發(fā)布時間：2023-05-16 10:36:18
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的交通檔案管理樣本，期待這些樣本能夠為您提供豐富的參考和啟發(fā)，請盡情閱讀。
在開展交通部門檔案管理過程中，其工作水平的高低直接影響到交通事業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展。為此，檔案人員需要不斷加強交通檔案管理力度，提升檔案管理的工作效率，確保交通管理工作正常、有序開展，以及時緩解交通行業(yè)檔案管理中存在的不足，提高交通行業(yè)的經(jīng)濟效益和社會效益。下面結(jié)合筆者的工作經(jīng)驗，著重就交通檔案管理中常見問題及解決措施進(jìn)行了研究。
1、交通檔案管理的必要性
目前，隨著我國交通行業(yè)的不斷發(fā)展，從而給檔案管理工作帶來了一些改革與創(chuàng)新。交通檔案管理是社會生活中不可缺少的部分，對確保交通管理工作的正常開展和維護(hù)社會的穩(wěn)定進(jìn)行起到關(guān)鍵性的作用。在交通檔案管理當(dāng)中，我們要遵循國家“統(tǒng)一管理、分級負(fù)責(zé)的”統(tǒng)一管理原則，在國家檔案行政管理部門的組織協(xié)調(diào)，統(tǒng)一監(jiān)督和指導(dǎo)下，我們不僅要執(zhí)行交通行業(yè)檔案管理的制度，又要接受當(dāng)?shù)貦n案行政管理部門的監(jiān)督與管理。交通行業(yè)開展檔案管理工作具有以下幾個方面的意義：（1）確保交通檔案管理的順利開展，對交通部門的相關(guān)工作起到協(xié)調(diào)的作用。交通檔案管理工作順利完成后，能夠在相一時間內(nèi)完成更多的工作量，這樣可以大幅度地提高管理工作效率，提高交通行業(yè)的經(jīng)濟效益。（2）交通檔案管理的有序開展，能夠提高人們的就業(yè)率，促進(jìn)交通行業(yè)的持續(xù)發(fā)展?？傊?，伴隨著交通檔案管理工作的不斷發(fā)展和進(jìn)步，企業(yè)對專業(yè)人員提出了更高的要求，這樣有利于促進(jìn)檔案管理工作的改革與創(chuàng)新，以滿足時展的需求，以培養(yǎng)出更多專業(yè)檔案管理人才，促進(jìn)社會更好、更快發(fā)展。
2、交通檔案管理中常見問題分析
隨著人們的生活質(zhì)量的提高，人們對于車輛的需求量不斷增加。車輛的增加和缺乏經(jīng)驗的駕駛?cè)藛T數(shù)量的遞增，引起了許多交通堵塞問題，進(jìn)而產(chǎn)生了較多的交通檔案，這大大增加了交通檔案管理的力度。因此，為了解決以上問題，我們應(yīng)采用科學(xué)合理的管理措施。目前來說，在我國交通檔案管理過程中，仍然存在著以下幾個方面的問題：
2.1人員信息銜接性不足，紙質(zhì)檔案工作量大。
隨著交通事業(yè)的迅速發(fā)展，交通部門的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備仍然較為落后，從而造成大量陳舊紙質(zhì)檔案的出現(xiàn)，由于存放的時間過長，檔案記錄的信息大部分已經(jīng)變得模糊了，且由于過去沒有詳細(xì)地記錄好檔案空間的有限記錄，且都是通過將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)錄到電腦中方式進(jìn)行電子文檔的儲存，這樣的工作將會消耗大量人力和時間，從而給電子檔案的完善與發(fā)展帶來了較大的阻礙。
2.2檔案管理人員的整體素質(zhì)較差。
在交通檔案管理工作中，有些檔案管理人員沒有認(rèn)識到自身工作的重要性，總是認(rèn)為自己是一個小小的資料保管員而已，不重視檔案管理工作，這種錯誤的觀念導(dǎo)致他們在實際的工作當(dāng)中缺乏一定的嚴(yán)謹(jǐn)性，進(jìn)而造成一些檔案信息丟失事件的出現(xiàn)。
2.3檔案管理不夠規(guī)范，實際檢索效果差。
目前來說，在大部分交通檔案管理工作中，仍然存在管理不規(guī)范的現(xiàn)象，同時檔案管理部門沒有建立完善的檔案管理制度和標(biāo)準(zhǔn)，從而導(dǎo)致檔案管理人員沒有按照相關(guān)的規(guī)范要求進(jìn)行檔案的保存和記錄，加上一些檢索工具缺乏一定的精度，檢索效果達(dá)不到要求。例如，在檔案中明明顯示了個人的檔案信息，但是利用檢索工具進(jìn)行檢索時即顯示不出來，這樣不方便人們對檔案的使用，同時，還存在搜索方式設(shè)計不合理問題，需要到檔案存放的地方才能查找到檔案值，這樣將會浪費了大量的人力和時間，大大地降低了檔案管理工作的質(zhì)量，難以滿足公眾的需求。
2.4電子檔案存放系統(tǒng)設(shè)備差，更新緩慢。
近年來，隨著我國網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的迅速發(fā)展與進(jìn)步，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)出現(xiàn)了更新?lián)Q代的局面，在交通行業(yè)檔案管理工作中，經(jīng)濟出現(xiàn)管理系統(tǒng)使用幾年后就難以滿足新的發(fā)展要求。如交通檔案管理系統(tǒng)經(jīng)過幾年的使用后，存在著軟件和硬件配套設(shè)施差，打印、掃描效率低，系統(tǒng)軟件不能及時得到升級等漏洞，從而造成檔案在使用的過程中不難直接錄入和上網(wǎng)，大大降低了檔案管理工作的效率。
3、做好交通檔案管理工作的建議
根據(jù)以上交通檔案管理中常見問題分析，這些問題將大大降低了檔案管理工作效率，因此，我們有必要采取一些針對性的解決措施，以提升檔案管理的工作效率，以滿足人們的使用需求。具體的措施如下：
3.1建立完善、規(guī)范的檔案管理體系。
古人說：“無規(guī)矩不成方圓”，任何一種管理活動都不能隨意開展，一般是在完善的計劃方案的指導(dǎo)下進(jìn)行的，交通檔案的管理也不例外。在交通檔案管理的過程中，我們需要建立完善、規(guī)范的管理體系。在檔案管理工作中，要建立一個統(tǒng)一的管理系統(tǒng)，對交通各層部門進(jìn)行自上而下的監(jiān)管，如對交通部門的領(lǐng)導(dǎo)和工作人員進(jìn)行管理，使他們充分認(rèn)識到檔案的管理的標(biāo)準(zhǔn)和要求，掌握好系統(tǒng)的檔案管理內(nèi)容和管理行為的規(guī)范性
3.2要不斷提高檔案管理人員綜合素質(zhì)。
在交通檔案管理時，我們應(yīng)加強對檔案管理工作人員的專業(yè)培訓(xùn)，同時引進(jìn)一些先進(jìn)的管理技術(shù)，提高管理人員的水平。同時通過專業(yè)技能考核方法，提高檔案管理人員的工作積極性，使他們長期保持一種積極工作的狀態(tài)。
3.3加強交通檔案的信息化管理。
在檔案管理過程中，交通部門應(yīng)引進(jìn)先進(jìn)的計算機技術(shù)，將檔案信息全部錄入到計算機系統(tǒng)當(dāng)中，通過計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)實施檔案管理，使得檢索設(shè)備及時、迅速地檢測出檔案信息，實現(xiàn)檔案管理由查詢業(yè)務(wù)向信息化管理的轉(zhuǎn)變。促進(jìn)人機的完美結(jié)合，實現(xiàn)交通檔案自動化管理目標(biāo)，提高檔案管理工作的效率，促進(jìn)交通事業(yè)的穩(wěn)步發(fā)展。
3.4完善交通行業(yè)配套設(shè)施。
隨著我國交通事業(yè)也隨之得到了迅速發(fā)展，檔案數(shù)量不斷增多，人們對檔案管理提出了更高的要求。然而，我國交通行業(yè)在配套設(shè)施方面仍存在許多問題。
4、結(jié)語
總之，隨著我國交通事業(yè)的持續(xù)發(fā)展，給交通部門的工作帶來一些機遇和挑戰(zhàn)，同時對檔案管理的工作人員的要求越來越高。因此，我們有必要做好交通檔案管理工作，善于總結(jié)和研究檔案管理工作中存在的難題，不斷完善檔案的管理工作，促進(jìn)交通行業(yè)的長久發(fā)展。
參考文獻(xiàn)
關(guān)鍵詞：城市軌道交通；會計檔案；檔案管理
一、會計檔案管理的內(nèi)容
根據(jù)最新的《會計檔案管理辦法》【中華人民共和國財政部國家檔案局令第79號】，下列會計資料應(yīng)該歸檔：（一）會計憑證，包括原始憑證、記賬憑證；（二）會計賬簿，包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔賬簿；（三）財務(wù)會計報告，包括月度、季度、半年度、年度財務(wù)會計報告；（四）其他會計資料，包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書及其他具有保存價值的會計資料。從該管理辦法可以看出，會計檔案管理內(nèi)容非常廣泛，涉及日常會計工作全過程，包括出納、會計、稅務(wù)、報表等全部會計人員產(chǎn)生的會計資料，給會計檔案管理造成很大困擾與難度。
二、會計檔案管理現(xiàn)狀及原因分析
目前，全國各城市軌道交通企業(yè)，除北上廣深等幾個大城市建設(shè)時間較長，其他大部分城市剛剛興建地鐵，日常工作主要圍繞地鐵新線建設(shè)與開通進(jìn)行，能把日常工作做好，已經(jīng)疲于應(yīng)付。受建設(shè)工期影響，一線業(yè)務(wù)部門工作重點在現(xiàn)場，確保工程質(zhì)量安全與進(jìn)度。據(jù)筆者調(diào)查研究，目前各城市軌道交通企業(yè)連建設(shè)檔案管理尚無完善的制度與流程，會計檔案管理雖有國家法律規(guī)章規(guī)定，但實際執(zhí)行情況及效果并不容樂觀。銀行余額調(diào)節(jié)表因為事務(wù)所審計，情況相對較好，會計報表，納稅報表，增值稅進(jìn)項發(fā)票底聯(lián)等非日常用會計檔案管理要求尚不理想。很多公司目前按照辦法規(guī)定，憑證與會計報表都能完成，但時間有所滯后，延長兩三個月是常態(tài)，半年后裝訂憑證也非少數(shù)。至于辦法里規(guī)定的其他會計資料，基本無暇顧及，最終嚴(yán)重影響項目竣工財務(wù)決算與國家驗收。會計檔案管理現(xiàn)狀不理想，其完善程度與國家要求甚遠(yuǎn)，經(jīng)過綜合分析，既有主觀因素影響，也有客觀因素影響；既有外部因素影響，也有內(nèi)部因素影響。(一)內(nèi)部原因1.領(lǐng)導(dǎo)不夠重視，檔案管理員身兼多職。按照辦法規(guī)定，公司應(yīng)設(shè)立專門的會計檔案管理機構(gòu)，但現(xiàn)實情況是很多公司因各種原因，財務(wù)人員編制比較緊缺，很少設(shè)立專門的會計檔案管理人員，一般由部門文員兼會計檔案管理員。財務(wù)部門資料很多，特別是各種收款付款單據(jù)、票據(jù)量很大，管理要求高，文員很難投入足夠資源與精力于會計檔案管理。只有會計師事務(wù)所審計、政府審計要求提交各種資料或者積壓太多時，才進(jìn)行憑證裝訂等工作。這也從側(cè)面說明領(lǐng)導(dǎo)對會計檔案管理工作尚不夠重視，覺得沒必要投入專門人力資源開展會計檔案管理工作，等其他工作完成后，再來整理會計檔案也來得及。2.根據(jù)財務(wù)部門內(nèi)部分工慣例，會計檔案管理一般都設(shè)有財務(wù)部會計核算模塊。會計核算本身工作繁瑣，且工作量較大。特別是新公司，業(yè)務(wù)與財務(wù)制度流程不太完善，會計核算也不太規(guī)范，財務(wù)人員平花費大量時間與業(yè)務(wù)部門進(jìn)行溝通等工作；除此之外，與公司外部門各項溝通，如會計師事務(wù)所審計、政府審計、稅局稽查等，也需要大量溝通協(xié)調(diào)工作。這種工作現(xiàn)狀造成會計檔案管理工作也難以按時開展。3.大多數(shù)企業(yè)對于財務(wù)信息化投入較大，沒有信息化建設(shè)，財務(wù)管理無法有效進(jìn)行對于會計檔案管理信息化建設(shè)，停留在手工時代水平。會計檔案都是各種紙質(zhì)材料，包括各類憑證、原始出入庫單、發(fā)票、收據(jù)、各類批文等，這些資料作為憑證附件存在。每個月按時把憑證收集完善、整理、入盒、編號，然后做個檔案臺帳記錄，由會計檔案管理員放在個人電腦進(jìn)行共享，供大家使用。整個檔案管理過程，幾乎全手工操作，很少借助現(xiàn)代信息技術(shù)，所以，這么多年會計檔案管理水平一直沒有很大發(fā)展與進(jìn)步，越來越跟不上公司與時展。(二)外部原因1.會計師事務(wù)所審計對公司財務(wù)管理有較大約束力，但更多關(guān)注于會計報表層面，并不會過多關(guān)注會計管理細(xì)節(jié)，特別是會計檔案管理。在年報審計中，公司只要能提供會計憑證及事務(wù)所要求的會計資料即可，事務(wù)所并不會檢查會計檔案資料是來自于具體經(jīng)辦會計手里，還是來自于會計檔案室。這就造成會計檔案管理沒有硬性外部約束。2.對于城市軌道交通項目，建設(shè)項目最后一環(huán)就是項目竣工驗收。目前，根據(jù)國家驗收標(biāo)準(zhǔn)有十三項專業(yè)驗收，其中就有一項檔案驗收，如果檔案驗收通不過，即整個項目竣工驗收通不過。需要關(guān)注的是，項目竣工驗收里的檔案特指工程檔案，即與工程相關(guān)的招標(biāo)、合同、圖紙、變更資料等，會計檔案并不是檔案驗收關(guān)注的重點，正是這點恰恰造成公司把更多精力放在工程檔案管理，而忽略了會計檔案管理。
三、會計檔案管理不完善造成的影響
會計檔案管理工作，雖然在一般人眼里并不是十分重要的事情，但如果管理不到位，其對日常財務(wù)管理及最終項目驗收均有重要影響，具體如下：（一）會計日常工作中，由于各種原因經(jīng)常需要查閱憑證，檔案歸檔不及時，就會造成憑證在經(jīng)辦會計或出納手中積壓，時間越長、積壓越多，這時查找憑證往往需要耗費更多的人力物力進(jìn)行查找，造成管理成本不必要增加。另外，由于會計檔案不及時裝訂、歸檔，且分散在不同會計人員手中，造成憑證丟失的風(fēng)險大大增加，且有些重要資料如原始發(fā)票等資料一旦丟失，給公司、個人造成的損失會更加巨大。（二）軌道行業(yè)投資巨大，是政府關(guān)注重點。所以，各種政府審計、專項審計層出不窮，為了應(yīng)對各項審計，會計檔案管理不到位、不完善，就會導(dǎo)致提供各類資料時手忙腳亂，一來效率很低，提交資料時間較長；二來造成外部審計人員對公司不滿意，甚至認(rèn)為公司不配合審計工作，故意不提供相關(guān)資料。（三）城市軌道交通項目作為關(guān)系國計民生的重大工程項目，通過國家項目竣工驗收是對國家對人民最好的答復(fù)。如果日常會計檔案管理沒有規(guī)范，到項目竣工決算時資料不全或難以查找，會極大影響項目竣工財務(wù)決算。
四、關(guān)于完善會計檔案管理的建議
針對會計檔案管理工作不完善，結(jié)合上述原因分析及其造成的影響考慮，針對不同的原因采取不同的措施，具體如下：（一）提醒公司領(lǐng)導(dǎo)重視，加大資源投入公司領(lǐng)導(dǎo)重視是做好會計檔案管理工作的重要前提，只有領(lǐng)導(dǎo)重視，這項工作開展就會順暢很多，投入到這項工作的資源將會大大加強。（二）會計檔案管理工作制度化、流程化、標(biāo)準(zhǔn)化由于會計檔案管理工作是整個會計管理工作最后一個環(huán)節(jié)，所以，有必要把會計檔案管理工作制度化、流程化、標(biāo)準(zhǔn)化，把流程做細(xì)，工作分配到人，前置環(huán)節(jié)定到具體時點。當(dāng)然，要想把這些工作落實到具體工作來，還需要做好會計檔案管理宣傳與培訓(xùn)，讓會計檔案管理思想深入每個會計人員之心。將會計檔案管理當(dāng)作會計工作的最終目標(biāo)，然后按流程倒推給每個環(huán)節(jié)設(shè)置時間節(jié)點，且這個時間節(jié)點作為硬性要求，非特殊情況不得變化，比如每月5號收齊所有銀行對賬單，每月10號收齊所有銀行余額調(diào)節(jié)表，每月15號收齊上月會計憑證等。（三）加強全過程管理，從事前規(guī)劃、事中執(zhí)行跟蹤、事后檢查反饋因為會計工作日復(fù)一日，年復(fù)一年像大氣循環(huán)一樣重復(fù)，從不間斷，所以，只有把會計檔案管理工作當(dāng)作標(biāo)桿，上個月完成這項工作，下個月才能正常開展。否則就像駱駝背上的稻草，越來越重，最終會被最后一根稻草壓跨。這里特別要提醒一點，因為會計檔案涉及人員較多、環(huán)節(jié)較多、流程較長，設(shè)計一個良好的制度流程特別重要，且要有專人監(jiān)督實際執(zhí)行情況，把監(jiān)督工作制度化、流程化、規(guī)范化，及時向領(lǐng)導(dǎo)反饋問題并及時跟蹤解決，方能做到萬無一失。（四）加大信息技術(shù)資源投入，利用信息技術(shù)手段提高會計檔案管理工作效率，降低管理成本如今是信息時代，會計檔案管理工作也要跟上時代步伐，如上所述，如果技術(shù)手段還停留在紙質(zhì)層面，進(jìn)行整理、歸檔、查閱，提高效率非常困難，只能靠人力投入來實現(xiàn)。目前，全球發(fā)展趨勢是財務(wù)共享中心，其會計檔案管理是基于IT技術(shù)發(fā)展，引入了影像系統(tǒng)、報賬系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)、銀企直聯(lián)系統(tǒng)等一系列業(yè)務(wù)財務(wù)系統(tǒng)，利用大數(shù)據(jù)、云存儲平臺等技術(shù)手段來提高會計檔案管理效率，并且使得管理成本大大下降，提高公司內(nèi)部、外部人員檔案使用滿意度，為項目竣工驗收打下堅實基礎(chǔ)。
作者:陳玉均 單位:廣州地鐵集團(tuán)有限公司
參考文獻(xiàn)：
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一、當(dāng)前信息技術(shù)在城市軌道交通工程檔案管理運用中存在的問題
（一）檔案數(shù)據(jù)兼容性問題。
當(dāng)前大多城市軌道交通工程的檔案是先經(jīng)過市檔案館掃描后，再統(tǒng)一納入辦公網(wǎng)檔案管理系統(tǒng)。這個系統(tǒng)也是檔案查閱使用的途徑。但是當(dāng)前城市軌道交通工程的檔案數(shù)字化建設(shè)的指標(biāo)未健全、檔案統(tǒng)一管理的軟件缺乏，因而當(dāng)前使用多種檔案管理系統(tǒng)，從而在管理時出現(xiàn)數(shù)據(jù)無法兼容性的問題，造成檔案數(shù)據(jù)無法進(jìn)行數(shù)據(jù)掛接、批量處理，嚴(yán)重影響檔案管理的工作效率。
（二）工程竣工圖數(shù)字化問題。
在城市軌道交通工程檔案管理中，當(dāng)前主要通過掃描紙質(zhì)版的竣工圖方式對竣工圖進(jìn)行信息技術(shù)數(shù)字化的處理，在這個環(huán)節(jié)中，需要掃描的竣工圖數(shù)量多，且在掃描到電腦后，還需要對每張電子圖進(jìn)行后續(xù)處理，因而工作量繁重，并且其專業(yè)性要求非常高。此外，在掃描過程中因受到操作人員不當(dāng)、紙張質(zhì)量等因素的影響，其圖像的掃描結(jié)果也不一樣，有的因為操作失誤，導(dǎo)致竣工圖在數(shù)字化處理后無法使用了。
（三）信息化工程檔案安全性問題。
工程檔案通過信息技術(shù)轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息的形式，而數(shù)字信息化具有不穩(wěn)定性、流動性的特征，因而容易出現(xiàn)數(shù)字信息丟失、遺漏、受損、被更改的問題，從而引起城市軌道交通工程檔案安全問題。
二、提高城市軌道交通工程檔案管理中信息技術(shù)的運用
（一）完善檔案數(shù)字化建設(shè)的規(guī)范性和標(biāo)準(zhǔn)性。
完善檔案數(shù)字化建設(shè)的規(guī)范性和標(biāo)準(zhǔn)性，首先從政策和制度上去規(guī)范。因此要建立一套統(tǒng)一的、全面的城市軌道交通工程數(shù)字化檔案管理的制度以及移交標(biāo)準(zhǔn)。這套制度和標(biāo)準(zhǔn)中包含的內(nèi)容有：對工程項目的數(shù)字化建設(shè)有一個明確的范圍；對檔案資料有一個統(tǒng)一的的數(shù)據(jù)格式、掃描軟件格式、著錄標(biāo)準(zhǔn)格式；要結(jié)合城市軌道交通工程的檔案特點，使用統(tǒng)一的檔案管理軟件進(jìn)行計算機程序編制，從而確保檔案在移交的過程中，能夠?qū)ο嚓P(guān)的信息數(shù)據(jù)進(jìn)行批量的處理及快速的掛接。
（二）通過信息技術(shù)探索竣工圖數(shù)字化處理措施。
當(dāng)前，在城市軌道交通工程檔案信息化的管理中，很多施工單位對竣工圖管理一般是將DWG格式的設(shè)計圖直接轉(zhuǎn)換成竣工圖。這種方式雖然簡單方便操作，但是此類型的竣工圖缺失竣工相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字及竣工圖章，因此這類竣工圖是不符合要求的。但是對竣工圖采用圖紙掃描的方式進(jìn)行數(shù)字化處理的方式花費的時間長，物力大。因此結(jié)合兩種方式的優(yōu)點，采取以下措施：依舊將DWG格式的設(shè)計圖，對于缺失竣工相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字及竣工圖章的問題，通過掃描技術(shù)處理。先把圖像放入可以用于竣工圖的CAD電子圖中，再把DWG格式的圖形文件轉(zhuǎn)變?yōu)镻DF格式的圖像文件，從而解決此類問題。
（三）提高檔案管理人員的素質(zhì)。
要實現(xiàn)信息技術(shù)的有效利用和信息安全，需要提高檔案管理人員的素質(zhì)。具體措施是：對全市的城市軌道交通工程檔案管理人進(jìn)行信息技術(shù)數(shù)字化管理方面的培訓(xùn)，培訓(xùn)的主要內(nèi)容為信息技術(shù)的使用和網(wǎng)絡(luò)安全。通過培訓(xùn)，使相關(guān)檔案管理人員掌握并加強檔案數(shù)字化處理的方法、檔案管理軟件的應(yīng)用、網(wǎng)絡(luò)安全的技術(shù)性手段。此外，還需開展城市軌道工程基礎(chǔ)性知識的培訓(xùn)，讓檔案管理人員能夠儲備一定的軌道交通工程專業(yè)知識，從而對一些專業(yè)性很強的軌道交通工程檔案能夠準(zhǔn)確地把握，提高管理的專業(yè)性。
三、總結(jié)
【關(guān)鍵詞】交通公路；科技檔案；主要問題；對策分析
近年來，我國的交通事業(yè)快速發(fā)展，隨之形成了大量的交通科技信息的材料。是否能夠?qū)@些科技材料進(jìn)行有序有效地管理，已經(jīng)成為衡量一個企業(yè)發(fā)展健康與否的標(biāo)志，也是提升企業(yè)自身工作質(zhì)量、加強企業(yè)社會競爭力必然條件。因此，加強對對這些科技資料的管理和利用，維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益、經(jīng)濟利益，為企業(yè)的發(fā)展提供有力支持，為交通行業(yè)的發(fā)展提供助力，已經(jīng)成為交通企業(yè)檔案部門的至關(guān)重要的課題。
1 交通公路科技檔案管理工作流程
交通公路科技檔案的管理，主要包括對科技檔案的收集、整理、鑒定、保存、統(tǒng)計以及利用等工作。科技檔案收集工作，即是交通公路的檔案工作部門向有關(guān)部門收集其業(yè)務(wù)工作或者是該部門所承擔(dān)的項目建設(shè)過程中所產(chǎn)生的具有保存、利用價值的文件等材料。如與建設(shè)項目相關(guān)的招標(biāo)與投標(biāo)等文件，設(shè)備等更新、改造的資料，系統(tǒng)等屬合同關(guān)系所產(chǎn)生的文件資料?？萍紮n案的整理工作，是按照科技檔案形成的規(guī)律，堅持以保證科技檔案的系統(tǒng)性、完整性的原則為出發(fā)點，對檔案進(jìn)行系統(tǒng)的分類，將無序的材料轉(zhuǎn)變?yōu)橛行虻牟牧?。科技檔案的鑒定，是依據(jù)一定的原則和方法，對檔案資料的保存價值進(jìn)行鑒定，保留有價值的材料，并對材料的保管年限進(jìn)行確定?？萍紮n案鑒定的工作，一般需要根據(jù)科學(xué)技術(shù)負(fù)責(zé)人或者總工程師的指導(dǎo)，由科技人員和檔案人員共同完成，以確保檔案鑒定工作的準(zhǔn)確無誤?？萍紮n案的保管工作，是以維護(hù)科技檔案的完整和安全為目的而進(jìn)行的各項工作?？萍紮n案的統(tǒng)計工作，通過提取檔案的各項統(tǒng)計指標(biāo)，分析檔案的統(tǒng)計數(shù)據(jù)，了解檔案以及檔案所處狀態(tài)，提高檔案管理的水平。科技檔案的利用工作，即是要求工作人員發(fā)揮自身的主觀能動性，了解部門的需求，編制實用高效的檢索工具，充分發(fā)揮檔案材料依據(jù)憑證的作用，為本單位的管理、生產(chǎn)、科研等提供檔案服務(wù)。
2 主要問題
第一、只意識到了憑證文件的收集工作，而忽略了技術(shù)文件的歸檔工作。
檔案的價值不僅是因為檔案的憑證作用，更是因為它的利用價值。然而，傳統(tǒng)的檔案收集和管理工作的過程中對于檔案的憑證作用更加的重視，以至于忽視了檔案的利用價值。作為技術(shù)參考是科技檔案所具有的利用價值之一，也是科技檔案最根本的屬性。但是，在各種歸檔管理工作的要求中，無一例外的要求歸檔材料必須為原件，如果以復(fù)印件作為文件材料歸檔，則會被認(rèn)為是工作失誤。工作人員為了滿足歸檔的要求，歸檔材料非原件拒絕收檔。為了滿足歸檔的要求，卻使得一些重要的技術(shù)文件因為沒有原件而無法歸檔，從而影響了檔案材料收集的質(zhì)量，也使得檔案資源作為參考資源的利用價值打了不少折扣。
第二、由于檔案分類工作的不完善，檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)受到影響。
檔案分類工作是建立檔案檢索目錄體系的基礎(chǔ)，它直接決定了檢索查詢體系的查詢效率，從而影響了科技檔案資源被利用的程度和發(fā)揮作用的大小。分類是一個較為復(fù)雜的問題，它在很大程度上影響檔案的管理和資源的利用。檔案管理中分類的不合理導(dǎo)致館藏排架混亂，從而影響文件的檢索和利用。
第三、檔案編目不甚完善，影響檔案的檢索利用。
對檔案材料的編目工作是否完善，很大程度上影響著科技檔案資源利用的效率、檢索工作的效率。檢索是對檔案資源加以利用的基礎(chǔ)，而檢索利用的基礎(chǔ)則是檔案的編目工作，通過編目，可以建立多種途徑對檔案資料進(jìn)行檢索查找，編目是檔案資源得到充分利用的重要前提條件。然而，一些檔案文件的編目中缺少在多數(shù)信息資源檢索中應(yīng)用到的主題詞標(biāo)引，這是檔案資源檢索利用的一大缺陷。
3 對策分析
第一、有機結(jié)合檔案的憑證作用和利用價值。
首先要使檔案管理制度得以完善，制定切實可行的程序和辦法來完成檔案資料收集、整理、編目等工作。在日常的歸檔過程中，要按照歸檔的要求，堅持歸檔文件原始性的原則。在管理工作中，應(yīng)該放寬歸檔條件，對于尚未收集到元件的情況下，考慮使用相應(yīng)的復(fù)印件替代，以保證檔案材料的準(zhǔn)確性和完整性，使相關(guān)的技術(shù)資料之間相互對應(yīng)，彼此協(xié)調(diào)一致，真實記錄和反映科技活動的過程。
第二、實現(xiàn)科技檔案系統(tǒng)性和完整性的緊密結(jié)合。
檔案相關(guān)工作人員應(yīng)當(dāng)從科技工作的起點入手，在過程中加以控制，以各類檔案的歸檔范圍為依據(jù)，結(jié)合課題或項目的實際，與相關(guān)的負(fù)責(zé)人共同完成項目歸檔文件的清單，而且清單應(yīng)該能夠細(xì)化的反映出工作的不同階段應(yīng)該形成的相應(yīng)文件，如立項階段的調(diào)研報告、立項申請報告，項目結(jié)束時的工程總結(jié)、技術(shù)總結(jié)等文件。不僅使得技術(shù)人員和檔案人員對所需材料做到心中有數(shù)，同時也可以保證檔案資料的系統(tǒng)和完整性。同時還要對檔案管理的辦法加以完善，使得檔案的歸檔、管理工作做到標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。
第三、充分結(jié)合加強檔案資料編研的集成管理能力與提高檔案資源的利用能力。
在對檔案材料的開發(fā)利用過程中，在充分了解用戶的需求的基礎(chǔ)上，對檔案資料二次整理，使得零散的檔案信息得以綜合，無序的信息變得有序，方便各類人員對檔案的利用。為了實現(xiàn)管理能力的提升，我們必須轉(zhuǎn)變意識，增強認(rèn)識，圍繞決策、科研和綜合管理等主要工作，有針對性的開發(fā)研究。檔案整理人員要從全局觀察和思考，提供有效的資料，隨時了解單位的生產(chǎn)經(jīng)營狀況，了解需求，圍繞中心展開檔案的整理工作，提高檔案資源的應(yīng)用能力。
第四、結(jié)合檔案管理工作中的方法創(chuàng)新、組織創(chuàng)新和服務(wù)創(chuàng)新。
在檔案管理機構(gòu)的建設(shè)上，要有專門的檔案室，并齊全配置檔案工作人員，同時要建立健全檔案工作制度。在隊伍建設(shè)上，要大力引進(jìn)相關(guān)的專業(yè)人才，加強在職人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。在管理體制上，要實行“分級管理，統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)”的管理制度。在管理方式上，要實現(xiàn)科技檔案館里的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化管理，同時要加強檔案管理的信息化建設(shè)。在服務(wù)上，要大力開展在線服務(wù)，突破地域的限制，從而實現(xiàn)檔案信息的高度共享，同時，還要充分保證檔案的安全性保密性。
4 總結(jié)
公路科技檔案，是具有很高的保存價值的，是未來工作的借鑒和參考，因此加強檔案管理工作時間十分緊迫，必須做到分秒必爭。而科技檔案管理人員，要不斷的轉(zhuǎn)變思維，深化理解，積極提升自身素質(zhì)，以自身的實際努力來推動科技檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化的進(jìn)程，為社會主義建設(shè)出一份力。
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由于重慶主城區(qū)軌道交通工具具有運量大、快速、通暢、安全、準(zhǔn)時、舒適、節(jié)能、環(huán)保等優(yōu)點，人們越來越認(rèn)識到，采用軌道交通工具是解決城市交通堵塞問題的最佳選擇。而每一條軌道交通線路從可行性研究、設(shè)計、建設(shè)至運營、經(jīng)營各個階段會產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)，如進(jìn)度、質(zhì)量、投資、技術(shù)、合同等方面的數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)不僅內(nèi)容各異，而且還處在不斷的變化之中。如何通過有效的管理來充分使用這些數(shù)據(jù)，將直接影響到項目能否順利實施，員工工作效率能否得到提高。根據(jù)國際信息化發(fā)展的趨勢，軌道交通逐步建立起一個網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化、一體化的工作環(huán)境，保障機構(gòu)內(nèi)各部門共享一個統(tǒng)一的信息通訊和數(shù)據(jù)處理平臺，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享和信息交流，滿足企業(yè)內(nèi)部辦公過程中涉及的公文流轉(zhuǎn)、督辦管理、論壇、公告、信息門戶平臺等各方面的需要，實現(xiàn)高效辦公和決策的公開、公正、公平，建立一個良好的工作環(huán)境，充分體現(xiàn)軌道交通運營管理智能化、電子商務(wù)網(wǎng)絡(luò)化的優(yōu)勢。
1 軌道交通檔案傳統(tǒng)與信息化管理
在傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)管理方式中，以手工勞動為主，軌道集團(tuán)各職能部門將紙質(zhì)文件交辦公室進(jìn)行歸檔，各部門以自己的方式在自己的職權(quán)范圍內(nèi)采集數(shù)據(jù)，同時也只能查詢到使用自己擁有的數(shù)據(jù)，形成了一個個“信息孤島”，其他部門有可能對本部門解決問題有幫助的信息資源因為資源的封閉而無法及時的獲得相關(guān)信息，從而造成了信息資源的閑置和浪費。隨著軌道交通各條線路的開通，各個工程項目的立項建設(shè)，軌道集團(tuán)接觸到的相關(guān)單位大大增加，往來文件資料也成幾何級增長，而傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理方式的弊端也日趨顯現(xiàn)，如不及時加以改進(jìn)，不但影響工作效率，更不利于整體全面地解決工作中的問題。
2 軌道交通檔案數(shù)字化管理概念及內(nèi)容
2.1 含義
數(shù)字化檔案管理是相對傳統(tǒng)管理而言的，它是以系統(tǒng)理論為基礎(chǔ)，以數(shù)學(xué)方法為工具，借助計算機、數(shù)字通信等技術(shù)，組成最佳的結(jié)構(gòu)體系，并充分發(fā)揮管理人員的積極性和創(chuàng)造性，以取得被管理對象在確定目標(biāo)下，其整體動態(tài)的最佳效果。
2.2 軌道交通檔案數(shù)字化管理的目的
軌道交通數(shù)字化檔案管理的總目標(biāo)：一是要千方百計地保存保護(hù)好各類軌道交通運營、建設(shè)階段的檔案實體，最大限度地延長檔案壽命；二是要充分開發(fā)軌道交通檔案信息資源，最大限度地為軌道交通行業(yè)服務(wù)，也就是要迅速、準(zhǔn)確地提供一切可能提供的檔案信息為軌道交通各項工作按計劃開展服務(wù)。
2.3 數(shù)字化管理的內(nèi)容
數(shù)據(jù)管理一般包括數(shù)據(jù)采集、數(shù)據(jù)存儲、數(shù)據(jù)加工和數(shù)據(jù)查詢四方面內(nèi)容。 數(shù)字化管理要做的工作就是通過各類信息技術(shù)平臺來縮短數(shù)據(jù)采集、加工、查詢的時間，延長數(shù)據(jù)存儲的時間。
3 數(shù)字化管理在軌道交通檔案中的應(yīng)用
由于目前計算機軟件開發(fā)缺乏整體規(guī)劃性，軟件在通用性、實用性方面存在一定的不足，軌道交通檔案管理數(shù)字化進(jìn)程也不夠理想，目前軌道交通綜合檔案管理與工程檔案管理通過各自的檔案數(shù)字化處理流程開展相關(guān)檔案管理工作。
3.1 軌道交通檔案綜合數(shù)字化管理
軌道交通檔案綜合數(shù)字化管理包括文書檔案、人事檔案、會計檔案的數(shù)字化處理工作。
3.1.1 文書檔案。
文書檔案的數(shù)字化通過集團(tuán)辦公OA系統(tǒng)來實現(xiàn)，OA自動化辦公系統(tǒng)的公文處理及歸檔流程嚴(yán)格按《企業(yè)檔案管理規(guī)定》、《企業(yè)檔案工作規(guī)范》要求制定，結(jié)合公司的實際情況，文書檔案按黨群、行政、生產(chǎn)、經(jīng)營4類來分類，歸檔文件按大類結(jié)合年度進(jìn)行排列，會議文件、統(tǒng)計報表等成套性文件可集中排列。電腦還可以根據(jù)操作員錄入的文件相關(guān)信息自動生成檔案號，對文件進(jìn)行智能化分類，很大程度上避免了工作人員的一些誤操作，同時便于收文登記人員與檔案人員的工作銜接。只是現(xiàn)在的OA系統(tǒng)功能還不完善，未能實現(xiàn)文件、檔案一體化計算機管理，檔案著錄標(biāo)引工作還沒有完全轉(zhuǎn)移向文件形成處理部門，這樣直接影響到檔案管理的工作效率。
3.1.2 人事檔案。
軌道交通的干部人事檔案管理信息化工作最大的問題是數(shù)字化信息量不足，許多基礎(chǔ)數(shù)據(jù)網(wǎng)上缺失，檔案資源利用率較低。干部檔案信息外圍涉及到上級主管部門、眾多基層單位、橫向條線部門，內(nèi)部涉及到干部管理的多個職能部門，信息內(nèi)容也包括班子建設(shè)、干部管理、干部任免、干部檔案、干部教育、干部統(tǒng)計、干部考核、考察、黨員統(tǒng)計等方方面面。因此，數(shù)字化信息系統(tǒng)建設(shè)必須突出多部門協(xié)作、多方位聯(lián)動，制定科學(xué)合理的信息采集、維護(hù)和使用規(guī)定，明確界定各級、各部門的責(zé)任區(qū)分、權(quán)限和義務(wù)，形成科學(xué)、有序、規(guī)范、統(tǒng)一的運行協(xié)調(diào)機制，加強統(tǒng)一的強化培訓(xùn)，提高信息使用者的實際操作能力，從而實現(xiàn)干部人事檔案管理數(shù)字化信息系統(tǒng)建設(shè)更好地為現(xiàn)代組織人事工作服務(wù)。
3.1.3 會計檔案。
由于上面提到的技術(shù)等原因，軌道交通的會計檔案數(shù)字化處理系統(tǒng)也沒有完全與OA辦公自動化系統(tǒng)合并在一起，并且根據(jù)《會計檔案管理辦法》要求，會計憑證、會計賬簿、會計報表的輸入應(yīng)符合國家標(biāo)準(zhǔn)歸檔格式要求，目前的辦公系統(tǒng)在智能化處理這類專業(yè)文件上功能上還有欠缺，達(dá)不到一些標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定。因此會計檔案的數(shù)字化目前還是通?^金蝶等專業(yè)系統(tǒng)管理軟件來實現(xiàn)，OA辦公自動集成化的工程還在開發(fā)進(jìn)程之中。
3.2 軌道交通工程建設(shè)檔案管理數(shù)字化
由于軌道交通項目參與方眾多，圍繞工程項目的實施，如何做好各方之間的協(xié)調(diào)至關(guān)重要。軌道集團(tuán)作為項目業(yè)主，與設(shè)計方、監(jiān)理方、施工方、政府部門之間都要建立起通暢的聯(lián)系才能夠順利地開展工作，基于這方面的需求搭建一個軌道交通工程建設(shè)數(shù)字化管理系統(tǒng)是十分必要的。
目前的軌道交通工程建設(shè)數(shù)字化管理系統(tǒng)功能僅限于施工單位與業(yè)主方的對接，施工單位的工程支付類文件統(tǒng)一在工程文件處理窗口處登記編號，而工程文件的歸檔由工程文件處理窗口直接與公司檔案室對接，按軌道交通在建線路分類整理后，紙質(zhì)文件與電子文檔同步歸檔。
4 結(jié)論
論文摘要:檔案管理向信息化發(fā)展,是時代的必然,信息技術(shù)的應(yīng)用給繁雜的交通運輸部門檔案管理提供了許多方便,節(jié)省成本,減少工作量。本文針對檔案信息化的應(yīng)用提出了電子文件的管理方法,最后結(jié)合筆者的工作經(jīng)驗,探討了檔案管理信息化建設(shè)過程中應(yīng)采取的具體措施。
引 言
隨著社會的現(xiàn)代化發(fā)展。檔案信息化管理是檔案工作適應(yīng)社會信息化發(fā)展的必然要求是全面提升檔案工作為社會服務(wù)能力的必然選擇。近年來檔案部門大力推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè),力圖使檔案工作與社會發(fā)展同步。尤其現(xiàn)在計算機管理廣泛應(yīng)用于各類單位管理的方方面面,在各項管理活動中,電子文件以其快捷的辦公速度和傳遞速度逐步取代了紙質(zhì)文件,如何加強檔案信息化建設(shè)是做好檔案管理工作的關(guān)鍵。
一、檔案信息化建設(shè)的主要內(nèi)容
(一)信息化的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)
軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施是檔案信息化建設(shè)不可缺少的基本條件,是檔案信息資源開發(fā)利用和信息技術(shù)應(yīng)用的基礎(chǔ),而其核心是檔案信息網(wǎng)絡(luò)。它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的必要手段。
(二)檔案信息資源建設(shè)
檔案信息是國民經(jīng)濟和社會發(fā)展的戰(zhàn)略資源之一,它的開發(fā)和利用是檔案信息化的核心任務(wù),是檔案信息化建設(shè)取得實效的關(guān)鍵。
(三)檔案的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范建設(shè)
標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)之一,主要包括電子文件歸檔和電子檔案管理,檔案信息的資源標(biāo)識、描述、存儲、查詢、交換、管理和使用等,逐步形成關(guān)于中國檔案信息化的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系。
(四)檔案信息化的應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)
這是檔案信息資源開發(fā)利用和檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的技術(shù)保障。信息技術(shù)應(yīng)用工作量大、涉及面廣,關(guān)系檔案信息化建設(shè)的速度與質(zhì)量,集中體現(xiàn)了檔案信息化建設(shè)的效益。
(五)信息化人才隊伍建設(shè)
這是檔案信息化成功之本,對其他各個要素的發(fā)展速度和質(zhì)量起著決定性的作用。在“信息化”的時代的今天,信息技術(shù)快速發(fā)展,掀起了以數(shù)字革命為特征的信息技術(shù)浪潮,改變了人們的時間和空間的概念以及思維方式。信息技術(shù)的快速發(fā)展和廣泛應(yīng)用,對經(jīng)濟和社會的發(fā)展產(chǎn)生了深遠(yuǎn)的影響。檔案管理工作也不例外,同樣需要現(xiàn)代化。目前,我國各級檔案管理部門也紛紛加強信息技術(shù)建設(shè)。加強信息化條件下的檔案管理工作,是適應(yīng)時代和社會發(fā)展的必然選擇,是加快檔案現(xiàn)代化管理的客觀要求,也是提高服務(wù)水平的唯一途徑。
二、加強檔案管理信息化建設(shè)的對策
(一)建立網(wǎng)絡(luò)檔案系統(tǒng)
在系統(tǒng)內(nèi)建設(shè)數(shù)字化綜合應(yīng)用平臺。建立健全內(nèi)部服務(wù)網(wǎng)和公眾服務(wù)網(wǎng),發(fā)揮網(wǎng)站的作用,使檔案網(wǎng)站成為宣傳檔案工作、開展檔案信息服務(wù)的窗口。促進(jìn)檔案現(xiàn)行文件信息化的標(biāo)準(zhǔn)建設(shè),根據(jù)系統(tǒng)建設(shè)需求,采購必要的硬件設(shè)備,為系統(tǒng)提供硬件基礎(chǔ)。提高檔案管理軟件的技術(shù)和應(yīng)用水平,為保證檔案信息交換、實現(xiàn)檔案信息資源共享創(chuàng)造條件。制定相應(yīng)的策略、保障檔案資源的原始性、安全性、可靠性。
(二)加強電子文件的管理是做好檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵
1.電子文件的載體穩(wěn)定性差,易損壞,隨著計算機信息管理網(wǎng)的建立與發(fā)展,越來越多的重要文件被傳輸上網(wǎng)。上網(wǎng)前,又按著信息管理部門的統(tǒng)一要求進(jìn)行了文件格式的轉(zhuǎn)換,在一定程度上保證了數(shù)據(jù)的可靠性和通用性,對那些未輸送到計算機信息管理網(wǎng)上的具有保存價值的電子文檔,應(yīng)由電子文件形成部門編目整理,也利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)向檔案部門傳輸,可以借助信息管理網(wǎng)絡(luò)在各業(yè)務(wù)管理機構(gòu)與檔案部門之間開通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線,建立依附在信息管理網(wǎng)上的歸檔專用子系統(tǒng)。
2.電子文件歸檔所涉及的問題更加廣泛,受制約因素多,僅靠檔案部門獨家很難完成,應(yīng)采取電子文件形成部門、檔案部門、計算機與信息管理部門三結(jié)合的方法。 三個部門的職能應(yīng)用于相互滲透,揚長避短,發(fā)揮各自的優(yōu)勢,在電子文件歸檔中集成一體,共同形成質(zhì)量較好的電子文檔。
3.做好檔案歸檔電子文件的技術(shù)處理工作,實施電子文件管理戰(zhàn)略。新型文件材料的歸檔勢在必行,這就要求檔案工作者必須深入到現(xiàn)行文件工作領(lǐng)域,對產(chǎn)生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲工作進(jìn)行指導(dǎo),保護(hù)電子文件的原始信息,了解文件信息重新組合的來龍去脈。也就是說,通過采取技術(shù)處理,將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件,即只能讀不能寫的不可更改的文件,從而識別和保護(hù)電子文件的原始結(jié)構(gòu),保證電子文件的可靠性,使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會效用。
4.解決好檔案電子文件的保存問題。以化學(xué)磁性材料為載體的電子文件,從理論上講能夠長期保存。因為它的信息讀出是無接觸式的,不存在磨損。電子文件記錄在介質(zhì)層上的信息被密封在塑料保護(hù)層內(nèi),不怕外界磁場的影響,不會直接受到空氣中的灰塵、水份及有害氣體的侵害。但是,由于電子文件形成的時間短,缺乏實際貯存的驗證。所以,電子文件中原始信息的長期保存問題是有待檔案工作者進(jìn)行深入研究和探討的重要課題。
總之,加快檔案信息化建設(shè)的步伐,是提高交通運輸管理水平的重大舉措,在改善交通運輸狀況,發(fā)展經(jīng)濟方面發(fā)揮著重要的作用。
參考文獻(xiàn):
關(guān)鍵詞：普通高校；成人教育；專業(yè)化管理
中圖分類號：G647 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1674-9324（2012）06-0088-02
普通高校成人教育是一種個人自學(xué)、社會助學(xué)和函授考試相結(jié)合的具有中國特色的新型教育形式，是普通高等教育的一種補充，隨著我國經(jīng)濟的快速發(fā)展及教育體制的改革、人才市場的興起，學(xué)歷在某種程度上已經(jīng)成為衡量人才水平和資歷的一個主要尺度。而招工、招干、考證書、評職稱等，用人單位往往要求提供學(xué)生在校讀書的學(xué)籍檔案作為佐證，或通過查檔證實證件的真?zhèn)危鳛殇浻?、聘任和晉升的參考條件。將成人教育發(fā)展中形成的歷史做真實的記錄，包括文件資料、學(xué)籍、成績、獎懲記錄等加以整理，建立檔案，無論是對成人教育的研究，還是證明學(xué)歷真?zhèn)蔚确矫娑加兄豢商娲淖饔谩?/p>
一、普通高校成人教育檔案的特點
1.來源分散，內(nèi)容豐富。普通高校成人教育由于學(xué)生來源廣泛，學(xué)生分布在不同地區(qū)，不同教學(xué)點，檔案管理人員收集整理學(xué)生檔案有諸多影響因素，既有來自教學(xué)管理機構(gòu)的教學(xué)文件，如招生計劃、各專業(yè)教學(xué)計劃與教學(xué)大綱、專業(yè)與課程設(shè)置、教學(xué)管理制度與辦法等；又有來自各地各教學(xué)點的學(xué)生資料，如新生入學(xué)登記表、學(xué)籍卡、成績冊，在校學(xué)生名冊、學(xué)籍變動證明材料，學(xué)歷認(rèn)證材料（?？粕究疲┑?，并且，因為成人教育學(xué)生分散，集中學(xué)習(xí)的時間不多，因此，給檔案的收集帶來一定的影響。
2.學(xué)習(xí)形式靈活。普通高校的成人教育一般具有成人專科、成人?？粕扇吮究?、專科函授、本科函授、第二學(xué)歷教育、高等教育自學(xué)考試、網(wǎng)絡(luò)教育等多種辦學(xué)方式，而且，教學(xué)形式也具有多樣性，除了課堂講授外還有通過網(wǎng)絡(luò)學(xué)習(xí)、參觀訪問、考察了解、實習(xí)等，范圍非常廣泛，形式也復(fù)雜多樣，因此，給檔案收集帶來一定的困難。
3.實用價值大。成人教育檔案是學(xué)生在學(xué)習(xí)期間學(xué)習(xí)情況的原始記錄，具有很高的實用價值：（1）為各類用人單位選聘、考察人才提供重要的參考依據(jù)；（2）為評估學(xué)校成人高等教育的辦學(xué)質(zhì)量與效益提供重要的參考憑證；（3）為廣大的畢業(yè)生提供晉升、職稱評定及工作變動的學(xué)歷證明材料；（4）為畢業(yè)生提供接受高等教育檔案查閱，以彌補意外情況所帶來的損失；（4）為成人高等教育理論研究提供素材。
二、普通高校成人教育檔案的專業(yè)化管理
1.專業(yè)化管理的意義。檔案管理是一門專業(yè)性強的工作，除了要求管理人員要具備一定的檔案管理理論知識，科技知識和專業(yè)知識，還要掌握運用現(xiàn)代化科技手段和先進(jìn)的管理方法管理檔案的基本技能。隨著科技發(fā)展和社會的進(jìn)步，現(xiàn)代化辦公技術(shù)的普遍運用，成人教育檔案的專業(yè)化管理可以使管理更加規(guī)范化和科學(xué)化，從而為成人教育改革發(fā)展做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。
2.專業(yè)化管理的原則。（1）真實性。檔案是真實情況的反映，成人教育檔案的建立歸檔，必須如實反映成人教育的全過程，應(yīng)及時、準(zhǔn)確、全面地收集成人教育形成的教學(xué)和學(xué)生檔案，例如，學(xué)生學(xué)籍檔案建立，學(xué)籍變動等材料以及成人教育的招生情況、教學(xué)計劃和教學(xué)管理的全過程材料，如實記錄，歸檔，決不可以各種需要為由對記錄摻雜某些不真實的內(nèi)容。（2）科學(xué)性。成人教育檔案的管理，既要符合學(xué)校檔案工作的實際，又要遵循檔案學(xué)基礎(chǔ)理論和邏輯原則，科學(xué)地界定歸檔內(nèi)容與標(biāo)準(zhǔn)。學(xué)生材料、管理材料和教學(xué)業(yè)務(wù)材料歸檔既要分門別類，又要統(tǒng)一協(xié)調(diào)，嚴(yán)格按照規(guī)范進(jìn)行整理立卷，做到分類準(zhǔn)確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊。類目設(shè)置既要相對穩(wěn)定，又要能適應(yīng)新增內(nèi)容。檔案類目排列、檔號結(jié)構(gòu)的確定需符合邏輯原則。（3）創(chuàng)新性。根據(jù)成人教育教學(xué)管理、師資、學(xué)生等的實際情況，改變原檔案的收集方式，創(chuàng)新檔案材料的收集整理機制，將原來的由案卷管理實體轉(zhuǎn)向信息內(nèi)容管理，通過網(wǎng)絡(luò)管理，系統(tǒng)管理教學(xué)過程中形成的文件材料，采用先進(jìn)技術(shù)和先進(jìn)管理方法，進(jìn)行類目設(shè)置、序列編排、上架檢索等管理，逐步實現(xiàn)計算機輔助管理，達(dá)到方便、實用。
3.專業(yè)化管理的關(guān)鍵。（1）人員落實。人員不落實，實現(xiàn)專業(yè)化管理將永遠(yuǎn)是一句空話。成人教育檔案管理人員沒有受過檔案管理專業(yè)知識和管理技能的訓(xùn)練，就無法對檔案管理工作進(jìn)行合理的、規(guī)范的管理。因此，學(xué)校應(yīng)該對檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)知識和現(xiàn)代化管理技術(shù)的培訓(xùn)，并適當(dāng)組織他們參觀交流，在工作中邊學(xué)邊工作，輔之以管理制度和獎懲辦法，成人教育檔案管理隊伍的專業(yè)化程度將會很快得到提高。（2）任務(wù)落實。隨著成人教育的不斷開拓發(fā)展，其檔案工作所擔(dān)負(fù)的任務(wù)將越來越繁重，其內(nèi)容也將越來繁雜。所以管理人員落實之后，還要對每個管理人員分配具體的管理任務(wù)，實行分類落實，責(zé)任到人，這樣才能做好檔案管理工作，才能不至于造成檔案管理工作上的空檔和混亂。（3）改善工作條件，實現(xiàn)信息化管理。給檔案管理人員提供一個較好的、較現(xiàn)代化的工作條件，安排必要的環(huán)境，如建立起檔案室，購置檔案管理所需用品。并根據(jù)檔案管理現(xiàn)代化的新要求，利用計算機系統(tǒng)，利用校園網(wǎng)的優(yōu)勢，對檔案信息進(jìn)行征集、加工整理，分類管理，使檔案從手動檢索向自動化檢索轉(zhuǎn)變，盡早實現(xiàn)檔案管理工作辦公的現(xiàn)代化。
4.成人教育檔案管理是一個系統(tǒng)工程，為了更好地服務(wù)學(xué)校中心工作，服務(wù)學(xué)生，服務(wù)社會，應(yīng)從以下幾方面做好工作：（1）強化管理意識。檔案管理是一門專業(yè)性很強的工作，不但要求管理人員有扎實的專業(yè)知識，還要有認(rèn)真的工作態(tài)度和高度的工作責(zé)任感。因此，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該把抓成人教育檔案工作列入學(xué)校工作的議事日程，培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人員，在經(jīng)費、庫房、設(shè)備、人力等方面給予充分的保證，真正從行政上支持成人教育檔案的收集、歸檔工作。（2）規(guī)范檔案的收集整理。必須從日常工作的點滴做起，重視檔案資料的積累和保管，及時收集，定期整理分類，營造人人關(guān)心、重視檔案管理工作的氛圍，為檔案的建立、管理打下良好的基礎(chǔ)。（3）完善管理制度。完善成人教育檔案管理的各項規(guī)章制度，責(zé)任到人，責(zé)任到有關(guān)部門，建立各級檔案網(wǎng)絡(luò)組織，使成人教育檔案管理有章可循，形成各有關(guān)部門專人負(fù)責(zé)，層層把關(guān)，齊抓共管的良好局面。（4）改革管理機制。改革傳統(tǒng)的管理模式，建立檔案信息服務(wù)體系。從匯編文集、整理、保管為主的管理模式轉(zhuǎn)向以開發(fā)、利用、服務(wù)為主。把主要精力放在提高檔案的利用和發(fā)揮檔案的價值和效益方面上來。根據(jù)不同部門用戶、不同專業(yè)角度的需求建立完善的檔案信息服務(wù)體系，滿足用戶多層次、不斷增長的服務(wù)需求。（5）更新管理手段。為了適應(yīng)現(xiàn)代成人教育檔案大容量、繁瑣、復(fù)雜的特點，傳統(tǒng)的以手工為主的檔案管理方式與之不相適應(yīng)，必須應(yīng)用現(xiàn)代化的信息技術(shù)手段進(jìn)行檔案管理，使檔案的收集、整理、保存和查詢使用電子化、網(wǎng)絡(luò)化，實現(xiàn)檔案資源共享，信息化服務(wù)，做到及時、準(zhǔn)確地為社會服務(wù)，為學(xué)生服務(wù)。
總之，成人教育檔案管理工作是一個多層次、多方面的系統(tǒng)工作，無論是檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)者、形成者、管理者都應(yīng)為推動學(xué)校成人教育檔案事業(yè)的發(fā)展盡心盡職，加快成人教育檔案工作的科學(xué)化、規(guī)范化建設(shè)，充分發(fā)揮檔案的功能。
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【關(guān)鍵詞】建立；教學(xué)信息；檔案管理；系統(tǒng)；思考
中圖分類號：G64文獻(xiàn)標(biāo)識碼A文章編號1006-0278（2015）12-162-02
一、項目研究背景
（一）項目意義
當(dāng)今時代是飛速發(fā)展的信息時代，各行各業(yè)中都離不開信息處理，使用計算機進(jìn)行信息控制，不僅提高了工作效率，而且大大的提高了其安全性。尤其對于復(fù)雜的信息管理，計算機能夠充分發(fā)揮它的優(yōu)越性。在高校中，計算機管理系統(tǒng)應(yīng)用于各個領(lǐng)域，包括科研、教務(wù)、財務(wù)、人事、圖書館等，大大提高了高校的管理效率，方便了廣大教師、學(xué)生和管理人員。教學(xué)成果管理系統(tǒng)的建立，一方面實現(xiàn)了教學(xué)工作全方位的網(wǎng)絡(luò)化管理，形成一個及時更新的教學(xué)成果數(shù)據(jù)中心和教學(xué)成果管理溝通平臺，全面、實時、準(zhǔn)確地提供學(xué)校的各類有關(guān)教學(xué)成果信息，以輔助學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行教學(xué)工作的決策，為其提供決策參考；另一方面，也能為我校教師教學(xué)研究活動提供個人教學(xué)研究活動的網(wǎng)絡(luò)管理空間，實現(xiàn)個人教學(xué)成果登記、查詢網(wǎng)絡(luò)化，免除了填寫各種統(tǒng)計報表的麻煩，節(jié)省工作時間，提高工作效率。
（二）現(xiàn)狀分析
近年來，學(xué)校的規(guī)模越來越大，老師人數(shù)、學(xué)生人數(shù)，隨著各級政府對教育投入的逐年增加，高等學(xué)校的教學(xué)工程與教改教研工作得到了飛速的發(fā)展，并有繼續(xù)增長趨勢。
面對如此多種類和級別的項目，如果管理完全由人工來完成，對于項目的建設(shè)、實施、管理、推廣、應(yīng)用、監(jiān)督存在諸多的不便。尤其是對即將進(jìn)行的本科教學(xué)評估工作，教務(wù)處及項目所屬部門經(jīng)常需要對歷年各類教學(xué)項目分門別類查詢，用現(xiàn)行的相互孤立、相對分散的文件夾管理方式對這類繁雜、大量的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行查詢與管理，顯得十分費時費力，已不能適應(yīng)現(xiàn)代信息化管理需求。
但是，目前我校在成果管理方面只有科研成果管理系統(tǒng)在應(yīng)用，教學(xué)類項目和成果中，只有教改論文成果在科研成果管理系統(tǒng)中得以體現(xiàn)，其它教學(xué)質(zhì)量工程項目和教改教研項目的管理仍然是采用相互孤立、相對分散的文件夾管理方式來實現(xiàn)。為此，我們提出采用先進(jìn)的信息化技術(shù)手段和工具，開發(fā)一套用于教學(xué)成果登記管理的計算機信息管理系統(tǒng)，方便地實現(xiàn)教學(xué)成果的管理和服務(wù)，從而達(dá)到提高教學(xué)管理水平的目的。
二、改革內(nèi)容及擬解決的關(guān)鍵問題
（一）具體改革內(nèi)容
項目主要研究內(nèi)容是設(shè)計并實現(xiàn)一個基于技術(shù)、B/S架構(gòu)的教學(xué)成果登記管理系統(tǒng)。具體包括以下幾方面內(nèi)容：
1.實現(xiàn)一個功能基本齊全的教學(xué)成果登記管理系統(tǒng)。通過分析研究當(dāng)前教學(xué)研究管理部門的實際運作情況，設(shè)計和實現(xiàn)包括個人信息管理（各類教研信息的登記，包括各類教學(xué)工程項目、教改教研項目、課程建設(shè)項目、教材項目等成果的鑒定、獲獎信息的登記）、系統(tǒng)管理、查詢管理、數(shù)據(jù)交換、審核、報表打印等基本功能。
2.實現(xiàn)教學(xué)成果登記管理系統(tǒng)良好的管理界面、查詢界面。
3.實現(xiàn)基本的業(yè)務(wù)流程管理機制，建立個人登記、院系、教務(wù)處逐級審核的管理機制。
4.實現(xiàn)數(shù)據(jù)交換功能，能夠從學(xué)校人事管理數(shù)據(jù)庫中獲取教師個人共享信息。
（二）擬解決的問題
在系統(tǒng)的實現(xiàn)過程中，擬解決的關(guān)鍵問題主要包括：
1.數(shù)據(jù)庫的實現(xiàn)技術(shù)。
2.網(wǎng)絡(luò)訪問技術(shù)。
3.保密機制和各級使用權(quán)限的實現(xiàn)。
4.與教務(wù)、科研、人事等系統(tǒng)數(shù)據(jù)交換的實現(xiàn)。
三、項目實施方案及可行性分析
（一）實施方案
1.系統(tǒng)的功能劃分與設(shè)計
簡單描述如下圖所示：
2.進(jìn)行數(shù)據(jù)庫設(shè)計
根據(jù)需求，擬設(shè)計人員信息表、質(zhì)量工程表、學(xué)科競賽表、教材著作表、獲獎成果表、系統(tǒng)信息表等數(shù)據(jù)庫表。
3.教學(xué)成果登記管理系統(tǒng)實現(xiàn)
主要完成以下工作：
a）數(shù)據(jù)錄入校驗；
b）多用戶實現(xiàn)；
c）多級權(quán)限安全實現(xiàn)；
d）查詢統(tǒng)計的實現(xiàn)等。
（二）項目可行性分析
1.教學(xué)成果登記管理系統(tǒng)的實現(xiàn)可參考各類科研成果登記系統(tǒng)基本框架與內(nèi)容，功能模塊劃分、分級管理結(jié)構(gòu)等軟件實現(xiàn)技術(shù)成熟度較高。
2.由教務(wù)處和計算機學(xué)院研究人員聯(lián)合進(jìn)行系統(tǒng)開發(fā)，教務(wù)處各相關(guān)部門可以提供多年來進(jìn)行教研管理的經(jīng)驗、數(shù)據(jù)和設(shè)計要求，計算機學(xué)院研究人員有開發(fā)多種管理系統(tǒng)的豐富經(jīng)驗，聯(lián)合開發(fā)出適應(yīng)我校教研工作需要的管理系統(tǒng)可靠性很高。
3.項目預(yù)期的成果和效果（包括成果形式、實施范圍、受益面等）
成果形式：教學(xué)成果登記管理系統(tǒng)軟件，總結(jié)報告。
實施范圍：全校范圍。
受益面：全校教師和各級教學(xué)管理人員。
實施效果：完成對我校各類教研項目的信息實行科學(xué)化、信息化管理，采用三級
管理模式進(jìn)行，教務(wù)處、學(xué)院、項目負(fù)責(zé)人，一級權(quán)限在教務(wù)處，主要是對各項目情況進(jìn)行審核并監(jiān)督項目建設(shè)，二級權(quán)限為各學(xué)院掌握，各學(xué)院可以通過系統(tǒng)來對各學(xué)院項目實施管理，督促項目的建設(shè)。三級由各項目組負(fù)責(zé)人對本項目自行登記。
四、通過建立教學(xué)信息檔案管理系統(tǒng)，提高教學(xué)研究管理水平
教學(xué)研究管理網(wǎng)絡(luò)化具有遠(yuǎn)程、規(guī)范、動態(tài)、集約的特點，這些特點也是網(wǎng)絡(luò)化的優(yōu)點，充分利用這些特點對實現(xiàn)教學(xué)研究管理現(xiàn)代化，提高教學(xué)研究管理水平具有重要意義。
（一）利用遠(yuǎn)程性，加強信息交流
超越時空界限是現(xiàn)代計算機網(wǎng)絡(luò)的一大重要特點，信息在網(wǎng)絡(luò)上傳遞幾乎是瞬時的，距離不再是信息交流的障礙，在教學(xué)研究管理中可以充分利用這一特點，加強管理部門之間、管理部門與教學(xué)研究人員之間的信息交流。由于電子信息具有查詢、統(tǒng)計等功能，對信息的利用水平也得到很大提高。各基層單位可以通過各自的網(wǎng)絡(luò)入口將教學(xué)研究管理資料上報教學(xué)研究管理部門，教學(xué)研究管理部門進(jìn)行遠(yuǎn)程審核，大大提高了工作效率。
（二）利用規(guī)范性，營造規(guī)范環(huán)境
信息技術(shù)本身要求數(shù)據(jù)的規(guī)范化，不規(guī)范的數(shù)據(jù)難以實現(xiàn)計算機作業(yè)，通過人機界面的技術(shù)處理，可以有效地規(guī)范數(shù)據(jù)，使通過網(wǎng)絡(luò)提交的教學(xué)研究管理信息符合設(shè)計要求，這一特點保證了數(shù)據(jù)質(zhì)量，提高了信息加工處理和分析的效率。同時這種規(guī)范性為教學(xué)研究管理營造了一個規(guī)范化的環(huán)境，在這一框架內(nèi)教學(xué)研究管理部門設(shè)計網(wǎng)絡(luò)化方案本身就是對教學(xué)研究管理涉及到的方方面面進(jìn)行規(guī)劃整合的過程，而基層管理人員也必須按一定的規(guī)范對信息進(jìn)行加工處理，使整體教學(xué)研究管理工作步人一個規(guī)范化軌道。
（三）利用動態(tài)性縮短決策周期
教學(xué)研究管理利用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實現(xiàn)了動態(tài)、適時的管理方式，使管理的周期可以不按常規(guī)的年度為單位，能夠即時獲取和提供所需信息，隨時掌握最新數(shù)據(jù)，及時了解教學(xué)研究動態(tài)，提高了對決策、評估的信息支持能力，縮短了決策周期。如對教學(xué)研究成果的管理，以往一般都是每年統(tǒng)計一次，而且是統(tǒng)計上一年的成果，這種滯后性導(dǎo)致成果管理與其他教學(xué)研究管理要素不同步，影響教學(xué)研究管理的決策。實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理后，教學(xué)研究人員取得成果后馬上在網(wǎng)上錄人數(shù)據(jù)庫，管理部門不僅可以及時掌握，還可以針對成果進(jìn)行各種組合查詢，一舉扭轉(zhuǎn)了成果管理的被動局面。
（四）利用集約性，提高管理層次
網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下教學(xué)研究管理工作的遠(yuǎn)程化、規(guī)范化、動態(tài)化等基本特征極大地提高了管理水平和能力，其優(yōu)勢是傳統(tǒng)方式所無法比擬的。管理效益的大幅度提高，在人力、物力和時間上產(chǎn)生了極大的節(jié)約，使管理不在忙于簡單的上傳下達(dá)，而是將更多的力量轉(zhuǎn)向以提高學(xué)校的教學(xué)研究水平和學(xué)術(shù)地位為目的的導(dǎo)向性工作，向管理要效益，這就是集約性帶來的管理層次的提高。以前教學(xué)研究管理部門每年花很大力氣整理基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，編印大量的報表、手冊，散發(fā)給各部門和教學(xué)研究人員。實行管理網(wǎng)絡(luò)化以后，這些工作都交由計算機去完成，建立教學(xué)研究管理信息數(shù)據(jù)庫，不同用戶可以各取所需，管理人員把主要精力花在對管理信息進(jìn)行統(tǒng)計分析，然后針對問題出臺相應(yīng)的政策引導(dǎo)教學(xué)研究工作上。
（五）本項目的特色與創(chuàng)新之處
1.針對我校在科研、教務(wù)、財務(wù)、圖書館、人事等方面已經(jīng)廣泛采用信息管理系統(tǒng)的現(xiàn)狀，設(shè)計與開發(fā)教學(xué)成果登記管理系統(tǒng)，填補在教研領(lǐng)域信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用空白，推動我校數(shù)字化校園的建設(shè)進(jìn)一步前進(jìn)。
2.針對當(dāng)前我校教學(xué)質(zhì)量工程項目的大力推進(jìn)，開展和實現(xiàn)了對包括專業(yè)綜合改革試點、特色專業(yè)、工程教育人才培養(yǎng)模式改革試點、教學(xué)團(tuán)隊、教學(xué)示范中心、學(xué)科競賽、教材建設(shè)項目、教學(xué)改革研究項目、優(yōu)秀課程、精品課程、精品資源共享課、優(yōu)質(zhì)通識選修課、雙語教學(xué)示范課、學(xué)科競賽等各種類，國家級、省級、行業(yè)、校級等各個級別項目的信息化管理，從而為我校的教學(xué)成果管理邁上新臺階，實現(xiàn)教學(xué)成果管理的科學(xué)化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化奠定基礎(chǔ)。
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