發(fā)布時間：2022-04-29 18:47:46
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的高校檔案文化建設(shè)樣本，期待這些樣本能夠為您提供豐富的參考和啟發(fā)，請盡情閱讀。
高校學(xué)生檔案，是學(xué)生在校期間綜合表現(xiàn)的證明，對于學(xué)生未來在社會上的發(fā)展有著決定性作用，對于在校期間校內(nèi)文化與風(fēng)氣的建設(shè)也有至關(guān)重要的意義。可見全面準(zhǔn)確的學(xué)生檔案信息對于高校未來發(fā)展有著很大影響，需要加以重視，才可讓高校信息系統(tǒng)更完善，后續(xù)將針對性進(jìn)行討論。
關(guān)鍵詞：
高校教育；學(xué)生檔案；文化建設(shè)
高校時期是學(xué)生步入社會前的最后進(jìn)修階段，也是為社會發(fā)展奠定基礎(chǔ)的沖刺階段，檔案則是能體現(xiàn)學(xué)生這一階段一言一行的重要參考依據(jù)。無論是對校內(nèi)教學(xué)管理工作來說，還是社會各大企業(yè)對學(xué)生的評鑒工作來說，都是十分重要的原始數(shù)據(jù)，特別是對校內(nèi)文化與風(fēng)氣的建設(shè)，更有不可或缺的重要意義，因此針對這一階段學(xué)生檔案作用的分析討論是十分必要的，下文將展開詳細(xì)討論。
一、高校檔案在校園文化建設(shè)中的內(nèi)涵
校內(nèi)檔案，是校方受人事部門任命，在管理工作中依據(jù)自身人事管理權(quán)限，以學(xué)生個人為基本單位不斷收集后形成的學(xué)生個人信息原始資料。其主要的作用是為校內(nèi)管理與鑒定工作提供數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，主要包括學(xué)生的學(xué)歷考核，政治成分考核、日常管理、獎懲決策、就業(yè)指導(dǎo)及校企信息互通等。是能夠全面反映出學(xué)生個人思想道德水平、信用記錄、作風(fēng)情況及學(xué)習(xí)與工作態(tài)度等多方面信息的重要資料，無論是在日常管理過程中還是校內(nèi)文化建設(shè)過程當(dāng)中，作為原始參考，學(xué)生檔案信息都有著十分重要的作用與意義，特別是在高校階段，校園文化建設(shè)關(guān)乎著學(xué)生的未來及校方在教學(xué)領(lǐng)域中的形象，所以檔案信息的重要性更是不言自明。高校的校園文化是校方教學(xué)方針與師生隊伍素養(yǎng)的體現(xiàn)，師生隊伍素養(yǎng)高、教學(xué)風(fēng)氣良好，即是有著良好的校園文化，這對于學(xué)生的管理培養(yǎng)以及校方的形象建立都有重要的意義，而校內(nèi)檔案則正是校內(nèi)文化建設(shè)工作開展的基礎(chǔ)?？梢娺@樣重要的人才信息來源，是促進(jìn)校方持續(xù)發(fā)展的重要財富，也正是高校校園文化體系最主要的組成部分[1]。
二、高校檔案在文化建設(shè)工作中的應(yīng)用
1、利用檔案影響力，促進(jìn)管理工作的改革
校內(nèi)管理工作是決定著學(xué)生能否約束自身養(yǎng)成積極性格的重要環(huán)節(jié)，也是建立正面校園風(fēng)氣，樹立良好校內(nèi)文化形象必要的因素。可見管理工作與校方其他工作的緊密關(guān)聯(lián)以及對后續(xù)發(fā)展的重要作用，而檔案資料則正是能夠為管理工作提供理論依據(jù)的重要依據(jù)，教師應(yīng)當(dāng)懂得利用檔案，推進(jìn)管理工作的改革，才能讓內(nèi)部管理工作的方向更加明確，且更具實效性。例如針對部分平日學(xué)習(xí)或工作態(tài)度不端正的學(xué)生或教師，充分利用檔案的影響力，便可以對其言行產(chǎn)生約束作用。校方在平日的管理工作實施過程中，應(yīng)當(dāng)更詳細(xì)的將校內(nèi)師生隊伍任何信用信息、道德信息、態(tài)度信息與成績信息都及時收錄在檔案當(dāng)中，讓檔案越來越豐滿，才能讓檔案的約束管理作用真正發(fā)揮出來，讓內(nèi)部師生了解到檔案對自身的影響，進(jìn)而自主對自身的態(tài)度與言行進(jìn)行約束。確保校內(nèi)風(fēng)氣得到改善，是高校文化建設(shè)工作的第一步[2]。
2、利用檔案信息直觀性，促進(jìn)自我了解
檔案是在客觀評價后，通過多方思考，將個體表現(xiàn)體現(xiàn)出來的原始理論參考。檔案為校方工作及社會企業(yè)評鑒都能夠提供有效參考，這是眾所周知的，被忽略的是檔案對于記錄對象自身的參考作用。校內(nèi)師生雖然較比他人要對自身有更深的了解，但在校期間關(guān)乎學(xué)習(xí)工作的許多細(xì)節(jié)卻是師生自身都無法完全了解的，而檔案則正是能夠幫助校內(nèi)師生隊伍強化自我認(rèn)知的重要參考內(nèi)容。校方了解到這一點，應(yīng)當(dāng)針對性向校內(nèi)師生一定程度開放檔案，利用當(dāng)前應(yīng)用廣泛的信息技術(shù)建立起檔案庫，以便每個校內(nèi)相關(guān)人員都可隨時對自身的檔案內(nèi)容與檔案相應(yīng)變動進(jìn)行查詢，才能更快加深對自身各方面評價的了解，進(jìn)而有更明確的自我管理方向。針對檔案當(dāng)中對自身的評價進(jìn)行針對性思考，找出自身需要改善的缺陷，才能夠更好的完善自身，提升素養(yǎng)，最終成為更加優(yōu)秀的個體。而校內(nèi)師生素養(yǎng)都得到提升，才能夠建立起更加積極正面的校園文化，進(jìn)而改善校方形象。
3、利用檔案內(nèi)容的不斷完善，確保檔案實效性
檔案作為具有參考作用的原始資料，其是否完整，是否精細(xì)，是否全面，與其實際作用的體現(xiàn)有著密切關(guān)聯(lián)。一言蔽之，檔案內(nèi)容記錄細(xì)致，記錄項目能夠隨時得到更新，才能夠更好的體現(xiàn)出師生個體的各項信息，提供更可靠的參考。特別是高校學(xué)生與教師，作為已經(jīng)成年的獨立個體，會涉及更多信用行為，接觸到更多來自網(wǎng)絡(luò)上與社會上思潮的影響，所以對其各項情況進(jìn)行更完整的記錄，才能確保檔案的客觀性，并在社會上各類企業(yè)對人才進(jìn)行篩選時提供更合理、更真實的參考，更符合校方的發(fā)展需求及社會企業(yè)的評鑒需求，有助于提升校方在教學(xué)領(lǐng)域及社會上的評價。在當(dāng)前的信息化背景下，想要確保檔案的全面建設(shè)，信息技術(shù)的利用是十分重要的，校方應(yīng)當(dāng)充分利用信息平臺來完善檔案的建設(shè)，為檔案設(shè)立更多可供參考的子項目，例如信用卡記錄，借貸記錄等等，不斷充實檔案內(nèi)容，才能使檔案成為更有意義的資料，而不是為敷衍而匆忙記錄的[3]。
三、結(jié)語
檔案是為校方文化建設(shè)提供參考的重要資料，校方忽略其重要性，導(dǎo)致內(nèi)容不完整，評價不客觀，不但會影響到校內(nèi)各項工作的開展，更會對校方形象產(chǎn)生影響，不利于高校發(fā)展。因此校方只有加強重視，審時度勢根據(jù)自身發(fā)展需求與教育領(lǐng)域發(fā)展需求對檔案不斷進(jìn)行完善，才能確保檔案實際作用的發(fā)揮，為各項工作提供更有利的借鑒。
作者：馬燕 單位：西京學(xué)院
參考文獻(xiàn)
[1]潘昕,李名家.高校檔案服務(wù)校園文化建設(shè)的實踐與思考——基于檔案管理現(xiàn)代化的視角[J].華中農(nóng)業(yè)大學(xué)學(xué)報(社會科學(xué)版),2013,02:133-136.
【關(guān)鍵詞】高校檔案；校園文化；建設(shè)
高校檔案客觀、真實的記錄了高校發(fā)展的歷史進(jìn)程，為高校的進(jìn)步與發(fā)展提供重要的參考依據(jù)。高校檔案管理工作也是高校各項工作中不可缺少的基礎(chǔ)工作，是衡量一所高校教學(xué)、科研、管理和其他各項工作水平的重要標(biāo)志之一。如何能發(fā)揮高校檔案在校園文化建設(shè)中的作用，是每一位高校檔案工作者所面臨最緊要的問題?？茖W(xué)認(rèn)識高校檔案在大學(xué)校園文化建設(shè)中的作用是高校檔案事業(yè)發(fā)展的需要，也是高等教育事業(yè)發(fā)展的需要。
一、高校檔案與校園文化的涵義
高校檔案是高校校建設(shè)和發(fā)展以及從事教學(xué)、科研、黨政管理以及其他各項活動中形成的對學(xué)校和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。它客觀、真實的記錄了高校建設(shè)的創(chuàng)業(yè)史，再現(xiàn)了學(xué)校發(fā)展的全部歷程和精神風(fēng)貌，是高校文化遺產(chǎn)的重要組成部分。它既具有真實性、憑證性、查考性和備忘性的特征，又蘊涵記憶和延續(xù)高校自然形成的傳統(tǒng)文化精神作用。高校檔案不僅是高校校史文化的具體表現(xiàn)，也是高校大學(xué)校園文化的重要組成部分。
高校檔案蘊涵著高校教學(xué)、科研、管理、思想政治教育及學(xué)校各個歷史時期發(fā)生的重大事件、出現(xiàn)的重要活動。高校檔案真實地記載了高校光榮的歷史和創(chuàng)業(yè)史，再現(xiàn)了學(xué)校建設(shè)和發(fā)展的全過程和全貌，它是高校文化的積淀，是珍貴的文化財富，是高校文化遺產(chǎn)的重要組成部分。做好檔案管理工作，對總結(jié)、探索和改革高校教學(xué)、科研及管理工作的規(guī)律，提高教學(xué)質(zhì)量、科研能力和管理水平具有十分重要的意義。
校園文化是學(xué)校辦學(xué)理念和文化底蘊的一種體現(xiàn)，是學(xué)校在長期辦學(xué)過程中形成的物質(zhì)財富和精神財富的總和。是學(xué)校全體師生在長期的辦學(xué)過程中培育形成并共同遵守的最高目標(biāo)、價值標(biāo)準(zhǔn)和行為規(guī)范。美國著名教育家杜威認(rèn)為：“所謂人的成長，就是在與環(huán)境相互作用的過程中更新自己。
隨著高等教育的改革與發(fā)展，校園文化的內(nèi)涵更為寬泛，其獨有的時代性、互動性、滲透性、傳承性、開放性特征，確立了其在高校育人中的特殊地位。大學(xué)校園文化一般由三方面組成：一是物質(zhì)文化，物質(zhì)文化是指具有文化信息的物質(zhì)設(shè)施和物質(zhì)環(huán)境，也是大學(xué)校園文化的物質(zhì)形態(tài)，它包括校園內(nèi)可見的客觀存在的物質(zhì)。二是制度文化，制度文化是指學(xué)校全體師生員工在長期辦學(xué)過程中形成并共同遵守的各種規(guī)章制度、工作守則和行為規(guī)范等。三是精神文化，精神文化是指學(xué)校師生員工在長期教育教學(xué)實踐中積淀起來的具有自身特色的價值理念、辦學(xué)理念等得到共同認(rèn)可的一種群體意識。
二、高校檔案與校園文化建設(shè)之間的關(guān)系
1、高校檔案與校園文化密不可分
高校檔案是校園文化建設(shè)的寶貴文化資源，二者關(guān)系密不可分。高校檔案和校園文化同屬于社會文化范疇，兩者的教育對象和教育目標(biāo)是一致的，都是以校園為基礎(chǔ)，以傳播科學(xué)知識、文化知識、社會知識，提高學(xué)生綜合素質(zhì)為目，培養(yǎng)全面發(fā)展的大學(xué)生為宗旨，引導(dǎo)大學(xué)生樹立正確的人生觀、世界觀和價值觀。
高校檔案也是高校文化傳播的重要媒介，其真實性、客觀性、直觀性、社會性等特點決定了它必將是新時期校園文化建設(shè)中最具吸引力和有效形式的載體。高校檔案工作的科學(xué)發(fā)展可以促進(jìn)校園文化的發(fā)展和完善，是校園文化建設(shè)中必不可缺的重要部分，也是加強校園文化建設(shè)最有效途徑。
2、高校檔案與校園文化的育人功能
育人是高校的中心任務(wù)，高校的一切育人活動都必須圍繞培養(yǎng)適應(yīng)當(dāng)今社會所需人才的目標(biāo)而進(jìn)行。樹立科學(xué)發(fā)展觀，貫徹“以人為本”、“以生為本”的育人理念，著力提高教育質(zhì)量，積極探索內(nèi)涵式發(fā)展道路，培養(yǎng)高素質(zhì)復(fù)合型人才是人才培養(yǎng)基地的高等學(xué)校所肩負(fù)的重要使命。因此，利用好高校檔案與校園文化的育人功能，認(rèn)識檔案與校園文化育人功能的重要性認(rèn)識，重視相關(guān)工作，充分挖掘和發(fā)揮檔案文化和教育作用，提升檔案與校園文化的育人功能，使高校檔案成為校園文化的有力支撐。
（1）高校檔案是良好的德育教材和生動的育人資源。
高校檔案記載了學(xué)校的發(fā)展史，校史是高校檔案的一個重要的組成部分，記錄學(xué)校創(chuàng)建、發(fā)展、變遷，珍貴的歷史資料，展示學(xué)校人才培養(yǎng)、師資隊伍、教學(xué)成果、科研成果，凝聚著學(xué)校的辦學(xué)精神、辦學(xué)傳統(tǒng)和辦學(xué)理念。利用各種各種的宣傳活動和校史學(xué)習(xí)，豐富校園文化活動，為廣大學(xué)生營造優(yōu)良濃厚的學(xué)習(xí)氛圍，開展以校史為主題的演講比賽、知識競賽、作文大賽，在學(xué)生中選出優(yōu)秀的學(xué)生，擔(dān)任校史講解工作。在不同時期舉行校史圖片展、校史影視展，開展校史文化宣傳周、校史刊物征文等。利用豐富多彩的活動，調(diào)動學(xué)生學(xué)習(xí)校史的積極性，使學(xué)生能夠真實感受學(xué)校發(fā)展的歷史，讓學(xué)生近距離了解學(xué)校一代代耕耘者，一步步由艱苦創(chuàng)業(yè)走向輝煌的歷程。
（2）充分發(fā)揮校園文化的教育功能。
校園文化建設(shè)是重要的育人途徑。通過優(yōu)化人文環(huán)境，堅持以科學(xué)的理論武裝人，以正確的輿論引導(dǎo)人，以高尚的情操塑造人，以優(yōu)秀的作品鼓舞人，使學(xué)生從中得到美好的享受和陶冶，得到人生和智慧的啟迪，不斷完善品格。通過組織各豐富多彩的校園文化活動，為學(xué)生搭建各種平臺，使學(xué)生充分展現(xiàn)自己，增強自信，不但滿足了學(xué)生個性特長發(fā)展的需要，也能激發(fā)學(xué)生對科學(xué)藝術(shù)的興趣，提升他們的綜合素質(zhì)。對于即將畢業(yè)，走向社會的畢業(yè)生來說，也是他們得到鍛煉，提高個人組織能力、人際交往能力和心理承受能力，從而培養(yǎng)出全面發(fā)展的高素質(zhì)優(yōu)秀人才。
三、高校檔案在校園文化建設(shè)中的積極作用
1、著力加強檔案工作，豐富館藏檔案資源
高校檔案工作人員要增強檔案意識，做好檔案工作。要真實地、客觀地、準(zhǔn)確地、及時地記錄下學(xué)校各方面的工作，重視檔案工作，提升檔案品位。經(jīng)常組織檔案人員參加相關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案人員的業(yè)務(wù)知識和科學(xué)文化知識，積極開展檔案研編和校史研究工作，通過研編，不斷挖掘檔案資源。緊密圍繞學(xué)校教學(xué)科研等中心工作，通過網(wǎng)絡(luò)、媒體、報告、展覽等方式開展以檔案內(nèi)容為主體的教育活動，體現(xiàn)檔案的時代精神、歷史精神和人文精神，大力弘揚校園文化。
2、著力加強特色檔案建設(shè)，適應(yīng)校園文化網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展
［關(guān)鍵詞］高校管理；文書檔案；檔案管理
文書檔案是高校發(fā)展的原始記錄，具有權(quán)威性和憑證性。學(xué)校各部門如何利用檔案為領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)好參謀，為學(xué)校事業(yè)發(fā)展提供服務(wù)，主要取決于所收集的檔案種類是否齊全，是否具有專業(yè)化、多功能的特點。隨著高等教育事業(yè)的發(fā)展，各高校越來越重視檔案工作。高校檔案管理單位以專業(yè)化檔案管理理念創(chuàng)新為先導(dǎo)，以培養(yǎng)專業(yè)化檔案管理隊伍為核心，以信息化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化提升檔案管理的專業(yè)化水平，促進(jìn)管理思想、管理方法和管理手段等方面的創(chuàng)新，為高校發(fā)展提供了有力保障。
一、提高文書檔案管理專業(yè)化認(rèn)識
首先，樹立專業(yè)化理念，提高專業(yè)化認(rèn)識。檔案管理專業(yè)化是指檔案管理職業(yè)具有自己獨特的職業(yè)要求和職業(yè)條件，有專門的培養(yǎng)制度和管理制度。檔案專業(yè)既包括學(xué)科專業(yè)，也包括職業(yè)專業(yè)，國家對檔案任職既有規(guī)定的學(xué)歷標(biāo)準(zhǔn)，也有必要的檔案知識、檔案能力和職業(yè)道德的要求。我國有檔案管理人員教育和培訓(xùn)的專門機(jī)構(gòu)、專門內(nèi)容和措施，有對檔案管理人員資格和教育機(jī)構(gòu)的認(rèn)定制度和管理制度。檔案管理職業(yè)有自己的理想追求，有自身的理論武裝，有自覺的職業(yè)規(guī)范和高度成熟的技能技巧，具有不可替代的獨立特性。
其次，培養(yǎng)專業(yè)化精神，增強專業(yè)化意識。加強檔案文化建設(shè)，塑造檔案職業(yè)文化、職業(yè)品格和職業(yè)素養(yǎng)，要甘于寂寞、樂于奉獻(xiàn)、遵守法紀(jì)、保守秘密，把做好檔案工作作為事業(yè)追求、職業(yè)理想和工作態(tài)度。陳希周在《檔案利用服務(wù)工作“四忌”》一文中認(rèn)為，從事檔案管理工作一忌態(tài)度冷淡，缺乏熱情，二忌不按規(guī)章制度辦事，三忌不熟悉館藏內(nèi)容和檔案管理業(yè)務(wù)，四忌對查閱檔案的人員不嚴(yán)格監(jiān)視，對查閱過的案卷不經(jīng)檢查就人庫。檔案管理工作者要克服“四忌”，努力做到服務(wù)質(zhì)量專業(yè)化、學(xué)習(xí)培訓(xùn)專業(yè)化、業(yè)務(wù)技能專業(yè)化。
再次，建立檔案管理專業(yè)化體系。蹇文燕在《淺談基層檢察機(jī)關(guān)檔案管理和利用的專業(yè)化構(gòu)建》一文中指出，檔案管理和開發(fā)專業(yè)化構(gòu)建的路徑主要有：一是提高認(rèn)識，轉(zhuǎn)變工作理念；二是提高檔案管理人員素質(zhì)，建設(shè)專業(yè)化隊伍；三是完善設(shè)備，加大檔案工作的投入力度；四是整合利用檔案資源，促進(jìn)事業(yè)健康發(fā)展。檔案管理專業(yè)化的目標(biāo)是人本化，要堅持以物為本向以人為本轉(zhuǎn)變，以保管為主向開發(fā)利用為主轉(zhuǎn)變，以管理型向服務(wù)型轉(zhuǎn)變是現(xiàn)代檔案管理發(fā)展的基本趨勢，所有檔案管理工作都是為人服務(wù)、為人的全面發(fā)展服務(wù)的，離開了人所有的檔案都沒有任何意義。檔案管理專業(yè)化過程必須規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。要制定全國統(tǒng)一、行業(yè)統(tǒng)一、單位統(tǒng)一的文書檔案標(biāo)準(zhǔn)，克服各自為陣、各自為術(shù)、各自為范的局面，積極推進(jìn)文書檔案建設(shè)一體化，充分發(fā)揮檔案服務(wù)全面、準(zhǔn)確、便捷的功能。
二、創(chuàng)建文書檔案管理專業(yè)化模式
要提高高校文書檔案管理專業(yè)化水平，必須創(chuàng)新管理體制和模式，建設(shè)機(jī)構(gòu)獨立、人員獨立、管理獨立、經(jīng)費獨立、業(yè)務(wù)獨立的檔案館。《甘肅省檔案管理條例》規(guī)定，機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織把檔案事業(yè)列入發(fā)展規(guī)劃和工作計劃，建立和健全檔案行政管理和保管機(jī)構(gòu)，保障檔案事業(yè)發(fā)展所需經(jīng)費；應(yīng)當(dāng)重視檔案管理工作，提供必要條件，保證檔案工作的正常開展，設(shè)置檔案機(jī)構(gòu)或者配備專（兼）職檔案工作人員負(fù)責(zé)檔案的管理，并對所屬單位的檔案工作實行檢查和指導(dǎo)；檔案館建設(shè)應(yīng)當(dāng)符合國家和地方制定的檔案館建筑設(shè)計規(guī)范，具有保管檔案的專用庫房，檔案庫房應(yīng)當(dāng)具備防盜、防火、防潮、防高溫、防蟲、防鼠、防塵、防光等條件和設(shè)施。
目前，高校文書檔案管理模式有兩種：一是文書檔案產(chǎn)生并存放于各單位、各部門、各學(xué)院，或者單位內(nèi)部設(shè)立檔案室，由這些單位指定專職或兼職人員管理，檔案管理零散，缺乏規(guī)范性、整體性，作用很難發(fā)揮，價值很難利用。二是成立檔案館的高校，文書檔案由檔案館專人負(fù)責(zé)，各單位和部門指定兼職檔案員協(xié)助做好歸檔工作，管理制度健全，文檔生成過程規(guī)范，檔案的價值整體得到利用。
三、改進(jìn)文書檔案管理專業(yè)化方式
文書檔案管理專業(yè)化建設(shè)主要包括管理制度專業(yè)化、管理方式專業(yè)化、管理手段專業(yè)化、管理措施專業(yè)化等。陳麗在《提升四川檔案管理專業(yè)化水平的標(biāo)尺》一文中認(rèn)為，檔案專業(yè)化管理是指以系統(tǒng)化為保證、數(shù)據(jù)化為標(biāo)準(zhǔn)、信息化為手段，從管理工作的各項專業(yè)環(huán)節(jié)入手，以提升專業(yè)水平的方式，把服務(wù)者的工作重點集中到滿足被服務(wù)者的需求上，以獲得更高效率、更多效益和更強競爭力的管理方式；主要措施包括組織專業(yè)性、管理過程專業(yè)性、技術(shù)專業(yè)性、人員要求專業(yè)性等。
制度建設(shè)是文書檔案專業(yè)化建設(shè)的前提和基礎(chǔ)?！陡拭C省檔案管理條例》規(guī)定，機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)建立、健全科學(xué)的檔案管理制度，使檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，并逐步采用先進(jìn)技術(shù)與設(shè)備，實現(xiàn)管理現(xiàn)代化。
信息化建設(shè)是文書檔案專業(yè)化建設(shè)的基本方式。為了提高文書檔案工作的質(zhì)量與效率，開發(fā)文書檔案信息資源利用的新途徑、新方法，必須利用信息化和數(shù)字化技術(shù)手段，以信息化改變傳統(tǒng)文書檔案管理模式，更好地實現(xiàn)“檔案館可以通過報紙、廣播、電視、刊物、圖書等媒介，采取出版、播放、陳列、展覽等形式向社會公布檔案”，提高檔案的使用效率。劉向在《要提高檔案管理軟件的專業(yè)化水平》一文中認(rèn)為，要提高檔案管理軟件的專業(yè)化水平，最重要的是提高程序員的檔案知識水平。要根據(jù)檔案工作的特點和需求，有的放矢，使軟件所附有的功能適應(yīng)檔案管理的特殊性。還要進(jìn)一步完善軟件開發(fā)公司的售后服務(wù)，對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，及時對軟件和系統(tǒng)進(jìn)行升級。陳金水在《信息化、專業(yè)化、標(biāo)準(zhǔn)化，助推社會保險業(yè)務(wù)檔案管理》一文中認(rèn)為，要加強信息化硬件設(shè)施建設(shè), 實現(xiàn)設(shè)備和技術(shù)的現(xiàn)代化，全面提高業(yè)務(wù)檔案管理的現(xiàn)代化水平，及時配備業(yè)務(wù)檔案現(xiàn)代化所必需的計算機(jī)、掃描儀、光盤刻錄機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備等現(xiàn)代化辦公設(shè)備, 充分利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù), 利用縮微技術(shù)、光盤技術(shù)在業(yè)務(wù)檔案管理中的作用。
四、培養(yǎng)文書檔案管理專業(yè)化隊伍
培養(yǎng)和造就一批職業(yè)化、事業(yè)型的檔案管理隊伍是實現(xiàn)高校文書檔案管理專業(yè)化的關(guān)鍵?！陡拭C省檔案管理條例》規(guī)定，檔案工作人員應(yīng)當(dāng)具備檔案專業(yè)及相關(guān)知識，做到愛崗敬業(yè)，忠于職守，保守秘密，熱情服務(wù)。機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)重視檔案工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，按照國家規(guī)定進(jìn)行職稱評聘，并保持檔案工作人員的相對穩(wěn)定。
文書檔案涉及學(xué)校發(fā)展的方方面面，首先，管理人員要有堅定的理想信念，較高的政治素質(zhì)，在遵守檔案保密制度上發(fā)揮表率作用；其次，要掌握高等教育發(fā)展的基本規(guī)律，熟悉學(xué)校發(fā)展規(guī)劃和工作計劃，具有文書檔案的鑒別、識別能力；最后，要有較高的業(yè)務(wù)能力，全面掌握文書檔案的形成、收集、鑒別、整理、利用、保管等一系列專門環(huán)節(jié)。另外，要有較強的服務(wù)意識和良好的服務(wù)態(tài)度，為文書檔案充分利用提供快捷、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。賢文在《建設(shè)一支穩(wěn)定的專業(yè)化的干部檔案管理隊伍》一文中認(rèn)為：“干部檔案管理隊伍應(yīng)該懂得電子計算機(jī)操作和軟件設(shè)計的基本原理，能自如地運用電子計算機(jī)進(jìn)行干部檔案材料的貯存、檢索，應(yīng)該懂得錄像、復(fù)制、縮微等技術(shù)的基本知識，熟練地操作、使用儀器，應(yīng)該具有基本的化學(xué)、生物知識，以利用各種手段實行對干部檔案材料的防霉、防腐措施，應(yīng)該懂得中國檔案發(fā)展史、干部檔案史，等等?！睘榇?，要加強文書檔案管理專業(yè)化隊伍建設(shè)，使檔案工作者從檔案資料保管員向檔案資源開發(fā)者和研究者轉(zhuǎn)變。
其一，加強檔案學(xué)學(xué)科和專業(yè)建設(shè)。完善、發(fā)展檔案學(xué)科知識體系，根據(jù)社會需求，有條件的高校要積極開辦檔案學(xué)本科和研究生專業(yè)，結(jié)合現(xiàn)代檔案管理的發(fā)展趨勢，加強課程建設(shè)和教材開發(fā)，培養(yǎng)檔案管理應(yīng)用人才、檔案管理信息系統(tǒng)研發(fā)人才和檔案學(xué)研究人才。
其二，引進(jìn)檔案管理人才。要改善檔案管理人員的待遇和工作環(huán)境，在職稱評定、推優(yōu)評優(yōu)等方面給予傾斜和照顧，吸引其他單位或部門具有檔案專業(yè)學(xué)習(xí)或管理背景的人員充實到檔案管理隊伍中。
其三，選留檔案管理人才。從應(yīng)屆畢業(yè)生中選留檔案學(xué)專業(yè)大學(xué)生充實到檔案管理隊伍中，改善檔案管理隊伍的學(xué)歷、年齡、知識、學(xué)緣結(jié)構(gòu)，增強檔案管理隊伍的整體活力。
一、建設(shè)高校檔案館網(wǎng)絡(luò)化的條件已經(jīng)成熟
1、通訊技術(shù)和計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)迅速發(fā)展據(jù)統(tǒng)計，至1998年底，我國已建成的公用電話網(wǎng)的裝機(jī)總?cè)萘恳堰_(dá)到了6134萬門，長話線路已發(fā)展到35萬條；中國公用數(shù)字網(wǎng)CHINADDN和中國公用分組交換網(wǎng)CHINAPAC已經(jīng)相繼開通，我國目前已有全國性、地方性的專用電話網(wǎng)300多個，網(wǎng)絡(luò)的規(guī)模已排在世界電訊網(wǎng)的第六位，成為應(yīng)用最廣的聯(lián)網(wǎng)工具。
90年代以來，我國先后筑建起中國互聯(lián)網(wǎng)（Chinanet）、中國教育科研網(wǎng)（CERnet）、中國科技網(wǎng)（CSTnet）和中國金橋網(wǎng)（ChinaGBnet）并均與國際互聯(lián)網(wǎng)Internet接軌。就全國高校來看，1994年以來，由于“211工程”和CERnet工程的促進(jìn)，很多高校紛紛著手建設(shè)校園網(wǎng)，至1996年底，已有220所高校建成校園網(wǎng)并連入CERNET，其余800余所高校的校園網(wǎng)自2000年底開始陸續(xù)建成。我國通訊技術(shù)的迅速發(fā)展和計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的迅速崛起，為高校檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)提供了前所未有的條件。
2、高校檔案館自動化建設(shè)初見成效自動化是高校檔案館走向網(wǎng)絡(luò)化的必由之路。自八十年代后期以來，高校檔案館自動化建設(shè)經(jīng)過10多年的努力，開發(fā)出數(shù)百個自動化專用軟件。許多檔案館均采用比較成熟的計算機(jī)管理系統(tǒng)，已基本實現(xiàn)了收集、整理、編目、檢索、利用等主要服務(wù)功能的自動化管理。自動化建設(shè)大大改善了檔案館的服務(wù)手段，提高了服務(wù)質(zhì)量和工作效率，促進(jìn)了各項標(biāo)準(zhǔn)的制定和完善。尤其可喜的是，計算機(jī)應(yīng)用正在改變著檔案人員的觀念，鍛煉和培養(yǎng)出了一批計算機(jī)系統(tǒng)開發(fā)、維護(hù)和應(yīng)用人才。數(shù)據(jù)庫建設(shè)也具備了一定的規(guī)模。所有這些為檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)提供了有利條件和強有力的技術(shù)保證。
3、經(jīng)費緊張狀況得到初步緩解經(jīng)費不足是影響檔案館走向網(wǎng)絡(luò)化的最大障礙。加大投入取決于學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對現(xiàn)代化檔案館地位和作用的認(rèn)識程度。通過Internet、CERnet網(wǎng)可以看到，網(wǎng)絡(luò)化的優(yōu)越性和作用是巨大的，作為學(xué)校信息服務(wù)中心的檔案館，其地位和作用更加突出，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門已經(jīng)初步認(rèn)識到檔案館網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的重要性和緊迫性。領(lǐng)導(dǎo)的重視，預(yù)示著經(jīng)費的加大投入。檔案館自身通過多種創(chuàng)收渠道增加收入，增強了造血功能。近年來，許多高校撥專款給檔案館購置了性能較好的計算機(jī)、掃描儀、光盤刻錄機(jī)、激光打印機(jī)等設(shè)備，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)得到了極大改觀。
二、高校檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)中存在的問題
1、缺乏統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)化協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)由于受高校管理體制和運行機(jī)制的影響，不同的高校隸屬不同的行政主管部門，這種分散領(lǐng)導(dǎo)的管理體制，無形中使各高校檔案館形成了條塊分割、自成系統(tǒng)、各自為政、自我完善、自我發(fā)展的自給自足的局面。雖然許多高校檔案館已意識到資源共享的重要與必要，但缺乏館際合作的行動。而國家目前尚沒有一個統(tǒng)一的組織機(jī)構(gòu)來規(guī)劃協(xié)調(diào)檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)和資源共享工作。大多數(shù)檔案館仍然是采取封閉式的辦館方式，無論是軟硬件的購置，還是數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，都處于各自為政的低水平重復(fù)狀態(tài)，這不僅造成了人力物力的巨大浪費，也影響了我國檔案館的標(biāo)準(zhǔn)化、自動化和網(wǎng)絡(luò)化的進(jìn)程。
2、標(biāo)準(zhǔn)化水平低由于歷史的原因，高校檔案館自動化建設(shè)走的是一條各自為政、自給自足的發(fā)展道路。各個檔案館根據(jù)自己的經(jīng)濟(jì)實力和技術(shù)條件選擇硬件設(shè)備，機(jī)型五花八門，水平參差不齊。目前研制出的不少檔案館系統(tǒng)應(yīng)用軟件，都沒有遵循國際標(biāo)準(zhǔn)，功能單一、標(biāo)準(zhǔn)化水平低，數(shù)據(jù)不完整，致使大多數(shù)檔案館無主題標(biāo)引，共享性差。而國家至今沒有統(tǒng)一的發(fā)展規(guī)劃和標(biāo)準(zhǔn)，各館的發(fā)展存在著很大盲目性。這種狀況發(fā)展下去，勢必給檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)和資源共享造成隱患。
3、數(shù)據(jù)庫建設(shè)滯后經(jīng)過多年的努力，高校檔案館大都建成了規(guī)模大小不等的檔案數(shù)據(jù)庫。由于各個檔案館各自為政，在建庫過程中，各館均有不同程度的浮躁情緒，急功近利傾向嚴(yán)重。主要表現(xiàn)在建庫缺乏整體性，數(shù)據(jù)庫大多自建自用，建成的數(shù)據(jù)庫規(guī)模小，標(biāo)準(zhǔn)化程度低，類型單一，而且大多處于低水平重復(fù)建設(shè)，數(shù)據(jù)無規(guī)范化控制，商業(yè)服務(wù)水平差。大多數(shù)據(jù)庫僅僅供本單位使用，嚴(yán)重地影響了數(shù)據(jù)庫的利用率。而且目前高校檔案館所建的數(shù)據(jù)庫大多為條目數(shù)據(jù)庫，缺少全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫，無法滿足用戶的多種需求。許多高校檔案館雖與Cernet和Internet聯(lián)網(wǎng)，但只能訪問其主頁，根本無實質(zhì)性的資源可共享。
4、經(jīng)費保障率低目前雖然硬件的質(zhì)量在不斷提高而價格在不斷下跌，但檔案館網(wǎng)絡(luò)化的實現(xiàn)仍然需要投入大量的資金。目前高校檔案館的經(jīng)費投入較少，用于檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的經(jīng)費非常有限，無法購置好的硬軟件，建立高起點的檔案館網(wǎng)絡(luò)，更談不上對設(shè)備的及時更新。目前經(jīng)費仍是影響高校檔案館網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的最大障礙。
5、人員整體素質(zhì)低弱在檔案館現(xiàn)代化建設(shè)中，人是最關(guān)鍵的因素，網(wǎng)絡(luò)化的實現(xiàn)和管理都離不開人，各種技術(shù)以及軟硬件都必須通過檔案人員才能發(fā)揮作用。檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，對檔案人員提出了更高的要求--不僅要精通傳統(tǒng)的檔案業(yè)務(wù)，而且必須掌握自動化網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)，成為信息和知識的導(dǎo)航員。目前高校檔案隊伍整體素質(zhì)仍普遍較低，不適應(yīng)高速發(fā)展的計算機(jī)工作環(huán)境，館內(nèi)嚴(yán)重缺乏既懂計算機(jī)技術(shù)、通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，又精通檔案業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才，不適應(yīng)檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)和高校檔案事業(yè)發(fā)展的需要。
三、高校檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的構(gòu)想
1、建立高校檔案館網(wǎng)絡(luò)化協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)。建議由教育部牽頭組織高校檔案館網(wǎng)絡(luò)化協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)，從行政和技術(shù)兩個方面統(tǒng)一指導(dǎo)和規(guī)劃高校檔案館自動化網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，制定一系列有實際約束力的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，特別應(yīng)該制定出網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展各階段的規(guī)劃，既有近期又有遠(yuǎn)期的目標(biāo)，以對全國高校檔案館網(wǎng)絡(luò)化工作進(jìn)行實質(zhì)性領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)一思想，協(xié)調(diào)行動，開發(fā)高質(zhì)量的應(yīng)用軟件，集中人力和資金建設(shè)大型文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫以及多媒體數(shù)據(jù)庫，破除那種傳統(tǒng)的自成一統(tǒng)、條塊分割、各自為政的局面，打破片面追求“大而全”、“小而全”的思想觀念，真正實現(xiàn)高校檔案信息資源共享。
2、加強標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化是自動化網(wǎng)絡(luò)化的前提。高校檔案館網(wǎng)絡(luò)化協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)集有關(guān)專家，共同醞釀制訂檔案的有關(guān)業(yè)務(wù)工作、技術(shù)方法以及設(shè)備等方面的統(tǒng)一原則和規(guī)范，并根據(jù)國際、國內(nèi)標(biāo)準(zhǔn)及行業(yè)發(fā)展趨勢，制定出網(wǎng)絡(luò)化過程中各高校共同遵守的各項標(biāo)準(zhǔn)，如網(wǎng)絡(luò)通訊及數(shù)據(jù)庫方面的標(biāo)準(zhǔn)、計算機(jī)硬件及軟件系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)、網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)臉?biāo)準(zhǔn)、機(jī)讀格式、著錄規(guī)則的標(biāo)準(zhǔn)、文獻(xiàn)標(biāo)引的標(biāo)準(zhǔn)等，這樣可以在向資源共享過渡時少走彎路，避免人力、物力、財力的浪費。各高校在協(xié)調(diào)組織的領(lǐng)導(dǎo)下，選用統(tǒng)一的高質(zhì)量應(yīng)用軟件，建立標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)據(jù)庫。
3、開發(fā)館藏資源，加強數(shù)據(jù)庫建設(shè)數(shù)據(jù)庫是檔案館網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的重要組成部分，是網(wǎng)絡(luò)的信息資源。要加強網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，必須加強數(shù)據(jù)庫建設(shè)。數(shù)據(jù)庫的建設(shè)要以國際、國家標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)，集中人力、物力、財力建成若干個標(biāo)準(zhǔn)化、通用性好的文件條目數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫、多媒體數(shù)據(jù)庫。同時各館應(yīng)揚長避短，充分利用館藏檔案信息資源的優(yōu)勢，建立有自己特色的數(shù)據(jù)庫，改變目前力量分散、低水平重復(fù)建設(shè)的局面。另一方面要抓緊對小型數(shù)據(jù)庫的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化改造，增加數(shù)據(jù)庫容量，提高數(shù)據(jù)庫的上網(wǎng)率。此外還要加強對數(shù)據(jù)庫的維護(hù)工作，保證數(shù)據(jù)質(zhì)量和完整。當(dāng)然數(shù)據(jù)庫的建設(shè)應(yīng)與網(wǎng)絡(luò)建設(shè)配套進(jìn)行。
4、增加經(jīng)費投入檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)和維護(hù)均需要大量資金，學(xué)校應(yīng)加大投資。檔案館領(lǐng)導(dǎo)要利用檔案館自動化方面已取得的成果，積極向校領(lǐng)導(dǎo)反映網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的重要性、緊迫性，把網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)作為一件大事來抓，把檔案館網(wǎng)絡(luò)建設(shè)納入到校園網(wǎng)建設(shè)的總體規(guī)劃和預(yù)算之中，從而加快檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的步伐。此外還應(yīng)利用已建成的數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)絡(luò)為社會服務(wù)，獲得一定的收益，并把它們投入到網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)中，“以網(wǎng)養(yǎng)網(wǎng)”，以解決經(jīng)費不足的問題。
基于文檔一體化管理的高校檔案信息化建設(shè)是社會發(fā)展的必然產(chǎn)物。近年來，社會各界科技化進(jìn)程不斷加快，檔案管理也是如此。高校檔案信息化管理對以往的檔案管理理念和方法產(chǎn)生了顛覆性的影響，它將檔案管理的工作延伸到了文件管理方面。一方面高校檔案信息化管理有利于檔案資源的開發(fā)與利用，另一方面相關(guān)管理人員也要不斷加強相關(guān)計算機(jī)知識，不斷提高自身的計算機(jī)本領(lǐng)，適應(yīng)新時代的檔案管理要求。
1 高校檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容
檔案信息化建設(shè)指的是在檔案建設(shè)和管理的過程中加入計算機(jī)文件管理的相關(guān)因素，從而提高檔案的利用率同時更加方便地管理檔案資料，保護(hù)資料安全。高校檔案信息化建設(shè)要求相關(guān)高校的計算機(jī)設(shè)備達(dá)到相關(guān)技術(shù)的要求，相關(guān)檔案管理人員的管理素質(zhì)和軟件使用能力也要達(dá)到要求。高校檔案信息化建設(shè)是以使用者為中心，建設(shè)一種更方便于使用者使用的檔案知識服務(wù)體系。這種體系更強調(diào)服務(wù)而不是檔案管理，也就是說，相關(guān)檔案部門是提供了一個信息查閱的平臺供使用者使用，而并不單單是對高校師生的檔案進(jìn)行簡單管理。因此，該行業(yè)也漸漸轉(zhuǎn)變?yōu)橐环N帶有服務(wù)性質(zhì)的行業(yè)，相關(guān)管理人員必須轉(zhuǎn)變舊觀點，將高校檔案信息化管理做到實處。
高校檔案信息化建設(shè)對于社會的發(fā)展也大有益處。將檔案以電子化的形式儲存、管理起來，在當(dāng)今倡導(dǎo)綠色環(huán)保的大環(huán)境下，這種信息化建設(shè)是節(jié)省紙張的環(huán)保行為。高校檔案信息化也使資源可以共享，減少成本的浪費，檔案管理更加規(guī)范，同時也使檔案的管理更加系統(tǒng)化，提升高校檔案管理水平。
2 高校檔案信息化建設(shè)中運用文檔一體化管理的意義
文檔一體化可以使高校檔案工作更為方便，同時高校檔案工作也為文檔一體化的實現(xiàn)提供了地點和場所，所以兩者是相輔相成的，在不斷的適應(yīng)中互相融和發(fā)展。具體來說，文檔一體化管理的高校檔案信息化建設(shè)的意義表現(xiàn)在以下幾個方面。
2.1 符合社會發(fā)展的客觀需求
隨著人口越來越多，高校不斷擴(kuò)招，畢業(yè)生的就業(yè)問題不斷增大。文檔一體化管理可以為就業(yè)單位提供一個隨時隨地查詢畢業(yè)生在校成績、獎懲記錄、特長、師長評語的平臺，這樣方便用人單位更加直接了解該畢業(yè)生，可以從全方位評價該畢業(yè)生是否可以錄取。同時，學(xué)生的信息可以被用人單位查詢，從某一方面來說也同時增加了學(xué)生的就業(yè)機(jī)會。文檔管理一體化也讓學(xué)生可以在相關(guān)網(wǎng)站查詢到自己的信息或者自己需要的信息、資源，為學(xué)生和教師以及用人單位都提供了方便。
2.2 提高檔案管理工作的效率
在高校，檔案有許多種類，不僅有學(xué)生檔案、還有教師以及學(xué)校不同崗位上的工作人員的檔案，傳統(tǒng)的檔案管理方式不能滿足如此多的檔案的管理工作要求，同現(xiàn)代社會的快節(jié)奏更是不適應(yīng)，文檔一體化管理的提出正是解決這個問題的關(guān)鍵。文檔一體化管理可以讓文檔管理工作人員將文檔管理和信息技術(shù)結(jié)合起來，比起傳統(tǒng)的文檔管理工作來，查閱更方便，儲存更長久。同時，檔案的歸類和登記可以在網(wǎng)上進(jìn)行，一定程度上減輕了檔案管理者的工作強度。利用相關(guān)軟件對檔案的歸納整理實現(xiàn)了檔案管理的模式化、規(guī)范化，可以提高檔案管理工作的效率。
2.3 實現(xiàn)資源的共享
由于種種原因的影響，以前各高校的檔案都是采取封閉模式來管理的，顯而易見，面對當(dāng)今這個“世界村”大環(huán)境來說，用傳統(tǒng)的封閉模式來管理檔案當(dāng)然是行不通的。文檔一體化管理正是將傳統(tǒng)的檔案管理同信息技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)結(jié)合在一起，為檔案管理提供了一個新的平臺，使不同的學(xué)生資源可以在同一個信息平臺上出現(xiàn)，能夠做到平均分配資源，增加了資源的共享性，向不同的使用者提供信息支持，使不同使用者在同一時間查詢到信息，并在一定程度上增加減輕了信息查找的繁瑣性，為各項工作的順利進(jìn)行提供了方便。
3 加強高校文檔一體化管理的途徑
3.1 實施標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化文件管理
通過文檔一體化管理，使文件管理和檔案管理二者結(jié)合在一起，兩者在同一個綜合管理系統(tǒng)之中互相影響，互相聯(lián)系。因此，文件管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化勢必也會影響到檔案管理的規(guī)范化、規(guī)范化。在文件管理的相關(guān)工作中，對于文件內(nèi)部以及外部的各種信息數(shù)據(jù)必須嚴(yán)格規(guī)范，促進(jìn)文件一體化管理的推行，為文檔一體化管理建設(shè)提供有利條件和相關(guān)技術(shù)支持。
3.2 建立相關(guān)管理機(jī)構(gòu)
文件和檔案具備實行一體化管理的基礎(chǔ)。首先，我國當(dāng)前的文件和檔案是有機(jī)的整體。從文檔管理史上來說，其存在的內(nèi)容主題與形態(tài)是一致的，唯一的區(qū)別只是時間的差別——現(xiàn)行文件或者歷史文件。從另一角度上說，文書處理工作和檔案管理工作只是對于同一文件在不同時間段進(jìn)行處理的工作。其次，在文件被頒布時由文書處理工作的相關(guān)人員進(jìn)行管理，當(dāng)文件上規(guī)定的工作已經(jīng)被實施，該文件就成為了歷史文件，由檔案管理部門進(jìn)行管理和維護(hù)，方便以后查閱。這樣有益于文檔系統(tǒng)的整體發(fā)展，也有助于高校檔案管理現(xiàn)代化的建設(shè)。對高校這個文檔異常豐富的地方來說，建立一個組織專門對文檔進(jìn)行管理和儲存就顯得尤為重要了。
高校要建立文檔管理機(jī)構(gòu)，首先，要建立全校性的文書及檔案管理工作組織，并由該組織負(fù)責(zé)全校整體的文書與檔案工作，搭建一個文檔同步的有效領(lǐng)導(dǎo)體制，由此組織負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)文檔工作，并檢查、監(jiān)督高校內(nèi)部各部門檔案管理工作，保證其工作合乎規(guī)范性。該部門還要定期組織會議或者以其他形式商討檔案管理相關(guān)事宜，并對重大的文檔工作進(jìn)行決策。其次，高校必須明確規(guī)定相關(guān)管理部門的職責(zé)。例如，檔案室的主要職責(zé)就是制定檔案管理規(guī)范，培訓(xùn)相關(guān)檔案管理人員，檢查指導(dǎo)檔案管理的相關(guān)工作。然而，高校目前檔案室的職責(zé)仍然在檔案的整理、管理和分類上，這樣就造成了分工不明確，職責(zé)不明朗，大部分工作時間被浪費在不是職責(zé)所在的地方。最后，各部門要明確自己的職責(zé)所在。這樣就能將被動地聽從上級的檔案管理工作變成主動履行自己工作，各部門主要領(lǐng)導(dǎo)要起帶頭作用，為文檔一體化的深入發(fā)展打下基礎(chǔ)。
3.3 加強文檔一體化規(guī)范條例的制定
建立高校檔案管理系統(tǒng)需要大量的人力、物力投入其中，要建成非常不容易，因此，在建設(shè)過程中各項工作必須按照標(biāo)準(zhǔn)來執(zhí)行，這樣就為以后的資源共享和文檔一體化提供了必要的基礎(chǔ)。此外，文檔建立所用到的卷宗紙張、檔案盒要嚴(yán)格按照國家規(guī)定來設(shè)置，屆時統(tǒng)一編號，方便管理。對相關(guān)管理人員要進(jìn)行培訓(xùn)，加強他們應(yīng)用文檔一體化的自覺性，使其掌握相關(guān)工作技能，對領(lǐng)導(dǎo)者也要進(jìn)行培訓(xùn)，增加領(lǐng)導(dǎo)對于文檔一體化的重視程度，使他們從根本上認(rèn)識到文檔一體化的重要性和必然發(fā)展趨勢，這樣從上當(dāng)下重視起來，對于文檔一體化的實施有很大的促進(jìn)作用。
3.4 加強軟件開發(fā)工作
目前，文檔管理工作中存在的問題主要是不同部門使用軟件不同，不能相互對文件進(jìn)行對調(diào)，因此，要加快對文檔一體化軟件的開發(fā)。在軟件開發(fā)的過程當(dāng)中要注意軟件的兼容性能，保證其可以在不同的系統(tǒng)中運行，這樣可以形成一個滿足現(xiàn)代辦公環(huán)境的文檔一體化技術(shù)保障體系，使不同部門之間文檔的運轉(zhuǎn)傳遞更加方便快捷。
【關(guān)鍵詞】 高職院校 檔案數(shù)字化建設(shè) 問題 對策
近年來，伴隨著國家高等職業(yè)教育大發(fā)展，廣西的50多所高職院校的發(fā)展也進(jìn)入了快速發(fā)展階段，辦學(xué)規(guī)模、辦學(xué)質(zhì)量、綜合實力都在不斷提升。隨著信息技術(shù)高速發(fā)展、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，各高職院校也越來越重視校園信息化建設(shè)。檔案數(shù)字化建設(shè)是校園信息化建設(shè)工程的一個重要組成部分，如何加快檔案信息數(shù)字化建設(shè)的步伐，推進(jìn)高職院校檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程，已成為各高職院校檔案工作所面臨的一項重要課題。
一、高校檔案數(shù)字化建設(shè)的內(nèi)涵及其重要性
（一）檔案數(shù)字化是校園信息化建設(shè)的重要組成部分。隨著科技的發(fā)展，廣西高職院校也正逐步開展校園信息化建設(shè)，紛紛使用辦公自動化（OA）系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)教學(xué)平臺、學(xué)生信息管理系統(tǒng)等先進(jìn)管理平臺。高職院校檔案室是為學(xué)校教職員工、學(xué)生提供重要服務(wù)的窗口，必須得跟得上學(xué)校發(fā)展的腳步。檔案信息化是校園信息化建設(shè)的重要組成部分，只有加快檔案信息數(shù)字化建設(shè)，才能更好地為學(xué)校各項工作提供高質(zhì)量的檔案信息服務(wù)。
（二）提高檔案提供利用的效率。傳統(tǒng)的檔案資料查找方式是先經(jīng)過手工或者的檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行目錄檢索再到庫房查找，有時候要往返幾次庫房才能查到利用者所需檔案資料，花費較長時間。檔案數(shù)字化后就可以直接在計算機(jī)上輕松查找，節(jié)省了時間，提高了工作效率。同時，將檔案信息經(jīng)過校園網(wǎng)絡(luò)傳輸，就可以提供給校內(nèi)外相關(guān)人員利用，利用者不受時間、空間的限制就可以進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)查找相關(guān)檔案信息。
（三）有效提高檔案的科學(xué)管理水平。傳統(tǒng)的檔案管理模式以紙質(zhì)檔案管理模式為主，占用空間大；對紙質(zhì)檔案的頻繁翻閱容易造成損壞、字跡褪色。目前，廣西大部分高職院校的檔案庫房面積僅能容納3-5年的庫藏量，隨著檔案的逐年遞增，現(xiàn)有庫房很難容納龐大的檔案。實施檔案數(shù)字化建設(shè)，不僅可以大大節(jié)省檔案存儲空間，還有利于延長檔案的使用壽命。
二、廣西高職院校檔案數(shù)字化建設(shè)存在的問題和困難
（一）檔案工作經(jīng)費投入不足。教育部頒布的《高等學(xué)校檔案管理辦法》中規(guī)定：“建校歷史在50以上或全日制在校生規(guī)模在1萬人以上或已集中保管的檔案、資料在3萬卷以上，都需要設(shè)立檔案館。”根據(jù)規(guī)定，目前廣西大部分的高職院校已符合成立檔案館，但是由于各方面的原因還沒有一所高職院校成立檔案館，僅僅是成立了檔案室，隸屬于學(xué)校辦公室。檔案室僅配備1名專職檔案員，雖然少數(shù)院校配有2名專職檔案員，但常常還要兼顧學(xué)校辦公室的日常工作。檔案數(shù)字化建設(shè)需要投入大量的人力、物力和財力，需要配備相應(yīng)的軟件和硬件設(shè)施。大部分高職院校正處于建設(shè)發(fā)展階段，主要將經(jīng)費投入基建、教學(xué)和科研上，不可能對檔案工作投入太多。
（二）以傳統(tǒng)管理模式為主。目前，廣西的高職院校檔案管理仍以傳統(tǒng)管理模式為主，主要采用紙質(zhì)、錄音、錄像等載體保存檔案；以案卷歸檔和保管的方式，開展檔案的收集、整理、鑒定、利用等工作；提供查閱的方式以手工翻本，費事費力。雖然統(tǒng)一使用了GD2000檔案管理系統(tǒng)，但僅局限于檔案目錄數(shù)字化，檔案全文數(shù)字化仍然是空白。更沒有實現(xiàn)檔案資源在校園網(wǎng)共享，無法滿足多用戶的同時需求。
（三）檔案數(shù)字化建設(shè)步伐緩慢。2002年國家檔案局《國家檔案信息化建設(shè)實施綱要》頒布，自此我國全國各地、各高校檔案信息化建設(shè)逐步開展。但是2002年廣西的大部分高職院校剛剛從中專、技校升格為高職高專，學(xué)校工作的重心是整合辦學(xué)資源、擴(kuò)大辦學(xué)規(guī)模，把精力集中在教學(xué)和科研工作上，根本無暇顧及信息化建設(shè)，因此檔案數(shù)字化建設(shè)是非常滯后的。
（四）數(shù)字化檔案信息安全存在問題。檔案數(shù)字化為我們提供了方便快捷的服務(wù)，但是檔案信息安全問題也成為檔案管理中不可忽視的問題。一是將紙質(zhì)檔案原件數(shù)字化過程中，拆分、掃描、數(shù)碼相機(jī)拍攝時容易造成檔案原件的丟失或者字跡、數(shù)據(jù)不清晰。二是檔案信息網(wǎng)絡(luò)化后，面臨著計算機(jī)“病毒”、“黑客”等安全問題。高職院校檔案內(nèi)容涉及范圍廣、信息量大，尤其是科研類檔案具備非常高的科技含量。如果不加以安全保護(hù)，將造成重大損失。
三、廣西高職院校檔案數(shù)字化建設(shè)的對策
（一）加大對檔案數(shù)字化建設(shè)經(jīng)費的投入。要提高對檔案管理工作的重視，加大經(jīng)費投入。首先要配備檔案專職人員，對檔案人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，檔案人員除具備檔案業(yè)務(wù)知識外，還要掌握計算機(jī)操作、網(wǎng)絡(luò)管理、數(shù)據(jù)庫建設(shè)、圖像處理等專業(yè)知識。其次還要配備檔案數(shù)字化建設(shè)所需相關(guān)設(shè)施，如計算機(jī)、數(shù)碼照相機(jī)、掃描儀等。
（二）制定完善的數(shù)字化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)和制度。在開展數(shù)字化建設(shè)前期，按照國家制定的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，結(jié)合高職院校的實際情況，建立一套完善的檔案數(shù)字化建設(shè)制度，確保學(xué)校檔案數(shù)字化建設(shè)的質(zhì)量，從而使檔案管理朝著系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化方向邁進(jìn)。
（三）做好前期調(diào)查研究工作。檔案信息數(shù)字化是一項系統(tǒng)性工程，不可操之過急。高職院校檔案信息量龐大，短時間內(nèi)不可能將全部材料數(shù)字化。在進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)前，要做好調(diào)查研究工作，可到區(qū)內(nèi)外先進(jìn)的高?；蛘咂髽I(yè)學(xué)習(xí)了解檔案信息化建設(shè)的先進(jìn)經(jīng)驗，避免盲目建設(shè)。根據(jù)本校近幾年檔案的利用情況，制定科學(xué)合理、切實可行的計劃，要按照先新后老、先重點后一般的原則，分步驟對檔案信息進(jìn)行數(shù)字化。
（四）加強數(shù)字化檔案信息安全。檔案信息安全保護(hù)涉及的主要內(nèi)容包括：信息安全規(guī)范、信息加密、信息認(rèn)證、防治計算機(jī)病毒、信息備份、網(wǎng)絡(luò)安全和檔案信息長期可存取技術(shù)等。一是檔案信息數(shù)字化工作中要注意檔案材料的完整性，不能在數(shù)字化過程中造成原始檔案的丟失、破損，在掃描或相機(jī)拍攝過程中要注意使字跡清晰不模糊。二是做好檔案信息備份，購買先進(jìn)的存儲設(shè)備，避免檔案管理系統(tǒng)的軟、硬件更新?lián)Q代后導(dǎo)致檔案信息無法讀取。三是檔案信息數(shù)字化后，要維護(hù)好檔案管理系統(tǒng)的穩(wěn)定性和可靠性，給檔案信息一個可靠安全的存儲環(huán)境。
參考文獻(xiàn)：
[關(guān)鍵詞]高校檔案;信息化建設(shè);問題;對策
高校檔案建設(shè)工作是學(xué)校工作的基礎(chǔ)，而推進(jìn)檔案建設(shè)工作，實現(xiàn)信息化是必然途徑。檔案信息化建設(shè)主要是指利用一系列的現(xiàn)代化信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實現(xiàn)檔案信息的收集、整理、傳遞、儲存的一體化，實現(xiàn)高校檔案信息數(shù)字化和信息化，提高資源利用率、降低資源收集、保存、傳遞帶來的成本。
一、高校檔案信息化建設(shè)的重要性和必要性
高校檔案是指學(xué)校在教學(xué)管理實踐活動中形成的重要材料，通過文字、圖像、音像等不同的形勢保存下來，對于推動學(xué)校的發(fā)展，維持學(xué)校的穩(wěn)定、維護(hù)學(xué)校的權(quán)益等方面具有重要意義。就當(dāng)前形勢而言，高校信息化建設(shè)不僅僅是高校檔案管理中不可缺少的部分，更是反映高校管理水平高或低的標(biāo)尺。
高校檔案信息化可以帶來明顯的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益。目前，我國高校不斷擴(kuò)大辦學(xué)規(guī)模，增加招生人數(shù)，專業(yè)學(xué)科也在逐漸豐富當(dāng)中，不斷增長的師生人數(shù)、教學(xué)內(nèi)容導(dǎo)致信息的增長，從而使檔案的內(nèi)容變得充實、材料來源廣，使用落后的人工方式來收集、整理檔案是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足高校教育的發(fā)展。檔案信息化成為高校適應(yīng)社會發(fā)展，滿足自身需求的必然選擇。
二、高校檔案信息化建設(shè)中中出現(xiàn)的問題
（一）對高校信息化建設(shè)的認(rèn)識存在問題
隨著時代的變化和信息技術(shù)的發(fā)展，高校的檔案信息化建設(shè)事業(yè)已經(jīng)逐步進(jìn)入正軌，部分管理人員意識到其重要性。但是，還是存在高校管理對檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識程度不深，推動積極性低的問題，由于信息化建設(shè)需要投入相應(yīng)的人力、設(shè)備和經(jīng)費，部分高校資金和人員本就吃緊，致使高校領(lǐng)導(dǎo)對信息化建設(shè)的認(rèn)識片面，認(rèn)為大量的投入?yún)s沒有為學(xué)校帶來明顯的效益。
（二）基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備的不完善
專業(yè)的設(shè)備和完善的設(shè)施是推進(jìn)高校檔案信息化建設(shè)水平的基本條件，硬件部分包括計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、掃描儀、打印設(shè)備等，軟件包括收集、處理、傳遞、保存信息的相關(guān)軟件。從高校的實際配置情況來看，出現(xiàn)了三中常見的設(shè)備問題：一是硬件設(shè)施組合配置不合理，認(rèn)為計算機(jī)就是一切，有了計算機(jī)就可以很好的實現(xiàn)檔案信息化;二是軟件配置不合要求，軟件相對于硬件來說花費的成本較低，高校在配置時不按照自身需求，均進(jìn)行配置，不僅浪費資源，也浪費檔案管理人員的時間。
（三）檔案信息建設(shè)過程有問題
高校檔案種類紛繁復(fù)雜，關(guān)系到黨政、教學(xué)、科研、財務(wù)等方面的信息，具有一定的綜合性。雖然初衷是保證為師生領(lǐng)導(dǎo)提供的信息及時、準(zhǔn)確、有效，但是往往結(jié)果不盡人意，主要有幾個方面的問題：
1、檔案收集、處理、歸檔不及時，某些部門形成的文件沒有及時上交，無法得到及時的處理，不能形成可存儲的檔案信息，最終導(dǎo)致檔案無法歸檔，形成的文件不能得到有效的保存，或者失效或者消失，其中還存在檔案收集不全、檔案出現(xiàn)重復(fù)、檔案補充不及時等問題。
2、檔案安全出現(xiàn)隱患，高校檔案的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)與互聯(lián)網(wǎng)相連，由于工作人員的疏忽和社會中存在惡意的人群，導(dǎo)致高校檔案信息庫出現(xiàn)中毒、信息被盜、信息被更改甚至是存儲的數(shù)據(jù)被損毀等問題，為高校檔案信息化建設(shè)帶來阻力。
3、沒有統(tǒng)一的管理制度，這是指高校與高校之間沒有統(tǒng)一管理檔案的標(biāo)準(zhǔn)，影響高校之間對檔案信息化建設(shè)的交流，不利于高校對信息的開發(fā)。
（四）檔案管理人員管理技巧水平較低
目前，高校檔案管理人員管理檔案的技巧整體水平不高，專業(yè)技能和綜合素質(zhì)較低。管理者對于檔案管理科學(xué)知識的掌握度低，部分高校的管理人員年齡偏大，遇事無法做出正確、靈活的決斷。部分人員計算機(jī)水平不達(dá)標(biāo)，無法完全掌握計算機(jī)的基本技能，阻礙了高校檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程。
三、推進(jìn)高校檔案信息化建設(shè)的策略
（一）提高對檔案信息化建設(shè)的認(rèn)知水平和深度
高校檔案信息化建設(shè)的成功需要學(xué)校管理者對其有正確、客觀的認(rèn)識。當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)意識到對檔案信息化建設(shè)投入的專業(yè)人才、建設(shè)經(jīng)費等與高校的發(fā)展是呈正比的，這項任務(wù)才能順利開展。
（二）加強硬件軟件設(shè)施的建設(shè)
領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)當(dāng)根據(jù)高校當(dāng)前的狀況，增加或完善現(xiàn)有的設(shè)施設(shè)備?；A(chǔ)設(shè)施齊全才能推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。
（三）加強檔案建設(shè)的管理工作
檔案信息化建設(shè)的過程中，首先把分散的材料和文件進(jìn)行統(tǒng)一的收集、歸類，然后利用計算機(jī)信息技術(shù)對檔案進(jìn)行整理，最后由管理人員進(jìn)行提交、分類、存檔。根據(jù)流程走，使每一個過程中的信息都是完整的、正確的、及時的，保證信息工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化。同時，在檔案信息化建設(shè)中要加強對數(shù)據(jù)庫的安全性能監(jiān)管，及時更新數(shù)據(jù)庫的安全功能，對數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，避免出現(xiàn)數(shù)據(jù)損毀等問題。
（四）提高管理人員的素質(zhì)
檔案管理人員素質(zhì)的提高對高校信息化建設(shè)的進(jìn)程具有重要意義，是規(guī)范信息管理的關(guān)鍵部分。只有提高管理團(tuán)隊的素質(zhì)，才能使管理的水平得到提升。首先提高管理人員的政治認(rèn)識高度和對信息建設(shè)工作的熱情以及責(zé)任感，樹立正確的社會主義人生觀和價值觀。其次，要對管理人員的專業(yè)素質(zhì)進(jìn)行相應(yīng)的培訓(xùn)教育，增強他們的專業(yè)技能。三要加強檔案管理人員之間的交流，相互交流管理心得、分享理論知識，借鑒別人的經(jīng)驗以此提高個人的管理水平，從而促進(jìn)檔案信息化將建設(shè)的發(fā)展。
四、結(jié)束語
信息化是當(dāng)今社會發(fā)展的主流，是高校檔案建設(shè)的必然選擇。在建設(shè)過程中，不斷的探索、發(fā)現(xiàn)問題、解決問題、總結(jié)經(jīng)驗，保持檔案信息化建設(shè)這項工作的長久性和穩(wěn)定性，使高校檔案信息化的工作不斷發(fā)展，為廣大師生以及社會帶來方便。
參考文獻(xiàn)：
[1]亓正.高校教學(xué)檔案信息化建設(shè)中存在的問題及實施策略[J].課程教育研究（新教師教學(xué)），2013，（27）.
一、當(dāng)前高校檔案為校園文化建設(shè)服務(wù)的必要性
1、高校檔案文化屬性的內(nèi)在要求。高校檔案真實地記錄了高校歷年來艱苦創(chuàng)業(yè)曲折發(fā)展的實踐過程，記錄了廣大教職員工在教學(xué)、科研、管理、生產(chǎn)等活動中積累的寶貴經(jīng)驗和重要的知識信息，具有文化屬性。校園文化建設(shè)是高校校園育人文化環(huán)境的建設(shè)，離不開對歷史經(jīng)驗的學(xué)習(xí)和借鑒。因此，檔案部門不僅要整理好、保管好檔案資料，更重要的是要做好檔案信息資源的開發(fā)工作，有針對性地進(jìn)行整理、挖掘，為學(xué)校文化建設(shè)提供系統(tǒng)的具有參考價值的檔案資料，努力做到學(xué)校文化事業(yè)發(fā)展需要什么檔案資料，就能提供什么檔案資料。高校檔案作為高校先進(jìn)文化的載體，參與和指導(dǎo)校園“文化品位”建設(shè)便是高校檔案文化屬性的內(nèi)在要求。
2、高校檔案是校園文化建設(shè)中最具吸引力和滲透力的有效形式和載體。高校檔案既是一種寶貴的文化資源，又是高校文化傳播的重要媒介，其真實性、直觀性、社會性特點決定了其是新時期校園建設(shè)中最具吸引力和滲透力的有效形式和載體。高校檔案不僅能為本單位服務(wù)，還是對外服務(wù)的重要的信息和文化資源。充分利用這種資源可以提高學(xué)校的聲譽，擴(kuò)大學(xué)校的社會影響力，便于高校與社會各界建立廣泛的聯(lián)系，增強學(xué)校的知名度、信譽度，從而提升校園文化品位。
二、高校檔案為校園文化建設(shè)服務(wù)的主要作用
高校檔案不僅在人們的道德修養(yǎng)、文化學(xué)習(xí)等方面具有啟迪、教化作用，而且還能為高?？蒲?、文化、教育等項工作提供素材，在營造高雅、和諧、有序、充滿活力的文化環(huán)境中發(fā)揮獨特的作用,是校園文化建設(shè)的生動素材和有力工具。
1、拓寬高校文化研究和學(xué)習(xí)的領(lǐng)域，為傳播高校文化發(fā)揮積極的作用。
高校檔案是高校文化的記錄者和承載者，蘊含了豐富的科學(xué)文化知識，是高校教育和文化發(fā)展創(chuàng)新所必需的營養(yǎng)，具有重要的學(xué)習(xí)和研究價值。如果充分拓展檔案館（室）傳播社會文化知識、信息的功能和社會文化教育的功能，將檔案的開發(fā)利用放在突出位置，把檔案館（室）建成一個檔案文化研究和學(xué)習(xí)的基地，就能拓寬高校文化研究和學(xué)習(xí)的領(lǐng)域，為繁榮高校文化，傳播高校文化發(fā)揮積極的作用。這樣，學(xué)生不僅可以在教室、圖書館、實驗室學(xué)到知識，而且可以到檔案館（室）接受文化和知識的熏陶。
2、優(yōu)質(zhì)高效的檔案利用服務(wù)，是實現(xiàn)檔案“服務(wù)育人”的重要保障。
高校檔案館（室）如果充分利用現(xiàn)有設(shè)施，根據(jù)檔案管理法律、法規(guī)的規(guī)定全面清理館（室）藏檔案，對能公開的檔案大膽嘗試采用像圖書館的開架書庫、查閱大廳等類似的公開查閱檔案的方式，盡可能簡化手續(xù)為師生利用提供便利，建立一個開放式的檔案利用服務(wù)體系，并且檔案館員在接待學(xué)生利用檔案時，應(yīng)以親和的語言、耐心細(xì)致地為查詢者提供服務(wù)，處處體現(xiàn)人文關(guān)懷。檔案人員言行舉止所表現(xiàn)出的高尚的職業(yè)道德、強烈的愛崗敬業(yè)精神和良好的個人修養(yǎng)，以及嫻熟的技能和厚實的專業(yè)基礎(chǔ)知識，會讓學(xué)生切實感受到檔案的魅力。
3、高校檔案為開展校園文化建設(shè)活動提供豐富的素材。
(1)前輩賢圣的示范教育素材。利用高校檔案館保存的大量歷史名人的珍貴資料,以名人的人生經(jīng)歷感染和教育當(dāng)代大學(xué)生。我校通過舉辦校友中國工程院院士鄭皆連的專題展覽，為學(xué)生學(xué)習(xí)樹立了榜樣和楷模，得到師生的一致好評。(2)愛國、勤奮、敬業(yè)的文化教育素材。高校的良好校風(fēng)有著豐富的愛國榮校的教育內(nèi)容,是進(jìn)行德育教育的模范讀本。同時,高等學(xué)校在長期辦學(xué)實踐中積淀形成的帶有強烈自身特色的良好校風(fēng)、學(xué)風(fēng)是一種群體氣質(zhì)、作風(fēng)的反映,它對青年學(xué)生養(yǎng)成良好的操行和樹立正確的價值觀具有潛移默化的導(dǎo)向作用。(3)學(xué)校成就的激勵教育素材。通過展覽展現(xiàn)學(xué)校的精神風(fēng)貌和傳統(tǒng)特色,突出學(xué)校的歷史地位和取得的重要成就,使大學(xué)生了解教育的發(fā)展史、學(xué)校的發(fā)展史和學(xué)科的發(fā)展史,激發(fā)大學(xué)生熱愛母校的思想感情,增強主人翁責(zé)任感,提高大學(xué)生的審美情趣、文化品位、人文素養(yǎng)和科學(xué)素質(zhì)。(4)知識創(chuàng)新教育素材。高校檔案忠實記錄了學(xué)校教學(xué)工作的全部內(nèi)容,如教學(xué)大綱、教學(xué)計劃、招生情況、專業(yè)設(shè)置、教學(xué)評估,教師考評、教學(xué)改革、教學(xué)設(shè)備,學(xué)生學(xué)籍成績、畢業(yè)生工作情況反饋等等。這些記錄經(jīng)過總結(jié)、提煉,可以上升轉(zhuǎn)化為教育理論,成為新的知識信息點和成果。
三、高校檔案服務(wù)校園文化建設(shè)的途徑
1、強化服務(wù)意識，提供優(yōu)質(zhì)高效的檔案利用服務(wù)。
檔案管理部門和檔案管理者要改變過去默默無聞的被動狀態(tài),從后臺走向前臺,充分發(fā)揮檔案信息資源的優(yōu)勢,創(chuàng)新檔案文化,打造檔案文化品牌。通過網(wǎng)絡(luò)、媒體、櫥窗、宣傳板等途徑,專題講座、報告等方式宣傳特色檔案信息，自覺把檔案工作納入校園文化建設(shè)的軌道,樹立檔案文化建設(shè)理念,把靜態(tài)無聲資料開發(fā)成聲文并茂、形式新穎、貼近校園文化建設(shè)實際、賦有震撼力的宣傳材料。
2、進(jìn)一步充實館藏檔案，豐富檔案編研資料。
高校檔案是高校文明進(jìn)程最重要的記錄載體，它以其原始性和真實性較好地反映了高校文化的發(fā)展變化，是直接參與校園文化建設(shè)的生動素材。高校檔案館（室）利用檔案編研的各種資料，如我校編制的財務(wù)制度匯編、基礎(chǔ)數(shù)字匯編、校志、年鑒、優(yōu)秀教案集、優(yōu)秀論文集、優(yōu)秀成果集等具有豐厚底蘊的檔案文化作品，充分挖掘了高校歷史文化的內(nèi)涵。通過檔案編研，參與校園文化建設(shè)，弘揚學(xué)校優(yōu)秀的文化傳統(tǒng)，為師生開闊視野，深入研究提供基礎(chǔ)。
3、舉辦校史展覽，提升校園文化品位。
高校檔案館（室）中的實物檔案、照片檔案、聲像檔案濃縮了高校的發(fā)展歷史。通過對這些材料的巧妙組合與設(shè)計，舉辦高規(guī)格的校史展覽，真實生動地再現(xiàn)高校創(chuàng)業(yè)的艱苦歷程及發(fā)展中所取得的輝煌成就，展示學(xué)校的美好形象，反映學(xué)校的精神風(fēng)貌，將是提升校園文化品位的有效措施。校史展覽不僅能加深學(xué)生對學(xué)校歷史的了解，增進(jìn)愛國、愛校思想，而且展出中名人所取得的杰出成就、突出貢獻(xiàn)更能激勵學(xué)生的集體榮譽感和奮發(fā)圖強的奮斗精神。我校在50周年校慶時，通過舉辦校史展覽，使上萬名校友更加全面地了解了學(xué)校，為他們以后的工作提供了強大的動力，激發(fā)了他們?yōu)閷W(xué)校、為祖國爭光的強烈斗志。
4、利用檔案展現(xiàn)高校的良好形象。
高校檔案館（室）通過學(xué)校公布的各項教學(xué)管理制度以及校史館、博物館建設(shè),挖掘?qū)W校的人文精華,增加文化特色,把高校檔案館建成校園文化建設(shè)的基地。很多高校通過著書立說、舉辦展覽、開發(fā)多媒體宣傳軟件等方式,利用各種圖表、照片、錄像建立了展廳基地和網(wǎng)上宣傳基地,使學(xué)生在全面發(fā)展的校園環(huán)境和文化氛圍中了解學(xué)校的成就,接受多種知識和美的熏陶。同時,校史館、博物館等學(xué)校文化場所還有助于社會了解高校培養(yǎng)人才的質(zhì)量、水平和過程,通過公眾效應(yīng)促進(jìn)檔案館教育功能的增強，展示其良好的對外形象。
5、利用檔案中的學(xué)術(shù)研究成果，為高?？茖W(xué)研究提供信息保障。
檔案是科學(xué)研究的基礎(chǔ)，高校學(xué)術(shù)檔案記載了高校師生歷年來的學(xué)術(shù)論文、著作等學(xué)術(shù)成果，記錄了他們在教學(xué)、科研活動中形成的大量有價值的事實、數(shù)據(jù)，總結(jié)了他們在科研教學(xué)活動中成功和失敗的經(jīng)驗，蘊藏著豐富的知識資源，是知識繼承和創(chuàng)新的基本條件。它不僅能幫助研究者了解科研的進(jìn)展情況和已有的項目成果，使研究者得到啟發(fā)，避免重復(fù)研究，而且還能提供實驗、觀察和理論概括的基礎(chǔ)材料。
參考文獻(xiàn):
1、鄔雪軍：《發(fā)揮高校檔案在校園文化建設(shè)中的作用》，《檔案與建設(shè)》，2003年第6期。
