發(fā)布時間：2023-05-24 16:33:46
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的電子檔案管理風險點樣本，期待這些樣本能夠為您提供豐富的參考和啟發(fā)，請盡情閱讀。
現(xiàn)在，人們生活中一個非常重要的，必須的工具就是電子計算機，其具有多種多樣的功能，這為辦公自動化帶來了巨大的變革，使辦公變得更加方便快捷。而在信息技術時代，最新的檔案方式就是電子信息檔案，它對單位在高科技方面的創(chuàng)新發(fā)展意義重大。但是根據(jù)具體情況來看，電子信息檔案并不全是優(yōu)化，它也有自己的不足，比如與傳統(tǒng)的紙張檔案相比，具有更大的風險性，如果沒有積極制定防范風險的措施，那么很容易導致數(shù)據(jù)被盜，所以，在使用信息檔案時一定要注意信息的安全性，積極主動的制定一些避免風險的措施，以使信息資源更加安全。
1 避免風險的措施
提前預防，在風險還沒有出現(xiàn)的時候就進行遏制是規(guī)避風險最有效的方式，也是最經(jīng)濟的方式，對于電子檔案來說，應該以其自身的潛在缺陷為根據(jù)來實施控制管理，來保證內(nèi)部信息的安全可靠，主要措施有：
1.1 積極引進最新技術。計算機在工作過程中要同時結合多種措施，而規(guī)避風險的最好的辦法就是引進新的技術，新技術對可以使電子信息檔案更加安全可靠。其中一個很重要的方法就是設置密碼，這是現(xiàn)代操作系統(tǒng)最常運用的方式，在對電子信息檔案實施密碼設置后，要積極的訓練一些計算機技術人員來實施管理控制，避免信息資源被一些外界因素干擾。
1.2 制定一些制度。為了保證信息資源的安全性，那么必要的管理制度是必不可少的，所以要主動制定一些有針對性的制度來進行預防，也可以根據(jù)需要授權檔案管理人員自己制定制度，例如：可以規(guī)定只有管理人員才能進行相關的系統(tǒng)操控，而無關的人員沒有權利操作系統(tǒng)等。
1.3 及時消除風險。為了確保信息檔案數(shù)據(jù)的安全性，及時消除潛在的風險是非常重要的，在計算機維修期內(nèi)，尤其要注意隨時可能存在的風險，主動采取應對措施。因為計算機網(wǎng)絡的的復雜性，使得控制風險工作也極其的不容易，不過，只要及時且做到全面看待問題，那么就可以把問題解決掉。
1.4 及時進行預防和保護。為了消除危險電子信息檔案的因素，其中一個很重要的措施就是安全防護，其可以有效的避免信息數(shù)據(jù)受到外界因素的破壞，保證信息的安全可靠。
2 緩解風險的措施
電子信息檔案在遭到外界的干擾后，為了把危險降到最小，就需要管理人員盡最大的努力把危險掌控在一定的范圍內(nèi)，那么管理人員應該怎么做才能使風險得到緩解？目前，許多單位開始利用風險轉移的策略進行緩解，電子信息檔案管理的風險緩解就是通過制定實施應變計劃、災難恢復計劃、電子信息檔案相關資產(chǎn)重新布置等手段來減小電子信息檔案及相關資產(chǎn)價值本身或風險的后果或影響。常見的風險緩解方法包括：事前措施、事后措施。前者是指在損失發(fā)生前為減少損失程度執(zhí)行的方案；后者是在損失發(fā)生后為減少損失執(zhí)行的方法。需要強調(diào)的是，在進行電子信息檔案的管理時如果發(fā)生危險，那么不管是什么情況，都要積極主動的進行及時的處理，這才是最為關鍵的。
3 分散風險的措施
在電子信息檔案管理中，還有一種經(jīng)常使用的規(guī)避風險的措施就是轉移策略，所謂轉移策略實質(zhì)上是一種風險的分散，即把風險轉到其他的地方，以此來把已經(jīng)存在的風險降到最低，一般而言，能夠從多個角度對風險轉移的方法實施修正，如：修改配置模式、購買保險、或者與提供商簽署服務合同等等。經(jīng)過這樣的處理之后，我們可以把復雜的風險問題進行簡化，再對原先實施的電子信息檔案管理策略優(yōu)化改進，創(chuàng)造更加先進的電子信息檔案管理系統(tǒng)。此外，還可以與網(wǎng)絡供應商互相協(xié)調(diào)，讓供應商的安全服務符合電子信息檔案的使用需要。
4 評估風險的措施
目前，人們生活中一個非常重要的，必須的工具的就是電子計算機，其具有多種多樣的功能，這為企業(yè)的辦公帶來了巨大的變革，使企業(yè)辦公變得更加方便快捷。而在信息技術時代，最新的檔案方式就是電子信息檔案，它對企業(yè)在高科技方面的創(chuàng)新發(fā)展意義重大。但是根據(jù)具體情況來看，電子信息檔案并不全是優(yōu)化，它也有自己的不足，比如與傳統(tǒng)的紙張檔案相比，具有更大的風險性，如果沒有積極制定防范風險的措施，那么很容易導致企業(yè)的數(shù)據(jù)被盜，所以，企業(yè)在使用信息檔案時一定要注意信息的安全性，積極主動的制定一些避免風險的措施，以使信息資源更加安全。
一、避免風險的措施
提前預防，在風險還沒有出現(xiàn)的時候就進行遏制是規(guī)避風險最有效的方式，也是最經(jīng)濟的方式，對于電子檔案來說，應該以其自身的潛在缺陷為根據(jù)來實施控制管理，來保證內(nèi)部信息的安全可靠，主要措施有：
1.積極引進最新技術。計算機在工作過程中要同時結合多種措施，而規(guī)避風險的最好的辦法就是引進新的技術，新技術對可以使電子信息檔案更加安全可靠。其中一個很重要的方法就是設置密碼，這是現(xiàn)代操作系統(tǒng)最常運用的方式，在對電子信息檔案實施密碼設置后，要積極的訓練一些計算機技術人員來實施管理控制，避免信息資源被一些外界因素干擾。
2.制定一些制度。為了保證信息資源的安全性，那么必要的管理制度是必不可少的，所以企業(yè)要主動制定一些有針對性的制度來進行預防，也可以根據(jù)需要授權檔案管理人員自己制定制度，例如：可以規(guī)定只有管理人員才能進行相關的系統(tǒng)操控，而無關的人員沒有權利操作系統(tǒng)等。
3.及時消除風險。為了確保信息檔案數(shù)據(jù)的安全性，及時消除潛在的風險是非常重要的，在計算機維修期內(nèi)，企業(yè)尤其要注意隨時可能存在的風險，主動采取應對措施。因為計算機網(wǎng)絡的的復雜性，使得控制風險工作也極其的不容易，不過，只要及時且做到全面看待問題，那么就可以把問題解決掉。比如，對于那種對計算機激進主義異常敏感的機構來說，為了應對潛在的危險，那么采取一定的措施是非常必要的。
4.及時進行預防和保護。為了消除危險電子信息檔案的因素，其中一個很重要的措施就是安全防護，其可以有效的避免信息數(shù)據(jù)受到外界因素的破壞，保證信息的安全可靠。
二、緩解風險的措施
電子信息檔案在遭到外界的干擾后，為了把危險降到最小，就需要管理人員盡最大的努力把危險掌控在一定的范圍內(nèi)，那么管理人員應該怎么做才能使風險得到緩解?目前，許多企業(yè)開始利用風險轉移的策略進行緩解，電子信息檔案管理的風險緩解就是通過制定實施應變計劃、災難恢復計劃、電子信息檔案相關資產(chǎn)重新布置等手段來減小電子信息檔案及相關資產(chǎn)價值本身或風險的后果或影響。常見的風險緩解方法包括：事前措施、事后措施。前者是指在損失發(fā)生前為減少損失程度執(zhí)行的方案;后者是在損失發(fā)生后為減少損失執(zhí)行的方法。需要強調(diào)的是，在進行電子信息檔案的管理時如果發(fā)生危險，那么不管是什么情況，企業(yè)都要積極主動的進行及時的處理，這才是最為關鍵的。
三、分散風險的措施
在電子信息檔案管理中，還有一種經(jīng)常使用的規(guī)避風險的措施就是轉移策略，所謂轉移策略實質(zhì)上是一種風險的分散，即把風險轉到其他的地方，以此來把已經(jīng)存在的風險降到最低，一般而言，能夠從多個角度對風險轉移的方法實施修正，如：修改配置模式、購買保險、外包給其他機構、或者與提供商簽署服務合同等等。經(jīng)過這樣的處理之后，我們可以把復雜的風險問題進行簡化，再對原先實施的電子信息檔案管理策略優(yōu)化改進，創(chuàng)造更加先進的電子信息檔案管理系統(tǒng)。此外，還可以與網(wǎng)絡供應商互相協(xié)調(diào)，讓供應商的安全服務符合電子信息檔案的使用需要。另外，還要強調(diào)的是，外包同樣隱含著風險，如果外包人員不符合合同的標準，那么后果會很嚴重。所以為了預防人為因素給企業(yè)造成損失，那么那些使用電子信息檔案的人員要做的就是一定要嚴格遵守操作標準。
四、評估風險的措施
當風險來臨后，企業(yè)最需要做的就是積極采取措施進行處理，為了把風險造成的影響控制在最小的范圍內(nèi)，還要積極與其他措施相結合使用。風險評估的目的是為了能夠使預防計劃更加科學合理，在對電子信息檔案實施全面分析的基礎上，探究引起風險的因素以及其帶來的后果。需要實施分析評估的基本內(nèi)容是：發(fā)生危險的概率，危險帶來的后果有多大，危險的成本探析，有哪些合適的控制防范辦法等等。此外，企業(yè)管理者要樹立風險觀念，積極主動的制定一套體系完善的針對多種風險的預防計劃。需要強調(diào)一點，如果機構中每個已被識別的弱點通過承認得以控制，這說明企業(yè)在安全防范工作中未能給予足夠的重視。企業(yè)防范風險的最大弊端在于，許多經(jīng)營管理者錯誤地認為電子信息檔案無危險性，在使用檔案資料時未采取針對性的安全管理方案，這對于電子信息檔案帶來了諸多不便。而對于檔案管理人員來說，其在管理期間要控制好各個環(huán)節(jié)的工作，這對于檔案管理是極為重點的。在進行評估中，為了確保檔案信息的安全性，檔案管理人員就必須要非常警覺，對于潛在的風險能夠及時發(fā)現(xiàn)，并把其扼殺在萌芽狀態(tài)，對于已經(jīng)發(fā)生的風險要積極采取措施，力求使風險造成的損失最小。
簡而言之，管理者或管理部門在對電子信息檔案管理時，一定要有這樣的意識，即電子文件的風險不是主觀的，而是客觀存在的，這種風險不是確定的，而是不確定的，而且還可能帶來很大的危險，所以一定要有對風險的警覺度，把預防風險看做所有工作的重中之重，積極制定風險防范辦法，使電子信息檔案的管理水平得以提高，這對于有效規(guī)避風險和降低損失有重要的意義。
參 考 文 獻
[1]馮惠玲.論電子文件的風險管理[J].檔案學通訊.2005(3)：8～11
[2]王兆新，裘潔.淺議電子文件信息的安全與保密[J].浙江檔案.2004(1)：36～37
[3]鄒生.開放網(wǎng)絡環(huán)境下的信息安全問題[J].信息安全與通信保密.2004(4)：28～29
隨著信息技術和網(wǎng)絡的不斷發(fā)展，電子檔案管理已成為越來越多的部門采取的檔案管理方式。相對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，電子檔案具有紙質(zhì)檔案無法比擬的優(yōu)勢，不過實際的情況說明，電子檔案也不是都是完美的，由于其對電子設備和電子系統(tǒng)依賴性強、數(shù)據(jù)可變性大，相對于紙張檔案來說，其風險更大，如不加以措施進行防范，O易出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失、被盜、篡改，因此，必須加強電子檔案的管理，減少或杜絕風險因素，這樣才能確保信息的安全。
一、影響電子檔案安全的因素
信息技術就是一柄雙刃劍，在給用戶帶來方便的同時，也給電子檔案的安全帶來更多的威脅。結合目前電子檔案的安全管理現(xiàn)狀，筆者認為，影響電子案信息安全的因素主要包括環(huán)境因素、人為因素和技術因素。
二、傳統(tǒng)電子檔案管理方式的弊端
就目前我國電子檔案傳統(tǒng)安全管理的實際工作情況而言，電子檔案安全管理主要還是依據(jù)傳統(tǒng)載體檔案的保護方法，“以防為主，防治結合”，其主要的關注對象是電子檔案載體本身的安全，對其周圍環(huán)境及管理方面的影響涉獵較少，更接近于傳統(tǒng)保管措施針對數(shù)字化發(fā)展態(tài)勢的一種延伸和改造，目前尚未建立一個完善的體系。具體情況分析，主要是存在著以下問題：一是管理效率低下，對于電子檔案的保護成本過高，對電子檔案風險的防范并不能取得相應的效果，兩者不能形成一種正比關系，從而造成人力、物力、財力上的巨大浪費。二是風險處置被動。對于可能發(fā)生的風險，囿于技術人員和檔案人員出現(xiàn)信息鴻溝，使電子檔案在風險發(fā)生之前往往不能采取有效的措施加以預防，只待風險成為現(xiàn)實之后，才采取相應的措施進行補救，出現(xiàn)“頭痛醫(yī)頭，腳痛醫(yī)腳”的現(xiàn)象，最終還是不能避免電子檔案風險的發(fā)生。三是措施制度不完善。一方面電子檔案的安全管理在實施過程中缺乏完善的制度和標準的保障，存在很大的操作隨意性。另一方面國家對于電子檔案安全管理缺乏相應的法律法規(guī)進行規(guī)范。
三、電子檔案風險的管理和控制方向
電子檔案的風險管理，應實現(xiàn)在風險沒有出現(xiàn)時，通過各種風險識別技術，降低風險發(fā)生的概率或轉移風險；當風險出現(xiàn)時，通過各種有效措施或解決方法快速做出反應，緩解或減小風險造成的損失；在風險過后，總結經(jīng)驗教訓，改進管理。從具體看，建立電子檔案風險管理體系，應至少實現(xiàn)對電子檔案的前段控制、全程管理，完善險評估機制以及實行動靜結合管理。
一是要進行前端控制。前段控制是指從電子文件形成之時甚至形成之前就對文件從形成一直到歸檔整個過程給予通盤規(guī)劃，把可能預先設定的管理功能納入系統(tǒng)之中，并對文件形成和維護進行監(jiān)督。其實質(zhì)就是在電子文件形成時就采取保障措施，對風險提前防范。由于電子檔案和電子文件的同源性，對于電子檔案風險的防范應該在電子文件產(chǎn)生時就進行，防止電子檔案出現(xiàn)錯誤、控制差錯的最佳時機應放在所有可能出現(xiàn)錯誤和差錯的環(huán)節(jié)之間。電子檔案管理系統(tǒng)應該本著更科學、更合理、更有效的原則對以往的文件、檔案管理進行“業(yè)務流程重構”，以便減少乃至消除文件、檔案管理全程中各個管理環(huán)節(jié)的重復、疏漏，從而達到功能合理，效率最高。
二是實行全程管理。全程管理就是指整個電子文件的形成、積累和管理機制檔案化并且在管理的前端，即從文件生成開始就對電子檔案的整個生命周期進行控制，實施全程檔案化管理，整個過程不允許隨意割斷。為確保形成的電子檔案能有效地推動社會實踐活動的開展以及電子檔案成為電子檔案后能發(fā)揮應有的證據(jù)價值，在電子檔案正式形成后的整個生命運動過程的任何一個階段和環(huán)節(jié)中，必須確保電子檔案信息內(nèi)容不允許有任何改變，保證電子檔案正式形成后在其整個生命運動過程中始終擁有相同的信息內(nèi)容，這也要求必須對電子檔案及歸檔進行全程管理。全程管理對電子檔案生命周期內(nèi)各個階段所有的管理活動和管理要素統(tǒng)籌兼顧，能在一定程序上避開風險或發(fā)現(xiàn)風險隱患。
關鍵詞：電子信息；檔案；風險；控制；措施
現(xiàn)階段電子計算機因其多種多樣的功能使得企業(yè)辦公發(fā)生翻天覆地的變革，企業(yè)不但節(jié)約了大量的成本，并且辦公更加方便更加快捷，極大提高了辦公質(zhì)量和效率。在信息技術時代，電子信息檔案是最前沿的最新的檔案管理方式，在高科技方面它對企業(yè)的創(chuàng)新發(fā)展具有重大的意義。然而從現(xiàn)實情況講，電子信息檔案也存在很多弊端，它也有自己的缺陷，相比于傳統(tǒng)的紙張檔案，在傳輸和存儲電子信息技術的時候，具有一定的安全隱患，所以，有必要對相關的風險進行控制和防范，及時制定有效措施，不然就很容易使企業(yè)的數(shù)據(jù)被盜，遭受難以估量的損失。為了更好的保證電子檔案信息管理工作的安全與可靠，在使用電子信息檔案時，企業(yè)對信息的安全性必須注意，積極主動的制定出一些避免風險的方法，從而使信息資源的安全性和可靠性獲得保證。
一、電子檔案的特點
隨著人類社會的快速進步，計算機技術得到了迅猛發(fā)展，涌現(xiàn)了大量的電子出版物、電子郵件、電子文件，它們逐步把以紙質(zhì)為介質(zhì)的文件進行了取代。所以，檔案工作發(fā)展的必然趨勢就是檔案網(wǎng)絡化、電子化。
電子檔案的主要優(yōu)點在于：具有巨大的信息存儲量、快捷的傳遞方式、獨立的信息存儲空間、方便的操作手段、便于長期保存，它所需的空間比較小、信息資源能夠實現(xiàn)共享、復制檔案的過程中不容易丟失信息，表現(xiàn)形式也是多種多樣，使檔案更加形象、全面、生動，復用性非常良好，它是數(shù)字化信息技術的產(chǎn)物。但是它也有一定的缺陷：具有較強的設備依賴性、較大的信息不安全性、載體的易修改性、非直讀性、載體與實用技術缺乏穩(wěn)定性、較強的背景信息和元數(shù)據(jù)的依賴性，邏輯結構與物理結構存在復雜性，以及載體與信息存在相互分離性等。
二、檔案風險預防的手段
檔案工作開展的一個重要步驟及基礎性環(huán)節(jié)就是細致深入的分析研究風險預防的有效方案。對存在的風險進行提前性的防范，這是最為經(jīng)濟、最為有效的風險規(guī)避風險手段，在還沒有出現(xiàn)風險的時候就加以遏制，提前進行預防，防患于未然，可以降風險的代價為最低。第一，保證審批工作的可靠與嚴格，審批需要逐級別的進行，針對信息內(nèi)容加以保存和管理，并對工作權限加以認定；第二，嚴格的權限限制必須建立起來，只有在權限的范圍內(nèi)各個級別的工作人員才能進行工作，使用檔案；第三，以使用的規(guī)范為準則，確認使用權限，為了防止信息泄露，有必要對備份的文件實施技術處理，對信息的整理復制備份要竭力避免出現(xiàn)。
三、檔案風險避免的手段
（一）引進最先進的科學技術。在工作的時候計算機要將多種措施同時結合起來，而引進先進技術是風險規(guī)避的最佳選擇，先進技術可以提高電子信息檔案的安全可靠性。在現(xiàn)代操作系統(tǒng)中比較經(jīng)常運用的、很重要的方法就是密碼設置。第一，提升加密技術，對檔案信息進行分層次、分級別的加密處理；第二，實施數(shù)據(jù)加密處理應選擇最佳的軟件，制定適合的檔案軟件，并對用戶密碼的設置、訪問的授權、安全的級別等予以保證，使檔案及信息的安全性得到有效保證。
（二）及時發(fā)現(xiàn)和處理是風險防范的首要措施。數(shù)據(jù)安全性的重點是檔案信息的管理工作，而在使用電子信息檔案的時候出現(xiàn)的風險問題，要及時發(fā)現(xiàn)和處理。有關企業(yè)針對在維修計算機過程中的風險，需要加大力度，重點關注，有效的防范和控制可能出現(xiàn)的風險，并實施主動的、有效的方案。
四、檔案風險分散的手段
在電子信息檔案管理中還有一種轉移策略是進行風險規(guī)避過程中經(jīng)常使用的手段，實質(zhì)上所謂的轉移策略就是分散風險，降低分散已經(jīng)存在的風險到最低程度，轉移風險到其他地方，實施修正風險轉移的手段可以從多個角度開展，如：購買保險、與提供商簽署服務合同、修改配置模式或者外包給其他機構等等。通過這樣手段，我們簡化了復雜的風險問題，再改進優(yōu)化以前實施的電子信息檔案管理策略，從而使新的電子信息檔案管理系統(tǒng)更加先進。另外，通過與網(wǎng)絡供應商進行協(xié)調(diào)，在滿足電子信息檔案使用需要的前提下讓供應商提供有效的安全服務。還有一點要強調(diào)的是，風險在外包上同樣隱含，假若外包人員與合同標準不符合，導致的后果也會非常嚴重。因此為了避免人為因素帶給企業(yè)損失，使用電子信息檔案的人員必須在嚴格的操作標準下進行，要認真執(zhí)行，嚴格遵守。
結語：總之，立足于實際需要，通過全面的研究和分析，探討了管理與控制電子信息檔案風險的主要手段，對具體的風險控制和防范的手段進行細致深入的探究，探討了風險預防的手段、風險避免的措施以及風險分散的方式等，努力以此為基礎，為有關工作的進一步進行與開展，打下堅實的基礎。
參考文獻：
關鍵詞：醫(yī)院；檔案管理；風險預警；控制；措施
醫(yī)院的檔案記錄了醫(yī)院的發(fā)展建設的飯方方面面，同時也是醫(yī)院開展各項工作的基礎，因此，醫(yī)院的檔案管理工作對于醫(yī)院更好的貫徹國家醫(yī)療衛(wèi)生政策有著重要的作用，也更好的適應了人們的醫(yī)療衛(wèi)生需要，同時也是醫(yī)院未來發(fā)展與建設的重要保障，做好這項工作有著非常重要的意義。
一、醫(yī)院檔案所包括的幾點內(nèi)容
醫(yī)院的檔案從內(nèi)容上來看主要可以分為六大類，其中詳細內(nèi)容如下：
文書檔案包括：文件檔案、人事檔案。此類檔案為醫(yī)院工作計劃和決策提供可靠依據(jù)，為協(xié)調(diào)各項工作正常運行作參考資料。有利于醫(yī)院領導更好的領會國家的方針政策來管理醫(yī)院，推動醫(yī)院和諧穩(wěn)定的發(fā)展。
業(yè)務檔案包括：醫(yī)院的醫(yī)療教學檔案、業(yè)務學習檔案、科研檔案。該檔案是研究和借鑒醫(yī)院發(fā)展歷史經(jīng)驗的重要參考資料，對研究醫(yī)院的學術、技術進步，推動醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展具有重要參考價值。
科技檔案包括：醫(yī)院財務檔案、基建檔案、醫(yī)療設備檔案、藥品目錄檔案。其中財務檔案的管理是重要的一項。
醫(yī)療法定文書檔案包括：醫(yī)院所有病案檔案及所有醫(yī)療司法鑒定檔案。
聲像、電子、實物檔案包括：醫(yī)院重大事件、活動的聲像資料、醫(yī)療教學教材聲像資料、實物資料，以及隨著信息化發(fā)展而產(chǎn)生的各種電子檔案。
特殊檔案包括：醫(yī)院作為保障人民群眾健康及生命安全的主戰(zhàn)場，在特殊時期將會產(chǎn)生的特殊檔案，具有專門的研究和使用價值。其中有計劃生育檔案、防洪抗旱檔案、醫(yī)德醫(yī)風檔案、傳染病檔案、醫(yī)療行業(yè)商業(yè)賄賂專項治理檔案等。
二、醫(yī)院檔案管理中存在的問題以及影響因素
首先，醫(yī)院的檔案管理方式還不夠成熟。檔案的收集不夠及時，在進行管理工作中，檔案不能夠進行更好的歸類，另外，檔案管理工作對于醫(yī)院來說，不是主要的經(jīng)營業(yè)務，在工作中缺少專業(yè)的高級管理人員，不能進行科學的有效的管理，而由于檔案管理的設施和管理模式相對較為落后，檔案管理中也出現(xiàn)了檔案流失的現(xiàn)象，這種情況也是普遍存在的，嚴重制約著醫(yī)院檔案工作的順利進行和發(fā)展。與此同時，醫(yī)院檔案管理相關的制度也相對較少，相對于醫(yī)院其他的醫(yī)療、行政和人事等制度有著不小的差距，這也是醫(yī)院檔案管理的水平相對較差的原因，因此，現(xiàn)如今醫(yī)院的檔案管理工作還有著很多的問題存在，也是檔案資料發(fā)生流失的重要原因。其次，檔案管理的具體內(nèi)容和目的不夠明確，在實施管理的過程中針對性不強，目的不夠明確。最后，醫(yī)院的檔案應用意識較差，對檔案的認可程度相對較低。另外，檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和醫(yī)院對檔案管理的重視也是影響醫(yī)院檔案管理的重要因素。
三、改進檔案管理工作的具體方案
首先，加強對專業(yè)檔案管理人員的培養(yǎng)。醫(yī)院不僅要重視檔案的管理工作，同時還要培養(yǎng)出有效的專業(yè)管理人才。以往，醫(yī)院只重視醫(yī)療技術人員的培養(yǎng)，而忽略了檔案管理人才的培養(yǎng)，這就使檔案管理工作難以得到更好的發(fā)展。而對檔案管理人員素質(zhì)的培養(yǎng)需要列入到醫(yī)院醫(yī)療人員的培養(yǎng)隊伍當中，讓其充分的得到足夠的重視和學習進修的機會，獲得更好的檔案管理知識的培訓，從而在醫(yī)院不斷發(fā)展的過程中，結合醫(yī)院的自身情況，更好的推進醫(yī)院的檔案管理工作，將檔案管理工作的業(yè)務發(fā)展到一個有效的高度。這也要求檔案管理人員要在思想意識和管理技術上有所提高，醫(yī)院對檔案管理人才的培養(yǎng)刻不容緩，既適應了社會發(fā)展的需求也是有效發(fā)揮醫(yī)院檔案作用的重要途徑。其次，對于檔案制度的建設要更加完善，同時對檔案工作進行科學的、統(tǒng)一的管理。最后，醫(yī)院在檔案管理中要加大投入力度，一方面是檔案管理人才培養(yǎng)的投入，另一方面是對管理設備的更新與使用的投入，從而保證實現(xiàn)管理的現(xiàn)代化。另外，檔案管理必須要重視管理體系的建立和管理模式的發(fā)展，以便能夠更好的建立起專業(yè)的管理團隊，這樣也為未來的檔案管理工作提供了可靠的依據(jù)。
四、重視并搞好醫(yī)院檔案管理的風險預警和控制工作
1、建立檔案管理風險預警的重要性
醫(yī)院檔案是醫(yī)院發(fā)展和建設的重要憑證，對于現(xiàn)代醫(yī)學的發(fā)展也有著重要的作用，在新時期，醫(yī)院檔案是醫(yī)學科學研究的重要基礎，是醫(yī)療科技發(fā)展的重要依據(jù)，所以，在檔案的管理工作中，存在著很大的風險，這種風險的存在對于醫(yī)院的發(fā)展和醫(yī)療隊伍的建設有著重要的影響。因此，要建立起有效的風險預警措施，通過風險預警措施的建立，有效的減少在檔案管理中可能存在的問題，從而做到有效的管理，減少不必要的麻煩。
2、構建醫(yī)院檔案管理的風險預警系統(tǒng)
檔案管理的風險預警系統(tǒng)，主要有檔案數(shù)量、檔案數(shù)據(jù)庫數(shù)量、數(shù)字化設備數(shù)量和備份設備數(shù)量，檔案數(shù)據(jù)庫數(shù)量有計算機、掃描儀、打印機等，備份設備數(shù)量有移動硬盤、光盤等。風險方面主要有：自然災害（地震、海嘯、洪水、強磁場、強電子脈沖等）；人為因素有責任心不強、泄密、操作失誤、非法聯(lián)網(wǎng)等；環(huán)境因素有電源質(zhì)量差、溫濕度不適應、無抗靜電、抗磁場干擾、硬件和軟件問題有網(wǎng)絡安全事件、黑客攻擊、病毒傳播、惡意信息增刪以及密鑰、口令被盜等；社會安全事件有戰(zhàn)爭、國內(nèi)動亂、恐怖襲擊事件等。
3、 對醫(yī)院檔案依據(jù)分類做出風險評估
醫(yī)院檔案管理要根據(jù)前文敘述的六種檔案分類分別做出風險評估，把各種檔案管理風險按照其性質(zhì)、嚴重程度、可控性和影響范圍等因素進行預警，把預警分為5級，分特別嚴重、嚴重、較重、一般、無危害。
4、 風險管理的控制實施
第一，要建立風險管理控制系統(tǒng)。第二，要定期進行風險分析與評估。對可能存在的風險進行分析與評估。一是確認風險，確認威脅、危險以及可能出現(xiàn)的問題，二是確認如何才能最好地管理這些風險，再開始行動。第三，要建立危機警報體系，確定危機級別，對檔案管理進行危機定級，根據(jù)不同的危機級別確定不同的處理方式。第四，要不定期組織工作人員進行模擬危機管理訓練。
五、結語
檔案管理的最終目的就是使檔案得到充分利用，因此，醫(yī)院檔案管理人員要樹立起良好的服務意識。同時，加強檔案利用反饋信息的管理，實現(xiàn)各級醫(yī)院信息的橫向聯(lián)系，實現(xiàn)檔案信息資源的共享，可以滿足醫(yī)療、教學和科研工作的需求，從而提高檔案的利用率，充分發(fā)揮其社會效益?！?/p>
參考文獻
關鍵字：油田企業(yè)檔案管理；風險分析與控制；信息化時代
我們都知道，油田企業(yè)在檔案管理工作中的風險具體是指油田企業(yè)在具體的生產(chǎn)過程中，相關部門對可能遇到的各種有關檔案方面的風險因素進行識別、分析、評估，以最低成本實現(xiàn)最大的安全保障的過程，這個過程我們也叫他為檔案管理過程中的風險控制的一個過程。具體到我們要討論和研究的油田企業(yè)而言，油田企業(yè)的檔案管理工作是一個復雜而又意義重大的工作，也一直是制約和困擾我國大多數(shù)油田企業(yè)的主要問題之一，各個單位也在實踐的過程中積極探索和尋找有效的方法實現(xiàn)檔案管理工作的有序化和制度化。以下筆者就從幾個方面分析和闡述油田企業(yè)在檔案管理中的風險分析和控制的具體情況：
一、油田企業(yè)檔案管理的風險分析
就當下油田企業(yè)而言的話，檔案管理是非常重要的一個工作，這個重要性首先體現(xiàn)在油田企業(yè)本身在我國社會經(jīng)濟生活中的重要性上，關系到國家戰(zhàn)略大局，再者就體現(xiàn)在普通意義上檔案管理的意義上。結合油田企業(yè)的實際情況可以說油田企業(yè)的檔案管理及風險控制是一個工作程序的問題，它是這個程序中必要的一環(huán)，針對具體的油田檔案管理的工作特點，分析、評估、制定切實可行的防范措施，才能使檔案管理風險降至最低限度。檔案管理風險主要是檔案運送和交接過程的風險，具體包括三個方面：
第一，交通隱患。油田之間相關的各個單位在地理位置上是相對相對分散的，這就從某種程度上給檔案工作提供了不便，期間各種可以預料和不可以預料的風險可能出現(xiàn)，所以一般而言交通風險是檔案運送中的最大風險。
第二，檔案風險中多種意外傷害。在各個分散點之間傳遞檔案，其中可能會因為自然和天然等不定因素造成人員的意外傷害和檔案的意外損壞等，這也是平常檔案管理工作中經(jīng)常遇到的事例，發(fā)生幾率比較高。
第三，檔案可能會丟失或損壞。油田之間比較分散，而各個油田企業(yè)在人員上普遍有基數(shù)大、人員情況復雜等一系列特點，加上油田企業(yè)檔案的運送和移交的程序比較多，那么在這個過程中就無形的增加了因人為因素造成檔案丟失或損壞的可能性，
當然，油田企業(yè)檔案管理是個需要細心和責任心的工作，如果一旦在日常的工作中管理不善或出現(xiàn)人為地各種問題，油田企業(yè)檔案管理工作中存在的風險是多樣的，必要比較常見的情況是各種檔案手續(xù)會出現(xiàn)不全甚至根本沒有的情況，特別是好多油田企業(yè)在信息化社會應用電子檔案的形式進行存儲，由于操作不當?shù)仍蚩赡軙е聰?shù)據(jù)的丟失甚至泄露，危害油田企業(yè)集體的利益。
二、油田企業(yè)檔案管理中的風險控制
針對以上幾個方面對于油田企業(yè)檔案管理過程中相關的風險分析之后，相應地預防措施是必要的，但是由于油田企業(yè)中的檔案管理是個復雜的系列工作，牽扯到油田企業(yè)各部門的工作態(tài)度和工作程序問題，因此風險預防措施也是需要從大方面、多角度去進行，筆者結合已有研究成果，認為就當下油田企業(yè)檔案管理中預防措施主要應該從以下幾個方面去入手：
（一）提高認識水平，真正認識到檔案管理工作對于油田企業(yè)的重要意義。我們都知道，意識決定行動，對于檔案管理工作的意義有一個高度的、比較深刻的認識，在這種認識的基礎上去投入到具體的實際工作當中去，這是一種標本兼治的方法，是油田企業(yè)應該大力去抓的一個重要方面。因此廣大油田企業(yè)要積極通過培訓、學習等不同的方法和形式去加強對相關人員的教育培訓，使他們在思想認識上達到一定的要求，繼而從具體的工作上認真負責。
（二）及時積極的風險評估是重要保障，應堅持不懈。油田企業(yè)的檔案管理工作具體到實際工作中還是要通過不同的部門和不同的個人去完成的，因此在這個意義上加強各個部門在檔案方面的評估是最有意義的工作，也是最能夠體現(xiàn)效率和質(zhì)量的環(huán)節(jié)，各個部門的相關從業(yè)人員要接受相關專業(yè)的培訓和教育，學習風險評估的具體方法和流程，定期進行檢查，這是保證油田企業(yè)自身在檔案管理工作中萬無一失的主要保障。
（三）完善相關制度和操作流程，不斷使檔案管理工作走上制度化的軌道。相關部門要加強在制度和工作流程方面的研究和整體部署，制定一整套可行性強的措施來，并通過一定的途徑是這一套措施堅決的在各個工作環(huán)節(jié)和部門實行開來，保證檔案工作的正常有序。
（四）不斷完善油田企業(yè)在檔案使用過程中的規(guī)范性。這點強調(diào)，各個部門也好，個人也好，在使用企業(yè)檔案的過程中要有章可循，該簽字的簽字，該申請的申請，防止在使用過程中出現(xiàn)丟失甚至擅自涂改的惡劣行為，具體的工作程序不能不嚴格執(zhí)行，這也有利于在這方面出現(xiàn)問題之后便于相關責任的查詢和追究，有力的保障油田企業(yè)檔案管理中的嚴肅性。
（五）加強檔案管理，強化基礎設施。檔案對于每一個單位和集體都是重要的，對于油田企業(yè)更是這樣的，那么相應的基礎設施就要有相應的提高，比如資料室和檔案室的安全防盜設施一定要符合要求，相關的資料出項問題的時候要有一套比較完備的報警和預防措施，在短時間之內(nèi)通知相關的領導，努力把損失和危害降低到最小。
（六）努力做好電子檔案的管理工作。在信息化的今天，油田檔案采用電子化的形式進行存儲和操作是與時俱進的必要手段，這樣具有方便快捷和操作靈活的優(yōu)勢，有效地減輕相關部門的人員壓力，但同時如何做好電子檔案的管理工作也是個如影隨形的問題，要積極防治相關信息的丟失和泄露，加強相關從業(yè)人員在電子檔案方面的學習和培訓，定期檢查和監(jiān)督他們的工作，保證電子檔案的有效運行。
三、 結語
油田企業(yè)檔案管理工作是一個復雜的系統(tǒng)工作，其中需要各個相關部門和各個相關涉及到的人員要積極自律，共同做好油田企業(yè)檔案管理工作，這是擺在我們面前的一個十分迫切又重要的課題，我們一定要強化認識，優(yōu)化方式，以靈活的工作把這項工作落實到實處，為建設社會主義和諧社會做出一份力。
房地產(chǎn)檔案是指有關行政管理部門對房地產(chǎn)證的登記、交易買賣、房屋拆遷等一系列活動，再經(jīng)過相關部門的收集信息、整理信息、判定信息形成的能夠反映產(chǎn)權人、房屋狀況和建筑用地情況，并將這些信息通過一定的方式（文字、圖紙、照片、錄像帶等）詳細的記錄下來，作為日后參考的依據(jù)。隨著我國的改革開放的深入，人們對居住環(huán)境的需求也越來越大，更多的房地產(chǎn)事業(yè)應景而生。在這一棟棟的高樓大廈的背后，是一項至關重要的房地產(chǎn)檔案管理工作，這項工作的存在促進了房地產(chǎn)事業(yè)的穩(wěn)健發(fā)展，也是房地產(chǎn)事業(yè)發(fā)展過程中較為重要的環(huán)節(jié)之一。只有完善的房地產(chǎn)檔案管理，才能穩(wěn)步促進房地產(chǎn)事業(yè)的發(fā)展。目前我國市場經(jīng)濟背景下，房地產(chǎn)檔案管理工作種類很多，也逐漸改良了傳統(tǒng)的管理工作，但是仍舊會存在一些問題。這個無法脫離房地產(chǎn)事業(yè)的快速發(fā)展所帶來的根源影響。房地產(chǎn)檔案數(shù)量較大，并且具有一定的法律效益，對于其中的弊端和風險要做好必要的評估，才能保證房地產(chǎn)事業(yè)的穩(wěn)步發(fā)展。
2房地產(chǎn)檔案管理工作存在的現(xiàn)狀
2.1房地產(chǎn)檔案收集信息的途徑單一。由于收集信息匯總成資料的途徑單一，受到收集信息不全面的影響，導致了目前房地產(chǎn)的現(xiàn)狀與所收集匯總的檔案記錄信息不符，導致了所有權信息對應不上的問題，造成了產(chǎn)權人無法受到合理的法律權利的保護。為了保證每個登記和變更過程文件資料的完整收集，必須要改變當前單一的收集信息方式。2.2多載體產(chǎn)權檔案未受到重視。多樣化的載體管理，有利于保護檔案信息受不可控條件的影響，比如自然災害這類不可控的因素對檔案的工作造成遺失，信息的缺漏；同時更加有效地全面性真實記錄，增加記錄信息的可靠性。但是目前房地產(chǎn)的檔案載體也較為單一，通常都是以紙質(zhì)檔案為主，即使也有了磁盤等新媒介的加入，不過在實行的過程中并沒有廣泛的使用。2.3檔案管理工作鑒定不足。檔案管理工作的鑒定關系到檔案的存放時間以及銷毀時間和是否需要優(yōu)化檔案。目前存在的現(xiàn)狀是國家沒有明文規(guī)定房地產(chǎn)檔案的管理期限，導致了管理過程中工作得不嚴密性，可能會造成了檔案的損壞。比如檔案到了一定的年限是要被清除的，但是在后來需要進行數(shù)據(jù)統(tǒng)計的時候缺有恰好失去了該檔案的真是記錄。隨著房地產(chǎn)檔案的日益增多，分類也是不盡相同，若是不及時進行有效的鑒定控制檔案的去留，很可能會發(fā)生檔案成堆的危機。2.4缺失復合型專業(yè)人才。在房地產(chǎn)檔案管理工作中需要復合型人才，不僅需要一定的計算機技術，還需要有專業(yè)的房地產(chǎn)檔案管理知識，同時具備一定的職業(yè)素養(yǎng)。當前，房地產(chǎn)檔案管理工作發(fā)展速度較慢就是因為缺失具備計算機能力人才和復合型人才。如何快速的發(fā)展檔案管理工作，需要及時的發(fā)現(xiàn)人才，留住人才，培養(yǎng)人才才是目前需要關心的重點問題。2.5對風險的抗擊能力不足。目前房地產(chǎn)檔案工作還存在一個問題就是對風險的抗擊能力不足。檔案的管理一般會分為紙質(zhì)檔管理和電子檔管理，但是紙質(zhì)檔檔案容易收到環(huán)境和自然災害的影響，比如天氣潮濕，導致紙質(zhì)檔案受潮，或者是洪水造成紙質(zhì)檔案的破壞等等；而電子檔案的管理工作可能會受到一些黑客的入侵、管理員的操作失誤以及病毒的入侵導致的信息缺失和破壞。若是抗擊風險指數(shù)不高，信息安全很容易受到威脅。
3房地產(chǎn)檔案管理工作對策
經(jīng)過一系列的調(diào)查研究，對于目前所存在問題，需要從培養(yǎng)人才、加強數(shù)字信息化管理、收集信息規(guī)范化、添加風險評估、提高社會利用價值等方面入手?？梢酝ㄟ^以下幾點改善：3.1加強人才培訓，明確工作責任。由于房地產(chǎn)檔案管理工作的重要性和現(xiàn)代化信息建設發(fā)展，表明了需要一個專業(yè)的團隊帶領。作為檔案管理工作的工作人員是至關重要的崗位，需要明確其工作職責，方能提高工作效率。同時，及時引進專業(yè)的計算機人才，對檔案管理工作的人員進行系統(tǒng)專業(yè)化的培訓，培養(yǎng)出能為檔案管理工作付出的復合型人才。3.2增強數(shù)字信息化，采用多載體進行存儲。房地產(chǎn)檔案管理工作受到現(xiàn)代信息化科技的影響，紛紛采用了信息化進行檔案管理。通過信息化的檔案管理，更能收集到詳細的信息，進行系統(tǒng)全面的整理，錄入系統(tǒng)，使得管理工作變得更加便捷。電子文件的記錄成為新形勢的錄入方式。同時要采用多種方式將收集的信息進行整理記錄，現(xiàn)實檔案載體多樣化。由于采用了新形式的數(shù)字信息記錄，在查詢的時候可以有選擇的調(diào)出所需要的數(shù)據(jù)，大大的加強了信息的可查詢能力。3.3規(guī)范收集與鑒定的方式。房地產(chǎn)的收集信息工作是整個環(huán)節(jié)中最為重要的環(huán)節(jié)，收集信息的可靠性會直接影響到之后檔案錄入的真實性，若是收集工作處理不到位，很容易造成管理工作的損失。檔案管理工作的人員不能單一的局限在等級確權的環(huán)節(jié)，要對每一個變更的環(huán)節(jié)都要進行跟蹤了解，將其工作職責規(guī)范化。檔案的鑒定工作是為了降低檔案的損失，那么就要形成科學系統(tǒng)的分析，對不同的檔案內(nèi)容進行科學有效的判定，根據(jù)價值的大小確定保存的時間，盡可能的提高檔案的效益性。3.4增加風險評估。目前房地產(chǎn)檔案管理工作存在著大量的風險，比如信息化風險，人才風險、投資風險等，這些風險若未能形成統(tǒng)一的意見，很容易在今后的管理工作中爆發(fā)出危機。風險評估就是要對風險進行量化，分析風險的大小，是否需要采取相應的防御措施。3.5主動服務，滿足客戶需求。房地產(chǎn)檔案管理工作不是坐在辦公室等待別人上門，應當主動出擊，加強宣傳力度，提高自身的影響力。一邊可以通過電視、廣播、網(wǎng)絡等方式進行宣傳房地產(chǎn)檔案的價值所在，一遍開設咨詢服務，讓更多的人了解到檔案工作的重要性，才能促進房地產(chǎn)檔案事業(yè)的擴大和使用范圍，為社會提供更高的價值。
作者:周斌 單位:眉山市房地產(chǎn)管理局
參考文獻：
[1]石巧明.論土地測繪檔案網(wǎng)絡化管理[J].工程技術研究,2016,(7):237.
關鍵詞：數(shù)字檔案館；生態(tài)系統(tǒng)；管理
數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)在快速變化的社會發(fā)展環(huán)境中必然會面臨各種機遇與挑戰(zhàn)，如何保持自身的健康可持續(xù)發(fā)展，這不僅涉及經(jīng)濟、社會、技術等制約數(shù)字檔案館發(fā)展的核心要素，而且，關切到未來國家檔案事業(yè)的發(fā)展。為此，本文擬從戰(zhàn)略管理、協(xié)同管理、風險管理以及生態(tài)管理等方面，初步探討如何加強對數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)的管理，保持數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)的健康運行和可持續(xù)發(fā)展。
1 戰(zhàn)略管理
戰(zhàn)略管理是“圍繞著戰(zhàn)略的制定、決策、實施和評價而采取的一系列手段和措施的動態(tài)過程，對組織的發(fā)展方向具有長遠的、全局性影響”[1]，廣泛存在于政治、經(jīng)濟、社會、文化、教育、科技等領域活動中。目前，戰(zhàn)略管理已引入檔案事業(yè)發(fā)展和電子文件管理的研究中。馮惠玲教授指出，“面對電子文件管理這一歷史性挑戰(zhàn)，僅有戰(zhàn)術、方法的應對遠遠不夠，還需要有面向全國的宏觀思維和戰(zhàn)略應對，才能把這項事業(yè)推向前進”[2]，“從國家層面和戰(zhàn)略視角對電子文件管理全局性、基本性、長期性問題所進行的目標定位、統(tǒng)籌規(guī)劃和基本制度安排，體現(xiàn)了一個國家對電子文件管理的基本態(tài)度和總體思路”[3]。國家檔案局楊冬權局長指出，“管理好電子文件，關系到國家和社會歷史記憶的長期保存，關系到人類文明的傳承延續(xù)”，“不僅要考慮電子文件的今天，而且還要考慮它的明天和后天；不僅要考慮電子文件的短期效益，而且還要考慮它的長遠效益”[4]。2010年，由中央辦公廳牽頭，國家檔案局等相關部門為成員單位成立的國家電子文件管理部際聯(lián)席會議辦公室，標志著我國電子文件管理國家戰(zhàn)略正式啟動[5]。
數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)研究立足于從整體性、系統(tǒng)性、平衡性、動態(tài)性等生態(tài)學思想，觀察和思考數(shù)字檔案館的運行與發(fā)展，其中隱含著戰(zhàn)略管理的思維。以戰(zhàn)略管理思維為指導，將數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)與社會發(fā)展、經(jīng)濟發(fā)展、文化發(fā)展以及信息技術發(fā)展等聯(lián)系起來，研究數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)發(fā)展態(tài)勢，制定具有全局性、前瞻性、長遠性的數(shù)字檔案館發(fā)展戰(zhàn)略，并依據(jù)所制定的戰(zhàn)略采取相應的計劃、措施、步驟。實施數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)的戰(zhàn)略管理，能夠將系統(tǒng)中的各種生態(tài)要素聯(lián)結起來，形成一個互相依存、互相制約的整體，保持數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)的健康運行，推動數(shù)字檔案館建設的可持續(xù)發(fā)展。同時，對于一個國家、一個地區(qū)而言，數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)戰(zhàn)略管理將是一項跨機構、跨部門的綜合管理，與國家（地區(qū)）信息化發(fā)展戰(zhàn)略、電子政務戰(zhàn)略等密切配合，與相關組織機構建立戰(zhàn)略聯(lián)盟，協(xié)調(diào)數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)與社會組織系統(tǒng)、社會信息系統(tǒng)之間的關系，在激烈的生態(tài)位競爭中實現(xiàn)數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)的社會使命與專業(yè)價值。
2 協(xié)同管理
協(xié)同管理是“運用協(xié)同學自組織原理，通過建立‘競爭—合作—協(xié)調(diào)’的協(xié)同運行機制，把系統(tǒng)中價值鏈形成過程的各要素組成一個緊密的‘自組織’體系，共同實現(xiàn)統(tǒng)一的目標，使系統(tǒng)利益最大化的管理體系”[6]。在數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)中，要積極實施協(xié)同管理，使得各生態(tài)因子之間密切協(xié)作、互動開放，建立和諧共存、協(xié)調(diào)運行的數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)管理體系，保障數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)健康運行和持續(xù)發(fā)展，其內(nèi)涵主要表現(xiàn)為：
一是要協(xié)調(diào)數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)主體之間關系。圍繞數(shù)字檔案館檔案信息資源管理與利用，加強檔案形成者、檔案管理者、檔案利用者之間的聯(lián)系，建立有效的協(xié)同合作機制，實現(xiàn)檔案信息資源的有效收集、科學管理和充分利用，保障數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)數(shù)字資源管理活動的良性運行。
二是要協(xié)調(diào)數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)主客體之間的關系。圍繞數(shù)字檔案館建設，充分發(fā)揮檔案形成者、檔案管理者、檔案利用者的主觀能動性，將生態(tài)系統(tǒng)中各生態(tài)因子組成一個緊密的協(xié)調(diào)運行體系，調(diào)動各種生態(tài)因子的作用關系，實現(xiàn)與數(shù)字檔案館生存環(huán)境的均衡發(fā)展與和諧共生。
三是要協(xié)調(diào)數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)客體之間的關系，突出表現(xiàn)為內(nèi)部環(huán)境協(xié)調(diào)和外部環(huán)境協(xié)調(diào)。內(nèi)部環(huán)境協(xié)調(diào)主要是協(xié)調(diào)數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)運行機制、信息資源、基礎設施、組織文化等生態(tài)因子之間的關系，建立良性的運行機制，保障數(shù)字檔案館正常運行；提高檔案信息資源質(zhì)量，優(yōu)化檔案信息資源結構，建立檔案信息資源管理體系；強化基礎設施建設，增強數(shù)字檔案館保障能力；創(chuàng)建和諧文化氛圍，提升數(shù)字檔案館工作者的內(nèi)聚力、向心力，使數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)微觀環(huán)境功能最優(yōu)化。外部環(huán)境協(xié)調(diào)主要協(xié)調(diào)數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)宏觀環(huán)境和中觀環(huán)境中各生態(tài)因子之間的關系，激活數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)外部環(huán)境各生態(tài)因子的功能。通過協(xié)調(diào)數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)社會、政治、經(jīng)濟、文化、科技等社會環(huán)境以及地質(zhì)環(huán)境、氣候環(huán)境、生物環(huán)境等自然環(huán)境之間的關系，創(chuàng)造社會穩(wěn)定、政治民主、經(jīng)濟富足、文化繁榮、科技發(fā)達、自然生態(tài)和諧的環(huán)境氛圍；通過協(xié)調(diào)檔案行政管理機構、檔案行業(yè)協(xié)會、傳統(tǒng)檔案館以及其他信息機構等之間關系，提升檔案行政管理能力與協(xié)會業(yè)務協(xié)調(diào)能力，發(fā)揮傳統(tǒng)檔案館的優(yōu)勢，與其他信息機構競爭合作，拓展數(shù)字檔案館生存發(fā)展空間。
3 風險管理
目前，風險管理廣泛應用于經(jīng)濟與社會發(fā)展過程中，特別是在企業(yè)管理、信息管理等領域應用突出。在檔案學研究中，風險管理思想和方法也被關注和重視。近年來，檔案學界高度關注電子文件的風險管理，認為由于“計算機系統(tǒng)的脆弱性、電子文件的重要性、電子文件安全標準的復雜嚴格性、電子文件受損所造成后果的嚴重性，要求我們建立一套科學、嚴密的風險管理體系”[7]。馮惠玲教授在《電子文件風險管理》專著中，全面探究了電子文件風險管理的成因、規(guī)劃、監(jiān)控、識別、評估以及應對等內(nèi)容[8]。數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)風險管理是在風險識別、風險評估的基礎上，積極采用相應的風險應對策略，規(guī)避和化解數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)建設與發(fā)展中的各類風險。數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)的風險管理要強化“安全第一”戰(zhàn)略，突出檔案安全意識，主要包括實體安全和信息安全。
3.1 實體安全。數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)實體安全主要體現(xiàn)在檔案載體安全與檔案庫房安全兩方面。在傳統(tǒng)檔案館或傳統(tǒng)檔案管理中，檔案載體安全是檔案館庫房管理和檔案保護的重點內(nèi)容。在數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)中，數(shù)字檔案載體安全成為新的課題，數(shù)字檔案載體壽命短，容易受損，且檔案信息內(nèi)容無法直接閱讀，檔案信息具有瞬間即逝的可能，需要采取有效的防范措施和定期拷貝、檢查制度，避免數(shù)字檔案載體受損，確保館藏數(shù)字檔案載體的安全性、可讀性和有效性。
檔案庫房安全一直存在諸多風險，如“檔案裝具、檔案安全防護基礎設施不完善、檔案庫房設計不規(guī)范、檔案庫房安全管理制度空泛、檔案庫房安全應急預案缺失”[9]等，這些都對檔案館庫房安全管理帶來潛在威脅。在數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)中，庫房安全增添了新的內(nèi)容，如計算機機房安全、數(shù)字存儲實體安全等，需要采取防火、防潮、防熱、防盜、防震、防電磁干擾等措施，切實加強檔案庫房安全建設，不斷完善、健全檔案庫房安全管理制度，制定數(shù)字檔案館庫房安全應急預案，注重與相關部門之間的應急聯(lián)動，在面對突發(fā)事件時最大限度地保護檔案實體安全，減少檔案損失。
3.2 信息安全?！皵?shù)字檔案館的安全，涉及電子文件與數(shù)字檔案在生命運動周期各個階段的安全保護，包括電子文件的產(chǎn)生、傳遞、存儲、檢索、利用等各個環(huán)節(jié)”[10]。數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)信息安全主要包括檔案信息內(nèi)容安全和檔案信息系統(tǒng)安全兩方面。
數(shù)字檔案信息內(nèi)容具有易消逝性和易修改性等特點，安全風險大。2009年起，國家檔案局就要求“各級國家檔案館要通過建立異地備份庫等形式，對本級重要檔案及電子文件實行異地備份，對重要的電子文件還要實行異質(zhì)備份，確保電子文件的長期可讀，確保檔案信息資源的絕對安全”[11]；2010年，國家檔案局楊冬權局長再次強調(diào)，“確保電子文件的齊全完整、真實有效，讓今天的電子文件在幾十年、幾百年后還能被人讀取利用，是一個需要特別注意的重大問題和特別需要解決的根本問題，不建設好檔案安全體系，今天的電子文件和數(shù)字檔案在若干年后將無法讀取，信息空白的慘劇將無法避免”[12]。
檔案信息系統(tǒng)安全是網(wǎng)絡環(huán)境下數(shù)字檔案館面臨的新的安全風險，給數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)帶來了不可忽視的安全隱患。2010年，《數(shù)字檔案館建設指南》指出“數(shù)字檔案館系統(tǒng)安全隱患包括數(shù)據(jù)竊聽、電磁泄漏、電力中斷、載體損壞、自然災害、非法訪問、計算機病毒、黑客攻擊、系統(tǒng)超負載、假冒身份、權限擴散、數(shù)據(jù)篡改、操作失誤等，應當采取相應的措施和管理手段應對這些安全隱患”[13]。數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)須高度重視信息系統(tǒng)安全，采用多維管理與控制體系，加強制度建設，提高安全管理意識；加強信息系統(tǒng)安全防護措施，提高系統(tǒng)安全防范能力，確保軟硬件系統(tǒng)的穩(wěn)定、可靠；建立網(wǎng)絡安全管理與防護體系，利用各種手段和措施，增強網(wǎng)絡免疫力，保障網(wǎng)絡不被攻擊，有效維護數(shù)字檔案館信息系統(tǒng)安全。
4 生態(tài)管理
生態(tài)管理于20世紀70年代起源于美國，它“運用生態(tài)學、經(jīng)濟學和社會學等跨學科的原理和現(xiàn)代科學技術來管理人類行動對生態(tài)環(huán)境的影響，力圖平衡發(fā)展和生態(tài)環(huán)境保護之間的沖突，最終實現(xiàn)經(jīng)濟、社會和生態(tài)環(huán)境的協(xié)調(diào)可持續(xù)發(fā)展”[14]。隨著生態(tài)管理的應用和發(fā)展，其內(nèi)涵得到進一步延伸，如低碳管理、綠色管理、生態(tài)倫理等，都成為生態(tài)管理的重要內(nèi)容。通過生態(tài)管理，能夠為數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)營造良好的環(huán)境氛圍，實現(xiàn)數(shù)字檔案館與社會政治、經(jīng)濟、文化等之間和諧發(fā)展。
4.1 低碳管理。數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)低碳管理，重點反映在檔案管理成本的節(jié)約和檔案利用成本的節(jié)約上，可以實現(xiàn)數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)管理高效化，優(yōu)化管理程序，將檔案管理人員從繁重的手工操作中解脫出來，提升工作效率，節(jié)約管理成本，降低管理能耗。數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)通過運用信息、網(wǎng)絡、通訊等現(xiàn)代技術手段，提供便捷、快速、高效的檔案信息利用，實現(xiàn)“一站式”檢索、在線利用、全天候服務，避免用戶奔波之苦，減少交通成本；通過網(wǎng)絡，可以打破時空限制，隨時隨地利用檔案信息資源，實現(xiàn)檔案信息資源共享。
4.2 建筑生態(tài)。數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)建筑生態(tài)體現(xiàn)在數(shù)字檔案館庫房建設上，強調(diào)以生態(tài)建筑意識為指導，建造環(huán)保、節(jié)能、綠化且符合檔案保護要求的數(shù)字檔案館庫房。一方面，數(shù)字檔案館建筑設計要遵循“適用、經(jīng)濟、美觀”的原則，利用低耗能、低污染的材料建造數(shù)字檔案館，與周邊環(huán)境和諧共處；通過庫房智能化管理、低碳管理，提升用電效率，降低庫房管理成本。另一方面，數(shù)字檔案信息存儲密度高，同紙質(zhì)檔案相比，大幅度節(jié)省存儲空間，減少存儲庫房；否則，檔案館蓋得再大，也難以承受知識、信息爆炸帶來的存儲壓力。
4.3 資源生態(tài)。目前，數(shù)字檔案館數(shù)字檔案信息少，民生檔案信息少，特色檔案信息少，檔案信息利用率不高，需要重點加強數(shù)字檔案、民生檔案和特色檔案信息資源建設，建立廣泛覆蓋人民群眾的檔案信息資源體系，實現(xiàn)檔案信息資源多樣化、特色化、民族化，滿足社會對檔案信息資源的多樣化需求；同時，數(shù)字檔案館信息系統(tǒng)設計各異，數(shù)字檔案信息資源來源廣泛，數(shù)字檔案信息異構現(xiàn)象嚴重，難以實現(xiàn)資源共享，需要重點加強數(shù)字檔案館規(guī)范化、標準化建設，提高數(shù)字檔案館建設效率，避免數(shù)字檔案館重復開發(fā)，實現(xiàn)數(shù)字檔案信息資源共享，保持信息生態(tài)平衡。
4.4 生態(tài)倫理。生態(tài)倫理要求“把倫理關懷作為開發(fā)、利用和改造自然（環(huán)境）的經(jīng)濟社會活動的一個行為準則，樹立一種全新的、與環(huán)境承載能力相適應的價值觀念和生活方式，促進人與自然的協(xié)調(diào)發(fā)展”[15]。運用生態(tài)倫理思想和倫理道德對數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)實施調(diào)控，一方面，可以提高檔案形成者、檔案管理者的責任意識和自律意識；另一方面，也可以有效防范各種信息干擾和安全風險對數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)的破壞，強化主體的自律和約束，達到生態(tài)平衡。數(shù)字檔案館生態(tài)倫理突出表現(xiàn)在檔案保密與檔案信息開放上。數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)中，檔案管理者需要強化保密意識，遵守《檔案法》、《保密法》等相關法律法規(guī)要求，保護檔案知識產(chǎn)權，維護檔案信息的安全，杜絕泄密現(xiàn)象的發(fā)生；同時，要處理好保密與開放之間的關系，克服“保密保險、利用危險”的工作意識，杜絕以保密為借口、以未開放為借口、以無館藏為借口等理由不提供檔案信息服務，阻礙檔案的開放利用。
注：本文為國家社科基金項目《數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)研究》（編號08BTQ040）研究成果之一
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