發(fā)布時間：2023-05-29 16:03:38
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的財務檔案管理樣本，期待這些樣本能夠為您提供豐富的參考和啟發(fā)，請盡情閱讀。
第一，加強領(lǐng)導，提高認識，使檔案管理工作上一個新臺階。目前的狀況總的來說對檔案管理工作的重視程度普遍不夠，往往是用到的時候強調(diào)檔案管理的重要性，過后又忽略了，檔案管理工作經(jīng)常給別的工作讓位。殊不知有些資料具有原始性和不可替代性，如果當時不及時收集整理，或保管不善，一旦遭破壞，事后是無法彌補的。因此各單位要加強對會計檔案管理工作的領(lǐng)導，領(lǐng)導要始終關(guān)注檔案管理工作，并親自過問檔案工作，解決檔案工作中存在的各種實際問題，常抓不懈，保持一貫性和持久性，同時在人員編制和設(shè)施配備方面給予適當傾斜，為更好地開展檔案管理提供條件。企業(yè)根據(jù)國家法規(guī)制定企業(yè)檔案管理制度和檔案管理人員工作職責，使檔案管理工作有章可循，責任明確，便于操作，進一步做到檔案管理規(guī)范化、制度化、系統(tǒng)化。作為檔案員要認真學習《檔案法》《會計法》《保密法》及其他相關(guān)政策法規(guī)，接受上級檔案部門的指導，樹立和增強檔案管理服務意識，杜絕檔案工作說起來重要，做起來次要，忙起來不要的狀況出現(xiàn)，扎扎實實做好會計檔案管理工作。
第二，提高業(yè)務能力，落實會計檔案管理責任。會計檔案管理人員的素質(zhì)要求較高，應是業(yè)務多面手，是集多種技能于一身的復合型人才，既要熟悉掌握一般檔案管理的理論及技能，又要精通財務專業(yè)知識，還要具備一定的計算機信息處理技術(shù)。一名優(yōu)秀的檔案工作人員，應該知識結(jié)構(gòu)合理、技術(shù)精湛、經(jīng)驗豐富、道德品質(zhì)高尚、敬業(yè)愛崗，要有強烈的求知欲望和創(chuàng)新精神。因此要加強業(yè)務技能培訓和職業(yè)道德教育，提高認識轉(zhuǎn)變觀念，不斷更新知識結(jié)構(gòu)，提高業(yè)務水平，培養(yǎng)造就一支德才兼?zhèn)涞母咚刭|(zhì)檔案管理隊伍。崗位培訓是提高會計檔案規(guī)范化管理的有效途徑，定期舉辦會計檔案管理人員的知識培訓，學習檔案管理法律法規(guī)和崗位操作技能，使會計檔案管理人員熟練掌握會計檔案管理的基礎(chǔ)知識和操作技能。在加強政治思想教育的同時，必須要求檔案員真正做到業(yè)務精通、愛檔如珍、兢兢業(yè)業(yè)、服務企業(yè)。同時，各職能部門也確定一名兼職檔案管理工作人員，負責收集和管理本部門的檔案資料，形成檔案工作齊抓共管的局面，以保證企業(yè)的各種檔案資料齊全完整。
第三，運用現(xiàn)代化信息技術(shù)和設(shè)備，提高管理水平和工作效率。會計電子檔案是伴隨著信息技術(shù)的發(fā)展和應用而產(chǎn)生的，信息技術(shù)發(fā)展日新月異，促使檔案管理工作信息化程度越來越高，采用計算機操作也越來越多，電子文件歸檔與管理中新問題將不斷出現(xiàn)，會計檔案管理人員必須認真研究新情況，不斷學習接受新事物，采用先進的會計檔案管理方法和技術(shù)成果，解決電子檔案歸集、保密、保存等問題。在傳統(tǒng)會計檔案管理的基礎(chǔ)上，建立健全電子檔案管理制度，保證從電子文件形成、使用、維護、收集整理、歸檔，到保管、開發(fā)利用、鑒定等各個環(huán)節(jié)都有完善的管理制度并嚴格執(zhí)行。建立完善的內(nèi)部控制制度，嚴格實行崗位責任制。各崗位之間職責分明，相互間有一定的制約、監(jiān)督作用，采取不相容職責相分離的措施。采用多種技術(shù)，通過權(quán)限設(shè)置、加密、防寫處理等措施，防止隨意進行數(shù)據(jù)恢復和拷貝，確保電子檔案的安全。會計電子檔案備份和恢復是保證會計數(shù)據(jù)安全、準確、真實的重要措施，管理人員應對會計電子檔案進行雙備份或多備份，并分地點保管，定期對歸檔電子文件進行檢測，以便發(fā)現(xiàn)問題及時補救，做好數(shù)據(jù)維護工作。歸集整理會計電子檔案要注意同時收集技術(shù)文檔，保證用戶對會計電子檔案系統(tǒng)進行操作利用。采用全過程實時記錄系統(tǒng)，對電子檔案進行跟蹤記錄，對所有進入系統(tǒng)的人員都有所監(jiān)督，同時系統(tǒng)日志文件以文本的形式記錄下財務系統(tǒng)操作人員和操作時間，對保護會計電子檔案有重要價值，應加強管理。
在信息化背景下，高校財務檔案管理工作中的信息化建設(shè)能夠有效提高高校財務檔案管理質(zhì)量與效率，但是同時，高校財務檔案管理信息化建設(shè)工作作為一項具有整體性與全局性特點的工作，要求高校能夠以推動高校整體發(fā)展為視角來對高校財務管理工作開展科學的統(tǒng)籌規(guī)劃，通過構(gòu)建高校財務檔案管理信息化制度來為高校財務檔案管理信息化建設(shè)工作的規(guī)范化發(fā)展建立前提與保障。當前眾多高校在財務檔案管理信息化建設(shè)工作中都存在操作有待規(guī)范以及目標有待明確的問題，針對這些問題，高校需要對財務檔案管理信息化建設(shè)單位職責進行明確，并確立高校檔案管理單位與財務單位在高校財務檔案管理信息化建設(shè)中的地位與作用，其中高校財務管理部門需要有序的開展財務檔案數(shù)據(jù)化以及電子化工作，而高校檔案管理部門則有必要與財務管理部門密切配合以做好高校財務檔案的網(wǎng)絡(luò)化應用。其他相關(guān)的高校部門也應當積極參與，通過配合高校財務管理部門與檔案管理部門來做好財務檔案資料的歸檔、收集以及整理工作。另外，高校有必要在構(gòu)建財務檔案管理信息化建設(shè)制度的基礎(chǔ)上通過聯(lián)系實際、積極探索來對相關(guān)制度作出完善，這些需要完善的制度包括高校內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)與外部網(wǎng)絡(luò)的隔離制度、財務檔案數(shù)據(jù)信息的備份制度、財務檔案信息數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的維護制度與監(jiān)控制度等。
（二）高校財務檔案管理信息化基礎(chǔ)設(shè)施的完善
在信息化背景下，高校財務檔案管理要實現(xiàn)信息化建設(shè)，就有必要對與財務檔案管理信息化建設(shè)相關(guān)的基礎(chǔ)設(shè)施做出完善，這些設(shè)施包括數(shù)據(jù)存儲器、服務器、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、操作系統(tǒng)、安全系統(tǒng)、交換機、路由器等。只有在財務檔案管理信息化建設(shè)的過程中具有一些具備較強信息處理能力、較大存儲功能的存儲器與服務器、配備必要的路由器與交換機、使用具有較高安全性特點的操作系統(tǒng)、搭建能夠覆蓋高校的信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，才能夠讓財務檔案管理信息化建設(shè)工作具備硬件平臺。同時，高校要重視完善安全管理系統(tǒng)以及數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)等軟件平臺，其中包括財務檔案數(shù)據(jù)處理軟件、數(shù)據(jù)存儲系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫管理與操作程序、計算機以及數(shù)據(jù)庫監(jiān)控程序、電子檔案管理程序等。在硬件平臺以及軟件平臺的搭建中，高校要重視實現(xiàn)財務檔案管理信息化建設(shè)中軟硬件的匹配，同時要以高校財務檔案管理工作需求為依據(jù)來對軟硬件做出不斷調(diào)整以適應高校財務檔案管理信息化工作的開展，這是推動財務檔案管理信息化工作有序開展的基本保障。
（三）高校財務檔案數(shù)據(jù)的數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化
高校財務檔案信息數(shù)據(jù)要實現(xiàn)數(shù)字化，必須要求檔案信息能夠完整準確，并且在收集與歸檔過程中做到及時與規(guī)范。在對高校財務檔案信息數(shù)據(jù)開展數(shù)字化處理的過程中，首先要對電子檔案進行歸類整理；其次需要對具有利用價值的紙質(zhì)檔案開展數(shù)字化轉(zhuǎn)換。在此階段，需要通過提高數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作質(zhì)量來實現(xiàn)檔案信息資料的規(guī)范化與標準化，在做好財務檔案信息數(shù)據(jù)編研工作的基礎(chǔ)上為檔案管理工作的信息化打下良好基礎(chǔ)。在高校財務檔案管理信息化建設(shè)過程中，財務檔案信息資料的網(wǎng)絡(luò)化是十分關(guān)鍵的環(huán)節(jié)，同時也是實現(xiàn)信息數(shù)據(jù)共享的主要渠道。在此階段，建設(shè)檔案信息數(shù)據(jù)庫是實現(xiàn)檔案信息資料網(wǎng)絡(luò)化第一步驟，這要求財務檔案管理工作者將電子檔案以及做好數(shù)字化轉(zhuǎn)換的紙質(zhì)檔案錄入檔案數(shù)據(jù)庫中，并確保其中信息數(shù)據(jù)被檔案數(shù)據(jù)庫識別與存儲。同時有必要對高校檔案管理網(wǎng)站做出構(gòu)建與完善，發(fā)揮出檔案管理網(wǎng)站在傳遞檔案信息中的重要作用，以便在實現(xiàn)高校網(wǎng)站與高校財務檔案管理工作結(jié)合的基礎(chǔ)上提高高校財務檔案信息數(shù)據(jù)的利用效率。也正因為如此，在高校開發(fā)財務檔案數(shù)據(jù)庫以及其他管理系統(tǒng)的過程中，需要以高校中各個單位的財務檔案信息需求為依據(jù)，通過協(xié)調(diào)高校財務管理部門、職能部門以及檔案管理部門來構(gòu)建一種具有暢通的檔案信息收集渠道、協(xié)調(diào)運轉(zhuǎn)、高效服務且具備合理結(jié)構(gòu)的財務檔案管理模式，同時為財務檔案信息需求者提供資料下載以及信息檢索等服務，并利用現(xiàn)代通訊技術(shù)來為財務檔案信息的需求者提供咨詢服務，從而確保高校財務檔案信息在推動高校發(fā)展與建設(shè)中作用的充分發(fā)揮。
（四）高校財務檔案管理工作隊伍整體素質(zhì)的提高
關(guān)鍵詞：財務檔案；檔案管理；信息化建設(shè)
1 財務管理信息化的必要性
(1)財務管理的難度增加。作為基本建設(shè)項目管理的重要內(nèi)容,財務管理能夠有效推動財務組織參與到項目全方位管理之中,并達到節(jié)約建設(shè)投資的目的。從這一角度而言,水利基本建設(shè)投資體制改革越深入,水利基本建設(shè)項目及其財務管理工作也就越要逐步健全和完善。而且受國家宏觀政策調(diào)整和水利改革發(fā)展形勢等的影響,財務管理需要進一步提高預算管理的科學化、精細化水平。然而,在當前整體財政體制改革逐步深入的宏觀背景下,水利財務預算管理改革深入推進,財務管理水平不斷提高,財務工作難度和強度也逐年增加。所以,隨著財務工作范圍的拓展和管理要求的提高,改進財務檔案管理手段和提高管理效能的問題迫在眉睫。而建設(shè)電子財務檔案,實現(xiàn)財務檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理,既是適應現(xiàn)代化管理的需要,也是搞好水利工程建設(shè)財務檔案管理的必然選擇。
(2)信息化檔案彰顯優(yōu)越性。首先,將財務文件檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮有畔?即電子介質(zhì)的財務檔案后,可以存儲于磁盤、光盤及移動設(shè)備中,這種虛擬數(shù)據(jù)模式下的各種票據(jù)、憑證、賬簿、報表等財務數(shù)據(jù)資料在攜帶、傳輸及使用方面都更加方便靈活。較之傳統(tǒng)的財務檔案,《財務文件匯編》等,電子財務檔案具有無可比擬的優(yōu)點,能夠較好地適應高數(shù)據(jù)量的財務檔案的發(fā)展需求。具體表現(xiàn)在：電子財務檔案易于修正、復制和重置,便于糾錯、攜帶和傳遞；電子財務檔案的存儲形式多樣,既可以存儲于軟盤、硬盤、光盤中,也可以打印輸出到紙質(zhì)材料中。另外,隨著信息科學的發(fā)展,當前數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析的軟件很多,以信息化方式存儲的數(shù)據(jù)便于計算、分析,能夠方便、快捷獲得所需結(jié)果。而且,財務檔案信息化后,還可以通過計算機操作和網(wǎng)絡(luò)交流,滿足檔案信息資源共享、無紙化查閱等目的需求。這樣既節(jié)約了辦公成本,避免了原始檔案由于頻繁翻閱而帶來的磨損,還有利于專業(yè)管理,便于檔案資源的統(tǒng)一整合,極大地提高了工作效率和工作質(zhì)量。
2 財務管理的問題及解析
(1)財務管理不夠嚴謹規(guī)范。財務管理的不規(guī)范體現(xiàn)在諸多方面,首先是部分單位財務人員配備不足或業(yè)務素質(zhì)不高。一些單位尤其是機構(gòu)較小的單位由工程技術(shù)人員兼職擔任財務人員,或者由于編制等原因兼職、財務外包情況較多,造成會計處理不當,賬目混亂,甚至引發(fā)機密資料外泄,造成重大損失。還有些實行國庫集中支付制度的單位,領(lǐng)導對會計核算和財務管理質(zhì)量不重視,只設(shè)一位報賬員,而沒有獨立的管理體系,也就更談不上規(guī)范信息化的建設(shè)。其次是項目執(zhí)行管理與財務管理程序矛盾重重。有些水利工程項目,其內(nèi)部制定的管理辦法與資金管理職能部門在中央投資計劃指導下所編制資金管理辦法存在沖突,往往使得項目法人具體執(zhí)行為難。某些水利工程建設(shè)項目在管理中不注重自身規(guī)范性,甚至在監(jiān)理、施工、建設(shè)管理等環(huán)節(jié)出現(xiàn)“同體”現(xiàn)象,這既給建設(shè)項目違規(guī)使用建設(shè)資金提供了溫床,也對工程財務管理、會計核算工作等實際工作造成極大不便,直接影響賬目的可靠性和有效性,為日后的信息化處理埋下巨大隱患。
(2)財務信息化管理流于表面。隨著電子化逐步取代紙質(zhì)化后,電子財務信息的數(shù)據(jù)整理也面臨諸多問題。首先，很多單位的紙質(zhì)會計財務檔案在整理、裝訂時類別不清,更新不及時,往往導致數(shù)據(jù)統(tǒng)計不夠權(quán)威和有效。轉(zhuǎn)化為虛擬數(shù)據(jù)庫后,許多部門仍存在資料管理低效的問題,數(shù)據(jù)冗繁和重復的現(xiàn)象屢見不鮮,致使信息化后的財務狀況提效有限。其次,財務信息化不能促進科學化和準確化。目前很多單位,為謀求更大利益,面對客觀的數(shù)據(jù)往往隨意操作,篡改數(shù)據(jù)，例如在處理債權(quán)債務時,將收入掛債權(quán)債務賬戶來偷稅漏稅等,將信息化引導下的規(guī)范化和精細化扭曲變形,因而信息化程度還不到位。
3 加強信息化建設(shè)的理論策略
【關(guān)鍵詞】醫(yī)院；財務檔案管理；現(xiàn)狀
一、醫(yī)院財務檔案管理現(xiàn)狀審視
（1）認識不足，重視不夠。財務檔案是醫(yī)院保存歷史、服務現(xiàn)實，承上啟下的一項重要工作，但不少醫(yī)院領(lǐng)導和財務負責人并沒有從根本上認識財務檔案工作的重要性，覺得無關(guān)緊要，在潛意識中存在應付思想。領(lǐng)導對財務檔案工作的認知觀念無形中會影響著干部職工對財務檔案工作的態(tài)度，同時，領(lǐng)導忽視往往導致財務檔案工作出現(xiàn)人員缺少、經(jīng)費不足、設(shè)備陳舊等不利局面，在很大程度上制約了醫(yī)院財務檔案工作的有效發(fā)展。（2）財務檔案管理制度不健全，落實不到位。一般來說，大多數(shù)醫(yī)院都比較重視內(nèi)部管理制度的建設(shè)，建立了較為完備的醫(yī)院管理制度體系，但涉及財務檔案管理的制度、職責、考核標準卻較少。由于缺乏系統(tǒng)、完備的財務檔案管理制度，使得醫(yī)院財務檔案管理松散無序，嚴重影響了財務檔案管理工作的規(guī)范化發(fā)展。（3）財務檔案沒有配備專業(yè)人員負責管理。許多醫(yī)院沒有設(shè)置專職人員管理財務檔案，由會計人員兼管的現(xiàn)象較為普遍，會計人員雖然熟悉會計專業(yè)知識，但大多未經(jīng)檔案專業(yè)知識的相關(guān)培訓，容易導致整理出的財務檔案案卷質(zhì)量不高，難以達到規(guī)范化的標準，不符合檔案管理的要求，更談不上進行科學化的管理。財務檔案管理人才素質(zhì)不高成為制約醫(yī)院財務檔案事業(yè)發(fā)展的重要因素。（4）經(jīng)費投入少，管理落后。財務檔案管理不能給醫(yī)院帶來直接的經(jīng)濟效益，因此醫(yī)院財務檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)往往被忽視，由于經(jīng)費不足，財務檔案管理部門無法購置好的硬軟件，設(shè)備得不到及時的更新。這也造成了目前部分醫(yī)院的財務檔案管理仍采用傳統(tǒng)的手工管理方式，效率非常低下，信息化管理手段運用很少。這種管理很難適應信息化的發(fā)展要求，財務檔案管理難為醫(yī)院的發(fā)展提供高質(zhì)量、高水平的主動服務。（5）財務檔案開發(fā)利用率低。財務檔案是醫(yī)院的重要經(jīng)濟史料，目前財務檔案部門的管理職能僅停留在收集保管與提供簡單利用方面，而對于檔案的開發(fā)利用幾乎沒有展開，難以真正體現(xiàn)檔案的價值，這直接影響了人們對財務檔案重要性的認識，不利于財務檔案事業(yè)的長遠發(fā)展。
關(guān)鍵詞：高校；財務會計；檔案管理；內(nèi)控制度
當前，國家財務部門對高校的內(nèi)部控制規(guī)范建設(shè)做出了明確的規(guī)定，高校應該積極響應財務部門的號召來建設(shè)內(nèi)部控制規(guī)范。高校財務會計檔案管理是財務管理的重要內(nèi)容，在學校的內(nèi)部控制建設(shè)中也具有非常重要的作用，成為了高校內(nèi)部控制的重要防控對象。但是，從實際的高校財務會計檔案管理的現(xiàn)狀來看，內(nèi)控現(xiàn)狀不容樂觀，這就要求高校要引起高度重視，要積極探索有效的策略來做好內(nèi)控制度的建設(shè)。
一、高校財務會計檔案管理對內(nèi)部控制中的重要性
高校財務會計檔案是指會計核算過程中產(chǎn)生和接收的會計資料，包括各種圖表形式、文字形式的資料，能夠有效反映高校的經(jīng)濟業(yè)務事項。1.高校財務會計檔案在內(nèi)控過程中的重要性。內(nèi)部控制建設(shè)在高校的財務會計檔案管理中具有非常重要的作用，財務會計檔案在高校的內(nèi)部控制建設(shè)中也發(fā)揮著非常重要的作用。財務會計檔案本身形成的過程就能夠有效體現(xiàn)內(nèi)部控制，財務檔案客觀記錄了高校財務管理等各種經(jīng)濟活動，全面覆蓋了各類經(jīng)濟活動的全過程，無論是預算管理、事中核算還是事后的決算、對賬，記錄都非常詳細，并且檔案具有嚴肅性和真實性，不能篡改。因此，會計檔案形成過程的本身就體現(xiàn)了內(nèi)部控制的過程。2.高校財務會計檔案管理體現(xiàn)了內(nèi)部控制的原則。高校的財務會計檔案管理過程中體現(xiàn)了內(nèi)部控制的原則，行政事業(yè)單位響應國家財務部門的號召，注重內(nèi)部控制，在實施內(nèi)部控制的過程中要遵循重要性、適應性、全面性和制衡性的原則。因此，在具體的內(nèi)部控制實施過程中，要對所有的經(jīng)濟活動和業(yè)務事項進行全面的控制。同時，要記載各種具有保存價值的圖表、文字等會計資料，這凸顯了全面性和重要性的原則。在不同的社會背景下，高校的財務會計檔案管理要采用不同的方法和模式，例如，在當前信息技術(shù)不斷發(fā)展的背景下，高校的財務會計檔案管理也出現(xiàn)了一定的改變，財務會計檔案的記載方式也更加先進和科學，這就體現(xiàn)了內(nèi)部控制的適應性原則。3.內(nèi)部控制方法指導高校財務會計檔案管理。內(nèi)部控制方法中對財務會計控制做出了明確的規(guī)定，指出行政事業(yè)單位要建立完善的財務管理制度，建設(shè)會計機構(gòu)，不斷提升相關(guān)工作人員的業(yè)務水平和工作技能，落實會計人員的崗位責任制度，并對會計的基礎(chǔ)工作做出規(guī)范，重視會計檔案管理工作，并對會計憑證處理、財務會計報告處理以及會計賬簿處理程序做出了明確的規(guī)定。高校財務會計檔案管理本身就是內(nèi)部控制的一種重要途徑和方法，這就要求檔案管理要確保質(zhì)量，保障所有的會計資料都是準確和客觀的，這樣才能真正落實高校的內(nèi)部控制。因此，高校內(nèi)部控制的方法對高校的財務會計檔案管理有重要的指導作用，能夠為高校的財務會計檔案管理提供重要的方向和有效的手段。
二、當前高校財務會計檔案管理內(nèi)控存在的不足
1.沒有正確認識到高校財務會計檔案管理的功能。高校的財務部門在高校中具有非常重要的地位，可以說高校所有重要功能的體現(xiàn)都離不開財務部門，無論是科學研究還是人才培養(yǎng)過程中，財務部門都發(fā)揮著非常重要的服務作用，是高校的核心部門之一。但是，從實際的情況來看，大部分的高校財務人員都將工作重點放在和財務相關(guān)的工作上，包括財務預算、核算和決算等，但是卻沒有充分認識到檔案管理的重要性，對會計檔案的認知程度不夠，這樣就導致在財務會計檔案管理過程中投入的精力和時間比較少，沒有對會計檔案進行有效的管理，領(lǐng)導層和相關(guān)的檔案管理人員的檔案管理意識比較薄弱，這和高校的內(nèi)部控制建設(shè)的要求不相符合。2.高校會計檔案管理系統(tǒng)有待升級。近年來，隨著我國高等教育的普及化，導致很多高校都在不斷擴招，學生數(shù)量越來越多，高校的各種經(jīng)濟活動也越來越多樣化。所以，會計檔案的資源信息也在日漸增多。當前，高校的會計檔案管理系統(tǒng)主要是針對以紙質(zhì)為載體的檔案信息和數(shù)據(jù)進行管理，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展和進步，這種落后的會計檔案管理系統(tǒng)凸顯出很多的問題和不足，無法對海量的數(shù)據(jù)存儲進行處理。近年來，內(nèi)部控制規(guī)范建設(shè)也在不斷進步，財務核算系統(tǒng)也正朝著電子化建設(shè)的方向發(fā)展，由于信息技術(shù)的介入，導致檔案信息的儲存介質(zhì)也變得更加多樣化，而當前高校使用的會計檔案管理系統(tǒng)和其他部門的信息化管理系統(tǒng)還很難實現(xiàn)兼容，存在著信息孤島和兼容性的問題。不僅如此，高校會計檔案管理系統(tǒng)在電子存儲方面還具有一定的提升空間，在對紙質(zhì)會計檔案進行存檔時雖然比較穩(wěn)定，但是，對于紙質(zhì)會計檔案的利用和查詢具有較大的難度。內(nèi)部控制規(guī)范建設(shè)工作需要查詢大量的賬目，當前的高校會計檔案管理系統(tǒng)還很難實現(xiàn)，這就要求要采用電子查詢系統(tǒng)，發(fā)揮電子查詢系統(tǒng)的功能和優(yōu)勢來快速檢索大量賬目，同時還可以調(diào)取打印已經(jīng)成像的原始憑據(jù)，并且對于電子檔案還能夠進行加密，能夠確保電子檔案的真實性和可靠性，這就要求會計檔案管理系統(tǒng)要及時升級。3.高校會計檔案管理缺乏健全的制度。當前，大部分的高校會計檔案管理都歸于獨立的檔案管理部門，但是，由于會計檔案管理對管理人員的專業(yè)性要求比較高，所以檔案部門對會計檔案的管理只是流于形式，真正來對會計檔案進行管理的還是財務人員。財務人員對會計檔案進行管理時，一般是以我國的會計檔案管理法來開展工作，高校自行制定的會計檔案管理的制度比較少，這就導致了高校會計檔案管理缺乏健全的制度的情況。高校的財務工作具有特殊性，并非是純粹的行政性也不是盈利性，所以，高校的會計檔案管理在實際的工作中，不知道是按照行政會計來執(zhí)行還是按照企業(yè)會計來執(zhí)行，陷入了兩難的境地。由于高校財務檔案管理的特殊性，導致高校對會計檔案的存檔內(nèi)容以及檔案的保存標準都做出了獨立的規(guī)定，而很多高校并沒有結(jié)合自身發(fā)展的具體情況，來制定健全的財務會計檔案管理的制度，最終導致了會計檔案管理出現(xiàn)各種問題。4.高校會計檔案管理人員的管理水平有待提升。高校會計檔案管理對管理人員的專業(yè)化水平要求比較高，但是，從實際的情況來看，部分高校財務部門并沒有專業(yè)的會計檔案管理人員，并且也只有極少數(shù)的高校在財務部門設(shè)置了獨立的檔案管理科室，和其他的業(yè)務科室相比，會計檔案管理受到的重視不夠，缺乏專業(yè)的會計檔案管理人員，很多都是勤工助學的人員或者是其他部門的人員來兼職，導致會計檔案管理的專業(yè)化水平比較低。近年來，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理也朝著數(shù)字化的方向發(fā)展，這就對會計檔案管理人員的信息化水平提出了更高的要求。但是，由于會計檔案管理人員的專業(yè)化水平比較低，導致會計檔案的信息化建設(shè)和數(shù)字化管理難以實現(xiàn)，不符合內(nèi)部控制建設(shè)的要求。
三、高校財務會計檔案管理的內(nèi)控制度建設(shè)
1.重視會計檔案管理的內(nèi)控建設(shè)。高校要對會計檔案管理的內(nèi)控建設(shè)給予高度重視，深刻認識到內(nèi)部控制貫徹在會計檔案管理全過程的重要性和必要性，重視預算管理，并在預算管理的過程中做好各項經(jīng)費預算，結(jié)合高校往年的情況以及當年的工作計劃和活動計劃來做好預算。在分配經(jīng)費預算時，一定要將會計檔案管理中的各項必要的支出都充分考慮進去，對于系統(tǒng)維護、設(shè)備添置以及平臺建設(shè)等各項工作都要做好充足的預算，確?；窘ㄔO(shè)有充足的經(jīng)費，建立經(jīng)費內(nèi)部控制的有效機制。制定會計控制內(nèi)控的規(guī)范，并建立健全的會計檔案管理制度，以制度為導向，讓各項檔案管理的相關(guān)業(yè)務都能夠有章可循。高校可以結(jié)合最新的會計檔案管理辦法來制定會計檔案管理制度和辦法，同時，也要結(jié)合高校的實際情況來進行調(diào)整，詳細規(guī)定會計檔案的入冊、登記、保管和交接等一系列的工作，形成系統(tǒng)、規(guī)范工作流程，通過有效的會計檔案管理機制來促進會計檔案管理工作的科學性和有效性。2.會計檔案管理實現(xiàn)專人專管。高校會計檔案管理的專業(yè)性比較強，因此，應該由專門的人員來進行專業(yè)管理。高校要對會計檔案管理實施專人專管的制度。在實際工作中，可以由業(yè)務科室的工作人員來做好會計檔案的收集和整理工作，然后由專業(yè)的會計檔案管理人員來審核業(yè)務科室提交的原始數(shù)據(jù)，將符合要求的會計檔案入冊并進行裝訂。裝訂之后進行歸檔，歸檔也應該由專業(yè)的人員來進行專管，各個環(huán)節(jié)的專業(yè)管理人員要做好交接工作，交接完之后才能進行下一個流程。在會計檔案的專人專管過程中，一定要充分結(jié)合會計檔案的管理制度來完成對應的工作，對于會計檔案的管理要制定崗位責任制，對于每一個環(huán)節(jié)的檔案管理人員的工作職責和工作要求都做出明確的規(guī)定。為了取得更好的效果，可以建立考核機制，通過獎懲制度來調(diào)動會計檔案人員的工作積極性和崗位責任意識，從而高質(zhì)完成對應的工作。3.做好會計檔案管理的組織建設(shè)。高校會計檔案管理的內(nèi)部建設(shè)離不開好的組織建設(shè)，在會計檔案管理的過程中，如果管理的層級比較多，那么將會導致管理的力量分散，會嚴重影響管理的效果。當前，高校會計檔案在管理過程中，檔案職能在業(yè)務科室，在管理過程以及傳達指令時要經(jīng)過科室來進行轉(zhuǎn)達，這樣就導致了會計檔案管理的執(zhí)行力比較分散。內(nèi)部控制制度具有制衡性的特點，要按照制衡性的原則來進行管理，而會計檔案的管理當前功能不獨立，沒有形成平等的關(guān)系，這樣業(yè)務科室容易對會計檔案管理職能造成一定的影響，使得會計經(jīng)濟活動等的相關(guān)數(shù)據(jù)和信息很難客觀記錄下來，影響了會計檔案的真實性和可靠性。針對這種情況，就要求高校會計檔案要獨立設(shè)置科室，由會計管理部門直接領(lǐng)導，會計檔案管理功能科室應該和預決算功能科室、會計核算功能科室、收費功能科室以及資金管理功能科室等形成平等的關(guān)系，相互之間能夠平等制衡。4.以內(nèi)部控制原則來規(guī)范會計檔案管理。在高校的會計檔案管理過程中，一定要嚴格按照內(nèi)部控制的原則來對會計檔案的管理進行規(guī)范，尤其是要針對會計檔案保管和查閱做好規(guī)范。高校要建立專門的會計檔案管理科室，并選擇2～3人來做好會計檔案管理的專職工作，會計檔案保存和查詢有專門的人員負責，建立臺賬，會計檔案的查閱都要做好登記備案，建立對應的臺賬和查閱制度流程，想要查賬要先提交申請，經(jīng)過財務管理部門的人員簽字之后才能查賬，并且只能在檔案室查賬和拍照，以此來確保會計檔案的安全性。如果有一些特殊的用途和原因一定要外借的，一定要經(jīng)過內(nèi)部授權(quán)審批才能執(zhí)行，會計管理相關(guān)的負責人同樣需要簽字，并且要約定好歸還的時間，使用完之后一定要及時歸還。會計檔案管理人員要對相關(guān)的會計檔案進行定期的清點和整理。5.升級會計檔案管理系統(tǒng)，提升管理人員專業(yè)素質(zhì)。要做好會計檔案管理的內(nèi)部控制，升級會計檔案管理系統(tǒng)和提升管理人員的專業(yè)素質(zhì)是基礎(chǔ)。因此，會計檔案管理部門要對檔案管理系統(tǒng)進行升級，使其和財務核算的平臺能夠相適應，將數(shù)字存儲技術(shù)、數(shù)字成像技術(shù)、信息化錄入技術(shù)以及電子掃描技術(shù)等都及時應用到會計檔案的管理過程中，以此來強化內(nèi)部控制的效果和效率。利用計算機技術(shù)來完善存儲設(shè)施，不僅要對傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案進行存檔，同時還應該利用掃描儀掃描原始單據(jù)，并進行存檔，這樣在檔案查閱時就更加便捷，只要通過憑證號就能夠快速、準確、便捷地將需要的檔案調(diào)取出來。通過電子檔案備份能夠延長檔案的保存期限。另外，還應該提升會計檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，加強信息化建設(shè)，對檔案管理崗位的會計人員進行計算機信息化培訓和會計電算化培訓，不斷提升會計檔案管理人員的綜合素養(yǎng)。
四、結(jié)語
當前，高校財務部門面臨著新的挑戰(zhàn)，在內(nèi)部控制制度的背景下，財務部門要加強對會計檔案的管理工作，將其當成核心的業(yè)務，并引入內(nèi)部控制規(guī)范建設(shè)來強化會計檔案管理工作，讓會計檔案的管理效率和質(zhì)量得到顯著提升，以此來適應當前社會的需求和環(huán)境變化。
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［關(guān)鍵詞］ 高等學校； 財務檔案； 信息化建設(shè)； 策略探析
doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 14. 060
［中圖分類號］ G275 ［文獻標識碼］ A ［文章編號］ 1673 - 0194（2012）14- 0100- 02
盡管高校財務檔案管理在信息化建設(shè)上取得了一定的成就，但由于受到諸多客觀性因素的影響，我國目前高校財務檔案管理信息化建設(shè)還存在諸多有待研究解決的問題，以下是筆者對高校財務檔案管理信息化建設(shè)的全面探析。
1 高校財務檔案管理信息化建設(shè)的主要內(nèi)容
高校財務檔案管理信息化建設(shè)是指相關(guān)部門在科學收集、開發(fā)、管理、利用、儲存高校財務檔案時大量運用現(xiàn)代信息技術(shù)，使檔案形成科技含量高、儲存便捷安全、查詢迅速、全面電子化、環(huán)保無紙化的特點。那么，對于財務檔案管理信息化建設(shè)的主要內(nèi)容，筆者總結(jié)為以下3點。
1．1 加快檔案數(shù)字化進程
全面有效地加快檔案數(shù)字化進程，我們需要從兩方面逐步進行：首先，建立高效能的信息檔案數(shù)據(jù)庫，將館藏中的文件目錄建立數(shù)據(jù)庫，使用掃描、刻錄或數(shù)碼相機等現(xiàn)代化信息采集技術(shù)和設(shè)備，全面將紙質(zhì)數(shù)據(jù)文件有效地轉(zhuǎn)換成數(shù)字化文件；其次，檔案信息數(shù)據(jù)庫的建立需要保障其質(zhì)量和完整性，主要從以下4個方面著手：① 準確的數(shù)據(jù)信息； ② 完整的數(shù)據(jù)項目和內(nèi)容； ③ 規(guī)范的錄入和采集數(shù)據(jù)信息； ④ 安全穩(wěn)定的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。
1．2 完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)
硬件平臺和網(wǎng)絡(luò)平臺的建設(shè)是檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)施，信息軟件的建設(shè)是直接關(guān)系到檔案管理信息化能否成功實施的關(guān)鍵。系統(tǒng)軟件是用計算機本身的邏輯功能，為使用者管理和運用計算機系統(tǒng)中各項資源的程序帶來一定的方便和效率，而應用軟件則是能讓使用者方便解決處理具體應用問題的程序。因此，完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，尤為重要。
1．3 加強應用系統(tǒng)建設(shè)
應用系統(tǒng)的建設(shè)是開發(fā)利用檔案信息資源和建設(shè)檔案網(wǎng)絡(luò)時所需要的技術(shù)支持。對于未來設(shè)備的升級和前后的銜接應當充分考慮到應用系統(tǒng)的設(shè)計中，將空間和余量提前留好。在應用系統(tǒng)建設(shè)的時候，針對信息保密工作和資源共享工作需要全面地進行完善，盡最大可能做到最好，將網(wǎng)絡(luò)安全體系進一步加以健全完善，正確地認識到信息保密和公開之間的相互關(guān)系，只有將檔案信息的保密性和完整性以及安全性給予了有效保證，才能夠更好地實現(xiàn)信息的高效利用。
2 高校財務檔案管理信息化建設(shè)存在的主要問題
2．1 建設(shè)目標不夠明確
目前我國還有很大一部分高校，在檔案管理模式上依舊沒有形成一種統(tǒng)一領(lǐng)導、分級管理的管理體制，在管理過程中還是停留在傳統(tǒng)的模式，在思想理念上還沒有清醒地認識到檔案管理信息化的重要性，部分高校的領(lǐng)導層，對于此項建設(shè)在行動上還略顯滯后遲緩。高校財務檔案的管理工作，需要學校各部門之間相互協(xié)調(diào)，需要運用網(wǎng)絡(luò)資源來進行流程化、數(shù)字化和建立數(shù)據(jù)庫，實際上學校各相關(guān)職能部門在工作過程中并沒有真正做到相互協(xié)調(diào)配合，特別是高校財務檔案管理信息化建設(shè)至今仍沒有一個明確目標。
2．2 隊伍整體素質(zhì)不高
我國高校從事財務檔案管理的人員，能夠運用現(xiàn)代化技術(shù)手段搜集和整理財務檔案，同時又能夠?qū)⒓堎|(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成數(shù)字化檔案的專業(yè)人員非常少，這一現(xiàn)象并不是說整個財務部門的工作人員缺乏，而是具有財務檔案管理信息化知識技能的專業(yè)人員的匱乏。造成這種現(xiàn)象，有以下3個主要因素：①少數(shù)人員觀念比較傳統(tǒng)落后，對于檔案管理工作在思想上的認識比較簡單，認為將檔案保存好，不讓其丟失就是完成了工作任務；②沒有系統(tǒng)有效的培訓，造成財務檔案管理人員前瞻意識不強；③雖然有專職的財務檔案管理人員，但是人員配置明顯不足，尤其是可以將紙質(zhì)檔案有效地轉(zhuǎn)變成數(shù)字化檔案的能夠運用現(xiàn)代化技術(shù)手段管理檔案的人員。
2．3 缺乏統(tǒng)一標準
財務檔案管理信息化理論，雖然部分高校相關(guān)部門也出臺過，但是在實際的財務檔案管理工作過程中沒有實際運用。因為任何一所高校在進行財務檔案管理信息化建設(shè)的時候都是從零開始，從無到有的一個過程轉(zhuǎn)變，如沒有一個具體的標準范例，在建設(shè)實施的時候會遇到很多麻煩。所以，高校財務檔案管理信息化建設(shè)需要有一套完整、詳細、統(tǒng)一的標準作為參考，規(guī)范操作，這樣能夠有效地避免在具體實施中遇到更多的困難。
3 高校財務檔案管理信息化建設(shè)策略
3．1 加強組織領(lǐng)導
高校管理人員需要在思想上深刻認識財務檔案管理的重要性，財務檔案管理工作在具體的實施過程中需要得到領(lǐng)導的重視和大力的支持推動，分管領(lǐng)導也需要及時地更新檔案管理理念和樹立科學的管理觀念，對于計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對財務檔案管理的重要性要充分地加以認識，在信息化建設(shè)的過程中，加強組織領(lǐng)導，對資金、人才和設(shè)施等給予充分而有效的保障，將財務檔案管理信息化納入到工作計劃當中，并進行考核評估。
3．2 提升財務檔案管理人員的信息化素質(zhì)
財務檔案管理信息化要求從事的人員，不僅需要擁有傳統(tǒng)的檔案管理工作技能，而且對于計算機信息安全以及信息分析等新的知識技能也需要熟練運用。檔案管理信息化的建設(shè)能否成功，不僅與工作人員固有的知識技能水平有關(guān)，而且還取決于工作人員在工作過程中對于知識的更新以及技能培訓的效果。高校檔案管理部門必須通過各種有效的途徑和方式對檔案管理工作人員進行業(yè)務技能培訓，能夠更好地讓工作人員適應技術(shù)發(fā)展所帶來的新要求。在人員配置時，我們應當多引進綜合性人才，讓工作人員結(jié)構(gòu)呈現(xiàn)出科學合理的配置形式，最終形成多層次復合型的檔案管理隊伍，從而全面推進財務檔案管理信息化建設(shè)。
3．3 提高財務檔案管理使用效率
完整的建檔，目的是為了更好地利用，全面實現(xiàn)檔案管理信息化，能夠在很大程度上更加有效地利用所需要的檔案資源。對于財務檔案信息網(wǎng)絡(luò)的建立，可以體現(xiàn)出更多方面的好處：①將本單位之前原有的紙質(zhì)檔案全面地進行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，全部錄入數(shù)據(jù)庫之后，檔案管理人員在管理檔案工作中的強度可以得到有效的緩解，而且對于檔案信息的完整度也能夠得以有效地增強；②可以向?qū)后w提供遠程公共目錄查詢、光盤遠程檢索服務，還可以開展利用電子郵件對財務檔案信息的咨詢服務。綜上所述，有效地利用網(wǎng)絡(luò)的在線功能對財務檔案進行管理，能夠更加快捷方便地進行整理和查閱，讓檔案管理能夠從靜態(tài)管理向動態(tài)管理進行轉(zhuǎn)換，將人力和財力資源進行有效的整合，全面有效地提升財務檔案管理的質(zhì)量和效率。
3．4 建立健全高校財務檔案管理制度
安全是高校財務檔案管理信息化進程中最為重要的內(nèi)容之一，對于安全的保障需要建立完善的管理制度，只有安全問題得到了有效的保障，才能夠更好地進行檔案資源利用，利用當今開放的網(wǎng)絡(luò)，增強除保密信息外的財務信息的公開性和透明度。建立健全完善的高校財務檔案管理制度，尤其是安全管理制度和完善的網(wǎng)絡(luò)安全環(huán)境，加強對數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的監(jiān)控，將重要的數(shù)據(jù)進行加密、備份。如此一來，才能更好地保證財務檔案管理信息化建設(shè)全面有效地實施。
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關(guān)鍵詞：會計檔案；會計電算化；完善制度；專業(yè)人員；提高利用率
所謂的會計檔案是指會計憑證、會計賬簿、財務報告、財務軟件和會計數(shù)據(jù)存儲介質(zhì)及其他會計核算專業(yè)資料(指合同、養(yǎng)老金繳納清冊、工資冊、會計檔案保管清冊、原始始票據(jù)存檔等)所形成的資料，是一個單位收入、支出的重要憑證。事業(yè)單位是指國家以社會公益為目的，由國家機關(guān)舉辦或者其他組織利用國有資產(chǎn)舉辦的社會服務組織。事業(yè)單位成立目的不是為了生產(chǎn)經(jīng)營獲取利潤，而是提供公共服務，是社會主義市場經(jīng)濟發(fā)展中不可或缺的一部分。事業(yè)單位的財務檔案要想滿足人民群眾日益增長的物質(zhì)和文化生活和公益服務的需求，就必需有一套完整的制度、強硬的賬務隊伍和可行的實施辦法。
一、目前，事業(yè)單位財務管理存在幾個問題
(一)制度的不健全勢必造成管理無章可循，不僅查找非常困難，而且銷毀檔案也不及時，造成會計檔案積累過多，無處存放。無用的檔案、無序的堆放、無章法的整理給單位會計檔案的管理和利用帶來許多麻煩，甚至出現(xiàn)找不到檔案的情況，造成不必要的損失。(二)正規(guī)的、專業(yè)的檔案管理人員和檔案整理人員配備太少，甚至沒有，現(xiàn)任的會計檔案人員大多由負責財務的人員兼管，缺乏相應的檔案管理知識；其次，沒有專門的會計檔案庫房，所謂的會計檔案只是一摞摞裝入箱子的會計憑證，從而導致會計檔案資料的利用率低，甚至出現(xiàn)檔案不移交、缺失等問題。(三)會計電算化下形成的電子數(shù)據(jù)資料，缺少必要的網(wǎng)絡(luò)安全措施，電算化會計運用在會計檔案中有著方便、快捷、直觀、存儲量大等優(yōu)勢，但是，由于網(wǎng)絡(luò)安全措施防衛(wèi)不當，通過計算機技術(shù)手段的違法行為具有更強的隱蔽性和更大的破壞性。(四)單位從上到下對財務檔案管理工作認識不足，重視不夠，在實際的經(jīng)濟活動中，財務檔案是其進行經(jīng)濟活動的最原始的記錄和最真實的反映。但是，就目前的情況看來，部分行政事業(yè)單位的管理人員和領(lǐng)導對財務檔案管理工作并沒有給予足夠的重視。
二、針對財務檔案中存在的幾個問題，提出如下建議
關(guān)鍵詞：財務檔案、電算化、檔案管理信息化
Abstract: along with the development of the cause of the accounting computerization, manual accounting adopted under the file management measures to have the need of computerized accounting, in order to adapt to the accounting computerization has proposed a new requirements, it is necessary to computerized financial records management method after finally discusses, in order to improve financial file management level and financial management work efficiency, and better service to the enterprise economic construction.
Keywords: financial files, computerization, document management informatization
中圖分類號：G271文獻標識碼： A 文章編號：
引言
隨著我國會計電算化事業(yè)的不斷發(fā)展，手工會計下所采用的檔案管理辦法己不適應電算化會計的需要。會計電算化后，提高了會計核算與物資管理的準確性、規(guī)范性和工作效率，減輕財會人員的勞動強度，使財會人員從繁重的手工勞動和繁瑣的核算事務中擺脫出來，更好地參與單位的經(jīng)營決策。
一、會計電算化背景下的會計檔案特點分析
在企業(yè)信息化建設(shè)的過程中，財務保障范圍的拓展和管理要求的提高，迫切需要會計檔案管理手段的變革和管理效能的提高。
各級企事業(yè)一單位實行會計電算化以后，由于產(chǎn)生了許多依附于計算機磁性介質(zhì)上的數(shù)據(jù)與文件，使會計檔案賦予了許多新的特點，主要體現(xiàn)在以下幾個方面：
1、較之傳統(tǒng)的財務檔案，會計電算化檔案存儲的范田和領(lǐng)域擴大了。
2、傳統(tǒng)的會計檔案具有直觀可視性，而存儲在磁性介質(zhì)上的會計檔案必須在特定的計算機硬件與軟件系統(tǒng)環(huán)境中才可使用。即會計電算化檔案的調(diào)用需要一定的軟硬件環(huán)境。
3、會計電算化檔案的載體不僅是通過打印等輸出的傳統(tǒng)意義上的紙張，更主要的是磁性介質(zhì)或光盤。即會計電算化檔案的保管不僅是作為會計資料信息載體的紙張而且更重要的是磁性介質(zhì)或光盤。
4、電子財務檔案易于修正、拷貝和重置，便于糾錯、攜帶和傳遞。
5、電子財務檔案便于計算、分析，達到檔案信息資源共享、無紙化查閱和方便快捷的目的，節(jié)約了辦公成本，避免了原始檔案由于頻繁翻閱而帶來的磨損，還有利于專業(yè)管理，便于檔案資源的統(tǒng)一整合，極大地提高了工作效率和質(zhì)量。
二、電算化會計檔案工作策略探討
1、加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)
軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施是檔案信息化建設(shè)不可缺少的基本條件，是檔案信息資源開發(fā)利用和信息技術(shù)應用的基礎(chǔ)，而其核心是檔案信息網(wǎng)絡(luò)。
在財務軟件方面，應采用一定的安全保密措施，實行電子簽單制度，建立和健全財務檔案管理責任制等，保障財務檔案不被篡改或便于追溯使用過文件的人員。此外，為便于財務軟件升級，保證不同開發(fā)商提供的軟件能夠相互兼容，必須提高財務數(shù)據(jù)存貯形式的標準性、一致性和可續(xù)性。
2、收集好會計檔案
財務部門應把財務數(shù)據(jù)的備份文件保存好，以防計算機硬件系統(tǒng)損壞后能在最短的時間內(nèi)、在最小的損失下恢復原有的會計電算化系統(tǒng)。除了備份之外，還應收集計算機硬件系統(tǒng)的型號、存儲空間的大小、外部設(shè)備的配套類型等;計算機操作系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)以及漢字操作系統(tǒng);財務軟件的編程語言、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)類型;財務軟件的系統(tǒng)名稱、版本號;財務軟件的銷傳與維護公司的名稱、地址、電話與聯(lián)系人以及與會計電算化軟件系統(tǒng)相配套的各種說明書及使用手冊。
3、做好檔案的管理與保存
在形成這些檔案時應準備雙份進行數(shù)據(jù)的備份，并且每份上要注明形成檔案的時間與操作員姓名，貼上保護字樣，存放在兩個不同的地點，防止由于磁性介質(zhì)的損壞，而使會計檔案丟失，造成無法挽救的損失。
此外，還應注意電算化會計檔案與對應的財務軟件版本的一致性。因為在不同版本軟件下形成的會計檔案其會計數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)有可能不同，這就有可能產(chǎn)生會計檔案不能被調(diào)閱或者產(chǎn)生某些預料外的錯誤。
4、做好檔案的整理和利用
在長期開展會計電算化的過程中，隨著軟件系統(tǒng)的不斷升級，我們所調(diào)閱的會計檔案會有下述兩種情況：(1)所調(diào)閱的會計檔案的版本號與當前會計電算化系統(tǒng)版本號一致，此時只需將您所需調(diào)閱的檔案通過電算化軟件系統(tǒng)中的檔案調(diào)閱(或數(shù)據(jù)恢復)功能進行調(diào)閱即可;(2)所調(diào)閱的會計檔案的版本號與當前會計電算化系統(tǒng)版本號不一致，此時您只需在另外一臺電腦上安裝與此檔案相對應版本的電算化系統(tǒng)，然后再進行調(diào)閱。
5、提高財務檔案管理人員的信息化素質(zhì)
財務部門要補充具有計算機、通信、微電子等學歷背景的技術(shù)人員，逐步改變現(xiàn)有業(yè)務人員隊伍專業(yè)結(jié)構(gòu)單一的情況，滿足信息化建設(shè)工作的需要;加強財務檔案人員的繼續(xù)教育，以分層次、分階段和根據(jù)業(yè)務需要進行培訓為原則，著重加強財務檔案管理人員的信息化技術(shù)培訓及應用新技術(shù)、新設(shè)備、新方法的培訓，提高其掌握和運用信息技術(shù)和信息手段的意識和技能。
三、電算化會計下檔案管理注意事項分析
1、注意做好備份工作
備份次數(shù)每月不得少于一次;備份的軟盤與檔案管理員辦理存檔手續(xù);用做備份的軟盤必須妥善保管;備份軟盤應貼上保護標簽并用印章或封條簽封:備份軟盤應裝在保護封條和包裝盒內(nèi)，存放在安全、潔凈、防熱、防潮、防磁的場所；雙備份下的兩套備份軟盤應存放在不同的地點保管。
2、重視計算機系統(tǒng)的軟硬件維護
計算機系統(tǒng)由硬件和軟件構(gòu)成。由于硬件系統(tǒng)存在物理易損性，一旦硬件系統(tǒng)出現(xiàn)故障或因停電等其他非人為原因，將導致數(shù)據(jù)不能被處理，會計工作不能進行，將會嚴重危害系統(tǒng)的安全，若不能及時排除病毒很有可能擴人損失。
會計數(shù)據(jù)主要保存在計算機的磁盤或者外在軟盤、光盤中，一旦磁介質(zhì)由于受熱、受潮、折損等原因出現(xiàn)損壞，保存的會計數(shù)據(jù)將會丟失，如果沒有相關(guān)備份的話，將給會計電算化系統(tǒng)造成嚴重的損失，嚴重影響到企業(yè)的會計工作。磁性介質(zhì)以磁信號存儲信息，如果數(shù)據(jù)被人惡意修改不會留下任何痕跡。所以我們還應對攤個計算機系統(tǒng)的安全性、穩(wěn)定性做一定的工作，如計算機病毒的防范。
3、電算會計檔案必要有專人管理
會計電算化系統(tǒng)的實施主體是“人”，但無論軟件質(zhì)最如何優(yōu)良，規(guī)章制度如何完善，作為電算化會計系統(tǒng)實施主體的“人”不能發(fā)揮作用，有制度而不去執(zhí)行，甚至惡意地修改軟件程序，修改數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)，非法取得口令，都是不行的。因此，企業(yè)管理者應當重視對檔案工作人員的選用與培養(yǎng)，增強檔案工作人員的職業(yè)道德水準和業(yè)務水平，達到電算會計檔案管理系統(tǒng)的主體誠信。這就要求會計電算化系統(tǒng)在處理業(yè)務時所產(chǎn)生的各種賬簿、報表、憑證均應由專人管理，制定相應的管理制度。
4、加強會計電算化系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的管理與維護
網(wǎng)絡(luò)安全性的指標主要包括數(shù)據(jù)保密、訪問控制、身份識別等。采用密碼管理和登陸制度控制網(wǎng)上財務數(shù)據(jù)的讀取;起用防火墻，隔離會計電算化系統(tǒng)與外部訪問區(qū)之間的聯(lián)系，限制外界透過防火墻對會計信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫進行非法訪問:采用數(shù)據(jù)加密、回響檢查等技術(shù)手段進行網(wǎng)絡(luò)管理以防止由于遮蔭問題、設(shè)各故障導致數(shù)據(jù)丟失以及不法分子非法攔截盜}H財務數(shù)據(jù)信息等安全隱患，保障會計電算化系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全運行。
參考文獻
