發(fā)布時(shí)間：2023-06-21 09:07:36
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的數(shù)字檔案管理樣本，期待這些樣本能夠?yàn)槟峁┴S富的參考和啟發(fā)，請盡情閱讀。
1．檔案采集方式不同。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案采用手工收集方式，需要檔案管理人員跟蹤設(shè)計(jì)人員按時(shí)提交完整、準(zhǔn)確的設(shè)計(jì)圖紙，歸檔率較低。而數(shù)字檔案采用網(wǎng)上收集方式，從電力工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)開始，就在檔案管理系統(tǒng)中建立了該工程的標(biāo)準(zhǔn)目錄結(jié)構(gòu)，在項(xiàng)目設(shè)計(jì)過程中，可以對數(shù)字檔案的工作流程進(jìn)行監(jiān)控，實(shí)行網(wǎng)上采集、自動歸檔，歸檔率達(dá)到100%。數(shù)字檔案采集可以實(shí)現(xiàn)電子檔案產(chǎn)生和形成過程的實(shí)時(shí)監(jiān)控，并能及時(shí)獲取檔案。
2．檔案整理方式不同。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案整理采用手工組卷、分類、編碼和入庫的方式，整理工作費(fèi)力耗時(shí)。數(shù)字檔案的整理過程則是在數(shù)字檔案管理平臺上進(jìn)行的，管理人員按照相應(yīng)的國家標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，逐項(xiàng)判定電子文檔本身、運(yùn)行環(huán)境以及電子簽名等的正確性。與傳統(tǒng)檔案整理方式相比，數(shù)字檔案整理效率高，文檔的規(guī)范性強(qiáng)。但是，整理范圍和內(nèi)容大為增加，整理工作更為復(fù)雜，要求檔案管理人員熟練掌握檔案管理系統(tǒng)的各項(xiàng)功能和整理工作流程。
3．檔案保管方式不同。傳統(tǒng)的項(xiàng)目圖紙等實(shí)物檔案，按照卷冊號有序地存放于庫房的檔案排架上，依照檔案庫的防火、防霉、防盜等規(guī)定進(jìn)行保管。數(shù)字檔案的安全保管建立在數(shù)據(jù)中心的系統(tǒng)安全管理、設(shè)備操作管理、訪問權(quán)限管理、數(shù)據(jù)備份管理等一系列的安全管理措施之上，側(cè)重于防病毒、防攻擊、防災(zāi)害等數(shù)據(jù)安全管理，其安全性明顯高于傳統(tǒng)檔案。
4．檔案利用方式不同。傳統(tǒng)檔案利用需要設(shè)計(jì)人員親自到檔案館借閱，且受限于實(shí)體檔案的數(shù)量、檔案的借閱情況、檔案館的開館時(shí)間等，利用率較低。數(shù)字檔案充分利用網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)傳輸?shù)谋憬菪院蛯?shí)時(shí)性，隨時(shí)為用戶提供瀏覽或下載檔案服務(wù)。數(shù)字檔案的使用率遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于紙質(zhì)檔案，使檔案充分發(fā)揮出其自身的價(jià)值。但是，數(shù)字檔案的頻繁訪問也對數(shù)字檔案管理在電力工程設(shè)計(jì)中的應(yīng)用分析文/周惠平檔案系統(tǒng)的健壯性、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的合理性、檔案編研的科學(xué)性，提出了更高的要求。
二、在電力工程設(shè)計(jì)中加強(qiáng)數(shù)字檔案管理的對策
1．加強(qiáng)檔案管理業(yè)務(wù)平臺建設(shè)。檔案管理服務(wù)于電力工程設(shè)計(jì)工作，所以，數(shù)字檔案管理平臺不是孤立的，而是與協(xié)同設(shè)計(jì)平臺集成于同一工作平臺。電力設(shè)計(jì)院的設(shè)計(jì)人員與檔案管理人員，都使用該平臺進(jìn)行設(shè)計(jì)和檔案管理等工作，并通過該平臺實(shí)時(shí)在線溝通。在協(xié)同設(shè)計(jì)平臺上設(shè)計(jì)完成的電力工程，其電子檔案基于網(wǎng)絡(luò)審核合格后，由檔案管理人員負(fù)責(zé)接收、整理和網(wǎng)上歸檔。應(yīng)用檔案管理業(yè)務(wù)平臺實(shí)現(xiàn)在線檔案收集，保證了電子文檔的真實(shí)性、及時(shí)性和有效性，并能定期對電子文檔進(jìn)行版本更新，極大地提高了工作效率。
2．構(gòu)建各類檔案信息庫。檔案數(shù)字化是一項(xiàng)細(xì)致而繁瑣的工作，底圖和文書檔案需進(jìn)行掃描，聲像檔案可采用錄像轉(zhuǎn)視頻文件、照片生成電子圖片等方式，集中進(jìn)行數(shù)字化處理。工程檔案采用大流水工作方式數(shù)字化后，需進(jìn)一步進(jìn)行網(wǎng)上編目，自動生成流水號、文檔掛接等工作，構(gòu)建各類檔案信息庫。檔案管理平臺具有電子檔案密級和權(quán)限劃分功能，可以根據(jù)密級和權(quán)限劃分規(guī)則，對全部電子檔案進(jìn)行密級和權(quán)限劃分，從而實(shí)現(xiàn)了檔案信息庫的自動安全管理。
關(guān)鍵詞：數(shù)字檔案；檔案管理；發(fā)展前景
隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)以及多媒體網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，數(shù)字檔案管理應(yīng)運(yùn)而生，它將各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲，通過網(wǎng)絡(luò)連接，利于資源共享，另外它還有方便攜帶與信息交流的優(yōu)點(diǎn)。數(shù)字檔案管理的建立作為網(wǎng)絡(luò)信息高速發(fā)展的重要標(biāo)志，被廣泛應(yīng)用于學(xué)校、企事業(yè)單位、檔案館中，其未來發(fā)展前景十分可觀。
一、檔案管理數(shù)字化存在的問題分析
1.1數(shù)字檔案管理中存在諸多問題
數(shù)字檔案缺乏真實(shí)性。網(wǎng)絡(luò)信息環(huán)境的不安全性，對檔案管理的數(shù)字化發(fā)展造成極大的不良影響，相比于傳統(tǒng)檔案的管理，數(shù)字檔案缺乏紙質(zhì)文件所具有的真實(shí)性，在儲存過程中，數(shù)字文件受周圍環(huán)境和人為因素的影響，個人會在某種利益的驅(qū)使下對檔案進(jìn)行改動，并且不易被察覺，造成文件的儲存很困難并且缺乏真實(shí)性。
數(shù)字檔案缺乏永久性。在真實(shí)記錄了檔案文件后，數(shù)字檔案的儲存永久性面臨著技術(shù)的挑戰(zhàn)，存儲介質(zhì)易于氧化和受到磁場的影響，極易破壞數(shù)字文件的保存內(nèi)容，另外隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展及多媒體的普遍應(yīng)用下，對于圖像、聲音及各類插件的存儲，保存的介質(zhì)變得復(fù)雜化，要求的技術(shù)也更高，而全球甚至國內(nèi)不同地方的技術(shù)發(fā)展不一致，沒有一致的標(biāo)準(zhǔn)化管理，導(dǎo)致數(shù)字檔案的內(nèi)容不便流通分享。
數(shù)字檔案缺乏安全性。在數(shù)字時(shí)代里，由于計(jì)算機(jī)病毒、網(wǎng)絡(luò)黑客和系統(tǒng)不穩(wěn)定等因素存在，數(shù)字檔案管理的發(fā)展受到了嚴(yán)重的威脅。對于一些需要保密的檔案文件，在傳輸?shù)倪^程中受到病毒的侵蝕或者網(wǎng)絡(luò)黑客的攻擊，被他人截取、竊聽以及盜用，致使檔案文件的保密性丟失。
1.2數(shù)字檔案的管理工作相對滯后
傳統(tǒng)的檔案管理的只注重保管而不加以充分利用的舊工作意識已經(jīng)制約了數(shù)字檔案管理的發(fā)展，管理者對數(shù)字文件的管理意識比較淡薄，重視度較低，一些聲像資料往往忽視歸檔，致使資源流失，需要利用時(shí)就會采取臨時(shí)補(bǔ)錄、補(bǔ)拍的措施，使得檔案喪失真實(shí)性。另外，數(shù)字檔案在構(gòu)成、存儲的過程中，缺乏系統(tǒng)規(guī)劃的管理標(biāo)準(zhǔn)，所以檔案文件在運(yùn)用及管理中存在較大的隨意性。
二、數(shù)學(xué)檔案中存在的問題對策探析
2.1完善數(shù)字檔案管理的發(fā)展弊端
任何事物的發(fā)展都需要在時(shí)間的累積中逐漸修改和完善，由于數(shù)字檔案管理是近些年新興起來的，發(fā)展時(shí)間尚短，相關(guān)管理?xiàng)l案都不成熟，所以存在一定的問題在所難免，重要的是找到解決辦法，使其更好地發(fā)展成熟。建立相關(guān)的管理?xiàng)l例顯得十分必要，明確數(shù)字檔案同樣具有法律效力，結(jié)合現(xiàn)有《檔案法》，頒布更加具體的法律條例，確保數(shù)字檔案的法律效力，并且可以借鑒國際上成功的數(shù)字檔案管理案例，結(jié)合國內(nèi)具體實(shí)情發(fā)展具有中國特色的高標(biāo)準(zhǔn)檔案管理執(zhí)行法則。
2.2運(yùn)用相關(guān)技術(shù)確保數(shù)字檔案的真實(shí)性、永久性和安全性
建立完整全面的規(guī)章制度，嚴(yán)格要求管理人員在整理數(shù)字檔案的過程中認(rèn)真整理，并嚴(yán)格監(jiān)控周圍環(huán)境，確保檔案文件的真實(shí)性和完整性。在排除人為因素的情況下，還可合理運(yùn)用相關(guān)的技術(shù)措施來解決，比如周期性的鑒別和驗(yàn)收檔案文件，及時(shí)整理，并且使用分組密碼來確保檔案數(shù)據(jù)的完整，運(yùn)用不可逆存儲介質(zhì)來最大程度的防范數(shù)據(jù)文件被修改，保證檔案信息的真實(shí)性。
建立數(shù)字檔案信息系統(tǒng)，及時(shí)備份新收集、新歸納的數(shù)字檔案信息，以方便在需要的時(shí)候進(jìn)行有效利用，組織人員定期對檔案數(shù)據(jù)庫進(jìn)行必要的維護(hù)，防止信息泄露或丟失。另外可以通過建立數(shù)字圖書館，方便信息交流，資源共享，同時(shí)能夠保證檔案信息的完整性。建立完善的檔案分類標(biāo)準(zhǔn)是保證檔案信息安全永久性的重要手段，可以根據(jù)信息內(nèi)容、收集時(shí)間、數(shù)據(jù)類型等不同對檔案信息進(jìn)行分類保存，方便查找所需信息，保證數(shù)據(jù)信息的永久性。
加強(qiáng)硬件設(shè)施的建設(shè)，采用高質(zhì)量的介質(zhì)存儲數(shù)字檔案，同時(shí)對數(shù)字檔案管理系統(tǒng)安裝安全防護(hù)措施，如建立防火墻。定期清理計(jì)算機(jī)垃圾，查、殺病毒，定期更新相關(guān)系統(tǒng)軟件。及時(shí)對數(shù)字檔案信息進(jìn)行備份，定期檢查，如果發(fā)現(xiàn)問題要及時(shí)恢復(fù)，將儲存數(shù)字檔案的介質(zhì)妥善保管到安全處。及時(shí)升級防護(hù)軟件，如有需要，將數(shù)據(jù)格式轉(zhuǎn)換為不可逆的只讀格式，防止檔案信息被盜用或者篡改，保證檔案信息的安全性。
2.3強(qiáng)化檔案管理人員的工作意識
將檔案管理工作納入工作計(jì)劃中，組織檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，培養(yǎng)管理人員的職責(zé)意識和法律意識。對于一些重要的聲像資料，必須強(qiáng)化工作人員的管理意識，使其正視檔案的儲備價(jià)值及利用價(jià)值。全面提升檔案管理人員的文化素質(zhì)，加強(qiáng)其知識儲備量，并制定適宜的獎罰政策，促使管理人員更好地進(jìn)行管理工作。
參考文獻(xiàn)：
一、預(yù)立卷工作及預(yù)立卷功能設(shè)計(jì)的基本概述
檔案部門負(fù)責(zé)全公司的型號產(chǎn)品生產(chǎn)研制加工、經(jīng)營管理、行政業(yè)務(wù)、基本建設(shè)等活動產(chǎn)生的科技文件和檔案管理，檔案來源復(fù)雜、種類繁多、內(nèi)容豐富，涉及12個門類，分別有文書檔案、經(jīng)營檔案、會計(jì)檔案、科研檔案、航天產(chǎn)品檔案、質(zhì)量檔案、基建檔案、設(shè)備儀器檔案、教學(xué)檔案、特種載體檔案、民品檔案、其他檔案等。根據(jù)公司的職能設(shè)置和所擔(dān)負(fù)的工作任務(wù)，由各職能部門分別負(fù)責(zé)本部門形成文件資料的收集、整理、組卷等預(yù)立卷工作，如公司辦公室負(fù)責(zé)文書檔案的預(yù)立卷，財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)會計(jì)檔案的預(yù)立卷，設(shè)備部門負(fù)責(zé)設(shè)備儀器檔案的預(yù)立卷，基建部門負(fù)責(zé)基建檔案的預(yù)立卷。
檔案系統(tǒng)的應(yīng)用是建設(shè)數(shù)字檔案館的基礎(chǔ)工作，檔案系統(tǒng)從安全性、實(shí)用性和可操作性等方面著手，進(jìn)行各項(xiàng)功能設(shè)計(jì)，其中預(yù)立卷管理功能包括了用戶登錄、檔案案卷新建與修改、卷內(nèi)文件錄入與修改、案卷（卷內(nèi)文件）順序調(diào)整、案卷間文件調(diào)整、生成卷內(nèi)目錄、生成脊背標(biāo)簽、生成移交清單、查閱統(tǒng)計(jì)等功能。本系統(tǒng)在公司辦公網(wǎng)絡(luò)平臺下運(yùn)行，有檔案部門系統(tǒng)管理員確定并設(shè)置可使用系統(tǒng)的部門及用戶的初始登錄密碼，預(yù)立卷部門的資料員按照文件資料收集整理和組卷規(guī)范登錄檔案信息內(nèi)容。組卷完成后由檔案部門進(jìn)行組卷審核，審核修改后進(jìn)行后期的歸檔工作。
二、檔案系統(tǒng)預(yù)立卷存在的問題
（一）對預(yù)立卷功能模塊功能了解不夠。檔案系統(tǒng)的功能設(shè)計(jì)很靈活實(shí)用，經(jīng)過3年的應(yīng)用預(yù)立卷部門仍有不會使用的現(xiàn)象，對相關(guān)字段的適用范圍不清楚，相關(guān)字段的使用存在混淆和錯誤的情況，案卷順序顛倒時(shí)不會調(diào)整，卷內(nèi)文件排列順序錯誤也不會調(diào)整，不同案卷下的卷內(nèi)文件可以進(jìn)行調(diào)卷的功能幾乎都不會用，也不會通過系統(tǒng)進(jìn)行查找檢索。
（二）著錄不規(guī)范。預(yù)立卷資料員對著錄規(guī)則缺乏正確認(rèn)識，特別是在案卷和文件題名上，題名不能揭示檔案內(nèi)容、過于冗長、不適當(dāng)省略等問題常見。以一臺設(shè)備的檔案為例，設(shè)備檔案一般包括設(shè)備采購申請審批、招投標(biāo)資料、隨機(jī)資料和安裝調(diào)試驗(yàn)收資料，但在組卷時(shí)資料員是按收集的順序，將資料裝入多個檔案盒，再按檔案盒數(shù)量分別建立了幾個案卷，題名分別是設(shè)備資料+（一）（二）（三）......，這樣的題名過于省略，不能揭示案卷內(nèi)的內(nèi)容。
（三）重點(diǎn)檔案未進(jìn)行數(shù)字化處理。有價(jià)值、意義重大的文件未轉(zhuǎn)化為電子文件，文件為電子文件的又未利用檔案系統(tǒng)歸入檔案數(shù)據(jù)庫。如固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目立項(xiàng)階段的項(xiàng)目建議書、可行性研究報(bào)告、初步設(shè)計(jì)等文件，均有紙質(zhì)和電子文件，但現(xiàn)在只歸檔了紙質(zhì)文件。
（四）預(yù)立卷資料員檔案業(yè)務(wù)能力有限。公司多年實(shí)行信息化管理，OA系統(tǒng)得到了迅速普及，預(yù)立卷資料員本身所具備的計(jì)算機(jī)操作技能足以勝任文件著錄的工作，但資料員多數(shù)是兼職資料員，日常工作繁雜，處理文件時(shí)間少，沒有系統(tǒng)的檔案專業(yè)知識，對歸檔范圍、分類整理、著錄要求等理解有限，難以專心搞好預(yù)立卷工作。
三、具體解決措施
（一）預(yù)立卷部門要了解掌握歸檔范圍、組卷原則，隨時(shí)或分階段進(jìn)行預(yù)立卷工作。檔案部門根據(jù)國家檔案局、航天集團(tuán)檔案館的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)則，制定下發(fā)了企業(yè)檔案的管理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，明確了各類檔案的收集范圍、分類整理、組卷的原則，對預(yù)立卷工作有很好的指導(dǎo)意義。預(yù)立卷部門主管領(lǐng)導(dǎo)和資料員首先要掌握這些規(guī)程和標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)工作實(shí)施情況按類別收集分類文件，及時(shí)在檔案系統(tǒng)上設(shè)立案卷和著錄卷內(nèi)文件。
檔案歸檔時(shí)間一般是隔年歸或按階段歸，日常就應(yīng)做好預(yù)立卷工作，避免歸檔前的突擊工作。像基建部門主要是對新建廠房和改擴(kuò)建工程的基建檔案進(jìn)行預(yù)立卷。資料員可按工程實(shí)施的進(jìn)度進(jìn)行資料的收集，如勘察設(shè)計(jì)階段的工作完成后，負(fù)責(zé)這項(xiàng)工作的主管工程師就應(yīng)將手中的文件移交給資料員，并同資料員一起對照基建檔案管理標(biāo)準(zhǔn)中的歸（下轉(zhuǎn)第132頁）（上接第127頁）檔范圍進(jìn)行查漏補(bǔ)缺，檢查文件是否符合歸檔的要求，再按文件的有機(jī)聯(lián)系、邏輯關(guān)系進(jìn)行分類和文件排序，最后由資料員在檔案系統(tǒng)上進(jìn)行案卷和卷內(nèi)文件的著錄，并提請檔案部門對所著錄的內(nèi)容進(jìn)行審核把關(guān)。這樣就能全過程對基建檔案進(jìn)行管理，確保基建檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、齊全。
（二）完善設(shè)備設(shè)施。公司的網(wǎng)絡(luò)體系在多年運(yùn)行的基礎(chǔ)上已經(jīng)發(fā)展完善，具有較高的安全性能，預(yù)立卷部門全部配有聯(lián)網(wǎng)計(jì)算機(jī)，在設(shè)施方面保障了檔案系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。但針對有價(jià)值的紙質(zhì)檔案，需要將其轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息，采用檔案管理軟件實(shí)現(xiàn)檔案歸檔，這就需要有掃描儀和鑒定電子文件有效性的設(shè)備。
（三）提高預(yù)立卷人員素質(zhì)。檔案部門要不定期對預(yù)立卷人員進(jìn)行檔案管理專業(yè)知識和信息化知識培訓(xùn)，培訓(xùn)的主要內(nèi)容應(yīng)當(dāng)包含檔案管理系統(tǒng)的具體設(shè)計(jì)、檔案歸檔范圍、分類規(guī)則、檔案著錄規(guī)則，使預(yù)立卷人員既要精通檔案專業(yè)又要熟悉檔案系統(tǒng)功能構(gòu)架。
（四）完善規(guī)則規(guī)范著錄。檔案著錄數(shù)據(jù)是檔案檢索中的重要信息，題名、責(zé)任者著錄時(shí)檔案著錄的重要部分，是進(jìn)行檢索的最常用入口，題名與責(zé)任者的不規(guī)范著錄極易造成數(shù)據(jù)的不標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致檢索查閱的不確定。大多數(shù)檔案部門的檔案著錄時(shí)按照國家檔案局所制定的《檔案著錄規(guī)則》（DA/T18-1999）進(jìn)行，檔案部門應(yīng)在此規(guī)則的基礎(chǔ)上，在工作中不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合公司的相關(guān)規(guī)定，制定出適合本公司的著錄規(guī)則或標(biāo)準(zhǔn)。
（五）檔案部門加強(qiáng)檢查指導(dǎo)。檔案主管部門設(shè)有各門類檔案的主管檔案員，他們應(yīng)該經(jīng)常深入實(shí)際工作，加強(qiáng)對預(yù)立卷部門的業(yè)務(wù)輔導(dǎo)，特別是協(xié)助預(yù)立卷人員按階段對文件進(jìn)行收集、整理、分類，利用檔案系統(tǒng)建立案卷、著錄卷內(nèi)文件。以保持案卷和卷內(nèi)文件之間的固有聯(lián)系，及時(shí)對文件進(jìn)行歸檔審核和查漏補(bǔ)缺，使問題解決在現(xiàn)場，做到心中有數(shù)，控制好日后的歸檔。同時(shí)，要落實(shí)責(zé)任制，對職能部門的主管負(fù)責(zé)人、資料員分別提出預(yù)立卷工作的不同任務(wù)和要求，并將其工作的好壞納入考評獎勵中。
1 數(shù)字檔案信息安全管理中存在的問題
1.1 管理者的安全意識不強(qiáng)
檔案信息化水平不斷提升，這也使檔案信息安全問題越來越突出。當(dāng)前很多檔案管理人員對于檔案信息安全的重要性和緊迫性缺乏有效的認(rèn)知，特別是當(dāng)前檔案網(wǎng)站安全、計(jì)算機(jī)系統(tǒng)安全等問題普遍得不到重視。由于檔案管理者對數(shù)字檔案信息安全意識缺乏，這也導(dǎo)致普遍民眾對數(shù)字檔案信息的安全問題更是一無所知。很大一部分檔案管理人員在日常工作中都沒有意識到數(shù)字檔案存在的安全隱患，這些數(shù)字檔案信息可能隨時(shí)消失不見，對風(fēng)險(xiǎn)缺乏有效的認(rèn)知，這也造成數(shù)字檔案信息安全問題始終存在，這對于數(shù)字檔案信息安全管理工作帶來了較大的挑戰(zhàn)和難度。
1.2 數(shù)字檔案信息安全管理技術(shù)滯后
隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，數(shù)字檔案檔案安全技術(shù)也緊跟信息技術(shù)發(fā)展步伐取得了較快的發(fā)展，但在發(fā)展過程中存在著技術(shù)層面專業(yè)問題的制約，這就導(dǎo)致數(shù)字檔案信息安全管理技術(shù)相對滯后。在實(shí)際工作中，往往都是檔案信息安全問題出現(xiàn)后，數(shù)字檔案信息安全技術(shù)才能針對出現(xiàn)的問題進(jìn)行改進(jìn)，從而取得技術(shù)上的發(fā)展。即在數(shù)字檔案信息管理工作中，安全隱患一直存在，風(fēng)險(xiǎn)一直管觀存在，數(shù)字檔案信息安全時(shí)刻受到威脅，因此要??際工作中需要有效的降低風(fēng)險(xiǎn)，即應(yīng)用數(shù)字檔案信息安全技術(shù)來將風(fēng)險(xiǎn)降至最低水平。
1.3 數(shù)字檔案信息安全管理制度不完善
現(xiàn)今我國在數(shù)字檔案信息安全領(lǐng)域的制度不夠健全，所以才會在實(shí)際的數(shù)字檔案信息安全管理中出現(xiàn)許多紕漏。由于數(shù)字信息安全管理制度的殘缺導(dǎo)致我國的數(shù)字檔案信息安全管理水平普遍偏低。從實(shí)際出發(fā)，我國大部分的檔案管理部門都制定了相應(yīng)的數(shù)字檔案信息管理制度，許多制度都是為了應(yīng)付檢查才制定的，相互抄襲的情況比較多，這樣的情況就會造成所制定的制度并不能與實(shí)際的數(shù)字檔案信息安全管理工作相匹配。對實(shí)際的數(shù)字檔案信息安全管理工作起不到任何制約與指導(dǎo)作用，甚至可能造成安全隱患給數(shù)字檔案信息安全管理工作帶來不必要的麻煩。
2 加強(qiáng)數(shù)字檔案信息安全管理的策略分析
2.1 加強(qiáng)對工作人員的培訓(xùn)，樹立安全防范意識
隨著檔案信息化的不斷發(fā)展，檔案數(shù)字化全面普及率已成為檔案工作發(fā)展的必然趨勢。為了能夠更好的提高數(shù)字檔案信息管理的安全，需要遵循以人為本原則，重視檔案管理人員的培訓(xùn)工作，努力提高檔案管理人員的專業(yè)技能。在具體培訓(xùn)過程中，要加強(qiáng)對檔案管理人員信息安全知識的講解，使檔案管理人員樹立安全防范意識，認(rèn)識到數(shù)字檔案安全管理的重要性，并能夠在實(shí)際工作中利用安全技術(shù)來維護(hù)數(shù)字檔案信息的安全。培訓(xùn)過程中還要重視檔案管理人員計(jì)算機(jī)技術(shù)水平的提升，這樣在實(shí)際工作中才能更熟練的應(yīng)用檔案管理系統(tǒng)，提高檔案管理系統(tǒng)的先進(jìn)性，從而更好的實(shí)現(xiàn)對數(shù)字檔案信息的有效管理。
2.2 提高重要信息的加密性和計(jì)算機(jī)的安全性
網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的不安全會影響數(shù)字檔案信息的安全性，因此要加大對網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的保護(hù)力度，提高計(jì)算機(jī)環(huán)境的安全性。為防止重要信息被黑客入侵盜取，要加強(qiáng)對信息的加密保護(hù)，保證數(shù)字檔案信息的保密性，在網(wǎng)絡(luò)層能夠安全、自由的傳遞，特別是對帶有密級的數(shù)字檔案信息系統(tǒng)，更應(yīng)該加強(qiáng)文件的加密保護(hù)能力，保護(hù)重要的檔案信息。對計(jì)算機(jī)要定期的清理，防止留下的瀏覽記錄被別有用心的人利用，可能會從中得到很多私人信息，提高計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的安全性。因此在計(jì)算機(jī)上必然安全可靠的殺毒軟件和防火墻，做好安全防范工作，降低計(jì)算機(jī)系統(tǒng)受到病毒破壞及黑客攻擊的可能性，提高計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的安全水平。同時(shí)檔案管理人員還要熟練應(yīng)用計(jì)算機(jī)軟件，并定期對病毒庫進(jìn)行更新，強(qiáng)化計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的安全防范，有效的提高數(shù)字檔案信息的安全性和可靠性。
2.3 健全數(shù)字檔案信息安全管理制度與法律
數(shù)字檔案信息安全管理是需要制度與法律作為強(qiáng)大的支撐的，所以要建立和完善數(shù)字檔案安全管理的規(guī)章制度。制定數(shù)字檔案信息安全管理的相關(guān)制度與法律是提高數(shù)字檔案信息安全管理水平的一個有效方法。要做到數(shù)字檔案信息安全管理其實(shí)是很難的，這其中所需要具備的條件很多、工程量極大。要結(jié)合管理工作中遇到的具體問題來制定與實(shí)際相符的并且執(zhí)行性較強(qiáng)的數(shù)字檔案信息安全管理制度。數(shù)字檔案信息安全從根本上看主要是人在發(fā)揮主要作用，并且我國為了保障數(shù)字檔案信息安全頒布了兩部相關(guān)法律。從目前形勢來看，數(shù)字檔案信息管理還存在許多不足之處有待于進(jìn)一步完善，如數(shù)字檔案信息安全管理的相關(guān)制度與法律還需要進(jìn)一步補(bǔ)充。還要從數(shù)字檔案的形成之時(shí)起一直到歸檔保存，這其中在每一個過程都必須嚴(yán)格遵守規(guī)范的管理制度，這樣才能從源頭就開始對數(shù)字檔案信息進(jìn)行規(guī)范化管理，有利于后期的安全管理。
2000年12月，國家檔案局、中央檔案館印發(fā)的《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計(jì)劃》，把“加快檔案信息化建設(shè)”、“加快現(xiàn)有檔案的數(shù)字化進(jìn)程”列入其中，同月國家檔案局在中國檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)研討會上宣布：十五期間，我國將加快數(shù)字化檔案館的建設(shè)。由此，傳統(tǒng)檔案館數(shù)字化建設(shè)的問題引起了人們的關(guān)注，并且有一些檔案館已經(jīng)開始對此投資建設(shè)。我們認(rèn)為，傳統(tǒng)檔案館的數(shù)字之路并非一蹴而就，而是一個循序漸進(jìn)的過程，對這個過程的各個環(huán)節(jié)進(jìn)行深入的分析研究是十分必要的，只有在有了清楚認(rèn)識的基礎(chǔ)上，才能規(guī)劃和解決好檔案館的數(shù)字化之路，為今后的數(shù)字化檔案館進(jìn)而是數(shù)字檔案館、虛擬檔案館的建設(shè)打好基礎(chǔ)。近年來，我們臨海市檔案部門在數(shù)字化建設(shè)方面進(jìn)行了積極的探索，取得了初步成效，在工作中數(shù)字化建設(shè)也給檔案工作帶來了極大的方便。
首先我們充分認(rèn)識到檔案數(shù)字化建設(shè)的緊迫性
1、檔案數(shù)字化，可改善檔案管理工作。只有實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化，才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務(wù)職能轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理，為社會提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
2、形勢發(fā)展的需求
21世紀(jì)是信息化的時(shí)代，臨海市政府把數(shù)字臨海建設(shè)擺在了十分突出的位置，無疑是十分及時(shí)和正確的。數(shù)字檔案館是數(shù)字臨海的重要組成部分，其一，檔案館就是市委、市政府保管和提供利用檔案信息的職能部門。它館藏有數(shù)十萬卷檔案資料，數(shù)百萬件檔案文件，是本地區(qū)最豐富、最有實(shí)用價(jià)值的信息資源庫，這樣一大批浩如煙海，珍貴的檔案信息資源不能很好地為各級領(lǐng)導(dǎo)和廣大公眾利用，充分實(shí)現(xiàn)信息共享，數(shù)字臨海就不是真正意義上的數(shù)字臨海。所以，要建設(shè)數(shù)字臨海，首先要建設(shè)數(shù)字檔案館。其二，檔案載體的更新?lián)Q代迫切要求檔案館數(shù)字化。檔案由原始的甲骨、竹箋、貝葉、絲帛到紙質(zhì)，發(fā)展了幾千年，記錄下了中華文明和世界文明史。近年來，檔案載體逐漸并迅速地被磁盤、磁帶、光盤所取代或更替，電子檔案的出現(xiàn)給檔案館提出了一個亟待解決的課題，那就是電子檔案的收集、保管、保護(hù)和利用手段，而解決這個問題的途徑只有一個，那就是檔案館的數(shù)字化。目前，檔案館的檔案保管、利用與形勢的發(fā)展要求不相應(yīng)，仍然停留在紙質(zhì)檔案的管理及較原始的檢索利用水平上，使得絕大部分電子檔案無法采集、收集和提供利用，甚至絕大部分電子檔案已經(jīng)被清洗、丟失。這是一個極其重大的損失和無可挽回的錯誤。
3、社會強(qiáng)烈需求
當(dāng)今，人們的時(shí)間意識越來越強(qiáng)，領(lǐng)導(dǎo)做出重大決策需要迅速、準(zhǔn)確；各職能部門工作查考要求快速及時(shí)；社會廣大公眾對檔案信息需要量不斷增加，如婚姻檔案，有一些農(nóng)村，尤其是僻遠(yuǎn)山區(qū)的利用者要查閱婚姻檔案十分清便，來回要好幾天，他們迫切要求信息共享。還有一些外商投資者，他們想了解臨海的整體情況，才敢于投資，那么要了解臨海的詳細(xì)內(nèi)容恰恰只有市檔案館才是最全、最新、最直接、最方便的一個場所，特別是我們建立臨海市現(xiàn)行文件查閱中心之后，對各界人士及外商投資查閱信息更為方便，這都迫使檔案館這個信息保管和提供利用的部門必須盡快改變傳統(tǒng)的原始管理、檢索和提供利用的手段，以現(xiàn)代化、多功能的服務(wù)措施，使檔案館館藏的信息能及時(shí)、方便地提供給各方面的需求者。二、檔案數(shù)字化建設(shè)的內(nèi)容
1、推進(jìn)檔案數(shù)字化，必須提高檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平
目前，檔案信息數(shù)字化的現(xiàn)狀是檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化滯后和應(yīng)用軟件多亂，這些都嚴(yán)重影響了系統(tǒng)整體水平的提高。筆者認(rèn)為對這一問題取得共識是檔案數(shù)字化建設(shè)思想上的一次飛躍，它使我們的觀察視野從計(jì)算機(jī)系統(tǒng)擴(kuò)大到整個檔案信息管理。檔案信息自動化的內(nèi)涵包括檔案工作的各個方面和各個環(huán)節(jié)，其中首要的是檔案業(yè)務(wù)要規(guī)范，檔案標(biāo)準(zhǔn)要建立健全和真正實(shí)施。檔案標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范本身也是一個系統(tǒng)工程，要推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)，必須抓好檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進(jìn)的辯證關(guān)系。
2、數(shù)字化建設(shè)要著眼于提高系統(tǒng)的整體水平
檔案數(shù)字化建設(shè)的著眼點(diǎn)應(yīng)是整個系統(tǒng)，組成系統(tǒng)的縱向和橫向的各個節(jié)點(diǎn)都應(yīng)達(dá)到一定水平，并通過網(wǎng)絡(luò)加以聯(lián)通，這樣才能發(fā)揮整體優(yōu)勢，提高系統(tǒng)的綜合能力。部分節(jié)點(diǎn)甚至一個重要節(jié)點(diǎn)的障礙，都可能造成系統(tǒng)的梗阻。當(dāng)然，要求每個節(jié)點(diǎn)的裝備水平和應(yīng)用能力齊頭并進(jìn)是不現(xiàn)實(shí)的，不可能“齊步走”。鼓勵和支持先進(jìn)單位提高水平，在一些單位進(jìn)行較高水平的試點(diǎn)，以取得值推廣的經(jīng)驗(yàn)，對整個系統(tǒng)是有利的，但其基本出發(fā)點(diǎn)就是為了提高系統(tǒng)的整體水平，只有少數(shù)先進(jìn)的節(jié)點(diǎn)不可能組成先進(jìn)的系統(tǒng)。
3、有重點(diǎn)地抓好數(shù)據(jù)庫建設(shè)
目前，我們臨海檔案數(shù)字化系統(tǒng)從總體上看仍處于由文件處理向數(shù)字管理系統(tǒng)的過渡階段，完成這一步的關(guān)鍵在于數(shù)據(jù)庫建設(shè)。開發(fā)和建設(shè)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是國家檔案信息工程的核心和基礎(chǔ)，是工程的主體。數(shù)據(jù)庫的含義是依托先進(jìn)的信息技術(shù)對檔案進(jìn)行科學(xué)的管理和方便的使用。建立數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是一項(xiàng)長期的任務(wù)，要經(jīng)過由低到高、由單個到群體的循序漸進(jìn)過程。經(jīng)過實(shí)踐我們認(rèn)為建設(shè)數(shù)據(jù)庫經(jīng)驗(yàn)中最主要的有：領(lǐng)導(dǎo)重視，統(tǒng)一認(rèn)識，堅(jiān)持計(jì)算機(jī)技術(shù)人員同檔案業(yè)務(wù)人員協(xié)同配合；面向應(yīng)用，建立“活庫”，以利用頻率和使用效率考核數(shù)據(jù)庫的“活性”；突出重點(diǎn)，由單一庫向系統(tǒng)庫發(fā)展等。當(dāng)前若能把綜合數(shù)據(jù)庫的完善提高和各單位檔案目標(biāo)庫建立起來，通過網(wǎng)絡(luò)聯(lián)接形成開放的分步式數(shù)據(jù)庫群，將使自動化系統(tǒng)效率大大提高一步。
三、檔案數(shù)字化建設(shè)的步驟
1、建立檔案數(shù)據(jù)庫。第一步，輸入文件級目錄。從1997年開始，我們把館藏檔案的文件級目錄輸入數(shù)據(jù)庫。截止2005年5月，已輸入文件級目錄30萬多條、案卷級目錄1萬多條，我們準(zhǔn)備再用1-2年將全部完成。在建立數(shù)據(jù)庫的過程中，可邊輸入邊打印，一方面補(bǔ)齊卷內(nèi)文件目錄，另一方面檢驗(yàn)輸入的正確性，從而確保檔案數(shù)據(jù)庫的真實(shí)性、完整性和有效性。第二步，采用掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等設(shè)備，實(shí)現(xiàn)原文件信息數(shù)字化。臨海市檔案館婚姻檔案、知青檔案、山林土地檔案利用十分頻繁，尤其知青檔案已十分破爛，只有實(shí)行數(shù)字化，才能確保原件的永久保存。從實(shí)踐看，檔案數(shù)據(jù)庫的建立大大提高了工作效率。如出具無婚姻記錄證明，我館由于實(shí)行了數(shù)字化管理，雖然保存著1962—2001年10多萬條婚姻檔案，利用者可以隨到隨辦。而靠手工管理的市辦事大廳保存著2001年—2004年不多的婚姻檔案，則需5個工作日。利用者對我館的數(shù)字化建設(shè)十分滿意。
2、建立了檔案局（館）網(wǎng)站。并與市政務(wù)網(wǎng)、公眾網(wǎng)聯(lián)網(wǎng)實(shí)施資源共享。在互聯(lián)網(wǎng)上向政府和社會提供檔案信息查閱，政策法規(guī)查詢、舉辦網(wǎng)上展覽，展示本地兩個文明建設(shè)的成果；建立網(wǎng)上現(xiàn)行文件查閱中心提供全文查詢，逐步實(shí)現(xiàn)政務(wù)公開，營造有利于當(dāng)?shù)厥薪?jīng)濟(jì)建設(shè)和社會發(fā)展的良好環(huán)境。3、加強(qiáng)電子文件的收集和積累工作。電子文件是未來館藏?cái)?shù)字檔案最主要的來源。以前，進(jìn)館單位只移交紙質(zhì)檔案和紙質(zhì)文件目錄，現(xiàn)在我們要求進(jìn)館單位實(shí)行電子文件和紙質(zhì)文件的歸檔雙軌制，一般將電子文件拷貝兩套，異地保存，并隨紙質(zhì)文件一并移交檔案館。這樣既推進(jìn)了機(jī)關(guān)檔案室的電子化進(jìn)程，又節(jié)省了檔案館建立數(shù)據(jù)庫的工作量。
4、加大檔案管理軟件推廣力度。電子文件是包括電子文件內(nèi)容、電子文件載體和電子文件顯示、修改的電子計(jì)算機(jī)軟硬件平臺的組合。由于種種原因，各進(jìn)館單位電子文件所依賴的軟硬件平臺不同，這給集成到檔案數(shù)據(jù)庫造成困難。對此，我們要高度重視，采取積極的措施予以解決。印發(fā)電子目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)與交換格式，對案卷級和文件級目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)的字段名稱、類型、長度作出了規(guī)定，規(guī)范軟件和數(shù)據(jù)格式，確保數(shù)據(jù)庫的準(zhǔn)確性和有效性。
截止2005年5月，臨海市市鎮(zhèn)兩級機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位已有20多家使用了PDE檔案綜合信息管理系統(tǒng)或其它綜合信息管理系統(tǒng)。今后，我們準(zhǔn)備加大檔案信息管理系統(tǒng)的推廣力度，對新達(dá)標(biāo)升級的單位要求全部安裝，對已達(dá)到各類標(biāo)準(zhǔn)的單位要求在1-2年內(nèi)全部安裝。另外依托市政府OA網(wǎng)上辦公系統(tǒng)，做到文檔一體化，及時(shí)遷移電子文件。隨著系統(tǒng)設(shè)備更新、擴(kuò)充，在不同系統(tǒng)之間交接電子文件，及時(shí)對歸檔電子文件進(jìn)行遷移操作，確保電子文件的有效性。
檔案數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)長期而又復(fù)雜的任務(wù)，不可能一步到位。工作中我們力求分步實(shí)施，突出重點(diǎn)，講求實(shí)效，持續(xù)發(fā)展。
參考資料
1、國際檔案理事會主席王剛同志在《第十四屆國際檔案大會開幕式上的致詞》，《中國檔案報(bào)》2000年第547期
關(guān)鍵詞：數(shù)字化、檔案管理、網(wǎng)絡(luò)化
中圖分類號：G270.7文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A文章編號：1006-026X（2013）12-0000-01
前言
21世紀(jì)是一個信息技術(shù)發(fā)展日新月異的時(shí)代，信息技術(shù)在各個行業(yè)各個方面的運(yùn)用已經(jīng)越來越普遍，并逐漸成為各個行業(yè)競爭的有力技術(shù)手段已經(jīng)各方面進(jìn)步和發(fā)展的不竭動力。而對于信息量巨大，工作量頗高，提供大量信息資源的檔案管理工作來說，計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等數(shù)字化技術(shù)的變革的沖擊，為其帶來了巨大的機(jī)遇以及挑戰(zhàn)，正確的認(rèn)識檔案管理的數(shù)字化發(fā)展，并使其向數(shù)字化的方向發(fā)展，使得檔案管理更加的系統(tǒng)、及時(shí)、準(zhǔn)確和高速，從而實(shí)現(xiàn)對資源更加地有效利用和分享。這樣能夠促進(jìn)檔案管理行業(yè)的發(fā)展，減小管理工作過程中的工作量及難度。
一、我國檔案管理的現(xiàn)狀
我國檔案管理是以服務(wù)社會主義現(xiàn)代化建設(shè)檔案資源為目的，其主體是依據(jù)《檔案法》建立的檔案館，檔案館也是集中管理、保存檔案的基地，它能實(shí)現(xiàn)諸多檔案管理功能比如：收藏功能、存儲功能、宣傳功能以及傳播功能。同時(shí)在我國這樣一個歷史悠久，古文化燦爛的國度，檔案管理不僅具有重要的意義，并一直得到重視，并取得了巨大的發(fā)展。發(fā)展到現(xiàn)階段，隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、通訊技術(shù)等信息技術(shù)的進(jìn)步和發(fā)展，對檔案管理也產(chǎn)生了極大的影響。近年來，檔案管理過程中信息化、數(shù)字化技術(shù)得到了成功地應(yīng)用，使得檔案管理方面產(chǎn)生了巨大的變革，電子式的文件大批量的產(chǎn)出，以及計(jì)算機(jī)技術(shù)下紙質(zhì)檔案數(shù)字化的進(jìn)步，促進(jìn)了檔案包含信息內(nèi)容的加速，并逐漸出現(xiàn)檔案管理對象檔案實(shí)體與檔案信息管理工發(fā)生分離的情況。正如我們所知，檔案它是能夠被我們傳輸、表達(dá)、感受的，以圖像、文件等為載體的一種信息?，F(xiàn)階段，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，必然會導(dǎo)致不同區(qū)域的使用人員共享檔案信息的情況，憑借各種數(shù)字化技術(shù)，檔案管理的工作也將突破地域，形成“移動中的檔案館”，建立起全國乃至全世界范圍內(nèi)的檔案管理中心，檔案信息將更加容易獲取和傳播。
二、數(shù)字化檔案管理的內(nèi)容及特點(diǎn)
信息化建設(shè)的關(guān)鍵是實(shí)現(xiàn)信息資源的共享以及高效的利用，無論從哪個方面來說檔案都是信息資源的中心，因而對檔案規(guī)范化以及標(biāo)準(zhǔn)化的管理已受到社會各行各業(yè)的廣泛關(guān)注。正是在這樣的背景下，為適應(yīng)各行業(yè)發(fā)展的客觀需求，數(shù)字化檔案管理運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)并結(jié)合數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)對文字檔案、圖像檔案等檔案形勢進(jìn)行數(shù)字化的管理，全面的管理，并進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)檔案系統(tǒng)與辦公系統(tǒng)的無縫銜接。數(shù)字化檔案管理是由若干年前西方“數(shù)字化圖書館工程”的概念演變而來，是一種利用多種計(jì)算機(jī)多媒體技術(shù)的新型檔案管理形式，基于高速網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)跨庫檢索并對海量檔案信息庫群進(jìn)行管理。
數(shù)字化檔案管理包括諸多方面的內(nèi)容，主要可完成以下工作：首先是以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，多媒體技術(shù)以及現(xiàn)代通信技術(shù)為基礎(chǔ)，建立起能過在外部進(jìn)行信息調(diào)整的公共網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。其次是將不同時(shí)期、不同類別的檔案信息庫以及多種其他信息庫作為基礎(chǔ)信息，形成能夠?qū)鹘y(tǒng)檔案信息轉(zhuǎn)化，自動生成電子檔案的數(shù)據(jù)庫形式。再則是實(shí)現(xiàn)智能處理，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫到知識庫的轉(zhuǎn)變，并運(yùn)用自然語言進(jìn)行全網(wǎng)絡(luò)的檔案搜索，實(shí)現(xiàn)檔案信息的全網(wǎng)絡(luò)共享。最后是建立成立體化，全方位一體化的使用體系，及時(shí)地處理和提供各類檔案信息，并保證信息資源使用過程中的安全性，提供可靠地安全保密措施。
數(shù)字化檔案管理作為一種基于互聯(lián)網(wǎng)的分布是檔案管理系統(tǒng)，能夠根據(jù)不同的需求提供各類檔案信息服務(wù)，數(shù)字化檔案管理主要有以下幾種特點(diǎn)及優(yōu)勢：
1、實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益的提高。
如今，社會經(jīng)濟(jì)得到的飛速的發(fā)展，造成現(xiàn)實(shí)的辦公效率難以應(yīng)付海量的信息，由此形成了尖銳的矛盾，在傳統(tǒng)辦公方式之下，一直是一種粗狂型的模式。也就是一種單純的以增加人員和辦公用具來解決這些問題的手段，這種方法造成企業(yè)管理成本大幅度的增加，相反數(shù)字化檔案管理一改傳統(tǒng)紙質(zhì)載體的檔案信息，將其轉(zhuǎn)化為機(jī)讀的檔案信息，不僅在很大程度上減少了管理費(fèi)用，節(jié)約了大量實(shí)體空間，還能有效地方便查詢，進(jìn)而避免了印制紙質(zhì)資料而造成的浪費(fèi)和成本的增加。
2、實(shí)現(xiàn)辦公效率的提升
數(shù)字化檔案管理能夠做到資料的及時(shí)歸納和盡早利用。譬如，在企業(yè)人事管理的過程中，需要管理對象眾多，并且有極大的流動性和負(fù)責(zé)性，員工調(diào)動，退休等都會伴隨著檔案的移動，要想一絲不茍地準(zhǔn)確記錄和了解這些動態(tài)的信息，按照以往的管理模式必將消耗大量的人力、物力，而且還可能造成延后。但是利用數(shù)字化的檔案管理方式，通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)就能輕松準(zhǔn)確的統(tǒng)計(jì)這些信息，同時(shí)回過頭來要想查詢這些信息也是什么的簡單和方便，可以使得相關(guān)的工作人員做到對所有信息進(jìn)行實(shí)時(shí)的控制和處理。并且，由于計(jì)算機(jī)技術(shù)以及信息都不受物理空間的限制，因而數(shù)字化的檔案管理更是能實(shí)現(xiàn)檔案的無界性，由此檔案庫也由實(shí)體的檔案館變?yōu)榭晒╇S時(shí)隨地利用的信息處理中心。
3、實(shí)現(xiàn)檔案的高效利用
傳統(tǒng)的檔案管理都是在檔案室或者檔案館內(nèi)進(jìn)行的，而且是以紙質(zhì)材料為載體的，這樣給使用者帶來了諸多不便，然而數(shù)字化檔案管理則能夠使人們更加方便和精確的獲取所需的檔案信息，網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理更是能使使用者不受時(shí)間以及空間地域的限制，從而大大提高檔案信息的利用效率。
三、數(shù)字化檔案管理建設(shè)應(yīng)注意的問題
數(shù)字化檔案管理能給我們帶來諸多方面的便利，但與此同時(shí)也存在著多個方面的問題和有待克服的困難，為了實(shí)現(xiàn)全面檔案管理的數(shù)字化建設(shè)在，實(shí)踐過程中應(yīng)注意一下幾個方面的問題：
1、系統(tǒng)工程的構(gòu)建
我們必須認(rèn)識到檔案管理數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)的工程，它包括設(shè)計(jì)、開發(fā)、整理等多個方面的工作，而且日常的記錄、保管等工作也具有相當(dāng)大的工作量，所需要的設(shè)備也是多種多樣。為了提高管理系統(tǒng)的效率還應(yīng)管理查詢系統(tǒng)的設(shè)置以達(dá)到資源查詢及共享的目的，并進(jìn)一步開發(fā)操作系統(tǒng)、加密系統(tǒng)等已全面提高檔案管理的水平。
2、保證檔案的安全性及可靠性
運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的數(shù)字化檔案管理最重要的一點(diǎn)就是安全性的保證，全網(wǎng)絡(luò)資源共享對其安全也提出了更高的要求?，F(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展迅速，應(yīng)注意及時(shí)更新保護(hù)系統(tǒng)以保證管理系統(tǒng)的安全運(yùn)行，防止其被惡意破壞或侵入。
3、注意與辦公系統(tǒng)的高效銜接
與辦公系統(tǒng)的銜接將有助于企業(yè)對自身進(jìn)行數(shù)字化檔案管理，實(shí)現(xiàn)企業(yè)財(cái)務(wù)管理、人事管理等的有效結(jié)合，提高檔案管理的效率。實(shí)行科學(xué)完善的管理規(guī)章制度，實(shí)現(xiàn)文檔一體化，電子檔案及紙質(zhì)檔案同步保存，并在兩者之間建立有效的銜接通道，做到數(shù)字檔案管理的有跡可循，提高數(shù)字檔案的可靠性。
1.1 安全管理意識淡薄。目前，縣區(qū)級檔案部門對檔案信息安全的重要性、緊迫性認(rèn)識不足。只注重檔案信息系統(tǒng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和軟件應(yīng)用，對檔案信息安全則是“淡然處之”，缺乏必要的安全教育與培訓(xùn)，違規(guī)操作現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，數(shù)據(jù)質(zhì)量與安全令人擔(dān)憂。
1.2 缺乏行之有效的管理制度。目前，縣區(qū)級數(shù)字檔案信息安全管理仍停留在傳統(tǒng)“看家護(hù)院”的工作模式上，信息安全制度存在不少漏洞，出了問題難追究。檔案數(shù)字化過程及從電子文件的生成到歸檔保存都缺乏規(guī)范的制度化管理，發(fā)生風(fēng)險(xiǎn)的可能性增加。
1.3 安全基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)滯后。安全基礎(chǔ)設(shè)施是數(shù)字檔案信息安全管理的保障。由于傳統(tǒng)保護(hù)措施的低效率性，數(shù)字檔案的保護(hù)成本過高，對于數(shù)字檔案風(fēng)險(xiǎn)的防范不能取得相應(yīng)的效果，造成人力、財(cái)力的浪費(fèi)。在目前縣區(qū)級檔案部門經(jīng)費(fèi)普遍緊張的情況下，投入與產(chǎn)出之間不成比例，不能引起主管部門的重視。
1.4 技術(shù)防范措施不健全?？h區(qū)級檔案部門針對數(shù)字檔案所采取的技術(shù)性保護(hù)缺乏主動防范的措施。對于可能發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)，囿于檔案工作者自身信息技術(shù)方面知識的欠缺，維護(hù)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備和相關(guān)系統(tǒng)的技術(shù)人員又對數(shù)字檔案和知識掌握不足，風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生之前不能采取有效措施加以預(yù)防，往往“頭痛醫(yī)頭，腳痛醫(yī)腳”。
1.5 人員素質(zhì)參差不齊。縣區(qū)級檔案部門缺乏計(jì)算機(jī)技術(shù)人員，更缺乏精通檔案專業(yè)知識和信息技術(shù)的復(fù)合性人才，多數(shù)人的年齡、文化知識結(jié)構(gòu)不合理，有些人缺乏敬業(yè)精神和責(zé)任心，難以全身心投入工作。
2 加強(qiáng)數(shù)字檔案信息安全管理的策略
2.1 加強(qiáng)宣傳教育，提高安全意識，加速培養(yǎng)檔案信息安全人才。加強(qiáng)宣傳教育，樹立和堅(jiān)持全面的、科學(xué)的、正確的檔案信息安全觀，提高計(jì)算機(jī)用戶和從事計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)檔案管理人員的群體安全意識。要對檔案信息管理人員進(jìn)行教育和培訓(xùn)，組織學(xué)習(xí)檔案信息安全知識、信息保密技術(shù)常識和預(yù)防辦法等，增強(qiáng)工作責(zé)任感，樹立一絲不茍的工作作風(fēng)。聯(lián)合高校檔案教育專業(yè)部門對檔案人員進(jìn)行在職培訓(xùn)，增加現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等方面內(nèi)容，培養(yǎng)適應(yīng)信息時(shí)代的復(fù)合型人才。
2.2 建立健全維護(hù)數(shù)字檔案信息安全的管理制度。建立健全科學(xué)、合理、嚴(yán)密的管理制度，從每一個環(huán)節(jié)堵塞信息失真的隱患。一要建立信息管理組織體系，實(shí)行安全管理崗位責(zé)任制，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)一思想，做到人人有責(zé)，層層負(fù)責(zé)，確保網(wǎng)絡(luò)、系統(tǒng)和數(shù)據(jù)的安全。二要建立統(tǒng)一的安全管理制度，加強(qiáng)規(guī)范管理和制度管理。制定完善機(jī)房管理制度、網(wǎng)絡(luò)管理、數(shù)據(jù)及加密管理、設(shè)備管理等制度，建立跟蹤體系，提高整體信息安全防范意識。對電子文件歸檔系統(tǒng)、館藏檔案數(shù)字化系統(tǒng)、檔案信息與提供利用的網(wǎng)站系統(tǒng)等應(yīng)用程序，建立有效的操作規(guī)范，根據(jù)職責(zé)分離和對人負(fù)責(zé)的原則，各負(fù)其責(zé)。三要制定完善的系統(tǒng)維護(hù)制度。包括對網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)使用的情況、系統(tǒng)管理人員對用戶權(quán)限的分配及管理等。
2.3 采取有效的技術(shù)措施加強(qiáng)數(shù)字檔案信息安全。積極防御、綜合防范，創(chuàng)建安全的網(wǎng)絡(luò)、系統(tǒng)和應(yīng)用環(huán)境，保障數(shù)字檔案信息的安全需要從網(wǎng)絡(luò)、系統(tǒng)、應(yīng)用、數(shù)據(jù)等多個層面來分析問題，根據(jù)目前的技術(shù)條件，針對不同情況采取不同的技術(shù)措施。保障網(wǎng)絡(luò)安全可以采用防火墻技術(shù)、入侵檢測技術(shù)，并建立網(wǎng)絡(luò)化的病毒防范體系，防范病毒侵害數(shù)字化檔案信息。保障操作系統(tǒng)安全可以加強(qiáng)升級服務(wù)，時(shí)常檢查系統(tǒng)的各項(xiàng)設(shè)置。保障檔案信息應(yīng)用系統(tǒng)安全可以采取身份識別技術(shù)、加密防偷竊技術(shù)等，防止非法侵入。保障檔案數(shù)據(jù)安全可以實(shí)行隔離、加密、防寫、異地異質(zhì)備份、遷移、封裝、硬盤還原卡等技術(shù)措施，以此保證數(shù)字信息的真實(shí)、完整和有效性。
關(guān)鍵詞:檔案信息；數(shù)字化；管理
檔案是我們個人信息的最真實(shí)載體，而在當(dāng)今科學(xué)技術(shù)日益發(fā)展的時(shí)代背景之下，計(jì)算機(jī)從一定角度而言為我們帶來了跨時(shí)代意義的信息化數(shù)據(jù)化革新，而這一點(diǎn)對于檔案管理來說無疑是十分有幫助的，借助相關(guān)的科技化、信息化、數(shù)字化技術(shù)，檔案管理體系的革新就能夠得到進(jìn)一步提升。而借助這一檔案管理體系的時(shí)代性變革，相應(yīng)的計(jì)算機(jī)技術(shù)就能夠?qū)崿F(xiàn)與檔案管理技術(shù)的結(jié)合，進(jìn)而使檔案管理的效率和檔案管理的整體流程都在此基礎(chǔ)上得到系統(tǒng)性的規(guī)劃，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案管理的全面信息數(shù)字化轉(zhuǎn)型。
1檔案數(shù)字化管理綜述
國家檔案局所的《全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》明確指出：檔案信息化建設(shè)要適應(yīng)國家信息化和檔案事業(yè)發(fā)展的要求，把檔案信息化納入國家信息化建設(shè)的總格局中，以檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)，以檔案信息資源建設(shè)為核心，以擴(kuò)大檔案信息資源開發(fā)利用為目標(biāo)，加快推進(jìn)檔案資源數(shù)字化，信息管理標(biāo)準(zhǔn)化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化的進(jìn)程，促進(jìn)檔案事業(yè)持續(xù)快速健康發(fā)展。檔案數(shù)字化即數(shù)字檔案，是指通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行操作、傳輸、存儲和利用的文件。數(shù)字檔案是人類社會真實(shí)活動的數(shù)字化記錄，是辦公自動化和信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)快速發(fā)展的必然結(jié)果，它必將深刻地改變檔案工作的面貌和信息環(huán)境。
2檔案信息數(shù)字化管理的現(xiàn)狀
當(dāng)今檔案信息數(shù)字化管理主要面臨著四個問題，一是電子檔案與紙質(zhì)檔案同時(shí)存在，造成資源的極大浪費(fèi)。很多單位在實(shí)踐數(shù)字檔案的過程中，由于缺乏對其正確的認(rèn)識和系統(tǒng)的把握，總是對數(shù)字檔案心存芥蒂。為了順應(yīng)上級數(shù)字檔案工作的要求，在積極實(shí)踐數(shù)字檔案的過程中，又將電子檔案以紙質(zhì)的形式進(jìn)行了一次傳統(tǒng)的歸檔管理，這就造成了很多重復(fù)的、不必要的勞動和資源的極大浪費(fèi)，不利于數(shù)字檔案的大力推廣應(yīng)用和檔案資源的共享。二是數(shù)字檔案管理系統(tǒng)與辦公自動化系統(tǒng)的不兼容給歸檔帶來麻煩。由于二者的不兼容，時(shí)常造成辦公自動化所產(chǎn)生的電子文檔等資料需要轉(zhuǎn)換格式。三是電子檔案由于隨時(shí)能夠修改，動態(tài)記錄檔案信息，所以，很難像紙質(zhì)檔案一樣根據(jù)規(guī)定和其價(jià)值確定保存時(shí)限。四是數(shù)字檔案的利用意識淡薄，造成了檔案資源得不到充分利用。很多企業(yè)工作人員對數(shù)字檔案缺乏正確的意識，未能適應(yīng)數(shù)字檔案給其查閱帶來的方便，常常因沒有紙質(zhì)檔案而放棄對資源的利用。
3實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)字化管理的措施
3.1完善檔案數(shù)字化管理軟硬件控制機(jī)制
數(shù)字化的實(shí)現(xiàn)需要借助一定的物質(zhì)載體，而這一載體表現(xiàn)在當(dāng)今信息數(shù)字化管理進(jìn)程中就是相關(guān)的軟硬件技術(shù)。首先具體可體現(xiàn)在數(shù)字檔案的建立上，數(shù)字檔案看似很簡單，但是實(shí)際執(zhí)行起來要以傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案為基礎(chǔ)，將紙質(zhì)檔案上的大量信息歸集到數(shù)字程序之中，并且通過最為直觀的數(shù)字信息形式將之展現(xiàn)給閱讀這一數(shù)字信息的大眾。而這一過程的實(shí)現(xiàn)需要大量的時(shí)間來對龐大的紙質(zhì)檔案進(jìn)行梳理和整合，因?yàn)榧堎|(zhì)到信息的轉(zhuǎn)化必須經(jīng)過一定的錄入時(shí)間，而時(shí)間的提升除了提升錄入速度和借助一定的掃描類儀器之外，別無他法。所以在當(dāng)今信息化的數(shù)字處理環(huán)節(jié)會采用錄入和掃描輸入相結(jié)合的形式來完善錄入工作，但是掃描類儀器的智能化程度也是有限的，因此檔案的轉(zhuǎn)化性錄入進(jìn)程實(shí)現(xiàn)起來依舊需要一定的時(shí)間。在完成這一復(fù)雜工序之后，還需要進(jìn)行一定的軟件開發(fā)維護(hù)、檔案資料分類歸檔、電子二次掃描、備份以及檔案的系統(tǒng)化電子管理等流程，這些數(shù)字化流程的而實(shí)現(xiàn)都要以軟硬件的配合為基礎(chǔ)，因此數(shù)字化管理類軟件和硬件的開發(fā)環(huán)節(jié)作為數(shù)字檔案建立的基礎(chǔ)必須為建設(shè)方認(rèn)真對待，進(jìn)而保證其他工序能夠以此為基而和諧有序地發(fā)展。
3.2完善檔案管理數(shù)字化與其它系統(tǒng)的銜接
檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的執(zhí)行相對獨(dú)立，通常會由專門的管理部門指派專人操作，但是這種獨(dú)立性只是相對的，檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的實(shí)施依舊需要其它部門的協(xié)同配合，進(jìn)而使整個系統(tǒng)進(jìn)程得到全方位的優(yōu)化，通常情況下，辦公自動化系統(tǒng)與檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的聯(lián)系最為緊密，并且這兩個系統(tǒng)在實(shí)際的工作進(jìn)程中會有一定的交集，因此檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的實(shí)施也要適當(dāng)?shù)刈裱k公自動化的實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)而統(tǒng)一檔案資料的公用查詢接口，并且使兩個系統(tǒng)均能夠順利地使用接口中開放的檔案數(shù)據(jù)信息網(wǎng)絡(luò)查詢與調(diào)取機(jī)制，以便于實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理體系中的財(cái)務(wù)體統(tǒng)優(yōu)化、分配以及人事管理的無縫對接調(diào)配機(jī)制之類的相關(guān)科技化功能。
3.3用數(shù)字檔案取代傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案
數(shù)字檔案在一定程度上作為紙質(zhì)檔案的替代物，具有可復(fù)制性、易保管性等許多優(yōu)秀屬性，對這些屬性加以利用并對這些屬性的載體———數(shù)字檔案進(jìn)行合理的規(guī)劃，能夠在一定程度上取代紙質(zhì)檔案的地位。紙質(zhì)檔案作為傳統(tǒng)檔案的承載物，在過去信息化、數(shù)字化并未全面發(fā)展的時(shí)代起著一定的信息交互性作用。但是因?yàn)閭鹘y(tǒng)的紙質(zhì)檔案的便攜性、可閱性較差，再加上冗雜的紙質(zhì)檔案不利于檔案管理的實(shí)現(xiàn)，因此紙質(zhì)檔案已經(jīng)漸漸退出了歷史舞臺。數(shù)字檔案是適應(yīng)檔案信息化客觀要求的新鮮事物，必須大力推廣。同時(shí)，為了防止“雙套制”的存在，需大力推廣數(shù)字檔案，防止二者并存帶來的資源閑置和浪費(fèi)。在此基礎(chǔ)上，信息時(shí)代進(jìn)行數(shù)字檔案管理就要求檔案管理工作者具備較高的專業(yè)素質(zhì)和高水平的計(jì)算機(jī)操作和應(yīng)用水平，因此，需要通過開展培訓(xùn)學(xué)習(xí)，大力提高管理者的專業(yè)素質(zhì)，以滿足數(shù)字檔案對人才專業(yè)素質(zhì)的客觀需要，更好地勝任數(shù)字檔案管理工作。
結(jié)束語
總而言之，當(dāng)下檔案信息數(shù)字化管理體制的推出較為適合當(dāng)今時(shí)代的發(fā)展趨勢，因此對這種新型數(shù)字化檔案管理模式的普及有利于完善新時(shí)期我國檔案的相關(guān)整合工作，有利于使檔案的調(diào)動和管理更具機(jī)動化，方便人們對檔案體系整體進(jìn)行一定的規(guī)劃和變動。同時(shí)還有利于我國檔案管理事業(yè)的革新與發(fā)展，而這對我國的科技事業(yè)和信息事業(yè)來說也都是具有積極而進(jìn)步的意義的，國家必須對此予以大力支持。
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