發(fā)布時(shí)間：2023-05-15 16:36:00
序言：寫作是分享個(gè)人見解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的財(cái)務(wù)部檔案管理樣本，期待這些樣本能夠?yàn)槟峁┴S富的參考和啟發(fā)，請盡情閱讀。
【關(guān)鍵詞】會計(jì)檔案；管理
一、會計(jì)檔案的內(nèi)容
1．會計(jì)憑證方面。會計(jì)憑證包括原始憑證，記帳憑證，匯總憑證，其他會計(jì)憑證。每月裝訂一次，在裝訂之前應(yīng)分類整理，按順序排列，檢查日數(shù)、編號是否齊全，摘除憑證內(nèi)的金屬物，對大的張頁或附件要折疊同記賬憑證大小，避開裝訂線，同時(shí)檢查憑證序號，看是否有顛倒，發(fā)現(xiàn)缺號要查明原因，檢查附件是否有漏缺。憑證裝訂做到整齊、美觀、堅(jiān)固。最后，看憑證上的印章是否齊全。
2．會計(jì)賬簿方面。會計(jì)賬簿包括現(xiàn)金日記帳、銀行存款日記帳、總分類帳和明細(xì)分類帳。屬訂本式的帳簿，應(yīng)貼上封面；屬活頁式的帳簿，應(yīng)加以整理，將空頁抽出，用線繩裝訂成冊，一年裝訂成一本。使用活頁式帳簿，裝訂后再編寫帳頁順序號。應(yīng)附“啟用表”和目錄，記明每個(gè)帳戶的名稱和頁次。每本帳簿立為一卷。賬簿應(yīng)牢固、平整，封面應(yīng)齊全、平整，已經(jīng)實(shí)現(xiàn)會計(jì)電算化的帳簿，年終必須打印出全套總帳和明細(xì)賬本，會計(jì)主管人員簽章后裝訂。為了防止拆毀已經(jīng)裝訂成冊的會計(jì)憑證應(yīng)在裝訂處加貼封簽，并由會計(jì)主管人員簽章。
3．會計(jì)報(bào)表方面。會計(jì)報(bào)表會計(jì)報(bào)表是反映單位會計(jì)財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營成果的書面文件，包括會計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說明、月度增值稅納稅申報(bào)表、季度年度企業(yè)所得稅納稅申報(bào)表以及匯算清繳表等等。季度和年度會計(jì)報(bào)表按一、二、三季度和年度分別裝訂成冊，每冊為一卷。
4．其他會計(jì)檔案。（1）文書部分包括各種經(jīng)濟(jì)合同、協(xié)議及其附件；財(cái)務(wù)工作計(jì)劃，財(cái)務(wù)工作總結(jié)，財(cái)務(wù)決算資料，財(cái)務(wù)會議文件；財(cái)務(wù)分析資料；資信證明；工程決算資料等等；（2）報(bào)表部分：年度各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)技術(shù)指標(biāo)完成情況報(bào)表；內(nèi)部審計(jì)報(bào)告和其他重要會計(jì)檔案；（3）各類企業(yè)證照：包括企業(yè)稅務(wù)登記證，銀行開戶許可證；各類資格證明；以上這些會計(jì)資料和報(bào)表，由經(jīng)辦人在每一項(xiàng)業(yè)務(wù)完成時(shí)及時(shí)整理存檔；也可以以年度一次整理，分類裝訂。
二、會計(jì)檔案的保管
（1）會計(jì)檔案由檔案保管人員收集歸檔。存檔前，經(jīng)辦人要整理裝訂，分類填制會計(jì)檔案目錄，寫明案卷號，一切手續(xù)完備后，保管人員才能接收。（2）會計(jì)檔案的存放應(yīng)該做到：防火、防潮、防蟲、防盜、防霉?fàn)€。保證會計(jì)檔案完整無損。（3）實(shí)現(xiàn)會計(jì)電算化的，必須定期對硬盤上的會計(jì)數(shù)據(jù)建立備份。每月備份不得少于一次。恢復(fù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)必須使用最新的正式備份。每年末對所有需備份數(shù)據(jù)采取刻錄光盤的形式備份，統(tǒng)一交檔案室編號歸檔管理。（4）必須妥善保管好會計(jì)數(shù)據(jù)的移動備份硬盤，移動備份硬盤應(yīng)貼上標(biāo)簽并用印章或封條簽封。存放在安全、潔凈、防熱、防潮、防磁的場所，并定期進(jìn)行轉(zhuǎn)儲。移動備份硬盤不得隨便亂放和外借。（5）會計(jì)檔案的移交。負(fù)責(zé)會計(jì)檔案的保管人員，應(yīng)相對穩(wěn)定。如果保管人員有變動，必須辦理交接手續(xù)后才能離開。（6）會計(jì)檔案保管年限。會計(jì)檔案的保管年限，按財(cái)政部有關(guān)會計(jì)檔案保管年限執(zhí)行。一是會計(jì)憑證保管15年。二是會計(jì)賬簿保存15年，其中現(xiàn)金和銀行存款日記賬保存25年。三是會計(jì)報(bào)表保存10年，其中年度決算表永久保存。四是發(fā)貨票保管5年。保管年限期滿后方能銷毀。（7）會計(jì)檔案借閱的批準(zhǔn)權(quán)限。本單位財(cái)務(wù)部內(nèi)部人員借閱會計(jì)檔案。會計(jì)檔案存在財(cái)務(wù)部的，經(jīng)財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案保管人提供；會計(jì)檔案存在檔案管理部檔案庫的，經(jīng)財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人準(zhǔn)后，由檔案庫保管人員提供。查閱過程中檔案管理人員不得離開現(xiàn)場。本單位其他部門借閱會計(jì)檔案。會計(jì)檔案存在財(cái)務(wù)部的，要經(jīng)財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，方能借閱；會計(jì)檔案存在檔案庫的，要經(jīng)檔案管理部和財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，方能借閱。（8）會計(jì)檔案的銷毀。公司會計(jì)檔案的銷毀。應(yīng)由檔案、審計(jì)和財(cái)務(wù)部對應(yīng)銷毀的會計(jì)檔案共同進(jìn)行鑒定，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審查后，編制“會計(jì)檔案銷毀清冊”和“銷毀清冊審批表”。報(bào)批準(zhǔn)方能銷毀。會計(jì)部門保管的會計(jì)檔案的銷毀。應(yīng)由會計(jì)部門編制“會計(jì)檔案銷毀清冊”和“銷毀清冊審批表”。由檔案、審計(jì)部門鑒定、審批和監(jiān)銷。會計(jì)檔案保管期滿應(yīng)銷毀時(shí)，其中有的原始憑證還有使用價(jià)值的，應(yīng)單獨(dú)抽出另行立卷保管。直至保管到確無使用價(jià)值時(shí)再銷毀。會計(jì)檔案銷毀后經(jīng)辦人應(yīng)在銷毀清冊上簽章，注明“已銷毀”字樣和銷毀日期，同時(shí)將監(jiān)銷情況寫出書面報(bào)告，一式兩份，一份報(bào)本單位領(lǐng)導(dǎo)，一份歸檔備查。
總之，隨著市場經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，會計(jì)檔案管理工作也應(yīng)不斷創(chuàng)新，以適應(yīng)會計(jì)發(fā)展的需要。
參 考 文 獻(xiàn)
1.1會計(jì)檔案收集與整理階段
會計(jì)檔案收集是會計(jì)檔案工作的基礎(chǔ)性工作，它要求收集會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、會計(jì)報(bào)表和其他會計(jì)核算資料，這些都是記錄經(jīng)濟(jì)發(fā)展和業(yè)務(wù)情況的重要指標(biāo)，是會計(jì)檔案工作的基礎(chǔ)。因此，在此階段，檔案管理人員要熟悉會計(jì)檔案的收集范圍，根據(jù)會計(jì)檔案工作要求，規(guī)整重要檔案，以備后用。
1.2會計(jì)檔案形成與保管階段
會計(jì)檔案形成與保管是會計(jì)檔案管理的重點(diǎn)。在收集與整理會計(jì)資料后，要對會計(jì)檔案進(jìn)行整理立卷，并按要求裝訂成冊。把會計(jì)檔案放在財(cái)務(wù)資產(chǎn)保管部保存1年，期滿后，由財(cái)務(wù)資產(chǎn)部編制移交清冊，然后由檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管。會計(jì)檔案要放在干燥防水的地方，并遠(yuǎn)離易燃品堆放地，此外，還要注意防蟲蛀，保持清潔衛(wèi)生。
1.3會計(jì)檔案移交階段
《會計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定：“財(cái)務(wù)部門和經(jīng)辦人必須按期將應(yīng)當(dāng)歸檔的會計(jì)檔案全部移交檔案管理部門，不得自行封閉保存?！币虼?，檔案部門要嚴(yán)格遵照國家法律規(guī)定，按期點(diǎn)收，不得找借口托辭。財(cái)務(wù)資產(chǎn)部門要將保存滿1年的會計(jì)檔案即時(shí)移交給檔案管理部門，并做好交接手續(xù)，及時(shí)編制好會計(jì)檔案移交清冊。
1.4會計(jì)檔案借閱階段
《會計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定：“當(dāng)年會計(jì)檔案，在會計(jì)年度終了后，可暫由單位的財(cái)務(wù)部門保管1年?！逼髽I(yè)要加強(qiáng)會計(jì)檔案管理，避免出現(xiàn)會計(jì)檔案丟失的現(xiàn)象。因此，財(cái)務(wù)部門要建立嚴(yán)格的會計(jì)檔案借閱制度。內(nèi)部人員借閱會計(jì)檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)：內(nèi)部人員查閱會計(jì)檔案，需經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，按照檔案管理有關(guān)規(guī)定，辦理借閱手續(xù)。填寫會計(jì)檔案借閱審批表，注明借閱人姓名、時(shí)間和會計(jì)檔案名稱，經(jīng)由會計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字，可提供復(fù)印件，并在專設(shè)的登記簿上登記。外部單位借閱、查詢會計(jì)檔案時(shí)，除執(zhí)行內(nèi)部借閱條款外，還要借閱單位出據(jù)介紹信，并由負(fù)責(zé)人簽字方可借閱。借閱人歸還會計(jì)檔案時(shí)，會計(jì)檔案管理人員要認(rèn)真檢查檔案的完好性，仔細(xì)核實(shí)有無涂改、損壞情況，防止會計(jì)檔案在流動過程中散失、缺損、抽換或任意銷毀，確保會計(jì)檔案的安全性和完整性，避免秘密文件丟失、泄密。
1.5會計(jì)檔案銷毀階段
會計(jì)檔案銷毀是會計(jì)檔案管理的最后一個(gè)階段。在該階段，企業(yè)要按照一定原則和標(biāo)準(zhǔn)，對會計(jì)檔案的鑒定和銷毀做出明確要求，對過期的會計(jì)檔案進(jìn)行價(jià)值估算，并銷毀沒有價(jià)值的會計(jì)檔案。檔案管理部門要提出鑒定意見，和財(cái)務(wù)部門共同組成鑒定工作小組，對檔案逐冊、逐頁進(jìn)行鑒定，對確無保管價(jià)值的會計(jì)檔案編制銷毀清冊。銷毀情況形成書面文件和銷毀清冊一同存入檔案。
2會計(jì)檔案的管理策略
第一，結(jié)合財(cái)務(wù)管理實(shí)際需求，建立完善的會計(jì)管理機(jī)制，以全面規(guī)制會計(jì)工作內(nèi)容，從而保證會計(jì)工作流程的規(guī)范性、有效性。第二，把所有經(jīng)濟(jì)活動都?xì)w入會計(jì)監(jiān)督管控的范圍，按照制度要求，保持會計(jì)檔案工作特色，實(shí)施精細(xì)化、電子化管理模式，嚴(yán)控會計(jì)檔案歸口，確保會計(jì)檔案的真實(shí)性、有效性、準(zhǔn)確性和時(shí)效性。第三，企業(yè)要做好教育和專業(yè)培訓(xùn)工作，努力提高會計(jì)檔案管理人員的素質(zhì)和專業(yè)水平，以保證會計(jì)管理工作有效進(jìn)行。
3會計(jì)檔案管理創(chuàng)新實(shí)踐
3.1會計(jì)檔案電子化、信息化革新
紙質(zhì)檔案仍然是當(dāng)今會計(jì)檔案的主要載體，但是，隨著電算化的跨躍，財(cái)務(wù)系統(tǒng)軟件從遠(yuǎn)光到FMIS，再到ERP、財(cái)務(wù)管控系統(tǒng)等多系統(tǒng)并行，將會計(jì)電子檔案的推行提上日程。依據(jù)會計(jì)檔案管理的最新要求，2014年，財(cái)務(wù)資產(chǎn)部協(xié)同財(cái)務(wù)管控組，將成立以來的全部賬目編制成電子檔案，以電子檔案盒為載體，設(shè)立內(nèi)部局域網(wǎng)管理，對電子檔案進(jìn)行專項(xiàng)管理，滿足會計(jì)電子檔案異地、防災(zāi)存儲的要求。在地市沒有服務(wù)器網(wǎng)絡(luò)的情況下，實(shí)現(xiàn)對以前年度會計(jì)信息進(jìn)行電子查詢，為查詢紙質(zhì)檔案起到“衛(wèi)星定位”的作用。
3.2優(yōu)化人員配置，確保會計(jì)檔案專業(yè)專職管理
財(cái)務(wù)資產(chǎn)部設(shè)置會計(jì)檔案管理崗位，配備專業(yè)財(cái)務(wù)人員負(fù)責(zé)會計(jì)檔案管理，在保證會計(jì)檔案質(zhì)量的同時(shí)，提升會計(jì)檔案管理水平。注重會計(jì)檔案人員的職業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平，要求會計(jì)檔案管理人員必須具備會計(jì)從業(yè)資格證書，大學(xué)?？萍耙陨蠈W(xué)歷，且有5年以上會計(jì)工作經(jīng)驗(yàn)，政治表現(xiàn)好，具有良好的道德品行。建立會計(jì)崗位輪換制，采用A、B崗機(jī)制確保會計(jì)檔案管理有序進(jìn)行，工作銜接流暢，財(cái)務(wù)管理職能進(jìn)一步強(qiáng)化。
3.3重視業(yè)務(wù)水平，加強(qiáng)培訓(xùn)管理
會計(jì)檔案管理人員除應(yīng)兼顧財(cái)務(wù)會計(jì)專業(yè)和文書檔案專業(yè)知識外，還要具備計(jì)算機(jī)方面的專業(yè)知識。因此，對會計(jì)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)要求也相對高于其他崗位。定期或不定期地對會計(jì)檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)能力和道德素質(zhì)，使其能勝任檔案管理工作。
4未來的設(shè)想和發(fā)展方向
【關(guān)鍵詞】 高校;基建會計(jì);檔案管理
高校的基建會計(jì)檔案,是會計(jì)檔案和基建檔案的重要組成部分,但兩者又有所區(qū)別,基建檔案是指記錄和反映高校在基建活動過程中形成的重要?dú)v史資料和證據(jù),包括基建會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、會計(jì)報(bào)表、經(jīng)濟(jì)合同和協(xié)議、會計(jì)檔案移交清冊、會計(jì)檔案保管清冊等會計(jì)核算專業(yè)資料。是高校檔案卷宗的重要組成部分,基建會計(jì)檔案由于具有信息量大、時(shí)效性強(qiáng)、查閱頻繁等的特點(diǎn),利用傳統(tǒng)的會計(jì)檔案管理手段和方法很難滿足所有高?；ㄘ?cái)務(wù)信息使用者的要求,加上電子檔案的出現(xiàn)也給基建會計(jì)檔案的管理提出了新的挑戰(zhàn)。
一、高?；〞?jì)檔案收集范圍
一是基建會計(jì)憑證類:原始憑證、記賬憑證、匯總憑證等。二是基建會計(jì)賬簿類:總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬簿,其它會計(jì)賬簿。三是財(cái)務(wù)報(bào)告類:月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告,包括資金平衡表、待攤投資明細(xì)表、基建借款情況表、基建投資表和交付使用資產(chǎn)明細(xì)表等。四是其它類:銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行賬單,其它應(yīng)當(dāng)保存的會計(jì)核算專業(yè)資料,會計(jì)檔案移交清冊、會計(jì)檔案保管清冊、會計(jì)檔案銷毀清冊等。
二、高校基建財(cái)務(wù)檔案管理的現(xiàn)狀及存在問題。
(一)高校專職檔案管理人員,只注重學(xué)校文書檔案管理而不重視會計(jì)檔案保管
會計(jì)檔案的使用和查閱往往只是局限于會計(jì)人員和審計(jì)人員,檔案管理人員以不熟悉會計(jì)業(yè)務(wù)為由,認(rèn)為會計(jì)檔案保管就是會計(jì)人員的工作,會計(jì)檔案移交后,雖然集中于高校檔案管理部門集中保管,但卻置之一旁,無人問津,時(shí)有散落現(xiàn)象。會計(jì)檔案不同于普通文書檔案保管,高校在文書檔案管理制度上已相對完善,會計(jì)檔案在移交時(shí),雖然有移交清單,基建財(cái)務(wù)人員也按正常要求裝訂會計(jì)憑證,但是不可能清點(diǎn)憑證張數(shù),檔案盒沒有封條,出現(xiàn)檔案遺失問題后,會計(jì)人員和檔案管理人員責(zé)任相互推諉,加大了會計(jì)檔案管理的難度,這也是專職檔案管理人員不愿接手會計(jì)檔案原因之一。
(二)高校基本建設(shè)周期長,難以即時(shí)移交基建會計(jì)檔案
按照《會計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定會計(jì)年度終了后一年內(nèi)將基建會計(jì)檔案移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管。由于目前高校基建單獨(dú)建賬,與高校事業(yè)賬實(shí)行的是不同的財(cái)務(wù)制度,事業(yè)和基建會計(jì)人員按照崗位設(shè)置分工,相互獨(dú)立,基建項(xiàng)目沒有竣工結(jié)算進(jìn)行資產(chǎn)移交前,一般不進(jìn)行合賬處理。再者,由于供應(yīng)商往來、項(xiàng)目費(fèi)用查詢、工程預(yù)決算審計(jì)、項(xiàng)目審計(jì)等原因經(jīng)常需要調(diào)閱基建會計(jì)檔案,事業(yè)檔案會計(jì)人員不愿接手基建會計(jì)檔案進(jìn)行編號入檔,增加了中間移交環(huán)節(jié),導(dǎo)致基建會計(jì)檔案移交不及時(shí)。
(三)基建會計(jì)檔案保管人員缺乏相應(yīng)的長期檔案管理經(jīng)驗(yàn),嚴(yán)重影響會計(jì)檔案保管質(zhì)量和壽命
財(cái)務(wù)人員雖然熟悉賬務(wù)處理,但是缺乏會計(jì)檔案管理常識,加上有些高校領(lǐng)導(dǎo)意識不到財(cái)務(wù)檔案管理的重要性,不重視財(cái)務(wù)人員檔案管理的培訓(xùn)。很多單位的會計(jì)檔案都沒有專門的存放地點(diǎn)。由于保管環(huán)境不當(dāng),造成基建會計(jì)檔案霉變、毀壞甚至遺失,加大高校財(cái)務(wù)管理風(fēng)險(xiǎn)。檔案借出不履行相關(guān)手續(xù),不經(jīng)單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),隨意查閱或者復(fù)印,致使基建會計(jì)檔案可能被涂畫、拆封和抽換。
(四)基建會計(jì)人員不熟悉基建業(yè)務(wù)和會計(jì)檔案的分類,致使基建會計(jì)檔案查找困難,甚至?xí)斐晒こ炭畛冬F(xiàn)象
《會計(jì)法》規(guī)定除結(jié)賬和更正錯(cuò)誤的記賬憑證外,其他記賬憑證必須附有原始憑證。有些會計(jì)人員卻不清楚附哪些原始憑證,由于施工合同、驗(yàn)收報(bào)告、工程變更單等原始憑證較厚,難以訂本包裝,會計(jì)人員不對這些憑證進(jìn)行單獨(dú)裝訂保管,在封面上注明記賬憑證日期、編號、種類,同時(shí)在記賬憑證上注明“附件另訂”和原始憑證名稱及編號。不便于工程付款記錄的查對和竣工結(jié)算審計(jì)等。會計(jì)檔案有不同的保管期限,一味籠統(tǒng)將基建財(cái)務(wù)管理檔案全部作為原始憑證放之于記賬憑證后裝訂,后繼人員因不了解經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)的來龍去脈,增加后繼工作量。
(五)會計(jì)電算化高?；ㄘ?cái)務(wù)人員安全意識淡薄
許多高?；ㄙ~務(wù)處理采用電算化形式,有些會計(jì)人員用電算化上網(wǎng),在防火墻有漏洞的情況下,易遭黑客攻擊,導(dǎo)致系統(tǒng)癱瘓,數(shù)據(jù)泄露和丟失。日常工作中,不做好電子備份工作;銀行存款日記賬和現(xiàn)金日記賬不采用訂本式賬簿,不當(dāng)日打印核對,只是年末一次性打印裝訂。檔案移交時(shí)不注重電子檔案移交和保管,只將紙質(zhì)檔案移交,不利于高校信息化發(fā)展。
三、加強(qiáng)高?；〞?jì)檔案管理的措施
(一)在財(cái)務(wù)部門配置臨時(shí)檔案庫房,指定非出納人員管理基建會計(jì)檔案
財(cái)務(wù)部門檔案庫房門窗要堅(jiān)固,配備相應(yīng)的設(shè)施做到防盜、防火、防蟲、防塵、防潮、防光、防腐蝕、防失密。財(cái)務(wù)部門每年形成的基建會計(jì)檔案,統(tǒng)一由會計(jì)檔案管理員按照歸檔要求,負(fù)責(zé)整理立卷,裝訂成冊,編制會計(jì)檔案保管清冊。當(dāng)年形成的基建會計(jì)檔案,會計(jì)年度終了后,在財(cái)務(wù)部門保管不超過一年。期滿之后,統(tǒng)一由會計(jì)檔案管理員編制移交清冊,移交學(xué)校綜合檔案室統(tǒng)一保管。移交學(xué)校檔案室保管的會計(jì)檔案,原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊的封裝,如需要拆封重新整理的,學(xué)校綜合檔案室應(yīng)當(dāng)會同基建會計(jì)檔案經(jīng)辦人員共同拆封整理,以分清責(zé)任。見表1:會計(jì)檔案資料移交清冊。
(二)加強(qiáng)基建會計(jì)人員崗位培訓(xùn),提高基建會計(jì)檔案的案卷質(zhì)量
高校領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)人員應(yīng)提高對基建會計(jì)檔案管理的認(rèn)識,加強(qiáng)和組織基建會計(jì)人員認(rèn)真學(xué)習(xí)《會計(jì)法》、《會計(jì)檔案管理辦法》和《高校檔案工作規(guī)范》,制定會計(jì)檔案管理標(biāo)準(zhǔn),對會計(jì)檔案進(jìn)行規(guī)范管理,將會計(jì)檔案管理及操作技能的培訓(xùn),納入基建會計(jì)人員崗位培訓(xùn)中,要求從會計(jì)檔案整理的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)學(xué)起,使其熟練掌握會計(jì)檔案管理的基本知識與操作技能,進(jìn)而從源頭上做好會計(jì)檔案的整理規(guī)范工作,為單位領(lǐng)導(dǎo)的決策提供真實(shí)、可靠的依據(jù)。同時(shí)要求會計(jì)人員對基建會計(jì)檔案在工程的不同階段進(jìn)行整理分類,與會計(jì)核算同步,可以方便會計(jì)人員和審計(jì)監(jiān)督部門人員的頻繁利用,達(dá)到了基建財(cái)務(wù)檔案立卷整理科學(xué)和有效利用的目的。另外基建財(cái)會人員不僅要熟悉財(cái)務(wù)會計(jì)專業(yè)知識,還要掌握基本建設(shè)知識, 通過多渠道多層次提高素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平,使基建會計(jì)工作逐步轉(zhuǎn)向?qū)窘ㄔO(shè)投資全過程的決策、控制、核算、反映和監(jiān)督?；〞?jì)人員熟悉基本建設(shè)過程和建設(shè)工程方面的知識,便于搜集基建原始憑證和完善基建會計(jì)檔案建設(shè)。
(三)完善基建會計(jì)檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度,確保基建會計(jì)檔案的安全與完整
按照相關(guān)法律、法規(guī)的要求,根據(jù)高校自身的特點(diǎn)制定適合本單位的基建會計(jì)檔案管理制度,制定基建會計(jì)檔案的歸檔范圍、歸檔時(shí)間、分類大綱、保管期限表、移交時(shí)間等,確保會計(jì)檔案收集的齊全完整?；〞?jì)檔案原則上不得外借,如有特殊需要,必須經(jīng)單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后,方可查詢和復(fù)制,并履行登記手續(xù),基建會計(jì)人員和借閱人員對基建會計(jì)檔案內(nèi)容除單位負(fù)責(zé)人同意和司法需要不得對外泄露,否則追究相關(guān)人員責(zé)任。對高校電算化的電腦杜絕上外網(wǎng),防止檔案泄密和被篡改。對基建會計(jì)檔案的銷毀嚴(yán)格履行程序,向單位負(fù)責(zé)人申請,同意后方可由檔案管理部門和會計(jì)人員共同參與,銷毀檔案期滿、不存在未了事項(xiàng)和正在建設(shè)的項(xiàng)目的基建會計(jì)檔案,并認(rèn)真填寫基建會計(jì)檔案銷毀清冊。見表2:檔案借閱(復(fù)印)登記表和表3:會計(jì)檔案銷毀申請表。
(四)加強(qiáng)基建會計(jì)檔案管理的考核和監(jiān)管力度,促進(jìn)高?；〞?jì)檔案優(yōu)化科學(xué)發(fā)展
學(xué)校財(cái)務(wù)部門和檔案部門應(yīng)建立檢查、考核和評估制度,明確崗位職責(zé)。不定期組織會計(jì)人員到其他高校財(cái)務(wù)部門和檔案部門參觀學(xué)習(xí),對會計(jì)檔案管理過程中存在的疑難問題和得力措施進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)交流。將基建會計(jì)檔案規(guī)范化管理納入會計(jì)常規(guī)業(yè)務(wù)檢查中,對基建會計(jì)工作的整體性和連續(xù)性的檢查與監(jiān)督。對基建會計(jì)檔案人員,成績突出的應(yīng)給予表獎(jiǎng);對不合格的人員應(yīng)給予批評,限期改進(jìn)或進(jìn)行撤換。并對考核的結(jié)果記入個(gè)人業(yè)務(wù)檔案,與會計(jì)人員的職位和職稱晉升掛鉤,提高基建會計(jì)檔案人員的主觀能動性和責(zé)任感,以保證高?；n案建設(shè)的科學(xué)可持續(xù)發(fā)展。
(五)建立高校內(nèi)部職能部門網(wǎng)絡(luò)平臺,實(shí)現(xiàn)基建會計(jì)檔案管理現(xiàn)代化
在基建會計(jì)檔案歸檔和移交時(shí),利用現(xiàn)代化手段將同一份檔案的紙質(zhì)版和電子版同時(shí)歸檔和移交,這也要求檔案管理人員具備保管軟盤、硬盤和光盤的常識。在高校各職能部門之間按照權(quán)限建立內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)平臺,將電子基建會計(jì)檔案上網(wǎng),通過網(wǎng)絡(luò)交流,滿足各職能部門日常查詢、數(shù)據(jù)分析和編制報(bào)表的需要,達(dá)到檔案信息資源共享、無紙化查閱和方便快捷的目的,避免原始檔案由于頻繁翻閱而帶來的磨損,還有利于檔案資源的統(tǒng)一整合,極大地提高了工作效率和工作質(zhì)量,為高校領(lǐng)導(dǎo)決策層及時(shí)做出科學(xué)合理的判斷提供信息支持。
(六)加強(qiáng)基建會計(jì)檔案管理的宣傳力度,獲取各方支持
基建會計(jì)檔案的管理不僅是會計(jì)檔案管理人員和基建會計(jì)人員的常規(guī)工作,還涉及其他各職能部門和施工承建單位,是一項(xiàng)長期艱巨的復(fù)雜工作,平時(shí)財(cái)務(wù)和檔案管理部門要加強(qiáng)對外部門的基建會計(jì)檔案管理宣傳力度,爭取各方面的支持,以便及時(shí)、系統(tǒng)地收集到所需的基建會計(jì)原始資料。
總之,高?；〞?jì)檔案是記錄高校基本建設(shè)和發(fā)展過程中的詳細(xì)歷史資料,是具有參考價(jià)值和法律效力的書面證明,必須重視和加強(qiáng)對基建會計(jì)檔案工作的管理,建立基建會計(jì)檔案的立卷、歸納、保管、查閱和銷毀等管理制度,實(shí)現(xiàn)高校會計(jì)檔案的信息化,保證基建會計(jì)檔案安全、完整、方便查閱,更好地為高?？沙掷m(xù)健康發(fā)展服務(wù)。
【參考文獻(xiàn)】
[1] 鐘敏.加強(qiáng)高?；ㄘ?cái)務(wù)管理的實(shí)踐與思考[J].湖南科技學(xué)院學(xué)報(bào),2005 (7).
[2] 王燕燕.規(guī)范會計(jì)檔案管理的重要舉措[J].財(cái)會通訊,2007(10).
關(guān)鍵詞：會計(jì)檔案管理；問題；措施
一、引言
會計(jì)檔案是記錄和反映一個(gè)單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，會計(jì)檔案管理是會計(jì)工作的重要組成部分。然而，會計(jì)檔案管理作為財(cái)務(wù)管理的最后一個(gè)環(huán)節(jié)，往往容易被忽視，形成財(cái)務(wù)管理工作的一個(gè)薄弱環(huán)節(jié)，直接了影響財(cái)務(wù)管理的質(zhì)量和水平。檔案管理是一門學(xué)問，需要會計(jì)人員去認(rèn)真學(xué)習(xí)、去積極探索。通過學(xué)習(xí)和探索可以提高會計(jì)人員的業(yè)務(wù)技能和自身素質(zhì)。因此，加強(qiáng)會計(jì)檔案管理可以促進(jìn)財(cái)務(wù)管理水平的提高，可以使會計(jì)檔案管理工作更好地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和經(jīng)濟(jì)體制改革服務(wù)。
二、會計(jì)檔案管理中存在的問題
1.會計(jì)檔案立卷不規(guī)范
有些單位會計(jì)憑證裝訂后沒有封粘，或者已封粘但在封粘處沒有會計(jì)人員簽章，會計(jì)憑證裝訂封皮項(xiàng)目填寫不全；有些單位的會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、會計(jì)報(bào)表以及會計(jì)文件資料混亂放置，活頁賬簿沒按統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)填寫封面，會計(jì)報(bào)表各月份分散存放。會計(jì)檔案移交時(shí)雙方?jīng)]有按冊清點(diǎn)，沒有移交清單，沒有按照永久、定期兩類分別保管，不僅查找非常困難，而且也不合乎會計(jì)檔案管理要求。
2.會計(jì)檔案保管不規(guī)范
有些單位的會計(jì)檔案未按要求歸入單位檔案部門保管，而是由會計(jì)人員自行保管；有些單位沒有成立綜合檔案室，各類檔案分別由具體工作人員保管；有些單位雖設(shè)有專職檔案管理人員，但未接收會計(jì)檔案；有些單位由于領(lǐng)導(dǎo)不了解《會計(jì)檔案管理辦法》，要求會計(jì)人員自行保管會計(jì)檔案；還有個(gè)別單位由于檔案柜不足，將會計(jì)檔案裝入紙箱中，任意堆放。
3.會計(jì)檔案管理及銷毀不規(guī)范
會計(jì)檔案管理不科學(xué)，存放沒有順序、查找不方便，借閱登記制度不健全。會計(jì)檔案銷毀也不及時(shí)，到期該銷毀的不銷毀，銷毀過程有的也不規(guī)范。
三、解決會計(jì)檔案管理存在問題的措施
規(guī)范會計(jì)檔案立卷。裝訂會計(jì)憑證必須使用會計(jì)憑證裝訂封皮，封粘裝訂線，并在封粘處加蓋會計(jì)人員印章。封皮表面的有關(guān)內(nèi)容必須逐項(xiàng)填寫齊全。裝訂完畢后必須按月份的先后順序放入會計(jì)檔案（憑證）盒中，必須認(rèn)真逐項(xiàng)填寫檔案盒面上的內(nèi)容。年度終了必須封賬，活頁賬簿必須將空白賬頁取出，已設(shè)置會計(jì)科目但無業(yè)務(wù)發(fā)生的賬頁則應(yīng)保留。必須按賬頁編號順序填寫“目錄”及“賬簿使用登記表”，與賬簿一并裝訂。裝訂后要將裝訂線封粘，由會計(jì)人員在封粘處加蓋印章。年度終了必須將會計(jì)報(bào)表逐頁編制序號，分別填寫“會計(jì)檔案卷內(nèi)目錄”和“會計(jì)備考表”。加強(qiáng)會計(jì)檔案管理，理順會計(jì)檔案管理體制。單位的會計(jì)檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照《檔案法》、《會計(jì)法》、《會計(jì)檔案管理辦法》等有關(guān)規(guī)定，明確會計(jì)檔案的保管是單位的檔案管理部門，由財(cái)務(wù)部門將本單位的會計(jì)檔案整理規(guī)范，在財(cái)務(wù)部門暫保管1年，期滿后編制會計(jì)檔案案卷目錄，連同打印的紙質(zhì)會計(jì)檔案和存儲會計(jì)數(shù)據(jù)的磁介質(zhì)會計(jì)檔案，向單位的檔案管理部門移交。規(guī)范會計(jì)檔案保管。財(cái)會部門應(yīng)按檔案管理部門的要求辦理相關(guān)手續(xù)，將會計(jì)檔案移交檔案管理部門保管。未建立檔案管理部門的單位，會計(jì)檔案暫由財(cái)會部門妥善保管，但要由專人負(fù)責(zé)。要配置專用箱柜及防盜、防火、防霉、防蛀設(shè)施，對已離任的會計(jì)人員，其會計(jì)檔案應(yīng)交本單位檔案部門或財(cái)會部門保管，不得自行存放。對已終止會計(jì)核算業(yè)務(wù)的單位或部門，其會計(jì)檔案應(yīng)交上級檔案部門保管。凡未移交的單位或個(gè)人，應(yīng)立即辦理移交手續(xù)。規(guī)范會計(jì)檔案保管的期限管理和銷毀管理。各單位會計(jì)檔案的保管期限要嚴(yán)格按照《會計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。會計(jì)檔案保管期滿需銷毀時(shí)，由本單位會計(jì)檔案管理部門提出銷毀意見，會同財(cái)會部門共同鑒定，嚴(yán)格審查后，編造會計(jì)檔案銷毀清冊。機(jī)關(guān)和事業(yè)單位報(bào)本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷毀；企業(yè)單位經(jīng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)審查，報(bào)經(jīng)上級主管部門批準(zhǔn)后銷毀。對于其中未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)的原始憑證，應(yīng)單獨(dú)抽出另行立卷，由會計(jì)檔案保管部門保管到結(jié)清債權(quán)債務(wù)為止。各單位按規(guī)定銷毀會計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)由會計(jì)檔案保管部門和財(cái)會部門共同派人監(jiān)銷。監(jiān)銷人在銷毀會計(jì)檔案前，應(yīng)認(rèn)真清點(diǎn)核對，銷毀后，應(yīng)在銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告單位領(lǐng)導(dǎo)。加強(qiáng)會計(jì)人員崗位培訓(xùn)，提高會計(jì)檔案的案卷質(zhì)量會計(jì)人員是會計(jì)檔案整理的第一責(zé)任人。會計(jì)人員對會計(jì)檔案規(guī)范化整理的熟知、熟練程度，決定了會計(jì)檔案案卷質(zhì)量的高低。因此，必須將會計(jì)檔案管理及操作技能的培訓(xùn)，納入會計(jì)人員上崗前的培訓(xùn)中，從會計(jì)檔案整理的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)學(xué)起，使其熟練掌握會計(jì)檔案管理的基本知識與操作技能，進(jìn)而從源頭上做好會計(jì)檔案的整理規(guī)范工作。全力做好會計(jì)電算化環(huán)境下會計(jì)檔案的收集。電算化會計(jì)檔案是電算化會計(jì)活動的產(chǎn)物，加強(qiáng)電算化會計(jì)活動的產(chǎn)物，加強(qiáng)電算化會計(jì)檔案的管理，是電算化會計(jì)工作連續(xù)進(jìn)行的保證，是電算化會計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)安全完整的保證，也是電算化會計(jì)信息系統(tǒng)正常運(yùn)行的保證。電算化會計(jì)檔案包括：存儲在計(jì)算機(jī)硬盤中的會計(jì)數(shù)據(jù)，其他磁性介質(zhì)或光盤存儲的會計(jì)數(shù)據(jù)和計(jì)算機(jī)打印出來的書面形式的會計(jì)數(shù)據(jù)；會計(jì)數(shù)據(jù)是指記賬憑證、會計(jì)賬簿、 會計(jì)報(bào)表（包括報(bào)表格式和計(jì)算機(jī)公式）等數(shù)據(jù)。
隨著信息和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展及其進(jìn)入會計(jì)領(lǐng)域，產(chǎn)生了許多依附于計(jì)算機(jī)磁性介質(zhì)上的數(shù)據(jù)和文件，財(cái)務(wù)人員的所有日常工作及歷年會計(jì)材料的調(diào)閱均在計(jì)算上完成，由此電算化會計(jì)檔案應(yīng)運(yùn)而生，同時(shí)也為會計(jì)檔案賦予了新特點(diǎn)。財(cái)務(wù)部門應(yīng)把財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的備份文件保存好，以防計(jì)算機(jī)硬件系統(tǒng)損壞后在最短的時(shí)間內(nèi)，在最小的損失下恢復(fù)原有的會計(jì)電算化系統(tǒng)。除了備份外，還應(yīng)收集計(jì)算機(jī)軟硬件系統(tǒng)以及與之相配套的各種說明書及使用手冊等。
關(guān)鍵詞：高校；內(nèi)涵建設(shè)；會計(jì)檔案；管理人才
加強(qiáng)高校的內(nèi)涵建設(shè)，提高綜合管理水平成了高?？沙掷m(xù)發(fā)展的主要內(nèi)容。其中，加強(qiáng)高校會計(jì)檔案管理是高校內(nèi)涵建設(shè)一個(gè)非常重要的方面。根據(jù)財(cái)政部1998年8月21日的《會計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定，高校必須重視會計(jì)檔案管理人才的培養(yǎng)，建立和健全會計(jì)檔案管理的管理制度，切實(shí)地把高校會計(jì)檔案管好、用好。高校會計(jì)檔案是國家檔案的重要組成部分，也是各高校的重要檔案之一。
一、會計(jì)檔案管理
財(cái)政部、國家檔案局對高校會計(jì)檔案的管理單位、管理要求、保管期限都有明確的規(guī)定，現(xiàn)概述如下。
（1）管理單位規(guī)定。高校會計(jì)檔案在從財(cái)務(wù)部門移交給檔案管理部門之前的管理單位是財(cái)務(wù)會計(jì)部門，移交給檔案管理部門之后的管理單位是檔案管理部門。
（2）管理人員規(guī)定。出納人員不得兼管會計(jì)檔案。
（3）保管期限規(guī)定。高校會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、會計(jì)報(bào)表等會計(jì)檔案的保管期限如下.保管期是五年的會計(jì)檔案有：固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后的固定資產(chǎn)明細(xì)賬（卡片），會計(jì)月、季度報(bào)表；保管期是十五年的會計(jì)檔案有：各種會計(jì)憑證，日記賬，總賬，明細(xì)分類、分戶或登記簿，會計(jì)移交清冊；保管期是二十五年的會計(jì)檔案有：現(xiàn)金出納賬、銀行存款賬；永久保管的會計(jì)檔案有：涉及外事的會計(jì)憑證，會計(jì)決算報(bào)表，會計(jì)檔案保管清冊，會計(jì)檔案銷毀清冊。
（4）檔案使用規(guī)定。各單位保存的會計(jì)檔案應(yīng)為本單位積極提供利用，向外單位提供利用時(shí)，檔案原件原則上不得借出，如有特殊需要，須報(bào)經(jīng)上級主管單位批準(zhǔn)。但不得拆散原卷冊，并應(yīng)限期歸還。
（5）檔案銷毀規(guī)定。會計(jì)檔案保管期滿，需要銷毀時(shí)，由本單位檔案部門提出銷毀意見，會同財(cái)務(wù)會計(jì)部門共同鑒定，嚴(yán)格審查，編造會計(jì)檔案銷毀清冊。對于其中未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)的原始憑證，應(yīng)單獨(dú)抽出，另行立卷，由檔案部門保管到結(jié)清債權(quán)債務(wù)時(shí)為止；建設(shè)單位在建設(shè)期間的會計(jì)檔案，不得銷毀。
二、主要問題
高校會計(jì)檔案管理工作存在的主要問題有以下七個(gè)方面：
（1）領(lǐng)導(dǎo)不夠重視。高校會計(jì)檔案是高校經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)展的歷史記錄，會計(jì)檔案工作是保存歷史，服務(wù)未來，承上啟下的一項(xiàng)重要工作，是高校財(cái)務(wù)管理體系中的一個(gè)很重要的方面。但是，許多高校的領(lǐng)導(dǎo)和財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人，對會計(jì)檔案管理和檔案人員配備上的重要性重視不夠，導(dǎo)致會計(jì)工作與會計(jì)檔案管理工作相脫節(jié)。許多高校會計(jì)檔案管理人員大多數(shù)是由會計(jì)人員兼管， 缺乏檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)和資質(zhì)，不懂得檔案的基本操作規(guī)程，對國家對會計(jì)檔案管理等有關(guān)規(guī)定不熟悉，導(dǎo)致會計(jì)檔案整理歸檔不及時(shí)，使會計(jì)檔案的完整性、安全性得不到保障。
（2）制度不夠健全。國家檔案局、財(cái)政部規(guī)定了會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、會計(jì)報(bào)表等會計(jì)核算資料的管理方法，但是許多高校財(cái)務(wù)部門并沒有制定一套具體的適合本校實(shí)際情況的會計(jì)檔案管理制度。
（3）檔案不夠規(guī)范。會計(jì)檔案不規(guī)范主要有以下七個(gè)方面：一是有些高校會計(jì)憑證裝訂不及時(shí)；二是會計(jì)憑證裝訂不符合規(guī)范的要求；三是活頁賬簿裝訂時(shí)無封面，不按規(guī)定編好頁碼裝訂成冊；四是會計(jì)報(bào)表未按要求按月裝訂；五是會計(jì)檔案立卷時(shí)不按保管期限分別立卷歸檔；六是過期的會計(jì)檔案未及時(shí)銷毀；七是忽視對會計(jì)電算化會計(jì)檔案的管理。如對會計(jì)電算化后的電子文件、程序文件、數(shù)據(jù)等沒有及時(shí)備份、拷貝，沒有形成磁介質(zhì)的會計(jì)檔案，不能滿足學(xué)校對會計(jì)檔案的信息需求。
（4）人員配備不足?！稌?jì)法》規(guī)定，出納人員不得兼任會計(jì)檔案管理。目前，高校財(cái)務(wù)部門普遍沒有安排專職檔案人員管理會計(jì)檔案，往往是安排除了出納人員之外的會計(jì)人員兼管會計(jì)檔案。會計(jì)檔案兼管人員，沒有經(jīng)過檔案業(yè)務(wù)知識的專門培訓(xùn)，沒有檔案管理資質(zhì)，缺乏檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)。對財(cái)政部、國家檔案局關(guān)于《會計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定不了解，不掌握檔案的基本操作規(guī)程，保證不了會計(jì)檔案的完整性和安全性。
（5）檔案利用不足。由于相關(guān)制度的規(guī)定，高校仍保存了大量的紙質(zhì)檔案，且隨著業(yè)務(wù)的發(fā)展，對會計(jì)檔案管理工作造成了巨大壓力。同時(shí)，會計(jì)檔案利用不足，未充分利用會計(jì)檔案信息發(fā)揮監(jiān)督信息反饋和導(dǎo)向功能作用的現(xiàn)象更加突出。
（6）檔案銷毀滯后。根據(jù)有關(guān)規(guī)定，高校的會計(jì)檔案，除涉及未結(jié)清債權(quán)債務(wù)關(guān)系或其他未了事項(xiàng)的和會計(jì)決算報(bào)表永久保管外，其余會計(jì)檔案保管期滿后皆可銷毀。但是，實(shí)際工作中出現(xiàn)了無人來銷、無人敢銷的局面。對超過保管期限的會計(jì)檔案沒有按規(guī)定及時(shí)進(jìn)行銷毀，造成了大量會計(jì)檔案積壓，浪費(fèi)了人力、物力和財(cái)力。
（7）保管手段落后。目前高校保管的會計(jì)檔案多數(shù)是紙質(zhì)檔案，品種多且數(shù)量大。由于保管手段落后，容易出現(xiàn)遺失、損毀，導(dǎo)致會計(jì)檔案缺失、不完整，很難分清會計(jì)檔案管理人員與調(diào)閱人員的責(zé)任，存在一定的操作風(fēng)險(xiǎn)。
三、對策
針對高校會計(jì)檔案管理工作存在的主要問題，探討改進(jìn)會計(jì)檔案管理工作的四個(gè)對策。
（1）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，配好人員。高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)按照《檔案法》和《會計(jì)法》的要求，加強(qiáng)高校會計(jì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，配備既有會計(jì)專業(yè)知識，又有檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)的人員從事會計(jì)檔案管理工作，并保持人員的相對穩(wěn)定。
（2）建章立制，規(guī)范管理。為了使高校會計(jì)檔案管理符合國家檔案管理的規(guī)定，必須建立健全高校會計(jì)檔案管理的規(guī)章制度。明確會計(jì)檔案管理工作程序，使會計(jì)檔案管理工作有章可循。
（3）發(fā)揮作用，及時(shí)銷毀。保管會計(jì)檔案是手段，目的是為了使用會計(jì)檔案。要充分發(fā)揮會計(jì)檔案的作用，更好地為學(xué)校工作服務(wù)。及時(shí)編制會計(jì)檔案檢索，提高會計(jì)檔案管理的效率，定期進(jìn)行會計(jì)檔案資料鑒定，對保管期限已滿、無保存價(jià)值的會計(jì)檔案要及時(shí)銷毀。
（4）微機(jī)管理，提高效率。借助先進(jìn)的信息技術(shù)，推進(jìn)會計(jì)檔案電子化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)會計(jì)檔案電子歸檔，逐步減少紙質(zhì)檔案，提高會計(jì)檔案管理工作效率。
總之，會計(jì)檔案管理是加強(qiáng)高校內(nèi)涵建設(shè)不可缺少的一個(gè)方面，在高校的發(fā)展中越來越體現(xiàn)出它的重要性。因此，根據(jù)高校會計(jì)檔案管理工作的特點(diǎn)，要進(jìn)一步加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)、配備德才兼?zhèn)涞臅?jì)檔案管理人才；建立健全有關(guān)規(guī)章制度，規(guī)范會計(jì)檔案管理行為；發(fā)揮會計(jì)檔案在高校發(fā)展中的作用，保管期限已滿、無保存價(jià)值的會計(jì)檔案要及時(shí)銷毀；實(shí)行微機(jī)管理，進(jìn)一步提高會計(jì)檔案管理工作效率。
參考文獻(xiàn)：
[1]馬秀英.談會計(jì)檔案管理的規(guī)范[J].天津
財(cái)會，2007（4）.
［關(guān)鍵詞］ 加強(qiáng) 財(cái)務(wù)檔案 管理
一、現(xiàn)行會計(jì)檔案管理工作存在的問題
隨著社會的發(fā)展和科技的進(jìn)步，檔案管理越來越得到各部門的重視，而財(cái)務(wù)檔案管理方面卻相對較差，存在各方面的問題，現(xiàn)歸納以下幾點(diǎn)：
1.財(cái)務(wù)檔案管理意識淡薄。財(cái)務(wù)檔案工作是保存歷史、服務(wù)現(xiàn)實(shí),承上啟下的一項(xiàng)重要工作,但在當(dāng)前各單位財(cái)務(wù)工作人手少、工作繁雜、檔案管理經(jīng)費(fèi)又較為緊張的形勢下,對財(cái)務(wù)檔案工作的重要性認(rèn)識不足、重視不夠,存在應(yīng)付思想。檔案資料的收集、整理往往被忽視,以致單位形成的一些重要合同及文件等資料散失、霉變;有的甚至將一些資料據(jù)為己有,在工作調(diào)動、崗位調(diào)整、離退休時(shí)一并帶走。
2.財(cái)務(wù)檔案沒有專人負(fù)責(zé)。除一些大型企業(yè)設(shè)有專門的財(cái)務(wù)檔案管理人員外，大部分企業(yè)機(jī)構(gòu)缺乏對財(cái)務(wù)檔案的重視和正確認(rèn)識，對于財(cái)務(wù)檔案的管理責(zé)任不明晰，該歸檔案部門管理還是財(cái)務(wù)部門管理不明確，出現(xiàn)了亂堆亂放的現(xiàn)象。歸財(cái)務(wù)部門存放的，年久丟失損壞的較多；歸檔案部門存放的，分類不明確，沒有按會計(jì)流程編號，查找費(fèi)時(shí)費(fèi)力。
3.會計(jì)檔案內(nèi)容不全、不規(guī)范。應(yīng)歸檔的會計(jì)檔案不但包括各種憑證、賬簿、報(bào)表，還應(yīng)包括納稅申報(bào)表及稅務(wù)的其他材料，各種票據(jù)的領(lǐng)用使用登記簿，財(cái)務(wù)人員移交清單及交接登記簿，會計(jì)電算化磁盤拷貝及光盤，各種經(jīng)濟(jì)合同、資產(chǎn)評估報(bào)告，借款合同及抵押合同，驗(yàn)資報(bào)告、審計(jì)報(bào)告及各種內(nèi)部審計(jì)報(bào)告等。而大部分單位只將憑證賬表等歸檔，對于一些重要的應(yīng)永久性保存的合同卻不整理，以致多年后查無實(shí)據(jù)。
4.檔案室的設(shè)施不完善。有的企業(yè)沒有設(shè)專門的檔案室，有的企業(yè)將財(cái)務(wù)檔案與其他檔案混放同柜，還有一些企業(yè)檔案室條件差，以致有些檔案潮濕、污損,也沒有配備一些專用設(shè)備，國家規(guī)定的《檔案法》中的防蟲、防火、防濕、防盜、防塵、防霉、防光的“七防”要求相差甚遠(yuǎn)。
5.管理制度不健全。多數(shù)財(cái)務(wù)檔案管理部門沒有系統(tǒng)的規(guī)章制度，日常工作無章可循，基本上憑經(jīng)驗(yàn)辦事，可隨便借閱，有些檔案保管期限不明確。會計(jì)檔案銷毀也不及時(shí)，到期該銷毀的不銷毀，銷毀過程有的也不規(guī)范。
二、做好會計(jì)檔案管理工作的幾點(diǎn)建議
1.強(qiáng)化檔案管理意識。要提高財(cái)務(wù)檔案管理水平，首先應(yīng)從意識上著手，必須要讓領(lǐng)導(dǎo)層意識到財(cái)務(wù)檔案管理對于整個(gè)企業(yè)或者單位的重要性，讓領(lǐng)導(dǎo)層深刻了解財(cái)務(wù)檔案對整個(gè)企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動和生產(chǎn)經(jīng)營的重要影響，提高檔案意識，能夠?qū)⒇?cái)務(wù)檔案工作納入到財(cái)務(wù)管理工作的議事日程上。
從事財(cái)務(wù)檔案管理的人員也應(yīng)強(qiáng)化檔案管理意識，明白財(cái)務(wù)檔案不僅是對企業(yè)提供信息保障，還是對財(cái)務(wù)工作的監(jiān)督檢查。不僅是維護(hù)正常經(jīng)濟(jì)、工作秩序的法定書證，也是儲備會計(jì)工作經(jīng)驗(yàn)、技術(shù)、智慧和教訓(xùn)的知識庫。
2.財(cái)務(wù)檔案管理由專人負(fù)責(zé)。對于一些小型企業(yè)可由一名財(cái)務(wù)人員專或兼職財(cái)務(wù)檔案的管理工作，但出納人員不得兼任此項(xiàng)工作。由財(cái)務(wù)人員做這項(xiàng)工作，能很好的把握財(cái)務(wù)檔案工作中的細(xì)節(jié)，能按會計(jì)工作流程序時(shí)地將會計(jì)檔案整理成冊，不易造成編號混亂，利于查找。如企業(yè)檔案不是很多，也可由財(cái)務(wù)人員將財(cái)務(wù)檔案整理歸檔后，統(tǒng)一交由檔案室分別歸柜存放。
負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)檔案整理的人員除了熟悉財(cái)務(wù)的處理流程外，還應(yīng)學(xué)習(xí)檔案管理知識，參加上一些檔案部門組織的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，這樣才能不斷提高自身水平，將財(cái)務(wù)檔案管理工作做得更好。
3.做好財(cái)務(wù)檔案的分類，提高現(xiàn)代化管理水平。財(cái)務(wù)檔案信息電子化是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢。科學(xué)劃分財(cái)務(wù)檔案手續(xù)，充分利用檔案管理信息系統(tǒng)，按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，將檔案劃分為會計(jì)憑證、會計(jì)帳簿、財(cái)務(wù)報(bào)告、預(yù)決算管理、票據(jù)管理、資產(chǎn)管理、重要合同、其他財(cái)務(wù)會計(jì)資料等類，對整理好的所有檔案資料進(jìn)行分類錄入。
只有在檔案細(xì)分類的基礎(chǔ)上，我們才能逐步建立財(cái)務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫，并探索積極將電子文件歸檔管理和檔案信息化資源數(shù)據(jù)庫等檔案信息化建設(shè)的重要內(nèi)容主動納入建設(shè)規(guī)劃,探索利用統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)平臺整合檔案信息資源,最大限度實(shí)現(xiàn)信息資源共享的有效途徑，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案數(shù)據(jù)化，網(wǎng)絡(luò)化。
4.加強(qiáng)硬件設(shè)施建設(shè)。不斷加大財(cái)務(wù)檔案管理硬件投入，配備了專門的檔案柜、計(jì)算機(jī)、滅火器、濕度計(jì)、干燥劑、檔案憑證專用裝訂機(jī)、切紙機(jī)等專用設(shè)備，原則上應(yīng)有專門的財(cái)務(wù)檔案室，如企業(yè)規(guī)模小可統(tǒng)一歸入一個(gè)檔案室，檔案室應(yīng)由專人管理，外人不得入內(nèi)，檔案室內(nèi)應(yīng)通風(fēng)好，保持干燥整潔，這樣才能為財(cái)務(wù)檔案規(guī)范化管理奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，為提高財(cái)務(wù)檔案管理水平的提高提供保障。
5.完善財(cái)務(wù)檔案管理制度。依據(jù)《會計(jì)法》和《檔案法》等法律法規(guī)，依法加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理工作，首先要建立和完善財(cái)務(wù)檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，將財(cái)務(wù)檔案管理納入到整個(gè)企業(yè)工作的整體規(guī)劃中來，制定財(cái)務(wù)檔案管理的工作目標(biāo)，建立諸如《財(cái)務(wù)檔案工作人員守則》、《財(cái)務(wù)檔案查閱制度》等一系列規(guī)章制度，規(guī)范財(cái)務(wù)檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等工作環(huán)節(jié)，使財(cái)務(wù)檔案工作真正做到有法可依、有章可循。研究電子檔案接收、保管、利用的技術(shù)方法，并制定電子檔案管理辦法。
總之，加強(qiáng)會計(jì)檔案管理工作是我們當(dāng)前財(cái)務(wù)管理中急待改進(jìn)和加強(qiáng)的重要工作，高度重視、積極行動，從基礎(chǔ)工作做起，切實(shí)提高財(cái)務(wù)管理工作水平，加強(qiáng)和完善電算化會計(jì)檔案管理,將成為各個(gè)企業(yè)在財(cái)務(wù)工作以及在整個(gè)企業(yè)經(jīng)營管理工作中必須考慮的問題,財(cái)務(wù)檔案管理的好壞將直接影響到企業(yè)的管理和效益。
參考文獻(xiàn):
[1]《中華人民共和國檔案法》
[2]《會計(jì)檔案管理辦法》
關(guān)鍵詞：高校；財(cái)務(wù)檔案；管理；利用
高校財(cái)務(wù)檔案是記錄和反映高校發(fā)展過程中經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)往來的真實(shí)記錄，與其他檔案材料相比較，有其獨(dú)特性，實(shí)物憑證多，查詢利用率高。特別是近年來出現(xiàn)的高校合并熱使高校規(guī)模日益擴(kuò)大，高校財(cái)務(wù)檔案庫藏劇增，給檔案管理帶來了新的挑戰(zhàn)。作為高校檔案的重要組成，高校財(cái)務(wù)檔案管理水平的高低是權(quán)衡一個(gè)高校綜合水平的一項(xiàng)非常重要的指標(biāo)，所以，做好高校財(cái)務(wù)檔案管理是建設(shè)現(xiàn)代大學(xué)管理體系的重要工作之一。
1 高校財(cái)務(wù)檔案組成
從中國現(xiàn)代會計(jì)管理體系來看，高校財(cái)務(wù)檔案主要由下面兩部分組成。第一部分是會計(jì)核算材料，主要包括：①會計(jì)憑證。②賬本。③工資津貼表。④財(cái)務(wù)報(bào)告。⑤銀行存款對賬本。⑥余額調(diào)節(jié)表。⑦會計(jì)檔案移交。⑧銷毀表。⑨保管表等。第二部分是財(cái)務(wù)收入收據(jù)，主要包括：①行政事業(yè)單位非稅統(tǒng)一收入票據(jù)。②單位往來款票據(jù)。③學(xué)生學(xué)費(fèi)收據(jù)。④校內(nèi)收據(jù)。⑤服務(wù)業(yè)統(tǒng)一收據(jù)等實(shí)物票據(jù)。[1]
2 高校財(cái)務(wù)檔案的特點(diǎn)
2.1 真實(shí)性。高校財(cái)務(wù)檔案是記錄高校經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要?dú)v史資料。學(xué)校發(fā)展過程每單經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)往來的具體情況，都是由一張張具體而有效的票據(jù)憑證及時(shí)真確地記錄在案。檔案具有不能修改的特性，它決定了任何時(shí)候出現(xiàn)任何與經(jīng)濟(jì)有關(guān)系活動的憑證都必須是真實(shí)有效的，財(cái)務(wù)檔案保存的就是高校所有財(cái)務(wù)往來的直接證據(jù)。
2.2 專業(yè)性。財(cái)務(wù)會計(jì)是一門專業(yè)性較強(qiáng)的學(xué)科，財(cái)務(wù)檔案因其專業(yè)性特點(diǎn)，必須由財(cái)務(wù)部門專業(yè)人員整理、裝訂、造冊歸檔，根據(jù)現(xiàn)行管理制度要求和實(shí)際需要須在財(cái)務(wù)管理部門管理保管1到2年后才會將實(shí)物案卷移交高校綜合檔案館收藏保管。對一般的檔案管理人員來說，對歸檔后的財(cái)務(wù)檔案卷宗的分類管理與利用存在一定的難度。
2.3 利用性。高校財(cái)務(wù)檔案在高校檔案利用過程中，是利用率比較高的。它可分為兩個(gè)階段：第一階段是在財(cái)務(wù)部門管理利用的頭兩年，這一階段主要是財(cái)務(wù)內(nèi)部審核、結(jié)算和相關(guān)業(yè)務(wù)查詢；第二階段是移交學(xué)校綜合檔案館之后的查詢利用，主要為高校的審計(jì)、財(cái)務(wù)、總務(wù)、后勤等部門及高校的老師、高校畢業(yè)學(xué)生等個(gè)人需要查找相關(guān)財(cái)務(wù)憑證展開服務(wù)的。特別是每年的高校財(cái)務(wù)審查、不同層級和目的的審計(jì)等都需要大量查閱財(cái)務(wù)憑證，以便一一核證相關(guān)問題。所以說高校財(cái)務(wù)檔案具有較高的利用性。
3 高校財(cái)務(wù)檔案管理措施管見
3.1 單獨(dú)設(shè)立財(cái)務(wù)檔案館藏庫房或財(cái)務(wù)檔案館藏專柜，專門收藏財(cái)務(wù)檔案，實(shí)施專項(xiàng)管理。這是根據(jù)財(cái)務(wù)檔案的真實(shí)性、專業(yè)性和利用性三大特點(diǎn)而提出的具有針對性的管理措施之一，它不同于學(xué)校日?；顒雍凸芾懋a(chǎn)生的文字和圖片檔案，它還有唯一性、不可復(fù)制的特點(diǎn)，如果管理不善出現(xiàn)損毀或丟失，那就會造成無法挽回的損失，這也是從檔案法所要求的安全性這個(gè)重要環(huán)節(jié)出發(fā)考慮的。不少高校由于領(lǐng)導(dǎo)意識和硬件、經(jīng)費(fèi)等因素，對高校檔案管理沒有給予足夠的重視，沒有給財(cái)務(wù)檔案設(shè)置獨(dú)立的庫房或?qū)９?，只是任由檔案館人員根據(jù)現(xiàn)有的庫房條件，與其他檔案卷宗混合歸放在一起，給管理與利用造成了很大的不便，甚至造成卷宗的錯(cuò)放或丟失，造成不可挽回的損失。
3.2 遵循財(cái)務(wù)會計(jì)專業(yè)特性，科學(xué)制定管理規(guī)范與查閱流程。財(cái)務(wù)會計(jì)業(yè)務(wù)是每個(gè)工作日都會產(chǎn)生財(cái)務(wù)會計(jì)實(shí)務(wù)憑證的，時(shí)間性強(qiáng)，業(yè)務(wù)量大，實(shí)物憑據(jù)大小長短不一，卷宗多，歸檔后只有進(jìn)行有效管理，才能達(dá)到方便查閱利用。
（1）按編年目錄有序上架歸檔。財(cái)務(wù)專用庫房檔案柜檔案上架順序，以年份為基準(zhǔn)，排列方法按S走向排列，上架。每個(gè)檔案柜都要做好標(biāo)簽，注明該柜財(cái)務(wù)檔案的年份、排列序號等說明，基本要求是做到一個(gè)小標(biāo)簽就是該柜子卷宗的小說明書。
（2）柜內(nèi)組件編目要詳細(xì)明了，一目了然。財(cái)務(wù)實(shí)物的賬本、附件等財(cái)務(wù)檔案的上架，要注意做到每組檔案都有編目，并做好標(biāo)簽說明，標(biāo)準(zhǔn)是做到打開柜子，面對一柜子的賬本、附件資料，可以隨手拈來不費(fèi)工夫，提高利用效率。
3.3 加強(qiáng)檔案專業(yè)人員財(cái)務(wù)知識的提高。財(cái)務(wù)檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性特點(diǎn)較強(qiáng)的工作，一般是由財(cái)務(wù)人員收集、整理、編造卷宗，在財(cái)務(wù)部門保存1到2年后才移交到高校檔案綜合館的。由于財(cái)務(wù)工作人員整理財(cái)務(wù)實(shí)物憑據(jù)時(shí)一般都只是按照財(cái)務(wù)會計(jì)管理的要求編造卷宗的，與目前綜合檔案管理的規(guī)范不完全一致，這就是我們通常所說的財(cái)務(wù)檔案的特殊性，也是給綜合檔案館管理帶來困難和挑戰(zhàn)的原因之一。因?yàn)闄n案工作人員一般都是非財(cái)務(wù)專業(yè)的，對財(cái)務(wù)會計(jì)實(shí)物憑據(jù)造冊歸檔不太熟悉，這種雙向知識性差異導(dǎo)致了管理和利用上的隔閡。檔案管理人員因?yàn)椴皇煜へ?cái)務(wù)知識，在財(cái)務(wù)檔案利用中，常出現(xiàn)找不到要找的財(cái)務(wù)檔案而需要財(cái)務(wù)人員配合的尷尬局面。所以，加強(qiáng)財(cái)務(wù)人員的檔案知識培訓(xùn)，與加強(qiáng)檔案人員的財(cái)務(wù)知識普及都是非常必要的，還要?jiǎng)?chuàng)造條件積極促進(jìn)高校財(cái)務(wù)和檔案部門的業(yè)務(wù)交流，使財(cái)務(wù)檔案管理工作做得更規(guī)范，利用效率更高。
4 做好高校財(cái)務(wù)檔案利用的幾點(diǎn)技巧
4.1 提高檔案利用的質(zhì)量。按照檔案管理法規(guī)的規(guī)定，檔案館一般只提供查詢、復(fù)印等利用，不外借，財(cái)務(wù)檔案更不例外。財(cái)務(wù)檔案利用率最高的是財(cái)務(wù)憑證，高校財(cái)務(wù)每年都會遇到學(xué)校財(cái)務(wù)部、審計(jì)處、高校上級財(cái)務(wù)主管部門等的審查，高校設(shè)備、后勤等部門及學(xué)生、老師對財(cái)務(wù)檔案的查詢利用。尤其是審計(jì)部門，常常一審就是要查好幾年上百卷憑證。而憑據(jù)復(fù)印是查詢過程中常遇到的難題之一。因財(cái)務(wù)檔案的特殊性，實(shí)物憑證一卷的厚度達(dá)3厘米，而且長短大小不一，參差不齊，復(fù)印難度大，每次復(fù)印出來，很難達(dá)到工作需要的標(biāo)準(zhǔn)。但隨著科技的進(jìn)步，電子影像技術(shù)，甚至是手機(jī)也可以被應(yīng)用到檔案利用工作中來。如面對需要復(fù)印的憑證，可以用相機(jī)或手機(jī)把憑證拍攝成照片，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)傳輸?shù)诫娔X，再利用計(jì)算機(jī)合成WORD文檔，經(jīng)過PHOTOSHOP等圖片軟件處理，頁面修正、黑白對比度的調(diào)整等技術(shù)手段的處理，一份清晰完整的財(cái)務(wù)憑證就可以提供給利用者，效率也大幅得到提高。
4.2 財(cái)務(wù)憑證查詢前后的歸檔技巧。財(cái)務(wù)檔案查詢、審計(jì)部門的審計(jì)，所涉及的原始憑據(jù)少則一個(gè)月，多則一年，甚至好幾年，有時(shí)搬出來的卷宗堆積如山，用后歸檔工作瑣碎繁重，但周而復(fù)始的反復(fù)查詢利用，要求歸檔上架要恢復(fù)如初，才能為下一次的查詢工作提供準(zhǔn)確無誤的服務(wù)。下面就財(cái)務(wù)憑證利用前后的查找、歸檔上架的實(shí)際工作技巧做一些介紹。
①整理。面對需要審計(jì)的憑證，管理人員需要預(yù)先根據(jù)查詢或?qū)徲?jì)者提供的年份范圍，列出館藏清單，核對無誤后打印2份清單（一份供檔案管理人員使用，一份供審計(jì)或者利用的部門工作人員使用），然后根據(jù)清單去庫房查找實(shí)體憑證。如果遇到卷宗錯(cuò)放號碼年份排列不順等情況，則需要對憑證單重新整理按年排序。如遇到一次要審計(jì)一批多年上百卷的，管理人員必須提前準(zhǔn)備多個(gè)箱子，按一年一箱在箱子上編好年份，把需要查找的憑證按年份入箱，以備審查。
②憑證利用后歸檔。憑證審計(jì)后，必須完整歸檔上架。如遇一次性審計(jì)數(shù)量較大，加上現(xiàn)實(shí)庫房條件不是很好，空間擁擠，光線暗淡，在歸檔上架時(shí)就非常容易出錯(cuò)，會給下次利用帶來困難。歸檔上架順序可按如下規(guī)程操作：a.上架憑證按年、月分類。b.核對上架憑證年份、月份與檔案柜年、月編號必須相同。c.核對上架憑證年、月、卷號和憑證盒編號必須相同，無誤才能安全上架。一般一盒放置2卷憑證，每次利用后，最好把盒里原有的憑證與將要上架憑證核對憑證號是否相連，做到利用一次核對一次，不能絲毫有差錯(cuò)。如：2013年5月份第44卷憑證不小心放進(jìn)2013年6月第44卷位，那么下次需要再利用，就必須對2013年所有憑證排查才能找到，造成不必要的時(shí)間浪費(fèi)，影響工作效率。
萬事就怕認(rèn)真，做財(cái)務(wù)檔案管理工作也一樣。檔案管理人員平時(shí)要多加強(qiáng)財(cái)務(wù)知識的學(xué)習(xí)，掌握財(cái)務(wù)檔案的特點(diǎn)和規(guī)律，對管理的財(cái)務(wù)庫房和專柜做到了如指掌，才能把此項(xiàng)工作做得有條不紊。無論遇到多大量的財(cái)務(wù)審查，都能將工作順利完成。檔案事業(yè)是平淡的，平淡的事業(yè)上開出嬌艷的花，是我們檔案人義不容辭的職責(zé)。
關(guān)鍵詞：高校；財(cái)務(wù)檔案；信息化；管理
現(xiàn)代檔案管理工作已成為復(fù)雜的系統(tǒng)。高校的檔案工作，是高校的檔案館、室直接對檔案實(shí)體和檔案信息進(jìn)行管理，并提供利用服務(wù)的各項(xiàng)工作的總稱。高校檔案管理包括基礎(chǔ)工作和利用工作兩大部分：收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)等工作屬于檔案實(shí)體管理；編制目錄、文獻(xiàn)匯編和參考資料等信息加工，連同提供閱覽、復(fù)制、咨詢、函調(diào)、外借等信息輸出，同屬于檔案信息開發(fā)。檔案管理的對象是檔案，服務(wù)對象是檔案利用者，要解決的基本矛盾是檔案的分散、零亂、量大等狀況，與社會利用檔案要求集中、系統(tǒng)之間的矛盾。近年來，高校辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大，辦學(xué)層次的不斷提升，加強(qiáng)高校財(cái)務(wù)檔案信息化管理，成為當(dāng)前高校檔案管理中的一項(xiàng)重要課題。
一、高校財(cái)務(wù)檔案的定義及特點(diǎn)
高校財(cái)務(wù)檔案是指高校在行使教學(xué)、科研、社會服務(wù)和文化傳承這四大功能過程中，直接形成的具有保存價(jià)值的各種財(cái)務(wù)支出和收入材料。與高校財(cái)務(wù)檔案管理相關(guān)的法規(guī)是《會計(jì)檔案管理辦法》。
《會計(jì)檔案管理辦法》明確了高校財(cái)務(wù)檔案的范疇：是指記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的會計(jì)憑證，會計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等會計(jì)核算專業(yè)材料。財(cái)務(wù)檔案是重要史料和證據(jù)，每年形成的檔案應(yīng)當(dāng)由高校財(cái)務(wù)部門按照歸檔要求整理裝訂成冊并編制財(cái)務(wù)檔案保管清冊，在財(cái)務(wù)年度終了后可暫由財(cái)務(wù)機(jī)構(gòu)保管一年再移交檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管。
隨著國家財(cái)政經(jīng)濟(jì)工作的不斷發(fā)展，財(cái)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)的變化越來越頻繁，各種標(biāo)準(zhǔn)劃分越來越細(xì)。隨著高校計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，產(chǎn)生了一種新型檔案信息形態(tài)———信息化管理，它把分散于不同載體、不同地理位置的信息資源以數(shù)字化的形式存貯，以網(wǎng)絡(luò)化的方式互相連接，從而提供及時(shí)利用，實(shí)現(xiàn)資源共享。
二、高校財(cái)務(wù)檔案信息化管理的重要性
檔案管理的基本性質(zhì)是一項(xiàng)管理性、服務(wù)性、政治性的工作。檔案部門通過提供檔案信息為社會實(shí)踐服務(wù)，檔案管理水平則要適應(yīng)不斷增長的社會需求。當(dāng)前，各個(gè)高校都在加強(qiáng)內(nèi)涵建設(shè)，提高綜合管理水平。財(cái)務(wù)檔案管理水平。隨著經(jīng)濟(jì)社會的不斷發(fā)展，信息化建設(shè)已經(jīng)成為我國現(xiàn)代化建設(shè)的重要組成部分，高校財(cái)務(wù)檔案管理也必須順應(yīng)時(shí)代要求和社會發(fā)展，走信息化建設(shè)之路。
三、高校財(cái)務(wù)檔案信息化管理的可行性
高校財(cái)務(wù)檔案信息化建設(shè)包括網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)、標(biāo)準(zhǔn)化系統(tǒng)、安全系統(tǒng)等，主要內(nèi)容是指相關(guān)部門在科學(xué)收集、開發(fā)、管理、利用、儲存高校財(cái)務(wù)檔案時(shí)，大量運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，可使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體形式的檔案信息對象轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案，它以光盤、磁盤作為信息存儲的載體，向數(shù)字格式轉(zhuǎn)變。使檔案形成科技含量高、儲存便捷安全、查詢迅速、全面電子化、環(huán)保無紙化的特點(diǎn)。計(jì)算機(jī)在高校檔案管理中，被用于自動編目、自動檢索、自動轉(zhuǎn)檔和對有保存價(jià)值的文件輔助立卷。這些廣泛應(yīng)用，使得高校檔案部門使用計(jì)算機(jī)管理財(cái)務(wù)檔案，有著得天獨(dú)厚的條件。
電子財(cái)務(wù)檔案本身具有巨大的優(yōu)越性：易于修正、拷貝和重置，便于糾錯(cuò)、攜帶和傳遞；存貯形式多樣，既可以存貯于軟盤、硬盤、光盤中，也方便打印輸出；便于計(jì)算、分析，快捷獲得所需結(jié)果。電子財(cái)務(wù)檔案不僅可以滿足日常條件查詢、統(tǒng)計(jì)分析、制作數(shù)據(jù)報(bào)表、開展數(shù)據(jù)交換的需要，節(jié)約了辦公成本，還有利于專業(yè)管理，便于檔案資源的統(tǒng)一整合，極大地提高了工作效率和工作質(zhì)量。借助現(xiàn)代化的設(shè)備和手段，高校財(cái)務(wù)檔案管理基本上應(yīng)用電子計(jì)算機(jī)處理和儲存，形成電子財(cái)務(wù)檔案，利用的效率越來越高。
四、高校財(cái)務(wù)檔案信息化管理存在的問題
缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)：在進(jìn)行財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)的時(shí)候，任何高校都是從零開始，從無到有的，這就導(dǎo)致高校財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)作為參考；建設(shè)目標(biāo)不明確：目前，還有很大一部分高校在檔案管理模式上沒有形成一種統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的體制，還沒有清醒地認(rèn)識到檔案管理信息化的重要性；部門之間缺乏協(xié)作：不少人都有這樣的認(rèn)識———高校財(cái)務(wù)部門是最忙的，檔案管理部門是最閑的，兩個(gè)部門往往也互相推諉，缺乏協(xié)調(diào)配合；財(cái)務(wù)檔案管理隊(duì)伍整體素質(zhì)有待提高：從事人員中，能夠運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)手段搜集和整理財(cái)務(wù)檔案，尤其是可以將紙質(zhì)檔案有效地轉(zhuǎn)變成數(shù)字化檔案的人員較少。
五、高校財(cái)務(wù)檔案信息化管理的注意事項(xiàng)
首先，要及時(shí)采集動態(tài)數(shù)據(jù)。傳統(tǒng)的檔案大都以紙質(zhì)為載體，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，必須向數(shù)字化檔案管理轉(zhuǎn)變。高效能的高校財(cái)務(wù)檔案信息庫一建立，必須立即著手?jǐn)?shù)據(jù)的錄入。在轉(zhuǎn)換過程中，為了保障其質(zhì)量和完整性，必須注意數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、內(nèi)容完整、錄入規(guī)范、數(shù)據(jù)庫安全。
其次，大力提升檔案工作者的素質(zhì)。隨著信息高速公路進(jìn)一步拓寬，數(shù)字化的存儲技術(shù)儲存已經(jīng)變成現(xiàn)實(shí)。由于檔案信息數(shù)字化的發(fā)展，檔案信息呈爆炸式地增長，檔案利用的驟增———一方面要對文件進(jìn)行準(zhǔn)確分類，另一方面根據(jù)利用者要求提供所需信息，使檔案信息分析成為一項(xiàng)非常重要的工作。這就需要加強(qiáng)培訓(xùn)，使從業(yè)人員掌握計(jì)算機(jī)操作、數(shù)據(jù)錄入、數(shù)據(jù)庫管理、網(wǎng)絡(luò)管理等基本技能，最終實(shí)現(xiàn)對專業(yè)性較強(qiáng)的高校財(cái)務(wù)檔案的精準(zhǔn)把握。
參考文獻(xiàn)
[1]侯賢祥.高等學(xué)校財(cái)務(wù)檔案信息化建設(shè)存在的問題及應(yīng)對策略[J].財(cái)會研究，2011（10）.
[2]郭生華.高校檔案的信息化建設(shè)與服務(wù)管理功能的關(guān)系初探[J].青海師范大學(xué)學(xué)報(bào)：哲學(xué)社會科學(xué)版，2010（05）.
