發(fā)布時(shí)間：2023-05-17 15:42:51
序言：寫作是分享個(gè)人見解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的電子檔案管理規(guī)范樣本，期待這些樣本能夠?yàn)槟峁┴S富的參考和啟發(fā)，請(qǐng)盡情閱讀。
關(guān)鍵詞：制定；數(shù)碼照片；管理：規(guī)范
中圖分類號(hào)：G276 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-8631(2010)05-0147-01
隨著高新技術(shù)的迅猛發(fā)展，攝影技術(shù)依托計(jì)算機(jī)為后盾，各種設(shè)計(jì)靚麗、品質(zhì)高的數(shù)碼相機(jī)新品迭出，給攝影業(yè)帶來了滿園春色。形成了處理快、查閱快、歸檔快、鏈接快、存儲(chǔ)久為優(yōu)勢(shì)的數(shù)碼照片，也為照片檔案的管理帶來新的挑戰(zhàn)。數(shù)碼相片的載體是以電子文件形式歸檔保存的，在保管、利用上本身就存在安全隱患。因此對(duì)數(shù)碼照片檔案的形成、收集、歸檔、整理、保管、利用等在技術(shù)上提出了更高的要求。但目前國家沒有專門針對(duì)數(shù)碼照片檔案的管理出臺(tái)新標(biāo)準(zhǔn)，使得有些檔案管理人員在新事物面前有些無所適從。
目前對(duì)于是否制定、出臺(tái)數(shù)碼照片檔案管理規(guī)范有兩種明確的觀點(diǎn)，一個(gè)是不需要制定，另一個(gè)是需要盡快制定。
一、不需要制定新標(biāo)準(zhǔn)的理由
數(shù)碼照片檔案的管理雖然沒有出臺(tái)專門的標(biāo)準(zhǔn)，但這并不等于數(shù)碼照片檔案的管理沒有可依據(jù)的規(guī)范。數(shù)碼照片檔案既是照片檔案又是電子文件，數(shù)碼照片檔案的管理實(shí)行雙軌制，紙質(zhì)部分按照《照片檔案管理規(guī)范》(GB／T11821)執(zhí)行，數(shù)碼照片部分按照《電子文件歸檔與管理規(guī)范》(GB／T18894)執(zhí)行。數(shù)碼照片就是電子文件，數(shù)碼照片特性實(shí)質(zhì)就是電子文件的特性，是電子文件中的圖像電子文件?！峨娮游募w檔與管理規(guī)范》不僅對(duì)電子文件管理各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行了較為具體的規(guī)定，而且推薦了圖像電子文件的通用格式。強(qiáng)調(diào)了各類電子文件元數(shù)據(jù)管理的重要性，規(guī)定了電子文件的操作方式和要求。目前除國家標(biāo)準(zhǔn)外，各個(gè)地方、行業(yè)及其機(jī)關(guān)企事業(yè)單位也都制定了電子文件管理方面的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范或者實(shí)施細(xì)則。這些也都是數(shù)碼照片檔案管理所要執(zhí)行的規(guī)范。所以，《照片檔案管理規(guī)范》和《電子文件歸檔與管理規(guī)范》兩者結(jié)合使用能夠滿足工作需要。
二、需要制定新標(biāo)準(zhǔn)的理由
數(shù)碼照片是電子文件沒錯(cuò)，但數(shù)碼照片檔案在形成、管理和利用上有它的特殊性。由于數(shù)碼照片來源渠道廣泛。元數(shù)據(jù)信息五花八門，收集內(nèi)容真實(shí)性較難把握，收集難度也加大；歸檔時(shí)數(shù)碼照片的檢驗(yàn)操作復(fù)雜；整理時(shí)相比較紙質(zhì)照片要求更高，數(shù)碼照片不但要有紙質(zhì)照片六要素要求，還要標(biāo)明保管數(shù)碼照片的軟、硬件技術(shù)環(huán)境，元數(shù)據(jù)信息等內(nèi)容。這些都沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)去規(guī)范，各行其道，這為數(shù)碼照片檔案今后的利用造成很大的影響。雖然數(shù)碼照片是電子文件中的圖像電子文件，但《電子文件歸檔與管理規(guī)范》只是電子文件的通用標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)于照片檔案這種專門、特殊檔案，不能完全滿足工作需要，需要制定新的標(biāo)準(zhǔn)加以規(guī)范。
因?yàn)閿?shù)碼照片的管理要結(jié)合兩個(gè)標(biāo)準(zhǔn)使用，不方便，不具體。太籠統(tǒng)。才促使地方的數(shù)碼照片管理規(guī)范陸續(xù)出臺(tái)。雖然各地規(guī)范不盡相同，但也各有千秋，使當(dāng)?shù)氐臄?shù)碼照片檔案管理做到了統(tǒng)一規(guī)范。能夠出臺(tái)是基于現(xiàn)實(shí)工作需要，所以國家在這方面滯后了，應(yīng)該盡快出臺(tái)新標(biāo)準(zhǔn)是正確的。
三、分析與討論
1.先明確電子文件與數(shù)碼照片的涵義
電子文件是指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。數(shù)碼照片是指用掃描儀、數(shù)碼照相設(shè)備獲得的，以數(shù)字形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的靜態(tài)圖像文件。
定義文字描述不同之處在于“數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中”和“用掃描儀、數(shù)碼照相設(shè)備”、“傳送的文件”和“傳送的靜態(tài)圖像文件”。掃描儀、數(shù)碼照相設(shè)備就是數(shù)字設(shè)備及數(shù)字環(huán)境。能夠傳送的電子文件包含：文本電子文件、圖像電子文件、圖形電子文件、視頻或多媒體、音頻文件等等，數(shù)碼照片是圖像電子文件，已包含在電子文件的內(nèi)容中。所以在定義上沒有本質(zhì)的差異。是一致的。
2.電子文件與數(shù)碼照片的特性
優(yōu)點(diǎn)：處理快、編輯快、查閱快、歸檔快、鏈接快、存儲(chǔ)久。
缺點(diǎn)：依賴性、易改性、可分離性。
在歸檔和利用中都需要保證的是：真實(shí)性、完整性、有效性、兼容性。
從上面分析看電子文件與數(shù)碼照片的特性是一致的。《電子文件歸檔與管理規(guī)范》對(duì)電子文件的定義、范圍、基本術(shù)語作了詳細(xì)描述，對(duì)電子文件的收集與積累、歸檔與整理、保管與利用都作了詳細(xì)規(guī)定，符合數(shù)碼照片檔案管理全過程。規(guī)范中為了保證電子文件收集積累的真實(shí)性、完整性、有效性及兼容性。對(duì)電子文件的收集在前端提出要求，將電子文件檔案化工作提前到形成階段。對(duì)電子文件形成階段的軟、硬件技術(shù)環(huán)境、元數(shù)據(jù)信息、收集操作方法等等作了具體的規(guī)定，圖像電子文件規(guī)定要以JPEG、TIFE為通用格式。這樣為數(shù)碼照片歸檔后的整理、存儲(chǔ)、保管打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。更便于數(shù)碼照片檔案的利用。所以《電子文件歸檔與管理規(guī)范》完全適合數(shù)碼照片管理。
3.數(shù)碼照片檔案管理可以在本部門細(xì)化管理
有人提出《電子文件歸檔與管理規(guī)范》對(duì)于圖像電子文件有些技術(shù)指標(biāo)沒有明確規(guī)定，不好操作，比如：分辨率、像素等等。青島出臺(tái)的數(shù)碼照片管理規(guī)范規(guī)定了掃描件線數(shù)不低于600dpi，像素?cái)?shù)應(yīng)在300萬以上。但目前看300萬的像素已不可使用了，這種相機(jī)在市場都已經(jīng)淘汰。如果是重要的、永久的或作為宣傳廣告使用的照片掃描件可以將線數(shù)提高，但作為一般使用也可不必。所以像素還是線數(shù)是根據(jù)實(shí)際情況和用途來確定，而不能硬性統(tǒng)一。
1.1人們對(duì)于檔案規(guī)范化管理的重視程度不高
隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)和科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，絕大多數(shù)事業(yè)單位都已經(jīng)對(duì)檔案管理規(guī)范化建設(shè)工作傾注了足夠的重視和努力，但仍然有部分事業(yè)單位尚未對(duì)檔案管理規(guī)范化建設(shè)的重要意義進(jìn)行充分的認(rèn)識(shí)。因此，人們對(duì)于檔案規(guī)范化管理的重視程度不高。以下兩種現(xiàn)象足以說明對(duì)于檔案規(guī)范化管理，部分事業(yè)單位需要引起足夠的重視。首先，是部分事業(yè)單位不能清醒地認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性和特殊性，片面、武斷的認(rèn)為規(guī)范化的事業(yè)單位檔案管理在短期內(nèi)不會(huì)產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，尤其缺乏長期眼光。因此，單位領(lǐng)導(dǎo)很少對(duì)檔案管理工作進(jìn)行審查和監(jiān)督。其次，即使部分事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)在思想上對(duì)檔案管理工作有一定程度的重視，但是他們卻吝于進(jìn)行規(guī)范化建設(shè)方面的資金和人才投資，阻礙了檔案管理工作的進(jìn)一步深入開展和作用發(fā)揮。
1.2健全的檔案管理制度的缺失
首先，從目前的事業(yè)單位檔案管理實(shí)踐來看，雖然大部分的事業(yè)單位已經(jīng)實(shí)現(xiàn)對(duì)相關(guān)的檔案管理制度的制定，但是，在這些制度中，絕大部分的內(nèi)容主要針對(duì)檔案管理部門工作人員，進(jìn)行一定程度上的行為規(guī)范，而對(duì)于事業(yè)單位的其他部門和人員，仍然不受約束。這種情況會(huì)導(dǎo)致檔案管理工作缺乏整體合力。其次，部分事業(yè)單位對(duì)自身制定的檔案管理制度做不到高效、高質(zhì)執(zhí)行，缺乏執(zhí)行力，再完善的檔案管理制度也會(huì)淪為虛設(shè)。
1.3電子文件管理工作所需軟硬件設(shè)施不齊全
在信息技術(shù)高度發(fā)展的今天，辦公的形式越來越多的向電子文件靠攏。為了適應(yīng)這一變化，對(duì)電子文件的統(tǒng)一、規(guī)范的管理也應(yīng)該被納入我國事業(yè)單位的檔案管理中。但是從目前的事業(yè)單位檔案管理實(shí)踐來看，電子檔案管理中所需要的相關(guān)硬件設(shè)施存在配備不齊全、電子檔案錄取工作麻煩不宜行等問題。
2推進(jìn)事業(yè)單位檔案的規(guī)范化管理的策略
2.1強(qiáng)化檔案規(guī)范管理的地位，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的技能培訓(xùn)
事業(yè)單位要通過各種形式，致力于單位內(nèi)檔案管理工作者對(duì)自身工作重要性認(rèn)識(shí)程度的提升。不管是通過宣傳還是職工職業(yè)道德教育，都是體現(xiàn)事業(yè)單位整體人事管理核心的重要舉措。
2.2建立健全檔案管理規(guī)章制度，明確工作人員職責(zé)
事業(yè)單位應(yīng)該逐步建立一整套基于自身實(shí)際情況的檔案管理制度，并且不斷提升規(guī)章制度的執(zhí)行力，對(duì)檔案人員嚴(yán)格要求，實(shí)現(xiàn)規(guī)章制度的高效、高質(zhì)執(zhí)行，杜絕一切違紀(jì)違法的行為。同時(shí)，事業(yè)單位檔案管理部門要切實(shí)遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的管理原則，在實(shí)施檔案規(guī)范管理時(shí)，注重總體規(guī)劃的強(qiáng)化，分類指導(dǎo)的進(jìn)行，相關(guān)監(jiān)督工作的做出，檔案工作規(guī)范化管理成績?cè)u(píng)估工作的分級(jí)組織。
2.3提高事業(yè)單位檔案管理的信息化水平
運(yùn)用科學(xué)的管理手段將檔案管理的效力充分發(fā)揮，是提升事業(yè)單位檔案管理工作質(zhì)量的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。為了實(shí)現(xiàn)檔案管理工作內(nèi)容的全面化，要加強(qiáng)對(duì)信息資源檔案收集的力度，爭取全面涵蓋文字、圖像、影音等信息資源，并且將這些資源科學(xué)、合理的進(jìn)行并歸等處理。其次，要保證電子檔案的保密性，嚴(yán)防電子檔案信息的泄露，而對(duì)于不需保密而需向社會(huì)披露的信息，要及時(shí)通過信息化技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)向社會(huì)公布，更好地為人民服務(wù)，提升檔案的利用效率。
3.結(jié)束語
【關(guān)鍵詞】企業(yè)；文書檔案；現(xiàn)代化；管理
中圖分類號(hào)：F27 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1006-0278（2013）07-070-01
建立健全一套完整科學(xué)的文書檔案工作制度，可以體現(xiàn)出這個(gè)單位的工作面貌，關(guān)系到工作的效率。近幾年，隨著計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展和普及應(yīng)用，大部分企業(yè)的文書檔案管理都實(shí)現(xiàn)了現(xiàn)代化管理和利用，取代了部分手工勞動(dòng)，減輕了檔案管理人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，同時(shí)又提高了工作效率，使文書檔案管理能夠適應(yīng)不斷發(fā)展的新趨勢(shì)，檔案管理的現(xiàn)代化是提高檔案管理水平的有效途徑和發(fā)展方向。
一、規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化管理
文書檔案管理是衡量單位檔案管理水平的一個(gè)重要標(biāo)準(zhǔn)，其管理水平的高低直接關(guān)系和影響著檔案資料的質(zhì)量與完整性。建立有效的管理制度和工作程序是樹立文書檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，提高文書檔案利用率，為單位的建設(shè)與發(fā)展提供強(qiáng)有力的必要保證。檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要環(huán)節(jié)，是促進(jìn)檔案事業(yè)健康發(fā)展的重要保證。在搞好硬件建設(shè)的同時(shí)，做好文書處理工作則是實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的重要基礎(chǔ)。實(shí)踐表明，文書工作是檔案的來源，檔案是文書的歸宿，兩者是文檔工作流程中緊密相關(guān)的工作環(huán)節(jié)。
公文制發(fā)不僅僅決定公文本身的質(zhì)量，同時(shí)也影響檔案的質(zhì)量。為提高檔案實(shí)體質(zhì)量，把好文書檔案的源頭關(guān)極為重要。其次要實(shí)現(xiàn)檔案保管利用價(jià)值的最大化和歸檔系統(tǒng)化、檢索利用便捷化，嚴(yán)格執(zhí)行文書檔案歸檔整理辦法，提高歸檔案卷質(zhì)量。
近年來，我國檔案部門針對(duì)電子文檔管理制定出臺(tái)了《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》及《電子文件歸檔與管理范圍》，從電子文件的定義、收集、積累、整理、歸檔、移交、保管、利用、統(tǒng)計(jì)等方面做出詳細(xì)的規(guī)定，為文檔管理規(guī)范化奠定了基礎(chǔ)。
二、實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化
隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用廣泛，對(duì)提高檔案管理現(xiàn)代化水平起著重要作用?？梢岳糜?jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行檔案的歸檔、整理、編目，充分利用計(jì)算機(jī)功能，進(jìn)行檔案的自動(dòng)整理、編目等，提高效率。將檔案案卷題名、檔號(hào)、存放位置、利用者、借出及歸還時(shí)間、鑒定、銷毀、移交等信息及時(shí)記錄下來，實(shí)現(xiàn)檔案流通全過程自動(dòng)化管理。充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理功能，為檔案利用者提供方便、快捷的檢索服務(wù)，及時(shí)滿足利用者的需求。利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，使信息資料資源更大地發(fā)揮作用。
隨著改革開放和現(xiàn)代化建設(shè)步伐的明顯加快，房地產(chǎn)業(yè)市場的需求迅速擴(kuò)大，房地產(chǎn)業(yè)有了不同尋常的迅猛發(fā)展。房地產(chǎn)檔案，是房地產(chǎn)管理活動(dòng)的傍生物，是記述和反映房地產(chǎn)自身狀況及人們對(duì)其管理使用的信息原始載體。準(zhǔn)確、完整的產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍資料是國民經(jīng)濟(jì)、城市建設(shè)和管理的重要依據(jù)。作為房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)界定的有力存證，它為實(shí)施產(chǎn)權(quán)管理和產(chǎn)權(quán)保護(hù)提供了可靠的法律依據(jù)。無論是產(chǎn)權(quán)檔案的內(nèi)容還是它的作用都表現(xiàn)出很強(qiáng)的憑證性和權(quán)威性特點(diǎn)。隨著現(xiàn)代社會(huì)信息化的發(fā)展，推廣“房地產(chǎn)產(chǎn)籍管理”計(jì)算機(jī)標(biāo)準(zhǔn)軟件的運(yùn)用，使管理規(guī)范化、現(xiàn)代化，成為一種必然趨勢(shì)。
1 檔案管理體制與房地產(chǎn)行業(yè)發(fā)展同步
1.1物權(quán)法的實(shí)施將推動(dòng)房地產(chǎn)檔案管理的發(fā)展
作為保護(hù)私有合法財(cái)產(chǎn)的一部新型法律，《中華人民共和國物權(quán)法》的實(shí)施將對(duì)房地產(chǎn)檔案工作產(chǎn)生極大的影響。物權(quán)法中對(duì)住宅七十年使用權(quán)到期自動(dòng)續(xù)期的決定是對(duì)房地產(chǎn)檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化的推動(dòng)。房地產(chǎn)檔案的有無，保管的好壞，記載是否準(zhǔn)確、全面，將關(guān)系到產(chǎn)權(quán)人的切身利益，一個(gè)房產(chǎn)權(quán)利人擁有了房屋所有權(quán)，也就有了在法律保障下行使占有、使用、收益、處分等權(quán)利。只有不斷地發(fā)展和提高房地產(chǎn)檔案管理的水平，才能很好地保障權(quán)利人的權(quán)益。
1.2房地產(chǎn)檔案管理將向規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的方向發(fā)展
房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍管理是房地產(chǎn)行政管理的核心與基礎(chǔ)，與房地產(chǎn)市場管理關(guān)系密切，各種房地產(chǎn)交易行為最終都要?dú)w結(jié)到權(quán)屬的確定，只有產(chǎn)權(quán)清楚，產(chǎn)籍資料完整，才能確保房地產(chǎn)市場行為合法有效。隨著房地產(chǎn)行業(yè)的不斷發(fā)展壯大，國家、社會(huì)對(duì)房地產(chǎn)行業(yè)的重視程度不斷提高，房地產(chǎn)行業(yè)的規(guī)范化、法制化不斷提高。與此同時(shí)，房地產(chǎn)檔案管理也將走向規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理。
1.2.1設(shè)置管理機(jī)構(gòu)，促進(jìn)房地產(chǎn)檔案管理規(guī)范化發(fā)展
檔案管理機(jī)構(gòu)的設(shè)置，是房地產(chǎn)檔案管理規(guī)范化發(fā)展的前提。房地產(chǎn)檔案管理機(jī)構(gòu)的設(shè)置不僅僅是檔案館（室）的建設(shè)，也是房地產(chǎn)檔案管理部門的事，它關(guān)系到檔案房地產(chǎn)檔案的收集、整理、鑒定、檢索、利用等各個(gè)功能部門的健全。在完善的機(jī)構(gòu)設(shè)置下，人盡其力，物盡其能，房地產(chǎn)檔案管理的規(guī)范化發(fā)展將成為可能。
1.2.2房地產(chǎn)檔案管理向標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展
標(biāo)準(zhǔn)化是提高檔案管理水平和管理質(zhì)量的重要前提，是房地產(chǎn)檔案管理規(guī)范化發(fā)展的保障。房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理模式規(guī)范化，包括檔案館（室）管理工作的規(guī)范化、職工業(yè)務(wù)考核的規(guī)范化和房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理技術(shù)的規(guī)范化。具體講就是實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、鑒定、檢索、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。
1.2.3逐步實(shí)現(xiàn)一體化管理模式
所謂一體化管理，是房地產(chǎn)行政管理部門行政職能科室與具體辦事機(jī)構(gòu)管理分開，涉及對(duì)外辦理權(quán)屬登記、交易過戶等具體業(yè)務(wù)，由登記中心一個(gè)機(jī)構(gòu)承擔(dān)，一個(gè)窗口對(duì)外。實(shí)現(xiàn)一體化管理，就能通過辦理機(jī)構(gòu)之間的溝通協(xié)調(diào)，準(zhǔn)確、快捷地傳遞信息，通過部門配合、環(huán)節(jié)控制，實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)業(yè)諸業(yè)務(wù)間的有機(jī)銜接，逐步實(shí)現(xiàn)各機(jī)構(gòu)間的信息共享，充分掌握交易、登記信息，同時(shí)簡化辦理手續(xù)，優(yōu)化服務(wù)，方便服務(wù)對(duì)象。
2 電子政務(wù)環(huán)境下實(shí)現(xiàn)對(duì)房地產(chǎn)檔案的管理成為可能
所謂電子政務(wù)，就是政府機(jī)構(gòu)應(yīng)用現(xiàn)代信息和通信技術(shù)，將管理和服務(wù)通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行集成，在互聯(lián)網(wǎng)上實(shí)現(xiàn)政府組織結(jié)構(gòu)和工作流程的優(yōu)化重組，超越時(shí)間和空間及部門之間的分隔限制，向社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)和全方位的、規(guī)范而透明的、符合國際水準(zhǔn)的管理和服務(wù)。
電子政務(wù)主要包括幾個(gè)方面：政府間的電子政務(wù)、政府對(duì)企業(yè)的電子政務(wù)以及政府對(duì)公民的電子政務(wù)。政府對(duì)公民的電子政務(wù)是指政府通過電子網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)為公民提供的各種服務(wù)。在這樣一個(gè)大環(huán)境下，房地產(chǎn)權(quán)屬登記這一房地產(chǎn)管理活動(dòng)的重要內(nèi)容，將可以通過電子系統(tǒng)來完成。由于一切手續(xù)都是通過計(jì)算機(jī)完成，這將使整個(gè)房地產(chǎn)檔案的管理發(fā)生重大變化。
在這一形勢(shì)下，房地產(chǎn)檔案為了解決電子文件對(duì)軟硬環(huán)境的依賴性和電子載體的不穩(wěn)定性，房地產(chǎn)管理業(yè)務(wù)工作出現(xiàn)同一工作項(xiàng)目或同一案件的文件材料出現(xiàn)不同載體的文件并存的問題，房地產(chǎn)檔案管理將會(huì)產(chǎn)生很多新的變化。
3 現(xiàn)代化水平進(jìn)一步加快，信息共享成為可能
隨著房地產(chǎn)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理工作變得越來越重要，社會(huì)各界對(duì)房地產(chǎn)檔案的需求也越來越多，范圍越來越廣，對(duì)房地產(chǎn)信息的需求和利用越來越呈現(xiàn)出多樣化，傳統(tǒng)的房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理模式、管理手段越來越不適應(yīng)房地產(chǎn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的要求。因此，探索以現(xiàn)代科技發(fā)展為重要條件的適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的檔案管理模式則顯得至關(guān)重要。
3.1實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)檔案的縮微化、數(shù)字化
檔案信息數(shù)字化，就是通過計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代電子技術(shù)將館藏檔案資料轉(zhuǎn)化成電子文件?？s微攝影技術(shù)是把大量的紙質(zhì)文件縮微在很小的縮微品上并制成電子文件，數(shù)碼影像是通過數(shù)碼相機(jī)和光磁轉(zhuǎn)換實(shí)現(xiàn)對(duì)影像的高清晰處理，其共同的特點(diǎn)都是以計(jì)算機(jī)進(jìn)行識(shí)別、存儲(chǔ)和管理的電子文件，形成數(shù)據(jù)庫。利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行文件登記，可以達(dá)到一次錄入，多次、多種形式的輸出，方便文件的隨時(shí)查找利用，同時(shí)也為檔案現(xiàn)代化管理奠定了基礎(chǔ)。
3.2實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)檔案的信息化、網(wǎng)絡(luò)化
計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及應(yīng)用，為實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化、網(wǎng)絡(luò)化提供了客觀的條件。網(wǎng)絡(luò)傳輸作為一種信息傳播方式具有無比的優(yōu)越性：一是傳播速度快，二是傳播范圍廣，三是傳播不走樣，四是傳播成本低。隨著電子文件和互聯(lián)網(wǎng)建設(shè)的逐步完善，人們的信息共存共享，資源充分利用的局面將形成，檔案管理也必將隨著這一技術(shù)的發(fā)展而發(fā)展。因此，檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化、網(wǎng)絡(luò)化的目標(biāo)已為期不遠(yuǎn)。
3.3實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)檔案管理的多元化、智能化
計(jì)算機(jī)技術(shù)特別是未來語音識(shí)別技術(shù)的開發(fā)與應(yīng)用，將使檔案的管理模式實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化、智能化。在新的管理模式下，將實(shí)現(xiàn)文檔一體化，所有的檔案信息都會(huì)被計(jì)算機(jī)自動(dòng)接收，并按照設(shè)定的程序自動(dòng)地進(jìn)行分類門檔。實(shí)現(xiàn)檔案管理自動(dòng)化、智能化能有效地發(fā)揮檔案信息服務(wù)社會(huì)的功能，展現(xiàn)檔案的自身價(jià)值。
3.4實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)檔案管理的社會(huì)化、市場化。
關(guān)鍵詞：公共管理視角；檔案管理；規(guī)范化；問題
檔案管理的規(guī)范化直接和檔案信息資源的利用有密切聯(lián)系，規(guī)范的檔案管理公共能夠?yàn)槲覈母鞣N活動(dòng)提供豐富的檔案信息資源，隨著社會(huì)的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理工作已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代化社會(huì)活動(dòng)的需求，為了適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展，檔案管理工作人員應(yīng)該及時(shí)轉(zhuǎn)變檔案管理的理念，提高自己的檔案管理水平，使自己的工作能夠滿足社會(huì)發(fā)展需求。我國公共管理視角的檔案管理工作起步較晚，現(xiàn)在正處在發(fā)展的階段，需要相關(guān)人員不斷研究管理方法，通過使用科學(xué)的方法和手段形成系統(tǒng)的、全面的公共管理視角的檔案管理規(guī)范話水平，提高檔案管理質(zhì)量的同時(shí)提高我國公共管理視角的檔案管理規(guī)范化，促進(jìn)檔案管理工作水平的提高。
1 公共管理視角的檔案管理方法
我們所說的公共管理是指所服務(wù)的對(duì)象是社會(huì)公眾，并且管理工作是圍繞其服務(wù)對(duì)象開展的，在進(jìn)行公共管理的過程中應(yīng)該采取科學(xué)有效的管理方法，公共管理視角的檔案管理規(guī)范化是指通過科學(xué)的方法讓檔案管理工作更加清晰，一些工作成果能夠廣泛地被大眾所接受。在開展當(dāng)那管理工作時(shí)，應(yīng)該合理地將檔案調(diào)查者的使用需求考慮在內(nèi)，我們所說的檔案管理工作和公共管理工作有很多類似之處，從服務(wù)理念上來說，二者的服務(wù)對(duì)象都是廣大人民群眾，都是為調(diào)用社會(huì)公共檔案的社會(huì)公眾、社會(huì)組織和社會(huì)團(tuán)體所服務(wù)。在公共管理視角的檔案管理規(guī)范化工作應(yīng)該時(shí)刻將用戶的需求放在重要位置，定時(shí)對(duì)用戶的體驗(yàn)、感受進(jìn)行調(diào)查，按照用戶的反饋信息來不斷改進(jìn)檔案管理的模式和方法。
2 公共管理的基本理念
檔案管理工作的基礎(chǔ)是大家的公共責(zé)任，這會(huì)內(nèi)在推動(dòng)檔案管理工作的發(fā)展，檔案管理工作需要工作人員在保證檔案管理合法性的前提下積極履行自己的社會(huì)責(zé)任，現(xiàn)代檔案管理工作人員的責(zé)任和傳統(tǒng)檔案工作人員的社會(huì)責(zé)任有較大的卻別。現(xiàn)代檔案管理者的社會(huì)責(zé)任交傳統(tǒng)檔案管理以政治責(zé)任為主的社會(huì)責(zé)任多了多個(gè)種類的社會(huì)責(zé)任（包含經(jīng)濟(jì)責(zé)任、政治責(zé)任、文化責(zé)任、社會(huì)責(zé)任等多個(gè)種類），并且還涉及了其他促進(jìn)社會(huì)事業(yè)發(fā)展的責(zé)任以及為檔案使用者提供全面、完整、安全的檔案的社會(huì)責(zé)任。
從全面發(fā)展理念上來看，檔案信息資源的建設(shè)和檔案信息服務(wù)工作是其主要表現(xiàn)的兩個(gè)方面，這些工作都能夠?yàn)樯鐣?huì)的各項(xiàng)活動(dòng)提供健全的發(fā)展支持，傳統(tǒng)的檔案管理工作只是針對(duì)政治方面、歷史研究方面開展服務(wù)工作，現(xiàn)代檔案管理工作則不僅僅局限于這些方面，工作對(duì)象上，現(xiàn)代檔案管理工作不僅僅服務(wù)于政府人員、科研人員，還為調(diào)取檔案的廣大人民群眾服務(wù)。公共管理視角下的檔案管理規(guī)范化工作還需要很長一段時(shí)間的發(fā)展。
在公平服務(wù)的理念上，基于公共管理視角下的檔案管理工作從根本上消除了檔案管理工作的歧視現(xiàn)象，在開展檔案管理工作的過程中，工作人員應(yīng)該堅(jiān)持開放性原則，控制好開放性的基礎(chǔ)上，滿足廣大人民群眾調(diào)用檔案的需求，保證所調(diào)用檔案的完整性、有效性，使檔案信息的廣大人民群眾和檔案信息的核心利用群體享有平等使用檔案的權(quán)利，在開展檔案管理時(shí)，工作人員要建立統(tǒng)一的服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，科學(xué)、合理地控制各種調(diào)用檔案的人群的檔案使用權(quán)限。
3 公共管理視角的檔案管理規(guī)范化措施
（一）文檔集成式
通過使用集成化技術(shù)能夠在公共檔案管理工作中形成較為系統(tǒng)的管理規(guī)范，通過使用這種較為系統(tǒng)的管理規(guī)范能夠?qū)崿F(xiàn)提高公共管理下的檔案管理工作的進(jìn)步。文檔集成式管理方法的工作核心就是各種文檔管理相互協(xié)調(diào)的工作。在文檔管理工作當(dāng)中，通常會(huì)明確地劃分文書部門和檔案部門，使這兩個(gè)部門能夠相對(duì)獨(dú)立地開展工作，文書部門和檔案部門的職責(zé)不同，文書部門主要是進(jìn)行文件管理工作，而檔案部門則是負(fù)責(zé)開展檔案管理工作，這兩個(gè)部門各自獨(dú)立工作，不僅不能保證檔案的完整和準(zhǔn)確，而且也不能保證所管理的檔案的質(zhì)量。在集成式檔案管理方法下，會(huì)將這兩個(gè)部門科學(xué)地結(jié)合到一起，使結(jié)合后的部門能夠充分會(huì)自己的職能，既能保證文件檔案的完整性，還能夠體現(xiàn)檔案管理工作的開放性。
（二）資源管理式
隨著社會(huì)科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，電子檔案的發(fā)展速度越來越快，在檔案管理工作當(dāng)中電子檔案的管理工作開展難度越來越大，為了提高檔案管理工作的質(zhì)量，檔案管理工作也需要向著信息檔案管理的方向發(fā)展。在未來的檔案管理工作當(dāng)中，工作人員應(yīng)該不斷提高自己的技術(shù)水平，促進(jìn)檔案管理工作向著信息檔案管理的方向發(fā)展，在利用信息資源的同時(shí)提高檔案管理工作的質(zhì)量，使信息資源體系能夠在檔案管理工作中發(fā)揮至關(guān)重要的作用。
（三）公共參與式
公共參與式檔案管理工作是公共管理視角的檔案管理規(guī)范化的基本表現(xiàn)形式之一，未來公共管理視角的檔案管理規(guī)范化的主要發(fā)展方向?yàn)榇蟊娀?、公正、公平的檔案管理工作，為了使檔案管理工作更好地為廣大人民群眾服務(wù)，可以在檔案管理工作當(dāng)中適當(dāng)?shù)刈屓罕妳⑴c進(jìn)來，使檔案管理工作向著公共管理的方向發(fā)展。首先檔案管理部門應(yīng)該定期開展宣傳講座，提高群眾文檔管理意識(shí)，并且對(duì)有意參與公共檔案管理工作的群眾進(jìn)行培訓(xùn)，提高他們的檔案管理能力，讓群眾在檔案管理工作當(dāng)中更好地發(fā)揮作用，不但提高檔案管理的質(zhì)量。參與檔案管理的群眾一旦發(fā)現(xiàn)檔案管理工作當(dāng)中存在問題，需要及時(shí)向工作人員反映，檔案管理人員根據(jù)群眾的反映能夠及時(shí)采取措施進(jìn)行改正，提高檔案管理工作的質(zhì)量。檔案管理工作有公眾參與能夠提高檔案管理工作的公開性，在保證檔案管理有效性、完整性的同時(shí)，提高公共管理視角的檔案管理規(guī)范化。
4 結(jié)語
綜上所述，我國的經(jīng)濟(jì)體制正處在轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵時(shí)期，在公共管理視角下的檔案管理規(guī)范化研究對(duì)于檔案管理工作的進(jìn)步有重要的作用，根據(jù)調(diào)查，我國公共管理視角的檔案管理規(guī)范化還沒有得到全面、完整地研究，針對(duì)目前這種現(xiàn)狀，我國檔案管理人員應(yīng)該提高對(duì)公共管理視角下的檔案管理規(guī)范研究工作的重視程度，合理變革檔案管理機(jī)制，定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平，其次，不斷創(chuàng)新檔案管理的方式，促進(jìn)我國公共管理視角的檔案管理工作的發(fā)展。
參考文獻(xiàn)
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【關(guān)鍵詞】城建；電子檔案；建議
當(dāng)今社會(huì)已經(jīng)進(jìn)入數(shù)字化發(fā)展時(shí)代，隨著信息化的迅猛發(fā)展，大量的電子文件和電子檔案產(chǎn)生并廣泛應(yīng)用，如何將這些記載城市建設(shè)活動(dòng)和發(fā)展歷程的電子檔案接收、保管和利用已經(jīng)成為我們城建檔案部門的工作之重。
一、城建電子檔案的特點(diǎn)
城建電子檔案一是具有非人工識(shí)讀性和系統(tǒng)的依賴性，只能通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行處理、傳輸和讀取。傳統(tǒng)的文件內(nèi)容是以字符或數(shù)字等符號(hào)記錄于紙張等載體之上，人工可以直接識(shí)讀，而電子檔案的信息是以二進(jìn)制數(shù)字代碼的形式記錄于磁性或光學(xué)載體上，成為人類無法憑借自身來識(shí)讀的文件信息。電子文件存儲(chǔ)的時(shí)候需要編碼，信息檢索，閱讀時(shí)需要解碼，這樣的過程需要借助于一定的硬件設(shè)備、操作系統(tǒng)和應(yīng)用軟件，否則電子文件將無法產(chǎn)生和無法閱讀，電子文件對(duì)系統(tǒng)的依賴性是它的一大特點(diǎn)，同時(shí)也是電子檔案管理中的一大難題；二是不再具有固定的存儲(chǔ)載體，可以記錄在計(jì)算機(jī)能夠閱讀的任何介質(zhì)上。根據(jù)利用者的需求，可以采用不同的方式輸出。由于電子信息的內(nèi)容不會(huì)永遠(yuǎn)和特定的載體相連，所以載體僅僅成為每一個(gè)特定時(shí)刻文件內(nèi)容的承載物，電子文件具有高密性和信息的靈活性，具有信息的易變性，可以根據(jù)需要對(duì)文件的內(nèi)容、字體等進(jìn)行修改，且改動(dòng)后不留任何痕跡。三是與紙質(zhì)文件相比電子檔案歸檔是一項(xiàng)艱苦細(xì)致且難度較大的工作。由于大多數(shù)電子檔案的形成者對(duì)電子檔案的歸檔不重視，或怕增加工作量而不愿承擔(dān)此項(xiàng)工作而忽視其歸檔。
二、城建電子檔案管理中存在的問題
1、電子檔案原件的真實(shí)性和電子檔案內(nèi)容的保密性問題。電子文件、電子檔案很容易被刪改且不留任何痕跡，在使用計(jì)算機(jī)形成電子文件檔案的過程中，形成者無法留下自己的筆記，單位負(fù)責(zé)人無法在形成的電子文件上簽發(fā)，日后難以確定電子檔案的真實(shí)性和權(quán)威性。另外，在網(wǎng)絡(luò)的任何終端設(shè)備都能索取到存儲(chǔ)在某一設(shè)備上的電子文件，一個(gè)終端上的電子文件也可同時(shí)發(fā)給若干個(gè)網(wǎng)絡(luò)終端，對(duì)在一段時(shí)間需要保密的內(nèi)容或限制提供利用的內(nèi)容的安全保密問題帶來了極大的威脅。
2、電子檔案保管的安全性問題。隨著辦公自動(dòng)化的不斷深入，許多單位將會(huì)實(shí)現(xiàn)無紙辦公，所有的情況、決策、信息都將在網(wǎng)絡(luò)中進(jìn)行，人們只要操作鍵盤就可以得到電子信息，這種方法為檔案的歸檔存儲(chǔ)簡化了程序，同時(shí)也方便面了利用，但是如果出現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)安全事故或其它方面故障，電子文件可能會(huì)在一瞬間同時(shí)消失，造成難以彌補(bǔ)的損失，因此，必須做好電子檔案保管的絕對(duì)安全，進(jìn)行存儲(chǔ)備份，做好利用權(quán)限限制。
3、對(duì)電子檔案認(rèn)識(shí)不足，電子檔案管理存在不少誤解電子檔案管理軟件缺乏統(tǒng)一性。有些人習(xí)慣上認(rèn)為紙質(zhì)文件材料才是檔案，而將電子檔案拒之門外，或者作為資料和副本保管。隨著信息化時(shí)代的到來電子檔案產(chǎn)生的快速性和方便性，對(duì)計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)的文件特別是重要文件及時(shí)打印備份，過份依賴計(jì)算機(jī)，一旦計(jì)算機(jī)出現(xiàn)故障，會(huì)造成文件的丟失，相反，有些人對(duì)所收到的電子文件統(tǒng)統(tǒng)打印，事無巨細(xì)，不僅導(dǎo)致大量浪費(fèi)，也給電子文件的歸檔管理帶來難題。計(jì)算機(jī)軟件研制大大落后于硬件的發(fā)展，遠(yuǎn)不適應(yīng)各方面存儲(chǔ)的需要，檔案系統(tǒng)各地區(qū)之間、單位之間不使用統(tǒng)一的管理軟件，勢(shì)必會(huì)影響到互相之間的利用以及互聯(lián)網(wǎng)資源共享。
4、專業(yè)人才的培養(yǎng)是亟待解決的問題。電子文件歸檔及其電子檔案的管理，都要求檔案人員必須具備一定的計(jì)算機(jī)知識(shí)和較強(qiáng)的業(yè)務(wù)知識(shí)，然而，目前的檔案部門缺乏既懂檔案知識(shí)又熟悉計(jì)算機(jī)專業(yè)技術(shù)的人才，這在客觀上制約了電子檔案工作的現(xiàn)代化和電子檔案的發(fā)展。
三、做好城建電子檔案管理工作的對(duì)策
1、更新觀念，加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)。電子檔案的出現(xiàn)，對(duì)人們來說還是一件新事務(wù)，對(duì)這樣的事務(wù)只有通過宣傳和開發(fā)利用，才能提高人們的認(rèn)識(shí)，城建檔案部門要加大宣傳力度，強(qiáng)化依法治檔的意識(shí)，尤其是提高直接形成電子文件的部門領(lǐng)導(dǎo)及其工作人員的檔案意識(shí)，才能保證材料的順利歸檔。目前，一些傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案下的工作流程、工作方式和工作思路可能不適合電子檔案工作，電子檔案不是一個(gè)部門的事情，需要多部門合作、協(xié)調(diào)，會(huì)涉及現(xiàn)行的管理規(guī)范，工作流程、牽扯到一些約定俗成的工作方式和利益關(guān)系，甚至由于部門利益產(chǎn)生分岐，這就需要對(duì)此進(jìn)行改變、調(diào)整，就需要領(lǐng)導(dǎo)的支持和協(xié)調(diào)，才能使電子檔案管理工作順利進(jìn)行。
2、制定一系列配套的法律法規(guī)、規(guī)章制度、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。為了保證電子檔案的完整、安全和電子文件管理的高效科學(xué)，必須由相關(guān)的法律法規(guī)和各種技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)來支持，還應(yīng)包括電子文件與網(wǎng)絡(luò)有關(guān)的法律、法規(guī)、制度，網(wǎng)絡(luò)各級(jí)系統(tǒng)保密制度、驗(yàn)收制度，電子文件著錄、管理、傳輸?shù)囊?guī)定，計(jì)算機(jī)和應(yīng)用軟件的兼容性和電子檔案保護(hù)存放的溫濕度標(biāo)準(zhǔn)要求等。為大力推廣建設(shè)電子檔案工作，建設(shè)部相繼了《建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范》及《關(guān)于加強(qiáng)〈建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范〉宣貫和實(shí)施工作的通知》，這些文件使建設(shè)電子檔案工作有據(jù)可依，對(duì)我們開展建設(shè)電子檔案工作是個(gè)有力的支持，各地區(qū)還要依據(jù)《規(guī)范》制定適合本地區(qū)的具有可操作性的歸檔范圍和整理要求，并以建設(shè)主管部門的名義下發(fā)文件，這樣有關(guān)單位會(huì)對(duì)電子檔案工作更加重視，使電子檔案工作得到切實(shí)的開展。
3、做好電子檔案的鑒定和技術(shù)處理工作。電子文件的鑒定主要是指電子文件的價(jià)值，既對(duì)電子文件信息保存價(jià)值的鑒定和技術(shù)狀況的鑒定，以全面、歷史、發(fā)展的觀點(diǎn)對(duì)電子文件可讀性、可靠性、病毒性和載體進(jìn)行鑒定，通過鑒定，符合歸檔標(biāo)準(zhǔn)的電子文件才能進(jìn)行歸檔，此外，還要對(duì)電子文件的內(nèi)容完整性、手續(xù)的完整性、法律依據(jù)的完整性、形成過程的完整性進(jìn)行鑒定，鑒定需要?dú)w檔的電子文件要編制歸檔順序號(hào)、保管期限、打印移交目錄，辦理移交手續(xù)。建立一個(gè)適合磁、光介質(zhì)保存的環(huán)境，存放載體的柜、架及庫房都應(yīng)達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)要求，滿足避光、防塵、防變形，遠(yuǎn)離磁場和有害氣體，還要對(duì)電子檔案進(jìn)行有效的檢測與維護(hù)，進(jìn)行有效的修正和更新，對(duì)電子檔案的技術(shù)處理必須嚴(yán)格管理進(jìn)行，不能使保存的電子檔案遭到人為的損害和不可彌補(bǔ)的損失。
4、正確劃定電子檔案的接收歸檔范圍、類別和格式。
根據(jù)《規(guī)范》建設(shè)電子檔案主要包括建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子檔案和建設(shè)工程電子檔案兩大類，包括城鄉(xiāng)規(guī)劃、勘察設(shè)計(jì)、市政公用等行政管理部門的檔案，以及供水、排水、燃?xì)?、熱力、園林等專業(yè)管理單位的檔案，這些檔案按規(guī)定應(yīng)當(dāng)進(jìn)館，但實(shí)際大部分還是各部門自已保管。建設(shè)電子文件有不同的類別，不同的類別存儲(chǔ)格式各有不同，《規(guī)范》列出了七種類別和十多種格式，在城建電子檔案工作中很重要的一項(xiàng)就是確定文件的類別和格式，目前，大多數(shù)城建檔案館的歸檔范圍是建設(shè)工程竣工檔案，一般包括工程準(zhǔn)備階段及竣工驗(yàn)收文件、各種材料合格證、施工試驗(yàn)報(bào)告、竣工圖等。
5、強(qiáng)化培訓(xùn)，引進(jìn)人才，培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案人員隊(duì)伍。
城建檔案館受歷史影響，人員年齡多偏大，高技術(shù)人才比較缺乏，檔案管理的電子化對(duì)管理人員提出了更高的要求，工作人員要不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí)，充實(shí)自己的檔案管理和計(jì)算機(jī)業(yè)務(wù)水平，除必須掌握文字處理、排版以及文件郵件的收發(fā)外，還要掌握聲音、圖像等多媒體文件的處理和操作、電子文件的歸檔方法、查閱權(quán)限等。條件允許的單位還應(yīng)當(dāng)選擇和調(diào)配具有計(jì)算機(jī)知識(shí)的檔案人員和了解檔案知識(shí)有一定實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的計(jì)算機(jī)人員和縮微人員以優(yōu)化檔案部門的人員結(jié)構(gòu)。
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關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案管理；規(guī)范化；可行性分析
醫(yī)院檔案管理在醫(yī)院的發(fā)展中非常重要，醫(yī)院作為基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)中一個(gè)重要的環(huán)節(jié)，不能被忽略。在醫(yī)院的建設(shè)中，要重視醫(yī)院檔案管理，隨著醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的不斷發(fā)展，熱門對(duì)醫(yī)院檔案管理也有著較高的要求，尤其是醫(yī)院檔案管理上的要求在逐漸增加，在醫(yī)院檔案管理的過程中，對(duì)規(guī)范化有著較高的要求，醫(yī)院檔案管理應(yīng)該實(shí)現(xiàn)規(guī)范化，這樣對(duì)醫(yī)院檔案的使用也是有利的，也會(huì)減少醫(yī)院檔案丟失的情況，在檔案管理上規(guī)范化是一個(gè)重要的發(fā)展趨勢(shì)。
1 醫(yī)院檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀
醫(yī)院檔案管理在醫(yī)院的發(fā)展中是非常關(guān)鍵的，醫(yī)院檔案主要是記錄醫(yī)院的具體工作情況，對(duì)醫(yī)院的患者基本情況進(jìn)行記錄，醫(yī)院檔案還可以為領(lǐng)導(dǎo)的決策作出貢獻(xiàn)，除此之外，對(duì)醫(yī)院的正常運(yùn)轉(zhuǎn)也有著重要的影響，在醫(yī)院檔案的管理中還存在著很多的問題，如果不將這些問題解決，那么我國的醫(yī)院檔案管理是無法發(fā)揮作用的?，F(xiàn)在的醫(yī)院檔案管理中存在著很多不規(guī)范的行為：
首先，在檔案管理方面的人才十分的少，有很多的檔案管理人員并不了解檔案，由于醫(yī)院的不重視，這樣就導(dǎo)致了醫(yī)院檔案管理人員有些是借調(diào)，有些是其他崗位的即將退休人員，這樣就導(dǎo)致了檔案管理面臨著規(guī)范化的問題。其次，在醫(yī)院檔案的收集上僅僅重視對(duì)病歷檔案的收集，對(duì)其他檔案的收集并不重視，這樣就導(dǎo)致了有很多的醫(yī)院檔案存在著丟失的情況，在出現(xiàn)問題的時(shí)候沒有可以參考的依據(jù)。
再次，醫(yī)院檔案管理在機(jī)制上缺乏統(tǒng)一性，醫(yī)院檔案與其他的檔案是不同的，這主要是由于醫(yī)院檔案管理有著特殊性，因?yàn)獒t(yī)院檔案的種類較多，就導(dǎo)致了檔案管理的時(shí)間和程度是不同的，在有限的時(shí)間中，其他的檔案就無法進(jìn)行保存，在管理上也去缺乏措施，沒有進(jìn)行分級(jí)管理，僅僅是通過同一個(gè)檔案管理層級(jí)進(jìn)行管理，這樣對(duì)檔案管理有著很大的限制。
最后就是醫(yī)院檔案的設(shè)備存在著落后的現(xiàn)象，由于醫(yī)院對(duì)檔案管理并不重視，為了減少成本并不會(huì)及時(shí)進(jìn)行設(shè)備的更新，在管理設(shè)備上就存在著落后的現(xiàn)象，在信息化設(shè)備出現(xiàn)的今天，醫(yī)院的檔案管理已經(jīng)無法滿足醫(yī)院發(fā)展的要求。大部分醫(yī)院的管理設(shè)施還是比較落后的。仍然采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體與傳統(tǒng)的書面檔案管理方法，受保存地點(diǎn)的環(huán)境、濕度影響較大，同時(shí)保存時(shí)間段較短。海量的患者檔案嚴(yán)重的占用了醫(yī)院有限的檔案管理資源，保存與管理設(shè)施的落后直接導(dǎo)致了檔案管理工作的混亂，嚴(yán)重制約了醫(yī)院正常的工作秩序。
2 醫(yī)院檔案管理規(guī)范化可行性的分析
2.1 保存?zhèn)鹘y(tǒng)的檔案有利于進(jìn)行規(guī)范化的管理
醫(yī)院檔案有很多的用處，是醫(yī)院發(fā)展的依據(jù)，利用傳統(tǒng)的手段保存的檔案在整個(gè)醫(yī)院發(fā)展中是十分關(guān)鍵的，從這些檔案中可以看出醫(yī)院的發(fā)展歷史，也可以從這些傳統(tǒng)的檔案中找到醫(yī)院檔案管理中存在的問題及時(shí)的解決。傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理雖然面臨著不規(guī)范的問題，但是由于由很多的紙質(zhì)檔案都保存下來，這樣可以作為醫(yī)院檔案管理規(guī)范化的必要依據(jù)，在對(duì)醫(yī)院檔案進(jìn)行規(guī)范化管理的過程中，要將整個(gè)醫(yī)院的檔案進(jìn)行有序的整合，按照患者的病情進(jìn)行分類，這樣就可以將檔案進(jìn)行劃分，還可以根據(jù)實(shí)際的需要，將檔案按照就診的時(shí)間進(jìn)行劃分，總之，可以按照醫(yī)院的正常標(biāo)準(zhǔn)對(duì)醫(yī)院檔案進(jìn)行分類，保證醫(yī)院檔案管理的規(guī)范化。
2.2 利用傳統(tǒng)的模式建立統(tǒng)一的管理體系
傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理中主要存在的問題就是缺乏統(tǒng)一的管理，在整個(gè)醫(yī)院檔案管理的過程中，要想進(jìn)行規(guī)范化的管理，就要建立統(tǒng)一的管理體系，參照傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理模式可以將醫(yī)院檔案管理中存在的問題進(jìn)行合理的解決。傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理中存在的問題有很多，例如分工不明確，在保存上缺乏有效性，都是傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理中存在的問題，面對(duì)這些問題可以有效的規(guī)劃，對(duì)這些問題進(jìn)行分析和研究，將有利的一面應(yīng)用到醫(yī)院檔案管理體系中，在新檔案管理模式下，杜絕傳統(tǒng)檔案中出現(xiàn)的問題，完善檔案管理體系，對(duì)整個(gè)醫(yī)院檔案管理有著重要的影響。
有的醫(yī)院是各個(gè)科室各自保管患者的檔案，有的醫(yī)院是患者檔案與其他檔案分開管理，只有統(tǒng)一的患者資料檔案管理辦法，對(duì)其他例如行政、人事檔案的管理并不重視，所以沒有建立一個(gè)有效的檔案管理體系。沒能將整個(gè)醫(yī)院所有的檔案都納入到統(tǒng)一的檔案管理體系當(dāng)中來。在新的規(guī)范化檔案管理中，正好需要建設(shè)統(tǒng)一有效的檔案管理體系，這不需要過去已有的管理基礎(chǔ)重新建立一個(gè)管理體系，只需要設(shè)立一個(gè)嶄新的管理體系，一定程度上簡化了規(guī)范化管理的程序。
2.3 科技的運(yùn)用使管理更加方便
傳統(tǒng)的檔案管理雖然能夠保證檔案儲(chǔ)存的長久性和完整性，但也存在很多問題，往往占用大量的空間，工作人員在查找時(shí)也比較麻煩，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。隨著網(wǎng)絡(luò)科技的發(fā)展，檔案管理逐漸實(shí)現(xiàn)電子化管理，醫(yī)院逐步建立了檔案數(shù)據(jù)庫。電子檔案管理可以節(jié)省大量的存儲(chǔ)空間，同時(shí)減少了貯存面積，使工作人員檢索起來更加方便，從而提高了工作效率。電子檔案管理應(yīng)該和傳統(tǒng)檔案管理結(jié)合起來，對(duì)于特殊的檔案實(shí)行數(shù)據(jù)庫管理。這不僅使檔案管理更方便快捷，還適應(yīng)了科技發(fā)展的要求，使檔案管理更加科學(xué)規(guī)范，有利于實(shí)現(xiàn)醫(yī)院管理的科學(xué)化、規(guī)范化。
2.4 可以為規(guī)范化管理節(jié)約資金，減少浪費(fèi)
由于過去投入不足等原因，導(dǎo)致醫(yī)院相關(guān)的檔案保存管理設(shè)備不齊全，保管條件不達(dá)標(biāo)，甚至保管場所不夠用，各種因素都制約了醫(yī)院相關(guān)檔案的管理與保存。新的規(guī)范化管理模式要充分的利用高科技手段，使用音頻、視頻、射頻等方法對(duì)檔案進(jìn)行分類管理，并且需要高科技的保管場所與保管設(shè)備。這些都需要投入大量的資金與人力物力。但是由于許多醫(yī)院以前本身并不具有這些相關(guān)的設(shè)備與儀器，在一定程度上避免了設(shè)備的折舊與浪費(fèi)。由于設(shè)備與管理人才的缺失，正好可以引進(jìn)最新的科技與人才，從頭建立一個(gè)完善的檔案管理系統(tǒng)。
3 結(jié)論
在當(dāng)前的情況下，隨著經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，人們對(duì)醫(yī)療水平需求的提高，以及正在進(jìn)行的醫(yī)改等活動(dòng)，對(duì)醫(yī)院的檔案管理提出了更高更艱巨的要求。醫(yī)院要充分把握好這次改革的機(jī)遇，通過對(duì)規(guī)范管理的可行性分析，建立一個(gè)完善的檔案管理體系，為醫(yī)療水平的進(jìn)步提供充實(shí)的保障。
參考文獻(xiàn)
本市行政區(qū)域內(nèi)法人、其他組織和個(gè)人的數(shù)碼照片檔案管理適用本規(guī)范。
1引用標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范
DA／T22歸檔文件整理規(guī)則
GB／T18894電子文件歸檔與管理規(guī)范
GB／T11821照片檔案管理規(guī)范
2定義
本規(guī)范采用下列定義：
2．1數(shù)碼照片：用掃描、數(shù)碼照相設(shè)備獲得的，以數(shù)字形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的靜態(tài)圖像文件。
2．2數(shù)碼照片檔案：法入、其他組織和個(gè)人在各項(xiàng)社會(huì)活動(dòng)中形成的，對(duì)國家和社會(huì)有保存價(jià)值的數(shù)碼照片。數(shù)碼照片檔案一般由數(shù)碼照片和對(duì)該照片的文字說明兩部分組成。
3歸檔
3．1歸檔范圍：凡是反映各項(xiàng)社會(huì)活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的數(shù)碼照片均屬收集歸檔范圍。數(shù)碼照片按照采集渠道可以分為：
3．1．1數(shù)碼件：指利用數(shù)碼照相設(shè)備拍攝直接形成的靜態(tài)圖像文件。
3．1．2掃描件：指利用掃描儀將紙質(zhì)照片、底片掃描后形成的靜態(tài)圖像文件。
3．2收集歸檔要求：
3．2．1數(shù)碼照片的形成部門要制定管理辦法，明確數(shù)碼照片歸檔的時(shí)間、范圍、格式等要求，保證歸檔數(shù)碼照片的質(zhì)量，同時(shí)要有相應(yīng)的技術(shù)措施，確保其真實(shí)性、完整性和有效性。
3．2．2數(shù)碼照片的形成部門負(fù)責(zé)對(duì)應(yīng)歸檔的數(shù)碼照片進(jìn)行收集，按規(guī)范要求填寫文字說明后及時(shí)向檔案室移交，或隨其他載體檔案一起歸檔。
3．2．3數(shù)碼照片及其文字說明應(yīng)同時(shí)歸檔。
3．2．4歸檔的數(shù)碼照片格式應(yīng)為TIFF、JPEG格式。對(duì)于采用非通用文件格式的數(shù)碼照片，收集時(shí)應(yīng)將其在分辨率不變的前提下，轉(zhuǎn)換成TIFF、JPEG格式，并在備注欄中記載。
3．2．5對(duì)具有永久保存價(jià)值的數(shù)碼照片，歸檔時(shí)必須沖印出紙質(zhì)照片，按雙套制要求保存。紙質(zhì)照片的檔案管理參照國家標(biāo)準(zhǔn)GB/Tl1821—2002《照片檔案管理規(guī)范》執(zhí)行。
4整理
4．1．鑒定：歸檔的數(shù)碼照片原則上應(yīng)為原件，以確保其原始性。照片經(jīng)過修改的不能作為檔案歸檔。
4．2歸檔的數(shù)碼照片應(yīng)當(dāng)主題內(nèi)容明確，易于辨認(rèn)。
4．3數(shù)碼照片檔案的整理應(yīng)符合《照片檔案管理規(guī)范》，每一張照片都應(yīng)有簡要、準(zhǔn)確的文字說明，并能準(zhǔn)確概括照片所反映的內(nèi)容。應(yīng)按著錄項(xiàng)目要求填寫規(guī)范、齊全。
4．3．1著錄項(xiàng)目填寫包含照片號(hào)、底片號(hào)、參見號(hào)、照片題名、拍攝時(shí)間、類別、攝影者、保管期限、采集渠道、備注、密級(jí)等項(xiàng)。
4．3．1．1照片號(hào)：用8位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，即年度+4位流水順序號(hào)。使用軟件輔助管理時(shí)可在著錄時(shí)由軟件自動(dòng)生成。
4．3．1．2底片號(hào)：為掃描數(shù)碼照片而設(shè)。指原照片的底片號(hào)。
4．3．1．3參見號(hào)：與本張數(shù)碼照片有聯(lián)系的其他檔案的檔號(hào)。
4．3．1．4照片題名：題名應(yīng)簡明概括、準(zhǔn)確反映照片的基本內(nèi)容，人物、時(shí)間、地點(diǎn)、事由等要素盡可能齊全。
4．3．1．5拍攝時(shí)間：照片的拍攝時(shí)間，用8位阿拉伯?dāng)?shù)字按年月日順序表示。
4．3．1．6類別：照片分類。
4．3．1．7攝影者：一般填寫個(gè)人，必要時(shí)可加填單位。
4．3．1．8保管期限：按照國家照片檔案管理規(guī)范要求分為永久、長期和短期。
4．3．1．9采集渠道：根據(jù)數(shù)碼圖形文件來源標(biāo)注“數(shù)碼件”、“掃描件”。
4．3．1．10備注：其他需要補(bǔ)充和說明的內(nèi)容。
4．3．1．1l密級(jí)：指為的數(shù)碼照片檔案確定的密級(jí)。
4．4數(shù)碼照片檔案的分類：數(shù)碼照片按其形成年度分類，不同年度的數(shù)碼照片應(yīng)分別整理。形成數(shù)碼照片比較多的單位也可按年度——問題進(jìn)行分類。分類方案應(yīng)科學(xué)合理。
4．5排列：數(shù)碼照片檔案應(yīng)排列有序，反映同一主題活動(dòng)的照片應(yīng)排列在一起。
4．6編目：數(shù)碼照片檔案應(yīng)編制光盤目錄和盤內(nèi)照片目錄。
4．6．1光盤目錄應(yīng)逐張編制。項(xiàng)目應(yīng)包括全宗號(hào)、光盤號(hào)、保管期限、題名、起始年月、終止年月、張數(shù)、備注等。
4．6．1．1全宗號(hào)：：同級(jí)檔案館給盤檔單位編制的代號(hào)。
4．6．1．2光盤號(hào)：按形成時(shí)間從“1”開始編制流水號(hào)。
4．6．1．3題名：全宗名稱+年度+問題+數(shù)碼照片文件。
4．6．1．4起始年月：光盤內(nèi)數(shù)碼照片的起始年月。
4．6．1．5終止年月：光盤內(nèi)數(shù)碼照片的終止年月。
4．6．1．6張數(shù)：光盤內(nèi)數(shù)碼照片的張數(shù)。
4．6．2盤內(nèi)照片應(yīng)逐張編制目錄。項(xiàng)目包括全宗號(hào)、光盤號(hào)、保管期限、照片號(hào)、照片題名、責(zé)任者、拍攝時(shí)間、攝影者、類別、備注等。
4．6．2．1責(zé)任者：立檔單位的全稱或通用簡稱。
4．6．3光盤按形成時(shí)間為序。光盤上應(yīng)注明盤號(hào)，設(shè)置光盤封面，填寫相關(guān)內(nèi)容說明(應(yīng)包括：全宗號(hào)、光盤號(hào)、全宗名稱、保管期限、題名、形成時(shí)間、張數(shù)、類別、套別、制作人、審核人、制作時(shí)間等)，光盤封面內(nèi)容與盤內(nèi)內(nèi)容要保持一致。
4．6．3．1全宗名稱：立檔單位的全稱或通用簡稱。
4．6．3．2形成時(shí)間：光盤內(nèi)數(shù)碼照片檔案的起始年月和終止年月。
4．6．3．3套別：用漢字表示，填寫“封存”、“利用"和“異地保存"三種。
4．6．3．4制作人：制作數(shù)碼照片檔案光盤的人員姓名。
4．6．3．5審核人：負(fù)責(zé)檢查數(shù)碼照片檔案光盤質(zhì)量的人員姓名。
4．6．3．6制作時(shí)間：制作數(shù)碼照片檔案光盤的時(shí)間。
5存儲(chǔ)
5．1數(shù)碼照片檔案的存儲(chǔ)應(yīng)符合《電子文件歸檔與管理規(guī)范》的要求。整理好的數(shù)碼照片檔案應(yīng)脫機(jī)保存。推薦采用只讀光盤(一次寫光盤)為存儲(chǔ)載體。軟磁盤不能作為數(shù)碼照片的存儲(chǔ)載體。
5．2同一個(gè)年度的數(shù)碼照片檔案應(yīng)刻錄在一張或多張光盤中。不同年度的數(shù)碼照片檔案不應(yīng)存儲(chǔ)在同一張光盤中。
5．3數(shù)碼照片檔案光盤應(yīng)一式三套，一套封存保管，一套提供利用，一套異地保存。
6移交
數(shù)碼照片檔案在向檔案室(館)移交之前應(yīng)對(duì)歸檔的每套載體及其技術(shù)環(huán)境進(jìn)行檢驗(yàn)，檢驗(yàn)項(xiàng)目包括載體是否清潔，是否有劃痕；數(shù)碼照片檔案的移交和接收工作可在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行，但必須履行移交手續(xù)。
7保管
數(shù)碼照片檔案的保管應(yīng)符合《照片檔案管理規(guī)范》和《電子文件歸檔與管理規(guī)范》的要求。
7．1數(shù)碼照片檔案光盤在刻錄時(shí)應(yīng)做封盤處理，以防止覆蓋和擦寫。
7．2數(shù)碼照片檔案光盤在使用中要避免對(duì)盤體的擦、劃現(xiàn)象。
7．3存放時(shí)遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場并與有害氣體、強(qiáng)紫外線隔離，環(huán)境溫度應(yīng)控制在17—20C；相對(duì)濕度選定范圍為35％一一45％。
7．4每張光盤應(yīng)有堅(jiān)硬的塑料包裝盒并豎立存放，不得堆疊存放，避免擠壓和彎折。
7．5要建立數(shù)碼照片檔案的定期檢查制度。光盤每滿4年進(jìn)行一次抽樣機(jī)讀檢驗(yàn)，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)采取措施。
8利用
8．1數(shù)碼照片檔案的封存載體不外借。只能以拷貝或網(wǎng)上傳輸?shù)男问教峁├?，并?yīng)登記。利用者不得超出權(quán)限規(guī)定范圍，不得私自復(fù)制、修改或轉(zhuǎn)送他人。
8．2利用具有保密要求的數(shù)碼照片檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)遵守國家或部門有關(guān)保密的規(guī)定，有穩(wěn)妥的安全保密措施。
9本規(guī)范由南京市檔案局負(fù)責(zé)解釋
