綜合類(lèi)檔案，主要有相關(guān)教育部門(mén)對(duì)學(xué)校下達(dá)的教學(xué)任務(wù)、教學(xué)文件、教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)質(zhì)量的考察、學(xué)校管理制度及學(xué)校的課程設(shè)置等。
2．教學(xué)檔案管理的特點(diǎn)
教學(xué)檔案管理工作是中職學(xué)校教學(xué)的重要后勤保障，對(duì)中職學(xué)校教學(xué)有重要的作用，教學(xué)檔案的特點(diǎn)有：（1）中職學(xué)校的教學(xué)檔案專(zhuān)業(yè)性高，在中職學(xué)校教學(xué)中，學(xué)校會(huì)設(shè)置不同的專(zhuān)業(yè)，有不同的學(xué)科，由于各專(zhuān)業(yè)培養(yǎng)的人才不同，各專(zhuān)業(yè)的教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)課程安排、學(xué)生使用的教材及教師的課程資料也不相同，各專(zhuān)業(yè)的教學(xué)檔案也不相同，因此，中職學(xué)校的教學(xué)檔案有很高的專(zhuān)業(yè)性。（2）中職學(xué)校的教學(xué)檔案來(lái)源比較廣泛，在中職學(xué)校教學(xué)過(guò)程中，相關(guān)教育部門(mén)對(duì)學(xué)校教學(xué)文件的下達(dá)、學(xué)校本身的實(shí)驗(yàn)室、科研室、教學(xué)管理部門(mén)、學(xué)生服務(wù)部門(mén)、后勤部等許多部門(mén)都會(huì)給檔案管理提供豐富的資料，因此，中職學(xué)校的教學(xué)檔案管理有廣闊的資料來(lái)源。（3）中職學(xué)校的教學(xué)檔案形式具有多樣性，中職學(xué)校的教學(xué)存在多樣性，因此，中職學(xué)校的教學(xué)檔案資料也存在著多樣性。中職學(xué)校的教學(xué)檔案有文字、圖表、電子稿、視屏光盤(pán)等多種形式，學(xué)校教學(xué)檔案資料的多樣性，也能真實(shí)、準(zhǔn)確地反映出教學(xué)的多樣性。
二教學(xué)檔案管理工作的重要性
1．教學(xué)檔案是學(xué)校形象的代表中職學(xué)校的教學(xué)檔案來(lái)源于學(xué)校的發(fā)展、改革等過(guò)程，真實(shí)地記錄了學(xué)校在教學(xué)、管理、運(yùn)行等方面的發(fā)展情況，是學(xué)校形象的代表。通過(guò)學(xué)校的教學(xué)檔案，可以明確地了解中職學(xué)校的發(fā)展、中職學(xué)校教學(xué)工作的情況；也能幫助學(xué)校總結(jié)教學(xué)經(jīng)驗(yàn)，準(zhǔn)確地定位中職學(xué)校的價(jià)值。同時(shí)，科學(xué)的教學(xué)檔案能有效地提高中職學(xué)校的形象，有利于提高學(xué)校的招生工作和學(xué)生的就業(yè)。
2．教學(xué)檔案管理能提高學(xué)校的教學(xué)質(zhì)量中職學(xué)校的教學(xué)檔案記錄著許多成功的教學(xué)案例和教學(xué)經(jīng)驗(yàn)，教學(xué)檔案的合理運(yùn)用能給教師教學(xué)指明方向，督促教師在學(xué)習(xí)成功經(jīng)驗(yàn)的同時(shí)，不斷地創(chuàng)新教學(xué)模式，有效地提高學(xué)校的教學(xué)質(zhì)量。
三教學(xué)檔案管理存在的問(wèn)題
1．中職學(xué)校檔案管理工作缺乏有力的監(jiān)督部門(mén)
目前，在我國(guó)的中職學(xué)校教學(xué)檔案管理中，缺乏專(zhuān)門(mén)的中職教學(xué)學(xué)校檔案管理監(jiān)督部門(mén)。中職學(xué)校的檔案管理一般都是受相關(guān)的檔案行政管理部門(mén)和教育行政部門(mén)直接管理。由于教育部門(mén)比較重視學(xué)校的教學(xué)工作，對(duì)學(xué)校的教學(xué)檔案管理工作檢查不嚴(yán)格，忽視了教學(xué)檔案對(duì)中職學(xué)校的重要性。
2．教學(xué)檔案收集資料不全
由于中職學(xué)校的部分教學(xué)檔案管理人員不是專(zhuān)業(yè)性人員，檔案管理工作人員不重視檔案資料的收集，在收集資料時(shí)經(jīng)常丟三落四，不能有效地收集到完整的資料。有些檔案管理人員對(duì)資料進(jìn)行整理時(shí)，不注重資料的分類(lèi)管理，將資料隨便地放在一起，極大地降低了教育檔案資料的完整性，造成了教學(xué)檔案的不完整。
3．中職學(xué)校檔案管理工作沒(méi)有強(qiáng)力的制度保證
目前，在我國(guó)的學(xué)校檔案管理法中，沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的中職學(xué)校檔案管理制度，中職學(xué)校的教學(xué)檔案管理使用的是高職學(xué)校的檔案管理方式，雖然中職學(xué)校的專(zhuān)業(yè)設(shè)置、教學(xué)安排、學(xué)生就業(yè)等方面與高職學(xué)校相似，但中職學(xué)校在教學(xué)目標(biāo)、教學(xué)管理、教學(xué)模式等方面同高職學(xué)校有很大的差別，中職學(xué)校采用高職學(xué)校的檔案管理方式，有時(shí)根本不符合中職學(xué)校的實(shí)際情況，導(dǎo)致教學(xué)檔案不能真實(shí)地反映出中職學(xué)校的實(shí)際情況。
四加強(qiáng)教學(xué)檔案管理的措施
1．加強(qiáng)中職學(xué)校的教學(xué)檔案管理監(jiān)督
中職學(xué)校要加大對(duì)教學(xué)檔案管理的監(jiān)督工作，確保中職學(xué)校的教學(xué)檔案管理工作能有序地進(jìn)行，同時(shí)中職學(xué)校要建議相關(guān)部門(mén)，將學(xué)校的教學(xué)檔案管理工作，看作學(xué)校工作的重要部分，列入日常工作檢查中，對(duì)學(xué)校的教學(xué)檔案管理工作進(jìn)行嚴(yán)格的監(jiān)督，獎(jiǎng)勵(lì)檔案管理工作優(yōu)秀的管理人員，批評(píng)違反檔案管理制度的管理人員，保證檔案管理工作的規(guī)范性。
2．增強(qiáng)中職學(xué)校教學(xué)檔案資料收集力度
中職學(xué)校要注意教學(xué)檔案設(shè)備的更新，檔案管理工作人員進(jìn)行檔案資料收集時(shí)，要注意資料的健全度，以及檔案資料的細(xì)節(jié)收集，積極地參加學(xué)校組織的檔案資料收集培訓(xùn)，不斷地提高自身收集檔案資料的專(zhuān)業(yè)能力。同時(shí)，中職學(xué)校要將先進(jìn)的技術(shù)有效地運(yùn)用在教學(xué)檔案管理中，要嚴(yán)格注意教學(xué)檔案資料的保密工作，做好檔案室的防火、防盜工作，檔案室的防火設(shè)備要齊全，檔案管理人員要做好教學(xué)檔案?jìng)浞莨ぷ?，確保檔案室能有序正常地運(yùn)行。
3．完善中職學(xué)校教學(xué)檔案管理制度
中職學(xué)校要完善學(xué)校的教學(xué)檔案管理制度，結(jié)合高等學(xué)校的檔案管理制度，根據(jù)實(shí)際情況，建立符合自身發(fā)展的檔案管理制度，用嚴(yán)格的制度保證檔案管理工作的有效進(jìn)行。同時(shí)，中職學(xué)校要加大檔案管理的監(jiān)督力度，嚴(yán)格檢查檔案管理人員的工作，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題要及時(shí)糾正，對(duì)檔案進(jìn)行規(guī)范化管理，確保中職學(xué)校的教學(xué)檔案管理的嚴(yán)肅性。
4．加強(qiáng)檔案宣傳工作
教學(xué)檔案管理在學(xué)校發(fā)展中有極其重要的作用，中職學(xué)校要充分地認(rèn)識(shí)到教學(xué)檔案的特殊價(jià)值，教學(xué)檔案是一個(gè)成功的學(xué)校最寶貴的財(cái)富。因此，中職學(xué)校要加大對(duì)檔案管理工作的宣傳力度，讓每一位教師都能用謹(jǐn)慎、嚴(yán)肅的心態(tài)面對(duì)教學(xué)檔案，增強(qiáng)學(xué)校教師及其他職工的檔案意識(shí)，讓學(xué)校更多的教師了解檔案、重視檔案，營(yíng)造一個(gè)關(guān)心檔案、支持檔案工作的良好環(huán)境。
五總結(jié)
1血站檔案規(guī)范化管理的必要性
首先血站檔案管理是無(wú)償獻(xiàn)血事業(yè)發(fā)展的必要保障。近年來(lái)，血液的臨床使用量持續(xù)增加，與此同時(shí)血液采集及供給過(guò)程中涉及到的原始數(shù)據(jù)需求也日益強(qiáng)烈，若歸檔不及時(shí)、資料缺失嚴(yán)重，那么將直接影響到臨床應(yīng)用效果，而血站檔案的規(guī)范化管理能夠?qū)ΛI(xiàn)血者的基本資料、獻(xiàn)血時(shí)間、獻(xiàn)血量等進(jìn)行詳細(xì)的統(tǒng)計(jì)，為臨床用血提供參考，同時(shí)助推無(wú)償獻(xiàn)血事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。其次，血站檔案規(guī)范化管理能夠確保輸血糾紛各方合法權(quán)益的實(shí)現(xiàn)。近年來(lái)，由獻(xiàn)血、輸血引起的醫(yī)療糾紛逐年增多，部分患者輸血中會(huì)出現(xiàn)不良反應(yīng)或感染某種血液傳播疾病等，一旦發(fā)生醫(yī)療糾紛，血站檔案記錄將能夠作為原始檔案對(duì)各方責(zé)任進(jìn)行判斷。另外，血站檔案管理能夠?yàn)榕R床用血尤其是稀有型患者用血提供保障。當(dāng)出現(xiàn)稀有血型患者輸血時(shí)，可以從血站檔案中查詢(xún)相關(guān)血型記錄，迅速確定合格的獻(xiàn)血者，為患者的治療爭(zhēng)取時(shí)間。除此之外，我國(guó)《獻(xiàn)血法》明確規(guī)定無(wú)償獻(xiàn)血者及其直系親屬能夠享受雙倍免費(fèi)用血[2]，憑獻(xiàn)血證便能夠享受用血報(bào)銷(xiāo)，一旦獻(xiàn)血證丟失，將無(wú)法補(bǔ)辦。而通過(guò)血站檔案查閱則能夠查詢(xún)到獻(xiàn)血者的相關(guān)信息，為獻(xiàn)血者提供便捷的服務(wù)。
2血站檔案管理中存在的問(wèn)題
2.1檔案管理意識(shí)薄弱
大部分血站檔案管理部門(mén)在檔案收集管理過(guò)程中，對(duì)檔案工作缺乏正確的認(rèn)識(shí)，在檔案管理制度、管理手段以及管理模式等方面均存在著較大的問(wèn)題，對(duì)檔案管理工作缺乏足夠的重視，這直接造成了檔案信息資源開(kāi)發(fā)效率低、利用率低等現(xiàn)象。
2.2檔案管理制度不健全
目前，我國(guó)的血站檔案管理普遍呈現(xiàn)出管理分散、信息資源整體性不強(qiáng)等特點(diǎn)，這很大程度上是由于管理制度不健全造成的。部分血站盡管建立了統(tǒng)一的檔案管理制度，然而更多是沿用醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案管理模式，實(shí)用性不強(qiáng)。另外，部分采供血人員在具體的工作中責(zé)任意識(shí)不強(qiáng)，容易出現(xiàn)填寫(xiě)錯(cuò)誤、資料填寫(xiě)不完善等現(xiàn)象，為檔案使用者帶來(lái)了極大的不便。
2.3檔案信息化管理水平低
當(dāng)前，大部分血站檔案管理工作未納入到行政預(yù)算中，血站對(duì)檔案室設(shè)備及網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)等的投入不足，大部分還停留在傳統(tǒng)的單機(jī)整理模式，不僅信息量少，而且制約了檔案的綜合利用與開(kāi)發(fā)。一方面檔案管理信息化設(shè)備價(jià)格較高，血站內(nèi)部所投入的預(yù)備預(yù)留資金少，制約了采購(gòu)工作的開(kāi)展；另一方面血站采購(gòu)人員對(duì)信息設(shè)備了解不足，所采購(gòu)的設(shè)備整體質(zhì)量不高，阻礙了檔案信息化建設(shè)。
2.4檔案管理人員素質(zhì)有待提升
網(wǎng)絡(luò)信息化時(shí)代，血站檔案管理工作對(duì)管理人員有著較高的要求，然而當(dāng)前大部分血站檔案管理人員綜合素質(zhì)不高，理論知識(shí)與管理水平有待提升[2]，部分檔案管理人員甚至身兼數(shù)職，無(wú)法全身心投入到檔案管理工作中，檔案管理相對(duì)混亂。
3血站檔案管理規(guī)范化建設(shè)策略
3.1增強(qiáng)血站檔案管理意識(shí)
血站檔案管理關(guān)系著無(wú)償獻(xiàn)血事業(yè)的持續(xù)、健康發(fā)展，關(guān)系著獻(xiàn)血者、用血者雙方權(quán)益的順利實(shí)現(xiàn)，血站內(nèi)部工作人員要充分認(rèn)識(shí)到血站檔案規(guī)范化管理的重要性，深入到血站檔案管理實(shí)際工作中，體會(huì)血站生存與發(fā)展的重要性[3]。通過(guò)講座、集體培訓(xùn)等向血站檔案管理人員傳達(dá)檔案管理工作的意義與價(jià)值，提升其責(zé)任意識(shí)與道德意識(shí)，更好地投入到血站檔案管理工作中。
3.2建立規(guī)范的檔案管理制度
血站檔案的規(guī)范化管理離不開(kāi)領(lǐng)導(dǎo)的支持，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要提升思想認(rèn)識(shí)，結(jié)合血站檔案管理工作實(shí)際，建立完善的血站檔案管理制度，體現(xiàn)合格、安全、方便、保密等原則，與此同時(shí)要定期對(duì)檔案管理制度實(shí)施效果進(jìn)行反饋，對(duì)存在的不足之處擬定整改計(jì)劃，并認(rèn)真及時(shí)予以改進(jìn)提升，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案長(zhǎng)效管理，嚴(yán)格執(zhí)行各類(lèi)檔案法規(guī)制度和管理要求，充分開(kāi)發(fā)利用各類(lèi)檔案信息，推動(dòng)檔案管理與業(yè)務(wù)發(fā)展的同步提升[4]。
3.3加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)
基于當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，血站檔案管理要與時(shí)俱進(jìn)，從業(yè)務(wù)檔案信息入手，加強(qiáng)血站檔案的信息化建設(shè)，①要使用新的檔案管理軟件取代原有的單機(jī)版管理模式；②要加強(qiáng)三大數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，即目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、全文數(shù)據(jù)庫(kù)、多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)[5]；③做好檔案開(kāi)發(fā)利用，積極創(chuàng)建各類(lèi)編譯材料檔案，充分利用信息資源，提升檔案管理的整體水平，為采供血工作提供高效、便捷、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
3.4提升檔案管理人員素質(zhì)
人才是確保血站檔案管理工作規(guī)范化發(fā)展的重要?jiǎng)恿?，因此必須加?qiáng)對(duì)血站檔案管理人員的培訓(xùn)，提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)。首先，在招聘檔案管理工作人員時(shí)，要結(jié)合血站檔案部門(mén)的工作實(shí)際，選取具有較高專(zhuān)業(yè)能力及業(yè)務(wù)能力的人員擔(dān)任檔案管理工作，與此同時(shí)，要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，組織檔案管理人員學(xué)習(xí)相關(guān)的法律法規(guī)與業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，并定期進(jìn)行考核。另外可以組織參觀優(yōu)秀檔案管理單位，使檔案管理工作人員能夠認(rèn)識(shí)到自身的不足，并加以彌補(bǔ)，確保檔案管理的每一項(xiàng)工作都落實(shí)到位
4結(jié)語(yǔ)
新時(shí)期，社會(huì)對(duì)血站檔案管理工作提出了更高的要求，血站檔案的規(guī)范化管理直接關(guān)系到民生，關(guān)系著無(wú)償獻(xiàn)血事業(yè)的發(fā)展，更關(guān)系著臨床用血的體驗(yàn)，因此，必須認(rèn)識(shí)到當(dāng)前血站檔案管理工作中存在的問(wèn)題，提高思想認(rèn)識(shí)，完善檔案管理制度，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，發(fā)揮血站的社會(huì)作用與價(jià)值。
作者:鄭萬(wàn)森 袁遠(yuǎn) 韓秀彩 單位:濰坊市中心血站
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1.1對(duì)人事檔案工作的重視不夠一直以來(lái)，由于人事檔案管理工作是內(nèi)部性、保密性很強(qiáng)的工作，是一項(xiàng)并不引人注目、默默無(wú)聞的工作，因此，有些單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案的重要作用缺乏足夠的重視，認(rèn)為抓事業(yè)發(fā)展是硬指標(biāo)，抓檔案管理是軟任務(wù)，存在著一些認(rèn)識(shí)誤區(qū)，一是認(rèn)為選人用人重在現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)，檔案沒(méi)有多大的作用；二是認(rèn)為人事檔案工作就是簡(jiǎn)單的收存材料，只要“守好攤”，確保檔案不丟失，能應(yīng)付外調(diào)、查檔就行了。沒(méi)有把人事檔案管理作為人才資源開(kāi)發(fā)的重要內(nèi)容來(lái)抓。同時(shí)，隨著人事制度改革的進(jìn)一步深化，人才流動(dòng)日趨活躍，但在人才流動(dòng)的過(guò)程中，相當(dāng)一部分人對(duì)個(gè)人檔案的作用認(rèn)識(shí)不足，認(rèn)為選用、用人重在筆試、面試環(huán)節(jié)，人事檔案不外乎是個(gè)人簡(jiǎn)歷而已，沒(méi)有多大的作用。在這種思想下，就出現(xiàn)了有些單位只用人、而無(wú)檔案，新招聘人員的人事檔案還長(zhǎng)期滯留在原單位或人才交流中心的現(xiàn)象，未能實(shí)行“檔隨人走”，而是“人檔分離”“、有人無(wú)檔”。
1.2檔案管理不規(guī)范人事檔案的收集工作一直是檔案工作中的重點(diǎn)和難點(diǎn)，由于需要入檔的材料太多，加之有些單位、部門(mén)及干部、職工個(gè)人對(duì)其重視不夠，因此不能及時(shí)將一些學(xué)籍檔案、培訓(xùn)、考核、獎(jiǎng)勵(lì)等材料送交檔案管理部門(mén)分類(lèi)明細(xì)整理并歸檔，導(dǎo)致部分檔案材料內(nèi)容不完整，不能跟上個(gè)人經(jīng)歷的變化。另外，現(xiàn)在存檔材料的紙張大小不一，以致原規(guī)格的檔案盒存放不下。有的人的檔案里出生年月、工作時(shí)間填寫(xiě)的不準(zhǔn)確，檔案中有多個(gè)年齡、工作時(shí)間前后不一致，有些人的檔案中個(gè)人履歷表填寫(xiě)不完整，有許多必填欄目空白，難以反映個(gè)人真實(shí)情況，有些人的檔案材料填寫(xiě)時(shí)字跡潦草，難以辨認(rèn)，有的還用復(fù)印件代替原件或用原珠筆填寫(xiě)等，這都嚴(yán)重影響了檔案質(zhì)量，給人事管理工作造成了很多困難。
1.3硬件設(shè)施不到位有的單位受辦公條件的限制，沒(méi)有專(zhuān)用的檔案庫(kù)房，檔案室與辦公室為一體，保管條件相對(duì)較差，既影響正常辦公，又影響檔案管理。有的單位檔案室建設(shè)不標(biāo)準(zhǔn)、不規(guī)范，基礎(chǔ)設(shè)施差，防火、防水、防蟲(chóng)、防霉等設(shè)備不配套，防盜設(shè)施也不具備，安全措施落實(shí)不到位，這些情況對(duì)于檔案的長(zhǎng)期安全保管也造成了隱患。
1.4人事檔案的現(xiàn)代化管理明顯滯后如今的社會(huì)已進(jìn)入信息化時(shí)期，一些發(fā)達(dá)國(guó)家和地區(qū)，早已用電子檔案取代了紙質(zhì)檔案，并通過(guò)網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)人事檔案資源社會(huì)共享。同發(fā)達(dá)國(guó)家、先進(jìn)地區(qū)的信息化檔案管理相比，我們的檔案管理手段和方法還是顯得陳舊、落后。目前，大多數(shù)人事檔案的管理基本上還是采取手工操作的傳統(tǒng)管理模式，沒(méi)有把一些先進(jìn)的現(xiàn)代化管理技術(shù)應(yīng)用到人事檔案工作中，使檔案工作者忙于日常繁雜、冗長(zhǎng)的折、裝、查、找的具體工作中，既費(fèi)時(shí)、費(fèi)力、效率低下，也不利于檢索利用，阻礙了檔案工作的科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化管理。
2做好人事檔案管理的對(duì)策和思考
2.1加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，提高人事檔案工作者的素質(zhì)要提高人事檔案的管理水平，一是應(yīng)依照《人事檔案工作條例》的規(guī)定，按規(guī)定配備政治可靠、作風(fēng)正派、責(zé)任心強(qiáng)的干部從事檔案工作，保證檔案員的素質(zhì)。二是嚴(yán)把隊(duì)伍的進(jìn)口關(guān)，實(shí)行執(zhí)業(yè)資格證書(shū)制度，凡從事人事檔案工作的人必須經(jīng)過(guò)考核，合格的發(fā)給檔案執(zhí)業(yè)資格證書(shū)，“準(zhǔn)入”上崗；三是加強(qiáng)培訓(xùn)。從政治思想、業(yè)務(wù)能力等方面對(duì)檔案人員進(jìn)行綜合培訓(xùn)，同時(shí)鼓勵(lì)檔案人員學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用、信息管理等現(xiàn)代化管理知識(shí)，使之能夠適應(yīng)人事檔案工作的素質(zhì)要求。四是增強(qiáng)檔案工作者的事業(yè)心、責(zé)任感。人事檔案管理工作是一項(xiàng)繁雜、單調(diào)、艱苦細(xì)致的服務(wù)性工作，檔案工作者要充分認(rèn)識(shí)到檔案工作在組織人事部門(mén)的作用，在工作崗位上努力學(xué)習(xí)，刻苦鉆研，做到“眼勤”“、手勤”、“腿勤”，立足崗位創(chuàng)業(yè)績(jī)，實(shí)現(xiàn)自己的職業(yè)價(jià)值。
2.2加強(qiáng)信息化建設(shè)，提高人事檔案的現(xiàn)代化管理水平檔案信息化建設(shè)是提高檔案管理水平的基礎(chǔ)，同時(shí)也是保證檔案管理質(zhì)量的最佳手段。隨著我國(guó)科學(xué)技術(shù)水平的不斷發(fā)展，為提高檔案現(xiàn)代化管理提供了有力的技術(shù)支持。因此，在人事檔案管理中，應(yīng)建立人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，實(shí)施人事檔案的動(dòng)態(tài)化管理?？梢岳糜?jì)算機(jī)、掃描儀、數(shù)據(jù)庫(kù)管理軟件等現(xiàn)代化設(shè)備和技術(shù)，將文字、圖片、聲像等資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料，比如把個(gè)人照片、基本信息、崗位變動(dòng)、職務(wù)職稱(chēng)晉升、工資、獎(jiǎng)懲、教育培訓(xùn)等動(dòng)態(tài)信息轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料，實(shí)現(xiàn)人事檔案紙質(zhì)與數(shù)據(jù)格式并存，根據(jù)需要，通過(guò)屏幕查閱有關(guān)內(nèi)容，同時(shí)要充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來(lái)進(jìn)行人事檔案管理創(chuàng)新，在檔案的查閱、借閱、歸檔、檢索等日常工作方面實(shí)行計(jì)算機(jī)操作，為人力資源管理提供準(zhǔn)確的人事信息和數(shù)據(jù)。
2.3推行人事檔案科學(xué)化管理人事檔案的科學(xué)化管理，就是把先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)手段應(yīng)用于人事檔案管理，以達(dá)到提高工作效率和延長(zhǎng)人事檔案壽命的目的。推行科學(xué)化管理，是人事檔案服務(wù)于人事制度改革和發(fā)展的需要，是推動(dòng)人事檔案管理科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化的必由之路。因此，可以從以下幾個(gè)方面來(lái)著手考慮如何推行人事檔案的科學(xué)化管理：首先，檔案管理人員應(yīng)全面熟悉和了解《檔案法》、《人事檔案管理?xiàng)l例》、《檔案整理工作細(xì)則》等有關(guān)法規(guī)條例，提高業(yè)務(wù)水平和規(guī)范管理能力；其次，要強(qiáng)化規(guī)范管理意識(shí)，加強(qiáng)各項(xiàng)制度建設(shè)，嚴(yán)格工作程序，做到人事檔案管理流程規(guī)范、檔案內(nèi)容規(guī)范、科學(xué)分類(lèi)規(guī)范。其次，要嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理規(guī)章制度，即：查、借閱檔案制度、收集歸檔制度、保管保密制度等，使檔案管理工作有章可循、有法可依。第三，建立收集歸檔聯(lián)系制度，及時(shí)全面地收集新的人事管理數(shù)據(jù)，不斷充實(shí)檔案材料內(nèi)容。在日常工作中，應(yīng)隨時(shí)了解掌握和收集員工在各項(xiàng)工作中的獎(jiǎng)懲情況、教育培訓(xùn)情況等，一旦發(fā)生變化，及時(shí)的補(bǔ)充到檔案和信息數(shù)據(jù)庫(kù)中，為信息利用增添新鮮內(nèi)容，這是住處化管理的基礎(chǔ)工作。
2.4提高的人事檔案管理工作的重視，拓展其價(jià)值的開(kāi)發(fā)人事檔案管理工作的順利進(jìn)行，離不開(kāi)領(lǐng)導(dǎo)層面的重視，在新時(shí)期，要充分開(kāi)發(fā)人事檔案管理工作的價(jià)值，通過(guò)分析人事檔案的信息，對(duì)人才進(jìn)行科學(xué)合理的歸類(lèi)、組合，并根據(jù)員工的日常工作表現(xiàn)，建立相應(yīng)的培訓(xùn)督導(dǎo)機(jī)制，深度挖掘檔案信息的利用價(jià)值。通過(guò)比較員工的縱向檔案信息的變化，梳理出員工的個(gè)人工作變化軌跡，在此基礎(chǔ)上落實(shí)員工的管理考核政策，實(shí)現(xiàn)檔案管理價(jià)值的最大化。與此同時(shí)，還要學(xué)習(xí)優(yōu)秀公司的先進(jìn)人事檔案管理策略，深化檔案管理工作的內(nèi)涵，把人事管理同檔案管理相互有機(jī)結(jié)合，促進(jìn)內(nèi)部員工組織關(guān)系的和諧順暢發(fā)展。
3結(jié)束語(yǔ)
1.1我國(guó)教學(xué)檔案管理的難點(diǎn)
1.1.1專(zhuān)業(yè)分類(lèi)多，學(xué)制時(shí)間長(zhǎng)在我國(guó)，綜合類(lèi)院校比較多，多專(zhuān)業(yè)化且學(xué)制長(zhǎng)是其主要特點(diǎn)。以醫(yī)學(xué)院校為例，醫(yī)學(xué)院校的專(zhuān)業(yè)分類(lèi)更甚其他類(lèi)院校，且各專(zhuān)業(yè)的交叉內(nèi)容較多。醫(yī)學(xué)院校的學(xué)制也要比其他類(lèi)院校的學(xué)制更加靈活，目前的學(xué)制有三年制、四年制、五年制、六年制、七年制、八年制等。1.1.2部分機(jī)密性的教學(xué)檔案收集阻力大對(duì)于一些涉及教師自身學(xué)術(shù)資源、科研成果的資料，往往受到保護(hù)，當(dāng)事人一般不愿提交，這就為教學(xué)檔案的收集整理工作造成了很大的阻力。
1.2我國(guó)教學(xué)檔案管理的主要內(nèi)容
1.2.1信息報(bào)告類(lèi)其中主要包括學(xué)校的政務(wù)文件以及教學(xué)文件，如學(xué)校在教學(xué)管理與實(shí)踐中的改革措施和改革計(jì)劃、科研方向、儲(chǔ)備人才培養(yǎng)計(jì)劃、教學(xué)制度的制定、會(huì)議記錄、調(diào)研報(bào)告、招生計(jì)劃、學(xué)校宣傳文件等等。1.2.2學(xué)校發(fā)展建設(shè)類(lèi)其中主要包括學(xué)校的重點(diǎn)發(fā)展建設(shè)、各院系科室、專(zhuān)業(yè)、實(shí)驗(yàn)室等單位的建設(shè)發(fā)展所形成的文件。
2我國(guó)高校教學(xué)檔案管理現(xiàn)狀
2.1教學(xué)檔案管理觀念匱乏，未受到足夠重視
雖然近年來(lái)，各高校對(duì)教學(xué)檔案管理的重視程度有所增加，但就目前的情況來(lái)看，仍然遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。一方面，校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于教學(xué)檔案管理的重視還僅僅局限在教學(xué)資料的收集記錄上，與校園建設(shè)的其他方面遠(yuǎn)不在一個(gè)水平上；另一方面，學(xué)校的教職員工更認(rèn)為教學(xué)才是自己的本職，至于教學(xué)檔案的收集提交，跟自己沒(méi)有關(guān)系。再加上醫(yī)學(xué)院校的教學(xué)，尤其是臨床教學(xué)過(guò)程中經(jīng)常涉及教師個(gè)人的研究成果，出于安全考慮，更不愿意交由學(xué)校保管。
2.2缺少教學(xué)檔案管理制度或制度落后
教學(xué)檔案管理工作近年來(lái)才逐漸受到各高校重視，因此，在制度上的落實(shí)普遍滯后。有些高校的檔案管理制度，只是照搬國(guó)家制定的高校檔案管理制度，流于形式，對(duì)具體的檔案管理工作沒(méi)有什么作用；有些制度涉及的技術(shù)手段比較落后，對(duì)于以計(jì)算機(jī)技術(shù)為主要依托的檔案管理新環(huán)境，早已不適用。
2.3檔案管理部門(mén)權(quán)限較低，得不到有關(guān)部門(mén)的配合
檔案的收集、分類(lèi)、歸檔是一個(gè)龐大、繁雜的工作，如果僅僅靠檔案管理部門(mén)來(lái)完成，幾乎是不可能的。因此，在檔案管理的過(guò)程中，需要各部門(mén)的緊密配合，才能高效、精確、全面的完成。然而現(xiàn)實(shí)中，許多學(xué)校在部門(mén)權(quán)力的分配上，過(guò)于偏重學(xué)科建設(shè)、專(zhuān)科研究、教學(xué)等方面，使得檔案管理部門(mén)的權(quán)力普遍有限，得不到相關(guān)部門(mén)的認(rèn)可，對(duì)于歸檔工作的配合自然也就大打折扣。
3計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于教學(xué)檔案管理的優(yōu)勢(shì)
21世紀(jì)，是一個(gè)信息高度發(fā)達(dá)的時(shí)代。面對(duì)如此龐大的信息資源，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，使用戶(hù)能夠從容地在這個(gè)信息大海中乘風(fēng)破浪盡情馳騁。由于各地高校的高速發(fā)展，使教學(xué)檔案的規(guī)模也非從前可比。針對(duì)各地高校的教學(xué)檔案管理現(xiàn)狀，將計(jì)算機(jī)技術(shù)引進(jìn)到教學(xué)檔案管理工作中，可以大大簡(jiǎn)化檔案管理工作，有效降低工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，加快教學(xué)檔案管理工作的發(fā)展進(jìn)程。這主要是因?yàn)?，?jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于教學(xué)檔案管理具有以下幾方面的優(yōu)勢(shì)。
3.1教學(xué)檔案的管理更方便快捷
傳統(tǒng)的檔案收集分類(lèi)工作，需要各部門(mén)與檔案管理部門(mén)合作進(jìn)行收集、整理、分類(lèi)，效率、準(zhǔn)確度和全面性都相當(dāng)有限。而應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，可以實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案的自動(dòng)收集、分類(lèi)、歸檔等。
3.2教學(xué)檔案的存儲(chǔ)形式多樣化
傳統(tǒng)的教學(xué)檔案形式單一，紙質(zhì)的記錄方式既浪費(fèi)空間，又浪費(fèi)時(shí)間，有時(shí)很難以還原最初的教學(xué)情況。通過(guò)采用計(jì)算機(jī)技術(shù)，能夠?qū)⒙曇?、影像都?zhǔn)確地記錄下來(lái)，在使用時(shí)提供第一手資料，使檔案的價(jià)值發(fā)揮到最大。
3.3信息分享便捷，不受地域限制
隨著各地網(wǎng)絡(luò)辦公與自動(dòng)化辦公的逐漸成熟，在互聯(lián)網(wǎng)上，幾乎可以獲取任意一所高校的信息。基于這種平臺(tái)，可以很方便的將計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用到教學(xué)檔案管理中，并實(shí)施在線(xiàn)共享。簡(jiǎn)化管理流程，降低勞動(dòng)強(qiáng)度，提高工作效率傳統(tǒng)的教學(xué)檔案管理，流程復(fù)雜繁瑣，浪費(fèi)了大量的時(shí)間和資源。而應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，可以顯著簡(jiǎn)化管理流程，降低勞動(dòng)強(qiáng)度，提高工作效率。
4借助計(jì)算機(jī)技術(shù)提高教學(xué)檔案管理水平
隨著我國(guó)各地高校的顯著發(fā)展，教學(xué)檔案管理面臨著嚴(yán)峻的形式。網(wǎng)絡(luò)辦公、自動(dòng)化辦公的逐漸普及以及計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)于高校教學(xué)檔案管理的眾多優(yōu)勢(shì)，使高校迫切需要借助計(jì)算機(jī)技術(shù)，來(lái)提高教學(xué)檔案管理的水平。針對(duì)目前我國(guó)高校教學(xué)檔案的基本情況，通過(guò)利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，可以從以下幾方面入手，進(jìn)行教學(xué)檔案管理改革。
4.1建立統(tǒng)一檔案信息庫(kù)
高?？梢砸詸n案館網(wǎng)站為基礎(chǔ)，建立電子檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，將檔案部門(mén)的資料以電子文件的形式上傳至信息庫(kù)中，實(shí)現(xiàn)電子檔案的實(shí)時(shí)管理與應(yīng)用。同時(shí)，學(xué)校的檔案館還要與各部門(mén)進(jìn)行緊密合作，以實(shí)現(xiàn)電子文件信息資源共享。
4.2將檔案信息庫(kù)與教學(xué)辦公網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行綁定，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)上傳和下載
一方面，傳統(tǒng)的教學(xué)檔案管理，信息的收集工作是最大的難題之一。對(duì)比傳統(tǒng)的紙質(zhì)信息檔案，通過(guò)應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，可以將檔案信息庫(kù)與學(xué)校的辦公網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行綁定，從而實(shí)現(xiàn)電子文件信息的自動(dòng)上傳和下載。
4.3強(qiáng)化溝通服務(wù)渠道，開(kāi)展在線(xiàn)預(yù)覽等服務(wù)
傳統(tǒng)的檔案服務(wù)，需要借閱人到檔案館，憑借有效證件進(jìn)行借閱查看。在以計(jì)算機(jī)技術(shù)為依托的電子檔案時(shí)代，可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)在線(xiàn)預(yù)覽等服務(wù)，使用戶(hù)足不出戶(hù)即可享受到檔案館的服務(wù)。
4.4實(shí)行網(wǎng)絡(luò)認(rèn)證，強(qiáng)化安全管理
以計(jì)算機(jī)技術(shù)為依托的電子檔案，擁有傳統(tǒng)檔案無(wú)法比擬的優(yōu)勢(shì)，但在安全性方面，遠(yuǎn)不如傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案。這主要是因?yàn)榛ヂ?lián)網(wǎng)的開(kāi)放性使網(wǎng)絡(luò)病毒和黑客有機(jī)可乘，使檔案存在隨時(shí)被惡意刪除或篡改的風(fēng)險(xiǎn)。因此，需要實(shí)行網(wǎng)絡(luò)認(rèn)證等手段，強(qiáng)化電子檔案的安全管理。
5結(jié)語(yǔ)
隨著高校擴(kuò)招以及校企合作的擴(kuò)大，傳統(tǒng)的人工檔案管理突顯出太多的弊端。使用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、服務(wù)器等現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)學(xué)籍內(nèi)容進(jìn)行管理，不僅能夠?qū)W(xué)生的各項(xiàng)檔案信息轉(zhuǎn)化成數(shù)據(jù)，建立起資源檔案庫(kù)，還能方便校方統(tǒng)計(jì)和調(diào)用。學(xué)籍檔案內(nèi)容管理是一個(gè)內(nèi)涵豐富的概念，其內(nèi)容包括多種形式，對(duì)于學(xué)籍檔案而言，主要包括元數(shù)據(jù)與數(shù)據(jù)的關(guān)系。內(nèi)容管理的具體實(shí)施是在管理目標(biāo)的要求下，進(jìn)行內(nèi)容建模、元數(shù)據(jù)提取、設(shè)定元數(shù)據(jù)信息、設(shè)定管理內(nèi)容之間的關(guān)系。以學(xué)生體檢表為例，其元數(shù)據(jù)主要包括學(xué)生姓名、學(xué)號(hào)、入學(xué)時(shí)間、專(zhuān)業(yè)、班級(jí)，數(shù)據(jù)主要有體檢項(xiàng)目、體檢結(jié)果等。另外，復(fù)雜的元數(shù)據(jù)可能具有層次結(jié)構(gòu)，可以通過(guò)多個(gè)相互關(guān)聯(lián)的表實(shí)現(xiàn)。由此可見(jiàn)，通過(guò)資源服務(wù)器進(jìn)行內(nèi)容的存儲(chǔ)，并通過(guò)應(yīng)用服務(wù)器向外提供服務(wù)。通過(guò)學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)還可以實(shí)現(xiàn)在線(xiàn)學(xué)籍管理系統(tǒng)的有機(jī)整合。具體做法是通過(guò)在現(xiàn)有的在線(xiàn)學(xué)籍管理系統(tǒng)中添加動(dòng)態(tài)學(xué)籍檔案生成模塊（可以采用圖片、文檔等多種形式，其中PDF格式是目前比較常用的選擇），然后利用從關(guān)系數(shù)據(jù)庫(kù)中提取的元數(shù)據(jù)直接生成電子檔案和元數(shù)據(jù)信息，再經(jīng)由內(nèi)容管理系統(tǒng)的應(yīng)用程序編程接口，在元數(shù)據(jù)服務(wù)器和資源服務(wù)器中進(jìn)行存儲(chǔ)。這一系統(tǒng)的整合大大節(jié)約了人力、物力，提高了自動(dòng)化處理效率。
2載體管理
我國(guó)高校學(xué)籍檔案一般包括紙質(zhì)材料、電子文檔及其他各類(lèi)特殊載體材料，按照規(guī)定應(yīng)保持各類(lèi)材料質(zhì)地優(yōu)良、無(wú)破損、聲像清晰和干凈整潔。在現(xiàn)實(shí)中，往往由于入學(xué)教育的缺失、學(xué)籍管理手段的落后以及學(xué)籍管理決策功能不足等原因，導(dǎo)致高校學(xué)籍檔案管理中存在不少問(wèn)題，如輕視學(xué)籍管理、隨意更改學(xué)籍信息等，在一定程度上影響了學(xué)生管理和學(xué)校的教學(xué)秩序。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案目前仍在大規(guī)模應(yīng)用，如錄取表、學(xué)籍卡、成績(jī)表、畢業(yè)生審批登記表等，這些檔案資料在經(jīng)多次查閱、復(fù)印后會(huì)出現(xiàn)不同程度的磨損，甚至損壞。電子文件是隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的新質(zhì)文件，通過(guò)編碼和解碼進(jìn)行數(shù)字形式的信息呈現(xiàn)，其生成、存儲(chǔ)、讀取的載體是計(jì)算機(jī)和各種硬盤(pán)、光盤(pán)、磁盤(pán)，并能通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行異地傳輸，具有高度共享性，不受時(shí)間和地點(diǎn)的限制。只要保存技術(shù)到位，不易產(chǎn)生損毀，并能無(wú)限復(fù)制?？梢?jiàn)，雖然紙質(zhì)檔案目前仍有存在的必要性，但電子檔案是今后檔案管理的主要發(fā)展方向。在制作電子檔案管理時(shí)應(yīng)當(dāng)注意以下問(wèn)題：（1）將紙質(zhì)檔案文件轉(zhuǎn)換成電子文件時(shí)，必須與紙質(zhì)等文件之間建立起準(zhǔn)確、可靠的標(biāo)識(shí)關(guān)系；（2）采取嚴(yán)格的加密認(rèn)證等措施，切實(shí)保證電子文件不被非正常使用和改動(dòng)；（3）做好備份，存儲(chǔ)于能夠脫機(jī)保存的載體上，并對(duì)有檔案價(jià)值的電子文件制作紙質(zhì)或縮微膠片拷貝件保留；（4）收集用文字處理技術(shù)形成的電子文件時(shí)應(yīng)注明文件存儲(chǔ)格式和屬性；（5）收集圖形、視頻電子文件時(shí)，應(yīng)注意其壓縮算法和相關(guān)軟件。此外，還要注意電子檔案保存的有效性：（1）每年對(duì)電子檔案涉及的形成單位和檔案保管部門(mén)的設(shè)備更新情況進(jìn)行一次檢查登記；（2）按時(shí)進(jìn)行抽樣機(jī)讀檢驗(yàn)；（3）進(jìn)行設(shè)備環(huán)境更新時(shí)應(yīng)確認(rèn)庫(kù)存載體與新設(shè)備的兼容性；（4）每隔四年，對(duì)磁性載體上的電子檔案進(jìn)行一次轉(zhuǎn)存。
3使用管理
在信息化社會(huì)中，信息服務(wù)越來(lái)越普遍，傳統(tǒng)的檔案服務(wù)方式應(yīng)不斷改革和發(fā)展。高校檔案管理人員應(yīng)將過(guò)去那種檔案查詢(xún)的服務(wù)模式轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案信息的開(kāi)發(fā)利用模式。學(xué)籍檔案的應(yīng)用者可以按照系統(tǒng)用戶(hù)分為學(xué)籍檔案申請(qǐng)者和學(xué)籍檔案使用者，其中申請(qǐng)者主要是指學(xué)生本人，使用者指的是接受申請(qǐng)的單位。通過(guò)現(xiàn)代信息使用管理技術(shù)，可以分別進(jìn)行使用，既方便申請(qǐng)者查閱和申請(qǐng)調(diào)取某些檔案信息，也能方便校方進(jìn)行查閱、統(tǒng)計(jì)和管理。檔案管理者的工作重心應(yīng)轉(zhuǎn)移到引導(dǎo)用戶(hù)檢索上來(lái)。首先，將檔案信息設(shè)置索引編號(hào)，進(jìn)行重新歸檔。其次，對(duì)用戶(hù)進(jìn)行檢索培訓(xùn)和引導(dǎo)。值得一提的是，目前二維碼的應(yīng)用是非常廣泛的，在學(xué)籍管理系統(tǒng)中也可以進(jìn)行開(kāi)發(fā)利用，雖然在高校系統(tǒng)中二維碼還屬于一個(gè)新領(lǐng)域，但相信不久的將來(lái)將會(huì)有廣泛應(yīng)用。例如畢業(yè)生的身份識(shí)別模塊，它是特別針對(duì)需要獲取學(xué)籍檔案的畢業(yè)生而設(shè)計(jì)的。由于學(xué)號(hào)是一一對(duì)應(yīng)的，是學(xué)生的唯一標(biāo)識(shí)，因此管理系統(tǒng)可以將學(xué)號(hào)作為索引檢索學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，學(xué)生所輸入的提示信息如果與數(shù)據(jù)庫(kù)中的信息完全一致，則能生成一個(gè)屬于該學(xué)生的唯一二維碼，這個(gè)二維碼保存了該畢業(yè)生的所有個(gè)人信息，還能連接到該生的入學(xué)名冊(cè)、成績(jī)單、畢業(yè)證、學(xué)位證等的驗(yàn)證界面上。要進(jìn)一步推廣二維碼的使用范圍，首先需要提高檔案管理者和利用者對(duì)二維碼的認(rèn)可度，還要加強(qiáng)檔案門(mén)戶(hù)網(wǎng)站的建設(shè)。基于目前的學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)，以學(xué)生申請(qǐng)網(wǎng)上下載成績(jī)單為例，學(xué)生調(diào)取成績(jī)單的程序如下：（1）學(xué)生本人登陸學(xué)校網(wǎng)站，通過(guò)驗(yàn)證個(gè)人信息（用戶(hù)名和密碼），進(jìn)入學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)，填寫(xiě)下載成績(jī)單的申請(qǐng)表；（2）驗(yàn)證通過(guò)后，網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器向元數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器申請(qǐng)?jiān)L問(wèn)令牌（包括檔案地址和時(shí)間有效期等信息）；（3）元數(shù)據(jù)服務(wù)器將訪(fǎng)問(wèn)令牌傳遞給網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器；（4）網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器按照申請(qǐng)者填寫(xiě)的信息將內(nèi)容訪(fǎng)問(wèn)令牌分發(fā)給檔案使用者；（5）檔案使用者向資源服務(wù)器索取成績(jī)單；（6）資源服務(wù)器將成績(jī)單返回給檔案使用者。同樣道理，校方管理者如需調(diào)取檔案信息也按照類(lèi)似步驟進(jìn)行，既方便又科學(xué)，尤其是現(xiàn)在新的教學(xué)模式和課外實(shí)踐課程的增多給學(xué)籍管理帶來(lái)了很大難度，利用現(xiàn)代信息技術(shù)進(jìn)行管理則能化難為簡(jiǎn)。
4結(jié)語(yǔ)
