發(fā)布時間：2023-07-25 16:50:15
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的高校畢業(yè)生檔案管理樣本，期待這些樣本能夠為您提供豐富的參考和啟發(fā)，請盡情閱讀。
一、高校畢業(yè)生檔案管理工作呈現(xiàn)的特點及產(chǎn)生的問題
一是高校畢業(yè)生數(shù)量多且連年持續(xù)增加。1997年我國高校招生制度改革，各高等學(xué)校不斷擴大招生規(guī)模，高校畢業(yè)生數(shù)量也隨之逐年增加。據(jù)統(tǒng)計，2001年全國高校畢業(yè)生114萬人，2016年高校畢業(yè)生高達765萬人。高校畢業(yè)生總量多且數(shù)量的快速增長，使得高等學(xué)校的檔案管理工作量瞬間加大，以至于不得不臨時湊人手、拉隊伍，不少高校疲于應(yīng)付。
二是高校畢業(yè)生檔案管理相關(guān)工作時間上相對集中。由于高校畢業(yè)生工作的特殊性，高校畢業(yè)生檔案管理所涉及到的學(xué)校檔案整理、轉(zhuǎn)出，地方接收檔案、整理入庫等工作，從時間上看相對比較集中，高峰期大致從每年的6月中旬到10月下旬。高校畢業(yè)生的檔案管理工作在時間上相對集中，階段性工作量突然增加，這一特點也無形增加了高校和地方檔案管理部門在檔案管理工作方面的壓力。
三是高校畢業(yè)生檔案管理工作信息化水平偏低。其一，高校檔案管理部門在整理檔案時依然采取文字標注信息的方式進行，費時費力，容易出錯。其二，大部分高等學(xué)校在畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)出后，都無法實時查詢或跟蹤檔案去向，給急需用檔的高校畢業(yè)生帶來諸多不便。其三，地方檔案管理部門接收高校畢業(yè)生檔案整理入庫時，亦多采用人工整理數(shù)據(jù)的形式，信息化水平不高，加之檔案來源單位眾多，工作量大且繁瑣，效率不高。其四，雖然目前大多數(shù)地方檔案管理部門都已支持網(wǎng)頁查詢畢業(yè)生檔案去向，但查詢方式較為單一，當前已廣泛普及的微信公眾號、手機APP查詢等方式利用度還不高。
二、利用信息化做好高校畢業(yè)生檔案管理的幾點建議
（一）高等學(xué)校要提高檔案管理信息化水平
高等學(xué)校要改善檔案管理人員隊伍結(jié)構(gòu)，在不斷提高現(xiàn)有工作人員信息化水平的同時，也要注重吸納信息化專業(yè)技術(shù)人才加入檔案管理隊伍，加大專項資金投入，提高軟硬件配備水平，有針對性的開發(fā)檔案管理軟件，本著有利于簡化和規(guī)范畢業(yè)生檔案管理的原則，探索推廣使用條形碼、二維碼等信息化方式標注畢業(yè)生檔案信息，逐漸改變畢業(yè)生檔案信息標注方式。高等學(xué)校要暢通畢業(yè)生檔案去向查詢渠道，探索普及開通網(wǎng)站、微信公眾號、手機APP等多種查詢方式，以方便畢業(yè)生實時掌握其檔案流向。
（二）地方要促進檔案信息化建設(shè)提高服務(wù)水平
隨著計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及各類信息化設(shè)備越來越多的應(yīng)用于我們的工作和生活，使得我們獲取信息的方式更加方便、速度更加快捷，工作效益和生活質(zhì)量大幅度提高。在此大背景下，地方檔案管理部門作為政府直接服務(wù)高校畢業(yè)生就業(yè)創(chuàng)業(yè)的窗口部門，為服務(wù)對象提供檔案管理相關(guān)服務(wù)的質(zhì)量和效率，直接關(guān)系著政府在人民群眾中的形象，因此，地方檔案管理部門提供相關(guān)服務(wù)的質(zhì)量和效率尤為重要，以信息化技術(shù)為核心的檔案管理智能化系統(tǒng)工程建設(shè)應(yīng)為“必修課程”，從基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、信息資源建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、標準規(guī)范建設(shè)、人才隊伍建設(shè)、安全保障建設(shè)等方面入手，構(gòu)建完善的檔案管理信息化系統(tǒng)工程，實現(xiàn)硬件、軟件以及人員的全面信息化。
（三）決策部門要大力推動檔案管理信息化水平建設(shè)工作的開展
高校畢業(yè)生檔案是指已經(jīng)完成國家教育部或者就讀高校所規(guī)定的學(xué)分或者學(xué)時的學(xué)生的個人檔案，檔案應(yīng)包括的內(nèi)容：學(xué)籍材料、社會活動表現(xiàn)情況、、黨、團材料、獎懲情況、體格資料、畢業(yè)材料等。
畢業(yè)生人事檔案是人才信息的重要載體，是大學(xué)生在校期間德智體等方面的真實歷史記錄，是反映大學(xué)畢業(yè)生綜合素質(zhì)的重要依據(jù)，也是大學(xué)生就業(yè)及其今后各級組織選拔、任用、考核的主要依據(jù)。以創(chuàng)新的思路認真做好畢業(yè)生的檔案管理工作，充分挖掘檔案管理在促進人才培養(yǎng)過程中的積極作用，特別是服務(wù)大學(xué)生成功就業(yè)的推進作用，從而進一步提升高校檔案管理的整體質(zhì)量和效益，是十分重要而又具有現(xiàn)實意義的。
二、高職畢業(yè)生人事檔案管理的現(xiàn)狀及問題
高校畢業(yè)生檔案的重要性決定了我們應(yīng)該對其進行全面的規(guī)范管理，然而目前，就高職院校而言，檔案管理還存在諸多問題。以我校為例，學(xué)校實行多層次、多形式、多種學(xué)制辦學(xué)，學(xué)生來源不一，學(xué)制有三年，有五年，形成的學(xué)生檔案材料也不一致，因此我們的畢業(yè)生檔案管理仍存在很多問題，呈現(xiàn)出服務(wù)被動化、管理不規(guī)范、管理模式陳舊等管理現(xiàn)狀。
服務(wù)被動化。學(xué)生檔案的管理觀念陳舊，還停留在只是匯集學(xué)生在校的政治表現(xiàn)和畢業(yè)階段的終端學(xué)習成績，僅供查閱等單純的學(xué)籍資料歸檔作用上。對學(xué)生就業(yè)所需的推薦材料，也只是一些基本情況的介紹，與用人單位錄用需要的信息要求存在嚴重脫節(jié)現(xiàn)象，內(nèi)容單調(diào)、缺乏個性，既不能反映市場對人才所需求的綜合素質(zhì)，也無法起到為用人單位提供完整準確的人才信息的載體作用。
檔案管理不夠規(guī)范。高職專院校在檔案管理上還沒有形成符合自身特點的實施細則和制度，在執(zhí)行過程中存在不夠嚴格的現(xiàn)象，使檔案管理流于形式，僅是充當了檔案“保管員”的角色。
（1）檔案材料片面、不完整。這主要有兩個方面的原因：一是學(xué)生檔案來源的廣泛性。有來源于教學(xué)管理部門的，有來自系部的，有來自學(xué)生本人的，還有來自校外相關(guān)部門的，這些材料數(shù)量龐大，單從人事或教學(xué)方面考慮學(xué)生檔案的歸屬，很容易造成檔案材料收集的片面或重復(fù)，不利于學(xué)生檔案的完整和統(tǒng)一。二是檔案形成時間具有階段性。學(xué)生檔案一般是有季節(jié)性的特點，有的材料是在學(xué)生進校時形成的，有的是按學(xué)期形成的。到了畢業(yè)生集中離校期間，時間緊，工作任務(wù)特別重，往往到了要即將轉(zhuǎn)寄檔案材料時匆忙安排幾個學(xué)生幫忙整理，他們沒有經(jīng)過專門的培訓(xùn)，經(jīng)驗缺乏，責任心不足，導(dǎo)致各種問題層出不窮。
（2）檔案材料用紙、書寫不規(guī)范。從學(xué)生檔案中發(fā)現(xiàn)，有的材料用紙是8k，有的材料用紙是32k，尤其是《學(xué)生學(xué)籍成績單》，各個系基本不統(tǒng)一，影響檔案的利用質(zhì)量。還有一些檔案書寫隨便，用圓珠筆書寫，但是用圓珠筆書寫的材料一般幾年后就開始模糊，給檔案保存帶來很大的困難。
管理方式落后。我校仍采用傳統(tǒng)的檔案管理方式，即以單一的紙質(zhì)檔案管理為主，導(dǎo)致學(xué)校檔案占用空間大，查閱不方便，容易出現(xiàn)脫頁或字跡不清晰等問題。作為用于服務(wù)大學(xué)生就業(yè)的高校學(xué)生檔案，具有材料的豐富多樣性，收集材料過程的系統(tǒng)集中性和檔案材料服務(wù)就業(yè)的實用權(quán)威性等特點，這些特點對高校的學(xué)生檔案管理方式提出了新的要求，特別是對大學(xué)生在校期間成長成才的行為表現(xiàn)形成的檔案材料要實行全過程的動態(tài)管理，才能為用人單位提供客觀詳盡反映畢業(yè)生整體情況的檔案材料，其歸檔的信息量很大，工作量也很大，這樣的工作要求靠現(xiàn)行的以手工操作為主的管理方式是無法承擔的。
三、實行畢業(yè)生檔案規(guī)范化管理的對策思考
加強畢業(yè)生檔案宣傳與教育，提高畢業(yè)生檔案意識。
由于檔案管理人員的宣傳不到位，使得學(xué)生檔案意識嚴重缺乏。根據(jù)近期我校開展的一項抽樣調(diào)查發(fā)現(xiàn)，只有極少數(shù)的同學(xué)認為自己比較了解，而超過七成的學(xué)生表示自己對檔案不了解，不知道檔案有什么用甚至認為檔案根本沒什么作用，也不清楚畢業(yè)后檔案到底該放到什么地方。對檔案知識的匱乏使學(xué)生不關(guān)心自己檔案的去向，對檔案丟失也不理不睬。在這種情況下，就采取不要檔案或者把檔案存于學(xué)校的方式，導(dǎo)致大量的畢業(yè)生檔案滯留學(xué)校，給本來就緊張的檔案庫房和匱乏的人力物力帶來巨大的壓力。因此必須加強對學(xué)生的宣傳和教育。在新生入學(xué)上交檔案時就對他們進行宣傳教育，及時、完整地將檔案上交。大學(xué)期間，在填寫檔案內(nèi)容時要規(guī)范、準確、真實，不能弄虛作假。在學(xué)生畢業(yè)時，高校應(yīng)把該項工作納入畢業(yè)生教育工作之中，讓畢業(yè)生知道畢業(yè)生檔案的形成規(guī)律與作用，畢業(yè)生檔案運轉(zhuǎn)的一些過程等，讓畢業(yè)生對自己的個人檔案有比較全面的了解，認識到畢業(yè)生檔案的不可或缺性，是自己生命中的不可分割的一部分。
更新服務(wù)觀念，樹立創(chuàng)新意識。
真正從服務(wù)大學(xué)生實現(xiàn)成功就業(yè)的要求來實施管理，杜絕畢業(yè)生檔案管理中存在的信息不全、信息失真、信息滯后等問題。
（1）工作中主動與畢業(yè)生檔案來源地多聯(lián)系與協(xié)調(diào)，及時收集、整理學(xué)生檔案。力求畢業(yè)生檔案來源內(nèi)容與來源渠道的安全。學(xué)生檔案的收集是保證檔案完整性的主要渠道，尤其是入團、入黨志愿書、申請書、轉(zhuǎn)正報告、政審材料等，檔案管理人員要及時到所形成材料的部門收集材料，及時進行鑒別整理。
（2）定期做好館藏畢業(yè)生檔案的管理情況統(tǒng)計，熟悉所藏的畢業(yè)生檔案的所有情況，以便能及時提供利用。
加強高素質(zhì)和復(fù)合型檔案管理人才的培養(yǎng)
目前的檔案管理主體多為兼職人員，專業(yè)素質(zhì)不強，因此，首先要轉(zhuǎn)變管理人員的管理理念，提高畢業(yè)生檔案服務(wù)于就業(yè)的意識，將檔案管理納入學(xué)校整體的規(guī)劃之中；其次，要加強對管理人員的培訓(xùn)，并定期考核，不僅包括業(yè)務(wù)知識的熟悉情況，還有掌握與時代相適應(yīng)的電子信息管理技術(shù)；再次，要提高管理人員的職業(yè)道德水平，增強工作責任感和積極性。
有步驟、分重點推進畢業(yè)生檔案信息化管理
在信息化時代，對畢業(yè)生檔案管理工作也提出了新的挑戰(zhàn)，原有的單一的管理模式已經(jīng)很難適應(yīng)現(xiàn)時檔案工作的發(fā)展要求，因此畢業(yè)生檔案信息化管理是高校檔案管理方式改革的必然。
（1）建立和完善畢業(yè)生檔案數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)。沒有信息化的操作平臺，談?wù)撔畔⒒ㄔO(shè)只是空想。因此要對各類操作設(shè)備進行升級換代，加快對軟件系統(tǒng)的升級更新，建立一套完整的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)。
（2）加強檔案信息基礎(chǔ)建設(shè)工作。在畢業(yè)生檔案信息化管理中，數(shù)據(jù)庫尤為重要，它以檔案為原始依據(jù)，是檔案信息化管理的核心。學(xué)生入校時，應(yīng)著手建立學(xué)生檔案數(shù)據(jù)庫，并以網(wǎng)上招生錄取時學(xué)生的電子檔案為基礎(chǔ)，入學(xué)后學(xué)生學(xué)籍卡制成標準式的電子文件格式，同時必須及時維護和更新，把學(xué)生在校期間的德、智、體、美等動態(tài)地記錄每個大學(xué)生的成長歷程。
關(guān)鍵詞：公共就業(yè)服務(wù)機構(gòu)；高校畢業(yè)生；人事檔案；管理
高校畢業(yè)生檔案是國家干部人事檔案的重要組成部分，是高校畢業(yè)生在校期間的生活、學(xué)習及各種社會實踐的真實歷史記錄。當前，在高校畢業(yè)生人事檔案管理方面，普遍存有“人事檔案無用論”的觀點和現(xiàn)象，表現(xiàn)在高校畢業(yè)生自身對檔案不重視，政府公共就業(yè)和人才服務(wù)機構(gòu)對檔案管理和提供相關(guān)涉檔服務(wù)不到位，給高校畢業(yè)生今后接受選拔、任用、考核以及行政、事業(yè)單位結(jié)構(gòu)調(diào)配方面，帶來了負面隱患和障礙。因此，在當前就業(yè)創(chuàng)業(yè)新常態(tài)下，無論從開展高校畢業(yè)生就業(yè)服務(wù)角度，還是加強人事檔案管理的角度，都應(yīng)是公共就業(yè)服務(wù)機構(gòu)的重要內(nèi)容和工作職責。
1 人事檔案對高校畢業(yè)生的社會生活仍然起到不可或缺的作用
人事檔案是我國人事管理制度的一項重要特色，它是個人身份、學(xué)歷、資歷等方面的證據(jù)，是記載人生軌跡的重要依據(jù)。高校畢業(yè)生檔案是高校畢業(yè)生在校期間的生活、學(xué)習及各種社會實踐的真實歷史記錄，是大學(xué)生就業(yè)及其今后各單位選拔、任用、考核的主要依據(jù)，在各類人員的合理分配、人力資源的合理利用以及行政、事業(yè)單位結(jié)構(gòu)調(diào)配方面發(fā)揮著重要作用。當前，在人們?nèi)粘Ｉ钪校耸碌臋n案的作用仍然不可或缺，諸如享受養(yǎng)老保險、醫(yī)療保險、失業(yè)保險等國家推行的福利政策方面，在個人辦理報考公務(wù)員、工資提升、職稱評定以及出國手續(xù)等，都起到最原始的依據(jù)作用，相關(guān)部門必須審查的材料之一。因此，加強對人事檔案工作管理，特別是高校畢業(yè)生的檔案工作，不僅是組織人事工作的基本要求，也是高校畢業(yè)生立足社會、謀求發(fā)展的基礎(chǔ)。
自2002年以來，我國實行“勞動者自謀職業(yè)、自主創(chuàng)業(yè)，市場調(diào)節(jié)就業(yè)，政府促進就業(yè)”的積極就業(yè)政策。高校畢業(yè)生就業(yè)也由國家統(tǒng)包統(tǒng)分，相應(yīng)調(diào)整為推薦就業(yè)、自謀職業(yè)和市場就業(yè)的就業(yè)政策。做好人事檔案管理工作，就是為那些敢于到民營企業(yè)創(chuàng)業(yè)、敢于自謀職業(yè)、敢于自主創(chuàng)業(yè)的高校畢業(yè)生提供了配套服務(wù)，解決了他們的退路問題。所以，開展高校畢業(yè)生人事檔案管理工作，是落實積極就業(yè)政策，做好公共就業(yè)服務(wù)工作、踐行“政府促進就業(yè)”的重要手段，必須抓緊抓實。
2 當前高校畢業(yè)生人事檔案管理中存在的問題
當前，高校畢業(yè)生人事檔案管理工作存在問題如下：。
一是個別地方對高校畢業(yè)生人事檔案管理工作不重視。
主要表現(xiàn)為，在原人事部門所屬人才交流服務(wù)機構(gòu)和原勞動保障部門所屬公共就業(yè)服務(wù)機構(gòu)的整合過程中，對社會化檔案管理沒有充分的重視，故意削弱檔案管理機構(gòu)力量，不單獨建立專門的檔案管理機構(gòu)，不配備專職的工作人員。檔案管理設(shè)施投入嚴重不足，“防火、防盜、防蛀、防霉、防油、防輻射”設(shè)施不全，有的甚至連檔案庫房所必須的溫度計、干濕計、吸潮機等基本設(shè)備都沒配備。檔案管理制度缺乏，或者管理制度不規(guī)范、不完善，或者有制度不堅持、不執(zhí)行，隨意性極大，缺乏嚴格的管理措施等。檔案管理指導(dǎo)思想僵化，計劃經(jīng)濟年代的檔案管理思想嚴重，嚴重制約的檔案的利用和流動。
二是部分民營企業(yè)對人事檔案的作用缺乏足夠的認識。
檔案是歷史的真實記錄，通過利用檔案，可以清楚地了解員工過去的工作軌跡，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，為領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策和科學(xué)管理提供重要的參考和依據(jù)。
三是部分高校畢業(yè)生對人事檔案的作用也缺乏應(yīng)有重視。
某學(xué)院04年畢業(yè)生張先生大專畢業(yè)以后，決心自主創(chuàng)業(yè)。他認為自己不去找工作、不用買社保，人事檔案沒有什么用處，于是想當然的把自己的人事檔案放在自己手中保管。一段時期的創(chuàng)業(yè)之后，具有一定工作能力的張學(xué)生又進入了一家大型企業(yè)工作，企業(yè)要審查他的檔案，了解他以往的學(xué)習、工作情況，并為他購買社保。沒想到，由于畢業(yè)后未及時辦理檔案轉(zhuǎn)接手續(xù)，檔案卻找不到了。沒辦法，張先生只好通過補辦檔案里的各種證明，來補一份人事檔案了。但是，人事檔案里那些珍貴的信息卻再也不補回來了。向張先生抱有這種心態(tài)的高校畢業(yè)生大有人在。以某市近年接檔、轉(zhuǎn)檔和發(fā)檔為例，該市每年共接納各類畢業(yè)生檔案1.8萬份，實際每年發(fā)檔、轉(zhuǎn)檔約1萬份，現(xiàn)存歷年積存檔案，即所謂的“棄檔”有1.2萬 份，這充分說明了部分高校畢業(yè)生對自己人事檔案的淡漠心態(tài)。
以上情況的存在，導(dǎo)致了高校畢業(yè)生人事檔案管理工作產(chǎn)生了一系列的問題和矛盾。一是“死檔棄檔”加大管理成本。據(jù)不完全統(tǒng)計，全國各級人才流動中心管理保存的330萬份人事檔案中，就有60多萬份與主人失去聯(lián)系。二是“人質(zhì)檔案”制約人事流動。隨著人才流動的加快，一些單位為留住人才或逼迫跳槽人員辦清相關(guān)手續(xù)而扣留人事檔案。2015年5月，某企業(yè)醫(yī)院因13名高校畢業(yè)生擅自離職而強制扣留了他們的人事檔案，導(dǎo)致這13名畢業(yè)生聯(lián)名狀告公共就業(yè)和人才服務(wù)機構(gòu)不作為，沒有及時提供檔案托管服務(wù)項目，使他們的人事檔案成為了“人質(zhì)檔案”。三是“檔案克隆”引發(fā)人事糾紛。有的單位為引進更多高層次、高學(xué)歷、高水平人才，或為了單位升格達標，紛紛出臺各種優(yōu)惠政策吸引人才，甚至作出重建檔案的承諾。人事檔案成了原單位和新單位人才“拉鋸戰(zhàn)”的焦點，引發(fā)人事糾紛。四是“注水檔案”透支社會信用。人事檔案關(guān)系到個人職位升遷、工資水平、福利待遇等切身利益，有些人便在檔案上打起了主意，涂改、偽造檔案，假工齡、假年齡、假學(xué)歷、假職稱等材料被塞入檔案，以致出現(xiàn)了“學(xué)歷越來越高，年齡越來越小，工齡越來越長，獎項越來越多”的現(xiàn)象，這就使檔案的信用功能大打折扣。近幾年新聞媒體報道的學(xué)歷造假、年齡造假、黨齡造假的案例，實質(zhì)就是反映了社會公共人事檔案管理不到位的問題。
3 公共就業(yè)服務(wù)對人事檔案加強管理的措施建議
1、加強公共社檔服務(wù)的立法建設(shè)。一是從國家層面出臺高校畢業(yè)生離校后人事檔檔管理制度。建立全國統(tǒng)一的高校畢業(yè)生人事檔案管理制度、轉(zhuǎn)遞制度、接收制度、歸檔制度、借閱制度和產(chǎn)權(quán)歸屬制度及相關(guān)的服務(wù)收費標準制度。二是從立法的角度，規(guī)范政府應(yīng)提供的涉檔服務(wù)機構(gòu)、服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)項目和服務(wù)標準。目前，山東省人力資源和社會保障廳在即將提報省人大常委會審議的《山東省人力資源市場管理條例》（草案），將檔案托管服務(wù)列為政府所屬公共人力資源服務(wù)機構(gòu)的服務(wù)內(nèi)容，成為我國目前唯一對社會公共檔案管理服務(wù)進行立法規(guī)范的省份，為我國社會公共檔案管理的社會化邁出了可喜一步。
2、加強檔案管理機構(gòu)建設(shè)。在新一輪的事業(yè)單位改革中，著重加強社會化檔案管理機構(gòu)建設(shè)，在行政隸屬上可以屬于各級人力資源管理機構(gòu)，按照可按每管理萬冊檔案數(shù)額，科學(xué)確定專兼職工作人員編制。加強檔案庫房建設(shè)投入，確保正常業(yè)務(wù)開展所需經(jīng)費需要。
【關(guān)鍵詞】高校畢業(yè)生 人事檔案 問題 對策
高校畢業(yè)生人事檔案是高校學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)整個培養(yǎng)過程在德智體等方面發(fā)展狀況的真實記錄和反映。強化對高校畢業(yè)生的人事檔案管理，對深化教學(xué)改革，提高教育質(zhì)量和管理水平，開拓人才信息資源，拓寬畢業(yè)生就業(yè)、擇業(yè)提供重要憑證，有著十分重要的意義。
高校畢業(yè)生檔案內(nèi)容包括:中學(xué)信息、學(xué)生登記表、軍訓(xùn)登記表、高考報名表、在校成績表、高校畢業(yè)生登記表、黨(團)材料、大學(xué)期間在校表現(xiàn)、體檢表、報到證等。
1 高校畢業(yè)生人事檔案現(xiàn)狀分析及其消極影響
據(jù)調(diào)查，對檔案無所謂的大部分是自謀職業(yè)者，跳槽頻繁的他們認為，商業(yè)社會中，用人單位不會太重視你的檔案，考察檔案不如考察現(xiàn)實的人，只要有完成某項工作的能力，用人單位是不會管你檔案到底怎么樣的。
據(jù)廣州市人才中心負責人介紹，人事檔案之所以由昔日的“香餑餑”，變化成為今天眾多畢業(yè)生眼中的“雞肋”，主要是在計劃經(jīng)濟向市場經(jīng)濟轉(zhuǎn)軌的過程中，人事檔案的作用在淡化。在過去，檔案是組織部門考察了解干部的工具?，F(xiàn)在，隨著人事制度改革的深化，工作崗位與人事檔案之間的依附關(guān)系逐漸減弱。
檔案作用的弱化，一方面促進了人才流動，同時，也導(dǎo)致了個人在流動或工作轉(zhuǎn)換中，由于檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)繁雜而不再理會個人人事檔案。按照規(guī)定，代管檔案是收費的有償服務(wù)。不理會人事檔案者有一個重要的心理就是，在人才市場存放要產(chǎn)生費用。
有關(guān)專家介紹，如果一個人遺棄自己的個人檔案，會產(chǎn)生許多消極的影響。第一，影響個人利益。有了檔案，就可以享受到相關(guān)的人事、勞動、社會保障服務(wù)。無論是在原單位供職的人，還是辭職后另求新職者，在辦理社會保險、領(lǐng)取失業(yè)金時，個人檔案記錄的工齡、工資、待遇、職務(wù)、社保參保年限等都是主要依據(jù)。第二，影響畢業(yè)生轉(zhuǎn)正定級和工齡計算。許多大學(xué)畢業(yè)生找到工作后，沒有及時辦理參加工作的手續(xù)，工作幾年后仍然是學(xué)生身份，從而影響了自己的轉(zhuǎn)正定級，也影響到工齡和退休金的計算。第三，耽誤職稱評定和工作調(diào)轉(zhuǎn)。有的畢業(yè)生自大學(xué)畢業(yè)后，檔案既沒有提交單位，也沒有存在政府指定的人才服務(wù)中心，職稱評定就會因手續(xù)不全而受到影響;有人雖在畢業(yè)后把檔案存到了人才服務(wù)機構(gòu)，但又沒有及時辦理就業(yè)手續(xù)，等到幾年后調(diào)動工作時，才發(fā)現(xiàn)需要辦理參加工作后的所有手續(xù)，并要在轉(zhuǎn)正定級后才能正式調(diào)動。第四，導(dǎo)致留學(xué)人員保險斷檔?，F(xiàn)在自費、出國留學(xué)人數(shù)與日俱增，但當許多學(xué)子海外深造歸來、榮歸故里、大展宏圖之時，卻發(fā)現(xiàn)由于人事檔案存放不當，自己無意間做了幾年“無業(yè)人員”，為今后的工作帶來很多不便。第五，導(dǎo)致干部身份丟失。全日制普通高校畢業(yè)生，在工作滿一年即見習期滿一年時，通過辦理轉(zhuǎn)正定級手續(xù)之后，可獲得干部身份。然而，很多全日制普通高校畢業(yè)生由于種種原因?qū)n案存進街道，導(dǎo)致干部身份丟失，影響自己的職業(yè)生涯。
2 高校畢業(yè)生人事檔案管理中存在的問題
(1)畢業(yè)生對人事檔案的重視程度不夠。一些畢業(yè)生認為人事檔案“沒什么用了”、“作用低了”，另一些就業(yè)于私營企業(yè)、民營企業(yè)等沒有人事主管權(quán)的非公有制單位的畢業(yè)生，更是“遺忘”了自己的檔案，懷著一種要不要檔案無所謂的態(tài)度。這種對人事檔案重要性的欠缺認識，勢必會影響人事檔案在人才資源開發(fā)中所起的作用。
(2)檔案管理不規(guī)范。管檔部門沒有形成自己的實施細則和制度;另外管檔人員在管理上流于形式，僅充當檔案“保管員”的角色，對接收到的畢業(yè)生檔案，只是按學(xué)校或接收時間不同在原檔案袋上直接編號，這些不規(guī)范的操作導(dǎo)致了檔案內(nèi)容不全、管理混亂等問題，影響了人事檔案管理工作的嚴肅性，降低了人事檔案工作效率，更談不上為畢業(yè)生提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)了。
(3)檔案管理人員素質(zhì)有待提高。目前檔案管理人員比較保守，缺乏創(chuàng)新意識，在用新方法、新技術(shù)管理檔案方面還缺乏新思路。作為當代檔案職業(yè)管理人員，不僅應(yīng)具備傳統(tǒng)技能，還要具有信息技能。特別要加強計算機應(yīng)用能力的學(xué)習，為檔案現(xiàn)代化管理提供準確快捷服務(wù)。
3 高校畢業(yè)生人事檔案管理的對策
為使畢業(yè)生人事檔案管理工作在新形勢下發(fā)揮更大的作用，為廣大的畢業(yè)生提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，畢業(yè)生人事檔案管理部門應(yīng)從以下幾方面入手:
(1)規(guī)范高校學(xué)生人事檔案管理制度，提高大學(xué)生人事檔案管理和服務(wù)質(zhì)量，強化對畢業(yè)生的檔案觀念教育。高校必須對學(xué)生人事檔案的價值重新定位，重視學(xué)生人事檔案的建檔質(zhì)量，加強畢業(yè)生人事檔案管理，嚴格按照相關(guān)規(guī)定及時將畢業(yè)生檔案送達學(xué)生就業(yè)單位，暫未就業(yè)的要及時向相關(guān)人才服務(wù)機構(gòu)送達，杜絕隨意擱置。各高校要加強對畢業(yè)生的檔案意識教育，樹立起重視個人檔案、保護自身利益的觀念。
(2)創(chuàng)新管理模式，實現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案管理。首先，要增強創(chuàng)新意識。在立卷制度上更新，在工作手段上改進。其次，要應(yīng)用現(xiàn)代技術(shù)。加強現(xiàn)代化技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用，提高管理效率和水平。目前，計算機已應(yīng)用于人事檔案管理工作當中，信息技術(shù)的應(yīng)用使得借閱歸還檔案的速度大大提高，在檔案管理方面既安全可靠，又方便快捷。
(3)采取措施實現(xiàn)高校畢業(yè)生人事檔案的動態(tài)管理。高校畢業(yè)生人事檔案動態(tài)管理，是指在檔案管理的生命周期內(nèi)，注重管理活動的前后銜接和相互影響，體現(xiàn)全程與全方位的管理思想，強調(diào)管理過程的延續(xù)性和科學(xué)性，結(jié)合管理活動的各個環(huán)節(jié)，輔助現(xiàn)有信息技術(shù)，不斷進行檔案信息的挖掘與更新，從而使管理的全過程處于最佳的運行狀態(tài)，產(chǎn)生最佳的效果。高校畢業(yè)生人事檔案動態(tài)管理是系統(tǒng)論觀點和方法在檔案管理活動中的具體運用。應(yīng)充分利用現(xiàn)有的信息技術(shù)，結(jié)合傳統(tǒng)的檔案管理流程，即在“收、管、用”的過程中合理靈活的運用動態(tài)管理模式，以期達到目標與過程的統(tǒng)一。
(4)加大人事工作力度，徹底解除畢業(yè)生的后顧之憂。隨著市場就業(yè)機制的實行，畢業(yè)生擇業(yè)時間進一步延長，根據(jù)這種情況，應(yīng)加大為廣大畢業(yè)生實行人事的力度，使人事成為畢業(yè)生就業(yè)的有力保障。一是人事的范圍不斷擴大，在繼續(xù)做好“個人”的基礎(chǔ)上，積極向各高校聯(lián)系，宣傳人事政策，并制定對畢業(yè)生實行人事的優(yōu)惠政策，對畢業(yè)生實行以學(xué)校為單位的“集體”;二是人事的內(nèi)容進一步完善，對畢業(yè)生的干部身份、轉(zhuǎn)正定級、落戶手續(xù)、養(yǎng)老保險等方面實行全方位，徹底解除畢業(yè)生的后顧之憂。綜上所述，在新形勢下做好畢業(yè)生人事檔案管理工作，既是社會主義市場經(jīng)濟發(fā)展的需要，也是我們?nèi)耸氯瞬殴ぷ髡吡x不容辭的責任。
參考文獻
[1] 馬良生.檔案管理概論[M].合肥:安徽人民出版社.2003.
1系統(tǒng)架構(gòu)與技術(shù)分析
1.1系統(tǒng)架構(gòu)
系統(tǒng)是基于Web的應(yīng)用系統(tǒng),涉及到業(yè)務(wù)邏輯、數(shù)據(jù)處理等內(nèi)容,采用流行的三層B/S(Browser/Server)結(jié)構(gòu)進行設(shè)計和開發(fā),使不同的系統(tǒng)用戶可以通過瀏覽器訪問網(wǎng)站進行檔案管理相關(guān)工作,能很好地實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。
1.2技術(shù)分析
本課題開發(fā)的在線高校畢業(yè)生檔案管理系統(tǒng)采用B/S體系結(jié)構(gòu)。
在客戶端運行瀏覽器,提供用戶接口,負責產(chǎn)生用戶的請求,并接受WEB服務(wù)器傳遞的WEB頁面數(shù)據(jù);WEB服務(wù)器接收請求,將其轉(zhuǎn)換為數(shù)據(jù)庫服務(wù)器能識別的SQL語句,傳遞給數(shù)據(jù)庫服務(wù)器,數(shù)據(jù)庫服務(wù)器執(zhí)行后將結(jié)果返回給WEB服務(wù)器,WEB服務(wù)器將結(jié)果生成瀏覽器識別的格式返回到客戶端的瀏覽器上。由于采用互聯(lián)網(wǎng)的相關(guān)技術(shù),B/S結(jié)構(gòu)的系統(tǒng)開放性好,易維護、易擴展?？蛻舳藶g覽器只跟WEB服務(wù)器交換數(shù)據(jù),數(shù)據(jù)安全性比較高。
2系統(tǒng)需求分析
針對于日常的畢業(yè)生檔案管理流程,該系統(tǒng)需滿足以下需求:(1)畢業(yè)生可以通過網(wǎng)絡(luò)很方便地查詢自己的畢業(yè)檔案去向等情況,不受地域和軟件的限制。(2)學(xué)校畢業(yè)生檔案管理人員能對畢業(yè)生檔案的有關(guān)信息進行有效管理,包括檔案存放、傳遞、接收等,能夠?qū)z留學(xué)生的檔案進行有效管理。(3)學(xué)校畢業(yè)生檔案管理人員能夠憑自己的權(quán)限在網(wǎng)上對該系統(tǒng)內(nèi)畢業(yè)生檔案進行添加、刪除、修改,檢索,打印以及管理者權(quán)限等操作。(4)系統(tǒng)穩(wěn)定,實用,可靠,能夠按要求備份數(shù)據(jù)庫。
3系統(tǒng)功能設(shè)計
由于本系統(tǒng)是面向特定的對象,所以用戶進入系統(tǒng)先應(yīng)該進行身份驗證。根據(jù)不同的用戶,進入到不同的管理界面,完成相應(yīng)的功能。
系統(tǒng)的功能模塊劃分如下:系統(tǒng)主要由用戶登錄、系統(tǒng)管理、檔案管理三大模塊構(gòu)成。其中系統(tǒng)管理和檔案管理是本系統(tǒng)的中心模塊。系統(tǒng)管理包括:用戶管理、權(quán)限管理、數(shù)據(jù)維護管理、日志管理、系統(tǒng)輔助管理等主要功能。檔案管理包括:基本信息管理、畢業(yè)信息管理、檔案轉(zhuǎn)遞管理、遺留學(xué)生信息管理、打印功能、檢索功能等。
普通用戶實現(xiàn)的功能包括兩部分:畢業(yè)信息提交及檔案去向查詢功能。而系統(tǒng)用戶實現(xiàn)的功能則包括以下幾點。
(1)系統(tǒng)管理功能:①添加刪除用戶以及密碼的設(shè)置與修改;②用戶管理:系統(tǒng)支持多級權(quán)限管理。系統(tǒng)管理人員可對系統(tǒng)信息進行維護、編輯、檢索、打印并對系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)庫管理;普通用戶僅限于檔案去向查詢;③信息維護:畢業(yè)生生源數(shù)據(jù)庫的維護——按年度,每年一個畢業(yè)生生源數(shù)據(jù)庫,進行畢業(yè)生生源數(shù)據(jù)庫的匯總與修改;打印方式的維護——根據(jù)機要檔案交接的需要,按畢業(yè)生檔案機要轉(zhuǎn)遞去向的不同,能夠分別打印發(fā)往外省、市的,本市、區(qū)的,本地人才服務(wù)中心的等檔案機要交接單;④日志管理:系統(tǒng)日常使用記錄,包括:用戶名、IP地址、使用時間及使用的相關(guān)記錄;⑤系統(tǒng)備份功能:系統(tǒng)數(shù)據(jù)按要求進行備份。
(2)畢業(yè)生檔案管理功能:信息管理功能:提供畢業(yè)生檔案管理基本信息的錄入、修改,進行相應(yīng)的數(shù)據(jù)編輯,以及畢業(yè)信息的審核,編輯;檢索功能:對于系統(tǒng)用戶,能以多種方式對畢業(yè)生檔案的各種信息情況進行數(shù)據(jù)檢索;對于普通,能在客戶端計算機瀏覽器上通過網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)檢索,對畢業(yè)生檔案信息進行查詢,檢索出滿足條件的記錄。客戶查詢前提條件是知道姓名及學(xué)號;打印功能:將檔案轉(zhuǎn)遞情況WORD文檔表格的形式打印并予以留存。
4數(shù)據(jù)庫設(shè)計及系統(tǒng)實現(xiàn)
4.1數(shù)據(jù)庫設(shè)計
根據(jù)高校畢業(yè)生檔案管理的工作流程,依托網(wǎng)絡(luò),畢業(yè)生檔案管理系統(tǒng)要處理的信息主要包括:(1)畢業(yè)生個人情況信息:學(xué)號、姓名、性別、專業(yè)名稱、民族、身份證號、生源所在地、入學(xué)時間、學(xué)制、培養(yǎng)方式等;畢業(yè)生就業(yè)信息;(2)就業(yè)單位、單位所在地址、派遣時間、畢業(yè)去向、派遣報到證號、就業(yè)狀況;(3)檔案轉(zhuǎn)遞信息:檔案處理情況——含檔案郵寄地址、檔案接收單位及部門、檔案投遞時間——畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)出所在高校的時間、檔案郵寄號碼——高校學(xué)生檔案管理部門轉(zhuǎn)遞畢業(yè)生檔案時的編號、檔案機要編號——檔案轉(zhuǎn)遞機要部門的郵寄編號、檔案回執(zhí)——由高校學(xué)生檔案管理部門隨檔案轉(zhuǎn)出,用人單位或人事部門收到畢業(yè)生檔案后寄還的檔案接收單據(jù),這是畢業(yè)生檔案歸屬的憑據(jù);(4)遺留學(xué)生檔案信息:學(xué)號、姓名、遺留材料內(nèi)容、遺留原因、其他相關(guān)說明。
由于涉及到的數(shù)據(jù)量不大,所以采用了access數(shù)據(jù)庫,設(shè)計完成了用戶表、檔案轉(zhuǎn)遞信息表、學(xué)生信息表、遺留學(xué)生檔案信息表、就業(yè)信息表。
4.2系統(tǒng)實現(xiàn)
本系統(tǒng)基于平臺開發(fā),用2005作為開發(fā)環(huán)境,界面設(shè)計采用了Dreamweave,IIS作為Web服務(wù)器,數(shù)據(jù)存儲采用Access,通過編程實現(xiàn)了系統(tǒng)的功能,系統(tǒng)中涉及的關(guān)鍵技術(shù)有:數(shù)據(jù)庫連接、條件查詢、備份數(shù)據(jù)庫等,由于代碼較為冗長,在此不一一贅述。
關(guān)鍵詞：高職院校；畢業(yè)生；檔案管理
一 高職院校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞和查詢現(xiàn)狀
1.高職院校檔案管理人員對畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞和查詢工作缺泛重視。首先，在高職院校管理的模式下，教師和管理人員都把學(xué)生的教學(xué)、管理、教育工作作為一項主要任務(wù)來抓，而對于學(xué)生檔案管理工作卻十分不重視，特別是對學(xué)生檔案的最后一個環(huán)節(jié)，即畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞和查詢工作的觀念就更為淡?。黄浯?，高職院校學(xué)生檔案管理人員的重視程度不夠，責任心不強，認為畢業(yè)生檔案管理工作是一項輔工作，工作質(zhì)量好壞對學(xué)生整體教學(xué)質(zhì)量高低不會產(chǎn)生很大的影響，學(xué)生在畢業(yè)以后，只需要把他們的檔案轉(zhuǎn)遞出去。
2.高職院校學(xué)生檔案管理人員素質(zhì)參差不齊及崗位變動較快。在高職院校學(xué)生檔案管理工作中，普遍認為學(xué)生檔案管理工作只是一項服務(wù)性工作，檔案管理人員雖然作為學(xué)校教學(xué)服務(wù)中的重要組成部分，但是其隊伍建設(shè)卻一直沒有得到應(yīng)有的重視。大多數(shù)高職院校中都沒有配備專門檔案管理人員，即使有的高職院校已經(jīng)配備了相關(guān)專門管理人員，但是人員沒有進行相關(guān)培訓(xùn)，缺乏檔案管理專業(yè)水平，而且崗位變動較快，特別在近幾年擴招的情況下，檔案管理人員的數(shù)量遠遠不能滿足學(xué)校檔案管理需求。
3.高職院校對畢業(yè)生檔案管理的宣傳力度不大。高職院校的大部分學(xué)生都不知道自己在畢業(yè)以后，檔案要進行轉(zhuǎn)交，甚至認為自己轉(zhuǎn)不轉(zhuǎn)檔案和自己工作沒有多大關(guān)系，在其簽約協(xié)議上的檔案轉(zhuǎn)交單位和地址，學(xué)生也沒有給予應(yīng)用的關(guān)注。大多數(shù)的高職院校學(xué)生都不知道自己檔案的具體用途和查詢的方式，只有一部分學(xué)生明白自己在畢業(yè)以后，需要將自己的檔案轉(zhuǎn)出，轉(zhuǎn)交到單位或者人才交流中心。
4.高職院校畢業(yè)生轉(zhuǎn)交和查詢管理不規(guī)范。在目前高職院校的檔案管理工作中，還缺乏畢業(yè)生檔案管理的相關(guān)規(guī)章制度，導(dǎo)致各個高職院校學(xué)生檔案管理體制的不一致，學(xué)生檔案管理工作就成為高職院校的某個行政部門的附屬品，給高職院校畢業(yè)生學(xué)生檔案轉(zhuǎn)交和查詢帶來一定的困難；其次，在高職院校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)交過程中，還沒有一個統(tǒng)一的標準，造成畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)交過程極為不規(guī)范，存在較大的隨意性。在高職院校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)交過程中，有的是采取學(xué)校匯總寄出，有的是由學(xué)生自己帶走，有的是檔案管理部門沒有檔案郵寄權(quán)利，而給另外一個部門去郵寄，在學(xué)校檔案寄出的時候，其選擇途徑也不盡一致，有的學(xué)校是采用機要傳遞，有的學(xué)校采取特快專遞，有的學(xué)校是采用掛號信寄出。
5.高職院校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)交和查詢方式較為落后。目前，在高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)交和查詢的管理方式還較為落后，大多數(shù)是采用手工填寫的方式，例如檔案轉(zhuǎn)交等級和檔案轉(zhuǎn)交傳單都是通過手寫區(qū)完成的，檔案查詢也是通過查詢快遞存根和回執(zhí)單，查詢耗力也費時，如果遇到畢業(yè)離校已經(jīng)有二十多年的學(xué)生查找檔案轉(zhuǎn)交存根的話就更加困難了，容易給管理人員帶來較大的工作量。因此，較為陳舊的檔案轉(zhuǎn)交和查詢方式，不僅消耗了大量的人力物力和財力，而且也導(dǎo)致檔案資源難以得到有效利用。
二 解決存在問題的對策研究
綜上所述，目前高職院校畢業(yè)生檔案管理工作已經(jīng)跟不上市場經(jīng)濟發(fā)展的步伐，作為政府人事行政部門的人才服務(wù)機構(gòu)，應(yīng)認真研究高職院校畢業(yè)生人事檔案管理中存在的問題，深刻分析產(chǎn)生問題的根本原因，及時找到解決問題的對策。
1.加強畢業(yè)生檔案意識教育，切實做好畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞的基礎(chǔ)工作。高職院校檔案工作者在就業(yè)指導(dǎo)課以及平時的日常管理工作中，加大教育宣傳的力度，不斷強化畢業(yè)生的檔案意識，讓畢業(yè)生認識檔案、走近檔案。高職院校要有計劃地開設(shè)相關(guān)的選修課程，或舉辦短期培訓(xùn)班、講座等，讓學(xué)生獲得檔案重要性的知識和信息。要讓畢業(yè)生明確哪些檔案材料入了人事檔案袋，明白一旦失去人事檔案，很多以檔案為依據(jù)的個人證明等手續(xù)就會受阻。
2.認真做好畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作。在畢業(yè)生與用人單位簽訂就業(yè)協(xié)議書后，檔案要隨人走的工作原則，以及畢業(yè)生派遣的去向，學(xué)校應(yīng)安排專職人員通過機要方式盡早為畢業(yè)生辦理檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)，做到畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作的快、準、齊。
3.及時查詢畢業(yè)生檔案接收情況。在畢業(yè)生離校前，應(yīng)通過多種途徑給學(xué)生培養(yǎng)關(guān)注檔案動態(tài)流向的思維模式，同時明確檔案的去向與報到證派遣的關(guān)系，知道報到證派遣到哪里，人事檔案將由學(xué)校轉(zhuǎn)往何處，并且通過學(xué)校就業(yè)信息網(wǎng)可以及時查詢到人事檔案的目的地。
4.完善管理體制，全面推行與市場經(jīng)濟發(fā)展相適應(yīng)的人事制度。人事是政府人事部門所屬人才服務(wù)機構(gòu)依據(jù)國家人事政策和法規(guī)，接收單位和個人委托，對其人事業(yè)務(wù)、人事檔案及相關(guān)事宜進行集中、規(guī)范、統(tǒng)一的社會化管理。是目前高校畢業(yè)生檔案和相關(guān)人事管理的主要選擇。從本質(zhì)上講，就是由人才服務(wù)機構(gòu)代表行政部門對流動人才實行社會化管理。而對流動人才實行管理的依據(jù)和基礎(chǔ)就是對人事檔案的管理，因而加強高職院校畢業(yè)生人事檔案的管理，實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化，最終目的是為了更好推動人事服務(wù)工作的開展。隨著市場就業(yè)機制的實行，畢業(yè)生擇業(yè)時間進一步延長，根據(jù)這種情況，應(yīng)加大為廣大畢業(yè)生實行人事的力度，使人事成為畢業(yè)生就業(yè)的有力保障。
總之，高職院校要牢固樹立"人人都是就業(yè)指導(dǎo)工作者"的理念，以服務(wù)畢業(yè)生就業(yè)工作大局，以畢業(yè)生檔案效用為目的，積極探索畢業(yè)生檔案管理模式。對于畢業(yè)生檔案管理機構(gòu)、檔案材料歸檔、轉(zhuǎn)遞、留校檔案的保管等易發(fā)問題，進行創(chuàng)新改革，構(gòu)建起高職院校的畢業(yè)生檔案管理新模式，使畢業(yè)生檔案管理制度化，規(guī)范化，能夠促進高職院校畢業(yè)生就業(yè)服務(wù)體系更加完善，更好地為學(xué)院畢業(yè)生就業(yè)工作及畢業(yè)生服務(wù)。
參考文獻
一、高校學(xué)生檔案管理的現(xiàn)狀
（一）學(xué)生檔案內(nèi)容單一
學(xué)生檔案應(yīng)該是對學(xué)生在校期間各種表現(xiàn)的綜合體現(xiàn)，但是在部分高校的學(xué)生檔案管理工作中，內(nèi)容比較單一，僅是對學(xué)生學(xué)習成績以及個人基本狀況的記載，而對于參加社會實踐、科技創(chuàng)新活動、職業(yè)技能考核以及心理狀況等沒有詳細的記載?；诰蜆I(yè)背景下，用人單位通過學(xué)生檔案無法獲取有價值的信息，無法對學(xué)生的綜合素質(zhì)能力進行判斷，由此檔案對于學(xué)生就業(yè)沒有起到任何作用。
（二）檔案材料歸檔格式不規(guī)范
學(xué)生檔案管理應(yīng)該遵循統(tǒng)一的標準格式，不僅便于管理，同時也為后期的開發(fā)利用提供方便。但是部分高校的學(xué)生檔案沒有統(tǒng)一的格式要求，檔案材料的歸檔標準不統(tǒng)一。用人單位在參考學(xué)生檔案時，無法提取到有價值的信息，并且為以后的轉(zhuǎn)出工作造成一定的制約。
（三）畢業(yè)生檔案意識薄弱
檔案是跟隨學(xué)生一升的資料，但是仍有部分高校畢業(yè)生對自己的檔案不重視，這是高校檔案管理工作中的很大阻礙。學(xué)生畢業(yè)后，沒有將檔案遷出至用人單位或者人才市場，或者有些畢業(yè)生就檔案自己保管，這對于就業(yè)后的職稱、出國政審等造成了很大的影響。
（四）學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞不規(guī)范
在學(xué)生畢業(yè)后，檔案會隨學(xué)生一起轉(zhuǎn)出，原則上檔案是跟隨學(xué)生轉(zhuǎn)到用人單位，但是目前很多學(xué)生在中小企業(yè)、外資企業(yè)或者私營企業(yè)工作的居多，但是這些企業(yè)大部分不具備檔案接收權(quán)。而學(xué)生由于不了解檔案管理制度，在就業(yè)協(xié)議書上的檔案轉(zhuǎn)遞單位填寫工作單位，在學(xué)校審查不嚴的情況下，就會造成檔案在轉(zhuǎn)遞的過程中丟失，這是高校學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞面臨的重要問題。
（五）高校學(xué)生檔案管理制度不健全
高校學(xué)生檔案由檔案部門集中統(tǒng)一管理，但是，目前仍有部分高校學(xué)生檔案成為某些行政管理部門的附屬任務(wù)，沒有單獨的人員管理。有的高校學(xué)生檔案歸學(xué)生工作管理部門或者學(xué)工處；有的高校學(xué)生檔案歸學(xué)生就業(yè)部門或招生辦；有的高校為了便于利用，把學(xué)生檔案放在各個學(xué)院（系），實行分散管理。畢業(yè)期間由于短時間內(nèi)要將全部學(xué)生檔案材料完成歸檔，時間緊、任務(wù)重，容易出現(xiàn)錯裝、漏裝現(xiàn)象，給學(xué)生就業(yè)造成時間上的拖延和工作上的不便，也給用人單位造成不良影響。
二、提高高校學(xué)生檔案管理水平，發(fā)揮就業(yè)指導(dǎo)功能
（一）完善高校學(xué)生檔案信息收集內(nèi)容
高校學(xué)生檔案除了收集學(xué)籍管理方面的材料外，還應(yīng)該收集學(xué)生在校表現(xiàn)的道德品質(zhì)、組織能力、實踐能力、思想素養(yǎng)、管理能力等比較有價值的檔案材料。學(xué)生檔案管理部門，應(yīng)采取積極主動的收集方式，全面掌握形成學(xué)生檔案材料信息的程序，確保材料的完整性、真實性，規(guī)范檔案材料的收集內(nèi)容，做到學(xué)期前安排部署，學(xué)期中督促落實，學(xué)期末檢查審核，將監(jiān)督檢查工作貫穿始終。
（二）強化學(xué)生檔案意識
高校學(xué)生是否具備檔案意識，影響到高校能否恰當利用學(xué)生檔案管理來培養(yǎng)和教育學(xué)生、提高檔案的就業(yè)服務(wù)功能。一方面高校應(yīng)充分利用圖書館的優(yōu)勢，從資源共享、信息一體化管理的角度將檔案、圖書、情報聯(lián)合起來，既拓展學(xué)生的知識面，又增加學(xué)生的學(xué)習興趣。另一方面在學(xué)生畢業(yè)前，學(xué)校應(yīng)把檔案意識教育作為就業(yè)教育的重要內(nèi)容，依托多種平臺宣傳畢業(yè)生檔案的內(nèi)容、作用和去處，提高學(xué)生檔案意識。
（三）嚴格畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)
畢業(yè)生檔案收發(fā)要由專門的機構(gòu)管理，保證收發(fā)轉(zhuǎn)遞的渠道單一，管理有序。每年學(xué)生畢業(yè)時，數(shù)千份檔案都要寄送各地，各地市的情況比較復(fù)雜，有的公司沒有機要權(quán)限，檔案就會退回來，退回來的檔案要嚴格執(zhí)行登記手續(xù)，確保交換環(huán)節(jié)的準確無誤。
（四）實現(xiàn)高校學(xué)生檔案工作的信息化管理
高校招生規(guī)模逐漸擴大，學(xué)生檔案數(shù)量逐年增加，這就要求學(xué)生檔案管理工作實現(xiàn)現(xiàn)代化和信息化管理。提高檔案管理工作效率，服務(wù)畢業(yè)生就業(yè)，首先應(yīng)該制定統(tǒng)一標準，規(guī)范紙質(zhì)檔案的格式，這就有利于檔案的整理，為進一步開發(fā)電子檔案奠定基礎(chǔ)。其次，充分利用新技術(shù)、新設(shè)備，借鑒高等教育學(xué)歷證書電子注冊制度，在學(xué)生檔案管理上也采用現(xiàn)代技術(shù)方式，逐步實現(xiàn)高校學(xué)生檔案管理的標準化、規(guī)范化。
中國新聞網(wǎng)訊 我國今年高校畢業(yè)生將達到280萬人，比去年增加68萬人，加上2003年尚未就業(yè)的，就業(yè)難度加大。勞動和社會保障部部長鄭斯林表示，我國高度重視大學(xué)生的就業(yè)問題，制定出臺了一系列解決大學(xué)生就業(yè)問題的政策措施。
鄭斯林說，高校畢業(yè)生的就業(yè)工作，是全國就業(yè)工作的重要組成部分。在全國整體就業(yè)形勢嚴峻的同時，高校畢業(yè)生的就業(yè)問題也開始顯現(xiàn)出來。2003年全國高校畢業(yè)生達212萬人，比2002年增加67萬人。今年2月底，82.1%以上已實現(xiàn)就業(yè)，尚有一部分人還未能實現(xiàn)就業(yè)。為此，政府將采取一系列措施解決大學(xué)生就業(yè)問題。
進一步深化教育體制改革。按勞動力市場需求調(diào)整專業(yè)結(jié)構(gòu)和人才培養(yǎng)結(jié)構(gòu)，深化高校畢業(yè)生就業(yè)制度和社會用人制度等方面的改革，建立市場導(dǎo)向、政府調(diào)控、學(xué)校推薦、學(xué)生和用人單位雙向選擇的就業(yè)機制。
加強對大學(xué)畢業(yè)生提供政策咨詢、職業(yè)指導(dǎo)、職業(yè)介紹以及檔案管理等“一條龍”服務(wù)。實施好高職院校職業(yè)資格培訓(xùn)工程，對未就業(yè)的高職院校畢業(yè)生進行職業(yè)資格培訓(xùn)，實行學(xué)業(yè)證書和職業(yè)資格證書并重的制度。
加強對失業(yè)高校畢業(yè)生的管理和服務(wù)。畢業(yè)半年以上仍未就業(yè)并要求就業(yè)的高校畢業(yè)生，進行失業(yè)登記，納入社會失業(yè)人員統(tǒng)籌管理。制定青年見習和創(chuàng)業(yè)的具體措施和辦法，指導(dǎo)各地建立見習制度。通過見習，幫助青年學(xué)生增加工作經(jīng)驗，掌握職業(yè)技能，提高市場就業(yè)競爭能力。
