發(fā)布時(shí)間：2023-09-10 14:49:08
序言：寫作是分享個(gè)人見解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的采購管理的好處樣本，期待這些樣本能夠?yàn)槟峁┴S富的參考和啟發(fā)，請(qǐng)盡情閱讀。
【關(guān)鍵詞】煤炭企業(yè)；集中采購；物資管理
一、集中統(tǒng)一采購管理的充分優(yōu)勢
在煤炭企業(yè)中，集中采購管理模式就是由煤炭物資供應(yīng)部門對(duì)企業(yè)需求的所有生活礦用物資進(jìn)行的集中統(tǒng)一采購管理與物流配送，其具有完善的管理優(yōu)勢。首先集中統(tǒng)一的采購管理可以形成涵蓋廣泛的大批量采購管理形式，這樣會(huì)令產(chǎn)品的采購價(jià)格具有絕對(duì)的優(yōu)勢，令采購部門在采購過程中占取先機(jī)與主動(dòng)權(quán)，同時(shí)有效的規(guī)避分散采購造成的物力、人力與財(cái)力的不良消耗與浪費(fèi)，最大化的降低了采購進(jìn)貨與物流運(yùn)輸?shù)墓芾沓杀?，并有利于煤炭企業(yè)獲取良性采購帶來的巨大規(guī)模效益。同時(shí)集中采購管理可令企業(yè)有效避免因多方向的多頭采購而形成不良賣方市場，尤其會(huì)在物流物資短缺時(shí)刻，會(huì)有效規(guī)避供應(yīng)商一方借此機(jī)會(huì)哄抬物價(jià)，造成對(duì)整體煤炭行業(yè)效益的不利影響。再者該集中采購方式可有效強(qiáng)化煤炭采購企業(yè)與供應(yīng)商形成堅(jiān)固的戰(zhàn)略合作關(guān)系，并促進(jìn)兩者之間的穩(wěn)定發(fā)展，使供應(yīng)商在整個(gè)商品流通環(huán)節(jié)為采購方提供有效的技術(shù)支持、履行科學(xué)的貸款結(jié)算并提供良好完善的售后服務(wù)。由于集中采購環(huán)節(jié)中涉及的物資與金額量一般均較多，因此我們應(yīng)科學(xué)的采取公開招標(biāo)及計(jì)提評(píng)議的透明管理方式，這樣可令整體集中采購環(huán)節(jié)進(jìn)行的科學(xué)有序，進(jìn)一步防止暗箱操作等不法采購行為的發(fā)生。在集中的采購管理中煤炭企業(yè)集團(tuán)中重復(fù)設(shè)置的管理環(huán)節(jié)將被進(jìn)一步簡化，因此生產(chǎn)單位不必耗費(fèi)更多的經(jīng)歷而只需要依據(jù)現(xiàn)實(shí)生產(chǎn)需求編制采購計(jì)劃并上報(bào)物資采購部門后專心從事生產(chǎn)工作即可。
二、開展集中采購實(shí)踐中應(yīng)綜合考量的標(biāo)準(zhǔn)因素
集中采購管理方式具有其特定的通用性優(yōu)勢，即在使用物資單位其需求物資的通用性越高，在集中采購環(huán)節(jié)企業(yè)從中獲得的優(yōu)勢與好處便會(huì)越多。同時(shí)該采購方式還具有完善的潛在節(jié)約性。即一些特有類型的物資原材料，其價(jià)格與采購數(shù)量緊密相關(guān)，采購該物資的數(shù)量越多其成本就越低，因此十分有利于用集中采購的方式有效降低企業(yè)采購成本。再者，倘若物資的成本價(jià)格敏感受到政治與經(jīng)濟(jì)調(diào)控的影響，那么集中的采購方式自然會(huì)受到企業(yè)青睞。另外，選擇集中的物資采購方式我們還應(yīng)本著資源合理配置的原則，減少采購管理層次、加速企業(yè)資金的良性周轉(zhuǎn)，科學(xué)簡化采購手續(xù)與流程，從而有效提升采購物資的綜合使用效益，并切實(shí)保障煤炭企業(yè)的安全生產(chǎn)與持續(xù)發(fā)展。
三、切實(shí)發(fā)揮集中統(tǒng)一采購優(yōu)勢，有效降低采購費(fèi)用
1、夯實(shí)物資采購基礎(chǔ)管理，完善建立集中物資采購制度體系
為了有效夯實(shí)物資采購的基礎(chǔ)管理，煤炭企業(yè)物資采購人員在日常業(yè)務(wù)與計(jì)劃管理實(shí)踐工作中應(yīng)努力鉆研與學(xué)習(xí)相關(guān)采購業(yè)務(wù)知識(shí)、完善熟悉國家的政策與法規(guī)，并對(duì)各類豐富的市場信息進(jìn)行綜合收集，深入市場做好實(shí)踐調(diào)查工作與預(yù)測計(jì)劃管理工作，合理拓寬物資采購渠道，從而有效節(jié)約物資流通管理費(fèi)用。同時(shí)我們應(yīng)依據(jù)煤炭企業(yè)的管理特色與現(xiàn)實(shí)需求制定各個(gè)采購管理環(huán)節(jié)的科學(xué)、統(tǒng)一制度體系，例如物資供應(yīng)與采購管理辦法、管理細(xì)則、物資采購計(jì)劃與現(xiàn)場管理制度、物資保管、發(fā)放與儲(chǔ)備管理制度等，并完善各個(gè)管理環(huán)節(jié)的相關(guān)管理記錄。
2、合理加強(qiáng)物資的采購成本控制
煤炭企業(yè)物資的采購成本包含物品的買價(jià)、運(yùn)輸雜費(fèi)以及相關(guān)采購的保管費(fèi)用等，因此基于量價(jià)科學(xué)分離的原則我們應(yīng)從以下方面合理控制煤炭企業(yè)的物資采購成本。首先我們應(yīng)科學(xué)控制煤炭物資的購買價(jià)格，以在本區(qū)域的物資價(jià)格為指導(dǎo)依據(jù)，選購既符合生產(chǎn)質(zhì)量要求標(biāo)準(zhǔn)同時(shí)又價(jià)廉物美的物資，應(yīng)本著相同價(jià)格比質(zhì)量、相同質(zhì)量比價(jià)格，價(jià)格與質(zhì)量相同則論費(fèi)用的管理原則合理選擇物資貨源，嚴(yán)格控制對(duì)價(jià)高物資的任意采購。接著我們應(yīng)合理控制物資材料的采購保管投入費(fèi)用，從有效降低物資在庫存管理中的損耗入手，健全對(duì)物資入庫的手續(xù)審批管理，從而有效合理的履行物資儲(chǔ)備環(huán)節(jié)，防止因不良貨源積壓造成物資在庫存環(huán)節(jié)產(chǎn)生不必要的損壞、發(fā)霉、變形或變質(zhì)現(xiàn)象。再者我們應(yīng)切實(shí)提升庫存保管工作人員的責(zé)任心，令他們強(qiáng)化對(duì)物資儲(chǔ)備的日常管理與維護(hù)，令物資管理的賬目、卡片、物品與資金進(jìn)行完善的對(duì)照，從而有效降低不良庫存管理造成的費(fèi)用損失。在物資采購的招標(biāo)評(píng)議環(huán)節(jié)，我們應(yīng)強(qiáng)化管理力度，通過合理的招議標(biāo)進(jìn)行物資的質(zhì)量與價(jià)格比較，從而有效降低物資采購費(fèi)用。尤其對(duì)于煤炭企業(yè)需求物資數(shù)量龐大，采購資金較多的環(huán)節(jié)，我們應(yīng)事先做好對(duì)市場物資供應(yīng)與需求的情況分析，做到對(duì)市場行情細(xì)化了解、心中有數(shù)，從而在物資采購談判中掌握主動(dòng)權(quán)，而后我們可邀請(qǐng)多方生產(chǎn)及煤炭銷售單位上報(bào)相關(guān)物資資料，履行良好的資格預(yù)審與全面調(diào)查控制。強(qiáng)化采購計(jì)劃的高度準(zhǔn)確性管理與單位物資使用消耗的定額管理，是有效降低物資采購成本價(jià)格的科學(xué)措施。因此煤炭企業(yè)相關(guān)物資使用部門應(yīng)有效提升對(duì)生產(chǎn)消耗環(huán)節(jié)所需物資量的預(yù)測管理能力，進(jìn)行科學(xué)的需求物資測算，切實(shí)保障提報(bào)物資需求計(jì)劃既合理滿足企業(yè)的生產(chǎn)消耗，同時(shí)又不鋪張浪費(fèi)、令物資不良閑置。在保障物資流暢供應(yīng)的同時(shí)，我們還應(yīng)重視對(duì)物資的節(jié)約管理，嚴(yán)格履行定額供料管理體制，切實(shí)做到供料發(fā)料有據(jù)可依、物資消耗定額完善，標(biāo)準(zhǔn)核算，并做好對(duì)各類物資材料的綜合消耗分析，合理控制煤炭企業(yè)的材料消耗總量，當(dāng)發(fā)現(xiàn)不良消耗及使用問題應(yīng)及時(shí)予以糾正，從而切實(shí)降低煤炭企業(yè)的物資采購成本。
四、結(jié)語
相對(duì)于管理效能不強(qiáng)的分散采購管理，集中的采購管理是科學(xué)的建立在企業(yè)核心管理層面的體系機(jī)構(gòu)，對(duì)企業(yè)所涉及的一切采購業(yè)務(wù)需求進(jìn)行統(tǒng)一的組織管理。該采購模式是企業(yè)經(jīng)營主體贏得廣泛的市場份額、控制企業(yè)投資管理節(jié)奏，有效提升企業(yè)工作效率并使之獲取最大經(jīng)濟(jì)效益的戰(zhàn)略化科學(xué)管理制度。因此，在未來的煤炭企業(yè)發(fā)展中完善履行集中采購的管理模式可為其營造良好與健康的發(fā)展前景。
參考文獻(xiàn)：
[1]高彥清.企業(yè)集團(tuán)對(duì)子公司的行為控制研究[J].會(huì)計(jì)之友,2010(22).
[關(guān)鍵詞]大宗物資；集中采購；風(fēng)險(xiǎn)管理
[DOI]1013939/jcnkizgsc201619039
采購是企業(yè)經(jīng)營管理中的重要環(huán)節(jié)，對(duì)促進(jìn)企業(yè)產(chǎn)品的開發(fā)、質(zhì)量的保證具有重要的作用。采購作為企業(yè)成本支出的重要形式，關(guān)系著企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展和企業(yè)的利潤收入，加強(qiáng)對(duì)采購工作的管理是當(dāng)前我國企業(yè)管理的重要內(nèi)容。但我國當(dāng)前的采購水平與發(fā)達(dá)國家還存在較大的差距，對(duì)我國企業(yè)的發(fā)展造成了較大的影響，為了促進(jìn)我國企業(yè)采購的創(chuàng)新和發(fā)展，應(yīng)該對(duì)當(dāng)前的企業(yè)采購形式進(jìn)行創(chuàng)新和改善，借鑒優(yōu)秀的采購管理，提高我國采購供應(yīng)鏈的管理效率。
1大宗物資集中采購的現(xiàn)狀及問題
1大宗物資集中采購的現(xiàn)狀
自2004年開始實(shí)施采購戰(zhàn)略以來，各大公司在進(jìn)行物資管理的過程中，運(yùn)用了集中采購的形式，取得了良好的成績，并且其效益性和規(guī)范性都得到了一定的加強(qiáng)。當(dāng)前，公司的集中采購管理工作主要是實(shí)現(xiàn)對(duì)采購工作的規(guī)范性和完善性的管理，加強(qiáng)對(duì)企業(yè)員工的培訓(xùn)。在對(duì)企業(yè)管理工作進(jìn)行規(guī)范的過程中，公司主要是對(duì)工程物資進(jìn)行集中采購，并且提出了物資采購管理規(guī)范、招投標(biāo)管理方法和合同管理辦法等，通過制定一系列的管理措施，實(shí)現(xiàn)了對(duì)采購工作的指導(dǎo)，確保采購工作的順利完成。[1]
2大宗物資集中采購存在的問題
各大公司在運(yùn)用集中采購管理工作中取得了巨大的進(jìn)步，但隨著企業(yè)的快速發(fā)展，公司的采購金額、采購量和采購次數(shù)呈現(xiàn)逐年增加的情況，集中采購管理問題凸顯，這些采購管理問題的出現(xiàn)，對(duì)公司的采購管理效率和采購管理成本等都造成了較大的影響，主要表現(xiàn)為以下問題。
第一，采購集中度不高是當(dāng)前企業(yè)采購存在的主要問題，主要是由于簽約集中度與企業(yè)制定的目標(biāo)存在著一定的差距。第二，集中采購物資的需求和使用準(zhǔn)確性相對(duì)較低，公司在利用集中采購時(shí)，與實(shí)際的預(yù)期出現(xiàn)一定的差異，呈現(xiàn)出計(jì)劃使用量與實(shí)際使用量不一致的情況，不能實(shí)現(xiàn)與采購計(jì)劃的有效協(xié)同。第三，人員隊(duì)伍不健全，人員過少，不能滿足企業(yè)采購的需求。第四，采購審批的流程過長，審批的環(huán)節(jié)較多，造成審計(jì)的時(shí)間較長，導(dǎo)致采購的效率下降，采購工作無法取得良好的效果。[2]
2大宗物資集中采購的風(fēng)險(xiǎn)管理措施
1完善風(fēng)險(xiǎn)管理制度，提高風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)水平
首先，需要對(duì)當(dāng)前的物資集中采購制度進(jìn)行完善，企業(yè)當(dāng)前的采購制度已經(jīng)不能滿足當(dāng)前企業(yè)的發(fā)展要求，應(yīng)該結(jié)合企業(yè)當(dāng)前的實(shí)際發(fā)展現(xiàn)狀和發(fā)展需求，對(duì)企業(yè)的效益成本進(jìn)行有效的分析，結(jié)合公司的具體采購情況，加強(qiáng)對(duì)企業(yè)的集中采購，完善企業(yè)的集中采購目錄建設(shè)工作。同時(shí)還要將企業(yè)以前以數(shù)量分配為主的管理形式進(jìn)行改變，改成以工程標(biāo)段和金額為主的方式，能夠提高管理的效率，促進(jìn)管理水平的提高。其次，需要加大對(duì)獎(jiǎng)懲機(jī)制的實(shí)施力度，改進(jìn)集中采購管理的行為，在企業(yè)內(nèi)部設(shè)計(jì)考核目標(biāo)，提高對(duì)廢棄物資的使用效率。對(duì)于物資浪費(fèi)現(xiàn)象，應(yīng)該做好處理工作，加大懲罰的力度。最后，應(yīng)該從制度上明確采購的內(nèi)容，需要在根源上改變公司的不規(guī)范情況，對(duì)該種現(xiàn)象加以重視，更好的分清責(zé)任。[3]
2提高標(biāo)準(zhǔn)化管理水平，降低集中采購風(fēng)險(xiǎn)管理
首先，需要加強(qiáng)對(duì)企業(yè)的集中化管理，以便能夠結(jié)合企業(yè)的具體情況，按照相關(guān)的采購需求，制定好采購的標(biāo)準(zhǔn)制度，以便能夠按照制度的相關(guān)要求，結(jié)合模板進(jìn)行需求的填寫。其次，應(yīng)該對(duì)采購風(fēng)險(xiǎn)非管理的相關(guān)流程，加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化的管理水平，一旦出現(xiàn)制度不完善的情況，應(yīng)該按照相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)加以解決，促進(jìn)企業(yè)制度的不斷完善。再次，要加強(qiáng)對(duì)物料編碼的標(biāo)準(zhǔn)化管理，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)企業(yè)物資的集中采購，加強(qiáng)對(duì)企業(yè)物資的有效管理，除了應(yīng)該對(duì)企業(yè)的名稱和各項(xiàng)編碼進(jìn)行規(guī)定的過程中，為了加強(qiáng)對(duì)企業(yè)各項(xiàng)物資的管理工作，還需要對(duì)其規(guī)格和功能等做出明確的規(guī)定，以便更好地實(shí)現(xiàn)對(duì)物料編碼的完善。最后，還需要對(duì)企業(yè)各項(xiàng)采購工作的行為加強(qiáng)控制，實(shí)現(xiàn)對(duì)標(biāo)準(zhǔn)采購工作的減少或者杜絕，降低集中采購的風(fēng)險(xiǎn)。[4]
3加強(qiáng)信息化管理，增強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)能力
首先，需要對(duì)當(dāng)前的信息化系統(tǒng)功能進(jìn)行不斷的完善，促進(jìn)庫存管理模塊和采購管理模塊的不斷完善，在加大采購部門管理的過程中，應(yīng)該強(qiáng)化信息管理系統(tǒng)，對(duì)企業(yè)的物資使用情況進(jìn)行分析，并對(duì)企業(yè)各項(xiàng)庫存信息的收入庫情況進(jìn)行仔細(xì)的記錄工作，嚴(yán)格控制信息的輸入和輸出，實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化的管理形式。其次，還需要對(duì)庫存物資進(jìn)行
定期的清點(diǎn)工作，明確企業(yè)當(dāng)前的物資情況，并將其記錄好的物資錄入信息管理系統(tǒng)當(dāng)中，實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)物資的不斷完善，以便更好地提高企業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)能力，實(shí)現(xiàn)對(duì)庫存系統(tǒng)的合理使用。最后，企業(yè)管理部門在進(jìn)行采購需求提交時(shí)，為了促進(jìn)管理水平的提高，應(yīng)該通過減少電子清單使用情況的形式，運(yùn)用標(biāo)準(zhǔn)化的采購形式，進(jìn)行采購信息的完善，以便更好地提高企業(yè)的信息管理水平，促進(jìn)信息系統(tǒng)的合理使用。
4加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)人員管理，降低風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的主觀因素
首先，應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)各部門的風(fēng)險(xiǎn)管理人員進(jìn)行不斷的調(diào)整和管理，實(shí)現(xiàn)對(duì)各管理部門人員的不斷調(diào)整，應(yīng)該將該部門的人員調(diào)到業(yè)務(wù)量較多和人員較少的部門，以實(shí)現(xiàn)對(duì)各部門的合理管理。其次，應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)各部門人員的事務(wù)管理，將一些復(fù)雜的事項(xiàng)交給技術(shù)高的員工，將一些簡單的事項(xiàng)交給專業(yè)能力較弱的員工，以便更好地提高管理部門人員的工作效率。
5提高綜合管理水平，降低集中風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的概率
首先，需要了解大宗物資的集中管理水平，以便實(shí)現(xiàn)一體化的配送服務(wù)，通過將物流直接入庫和減少采購時(shí)間的形式，提升物流管理水平，提高企業(yè)的物流與采購效率。其次，需要對(duì)企業(yè)的物資自檢水平進(jìn)行深入的分析，加強(qiáng)對(duì)物資的管理能力，實(shí)現(xiàn)對(duì)檢測工作的管控能力，確保物資管理水平。最后，采購部門要做好精細(xì)化管理工作，對(duì)采購的數(shù)量和采購的標(biāo)準(zhǔn)，應(yīng)該按照相關(guān)的要求進(jìn)行管理，以便有效降低企業(yè)的采購成本和采購質(zhì)量。[5]
3結(jié)論
在企業(yè)進(jìn)行采購的過程中，要對(duì)企業(yè)的采購效率和采購成本等進(jìn)行有效的分析，以便加強(qiáng)企業(yè)的大宗物資集中化采購風(fēng)險(xiǎn)的管理。本文主要是針對(duì)企業(yè)集中采購工作中存在的問題進(jìn)行分析，結(jié)合公司的實(shí)際采購情況，提出加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)管理的合理化建議。
參考文獻(xiàn)：
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項(xiàng)目的執(zhí)行除了需要必備的人力資源之外，還必須具備相應(yīng)的設(shè)備、設(shè)施、原材料、零件、服務(wù)和其它物質(zhì)資源，離開了這些物質(zhì)資源，再高明的項(xiàng)目經(jīng)理也不可能按要求完成項(xiàng)目的任務(wù)，在市場經(jīng)濟(jì)條件下，這些產(chǎn)品和服務(wù)是通過采購活動(dòng)來實(shí)現(xiàn)的。從執(zhí)行組織以外通過采購取得項(xiàng)目所需要的產(chǎn)品或服務(wù)，就是所謂的項(xiàng)目的采購管理。而這些資源的獲取又是需要花費(fèi)一定的項(xiàng)目資金的，如何合理而有效的使用這些項(xiàng)目資金？如何使一筆有限的資金發(fā)揮其最大的效用？是在項(xiàng)目的采購管理中所應(yīng)該關(guān)注的問題之一。
梅瑞狄斯在《項(xiàng)目管理——管理新視角》中提到：“在采購設(shè)備、原材料和分包服務(wù)的過程中，我們必須清楚的界定出特定的需要，并且還要找到最低的價(jià)格和最具競爭力的供應(yīng)商。”在現(xiàn)實(shí)的項(xiàng)目采購操作中，要實(shí)現(xiàn)這兩個(gè)“最”字的目標(biāo)是十分不容易的。但是，我們卻能夠通過對(duì)項(xiàng)目采購管理中部分環(huán)節(jié)的控制，來有效的降低采購成本，從而使項(xiàng)目資金達(dá)到最優(yōu)的配置，用有限的資金獲取盡可能多的資源，這是我們?cè)陧?xiàng)目采購管理中所能夠?qū)崿F(xiàn)的成本目標(biāo)。以下，就將從成本控制的角度來逐一論述在項(xiàng)目采購管理中降低采購成本的一些措施。
1、制定采購預(yù)算與估計(jì)成本
制定預(yù)算的行為就是對(duì)組織內(nèi)部各種工作進(jìn)行稀缺資源的配置。預(yù)算不僅僅是計(jì)劃活動(dòng)的一個(gè)方面，同時(shí)也不僅僅是組織政策的一種延伸，它還是一種控制機(jī)制，起著一種比較標(biāo)準(zhǔn)的作用。
制定采購預(yù)算是在具體實(shí)施項(xiàng)目采購行為之前對(duì)項(xiàng)目采購成本的一種估計(jì)和預(yù)測，是對(duì)整個(gè)項(xiàng)目資金的一種理性的規(guī)劃。它不單對(duì)項(xiàng)目采購資金進(jìn)行了合理的配置和分發(fā)，還同時(shí)建立了一個(gè)資金的使用標(biāo)準(zhǔn)，以便對(duì)采購實(shí)施行為中的資金使用進(jìn)行隨時(shí)的檢測與控制，確保項(xiàng)目資金的使用在一定的合理范圍內(nèi)浮動(dòng)。有了采購預(yù)算的約束，能提高項(xiàng)目資金的使用效率，優(yōu)化項(xiàng)目采購管理中資源的調(diào)配，查找資金使用過程中的一些例外情況，有效的控制項(xiàng)目資金的流向和流量，從而達(dá)到控制項(xiàng)目采購成本的目的。
2、供應(yīng)商的選擇
供應(yīng)商是項(xiàng)目采購管理中的一個(gè)重要組成部分，項(xiàng)目采購時(shí)應(yīng)該本著“公平競爭”的原則，給所有符合條件的承包商提供均等的機(jī)會(huì)，一方面體現(xiàn)市場經(jīng)濟(jì)運(yùn)行的規(guī)則，另一方面也能對(duì)采購成本有所控制，提高項(xiàng)目實(shí)施的質(zhì)量。因此，在供應(yīng)商的選擇方面就有如下兩方面的問題值得關(guān)注。
第一，選擇供應(yīng)商的數(shù)量。
供應(yīng)商數(shù)量的選擇問題，實(shí)際上也就是供應(yīng)商份額的分擔(dān)問題。從采購方來說，單一貨源增加了項(xiàng)目資源供應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)，也不利于對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行壓價(jià)，缺乏采購成本控制的力度。而從供應(yīng)商來說，批量供貨由于數(shù)量上的優(yōu)勢，可以給采購方以商業(yè)折扣，減少貨款的支付和采購附加費(fèi)用，有利于減少現(xiàn)金流出，降低采購成本。因而，在進(jìn)行供應(yīng)商數(shù)量的選擇時(shí)既要避免單一貨源，尋求多家供應(yīng)，同時(shí)又要保證所選供應(yīng)商承擔(dān)的供應(yīng)份額充足，以獲取供應(yīng)商的優(yōu)惠政策，降低物資的價(jià)格和采購成本。這樣既能保證采購物資供應(yīng)的質(zhì)量，又能有力的控制采購支出。一般來說，供應(yīng)商的數(shù)量以不超過3－4家為宜。
第二，選擇供應(yīng)商的方式。
選擇供應(yīng)商的方式主要包括公開競爭性招標(biāo)采購、有限競爭性招標(biāo)采購、詢價(jià)采購和直接簽訂合同采購，四種不同的采購方式按其特點(diǎn)來說分為招標(biāo)采購和非招標(biāo)采購。我們認(rèn)為，在項(xiàng)目采購中采取公開招標(biāo)的方式可以利用供應(yīng)商之間的競爭來壓低物資價(jià)格，幫助采購方以最低價(jià)格取得符合要求的工程或貨物；并且多種招標(biāo)方式的合理組合使用，也將有助于提高采購效率和質(zhì)量，從而有利于控制采購成本。
3、采購環(huán)境的利用
項(xiàng)目的外部環(huán)境對(duì)采購策略的制定、采購計(jì)劃的實(shí)施會(huì)產(chǎn)生重要的影響，外部環(huán)境包括宏觀環(huán)境和微觀環(huán)境。宏觀環(huán)境是指能對(duì)項(xiàng)目組織怎樣及如何采購產(chǎn)生影響的外部變化，包括市場季節(jié)性的變化、國家宏觀經(jīng)濟(jì)政策的變化、國家財(cái)政金融政策的調(diào)整、市場利率及匯率的波動(dòng)、通貨膨脹的存在及戰(zhàn)爭罷工等各種因素。而微觀環(huán)境則是指項(xiàng)目組織的內(nèi)部環(huán)境，包括項(xiàng)目組織在采購中可能采取的組織政策、方式和程序，即實(shí)施采購的過程和程序。在符合微觀環(huán)境原則的前提下，一個(gè)好的項(xiàng)目采購策略應(yīng)當(dāng)充分利用外部市場環(huán)境為項(xiàng)目整體帶來利益。
充分利用采購環(huán)境的一個(gè)重要內(nèi)容就是熟悉市場情況、了解市場行情、掌握有關(guān)項(xiàng)目所需要的貨物及服務(wù)的多方面市場信息。比如，結(jié)合所采購貨物或服務(wù)的種類、性能參數(shù)、質(zhì)量、數(shù)量、價(jià)格的要求等，了解熟悉國內(nèi)、國際市場的價(jià)格及供求信息，所購物品的供求來源、外匯市場情況、國際貿(mào)易支付辦法、保險(xiǎn)合同等有關(guān)國內(nèi)、國際貿(mào)易知識(shí)和商務(wù)方面的情報(bào)和信息。這就要求項(xiàng)目組織建立有關(guān)的市場信息機(jī)制，以達(dá)到有效利用采購環(huán)境的目的，良好的市場信息機(jī)制包括：
建立重要貨物供應(yīng)商信息的數(shù)據(jù)庫，以便在需要時(shí)候能隨時(shí)找到相應(yīng)的供應(yīng)商，以及這些供應(yīng)商的產(chǎn)品或服務(wù)的規(guī)格性能及其他方面的可靠信息。
建立同一類貨物的價(jià)格目錄，以便采購者能進(jìn)行比較和選擇，充分利用競爭的辦法來獲得價(jià)格上的利益。
對(duì)市場情況進(jìn)行分析和研究，作出市場變化的預(yù)測，使采購者在制定采購計(jì)劃、決定如何發(fā)包及采取何種采購方式時(shí)，能有可靠而有效的依據(jù)作為參考。
只有建立了良好的市場信息機(jī)制，才能在項(xiàng)目采購中做到“知己知彼”，并對(duì)采購環(huán)境有充分的了解和把握，這使得采購者能處于供需雙方的有力地位，獲得價(jià)格上的優(yōu)勢，不僅取得高質(zhì)量的貨物或服務(wù)，也能取得成本上的利益。否則，如果缺乏了對(duì)相關(guān)信息的熟悉，會(huì)造成采購工作的延誤，采購預(yù)算的超支，失去成本控制的優(yōu)勢。因此，在項(xiàng)目采購管理中充分利用采
購環(huán)境，建立良好的市場信息機(jī)制，同樣是有效降低采購成本的途徑之一。4、供應(yīng)商的管理
基于長期的降低采購成本的理念出發(fā)，我們認(rèn)為，在項(xiàng)目的采購管理中應(yīng)該貫穿一個(gè)“供應(yīng)商管理”的思想，也即是把對(duì)供應(yīng)商的管理納入項(xiàng)目采購管理的一個(gè)部分。這樣既可通過長期的合作來獲得可靠的貨源供應(yīng)和質(zhì)量保證，又可在時(shí)間長短和購買批量上獲得采購價(jià)格的優(yōu)勢，對(duì)降低項(xiàng)目采購中的成本有很大的好處。有以下兩點(diǎn)值得注意：
第一，與供應(yīng)商建立直接的戰(zhàn)略伙伴關(guān)系。
對(duì)于采購方來說，一旦確定了可以長期合作的供應(yīng)商，應(yīng)該與供應(yīng)商之間建立直接的戰(zhàn)略伙伴關(guān)系。雙方本著“利益共享、風(fēng)險(xiǎn)共擔(dān)”的原則，建立一種雙贏的合作關(guān)系，使采購方在長期的合作中獲得貨源上的保證和成本上的優(yōu)勢，也使供應(yīng)商擁有長期穩(wěn)定的大客戶，以保證其產(chǎn)出規(guī)模的穩(wěn)定性。這種戰(zhàn)略伙伴關(guān)系的確立，能給采購方帶來長期而有效的成本控制利益。
第二，供應(yīng)商行為的績效管理。
在與供應(yīng)商的合作過程中應(yīng)該對(duì)供應(yīng)商的行為進(jìn)行績效管理，以評(píng)價(jià)供應(yīng)商在合作過程中供貨行為的優(yōu)劣。比如：建立供應(yīng)商績效管理的信息系統(tǒng)，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)級(jí)，建立量化的供應(yīng)商行為績效指標(biāo)等等，并利用績效管理的結(jié)果衡量與供應(yīng)商的后續(xù)合作：增大或減少供應(yīng)份額、延長或縮短合作時(shí)間等，對(duì)供應(yīng)商以激勵(lì)和獎(jiǎng)懲。這樣能促使供應(yīng)商持續(xù)改善供貨行為，保證優(yōu)質(zhì)及時(shí)的供貨，從而有效的降低項(xiàng)目采購總成本。
隨著市場經(jīng)濟(jì)的進(jìn)一步發(fā)展和深化，企業(yè)采購管理中存在的問題愈加明顯，采購管理觀念落后，造成企業(yè)采購成本居高不下，嚴(yán)重制約了企業(yè)的持續(xù)發(fā)展。為此，分析了目前我國企業(yè)采購管理當(dāng)中存在的主要問題，進(jìn)而提出了加強(qiáng)采購管理的措施及建議。
關(guān)鍵詞：
采購；管理；降低成本
采購是企業(yè)運(yùn)營活動(dòng)的起始環(huán)節(jié)，也是生產(chǎn)成本重要的組成部分，我國的生產(chǎn)企業(yè)采購成本一般占到總成本的70％左右，而世界上發(fā)達(dá)國家是50％左右。從而看出，我國企業(yè)采購成本占總成本比例遠(yuǎn)遠(yuǎn)高出國外發(fā)達(dá)國家。有研究數(shù)據(jù)表明，如果某企業(yè)采購成本占其總成本的60％，那采購費(fèi)用每下降1％，利潤上升的幅度卻相當(dāng)于銷售額增加12％～18％所帶來的影響。所以采購管理是影響企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的關(guān)鍵，加強(qiáng)采購成本的管理，是企業(yè)成本管理的首要任務(wù)。
1目前企業(yè)采購管理存在的問題
1．1采購制度形同虛設(shè)
目前，我國很多企業(yè)采購制度的建立不科學(xué)、執(zhí)行過程中也缺乏有效監(jiān)督。具體表現(xiàn)：缺乏嚴(yán)密的市場調(diào)查分析、采購隨意性較大、采購論證、評(píng)審不到位、假招標(biāo)、不簽訂合同或不認(rèn)真執(zhí)行合同、采購驗(yàn)收不嚴(yán)、賬實(shí)不符，收取回扣等等。雖說有的企業(yè)建立了完善的采購制度，但是執(zhí)行過程中卻沒有按章辦事，從而給采購人員提供了暗箱操作的溫床，“有法可依”和“有法不依”兩種現(xiàn)象并存，以上種種，都無形中增加了企業(yè)的采購成本，影響了企業(yè)的長期發(fā)展。
1．2采購人員綜合素質(zhì)參差不齊
我國對(duì)于采購管理的認(rèn)識(shí)和研究起步晚，對(duì)采購人員的培訓(xùn)，普遍流于形式化，一部分采購人員對(duì)與采購有關(guān)的法律法規(guī)、行業(yè)制度學(xué)習(xí)掌握不透徹，對(duì)采購政策不敏感，分析產(chǎn)品市場信息的能力不夠強(qiáng)，對(duì)廠商信譽(yù)和物資的質(zhì)量把握不準(zhǔn)，對(duì)本企業(yè)生產(chǎn)工藝流程不是很熟悉，在日常工作中，缺乏與生產(chǎn)，管理，技術(shù)研發(fā)等部門的溝通，不能掌握及時(shí)的庫存變化，隨經(jīng)驗(yàn)和方便盲目進(jìn)行采購，甚至存在有些采購人員意志力薄弱，抵擋不住金錢的誘惑，在價(jià)格和商品質(zhì)量上把關(guān)不嚴(yán)，給企業(yè)帶來巨大損失。
1．3部門之間信息溝通不暢
企業(yè)各部門缺乏整體意識(shí)，只關(guān)注本部門的眼前工作，生產(chǎn)車間只重視生產(chǎn)是否順利進(jìn)行，產(chǎn)量是否提高，銷售部則關(guān)注產(chǎn)品的銷路是否順暢，銷量是否達(dá)到要求，而不注重觀察庫存的變動(dòng)情況，倉庫管理部門只關(guān)注庫存的收發(fā)和保管工作，并不關(guān)注采購決策和銷售決策，各部門各自為政，閉門造車。所以當(dāng)市場需求發(fā)生波動(dòng)，企業(yè)只能通過增加或減少存貨來對(duì)應(yīng)，結(jié)果是，不是造成庫存的積壓，浪費(fèi)了資源；就是導(dǎo)致庫存不足，錯(cuò)失良機(jī)。
2企業(yè)加強(qiáng)采購管理，降低成本的對(duì)策
2．1建立健全各種規(guī)章制度，完善基礎(chǔ)性工作，實(shí)行內(nèi)部審計(jì)
企業(yè)要制定完備的采購制度，如《招投標(biāo)管理辦法》《物資集中采購制度》《采購人員工作守則》等。健全完善的采購制度，為采購部門組織并實(shí)施采購工作提供了充分可靠的政策性依據(jù)，使采購人員做到有法可依、有章可循、有據(jù)可查。采購管理制度一旦確定，不折不扣的執(zhí)行，在實(shí)踐中，不斷豐富和完善。這是一個(gè)由淺入深，循序漸進(jìn)的過程。
2．2加強(qiáng)采購人員綜合素質(zhì)的培養(yǎng)
在職業(yè)道德培養(yǎng)方面：采購人員在日常采購工作中往往面臨很多誘惑和考驗(yàn)，如：收取好處費(fèi)、收取回扣或乘采購之機(jī)游山玩水等等。采購人員若放松警惕，一時(shí)疏忽，就可能不自覺掉入供應(yīng)商的溫柔陷阱而不能自拔。作為一名優(yōu)秀的采購員，一定要有足夠的智慧和毅力，不貪圖個(gè)人小利，不受對(duì)方物質(zhì)利益的吸引，經(jīng)得起考驗(yàn)，潔身自愛，大公無私，克己奉公，始終把企業(yè)利益放在第一位，做到“君子愛財(cái)，取之有道”。在專業(yè)知識(shí)培養(yǎng)方面：要求采購人員有一個(gè)廣闊的知識(shí)儲(chǔ)備。要求采購人員要掌握我國與采購有關(guān)的法律法規(guī)知識(shí)和價(jià)格政策，熟悉掌握本單位的規(guī)章制度，需要具備市場經(jīng)濟(jì)、招投標(biāo)、財(cái)經(jīng)、稅收、合同，以及計(jì)算機(jī)和談判等方面知識(shí)，擁有良好溝通協(xié)調(diào)能力和分析問題的能力，具有良好的寫作能力和語言表達(dá)能力，能熟練操作計(jì)算機(jī)常用軟件，并能通過各種渠道及時(shí)收集采購商品市場的信息，分析市場變化趨勢，準(zhǔn)確把握市場動(dòng)態(tài)。二是注重人才專業(yè)技能的培養(yǎng)。傳統(tǒng)方式是通過“以老帶新”方式培訓(xùn)年輕的員工，在日常采購活動(dòng)中，資深采購人員通過言傳身教把豐富的實(shí)戰(zhàn)經(jīng)驗(yàn)傳授給年輕員工，發(fā)揮‘傳、幫、帶’的作用。這種培養(yǎng)方法是比較經(jīng)濟(jì)、實(shí)用、可行的，能夠使新的采購人員在短時(shí)間迅速進(jìn)入角色，發(fā)現(xiàn)問題能及時(shí)得到解答，避免走一些不必要的彎路，能積累實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。對(duì)采購人員的培訓(xùn)還可以請(qǐng)專業(yè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行有針對(duì)性的培訓(xùn)，外包專業(yè)化培訓(xùn)的優(yōu)點(diǎn)是：更全面、更系統(tǒng)、更科學(xué)。當(dāng)然，外包式培訓(xùn)也會(huì)增加企業(yè)費(fèi)用支出，但是，支出和他們未來為企業(yè)創(chuàng)造價(jià)值相比，是微不足道的。當(dāng)今國外發(fā)達(dá)國家非常重視采購人員的培訓(xùn)工作，
2．3加強(qiáng)部門之間的信息溝通，優(yōu)化利用企業(yè)內(nèi)部資源
企業(yè)是個(gè)龐大的系統(tǒng)，有若干部門和車間，任何部門和車間的運(yùn)轉(zhuǎn)都離不開材料物資的消耗，由于各部門所申報(bào)物資的種類和數(shù)量眾多，采購的任務(wù)愈發(fā)變得瑣碎和繁重，加之各個(gè)車間都配有相應(yīng)的庫房，物資分散存放，容易造成資源不能有效的利用。合理的整合與利用資源，可使閑置和過剩物資得到及時(shí)充分利用，加快物資的流轉(zhuǎn)，避免浪費(fèi)，能降低企業(yè)采購成本。實(shí)現(xiàn)資源的整合與利用措施如下：首先，標(biāo)準(zhǔn)化生產(chǎn)。各部門使用的物資統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)格后，可使采購?fù)N同規(guī)格物資數(shù)量的增加，從而采用批量低價(jià)采購策略，降低采購成本，同時(shí)簡化了采購人員的工作量，提高工作效率。其次，集中采購。就是把企業(yè)不同部門需求的物資，按照種類或供應(yīng)商進(jìn)行合并，最大限度地整合部門需求，形成規(guī)模效應(yīng)，進(jìn)行集中采購。再次，倉庫電算化管理。將計(jì)算機(jī)應(yīng)用軟件運(yùn)用到管理中，庫房管理系統(tǒng)增加部門庫房管理數(shù)據(jù)庫，凡是在倉庫管理系統(tǒng)的部門，都要及時(shí)公布多余的庫存信息，進(jìn)行信息共享，加快了各部門信息溝通，使得閑置物資能夠有效利用，減少庫存，杜絕浪費(fèi)，降低采購成本。
2．4建立采購績效評(píng)估管理機(jī)制和獎(jiǎng)懲制度
首先，采購績效考核與評(píng)估的關(guān)鍵在于制定一套客觀、有效的、能夠充分展現(xiàn)采購績效、對(duì)考核對(duì)象有指導(dǎo)作用的指標(biāo)體系。通過對(duì)采購人員進(jìn)行績效評(píng)估，可以讓每個(gè)采購人員清楚自己的優(yōu)點(diǎn)和不足，肯定優(yōu)點(diǎn)，改進(jìn)缺點(diǎn)，促使采購人員不斷提自身的能力，為今后的工作起到良好的導(dǎo)向和警戒作用。其次，選擇合理的采購績效評(píng)估方法。企業(yè)可以根據(jù)自身特點(diǎn)而定，常用評(píng)估方法有專家評(píng)定法、管理人員評(píng)定法和同類型企業(yè)的橫向比較法。無論選擇何種方式，目的都是要確保企業(yè)采購績效考核系統(tǒng)的正確有效實(shí)施再次，企業(yè)實(shí)施獎(jiǎng)懲制度，激發(fā)采購人員的積極性。獎(jiǎng)懲制度的制定，一定要遵循科學(xué)，講求合理，要結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況，做到真實(shí)、公平、公正、誠信地進(jìn)行考核，使采購人員真正實(shí)現(xiàn)多勞多得，做到功有所獎(jiǎng)，過有所罰，激勵(lì)工作積極性，有效減少浪費(fèi)，減低采購成本，增加企業(yè)利潤空間，從而使企業(yè)效率大幅度提升。在制度的執(zhí)行過程中，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要以身作則，起到模范帶頭作用，能堅(jiān)持原則，不能，，厚此薄彼，嚴(yán)格執(zhí)行制度，才能達(dá)到預(yù)期效果。隨著市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和完善，采購管理作為現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)營管理的重要組成部分顯得尤為重要，采購成本的多少，直接影響產(chǎn)品的成本和企業(yè)利潤，因此正確理解和運(yùn)用現(xiàn)代采購管理方法，能夠減低產(chǎn)品成本，提高企業(yè)競爭力，使企業(yè)不斷發(fā)展壯大。
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【Keywords】bidding procurement； economic benefit； enterprise cost
【中圖分類號(hào)】F270.3 【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A 【文章編號(hào)】1673-1069（2017）03-0042-02
1 引言
比價(jià)采購，需要人力與物力兩手抓。采購員要時(shí)刻牢記比價(jià)概念，要有降低成本的責(zé)任心和比價(jià)意識(shí)，從采購源頭省下來的資金可能相當(dāng)于一臺(tái)設(shè)備所創(chuàng)造的利潤，這種從采購的源頭來節(jié)省物資與財(cái)力，節(jié)省用度開支的辦法，在企業(yè)的發(fā)展過程中起著承上啟下的作用，企業(yè)經(jīng)營管理部門應(yīng)加重對(duì)比價(jià)的重視，尤其是在煤礦這樣的大型企業(yè)，花費(fèi)的人力物力都是巨大的，因此降低材料成本顯得尤為重要，從采購方面著手，在保證物資質(zhì)量的同時(shí)，降低價(jià)格，節(jié)省下來的差價(jià)對(duì)企業(yè)來說又是另一筆財(cái)富，從而促進(jìn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)不發(fā)展，也使企業(yè)的資金流通更加活躍，為企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的提高打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
2 嚴(yán)格把關(guān)進(jìn)貨渠道
采購人員對(duì)采購的物資保持著“三比”的原則，即比質(zhì)量，比價(jià)格，比信譽(yù)。對(duì)于供貨單位的選擇，一定要選擇產(chǎn)品質(zhì)量優(yōu)，不存在摻假，供貨及時(shí)，價(jià)格合理，在自身能承受范圍之內(nèi)的單位，并且商家信譽(yù)高，沒有拖欠、賣假貨的事情出現(xiàn)，實(shí)力強(qiáng)，以及售后服務(wù)完善，對(duì)所有在?x擇范圍之內(nèi)的單位逐一進(jìn)行三方面的評(píng)估，關(guān)鍵物資做好兩家以上單位的選擇，以免一家物資短缺的情況下，能及時(shí)找到互補(bǔ)的供貨單位，同時(shí)供應(yīng)商也要有一定的資金承受能力，在企業(yè)購買資金相對(duì)緊張的情況下，可以優(yōu)先提貨，同時(shí)重要的生產(chǎn)性物資也是企業(yè)的采購大頭，要對(duì)其做好“三比”工作，重要的生產(chǎn)性物資有固定的購買地點(diǎn)，如有特殊情況需到別的地點(diǎn)進(jìn)行采購的，必須報(bào)請(qǐng)上級(jí)主管部門及領(lǐng)導(dǎo)審批后方可采購。
3 公開招標(biāo)采購
3.1 公開招標(biāo)采購能夠降低價(jià)格
公開招標(biāo)是企業(yè)降低成本增加效益的必然選擇，不僅在國內(nèi)，在國際上也是許多企業(yè)的首選，公開招標(biāo)不僅體現(xiàn)公開，公正，公平的原則，也是一種規(guī)范化的競爭方式，相互的競爭使有實(shí)力，規(guī)模大的供貨企業(yè)殺出重圍，凸顯其優(yōu)勢，通過這種競爭機(jī)制達(dá)到降價(jià)的目的，投標(biāo)方為了擴(kuò)大市場份額，提高企業(yè)的知名度都會(huì)競相壓低價(jià)格以求中標(biāo)，招標(biāo)企業(yè)可以在眾多競標(biāo)供貨商中擇優(yōu)選擇，走規(guī)范，穩(wěn)定的發(fā)展道路。但公開招標(biāo)也有其殘酷的一面，使很多優(yōu)秀的小企業(yè)因?yàn)槠渥陨淼某杀締栴}而無力與大企業(yè)競爭，以致使招標(biāo)方錯(cuò)失更加適合的企業(yè)。對(duì)于煤炭行業(yè)來說，明確物資采購在整個(gè)管理體系中的地位，建立完善的物資采購機(jī)制，開闊視野，面向國際，走公開招標(biāo)道路。
3.2 公開招標(biāo)有助于提高采購質(zhì)量
公開招標(biāo)采購時(shí)出現(xiàn)一些投機(jī)行為和漏洞的概率大大降低，招標(biāo)文件中都有明確規(guī)定招標(biāo)物資的型號(hào)，數(shù)量以及技術(shù) 條件。投標(biāo)方為了中標(biāo)一般都會(huì)最大限度地提供最優(yōu)物資，而且嚴(yán)格把關(guān)從而保障采購的成功。質(zhì)量是一個(gè)企業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵，沒有人愿意去買殘次品，也沒有一個(gè)企業(yè)能憑著投機(jī)倒把發(fā)展下去，所以公開招標(biāo)，不僅能夠給自身減少不必要的損失，而且也有利于自身的長遠(yuǎn)發(fā)展，在顧客方也贏得了好口碑，有利于雙方的長期合作，從而實(shí)現(xiàn)良性發(fā)展。
3.3 企業(yè)招標(biāo)可以無償獲得經(jīng)濟(jì)信息
招標(biāo)是獲得信息情報(bào)的一種最直接最簡單的方法，采購者可以在招標(biāo)過程中充分了解投標(biāo)方的生產(chǎn)能力，信譽(yù)品質(zhì)，價(jià)格高低以及技術(shù)水平，貨物供應(yīng)時(shí)間與存貨程度，這些都是科技信息中無法徹底了解到的，甚至是從未聽說過的，由此可以看出企業(yè)公開招標(biāo)能夠得到一系列的好處，給企業(yè)的自身發(fā)展帶來長遠(yuǎn)利益，不能忽視的一點(diǎn)是要看準(zhǔn)投標(biāo)方是否具有長遠(yuǎn)合作的潛力，投標(biāo)方自身的企業(yè)內(nèi)部發(fā)展是否正常，是否存在資金鏈短缺，是否有負(fù)債等問題，在充分了解到這些問題后，從而可以與合作企業(yè)訂立長期合同，利用自己獲得的經(jīng)濟(jì)信息促進(jìn)自身發(fā)展。
4 比價(jià)采購管理制度化
規(guī)范企業(yè)管理的根本途徑是通過購買的材料采購價(jià)格降低企業(yè)的生產(chǎn)成本，從而降低市場價(jià)格，增加市場競爭力，制定比價(jià)采購管理制度，使所有材料的進(jìn)廠有制度可循，違反的人必須要追究責(zé)任，從而使企業(yè)走上制度化的發(fā)展道路，效益提高，在大部分企業(yè)中也更加具有競爭力，擴(kuò)大規(guī)模，從根本上提高自身的軟實(shí)力，走現(xiàn)代化發(fā)展道路，制度化雖然表面看起來比較死板，但在很大程度上杜絕了不良現(xiàn)象的發(fā)生，有利于企業(yè)的長期可持續(xù)發(fā)展，比價(jià)采購管理制度化同時(shí)也規(guī)范了比價(jià)采購人員的行為，使其不敢因?yàn)樗嚼蚱埔?guī)定，損害公司的利益，從而使企業(yè)走上規(guī)范化，制度化的道路。在煤炭行業(yè)中也需要成立一支素質(zhì)高，專業(yè)性強(qiáng)的隊(duì)伍來有效地管理企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展。[1]
5 比價(jià)采購管理責(zé)任要清晰
5.1 比價(jià)采購管理決策要透明
買賣雙方在充分了解對(duì)方具體情況，決策透明化，不存在隱藏任何損害他人利益的地方，做到權(quán)限明確，責(zé)任公開，雙方互信，在民主的基礎(chǔ)上制定獎(jiǎng)懲制度，并嚴(yán)格按照規(guī)定進(jìn)行，形成監(jiān)督機(jī)制和制約條件，重大事項(xiàng)集體研究決定，對(duì)可能給企業(yè)造成損失的行為及時(shí)制止。比價(jià)采購管理決策的透明，使決策更加合理，更民主，使工作具有更多的創(chuàng)造性，降低企業(yè)成本，增加企業(yè)效益，符合時(shí)展的要求，也是現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的趨勢，為當(dāng)代企業(yè)進(jìn)行長遠(yuǎn)發(fā)展奠定基礎(chǔ)。
5.2 比價(jià)采購人員權(quán)限要?jiǎng)澐置鞔_
明確的劃分比價(jià)采購人員的權(quán)限可以有效地避免徇私舞弊現(xiàn)象的發(fā)生，每個(gè)人都管理好自己的任務(wù)，不越權(quán)，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)異的及時(shí)給予鼓勵(lì)與獎(jiǎng)勵(lì)，當(dāng)今實(shí)施的采購工作完全按著分權(quán)管理的方法進(jìn)行，不認(rèn)真履行，或者給企業(yè)造成重大損失的，要按照規(guī)定進(jìn)行懲罰。因此，比價(jià)采購人員明確的劃分職責(zé)，比價(jià)人員與采購人員不能是同一人，不僅能夠進(jìn)行有效的監(jiān)督，也維護(hù)好自身的權(quán)益。建立一套專門針對(duì)物資比價(jià)采購人員的監(jiān)督機(jī)制，從制度上管人，利用煤礦企業(yè)的內(nèi)外部監(jiān)督機(jī)制來進(jìn)行監(jiān)督，從源頭上管理漏洞，嚴(yán)格控制，監(jiān)督物資采購行為。對(duì)于國家重點(diǎn)關(guān)注的產(chǎn)業(yè)煤炭行業(yè)來說，明確物資采購的實(shí)施流程，依照需求管理，建立與企業(yè)發(fā)展相適應(yīng)的模式；搭建網(wǎng)絡(luò)信息共享平臺(tái)，煤炭產(chǎn)業(yè)是我國的老牌產(chǎn)業(yè)，關(guān)系國民經(jīng)濟(jì)的發(fā)展?，F(xiàn)在是信息時(shí)代，將其應(yīng)用在煤炭企業(yè)采購環(huán)節(jié)既省時(shí)，又省力，同時(shí)也達(dá)到降低成本，增加企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益的目的。[2]
［關(guān)鍵詞］物資；成本；控制
［中圖分類號(hào)］F275.3 ［文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼］A ［文章編號(hào)］1005-6432（2011）23-0029-01
企業(yè)的物資采購工作,就性質(zhì)而言,不僅是一項(xiàng)生產(chǎn)前的準(zhǔn)備工作,而且是開源節(jié)流的重要工作。企業(yè)要使生產(chǎn)均衡,需要持續(xù)供應(yīng)各種生產(chǎn)資料。那么,物耗需占企業(yè)產(chǎn)品成本的一半以上,因此,控制物資采購成本,對(duì)促進(jìn)企業(yè)生產(chǎn)發(fā)展,提高產(chǎn)品質(zhì)量,降低產(chǎn)品成本,加速資金周轉(zhuǎn),增加效益,都具有極其重要的意義。
1 采購成本概述
采購管理是企業(yè)管理的重要組成部分,采購成本控制是采購管理的重要組成部分,也是耗用資金最多,最容易出現(xiàn)失控的環(huán)節(jié)。采購價(jià)格、數(shù)量、運(yùn)輸方式等的選擇,將直接影響采購成本。所以,控制采購成本對(duì)企業(yè)經(jīng)營績效至關(guān)重要。據(jù)悉1％的采購成本降低可以使企業(yè)利潤提高5％~10％。尤其在采購資金占平均銷售金額比重逐漸增加的趨勢下,降低采購成本既是企業(yè)“第二利潤源泉”,也是實(shí)現(xiàn)贏利的基礎(chǔ)。如何降低成本是企業(yè)首要解決的問題。當(dāng)今企業(yè)采購管理,是直面市場按質(zhì)、按量、按時(shí)、以本企業(yè)所需符合質(zhì)量要求的各種物資。
2 影響物資采購成本的因素
企業(yè)以利潤最大化為目的,從企業(yè)持續(xù)經(jīng)營的全過程看,收入減去成本就是利潤,成本是決定企業(yè)利潤的重要因素。采購成本構(gòu)成具有多樣性和動(dòng)態(tài)性的特征,影響采購成本的主要因素有：第一,采購價(jià)格：是企業(yè)成本和費(fèi)用的主要組成部分,是采購成本高低的決定因素。第二,采購數(shù)量：建立在批量生產(chǎn)和科學(xué)合理的物品核算定額和儲(chǔ)備定額基礎(chǔ)之上,經(jīng)濟(jì)批量的采購方式和數(shù)量等。第三,物流信息：要及時(shí)、全面、準(zhǔn)確地掌握分析物流信息,如物資性能、質(zhì)量、價(jià)格等。第四,采用運(yùn)送方式：以最短的里程、最低的費(fèi)用和最短的時(shí)間及時(shí)、準(zhǔn)確、安全、經(jīng)濟(jì)的完成物品在空間的轉(zhuǎn)移。第五,物品儲(chǔ)備方式：控制人力和運(yùn)費(fèi)以及少占用資金等。第六,采購策略：具有預(yù)見性和靈活機(jī)動(dòng)的采購策略。第七,員工的素質(zhì)：良好的采購工作,是決定企業(yè)產(chǎn)品開發(fā),產(chǎn)品質(zhì)量,采購成本的關(guān)鍵,也是決定流通企業(yè)銷售狀況的關(guān)鍵。
3 如何進(jìn)行物資采購成本的控制
(1)制訂采購預(yù)算與采購計(jì)劃。制定采購預(yù)算的行為,就是對(duì)組織內(nèi)部各種工作進(jìn)行稀缺資源的配置。預(yù)算是計(jì)劃的一個(gè)方面,也是組織政策的延伸,還是一種控制機(jī)制,起著一種比較標(biāo)準(zhǔn)的作用。制定采購預(yù)算,是在具體實(shí)施物資采購行為之前對(duì)物資采購成本的一種估計(jì)和預(yù)測,是對(duì)整個(gè)采購資金的一種理性的規(guī)劃。它不但對(duì)物資采購資金進(jìn)行了合理的配置和分發(fā),同時(shí)建立了一個(gè)資金的使用標(biāo)準(zhǔn),以便對(duì)采購實(shí)施行為中的資金使用進(jìn)行隨時(shí)的檢測與控制,確保采購資金的使用在一定的合理范圍內(nèi)浮動(dòng)。有了采購預(yù)算的約束,能提高采購資金的使用效率,優(yōu)化采購管理中資源的調(diào)配,查找資金使用過程中的一些例外情況,有效控制采購資金的流向和流量,從而達(dá)到控制物資采購成本的目的。
(2)確定采購價(jià)格。采購價(jià)格的確定,直接影響到企業(yè)的成本,是物資采購控制的重中之重。在確定采購價(jià)格時(shí),弱化采購人員與領(lǐng)導(dǎo)的個(gè)人行為,注重產(chǎn)品市場價(jià)格調(diào)查。一方面,利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái),對(duì)采購物資的價(jià)格進(jìn)行市場信息收集,著重了解和掌握商品的成本價(jià)及利潤構(gòu)成。另一方面,采取與各投標(biāo)單位開展競爭性談判方式。
(3)利用采購環(huán)境。物資市場供求關(guān)系的外部環(huán)境對(duì)采購策略的制定、采購計(jì)劃的實(shí)施會(huì)產(chǎn)生重要的影響，需要熟悉市場情況、了解市場行情、掌握有關(guān)所需物資多方面的市場信息，建立良好的市場信息機(jī)制,是有效降低采購成本的途徑之一。要用統(tǒng)一的信息化管理采購工作,即賣家(制造廠)和買家(企業(yè)用戶)共用一個(gè)信息平臺(tái)，要通過充分利用數(shù)據(jù)、信息、知識(shí)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等資源,實(shí)現(xiàn)采購信息共享,發(fā)揮采購信息的計(jì)劃、協(xié)調(diào)、控制的功能,有效地組織和控制采購工作的全過程,使各個(gè)采購管理環(huán)節(jié)有機(jī)地聯(lián)系起來,提高采購工作效率,減少采購管理和決策的盲目性,降低決策風(fēng)險(xiǎn),達(dá)到降低采購成本、提高企業(yè)核心競爭力的目的。
(4)擇優(yōu)商管理。供應(yīng)商是物資采購管理中的一個(gè)重要組成部分。物資采購時(shí),應(yīng)該本著“公平競爭”的原則,給所有符合條件的物資供應(yīng)商提供均等的機(jī)會(huì),一方面體現(xiàn)市場經(jīng)濟(jì)運(yùn)行的規(guī)則,另一方面也能對(duì)采購成本有所控制,提高物資采購實(shí)施的質(zhì)量。因此,在供應(yīng)商的選擇方面就有如下兩方面的問題值得關(guān)注。
第一,選擇供應(yīng)商的數(shù)量。供應(yīng)商數(shù)量的選擇問題,實(shí)際上也就是供應(yīng)商份額的分擔(dān)問題。從采購方來說,單一渠道增加了采購資源供應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn),也不利于對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行壓價(jià),缺乏采購成本控制的力度。而從供應(yīng)商來說,批量供貨由于數(shù)量上的優(yōu)勢,可以給采購方以商業(yè)折扣,減少貨款的支付和采購附加費(fèi)用,有利于減少現(xiàn)金流出,降低采購成本。因而,在進(jìn)行供應(yīng)商數(shù)量的選擇時(shí)既要避免單一渠道,尋求多家供應(yīng),又要保證所選供應(yīng)商承擔(dān)的供應(yīng)份額充足,以獲取供應(yīng)商的優(yōu)惠政策,降低物資的價(jià)格和采購成本。這樣,既能保證采購物資供應(yīng)的質(zhì)量,又能有力地控制采購支出。一般來說,供應(yīng)商的數(shù)量以不超過3~4家為宜。
第二,選擇供應(yīng)商的方式。選擇供應(yīng)商的方式主要包括公開競爭性招標(biāo)采購、有限競爭性招標(biāo)采購、詢價(jià)采購和直接簽訂合同采購,四種不同的采購方式按其特點(diǎn)來說分為招標(biāo)采購和非招標(biāo)采購。在物資采購中,采取公開招標(biāo)的方式可以利用供應(yīng)商之間的競爭來壓低物資價(jià)格,幫助采購方以最低價(jià)格取得符合要求的物資,并且多種招標(biāo)方式的合理組合使用,也將有助于提高采購效率和質(zhì)量,從而有利于控制采購成本。
(5)管理供應(yīng)商。強(qiáng)化供應(yīng)商的管理基于長期的降低采購成本的理念,在物資采購管理中應(yīng)該貫穿供應(yīng)商管理的思想,也即把對(duì)供應(yīng)商的管理納入到物資采購管理的一個(gè)部分。這樣,既可通過長期的合作獲得可靠的物資供應(yīng)和質(zhì)量保證,又可在時(shí)間長短和購買批量上獲得采購價(jià)格的優(yōu)勢,對(duì)降低物資采購的成本有很大的好處。
(6)儲(chǔ)備管理。所謂儲(chǔ)備,是企業(yè)為避免或減少出現(xiàn)停工待料等事故的發(fā)生而儲(chǔ)存的各種物料,包括原材料、半成品、成品等不同形態(tài)。為了保證生產(chǎn)的順利進(jìn)行,企業(yè)儲(chǔ)備一定的物資是有必要的,但不可因?yàn)槠浔匾鵁o節(jié)制地儲(chǔ)備。眾所周知,如果儲(chǔ)備過多,會(huì)增加倉儲(chǔ)費(fèi)用、保險(xiǎn)費(fèi)、裝卸搬運(yùn)費(fèi)及不合理損耗。因此,在控制成本的前提下,儲(chǔ)備管理的目的就是要使庫存物資的數(shù)量在能滿足生產(chǎn)需要的情況下盡可能最小化,即數(shù)量上合理的最小化。要做到數(shù)量上合理的最小化,筆者認(rèn)為現(xiàn)在許多企業(yè)推行的零庫存管理方法值得借鑒。
(7)強(qiáng)化采購人員素質(zhì)。提高采購人員的素質(zhì)也是控制采購的重要環(huán)節(jié)。一般的采購人員大多從事管理出身,對(duì)技術(shù)不是很了解,這樣在和供應(yīng)商的談判中就會(huì)很吃虧,經(jīng)常處于被動(dòng)地位，只有在采購人員了解了采購物品的特性之后,才能在眾多的供應(yīng)商及談判中做出最優(yōu)的選擇。所以每個(gè)公司都應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)采購人員的技術(shù)知識(shí)的培訓(xùn),如定期對(duì)采購員進(jìn)行相關(guān)的技術(shù)知識(shí)培訓(xùn),閑時(shí)可以讓采購人員上生產(chǎn)線上去工作幾天,加強(qiáng)采購部門與技術(shù)、生產(chǎn)部門的聯(lián)系。
物資管理工作是一件復(fù)雜煩瑣的工作,尤其在現(xiàn)在生產(chǎn)材料大幅度漲價(jià)的情況下,一方面要降低材料成本,另一方面要保證生產(chǎn)物資的正常供應(yīng),難度是可想而知的。但只要我們抓住供應(yīng)工作的重點(diǎn)環(huán)節(jié)并把握該環(huán)節(jié)的要點(diǎn),就能夠在保證生產(chǎn)供給的同時(shí)降低材料成本,實(shí)現(xiàn)企業(yè)控制材料成本的管理目標(biāo)。
參考文獻(xiàn)：
[關(guān)鍵詞] 物資采購成本 采購流程控制 全成本控制的理念
物資采購成本是企業(yè)在采購活動(dòng)中以貨幣表現(xiàn)的，為達(dá)到采購目的而發(fā)生的各種經(jīng)濟(jì)資源的價(jià)值犧牲或代價(jià)?；蛘哒f是企業(yè)經(jīng)營活動(dòng)中因采購物資而發(fā)生的費(fèi)用，也就是在采購物料過程中的購買、包裝、裝卸、運(yùn)輸、存儲(chǔ)等環(huán)節(jié)索支出的人力、物力和財(cái)力的總和。采購成本主要包括以下幾個(gè)方面的內(nèi)容：物資購買成本，主要受物資采購價(jià)格的影響；從事采購的工作人員的工資、獎(jiǎng)金及各種補(bǔ)貼；采購過程中的各種物質(zhì)損耗，如包裝材料、電力的消耗、固定資產(chǎn)的磨損等；材料在運(yùn)輸、保管等過程中的合理損耗；再分配項(xiàng)目支出，如支付銀行貸款的利息等；采購管理過程中發(fā)生的其他管理費(fèi)用，如辦公費(fèi)、差旅費(fèi)等。
以上各項(xiàng)成本可以分成三部分：購買成本、采購管理成本、存儲(chǔ)成本。因此，物資采購成本有如下公司：物資采購成本=物資購買成本+采購管理成+存儲(chǔ)成本。
1.對(duì)物資采購成本控制的認(rèn)識(shí)
物資采購是以最低總成本建立業(yè)務(wù)供給渠道的過程，不是以最低采購價(jià)格獲得當(dāng)前所需原料的簡單交易。物資采購要充分平衡企業(yè)內(nèi)部和外部的優(yōu)勢，以降低整體供應(yīng)鏈成本為宗旨，涵蓋整個(gè)采購流程，從原料描述直至付款的全程管理。包括一下幾個(gè)重點(diǎn)原則：
1.1 總體擁有成本考慮——物資采購的基本出發(fā)點(diǎn) 降低采購成本往往被許多企業(yè)誤解為價(jià)格最低，這是錯(cuò)誤的。采購的決策影響著后續(xù)的原料運(yùn)輸、調(diào)配、維護(hù)、調(diào)換，乃至長期產(chǎn)品的更新?lián)Q代，因此必須有總體成本考慮的遠(yuǎn)見，必須對(duì)整個(gè)采購流程中所設(shè)計(jì)的關(guān)鍵成本環(huán)節(jié)和其他相關(guān)的長期潛在成本進(jìn)行評(píng)估，例如，由于特定采購原料或設(shè)備帶來的配套原料和設(shè)備的獲取、安裝、維護(hù)、運(yùn)作和清理成本等。
1.2 建立堅(jiān)實(shí)談判基礎(chǔ)——事實(shí)和數(shù)據(jù)信息 談判不是一味壓價(jià)，而是基于對(duì)市場和自身的充分了解和長遠(yuǎn)預(yù)期的協(xié)商?？傮w成本分析、供應(yīng)商評(píng)估、市場評(píng)估等為談判提供了有力的事實(shí)和數(shù)據(jù)信息，幫助企業(yè)認(rèn)識(shí)自身的議價(jià)優(yōu)勢，從而掌握整個(gè)談判的進(jìn)程和主動(dòng)權(quán)。
1.3 戰(zhàn)略合作關(guān)系——互贏 互贏理念在物資采購中也是不可或缺的因素。許多先進(jìn)的企業(yè)都建立了供應(yīng)商評(píng)估、激勵(lì)機(jī)制，與供應(yīng)商建立長期的合作關(guān)系，確立互贏的合作基準(zhǔn)。例如幫助供應(yīng)商優(yōu)化運(yùn)輸計(jì)劃，承諾最低采購量和價(jià)格保護(hù)等。
1.4 權(quán)力制衡 企業(yè)和供應(yīng)商都有其議價(jià)優(yōu)勢，如果對(duì)供應(yīng)商所處的行業(yè)、供應(yīng)商業(yè)務(wù)戰(zhàn)略、運(yùn)作、競爭優(yōu)勢、能力等有充分的認(rèn)識(shí)，就可以幫助企業(yè)發(fā)現(xiàn)機(jī)會(huì)改善其目前的權(quán)力 地位。越來越多的企業(yè)在關(guān)注自己所在行業(yè)的發(fā)展同時(shí)，開始關(guān)注延伸供應(yīng)鏈上相關(guān)行業(yè)的前景，考慮如何利用供應(yīng)商的技能來增強(qiáng)自己的市場競爭力。
2.控制采購成本的主要措施
2.1 集中采購 通過采購量的集中來提高議價(jià)能力，降低單位采購成本，這是一種基本的戰(zhàn)略采購方式。許多國內(nèi)企業(yè)紛紛建立集中采購部門，對(duì)集團(tuán)的生產(chǎn)性原料或非生產(chǎn)性物品進(jìn)行集中采購規(guī)劃和管理，一定程度上減少了采購物品的差異性，提高了采購服務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)化，減少了后期管理的工作量。但集中采購也增加了采購部門與業(yè)務(wù)部門之間的溝通和協(xié)調(diào)的難度，增加了后期調(diào)配的難度，對(duì)于地區(qū)采購物品差異性較大的企業(yè)來說適用性較小。
2.2 擴(kuò)大供應(yīng)商選擇范圍 通過擴(kuò)大 選擇范圍，引入更多的競爭，降低采購成本?？鐕髽I(yè)紛紛涉足中國，講中國作為原料采購中心和制造中心，就是一個(gè)例證。但對(duì)于某些核心生產(chǎn)和服務(wù)機(jī)構(gòu)的原料/產(chǎn)品企業(yè)來說，往往會(huì)與少數(shù)戰(zhàn)略合作伙伴建立長久關(guān)系，在保護(hù)核心技術(shù)的專有性的同時(shí)，也便于共同進(jìn)行新產(chǎn)品/服務(wù)的開發(fā)和改良。
2.3 優(yōu)化采購流程和方式 在將“采購量”和“供應(yīng)商”數(shù)量這兩個(gè)硬的客觀影響采購成本因素進(jìn)行優(yōu)化之后，進(jìn)一步成本降低空間轉(zhuǎn)向軟的管理優(yōu)化方面。
事實(shí)上供應(yīng)商提供的任何服務(wù)都是有價(jià)格的，以直接或間接形式包含在價(jià)格中，所以企業(yè)可以將其細(xì)分，選擇所需的原料及配套服務(wù)，以降低整體采購成本。
2.4 原料/產(chǎn)品/服務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)化 在產(chǎn)品服務(wù)設(shè)計(jì)階段就充分考慮未來采購、制造、儲(chǔ)運(yùn)等環(huán)節(jié)的運(yùn)作成本，提高原料、工藝和服務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)化程度，減少差異性帶來的后續(xù)成本。這是技術(shù)含量更高的一種戰(zhàn)略采購，是整體供應(yīng)鏈優(yōu)化的充分體現(xiàn)，但技術(shù)可行性往往是一大障礙。
3.企業(yè)物資采購流程控制
物資 采購流程管理的優(yōu)與劣關(guān)系到整個(gè)企業(yè)成本管理的成敗，對(duì)物資采購流程的控制就顯得越來越重要。
3.1 采購計(jì)劃的制定 采購計(jì)劃階段是整個(gè)采購運(yùn)作的第一步，至關(guān)重要。采購計(jì)劃的制定是一項(xiàng)復(fù)雜的工作，需要具有豐富生產(chǎn)經(jīng)驗(yàn)、計(jì)劃經(jīng)驗(yàn)、采購經(jīng)驗(yàn)等復(fù)合知識(shí)人才才能勝任，并且要和確認(rèn)訂單等部門協(xié)作進(jìn)行。
3.2 供應(yīng)商的選擇 采購渠道的選擇，直接影響到企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，是物資采購控制的重要一環(huán)。對(duì)任何一個(gè)采購項(xiàng)目來說，供應(yīng)商的多少，決定這供應(yīng)商競爭力的激烈程度，參與的供應(yīng)商越多，不僅采購項(xiàng)目在其性能、規(guī)劃等方面有較多的選擇余地，而且在供應(yīng)價(jià)格上也將得到更大的優(yōu)惠，在售后服務(wù)的承諾措施上也將更加完善、周到。
3.3 強(qiáng)化供應(yīng)商的管理 基于長期的降低采購成本的理念，在物資采購管理中應(yīng)該貫穿供應(yīng)商管理的思想，也即使把對(duì)供應(yīng)商的管理納入物資采購管理的一個(gè)部分。這樣，既可通過長期的合作獲得可靠的物資供應(yīng)和質(zhì)量保證，又可在時(shí)間長短和購買批量上獲得采購價(jià)格的優(yōu)勢，對(duì)降低物資采購的成本有很大的好處。有以下兩點(diǎn)值得注意：①與供應(yīng)商建立直接的戰(zhàn)略伙伴關(guān)系 對(duì)于采購方來說，一旦確定了可以長期合作的供應(yīng)商，應(yīng)該與供應(yīng)商之間建立直接的戰(zhàn)略伙伴關(guān)系。雙方本著“利益共享、風(fēng)險(xiǎn)共擔(dān)”的原則，建立一種雙贏的合作關(guān)系，使采購方在長期的合作中獲得資源上的保證和成本上的優(yōu)勢，也使供應(yīng)商擁有長期穩(wěn)定的大客戶，以保證其產(chǎn)出規(guī)模的穩(wěn)定性。這種戰(zhàn)略伙伴關(guān)系的確定，能給物資采購方帶來長期而有效的成本控制利益。②供應(yīng)商行為的績效管理 在與供應(yīng)商的合作過程中應(yīng)該對(duì)供應(yīng)商的行為進(jìn)行績效管理，以評(píng)價(jià)供應(yīng)商在合作過程中供貨行為的優(yōu)劣。
3.4 采購價(jià)格的確定 采購價(jià)格的確定，直接影響到企業(yè)的成本，是物資采購控制的重中之重，在確定采購價(jià)格時(shí)，弱化采購人員與領(lǐng)導(dǎo)的個(gè)人行為，注重產(chǎn)品市場價(jià)格調(diào)查。一方面，在調(diào)查市場價(jià)格時(shí)充分利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，對(duì)采購物資的價(jià)格進(jìn)行市場信息收集，可以通過上互聯(lián)網(wǎng)了解產(chǎn)品的網(wǎng)上報(bào)價(jià)，發(fā)郵件了解其他地區(qū)報(bào)價(jià)，還可以查詢部分廠商和專業(yè)人士了解其內(nèi)部報(bào)價(jià)，著重了解和掌握商品的成本價(jià)，摸準(zhǔn)不同銷售商的利潤構(gòu)成，以隱患。另一方面，充分認(rèn)識(shí)競爭決定價(jià)格這一規(guī)律，在市場調(diào)查的基礎(chǔ)上，積極采取與各投標(biāo)單位開展競爭性談判方式，利用各投標(biāo)單位急于中標(biāo)的心理，在保證他們合理利潤的前提下，促使價(jià)格下調(diào)到認(rèn)可的空間。
3.5 嚴(yán)把入庫驗(yàn)收關(guān) 物料的接收是會(huì)計(jì)中確認(rèn)資產(chǎn)、費(fèi)用和負(fù)債是否存在與發(fā)生的重要依據(jù)，是買賣交易中的重要環(huán)節(jié)，為達(dá)到控制目的，驗(yàn)收人員必須由獨(dú)立于計(jì)劃、采購和財(cái)務(wù)部門的人員來承擔(dān)，它應(yīng)根據(jù)采購單上的數(shù)量和質(zhì)量要求獨(dú)立地檢驗(yàn)收到的貨物。
【關(guān)鍵詞】 物料庫存;采購管理;問題;解決方案
一、PS公司基本情況
PS公司前身是廣東某電子有限公司的通訊部。 2005年底與國外某公司合資成立PS公司。合資后的PS公司主要生產(chǎn)傳真機(jī)、打印機(jī)等高科技通訊網(wǎng)絡(luò)終端產(chǎn)品。產(chǎn)品出口北美和歐洲的多個(gè)國家。其中傳真機(jī)的品種有80多個(gè)。PS公司的特點(diǎn)是單位產(chǎn)品價(jià)值大、產(chǎn)品批量小、品種多、生產(chǎn)工序集中、生產(chǎn)周期較長等。
傳真機(jī)的零部件很多,一部傳真機(jī)大概由300~500種物料組成。其中機(jī)板上的200種左右的物料基本上是通用物料,成品車間的物料有些是通用料,大部分是非通用物料。這樣,80多個(gè)品種的傳真機(jī)物料和半成品大概有近2 000種物料。
二、 物資采購現(xiàn)狀及其存在的問題
PS公司現(xiàn)在使用的是金蝶K3 ERP系統(tǒng)。并且已經(jīng)建立與采購管理相關(guān)的數(shù)據(jù)文件:物料編碼、物料清單(BOM)、庫存信息等。但是PS公司采購管理還存在較多問題。
(一)資料不完善
PS公司對(duì)基礎(chǔ)信息資料管理不完善,導(dǎo)致信息分散、缺乏部分基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。采購計(jì)劃的制訂和執(zhí)行過程中,需要大量信息,如庫存信息、供應(yīng)商信息、以及其他生產(chǎn)資料信息等,但PS公司卻沒有實(shí)現(xiàn)信息的共享和資源的優(yōu)化配置,大大影響了采購管理決策的科學(xué)性。
(二)盲目制訂采購計(jì)劃
由于傳真機(jī)物料種類繁多,采購需要的信息資料又不完善。采購部簡單地將物料分為常用物料和非常用物料,對(duì)于常用物料采用定期大批量采購的方法。一般在每個(gè)月的月初就定下了下個(gè)月預(yù)測的生產(chǎn)量所需要的常用物料。對(duì)于非常用物料則根據(jù)生產(chǎn)需要安排采購。這樣常用物料定期大批量采購導(dǎo)致有大量的物料積壓,但是生產(chǎn)中可能因?yàn)槿鄙俨糠址浅Ｓ梦锪隙．a(chǎn)。
(三)物料庫存過大
由于采購部門采用簡便的方法來管理物料需求,而沒有科學(xué)的計(jì)算成本,使庫存量很大。從表1可以看出,PS公司的物料庫存在2 500萬元左右。使庫存成本大大提高,運(yùn)營資金大量積壓在原材料上。如果有些物料更改,或國家出了標(biāo)準(zhǔn)而更改某些產(chǎn)品的設(shè)計(jì),那么需要報(bào)廢很多庫存的物料。
PS公司物料庫存價(jià)值相當(dāng)于PS公司兩個(gè)月的產(chǎn)品價(jià)值。(本資料根據(jù)PS公司2007年3月底的倉庫報(bào)表整理而成)
三、PS公司采購管理改進(jìn)方案
針對(duì)PS公司采購管理存在的問題,其采購管理應(yīng)該在滿足生產(chǎn)需要的前提下,以降低物料庫存、減少資金占用為目標(biāo),具體來說應(yīng)做好以下幾方面的工作。
(一)完善采購管理的基本信息
1.完善供應(yīng)商信息資料
供應(yīng)商信息資料主要包括供應(yīng)商編號(hào)、名稱、采購周期、供應(yīng)商供貨能力、最低批量、定量倍數(shù)、訂貨成本、供應(yīng)商的評(píng)估等級(jí)等。其中,采購周期決定了什么時(shí)候應(yīng)該下單,供應(yīng)商的供貨能力也是一個(gè)重要的參考資料。如果供應(yīng)商平均每日可供貨的量大于平均每日生產(chǎn)消耗量,一般不需要特別關(guān)注;反之,需要提前通知供應(yīng)商以便其提前生產(chǎn)。如果每天有固定需要消耗的物料需求則要求供應(yīng)商加大供貨能力,或?qū)ふ倚碌墓?yīng)商。最少定量和定量的倍數(shù)都是物料需求計(jì)劃需要考慮的因數(shù)。表2是部分供應(yīng)商的信息。
2.庫存費(fèi)用資料
PS公司的庫存物料的信息已經(jīng)全部輸入K3系統(tǒng),各部門可以很容易地查到庫存信息,但是沒有物料庫存成本的信息。庫存成本是計(jì)算經(jīng)濟(jì)生產(chǎn)批量和經(jīng)濟(jì)定購批量的主要依據(jù)之一。表3是2006年財(cái)務(wù)部門計(jì)算全年倉庫的開支。
庫存成本主要是資金占用成本和倉庫成本。其中資金占用成本采用一年期的貸款利率。2007年的一年期貸款利率5.4315% 。這樣可以核定庫存成本大約為存貨價(jià)值的6%。
(二)物料需求計(jì)劃的分類管理
一臺(tái)傳真機(jī)由幾百種相關(guān)物料組成,其中大概有200多種物料是通用物料,這些物料會(huì)用在大部分品種的傳真機(jī)上。另外,有1 000多種物料使用在不同型號(hào)的傳真機(jī)上,不同物料采購周期不同,生產(chǎn)提前期不同,需用日期也不同。因此,要使各種物料能在需用日期配套備齊,滿足裝配或交貨期的要求,又要在不需要的時(shí)期不要過量占用庫存,靠手工管理是不可能進(jìn)行如此大量數(shù)據(jù)運(yùn)算的。就算全部使用K3系統(tǒng)進(jìn)行相關(guān)運(yùn)算,計(jì)劃員按照每次運(yùn)算結(jié)果的需求量去采購,其工作量還是很大的,而且采用的訂貨批量是系統(tǒng)計(jì)算的批量,可能并不是經(jīng)濟(jì)的批量。所以需要根據(jù)實(shí)際情況對(duì)物料進(jìn)行分類管理。
1.物料的分類
根據(jù)傳真機(jī)零部件的通用性、價(jià)值,結(jié)合ABC分類法的規(guī)則將其物料分為三大類。
(1)貴重通用物料:主要是單價(jià)在1元以上的通用物料,包括集成塊、TPH、CIS、掃描組件、馬達(dá)、PCB等。該類物料的特征是,通用于大部分型號(hào)的傳真機(jī),同時(shí)單價(jià)比較高,導(dǎo)致物料庫存成本增加和庫存資金積壓。
(2)一般通用物料:主要是單價(jià)在1元以下的通用物料,主要包括各類板上的貼片零件、電阻、電容、二級(jí)管和螺絲、齒輪、貼紙等。該類物料的特征是,通用于大部分型號(hào)的傳真機(jī),同時(shí)單價(jià)比較低,大量庫存對(duì)物料庫存成本和資金積壓不明顯。
(3)非通用物料:指所有的專用物料,包括各種機(jī)型的外殼件和包裝材料。該類物料的特征是,只能用于某種或幾種傳真機(jī),每月需求量不大,并根據(jù)主生產(chǎn)計(jì)劃中生產(chǎn)不同的型號(hào)而變化。
表4是三類物料的比較。
由表4可以看出,采購周期大于15天的物料基本上都是貴重通用物料。主要原因是一般通用物料屬于低價(jià)的物料,供應(yīng)商都會(huì)有一定量的庫存。非通用物料則是由于PS公司為了適應(yīng)中小批量的短期要求,采用了本地的供應(yīng)商,能較快地根據(jù)PS公司的需求提供相關(guān)物料。
2.貴重通用物料的需求計(jì)劃
貴重的通用物料,其需求量比較大,需求率也比較均勻。除了部分物料有最低采購量的要求外,基本上符合定量定購系統(tǒng)的前提條件。對(duì)于這種物料需求計(jì)劃管理比較理想的解決方案是找到一個(gè)經(jīng)濟(jì)訂貨批量,使訂貨成本和庫存成本在最佳訂貨批量上達(dá)到平衡,最終使總成本最低。也就是采用定量訂貨法。
采用定量訂貨法,需要事先確定好兩個(gè)參數(shù):每次訂貨量Q和再定貨點(diǎn)R。每次訂貨點(diǎn)需要參考經(jīng)濟(jì)定購批量EOQ和供應(yīng)商的最小訂貨批量。經(jīng)濟(jì)訂貨模型是使庫存成本和訂貨成本最低的訂貨批量。其計(jì)算工式為:
EOQ =(2 DC3/C1)1/2 (1)
式中:EOQ――經(jīng)濟(jì)定購批量
D――需求量
C1 ――庫存費(fèi)用
C3 ――訂貨成本
再訂貨點(diǎn)R的計(jì)算公式為:
R=d ×(L+Ls)(2)
式中:R―― 在訂貨點(diǎn)
d ――日平均需求量(常數(shù))
L ――采購提前期(天)
Ls――需要安全庫存量的天數(shù)
經(jīng)濟(jì)定購批量可以采用式(1)計(jì)算,計(jì)算出來的經(jīng)濟(jì)定購批量需要和最低采購批量、定量倍數(shù)平衡,經(jīng)濟(jì)定購批量低于最低采購批量的,應(yīng)該采用最低采購批量。有定量倍數(shù)規(guī)定的需要采用最接近經(jīng)濟(jì)定購批量的倍數(shù)采購批量。再定購點(diǎn)的確定可以根據(jù)式(2)計(jì)算。為了應(yīng)付市場的波動(dòng)和供應(yīng)商供貨的不可靠性,還需要設(shè)置一定的安全庫存。安全庫存可以采用統(tǒng)計(jì)分析的方法得到,但是計(jì)算起來比較復(fù)雜?？梢圆捎镁o急訂貨的采購周期的需求數(shù)量作為安全庫存量。表5是部分貴重通用料的經(jīng)濟(jì)定購批量和再定購點(diǎn)的計(jì)算。
將表5算出來的數(shù)據(jù)輸入K3系統(tǒng),通過K3系統(tǒng)每天監(jiān)測這類物料的庫存變化,當(dāng)庫存水平降到在訂貨點(diǎn)R時(shí),就按照確定好的采購批量Q進(jìn)行訂貨。注意需要監(jiān)測的庫存水平包括在庫庫存和在途庫存水平。
3.一般通用物料的需求計(jì)劃
一般通用物料是單價(jià)比較低的通用物料,這種物料的需求量比較大,需求率也比較均勻,而且這類物料的體積一般很小。例如在傳真機(jī)中大量使用SMD貼片零件和螺絲等。大量存有這種物料并不會(huì)導(dǎo)致物料庫存費(fèi)用和資金占用的明顯增加。由于這類物料長期持續(xù)的需要,過于精細(xì)地計(jì)算每次的需求量顯然沒有必要。而且對(duì)于這類價(jià)值比較小的物料,供應(yīng)商一般也不太愿意接受批量較小的訂貨需求。因此這種物料最好采用定期定貨系統(tǒng)。采用這種模型的好處是:第一,不必隨時(shí)監(jiān)控庫存情況,節(jié)省計(jì)劃員的工作量;第二,像螺絲、電子零件這些價(jià)值低又小件的通用零件大,多來自相同的供應(yīng)商。這樣計(jì)劃員可以定期將多個(gè)種類的物料訂單組合起來。組合訂單不僅可以獲得價(jià)格優(yōu)惠還可能減少運(yùn)輸成本。
對(duì)于定期訂貨系統(tǒng),需要事先確定的兩個(gè)主要參數(shù)是監(jiān)測間隔期P和目標(biāo)庫存量T。如果間隔期P太短,往往導(dǎo)致訂貨量過小,計(jì)劃員工作量過大;相反,如果間隔期太長,容易導(dǎo)致訂貨量比較大,在庫庫存水平也比較大。所以需要一個(gè)合適的訂貨間隔。在這類物料中很多物料都是以10 000個(gè)或20 000個(gè)作為最小訂貨批量,而以1 000或5 000為訂貨倍數(shù)。貼片零件就是5 000個(gè)一卷的,其定量倍數(shù)也是以5 000為單位的。結(jié)合PS公司通用物料的需求率和供應(yīng)商的最小訂貨批量要求,合適的訂貨間隔期為兩周――12個(gè)工作日。定期訂貨系統(tǒng)的目標(biāo)庫存量T的計(jì)算公式為:
T=d ×(P+L+Ls) (3)
式中:T ――目標(biāo)庫存量
d ――日平均需求量(常數(shù))
P ――監(jiān)測間隔期
L ――采購提前期(天)
Ls――需要安全庫存量的天數(shù)
部分物料的目標(biāo)庫存量見表6。
將上面的數(shù)據(jù)輸入K3系統(tǒng),按規(guī)定的期限監(jiān)測后,自動(dòng)計(jì)算訂貨量,就是讓庫存水平達(dá)到目標(biāo)庫存量。
運(yùn)算公式為:
訂貨量=目標(biāo)庫存量T-在庫庫存-在途庫存。
4.非通用物料的需求計(jì)劃
非通用物料是各型號(hào)專用的物料,只在生產(chǎn)與之相關(guān)的產(chǎn)品型號(hào)時(shí)才會(huì)產(chǎn)生對(duì)這種物料的需求,有時(shí)大量耗用,有時(shí)則用得很少或甚至根本不用。這種需求特性屬于典型的相關(guān)需求,這種需求只要在生產(chǎn)使用這種物料之前擁有相應(yīng)的庫存量就可以了?？梢酝ㄟ^K3系統(tǒng)根據(jù)主生產(chǎn)計(jì)劃的生產(chǎn)型號(hào)、數(shù)量和時(shí)間來回答該類物料需求計(jì)劃的3個(gè)問題: 需要什么物料,需要多少,什么時(shí)候需要?由于這種需求的用量是可預(yù)知的,同時(shí)需求是斷續(xù)的,因此沒有必要持有安全庫存。進(jìn)行MRP運(yùn)算前需要先輸入MPS生產(chǎn)計(jì)劃、分層的物料清單和庫存數(shù)據(jù)。進(jìn)行MRP處理的關(guān)鍵是找出上層零部件和下層零部件的聯(lián)系,逐層處理每個(gè)項(xiàng)目,計(jì)算出每個(gè)項(xiàng)目的毛需求量,結(jié)合庫存數(shù)量和預(yù)計(jì)到貨量后,計(jì)算出凈需要量,并保持物料供應(yīng)計(jì)劃和物料需求時(shí)間的一致性。
運(yùn)算公式如下:
凈需要量=毛需求量-預(yù)計(jì)到貨量-現(xiàn)有庫存量。
四、結(jié)束語
多品種小批量的電子制造企業(yè)的物料采購管理都會(huì)面臨共同的難題。如果全部物料采用ERP計(jì)算法,每次輸出需要采購的物料太多,工作量非常大,而且有些采購周期長的通用物料沒能及時(shí)下采購訂單。所以很多這類企業(yè)的采購部門都會(huì)采用定期大量訂購常用物料來減少工作量。但是這樣一來就使物料庫存量增加,占用了大量流動(dòng)資金。PS公司采購管理的解決方案,試圖將物料分成三類有針對(duì)性的管理,對(duì)于通用的貴重物料,這類物料價(jià)值高和采購周期長,進(jìn)行重點(diǎn)管理,既要保證滿足生產(chǎn),又通過經(jīng)濟(jì)訂購批量來控制庫存和采購費(fèi)用;對(duì)于專用物料,這類物料具有專用性和采購周期短的特點(diǎn),進(jìn)行次重點(diǎn)管理,嚴(yán)格控制庫存量;而對(duì)于在電子制造企業(yè)中種類最為繁多的低價(jià)值通用物料,則采用定期大量采購的方式解決。這樣既能實(shí)現(xiàn)降低庫存價(jià)值,又能很大程度上減少采購工作量。文中闡述的解決方案對(duì)眾多生產(chǎn)系列產(chǎn)品的電子制造企業(yè)有借鑒意義。
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